ICTWaarborg

Battle of forms:

welke algemene voorwaarden gelden?

Wanneer professionele partijen zaken met elkaar doen, hebben ze gewoonlijk allebei eigen algemeen voorwaarden. Niets aan de hand zolang er ook niets aan de hand is. Maar wat als er een verschil van mening ontstaat? Wiens voorwaarden gelden dan? Dat vraagstuk staat bekend als de ‘battle of forms’.

De strijd om de formulieren dus, waarbij met de formulieren de algemene voorwaarden worden bedoeld. Allebei de partijen hebben voorwaarden en allebei vinden ze dat hun eigen voorwaarden gelden. Dat zou dus een fors welles-nietes-spelletje kunnen worden, maar gelukkig biedt de wet daarvoor een oplossing.

Aanbieder heeft voorrang

Wanneer de ene partij de andere een aanbod doet en daarbij meteen laat weten dat hierop haar voorwaarden van toepassing zijn, dan gelden die voorwaarden ook. Ook al laat de andere partij (die het aanbod aanvaardt) weten dat haar voorwaarden gelden. Artikel 6:225 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek zegt namelijk dat de voorwaarden van degene die het aanbod doet, prevaleren boven de voorwaarden van degene die dat aanbod aanvaardt. Behalve (er zijn altijd uitzonderingen) wanneer de andere partij meteen nadat zij dat aanbod kreeg nadrukkelijk heeft laten weten de voorwaarden van de eerste partij van de hand te wijzen. Dat kan door te zeggen “Van die voorwaarden moet ik niets hebben, die accepteer ik never nooit totaal niet” (mag ook iets subtieler geformuleerd) terwijl tegelijkertijd kan worden toegevoegd dat er alleen zaken worden gedaan als de voorwaarden van de tweede partij worden geaccepteerd. Wees in ieder geval duidelijk: de enkele mededeling van de tweede partij dat alleen de eigen voorwaarden van toepassing zijn, is onvoldoende. Gaat partij 1 akkoord met de voorwaarden van de ander, dan is er niets aan de hand; heeft die bezwaren dan is het goed eerst duidelijk te krijgen onder welke voorwaarden men zaken met elkaar doet.

Voorwaarden moeten wel geldig zijn

Belangrijk bij dit alles is natuurlijk dat de voorwaarden op de juiste manier kenbaar worden gemaakt aan de ander, anders zijn ze niet geldig. Met alleen de vermelding “onze algemene voorwaarden zijn van toepassing” kom je er niet. Ze moeten ook op het juiste moment – zoals dat zo mooi heet – ter hand zijn gesteld. In de praktijk betekent dat, dat u bijvoorbeeld per mail een offerte naar uw klant stuurt en in de mail vermeldt dat uw voorwaarden er op van toepassing zijn. Die voorwaarden stuurt u als bijlage mee.

Bent u echter de partij die de offerte ontvangt, maar wilt u niet gebonden zijn door de meegestuurde algemene voorwaarden (bijvoorbeeld omdat de ander daarin zijn aansprakelijkheid volledig uitsluit), protesteer dan onmiddellijk per brief of per mail en laat tegelijkertijd weten dat bijvoorbeeld uw inkoopvoorwaarden van toepassing zijn en voeg deze toe als bijlage.

Duidelijkheid voorop

Nogmaals, duidelijkheid moet in het hele proces voorop staan. In een zaak waarin beide partijen alleen maar elkaars voorwaarden uitdrukkelijk afwezen, oordeelde de rechtbank dat geen van beide voorwaarden golden. Daar schoot niemand dus iets mee op. Goede algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden voorkomen problemen. Voor deelnemers van ICTWaarborg zijn kant en klare standaardsets kosteloos verkrijgbaar. De algemene voorwaarden kennen naast een algemeen gedeelte modules voor de ontwikkeling van (web)applicaties, hosting/SaaS, hardware en telecom. Er is ook een Engelstalige versie verkrijgbaar. De inkoopvoorwaarden zijn functioneel voor zowel kleinere als grotere ICT-bedrijven.

Daniëlle Evers Directeur ICTWaarborg