ARTIGO
Como sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos podem ajudar as empresas mentos precisam de uma base que ajude a agilizar fluxos de trabalho e processos críticos, sem contar que podem aumentar a eficiência das seguintes maneiras:
Marcelo Carreira, Diretor de Marketing da Access
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odos os documentos, sejam eletrônicos ou em papel, são essenciais para o funcionamento de qualquer empresa. As informações comerciais são confidenciais e sujeitas à privacidade e confidencialidade. Esses aspectos tornam o gerenciamento de documentos uma tarefa incrivelmente desafiadora. Com o aumento das ameaças à segurança cibernética, o gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se cada vez mais primordial. A pandemia fez com que muitas empresas mudassem suas operações comerciais para o on-line. Além de lançar um site e ferramentas interativas, algumas empresas tiveram que suportar outro desafio - converter documentos em papel em formato eletrônico ou digital. As empresas que optam por sistemas eletrônicos de gerenciamento de docu-
Redução no espaço de armazenamento Os custos da propriedade comercial estão aumentando, assim como as despesas de armazenamento de arquivos e pastas. Um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos baseado em software ajuda a economizar espaço considerável ocupado por armários e caixas. O software libera espaço que pode ser usado para outros fins. Existem documentos confidenciais que são melhor protegidos em formato de papel ou como cópias impressas. Estes são mantidos em locais mais baratos, como um armazém ou um cofre. Aprimoramento na segurança Proteger documentos valiosos é fundamental para operações comerciais de todos os tamanhos. Proteger dados confidenciais é vital para salvaguardar os interesses da empresa. O software oferece segurança aprimorada por meio de um melhor controle sobre documentos confidenciais. Além disso, o acesso é controlável no nível da pasta de acordo com indivíduos e grupos, com isso os registros gerenciados dessa maneira são altamente rastreáveis. Pode-se instalar tags e notificações para alertas automatizados. Conformidade robusta e aprimorada Os procedimentos regulatórios e de con-
formidade são tediosos e complexos para alguns documentos. A não conformidade pode torná-lo responsável por multas ou licenças revogadas. Com essas conformidades em vigor, os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem organização e reduzem a possibilidade de não conformidade. A retenção de registros pode ser automatizada e novos documentos podem ser facilmente classificados e armazenados. Recuperação Pesquisar, localizar e recuperar documentos é demorado, especialmente quando armazenado em formato físico. Dito isso, é evidente que o gerenciamento desses documentos economiza tempo. Dependendo da solução, o sistema ajuda a recuperar arquivos através de palavras-chave ou frases. Além disso, a integração com aplicativos de negócios simplifica o acesso a informações vitais. Mais ainda, com um DMS, os documentos são acessíveis remotamente, desde que haja uma conexão estável com a internet. E isso provou ser benéfico durante a pandemia. Backup e Recuperação de Desastres Tradicionalmente, os sistemas de gerenciamento de documentos implicavam salvar documentos em computadores locais. O sistema de backup compreende compartilhamentos de arquivos não controlados, nos quais o conteúdo não é feito backup adequado. Muitas vezes, descobre-se quando é tarde demais ou quando o conteúdo está extraviado. Os
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