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VOTRE CVCI SERVICES ET PRESTATIONS
Le « lab » événementiel du Business Club Un printemps confiné, un été très particulier et une reprise en dents de scie : tous les secteurs professionnels, comme les personnes privées, sont impactés et soumis aux consignes sanitaires. Pour un club centré sur le réseautage professionnel, comment gérer les relations et l’événementiel ? Le Business Club de la CVCI partage avec vous ce qu’il a testé – et vécu – ces derniers mois. Habituellement, le Business Club planifie son calendrier événementiel avec six à douze mois d’avance. Face au coronavirus, comme tant d’autres, nous avons été contraints de renoncer, repousser ou repenser nos événements en présentiel. Cette période a d’abord été mise à profit pour échanger avec les adhérents. Il était évident qu’il fallait maintenir le lien entre les entreprises, permettre aux entrepreneurs de partager leurs expériences et de rester au fait de l’actualité. Entre avril et mai, nous avons donc pensé et mis en place pour eux nos premiers webinaires, puis deux événements de réseautage – organisés tout début juillet – ont réunis des participants en présentiel, dans le respect des gestes barrière. L’occasion de noter que l’envie et le besoin de se retrouver moins « virtuellement » étaient bien réels. La date et le thème de l’« Incontournable » du Business Club étaient fixés depuis fin 2019. Nous avions prévu de discuter du thème « Sport Culture – Pourquoi choisir ? » et l’événement avait été pensé en présentiel, le mardi 15 septembre. Nos intervenants, venant d’univers culturels ou sportifs, avaient pour mission de révéler les liens entre leur parcours et celui du métier d’entrepreneur. Cet événement – le grand événement de l’année pour le Business Club – devait réunir Jérôme Aké Béda, sommelier et Maître d’Hôtel, commentateur humoristique pour la Fête des Vignerons 2019, Timea Bacsinszky, joueuse de tennis professionnelle – meilleur classement mondial : WTA 9, et Vincent Baudriller, responsable théâtral, directeur du Théâtre de Vidy. Comment « repenser » l’événement ? Comment en conserver l’esprit sans se réunir comme nous le faisons chaque année ?
UN « INCONTOURNABLE » INÉDIT Parce qu’une bouffée d’oxygène nous semblait plus nécessaire que jamais en cette période anxiogène, nous avons décidé de confirmer le thème et les orateurs prévus initialement, sans y ajouter de lien avec la crise sanitaire. Restait la question de la forme : maintenir l’événement en présentiel, en limitant le nombre d’invités et en imposant le port du masque ? Opter pour un événement virtuel au risque de ne pas pouvoir proposer l’apéritif traditionnel et de perdre la convivialité des discussions ? Envisager l’événement au format hybride ? Nous l’avons tous vécu dans nos activités : la période de crise est complexe, caractérisée par la fluctuation de la situation, un manque de visibilité mais aussi de temps, alors que ce dernier aiderait à pondérer les différentes options. Dans le cas qui nous concerne, nous avons pris la décision de faire de cet événement un test qui permettrait de récolter des informations sur les préférences événementielles de nos adhérents. Notre choix s’est donc arrêté sur un format d’événement 100% virtuel, qui représentait la solution la plus sûre et la plus confortable pour le public Business Club.
se voir. Ensuite, l’envoi d’une « Apéro Box », reçue par notre public un jour avant l’événement, rendait possible l’apéritif que nous proposons en conclusion de chacun de nos « Incontournables » !
DE NOUVEAUX FORMATS À PEAUFINER Au final, le public a joué un grand rôle dans la qualité de la réunion. Nos invités ont profité du « chat » pour se saluer, commenter et poser des questions durant la conférence. Leurs interactions ont rendu l’événement aussi vivant qu’en présentiel. Le format virtuel, tel qu’il a été proposé, paraît certes perfectible. Nous avons par exemple noté de cadrer les interventions avec plus de dynamisme, ou encore d’offrir la possibilité d’utiliser des « chatrooms » qui faciliteraient les échanges en plus petit comité. Le contexte sanitaire nous pousse tous, au quotidien, à envisager nos activités avec créativité, à enrichir les formules habituelles de travail, de collaborations et de rencontres en s’appuyant sur des technologies devenues de plus en plus usuelles au fil des mois. Pour le Business Club de la CVCI, cela se traduira par d’autres innovations, des rencontres créées en fonction de l’actualité et du public, en imaginant les meilleures options pour offrir également des parenthèses de convivialité.
LA CONVIVIALITÉ COMME CHALLENGE Dans notre réflexion, il était clair que nous souhaitions garder une « touche » Business Club et rendre ce rendez-vous digital aussi plaisant qu’en présentiel. Le format de la conférence, en situation de « Réunion Zoom » et non de webinaire, a été privilégié afin que le public et le panel d’intervenants puissent
TEXTE SOPHIE PELLET SOPHIE.PELLET@CVCI.CH PHOTO ZUZANNA ADAMCZEWSK A-BOLLE
