SJOERD KUIKEN

Is een werkoverleg wel nodig?

Tips voor een effectieve overlegstructuur

“Elk overleg komen altijd dezelfde punten voorbij!” is een veelgehoorde klacht vanuit

praktijken. Ik heb het geluk om regelmatig werkoverleggen bij te mogen wonen binnen

praktijken. Altijd interessant om te horen – en vooral te zien – hoe dergelijke overleggen

verlopen. Hoewel medewerkers mij vertellen graag werkoverleg te willen, wordt dit vaak

als saai en oninteressant ervaren. Waarom houd je eigenlijk een werkoverleg? Hoe kan

het effectiever? Dit artikel gaat in op deze vragen en sluit af met een aantal praktische

tips. En dan niet over de vorm van het overleg zelf, maar vooral tips over de inhoud en de

opzet van de gehele interne overlegstructuur.

Sjoerd Kuiken

Doel van een werkoverleg

In Nederland kennen we een echte overlegcultuur. ‘Bila’s’ (Bila is de afkorting van een bilateraal gesprek: een gesprek onder vier ogen tussen manager en medewerker.), ‘calls’ en heisessies zijn aan de orde van de dag. Binnen praktijken valt dit – gelukkig – erg mee. Sterker nog, het gebeurt mij regelmatig dat medewerkers binnen een praktijk de wens uiten om zelfs vaker te overleggen. Is dat verstandig?

De frequentie van het werkoverleg is – net als de duur – niet zo belangrijk. Een goed werkoverleg is een overleg, dat effectief is. Daarvoor is het belangrijk je allereerst af te vragen welk doel we eigenlijk voor ogen hebben met een werkoverleg.

Als je inzoomt op de doelen komen globaal de volgende punten naar voren: • Het informeren van medewerkers • De mogelijkheid geven aan medewerkers invloed uit te oefenen • Medewerkers betrekken bij de praktijkvoering • Besluiten nemen

Valkuilen

Het overleg binnen praktijken wordt echter lang niet altijd als efficiënt ervaren. De volgende valkuilen kunnen hiervan de oorzaak zijn:

1.Het overleg duurt te lang

Dit slokt veel energie op en het overleg wordt zo een bron van irritatie.

2.Agendapunten zijn niet voor iedereen van belang

Hierdoor verslapt de aandacht van me-

dewerkers en daalt de effectiviteit van het overleg.

3.Negativiteit overheerst

Dit als gevolg van het feit, dat het overleg wordt gezien als een moment om vooral te klagen. ‘Klagen’ is je ongenoegen uiten zonder ook oplossingen of verbeteringen aan te dragen.

4.Agendapunten zijn achterhaald

De agenda van het overleg wordt gevuld met punten uit de afgelopen weken, wat onderlinge afstemming vereist wat inmiddels al lang ‘tussen de bedrijven door’ is geregeld.

Werkoverleg vs. Brainstorm

Twee definities: Een werkoverleg is wat anders dan een dagelijkse werkbespreking of een briefing. Een werkoverleg wordt voorbereid, heeft een agenda en er wordt een verslag van gemaakt. Bij een werkoverleg hebben alle aanwezigen een mate van inspraak.

Brainstormen is een creativiteitstechniek met als doel snel, veel nieuwe ideeën over een bepaald onderwerp of vraagstuk te genereren. Het kenmerk van een brainstormsessie is dat het waardeoordeel over de geopperde ideeën wordt uitgesteld totdat alle ideeën zijn opgesomd.

Interne overlegstructuur

Mijn advies is niet één van beide vormen te kiezen, maar vooral om beide vormen in gedachte te nemen als oplossing hoe de praktijk brede overlegstructuur effectiever kan worden georganiseerd. Daarbij gaat het – volgens mij – vooral om een combinatie van factoren. Denk aan een structuur die ingaat op (opgesomd van kleine, alledaagse zaken tot belangrijke praktijkvraagstukken):

1. Alledaagse knelpunten

Voor alledaagse knelpunten is het belangrijk, dat deze direct kunnen worden aangekaart, worden opgepakt, een beslissing wordt genomen en de uitkomst aan het gehele team wordt gecommuniceerd. De communicatie kan verlopen via de whatsapp groep, Dental Rules, Visutaal, DentalPlek of een intern overdrachtsboek.

Voordeel: Snel beslissen, waardoor knelpunten direct aangepakt worden.

Volg Dentista ook online!

Praktische informatie voor het hele team

Lees de beste artikelen en casuïstiek uit het magazine ook achter je computer, of op je mobiel. Overzichtelijk gerangschikt op onderwerp en functie binnen

het team. Aanvullend op het magazine brengt dentista-magazine.nl je wekelijks

extra inhoud en kun je je abonneren op de nieuwsbrief.

Nieuwsgierig? Ga naar www.dentista-magazine.nl

Nadeel: Er is niet de tijd om rustig een onderwerp te bespreken of te overdenken. Aandachtspunt: Dat het gehele team altijd geïnformeerd wordt.

2. Periodiek werkoverleg

Reserveer periodiek de tijd om onderwerpen te bespreken, die meer verdieping, overleg en/of discussie vragen. Bij het overleg kan het gehele team aanwezig zijn of alleen die personen die de onderwerpen aangaan.

Voordeel: Tijd nemen voor verdieping en betrokkenen om mening vragen. Nadeel: Onderwerpen kunnen enkele weken ‘stil liggen’ tot het moment van overleg. Aandachtspunt: De opvolging na het overleg heeft grote invloed op de effectiviteit.

3. Adhoc brainstorm

Belangrijke beslispunten van de praktijk vragen om verdieping en de inbreng van nieuwe ideeën. Denk aan de overgang naar een digitale workflow, verdere taakdelegatie binnen het team of het veranderen van de interne overlegstructuur. Via een brainstorm komen er nieuwe ideeën en input vanuit het team, maar ook om de implicaties van dergelijke beslissingen voor de praktijk en het team in kaart te brengen. Kies één onderwerp, reserveer voldoende tijd en ga brainstormen.

Voordeel: Ideeën inbrengen vanuit alle lagen in de praktijk, wat betrokkenheid vergroot. Nadeel: Ineffectief als er niet voldoende tijd en rust voor wordt gecreëerd. Aandachtspunt: Vragen om iemands mening, betekent ook dat je er iets mee moet doen. Dus niet gebruiken als de uitkomst al vaststaat.

Conclusie

Interne afstemming en overleg vormen een belangrijk ‘smeermiddel’ binnen de praktijk. Advies is dan ook om de eigen ‘overlegstructuur’ kritisch te beoordelen. Waar en hoe kan het overleg effectiever? Kern van mijn advies gaat om een hybride vorm te bepalen, die ingaat op de alledaagse knelpunten tot belangrijke beslissingen. Waarbij het team om haar inbreng wordt gevraagd van kleine details tot aan grote investeringen. En wel omdat het team vaak hele goede ideeën heeft en dit de betrokkenheid vanuit het team enorm verhoogt.

advertentie

#whdentalwerk

video.wh.com

Neem contact op met uw vakhandel of kijk op wh.com

De doorbraak in orale

chirurgie

Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement (www. kuikenpraktijkmanagement.nl). Voor objectieve praktijkanalyses, intensieve begeleidingstrajecten en online cursussen voor praktijkhouders en -managers.

Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/ Brainstormen

Piëzochirurgie en Implantmed in één apparaat - met de nieuwe Piezomed module.

dentista Moderne piëzo-chirurgie voor uw Implantmed. De Piezomed module is de doorbraak op het gebied van piëzo-chirurgie. De module kan nu als eenvoudige add-on oplossing in combinatie met uw Implantmed Plus worden gebruikt. W&H innoveert opnieuw bij chirurgische toepassingen. Dit ingenieuze modulaire systeem combineert expertise uit verschillende gebieden. 57

Goede voornemens?

Het nieuwe jaar mag dan al een paar weken oud zijn, toch wil ik iedereen een goed en gezond 2022 toewensen! En wie aan een nieuw jaar denkt, denkt meteen aan goede voornemens. Ik heb ze ook. Corona heeft er helaas voor gezorgd dat ik wat ongezonder ben gaan leven: ik sport nauwelijks (tot helemaal niet) en eet minder gezond. Laten we zeggen dat ook bij mij de bekende ‘coronakilootjes’ zichtbaar zijn.

En ook bij mijn patiënten staat met stip op nummer 1 het voornemen om een gezonde levensstijl te ontwikkelen. En ik ben blij dat te horen, want – zoals wij allemaal weten - is een gezonde levensstijl in alle opzichten ook belangrijk voor een goede mondgezondheid! En een goede mondgezondheid is weer belangrijk voor je algehele gezondheid! Ze zeggen niet voor niets dat je mond de spiegel is van je gezondheid. Door een ongezonde levensstijl (bijvoorbeeld door het eten van veel suikers) kan diabetes ontwikkeld worden. Dit kan weer een enorme impact hebben op het gebit. En wat dacht je van roken? Ik heb veel patiënten in de stoel die (helaas nog steeds) roken, ondanks de vele stoppogingen. En dat zie ik terug in de verkleuring van de tanden en de conditie van het tandvlees. Zo ontzettend zonde!

Gelukkig voor mij zijn de sportscholen weer open en heeft het nieuwe jaar me ertoe gezet meer op mijn voeding te gaan letten. Ik ben hierdoor al 3,5 kilo kwijt! Ik hoop dat het mijn patiënten ook lukt zich aan hun goede voornemens te houden, zodat ik dit bij hun volgende bezoek terugzie in de mond.

Karin Zondag is paro preventie-assistent bij Dental Clinics Zaltbommel.