krijgbaar in de reeks
krijgbaar in de reeks
gegevensbeheer via informatica
ACCESS 2016
Ook verkrijgbaar in de reeks
TEKSTVERWERKING via informatica
ALGORITMISCH DENKEN
WRITER versieOok 4.O verkrijgbaar in de reeks
inter(net)werken
ALGORITMISCH DENKEN
via informatica
via informatica
via informatica
SCRATCH versieOok 2.O verkrijgbaar in de reeks
STRUCTORIZER Ook verkrijgbaar in de reeks
WINDOWS 8.1
OpenOffice / LibreOffice
tekstverwerking
Hardware, gegevensbeheer, netwerken, internet
Rekenblad
multimedia en presentatie
via informatica
via informatica
via informatica
WORD 2013 Ook verkrijgbaar in de reeks
POWERPOINT 2013 Ook verkrijgbaar in de reeks
EXCEL 2013 Ook verkrijgbaar in de reeks
REKENBLAD via informatica OpenOffice / LibreOffice
ISBN: 978 90 4862 485 0 KB: D/2016/0147/058 Bestelnr.: 90 809 0064 NUR: 124, 126, 128, 129
CALC
(versie 4.O en hoger)
Die Keure wil het milieu beschermen. Daarom kiezen wij bewust voor papier dat afkomstig is uit verantwoord beheerde bossen. Deze uitgave is dan ook gedrukt op papier dat het FSC®-label draagt. Dat is het keurmerk van de Forest Stewardship Council®.
Copyright bij die Keure Brugge Verantwoordelijke Uitgever: die Keure, Kleine Pathoekeweg 3, 8000 Brugge, België RPR 0405 108 325
9 789048 624850
Niets uit deze uitgave mag verveelvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher.
Fiche 1
Verzamelen geblazen In deze fiche leer je · Access opstarten · de belangrijkste onderdelen van het programma kennen
· een tabel gebruiken · vlot en efficiënt schakelen tussen de verschillende schermen
Probleemstelling In onze wereld worden ongelooflijk veel gegevens bijgehouden: • van iedere student bestaat een schooldossier; • een winkel beschikt over gegevens van zijn klanten (klantenkaart); • online reisbureaus, muziekwinkels, voedingswinkels bieden talloze producten aan, houden klantengegevens bij, registreren inkopen en verkopen …; • sites zoals Facebook en Google+ vertellen veel over de gebruikers; • banktransacties worden nauwkeurig geregistreerd; • dienstregelingen van trein en bus kunnen online geraadpleegd worden; • … Alles bijhouden op papier is niet zo handig. Zodra je iets wilt wijzigen wordt het snel slordig en zul je de juiste informatie niet gauw terugvinden.
Hier verschijnen belangrijke waarschuwingen.
BERICHTENBALK
8
In dit venster staan de verschillende objecten van de open databank.
NAVIGATIEDEELVENSTER
2
6
· velden invoeren, wijzigen en verwijderen
Access Met Access beschik je over tal van hulpmiddelen om efficiënt en op een gebruiksvriendelijke manier je gegevens te beheren.
FICH E 1
• Een overzicht van al de gegevens wordt weergegeven in een tabel. • Je kunt allerlei gegevens op een eenvoudige manier invoeren via een formulier. • Je kunt snel gegevens zoeken. • Je filtert en sorteert de gegevens met een query. • Je rapporteert de gegevens op een overzichtelijke manier. • De gegevens worden opgesplitst in meerdere tabellen die verbonden zijn met een relatie. Kortom, je kunt met behulp van Access een degelijk relationeel databanksysteem uitbouwen.
Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen.
GEGEVENS
12
De open databankobjecten worden in tabbladen weergegeven.
TABBLADEN
8
Gegevens worden weergegeven in rijen en kolommen. GEGEVENSBLADWEERGAVE
10
3
Fiche 1
4
Verzamelen geblazen
FICH E 1
1 De Microsoft Backstage 2 Werkbalk Snelle toegang 3 Het lint 4 Tabbladen 5 Groepen 6 Statusbalk
7 H et werkgebied van Access 8 Documenten met tabÂbladen 9 Het navigatiedeelvenster met alle Access-objecten
5
Fiche 1
Verzamelen geblazen
Het navigatiedeelvenster Dit is het belangrijkste venster. Hier beschik je over verschillende mogelijkheden om je gegevens efficiënt te beheren. Dit is het startvenster om de meeste taken uit te voeren. Dit is het (zenuw)centrum van je databank. Van hieruit kun je • tabellen ontwerpen en raadplegen • gegevens intypen en opzoeken
• selecties maken • informatie afdrukken
Het volledige navigatievenster weergeven Het is mogelijk dat objecten op één of andere manier verborgen zijn: Het navigatiedeelvenster 1 is open. 3
2
1
M et de knop Sluitbalk openen/sluiten kun je het navigatiedeelvenster tijdelijk sluiten en openen.
2
Groepen met objecten kun je open-
3
De objecten worden niet altijd allemaal getoond.
Het navigatiedeelvenster is gesloten.
1
of dichtvouwen .
• Klik op . • Selecteer de categorie Objecttype. • Vink Alle Access-objecten aan.
4
4
S leep aan de zijkant van het navigatiedeelvenster en wijzig de breedte van dit venster.
4
Een overzicht van alle objecten In een tabel staan al je gegevens. De naam van de tabel begint steeds met tbl.
Een formulier geeft je een mooie voorstelling van de gegevens. Hiermee kun je op een eenvoudige wijze gegevens intypen en zoeken. Gebruik vooraan in de formuliernaam steeds frm.
6
Minder gebruikte objecten zijn: Macro: hiermee kun je verschillende acties automatiseren. Module: dit bevat programmeercode voor de databank.
Met een query kun je gegevens sorteren, selecteren, wijzigen en analyseren. De naam van elke query begint met qry.
Met een rapport kun je je gegevens overzichtelijk afdrukken. Laat de naam van je rapport beginnen met rpt.
1
De onderdelen van een databank
afval Bekijk de verschillende onderdelen van een databank. FICH E 1
Gegeven: een databank met verschillende objecten. Gevraagd: bekijk welke objecten aanwezig zijn en noteer dit in een schema. databank:
tabellen
query’s
tabelnaam:
2
querynaam:
formulieren formuliernaam:
rapporten rapportnaam:
Wie is wie?
brouwerijen Herken het databankobject. Gegeven: enkele figuren van databankobjecten. Gevraagd: maak een verbinding met het juiste object en de beginletters van de naam. tbl
rpt
frm 7
Fiche 1
Verzamelen geblazen
Documenten met tabbladen Handig is dat alle tabellen, query’s, formulieren en rapporten worden weergegeven in tabbladen.
3
1
2
1
Zorg ervoor dat je alle Access-objecten kunt zien.
2
Selecteer een object. Dubbelklik om dat object te openen.
3
Sluit het object met de sluitknop.
De tabellen, query’s, formulieren, rapporten en macro’s worden getoond als: Overlappende vensters
Documenten met tabbladen
Heb je geen tabbladen? Schakel deze dan als volgt in: Klik op
Klik op
Klik op
Schakel in de sectie Toepassingsopties Documenten met tabbladen aan.
De berichtenbalk Hier verschijnen waarschuwingen.
8
Op de berichtenbalk worden beveiligingswaarschuwingen weergegeven als er sprake is van mogelijk onveilige, actieve inhoud in de databank die je opent. In Access is dat standaard ingesteld. Klik op de knop Inhoud inschakelen.
3
Greatest hits
radiotop FICH E 1
Zowat iedere radiozender maakt jaarlijks een lijst van de mooiste, meest fantastische en meest memorabele popsongs die er ooit gemaakt zijn. Gegeven: een toplijst van een radiozender. Gevraagd: bekijk deze databank en geef de databankobjecten een goede naam. Een databank bevat veel verschillende objecten. Een goede naamgeving is hier dus van belang. Je kunt in het navigatiedeelvenster de naam van een object wijzigen met een optie uit het snelmenu:
4
Open de verschillende objecten en geef deze een goede en duidelijke naam. Noteer hieronder de nieuwe naam van de objecten.
Eerst nadenken, dan maken! Een databank ontwerpen is niet altijd zo eenvoudig. Daarom kan het handig zijn om vooraf op papier een ontwerp te maken van de databank. Gevraagd: welke databankobjecten zou je zeker opnemen in een klantendatabank? tabellen
query’s
• �����������������������������������������������������������������������
• �����������������������������������������������������������������������
• �����������������������������������������������������������������������
• �����������������������������������������������������������������������
formulieren
rapporten
• �����������������������������������������������������������������������
• �����������������������������������������������������������������������
• �����������������������������������������������������������������������
• ����������������������������������������������������������������������� 9
Verzamelen geblazen
Fiche 1
Tabel: gegevensbladweergave In deze weergave tonen we de gegevens in de vorm van een rekenblad. We zien velden en records.
1
3
2
4 6
5
7
Verklaring
Voorbeeld
databank
Verzameling van verschillende met elkaar verbonden tabellen rond een bepaald onderwerp samen met de formulieren, query’s, rapporten ...
de databank school
1
tabel
Verzameling van gegevens die bij elkaar horen.
de tabel tblLeerkrachten
2
record of rij
De gegevens van één onderdeel.
de gegevens van één leerkracht of klasgenoot
3
veld of kolom
Een onderdeel van alle gegevens. De titel boven de kolom is de veldnaam. De gegevens zijn de veldinhouden.
straat postnummer gemeente
4
het actieve record
Het record dat nu kan worden bewerkt. Vooraan wordt dit weergegeven in een kleur.
5
navigatiebalk
Hiermee kun je eenvoudig door de records bladeren, zie je het nummer van het actieve record en het totale aantal records. Je kunt ook het nummer van een record intypen.
6
nieuw record
Druk hierop voor het toevoegen van een nieuw record.
7
statusbalk
Hier kun je snel overschakelen naar een andere weergave.
database: school
10
tabel: tblLeerkrachten
tabel: tblKlasgenoten
velden: voornaam, familienaam, straat, postnummer, gemeente ...
velden: voornaam, familienaam, gsm, e-mail, website ...
...
...
5
Navigeren door de records
radiotop Zowel een tabel als een formulier, bevat een navigatiebalk. Snel doorheen records navigeren is een must!
FICH E 1
Gegeven: de toplijst van een radiozender. Gevraagd: open het formulier en maak onderstaande opdrachten. Titel Ga naar record 835. Welk lied staat daar?
���������������������������������������������������
Welk lied staat net hiervoor?
���������������������������������������������������
Welk lied staat net na record 835?
���������������������������������������������������
Noteer de naam van het lied van het laatste record. Noteer de naam van het lied van het eerste record.
6
���������������������������������������������������
���������������������������������������������������
Databanken en internet Niet alleen een gegevensbeheerprogramma werkt met het systeem van tabellen, records en velden. Ook op het internet wordt deze structuur aangehouden. Gegeven: een webpagina. Gevraagd: noteer de namen van de aangeduide delen op de afbeelding.
2
1
3 1
........................................................
2
.....................................................
3
..................................................
11
Fiche 1
Verzamelen geblazen
Rijen en kolommen Pas de lay-out van de gegevensbladweergave aan volgens je wensen. Selecteren van …
Handeling
Voorbeeld
een kolom
Klik op de kolomkop.
meerdere kolommen
Sleep over de kolomkoppen.
een rij
Klik vooraan op de recordkiezer
meerdere rijen
Sleep over meerdere recordkiezers.
Wijzig de breedte van …
Handeling
een kolom
Plaats de muis tussen de kolomkoppen en sleep.
meerdere kolommen
Selecteer de kolommen en sleep nadien tussen de kolomkoppen. De kolommen worden even breed.
alle rijen
Plaats de muis tussen de twee recordkiezers en sleep naar boven of beneden. Alle rijen worden breder.
Verplaatsen van …
Handeling
kolommen
Selecteer één of meerdere kolommen. Klik nadien op één van de geselecteerde kolomkoppen en versleep de selectie.
rijen
Rijen kunnen we niet zomaar verplaatsen, tenzij we deze op een andere manier sorteren. (zie later)
.
Voorbeeld
Voorbeeld
Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen In het venster gegevensbladweergave worden records ingevoerd, gewijzigd en verwijderd.
Invoeren record
Records
Start
Gebruik één van deze drie manieren: • Klik in het lint op • Klik in de navigatiebalk op • Zoek de eerstvolgende lege rij op en begin te typen.
Wissen record
Selecteer het record met de recordkiezer Klik op
12
of druk op Delete
. Je kunt kiezen: .
Bewaren record
Records worden automatisch bewaard zodra je naar het volgende record gaat of de tabel sluit.
Wijzigen van een record
Plaats de cursor in het juiste veld en wijzig de waarde. Gebruik hiervoor
of
.
7
Gegevens invoeren en wijzigen
School
tblLeerkrachten
Navigeren in een databank, gegevens invoeren en aanpassen. Dit zijn de basishandelingen van een databank.
FICH E 1
Gegeven: een tabel met gegevens van leerkrachten. Gevraagd: voer de gevraagde aanpassingen uit. • Zorg dat elke kolom precies breed genoeg is. • Plaats het veld voornaam voor het veld familienaam. • Ga naar het 5e record. Wijzig de gemeente in “Brussel”. • Voeg een nieuw record toe. Plaats daarin je eigen gegevens. • Verwijder het 100ste record. • “Kamiel Lissens” is verhuisd, hij woont nu in de “Stationsstraat 5”. • Je vergist je bij het wijzigen. Kun je wijzigingen ongedaan maken? Zoek het op in de Help.
8
Games te koop Elke winkel doet aan stockbeheer. Dit systeem bevat massa’s aan gegevens: tabellen, records en velden. Gegeven: een webpagina van games die een winkel ook online aanbiedt. Gevraagd: noteer de naam van de verschillende velden. Plaats de nummers op de juiste plaats.
1
4
2
5
3
6
13