WerkbonApp

Een app als verkoop haakje

Je komt ze nog maar wat vaak tegen: buitendienstmedewerkers die hun opdracht uitvoeren op papieren werkbonnen. Terwijl dat veel makkelijker en sneller kan met een digitale werkbon, zoals die van WerkbonApp. Een oplossing die je als ICT-reseller in je portfolio kunt meenemen. Een gesprek met mede-eigenaar Steven Rigter.

Het is niet meer van deze tijd zou je zeggen: die blauwgroen-gele doordrukvellen waarop uren, materiaal en opdrachten worden geschreven. Toch zijn er volgens Steven Rigter nog veel bedrijven die analoog de opdrachten van buitendienstmedewerkers verwerken. Om een beeld te geven: maandelijks melden zich meer dan honderd bedrijven bij WerkbonApp. En dat zijn volgens hem echt niet alleen de kleine bedrijfjes met één of twee buitendienstmedewerkers. Nee, het zijn ook de grote onderhoudsbedrijven met tientallen mensen op de weg. De vijver is dus groot. Groot genoeg voor WerkbonApp om de samenwerking met andere partijen op te zoeken die samen met hen deze markt willen bedienen.

Eenvoud als mantra Een kritische ICT-reseller kan zichzelf de vraag stellen: waarom WerkbonApp? Er zijn natuurlijk meer bedrijven die een vergelijkbare oplossing bieden. Maar met meer dan tweeduizend aangesloten bedrijven in Nederland en België behoort WerkbonApp in zijn categorie tot één van de beste jongetjes van de klas. Rigter daarover: “Eenvoud speelt een belangrijke rol bij dit succes. De app is makkelijk in gebruik. Ontwikkeld voor mensen die vooral met de hand werken en weinig met computers. Ook de aanschaf is laagdrempelig. Er zijn geen opstartkosten, je betaalt maandelijks een bedrag en na één jaar is het maandelijks opzegbaar. Bovendien zijn er verregaande integraties met meer dan dertig veelvoorkomende softwarepaketten: van Exact en SAP tot Moneybird. Koppelingen die, één met onze filosofie, makkelijk gemaakt kunnen worden.”

Aantrekkelijk haakje Het is een leus die de netwerk-events in onze branche al jarenlang teistert: het verkopen van oplossingen heeft de toekomst. Geen ICT-reseller wiens oren daar nog van klapperen. Maar dat wil nog niet altijd zeggen dat het gemakkelijk is om op die manier bij een bedrijf binnen te komen. Dan is zo’n haakje als WerkbonApp aantrekkelijk. Rigter werkt al een poosje met een aantal ICT-resellers samen. Rigter: “Het is heel simpel. Wij leveren de app en maken eventuele koppelingen. Zij leveren de hardware, zoals telefoons en tablets en eventueel de sim-kaarten. Voor ons is het een extra afzetkanaal en voor de ICT-reseller een manier om met een oplossing bij een bedrijf binnen te komen en dieper in het werkproces van een bedrijf te duiken.”

Voor de ICT-reseller is de app een manier om dieper in het werkproces van een bedrijf te duiken’

Digitale werkbonnen: hoe dan? Het succes van WerkbonApp zit ‘m in de eenvoud (zoals wel vaker): een planner plant online het werk in, de buitendienstmedewerker krijgt deze op zijn mobieltje of tablet binnen, voert de opdracht uit en kan daarbij foto’s maken, uren invullen en de opdracht laten tekenen door de klant. En waar bij een papieren werkbon een doorlooptijd van drie weken tot factureren staat, is dat bij deze digitale versie een half uur. Dankzij verregaande integraties worden bijvoorbeeld uren direct afgeschreven en gebruikte materialen realtime verwerkt in de voorraad.

Vertical in Beeld

Digitalisering makelaardij

biedt ruimte voor ICT-dienstverleners

De makelaardij is de crisis voorbij. De bomen lijken de hemel in te groeien. Nu de zon schijnt, is het tijd om het dak te repareren. Toepassingen op het gebied van ICT en telecom kunnen hierbij helpen in het tijdperk van digitale transformatie. Welke uitdagingen en kansen liggen er voor de makelaar 2.0 en hoe kunnen ICT- en telecomaanbieders hierbij helpen?

Hoewel makelaars geen ingewikkelde ICT-omgevingen hebben, heeft de digitalisering ook hier toegeslagen. Systeembeheer betekent tegenwoordig niet alleen een pc neerzetten, maar ook overal toegang bieden via elk device tot Office 365, niet alleen VoIP-telefonie maar ook een koppeling met CRM-pakketten zoals Realworks. Zodat wanneer een klant belt, een makelaar via vaste en mobiele telefoon meteen alle relevante klantgegevens bij de hand heeft. Er is ook behoorlijk wat veranderd in de externe dienstverlening. Vroeger konden cliënten naar de makelaar komen om voor hen relevant woningaanbod te bekijken of op papier mee te nemen. Met online portals zoals Funda zoeken mensen vaak eerst uit wat er aan relevant woningaanbod is voordat er een makelaar in beeld komt. Dat is de voorzijde, maar ook de achterkant moest hiervoor geautomatiseerd worden.

Martijn de Theye, van automatiseerder DTD ICT Services: “Een flink deel is door brancheorganisaties opgepakt, zoals met de NVM en Funda. Het gemiddelde makelaarskantoor is klein en beschikt niet over een zware IT-omgeving. De infra structuur voor een portal zoals Funda kan dus niet door hen opgezet en onderhouden worden. Wel moeten makelaars dan hun digitale omgeving laten aansluiten op die van Funda. Dat betekent dat er bepaalde CRM-pakketten gebruikt moeten worden – Realworks met 60 procent van de makelaarsmarkt en Goes & Roos met 30 procent – uit het oogpunt van standaardisatie.”

Overstap naar digitaal lastig Voor veel makelaars is de overstap van papier naar digitaal lastig geweest, weet Mark Snijders van de nieuwe brancheorganisatie VVOM. Maar ook voor deze beroepsgroep maakt ICT inmiddels deel uit van elk proces. Zo gaat communicatie intern en met klanten voor een groot deel digitaal – via mail, social media. Maar ook de presentatie van woningen die te koop staan, gebeurt tegenwoordig allemaal online. Het is volgens Snijders uiteindelijk ook noodzaak om als makelaar in ieder geval meer op de hoogte te raken van wat er digitaal kan, ook al kan men het zelf niet allemaal uitvoeren. Actiever worden met en op social media om zo klanten of potentiële

klanten beter te leren kennen. “Je kunt nog zo veel je ICT vernieuwen, vanuit Cloud-applicaties gaan werken. Wanneer je die systemen op dezelfde manier gebruikt als vroeger met papier, blijf je op dezelfde oude manier werken. Er is een cultuuromslag nodig, anders werkt het vernieuwen van ICT maar zeer beperkt.” Volgens directeur Hans van der Ploeg van brancheorganisatie VBO Makelaar, wordt de achterban zich er wel steeds meer van bewust dat ICT hen kan helpen om processen beter, slimmer te organiseren. Het administratieve proces rondom de aankoop, verkoop, aanhuur, verhuur of taxatie van onroerende zaken vergt van makelaars steeds meer standaardisatie, wat het makkelijker maakt om hier centrale systemen voor in te richten.

CRM pakt veel automatisering op Voor makelaars vormen CRM-pakketten - naast online en mobiel communiceren met klanten - de belangrijkste interne digitalisering. Circa 20 procent van de uren van makelaars en hun medewerkers gaan op aan administratieve zaken. Wanneer daar via efficiëntere ICT zo’n 10 procent vanaf te halen is, levert dat volgens Aart van Zeggelaar van makelaardij Visch & Van Zeggelaar behoorlijk wat tijdswinst op die gestopt kan worden in dienstverlening. Veel op dit gebied wordt verzorgd door de combinatie van woningportal Funda en CRM-leverancier Realworks, allebei dochters van brancheorganisatie NVM. “Funda heeft veel aan het automatiseren van voorheen handmatige taken bijgedragen, evenals de automatisering van informatie over woningen. Vroeger gebeurde dat via een aparte pc die eenmaal per dag nieuwe informatie doorstuurde. Nu gebeurt dat realtime.” Zoals zoveel makelaars werkt Visch & Van Zeggelaar op CRM-gebied met Realworks, dat een behoorlijk marktaandeel heeft in de sector – mede dankzij een directe koppeling met het Funda-portal van de NVM. Dit platform neemt volgens Van Zeggelaar makelaars al veel handmatig werk uit handen. Realworks denkt volgens Van Zeggelaar ook proactief mee in het ondersteunen van makelaars door voorheen handmatige (backoffice) taken te automatiseren en zaken zoals communicatie en klantgegevens te bundelen.

Mobiele communicatie cruciaal Wat is er verder op ICT-gebied verandert de afgelopen jaren? Mobiele communicatie is van cruciaal belang geworden. Van Zeggelaar: “Het is nodig om op locatie toegang te hebben tot alle gegevens van kopende en verkopende partijen. Daarnaast is het veel efficiënter om ook op locatie nieuwe gegevens in te voeren. Over klanten, over een woning.” Verder is het kantoor actief met het inzetten van social media zoals Facebook, waarmee heel doelgroepgericht gewerkt kan worden. “Door op Facebook ruimte in te kopen, kunnen we meer efficiency bereiken. Daarnaast zetten we WhatsApp-groepen op waarmee we specifieke groepen kopers en verkopers beter kunnen bereiken. Digitalisering is op dat gebied cruciaal voor onze dienstverlening. Hoe minder tijd we daar zelf in moeten stoppen, des te beter dat is.”

Van der Ploeg, brancheorganisatie VBO, ziet steeds meer gekoppelde systemen ontstaan. Taxatierapporten worden op een slimme manier gedeeld met belanghebbenden, komen automatisch in de keten van de hypotheekacceptant bijvoorbeeld. “Zo ontwikkelen we dat ook met koopovereenkomsten. We proberen enerzijds fraude te voorkomen, maar maken de processen ook gelijk slimmer. In de huurmarkt is VBO Makelaar zo ver dat cliënten niet meer naar het kantoor van de makelaar hoeven te komen maar de huurovereenkomst digitaal kunnen ondertekenen.”

Ondersteuning vanuit brancheorganisaties Samen met woningportal Funda, dat goed is voor zo’n 80 procent van de omzet van makelaars zoals Visch & van Zeggelaar, is Realworks volgens Van Zeggelaar een onmisbare ICT-basis voor de sector. Brancheorganisaties bieden echter op meer gebieden ondersteuning. Zo heeft VBO Makelaar een joint venture met kantoorautomatiseerder Venum om de leden te helpen bij het vereenvoudigen en automatiseren van administratieve processen. VVOM heeft het eigen vastgoed-portal RealFy gelanceerd, dat geschikt is voor elk CRM-pakket en waar elke makelaar op kan aansluiten. Voor de kleinere en middelgrote makelaarskantoren is het bovendien best een uitdaging om de technologische ontwikkelingen bij te houden, vanuit technologisch perspectief en al helemaal vanuit kostenoogpunt. Reden dat VBO Makelaar hen ook daarbij wil ondersteunen en faciliteren. Van der Ploeg: “Er komt steeds meer open data tot onze beschikking die makelaars en taxateurs kan ondersteunen bij hun werkzaamheden. Zo is er steeds meer big data rond het

aan- en verkoopproces van een woning beschikbaar. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het inschatten van de waarde met behulp van big data.”

Ruimte voor ICT-dienstverleners Is er dan nog wel ruimte voor ICT-dienstverleners? Zeker wel, meent Van Zeggelaar. “In de magere jaren van de crisis hebben we zo veel mogelijk zelf gedaan. Nu de crisis op de huizenmarkt echt voorbij lijkt, is die tijd weer hard nodig om te stoppen in het bedienen van klanten en ICT-beheer zoveel mogelijk uit te besteden.” Martijn de Theye ziet een rol als adviseur weggelegd voor ICT-dienstverleners. “Klantbehoeften zijn diverser en soms lastiger geworden. Mensen zoeken veel meer zelf informatie op, maar verwachten aan de andere kant ook dat makelaars hen proactief inlichten over relevante zaken – zoals wet- en regelgeving. Makelaars hebben nog wel de meeste expertise als het gaat om de aan- en verkoop van woningen en alles er om heen, maar het is lastiger geworden om hun toegevoegde waarde aan te tonen.

ICT-dienstverleners kunnen volgens De Theye helpen bij het hervinden van die toegevoegde waarde. “Zo worden panden steeds vaker verkocht op basis van wat klanten vooraf konden zien qua 3D-foto’s of met video’s. Dat kost natuurlijk wel meer dan alleen een paar pc’s met Windows. Maar het is wel een absolute noodzaak geworden. En wie goed en efficiënt zijn ICT-omgeving inricht, hoeft niet veel duurder uit te zijn.”

Integratie tussen CRM, telefonie Ook bij integratie tussen CRM-pakketten en telefonie kunnen ICT-dienstverleners onderscheid bieden, vertelt Nikay Felen, verantwoordelijk voor business development bij Cloud Telefonie-aanbieder Ozmo. Direct alle gegevens beschikbaar over kopende en verkopende klanten kan voor de klantbinding zeer positief uitwerken. Nu de huizenmarkt aantrekt, wordt het nog belangrijker om zo snel mogelijk in te kunnen spelen op wensen behoeften van beide partijen, meent Felen. “Het is wel nodig om digitale innovaties op hun nut te blijven bekijken. Steeds meer makelaars bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid aan van een virtuele rondleiding in een woning via een VR-bril, zodat mensen niet meer naar de woning zelf toe hoeven om te kijken. Maar wanneer woningen steeds sneller verkocht worden, is er misschien niet eens de tijd om een 3D-film te maken. Dan kun je die optie beter niet aanbieden.”

Genoeg werk voor ICT-dienstverleners Kortom, genoeg werk aan de winkel voor ICT-dienstverleners. Digitalisering dringt steeds verder door in processen van makelaars. Ook kleine kantoren willen ontzorgd worden. Felen: “Denk aan de integratie tussen Cloud Telefonie en Realworks die wij bieden, ook de opkomst van het papierloze kantoor in combinatie met mobility. Of webcare, waarbij software makelaars kan helpen inzichten in trends en ontwikkelingen op de woningmarkt via social media in kaart te brengen. Wie goed inspeelt op behoeften van makelaars, kan hier als aanbieder van IT- en telecomoplossingen genoeg werk vinden.”

‘Digitalisering dringt steeds verder door in processen van makelaars’