Plano de Negócio e o modelo organizacional by Débora Thaise

GASPAR COLLÉT PEREIRA

Plano de negócio e o modelo organizacional

Curitiba – 2016

PEREIRA, Gaspar Collét, 1961

Plano de negócio e o modelo organizacional Curitiba, 1a Edição

SUMÁRIO 00 Introdução ................................. 3 01 Modelo Organizacional .............. 5 02 Administração de Vendas ........ 07 03 Produção ................................. 11 04 Recursos Humanos ................... 12 05 Recursos Financeiros ................ 15 06 Recursos materiais ................... 18 07 Administração e controle ......... 19 08 Geração de Bem Estar .............. 21 09 Resultados ............................... 23 10 Planejamento Orçamentário .... 25

Introdução Este material tem o objetivo de fazer uma relação entre o Plano de negócio e o modelo organizacional. A compreensão deste modelo, permite que o empreendedor concentre seus esforço, de maneira organizada, nas várias partes que compõe a empresa e possibilita uma visão geral do funcionamento . Este modelo foi criado pelo autor, para sua tese de mestrado e foi testado em várias palestras onde era desafiado que os participantes identificassem uma área, na empresa que trabalhavam, que não fossem contempladas no modelo. Mesmo com um incentivo de um jantar para o participante que identificasse esta falha, não foi identificado. Se for feio um plano de negócio para cada uma área da empresa, ao final e possível ter um plano para a empresa como um todo. É dado ênfase para a área financeira, que tem como característica resumir os recursos utilizados em toda a empresa.

Estudo de caso Vamos analisar a situação de um empreendedor que trabalha na área de elaboração de software, e começou trabalhar num programa voltado para corretores de seguros. Em contato com o seu próprio corretor descobriu que ele tem um certa dificuldade de gerenciar o relacionamento com seus clientes, cerca de mil e duzentos segurados. Gostaria de estar mandando E-mails mensais, no dia do aniversário do cliente, em datas especiais, e principalmente, um pouco antes de vencer o seguro lembrar o cliente e fazer uma simulação de quanto vai custar a apólice. Este é desejo do corretor, mas acha muito difícil fazer isto sozinho, hoje já tem este procedimento com alguns clientes preferenciais, alguns

frotistas, mas para ter este relacionamento com todos os clientes precisaria ter uma equipe trabalhando o que ficaria muito caro. Frente a este quadro o nosso empreendedor vê uma oportunidade de negócio, a produção seria pegar estes procedimentos que já são executados pelo corretor, e transforma-los em uma rotina para todos os clientes. Pós acertar os detalhes, começa a produção do soft, que tem como propósito incorporar todos os detalhes do antigo processo e agregar novos itens. Revendo o modelo organizacional podemos ver que o empreendedor teve a entrada de recursos humanos no caso ele mesmo, recursos materiais através do equipamentos de informática e recursos financeiros que é o valor do tempo que ele aplicou. Ele agregou valor a estes recursos e teve como resultado um bem ou serviço .

01 Modelo Organizacional Pra elaborar o plano de negócios é importante compreender o Modelo Organizacional, que é uma proposta de dividir as várias funções e recursos necessários para o funcionamento de uma empresa e estudá-los de forma separada, como é mostrado abaixo.

A atividade das funções e o uso dos recursos, deve dar origem aos bens e serviços elaborados pela organização, gerando o bem estar para o cliente. O lucro é resultado da soma destas atividades. A empresa será tão fraca quanto for o elo mais fraco desta cadeia. Este raciocínio vale para quem for montar um carrinho de espetinho na esquina, ou para fazer o planejamento de uma grande montadora, ou mesmo para quem resolva de fazer um projeto interno dentro da organização em que trabalha, o que muda em cada um destes casos é o foco e o nível de detalhamento. Este modelo já foi testado em várias palestras desafiando os participantes a citarem uma das áreas mostradas no diagrama organizacional que não fosse contemplado na empresa onde trabalham e caso alguém identificasse ganharia um jantar para dois num churrascaria do município onde estava sendo ministrada a palestra, ou o contrário, se identificasse uma área de sua empresa que não pudesse ser inclusa no diagrama. Foi pago um jantar para um participante que disse que poderia

citar uma empresa que não contemplava parte do diagrama e como reposta citou uma empresa “ fantasma” sediada nas ilhas Mauricio, citada pela mídia, que tem o único objetivo de lavar dinheiro, e acabou levando o jantar. Por exemplo, o carrinho de cachorro, quente da esquina, a produção é cortar o pão e colocar a salsicha no meio, a comercialização é encostar o carrinho no local e na hora que passem interessados, os recursos humanos se resumem ao próprio operador do carrinho, como recursos materiais podem ser citados o próprio carrinho, financeiro o capital investido, como ciência as pesquisas feitas com a tinta para pintar o carrinho, o bem estar é a capacidade de matar a fome de quem compra um cachorro quente, a administração e controle é combinação de todos estes itens. O resultado de tudo isto será o lucro ou prejuízo do empreendedor. O grande desafio do empreendedor é reunir todos estes elementos e combina-los da melhor maneira possível. Normalmente ele tem afinidade com uma das áreas e dificuldades com as demais, fazendo com que seu negócio seja tão fraco quanto o mais fraco dos elos do diagrama organizacional. Pode ser que o empreendedor tenha tido uma grande ideia, proposto um produto que venha a atender uma necessidade importante e acaba dando ênfase na produção. Ou que trabalhou numa empresa como vendedor tenha acesso a um grande número de clientes potencias para uma linha de produtos, ou teve acesso a um determinado montante para investimento, ou comprou um equipamento com capacidade de produção, ou criou um Soft capaz de revolucionar uma área. Cada uma destas situações pode ser transformada em um negócio desde que o empreendedor consiga juntar a este ponto forte, os demais elos do diagrama, ou pode se transformar num grande fracasso apesar de ter um bom início.

02 Administração de Vendas -Comercialização

Normalmente um empreendimento toma corpo na hora que tem o primeiro cliente, é feito a primeira venda e começam as transações financeiras. Para entender a forma de venda é oportuno estudar o composto de marketing representado pro 4 P´s.  Produto O produto pode ser um bem ou serviço e é a razão de ser de uma organização. Se a soma de insumos for menor do que o reconhecimento de bem estar por parte do cliente a organização tende a ir em frente, caso contrário pode inviabilizar o negócio. Vamos imaginar um fabricante da calças jeans que receba os pedidos e as medidas do cliente por internet e prometa a entrega de um produto personalizado em dez dias na casa do cliente, cobre em torno de setenta reais por cada peça e tenha a expectativa de produzir e vender cerca de cem peças por mês. Se a soma dos seus custos e despesas incluindo o seu pro labore for inferior a sete mil o negócio tende a crescer caso contrario é necessário mudar algumas vari-

áveis para poder viabilizar.  Preço Pode ser feito através da soma dos custos e despesas utilizados para elaboração de um bem ou serviço e irá servir de referência para a parte mais importante que é o preço que o consumidor está disposto a pagar. Deve ser definido se a empresa quer ganhar no volume mesmo que tenha que manter uma margem baixa, ou ter uma margem alta, num volume menor. Deve ser decidido pela alternativa que traga o melhor resultado. Além disto, devem ser consideradas outras variáveis como prazo de pagamento, descontos e multa por atrasos.  Ponto É a forma como é viabilizado o bem ou serviço. Pode ser por distribuição, situação em que o bem ou serviço vai até o cliente ou por um sistema de ponto, onde o cliente vem até um bem ou serviço. Uma faculdade tende a prestar seus serviços na forma de ponto nas aulas presenciais, onde os alunos vão até a escola e passa a ser distribuição no ensino à distância pois os alunos recebem os serviços em suas residências ou local de trabalho através de recursos informatizados.  Promoção Tende a ser o mais complexos dos quatro P´s e ao mesmo tempo o que exige maior atenção, pois é através dele que a organização se comunica com o público mostrando que tem um bem ou serviço à disposição, as vantagens, as necessidades que atendem e procura convencer as pessoas a fazerem negócios com ele. Existem três formas clássicas de atingir este objetivo. a)Propaganda

É a forma onde o patrocinador tem controle de quanto gastar, que público atingir e qual a mensagem será veiculada. O que não tem controle é o volume de negócios que irá gerar e se o retorno deste volume de negócios será maior do que o capital investido. b) Publicidade Diferente da propaganda, não tem um valor fixo a ser investido, pode não custar nada inclusive. O grande risco é que ela pode ser negativa e ter um impacto maior do que a propaganda. Vamos rever a história de uma instituição de ensino que tinha dois gatos que apareciam na hora do intervalo, faziam algumas gracinhas e recebiam em troca alguns restos de lanches dos alunos. Numa das visitas da saúde, um dos fiscais viu os tais gatos, e fez um auto de infração exigindo que a Faculdade evitasse que os gatos ficassem nas dependências. Não adiantou ser argumentado que os animais eram de fora. Diante disso o diretor do campus solicitou que um funcionário retivesse os animais para ver o que seria feito. Este funcionário jogou algumas guloseimas num quarto e depois que os gatos entraram ele fechou a porta, prendendo os animais, que começaram a miar e tentar sair. Alguns alunos escutaram estes miados arrobaram a porta e fizeram um vídeo de oito segundos, postaram no youtube com o título de instituição de ensino maltrata animais. Este vídeo teve mais de três mil acessos no primeiro dia chegando a mais de nove mil na primeira semana, configurando um caso de publicidade negativa. Frente a este quadro a Instituição mandou fazer um Gatil dos mais completos, arrumou um dono para os gatos, pediu uma assessoria técnica para uma ONG de proteção dos animais e postou um vídeo “ excesso de mimos para animais em uma instituição de ensino” que não teve o mesmo número de acessos do primeiro mas gerou uma publicidade positiva . c)Força de vendas

Contratação de um grupo de vendedores, normalmente com um fixo baixo e com uma possibilidade de comissões altas. Como exemplo uma escola que ministra cursos para corretores, e já fez propaganda e publicidade, já tentou melhorar o ponto mas mesmo assim observa que o número de alunos está diminuindo e por isto resolveu contratar uma equipe de vendedores. Foi proposto um fixo de um salário e 50% de comissão nas três primeiras parcelas que os alunos pagassem. O pessoal de vendas foi á luta, descobriu novos interessados, novos enfoques, parcerias com outros sindicatos e foi ampliado o número de alunos de forma significativa.

03 Produção

É a forma como é agregado valor aos insumos dando origem aos bens ou serviços. Pode ser melhor compreendido através do modelo de produção.

Modelo de produção Entrada Recursos: -Financeiros -Humanos -Materiais

Processo Saída  Agregação  Bens ou de valor aos serviços recursos

Esta produção pode ser aplicado tanto para a área da indústria, comercio ou serviços.

04 Recursos Humanos

A área de RH está no centro de todo o processo, iniciando pelo próprio empreendedor e expandindo para outras pessoas que sejam necessárias para o desenvolvimento do negócio. Normalmente está dividida em três grandes áreas. A primeira é a de recrutamento, onde o empreendedor define o pessoal que é necessário para uma ou mais funções e divulga esta necessidade. Esta divulgação pode ser feita através de meios formais utilizando jornal, internet e agências de empregos ou de maneira informal através de contatos pessoais do empreendedor. O objetivo é de que chegue ao conhecimento de candidatos potenciais. Espera-se que esta divulgação gere uma série de candidatos interessados dando origem a fase de seleção. O pessoal de psicologia e de Tecnologia em RH tem uma série de testes e mecanismos para seleção o que confere um caráter formal ao processo e gera um sentimento de conquista para o selecionado, porém o mais importante é a seleção do candidato que possa desempenhar a função incluindo as situações críticas do cargo e dentro das necessidades

da organização. Por último temos a fase de capacitação e treinamento, que faz um resumo das anteriores e procura preparar a pessoa para desempenhar as funções e para os desafios e crises que podem surgir. Vamos imaginar que o nosso empreendedor que havia desenvolvido um soft de relacionamento para corretores de seguros, tenha expandido seu negócio, esteja atendendo vários corretores e tenha recebido uma proposta de uma grande seguradora para desenvolver um programa para todos os seus corretores associados. A proposta é tentadora, pode gerar uma receita significativa, mas está ciente de que não conseguiria atender todas as exigências da seguradora sozinho, por outro lado se não aceitar o desafio além de perder uma ótima oportunidade pode ver o soft que desenvolveu sendo usado por terceiros sem nenhum ganho pessoal. Resolveu aceitar o desafio. O primeiro passo foi dimensionar as necessidades e para isto começou a reunir as informações. Está ciente que poderá atender até 3,6 mil corretores com sede nos vários estados do país, que deverão ser treinados para usar o seu soft, que terão uma equipe de helpdesk, para tirar dúvidas, o próprio soft deverá ser customizado para as demandas da corretora. Deverá ser ciado um sistema de datastorage, para armazenamento de informações. Para atender estas necessidades montou o seguinte quadro : Cargo

Função

Salário e Salário e encargos- encargos Unitário Total Gerente Geral AS desempenha8.300, 8.300, das pelo empreendedor Um Analista Desenvolvimento 4.500, 4.500, de informática programas

Um Analista - Contabilidade 4,300, Administrativo Gerencial Financeiro - elaboração folha - gestão de contratos Dois atenden- Contato com os 2,800 tes corretores Gerente CoComissão mercial TOTAL

4,300,

5,600,

18.700,

Observando que as funções de gerente geral vão ser desempenhadas pelo próprio empreendedor, que o gerente comercial vai ser remunerado pela adesão dos corretores ao programa, que esta estrutura vai crescer de acordo com demanda, é possível defini-la com um ponto de partida.

05 Recursos Financeiros

O planejamento financeiro tem a capacidade de fazer um resumo dos demais recursos, criar um plano de trabalho e servir de referência para todas as atividades da organização, pois é possível comparar o previsto e realizado. Pelo fato de ter estas características é importante que o empreendedor tenha uma visão geral do seu negócio, da forma como irá funcionar e a evolução das atividades. As movimentações financeiras normalmente estão divididas em três grupos. As receitas que resumem as entradas de dinheiro e devem ser separadas dos impostos que passam pela organização mas são de propriedade do estado. Os custos, que são saídas de dinheiro, necessárias para elaboração do bem ou serviço e as despesas que apesar de serem indispensáveis ao negócio não estão ligadas ao bem ou serviço de forma direta, normalmente estão ligados a área administrativa e comercial. Vamos imaginar que o nosso empreendedor resolva fazer um planejamento financeiro. O primeiro passo é a definição de quanto tempo o plano vai vigorar, normalmente é feito para cinco anos

com previsão de revisões a cada ano. Depois fazer o projeção das receitas, com ênfase nas entradas operacionais á vista sem impostos. Tendo em mãos esta previsão, deve ser respondido quais serão os custos e despesas necessários para que esta receita se concretize. Se os custos e despesas forem maiores que a receita o resultado é negativo e o negócio se torna inviável. O contrário gera lucro e viabiliza o negócio. Vamos imaginar, que num período típico cerca de 22% dos 3,6 mil corretores vão aderir ao programa, e cada um pague cerca de R$ 40, para uso do soft e que exista um imposto de 3,5% sobre o faturamento.

Como já foi citado o próximo passo é o levantamento de custos e despesas necessários para que esta receita ocorra. Já havia sido calculado a folha de pagamento com encargos em R$ 18.700 e somado a isto foi apurado: Despesas com aluguel R$ 3.500 Despesas com agua, luz , fone R$1.800 Despesas com viagens e Treinamento R$ 6.400 Provisão para 13º salário e férias R$1.600 Outras despesas R$ 2.000

O resultado é negativo, o que exige um olhar cuidadoso. Como alternativas seria possível trabalhar para que um número maior do que 22% dos corretores aderissem ao uso do programa, aumentar a mensalidade, distribuir as despesas por outros softs que também gerassem receita, reduzir custos e despesas ou fazer um pouco da cada uma destas medias. Foi optado por trabalhar com uma equipe reduzida procurando fazer o mesmo trabalho sem comprometer a qualidade e como resultado surgiu a seguinte planilha: Descrição Receita Líquida Folha e encargos

Despesas com aluguel Despesas com agua, luz , fone Despesas com viagens e Treinamento Provisão para 13º salário e férias Outras despesas TOTAL Resultado

Valor 30.571 -14.600 -3.500 -1800 -6400 -1.600 -2.000 -29.900 671

É um resultado perto do zero, mas a receita é capaz de pagar todos os custos e despesas. Esta planilha é um plano de trabalho e deverá ser acompanhada de forma detalhada, sendo lançado as receitas, custos e despesas

e no final do mês avaliar cada uma das linhas, procurando aumentar as receitas e reduzir os custos e despesas. No final do mês deve ser feito uma reunião para avaliar as diferenças entre previsto e realizado e fazer os ajustes para o próximo mês.

06 Recursos materiais

São os recursos necessários para o desempenho da função. No comércio é dado ênfase para os estoques, na indústria a matéria prima e na área de serviços as instalações. Tende a ser uma das áreas que exige o maior investimento inicial e depois é necessário fazer a manutenção. O nosso empreendedor resolveu de fazer um orçamento para apurar os gastos com a área de materiais. Como vai funcionar num local alugado, não precisa do investimento no imóvel, mas vai fazer uma reforma e adquirir os equipamentos para trabalho. Basicamente irá comprar computadores, móveis e material administrativo. Apesar de não ter um valor exato, com base em alguns orça-

mentos chegou na planilha mostrada a seguir.

Não é necessário fazer as compras de imediato, até por que o plano é ter os materiais os mais próximos possíveis da necessidade, mas da uma ideia do desembolso necessário.

07 Administração e controle

Apesar do fato de que este item é o primeiro do diagrama or-

ganizacional ele foi abordado por último, pois é o item que resume o s demais. Apesar do gestor utilizar as informações de todas as áreas, é na administração e controle que são definidas as diretrizes que vão nortear o empreendimento. Oportuno fazer um levantamento de oportunidades e ameaças. Analise interna Forças Deve ser analisado os pontos que a organização tem de diferencial e como ela pode utilizar isto como forma de projetar o negócio. Fraquezas Identificar os pontos fracos e neutralizá-los e até transformar em ponto forte. Análise externa Oportunidades Olhando para fora da empresa, identificar ponto que possam ser utilizados em favor da organização. Ameaças Identificar fatores que possam vir a comprometer o andamento da organização. Aplicando para o nosso estudo de caso podemos ter: Analise interna

Forças Domínio da tecnologia por parte do empreendedor Ineditismo do software

Fraquezas Dependência de um único cliente Falta de tradição no mercado Necessidade de adesão dos corretores

Analise externa Oportunidades Ameaças Possibilidade de Possibilidade de criação de novos quebra de contrato softwares com principal cliente Ficou evidente que um ponto chave é o fato de ter um único cliente. 08 Geração de Bem Estar

O lucro ou prejuízo dependem do nível de bem estar eu a organização tem capacidade de gerar para o empreendedor, para os funcionários e principalmente para os clientes. Para o empreendedor, além do resultado financeiro tem grande importância o sentimento de realização de contribuir para a melhoria do setor. Para os funcionários, além dos salários e benefícios importa o ambiente de trabalho, a o sentimento de segurança, a possibilidade de crescimento profissional e a afinidade com a função Para os clientes o mais importante é uma relação de custo benefício. Quanto estão pagando pelos bens e serviços e os benefícios que estes bens e serviços podem trazer. Fazendo uma análise para o empreendimento em questão podemos ter: Empreendedor O empreendedor vê no negócio que está sendo organizado o reconhecimento de sua capacidade de transformar idéias em programas e programas e um serviço que resolva a necessidade de clientes. Também a possibilidade de se tornar um empresário bem sucedido, gerar empregos e ter sua marca reconhecida no setor. Funcionários Trabalhando numa empresa que está inovando, que está crescendo, que está ligada a outras empresas há uma tendência de que seja construída uma identidade entre o funcionário e a função desempenhada. Clientes Neste caso, os corretores irão aderir ao uso do soft á medida que acharem que a relação entre o custo, a mensalidade de R$ 40, e o benefício das informações que terão acesso seja compensador.

A empresa deverá concentrar seus esforços em mostrar as vantagens desta relação, mandar informativos, fazer contatos e divulgar testemunhos de corretores satisfeitos mostrando as vantagens do sistema. 09 Resultados O resultado financeiro e operacional esta ligado ao bem estar, que por sua vez depende da aplicação dos recursos que depende do desempenho das funções, ou seja o sistema é interligado e o resultado é o reflexo de como foi a gestão do sistema. O resultado pode ser medido de forma financeira, ou seja, da receita é reduzido os custos e despesas e avaliado se a diferença é lucro ou prejuízo, ou avaliado de outras formas como a tendência de crescimento, a realização dos objetivos, o balanço social ou outras formas que se mostrarem oportunas. Em relação ao resultado financeiro, deve ser feito uma comparação entre o previsto e realizado.

Após a apuração dos números deve ser feito um levantamento de cada conta para apurar o porque da diferença. Receita líquida : a adesão dos corretores está sendo mais lenta do que o esperado, de 1.200 projetados, temos 1.080.

Folha e encargos: foi verificado que é possível trabalhar com uma equipe mais enxuta, em lugar de dois atendentes um se mostrou suficiente. Despesas com agua, luz e telefone: foi feito campanha de conscientização e redução. Despesas com viagens e treinamento: apesar de ter sido mais baixo que o previsto nos próximos meses será feito uma campanha significativa o que deve elevar esta conta, e aumentar o número de corretores que usam o soft. Provisão para 13º : proporcional à folha. Outras despesas: surgiram despesas que não haviam sido previstas . Total: foi melhor que o previsto. Esta relação entre o previsto e realizado permite que o gestor tenha uma visão geral da situação e a avalição dos acertos e erros na previsão e execução. Com a expansão dos negócios podem ser criadas unidades de negócios onde são apurados os resultados para cada unidade . Deve ser avaliado se a contabilidade fiscal, elaborada no escritório de contabilidade terceirizado e o suficiente para fornecer estas informações ou se será necessário a criação de uma contabilidade gerencial feito dentro da própria empresa. No caso da contabilidade gerencial, normalmente será utilizado o fluxo de caixa acrescido de algumas informações.

10 Planejamento Orçamentário Oportunidade que a empresa tem de fazer uma projeção de suas receitas, custos e despesas e um plano de trabalho. Normalmente é feito para cinco anos, sendo que o primeiro ano é mais detalhado.

No primeiro semestre é possível observar que os custos e despesas se mantem porém a receita não é suficiente para cobri-los. Numa situação como esta é importante apurar o ponto de equilíbrio que é obtido pela divisão dos valores fixos pela margem de contribuição .

Possível concluir que quando houver a adesão de 881 corretores a empresa chega ao seu ponto de equilíbrio.

Conforme previsto no ponto de equilíbrio a partir de 881 corretores que aderiram ao sistema passa a ter lucro e isto foi alcançado entre agosto e setembro. Também, é possível identificar o investimento necessário para manter o negócio que é de 139 mil ou seja o equivalente ao maior prejuízo acumulado.