eGovernment 2/2025

Ausgabe 02/202527.Januar 2025

Politik & Verwaltung

4 | Christian Rupp und Patrick Spahn formulieren Bedingungen für eine gelungene Registermodernisierung.

5 | Die Stadt Herne auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.

6 | Digitale Dachmarke: GovData ist an Bord.

7 | Der Nutzen von Simulationsansätzen für die Arbeit in Behörden.

8 | Kolumne: KI im Praxistest der Verwaltung.

Praxis & Innovation

10 | Blick auf das Govtech-Ökosystem.

11 | Nachnutzen wird belohnt: Zehra Öztürk und Robert Peter sprechen über den Ko-PionierPreis.

12 | Deep-Design und DonutÖkonomie für CDOs.

13 | Die elektronische Patientenakte ist in den Modellregionen gestartet.

14 | Im Forschungsprojekt KICockpit hat der Mensch eine wichtige Rolle.

15 | Relevante Veranstaltungen für die Verwaltungs- und Gesundheitsbranche.

Hessen

Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus beschreibt den Status quo der Digitalisierung in Hessen.

Impressum Seite 24 In d ie ser Au sgabe

Bu ndestagswahl

Sachsen

Frank Lichnok, Digital-Lotse im SSG, stellt die digitale Transformation in den Kommunen vor.

SPEZIAL

Diesmal im Schwerpunkt: Hintergründe und Lösungen rund um kommunales eGovernment.

Eine sichere Wahl mit klaren Erwar tungen

Die Deutschen ha ben die Wa hl: Am 23. Februar 2025 entscheiden sie über die Zusam mensetzung des nächsten Bundestags Ideen, Forder ungen und Wünsche für die nächste Regier ung g ibt es zuhauf, im Dig italisierungskontext stechen zwei Themen heraus.

Insgesamt 41 Parteien werden an der nächsten Bundestagswahl am 23 Februar teilnehmen, die Wahlbe na ch ri ch ti gu ng en s ol le n bi s spätestens 2. Februar in den Briefkästen der Wählerinnen und Wähler liegen „Die Absicherung der bei einer Bundestagswahl eingesetzten Informationstechnik hat für alle beteiligten Stellen höchste Priorität“, versichert Bundeswahlleiterin Dr. Ruth Brand. Bei der Zusammenstellung und Übermittlung des vorläufigen Wahlerge bn is ses ab G emei nd eeben e komme unterstützend Informationstechnik zum Einsatz, wobei jede Gemeinde und jedes Wahlorgan in eigener Zuständigkeit entscheide, ob (und welche) Hardund Software hierfür verwendet werde.

Geschützte Wahl

Als Bundeswahlleiterin ist Brand unter anderem für die Ermittlung des vorläufigen und des amtlichen Wahlergebnisses zuständig. „Für die Entgegennahme der Landes-

eG over nment-Wettbewerb

Der eGovernment-Wettbewerb geht in die 24. Runde: Auch 2025 suchen die Veranstalter nach den besten Projekten, die den öffentlichen Sektor im DACH-Raum digital transformieren. Bis zum 25. April können Verwaltungen, Sozialversicherungen, Gesundheitsorganisationen und weitere öffentliche Einrichtungen ihre Projekte in vier Kategorien einreichen: KI und moderne Infrastruktur, E2E-Verwaltungsprozesse, Organisations- und

ergebnisse und die Zusammenfassung zum Bundesergebnis nutzen wir ein IT-System. Für dessen Absicherung treffen wir natürlich umfangreiche Maßnahmen“, sagt Brand. „So erfolgt die Übermittlung der Ergebnisse von den Landeswahlleitungen unmittelbar zu mir ausschließlich über das vom Internet unabhängige, gesicherte Behördennetzwerk des Bundes und der Länder.“ Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unterstütze dabei, Gefährdungen für die Informationssicherheit zu erkennen und ihnen zu begegnen, zudem gebe es eine enge Abstimmung mit den Landeswahlleitungen. Die Systeme werden vor der Wahl gemeinsam getestet

„Bei der Übermittlung der Ergebnisse auf elektronischem Weg zwischen den einzelnen Ebenen vom Wa hl be zi rk ü be r Ge me in de n, Kreise, Länder bis hin zur Bundeswahlleiterin werden zudem imme r Pl au si bi li täts pr üfu ng en durchgeführt“, erläutert Brand „Bei unplausiblen Meldungen gibt

es mit der jeweils darunterliegenden Ebene Rückkopplungen. Außerdem nutzen wir bei der rechnerischen Ermittlung des vorläufi ge n Wa hl er ge bn is ses au s Sicherheits- und Verfügbarkeitsgründen mehrere voneinander unabhängige IT-Systeme.“

Das endgültige Wahlergebnis wird schließlich anhand der Niederschriften der Wahlorgane ermittelt und basiert auf Papier Brand: „Es lässt sich jederzeit überprüfen und nachvollziehen. Das endgültige Ergebnis kann daher nicht durch Cyberangriffe manipuliert werden.“

Digitalministerium

Der Ausgang der Wahl wird gespannt erwartet, bestimmt sie doch maßgeblich die Digitalisierungsbemühungen der kommenden Jahre. Die Forderungen an die nächste Regierung sind vielfältig, auch im IT-Bereich Ein Thema, das aktuell im Rampenlicht steht, ist ein mögliches Digitalministerium auf Bundesebene.

Dr. Ruth Brand, Bundeswahlleiterin und Präsidentin des Statistischen Bundesamtes.

Bislang ist die Digitalisierung auf verschiedene Ressorts verteilt und nur lose im „Bundesministerium für Digitales und Verkehr“ gebündelt Die jahrelange Diskussion um die Notwendigkeit eines eigenständigen Digitalministeriums scheint sich zu beruhigen, der Bedarf wird nun übergreifend erkannt Für den eco – Verband der Internetwirtschaft e.V. beispielsweise ist ein Digitalministerium wichtig, um eine Digitalstrategie ressortübergreifend koordinieren und durchsetzen zu können. Es solle imstande sein, „maßgebliche Aspekte der Digitalisierung zentral zu regeln und so eine einheitliche Regulierung sicherzustellen, die sich nicht in spezifischen Interessen einzelner Ressorts verliert“ Die Digitalisierung der Verwaltung müsse dabei als ein wichti ge s He be lp ro je kt p ri or it är vorangetrieben werden.

Change-Management sowie Nachhaltigkeit. Den Gewinnerprojekten gehört im September auf dem Ministerialkongress in Berlin die große Bühne. Als Zusatztrophäe winkt der zur öffentlichen Abstimmung ausgeschriebene Publikumspreis. Zunächst einmal werden allerdings alle eingereichten Projekte durch eine unabhängige Jury bewertet. Besondere Auswahlkriterien sind dabei gesellschaftliche Relevanz, Übertragbarkeit auf andere Bereiche sowie di-

gitale Innovationskraft und der praktische Nutzen der eingereichten Projekte.

Jon Abele, Leiter Public Services und Mitglied d er Geschäftsführung bei BearingPoint, sieht in der digitalen Transformation der Verwaltung „eine der größten Gestaltungsaufgaben unserer Zeit“. Bei allen Herausforderungen eröffne sie außergewöhnliche Chancen, Verwaltungsstrukturen nachhaltiger, effizienter und bürgerorientierter zu gestalten.

„Der eGovernment-Wettbewerb hat sich in fast einem Vierteljahrhundert als feste Größe etabliert, um [...] solche visionären Ansätze und Lösungen ans Licht zu bringen“, so Abele. „Wir freuen uns darauf, Projekte zu erleben, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch greifbare Verbesserungen im Alltag der Bürgerinnen und Bürger schaffen und die Zukunft der Verwaltung aktiv prägen.“ aus voge.ly/egovwett25

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Politik & Verwaltung

Bedingungen für eine gelungene Umsetzung der Registermodernisierung.

Rückblick und Pläne für 2025

Hessen als Blaupause

Prof Dr Kristina Sinemus ist in Hessen seit Januar 2019 für die Digitalisierung zuständig – seit Anfang 2024 mit eigenständigem Ministerium. Diese Entwicklung bezeichnet Sinemus im Interview als „absolut richtig“.

Seit gut einem Jahr sind Sie Digitalministerin in Hessen mit eigenständigem Ministerium War die Entscheidung für ein eigenständiges Digitalministerium richtig?

Sinemus: Ja, die Entscheidung war absolut richtig. 2019 haben wir mit der Gründung des Digitalministeriums in Hessen ein richtiges und wichtiges Zeichen gesetzt und erfolgreich den Weg für die Zukunft eingeschlagen. Als eigenständiges Ministerium mit einer klaren Strategie und Budgetverantwortlichkeit bündeln wir zentrale Digitalthemen in einem Ressort und koordinieren die Digitalisierung ressortübergreifend – das ist in dieser Form einzigartig in Deutschland.

Auf Bundesebene dagegen wird das Thema bis heute nicht konsequent organisiert. Ein eigenständiges Bundesdigitalministerium

mit einer einheitlichen ressortübergreifenden Strategie ist daher dringend notwendig, um Digitalisierungsvorhaben auch bundesweit zu bündeln und strategisch umzusetzen Nur so lässt sich die digitale Transformation des Landes gezielt vorantreiben Hessen könnte dafür als Blaupause dienen.

Wie koordiniert Ihr Ministerium Digitalprojekte, die auch andere Ressorts betreffen?

Sinemus: Wir arbeiten mit zwei separaten Budgets, um eine maximale Wirkungskraft zu erzielen: einem eigenen Einzelplan zur Finanzierung der ministeriumseigenen Aufgaben und einem weiteren Einzelplan, in dem alle Mittel für Digitalisierungsprojekte der anderen Ressorts gebündelt sind Diese Struktur ermöglicht es, sowohl ressortübergreifende Projekte strategisch zu steuern als auch die

Digitalisierung im eigenen Zuständigkeitsbereich gezielt voranzutreiben. Dadurch werden horizontale und vertikale Synergieeffekte geschaffen, die den effizienten Einsatz der Mittel und den Erfolg der Digitalisierungsmaßnahmen sicherstellen.

Gab es in den vergangenen zwölf Monaten ein persönliches berufliches Highlight für Sie?

Sinemus: Es ist schwer, ein Jahr auf wenige Highlights zu reduzieren, aber meine Besuche in hessischen Kommunen, die mithilfe unseres Förderprogramms innovative Smart­Region­Projekte umsetzen, zählen definitiv dazu Ein Beispiel ist das Projekt „Di@Mobil“ in Fulda, das den Nahverkehr durch digitale Bürgerbeteiligung effizienter macht. Weitere Projekte widmen sich der Überflutungsprävention, der Stauvermeidung

„Die Nutzung von künstlicher Intelligenz spielt in Hessens Verwaltung eine zunehmend wichtige Rolle und soll deshalb als eigener Schwerpunkt etabliert werden.“

Prof. Dr. Kristina Sinemus Hessische Ministerin für Digitalisierung und Innovation

und der energieeffizienten Straßenbeleuchtung – alles Maßnahmen, die unseren Alltag spürbar verbessern Ein besonderes Highlight war aber auch der Digitalgipfel der Bundesregierung, der 2024 mit über 1.800 Besucherinnen und Besuchern bei uns in Hessen stattfand.

Wie weit sind Hessens Kommunen bei der Digitalisierung der Verwaltung?

Sinemus: Der Ausbau digitaler Dienstleistungen ist eine der wichtigsten Aufgaben bei der Verwaltungsdigitalisierung In den letzten Jahren haben unsere Kommunen dank gezielter Unterstützung und enger Zusammenarbeit große Fortschritte gemacht So liegt Hessen bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes mit 41 Prozent der digitalen Verwaltungsleistungen deutlich über dem Länderdurchschnitt und gehört mit Hamburg und Bayern zu den Spitzenreitern im bundesweiten Ranking. Projekte wie das gemeinsam mit Rheinland­Pfalz entwickelte Breitband­Portal, das mittlerweile bundesweit im Einsatz ist, verdeutlichen diese Entwicklung.

Wie sieht es mit der Nutzung künstlicher Intelligenz in den öffentlichen Verwaltungen in Hessen aus?

Sinemus: Die Nutzung von künst­

licher Intelligenz spielt in Hessens Verwaltung eine zunehmend wichtige Rolle und soll deshalb als eigener Schwerpunkt etabliert werden. In der ressortübergreifenden KI­Zukunftsagenda wurde der strategische Einsatz von KI bereits hervorgehoben.

KI­Technologien bieten enormes Potenzial, Prozesse zu optimieren, Ressourcen effizienter einzusetzen und die Fachkräftelücke zu verringern Laut einer McKinsey­Studie könnten durch generative KI bis zu 55 Prozent der Verwaltungsaufgaben automatisiert und die Fachkräftelücke im öffentlichen Dienst um ein Drittel gesenkt werden. So unterstützt beispielsweise schon jetzt im Bürgerbüro Offenbach oder im Landratsamt Hochtaunus eine KI „Emma“ bei wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben und schafft so mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten und Bürgerkontakt.

Um den Einstieg in KI­Anwendungen für unsere Landesbeschäftigten zu erleichtern, haben wir deshalb einen Leitfaden entwickelt, der einen sicheren und praktischen Zugang zu KI­Technologien ermöglichen soll. Für mich ist dabei klar: der Einsatz von KI sollte nie ein Selbstzweck sein, sondern stets sinnvoll und verantwortungsbewusst umgesetzt werden.

Lesen Sie weiter auf Seite 4 Mit unseren eID-Lösungen schnell und sicher digitale Identifikation gemäß den aktuellen Richtlinien integrieren. Heute die Online-Ausweisfunktion nutzen und morgen für das EUDI-Wallet bereit sein.

Gastgeber Hessen: Am 21. und 22. Oktober 2024 fand der Digitalgipfel der Bundesregierung in Frankfurt statt. Im Bild: Digitalministerin Sinemus mit Robert Habeck (l.) und Volker Wissing.

Perspektiven für kommunal verantwortete Register

Die Registermodernisierung ist ein elementarer Baustein der Verwaltungsdigitalisierung. Patrick Spahn und Christian Rupp formulieren Bedingungen für eine gelungene Umsetzung.

Am 6 April 2024 wurde das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Mit diesem Gesetz wird die erfolgreiche Modernisierung der bislang analog geführten Register auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene in dieser Dekade grundlegend ermöglicht. Durch die Vernetzung der Register wird das Once-Only-Prinzip umgesetzt, was einen wesentlichen Meilenstein darstellt und die Basis für digitale, bürokratiearme sowie serviceorientierte Verwaltungsprozesse bildet.

Um die Umsetzung des Gesetzes voranzutreiben, müssen die Verantwortlichen der Gesamtsteuerung sowohl technische Aspekte als auch Prozesse berücksichtigen, die ein gemeinsames Datenverständnis schaffen und ein einheitliches Datenmodell entwickeln Laut dem IT-Planungsrat existieren derzeit über 375 zentrale und dezentrale Registerarten in Form von Verzeichnissen, Verwaltungsdatenbanken und ähnlichem. Von diesen wurden 51 prioritäre Register identifiziert, die über eine bereichsübergreifende Identifikationsnummer (Steuer-ID) als zentrales Ordnungsmerkmal für natürliche Personen verfügen. Der Begriff „Register“ umfasst alle elektronisch geführten Daten einer Behörde und betrifft somit Bund, Länder und Kommunen. Für diese Akteure sind Softwarehersteller und Betreiber gefordert, ge-

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eignete Lösungen zu entwickeln Prosoz gestaltet diesen Prozess aktiv mit und beteiligt sich durch Anke Köhler-Heite, Dr. Freya Ostlinning und Frank Jüttner an den relevanten Arbeitsgruppen auf Bundesebene, um fristgerecht praxistaugliche IT-Lösungen bereitzustellen. Christian Rupp ist im BeiratderFAGRegModerVITAKO, zudem ist im NEGZ ein Arbeitskreis zur RegMo geplant, an dem sich Prosoz beteiligen wird. Die langjährigen Erfahrungen im Betrieb kommunaler Fachverfah-

sene kommunale Träger), SGB XII sowie das Asylbewerberleistungsgesetz wurden die Kommunen als „registerführende Stellen“ benannt Dies bringt für die kommunal eingesetzten Fachverfahren die Herausforderung mit sich, dass nicht mehr nur wie bisher, beispielsweise beim Einwohnermeldeamt, eine Registerauskunft abgerufen wird Vielmehr sind nun auch kommunale IT-Lösungen gefordert, aktiv „Auskünfte“ zu erteilen – und zwar an genau definierte,abrufberechtigtePersonenkreise.

ren sowie deren Vernetzung mit anderen IT-Systemen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene fließen dabei aktiv in das Produktmanagement ein Denn groß angelegte Digitalisierungsvorhaben können nur im Zusammenspiel aller Beteiligten gelingen Für die Rechtskreise SGB II (für zugelas-

Eine Synchronisation der Register ist vorerst jedoch nicht vorgesehen. Analog zu den Bestimmungen zur Nutzung des Ausländerzentralregisters gehen wir davon aus, dass der Bund mittelfristig Rechtsgrundlagen schaffen wird, die konkret festlegen, welche Behörde in welchem Umfang Daten

abrufen darf Bereits heute werden in den Fachverfahren die Grundlagen geschaffen, um für diese besonders sensiblen Daten Auskünfte erteilen und erteilte Auskünfte protokollieren zu können. Wir erwarten, dass mit dem geplanten Abschluss dieser Arbeiten im Jahr 2025 auch der Bund „seine Hausaufgaben“ erledigt haben wird und die erforderlichen Rechtsgrundlagen für die Erteilung von Registerauskünften gemäß den Bestimmungen des SGB II, SGB XII und dem Asylbewerberleistungsgesetz geschaffen sein werden In den ersten Phasen der Registermodernisierung standen neben der Erprobung wesentlicher technischer Komponenten auch das Inkrafttreten des Identifikationsnummerngesetzes (IDNrG) sowie das geplante Datenschutzcockpit zur Datenverfolgung im Fokus.

Mit dem Beginn des Roll-outs des Identitätsdatenabruf-Verfahrens (IDA-Rollout) sollen erste Register die Identifikationsnummer erhalten Den Auftakt bildete bereits in Q3/2023 das Nationale Waffenregister als Pilotprojekt. Ein Blick auf die Registerlandkarte verdeutlicht die weiteren Planungen: Für das Nationale Once Only Technical System – kurz NOOTS –, das bis Ende 2025 live gehen soll, wurde im Dezember nach vielen Diskussionen zwischen Bund und Ländern der Staatsvertrag in der Ministerpräsidentenkonferenz verabschiedet.

Dank paralleler Entwicklungen sollen den Kommunen hinreichend leistungsfähige Fachanwendungen zur Verfügung stehen, die in der Lage sind, dem Zielbild von (proaktiven) digitalisierten, bürokratiearmen sowie serviceorientierten Verwaltungsprozessen gerecht zu werden. Idealerweise kann die dann zuständige Behörde nach einem Umzug über einen Registerabruf bei der vormals zuständigen Behörde alle erforderlichen Daten erlangen Ein solcher digitalisierter Prozess entlastet nachhaltig sowohl die Betroffenen als auch alle

das zweite Jahr Ihrer Amtszeit als Digitalministerin?

anderen Handlungsbeteiligten und fördert somit eine effiziente und bürgernahe Verwaltung. Mit einer solchen Umsetzung würde sich der Kreis für Prosoz schließen. Bereits im Jahr 2007 konnte Prosoz unter Laborbedingungen diesen innovativen Prozess im Fraunhofer FOKUS Zukunftslabor der Fachwelt präsentieren. Leider hatten fehlende Rechtsgrundlagen eine tatsächliche Umsetzung in der Folgezeit unmöglich gemacht. Nunmehr befinden sich diese rechtlichen Rahmenbedingungen zumindest im Entstehungsprozess, was einen bedeutenden Fortschritt darstellt.

Die Entwicklung hin zu einer modernen Verwaltungsdigitalisierung ist nicht nur ein technisches Unterfangen, sondern auch ein kultureller Wandel innerhalb der Verwaltung. Es erfordert ein Umdenken in den Abläufen und Prozessen, um den Bürgerinnen und Bürgern einen echten Mehrwert zu bieten. Die enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren – von den kommunalen Verwaltungen über Softwareanbieter bis hin zu den politischen Entscheidungsträgern – wird entscheidend sein, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

In diesem Kontext ist es unerlässlich, dass die Erfahrungen aus früheren Projekten und Pilotversuchen genutzt werden, um aus Fehlern zu lernen und erfolgreiche Ansätze weiterzuverfolgen. Nur durch kontinuierliche Anpassung und Verbesserung können wir sicherstellen, dass die Digitalisierung der Verwaltung nicht nur ein kurzfristiges Projekt bleibt, sondern langfristig nachhaltige Veränderungen mit sich bringt.

Patrick Spahn, Geschäftsfeldleiter Soziale Sicherung bei PROSOZ Herten

Wie werden die Kommunen bei der Umsetzung von Digitalprojekten unterstützt – hinsichtlich der Prozesse und auch finanziell?

Sinemus: Hessen ist Vorreiter im Bereich Smart Region Mit der Gründung der Geschäftsstelle „Smarte Region“ und dem Förderprogramm „Starke Heimat Hessen“ haben wir frühzeitig auf ein zukunftsweisendes Thema gesetzt. Die Geschäftsstelle steht den kommunalen Akteuren als erste Anlaufstelle beratend und unterstützend zur Seite, während wir seit 2021 auch gezielt finanziell bei der Umsetzung innovativer Digitalprojekte unterstützen So konnten bereits 92 kommunale und interkommunale Digitalprojekte realisiert werden, davon allein 18 im vergangenen Jahr.

Dieses Förderprogramm wirkt also als echter Gamechanger. Es ermöglicht, innovative Ideen schneller in die Praxis umzusetzen Gleichzeitig sorgt ein umfassender Wissenstransfer – ein zentrales Förderkriterium – dafür, dass auch andere Kommunen von bereits entwickelten Lösungen profitieren und diese nachnutzen können.

Das hessische eGovernmentGesetz soll 2025 angepasst werden. Welche Änderungen sind geplant?

Sinemus: Nach langen und intensiven Verhandlungen zwischen Bund und Ländern wurde im Juli 2024 das OZG-Änderungsgesetz auf Bundesebene beschlossen. Da Bundes- und Landesrecht in der Verwaltungsdigitalisierung optimal miteinander verzahnt sein

müssen, wird das Hessische EGovernment-Gesetz (HEGovG) entsprechend angepasst Ein Schwerpunkt der Novelle liegt auf der Harmonisierung mit den neuen bundesweiten Regelungen, etwa bei der einheitlichen und einfachen elektronischen Ersetzung der Schriftform, dem Once-OnlyPrinzip, wonach Bürgerinnen und Bürger Daten nur einmal bei Behörden einreichen müssen, und der vollständigen elektronischen Abwicklung von Verwaltungsleistungen, der sogenannten Ende-zuEnde-Digitalisierung. Darüber hinaus sollen die Regelungen zum Digitalcheck, der die digitalfreundliche Gestaltung neuer Gesetze und Verordnungen sicherstellt, weiter präzisiert und verbessert werden.

Welche Ziele setzen Sie sich für

Sinemus: Hessen gehört inzwischen zu den dynamischsten Digitalstandorten in Deutschland. Mit einer ausgezeichneten digitalen Infrastruktur – wir zählen zu den TOP-3-Flächenländern beim Glasfaserausbau – und einer außergewöhnlich hohen Rechenzentrumsdichte, auf die sich zwei Drittel der in deutschen Rechenzentren verfügbaren IT-Leistung im RheinMain-Gebiet konzentrieren, sind wir das Daten- und Digitalkraftzentrum Europas. Diese Standortvorteile tragen dazu bei, dass Hessen eine Spitzenposition im deutschen Start-up-Ökosystem einnimmt.

Mein Ziel ist es, diese Stärken weiter zu stärken: vom gezielten Ausbau von Rechenzentren als Herzstück unserer digitalen Infrastruktur über die verstärkte Ansiedlung von Start-ups, Scale-ups und internationalen Unternehmen – unterstützt durch die neu geschaffene Position des Start-up-Beauf-

tragten – bis hin zur konsequenten Umsetzung unserer KI-Zukunftsagenda. Mit einem Umsatz von mehr als 40 Milliarden Euro und rund 130.000 Beschäftigten ist die Digitalwirtschaft in Hessen ein treibender Motor der digitalen Transformation und des Wirtschaftswachstums. Auch diesen führenden Status wollen wir weiter fördern und unsere Spitzenposition im Bitkom-Länderindex halten Das Interview führte Susanne Ehneß

Ministerium online Weitere Infos gibt es auf der Website des Hessischen Ministeriums für Digitalisierung und Innovation.

[ digitales.hessen.de ]

Die Modernisierung der Register ist die Basis für „Once only“.

Die Autoren

Christian Rupp, CDO bei der PROSOZ Herten GmbH

Nordrhein-Westfalen

Herne auf dem Weg zur digitalen Verwaltung

In der vergangenen Ausgabe berichtete der Fachbereichsleiter für Digitalisierung in Herne, Pierre Herbe, über Smart-City-Projekte Die Digitalisierung in Kommunen erfordert aber auch eine effiziente Verwaltung. Jan-Philip Hermes, Abteilungsleiter für strategische IT und Digitalisierung, ergänzt seinen Standpunkt zum Thema Verwaltungsdigitalisierung

Mit der Digitalstrategie 2030+ haben Sie sich bereits im Oktober 2023 zielstrebig für die Zukunft und die digitale Transformation in Herne aufgestellt. Apropos zielstrebig: Welche Ziele verfolgen Sie, welche wurden darin definiert?

Herbe: Wir haben über 100 Maßnahmen aus der Digitalstrategie definiert, die nach und nach umgesetzt werden Darin werden fünf große Handlungsfelder zusammengefasst:

Das ist einmal die Förderung der „digitalen Infrastruktur“: Dazu gehört der Ausbau des Glasfasernetzes, des „Long Range Wide Area Network“ (LoRaWAN) und von WLAN- und Mobilfunknetzen. Ein weiterer Bereich ist die „Mobilität“: Hier geht es um Nachhaltigkeit und multimodale Vernetzung. Es geht aber auch darum, die Digitalisierung zu nutzen, um beispielsweise Emissionen im Bereich der Mobilität zu reduzieren. Beim Thema „Energie und Umwelt“ wollen wir datenbasiert Klimamonitoring betreiben und das in die Stadtplanung einbinden –vom Einsatz künstlicher Intelligenz bis hin zu Machine-Learning, zum Beispiel im Bereich der Smart Grids. Im Gesellschaftsbereich geht es darum, die Bürgerbeteiligung frühzeitig mithilfe der Digitalisierung einzubinden und die Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitbürgern und der Verwaltung zu fördern. Das fünfte Handlungsfeld ist die digitale Verwaltung. Hierbei setzen wir klar auf einfache und smarte Dienste für die Bürgerinnen und Bürger unserer Stadt.

Hermes: Der Fokus in der digitalen Verwaltung ist vor allem darauf gerichtet, wie wir die Verwaltung für die Menschen digital zugänglich machen und gleichzeitig unsere internen Prozesse optimieren können. Prozesse sollen effizienter werden und das wollen wir durch den Einsatz innovativer Technologien erreichen.

Herbe: Ein wichtiger Eckpfeiler in unserer Strategie ist, dass wir auf Open Source und Open APIs setzen. Das ist uns sehr wichtig, denn dabei geht es u. a um die digitale Souveränität: die Entwicklung offener, wiederverwendbarer Lösungen, schnelles Lernen und Adaptieren von erfolgreichen Best Practices anderer Kommunen. Denn keine Stadt kann alles allein machen Aktuell beschäftigen wir uns besonders mit den Energie-

und Mobilitätsthemen Andere Städte spezialisieren sich vielleicht mehr in anderen Bereichen. Idealerweise tauschen wir uns darüber aus.

Denn wenn jede Stadt 2.000 Leistungen allein digitalisieren würde, hätten wir etwas falsch gemacht Es sollte vielmehr das Prinzip „Einer für alle“ (EfA) oder „Einer entwickelt für alle“ gelten Wir setzen uns dafür ein, gemeinsam Lösungen zu entwickeln, die allen

zugutekommen. Deshalb arbeiten wir stets eng an Standards, insbesondere in Bezug auf Schnittstellen und Technologien, um diese Lösungen entweder für die Nutzung durch andere bereitzustellen oder umgekehrt.

Wie erreichen Sie die Effizienzsteigerung denn genau?

Hermes: Das ist ganz unterschiedlich Wir versuchen die Prozesse immer aus der Perspektive der Bürgerinnen und Bürger zu sehen. Schließlich wollen wir für sie das Bestmögliche von dem realisieren, was in unserer Macht liegt. Der erste Schritt ist gleichzeitig die Frage: Wie kann man am besten online an die Verwaltung herantreten? Im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) haben wir eine Vielzahl von Dienstleistungen über unser Serviceportal für unsere Bürgerinnen und Bürger bereitgestellt Momentan bewerten wir die Reifegrade einzelner Leistungen, um die jeweils höchstmögliche Ausbaustufe zu erreichen. Dabei müssen wir selbstverständlich die rechtlichen Rahmenbedingungen wie den Datenschutz oder die Schriftformerfordernisse beachten.

Aktuell führen wir Workshops mit unserer Wohngeldstelle zum Wohngeldantrag und Wohnberechtigungsschein sowie mit der Einbürgerungsstelle durch Wir helfen dort, wo der Schuh drückt: Ziel ist es, durch den Einsatz von Technik dort zu unterstützen, wo es wirklich hilft. Diese Bedürfnisse müssen wir gemeinsam herausarbeiten Auf diesem Weg müssen wir die Menschen mitnehmen und ein Verständnis für die Möglichkeiten der Technologien schaffen Es ist auch

EfA-Leistungen priorisiert, welche Lösungen bereits verfügbar sind und nehmen dafür prozessuale Anpassungen in Kauf. Für uns ist es im OZG-Kontext maßgeblich, welche Lösungen in NRW konkret zur Nachnutzung bereitgestellt werden und welche Leistungen wir über den Kommunalvertreter. NRW von d-nrw beziehen können.

Wie erleben Sie die Unterstützung der Landesregierung bei der Digitalisierung von öffentlichen Dienstleistungen?

Anschließend soll der optimierte technologische Prozess möglichst ohne Medienbrüche umgesetzt werden In einzelnen Projekten prüfen wir bereits den Einsatz von KI oder Robotic Process Automation (RPA), um beispielsweise einfache, wiederkehrende Aufgaben mit moderner Technik durchzuführen. So können wir die Mitarbeitenden von diesen Tätigkeiten entlasten und sie mit anderen Aufgaben betrauen, die in der Verwaltung anfallen. Das sind beispielsweise Aufgaben, denen wir uns derzeit mangels ausreichender Ressourcen noch nicht in dem Maße widmen können, wie wir es uns eigentlich wünschen würden Aber durch den besseren Einsatz vorhandener Ressourcen durch Unterstützung mittels neuer Technologien werden wir künftig in der Lage sein, die Effizienz unserer Arbeit zu steigern.

Aktuell stoßen Sie hier also auf Hindernisse?

Hermes: Ja, die Herausforderung liegt meiner Meinung nach darin, dass wir mit den Technologien, insbesondere im Bereich der Künstlichen Intelligenz und RPA, in einer Situation sind, in der wir sowohl unzählige Möglichkeiten haben als auch in gewisser Weise aufgrund verschiedener Faktoren eingeschränkt sind Ich sage immer: „Alles und nichts tun können.“ Ein Beispiel dafür ist die Robotic Process Automation, die es uns ermöglicht, bestimmte Prozessschritte automatisiert durchzuführen und damit viel Potenzial zur Optimierung zu bieten. Die Kunst ist zu erkennen, wo die Technologie tatsächlich einen Mehrwert bietet. Dafür ist es wichtig, in engem Austausch mit den betroffenen Bereichen zu stehen

Jan-Philip Hermes, Abteilungsleiter für IT-Strategie und Digitales.

wichtig zu vermitteln, dass diese Technologien nicht dazu führen werden, dass jemand arbeitslos wird Ganz im Gegenteil: Sie können uns dabei helfen, dem demografischen Wandel entgegenzuwirken und unsere Fähigkeit zur Leistungserbringung aufrechtzuerhalten Letztlich geht es uns also darum, Mitstreiter zu gewinnen, weil wir die Menschen konkret bei ihrer Arbeitserledigung unterstützen wollen.

Wie prüfen Sie den Mehrwert beim Einsatz neuer Technologien, und welche Rolle spielen dabei Marktlösungen?

Hermes: Tatsächlich orientieren wir uns bei der Gestaltung unserer Tätigkeiten oft an den verfügbaren Marktlösungen, da dies in der Regel auch die wirtschaftlichste Lösung darstellt.

Grundsätzlich gibt es aber zwei unterschiedliche Herangehensweisen: Man kann den Prozess führend betrachten, weil dieser von besonderer Bedeutung ist und entsprechend eine individualisierte Softwarelösung wählen oder erstellen, die den eigenen Anforderungen entspricht. Wir hingegen prüfen vor allem im Hinblick auf

Hermes: Die Ausrichtung des OZGs 2.0 mit seinen Fokusleistungen habe ich positiv wahrgenommen: Sie decken sich gut mit den Leistungen, die wir intern identifiziert haben und auf die auch wir unseren Fokus setzen wollten. Das ist erfreulich, und daher gehen wir davon aus, dass diese Leistungen nun schrittweise und zeitnah für uns verfügbar gemacht werden Das ist sehr in unserem Sinne Denn sobald diese für uns zur Nachnutzung bereitgestellt werden, stehen wir in den Startlöchern, um sie auch schnell übernehmen zu können. Unsere Prioritätenliste ergibt sich aus verschiedenen Faktoren wie beispielsweise den Nutzerzahlen Die Realität zeigt, dass wir nicht alle Lösungen selbst entwickeln können und sollten Vielmehr ist es wichtig, dass Lösungen, die nach dem EfA-Prinzip entwickelt werden, in die Nachnutzung überführt werden. In Herne ist dieser Aspekt entscheidend dafür, welche Online-Angebote wir den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung stellen können Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass wir derzeit intensiv an der Digitalisierung der Ausländerbehörde arbeiten. Ende letzten Jahres wurden Fördermittel speziell für die Digitalisierung dieses Bereichs bereitgestellt, was uns sehr zugutekam Deshalb arbeiten wir auch am Einsatz von RPA im Kontext der Einbürgerung– eine Maßnahme, die direkt aus dieser Förderung resultiert. Für uns ein großer Vorteil, da es sich um einen besonders publikumsintensiven Bereich handelt Wir erhoffen uns, das Leben der Bürgerinnen und Bürger deutlich zu erleichtern – sowohl in Bezug auf die Möglichkeit ihre Anliegen online erledigen zu können als auch durch die Optimierung der internen Prozessbearbeitung, die beispielsweise zu kürzeren Bearbeitungszeiten führen.

Pierre Herbe (geb. Golz), Fachbereichsleiter für Digitalisierung in Herne

Digitale Dachmarke

GovData fährt offiziell unter Bundesflagge

Mit einer Kennzeichnung im Sinne der digitalen Dachmarke ist das neue Govdata-Portal live gegangen Damit ist das föderale OnlineAngebot für offene Verwaltungsdaten eindeutig als offizielle staatliche Webseite erkennbar.

Das Datenportal der öffentlichen Verwaltung GovData gehört zu den ersten Pilotstellen für die neue digitale Dachmarke Deutschlands. Das gemeinsam von Bund und Ländern getragene Portal für offene Verwaltungsdaten ist seit Ende 2023 unter der neu eingerichteten Domain data.gov.de erreichbar und präsentiert in der Kopfzeile das überarbeitete Banner mit Deutschlandflagge und dem Hinweis „Eine offizielle Website der Bundesrepublik Deutschland“.

Stephan Bartholmei, Abteilungsleiter Produktmanagement in der FITKO, erklärt dazu: „Als eines der acht Pilotprojekte beim Start der Dachmarke war es GovData ein besonderes Anliegen zu zeigen, dass nicht nur Bund, Länder und Kommunen, sondern auch föderal getragene Kooperationen, also gemeinschaftlich getragene Produkte des deutschen IT-Planungsrats, die Dachmarke nutzen können.“

Das Konzept der digitalen Dachmarke hat der IT-Planungsrat in der 43. Sitzung am 20. März 2024 mit 13 Zustimmungen beschlossen. Vorausgegangen war ein fast einjähriger Entwicklungsprozess durch eine Arbeitsgruppe des ITPlanungsrats, nachdem die Ministerpräsidentenkonferenz im Juli

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2023 Bund und Länder mit der Konzeptentwicklung beauftragt hatte.

Modulares System mit vier Elementen

Ergebnis war ein Kennzeichnungssystem aus vier Elementen, die sich modular einsetzen lassen: Eine Kopfzeile als Vertrauensanker, die einheitliche Domain gov.de, eine moderne Version des Bundesadlers

als Bildzeichen sowie das Designsystem „KERN“. Dieses stellt einen Open-Source-Baukasten mit UI-Komponenten, Styleguides und Anwendungsbeispielen bereit. Die Macherinnen und Macher versprechen sich davon reduzierte Kosten und mehr Effizienz, eine hohe Qualität dank Barrierefreiheit und User-Zentrierung, mehr Vertrauen und Akzeptanz seitens der Endnutzer, eine Abmilderung der Effekte des Fachkräftemangels

Stephan Bartholmei,

Abteilungsleiter Produktmanagement bei der FITKO.

Ausblick auf das Jahr 2025

Gibt es einen Überblick über die EfA-Leistungen bzw. Online-Angebote, die basierend auf den Nutzerzahlen aktuell am meisten genutzt werden?

Hermes: Dazu gibt es eigene innerstädtische Erhebungen Auf unserem Serviceportal sind die wichtigsten Dienstleistungen aufgelistet Dort stehen unter „Top 10 Dienste“ die am häufigsten genutzten Dienstleistungen, wie zum Beispiel der Bewohnerparkausweis, der Wohnberechtigungsschein, die Hundesteuer und die Personenstandsurkunden wie Geburts- oder Sterbeurkunden. Alle angebotenen Leistungen sind auch noch einmal von A bis Z aufgelistet Natürlich sind nicht alle bereits auf dem Zielreifegrad angekommen, aber wir befinden uns aktuell in dem Prozess, diese für uns zu bewerten und im Rahmen der Möglichkeiten anzupassen. Es handelt sich aber schon um eine breite Palette an Dienstleistungen, die bereits über das Serviceportal

online abgewickelt werden können.

Was erhoffen Sie sich von der Landesregierung in NordrheinWestfalen und – in Hinblick auf die neue Legislaturperiode –von der bevorstehenden Bundestagswahl?

Hermes: Im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung wünsche ich mir eine stärkere Fokussierung auf die Kommunen und eine intensivere Unterstützung Bei der Ausgestaltung der Digitalisierungsprozesse wäre es sinnvoll, die Kommunen möglichst eng einzubinden.

Viele angebotene Online-Dienstleistungen werden von den Kommunen erbracht – auch wenn dies oft indirekt geschieht, da es sich möglicherweise um Bundes- oder Landesdienstleistungen handelt, die letztlich über uns den Weg zu den Bürgerinnen und Bürgern finden. Unterstützung ist auch deshalb wichtig, weil man den Kom-

und nicht zuletzt eine einfachere Nachnutzung. Wichtig dabei: Die Anwendung der Kennzeichnungselemente erfolgt freiwillig. Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) betont, dass die gestalterische Identität von Bund, Ländern und Kommunen nicht berührt werden soll: „Es geht nicht darum, einzelne Auftritte aufzulösen, sondern ein ergänzendes Angebot für den gemeinsamen Auftritt mehrerer staatlicher Institutionen zu schaffen.“

KERN – übrigens kein Akronym, wie die Initiatoren betonen – wird nämlich nach dem EfA-Prinzip durch die Länder Hamburg und Schleswig-Holstein betreut und weiterentwickelt Dem Prinzip „Public money – public code“ folgend, steht das Projekt samt aller erzielten Arbeitsergebnisse unter Open-Source-Lizenz auf OpenCode bereit Als Inspiration für das System dienten einheitliche Domainkonventionen, wie sie bereits in Großbritannien mit „gov.uk“ oder auch mit „gouv.fr“ in Frankreich existieren.

Schutz vor Fake-Angeboten

Die digitale Dachmarke soll aber insbesondere in der Bevölkerung als Vertrauensanker dienen Das BMI verweist auf den D21-DigitalIndex 2023/2024, der dringenden Handlungsbedarf aufgezeigt habe: 62 Prozent der Bürger sind demnach bereits mit Desinformation im Internet in Berührung gekommen. Die einheitliche Kennzeichnung soll vor diesem Hintergrund dabei helfen, offizielle staatliche Angebote eindeutig erkennbar zu machen und von Fake-Angeboten abzugrenzen. Diese Notwendigkeit habe sich beispielsweise an der Energiepreispauschale für Studierende gezeigt. Hier hätten sich

es besser, einen solchen Verantwortlichen auf Bundesebene zu haben?

munen dadurch Orientierung bieten kann. Durch meine beruflichen Stationen in verschiedenen öffentlichen Verwaltungen und meine nebenamtliche Dozententätigkeit weiß ich, dass die Probleme und die Herausforderungen in anderen Städten sehr ähnlich sind. Jeder steht vor den gleichen Fragestellungen Ich halte es für sinnvoll, Dinge gemeinsam zu lösen und den Kommunen zentrale Angebote zu machen, damit nicht jede Kommune denselben Weg allein gehen muss. Das würde auch dazu führen, dass einheitlicher vorgegangen wird und sich Standards besser etablieren können. Das ist manchmal eine echte Herausforderung, besonders bei interkommunalen Projekten, da sich oft unterschiedliche Sichtweisen entwickeln.

Würde es denn ausreichen, wenn ein Digital-Verantwortlicher vom Bundesland zur Verfügung gestellt wird oder wäre

betrügerische Trittbrettfahrer die fehlende Kennzeichnung bereits zunutze gemacht. Das einheitliche Erscheinungsbild für übergreifende Angebote von Bund, Ländern und Kommunen soll aber noch eine weitere Lücke schließen: Bei Projekten wie dem Deutschlandticket oder digitalisierten Verwaltungsleistungen wie BAföG und Elterngeld mussten dem BMI zufolge „jeweils eigene gestalterische Lösungen gefunden werden – aus wirtschaftlicher und ressourcentechnischer Sicht keine optimale Situation“. Die PortalEntwicklung wurde laut BMI von Beginn an durch Fokusgruppendiskussionenundeinedeutschlandweite Online-Befragung begleitet.

Breit gefächerte Pilotierung

Die Pilotierung der Dachmarke startete am 5. Dezember 2024 mit neun Portalen auf verschiedenen föderalen Ebenen Hierzu zählen neben GovData die Webseite des Bundesministeriums der Justiz, mehrere Landes- und Kommunalportale und einige von der Freien und Hansestadt Hamburg bereitgestellte Dienste wie das Hinweisgeberportal für Geldwäsche oder auch die Fördermittelbeantragung für Arbeitgeber, die schwerbehinderte Menschen beschäftigen. Über „portal.gov.de“ soll bald auch das Bundesportal mit seinen fast 200 Antragsverfahren erreichbar sein, auf dem bisherigen Internet-Auftritt „bund.de“ finden sich bereits gestalterische Elemente aus dem UX-Baukasten aus

Weitere Informationen Hier geht es zum runderneuerten InternetAuftritt von GovData, dem„Datenportal für Deutschland“. [ data.gov.de ]

Hermes: Das ist eine Frage der Herangehensweise Ich denke, wir haben durch das föderale System die Herausforderung, dass wir uns erstmal in NRW zusammenfinden und eine gemeinsame Herangehensweise etablieren müssen, damit wir überhaupt auf Bundesebene eine Stimme haben und eine gleiche Sichtweise teilen. Hinzu kommt, dass wir in NordrheinWestfalen aktuell eine Vielzahl von IT-Dienstleistern haben Dadurch werden die Wege besonders lang und das verlangsamt die Abstimmungsprozesse erheblich. Herbe: Es darf keine „heute so, morgen so“-Entscheidung geben. Die Prozesse müssen sicherstellen, dass Entwicklungen für alle nutzbar sind „Einer für alle“, auch flächendeckend in NRW und verpflichtend. Die Implementierungen werden bei den Kommunen verbleiben müssen, könnten dann aber standardisiert anhand der sogenannten X-Standards etabliert werden So könnte auch eine Entwicklungsgemeinschaft entstehen. Das Interview führte Serina Sonsalla

Hamburg hat eine neue Digitalstrategie

Mit einer neuen Digitalstrategie will Hamburg die digitale Transformation konsequent fortführen. Im Zentrum stehen eine effizientere Verwaltung, aber auch mehr Unterstützung für Bürgerinnen und Bürger. „Wir wollen den Kontakt mit den Behörden so einfach und effizientwiemöglichgestalten“, sagte CDO Christian Pfromm bei der Vorstellung der neuen Digitalstrategie Hamburgs. „Deshalb bauen wir unser digitales Angebot aus und verbessern weiter die Servicequalität durch die Nutzung moderner Technologien.“ Man wolle das „Leben für alle einfacher“ machen, ergänzte Staatsrat Jan Pörksen, Chef der Senatskanzlei der Freien und Hansestadt Hamburg. su

„Nutzt den Hype um Digitale Zwillinge“

In einem neuen Impulspapier untersucht das Kompetenzzentrum Öffentliche IT (ÖFIT), wie Simulationen für ein effektiveres Verwaltungshandeln genutzt werden können.

In ihrem aktuellen ÖFIT-Impuls begeben sich die Autoren auf eine Entdeckungsreise in die Welt der Simulation. Sie wollen herausfinden, inwieweit Simulationsansätze für die Analyse komplexer Prozesse und konkret für die Arbeit von Behörden geeignet sind. Wie zugänglich sind diese digitalen Werkzeuge inzwischen und sind sie auch praktisch nutzbar, um im Sinne einer evidenzbasierten Politik Auswirkungen von Entscheidungen und Maßnahmen vorherzusagen?

Solche Prognosen bergen einige Herausforderungen, mindestens drei große Linien seien dabei im Auge zu behalten:

W die Zeitebene – es dauert, bis die Wirkungen greifen;

W die Wirkungsebenen: Ziele werden auf der politischen Makroebene formuliert, auf der Mesoebene in den Verwaltungen umgesetzt, die Wirkung zeigt sich – oder auch nicht – aber erst auf der Mikroebene, bei den Bürgerinnen und Bürgern.

W Wirkungsverläufe sind nicht immer linear, möglich sind auch exponentielle Verläufe und Kipppunkte (Zustände, an denen eine sich selbst verstärkende Dynamik einsetzt).

Für ein grundlegendes Verständnis werden in dem Papier zunächst die einzelnen Arten der Simulation sowie Fragestellungen zur Konzeptionierung und Modellfindung erläutert.

Der Weg ist das Ziel

können. Anhand des konkreten Beispiels werden auch die oben beschriebenen Herausforderungen verständlicher Aus einer zeitlosen Makroperspektive könne die schwache Verbreitung der eIDFunktion erstaunen, schreiben die Autoren. Schließlich wurde schon in einem recht frühen Stadium der digitalen Entwicklung eine sichere und datensparsame Möglichkeit zur Online-Identifizierung und Authentifizierung zur Verfügung gestellt „Erst bei der Berücksichtigung von Zeit und Akteursebenen wird das relative Scheitern dieses vorausschauenden Vorhabens verständlich“ Allein schon deshalb, weil Personalausweise in der Regel nur alle zehn Jahren neu beantragt werden müssen, sei nicht mit einer schnellen Verbreitung zu rechnen gewesen. Weitere Punkte sind die (Nicht)-Umsetzung dieser technischen Lösung und die entsprechend fehlenden Hand-

machen, wurde das frei verfügbare Tool NetLogo verwendet. Zunächst stand die Freischaltung der eID-Funktion im Fokus. In dieser ersten Stufe waren drei Größen einstellbar: die Verteilung der Zustimmung der Agenten (homogen bis polarisiert), der Schwellenwert für die Freischaltung (zum Beispiel durch Opt-in- oder Optout-Ansatz) und temporäre Einflüsse wie Kommunikationsmaßnahmen oder negative Presseberichte

In der zweiten Ausbaustufe des Modells wurde untersucht, wie sich Kommunikationsmaßnahmen der öffentlichen Hand bei gleichzeitig geringer Anzahl von eID-Anwendungen auswirken Hier zeigte sich, dass es für die Untersuchung von Informationskampagnen sehr viele Simulationsläufe braucht, um Schwankungen der Zufallsvariablen auszugleichen. Auf die Frage, wie die Mittel für Informations-

die Nutzungsquote auswirkt und zwar für vier verschiedene Nutzungsintensitäten – von einer Nutzung pro Jahr und eID-Angeboten bei 25 Prozent der Behörden bis hin zur viermaligen Nutzung und 75 Prozent eID-Angeboten (siehe Grafik) Dabei zeigte sich: Je zahlreicher die Angebote, desto steiler fällt die Nutzungsquote schon bei mittleren Schwierigkeitsgraden der Services ab. Ein ausreichendes Angebot an Services vorausgesetzt, können demnach bei durchschnittlich gebrauchstauglichen Anwendungen schon kleine Verbesserungen beträchtliche Auswirkungen auf die Nutzung haben, so die Erkenntnis der Autoren. Für bereits gute, gebrauchsfähige Lösungen und für besonders untaugliche Lösungen gilt das nicht; hier zahlen sich marginale Verbesserungen nicht aus.

Die Autoren erläutern auch die Limitationen des vorgestellten Modells, so wurden etwa Dynamiken nicht berücksichtigt, die sich ergeben, wenn Unternehmen die eIDFunktion für ihre Services einsetzen. Auf weitere Verfeinerungen wurde aber bewusst verzichtet, zugunsten der eigentlichen Forschungsfrage: Welchen Nutzen können Simulationen für die behördliche Arbeit bringen? Die Überlegungen aus dem Projekt seien bereits in diesem Stadium auf andere Fragestellungen übertragbar, etwa auf die Nutzung von Online-Verwaltungsleistungen

Frag den KI-Assistenten

umgangssprachlichen Beschreibung (mit ChatGPT) sehr einfach erstellt werden;

W lauffähige, als nützlich erkannte Simulationen lassen sich mit der KI-Programmierhilfe einfach erweitern;

eID-Nutzungsquoten in Abhängigkeit vom durchschnittlichen Schwierigkeitsgrad der eID-Services für verschiedene Nutzungsintensitäten von Verwaltungsleistungen (letztjährige Nutzung nach zehn Jahren). © ÖFIT/CC BY 3.0

Und zu guter Letzt heißt es: „Schafft Räume zum Experimentieren als Antrieb für Innovation.“ nh ÖFIT-Impuls

Die eigentliche Erkundungsreise bezieht sich auf einen ganz konkreten Anwendungsfall: die eIDNutzung. Diese wird als ein klassischer Innovationsdiffusionsprozess gesehen, letztlich die Gesamtheit vieler individueller Entscheidungen, die wiederum durch Kampagnen, verbesserte Nutzungsbedingungen, aber auch externe Schocks beeinflussbar sind. Für die Simulation wurde daher die agentenbasierte Modellierung genutzt. Diese Methode erachten die Autoren generell als geeignet, um Verwaltungsvorgänge zu simulieren: Bürgerinnen und Bürger können als Agenten mit jeweils unterschiedlichen Merkmalsausprägungen repräsentiert werden. Das Gesamtbild – in diesem Fall die Durchdringung und Nutzungsverbreitung der eID – ergibt sich dann aus der Aggregation der individuellen Entscheidungen der Agenten Verantwortliche in den Verwaltungen sollten aus der Simulation Erkenntnisse zu wirksamen Stellschrauben und somit zum effektiven Ressourceneinsatz ableiten

lungsmöglichkeiten der Bürgerinnen und Bürger Würden die langen Innovationszyklen nicht durch geeignete Maßnahmen überbrückt, drohe „ein Teufelskreis aus fehlenden Anwendungen und fehlender Nutzung, wie er tatsächlich jahrelang zu beobachten war.“ Doch nicht dieser konkrete Teufelskreis ist Gegenstand der Forschungsarbeit, untersucht wird vielmehr, wie sich solche Wechselwirkungen von Kommunikation, Veränderungen der Services, Interaktionen und Nutzerverhalten simulieren lassen.

Modelle schrittweise aufbauen

Das Impulspapier zeigt, wie in drei Iterationsstufen ein Modell aufgebaut wurde und was sich daraus lernen lässt Um die Erkundung für andere nachvollziehbar zu

kampagnen am besten über die Zeit verteilt werden sollten, gab es keine eindeutige Antwort, da sich kaum Unterschiede zwischen frühzeitigen, konzentrierten und über längere Zeiträume gestreckten Maßnahmen ausmachen ließen. Mit der dritten Iteration schließlich nimmt die Untersuchung Fahrt auf: Hier wurde auch die dynamische Interaktion mit den Behörden erfasst Die Anzahl der Behörden mit eID-Anwendungen ist ebenso einstellbar wie die Gebrauchstauglichkeit der Lösungen An den Kommunikationseffekten änderte sich nichts, eine frühe, massive Kampagne brachte auch hier keine zusätzliche Dynamik Eine entscheidende Rolle spielt dagegen die Nutzerfreundlichkeit der Angebote In der Simulation wurde untersucht, wie sich der Schwierigkeitsgrad des eID-Services auf

Nur, wie sollen einzelne Behörden und Verwaltungen Simulationen konzipieren und technisch umsetzen? Diesen praktischen Aspekten widmen die Autoren ein extra Kapitel und untersuchen insbesondere, wie KI-Assistenten unterstützen können. Ausgangspunkt: Für aussagekräftige Simulationen braucht es sowohl Fach- als auch und Simulationsexpertise Wenn nun, wie vorgeschlagen, Fachkräfte aus der Verwaltung selbst zur Erstellung von Simulationen befähigt werden sollen, brauchen diese neben einem Grundverständnis zu Ansatz und Entwurf von Simulationen auch die technischen Mittel. Entsprechende Software ist auch verfügbar, doch ist nicht davon auszugehen, dass alle Verwaltungsfachleute auch programmieren können – hier kommt die KI ins Spiel. Die Autoren haben vier frei verfügbaren Chatbots getestet und ihre Erfahrungen zusammengefasst:

W Eine erste, bereits lauffähige Simulation konnte auf Basis einer

W die impliziten Annahmen der Chatbots ersparen Arbeit und machen auch Unklarheiten in der Konzeption deutlich. Gleichwohl müssten auch beim Programmieren mit Chatbots wesentliche Konzepte und Strukturen bekannt sein, um die Codes beurteilen und Fehler finden zu können. Welche Empfehlungen ergeben sich nun für die Verwaltungen? Sowohl das iterative Vorgehen als auch die Nutzung frei verfügbarer Simulationstools und KI-Unterstützung haben sich aus Sicht der Autoren bewährt. Weiter schreiben sie: „Agentenbasierte soziale Simulationen leben von Annahmen, Vereinfachungen und dem Mut zur Lücke“ Deshalb sollten nicht nur die Ergebnisse der Simulation, sondern der komplette Prozess von der Zielsetzung bis zur Implementierung veröffentlicht werden, als Basis für Verbesserungen und Ko-Kreation Sozialsimulationen garantieren keine absoluten Aussagen, sie können aber Grundlage für eine strukturierte Diskussion dienen, weil Annahmen und auch Vereinfachungen explizit gemacht werden, auch Limitationen sollten klar formuliert werden Simulationsentwicklung könne zudem auch als Reflexionsinstrument für eigene (implizite) Annahmen gesehen werden Ein explizierter Aufruf der Autoren lautet: „Nutzt den Hype um Digitale Zwillinge“: Diese virtuellen Abbilder physischer Objekte oder Prozesse böten die ideale Grundlage für Simulationen, und mit dem verstärkten Interesse an Digitalen Zwillingen eröffne sich die Chance, auch Simulationen stärker in die Arbeit von Behörden zu integrieren

Den ÖFIT-Impuls

„Wirkungen verstehen und nutzen: Agentenbasierte Simulationen für den öffentlichen Sektor“ von Jan Dennis Gumz, Jens Tiemann, Dorian Wachsmann und Mike Weber finden Sie hier:

[ voge.ly/ÖFIT-Impuls ]

Die Modellierungen, KI-Dialoge und Simulationsprogramme aus dem Projekt können (nach Anmeldung) auf der Website des Instituts eingesehen werden:

[ voge.ly/FOKUS-Gitlab ]

Kolumne

Produktiv oder problematisch? KI im Praxistest der Verwaltung

Die Einsatzmöglichkeiten von KI in der Verwaltung scheinen unbegrenzt – doch stimmt das wirklich? Professor Niehaves legt auf Basis eines wissenschaftlichen Experiments dar, warum klare Regeln über Erfolg und Scheitern entscheiden. Und warum selbst leistungsfähige KI Fachwissen und kritisches Denken nicht ersetzt.

Gut ein Jahr ist es her, dass ich in meiner Kolumne erstmals auf die konkreten Produktivitätsgewinne und Vorteile beim Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltung eingegangen bin („Cui Bono: Wem nutzt KI in der Verwaltung?“, eGovernment 01/2024, Seite 5) Kurz zuvor, im September 2023, war eine sehr vielversprechende Harvard-Studie (Field Experimental Evidence of the Effects of AI on Knowledge Worker Productivity and Quality von Dell'Acqua et al., HBS Working Paper 24-013) erschienen, die Mut machte auf die immensen Produktivitätsgewinne, die KI in der Wissensarbeit haben kann. Die Erkenntnisse waren eindrucksvoll: Mit KI-Unterstützung waren die Probandinnen und Probanden nicht nur 25,1 Prozent schneller, sondern lieferten auch eine Qualitätssteigerung von 40 Prozent gegenüber ihren Kolleginnen ohne KI-Hilfe.

Übertragbarkeit auf den öffentlichen Sektor

Aber sind diese vielversprechenden Studienergebnisse auch auf den öffentlichen Sektor übertragbar? Die Harvard-Studie bezog sich allein auf Unternehmensberater des amerikanischen Unternehmens BCG, doch ihre Ergebnisse könnten sich, so meine damalige Vermutung, eventuell auch auf den deutschen öffentlichen Sektor anwenden lassen. Jetzt haben wir uns genau dieser Frage nach der Übertragbarkeit gewidmet Und – das sage ich mit Stolz – auch unter Einbindung unserer Studierenden Denn in den letzten Jahren haben wir an der Universität Bremen den umfassenden Studienschwerpunkt „Government Technology“ aufgebaut und als Team mittlerweile dutzende Vorlesungen auf Bachelor- und Masterniveau gehalten sowie eine hohe zweistellige Anzahl an Studienprojekten und Abschlussarbeiten betreut. Die Jüngste stammt von unserem Studierenden Sebastian Kling, der den experimentellen Kern der HarvardStudie für den deutschen öffentli-

chen Sektor wiederholt hat Und die Ergebnisse haben es in sich!

Entwicklung digitaler Bürgerservices

In der Untersuchung wurden 40 Mitarbeitende aus dem deutschen öffentlichen Sektor mit Aufgaben betraut, die eine Gruppe mit KIUnterstützung (GPT-4) und die andere Kontrollgruppe ohne KIUnterstützung lösen sollten Da-

der Leistungsgrenzen der KI liegen („Outside the Frontier“) Diese zeichneten sich durch kreative Anforderungen oder die Notwendigkeit von tiefgreifendem Kontextverständnis aus. Im Experiment sollten die Teilnehmenden für diesen Aufgabetypus unter-

lung eines neuen digitalen Bürgerservices („Inside the Frontier“) –zeigten die Ergebnisse klare Vorteile: Die Probandinnen und Probanden mit KI-Unterstützung waren im Durchschnitt 15,5 Prozent schneller als diejenigen ohne KI Zudem war die Qualität der Ergebnisse bei den KI-Nutzenden um 18 Prozent besser als in der Kontrollgruppe Demnach: Besser und schneller mit KI! Anders hingegen verhielt es sich bei komplexen Aufgaben – wie der Priorisierung von Verwaltungsbereichen für Digitalisierungsinitia-

„Eine kluge Verbindung von Technologie und menschlicher Kompetenz ist – mindestens mal heute (noch) – der Schlüssel, um das Potenzial von KI in der öffentlichen Verwaltung voll auszuschöpfen.“

Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves

bei handelte es sich um zwei verschiedene Aufgabentypen: Erstens strukturierte und klare Aufgaben, die innerhalb der technologischen Möglichkeiten der KI liegen („Inside the Frontier“). Diese Aufgaben sind gut datenbasiert und folgen klaren Regeln oder Mustern

Im Experiment wurde hier die Aufgabe gestellt, neue digitale Bürgerservices zu entwickeln Dies umfasste unter anderem die Ideenentwicklung, Marktrecherche bis hin zur Entwicklung einer Einführungskampagne.

Verwaltungsbereiche analysieren

Der zweite Aufgabentyp umfasste komplexe Aufgaben, die außerhalb

schiedliche Verwaltungsbereiche analysieren, bewerten und priorisieren, um mögliche Digitalisierungsinitiativen strategisch auszuwählen

Die durch beide Gruppen – mit oder ohne KI-Unterstützung sowie als strukturierte und komplexe Aufgabe – erstellten Konzepte und Texte wurden anschließend durch fünf Gutachter objektiv evaluiert, natürlich ohne dass diese wussten, welcher Text von wem bzw von Menschen mit oder ohne KI-Unterstützung entwickelt worden war.

Schneller und besser?

Aber wie hilfreich ist KI denn nun wirklich? Im Rahmen strukturierter Aufgaben – wie der Entwick-

tiven („Outside the Frontier“) Hier arbeiteten die KI-Nutzenden zwar 34,3 Prozent schneller, jedoch war die Qualität der durch KI unterstützten Ergebnisse um 64 Prozent schlechter (!) als die der Kontrollgruppe, die ohne KI-Unterstützung arbeitete.

Im Ergebnis sorgt KI in allen Szenarien für eine schnellere Bearbeitung – und das allein durch ihre Nutzung als Werkzeug Sogar ohne dass grundlegende Prozesse verändert wurden. Doch echte Qualitätsgewinne bringt KI aktuell nur bei klar strukturierten und regelbasierten Aufgaben

Bei komplexeren, kontextabhängigen Aufgaben hingegen vermittelt sie den Nutzenden oft eine trügerische Sicherheit Mit der Folge,

dass Anforderungen übersehen werden und die Qualität der Arbeit leidet.

Prompting-Workshop reicht nicht

Und genau das ist der Grund, warum in all den KI-Strategieentwicklungsprojekten und KI-Entwicklungsprojekten, die wir derzeit in zahlreichen Kommunen in ganz Deutschland begleiten, das Thema KI-Kompetenzentwicklung eine immens wichtige und zentrale Rolle spielt und spiele muss. Denn ein Prompting-Workshop allein – so spannend und unterhaltsam er auch sein mag – ist noch lange kein Garant dafür, dass Mitarbeitende lernen, die Einsatzmöglichkeiten von KI realistisch einzuschätzen Es geht darum, zu verstehen, wann KI ein verlässlicher Sparringspartner und Unterstützer sein kann –und wann eben nicht

Die aktuellen Studienergebnisse zeigen also, wie entscheidend weiterhin Fachkenntnisse und menschliche Expertise bleiben, selbst in einer Zeit leistungsfähiger generativer KI Denn nur mit fundiertem Fachwissen können wir zwischen richtig und falsch, zwischen hilfreichen Vorschlägen und trügerischen Vereinfachungen unterscheiden. KI kann unterstützen, beschleunigen und produktiver machen, aber sie ersetzt nicht die Fähigkeit, kritisch zu denken und Kontext zu verstehen. KI ist kein Selbstläufer! Ihr erfolgreicher Einsatz in der Verwaltung hängt von den Menschen ab, die sie nutzen – und davon, ob diese die nötigen Kompetenzen und das Bewusstsein mitbringen, die Technologie richtig einzusetzen und einsetzen zu lassen. Eine kluge Verbindung von Technologie und menschlicher Kompetenz ist – mindestens mal heute (noch) – der Schlüssel, um das Potenzial von KI in der öffentlichen Verwaltung voll auszuschöpfen.

Der Autor

Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves ist Informatikprofessor und Politikwissenschaftler, leitet die Arbeitsgruppe„Digitale Transformation öffentlicher Dienste“ an der Universität Bremen und berichtet in der wissenschaftlichen Kolumne über aktuelle Forschungsergebnisse zur digitalen Verwaltung.

[ linkedin.com/in/niehaves ]

Weiterlesen

Den Online-Artikel zur ersten KI-Kolumne„Cui Bono: Wem nutzt KI in der Verwaltung?“ finden Sie auf eGovernment.de:

[ voge.ly/Kolumne-Cui-Bono ]

In unserem Podcast „Unbürokratisch“ sprechen wir über die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Zudem haben wir regelmäßig eine interessante Persönlichkeit aus der Branche zu Gast. Wir freuen uns, wenn Sie mal reinhören!

www.egovernment.de/podcast

Praxis & Innovation

Sachsen

Global gesehen: Wie GovTech die öffentliche Verwaltung transformieren kann.

Der Ko-Pionier-Preis für Nachnutzung wird in diesem Jahr erstmalig vergeben.

„Digitalisierung ist kein Hexenwerk“

FrankLichnok, Digital-Lotse imSächsischenStädte-undGemeindetag, bewertet im Gespräch auf dem KISA Forum 2024 in Dresden den Fortschritt in der Digitalisierung sächsischer Kommunen.

Als Digital-Lotse im Sächsischen Städte- und Gemeindetag (SSG) haben Sie einen umfassenden Überblick über die Lage und den Fortschritt im Bereich Digitalisierung der sächsischen Kommunen. Wie sehen Sie die aktuelle Situation?

Lichnok: In Sachsen sind 84 Prozent der Kommunen sehr klein Diese haben unter 10.000 Einwohner, das bedeutet dann auch in der Verwaltung wenige Mitarbeitende Die Herausforderung bei der Digitalisierung besteht darin, sich trotz des umfangreichen Tagesgeschäfts mit dem Thema auseinanderzusetzen.

In den letzten Jahren ist die OZGUmsetzung medial sehr intensiv gespielt worden: Die Onlineanträge müssen fertiggestellt werden, aber das greift zu kurz. Das OZG ist für die Kunden der Verwaltung wichtig, weil Zugänge erleichtert und Anträge zu jeder Zeit und von jedem Ort eingereicht werden können. Doch wenn die internen Prozesse in der Verwaltung nicht optimiert und digitalisiert sind, dann bringt das OZG nicht den Nutzen, den es sollte.

Auch in Sachsen macht sich die demografische Entwicklung bemerkbar: In den nächsten zehn Jahren werden 30 Prozent der Mitarbeitenden nach und nach in den Ruhestand gehen – das ist die eine Seite der Medaille Auf der anderen Seite steht der Fachkräftemangel. Wir wissen: Wenn 10 Mitarbeitende in den Ruhestand gehen, werden wir nicht 10 Menschen neu einstellen können Deshalb müssen wir uns jetzt Gedanken machen, wie die Verwaltungen ihre Aufgaben weiter erfüllen können, und zwar auch mit weniger Mitarbeitenden. Das wird nur gehen, wenn die Verwaltung intern digital gut aufgestellt ist Dann können die Verwaltungen zukünftig von den Vorteilen einer Ende-zuEnde-Digitalisierung profitieren –und damit auch Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen.

Im Moment kann ein Online-Antrag auch immer noch eine PDFDatei produzieren, die in der Verwaltung landet Für die Bürgerinnen und Bürger besteht der Mehrwert bereits darin, dass sie rund um die Uhr Leistungen beantragen können. Die Verwaltung profitiert davon vorerst nicht in vollem Maße, weil die Mitarbeitenden diese Anträge noch immer genauso wie Papieranträge abschreiben. Doch im Hinblick auf die demografische Entwicklung

und dem Fachkräftemangel müssen wir dafür sorgen, dass der manuelle Aufwand wegfällt. Ziel ist letztlich eine durchgängige und effiziente Ende-zu-Ende-Digitalisierung Die Hindernisse für die meisten oder für die kleinen sächsischen Kommunen sind die Ressourcen:

Das Tagesgeschäft konkurriert mit den Digitalisierungsvorhaben

Was können Kommunen machen, um trotz des Tagesgeschäfts im Digitalisierungsvorhaben voranzukommen?

Lichnok: Wichtig ist, sich erst einmal klar zu werden, was die Ziele sind Wie soll die Verwaltung in Zukunft aussehen und arbeiten?

Warum ist das gut und wichtig?

Diese Zielsetzung ist entscheidend, besonders wenn ein Vorhaben –in diesem Fall die Verwaltungsdigitalisierung – mit dem Tagesgeschäft um wichtige Ressourcen konkurriert. Darauf aufbauend wird ein Plan erstellt, eine digitale Agenda, die Schritt für Schritt abgearbeitet wird. So weiß ich genau: Wo stehe ich momentan,

Digitalisierung ist ein Werkzeug, das helfen soll, diese Herausforderungen zu meistern Daher muss auf die jeweilige Situation individuell eingegangen werden. Letztlich geht es um die Zukunft der Verwaltung – eine Zukunft, die nicht delegiert werden kann. Wir unterstützen die sächsischen Kommunen bei der Planung und Zielsetzung und wir begleiten die Kolleginnen und Kollegen, die den Prozess vorantreiben, unsere Digital-Navigatoren und DigitalMultiplikatoren.

Wie gehen Sie dabei in Ihrer Arbeit vor? Geben Sie den Kommunen Tipps oder Best-Practice-Beispiele?

Lichnok: In den ersten drei Monaten geht es darum, mit den Digital-Navigatoren eine gemeinsame Ausgangsbasis zu schaffen: Worüber sprechen wir, wenn wir „Digitalisierung“ sagen? Welche Rahmenbedingungen müssen be-

„Es gibt sehr viele kleine Kommunen, die bereits großartige Dinge machen und Teil unseres Programms sind. Wir stellen diese Kommunen in den Fokus und zeigen auf, was schon passiert.“

Frank Lichnok, Digital-Lotse im Sächsischen Städte- und Gemeindetag

welche Ziele gilt es zu erreichen, und welche Schritte stehen als Nächstes an. Dann konsequent und stufenweise voranschreiten, selbst wenn es nur kleine Fortschritte gibt.

An dieser Stelle kommen wir als Digital-Lotsen-Sachsen ins Spiel: Wir unterstützen mit unserem Programm die Kolleginnen und Kollegen in den sächsischen Kommunen, die sich dem Thema Digitalisierung annehmen und aktiv sagen: „Ich kümmere mich darum.“

Gibt es denn einen Plan, der für alle Kommunen in Sachsen gelten kann?

Lichnok: Wir werden immer wieder gefragt, ob es die „eine Checkliste“ gibt oder den perfekten Plan. Die Antwort ist: Nein. Trotz gewisser Gemeinsamkeiten ist jede Verwaltung individuell. Was in einer Verwaltung von großem Nutzen ist, muss in einer anderen nicht denselben Effekt entfalten. Jede Verwaltung hat eine unterschiedliche Ausgangssituation und andere aktuelle Herausforderungen Die

direkt von den Kommunen – von denen, die ihre Erfahrungen bereits gesammelt haben und mit ihren aktuellen Lösungen auch näher an den Problemen der Nachbarkommunen sind.

Die finanzielle Lage spielt für die meisten Kommunen auch eine tragende Rolle Wie sehen hier die Herausforderungen in Sachsen aus?

Lichnok: Auch in den sächsischen Kommunen ist die finanzielle Lage angespannt Wir haben einen Vorteil: Der Freistaat stellt für die sächsischen Kommunen die Basiskomponenten bereit Das sind verschiedene Systeme und Anwendungen für die Verwaltungsdigitalisierung, z B. das Serviceportal Amt24, das Beteiligungsportal oder die Prozessplattform. Diese sind über FAG-Mittel finanziert und damit für die Kommunen größten-

achtet werden? Wir sprechen darüber, was die Ziele der eigenen Verwaltung sind, wie die Ausgangssituation aussieht und was die Herausforderungen sind So kann sich jeder Digital-NavigatorseinenLeitfadenselbsterstellen. Wir schauen uns gemeinsam an, welche Lösungen z. B der Freistaat Sachsen mit den Basiskomponenten zur Verfügung stellt Wir bringen die Digital-Navigatoren aus den Kommunen zusammen und fördern den Austausch. Und wir machen gute Beispiele sichtbar: Eine kleinere Kommune, die ihre digitale Agenda aufgestellt hat, kann beispielsweise Tipps weitergeben Was würde ich nicht mehr machen? Was würde ich anders machen? Was kann man weglassen? Oder jemand hat mit einem technischen System ein Problem gelöst, welches auch andere haben. Diese Tipps und Beispiele kommen

teils ohne weitere Kosten nutzbar.

In der Kommune bleibt der Aufwand, diese Lösungen für sich anzupassen und zu pflegen.

Was passiert denn in den Kommunen genau? Welche spannenden Erfahrungen haben Sie bereits gesammelt? Lichnok: Wir haben das Glück, dass wir in Sachsen sehr viel unterwegs sind und viele Kommunen näher kennenlernen. Dabei merken wir, dass in den Verwaltungen viel mehr passiert als oft in den Medien dargestellt wird: „Die Verwaltung ist langsam, es geht nichts vorwärts“ – aber so ist es nicht Es gibt sehr viele kleine Kommunen, die bereits großartige Dinge machen und Teil unseres Programms sind Wir stellen diese Kommunen in den Fokus und zeigen auf, was schon passiert. Dadurch wird anderen Kommunen gezeigt, dass

Digitalisierung kein Hexenwerk ist. Der Austausch und das Miteinander der Kommunen helfen bei der Problemlösung Denn die Lösungen werden schneller auf den Weg gebracht, und der Aufwand kann insgesamt sinken.

Wie ist Ihr Gefühl dabei: Sind die Kommunen eher offen für das Thema Digitalisierung? Lichnok: Wir sind nun seit drei Jahren in Sachsen unterwegs. Jetzt ist ungefähr die Hälfte der sächsischen Kommunen in unserem Programm dabei. Dort zeigt sich, dass es jede Menge Engagement gibt. Uns geht es darum, Neugier zu wecken: Es ist wichtig, den Kommunen zu zeigen, dass es auch mit wenig Mitteln geht, dass auch kleine Schritte voranbringen. Wir haben noch nie erlebt, dass eine Kommune dem Thema Digitalisierung abgeneigt wäre Es sind eher andere Herausforderungen. In kleineren Kommunen vereinen sich oft mehrere fachliche Gebiete auf einem Kopf Das führt zu einer hohen Auslastung. Kommen beispielsweise noch Wahlen oder andere dringende Themen hinzu, dann ändern sich die Prioritäten, und die Aktivitäten rund um die Digitalisierung rücken schon mal in den Hintergrund. Nichtsdestotrotz sehen die Kommunen den Mehrwert und den Handlungsbedarf.

Kommen diese Kommunen aktiv auf Sie zu?

Lichnok: Zu Beginn haben wir unser Programm in verschiedenen Veranstaltungen vorgestellt, insbesondere in den Bürgermeisterkonferenzen der Landkreise Wir sind auch weiterhin in verschiedenen Terminen unterwegs, um unser Programm bekannter zu machen und zu zeigen, was schon in Sachen Digitalisierung passiert. Inzwischen wenden sich die meisten Kommunen direkt an uns, sei es nach solchen Veranstaltungen, Netzwerk-Treffen oder aufgrund von Empfehlungen anderer Kommunen. Und dabei zu sein ist ganz einfach: Der Bürgermeister unterschreibt die Teilnahmeerklärung, benennt einen Digital-Navigator und los geht's! Ein Digital-Navigator ist zwar keine Pflicht, jedoch sollte in der Verwaltung eine Person vorhanden sein, die sich aktiv um die Digitalisierung kümmert.

Technik & Dienstleistung

Von isolierten Projekten zur digitalen öffentlichen Infrastruktur

GovTech: das große Bild sehen

Ein aktueller WEF-Bericht schätzt den weltweiten GovTech-Markt für 2034 auf 1,4 Billionen US-Dollar Doch das eigentliche Potenzial ist viel größer, denn Government-Technologien können die Arbeitsweise der öffentlichen Verwaltungen transformieren.

Das Potenzial von Government Technology (GovTech) wurde bislang häufig unter den Gesichtspunkten von Marktgröße und Investitionsvolumen gesehen, etwa wie viele Lösungen verfügbar sind oder welchen Anteil die Investitionen in diese Technologien an der öffentlichen Beschaffung ausmachen – oder ausmachen könnten Ein aktueller Report von Weltwirtschaftsforum (WEF), Global Government Technology Centre (GGTC) Berlin und Capgemini geht über diese reine Marktbetrachtung hinaus und nimmt die Auswirkung des Einsatzes von GovTech in den Fokus. Denn durch konsequente Digitalisierung und den Einsatz von GovTech-Produkten und Dienstleistungen im öffentlichen Sektor können erhebliche Effizienzsteigerungen, mehr Transparenz und Nachhaltigkeit erreicht werden In Zahlen: Im Jahr 2034 ließe sich dadurch weltweit ein gesellschaftlicher Mehrwert von 9,8 Billionen US-Dollar freisetzen.

GovTech in Aktion

Wie das konkret umgesetzt werden kann, wird anhand von praktischen Beispielen aus sieben Län-

dern aufgezeigt Und auch hier bringt der Bericht neue Aspekte ins Spiel, denn es sind nicht die „üblichen Verdächtigen“ wie Estland oder die skandinavischen Länder, deren Initiativen im Einzelnen vorgestellt werden, sondern Aserbaidschan, Bahrain, Brasilien, Deutschland, Malaysia, Ruanda und die Ukraine. Die Informationen basieren laut Bericht auf Ex-

perteninterviews und Länderstudien der Autoren, als Auswahlfaktoren werden wirtschaftliche Größe, geografische Diversität, bestehende GovTech-Bestrebungen und Pläne für die digitale Transformation der Verwaltung genannt So nutzt zum Beispiel Brasilien ein Algorithmen-basiertes Tool, um Betrug, Korruption und Biases bei der Vergabe öffentlicher Aufträge

Kommentar

Perspektiven in Deutschland

Der Bericht und insbesondere die Ergebnisse in anderen Ländern erinnern einmal mehr daran, dass man bei der Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland offenbar lange den Wald vor lauter Bäumen nicht gesehen hat – bzw. nur 575 einzelne OZG-Leistungen statt eines potenziellen leistungsstarken GovTech-Ökosystems.

Inzwischen ist der Blick klarer. Dafür spricht allein schon die Gründung des GGTC, das darauf abzielt, das deutsche GovTechInnovationsökosystem mit einem globalen Netzwerk von Experten und Praktikern zu verbinden, Regierungen, Technologieführer und politische Entscheidungsträger zusammenzubringen. Der Bericht bescheinigt Deutschland, einen strategischen Ansatz für den Aufbau eines robusten GovTechPartner-Ökosystem entwickelt zu haben. Als Initiativen sind GovTech Campus Deutschland, der AI Assistant F13 in BadenWürttemberg und GovTecHH in Hamburg aufgeführt. Hervorgehoben wird auch die zentrale Vision des Marktplatzes, der den Austausch interoperabler Lösungen fördern und nicht zuletzt auch die vertikale Trennung zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen aufheben soll.

aufzudecken. Ein weiteres Beispiel ist die Plattform IremboGov in Ruanda Sie ermöglicht den Zugang zu öffentlichen Diensten verschiedener Ministerien und umfasst bereits 250 Behördendienste. In Zusammenarbeit mit der Privatwirtschaft soll das Angebot künftig auf 400 Dienstleistungen ausgeweitet werden.

Die Länderfallstudien veranschaulichten auch, wie das Verständnis von GovTech zunehmend mit den Konzepten der digitalen öffentlichen Infrastruktur (DPI) und digitalen öffentlichen Gütern (DPG) verbunden ist.

„Der Report zeigt, dass GovTech weiter greift als die Digitalisierung von Prozessen oder Lösungen“, so Marc Reinhardt, Public Sector Global Industry Leader bei Capgemini Zwar gehe es auch weiterhin darum, wie Regierungen durch innovative Technologien digitale

Dienstleistungen verbessern und neue Werte schaffen können. Die Logik liege aber in einer „wesentlich tiefgreifenderen statt einer nur inkrementellen Innovation“, in einer Optimierung des Gesamtsystems Und Kelly Ommundsen, Head Digital Inclusion und Mitglied des WEF-Executive Committee, resümiert: „GovTech bietet die Chance, die Beziehung zwischen Bürgern und Staat neu zu denken und Regierungen nicht nur schneller und kostengünstiger, sondern auch gerechter und reaktionsfähiger zu machen.“ nh

Zum Nachlesen

Den kompletten Report„The Global Public Impact of GovTech: A $9.8 Trillion Opportunity“ mit allen Länderbeispielen, Erläuterungen zur Methodik und Handlungsempfehlungen finden Sie auf der Website des WEF.

[ voge.ly/WEF-Report ]

Fortsetzung von Seite 9

Mehrwert

Welche Ziele verfolgen Sie und was wünschen Sie sich für die einzelnen Kommunen?

Lichnok: Unser Ziel ist es, den Kommunen in Sachsen die Möglichkeit zu geben, ihre Zukunft aktiv und selbstbestimmt zu gestalten – und dafür ist auch die Digitalisierung unerlässlich. Für die kleineren Kommunen ist es oft schwierig, sich intensiv mit ihrer IT-Landschaft auseinanderzusetzen oder diese nach gängigen Standards zu betreiben Dafür braucht es leistungsfähige kommunale ITDienstleister. In Sachsen haben wir die KISA und die Lecos. In diesem Zusammenhang gibt es Aufgaben, die von Bund oder Land an die Kommunen zur Ausführung delegiert werden Das ist historisch nachvollziehbar, denn die Kommunen sind diejenigen, die am besten und am ehesten mit Bürgern und Unternehmen in Kontakt kommen – der erste Ansprechpartner sozusagen. Die Erfüllung dieser

jeder Lösung

Aufgaben schließt die Auswahl und den Betrieb der technischen Lösungen ein.

Unter den neuen Möglichkeiten stellt sich die Frage: Warum kann das Fachverfahren für diese Aufgaben nicht gleich zentral zur Verfügung gestellt werden? Die Kommunen vollziehen die Aufgaben, die Mittel zur Erledigung werden gestellt Ich denke, dass das Bereitstellen und das Nutzen zentraler Services weiter verstärkt werden muss – für alle Aufgaben der Verwaltung.

Wären sächsische Kommunen überhaupt bereit, zentrale Lösungen anzunehmen oder ist ihnen die kommunale Selbstverwaltung ebenfalls wichtig?

Lichnok: Ich sehe die kommunale Selbstverwaltung nicht infrage gestellt, solange die zentral bereitgestellten Lösungen nicht alternativlos vorgeschrieben werden

Allerdings muss eine zentrale Lösung überzeugend und attraktiv sein sowie einen Mehrwert bieten Dann sollte die Wahl fast von allein in diese Richtung gehen, weil Alternativen nicht wirtschaftlich sind Die Kommunen haben aber weiterhin die Wahl: einen zentralen Service zu nutzen, der gut passt und im besten Fall finanziert wird oder eine eigene Lösung zu nutzen, die selbst finanziert werden muss.

Und natürlich muss man bei der Auswahl die „versteckten“ Kosten berücksichtigen: Was ist mit den Anforderungen an ein sicheres Rechenzentrum? Wie sieht es mit Informationssicherheit und Datenschutz aus, welche Anforderungen sind mit welchem Aufwand zu erfüllen? Betrachtet man dies, können zentrale Angebote vor allem für kleinere Kommunen eine Alternative sein.

Gute Lösungen setzen sich von allein durch, wenn diese Angebote

gut sind, Nutzen stiften und einen Mehrwert im Vergleich zur aktuellen Situation bieten

Was denken Sie über KI und Automatisierung?

Lichnok: Beides wird eine wichtige Rolle spielen Allein schon deswegen, weil wir in Zukunft weniger Mitarbeitende haben werden, die Aufgaben aber bleiben. Beim Thema Künstliche Intelligenz (KI) liegt der öffentliche Fokus aktuell stark auf generativer KI, zur Erstellung von Bildern, Videos oder Texten Doch ich bin überzeugt, dass KI auch im „Hintergrund“ viele Stärken hat, die wir nutzen können. Wichtig ist, herauszufinden, wo der Einsatz sinnvoll ist und wo sie echten Mehrwert bietet. Automatisierung kann genutzt werden, um die Mitarbeitenden in den Verwaltungen zu entlasten. Wir haben in der Verwaltung schon jede Menge Daten Ist die Qualität dieser Daten hoch und sind die Bestände entsprechend verknüpft, sind auch proaktive Leistungen möglich. Wenn ich zum Beispiel innerhalb der Stadt umziehe und einen Bewohnerparkausweis habe, sollte ich nicht mehrere Anträ-

ge stellen müssen. Wenn meine Stadtverwaltung weiß, dass ich innerhalb des Ortes in eine andere Straße ziehe, könnte der Bewohnerparkausweis direkt umgestellt werden Ich würde nur eine Benachrichtigung erhalten, dass alles erledigt ist, aber mit der Option, den Ausweis abzumelden, falls ich ihn nicht mehr benötige. Auf diese Weise kann Automatisierung sowohl die Bürgerfreundlichkeit steigern als auch die Verwaltung entlasten. Ich denke, Automatisierung und KI werden in Zukunft ihr Potenzial entfalten Wir sollten nur darauf achten, uns nicht von glänzenden, oberflächlichen Lösungen blenden zu lassen, die gut aussehen. Sie müssen Mehrwert bieten: Es ist besser, einen Schritt zurückzutreten, genau zu prüfen und zu überlegen, wo der Einsatz wirklich sinnvoll ist. Das Interview führte Serina Sonsalla

Weitere Informationen

Die Digitalstrategie 2030+ der Stadt Herne gibt es hier als PDF:

[ voge.ly/Digitalstrategie-Herne-2030+/ ]

Ko-Pionier-Preis

Gutes Nachnutzen wird belohnt

Wenn man behaupten würde, die Digitalisierungslandkarte Deutschlands sei fragmentiert, wäre das eine massive Untertreibung. Zig Anbieter, hunderte Lösungen, tausende Kommunen. Re:Form hat es sich zum Ziel gemacht, Licht ins Dunkel zu bringen und den Staat zu modernisieren, standardisieren und strukturieren

Finanziell betrachtet ist die Digitalisierung in der Anfangszeit im besten Fall ein Nullsummenspiel Die Entwicklung, der Rollout und die Wartung von digitalen Diensten verschlingen zunächst immense Summen. Die Nachnutzung von bestehenden Angeboten kann langfristig für Entlastung der kommunalen wie behördlichen Geldbörsen sorgen und einheitliche Standards hervorbringen. Doch bislang wird dieses Thema eher stiefmütterlich behandelt. Im Gespräch mit eGovernment berichten Zehra Öztürk und Robert Peter – sie stammen beide aus der Welt der Verwaltungsdigitalisierung und sind dort bestens vernetzt – über ihr ehrenamtliches Engagement bei Re:Form und den neu geschaffenen Ko-Pionier-Preis, welcher besonders gute und innovative Nachnutzungsszenarien auszeichnen soll.

In drei Sätzen: Was ist der Ko-Pionier-Preis?

Robert Peter: Deutschland kann mehr, als Deutschland denkt. Überall in den Verwaltungen in diesem Land gibt es Menschen, die großartige Lösungen für unsere Probleme entwickeln. Der Ko-PionierPreis würdigt Verwaltungen und

men Menschen aus Verwaltungen, aus diversen Hierarchieebenen und föderalen Kontexten zusammen und sprechen heute schon über Themen, die unser Morgen gestalten sollen.

In diesem Kontext treffen sich einige von uns einmal pro Halbjahr, und dann wird an konkreten Themen gearbeitet Eine der Baustellen, die wir identifiziert haben, ist, dass wir bei vielen Problemen deshalb hinterherhinken, weil immer alle die Lösungen selbst entwickeln wollen. Im Grunde verstehen alle, dass es gut wäre, Lösungen zu übernehmen Und doch gelingt es nicht so richtig Wir haben in unserer Diskussion festgestellt, dass es dafür zwei Gründe geben könnte:

W Wir wissen vielleicht gar nicht, was es alles an tollen Lösungen in anderen Verwaltungen bereits gibt, die wir übernehmen könnten. Das ist das Informationsdefizit.

W Wir wollen lieber selbst die Gefeierten sein, die Lösungen erstellen anstatt „nachzumachen“, was einen unattraktiven Touch hat. Das ist das „Not-InventedHere“ Problem.

Um den ersten Punkt zu adressieren, haben wir das Siegel „Bewährt vor Ort“ ins Leben gerufen, wel-

Zehra Öztürk ist „eigentlich“ für die Verwaltungsdigitalisierung der Hansestadt Hamburg mitverantwortlich. In ihrer Freizeit bekommt sie von Digitalisierungsthemen nicht genug und engagiert sich ehrenamtlich für Re:Form.

Menschen aus Verwaltung, die bestehende Lösungen übernehmen und adaptieren, anstatt alles nochmal neu zu machen.

Wie ist die Idee entstanden, das „Nachnutzen von bereits bestehenden Lösungen“ mittels eines Preises zu honorieren?

Zehra Öztürk: Wir, Robert und Zehra, sind Teil der Bewegung

Re:Form, initiiert durch Project Together In der Bewegung kom-

ches Lösungen aus Verwaltungen auszeichnet, die sich bereits dadurch bewährt haben, dass sie nachgenutzt wurden Sie haben also gezeigt, dass sie nachnutzbar konzipiert wurden.

Und im nächsten Schritt haben wir diskutiert, wie wir den zweiten Punkt besser adressieren können.

Zu der Zeit wurde die Bewerbungsphase für einen anderen großen Verwaltungspreis ausgerufen, und wieder ging es nur um Lösungen

und nicht das Potenzial der Nachnutzung. So dachten wir uns: Wie wäre es, wenn wir das einfach

damit auch angepasst habe, dann ist das für diese Verwaltung schon enorm innovativ.

mal umdrehen und die in den Mittelpunkt stellen, die so schlau sind, nicht immer alles selbst machen zu wollen?

Denn für uns kann nur so der Kreislauf funktionieren: Lösungen selbst machen, wenn es noch keine gibt Aber bitte direkt so, dass sie nachgenutzt werden können. Und überall da, wo es schon eine geeignete Lösung gibt, diese direkt nachnutzen. Auch wenn das für die Verwaltungen bedeutet, dass die auf Extraschleifen verzichten und hier und da Prozesse leicht anpassen müssen.

Nach welchen Kriterien wird die Jury entscheiden? Welche Vergleichsgrößen werden herangezogen?

Öztürk: Das wichtigste Kriterium, auf welches die Jury achtet, ist, ob es sich um eine Lösung handelt, die komplett oder in großen Teilen übernommen wurde. Dies bedeutet nicht, dass ich einfach eine gängige Software oder Dienstleistung vom Markt einkaufe und diese bei mir einsetze. Sondern dass ich eine in einer anderen Verwaltung oder verwaltungsnahen Organisation entstandene Lösung (Software, Konzept etc.) übernehme und im Wesentlichen genauso bei mir einsetze Eine so übernommene Lösung kann dann auch aus kommerziellen Produkten bestehen

Peter: Zudem sollte die Lösung ein innovativer Ansatz für die Verwaltung sein, in welche sie übernommen wurde. Wenn ich in meiner Verwaltung z B. noch keine internen Abläufe digitalisiert habe und eine digitale Fachanwendung aus einer anderen Verwaltung übernommen und meine Abläufe

Nachnutzbarkeit zu trimmen und die entsprechende Kultur zu etablieren Wenn Lösungen entwickelt werden, sollte beim Entwickeln nicht nur auf die eigene Anwendbarkeit geachtet, sondern auch die Nachnutzbarkeit im Blick gehalten werden.

Etliche Leistungen, wie etwa das Beantragen von Personalausweisen und Reisepässen, sind im gesamten bundesdeutschen Gebiet vorwiegend einheitlich geregelt. Wäre es nicht sinnvoller, derartige Verwaltungsdienstleistungen „von den Schultern“ der ÖV zu nehmen und den Bürgerinnen und Bürgern dafür eine zentrale Plattform oder eine digitale Anlaufstelle zur Verfügung zu stellen?

Und der letzte Punkt, auf den wir achten ist der, dass ein nachhaltiger Ansatz nach den SDGs aus der Nachnutzung erkennbar ist. Das Thema Nachnutzung müsste normalerweise eine viel größere Resonanz in den Reihen der ITEntscheiderinnen und Entscheider innerhalb der Kommunen und Behörden erzeugen. Schließlich liegen die Vorteile (finanzielle Planbarkeit, Rechtssicherheit und geringer(er) Aufwand) eigentlich auf der Hand Weswegen wird vielerorts dennoch in Eigenregie entwickelt? Neben den schon genannten Gründen kann auch die politische Konstellation und persönliche Eitelkeit eine Rolle spielen Beides sind Gründe, die einerseits wahrscheinlich keine weitere Erklärung brauchen, und andererseits sind auch beides Gründe, die wir als Gesellschaft nicht länger akzeptieren dürfen

Das Rad verbessern und nicht neu erfinden. So steht es wörtlich in der Pressemitteilung zum Ko-Pionier-Preis. Warum nicht „einfach nur nachnutzen“? Was kann bei bereits bestehenden Lösungen optimiert werden?

Öztürk: Eineeinszueinsnachnutzbare Lösung wird es in wenigen Fällen geben. Ein gewisser Anpassungsbedarf wird häufig vorhanden sein Der kann dazu genutzt werden, dass auch die lösungsgebende Verwaltung von den Nachnutzenden lernen kann. Das muss nicht direkt die Lösung betreffen, sondern kann etwa auch Prozesse oder Kulturfragen betreffen.

Ein Fokus liegt aber auch darauf, Lösungen grundsätzlich auf

Peter: Das würde einen komplett anderen Ansatz der Verwaltungsdigitalisierung bedeuten, als wir ihn heute haben. Bei Re:Form wurde der Vorschlag einer Deutschland-App als ein zentraler digitaler Zugang für Bürger:innen entwickelt. Egal für welches Anliegen – Hausbau, Elterngeld, Reisepass, Kita-Platz – könnte eine digitale Plattform dienen, die den Zugang zu allen staatlichen Leistungen für Bürger:innen bündelt. Auf Bundesebene bräuchte es dafür ein Digitalisierungsrahmengesetz, das Schnittstellen und Standards für die Digitalisierung festlegt.

Es gibt Verwaltungsleistungen, die sehr oft nachgenutzt werden. Nicht immer sind die Kriterien, nach denen die ÖVs diese Leistungen priorisieren, transparent, und in manchen Fällen auch schlichtweg nicht nachvollziehbar. Habt ihr dafür – aus dem Verwaltungsalltag heraus – eine Erklärung? Öztürk: Unsere Prozesse sind nach wie vor, auch wenn es sich um die gleiche Sache handelt, nicht harmonisiert. Jede Verwaltung schaut also erstmal bei sich, was an bestehenden nachnutzbaren Verwaltungsleistungen schon zu ihr passen und „einfach“ übernommen werden könnte. Und Fälle, die von außen betrachtet sinnhafter wären, würden in der Übernahme und Umsetzung deutlich mehr Aufwand erzeugen So würden wir es uns erklären.

Welche Anforderungen müssen Kommunen konkret erfüllt haben, um sich noch für den KoPionier-Preis bewerben zu können?

Peter: Die Hürden sind gering. Wer also bereits gut darin ist abzuschreiben: einfach bewerben! Die Bewerbung ist noch bis zum Valentinstag möglich. Das Interview führte Johannes Kapfer

Robert Peter ist Manager für Öffentliche Innovation bei ProjectTogether und Co-Initiator von Re:Form.

Deep Design, Donuts und CDOs

Achtung: Nachhaltigkeit! Dieser Begriff ist inflationär überstrapaziert und wird oft mit Öko-Labels, fiesen Pflichten und anstrengenden Auflagen verbunden Doch wenn man sich zwei Modelle genau anschaut, können CDOs wertvolle Chancen in Donuts & Co. entdecken, die wirkungsvoll für die eigene Organisation, deren Digitalisierung und auch für die Gesellschaft sind.

Als CDO stellt man sich die Frage: Wie kann ich meine Rolle möglichst wirkungsvoll gestalten? Für wen? Wie lang? Wer definiert, was „nachhaltige Wirkung“ bedeutet? Wer sind eigentlich meine Zielgruppen – innerhalb und außerhalb der Organisation? Und: Warum sollte ich mich überhaupt mit Wirkung beschäftigen?

Zeitsprung in die Zukunft: An einem Donnerstagvormittag im Mai 2035 sitzen Silke H und Dominik T., das dynamische CDO-Duo der Verwaltung von Smarthausen, in einem hybriden Büro, umgeben von Pflanzen, deren Photosynthese Energie für die Arbeitsplatzbeleuchtung liefert. Auf ihren holographischen Dashboards werden durch eine KI-Engine mit neutralem CO2-Fußabdruck Echtzeitdaten zur sozialen und ökologischen Wirkung laufender Projekte angezeigt – darunter eine neue digitale Plattform, die Bürgerinnen und Bürger mit lokalen Kreislaufwirtschaftsinitiativen verbindet Während einer virtuellen Besprechung mit ihrem interdisziplinären Team wird Silke & Dominik ein neues Service-Design vorgestellt, das barrierefrei und ressourcenschonend Bürgeranliegen bearbeitet. Regenerative Arbeitsprinzipien werden durch flexible Zeitgestaltung und die Integration von BGM-Modulen wie digitalen Meditationseinheiten gefördert, sodass die CDOs und ihr Team fit, kreativ und wirkungsvoll arbeiten können. Der Tag endet für das CDO-Duo und einige ihrer Kolleginnen und Kollegen mit dem Walk'n'Talk, einem täglichen Spaziergang im Park, der bewusstes Denken und Innovation anregen soll.

Zurück in die Gegenwart

Für Chief Digital Officers (CDOs) in der deutschen öffentlichen Verwaltung sollte es lohnenswert sein, sich heute schon mit Deep Design und der Donut-Ökonomie zu beschäftigen, weil beide Konzepte entscheidend dazu beitragen können, die digitale Transformation wirkungsvoll, nachhaltig und bürgerorientiert zu gestalten Das klingt nett? Ist es, hier sind die Gründe:

Donuts sind fettig, lecker und unschuldig Donuts stehen für die Zukunft der Wirtschaft – und auch der Verwaltung Eingebettet in einem natürlichen und dynamischen Gleichgewicht zwischen zwei Teigschichten. Die innere Schicht ist

das soziale Fundament, die menschlichen Grundbedürfnisse

Wenn wir diese nicht erfüllen, fallen wir in ein Loch. Die äußere Teig-

tion, sondern auch noch Treiber der nachhaltigen Transformation?

Na, vielen Dank dafür Genau die zusätzliche unlösbare undankba-

schicht bilden die sogenannten planetaren Grenzen. Wenn wir diese Schwellen strapazieren oder ignorieren, fallen wir über den Rand. Dazwischen, in diesem saftigen inneren Teil, liegt also der zu gestaltende Raum für Gesellschaft, Wirtschaft und Verwaltung, in dem gutes Leben möglich ist. (Wenn Sie Donuts nicht mögen, dürfen Sie ihn gegen einen Gugelhupf, einen Bagel oder ein Simit austauschen Das Gebäck mag sich verändern, die Grundbedingungen für eine zukunftsfähige Wirtschaft und Verwaltung jedoch nicht.)

Gemeinwohl als Ziel

Das von der Ökonomin Kate Haworth 2012 vorgestellte Frittierteig-Gleichnis bietet einen anschaulichen Rahmen, umdas Nummer-1-Ziel der Verwaltung zu erreichen, einen alle zufriedenstellenden Doppik-Hausha – äh, nein: das Gemeinwohl Was bedeutet das überhaupt für die öffentliche Verwaltung? Für meine Abteilung? Für mich als CDO? Und was ist meine Wirkung darauf? Und die meiner Abteilung? Und die der Verwaltung als Ganzes? Woran genau messen wir, ob wir wirkungsvoll sind? Die Antwort darauf können nur Daten liefern. Und menschliche Intuition. Und wo laufen diese beiden Sachen zusammen? Richtig, im Hausha. –ha! Nein: im CDO-Office. Das CDO-Office ist also nicht nur Treiber der digitalen Transforma-

dung der Donut-Ökonomie sicherstellen, dass digitale Strategien langfristig sozial und zugleich ökologisch nachhaltig sind Dies hilft der Verwaltung, sich auf die Herausforderungen des Klimawandels und gesellschaftlicher Veränderungen vorzubereiten.

W Innovation: Die Donut-Ökonomie fördert zukunftsorientiertes Denken und kann neue Ansätze für nachhaltige digitale Projekte inspirieren, wie z. B smarte Städte oder nachhaltige Mobilitätslösungen.

Daseinsvorsorge mit Wirkung

re Aufgabe, die sich alle (nicht!) gewünscht haben. Und dafür gibt es doch bitte das Nachhaltigkeitsbüro Und ist Nachhaltigkeit nicht nur diese lästige Pflicht fürs Klima? Oder ist damit gemeint, die digitale Transformation nachhaltig zu gestalten? Oder soll die nachhaltige Transformation digital gestaltet werden? Das klingt schon mehr nach CDO-Office Wie aber bringt man nun das Digitale in diesem Teigstück unter?

Die Donut-Ökonomie soll als Modell die wirtschaftliche Entwicklung innerhalb sozialer und ökologischer Grenzen sicherstellen; sie kann gewissermaßen das „Warum“ hinter all der Transformation verdeutlichen und ist aus folgenden Gründen für CDOs relevant:

W Digitale Nachhaltigkeit: Digitalisierung verbraucht Ressourcen (z B. Energie für KI, Rechenzentren etc.). CDOs können durch die Prinzipien der Donut-Ökonomie sicherstellen, dass digitale Lösungen ressourcenschonend gestaltet werden.

W Soziale Gerechtigkeit: Öffentliche Dienstleistungen müssen alle Bürgerinnen und Bürger erreichen, unabhängig von deren sozialem oder wirtschaftlichem Hintergrund. Die Donut-Ökonomie betont die Bedeutung sozialer Mindeststandards und kann als Leitfaden dienen, um digitale Gräben zu schließen.

W Strategische Planung & Resilienz: CDOs können durch Anwen-

le Antragsverfahren vereinfacht und barrierefreier gestaltet werden.

W Entscheidungsstrukturen: Im Deep-Design-Ansatz wird genau hingeschaut, wie Entscheidungen getroffen werden. Welche Lernmechanismen gibt es in der Entscheidungsfindung? Werden Anstrengungen unternommen, vielfältige Perspektiven einzunehmen? Dies dient auch dem Ziel, digitale Abläufe effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten und iterativ nachzubessern, indem diverse Interessensgruppen frühzeitig in Prozesse einbezogen werden.

Deep Design, das ist kein neues Gebäckstück. Dieses Modell dient der Veranschaulichung, dass eine Organisation über tiefgreifende Gestaltungsmechanismen verfügt, mit denen sich Projekte und Maßnahmen realisieren lassen, die langfristig auf ein gleiches Ziel einzahlen Im direkten Einzugsbereich des CDO-Office gehören hierzu beispielsweise die Daseinsvorsorge, die mit digitalen Mitteln effizienter und menschenzentrierter vonstatten geht, und das Wirkungsmanagement, das u.a. von einer effektiven Datenstrategie abhängt. Das CDO-Office muss es also mal wieder allein richten? Nein, vielmehr geht es darum, dass sich die öffentliche Verwaltung in komplexen Systemen befindet Der Welt ging es gleichzeitig nie so gut und auch so schlecht wie heute – und dazwischen herrscht hochgradige Komplexität. Das Bild des Donuts liefert einen verständlichen Handlungsrahmen, um dieser Komplexität zu begegnen. Die Prinzipien des Deep Designs – verbunden mit der Frage: Womit habe ich wirklich langfristig positiven Einfluss? – können helfen, das komplexe Labyrinth der Möglichkeiten mit begehbaren und wirkungsvollen Pfaden zu versehen Und das CDOOffice hat die Mittel der Gegenwart, um diese Pfade zu gehen.

Fragen für die Zukunft

Deep Design betrachtet die tiefliegenden und grundlegenden organisationalen Bestandteile, die auf eine gesamte Organisation einwirken. Sie bilden das Fundament jeglichen Handelns und jedweder Praktiken. Und die beste Nachricht: Jede Führungskraft kann Einfluss nehmen und dadurch entscheidend Verantwortung übernehmen! Die Relevanz für CDOs besteht u.a. in den folgenden Themenbereichen.

W Daseinsvorsorge: Deep Design stellt die Frage in den Mittelpunkt: Was wollen wir wirklich mit dieser Maßnahme erreichen? Damit stellt es bei digitalen Dienstleistungen die Bedürfnisse und Erwartungen der Bürger und Unternehmen in den Mittelpunkt, widmet sich zugleich der Frage nach der Wirkung der umgesetzten Maßnahme Dies ermöglicht es, digitale Dienstleistungen so zu gestalten, dass sie den Bedürfnissen und Erwartungen der Bürger besser entsprechen, wenn also z B. digita-

W Wirkung: Die Wirkung einer Maßnahme kann unterschiedliche Formen annehmen. Mit Deep Design wird identifiziert, welche verschiedenen Wirkungsformen es gibt, welche für die jeweilige Maßnahme priorisiert werden und wie die Organisation von der Wirkungsmessung lernen kann.

W Systemische Problemlösung: Öffentliche Verwaltungssysteme sind oft komplex und fragmentiert. Zudem sind sie selber in mindestens komplizierten, meist hochkomplexen gesellschaftlichen, politischen und wirtschaftlichen Systemen aktiv. Deep Design hilft dabei, diese Systeme zu analysieren, Silos abzubauen und langfristige, nachhaltige Lösungen durch wirkungsorientiertes strategisches Zusammenspiel zu entwickeln. Im Sinne von ganzheitlicher Transformation betonen beide Ansätze die Notwendigkeit, nicht nur auf kurzfristige Effizienz zu setzen, sondern systemweite Veränderungen voranzutreiben Wenn man beide Konzepte klug verknüpft, also Nachhaltigkeit und cleveres Design mit zukunftsorientierten Fragestellungen zusammenführt, können durch die Kombination von Deep Design und Donut-Ökonomie digitale Angebote für die Gesellschaft, für Bürgerinnen, Bürger und die Wirtschaft entstehen, die innovativ, nutzerfreundlich und nachhaltig sind. Gleichzeitig wird das CDO-Office zu einer VorbildOrganisationseinheit, die aus ihren Entscheidungen und Maßnahmen lernt, indem sie aktiv deren Wirkung misst und kommuniziert. Davon könnten andere Abteilungen wiederum lernen. Darauf einen Donut!

Die Autoren

Andreas Steffen ist Gründungs- und Vorstandsmitglied des NEGZ, dort auch Co-Sprecher des CDO-Zirkels und beschäftigt sich seit 1996 mit Digitalisierung, Transformation und Innovation. Er ist Gründer und Managing Director der Berliner Beratungsagentur 5STEP und arbeitet als Strategieberater, Executive Coach und Moderator für Organisationen aus dem Public Sector und der Wirtschaft.

Der Wirtschaftswissenschaftler Maximilian Düerkop mit Schwerpunkten in Psychoökonomie und nachhaltiger Transformation ist freiberuflicher Berater bei 5STEP und berät Unternehmen zu regenerativem Wirtschaften, Sustainability und Wirkungsanalyse.

CDO-Zirkel

Mehr Infos zum Arbeitskreis des NEGZ gibt es online hier:

[ negz.org/arbeitskreis/cdo-zirkel ]

© ChatGPT/Andreas Steffen/KI-generiert

Dieses war der erste

Streich …

Die elektronische Patientenakte ist in den Modellregionen ausgerollt worden Das Feedback? Gemischt positiv. Welche Lehren die Leistungserbringer für den bundesweiten Start mitnehmen können und was in einem offenen Brief gefordert wird.

doch der nächste folgt sogleich. Der Plan, den Rollout der elektronischen Patientenakte zunächst auf drei – geographisch und demographisch – durchweg unterschiedliche Modellregionen zu beschränken, scheint allem Anschein nach aufgegangen zu sein Schließlich bekommt man ein ziemlich gutes Abbild der Gesellschaft, wenn man mit Hamburg die zweitgrößte Stadt Deutschlands, mit Nordrhein-Westfalen ein Bundesland, in welchem sich Ballungszentrum an Ballungszentrum schmiegt und mit Franken eine Region auswählt, die – bis auf wenige Ausnahmen –eher rural geprägt ist.

Die ePA wird vorwiegend positiv aufgenommen

Ersten Feedbacks von Krankenkassen und Leistungserbringern zufolge, haben sich lediglich zwischen fünf und sechs Prozent aller Versicherten seit dem Start der ePA Mitte Januar dazu entschlossen, aktiv zu widersprechen Als Redaktion haben wir eine kleine Umfrage auf dem sozialen Netzwerk LinkedIn durchgeführt Dabei haben wir die Followerinnen und Follower von Healthcare Digital gefragt, ob sie die elektronische Patientenakte nutzen werden Als Antwort-

möglichkeiten hatten wir ein definitives Ja, ein abwartendes Ja, ein Nein aus Datenschutzgründen sowie ein definitives Nein definiert Trotz der Digitalisierungsblase, in der sich sowohl wir als auch der Großteil derer befinden, die uns

als drei Viertel der Befragten wählten die erste Antwortmöglichkeit, die zweite Möglichkeit wurde von 14 Prozent ausgewählt. Im Bereich der „Nichtnutzung“ entfielen acht Prozent auf „Nein – aus Datenschutzgründen“ und schlussend-

auf diesem Portal folgen, konnten keine großen Abweichungen zum bisherigen „Bundesdurchschnitt“ festgestellt werden. Etwas weniger

lich – äquivalent zu den Angaben der Krankenkassen – die verbleibenden fünf Prozent auf den definitiven Opt-Out.

ePA: Statements zum Rollout

Wie lief der Rollout der elektronischen Patientenakte an? Gab es Schwierigkeiten und falls ja, welche? Leistungserbringer und Organisationen nehmen dazu Stellung.

Freie Ärzteschaft e.V.:

Dr Silke Lüder, Allgemeinärztin und stellvertretende Bundesvorsitzende der Freien Ärzteschaft, sagte anlässlich der aufgezeigten Sicherheitslücken durch Datensicherheitsexperten auf dem Chaos Communication Congress (CCC) in Hamburg: „Das Narrativ von der sicheren ePA ist damit kurz vor der Einführung am 15. Januar 2025 gescheitert. Und in Anbetracht dessen, dass es bei den Krankheitsdaten um die sensibelsten Daten der Menschen überhaupt geht, ist eine Einführung bei bestehenden systematischen Sicherheitslücken absolut verantwortungslos. Schlimm ist besonders, dass Fehler in der Si-

cherheitskonstruktion teilweise schon seit Jahren bekannt und trotzdem von der Gematik in der vorliegenden Spezifikation offenbar nicht geschlossen worden sind.“

Wieland Dietrich, Bundesvorsitzender der Freien Ärzteschaft, ergänzte dazu folgende Kritik: „Es kann also künftig der Mitarbeiter einer medizinischen Fußpflegepraxis lesen, was der Psychiater oder der Urologe geschrieben haben – damit ist die ärztliche Schweigepflicht nur noch Geschichte Auch aus diesem Grund fordern wir den sofortigen Stopp des Rollouts der geplanten Patientenakte!“

Zahlen, Daten, Fakten zur ePA

W 2003: Die Bundesgesundheitsministerin Ulla Schmidt (SPD) initiierte die Idee der E-Akte mit der Ankündigung der elektronischen Gesundheitskarte und der Digitalisierung des Gesundheitssystems.

W 29. Dezember 2015: Inkrafttreten des E-Health-Gesetzes –erste Schritte für den Aufbau der Telematikinfrastruktur (TI) und digitale Anwendungen im Gesundheitswesen.

W 1. Januar 2021: Krankenkassen bieten eine App zur Nutzung der ePA an; Beginn der Test- und Einführungsphase in Arztpraxen.

W 1. Juli 2021: Verpflichtende Ausstattung aller Arztpraxen mit den nötigen Komponenten zur Nutzung der ePA; flächendeckender Start der ePA-Nutzung.

W 14. Dezember 2023: Verabschiedung des Digital-Gesetzes, dessen Kernelement die „ePA für alle“ ist. Erster Schritt: Einführung der digitalen Medikationsliste.

W 15. Januar 2025 – Rollout: Die „ePA für alle“ wird für alle gesetzlich Versicherten bereitgestellt, sofern sie nicht widersprechen.

W Parallel dazu: Erprobungsphase der ePA in Modellregionen (Hamburg, Franken, NRW); nach erfolgreicher Erprobung bundesweite Nutzung in Praxen, Krankenhäusern und Apotheken.

W 15. Februar 2025: Bei positivem Feedback aus den Modellregionen: Geplanter deutschlandweiter Rollout der ePA.

W Ab Sommer 2025: Einführung des elektronischen Medikationsplans und weiterer medizinischer Inhalte in der ePA (unter anderem die elektronische Patientenkurzakte).

Weichen für den bundesweiten Rollout gestellt?

Beinahe hätte der Hamburger Chaos-Computer-Club – Deutschlands wohl bekanntestes Hacker-Kollektiv – den Verantwortlichen der ePA einen Strich durch die Rechnung gemacht. In besinnlicher Festtagsmanier hatten die hackenden Hanseaten kurz vor Jahresende aufgedeckt, dass es mit der Sicherheit in einigen Teilbereichen der ePAEntwicklung nicht all zu genau genommen wurde. Mit relativ geringem Aufwand konnten sie Zugriff auf beinahe alle ePAs erlangen und neben persönlichen Gesundheitsdaten und Befunden auch Medikationspläne und teilweise E-Re-

Weiteres zum Thema

AOK-Bundesverband:

Die Vorstandsvorsitzende des AOK-Bundesverbandes

Dr Carola Reimann warf ein: „Digitale Großprojekte, das wissen wir mittlerweile auch, brauchen einen langen Atem und erfordern ständige Nacharbeiten. Dass noch eine längere Wegstrecke zu gehen und viel Überzeugungsarbeit zu leisten ist, zeigen auch die jüngsten kritischen Wortmeldungen aus der Ärzteschaft. Um den praktischen Nutzen zu vermitteln, müssen die Mehrwerte der ePA erlebbar werden, und das Handling der ePA muss sich einspielen. Das wird noch dauern und gilt übrigens für Ärzte und Versicherte gleichermaßen Das Digitalisierungsdefizit im deutschen Gesundheitssystem ist gigantisch. Darum ist es eine sehr gute Nachricht, dass es jetzt endlich losgeht mit der ePA für alle. Es ist offensichtlich, dass sie in puncto Transparenz, Vermeidung von Doppeluntersuchungen, Zugang, Quali-

tät und Sicherheit der Gesundheitsversorgung unschätzbare Vorteile bietet, die wir endlich nutzen sollten Wir haben Nachholbedarf!“

Als Redaktion haben wir es uns nicht nehmen lassen, dieses wegweisende Digitalisierungsprojekt im Gesundheitswesen tagesaktuell zu begleiten Wir haben bei Leistungserbringern aus den Modellregionen aktuelle Erfahrungsberichte zum ePA-Rollout angefragt. Weiterhin haben wir die Statementgeber darum gebeten, belastbare Zahlen, wie etwa die Widerspruchsquote miteinfließen zu lassen. Diese Statements sowie weitere spannende News rund um die Digitalisierung des Gesundheitswesens können Sie in der 19 Folge unseres Podcasts Healthcare Digital nachhören. Sie finden unseren Podcast überall dort, wo es Podcasts gibt oder direkt auf unserer Webseite healthcare-digital.de/podcast.

zepte einsehen Rechtzeitig zum Start in den Modellregionen gab Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach Entwarnung. „Die Daten der Bürger sind sicher vor Hackern“, betonte er in einer Arztpraxis in Köln, in welcher ihm die ePA vorgeführt wurde Eine durchaus andere Meinung zum bundesweiten Rollout der elektronischen Patientenakte teilten hingegen zahlreiche Verbände und Leistungserbringer. Diese taten sie in einem gemeinsamen offenen Brief an Lauterbach kund, in welchem sie forderten, den Start der ePA an eine positive Gesamtevaluation aus der Testphase heraus zu koppeln Zu den Unterzeichnern zählten neben Verbänden wie der deutschen Aidshilfe, der deutschen Depressionsliga oder dem Bündnis für Datenschutz und Schweigepflicht (BfDS) auch der Verbraucherzentrale Bundesverband, die Piratenpartei sowie der Chaos-Computer-Club. Eine der Kernforderungen des offenen Briefs war, dass der bundesweite Rollout der elektronischen Patientenakte erst erfolgen dürfe, wenn von allen Akteuren – namentlich genannt wurden Patienten, Leistungserbringer sowie Organisationen des digitalen Alltags – aus den Modellregionen Erfahrungswerte sowie mögliche Bedenken in den finalen Entscheidungsprozess miteinbezogen werden Bislang hätten lediglich einige dieser Akteure ein Rederecht in den (entscheidenden) Gremien der Gematik. Weiterhin bemängeln die Unterzeichner, dass das Modell ePA mit einem transparenten Umgang mit Gesundheitsdaten stehe und falle Insbesondere die, in ihren Augen, zu einseitige Berichterstattung von Seiten der Krankenkassen würde viele Versicherte eher verunsichern Ab Mitte Februar wird sich zeigen, ob das Vertrauen der Verantwortlichen in das Produkt elektronische Patientenakte ausreicht und ob bald alle GKVMitglieder Zugriff auf ihre Gesundheitsdaten erhalten. se, jk

Forschungsprojekt KI-Cockpit

Mehr menschliche Kontrolle über KI

Kommune, Pflege und Human Resources – es gibt viele Bereiche, in denen KI eingesetzt wird. Doch bleibt oftmals die Frage offen, ob die eigene Stelle nicht bald durch KI ersetzt werden könnte. Im Projekt „KI-Cockpit“ wird etwas anderes gezeigt: In verschiedenen Forschungsfeldern bleibt der Mensch „in command“

KI ersetzt nicht den Menschen, sondern unterstützt sie. Das zeigt das Projekt „KI­Cockpit“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Noch mehr sogar: Der Mensch „in command“ behält stets die Kontrolle und überwacht KI­Anwendungen in der Praxis. Ziel ist es, den Mitarbeitenden einen klaren Überblick über die Entscheidungen von KI­Systemen zu verschaffen. Außerdem sollten sie gut informiert und selbstständig über Eingriffe in maschinelle Abläufe entscheiden können. Auf diese Weise sollen gesellschaftliche Risiken von KI­Technologien, wie Verzerrungen oder Diskriminierungen, minimiert und die Akzeptanz ihrer Nutzung in der Arbeitswelt gefördert werden Dabei wurde ein Modell entwickelt, das Organisationen bei der AI­Act­konformen Einführung von KISystemen unterstützt. Es stellt sich die Frage, welche Informationen Beschäftigte in welcher Form benötigen, um das Verhalten eines KI­Systems angemessen einschätzen und überwachen zu können. Ebenso wichtig ist die effektive Umsetzung menschlicher Kontrolle, beispielsweise durch die Einführung unterschiedlicher Autonomiestufen oder „Stopp“Tasten Und lassen sich daraus allgemeine Prinzipien für die Gestaltung von KI sowie konkrete Empfehlungen für die Beteiligung der Mitarbeitenden bei der Einführung von KI­Anwendungen am Arbeitsplatz ableiten?

Hier spielen vor allem vier Forschungsfelder eine Rolle, die sich mit neuen Perspektiven und Lösungen einbringen. Darunter zählen die Wirtschaftspsychologie, das Design Engineering, die angewandte Kognitionswissenschaft und die qualitative Sozialforschung.

Forschungsrichtungen mit Perspektive

Wirtschaftspsychologie: „Feeling in Command“ Ein spezielles TransparenzInterface stellt den Nutzenden Informationen zu den Zielen, der Datenbasis und den Kontrollmöglichkeiten des Systems zur Verfügung Prof Regina Kempen von der Hochschule Aalen untersucht in diesem Zusammenhang, wie Transparenz das Vertrauen und die Akzeptanz von KI­Systemen bei Menschen fördert und welche Voraussetzungen geschaffen

werden müssen, damit sich der Mensch „in command“ fühlt. Design Engineering: „Design4Command“ Kern der Forschung im Design Engineering ist die Stärkung der Dreiecksbeziehung zwischen Mensch, Technologie und Organisation „Design4Command“ ist ein Ansatz für den Aufbau von Mensch­KITeams. Diese Methoden stellen sicher, dass KI­Systeme menschliche Fähigkeiten nicht ersetzen, sondern verbessern Von der Hochschule Aalen erforscht Prof. Dr. Doris Aschenbrenner digitale Methoden und entwickelt ein entsprechendes Framework für verschiedene Anwendungsfelder Angewandte Kognitionswissenschaften: „Awareness in Command“ Ein neuroadaptives KI­Cockpit passt sich den individuellen Bedürfnissen der Nutzenden an und reagiert bedarfsgerecht, indem es

die aktuelle Situation sowie die Ausgangslage berücksichtigt. Ähnlich wie ein Flugzeug­Cockpit unterstützt das System automatische Prozesse und entlastet bei der Arbeit, zum Beispiel durch angepasste Alarme und Informationsflüsse Auf diese Weise werden Stress reduziert und menschliche Fehler minimiert.

Qualitative Sozialforschung: „Partizipation und Inklusion“ Mitarbeitende werden zu CoForschenden durch ihre aktive Einbindung in die Technologieentwicklung. Dabei reflektieren sie ihren Arbeitsalltag, hinterfragen Routinen und entwickeln gemeinsam mit den Forschenden Lösungen, sodass die Bedürfnisse der Nutzenden tatsächlich erfüllt werden.

Um KI erfolgreich und souverän am Arbeitsplatz einzuführen, war es zunächst notwendig, ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie Beschäftigte in die Entscheidungsprozesse von KI­Systemen eingebunden werden können. Dafür wurde das KI­Cockpit in drei Bereichen erprobt:

Kommune

KI­Assistenzsysteme werden bei der Verkehrsleitplanung eingesetzt: Gerade aufgrund des hohen Aufkommens von Berufspendlern ist es nötig, dass Staus vermieden, Parkraumverwaltungen modernisiert, aber auch Gefahrensituationenbessererkanntwerdenmüssen.

Pflege

Der Pflegebereich kämpft seit Jahren mit einem erhöhten Aufkommen pflegebedürftiger Menschen bei gleichzeitigem Fachkräftemangel Pflegekräfte sollen vor allem von pflegefremden Tätigkeiten entlastet werden Ein Dashboard soll deshalb die Kommunikation und Organisation von Arbeitsabläufen im Altenzentrum verbessern und über bevorstehende Prozesse auf einzelnen Stationen informieren. KI­basierte Daten können von den Pflegekräften mit einer Speech­to­Text­Funktion über einen Messenger generiert werden

Personalwesen (HR)

Das KI­Cockpit ist transparent gestaltet, sodass nachvollziehbar ist, welche Entscheidungen das System bei der Verkehrsleitplanung getroffen hat. Dabei muss das System auch überblickt und kontrolliert werden, um bei Bedarf eingreifen zu können. Eine Herausforderung wird sein, sogenannte Autonomiestufen festzulegen, sodass das Maß der Kontrolle geregelt werden kann.

Digitale Assistenten in der Pflege

Alexa kommt ans Krankenbett

Dem Fachkräftemangel in der Pflege wird vielerorts versucht, kreativ entgegenzutreten Das Deutsche Rote Kreuz hat nun eine Kooperation mit Amazon geschlossen, die die Verwendung von Amazons Sprachassistenten Alexa beinhaltet. Stationäre wie ambulante Einrichtungen sollen künftig damit ausgestattet werden.

Bewohnerinnen und Bewohnern von Senioreneinrichtungen ein selbstbestimmteres Leben inklusive digitaler Teilhabe anbieten

Unter dieser Prämisse stattet die DRK­Service GmbH in Zusammenarbeit mit der DiscVision Solution ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen mit Amazons Sprachassistenten Alexa aus. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um

die Standardversion des Assistenten, wie sie in zahlreichen Haushalten zum Einsatz kommt

Vielmehr wird auf den Standard „Alexa Smart Properties for Senior Living“ zurückgegriffen, welcher explizit für den Einsatz in diesen Umgebungen entwickelt wurde. Insbesondere auf die Realbedürfnisse von Seniorinnen und Senioren sowie deren Betreuungs­

personen wurde dabei Wert gelegt Mittelfristig soll die Alexa­Sprachtechnologie in DRK­Einrichtungen in ganz Deutschland zum Einsatz kommen. Der DRK­Kreisverband Müllheim erprobt bereits seit längerem den operativen Einsatz von Alexa in Pflegeeinrichtungen. Das Projekt LeNa ermöglicht es den Seniorinnen und Senioren, Kontakt mit

Die Personaldecke in Pflegeeinrichtungen ist angespannt. Digitale Devices können für Entlastung sorgen.

ihren Angehörigen zu halten und soziale Teilhabe zu erfahren Beispielsweise werden seniorengerechte Bewegungsübungen oder Kulturangebote über das Amazon­

Das europäische KI­Gesetz erschwert den Einsatz von Algorithmen und KI auch im Bereich der Stellenbesetzung und Aufgabenverteilung Das KI­Cockpit unterstützt das Personalwesen dabei, mögliche Diskriminierungen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Als Human in Command können die Anwendenden schließlich die erforderlichen Maßnahmen selbst ergreifen Ziel ist es, den Matching­Prozess zwischen Arbeitssuchenden und Arbeitgebern zu unterstützen. Künstliche Intelligenz entlastet Arbeitskräfte, verbessert die Arbeitsqualität und erhöht die Produktivität Allerdings ist künstliche Intelligenz nur dann eine sinnvolle Unterstützung, wenn die Technologie am Menschen orientiert ist und auch die Entscheidung über ihren Einsatz sowie die Kontrolle ihrer Ergebnisse beim Menschen verbleiben Daher wird das KI­Cockpit von KI­Experten begleitet und mit etwa 3,5 Millionen Euro vom BMAS gefördert. se

Alexa­Ökosystem bereitgestellt. Nicht zuletzt sollen auch die Pflegekräfte durch die Sprachassistenten nachhaltig entlastet werden. Ulrich Starz, Prokurist der DRKService GmbH betont, dass die EinführungvonAlexaSmartProperties for Senior Living eine gute Grundlage darstelle, um Seniorinnen und Senioren in Deutschland niederschwellig zu einem selbstständigeren, komfortableren und vernetzten Wohnen zu verhelfen Die Entwicklung des seniorengerechten Sprachassistenten wurde unter strenger Berücksichtigung von Datenschutzaspekten durchgeführt So werden weder Accountdaten – wie etwa ein Amazonkonto – zur Nutzung benötigt noch werden die gesendeten Audiofiles gespeichert. Darüber hinaus kann –bei Bedarf – das Mikrofon des Sprachassistenten vollständig deaktiviert werden. jk

Veranstaltungen

13. Fachkongress des IT-Planungsrates

„Digitalisierung – einfach machen“ lautet in diesem Jahr das Motto des Fachkongresses des IT-Planungsrates in Hannover An zwei Tagen treffen sich Beschäftigte aus der öffentlichen Verwaltung mit politischen und fachlichen Entscheidungsträgern.

Im Hannover Congress Centrum (HCC) findet im März der nächste Fachkongress des IT-Planungsrates statt.

Jedes Jahr wird der Fachkongress des IT-Planungsrates in einer anderen Stadt durchgeführt und daher immer von einem anderen Bundesland organisiert In diesem Jahr ist Niedersachsen dran: Etwa 700 Teilnehmende werden am 26. und am 27. März in Hannover erwartet Der 13. Fachkongress des IT-Planungsrates bietet einen Ort zum Vernetzen mit spannenden Vorträgen und Workshops rund um die Verwaltungsdigitalisierung. Die Veranstaltung richtet sich an die Mitarbeitenden öffentlicher Verwaltungen aus allen Ebenen Neben wichtigen Entscheidungs-

trägern für Digitalisierung und Verwaltung ist außerdem das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) präsent

Das Programm bietet vier große

Themen-Schwerpunkte:

W Steigerung der Effizienz im Föderalismus

W ZukunftsfähigkeitderVerwaltung

W ZukunftschancenfürBeschäftigte

W Erfolgserlebnisse der Praxis Ein gemeinsames Zielbild aus EU, Bund, Ländern und Kommunen fördert die Effizienz und bringt die Verwaltung auf den richtigen Weg. Der IT-Planungsrat entwickelt eine föderale Digitalisierungsstrate-

gie, die bewährte Ansätze zur Optimierung föderaler Strukturen integriert In der Veranstaltung wird diskutiert, welche strategischen Elemente wirksam sind und wo das Motto Anwendung findet Ein weiterer Fokus liegt auf neuen Technologien, Nachhaltigkeit, der Vermeidung von Insellösungen und KI Erfolgsfaktoren sind hier intensives Change Management, Fortbildungen und die Vermittlung von Zielen Praxisbeispiele sollen andere Verwaltungen ermutigen, Digitalisierungsschritte zu wagen se

Überblick

13. Fachkongress des IT-Planungsrates 26. bis 27. März 2025

Hannover Congress Centrum Theodor-Heuss-Platz 1-3 30175 Hannover

Veranstaltungszeiten:

26.3.: 11.30 Uhr Einlass mit Mittagsimbiss, 13 Uhr Programmbeginn, ab 19 Uhr Abendveranstaltung 27.3.: 9 bis 15 Uhr

Eintrittspreise: Standardticket, gültig für beide Tage: 120 Euro [ anmeldung.it-plr-fk.de ]

Health & Law Summit 2025: Digitale Gesundheitsversorgung

Zum ersten Health & Law Summit in Berlin-Mitte treffen sich verschiedene Experten aus dem Gesundheitsbereich mit Juristen. Dort wird der Austausch von Wissen und Erfahrungen zu rechtlichen und aktuellen Themen im Gesundheitswesen gefördert.

Das Health & Law Netzwerk verbindet juristische Expertise mit den praktischen Herausforderungen aus dem Gesundheitswesen Zum Summit in Berlin treffen sich am 13. Februar Experten aus Unternehmen, Verbänden, Behörden und Institutionen des Gesundheitswesens, insbesondere einige der größten Krankenhauskonzerne der Stadt Gemeinsam bilden sie eine Plattform zum Austausch von Ideen, Fachwissen, Best Practices, Lösungen für komplexe rechtliche Hürden und aktuellen RechtsfragenausdemGesundheitsbereich.

Teilnehmende haben die Möglichkeit, sich zu Themen wie Gesundheitsplattformen, Online-Terminvergabe und digitalen Versorgungs-

Herausforderungen, KRITIS, Zero Trust und Data Protection

Zukunftssichere IT-Sicherheitim Gesundheitswesen

DasGesundheitswesensiehtsichinderheutigendigitalen Ära mit einer Vielzahl von IT-Sicherheitsherausforderungenkonfrontiert.VonderEinhaltungderKRITIS-Vorgaben bis hin zur Notwendigkeit, Patientendaten vor immer raffinierterenCyberbedrohungenzuschützen,isteinumfassenderundzukunftssichererAnsatzunerlässlich. In diesem Webinar beleuchten wir die aktuellen SicherheitsherausforderungenimGesundheitssektorunderläutern, wie die Zero-Trust-Architektur dazu beitragen kann, den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten. Erfahren Sie, wie Zscaler innovative Lösungen bereitstellt, um die IT-SicherheitinIhrerOrganisationzustärkenunddieIntegritätsowieVertraulichkeitvonPatientendatenzuwahren. Entdecken Sie Best Practices und Strategien, um Ihre ITInfrastrukturgegenzukünftigeBedrohungenzuwappnen undgleichzeitiggesetzlicheVorschriftenundComplianceAnforderungenzuerfüllen.

Seien Sie dabei und rüsten Sie sich mit dem Wissen und denWerkzeugenaus,dieSiebenötigen,umdieIT-Sicherheit in Ihrem Gesundheitsunternehmen auf das nächste Levelzuheben.

angeboten in Krankenhäusern sowie medizinischen Versorgungszentren und Start-ups einzubringen, an Diskussionen teilzunehmen oder sich mit anderen zu vernetzen Weitere Themen umfassen KI, E-Health in der Pharmaindustrie und die Regulatorik im Gesundheitswesen. Wie wirken sich beispielsweise die DigiG, GDNG, EHDS und andere gesetzliche Regelungen auf die zukünftige Versorgung aus? Wichtige teilnehmende Vertreter aus dem Gesundheitsbereich sind u. a Klinikkonzerne, Pharma- und Biotech-Unternehmen, Pflege- und Reha-Einrichtungen, Anbieter von IT-Lösungen, die gesetzlichen Krankenkassen sowie Forschungsinstitute. se

Überblick

Health & Law Summit 13. Februar 2025

Restaurant Reinhard Bär

Am Hamburger Bahnhof 4 10557 Berlin

Veranstaltungszeit: 13.30 bis 18 Uhr

Veranstalter: Schürmann Rosenthal Dreyer Rechtsanwälte

Eintritt: kostenlos (Abweichender Tarif für externe Berater und Kanzleien:

MarkusOcker

SeniorSalesEngineer, ZscalerGermany

ArminBecker

SeniorSalesEngineer, ZscalerGermany

IHRE REFERENTEN

Lösungspartner

STACKIT bietet souveräne Lösungen für hochregulierte Bereiche mit besonderem

Anspruch an Datenschutz & Sicherheit und ist bezugsfähig über die Mitglieder der govdigital. Das Portfolio umfasst neben klassischen Cloud- & Colocation-Lösungen auch umfassende Beratung & Migrationsunterstützung.

CONSULTING

Unsere Stärke liegt in der Lösung komplexer Aufgabenstellungen für unsere Kunden. Seit über 20 Jahren realisieren wir erfolgreich große IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft. Neben der Beratung, der Entwicklung und dem Betrieb sind die fachlichen Schwerpunkte • Digitalisierung, • eHealth, • Finanzen/ePayment, • eGovernment, • eRechnung.

STACKIT GmbH & Co. KG

Ansprechpartner:

Gabriel Becker

Stiftsbergstraße 1 74172 Neckarsulm Tel. +49713230484539 gabriel.becker@ stackit.cloud www.stackit.de

Nortal AG

Ansprechpartner: Martin Rebs Knesebeckstraße 61/61a 10719 Berlin Tel. 030/31 80 509-00 info.de@nortal.com www.nortal.com/de

DMS, WORKFLOW UND ARCHIV

PDV GmbH

Haarbergstraße 73 99097 Erfurt Tel. +49 361 4407 100 Fax. +49 361 4407 299 info@pdv.de

Mit der Lösungsplattform VIS-Suite zählt die PDV GmbH zu den renommiertesten E-Akte-Anbietern in Deutschland. Die mit dem E-Akte-Award bereits 7-mal ausgezeichnete Produktfamilie hält Module gemäß dem Organisationskonzept E-Verwaltung bereit und ist in Bundesbehörden, Landesund Kommunalverwaltungen sowie im kirchlichen Umfeld, in der Polizei und in der Justiz erfolgreich im Einsatz. Das standardbasierte System erlaubt eine schnelle und allen voran wirtschaftliche Umsetzung der E-Verwaltung.

Als Softwarehersteller der SAP-zertifizierten

xSuite Group GmbH

Ansprechpartner: Daniel Petersen Hamburger Str. 12 22926 Ahrensburg Tel. 0173/7208949 info@xsuite.com www.xsuite.com

xSuite® bieten wir für öffentliche Auftraggeber eine standardisierte, SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung. Angesprochen werden die SAP-Module FI, MM, PSM und PSCD sowie der Kommunalmaster Finanzen. Es können alle Rechnungsformate wie Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD, etc. verarbeitet werden.

ECM & DMS

OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

Ansprechpartner: Björn Wittneben Wöhlerstraße 42 30163 Hannover Tel: +49 511 123 315-0 hannover@optimalsystems.de www.optimal-systems. de/hannover

OPTIMAL SYSTEMS Hannover ist seit 1997 die treibende Kraft für ein optimales Enterprise Content Management System in Öffentlichen Verwaltungen. In dem ECM enaio® werden Dokumente digital erfasst, ausgewertet, verwaltungsweit für alle berechtigten Mitarbeiter*innen bereitgestellt und rechtssicher archiviert. Dank der ausgeprägten Schnittstellenvielfalt zu kommunalen Fachverfahren ist ein reibungsloser Datentransfer möglich.

ELEKTRONISCHE VERWALTUNGSARBEIT

Fabasoft

Deutschland GmbH THE SQUAIRE 13, Am Flughafen 60549 Frankfurt/Main Tel: +49 69 6435515-0 Fax: +49 69 6435515-99 egov@fabasoft.com www.fabasoft.com

Fabasoft ist als Produktanbieter und bei der erfolgreichen Umsetzung der Partner für die öffentliche Verwaltung. Nahezu drei Jahrzehnte Erfahrung in Sachen E-Government-Lösungen machen die Fabasoft eGov-Suite zu einem führenden Produkt im deutschsprachigen Raum. Flexible Nutzungsformen und die Integration in den Standardarbeitsplatz sorgen für hohe Anwenderzufriedenheit. Die Fabasoft eGovSuite unterstützt alle Module des Konzepts E-Verwaltungsarbeit.

E-PAYMENT

PayPal PLC, German Branch

Ansprechpartner: PayPal E-Government-Team Marktplatz 1 14532 Kleinmachnow verwaltung@paypal.com www.paypal.de/ verwaltung

33 Millionen Kunden in Deutschland vertrauen bereits auf PayPal, denn sie bezahlen weltweit einfach, sicher und schnell. Bieten auch Sie Ihren Bürgern ein neues Maß an Service und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter. Mit PayPal können Dienstleistungen im Verwaltungsbereich online, mobil und rund um die Uhr bezahlt werden.

IT-SICHERHEITSTECHNOLOGIE

procilon – Technologie für Informationssicherheit und Datenschutz

Der Name procilon steht seit mehr als 20 Jahren für sichere Softwaretechnologie in der öffentlichen Verwaltung. Heute nutzen mehr als 850 Kommunen, Landes- und Bundesbehörden procilonSoftware und strategische Beratungsleistungen für sicheres E-Government

procilon GmbH

Ansprechpartner: Falk Gärtner Leipziger Straße 110 04425 Taucha Tel. +49 34298 4878 31 Fax +49 34298 4878 11 anfrage@procilon.de www.procilon.de

KOMPLETT-DIENSTLEISTER

AKDB

Hansastraße 12-16, 80686 München Tel. 089/5903-1533 Fax 089/5903-1845 presse@akdb.de www.akdb.de

Der Marktführer für kommunale Software: Die AKDB bietet Entwicklung, Pflege und Vertrieb qualifizierter Lösungen für alle Bereiche der Kommunalverwaltung. Zur Angebotspalette gehören im BSI-zertifizierten Rechenzentrum gehostete Fachverfahren für das Finanz-, Personal-, Verkehrs-, Sozial- und Grundstückswesen. Das BürgerservicePortal ist die bundesweit modernste und reichweitenstärkste E-Government-Plattform für Online-Verwaltungsdienste

Governikus KG

Ansprechpartner: Stefan Rauner

Die Governikus KG ist ein führender Anbieter von ITLösungen für den gesamten Zyklus elektronischer Kommunikation von der Authentisierung über den sicheren Datentransport bis hin zur Beweissicherung elektronischer Daten. Gesetzeskonformität, Sicherheit und Innovation stehen für das in Deutschland und EU agierende Unternehmen im Vordergrund.

Hochschulring 4 28359 Bremen Tel. 0421/20495-0 Fax 0421/20495-11 kontakt@governikus.de www.governikus.de

PROSOZ Herten GmbH Ewaldstraße 261 45699 Herten Tel. 02366/188-0 info@prosoz.de www.prosoz.de

Mit innovativen Lösungen, praxisorientierter Qualifizierung und hoher Beratungskompetenz hat sich Prosoz in den zurückliegenden 35 Jahren vom Softwarehersteller für Kommunen zum Komplettlösungsanbieter in den Bereichen Soziales, Jugend sowie Bauen und Umwelt entwickelt. Als Vordenker für die Digitalisierung in den Kommunen stehen wir Ihnen als strategischer Partner zur Seite.

saascom GmbH

Ansprechpartner: Martina Diederich Heidelberger Straße 6 64283 Damstadt Tel. 06151/3600808 vertrieb@saascom.de www.saascom.de www.civento.de

IT-Experte für öffentliche Verwaltungen! saascom versteht die Bedürfnisse der Verwaltungen und unterstützt durch innovative Lösungen bei der digitalen Transformation. Mit civento© bieten wir eine zukunftssichere Low-Code-Digitalisierungsplattform, die vereinfachte und voll digitalisierte Sachbearbeitungsprozesse mit Ende-zu-Ende-Automatisierung ermöglicht.

SysEleven GmbH

Ansprechpartnerin: Christin Rehbein Boxhagener Str. 80 10245 Berlin Tel.: +49 30 233 2012 105 marketing@syseleven.de www.syseleven.de

SysEleven GmbH, eine Tochter der secunet, betreut 500+ Kunden im DACH-Markt und bietet Cloud- und Kubernetes Managed Services, darunter die OpenStack Cloud und „MetaKube“. Als CNCF-Mitglied und zertifizierter Kubernetes Provider legt SysEleven Wert auf Datenschutz und hostet in nachhaltigen Rechenzentren.

SPEZIAL – VERLAGSSONDERVERÖFFENTLICHUNG

KOMMUNALES

OZG-Umsetzung

E-Akte

E-IDAS 2.0

E-Rechnung

Zero Trust

Kommunalsoftware

Künstliche Intelligenz

Digitale Zwillinge

EfA / Low-Code

Prozessautomatisierung

Einer für Alle?

Nachnutzung muss gewollt sein

EfA-Leistungen sind auf dem Papier eine gute Sache Doch die Verwaltungspraxis sieht oft anders aus Langfristige Verträge mit bisherigen Lösungspartnern und festgefahrene Strukturen sind Hemmnisse, die die Verwaltungsdigitalisierung in erheblichem Maße einbremsen Die Lösung? Gezielte und geplante Nachnutzung

Im Grunde genommen basieren sämtliche Vorgänge der öffentlichen Verwaltung auf sehr alten Strukturen Teilweise gehen sie zurück auf preußische Gepflogenheiten, teilweise lassen sich die Ursprünge bis ins Hochmittelalter zurückverfolgen.

Technische Funktionsweisen sind nur von nachgelagertem Interesse

Man könnte also davon ausgehen, dass sich in den vergangenen Jahrhunderten die besten Lösungen

über bestehenden Prozessen und den darin involvierten Verwaltungsfachangestellten Außerhalb der Digitalisierungsblase herrscht höchstwahrscheinlich wenig Verständnis für derartige Befindlichkeiten innerhalb der öffentlichen Verwaltung vor Verwaltungsdienstleistungen haben in den Augen der Bevölkerung zu funktionieren – die dahintergeschalteten technischen Grundlagen sind dabei für die überwiegende Mehrheit der Bürgerinnen und Bürger wohl kaum von Interesse Warum auch Schließlich bestehen für das Gros

Um Fachverfahren gezielt und nachhaltig nachnutzen zu können, bedarf es der Einhaltung gewisser Grundvoraussetzungen technischer, rechtlicher wie organisatorischer Natur.

herauskristallisiert haben und dass bei zeitgemäßen Digitalisierungsvorhaben auf dieses Leporello an besonders guten Leistungen zurückgegriffen werden kann. Doch vielerorts werden von den Verantwortlichen eigene Süppchen gekocht und darüber hinaus bestehende, altbewährte Prozesse –ohne den Vorgang zu hinterfragen – digitalisiert. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Mangelndes Verständnis für die schier zahllosen Vorteile einer volldigitalen Verwaltung, die Absenz (zweckgebundener) Mittel oder – schlicht und ergreifend – Protektionismus gegen-

aller Erwachsenen in Deutschland die Kontaktpunkte mit den öffentlichen Verwaltungen im Regelfall aus Wohnungsan-, und Ummeldungen, aus Verlängerungen sowie Beantragungsvorgängen von Personalausweisen und Reisepässen sowie aus Belangen rund um den Themenkomplex Kraftfahrzeug Gemittelt entstehen auf diese Art und Weise etwa 1,4 (sic!) Behördenkontakte pro Bundesbürger pro Jahr. Die Fachverfahren, die für die genannten Zwecke im Einsatz sind, sind derart erprobt und vielgenutzt, dass dabei kaum Fehler passieren

Die wahren Fallstricke im Bereich Digitalisierung befinden sich an anderen Stellen. Nämlich dort, wo beispielsweise verschiedene Stellen ein und denselben Antrag zu verschiedenen Zeitpunkten bearbeiten wollen und dies aufgrund inkompatibler Schnittstellen nicht können oder auch regelmäßig dort, wo Anträge und Verwaltungsdienstleistungen kommunale, behördliche oder Landesgrenzen überqueren Stichwort Interoperabilität.

Die Lösungen existieren

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Diesen Leitspruch hört man regelmäßig auf den zahlreichen Veranstaltungen vom Public Sector für den Public Sector Dennoch muss es für Außenstehende den Anschein haben, als würde sich seit Jahren nichts oder, wenn überhaupt, nur sehr wenig bewegen. Ein Gremium nach dem anderen wird gegründet Jetzt würde alles anders gemacht werden. Nun werde man den Aufbruch schaffen. Eine Plattitüde jagt die nächste. Dabei könnte es so einfach sein. Bundesländer wie Hamburg oder Bayern machen es in schöner Regelmäßigkeit vor

Sie liefern – quasi am Fließband –Blaupausen für eine erfolgreiche Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung GovTecHH, Modul-F oder die Bayern-Packages – derartige Erfolgsgeschichten erfahren viel mediales Echo und finden dennoch kaum Nachnutzer respektive Nachahmer Woran liegt das?

Finanziell betrachtet sind Nachnutzungsszenarien immer zum Vorteil der nachnutzenden Kommunen, Behörden und Länder

In Anbetracht der Tatsache, dass die Gelder, die der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung stehen, Steuergelder sind, und diese – qua Gesetz –möglichst schonend und konservativ eingesetzt werden sollen, müsste das Thema Nachnutzung eigentlich – nicht zuletzt –im öffentlichen Interesse viel stärker repräsentiert sein.

Wie geht Nachnutzung?

Über die Frage der nachhaltigen Umsetzung einer Nachnutzungsstrategie wurden sich in der Vergangenheit bereits von vielen Akteuren aus der Welt der Verwaltungsdigitalisierung Gedanken gemacht. Das Referat DV II 4 des Bundesministeriums des Innern und für Heimat hat auf seiner Webseite zur OZG-Umsetzung einen Leitfaden veröffentlicht, der denjenigen Verantwortlichen von Bund, Ländern und Kommunen, die an einer generellen Nachnutzung interessiert sind, ein valides Grundkonzept an die Hand legt. Im Einzelnen werden darin die konzeptionellen Kernaspekte je nach Nachnutzungsszenario – derer drei definiert sind – detailliert beschrieben. Dabei wird unterschieden, ob es sich um eine Nachnutzung nach dem Modell „Einer für Alle“ (EfA), dem Modell „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ oder dem Modell „FIM-basierte Eigenentwicklung“ handelt. Beim Nachnutzungsmodell „Einer für Alle“ wird eine länderübergreifend einsetzbare Lösung von einem Land oder einer Kooperation mehrerer Länder entwickelt, und Länder können sich an die gemeinsame Lösung anschließen. Eine solche Lösung kann übergreifend für mehrere Kommunen, landesweit, länderübergreifend oder bundesweit flächendeckend entwickelt und betrieben werden Dieses Modell ist durch eine hohe Einheitlichkeit der Lösung über Kommunen und Bundesländer hinweg geprägt. Eine Umsetzung kann beispielsweise nach dem Prinzip Software-as-a-Service erfolgen Dabei müssen jedoch die kollaborativ erarbeiteten EfA-Mindestanforderungen eingehalten werden, die eine tiefgreifende Orientierungshilfe zur technischen Implementierung bieten und auf mögliche Lösungsvarianten hinweisen Insbesondere sind dabei von allen Beteiligten die Schnittstellen und Übergabepunkte zu definieren und zu spezifizieren.

Dieses Modell zieht zu Beginn der Kooperation – zunächst – aufgrund der notwendigen Abstimmung zwischen den teilnehmenden Ländern einen erhöhten Klärungsbedarf hinsichtlich technischer, rechtlicher und finanzieller Rahmenbedingungen nach sich.

Unter „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ versteht man die Option, eine länderübergreifend nachnutzbare und bereits entwickelte Softwarelösung individuell durch Länder oder Kommunen dezentral zu betreiben Möglich ist das in Form einer Entwicklungsgemeinschaft oder gemäß eines Lizenzmodells Derartige Lösungen

werden im OZG-Umsetzungskatalog ausgewiesen. Voraussetzung hierfür ist, dass sie mindestens der dritten Stufe des OZG-Reifegradmodells entsprechen Dieses Nachnutzungsmodell hat den bestechenden Vorteil, dass lokale Anpassungen – beispielsweise bei den Antragsprozessen –deutlich leichter umsetzbar sind als beim EfA-Modell. Als Nachteil hierbei muss allerdings aufgeführt werden, dass jedes teilnehmende Land, jede teilnehmende Kommune für Implementierung, Wartung und Weiterentwicklung einen deutlich größeren Aufwand – pesonell wie finanziell – einplanen muss. Das dritte Modell hingegen, die „FIM-basierte Eigenentwicklung“, ist mit Abstand das, welches den höchsten Grad der Individualität bereitstellt FIM steht für das Föderale Informationsmanagement. Es stellt standardisierte Informationen zu Verwaltungsleistungen bereit Mit klar definierten Vorgaben werden dabei diffizile Gesetzestexte zu Verwaltungsverfahren in allgemein verständliche Sprache übertragen Weiterhin werden damit verbundene Verwaltungsprozesse schematisch dargestellt und standardisierte Datenfelder generiert. Einmal erstellt, sind derartige Fachverfahren von allen Behörden – rechtssicher und stets aktuell – nachnutzbar. Ein entschiedener Nachteil dieses Modells ist die Tatsache, dass die, häufig zeitgleich stattfindenden, Implementierungen für ein und dieselbe Leistung in unterschiedlichen Behörden hohe finanzielle Belastungen für alle Beteiligten darstellen.

Zudem sind hierbei die Grundvoraussetzungen für die Umsetzung noch umfangreicher. Die Notwendigkeit einer länderübergreifenden Abstimmung entfällt zwar, die Entwicklung und der Betrieb der Verwaltungsleistungen müssen jedoch von jeder Kommune, jeder Behörde selbst in vollem Umfang getragen werden Bei all diesen Modellen gilt, dass es keine falsche Lösung gibt Allerdings muss die Nachnutzung gewollt sein. Sonst sind alle Anstrengungen der Digitalisierer vergebens jk

Weitere Informationen

Den vollständigen OZG-Leifaden finden Sie auf der offiziellen Webseite des BMI. Dort sind weiterhin diverse Schritt für Schritt Anleitungen für Fachreferentinnen und Fachreferenten sowie generelle Projektverantwortliche hinterlegt.

[ leitfaden.ozg-umsetzung.de ]

Die nächste Ausgabe der eGovernment erscheint am Montag, den 24. Februar 2025.

Das SPEZIAL dieser Ausgabe widmet sich dem Thema Cloud & IT-Infrastruktur

Anzeigenschluss ist der 10. Februar 2025.

Anzeigenhotline: 0821/2177-212

Fortsetzung von Seite 1

Mit Weitblick digitalisieren

Auch Bitkom-Präsident Ralf Wintergerst stellt unmissverständlich klar: „Es muss Schluss sein mit dem digitalpolitischen Gewurstel, wir brauchen jetzt ein echtes Digitalministerium mit allen nötigen Rechten und Ressourcen.“

Bei der Forderung von eco, Bitkom und zahlreichen anderen Branchenteilnehmern wird klar, dass ein solches Digitalministerium eines „mit Wumms“ sein muss. Mit Durchschlagskraft, Umsetzungswillen und einem festen Budget.

In dieselbe Kerbe schlägt der Abschlussbericht des Digitalbeirats der Bundesregierung, wenn hier auch bewusst der Begriff Ministerium ausgespart wird Stattdessen wird von einer starken, zentralen Koordinierungsstelle gesprochen – mit einer nachgeordneten Stelle, die sich um die Umsetzung der Digitalprojekte kümmert

Im Positionspapier der Agora Digitale Transformation ist ebenfalls die Rede von einer ressortübergreifenden Steuerung, die Stelle einer solchen „Staatsministerin für digitale Transformation“ wird aber eher im Bundeskanzleramt angesiedelt. Zwar sei auch ein Digitalministerium denkbar, dieses müsse aber schlank und mit wenigen weiteren Zuständigkeiten verse-

hen sein „Die Frage, ob Staatsminister:in oder Digitalminister ist letztendlich weniger entscheidend als die Frage, mit welchen Ressourcen und Kompetenzen die Position ausgestattet wird“, heißt es im Papier Wie das gelingen kann, könnten Bayern und Hessen beantworten, die Erfahrung mit eigenständigen Digitalministerien haben und ein ebensolches auch auf Bundesebene fordern (siehe Seite 3)

Souveränität

Der Ruf nach einem Digitalministerium ist laut, und aus der Politik kommen entsprechende Signale. Im Wahlprogramm von CDU/CSU wird die Einrichtung eines „Bundesdigitalministeriums“ beispielsweise explizit erwähnt „Die gesamte Beschaffung von IT im Bund und die einheitlichen Schnittstellen für IT-Systeme im öffentlichen Bereich verankern wir hier Auch die Digitalressourcen im nachgeordneten Bereich bündeln wir“, heißt es darin

Welchen Stellenwert die Digitalisierung der Verwaltung aber tatsächlich hat, wird sich letztlich am Budget zeigen. Schlagkraft bedeutet schließlich auch, eine langfris-

tig finanziell stabile Basis zu haben. Als Negativ-Beispiel kann die digitale Souveränität dienen Wie

Millionenbetrag“ belief – „sehr homöopathisch“, wie es Alberts ausdrückte Auch die Open Source Business Alliance (OSBA) fasst es prägnant zusammen: „Das steht in keinem Verhältnis.“ Dabei hat Deutschland mit dem Zentrum für digitale Souveränität (ZenDiS) seit einem Jahr ein Kom-

bieter von Fachverfahren entstehen lassen“ Laut OSBA brauche es eine klare Aussage der Bundesregierung, dass die öffentliche Hand ab einem bestimmten Zeitpunkt nur noch quelloffene, frei nutzbare, anpassbare und überprüfbare Software entwickelt und beschafft – nach dem Motto „Public

Element-Geschäftsführer Patrick Alberts im Podcast „Unbürokratisch“ ausführte, waren bislang für proprietäre Anbieter wie Microsoft und Oracle „signifikante Milliardenbeträge“ vorgesehen, während sich das Budget bei Open Source auf einen „kleinen zweistelligen

petenzzentrum, das Open-SourceProjekte vorantreibt und im Ausland gar als Vorreiter gilt. Eines der Projekte, openDesk, könnte ein Türöffner in die öffentliche Verwaltung sein und, wie OSBA-Vorstand Peter Ganten erklärt, „eine Plattform etwa für die vielen An-

Money, Public Code“. Die Entscheidung, welche Strategie in den kommenden vier Jahren verfolgt wird, liegt in der Hand der Wählerinnen und Wähler, erfordert aber im selben Maße von den Parteien Verantwortungsbewusstsein mit Weitblick. su

Was Behörden von der DB Fernverkehr über KI lernen können

Wie die Deutsche Bahn (DB) durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) im Fernverkehr zuverlässiger und wirtschaftlicher wird, kann Behörden als Blaupause dienen Eine umsetzungsorientierte KI-Roadmap zeigt, wie durch die gezielte Auswahl relevanter Handlungsfelder und deren Umsetzung in den Fachbereichen Potenziale systematisch gehoben werden.

Die zielgerichtete Implementierung von KI ist gleichermaßen eine Grundvoraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit der Wirtschaft und ein Schlüsselfaktor für die Effizienz in der öffentlichen Verwaltung Angesichts der teilweise stotternden digitalen Transformation in Behörden stellt sich die Frage: Wie kann die öffentliche Verwaltung KI und insbesondere generative künstliche Intelligenz (GenAI) so einsetzen, dass sie in kurzer Zeit spürbare Fortschritte erzielt?

Strategisches Vorgehen für nachhaltigen Erfolg

Ein erfolgreiches Beispiel für den strategischen Einsatz von (generativer) KI bietet die DB Fernverkehr Die Technologie soll dem Unternehmen in den nächsten drei Jahren helfen, pünktlicher, zuverlässiger und wirtschaftlicher zu werden Um diese Ziele zu erreichen, hat sich das Unternehmen für ein strukturiertes Vorgehen entschieden. Dabei hat die DB Fernverkehr zunächst den Markt und die Wettbewerber analysiert, um einen breiten Überblick über

wertschöpfende KI-Anwendungsfälle zu erhalten Insgesamt wurden acht Handlungsfelder mit 34 Anwendungsclustern und jeweils beispielhaften Use Cases identifiziert. Darüber hinaus wurde der potenzielle Nutzen der Anwendungscluster für die gesetzten Ziele analysiert. Es folgten Interviews mit Experten aus Forschung und Wirtschaft sowie Diskussionsrunden mit externen Partnern und den Fachbereichen. Auf diese Weise wurden

die Recherche validiert und die Anwendungscluster mit der größten Relevanz für den Bahnbetrieb identifiziert Dazu gehört unter anderem die automatisierte Disposition

Durch die Analyse von Verkehrslage, Wetter und Fahrzeugverfügbarkeit werden Transportkapazitäten effizient genutzt und die Routenplanung optimiert Darauf aufbauend werden mit den Fachbereichen aktuell umsetzbare Use Cases geplant und ein übergreifen-

Effiziente Prozesse sind die Basis für erfolgreiche Digitalisierung In der KGSt-Prozessbibliothek finden Verantwortliche in den Kommunen über 150 neue kommunale Geschäftsprozesse. Aktuell veröffentlicht wurden auch Empfehlungen für E-Akte-Projekte

Als Verband für kommunales Management unterstützt die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) Verantwortliche in den Verwaltungen der Städte und Gemeinden regelmäßig mit Konzepten, Berichten und Empfehlungen.

Im Jahr 2024 wurden 19 dieser Beiträge elektronisch publiziert, darunter Teil 2 des Berichts zum Aufbau einer Open-Source-Governance, der Bericht „Prozesse Endezu-Ende digital gestalten. Grundlagen und Handlungsoptionen“,

ein Impuls zu Daten und Digitalisierung sowie ein BenchmarkingBericht zur Schuldigitalisierung

Hilfe beim E-Akte-Projekt

In einer aktuellen Veröffentlichung hat die Gemeinschaftsstelle Empfehlungen für kleinere und mittlere Kommunen zur Einführung der E-Akte zusammengefasst Die Empfehlungen hat ein Expertenteam gemeinsam mit der KGSt erarbeitet Verantwortliche in den Kommunen finden in dieser Hand-

reichung Wissenswertes zur Vorbereitung, Planung und Durchführung eines E-Akte-Projekts So werden beispielsweise die Anforderungen an eine moderne Schriftgutverwaltung, Datenschutzmaßnahmen oder die Elemente eines Poststellenkonzepts erläutert

Über 150 neue kommunale Geschäftsprozesse

Über die Prozessbibliothek der KGSt können sich Kommunen zudem mit der Modellierung von Ge-

des fachliches Zielbild je Anwendungscluster erarbeitet. Wichtig ist die Gleichzeitigkeit der schnellen und iterativen Umsetzung von Use Cases einerseits und der konzeptionellen Ausgestaltung der Anwendungscluster andererseits Auf diese Weise lernen Mitarbeitende aus den Projekten und der Anwendung der Technologie. Zudem wird sichergestellt, dass die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden, um größere Effekte in den Prozessen zu erzielen. Der Aspekt des schnellstmöglichen Nutzens gilt auch für Investitionen in KI: Sopra Steria Next schlägt in der aktuellen Studie „Navigating the AI Era“ vor, 70 bis 80 Prozent des Budgets in Anwendungsfälle zu investieren, die eine Organisation innerhalb von 18 Monaten nutzen kann. Langfristig braucht es übergreifende fachliche Zielbilder, um komplexere Anwendungen zu realisieren, Insellösungen zu vermeiden und Silos aufzubrechen Zielbilder bieten eine gemeinsame Orientierung, unter der sich die Fachbereiche, IT und KI vereinen und auf die sie koordiniert hinarbeiten können. Bei der Deutschen Bahn ist beispielsweise Predictive Maintenance ein Anwendungsfall, der ein übergreifendes Zielbild und eine längere Vorbereitung erfordert Durch eine vorausschauende Wartung von Zügen, Gleisen, Weichen und Signalanlagen können ungeplante Ausfälle vermieden werden Voraussetzung dafür ist jedoch die Ausstattung der Anla-

gen mit Sensoren, um kontinuierlich Daten zu Vibrationen, Temperaturen und Verschleiß zu erfassen. Zudem muss eine stabile Daten- und Technologieinfrastruktur geschaffen werden, um die Daten zu übertragen und auszuwerten. Investitionen, die sich nicht durch einzelne Use Cases rechtfertigen lassen.

Verwaltung braucht Endezu-Ende Digitalisierung

Das Vorgehen der DB Fernverkehr zeigt, wie systematisches Handeln und strukturierte Prozesse zu mehr Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit führen können. Dieses Vorgehen ist auch auf die öffentliche Verwaltung übertragbar. Derzeit wird generative KI in Behörden bereits für Recherche-Chatbots und zur automatisierten Dokumentenerstellung eingesetzt, um Prozesse effizienter zu gestalten. Mit dem Fokus auf Einzellösungen und individuelle Produktivität wird die Verwaltung das demografische Problem jedoch nicht lösen. Es braucht fachliche Zielbilder für Bereiche wie das Wohngeld, um Synergien zu schaffen und den Weg für zielgerichtete und zusammenhängende Umsetzungsprojekte zu ebnen, die langfristig die Effizienz steigern Der Weg zur KI-basiertenTransformationderöffentlichen Verwaltung bleibt zwar herausfordernd, das strukturierte Vorgehen der DB Fernverkehr zeigt aber, wie die Chancen von KI systematisch genutzt werden können.

Die Autoren Dr. Bernd Peper, Head of Public Sector bei Sopra Steria Next

Christine Schulz-Drömann, Associate Manager bei Sopra Steria Next

Dr. Axel Schulz, Leiter des KI und Data Intelligence Center bei DB Fernverkehr

Die in der Prozessbibliothek hinterlegten Modelle stammen aus Mitgliedskommunen, Arbeitsgruppen und Beratungsprojekten der KGSt.

schäftsprozessen vertraut machen und die dort veröffentlichten Prozesse auch nutzen – entweder zur Orientierung und als Impuls für eigene Ideen oder aber direkt als Blaupause: Die Modelle können aus der Bibliothek exportiert, in die eigene kommunale Prozessmanagementsoftware importiert und an die spezifischen Anforderungen angepasst werden. Zuletzt hat die KGSt ihre Bibliothek um über 150 neue Prozesse erweitert, damit stehen nun fast 600 Vorlagen zur Auswahl, die über entsprechende Suchfunktionen aufgerufen werden können. Diese

Prozessmodelle umfassen neben Querschnittsprozessen, etwa aus dem Rechnungswesen, auch Vorlagen aus Fachbereichen wie Jugendhilfe, Musikschule oder Abfallsammlung. Zur Verfügung gestellt wurden die Prozesse von Mitgliedskommunen, Arbeitsgruppen und Beratungsprojekten der Gemeinschaftsstelle nh

Die Handreichung „Einführung der E-Akte in der Kommune" ist für Mitglieder auf der KGSt-Website abrufbar.

[ voge.ly/E-Akte_KGSt ]

Sicherheit, Cloud und Kommunikation im Fokus

Digitalisierung in Kommunen 2025: Es geht voran

Die Digitalisierung in Kommunen und Behörden in Deutschland bleibt auch 2025 ein zentrales Thema, da sie als Motor für Effizienz, Transparenz sowie Bürger- und Unternehmensnähe dient. In einer zunehmend vernetzten Welt stehen öffentliche Einrichtungen vor der Herausforderung, ihre Dienstleistungen nicht nur schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenfreundlicher zu gestalten Besonders in Zeiten, in denen die Erwartungen an einen unmittelbaren und reibungslosen Zugang zu öffentlichen Services höher sind denn je, müssen Digitalisierungsprojekte nachweisen, dass sie auf diese Erwartungen einzahlen

Digitalisierungsvorhaben sind unverzichtbare Bausteine, um auf die wachsende Komplexität von Regularien und Prozessen sowie die steigenden Anforderungen von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen effektiv zu reagieren. Die digitale Infrastruktur ist die Lebensader moderner Kommunen. Die Digitalisierung der öffentlichen Sektoren ist nicht nur ein Wettbewerbsvorteil, sondern auch eine Notwendigkeit, um zukunftsfähig zu werden und die Lebensqualität der Menschen nachhaltig zu verbessern Bereits kleine Projekte können dazu einen erheblichen Beitrag leisten wie etwa UnifiedCommunications-Lösungen, die sich in bestehende Prozesse und Kommunikationslösungen integrieren, um die Kommunikation mit natürlichen und juristischen Personen zu vereinfachen.

Die digitale Transformation wird durch mehrere Schlüsseltechnologien geprägt, die auf die spezifischen Bedürfnisse des öffentlichen Dienstes zugeschnitten sind und eine zukunftssichere Infrastruktur schaffen sollen. Ein zentrales Element ist die zunehmende Implementierung von cloudbasierten Lösungen, die es ermöglichen, große Datenmengen effizient zu speichern und zu verarbeiten Dies fördert die Flexibilität und Effizienz von Verwaltungsprozessen. Gleichzeitig gewinnen Open-Data-Initiativen an Bedeutung, da sie den freien Zugang zu öffentlichen Daten fördern und so die Transparenz und Bürgerbeteiligung stärken. Darüber hinaus setzen immer mehr Behörden auf Künstliche Intelligenz (KI), insbesondere in Form von Chatbots und virtuelle Assistenten, um ihren Service zu optimieren Routineanfragen können damit schnell und präzise bearbeitet werden. Diese Entwicklungen – Cloud, Open-Source und KI - werden durch den Ausbau sicherer und interoperabler digitaler Plattformen ergänzt, die den Datenaustausch zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten erleichtern und gleichzeitig den Schutz sensibler Informationen gewährleisten. Vielfältige Initiativen zeigen, dass der öffentliche Sektor in Deutschland bestrebt ist, durch gezielte digitale Innovationen den

Anforderungen der modernen Gesellschaft gerecht zu werden und seine Leistungen grundlegend zu verbessern

Sicher, effizient und zentral: Cloud-Lösungen für Kommunen

Cloud-Technologien bieten flexible, skalierbare und kosteneffiziente Lösungen, die es ermöglichen, große Datenmengen zentral zu speichern und zu verarbeiten

Dabei unterstützen sie nicht nur die Optimierung interner Prozesse, sondern auch die Bereitstellung besserer Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen. Durch die Nutzung von Cloud-Diensten können kommunaleEinrichtungenschnell auf sich ändernde Anforderungen reagieren und ihre IT-Ressourcen dynamisch anpassen. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Nutzung ist die einfachere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden und Abteilungen, da Daten ortsunabhängig und in Echtzeit verfügbar gemacht werden können.

Cybersicherheit: Datenintegrität und Datenschutz als Pflicht

zierung und Biometrie bei der Zugriffskontrolle bietet zusätzlichen Schutz gegen unbefugten Zugang zu sensiblen Daten Eine Konsequenz aus der gestiegenen Bedrohungslage, der IT-Komplexität und dem IT-Fachkräftemangel ist, dass Behörden speziali-

dern verbessern auch die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger durch schnellere und präzisere Antworten auf Anfragen Chatbots können Routinefragen automatisiert bearbeiten, was es den Mitarbeitern in den Behörden ermöglicht, sich auf komplexere Anliegen zu konzentrieren. Virtuelle Assistenten gehen einen Schritt weiter, indem sie personalisierte Unterstützung bieten und durch maschinelles Lernen kontinuierlich besser werden, um ihre Dienstleistungen zu optimieren

Die Implementierung dieser Technologien erfordert jedoch nicht nur Investitionen in die IT, sondern auch die Bereitschaft der Behörden, organisatorische Strukturen anzupassen und die Mitarbeiter für den Umgang mit diesen neuen Tools zu schulen. Letztlich tragen KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten wesentlich dazu bei, die Effizienz und Qualität des Bürgerservices zu erhöhen und die digitale Transformation in deutschen Kommunen und Behörden voranzutreiben.

Darüber hinaus spielen sie eine

Unified-Communications-Lösung genau für dieses Einsatzszenario. Die innovative Software ermöglicht es Behörden, die täglichen Herausforderungen der modernen Kommunikation zu bewältigen –mit effizienten Workflows und kürzeren Bearbeitungszeiten sorgt sie für eine echte Entlastung der Verwaltung. Dabei integriert sich die OfficeMaster Suite mit ihren Funktionen in alle gängigen Kommunikationssysteme und lässt sich für die sichere Dokumentenübertragung aus den üblichen E-Mail-Systemen nutzen, ohne dass Anwender eine neue Software erlernen müssen.

Sicherheit hat höchste Priorität

Für Behörden haben Sicherheit und Schutz von sensiblen Daten höchste Priorität. Die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic, die verschiedenste Kommunikationskanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail auf einer einheitlichen Plattform vereint, stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher Der Standard NGDX ermöglicht die Ende-zu-Ende-Übertragung von Dokumenten im PDF-Format inklusive Metadaten und ermöglichen es damit, dass sie hervorragend archiviert werden können. Diese Dokumente werden verschlüsselt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Durch die automatische Verschlüsselung des Transportwegs und der Dokumente sind Vertraulichkeit und DSGVO-Konformität zu jeder Zeit gewährleistet.

Um die Datenintegrität zu gewährleisten und den Schutz vor Cyberangriffen sicherzustellen, werden Behörden 2025 verstärkt auf mehrschichtige Sicherheitsarchitekturen setzen müssen. Diese umfassen auch den Einsatz von fortschrittlichen Verschlüsselungstechnologien, um sensible Daten sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung zu schützen. Zudem werden Intrusion-Detection-Systeme (IDS) und Intrusion-Prevention-Systeme (IPS) implementiert, um potenzielle Bedrohungen frühzeitig zu erkennen und abzuwehren

Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Sicherheitsprotokolle ermöglicht es, Anomalien im Netzwerkverkehr automatisch zu identifizieren und darauf unmittelbar zu reagieren. Die Einführung von Zwei-Faktor-Authentifi-

sierte externe Dienstleister mit der Überwachung ihrer Sicherheitsinfrastruktur beauftragen werden. Deshalb werden sich viele Behörden 2025 mit dem Thema Managed Security und Security Operations Center auseinandersetzen müssen. Darüber hinaus spielt die Schulung von Mitarbeitern in sogenannten Security Awareness Trainings eine entscheidende Rolle, um das Bewusstsein für Cybergefahren zu schärfen und sicherheitsbewusstes Verhalten zu fördern Diese umfassenden Maßnahmen sind entscheidend, um das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen in digitale Behördendienste zu stärken und die digitale Transformation sicher zu gestalten

KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten verbessern Bürgerservices

Im Jahr 2025 halten zunehmend KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten Einzug in die Kommunikation zwischen Einwohnern und Behörden Diese Technologien bieten nicht nur eine effiziente und rund um die Uhr verfügbare Möglichkeit der Interaktion, son-

entscheidende Rolle bei der barrierefreien Kommunikation, indem sie verschiedene Sprachen und Kommunikationsformen unterstützen, was die Inklusion und den Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen für alle Bürgerinnen und Bürger verbessert

Unified Communications für digitale Kommunikation auf allen Kanälen

Um die Herausforderungen im Rahmen der Digitalisierung der Kommunikation zu bewältigen, bedarf es IT-Lösungen, die mit einheitlichen Standards und Schnittstellen arbeiten sowie Prozesse digital abbilden und automatisieren können. Ein zentraler Aspekt ist dabei der sichere und manipulationsfreie Austausch von Dokumenten zwischen Behörden und mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Die „OfficeMaster Suite“ des Berliner Unternehmens Ferrari electronic bietet eine effiziente

Integrierte Prozesse für mehr Effizienz

Für eine reibungslose Automatisierung von Prozessen ist die Verarbeitung von Daten und Metadaten in Dokumenten von entscheidender Bedeutung Via NGDX übertragene Dokumente können nahtlos in Business-Process-Management-Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden Damit entfällt jede händische Bearbeitung, die nicht nur langwierig ist, sondern auch eine Fehlerquelle darstellt Sollten Dokumente auf anderem Wege in das System gelangen, werden sie mittels Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung ausgestattet und für die digitale Verarbeitung in nachgelagerten Systemen vorbereitet

Softwarelösungen wie die OfficeMaster Suite revolutionieren die Art und Weise, wie Behörden kommunizieren und Dokumente austauschen. Mit ihren vielfältigen Funktionen bieten sie einen echten Mehrwert für den öffentlichen Sektor und tragen dazu bei, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und die Sicherheit zu erhöhen. Sie leisten damit einen wertvollen Beitrag zur digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung.

©iStock/alexsl

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Bilanz 2024 und Ausblick 2025 vom DStGB

Chancen trotz kommunaler Krise

Das Jahr 2024 ist erfolgreich zu Ende gegangen – oder etwa nicht?

Als einer der drei großen kommunalen Spitzenverbände in Deutschland hat der Deutsche Städte- und Gemeindebund (DStGB) seine Bilanz des vergangenen Jahres veröffentlicht und zugleich einen Ausblick auf das kommende Jahr gegeben.

Die Kommunen sind der erste Ansprechpartner und der erste Kontakt der Bürgerinnen und Bürger mit dem Staat Dabei spielt ihre Handlungsfähigkeit eine entscheidende Rolle Wie es den Kommunen in Deutschland im vergangenen Jahr erging und was sie für dieses Jahr noch erwarten, wird in der „Bilanz 2024 + Ausblick 2025“ des Deutschen Städte­ und Gemeindebunds (DStGB) genauer erörtert.

In der Bilanz wird schnell deutlich, dass die problematische Haushaltslage der Städte und Gemeinden die Situation verschärft hat 2024 war kein Jahr der vielen Investitionen: Trotz der klaren Zielsetzung, die Kommunen zukunftsfähig zu gestalten und digitale Lösungen voranzutreiben, steht der Weg dorthin unter erheblichem finanziellen Druck. Gerade im Bereich der Digitalisierung, der ein Schlüssel zur Steigerung der Effizienz und zur Verbesserung der Verwaltungsqualität darstellt, wird die finanzielle Schieflage besonders spürbar. In diesem Spannungsfeld müssen die Kommunen Lösungen finden, um die Digitalisierung voranzutreiben und gleichzeitig die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.

Finanzierung im Fokus

Alexander Handschuh, Beigeordneter im DStGB, spricht über die Bedeutung der Finanzierung und welch wesentliche Rolle die Finanzlage in Deutschland für kommunale Investitionen spielt: „Die finanzielle Lage der Städte und Gemeinden ist derzeit so angespannt wie seit Jahrzehnten nicht mehr Diese prekäre Situation wirkt sich auf alle kommunalen Projekte aus, die Finanzmittel erfordern.“ Die Investitionsrückstände werden jedes Jahr von der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) ermittelt Die KfW ist eine deutsche Förderbank, die eine zentrale Funktion bei der Finanzierung von staatlichen und privaten Projekten weltweit hat. „Der Investitionsrückstand in den Kommunen ist jetzt um 20 Milliarden auf insgesamt 186 Milliarden Euro gestiegen – ein Wert, der sich in den vergangenen zehn Jahren bereits mehr als verdoppelt hat“, sagte Handschuh.

„Erst kürzlich erhielten wir die neuesten Zahlen – kurz nach unserer Bilanz In den ersten drei Quartalen des Jahres 2024 gab es ein kommunales Haushaltsdefizit, also einen Fehlbetrag von 25 Milliarden Euro bundesweit Das ist deutlich

mehr als während der CoronaPandemie“, stellte der Beigeordnete des DStGB fest. „Solche Zahlen sind oft schwer fassbar Eine etwas greifbarere Zahl, die wir auch

Alexander Handschuh, Sprecher des DStGB.

immer wieder kommunizieren, ist der Substanzverlust Das bedeutet, dass mehr an Wert verloren geht – etwa für Schulen, Straßen, Infrastrukturen – als investiert wird“, erklärte Handschuh. Dieser Verlust beträgt pro Tag 13 Millionen Euro in den Kommunen. „Jeden Tag verlieren wir also Werte, die für die Bürgerinnen und Bürger von Bedeutung sind. Wenn man sich bewusst macht, dass es morgen wieder 13 Millionen weniger sind, wird das Ausmaß der Misere sehr deutlich.“

Besonders im Bereich der Digitalisierung zeige sich ein zwiespältiges Bild: „Einerseits ist es angesichts des Geldmangels schwierig, notwendige Investitionen zu tätigen oder neues Personal einzustellen. Andererseits wächst jedoch die Notwendigkeit, digitale Werkzeuge zu nutzen, um effizienter zu arbeiten, die Verwaltung leistungsfähiger zu gestalten und die Servicequalität für Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürger zu verbessern.“

Hinzukommt, dass ständig neue Aufgaben, Rechtsansprüche und Standards eingeführt werden, die von Bund und Ländern nicht ausreichend finanziert werden. Die Summe dieser Anforderungen führt dazu, dass die laufenden Ausgaben und der Personalbedarf der öffentlichen Hand steigen, wodurch die finanziellen Spielräume für die Zukunftsgestaltung vor Ort immer enger werden.

Doch in jeder Krise liege auch eine Chance, entgegnete Handschuh. „Und es gibt sicherlich eine Chance dafür, Digitalisierung und digitale

Forderungen des DStGB

Mehr Digitalisierung

W Glasfaser- und Mobilfunkversorgung flächendeckend und leistungsstark ausbauen.

W Effizienzpotenziale der Digitalisierung konsequent nutzen: klare digitale Vorgaben und einheitliche Lösungen durch Bund und Länder bei vollständiger Finanzierung.

W Durchgehend digitale Prozesse.

W Registermodernisierung voranbringen und finanzieren.

W Chancen von Cloud und KI nutzen.

W Umsetzen des Stufenplans „Smarte Städte und Regionen“.

W Resilienz gegen Cyberattacken verbessern: Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen ausbauen.

W Pragmatisches Ausgestalten eines wirksamen Datenschutzes.

Lösungen in den Kommunen mit noch mehr Schwung als bislang anzugehen.“

Die Chance

Wie Alexander Handschuh vertretend für den DStGB sagte, gibt es trotz schwieriger Zeiten auch Hoffnung auf Fortschritt Das wird sich jedoch im Verlauf der neuen Legislaturperiode zeigen Bevor die Wahlen beginnen, hat der Verband 16 Forderungen an die Bundespolitik gestellt Neben einer Stärkung der kommunalen Finanz­ und Investitionskraft, die u. a eine Konnexität zwischen Bund und Kommunen sowie eine vollständige Gegenfinanzierung bei Aufgabenübertragungen fordert, steht die Digitalisierung unter den Top 10. Handschuh fasst die Forderungen im Digitalbereich in drei Schwerpunkte zusammen: „Erstens appellieren wir an Bund und Länder, dass die Sparpläne nicht zu Kürzungen bei den Mitteln für die Verwaltungsdigitalisierung führen dürfen.“ Es sei entscheidend, dass die Basisinfrastrukturen, ­dienste und Services weiterhin ausreichend finanziert werden, damit Projekte wie die Registermodernisierung mit voller Kraft vorangetrieben und nicht verzögert werden „Bund und Länder müssen erkennen, dass die Digitalisierung für uns eine Chance ist, unseren Staat und unsere Verwaltung besser aufzustellen. Der erste Punkt ist daher sehr wichtig und lautet: Bitte kürzt nicht bei den Digital­Budgets von Bund und Ländern.“

Der zweite Punkt betrifft den Bereich der Smart Cities und Smart Regions. Im vergangenen Sommer wurde der sogenannte Stufenplan verabschiedet, den eine Arbeitsgruppe aus Bund, Ländern, kommunalen Vertretern und der Wirtschaft erarbeitet hatte Dieser Plan besteht im Wesentlichen aus zwei zentralen Aspekten: „Zum einen wird ein Marktplatz für Smart­CityLösungen vorgeschlagen, der unserer Vorstellung nach in gewissem Maße kuratiert werden sollte. Dort muss man zunächst schauen, welche Lösungen zugelassen werden. Diese sollten grundlegende Anforderungen erfüllen, wie etwa offene Schnittstellen, den Speicherort der Daten, Datenschutzanforderungen und möglicherweise auch Basissicherheitsanforderungen.“ Ziel sei es, den vielen Städten und Gemeinden, die über weniger Know­how und Expertise verfügen, die Beschaffung zu erleichtern – nicht im Sinne des Beschaffungs­

vorgangs, sondern vielmehr in der Hinsicht, dass sie sicher sein können, keine sogenannten „Lock­inFallen“ zu betreten „Sie sollen darauf vertrauen können, dass die Schnittstellen offen sind, der Datenschutz gewährleistet ist und sie sollten sich keine Sorgen über die Datenspeicherung machen müssen, wenn sie einen CloudService nutzen, da diese Anforderungen im Marktplatz abgebildet sind“, erklärte der DStGB­Beigeordnete. „Der Marktplatz ist ein wichtiges Instrument, das jedoch bislang nicht ausfinanziert ist. Daher erwarten wir, dass man dieses Instrument mit Leben füllt und entsprechende Finanzmittel bereitstellt.“

Ein weiterer Aspekt des Stufenplans war ein sogenanntes SmartCity­Kompetenzzentrum. Dadurch sollen bestehende Lösungen flächendeckend verfügbar gemacht, niedrigschwellige Erstberatungen angeboten und Informationen aufbereitet werden. Vorhandene Angebote sollen auf Landesebene vernetzt und als zentrale Anlaufstelle für Kommunen bereitgestellt werden „Wir sind der Überzeugung, dass es mit den Smart­CityModellprojekten und allem, was dazugehört, bislang nicht gelungen ist, das Thema Smart Cities flächendeckend zu verbreiten. Das stellen wir immer wieder fest: Die Kommunen erkennen den hohen Nutzen, sind jedoch oft überfordert, vor allem aufgrund der knappen Personaldecke, das Thema vor Ort wirklich voranzubringen.“

Der dritte Punkt beinhaltet den Appell an Bund und Länder, Unterstützungsstrukturen im Bereich der Cybersicherheit zu schaffen: „Auch hier haben wir die Situation, dass insbesondere kleine und mittelgroße Kommunen große Schwierigkeiten haben, die entsprechenden Dinge vor Ort anzutreiben. Manchmal fehlt es an Informationen. Viele arbeiten daran, eine Basisabsicherung zu schaffen, aber das gelingt tatsächlich nur im Zusammenwirken von Kommunen und Ländern.“

Handschuh warf ein, dass es auch gute Beispiele auf Länderebene gebe, wo Unterstützungsstrukturen für Kommunen geschaffen wurden, etwa durch Emergency­Response­Teams im Schadensfall oder durch Beratungsangebote. „Wir sehen die Notwendigkeit, die Strukturen und Angebote durch die Länder und durch das BSI zu stärken und auszubauen Denn wir müssen damit rechnen, dass die Zahl der Cyberangriffe steigt, was sich auch in den Zahlen bereits zeigt.“

Neben diesen Schwerpunkten fordert der DStGB aber auch eine Reduzierung der Bürokratie auf europäischer Ebene und betont die Wichtigkeit, das Subsidiaritätsprinzip zu wahren. Im Rahmen der EU­Strukturförderprogramme setzt sich der Verband für eine stärkere Regionalisierung ein. Zudem sollen die Kommunen künftig mehr Einfluss auf das Gesetzgebungsverfahren erhalten, um ihre Interessen besser vertreten zu können. Außerdem wollen sie eine Stärkung von Kommunalpartnerschaften –für einen besseren Austausch und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Städten und Gemeinden auf nationaler sowie internationaler Ebene.

Ausblick

„Wir sind natürlich gespannt, wie sich die Bundespolitik im Digitalbereich entwickelt Wir verfolgen mit Interesse die Diskussionen rund um das Thema Digitalministerium“, betonte Handschuh in Bezug auf künftige politische Entwicklungen „Wir haben dazu eine klare Meinung: Wir sehen es nicht als Ziel an, ein Digitalministerium zu schaffen Vielmehr brauchen wir eine klare Koordination, idealerweise im Kanzleramt angesiedelt, die in der Lage ist, die verschiedenen Digitalaktivitäten in den Ressorts zu bündeln. Diese sollten nicht parallel verlaufen, sondern in gut abgestimmte Initiativen überführt werden.“

Bereits in der letzten Legislaturperiode, aber auch in der vorherigen Bundesregierung hat der DStGB immer wieder erlebt, dass verschiedene Ministerien unterschiedliche Förderungen und Programme auflegten, die im Wesentlichen dieselben Themen adressierten. „In der letzten Merkel­Regierung gab es etwa vier Ministerien, die im weitesten Sinne Smart­City­Förderungen betrieben haben Das ist natürlich wenig sinnvoll“, erklärte er. „Deshalb wünschen wir uns eine starke Koordinierungsstruktur. Aber wir halten die Idee, alle Digitalthemen in einem Ministerium zu vereinen, für nicht realistisch und nicht notwendig. Wir befürchten, dass viel Zeit vergeht, bis ein solches Ministerium überhaupt etabliert ist – diese Zeit haben wir nicht.“ se

Weitere Informationen Bilanz 2024 und Ausblick 2025: [ voge.ly/DStGB-Bilanz-Ausblick ]

Forderungen: [ voge.ly/DStGB.Forderungen ]

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Redaktionell erwähnte Unternehmen

Agora Digitale Transformation gGmbHBerlinwww.agoradigital.de1, 19 Amazon.de GmbHMünchenwww.amazon.de14 AOK Bundesverband GbRBerlinwww.aok-bv.de13 Bitkom e.V.Berlinwww.bitkom.org1, 19

Bundesministerium des Inneren Geschäftstelle IT-PlanungsratBerlinwww.it-planungsrat.de15 Bundesministerium des Innern und für HeimatBerlinwww.bmi.bund.de18

Capgemini Deutschland GmbHTroisdorfwww.de.capgemini.com10 eco - Verband der Internetwirtschaft e. V.Berlinhttps://www.eco.de1, 19 Ferrari Electronic AGTeltowwww.ferrari-electronic.de21 Freie Ärzteschaft e.V.Essenwww.freie-aerzteschaft.de13 Global Government Technology CentreBerlinwww.globalgovtechcentre.org10 Berlin Global GovTech Centre GmbH Hessisches Ministerium für Digitalisierung und InnovationWiesbadenwww.digitales.hessen.de3, 4 KGSt Kommunale Gemeinschaftsst f. VerwaltungsmanagementKölnwww.kgst.de20 NEGZ – Kompetenznetzwerk Digitale VerwaltungBerlinwww.negz.org12 OSB Alliance Open Source Business Alliance e.V.Stuttgartwww.osb-alliance.com1, 19 PROSOZ Herten GmbHHertenwww.prosoz.de4 Schürmann, Rosenthal, Dreyer RechtsanwälteBerlinwww.swd-rechtsanwaelte.de15 Sopra Steria SEHamburgwww.soprasteria.com20 World Economic ForumColognywww.weforum.org10 Zentrum für Digitale Souveränität der öffentlichenBochumwww.zendis.de1, 19 Verwaltung (ZenDiS) GmbH

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eGovernment Vogel IT-Medien GmbH Max-Josef-Metzger-Straße 21, 86157 Augsburg Tel. 0821/2177-0, Fax 0821/2177-150 redaktion.egov@vogel.de

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Artnr.: 9142218 Alle Markennamen, Warenzeichen sowie sämtliche Produktbilder sind Eigentum ihrer rechtmäßigen Eigentümer und dienen hier nur der Beschreibung Unvorhersehbare Lieferengpässe bei Distributoren oder Herstellern, Zwischenverkauf, Irrtümer, Druckfehler und Preisänderungen vorbehalten Diese Übersicht stellt nur einen winzigen Ausschnitt unseres gesamten Liefersortimentes dar. OVP-Angaben beziehen sich auf eine „Originalverpackung“. VPE-Angaben beziehen sich auf eine „Verpackungseinheit“. *Alle Preise in dieser Anzeige sind Nettopreise in Euro angegeben zzgl. Mehrwertsteuer, Versandkosten und ggf Kosten für Zahlungsmittel. Alle Preise sind Tagespreise und können teilweise differieren. Erfragen Sie den genauen Preis bei unserem Verkaufsteam oder schauen Sie im Internet unter www.mindfactory.de Wir nehmen uns Zeit für unsere Behörden- und Industriekunden Daher stehen wir Ihnen mit einer kompetenten Beratung zur Seite Wir freuen uns auf Ihre Nachricht! Wir sind Mo-Fr von 10 Uhr bis 17 Uhr für Sie

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