C&G
División Capacitación
Taller: Trabajo en Equipo
CONDUCIR GENTE ES TAN DIFICIL COMO ARREAR GATOS”
Warren Bennis
ÂżQUE ES UN EQUIPO? Conjunto de organizado de personas con habilidades, conocimientos y experiencias diferentes
Lo que define el equipo no es quĂŠ se hace, sino el hecho de realizar la tareas en forma conjunta y con objetivos compartidos
¿QUE ES UN GRUPO? Grupo de trabajo es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar. Suelen estar próximas físicamente, tienen un mismo jefe, realizan el mismo tipo de trabajo pero son autónomos, no dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo.
EQUIPOS Y GRUPOS El equipo …
El grupo …
Responde en su conjunto por el trabajo realizado
Cada persona responde individualmente
Cada miembro realiza una parte concreta del proyecto
Los miembros realizan el mismo tipo de trabajo
Es necesaria la coordinación
Cada miembro funciona de una manera particular
Las jerarquías se diluyen
Hay marcados niveles jerárquicos
Necesita de la cohesión de sus miembros
No es necesaria la cohesión
Las decisiones se toman en conjunto
Sólo unos pocos tomas las decisiones
ÂżPor quĂŠ trabajar en equipo? Sinergia: el todo es mas grande que la suma de sus partes individuales.
1+1+1=4
Ventajas de los equipos Aumentan la productividad y eficiencia Mejoran la comunicación Realizan mejor los trabajos complejos Optimizan los recursos
Son mas creativos Mejoran la calidad Mejoran los procesos Aseguran la ejecución de las decisiones
¿Porqué unirse a un equipo ? Seguridad.
Autoestima. Poder. Prestigio. Afiliación. Logro de metas.
Trabajo en equipo versus trabajo individual Las realidades del día a día son complejas dinámicas e integrales
Medio efectivo para el aprendizaje, el tratamiento de la complejidad, el cambio y la innovación y la mayor satisfacción de clientes internos y externos
Trabajo en equipo
Resultan insuficientes, inútiles y altamente costosos para enfrentarlas
Los modelos de: Trabajo individual Áreas separadas Solo hablar y no actuar Donde el quien es mas determinante que el ¿que? el ¿para que? y el ¿como?
EL TRABAJO EN EQUIPO Y LA SINERGIA
RESULTADOS
Orientaci贸n al resultado
EQUIPO
Conducci贸n
Trabajo Colectivo
GRUPO Trabajo Objetivos del Eficiencia Individual Conductor
TIEMPO
Objetivos de Equipo
Crecimiento Personal
CURVA DE DESEMPEÑO DE UN EQUIPO ALTA PERFORMANCE DEL EQUIPO
IMPACTO DEL DESEMPEÑO
GRUPO DE
EQUIPO
TRABAJO
REAL
..................................
PSEUDO-EQUIPO
EQUIPO POTENCIAL
ESTADIOS DEL EQUIPO GRUPO DE TRABAJO Sus miembros interactúan principalmente para compartir información, prácticas, perspectivas de trabajo o para tomar decisiones que ayudan a cada individuo a mejorar su performance dentro de su área de responsabilidad.
EQUIPO POTENCIAL Muestra una necesidad de mejorar el impacto de su performance. Aún necesita clarificar su visión compartida, sus objetivos y asimismo debe desarrollar una mayor disciplina en lo referente al enfoque común de trabajo. Este tipo de grupos, aún no han establecido la responsabilidad colectiva y recíproca de sus miembros por los resultados de la producción.
EQUIPO REAL Posee un enfoque de trabajo común, siendo sus integrantes mutuamente responsables por los resultados de su producción, hallándose los mismos comprometidos con un propósito en común.
EQUIPO DE ALTA PERFORMANCE A las características de un equipo real, agrega un fuerte compromiso interpersonal entre los miembros que lo componen, que implica el crecimiento y el desarrollo de sus miembros.
LAS 5 “C” DEL TRABAJO EN
EQUIPO
CONFIANZA
COMPLEMENTARIEDAD
COMUNICACIÓN
HAY EQUIPO
COMPROMISO
COORDINACIÓN
MAS ALLA DEL TRABAJO EN EQUIPO
EL TRABAJO EN EQUIPO REQUIERE FUERTE APOYO
POLITICO,
COMPROMISO,
RESPETO,
DEDICACION,
FUERTE INTERACCION, CAPACITACION, COOPERACION Y RECONOCIMIENTOS A SUS ESFUERZOS. SI NO EXISTE RECONOCIMIENTO, TRABAJO EN PERSONAL.
COMIENZA
EQUIPO
A
DESTRUIRSE
EL
Y ASI LA MOTIVACION DEL
PARA PENSAR … El Gerente de Ventas de una empresa de servicios ha
decidido conformar un equipo especial para elaborar un informe sobre la satisfacción del cliente en los servicios de la compañía. El equipo está conformado por 5 personas, todas del área de ventas pero con diferentes zonas comerciales. Por situaciones vinculadas al tiempo, el equipo se reúne solo una vez y solo uno de los integrantes termina elaborando el informe pactado con el gerente.
¿Existe sinergia?
Trabas en el rendimiento 1+1+1= 2,5 Vagancia social: Ciertas personas trabajan con menor intensidad cuando sus esfuerzos se combinan con los demรกs, que cuando lo hacen individualmente.
Equipos versus “bandas” Equipos
Bandas
No hay objetivos personales que estén por encima del grupo. Los miembros reconocen su interdependencia y valoran el apoyo mutuo.
Los miembros creen que sólo se los ha agrupado con propósitos administrativos. Trabajan en forma independiente. Objetivos contradictorios.
Los miembros se sienten dueños de sus trabajos porque han fijado objetivos y pautas de trabajo conjuntamente
No están comprometidos con los objetivos, bien porque no los entienden, bien porque no los comparten.
Los miembros contribuyen al éxito de la organización con sus talentos y conocimientos.
Los miembros reciben instrucciones en lugar de ser consultados sobre la mejor manera de tratar un tema.
Los miembros trabajan en un ambiente de confianza y son alentados a expresar ideas, discrepancias y sentimientos.
Los miembros desconfían de sus colegas. Las opiniones adversas son consideradas divisivas o “mala onda”
La comunicación es franca y honesta. Se hacen esfuerzos por entender el punto de vista de los demás
Los miembros son tan cautelosos con lo que dicen que es imposible entenderse.
Se reconoce el conflicto como un aspecto natural de la interacción. Se considera que estas situaciones dan la oportunidad la creatividad y nuevas ideas.
Los miembros no saben cómo resolver conflictos ni diferenciar conflicto de confrontación. Se producen roces y disputas internas.
Los miembros son estimulados a desarrollar aptitudes y a aplicarlas en su trabajo de equipo. Reciben el apoyo del resto.
Los miembros pueden recibir entrenamiento pero el supervisor limita sus posibilidades de aplicarlo al trabajo.
Etapas en el desarrollo de los equipos Formación. Nombramiento y asignación de funciones Estructura y liderazgo
Conflictos. Aparición de conflictos (resistencias, control)
Integración. Desarrollo de normas. Pautas de comportamiento
Madurez Manos a la obra
ETAPA 1: FORMACIÓN Incertidumbre respecto al propósito, estructura y liderazgo del grupo Énfasis en identificar los objetivos y tareas del equipo Grandes expectativas participar en el grupo Baja productividad
y
deseos
Alto compromiso con el grupo Dependencia Cierto grado inicial de desconfianza
de
ETAPA 2: CONFLICTO Se exige mayor definición de las tareas y composición del grupo. Se traen al grupo los propios conflictos no resueltos en relación a normas, control y poder. Surgen discrepancias entre las expectativas y la realidad. Cuestionamiento de la autoridad, las metas y programa de trabajo.
ETAPA 2: CONFLICTO Competencia por el poder, coaliciones y conflictos interpersonales.
Leve aumento de la productividad y fuerte baja con el compromiso del equipo. Dependencia / independencia.
ETAPA 3: INTEGRACIÓN Se profundizan las relaciones y se
desarrolla la cohesión grupal. Se resuelven las discrepancias entre las expectativas y la realidad. Aumenta la integración, apertura, intercambio y retroalimentación. Se comparten responsabilidades y el control. Se reconoce la necesidad de un sistema de normas y valores que regulen la conducta de los miembros del equipo. .. Interdependencia / independencia.
ETAPA 4: MADUREZ Se han desarrollado las competencias necesarias para trabajar efectivamente en equipo y para producir los cambios deseados. Existe colaboración.
ETAPA 4: MADUREZ Se comparte liderazgo. Apoyo a la experimentación y flexibilidad al cambio. Alta productividad.
Independencia.
EL LÍDER FLEXIBLE. ESTILOS Directivo: Dice a los subordinados lo que espera de ellos. Da instrucciones específicas. De apoyo: es amigable y muestra preocupación por los empleados como personas. De participación: solicita, recibe y utiliza las sugerencias de sus subordinados para tomar decisiones. Orientado hacia el logro de objetivos: establece objetivos desafiantes y confía en que pueden lograrlos.
Etapas en el desarrollo de los grupos y liderazgo Etapa
Líder
Formación
De apoyo De participación
Conflictos
Directivo De participación
Integración
De participación De apoyo
Madurez
Orientado al logro de objetivos De participación
Conflictos Los conflictos son interferencias (“ruidos”) o incompatibilidades que llevan a que exista una oposición o diferencia por parte de una o más personas del equipo.
No importa si tales diferencias son reales o no. Lo importante es que sean percibidas por algún miembro. Si las personas perciben tal interferencia, entonces estamos ante un estado de conflicto.
Conflictos ~ Enfoques Enfoque tradicional El conflicto es nocivo y debe evitarse
Enfoque de relaciones humanas El conflicto es natural y en ocasiones puede ser positivo
Enfoque interactivo Una determinada dosis de conflicto es absolutamente necesaria
Conflicto y rendimiento Nivel de conflicto Bajo
Alto
Rendimiento
Alto
Bajo A
Tipo de Grupo
B
C
Conflicto Bajo
Conflicto Medio
Conflicto Alto
Apático Estancado No responde al @ Sin ideas
Viable Autocrítico Innovador
Perturbador Caótico No cooperativo
Conflictos ¿Cómo Encararlos, cómo resolverlos? Actitudes Evasión. Dejar que fluyan las cosas
Ceder espacios. Ceder posiciones personales
Imposición. Lo importante son mis prioridades
Compromiso. Cada parte aporta lo suyo
Colaboración. Todos ganan
¿Qué es el ROL? Conjunto de patrones de conducta que se esperan del individuo que ocupa una posición determinada en el grupo. Así como los actores de teatro desempeñan distintos papeles, los integrantes de un grupo ocupan distintos roles de acuerdo a su percepción de la realidad
Distintos Roles de Equipo Armonizador
Iniciador
Alentador Aclarador Negativo Agresor
Opinante Reductor de tensiones
Activador Desertor
Interrogador Oyente Dominador
Distintos Roles El equipo discute la puesta en marcha de un ambicioso proyecto de reordenamiento de los sistemas administrativos y de atención al cliente que se presume insumirá un año de arduo trabajo y serán la llave para la presentación al Premio a la Calidad. Jorge: “muchachos, este es el proyecto mas importante en la historia de la organización. Se lo asignaron a este equipo por su capacidad intelectual y la eficiencia en el cumplimiento de objetivos. Debemos darle con todo y terminarlo en ocho meses. Alentador: fortalece la autoestima del grupo. Es amistoso, sensible, cordial y diplomático.
Métodos para tomar decisiones en equipo Tormenta de ideas: Alienta la generación amplia y espontánea de ideas relacionadas con un tema. Cada participante es alentado a presentar sus propuestas sin preconceptos y los demás deben abstenerse de efectuar críticas. Terminadas las ponencias, se analizan las ideas presentadas y se discute su viabilidad. Lo fundamental es liberar la mente y ejercer el pensamiento creativo sin obstáculos.
Métodos para tomar decisiones en equipo (II) Técnica de grupo nominal: los miembros del grupo actúan independientemente, a pesar de estar en reunión. Se plantea el problema y cada uno de ellos escribe individualmente su parecer. Después de la redacción, cada miembro expone al grupo su idea. La discusión no comienza hasta que hayan expuesto la totalidad. Recién al finalizar, comienza la discusión. Cada miembro del grupo califica individualmente cada idea. La decisión corresponde a la nota mas alta.
Métodos para tomar decisiones en equipo (III) Técnica de la escalera 1. Cada persona analiza el problema antes de sumarse al grupo. 2. Se integra al grupo y expresa su opinión, antes de oír las soluciones preliminares del núcleo del grupo. 3. Se repite el mecanismo con cada miembro. 4. La decisión final debe demorarse hasta que todos los miembros hayan tenido la oportunidad de expresar su opinión.
Métodos para tomar decisiones en equipo (IV) Abogado del diablo. Miembro del grupo cuya responsabilidad consiste en oponerse y criticar las propuestas de los restantes miembros con el objeto de detectar puntos débiles. Tormenta de ideas negativa. Técnica para fomentar el pensamiento crítico de un grupo. Las ideas positivas son “atacadas” con los aspectos negativos. Se seleccionan los mas importntes y se discute como modificar la idea original.
Discutiendo en equipo Durante la discusión de un problema los miembros deben aprender a eliminar la reserva que impide expresarse libremente como: Cortesía Miedo a perder la imagen Solidaridad mal entendida, etc. Esto permite dar paso a un libre intercambio de opiniones y juicios para poder aprender de las críticas
CONDICIONES PERSONALES PARA TRABAJAR EN EQUIPO
Ser humilde Ser proactivo Tener paciencia y generosidad Poseer responsabilidad personal y compartida Escuchar activamente Dar y recibir retroalimentación Poseer mentalidad y actitud positiva Poseer claridad y coraje para identificar y enfrentar conflictos Dominar las emociones
Cada integrante de un equipo debe conocer
Las tareas que va a desarrollar. Qué necesitan los clientes internos y externos. Qué y quien lo precede. Qué y quien lo sucede. Como su tarea encaja dentro del proceso. Como su trabajo se relaciona con los productos y/o servicios. Que debe incrementar sus conocimientos y aprendizaje constantemente. Como mejorar su trabajo constantemente.
“Ser parte de un equipo no es una condición humana natural, es aprendida” Philip Crosby
Porqué fallan los equipos Problema
Síntoma
Necesidades desparejas
Personas que antagónicos
persiguen
objetivos
Metas confusas, objetivos atropellados
Personas que no saben qué se espera de ellas o que no saben a donde se dirigen
Roles poco claros
Los miembros del equipo no saben cuál es su trabajo.
Conflictos de personalidad
Los miembros del equipo no se llevan bien
Pobre liderazgo
El liderazgo es indeciso o incoherente.
Cultura antiequipos
El equipo no es tal porque sus miembros no se comprometen con él.
Retroalimentación insuficiente
El desempeño no esta siendo evaluado. Los miembros tantean en la oscuridad.
Resistencia al cambio
El equipo sabe qué se debe hacer pero no lo hace (quizás pq no esta convencido)
Recursos escasos
El equipo ha sido enviado a la guerra con una hondera.
Algunos consejos para lograr equipos eficientes (I) Definir un objetivo claro, común y compartido Comunicar la visión, es decir, el fin último hacia el que se dirige la empresa. Asignar y asumir responsabilidades individuales claramente definidas. Establecer normas y reglas entre todos. Incentivar, acompañar y motivar a su equipo en la tarea cotidiana. Definir canales de comunicación claros permanentes y fluidos.
Algunos consejos para lograr equipos eficientes (II) Equilibrio entre las necesidades individuales y las del equipo. Dar Empowerment Aceptar las actividades sociales. Tener un ambiente físico favorable. Ser competente Liderazgo efectivo. Saber enfrentar conflictos significativos.
Algunos consejos para lograr equipos eficientes (III)
Entrenar, capacitar. Flexibilidad. Apertura mental. Obtener consenso en las decisiones Crear confianza. Retroalimentación. Celebrar los logros. En resumen, Comunicación efectiva
Equipos y Calidad Total ÂżPorquĂŠ emplear equipos en Calidad Total?
La esencia de la CT es el mejoramiento de los procesos
La participaciĂłn del empleado es la piedra angular en el mejoramiento de los procesos
Equipos y Calidad Total Círculos de calidad
Conjunto de personas de distintas áreas que se reúnen periódicamente con el objeto de analizar los problemas de calidad generalmente por sectores
Las 5 disciplinas de la organización inteligente (P. Senge)
Pensamiento sistémico Dominio personal Modelos mentales Construcción de una visión compartida Aprendizaje en equipo
La quinta disciplina es el PS que integra a las otras cuatro, conformando en sí mismo un sistema de pensamiento y acción
Bibliografía El Trabajo eficaz en equipo. Michael A. West Cómo trabajar en equipo. Francesc Borrel Porqué fallan los equipos. H. Robbins - M. Finley Administración. S. Robbins – M. Coulter La quinta disciplina. P. Senge
Sujeci贸n a Normas. Test de las dos tarjetas A
B
ESQUEMA DE PLANES PARA EL LANZAMIENTO DE UN NUEVO PRODUCTO
Materi ales Plan de Dise帽o del Producto Forma -tos
Lanzamiento producto nuevo
Plan de Distribuci贸n
Canales
Regio nes
Plan de Comercializacion
Descuento s
Fza de Venta s
Un tema complicado: Como crear confianza Sea franco, justo. Sigamos el ejemplo de los chinos. Política de puertas abiertas. Decir la verdad, ir de frente.
Sea decidido. A veces es mejor una mala decisión que hacer nada
Lealtad. Defender el “rancho” ante ataques externos.
Asumir responsabilidad por actos del equipo. Darle crédito a sus miembros. Ser sensible a las necesidades. Respetar opiniones. Darle campo a los miembros para actuar.
La Retroalimentación
De los líderes de equipo. De los integrantes del equipo. De los clientes. De la organización. En cifras. En palabras. Retro alentadora. Retro correctiva Retro programada, formal y oficial. La retro “porque si” o informal. La retro del panorama a largo plazo. La retro “aquí y ahora”.