Gestión de Proyectos

Formación por Competencias

GESTIÓN DE PROYECTOS Por: Alejandra Navarro Rodolfo Zamora

MÓDULO VI

¿QUÉ ES UN PROYECTO? Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un fin identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro.

NO ES UN PROCESO Un proyecto involucra cuatro elementos: 1. Alcance 2. Tiempo 3. Costo 4. Calidad

FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS

Antes de comenzar un proyecto , se debe empezar por determinar su objetivo.

Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto, las personas afectadas y el período de tiempo.

EVALUAR UN PROYECTO Y DEFINIR UN OBJETIVO 1. Considerar la complejidad del proyecto: ¿requiere el proyecto una meticulosa planificación? ¿cuántas personas se requieren? entre otras.

2. Identificar las restricciones.

3. Definir el objetivo del proyecto.

FUNCIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO El director del proyecto es la columna vertebral de una larga red de información, ya que se encarga de coordinar, supervisar, estimar, planificar y evaluar el proyecto.

Es conducir el proyecto hacia un final con éxito.

PARTES DE UN PROYECTO Una vez definido el proyecto, el próximo trabajo es decidir cómo y cuándo se alcanzará ese objetivo.

Un proyecto típico se compone de: • Tareas • Hitos • Recursos

DEFINICIÓN DE LAS TAREAS Las tareas, también llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto.

Las tareas se deben organizar en una jerarquía, algunas tareas se suceden de forma secuencial, mientras que otras se pueden realizar simultáneamente.

El tiempo necesario para realizar una tarea es su duración.

IDENTIFICACIÓN DE LOS HITOS Un hito representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto. Los hitos ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos o secuencias, y se pueden usar para seguir el progreso del proyecto. Suelen tener una duración cero.

DEFINICIÓN DE LAS TAREAS Y LOS HITOS

Una buena norma a seguir consiste en identificar las tareas clave y los hitos incluso antes de comenzar a introducir la información. Para ello se deben tener presentes los siguientes puntos:

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DEFINICIÓN DE LAS TAREAS Y LOS HITOS Listar las tareas.

Determinar que tareas dependen de otras: ¿pueden llevarse a cabo simultáneamente algunas de ellas?¿hay alguna restricción, tal como fechas específicas?

Considerar si las tareas están o no relacionadas en algún sentido: ¿representan partes del mismo proceso o bien completan una fase del proyecto?

Identificar los puntos que representan los hitos.

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS Para llevar a cabo una tarea, se necesitan recursos, para identificar los recursos se debe tener en cuenta los siguientes pasos: • Identificar las personas necesarias.

• Identificar el equipamiento necesario para realizar cada tarea.

• Identificar las instalaciones o locales.

IDENTIFICACIÓN DE LAS FASES DEL PROYECTO

1. Crear un plan realista del proyecto: cuando se establecen por primera vez las tareas, registros y recursos.

2. Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: implica un seguimiento del estado de las tareas y la determinación de si éstas están realizándose como se planearon.

IDENTIFICACIÓN DE LAS FASES DEL PROYECTO

3. Comunicación de los resultados y del progreso: se debe comunicar la planificación y expectativas del proyecto.

4. Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado: al final del proyecto se evalúa la efectividad del plan original y hacer recomendaciones sobre cómo mejorar la planificación.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIAGRAMA DE GANTT: es una de las herramientas más utilizadas para la visualización del progreso en un proyecto, donde cada tarea es representada como una barra horizontal. La longitud de cada barra representa la duración de cada tarea.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIAGRAMA DE RED (PERT): Muestra las interdependencias entre tareas. En un diagrama de Red cada tarea está representada por un recuadro, llamado nodo, que contiene información básica sobre la tarea. Este diagrama ofrece una representación gráfica de cómo se encuentran enlazadas entre sí las tareas del proyecto.

TAREAS CRÍTICAS Una tarea crítica es la que, si se retrasa, hará que se retrase la finalización del proyecto . El camino crítico está compuesto por todas las tareas críticas.

7 PASOS PARA LA CORRECTA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO 1.

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7.

Listar y clasificar las tareas.

Estimar la duración de las tareas.

Establecer dependencias entre tareas.

Establecer delimitaciones o restricciones.

Definir los calendarios del proyecto.

Definir y asignar los recursos.

Revisión del plan.