El Global Village, es un evento abierto que cuenta con la participación de miembros nacionales y extranjeros que por medio de muestras culturales, apoyadas por las embajadas de sus respectivos países, reflejan la diversidad de su cultura al tiempo que reafirma el carácter global de AIESEC y destacando la internacionalización de cada una de nuestras ciudades.
ER
OCVP
OCVP
FINANZAS &
LOGISTICA
OCP
PR
OCVP
OCVP
COMM
JOB
DESCRIPTION El OCVP Finanzas estará a cargo de la legalidad de los convenios que se realicen durante el evento. Por otra parte, será el encargado de realizar, evaluar y hacer seguimiento del presupuesto realizado para el evento y aprobado por el vicepresidente de ?nanzas, esto con el ?n de garantizar la calidad, viabilidad y sostenibilidad del evento. Por último, será el encargado de la plani?cación, organización y ?ujo de los recursos ?nancieros del evento en términos de materiales y monetarios con el ?n de cumplir uno de los principales objetivos del evento.
REPORTES * Comunicación directa con el OCP y con el VP F&LM * Enviar un reporte semanal al OCP FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
* # de asistentes * Puntualidad de los reportes * Sostenibilidad del evento
FUNCIONES *Asistir a las reuniones de OC acordadas *Realizar el presupuesto y el plan de acción junto a OCP para llevar control de los posibles escenarios del evento. Se deben considerar tres (3) escenarios: pesimista, realista y optimista teniendo en cuenta las condiciones como número de asistente, patrocinios e ingresos. *El OCVP Finanzas será la ÚNICA persona responsable y encargada de manejar el dinero para todo lo relacionado con compras, pagos y todo lo necesario para el evento. *Junto al Presidente del comité organizador (OCP) se encargará de realizar los paquetes que se venderán a las empresas que quieran hacer parte de este evento. *Entregar reporte contable y de gestión a más tardar una semana después del evento. *Buscar y recibir soporte por parte del VP de finanzas de aspectos legales para las alianzas y patrocinios. Además, debe dar soporte a las personas que integran el comité organizador (OC) de implicaciones legales de posibles alianzas. *Comunicación directa con el OCP y el VP de TXPx Enviar reporte semanal a Presidente de Comité Organizador
JOB
DESCRIPTION Responsable de vender el Global Village y posicionar la marca de AIESEC ante las empresas. Por otra parte, esta persona tiene la responsabilidad de coordinar, controlar evaluar y ejecutar las estrategias y los procesos para conseguir patrocinios y recaudar el dinero que necesita el evento para garantizar su calidad y sostenibilidad. Por último, debe tener en cuenta que es muy importante hacer un buen CRM con los patrocinadores.
REPORTES * Comunicacióndirectaconel OCP y VP UR * Enviar reporte semanal al OCP * Master track FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO * # de patrocinios
FUNCIONES *Asistir a reuniones de OC *Crear y/o complementar la segmentación de posibles empresas que les pueda interesar patrocinar el Global Village *Recibir capacitación en ventas por parte de la vicepresidenta de relaciones, además de contar con el apoyo y direccionamiento de ella. También, deberá trabajar en sinergia con ella para hacer una excelente publicidad y posicionamiento del evento. *Realizar junto al OCP y OCVP finanzas el portafolio para patrocinios, para fortalecer la venta. *Hacer llamadas y asistir a citas *Vender el evento como una oportunidad de posicionamiento *Crear un CRM con los patrocinadores y alianzas para responder a todas las necesidades de cada uno de ellos.
*Comunicación directa con la OCP y el encargado de relaciones públicas *Enviar reporte semanal a la Presidenta de comité organizador *Master track
JOB
DESCRIPTION Es importante tener en cuenta que esta persona será la imagen tanto del comité como del evento. Por lo tanto, será el responsable de tener una relación directa con los medios de comunicación tradicionales y los medios digitales, para esto recibirá asesoramiento de la coordinación encargada de comunicaciones dentro del comité. Por último, estará encargado de hacer un networking logrando una buena red de contactos para futuros eventos..
REPORTES *Comunicación directa con el OCP y PD PR * Enviar reporte semanal al OCP * Master track FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO * # de patrocinios
FUNCIONES • Asistir a reuniones de OC
• Crear y/o complementar la segmentación de los medios de comunicación que les pueda interesar participar en el Global Village • Recibir capacitación en ventas por parte de la PD PR del comité, además de contar con el apoyo y direccionamiento de ella. También, deberá trabajar en sinergia con ella para hacer una excelente publicidad y posicionamiento del evento. • Hacer llamadas y asistir a citas • Crear un CRM con medios de comunicación que garantice una respuesta efectiva a las necesidades de cada uno de ellos. • Comunicación directa con la OCP y el encargado de relaciones públicas. • Enviar reporte semanal a la Presidenta de comité organizador • Master track
JOB
DESCRIPTION Responsable de gestionar, coordinar, controlar y aplicar estrategias y procesos de mercadeo y comunicación para la membresía en general y externos (patrocinadores, aliados, etc.). Además, estará encargado de realizar e implementar el plan de promoción por diferentes canales para asegurar asistencia, flujo de información, rendimiento, calidad y finalmente la sostenibilidad del evento
REPORTES
Comunicación directa con el OCP y el coach que este le asigne. Enviar reporte semanal al OCP Master Track FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO # de asistentes # de piezas y publicaciones hechas Puntualidad en DDL de reportes y actividades
FUNCIONES Asistir a reuniones de OC acordadas Desarrollar junto al OCVP ER un plan de ventas eficaz, para lograr una excelente publicidad que genere un gran número de patrocinadores Diseñar todo el material del evento (Vídeos, carpetas, logo, camisa del evento, etc.) Desarrollar y ejecutar una campaña para motivar al LC, aliados y ALUMNI para asistir al evento Invitar a todos los posibles asistentes por medio de correo electrónico Comunicación directa con el OCP y el coach que el OCP asigne Enviar reporte semanal al OCP Master Track
La sección de su aplicación de información general debe tener los siguientes ítems: • Nombre: • Correo • Celular • Rol actual • ¿Cuánto tiempo tienes disponible semanalmente para cumplir con las actividades correspondientes al rol que aplicas? • Mencione qué lo motiva a pertenecer a un OC, adicionalmente mencione que habilidades busca desarrollar y/o fortalecer.
OCVP LOGÍSTICA Y FINANZAS Realice un presupuesto pesimista, optimista y realista de los ingresos y egresos del evento. ¿cuál es el proceso que se debe seguir con los convenios tanto con PYMES o con multinacionales? ¿Dado el caso que exista algún incumplimiento de estos qué harías? ¿Qué estrategias usarías para que el evento sea sostenible y si es posible deje ganancias? ¿En qué lugares cree que se podría realizar el evento y cuál sería el plan de acción para confirmar el lugar en el menor tiempo posible?
¿Si llegarán a cancelar las empresas encargadas de prestar los servicios de tarima y equipos audiovisuales, qué haría y cuál sería el plan de acción?
OCVP ER ¿Cuál considera que es el adecuado CRM (Customer Relationship Management) que se debe usar con los patrocinadores? ¿Si faltando una semana para que se lleve a cabo el evento y uno de los patrocinadores llegara a cancelar porque le ha disgustado algo que haría usted y cuál sería su plan de acción? ¿Qué tipo de empresas sería su principal foco para conseguir patrocinios? ¿Por qué?
¿Qué valor agregado le ofrecería a la empresa para que participe en el evento? Mencione por lo menos tres (3) características principales de AIESEC que resaltaría en el proceso de venta para asegurar los patrocinios.
OCVP PR ¿Qué medios de comunicación usaría para comunicar el evento? De ejemplos ¿Qué beneficios podría ofrecerle a un medio de comunicación para que patrocine el evento? ¿Qué estrategias implementaría para posicionar la marca de AIESEC en Icesi por medio del Golbal Village? ¿Qué CRM usaría para relacionarse con los diferentes medios de comunicación? ¿Cuál sería el plan de acción?
OCVP COMM ¿Qué estrategias implementaría para garantizar un mínimo de asistentes de 200 personas? ¿Qué estrategias en medios digitales usaría para promocionar el evento? ¿Cuál sería su plan de acción?
Realice la planeación de actividades que se realizarían por semana
El rol como OC GLOBAL VILLAGE tendrá una duración aproximadamente de dos (2) iniciando el 26 de octubre y finalizando el 31 de diciembre del 2017 con los reportes entregados El evento tendrá fecha de realización la segunda semana de diciembre (la fecha está por confirmar) La aplicación deberá ser entregada a los siguientes correos: finanzas.icesi@aieseccolombia.org experienciaequipo.icesi@aieseccolombia.org jessica.lopez14.aiesec@gmail.com Si la aplicación se envía fuera del DDL, no será tomada en cuenta, al igual que si es enviada incompleta Si tienes alguna duda por favor escribir al correo: jessica.lopez14.aiesec@gmail.com Jessica López Coordinadora de Fundraising ¡DDL de la aplicación! Lunes 23 de octubre del 2017 – 11:59 pm ¡Éxitos!