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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GF/PRC-Fin-002.GFF

CÓDIGO REVISIÓN Nº

Gestión de instrumentos derivados Forwards Flujo

FECHA INICIO VIGENCIA

01.12.14

ARCHIVO

CONTENIDO 1.0

PROPÓSITO .................................................................................................................... 1

2.0

ALCANCES ...................................................................................................................... 1

3.0

DEFINICIONES ................................................................................................................ 1

4.0

RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES ...................................................................... 2

5.0

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ..................................................................................... 2

CONTROL DE MODIFICACIONES Revisión Nº

Fecha

Descripción del cambio

Elaborado por

1.0 PROPÓSITO El propósito de este documento es reglamentar el manejo de instrumentos derivados de la compañía, específicamente Forwards de monedas, que tienen como objetivo cubrir los flujos de caja altamente probables que están emitidos en una moneda distinta a la funcional (dólar americano, en adelante, el dólar).

2.0 ALCANCES El alcance del presente procedimiento es para los flujos de caja futuros altamente probables de toda la compañía que impacten el resultado operacional o inversiones locales, siendo únicamente Enaex S.A. la autorizada para realizar este tipo de operaciones. Para el presente documento, no se considerarán flujos relativos a pago de intereses de deuda denominada en moneda distinta al dólar.

LA GERENCIA DE FINANZAS (EXCLUSIVAMENTE) ES QUIÉN DEFINE LA METODOLOGÍA DE COBERTURA. TODAS LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA ESTE TIPO DE OPERACIONES, DEBEN CONOCER Y CUMPLIR LA METODOLOGÍA QUE ESTA GERENCIA ESTABLEZCA. 3.0

DEFINICIONES:

• Forward: un contrato a plazo o forward es un contrato entre dos partes para comprar o vender un activo en una fecha futura determinada y a un precio acordado en el presente.

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• Entrega física o compensación: en el mundo del trading, hace referencia al cierre de una posición por el vencimiento de una transacción que debe ser compensada de acuerdo a las especificaciones del contrato.

4.0 RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES Los responsables que participan en la ejecución del procedimiento son:

5.0 5.1

•

Área de Finanzas: corresponde al área que identifica el riesgo a cubrir, determina la estrategia de cobertura y se encarga de la contratación de los instrumentos de cobertura.

Por otro lado, se encarga de la gestión de contratos (aprobación y firma). También es el encargado de enviar el Valor Razonable del derivado a cada cierre de mes.

•

Área de Tesorería: corresponde al área que realiza la gestión de pagos y la contabilización de las compensaciones de los instrumentos de cobertura junto al área de Contabilidad.

•

Área de Contabilidad: corresponde al área que realiza la contabilización de las operaciones, tanto del registro del Valor Razonable del derivado a cada cierre de mes como de la contabilización de la compensación en el resultado.

•

Aprobaciones y firma de contratos: los contratos deben ser aprobados por el área de finanzas para su posterior firma por parte de dos apoderados de la compañía que tengan facultad para este tipo de operaciones.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Identificación del riesgo a cubrir y toma de Forwards de monedas

La moneda funcional de Enaex S.A. es el dólar, por tanto, cualquier flujo futuro emitido en una moneda distinta a ésta generará un riesgo en la medida que variaciones en el tipo de cambio afecten el monto a cobrar/desembolsar repercutiendo en el margen operacional de la compañía o inversiones en relación a presupuesto y/o parámetros definidos por gerencias.

Acorde a esto, se debe identificar el flujo al cual se tiene exposición en otra moneda y tener en consideración la fecha en la cual se hará efectivo dicho flujo. De esta forma, se procede con la definición de la estrategia de cobertura que debe apegarse a los siguientes estándares definidos por el Área de Finanzas: •

Plazo al cual se contratará la cobertura: no puede ser mayor a un año.

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Definición del monto: éste debe ser respaldado a través de un documento. En caso de que se trate de un flujo periódico, considerar el promedio histórico de éste (últimos 3-6 cobros/pagos realizados).

Porcentaje a cubrir: debe rondar entre el 30-100% de la exposición. En ningún caso puede superar el monto del riesgo identificado.

Instrumentos derivados a utilizar: forwards de moneda.

Una vez definida la estrategia, se procede a: •

•

5.2

La cotización del instrumento con al menos tres entidades bancarias de la plaza vía email (al menos con copia a una jefatura del área de Finanzas o Tesorería) o llamada telefónica. Se evalúan las distintas cotizaciones y se procede a cerrar vía telefónica con la institución que entregue el menor costo financiero para la Compañía.

Informar al Área de Tesorería el instrumento cerrado, con el fin de que tengan conocimiento del vencimiento de éste para que puedan gestionar liquidación o compensación.

Firma de contratos

Una vez cerrado el instrumento de cobertura, el banco procederá con el envío del contrato con las especificaciones del cierre de la operación, que incluyen entre otras cosas, fecha de inicio, fecha de vencimiento, plazo pactado, modalidad, valor de tipo de cambio en el vencimiento o “Strike Price”.

El procedimiento de contrato es el siguiente: • El banco enviará confirmación vía mail de la transacción, ésta puede ser confirmada por la persona que tomó la transacción, pero en copia deberá estar al menos, una jefatura del área de Finanzas o Tesorería.

• El banco enviará 2 copias del contrato con las especificaciones del cierre de operación antes mencionado.

• Los contratos deben ser revisados y aprobados por el área de finanzas para su posterior firma por parte de dos apoderados de la compañía que tengan facultad para este tipo de operaciones.

• El área de Administración, guardará una de las copias del contrato para nuestros registros y enviará la otra copia al banco.

5.3

Contabilización Valor Razonable (MTM)

Si el instrumento no ha llegado a su vencimiento al cierre de mes, se debe proceder a lo siguiente:

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5.4

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Se debe extraer el Valor Razonable del instrumento a través de la plataforma de Netgociando, propiedad de Netgo Financial Risk Management empresa especialista en gestión del riesgo.

El Área de Finanzas debe informar al Área de Contabilidad el valor razonable del instrumento de cobertura con el fin de que puedan contabilizar este valor en el balance contra Patrimonio (Hedge Accounting bajo la norma IFRS 9). El informe debe ser vía mail.

Una vez contabilizado, el Área de Finanzas debe corroborar que el monto haya sido registrado correctamente.

Vencimiento del contrato

La liquidación del contrato se llevará a cabo el día del vencimiento del contrato, y se realizará de acuerdo a lo siguiente: • • •

Según fecha de vencimiento se procede a liquidar contrato el cual, según las condiciones de éste, puede ser una liquidación o compensación a favor o en contra de la compañía.

El valor de la liquidación deberá ser confirmado entre las partes previamente al pago.

Una vez realizada la confirmación entre las partes, se debe informar el monto de la compensación al Área de Tesorería y Contabilidad para que procedan con el pago y el registro de la compensación en resultado.

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