AIESEC EN ICESI
APLICACIONESÂ OC AWARDS 2017-2
ACERCA DE LA EXPERIENCIA "Ser OCP significรณ para mi la experiencia de enganche con AIESEC y con todo lo que representa la organizacion. En este cargo descubri el verdadero significado del liderazgo y aprendi que todas las grandes cosas, solo son posibles cuando se trabajan en equipo. Tuve momentos malos y buenos. Y a pesar de todo, cuando miro atras, me doy cuenta de que esta experiencia dejรณ huella en mi vida y de que la persona que soy hoy es completamente distanta a la persona de hace un par de meses, que estaba llena de dudas, pero que aun asi se arriesgo a vivir la experiencia, y hoy dia no se arrepiente de nada. Y es que eso es lo que hace AIESEC en las personas... las marca, las cambia y las mejora. Siempre vuestro, Manu"
Manuel Castillo OCP AWARDS 2017-1
Querido(a) Powerful Actions Member! El presente Booklet es solo una guía para su aplicación, es de aclarar que el Rol como OC Awards 17.2 será el cierre de la experiencia de la generación 2017, por tal motivo, este evento será de gran importancia y tendrá 6 semanas aproximadamente para la realización de este. La realización de este será el Sábado 9 de Diciembre del 2017 Finalmente, es de especificar que para adquirir y continuar con un rol de OCVP Awards 17.2 es necesario estar desempeñando un rol de equipo o líder de equipo dentro de alguna de las áreas de AIESEC en Icesi.
ESTRUCTURA PROPUESTA OCVP COMM
OCP
OCVP ER
OCVP FINANCE & LOGISTICS
OCVP ER
JOB DESCRIPTION
OCP Descripción del Rol: Responsable de la planificación, organización y ejecución del evento de premiación y graduación para toda la membresía de AIESEC en Icesi, AWARDS 17.2 El OCP de AWARDS de AIESEC Icesi debe garantizar la calidad y excelente ejecución del evento, proporcionando seguimiento adecuado al equipo de OC y todo tipo de actividades, además de un uso adecuado de los recursos de la organización. Reporte: •Comunicación Directa con el VP TXP y LCP •Enviar reporte semanal al VP TXP •Master Track Factores Críticos de Éxito: •# Asistentes al evento •Sostenibilidad •# De Patrocinios
Duración del Rol: Octubre 23 del 2017 – Diciembre 31 del 2017
Funciones principales: •Crear y asegurar el seguimiento al plan de acción de todo el proyecto •Asegurar toda la logística que necesite el evento. •Realizar y asegurar el seguimiento de un presupuesto para todo el evento, teniendo como parámetros el presupuesto establecido por la vicepresidente de Finanzas. •Garantizar sostenibilidad del evento. •Apoyar los procesos de ER y de negociación para lograr patrocinios haciendo caso financieramente sostenible •Elabora el Gantt de actividades del Comité Organizador, considerando actividades desde la planificación hasta la realización evento. •Organiza la agenda de reuniones de OC según necesidades y asistir a ellas. Además de acudir a reuniones establecidas con el coach asignado para el evento y llevar el seguimiento del performance de sus miembros. •Responder por: Asistencia al evento, garantizar patrocinios de los premios que se dará a la membresía, materiales requeridos, logística necesaria antes, durante y después del evento. •Delega las funciones correspondientes a sus miembros, sin embargo es el responsable final de los mismos. •Reporta al Vicepresidente de TXP un informe semanal, según formato, de las actividades que realice.
OCVP COMM Descripción: Responsable de gestionar, coordinar, controlar y aplicar estrategias y procesos de mercadeo y comunicación para la membresía en general y externos (patrocinadores, aliados etc.). Encargado de realizar e implementar el plan de promoción por diferentes canales para asegurar asistencia, flujo de información, rendimiento, calidad y finalmente la sostenibilidad del evento. Reporte: •Comunicación Directa con el OCP y VP TXP •Enviar reporte semanal al OCP •Master Track Factores Críticos de Éxito: •# de Asistentes •# Piezas y publicaciones hechas. •Puntualidad en DDL de reportes y actividades. Duración del Rol: Octubre 23 del 2017 – Diciembre 31 del 2017
Funciones Principales: •Asistir a reuniones de OC acordadas. •Desarrollar la mano de las Relaciones Externas (OCVPs ER), un plan de ventas eficaz, para una excelente publicidad que genere un gran numero de patrocinadores. •Diseñar todo el material del evento (Videos, carpetas, logo, camisa del evento etc.) •Desarrollo y ejecución de una campaña para motivar al LC, aliados y ALUMNI para asistir al evento. •Enviar mensajes por correo electrónico de invitación al evento a todos los posibles asistentes. •Garantizar un buen canal de comunicación para el equipo y el evento. Reporte •Comunicación directa con Presidente de Comité Organizador y Manager COMM. •Enviar Reporte Semanal a Presidente de Comité Organizador. •Master Track
OCVP ER Descripción: Responsable de vender el evento Awards, posicionar la marca de AIESEC ante empresas locales. Esta persona tiene que coordinar, controlar, evaluar y ejecutar las estrategias y los procesos para conseguir patrocinios y recaudar el dinero que necesita el evento para garantizar su calidad y sostenibilidad. También es necesario hacer un CRM adecuada con los patrocinadores. Reporte: •Comunicación Directa con el OCP y VP TXP •Enviar reporte semanal al OCP •Master Track Factores Críticos de Éxito: •# Patrocinios Duración del Rol: Octubre 23 del 2017 – Diciembre 31 del 2017
Funciones Principales: •Asistir a Reuniones de OC •Crear y/o Complementar Segmentación de posibles empresas a las que les pueda interesar patrocinar Awards16-1. •Recibir Capacitación en ventas por parte de Vicepresidente Relaciones, además de recibir apoyo y direccionamiento de ella. •Realizar junto a OCVP COMM portafolio para patrocinios, para fortalecer la venta. •Trabajar en conjunto a Vicepresidente de Relaciones para hacer una excelente publicidad y posicionamiento del evento. •Hacer llamadas y asistir a Citas. •Vender el evento como una oportunidad de posicionamiento •Crear un CRM con los patrocinadores y alianza para responder a todas las necesidades de cada patrocinador en el evento. Reporte •Comunicación directa con Relaciones Públicas y Presidente de Comité Organizador •Enviar Reporte Semanal a Presidente de Comité Organizador •Master Track
OCVP FINANZAS & LOGISTICA Descripción del rol: Responsable de la planificación, organización y flujo de los recursos financieros del evento en términos de materiales y monetarios con el fin de hacer un evento sostenible. Esta persona debe crear, revisar, evaluar y hacer seguimiento al presupuesto realizado para el evento y aprobado por el vicepresidente de Finanzas para garantizar la calidad, viabilidad y sostenibilidad. Reporte: •Comunicación Directa con el OCP y VP TXP •Enviar reporte semanal al OCP •Master Track Factores Críticos de Éxito: •# de Asistentes •Puntualidad de reportes a entregar •Sostenibilidad del evento Duración del Rol: Octubre 23 del 2017 – Diciembre 31 del 2017
• Asistir a reuniones de OC acordadas. • Realizar presupuesto y plan de acción junto a OCP para llevar control de los posibles escenarios del evento. Para realizar presupuesto debe considerarse tres (3) escenarios, pesimista, realista y optimista dadas condiciones como numero de asistentes, patrocinios e ingresos. Igualmente debe realizar seguimiento a presupuesto desde lo planeado a lo ejecutado. • Asegurar sostenibilidad del evento. • Evaluar y escoger alternativa conveniente dadas las opciones disponibles para el momento. Esta decisión debe de consultarse con el Presidente del comité organizador (OCP) y la Junta ejecutiva 2017, debido a condiciones del comité y viabilidad de realización. • ÚNICA persona responsable y encargada de manejar el dinero en efectivo para todo lo relacionado con compras y pagos y lo necesario para el evento. •Entregar reporte contable y de gestión, a más tardar una semana después del evento. •Buscar y recibir soporte por parte del vicepresidente de finanzas de aspectos legales para las alianzas y patrocinios. Igualmente debe dar soporte a demás personas del comité organizador de implicaciones legales de posibles alianzas. Reporte •Comunicación directa con Presidente de Comité Organizador y Vicepresidente de Experiencia de Equipo. •Enviar Reporte Semanal a Presidente de Comité Organizador. •Master Track
APPLICATION Â PACKAGE
CUESTIONARIO GENERAL La sección de su aplicación de información general debe tener los siguientes ítems: •Nombre •Correo •Celular •Rol actual •¿Cuanto tiempo tienes disponible semanalmente para cumplir con las actividades correspondientes al rol que aplicas? Mencione que lo motiva a pertenecer a un OC, adicionalmente mencione que habilidades busca desarrollar y/o fortalecer.
CUESTIONARIO ESPECIFICO
Preguntas Específicas Por favor, enviar en su aplicación sólo las preguntas del rol al que aplica.
Posición: OCP •¿Cuál cree que será su mayor aporte al equipo como líder? •Si su equipo llegase a perder la motivación por ser parte del OC y comienzan a fallar en sus responsabilidades específicas ¿Qué estrategias implementarías para que los procesos y el ánimo del OC mejoren? •Realice una línea de tiempo general en donde especifique los principales procesos y actividades necesarios durante el desempeño de su rol y el de su equipo. Especifique en que fecha deben estar necesariamente realizados aspectos como patrocinios, pagos, compras de tienda, materiales etc. Recuerde: Su rol da inicio el 23 de Octubre y Finaliza el 31 de Diciembre. Tenga en cuenta que la fecha de realización del evento es el 11 de Junio y finalmente su equipo estará conformado por usted como OCP, 2 OCVP’s ER, OCVP Logística & Finanzas, OCVP COMM.
•Si usted tuviera al 1 de Diciembre seis (6) patrocinadores confirmados más no han firmado contrato, y ellos habían adquirido el máximo paquete de patrocinios, ¿Qué haría usted si el 04 de Diciembre, cuatro (4) de estos patrocinadores le cancelan?, sea lo más explicito posible en su plan de acción. Finalmente, mencione ¿como vería el fin del evento ante esta situación?, ¿sería el evento sostenible?. Posición: OCVP Logística y Finanzas •¿Cómo garantizaría usted la asistencia de por lo menos 70 personas a AWARDS 17.2? •Dadas las condiciones financieras actuales del comité, el Vicepresidente de Finanzas le anticipa que no hay dinero como préstamo para iniciar operaciones. ¿Qué plan de acción implementaría para garantizar la sostenibilidad del evento? Posición: OCVP ER x 2 •¿Qué tipo de empresas sería su principal foco para conseguir patrocinios?¿Porque? •Mencione tres (3) características principales de AIESEC que resaltaría en el proceso de venta para asegurar patrocinios. Posición: OCVP COMM •¿Cómo garantizaría usted la asistencia de por lo menos 70 personas a AWARDS 17.2? •¿Qué medios de comunicación pretende utilizar para la promoción de AWARDS 17.2?
RECUERDA El Rol como OC Awards 17-2 tendrá una duración de aproximadamente dos (2) meses, dando inicio el 23 Octubre del 2017 y finalizando el 31 de Diciembre del 2017 con los reportes entregados. El evento tendrá fecha de realización el día 9 de Diciembre del 2017 La aplicación deberá ser enviada a los siguiente correos: presidencia.icesi@aieseccolombia.org y experienciaequipo.icesi@aieseccolombia.org Si la aplicación, se envía fuera del DDL, no será tomada en cuenta, al igual que si es enviada incompleta. Si tienes alguna duda por favor escribir al correo: experienciaequipo.icesi@aieseccolombia.org Daniel Ordóñez Vicepresidente de Experiencia de Equipo 17-18
¡DDL de aplicación!: Miércoles 18 de Octubre del 2017 – 11:59pm ¡ÉXITOS!