Las representaciones grรกficas: Los Organigramas
¿Qué es un organigrama? Es la representación gráfica de la estructura formal de autoridad y de la división especializada del trabajo de una organización por niveles jerárquicos. Origen de la palabra: • Organi: Organización • Grama: Gráfico
Naturaleza de los organigramas Representa la estructura formal de una organización.
Es una gráfica compuesta por figuras, que representan los organismos o cargos. Las líneas de unión representan las relaciones de comunicación y autoridad en la organización.
Naturaleza de los organigramas Cada órgano representa una unidad de trabajo que agrupa personas y actividades menores.
De acuerdo con el nivel jerárquico, los órganos pueden llamarse: • Direcciones • Divisiones • Departamentos • Secciones • Cualquiera otro
Definiciones importantes
Actividad:
Es sin贸nimo de labor. Cuando un procedimiento puede subdividirse en varios grupos de operaciones sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una actividad o labor.
Definiciones importantes
Autoridad:
Es la facultad que tiene una persona por su nivel jerรกrquico de exigir a otra el cumplimiento responsable de los deberes que le han asignado en la condiciรณn de subordinado suyo. Significa ademรกs el poder de tomar decisiones y hacer que se cumplan.
Definiciones importantes
Autoridad de línea:
Es aquella que genera la relación de subordinación y es la que existe entre jefes y subalternos directos, en la cual los primeros delegan autoridad en los segundos, que a su vez la delegan en otros, hasta formar una línea que va desde el vértice hasta los niveles inferiores de la estructura orgánica.
Definiciones importantes
Autoridad funcional:
Es la que genera la relación de mando especializado, o sea, la que existe entre un órgano especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea, por lo que queda restringido el establecimiento de directrices respecto a un grupo específico de actividades.
Definiciones importantes
Coordinaci贸n:
Es la sincronizaci贸n de los esfuerzos individuales y de grupo para el logro de un objetivo com煤n a la organizaci贸n.
Definiciones importantes
Departamentalización:
Es la formación de unidades menores dentro de una estructura orgánica que, aplicando el principio de la división del trabajo y la especialización, consiste en la subdivisión de los organismos en unidades de menor tamaño y nivel jerárquico. Se efectúa agrupando funciones y actividades afines.
Definiciones importantes
Diagrama:
Es una carta que representa gráficamente un hecho, una situación, un movimiento, una relación o un fenómeno cualquiera, generalmente por medio de símbolos convencionales.
Definiciones importantes
Estructura administrativa:
Es la forma en que est谩n ordenadas las unidades administrativas que componen un organismo y la relaci贸n que guardan sus unidades entre s铆. Las unidades administrativas son: los 贸rganos, los puestos y las plazas.
Definiciones importantes
Funci贸n:
Una funci贸n es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la instituci贸n, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un 贸rgano o una unidad administrativa.
Definiciones importantes
Nivel jer谩rquico:
Es una divisi贸n de la estructura administrativa que comprende todos los 贸rganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de funciones que tengan encomendadas.
Definiciones importantes
Ă“rgano:
Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o parte de ellas, que puede estar integrado por uno o varios puestos.
Definiciones importantes
Órganos fines, sustantivos y Operacionales:
Son aquellos que realizan una función básica o los que llevan a cabo actividades destinadas a alcanzar los objetivos institucionales.
Definiciones importantes
Órganos medios o auxiliares:
Son los que ejecutan funciones complementarias o adjetivas de asesoría o servicio que requieren los órganos fines para el cumplimiento de sus funciones específicas.
Definiciones importantes
Ă“rganos directivos:
Son aquellos que desarrollan funciones enfocadas hacia la normatividad, encargados de la toma de decisiones, de los mecanismos que traducen esas decisiones en polĂticas, programas, metas o instrucciones concretas.
Definiciones importantes
Órganos asesores:
Tienen por objeto aconsejar e informar a un órgano de línea, en aquellas actividades o campos que requieren conocimiento y experiencia técnica especializada.
Definiciones importantes
Órganos de apoyo Administrativo:
Tienen encomendado el abastecimiento adecuado, suficiente y oportuno de los recursos necesarios para que los órganos sustantivos cumplan con el desarrollo de sus funciones.
Definiciones importantes
Órganos desconcetrados:
Son unidades con funciones decisorias en una circunscripción geográfica determinada, mismas que están unificadas por la autoridad jerárquica que sobre ellas conserva el órgano central que les transfirió la facultad decisoria.
Definiciones importantes
Organigrama:
Es un diagrama que expresa gráficamente la estructura orgánica de una empresa o institución, o parte de ella, y las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran.
Definiciones importantes
Relaciones jerรกrquicas
Descendentes:
Son las relaciones de mando que fijan la autoridad y responsabilidad de un nivel jerรกrquico superior a otro inferior en la organizaciรณn.
Definiciones importantes
Relaciones jerรกrquicas
Ascendentes:
Son las relaciones de mando que fijan la responsabilidad de un nivel jerรกrquico inferior con respecto a otro superior en la organizaciรณn.
Fines de los organigramas Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyéndose en una fuente autorizada de consulta con fines de información. Indican las relaciones de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos de la institución o de una de sus áreas. Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la estructura orgánica.
Fines de los organigramas Ayudan a descubrir posibles duplicaciones, dispersiones o lagunas; múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control. En general, auxilian en el análisis, conocimiento y diseño de la organización.
Requisitos fundamentales de los organigramas 1. Precisi贸n: Los 贸rganos de la instituci贸n y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jer谩rquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.
Requisitos fundamentales de los organigramas 2. Vigencia: Es importante que reflejen la situación presente, y por ello sean constantemente actualizados, por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de autorización, así como los nombres de las unidades responsables, tanto de su elaboración como de su autorización.
Requisitos fundamentales de los organigramas 3. Uniformidad: Para facilitar la interpretaciĂłn unitaria resulta conveniente normalizar el empleo de las lĂneas y figuras utilizadas en su diseĂąo.
Limitaciones de los organigramas Expresan únicamente las relaciones formales existentes entre los órganos de la dependencia. No se pueden representar relaciones informales entre individuos y grupos. No puede representarse el flujo de información y las cargas de trabajo, ni las relaciones de comunicación existentes entre los órganos de la institución.
Limitaciones de los organigramas Al plasmar solo la estructura formal, pueden presentar información incompleta en cuanto a la realidad. Si se desea realizar un análisis minucioso, debe recurrirse siempre a información e instrumentos complementarios.
Clasificación: Por su contenido Estructurales:
Tienen por objeto la representación gráfica de los órganos (unidades administrativas) que integran la institución, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia. Sirven de base para el diseño de otros gráficos.
Funcionales:
Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan los órganos representados.
De personal:
Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de plazas existentes y requeridas, y en su caso, los nombres de las personas que los ocupan.
Clasificación: Por su objetivo de representación
De información:
Se confeccionan para mostrar información general de interés para el público, los funcionarios y usuarios o clientela. Se caracterizan por su sencillez y absoluta claridad y generalidad.
De estudio o investigación:
Confeccionados para analizar en detalle las relaciones que se dan en la empresa o servicio, con el fin de realizar estudios específicos.
Clasificación: Por su ámbito de aplicación Generales:
Específicos:
Representan a toda la institución pero se consideran únicamente los órganos principales de la misma y sus interrelaciones básicas, razón por la cual se conocen también con el nombre de cartas maestras. Ofrecen mayor detalle sobre puestos, relaciones, autoridad y obligaciones de la organización de una unidad o área de la institución a diferencia de los organigramas generales que presentan los niveles más altos de la organización. Por representar los niveles inferiores, se hacen imprescindibles en la tarea del Análisis Administrativo.
Clasificación: Por su ámbito de representación Globales: Representan a una empresa o servicio en su totalidad.
Junta Directiva
Gerencia General
Gerencia de Control de la Calidad
Gerencia Agrícola
Gerencia de Mantenimiento
Gerencia de Producción
Gerencia Financiera
Clasificación: Por su ámbito de epresentación Parciales:
Representan un sector determinado de la empresa o servicio, o una parte del conjunto de estos.
Ministro
Viceministro
Dirección de Comercio Exterior
Dirección de Comercio Interior
Dirección de Integración Económica
Dirección de Estadística y Censos
Dirección Administrativa
Clasificaci贸n: Por su representaci贸n Verticales:
Se presenta a las unidades ramificadas de arriba hacia abajo, colocando al titular en el nivel superior, por lo que los distintos niveles jer谩rquicos de la organizaci贸n se ubican en renglones.
Clasificación: Por su representación Horizontales:
Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando al órgano superior en la extrema izquierda. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y las relaciones entre unidades con líneas horizontales.
Clasificaci贸n: Por su representaci贸n AFNOR:
Tiene forma de red y se desplaza de izquierda a derecha. Fue ideado por la Asociaci贸n Francesa de Normalizaci贸n.
Clasificaci贸n: Por su representaci贸n Circulares: Se compone de varios anillos seg煤n el nivel jer谩rquico.
Clasificación: Por su representación Radiales o sectoriales:
Es representado por un círculo, en el que el máximo puesto jerárquico se ubica en el centro.
Procedimiento de elaboración Autorización y apoyo de los niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro de la información
Análisis de la información
Diseño del organigrama
Procedimiento de elaboración Autorización y apoyo de los niveles superiores
Acopio de la información Clasificación y registro de la información Análisis de la información
Diseño del organigrama
La unidad encargada de la elaboración de los organigramas podrá intervenir por propia iniciativa, sin embargo la autorización de los niveles superiores representa el punto de partida del procedimiento. También se traduce en el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la información.
Procedimiento de elaboración Autorización y apoyo de los niveles superiores
Acopio de la información
Información básica necesaria: • Órganos del área en estudio • Nivel jerárquico que ocupan dentro de la estructura • Relaciones que guardan entre ellos
Clasificación y registro de la información Análisis de la información
Diseño del organigrama
• Naturaleza de las relaciones • Funciones que realizan • Puestos y número de plazas que los integran
Procedimiento de elaboración Autorización y apoyo de los niveles superiores
Acopio de la información
Métodos de recolección: • Archivos y centros de documentación • Funcionarios y empleados
Clasificación y registro de la información Análisis de la información
Diseño del organigrama
• Los locales de la unidad en cuestión, donde se realiza el trabajo
Procedimiento de elaboración Autorización y apoyo de los niveles superiores
Acopio de la información Clasificación y registro de la información
Fuentes de información: A) Investigación documental: Utiliza como fuentes primarias de investigación el centro de documentación y el archivo de la institución. Consiste en el acopio de información referente a la institución. B) Investigación de campo:
Análisis de la información
Diseño del organigrama
Se llega a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad investigada, aplicando cuestionarios o por medio de entrevistas. Permite verificar la información documental.
Procedimiento de elaboración Autorización y apoyo de los niveles superiores
Acopio de la información Clasificación y registro de la información Análisis de la información
Diseño del organigrama
Deberán elaborarse formatos que permitan el ágil y claro manejo y análisis de la información.
Procedimiento de elaboraciรณn Autorizaciรณn y apoyo de los niveles superiores
Acopio de la informaciรณn Clasificaciรณn y registro de la informaciรณn Anรกlisis de la informaciรณn
Diseรฑo del organigrama
La intenciรณn es detectar, entre otros aspectos posibles, lagunas y contradicciones.
Antes de dar una opiniรณn personal aclaratoria, deberรก buscarse la confirmaciรณn de los datos que lo requieran, por parte de los responsables de las รกreas sometidas a estudio.
Procedimiento de elaboración Autorización y apoyo de los niveles superiores
Acopio de la información Clasificación y registro de la información Análisis de la información
Diseño del organigrama
Se utilizan figuras para representar los órganos y líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre estos.
Normas de elaboraciรณn A. Normas bรกsicas:
2 1. Las unidades administrativas se presentan por medio de un rectรกngulo con dimensiones de 1:2.
1
Normas de elaboración A. Normas básicas:
2. Todos los rectángulos deben tener igual tamaño en un mismo organigrama. La jerarquía no es causal para aumentar el tamaño de la unidad administrativa.
Normas de elaboraci贸n A. Normas b谩sicas:
Ministro
3. Las unidades administrativas pueden ser unipersonales o pluripersonales. Director
Departamento Financiero
Secci贸n de Capacitaci贸n
Normas de elaboración A. Normas básicas: 4. Las unidades administrativas deben señalarse por su nominación como tales y no con el nombre del cargo o del funcionario que lo está ejerciendo.
Departamento de Finanzas
Unidad Jurídica
Gerencia de Producción
Sección de Capacitación
Normas de elaboración A. Normas básicas: 5. Se debe evitar el uso de colores diferentes u otros distintivos arbitrarios que pueden llevar a confusiones al interpretar los gráficos. No es conveniente sobrecargar líneas.
Normas de elaboración A. Normas básicas: 6. Los organigramas siguen una forma piramidal, en la que los niveles jerárquicamente mayores se representan desde la cúspide hacia abajo. Esta norma tiene una excepción (se tratará adelante).
Nivel Gerencial Nivel Subgerencial Nivel departamental Nivel seccional
Normas de elaboraci贸n A. Normas b谩sicas: 7. Es conveniente que en el rect谩ngulo se indiquen las unidades administrativas con su nominaci贸n oficial, y abreviar solo en casos necesarios y siempre que se pueda comprender correctamente el nombre. En algunas circunstancias puede dejarse constancia del nombre completo al pie del organigrama.
Normas de elaboraci贸n A. Normas b谩sicas:
8. El organigrama se confecciona de izquierda a derecha.
Normas de elaboración B. Relaciones de línea:
1. Unidad de mando: cada individuo recibe órdenes de un solo jefe. La representación se hace a través de líneas que conforman ángulos rectos.
Normas de elaboración B. Relaciones de línea: 2. Las líneas deben salir del centro de la base de la unidad superior, y debe llegar al centro de la parte superior del rectángulo que representa a la unidad dependiente. El ingreso de la línea por un costado está reservado a otro tipo de relaciones.
Normas de elaboraci贸n C. Representaci贸n horizontal y vertical:
1. La forma piramidal de la estructura de una empresa crea a veces problemas al graficar, porque la gran cantidad de unidades administrativas en la base hace dif铆cil encuadrarlas en una dimensi贸n elegida previamente.
Normas de elaboraci贸n C. Representaci贸n horizontal y vertical: 2. Se recomienda iniciar con un borrador para tener una idea de la dimensi贸n que alcanzar谩 el organigrama.
A
A.1
A.1.1
A.1.2
A.2
A.1.3
A.2.1
A.2.2
A.2.3
Normas de elaboraci贸n C. Representaci贸n horizontal y vertical: A
3. Si el 煤ltimo nivel es muy grande, se puede representar verticalmente. Es conveniente que la l铆nea ingrese siempre por el lado izquierdo.
A.1
A.2
A.1.1
A.2.1
A.1.2
A.2.2
A.1.3
A.2.3
Normas de elaboración D. Asesoría: Las unidades “Staff” no tienen autoridad formal. La línea se debe ingresar por un costado del rectángulo que representa a la unidad asesora. La línea señala la dependencia de la unidad de soporte al jefe al cual le brinda su apoyo.
Gerencia
Oficina de Planificación
Departamento 1
Departamento 2
Normas de elaboración E. Mando especializado:
1. Una unidad puede recibir órdenes administrativas del jefe de la unidad inmediatamente superior, y órdenes de carácter técnico de otras unidades.
Normas de elaboraci贸n E. Mando especializado:
2. La relaci贸n se representa por medio de l铆neas discontinuas.
A
A.1
A.1.1
A.2
A.1.2
A.2.1
A.2.2
Normas de elaboración F. Comités: Aunque no necesariamente se grafiquen los comités, pueden representarse de dos formas:
A
A.1
A.2
Comité
A
A.2
A.1
A.2
A.2
Comité
Normas de elaboración G. Descentralización:
1. Las instituciones autónomas y semiautónomas se ubican al final el organigrama, en un nivel de excepción de graficación que no tiene implicaciones jerárquicas.
A
A.1
A.2
UD
Normas de elaboraci贸n G. Descentralizaci贸n:
2. En el caso de unidades desconcentradas se omite el rect谩ngulo y se reemplaza por un trazo simple.
A
A.1
A.2
UD
Normas de elaboración H. Simbología: SIMBOLOGIA UNIDAD ORGANIZATIVA LINEA DE ASESORÍA
Se presenta en un recuadro que debe incluirse en todo organigrama.
LINEA DE COORDINACIÓN
LINEA DE AUTORIDAD FORMAL LINEA DE DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOR: DEPARTAMENTO: FECHA:
Revisión y actualización La revisión de los organigramas deberá realizarse de manera continua, por lo menos una vez al año, y en función de los cambios que sufra la institución en su estructura orgánica. El responsable de cada órgano será el encargado de señalar los cambios correspondientes en su área y reportarlos a la Dirección General de Análisis Administrativo.
Divulgación Se recomienda que los organigramas estén al alcance de todo el personal, de tal manera que su consulta sea accesible. Las unidades de información deben contar con folletos que los incluyan, para facilitar la identificación y ubicación de las unidades a que debe acudir el público.
Divulgación La unidad encargada de la distribución deberá llevar un registro de las personas o unidades administrativas a quienes se entregarán los organigramas y de los lugares donde serán colocados, para facilitar su reposición en caso de que efectúen cambios en dicho documento.