15 minute read
MANAGEMENT IS EIGENLIJK HEEL SIMPEL
Steeds meer tandarts-praktijkhouders ervaring frustratie rondom de praktijkvoering,
of lopen tegen hun persoonlijke grenzen aan. Naast het feit dat de tandarts
Advertisement
praktijkhouder zichzelf veelal alleen als zorgverlener ziet, is men zich meer en meer
bewust van het feit dat de praktijk ook gewoon een MKB-onderneming is. Echter, de
praktijkvoering van tandartspraktijken wordt lang niet altijd op een bedrijfskundige
manier aangepakt (wat dat dan ook precies is). Iets wat in mijn ogen ook niet per se
noodzakelijk is, maar wat in de kern heel simpel kan zijn.
*De titel van dit artikel is afgeleid van een uitspraak van Johan Cruijff: “Voetballen is heel simpel, maar het moeilijkste wat er is, is simpel voetballen.”
** Binnen dit artikel ga ik bij een tandartspraktijk uit van de situatie waarbij de praktijk eigendom is van een tandarts en geen deel uitmaakt van een keten.
Uiteraard is een tandartspraktijk ook een MKB-onderneming. Echter, in mijn ogen wel een bijzondere. Tus sen een tandartspraktijk** en vele andere ondernemingen ervaar ik de volgende ver schillen: • De meeste andere ondernemingen heb ben niet zo veel vaste klanten als een tandartspraktijk. Klanten, die bijna stan daard ieder jaar – en ook jaar na jaar - één tot twee keer een product of dienst afnemen, wat een zeer constante omzet oplevert. Een tandartspraktijk heeft dit wel. • Eigenaren van de meeste ondernemin gen besteden een groot deel van hun dagelijkse werkzaamheden aan de interne bedrijfsvoering, terwijl de medewerkers voor een groot deel van de omzet zor gen. Voor een tandarts-praktijkhouder geldt dit niet. Bijna alle dagelijkse tijd van een tandarts wordt besteed aan pati ëntbehandelingen - en maar beperkt aan
Sjoerd Kuiken
praktijkmanagement - waarbij de tandarts-praktijkhouder ook vaak verantwoordelijk is voor een aanzienlijk deel van de gehele praktijkomzet.
Deze verschillen maken het direct ook goed te verklaren, waarom sommige tand arts-praktijkhouders veel moeite hebben met het goed invullen van het praktijkma nagement. Dit wordt nog versterkt door argumenten als ‘management zat niet in mijn opleiding’ en ‘ik ben er niet goed in’. Deze laatste twee punten zijn uiteraard ‘self fulfilling prophecies’, want als je dit als tandarts-praktijkhouder maar hard en vaak genoeg uitspreekt zal inderdaad blij ken dat je geen goede manager bent. Maar dat terzijde.
Achter de feiten aanlopen Een tandartspraktijk is uiteraard opgericht om tandheelkundige zorg te leveren. En het merendeel van de medewerkers in
een praktijk zijn direct betrokken bij het proces van zorgverlening. Sterker nog, slechts één of enkele medewerkers zijn be last met zaken die geen betrekking hebben op de zorgverlening, welke kunnen worden gecategoriseerd als ‘praktijkmanagement’ werkzaamheden.
In de afgelopen jaren is de regeldruk bin nen de zorg, en ook voor tandartspraktijken, enorm toegenomen. Dit in combinatie met de beperkte tijd die binnen praktij ken soms wordt besteed aan praktijkmanagement, zorgt voor het gevoel bij tandarts-praktijkhouders dat ze soms ‘achter de feiten’ aanlopen.
In gesprekken met tandarts-praktijkhou ders valt mij verder regelmatig op, dat er wel degelijk ideeën zijn over de toekomst van hun praktijk en er wensen zijn ter ver betering. Maar dat het tandarts-praktijkhouders gewoonweg ontbreekt aan ‘iets’ om als praktijkorganisatie stappen vooruit te zetten.
Oorzaken voor ontbreken van regie Het team van zorgverleners groeit binnen de meeste praktijken en daarmee wordt een goede samenwerking van nog groter belang voor een goedlopende praktijk. De invulling van de ‘praktijkmanager’ rol - let op: het gaat om de rol en niet per se de functie - blijkt veelal van grote invloed te zijn of de praktijk wel of juist niet goed loopt. Het praktijkmanagement is namelijk als het smeermiddel voor het goed draaien van een praktijk. De volgende oorzaken ko men naar voren bij praktijken die het gevoel hebben achter de feiten aan te lopen: • De rol van praktijkmanager is in zijn geheel niet ingevuld. De tandarts-prak tijkhouder maakt hier geen tijd voor en heeft de taken ook niet gedelegeerd. • De managementtaken zijn gedelegeerd aan meerdere personen. Veelal assis tenten, die deze taken naast hun vaste werkzaamheden uitvoeren. Risico is dat een duidelijke eindverantwoordelijkheid ontbreekt, er onvoldoende tijd wordt ge reserveerd en de managementwerkzaamheden nooit prioriteit krijgen en zodoende blijven liggen.
Indien je dit herkent als tandarts-prak tijkhouder, is mijn advies (weer) ‘baas te worden over je eigen verbeterproces’ in de praktijk door de regie in eigen hand te ne men.
Leider vs. Manager Ter verduidelijking wil ik hier allereerst graag een ‘zijsprong’ maken en het verschil duidelijk maken tussen de rollen ‘leider’ en ‘manager’. Een tandarts-praktijkhouder dient zich goed bewust te zijn van de drie rollen, die hij of zij kan of moet vervullen:
1. Tandarts De tandarts-praktijkhouder staat aan het hoofd van het tandheelkundige team. Deze rol wil je als tandarts graag vervullen.
2. Ondernemer / leider De tandarts-praktijkhouder heeft geïnves teerd in de praktijk, loopt daarmee grote ondernemersrisico’s en is dus ook altijd ondernemer. Deze rol moet je als tand arts-praktijkhouder op je nemen.
3. Manager De manager is verantwoordelijk voor de in terne bedrijfsvoering van de praktijk: ‘het smeermiddel’. Deze rol kun je zelf op je ne men, maar kun je ook delegeren.
De tandarts-praktijkhouder is uiteraard opgeleid als tandarts. Deze rol zorgt veel al voor het grootste werkplezier. Voor een goed rendement van de onderneming, zal de tandarts-praktijkhouder zich ook als ondernemer moeten opstellen. Deze rol kan niet worden gedelegeerd, omdat de tandarts-praktijkhouder zelf de onderne mersrisico’s draagt. De rol van praktijkma
#whdentalwerk video.wh.com Nu bij uw dealer, wh.com of office.benelux@wh.com
Hygiëne standaard op het hoogste niveau
Het W&H dream team maakt het mogelijk. In moderne tandartspraktijken wordt het juist onderhouden en optimaal verwerken van instrumenten steeds belangrijker. Met de nieuwe »Lisa« sterilisator en de nieuwe »Teon« thermodesinfector bent u perfect uitgerust om uw instrumenten te verwerken en de workflow in uw sterilisatieruimte te verbeteren.
20200117_AD_Teon_Lisa_190x135mm.indd 1
Instumenten voor dental professionals
17.01.2020 09:33:25
Optimus Dente is een tandarts groothandel voor de dental professional Wij leveren uitsluitend TOP kwaliteit instrumenten, ergonomisch en lange levensduur.
www.optimusdente.nl DENTISTA1 GEBRUIK DE CODE OP DE WEBSITE EN ONTVANG 20% KORTING OP UW GEHELE EERSTE BESTELLING*
nager echter kan wel gedelegeerd worden binnen de praktijk. Ook aan deze rol dient altijd invulling te worden gegeven. Ofwel door de tandarts-praktijkhouder en anders door één of meerdere medewerkers.
Hoe simpel kan het zijn Het feit dat patiënten op regelmatig basis in de praktijk komen heeft niet alleen voor delen als het gaat over de continue omzet van een praktijk. Kenmerkend voor tand heelkundige zorg is daarmee ook dat het heel erg voorspelbaar is.
Denk maar eens aan het volgende; elke dag staan er tientallen afspraken in de agen da. Alle dan wel bijna alle behandelingen zijn al eerder uitgevoerd en bekend. Veel praktijken werken met standaard trays voor behandelingen. Elke dag is de pau ze op hetzelfde tijdstip. De instrumenten worden bijna altijd op dezelfde manier ge decontamineerd. De praktijk is op vaste tijden geopend en op vaste tijden telefonisch bereikbaar. Elke maand is er werkoverleg. Functioneringsgesprekken doe je één keer per jaar met alle medewerkers. Voor elke vakantie maak je een vakantierooster. Elk jaar dient de thermodesinfector preventief onderhoud te krijgen.
Kortom, misschien wel 95% van alle werk zaamheden heeft een herhalend patroon, is bekend en kan dus vooraf worden gedefini eerd. Oftewel, hoe simpel kan het zijn.
Regeren is vooruitzien In het verlengde van bovenstaand inzicht blijkt dus al dat het belangrijk is om voor uit te denken. Om maar even met bekende uitspraken verder te gaan: “Regeren is vooruitzien”. Tegelijkertijd is vooruitzien nog geen garantie voor een goede invulling (uitvoering) van de terugkerende werk zaamheden die hierboven zijn opgesomd. De sleutel hiervoor is tweeledig. Enerzijds vraagt het goed organiseren van werkzaam heden om een goede organisatiestructuur. Anderzijds vraagt dit om goede ‘manage ment skills’. Met deze twee punten wil ik een helder onderscheid maken in tastbare en niet-tastbare zaken. Onder de organi satiestructuur moet je vooral denken aan hele tastbare afspraken en voorwaarden die in een praktijk kunnen worden gecre ëerd. De vaardigheden om een team te leiden en aan te sturen vraagt om allerlei (niet-tastbare) ‘management skills’.
Voorwaarden voor een goede organisatiestructuur De organisatiestructuur van de praktijk is van grote invloed op een goed lopende praktijk. Uitgangspunt zou moeten zijn, dat iedereen zijn kerntaken en verantwoor delijkheden heeft en kent. Zowel binnen het proces van zorgverlening – inclusief balie en sterilisatie werkzaamheden – als ook rondom de managementwerkzaamhe den. Er dient dus altijd minimaal één verantwoordelijke te zijn aangewezen voor de rol - let op: niet de functie - van praktijk manager. Een goede organisatiestructuur komt neer op het maken van duidelijke afspraken en het creëren van de juiste voorwaarden. En aangezien het merendeel van alle werk zaamheden al vooraf bekend is, is het eigenlijk relatief eenvoudig te bepalen wat er moet gebeuren, wanneer en hoeveel tijd dit kost. Het komt allereerst neer op het creë ren van de volgende voorwaarden:
Eigen werkplek Voor het uitvoeren van de management werkzaamheden is het nodig om soms afgezonderd te kunnen werken, zodat je je werk in rust kunt uitvoeren en efficiënt werkt.
Voldoende tijd Vaak is iedereen al druk in de praktijk en kan niemand extra werk er ‘even’ bij doen. Het is dus belangrijk daadwerkelijk tijd te reserveren voor managementwerk zaamheden. Kortom, vrije tijd die de tandarts-praktijkhouder ‘afkoopt’ met het delegeren van het werk.
Duidelijke verdeling van taken De managementwerkzaamheden liggen vaak echt niet alleen bij één persoon. Daar voor is het belangrijk de taken onderling duidelijk te verdelen. Ook voor de rest van het team.
De juiste kwaliteiten Belangrijke kwaliteiten voor de ‘praktijk manager’ zijn onder andere om gestructureerd te kunnen werken, met computers te kunnen omgaan en proactief te zijn.
Contact met werkvloer De managementwerkzaamheden zijn altijd ondersteunend aan de tandheelkundige zorg. Daarom is het belangrijk, dat er altijd ‘feeling’ blijft bestaan met de werkvloer.
Stappenplan Hoe simpel kan het zijn? Dat blijkt wel uit het feit, dat onderstaand stappenplan bij na allemaal ‘open deuren’ zijn. Neemt niet weg, dat dit stappenplan een tastbare aan pak is voor praktijken om alle terugkerende managementtaken goed te organiseren. En waarmee een organisatiestructuur kan worden neergezet als goede basis voor een praktijk.
1. Breng alle terugkerende werkzaamheden (acties) in kaart Inventariseer alle terugkerende werkzaam heden die vallen buiten de patiëntbehandelingen en deel deze in op dag-, week-, maand- en jaarbasis. Hierbij dient het
Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement. Hij adviseert en begeleidt tandartsen in het opzetten van een succesvolle praktijk: financieel gezond, kwalitatieve zorg, prettige werksfeer en professionele mentaliteit. 100% duidelijk te zijn wat wordt bedoeld bij elke actie. Bijvoorbeeld door dit hier di rect uit te schrijven dan wel hier een protocol voor te hebben. Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse controle van de voorraad of het wekelijks bestellen van kleingoed.
2. Verdeel de terugkerende werkzaamheden Om als praktijk ‘op orde’ te blijven is het belangrijk dat de gedefinieerde werkzaam heden tijdig en volledig worden uitgevoerd. Verdeel elk van de werkzaamheden over het team. Een actie kan aan een functie worden toebedeeld (bijvoorbeeld: het uit voeren van de Helix test wordt door de omloop assistente gedaan) of aan een persoon (bijvoorbeeld: Chantal is verantwoordelijk voor de maandelijkse salarisbetalingen).
3. Creëer de benodigde tijd De meeste werkzaamheden worden waar schijnlijk al binnen een standaard werkweek uitgevoerd, maar waarschijnlijk niet allemaal. Een praktijk voelt zich geleefd als er structureel te weinig tijd is voor de reguliere managementwerkzaamheden. Geef medewerkers voldoende tijd om de werkzaamheden uit te voeren. Belangrijk hierbij is dit niet ten koste te laten gaan van het primaire proces, oftewel van de beschikbare behandeltijd. Het is dus be ter een medewerker extra tijd terug te laten komen hiervoor, dan behandeltijd op te offeren. Tweede advies is vooraf vaste momenten te definiëren – als het ware een blokplanning voor managementwerkzaam heden - wanneer deze werkzaamheden worden uitgevoerd.
4. Bewaak de uitvoering Afspraak is afspraak. Het structureel en consequent uitvoeren van al deze perio dieke werkzaamheden vraagt dan ook om een bepaalde routine. Dit vereist dat men verantwoordelijkheid neemt en ook focus legt op de uitvoering, wat in het begin veel al vraagt om een gedragsverandering van de betrokken personen. En het veranderen van gedrag vraagt in het begin ook om di recte bijsturing. Een mooie taak voor de tandarts-praktijkhouder, waarmee hij of zij ook direct de urgentie rondom deze werk zaamheden uitdraagt.
Waarom is management dan toch zo moeilijk? Bovenstaande stappen zijn heel feitelijk te doorlopen en heel tastbaar. Deze zijn dan ook relatief simpel uit te voeren. Echter, het management van een praktijk vraagt naast deze tastbare zaken ook om niet-tast bare vaardigheden (‘management skills’). En juist die vaardigheden zijn veel com plexer, zoals het aansturen van een team, de communicatie binnen een team en het geven van vertrouwen. Hiervoor geldt veel meer, dat de ene persoon van nature meer over deze vaardigheden beschikt dan een ander. Kortom, het maken van duidelijke afspra ken en het creëren van de juiste voorwaarden is dus eigenlijk simpel. Het draait vooral om duidelijkheid en tijd. Door dit als tandarts-praktijkhouder - of als prak tijk - goed te organiseren kun je een hele goede basis creëren om in het vervolg weer regie te verkrijgen over je eigen praktijk en minder het gevoel te hebben te worden ge leefd.
Tot slot nog een laatste uitspraak van Cruijff om je wellicht het laatste zetje te geven hier daadwerkelijk ook mee aan de slag te gaan: “Vaak moet er iets gebeuren voordat er iets gebeurt.”.
Dr. Newton Fahl & Dr. Thomas Taha
Lezingen 5 juni 2020
LAATSTE PLAATSEN BESCHIKBAAR!
VOL
Workshop 6 juni 2020
Mede mogelijk gemaakt door:
SNEL INSCHRIJVEN VIA
www.awesome-esthetics.nl
Foto: artstudio23.com
Goede voornemens
De kop van het nieuwe jaar is er weer af en 2020 is echt begonnen. Vandaag hoorde ik op de radio dat veel mensen weer blij zijn dat het februari is en dat januari nu echt voorbij is. Januari wordt toch wel vaak gezien als een soort van een ‘dip-maand’. En dan moet het jaar nog beginnen! De feestdagen zijn voorbij en we zitten natuurlijk in de eeuwigdurende herfst hier in Nederland. Ik kan mij er iets bij voorstellen. Januari vind ik zelf de maand van een nieuw begin. We gaan er weer fris tegenaan! 2020 klinkt gewoon als een mooi jaar.
En natuurlijk is januari ook de maand van alle goede voornemens en challenges. Zo heb ik een aantal vrienden die al jaren meedoen aan Dry January. Leuk bedacht en soms ook goed uitgevoerd. De biertjes worden omgeruild voor de 0.0 en het assortiment alcoholvrije wijn wordt nog eens goed uitgetest. Ook hoor ik van het bevriende theevrouwtje dat er een nieuwe trend is: theedrinken tijdens de maaltijd. En deze thee moet dan op het gerecht worden aangepast. Ik ben een authentieke theeleut en wil deze trend graag volgen. Deze challenge kan ik vast goed volhouden! Een bevriend stel deed dit jaar mee met Veganuary. Dit betekent dat ze een maand lang een vegan lifestyle proberen vol te houden. Een mooi initiatief en zo leer je er nog eens een aantal recepten bij. Dit draagt toch ook bij tot een gezonde levensstijl of zelfs een verandering in levensstijl. Zoals ieder jaar heb ik ook de bekende voornemens: Afvallen, meer bewegen en op tijd naar bed. Drie dingen die voor mij moeilijk vol te houden zijn. Wat mij beter af gaat is het dagelijks gebruik van de Easypicks. Iets wat een aantal van mijn patiënten nou juist weer lastig lukt.
De laatste maand van het jaar hoor ik steeds dezelfde voornemens bij mij in de praktijk. Zijn de ragers niet gelukt? Hup! Dat wordt een mooi nieuw voornemen
dentista COLUMN voor het nieuwe jaar. Een verstandskies met een pocket van 12mm? Die laten we in 2020 er wel uit halen. Al twee jaar niet bij de tandarts op controle geweest? 2020! Toch maar eens elektrisch gaan poetsen? Tweeduizendtwintig is het jaar voor een nieuwe elektrische borstel. Iedereen begint zo gemotiveerd… Tot het februari is… Dan zijn de goede voornemens weer gevlogen. Dan drinken we weer wijn, eten we weer vlees en vis, gebruiken we zo nu en dan een tandenstoker én de verstandskies zit er in de zomer ook nog wel. Ik begrijp het. Echt waar… De laatste woorden van deze column worden toegevoegd op maandagavond om 23:31 uur… Ik begrijp het helemaal.
Marloes Rust, MondZorgVuldig Mondhygiënisten Dordrecht
Deze column komt tot stand in samenwerking met TePe Benelux B.V.
