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HANDELSKORRESPONDENZ / GESCHÄFTSBRIEFE
1. DIE AKTUELLE EMPFEHLUNG ZUR SCHREIBWEISE DES DATUMS
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Das Datum gehört zu den wichtigsten Bestandteilen eines Briefs und besitzt oft auch juristische Bedeutung, etwa wenn es um die Einhaltung von Fristen geht. In der DIN 5008 ist genau vorgegeben, wie Sie es zu schreiben haben. Mit der Fassung aus dem Jahr 2005 forderte die DIN 5008 für das Datum in jedem Fall die Reihenfolge Jahr, Monat, Tag – wobei die Gliederung durch einen Mittestrich erfolgen soll. Das Jahr sollte vierstellig, Monat und Tag jeweils zweistellig geschrieben werden: 2018-07-04 Dies entspricht der internationalen Schreibweise. Allerdings ist diese Vorgabe der DIN 5008 auf viel Widerspruch gestoßen und hat sich im Alltag nicht durchsetzen können. Daher wurde diese strenge Regelung mit der Fassung vom April 2011 wieder gelockert. Sofern es nicht zu Missverständnissen kommen kann, ist laut DIN 5008 auch die gewohnte Schreibung Tag, Monat, Jahr gegliedert durch einen Punkt erlaubt. Neu ist aber, dass die Jahreszahl immer vierstellig zu sein hat: 04.07.2018 Tipp: Nutzen Sie im Internationalen Briefverkehr die Reihenfolge Jahr, Monat, Tag mit Mittestrich, im nationalen Briefverkehr aber besser Tag, Monat, Jahr mit einer Gliederung durch den Punkt. Insbesondere bei privaten Empfängern ist sonst die Gefahr groß, dass das Datum nicht richtig verstanden wird. Wenn Sie im Datum den Monatsname nicht in Ziffern darstellen wollen, können Sie zur alphanumerischen Schreibweise greifen: Tag, Monatsname, Jahr. In diesem Fall erhält der Tag, sofern er einstellig ist, keine führende Null. Auch hier müssen Sie die Jahreszahl vierstellig aufführen.
4. August 2018 4. Aug. 2018
Im Fließtext sollten Sie den Monatsnamen aus Gründen der Lesbarkeit ausschreiben. Ort und Datum in einer Zeile? Die Nennung des Orts mit Datum, also z. B. „Riesa, den 10.08.20XX“, ist in der DIN 5008 gar nicht vorgesehen. Der Grund dafür: Die entsprechenden Angaben werden laut der Norm bereits in anderen Bereichen des Geschäftsbriefs platziert. Das Briefdatum geht aus der Bezugszeile oder dem Kommunikationsblock hervor. Informationen zum Absendeort findet der Empfänger im Briefkopf oder in der Fußzeile.
2. SO KOMMEN IHRE BRIEFE IM AUSLAND GANZ SICHER RICHTIG AN Die Anschriften Inland und Ausland sind sich sehr ähnlich, aber ein paar Unterschiede müssen Sie doch beachten. So sieht eine korrekt gestaltete AUSLANDSANSCHRIFT aus
Hôtel de Ville Place du Marché, 2 4000 LIEGE BELGIEN
Diese Regeln gelten für Auslandsanschriften zusätzlich:
Kein Länderkennzeichen (NL-1234) verwenden.
Der Ort wird möglichst in der Sprache des Empfängerlands, also „LIEGE“, „FIRENZE“ oder „BUCURESTI“, geschrieben. Das erleichtert den Postangestellten im Empfängerland die richtige Zustellung.
Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben.
Das Bestimmungsland schreiben Sie in Versalien in die letzte Zeile (keine vorgeschaltete Leerzeile). Hier verwenden Sie die deutsche Schreibweise (Belgien statt Belgique), denn die Zuordnung zum Land geschieht ja noch im Inland.
3. DIE ANREDE Mit der Anrede vor dem Text kommen Sie „ins Gespräch“ mit Ihrem Leser. Entscheidungen werden selten nur über rationale Gesichtspunkte getroffen. Persönliche Beziehung, Vertrautheit, kommunikative Distanz, aber auch Einhalten des Knigge in Briefen sind wichtige Kriterien. (Beziehung zwischen rhetorischen Distanzzonen und der Vertrautheit zum Leser …) Deshalb: Verschenken Sie nicht die Möglichkeiten, mit der Anrede vor dem Text die Beziehungen zum Leser auszugestalten.
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4. SO WERDEN ABKÜRZUNGEN DIN-GERECHT GESCHRIEBEN Abkürzungen, die Sie beim Lesen automatisch in das ungekürzte Wort „übersetzen“, erhalten einen Punkt, der ohne Leerzeichen an das abgekürzte Wort gesetzt wird. Mehrere abgekürzte Wörter („z. B.“) werden mit Leerzeichen getrennt. Beispiele: evtl.
eventuell
Mio.
Million/en
Mrd.
Milliarde/n
i. A.
im Auftrag
zz.
zurzeit
z. B.
zum Beispiel
u. a. m.
und anderes mehr
Tipp: Überlegen Sie, ob eine Abkürzung den Lesefluss begünstigt oder eher stört – meist ist es besser, wenn Sie Abkürzungen vermeiden. Denken Sie auch daran, dass der Empfänger Ihres Briefs eine Ihnen geläufige Abkürzung eventuell nicht kennen könnte. Ausnahmen Eine Ausnahme bilden die Abkürzungen „usw.“ und „usf.“. Hier gilt: nur ein Punkt am Ende und keine Trennung durch Leerzeichen. usw.
und so weiter
usf.
und so fort
5. DAS PS ERHÄLT IMMER NOCH VIEL AUFMERKSAMKEIT Auch wenn das „PS“ in der modernen Textverarbeitung eigentlich keinen Sinn mehr ergibt (denn anders als bei mit Schreibmaschine geschriebenen Texten können Sie den Inhalt nachträglich noch ändern, falls Sie etwas vergessen haben) können Sie es durchaus als aufmerksamkeitsstarkes Element einsetzen. Das „PS“ sollte mit mindestens einer Zeile Abstand zum Ende des Briefs geschrieben werden.
Beispiel:
Hans Becker ° PS: Jetzt hätte ich doch fast vergessen, Ihnen den Link zu dem tollen Wohlfühl-Ferienhaus zu schicken. Schauen Sie mal hier: www.landlaecheln.de
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6. ANLAGEN
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kompetent kundenorientiert kreativ
TIPPS FÜR DEN GESCHÄFTSBRIEF
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Nach so vielen Informationen, die einen formal richtigen Geschäftsbrief kennzeichnen, bleibt immer noch die Frage: Wie schreibt man einen guten Geschäftsbrief, der dem Leser positiv auffällt, die wichtigsten Inhalt rüberbringt, nicht langweilig wirkt und im besten Fall zu einer schnellen Antwort oder Reaktion des Angeschriebenen führt? Wir haben zehn Tipps gesammelt, die Ihnen helfen, nicht nur einen professionellen, sondern auch einen erfolgreichen Geschäftsbrief zu schreiben.
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Fassen Sie sich kurz : « Nous vous prions
de bien vouloir = Bitte »
Denken Sie daran, dass die Aufmerksamkeit Ihres Leser begrenzt ist. Deswegen sollten Sie direkt auf den Punkt kommen. In der Regel sollte Ihr Geschäftsbrief eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Verwenden Sie lieber kurze Hauptsatzkonstruktionen, statt langer Schachtelsätze. 2. Wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Der Betreff ist ein wichtiger Punkt für den Leser. Deswegen sollte er darin eine Kurzzusammenfassung des Inhalts finden. Das Wort Betreff sollten Sie dabei nicht verwenden, sondern in einem knappen und konkreten Satz beschreiben, worum es geht. Bei der Erstellung eines Angebots könnten Sie beispielsweise schreiben "Ihre Anfrage vom xx.xx.xxxx." 3. Nennen Sie das Wichtigste zuerst. Bereits im ersten oder zweiten Satz sollte dem Empfänger klar werden, warum Sie Ihn kontaktieren. Viel länger wird er nicht warten wollen. Ist ihm der Grund Ihrer Kontaktaufnahme nicht klar, verlieren Sie seine Aufmerksamkeit und er liest nicht bis zum Schluss. 4. Achten Sie auf eine persönliche Anrede. "Sehr geehrte Damen und Herren" - das ist die Standardbriefanrede und rein formal machen Sie damit nichts verkehrt. Allerdings wirkt eine solche Anrede auch unpersönlich, kalt und distanziert: Wer sind denn diese Damen und Herren? Kurz: Einer solchen Anrede fehlt die gute Seele. Um herauszufinden, welche Anrede die richtige für Ihren Brief ist, sollten Sie sich zwei Fragen stellen: Ist der Name des Empfängers bekannt? Wie gut kennen sich Sender und Empfänger? Lauten Ihre Antworten "Nein" und "gar nicht", fällt Ihre Wahl automatisch auf "Sehr geehrte Damen und Herren". Kennen Sie den Namen des Empfängers, doch der Anlass Ihres Briefes ist offiziell, empfiehlt es sich auf die Kombination "Sehr geehrte/r Frau/Herr XY" zurückzugreifen. Ist der Umgang bereits vertrauter, bieten sich auch "Guten Tag" oder "Liebe/r" an.
5. Stellen Sie Ihren Empfänger in den Mittelpunkt.
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Insbesondere, wenn Sie in Ihrem Geschäftsbrief ein Angebot unterbreiten oder Ihre Dienstleistung vorstellen, sollten Sie darauf achten, kundenorientiert zu schreiben. Fragen Sie sich vor der Erstellung des Briefes: Wer ist der Empfänger? Was interessiert ihn? Welchen Mehrwert können Sie ihm bieten? Verwenden Sie beim schreiben häufiger das Wort "Sie" statt "wir". Schreiben Sie lieber "Sie erhalten bei uns eine kostenlose Beratung" statt "Wir bieten Ihnen eine kostenlose Beratung". 6. Verzichten Sie auf veraltete Formulierungen. Eine Anrede, wie "Werte/r Frau/Herr XY" oder "Verehrte/r Frau/Herr XY" werden heute nicht mehr verwendet. Damit wirkt Ihr Brief gekünstelt. Gleiches gilt für ein "Hochachtungsvoll..." Aber auch auf Formulierungen wie "hiermit" oder "mit diesem Schreiben" machen Ihren Brief distanziert und unpersönlich. 7. Formulieren Sie positiv. Statt "Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern", ist es besser die Aussage so zu formulieren: "Wir haben uns Ihr Anliegen notiert und kümmern uns um eine schnellst mögliche Beschaffung des gewünschten Produkts". Mit der zweiten Formulierung wirkt Ihr Geschäftsbrief deutlich professioneller, positiver und kundenorientierter. 8. Bieten Sie eine Kontaktmöglichkeit an. Am Ende Ihres Briefes, sollten Sie dem Empfänger die Möglichkeit geben, Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. An dieser Stelle runden Sie Ihren Brief ab. Der letzte Satz bietet Ihnen die Möglichkeit, sich zu bedanken oder um eine konkrete Handlung zu bitten (beispielsweise eine Antwort bis zu einem bestimmten Datum oder einen Rückruf). 9. Wählen Sie eine moderne Grußformel. Es gibt zahlreiche gute Alternativen zu dem üblichen "Mit freundlichen Grüßen". Eine lockerere Variante ist beispielsweise zu schreiben "Mit besten Grüßen". Oder Sie wählen eine originelle auf Ihr Unternehmen abgestimmte Grußformel, zum Bespiel "Mit kulinarischen Grüßen" für die Gastronomie oder "Mit sportlichen Grüßen" für Sportartikel und Fitnesscenter. Die Grußformel am Ende bleibt meist gut in Erinnerung und sollte deshalb mit Bedacht gewählt werden. 10. Nutzen Sie das Postskriptum. Das PS bietet Ihnen am Ende des Briefes die Möglichkeit, einen Zusatz zu integrieren. Hier können Sie beispielsweise auf ein aktuelles Angebot oder auf Ihre Internetpräsenz verweisen - und sicher sein, dass jeder Leser darauf aufmerksam wird, denn ein PS fällt immer ins Auge. http://karrierebibel.de/geschaeftsbrief-schreiben/