Tips voor betere werkplek

8 tips voor ideale werkomstandigheden op kantoor

Mensen die incidenteel thuiswerken ervaren meer werkdruk, werken vaker over en hebben vaker een verstoorde privé-werkbalans, blijkt uit recente cijfers van CBS en TNO. Dit komt vooral doordat zij hun werk op kantoor niet af krijgen. 8 tips voor uw klanten om betere werkomstandigheden te creëren.

Nederlanders brengen het grootste deel van hun werktijd nog steeds door op kantoor - 64 procent van de medewerkers is er altijd, volgens het CBS en TNO. Als mensen al thuiswerken, is dat in tweederde van de gevallen incidenteel, bijvoorbeeld door stress en concentratieproblemen op kantoor. Slechts een tiende van de Nederlandse werkenden is dan ook écht tevreden met zijn werkplek, laat het Global Workplace Report van Ipsos en Steelcase Group zien. Coalesse, leverancier van meubels voor de moderne werkplek, geeft tips zodat werkgevers betere werkomstandigheden op kantoor kunnen creëren. Zodat mensen hun werk wél af krijgen en niet noodgedwongen thuis nog aan de slag moeten. Dat is niet alleen goed voor het humeur en de gezondheid van hun medewerkers, maar ook voor de organisatie zelf. Hoe gezonder de werknemer, hoe lager het ziekteverzuim ligt en hoe hoger de betrokkenheid en de productiviteit.

1Geef medewerkers keuze en controle waar en hoe ze werken

Medewerkers die het meeste controle en keuze hebben over waar en hoe ze werken - afhankelijk van bijvoorbeeld hun taak of gemoedstoestand - zijn het meest betrokken. Toch heeft de helft van de Nederlandse kenniswerkers op hun huidige kantoor niet de vrijheid om te kiezen waar ze willen werken.

2Creëer speciale concentratieruimtes voor rust en focus

Een voorbeeld van een werkplek die past bij een bepaalde taak of gemoedstoestand, is een ruimte waar mensen zich kunnen concentreren. Werkstress is een van de grootste arbeidsrisico’s van de 21e eeuw en dat wordt voor een groot deel veroorzaak door afleiding en open werkplekken met veel omgevingslawaai. Flexibele concentratieruimtes lossen dit probleem voor een groot deel op.

3Investeer in de nieuwste technologieën

Het gebruik van vaste technologie ligt in Nederlandse organisaties nog twee keer zo hoog als het gebruik van mobiele apparatuur. 70 procent van de werkenden maakt gebruik van een vaste telefoonlijn en 74 procent van desktopcomputers. En dat terwijl medewerkers met tablets, smartphones, laptops en videoconferencing-opties het meest blij en betrokken zijn (zie ook punt 1).

4Stimuleer samenwerking en creatie

Als mensen bij elkaar zijn - letterlijk in dezelfde ruimte of virtueel dankzij slimme technologieën - ontstaan de beste ideeën en stijgt de betrokkenheid. Met elkaar én met de organisatie. Dit is niet op ieder moment van de dag noodzakelijk (zie punt 2), maar de mogelijkheden moeten wel optimaal zijn.

5Maak informeel en sociaal contact makkelijk

Alleen zakelijk contact met collega’s maakt medewerkers niet blij - juist de informele momenten geven een boost aan de tevredenheid. Een werkgever kan dat stimuleren, door het inrichten van een echte koffietent, een loungeruimte of zelfs een bar.

6Bied toegang tot buitenlucht en zonlicht

Pauzes nemen is cruciaal en de rol van buitenlucht en echt daglicht mag niet onderschat worden. Het biedt medewerkers de kans om hun gedachten de vrije loop te laten en echt tot rust te komen. Ze keren daarna frisser en vrolijker terug naar hun werkzaamheden. Door als werkgever zelf deze outdoor spaces te creëren - met de nodige ontspanningsmogelijkheden - wordt de drempel om naar buiten te gaan een stuk lager.

7Zorg voor ergonomisch en emotioneel comfort

Ergonomisch ontworpen meubilair - bureaustoelen, tafels, banken - is een basisvoorwaarde voor organisaties, die direct van invloed is op het welzijn van medewerkers en daarmee op hun productiviteit. Hetzelfde geldt voor ruimtes die aanvoelen zoals ‘thuis’. Medewerkers die positief scoren op welzijn, zijn blijer, productiever en minder vaak ziek.

8Maak van de kantooromgeving een verlengstuk van de organisatiecultuur

Als laatste kan een goed ingerichte werkplek dienen als weerspiegeling van de bedrijfsstrategie, het merk en de cultuur - ook dat beïnvloedt de betrokkenheid en daarmee ook de tevredenheid van de medewerkers.