MANUAL DEL PARTICIPANTE
Desarrollo de competencias en toma de decisiones y manejo de procesos de mejora continua
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Creatividad y mejora cont铆nua
M贸dulo para resolver problemas
www.focusinternacional.org
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Al finalizar la acción de formación los estudiantes estarán en capacidad de: • Implementar las técnicas de creatividad y mejora continua más exitosas para la detección, análisis y solución de problemas organizacionales. • Utilizar herramientas que mejoren el proceso racional para la toma de decisiones. • Tener una actitud orientada a la entrega de resultados y resolución de problemas. • Desarrollar la orientación de pensamiento de mercadeo
CONTENIDO 1........................Paradigmas Lección 1: Visión. ¿Dónde estamos en... 2020? Lección 2: Identificar Tendencias. Para mí y para la Empresa (tendencias que configuran el futuro). Lección 3: Innovación. Capacidades Organizacionales para Innovar. La empresa tiene atributos de una organización innovadora? Método GE. Lección 4: Modelo de las 3 Cajas. Lección 5: Modelos Mentales y Paradigmas Lección 6: Barreras para el aprendizaje. Test de Aprendizaje. Enemigos del Aprendizaje. 2...........................Rompiendo Paradigmas Lección 1: Descubrir. • Fluidez. Brainstorming. • Flexibilidad. 6 Sombreros para Pensar. Método Scamper. • Originalidad: Relaciones Forzadas. Analogías. Lección 2: Vender. Lección 3: Crear. Lección 4: Implementar 3...........................Work Out Meeting. Buscando la Mejora Continua a través de Reuniones Eficientes Lección 1: Características de la Metodología. Lección 2: Roles. Lección 3: Recomendaciones. Lección 4: Realización / Apertura. Lección 5: Matriz de Impacto. Lección 6: Ideas. Lección 7: Reunión General. Lección 8: Implementación 3...........................Cierre / Conclusiones Lección 1: Valor Multiplicador de las Técnicas. Lección 2: Peligros al Administrar Creatividad.
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Ejercicio
ANÁLISIS DE EXPECTATIVAS Y ESTABLECIMIENTO DE COMPROMISOS Conteste de forma individual los siguientes aspectos. En grupo comente sus respuestas y anote sus comentarios. ¿Qué espero del curso?
Espero que durante su desarrollo, no suceda lo siguiente:
Estos son mis compromisos como participante.
Propongo las siguientes reglas para la operación del curso.
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Capítulo 1
PARADIGMAS
PARADIGMAS 1 ¿Qué es un Paradigma? un paradigma es el conjunto de cosas que asumimos y creemos, lo que sirve como base o filtro para nuestra percepción e interpretación de la realidad; por ejemplo si nos mostraran rápidamente un set de una baraja de cartas, pasando rápidamente una a una, pero aquellas que sean de “corazones” con estos en color negro en vez del tradicional y acostumbrado rojo, veremos los corazones de color rojo, ya que es lo que “esperamos” de la realidad de un set de cartas - los colores, figuras y números forman en este caso parte de nuestro paradigma para lo que son las cartas en una baraja. Todos llevamos puestos unos lentes invisibles que nos hacen ver la realidad de acuerdo a un conjunto de convenciones y expectativas sobre lo que las cosas son y deberían ser, lo que en otras palabras constituye un paradigma. Lección 1: Visión. ¿Dónde estamos en... 2020?
AÑO 2020
¿CÓMO SERA?
¿Dónde nos encontrará 2020?
¿Cómo será mi trabajo?
¿Qué logros alcanzaremos?
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PARADIGMAS 2 Identificar Tendencias. Para mí y para la Empresa (tendencias que configuran el futuro) Pensar en Futuro. • Renovación y ampliación de la gama de productos y servicios, • Renovación y ampliación de los procesos productivos, • Cambios en la organización y en la gestión, • Cambios, aprovechando el perfil de los profesionales y desarrollarlos. PARADIGMAS 2020 Para mi
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Para Goodyear
PARADIGMAS 3 Innovación. Capacidades Organizacionales para Innovar. La empresa tiene atributos de una organización innovadora? Método GE. 1 Nunca
2 Rara vez
3 A veces
4 Frecuente
Atributo Desafío: Me siento conectado con mi trabajo. Autonomía: Tengo libertad para mejorar mi trabajo. Confianza: Me siento seguro compartiendo ideas y trabajando con los demás miembros del equipo. Tiempo para Ideas: Tengo tiempo para contemplar y desarrollar nuevas ideas. Clima: Percibo el entorno de trabajo como un lugar agradable y entretenido. No finjo. Conflicto: Experimento tensión personal y conflictos interpersonales en mi trabajo / equipo. Apoyo para las Ideas: Siento que entre los miembros de mi equipo alentamos las ideas mutuamente. Debate: En mi equipo se cuestionan y discuten constructivamente las ideas. Tomar Riesgos: Puedo tomar decisiones y actuar aún cuando existe incertidumbre. Gestión del Error: En mi sector los errores relacionados con nuevas propuestas no son castigados. Puntaje Total
5 Siempre
Puntos
¿Mejor Puntaje?: ¿Peor Puntaje?:
Según Peter Drucker, la innovación proviene de 7 fuentes: • Sorpresas: Éxitos o Fracasos. Los fracasos siempre indican algo: un cambio en los hábitos de los clientes, en el mercado, en el sector. • Incongruencias: No son visibles, pero anuncian que algo está por suceder. Hay que analizarlas con profundidad • Necesidades de proceso: Surgen de cuellos de botella que obligan a solucionarlos.
• Cambio en los sectores / mercado. Una nueva oportunidad. Por lo tanto hay que mantenerse atentos. • Variaciones demográficas: Aumento de esperanza de vida, inmigración, etc. • Tendencias: Cambios en las percepciones de los clientes terminan condicionando su comportamiento. • Nuevos conocimientos: Una de las principales fuentes.
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PARADIGMAS ¿Qué podemos conseguir con la innovación? CONCEPTO Renovación y ampliación de la gama de productos y servicios,
Renovación y ampliación de los procesos productivos
Cambios en la organización y en la gestión
Cambios, aprovechando el perfil de los profesionales y desarrollarlos.
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¿CÓMO CONSEGUIRLO DESDE MI PUESTO DE TRABAJO?
PARADIGMAS ¿Cómo se gestiona en Goodyear? CONCEPTO
¿QUÉ ES?
¿Estructura?
¿Coherencia interna?
¿Forma de acercamiento?
¿Uso de nuevas tecnologías?
¿Acceso a la Información?
¿Venden sólo los comerciales?
¿Qué mejoraría?
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PARADIGMAS Modelo de las 3 Cajas Caja 1 Gestionar el Presente
Caja 2 Selectivamente Abandonar el Pasado
Competencias para el Presente Performance Management. Benchmarking de Mejores Prácticas. Foco en Tecnologías Presentes. Foco en Competidores Presentes Asignación Centralizada de Recursos. Aprovechamiento de las Actuales Competencias.
Competencias para el Futuro Crecimiento e Innovación. Creación de Nuevas Prácticas. Foco en los Clientes del Futuro Foco en Tecnologías del Futuro Foco en Competidores del Futuro. Asignación de los Recursos Descentralizados. Cultura Innovadora.
«La mayoría de las organizaciones, restringen su pensamiento estratégico a la Caja 1, como líderes enfatizan la reducción de costos y la mejora de los márgenes en su negocio actual. Pero la estrategia no puede estar sólo enfocada a asegurar ganancias al corto plazo. La estrategia debe incluir las Cajas 2 y 3; enfocarse en qué necesita la empresa para sostener el liderazgo en el largo plazo». Vijay Govindarajan 5 Modelos Mentales y Paradigmas CONCEPTO Veo y entiendo al mundo a través de mis modelos mentales
Todos tienen modelos mentales y pueden ser distintos que los nuestros
Todo comportamiento tiene sentido dentro de un modelo mental
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¿QUÉ ES?
Caja 3 Crear un Futuro
PARADIGMAS 6 Barreras para el aprendizaje. Test de Aprendizaje. Enemigos del Aprendizaje.
Comparaci贸n del Ciclo de Aprendizaje con las Habilidades para resolver problemas
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PARADIGMAS ESTILO DE APRENDIZAJE Analítico
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CARACTERÍSTICA • Comprende las tareas asignadas porque las descompone, analiza sus elementos y las reconstruye pieza por pieza. • Detesta equivocarse. Se dice que se aprende de los errores pero esto no es cierto en el caso del analítico. Esta persona se prepara tanto para minimizar la probabilidad de cometer algún error. • El momento más enriquecedor es antes de la acción.
Hacedor
• Este estilo contrasta con el analítico y definitivamente la mejor manera de enseñarle a esta es ponerla en una situación nueva y pedirle que salga adelante como pueda. • El momento más enriquecedor es durante la acción. • Los hacedores no escuchan mucho a los mentores.
Experimentado
• La mejor manera de aprender es el resultado de experiencias específicas, siente porque lo vivió (forma su modelo mental y sus creencias son muy fuertes, confía porque lo vivió). Eso lo hace sensible a las personas
Observador
• La imitación. • El momento más enriquecedor es viendo, escuchando.
PARADIGMAS Enemigos del aprendizaje Enemigo Admitir que no se
Propio
Empresa
Tozudez / Ceguera
¡Necesito Claridad!
No tengo tiempo
La Gravedad
¿Quien fue? es más fuerte que ¿Qué paso?
Enseñan los jefes…
Desconfianza
Trivial….
¿Otros?
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MIS CONCLUSIONES
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No se puede hacer. Si siempre lo hicimos así… Tranquilo, No va a ocurrir.
Capítulo 2
ROMPIENDO PARADIGMAS
ROMPIENDO PARADIGMAS Rompiendo Paradigmas Descubrir
Implementar
Vender
Crear
1 Descubrir: FLUIDEZ – BRAINTORMING • Fluidez es dar respuestas, es generar muchas ideas Ejemplos: • Escriba una misma carta de diez modos diferentes. • Defina su negocio usando no más de diez palabras • Elija un libro que haya leído en los últimos tiempos. Imagine 15 títulos alternativos posibles • Hable de su negocio. Cuéntelo de mil formas diferentes.
Apertura
Descubrir Descubrir Tendencias y Patrones de Mercado. Mucha interacción. Buscar Accidentes Felices: Técnicas de Creatividad: Scamper, Relaciones Forzadas, etc.
Implementar
El caucho vulcanizado fue descubierto en 1839, cuando Charles Goodyear, dejó caer accidentalmente un trozo de la sustancia de un polímero que estaba usando en sus experimentos en la hornalla de su cocina. 16
Vender
Crear
Taller 1
ROMPIENDO PARADIGMAS UTILIZANDO BRAINSTORMING
¿Cómo genero encuentros con nuevos clientes?
¿Cuál es la clave para realizar una reunión efectiva con clientes?
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ROMPIENDO PARADIGMAS Flexibilidad. 6 Sombreros para Pensar. Método Scamper. • Blanco: mirada objetiva a los datos y a la información. “Los hechos son los hechos” • Negro: significa la crítica, lógica negativa, juicio y prudencia. Por qué algo puede ir mal. • Rojo: legitimiza los sentimientos, presentimientos y la intuición, sin necesidad de justificarse. • Amarillo: simboliza el optimismo, lógica positiva, factibilidad y beneficios. • Verde: La oportunidad para expresar nuevos conceptos, ideas, posibilidades, percepciones y usar el pensamiento creativo. • Azul: Control y gestión del proceso del pensamiento
Seis colores / tipologías Tres dicotomías
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Taller 2
ROMPIENDO PARADIGMAS UTILIZANDO LA TÉCNICA DE LOS SOMBREROS
¿Cómo utilizo la información que dispongo para mejorar la venta y la relación con el cliente?
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ROMPIENDO PARADIGMAS MÉTODO SCAMPER CONCEPTO S: ¿Sustituir?
C: ¿Combinar?
A: ¿Adaptar?
M: ¿Modificar?
P: ¿Utilizarlo para otros usos?
E: ¿Eliminar o reducir al mínimo?
R: ¿Reordenar? = ¿Invertir?
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¿QUÉ ES?
Taller 3
ROMPIENDO PARADIGMAS UTILIZANDO LA TÉCNICA SCAMPER
Alternativas para negociar con clientes difíciles
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ROMPIENDO PARADIGMAS ORIGINALIDAD Existen cuatro pilares desde donde entender qué es y cómo aplicar la búsqueda y producción de ideas originales. Pilar La muestra dada
Animándonos
Respuestas obvias
Abrirse camino
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¿Qué es? La originalidad depende del contexto. La misma respuesta que es original en un contexto puede no serlo en otro. Somos originales si tenemos la idea, pensamos que puede ser original, nos decidimos a decirla y la defendemos ante otros. Se suele decir que las ideas originales mientras más obvias son, mayor éxito tienen. A veces dudamos, y si bien sabemos que nuestra idea es original, y estamos dispuestos a correr riesgos, no hacemos la fuerza suficiente como para que se impongan ( o inserten) en el entorno. Hay que defender la idea.
¿Cómo lo hago desde mi cargo?
Taller 4
ROMPIENDO PARADIGMAS UTILIZANDO ANALOGÍAS
Resolver un problema de precio / presupuesto
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ROMPIENDO PARADIGMAS 2 Vender
Actitud y Aptitud
Vender Descubrir Conocer la cultura de venta de la Compañía. Buscar el momento apropiado. Inspirar. Insistir.
Implementar
Vender
Crear
3 Crear
Transformar el plan en proyecto
Crear Tiempo. Costos. Funciones. Manejo de Gaps. Manejo de Grupos de Interés. Compromiso con el Proyecto.
Descubrir
Implementar
Vender
Crear
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ROMPIENDO PARADIGMAS 4 Implementar
Transformar el proyecto en Acci贸n
Implementar Descubrir Informar, informar e informar. Manejo de Alianzas. Gesti贸n de Tensiones. Paciencia. Compromiso con el plan.
Implementar
Vender
Crear
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MIS CONCLUSIONES
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Mejora Continua. Reuniones Eficientes
Capítulo 3
WORK OUT MEETING. BUSCANDO LA MEJORA CONTINUA A TRAVÉS DE REUNIONES EFICIENTES
ROMPIENDO PARADIGMAS 1 Características de la Metodología Work Out Meeting • Metodología para abordar y solucionar problemas de manera rápida, simpe y con el involucramiento de las personas, que en última instancia, ejecutan la decisión. • Ayuda a la compañía a desarrollar una cultura y las habilidades necesarias para una operación más veloz, ágil y exitosa. • Desafían presupuestos y modelos mentales sobre la manera en que siempre se han hecho las cosas. • Competencia: Superación (vinculada a la estrategia general de la empresa). • Promover Cultura de Ideas / Acción / Resultados. Abre diálogo. • Promover Velocidad.
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ROMPIENDO PARADIGMAS 3 Roles.
Patrocinador (obligatorio) Roles Líderes Líder (opcional)
Consultor de WOM (obligatorio) Roles de Facilitación Facilitadores (obligatorio) Analista (Opcional)
Roles de Participación
Líderes de Equipo (obligatorio)
Miembros de Equipo (obligatorio)
• Gerente Senior responsable por los sectores involucrados en el WOM, Sponsor del mismo. Selecciona un proceso crítico. • Participa de la Reunión General • Toma las decisiones definitivas en relación a cada idea propuesta y responsabiliza a las personas por la implementación. • Representa al Patrocinador. • Prepara, planifica y coordina el proyecto. • Luego del WOM, organiza sesiones de análisis a los 30, 60 y 90 días. • Ayuda a vencer obstáculos en la implementación. • Apoya el seguimiento de la evolución de ideas presentadas durante el WOM. • Persona formada en la metodología, con experiencia en el proceso de WOM, que ayuda al patrocinador a tomar decisiones iniciales, en relación con los objetivos. • Trabaja también con el líder, seleccionando el equipo, ayuda a dar aclaraciones. • Ayuda a generar consensos. • Ayuda al Consultor a preparar y conducir sesiones. • Se reúne con los líderes de equipos para planificar las sesiones de equipo. • Ayuda en la implementación de las recomendaciones. • Monitorea el progreso. • Recolecta datos e información. Envía recordatorios. • Responsables de preparar cada equipo. • Garantizar la implementación del plan de trabajo. • Reunirse con el equipo de proyecto. • Recolectar datos. • Participar de un equipo que solucione un problema a través de un brainstorming, selección de ideas y preparación de las recomendaciones. • Una vez aprobadas, hacerse dueños de las recomendaciones, asumiendo el poder de decisión y siendo responsables de actuar de acuerdo a las ideas / recomendaciones.
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PARADIGMAS 6 Ideas
3 Recomendaciones • Incluir funciones / áreas que contribuyan con el desarrollo de las recomendaciones, así también como aquellas afectadas por el trabajo que precisan ser involucradas en el proceso de implementación de las sugerencias. • Convocar a aquellos sectores que proveen información útil. • Número de miembros ideal 8 a 10 personas. 4 Realización / Apertura Roles que abren: patrocinador / facilitador •Importancia del WOM. • Visión general del proceso, agenda y reglas básicas. • Expectativas. • Foco en medir. • Foco en ideas innovadoras. • Romper paradigmas «ya probamos», «siempre lo hicimos así», «no defensa del territorio», «nada de «culpar, fuerza en superarse»
• Intercambiar entre los equipos de WOM, las ideas preliminares y oportunidades identificadas de modo de indicar las preferencias por aquellas que deben ser presentadas en la Reunión General, resolver la autoría de aquellas ideas duplicadas, coincidentes o contradictorias. – Cada Equipo genera las 10 mejores ideas u oportunidades. – Se concede 5 minutos para la presentación de la sesión Galería de Ideas. – Cada equipo cuenta con 10 minutos para la presentación de ideas explicando brevemente cada una. – Luego el equipo cuenta con 10 minutos para responder preguntas de esclarecimiento. – El proceso se repite con cada uno de los demás equipos. – Se conceden 10 minutos para resolver ideas que están duplicadas. – El objetivo es ayudar a cada grupo a restringir su lista preliminar de aproximadamente 10 ideas a apenas 3 o 4. – Los participantes reciben una serie de puntos que usar para votar. Los participantes pueden usar sus puntos para votar en las cuatro mejores ideas para cada equipo. Inclusive su propio equipo. Ninguno puede asignar más de un punto a una idea.
5 Matriz de Impacto Fácil de Implementar Bajo Impacto Victorias Rápidas
Difícil de Implementar Perdida de Tiempo
Alto Impacto Oportunidades de Bonificación Esfuerzos Especiales
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ROMPIENDO PARADIGMAS 7 Reunión General MOMENTO
Agenda
El líder cierra la sesión
¿QUÉ ES?
¿CÓMO LO PUEDO HACER?
• Presentación de los gerentes presentes. • Exposición de las reglas básicas de la reunión general. • Presentación grupo 1. (Idea: recomendación específica, asunto que esa recomendación aborda, beneficio financiero y otros beneficios, riesgos, como se medirán los resultados, plan de acción destinado a implementar la recomendación, miembro del equipo que supervisará los trabajos) • Apertura de la sesión de preguntas. • Toma de decisión en relación a la idea presentada por parte del Patrocinador. En algunos casos el Patrocinador puede pedir que se realice más análisis antes del sí. La indefinición no es una opción. • Repetir el proceso con los equipos siguientes.
• Agradece a los participantes su dedicación • Comenta positivamente respecto de las recomendaciones • Agradece a los facilitadores.
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ROMPIENDO PARADIGMAS 8 Implementación
Implementación Confirmar quien será el responsable de implementar cada recomendación. Se recomienda dentro de las 24 horas posteriores a la Reunión General
Fijarse en las competencias de un Implementador. (superar obstáculos, generar alianzas).
MIS CONCLUSIONES
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Capítulo 4
CIERRE / CONCLUSIONES
ROMPIENDO PARADIGMAS
CONCEPTO • Posibles caminos para explorar y desarrollar el potencial creativo.
• La propia creatividad puede generar nuevas técnicas o mezclar ideas con técnicas hasta encontrar “La Solución Óptima”.
• Técnica y flexibilidad = Base concreción.
• La concreción cierra el círculo de la creación, que se inicia en la gestación de la idea.
• Dependiendo de la técnica se toman los ejercicios como un espacio de prueba se repiten, una y otra vez hasta hacerlos propios.
• Ese día se habrá incorporado la técnica.
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¿QUÉ ES?
Ese día se habrá incorporado la técnica.
Dependiendo de la técnica se toman los ejercicios como un espacio de prueba se repiten, una y otra vez hasta hacerlos propios.
La concreción cierra el circulo de la creación, que se inicia en la gestación de la idea.
Técnica y flexibilidad = Base concreción.
La propia creatividad puede generar nuevas técnicas o mezclar ideas con técnicas hasta encontrar “La Solución Óptima”.
Posibles caminos para explorar y desarrollar el potencial creativo.
1 Valor Multiplicador de las Técnicas.
ROMPIENDO PARADIGMAS 2 Peligros al Administrar Creatividad Tenga en cuenta los riesgos que implica el adoptar ideas originales y su conversión en practicar la innovación RIESGO
¿QUÉ ES?
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MIS CONCLUSIONES
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