11- Justo a Tiempo

Formaci贸n por Competencias

Gesti贸n del inventario JUSTO A TIEMPO

Eduardo Bravo Ram铆rez 27 de agosto, 2012

Formación por Competencias

Contextualización  La Administración de los inventarios es un componente esencial de la función

logística de las organizaciones y una de las actividades que generan más costos en virtud del despliegue de recursos (infraestructura, personal, equipos, sistemas) pero que a su vez es un generador de ventaja competitiva.

 La introducción del justo a tiempo tiene un impacto directo en la reducción del desperdicio en todas sus formas y del nivel de inventario, lo que impacta positivamente en la rentabilidad de las organizaciones.

 La

Administración

Pública

requiere

manejar

inventarios

para

asegurar

abastecimiento de insumos para la generación del servicio, un medio es el JAT.

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2

el

Formación por Competencias

Preguntas generadoras  ¿Es posible introducir las prácticas modernas de gestión de inventarios en la administración pública costarricense?.  ¿ Qué se requiere para introducir el JAT en la administración

pública, es viable?  ¿Representa en la actualidad la administración de los inventarios

una

función

o

área

estratégica

para

las

organizaciones?

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Formación por Competencias

Preguntas generadoras  ¿Es posible conocer el nivel de demanda y su comportamiento ?. ¿Qué importancia tiene para la administración del inventario?

 ¿Qué espacios tiene la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa para introducir el JAT).

 ¿Se le asigna al manejo de los inventarios los recursos y personal competente?  ¿Se cuenta con sistemas integrados de administración de inventarios, están interconectados con clientes y proveedores?  ¿Puede aplicarse el JAT en los servicios?

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Cita introductoria Por material inservible entendemos “todo aquello que no forme parte de la cantidad mínima de equipamiento, materiales, piezas, espacio y tiempo del empleado necesario para añadir valor al producto”.

— Shoichiro Toyoda Presidente de Toyota

© 1995 Corel Corp.

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Sistema de suministro, producción y distribución Inventario de la distribución del suministro

Inventarios de la distribución de los clientes

Inventarios de producción Inventario de la materia prima

Inventario de los trabajos en proceso

Inventario de los productos Inventario terminados en del minorista fábrica

Materia prima en tránsito

Pedidos Inventario de los componentes Inventario del almacén

Partes de módulos en tránsito Inventario MRO Pedidos

Suministro de mantenimiento, reparación y pedidos en tránsito

Compra

Control de producción y de inventario

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Envío y circulación 6

¿Qué es Justo a Tiempo?

• Filosofía de dirección para la continua y obligatoria solución de problemas.

• Los suministros y componentes son “arrastrados” a través de un sistema allí donde y cuando sean necesarios.

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¿Cuál es la función de Justo a Tiempo?

• Ir en contra de todo lo innecesario: – Todo aquello que no añade valor al producto • Desde la perspectiva del cliente.

• Exponer los problemas y obstáculos causados por la variabilidad: – Desviación de lo óptimo.

• Conseguir producción racionalizada: – Reduciendo el inventario.

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Tipos de material inservible

• • • • • • •

Exceso de producción.

Espera.

Transporte.

Proceso ineficaz.

Inventario.

Transporte innecesario.

Defectos del producto.

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JIT redujo el material inservible en Hewlett-Packard

Tiempo de preparación Desechos Inventario de los productos terminados

Reducción de material 20% inservible (%) 30% 30%

Espacio

40%

Plazo de entrega

50%

Inventario de la materia prima

50%

Inventario del trabajo en proceso

0%

82% 20%

40%

60%

Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

80%

100% 10

¿Por qué se produce la variabilidad?

• Empleados, máquinas, y proveedores producen unidades que no se ajustan al estándar, llevan retraso o no tienen la calidad adecuada.

• Los diseños de ingeniería o especificaciones no son precisas.

• El personal de producción intenta producir antes de que los diseños o especificaciones estén completos.

• No se conocen las demandas del 11 Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012 cliente.

Empuje frente a arrastre

• Sistema de empuje: el material es “empujado” a la terminal de trabajo sin reparar en los recursos disponibles.

• Sistema de arrastre: el material es “arrastrado” a la terminal de trabajo cuando se necesita.

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La contribución de JIT para obtener ventajas competitivas

• Proveedores: – Número reducido de proveedores.

– Relaciones de apoyo del proveedor.

– Entregas de calidad a tiempo.

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La contribución de JIT para obtener ventajas competitivas • Proveedores: – Número reducido de proveedores.

– Relaciones de apoyo del proveedor.

– Entregas de calidad a tiempo.

•

Distribución: – Distribución de las células de trabajo comprobando cada paso del proceso.

– Tecnología de grupo.

– Maquinaria móvil, intercambiable y flexible.

– Nivel alto de organización y orden en el lugar de trabajo.

– Reducción del espacio para inventario.

– Entrega directa a las áreas de trabajo.

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La contribución de JIT para obtener ventajas competitivas • Inventario: – Lotes de pequeño tamaño.

– Se reduce el tiempo de preparación.

– Papeleras especializadas para depositar un número establecido de piezas.

• Programación: – No hay desviación de los programas.

– Programas de niveles.

– Los proveedores son informados de los programas.

– Técnicas Kanban.

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La contribución de JIT para obtener ventajas competitivas

• Mantenimiento preventivo: – Programado.

– Rutina diaria.

– Involucra al operador.

• Producción de calidad: – Control de proceso estadístico.

– Calidad por parte de los proveedores.

– Calidad de la empresa.

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La contribución de JIT para obtener ventajas competitivas

• Atribución de poder a los empleados: – Empleados con poder y cualificados para desempeñar diferentes funciones.

– Pocas divisiones de trabajo para asegurar la flexibilidad de los empleados.

– Apoyo de formación.

• Compromiso: – Apoyo de dirección, empleados y proveedores.

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Resultados

• Reducción del tiempo de cola y retraso, aceleración de la producción, liberación del activo y ganancia de pedidos.

• Mejora de la calidad, reducción del material inservible y ganancia de pedidos.

• Reducciones del coste, aumento del margen o reducción del precio de venta.

• Reducciones de variabilidad en el lugar de trabajo, reducción del material inservible y ganancia de pedidos.

• Reducción deX Gestión la reelaboración 18 Módulo de Servicios Públicos, II 2012 y del material

Rendimiento

• Respuesta rápida al cliente y alta calidad.

¡Ventaja competitiva!

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Factores de éxito Justo a Tiempo

Proveedores

Atribución de poder al empleado

Distribución

JIT

Calidad

Mantenimiento preventivo

Inventario

Programación

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Proveedores • El material entrante y los productos terminados implican la existencia de material inservible.

• Comprador y proveedor forman asociaciones JIT. • La asociaciones JIT eliminan: – Actividades innecesarias.

– Inventario en planta.

– Inventario en tránsito.

– Proveedores de baja calidad.

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Caracterísiticas de las asociaciones JIT Proveedores

– – – –

Pocos.

Cercanía.

Repiten negocio.

Análisis para permitir a los proveedores clave convertirse o permanecer competitivos en cuanto a los precios.

– Ofertas competitivas limitadas en su mayoría a nuevas compras.

– El comprador resiste la integración vertical y posterior caída del negocio del proveedor.

– Los proveedores fomentan la extensión de JIT a sus proveedores.

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Características de las asociaciones JIT Cantidades

– Tasa de producción estable.

– Entregas frecuentes en cantidades formadas por pequeños lotes.

– Acuerdos contractuales a largo plazo.

– Burocracia mínima.

– Las cantidades de entrega son establecidas para la duración total del contrato.

– No se permite el excedente o la escasez de mercancías.

– Los proveedores empaquetan en cantidades 23 Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012 exactas.

Características de la asociaciones JIT Calidad – Especificaciones mínimas sobre el producto impuestas a los proveedores.

– Ayuda a los proveedores a conseguir los requisitos de calidad.

– La estrecha relación entre los compradores y proveedores es garantía de calidad.

– Los proveedores utilizan los gráficos de control del proceso en lugar de técnica de muestras de lotes.

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Características de las asociaciones JIT Envío

– Programación de la carga entrante.

– Ganan control utilizando el servicio propio o contratando envío y almacenaje.

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Objetivos de las asociaciones JIT

Eliminación de las actividades innecesarias. Eliminación del inventario en planta. Eliminación del inventario en tránsito. Eliminación de los proveedores de baja calidad.

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Preocupaciones del proveedor

• Diversificación.

• Programación del cliente de baja calidad.

• Frecuentes cambios de ingeniería.

• Asegurar la calidad.

• Lotes de pequeño tamaño.

• Proximidad física.

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Producción racionalizada Flujo tradicional Proceso de producción (caudal de agua)

Proveedores

Clientes Inventario (charcas de agua estancada)

Flujo con JIT

Material (agua corriente)

Proveedores Clientes Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Distribución

• Objetivo JIT: reducir el movimiento de gente y material.

– ¡El movimiento significa derroche!

• JIT requiere: – – – – –

Células de trabajo para familias de producto.

Máquina móviles o intercambiables.

Distancias cortas.

Escaso espacio para el inventario.

Entrega directa a las áreas de trabajo.

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Célula de trabajo frente a plan de proceso Distribución del proceso

1

Torno Torno 5

4

Célula de trabajo

Sierra Sierra

2

Tratamiento de calor

2 Sierra

Torno

Prensa

Torno

Triturador

3

Prensa 6 Prensa

Triturador

1

Tratamiento de calor

Triturador

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Tácticas de distribución • • • • • • •

Crea células de trabajo para familias de productos.

Minimiza la distancia.

Diseñar poco espacio para inventario.

Mejorar la comunicación con los empleados.

Utilizar mecanismos poka-yoke.

Construir equipos flexibles o móviles.

Trabajadores formados en diferentes campos para añadir flexibilidad.

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Inventario

• Tradicional: el inventario existe en caso de que surgieran problemas.

• Objetivo JIT: eliminar el inventario.

• JIT requiere: – Lotes de pequeño tamaño.

– Tiempo de preparación bajo.

– Contenedores para un número fijo de piezas.

• Inventario JIT: inventario mínimo para mantener la actividad del sistema.

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Tácticas de inventario JIT

• Utilizar un sistema de hale para mover el inventario.

• Reducir el tamaño del lote.

• Reducir el tiempo de preparación.

• Desarrollar sistemas de entrega Justoa-Tiempo con los proveedores.

• Entrega directa al lugar donde va a ser utilizado.

• Se realiza conforme al plan establecido.

Módulo Xde Gestión Servicios Públicos, II 2012 • Utilización lade tecnología de grupo. 33

Reducción del inventario y disminución del material inservible

Nivel de inventario del trabajo en proceso (oculta problemas) Proveedores poco fiables

Desechos

Desequilibrios de la capacidad

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Reducción de inventario y disminución del material inservible

Al reducir el inventario se descubren problemas que ahora pueden ser resueltos

Proveedores poco fiables

WIP

Desechos

Desequilibrio s de la capacidad

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Reducción de inventario y disminución del material inservible

Al reducir el inventario se descubren problemas que ahora pueden ser resueltos

Proveedores poco fiables

Desechos

WIP Desequilibrios de la capacidad

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Reduciendo el tamaño de los lotes aumenta el número de lotes

Pedidos del cliente 10

Tamaño del lote = 5 Lote 2 Lote 1

Tamaño del lote = 2 Lote 1Lote 2Lote 3Lote 4Lote 5

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38

…lo que hace aumentar los costes de inventario

Coste

Coste de preparación

Tamaño del lote Optimal más pequeño Lot Size

Tamaño del lote

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39

a menos que se reduzcan los costes de preparación

Coste

Coste de preparación

Nuevo tamaño adecuado del lote

Tamaño original adecuado del lote

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Tamaño de lote 40

Fases para reducir el tiempo de preparación

Fase 1

90 min

Tiempo de preparación inicial Separar la preparación en ya preparado, y preparación real, haciendo todo lo posible mientras la máquina/proceso está funcionando (Ahorra 30 min)

60 min

Trasladar el material más cerca del puesto y mejorar la manipulación de Fase 2 material (Ahorra 20 min) Formar a los Estandarizar y

mejorar las herramientas (Ahorra 15 Step 44 minutos) Fase

Fase 3

Fase 5

45 min

proveedores y estandarizar los procedimientos Use one-touch de trabajo 2 system to (Ahorra eliminate minutos) adjustments (save 10

25 min 15 min 13 min

minutes) Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Programación • Implica establecer un tiempo para las operaciones.

• JIT requiere: – Comunicar el programa a los proveedores.

– Nivel de planificación.

– Congelar parte del programa cerca de la fecha prevista.

– Pequeños lotes.

– Técnicas Kanban.

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Tácticas del programa JIT

• • • • • • • • •

Comunicar el proyecto a los proveedores.

Crear programas de niveles.

Congelar parte del programa.

Llevar a cabo el programa.

Conseguir que cuando se haga una pieza otra se mueva.

Eliminar el material que no sirve.

Producir en pequeños lotes.

Utilizar kanbans.

Hacer que en cada operación se fabrique una pieza perfecta.

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Nivel de las programaciones

• Reduce el efecto dominó causado por pequeñas variaciones en la programación (por ejemplo: el montaje final).

• Cantidades de producción regularmente distribuidas por tiempo (por ejemplo: 7/día).

• Se fabrica la misma combinación de productos cada día: – Como resultado, se producen muchos lotes pequeños.

44 Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012 Cantidad diaria – ArtículoCantidad mensual

Lotes pequeños frente a lotes grandes JIT produce la misma cantidad en el mismo tiempo si los tiempos de preparación se reducen

Lotes pequeños JIT

A

A

B

B

B

C

A

A

B

B

B

C

Tiempo Los lotes pequeños también aumentan la flexibilidad para poder cumplir las demandas de los clientes Aproximación al lote grande

A

A

A

A

B

B

B

B

B

B

C

C

Tiempo Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

45

Kanban • Palabra japonesa que significa “tarjeta”.

• Sistema que mueve las partes a fabricar o fabricadas a través del proceso de producción: – “Arrastra” el material a través de la fábrica.

• El sistema de arrastre está dirigido por una tarjeta, bandera, señal, etc.

• A menudo se utilizan contenedores de tamaño fijo: – Añadir o retirar los contenedores para cambiar la tasa de producción.

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Diagrama de punto de inventario de salida con señales de aviso La señal que cuelga del poste de la pieza C584 muestra que la producción de esa pieza debe empezar. El poste está colocado de tal forma que los trabajadores desde sus posiciones normales puedan verlo fácilmente.

Señal en la pila de cajas

Los números de pieza marcan la ubicación de la pieza específica.

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La programación de lotes pequeños de las partes A, B y C aumenta la flexibilidad para satisfacer la demanda del consumidor y reducir el inventario Método del uso nivelado de material JIT Método del lote grande

Tiemp o

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Mantenimiento preventivo

• Todas las actividades consisten en mantener el equipamiento dentro de un orden de trabajo.

• Se lleva a cabo para prevenir posibles fallos.

• JIT requiere: – Mantenimiento preventivo diario y programado.

– El operador realiza el mantenimiento preventivo: • Conoce las máquinas.

• Responsable de la calidad del producto.

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Calidad • JIT expone los problemas de calidad reduciendo el inventario.

• JIT limita el número de defectos a través de pequeños lotes.

• JIT requiere GCT: – Control estadístico de procesos.

– Implicación del trabajador: • Inspeccionar su propio trabajo.

• Grupos de calidad.

– Retroalimentación inmediata.

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Tácticas de calidad JIT

• Utilizar el control estadístico de procesos.

• Atribuir poderes a los empleados.

• Crear métodos infalibles (poka-yoke, listas de controles, etc.).

• Retroalimentación inmediata.

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Atribución de poderes al empleado • Involucrar a los empleados en las mejoras del producto y del proceso: – ¡Los empleados son los que mejor conocen el trabajo!

• JIT requiere: © 1995 Corel Corp.

– Atribución de poderes.

– Formación en diferentes campos.

– Apoyo de formación.

– Pocas clasificaciones de trabajos.

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JIT en los servicios

Todas las técnicas utilizadas en la fabricación son utilizadas en los servicios.

Proveedores Distribución

Inventario Programación Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Atributos de los productores excelentes

• Utilizan JIT para eliminar virtualmente todo el inventario.

• Crean sistemas para ayudar a los empleados a producir piezas perfectas.

• Reducen los requisitos de espacio.

• Establecen estrechas relaciones con los proveedores.

• Instruyen a los proveedores.

• Eliminan todas las actividades excepto las de valor añadido.

• Desarrollan la fuerza de trabajo.

• Hacen que todos los trabajos supongan un reto.

• Reducen el número de clases de trabajo y crean flexibilidad para el empleado.

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Formación por Competencias

Respuesta a preguntas generadoras  Es importante conocer el tiempo de respuesta de los proveedores (plazo de entrega), la frecuencia disminuye la necesidad de alto volumen (principio del JAT).

 En la administración pública se pueden desarrollar esquemas que tienden al justo a tiempo, los contratos por demanda tienen ese característica.

 Es necesario cambiar la mentalidad del administración pública y que utilice las herramientas y conceptos modernos para lograr ventaja competitiva a partir de la administración eficiente y eficaz de los inventarios.  Los principios del JAT y las herramientas pueden aplicarse a cualquier

tipo de organización.

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EJEMPLO DE APLICACIÓN JAT: CONTRATOS POR DEMANDA • • • • • • • •

Es viable legalmente Reduce los niveles de inventarios Entregas más frecuentes y de menor cantidad Reducción de los niveles de compra Se evita la obsolescencia técnica Entregas en el sitio Se requiere información precisa de consumos y puntos de uso Puede aplicarse en todo tipo de bienes (materiales y equipo), ejemplos BCR, UCR y otras organizaciones..

• Se requiere participación activa de las otras áreas de la organización

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