Gestão da documentação judicial Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e da eliminação de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro) Direção-Geral da Administração da Justiça Dezembro de 2013
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Sumário
Resumo ....................................................................................................
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I - Principais alterações introduzidas pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro ..
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II - Os arquivos judiciais ...............................................................................
P. 6
III – O ciclo vital da documentação judicial: da secção de processos ao arquivo distrital
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IV - Operações técnicas e formalidades do ciclo vital da documentação judicial: a remessa para arquivo distrital e a eliminação de documentos ...................................................
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1. Remessa de documentos judiciais para o Arquivo Distrital ..................................
P. 8
1.1. Formalidades das remessas ...........................................................
P. 8
1.1.1. Auto de entrega ............................................................
P. 8
1.1.2. Guia de remessa ..........................................................
P. 9
2. Eliminação de documentos judiciais .....................................................
P. 10
2.1. Formalidades da eliminação ..........................................................
P. 11
2.1.1. Auto de eliminação .......................................................
P. 11
2.1.2. Relação de eliminação .....................................................
P. 11
V – Operações de incorporação de processos em Arquivo Distrital e de eliminação: alguns números ...........................................................................................................
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VI - Legislação relativa aos arquivos judiciais .............................................................
P. 14
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Resumo O presente manual, dedicado às operações de eliminação e de remessa de processos dos tribunais para os Arquivos Distritais, contempla as alterações recentemente introduzidas pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que aprovou o novo Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais (RCA). Apresentar-se-á em primeiro lugar um resumo das alterações introduzidas pelo novo diploma e seguir-se-á depois, com as necessárias alterações, a estrutura do anterior documento sobre o assunto intitulado Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e da eliminação de documentos e processos.
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I – Principais alterações introduzidas pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro A Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, atualiza as tabelas de seleção dos tribunais judiciais, introduzindo novas séries documentais procurando, assim, acompanhar as alterações legislativas com impacto na produção documental dos tribunais, consigna diferentes prazos de conservação administrativa e, nalguns casos ainda, diferentes destinos finais e alarga o âmbito de aplicação do RCA aos tribunais administrativos e fiscais. Assim, no domínio da alteração dos prazos de conservação administrativa, referência para a redução genérica dos prazos máximos de conservação de 25 para 20 anos na jurisdição cível e de 25 para 15 anos na jurisdição crime. No domínio da alteração do destino final, referência para a emergência da conservação permanente parcial (cpp), procurando assegurar a conservação por amostragem de dadas séries documentais e, assim, evitar eliminações radicais ou conservações excessivas. Têm o destino de cpp apenas os Processos Abreviados (Tabela II, tribunais criminais, referência 52), os Processos Comuns com Intervenção de Tribunal Singular (Tabela II, tribunais criminais, referência 56), os Processos Sumários (Tabela II, tribunais criminais, referência 65), os Processos Sumaríssimos (Tabela II, tribunais criminais, referência 66), os Processos Emergentes de Acidentes de Trabalho e de Doenças Profissionais (Tabela VI, tribunais do trabalho, referência 193) e os Processos Comuns (Tabela VI, tribunais do trabalho referência 195) entrados no tribunal a partir de 01/01/2014. Estabelecida a grelha de seleção, que abaixo se apresenta, e que permite determinar a dimensão da amostra de cada uma das séries documentais cujo destino final previsto na portaria seja a conservação permanente parcial, serão extraídos os processos que comporão a referida amostra. A aplicação Habilus/Citius assinalará os processos que constituirão a amostra a conservar. Universo alvo
Dimensão da amostra
(i.e., quantidade de processos de uma série considerada de ccp entrados num dado ano num dado tribunal)
(i.e., quantidade de processos a conservar)
Dimensão da amostra em % do universo
% de erro máximo possível
1 – 60
1 – 60
100%
0,0% - 0,0%
61 – 100
37 – 60
60%
10,6% - 8,23%
101 – 200
51 – 100
50%
10,05% - 7,11%
201 – 300
80 – 120
40%
8,69% - 7,1%
301 – 800
90 – 240
30%
8,85% - 7,1%
801 – 2000
120 – 300
15%
8,45% - 5,33%
2001 – 10000
100 – 500
5%
9,79% - 4,36%
10001 – 40000
500 – 2000
5%
4,36% - 2,2%
Referência ainda para a introdução das tabelas de avaliação, seleção e eliminação de documentos com os números VII Tribunais Administrativos e Fiscais, VIII Supremo Tribunal de Justiça, IX Supremo Tribunal Administrativo, X Tribunal da Relação, XI Tribunais Centrais Administrativos e para as novas séries documentais que, por essa via, passaram agora a estar igualmente contempladas. Outras pequenas alterações existem, designadamente nos formulários destinados às operações de eliminação e de remessa para arquivo distrital, como adiante se dará conta.
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II – Os arquivos judiciais Os arquivos judiciais são valências dos tribunais que têm como missão receber, tratar e comunicar processos findos e demais documentos produzidos ou recebidos no decurso da função judicial. A Lei nº 62/2013, de 26 de agosto, relativa à Organização e Funcionamento dos Tribunais Judiciais, define, no nº 1 do artº 142º, que se consideram findos para efeitos de arquivo: a) Os processos cíveis, decorridos três meses após o trânsito em julgado da decisão final; b) Os processos penais, decorridos três meses após o trânsito em julgado da decisão absolutória ou de outra decisão final não condenatória, da extinção da pena ou da medida de segurança; c) Os processos em que se verifique a interrupção da instância; d) Os processos de inquérito, decorridos três meses após despacho de arquivamento; e) Os demais processos a cargo do Ministério Público, logo que preenchido o seu fim; e considera, no nº 2 do mesmo artigo, que os processos, livros e papéis ingressam no arquivo do tribunal após a fiscalização do Ministério Público e a correição, consoante os casos, do juiz ou do magistrado do Ministério Público. Dependentes das secretarias judiciais, os arquivos articulam-se, a montante, como se deixou antever, com as secções de processos e, a jusante, com as instituições arquivísticas nacionais, mais propriamente com os Arquivos Distritais, para onde, nos termos da alínea c) do nº 1 do artº 3º, do Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de abril e do nº 4 do artº 7º, do RCA, aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, deverão remeter os processos ou os documentos que nas tabelas de seleção tenham, como destino final, a conservação permanente e, bem assim, aqueles que sejam de conservação permanente parcial e que tenham sido selecionados para integrar a amostra a conservar. Como referido em anteriores documentos, num contexto marcado pela hipertrofia da documentação judicial, a Direção-Geral da Administração da Justiça tem dado particular atenção a iniciativas que, perseguindo objetivos no domínio da organização dos arquivos judiciais, permitam, também, repor o fluxo documental seletivo1 entre as instituições judiciárias e as instituições arquivísticas nacionais, procurando, desse modo, fazer face aos problemas decorrentes do crescimento documental e, ao mesmo tempo, salvaguardar um património reconhecidamente relevante, seja do ponto de vista dos direitos dos cidadãos e do Estado, seja do ponto de vista da preservação da memória coletiva.
III – O ciclo vital da documentação judicial: da secção de processos ao arquivo distrital A documentação judicial tem, assim, um ciclo de vida marcado por três fases sucessivas, a saber:
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Seletivo, porque se considera desnecessário conservar em permanência integralmente a documentação judicial. Esta noção da conservação seletiva, teve a sua tradução, primeiro na Portaria nº 660/84, de 31 de agosto, depois na publicação, por iniciativa conjunta dos Ministérios da Justiça e da Cultura, da Portaria nº 330/91, de 11 de abril da Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro, e, finalmente, na Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro.
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A fase ativa ou corrente, corresponde aos processos em curso e do ponto de vista físico, da localização, corresponde à secção de processos; A fase semi-ativa, corresponde aos processos findos para efeitos de arquivo e do ponto de vista físico, da localização, corresponde ao arquivo do tribunal, também designado por arquivo intermédio (por estar entre o arquivo corrente da secção e o arquivo definitivo a seguir referido); A fase inativa, corresponde aos processos que, pelo seu valor informativo para a investigação de natureza científica ou como testemunho de direitos e obrigações, foram considerados de conservação permanente e, bem assim, aos processos que, sendo de conservação permanente parcial, tenham sido selecionados para integrar a amostra a conservar. Do ponto de vista físico, da localização, esta fase corresponde ao arquivo definitivo, sendo que no caso da documentação judicial essa função encontra-se, como referido, atribuída aos Arquivos Distritais (alínea c do nº 1 do artº 3º, do Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de abril e nº 4 do artº 7º, do RCA, aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro). Este ciclo vital da documentação judicial pode ser sintetizado na seguinte representação2: Fases dos processos Em curso
Findos
Findos os prazos de conservação administrativa e considerados de conservação permanente
Localização
Secção
Arquivo do Tribunal (ou arquivo intermédio) Arquivo Distrital (ou arquivo definitivo)
Valor dos documentos Para fins judiciais e garantia de direitos e obrigações
Objetivos
Utilizadores
Recuperação imediata dos processos para a prática de atos
Operadores judiciários/ Intervenientes
Conservação centralizada dos processos
Operadores judiciários/ Intervenientes
Conservação permanente dos processos atento o seu valor probatório e/ou Investigação informativo e sua Científica valorização junto da comunidade científica
Operadores judiciários/ Intervenientes Comunidade científica
IV - Operações técnicas e formalidades do ciclo vital da documentação judicial: a remessa para arquivo distrital e a eliminação de documentos Com base no modelo acima representado e com objetivo de salvaguardar a documentação judicial e de estabilizar a sua extensão ou, pelo menos, de manter sob controlo o seu crescimento, devem os arquivos dos tribunais, findos os prazos de conservação administrativa fixados na Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, proceder:
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Adaptação à realidade judicial do quadro relativo ao ciclo vital dos documentos de arquivo, inserto em VIEIRA, João, Orientações gerais sobre gestão de documentos, Lisboa, Instituto Português de Arquivos, 1991, p.23.
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(i)
À remessa, para os arquivos distritais, a título de incorporação3, dos processos e demais documentos na portaria assinalados como sendo de conservação permanente e, bem assim, dos processos que, sendo de conservação permanente parcial, tenham sido selecionados para integrar a amostra a conservar.
(ii)
À eliminação dos restantes processos e documentos, ou seja todos aqueles cujo destino final na Portaria seja a eliminação ou que, sendo considerados de conservação permanente parcial, não tenham sido selecionados para integrar a amostra a conservar.
Estas operações arquivísticas, reguladas no diploma atrás referido, deverão ser acompanhadas, respetivamente, da produção de: - Um auto de entrega e de uma guia de remessa, no caso da documentação a incorporar nos arquivos distritais; - Um auto de eliminação e uma relação de eliminação, no caso da documentação a eliminar. Detenhamo-nos um pouco em cada uma destas operações e nas formalidades que lhes estão associadas, com o intuito de as promover e, assim, fazer face à hipertrofia documental que se assinala em grande número de arquivos judiciais, com todas as suas indesejáveis consequências.
1. Remessa de documentos judiciais para o Arquivo Distrital Decorridos os prazos de conservação administrativa fixados nas tabelas de seleção anexas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, deverão, como referido em (i) do IV, ser remetidos para arquivo definitivo os documentos e processos que, de acordo com aquelas tabelas, se considerem de conservação permanente e bem assim os processos que, sendo de conservação permanente parcial, tenham sido selecionados para integrar a amostra a conservar (Cf.: alínea a) do nº 1 do artº 7º do RCA). Nos termos do nº 4 do citado artº 7º, o arquivo definitivo da documentação judicial é o arquivo distrital referente ao distrito administrativo onde se localiza o tribunal.
1.1. Formalidades das remessas As remessas para arquivo definitivo (isto é, para o arquivo distrital), à semelhança do que acontece com as remessas para o arquivo do tribunal, são acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova, que contém em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação enviada (cf.: nº 1 do artº 8 do RCA).
1.1.1. Auto de entrega Do auto, feito em duplicado - uma via para o serviço produtor outra para o serviço de destino - deverão constar: a) A data; b) A designação da entidade destinatária;
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Por incorporação entende-se a aquisição gratuita e a título definitivo de documentos de arquivo por um arquivo que sobre eles passa a ter jurisdição plena – Dicionário de Terminologia Arquivística
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c) O nome e cargo do responsável da entidade remetente (o Administrador Judiciário ou o Secretário de Justiça); d) O nome e cargo do responsável da entidade destinatária; e) O diploma legal ou despacho que autoriza o ato; f) A natureza do ato (sendo que a situações mais frequentes serão a incorporação e depósito); g) A designação da entidade remetente; h) A referência à guia de remessa em anexo; i) A designação da entidade destinatária; j) O local; l) A data m) As assinaturas dos responsáveis designados em c) e d) Para visualizar exemplo desse auto de entrega, consignado no nº 1 do anexo II da Portaria, clique com o botão do lado direito do rato em Auto_de_Entrega.doc e selecione abrir hiperligação. Uma vez aberto o ficheiro este deverá ser guardado no posto de trabalho para ser utilizado.
1.1.2. Guia de remessa A guia de remessa, feita em duplicado ou em triplicado, consoante o acordado com o arquivo distrital uma via para o serviço produtor dos documentos, a(s) outra(s) via(s) para o serviço recetor -, deverá contemplar os elementos informativos constantes do nº 2 do artº8 e do anexo II da Portaria, a saber: a) A entidade remetente; b) O número de saída da remessa; c) A data da remessa; d) O responsável pela remessa; e) A entidade destinatária; f) O número de entada da remessa; g) A data de entrada; h) O responsável pela receção; i)
O fundo arquivístico a remeter (ex.: Tribunal de...);
j)
A designação da subunidade orgânico-funcional como sejam a vara ou juízo e a secção, (preencher apenas no caso de remessa de processos de uma única proveniência dando a indicação da vara ou juízo e da secção; no caso de remessa de processos com diferentes proveniências, suprime-se a informação nesta zona e a indicação da proveniência de cada processo será dada na zona da “Descrição do conteúdo”).
k) A série documental (preencher com o nome da série documental/espécie processual no caso de remessa individualizada de uma única espécie documental; quando a ordem original do 9
arquivo do tribunal remetente é baseada em unidades de instalação - maços ou caixas - onde coexistem diferentes series/espécies processuais, regista-se aqui a indicação genérica de “processos judiciais” e a descrição mais detalhada de espécie e da referência na tabela de seleção são dadas na zona da “Descrição de conteúdo”. l)
O número de referência das tabelas de seleção (preencher apenas no caso de remessa de processos de uma série/espécie processual individualizada; no caso de remessa de diferentes espécies processuais, suprime-se a informação nesta zona e a “Referência na tabela de seleção” será dada na zona da “Descrição de conteúdo”.
m) As datas extremas; n) O número e tipo de unidades de instalação a remeter referentes à série (maços, caixas, livros, pastas, capas...); o) O suporte; p) A dimensão da série em metros; q) A referência a cada unidade de instalação, com indicação do nº atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa, e descrição do seu conteúdo, atentos o sistema de arquivo do tribunal e as necessidades de informação da entidade de produtora e da entidade destinatária da documentação; r) Cota (as referências do arquivo que permitem a ulterior recuperação do processo ou da unidade de instalação no arquivo). Tendo por base aqueles elementos informativos é possível produzir diferentes modelos de guias de remessa, consoante o sistema de arquivo do tribunal e, como referido em q), as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária. O nº 2 do anexo II da Portaria apresenta um modelo de guia de remessa, com notas detalhadas para o seu preenchimento, que deverá ser observado. A aplicação Habilus assegurará, no seu módulo de arquivo, a elaboração deste instrumento de descrição para os processos nascidos na aplicação e que, a seu tempo, deverão dar entrada no arquivo distrital respetivo. Para os processos antigos e em particular para os arquivos judiciais marcados pela acumulação documental, a produção desta guia de remessa pode, na ausência de outro instrumento, ser assegurada por uma simples tabela, apresentando-se um formato simplificado, em Excel, a partir do qual outros se podem construir em função das necessidades locais, bastando para o abrir, com o botão do lado direito do rato, clicar sobre Guia_de_Remessa.xls e selecionar abrir hiperligação. Uma vez aberto o ficheiro este deverá ser guardado no posto de trabalho para ser utilizado.
2. Eliminação de documentos judiciais Após a prescrição dos prazos de conservação administrativa, consignados nas tabelas constantes do anexo I da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, documentos há, como referido em (ii) do IV, que, nos termos do mesmo diploma, podem ser eliminados por não se lhes reconhecer qualquer outro valor que justifique a sua conservação. A eliminação dos documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção é obrigatoriamente precedida de parecer favorável do órgão coordenador da política arquivística nacional, a Direção-Geral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas (cf.: nº 2 do artº 9º). 10
A decisão sobre o modo de eliminar os documentos, devendo ter em conta critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos, cabe ao secretário de justiça ou ao administrador judiciário (cf.: nº 4 do artº 9º). Os processos mais comuns de efetuar a eliminação de documentos são a maceração, a incineração e corte, manual ou com o recurso a máquinas. Sem prejuízo da confidencialidade da informação deverá ser selecionado um processo que não agrida o ambiente, ou seja, que permita a reciclagem do papel. Quando na eliminação de documentos se recorrer à venda do papel esta deverá (i) decorrer de modo a salvaguardar a confidencialidade da documentação; (ii) a receita obtida com a venda do papel ser depositada à ordem do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I.P. e (iii) deve adotar procedimentos que satisfaçam os princípios comunitários da transparência, da igualdade e da concorrência, de acordo com o disposto no nº 4 do art. 1º do CCP.
2.1. Formalidades da eliminação Constituindo um ato de abate patrimonial, a eliminação de documentos deverá ficar registada em auto de eliminação, que dela fará prova documental, e deverá conter uma relação, da responsabilidade do Administrador Judiciário ou do Secretário de Justiça, com os documentos e processos objeto de eliminação (cf.: alíneas a) e b) do nº 1 do artº 10º). Este auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o arquivo distrital (alínea c) do nº 1 do artº 10º). 2.1.1. Auto de eliminação Nesse auto, deverão constar: a) A data de eliminação e o local; b) A referência ao modo de eliminação; c) A referência ao diploma que autoriza a eliminação; d) A referência à relação de documentos a eliminar; e) A assinatura do responsável pelo processo (o Administrador Judiciário ou o Secretário de Justiça). O auto deverá ser homologado pelo Magistrado Coordenador ou pelo Presidente do Tribunal ou pelo Magistrado do Ministério Público Coordenador, consoante a proveniência dos documentos. É exemplo desse auto de eliminação o anexo III da Portaria, reproduzido em Auto_e_Relação_de_Eliminação.doc (para abrir o ficheiro, clicar o botão do lado direito do rato e selecionar abrir hiperligação, uma vez aberto o ficheiro este deverá ser guardado no posto de trabalho para ser utilizado).
2.1.2. Relação de eliminação A relação da documentação a eliminar, anexa ao auto, deverá, contemplar os seguintes elementos informativos (cf.: nº 3 do artº 10º e anexo III da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro): a) O fundo arquivístico (Tribunal de ...)
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b) A subunidade orgânico-funcional ou seja o juízo ou a vara e a secção; no caso da eliminação de processos de diferentes proveniências, suprime-se a informação nesta zona e a indicação da proveniência de cada processo passa a ser dada na zona da “Descrição de Conteúdo”; c) A série documental ou seja, no caso de eliminação de uma única espécie processual o nome da série documental/espécie processual; no caso de eliminação de processos de diferentes espécies processuais, regista-se aqui a indicação genérica de “processos judiciais” e a descrição mais detalhada e a referência na tabela de seleção é dada na zona da “Descrição de Conteúdo”; d) O número de referência da série na tabela de seleção (preencher apenas no caso da eliminação de processos de uma série ou espécie processual; no caso da eliminação de processos de diferentes espécies processuais, suprime-se a informação nesta zona e a Referência na tabela de Seleção de cada processo passa a ser dada na zona da “Descrição de Conteúdo”); e) As datas extremas (no caso dos processos judiciais, data do processo mais antigo e data do processo mais recente objeto de eliminação); f) O número e tipo de unidades de instalação (no caso de documentação administrativa: livros, pastas, capas; no caso de processos judiciais dar a indicação do número de processos eliminados); g) A extensão em metros dos documentos/processos eliminados; h) A descrição do conteúdo onde se procede à identificação concreta e individual dos processos judiciais a eliminar através do seu número/ano e volumes (os elementos mínimos). Exemplo dessa relação é o já referido modelo do anexo III que se apresenta em Auto_e_Relação_de_Eliminação.doc (para abrir o ficheiro, clicar o botão do lado direito do rato e selecionar abrir hiperligação, uma vez aberto o ficheiro este deverá ser guardado no posto de trabalho para ser utilizado) onde constam notas detalhadas para o seu preenchimento e que deverá ser observado. À semelhança do referido na remessa de documentos para o arquivo distrital, também para a eliminação de documentos, a aplicação Habilus assegurará, no seu módulo de arquivo, para os processos nascidos na aplicação, a produção deste instrumento de descrição. Estes instrumentos - o auto propriamente dito e a relação de eliminação anexa - referenciando de modo sumário os documentos objeto de eliminação e elucidando acerca de um ato administrativo - a eliminação de documentos - são feitos em duplicado: o original fica no serviço de origem, o duplicado é remetido para o arquivo distrital que, assim, passa a deter informação sobre os documentos eliminados (cf.: alínea c) do nº 1 do artº 10º).
V – Operações de incorporação de processos em Arquivo Distrital e de eliminação: alguns números De acordo com os dados provenientes dos indicadores de atividade nos arquivos judiciais4 anualmente remetidos pelos Tribunais à DGAJ as operações relacionadas com a conservação seletiva de documentos -
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Os indicadores de atividade nos arquivos judiciais foram introduzidos pelo ofício circular nº 30/2003 de 29/10 (ver: http://www.dgaj.mj.pt/DGAJ/sections/files/circulares/2003/oc-30-2003/downloadFile/file/oficiocircular30-
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a incorporação de processos em Arquivo Distrital e a eliminação – traduziram-se na saída dos tribunais de cerca de 7,25 milhões5 de processos, o equivalente a uma extensão de cerca de 76 km, o que demonstra bem a importância da realização regular destas operações para o controlo do crescimento da documentação judicial e, bem assim, para a salvaguarda do património arquivístico dos tribunais. Ainda de acordo com os mesmos indicadores a evolução do número de processos saídos dos arquivos judiciais, entre 2003 e 2012, ser sintetizada na representação que se segue: Processos saídos dos arquivos judiciais
Nº de Processos
1.200.000
1.025.845
972.066
900.000
804.963
799.148
600.000
743.873
742.466
628.950
464.194
300.000
549.349 524.882
0 2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
Anos (Média 2003-2012: 725.574 processos)
Detalhando ainda um pouco mais os dados fornecidos é possível concluir que as eliminações têm tido maior peso do que as remessas de processos para os arquivos distritais: Gráfico 1: Processos eliminados / processos remetidos para arquivo distrital
2003
2005
2007 2008 Anos
Processos eliminados
2009
2010
470.051
2011
54.831
449.331
560.369 153.364
197.515
142.214
169.535
2006
589.102
601.659
629.613
2004
100.018
0
218.091
150.000
143.284
300.000
308.681
450.000
68.581
753.975
661.679
600.000
155.513
Nº de Processos
750.000
828.330
900.000
2012
Processos remetidos para Arquivo Distrital
2003.pdf?nocache=1161778879.34), devendo, no final de cada ano, até 15 de Janeiro, os tribunais remeter informação sobre as ações empreendidas no domínio naquela valência. 5
Este número contempla também os inquéritos.
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VI - Legislação relativa aos arquivos judiciais Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de dezembro - Regula a pré-arquivagem da documentação Altera as disposições legais relativas à publicação de portarias que orientam a avaliação, seleção e eliminação da documentação, considerando indispensável que neste processo intervenham obrigatoriamente os serviços que superintendem na política arquivística. Em conformidade com este diploma seria publicada a Portaria nº 330/91, de 11 de Abril e, revogando esta, a Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, ambas referentes à gestão de documentos judiciais.
Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, - Aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. Revoga a Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro Regula o ciclo vital da documentação judicial, com realce para as operações e formalidades de remessa para arquivo intermédio e definitivo e de eliminação de processos. Define os prazos de conservação em arquivo e o destino final da documentação dos tribunais.
Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de março - Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos No artº 2º define incorporação como sendo a entrada num arquivo, na aceção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades públicas ou privadas, com o objetivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar. Reafirma, no nº 1 do artº 4º, a incorporação obrigatória da documentação judicial nos arquivos distritais. Define, no artº 8º, os requisitos a observar nas incorporações: 1 - As incorporações são precedidas, obrigatoriamente de processos de avaliação seleção e eliminação definidos em portarias de gestão de documentos (...). 2-Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e do Ministro da Cultura, que regulamenta a avaliação, seleção e eliminação de documentos, determina os respetivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final (...). 3-A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. O artº 9º considera que os encargos de inventariação, higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade recetora dos arquivos
Lei nº 107/2001, de 8 de setembro - Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural Considera ser tarefa fundamental do Estado e dever dos cidadãos a proteção e a valorização do património cultural (art.os 3º e 12º) e dedica os art.os 80º a 83º ao património arquivístico. 14
Referência especial para o artº 83º que define que devem ser objeto de classificação como de interesse nacional: a) Os arquivos públicos de âmbito nacional, conservados a título permanente na sequência de um processo de avaliação concluído nos termos da lei; b) Os arquivos públicos com mais de 100 anos; c) Os arquivos privados e coleções factícias que, em atenção ao disposto no artigo 82º, se revelem de inestimável interesse cultural. Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de janeiro - Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico No nº 1, do artº 2º afirma: É direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e demais entidades públicas e privadas, preservar, defender e valorizar o património arquivístico. O artº 3º afirma que cabe especialmente ao Estado (alínea a) garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos, (alínea c) programar e regulamentar a avaliação, a seleção e a eliminação da documentação. Considera, no artº 14º, que compete aos serviços de origem a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infraestruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas. Estabelece, no nº 2 do artº 17º, restrições à comunicação de documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico.
DAGD, Dezembro 2013
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