Digital strategi

DIGITAL STRATEGI Campus Service Vi bruger data som råstof Vi er fælles om digitale løsninger og udvikling Vi skaber værdi for mennesker

1

Campus Service Digital Strategi 2020-2025

2

Indhold Forord 5 Indledning 6 Digital vision 8 Tre pejlemærker 10 Overblik over strategiske mål

11

Vi bruger data som råstof

13

Vi er fælles om digitale løsninger og udvikling

15

Vi skaber værdi for mennesker

17

3

”Nøglen til, at vi lykkes, er fællesskab. Den fortsatte digitale udvikling af vores organisation og vores arbejde er en fælles opgave og et fælles ansvar.”

4

Forord “Teknologi for mennesker” er overskriften på DTU’s Strategi 2020-2025. Strategien sætter mål om en bæredygtig fremtid, der bygger på værdiskabende teknologi for mennesker. Det mål vil vi i Campus Service bidrage til at indfri.

Digitalisering står centralt i DTU’s Strategi 2020-2025, som ét af tre pejlemærker. DTU vil gå forrest for at anvende digitalisering som drivkraft for innovation og nybrud og være et forbillede for digitalisering af både faciliteter og funktioner.

Med sin Strategi 2020-2025 har DTU sat en ambitiøs overligger for universitetets udvikling. Og fokus på digitalisering og faciliteter giver Campus Service en vigtig rolle i at realisere disse ambitioner.

Heldigvis er vi i Campus Service parate til og motiverede for at påtage os det ansvar.

Derfor har vi med denne digitale strategi kridtet vores egen bane op for at kunne bidrage til både DTU’s digitale ambitioner og for at gå forrest i udviklingen af vores fag.

Nøglen til, at vi lykkes, er fællesskab. Den fortsatte digitale udvikling af vores organisation og vores arbejde er en fælles opgave og et fælles ansvar. Det er derfor mit ønske, at Campus Services Digitale Strategi 2020-2025 bliver en fælles løftestang, der skaber værdi for de brugere vi servicerer, for de mennesker vi samarbejder med og for os i CAS. God læselyst!

Jacob Steen Møller Campusdirektør

5

Indledning Digitalisering spiller en stadig større rolle som drivkraft for værdiskabelse inden for ejendomsudvikling og ejendomsdrift.

Digitale værktøjer, modeller og arbejdet med data un-

med vedligehold og forvaltning. Gennem anvendelsen af

derstøtter nye former for samarbejde og arbejdsproces-

data i DTUfm har forvaltning af DTU’s bygningsmasse og

ser både i byggeprojekter og i den efterfølgende drift,

arealer medført nye muligheder for markante effektivise-

vedligehold og forvaltning.

ringer og optimering af arealanvendelse.

Samtidig giver digitale løsninger mulighed for nye må-

Gennem den digitale udvikling går både ejendomsudvik-

der at understøtte bygningernes anvendelse og bruger-

ling samt drift og brug af bygninger i disse år mod mere

nes adgang til og interaktion med deres fysiske miljø.

sammenhængende værdikæder, større fokus på værdien

Digitale teknologier påvirker også organisationsformer-

for slutbrugere og en stærkere integration af systemer.

ne i ejendomsudvikling og ejendomsdrift (Real Estate &

I kernen af den digitale udvikling ligger Campus

Faciliticies Management - REFM). De giver mulighed for

Services arbejde med at gøre digitale informationer

nye måder at lede, samarbejde og organisere sig, lige-

tilgængelige og brugbare. Det gælder både for projekt-

som de stiller nye krav til kompetencer på alle niveauer.

ledere, der fx skal kunne finde og dele informationer

Hvor byggeri, bygningsdrift og forvaltning generelt har taget tid til at få hul på den digitale udvikling, har Campus Service over de seneste år taget godt fat. Med afsæt i IKT-bekendtgørelsen har Campus Service arbejdet aktivt med, hvad digital udvikling betyder for organisationen og for DTU’s bygningsmasse. Det har ført til både

om campus, og for driftsansvarlige, der fx skal kunne identificere installationer for at kunne tage sig af vedligeholdelse. Det gælder ligeledes eksterne interessenter fx brugere af DTU’s bygninger, studerende og forskere, som kan have glæde af vores data. Tilgængelige data udgør derfor kernen af den digitale udvikling.

kortere projekterings- og designfaser i byggeprojekter

Det er på denne baggrund, at Campus Service har udar-

samt mere smidigt samarbejde på byggepladsen.

bejdet en digital strategi for organisationen.

Udviklingen og anvendelsen af IKT løsninger har også gjort det nemmere at overvåge driften af bygninger centralt, mens digital adgang til tegninger, tidligere sager og opdaterede skemaer har gjort det nemmere for Campus Services medarbejdere at danne sig overblik i forbindelse

6

Fælles digital strategi 2020-2025 Campus Service Digital Strategi 2020-2025 tager afsæt i

dialog om, hvordan organisationen samarbejder om den

DTU’s strategi om, at digitalisering skal være et bærende

digitale udvikling på tværs af sektioner.

element i universitetets uddannelser og udvikling.

Som led i at implementere strategien har Campus

Den digitale strategi består af en overordnet digital

Service etableret en sektion for digitalisering. Sektio-

vision, som favner tre centrale pejlemærker for organisa-

nen skal spille en centrale rolle som sparringspartner,

tionens digitale udvikling. Hvert pejlemærke rummer en

dataekspert og kapacitet for digital innovation på tværs

række strategiske mål, der er centrale for at forløse Cam-

af organisationen.

pus Services digitale potentiale, og som organisationen vil arbejde for at opnå i strategiens tidsmæssige sigte.

Strategien er udviklet med afsæt i et grundigt kvalitativt forarbejde i form af interviews på tværs af Campus

Strategien er et arbejdsredskab for Campus Services

Services organisation samt med centrale eksterne inte-

ledelse til at koordinere overordnede initiativer på tværs

ressenter. En følgegruppe af medarbejdere har samtidig

af organisationen. Den er samtidig en fælles ramme for

fulgt arbejdet og bidraget med at udvikle og kvalificere strategiens indhold

Strategien består af indhold i tre kategorier: Vision

Pejlemærker

Strategiske mål

En overordnet digital vision, som

Tre strategiske fokusområder, som

De overordnede mål for hvert

rammesætter den langsigtede am-

Campus Service vil arbejde med i

pejlemærke, som Campus Service

bition for Campus Services digitale

den kommende strategiperiode.

ønsker at opnå gennem sit arbejde

udvikling.

med den digitale udvikling i den kommende strategiperiode.

Digital udvikling består af to hovedelementer: Digitalisering

Digital transformation

Det ene er digitalisering, forstået som den løbende

Det andet er digital transformation, hvor digitale tekno-

proces med at konvertere og tilgængeliggøre fysiske

logier bruges til at styrke en organisations forretnings-

informationer som digitale informationer.

model, arbejdsprocesser og værdiskabelse.

7

D

Vores digitale vision

Campus Service er ambitiøse og udviklende i at anvende digital teknologi og data til at transformere vores organisation og styrke vÌrdiskabelsen

8

Campus Service er ambitiøse og udviklende, hvilket betyder, at organisationen er med til at udvikle og afprøve nye digitale teknologier samt skubbe til grænserne for, hvad der kan lade sig gøre.

Campus Service bruger digitale teknologier og data til at transformere sin organisation, hvilket betyder, at digitalisering skal være drivkraft for vores samlede udvikling og mere end bare et redskab i medarbejdernes arbejde.

Campus Service styrker værdiskabelsen, hvilket betyder, at digitalisering først og fremmest handler om at skabe mere værdi af organisationens kerneforretning til gavn for DTU og vores omverden.

9

Tre pejlemærker

Vi bruger data som råstof Vi er fælles om digitale løsninger og udvikling Vi skaber værdi for mennesker

10

Overblik over strategiske mål Vi bruger data

Vi er fælles om

Vi skaber værdi

som råstof

digitale løsninger og

for mennesker

udvikling Campus Service anvender data

Ansatte og samarbejdspartnere

Campus Service anvender og

som råstof, der binder services

i Campus Service har et digitalt

udvikler digitale services, der er

og processer sammen på tværs

tankesæt og anvender fælles inte-

værdiskabende for både studeren-

studerende, forskere og ansatte

grerede løsninger, der understøtter

de, forskere og ansatte samt sam-

samt danner grundlag for smartere

en stadigt mere værdiskabende

arbejdspartnere og interessenter i

løsninger både internt og blandt

udvikling, drift og brug af campus.

samfundet.

samarbejdspartnere.

Campus Service er desuden en aktiv medspiller i at inspirere omverdenen til at udvikle nye løsninger med afsæt i Campus Services data.

Strategiske mål 1. CAS har en datapolitik, der

1. CAS’ digitale kultur tager

1. CAS har et tydeligt billede af

sikrer, at organisationens prio-

udgangspunkt i fælles ansvar

hvilke digitale services, der er

riterede data har rette kvalitet

og høje kompetencer inden for

værdiskabende, og hvordan de

og anvendelighed

digitalisering.

er værdiskabende.

2. CAS arbejder løbende med at

2. Udviklingen af CAS’ digitale in-

2. CAS stiller integrerede, digitale

gøre det mere brugervenligt at

frastruktur forbinder CAS internt

løsninger til rådighed, som gi-

arbejde med data.

og eksternt, der åbner mulighe-

ver adgang til og overblik over

der indadtil såvel som udadtil.

DTU’s faciliteter.

3. CAS kommunikerer aktivt om

3. CAS er førende inden for digital

3. CAS’ digitale services er kendt

sine data med eksempler på,

REFM og en aktiv medspiller

af studerende, forskere, ansat-

hvor data bliver brugt og ska-

for omverdenen ved at aktivere

te og omverden.

ber værdi på DTU eller i vores

sine data i udviklingen af nye

omverden.

løsninger.

11

12

Vi bruger data som råstof Campus Service anvender data som råstof, der binder services og processer sammen på tværs studerende, forskere og ansatte samt danner grundlag for smartere løsninger både internt og blandt samarbejdspartnere.

Data er kernen af Campus Services digitale arbejde. Det

Strategisk mål 1: CAS har en datapolitik, der sikrer,

er gennem skabelse, brug og deling af data, at Campus

at organisationens prioriterede data har rette kva-

Service kan styrke samarbejdet internt mellem insti-

litet og anvendelighed.

tutter, afdelinger, sektioner, eksterne leverandører og samarbejdspartnere. I fremtiden vil data spille en endnu større rolle, i kraft af de muligheder digitaliseringen giver.

Gennem adgang til informationer af høj kvalitet på rette tid og sted kan medarbejdere i Campus Service løse opgaver hurtigere og med større sikkerhed. Samtidig udgør den samlede datamængde et stadigt større aktiv om

For at sikre datas værdi, er det centralt, at data har den nødvendige kvalitet og anvendelighed. Derfor skal Campus Service have klare kriterier for, hvilke data, der høstes, bearbejdes og lagres, så de er tilgængelige for fremtidig brug.

Strategisk mål 2: CAS arbejder løbende med at gøre det mere brugervenligt at arbejde med data.

byggeri, fysiske miljøer og brug af campus, som DTU’s

Adgangen til og brugen af data beror på, at Campus

forskere kan bruge i deres arbejde, eller som virksom-

Service arbejder for at gøre medarbejdere mere kom-

heder i omverdenen kan bruge som afsæt for at udvikle

petente i at håndtere data samt har fokus på at gøre

nye løsninger.

processerne for at håndtere data simple og brugervenli-

For at sikre værdien af data, som et råstof i Campus Services arbejde, vil organisationen opnå følgende tre mål:

ge. Det gælder både internt i forhold til medarbejdernes ansvar i forhold til den løbende opdatering af data og eksterne samarbejdspartneres mulighed for at tilgå og anvende data.

Strategiske mål 3: CAS kommunikerer aktivt om sine data med eksempler på, hvor data bliver brugt og skaber værdi på DTU eller i omverdenen.

Som råstof kan Campus Services data blive et særligt værdifuldt aktiv for DTU både i forskning og i samarbej-

Foto: Laura Stamer

det med eksterne partnere om innovation. Det kræver, at data er synlige for omverdenen, og at omverdenen tydeligt kan afkode og forstå kvaliteten og værdien af de enkelte data.

13

14

Vi er fælles om digitale løsninger og udvikling Ansatte og samarbejdspartnere i Campus Service har et digitalt tankesæt og anvender fælles integrerede løsninger, der understøtter en stadigt mere værdiskabende udvikling, drift og brug af campus.

Campus Service er desuden en aktiv medspiller i at

Strategiske mål 2: Udviklingen af CAS’ digitale

inspirere omverdenen til at udvikle nye løsninger med

infrastruktur forbinder CAS internt og eksternt, der

afsæt i Campus Services data.

åbner muligheder indadtil såvel som udadtil.

Strategiske mål 1: CAS’ digitale kultur tager ud-

Fremadrettet skal Campus Services digitale systemer og

gangspunkt i fælles ansvar og høje kompetencer

infrastruktur i stigende grad integreres, så organisati-

inden for digitalisering.

onen kan understøtte sammenhængende og gensidigt

Campus Services værdiskabelse er forbundet på tværs af sektioner, som håndterer forskelligartede opgaver.

Værdien af digitale informationer kan derfor opstå længe efter, de er blevet høstet, bearbejdet og lagret, fx i

infrastruktur kunne understøtte nye muligheder, fx ved at data er åbent tilgængeligt for eksterne samarbejdspartnere.

kombination med andre datakilder. På tværs af sektio-

Strategiske mål 3: CAS er førende inden for digital

ner skal alle bidrage for at forløse potentialet.

REFM og en aktiv medspiller for omverdenen ved

Campus Services arbejde med digitalisering beror derfor

at aktivere sine data i udviklingen af nye løsninger.

på, at alle i organisationen har de fornødne kompeten-

Campus Services fokus på data gør det i fremtiden

cer til at løfte deres eget ansvar og for at kunne indgå i

muligt at bruge data som afsæt for at identificere nye

den fælles digitale udvikling. I fremtiden er det målet, at

muligheder for innovation. Her skal det stærke dataar-

alle i Campus Service er bevidste om, hvordan den data,

bejde understøtte interne indsatser, der kan fastholde

man høster eller skaber, kan have værdi for andre i og

Campus Services styrkeposition som en frontløber inden

omkring organisationen.

for digital REFM. Både kort- og langsigtet værdiskabelse

Den digitale kultur kræver stærke digitale kompetencer, et solidt digitalt tankesæt samt en digital nysgerrighed blandt alle medarbejdere. Medarbejdere skal derfor kunne følge den digitale udvikling inden for deres

Foto: Laura Stamer

berigende arbejdsprocesser. Samtidig skal systemer og

skal være synligt i de innovative projekter, Campus Service igangsætter eller indgår i. Herigennem vil Campus Service også blive i stand til at formidle værdien af egne data både internt og eksternt.

respektive felt og skal have adgang til vejledning samt

Foruden innovative projekter til gavn for Campus

instruktion.

Service og DTU vil organisationen understøtte innovation til gavn for omverdenen gennem sine data. Her vil Campus Service stille sine data til rådighed, inspirere til nye muligheder og fungere som en aktiv medspiller for eksterne partnere i innovationsprojekter.

15

16

Vi skaber værdi for mennesker Campus Service anvender og udvikler digitale services, der er værdiskabende for både studerende, forskere og ansatte samt samarbejdspartnere og interessenter i samfundet.

Digitalisering handler om værdiskabelse. For Campus

Strategiske mål 1: CAS har et tydeligt billede af

Service gælder det både værdien af at introducere

hvilke digitale services, der er værdiskabende, og

digitale værktøjer og data i arbejdsprocesserne samt

hvordan de er værdiskabende.

at skabe ny værdi for de mennesker, der benytter og interagerer med DTU’s faciliteter.

Forudsætningen for at kunne skabe værdi er, at Campus Service har et tydeligt billede af, hvilke digitale services,

Digitalisering giver mulighed for at styrke fokus på

der rent faktisk skaber værdi for brugerne eller for de

brugerne og deres oplevelse. Det gælder både interne

processer, hvor services indgår. Det involverer, at alle

brugerne, fx studerende, forskere eller ansatte, der

ansatte i Campus Service er bevidste om, hvordan de er

anvender systemer og data, og eksterne brugere, fx

med til at skabe denne værdi og ved, hvordan værdien

leverandører, der indgår i byggeprocesser eller drift.

skabes på både kort og lang sigt.

For at kunne realisere værdien af den digitale udvikling

Strategiske mål 2: CAS stiller integrerede, digitale

vil Campus Service opnå følgende tre mål:

løsninger til rådighed, som giver adgang til og overblik over DTU’s faciliteter.

Adgangen til faciliteter og til information om faciliteter er i fremtiden en central digital opgave for Campus Service. På et stadigt større og mere digitalt understøttet campus, vil behovet for overblik, tilgængelighed og lettere navigation stige. Derfor er det et centralt mål at løfte disse behov bedst muligt i Campus Services arbejde med digitale løsninger.

Strategiske mål 3: CAS’ digitale services er kendt af studerende, forskere, ansatte og omverden.

Teknologi og data er værktøjer til at skabe værdi for

Foto: Laura Stamer

mennesker, der understøtter og beriger deres brug af campus. Dette kræver, at der ikke bare eksisterer gode løsninger, men at Campus Service formidler relevante digitale løsninger til de målgrupper, der kan få gavn af dem.

17

18

19

20