Guida ai Congressi Medico Scientifici 2018 by Ediman

Stampe non periodiche - DC/DCI/622/99/B - Milano - In caso di mancato recapito inviare allâ&#x20AC;&#x2122;ufficio di cmp Roserio Milano per la restituzione al mittente che si impegna a corrispondere i diritti postali.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

COME ORGANIZZARLI

I migliori partner e tutti gli aggiornamenti utili per pianificare congressi medici e corsi ECM

DOVE ORGANIZZARLI La piĂš ampia selezione di location e destinazioni adatte a ospitare eventi medico-scientifici

Una pubblicazione

In collaborazione con

Con il patrocinio di

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INTRODUZIONE

iunta alla terza edizione, la Guida ai Congressi Medicoscientifici si conferma come una pubblicazione rigorosa e densa di contenuti, utile e attendibile per tutti gli operatori e gli utenti di un settore complesso e in continua e veloce evoluzione. Negli ultimi anni il ruolo dei provider Ecm e del Professional Congress Organizers - PCO è mutato in maniera radicale chiedendo agli operatori un impegno costante per rispondere in maniera efficace e tempestiva alle richieste del mercato e operare nel pieno rispetto delle norme che regolano il settore. Federcongressi&eventi è più che mai in prima linea per garantire ai propri soci le competenze e gli strumenti necessari per essere sempre up to date e per innovarsi. “Provider Ecm by Federcongressi&eventi & FISM” - il progetto che fornisce attività formative specifiche per i provider Ecm e che li rappresenta presso la Commissione Nazionale per la Formazione Continua -, il rinnovato accordo con la Federazione Italiana delle Società Medico-Scientifiche (FISM) sulla rappresentatività istituzionale e l’attività formativa Ecm e il fiore all’occhiello della PCCO Academy - il percorso formativo che fa del PCO un vero e proprio partner e Consulente - sono tra le principali azioni che dimostrano quanto sia alta l’attenzione dell’associazione nei confronti degli operatori. Grazie dunque alla casa editrice Ediman per aver ancora una volta realizzato una Guida di agile consultazione, aggiornata e ricca di informazioni indispensabili per i professionisti del settore. E grazie ai nostri soci che hanno condiviso e messo a disposizione le proprie competenze ed esperienze.

Alessandra Albarelli

Presidente Federcongressi&eventi

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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2018

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INTRODUZIONE

l settore dei congressi medico-scientifici a livello sia nazionale sia regionale costituisce il cardine della formazione e dell’aggiornamento professionale in sanità, che è da sempre un’attività primaria delle Società scientifiche e delle associazioni mediche, per le quali la formazione degli associati è parte integrante della loro Mission. Per questo motivo, FISM è da sempre impegnata in prima linea per rivalutare il ruolo strategico e preferenziale rivestito dalle Società scientifiche nell’ambito del vigente sistema di Educazione Continua in Medicina e nei rapporti con le tante Istituzioni coinvolte nel governo della sanità. Nell’anno appena trascorso abbiamo incontrato sul nostro cammino numerose grandi sfide, che hanno aperto a FISM solidi orizzonti di collaborazione e confronto. Diverse infatti le collaborazioni con il Ministero della Salute e Agenas, dalla valutazione dei percorsi diagnostico-terapeutici assistenziali (PDTA), ai tavoli dell’innovazione in tema di Health Technology Assessment (HTA), al progetto di revisione del Nomenclatore Tariffario e dei DRG, e alla revisione delle reti cliniche nell’ambito del Gruppo di lavoro del CTS Comitato Tecnico Sanitario e della Commissione Dispositivi Medici. Il problema dell’innovazione tecnologica nel campo sanitario è veramente un tema molto delicato e decisivo, in quanto da un lato non vi sono dubbi che il progresso tecnologico aumenti le possibilità di cura dei malati, le probabilità di guarigione e in ultima analisi la qualità di vita dei pazienti; ma dall’altro, una gestione carente nell’adozione delle nuove tecnologie può minare la sostenibilità dell’intero sistema che di fatto è oggetto di convegni scientifici finalizzati al miglioramento delle conoscenze anche di tipo organizzativo. Riteniamo perciò che la presente Guida ai Congressi Medico-Scientifici possa essere un utile strumento per identificare anche gli eventi in cui si discute delle problematiche messe a fuoco nelle attività che FISM persegue anche in collaborazione con le istituzioni e utile a migliorare la qualità complessiva del Sistema Sanitario nazionale Può essere quindi considerata una bussola e un buon punto di riferimento per conoscere tutti i passaggi necessari all’organizzazione degli eventi e un valido aiuto dove sorgano dubbi sulla loro corretta organizzazione.

Franco Vimercati

Presidente FISM

Federazione Italiana delle Società Medico-scientifiche

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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INDIRIZZI UTILI Agenas – Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali

Sede legale: via Puglie, 23 – 00187 Roma Sede centrale: via Piemonte, 60 – 00187 Roma Tel. 06 42749700 – fax 06 42749488 www.agenas.it info@agenas.it ecm@agenas.it agenas@pec-agenas.it Presidente: Luca Coletto Direttore generale: Francesco Bevere

Sede: via Valadier, 37 – 00193 Roma • Comitato di Garanzia tel. 06 5512211 • Comitato Tecnico delle Regioni www.agenas.it • Commissione Nazionale per la Formazione Continua • Osservatorio Nazionale sulla qualità della Formazione Continua in Sanità • CoGeAPS – Consorzio Gestione Anagrafiche delle Professioni Sanitarie

Sede: via Cola di Rienzo, 212 – 00192 Roma tel. 06 36000893 www.cogeaps.it info@cogeaps.it

Assobiomedica

Sede Legale: viale Pasteur, 10 - 00144 Roma tel. 06 9979481 fax 06 99794850 Uffici di Milano: via Marostica, 1 20146 Milano tel. 02 34531165 fax 02 34592072 www.assobiomedica.it assobiomedica@assobiomedica.it assobiomedica@pec.it Sede: Largo del Nazareno, 3/8 00187 Roma tel. 06 675801 www.farmindustria.it farmindustria@farmindustria.it

Farmindustria

Federcongressi&eventi

FISM – Federazione italiana società medico-scientifiche

2018

Ediman Srl Via Ripamonti 89 - 20141 Milano Telefono 02 57311511 Fax 02 55231486 info@ediman.it www.ediman.it Direttore responsabile: Marco Biamonti Coordinamento editoriale: Matteo Rocca Responsabile traffico pubblicitario e redazione: Jessica Alejandra Presa

Sede: p.le Konrad Adenauer, 8 00144 Roma tel. 06 89714805 www.federcongressi.it federcongressi@federcongressi.it

Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola

Sede: Villa Marelli - viale Zara, 81 20159 Milano tel. 02 54121092 fax 02 54050168 www.fism.it segreteria@fism.it fism.pec@legalmail.it

Photo credits: Fotolia – www.fotolia.com

Link utili Regione per Regione

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

“Guida ai Congressi Medico Scientifici” 2018 è una pubblicazione

Grafica: Massimo Bernardi

Hanno collaborato: Alessandra Boiardi, Simona P.K. Daviddi, Sergio Mori, Sabrina Piacenza, Luciana Francesca Rebonato Fotolito e stampa: CNS srl - Treviglio (Bg)

Abruzzo

www.asrabruzzo.it

Basilicata

www.regione.basilicata.it

Calabria

www.regione.calabria.it/sanita

Campania

www.regione.campania.it

Questa guida è andata in stampa

Emilia-Romagna

http://assr.regione.emilia-romagna.it

il 10 gennaio 2018

Friuli-Venezia Giulia

http://ecm.sanita.fvg.it

Lazio

http://www.regione.lazio.it/rl_sanita/

Liguria

www.arsliguria.it

Lombardia

www.eupolis.regione.lombardia.it

Marche

http://ecm.sanita.marche.it

Molise

http://ecm.regione.molise.it

Piemonte

www.ecmpiemonte.it

Puglia

http://www.sanita.puglia.it

Sardegna

www.sardegnasalute.it

Sicilia

http://pti.regione.sicilia.it

Toscana

www.regione.toscana.it

Umbria

http://www.regione.umbria.it/salute

Valle d’Aosta

http://ecm.regione.vda.it

Veneto

http://ecm.regione.veneto.it

Provincia autonoma di Bolzano

www.ecmbz.it

Provincia autonoma di Trento

www.ecmtrento.it

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I prodotti editoriali Ediman Meeting & Congressi Guida Meeting e Congressi MeetingeCongressi.com La Guida ai Congressi Medico-Scientiﬁci

Gli eventi Ediman Buy Mice Milano Buy Mice Roma Full Contact Discover Italy Full Contact Incentive Destinations Full Contact Meeting Planner Full Contact Pco

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INTRODUZIONE

Ringraziamenti

congressi medico-scientifici sono oggetti davvero complessi, in cui l’esigenza di garantire la massima qualità dei contenuti e della formazione si combina con quella di rispettare molteplici regole e regolamenti di varia natura. A tutto questo si aggiungono le tante sfide progettuali che caratterizzano l’organizzazione di qualsiasi tipo di evento. Con la terza edizione aggiornata di questa Guida ci siamo posti l’obiettivo di fornire alle società e associazioni medico-scientifiche e ai singoli professionisti uno strumento ancora più pratico e operativo, agile e di facile consultazione, con aggiornamenti e utili spunti legati alle ultime novità del settore. Rinnoviamo i ringraziamenti a tutti i numerosi esperti, individuati con l’aiuto di Federcongressi&eventi, che ci hanno fornito tutto il knowhow necessario fin dalla prima edizione di questo innovativo progetto editoriale. Un ringraziamento speciale inoltre a Mauro Zaniboni che ha attivamente contribuito alla nuova edizione e a molti dei suoi contenuti; a Fabio Gilardenghi e Susanna Priore per la consulenza sulle ultime novità in ambito Ecm; a Fabrizio Faraco, Maddalena Milone, Annalisa Ponchia per le loro preziose testimonianze; a Tiziana Ambrosi e Marco Nava dello Studio Associato Nava & Viganò per la supervisione del capitolo sulla fiscalità dei congressi.

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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GMC1036_VillaRomanazzi_Layout 1 10/01/18mercoledĂŹ 16:27 Pagina 1

VILLA ROMANAZZI CARDUCCI

Il luogo per il tuo congresso, nel cuore di Bari. 20 sale meeting immerse in un grande parco dalla storia secolare, studiate per offrire il massimo comfort e la tecnologia piĂš all'avanguardia. Insieme, per trasformare ogni evento in un'esperienza memorabile.

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SOMMARIO Introduzione Federcongressi&eventi 3 Introduzione FISM 4 Indirizzi utili 6 Ringraziamenti 8 Indice degli operatori e delle location congressuali 14

Firmare i contratti con gli sponsor

Costruire il programma scientifico

Progettare la comunicazione dell’evento

Progettare gli spazi congressuali

Rispettare le esigenze di sicurezza

Gestire inviti e iscrizioni

101

I primi passi

Gestire gli abstract scientifici

105

Selezionare fornitori e servizi tecnici

108

Utilizzare le check-list

112

Utilizzare i software congressuali

115

Utilizzare app e social media

120

Testimonianza: La trasformazione digitale dei congressi medici

126

Decidere i tempi Fissare gli obiettivi Scegliere i format Case history: l’Ecm? Un gioco serio Trovare gli sponsor Rispettare i codici etici Focus: il nuovo codice MedTech Europe Scegliere la destinazione Selezionare la struttura Scegliere un Pco Indire una gara Stipulare un contratto con un Pco Presentare una candidatura

16 19 21 25 28 31 36 40 43 46 50 54 58

Introduzione all’Ecm Come funziona l’Ecm Scegliere un provider Controlli e ispezioni Accreditare un evento Ecm Focus: il nuovo Accordo Stato-Regioni

62 67 70 72 75

Prima dell’evento Compilare il budget preliminare Ingaggiare i relatori

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78 81

Ultimi ritocchi Allestire l’area poster

130

Allestire l’area espositiva

134

Coordinare lo staff

136

Gestire i simposi delle aziende

138

Comunicare con blogger e giornalisti

140

Tirare le somme Gestire fiscalmente i ricavi dell’evento

144

Valutare apprendimento e qualità percepita

151

Valutare la performance dell’evento

153

Comunicazioni finali e ringraziamenti

156

Le chiusure contabili

159

Archiviare la documentazione

161

Focus: Food for Good, per non sprecare cibo dopo l’evento

164

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SOMMARIO Agenzie Pco, Provider

Altri Servizi

Le Location Regione

per

Regione

Lombardia

Schede Tecniche Adria Congrex

168

AIM Group International

169

Bluevents 168

Antico Borgo La Muratella - Cologno al Serio (Bg)

204

Crowne Plaza Milan City - Milano

206

Palace Hotel Desenzano - Desenzano del Garda (Bs)

207

Sheraton Milan Malpensa Airport - Ferno (Va)

208

Winter Garden Hotel - Grassobbio (Bg)

209

Centro Congressi Ville Ponti - Varese

210

Malpensafiere - Varese-Busto Arsizio

211

Centro Organizzazione Congressi

170

Chrysalis Communication

170

Congress Studio Venezia International

171

Delos Communication

171

CWT Meetings & Events

172

Ega Congresses & Events

174

Castello di Pavone - Pavone Canavese (To)

214

Fenicia Eventi

175

Diageo - Santa Vittoria d’Alba (Cn)

215

Gattinoni - Milano

176

Gaya Events & Communication

176

Museo Nazionale dell’Automobile Avv. Giovanni Agnelli - Torino

216

L.C. Congressi

178

Lopez Eventi e Congressi

178

Meet and Work

179

MP Congressi & Comunicazione

180

Net Congress & Education

181

Promoest 182 Sardiniameeting 182 Target Motivation

183

Teseo 183

Piemonte

Veneto Aqualux Hotel - Bardolino (Vr)

220

Best Western Premier BHR Treviso Hotel - Quinto di Treviso (Tv) 222 Crowne Plaza Verona-Fiera - Verona

224

Doubletree By Hilton Venice North - Mogliano Veneto (Tv)

225

Hotel Corte Valier - Lazise (Vr)

226

Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia

227

Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia - Venezia 228 Vicenza Convention Centre - Vicenza

231

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

Università Cattolica del Sacro Cuore-Formazione Permanente Ecm Convegni e Manifestazioni

184

Uvet Global Business - Congress Lab

185

Liguria Hotel Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge)

234

Hotel Vis à Vis - Sestri Levante (Ge)

236

Approfondimenti CEC Comunicazione Eventi Congressi

186

Emilia Romagna

Congress Lab - Gruppo UVET

188

Bologna Congressi - Bologna

241

Everywhere 190

Fidenza Business Center - Fidenza (Pr)

242

Formedica 192

Palacongressi di Rimini - Rimini

245

MZ Congressi

195

Different Web

196

StudioVisio 199

011-013 GCMS 2018 Sommario.indd 12

Marche Villa Cattani Stuart – Pesaro (Pu)

250

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SOMMARIO Umbria Park Hotel Ai Cappuccini - Gubbio (Pg)

Campania 253

Toscana

Convention Bureau Napoli - Napoli

313

Comune di Salerno - Salerno

314

Comune di Sorrento – Sorrento (Na)

316

Grand Hotel Vanvitelli - San Marco Evangelista (Ce)

318

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Castellammare di Stabia (Na)

320

Castello di Arechi - Salerno

322

Complesso Monumentale Donnaregina - Napoli

324

Palazzo Caracciolo - Napoli

327

FH Hotels - Firenze

256

ToFlorence Hotels - Firenze

259

Four Points By Sheraton Siena - Siena

260

Grand Hotel Guinigi - Lucca

263

Hotel 500 Firenze - Campi Bisenzio (Fi)

265

Hotel Biodola e Hotel Hermitage - Portoferraio (Li)

267

Riva del Sole Resort&Spa - Castiglione della Pescaia (Gr)

269

Puglia

Firenze Fiera - Firenze

270

Palazzo dei Congressi di Pisa - Pisa

275

CDSHotels - Grand Hotel Riviera (Santa Maria al Bagno) e Basiliani Resort & Spa (Otranto) - Lecce

330

Casale del Murgese - Savelletri (Br)

332

Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba)

333

Grand Hotel Masseria Santa Lucia - Marina di Ostuni (Br)

335

Lazio Best Western Blu Hotel Roma - Roma

278

Hotel Covo dei Saraceni - Polignano a Mare (Ba)

337

Cardinal Hotel St. Peter Roma - Roma

279

Hotel Majesty - Bari

338

Crowne Plaza Rome - St. Peter’s - Roma

280

UNA Hotel Regina - Bari

339

Ergife Palace Hotel - Roma

282

Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br)

343

Hotel Beverly Hills Rome - Roma

285

Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel - Mesagne (Br)

344

The Nicolaus Hotel - Bari

346

Hotel Caravel - Roma

286

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci - Bari

340-341

IH Hotels Roma Z3 - Roma

287

Vivosa Apulia Resort - Marina di Ugento (Le)

348-349

Il Piccolo Mondo - Roma

288

Kolbe Hotel Rome - Roma

290

Park Hotel Villa Grazioli - Roma

292

Sheraton Roma Hotel & Conference Center - Roma

295

Auditorium Antonianum - Roma

297

Centro Congressi Europa - Roma Fiera Roma - Roma

Basilicata MH Matera Hotel - Matera

Sicilia Astoria Palace Hotel - Palermo

354

298

Best Western Hotel Ai Cavalieri - Palermo

357

299

Four Points By Sheraton Catania Hotel & Conference Center Aci Castello (Ct) 358-359

Gea Congress - Centro Congressi Auditorium Aurelia e Villa

Grand Hotel Piazza Borsa - Palermo

Mercadante - Roma

301

L’Antico Casale La Carovana - Roma

302

Roma Convention Center La Nuvola - Roma

304

Sardegna

Roma Meeting Center - Roma

306

Hotel Catalunya - Alghero (Ss)

Villa Miani, Galleria del Cardinale e Relais Le Jardin - Roma 308

011-013 GCMS 2018 Sommario.indd 13

351

Hotel Il Gelso Bianco - Misterbianco (Ct)

Hotel Regina Margherita - Cagliari

361 362-363

367 368-369

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Indice degli operatori e delle location congressuali

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

Qui di seguito proponiamo l’elenco integrale di tutti i soggetti – agenzie di servizi, provider, Pco, Enti locali, convention bureau, hotel congressuali, centri congressi e altre strutture – con forte specializzazione sul segmento degli eventi medico-scientifici ed Ecm che hanno contribuito alla presente Guida. Adria Congrex - Rimini................................................................... 7-168 AIM Group International - Milano....................................................... 169 Antico Borgo La Muratella - Cologno al Serio (Bg)................................ 204 Aqualux Hotel - Bardolino (Vr)............................................................ 220 Astoria Palace Hotel - Palermo..................................................... 352-354 Atlantic Congressi - Riccione (Rn)........................................................ 247 Auditorium Antonianum - Roma.................................................... 296-297 Auditorium del Massimo - Roma.......................................................... 281 Auditorium Parco della Musica - Roma................................................. 289 Auditorium Via Veneto - Roma............................................................ 293 Best Western Blu Hotel Roma - Roma................................................... 278 Best Western Hotel Ai Cavalieri - Palermo..................................... 356-357 Best Western Italia............................................................................. 370 Best Western Premier BHR Treviso Hotel - Treviso-Quinto di Treviso.......... 222 Bluevents - Roma............................................................................... 168 Boccanegra - Firenze ........................................................................ 273 Bologna Congressi - Bologna.......................................... IV cop. - 240-241 Cardinal Hotel St. Peter Roma - Roma.................................................. 279 Carlo Magno Hotel SPA Resort - Madonna di Campiglio (Tn)................. 221 Casale del Murgese - Savelletri (Br)..................................................... 332 Castello di Arechi - Salerno................................................................ 322 Castello di Pavone - Pavone Canavese (To)........................................... 214 CDSHotels - Grand Hotel Riviera (Santa Maria al Bagno) e Basiliani Resort & Spa (Otranto) - Lecce............................................. 330 CEC Comunicazione Eventi Congressi - Roma...................................... 186 Centro Congressi Europa - Roma........................................................ 298 Centro Congressi Veronafiere - Verona................................................ 223 Centro Congressi Ville Ponti - Varese................................................... 210 Centro Organizzazione Congressi - Taormina (Me)/Roma..................... 170 C-Hotels - Firenze.............................................................................. 261 Chrysalis Communication - Milano...................................................... 170 Complesso Monumentale Donnaregina - Napoli................................... 324 Complesso Monumentale San Lorenzo Maggiore - Napoli..................... 323 Comune di Salerno - Salerno.............................................................. 314 Comune di Sorrento - Sorrento (Na).................................................... 316 Congress Lab - Gruppo UVET - Firenze, Milano, Roma............. 125-185-188 Congress Studio Venezia International - Venezia Mestre......................... 171 Convention Bureau Bari - Bari............................................................. 328 Convention Bureau Napoli - Napoli.................................................... 313 Convento San Giuseppe - Cagliari...................................................... 364 Crowne Plaza Milan City - Milano...................................................... 206 Crowne Plaza Rome - St. Peter’s - Roma............................................... 280 Crowne Plaza Verona-Fiera - Verona................................................... 224 CWT Meetings & Events - Firenze-Milano-Torino-Roma.....................172-173 Delos Communication - Napoli........................................................... 171 Diageo - Santa Vittoria d’Alba (Cn)..................................................... 215 Diapo Eventi & Congressi - Salerno....................................................... 65 Different Web - San Giorgio di Mantova (Mn)...................................... 196 Doubletree By Hilton Olbia - Olbia...................................................... 366 Doubletree By Hilton Venice North - Mogliano Veneto (Tv)...................... 225 Ega Congresses & Events - Roma/Milano.......................................174-187 Ergife Palace Hotel - Roma................................................................. 282 Everywhere - Verona......................................................................... 190 Fabbri Hotels - Bologna..................................................................... 238 Fenicia Eventi - Roma......................................................................... 175 FH Hotels - Firenze......................................................................254-256 Fidenza Business Center - Fidenza (Pr)................................................. 242 Fiera Roma - Roma............................................................................ 299 Firenze Fiera - Firenze....................................................................... 270 Formedica - Lecce.........................................................................10-192 Four Points By Sheraton Catania Hotel & Conference Center - Catania-Aci Castello .............................................................. 5-358-359 Four Points By Sheraton Siena - Siena.................................................. 260 Gattinoni - Milano.......................................................................176-177 Gaya Events & Communication - Casatenovo (Lc).................................. 176 Gea Congress - Centro Congressi Auditorium Aurelia e Villa Mercadante - Roma.......................................................... 300-301 Grand Hotel Guinigi - Lucca........................................................ 262-263 Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba)............................... 333 Grand Hotel Masseria Santa Lucia - Marina di Ostuni (Br).............. 334-335 Grand Hotel Piazza Borsa - Palermo............................................ 360-361 Grand Hotel Vanvitelli - San Marco Evangelista (Ce)............................. 318 Grand Hotel Villa Balbi - Sestri Levante (Ge)......................................... 237 Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici - Roma.................................... 307 Hotel 500 Firenze - Campi Bisenzio (Fi)........................................ 264-265 Hotel Beverly Hills Rome - Roma................................................... 284-285 Hotel Biodola e Hotel Hermitage - Portoferraio (Li)......................... 266-267 Hotel Caravel - Roma........................................................................ 286 Hotel Catalunya - Alghero (Ss)............................................................ 367 Hotel Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge)............................................... 234 Hotel Corte Valier - Lazise (Vr)............................................................ 226 Hotel Covo dei Saraceni - Polignano a Mare (Ba).......................... 336-337

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Hotel Federico II - Jesi (An)................................................................. 249 Hotel Il Gelso Bianco - Catania-Misterbianco................................. 362-363 Hotel Majesty - Bari........................................................................... 338 Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci - Bari.......................... 9-340-341 Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia.............................................. 227 Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br)................................................. 342-343 Hotel Parchi del Garda - Lazise (Vr)..................................................... 218 Hotel Ramada Naples - Napoli........................................................... 319 Hotel Regina Margherita - Cagliari.............................................. 368-369 Hotel Vis à Vis - Sestri Levante (Ge)..................................................... 236 IH Hotels Roma Z3 - Roma................................................................. 287 Il Piccolo Mondo - Roma.................................................................... 288 Iseolago Hotel - Iseo (Bs).................................................................... 205 Kolbe Hotel Rome - Roma............................................................ 290-291 L.C. Congressi - Padova..................................................................... 178 L’Antico Casale La Carovana - Roma................................................... 302 La Crisalide - Viterbo........................................................................... 69 Le Cheminée Business Hotel - Napoli................................................... 325 Lloyd’s Baia Hotel - Salerno................................................................ 321 Lopez Eventi e Congressi - Godo (Ra).................................................. 178 M&P Informatica - Genova................................................................. 117 Malpensafiere - Varese-Busto Arsizio................................................... 211 Meet and Work - Padova Abano Terme............................................... 179 MH Matera Hotel - Matera.......................................................... 350-351 MP Congressi & Comunicazione - Napoli............................................ 180 Museo Nazionale dell’Automobile Avv. Giovanni Agnelli - Torino........... 216 MZ Congressi - Milano............................................................... 194-195 Net Congress & Education e Alessandro Rosso Group - Milano....... 166-181 Palace Hotel Desenzano - Desenzano del Garda (Bs)............................ 207 Palacongressi di Rimini - Rimini.................................................... 244-245 Palazzo Caracciolo - Napoli....................................................... 326-327 Palazzo dei Congressi di Pisa - Pisa............................................. 274-275 Park Hotel Ai Cappuccini - Gubbio (Pg)........................................ 252-253 Park Hotel Villa Grazioli - Roma ......................................................... 292 Porto Antico di Genova Centro Congressi - Genova.............................. 232 Promoest - Milano............................................................................. 182 Puglia - Bari................................................................................... II cop. Pv Agency - Milano........................................................................... 201 Riva del Sole Resort&Spa - Castiglione della Pescaia (Gr)............... 268-269 Roma Convention Center La Nuvola - Roma.................................. 303-304 Roma Meeting Center - Roma............................................................. 306 Roscioli Hotels - Roma........................................................................ 276 S.T.F. - Forniture Sedie e Tavoli - Vinci (Fi)............................................... 39 Sardegna Turismo - Cagliari........................................................... III cop. Sardiniameeting - Cagliari................................................................. 182 Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia - Venezia.............. 228 SEM2000 Software Gestione Eventi - Bologna..................................... 119 Sheraton Milan Malpensa Airport - Ferno (Va)...................................... 208 Sheraton Roma Hotel & Conference Center - Roma........................ 294-295 StudioVisio - Firenze................................................................... 198-199 Target Motivation - Venezia Mestre...................................................... 183 Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel - Mesagne (Br)................ 344-345 Teseo - Pisa...................................................................................... 183 The Nicolaus Hotel - Bari................................................................... 346 ToFlorence Hotels - Firenze.......................................................... 258-259 Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast - Castellammare di Stabia (Na)...... 320 UNA Hotel Regina - Noicattaro (Ba).................................................... 339 Università Cattolica del Sacro Cuore-Formazione Permanente Ecm Convegni e Manifestazioni - Roma...................................................... 184 Vicenza Convention Centre - Vicenza........................................... 230-231 Villa Cattani Stuart - Pesaro (Pu)................................................... 250-251 Villa Erba Centro Internazionale Esposizione e Congressi Cernobbio (Co)................................................................................ 202 Villa Miani, Galleria del Cardinale e Relais Le Jardin - Roma................. 308 Vivosa Apulia Resort - Marina di Ugento (Le)................................. 348-349 ViTS - Virtual Training Support - Firenze............................................... 191 Winter Garden Hotel - Grassobbio (Bg)............................................... 209 Zacchera Hotels - Baveno (Vb)............................................................ 212 Zan Hotel - Bologna.......................................................................... 246

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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I PRIMI PASSI

Tutto ciĂ˛ che serve sapere per cominciare a organizzare un evento medico-scientifico

Decidere i tempi

Scegliere la destinazione

Fissare gli obiettivi

Selezionare la struttura

Scegliere i format

Case history: lâ&#x20AC;&#x2122;Ecm? Un gioco serio

Scegliere un Pco

Trovare gli sponsor

Indire una gara

Rispettare i codici etici

Stipulare un contratto con un Pco

Presentare una candidatura

Focus: il nuovo codice MedTech Europe 36

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I PRIMI PASSI

Decidere i tempi Per muoversi con il giusto anticipo, il primo passo è fissare le caratteristiche dell’evento e gli attori coinvolti, creando un calendario con tutte le scadenze

PRIMA COSA DA FARE: IL BRIEF DI PROGETTO

Si tratta di un documento che riporta alcuni dati fondamentali, ad esempio: • il numero dei partecipanti stimati • la loro provenienza (se locali o provenienti da altre città/regioni/paesi, ecc.) • la durata dell’evento • le caratteristiche della sede congressuale • una prima bozza del programma Il brief dà subito l’idea delle dimensioni e della tipologia dell’evento, e diventa il punto di partenza di tutte le riflessioni successive. Potrà costituire la base per indire una gara e ingaggiare un’agenzia o un provider, per negoziare i dettagli con il centro congressi o per presentare l’evento ai potenziali sponsor.

STRUMENTI DI PROGETTAZIONE

Ci sono due operazioni preliminari che possono rivelarsi piuttosto utili (soprattutto per i progetti più complessi): 1) La stakeholder analysis Si tratta di elencare tutti i soggetti coinvolti a vario titolo nel nostro progetto (gli stakeholder ossia “portatore di interesse”): i partecipanti, i relatori, le agenzie, i fornitori, gli sponsor, gli hotel e i centri congressi, le compagnie di trasporti, ecc 2) Il diagramma di Gantt È uno schema molto semplice del flusso di lavoro: sull’asse orizzontale si riporta il calendario (giorni, settimane, mesi), sull’asse verticale le diverse attività che compongono il progetto (ad esempio “richiedere preventivi alle sedi congressuali”, “prenotare volo relatori”, “spedire inviti”). In questo modo si visualizza la sequenza logica delle operazioni e si crea uno scadenziario preciso.

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I PRIMI PASSI

LE DUE ANIME DEGLI EVENTI

Tutti gli eventi – dal più piccolo seminario al più grande congresso internazionale – sono per metà logistica e per metà comunicazione. La pianificazione dovrà quindi prevedere il giusto margine per la parte organizzativa (come la scelta e la prenotazione della location, i trasporti, il catering) e per contattare per tempo tutti i soggetti coinvolti nel progetto (gli sponsor, i relatori e ovviamente i partecipanti). I convegni medico-scientifici, inoltre, sono soggetti a particolari iter procedurali che vanno conclusi entro e non oltre un certo numero di giorni dalla data dell’evento (come gli accreditamenti Ecm e le autorizzazioni Aifa).

DA TENER PRESENTE PER GLI EVENTI ECM

Se sono previsti crediti Ecm entrano in gioco le particolari scadenze dettate dall’Agenas (Agenzia Nazionale per i Servizi sanitari regionali). I provider - gli unici soggetti accreditati e riconosciuti per legge a erogare attività formative valide per l’educazione continua in medicina - devono registrare l’evento sul sito Ecm entro e non oltre 30 giorni prima della data di svolgimento. La procedura di iscrizione richiede di anticipare numerosi dettagli (durata in ore dell’evento, codice fiscale di ogni relatore o tutor, numero massimo di partecipanti previsti, identità del responsabile della segreteria organizzativa e del responsabile scientifico, ecc.) Tutte queste informazioni dovranno quindi essere già definite in prima battuta.

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I PRIMI PASSI

LE SCADENZE DELL’AIFA

Se il nostro evento, come accade sovente, è sponsorizzato da aziende del settore farmaceutico, queste saranno tenute a richiedere un’autorizzazione preliminare all’Aifa, Agenzia Italiana del Farmaco: tale procedura va effettuata almeno 60 giorni prima della data di svolgimento prevista, ed è ovviamente necessario avviare la pratica con un buon margine di tempo per non incorrere in ritardi che rischierebbero di bloccare il tutto.

MONO O MULTI-SPONSOR?

1. È un evento Ecm?

2. È un evento sponsorizzato?

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Le aziende sponsor sono, nella maggioranza dei casi, la principale fonte di finanziamento per un convegno. Nel caso di un evento multi-sponsor l’attività di fundraising sarà In breve necessariamente Sì Necessaria registrazione più lunga e labosu sito Agenas (al più tardi riosa: occorrerà 30 gg prima dell’evento) negoziare con No Nessuna azione necessaria ciascuna azienda Sì Tra gli sponsor Sì Necessaria autorizzazione la disponibilità a ci sono aziende Aifa (al più tardi 60 gg prima sostenere parte del settore dell’evento) farmaceutico? delle spese dell’eNo Non è necessaria vento in cambio autorizzazione Aifa della visibilità del No Nessuna azione necessaria proprio marchio.

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I PRIMI PASSI

Fissare gli obiettivi Identificare alcuni risultati concreti da ottenere rende più semplice la progettazione, aiuta nel problem solving e consente di misurare i risultati

INTRODUZIONE AL “GOAL SETTING”

Accanto agli obiettivi qualitativi (la soddisfazione dei partecipanti, la qualità scientifica dei contenuti e del dibattito, ecc.) è consigliabile fissare degli obiettivi minimi quantitativi, che possano fare da metro e da punto di riferimento durante l’intero ciclo di vita dell’evento. In tutti i processi organizzativi complessi, questa azione (in inglese “goal setting”) è ritenuta particolarmente importante per la buona riuscita del progetto.

I TERMINI DI PARAGONE

•P er gli eventi periodici (ad esempio un congresso annuale), è evidente che la pietra di paragone è rappresentata dall’edizione precedente, di cui si punta a eguagliare o superare i risultati. • Per gli eventi una tantum o alla prima edizione è possibile stabilire dei parametri attraverso il confronto con altre manifestazioni dello stesso genere, avvalendosi della consulenza di un’agenzia specializzata nell’organizzazione congressuale per ottenere un realistico benchmarking (ovvero un’indagine che confronta tra loro processi e attività simili per stabilire dei criteri oggettivi di misurazione della performance).

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I PRIMI PASSI

PENSARE “SMART”

In ambito aziendale è da parecchi anni in auge la nozione di obiettivi SMART, acronimo inglese che gioca sul significato della parola (“intelligente, arguto”). Secondo questo approccio, gli obiettivi di un’iniziativa devono essere: •S pecifici •M isurabili •A ccessibili •R ilevanti • T emporalmente definiti

Qualche esempio di obiettivo Specifici

andate dritto al sodo, evitando formulazioni troppo generali e concentratevi su singoli aspetti (il numero delle iscrizioni, dei poster, dei contributi scientifici, degli espositori, dei tweet…)

Misurabili

ovvero numeri, numeri, numeri: scegliete cose che si possono quantificare con precisione

Accessibili

siate realistici, ponetevi traguardi che potete verosimilmente raggiungere: un incremento del +40% nel numero dei partecipanti sull’anno precedente è ambizioso, ma forse un +20% è più realistico

Rilevanti

gli obiettivi devono essere motivanti, per cui date la precedenza ad aspetti importanti per la vostra organizzazione

Temporalmente definiti

per fare confronti tra un anno e l’altro e per darsi delle scadenze precise occorre fissare dei paletti temporali

Dall’obiettivo nascono le strategie per raggiungerlo: se il goal è “aumentare il numero di partecipanti effettivi del 10% rispetto all’anno precedente”, questo è il punto di partenza per la riflessione su come incentivare questo risultato (ridurre il costo delle quote di iscrizione? arricchire il programma scientifico? includere altre professioni sanitarie? spostare la sede dell’evento? ecc.)

OBIETTIVO OBBLIGATORIO: FAR QUADRARE I CONTI

L’obiettivo non scritto di ogni convegno è anche la sostenibilità economica. Più complesso è l’evento, maggiori sono i costi, e tanto più elevato risulta il punto di pareggio, in cui le entrate eguagliano le uscite e oltre il quale si cominciano a generare gli eventuali utili. Anche se le finalità principali di un convegno sono puramente scientifiche e divulgative, l’aspetto economico non può essere trascurato, pena la mancata sostenibilità dell’intero progetto. Dal punto di vista tributario i congressi medico-scientifici sono a tutti gli effetti delle attività commerciali, in grado di generare valore, e quindi comportano anche un certo margine di rischio imprenditoriale. È quindi auspicabile che il congresso produca un utile, che potrà essere reimpiegato per sovvenzionare altre attività associative o future edizioni della stessa iniziativa.

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I PRIMI PASSI

Scegliere i format Per stimolare l’attenzione e favorire l’apprendimento non bisogna trascurare di coinvolgere i partecipanti e rendere le sessioni più interattive

LE TRE TIPOLOGIE PRINCIPALI

Nel gergo dell’Ecm si parla di eventi residenziali o Res, formazione a distanza o Fad e formazione sul campo o Fsc. I progetti formativi possono sempre muoversi attraverso le diverse categorie, ricorrendo al cosiddetto “blended learning”, o apprendimento ibrido, che può prevedere ad esempio l’integrazione tra momenti formativi residenziali e a distanza. • EVENTI RES: sono la tipologia più diffusa; seminari, workshop, simposi, tavole rotonde, sessioni plenarie costituiscono la spina dorsale di ogni convegno. • EVENTI FAD: webinar, podcast, e-learning e corsi in autoformazione. La Fad include tutte le forme di apprendimento asincrono, in cui docenti e discenti non devono necessariamente interagire nello stesso momento. È per questo che una videoconferenza viene considerata un caso particolare di Res (e non Fad), perché l’interazione avviene in diretta, anche se mediata da uno strumento digitale. Sono invece Fad i corsi in e-learning, che tipicamente danno al discente la possibilità di fruirne in qualunque momento, ma anche i corsi per corrispondenza o attraverso testi, riviste e dispense, audiolibri, e-book, cd e dvd e simili. • EVENTI FSC: l’addestramento è legato a circostanze reali, come la discussione intorno al letto del paziente o in sala operatoria.

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I PRIMI PASSI

ATTENZIONE AI CREDITI

Come vedremo nel dettaglio parlando del sistema Ecm, gli eventi residenziali con un minore numero di partecipanti (max 50) e un rapporto docenti/discenti massimo di 1/25 danno diritto a un maggior numero di crediti formativi. Viceversa, i convegni con più di 200 partecipanti sono considerati “a limitato valore formativo” data l’interazione piuttosto bassa e la difficoltà di coinvolgere attivamente una platea più ampia. Dunque i format e la scaletta delle sessioni dovranno tenere conto anche di questo aspetto per massimizzare la qualità dell’apprendimento nel caso di corsi e seminari. I provider Ecm e le agenzie di organizzazione congressuale svolgono un essenziale ruolo di consulenza per orientarsi tra i vari possibili format e individuare caso per caso le soluzioni migliori, in virtù della loro solida conoscenza delle regole del sistema di Educazione continua in medicina.

PREPARARSI AL CONGRESSO

Diffusi soprattutto nel mondo anglosassone, i pre-congress offrono l’opportunità di indire dei micro-eventi propedeutici prima del congresso vero e proprio. Solitamente la possibilità di iscriversi a tali corsi opzionali è contestuale alla registrazione all’evento. Gli appuntamenti pre-congress sono ulteriori opportunità formative, in cui acquisire o estendere alcune competenze e documentarsi su nuove tecniche e tecnologie.

ESPERIMENTI FORMATIVI

Non abbiate paura di proporre format nuovi o apparentemente poco tradizionali. Le modalità di apprendimento cambiano con l’età, e le lezioni frontali di stampo universitario perdono di efficacia man mano che il discente sviluppa una competenza diretta sui temi affrontati. Per un’aula di professionisti con una conoscenza già strutturata è quindi necessario impiegare soprattutto metodi empirici, operativi e fortemente interattivi per offrire loro un reale valore aggiunto in termini di apprendimento.

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I PRIMI PASSI

WORKSHOP O SEMINARIO?

Spesso sono usati come sinonimi, ma indicano attività diverse: il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio interattivo finalizzato alla produzione di un risultato concreto; il seminario ha un’impostazione frontale e si rivolge a un pubblico specialistico. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con il pubblico, ma il workshop ha una componente pratica in più, dato che in origine designava un laboratorio artigianale rivolto a degli apprendisti che imparavano a costruire materialmente qualcosa sotto la guida di un tutor.

IL SIMPOSIO

Nell’ambito congressuale, si tratta di un breve incontro di approfondimento su un tema di comune interesse scientifico per i partecipanti all’evento, spesso organizzato e tenuto da un gruppo degli stessi delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio, ciascuna delle quali deve essere corredata da un abstract e dall’elenco delle letture o degli interventi che lo compongono, citando titoli e autori e specificando gli eventuali discussant, che avranno il compito di commentare i contenuti esposti dal relatore, sottolineandone le eventuali criticità. Per il suo elevato potenziale formativo, il simposio generalmente viene accreditato per il rilascio di crediti Ecm (a differenza delle sessioni plenarie), a meno che non sia organizzato da un’azienda farmaceutica.

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I PRIMI PASSI

TAVOLE ROTONDE

Come suggerisce il nome, prevedono una sostanziale parità tra i relatori, ciascuno dei quali è chiamato a dare il proprio contributo su uno specifico tema. A differenza di un seminario la tavola rotonda può avere un taglio non specialistico ma divulgativo, ed essere ad esempio aperta alla cittadinanza, o comunque a target più estesi della comunità scientifica standard. I relatori naturalmente possiedono tutti una competenza professionale elevata sul tema trattato, ma possono afferire a realtà differenti; si tratta anzi di un format particolarmente adatto se si vuole dare spazio a più punti di vista complementari, ad esempio affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti. Non c’è di fatto un limite al numero di relatori che è possibile riunire intorno a una tavola rotonda, ma è opportuno non eccedere per dare a tutti eguali possibilità di parola. Lo scopo del format è anche quello di stimolare un dibattito, e non semplicemente di far susseguire gli interventi uno dopo l’altro. Una tavola rotonda di successo è quella in cui i partecipanti riescono a confrontarsi produttivamente e a far emergere vari aspetti della tematica a beneficio dell’uditorio. Per questo motivo è sempre necessario prevedere la figura di un “primus inter pares”, un moderatore che regga le fila del discorso e i tempi degli interventi.

ALCUNE TIPOLOGIE DI RELATORE

• I l chairman è il presidente di una sessione o di una tavola rotonda, e si prende la responsabilità di guidarne il flusso verso le conclusioni. • Può coincidere – ma non necessariamente - con il keynote speaker, ossia colui che interviene tipicamente all’inizio del convegno per tracciare il filo conduttore dell’evento (keynote speech o address). • Panelist è l’espressione inglese usata per designare chi fa parte del panel di relatori, quindi semplicemente chi interviene nel corso della giornata per sviluppare il dibattito.

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I PRIMI PASSI

CASE HISTORY

L’ECM? UN GIOCO SERIO

l mondo della formazione medica non è affatto estraneo alla sperimentazione di nuovi format di apprendimento. Lo scorso anno proprio in Italia, per la prima volta in assoluto, un evento Ecm si è avvalso del metodo formativo LEGO® Serious Play® , che prevede l’impiego dei celebri mattoncini colorati.

Cos’è e da dove arriva questo metodo? Lo spiega Fabrizio Faraco, formatore certificato LEGO® Serious Play® : «Il metodo nasce alla fine degli anni ‘90 in casa LEGO® , in Danimarca. Era un momento di crisi nel settore del giocattolo, e l’azienda ha fatto quello che fanno inizialmente tutte le aziende in crisi: si è affidata a dei consulenti. Ma poi il Ceo di LEGO®, con un’intuizione, ha capito che la risposta ai loro problemi ce l’avevano già in mano: hanno utilizzato creativamente il

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mattoncino colorato, ovvero il loro stesso prodotto, come strumento per elaborare internamente nuove soluzioni strategiche. Il tutto è stato sviluppato su solide basi scientifiche, messe a punto grazie a professori dell’IMD di Losanna e del MIT di Boston. Il metodo è stato affinato tra il 2007 e il 2010, poi è stato reso disponibile e open source, e oggi ci sono circa duemila formatori certificati, nell’arco degli ultimi cinque anni gli eventi di formazione si sono moltiplicati».

Fabrizio Faraco, formatore certificato LEGO® Serious Play®

Quali sono i benefici per un contesto altamente professionale e specializzato come quello di un evento scientifico? «Attraverso i mattoncini i partecipanti costruiscono ed elaborano delle metafore tridimensionali, che vengono utilizzate come risposta a delle domande aperte fatte dal formatore», spiega Faraco. «Il

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I PRIMI PASSI

Maddalena Milone, amministratore unico di Meeting Planner

vantaggio dell’uso dei LEGO® è che sono immediatamente accessibili a chiunque rispetto ad altri strumenti tridimensionali - per esempio la creta - che richiedono molto più tempo per essere padroneggiati e perché le persone si sentano sicure e confidenti di poter mostrare a tutti il loro operato. Invece la semplicità e l’immediatezza sono fondamentali. Anche un singolo mattoncino può essere una risposta valida, c’è massima libertà espressiva. Il metodo consente e allo stesso tempo impone la partecipazione attiva di tutti i presenti e il loro pieno coinvolgimento: il tempo del dibattito viene utilizzato al 100% e si evitano dispersioni, l’effetto “riunione di condominio”, si parla dei processi e non si perde tempo a discutere le persone. È necessario che il percorso venga guidato e portato a termine in un tempo definito, visto l’elevato livello di coinvolgimento richiesto». Maddalena Milone di Meeting Planner è il provider che per primo ha voluto applicare questa metodologia alla formazione medica. Com’è nato questo format innovativo? «Lo abbiamo introdotto nel 2016 per un ciclo di eventi Ecm monosponsor, che prevedeva 14 appuntamenti in diverse città

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italiane. E che si sia trattato di una scelta vincente lo dimostra il fatto che ora anche altre realtà stanno mostrando un grande interesse verso questo metodo formativo, con tanti altri eventi basati su questo format già in calendario. Per noi è stata una magnifica sfida: ci sono voluti sei mesi di lavoro preliminare per capire come adattare la metodologia LEGO® Serious Play® a un evento medicoscientifico. Abbiamo innanzitutto dovuto convincere l’azienda sponsor, dimostrandole la bontà dello strumento attraverso numerose evidenze scientifiche e una prova pratica condotta insieme a Fabrizio Faraco. Abbiamo cioè fatto sperimentare all’azienda sponsor ciò che avrebbero fatto i medici in aula, e il gradimento è stato immediato». Quali sono i principali vantaggi dal punto di vista formativo? «Il paradigma è “hands on – mind on”: attraverso le mani inneschiamo la nostra attività mentale. Le mani sono il nostro principale attivatore cerebrale, in misura del 70%, sono un canale di conoscenza molto forte, e i LEGO® si rivelano, oltre che un giocattolo dalle straordinarie potenzialità creative -e anzi proprio per questo-, anche un eccellente strumento di rappresentazione e problem solving con cui sviluppare consapevolezza di dinamiche complesse», racconta Faraco. «Alla fine degli eventi realizzati con Meeting Planner, il gradimento dei partecipanti è stato elevato. Lo conferma la valutazione effettuata con il Net Promoter Score: non è il tradizionale feedback di

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I PRIMI PASSI

gradimento con un voto da 1 a 5, ma si tiene conto solo dei punteggi massimi, già 4 è considerato un giudizio neutro e da 3 in giù è negativo. Alla domanda su quanto lo avessero ritenuto utile, i presenti hanno dato un ritorno nettamente positivo». Quindi anche nell’ambito Ecm, nonostante le numerose normative a cui conformarsi, c’è spazio per la creatività dei provider e dei formatori? «Non abbiamo incontrato nessuna difficoltà per l’accreditamento Ecm, come per ogni altro evento è il provider che si assume la responsabilità di ciò che fa, dei contenuti e della metodologia formativa che propone. È sicuramente possibile sperimentare, sta al provider il coraggio di farlo,

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trovare nuove strade e convincere i soggetti coinvolti della validità delle proprie scelte», commenta Milone. «Tantissime aziende utilizzano questo metodo per i loro meeting, da Google a Microsoft, e anche tante istituzioni come Nasa, Banca Mondiale, Unicef e Commissione europea, per citarne solo alcune», spiega Faraco. «Anche tante case farmaceutiche, sebbene finora lo abbiano impiegato a livello interno, per lo sviluppo di processi organizzativi. Il LEGO® Serious Play® viene usato anche in alcuni ospedali, ma sempre per i meeting interni. Questa è stata la primissima applicazione nel campo della formazione medica, tanto che è stata citata come case history anche nella convention della comunità dei formatori LEGO® in Danimarca».

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I PRIMI PASSI

Trovare gli sponsor Un’attenta attività di fundraising è essenziale per garantire l’equilibrio economico: ecco le azioni da intraprendere e le regole da seguire

SPONSOR: UNA DEFINIZIONE

La sponsorizzazione è un contratto commerciale con cui un soggetto offre spazi promozionali e visibilità al marchio o ai messaggi di un’impresa, dietro il pagamento di un corrispettivo in denaro, beni o servizi. È prassi comune che siano dei soggetti privati, portatori di interessi commerciali, a sostenere i costi della formazione in ambito sanitario: tale rapporto è mediato da un apposito contratto, soggetto a particolari limitazioni previste dalla normativa per tutelare l’indipendenza della formazione e dei programmi scientifici nell’ambito dell’Educazione continua in medicina. Gli sponsor non hanno quindi voce in capitolo nella definizione dei contenuti e nella gestione Ecm.

IL PRINCIPIO DI ATTINENZA

È la legge italiana (art. 124, D.lgs n.219/2006) a stabilire che un’azienda farmaceutica possa sponsorizzare un convegno Ecm, a patto che questo sia comunque attinente a farmaci o prodotti dell’azienda stessa. La legge riconosce la presenza di interessi commerciali trasparenti, in virtù dei quali l’azienda sostiene l’organizzazione del convegno (che tratterà argomenti a lei vicini) seguendo precise regole dettate in questo caso dall’Aifa. La normativa Ecm prevede anche il divieto di nominare durante l’evento farmaci, strumenti o presidi sanitari con il loro nome commerciale (pubblicità occulta). I relatori, i materiali di comunicazione e di autoformazione dovranno riportare i nomi generici dei prodotti, anche se citati a solo titolo di esempio e non correlati con l’argomento trattato. Solo nel caso limite in cui si affrontino tecniche o si parli di strumenti brevettati da uno sponsor e considerati a buon diritto unici nel loro genere, e il cui nome sia da citare necessariamente, è possibile farlo senza che si configuri per questo una violazione del regolamento.

ANALISI DI MERCATO

Occorre documentarsi e sapere quali sono le realtà aziendali operanti nel campo scientifico-sanitario del nostro evento, e fare un’analisi realistica. Ci sono settori e ambiti

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I PRIMI PASSI

con una maggiore densità commerciale e altri in cui potrebbe essere più difficile trovare sponsor da coinvolgere, in tal caso buona parte del finanziamento dovrà essere ricavato dalle quote di iscrizione. Soprattutto per un convegno inedito o un’iniziativa una tantum, sarà importante argomentare nel modo più dettagliato possibile il valore dei contenuti che si andranno a proporre e la visibilità ottenibile dagli sponsor; i congressi annuali possono ovviamente far leva sui risultati delle edizioni precedenti per attirare nuovi investitori.

INDIVIDUARE I REFERENTI

La proposta di sponsorizzazione andrà sottoposta agli uffici marketing delle aziende, tipicamente a capi-area o capi zona regionali se l’evento è locale, alla direzione marketing nazionale se l’evento è nazionale. Va tenuto presente che le aziende farmaceutiche più grandi spesso hanno uffici marketing distinti per ogni linea di prodotto, quindi è meglio avere le idee chiare rispetto alle attinenze tra i contenuti dell’evento e l’attività dei potenziali sponsor. L’attività di fundraising necessita quindi di grande attenzione e di un certo impegno da parte del committente scientifico, che si fa garante della qualità e dell’autorevolezza dell’iniziativa congressuale agli occhi di chi la potrebbe sovvenzionare.

CALL FOR SPONSORS

Create una presentazione dell’evento, con una bozza del programma, indicazioni sulla location prescelta e sui relatori, e un prospetto delle opzioni disponibili per gli sponsor con le relative somme, in funzione del grado di visibilità garantito (da un livello base, come può essere ad esempio l’offerta del coffee break, a un livello più elevato con la presenza di stand espositivi). Questo documento può essere indirizzato agli uffici marketing delle aziende potenzialmente interessate a comparire nell’ambito dell’evento e a sostenerlo. Questa fase, nota anche come “call for sponsors”, può essere condotta anche da un professionista specializzato nell’organizzazione congressuale (Pco), che intrattiene rapporti correnti con le aziende interessate a sovvenzionare eventi medico-scientifici. Le agenzie specializzate negli eventi del mondo associativo, farmaceutico e sanitario possono agevolmente indirizzare il committente verso i giusti interlocutori.

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I PRIMI PASSI

ATTENZIONE AI LOGHI

I loghi delle aziende sponsor (ma mai dei loro prodotti) possono comparire legittimamente sui seguenti materiali: • programmi, brochure e locandine dell’evento (nello spazio riservato ai ringraziamenti) • cartelloni e segnaletica dell’evento • lettera d’accompagnamento o ringraziamento ai partecipanti • laccetti porta-badge • cancelleria, cartellette, segnalibri • cartelli sui tavoli del catering e durante coffee break, lunch e dinner • proiezione in sala (all’inizio e alla fine dell’evento, mai durante) • volume degli atti congressuali • sito web dell’evento

UN CASO PARTICOLARE: I FINANZIAMENTI SENZA SPONSORIZZAZIONE

Se un soggetto decide di sostenere economicamente l’evento, senza tuttavia richiedere in cambio alcuna pubblicità o altre forme di visibilità, non si può parlare di sponsorizzazione. Pertanto non è necessaria la stipula del relativo contratto. L’accordo va comunque formalizzato e reso disponibile per gli eventuali controlli da parte della Commissione Nazionale per la Formazione Continua.

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I PRIMI PASSI

Rispettare i codici etici Le aziende sponsor devono seguire autoregolamentazioni precise per poter sostenere gli eventi scientifici: ecco quali vincoli impongono

COSA SONO E A COSA SERVONO

Farmindustria e Assobiomedica, ovvero le due grandi associazioni confindustriali che riuniscono la maggior parte delle aziende farmaceutiche e biomedicali, hanno emanato e aggiornato negli anni una serie di norme vincolanti per le imprese loro associate, che riguardano anche le manifestazioni congressuali e l’attività promozionale correlata. Gli aspetti su cui vanno ad applicarsi sono fondamentalmente due: 1. Luogo dell’evento, con l’esclusione di alcune tipologie di strutture o località 2. Stagionalità dell’evento, con l’esclusione dei periodi di alta stagione turistica nelle località di mare o montagna Interesse delle aziende è ovviamente quello di evitare che il loro nome possa essere associato a convegni organizzati in strutture o con modalità poco neutrali, in cui gli elementi turistici e voluttuari prevalgano su quelli scientifici e formativi.

TABELLA RIASSUNTIVA

Proponiamo in sintesi una tabella riepilogativa derivata dalla lettura comparata dei due codici etico-deontologici, con le strutture esplicitamente vietate e le eventuali deroghe. Per un’informazione esaustiva rimandiamo tuttavia alla consultazione diretta dei testi.

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I PRIMI PASSI

Farmindustria

Tipologia

Regole

Assobiomedica

Deroghe

Regole

Hotel e strutture congressuali di categoria superiore alle 4 stelle

Vietati

Solo per grandi eventi internazionali (con un numero di iscritti superiore ai 1.500), è possibile ospitare i medici stranieri in strutture oltre le 4 stelle. Per i medici italiani il vincolo rimane.

Vietati

Strutture alberghiere non classificate in base al criterio delle stelle

Possibili purché equiparabili alle strutture a 4 stelle. Sono consentiti a condizione che: · non vi siano caratteristiche di lusso · non possiedano prevalenti finalità destinate al benessere

Nessuna deroga

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Castelli e Dimore storiche

Vietati.

Non è escluso l’utilizzo di castelli e dimore storiche situati nel contesto cittadino.

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Masserie

Vietate.

Alcune strutture hanno ottenuto deroghe, utilizzando per l’ospitalità alberghiera soltanto gli hotel 4 stelle del complesso e dimostrando il possesso di servizi Mice di alto livello.

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Golf club

Vietati.

Una sola struttura ha ottenuto una specifica deroga, in quanto situata in posizione strategica vicina all’aeroporto e del tutto indipendente dalla struttura alberghiera e golfistica.

Consentiti purché vengano esclusi dall’utilizzo i servizi non strettamente connessi alla manifestazione convegnistica (centri benessere, saune, piscine, golf, terme, spiagge e attrezzature sportive varie, ecc..). Tali servizi potranno essere utilizzati dai partecipanti alle manifestazioni con spese a proprio carico.

Navi da crociera

Vietate.

Nessuna deroga

Nessuna indicazione.

Agriturismi

Vietati.

Nessuna deroga

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Resort

Tendenzialmente vietati.

Alcune strutture hanno ottenuto deroghe, utilizzando per l’ospitalità alberghiera soltanto gli hotel 4 stelle del complesso e dimostrando il possesso di servizi Mice di alto livello.

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Ristoranti privi di strutture congressuali

Vietati.

Nessuna deroga

Nessuna indicazione.

Località di mare

Tassativamente escluso il periodo · 1 giugno – 30 settembre.

Tassativamente escluso il periodo · 15 giugno – 30 settembre.

Località di montagna

Tassativamente esclusi 2 periodi: · 1 dicembre – 31 marzo · 1 luglio – 31 agosto.

Tassativamente esclusi 2 periodi: · 15 dicembre – 30 marzo · 15 giugno – 15 settembre.

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Deroghe Consentiti solo gli alberghi che hanno aderito ai protocolli di intesa firmati da Assobiomedica con: · Aica · Federalberghi · Assohotel che prevedono specifici tetti di spesa.

Per consuetudine evitate.

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I PRIMI PASSI

LE REGOLE DI FARMINDUSTRIA

Il capitolo 3 del codice deontologico di Farmindustria, (consultabile online sul sito www.farmindustria.it, in Home > in primo piano > codice deontologico) a cui facciamo riferimento nella versione datata 12 ottobre 2016, stabilisce che la partecipazione alle manifestazioni congressuali da parte delle aziende “deve comunque essere connessa al ruolo svolto dalle industrie nei settori della ricerca, sviluppo e informazione scientifica e dovrà essere ispirata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. In tale ambito, le aziende farmaceutiche potranno offrire agli operatori sanitari italiani invitati alle manifestazioni congressuali in Italia e all’estero, esclusivamente viaggi aerei in classe economica e soggiorno in alberghi con un massimo di quattro stelle”. Sono quindi automaticamente esclusi gli hotel di categoria superiore. La scelta delle destinazioni è circoscritta all’Italia (“Non è consentita la realizzazione all’estero di convegni, congressi e corsi di aggiornamento organizzati direttamente o indirettamente dall’azienda e a cui partecipino prevalentemente medici italiani”), e deve necessariamente rispondere a motivazioni di ordine scientifico, logistico e organizzativo. “In nessun caso è consentita l’organizzazione di iniziative scientifiche aventi anche finalità di tipo turistico”, di conseguenza “è vietata l’organizzazione o la sponsorizzazione di eventi congressuali che si tengano o che prevedano l’ospitalità dei partecipanti in strutture quali: Resort, Navi, Castelli che si trovino al di fuori del contesto cittadino, Masserie, Agriturismo, Golf Club, Strutture termali o che abbiano come attività prevalente servizi dedicati al Benessere o Spa”. Tassativamente escluse località a carattere turistico nei seguenti periodi: • 1 giugno – 30 settembre per le località di mare • 1 dicembre – 31 marzo e 1 luglio – 31 agosto per le località di montagna.

EVENTUALI DEROGHE

In casi eccezionali il Comitato deontologico può concedere eventuali deroghe. Il divieto per le località di mare, anche se turistiche, può venire meno se si tratta di capoluoghi di Regione o di Provincia, sedi di strutture universitarie e ospedaliere di rilievo, ferma restando la condizione che i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti siano concentrati nel contesto cittadino e con esclusione di strutture che si trovino in prossimità di tratti di mare attrezzati e fruibili per la balneazione.

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I PRIMI PASSI

ALTRI VINCOLI DA OSSERVARE

• L ’ospitalità a carico degli sponsor è subordinata alla tipologia territoriale dell’evento: se si tratta di un convegno Ecm a livello regionale o locale, con partecipanti provenienti da una singola provincia o Regione, le aziende farmaceutiche non possono offrire alcuna forma di alloggio o vitto a eccezione del coffee break. • Se la durata dell’evento è superiore alle 6 ore con una divisione delle sessioni tra mattina e pomeriggio sarà possibile offrire il “light lunch”, fermo restando che le caratteristiche della sede prescelta siano “tali da assicurare dignità scientifica” all’evento e che il valore del pasto non superi i 60 Euro a testa. • Gli eventi interregionali (con partecipanti da almeno 3 Regioni) possono prevedere non più di un pernottamento. L’ospitalità a carico delle aziende farmaceutiche “non può eccedere il periodo di tempo compreso tra le dodici ore precedenti l’inizio del Congresso e le dodici ore successive alla conclusione del medesimo”, e può in ogni caso riguardare solo “Medici di medicina generale, farmacisti ospedalieri, farmacisti del territorio e, ove applicabile, infermieri solo in relazione ad eventi Ecm che si tengano in Italia”. Esclusa l’ospitalità per gli accompagnatori, “sotto qualsiasi forma”, e le sponsorizzazioni a iniziative di tipo sociale, culturale, turistico e alle cene di gala.

LE NORME SULLA TRASPARENZA

Il capitolo 5 del codice di Farmindustria concerne “La trasparenza dei trasferimenti di valore tra le industrie farmaceutiche, gli operatori sanitari e le organizzazioni sanitarie”. Si tratta di un’introduzione del 2015 che risponde a una direttiva dell’Efpia, la Farmindustria europea. La direttiva sulla trasparenza obbliga ogni azienda farmaceutica a documentare e rendere pubblici ogni anno “i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente con gli Operatori Sanitari e con le Organizzazioni Sanitarie”, pubblicandoli sul sito web aziendale. Per poter rendere pubblici i nominativi dei singoli operatori sanitari, naturalmente, è richiesto il loro consenso al trattamento dei dati personali: qualora questo venisse negato, i dati vengono pubblicati in forma aggregata. Per i provider Ecm, l’importo pubblicato è semplicemente quello corrisposto dall’azienda a titolo di sponsorizzazione, e non comprende quindi il dettaglio dei compensi e rimborsi versati da questi ai singoli operatori (relatori, docenti ecc.) Trasferimenti di valore a beneficio degli operatori

Trasferimenti di valore a beneficio di organizzazioni

a) spese di partecipazione a convegni e congressi con riguardo a quota di iscrizione, viaggio e ospitalità (esclusi pasti e bevande)

a) donazioni e contributi (inclusi i comodati d’uso) sia in denaro che in natura

b) spese per attività di consulenza e prestazioni professionali non rientranti nelle attività di cui alla precedente lettera a), risultanti da uno specifico contratto tra l’azienda e il singolo Operatore da cui risulti la tipologia del servizio prestato

b) finanziamenti diretti o indiretti a eventi congressuali, effettuati tramite strutture sanitarie o terze parti, inclusa la sponsorizzazione dei medici a convegni e congressi con il pagamento della quota di iscrizione o delle spese di viaggio e ospitalità c) transazioni economiche relative a consulenze e prestazioni professionali risultanti da un contratto scritto tra aziende farmaceutiche e Istituzioni, Organizzazioni o Associazioni che forniscono qualsiasi tipo di servizio non ricompreso nelle precedenti categorie a) e b)

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I PRIMI PASSI

LE REGOLE DI ASSOBIOMEDICA

Il codice etico di Assobiomedica al capitolo 2.7.2 (versione giugno 2015, online su www.assobiomedica.it > chi siamo > codice etico) afferma chiaramente il principio secondo cui “Il luogo scelto non deve divenire l’attrazione principale dell’evento”, e precisa che gli eventi dovranno essere “scevri da qualsiasi connessione a comfort e fasto, ma orientati piuttosto alla tutela dell’immagine del settore” nei confronti dell’opinione pubblica. Qualche lieve differenza nelle periodicità da evitare per le località montane o balneari rispetto a quanto stabilito da Farmindustria: le aziende operanti nel campo dei presidi e dispositivi medici non possono “organizzare, partecipare, sostenere eventi” che si tengano nei periodi • 15 giugno-30 settembre per le località di mare • 15 dicembre-30 marzo e 15 giugno-15 settembre per le località di montagna Gli sponsor aderenti ad Assobiomedica possono offrire pasti ai partecipanti, purché “di costo contenuto”, e, ove necessario, il pernottamento “di classe non superiore a quattro stelle”. Costi di viaggio e alloggio dovranno essere “ragionevoli” e riguardare solo i professionisti coinvolti nell’evento, e non i loro accompagnatori. Vietato, naturalmente, il sostegno a qualsiasi attività non strettamente formativa, come concerti, spettacoli e programmi sociali.

IL PROTOCOLLO CON LE SIGLE ALBERGHIERE

Sono “tassativamente esclusi gli eventi e le manifestazioni organizzate nell’ambito di strutture a categoria cinque stelle, indipendentemente dalla tipologia tariffaria o dalle agevolazioni offerte”. Tuttavia, Assobiomedica ha siglato nel giugno 2014 degli specifici protocolli di intesa con Aica, Federalberghi e Assohotel, associazioni di categoria rappresentative delle strutture alberghiere e congressuali. Tali protocolli superano la distinzione tra hotel a quattro e cinque stelle, e introducono invece degli appositi tetti di spesa per i pernottamenti, i coffee break e gli altri pasti: la sponsorizzazione è quindi ammessa nelle strutture comprese in questi accordi, indipendentemente dal numero di stelle dell’hotel. L’obiettivo è quello di tutelare i principi di libera concorrenza tra le strutture alberghiere, senza venir meno alle esigenze di sobrietà e trasparenza sancite dal codice etico.

IL NUOVO CODICE MEDTECH EUROPE

A partire dal 1 gennaio 2018 è entrato in vigore il nuovo codice etico di MedTech Europe, l’associazione europea a cui aderisce anche Assobiomedica: alle aziende aderenti è vietato sponsorizzare manifestazioni in cui siano presenti riferimenti agli eventuali aspetti turistico-ricreativi della destinazione, anche solo a scopo informativo. Inoltre le aziende non potranno più invitare direttamente i medici ai convegni, ma il reclutamento dovrà necessariamente essere mediato da una Hco (healthcare organization); per il dettaglio si veda nelle pagine seguenti.

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I PRIMI PASSI

FOCUS

IL NUOVO CODICE MEDTECH EUROPE Dal 1 gennaio 2018 sono entrate in vigore nuove regole che vincolano ulteriormente le sponsorizzazioni da parte delle aziende del settore diagnostico e biomedicale, vietando il reclutamento diretto dei partecipanti

❑C os’è MedTech Europe? È un’associazione a livello continentale che riunisce le aziende operanti nel settore della diagnostica e dei presidi bio-medicali; ne fanno parte sia singole aziende, sia intere associazioni nazionali. L’Italia vi è rappresentata da Assobiomedica, pertanto tutte le aziende aderenti a quest’ultima rientrano ipso facto in MedTech, che è a tutti gli effetti una sorta di Assobiomedica europea. MedTech è nata nel 2012 dalla fusione delle due precedenti

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associazioni, EDMA e Eucomed, che rappresentavano separatamente l’industria della diagnostica in vitro e quella dei dispositivi tecnologici sanitari. La sede dell’associazione è a Bruxelles. ❑C he cosa prevede il nuovo codice etico MedTech? Anche MedTech ha un suo proprio codice di autoregolamentazione, lo Europe Code of Ethical Business Practice. Una prima tranche di nuove regole

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I PRIMI PASSI

era già entrata in vigore a partire dal 1 gennaio 2017: tra queste, il divieto alle aziende di settore di sponsorizzare eventi e congressi organizzati da terzi in cui la destinazione riceva un peso e una valorizzazione eccessiva rispetto ai contenuti scientifici. Di conseguenza, non sono possibili riferimenti espliciti agli eventuali aspetti turisticoricreativi della destinazione, anche solo a scopo informativo. La novità è che dal 1 gennaio 2018 le aziende non possono più invitare direttamente i medici ai convegni formativi organizzati da terzi, né sostenere direttamente i costi relativi all’iscrizione o partecipazione di un singolo professionista sanitario a eventi di formazione. ❑C he differenza c’è tra conferenze formative e formazione sulle procedure cliniche? Il codice MedTech differenzia due macro-tipologie di evento: • conferenza formativa: qualsivoglia conferenza formativa, scientifica o propositiva di politiche che promuovano la conoscenza

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scientifica, il progresso medico e/o la realizzazione di un efficace sistema di assistenza sanitaria; • formazione sulle procedure cliniche: qualsivoglia evento avente a oggetto la prestazione sicura ed efficace delle procedure cliniche che si esplica attraverso l’identificazione di strategie cliniche, metodi, tecniche o dimostrazioni pratiche rivolte ai professionisti sanitari. I nuovi divieti riguardano solo gli eventi che rientrano nella categoria “conferenza formativa”. ❑ I n sintesi, cosa cambia? Sulla base di questa nuova regolamentazione europea, le aziende aderenti non potranno più supportare economicamente i medici ai congressi formativi organizzati da terzi con loro proprio invito nominale, ma dovranno necessariamente e unicamente avvalersi della mediazione di una Hco (healthcare organization o organizzazione sanitaria), ovvero di una società scientifica, un provider Ecm,

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I PRIMI PASSI

un’università, un’azienda sanitaria ecc. Le aziende potranno comunque erogare contributi alle Hco per finanziare la formazione, e le organizzazioni sanitarie provvederanno a selezionare e invitare direttamente i partecipanti, senza che le aziende possano avere visibilità della loro identità. È la fine del cosiddetto “reclutamento diretto”. ❑ F a differenza se la sede dell’evento è extra-europea? No, perché anche un evento extra-europeo sponsorizzato dalla filiale extra-europea di un’azienda avente casa-madre in Europa deve necessariamente attenersi a queste regole. ❑ L a situazione italiana In realtà l’impatto delle nuove regole MedTech sull’Italia è minore di quello previsto in altri paesi europei, perché il codice etico di Assobiomedica prevedeva già in larga parte numerosi vincoli (es. il divieto di sponsorizzare eventi in località turistiche in periodo di

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alta stagione o presso location di lusso, ecc.), e sono piuttosto altre associazioni nazionali di altri paesi ad aver dovuto adeguare i loro standard. ❑P erché è importante conoscere queste regole? Nell’interazione con le aziende sponsor, è fondamentale sapere con anticipo quali sono i vincoli a cui esse devono sottostare per poter erogare contributi formativi a sostegno delle diverse iniziative, così da progettare fin da subito il proprio evento in modo conforme ai requisiti nazionali e internazionali e non incorrere nel rischio di presentare richieste di sponsorizzazione che le aziende possano vedersi costrette a respingere per motivi etici. ❑ E i simposi? Per i simposi delle aziende stesse, ovviamente, la disciplina è diversa: le aziende possono ovviamente decidere i contenuti del simposio e reclutare i relatori dello stesso, fermo restando il divieto di selezionare o sovvenzionare i partecipanti.

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I PRIMI PASSI

Scegliere la destinazione Facilità logistica, peso istituzionale, presenza di strutture adeguate: sono tante le variabili da considerare per individuare la sede più adatta

UNA SCELTA CONDIVISA

La meta del congresso è uno degli elementi-chiave dell’iniziativa: da essa dipendono visibilità, efficienza e sostenibilità economica del nostro evento, ed è uno dei fattori che può maggiormente influenzarne il successo. Anche quando la scelta della destinazione spetta interamente a noi, in quanto organizzatori o committenti, sarebbe opportuno sondare per tempo le preferenze dei nostri stakeholder – soci, sponsor, partner istituzionali - per andare verso una scelta che sia il più possibile condivisa e gradita a tutte le componenti.

PICCOLI E MEDI EVENTI

Se l’evento ha una portata locale o regionale la scelta è abbastanza semplice ed è circoscritta alla città in cui ha sede l’organizzatore (società scientifica, Asl, azienda ospedaliera o altro), al capoluogo o al principale centro urbano della zona. Tuttavia anche nei casi più semplici possono sorgere dubbi tra più alternative. Ci sono alcuni criteri utili per orientare il processo di selezione. Il primo è la qualità dei trasporti e la facilità logistica in relazione alla provenienza dei parteci-

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I PRIMI PASSI

panti: vicinanza a stazioni ferroviarie e mezzi pubblici, facilità di parcheggio o possibilità di organizzare transfer con navette. Chiaramente è da considerare anche l’eventuale presenza di poli universitari e ospedalieri attinenti alla materia del nostro congresso, e lo “storico” della destinazione nella gestione di eventi del medesimo tipo.

GRANDI CONVEGNI E CONGRESSI

Per gli eventi associativi di portata nazionale o internazionale valgono le stesse considerazioni, più ovviamente la comodità di trasferimento da e per gli aeroporti. Se è previsto pernottamento, sarà avvantaggiata la sede che permette di mantenere hotel e location congressuale entro una confortevole walking distance. Scegliere una città con un maggior numero di strutture e spazi per convegni permette di trovare prezzi più competitivi e di individuare la soluzione logistica più conveniente, soprattutto se si tratta di alloggiare un gran numero di partecipanti. Spesso, infatti, l’unica opzione è quella di ripartire i delegati in più strutture alberghiere: rispetto ad altre realtà europee l’Italia si caratterizza per una grande varietà di hotel medio-piccoli, perlopiù indipendenti e a conduzione familiare. La logistica dei grandi eventi congressuali deve perciò confrontarsi con una pluralità di interlocutori, per essere certi di individuare la combinazione migliore e più conveniente. Le agenzie e le destination management company (Dmc) svolgono un ruolo essenziale nella gestione di questi processi, garantendo anche buona forza contrattuale e un buon potere d’acquisto, in virtù di relazioni consolidate con un gran numero di strutture.

AFFIDARSI A UN CONVENTION BUREAU

I convention bureau sono uffici e consorzi turistici che si rivolgono espressamente al mercato congressuale, con l’obiettivo di promuovere e rappresentare le diverse componenti dell’offerta di un determinato territorio (strutture e agenzie di servizi). Un convention bureau efficiente si pone come interlocutore unico e come facilitatore nei confronti della domanda. In Italia sono presenti numerosi convention bureau, legati a una specifica città o a un ambito territoriale: a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo ricordiamo quelli cittadini di Bari, Bergamo, Bologna, Firenze, Genova, Napoli, Torino, e quelli regionali come Riviera di Rimini, Sicilia, Trentino o Val d’Aosta. È inoltre operativo il Convention Bureau Italia, un’iniziativa privata con sede a Firenze, che si pone come punto di riferimento per l’organizzazione di eventi e congressi sul territorio italiano, con particolare attenzione alla promozione verso il mercato internazionale. La presenza di un convention bureau aggiunge valore a una destinazione, rendendola più attrattiva per ospitare congressi ed eventi. I convention bureau, in si-

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I PRIMI PASSI

nergia con le amministrazioni locali, gli enti e le altre realtà territoriali, possono inoltre predisporre una serie di benefit - come pass e congress card - che permettono ai partecipanti di usufruire di una serie di servizi a tariffe agevolate, dai biglietti del trasporto pubblico agli ingressi museali. Si tratta di aspetti da non sottovalutare, che possono rivelarsi preziosi nel momento in cui si progettano le attività sociali post-congress o l’eventuale programma per gli accompagnatori dei delegati.

CRITERI DI VALUTAZIONE

Ogni committente ha i suoi criteri specifici che la guidano nella scelta della sede di un congresso, in cui rientrano ovviamente anche considerazioni di tipo societario: tenere un convegno in una data sede può servire ad ampliare la base geografica della propria associazione, e magari incrementare il numero di iscritti; una determinata località può offrire maggiori opportunità di networking o dare una migliore visibilità all’evento - visibilità che a sua volta porterà a un maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori. Il prestigio di una destinazione è spesso una conferma dell’autorevolezza dell’evento che ospita, e non va visto necessariamente come un orpello. Si potrà di volta in volta decidere di privilegiare la sede più conveniente dal punto di vista economico o logistico - optando quindi per quella di più facile raggiungibilità da parte di tutti i partecipanti - o di ricorrere a una meta capace di conferire un maggiore peso istituzionale al congresso.

PROCESSI DECISIONALI

Per i grandi congressi periodici, soprattutto internazionali, è previsto per statuto che la scelta della destinazione avvenga per votazione nel corso di una precedente edizione del medesimo evento, solitamente con almeno un paio d’anni d’anticipo. Il board dell’associazione opera la scelta entro una short list di alternative che di norma hanno già superato una prima scrematura. In questi casi, tuttavia, sono le destinazioni stesse ad essersi sottoposte a un processo di candidatura: vedremo più avanti quali sono le tappe principali di questo iter, nel caso in cui ci si trovi a dover affrontare il percorso opposto e si voglia proporre la propria città in lizza per ospitare un evento internazionale.

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I PRIMI PASSI

Selezionare la struttura Valutate di persona gli spazi e i servizi, ponete tutte le domande, confrontate offerte e preventivi tenendo sempre d’occhio la qualità complessiva

I VINCOLI DEGLI SPONSOR RESTRINGONO IL CERCHIO DELLE LOCATION IDONEE

Assobiomedica e Farmindustria impongono alle aziende loro associate dei precisi vincoli sulle tipologie e le caratteristiche delle strutture in cui è per loro possibile sponsorizzare eventi. Ricapitolando, in linea di massima e salvo eccezioni, sono normalmente escluse le seguenti strutture: ✓ Hotel di categoria superiore alle 4 stelle (salvo deroghe e autorizzazioni) ✓ Castelli e dimore storiche ✓ Golf club ✓ Agriturismi ✓ Resort ✓ Ristoranti privi di strutture congressuali ✓ Strutture prevalentemente termali ✓ Località di mare (tra giugno e settembre) ✓ Località di montagna (tra giugno e settembre e tra dicembre e marzo)

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I PRIMI PASSI

APPROFONDIRE L’OFFERTA CONGRESSUALE

Restano comunque moltissime strutture in tutta Italia perfettamente idonee a ospitare eventi sponsorizzati, poiché in possesso di spazi e servizi congressuali all’altezza e in grado di garantire un’accoglienza professionale e di qualità. Non giudicate il libro dalla copertina: molti hotel che possono sembrare rivolti prevalentemente a un’offerta turistica e “leisure” sono assolutamente adeguati perché capaci di mantenere una chiara linea di demarcazione tra questa e l’offerta “business”.

IMPARARE A LEGGERE LE SCHEDE TECNICHE

Il primo passo è solitamente quello di farsi mandare o consultare sul sito dell’hotel/centro congressi la scheda tecnica degli spazi, per valutare capienze e attrezzature disponibili. Una scheda completa dovrebbe recare indicazioni della superficie delle sale, e possibilmente delle singole misure (lunghezza, larghezza e altezza, dettaglio quest’ultimo non trascurabile per farsi un’idea dell’acustica). Seguono informazioni sulla capienza massima effettiva (numero di persone, solitamente abbreviato in “pax”) e solitamente sulle fonti di illuminazione (luce naturale o artificiale). Utile anche sapere se il palco è fisso o eventualmente ricollocabile a piacimento.

NON SOLO WI-FI: VALUTARE TUTTE LE ATTREZZATURE

Il Wi-Fi è gratuito o a pagamento? È supportata la traduzione simultanea? Ci sono proiettori, lavagne a fogli mobili, monitor lcd? È possibile organizzare videoconferenze? Ci sono montacarichi adeguati per trasportare le attrezzature eventualmente previste? Queste sono alcune domande basilari che potrebbe essere utile farsi (e fare alle strutture) per verificarne il corredo tecnico. Altri accorgimenti vanno presi per le aree espositive degli sponsor: assicurarsi che l’area loro dedicata sia sufficientemente ampia, dotata di prese di corrente di voltaggio sufficiente e di sistemi di illuminazione, che ci sia un’adeguata possibilità di carico/scarico merci o di parcheggio nelle vicinanze per consentire l’allestimento degli spazi.

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I PRIMI PASSI

LA SITE INSPECTION

I professionisti degli eventi hanno ovviamente un occhio clinico nell’analisi di una location per capire se e in che misura è adeguata a ospitare un certo tipo di evento. Tra gli elementi valutati figurano di solito: ✓ posizione ✓ facilità logistica ✓ accessibilità (per fornitori, diversamente abili, ecc.) ✓ tipologia di spazi e attrezzature disponibili ✓ presenza di staff dedicato per l’assistenza di sala ✓ aree in cui allestire i coffee break L’occhio esperto riconosce facilmente alcuni svantaggi che sfuggono ai non addetti ai lavori: pilastri al centro della sala, assenza di luce naturale, eccessiva distanza tra il palco dei relatori e le ultime file della platea, mancanza di strumenti tecnici, assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o brutto tempo, e simili. La consulenza di un Pco si rivela quindi molto preziosa in questa fase di selezione.

COME MISURARE LA REPUTAZIONE DI UNA STRUTTURA?

Nell’era di strumenti social come TripAdvisor e Booking, nell’ambito dei viaggi di piacere siamo ormai abituati a consultare recensioni e opinioni di altri clienti per orientarci nella scelta di hotel e ristoranti. Nell’ambito professionale e nel turismo congressuale tale funzione viene svolta da siti web specializzati e pubblicazioni di settore - come la presente Guida. Inoltre, è sempre buona prassi affidarsi a realtà con una comprovata esperienza, che ospitano già abitualmente convegni ed eventi scientifici e intrattengono rapporti con agenzie e società scientifiche.

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I PRIMI PASSI

Scegliere un Pco I professional congress organizer sono partner fondamentali, in grado di accompagnarvi lungo tutto il ciclo di vita dell’evento

PROFESSIONE: ORGANIZZATORE DI EVENTI E CONGRESSI

Con l’acronimo Pco ci si riferisce ai professional congress (o conference) organizer, ovvero quelle figure che, operando come consulenti e spesso come account all’interno di agenzie di servizi congressuali, possiedono le competenze e l’esperienza necessaria a organizzare e gestire congressi, conferenze, seminari ed eventi di comunicazione in generale. È possibile affidargli la segreteria organizzativa di un evento e affidargli anche altri servizi, dalla gestione dei rapporti con gli sponsor a quella della tesoreria, dall’elaborazione di candidature internazionali alla selezione di location e trasporti.

I PCO E LA FORMAZIONE MEDICA

Ci sono molte società specializzate nell’organizzazione di convegni medico-scientifici che possiedono anche le caratteristiche e l’accreditamento per operare come provider Ecm (ovvero come soggetti qualificati e autorizzati dal Ministero della Salute a occuparsi dei contenuti dell’Educazione continua in medicina). Specularmente, ci sono realtà orientate alla formazione medico-scientifica e all’operatività in campo Ecm che hanno sviluppato forti competenze organizzative e logistiche. Nella stessa agenzia quindi si possono trovare specialisti del ramo meeting e congressi e un comitato scientifico con un responsabile e un coordinatore che sovrintendono l’attività Ecm. Spesso i committenti medico-scientifici (associazioni, aziende sanitarie, università ecc.) sono già provider Ecm e pertanto autorizzati ad accreditare eventi di formazione, e necessitano solo di un partner a cui affidare la gestione operativa dei loro convegni.

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I PRIMI PASSI

COME SCEGLIERE UN BUON PCO

Ci sono alcune informazioni o documenti che è possibile e anzi auspicabile richiedere a un’agenzia di organizzazione congressuale per poterne valutare l’affidabilità e la caratura professionale: ✓ Curriculum ed esperienza ✓ Esperienza pregressa nell’ambito di eventi della stessa dimensione del congresso in questione ✓ Esperienza pregressa nell’organizzazione di eventi medico-scientifici ✓ Regolarità contributiva e iscrizione alla Camera di Commercio ✓ Solidità finanziaria ✓ Struttura fissa commisurata all’evento in questione ✓ Media del fatturato aziendale dell’ultimo triennio ✓ Appartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali (come Federcongressi&eventi) ✓ Dichiarazione del Legale Rappresentante di non essere sottoposto a procedure processuali pendenti ✓ Certificazione di Qualità ISO 9001:2008 La solidità finanziaria e la media del fatturato sono importanti in relazione alla possibilità del Pco di fare anticipi di cassa e gestire la tesoreria dell’evento. L’appartenenza alle associazioni di settore è un indice di garanzia della qualità, dell’aggiornamento professionale e dell’inserimento del Pco in un più ampio network, che in qualche modo ne certifica il valore. Ulteriori elementi - non vincolanti ma utili a qualificare ancora meglio l’agenzia - sono i seguenti: ✓ Qualifica di provider Ecm accreditato in via provvisoria o standard (o con richiesta di accreditamento effettuata e in attesa di risposta da Agenas) ✓ Esperienza pregressa nell’area specialistica di riferimento del bando ✓ Familiarità con il territorio di svolgimento del congresso ✓ Dotazione tecnologica ✓ Referenze di altri committenti

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I PRIMI PASSI

BREVE STORIA DEI PCO IN ITALIA

Nel nostro paese, la figura del Pco nasce a cavallo tra gli anni ’60 e ‘70, quando comincia a svilupparsi un nuovo fabbisogno di incontri, relazioni pubbliche e rapporti internazionali, in concomitanza con un più generale processo di maturazione economica. A livello medico-scientifico, questo momento di evoluzione è ben rappresentato dall’XI congresso internazionale di cancerologia, che si tenne a Firenze e in altre località della Toscana dal 20 al 26 ottobre 1974, presieduto da un giovane Umberto Veronesi nel ruolo di segretario generale, che portò in Italia circa 8.000 partecipanti da tutto il mondo, tra scienziati e specialisti: un grande evento che dimostrava l’avvenuta maturazione dell’industria congressuale italiana e dei suoi professionisti, e che contribuì a portare alla ribalta e dare lustro al mestiere dell’organizzatore congressuale, che richiedeva oramai competenze ed esperienze adeguate agli standard internazionali. Non si poteva più correre il rischio di affidarsi a Pco più o meno improvvisati, il mercato degli eventi medico-scientifici aveva i suoi professionisti.

I PCO NEL XXI SECOLO: ESPERTI A 360°

Di pari passo all’evoluzione del marketing, della comunicazione e delle dinamiche internazionali, nel corso dei decenni ’80 e ’90 la figura del Pco si è andata definendo sempre di più, arricchendo il proprio bagaglio di competenze trasversali, in risposta alle esigenze di professionalità e aggiornamento poste da un mercato in piena crescita, in cui gli eventi di ogni tipo, dai congressi propriamente detti alle convention aziendali, dalle conferenze internazionali ai lanci di prodotto, giocavano un ruolo via via più importante. Gli ultimi anni hanno poi visto i Pco estendere le proprie competenze a tutti gli aspetti della comunicazione d’impresa.

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I PRIMI PASSI

Oggi i Pco hanno affinato ancora di più le proprie competenze, arricchendo il proprio ruolo anche attraverso specifici percorsi universitari e l’apporto di numerose scienze affluenti, che ne fanno oggi dei veri e propri esperti di comunicazione, protagonisti di quell’importante segmento del mercato turistico che va sotto l’acronimo Mice, ovvero Meetings, Incentives, Conferences, Events: le quattro grandi aree in cui si articola l’industria del turismo d’affari, del congressuale e del “business” in generale. I Pco sono soggetti esperti tanto nella logistica quanto nella gestione degli aspetti comunicativi 2.0, nelle pubbliche relazioni quanto nel project management e nella pianificazione tecnico-economica, tutte componenti necessarie per l’accurata organizzazione di un evento aggregativo in linea con i più moderni standard di settore.

FEDERCONGRESSI, L’ASSOCIAZIONE DI CATEGORIA

Federcongressi&eventi nasce nel 2004 ed è l’associazione nazionale dei professionisti che svolgono attività connesse con il settore dei congressi, convegni, seminari ed eventi aggregativi, di formazione continua in medicina, di incentivazione e di comunicazione. Si propone di rappresentare la meeting industry italiana in tutte le sue componenti e presso tutte le sedi istituzionali, accrescendone l’immagine e il prestigio e valorizzandola opportunamente per promuoverne lo sviluppo quale fatto economico, sociale e culturale. Fra le attività dell’associazione si annoverano ad esempio la costituzione del Convention Bureau Italia e il progetto Provider Ecm by Federcongressi&eventi e FISM, che raggruppa i soci accreditati come provider di educazione continua in medicina per consentire loro di condividere specifiche esigenze professionali e fruire di servizi ad hoc: • Rappresentatività presso i soggetti istituzionali di riferimento (Ministero della Salute, Commissione Nazionale Ecm, associazioni di categoria come Farmindustria e Assobiomedica) • Accesso a normativa Ecm e faq specializzate • Consulenza specializzata in ambito Ecm • Partecipazione a seminari di formazione e aggiornamento • Help desk telefonico • Occasioni di incontro, confronto e scambio di informazioni tra provider soci L’appartenenza a Federcongressi rappresenta quindi un importante atout per provider e Pco, dando loro la possibilità di essere sempre costantemente aggiornati e qualificati rispetto a una normativa in costante evoluzione come quella dell’Ecm.

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I PRIMI PASSI

Indire una gara Dedicate cura e attenzione alla stesura del bando, per individuare più in fretta l’agenzia più adatta alle vostre esigenze

UNO STRUMENTO PREZIOSO

Quello della gara d’appalto è uno dei meccanismi più comuni e vantaggiosi in tutti i contesti in cui è necessaria la selezione di un soggetto terzo (agenzia, consulente, fornitore ecc.) con cui concordare un capitolato di servizi in funzione della realizzazione di un progetto specifico (la realizzazione di uno spot, la produzione di un allestimento, ecc.) Chiamando più soggetti a concorrere tra loro, presentando i loro progetti e le loro offerte, il committente si riserva l’indiscutibile vantaggio di poter scegliere con cognizione di causa, mettendo a confronto non solo il preventivo economico, ma anche le tracce dei progetti creativi che verranno sviluppati. Nell’ambito dei congressi medico-scientifici, la gara è quindi uno strumento fondamentale per individuare il Pco o l’agenzia di servizi più adatta alle proprie esigenze, a cui affidare la gestione di un singolo evento o anche di più edizioni dello stesso congresso periodico (di solito su base di 3 o 4 anni).

GARE CHIARE, AMICIZIA LUNGA

Occorre tenere presente che le agenzie chiamate in gara affronteranno dei costi (più o meno onerosi a seconda del progetto) per elaborare la loro proposta, e che vanno incontro al rischio di effondere tempo e sforzi creativi senza la certezza di una remunerazione. Per questo motivo, alcune agenzie di eventi

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I PRIMI PASSI

italiane hanno sottoscritto il manifesto “Gare chiare”, impegnandosi a chiedere un modico rimborso pari all’1% del budget totale dell’evento. In linea generale, quando si scrive un bando di gara, è possibile (ma non obbligatorio) prevedere un importo forfettario per le agenzie concorrenti ma non aggiudicatarie, così da incentivare una più ampia partecipazione e proposte di maggiore qualità.

I VANTAGGI DI UN BANDO DI GARA DETTAGLIATO Quante più informazioni preliminari un Pco riceve in merito all’evento che è chiamato a organizzare, tanto più facilmente potrà formulare un’offerta adeguata e solida dal punto di vista tecnico ed economico. Inoltre, come vedremo in seguito, esiste la possibilità di cedere contrattualmente al Pco i diritti di sfruttamento economico del congresso, con i relativi rischi imprenditoriali: per potersi eventualmente fare carico di tali rischi, d’altra parte, è necessario che il soggetto conosca fin da subito e nella maniera più trasparente tutte le caratteristiche dell’impresa congressuale in oggetto.

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La dritta Ci sono alcune informazioni che non devono mai mancare in un bando di gara: • dati economici precisi (importo stimato delle quote d’iscrizione, importo stimato delle sponsorizzazioni) • più dettagli possibili sui servizi richiesti (non dare niente per scontato, meglio rischiare di essere prolissi che lacunosi) • dettagli sulle modalità di gestione dei costi (quanto deve anticipare il Pco, chi gestirà la tesoreria, ecc.) • se possibile, uno storico relativo alle ultime edizioni dell’evento – l’ideale sarebbe almeno tre

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I PRIMI PASSI

LE LINEE GUIDA DI FISM E FEDERCONGRESSI

Dalla collaborazione tra Federcongressi&eventi e FISM - Federazione Italiana delle Società Medico-scientifiche sono scaturite alcune preziose linee guida sulla composizione dei bandi di gara e sui criteri di selezione dei Pco. L’obiettivo è offrire ai committenti gli strumenti più adeguati per costruire il bando, che deve contenere tutte le informazioni necessarie per raccogliere offerte mirate e complete, che andranno a costituire il capitolato dei servizi che l’agenzia vincitrice si impegnerà a sviluppare. Le linee guida servono ad aiutare le associazioni e i singoli committenti a organizzare i contenuti progettuali dell’evento, e a far sì che le proposte delle agenzie rispecchino fin da subito i propri desideri. Qui di seguito riportiamo una lista molto ampia, pensata per i casi più complessi e strutturati; ovviamente, se si tratta di un evento piccolo o alla sua prima edizione, il dettaglio delle informazioni da fornire può essere più generico.

Informazioni generali Dettaglio

Finalità

•Titolo, date di svolgimento, destinazione, tipologia, frequenza (se periodico) e struttura dell’evento (con il programma definitivo dell’ultima edizione) •Modalità di presentazione dell’offerta (e-mail, corriere, Pony Express, altro) •Data di scadenza di presentazione dell’offerta •Nome e recapiti di almeno una persona di riferimento •Deadline intermedie per le comunicazioni da ambo le parti (richiesta di chiarimenti da parte delle agenzie entro e non oltre il…, risposte ai chiarimenti da parte del committente entro e non oltre il…, date degli incontri con i Pco selezionati, data di comunicazione dell’esito della gara, altro) •Gli enti organizzatori e le eventuali partnership (onlus, società scientifiche, società commerciali, fondazioni, altro)

Queste informazioni servono ai Pco per inquadrare cronologicamente l’evento, e allo stesso tempo permettono al committente di definire tempistiche chiare e precise per la partecipazione alla gara.

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I PRIMI PASSI

Informazioni economiche Dettaglio

Finalità

•Storico del fatturato del congresso •Forme e costi delle sponsorizzazioni delle precedenti edizioni •Tipologia di contratto offerto (appalto, mandato senza rappresentanza, cessione del diritto di sfruttamento economico: si veda più avanti) •Numero e importo vendita dei simposi nelle precedenti edizioni •Numero degli spazi espositivi venduti, l’importo al mq e il totale dei mq venduti nelle precedenti edizioni •Numero degli iscritti previsto o desiderato, le categorie professionali, l’importo delle quote di iscrizione e la deadline di incasso delle stesse •Ogni altra forma di sponsorizzazione o finanziamento

Il Pco deve poter presentare un’offerta commisurata alla fattibilità economica dell’evento. Spesso i Pco anticipano diverse spese (per la prenotazione della location, gli hotel, i fornitori…) quindi è opportuno che conoscano la dimensione economica del congresso per partecipare alla gara con cognizione di causa.

Informazioni tecnico-logistiche Dettaglio

Finalità

•Ospitalità di relatori, moderatori e invitati: viaggio (numero dei relatori a cui verrà offerto il viaggio e loro provenienza – Italia / Europa / USA) e pernottamenti (numero dei relatori a cui verrà offerta ospitalità alberghiera e categoria hotel) •Numero e tipologia delle camere alberghiere utilizzate nell’ultima edizione •Sede desiderata: spazi necessari, numero giorni previsto e numero sale – per ciascuna specificare capienza e tipologia di allestimento •Area poster (numero di poster previsti) •Area espositiva (con numero di stand previsti) •Uffici (numero degli spazi a disposizione della segreteria, sale per le riunioni del consiglio direttivo, spazi per l’ufficio stampa= •Area catering •Servizi tecnici desiderati (tipologia A/V nelle varie sale, sistemi interattivi – televoter, app e nuove tecnologie, traduzione simultanea con indicazione delle lingue, ecc.)

Sono tutte informazioni utili al Pco per valutare nei dettagli il tipo di lavoro che la segreteria organizzativa dovrà assumersi, i fornitori da contattare, i trasporti da prevedere, ecc.

Contenuti dell’evento Dettaglio • Struttura del programma scientifico • Specificare se il committente è provider Ecm • Tipologia di accreditamento Ecm • Raccolta abstract (se a cura del Pco o della segreteria scientifica) • Comunicazione agli autori (se a cura del Pco o della segreteria scientifica) • Numero di abstract accettati nell’ultima edizione (tra poster e comunicazioni orali) • Gestione tesoreria • Gestione onorari relatori • Servizi ristorativi: colazioni di lavoro (aggiungendo se incluse nella quota di iscrizione) e coffee break • Programma sociale: cocktail di inaugurazione, pranzo del presidente – solo per relatori e ospiti – e cena di gala

Finalità Altre informazioni fondamentali per inquadrare i servizi richiesti e le competenze necessarie per partecipare al bando di gara.

Piano di comunicazione Dettaglio

Finalità

• Progettazione grafica dei materiali di comunicazione: specificare se è a cura della segreteria organizzativa/Pco e se è da prevedersi in formato elettronico o cartaceo • “Desiderata” delle comunicazioni e dei materiali richiesti (primo annuncio, secondo annuncio + call for abstracts + schede registrazione + scheda prenotazione alberghiera, programma preliminare, programma definitivo, locandina di annuncio, locandina con programma, volume degli abstract, volume degli atti, badge, attestato di partecipazione, inviti alle cene del presidente, kit congressuale) • Gestione del sito web (registrazioni online, invio abstract e valutazioni, prenotazioni alberghiere, social media, app per smartphone) • Ufficio stampa e social media management (indicare i servizi richiesti, il tipo di visibilità che si vorrebbe ottenere, ecc.)

I Pco sono ormai delle vere e proprie agenzie di comunicazione: i servizi grafici ed editoriali, il social media management e le relazioni pubbliche incidono sulla struttura di costo dell’evento e vanno definiti con chiarezza fin dal principio.

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I PRIMI PASSI

Stipulare un contratto con un Pco Appalto di servizi o cessione dello sfruttamento economico? Ecco tutto ciò che c’è da sapere per scegliere la soluzione più adatta al vostro evento

SCEGLIERE TRA DUE FORMULE

Esistono due tipologie di accordo che è possibile stipulare con un Pco, ciascuna delle quali presenta specifici punti d’attenzione: il contratto di appalto e il contratto di cessione. Dalla formula prescelta deriva anche un diverso trattamento fiscale degli eventuali utili dell’evento. In estrema sintesi, con l’appalto il committente conserva per intero l’autonomia decisionale, ma mantiene anche il rischio imprenditoriale legato all’iniziativa; con la cessione al Pco degli utili del congresso, anche il rischio passa per intero a quest’ultimo.

IL CONTRATTO DI APPALTO

Nel contratto di appalto il committente conserva un pieno controllo decisionale sull’organizzatore e sui servizi erogati. Il Pco svolge a pieno titolo il ruolo di consulente, impegnandosi a fornire i servizi previsti nel capitolato contenuto nel bando di gara (che come abbiamo visto dovrà essere fin da subito il più completo possibile). L’oggetto dell’appalto è di solito l’intera organizzazione di un congresso: gestione e coordinamento di tutti i fornitori (inclusa la sede congressuale) e gestione della tesoreria (sponsorizzazioni e iscrizioni) dalla fase della contrattualizzazione alla fatturazione e all’incasso delle somme per conto del committente. Al contratto di appalto si allega il budget preliminare dell’evento che rispecchia il capitolato dei servizi richiesti.

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I PRIMI PASSI

APPALTO CON O SENZA RAPPRESENTANZA?

Il contratto di appalto è redatto ai sensi dell’art. 1655 del Codice Civile. Al suo interno è possibile prevedere una seconda importante distinzione: il committente può dare al Pco un mandato con rappresentanza o senza rappresentanza, utile a definire chi fattura cosa e per conto di chi. • Con il mandato senza rappresentanza, il Pco agisce in nome proprio ma per conto del committente, fatturando le entrate che successivamente il committente dovrà contro-fatturare a sua volta al Pco, per un importo pari al valore delle entrate effettive del congresso. Il Pco infine emetterà una fattura pari all’onorario pattuito. L’incasso delle sponsorizzazioni e iscrizioni risulterà nella contabilità del Pco come “ricavi di terzi”. Questa formula lascia al committente ancora più libertà, riducendo gli obblighi fiscali e amministrativi a lui riservati perché non è direttamente coinvolto negli atti del Pco. • Il mandato con rappresentanza permette al Pco di agire in nome del committente tramite procura, e può quindi stipulare contratti con fornitori e compiere gli atti giuridici previsti dal capitolato dei servizi, emettendo direttamente le fatture a nome del committente. Per eventuali approfondimenti, tali distinzioni sono definite dagli E se l’evento, per cause di forza maggiore, salta? Il art. 1703, 1704 e 1705 del Codicommittente può di suo arbitrio sciogliere il contratto in ce Civile. Al termine dell’evento, il qualsiasi momento e in qualsiasi stadio di esecuzione committente riceve dal Pco le somdell’opera. In caso di annullamento, il committente ha me corrispondenti alle entrate del quindi il diritto di recedere unilateralmente dal contratto congresso effettivamente incassate di appalto (art. 1671 Codice Civile), ma deve rifondere in base al rapporto di mandato di al Pco le spese già sostenute, i lavori eseguiti e il mancui sopra, al netto dell’importo del cato guadagno. corrispettivo del Pco.

In caso di annullamento

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I PRIMI PASSI

IL CONTRATTO DI CESSIONE

Con l’appalto, il rischio economico rimane interamente in capo al committente. Il contrario avviene con il contratto di cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Questa formula considera l’evento al pari di un marchio, portatore di un certo valore economico, che il Pco potrà utilizzare per organizzare un evento di cui sarà lui stesso l’imprenditore. Il cedente (cioè la società scientifica committente) vende a tutti gli effetti un diritto di cui è titolare a un cessionario (l’agenzia), che le versa un corrispettivo che di solito è pari all’utile del congresso, o a un importo forfettario, eventualmente maggiorato da una percentuale degli utili, o una combinazione di queste differenti opzioni. L’agenzia trattiene tutte le entrate e sostiene tutti i costi in prima persona, ed essendosi assunta il rischio imprenditoriale è libera nella scelta di tutti i fornitori e nella gestione operativa del congresso. Esistono poi anche forme contrattuali “miste” in cui l’associazione committente partecipa al finanziamento dell’evento, e conseguentemente anche a una parte degli utili.

RICAVI E TUTELE

Il contratto di cessione può anche indicare esplicitamente quali attività (con le relative spese) sono da considerarsi prioritarie e vincolanti e quali possono ritenersi opzionali, da sviluppare solo se l’incasso si rivela in grado di coprirne i costi: ad esempio, la cena di gala o le attività sociali post-congress. In questo modo non si prendono rischi eccessivi e le voci di spesa risultano commisurate ai ricavi. È anche una forma di tutela che impegna ambo le parti – Pco e committente – a darsi da fare in egual misura nella raccolta fondi per garantire un’adeguata base economica per l’iniziativa.

IL “MINIMO GARANTITO”: PRO E CONTRO

Negli anni pre-crisi, in cui gli sponsor erano più disposti a investire a sostegno della formazione medica, alcune associazioni scientifiche fissavano un minimale – da garantire tramite fideiussione bancaria - che il Pco avrebbe dovuto corrispondere in ogni caso in cambio della cessione dello sfruttamento economico del congresso, a prescindere dall’esito effettivo della manifestazione. La contrazione dei budget post-crisi ha però ridotto drasticamente il fatturato complessivo dei congressi (e dei relativi ricavi). Di conseguenza vanno aggiornati al ribasso anche i minimali: se la richiesta di utile minimo garantito non tiene conto delle attuali condizioni di mercato, il rischio è che il Pco e il presidente del congresso debbano passare il tempo a tagliare spese piuttosto che a lavorare per un evento di qualità, per essere in grado di garantire il ritorno economico pattuito ed evitare di andare in sofferenza dal punto di vista finanziario. Un buon metodo con cui calcolare il giusto corrispettivo che il Pco dovrà corrispondere al committente/cedente è quello di prevedere una parte fissa, corrispondente a una percentuale delle entrate dell’evento (tra il 10 e il 25%, a seconda delle caratteristiche dell’evento e del rapporto tra costi e ricavi), e una parte variabile legata agli utili effettivi.

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I PRIMI PASSI

RICAPITOLANDO Tipologia contrattuale

Vantaggi per il committente

Svantaggi per il committente

Appalto SENZA rappresentanza

L’associazione controlla le scelte operative e non è direttamente coinvolta nelle azioni del Pco, che fattura per conto proprio e a nome del committente.

Rischio economico in capo al committente

Appalto CON rappresentanza

Anche in questo caso il Pco è un puro consulente, che però agisce in nome e per conto del committente tramite procura.

Rischio economico in capo al committente

Contratto di cessione

Rischio economico interamente in capo al Pco.

L’associazione committente non ha voce in capitolo sulle scelte operative del Pco. Il ricavo per l’associazione potrebbe ridursi in caso di richieste di servizi extra o guadagni inferiori alle aspettative.

IL COMPENSO DEL PCO: ALCUNE REGOLE

• I l Pco solitamente richiede un fee di agenzia - che può essere un importo fisso o, più di frequente, una percentuale del fatturato complessivo dell’evento - oltre al rimborso di tutti i costi effettivamente sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel consuntivo. • Il compenso deve naturalmente essere fatturato dal Pco. • Sui pagamenti effettuati in ritardo decorrono automaticamente gli interessi di mora, ai sensi del D. Lgs. 231/2002. • Nel caso di contratto di appalto, se non ci sono ancora sufficienti incassi da iscrizioni o sponsorizzazioni, il Pco può legittimamente chiedere al committente degli acconti sul proprio compenso per sostenere le spese (ad esempio bloccare la sede congressuale o versare a sua volta un acconto a un fornitore). • Se si richiede una fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’adempimento del Pco (formula del “minimo garantito”) il relativo costo va inserito a carico del budget dell’evento (e non del Pco stesso).

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I PRIMI PASSI

Presentare una candidatura Coinvolgete partner istituzionali, convention bureau e testimonial e affidatevi a consulenti esperti per costruire una proposta vincente

LE FASI DELLA SELEZIONE

Un’associazione scientifica, un’università, un ente di ricerca o un altro committente possono avere interesse a proporre una sede italiana come base per ospitare un congresso internazionale: in questi casi è frequente chiedere l’appoggio di specialisti del settore, come Pco, convention bureau e uffici di promozione turistica, per elaborare un documento di candidatura con tutte le carte in regola per superare la selezione. La procedura è simile a quella seguita per tutti i “grandi eventi” (Olimpiadi, Expo, grandi manifestazioni sportive ecc.), con la costruzione di un dossier che va sottoposto ai diversi step dello scrutinio. A puro titolo di esempio, ecco un calendario delle possibili tappe di candidatura per ospitare un ipotetico congresso internazionale previsto nel 2020:

Fase

Step

Descrizione

Scadenza

Manifestazione di interesse

La sede invia una lettera agli organizzatori esprimendo la sua volontà di partecipare alla gara

Febbraio 2018

Conferma da parte dell’associazione

Gli organizzatori danno il via libera alla redazione del bid booklet

Marzo 2018

Consegna del bid booklet e di tutta la documentazione necessaria

I documenti vengono trasmessi nei modi e nei tempi prescritti. Se prevista, si tiene un incontro di presentazione delle varie candidature

Aprile 2018

Revisione e valutazione delle proposte da parte dell’associazione

I decisori esaminano le varie proposte e cominciano la votazione

Maggio-Giugno 2018

Eventuali site inspection e visite alle sedi in lizza

Gli organizzatori si recano di persona nei luoghi candidati a ospitare il congresso

Settembre-Ottobre 2018

Selezione finale e annuncio

Gli organizzatori deliberano la sede prescelta e ne danno l’annuncio

Dicembre 2018

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I PRIMI PASSI

L’ANALISI DI FATTIBILITÀ

Tutto comincia con lo studio del bando di gara, che elenca i requisiti necessari per ospitare l’evento. Ogni associazione ha il suo standard, ma in linea di massima ogni bando dovrebbe contenere: • Descrizione e obiettivi dell’associazione • Obiettivi dell’evento, durata, dimensioni, caratteristiche • Informazioni storiche sull’evento • Dati economici dell’evento • Calendario delle varie fasi di candidatura (vedi tabella) • Calendario dello scrutinio delle candidature, criteri, attribuzione di punteggi ecc. • Destinazioni ammesse/escluse (nel caso siano previsti criteri di rotazione obbligatoria) • Indicazioni per la partecipazione al bando • Caratteristiche del “bid booklet” (vedi oltre) L’analisi di fattibilità tiene conto delle dimensioni logistiche ed economiche dell’evento, incrociandole con le destinazioni e le strutture adeguate a soddisfare tali caratteristiche. Di norma si lavora su 2-3 alternative, confrontando preventivi e soluzioni, e infine si individua la proposta migliore. Talvolta è possibile invitare formalmente alcuni membri del comitato internazionale dei decisori a visitare di persona la sede proposta e i dintorni. In ogni caso, la proposta andrà presentata e illustrata attraverso uno o più strumenti di comunicazione. Per questa fase promozionale è possibile chiedere il supporto dei convention bureau locali, che operano proprio per potenziare l’attrattività congressuale del territorio.

COS’È E A COSA SERVE UN BID BOOKLET?

• “ Bid” in inglese significa offerta, proposta, tentativo. • Solitamente la partecipazione alla candidatura comprende la creazione e l’invio di un documento (brochure, pdf, presentazione, dossier), se possibile arricchito da componenti multimediali (video, ecc.) che racconta la città proposta per il congresso, la struttura, le principali attrazioni storico-culturali e altre informazioni utili. Possono essere impiegati anche i social e il web, creando una campagna di sensibilizzazione a supporto della candidatura.

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I PRIMI PASSI

• I l bid può contenere già una proposta di articolazione del programma dell’evento (es. assegnando già le sessioni a determinati spazi del centro congressi) e una bozza di budget, con una prima ripartizione delle spese e dei rischi imprenditoriali. • Di norma Pco e specialisti dell’organizzazione congressuale supportano questa fase anticipando per intero i costi di redazione del bid booklet e di produzione degli altri materiali, chiedendone il rimborso solo in caso di vittoria del congresso.

L’UNIONE FA LA FORZA

•N on di rado, specie per le assegnazioni più importanti, vengono coinvolti dei testimonial, volti e nomi noti a livello internazionale che scelgono a titolo personale di supportare la corsa di una città per aggiudicarsi un determinato tipo di evento. • Anche i convention bureau cittadini o nazionali e le Dmc (destination management company) sono ovviamente partner fondamentali da coinvolgere nel processo di candidatura. • Altri partner da coinvolgere in un processo di candidatura possono essere le associazioni degli albergatori e dei commercianti, l’azienda dei trasporti cittadina, in breve tutte le realtà che possono trarre un beneficio dall’assegnazione di un evento internazionale, e che possono partecipare attivamente alla creazione di un pacchetto di servizi agevolati pensati ad hoc per i congressisti.

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INTRODUZIONE ALL’ECM Come funziona il programma di Educazione Continua in Medicina, le procedure e gli aggiornamenti da conoscere

Come funziona l’Ecm

Accreditare un evento Ecm

Scegliere un provider

Controlli e ispezioni

Focus: il nuovo Accordo Stato-Regioni 75

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INTRODUZIONE ALL’ECM

Come funziona l’Ecm Struttura, regole generali e criteri del programma di Educazione Continua in Medicina, che coordina l’aggiornamento professionale della Sanità italiana

IL TRIENNIO 2017-2019

Il programma Ecm nasce nel 2000 con l’istituzione della Commissione Nazionale per la Formazione Continua. Dopo una lunga fase sperimentale che ha portato alla definizione della figura del provider come principale attore del sistema e garante della qualità della formazione, l’Ecm è andata a pieno regime ed è divenuta parte integrante della vita professionale degli operatori sanitari. Il triennio in corso è il 2017-2019, che ha confermato il debito formativo di ogni professionista sanitario in 150 crediti. Una recente delibera della Commissione, pubblicata a luglio 2016, ha offerto la possibilità di acquisire i 150 crediti in modo flessibile nel triennio (e non più necessariamente 50 per anno). Chi nel precedente triennio (2014-2016) hanno acquisito un numero di crediti compreso tra 121 e 150 ha diritto a una riduzione di 30 crediti dell’obbligo formativo nel triennio 2017-2019. Chi ha acquisito tra 80 e 120 crediti ha diritto a una riduzione di 15 crediti, così come chi ha compilato e soddisfatto il proprio dossier formativo individuale.

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INTRODUZIONE ALL’ECM

COS’È IL DOSSIER FORMATIVO?

Si tratta di una sperimentazione su base volontaria: ogni professionista sanitario può attivare il proprio dossier sul sito www.cogeaps.it, dichiarando gli obiettivi formativi che prevede di raggiungere nel triennio. La finalità è sia quella di verificare la formazione effettivamente completata, sia soprattutto quella di fornire a tutti coloro che lavorano nel campo dell’educazione continua in medicina un feedback sui contenuti formativi più utili e richiesti in modo da orientare l’offerta futura.

IL SISTEMA DEI CREDITI

Le modalità di formazione codificate dalla normativa Ecm sono le seguenti: 1. Formazione residenziale classica (Res) 2. Convegni, congressi, simposi, conferenze (Res) 3. Videoconferenza (Res) 4. Training individualizzato (Fsc) 5. Gruppi di miglioramento (Fsc) 6. Attività di ricerca (Fsc) 7. Fad con strumenti informatici 7 cartacei (Fad) 8. E-Learning (Fad) 9. Fad sincrona (Fad) 10. Formazione blended 11. Docenza e tutoring + altro A ciascuna tipologia corrispondono specifiche indicazioni per il calcolo dei crediti. Nei progetti formativi più impegnativi, le diverse tipologie di formazione possono essere integrate tra loro, e per queste si usa il termine blended (sistema “misto”). In questi casi occorre scomporre il progetto nelle varie componenti e sommare i crediti attribuibili a ciascuna tipologia formativa.

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Presentiamo qui di seguito uno schema del calcolo dei crediti per le tipologie formative oggetto della presente Guida, ovvero gli eventi residenziali, rimandando per una consultazione più completa ed esaustiva ai “Criteri per l’assegnazione dei crediti alle attività Ecm” presenti sul sito Agenas. Tipologie formative

Verifiche necessarie

Crediti

1. Formazione residenziale classica(Res) Descrizione

Verifiche

Crediti

Attività in cui uno o pochi docenti si rivolgono a molti discenti (comunque inferiore a 200 partecipanti) Si possono realizzare simulazioni, role playing, prove/esercitazioni e piccoli lavori di gruppo (massimo 25 partecipanti previsti a tutor fino ad un massimo di 50 partecipanti per garantire un’adeguata partecipazione).

-P resenza documentata in aula (almeno il 90% della durata) - Qualità percepita

Fino a 100 partecipanti: 1,0 credito per ogni ora di partecipazione effettiva. Da 101 a 200 partecipanti: 0,7 crediti ogni ora Bonus di +0,3 crediti/ora cumulabili tra loro nei seguenti casi: • Partecipanti non superiori a 25 • Impiego di metodi interattivi per non più di 50 partecipanti • Eventi su tematiche specifiche di interesse nazionale o regionale

-V alutazione di apprendimento attestata dal provider

2. Convegni, congressi, simposi e conferenze (oltre 200 partecipanti) Descrizione

Verifiche

Crediti

Attività con limitato valore formativo, da cui potrà essere acquisito un limitato numero di crediti in base alla documentazione di registrazione e alla dichiarazione di partecipazione sottoscritta dall’utente.

-P resenza documentata in aula (almeno il 90% della durata) - Qualità percepita

0,3 crediti per ora per un massimo complessivo di 6 crediti (indipendentemente dalla durata totale del congresso).

Workshop, seminari, corsi teorici con meno di 100 partecipanti che si svolgono all’interno di congressi e convegni più ampi.

-P resenza documentata in aula (almeno il 90% della durata) - Qualità percepita - Valutazione dell’apprendimento attestata dal provider

0,7 crediti per ogni ora di partecipazione effettiva entro e non oltre i 100 partecipanti. Tali crediti non sono cumulabili con quelli previsti per il convegno di riferimento. Bonus di +0,3 crediti/ora cumulabili tra loro nei seguenti casi: • Partecipanti non superiori a 25 • Impiego di metodi interattivi per non più di 50 partecipanti

3. Videoconferenza (Res) Descrizione

Verifiche

Crediti

Sono attività formative residenziali che prevedono forme di trasmissione a distanza usufruite dai discenti in simultanea in sedi definite e con la presenza del personale del provider e/o tutor e docenti. La videoconferenza non può prevedere forme di metodologie interattive né incremento dei crediti per il numero dei discenti.

-P resenza documentata in aula (almeno il 90% della durata) - Qualità percepita -V alutazione dell’apprendimento attestata dal provider

Il numero dei partecipanti previsti è quello risultante dalla somma dei presenti nelle diverse sedi. Il numero dei crediti viene calcolato in base alle regole della formazione residenziale (vedi punto 1 “Formazione residenziale classica” e 2 “Convegni congressi simposi e conferenze”) senza possibilità di incremento dovuta alla presenza di metodologie interattive e al numero dei discenti.

VERIFICA DI PRESENZA, APPRENDIMENTO E QUALITÀ PERCEPITA

Solo per i convegni sopra i 200 partecipanti non è necessaria la verifica dell’apprendimento, sostituita dall’autocertificazione del partecipante, ed è sufficiente la presenza al 90% della manifestazione; per tutti gli altri eventi è richiesta la verifica tassativa di entrambi gli aspetti. • La presenza è certificata tramite il classico foglio firme o, preferibilmente, attraverso sistemi tecnologici (check-in presso una segreteria informatizzata, badge elettronico, lettore di codici a barre e simili). Se non è certificata la

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L’Agenzia più VICINA alle tue esigenze Dal 2004 elaboriamo progetti all inclusive per ogni tipo di evento rivolto al mondo della salute MARKETING FARMACEUTICO

presenza il provider non può in alcun modo attribuire i crediti. • Il test di valutazione dell’apprendimento può avvenire con diversi strumenti, a discrezione del provider: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, esame pratico, produzione di un documento, realizzazione di un progetto. o Nel caso di un questionario, devono essere previste almeno 3 domande per ogni credito erogato, mentre le domande a risposta multipla devono prevedere obbligatoriamente 4 alternative di cui una sola corretta. Quest’ultima è la modalità adottata nella stragrande maggioranza dei casi, ma non è l’unica possibile. o È necessario rispondere correttamente ad almeno il 75% delle domande totali. Se le risposte corrette sono meno del 75% il provider non può in alcun modo attribuire i crediti. o La somministrazione dei questionari può avvenire non solo al termine dell’evento ma anche secondo altre modalità. Ad esempio è consentito somministrare il questionario di verifica online anche al termine di eventi residenziali, con l’obbligo di compilarlo entro tre gironi dalla conclusione del corso e con un solo tentativo a disposizione. • La rilevazione della qualità percepita è un obbligo a cura dei provider. Durante o al termine dell’evento, deve essere rilasciata ai partecipanti una scheda anonima che consenta loro di esprimere una valutazione sull’effettiva qualità dell’evento, la rilevanza del programma, l’efficacia della formazione ricevuta, la soddisfazione rispetto a tempi e organizzazione dell’evento e la percezione di eventuali conflitti di interesse commerciali nell’arco della manifestazione.

Prodotti editoriali Monograﬁe Visual di presentazione prodotti Opuscoli educazionali paziente Mailing list di oltre 5.000 contatti, medici generici e specialisti

PROVIDER E.C.M. Accreditamento eventi residenziali Televoto e Videoconferenze Simulatori avanzati Multimedialità didattica

INCENTIVE TRAVEL ORGANIZER Emissione Biglietteria Segreteria Organizzativa Attività di Team Building Logistica

Agenzia provider n. 1057 accreditata dalla Commissione Nazionale Formazione Continua in Medicina

Eventi & Congressi

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OBBLIGHI E SANZIONI: COSA C’È DA SAPERE •A livello legislativo l’obbligo di formazione è stato codificato per la prima volta dalla legge n. 214/2011: ”La violazione dell’obbligo di formazione continua determina un illecito disciplinare e come tale è sanzionato sulla base di quanto stabilito dall’ordinamento professionale che dovrà integrare tale previsione entro 12 mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto”. • Dal 2014 il codice di deontologia medica FNOMCeO si è adeguato, stabilendo (art 19) che “il medico nel corso della sua vita professionale persegue l’aggiornamento costante e la formazione continua per lo sviluppo delle conoscenze e delle competenze professionali tecniche e non tecniche favorendone la diffusione ai discenti ed ai collaboratori. Il medico assolve gli obblighi formativi. L’Ordine certifica agli iscritti ai propri Albi i crediti acquisiti nei percorsi formativi e ne valuta le eventuali inadempienze”. • Nel 2015 il Ministero della Salute ha messo in atto della prima vera e propria azione sanzionatoria nei confronti di oltre 3.000 professionisti, medici competenti (cosiddetti medici del lavoro), che non avevano provveduto a trasmettere la certificazione o autocertificazione della loro partecipazione ai programmi formativi 2011-2013, e che sono quindi incorsi nella cancellazione dall’Albo nazionale, con possibilità di ravvedimento operoso. • L’Ecm è obbligatoria per tutti i professionisti sanitari (a parte gli esoneri previsti dalla normativa). L’inadempienza può inoltre penalizzare la carriera di un professionista in sede di concorso, dove tra gli altri elementi viene valutato anche il completamento dell’Ecm prevista, o portare a decurtazioni nella parte variabile dello stipendio.

LA FORMAZIONE MEDICA NEL MONDO

• L ’Ecm italiana è ispirata al modello della Continuing medical education (Cme) anglosassone, con cui condivide il carattere di obbligatorietà, che non è prevista ovunque nel mondo. • In alcuni paesi scandinavi (Svezia, Finlandia, Danimarca), in Spagna, Francia e Germania, l’aggiornamento avviene su base volontaria; in Norvegia è obbligatorio per i medici di base ma volontario per tutti gli altri professionisti sanitari. • Gli Stati Uniti sono la vera patria della formazione continua e obbligatoria in medicina, realizzata con criteri leggermente diversi da Stato a Stato fin dagli anni ‘70; lo stesso avviene in Canada, mentre in Giappone l’aggiornamento dei medici è volontario. • In alcune nazioni è prevista una ricertificazione obbligatoria e periodica, la cosiddetta revalidation, in genere su base quinquennale, attraverso cui viene rinnovata la licenza del professionista sanitario.

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Scegliere un provider Ecm Non è possibile realizzare un evento Ecm senza la mediazione di un provider, ovvero un soggetto riconosciuto dal Ministero della Salute e autorizzato a erogare formazione continua in campo medico-scientifico

GLI SPECIALISTI DELL’ECM

Nel 2002 viene ufficialmente attivato in Italia – anche se la sperimentazione era già partita – il programma di Educazione continua in medicina, o Ecm, applicato a circa 800.000 operatori della sanità (dipendenti, convenzionati o liberi professionisti). Il provider è la figura certificata e garante della qualità e indipendenza della formazione erogata; deve perciò possedere competenze nelle metodologie e nelle tecniche per la formazione degli operatori sanitari, sui contenuti scientifici oggetto delle attività formative realizzate e anche, eventualmente, sui problemi di bioetica e sugli aspetti giuridici correlati. Dal 2008 i provider sono abilitati a provvedere direttamente all’accreditamento degli eventi di cui sono responsabili, inserendo sul sito dell’Agenas tutti dati relativi al progetto formativo, ai docenti e ai relatori che terranno il corso, e attribuendo i crediti formativi ai partecipanti.

LE MANSIONI DEL PROVIDER

Quello di provider Ecm è un mestiere complesso: si tratta del soggetto responsabile della mappatura del fabbisogno formativo in sanità, sulla base del quale, in completa autonomia da ogni interesse di natura commerciale, elabora dei piani di formazione e dei corsi da declinare nelle diverse tipologie di evento (Res, Fad, Fsc). Il provider deve quindi possedere una struttura organizzativa

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adeguata che preveda al suo interno la presenza di uno o più responsabili scientifici dotati di elevate competenze sui contenuti trattati. In breve, il provider: • È responsabile nel garantire l’effettiva partecipazione degli operatori alle attività Ecm, tramite verifiche della presenza in aula e scheda di valutazione finale dell’apprendimento. • Deve garantire la qualità percepita dai partecipanti, raccogliendo un apposito questionario anonimo per misurare il gradimento dei discenti. • Deve attestare che l’utente ha svolto la specifica attività formativa acquisendo i relativi crediti Ecm. • Al termine di ogni programma, il provider deve comunicare all’Ente accreditante e al CoGeAPS (Consorzio Gestione Anagrafica Professioni Sanitarie), i crediti attribuiti ai singoli utenti mediante l’uso di una traccia elettronica che riassume tutti i dati dell’evento.

PROFESSIONISTI ACCREDITATI

Negli anni la figura del provider si è specializzata notevolmente, di pari passo con il moltiplicarsi di norme e regolamenti sull’Ecm. Per esercitare tale attività è indispensabile aver ricevuto l’accreditamento da parte della Commissione Nazionale per la Formazione Continua o di un Ente Regionale o di una Provincia autonoma, sottoponendosi a uno specifico iter che prevede una prima fase di accreditamento provvisorio (24 mesi) e una successiva di accreditamento standard. I provider autorizzati sono inseriti in uno specifico Albo nazionale e regionale, e possono operare per l’appunto a livello nazionale o regionale, a seconda dell’Ente accreditante.

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QUALI SONO LE CARATTERISTICHE DI UN BUON PROVIDER? Per ottenere l’accreditamento, un provider deve dimostrare alla Commissione nazionale di essere in possesso di tutti i requisiti necessari al corretto espletamento delle sue mansioni, sotto molteplici aspetti. Oltre all’ esperienza pregressa nel campo della formazione sanitaria, deve dimostrare di essere: • stabile dal punto di vista finanziario • dotato di tutte le caratteristiche strutturali e organizzative per svolgere le attività previste dallo statuto sociale Deve quindi dichiarare fin da subito quali sono le tipologie formative, le discipline e le professioni a cui si rivolge, e dimostrare di possedere le competenze adeguate a progettare corsi ed eventi in quei campi. Risulta quindi di per sé evidente l’importanza svolta dal comitato scientifico, ovvero quell’organismo composto da almeno 5 persone (incluso il coordinatore) che ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider, e di identificare, per ogni singolo evento, un ulteriore responsabile scientifico a cui affidare il ruolo di garante della qualità dei contenuti erogati, e che a sua volta curerà il reclutamento dei docenti/tutor/formatori coinvolti nel progetto, assicurandosi che si tratti di soggetti altrettanto qualificati a intervenire sui temi previsti. Il comitato scientifico deve essere composto da professionisti qualificati, per titoli accademici e per curriculum vitae, ed esperti nelle aree sanitarie di riferimento in cui il provider si candida a operare. Quante più specialità e discipline il provider desidera includere nel suo target, tanto più ampia e variegata dovrà essere la composizione del suo board interno di specialisti, dal momento che avrà l’obbligo di documentare alla Commissione di essere in possesso di tutte le competenze necessarie per affrontare i temi dichiarati.

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Controlli e ispezioni Ecm Ci sono due diversi organismi deputati alla vigilanza sul corretto svolgimento degli eventi e sui potenziali conflitti d’interesse: ecco quali sono

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua L’attuale CNFC, o Commissione Ecm, è in carica da fine 2015, e comprende una trentina di membri. Presieduta di diritto dal Ministro della Salute, ha due vicepresidenti che sono rispettivamente il Coordinatore della commissione salute e il Presidente della FNOMCeO. Ne fanno parte di diritto anche il Direttore generale dell’Agenas e il Direttore generale delle Risorse umane del Ministero della Salute, oltre al segretario. Sono rappresentati inoltre delegati di numerose altre Federazioni e Associazioni professionali del mondo sanitario.

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CHI FA LE VERIFICHE?

Ci sono due organismi – entrambi in seno alla Commissione Nazionale Ecm – che hanno il compito di vigilare sulla qualità e trasparenza degli eventi formativi: sono l’Osservatorio nazionale e il Comitato di garanzia. Tramite essi la Commissione può disporre dei controlli in sede di evento, per riscontrarne la conformità con quanto dichiarato durante la registrazione dell’evento Ecm sul sito Agenas. Le verifiche ispettive dei due diversi controllori, Comitato e Osservatorio, si svolgono in maniera diversa e interessano ambiti differenti anche se complementari:

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L’OSSERVATORIO NAZIONALE

•V aluta gli aspetti logistici, organizzativi e didattici dell’evento • Le verifiche non sono quasi mai a sorpresa, ma perlopiù concordate con i provider • Vengono inviati almeno due auditor, che raggiungono la sede dell’evento prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata, o per un’intera giornata nel caso l’evento duri più giorni • Il loro compito è quello di verificare che l’attività della segreteria organizzativa (fogli firme, gestione delle anagrafiche, questionari di valutazione, contratti di sponsorizzazione) e i contenuti tecnico-scientifici del programma siano conformi alla normativa e a quanto dichiarato nella procedura online • Hanno il compito di verificare anche le eventuali ingerenze commerciali a livello dei contenuti, anche se quella è attività prioritaria del Comitato di garanzia

COME OPERANO GLI ISPETTORI DELL’OSSERVATORIO NAZIONALE?

Sul sito dell’Agenas sono presenti le check-list adoperata dagli auditor per la valutazione degli standard di qualità. Ne riproduciamo qui di seguito alcune voci, per dare un’idea del tipo di controlli effettuati, e rimandiamo ai documenti originali per una consultazione più esaustiva: ❏ Nel corso residenziale è presente un tutor d’aula con funzioni di facilitazione dell’apprendimento dei partecipanti ❏ La sede di svolgimento e le attrezzature utilizzate sono adeguate rispetto alle tecniche didattiche utilizzate e al numero dei partecipanti ❏ È presente un sistema per la valutazione della qualità della docenza dal punto di vista dei partecipanti ❏ I docenti/relatori (titolari o sostituti) sono quelli indicati ❏ La durata delle sessioni didattiche è pari a quanto previsto nel programma dell’evento ❏ Le presenze sono rilevate con il metodo previsto nella programmazione ❏ La valutazione di apprendimento avviene con la metodologia indicata nel programma ❏ L’evento inizia entro 15 minuti dall’orario previsto ❏ Nel materiale didattico, incluse le slide delle presentazioni, non è indicato alcun riferimento a sponsor e/o nomi commerciali di farmaci, strumenti o presidi sanitari ❏ L’evento si conclude nell’orario previsto o con un anticipo massimo di 30 minuti

IL COMITATO DI GARANZIA

Il Comitato di garanzia opera tramite controlli a sorpresa presso la sede del provider o durante l’evento: il suo compito è quello di valutare la presenza di eventuali conflitti di interesse e prevenire l’ingerenza degli sponsor, accertandosi ad esempio che l’attività promozionale, le dichiarazioni di conflitto di interesse di relatori e responsabili scientifici, i contratti di sponsorizzazione e tutti gli altri i documenti allegati alla richiesta di accreditamento siano conformi alla normativa e rispettino i criteri previsti.

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Accreditare un evento Ecm Entro un mese dalla data di inizio occorre registrare il proprio evento sulla piattaforma Agenas, allegando tutti i documenti necessari

L’ATTO DI NASCITA DI UN EVENTO ECM

Tramite l’applicazione sulla piattaforma Agenas, http://ape.agenas.it, è possibile completare tutte le pratiche necessarie per richiedere l’accreditamento di un evento Ecm, gestire gli eventi già inseriti, effettuare il pagamento dei contributi alle spese e inserire i report obbligatori di fine evento. Il sistema consente di gestire eventi Fad (formazione a distanza), Fsc (formazione sul campo), Res (eventi residenziali) o blended (che combina almeno due dei tre format precedenti). A seconda della tipologia prescelta, la piattaforma richiede di compilare uno specifico set di campi obbligatori, che vanno a costituire la “carta di identità” dell’evento. Alcune di queste informazioni sono più generiche, altre più precise e legate alla tipologia di evento prescelta; è inoltre richiesto l’upload di alcuni documenti, come il programma dell’evento e i curricula vitae dei docenti, che sarà necessario essersi procurati per tempo.

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QUALI INFORMAZIONI INDICARE

In linea di massima, per un’attività formativa residenziale, occorre specificare: • Titolo dell’evento • Luogo di svolgimento • Data di inizio e fine • Eventuali edizioni successive dello stesso evento • Durata effettiva delle attività formative • Quota di partecipazione (in Euro) • Numero di partecipanti previsto • % di provenienza stimata dei partecipanti (locale, regionale, nazionale, internazionale) • Tipologia dei contenuti (specialistici, non specialistici; inerenti a quali discipline, ecc.) • Tipologia dell’evento (congresso, corso di formazione, corso di aggiornamento, ecc.) • Metodologie formative previste (lezioni, confronti, dimostrazioni tecniche, role playing, ecc.) • Obiettivi formativi dell’evento • Dati anagrafici dei responsabili scientifici • Lingua dell’evento ed eventuale ausilio di traduzioni simultanee • Presenza di materiale didattico • Modalità di rilevamento della presenza in aula (foglio firme, badge elettronici, ecc.) • Modalità di verifica dell’apprendimento (questionario, esame orale, esame pratico, esame scritto) • Fonti di finanziamento dell’evento in % (quote di iscrizione, sponsor commerciali e non commerciali, autofinanziamento) • Argomenti macro dell’evento e coerenza con gli obiettivi formativi nazionali (tecnico-professionali, di processo e di sistema) • Professioni mediche a cui si rivolge l’evento • Dichiarazione di possesso dell’autorizzazione al trattamento dei dati personali dei soggetti inseriti durante la registrazione (ad esempio i docenti e i responsabili scientifici), ai sensi del D.lgs. n. 196/2003

DAL 2018 NIENTE PIÙ FIRMA DIGITALE SUGLI ALLEGATI

La procedura richiede di caricare i file relativi ad alcuni documenti fondamentali, tra i quali: • Programma dell’attività formativa • CV dei responsabili scientifici dell’evento • Contratti di sponsorizzazione (tutti riuniti in un unico file) o autocertificazione sull’assenza di eventuali sponsor (nel caso di evento autofinanziato) • Dichiarazione di conflitto di interessi (le autocertificazioni sugli eventuali conflitti di interesse di relatori, docenti, formatori e tutor) Fino al 2017, questi documenti dovevano essere firmati digitalmente dal legale rappresentante del provider Ecm che eseguiva la procedura di accreditamento. In un’ottica di semplificazione, l’Agenas a disposto che dal 1 gennaio 2018 l’obbligo di firma digitale riguarderà solo alcuni altri documenti (come il report consuntivo di fine evento e la relazione annuale del provider), ferma restando la necessità di produrre in modo trasparente e tempestivo tutti i documenti richiesti.

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LE TEMPISTICHE

L’accreditamento di un evento va richiesto entro 30 giorni prima dello svolgimento. Come si può intuire dal genere di informazioni che occorre specificare, come dal fatto che il sistema richiede di allegare una bozza dettagliata del programma e i curricula vitae dei responsabili scientifici, l’accreditamento è uno degli ultimi passi progettuali da compiere, avendo già provveduto a definire nel dettaglio - quindi un mese prima della data dell’evento - tutto ciò che riguarda il finanziamento, le modalità didattiche e i responsabili scientifici.

IL RUOLO DEL COGEAPS E IL REPORT CONSUNTIVO

C’è un’altra importante procedura online che va fatta a evento terminato. Entro 90 giorni dalla fine dell’evento il provider deve infatti trasmettere all’Ente accreditante (Commissione Nazionale o Ente regionale/Provincia autonoma) e al CoGeAPS (Consorzio Gestione Anagrafica Professioni Sanitarie) un report dei crediti attribuiti ai singoli partecipanti, mediante una traccia elettronica comune. Lo standard per la creazione di questo report è l’Xml, un linguaggio informatico comunemente utilizzato per scambiare grandi quantità di dati complessi. Il report consuntivo di fine evento comprende tutte le informazioni sull’evento che abbiamo già visto (titolo, edizione, tipologia, contenuti formativi, docenti e relatori, professioni coinvolte, crediti assegnati, numero partecipanti, quote di iscrizione versate, sponsorizzazioni, eccetera). Questo file contiene inoltre i dati relativi ai singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, specifica se libero professionista, dipendente o convenzionato. Viene indicato se si tratta di un partecipante reclutato direttamente, e se sì da quale sponsor, e il numero di crediti Ecm che gli sono stati assegnati. In questo modo si chiude il cerchio iniziato con l’inserimento dati sul sito Agenas: è pertanto necessario che il tracciato Xml contenga dati coerenti con quanto dichiarato in principio (ad esempio su numero partecipanti, crediti previsti, durata dell’evento, sponsor presenti).

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FOCUS

IL NUOVO ACCORDO STATO-REGIONI Il 2 febbraio 2017 è stato varato un nuovo testo che aggiorna e regolamenta alcuni aspetti relativi al programma di Educazione continua in medicina che è utile conoscere ❑C os’è l’Accordo e perché è importante? La Conferenza Stato-Regioni è un organo collegiale preposto alla cooperazione tra governo centrale, Regioni e Province autonome su alcuni ambiti, tra cui quello della formazione continua in sanità. Il testo degli Accordi Stato-Regioni è sempre stato tra i principali riferimenti normativi per l’Ecm e le regole della formazione accreditata. ❑ I l nuovo Accordo del 2 febbraio 2017 Il testo (pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 29 novembre 2017 e in precedenza reperibile online sul sito Agenas) ha per oggetto “la formazione continua nel settore salute”. Obiettivo dichiarato è quello di proporre delle linee guida per la semplificazione del sistema, con meno burocrazia. Il testo è composto da 98 articoli e di fatto riepiloga e riordina tutte le regole in materia contenute nei precedenti Accordi, diventando un nuovo punto di riferimento normativo. ❑ I l diritto alla formazione Una delle principali novità dell’Accordo è il passaggio semantico a una visione della formazione dei professionisti sanitari basata non solo sul dovere, ma anche e principalmente sul

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diritto. L’art. 24 dell’Accordo infatti stabilisce che: “Ogni professionista sanitario ha diritto all’accesso alla formazione continua”. “È compito dei regolatori istituzionali del sistema Ecm adottare tutte le misure necessarie per rimuovere gli ostacoli di ordine economico, sociale e geografico che limitano di fatto l’accesso alla formazione continua per tutti i professionisti sanitari”. Il testo pone quindi l’accento sulla necessità di agevolare la partecipazione dei medici e di tutti i professionisti sanitari alle attività formative, fermi restando l’obbligo previsto di partecipare al programma Ecm. La formazione è quindi un diritti/dovere del professionista. ❑D isciplina del conflitto di interessi Gli articoli 74 e 76 esplicitano ulteriormente alcuni principi già contenuti nei regolamenti precedenti. • L’art. 74 stabilisce che “il provider non può organizzare eventi formativi presso sedi, anche estere, rese disponibili da aziende aventi interessi commerciali In ambito sanitario”, introducendo esplicitamente una nuova disciplina relativa alla sede dell’evento. • L’art. 76 dà una nuova definizione

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del conflitto di interessi in ambito Ecm, definendolo “ogni situazione nella quale un interesse secondario interferisce o potrebbe interferire con l’interesse primario consistente nell’obiettività, imparzialità, indipendenza della formazione professionale del settore della salute connessa al Programma di educazione continua in medicina”. • Lo stesso art. 76 nei commi successivi stabilisce i vincoli e le responsabilità a cui il provider Ecm deve sottostare per garantire la trasparenza della formazione in sanità. ❑A spetti controversi Si è discusso molto delle possibili ripercussioni di un’applicazione letterale dell’art. 76 quando al comma 3 recita che “il provider non può organizzare e gestire eventi con soggetti che producono, distribuiscono, commercializzano e pubblicizzano prodotti di interesse sanitario”. In altre parole, sembrerebbe che i provider/Pco non potrebbero più farsi carico nemmeno

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dei simposi delle aziende (che sono ovviamente soggetti che producono prodotti di interessa sanitario), limitando il perimetro della loro attività esclusivamente all’Ecm; cosa che di fatto appare poco verosimile e fuori mercato per i provider privati. Sono quindi in corso consultazioni per capire quale interpretazione dare alla norma, tenendo presente che i provider sono già tenuti al rispetto di numerose regole e all’adozione di un regolamento interno per tutelare l’indipendenza della formazione e porsi al di fuori di qualsiasi conflitto di interessi. ❑ I nuovi manuali Ecm Nel momento in cui la presente Guida va in stampa, sono in corso delle consultazioni preliminari che porteranno nel corso del 2018 alla pubblicazione ufficiale dei nuovi Manuali nazionali e regionali di accreditamento per l’erogazione di eventi Ecm, che sono il testo base delle regole e dei requisiti minimi e standard a cui devono attenersi i provider per ottenere l’accreditamento.

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PRIMA DELLâ&#x20AC;&#x2122;EVENTO

Le operazioni indispensabili per passare dalla teoria alla pratica

Compilare il budget preliminare

Gestire inviti e iscrizioni

101

Ingaggiare i relatori

Gestire gli abstract scientifici

105

Firmare i contratti con gli sponsor

Selezionare fornitori e servizi tecnici 108

Costruire il programma scientifico

Utilizzare le check-list

112

Utilizzare i software congressuali

115

Utilizzare app e social media

120

Progettare la comunicazione dellâ&#x20AC;&#x2122;evento 93 Progettare gli spazi congressuali

Rispettare le esigenze di sicurezza

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Testimonianza: La trasformazione digitale dei congressi medici

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PRIMA DELL’EVENTO

Compilare il budget preliminare Strumento di controllo dell’evento in tutte le sue fasi, il budget va costruito fin da subito con metodo per mettere in relazione obiettivi e risorse economiche

COS’È E A COSA SERVE

Il budget preliminare consiste in un bilancio preventivo dei costi e dei ricavi, che ha la funzione di “navigatore satellitare” del progetto: mostra le risorse disponibili in relazione agli obiettivi concreti, e viceversa, così da tenere traccia di tutti i capitoli di spesa. Il budget prende forma man mano e si sviluppa con il contributo determinante del Pco, che in sinergia con il committente analizza le diverse componenti dell’evento e propone eventuali correttivi. Di per sé non è complicato, ma la vera sfida sta nel creare un documento dettagliato, senza tralasciare niente per evitare brutte sorprese in corso d’opera, e nel ripartire le risorse in modo equilibrato.

LA BUSSOLA DEL PROGETTO

Il budget riassume tutto il lavoro di pianificazione che abbiamo visto fin qui. Le scelte fatte determinano il numero e l’importo delle varie voci di costo, mentre i risultati del fundraising, la vendita di spazi espositivi e pubblicitari e le quote di iscrizione andranno a comporre il quadro dei ricavi, che però sarà a sua volta influenzato dalle previsioni di spesa. Ad esempio, per determinare l’importo della quota di iscrizione bisognerà avere già chiaro un costo indicativo del valore dei servizi che si desidera garantire al singolo partecipante.

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PRIMA DELL’EVENTO

IMPARARE A RICONOSCERE I COSTI

Come prima cosa è utile saper distinguere tra le diverse tipologie di spesa, per avere chiaro quali costi saranno prevedibili, quali forfettari, quali potrebbero aumentare in corso d’opera. • Costi diretti e indiretti o Per costi diretti si intendono quelli direttamente legati al nostro progetto: ad esempio i costi del personale, delle trasferte, del catering, delle strutture, dei servizi e via dicendo, che possiamo quantificare attraverso i preventivi dei vari fornitori o I costi indiretti sono di natura generale e non precisamente prevedibile (elettricità consumata, fotocopie, cancelleria, ecc.) e vanno espressi con un forfait • Costi fissi e variabili o I costi fissi sono tali perché indipendenti dalle dimensioni dell’evento: ad esempio l’affitto del centro congressi e il compenso dei relatori rimarranno invariati sia che i partecipanti siano 180, 200 o 220 Cercate di coprire i costi fissi (ad esempio l’affitto della sala congressuale) con i ricavi delle sponsorizzazioni, i o I costi variabili al contrario crescocosti variabili (ad esempio il catering) con le quote di no in proporzione alle dimensioni iscrizione: in questo modo a entrata certa corrisponderà dell’evento: il catering, tipicamenuna spesa certa, e a entrata variabile (in funzione del te, costerà di più all’aumentare numero totale degli iscritti) corrisponderanno spese vadel numero di iscritti, così come riabili. Così sarà più facile rispettare la sostenibilità ecoogni altra voce di spesa “ad pernomica dell’insieme. sonam” (kit congressuale, eventuali gadget, ecc.)

La dritta

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PRIMA DELL’EVENTO

SCEGLIERE CON ATTENZIONE

Tenere i costi di iscrizione molto bassi per favorire una partecipazione numerosa è una decisione legittima, purché non esponga al rischio di dover tagliare sulla qualità dei servizi per non aver preventivamente arrotondato l’importo della quota. Per ovviare al problema si possono stabilire dei costi variabili extra – rispetto alla quota di iscrizione – per i servizi extra, ad esempio per la cena di gala, rendendola quindi opzionale e riservando così un apposito budget per quella singola voce di spesa.

COME SI PROCEDE

Che aspetto ha un documento di budget? Non ci sono regole precise per la sua stesura, anche se il sistema più semplice è utilizzare un programma come Excel e affini, seguendo uno dei molti modelli disponibili. Si tratta di creare una grande tabella, o un insieme di tabelle, ciascuna delle quali si riferisce a una macro-area dell’evento o a una tipologia di spesa, secondo lo schema visto in precedenza.

ALCUNE POSSIBILI VOCI

A puro titolo di esempio, ecco alcune classi di capitoli di spesa che andrebbero previsti in un evento di medie dimensioni. •S ede congressuale e servizi annessi: noleggio degli spazi, allestimenti, servizi tecnici e audio-video, l’eventuale regia, la traduzione simultanea, il televoter. • Staff e collaboratori: hostess, segreteria organizzativa, compensi dei relatori. • Pasti e coffee break: servizio catering, welcome cocktail, colazioni di lavoro, cena del presidente con relatori invitati ed eventuale cena di gala. • Ospitalità: eventuale alloggio offerto ai relatori. • Logistica e trasporti: servizi di viaggio e transfer previsti (biglietteria aerea o ferroviaria dei relatori invitati a proprie spese, trasferimenti da e per l’aeroporto o la stazione ferroviaria e verso le sedi destinate alle attività sociali). • Attività di comunicazione e promozione dell’evento: aggiornamento o creazione di un sito web, sviluppo di un’app congressuale, campagna promozionale. • Prodotti editoriali: stampati o impaginati (save the date, pieghevole del programma, locandina dell’evento, cartelloni segnaletici da esporre, volume degli atti congressuali, volume degli abstract) inserendo sia i costi di progettazione grafica e produzione testi, sia quelli di stampa e distribuzione. • Materiali vari e cancelleria: badge, fogli firme, blocchi, quaderni, penne… • Software gestionali: eventuali costi di acquisizione e licenza di un programma ad hoc per monitoraggio iscrizioni, conteggio crediti Ecm ecc. • Kit congressuale: borsa con il logo dell’evento, cancelleria, materiale informativo, piccoli cadeau, targhe regalo per gli ospiti importanti…

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Ingaggiare i relatori Se è previsto un compenso, esiste uno specifico iter per reclutare i dipendenti pubblici, anche se svolgono un’attività libero-professionale

COSA C’È DA SAPERE

Quando si invita un relatore, è comune prevedere di assegnargli un compenso per la sua prestazione professionale. Non si parla di un rimborso spese, ma di un vero e proprio onorario, indipendentemente dal fatto che si tratti di un “gettone” forfettario di presenza o di un importo pattuito al termine di una trattativa con l’interessato. Esiste tuttavia una legge, la n. 165 del 2001, che regolamenta la possibilità di erogare compensi ai dipendenti di strutture pubbliche (come ospedali o Asl) e rende necessario richiedere un’apposita autorizzazione preventiva all’ente di appartenenza del professionista. Senza autorizzazione non è possibile procedere. Il testo della legge prevede numerose deroghe, eccezioni e casi di confine in cui non è semplice orientarsi – ma necessario, perché l’inadempienza è soggetta a sanzione amministrativa.

COSA DICE LA LEGGE?

La legge n. 165/2001, articolo 53, tratta di “Incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi”, e stabilisce che “i dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza”. Tale autorizzazione “deve essere richiesta all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privati, che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro trenta giorni dalla ricezione della richiesta stessa”.

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La legge distingue diversi casi in base al tipo di evento in oggetto (se convegno o corso di formazione) e dello status lavorativo del professionista invitato, ossia del suo inquadramento professionale. La disciplina per un dipendente pubblico a tempo pieno non è infatti la stessa nel caso di un libero professionista, di un dipendente pubblico part time o di un docente universitario. Questa varietà di casistiche rende estremamente complesso capire in quali casi sia effettivamente necessaria l’autorizzazione preliminare, in quali no, e in quali sia meglio predisporre comunque una comunicazione ufficiale all’ente di competenza, per opportuna conoscenza (anche se quest’ultima azione non è obbligatoria). Per rendere il tutto più complicato, la legge non prevede solo la comunicazione preventiva, ma stabilisce anche che chi effettua il pagamento debba darne ulteriore comunicazione all’Ente di appartenenza del relatore entro 15 giorni, indicando l’ammontare del compenso erogato.

SANZIONI E DOPPIA COMUNICAZIONE

La 165/2001 è diventata nota agli organizzatori di eventi medico-scientifici nel momento in cui la Guardia di Finanza ha cominciato a effettuare controlli sul rispetto della suddetta normativa nell’ambito congressuale, e a comminare sanzioni di circa 2.000 euro per ogni inadempienza: cifre che possono impattare significativamente sul budget di un evento, e se i relatori invitati a partecipare senza autorizzazione sono più d’uno, il conto finale può essere salato. Il responsabile dell’infrazione è chi materialmente eroga il compenso al relatore-dipendente pubblico, ovvero il provider/Pco.

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SILENZIO-DINIEGO E SANATORIE RETROATTIVE

Per il concomitante effetto della legge 231/2001 sulla responsabilità amministrativa degli Enti, non vale la regola del silenzio-assenso, bensì del silenzio-diniego: se l’autorizzazione richiesta non arriva entro trenta giorni deve considerarsi equivalente a un rigetto. A causa dei ritardi nei tempi di risposta degli uffici pubblici, è tuttavia possibile che l’autorizzazione venga accordata, ma arrivi oltre il limite dei trenta giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli organizzatori (che probabilmente nel frattempo hanno già tenuto il convegno e pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.

LA SOLUZIONE DI FEDERCONGRESSI

Per dotare i propri associati di una procedura operativa affidabile nei confronti della normativa sui compensi, Federcongressi ha sviluppato, tramite un apposito consulto legale, una griglia che consente di individuare con certezza il proprio caso e la conseguente azione da intraprendere. Per ogni situazione, poi, è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi (sono stati elaborati fino a 11 modelli differenti, grazie a cui i Pco associati a Federcongressi possono gestire ogni singola situazione).

•S e non è previsto un compenso al relatore, il discorso è chiuso in partenza: non occorre nemmeno distinguere in base al tipo di evento o allo status del professionista, non è affatto necessaria alcuna comunicazione all’Ente, né prima né dopo l’ingaggio. • Se è previsto un compenso (a prescindere dall’importo) occorre distinguere il tipo di evento per il quale vorremmo reclutare il relatore. o Se si tratta di un convegno di natura informativa o divulgativa, o di un corso di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non è necessario richiedere l’autorizzazione preliminare, e solo in questo secondo caso (corso di formazione per la PA) è consigliabile dare una comunicazione all’Ente di appartenenza del relatore. o Se si tratta di un corso di formazione Ecm e non è rivolto esclusivamente a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore. ✓ Se si tratta di un dipendente privato la norma non si applica – dal momento che concerne solo i dipendenti pubblici ✓ Se si tratta di un libero professionista, un docente universitario part-time o

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full-time, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico la norma non si applica. In tutti questi casi non è necessaria l’autorizzazione preliminare all’ente, ma è comunque ragionevole tutelarsi con una comunicazione informativa all’Ente, per opportuna conoscenza. ✓ Se si tratta di un dipendente di un ente pubblico a tempo pieno o con possibilità di attività libero-professionale extra moenia è indispensabile ottenere l’autorizzazione preliminare dell’Ente di appartenenza, per non infrangere quanto previsto dalla legge 165/2001.

RICAPITOLANDO

Per gentile concessione di Federcongressi&eventi riproduciamo una tabella riepilogativa della procedura da seguire per individuare il proprio caso rispetto alla legge 165/2001. Per ogni singola variante, l’associazione mette a disposizione dei Pco membri gli appositi documenti per procedere con le diverse comunicazioni agli Enti di competenza. Tre condizioni da verificare 1. è previsto compenso al relatore?

2. quale tipo di evento?

qualsiasi convegno informativodivulgativo corso di formazione diretto solo a dipendenti pubblici

Azione necessaria

3. status lavorativo del dipendente?

richiesta di autorizzazione all’ente (d.lgs 165/2001, art. 53)

qualsiasi

SÌ (facoltativa)

dipendente di ente privato libero professionista dipendente ente pubblico part-time fino al 50% docente universitario part/full-time

SÌ

corso di formazione

comunicazione informativa all’ente

SÌ (facoltativa) NO

SÌ (facoltativa)

borsista, volontario non strutturato, co.co.pro. e altri contratti atipici dipendente ente pubblico con possibilità di attività libero professionale (extra-moenia)

SÌ (obbligatoria) NO

dipendente ente pubblico a tempo pieno

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Firmare i contratti con gli sponsor Ci sono alcune regole e modelli da seguire per redigere gli accordi con le aziende che sponsorizziano eventi e congressi Ecm

UN PASSAGGIO DELICATO

Le sponsorizzazioni sono fondamentali per gli eventi e i congressi medici, rappresentandone la principale voce di fundraising. Allo stesso tempo si tratta di uno degli aspetti più controversi e delicati, per la possibilità che gli sponsor, essendo portatori di interessi commerciali legati ai temi del convegno (in virtù del principio di attinenza sancito dall’art. 124, D.lgs n.219/2006) possano influenzare i contenuti della formazione o l’orientamento dei partecipanti.

MODELLO CONTRATTUALE

L’Agenas ha messo a disposizione sul suo sito un modello di contratto di sponsorizzazione tra provider e azienda, che è di fatto lo standard utilizzato nella maggior parte dei casi. Tutti i contratti vanno inseriti durante la procedura di registrazione dell’evento Ecm. Ne riportiamo qui di seguito alcuni passaggi (grassetti nostri) che sanciscono l’imparzialità e impermeabilità dei provider rispetto agli interessi commerciali dello sponsor.

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• I l Provider si impegna ad organizzare l’Evento, adottando le regole di correttezza e trasparenza, senza subire interferenze da parte dello Sponsor, e a dichiarare di svolgere la propria attività in assenza di conflitto di interessi. • Il Provider è responsabile dell’organizzazione dell’Evento e del contenuto formativo, che determina unilateralmente, della qualità scientifica e didattica, così come dell’integrità etica di tutte le attività educative e formative che verranno svolte in occasione dell’Evento. • Il Provider dichiara che l’Evento è stato organizzato e sarà condotto dal Responsabile Scientifico in piena autonomia e senza alcuna influenza o interferenza. • Al fine di consentire una verifica sulla qualità e obiettività scientifica dell’Evento, il Provider dichiara fin d’ora che sottoporrà a docenti e discenti uno specifico questionario in cui questi possano esprimere i propri commenti, indicando, fra l’altro, se hanno percepito un’influenza di conflitto d’interessi nel materiale distribuito o nella gestione stessa dell’Evento. • L ’elenco e gli indirizzi dei partecipanti all’Evento verranno mantenuti riservati. • Il Provider si impegna a conservare una completa ed accurata documentazione relativa ai propri rapporti con lo Sponsor per un periodo di durata non inferiore a cinque anni. • Nessun compenso deve essere pagato dallo Sponsor direttamente al Responsabile Scientifico dell’Evento, a singoli docenti o agli altri soggetti coinvolti nell’attività sponsorizzata. Tali pagamenti/rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal Provider, sulla base del proprio regolamento interno formalmente approvato dalle Parti. • Il Provider si impegna ad acquisire le necessarie dichiarazioni relative ai rapporti pregressi del Responsabile Scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali, che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative.

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• L a progettazione e l’erogazione delle attività formative, nonché la produzione del materiale educativo, sono gestite unicamente dal Provider. Lo Sponsor non deve e non può in alcun modo influenzare la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell’attività educazionale che sponsorizza. • Lo Sponsor, nel corso di esecuzione del presente contratto, non può subordinare il pagamento del compenso ovvero l’erogazione del finanziamento concordato a direttive o consigli che riguardino i contenuti, il corpo docente o altre questioni relative al normale svolgimento dell’Evento formativo. • Il Provider può autorizzare lo Sponsor a diffondere informazioni relative all’attività Ecm presso la comunità dei professionisti della sanità. Tale eventuale informativa, tuttavia, dovrà essere concordata preventivamente con il Provider e deve evidenziare che l’attività Ecm è espletata dal Provider con il supporto economico non condizionante dello Sponsor. • È consentito indicare lo Sponsor all’ultima pagina di depliant, programmi di attività Ecm e materiale informativo, nonché prima dell’inizio e dopo il termine dell’Evento. In nessun caso potrà essere fatto riferimento al nome commerciale dei prodotti di interesse sanitario nel corso dell’Evento e negli spazi dedicati alla formazione.

GLI ERRORI DA EVITARE

A puro titolo esemplificativo e non esaustivo, ecco alcuni comportamenti proibiti che, se accertati, costituirebbero una violazione molto grave del regolamento Ecm sulle sponsorizzazioni. L’accorto rispetto di questi e altri elementi di garanzia è un obbligo di legge e contemporaneamente un ingrediente basilare della qualità dell’evento. Per questo è più che mai raccomandabile rivolgersi sempre a provider Ecm esperti e qualificati, dotati delle competenze e delle risorse umane necessarie per adempiere correttamente a tutti gli aspetti normativi indicati, perché un solo errore, per quanto involontario (l’omissione del contratto con uno sponsor dell’ultimo minuto, il lapsus di uno speaker che menziona un farmaco, una dichiarazione di conflitto d’interessi non registrata o smarrita) può avere ripercussioni molto serie su tutto l’evento. • Inserire pubblicità o consentire attività promozionale nelle sale sede di attività Ecm residenziale e nei materiali durevoli della Fad, nel materiale cartaceo consegnato ai partecipanti (giornali, syllabus, pubblicazioni, ecc.), nelle pagine adiacenti al programma o nei questionari di valutazione. • Presenza di pubblicità e attività promozionali che interferiscano e disturbino l’attività Ecm (compresi pasti e attività sociali). • Pubblicità multimediali all’interno del materiale informatico e audiovisivo Fad (finestre pop-up, videate, spot promozionali). • Utilizzo del nome commerciale di farmaci, strumenti, dispositivi, anche se non correlati con l’argomento trattato. • Non dichiarare il supporto finanziario o di risorse fornite dallo sponsor commerciale. • Indicare lo sponsor al di fuori degli spazi consentiti (prima dell’inizio e dopo il

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• •

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termine del corso, oppure all’ultima pagina di dépliant e programmi di attività Ecm residenziali e Fad e anche all’inizio o alla fine del materiale durevole Fad). Riportare nome o logo dello sponsor nelle slide e nel materiale durevole Fad. Non rendere disponibile tutte le convenzioni e i contratti di sponsorizzazione che indicano in modo esplicito le obbligazioni di entrambi i contraenti (provider e sponsor). Mancata conservazione per 5 anni da parte del provider dei dati relativi alla valutazione e attribuzione dei crediti. Presenza di influenze commerciali nelle attività di rilievo dei fabbisogni formativi, definizione degli obiettivi e dei contenuti dell’evento, delle tecniche didattiche, nella selezione dei docenti/tutor.

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PRIMA DELL’EVENTO

Costruire il programma scientifico Qualità e interesse sono le leve per favorire il massimo coinvolgimento dei partecipanti, insieme al ritmo e all’interattività delle sessioni

CATTURARE L’ATTENZIONE

L’elaborazione del programma è ovviamente in capo al referente scientifico dell’evento e al comitato dell’associazione, che seleziona i contenuti e sviluppa la scaletta del convegno sulla base di una precedente mappatura dei temi da trattare, condotta all’interno dell’associazione, tramite il board o dal provider. La vera sfida, una volta individuati i contenuti, è trovare il modo di veicolarli attraverso la riflessione sui format e declinarli in un programma stimolante.

QUALCHE SPUNTO

Esistono alcuni semplici accorgimenti che è possibile seguire per valorizzare al massimo la qualità dell’evento e stendere un programma al tempo stesso agile e interessante. • Giocare d’anticipo con le app: le applicazioni mobili per congressi spesso consentono di inviare domande durante gli interventi dei relatori, in questo modo la scaletta del question time sarà già pronta e il relatore dovrà solo leggere e rispondere ai quesiti (si semplifica così anche la reticenza a prendere la parola in pubblico, che spesso frena i dibattiti). • Largo ai giovani: è sempre più apprezzata la pratica di dare agli autori dei poster migliori la possibilità di esporre oralmente il proprio studio, riservandogli delle brevi sessioni ad hoc.

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•B YOD: sempre più diffuso è l’approccio noto come “bring your own device”, che invita i partecipanti a portare con sé in aula smartphone o tablet, che verranno impiegati attivamente all’interno delle sessioni, anche in modo creativo (utilizzando le funzionalità dell’app congressuale “dal vivo”, stimolando la produzione di tweet, rispondendo a sondaggi e quiz online in tempo reale, ponendo domande al relatore per un approfondimento successivo, ecc.) • Appuntamento al poster: fissare un orario in cui gli autori dei poster si rendono disponibili per incontrare il pubblico e conversare sui risultati delle loro ricerche. • Razionalità nelle sessioni: tre sessioni da 30’ o quattro (due da 30’ e due da 15’) garantiscono una buona alternanza nell’arco di 90’. Meglio evitare comunque di superare le 2 ore consecutive per non appesantire il pubblico. • Favorire l’interattività: oltre alla consueta e classica alternanza tra sessione plenaria (in cui solitamente intervengono gli speaker più importanti) e sessioni parallele (con un panel di relatori più variegato e 1-2 chair o moderatori) ci sono poi vari modi per rendere più interattiva e animata una sessione. Ad esempio il format Meet the expert, in cui un esperto si mette a disposizione di un audience ristretta, 10-20 persone al massimo. Negli USA spesso questi momenti sono utilizzati per rendere interattivi la pausa pranzo o la colazione: il relatore di solito ha già mangiato e dedica una mezz’ora del suo tempo al pubblico, rispondendo alle domande dai tavoli. Oppure le Pro/Con session: un moderatore gestisce il dibattito tra due relatori che presentano punti di vista differenti su una stessa questione, inframmezzando gli interventi con domande dal pubblico per alimentare il dibattito.

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PRIMA DELL’EVENTO

•R ispettare i tempi: può sembrare banale, ma andare troppo “lunghi” con interventi e sessioni può far accumulare ritardi che rendono difficile gestire la scaletta. I chair/moderatori devono essere molto bravi e tenere d’occhio l’orologio per non sforare al di là di un tollerante “quarto d’ora accademico”. • Lavorare sulla struttura: il Pco detiene la timetable dell’evento, ovvero la scaletta con gli orari e l’articolazione delle sessioni. È consigliabile selezionare i contenuti e gli interventi sulla base delle tempistiche piuttosto che fare il contrario. • Privilegiare gli interessi del pubblico: negli eventi formativi la curiosità e le richieste dei partecipanti sono una molla fondamentale, ed è preferibile affidarsi ad essi piuttosto che selezionare a priori determinati contenuti o relatori. • Scegliere dei bravi coordinatori: non tutti sono esperti di tutto, e nel caso di eventi multidisciplinari il comitato scientifico può delegare la scelta dei relatori e degli argomenti a dei coordinatori più competenti in una determinata materia. • Chiedere consigli: molte associazioni si avvalgono di advisory board internazionali che hanno il compito di suggerire trend e tematiche attuali su cui concentrarsi nella scelta degli argomenti. • Lasciare spazio alle domande: dopo ogni singolo intervento è opportuno prevedere almeno dieci minuti di “question time”. Meglio evitare di raggruppare insieme domande su argomenti diversi o su più sessioni tutte in una volta.

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PRIMA DELL’EVENTO

Progettare la comunicazione dell’evento Individuate i target a cui volete rivolgervi e muovetevi di conseguenza attraverso le piattaforme di comunicazione più utilizzate da questi pubblici, distinguendo tra specialisti e opinione pubblica, ma senza rinunciare a nessuno dei due

NUOVE FRONTIERE

Il modo di promuovere gli eventi medico-scientifici è cambiato rapidamente nel giro di pochi anni. La comunicazione digitale ha rapidamente soppiantato gli stampati: sempre più spesso il fulcro è rappresentato dal sito web dell’associazione o del congresso stesso, a cui si collegano come satelliti i profili social – Facebook, Twitter, LinkedIn. Il tutto si inscrive ovviamente all’interno di un fenomeno più ampio - che ciascuno sperimenta in prima persona - sulla trasformazione dei modi di informarsi e comunicare.

INDIVIDUARE GLI INFLUENCER

Con questo termine si denomina una nuova tipologia di “opinion leader”, non strettamente legati a un’autorevolezza accademica o scientifica. Possono essere personaggi presenti sui social media e specializzati su altri ambiti, che però godono di credibilità presso il loro pubblico e possono condizionarne gli orientamenti. Nella fluidità comunicativa che caratterizza il web 2.0, occorre allenarsi a pensare in modo sempre più trasversale e non convenzionale.

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PRIMA DELL’EVENTO

COMUNICAZIONE “INTERNA”

Definiamo “interna” l’attività di comunicazione indirizzata ai più diretti interessati, ovvero i potenziali partecipanti. • Questione di ritmo: le comunicazioni pre-evento devono attenersi a una scansione precisa, ad esempio (nei casi più articolati): 1. save the date 2. invito con bozza del programma 3. call for abstract 4. eventuale promemoria 5. conferma di avvenuta iscrizione e informazioni utili A evento concluso, come vedremo, andrebbero fatti seguire messaggi di ringraziamento e altre comunicazioni che facciano da ponte verso eventuali appuntamenti futuri. • Affidarsi ai provider: le società per la formazione in sanità hanno un’esperienza trasversale in fatto di eventi scientifici, e possono fornire consigli utili su come ampliare e “targetizzare” meglio il pubblico di un convegno, attraverso quali canali raggiungerlo, come scandire la comunicazione per renderla più efficace. • Coordinarsi con gli sponsor: anche le aziende spesso danno comunicazione del loro appoggio a un’iniziativa congressuale, tramite i loro profili social, i loro siti web o altro, e questo può facilmente tradursi in una cassa di risonanza per l’evento. Può essere utile verificare con i referenti delle aziende sponsor se sono previste comunicazioni del genere, e attraverso quali canali. • Non escludere a priori la carta: in molti casi gli stampati (poster, brochure, volantini) sono ancora molto apprezzati, specie se si tratta di promuovere con un certo anticipo la futura edizione di un congresso: generalmente è presente uno stand con i materiali informativi sull’evento dell’anno venturo, per fare da ponte tra un’edizione e l’altra e dare la possibilità ai delegati di organizzare per tempo la loro partecipazione. • Video e immagini: sul web (ma non solo) la comunicazione ha tempi sempre più ristretti e deve confrontarsi con una pluralità di messaggi. È un po’ ciò che è accaduto in campo pubblicitario già molto tempo fa. Questa accelerazione favorisce l’impiego di linguaggi diretti e veloci, come brevi video e immagini o infografiche, che supportano e spesso sostituiscono il testo scritto, a cui vengono affidati messaggi sempre più concisi. Questo equilibrio è da tener presente quando si tratta di fare brevi comunicazioni d’impatto (come annunciare la data del convegno con un save the date). • Pensare per tempo alle app: le applicazioni mobile sono sempre più un “must” irrinunciabile per i congressi. L’ideale sarebbe dotarsi di un’app in grado di durare nel tempo che si arricchisce di volta in volta con i contenuti di ogni nuova edizione, anche se non sempre questo è possibile. I medici comunque trovano ormai più pratico consultare le informazioni sull’evento da tablet o da cellulare. • Ragionare “social”: una delle più prestigiose testate del mondo medico, la britannica “The Lancet”, è attivissima su Twitter e Facebook. Ciò dimostra che anche la divulgazione specialistica e scientifica più autorevole ha ormai innovato i sui stili, e occorre pensare a comunicazioni già a misura di “condivisione” o “ritweet”.

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PRIMA DELL’EVENTO

COMUNICAZIONE “ESTERNA”

Oltre ai partecipanti tuttavia può essere utile coinvolgere – almeno per certe tipologie di convegno – strati più ampi di opinione pubblica. Si tratta di analizzare i contenuti da più punti di vista, individuando anche delle possibilità alternative per ottenere la massima visibilità. È sufficiente porsi alcune domande: 1. Ci sono contenuti dell’evento che possono essere rilevanti anche per i non addetti ai lavori? 2. Se sì, quali sono i media più utilizzati da tali pubblici per reperire informazioni? 3. In generale, quali sono i media più autorevoli sui temi di riferimento? n semplice esempio: se il nostro convegno affronta temi legati all’alimenta•U zione come forma di prevenzione per alcune patologie, potrebbe interessare non solo i media (riviste, pagine dei quotidiani, siti web e trasmissioni radiotelevisive) che parlano di salute, ma anche tutto ciò che riguarda l’alimentazione: quindi la cucina, gli stili di vita. Il nostro evento medico-scientifico potrebbe diventare quindi una “notizia” per un pubblico più ampio e variegato, che includerebbe anche i food blogger, le rubriche gastronomiche dei telegiornali, le riviste e i periodici di cucina, eccetera. • Il ruolo degli uffici stampa: le agenzie di comunicazione hanno l’obiettivo di porsi come un ponte tra il soggetto di cui curano la comunicazione (sia esso un Ente pubblico, un’azienda privata, un singolo evento o un qualsiasi brand) e i mass media. Svolgono inoltre un’utile funzione di filtro in entrata, ponendosi come punto di riferimento per le domande provenienti dai media - richieste di approfondimenti, proposte di interviste a portavoce dell’associazione, eccetera. Insieme a tutte le altre attività di comunicazione, quelle svolte dagli uffici stampa concorrono a formare e consolidare l’immagine pubblica di un’organizzazione e del suo brand. • Le digital PR: le “pubbliche relazioni online” hanno ormai lo stesso peso dei media tradizionali. Accanto alla stampa “ufficiale” sono da conteggiare anche soggetti estranei al giornalismo professionale: blogger e gestori di profili social, in particolare.

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IMPOSTARE UNA CAMPAGNA STAMPA

Una volta individuati il “cosa” (la notizia) e il “chi” (i pubblici e le testate di riferimento) si tratta di analizzare il “come” e il “quando” della campagna di comunicazione. Occorre capire come ingaggiare l’attenzione dei diversi media, diversificando se necessario le strategie per veicolare le notizie nella loro direzione. • Conferenze stampa: invitare un gruppo selezionato di giornalisti, blogger, influencer di varia natura a presenziare all’evento o a una singola sessione loro dedicata, in cui verranno presentati i contenuti dell’evento. • Teasing: si potrebbe decidere di anticipare alcuni contenuti nelle settimane precedenti il convegno, con una serie di comunicati mirati, per alzare la curiosità e il livello di attenzione sull’argomento: si parla in questo caso di teasing, meccanismo ben noto al marketing e alla pubblicità, che può essere applicato con efficacia anche in altri contesti. • La rassegna stampa: è la raccolta e archiviazione di tutti gli articoli (online e offline) contenenti parole chiave di nostra scelta: in questo caso potrebbero essere il nome del congresso o dell’evento, della società organizzatrice, ma anche altre parole tematiche legate ai contenuti scientifici trattati (“oncologia”, “rinoplastica”, “Alzheimer”, eccetera). In questo modo è possibile avere una panoramica immediata di tutto ciò che è stato pubblicato sui temi di nostro interesse nell’ultimo periodo, e studiare meglio come inserirsi in questo flusso. Esistono fornitori specializzati, a cui si rivolgono gli stessi uffici stampa, che tramite dei software appositi analizzano in automatico migliaia e migliaia di fonti ogni giorno, alla ricerca delle parole chiave indicate dagli operatori, e includono sia i quotidiani appena andati in stampa sia i contenuti pubblicati sul web. In questo modo il committente di una rassegna può ricevere per mail, già nelle prime ore della mattinata, un report completo di tutto ciò che viene detto su di lui (o sugli argomenti di suo interesse) dagli organi di informazione. • Ragionare bene sulle fonti: la scelta dei media da raggiungere è tutt’altro che banale, e dipende soprattutto dal livello di specializzazione dell’evento e dalla sua estensione territoriale. Se il convegno si svolge a Roma, potrebbe avere poco senso includere nell’analisi le testate locali della Sardegna; ma se sapessimo che il gruppo che presenterà i risultati di uno studio che potrebbe interessare i media è coordinato da un dipartimento universitario di Cagliari, la scelta potrebbe essere diversa.

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PRIMA DELL’EVENTO

Progettare gli spazi congressuali Razionalità e funzionalità sono essenziali per agevolare la logistica e garantire un’agevole fruizione delle aree comuni e delle meeting room

EQUILIBRIO TRA LOGISTICA E SICUREZZA

Questa fase deve ovviamente tenere conto delle esigenze di sicurezza dell’evento e in più seguire dei criteri di razionalità e funzionalità che possono apparire scontati solo a chi non abbia effettivamente dovuto predisporre una location per accogliere un evento con decine o centinaia di partecipanti. Una scelta poco meditata può creare rallentamenti in fase di iscrizione, entrata o uscita dalle sale, negli intervalli tra le sessioni o nelle aree comuni. Ci sono poi degli spazi – come quelli destinati agli stand degli sponsor e alle poster sessions – in cui va garantita e anzi agevolata la circolazione.

ALCUNE AVVERTENZE

•S cegliere location della dimensione adeguata: sembra una banalità, ma anche i Pco più esperti confermano che non è così semplice senza un minimo di “occhio clinico”. Bisogna saper tener conto dell’intera scaletta del programma, degli orari di arrivo e di massima affluenza, dei percorsi di afflusso e deflusso generali. • Non rinunciare alla site inspection: le schede tecniche e descrittive sono molto utili, ma per rendersi conto della reale capienza e pedonalità di una location nulla può sostituire l’esperienza diretta, meglio se in compagnia di qualcuno che ha esperienza nell’organizzazione di eventi 8e quindi un insostituibile “occhi clinico”).

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•C onsiderare le aree comuni: ci sono centri congressi che a prima vista sembrano appetibili perché hanno sale plenarie molto ampie, ma foyer e aree espositive insufficienti per prevedere l’allestimento di un catering adeguato. Se prevediamo fino a mille partecipanti, dobbiamo considerare tutti i loro movimenti e non solo la fase in cui sono “spettatori”.

•V alorizzare tutti gli spazi: ci saranno sicuramente zone più “sacrificate” di altre – soprattutto nelle aree espositive - perché più distanti dagli ingressi e magari relegate in fondo al foyer o alla sala. Per far sì che i partecipanti circolino in modo omogeneo (e garantire la giusta visibilità a tutti i poster o agli stand degli sponsor) si può collocare lì vicino qualche desk di servizio o un tavolo di coffee break. In questo modo si crea passaggio e si evitano eccessive concentrazioni di persone in un solo punto, a vantaggio di tutti. • Riunire area espositiva e area poster: se possibile, ovviamente, ma un buon modo di sfruttare un ampio foyer è quello di creare un unico grande open space continuo, in modo che chi va a consultare i poster transiti di fronte agli stand espositivi e viceversa. • Mettersi nei panni dell’utente: quando scegliete dove sistemare il coffee break, immaginate di essere voi stessi in coda per il ristoro, o di essere uno dei camerieri. È chiara la direzione della fila? Si creeranno assembramenti? Lo staff che serve il rinfresco avrà abbastanza spazio per muoversi e allestire il tutto? Domande di questo tipo aiutano a evitare gli errori più comuni. • Moltiplicare le possibilità: a prescindere dal numero di partecipanti, se c’è abbastanza spazio, sfruttatelo. Se potete, prevedete due punti di ristoro anziché uno, tre desk di registrazione, due o più file per il ritiro dei badge, eccetera. In questo modo si eviteranno file, ritardi, complicazioni anche minime ma che alla fine di una giornata di convegno fanno la differenza.

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•S egnaletica chiara e definita: i centri congressi migliori ovviamente dispongono già di una segnaletica interna, ma tocca a noi predisporre la segnaletica di contenuto, indicare per esempio in quale sala si tiene quale sessione sul tale argomento, e a che ora. Prevedere cartelli fuoriporta, locandine con frecce chiare e prive di ambiguità è un servizio ai partecipanti e un essenziale fattore di fluidità logistica. • Info point subito all’ingresso: la segnaletica però non potrà mai sostituire la cortesia e la chiarezza delle indicazioni date da una hostess o uno steward che indichi fin da subito ai partecipanti la posizione dei vari servizi. Un banco informazioni all’ingresso della struttura, prima ancora del banco della segreteria vera e propria, può fare la differenza ed evitare code o fraintendimenti inutili. • A ognuno il suo: lasciare per quanto possibile alla segreteria il compito di registrare i partecipanti, distribuire i badge e i questionari e in generale espletare tutte le procedure tecniche legate al convegno e alle pratiche Ecm, e prevedere altri spazi per le informazioni generali (come l’info point di cui sopra). • Confrontarsi con gli esperti: dialogare con lo staff del centro congressi, dell’hotel o con il Pco e con gli allestitori, fare domande e porre i propri dubbi è essenziale per trovare soluzioni logistiche che possano soddisfarci in quanto organizzatori. È importante affidarsi alla professionalità di chi ha più esperienza pratica sul campo, ma non per questo bisogna rinunciare a esprimere i propri desiderata.

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PRIMA DELL’EVENTO

Rispettare le esigenze di sicurezza Affidarsi al personale della struttura, studiare bene l’area, presidiare gli accessi e organizzare la logistica per adeguarsi al coefficiente di rischio dell’evento

CAUTELA E BUONSENSO

La scelta di una struttura/centro congressi di qualità ovviamente semplifica molto l’analisi degli aspetti legati alla sicurezza. Se ci si affida a un Pco, inoltre, sarà sua cura verificare che i piani di evacuazione e gli accorgimenti per la sorveglianza dei locali siano aggiornati ed efficienti. Tuttavia è sempre utile aver ben presente le più elementari norme e i punti d’attenzione per la gestione delle emergenze, specie se quella di organizzare eventi non è la propria occupazione principale. • Verificare la presenza di vie di fuga: ogni sala e spazio comune deve essere facilmente evacuabile, e non devono crearsi strozzature che rendano difficile l’afflusso e il deflusso delle persone. Meglio procurarsi per tempo una planimetria degli spazi utilizzati. • Non occupare inutilmente gli spazi: una location attenta segnalerà dove è possibile collocare uno stand, il tavolo della segreteria o l’area catering, e dove invece no. Nelle aree espositive occorre lasciare un corridoio sufficientemente ampio per il passaggio, tenendo conto che si creeranno anche dei capannelli di persone ferme davanti agli stand o ai poster.

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PRIMA DELL’EVENTO

•A ccertarsi che le uscite d’emergenza siano aperte e segnalate: meglio essere pignoli e non dare niente per scontato. Una location all’altezza deve curare impeccabilmente questo aspetto, ed è meglio che anche i responsabili dell’evento conoscano in anticipo l’ubicazione di scale antincendio e uscite varie. • Telecamere e sorveglianza: i centri congressi e gli hotel solitamente hanno impianti di sorveglianza a circuito chiuso, e in alcuni casi, specie per gli eventi più grandi, dispongono di un proprio servizio di security. • Monitorare gli accessi: è sempre opportuno fare in modo che nessuno che non sia iscritto all’evento possa accedere senza controllo alle aree comuni, al guardaroba e all’area espositiva. Il desk di accoglienza svolge già un’importante funzione di filtro in entrata; per lo stesso motivo occorre fornire badge, pass, braccialetti o simili a tutti coloro che sono autorizzati a circolare nell’edificio il giorno dell’evento. • Ambulanza obbligatoria: la normativa impone agli organizzatori di eventi con una grossa partecipazione di pubblico, di prevedere la presenza di uno o più presidi sanitari fissi, con ambulanza e, a seconda dei casi, anche con la presenza di un medico. L’obbligo e il numero di ambulanze scattano a seconda del coefficiente di rischio dell’evento, calcolato con il cosiddetto “algoritmo di Maurer”. Pco e strutture congressuali possono fornire un’adeguata consulenza in materia. • Sorveglianza antincendio: l’art. 18 del D.lgs 139/2006 regolamenta i servizi di sorveglianza antincendio a cura dei Vigili del Fuoco in occasione di eventi e manifestazioni; in genere il servizio è garantito dai responsabili della struttura.

L’ALGORITMO DI MAURER

L’ingegnere tedesco Klaus Maurer ha messo a punto nel 2003 un sistema di punteggi associati alle diverse caratteristiche di eventi e manifestazioni che richiamano un considerevole afflusso di persone. Con la circolare del 28 luglio 2017, il Ministero dell’Interno ha disposto l’utilizzo dello stesso metodo per la gestione delle Pubbliche Manifestazioni. A seconda del punteggio totale ottenuto dalla somma dei vari coefficienti, si ottengono tre classi di rischio possibile: 1. Rischio molto basso / basso 2. Rischio moderato / elevato 3. Rischio molto elevato Per il livello 1, è sufficiente dare comunicazione di svolgimento dell’evento all’emergenza territoriale 118 almeno 15 giorni prima; con il livello 2 il preavviso sale a 30 giorni, per il livello 3 a 45 giorni; in questi ultimi due casi occorre inoltre acquisire dal 118 il documento con il dettaglio delle risorse e dei presidi di emergenza che verranno messi a disposizione dal 118 stesso per l’evento (personale, ambulanze, ecc.)

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PRIMA DELL’EVENTO

Gestire inviti e iscrizioni Catturare l’attenzione, fornire subito tutte le informazioni utili, evitare la trappola dello spam: ecco alcuni semplici consigli per ottimizzare l’invio delle prime comunicazioni relative all’evento

LA PRIMA COMUNICAZIONE

Il save the date non è ancora un invito vero e proprio, ma contiene già tutti gli elementi essenziali relativi all’evento. La finalità è quella di permettere ai partecipanti di bloccare l’agenda e pianificare per tempo la loro presenza al convegno, quindi non occorre in questa fase fornire ulteriori dettagli. È però raccomandabile aver già attivato un canale di comunicazione per gestire le eventuali richieste di informazioni: il save the date dovrà quindi contenere anche un numero di telefono o una mail, il sito o gli altri canali su cui verranno pubblicati ulteriori aggiornamenti.

SEMPLICITÀ E STILE DIRETTO

È vero che l’invito a un congresso o a un evento Ecm è di per sé importante e meritevole di attenzione, che i contenuti e la qualità scientifica sono il vero oggetto del convegno e che la curiosità professionale del medico dovrebbe bastare; ma il vostro invito deve comunque farsi strada tra le miriadi di mail e newsletter che tutti quotidianamente riceviamo. Bisogna quindi dedicare un po’ di cura ai messaggi, per essere sicuri di centrare il bersaglio. Come? • Curare la forma: una comunicazione ben fatta risulta memorabile ed efficace. Oltre a fornire informazioni chiare, sintetiche e precise, non guasta la ricerca di un po’ di “effetto wow” con l’aggiunta di immagini e colore. • Attenti agli anti-spam: spesso i principali server di posta (gmail, yahoo ecc.) tendono a classificare come indesiderati i messaggi con parole-chiave simili a spam pubblicitario, e tra questi a volte rientrano anche i prodotti farmaceutici. Può essere utile consultare uno specialista di web marketing per capire come evitare questo rischio.

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PRIMA DELL’EVENTO

•P df o html? Solitamente l’invito è allegato alla mail (in formato pdf) o incorporato nel testo della mail (in html). Vanno bene entrambi, basta tener presente che spesso i sistemi di posta elettronica bloccano preventivamente le immagini incorporate nelle mail, e chiedono all’utente di sbloccarle. Se si sceglie di allegare l’invito in pdf, d’altra parte, bisognerà pensare bene all’oggetto della mail e a un brevissimo testo di accompagnamento che dovrà invitare il destinatario ad aprire l’allegato anziché ignorarlo. • Testare gli invii: per il motivo di cui sopra, se i dati essenziali sul nostro evento (titolo, data, luogo ecc.) sono inscritti in un’immagine che viene bloccata, questo potrebbe indebolire l’efficacia del messaggio. Fate diversi invii di test per capire come verranno davvero visualizzate le mail dai destinatari finali. • Informazioni utili: titolo, luogo, data e orario non devono ovviamente mancare, ma anche tutti i riferimenti per avere maggiori dettagli: coinvolgete i partecipanti fin da subito invitandoli a scaricare l’app del convegno (per avere maggiori informazioni) e visitare il sito o le pagine social dedicate all’evento. • Quote d’iscrizione: meglio pubblicare l’importo della quota d’iscrizione subito ma in una pagina apposita sul sito, eventualmente già specificando cosa comprende e cosa no. • Nessuna ambiguità: a costo di essere pedanti, specificate con estrema precisione la data e il luogo - inserendo magari un link a Google Maps o simili. • Link al form di registrazione: deve ovviamente essere in bella evidenza sul sito, possibilmente nella pagina relativa alle quote e alle scadenze così da essere sicuri che il partecipante abbia già tutte le informazioni necessarie. • Chiedere un feedback: con l’acronimo RSVP (dal francese “répondez, s’il vous plaît”) si esorta il destinatario dell’invito a fornire un feedback preliminare sulla sua partecipazione. Le iscrizioni online agli eventi, per esempio, sono utili per avere un’idea preliminare e verosimile dell’affluenza effettiva. Soprattutto se la partecipazione è gratuita, occorre prevedere un certo tasso di caduta tra gli iscritti online e i presenti effettivi.

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PRIMA DELL’EVENTO

•U lteriori dettagli: al save the date può seguire un invito o un promemoria con ulteriori informazioni, il programma aggiornato e qualche elemento in più sull’articolazione dell’evento. Ad esempio, se sono previste cene sociali, welcome cocktail ecc., è consigliabile dare in questa sede qualche ragguaglio sull’eventuale costo accessorio e sul dress code consigliato. Vanno poi precisati orari di arrivo e partenza, eventuali punti di ritrovo e simili. • Carta vs. digitale: in certi casi - magari per eventi ristretti o particolarmente importanti - vengono ancora stampati gli inviti e i programmi dei convegni. Sono possibili anche forme intermedie, inserendo magari un QR code sul retro dello stampato per consentire la registrazione online. Quando si stampa, ricordatevi che loghi e immagini devono essere in alta risoluzione (almeno 300 dpi).

PREISCRIZIONI E ISCRIZIONI, SOCI E NON SOCI

• E vitare l’overbooking: per evitare sovraffollamento di simposi o singole sessioni, è utile prevedere una prima fase di pre-iscrizione o di scelta opzionale del partecipante (ad esempio indicando un ordine di preferenza tra le sessioni parallele a cui desidera prendere parte), a cui l’organizzatore si riserva di rispondere. Solo se vi sono ancora posti disponibili si darà la possibilità di completare il processo di registrazione, versando la relativa quota. • Quote differenziate: è piuttosto normale che vi siano quote diversi per soci e non soci, per le diverse categorie professionali invitate, o a seconda del momento in cui si effettua la registrazione (una early registration può dare diritto anche a un 10-20% di sconto rispetto a una late registration). Tutte queste informazioni devono essere chiaramente specificate sul sito, con una chiara definizione dei tempi, dei costi e delle modalità di pagamento di ciascuna categoria o casistica. • Rimborsi e addebiti: se sono previsti addebiti per li cambi di nominativi, vanno indicati tassativamente i tempi e i relativi importi; lo stesso in caso di annullamento, specificando se e in che misura sono previsti rimborsi, ed entro quando tale rimborso verrà erogato. I rimborsi di solito si corrispondono a 30 o 60 giorni dal termine dell’evento: è un modo per avere agio nella gestione del budget e liquidare il tutto nel momento in cui si ha il quadro dell’effettivo saldo economico della manifestazione.

INDICARE IL DRESS CODE

Esiste una precisa nomenclatura inglese per vari stili di abbigliamento, che ha l’obiettivo di aiutare i partecipanti a non essere né troppo eleganti né troppo informali rispetto alle circostanze. Proponiamo qui di seguito un succinto glossario delle espressioni più diffuse:

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•W hite tie: tassativamente frac per gli uomini e abito da sera per le donne – molto raro, usato solo per grandi cerimonie • Black tie: smoking per gli uomini (con papillon, mai cravatta nera) e abito da sera elegante per le donne – è una delle combinazioni più diffuse per le cene di gala • Creative black tie: come sopra, ma è ammesso l’uso di particolari più leggeri e informali, dal papillon ai gemelli per gli uomini, e abiti da sera più creativi per le donne • Cocktail dress: abbigliamento elegante ma meno formale del black tie, quindi un normale completo elegante (blu, nero o grigio) con cravatta per gli uomini e abito da cocktail per le signore • Business casual: abito elegante ma informale, niente cravatta per gli uomini e anche la giacca è opzionale, le donne hanno molta più libertà nella scelta di colori e accessori • CVV: decisamente raro, ma tuttavia previsto dall’etichetta, sta per “come volete voi”, e specifica che non ci sono regole, perché l’obiettivo è proprio quello di creare un mix di stili e combinazioni cromatiche diverse

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PRIMA DELL’EVENTO

Gestire gli abstract scientifici Specificare in modo chiaro norme redazionali, tempistiche, criteri di valutazione e fasi di review agevola il compito di autori e revisori, che possono già contare sull’ausilio di software dedicati per semplificare il lavoro

UN PROCESSO SEMPRE PIÙ DIGITALE

Le associazioni e le società medico-scientifiche solitamente hanno già le proprie linee guida in materia di redazione degli abstract: la cosa da fare è comunicarle ai partecipanti, renderle note per tempo e assicurarsi che vengano recepite. L’invio degli abstract e la loro revisione risulta oggi notevolmente semplificata dai software congressuali e di apposite piattaforme online che centralizzano l’intero processo e permettono di smistare fin da subito ogni lavoro a un referente o a un gruppo di revisori, sulla base di tag e parole chiave legate agli ambiti disciplinari

IN SINTESI

In breve, dovranno essere ben chiare fin da subito: • Prima deadline di inserimento abstract • Comunicazione di accettazione/rifiuto/revisione • Seconda deadline di inserimento abstract rivisti • Pubblicazione della “classifica” degli abstract con specifica delle comunicazioni orali e dei poster • Prima deadline di inserimento poster • Comunicazione di eventuali modifiche ai poster • Eventuale seconda deadline di inserimento poster

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PRIMA DELL’EVENTO

REGOLE CHIARE PER LA REDAZIONE DEI TESTI

L’abstract – lo dice la parola stessa – dev’essere sintetico. Sta al responsabile scientifico determinare le caratteristiche che il lavoro deve avere: struttura, ingombri complessivi (solitamente espresso in numero di parole o di battute totali spazi inclusi) e regole da seguire per garantire un minimo di uniformità tra i vari testi. È utile a questo proposito dotarsi di un piccolo prontuario di regole redazionali, facendo riferimento anche a standard internazionali in uso presso i “medical journal editors”. L’ideale è pubblicare tali linee guida sul sito dell’associazione o del congresso stesso, in modo che siano sempre facilmente reperibili.

FISSARE LE SCADENZE

La deadline di consegna deve essere chiara fin dalla primissima comunicazione, eventualmente ricordata tramite un recall qualche settimana prima del termine. Ogni comunicazione dovrebbe contenere un link alle norme redazionali di cui sopra e alle indicazioni sulla struttura generale dell’abstract, magari riassunta attraverso una griglia come la seguente, che corrisponderà ai campi da compilare sulla piattaforma online da cui effettuare l’upload: Campo

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Note per la descrizione

Titolo

Indicare un limite massimo di parole

Autori

Indicare le regole con cui inserire i nominativi, ad esempio: Rossi Mario, Bianchi Alberto, Verdi Sergio

Affiliazioni

Strutture di afferenza di ciascun autore

Testo

Indicare il limite massimo di parole/battute

Premesse

Il punto di partenza del lavoro di ricerca. Indicare il limite massimo di parole/ battute

Metodologia

Dare indicazioni sul limite massimo o sulla struttura (es. punti elenco)

Risultati conseguiti

Dare indicazioni sul limite massimo o sulla struttura (es. punti elenco)

Conclusioni

Un sintetico riepilogo del lavoro svolto. Indicare il limite massimo di parole/ battute

Bibliografia

Fornire indicazioni ed esempi su come inserire le citazioni bibliografiche da articoli, volumi, capitoli ecc.

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PRIMA DELL’EVENTO

COMUNICARE I CRITERI DI VALUTAZIONE

Fornire un elenco dei parametri che verranno tenuti in considerazione nella valutazione dei lavori (risultati conseguiti, originalità, qualità espositiva, ecc.) e dei criteri con i quali saranno accettati come comunicazioni orali (ad esempio i tre migliori di ogni area disciplinare) o come poster (i restanti). Se sono previsti premi, menzioni speciali, occorre chiarire le categorie per le quali gli abstract saranno in corsa (miglior poster, miglior giovane autore, ecc.), e specificare le tabelle dei punteggi. La revisione Bisogna prevedere una finestra temporale chiara in cui i revisori avranno modo di leggere, valutare gli abstract e quindi accettarli, rifiutarli o chiedere modifiche e integrazioni agli autori. Le piattaforme digitali consentono di gestire agevolmente questo flusso, ma è necessario vigilare affinché sia i revisori sia gli autori dei lavori rispettino i tempi indicati – ad esempio, massimo due settimane per sottoporre nuovamente l’abstract al revisore con le opportune correzioni. Da lì in poi infatti dovranno decorrere i tempi per presentare i poster, per i quali dovrà essere fissata una nuova scadenza e opportune linee guida per il layout e i formati da utilizzare.

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Selezionare fornitori e servizi tecnici La qualità dello staff e dei partner operativi - dagli allestitori agli elettricisti, dai traduttori al personale di sala - è determinante per il successo di un evento e la prevenzione di qualunque imprevisto

LE PROFESSIONI DELLA MEETING INDUSTRY

Quella degli eventi è una filiera molto complessa che annovera molteplici ruoli altamente specializzati. Vediamone alcuni che potrebbero essere chiamati in causa nel caso di un evento medico-scientifico. • Allestitori. Esperti nel campo della progettazione - designer, grafici, architetti - e della realizzazione - fabbri, falegnami, elettricisti e tecnici - di scenari e scenografie, stand per fiere ed esibizioni, palchi e sale congressuali. Curano l’intero progetto dall’idea creativa alla produzione finale, ivi compresa la scelta dei materiali e dell’illuminazione, il montaggio e lo smontaggio degli stand e la loro movimentazione da e verso la sede del congresso. • Catering e camerieri. Non è facile né scontato trasportare e conservare cibi e bevande in location prive di cucine e frigoriferi, o modulare un rinfresco per centinaia di persone tenendo conto del budget messo a disposizione: un coffee break può costare pochi euro a persona o molti di più, a seconda delle intenzioni e delle risorse previste. I professionisti del catering e i loro chef sono essenziali per la messa a punto di pasti di qualità per gli eventi, tenendo conto delle possibili diverse esigenze dettate da diete particolari o intolleranze alimentari.

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• T raduttori simultanei. Professionisti “chiave” del mondo dei congressi, gli interpreti devono essere capaci di rendere correttamente il significato di parole provenienti dai gerghi tecnici e scientifici, trasferendone il senso nel modo più accurato possibile. Non a caso oggi l’interpretariato è stato elevato al rango di disciplina universitaria, ed esistono numerose agenzie specializzate che raggruppano professionisti madrelingua competenti in diversi settori. • Registi e tecnici audio-video. Presentazioni interattive, proiezioni, grandi schermi, luci di scena, microfoni: anche eventi e conferenze hanno i loro registi, capaci di coordinare e impiegare al meglio tutte le ultime tecnologie Un’impeccabile regia audiovisiva, e la presenza di uno staff tecnico qualificato per ovviare agli eventuali inconvenienti, sono elementi fondamentali per la riuscita dell’evento.

•H ostess e steward. Che si tratti di accogliere e indirizzare i partecipanti, custodire effetti personali, distribuire materiale didattico e informativo, consegnare e ritirare i fogli firme, il personale di sala è una forza lavoro preziosa e indispensabile per gli eventi. Spesso sono gestiti in modo continuativo da agenzie specializzate, o reclutati per l’occasione. Nel caso di eventi internazionali, è indispensabile avere uno staff capace di interagire fluentemente con i delegati in varie lingue straniere. • Specialisti di respeaking. Meno noti ma non meno importanti degli interpreti sono gli operatori di respeakeraggio, una tecnica di trascrizione in tempo reale che si basa sulla dettatura al computer con l’impiego di software di riconoscimento del parlato o ASR (Automatic Speech Recognition). Le applicazioni sono numerose: si va dalla verbalizzazione di sedute ufficiali alla produzione di atti congressuali, dalla stesura di resoconti sintetici alla creazione di sottotitoli in tempo reale per i non udenti.

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•C ommunity manager. Con l’avvento dei social media è divenuto essenziale gestire, da un punto di vista editoriale e relazionale, le diverse piattaforma di comunicazione digitali. Nel caso di un congresso, il community manager può essere ad esempio incaricato di seguire la diretta Twitter dell’evento a beneficio di migliaia di follower iscritti al profilo ufficiale della manifestazione.

•D ata analyst. Il web ha affinato anche le competenze degli esperti di statistica o scienze attuariali, che spesso operano come analisti nel campo dei “big data” digitali: il loro pane quotidiano sono le statistiche sull’interazione, sugli accessi, sulle condivisioni, sulla viralità di circolazione delle informazioni, sui comportamenti degli utenti. Per chi comunica online si tratta di informazioni sempre più importanti.

I SERVIZI TECNICI E COME VALUTARNE LA QUALITÀ

Il grande nemico di ogni evento è l’imprevisto tecnico, che può essere frutto di un errore umano o di un banale guasto: chiavette Usb che non vengono rilevate, presentazioni che non partono, fruscii negli altoparlanti sono inconvenienti più comuni di quanto non si vorrebbe. Assicuratevi che il centro congressuale vi fornisca un’assistenza continua in sede di evento per ovviare a qualunque problema in tempo reale, e seguite alcuni semplici accorgimenti per non rischiare di trascurare nulla.

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• Investire sulla qualità: spesso i non addetti ai lavori giudicano alto il costo a giornata di un tecnico di sala (che può arrivare a 4-500 euro), o per il noleggio di apparecchiature particolari, monitor, luci e affini. Si tratta però di un investimento, in cambio del quale si ottiene che l’evento fili liscio dal punto di vista tecnologico. La qualità, del resto, si paga. • Affidarsi alle strutture: il vantaggio dei fornitori selezionati dalle strutture (hotel e centri congressuali) è che sono sicuramente professionisti collaudati e capaci: nessuna location seria rischierebbe la sua reputazione affidandosi a dei tecnici poco competenti. Il contro di questa soluzione è che non c’è possibilità di contrattare i costi o negoziare i contenuti del servizio. • Conoscere lo staff: se la struttura mette a disposizione uno staff tecnico, investite qualche minuto per presentarvi e conoscere di persona gli addetti alla regia: è da loro che dipende buona parte della riuscita dell’evento, e la vostra intesa professionale può essere ciò che garantirà una tempestiva risoluzione di ogni eventuale intoppo. • Collaudare sempre tutto: provare tutte le luci, proiettare tutte le slide almeno una volta, controllare che le chiavette Usb vengano lette correttamente, che la connessione internet funzioni, che il beamer (videoproiettore) non dia problemi, che i microfoni facciano il loro dovere (il classico “1,2,3, prova…”): insomma, fare il check di ogni elemento tecnico qualche ora prima dell’evento, perché l’imprevisto è sempre in agguato. • Garantire un adeguato presidio: fate in modo che ci sia almeno un tecnico disponibile per ogni sala, anche due per le sale plenarie, oltre a quelli già in cabina di regia. Il costo complessivo salirà, ma sono soldi ben spesi perché garantiscono la copertura e il pronto intervento in caso di qualunque imprevisto (un computer che si blocca, un audio che non parte, un proiettore che salta…). • Guardare al futuro: il classico videoproiettore per le slide soddisfa ancora le esigenze della maggior parte degli eventi, ma il nuovo è all’orizzonte: in alcuni centri congressi italiani sono già disponibili tecnologie avveniristiche che sfruttano gli ologrammi e il 3D per la telepresenza e le presentazioni a effetto. Informatevi bene su ciò che oggi è realmente possibile fare e su quello che la location vi mette a disposizione. • Dimmi con chi lavori…: i fornitori migliori sono quelli che alla competenza uniscono una naturale flessibilità e disponibilità, fondamentali per risolvere gli inconvenienti dell’ultimo minuto. Se una società di servizi può vantare una lunga collaborazione con agenzie di eventi piuttosto importanti e grandi centri congressuali – tipicamente molto esigenti sulla qualità – si tratta certamente di un ottimo biglietto da visita.

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Utilizzare le check-list

La migliore alleata degli organizzatori di eventi è la lista da cui spuntare ogni operazione dopo averla eseguita e verificata. Seguirla è semplice, ma costruirla nel modo giusto richiede una certa attenzione

TENERE TUTTO SOTTO CONTROLLO

Su un aereo prima del decollo i piloti seguono una rigorosa check-list dei controlli da fare e delle operazioni da seguire: non importa quanto breve sia il volo o quanta esperienza abbiano, la lista è fatta apposta per scongiurare errori umani e trascuratezze anche minime. Lo stesso avviene tra i chirurghi in sala operatoria. Anche per gli eventi la consequenzialità di alcuni passaggi è fondamentale: non si può mandare una mail di invito con link a un modulo di registrazione che non è ancora online, non si possono attribuire crediti Ecm se non si sono ritirati i questionari di valutazione, non si possono ingaggiare i relatori o gli sponsor senza tenere conto dei necessari tempi di approvazione.

UNO STRUMENTO SEMPLICE (MA NON BANALE)

Se in fase di progettazione il budget è lo strumento principe, in fase pre-evento questo ruolo spetta alla check-list, metodologia tanto semplice quanto insostituibile per essere sicuri di non tralasciare niente. Se la check-list è completa, ragionata e logica, sarà sufficiente seguirla e spuntare le voci una per una per mettersi al riparo da dimenticanze e contrattempi. • Una lista o più liste? Le check-list sono anche frutto di esperienza, e di estensione variabile a seconda dell’evento: ogni Pco ha le sue. Sono possibili più approcci: compilare un’unica lista omnicomprensiva di tutte le fasi operative, dalla progettazione fino ai controlli post-evento, o più liste, ciascuna dedicata a un aspetto specifico (la logistica, il piano di comunicazione, il programma scientifico, ecc.)

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• L avorare in gruppo: bisognerà tenere conto anche della composizione del team di lavoro, se più persone lavorano insieme sugli stessi aspetti, la checklist andrà creata collettivamente integrando gli apporti di ciascuno. In questo modo sarà più semplice accertarsi di non tralasciare nulla. • Condividere le informazioni: per il motivo di cui sopra, la lista andrà messa a disposizione di tutti, appesa come cartellone in ufficio o condivisa in rete o su piattaforme come Google Docs e affini, in modo che tutti gli interessati possano sapere in ogni momento a che punto si è arrivati. • Prima di iniziare: il punto zero della check-list è ovviamente… fare la checklist. Prendetevi il tempo necessario, organizzate un paio di riunioni interne in cui fare il punto delle cose da verificare. A costo di essere pedanti, meglio abbondare con le spunte anziché saltare qualcosa di importante. • Fate il collaudo: quando la lista è fatta, a mente fredda, ripercorretela un punto dopo l’altro o meglio ancora fatelo fare a qualcun altro – sarà più oggettivo -, e verificate che la sequenza regga.

QUALCHE ESEMPIO

Ecco alcuni possibili punti di una check-list in uno stato piuttosto avanzato della progettazione (da 2 mesi a 2 settimane prima dell’evento): ❏ Inviare le lettere d’ingaggio ai relatori ❏ Inviare le eventuali richieste di autorizzazione agli Enti di competenza ❏ Preparare l’elenco dei partecipanti registrati e confermati ❏ Preparare l’elenco delle aziende sponsor confermate ❏ Chiedere preventivi per il catering ❏ Chiedere preventivi per gli eventuali pernottamenti ❏ Chiedere preventivi per gli allestimenti (stand sponsor, area poster, sale) ❏ Confermare catering, hotel e fornitori ❏ Versare eventuali anticipi ❏ Verificare con la location le tempistiche per l’accesso di allestitori e personale ❏ Controllare periodicamente lo stato dei mezzi pubblici (annunci di scioperi, cambi di tragitto, ecc.) ❏ Verificare le dotazioni di sicurezza della location ❏ Verificare gli accessi per i disabili

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ealizzare la segnaletica necessaria R Ordinare i badge Ordinare la cancelleria Preparare i moduli da compilare (verifica di apprendimento, questionario di valutazione) Preparare gli eventuali materiali (opuscoli, materiale Fad, ecc.) Acquisire Cv e dichiarazioni di conflitto di interesse dei relatori Acquisire Cv e dichiarazioni di conflitto di interesse dei responsabili scientifici Accreditare l’evento Ecm sul sito Agenas Verificare le deadline con i fornitori (es. entro quando confermare il menu del catering) Verificare i servizi tecnici Monitorare il flusso degli abstract scientifici, eventuale recall Monitorare il flusso dei poster, eventuale recall Inviare un promemoria ai partecipanti (tramite mail o social) con richiamo delle indicazioni utili per raggiungere la sede e i contatti per eventuali domande o comunicazioni Confermare i nominativi di tutti i relatori/tutor, aggiornare eventuali cambiamenti sulla piattaforma Ecm Verificare con gli allestitori il set-up dell’area espositiva Verificare lo staff necessario, contattare eventuali agenzie di hostessing Controllare le previsioni metereologiche per il giorno dell’evento (soprattutto se si utilizzeranno spazi aperti)

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I software congressuali I gestionali più evoluti accompagnano tutte le fasi cruciali dell’evento Ecm, consentendo di costruire un database completo che semplifica comunicazioni, rendicontazioni e reportistica

PROCEDURE AUTOMATIZZATE

Per semplificare e integrare tutti i processi richiesti da un evento scientifico esiste una variegata offerta di specifici software gestionali dedicati all’Ecm. Questi strumenti si sono evoluti rapidamente e continuano tuttora ad affinarsi per migliorare funzionalità, prestazioni e semplicità di utilizzo, offrendo ai provider e alle segreterie organizzative un valido supporto operativo capace di assisterli passo dopo passo in tutto il ciclo dell’evento. Uno dei principali vantaggi offerti da questi gestionali è che sono in grado di “parlare la stessa lingua” del portale Agenas: vengono riportate tutte le informazioni relative all’evento - titolo, edizione, crediti assegnati, ore di formazione, massimale di partecipanti, obiettivi e tipologie formative, ente accreditante, sede, data, eccetera - incluso il codice Ecm assegnato dal sistema all’atto della registrazione preliminare. In questo modo, la generazione del tracciato Xml finale richiederà un semplice click, e tutti i dati saranno già allineati con quanto richiesto dal sistema.

IL VERO TESORO È IL DATABASE

Il database dei partecipanti può essere arricchito importando liste di nominativi e inserimenti di iscrizioni manuali, con la garanzia di creare così un database coerente e sicuro, con cui gestire tutte le attività di back office fino alla fase post evento. Questa lista sarà l’indirizzario per l’invio di tutte le comunicazioni preliminari all’evento, a seconda della sua complessità: call for abstracts, visione del programma scientifico e dei curricula dei relatori, informazioni logistiche di ogni tipo.

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Nel caso di congressi in cui è prevista la presentazione di lavori scientifici, i gestionali per eventi integrano anche delle pratiche funzionalità per l’archiviazione e la gestione degli abstract. Una volta ricevuti è infatti possibile assegnargli delle parole chiave e uniformarne la formattazione per renderli tutti graficamente coerenti. Li si può distribuire ai reviewer tenendo conto delle loro categorie e specializzazioni, associarli alla sessione più adatta per la loro presentazione e tenere sotto controllo il workflow delle revisioni per accertarsi che niente vada perduto.

PRIMA DELL’EVENTO: I FORM DI ISCRIZIONE

• I software che gestiscono le procedure Ecm consentono di tenere sotto controllo tutti gli aspetti organizzativi dell’evento, costruendo un database che da un lato agevolerà tutte le mansioni della segreteria organizzativa, dall’altro permetterà ai committenti di ottenere elaborazioni statistiche sui risultati raggiunti. È perciò essenziale che la raccolta dei dati avvenga in maniera chiara ed efficace fin dal principio. • I programmi consentono la creazione guidata dei form di iscrizione online, attraverso cui avviene la registrazione all’evento. Ogni singola voce del form, una volta compilata, entrerà a far parte del nostro database, arricchendolo con informazioni quali ruolo, specialità, provenienza del partecipante, permettendo anche la prenotazione di servizi predisposti dalla segreteria organizzativa. Questa fase è molto importante, ed ecco perché solitamente i vari campi da compilare sono resi obbligatori, in modo che il partecipante debba specificare ogni informazione utile per completare la procedura e iscriversi, e la segreteria abbia tutti i dati necessari per la gestione delle procedure Ecm.

DURANTE L’EVENTO: TRACCIAMENTO PRESENZE E CALCOLO CREDITI

• I l database può interagire con i sistemi elettronici utilizzati per il tracciamento delle presenze, come ad esempio il badge elettronico: il sistema registrerà ora di entrata e di uscita accanto al nome di ogni singolo partecipante, garantendo così il controllo necessario per il conferimento dei crediti.

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INFORMATICA

PRIMA DELL’EVENTO

•A l termine dell’evento sarà lo stesso programma a calcolare automaticamente i crediti da attribuire a ciascun partecipante, tenendo conto dell’esito della verifica di apprendimento, che potrà essere corretta elettronicamente (nel caso di un questionario a crocette) o manualmente. • Tutte le attività di back office, dalla promozione al marketing, fino al mailing post evento con l’invio degli attestati di partecipazione, sono informatizzate e integrate. Anche la gestione dei servizi per i partecipanti - sistemazione alberghiera, trasporti, programma sociale - avviene tramite software. Lo stesso strumento consente inoltre l’elaborazione della documentazione per i partecipanti (come la stampa dei badge con barcode per gli accessi registrati e altri documenti utili come il foglio per le firme) e per la segreteria (ivi compreso il budget, fondamentale per il controllo delle spese in corso d’opera, la produzione del consuntivo finale e la fatturazione).

DOPO L’EVENTO: FATTURAZIONI E REPORTISTICA IN UN CLICK

• I software sono molto utili per fatturare agevolmente e senza errori le quote di iscrizione versate da ogni singolo partecipante, operazione che per gli eventi più grandi potrebbe risultare particolarmente lunga. • Al termine dell’evento è possibile produrre documenti e report con estrema semplicità, e di elaborare infine delle statistiche, rappresentabili tramite grafici, sull’andamento del congresso in termini di afflusso e valori economici, costruendo anche delle utili serie storiche. • La gestione elettronica degli abstract consente di creare agilmente il documento degli atti in formato ipertestuale, facile da consultare e distribuire online o in alternativa già pronto per essere mandato in tipografia, nel caso sia prevista la stampa cartacea.

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App e social media La trasformazione digitale riguarda anche i congressi medici: le applicazioni per dispositivi mobili e l’impiego ragionato di Facebook, Twitter e LinkedIn offrono un notevole ventaglio di possibilità da non trascurare

QUANDO L’APP FA AL NOSTRO CASO

Le app per eventi stanno conoscendo un momento di grande espansione, con una pluralità di offerte e fornitori, che rende tuttavia difficile orientarsi e stabilire la qualità effettiva e l’appropriatezza del prodotto alle proprie esigenze specifiche. Prima di tutto occorre perciò avere un’idea chiara di quali sono i vantaggi che una buona app può apportare all’esperienza dell’utente, integrando felicemente fruizione fisica ed espansione digitale dei contenuti e dei servizi dell’evento. • Niente costi di stampa: alcune case history di successo indicano che, per un congresso da circa 3.500 delegati, l’impiego di app e tablet ha permesso di risparmiare la stampa di circa 4.700 chili di carta. Quasi cinque tonnellate di materiale cartaceo è stato reso superfluo grazie a una progettazione mirata che ha fatto risparmiare costi di produzione, distribuzione e smaltimento, non solo agli organizzatori ma più in generale alla comunità, e alleviato l’impatto ambientale sull’ecosistema. • Programma scientifico sempre in tasca: elenco completo delle sessioni, link di approfondimento su curriculum dei relatori e abstract degli interventi. Il programma può diventare un ipertesto interattivo che raggruppa in modo intelligente tutte le informazioni utili su quello che sta accadendo durante l’evento, dando inoltre la possibilità di buttare un occhio sui lavori di altre sessioni che si stanno tenendo in parallelo. • Mappe interattive: una buona segnaletica in loco resta fondamentale, ma una mappa virtuale dell’area congressuale permette da subito ai partecipanti di orientarsi in autonomia e sapere fin da subito dove andare per seguire gli incontri di loro interesse.

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•C urricula vitae e networking: tutti i relatori, ma a questo punto anche i singoli partecipanti, possono caricare il proprio Cv - abbinandolo magari a un loro profilo social già esistente - e metterlo a disposizione per consultazione, interazione, approfondimenti e contatti. • Maggiore interazione: fare domande con un click, prenotare la partecipazioni a sessioni e prendere appuntamento con i relatori per delle sessioni one-toone. Con la digitalizzazione questi processi risultano notevolmente semplificati, gravano meno sulle segreterie organizzative e fluidificano il lavoro di tutti. • Biglietti da visita addio: la già menzionata condivisione dei profili social tramite l’app e l’utilizzo di codici QR sui badge possono evitare la dispersione rappresentata da qualche dozzina di biglietti da visita scambiati con estrema facilità nel corso della giornata, senza poi la reale possibilità di archiviarli in modo ragionato e utilizzarli per davvero in futuro. Un click, ed ecco comparire sullo schermo le informazioni di contatto della persona con cui avevamo iniziato quella discussione così promettente davanti a un poster o in coda per il coffee-break. • Materiali espositori: la virtualizzazione è assai apprezzata anche dalle aziende sponsor, che possono evitare di appesantirsi con la stampa di migliaia di opuscoli informativi sui loro prodotti. Un’area virtuale dedicata agli stand all’interno dell’applicazione, o ancora dei codici QR sui pannelli degli stand stessi, permettono ai visitatori di scaricare tutte le informazioni di loro interesse - e solo quelle. • Poster e abstract scientifici: l’app può favorire la fruizione degli abstract o il download dei poster di proprio interesse, per riflessioni, approfondimenti e condivisioni. • Integrazione con le altre funzionalità dello smartphone: un’app può interagire direttamente con la geolocalizzazione del cellulare, con il bluetooth, lo scanner di codici QR e i sistemi NFC (near field communication) che consentono ad esempio di usare lo smartphone per i pagamenti o come un badge, ecc.

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CHATBOT E INTELLIGENZA ARTIFICIALE, LE NUOVE FRONTIERE

• I l chatbot è una “macchina che chiacchiera”. Si tratta di una forma di intelligenza artificiale in grado di conversare con gli umani. Stiamo parlando di scienza e non di fantascienza: basti pensare a programmi di assistenza vocale come Siri (Apple) e Cortana (Microsoft) già noti a molti utenti. • Secondo molte previsioni, i chatbot - per ora relativamente limitati - sono destinati a migliorare enormemente le loro capacità di interazione e comprensione delle richieste vocali. Di fatto quindi potrebbero rapidamente sostituire o “cannibalizzare” le app nel giro di qualche anno. • Sono già stati realizzati alcuni bot dedicati agli eventi, “istruiti” su tutti gli elementi dell’evento (location, programma delle sessioni, relatori, ecc.) e programmati per rispondere alle domande più frequenti dei partecipanti. L’evoluzione di questo tipo di strumenti è da tenere in considerazione.

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COMUNICAZIONE 2.0

Grazie ai social media il congresso può iniziare mesi prima, stimolando l’interesse e l’interazione di tutti i suoi pubblici, costruendo un’aspettativa nei confronti dei contenuti che verranno presentati e motivando ancora di più la scelta a partecipare. YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn – per limitarci a quelli di uso più frequente – parlano linguaggi differenti e veicolano contenuti in forma molto diversa tra loro, e sebbene possano interagire ed essere adoperati in modo integrato, non sono sempre tutti ugualmente adatti in ogni occasione.

QUESTIONE DI STRATEGIA

Qualsiasi piano di comunicazione 2.0 deve svilupparsi a partire dalle fondamenta di ciò che già esiste. Se l’associazione committente ha già attiva una pagina o un gruppo Facebook, un profilo Twitter o è al centro di una rete di networking su LinkedIn, questi saranno degli ottimi punti di partenza a cui agganciare la comunicazione dell’evento. Il sito-madre dell’associazione o del congresso può essere visto come il punto di riferimento attorno a cui far ruotare tutto il resto. Bisogna tenere presente però che i social sono dei mezzi per estendere la portata di un messaggio, renderlo virale, farlo circolare con maggiore facilità, ma la qualità, l’appropriatezza e la coerenza dei messaggi sono quello che ne determina davvero l’efficacia.

BREVE GUIDA ALL’USO DI TWITTER

• T witter è forse il social più adoperato in ambito congressuale: la logica di brevi messaggi diramati ai follower e rilanciati da un profilo all’altro lo rende adatto per trasmettere i punti salienti di un dibattito, linkare fonti esterne, porre domande ai relatori (anche senza essere presenti in sala). • Il simbolo usato per aggregare gli interventi su uno stesso argomento è il famoso hashtag, una parola a cui viene anteposto il cancelletto “#”. L’aggregatore principale per un congresso perciò sarà, con ogni probabilità, nel formato “#nomecongresso2018”, o simili. • Hashtag sì, ma con con #moderazione: la scelta delle altre parole-chiave da “hashtaggare” deve seguire una logica: devono essere semplici, facili da ricordare ed eventualmente già presenti in qualche dibattito online su quell’argomento. Non serve a molto contrassegnare con “#” parole generiche o che difficilmente potrebbero essere usate per fare una ricerca in Rete su quel tema. • Date un’occhiata: esistono già dei database online che raccolgono gli hashtag più usati in ambito medico-sanitario – uno dei più utilizzati è symplur. com – a cui ci si può ispirare per la scelta delle parole chiave. • Spesso gli hashtag ufficiali dell’evento sono elencati sul sito web della manifestazione, per dare modo a tutti di seguire la conversazione sui canali ufficiali.

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LE BASI DEL COMMUNITY MANAGEMENT

Sempre più congressi internazionali rivolgono crescente attenzione ai virtual attendee, i partecipanti virtuali che possono seguire alcune sessioni online. Nell’ottica di un congresso periodico, inoltre, il “dopo” si sovrappone immediatamente con il “prima” dell’edizione successiva, creando un flusso di notizie, informazioni, aggiornamenti e soprattutto di dialogo bidirezionale con gli utenti. L’essenza dei social media è proprio quella di essere strumenti di conversazione, e da questa caratteristica scaturiscono alcune regole d’oro del community management (ovvero la gestione dell’interazione con e tra gli utenti online). • Presidiare i canali: a ogni domanda va fornita una risposta, a ogni commento va data attenzione, a ogni eventuale critica o lamentela va concessa una replica garbata. Uno degli errori più gravi che si possano fare, una volta inaugurata una strategia di comunicazione digitale, è quello di non presidiarla o di farlo con superficialità: tutti i messaggi sono visibili a tutti gli utenti, e una risposta mancata o inappropriata equivale a rifiutarsi di interloquire con chi ci sta di fronte o rispondere con un’alzata di spalle. • Valorizzare il contributo degli utenti: si parla di “user generated content”, i contenuti prodotti dai partecipanti. Commenti, tweet, interventi, domande, foto e video caricati, ecc., possono essere raccolti e rilanciati per alimentare il dibattito online. • Nuovi spazi per gli sponsor: per le aziende il fatto che un evento da loro sponsorizzato diventi “social” rappresenta un elemento di sicuro interesse. Inoltre, se la virtualizzazione del convegno ne dilata i tempi, gli spazi e il target, questo si traduce automaticamente in una maggiore visibilità per il brand degli sponsor. Questa tendenza va di pari passo con quella di creare degli “stand virtuali” per gli sponsor all’interno delle app congressuali o dei siti web dell’evento. Le aziende possono poi essere coinvolte nell’animazione di ulteriori attività specificamente social – dai corner allestiti per i selfie dei congressisti ad altre iniziative di gamification per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti durante l’evento.

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TESTIMONIANZA

LA TRASFORMAZIONE DIGITALE DEI CONGRESSI MEDICI Intervista ad Annalisa Ponchia, executive officer di Esot, una grande società scientifica che ha scelto di porsi all’avanguardia nell’innovazione tecnologica e nella digitalizzazione degli eventi

Annalisa Ponchia, executive officer di Esot

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l 16° Congresso Esot (European Society for Organ Transplantation), tenutosi a Vienna nel settembre 2013, è stato il primo evento medico di una certa dimensione (3.500 partecipanti da tutto il mondo) interamente paperless: grazie a un’apposita app e a oltre 2.000 tablet messi a disposizione dei partecipanti, tutto il materiale scientifico e le informazioni necessarie alla fruizione del congresso erano state interamente digitalizzate. Niente programma congressuale su carta, nessuna stampa dell’abstract book, per un risparmio complessivo di quasi 5 tonnellate di carta e relativi costi. Oltre agli evidenti benefici per l’ambiente, la scelta innovativa ha permesso anche un notevole incremento nelle relazioni e nel networking tra i presenti, che hanno potuto scambiare tra loro messaggi (oltre 28mila) e fissare appuntamenti (oltre 2.000), scaricare la versione digitale dei poster (oltre 40mila download registrati) e ricevere il tutto via mail al termine del congresso. Le sessioni più importanti venivano segnalate attraverso notifiche push, per essere certi che nessuno mancasse all’appuntamento.

Da allora sono passati cinque anni, e come tutti sappiamo la tecnologia ha continuato ad affinarsi. Se Esot ha saputo interpretare il ruolo di pioniere nella digitalizzazione dei congressi medici, buona parte del merito va senz’altro alla executive officer Annalisa Ponchia, che ha alle spalle una lunga esperienza come Pco e ora cura in prima persona l’organizzazione degli eventi scientifici e formativi dell’associazione. Esot è stata la prima realtà a impegnarsi per realizzare un grande evento medico-scientifico interamente paperless. Quali sono stati gli elementi alla base di questa scelta? «Dal congresso di Vienna del 2013 non stampiamo più nulla. In quella prima occasione abbiamo lavorato insieme al Pco, AIM Group International, e ai tecnici di SpotMe, per realizzare Ecosystem, un’applicazione che come suggerisce il nome permettesse una fruizione nuova e integrata di tutti i momenti del congresso. Dal punto di vista tecnologico, la sfida principale è stata quella di coordinare e mettere in comunicazione tra loro piattaforme diverse grazie

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a un’unica app, ed è stato un successo. È stata una scelta che ci ha permesso di riunire tecnologia e sostenibilità, e rientra in un progetto più ampio che mirava a fare dell’innovazione un elemento chiave del brand Esot. Una scelta di modernità che ha pagato anche in termini di numeri e crescita dell’associazione». Su quali altre frontiere avete lavorato per mantenere questi standard di innovazione? «Gli strumenti spesso ci sono già e sono ormai alla portata di tutti, si tratta di impiegarli in modo nuovo. Pensiamo allo streaming delle sessioni, ci sono vari modi per farlo: ci si può limitare a trasmetterne sei o sette in contemporanea, o - come abbiamo fatto noi - trasformarle lo streaming in una vera e propria diretta televisiva, costruendo un palinsesto con un grande lavoro di regia, in cui le sessioni si alternano con interviste e commenti, proprio come se si trattasse di un grande servizio giornalistico dedicato all’evento. Nel nostro ultimo

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congresso a Barcellona, nel 2017, abbiamo fatto un collegamento live con Dubai, e un altro con cinque ospedali in Cina, con oltre cento medici cinesi che ci hanno seguito in teleconferenza per mezza giornata, realizzando interviste e intervenendo in diretta grazie a uno speaker cinese che faceva da interprete». Quali consigli darebbe a chi volesse intraprendere la strada della digitalizzazione e dell’innovazione tecnologica di un congresso? «Il primo errore da evitare è farlo per il puro gusto di farlo. La scelta di digitalizzare l’evento dev’essere in linea con i propri obiettivi. Bisogna prestare una grande attenzione ai contenuti e ai format. Un altro errore comune è vedere nel budget un ostacolo, un deterrente che frena la scelta di introdurre innovazioni nel congresso, così che alla fine risulta più comodo fare “copia e incolla” delle edizioni precedenti. Ma è un falso problema. La verità è che, se si sceglie di risparmiare su alcuni extra o sulle cene di gala, è possibile reinvestire in tecnologia e

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offrire ai partecipanti un’esperienza realmente diversa. E i partecipanti lo apprezzano. Io lavoro per la mia associazione, ed è sicuramente più facile avanzare proposte innovative rispetto a quanto può fare un Pco che deve interagire con più clienti e ha sicuramente meno libertà decisionali, ma è comunque possibile mandare dei segnali e avanzare proposte che vadano in una direzione innovativa». L’innovazione riguarda sempre e solo la tecnologia? «No, la tecnologia è uno strumento fondamentale e anno dopo anno sarà sempre più sofisticata, ma la vera innovazione è data dalla capacità di mettersi realmente dalla parte del partecipante; o vogliamo fare il congresso solo come piace a noi? Se lo facciamo ci rendiamo conto di quanto siano importanti il

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comfort e l’accoglienza. Nel nostro ultimo congresso a Barcellona abbiamo lavorato molto su questo aspetto, tanto più che era passato poco più di un mese dall’attentato sulle ramblas dello scorso agosto, e volevamo che le persone potessero partecipare all’evento in tutta serenità. Abbiamo eliminato il classico desk di accoglienza, le hostess erano disposte all’ingresso in modo che nessuno entrasse senza essere salutato, per poi raggiungere un’area in cui ciascuno stampava il proprio badge o si rilassava in una lounge appositamente preparata per lui, completa di tavolini, sitball, prese per il pc, tutto ciò che poteva servire. Si tratta di attenzioni fondamentali che aiutano le persone a sentirsi un po’ più a casa, a rilassarsi e ad affrontare il congresso come un’esperienza anzitutto piacevole».

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ULTIMI RITOCCHI

I dettagli a cui fare attenzione per una corretta gestione nel rispetto delle normative sulla formazione scientifica

Allestire l’area poster

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Gestire i simposi delle aziende

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Allestire l’area espositiva

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Coordinare lo staff

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Comunicare con blogger e giornalisti

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ULTIMI RITOCCHI

Allestire l’area poster Semplificare la redazione e l’allestimento per trasformare i poster da semplice strumento statico a occasione di confronto e di networking

I POSTER: PRO E CONTRO DI UN FORMAT CLASSICO Vantaggi • • • •

Sintesi informativa Velocità Stimolo alla discussione Visibilità alla ricerca

Svantaggi • • • •

Spazio comunque limitato Rischio di dispersione Molto legato alle capacità grafiche degli autori, spesso limitate Necessità di approfondimento con gli autori per una completa comprensione

Le poster session rappresentano sempre uno degli appuntamenti clou di un grande congresso: per molti ricercatori sono una preziosa occasione di visibilità, e uno stimolo per la formazione e il confronto tra tutti i partecipanti. Il compito degli organizzatori è quello di far sì che tali sessioni siano proficue, evitando la dispersione e agevolando gli autori nella produzione di oggetti chiari, leggibili e accurati

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ULTIMI RITOCCHI

ISTRUZIONI PER L’USO

• L inee guida precise: fornire agli autori un fac-simile, uno schema o alcune indicazioni standard su come costruire il poster, quali sezioni prevedere, come organizzare i contenuti. Ferma restando la libertà degli autori più capaci di personalizzarne l’aspetto, è meglio dare uno schema semplice su cui tutti possano uniformarsi. • Usare un codice identificativo: quando il poster viene accettato l’autore riceve conferma del suo numero, associato univocamente allo spazio a lui riservato. • Agevolare gli autori: gli spazi dove affiggere i poster devono essere ben visibili e numerati; meglio incaricare un paio di membri dello staff di presidiare l’area durante le fasi di allestimento e ritiro dei poster, così da poter assistere gli autori e risolvere al volo eventuali dubbi. • Fornire supporto tecnico: a seconda del materiale impiegato, accertatevi che vi sia in loco una scorta di chiodini, puntine, nastro biadesivo ecc., dando per scontato che gli autori possano esserne sprovvisti. Garantire la presenza di almeno un tecnico per ogni tipo di intervento. •U n formato standard: in Italia il formato più diffuso per poster e locandine è il verticale 70x100cm; sono ovviamente possibili altre soluzioni, ma ricordatevi che attenersi agli standard semplifica la vita sia agli autori sia agli allestitori, e contiene i costi (le tipografie chiedono di più per i fuori formato). Per la stampa vanno precisate le caratteristiche tecniche (alta risoluzione delle immagini, dimensioni massime/minime del corpo carattere, caratteristiche dei colori). • T ipografie convenzionate: è buona norma individuare un paio di stampatori (magari anche interni al centro congressi) verso cui indirizzare gli autori per snellire il processo. L’ideale è far sì che possano ricevere il loro poster già pronto e confezionato a domicilio o presso la location, così da doverlo solo ritirare e appendere. •P recisare quando e dove: nel regolamento è indispensabile precisare luogo e soprattutto gli orari in cui gli autori devono recarsi nell’area poster e allestirla prima dell’inizio dei lavori e ritirare i poster al termine del convegno. •P oster digitali: Spesso si ricorre alla digitalizzazione del poster, che diviene interattivo grazie all’impiego di monitor o touch screen. Nel caso bisogna verificare insieme all’allestitore e ai servizi tecnici che l’area si idonea e cablata, e dare per tempo agli autori le specifiche sui supporti da utilizzare per caricare il loro materiale (chiavetta Usb, tipo di file, peso massimo dei file, ecc.) •D ownload in un click: gli e-poster e i poster tradizionali opportunamente dotati di QR code possono essere scaricati in originale dai visitatori interessati tramite tablet o smartphone.

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ULTIMI RITOCCHI

•V otare tramite l’app: le applicazioni congressuali implementano spesso la possibilità di votare i poster migliori. Incentivate i partecipanti a valutare i lavori esposti e a sottoporre domande e richieste di approfondimento direttamente agli autori. • Fissare sempre gli incontri con gli autori: fissate fin da subito l’agenda delle poster session con gli autori dei poster, dividendoli magari in più momenti per evitare sovraffollamenti e dare a tutti la possibilità di partecipare ad almeno un incontro.

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ULTIMI RITOCCHI

Allestire l’area espositiva Come coordinare il lavoro di allestitori, tecnici e rappresentanti aziendali, lavorando insieme allo staff della location per trovare le soluzioni migliori

DELEGARE, MA NON TROPPO

Affidarsi a location qualificate, agenzie capaci e allestitori con una comprovata esperienza significa essere ben oltre metà dell’opera, ma è comunque sempre utile conoscere i diversi compiti che questi preziosi partner seguiranno per noi. L’area stand di un evento medico-scientifico può arrivare a comprendere decine e talvolta centinaia di postazioni, come una vera e propria fiera, con centinaia di persone coinvolte e migliaia di visitatori. In più vengono spesso presentati macchinari (basti pensare agli apparecchi per la diagnostica) che richiedono la massima cura e attenzione per il trasporto e la sorveglianza. Anche se l’allestimento di un’area espositiva è di norma seguito da professionisti del settore (allestitori, montatori, tecnici, staff dell’hotel o del centro congressi), è necessario che l’organizzatore o il Pco da lui delegato sovrintendano alle operazioni e coordinino il movimento di tutte le persone coinvolte.

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ULTIMI RITOCCHI

DIECI PUNTI DA VERIFICARE

•D iverse possibilità: a seconda della location l’area individuata per gli allestimenti sarà rappresentata da foyer, padiglioni, tensostrutture, eccetera. Non c’è un’opzione migliore di un’altra. L’importante è che siano spazi facilmente accessibili e commisurati non solo al numero di stand che dovranno ospitare, ma all’intero flusso di visitatori, interamente cablati e dotati dei servizi di base. • Valutare l’idoneità: devono essere spazi ampi con facilità di carico/scarico e movimentazione di merci e colli ingombranti come possono essere quelli di stand, impianti di illuminazione, cavi, americane (i tralicci di alluminio usati per montare le coperture di palchi e similari). • Site inspection: la verifica preliminare degli spazi tramite una visita di persona – da parte dell’organizzatore o di un Pco da lui incaricato – è fondamentale per valutare ciò che si può fare e ciò che non si può obiettivamente realizzare in un dato ambiente. • Coordinare gli allestimenti: in genere viene individuato un singolo allestitore incaricato del set-up dei diversi stand; ogni singola azienda però può avere esigenze diverse. La segreteria organizzativa dovrà quindi interfacciarsi con tutti gli espositori e fare da collegamento con il fornitore per specificare quanto necessario. Il modo di scrivere il nome delle aziende non è sconta• Standard e personalizzazione: solito. Maiuscole e minuscole, acronimi, spaziature, trattini: ogni azienda ha giustamente a cuore la sua identità e tamente si individuano 1-2 tipologie quindi anche il modo in cui viene scritto il proprio nome, di stand, omogenei come aspetto ma che non sempre coincide con la ragione sociale (spesso diversi per misure e dotazioni, oltre più “burocratese”). Quando registrate l’adesione di un che per costi, e viene data all’espoespositore, ricordatevi di fargli indicare con precisione il sitore la possibilità di scegliere. Ci nome con cui l’azienda desidera comparire sui materiali saranno sempre richieste ad hoc da del convegno, onde prevenire ripensamenti tardivi o insoddisfare sulla base di ciò che l’acomprensioni dell’ultim’ora. zienda deve portare con sé, il numero di persone che invierà, eccetera.

La dritta

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ULTIMI RITOCCHI

•M isure di sicurezza: se verranno esposti macchinari è necessario accertarsi che siano sempre presenti in loco i tecnici addetti per seguirne il trasporto; bisognerà inoltre garantire un’adeguata sorveglianza e informarsi con la location e con gli sponsor circa le coperture assicurative in caso di danni, furti o altri imprevisti. • Verificare per tempo l’accessibilità: i tecnici e i fattorini di ogni singola azienda dovranno conoscere orari e accessi per preparare la location prima dell’evento, e per smantellare il tutto dopo. Un’esposizione medio-grande, con un centinaio di stand, può richiedere anche un paio di giorni di lavoro e spesso gli allestimenti vengono effettuati in notturna per ottimizzare i tempi. Bisogna essere sicuri che ci sia sempre personale disponibile in loco per ogni necessità. • Rispettare e far rispettare le deadline: gli allestitori hanno bisogno di preparare il materiale (totem, cartelloni, fondali, roll-up ecc.) entro una certa data, quindi bisogna far sì che le aziende confermino la loro adesione, il loro esatto nominativo e le loro necessità tecniche entro una scadenza ben precisa, così da poter passare tutti i materiali per tempo. Lasciatevi sempre 1-2 giorni di margine per eventuali imprevisti; i vostri fornitori molto probabilmente faranno lo stesso con voi. • Mappa e segnaletica: fate preparare per tempo una piantina degli stand, proprio come quelle che vengono in genere distribuite alle fiere: sarà preziosa per i visitatori (che la consulteranno come depliant o tramite l’app congressuale) ma anche per gli stessi allestitori e per la segreteria organizzativa durante i preparativi. • Assistenza durante l’evento: assicuratevi che sia la struttura sia l’allestitore abbiano almeno una persona presente in loco durante la manifestazione, per far fronte alle richieste degli espositori e agli eventuali imprevisti.

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ULTIMI RITOCCHI

Coordinare lo staff Accoglienza e puntualità di servizio sono indispensabili per garantire un corretto e positivo svolgimento delle varie attività, ecco perché è importante un momento di condivisione delle informazioni

RADUNARE LE IDEE

Prima del via, è essenziale un momento di riunione con tutte le persone coinvolte nella gestione operativa della location: la segreteria, gli addetti alla reception e alla regia audiovisiva, le hostess e gli steward presenti in sala, eccetera. L’obiettivo è che ciascuno abbia una visione complessiva della scaletta dell’evento, ricapitolando “chi fa cosa”. Last but not least, il briefing è anche l’occasione per motivare adeguatamente le persone rispetto agli obiettivi della giornata.

I RISCHI DA EVITARE

•M ancato coordinamento in fase di registrazione e accoglienza dei partecipanti (tra chi consegna i badge, chi registra le presenze, chi consegna i materiali…) • Mancata copertura di sale o aree comuni durante gli intervalli (se qualcuno dello staff non avesse chiaro quando sono previsti i coffee break o le poster session) • Contrattempi nella distribuzione dei questionari di valutazione Ecm e di qualità – obbligatori per legge - o nella loro raccolta, il che potrebbe far sorgere controversie • Incapacità dello staff di orientare i partecipanti e fornire chiarimenti

L’IMPORTANZA DELLE INFORMAZIONI

• I partecipanti e gli espositori chiederanno informazioni logistiche a qualunque membro dello staff a portata di mano: è essenziale che tutte le hostess e gli steward abbiano ricevuto un’adeguata istruzione sugli spazi della location e possano quindi orientare rapidamente e con sicurezza le persone, o rispondere a semplici domande sulla scaletta dell’evento.

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ULTIMI RITOCCHI

•P er le informazioni tecniche, invece, è sempre consigliabile che il personale di sala indirizzi i partecipanti al banco della segreteria congressuale, che dovrà essere chiaramente identificabile come punto di riferimento per le procedure legate all’Ecm o al programma scientifico.

BREVE CHECK LIST PER L’ACCOGLIENZA

Ecco alcuni semplici controlli da effettuare a poche ore dal via: ❏ Verificare la presenza di segnaletica e locandine ❏ Collocare cavalierini, segnaposto e bottiglie o caraffe d’acqua ❏ Predisporre la cancelleria sui tavoli ❏ Allestimento della reception: verificare che ci sia tutto l’occorrente per l’attività di segreteria: lista dei partecipanti, badge da distribuire, fogli firme per la registrazione o strumenti elettronici per rilevare la presenza dai badge, questionari da consegnare e far compilare a fine evento. In funzione del numero dei partecipanti, può essere pratico creare più banchi di registrazione distribuendo i congressisti in base all’iniziale del cognome (es. A-L, M-Z) ❏ Documenti di segreteria: è bene avere sottomano copia di tutti i contratti di sponsorizzazione e finanziamento, le lettere di incarico ai relatori, le dichiarazioni di conflitto di interessi e ogni altro documento che potrebbe essere necessario in caso di un’ispezione Ecm ❏ Kit congressuale: raccogliere e organizzare tutto il materiale che si prevede di consegnare ai partecipanti e ai relatori, preparando già i sacchetti o le borse da distribuire ❏ Cartella stampa: se è prevista la presenza di giornalisti, il kit con le informazioni e i comunicati va preparato e organizzato prima ❏ Allestimento area espositiva: accertarsi che i servizi previsti siano presenti e funzionanti (illuminazione, visibilità del logo aziendale, eventuale connessione Wi-Fi, ecc.) ❏ Traduzione simultanea: se prevista, fare un giro di controllo nelle postazioni dei traduttori e che siano disponibili ❏ Aree catering: verificare insieme agli addetti che ci sia tutto l’occorrente per i coffee break o il buffet. ❏ Verifiche tecniche ❏ Controlli di sicurezza

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ULTIMI RITOCCHI

Gestire i simposi aziendali Occorre e coordinarsi con gli organizzatori per trovare il giusto equilibrio rispetto a contenuti, orari e programma generale del congresso

COSA SONO E A COSA SERVONO

La principale incombenza nei confronti dei simposi-satellite sponsorizzati è il coordinamento con le aziende che li promuovono, per intendersi fin da subito su tempi, spazi, numero dei partecipanti coinvolti, attività di reclutamento e contenuti del programma. I simposi arricchiscono il congresso, lo rendono più vario e interessante e fanno emergere temi specifici a beneficio di particolari cluster di partecipanti, e se ben gestiti possono contribuire a una migliore esperienza generale dei congressisti. In occasione dei congressi più importanti (in genere eventi nazionali o internazionali dalle 500 persone in su) è comune organizzare i cosiddetti simposi-satellite: micro-eventi a numero chiuso, focalizzati su un argomento molto specifico che coinvolge magari un particolare cluster del più ampio pubblico del congresso. I simposi possono essere promossi dallo stesso comitato scientifico (come spinoff del convegno per affrontare temi affluenti) o anche, come spesso accade, dalle aziende sponsor, che possono prenotare uno spazio (sia fisico, ossia una sala del centro congressi, sia temporale, ossia un momento all’interno del programma dell’evento) da destinare a comunicazioni organizzate da loro, legate a studi o ricerche commissionate o – più raramente – alla presentazione di nuovi prodotti.

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ULTIMI RITOCCHI

EQUILIBRIO TRA MARKETING, RICERCA E COMUNICAZIONE

Ecco alcuni spunti utili per inquadrare meglio il fenomeno dei simposi e capire come gestirlo nell’ambito di un congresso più ampio • Dove e quando? Il simposio aziendale è ovviamente periferico rispetto al resto dell’evento, occupa in genere non più di una sala per un tempo limitato (60 o 90 minuti) e deve essere programmato in modo da non sovrapporsi né intralciare il regolare svolgimento del congresso. • A chi si rivolge? Le aziende promuovono il simposio durante il convegno, ma solitamente invitano per tempo un target selezionato tra i partecipanti al congresso (ad esempio gli specialisti in una determinata disciplina o pratica medica potenzialmente interessata alle tematiche trattate). • Chi parla? I relatori del simposio aziendale sono in genere specialisti, opinion leader e ricercatori invitati a comunicare i risultati di studi o a riferire sullo stato dell’arte di un tema clinico o scientifico. • Ecm o non Ecm? Ovviamente i simposi aziendali ricadono al di fuori del perimetro Ecm, sia per quanto riguarda i vincoli sia per le procedure, e non assegnano crediti formativi. Tuttavia gli sponsor tendono a seguire gli stessi criteri di sobrietà e rigore scientifico che caratterizzano l’intero evento. • Loghi bene in evidenza: proprio perché promossi dagli sponsor e slegati dall’Ecm, i simposi-satellite possono (e anzi in un certo senso devono) esporre il marchio dell’azienda che li organizza, come principio di trasparenza. • Un evento nell’evento: le aziende sponsor possono affidarsi allo stesso Pco che segue l’intero convegno, ma anche selezionare un loro organizzatore che si occuperà nello specifico del simposio (inviti, promozione, logistica, catering…) ovviamente coordinandosi con la segreteria organizzativa generale. Di fatto si tratta a tutti gli effetti di un piccolo evento nell’evento. • In coda al programma: nella scaletta dell’evento i simposi-satellite delle aziende vanno messi un po’ in secondo piano rispetto ai contenuti scientifici promossi direttamente dall’organizzatore, quindi nel programma vanno opportunamente distinti anche dal punto di vista grafico. • Marketing scientifico: le imprese dell’healthcare sono ovviamente portatrici di interessi commerciali, ma al contempo investono molto in ricerca e sviluppo e hanno tutto l’interesse a divulgare i risultati della loro attività nell’ambito di un congresso. È raro che i simposi vengano sfruttati per esplicite comunicazioni di marketing aziendale o lanci di prodotto. • Condivisione del programma: è a libera scelta del comitato scientifico del congresso se richiedere o meno all’azienda una condivisione preventiva dei contenuti del simposio, ferma restando l’esigenza di differenziarlo adeguatamente dal resto della manifestazione.

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ULTIMI RITOCCHI

Comunicare con blogger e giornalisti I media sono uno strumento potente: dialogare con accortezza durante un evento può rafforzare l’interesse dell’opinione pubblica verso lo stesso

NON SOLO PER I GRANDI EVENTI

La presenza dei giornalisti a un congresso è ovviamente prerogativa degli eventi più grandi, ma vi sono numerosi casi in cui la stampa di settore può essere interessata ai lavori di un convegno medico-scientifico. Le stesse testate che si occupano di medicina e le riviste specializzate, ad esempio; senza contare le pagine dedicate alla salute, alla scienza, alla tecnologia all’interno di quotidiani e settimanali. Anche la cronaca locale può aver interesse a raccontare un evento per i suoi risvolti sul territorio. Le fonti di informazione e i produttori di contenuti “giornalistici” oggi non sono più solo i giornali: le stesse aziende sponsor, le location (i centri congressi e i gruppi alberghieri), le università, le associazioni scientifiche e gli stessi Pco e provider Ecm raccontano quotidianamente la propria attività e i propri risultati sui loro siti web e sui social network. Ogni singolo soggetto inoltre aggiunge la propria storia personale tramite condivisioni, retweet, commenti, foto e video realizzati in completa autonomia e pubblicati all’interno della propria rete di contatti; alcune volte un contenuto può diventare talmente popolare da oltrepassare questo perimetro e diventare virale.

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ULTIMI RITOCCHI

COME GESTIRE LE NOTIZIE DURANTE L’EVENTO

•P ubbliche relazioni: se avete coinvolto un ufficio stampa o un’agenzia di comunicazione, accertatevi che un loro addetto sia a disposizione dei giornalisti per eventuali domande durante l’evento. • Coinvolgere la location: chiedete alla struttura la possibilità di mettere a disposizione uno spazio apposito per l’eventuale conferenza stampa, e in cambio inserite nella cartella stampa sul convegno anche una scheda relativa alla location (hotel o centro congressi). • Corsia riservata ai giornalisti: se sono presenti addetti stampa (giornalisti professionisti o anche blogger), prevedete un’apposita fila per la registrazione e il ritiro di un badge “stampa” con cui potranno legittimamente accedere all’evento. • Less is more: i giornalisti hanno bisogno di ricevere un materiale già selezionato e ragionato. Mettete a loro disposizione un executive summary, un abstract o una scheda riassuntiva dei contenuti più complessi (come uno studio o una ricerca scientifica) per dargli modo di risparmiare tempo ed energie e al tempo stesso poter lavorare su contenuti scientificamente corretti, ancorché semplificati (onde prevenire volgarizzamenti o incomprensioni). • Comunicati a misura di news: il tradizionale comunicato stampa è sempre più a misura di web o di social: un testo breve, corredato da contenuti fotografici o video. • Un kit scaricabile: per i giornalisti è preferibile ricevere dei file piuttosto che uno stampato: cartelle scaricabili o inviate via mail, sezioni dedicate alla stampa all’interno del sito del congresso sono grandemente apprezzate perché velocizzano molto il loro lavoro. • Dirette social: la sessione principale del convegno può essere condivisa con un pubblico più ampio di quello presente in sala attraverso le diverse possibilità messa a disposizione da social come Twitter o Facebook. • Streaming video semplificato: la recente introduzione da parte di Facebook della funzione Live per trasmettere video in diretta consente a chiunque di tramutarsi in un inviato in tempo reale col suo cellulare. Questo permette anche di contenere i costi di regia per l’utilizzo di piattaforme di video-streaming, fino a ieri l’unico modo per realizzare una diretta. • Interviste ai relatori: un breve video-commento da parte degli speaker del convegno o un estratto del loro intervento può essere condiviso in rete, a tutto vantaggio del dibattito online e della visibilità complessiva dell’evento (in termini di persone raggiunte, notorietà e “traffico” complessivo).

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ULTIMI RITOCCHI

• Foto e video della giornata: accertatevi che qualcuno fotografi o faccia qualche filmato durante l’evento (anche con tablet o smartphone, che ormai garantiscono una buona qualità visiva). Tutto questo materiale sarà molto utile per realizzare brochure, fotogallery, articoli e quant’altro per raccontare l’attività dell’associazione o della società scientifica.

ALCUNI ERRORI FREQUENTI

Ci sono alcuni semplici dettagli che possono fare la differenza nel modo in cui un evento può essere percepito all’esterno, e conseguentemente nel modo in cui viene raccontato dai media. Specialmente per chi non si occupa quotidianamente dei comunicazione, ci sono alcuni aspetti da non sottovalutare. 1) Foto in bassa risoluzione: fino a poco tempo fa solo le fotocamere digitali di elevata qualità potevano realizzare fotografie adatte a una buona resa su carta stampata, ma ormai anche i modelli più abbordabili e perfino gli smartphone e i tablet riescono a realizzare immagini ad alta risoluzione (300 dpi, o ppi). Immagini o video scadenti rischiano di penalizzare molto la percezione dell’evento. 2) E ccesso di informazioni: non è sicuramente facile riassumere dei contenuti scientifici senza correre il rischio di banalizzarli; tuttavia, troppi dati sono come nessun dato, mentre i media vanno messi nella condizione di raccontare al meglio i risultati di un convegno. Se volete divulgare dei contenuti scientifici, prevedete una versione già costruita su misura per i vostri interlocutori. Anche perché il rischio è che provvedano loro a una reinterpretazione sintetica dei risultati di uno studio o una ricerca, e non è detto che i giornalisti abbiano la stessa sensibilità degli specialisti su alcuni temi o terminologie. 3) Nessuna censura: soprattutto con i social, nel caso in cui ci si trovi a fronteggiare commenti critici o recensioni negative, bisogna evitare di non rispondere o peggio ancora rimuovere gli interventi incriminati; al contrario occorre cercare sempre di promuovere un dibattito costruttivo, per quanto possibile. I corsi di social media management (e ormai anche la stampa generalista) sono pieni di esempi negativi in cui una risposta poco garbata ha innescato un’autentica crisi di comunicazione.

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TIRARE LE SOMME

Le norme fiscali, le operazioni conclusive e la reportistica per misurare e comunicare i risultati

Gestire fiscalmente i ricavi dell’evento 144

Le chiusure contabili

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Valutare apprendimento e qualità percepita 151

Archiviare la documentazione

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Valutare la performance dell’evento 153 Comunicazioni finali e ringraziamenti 156

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Focus: Food for Good, per non sprecare cibo dopo l’evento 164

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TIRARE LE SOMME

Gestire fiscalmente i ricavi dell’evento Una breve guida, a cura dello Studio Nava Viganò & Associati di Milano, che illustra caso per caso la contabilizzazione e il trattamento Iva nei congressi medici, a seconda del tipo di contratto prescelto con il Pco

DA DOVE INIZIARE

Come si contabilizzano gli eventuali utili del congresso? Si possono dedurre le spese di vitto e alloggio? Come si calcola l’Iva su quote di iscrizione e sponsorizzazioni? La materia è complessa ed è sempre opportuno avvalersi dell’aiuto di un commercialista esperto nel settore, ma è ugualmente utile conoscere alcuni criteri fondamentali. Abbiamo già parlato delle due tipologie contrattuali possibili tra committente e Pco: contratto di appalto e cessione dello sfruttamento economico dell’evento. A seconda dell’una o dell’altra, derivano diversi percorsi dal punto di vista fiscale, sia ai fini delle imposte dirette sia di quelle indirette.

CONTRATTO DI APPALTO: LA CONTABILIZZAZIONE

L’appalto è un contratto nel quale una delle parti assume il compimento di un’opera o di un servizio verso, a proprio rischio, un corrispettivo in denaro con organizzazione dei mezzi di gestione (art. 1655 Codice Civile). Da questa definizione si evince che i costi relativi all’organizzazione dell’evento saranno a carico del Pco e la remunerazione della prestazione sarà data dal compenso stabilito nel contratto. Conto economico Pco

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Costi

Ricavi

Costi propri del Pco per l’organizzazione dell’evento

Compenso del Pco

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TIRARE LE SOMME

Particolare attenzione deve essere posta alla contabilizzazione delle iscrizioni e sponsorizzazioni incassate con mandato con/senza rappresentanza, in quanto rappresentano dei debiti nei confronti del committente e pertanto devono essere iscritte nello stato patrimoniale, non nel conto economico, e non concorrono alla determinazione dell’utile del Pco. Al pari delle entrate, anche le uscite dell’evento non sono “costi propri” del Pco e devono essere iscritte tra i crediti dello stato patrimoniale. I costi “propri” del Pco sono esclusivamente gli stipendi del personale dedicato all’organizzazione e gestione dell’evento, le spese telefoniche, le trasferte e le spese generali di struttura in genere. Stato patrimoniale Pco Attivo

Passivo

Crediti verso clienti per iscrizioni e sponsorizzazioni

Debiti verso committente per iscrizioni e sponsorizzazioni

Crediti verso il committente per costi dell’evento

Debiti verso i fornitori per i costi dell’evento

GESTIONE DELL’UTILE, IMPOSTE DIRETTE E DEDUCIBILITÀ DELLE SPESE

Da un punto di vista squisitamente fiscale, come già detto, gli utili derivanti dell’attività congressuale sono qualificati come reddito d’impresa, in quanto trattasi di esercizio di attività commerciale rientrante tra quelle indicate nell’articolo 2195 del Codice Civile (art. 55 TUIR). Questo significa che il reddito sarà determinato come differenza tra i ricavi imponibili e i costi deducibili secondo le disposizioni relative alle società e gli enti commerciali (art. 56 TUIR). La disciplina fiscale non è pertanto diversa rispetto ad altre imprese esercenti attività commerciali, fatta eccezione per la deducibilità delle spese relative all’acquisto di servizi alberghieri e di ristoIl conto economico è il documento contabile del bilancio razione, che nel settore congressuale d’esercizio con costi e ricavi, che determinano l’increricevono un trattamento di favore. mento o il decremento di un capitale netto aziendale. Lo Queste infatti sarebbero soggette a stato patrimoniale definisce la situazione patrimoniale di una limitazione della deducibilità pari una società, dividendola in voci attive e voci passive (art. al 75% del costo sostenuto dall’impre2423 e seguenti del Codice Civile) sa (art. 109 comma 5 TUIR). Tuttavia, l’amministrazione finanziaria ha avuto modo di chiarire che la norma non si applica nei confronti degli operatori congressuali, in quanto “rivendita di dette prestazioni costituisce l’oggetto Con questa tipologia di accordo, come abbiamo visto, dell’attività propria dell’impresa” menil Pco trattiene tutte le entrate e sostiene tutte le spese in tre lo scopo della norma è quello di proprio, ed esse entrano nel bilancio del Pco a comporre limitare la deducibilità delle prestaziorispettivamente i ricavi e i costi, quindi per il committente ni nei confronti dei fruitori finali per in questo caso non ci sono incombenze particolari, la i quali l’inerenza è dubbia (Risoluziocontabilizzazione spetta al Pco. ne 47 del 28 maggio 2010). Queste

Conto economico e stato patrimoniale

Contratto di cessione: la contabilizzazione

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spese, sostenute per l’organizzazione dell’evento, sono pertanto integralmente deducibili per il Pco.

IMPOSTE INDIRETTE: IL TRATTAMENTO DELL’IVA

Prima di tutto è opportuno chiarire che “l’imposta del valore aggiunto si applica sulle cessione di beni e le prestazioni di servizi effettuate nel territorio dello Stato nell’esercizio d’imprese o nell’esercizio di arti e professioni e sulle importazioni da chiunque effettuate” (art. 1 DPR 633/72). Quindi, affinché un’operazione sia soggetta all’Iva italiana, devono ricorrere tre requisiti essenziali: 1) dev’essere svolta da un soggetto che svolge un’attività commerciale oppure nell’esercizio di arti e professioni (requisito soggettivo) 2) deve avere per oggetto una prestazioni di servizi o una cessione di beni (requisito oggettivo) 3) deve avvenire nel territorio dello Stato (requisito territoriale) Gli eventi e i congressi rispondono evidentemente ai primi due requisiti, quindi occorre prestare particolare attenzione al requisito territoriale, ossia dove la cessione di beni o la prestazioni di servizi deve considerarsi effettuata. Da questo dipende l’applicazione dell’Iva ai sensi della legge italiana oppure di un paese estero. Ecco di seguito le condizioni di territorialità delle principali prestazioni effettuate dai Pco a favore dei committenti, in modo tale che l’operatore possa orientarsi nell’applicazione dell’imposta.

1- Trattamento Iva del compenso del Pco

Il compenso ricevuto dal Pco per l’organizzazione del congresso subisce un trattamento Iva differente a seconda dello status del committente. Di seguito il trattamento Iva nel caso in cui il committente sia un soggetto passivo Iva. Come si può vedere dalla tabella, in questo caso il discrimine è dato dalla sede territoriale del committente: se il committente è italiano e il Pco italiano, sul compenso di quest’ultimo si applica l’Iva italiana. Committente soggetto passivo Iva Prestatore

Committente

Territorialità

EXTRAUE PCO ITALIANO

UE ITALIANO

LUOGO DEL COMMITTENTE

IVA applicabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a DPR 633/72) Fattura con esposizione Iva italiana (art. 7-ter lett.a DPR 633/72)

Se il committente non è un soggetto passivo Iva, ovvero è un privato, il discrimine è sempre dato dalla sede in cui si svolge l’evento:

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Committente non soggetto passivo Iva Committente Luogo evento Territorialità LUOGO EXTRAUE ITALIA DELL’EVENTO LUOGO UE ITALIA DELL’EVENTO LUOGO ITALIANO ITALIA DELL’EVENTO LUOGO EXTRAUE UE DELL’EVENTO LUOGO UE UE DELL’EVENTO LUOGO ITALIANO UE DELL’EVENTO LUOGO EXTRAUE EXTRAUE DELL’EVENTO LUOGO UE EXTRAUE DELL’EVENTO LUOGO ITALIANO EXTRAUE DELL’EVENTO

Prestatore

PCO ITALIANO

IVA applicabile Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7 quinquies lett.a DPR 633/72)

Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7 quinquies lett.a DPR 633/72)

2- Trattamento Iva delle sponsorizzazioni

Le sponsorizzazioni dall’evento sono prestazioni di servizi di natura pubblicitaria e sono regolate per quanto riguarda la territorialità dell’imposta dagli articoli 7 – ter e 7 – septies DPR 633/72. Si applica l’Iva italiana del 22% quando tale prestazione è resa a favore di: a) un soggetto passivo con sede nel territorio dello Stato (LUOGO DEL COMMITTENTE) b) un privato, indipendentemente dal fatto che sia residente in Italia (LUOGO DEL PRESTATORE, ovvero del Pco) Si segnala che la regola territoriale del punto b) è derogata dall’articolo 7 septies comma 1 lett. b DPR 633/72 con riguardo alle prestazioni pubblicitarie rese a favore di privati non domiciliati o residenti nella Comunità Europea, equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi Iva. Prestatore

PCO ITALIANO

Committente

Sponsorizzazioni Territorialità

UE (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

UE (privato)

LUOGO PRESTATORE

EXTRAUE (soggetto LUOGO passivo) COMMITTENTE EXTRAUE (privato)

LUOGO COMMITTENTE

ITALIANO (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

ITALIANO (privato)

LUOGO PRESTATORE

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IVA applicabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione Iva Italiana (art. 7-ter lett.b dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-septies lett.b dpr 633/72) Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.b dpr 633/72)

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3- Trattamento Iva delle quote di iscrizione

Le quote di iscrizione al congresso sono qualificate come prestazioni di servizi per l’accesso a manifestazioni culturali, artistiche, sportive, scientifiche o educative, rilevanti territorialmente ai fini dell’Iva nel territorio dello Stato in cui si svolge l’evento ai sensi dell’articolo 7 quinquies lett.b) Dpr 633/72. In altri termini, le quote di iscrizione di un evento svolto nello territorio dello Stato sono soggette a Iva italiana al 22%. Vediamo dunque i possibili casi che si potrebbero incontrare, a seconda della nazionalità del committente e della sede dell’evento (Italia o, a titolo di esempio, Francia). Territorialità quote di iscrizione Luogo Prestatore Committente Territorialità IVA applicabile evento UE (soggetto passivo) ITALIA UE (privato) (FATTURA EXTRAUE ITALIA ITALIA CON (soggetto ESPOSIZIONE passivo) IVA) EXTRAUE (privato) ITALIANO (soggetto passivo) FRANCIA FRANCIA ITALIANO (privato) PCO ITALIANO FRANCESE (privato) FRANCIA FRANCIA FRANCIA FRANCESE (FATTURA (soggetto CON passivo)* ESPOSIZIONE IVA UE (privato) FRANCESE) FRANCIA UE (soggetto FRANCIA passivo) EXTRAUE (privato) FRANCIA FRANCIA EXTRAUE (soggetto passivo)

Nota

Il Pco, al fine di applicare l’Iva estera, dovrà aprire una partita Iva francese.

*Nel caso in cui tutti i partecipanti al congresso estero fossero soggetti passivi Iva francesi, il Pco non sarebbe tenuto all’apertura della partita Iva in Francia, in quanto i committenti sarebbero in grado di applicare l’Iva del proprio paese mediante il cosiddetto meccanismo del reverse charge.

Quando le quote di iscrizione sono esenti da Iva? In materia di quote di iscrizione sono meritevoli di segnalazione due casi particolari: • l e somme corrisposte da Enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione, sono esenti da Iva ai sensi dell’art.14, comma 10, Legge 24 dicembre 1993 n.537 • l e somme corrisposte per la partecipazione a eventi Ecm, aventi in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario, sono esenti da Iva ai sensi dell’art. 10 n.20) del DPR 633/1972 e successive modifiche (Circolare 22/E del 18 marzo 2008)

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TRATTAMENTO IVA DEI SERVIZI DI RISTORAZIONE E PERNOTTAMENTO

Nella maggior parte dei casi le spese di vitto e alloggio sono addebitate al fruitore del congresso con la quota di iscrizione. Nel caso in cui si decidesse di procedere a un addebito separato, le prestazioni devono essere considerate come servizi accessori dell’accesso all’evento (articolo 7 quinquies lett. b. DPR 633/72) e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (cfr. la tabella precedente sulla territorialità delle quote di iscrizione).

4- Lo stand congressuale

Gli stand nell’ambito dei congressi hanno di regola una finalità pubblicitaria. L’operazione di messa a disposizione dello stand si caratterizza come una prestazione di tipo complesso in quanto non comprende soltanto l’uso degli spazi nudi, ma anche attrezzature, personale dedicato, coffee break ecc. In sostanza, ai fini Iva, il servizio di messa a disposizione dello stand può essere qualificato come una prestazione di servizi generica (connotata da uno scopo eminentemente commerciale/pubblicitario) che ricade nell’ambito di applicazione dell’articolo 7- ter e 7 – septies Dpr 633/72. Stand congressuale: Finalità pubblicitaria Prestatore

PCO ITALIANO

Committente

Territorialità

UE (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

UE (privato)

LUOGO PRESTATORE

EXTRAUE (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

EXTRAUE (privato)

LUOGO COMMITTENTE

ITALIANO (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

ITALIANO (privato)

LUOGO PRESTATORE

IVA applicabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7- ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione Iva italiana (art. 7-ter lett.b dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7 septies lett.b dpr 633/72) Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.b dpr 633/72)

LA GESTIONE DEGLI UTILI DEL CONGRESSO 1- Il contratto di appalto

•N el contratto di appalto, come si è visto, il committente conserva un pieno controllo decisionale sull’organizzatore e sui servizi erogati. Il Pco svolge il ruolo di consulente, impegnandosi a fornire i servizi previsti nel capitolato, e come tale è compensato. • Alle scadenze convenute pertanto il Pco emette fattura, maggiorata di Iva con aliquota ordinaria, a carico del committente italiano per le attività di organizzazione svolte a favore dello stesso. Il residuo finanziario positivo dell’evento (utile) spetta al committente, che lo acquisisce emettendo a carico del Pco un documento di addebito la cui natura (fattura o semplice nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è data.

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•S e il committente ha acquisito la partita Iva (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti no profit dalla Legge 398/1991) di regola emette una fattura maggiorata dell’Iva. • Se invece il committente, ente no profit, è privo di partita Iva potrà emettere una semplice nota di debito (senza Iva) a carico del Pco. • Sia la fattura sia la nota di debito non sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio del Pco, bensì semplici documenti a supporto del pagamento del credito del committente verso il Pco che ha gestito (di regola in nome proprio e per conto del cliente, con mandato senza rappresentanza) le entrate e le uscite dell’evento. • Da notare che per la corretta rappresentazione contabile e fiscale dell’appalto, gestito con la formula del mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare al Pco il totale delle entrate dell’evento e il Pco è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Con tali reciproci addebiti, lordi, viene trasferito al committente l’utile dell’evento (o la perdita, in caso di evento con risultato negativo).

2- Il contratto di cessione

•C on questa formula contrattuale il Pco acquisisce la titolarità delle entrate e sostiene l’onere economico (non solo come anticipazione finanziaria) delle uscite dell’evento. • Il committente ha diritto, nella misura fissa o percentuale convenuta, all’utile dell’evento. Esso rappresenta il corrispettivo per la messa a disposizione del Pco del diritto di sfruttamento dell’evento medesimo, e quindi, come descritto in precedenza, il compenso per l’uso di un diritto immateriale (marchio) oltre che per tutte le altre prestazioni a carico del committente, tipicamente la cura di tutti gli aspetti di contenuto (scientifico-culturale) del congresso quali l’organizzazione del Comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione dei materiali, la selezione dei relatori, la definizione dell’agenda, la stesura degli atti, ecc. • L’importo dell’utile spettante al committente è acquisito emettendo a carico del Pco un documento di addebito la cui natura (fattura o semplice nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è data. • Se il committente ha acquisito la partita Iva (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti no profit dalla Legge 398/1991) di regola emette una fattura maggiorata dell’Iva. • Se invece il committente, ente no profit, è privo di partita Iva potrà emettere una semplice nota di debito (senza Iva) a carico del Pco. • In questo caso, sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio del Pco.

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Valutare apprendimento e qualità percepita Sono entrambe attività di competenza del provider, che è il soggetto qualificato e responsabile a monitorare la qualità e l’indipendenza della formazione in sanità

IL TEST DI APPRENDIMENTO

Il test di valutazione dell’apprendimento può avvenire con diversi strumenti, a discrezione del provider: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, esame pratico, produzione di un documento, realizzazione di un progetto. Ci sono alcuni standard da rispettare: • Nel caso di un questionario, devono essere previste almeno 3 domande per ogni credito erogato 8quindi 15 domande per 5 crediti, 18 per 6 crediti, e così via). • Le domande a risposta multipla devono prevedere obbligatoriamente 4 alternative di cui una sola corretta. Quest’ultima è la modalità adottata nella stragrande maggioranza dei casi, ma non è l’unica possibile. • Per tutte le modalità di verifica, è necessario rispondere correttamente ad almeno il 75% delle domande totali o comunque degli obiettivi formativi dichiarati. Al di sotto di questa soglia il provider non può in alcun modo attribuire i crediti.

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• I n caso di mancato superamento della prova, le risposte corrette possono essere comunicate solo al termine del corso. • Generalmente il test si esegue al termine dell’evento, ma sono possibili anche altre modalità: ad esempio è consentito somministrare il questionario di verifica online anche al termine di eventi residenziali, con l’obbligo di compilarlo entro tre gioni dalla conclusione del corso e con un solo tentativo a disposizione. Nei giorni successivi all’evento e all’attribuzione dei crediti, il provider ha il compito di consegnare o trasmettere ai partecipanti l’attestato di superamento del corso e comprovante l’acquisizione dei relativi crediti Ecm.

LA QUALITÀ PERCEPITA

• I l provider deve rilevare la qualità percepita dai partecipanti per ogni singolo evento. Lo strumento di base è una scheda anonima che deve includere i seguenti aspetti: o rilevanza del programma rispetto ai bisogni formativi e al ruolo professionale o qualità formativa del programma e dei singoli docenti o efficacia della formazione ricevuta rispetto agli obiettivi formativi o qualità dell’organizzazione e rispetto dei tempi o percezione di interessi commerciali nell’evento o nel programma • L o scopo dell’analisi sulla qualità percepita è duplice: valutare la qualità del provider e monitorare la presenza di eventuali influenze commerciali (anche per eventi non sponsorizzati). • Il provider deve quindi comunicare a tutti i partecipanti l’indirizzo di posta elettronica ecmfeedback@agenas.it a cui trasmettere direttamente le proprie segnalazioni. • Le schede vengono conservate dal provider, che sulla loro base compila la relazione annuale sulla sua attività formativa sottoposta alla Commissione Ecm.

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Valutare la performance di un evento Partite dagli obiettivi per stabilire metriche coerenti e raccogliete il maggior numero possibile di feedback dai partecipanti per misurare i risultati ottenuti

QUALCHE ESEMPIO

Come si fa a dire che un evento “è andato bene”? E come misurare questo risultato? In fase di progettazione abbiamo parlato dell’importanza di fissare obiettivi il più possibile “smart”, ovvero specifici, misurabili, accessibili, rilevanti e temporalmente strutturati. Ipotizziamo che uno degli obiettivi fosse di incrementare il numero di partecipanti iscritti del 10% rispetto all’anno precedente. • Se il nostro congresso ha registrato un +12%, l’obiettivo si può considerare raggiunto e addirittura superato con successo. • Se l’incremento atteso dovesse essere inferiore (ipotizziamo un 5%, positivo ma al di sotto delle aspettative), forse l’obiettivo era troppo ambizioso, oppure qualcosa ha frenato le iscrizioni (la sede o il periodo prescelti, la novità dei format o l’importo della quota).

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L’IMPORTANZA DEGLI OBIETTIVI

Ora si può capire meglio perché gli obiettivi devono essere “accessibili”, cioè realistici: con gli obiettivi formuliamo delle ipotesi di lavoro che vanno verificate sul campo • Il metro di valutazione del successo di un evento è molto legato alle aspettative, che a loro volta derivano dall’analisi dei risultati del passato, o di altre manifestazioni consimili. • Se gli obiettivi vengono centrati ciò vuol dire non solo che si è lavorato bene, ma sta anche a significare che gli stessi erano stati ben posti fin dall’inizio, in forma realistica e commisurata alle potenzialità e alle risorse a disposizione. • Può essere più vantaggioso stabilire obiettivi prudenti e registrare con soddisfazione anche un aumento moderato.

STABILIRE I KPI DELL’EVENTO

Gli indicatori chiave di prestazione - in inglese Key Performance Indicator -, sono dei parametri utili a misurare la performance di un processo aziendale. Può trattarsi di indicatori di qualità, di costo, di tempo o di risultato. Qualche possibile esempio legato a un congresso medico-scientifico: Tipologia di KPI

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Descrizione

KPI di qualità

Il punteggio medio riportato dai partecipanti a un corso Ecm e la valutazione positiva della qualità percepita.

KPI di costo

Raggiungere il pareggio di bilancio ed eventualmente dei ricavi, così da coprire tutte le spese.

KPI di tempo

L’aumento delle giornate congressuali, la velocità con cui si vendono spazi promozionali, il rispetto delle deadline.

KPI di risultato

Il numero di partecipanti, il numero di abstract, poster e comunicazioni orali, il numero di espositori, il traffico sui social.

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Ci sono diversi approcci alla misurazione dei KPI, ed è possibile selezionarli e definirli in maniera soggettiva, purché ragionata e meticolosa. La nozione di KPI è in una certa misura sovrapponibile a quella di obiettivi SMART: si potrebbe affermare che i KPI rappresentano il frutto di obiettivi ben posti.

ASPETTI DA VALUTARE

•Q uantità o qualità? La domanda è retorica: non è possibile scegliere di privilegiare solo i numeri, i dati oggettivi, o la percezione e la soddisfazione dei partecipanti, che rimane uno dei parametri più importanti, anche se non altrettanto “scientifico”. • Richiedere feedback: la valutazione della qualità percepita rappresenta un vero e proprio atto dovuto - nonché un obbligo di legge, nel caso degli eventi Ecm – oltre a essere sempre vantaggiosa. Far segnalare ai partecipanti quali aspetti dell’evento hanno apprezzato e cosa è da correggere consente una migliore pianificazione per il futuro. • Survey di gradimento: che sia il tradizionale modulo da compilare in sede di evento, oppure inviato via mail o online, un questionario dovrebbe sempre includere voci su due ambiti principali: o elementi tecnico-scientifici: temi affrontati, qualità di docenti e relatori, argomenti su cui si sarebbe desiderato un maggiore approfondimento o una minore insistenza, ecc. o elementi logistici e di servizio: la location, la sede congressuale, il catering, la reperibilità delle informazioni, la competenza del personale, ecc. • Sfruttare app e social: la valutazione dell’evento può essere integrata tra le funzionalità dell’applicazione congressuale; e i commenti sui social sono una risorsa preziosa, se ben alimentati e monitorati (anziché temuti o censurati) per captare il “sentiment” del pubblico.

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Comunicazioni finali e ringraziamenti Condividere numeri e risultati dell’evento è il modo migliore per far sentire i partecipanti coinvolti fino alla fine del progetto

LA REPORTISTICA DI FINE EVENTO

Solitamente un buon report dovrebbe includere statistiche su: umero dei partecipanti totali N Numero dei partecipanti per singola professione/specialità Numero dei partecipanti per tipologia di iscrizione (soci, non soci) Numero dei partecipanti per provenienza (Provincia, Regione o Stato estero) Abstract complessivi presentati Abstract accettati Numero poster Numero presentazioni orali Numero dei simposi Sponsor presenti all’evento Espositori Partner istituzionali Articoli di giornale dedicati all’evento (rassegna stampa) Statistiche di interazione sui social media (numero tweet, like, post pubblicati, commenti, visualizzazioni) • Numero di download dell’app congressuale • Dibattito generato online sui temi del convegno (rassegna stampa digitale) • Statistiche delle visite al sito web dell’evento (accessi totali, utenti unici) • • • • • • • • • • • • • •

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A CHI INTERESSANO QUESTI DATI?

✓P er il board dell’associazione o l’Ente committente, i numeri rappresentano la misura del successo dell’iniziativa, e nel caso si tratti di un evento destinato a ripetersi a scadenze fisse - come un congresso nazionale annuale - i dati saranno fondamentali per impostare gli obiettivi e la programmazione delle edizioni future. ✓ Per l’agenzia organizzatrice, il provider/Pco e gli altri fornitori, i risultati e le statistiche dell’evento sono altrettanto importanti, perché sono in grado di rivelare la bontà delle scelte strategiche effettuate. ✓ Per gli sponsor, i numeri dell’evento sono utili a determinare il ritorno dell’investimento effettuato: a fronte di una data somma versata, l’azienda sponsor potrà misurare il vantaggio ottenuto rapportandolo al numero dei partecipanti totali, alla visibilità mediatica e web complessiva dell’evento, ai contatti registrati presso il proprio stand, e via di seguito. ✓ Per la location - hotel o centro congressuale – è utile conoscere l’impatto di un evento da essa ospitato, in aggiunta a quelli che la riguardano direttamente (come il numero di camere acquistate, le sale meeting occupate, il numero e la tipologia dei servizi erogati, eccetera). ✓ I relatori e gli stessi partecipanti possono trarre un beneficio, anche solo in termini di gratificazione personale, dal venire a conoscenza degli esiti della manifestazione.

COME PRESENTARE I DATI?

Ci sono diverse possibilità, più o meno strutturate e più o meno a effetto: • Un semplice elenco da diffondere via mail o pubblicare sul sito o sui social: molto semplice e funzionale, anche se poco accattivante dal punto di vista visivo. • Slide: lo strumento più classico, ma da usare con cura. Troppo spesso si vedono presentazioni fatte male e con poca cura. Ricordate sempre che “less is more”: la regola aurea del design è la semplicità.

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•V isual telling: se ne avete la possibilità, chiedete a un grafico di elaborare un’infografica o un altro tipo di presentazione che unisca estetica e funzionalità. Sono sempre molto apprezzate, di lettura facile e immediata, e aggiungono valore ai risultati ottenuti. • Video e slideshow: a seconda del budget a disposizione (e dell’importanza dell’evento) si può realizzare un prodotto visivo di chiusura – che magari faccia anche da teasing in vista dell’edizione successiva. Non servono grandi effetti speciali: un video con un montaggio dei momenti salienti dell’evento o una serie di fotografie montate in sequenza con i numeri in sovraimpressione sono piuttosto abbordabili e in grado di catturare l’attenzione.

RINGRAZIAMENTI

È un momento fondamentale, che combina cortesia istituzionale e pubbliche relazioni. Non è un puro gesto formale di buona educazione: ringraziare gli sponsor che hanno reso possibile la manifestazione, i vari partner istituzionali per il loro appoggio, i docenti e i relatori per il loro fondamentale contributo scientifico, e gli stessi partecipanti - è un modo per rinforzare la relazione con tutti loro e comunicare, condividendola, la soddisfazione per essere arrivati in fondo al progetto intrapreso. • Includere qualche dato: senza duplicare il report vero e proprio, qualche numero sull’andamento della manifestazione è utile per dare forza al ringraziamento e ribadire, implicitamente, che la collaborazione è stata fruttuosa, e quindi ripetibile in futuro. •U n tocco personale: i ringraziamenti in genere vengono porti a nome dell’associazione committente, e firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico. Il tono più personale in genere risulta più “caldo” e meno rigidamente formale. • Varie possibilità: come per gli inviti, si può scegliere di ricorrere a una mail o a un più tradizionale cartoncino, a una comunicazione sul sito e a un post sui social, o anche a un video-ringraziamento, o a una combinazione tra più media. • Restiamo in contatto: unite ai ringraziamenti notizie su prossimi appuntamenti, canali di aggiornamento sulle attività dell’associazione organizzatrice e tutto ciò che può servire a promuovere l’adesione. • Grazie e arrivederci: nel caso dei congressi periodici, poi, il momento del ringraziamento può coincidere anche con un primo ufficiale save the date per l’anno successivo. Non tralasciate mai nessuna occasione per “fidelizzare” i partecipanti.

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Le chiusure contabili È fondamentale aver lasciato traccia scritta di qualsiasi variazione, e procedere a un riconteggio scrupoloso per inserire gli importi definitivi

LA CODA LUNGA DEGLI EVENTI

La fase di chiusura amministrativa di un evento, e delle relative procedure di fatturazione, può essere anche piuttosto lunga. Un grande congresso nazionale con migliaia di partecipanti e centinaia di espositori può avere una “coda” di chiusure amministrative piuttosto importante, nell’ordine di quattro o cinque mesi. Solo una volta determinati con precisione gli effettivi ricavi e le spese sarà possibile determinare l’eventuale utile dell’evento e capire come gestirlo dal punto di vista contabile e da quello fiscale.

LE VOCI IN ENTRATA

Anche se conosciamo già da tempo gli importi di iscrizioni e sponsorizzazioni, dobbiamo essere sicuri di tirare le somme sull’ultimo rendiconto aggiornato, che tenga conto anche di eventuali cambiamenti. • Quote di iscrizione: calcolare il numero effettivo, al netto delle eventuali rinunce o annullamenti e quindi degli eventuali rimborsi, se previsti, e con l’aggiunta degli eventuali servizi accessori pagati dal partecipante. • Sponsorizzazioni e finanziamenti: è vero che di solito gli importi sono concordati con largo anticipo, e che per gli eventi Ecm i contratti devono essere già siglati e caricati in fase di registrazione, ma sono sempre possibili variazioni dell’ultimo secondo, e in ogni caso le cifre devono essere pienamente corrispondenti.

LE VOCI IN USCITA

Preventivi e consuntivi possono non coincidere perfettamente, e bisogna essere certi di aver pagato o rimborsato tutti gli aventi diritto effettivi prima di procedere alla chiusura del bilancio. • Fornitori e allestitori: rispetto a quanto pattuito inizialmente potrebbero esserci state ulteriori richieste, variazioni, aggiunte di servizi dettate da una qualsiasi necessità o imprevisto. Magari è stato necessario aggiungere tavoli e schermi in più o modificare qualcosa negli allestimenti o nel catering, e se ci limitiamo a fare copia e incolla del preventivo nel file del consuntivo potremmo omettere qualcosa.

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•C ompensi dei relatori: se le cifre pattuite possono difficilmente essere soggetti a variazioni, non bisogna escludere nemmeno questa eventualità. Considerando ad esempio le possibili complicazioni derivanti dall’applicazione del D. lgs 165/2001 (di cui abbiamo parlato nel capitolo sull’ingaggio dei relatori), che comportano la necessità di ottenere l’autorizzazione preliminare dell’Ente di afferenza di un dipendente pubblico reclutato come docente, non si può escludere che lo stesso decida di rinunciare al compenso e di intervenire a titolo gratuito, magari per prevenire contenziosi con la sua struttura di appartenenza. • Rimborsi spese: gli interessati inviano la nota spese al Pco o alla tesoreria che gestisce economicamente l’evento. Bisognerà aspettare quindi di aver raccolto tutti i moduli per i rimborsi, inclusi quelli degli eventuali ritardatari, che saranno da sollecitare per tempo. Non sono rari i casi di rimborsi richiesti fuori tempo massimo per dimenticanza, col rischio di aver già provveduto nel frattempo a liquidare tutti gli altri e addirittura a chiudere il bilancio per l’anno di competenza di quell’evento.

IL CONTROLLO INCROCIATO

Per essere sicuri di non “perdersi i pezzi” nella stesura del consuntivo è consigliabile un controllo incrociato tra il budget e il centro di costo, in quanto: • Chi segue operativamente l’evento ha sempre sotto mano il file del budget steso all’avvio del progetto, in cui aggiorna via via le voci di spesa e ricavo, e i relativi importi. • Chi si occupa della contabilità registra, in genere tramite un apposito software amministrativo, tutti i contratti, i preventivi e le fatture relative all’evento. Al termine della manifestazione, i due resoconti dovrebbero coincidere - ma è facile che questo non accada: magari una fattura è andata direttamente in amministrazione senza passare dal project manager, o viceversa è stato chiesto un aggiornamento di preventivo a un fornitore, e l’amministrazione non ne è stata ancora informata. Dal controllo incrociato quindi possono emergere eventuali difformità e diventa relativamente semplice risalire alle origini dei mancati aggiornamenti, così da ottenere alla fine un consuntivo preciso e affidabile.

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Come archiviare la documentazione? L’obiettivo è quello di realizzare un promemoria strutturato che possa tornare utile per ogni futura occasione, per le prossime edizioni o per altri eventi

A FUTURA MEMORIA

Nel caso in cui si lavori per la prima volta con un fornitore o una struttura, alcuni Pco suggeriscono di includere nell’archivio una breve nota personale, a cura del project manager, in cui dà una valutazione sull’operato e sul rapporto qualità/prezzo del fornitore. A distanza di anni potrebbe essere difficile ricordare con precisione come ci si era trovati: recuperando il dossier dall’archivio, una nota anche molto semplice del tipo “ottimo, nessun problema!”, “da richiamare!” o “assolutamente da non ricontattare!” può essere preziosa. Due sono i criteri-guida da seguire per una corretta archiviazione di file e documenti: ✓ includere tutto il possibile, così da ricreare una sorta di vademecum completo dell’evento, dalla A alla Z ✓ immaginare di farlo a beneficio di un’ipotetica persona che, senza essersi mai occupata di quell’evento e senza quindi conoscerne nulla (sponsor, argomenti trattati, location prescelta) dovrebbe essere in grado di ricostruire, anche a distanza di qualche anno, il workflow e l’aspetto complessivo del convegno

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ARCHIVIAZIONE FISICA

Compatibilmente con lo spazio a disposizione e con la mole di documenti cartacei prodotta in relazione al congresso, ecco una breve check-list di ciò che potrebbe essere utile tenere da parte per ogni futura evenienza:

❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏ ❏

❏C onservare almeno una copia di tutti gli stampati prodotti: • segnaletica • brochure • locandine • programma definitivo • inviti • menu • ringraziamenti • altro Conservare copia dei materiali formativi distribuiti ai partecipanti (dispense, presentazioni, questionari di valutazione e apprendimento Ecm) Fatture e ricevute cartacee Note spese cartacee e relativi giustificativi Copia dell’attestato-tipo rilasciato (per eventi Ecm) Copia di tutti i contratti siglati con gli sponsor e i finanziatori Lista completa degli sponsor e degli espositori Mappa degli stand espositivi Elenco degli eventi sociali e delle iniziative accessorie Note sul catering, menu, riferimenti dei ristoranti utilizzati Elenco completo dei fornitori contattati, degli eventuali bandi di gara, dei preventivi/consuntivi di ciascun fornitore

ARCHIVIAZIONE DIGITALE

L’archiviazione informatica non ha problemi di spazio, e con i recenti sviluppi non è difficile procurarsi, con un modico investimento, strumenti hardware (hard disk esterni da almeno 1 terabyte di memoria, ovvero 1.000 gigabyte) o software (cloud computing, servizi di archiviazione e condivisione come Dropbox e simili) utili per conservare a lungo. Fate sempre e comunque dei backup periodici, onde evitare che un inconveniente tecnico o un malware vi privi per sempre dei vostri preziosissimi dati. ❏ F ile pdf e file esecutivi di tutti gli stampati ❏ File pdf e file esecutivi degli allestimenti - questi difficilmente potrebbero essere conservati fisicamente, visti gli ingombri: • pannelli • totem • fondali • cartelloni • scenografie • vetrofanie • personalizzazioni degli stand • altro

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resentazioni Power Point del progetto P Rendering degli allestimenti e altri file grafici File del budget preventivo e consuntivo Copia di tutte le fatture e ricevute digitali Moduli dei rimborsi spese digitali Tutte le mail inviate e ricevute relative all’evento in questione (file con estensione “.pst” e simili)

USATE LA MAIL COME UN ARCHIVIO

È utile prestare sempre molta attenzione all’oggetto degli invii, evitando descrizioni troppo generiche come “preventivo” o “aggiornamento budget”, ma specificando sempre il nome dell’evento correlato. Creare cartelle e sottocartelle specifiche può sembrare laborioso all’inizio, ma sul lungo termine si rivela sempre una scelta vincente (ad esempio gli scambi di mail con l’hotel andranno in una cartella specifica, a sua volta contenuta in quella generale del congresso, a sua volta contenuta in quella dell’anno solare o fiscale, ecc.)

ARCHIVIARE I DOCUMENTI ECM

La normativa Ecm sancisce che iI provider è tenuto ad archiviare e conservare per cinque anni copia di tutte le documentazioni relative all’assegnazione dei crediti inclusa la copia degli inviti nominativi da parte degli sponsor, con l’impegno di renderli disponibili, a richiesta, per la CNFC e per il Comitato di Garanzia. Questo comporta un’ulteriore esigenza di archiviazione “legale” di questi materiali, pena il rischio di trovarsi soggetti a sanzioni o richiami da parte degli organi di vigilanza.

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FOCUS

FOOD FOR GOOD, PER NON SPRECARE CIBO DOPO L’EVENTO Forse non tutti sanno che è possibile recuperare il cibo non consumato al termine di un catering, grazie a una semplice procedura coordinata da Federcongressi&eventi ❑ Perché preoccuparsene? Una delle problematiche più note agli organizzatori di eventi è il recupero delle eccedenze alimentari al termine di un catering per un buffet o una cena. Calibrare la quantità di cibo è sempre molto difficile, il numero di partecipanti spesso è aleatorio, e così il rischio frequente è che preziose risorse alimentari vengano sprecate finendo nella spazzatura. Per contrastare questo fenomeno e dare a tutti coloro che volessero la possibilità di mettere a disposizione di chi ne ha bisogno il cibo in eccesso, Federcongressi&eventi, insieme

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alle Onlus Banco Alimentare ed Equoevento, ha creato il progetto Food for Good, un’importante iniziativa di responsabilità sociale e ambientale. ❑ Come funziona? Federcongressi mette in contatto i responsabili del catering con la Onlus del territorio dove si svolge l’evento, affinché questa provveda al recupero del cibo in eccesso al termine del pranzo o della cena. La Onlus incaricata individua la struttura caritatevole più vicina e dà indicazioni al vostro catering, recupera il cibo e lo consegna al destinatario.

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❑C osa bisogna fare? Basta scaricare e compilare la scheda di richiesta recupero cibo dal sito www.federcongressi. it, se possibile con un preavviso di 30 giorni rispetto alla data dell’evento per dare alle organizzazioni coinvolte il tempo di coordinarsi. Questo perché il cibo recuperato, per poter essere consumato, deve poter essere servito a stretto giro.

❑Q uanto cibo viene recuperato in questo modo? Si stima che, per un evento con catering per 100 persone, vengano avanzati fino a circa 20 kg di cibo, sufficienti a sfamare circa 40 persone.

❑C i sono costi aggiuntivi? A carico del donatore vi sono solo i contenitori usa e getta (vaschette in alluminio), il tempo e la manodopera necessaria a predisporre correttamente gli alimenti per la donazione.

❑C i sono leggi da rispettare in materia di recupero alimentare? Sì, il progetto Food for Good è in linea con le leggi n.155/2003, “Disciplina della distribuzione dei prodotti alimentari a fini di solidarietà sociale” e n.166/2016, “Disposizioni concernenti la donazione e la distribuzione di prodotti alimentari e farmaceutici a fini di solidarietà sociale e per la limitazione degli sprechi”.

❑ È prevista una soglia minima di partecipanti? Si consiglia di richiedere il recupero delle eccedenze alimentari per eventi a partire da 100 partecipanti, ma ci si può comunque informare sulle possibilità di recupero anche per eventi più piccoli.

chi viene destinato il cibo ❑A recuperato? A enti che si occupano di assistenza e di aiuto ai poveri, agli emarginati e, in generale, a tutte le persone in stato di bisogno (case famiglia, mense per poveri e centri per rifugiati).

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SIAMO IMPEGNATI NELLA RICERCA Siamo sempre alla ricerca delle soluzioni ni più in innovative nnova no ova vati tive iv ve ep per er aziende a azi zien zi end en de ffarmaceutiche de armaceutic e biomedicali, società ar dro Rosso Healthcare Hea eallth lthcar hcare e NET Congress Con scientiﬁche e università. Siamo Alessandro & Education, le due anime della divisione Healthcare di Alessandro ro Rosso Group che insieme curano l’organizzazione di congressi e convention con l'utilizzo delle più moderne tecnologie, progetti ECM e di formazione a distanza con l’utilizzo di una innovativa piattaforma web e progetti di marketing e comunicazione. Il nostro team di specialisti sfrutta le sinergie con le altre divisioni del Gruppo, che sono sempre alla ricerca delle soluzioni più efficaci e innovative per soddisfare qualunque esigenza dei nostri clienti.

arossogroup.com

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AGENZIE PCO, PROVIDER E ALTRI SERVIZI SCHEDE TECNICHE Adria Congrex

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L.C. Congressi

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AIM Group International

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Lopez Eventi e Congressi

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Bluevents 168

Meet and Work

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Centro Organizzazione Congressi

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MP Congressi & Comunicazione

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Chrysalis Communication

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Net Congress & Education

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Congress Studio Venezia International 171

Promoest 182

Delos Communication

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Sardiniameeting 182

CWT Meetings & Events

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Target Motivation

Ega Congresses & Events

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Teseo 183

Fenicia Eventi

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Gattinoni - Milano

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Ecm Convegni e Manifestazioni

Gaya Events & Communication

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Uvet Global Business - Congress Lab 185

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UniversitÃ Cattolica del Sacro Cuore-Formazione Permanente 184

APPROFONDIMENTI CEC Comunicazione Eventi Congressi 186 Congress Lab - Gruppo UVET

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Everywhere 190 Formedica 192

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MZ Congressi

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Different Web

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StudioVisio 199

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: ADRIA CONGREX Indirizzo: Via Sassonia, 30 – 47922 Rimini Telefono: 0541/305811 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@adriacongrex.it www.adriacongrex.it www.facebook.com/adriacongrex/ Referente Agenzia: Daniele Biondi – d.biondi@adriacongrex.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n.1783 del 10/10/2014 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO9001 (Sincert Uniter) • Altre certificazioni: MEPA (AquistiInRetePA) Breve profilo dell’agenzia: Adria Congrex, un gruppo di professionisti con una forte expertise nel settore dei congressi medico scientifici e dell’organizzazione di eventi. Meticolosità, unita a creatività e innovazione, sono nel DNA di Adria Congrex che si esprime al meglio nei principali comparti del Congress Management, Event Design e nella Comunicazione Integrata. Pur abbracciando tutti i segmenti merceologici, nella sua pluridecennale esperienza Acx ha trovato nel mercato Medico-Scientifico, ed in quello legato ai Tender dell’Unione Europea, il suo core-business. Peculiarità del nostro tratto, quella di mantenere un dialogo continuo con tutti gli stakeholders del sistema: Aziende, Società Scientifiche, Enti Pubblici, Istituzioni.

Nome Agenzia: BLUEVENTS Indirizzo: Via Flaminia Vecchia, 508 - 00191 Roma Telefono: 06/36382038 – 06/36304489 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@bluevents.it www.bluevents.it www.facebook.com/blueventseventi/ Referente Agenzia: Chiara Ronconi – chiara.ronconi@bluevents.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Bluevents srl, Provider Standard Nazionale ID n. 836 Provider per l’erogazione di attività formative ECM dal 2003 Provider Standard Nazionale dal 10/10/2014 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015 per l’attività di progettazione, erogazione ed organizzazione di eventi informativi, formativi ed ECM. Breve profilo dell’agenzia: Bluevents è una organizzazione professionale specializzata in Meeting, Convegni, Corsi ed eventi di comunicazione e formazione. Nasce dall’unione di specialisti del settore, si avvale della loro pluriennale esperienza nelle diverse aree di medicina, finanza, assicurazioni, sport e telecomunicazioni. Grazie alla sua struttura versatile e alla flessibilità del suo servizio, è il partner ideale per la comunicazione e l’organizzazione di eventi. Sempre attenta alle esigenze specifiche del cliente, Bluevents è alla ricerca costante della soluzione ottimale per ciascun fabbisogno informativo

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Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche Aree e discipline di specializzazione: • Consulenza e organizzazione congressuale • Association Management • EuroProgettazione • Comunicazione Integrata Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Dr. Antonio Raviele (Venice Arrhythmias - Venezia) • Dr. Michele Massimo Gulizia (Mediterranean Cardiology Meeting - Catania) • Dr. Leonardo Calò (PLACE Platform Laboratory Advanced Cardiology Experience - Roma) • SIGO (Società Italiana di Ginecologia ed Ostetricia - Roma) • SIF (Società Italiana di Farmacologia - Rimini) • ANMCO (Ass.ne Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri - Rimini) • SIC (Società Italiana di Cancerologia - Verona) • ICOMC (International Conference on Organometallic Chemistry - Firenze) • Rimini Fiera • FRONTEX - European Union Agency Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • FRONTEX - Working Meeting regarding the implementation of the Future of Border Checks Pilot • FRA - European Union Agency for Fundamental Rights – Meeting With National Stakeholders (Wien – 18,20/11/2015) • Congresso Nazionale Cassaforense (Rimini – 24,26/09/2015)

e formativo. Il suo team, efficiente e dinamico ha il suo punto di forza nell’originalità di idee e soluzioni, nella creatività grazie ad un up-to-date tecnologico continuo. Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di Congressi, eventi ed attività extra congressuali • Gestione di Associazioni Scientifiche • Assistenza delegazioni Aree e discipline di specializzazione: • Congressi medici (tutte le specializzazioni) - meeting aziendali - segreteria e gestione associazioni Partnership con Associazioni Medico Scientifiche: • Società Italiana di Endoscopia Ginecologica (SEGi) Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Johnson & Johnson, Bayer, ACRAF Angelini Farmaceutica, Gedeon Richter, Farmitalia, GAAV Gruppo Agenti Aviva, Air BP Italia Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • World Congress ENDOMETRIOSIS2017 - From diagnosis to medical and surgical management: a stocktaking international experts’ meeting, Napoli 14-16 Settembre 2017 •C ongresso Nazionale SEGi (Società Italiana di Endoscopia Ginecologica), Bari 11-14 Giugno 2017 • 1 3th Conference of The International Association for Relational Psychoanalysis and Psychotherapy - THE ARTS OF TIME: Relational psychoanalysis and forms of vitality in clinical process. Rome, 9-12 Giugno 2016

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SCHEDE TECNICHE

Aree e discipline di specializzazione: • Congress e Association management (PCO, AMC) • Corporate meetings ed eventi speciali • Destination management (DMC) Nome Agenzia: AIM GROUP INTERNATIONAL Indirizzo: Via G. Ripamonti, 129 – 20141 Milano Telefono: 02/566011 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@aimgroupinternational.com aimgroupinternational.com www.facebook.com/AIMGroupint Referente Agenzia: Flaminia Roberti, Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu – cell. 335/5315684

• Progetti educazionali (ECM) e consulenza scientifica

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): AIM Education S.r.l. “Provider Standard” N° 93 del 04/12/2012

Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: SGS – ISO 9001-2008 • IAPCO International Association of Professional Congress Organizers • SEA Sustainable Event Alliance

Breve profilo dell’agenzia: AIM Group International è presente sul mercato dell’ organizzazione di eventi da oltre 50 anni: la sua mission da sempre è fornire servizi di alta qualità per realizzare eventi unici offrendo soluzioni innovative e personalizzate. L’approccio consulenziale, il know how globale unito alla profonda conoscenza del territorio permettono di instaurare una vera partnership con il cliente realizzandone gli obiettivi.

Partnership con associazioni medico scientifiche: • SIR Società Italiana di Reumatologia • SIAARTI Società Italiana Anestesia, Analgesia, Rianimazione e Terapia Intensiva • SIMG Società Italiana di Medicina Generale e delle Cure Primarie • FMSI Federazione Medico Sportiva Italiana

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • AstraZeneca • Gruppo Menarini • Novartis • Sanofi Genzyme • ANIA – Associazione Nazionale fra le Imprese Assicuratrici • British Council • SIA Spa • TIM • Unicredit • World Bank Le nostre sedi: Amburgo, Berlino, Bruxelles, Budapest, Firenze, Lisbona, Madrid, Milano, Monaco, New York, Parigi, Philadelphia, Praga, Roma, Sofia, Vienna Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: Tipo di servizi forniti • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione associazioni scientifiche • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Altri servizi: Comunicazione, Consulenza, Eventi sportivi

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• ESC Congress – European Society of Cardiology – Rome 2016 • ESH Meeting - European Society of Hypertension – Ogni edizione dal 1983 • Congresso Nazionale FIMP - Federazione Italiana Medici Pediatri – Ogni edizione dal 2015

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SCHEDE TECNICHE

Ciò ha consentito di mantenere la clientela fidelizzata, di godere del know how acquisito in tutti gli anni di attività, di avere uno standard qualitativo immutato La attività di Provider ECM rappresenta il 90% dell’attività svolta Nel campo della formazione uniamo alla serietà una particolare sensibilità ad intercettare il fabbisogno formativo. Tutto ciò è molto apprezzato da chi desidera poter avere un momento formativo capace di incidere sulla propria crescita professionale

Nome Agenzia: CENTRO ORGANIZZAZIONE CONGRESSI Indirizzo: sede legale, Via San Pancrazio, 4 - 98039 Taormina (Me) sede operativa, Via Miss Mabel Hill, 9 - 98039 Taormina (Me) sede di rappresentanza, Via Val Maggia, 136 - 00141 Roma Telefono: 0942/24293 e-mail, sito web: info@centrocongressi.biz www.centrocongressi.biz Referente Agenzia: Carola Calandruccio carolacalandruccio@centrocongressi.biz Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 2263 - 24.01.2012 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2008, settori 35-37 n° CENT1265Q1501 Breve profilo dell’agenzia: Lo Studio ha una esperienza professionale nel campo degli eventi scientifici più che quarantennale ed ha goduto del privilegio di un cambio generazionale interno alla struttura

Nome Agenzia: CHRYSALIS COMMUNICATION Indirizzo: Via Serio, 6 – 20139 Milano Telefono: 02/58430422 e-mail, sito web: www.chrysalis.it l.ferrari@chrysalisweb.it Referente Agenzia: Lorena Ferrari – 348/6049899 – l.ferrari@chrysalisweb.it Breve profilo dell’agenzia: Il gruppo Chrysalis coniuga esperienza e innovazione; grazie ai suoi 30 anni di attività vanta, infatti, una conoscenza approfondita ed una gestione mirata di tutte le sfaccettature della comunicazione aziendale e dell’organizzazione congressuale. Con un approccio personalizzato, cucito sulle esigenze del cliente, Chrysalis realizza progetti di comunicazione, eventi e congressi di tutte le dimensioni. Un focus particolare è rappresentato dal know-how nel settore medico-scientifico. Chrysalis lavora da sempre con le maggiori realtà pharma, fornendo un ventaglio di servizi e realizzando eventi, booths, roadshows, team building all’insegna di un’expertise basata su coerenza e affidabilità, interpretando in chiave etica e creativa le richieste di ogni azienda. Il gruppo si propone come l’alleato ideale, a cui affidare la propria immagine aziendale.

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Tipo di servizi forniti • p rogettazione ed erogazione di attività formativa ECM • o rganizzazione di congressi ed eventi • g estione di Segreteria Delegata per Associazioni Scientifiche • a ltri servizi : gestione della comunicazione, qualsiasi servizio tecnico professionale, logistica, progetti di marketing Aree e discipline di specializzazione: Tutte le discipline mediche e paramediche Partnership con associazioni medico scientifiche: AIORAO, SEMORI, SIAPAV, SIFL, ISNVD Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Università degli Studi di Catania, Università degli Studi di Messina, Università degli Studi di Palermo, Policlinico Universitario di Catania, Policlinico Universitario di Messina, Ospedale di Taormina, Alfa Wassermann, Pfizer, Eli Lilly, Bayer Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 9th International Meeting on Metabotropic Glutamate Receptors – Taormina, 1-6 ottobre 2017 • 7th Annual ISNVD International Meeting - Taormina, 4-6 maggio 2017 • 16th Meeting of the Society for Natural Immunity – Taormina, 2 - 5 ottobre 2016 La qualità del servizio e la professionalità sono principi prioritari in Chrysalis, affiancati da creatività e flessibilità, permettono al nostro team di dar vita a idee, parole e progetti che trasformano ogni evento in un’esperienza unica. Grazie ad una particolare struttura “all-in-one”, che unisce comunicazione e logistica Chrysalis progetta, costruisce e dirige eventi nazionali e internazionali, utilizzando le tecnologie più innovative e consentendo al cliente di interfacciarsi con un unico interlocutore. Così prendono vita eventi dall’ impatto spettacolare, che incorporano lo spirito di ogni singolo brand, ogni volta diversi; tutti però con lo stesso obiettivo: creare momenti indimenticabili. Chrysalis si occupa di B2B per grandi, medi e piccoli eventi (progettazione, realizzazione, regia, comunicazione istituzionale); marketing territoriale di promozione del B2C (store activation, guerriglia marketing, temporary shop, roadshow, etc.); produzione e post-produzione video; ideazione e realizzazione dell’immagine coordinata; progettazione e sviluppo di soluzioni scenografiche; valorizzazione delle presentazioni aziendali; social media marketing; location e attività di logistica; sviluppo di applicazioni web e applicazioni mobile. Tipo di servizi forniti Organizzazione di congressi ed eventi in italia e all’estero; Convention e meeting aziendali, lanci di prodotto, open day, family day, road show, conferenze stampa e media events; Logistica assistenza delegazioni viaggi incentive; Realizzazioni grafiche e progettazioni sceno-tecniche; Stand e allestimenti; regia Aree e discipline di specializzazione: Farmaceutico – estetica – medicale – moda – dentale - energia Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Astrazeneca, Boehringer Ingelheim, Coloplast, Dompè, Edison, Eli Lilly, F.lli Rossetti, Gilead, Kyowa Kirin, Lundbeck, Merz Aesthetics, Novartis, Zambon Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Vari lanci di importanti prodotti in ambito pharma e medicale • Importanti delegazioni a congressi, stands, conferenze stampa, family day, cene sociali

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: CONGRESS STUDIO VENEZIA INTERNATIONAL Indirizzo: Via Giordano Bruno, 29 30174 Venezia Mestre Telefono: 041/951112 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@congressvenezia.it www.congressvenezia.it www.facebook.com/congressvenezia Referente Agenzia: Patrizia Pala Cariello – cell. 348/8124567 – p.cariello@congressvenezia.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): nr. 1422 del 24/01/2012

Tipo di servizi forniti •O rganizzazione di congressi, convention, meeting, convegni • P rogettazione ed erogazione di attività formative ECM in tutte le aree e discipline delle Professioni Sanitarie •G estione associazioni scientifiche •O rganizzazione di corsi di aggiornamento e sviluppo professionale continuo •O rganizzazione di programmi sociali e di intrattenimento •O rganizzazione di visite culturali e programmi speciali per delegazioni e partecipanti •O rganizzazione di party ed eventi speciali

Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità Certificazione ISO 9001:2008 . • CMP (Certified Meeting Professional) Certificazione attribuita da Events Industry Council. • Abilitazione al MEPA - Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione • Membro di MPI Meeting Professional International e Federcongressi&Eventi

Aree e discipline di specializzazione: •C ongress e Association Management (PCO, AMC) •C orporate Meetings ed Eventi Speciali • D estination Management (DMC) • P rogettazione ed erogazione di attività formative ECM in tutte le aree e discipline delle Professioni Sanitarie

Breve profilo dell’agenzia: Congress Studio Venezia International fornisce tutti i servizi necessari per organizzare con successo congressi e convention, meeting e convegni, programmi sociali e culturali. Le sue risorse umane sono sempre propositive verso le esigenze di tutti i clienti ed offrono la collaborazione di un gruppo di professionisti altamente qualificati e costantemente orientati alla loro piena soddisfazione.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • X XXVII Corso EMG Corso teorico pratico di alta specializzazione in elettromiografia e neurofisiologia clinica (2017) • U pdate in Epilettologia: La terapia antiepilettica alla luce delle nuove evidenze (2017) • I mprese e mercato della crisi di impresa: nuovi percorsi del “diritto fallimentare” (2015) • R isk Governance for Key Enabling Technologies – Society for Risk Analysis Policy Forum (2017) Tipo di servizi forniti • p rogettazione ed erogazione di attività formativa ECM • o rganizzazione di congressi ed eventi

Nome Agenzia: DELOS COMMUNICATION Indirizzo: Parco Comola Ricci, 98 – 80122 Napoli Telefono: 081/7142129 e-mail, pagina Facebook: info@deloscommunication.it - facebook.com/deloscommunication Referente Agenzia: Emilia Carannante – info@deloscommunication.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 456 (data accreditamento standard 19/12/2012) Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: ISO 9001 Breve profilo dell’agenzia: Cardine di innovazioni e modernità, la Delos Communication ha registrato negli anni una continua crescita, presentando tutte le caratteristiche per poter intervenire su ogni esigenza: organizzazione congressi multi/monosponsor, progettazione e accreditamento di programmi E.C.M, gestione delegazioni, organizzazione eventi corporate ed istituzionali. La Delos offre ai propri clienti l’organizzazione completa di un evento, curando tutto nei minimi dettagli, dall’ideazione alla realizzazione, proponendosi come unico referente per la gestione degli aspetti logistici, organizzativi e burocratici necessari. La Delos è oggi sinonimo di garanzia ed affidabilità, riuscendo a rispondere a pieno alle molteplici esigenze che il caso richiede.

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Aree e discipline di specializzazione: • Malattie Metaboliche, Diabetologia e Endocrinologia • Pneumologia e Malattie dell’apparato Respiratorio • Nefrologia • Cardiologia Partnership con associazioni medico scientifiche: • AMD Associazione Medici Diabetologi • SID Società Italiana di Diabetologia • SIN Società Italiana di Nefrologia Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Abbott srl • Alfasigma spa • Eli Lilly Italia spa • Laboratori Guidotti spa • MSD Italia srl • Mylan spa • Novartis Farma spa • Novo Nordisk spa • Roche spa • Sanofi spa • Takeda Italia spa Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • CONGRESSO NAZIONALE AMD – Sorrento 2007/Rossano Calabro 2011/ Baveno 2014/Genova 2015 • CONGRESSO NAZIONALE SIN – 2012/2014/2016 • 2° CONVEGNO INTERNAZIONALE - European Renal Nutrition (ERN) working group dell’ERA-EDTA 2016

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Siamo professionisti. Creiamo eventi innovativi e memorabili e possiamo supportarvi nella gestione strategica dei meeting, con un focus costante sulla qualità. Le idee devono trasformarsi in risultati e noi abbiamo l’esperienza per farlo. MAKE THE WORLD WORK FOR YOU cwt-meetings-events.it

SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: CWT MEETINGS & EVENTS (Carlson Wagonlit Italia) Indirizzi: Firenze - Via Panciatichi, 38/5 - 50127 Milano - Via Vespucci, 2 - 20124 Torino - Corso Orbassano, 336 - 10137 Roma - Via Benigni, 25 – 00156 Telefono: 055/09491111 (per tutte le sedi) e-mail, sito web, pagina Facebook: eventsitalia@cwt-me.com – sales_milano@cwt-me.com sales.supportroma@cwt-me.com – www.cwt-meetings-events.it CWT Meetings & Events Italia Referente Agenzia: Armando Mastrapasqua, Senior Director CWT Meetings & Events Italia, Grecia, Egitto e Marocco: armando.mastrapasqua@cwt-me.com Raffaele Calia, Head of Sales & Marketing Italia: raffaele.calia@cwt-me.com Breve profilo dell’agenzia: Dalle idee ai risultati. Meeting & Events è la divisione meeting ed eventi di CWT. Una multinazionale degli eventi con più di 30 anni di esperienza e presente in 68 Paesi. I 135 professionisti del team italiano garantiscono un solido background nella creazione e produzione di eventi B2B e B2C e meeting per aziende, istituzioni pubbliche, comitati organizzatori e federazioni sportive. La nostra missione è quella di porci come consulenti sensibili a fianco dei nostri clienti. Consideriamo gli eventi un asset della strategia aziendale e siamo parte attiva nella diffusione della cultura degli eventi nel mercato e di un cambiamento di approccio significativo nel modo di fare questo mestiere. La precisa definizione degli obiettivi, dei Kpi attesi e della strategia aziendale guida la genesi del concept creativo, il tema grafico, l’experience design, la produzione, la logistica, tutta la supervisione dell’execution e l’event management. CWT Meetings & Events ha una specifica sensibilità per tutto il mondo dell’Healthcare. La grande professionalità maturata nel corso degli anni nel mercato medico, biomedicale e farmaceutico e la richiesta di servizi sempre più accurati da parte dei nostri clienti hanno spinto CWT M&E a creare un team dedicato. Si tratta di una struttura specializzata e flessibile, capace di gestire, con l’utilizzo di tool proprietari e tecnologia, tutti gli eventi delle società del mondo Healthcare, garantendo il rispetto della compliance e delle peculiarità di questo settore grazie a un aggiornamento costante.

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Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: certificazione ISO 9001/2015 rilasciata da TÜV Rheinland Tipo di servizi forniti • ideazione, concept, realizzazione e conduzione di meeting ed eventi (congressi, tavole rotonde, simposi, presentazione prodotti, road show forza vendita) • progettazione ed erogazione di attività formative ECM in partnership con provider accreditati • gestione associazioni scientifiche • Gestione reportistica in ambito compliance EFPIA Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Bayer, Biogen Idec, Boehringer, Chiesi, DiaSorin, Edwards, Fidia Farmaceutici, Gruppo Menarini, Kedrion, Lilly, Livanova, Malesci, Novartis, Pfizer, Takeda, Teva. Eventi di particolare rilievo organizzati nell’ultimo anno: • Pfizer Global Summit Emofilia – (600 partecipanti) – 28/30 Settembre 2017, Roma • Boehringher National Meeting – (380 partecipanti) – 10/12 Ottobre 2017, Baveno • 12th International Nurses Diabets Meeting - Menarini Diagnostica - (350 partecipanti) - 11/13 Ottobre 2017, Berlino • 7th International Symposium on Haemoglobins - Menarini Diagnostica - (200 partecipanti) - 22/24 Novembre 2017, Barcellona

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Nome Agenzia: EGA – Congresses & Events Indirizzo: Viale Tiziano, 19 – 00196 Roma / Foro Buonaparte 12 – 20121 Milano Telefono: 06/32812.1 e-mail, sito web, Twitter, pagina Facebook: gare@ega.it – www.ega.it @ega_worldwide https://www.facebook.com/egaworldwidecongressesevents Referente Agenzia: Carla Bugli, Senior Account cell. 348/4983304 – email: bugli@ega.it Ariella Neustadt, Senior Project Manager cell. 366/6766839 – email: neustadt@ega.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1406 – 23 giugno 2013 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001-14001-20121 • Certificazione Responsabilità Amministrativa delle Imprese D.Lgs. 231 • IAPCO Quality Programme - Accredited Breve profilo dell’agenzia: Ega dal 1965 organizza eventi e congressi d’importanza nazionale ed internazionale. Fondata da Emma Aru, attuale presidente, pioniera della nascita del settore congressuale in Italia è oggi guidata dalla prof.ssa Claudia Golinelli, professore ordinario di Management degli Eventi all’Università di Roma Tor Vergata, leader di un team di oltre 30 professionisti accomunati dalla stessa passione: fare degli eventi un’esperienza memorabile. La formazione continua certificata da IAPCO, la dimensione internazionale costituita dalla membership ad INCON presente in 32 paesi e 72 città del mondo e la propensione all’ascolto e all’innovazione continua fanno di Ega non solo un PCO classico, ma un vero e proprio partner dei protagonisti del mondo medico scientifico per costruire vere e proprie community basate sul knowledge sharing. Oltre al settore medico-scientifico, Ega vanta best practice nell’organizzazione di eventi governativi ed istituzionali, eventi corporate e concerti aperti al pubblico. Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM residenziali e FAD. • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • Fund Rasing Aree e discipline di specializzazione: tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, in particolare chirurgia generale, gastroenterologia, nefrologia, cardiologia, ortopedia, trapianti d’organo dopo chirurgia generale

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Partnership con associazioni medico scientifiche: • SITO (Società Italiana Trapianti d’Organo) • SIFO (Società Italiana di Farmacia Ospedaliera e dei servizi faramceutici delle Aziende Ospedaliere) Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Comune di Milano • Expo 2015 SpA • Ferrovie dello Stato Italiane • Fondazione Italiana Promozione Trapianti d’Organo • Fondazione Policlinico Gemelli • Lottomatica • Ministero della Salute • Presidenza del Consiglio dei Ministri • Regione Lombardia • Regione Puglia • Sapienza Università di Roma • Università Cattolica del Sacro Cuore Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • G7 Summit Taormina 2017 • WAIMH World Congress (2017) • WEF - World Engineering Forum (2017) • Congresso Nazionale SIFO (2017 - 2016) • Congresso Nazionale SITO (2017 - 2016 - 2015 - 2014) • Carnevale di Milano (2017) • Bocelli & Zanetti Night (2016) • Nona Sinfonia di Beethoven - Concerto della Filarmonica della Scala (2016) • 28th International Meeting for Peace - Tirana (2015) • World Congress on Railway Research (2015) • Expo Milano 2015 (Women’s Forum, 123 National Day, 239 eventi Padiglione Italia, Convention Nazionale Coldiretti, Cerimonia di Chiusura) • EORNA - European Operating Room Nurses Association (2015) • EAO Congress (2014) • EURO - Informs Joint International Conference (2013) • BIR - World Recycling Convention & Exhibition (2012)

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Nome Agenzia: FENICIA EVENTI Indirizzo: Via Tor de’ Conti, 22 – 00184 Roma Telefono: 06/87671411 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@fenicia-events.eu www.fenicia-events.eu www.facebook.com/feni.ciaevents/ Referente Agenzia: Cristiana Petta cpetta@fenicia.events - cell. 327/6937459

Aree e discipline di specializzazione: • nefrologia • endocrinologia • nutrizione artificiale • licensing aziende del settore farmaceutico

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Simulaid 4156

Partnership con associazioni medico scientifiche: HLG Italy

Certificazioni: Sistema Gestione Qualità Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Breve profilo dell’agenzia: Fenicia Eventi con sede operativa in Roma, è nata nel 2013 da un’idea dei suoi attuali Soci, personale qualificato da anni di esperienza nel campo dell’organizzazione congressuale e delle pubbliche relazioni. Fenicia ha operato una scelta strategica nel settore congressuale sviluppando nuove partnership commerciali per un’impresa di organizzazione congressuale giovane e dinamica. Chiarezza nell’analisi, tempestività nelle scelte, visione precisa dell’obiettivo. Massima autonomia operativa ed un approccio imprenditoriale: questa la mission che si traduce in una consulenza realmente completa, insieme strategica e operativa, per la soluzione di ogni esigenza di comunicazione.

• Nutricia • Fresenius Kabi • Fresenius Medical Care • Akern • Abbott Nutrition • Bbraun Avitum • Shire • Gada Group

Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM: (si) • organizzazione di congressi ed eventi: (si) • gestione associazioni scientifiche: (si) altri servizi: • gestione social network e rassegne stampa per società scientifiche e cliniche mediche. • Linea grafica e servizi editoriali • Supporti tecnologici • Incentive - Convention - Viaggi congressuali • Agenzia di hostess, Stewart, Tour Leader

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Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Cardionefrologia 2017 • The Future of Humanity through the Lens of Medical Science • I Congresso Nazionale della Commissione Congiunta SIN (Società Italiana di Nefrologia) e SIOMMMS (Società Italiana di Osteoporosi e Metabolismo Minerale Osseo)

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Nome Agenzia: GATTINONI Indirizzo: Via Statuto, 2 - 20122 Milano Telefono: 02/39884211 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@gattinoni.it www.gattinoni.it https://www.facebook.com/gattinonicorporate/ Referente Agenzia: Enrico Spagnolo – enrico.spagnolo@gattinoni.it Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: Breve profilo dell’agenzia: Gattinoni nasce nel 1983 da Franco Gattinoni, fondatore e tuttora presidente del gruppo. Con lui lavorano oltre 300 persone che condividono la stessa passione e professionalità. Sotto il marchio Gattinoni operano 6 divisioni che si occupano di diverse aree di business: Incentive&Event, Communication, Healthcare, Business Travel, Made in Italy e Gattinoni Mondo di Vacanze (il network di agenzie di viaggio). Gattinoni Healthcare propone alle aziende farmaceutiche e biomedicali: organizzazione e gestione di congressi, eventi formativi e monosponsor, corporate meeting, convention, lanci di prodotti, delegazioni congressuali. Lo fa contando su risorse interne di alta professionalità, partner nazionali e internazionali, una continua ricerca di nuovi strumenti tecnologici e una grande cura del dettaglio. Tutto questo per garantire un servizio su misura, sempre diverso e in costante evoluzione.

Nome Agenzia: GAYA EVENTS & COMMUNICATION Indirizzo: Via Francesco Vismara, 6 23880 Casatenovo (Lc); sede Legale Via Paolo da Cannobbio, 12 20122 Milano Telefono: 02 83595074 Fax: 02 83595075 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@gayaevents.it – www.gayaevents.it www.facebook.com/gayaeventscommunication/ Referente Agenzia: Giustina Molteni – giustina@gayaevents.it Sara Tettamanti – sara@gayaevents.it Breve profilo dell’agenzia: Gaya Events & Communication Srl nasce dalla professionalità e dall’entusiasmo del suo team, che è riuscito a coronare il desiderio di creare una propria agenzia in grado di coprire a 360° il settore degli eventi e della comunicazione. È presente sul mercato dal 2004, specializzata nell’organizzazione di incentive travels, congressi e meeting, serate di gala, road show, corsi ECM, advisory board, workshop, kol meeting, canvass, viaggi incoming, lanci di nuovi prodotti, visite aziendali. Avvalendosi di uno staff dalla pluriennale esperienza e da un know–how maturato negli anni, Gaya Events & Communication è in grado di offrire un servizio completo ed affidabile su tutto il territorio nazionale ed internazionale, garantendo un “servizio chiavi” in mano sia nella fase operativa che logistica, grazie anche ad una forte sensibilità all’evento coniugata ad una conoscenza fluente della lingua inglese, francese, spagnola e tedesca. Gaya Events & Communication è anche agenzia di viaggi e tour operator in possesso di regolare licenza e coperture assicurative di legge che garantiscono una maggiore sicurezza in ambito di organizzazione ed intermediazione di servizi turistici.

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Tipo di servizi forniti • Organizzazione e gestione di congressi • Eventi formativi e monosponsor • Corporate meeting • Convention • Lanci di prodotti • Delegazioni congressuali Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Amplifon • Bayer • Bbraun • Chiesi • Recordati • Zambon • Mediolanum Farma • Pierre Fabre • Roche diagnostics • La Roche Posay Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Chiesi Tarragona • Foster Thailandia • convention Bayer Milano • BBraun Marrakesh • Amplifon Congresso Siaf Siena

Professionalità ed entusiasmo non possono davvero mancare a chi, dopo tanto tempo, è riuscito a realizzare il proprio sogno. Stiamo già lavorando al vostro... Tipo di servizi forniti • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione associazioni scientifiche Aree e discipline di specializzazione: • Congressi & Meeting • ECM & Healthcare • Incentive Travels, Team Building & Eventi Sportivi • Serata di Gala, Lancio di Prodotti & Road Show Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Abbott, Aipo, Aisp, Bauerfeind, BettaLife, Biocompatibles, Candioli, Confartigianato, Danone, Doc. Generici, Epc, Eyelab, Expanscience Laboratoires, Laboratoires Boiron, Mustela, Mylan, Oftagen, Oracle, Recipharm, RedBull. Shire, Solvay Pharma, Sooft Group, Terumo, Vemedia, Viropharma. Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Delegazioni italiane e straniere ai Congressi ESCRS ed EURETINA, Congresso Nazionale AISP (Associazione Nazionale studio del Pancreas), Progetto EPIc.net

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MISURATE(CI) PROGETTI SU MISURA PER I TUOI EVENTI PHARMA

Organizzazione e gestione di congressi medici, eventi formativi, corporate meeting, convention, lanci di prodotto, visite aziendali, team building. Questi i servizi che Gattinoni Healthcare propone alle aziende farmaceutiche e biomedicali. Lo facciamo contando su risorse interne di alta professionalità, partner nazionali e internazionali, una continua ricerca di nuovi strumenti tecnologici e una grande cura del dettaglio. Tutto questo per garantire un servizio su misura, sempre diverso e in costante evoluzione. Perché ogni progetto è come un abito: deve essere realizzato sulle esigenze di chi lo indossa.

www.gattinoni.it

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Nome Agenzia: L.C. CONGRESSI Indirizzo: Via Euganea, 45 – 35141 Padova Telefono: 049/8719922 e-mail, sito web: lc@lccongressi.it – www.lccongressi.it Referente Agenzia: Loredana Capuzzo – 348 2823674 Certificazioni: CME Certified Meeting Executive – Primo Livello Meeting Manager Direttore Tecnico di Agenzia Viaggi Membro MPI (Meeting Professionals International) Breve profilo dell’agenzia: L.C. Congressi srl – Studio di organizzazione congressuale, specializzato in campo medico-scientifico con propria Agenzia viaggi, I Viaggi dell’Ambaradan. Congressi ed Eventi personalizzati “taylor made” e “chiavi in mano”. Segreteria, hostess, interpretariato, gestione amministrativa/iscrizioni/sponsorizzazioni servizi tecnici/grafici/web, banqueting, allestimenti, biglietteria aerea/ferroviaria/marittima e prenotazioni alberghiere, transfer personalizzati e programmi sociali. Il nostro obiettivo è rendere unico ogni evento attraverso l’attenta analisi delle esigenze del cliente, lo studio rigoroso dei servizi in fase propositiva, l’assistenza capillare e la supervisione diretta altamente qualificata, certificata CME (Certified Meeting Executive). La nostra esperienza ventennale al vostro servizio!

Tipo di servizi forniti • organizzazione congressi ed eventi e Accreditamento ECM • altri servizi: agenzia viaggi, sedi congressuali, hostess, interpretariato, servizi tecnici/grafici/web, banqueting, trasferimenti personalizzati e privati (jet/ elicotteri/barche veloci), charterizzazioni treni/navi/aerei per eventi privati, allestimenti, omaggistica, eventi sociali, servizi fotografici, riprese video, riprese con droni e produzione DVD personalizzati, eventi musicali. Aree e discipline di specializzazione: area medico-scientifica Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • International Conference on Laboratory Medicine “Uncertainty, quality, safety and accreditation in Laboratory Medicine”- Padova, October 26th, 2017 • Congresso della Sezione Triveneta della Società Italiana di Andrologia “La prevenzione andrologica: istruzioni per l’uso” – Padova, 11 Aprile 2015 • 2nd International Symposium on Technetium and other Radiometals in Chemistry and Medicine (TERACHEM) – Bressanone (Bz), September 10-13, 2014 • 3° Congresso Nazionale sulla Medicina di Genere – Padova, 10-12 Ottobre 2013 • 5° Congresso Associazione Italiana della Tiroide e XXIX Giornate Italiane della Tiroide – Padova, 1/3 Dicembre 2011 Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione società scientifiche • progettazione grafica eventi • servizi editoriali e comunicazione Aree e discipline di specializzazione: Tutte le discipline mediche

Nome Agenzia: LOPEZ EVENTI E CONGRESSI Indirizzo: Largo Savini 5, 48026 Godo (RA) Telefono: 347/8541898 Fax: 0544/419050 e-mail, sito web: posta@lopezcongressi.it www.lopezcongressi.it Referente Agenzia: Lina Lopez - Legale rappresentante - lina@lopezcongressi.it Paolo Parmeggiani - Responsabile eventi - paolo@lopezcongressi.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID n. 406, Provider ECM dal 01/2011, Provider standard dal 07/2014 Breve profilo dell’agenzia: Lopez Eventi e Congressi, operante sul territorio nazionale dal 2010 ma composta da personale con parecchi anni di esperienza nell’ambito dell’organizzazione eventi e della formazione medico-scientifica, ha all’attivo oltre 500 congressi ed eventi ECM ed è in grado di gestire ogni progetto anche grazie alla consulenza del proprio Board scientifico multidisciplinare composto da membri altamente qualificati.

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Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • ICSAT • SIP. Dip. • SIEP • SIPGES • SIP • Polyedra • Università di Pisa • Università di Perugia • Università di Chieti • Università di Ancona • IRCCS Fondazione Stella Maris Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Pisa days of Psichiatry and Clinical Psychopharmacology - 2016-2017 • Congresso Europeo WAPR - Cesena, 2017 • Il Disturbo Borderline di Personalità - Cesenatico, 2008-2017 • Giornate Psichiatriche Ascolane - Ascoli Piceno, 2013-2014-2017 • Congresso Nazionale SIEP - Modena, 2016 • Festival della Follia - Teramo, 2016-2017 • Congresso Nazionale AIDM - Ascoli Piceno, 2013

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Nome Agenzia: MEET AND WORK Tipo di servizi forniti

Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 – 35031 - Padova - Abano Terme Telefono: 049/8601818

• progettazione ed erogazione di attività formative ECM

e-mail, sito web: meet@meetandwork.com www.meetandwork.it

• organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero • gestione associazioni scientifiche • c onvention aziendali

Referente Agenzia: Mario Sbalchiero – 348/2616100 mario.sbalchiero@meetandwork.com Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard nr. 211 dal 18.09.2013

• r oad-show • v iaggi incentive • a ssistenza delegazioni Aree e discipline di specializzazione: Tutte le professioni sanitarie

Certificazioni: • S istema Gestione Qualità: Azienda con sistema di gestione per la qualità ISO 9001:2015 n. Q-0303-05 • A ltre certificazioni: Associato PCO e Federcongressi Breve profilo dell’agenzia: MEET AND WORK nasce come agenzia di ideazione e organizzazione di eventi congressuali prevalentemente in ambito medico-scientifico ed istituzionale. Negli anni ha approfondito e diversificato la propria attività, grazie alla collaborazione con Aziende Farmaceutiche e Società Medico-scientifiche di rilievo nazionale ed internazionale. Punti di forza sono il personale altamente qualificato e la grande attenzione alle evoluzioni nell’ambito della formazione. Dalla consulenza professionale nella scelta della location e dei partner coinvolti nell’organizzazione all’elaborazione del progetto, dalla segreteria amministrativa e contabile all’ideazione di tutta la linea di comunicazione tradizionale e digitale riguardantel’evento,finoallaricercadisponsoreall’organizzazionedeipiùsofisticatiservizi tecnici, Meet and Work si presenta come risposta unitaria a tutti i bisogni ed aspettative del committente. La gamma completa di servizi personalizzati che vengono proposti si può apprezzare dalla piccola riunione al grande congresso internazionale, mirando ogni volta all’ottimizzazione del rapporto tra il budget disponibile e gli obiettivi del cliente. È provider ECM nazionale. Accreditamenti UEMS-EACCME

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Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 105° Congresso SIO - Napoli 16-19 maggio 2018 • Corso di Dissezione Avanzato “The lateral skull base” – “The anterior skull base” Padova 29.11-1.12.2017 • CRS Amplifon: programma corsi 2017 • 36° congresso SIAF – Siena, 27-30.09.2017 • 21st International Conference Solid State Ionics - 18-23.06.2017 • 6th ESSD Congress Milan - Milano, 12-15.10.2016 • OTOLOGY 3.0: l’Otologia nel Terzo Millennio - dalla Storia e dalla Ricerca alle Nuove Applicazioni Diagnostiche e Chirurgiche - Padova, 22-24.09.2016 • VIP 2016 – Vascular International Padova Congress - Padova, 16-18.06.2016 • Coping with Noise. ENT & Otology Hot Topics - Valencia, Spain 10-11.06.2016 • HEAL 2016 - HEaring Across the Lifespan - Cernobbio, 2-4.06.2016 • European Society for Cardio-Vascular Surgery: Warsaw, Poland - Barcelona, Spain – Venice, Italy - Saint Petersburg, Russia

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neari, centro congressi, navi. Ricerchiamo qualità, tradizione e innovazione nelle scelte di catering e ristorazione per organizzazione di pranzi, cene, serate di gala, serate spettacolo ITINERARI TURISTICO-CULTURALI - Guide turistiche specializzate multilingue HOSTESS ED INTERPRETI - servizio hostess e stewart. Interpreti qualificati VARIE - Gestione rapporti con sponsors, Enti e Istituzioni, copertura assicurativa per personale addetto agli eventi ed ospiti partecipanti Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione associazioni scientifiche Nome Agenzia: MP Congressi&Comunicazione Indirizzo: Via Posillipo, 66/5 – 80123 Napoli Telefono: 081/5753432 – 081/2466459 e-mail, sito web, pagina Facebook: mpcongressi@gmail.com www.mpcongress.it MP Congressi & Comunicazione Referente Agenzia: Bianca Maria d’Angelo 333/2022759 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): numero 1263 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità • Provider Nazionale ECM

Breve profilo dell’agenzia: MP s.r.l. Congressi e Comunicazione nasce nel 1998. Oggi è una PCO (Professional Congress Organizer) e DMC (Destination Management Company) in grado di rispondere a qualunque esigenza e di offrire ai clienti una vasta gamma di servizi per la gestione di eventi congressuali , fieristici , sportivi e pubblicitari, conventions aziendali, incentives, incoming , luxury tours. Risponde ad ogni esigenza con gli opportuni strumenti organizzativi creando eventi “tagliati su misura” del cliente rimanendo competitiva sul mercato e creativa nei programmi. Servizi erogati: INCENTIVE –CONVENTION PROGETTAZIONE ED EROGAZIONE ATTIVITA FORMATIVE ECM- Provider Nazionale n. 1263 LOGISTICA, VIAGGI E TRASPORTI - Prenotazioni alberghi, gestione rooming list. Pianifichiamo e gestiamo trasporti di gruppo (navette e pullman) o personalizzati (auto con autista, barche private da e per le isole ), prenotazioni e biglietteria viaggi aerei, ferroviari e navali. Possibilità di pagamento on line o tramite carta di credito di alberghi, ristoranti e altro. COMUNICAZIONE - Ufficio stampa, Instant Magazine per iPhone, iPad, Android etc., diretta streaming su facebook, affissioni. Creazione siti web, utilizzo social network, campagne video. Affissioni, creazione e divulgazione newsletter. GRAFICA E STAMPA - Creazione logos, stampa di brochures, manifesti, cataloghi, inviti, libri, atti congressuali SERVIZI TECNICI AUDIO-VIDEO - Audiovisivi, videoconferenze, traduzione simultanea, live surgery, rilevazioni presenze ECM, realizzazione di video, etc. ALLESTIMENTI e CARTELLONISTICA - Elaborazione planimetrie e gestione spazi, stands su misura e pre-allestiti, cartellonistica e segnaletica, realizzazione scenografie, pannelli e palchi LOCATIONS E CATERING - Siti museali, dimore storiche, palazzi nobiliari, siti bal-

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Aree e discipline di specializzazione: • Tutte le aree e le discipline delle professioni mediche Partnership con associazioni medico scientifiche: • ACOI • SICMF • SICUT • SIGASCOT • SIAARTI • SIUST • SICPRE Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Università Federico II di Napoli, II Policlinico, A.O.RN. Cardarelli, etc. • Aziende • Società Scientifiche • Aziende Farmaceutiche Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • X X Congresso Nazionale Società Italiana Chirurgia Maxillo-Facciale Napoli, 14-17 giugno 2017 Complesso Universitario Scuola di Medicina e Chirurgia Federico II Castel dell’Ovo - Centro Congressi Federico II • Il Trattamento delle piaghe da ustione e dei suoi esiti Napoli, 13-14 ottobre 2017 Centro Congressi “Federico II” Napoli • 13th World Congress of the International Cartilage Repair Society Sorrento (Na) 24-27 Settembre 2016 Hotel Hilton Sorrento Palace

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Nome Agenzia: NET CONGRESS & EDUCATION Indirizzo: Viale Fulvio Testi, 121 - 20162 Milano Telefono: 02/91434000 e-mail, sito web, pagina Facebook: segreteria@netcongresseducation.com www.netcongresseducation.com www.arossogroup.com Referente Agenzia: Alessandra Dezzutto – cell. 347/6912589 alessandra.dezzutto@netcongresseducation.com

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Cod. n. 110 - del 09/04/2010 (Provider standard dal 17/07/2013)

Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione associazioni scientifiche

Aree e discipline di specializzazione: • Allergologia e Immunologia Clinica • Anatomia Patologica • Cardiologia • Endocrinologia • Medicina Interna • Oncologia • Pneumologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2008

Breve profilo dell’agenzia: NeT Congress & Education e la divisione Healthcare di Alessandro Rosso Group mettono a disposizione delle società scientifiche, università, aziende farmaceutiche e biomedicali, la loro esperienza decennale nell’organizzazione di congressi, eventi formativi in medicina, servizi di logistica e progetti di marketing e comunicazione. NeT Congress & Education, in qualità di Provider nazionale accreditato dal Ministero della Salute e in collaborazione con un qualificato board scientifico composto da key opinion leaders, realizza eventi formativi per medici e advisory board nelle diverse aree terapeutiche. Si avvale anche di una propria piattaforma web per la gestione di formazione a distanza. È anche Professional Congress Organizer (PCO) e organizza eventi a livello nazionale e internazionale in collaborazione con associazioni, comitati e società scientifiche. La divisione Healthcare, grazie alla forte presenza all’interno del Gruppo di professionalità nel settore della comunicazione, è in grado di gestire eventi con alti contenuti comunicazionali, dallo studio creativo e grafico al web design, ai progetti per allestimenti scenografici e tecnici.

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• SIE • IEA • SISQT

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • AMGEN • BMS • DAIICHI • ISTITUTO NAZIONALE TUMORI MILANO • MYLAN • NOVARTIS FARMA • SIE (Società Italiana di Endocrinologia) • SISQT • SPEDALI CIVILI BRESCIA

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Congresso SIAAIC – 2015 • Congresso SIAAIC – 2016 • Congresso WCPAG - 2016 • Congresso FIP – 2016 • Congresso SISQT - 2016 • Congresso SIAAIC – 2017 • Congresso WADP – 2017 • Congresso SIE Lombardia – 2017 • Congresso SISQT - 2017

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: PROMOEST Indirizzo: Piazza Piemonte, 2 – 20145 Milano Telefono: 02/43912468 e-mail, sito web, pagina Facebook: congressi@promoest.com - congressige@promoest.com www.promoest.com PROMOEST Referente Agenzia: Barbara Colonnello – 348/5107072 b.colonnello@promoest.com Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: certificazione qualità ISO 9001:2008 Breve profilo dell’agenzia: Promoest è una società che vanta un’esperienza ventennale nell’organizzazione di eventi scientifici, associativi e medici. Promoest ha uno specifico settore per l’organizzazione di eventi medici con uno staff dedicato e strumenti e servizi adeguati. Il nostro team è in grado di creare qualsiasi tipo di “Health Care Event” sia a livello nazionale che internazionale: eventi mono¬sponsor, board meeting e seminari rispondendo alle esigenze formative e informati¬ve – ECM incluso- del personale sanitario e delle aziende del settore. Con uffici a Milano, Genova, Shanghai ,Teheran forniamo tutti i servizi necessari per l’organizza-zione dell’evento quali: scelta della location, catering, hostess, interpreti, servizi audio video, prenotazioni alberghiere, raccolta e gestione registrazioni e quote.

Nome Agenzia: SARDINIAMEETING Indirizzo: Viale La Playa, 7 – 09123 Cagliari Telefono: 070/664334 - mob. 329/4870166 - fax 070/6406641 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@sardiniameeting.it www.sardiniameeting.it www.facebook.com/sardiniameetingsrl Referente Agenzia: Giulia Loche – giulialoche@sardiniameeting.it – 340/4004621 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2002 Provider ECM Standard n. 3527 - 27.04.2017 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO 9001-2008 • Abilitazione al Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione • Membro PCO-Federcongressi-MPI- MICE Sardegna Breve profilo dell’agenzia: Sardiniameeting è una agenzia di consulenza, organizzazione, servizi congressuali e formativi che opera in Sardegna dal 1999. Formata da un team di giovani professionisti che hanno maturato anni di esperienza nel settore, Sardiniameeting offre servizi innovativi e di elevata professionalità, attraverso una struttura aziendale elastica e dinamica che consente di erogare un servizio di organizzazione e assistenza globale per la soddisfazione dei clienti più esigenti.

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Tipo di servizi forniti • p rogettazione e erogazione di attività formative ECM • o rganizzazione di congressi ed eventi • g estione associazioni scientifiche • g estione della logistica del congresso e dell’evento Aree e discipline di specializzazione: tutte le aree e discipline delle Professioni Mediche (es: gastroenterologia, epatologia , odontoiatria ecc), chimica, chimica cosmetologica, fisica Partnership con associazioni medico scientifiche: Collegio Italiano dei Chirurghi , FIRE, AISF, SIICA Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Prof. Angelo Michele Carella, Prof. Paolo Corradini, Prof. Francesco Chiarelli, Prof.ssa Maria Frigerio, Prof. Pietro Invernizzi, Società Chimica Italiana • SICC – società Italiana di Chimica e Scienze Cosmetologiche, CNR, Università degli studi di Genova e di Milano Bicocca, Dental Pro Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Eucas 2013 – Genova 2013 • Nuove Frontiere in Onco Ematologia – Maggio 2015 • Dialoghi della Chirurgia – Milano 2015 • ICED 2015 – Milano 2015 • CALPHAD2015 • 2° LiverImmunology AISF SIICA Joint Meeting - 2017 • ISEC - 2017 • 1st IPCE - 2017 • MEDICTA – 2017 • 1 Congresso Medico DentalPro- 2017 Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Segreteria e gestione associazioni • Studi di fattibilità e fund-raising • Programmi sociali, pre e post-conference tour Aree e discipline di specializzazione: Tutte le aree e le discipline delle professioni medico-sanitarie Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Novartis Farma • Roche • Università degli Studi di Cagliari • AOB • Regione Sardegna • Comune di Cagliari • Amgen • Pfizer • Merck Serono Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • X Congresso Nazionale AIT – Giornate Italane dellaTiroide • The Fourth International Renal Meeting with Mayo Clinic in Sardinia • International Course Pediatric and Young Adults Bladder and Bowel Days

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: TARGET MOTIVATION Indirizzo: Via Circonvallazione, 28 – 30171 Mestre (Ve) Telefono: (+39) 041/2392670 Fax: (+39) 041 2392600 e-mail, sito web: congress@targetmotivation.it www.targetmotivationpharma.com Referente Società: CEO Dott. Alessandro Sbrogiò Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM Standard Nazionale n. 1346 Certificazioni: • Sistema informatico con programma certificato dedicato a CMS Congress Management System • Target Motivation è un’azienda certificata ISO 9001, certificazione ottenuta da SGS. • Target Motivation adotta un sistema organizzativo e gestionale in linea con il D.Lgs 231/2001 e con l’art. 30 del D. Lgs 81/2008. • Valutazione dei rischi art.29 comma 5 d.Lgs 81/2008 • Valutazione dello Stress Lavoro Correlato art.28 d.Lgs 81/2008 • Applicazione Dlgs 196/03 sulla protezione dei dati personali

Nome Agenzia: TESEO Indirizzo: Via Cardinale Maffi, 36 – 56126 Pisa Telefono: 050/8312311 e-mail, sito web: teseo@teseoricerche.it – www.teseoricerche.it Referente Agenzia: Anthony Mancini – 335/5968926 anthony.mancini@teseoricerche.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Teseo srl, Provider Standard Nazionale ID n. 597 Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2002 Provider Standard Nazionale dal 21/1/2015 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: APAVE Certification Italia - UNI EN ISO 9001:2008 per la “Progettazione ed erogazione di eventi formativi dedicati ai Professionisti della Sanità nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (ECM)”.

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Breve profilo dell’agenzia: Target Motivation Pharma si occupa della gestione logistica di congressi nazionali e internazionali e della gestione contatti con i partecipanti. Le attività vengono coadiuvate dalla segreteria organizzativa, punto di forza della società. È Provider ECM nazionale nr. 1346, con una Faculty composta da opinion leaders di fama nazionale e internazionale, che progettano corsi ECM con format innovativi e tecnologie avanzate. È presente un team consolidato di progettisti, creativi e grafici interni che sono in continuo aggiornamento per accontentare le richieste dei nostri clienti. L’Ufficio Acquisti si occupa della selezione dei fornitori e il Financial Department segue fino alla chiusura dell’iter, la consuntivazione e la relativa emissione delle fatture. Target Motivation ha dato vita alla NET TAM EVENTS, un network di affiliate partners che permette all’azienda di essere presente con congressi in tutto il mondo e di seguire le delegazioni che partecipano a congressi internazionali on site. Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi, eventi e attività extra congressuali • progettazione e ideazione grafica/lancio prodotto • attività di comunicazione, allestimenti e realizzazione di stand Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Pneumologia, Ortopedia, Reumatologia, Urologia, Diabetologia Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Aziende farmaceutiche italiane e internazionali. Opinion leader e Medical Manager di fama mondiale. Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • ECM, Cardiologia, Dubai, 800 pax • Congresso, Ortopedia, Venezia, 450 pax • Lancio Prodotto, Urologia, Roma, 1.000 pax

Breve profilo dell’agenzia: Teseo è Provider Standard Nazionale ECM: RES, FAD e FSC. • Consulenza e progettazione di Corsi di Formazione. Specializzati in moduli e format basati sull’interazione continua nell’apprendimento. • Attività di Segreteria ECM nelle fasi di Accreditamento ECM dell’Evento Formativo e attribuzione dei Crediti Formatvi, e nei rapporti Interni con il Comitato Scientifico ed Esterni con i Discenti, Relatori e Istituzioni Pubbliche. • Gestione Documentazione ECM Pre-Corso e Post–Corso: Documentazione Docenti, Rilevazione presenze con sistema di lettura barcode e smartcard; Rilevazione gradimento della qualità percepita e dell’apprendimento. • Logistica: Gestione sede Corso; Organizzazione Catering; Sistemazione alberghiera; Supporto logistico ai Relatori/Docenti e Partecipanti Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione Attività Associazioni Scientifiche Aree e discipline di specializzazione: Diabetologia – Cardiologia – Nefrologia – Psichiatria - Oncologia - Ematologia Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • “Formattore”. Uso di tecniche teatrali nella formazione • Master School di Specializzazione in Cliniche di eccellenza • Tutor Based Medicine. Il Benchmarking clinico in Europa (Spagna, Turchia, Russia, Slovenia, Francia) • FSC: Audit Clinici accreditati

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Nome Agenzia: UNIVERSITÀ CATTOLICA DEL SACRO CUORE – FORMAZIONE PERMANENTE ECM CONVEGNI E MANIFESTAZIONI Indirizzo: Largo Francesco Vito, 1 - 00168 Roma Telefono: 06/30154297-4074 e-mail, sito we: formazione.permanente-rm@unicatt.it roma.unicatt.it/centrocongressieuropa Referente Agenzia: Francesco Gemelli - francesco.gemelli@unicatt.it – cell. 335/8334860 Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): Università Cattolica del Sacro Cuore Provider Standard N. 2463 dal 2011 Certificazioni: - Sistema Gestione Qualità: ISO 9001- 2015 Bureau Veritas Certification Breve profilo dell’agenzia: Il Servizio Formazione Permanente ECM Convegni e Manifestazioni dell’Università Cattolica del Sacro Cuore nasce a Roma nel 1979 strettamente legato fin dalle sue origini al riconosciuto patrimonio scientifico della Facoltà di Medicina e Chirurgia dell’Università Cattolica del Sacro Cuore e all’eccellenza professionale del Policlinico Agostino Gemelli. Dal 2011 la struttura, che si compone di personale e di dotazioni dedicate, è riconosciuto Provider per l’accreditamento ECM e realizza molteplici iniziative, corsi di formazione, corsi di aggiornamento, congressi, convegni, seminari, meeting, workshop, manifestazioni e giornate di studio per l’aggiornamento professionale. Il Servizio è disponibile per attività di formazione sia dell’Ateneo, sia di strutture esterne alla Facoltà di Medicina e Chirurgia dell’Università Cattolica del Sacro Cuore e può avvalersi degli spazi del Centro Congressi Europa e del Policlinico “A. Gemelli”, oltre che di importanti convenzioni con strutture pubbliche e private.

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Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: certificazione ISO 9001/2015 rilasciata da TÜV Rheinland Tipo di servizi forniti • p rogettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche Aree e discipline di specializzazione: Tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, sanitarie e farmaceutiche Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Fondazione Policlinico Universitario “A. Gemelli”, Aziende Sanitarie, Società farmaceutiche e strumentali, Agenzie e Società Scientifiche. Eventi di particolare rilievo organizzati nell’ultimo anno: •M IO LIVE 2017- Mediterranean Interventional Oncology •G ET UP 2017 - Gynecology Expert Training for Upcoming Professionals • 3 5° CONGRESSO NAZIONALE SICT - Congresso Annuale della Società Italiana di Chirurgia Toracica

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Nome Agenzia: UVET GLOBAL BUSINESS Indirizzo: Bastioni di Porta Volta, 10 - 20121 Milano Telefono: 02/818381 e-mail, sito web: events.milano@uvetgbt.com www.uvetgbt.com Referente Agenzia: Tiziano Polledri - Head of National Sales tiziano.polledri@uvetgbt.com - cell. 340/9656906 Luca Cavagnoli - Head of Operation luca.cavagnoli@uvetgbt.com Certificazioni: ISO 9001:2008

Tipo di servizi forniti • organizzazione di congressi ed eventi, roadshow, organizzazione della logistica a supporto agli eventi formativi ECM gestiti da provider • altri servizi: convention, lanci prodotto, gestione delegazioni, mini meeting

Nome Agenzia: CONGRESS LAB Indirizzo: Bastioni di Porta Volta, 10 – 20121 Milano Telefono: 02/81838920 sito web: www.congresslab.it Referente Agenzia: Tiziano Polledri - Head of Sales & Operation tiziano.polledri@congresslab.it - 340/9656906 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM Standard ID 2005 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2008 nelle sottocategorie: • EA37 valida per la progettazione ed erogazione di eventi formativi rivolti ai professionisti della sanità nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (ECM) • EA35 valida per l’erogazione di servizi di segreteria organizzativa e scientifica Breve profilo dell’agenzia: Congress Lab è inserita nell’albo ufficiale dell’AGENAS, come Provider Standard ECM (ID 2005) secondo la normativa in materia di Formazione Continua in Medicina.

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• Corporate meetings • DMC Pharma • Gestione pratiche AIFA • inplant ed explant Uffici Congressi Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Gruppo Menarini

Breve profilo dell’agenzia: Pharma & Healthcare è la divisione di UVET Global Business Travel SpA dedicata alla pianificazione e gestione logistica ed organizzativa di congressi, eventi e convention nel mondo farmaceutico. La presenza capillare sul territorio Italiano e il pensiero globale ci pongono quale partner di riferimento capace di offrire soluzioni personalizzate ed innovative, aderenti alla compliance e capaci di generare la totale soddisfazione del cliente.

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Aree e discipline di specializzazione:

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• Chiesi • Fidia • Novartis • Teva • Gruppo Frescobaldi • Gruppo BigMat • Danone • J&J Insieme al Comitato Scientifico, costituito da esperti delle varie discipline, garantisce competenza ed esperienza sia nell’area della progettazione che della realizzazione di Eventi formativi ECM. Assiste e migliora la formazione del Medico costruendo progetti educazionali che coprono tutti gli aspetti delle varie professioni, da quelli più clinici a quelli legali e di management. Partendo da un’analisi del bisogno formativo, mette in campo importanti competenze in ambito epidemiologico e di Scientific Management per individuare ogni volta la metodologia più adeguata e fornire strumenti tecnologici esperienziali e innovativi che rendano il percorso formativo davvero rilevante. Dieci aule mobili interattive si muovono sull’intero territorio Nazionale ed Europeo per erogare corsi attraverso l’utilizzo di nuove tecnologie digitali. Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM: (SI) • organizzazione di congressi ed eventi: (SI) • gestione associazioni scientifiche: (SI) • altri servizi: Organizzazione di congressi e eventi, progettazione e erogazione di attività formative ECM, creatività e comunicazione, formazione in centro esperienziale, gestione reportistica AGENAS/AIFA/EFFPIA, Ufficio stampa, Medical writing Aree e discipline di specializzazione: • Cardiologia; Pneumologia; Oncologia; Terapia del Dolore Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: Air Liquide, AstraZeneca, Bayer, Becton Dickinson, Boehringer Ingelheim, Danone, Dupont, Grunenthal, IBM, Menarini Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Giro d’Italia 2017 per BD • Immuno Inflammatory Traits in Allergy & Respiratory Diseases - Bilbao • Revisiting Fibromuscular Dysplasia and Related Vascular Diseases - Bruxelles

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Roma – www.cecongressi.it

CEC Comunicazione Eventi Congressi Un approccio integrato all’organizzazione di meeting e convegni, una progettazione dell’evento che non lascia nulla al caso e viene gestita con un’attenzione costante in tutte le fasi, ideative e realizzative

alla definizione degli obiettivi, delle fasi e delle strategie, al contatto con gli sponsor, dalle pratiche organizzative alla gestione delle iscrizioni, dalle prenotazioni alberghiere all’allestimento delle sale, dall’assistenza durante il congresso al servizio catering: CEC, Comunicazione Eventi Congressi, assicura un servizio tout court nell’organizzazione di corsi e congressi principalmente in ambito sanitario. Una struttura agile e dinamica, che affianca gli organizzatori con creatività e passione, prima, durante e dopo l’evento, sviluppando un’attività di comunicazione dedicata che è il valore aggiunto dell’offerta. Una consulenza estremamente professionale e attenta che permette di strutturare proposte incentive come viaggi, convegni e meeting che sappiano “lasciare il

segno”, alimentando un percorso di crescita e affermazione del brand duraturo e coerente. Nata nel 2005, CEC oggi è in grado di offrire un pacchetto completo di servizi per semplificare e agevolare il lavoro delle associazioni medico-scientifiche. CEC opera anche come provider Ecm nazionale e si occupa della preparazione e del coordinamento di corsi di aggiornamento medico-scientifici in Italia e all’estero, diffondendo un modello di evento “chiavi in mano” che in poco più di dieci anni le ha permesso di diventare uno dei punti di riferimento per la formazione in ambito sanitario. Ciò nonostante, le competenze trasversali e l’esperienza del team permettono all’agenzia di operare anche nel campo degli eventi istituzionali. L’esperienza maturata le consente di selezionare con precisione location e sistemazioni alberghiere, di mettere a punto una proposta personalizzata di supporto tecnico (interpretariato e traduzione simultanea, supporti audio/video, progettazione grafica ed editoriale dei materiali di comunicazione) e di fornire soluzioni per le attività postcongressuali.

CEC COMUNICAZIONE EVENTI CONGRESSI Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 4589 Indirizzo: Via Canton, 101 00144 - Roma Contatti: tel. 06 65192185 - 06 60210638 fax 06 96048445 info@cecongressi.it www.cecongressi.it Persone di riferimento: Silvia Zucca, Diana Remiddi

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GMC0952_StudioEga_Layout 1 28/12/16mercoledĂŹ 08:17 Pagina 1

we care for your event. In every job there is an element of fun and passion

www.ega.it Roma Viale Tiziano 19 Milano Foro Buonaparte 12 +39 0632812.1 M E M B E R O F:

ALTRI SERVIZI

Firenze, Milano, Roma - www.congresslab.it

Congress Lab - Gruppo UVET Provider per eventi medico-scientifici, Pco per l’organizzazione congressuale e fornitore di soluzioni tecnologiche all’avanguardia per la formazione in sanità e la comunicazione multimediale

ongress Lab è la divisione di UVET American Express Global Business Travel che opera come provider Ecm e come unità specializzata nella formazione, nella logistica e nella comunicazione in ambito medico-scientifico. Esperti di metodologie e sviluppo di contenuti dedicati, forti di un elevato know-how metodologico e proprietari di strumentazioni tecnologiche e di aule multimediali mobili, i professionisti di Congress Lab realizzano eventi residenziali, esperienziali e interattivi, prendendosi cura di ogni dettaglio e fase progettuale, inclusa la gestione delle pratiche ministeriali Age.na.s. e AIFA, la stesura dei contratti con gli sponsor e la logistica delle delegazioni, compresi viaggi e ospitalità aspetto quest’ultimo profondamente inscritto nel DNA del Gruppo Uvet American Express, che da oltre 65 anni è tra le realtà leader nel settore dei viaggi d’affari e del turismo congressuale.

Tecnologia e innovazione Alle attività di segreteria organizzativa e supervisione dei piani formativi, Congress Lab

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affianca un eccezionale focus sulla comunicazione a tutti i livelli: dalla progettazione grafica allo sviluppo di contenuti multimediali, app e animazioni 3D, dall’ideazione di mood board per fornire una cornice metaforica agli eventi alla realizzazione di presentazioni interattive, il supporto alla comunicazione dell’evento è massimo e l’esperienza for-

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ALTRI SERVIZI

Il Gruppo UVET

mativa dei partecipanti è valorizzata attraverso una serie di strumenti tecnologici all’avanguardia. Accanto alle modalità più tradizionali, Congress Lab propone infatti format innovativi basati sull’impiego di iPad in tempo reale durante il convegno, come strumento per interagire liberamente con la faculty, le relazioni e le esercitazioni didattiche. Vengono impiegati anche i Sensitive Tactive Table, tavoli touch-screen attorno ai quali un gruppo di sei persone può riunirsi e lavorare insieme in modo interattivo, e gli Extreme Wall, grandi schermi touch verticali 150 pollici multitouch che permettono ai gruppi di lavoro di confrontarsi dinamicamente con simulazioni e casi clinici estremamente complessi. La maggioranza delle simulazioni cliniche infatti spesso tende alla semplificazione; gli Extreme Wall consentono di applicare format didattici innovativi, con l’analisi di più casi clinici in contemporanea da parte anche di 6-10 medici, portando a un decisivo passo avanti nell’interattività grazie a uno strumento molto apprezzato da tutti gli utenti. L’obiettivo di rendere i casi clinici più coinvolgenti e realistici, e promuovere un’estrema collaborazione e scambio di vedute tra i discenti, è alla base anche del Clinic Live Theatre, altro format proposto da Congress Lab: attori in carne e ossa, altamente preparati, impersonano i pazienti e interagiscono con i medici partecipanti, seguendo copioni preparati appositamente per tutti i percorsi clinici. In qualità di provider Ecm, Congress Lab realizza eventi formativi Res, Fad e Fsc, gestendo corsi

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Dal 1950, il Gruppo Uvet è uno dei principali player italiani del turismo, leader nella fornitura di servizi e soluzioni innovative per viaggi d’affari, mobility, incoming ed eventi corporate. Nel 2001 ha realizzato una joint venture con American Express, il colosso delle carte di credito e il più grande fornitore mondiale di servizi per la gestione dei viaggi aziendali in 140 paesi. La gestione operativa sul territorio viene svolta da sei Business Travel Center ubicati a Milano, Torino, Treviso, Bologna, Firenze e Roma.

CONGRESS LAB SRL Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: Provider Standard ID 20005 Indirizzo: Bastioni di Porta Volta, 10 -20121 Milano Contatti: tel. 02 818381 info@conngresslab.it www.congresslab.it Persone di riferimento: Tiziano Polledri (head of sales & operations) tiziano.polledri@congresslab.it

in e-learning in ambito medico e non. L’offerta di servizi per convegni comprende anche webinar e teleconferenze, per connettere in contemporanea, anche a livello internazionale, più sedi congressuali. Grazie a un avanzato sistema di regia e a un set cinematografico mobile, inoltre, Congress Lab realizza anche dirette e riprese in tempo reale dell’evento. In ambito formativo è possibile fare ricorso ad appositi percorsi di gamification, come esercitazioni a punteggio e altre attività interattive, che garantiscono un elevato coinvolgimento dei discenti. La società ha tre sedi nazionali, a Milano, Firenze e Roma, garantendo così un’agile copertura di tutto il territorio nazionale e un elevato know-how delle maggiori sedi congressuali della penisola. Tramite le sedi europee del gruppo Uvet, Congress Lab è anche partner di importanti congressi medici internazionali come segreteria scientifica e organizzativa.

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PROVIDER E PCO

Verona - www.everywheretravel.it

Everywhere Una nuova sede, un nuovo spazio eventi, una nuova app. La società veronese, ormai famosa in tutto il territorio nazionale, punta in alto, legata alla tradizione ma proiettata nel futuro

ra il 1981 quando, a Verona, Everywhere inaugurava ufficialmente la sua attività, ponendosi ben presto come agenzia viaggi di riferimento per la realtà scaligera. Impegno, dedizione e soprattutto tanta passione hanno poi portato la società a spiccare il volo e a specializzarsi nell’organizzazione di eventi e congressi, soprattutto medico-scientifici, guadagnando un eccellente posizionamento e un’ottima reputazione a livello nazionale nel settore, dimostrando che con un team esperto,

EVERYWHERE SRL Indirizzo: piazza Cittadella, 3 37122 - Verona Contatti: tel. 045 8006786 fax 045 593487 congressi@everywheretravel.it www.everywheretravel.it Persone di riferimento: Sabrina Poiega sabrina@everywheretravel.it Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 683

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competente e motivato si può arrivare davvero ovunque. Sono molti i progetti e le iniziative che l’azienda ha gestito con grande successo in questi anni. Tra i più recenti il Congresso nazionale G.I.BIS. (Gruppo Italiano per lo Studio dei Bisfosfonati), tenutosi all’interno del palacongressi di Rimini dal 10 al 12 maggio scorso, a cui hanno partecipato reumatologi, ortopedici, internisti e molti altri professionisti sanitari provenienti da tutta Italia. Everywhere, che svolge anche l’attività di segreteria per le Società Scientifiche che lo richiedono, dal luglio 2017 si è trasferita in una nuova e prestigiosa sede: la splendida Villa Brasavola de Massa. La location, situata nel cuore di Verona, si adatta perfettamente allo spirito sofisticato ma confortevole e accogliente della società. In più, per garantire sempre il meglio ai propri clienti, Everywhere ha recentemente riservato all’interno della propria struttura, un nuovo spazio destinato a meeting, seminari e simposi di ogni genere: la Green Hall, una sala versatile che, grazie a diverse tipologie di allestimento, può ospitare fino a 55 posti a sedere. Le attività di Everywhere non si fermano qui: l’ultima novità è la business unit For Two, frutto di un attento e approfondito lavoro e di significativi investimenti tecnologici. Si tratta di un’app innovativa che, attraverso inviti a cena in rinomati ristoranti convenzionati, offre l’occasione di passare una piacevole serata in compagnia.

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PROVIDER E PCO

Lecce - www.formedica.it

Formedica Il 2018 è l’anno di Roma Expo Salus and Nutrition, grande e innovativo evento organizzato da Fiera Roma e Formedica

un progetto che nasce dall’esperienza di professionisti del settore e si propone di incentivare e sostenere lo sviluppo di relazioni tra Istituzioni, Società Scientifiche e aziende, partendo dal cittadino e dal paziente, per affrontare le reali necessità del settore. L’obiettivo è promuovere, diffondere e soprattutto condividere la cultura e le buone pratiche per migliorare la qualità della vita, coinvolgendo tutti gli attori della Sanità e del benessere, prevedendo una serie di eventi e iniziative per affrontare insieme gli scenari attuali e futuri, con lo scopo e il compito di provvedere all’informazione di servizio per rendere la Sanità accessibile a tutti e rispondere ai bisogni di salute reali dei cittadini. Il grande evento in questione sarà Roma Expo Salus and Nutrition, che si terrà presso la Fiera di Roma dall’8 all’11 novembre 2018. Un nuovo paradigma per un grande evento scientifico. L’idea di Pietro Piccinetti, Amministratore Unico di Fiera Roma, è quella di «realizzare un evento internazionale, che abbia un approccio non solo espositivo, ma anche

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formativo ed educazionale. Un progetto che centralizzi il cittadino e il paziente e riduca le distanze tra i grandi centri di ricerca e le reali esigenze del territorio». «L’iniziativa nasce con l’idea di riunire tutti gli attori principali della filiera della salute e del benessere aggiungendovi un focus particolare sulla nutrizione, elemento fondamentale alla base di tutto il processo di prevenzione e cura di un individuo. La trasversalità del focus sulla Nutrition si realizza attraverso il concetto di “cibo funzionale”. Quindi, la gestione della salute diventa elemento imprescindibile dall’apporto positivo della nutrizione». Questa è la visione del Prof. Giovanni Scapagnini, Presidente Scientifico della manifestazione. Il confronto e la condivisione saranno i principi di base di Roma Expo Salus e Nutrition declinati secondo quattro prospettive: la scienza e la ricerca, le buone pratiche da imitare, le trasformazioni anagrafiche della persona e le innovazioni del futuro più prossimo, in cui robotica, big data, genomica e realtà aumentata impatteranno considerevolmente sul mondo della salute. Un evento straordinariamente ricco e complesso, già presentato al Mi-

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PROVIDER E PCO

nistero della Salute, che vedrà riunite numerose discipline scientifiche e avrà al suo interno sia percorsi formativi Ecm sia percorsi non specialistici rivolti ai cittadini. Questa formula ha espressamente richiesto la selezione di un provider e consulente scientifico all’altezza, dotato delle necessarie competenze trasversali e della creatività che occorre per immaginare un nuovo approccio all’evento medico. Formedica, nel duplice ruolo di promotore e provider, grazie alla sua comprovata esperienza e a un approccio multidisciplinare, ha messo a punto un progetto innovativo e con un paradigma differente, come raccontano i vertici della società, Susanna Priore e Rosario Gagliardi: «La sfida era quella di pensare un evento nuovo, capace di offrire sia contenuti scientifici di altissima qualità a medici e operatori sanitari, sia di coinvolgere e informare il pubblico su temi di interesse generale come quello della nutrizione, o sulle trasformazioni che la tecnologia apporterà nella nostra esperienza di pazienti, non in un futuro remoto ma nel giro di pochi anni», spiega Priore. Un modo nuovo di divulgare, formare ed educare, racconta Gagliardi, precisando le ragioni per cui «abbiamo scelto di rovesciare la piramide, partendo dalla base, ovvero

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FORMEDICA Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: 157 Indirizzo: via Aldo Moro, 71 – 73100 Lecce Contatti: tel. 0832 304994 - 3358116002 fax 0832 304994 ecm@formedicaonline.it www.formedica.it

mettendo al centro il cittadino e le persone affette da malattia, coinvolgendo le associazioni dei pazienti e partendo dai loro disagi e dai loro reali bisogni. Siamo partiti dalla loro visione di salute e benessere per elaborare una serie di modelli e percorsi più aderenti alla realtà vera». Una nuova e straordinaria opportunità per le aziende, che potranno incontrare medici, istituzioni, società scientifiche e con le opportune modalità, nel rispetto del regolatorio, anche le associazioni di pazienti e i cittadini. I partecipanti potranno familiarizzare in prima persona con alcune importanti innovazioni nel campo della salute, per esempio i wearables, in grado di raccogliere ininterrottamente una serie di dati, come le magliette che rilevano l’elettrocardiogramma normale o altri tipi di sensori indossabili. La sanità si proietta verso una fase dove la robotica chirurgica, le tecnologie biomediche, le intelligenze artificiali e i Big Data avranno un ruolo cruciale. Si tratta di scienza e non di fantascienza, ed Expo Salus sarà un modo concreto per conoscere da vicino tutte queste innovazioni.

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PROVIDER E PCO

Milano – www.mzcongressi.com

MZ Congressi PCCO – Professional Congress Consultant & Organizer certificato da PCCO Academy by Federcongressi&eventi - e provider di riferimento per il settore dei congressi medici, con oltre trent’anni di attività al fianco di associazioni scientifiche internazionali

Congressi è specializzata nell’organizzazione di congressi, convegni e corsi di formazione Ecm per il mondo medico-scientifico, di eventi corporate e convention, e inoltre nell’association management e nel supporto alla candidature per i congressi internazionali. Ai servizi specifici per il mondo medico-scientifico, il gruppo MZ affianca inoltre competenze nel campo dell’incentivazione, dell’organizzazione di eventi sociali e della gestione di viaggi e trasferimenti di gruppi e delegazioni internazionali. Forte di una solida reputazione costruita nel corso di trent’anni di attività, MZ Congressi è un valido alleato per il mondo associativo e per tutti coloro che sono interessati a tradurre in realtà un progetto congressuale in Italia o all’estero.

Il nostro grande grosso congresso greco! Un eccellente esempio è rappresentato dal Congresso internazionale Euromedlab 2017 che si è tenuto ad Atene dall’11 al 15 giugno 2017. Il congresso è stato promosso dalla IFCC (International Federation of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine), dalla EFLM (European Federation of Laboratory Medicine), dalla Società Greca di Chimica Clinica e Biochimica Clinica e dalla Federazione Balcana del Laboratorio Clinico. Il Congresso Euromedlab è un appuntamento fisso di MZ Congressi che, con uno staff attento e altamente qualificato, lo organizza ogni due anni in diverse città europee. Nel fitto calendario di eventi in Italia e all’estero della società, Euromedlab rappresenta senz’altro uno dei congressi più prestigiosi. Il Congresso si è svolto all’interno del Megaron Congress Center e ha visto la partecipazione di quasi 5.800 partecipanti provenienti da ben 118 paesi. All’interno, un’area espositiva netta di 3.900 metri quadrati ha ospitato 95 aziende con uno staff di quasi 900 espositori. MZ Congressi ha coordinato l’evento in ogni singolo aspetto e ha permesso così l’ottima riuscita del congresso, un successo da ogni punto

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195 GCMS Agenzie DX MZ Congressi.indd 195

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di vista. Ogni partecipante si è sentito protagonista delle sessioni scientifiche, con dibattiti a tema e tavole rotonde sullo stato dell’arte e delle più recenti scoperte nel campo della Medicina di laboratorio. Dal punto di vista dei collegamenti con la città di Atene, in particolare con la parte più centrale, turistica e storica della città, MZ Congressi ha garantito a ogni partecipante la possibilità di muoversi con agilità alla fine delle sessioni scientifiche giornaliere, permettendo quindi la visita ai monumenti dell’antica civiltà ellenica, tra le più emozionanti d’Europa. E la sfida ovviamente non finisce qui, visto che lo staff di MZ Congressi sta già lavorando per un altro successo: il prossimo Euromedlab, a Barcellona nel giugno 2019. MZ CONGRESSI Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider:966 Indirizzo: via Carlo Farini, 81 – 20159 Milano Contatti: tel. 02 66802323 fax 02 6686699 info@mzcongressi.com www.mzcongressi.com Persone di riferimento: Mauro Zaniboni (fondatore e presidente) mauro.zaniboni@mzcongressi.com Monica Sellari (amministratore delegato) monica.sellari@mzcongressi.com Stefano Montalbetti (amministratore delegato) stefano.montalbetti@mzcongressi.com

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ALTRI SERVIZI

San Giorgio di Mantova (Mn) - www.differentweb.it

Different Web Hippocrates è la prima tecnologia proprietaria di e-learning scelta dai Provider ECM per erogare e gestire la formazione a distanza, residenziale, blended. Un operatore sanitario su tre usa Hippocrates, piattaforma user friendly per le esigenze di tutti i soggetti della filiera

ifferent Web si presenta con il suo mantra: «aspiriamo a concepire e sviluppare prodotti digitali unici e fortemente innovativi che migliorano e potenziano il servizio formativo in tutti i suoi aspetti, dalla gestione, all’erogazione, sino alla valutazione e certificazione». Sono le parole dell’Ad Cristiano Montorio che riassumono la specializzazione della ventennale e, pioneristica nel suo ambito, attività di Different Web. L’azienda, poi, sviluppa anche progetti ad hoc in ambito medico, sanitario e farmaceutico ed offre consulenza e analisi per sviluppo di software. Il gruppo mantovano ha concentrato nello sviluppo dell’LMS (Learning Management System) la sua attività, investendo molto in ricerca e sviluppo per fornire piattaforme e strumenti sempre al passo con i tempi.

Due sono i prodotti di punta; Hippocrates nella versione 3.0 e dPlayer vs 2, entrambe rinnovate nel 2017 e sempre in costante aggiornamento. La piattaforma Hippocrates viene erogata in modalità SaaS (Software as a Service), con database residenti sui sistemi cloud di web Farms dotate dei migliori sistemi di sicurezza.

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196-197 GCMS Altri servizi - 2S Different web.indd 196

Gli aggiornamenti mensili sono un aspetto fondamentale per restare al passo di tutte le normative ed in particolare per la normativa ECM. La soluzione gestionale viene utilizzata per l’erogazione di formazione accreditata ECM (e non), per il provider, e di gestione del processo formativo, per il discente. Quindi la piattaforma viene usata sia da chi organizza la formazione (che la deve erogare) sia dagli utenti che entrano, si formano e ricevo la certificazione alla loro formazione. Hippocrates è stata concepita con un’architettura straordinariamente flessibile e una struttura modulare, realizzata secondo tutte le best practice che normano lo sviluppo di web application. Il sistema è anche pronto e adatto a collaborare con sistemi già esistenti, dispone anche di un HUB di comunicazione. La piattaforma proprietaria è basata su framework symfony, progettata su pattern Mvc e include un LRS (Learning Record Store) un sistema che permette la gestione di contenuti formativi completamente compatibili con gli standard SCORM e xAPi. «In pratica - chiosa Montorio - un organizzatore acquista un sistema completo che permette di concentrarsi sulle sue attività formative e di gestione, senza preoccuparsi di tutti gli aspetti tecnologici e degli aspetti di adeguamento delle normative». Dal punto di vista dell’usabilità da parte dell’utente due sono gli aspetti da sottolineare: al momento del login tutta la piattaforma e il pannello diventano il mondo del fruitore (ad es. vede la formazione che ha fatto, i crediti che ha acquisito etc). L’altro aspetto è la semplicità di utilizzo, attraverso un sistema user friendly che nato agli albori di questa tecnologia (primo prodotto commerciale venduto in Italia che avesse lo scopo di promuovere ed erogare

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

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ALTRI SERVIZI

la formazione ECM) e che con essa è cresciuto e si è sviluppato passo dopo passo. Altro ambito di rilievo sono due aspetti tecnologici unici di Hippocrates: la possibile gestione di più piattaforme in contemporanea da parte dell’organizzatore in modalità network. L’infrastruttura può infatti accogliere organizzazioni molto complesse che hanno necessità di gestire più piattaforme con policy e governance diversificate. Oltre alla modalità network è possibile utilizzare una nuovissima infrastruttura denominata eUnit: «questa nuova funzione eUnit - sottolinea Montorio - permette la gestione ed erogazione della formazione per le strutture di qualsiasi complessità ed articolazione». Un altro prodotto interessante per gli organizzatori professionali di congressi è dPlayer, tool innovativo e consultabile dai dispositivi mobili, che permette di trasformare ed erogare i contenuti multimediali degli eventi in webcast o in corsi Fad validi per la formazione ECM, attraverso contenuti audio, video e slide sincronizzati e con usabilità ottimizzata per lo studio in mobilità e grafica personalizzata.

Alcune case history Tecniche Nuove La sfida: ottimizzare la gestione e l’erogazione di un’offerta formativa ampia e diversificata. Il goal: grazie a Hippocrates, Tecniche Nuove S.p.a. dispone ora di un’evoluta tecnologia web per la vendita e l’erogazione dei propri corsi FAD e RES, accreditati per diverse normative: ECM, CFP oppure rivolti all’Aggiornamento Professionale. L’Azienda, grazie a un network di piattaforme con grafica e comunicazione personalizzate, è in grado di dif-

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DIFFERENT WEB S.R.L. Indirizzo: Via Ghisiolo, 51 46030 San Giorgio di Mantova (Mn) Contatti: tel. 0376 270661 fax +39 0376 271669 info@differentweb.it www.differentweb.it Persone di riferimento: Eleonora Benatti (account manager) eleonora.benatti@differentweb.it tel. diretto 0376 270661 int. 105

ferenziare l’offerta formativa proposta online. Areu La sfida: creare un unico sistema di gestione della formazione BLSD di operatori laici. Il goal: Il progetto ha portato alla creazione di un unico sistema informatico web-based per la gestione della formazione obbligatoria BLSD per operatori laici. Attraverso un articolato workflow autorizzativo sulle proposte di eventi formativi, tutti i processi sono stati automatizzati portando un grande beneficio all’efficienza regionale. GSD – Gruppo Ospedaliero San Donato. La sfida: consentire ai 3 provider del gruppo e alle 18 strutture ospedaliere di gestire ed erogare corsi Fad (Compliance Normativa Sicurezza ed ECM) al proprio personale. Il goal: il Gruppo San Donato ha adottato la piattaforma Hippocrates per consentire alle proprie 18 strutture ospedaliere di erogare corsi Fad al personale. L’implementazione del network di piattaforme è regolato da normativa ECM Regione Lombardia, normativa Sicurezza e da funzionalità specifiche che permettono al gruppo di gestire efficacemente la formazione obbligatoria di migliaia di operatori sanitari, risparmiando.

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ALTRI SERVIZI

Firenze – www.studiovisio.it

StudioVisio Un partner affidabile e sicuro per il settore congressuale e gli organizzatori di eventi, un network che associa creatività, competenza e organizzazione e che nel 2018 festeggerà l’apertura di una nuova sede

ttimizzazione delle risorse, capacità di fare rete sia a livello nazionale sia internazionale, affidabilità e competitività sotto ogni aspetto dell’attività, la capacità di mixare creatività, tecnologia e capacità di gestione, ma anche il talento e l’esperienza pluriennale dei quattro soci fondatori che condividono una missione chiara e ben definita, quella di diventare un vero e proprio partner tecnologico per i Pco, i centri congressi e le associazioni medico-scientifiche nella realizzazione di eventi specifici. Su queste solide basi StudioVisio ha costruito il proprio successo, consolidatosi in modo rapido e significativo, tanto da collocare l’azienda fiorentina ai vertici del mercato congressuale e di quello degli eventi. Una crescita veloce e convincente così sintetizzata da Jacopo Tagliabue, AD di StudioVisio: «La chiave del successo, oltre che nella nostra professionalità, risiede nella nostra capacità di fare squadra al nostro interno e network al nostro esterno. Ognuno in azienda occupa il

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

199-200 GCMS Agenzie - Studio Visio.indd 199

2018

ruolo che gli è perfettamente congeniale e questo ci porta a essere efficienti, flessibili e quindi credibili e affidabili all’esterno, riuscendo a ottenere importanti e ambìti incarichi sia in Italia sia nel mondo». L’agenzia, infatti, ha ampliato il proprio raggio d’azione in misura considerevole: non solo il mercato italiano ma anche location prestigiose a Hong Kong, Shangai e Washington, che sono state teatro degli allestimenti di StudioVisio. Ancora Tagliabue: «L’azienda è in grado di offrire il meglio in due campi spesso vissuti come opposti se non antitetici: la massima competenza tecnologica e la massima flessibilità professionale, la conoscenza degli strumenti e la creatività per trasformarli in solu-

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ALTRI SERVIZI

zioni vincenti per il successo dell’evento. In StudioVisio disponiamo di entrambi. E laddove gli strumenti a disposizione non siano sufficienti, li progettiamo e realizziamo al nostro interno». In StudioVisio la tecnologia è appannaggio di Stefano Cupertino e dei suoi collaboratori: studiare soluzioni capaci di innovare il panorama congressuale è compito loro. Così come l’intera logistica è gestita da Massimiliano Miniati e dal suo team, a cui va l’incarico di far sì che ogni elemento del “puzzle-evento” combaci perfettamente con tutti gli altri. Mentre Lorenzo Vanni, e lo stesso Jacopo, si occupano degli aspetti più strettamente commerciali e gestionali. Competenze diverse che si armonizzano in un’unica, vincente realtà. Perché senza l’elemento umano, senza il contenuto di effettivo STUDIO VISIO SRL Indirizzo: largo Liverani, 12/1 - 50141 Firenze Contatti: tel. 055 033445 info@studiovisio.it www.studiovisio.it Persone di riferimento: Lorenzo Maria Vanni vanni@studiovisio.it

200

199-200 GCMS Agenzie - Studio Visio.indd 200

servizio, anche la migliore tecnologia non sarebbe che una scatola vuota, e senza le soluzioni tecnologiche, il “servizio” non sarebbe altro che buona volontà. In StudioVisio la migliore tecnologia trova il modo di esprimere le proprie potenzialità a tutto vantaggio del cliente. È tutto racchiuso in una cassetta degli attrezzi o tool box, come in StudioVisio chiamano “il contenitore” di tutte le possibili soluzioni tecnologiche che l’azienda fiorentina è in grado di mettere al servizio dei propri clienti. «In estrema sintesi la “tool box” software – spiega Cupertino - è un insieme modulabile di prodotti che interagiscono permettendo una gestione veloce, semplice, totalmente affidabile dell’evento. Il cuore del sistema è Show-it che gestisce tutti gli altri software, da Slide-it a Check-it, ognuno con una precisa funzionalità». Software e funzioni che ormai molti, sia aziende sia Pco, hanno imparato a conoscere e apprezzare, utilizzandole al meglio per confezionare con un partner sicuro l’evento su misura per qualsiasi occasione. StudioVisio è una struttura innovativa e lungimirante, in costante crescita, che si appresta nel corso del 2018 a compiere un passo importante per il posizionamento del brand e il consolidamento della propria reputazione: l’apertura di una nuova e più grande sede, con ambienti dedicati ai tecnici e un ampio magazzino. Per continuare quel percorso di successo che ha preso avvio nel 2013 con una nuova “visione” del modo di dare supporto tecnico e consulenza nella realizzazione di congressi ed eventi.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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WE ARE A CREATIVE MODERN PROFESSIONAL AGENCY WITH FRESH NEW IDEAS COMMUNICATION C OM MMUN NIC CATION BY EVENTS EVENTS S

BU USINESS UNITS CORPORATE

MEDICAL

EVENT

COMMUNICATION

CONVENTION

STAND ALONE EVENTS

ALLESTIMENTI SCENOGRAFICI

ELABORAZIONE CONCEPT CREATIVI

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WEB & MEDIA

GMC1042_Villa Erba_Layout 1 11/01/18giovedì 14:59 Pagina 1

UN MODERN O CENTRO CON GRESSI

IMMERSO NEL GRANDE PARCO

DI UN A VILL A ANTIC A

SULLE RIVE DEL L AGO PIÙ BELLO DEL MONDO Solo a Villa Erba è possibile trovare tutto questo. Polivalenza della struttura e funzionalità degli spazi permettono di organizzare eventi di qualunque tipo, in una singola area o contemporaneamente in tutto lo spazio a disposizione. Per consentire la massima personalizzazione e la massima libertà nell’accoglienza dei propri ospiti, gli ambienti non

prevedono allestimenti standard, lasciando campo libero all’immaginazione e alla creatività. Un’oasi di sostenibilità: grazie alla realizzazione di un impianto di condizionamento ad energie rinnovabili con impiego di acqua di lago che riduce del 95% le immissioni di CO2 e di calore nell’atmosfera, Villa Erba è protagonista anche nel campo dell’ecosostenibilità.

POSSIBILE USO AUTONOMO DEL CENTRO CONGRESSI CON ACCESSO INDIPENDENTE

Cernobbio - Largo Luchino Visconti 4 - Lago di Como - Italy - Ph +39 031 3491 - info@villaerba.it - www.villaerba.it

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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LOMBARDIA

Villa Erba Centro Internazionale Esposizione e Congressi

202

Antico Borgo La Muratella

204

Iseolago Hotel Crowne Plaza Milan City

203 GCMS Lombardia Copertina.indd 203

Palace Hotel Desenzano

207

Sheraton Milan Malpensa Airport

208

Winter Garden Hotel

209

205

Centro Congressi Ville Ponti

210

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Malpensafiere 211

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LOMBARDIA

Bergamo-Cologno al Serio (Bg) – www.lamuratella.it

Antico Borgo La Muratella Contatti: Vito Massimo Casalino Direttore & Amministratore direzione@lamuratella.it

★★★★ S.P. 122 La Francesca - Loc. Muratella 24055 Cologno Al Serio (BG) Tel. 035 4872233 - Fax 035 19964547 info@lamuratella.it www.lamuratella.it

HOTEL

L´

Hotel Antico Borgo La Muratella risale al 1500 di proprietà della famiglia dei Conti Medolago, situata all´interno di un antico borgo medioevale. Dopo averne preso possesso, i Conti Medolago hanno dato il via alla costruzione di una meravigliosa dimora padronale. In tempi recenti rinasce, rispettoso delle sue origini, per essere convertito in un incantevole Albergo e Ristorante a 4 stelle, un regno di incontri per offrire un confortevole soggiorno e assaporare la raffinata cucina. Durante la sua ristrutturazione una particolare attenzione è stata data al mantenimento degli aspetti caratteristici e storici combinandoli ai più moderni comfort tecnologici. La combinazione tra

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

la storia e le moderne tecnologie fanno dellÁntico Borgo La Muratella un esclusivo albergo ed un prezioso patrimonio storico. L´Hotel Ristorante La Muratella è situato a Cologno al Serio in provincia di Bergamo immerso nel verde di un parco silenzioso e lontano dal rumore del traffico cittadino. Curatissimi prati verdi, composizioni di fiori rigogliosi, specchi e giochi dácqua. Una combinazione di colori e profumi che allieteranno gli ospiti di cerimonie e congressi. La struttura si articola intorno a quella che era la piazza interna dellántico borgo medioevale. Il ponte che collega lála principale a quella recentemente ristrutturata aggiunge un tocco di eleganza e stile ad onorare le memorie dei tempi passati.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

RICCARDO

280

27x9,6

3,15

350

PASSERERA

195

250

CECILIA

12x5,8

ALEX

6,6x5,8

VIP

SANDRI

4,5x4,5

3,20

204

204 Scheda Antico Borgo La Muratella.indd 204

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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GMC0837_IseoLago_Layout 1 18/12/15venerdì 16:38 Pagina 1

66 camere - rooms 56 standard 8 Junior Suites 2 Master Suites

Appartamenti Meeting & Congressi 3 sale congressi capienza totale 200 persone

Ristorante L’Alzavola La cucina più raffinata, votata alla tradizione locale.

Bar L’Alzavola Le Ninfe del lago Grande parco di 80.000 mq. con piscine esterne Via Colombera 2 - 25049 Iseo (Brescia) - Tel. +39.030.98891 - Fax: + 39.030.9889299 iseolagohotel.it - info@iseolagohotel.it

LOMBARDIA

Milano – www.crowneplazamilan.com

Crowne Plaza Milan City Una posizione privilegiata, una struttura all’avanguardia, un centro congressi accogliente e con una dotazione tecnologica che permette a ogni sala di ospitare meeting ed eventi di qualsiasi tipo e dimensione

★★★★

HOTEL

n hotel contemporaneo, caratterizzato da una facciata principale curva e continua realizzata in rame e vetro, contraddistinto da un design moderno e raffinato sia nelle centonove camere insonorizzate e arredate con gusto, sia negli spazi comuni come le quattro sale dedicate alla meeting industry. Il Crowne Plaza Milan City si trova nella rinnovata zona di Porta Nuova, a pochissimi minuti dalla Stazione Ferroviaria Centrale di Milano. Una location che gode quindi della massima accessibilità, grazie anche alla vicinanza della metropolitana, e di una posizione otti-

CROWNE PLAZA MILAN CITY Brand di appartenenza: IHG Numero di camere: 109 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 65 Superficie meeting room principale (mq): 73 Indirizzo: Via Melchiorre Gioia, 73 20124 - Milano Contatti: tel. 02 6671 7715 fax 02 6670 3483 info@crowneplazamilan.com www.crowneplazamilan.com Persone di riferimento: Carmen Stagno (responsabile eventi) c.stagno@viscardihotels.com tel. diretto: 02 6671 7715

206

206 GCMS Lombardia SX Crowne Plaza Milan.indd 206

male che rende facilmente raggiungibili tutte le principali mete culturali e turistiche della città. Al suo interno, oltre al Metropolitan Lounge Bar e a un Fitness&Wellness Center collocato all’ultimo piano, troviamo un centro congressi versatile e funzionale, caratterizzato da ambienti sobriamente arredati e attrezzato con strumentazioni tecnologiche modernissime alla quale si aggiungono servizi d’eccellenza. Per quanto riguarda gli spazi dedicati ai congressisti, la sala Emme 1 è la più ampia e può essere trasformata per ospitare una conferenza di dimensioni maggiori. Uno spazio che può accogliere da 25 persone, disposte a ferro di cavallo, fino a 70 in una configurazione ad anfiteatro. La più raccolta tra le sale riunioni è la Emme 2, perfetta per piccoli meeting di 18 persone sedute in configurazione teatrale mentre la Emme 3 offre quattro tipologie di allestimento: 18 persone disposte a ferro di cavallo, 24 su scrivanie singole, 16 in disposizione scolastica e 42 ad anfiteatro. La Emme 2 e la Emme 3, quando vengono unite, formano una singola stanza di oltre 70 metri quadrati, in grado di accomodare 36 persone disposte a ferro di cavallo, 38 su scrivanie singole, 32 in disposizione scolastica e 60 ad anfiteatro. Infine, la sala Emme 4, la più piccola e progettata per ospitare una decina di persone, diventa la soluzione migliore per piccoli meeting top class che richiedono privacy e riservatezza.

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86 camere Centro congressi 300 persone (fino a 6 sale meeting) Centro benessere e piscine esterne Garage e city bike Wi fi free

PALACE HOTEL DESENZANO

Palace Hotel Desenzano Viale F. Agello, 114A - 25015 Desenzano del Garda (BS) -tel. 030 9902262 www.palacehoteldesenzano.it

LOMBARDIA

Milano Malpensa (Va) – www.sheratonmilanmalpensa.com

Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre Contatti: Giulia Anastasi, Convention Supervisor events.malpensa@sheraton.com

★★★★

HOTEL

Strada Statale, 336 21010 Ferno (VA) Tel. 02 23351 - Fax 02 23353535 milanmalpensa@sheraton.com www.sheratonmilanmalpensa.com

o Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre è l’unico albergo con accesso diretto al Terminal 1 dell’aeroporto di Malpensa e dista soli 30 minuti dal centro di Milano. Si tratta di uno dei più grandi hotel con centro congressi d’Italia e dispone di grandi stanze modulari con una superficie complessiva destinata ad ospitare meeting e convention di oltre 2000 mq che accoglie fino a 1.100 persone. La sala plenaria multifunzionale di 1000 mq che può essere suddivisa in 8 sezioni, tutte perfettamente insonorizzate con soffitti alti fino a 6 metri, affianca le 22 altre sale, che vanno da 16

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

mq. a 295 mq. in grado di ospitare ogni tipologia di evento. Il Monterosa Bar è un accattivante luogo di incontro con vista sulle montagne e si propone come un ambiente accogliente dove concedersi uno spuntino veloce o un piacevole drink. Per un pranzo o una cena gourmet la scelta ideale è il ristorante Il Canneto, un ambiente che ricorda un luminoso giardino mediterraneo. La soluzione ideale per un delizioso business lunch? Qui viene proposta l’innovativa formula del “Lunch al volo”, un pranzo veloce servito in soli 15 minuti, proposto in quattro gustose versioni (carne, pesce, vegetariano, tradizionale).

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

BUSINESS ROOMS

3.5 x 4.5

3.1

VENUS (1-5)

4x6

3.1

ORSA MAGGIORE

5 x 13

3.1

ORSA MINORE

6x7

3.1

294

12.5x23.5

3.5

400

280

360

196

PEGASUS ORION GRAN BALLROOM

1053

40.5 x 26

6.5

1100

1015

864

1100

550

ORION SECTION 1 (A, B, C)

253

11.5 x 7.5

3.5 / 6.5

290

120

190

160

290

162

ORION SECTION 2 (A, B)

421

17.5x7 / 17.5 x 17

3.5 / 6.5

460

134

125

316

450

240

148

ORION SECTION 3 (A, B, C)

253

11.5 x 7

3.5 / 6.5

290

240

290

162

208

208 Scheda Milan Malpensa.indd 208

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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LOMBARDIA

Bergamo-Grassobbio (Bg) – www.wintergarden-hotel.com

Winter Garden Hotel Contatti: Mattia Sudati Responsabile Meeting meeting@wintergarden-hotel.com

★★★★ Via Padergnone, 52 24050 Grassobbio (BG) Tel. 035 587011 - Fax 035 587012 meeting@wintergarden-hotel.com www.wintergarden-hotel.com

a moderna struttura del Winter Garden Hotel è situata alle porte della città di Bergamo ed è il perfetto punto di partenza per raggiungere le principali città della Lombardia e i suoi aeroporti. La sua favorevole posizione, a soli 2 km dall’aeroporto di Milano/Bergamo (BGY) e in prossimità del casello autostradale, assicura una facile raggiungibilità con ogni mezzo, caratteristica ideale per l’organizzazione di eventi di successo. Il Winter Garden Hotel riserva alle aziende ampi spazi congressuali allestiti con soluzioni tecnologiche di ultima generazione e un flessibile servizio organizzativo capace di rispondere in modo davvero soddisfacente a tutte le necessità. Inoltre la città di Bergamo e i suoi dintorni offrono numerose attività di tipo culturale

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

e gastronomico da abbinare all’organizzazione di eventi, convegni, team building e corsi di formazione. L’albergo è dotato di 3 sale meeting che possono ospitare eventi fino a 250 persone. Questi ambienti offrono ampie metrature modulabili grazie a un sistema di pannellature, secondo le esigenze del momento. Le sale sono allestite con le migliori soluzioni tecnologiche come l’impianto di diffusione sonora di qualità superiore e il sistema di regia audio/video automatica con pc touch-screen. Inoltre, all’interno del centro meeting, sono disponibili spazi per l’organizzazione di guardaroba, uffici di segreteria organizzativa, ecc. Lo staff meeting è a disposizione per studiare configurazioni ad hoc sulla base delle necessità del cliente.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

ASIA

330

28x13

2,80

1,8x2,1

250

230

160

250

100

AMERICA E EUROPA

230

2,80

150

AMERICA E OCEANIA

230

2,80

150

AMERICA

150

2,80

100

EUROPA

2,80

OCEANIA

2,80

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

209 Scheda Winter Garden.indd 209

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HOTEL

Apertura: tutto l’anno

209

16/01/18 17:48

LOMBARDIA

Varese – www.villeponti.it

Centro Congressi Ville Ponti Contatti: Francesca Pareti Responsabile Eventi villeponti@va.camcom.it

Piazza Litta, 2 21100 Varese Tel. 0332 239130 - Fax 0332 295166 villeponti@va.camcom.it www.villeponti.it

CENTRO CONGRESSI

na struttura congressuale per incontri fino a 1500 partecipanti, una posizione strategica, 40 km da Milano e 25 dall’aeroporto internazionale di Malpensa. Il Centro Congressi Ville Ponti di Varese è un complesso prestigioso ed efficiente, che mantiene inalterato quel fascino che solo i palazzi ricchi di storia possiedono, in un vasto parco di essenze rare, con un parcheggio per 600 auto. Due sono i corpi principali: la Villa Andrea, eretta nel 1858. I pregevoli stucchi e preziosi affreschi di Scuola Lombarda

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

delle sue sale, gli sfarzosi lampadari di ferro e bronzo ed i sontuosi arredi d’epoca, ne fanno una sede ideale per cene di gala, congressi, banchetti e incontri di prestigio. La Villa Napoleonica, dimora Patrizia del XVII sec., ospita il salone congressuale da 400 posti, e sale per corsi, seminari e esposizioni. Le aree esterne possono essere utilizzate come spazi conviviali e ludici per ospitare spettacoli, cene di gala e attività di team building.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

SALA NAPOLEONICA

472

22,78x18,25

4,00

2,5x3

400

SALA ANDREA

310

29x10,68

5,00

2,60x2,15

2,60x3,10

200

300

200

SALA E

160

20,20x7,92

5,00

160

140

128

SALA BERTINI

117

13x9

8,00

3,65x2,25

4x3,5

120

150

120

15,86x6,87

5,00

131

17,53x7,47

8,00

3,65x2,25

4x3,5

150

110

10,64x7,47

8,00

3,65x2,25

4x3,5

100

SALA SPOTORNO SALA CARLO EMANUELE SALA ETTORE PONTI

210

210 Scheda Ville Ponti.indd 210

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

17/01/18 09:15

LOMBARDIA

Varese-Busto Arsizio (Va) – www.malpensafiere.it

Malpensafiere Contatti: Massimo Bernardoni, Executive Manager malpensafiere@va.camcom.it

Via XI Settembre, 16 21052 Busto Arsizio (VA) Tel. 0332 295429 - Fax 0331 634378 malpensafiere@va.camcom.it www.malpensafiere.it

truttura polivalente in grado di concorrere allo sviluppo di iniziative e progetti ed idonea a moltiplicare le occasioni di incontro e di business, MalpensaFiere si sviluppa su una superficie di 75.000 metri quadri, dei quali oltre 20.000 metri quadri coperti. Il Centro, costruito secondo i più moderni standard qualitativi, è dotato di servizi innovativi per garantire la migliore qualità agli organizzatori ed alle aziende espositrici ed il massimo confort ai visitatori. È interamente climatizzato, cablato e dotato di sistemi infor-

Nome sala

Area mq

PADIGLIONE

Dimensioni metri

Altezza metri

matici per la gestione e trasmissione dei dati. I servizi messi a disposizione della clientela vanno dalla semplice assistenza, all’organizzazione complessiva dell’evento, che può comprendere: riunioni con la forza vendita, conferenze stampa, allestimenti di showroom per presentare un nuovo prodotto o per lanciare un nuovo servizio, workshop per incontrare i propri clienti, videoconferenze, colazioni di lavoro o serate di gala. La zona congressuale offre ben 10 diverse sale, ognuna di diversa capienza, per venire incontro a qualsiasi esigenza.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

3000

50x59,54

8,00

1700

1500

1700

CAPRONI

453

30x20,33

4,00

350

BORGHI

206

19,64x10,32

4,00

180

130

150

FERRARIO

158

15,05x12,09

4,00

120

100

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

211 Scheda Malpensa FIere.indd 211

2018

CENTRO CONGRESSI

Apertura: tutto l’anno

211

16/01/18 17:50

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

PIEMONTE

Zacchera Hotels

212

Diageo 215 Museo Nazionale dellâ&#x20AC;&#x2122;Automobile

Castello di Pavone

213 GCMS Piemonte Copertina.indd 213

214

Avv. Giovanni Agnelli

216

10/01/18 15:15

PIEMONTE

Pavone Canavese (To) – www.castellodipavone.com

Castello di Pavone Contatti: Eva Giodice Responsabile ufficio commerciale info@castellodipavone.com

★★★★ Via Dietro Castello, s.n.c. 10018 Pavone Canavese (TO) Tel. 0125 672111 - Fax 0125 672114 info@castellodipavone.com www.castellodipavone.com

HOTEL

el fiabesco e scenografico Castello di Pavone nulla è improvvisato, ma ottimamente organizzato, i Vostri incontri avranno vantaggi e caratteristiche che solo il prestigio, la funzionalità, il fascino e la credibilità dell’ambiente possono offrire. Il Ristorante, frequentemente ben citato nelle guide nazionali ed internazionali, può ospitare fino a 450 commensali. La cucina è di eccellente qualità e cura, propone cibi freschi preparati al momento, accompagnati da una carta dei vini selezionata. Il fascino degli ambienti e

Nome sala

SALA DEL PARCO

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

degli arredi è di un’accurata ed indimenticabile bellezza. Impossibile sbagliarsi, anche questa è un’altra buona ragione per scegliere il Castello, facilissimo da raggiungere da ogni parte d’Europa senza mai abbandonare l’autostrada. Il Castello di Pavone è situato sulla collinetta a dominio del paese di Pavone Canavese, a non più di 400 metri dal casello autostradale di Ivrea sull’autostrada Torino-Aosta. Dal casello il Castello è meravigliosamente visibile ed offre uno scenario veramente fiabesco.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

10x20

180

150

180

ARDUINO

16x7

130

160

130

CAVALIERI

13,6x8

110

120

100

GALLERIA DELLE ARMI

13x6

PAVONE

8x7

CROCIATI

7,2x7

VESCOVI

10x5,6

CORAZZE

8x7

ANDRADE

5x4

214

214 Scheda Castello di Pavone.indd 214

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

16/01/18 17:51

PIEMONTE LOMBARDIA

Santa Vittoria d’Alba (Cn) – www.diageomeetingcenter-sv.com

Diageo Contatti: Deborah Fuhrmann deborah.fuhrmann@diageo.com Monica Battaglino monica.battaglino@diageo.com

Strada Statale 231, 63 12069 Santa Vittoria d’Alba (CN) Tel. 0172 477181 - Fax 0172 478002 santa.vittoria@diageo.com www.diageomeetingcenter-sv.com

el cuore del Roero, oggi patrimonio mondiale UNESCO, la Villa Storica di Santa Vittoria è il simbolo della capacità dell’uomo di legare tradizione e modernità. Fu Carlo Alberto di Savoia a far costruire la Villa, dove verso la metà del 1800 pensò di realizzare grandi cantine sotterranee per la produzione di vini e spumanti.

Nome sala

MEETING CENTER ALBA

Area mq

140

Dimensioni metri

Altezza metri

18x8

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

215 Scheda Diageo.indd 215

2018

Per secoli sede di casa Cinzano e oggi proprietà di DIAGEO, la prestigiosa dimora storica ospita al primo piano il DIAGEO Meeting Center, rappresentato da una sala di circa 140 metri quadrati, dotata di moderne attrezzature ed in grado di soddisfare ogni esigenza per convegni, riunioni, meetings e seminari. Oltre alla sala plenaria, alcune salette più piccole sono a disposizione per riunioni di gruppi ridotti. Il secondo piano ospita le sale padronali che hanno mantenuto inalterati sia l’eleganza che il fascino di questa antica villa. Un salone nobile offre la soluzione perfetta per riunioni più riservate, ambientate in un atmosfera di altri tempi.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

1,05x2

100

Luce naturale

CENTRO CONGRESSI

Apertura: tutto l’anno

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

100

215

10/01/18 15:16

PIEMONTE

Torino - www.museoauto.it

Museo Nazionale dell’Automobile “Avv. Giovanni Agnelli” È stato selezionato dal Times tra i migliori musei del mondo, vero luogo di culto per gli appassionati dei motori grazie alla sua straordinaria collezione. Oggi il Museo Nazionale dell’Automobile di Torino è anche una location originale per convegni, meeting ed eventi

CENTRO CONGRESSI

ltre diecimila metri quadri di spazio espositivo nel quale trovano posto circa 200 vetture di novanta marche provenienti da tutto il mondo, dalle prime auto a vapore del 1769 fino alle più recenti: è una collezione davvero ricca quella del Museo Nazionale dell’Automobile di Torino, uno spazio completamente rinnovato grazie a un progetto che ha restituito alla città una struttura dinamica e contemporanea. Fondato nel 1932, il Mauto è oggi uno dei musei di carattere tecnico-scientifico più celebri al mondo, ma sempre più spesso si propone come spazio perfetto per la meeting industry. Merito di spazi flessibili e di tecnologie digitali all’avanguardia, che contraddistinguono tutto il museo, capace di proporre ai visitatori una fruizione più articolata e differenziata oltre a una maggiore interazione tra opera e spettatore. Sono trenta le sezioni tematiche e cronologiche nelle quali è suddivisa l’esposizione, oltre alle aree dedicate alle mostre temporanee; uno spazio davvero ampio che propone un’interpretazione esaustiva della storia dei motori,

216

216-217 GCMS Piemonte 2S Museo Auto Torino.indd 216

senza dimenticare il pezzo forte, un garage-officina visitabile che ospita una scuola di restauro per auto d’epoca. A completamento dell’esperienza e dell’approfondimento tematico è stata sviluppata una app gratuita dedicata grazie al quale il Mauto mette a disposizione dei visitatori un patrimonio di dati, approfondimenti storici, immagini d’archivio, schede tecniche sulle vetture consultabili, durante la visita, attraverso smartphone e totem multimediali.

Infinite possibilità Al Mauto non troviamo solo auto però. Gli straordinari ambienti del complesso sono oggi fruibili come spazio eventi e centro congressi. Al primo piano troviamo il Centro Congressi “Carlo Biscaretti di Ruffia”, completamente rinnovato e riallestito in base ai nuovi standard. Un ambiente flessibile, che dispone di due sale attrezzate con tecnologie standard, implementabili a richiesta del cliente. Tutti gli spazi sono insonorizzati, dotati di rete wi-fi e attrezzati con palco per i relatori.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

10/01/18 15:17

L’Auditorium è lo spazio più ampio, allestito a gradinate suddivise in tre blocchi, con una capienza massima di 400 posti. La Sala 150 è collocata al di sotto dell’Auditorium e ha una capienza massima di 150 posti. Oltre alle due sale principali, al secondo piano nell’area uffici, si trova una sala riunioni, strutturata con un tavolo a ferro di cavallo per circa 20 posti attrezzata con uno schermo al plasma di 52”. Il Foyer, di circa 550 metri quadrati, caratterizza l’area antistante le sale meeting e può ospitare circa 180 persone. Dotato di locale guardaroba, è ideale per organizzare aree accoglienza, coffee break e servizi a buffet, con possibilità di utilizzare il terrazzo nelle belle giornate. Lo stesso spazio, qualora non fosse previsto l’utilizzo delle sale meeting, può ospitare cene di gala. Al Foyer può sempre essere abbinato lo spazio contiguo, denominato Galleria Nord, perfetto per l’allestimento di buffet o per accogliere cene di gruppi più numerosi. La galleria, che collega il Foyer alla Sala Vetrata, è uno spazio polivalente che può essere utilizzato per aree espositive e servizi catering. La Sala Vetrata, adatta per

eventi fino a un centinaio di persone e affacciata sulla collina torinese, è invece lo spazio perfetto per pranzi e cene, con la possibilità nella bella stagione di utilizzare la suggestiva terrazza panoramica con i suoi 110 metri di lunghezza. Infine La Piazza, fulcro dell’intero complesso. Si tratta in realtà di una corte interna coperta di circa mille metri quadrati, frutto della trasformazione attuata nel corso della complessa ristrutturazione dell’edificio che ha sostituito il vecchio cortile con giardino con uno spazio nuovo e avveniristico. Cuore del museo, questo ampio e luminoso volume è in grado di ospitare eventi importanti come cene di gala, presentazioni, concerti, esposizioni, sfilate. Il Mauto offre oggi ai suoi visitatori una perfetta integrazione tra spazi espositivi e sale congressuali, un percorso che permette ai congressisti di visitare la splendida collezione del Museo per vivere un’esperienza inedita.

CENTRO CONGRESSI

PIEMONTE

MUSEO NAZIONALE DELL’AUTOMOBILE “AVV. GIOVANNI AGNELLI” Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 342 Superficie area espositiva (mq): 500 Hotel convenzionati: tutti gli hotel associati a Federalberghi Piemonte Aeroporto più vicino: Torino Caselle (20 km) Indirizzo: corso Unità d’Italia, 40 10126 - Torino Contatti: tel. 011 677 666/7 fax 011 664 71 48 congressi@museoauto.it www.museoauto.it Persone di riferimento: Marzia Tholozan - Francesca Pulvirenti congressi@museoauto.it tel. diretto: 011 677 666/7

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

216-217 GCMS Piemonte 2S Museo Auto Torino.indd 217

2018

217

10/01/18 15:17

Splendida location sul Lago di Garda

Cene di gala fino a 600 ospiti

9 Sale meeting e 2 Foyer personalizzabili

Sala Benacus: 800 posti

Spazi e ristorazione dâ&#x20AC;&#x2122;eccellenza

Ufficio Eventi

233 Camere

Hotel Parchi del Garda ALL IN ONE

MILANO HPG

Hotel Parchi del Garda Congress Centre Lago di Garda Lazise, Verona â&#x20AC;˘ Italy T l. +39 045 6499640 Te congress@hpdg.it www.hotelparchidelgarda.it

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

VENETO

Hotel Parchi del Garda

218

Doubletree By Hilton Venice North

225

Aqualux Hotel

220

Hotel Corte Valier

226

Best Western Premier BHR Treviso Hotel 222

Hotel Monaco & Grand Canal

227

Centro Congressi Veronafiere

223

Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia

228

Crowne Plaza Verona-Fiera

224

Vicenza Convention Centre

230-231

TRENTINO ALTO ADIGE

Carlo Magno Hotel SPA Resort

219 GCMS Veneto-Trentino Copertina.indd 219

221

16/01/18 17:53

VENETO

Bardolino (Vr) – www.aqualuxhotel.com

Aqualux Hotel Contatti: Niniane De Vecchi, Meeting & Events Manager<$> events@aqualuxhotel.com Riccardo Gentile, Sales Manager sales@aqualuxhotel.com

★★★★ S Via Europa Unita, 24B 37011 Bardolino (VR) Tel. 045 6229999 - Fax 045 6229900 info@aqualuxhotel.com www.aqualuxhotel.com

Apertura: tutto l’anno

HOTEL

on 125 camere e il versatile Centro Congressi, Aqualux Hotel Spa & Suite è il nuovo punto di riferimento di tutto il Garda veronese e non solo. La proposta di Aqualux dedicata al mondo MICE è ampia e variegata: 1.200 mq di spazio congressuale, con un foyer, due sale plenarie (rispettivamente per 175 e 107 persone) e tre altre aree. Le sale sono corredate di attrezzature di ultima generazione. La sala Colombara (273 mq) può essere suddivisa in sala Novello (166 mq) e Sala Riviera (107 mq); la Sala Bardo (111 mq), a forma di botte, è perfetta per meeting, esposizioni, presentazioni di autovetture e motociclette.

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

La Sala Zerbetto (54 mq) è l’Executive Board Meeting, ideale per incontri esclusivi; la Sala Gramole (49,50 mq) può accogliere meeting di piccole e medie dimensioni. Uno dei plus della struttura è sicuramente l’offerta gourmet dei due ristornati Italian Taste ed Evo Bardolino con un occhio di riguardo per le eccellenze a KM 0. La frizzante area bar Sparkling Lounge propone una lista creativa di cocktail in un’atmosfera cosmopolita. Anche grazie alla sua Cigar Lounge è perfetta per piacevoli momenti di intrattenimento. Garage (120 posti) e connessione internet nelle aree comuni gratuiti.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

COLOMBARA

273

12x24

4,00

175

180

175

150

NOVELLO

166

12x14

4,00

107

RIVIERA

107

11,6x10

2,00

BARDO

111

9x13,6

4,20

ZERETTO

5,4x10

4,20

GRAMOLE

5,6x8,8

4,20

220

220 Scheda Aqualux Hotel.indd 220

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

16/01/18 17:57

VENETO

Treviso-Quinto di Treviso – www.bhrtrevisohotel.com

Best Western Premier BHR Treviso Hotel Contatti: Elisa Gobbo Event & Congress Manager events@bassohotels.it

★★★★ S

HOTEL

Via Postumia Castellana, 2 31055 Quinto di Treviso (TV) Tel. 0422 3730 - Fax 0422 373999 info@bassohotels.it www.bhrtrevisohotel.com

est Western Premier BHR Treviso Hotel, moderna struttura alberghiera, con standard internazionali, è situata nelle immediate vicinanze del centro storico di Treviso, a soli 2 km dall’Aeroporto di Treviso e 25 km dall’Aeroporto di Venezia. L’hotel dispone di 133 camere spaziose e funzionali. Il Centro Congressi, con oltre 1.500 mq, può accogliere oltre 1300 persone nelle 13 sale modulari con luce naturale, tutte attrezzate con le più moderne tecnologie audio video. La Sala Treviso con 600 posti e la Sala Veneto con 700 sono gli spazi ideali per l’organizzazione di eventi e ricevimenti. L’ampia hall è l’ambiente perfetto per aree espositive per partner e sponsor. Il Ristorante DiVino Osteria Trevigiana

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

e il Gioja Lounge Bar, sono il ritrovo ideale per incontri di lavoro, welcome drink e pranzi, caratterizzati dal design esclusivo, forte legame con il territorio e valorizzazione dei prodotti locali. Per vivere la tipica accoglienza veneta, con BHR Catering Divino è possibile organizzare cocktail, banchetti, ricevimenti e indimenticabili momenti conviviali anche nelle migliori dimore storiche del territorio. L’Ufficio Eventi è a disposizione per proporre interessanti attività post congress e incentive. A disposizione degli ospiti, un servizio navetta giornaliero da/ per l’aeroporto, il centro di Treviso e la città di Venezia. La struttura ha certificazione di qualità ISO 9001.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

VENETO

600

16x38

4,00

1,66x2,20

700

120

700

500

700

330

120

TREVISO

500

16x31

4,20

1,66x2,20

600

120

600

400

600

220

120

TREVISO 3

390

16x24

4,20

1,66x2,20

400

300

350

150

VENETO 3

360

16x23

4,00

1,66x2,20

400

300

350

150

TREVISO 1

260

16x16

4,20

1,66x2,20

250

180

200

110

TREVISO 2

240

16x15

4,20

1,66x2,20

250

180

200

110

222

222 Scheda Bhr.indd 222

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

10/01/18 15:19

A Verona ogni incontro è un evento. Se pensate di fare un convegno, un congresso scientifico, culturale, professionale, un meeting legato al business, al commercio o alle nuove professioni, fatelo a Verona. Perché il Centrocongressi di Veronafiere è il luogo ideale per fare di ogni incontro un grande evento. Palaexpo 1200 posti e 7000 mq. Auditorium 600 posti e 900 mq. Sale Polifunzionali 300 posti e 1500 mq. Sale Convegni 500 posti e 1400 mq. Sale Riunioni da 30 a 80 persone.

Centro Congressi Veronafiere: tanti spazi, città unica.

www.veronacongressi.it

GUIDA AI CONGRESSI MEDICI.indd 1

30/11/15 15:10

VENETO

Verona – www.crowneplazaverona.com

Crowne Plaza Verona-Fiera Contatti: Martina Bottura Events & Congress meeting@crowneplazaverona.com

★★★★ S Via Belgio, 16 37135 Verona Tel. 045 4933333 - Fax 045 4933000 info@crowneplazaverona.com www.crowneplazaverona.com

HOTEL

l Crowne Plaza Verona, è lieto di accogliervi in una cornice di design e professionalità a pochi passi dalla zona fieristica e a soli 3 km dal cuore della città! L’hotel offre 160 camere dal design contemporaneo e dall’atmosfera calda e accogliente, 7 sale congressuali di diverse superfici in grado di garantire l’allestimento ideale per ogni evento. Per gli amanti del Gourmet, il nostro Ristorante “Plaza” è pronto a sorprendere i vostri ospiti con menù che fondono idee contemporanee, passione per i prodotti locali e suggestioni internazionali. La “Byblos Sky Terrace” al 9° piano e il nuovo plateatico all’aperto “Link Bar” sono la location ideale dove aprire la serata con un aperitivo classico o con l’ultima creazione dei nostri bartenders.

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

Un luogo unico nel suo genere, questo è il Winter Garden. Unisce alla bellezza e armoniosità della sua innovativa concezione, la funzionalità ed efficienza di un moderno spazio congressuale. Una sfera di emozioni che Crowne Plaza Verona mette a disposizione per ospitare eventi Privati e Business fino a 450 partecipanti. Winter Garden è una struttura sorprendente, che raccoglie l’eredità degli antichi e nobili “giardini d’inverno” per proporre alla clientela private e business uno spazio unico nel suo genere. Una location esterna, protetta da una grande cupola di ETFE trasparente e impreziosita da una vegetazione lussureggiante, che si presta perfettamente a meeting aziendali e speciali eventi privati.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

WINTER GARDEN

450

26x18

8,00

2x2,4

450

600

300

450

200

MONDRIAN

211

3,00

2,10

300

136

210

KANDINSKY

100

3,00

2,10

120

DUCHAMP/MODIGLIAN

3,00

2,10

PICASSO

3,00

2,10

KLEE

3,00

2,10

KOONS

3,00

2,10

KHALO

3,00

2,10

KLIMT

3,00

2,10

224

224 Scheda Crowne Plaza Verona.indd 224

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

10/01/18 15:20

VENETO

Mogliano Veneto (Tv) – venicenorth.doubletree.com

Doubletree By Hilton Venice North Contatti: Mariangela Pipoli, Event Manager mariangela.pipoli@hilton.com Antonio Barbieri, General Manager antonio.barbieri@hilton.com

★★★★ S Via Bonfadini, 1 31021 Mogliano Veneto (TV) Tel. 041 5977001 - Fax 041 5977400 venicenorth.info@hilton.com venicenorth.doubletree.com

l DoubleTree by Hilton Venice North è situato a Mogliano Veneto tra Venezia e Treviso. E’ facilmente accessibile dalle principali reti stradali: A27 (Belluno – Venezia) e A4 (Milano – Venezia – Trieste). Dista 10 minuti dall’aeroporto di Venezia e 5 minuti dalla stazione ferroviaria di Mogliano Veneto. Design, modernità e tecnologia caratterizzano le 203 camere, tra cui 18 suite finemente arredate e dotate di tutti i comfort tra i quali: media hub, aria condizionata,

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

televisore flat screen 32 pollici, WiFi, mini bar con acqua minerale gratuita e ricco set di cortesia. Le 10 sale conferenza, con capienza massima di 800 pax, sono localizzate al piano terra, dotate di luce naturale e anche di ingresso indipendente dall’Hotel. L’area è dotata di un Business Center, e di un parcheggio per 550 macchine e Pullman. Il Ristorante Arco ha una capienza di oltre 300 posti e propone un’esperienza culinaria ispirata alla tradizionale locale.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

SCARPA

413

26x15,90

5,00

1,68x2,40

3,30x3

550

124

450

400

550

220

124

TANCREDI

152

16,90x9

3,20

1,68x2,40

150

137

112

150

GUIDI

9,03x5,89

2,70

1,68x2,40

SANTOMASO

9,8x5,21

3,20

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

225 Scheda Doubletree Hilton Venice.indd 225

2018

HOTEL

Apertura: tutto l’anno

225

16/01/18 17:59

VENETO

Lazise (Vr) – www.cortevalier.com

Hotel Corte Valier Contatti: Diana Walter, Room Division Manager reception@cortevalier.com Diana Walter, Congress Manager meeting@cortevalier.com

★★★★ S Via della Pergolana, 9 37017 Lazise (VR) Tel. 045 6471210 - Fax 045 6471223 info@cortevalier.com www.cortevalier.com

HOTEL

erfettamente inserito nella natura e a diretto contatto con la riva del Lago sorge l’Hotel Corte Valier, un concentrato unico di ospitalità e design, in una posizione prestigiosa e panoramica assolutamente suggestiva. Il complesso alberghiero dispone di 84 camere tutte con

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: dal 2 marzo 2018 al 6 gennaio 2019

vista lago, modernamente arredate con materiali naturali e dotate di ogni comfort. Con i suoi ampi spazi per la ristorazione e l’intrattenimento e la sua posizione strategica è la location ideale anche per meeting ed eventi business.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

SPACE A

150

12x14,5

3,00

1,8x2,1

140

200

140

SPACE B

150

16x9,5

29,00

1,1x2,1

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200

102

B2 + B3

100

10,7x9,5

29,00

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5,3x9,5

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5,3x9,5

29,00

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5,3x9,5

29,00

1,1x2,1

226

226 Scheda Hotel Corte Valier.indd 226

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

16/01/18 18:00

VENETO

Venezia – www.hotelmonaco.it

Hotel Monaco & Grand Canal Contatti: Marco Mulargia Responsabile Ufficio Manifestazioni events@hotelmonaco.it Stefano Fieramonte Ufficio eventi events@hotelmonaco.it

★★★★ S San Marco, 1332 30124 Venezia Tel. 041 5200211 - Fax 041 5200501 events@hotelmonaco.it mailbox@hotelmonaco.it www.hotelmonaco.it

otel Monaco & Grand Canal si trova nel cuore di Venezia, a pochi passi dalla famosa Piazza San Marco ed è ideale per gli ospiti che vogliono immergersi nella vita veneziana. Le 92 camere e suites, sono tutte elegantemente arredate con un mix di stili quali barocco e minimalismo in perfetta armonia con tradizione ed innovazione. I meeting vengono organizzati a Palazzo Dandolo diventato famoso come il primo Casinò al mondo. Gli eventi festosi come il Carnevale hanno assicurato a questo luogo un

Nome sala

SALONE DEL RIDOTTO CORTE ROOM

Area mq

ruolo da protagonista nella storia veneziana. Oggi è uno spazio multifunzionale attorniato da altre otto sale ampie e suggestive, dotate di luce naturale e di tutte le più moderne tecnologie. Grazie alla posizione dalla Terrazza Ristorante “ Grand Canal” e dal Bar potete godere di una vista superba sulla Chiesa di Santa Maria della Salute e l’Isola di San Giorgio. In questo luogo potrete gustare i piatti tipici della tradizione veneziana in un ambiente di prima classe per sentirvi come a casa.

Dimensioni metri

Altezza metri

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

275

20,50x10,40 +7,50x6,50

8,10

4,00x3,00

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Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

300

250

270

145

85 38

6,00x15,00

5,30

2,00x3,50

120

104

6,50x16

5,30

2,00x3,50

100

VALLARESSO ROOM

6,50x13,00

5,30

2,00x3,50

SOSPIRI ROOM

5,30x9,70

5,30

2,00x3,50

5,30

-doors

ANTEBAR ROOM

6,10x8,00

5,30

2,00x3,50

OPPIO ROOM

6,30x6,70

5,30

2,00x3,50

CROZZOLA ROOM

SOSPIRI ROOM PARTE OF THE SALONE DEL RIDOTTO

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

227 Scheda Monaco & Gran Canal.indd 227

2018

HOTEL

Apertura: tutto l’anno

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VENETO

Venezia – www.scuolasangiovanni.it

Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia Contatti: Cristina Scarpa Direttore eventi info@scuolasangiovanni.it

CENTRO CONGRESSI

Sestiere San Polo, 2454 30125 Venezia Tel. 041 718234 - Fax 041 5244022 info@scuolasangiovanni.it www.scuolasangiovanni.it

roporre ai propri ospiti una serata unica in una location che fa la differenza potrebbe stupire e affascinare i vostri clienti. Nel centro storico di Venezia, una prestigiosa sede museale, un compendio artistico di assoluto spessore e, al contempo, luogo ideale per ospitare eventi di ogni tipo. Nelle sue sale monumentali si legge l’evolversi di una storia che

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

dal periodo gotico porta al barocco intrecciandosi col rinascimento. Tali saloni risultano una cornice unica per ospitare in maniera indimenticabile la vostra serata. Ogni manifestazione realizzata è esclusiva e fatta su misura per soddisfare le esigenze di ogni cliente e interpretare la vera essenza dell’evento.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

SÌ

300

250

200

120

SALA DELLE COLONNE

300

27x12

5,00

5x4

1,7x2,8

300

SALONE SAN GIOVANNI

350

27x12

11,00

3,2x5,7

1,7x2,8

300

SÌ

120

300

250

ORATORIO DELLA CROCE

105

13x8

8,00

1,60x3,10

1,7x2,8

SÌ

SALA DELL’ALBERGO

7,9x8,6

8,00

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SÌ

SALA VERDE

6x8

4,00

1,20x2,15

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SALA STENDARDO

8x9

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SALA GUARANA

8x9

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SÌ

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228 Scheda Scuola Grande Venezia.indd 228

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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GMC0915_Riempitivo_1_Layout 1 11/07/16lunedì 11:47 Pagina 1

LA LOCATION DEL TUO PROSSIMO EVENTO? TROVALA SU

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GMC0941_CCVicenza_Layout 1 27/12/16martedĂŹ 12:20 Pagina 1

Entrare nel nuovo Convention Centre di Fiera di Vicenza signiďŹ ca guardare al futuro, senza limiti. Situato nel cuore del Veneto, una delle regioni piĂš dinamiche e affascinanti del Nord Italia, il nuovo Quartiere Fieristico ne riďŹ&#x201A;ette audacia, vivacitĂ e spirito imprenditoriale. PianiďŹ care un Evento al nuovo Convention Centre vicentino Ă¨ la strategia ideale per far crescere il proprio business e ricevere massima attenzione da parte dei consumatori, operatori, leader del mercato mondiale e media internazionali.

www.vicenzaconventioncentre.it www.iegexpo.it

Entering the new Convention Centre of Fiera di Vicenza means looking into the future with limitless possibilities. Located at the heart of the Veneto, one of the most vibrant and fascinating regions of Northern Italy, the new international business hub UHÂľHFWV LWV DXGDFLW\ YLWDOLW\ and entrepreneurial spirit. Planning an Event at the new Convention Centre of Vicenza is the winning strategy to grow your business and gain maximum attention from buyers, industry leaders and outlets around the world.

VENETO

Vicenza - www.vicenzaconventioncentre.it

Vicenza Convention Centre Organizzare un congresso a Vicenza significa scoprire un tesoro. La città del Palladio e il suo territorio interpretano cultura ed efficienza a partire dal nuovo centro congressi realizzato all’interno del polo fieristico

Uno spazio per le idee

VICENZA CONVENTION CENTRE

All’interno del quartiere fieristico è stato recentemente realizzato Vicenza Convention Centre, una struttura per congressi ed eventi che dispone di 18 sale, da poche decine a 709 posti e di un padiglione di oltre tredicimila metri quadrati che può accogliere eventi fino a novemila partecipanti. Le parti comuni sono spaziose, luminose, attrezzate con bar, ristoranti, aree di sosta. Le sale sono dotate di luce naturale e oscurabili, arredate con semplicità ed eleganza, con prevalenza di colori chiari e tecnologie di ultima generazione. La molteplicità degli spazi, la possibilità di scegliere il set up sulla base degli obiettivi da raggiungere, fanno sì che il centro congressi possa accogliere convention, lanci di prodotto o congressi con spazi espositivi e numerose sessioni contemporanee.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

231 GCMS Veneto DX - Fiera Vicenza.indd 231

Arrivare è facile e veloce in auto, treno alta velocità o in aereo, mentre per i pernottamenti la scelta è ampia, tra grandi alberghi funzionali vicini al centro congressi, o piccole strutture nel centro storico. Tutto contribuisce a rendere semplice il compito dell’organizzatore, a creare un ambiente sicuro e rilassante dove dare spazio alle idee.

CENTRO CONGRESSI

icenza e il suo territorio esprimono una concentrazione eccezionale di elementi che raramente si trovano nello stesso luogo: imprese, arte, cultura, natura, gastronomia. È la provincia con la maggiore concentrazione di imprese d’Italia, ben centomila aziende. Vicenza è anche la città dichiarata Patrimonio Mondiale dall’Unesco per le splendide opere di Palladio: nel centro storico 23 tra palazzi, chiese, ville, logge, teatri e in provincia 17 ville, alcuni dei quali possono essere utilizzati per visite esclusive, aperitivi, cene. Passeggiando di sera per le vie del centro si può godere di un museo all’aria aperta, fermarsi in uno dei tanti ristoranti, enoteche e locali dove cenare o sorseggiare uno spritz, l’aperitivo originario di questa regione, ascoltando musica, mescolandosi agli abitanti e ai turisti internazionali.

2018

Numero max meeting room: 18 Capienza meeting room principale (pax): 709 Superficie meeting room principale (mq): 2.100 Superficie area espositiva (mq): 15.000 Hotel convenzionati: sì Aeroporto più vicino: Verona (60 km) Venezia (70 km) Indirizzo: via dell’Oreficeria, 16 36100 Vicenza Contatti: tel. 0444 969111 fax 0444 969000 infi@vicenzaconventioncentre.it www.vicenzaconventioncentre.it Persone di riferimento: Massimiliano Malgioglio massimiliano.malgioglio@iegexpo.it tel. diretto: 0444 969935

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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LIGURIA

Porto Antico di Genova Centro Congressi

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Hotel Cenobio dei Dogi

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233 GCMS Liguria Copertina.indd 233

Hotel Vis Ã Vis

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Grand Hotel Villa Balbi

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LIGURIA

Camogli (Ge) - www.cenobio.it

Cenobio dei Dogi Una struttura elegante, con importanti spazi per convegni e simposi, nella Liguria più affascinante: ecco gli ingredienti per la buona riuscita di un congresso medico, post-congress incluso

HOTEL

ispone di un vero e proprio centro congressi, il Cenobio dei Dogi, raffinato quattro stelle affacciato sul mare blu cobalto del Golfo di Camogli: sei sale polifunzionali e luminose, in grado di combinare le proprie volumetrie tra loro e di cambiare disposizione e set-up, per congressi, riunioni, e workshop da venti a duecento delegati nella classica configurazione a teatro. All’avanguardia le dotazioni tecnologiche giù presenti on-site, tra le quali videoproiettori, monitor al plasma, microfoni e lavagne luminose. E ancora, tutta una serie di spazi accessori fondamentali per un congresso: saletta segreteria, hospitality desk e collegamento wi-fi in primis. E infine, l’irrinunciabile supporto di uno staff dedicato, un punto di riferimento prima, durante e dopo l’evento, in grado di coadiuvare Pco e organizzatori non solo nella fase logistica, ma anche nella pianificazione di post-congress alla scoperta del territorio, attività di team building e momenti conviviali. A questo proposito, i due ristoranti del Cenobio, il Ristorante del Doge e La Playa (quest’ultimo aperto soltanto durante le stagioni più calde, da maggio a settembre circa), sono prenotabili in esclusiva per cene di gala, colazioni di lavoro, pranzi tipici – il tutto per un massimo di duecento commensali seduti –, in un contesto di raro fascino, frutto non solo degli arredi eleganti delle sale, ma anche dei panorami mozzafiato che si godono dalle vetrate di entrambe le location, affacciate sul mare e sullo scenografico borgo marinaro. Allo charme delle venue si aggiunge la prelibatezza della cucina: le creazioni degli chef attingono alla tradizione regionale, rivisitata però con tocchi internazionali e raffinati ed esaltata dall’attenta selezione di prodotti sempre freschi e genuini.

234

234-235 GCMS Liguria 2S Cenobio dei Dogi.indd 234

Proprio le cucine del Cenobio dei Dogi possono trasformarsi negli spazi dove allestire contest gastronomici sulla scia dei numerosi format televisivi in auge, oppure diventare la cornice di interessanti lezioni di cucina ligure – tenute dagli chef della struttura –, per tornare a casa avendo imparato a preparare il vero pesto alla genovese o la soffice focaccia locale.

Tocco mediterraneo Se la cucina è all’insegna dei prodotti tipici del territorio e delle tradizioni regionali, anche l’atmosfera che si respira nei diversi ambienti del Cenobio dei Dogi è caratterizzata dalla solarità mediterranea, la stessa che permea i salotti, gli spazi comuni e le cento camere, differenti l’una dall’altra per arredamento, ubicazione e disposizione, ma accomunate dallo stile italiano degli arredi in legno chiaro, dal calore del parquet dei pavimenti, dai riposanti color pastello dei bagni. Con vista sul mare o sul verde promontorio di Portofino, la tranquillità delle camere è assicurata dal parco con pini secolari e dal grazioso cortile fiorito che circondano l’hotel e che fanno da cornice anche alla piscina di acqua salata, a disposizione esclusiva degli ospiti del Cenobio dei Dogi, così come la splendida e appartata spiaggia privata, attrezzata con lettini e ombrelloni. Per un relax davvero totale, la Doge Beauty Spa propone massaggi personalizzati (da provare il Bamboo Massage, per alleviare le tensioni muscolari e riossigenare i tessuti) ed efficaci trattamenti anti-age per viso e corpo. Infine, non

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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si può non citare la splendida terrazza affacciata sul blu, dalla quale ammirare spettacolari tramonti, magari sorseggiando un bicchiere di ottimo vino, un cocktail o un long drink accompagnati dalla musica del piano bar.

Post congress a tutta Liguria E se proprio si deve uscire dall’hotel, oltre alla splendida Camogli con le sue ancora vivissime tradizioni marinare e all’esclusiva Portofino – raggiungibile in una manciata di minuti – la scoperta del territorio circostante può portare delegati e congressisti a Genova, in una passeggiata tra i suoi intricati carrugi e i suoi splendidi palazzi storici, molti dei quali protetti dall’Unesco; oppure la meeting industry può spingersi fino alle Cinque Terre, distanti appena una cinquantina di chilometri, cinque gemme incastonate nel mare turchese, anch’esse da tempo annoverate nel Patrimonio dell’Unesco.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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2018

HOTEL CENOBIO DEI DOGI Numero di camere: 100 Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 200 a teatro Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): per 100 pax 100 mq di spazi espositivi Aeroporto più vicino: C. Colombo - Genova Indirizzo: Via N. Cuneo, 34 – 16032 Camogli (Ge) Contatti: tel. 01857241 fax 0185772796 dogi@cenobio.it www.cenobio.it Persone di riferimento: Paola Pastine (vice direttore) dogi@cenobio.it tel. diretto: 0185724480

★★★★

HOTEL

LIGURIA

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LIGURIA

Sestri Levante (Ge) – www.hotelvisavis.com

Hotel Vis à Vis Un panorama straordinario, per allietare un incontro di lavoro con un piacevole momento di relax, con una proposta di team building variegata che permette di immergersi nel territorio ligure e godere delle sue eccellenze

★★★★

HOTEL

osizione privilegiata con un’alta qualità degli ambienti e dei servizi: l’Hotel Vis a Vis è una struttura dotata di 46 camere incastonata sui terrazzamenti che degradano verso la baia di Sestri Levante. Una location perfetta per organizzare qualsiasi evento, grazie anche a un moderno Centro Congressi che si trova nel parco sottostante la reception e dispone di un’area meeting costitu-

HOTEL VIS À VIS Brand di appartenenza: Charme et relax, Conde Nast Johansens Numero di camere: 46 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 180 Superficie meeting room principale (mq): 120 Superficie area espositiva (mq): 190 Aeroporto più vicino: Genova Indirizzo: Via della Chiusa, 28 16039 Sestri Levante (Ge) Contatti: tel. 018542661 fax 0185 480853 visavis@hotelvisavis.com www.hotelvisavis.com Persone di riferimento: Paola Pittaluga (property) paola@hotelvisavis.com tel. diretto: 340 8545107

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236 GCMS Liguria SX Hotel Vis a Vis.indd 236

ita da sale polifunzionali indipendenti, luminose e in grado di rispondere alle varie esigenze degli organizzatori: dai meeting ai convegni, dai corsi di formazione alle riunioni di lavoro. Congressisti e ospiti potranno poi disporre di un centro benessere, il Giunone SPA, e di una piscina con idromassaggio situata nel parco. Tre le sale meeting presenti nella struttura: la Sala Andersen, dotata di palco centrale con podio e cabina regia, può ospitare fino a 180 persone; la Sala Byron, direttamente connessa al giardino, è adatta per riunioni di piccole dimensioni, cocktail e aperitivi; la Sala Descalzo, dotata di cabina regia indipendente, è la soluzione ideale per meeting di medie dimensioni. Per completare l’offerta riservata al Mice l’Hotel Vis a Vis mette a disposizione anche una sala esposizioni di 150 metri quadrati, spazio ideale per l’allestimento di mostre, mentre gli spazi esterni, come i ponti, la piscina e il parco, si adattano perfettamente per cocktail, buffet e rinfreschi. Il personale dedicato è a disposizione dei clienti per proporre e organizzare attività leisure ed educative personalizzate. La varietà e la ricchezza del territorio ligure, unita alla creatività e all’esperienza del team dell’hotel, permettono infatti di organizzare diverse attività pre e post congressuali e consentono di pianificare attività di team building quali cooking class, percorsi eno-gastronomici e visite guidate via mare alla scoperta della costa ligure. Da segnalare anche l’offerta gastronomica top presente nell’hotel: il Ristorante Olimpo, che domina il Golfo del Tigullio con le sue ampie vetrate panoramiche, il Ristorante sul mare Portobello, nella famosa Baia del Silenzio e la terrazza con lo Sky Bar Ponte Zeus.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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1539MC_VillaBalbi_V2_Layout 1 05/07/13venerdĂŹ 14:53 Pagina 1

GRAND HOTEL VILLA BALBI

Villa Balbi Antica ed aristocratica villa del 600 Si trova sul lido di Sestri Levante, a pochi metri dal bellissimo mare del Golfo del Tigullio. Gli interni di grande eleganza e ricchezza che conservano ancor oggi tutto il loro fascino, un servizio attento e professionale ed un elevato comfort, fanno del Grand Hotel Villa Balbi, il luogo ideale per incontri di lavoro a contatto con la storia e la suggestiva natura ligure. Sono a disposizione diverse sale meetings, tutte ottimamente equipaggiate e dotate di aria condizionata, salone ricevimenti, aree espositive ed eccellente assistenza tecnica.

GRAND HOTEL VILLA BALBI

Viale Rimembranza, 1 - 16039 Sestri Levante (GE) Tel. 0185.42941 - Fax 0185.482459 e-mail: villabalbi@villabalbi.it - www.villabalbi.it

,(( ei \a []fljg [gf_j]kka \aj]llYe]fl] kmd eYj] **- hgkla - kYd] 0(( ei \a kYdY ]khgkalanY * ZYj ) jaklgjYfl] \Y +(( hgkla Reggio Emilia Via Danubio 7 | 42100 Reggio Emilia (RE) Tel +39 0522 517917 | Fax +39 0522 517922 | remilia@fabbrihotels.com

Remilia hotel

Hgkaragf] kljYl]_a[Y YddÌmk[alY \]dd 9) Y hg[`a hYkka \Yd Hgdg >a]jakla[g K]jnarag :mkaf]kk - kYd] e]]laf_ eg\mdYZada ] l][fgdg_a[Ye]fl] Yllj]rrYl] lYngda ] k]\ml] ]j_gfgea[`]

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

EMILIA ROMAGNA

Fabbri Hotels

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Fidenza Business Center

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Bologna Congressi

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Atlantic Congressi

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Palacongressi di Rimini

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Zan Hotel

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EMILIA ROMAGNA

Bologna – www.bolognacongressi.it

Bologna Congressi

uattro sale congressi da 300 a 6.000 persone, nove sale meeting da 20 a 200 persone, 13.750 metri quadrati di area espositiva: sono solo alcuni numeri di Bologna Congressi, un polo congressuale di rilievo composto da tre edifici: Palazzo della Cultura e dei Congressi, Sala Maggiore e Padiglioni 19 – 20. Inserito nel quartiere fieristico di Bologna, dispone di spazi accuratamente riqualificati e dotati delle più moderne tecnologie, ambienti facilmente modulabili in base alle singole esigenze dell’evento per una capienza complessiva di 11mila sedute. Proprio recentemente si è concluso il restyling dell’Europauditorum, una sala polifunzionale che accoglie congressi ed eventi da circa quarant’anni. Il nuovo intervento la colloca al primo posto per capienza in Emilia-Romagna, e tra i primi in Italia, grazie alla capacità di ospitare fino a 1.750 persone. Dall’aumento della capienza al cambio dell’allestimento, dal miglioramento dell’acustica al nuovo progetto illuminotecnico fino all’ottimizzazione energetica, il progetto è stato il primo passo del coinvolgimento a pieno titolo del Gruppo Bologna Fiere nel comparto congressi/eventi, come sottolinea Donato Loria, Direttore di Bologna Congressi «Si è deciso di partire dalla riqualificazione del Palazzo dei Congressi per rispondere in maniera efficace a un’esigenza del mercato congressua-

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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le che individuava Bologna come potenziale meta di un maggior numero di congressi rispetto a quelli effettivamente realizzati, ma che di fatto non si riusciva a ospitare per mancanza di spazi adeguati ad accoglierli». Un tassello che si inserisce in un disegno più ampio che vedrà la rivalutazione dell’intera area fieristica attraverso un importante investimento che BolognaFiere destinerà contestualmente al quartiere e al Polo Congressuale. Il Piano di Sviluppo prevede, infatti, oltre a interventi in ristrutturazione, anche la costruzione di nuovi padiglioni che permetteranno di ampliare le superfici disponibili anche per il congressuale.

CENTRO CONGRESSI

Convegni ed eventi per grandi numeri. Bologna Congressi, uno dei poli congressuali più importanti d’Europa, sta progressivamente aggiornando le proprie strutture per essere più in linea con le esigenze di organizzatori e clienti.

POLO CONGRESSUALE BOLOGNA Numero max meeting room: 14 Capienza meeting room principale (pax): 6.000 Superficie meeting room principale (mq): 10.000 Superficie area espositiva (mq): 13.000 Hotel convenzionati: tutte le strutture alberghiere del bacino bolognese Aeroporto più vicino: Guglielmo Marconi Bologna (7 km / 15min.) Indirizzo: Piazza della Costituzione, 4/a 40128 - Bologna Contatti: tel. 051 6375111 fax 051 6375170 info@bolognacongressi.it www.bolognacongressi.it Persone di riferimento: Mila Rossi (sales manager) mrossi@bolognacongressi.it tel. diretto: 051 6375153

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EMILIA ROMAGNA

Fidenza (Pr) - www.fidenzabusinesscenter.it

Fidenza Business Center Moderno, baricentrico e strategico: queste sono le caratteristiche del nuovo polo per l’imprenditoria, collocato in un territorio ad alto tasso di dinamicità, dotato di spazi e tecnologie per ogni esigenza

L CENTRO CONGRESSI

a posizione strategica, a metà strada tra Piacenza e Parma in una zona con un’alta concentrazione di aziende, è facilmente raggiungibile dallo snodo autostradale dell’A1. Il Fidenza Business Center è stato progettato e costruito per rispondere alle esigenze del cliente, accogliendolo con una luminosa hall d’ingresso a vetri e un nuovissimo centro congressi.

Spazi e uffici per ogni esigenza Uffici permanenti e temporanei, dotati di tutti i servizi tecnologici più avanzati, sale riunioni e un grande spazio eventi attrezzato per meeting, danno la possibilità alle imprese di crescere posizionandosi in un contesto prestigioso. Il centro congressi Fidenza Business Center è un ambiente moderno, confortevole e versatile, dotato di connettività wi-fi, video proiezione Full-Hd, un giardino d’inverno e possibilità di modificare la disposizione delle sedute in base alle necessità dell’evento.

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242-243 GCMS Emilia Romagna 2S Fidenza Business.indd 242

La struttura offre luminose sale riunioni di diverse tipologie tra le quali i clienti potranno scegliere: diverse sale riunioni da otto posti, dotate di sedute ergonomiche e arredi di design; un’elegante sala fino a venti posti, con possibilità di tavolo presidenziale, che la rende perfetta non solo per riunioni ai vertici ma anche per pranzi d’affari e team building; una sala corsi in grado di accogliere fino a 24 persone, nella classica disposizione a platea e, infine, il centro congressi. Quest’ultimo ha una capienza fino a novanta posti e può ospitare eventi o riunioni aziendali, corsi di formazione e selezione del personale, presentazioni di prodotto, consigli di amministrazione. A collegare le sale fra loro, spazi luminosi, im-

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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preziositi da sculture dal sapore etnico e da altre raffinate opere d’arte contemporanea e sale d’aspetto eleganti. Per i momenti conviviali è possibile personalizzare i servizi di catering e ristorazione interni, ottimizzando tempistiche, budget e desideri.

Un po’ di “leisure” Per i momenti di svago tra una sessione di lavoro e l’altra o al termine di un convegno, si può raggiungere uno degli outlet più frequentati dell’Emilia Romagna e d’Italia, il Fidenza Village, per dedicarsi allo shopping di qualità e scovare capi dei grandi brand internazionali a prezzi irresistibili. Interessanti e variegate anche le attività presenti e i servizi proposti all’interno del Fidenza Business Center, dove trovano posto, tra gli altri, Tailor’s Lab, un laboratorio sartoriale di confezione abiti donna e ripara-

zioni di ogni genere; Beauty Art, un esclusivo centro benessere e coiffeur, perfetto per concedersi un massaggio rilassante; Michel Tour, un’agenzia di viaggio dove è possibile prenotare tour della Food Valley; L’Altro Pierre, un ristorante gourmet dagli ambienti raffinati, con menu sia di terra sia di mare, accompagnati da una selezione accurata di etichette italiane e straniere. E per le attività di post congress? Fidenza è “circondata” da città d’arte di rara bellezza, Parma e Piacenza in primis, situate in quello che anticamente era un ducato, del quale restano antichi baluardi fortificati, castelli suggestivi e dimore aristocratiche. Gli amanti della musica, invece, non potranno esimersi da una visita a Busseto, patria del grande Giuseppe Verdi, mentre gli amanti della remise en forme troveranno a brevissima distanza il complesso di Salsomaggiore Terme. Senza dimenticare che questa zona dell’Emilia entra di diritto nella Food Valley italiana, con il Parmigiano Reggiano e il prosciutto di Parma, eccellenze mondiali del made in Italy.

CENTRO CONGRESSI

EMILIA ROMAGNA

FIDENZA BUSINESS CENTER Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 80 Superficie meeting room principale (mq): 100 Superficie area espositiva (mq): 2.000 circa Hotel convenzionati: Hotel Astoria - Fidenza Hotel Le Querce - Salsomaggiore Terme Hotel Villa Fiorita - Salsomaggiore Terme Aeroporto più vicino: Parma (21 km) Indirizzo: Via San Michele Campagna, 19/c 43036 Fidenza Contatti: tel. 0524293066 info@fidenzabusinesscenter.it www.fidenzabusinesscenter.it Persone di riferimento: Benedetta Di Giangirolamo (event manager) info@fidenzabusinesscenter.it tel. diretto: 3804665140

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Lasciati sedurre. Il Palacongressi di Rimini interpreta immediatamente le tue esigenze, mette a tua disposizione il meglio della tecnologia e sa adattare i suoi spazi al tuo evento. Immerso in un parco cittadino, ti offre, a pochi passi, un centro storico e un territorio generosi di cultura, benessere e buon vivere. Palacongressi di Rimini - Via della Fiera 23 - Rimini Tel. 0541 711500 - info@riminipalacongressi.it

www.riminipalacongressi.it

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EMILIA ROMAGNA

Rimini – www.riminipalacongressi.it

Palacongressi di Rimini Nuova veste per una delle strutture più grandi d’Italia che punta su una dotazione tecnologica all’avanguardia in grado di migliorare l’esperienza di partecipanti e organizzatori

Sono così operative, in tutte le sale del Palas, nuovissime tecnologie di trasmissione, proiezione, registrazione full HD, elementi chiave del successo del centro congressuale che già è annoverato tra le destinazioni preferite dalle associazioni medico scientifiche italiane e internazionali, come dimostra il calendario 2017, che ha contato 12 grandi meeting scientifici e con più di 13 mila medici e ricercatori partecipanti.

CENTRO CONGRESSI

l Palacongressi di Rimini è una delle strutture più grandi d’Italia, con undicimila metri quadrati di superficie espositiva, 39 sale e una capienza massima di novemila posti. Grazie all’impegno e alla progettualità della Event & Conference Division di IEG (Italian Exhibition Group) è una realtà in costante evoluzione e aggiornamento. Nuove strategie di marketing e comunicazione, in particolare orientate al mercato internazionale, si accompagnano al miglioramento di servizi e infrastrutture. Da settembre 2017 il Palas ha indossato una nuova veste. Sulle pareti adiacenti agli ingressi sono stati installati due grandi leadwall (6,50 x 3,50 m), schermi che raccontano gli eventi e i congressi in svolgimento, informano su quelli programmati, spettacoli, manifestazioni culturali, in programma a Rimini. Nel restyling trovano posto anche tre grandi insegne retroilluminate mentre, di fronte alla grande conchiglia in vetro che sovrasta l’ingresso principale, sono stati installati undici nuovi lampioni LED che aumentano qualità e tonalità della luce. L’innovazione coinvolge anche l’interno dell’edificio, progettato dallo Studio GMP di Amburgo, dell’architetto Volkwing Marg: la dotazione tecnologica è stata aggiornata con connessioni Wi-Fi a banda larga, proiezioni, trasmissioni e regia video Full HD, in grado di rispondere pienamente alle richieste di ogni tipologia di meeting.

PALACONGRESSI DI RIMINI Numero max meeting room: 39 da 20 a 4.700 posti Dimensioni meeting room principale (persone): 4.700 posti Superficie meeting room principale (mq): 4.700 mq Dimensioni Anfiteatro (persone): 1.600 posti Superficie area espositiva (se presente): 11.000 mq Hotel convenzionati: Consorzio Aia Palas Rimini Palacongressi Hospitality (www.aiapalas.it) Aeroporto più vicino: Rimini F. Fellini, 5 km Bologna G. Marconi, 100 km Indirizzo: Via della Fiera, 23 47923 Rimini (RN) Contatti: tel: 0541711500 fax: 0541711505 info@riminipalacongressi.it www.riminipalacongressi.it Persone di riferimento: Marilena Ferraroni – Sales Account ferraroni@riminiconvention.it Gestione: Convention Bureau della Riviera di Rimini – Event & Conference Division Italian Exhibition Group Spa

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Convention, Meeting, Incontri a Bologna

Dal 1978, è il primo gruppo alberghiero bolognese con 4 strutture ricettive per un totale di 410 camere, 26 sale meeting, YR VEJƤREXS Ristorante e l’esclusivo centro έXRIWW 74% 7OMYQE

Gusto, Eleganza, Benessere, Incontri per le tue Convention a Bologna

Eleganza, Funzionalità, Meeting, a due passi dalla Stazione Centrale

Il più ampio Hotel Centro Congressi dell’Emilia Romagna e fra i più prestigiosi in Italia, composto da 17 sale elegantemente arredate con possibilità di EGGSKPMIVI GSRXIQTSVERIEQIRXI ƤRS E 2600 persone.

Importante Hotel Centro Congressi in posizione strategica, composto da 8 sale ƤRIQIRXI arredate. Maggiore sala Plenaria capace di SWTMXEVI YRE TPEXIE ƤRS E 300 persone.

meetinghotelcentergross@zanhotel.it contatto: +39 051 86 58 911

meetinghoteleuropa@zanhotel.it contatto: +39 051 42 11 348

Entrambe le strutture sono dotate di copertura Wi-Fi garantita e gratutita. Servizio di ristorazione di alto livello, grazie alla qualità del Ristorante Rossi Sapori, selezione delle materie prime prodotte a km zero e D.O.P., realizza menù personalizzati ispirati alla tradizione emiliana e, su richiesta, varianti dedicate alla cucina vegetariana e vegana. La consolidata esperienza Zanhotel a completa disposizione con un Event manager, un team di supporto e un eccellente servizio. l’obiettivo è realizzare la vostra IDEA.

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MARCHE

Hotel Federico II

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Villa Cattani Stuart

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UMBRIA

Park Hotel Ai Cappuccini

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• NUOVO RISTORANTE CON SPECIALITÀ REGIONALI • SALE BANCHETTI da 10,100,150,300,400 persone • AMERICAN BAR • PISCINA COPERTA riscaldata • PISCINA ALL’APERTO • MODERNISSIMO CENTRO BENESSERE • PARCO GIARDINO • PARCHEGGIO PRIVATO • ELIPORTO • SALE CONGRESSI e CONVEGNI da 10 a 500 persone per oltre 1000 posti complessivi • 130 CAMERE con 21 SUITES • NUOVE CAMERE SUPERIOR • SALA MULTIFUNZIONALE di 600 mq modulabile in 2/3 sale e foyer. CASA COLONICA • Appartamenti con angolo cottura • ingresso indipendente • parcheggio privato

MARCHE

Pesaro (Pu) – www.villacattani.it

Villa Cattani Stuart Un quattro stelle esclusivo, con un centro congressi ideale per convegni scientifici e retreat. In poche parole la descrizione perfetta di una villa d’epoca di fine seicento, in cui modernità e storia si ritrovano in perfetta simbiosi

★★★★

HOTEL

illa Cattani Stuart si erge maestosa dall’alto della sua collina, circondata com’é da un grande parco con piante secolari, splendidi giardini all’italiana con fontane e statue, un uliveto e del terreno coltivato per circa dieci ettari. Nella sua privilegiata posizione domina tutta la valle che docilmente scende verso la Riviera Adriatica. Ci troviamo a poca distanza da Pesaro, a non più di un paio di chilometri dal mare.

VILLA CATTANI STUART Numero di camere: 35 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 500 Superficie meeting room principale (mq): 525 Superficie area espositiva (mq): 525 Aeroporto più vicino: Rimini (35 Km) Indirizzo: via Trebbiantico, 67 – 61122 Pesaro Contatti: tel. 0721 55782 fax 0721 399477 info@villacattani.it www.villacattani.it Persone di riferimento: Tomassini Alessandro (Amministratore proprietà)

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Lo splendido paesaggio rivive in sontuosi interni affrescati che trovano uno splendido connubio con le moderne facility dedicate alla clientela Mice; sale insonorizzate per convegni, rispetto completo delle normative antisismiche e, eccellenza assoluta, la presenza di un eliporto privato – uno dei pochi dell’intera regione Marche. Le 35 camere di cui è composta la dimora sono tutte ricche di spazio e luminosità, con fibra wi-fi e aria condizionata e splendida vista sui verdi dintorni. Tre sono le tipologie in cui si dividono: business, executive e junior suite, perfette per congressi, meeting e convegni – ma anche per cene di gala a latere di un evento. Villa Cattani Stuart offre spazi ampi sia all’aperto sia al chiuso, oltre al supporto di uno staff dedicato, in grado di prendere in carico qualsiasi esigenza organizzativa e di seguire un evento dal briefing iniziale al feedback finale, e al servizio di catering interno, per l’estrema personalizzazione anche dei momenti conviviali e di “get together”. Le otto sale – alcune delle quali meravigliosamente affrescate e arredate con preziosi mobili d’epoca, altre all’insegna del design più moderno, come la plenaria – possono ospitare da un minimo di venti fino a cinquecento ospiti e sono tutte estremamente versatili e polifunzionali, con impianti audio e video di ultima generazione. «Possiamo offrire molteplici soluzioni e abbiamo una clientela esigente proveniente sia dall’Italia sia dall’estero», puntualizzano i fratelli Alessandro e Federico Tomassini, attuali proprietari della Villa, che proseguono: «Abbiamo ospitato

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Villa Cat

brand internazionali e clienti provenienti da tutto il mondo: Bulgari Gioielli, Piaggio, Mediolanum, Unicredit, Vodafone, Allianz Bank, La Prairie, Arena Water Instinct, Andersen Advisor, Pershing Yacht, Novartis, Johnson Diversey, Mitsubishi sono solo alcuni dei nomi che hanno organizzato da noi i loro eventi. Oltre a ciò siamo ormai specializzati da circa 15 anni nel “wedding in Italy” e abbiamo ospitato coppie da New York, Londra, Libano, Svizzera, Parigi, Canada e persino da Dubai e Qatar». L’ampia piscina con idromassaggio, dove il relax regna sovrano, è immersa nel verde, è posizionata su una terrazza panoramica con vista su tutta la valle sino al mare ed è circondata da ulivi e giardini all’italiana; la completano una zona solarium in pietra naturale con comodi prendisole e, a circa duecento metri di distanza, un piccolo lago per passeggiate sportive, sempre immersi in un silenzio d’altri tempi. E a proposito di altri tempi, la Villa e i suoi giardini all’italiana risalgono a un periodo

compreso tra il 1630 e il 1680, quando la ricca famiglia di mercanti, i Cattani, provenienti dal Lago di Como, la fece costruire; ben presto la Villa divenne il centro della vita politica e culturale della regione e, tra i vari personaggi illustri che vi soggiornarono, figura addirittura Giacomo III Stuart, quarto figlio di Giacomo II – il re d’Inghilterra cattolico cacciato dal protestante Guglielmo d’Orange – che si presentò a Pesaro con la sua corte composta da ottanta persone.

Ogni evento e unico... 2017

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HOTEL

MARCHE

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dimora storica contemporanea L’Umbria conserva intatto il fascino della natura, delle arti e delle tradizioni. Gubbio, nel cuore dell’Umbria, rappresenta un candido gioiello incastonato nel verde, le sue architetture sono tra le testimonianze WP HS[L KP \U 4LKPVL]V JVS[V L YHMÄUH[V L NP\UNVUV H UVP JVTL TVU\TLU[P ZLUaH [LTWV In questa cornice vi accoglie il Park Hotel Ai Cappuccini, dimora ideale di un’antica, nuovissima ospitalità, offrendovi spazi esclusivi e servizi eccellenti per convegni e incentives di sicuro successo.

PARK HOTEL AI CAPPUCCINI Via Tifernate t 06024 t GubbioPARK (Perugia) t Italy Tel. +39 075 9234 t Fax +39 075 9220323 HOTEL AI tCAPPUCCINI www.parkhotelaicappuccini.it Via Tifernate t 06024 t Gubbio (Perugia) t Italyt info@parkhotelaicappuccini.it t Tel. +39 075 9234 t Fax +39 075 9220323 www.parkhotelaicappuccini.it t info@parkhotelaicappuccini.it

UMBRIA

Gubbio (Pg) – www.parkhotelaicappuccini.it

Park Hotel Ai Cappuccini

ella struttura, situata nelle vicinanze di Gubbio, il connubio tra storia e modernità è ben espresso dagli spazi recuperati del convento che si integrano con ambienti dal design più contemporaneo, luogo ideale per trovare la concentrazione necessaria nelle riunioni di lavoro o per affrontare un impegnativo congresso. Quiete e silenzio sono insiti in questo luogo fin dalla metà del Seicento, quando il convento viene costruito per poi essere definitivamente trasformato in hotel di charme alla fine del ’900. Oggi il binomio virtuoso tra memoria e comfort moderni si esprime nel mantenimento del legame con la storia e nella capacità di soddisfare i nuovi valori dell’ospitalità internazionale. Nuovo e antico si incontrano ad esempio nelle stanze, nate in parte dal recupero delle antiche camere del convento e in parte costruite ex novo. In entrambi i casi l’attenzione alla storia si abbina alla ricerca del massimo comfort sotto tutti gli aspetti, ciò avviene sia negli spazi privati sia negli ambienti comuni. Come nella nuova area wellness, fortemente incentrata sul tema dell’acqua, o nel ristorante Nicolao, nel quale è possibile gustare le numerose eccellenze del territorio. Per la meeting industry il Park Hotel ai Cappuccini mette a disposizione di congressisti e organizzatori 12 sale meeting da 6 a 450 persone, per ospitare seminari, Ecm, workshop o meeting, oltre a servizi personalizzati per la migliore riuscita di qualsiasi tipologia di evento. Anche in questi spazi nuovo e antico si fondono al meglio, come nella prestigiosa Sala Capogrossi ma anche nella sala delle Tavole Eugubine, uno spazio suggestivo con un soffitto le cui arcate e le volte sono interamente costruite in mattoni ed esprimono la mistica semplicità monastica.

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In tale contesto si possono organizzare attività di team building originali come una caccia al tartufo nei boschi guidati da tartufai e dai loro cani, cacce al tesoro per le vie medioevali, miniolimpiadi e attività di vario genere sfruttando gli ampi spazi del parco. Ambienti confortevoli e attrezzati con le più moderne tecnologie, ma arricchiti dal fascino medioevale di Gubbio e da una raffinata collezione d’arte. PARK HOTEL AI CAPPUCCINI Numero di camere: 92 Numero max meeting room: 12 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 438 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: San Francesco, Perugia (40 km) Indirizzo: via Tifernate, 06024 - Gubbio (Pg) Contatti: tel. 0759234 fax 0759220323 info@parkhotelaicappuccini.it www.parkhotelaicappuccini.it Persone di riferimento: Attilio Bonifazi info@parkhotelaicappuccini.it tel diretto: 0759234

★★★★ S

HOTEL

Nel cuore dell’Umbria, immerso nella quiete del suo parco e circondato dagli antichi orti dei frati, il Park Hotel Ai Cappuccini rappresenta la soluzione perfetta per chi cerca quiete, riposo o per chi desidera immergersi nella storia più profonda o è alla ricerca di attività di team building autentiche

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ristrutturato nel 2014, 331 camere, garage, 21 sale meeting, wifi con 30 MB BG, RISTORANTI.

53 camere, affacci sul Duomo o su monumenti unici, nel cuore della città.

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32 camere, immerso nel verde, parcheggio, terrazza panoramica su Firenze.

200 camere, 10 sale meeting, Posizionato tra la Stazione Roma Termini e il Colosseo Free WI FI, Pacchetto SKY

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TOSCANA

FH Hotels

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ToFlorence Hotels

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Four Points By Sheraton Siena

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C-Hotels 261 Grand Hotel Guinigi

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Hotel 500 Firenze

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Hotel Biodola e Hotel Hermitage 266-267 Riva del Sole Resort&Spa Firenze Fiera

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Boccanegra 273 Palazzo dei Congressi di Pisa

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TOSCANA

Firenze - www.fhhotelgroup.it

FH Hotels Dal 1955 FH Hotels è punto di riferimento per l’ospitalità e per il mondo dei congressi. Quattro alberghi, ognuno con il suo stile, ma con un comune denominatore: accoglienza con il sorriso ed eccellenza del servizio

HOTEL

H Hotels propone delle location complementari e una gamma di servizi sempre più completa e flessibile per qualsiasi tipologia di evento. Nel centro storico di Roma troviamo il Grand Hotel Palatino con annesso un Centro Congressi che può accogliere fino a duecento persone; a Firenze ben tre le strutture: Hotel Villa Fiesole e Hotel Calzaiuoli adatti a piccoli meeting e il Grand Hotel Mediterraneo - Centro Congressi Il Globo, il più grande centro congressi alberghiero di Firenze.

Grand Hotel Mediterraneo Centro Congressi il Globo Quattro stelle, 331 camere confortevoli e arredate con gusto, tre sale ristorante, un american bar; e ancora un centro congressi con 15 sale meeting modulabili e con luce naturale, sessanta posti auto nel garage privato e una hall che può ospitare coffee break fino a 350 persone. Non stiamo dando i numeri: queste, in pillole, sono le cifre del Grand Hotel Mediterraneo Centro Congressi Il Globo. A 15 minuti a piedi da Ponte Vecchio, ma al di fuori della ZTL, la struttura è facilmente raggiungibile sia dalla stazione SMN, che dista cinque chilometri, sia tramite mezzi privati, grazie alla vicinanza dell’ingresso autostradale di Firenze Sud. Ma oltre ai numeri e alla posizione c’è di più. C’è un’accoglienza autentica, c’è la volontà di prendersi cura delle esigenze dei propri clienti e offrire una soluzione personalizzata per la riuscita di un evento in tutte le sue sfumature. Motivo che ha spinto SIDAPA (Società Italiana di Dermatologia Allergologica Professionale e Ambientale) a scegliere il Grand Hotel Mediterraneo - Centro Congressi Il Globo come location per il 17esimo Congresso Nazionale,

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che ha visto la presenza di trecento persone. «Organizzare un congresso è molto complicato – sostiene Massimo Gola, presidente del Congresso SIDAPA – ma avere instaurato con lo staff dell’ufficio Mice una reciproca capacità di comprensione, ha permesso di semplificare tutti i processi organizzativi. Tutto il personale ha davvero un alto livello di attenzione e cura dei dettagli». Le 15 sale del Centro Congressi Il Globo, modulabili e dotate dei più moderni sistemi tecnologici, sono disposte su due livelli e possono ospitare da due a trecento persone; l’intero Centro Congressi ha una capienza massima di seicento persone, raggiunta tramite sistema di videoconferenza fra i saloni. In tutti gli ambienti, la rete Wi-Fi distribuisce la Fibra Ottica fino a cento Mbps bilanciati e consente il collegamento fino a cinquecento utenti complessivi e trecento contemporanei. La grande flessibilità è una delle caratteristiche della location che i clienti apprezzano di più. «Onestamente non mi sono mai sentito rispondere un no – continua Gola – c’è un’ampia elasticità nell’utilizzo degli spazi

A sinistra, il presidente del Congresso SIDAPA Massimo Gola. Qui sopra, lo chef Andrea Ragoni

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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e una grande disponibilità dello staff di fronte a qualunque richiesta. La mia preoccupazione maggiore era quella di avere un numero di partecipanti molto elevato rispetto ai già ampi spazi della struttura. Ilaria Tarchi, responsabile dell’ufficio Mice, mi ha subito rassicurato fornendo prontamente un eventuale piano B, con l’allestimento di una tendostruttura da collocare nella zona esterna del Centro Congressi». Anche il servizio ristorativo ha fatto la sua parte. L’estro creativo dello chef Andrea Ragoni ha prodotto dei menu su misura. Lo chef, dai buffet lunch alla cena di gala servita per duecento persone, ha puntato sulla qualità delle materie prime e su metodi di cottura che prediligono un’alimentazione sana, senza rinunciare al gusto della tradizione toscana e italiana. La proposta è stata varia e ad hoc anche per coloro che seguono particolari diete per motivi etici, religiosi o di allergie e intolleranze. «Il Centro Congressi Il Globo è molto più di una location per eventi. Oltre al comfort degli ambienti e alla qualità del servizio – conclude Gola – mi porto a casa la professionalità e la calorosa accoglienza di tutto lo staff: persone che dimostrano di credere veramente in quello che fanno».

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GRAND HOTEL MEDITERRANEO Brand di appartenenza FH Hotels Numero di camere: 331 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 290 Superficie meeting room principale (mq): 314 Superficie area espositiva (mq): 350 Aeroporto più vicino: Firenze Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 50121 Firenze Contatti: tel. 055660241 fax 055679560 info@hotelmediterraneo.com www.hotelmediterraneo.com Persone di riferimento: Ilaria Tarchi (congress & event dept. manager) events@hotelmeiterraneo.com tel. diretto: 055660241 int.3 Adele Varrecchione (event planner & coordinator) mice@hotelmediterraneo.com tel. diretto: 055660241 int.3

★★★★

HOTEL

TOSCANA

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n tris d’assi di strutture ricettive, tutte quattro stelle superior, diverse per tipologia di struttura, target di riferimento e capacità di soddisfare gusti differenti, ma tutte all’insegna dell’ottima qualità e dell’eccellenza sotto ogni aspetto e servizio. ToFlorence Hotels è la società che gestisce Hotel Mulino di Firenze, uno tra i più rinomati hotel di lusso, collocato nel meraviglioso capoluogo toscano e immerso in un borgo molitorio sulle rive dell’Arno, ma anche Villa Olmi Firenze, un prezioso gioiello architettonico settecentesco arricchito da plus squisitamente millennial e Plaza Hotel Lucchesi, adagiato sui lungarni. Accanto a essi ToFlorence Hotels annovera nella propria offerta anche i ristoranti Il Cavaliere, Il Grano d’Oro e l’Empireo, dalla proposta gastronomica ricercata e sfiziosa. Ma non è tutto: proprio all’interno del complesso storico nel quale sorge l’Hotel Mulino di Firenze, il Mice trova un originalissimo spazio multifunzionale, un ambiente suggestivo ricavato dalle antiche vasche di contenimento dell’acquedotto mediceo fiorentino. Officine Condotte – questo il nome dell’inusuale location – è composta da una versatile area interna e da un raccolto anfiteatro esterno, uno spazio ideale per ospitare eventi di diversa tipologia, da presentazioni e convegni a esposizioni, mostre e rappresentazioni. Si tratta infatti di una location dalle grandi prestazioni scenografiche, nella quale interno ed esterno si completano vicendevolmente assicurando innumerevoli possibilità di allestimento e suddivisione delle superfici. La versatilità e l’estesa funzionalità degli spazi consentono, di volta in volta, di configurare perfettamente gli ambienti, pur nel rispetto di un concept rigoroso, dallo stile essenziale e contemporaneo, sempre capace di dare forma a un’atmosfera minimal chic attraverso il recupero di invasi e condotte, la valorizzazione dell’evidenza materica dei materiali come legni, calce e cemento e un dialogo ricco e continuo con il paesaggio fluviale circostante.

PLAZA HOTEL LUCCHESI Brand di appartenenza: To Florence Hotels Numero di camere: 92 Superficie area espositiva (mq): 78 Aeroporto più vicino: Firenze-Amerigo Vespucci (10 km) Indirizzo: Lungarno della Zecca Vecchia, 38 - 50122 Firenze Contatti: tel. 055 26236 fax 055 2480921 lucchesi@toflorence.it www.hotelplazalucchesi.it

VILLA OLMI FIRENZE Brand di appartenenza: To Florence Hotels Numero di camere: 62 Numero max meeting room: 3 (Salone delle Feste, Sala Le Volte, Sala Le Ghirlande) Capienza meeting room principale (pax): 70 (Sala Le Volte) Superficie meeting room principale (mq): 115 (Sala Le Volte) Superficie area espositiva (mq): 115 (Sala Le Volte) Aeroporto più vicino: Firenze-Amerigo Vespucci (14 km) Indirizzi: Via del Crocifisso del Lume, 18 – 50126 Firenze Via degli Olmi, 4-6 – 50012 Bagno a Ripoli (Fi) Contatti: tel. 055 637710 fax 055 63771600 villaolmi@toflorence.it www.villaolmifirenze.com

HOTEL

Raffinati hotel, ristoranti gourmet e anche un esclusivo spazio multifunzionale perfetto per eventi minimal chic: è ampia e diversificata l’offerta del gruppo ToFlorence, perfetta per ogni momento di un congresso medico

Brand di appartenenza: To Florence Hotels Numero di camere: 41 Numero max meeting room: 3 (Officine Condotte divisibile in 3 sottosale) Capienza meeting room principale (pax): 320 in plenaria (Officine Condotte) Superficie meeting room principale (mq): 236 Superficie area espositiva (mq): 236 Aeroporto più vicino: Firenze-Amerigo Vespucci (14 km) Indirizzo: Via di Villamagna, 119 - 50126 Firenze Contatti: tel. 055 6530279 fax 055 6531486 mulino@toflorence.it www.mulinodifirenze.com

★★★★ S

ToFlorence Hotels

MULINO DI FIRENZE

★★★★ S

Firenze - www.toflorencehotels.com

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TOSCANA

Persone di riferimento: Laura Squarciotta (events manager) events@toflorence.it tel. diretto: 055 2623562

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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TOSCANA

Siena – www.fourpointssiena.com

Four Points by Sheraton Siena Contatti: Francesco Azzolini Direttore

★★★★ Via Antonio Lombardi, 41 53100 Siena Tel. 0577 5755 - Fax 0577 332409 info@fourpointssiena.com www.fourpointssiena.com

HOTEL

L’

hotel è stato oggetto di una completa ristrutturazione tra fine 2017 ed inizio 2018, ed offre 136 camere di nuova concezione con tv LED 49’, wi-fi con banda larga e letti extra sized. Sorge alle soglie delle storiche mura della città, in posizione privilegiata e tranquilla. Una sosta prestigiosa all’ombra di splendidi ulivi secolari e nell’incantevole panorama delle colline del Chianti senese, meta irrinunciabile fra modernità e passione, gusto e tradizione. A volte è cultura. A volte è convegno. A volte è vacanza. L’hotel dispone di ampi spazi e di sale meeting capaci di ospitare fino a 250 congressisti.

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

La nuova piscina esterna (aperta da maggio a settembre) è la location ideale per aperitivi o cocktails, mentre il nostro fitness con sauna sono il luogo giusto per il vostro relax. La prestigiosa Hall propone un fantastico giardino d’inverno, angolo esclusivo per sorseggiare una delle nostre birre artigianali e dove è inoltre possibile organizzare dei suggestivi coffee-break e raffinate cene di Gala. Dispone inoltre di un elegante Bar, SKY tv screen con schermo da 100”, wi-fi zone, Business service, ed un ampio parcheggio per auto e pullman. La ristorazione è garantita da una attenta equipe di Chef al vostro servizio con specialità nazionali arricchite dai piatti tradizionali della gastronomia senese e regionale.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

TOLOMEI

210

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4,50

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SALIMBENI

150

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CHIGI

12x7

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PICCOLOMINI

3,8x6,8

2,50

SALA DEI NOVE

3,4x6,8

2,50

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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GMC1047_C-hotels._Layout 1 15/01/18lunedì 14:51 Pagina 1

Santa Maria Novella FIRENZE

RESERVATION OFFICE DallʼItalia: Tel. 055 218081 Fax 055 214456 From abroad: Phone +39 055 218081 Fax +39 055 214456 meetings@c-hotels.it

MEET SPACE SANTA MARIA NOVELLA Hotel Ambasciatori Via Luigi Alamanni,3 50123 Firenze

ACCOUNTING DallʼItalia: Telefono 055 287421 Fax 055 2398772 From abroad: Phone 0039 055 287421 Fax 0039 055 2398772

GMC1050_GHGuinigi_Layout 1 16/01/18martedĂŹ 11:04 Pagina 1

TOSCANA

Lucca – www.grandhotelguinigi.it

Grand Hotel Guinigi

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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mentre il ristorante dell’hotel avvolge delegati e relatori con i sapori intensi della Toscana più vera, accompagnati dalle migliori etichette della zona. E per il Mice alla ricerca di servizi super personalizzati, il catering interno del Grand Hotel Guinigi – coadiuvato dal professionale ufficio meeting – mette a punto menu e mise en place assolutamente unici e tailor made per coffee break, lunch, buffet ed eleganti gala dinner. GRAND HOTEL GUINIGI Numero di camere: 167 Numero max meeting room: 10 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 381 Superficie area espositiva (mq): 800 ca (complessivo tutte le sale) Brand di appartenenza: Best Western Aeroporto più vicino: Galileo Galilei, Pisa (30 km) Indirizzo: via Romana, 1247 55100 - Lucca Contatti: tel. 0583 4991 fax 0583 499800 info@grandhotelguinigi.it www.grandhotelguinigi.it Persone di riferimento: Alessia Tosi (resp. Gruppi e Meeting) Serena Panelli (resp. Gruppi e Meeting) info@grandhotelguinigi.it

★★★★

odernità e storia creano spesso connubi interessanti e di fascino. È il caso del Grand Hotel Guinigi – struttura contemporanea e completamente rinnovata da un sapiente intervento di restyling – e del territorio che lo accoglie, a poco più di un chilometro dalle antiche mura di Lucca. Il delizioso centro storico, con la sua splendida piazza circolare, è raggiungibile in brevissimo tempo grazie a una navetta pubblica che transita ogni venti minuti o, per i più sportivi, in bicicletta, con le due ruote messe a disposizione direttamente dall’hotel. Proprio la posizione, facilmente accessibile dalle principali arterie della città e dagli snodi autostradali, e il comodo e ampio parcheggio fanno del Grand Hotel Guinigi uno degli indirizzi preferiti da conferenzieri e uomini d’affari. Comfort tailor made Le 167 camere, rese ancor più confortevoli dai bagni totalmente ristrutturati e dalle dotazioni tecnologiche all’avanguardia – wi-fi e Tv a schermo piatto con canali digitali terrestri in primis – accolgono la meeting industry dopo le intense sessioni di lavoro, che vedono protagonista il centro congressi, con dieci sale flessibili e polifunzionali – ognuna con caratteristiche differenti e arredi raffinati – in grado di ospitare da dieci a 250 delegati. Sauna e palestra, invece, alleviano le tensioni a congresso terminato e assicurano la remise en forme fisica e mentale,

HOTEL

Un recente restyling ha rinnovato gli spazi del raffinato quattro stelle alle porte di Lucca, una location perfetta per i congressi medici grazie alla flessibilità e alla polifunzionalità delle sale. E con un plus irresistibile: il “Tuscan flavour”

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TOSCANA

Firenze – www.hotel500firenze.com

Hotel 500 Firenze

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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pietra. Caratterizzata da due infilate di piccoli archi posti sui lati più lunghi che definiscono un ampio spazio centrale, la sala è perfetta per meeting e ricevimenti più intimi. L’hotel dispone inoltre di un servizio banqueting che sfrutta l’apprezzato ristorante presente all’interno, caratterizzato da un menu di chiara impronta della tradizione del territorio, il tutto accompagnato da un vasto assortimento di ottimi vini. HOTEL 500 FIRENZE Brand di appartenenza: Vesta Hotels Numero di camere: 60 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 180 Superficie meeting room principale (mq): 160 Superficie area espositiva (mq): 400 Aeroporto più vicino: Firenze (7 km) Indirizzo: via Tomerello 1 50013 Campi Bisenzio (Fi) Contatti: Tel: 0558803500 Fax: 0558803533 reservation@hotel500firenze.com www.hotel500firenze.com Persone di riferimento: Elisabetta Brunelli (responsabile amministrativo) administration@hotel500firenze.com tel. diretto: 33666570015 Laura Marcati (responsabile eventi) fom@hotel500firenze.com

★★★★

el Cinquecento era un punto di riferimento per la città di Firenze come sede dell’Orfanotrofio dello Spedale degli Innocenti, nel XIX secolo, ceduto ai privati, è diventata la prestigiosa e signorile Villa Permoli, poi Ruccellai, infine, dopo recenti e importanti interventi di restauro, ospita oggi una location perfetta per un turismo sia leisure che business. L’Hotel 500 Firenze di Campi Bisenzio nasce da un progetto curato dall’Architetto Massimiliano Vaiani, che ha unito un restauro conservativo e una trasformazione della distribuzione degli spazi e dell’arredamento degli interni, coniugando l’eleganza degli ambienti con soluzioni d’arredo sia classiche, sia contemporanee, allo scopo di trasformare il complesso in un prestigioso spazio ricettivo, in cui lo stile contemporary chic riunisce arredi provenienti dalla tradizione con altri dal design più attuale. La struttura, costituita da 60 camere, un ristorante e ampie e funzionali sale per ricevimenti e congressi e ambienti impreziositi da pavimenti in cotto d’epoca e da soffitti riccamente affrescati, mette a disposizione spazi funzionali e molto ben organizzati per eventi, convegni, presentazioni e ricevimenti che possono essere allestiti sia negli originali spazi interni, sia negli ampi spazi esterni che costituiscono il parco, articolato in aree di grande appeal come quelli della Piscina Ellittica, del Parco delle Vasche o del più intimo Sanken Garden. La Sala degli Archi, situata al piano terra, è scandita da una suggestiva sequenza di dodici archi in muratura ed è sormontata da un’elegante copertura in legno e laterizio. Adatta per meeting di notevoli dimensioni, ricevimenti, eventi fashion o workshop, ma all’occorenza è divisibile eventualmente in salette più piccole. La Sala della Loggia, ricavata negli spazi delle camere del citato Orfanotrofio e situata al piano superiore, è raggiungibile sia con ascensore, sia con una moderna scala in

HOTEL

Una sede prestigiosa, una villa storica nel quale trova posto un hotel accogliente e moderno, perfetto per soddisfare le esigenze della meeting industry

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GMC1025_HermitageBiodola_Layout 1 10/01/18mercoledì 12:14 Pagina 1

Il fascino esclusivo dell’Isola d’Elba un connubio perfetto di eleganza e natura

Hotel Hermitage | Loc. Biodola 57037 Portoferraio Isola d’Elba (Li) | Tel. +39. 0565. 97 40 | info@hotelhermitage.it | www.hotelhermitage.it

Il paradiso è qui Hotel del Golfo | 4 Stelle Isola d’Elba Via delle Ginestre, 31, 57030 Procchio, Isola d’Elba (Li) Tel. +39.0565.9021 | E-mail: info@hoteldelgolfo.it

TOSCANA

Isola d’Elba – www.hotelhermitage.it

Hotel Biodola e Hotel Hermitage

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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di degustazione di vini con sommelier, scuola di pittura e di cucina di gruppo, gare di golf di abilità e “tiro al bersaglio”, sailing con skipper o gite a cavallo. Intenso anche il programma di visite grazie al quale scoprire i siti storico-culturali dell’isola: il Museo Napoleonico di Villa San Martino e di Villa dei Mulini, la Galleria Demidoff, le Fortezze Medicee, il Forte Stella, la medicea Torre della Linguella, il Castello del Volterraio, la chiesa protoromanica di Santo Stefano alle Trane e la Villa Romana delle Grotte solo per citare le più note. CENTRO CONGRESSI BIODOLA Numero di camere: +200 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): +600 Superficie meeting room principale (mq): +500 Superficie area espositiva (mq): +500 Indirizzo: La Biodola - 57037 Portoferraio (Li) Contatti: tel. 0565.9740 direzione@hotelhermitage.it www.hotelermitage.it Persone di riferimento: Raffaella De Ferrari direzione@hotelhermitage.it tel. diretto: 0565/9740

★★★★ /★★★★★

ltre 200 tra camere standard e suite, con terrazzo o balcone, da cui godere dello splendido panorama sul Golfo della Biodola, una struttura circondata dalla macchia mediterranea che si estende su tutta l’Isola d’Elba e un Centro Congressi raggiungibile velocemente. L’Hotel Hermitage, insieme all’Hotel Biodola, oltre a essere una meta privilegiata per un turismo leisure è una location perfetta per immergersi nell’Elba Congress Experience. Cinque le sale meeting a disposizione dei congressisti, con una capacità massima in plenaria di oltre 400 posti, ma anche un servizio eccellente sotto tutti gli aspetti: dalla logistica alla ristorazione, fino alle svariate attività di team-building. Gli organizzatori che utilizzano per convegni, conferenze, congressi e lanci di prodotto la Sala Maria Luisa, da 600 posti, la Sala Elba, da 60 posti o le Sale Bonaparte e Elena, da 130, possono usufruire dei servizi di segreteria e assistenza tecnica, della dotazione tecnologica di schermi video, proiettori e Wi-Fi, ma anche di un’area espositiva da 400 metri quadrati. Le sale sono tutte illuminate da luce naturale e a disposizione degli organizzatori anche un’intera squadra di hostess, tecnici, manutentori e falegnami per gestire l’evento e allestire gli spazi in modo personalizzato e impeccabile. I momenti di incontro potranno essere intervallati anche da piacevoli soste relax grazie alla presenza di 3 piscine con acqua di mare, 2 piscine idromassaggio, un campo da golf 9 buche, 9 campi da tennis, volley o calcetto, ma soprattutto grazie all’articolato programma di attività di team building: walking e photo rally a Portoferraio, rally in auto, olimpiadi sportive, caccia al tesoro sui circuiti napoleonici, gara

HOTEL

Il complesso Hermitage-Biodola è il centro congressi più prestigioso dell’Isola d’Elba: un contesto di straordinaria bellezza e una divisione meeting di alto livello garantiscono a ogni evento una perfetta riuscita

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TOSCANA

Castiglione della Pescaia (Gr) - www.rivadelsole.it

Riva del Sole Resort&Spa stelle Superior, con le sue 155 camere dotate di aria condizionata, TV satellitare, telefono, cassaforte, minibar, asciugacapelli, tutte con balcone o terrazzo, sia per il Residence 3 stelle, composto da 182 appartamenti di tre differenti tipologie. In questo piacevole scenario trova posto il Centro Meeting&Congressi che ospita 8 sale, da 26 a 300 metri quadrati, tutte illuminate con luce naturale: dalle sale The Crown o Da Vinci, che possono accogliere fino a 250 persone, alle 150 che trovano posto nella sala Mimosa. Le sale sono dotate di strumenti tecnologici all’avanguardia, connessione internet Wi-Fi ad alta velocità (in tutta la struttura), proiettori e schermi per tutti i formati, microfoni, impianti di diffusione sonora e sistemi di videoconferenza. Infine il Club Riva, che da solo ha una capienza che varia da un minimo di 50 a un massimo di 150 persone, e l’accesso alla terrazza, la soluzione ideale per allestire colazioni di lavoro, cene di gala o cocktail party con una capacità fino a 300 persone. RIVA DEL SOLE RESORT & SPA Numero di camere: 155 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 300 Aeroporto più vicino: Pisa (130 km), Firenze (160 km), Roma (190 km) Indirizzo: Località Riva del Sole 58043 -Castiglione della Pescaia (Gr) Contatti: Barbara Seghi (event – Mice coordinator) tel. 366 342 5275 fax 0564 930657 events@rivadelsole.it https://rivadelsole.it/ Persone di riferimento: Jonathan Heduit (sales & marketing manager) jonathan.heduit@rivadelsole.it tel. diretto: 333 734 0797

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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★★★★ S

ntorno una pineta incontaminata da 27 ettari, all’interno spazi ampi e luminosi, ambienti accoglienti e funzionali, strutture moderne e tecnologicamente all’avanguardia. Lo scenario unico della Maremma avvolge il Riva del Sole Resort&Spa, una struttura ubicata a Castiglione della Pescaia dove, accanto a una clientela più leisure, è in grado di accogliere i congressisti impegnati in riunioni, meeting o seminari. Gli spazi comuni esprimono il Dna della struttura, spiccatamente green oriented: i due ristoranti, i tre bar, la Rasena Spa, la spiaggia privata, i campi da tennis e tutte le attrezzature godono infatti del contatto diretto con lo straordinario paesaggio e della tranquillità che viene trasmessa agli ospiti della struttura. La luminosità è il tratto distintivo di ogni spazio, le tonalità chiare che contraddistinguono superfici e arredi accentuano l’impronta nordica dell’insieme, sia per quanto riguarda l’hotel 4

HOTEL

Ecosostenibilità, benessere e natura per una location immersa nel cuore della Maremma Toscana, scenario perfetto dove poter coniugare relax e lavoro che insieme si fondono valorizzandosi a vicenda

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TOSCANA

Firenze - www.firenzefiera.it

Firenze Fiera Un quartiere congressuale straordinario, nel cuore di una delle città d’arte più visitate al mondo, che offre un ricco ventaglio di spazi congressuali in grado di soddisfare qualsiasi tipo di esigenza e che ha grandi progetti per il futuro

CENTRO CONGRESSI

irenze Fiera è costituita da diversi tasselli, luoghi dalla diversa identità che compongono uno dei quartieri congressuali più interessanti in Italia: una fortezza rinascimentale, una villa ottocentesca e un palazzo degli anni Settanta che insieme lavorano in sinergia per rispondere con professionalità a chi sceglie questa destinazione per organizzare un congresso, una convention o un meeting aziendale. L’estrema vicinanza con la stazione di Santa Maria Novella e con il centro storico del capoluogo toscano consente di abbinare all’attività congressuale anche un piacevole soggiorno in una delle città leader del turismo internazionale per bellezze artistiche, shopping, artigianato artistico ed eccellenze enogastronomiche.

Leonardo Bassilichi, Presidente di Firenze Fiera. Sotto Le mura della Fortezza da Basso

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Nei prossimi mesi l’intero quartiere sarà oggetto di un consistente intervento di riqualificazione a partire dal Palazzo degli Affari, progettato nel 1974 da Pierluigi Spadolini, fino ad arrivare all’imponente e prestigiosa cinquecentesca Fortezza da Basso. È previsto anche la costruzione di un nuovo edificio, il padiglione Bellavista, oltre settemila metri quadrati modulabili totalmente secondo le esigenze contemporanee. Abbiamo incontrato il Presidente di Firenze Fiera, Leonardo Bassilichi, che ci ha raccontato come cambierà il quartiere fieristico congressuale fiorentino. Dal punto di vista della struttura del polo espositivo, quali sono i principali cambiamenti in atto e come si configurerà l’offerta di Firenze Fiera alla conclusione dei lavori? «Abbiamo deciso di iniziare la riqualificazione del polo fieristico-congressuale fiorentino partendo con la ristrutturazione del Palazzo degli Affari, l’edificio progettato dall’architetto Pierluigi Spadolini e inaugurato nel 1974: 4.000 metri quadrati flessibili e modulabili dislocati su 6 piani, da sempre location ideale per convegni, corsi di formazione, eventi di ogni tipo del settore Mice e fieristico. I lavori, che inizieranno a dicembre 2018, si prevede che termineranno per la fine del 2019. Il nostro obiettivo è quello di creare spazi innovativi, funzionali e di forte impatto visivo, improntati su principi di eco-sostenibilità, efficientamento energetico, altissima qualità e durabilità dei materiali e dei componenti, come le ampie vetrate dell’edificio, che saranno sostituite con vetri dinamici attivi e passivi gestibili anche dall’utente per le esigenze di riferimento e le pareti mobili meccanizzate con funzione all’occorrenza,

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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TOSCANA

Il Padiglione Cavaniglia (Fortezza da Basso)

di pareti video-schermo. Applicheremo al Palazzo degli Affari quelle soluzioni strutturali e tecnologiche all’avanguardia che poi utilizzeremo anche per la Fortezza da Basso. Un esempio? La dotazione di sistemi di visualizzazione olografica tridimensionale, un’opportunità da afferrare al volo per i nostri clienti, che amplificherà la spettacolarizzazione degli eventi garantendone la partecipazione anche a quanti non potranno essere presenti fisicamente a Firenze e renderà il nostro quartiere ancor più avveniristico e competitivo nel panorama internazionale». In che modo sarà possibile conciliare le caratteristiche dei nuovi spazi con l’identità degli ambienti della Fortezza da Basso? «Cercheremo di intervenire armonizzando il più possibile le nuove soluzioni con l’aspetto autentico del fortilizio mediceo attraverso tutta una serie di operazioni di recupero, come quello delle mura, ricostituendo i bastioni mancanti, destinandone il volume interno ad uso business e ricreando la continuità dei percorsi sopraelevati. Il progetto prevede anche l’innalzamento di un nuovo padiglione, il padiglione Bellavista di circa 7.600 metri quadri, che realizzeremo non solo come edificio ecosostenibile e digitalizzato ma anche morfologicamente trasformabile per adattarsi alle più svariate opportunità ed esigenze del terzo millennio». Quali saranno i plus del nuovo sistema congressuale di Firenze Fiera? «Riqualificazione ed ampliamento degli spazi, servizi tecnologici di ultimissima generazione, staff con esperienza pluriennale altamente qualificato. Avvieremo anche una politica tariffaria nuova a vantaggio di quei locali di prestigio e forte allure che sono generalmente meno conosciuti rispetto ai padiglioni tradizionali (come il padiglioni Spadolini e il padiglione Cavaniglia) e quindi che possono registrare una performance di vendita superiore a quella registrata fino a oggi». In base alla sua esperienza su quali aspetti occorrerà puntare con decisione per esprimere al meglio l’eccellenza e l’unicità della Fortezza? «Noi non possiamo competere con gli altri quartieri italiani ed europei sulle dimensioni ma sull’esclusività delle nostre strutture, sì. La Fortezza è

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FORTEZZA DA BASSO Numero max meeting room: modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 2.200 Superficie meeting room principale (mq): 3.300 Superficie area espositiva (mq): 80.000 (55.000 coperti) Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: viale Filippo Strozzi, 1 - 50129 Firenze

CENTRO CONGRESSI

Il Palazzo dei Congressi

PALAZZO DEI CONGRESSI Numero max meeting room: 21 Dimensioni meeting room principale (persone): 1.000 (Auditorium) Superficie meeting room principale (mq): 1.500 Superficie area espositiva (mq): 920 Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: piazza Adua, 1 – 50123 Firenze

PALAZZO DEGLI AFFARI Numero max meeting room: modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 1.800 Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: piazza Adua, 1 - 50123 Firenze tel. 055 49721 info@firenzefiera.it www.@firenzefiera.it Persona di riferimento: Marina Sablich (responsabile ufficio commerciale/sales manager) sablich@firenzefiera.it tel. diretto: 055 4973265

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CENTRO CONGRESSI

TOSCANA

Veduta aerea di Firenze con, in primo piano, il quartiere fieristico-congressuale

un gioiello unico di architettura rinascimentale – il primo fortilizio militare d’età medicea – arricchito entro le sue mura da altre costruzioni dei secoli successivi che il restyling renderà ancora più esclusivo e magico, la location perfetta per ospitare eventi di nicchia sia del settore Mice sia del business fieristico». Il rilancio della Fortezza passa necessariamente anche attraverso un rinnovato rapporto con la città e con i cittadini. Quali sono i programmi e gli obiettivi in questo senso? «Fra le priorità della nuova governance di Firenze Fiera c’è anche la massima apertura alla città e ai fiorentini che vorrei partecipassero attivamente alle varie fasi di restyling del nostro quartiere, in primis della Fortezza che è un monumento storico fra i più suggestivi

nel cuore vivo di Firenze, un capolavoro di architettura militare rinascimentale che appartiene in primo luogo a tutti loro. Ce la metteremo tutta – anche grazie al lavoro di équipe con istituzioni e associazioni nostri partner – per restituire alla città una fortezza ancora più bella e rappresentativa, che vorrei diventasse non solo un asset strategico di prim’ordine per la crescita economica di Firenze e della Toscana ma anche il fiore all’occhiello per tanti fiorentini che hanno a cuore lo sviluppo e l’ammodernamento della propria città».

A sinistra l’Auditorium e, in alto, la Sala Verde (Palazzo dei Congressi). Sotto, la Basilica (Fortezza da Basso)

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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TOSCANA

Pisa - www.palazzodeicongressi.pisa.it

Palazzo dei Congressi di Pisa

ituato nella parte sud della città, sulle sponde dell’Arno e non lontano dal centro, la sua location è assolutamente perfetta. Solo dieci minuti di macchina separano il Palazzo dei Congressi dall’aeroporto - grazie alle partnership firmate con molte compagnie aeree low-cost il Galileo Galilei è diventato lo scalo toscano principale con 4,5 milioni di passeggeri l’anno e 74 rotte tra nazionali e internazionali - mentre bastano quindici minuti a piedi per raggiungere la stazione ferroviaria. Anche l’uscita dell’autostrada Pisa Centro è vicina. Quindi nessun problema se gli ospiti del congresso arrivano in macchina, troveranno pronto ad accoglierli un comodo garage da 150 posti. Il complesso, che ha la tipica forma semicircolare, si sviluppa su diversi livelli e ha una nuova area con tre sale da novanta posti e quattro da trenta, adatte a riunioni di dimensioni ridotte. Nell’edificio principale troviamo gli spazi più grandi. In particolare la Sala Plenaria 1000 che, oltre a contenere fino a mille posti, è divisibile in tre settori autosufficienti: Auditorium (500 posti), Sala Fermi (250) e Sala Pacinotti (250). L’acustica è al top grazie a pareti insonorizzate e un ottimo impianto di amplificazione. Sempre in prossimità della Sala Plenaria è collocata la Sala Galilei, uno spazio multifunzionale che può accogliere convegni, spazi espositivi ma anche ristorativi. Una scalinata interna la collega a una zona relax, utilizzabile come sala stampa. Oltre a questi spazi dai numeri ragguardevoli sono disponibili sale più piccole, per riunioni con un numero minore di partecipanti, con capienza variabile da venti a novanta posti. Sono invece quasi 1500 i metri quadrati che possono essere utilizzati come gallerie o come spazi espositivi, alle quali si aggiunge un piazza-

le esterno di circa 500 metri quadrati. I servizi e le tecnologie del Palazzo dei Congressi sono all’avanguardia e tra gli altri contemplano cabina di regia e di traduzione, videoproiettori, software Congress Media Center. Dal punto di vista alberghiero il Palazzo dei Congressi è convenzionato con moltissimi hotel a 4 stelle della zona, che formano una rete di quasi mille camere a una distanza massima di tre chilometri dalla struttura.

CENTRO CONGRESSI

Multifunzionale e adatto a vari tipi di riunione, il Palazzo dei Congressi di Pisa sta diventando uno dei centri Mice più gettonati nella nostra penisola, grazie a un ampio ventaglio di spazi congressi e alla posizione strategica della cittadina toscana

PALAZZO DEI CONGRESSI DI PISA Numero max meeting room: 20 Capienza meeting room principale (pax): 1000 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 1500 Aeroporto più vicino: Pisa (2,5 km) Indirizzo: via Matteotti, 1 56124 - Pisa Contatti: tel. 050598212 fax 050 598019 info@palazzoedeicongressi.pisa.it www.palazzodeicongressi.pisa.it Persone di riferimento: Stefania Simi (resp. commerciale) stefaniasimi@palazzodeicongressi.pisa.it tel. diretto: 050598213

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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LAZIO

Roscioli Hotels

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Lâ&#x20AC;&#x2122;Antico Casale La Carovana

302

Best Western Blu Hotel Roma

278

Roma Meeting Center

306

Cardinal Hotel St. Peter Roma

279

Holiday Inn Rome Eur

Crowne Plaza Rome - St. Peterâ&#x20AC;&#x2122;s

280

Auditorium del Massimo

281

Ergife Palace Hotel

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Hotel Caravel

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IH Hotels Roma Z3

Parco dei Medici Hotel Beverly Hills Rome

307 284-285

Kolbe Hotel Rome

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Sheraton Roma Hotel & Conference Center

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Auditorium Antonianum

296-297

Il Piccolo Mondo

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Gea Congress - Centro Congressi

Auditorium Parco della Musica

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Auditorium Aurelia

Park Hotel Villa Grazioli

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Auditorium Via Veneto

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Centro Congressi Europa

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Fiera Roma

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e Villa Mercadante

300-301

Roma Convention Center La Nuvola

303-304

Villa Miani, Galleria del Cardinale e Relais Le Jardin

308

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LAZIO

Roma – www.bluhotelroma.it

Best Western Blu Hotel Roma Contatti: Anastasia Zaitseva, Sales Office booking@bluhotelroma.it Gualtiero Koch, Vice Director mgr@bluhotelroma.it

★★★★ Largo Domenico De Dominicis, 4 00159 Roma Tel. 06 4382000 - Fax 06 4396496 info@bluhotelroma.it www.bluhotelroma.it

HOTEL

l Best Western Blu Hotel Roma è situato in una comoda zona semi centrale a pochi passi dalla stazione Tiburtina, dal Policlinico Umberto Primo e dall’Università La Sapienza ed è ben collegato con il centro storico della città grazie alla vicinanza della metropolitana linea B. Tutte le 118 camere sono molto confortevoli ed arredate in stile moderno dal design tutto italiano. Sono insonorizzate e dotate di aria condizionata, TV SAT, linea telefonica diretta, collegamento internet via LAN e WIFI gratuito, cassetta di sicurezza e minibar.All’interno dell’hotel il ristorante “Grano

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

Duro” offre un’atmosfera elegante ed accogliente con la sua tipica cucina italiana realizzata con i prodotti freschi locali e genuini. L’ampio parcheggio interno a pagamento può ospitare fino a 30 posti macchina e 4 pullman, a disposizione degli ospiti c’è anche un garage con la capienza fino a 20 posti macchina. Il Centro Congressi, attrezzato con la linea dedicata di WI-FI, offre 3 diversi spazi meeting in grado di ospitare ogni tipo di evento, per una capienza massima totale di circa 370 partecipanti.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

NORTH STAR

300

35x8,5

3,20

220

SÌ

100

220

MAESTRALE (Grecale+Levante+Libeccio)

200

30x6,7

4,00

150

SCIROCCO (Levante+Libeccio)

160

24x6,7

4,00

100

PONENTE (Levante+Grecale)

120

18x6,7

4,00

LEVANTE

12x6,7

4,00

LIBECCIO

12x6,7

4,00

GRECALE ALOCASIA

278

278 Scheda BW Blu Hotel Roma.indd 278

6x6,7

4,00

130

11x12

4,00

SÌ

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

10/01/18 15:41

LAZIO

Roma – www.cardinalhotelrome.com

Cardinal Hotel St. Peter Roma Via Leone Dehon, 71 00165 Roma Tel. 06 632252 - Fax 06 631602 mice@cardinalhotelrome.com sales@cardinalhotelrome.com www.cardinalhotelrome.com

ituato nella tranquilla zona di Villa Pamphili, vicino alla Città del Vaticano , il Cardinal Hotel St. Peter dispone di 140 camere di cui 40 con una vista spettacolare sulla Cupola di San Pietro. Offriamo ai nostri Ospiti un soggiorno in ambiente raffinato con l’esclusività di servizi quali la Terrazza Panoramica con vista, piscina esterna, sale meeting e servizi ristorativi per eventi di prestigio. A disposizione dei nostri Clienti 6 Sale riunioni con possibilità di allestimenti a seconda delle diverse esigenze. La sala plenaria Pamphili, con i suoi 152 m2 di ampiezza e luce naturale, ha una capacità massima per 150 persone disposte “a platea”, con dispositivi audio video HDMI di ultima

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

generazione. L’hotel dispone di Internet Wifi High speed a copertura dell’intera struttura. L’Hotel mette a disposizione il ristorante Villa Doria con un ambiente moderno e avvolgente, dotato anche di dehors esterno, per l’organizzazione di pranzi d’affari, buffet, banchetti e cene di Gala - con menu à la carte o personalizzati - ed il Lounge Bar St Peter. Il Roof garden con bar e 3 piscine Jacuzzi vi aspettano per rilassarvi in un atmosfera di magia e tranquillità ed è l’ideale per un cocktail, una cena esclusiva o un ricevimento importante. A completamento dell’offerta un ampio garage e parcheggio esterno, ideali per i soggiorni business.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

PAMPHILI

153

23,50x6,50

3,00

150

SÌ

110

150

AURELIA

9,0x5,60

2,70

SÌ

CARPEGNA

9,60x3,50

2,70

SÌ

CLODIA

6,60x3

2,70

SÌ

CORNELIA

6,60x3

2,70

SÌ

OLIMPIA

6,60x3

2,70

SÌ

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

279 Scheda Cardinal Hotel st Peter.indd 279

2018

HOTEL

Contatti: Ferruccio Cruciani, Sales & Marketing Director f.cruciani@cardinalhotelrome.com Massimo Valentini, Direttore valentini@cardinalhotelrome.com Francesca Desideri, Responsabile eventi f.desideri@cardinalhotelrome.com Apertura: tutto l’anno

★★★★

279

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LAZIO

Roma – www.crowneplaza.com/rome-stpeters

Crowne Plaza Rome - St. Peter’s Contatti: Guendalina Scavia Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com Maria Teresa Luti Meetings & Groups Supervisor stpeters@hotel-invest.com Apertura: tutto l’anno

★★★★ Via Aurelia Antica, 415 00165 Roma Tel. 06 66420 - Fax 06 6637190 cpstpeters@hotel-invest.com www.crowneplaza.com/rome-stpeters

HOTEL

l Crowne Plaza Rome-St.Peter’s, albergo 4 stelle situato in una bellissima zona residenziale immersa nel verde di Via Aurelia Antica a pochi metri dal parco di Villa Doria Pamphili, a 3 km da Città del Vaticano e 4 km dal centro storico di Roma. Le 308 camere Standard, Superior, Business e Suite sono spaziose ed accoglienti pensate per soddisfare le esigenze di chi viaggia per lavoro e per piacere. Per un ottimo risveglio, il ristorante Le Jardin d’Hiver serve

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

tutte le mattine una ricca colazione americana a buffet preparata con prodotti freschi e di primissima qualità. Per gli amanti della buona cucina, il Ristorante Papillon aperto a pranzo e a cena propone i migliori piatti della tradizione italiana. Per chi cerca il luogo ideale per riunioni di lavoro Crowne Plaza Rome-St Peter’s offre un moderno centro congressi con plenaria fino a 600 posti, luce naturale e parcheggio gratuito.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

FORI IMPERIALI

503

32,25x15,8

4,00

4,42,9

2,7x2,7

600

160

500

600

340

150

FORO DEI CESARI

230

19,34x11,82

3,17

0,7x2,1

260

160

260

120

FORO TRAIANO

190

11,56x15,80

4,00

1,3x2,7

2,7x2,7

200

100

FORO ADRIANO

155

9,85x15,8

4,00

1,3x2,7

2,7x2,7

180

FORO COSTANTINO

165

10,41x15,8

4,00

1,3x2,7

2,7x2,7

180

AURELIA

110

15,06x7,52

2,98

0,8x2,1

110

100

FORO AUGUSTO

11,82x7,72

3,17

0,7x2,1

FORO GIULIO

11,82x6,32

3,17

0,7x2,1

CLAUDIA

11,23x5,34

2,98

0,8x2,1

FORO TIBERIO

10,76x5,47

3,17

0,7x2,1

FLAMINIA

8,6x6,00

3,00

1,2x2,5

MARZIA

9,28x5,85

3,00

1,2x2,5

FABIANA

7,67x5,34

3,00

0,8x2,1

LIVIA

7,67x5,34

3,00

0,8x2,1

EXECUTIVE BOARDROOM

7,67x5,34

3,00

0,8x2,1

280

280 Scheda Crowne Plaza Rome St Peter.indd 280

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

10/01/18 15:42

3.000 MQ.

WI-FI IN BANDA LARGA

CABLAGGIO AUDIO E VIDEO TRADUZIONI SIMULTANEE

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA ACCOGLIENZA

VIDEOPROIEZIONE

PROGETTAZIONE E PRODUZIONE ARCHITETTONICA / GRAFICA

LA RISPOSTA STA ESCLUSIVA AI VOSTRI EVENTI Via Massimiliano Massimo, 1 - 00144 Roma 6 54602857 / 45422578 4542 t +39 06 - f +39 06 87154720 auditorium.it info@auditoriumdelmassimo.it

LAZIO

Roma – www.ergifepalacehotel.com

Ergife Palace Hotel Un hotel dalla spiccata vocazione congressuale con decine di sale meeting, servizi di alto livello e un’accoglienza che punta sia alla tradizione che all’innovazione

HOTEL

na struttura ricettiva dai grandi numeri. L’Ergife Palace Hotel, che ha la fortuna di godere dell’atmosfera che solo in una città straordinaria come Roma si può trovare, grazie alle sue quarantadue sale meeting con capienza da venti a duemila persone è una delle location romane più apprezzate e per questo sede di importanti congressi medici nazionali e internazionali, di convention delle principali case farmaceutiche e di aziende leader nel campo automobilistico, bancario e assicurativo. Un vero punto di riferimento per gli eventi nella capitale che, proprio per i grandi numeri, necessitano di spazi adeguati, servizi dedicati e un’organizzazione sempre impeccabile capace di soddisfare ogni richiesta. Situato in una tranquilla zona residenziale, l’Ergife Palace Hotel è facilmente raggiungibile: si trova, infatti, a soli quattro chilometri di distanza dalla Città del Vaticano, a due chilometri dal Grande raccordo anulare di Roma e a poche centinaia di metri dalla stazione della metropolitana. Il centro congressi della struttura è articolato in sale meeting, con una capacità massima di duemila persone, tutte estremamente funzionali, attrezzate, eleganti e - particolare molto rilevante - tutte dotate di luce naturale e facilmente raggiungibili per le

282

282-283 GCMS Lazio 2S Ergife.indd 282

operazioni di carico e scarico.

Diversificare l’offerta Nel Dna dell’Ergife Palace Hotel, oltre alla naturale predisposizione nel saper accogliere con grande professionalità tutti i suoi ospiti,

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

10/01/18 15:43

HOTEL

LAZIO

che cornice di aperitivi, pranzi di lavoro e cene. Oltre alle sale meeting anche l’accomodation vanta numeri ragguardevoli: 704 camere di diversa tipologia per garantire un perfetto equilibrio tra design e funzionalità con colori soft, tessuti pregiati e linee originali. Dotate di aria condizionata, televisore con canali satellitari e balcone, dispongono tutte di Wi-Fi gratuito e assicurano il massimo comfort. L’attenzione ai dettagli e la qualità che contraddistingue l’Ergife Palace Hotel si estende anche al suo ristorante Le Quattro Stagioni. Qui la giornata inizia con un abbondante American buffet breakfast mentre i pranzi di lavoro e le cene diventano veri e propri percorsi del gusto con prelibatezze tipiche della cucina romana e italiana. ERGIFE PALACE HOTEL Numero di camere: 704 Numero max meeting room: 40 Capienza meeting room principale (pax): 1.800/2.000 Superficie meeting room principale (mq): 1.300 Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (25 Km) Indirizzo: via Aurelia 619, 00165 - Roma Contatti: Congress Dpt. tel. 06 66446222 fax 06 6632681 mice@ergifepalacehotel.com Persone di riferimento: Alvaro Benedetti, (direttore) direzione@ergifepalacehotel.com tel. diretto: 06 66441

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

282-283 GCMS Lazio 2S Ergife.indd 283

2018

★★★★

troviamo anche una grande attenzione alla qualità degli spazi. A partire dalla nuova ala della struttura in cui l’ospite trova a disposizione un fitness center attrezzato con macchinari Technogym di ultima generazione e otto nuove sale meeting. Nel periodo estivo gli ospiti possono utilizzare la nuovissima piscina esterna con area relax e idromassaggio, un nuovo bar e una splendida area verde a disposizione per una pausa tra un congresso e l’altro. La piscina diventa an-

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10/01/18 15:43

Rome from our point of view Posto nel raffinato quartiere Parioli, l’Hotel Beverly Hills Rome offre 6 sale conferenze che possono ospitare fino a 230 persone a platea. Tutte modulari, insonorizzate, dotate di luce naturale e delle più moderne tecnologie, ogni sala è un ambiente elegante e professionale che sa creare l’atmosfera ideale per favorire concentrazione e produttività. HOTEL BEVERLY HILLS ROME Largo Benedetto Marcello, 220 - 00198 Roma | Tel +39 06 8542141 reservations@hotelbeverlyhillsrome.com | hotelbeverlyhillsrome.com

LAZIO

Roma - www.hotelbeverlyhillsrome.com/it

Hotel Beverly Hills Rome diretta, podio con leggio, puntatore laser, cancelleria e assistenza tecnica dedicata. E per gli eventi di formazione e promozione che necessitano di alta tecnologia è messa a disposizione un’avanzata lavagna interattiva e multimediale touch-screen, interfacciabile con più dispositivi mobili, che consente in tempo reale di modificare presentazioni, effettuare conference e video call e inviare dati e documenti via email in tempo reale. Alla collezione si aggiunge la nuovissima Sala 7, uno spazio adiacente all’hotel, neutro, modulabile e personalizzabile, ideale per realizzare qualsiasi tipo di evento. L’hotel, dopo una profonda azione di restyling, offre oggi un ambiente ideale per il turista d’affari e di vacanza, con spazi adatti al relax e agli incontri business. Le zone più animate della città sono facilmente raggiungibili a piedi, così come i tesori di Roma, i suoi antichi monumenti e lo shopping alla moda attendono solo di essere esplorati. HOTEL BEVERLY HILLS ROME Numero di camere: 183 Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): Plenaria 230 pax + 600 pax Sala Set (adiacente hotel) Superficie meeting room principale (mq): Plenaria 335 mq + Sala Set 1.200 mq (adiacente hotel) Superficie area espositiva (mq): 420 mq in hotel + 1.200 mq Sala Set (adiacente hotel) Aeroporto più vicino: Roma-Ciampino (35 km), Roma-Fiumicino (40 km) Indirizzo: Largo Benedetto Marcello, 220 00198 Roma Contatti: tel. 06 8542141 fax +39 06 85350037 events@hotelbeverlyhillsrome.com www.hotelbeverlyhillsrome.com Persone di riferimento: Nuria Paños (sales & marketing manager) nuria.panos@hotelbeverlyhillsrome.com tel. diretto: 06 8542141

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

285 GCMS Lazio DX Beverly Hills Rome.indd 285

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★★★★

ei numeri la forza del Beverly Hills Hotel Rome: centinaia di eventi, meeting e congressi organizzati ogni anno sempre con la piena soddisfazione da parte dei clienti parlano per loro. La lunga storia di successi nasce da una location dotata di ampi spazi comuni, ben 6 sale con luce naturale e attrezzature moderne. Hotel fornito poi di un servizio catering interno e di 183 eleganti camere. A corollario perfetto l’invidiabile posizione, situato com’è nel centro di Roma, comodamente collegato con autostrade e aeroporti, grazie alla vicina via Salaria. L’Hotel Beverly Hills Rome ha una spiccata vocazione per i meeting di qualità. Una vocazione che esprime con i suoi ampi spazi comuni ben strutturati ed eleganti e le sue 6 sale conferenze insonorizzate, dotate di luce naturale e delle più moderne tecnologie. Ogni sala è un ambiente elegante e professionale che sa creare l’atmosfera ideale per favorire concentrazione e produttività. Gli spazi congressuali sono strutturati per offrire in maniera funzionale il servizio catering gestito dalla nostra cucina che include coffee break, buffet, colazioni di lavoro, light lunch e cene di gala. Le 6 sale conferenze, di svariata grandezza, ospitano fino a 230 persone e sono dotate di videoproiettori, amplificazione sonora, microfoni, lavagne a fogli mobili, schermo, connessione Wi-Fi, linea telefonica

HOTEL

Nel raffinato e rinomato quartiere Parioli, di fronte a Villa Borghese e al suo museo, sorge questa location abituale centro di eventi, meeting e congressi di successo, comodamente collegato con autostrade e aeroporti, grazie alla vicina via Salaria.

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LAZIO

Roma – www.hotelcaravel.it

Hotel Caravel Contatti: Sergio Sampieri Direttore Generale s.sampieri@hotelcaravel.it

★★★★ Via Cristoforo Colombo, 124/C 00147 Roma Tel. 06 5180789 - Fax 06 51600600 info@hotelcaravel.it www.hotelcaravel.it

HOTEL

L’

Hotel Caravel è un albergo storico a Roma posizionato in una zona estremamente interessante sia per il turista che per l’uomo d’affari. Si trova infatti a 10 minuti dal centro storico (zona archeologica del Circo Massimo e del Palatino, le Terme di Caracalla, le Catacombe di San Callisto e Santa Domitilla, l’aventino, il Colosseo e Fori Imperiali, Piazza Venezia) e a 10 minuti dall’EUR, quartiere di Roma che offre strutture Congressuali e ludiche, dal PalaLottomatica, sede di concerti e di eventi sportivi, al “Mediterraneum

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

Acquario” di Roma, dal complesso sportivo delle Tre Fontane al nuovo centro congressi “La Nuvola di Fuksas”. Completamente rinnovato nel 2012 negli arredi e nel design, arredato in uno stile semplice e moderno, è dotato di tutte le più moderne tecnologie ponendo massima attenzione oltre che agli aspetti legati al design anche a quelli più legati alla qualità dei servizi al comfort e al risparmio energetico. Coibentazione e insonorizzazione sono state inoltre curate con grande attenzione.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

180

20x9

2,70

150

SÌ

150

SANTA MARIA

100

11x9

2,70

SÌ

PINTA

5x9

2,70

SÌ

NIÑA

3,80x9

2,70

SÌ

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286 Scheda Hotel Caravel.indd 286

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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LAZIO

Roma – ih-hotelsromaz3.com

IH Hotels Roma Z3 Contatti: Giovanni Battista Cama, Resp. Eventi sales.romaz3@ih-hotels.com Giovanni Luongo, Direttore Alessandra Puopolo, Responsabile Commerciale alessandra.puopolo@ih-hotels.com

★★★★ Via Giorgio Perlasca, 13/15 00155 Roma Tel. 06 94362800 - Fax 06 94362801 romaz3@ih-hotels.com ih-hotelsromaz3.com

L’

IH Hotels Roma Z3 è un Hotel 4 stelle dotato di 260 camere suddivise tra standard e superior e di un piano interamente dedicato ai meeting e congressi. A vostra disposizione in un ambiente confortevole ed adatto ad ogni tipo di evento ci sono 5 sale dotate di luce naturale e climatizzate inclusive di impianto audio e video e con connessione Internet wi-fi. La Sala Diamante è in grado di

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

ospitare fino a 300 partecipanti. Inoltre offriamo la possibilità di organizzare colazioni e pranzi di lavoro presso il Ristorante dell’hotel, IH Gusto, con soluzioni personalizzate. A disposizione degli ospiti auto muniti c’è anche un ampio parcheggio esterno ed un garage. Facilmente raggiungibili: Università Tor Vergata, Policlinico Casilino, Policlinico Umberto Primo, Ospedale Sandro Pertini.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

DIAMANTE

252

21x12

3,05

1,55x2,15 1,55x2,15

300

100

300

100

TOPAZIO

160

10x16

3,00

2,11x1,23 2,12x1,26

100

AMBRA

6x4

3,05

1,26x2,15 1,22x2,15

RUBINO

7x4

3,05

1,26x2,15 1,22x2,15

ACQUA MARINA

5x3

3,05

0,8x2,09

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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0,8x2,09

HOTEL

Apertura: tutto l’anno

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Roma - www. ristorantepiccolomondo.it

Il Piccolo Mondo Una location storica nel cuore delle Città Eterna, suite di lusso e un ristorante raffinato dove assaggiare la vera cucina romana, con tre sale privatizzabili per cene di gala e pranzi post-congress: è il Piccolo Mondo, a due passi da via Veneto

★★★★★

HOTEL

embra una favola a lieto fine la storia del Ristorante Piccolo Mondo, iniziata nel 1954, quando un oste di Amatrice volle aprire nel centro di Roma una cantina dedicata alla mescita dei vini e scelse una location vicinissima alla centrale via Veneto. Nel giro di qualche anno, l’osteria si trasformò in un raffinato ristorante, dagli interni sofisticati e dalla proposta gastronomica legata alla tradizione e innaffiata da ottime etichette. Non ci volle molto perché il ristorante diventasse l’indirizzo preferito dai vip della Dolce Vita, dalla regina delle notti romane, la bellissima Brigitte Bardot, a Nino Manfredi, Alain Delon, Jean-Paul Belmondo. E poi, ancora, in tempi più recen-

IL PICCOLO MONDO Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 80 Superficie meeting room principale (mq): 35 Hotel convenzionati: Veneto Luxury Suite Aeroporto più vicino: Fiumicino - Ciampino (20 min.) Indirizzo: via Aurora, 39 00187 - Roma Contatti: tel. 06 42016034 - 3343965326 info@ristorantepiccolomondo.it www.ristorantepiccolomondo.it Persone di riferimento: Stefano Ajelli tel. diretto: 06 42016034

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288 GCMS Lazio SX Rist Piccolo Mondo.indd 288

ti, il ristorante ebbe tra i propri commensali Ronald Reagan, Peter Falk e Clint Eastwood. Oggi il Piccolo Mondo, sempre nel solco della tradizione della cucina romana, reinterpreta i piatti tipici con una proposta adeguata ai ritmi e ai gusti attuali, all’insegna della ricerca continua della qualità delle materie prime utilizzate. Per la meeting industry sono a disposizione tre sale privatizzabili con wi-fi gratuito e impianto audio-video, per una capienza massima di oltre 160 persone. Per chi avesse particolari esigenze di riservatezza, è possibile separare le diverse sale dal resto del ristorante. Inoltre, non si può non menzionare una chicca: l’ampio spazio esterno in grado di ospitare circa settanta persone, per pranzare e cenare tutto l’anno all’aperto, godendo del clima romano, mite per buona parte dell’anno. Dal ristorante alle suite ecco la novità del 2017: il Piccolo Mondo offre ai propri ospiti anche una serie di suite di lusso, dotate di aria condizionata, frigobar, cassetta di sicurezza, porte e finestre insonorizzate, tv 55“ con canali satellitari, digitali e navigazione Internet, rete wi-fi gratuita ad alta velocità, bagno con doccia Jacuzzi con aromaterapia e cromoterapia, vasca idromassaggio con sanificazione e uno spazio comune con alcuni attrezzi sportivi per tenersi in forma durante il soggiorno. Insomma: cibo di qualità e location di lusso, per un soggiorno perfetto nella Città Eterna.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

10/01/18 15:46

Ogni Convegno è uno spettacolo.

13 SALE DA 30 A 2.800 POSTI 4.000 MQ DI AREA ESPOSITIVA CATERING FINO A 3.000 PERSONE SOFISTICATE ATTREZZATURE AUDIO/VIDEO PARCHEGGI

L’Auditorium Parco della Musica è una struttura moderna a pochi passi dal centro di Roma in grado di ospitare ogni anno 150 tra convegni di alto profilo e congressi internazionali. I suoi spazi multifunzionali e suggestivi, nati dal geniale estro dell’archietto Renzo Piano, accolgono migliaia di visitatori ogni anno, concerti di ogni genere musicale, serate di jazz, anteprime cinematografiche, sfilate di moda, teatro, danza, letteratura e convention. Tutto questo è Auditorium Parco della Musica, lo spazio che dà ai vostri piccoli e grandi eventi l’unicità che meritano.

Viale Pietro de Coubertin, 00196 Roma Tel 06 80 24 11 Fax 06 80 24 12 84 commerciale@auditorium.com www.auditorium.com

LAZIO

Roma – www. kolbehotelrome.com

Kolbe Hotel Rome È la location preferita dall’Unione Europea nella capitale, un luogo unico per tradizione, qualità degli spazi ed eccellenza dei servizi, come confermano i numerosi riconoscimenti ottenuti in questi anni

HOTEL

premi forse non sono tutto ma il riconoscimento da parte di partner istituzionali internazionali è sicuramente un biglietto da visita di tutto rispetto. Se poi a certificare l’eccellenza è l’Unione Europea allora bisogna proprio stare tranquilli e continuare a lavorare per fare sempre meglio. Relax, cultura e business trovano la loro naturale collocazione negli ambienti del Kolbe Hotel Rome, uno dei protagonisti assoluti dell’offerta congressuale della capitale. Certamente non solo perché è stato sede, nel maggio scorso, della festa dell’Unione Europea ed è oggi il luogo scelto per tutti gli incontri e le riunioni dal Presidente incaricato, ma anche perché la qualità complessiva della struttura è certificata. Nel 2015, infatti, ha vinto il World Luxury Hotel Awards nella categoria “Luxury hotel & conference centre”, nel 2016 ha fatto il bis

nella categoria “Luxury hotel - best scenic environment” e per il 2017 ha ricevuto la nomination nella categoria “Luxury cultural hotel”. Niente male per l’hotel intitolato a San Maximilian Maria Kolbe, che gode di una straordinaria posizione strategica all’interno del tessuto cittadino, trovandosi a pochi passi dai luoghi di maggior interesse storico della città. Al Kolbe Hotel Rome i congressisti trovano la certezza di un luogo tranquillo e riservato, nelle sue confortevoli stanze ma anche nel chiostro interno, isolato magicamente dal ritmo frenetico della città. Ambienti nei quali recuperare la massima concentrazione e staccare la spina, luoghi di riflessione e di svago che uniti al bar e alla lobby favoriscono piacevoli momenti di comfort dopo un’intensa giornata di lavoro.

Una dimensione europea Perfetto per ospitare meeting ed eventi, convegni, conferenze stampa e riunioni, il Centro Congressi Kolbe Hotel Rome può contare 19 sale riunioni, spazi flessibili e versatili in grado di assecondare al meglio le esigenze del cliente per ospitare un numero variabile di persone, da un minimo di otto fino a un massimo di 150.

Martin Schulz, ex presidente del Parlamento Europeo, attuale presidente della SPD in Germania, accolto al Kolbe Hotel Rome dal General Manager Carlo Izzo

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290-291 GCMS Lazio 2S Kolbe Hotel.indd 290

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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perfetti per ospitare pranzi, colazioni di lavoro o coffee-break. Il Garden Restaurant “Al Palatino”, un gioiello incastonato tra le antiche rovine dei Fori Imperiali con vista sul giardino interno, con i suoi ulivi secolari e il profumato agrumeto, fornisce lo scenario perfetto per gustare un pranzo o una cena gourmet in compagnia di colleghi. KOLBE HOTEL ROME Numero di camere: 72 Numero max meeting room: 19 Capienza meeting room principale (pax): 150 Superficie meeting room principale (mq): L 25 x W 5 x H 6 Superficie area espositiva (mq): 80 Aeroporto più vicino: Roma -Fiumicino (29 km) Indirizzo: via di San Teodoro, 48 00186 - Roma Contatti: tel. 06 6798866 fax 06 6794975 info@kolbehotelrome.com www.kolbehotelrome.com Persone di riferimento: Carlo Izzo (general manager) info@kolbehotelrome.com tel. diretto: 06 6798866

★★★★

Ottimamente equipaggiate, eleganti e modulari, le meeting room consentono di ospitare eventi personalizzati, grazie alla dotazione tecnologica all’avanguardia e alla possibilità di variare layout e configurazione dello spazio in base al numero di partecipanti e alle necessità specifiche dell’incontro. A ferro di cavallo, platea, classe, board, cabaret o banchetto, la disposizione più corretta delle sedute favorirà il perfetto svolgimento dell’incontro. Valore aggiunto della struttura è la Biblioteca Kolbe: situata al secondo piano dell’antico convento francescano, diventa oggi una sala plenaria di 136 metri quadrati con soffitto alto circa sette metri, impreziosito da volte a crociera e può ospitare fino a 150 persone a platea, perfetta per convention, riunioni istituzionali o conferenze stampa. Anche gli spazi all’aperto confermano l’eccellenza complessiva della struttura. Il bellissimo giardino interno dell’hotel diventa la prosecuzione open air della Sala Colosseo, situata al piano terra dell’edificio e caratterizzata da un prezioso soffitto a mattoni originario del ’600. Un ambiente ricco di fascino, di 77 metri quadrati, ideale per presentazioni lunch/dinner-meeting o cocktail. A questi spazi si aggiungono altre sette sale, di dimensioni variabili, perfette per piccoli incontri o riunioni più intime e le otto sale Garden View, di dimensione variabile dai 18 ai 24 metri quadrati, che possono ospitare 25 persone a platea in ambienti raccolti ed estremamente funzionali. Inoltre, gli ambienti dedicati alla ristorazione del Kolbe Hotel Rome sono

HOTEL

LAZIO

Il presidente della commissione europea Jean Claude Junker

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

290-291 GCMS Lazio 2S Kolbe Hotel.indd 291

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LAZIO

Grottaferrata-Frascati (Rm) – www.villagrazioli.com

Park Hotel Villa Grazioli Contatti: Alessandra Ruggiero, Responsabile Meeting ed Eventi events@villagrazioli.com

★★★★ Via Umberto Pavoni, 19 00046 Grottaferrata - Frascati (RM) Tel. 06 945400 - Fax 06 94540053 info@villagrazioli.com www.villagrazioli.com

HOTEL

ntica dimora del XVI secolo, il Park Hotel Villa Grazioli gode di una meravigliosa posizione panoramica con vista su Roma, il mare e Tivoli. Gioiello d’arte cinquecentesca, racchiude tra le sue mura affreschi del XVI e XVII secolo, offrendo ai suoi ospiti l’emozione di trovarsi in un’antica residenza aristocratica senza rinunciare al comfort e alle tecnologie tipiche dell’ospitalità alberghiera. Dotata di 5 sale meeting con luce naturale e di numerosi accoglienti spazi interni ed esterni che vengono messi a disposizione dei Clienti per cocktails, coffee breaks, colazioni di lavoro e cene di gala. Ogni sala meeting è dotata di una connessione wi fi dedicata.

Apertura: tutto l’anno

Il parco secolare che circonda la Villa è ideale per team bulding e attività outdoor. 60 camere, 2 suite, una piscina all’aperto immersa nel parco, il ristorante Acquaviva, capienza massima 200 posti, che gode di un incantevole giardino pensile con spettacolare vista su Roma ed offre ai propri ospiti piatti di raffinata cucina italiana e regionale. Tutto l’albergo è coperto da connessione wireless. Location ideale per meeting, seminari e corsi di formazione, grazie alla sua posizione strategica che assicura tranquillità e privacy pur essendo facilmente e velocemente raggiungibile dal centro di Roma (20 Km) e dall’aeroporto (40 Km).

Nome sala

Area mq

TORRE

103

11,4x9

3,00

190

120

6,25x11,9

4,00

220

ROMANA

Dimensioni metri

Altezza metri

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

120

MONTALTO

5,62x5,72

4,00

220

ODESCALCHI

6,16x5,10

4,00

220

CARAFA

5,16x5,60

4,00

220

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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LAZIO

Roma - www.sheratonrome.com

Sheraton Roma Hotel & Conference Center

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tura di punta anche per quanto riguarda l’accomodation, 640 camere e suite, tutte provviste del massimo comfort, che permettono a chi vi soggiorna anche di raggiungere facilmente il centro storico di Roma e i suoi monumenti, come il Colosseo, a soli 15 minuti dall’albergo. SHERATON ROMA HOTEL & CONFERENCE CENTER

★★★★

n’area totale di cinquemila metri quadrati e 30 sale meeting: sono grandi numeri quelli che servono per descrivere gli spazi congressuali dello Sheraton Roma Hotel & Conference Center, una struttura che viene apprezzata per l’organizzazione di congressi nazionali e internazionali, distinguendosi nel panorama delle sedi convegnistiche romane anche per la sua posizione strategica, nel cuore finanziario della Capitale, il quartiere dell’Eur, insieme ad altri cardini congressuali quali la nuova sede della Fiera di Roma e la griffata Nuvola. La massima flessibilità caratterizza tutti i suoi spazi e la loro fruizione. Tutte le sale meeting sono situate sullo stesso piano, incluso il Gran Salone delle Signorie, ballroom di 1.350 metri quadrati versatile e divisibile in numerose sotto sezioni. Questa disposizione permette di creare una regia perfetta tra diversi momenti sinergici del convegno, come meeting e sessioni di lavoro in contemporanea, fino all’ottimizzazione dell’organizzazione dei break e del servizio di catering. Praticità e accessibilità sono da intendere non solo dal punto di vista logistico, ma anche per quanto riguarda la possibilità di ottenere proposte cucite sulle proprie esigenze, un approccio on demand con tariffe e rapporto tra qualità/prezzo perfettamente in linea con gli attuali budget del segmento. La proposta gastronomica, servita in un vero e proprio spazio-salotto affacciato sulla piscina e sul giardino, consente di apprezzare specialità della tradizione italiana e romana con particolare attenzione alla scelta delle materie prime. Lo Sheraton Roma Hotel & Conference Center si conferma una strut-

HOTEL

Trenta sale meeting, massima flessibilità di tutti gli spazi e posizione strategica nel quartiere romano dell’Eur per un albergo congressuale che è in grado di accogliere congressi dai grandi numeri con un approccio perfettamente on demand

Brand di appartenenza: Sheraton Numero di camere: 640 Numero max meeting room: 30 Capienza meeting room principale (pax): 2000 a teatro Superficie meeting room principale (mq): 1.326 Superficie area espositiva (mq): 4.000 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (21 km) Indirizzo: viale del Pattinaggio, 100 – 00144 Roma Contatti: tel. 06 54531 fax 06 5940555 res497.sheraton.roma@sheraton.com www.sheratonrome.com Persone di riferimento: Franca Faccini (director of group sales) sales.sheratonrome@sheraton.com tel. diretto: 06 54537382

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LAZIO

Roma – www.auditoriumantonianum.it

Auditorium Antonianum

n luogo denso di storia che esprime al massimo l’arte di saper ospitare, oggi convertito in struttura moderna altamente tecnologica nella quale programmare congressi ed eventi totalmente intorno al cliente, sia dal punto di vista degli spazi e del loro allestimento, sia nella messa a punto di sevizi dedicati in modo specifico. Meeting, convention, congressi o attività promozionali, ogni attività culturale, professionale o di divulgazione può essere organizzata nella sala principale, l’Auditorium, la più ampia della struttura perchè capace di accogliere 572 persone sedute. Uno spazio dotato di un’eccezionale acustica e interamente rivestito di doghe ondulate microforate in legno di castagno con scanni in noce, il tutto lavorato dagli stessi frati francescani, grandi esperti in falegnameria. A supporto delle attività che si svolgono nell’Auditorium, che possono essere dirette da una sala regia di altissimo livello, sono disponibili due ampi foyer speculari, camerini per i relatori e un salottino retropalco, oltre alla praticissima e utile sala stampa. Estremamente silenziosa e molto luminosa la sala San Francesco che può accogliere fino a cento persone che possono usufruire delle comodissime poltrone in pelle che la rendono particolarmente accogliente e polivalente; una soluzione ideale per conferenze, mostre ed esposizioni, corsi, presentazioni e convegni aziendali.

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Infine le sale Jacopone da Todi e la San Bernardino da Siena, identiche e speculari e di medie dimensioni, capaci di accogliere fino a sessanta persone ciascuna. La dotazione tecnica è molto ricca e di nuovissima generazione, diversi e articolati anche i servizi opzionali di supporto come il servizio tecnico di appoggio, i servizi di videoconferenza, l’implementazione e personalizzazione dei sistemi audio, video e luci, live video streaming, i collegamenti audio e video da e verso tutte le sale, la diffusione contenuti audio e video da regia verso tutti i monitor posizionati nei foyer, corridoi, retropalco, sala stampa e ristobar.

CENTRO CONGRESSI

Uno spazio immerso nel cuore della capitale dedicato specificatamente a meeting e congressi: l’Auditorium Antonianum affianca ad ambienti e location di grande qualità, la massima professionalità di uno staff dedicato e servizi ad hoc

AUDITORIUM ANTONIANUM Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 572 Superficie meeting room principale (mq): 800 Superficie area espositiva (mq): 500 Hotel convenzionati: Hotel Milton Roma Mercure Roma Centro Colosseo Eurostars Saint John Leonardi Hotels (Bled, Daniela, Edera) Hotel Tempio di Pallade B&B Color House Domus Laurae Luxury Room Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (20 km) Indirizzo: viale Manzoni, 1 - 00185 Roma Contatti: tel. 06 45582593 fax 06 45582593 segreteria@auditoriumantonianum.it www.auditoriumantonianum.it

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LAZIO

Roma - roma.unicatt.it/centrocongressieuropa

Centro Congressi Europa A pochi minuti dal centro storico di Roma, in un contesto di altissimo livello accademico e in una collocazione di grande prestigio, il Centro Congressi Europa offre una soluzione polifunzionale in grado di corrispondere alle crescenti richieste di aziende, istituzioni e realtà associative.

CENTRO CONGRESSI

l Centro Congressi Europa costituisce una sede suggestiva e altamente professionale per l’organizzazione e l’ospitalità di eventi congressuali, di formazione e per ogni tipo di manifestazione di qualità. Inserito nel campus della Facoltà di Medicina e chirurgia “A. Gemelli” della prestigiosa Università Cattolica del Sacro Cuore, immerso nel verde e con ampia diponibilità di parcheggio, si estende su un’area totale di 2292 metri quadrati (1025 di area espositiva e 1266 area riunioni) con 5 meeting room e altre sale/aule e spazi dell’Università che sono disponibili a richiesta.

CENTRO CONGRESSI EUROPA Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 470 Superficie meeting room principale (mq): 512 Superficie area espositiva (mq): 1025 Hotel convenzionati: Courtyard Rome Central Park, Excel Roma Montemario, Hotel Sisto V, Residenza Protetta Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (35 km) Indirizzo: Largo F. Vito, 1- 00168 Roma Contatti: tel. 06 3015 4886 Fax 06 3055397 francesco.gemelli@unicatt.it -simonetta. salomone@unicatt.it – valeria.polimeni@unicatt. it – mariagrazia.chierchia@unicatt.it Persone di riferimento: Francesco Gemelli (responsabile)

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298 GCMS Lazio SX Centro Congressi Europa.indd 298

La struttura dispone di un insieme di apparecchiature altamente sofisticate, dotate dei più avanzati sistemi audiovisivi, nonché di sale polifunzionali attrezzate e collegate tra loro con TV. Le sale sono comunemente dotate di podio laterale con luce, microfono e schermo gigante. Su richiesta l’Università può concedere l’uso di aule didattiche (da 20 a 560 posti), sale multimediali, aule microscopi, tutte tecnicamente attrezzate e collegate con il Centro Congressi. Può essere attivato anche un servizio di ristorazione interno (coffee break, lunch, cocktail, gala dinner, colazioni all’aperto fino a 800 persone) nonché il supporto per attività di segreteria, assistenza turistica e organizzazione post congressuale. A poche decine di metri dal Centro Congressi Europa una struttura alberghiera interna al campus universitario, la Residenza Gemelli, offre tutte le comodità di un albergo di livello superiore e può ospitare circa 70 persone in 41 camere spaziose e luminose, di cui 4 attrezzate per ospiti disabili, dotate di servizi privati, impianto di climatizzazione, tv, telefono e frigo bar. Per chi lo desideri è possibile avvalersi anche di particolari convenzioni con la maggior parte degli alberghi situati vicino alla struttura o nelle aree circostanti il centro di Roma e organizzare servizi transfer da e per gli alberghi.

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LAZIO

Roma – www.fieraroma.it

Fiera Roma

n centro convegni con 13 sale da 50 a 1.000 posti, per un totale di 3.000 posti, 9 padiglioni a pianta rettangolare, monoplanari e a luce libera (senza colonne), cablati, condizionati, dotati di connessione Wi-Fi, 40mila metri quadrati di aree esterne, ma anche ristoranti, bar, sportelli bancari, tabacchi, posto di Polizia e due ampi e comodi parcheggi. Fiera Roma rappresenta oggi un polo espositivo e congressuale tra i maggiori e più accreditati d’Europa. Un grande centro d’affari e di business, un quartiere fieristico polifunzionale di quasi 400mila metri quadrati situato in una posizione estremamente favorevole grazie a una rete di collegamenti che lo rende facilmente raggiungibile. L’aeroporto internazionale Leonardo da Vinci di Fiumicino e la stazione ferroviaria Tiburtina sono direttamente collegati al Polo Fieristico, mentre nelle vicinanze sono collocati numerosi alberghi, presenti con le major chain, per chi necessita soggiornare nella capitale. L’efficienza dei servizi offerti, l’elevata capacità, le tecnologie a disposizione e la grande macchina organizzativa che la contraddistingue facilitano l’organizzazione di meeting professionali e congressi importanti di respiro internazionale, come: 20th World

Energy Congress (2007), 70th EAGE Conference & Exhibition e 44th EASD Meeting (2008), EuMW – European Microwave Week (2009), EULAR e ESHRE (2010), Ben Hur Live Show (2011), 20th FIGO World Congress of Gynecology and Obstetrics (2012), ITEC (2013), EuMW – European Microwave Week (2014), EULAR Congress (2015), ESC Congress (2016) e quest’anno l’European Maker Faire. Una location straordinaria dunque, in grado di coniugare esposizione e convegnistica di altissimo livello e, grazie all’estrema versatilità delle strutture, permette di accogliere anche più eventi contemporaneamente. La conformazione della struttura agevola gli organizzatori nella scelta degli spazi, tutti modulabili secondo le specifiche esigenze nel rispetto della tipologia di evento da ospitare. Non solo business però. Fiera Roma, infatti, supporta i propri clienti anche nella definizione di programmi più articolati che prevedano attività leisure e visite nella città.

CENTRO CONGRESSI

Giulia, Flavia, Aurelia, Minerva, Domizia, nomi di donna che rimandano immediatamente all’antica storia romana e che oggi identificano alcune delle sale meeting di Fiera Roma, centro congressuale strategico della capitale

FIERA ROMA SRL Numero max meeting room: 13 Capienza meeting room principale (pax): 1053 Superficie meeting room principale (mq): 1100 Superficie area espositiva (mq): 85.000 Hotel convenzionati: Sheraton Golf / Holiday Inn / Marriot Park Hotel / Parco De Medici Residence / Ibis Fiera Roma Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (8 km) Indirizzo: via Portuense, 1645/1647 – 00148 Roma Contatti: tel. 0665074240 fax 0665074462 eg.tognetti@fieraroma.it www.fieraroma.it Persone di riferimento: Enzo Giulio Tognetti (project manager Mice) eg.tognetti@fieraroma.it tel. diretto: 0665074240

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CONGRESS

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Roma - www.geacongress.it

Un centro congressi che ha appena aperto i battenti e una dimora di grande charme che accoglie le cene di gala della meeting industry. Un binomio per eventi di classe nei quali tecnologia e atmosfera incedono di pari passo, targati Gea Congress

“U

na vita nei congressi”: questo il claim che appare nella pagina web di Gea Congress. E con un’attenzione ai dettagli e al rigore che fanno la differenza. Soprattutto, con un network di location in grado di accontentare qualsiasi richiesta della meeting industry. Ai congressi medico-scientifici è stato dedicato il nuovo Centro Congressi Auditorium Aurelia, inaugurato a settembre 2017: moderno, elegante, dal concept funzionale e con un design lineare. La sua grande raggiungibilità è già un plus: la location, infatti, dista 2 chilometri dal raccordo anulare – e una manciata dall’aeroporto di Fiumicino -, a soli dieci minuti dal centro ed è provvista di un grande parcheggio gratuito. Equipaggiato con tecnologia all’avanguardia, quattro cabine di traduzione e articolato in più spazi modulabili, l’Auditorium ha un asso nella manica: le grandi superfici, perfette per le esposizioni degli sponsor. Fiore all’occhiello è l’Aula Magna - concepita per 280 persone – e, a corollario, un foyer-spazio espositivo di trecento metri quadrati, numerose salette e un’ampia sala per il catering e per 300 persone. Al primo e al secondo piano, ad attendere il Mice, vi sono ulteriori sale per eventi – da venti

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a cento persone -, sotto-salette e diversi uffici, mentre con collegamento esterno e indipendente ecco la Sala Buvette per 25 ospiti, uno spazio riservato per esclusive riunioni di lavoro. E per le cene di gala dell’industria farmaceutica Gea Congress apre i battenti di Villa Mercadante ai Parioli: una cornice di grande atmosfera, il trionfo di eleganza con due terrazze affacciate su Villa Borghese e con ricami in ferro battuto che impreziosiscono le vetrate. Il piano nobile di una palazzina d’epoca è location ideale anche per meeting e “aperimeeting” fino a 80 persone, così come le altre due sale da cinquanta persone ciascuna.

CENTRO CONGRESSI

Gea Congress Centro Congressi Auditorium Aurelia e Villa Mercadante

CENTRO CONGRESSI AUDITORIUM AURELIA Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 280 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (mq): 300 Hotel convenzionati: sì Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (22 km) Indirizzo: via Aurelia, 796 00166 - Roma

VILLA MERCADANTE Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 70 Superficie meeting room principale (mq): 80 Superficie area espositiva (mq): 80 Hotel convenzionati: sì Aeroporto più vicino: Roma-Ciampino (18 km) Indirizzo: via Saverio Mercadante, 14 00198 - Roma Contatti: tel. 06 5060338 fax 06 5060338 info@geacongress.it location@geacongress.it www.geacongress.it Persone di riferimento: Gloria Calabresi (direttore) g.calabresi@geacongress.it tel. diretto 3334057691

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Roma – www. ristorantelacarovana.it

L’Antico Casale La Carovana Una location inaspettata e spettacolare: un casale settecentesco situato nel cuore di Roma gestito dalla stessa famiglia da tre generazioni, dove organizzare eventi sorprendenti accompagnati sempre da un ottimo cibo

CENTRO CONGRESSI

el centro dinamico e vivace di Roma, a pochi passi dai monumenti più conosciuti di tutto il mondo, un antico casale da tre secoli accoglie i propri ospiti nei suoi ambienti ricchi di fascino che recentemente sono stati oggetto di una profonda ristrutturazione. Se già gli spazi interni dell’Antico Casale La Carovana conquistano, quelli outdoor stregano letteralmente: il giardino, infatti, è una vera oasi di tranquillità punteggiata da preziosi ulivi secolari e vivacizzata da uno scenografico laghetto con rigogliose cascate d’acqua e da una coreografica fontana; inoltre, a ricordare ai commensali che siamo a Roma, ci pensa la

L’ANTICO CASALE LA CAROVANA Numero max meeting room: 800 Capienzameeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 350 Superficie area espositiva (mq): 1000 + esterno Hotel convenzionati: Zaccardi Hotels Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino Indirizzo: viale di Vigna Pia, 33 – 00149 Roma Contatti: tel. 06 55 777 58 cell. 339 46 90 636 – 339 20 80 109 alfredo@lacarovana.info www.ristorantelacarovana.it Persone di riferimento: Alfredo e Fabio Zaccardi (titolari)

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presenza dell’area archeologica, una necropoli del II secolo d.C. Uno scenario davvero perfetto per organizzare pranzi di lavoro, aperitivi o cene di gala dove ad arricchire una location così prestigiosa e densa di storia ci sono le sapienti ricette che la famiglia Zaccardi si tramanda da ormai tre generazioni, dal lontano 1971, quando La Carovana venne inaugurata da Giovanni e dal padre Alfredo, che ora hanno lasciato il timone ai figli. Gustare dell’ottimo cibo qui è l’imperativo: piatti della tradizione mediterranea, sia a base di carne che di pesce, vengono serviti nelle quattro sale interne che sono in grado di accogliere fino a 950 commensali, ai quali se ne possono aggiungere oltre un migliaio nell’area esterna. Non solo gala dinner, però, per la meeting industry: all’Antico Casale La Carovana, infatti, è possibile organizzare anche avvincenti team building in cucina, dove lo spirito di squadra si rafforza mentre si apprendono tutti i segreti dello chef e si impara a cucinare pietanze prelibate durante corsi veri e propri e divertenti contest davanti ai fornelli. La location consente di allestire anche feste a tema o scenografici momenti di apprezzati show cooking.

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Roma - www.romaconventiongroup.it

Roma Convention Center La Nuvola Un punto di riferimento internazionale per la meeting industry, una location unica, in grado di ospitare qualsiasi tipologia di evento, come confermano i numerosi eventi realizzati quest’anno e quelli già calendarizzati per i prossimi anni

CENTRO CONGRESSI

a capienza degli spazi, la grandiosità degli ambienti e l’assoluta qualità dei servizi, l’accessibilità della struttura e la capacità di tessere relazioni virtuose con il sistema culturale della capitale, ma anche di alimentare la naturale vocazione business dell’EUR sono solo alcune delle caratteristiche che rendono il Roma Convention Center La Nuvola un nuovo punto riferimento internazionale. La Nuvola, infatti, è una location facilmente accessibile grazie sia alla vicina metropolitana, che permette di raggiungere in pochi minuti il centro di Roma e le due stazioni ferroviarie principali, che alla vicinanza all’aeroporto internazionale di Fiumicino, distante una manciata di chilometri. Una struttura che nasce architettonicamente dall’integrazione di tre elementi: la Teca, la Nuvola e l’Albergo, per un totale di oltre 55mila metri quadrati di superficie costruita. Il Roma Convention Center La Nuvola ha una

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capienza complessiva massima straordinaria, 9mila posti di cui oltre 6mila nelle sale congressuali e 1.800 nell’Auditorium (1.200 in platea e 600 in galleria), che costituisce il cuore del progetto. All’interno della Teca sono collocate le sale congressuali, tra cui la Plenaria che può ospitare fino a 6mila persone, distribuite su 9mila metri quadrati di cui 7300 di spazio modulabile in configurazioni molto differenziate grazie a un sistema di pareti mobili che permette di ottenere foyer e sale di diversa capienza, fino a un massimo di 30 sale meeting. Al livello delle Sale Congressuali si sviluppa uno spazio funzionale di 2.500 metri quadrati, il “Concourse”, con numerosi punti di servizio e 15 ascensori di cui 8 panoramici; al livello Mezzanino sono posizionati il business center (uffici), spazi ricettivi, cabine traduzione, sale regia, speakers e aree di ospitalità; al livello Forum 7300 metri quadrati che ricordano una scenografica agorà utilizzabile come area polivalente. Infine l’Auditorium, la nuvola sospesa sopra il Livello Forum: uno spazio tecnologicamente funzionale, contenuto nei circa 14mila metri quadrati di telo in fibra di vetro microforato che ne avvolgono lo scafo in nervature d’acciaio e i 3 foyer. Rivestito internamente da 4.725 pannelli in ciliegio americano ed esternamente da 2.306 pannelli lignei di colore nero, è stato realizzato con complessi sistemi di taglio che garantiscono

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ROMA CONVENTION CENTER LA NUVOLA

una superficie curva continua e un’acustica perfetta anche per eventi musicali e teatrali. Accanto agli spazi congressuali del Roma Convention Center La Nuvola sarà a disposizione dei congressisti un Business hotel – “ Lama” – con 439 stanze, comprensive di suite, SPA e servizi di alto livello.

Un centro congressi da grandi numeri Il Roma Convention Center La Nuvola è un luogo altamente flessibile in grado di ospitare congressi, convegni, presentazioni di prodotto, spettacoli o gala dinner, anche con ambientazioni molto differenti come testimoniano i numerosi eventi già ospitati dalla sua apertura. Dallo show della Ferrari per la presentazione dell’ultima arrivata “La Portofino” ad Audi, Renault, Peugeot e Opel per rimanere in tema auto, alle convention di Eni, Angelini, Groupama Assicurazioni, Bristol Myers Squibb; dall’assemblea generale del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili al concerto della Banda dei Carabinieri; dalla cena di gala di Italian Travel Solutions alla Presentazione dei Palinsesti Rai, dal Christmas Party di Bulgari a “Più Libri Più Liberi”, la Fiera Nazionale della piccola e media

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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editoria. Eventi tra loro molto diversi per tipologia, numero di partecipanti e target, che hanno messo in luce tutte le potenzialità degli spazi e la possibilità di integrare ambienti con funzioni diverse grazie a una regia comune. I buoni numeri del 2017 sono confermati dagli eventi già programmati per il 2018. Dalla fiera Roma Sposa, a gennaio, al 28th SETAC Europe, Congresso europeo della Società di Chimica e Tossicologia ambientale in programma a maggio fino ad arrivare all’’International Bar Association, Congresso Mondiale degli Avvocati di ottobre, solo per citarne alcuni. Numeri ed eventi testimoniano come il Roma Convention Center La Nuvola sia diventato in poco tempo un punto di riferimento assoluto per gli operatori congressuali e gli organizzatori di eventi di tutto il mondo.

CENTRO CONGRESSI

Numero max meeting room: 30 Capienza meeting room principale (pax): 6000 Superficie meeting room principale (mq): 7300 Superficie area espositiva (mq): 16000 Aeroporto più vicino: Leonardo Da Vinci 20 km Indirizzo: Viale Asia Contatti: tel. 0654513710 Fax: 0654513800 info@romaconventiongroup.it www.romaconventiongroup.it Persone di riferimento: Andrea Cianci a.cianci@romaeur.it mobile 3398263532

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LAZIO

Roma – www.romameetingcenter.it

Roma Meeting Center Contatti: Massimo Galimi, Direttore direttore@romascoutcenter.it

Largo dello Scautismo, 1 00162 Roma Tel. 06 44231355 - Fax 06 44771144 info@romameetingcenter.com www.romameetingcenter.it

CENTRO CONGRESSI

e sale del Roma Meeting Center sono situate all’interno di un vecchio convento storico, poco distante dal centro della città. Hanno una capienza massima di 300 persone e sono attrezzate con sistema audio e video all’avanguardia (video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, traduzione simultanea, diretta streaming, ecc) indispensabili a ospitare ogni genere di incontro: di lavoro, congressi, concerti, focus group, work shop, corsi, cene aziendali ed eventi d’ogni genere. Per qualunque tipo di evento il Centro mette a disposizione personale preparato e qualificato, in grado di organizzare e gestire con cordialità il ricevimento e l’ac-

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

coglienza degli ospiti e garantire la perfetta riuscita dell’avvenimento. Il nostro staff con esperienza e creatività è in grado di offrire accoglienze personalizzate: welcome coffee, coffee break, aperitivi, pranzi, cene e quick lunch sono solo alcuni esempi di soluzione. Sono presenti 5 tipologie di sale da 20 a 300 persone. Il wi-fi è free nella struttura. Tutte le sale sono dotate di aria condizionata e riscaldamento. La Cambusa è il ristorante interno che permette di preparare ottimi servizi di ristorazione per i nostri ospiti. Abbiamo un parcheggio interno riservato a 20 vetture. Siamo in prossimità della fermata Metropolitana Bologna e della Stazione Tiburtina.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

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AQUILE RANDAGIE

270

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4,00

2,30x3

300

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200

160

300

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SAN GIORGIO

100

9x11

4,00

2,3x3

100

9x9

4,00

2,3x3

ROSA PARKS GRAN SASSO

8x8

4,00

2,3x3

ROSSA

6x9

4,00

2,3x3

MOWGLI

4x9

4,00

2,3x3

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Holiday Inn Rome_Layout 1 14/12/15lunedì 10:22 Pagina 1

Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici Viale Castello della Magliana, 65 00148 Roma - Italia Tel 06.65581- Fax 06.6557005 E-mail: info@holidayinn-eur.it Web: www.holidayinn.com/rome-parcoi Facebook: www.facebook.com/holidayinnparcodeimedici Meeting & Congressi 06.65581.820 - conference@holidayinn-eur.it ®2013 IHG. Tutti i diritti riservati. La maggior parte degli hotel è di proprietà e a Gestione indipendente.

LAZIO

Roma – www.villamiani.com – www.galleriadelcardinale.com www.relaislejardin.com

Villa Miani, Galleria del Cardinale e Relais Le Jardin Ospitalità ed eccellenza si incontrano a Roma in due location prestigiose, un palazzo storico e una villa urbana, alle quali si aggiunge un servizio di catering e banqueting che interpreta l’identità di ogni ambiente con creatività, stile e passione.

CENTRO CONGRESSI

a prima è uno spazio straordinario all’interno di uno dei palazzi più importanti del cuore di Roma, una residenza storica perfetta per ospitare cene di gala, ricevimenti privati e qualsiasi tipo di evento; la seconda è una splendida villa, dall’eleganza neoclassica, che si adagia sulla collina di Monte Mario circondata da ettari di curatissimo prato inglese e da un parco secolare. La Galleria del Cardinale e Villa Miani sono due raffinate location per eventi, punti di riferimento per il business e la vita mondana nella capitale. Due spazi che fanno parte del panorama di location di Relais Le Jardin, la società di catering e banqueting che porta l’haute cuisine nei luoghi più celebri della capitale aggiungendovi un’organizzazione impeccabile e una qualità dei servizi al top, per dar vita a eventi indimenticabili.

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Villa Miani Una splendida dimora romana, un punto di osservazione privilegiato per godersi lo spettacolo dei tetti di Roma tra cui il celeberrimo cupolone di San Pietro. Villa Miani è un elegante edificio neoclassico, costruito nel 1837, che prende il nome dai Conti che ne furono i proprietari. Un luogo che ha ispirato opere di pittori, celebri poeti e scrittori tra cui Dante, Giosuè Carducci e Gabriele D’Annunzio. Oggi Villa Miani è una location straordinaria per eventi, ricevimenti e convention, grazie agli undici ettari di parco e giardini, attraverso i quali si snoda il viale che conduce alla elegante dimora umbertina, ma soprattutto all’attenta accoglienza e ospitalità, alla cura del dettaglio, alla personalizzazione dell’evento in base alle esigenze degli ospiti. La versatilità degli spazi interni ed esterni consente infatti a Villa Miani di ospitare, nell’arco di tutto l’anno, eventi corporate di vario tipo e livello, da presentazioni e conferenze stampa, da convegni ad attività di team building, da momenti molto istituzionali come le cene di gala e le tavole rotonde per il Semestre Euro-

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peo, alle più disparate occasioni mondane. Inoltre, l’ampio e perfettamente attrezzato spazio cucine della villa rende la proposta gastronomica uno dei plus assoluti della location, grazie all’attività degli chef che interpretano al meglio le richieste di un pubblico internazionale in situazioni diverse, dalle veloci colazioni di lavoro ai rilassati festeggiamenti privati, sempre all’insegna dell’eccellenza della materia prima. Qualità e cura dei dettagli che si ritrovano anche nella manutenzione del complesso, con uno staff qualificato sempre all’opera nei giardini e nei tre piani di ampi saloni, riportati all’antico splendore.

Venezia, e oggi, quello che un tempo era un ambiente privato destinato all’Archivio della famiglia Colonna, è uno spazio funzionale e accessibile che permette di ospitare mostre, congressi, convegni, sfilate di moda o cene di gala. Da momenti esclusi per pochi selezionati a grandi ricevimenti anche per quattrocento invitati, che trovano posto nei cinquecento metri quadrati dello spazio suddiviso in tre grandi sale che si affacciano sul Ninfeo del palaz-

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Galleria del Cardinale Il fascino e l’eleganza delle atmosfere di un palazzo nobile, la versatilità di uno spazio capace di trasformarsi per far fronte a diverse esigenze di organizzatori e clienti: la Galleria del Cardinale accoglie i propri ospiti e li conduce in un viaggio nel tempo e nella storia di Palazzo Colonna, uno dei più prestigiosi di Roma. Costruito a partire dal 1300 e oggetto di numerose trasformazioni fino al 1700, il palazzo è stato abitato da diverse generazioni della blasonata famiglia Colonna, protagonista dell’antica storia della capitale. Alla Galleria si accede da via della Pilotta, a pochi passi da piazza

VILLA MIANI Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 700 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (mq): 700 Aeroporto più vicino: Fiumicino 35 km Indirizzo: Via Trionfale, 151 – 00136 - Roma Contatti: tel. 06 35348440 Fax: 06 35341053 info@villamiani.com www.villamiani.com

PALAZZO COLONNA GALLERIA DEL CARDINALE Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 200 Superficie area espositiva (mq): 200 Aeroporto più vicino: Fiumicino 27 km, Ciampino 16 km Indirizzo: Via della Pilotta, 17/A - 00187- Roma Contatti: tel. 06 665019 - 06 665019225 info@galleriadelcardinale.it www.galleriadelcardinale.it Alessandra Ottaviani - Responsabile Eventi Tel. diretto: +39 335 6164411 info@galleriadelcardinale.it http://www.galleriadelcardinale.it

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zo. Per aggiungere un ulteriore tocco di magia all’evento è possibile usufruire del bellissimo Giardino Monumentale di Palazzo Colonna, uno dei rari esempi di giardino pensile romano ancora oggi accessibile.

Relais Le Jardin Relais Le Jardin è una società fondata nei primi anni Novanta e diviene ben presto uno dei principali player italiani nel settore del catering e banqueting. Tutto nasce da una lunga e consolidata tradizione alberghiera maturata per oltre cinquant’anni nella conduzione dei prestigiosi “Lord Byron” a Roma e “Regency” a Firenze. La collaborazione con importanti palazzi storici romani è cresciuta nel corso degli anni estendendosi alle più importanti location congressuali, ai luoghi eletti di incontro istituzionale, sportivo, fieristico e di business. Ma è anche con i grandi eventi internazionali organizzati, l’Esposizione Universale Aichi 2005 in Giappone, l’Esposizione Internazionale Zaragoza 2008 in Spagna, l’Esposizione Universale Shanghai 2010 in Cina o l’EXPO Milano 2015, che si consolida l’esperienza nella gestione di complessi modelli organizzativi e logistici che coinvolgono contesti ben più ampi. Un confronto privilegiato con molteplici culture che ha arricchito la competenza della società a livello internazionale. Con grande intuito Relais Le Jardin ha sviluppato l’idea del prêt-à-porter per la haute cuisine, che si distingue per l’esclusività dei servizi, la

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cura delle mise en place e l’attenzione ai dettagli. Alla costante collaborazione con importanti palazzi storici romani si aggiunge uno spirito innovativo e propositivo che ha permesso alla società di mettere a punto strategie e modelli per far fronte all’internazionalizzazione come il progetto IT (www.itasteculture.it), l’innovativo hub - centre of activity - che ha aggregato importanti brand e collaborazioni con l’obiettivo comune di rendere disponibili in una visione integrata prodotti, servizi e competenze nel settore del catering, dell’enogastronomia e dell’accoglienza. L’eccellenza di Relais Le Jardin nasce dalla tradizione e dalla cultura della Italian Haute Cuisine e dalla collaborazione con i più importanti chef stellati che portano a risultati di livello assoluto, come testimoniano i riconoscimenti internazionali ottenuti dal brand e ancor di più la fiducia dei clienti autorevoli che si avvalgono costantemente dei servizi della società.

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Lloydâ&#x20AC;&#x2122;s Baia Hotel

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Castello di Arechi

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Complesso Monumentale Donnaregina 324 Le CheminĂŠe Business Hotel Palazzo Caracciolo

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Napoli – www.cbnapoli.it

Convention Bureau Napoli

appresentare e promuovere una città professionale e organizzata, efficiente e competitiva nell’offerta, essere la destinazione preferita per l’organizzazione di eventi Mice nazionali ed internazionali. La mission del Convention Bureau Napoli è chiara fin dalla sua fondazione nel novembre 2015. Le imprese affiliate del settore alberghiero, dei viaggi, dell’organizzazione eventi, catering, allestimenti e trasporti hanno un preciso obiettivo: valorizzare un’offerta congressuale coordinata e integrata della destinazione attraverso il lavoro del CBN come unico interlocutore per meeting planner italiani e stranieri, soddisfacendo le esigenze del qualificato mondo Mice. Durante la fase di avviamento della start-up, la rete d’imprese privata ha promosso Napoli attraverso attività mirate, scardinando il superato status di meta turistica o di passaggio per altre destinazioni della Regione Campania, qualificandola come destinazione Mice professionale e organizzata. Il CBN, iscritto a Convention Bureau Italia, a SITE (Society Incentive Travel Executives) e a MPI (Meeting Professionals International),

si propone anche di eliminare la stagionalità congressuale, consolidando attraverso eventi importanti la presenza di convegnisti in città durante i mesi di bassa stagione. Tra i primi risultati tangibili ottenuti dal CBN: un incremento del 36,5% di richieste rispetto al 2016, un aumento dei soci e dei partner affiliati che ha permesso di creare una rete di operatori della filiera congressuale destinata ad allargarsi per avere sempre maggiore rappresentatività, e Napoli nella top 5 delle destinazioni Mice preferite, come riscontrato dalle statistiche del Convention Bureau Italia. Il CBN nei suoi primi due anni di attività ha inoltre avviato una proficua collaborazione con gli Enti locali, in particolare con la Regione Campania, che attraverso l’EPT Napoli ha gestito i fondi del progetto “Mice in Italia” per la partecipazione a fiere e workshop internazionali, e con l’Assessorato alla Cultura e al Turismo del Comune di Napoli sia per la partecipazione alle fiere Mice sia per l’organizzazione dei tavoli di lavoro degli Stati Generali del Turismo Napoli 2020, di cui CBN è stato l’unico interlocutore in rappresentanza del tavolo Mice.

ENTE

Rendere il capoluogo campano una capitale del turismo congressuale: è questo l’obiettivo del Convention Bureau Napoli, che mira a rilanciare la città partenopea come sede per convegni ed eventi internazionali di prestigio

CONVENTION BUREAU NAPOLI Indirizzo: Palazzina Pegaso, Viale F. R. di Calabria - 80144 Napoli Contatti: tel. 081 78961335 info@cbnapoli.it www.cbnapoli.it

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Salerno – www.comune.salerno.it

Comune di Salerno Salerno è la città che non ti aspetti e che merita di essere scoperta. Tra edifici antichi, nuovissime architetture contemporanee e un ricco calendario di manifestazioni, la città è organizzata per accogliere anche la meeting industry

ENTE

ncastonata tra l’azzurro del mare Tirreno, poco più a sud del leggendario Golfo di Napoli, e le colline retrostanti appartenenti alla catena dei Monti Lattari e del Parco Regionale dei Monti Picentini, Salerno, da poco felicemente raggiunta dall’Alta Velocità che la collega a Milano in sole 5 ore, si presenta come una meraviglia nel paese delle meraviglie. Sì perché la sua posizione la rende anche una privilegiata porta d’accesso alla straordinaria Costiera Amalfitana, un concentrato geografico ricco di luoghi preziosi tutti da scoprire e ammirare. Salerno è la seconda città più grande della regione Campania e fin dalla sua fondazione, che risale all’epoca etrusca, ha saputo catalizzare l’attenzione delle popolazioni che gravitavano intorno alla città. Oggi il suo centro storico di matrice medievale – uno dei meglio conservati in Italia – è un affascinante dedalo di stretti vicoli, viette

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e stradine sulle quali si affacciano maestosi palazzi nobiliari. Su tutto domina la cattedrale della città, intitolata a Santa Maria degli Angeli, una felice sintesi storico-architettonica degli antichi passaggi che si sono avvicendati nei secoli passati, ma oggi Salerno e la sua provincia può vantare anche straordinarie nuove architetture, frutto di interventi di altissima qualità ad opera di famosi architetti internazionali: da Zaha Hadid a David Chipperfield, da Santiago Calatrava all’italianissimo Massimiliano Fuksas.

Salerno per la meeting industry Salerno è una città frizzante e mondana, caratteristiche che la rendono una destinazione perfetta anche per il Mice: una città per le quattro stagioni che, pur risplendendo di una luce speciale sotto il sole estivo, attrae gli eventi tutto l’anno grazie alla sua natura ritrovata di centro vitale. Molti gli aspetti che accontentano gli organizzatori di eventi in cerca di modernità in locali alla moda dove ambientare momenti di lavoro dallo spirito contemporaneo, magari in un bell’edificio che affacci sul caratteristico water front, uno dei simboli di un imponente restyling urbanistico che ha migliorato la fruizione della città. Le atmosfere vivaci completano il volto di una città che non prescinde da un patrimonio culturale e artistico prezioso, tutto a disposizione del

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Mice. La felice posizione di Salerno ha da sempre attirato popolazioni e dominatori, tanto che l’attuale aspetto urbano è il riuscito risultato di diverse importanti stratificazioni storiche e architettoniche, che trovano in alcuni edifici illustri i simboli del passare dei secoli. Un esempio su tutti il Castello di Arechi, risalente all’VIII secolo e simbolo di Salerno. Viene identificato oggi come roccaforte culturale di tutta la provincia e negli ultimi anni ha aperto le sue porte anche agli eventi business, le aziende e gli enti istituzionali infatti possono allestire i loro eventi all’interno di spazi ristrutturati ad hoc. A disposizione degli organizzatori una sala convegni con cento posti (situata nell’antico fortino) e numerosi altri spazi per mostre ed eventi, come la Corte delle Armi e il Salone dei Convivi, o per banchetti en plein air. Il castello ospita anche un interessante museo

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UFFICIO DEL TURISMO DI SALERNO Indirizzo: via Roma – Salerno Contatti: tel. 089 667204 Info Point turistico 089 662951/52 www.lucidartista.comune.salerno.it www.comune.salerno.it

medievale dove è possibile organizzare visite guidate personalizzate. Seguendo il tema museale, Salerno propone diverse sedi come la Pinacoteca Provinciale, ospitata negli ampi e sfarzosi saloni di Palazzo Pinto, il Museo Archeologico e il Museo Diocesano. Non può mancare, in un tour della città, magari in occasione di un classico post congress, una visita al Teatro Giuseppe Verdi, alla vicina Villa Comunale o al Giardino della Minerva. E se queste sono le venue dove si respira la storia, a Salerno non mancano gli hotel a vocazione congressuale. Due esempi: il Grand Hotel Salerno, elegante quattro stelle con 22 sale meeting, la principale in grado di far accomodare fino a seicento delegati, e il Lloyd’s Baia, altro quattro stelle in posizione incantevole a Vietri sul Mare – e i “canonici” contenitori Mice, polo fieristico agroalimentare incluso. Inoltre, nella Marina d’Arechi, il porto-isola in fase di realizzazione che si sviluppa nell’area di levante della città, è prevista l’apertura di un cinque stelle.

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Sorrento – www.comune.sorrento.na.it

Comune di Sorrento Una destinazione di qualità con ottime strutture ricettive, un’efficiente rete di infrastrutture e un territorio tutto da scoprire: la cultura dell’ospitalità e il gusto delle tradizioni fanno di Sorrento una meta perfetta anche per il Mice

ENTE

na strategia studiata e dedicata al segmento incentive che porta a Sorrento ogni anno una moltitudine di congressisti e di partecipanti a eventi di qualsiasi tipo. Da una parte i numeri che fanno la differenza: circa 30mila posti letto, oltre 15mila camere, 300 hotel e altrettante strutture extralberghiere come camping e ostelli. Dall’altra ai numeri si aggiungono la cultura dell’ospitalità, l’eccellenza delle strutture e dei servizi e un nutrito programma di eventi, il tutto immerso in un contesto paesaggistico invidiabile. L’offerta di Sorrento è davvero esaustiva e articolata e in grado di soddisfare le esigenze di una clientela internazionale, ma anche le richieste provenienti dal segmento Mice. Ideale punto di partenza per programmare escursioni verso Capri, Ischia, Pompei, Positano, Amalfi, Ercolano, Napoli e il Vesuvio, località situate a pochi chilometri di distanza, Sorrento mette a disposizione dei propri visitatori il fascino dei tesori naturali, la memoria

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delle tradizioni artigianali, la bellezza indiscussa dal mare all’ambiente circostante. Senza dimenticare il programma di eventi che ogni anno la città organizza, un’agenda fittissima di appuntamenti che scandisce tutte le stagioni, con manifestazioni che rappresentano una valida attività di supporto al momento lavorativo vero e proprio. Rassegne letterarie, teatro, musica, folklore, enogastronomia sono solo alcune delle proposte che possono arricchire l’offerta business. Gli eventi promossi dall’amministrazione comunale hanno permesso, negli anni, di ottenere risultati importanti nel marketing territoriale. A partire da “M’Illumino d’Inverno”, la rassegna invernale che da novembre a marzo anima la città con eventi e percorsi di luce. Cinque mesi di appuntamenti tra musica, spettacolo, arte, mostre, mercatini e sport promossi dal Comune di Sorrento, in collaborazione con il ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo e la Regione Campania. Contemporaneità che incontra la tradizione. Da dicembre a gennaio, invece, la Fondazione Sorrento propone Maestri in mostra, dedicata al presepe napoletano, con numerose opere esposte a Villa Fiorentino. Eventi promossi anche grazie al costante lavoro della Fondazione Sorrento, un ente partecipato dal Comune, e da tutti gli imprenditori sorrentini, con lo scopo di promuovere le espressioni della cultura e dell’arte e di valorizzare il patrimonio ambientale e storico-artistico locale.

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Meeting in Costiera Sorrento è una città con una capacità attrattiva di respiro ampio e internazionale. Negli ultimi anni l’amministrazione ha intensificato molto l’attività di promozione finalizzata oltre alla predisposizione di eventi, anche di convegni e meeting grazie ai quali portare avanti una politica di destagionalizzazione dei flussi. Location e progettualità sono stati due fattori indispensabili per allungare in modo strutturale la stagione, portando turisti e business man anche durante i mesi invernali. La versatilità delle strutture di alto livello, unite a professionalità e creatività, permettono a Sorrento oggi di ospitare ogni genere d’evento: dal congresso internazionale al meeting esclusivo, dalla manifestazione di charme al convegno aziendale. La contemporanea presenza di alberghi più storici e di stile uniti alle più moderne strutture ricettive, che coniugano raffinatezza e comfort per soddisfare le esigenze più diverse, ha consentito di soddisfare le richieste più svariate anche nel mondo incentive. A Sorrento si possono trovare sale meeting ospitate in palazzi storici di grande prestigio o in moderni e flessibili centri congressuali, location

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molto diversificate per capacità degli ambienti, tipologia e caratteristiche dell’evento, occasioni di business che si completano con piacevoli momenti dedicati al relax e alla cultura. Insomma un’ospitalità davvero impeccabile che ha reso celebre Sorrento fin dal diciassettesimo secolo e che la rende oggi una delle destinazioni più gettonate a livello internazionale.

ENTE

CAMPANIA

COMUNE DI SORRENTO Indirizzo: Piazza S. Antonino, 1 80067 - Sorrento (NA) Contatti: tel. 081 533 51 11 Fax 081 877 19 80 protocollo@pec.comune.sorrento.na.it www.comune.sorrento.na.it www.sorrentotourism.com

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San Marco Evangelista (Ce) – www.grandhotelvanvitelli.it

Grand Hotel Vanvitelli Una location di riferimento per gli eventi, i meeting e i congressi internazionali. Il Grand Hotel Vanvitelli, in posizione strategica a Caserta, accoglie la meeting industry in un intreccio di tradizione e innovazione, storia e raffinata eleganza

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HOTEL

un quattro stelle superiore collocato in posizione strategica, proprio nei pressi della Reggia di Caserta. Un must per i convegni dai numeri importanti che qui trovano un centro congressi articolato in 16 sale meeting - e sei business room -, ognuna di esse denominata con il nome di un protagonista della grande storia di Napoli e della Campania. E la storia si intreccia all’arte e al presente, al Grand Hotel Vanvitelli, per eventi dall’atmosfera solenne e regale. Fra i plus dell’hotel spicca l’accessibilità: la location, infatti, si trova a pochi minuti dallo svincolo autostradale della A1, dal polo fieristico “Il Tarì” e a un quarto d’ora dall’aeroporto di Napoli. Ampi spazi, eleganza e servizio contraddistinguono il Grand Hotel Vanvitelli che nasce dal connubio tra fascino storico, dettagli di lusso, comfort moderno e tecnologia all’avanguardia. I congressi medico-scientifici possono contare su una struttura che è un’opera d’arte e con remind alla storia del territorio: non a caso prende il nome del grande architetto che firmò il progetto della Reggia di Caserta. All’insegna di classe ed eccellenza è la capacità ricettiva, ben 240

camere tra classic, superior, suite e junior suite mentre nel contesto della ristorazione aprono i battenti al Mice cinque sale ristorante. L’attenzione alla gastronomia di qualità è il fil rouge delle proposte della location con prodotti tipici del territorio e a chilometro zero – e che trova applicazione in diverse portate preparate da selezionatissimi chef a più stelle. Per conversazioni business tra una sessione di lavoro e l’altra, il Mice può sorseggiare un cocktail in uno degli american bar disseminati nei punti strategici della struttura o rilassarsi camminando nel parco lussureggiante, nel quale sono presenti anche solarium e piscina.

GRAND HOTEL VANVITELLI Numero di camere: 240 Numero max meeting room: 16 Capienza meeting room principale (pax): 500 Superficie meeting room principale (mq): 360 Superficie area espositiva (mq): 1.700 Aeroporto più vicino: Napoli Capodichino (18 km) Indirizzo: viale Carlo III 81100 - San Marco Evangelista (Ce) Contatti: tel. 0823 217111 fax 0823 421330 reservation@grandhotelvanvitelli.it www.grandhotelvanvitelli.it Persone di riferimento: M.Cristina Santaniello cristina.santaniello@grandhotelvanvitelli.it tel. diretto: 0823 217808

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Radiografia di un convegno perfetto

The American style in the hea rt of Naples scegli la calorosa ospitalitĂ napoletana e la garanzia di un brand internazionale per il tuo evento di successo 124 camere e suite Centro congressi modulare con 14 sale Sala plenaria sino a 800 posti Area espositiva di oltre 700mq Catering interno Impianti audio video di ultima generazione Garage privato per 400 auto Posizione strategica a ridosso delle arterie di trasporto

Via Galileo Ferraris, 40 - 80142 Napoli Tel +39.081.3602111 pbx Operator Tel +39.081.3602829 Meetings Fax +39.081.200758 meetings@ramadanaples.com - www.ramadanaples.com

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Castellammare di Stabia (Na) – www.towershotelsorrento.com

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Tra Castellammare di Stabia e Vico Equense, la struttura recupera nel nome le torri di un opificio industriale, rendendole segno distintivo di questo quattro stelle per congressi ed eventi di alto livello. E in linea con le normative di Farmindustria

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HOTEL

l Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast è il perfetto esempio di come, da un opificio industriale, si possa ricavare una struttura d’appeal, funzionale allo sviluppo del territorio e alle accresciute esigenze di una qualificata clientela nazionale e internazionale. Soprattutto, rispettosa del prezioso ecosistema circostante. E l’ubicazione della struttura, nella spettacolarità della penisola Sorrentina, palesa il suo punto di forza nella raggiungibilità: Il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast, infatti, dista solo 5 chilometri dall’uscita dell’autostra-

TOWERS HOTEL STABIAE SORRENTO COAST Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 275 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (40 km) Indirizzo: S.S Sorrentina, 145 km 12.400 80053 – Castellammare di Stabia (Na) Contatti: tel. 081 3946700 fax 081 3946770 info@towershotelsorrento.com www.towershotelsorrento.com Persone di riferimento: Antonino Russo (direttore commerciale) a.russo@sorrentocoasthotel.com tel diretto: 3357022036

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da Napoli-Pompei-Salerno mentre l’aeroporto del capoluogo partenopeo è a nemmeno un’ora di macchina.

Nel segno di Ippocrate La location è un punto di riferimento per i congressi medico-scientifici ad ampio raggio che qui trovano cinque sale - in grado di accogliere complessivamente 370 persone -, provviste di tecnologia all’avanguardia. Fra queste spicca la sala Palizzi, illuminata con luce naturale e con vista sul Golfo di Napoli e sul Vesuvio. Stessa vista spettacolare per la location “Convivio Ricevimenti”, parte integrante dell’hotel: una vera e propria villa sul mare con terrazze panoramiche affacciate sul golfo, un’area esterna di mille metri quadrati e una sala dal design minimal chic e total white per duecento persone, un “salotto sul Golfo di Napoli” da raggiungere anche via mare grazie al molo privato. E gli spazi dispensano sorprese crescenti man mano che ci si addentra nelle raffinate e funzionali architetture del resort. Al Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast tutto è stato studiato per offrire agli ospiti il massimo comfort: dalle suite alle camere standard – 150 in totale, tutte provviste di collegamenti wireless - dalle aree comuni alle sale congressi l’attenzione ai dettagli è al contempo una costante e una garanzia.

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Salerno – www.castelloarechi.it

Castello di Arechi In posizione privilegiata domina il Golfo di Salerno dalla quale riserva uno scenario mozzafiato a tutti i suoi ospiti: il Castello di Arechi, orientato alla personalizzazione di ciascun evento richiesto, unisce storia e cultura ma anche business e professionalità ai massimi livelli

CENTRO CONGRESSI

aestoso, sorprendente, emblema di storia ma anche spazio versatile per realizzare eventi all’insegna dell’eccellenza: il Castello medievale di Arechi, dal nome del Principe longobardo che dominò Salernum, si erge sul Monte Bonadies dal quale in un solo sguardo si abbraccia idealmente l’intera costa salernitana. Simbolo della città di Salerno e punto di riferimento per la proposta culturale del territorio, la roccaforte, oggetto di lavori di riqualificazione e recupero funzionale completati negli ultimi anni, grazie alla ventennale esperienza della Società di Gestione con a capo il manager Marco De Simone, un “event specialist”, si propone oggi come location per manifestazioni, incontri, feste aziendali, eventi, meeting, workshop, convegni e presentazioni stampa. All’interno delle mura, passato l’antico ponte levatoio, la struttura dal grande valore storico e artistico, raggiungibile comodamente anche a mezzo di un moderno ascensore panoramico sul golfo, diventa meta perfetta e preferita per meeting, congressi, conferenze, corsi di forma-

zione, grazie a una sala convegni moderna e funzionale, attrezzata a platea o a ferro di cavallo, in grado di ospitare 100 posti (estendibili a 150) e dotata di Wi-Fi e delle più moderne attrezzature audio e video con ampie e ulteriori possibilità di allestimenti e impiantistica in relazione all’esigenza. Gli arredi modulari e confortevoli permettono di rispondere sempre alle specifiche richieste e soddisfano qualsiasi esigenza organizzativa avvalendosi anche di una sala per l’accoglienza e la segreteria, oltre che di un rinomato servizio banqueting, con cucina in loco, che, attraverso menù della tradizione nel rispetto del territorio, impreziosisce ogni evento. Proprio la qualità dei servizi offerti, tra cui event planner, hostess, hotel convenzionati, parcheggio, oltre ai necessari servizi di comunicazione quali ufficio stampa, traduzioni, allestimenti, pubbliche relazioni, permette di completare una proposta davvero interessante e completa per il segmento business. Il Castello, oltre alla sala convegni preposta, mette a disposizione un ampio spazio espositivo nel quale poter allestire mostre d’arte e di fotografia e altri ambienti accoglienti, grazie ai quali sviluppare una proposta per il Mice personalizzabile. Infine, per piacevoli momenti di relax, un comodo punto ristoro permette di gustare i sapori della tradizione culinaria locale, arricchita con prodotti tipici di alta qualità.

CASTELLO DI ARECHI CASTELLO MEDIEVALE DI SALERNO Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 50/150 Superficie meeting room principale (mq): 100 Superficie area espositiva (mq): 60 Aeroporto più vicino: Salerno Costa d’Amalfi – Via Olmo, 84092 Bellizzi (Sa) Indirizzo: Località Croce di Salerno / Castello Medievale di Salerno snc - 84125 Salerno Contatti: tel. 089 2964015 - 3473220528 fax 089 2964016 info@castelloarechi.it www.castelloarechi.it Persone di riferimento: Marco De Simone (amministratore unico - event planner & manager) eventi@castelloarechi.it tel. diretto: 3473220528

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CAMPANIA

Napoli – www.museodiocesanonapoli.it

Complesso Monumentale Donnaregina Contatti: Carmen de Rosa, Referente cderosa@museodiocesanonapoli.it Elio de Rosa, Direttore edr@museodiocesanonapoli.it

Largo Donnaregina 80138 Napoli Tel. 081 5571365 info@museodiocesanonapoli.it www.museodiocesanonapoli.it

CENTRO CONGRESSI

Apertura: tutto l’anno

l Centro Congressuale Donnaregina fa parte del Complesso Monumentale Donnaregina, sede di esclusiva preziosità che racchiude autorevoli testimonianze artistiche, in particolare medioevali e barocche. Oltre 3500 mq includono 9 sale di diverse dimensioni, predisposte per tutti i servizi audio e video, rappresentano la soluzione ideale per esposizioni, convention, meeting e congressi di alto profilo. Un ampio palco incastonato in una cornice barocca offre agli ospiti concerti e spettacoli in esclusiva. Fiore all’occhiello all’interno del Complesso Monumentale è il Museo Diocesano di Napoli che espone stabilmente oltre 400 opere di famosi e autorevoli artisti. Ogni anno il museo ospita mostre temporanee di grande valore storico-artistico e facilmente i congressisti possono trovarsi davanti a un quadro di Leonardo da Vinci o a una scultura di Michelangelo così come è

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

accaduto durante l’evento del G7 dei Presidenti delle Camere Basse. La versatilità delle sale e l’ampia capacità di ospitare un ampio numero di persone, consentono la pianificazione di cene di gala, cocktail, buffet, degustazioni e coffee break. Lo staff interno è in grado di supportare tutte le esigenze logistiche, organizzative, progettuali ed eventualmente allestitive. Un team specializzato è sempre a disposizione dei congressisti per accompagnarli attraverso visite guidate in un affascinante viaggio storico artistico. Il connubio tra arte e meeting ha fatto assumere al Centro un ruolo di riferimento per il congressuale a Napoli. Da non sottovalutare è la posizione geografica privilegiata, l’accessibilità raggiunta dalla costante crescita della vicinissima metropolitana dell’arte, la vicinanza al Duomo di Napoli e ad altri sei importanti musei (via Duomo, la Via dei Musei).

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

NAVATA BAROCCA

500

400

SÌ

400

NAVATA GOTICA

400

300

SÌ

250

SOLIMENA

130

200

150

SALA DEL CORO GOTICO

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180

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DELLE COLONNE SALA CHIERICI

SALA SACRESTIA

DEL COMUNICHINO

SALA DEL CHIOSTRO

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324 Scheda Museo Diocesano Napoli.indd 324

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Location Eventi a Napoli

Tutto il divertimento di fare bene Ă¨ nelle nostre mani Via della Stadera, 91 - 80143 Napoli Tel. 081 5846651 - Fax 081 5844681 info@lecheminee.com commerciale@lecheminee.com www.lecheminee.it

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CAMPANIA

Napoli – www.palazzocaracciolo.com

Palazzo Caracciolo La storia antica di Napoli e la tecnologia moderna si fondono a Palazzo Caracciolo per dar vita a una location di rara eleganza, che per il 2018 annuncia l’inaugurazione di una nuova sala da 180 posti

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stagione. Infine, non si possono non citare i due ristoranti di Palazzo Caracciolo, il più informale La Cucina e il raffinato Nel Chiostro, ai quali si aggiunge il vivace bar: cornici perfette per i momenti conviviali del Mice.

CENTRO CONGRESSI

on i suoi ottocento anni di storia, Palazzo Caracciolo è tra le gemme più splendenti del centro storico di Napoli, protetto dall’Unesco proprio per la sua ricchezza di palazzi aristocratici, dimore nobiliari ed edifici dalle preziose architetture. Dal Duecento a oggi la location – e il quartiere storico nel quale è incastonata, che tra l’altro è stato oggetto di un recente rinnovamento dell’arredo urbano, che ha visto anche la piantumazione di diversi alberi – è stata abitata da famiglie nobili e teste coronate (uno su tutti: il Re di Napoli Gioacchino Murat) e ha mutato dettagli e particolari fino all’aspetto attuale; nello specifico, è stata l’attenta ristrutturazione ultimata nel 2009 a ridare a Palazzo Caracciolo il lustro delle origini, che si può notare fin dalla soglia, con l’imponente portone a dare il benvenuto agli ospiti. Con questo spirito di continuo rinnovamento il palazzo presenta anche oggi notevoli novità, soprattutto per la meeting industry. Nel 2018 verrà infatti inaugurata una nuova sala meeting con 180 posti, che andrà a completare la già variegata offerta Mice. Sono infatti otto le sale che attualmente compongono il centro congressi, tutte modulari e con una capacità massima di cento persone, perfette per riunioni e convegni. Tutte le sale sono dotate delle più moderne tecnologie – dalla connessione wi-fi ai ledwall – per la buona riuscita di ogni incontro di lavoro e, per eventi a effetto o per i momenti conviviali, sono a disposizione anche i preziosi spazi del chiostro cinquecentesco, con una capienza di 350 persone a platea. Le novità riguardano anche le camere dell’hotel, brandizzate dall’esclusivo MGallery by Sofitel e diventate di recente 146, tutte emblema dell’identità storica, solenne e imponente del palazzo, in perfetta armonia con le più moderne esigenze di ospitalità. Stessa ispirazione per il nuovo wellness & fitness centre, che propone tra l’altro un solarium con vasca jacuzzi da otto posti, perfetto per un po’ di relax nella bella

PALAZZO CARACCIOLO MGALLERY BY SOFITEL Numero max meeting room: 8 Dimensioni meeting room principale (pax): 350 Superficie meeting room principale (mq): 375 Superficie area espositiva (se presente): 300 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (4 km) Indirizzo: via Carbonara, 111/112 - 80139 Napoli Contatti: tel. 081 0160560 – 081 0160705 h5565-sl@accor.com www.palazzocaracciolo.com Persone di riferimento: Marco Zuppetta (responsabile commerciale) h5565-sl@accor.com

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PUGLIA

Convention Bureau Bari

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Hotel Majesty

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UNA Hotel Regina

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CDSHotels - Grand Hotel Riviera (Santa Maria al Bagno) e Basiliani Resort & Spa (Otranto)

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Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci

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Casale del Murgese

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Hotel Monte Sarago

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Grand Hotel La Chiusa di Chietri

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Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel

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Grand Hotel Masseria Santa Lucia 334-335 Hotel Covo dei Saraceni

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The Nicolaus Hotel Vivosa Apulia Resort

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BASILICATA

MH Matera Hotel

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PUGLIA

Puglia - www.cdshotels.it

CDSHotels Grand Hotel Riviera e Basiliani Resort & Spa Due alberghi sotto l’egida CDSHotels aperti tutto l’anno per congressi ed eventi di classe: il Grand Hotel Riviera e il Basiliani Resort & Spa. Un’alchimia di tecnologia, spazi, comfort e facility e con staff dedicati e attenti ai minimi dettagli

HOTEL

ono due strutture con caratteristiche proprie e con numerosi punti in comune. L’appartenenza a CDSHotels, innanzitutto, garanzia di un pluridecennale impegno nel settore dell’ospitalità e con altre strutture dalle personalità diversificate: Riva Marina Resort, Pietrablu Resort & Spa e Costa del Salento Village e Relais Masseria Le Cesine. Il brand alberghiero, che si delinea sede eletta di congressi medico-scientifici, apre i battenti del Grand Hotel Riviera e del Basiliani Resort & Spa in ogni stagione, consentendo una continuità agli eventi tutto l’anno e in una delle destinazioni più spettacolari della Puglia: il Salento.

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Seducente Basiliani Resort & Spa I delegati e gli ospiti dei congressi medico-scientifici al Basiliani trovano un’atmosfera rilassante, tecnologia all’avanguardia, efficienza e personalizzazione. Anche una full immersion nel Salento del quale l’albergo ripropone la tipica architettura locale: ampi pergolati, terrazze esterne, sentieri e vialetti all’aperto incastonati nella pietra. Aperta tutto l’anno, la location dispone di 128 fra camere e suite ed è ideale per abbinare il business al relax grazie anche all’adiacente centro wellness, “Il Melograno”, il più grande del Salento. Agli incontri il Basiliani dedica un centro congressi provvisto di tecnologia all’avanguardia e con 5 sale meeting, 3 delle quali modulabili con pareti a tutt’altezza, la cornice ideale per qualsiasi tipologia di evento. Un contesto di classe e in posizione strategica che consente al Mice anche intriganti post congress nelle bellezze della destinazione. Vicini alla struttura, infatti, vi sono la cava di Bauxite, a soli ottocento metri il centro storico di Otranto - con il suo castello e la cattedrale medievale -, Lecce - con i suoi ricami barocchi – e le lunghe spiagge bianche degli Alimini. E poi ancora mini crociere in catamarano con aperitivi a bordo, snorkeling e il faro Punta Palascia, noto come il punto più orientale d’Italia. Dedicate al Belpaese così come alla Puglia - senza tralasciare ricette internazionali e persino vegane - sono le specialità che la meeting industry può apprezzare nel

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E poi ecco il Grand Hotel Riviera, con un panorama mozzafiato sul golfo di Gallipoli, una location nella quale tutto è possibile, complici l’atmosfera e la perfetta concertazione degli eventi a opera di un esperto team dedicato. Al Grand Hotel Riviera la meeting industry trova un’atmosfera di alto livello in una quinta d’eccezione, tutta da ammirare dalle tre terrazze vista mare, di cui una di circa cinquecento metri quadrati, le altre due ubicate tra la pineta e le piscine, location ideali per serate di gala. I congressi medici al Grand Hotel Riviera possono contare su sale provviste di tecnologia all’avanguardia: sono due - sala Nereide e sala Calypso - e in grado di ospitare da 30 a 180 persone. Un contesto di grande eleganza riproposta anche nell’accomodation; l’hotel dispone infatti di 98 camere - Comfort, Family Room e Superior - tutte ampie e luminose, molte con spettacolare vista mare. Fra le Comfort, le Family Room e le Superior sei camere sono attrezzate per diversamente abili con doppio bagno. Fiore all’occhiello del Grand Hotel Riviera è la Panoramic, camera arredata con mobili di design, finiture di pregio, vasca in camera e terrazza affacciata sul Mar Ionio. Dal prestigio e dal comfort dell’ac-

GRAND HOTEL RIVIERA

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I must del Grand Hotel Riviera

comodation si passa alle specialità proposte dal Cloe Restaurant - con un’ampia terrazza prospiciente le onde del mare – e nella sala Nereide. Il trionfo del gusto in grado di soddisfare i gourmet della meeting industry con prelibatezze mediterranee accostate a etichette di pregio. Una location per congressi di impatto, il Grand Hotel Riviera, nella quale business e leisure si intrecciano così come tecnologia e atmosfera, percorsi del gusto e dello sport e post congress. E se si desidera abbinare ai congressi il relax, il Grand Hotel Riviera consente, durante la bella stagione, di rilassarsi a bordo piscina o sulla spiaggia privata di rocce, attrezzata con pedane in legno, ombrelloni, lettini e comode scalette per fare il bagno.

Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 250 Aeroporto più vicino: Aeroporto del Salento - Brindisi Indirizzo: via Emanuele Filiberto, 172/174 73048 - Santa Maria al Bagno (Le)

BASILIANI RESORT & SPA Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 400 Aeroporto più vicino: Aeroporto del Salento, Brindisi Indirizzo: via Renis, snc 73028 - Otranto (Le) tel. 0832 351321

★★★★

raffinato ristorante della struttura, “Gli Ulivi”, con ampia sala interna climatizzata e una terrazza esterna, prospiciente la piscina.

HOTEL

PUGLIA

Contatti: tel. 0832 351321 fax +39 0832 228794 eventi@cdshotels.it www.cdshotels.it Persone di riferimento: Valentina De Nuzzo (Mice Manager) v.denuzzo@cdshotels.it tel. diretto 0832 351321

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PUGLIA

Savelletri (Br) - www.casaledelmurgese.net

Casale del Murgese, Savelletri Resort In una location privilegiata a pochi km dal mare, un’esperienza unica per vivere e organizzare un evento incentive senza dimenticarne la praticità. 33 camere e 4 differenti spazi completano l’offerta per gli eventi

★★★★ S

HOTEL

ituato nel cuore della Puglia, in una delle antiche masserie a Savelletri, Casale del Murgese oggi è un elegante resort situato in un punto strategico per raggiungere in pochi minuti le più belle località della regione. Gli spazi per gli eventi sono variegati: da una parte una grande sala di circa 280 metri quadrati con le classiche volte in tufo pugliese che può contenere fino a 180 sedie a platea. Adiacente, una pertinenza in legno bianco minimal completamente illuminata da ampie finestre, con 80 posti utilizzabili a platea. Sale eventualmente disponibili anche in un’unica grande soluzione o a ingressi separati. Nel corpo centrale del Casale, proprio accan-

CASALE DEL MURGESE Numero di camere: 33 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 260 Superficie meeting room principale (mq): 280 Aeroporto più vicino: Bari Indirizzo: C.da Sarzano s.n.c., 72015 Savelletri di Fasano (Br) Contatti: tel. 080 44.22.421 fax 080 44.22.653 info@casaledelmurgese.it www.casaledelmurgese.net Persone di riferimento: Ottavio Cosimo Antico, Giuseppe Abbracciavento

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to alla reception, altre due sale più piccole, da 40 posti ciascuna, sono separate perfettamente da un bar. Una grande disponibilità di parcheggi interni, sia per auto sia per mezzi più ampi, la cucina interna di qualità e ben 6 ettari di verde completano l’offerta dedicata alla clientela Mice. Il Casale del Murgese dispone, poi, di due ampie suite ubicate nella masseria centrale e dotate di tutti i confort, e altre 31 camere vista mare o vista monti. Tutte di recente costruzione, dispongono di ogni comfort per rendere il soggiorno unico e piacevole. 525 metri quadrati di piscina panoramica garantiscono una permanenza di grande qualità nella struttura grazie alla spettacolarità delle atmosfere suggestive che la Puglia e la natura regalano ogni giorno. L’area piscina è dotata di bar e tavoli per i servizi di ristorazione all’aperto. Vivere la natura, essere circondati dal verde, respirare aria pugliese è un’esperienza fantastica che garantisce il benessere e il relax in un soggiorno rigenerante. Casale del Murgese è situato nell’agro di Savelletri a pochissimi km dal centro cittadino raggiungibile in macchina o in bici. Casale del Murgese Resort dispone di un bar centrale e di un bar piscina per garantire ai clienti un rilassante soggiorno. Le sale ristorante sono due, ubicate nel complesso masseria e in stile caratteristico pugliese, tutto da scoprire e gustare.

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PUGLIA

Alberobello (Ba) – www.lachiusadichietri.it

Grand Hotel La Chiusa di Chietri I meravigliosi trulli di Alberobello sono la cornice di una struttura unica, che mette a disposizione della meeting industry 16 sale attrezzate e dalla capienza importante. E per il post congress propone numerose attività alla scoperta del territorio e delle sue tradizioni

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terra dei Trulli. Infine, per post congrerss alla scoperta dl territorio e delle sue tradizioni, il Grand Hotel La Chiusa di Chietri organizza visite guidate ad Alberobello e alle meravigliose Grotte di Castellana, tour in e-bike, degustazioni di vini, lezioni di cucina e show cooking. GRAND HOTEL LA CHIUSA DI CHIETRI Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 16 Capienza meeting room principale (pax): 1000 Superficie meeting room principale (mq): 819 Aeroporto più vicino: Bari (55 km) Indirizzo: SS 172 dei Trulli km 29,800 – 70011 Alberobello (Ba) Contatti: tel. 0804325481 fax 0804323558 info@lachiusadichietri.it www.lachiusadichietri.it Persone di riferimento: Domenico Pugliese (responsabile Congressi e Meeting) congressi@lachiusadichietri.it te.l diretto: 0804325481

HOTEL

e i trulli di Alberobello sono famosissimi in tutto il mondo, non tutti sanno però che è possible anche soggiornare al loro interno: il Grand Hotel La Chiusa di Chietri, infatti, offre al Mice 12 trulli arredati secondo l’antica tradizione autoctona e, per chi preferisce soluzioni di accommodation più classiche, sono a disposizione anche 130 camere dotate di ogni comfort e raffinatezza, e otto eleganti suite. Per un totale di 150 unità abitative. E a proposito di numeri, di rilievo anche quelli per la meeting industry: il centro congressi del Grand Hotel La Chiusa di Chietri – uno dei più grandi del sud-est barese – vanta ben 16 sale convegni moderne, versatili e modulari, adatte a ospitare diverse tipologie di eventi, dal congresso medico-farmaceutico ai corsi di formazione, dalle convention ai seminari, per una capienza massima di mille delegati. Uno staff professionale dedicato e innumerevoli dotazione tecnologiche di ultima generazione garantiscono il giusto supporto in ogni momento e il meritato successo a ogni evento. Per i momenti conviviali, il raffinato ristorante Nobis propone tutte le prelibatezze culinarie della Valle d’Itria in un indimenticabile percorso di sapori, nel rispetto della migliore tradizione mediterranea, mentre per i momenti di relax a fine lavori, il centro benessere Aura Sylva Spa è un contenitore di emozioni di ottocento metri quadrati nel quale è stato ricreato un percorso romano, anch’esso contestualizzato nella splendida

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Marina di Ostuni (Br) - www.centrocongressisantalucia.it

Grand Hotel Masseria Santa Lucia

Eleganza e praticità Per facilitare la logistica nell’ambito di eventi e congressi, il Grand Hotel Masseria Santa Lucia mette a disposizione della meeting industry una navetta per trasferimenti dall’aeroporto – Brindisi è ad appena 25 chilometri – e dalla stazione ferroviaria e confeziona su misura pro-

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grammi post congress con itinerari che portano alla scoperta del territorio. Al successo degli eventi in questa location, infine, contribuiscono anche le prelibatezze del suo ristorante, «nel quale gustare le specialità regionali della tradizione, realizzate con genuine materie prime e a chilometro zero», spiega il general manager della struttura Bartolo D’Amico, dal 2016 eletto vicepresidente vicario dell’Associazione nazionale direttori d’albergo. GRAND HOTEL MASSERIA SANTA LUCIA Numero max meeting room: 12 Dimensioni meeting room principale: 60x20x5h Superficie meeting room principale (mq): 1.200 Superficie area espositiva: 600 mq Numero di camere: 130 Aeroporto più vicino: Brindisi km 25 Indirizzo: s.s. 379 costa merlata 72017 ostuni (BR) Contatti: tel. +39 0831356111 Fax +39 0831304090 info@centrocongressisantalucia.it www.centrocongressisantalucia.it Persone di riferimento: Bartolo D’Amico G.M. 3358147235 direzione@masseriasantalucia.it

★★★★

l Mice che entra nel Grand Hotel Masseria Santa Lucia trova un luogo di raro fascino nel quale il passato è intrecciato con il presente: accanto al nucleo più antico della struttura, infatti, si dipanano gli edifici moderni, ovvero le nuove ali che accolgono le 132 camere, la cui architettura replica in modo discreto le forme della struttura originaria con una particolare attenzione alla scenografia, che approfitta di un suggestivo fronte mare. E dalla suggestione dell’accommodation si arriva all’eccellenza degli spazi per eventi, all’insegna di funzionalità e contemporaneità: il centro congressi della struttura vanta una capacità di 1.200 persone ed è corredato dalla più moderna tecnologia, compresi wi-fi in tutti gli ambienti, impianto di amplificazione, possibilità di pareti mobili, servizio di segreteria, tecnici per luci, suoni e proiezioni, aree espositive all’interno e all’esterno. Sono infatti a disposizione degli eventi anche spazi outdoor, approntabili a seconda delle esigenze, mentre è imminente la copertura di una terrazza di circa cinquecento metri quadrati, che va quindi ad aggiungersi alle sale già presenti e che sarà perfetta per coffee break e momenti conviviali tra una sessione di lavoro e l’altra.

HOTEL

Salento e natura, tradizione e innovazione ma, soprattutto, servizi personalizzati anche per i congressi medici e spazi in linea con le normative del settore. La location di Marina di Ostuni è la scelta perfetta per il Mice più esigente

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...dove il Business incontra il mare! Via Conversano, 1/A - Polignano a Mare (Ba) www.covodeisaraceni.com

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Polignano a Mare (Ba) - www.covodeisaraceni.com

Hotel Covo dei Saraceni La struttura a Polignano a Mare si distingue nel panorama Mice per la sua conformità ai codici deontologici previsti per gli eventi del settore medico e per gli accorgimenti strutturali per chi ha difficoltà motorie negli spazi comuni e nelle camere

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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Numero di camere: 47 Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 250 Aeroporto più vicino: Bari Indirizzo: via Conversano, 1/A - 70044 Polignano a Mare (Ba) Contatti: tel. 080 4241177 - 080 4241991 fax 080 4247010 info@covodeisaraceni.com www.covodeisaraceni.com Persone di riferimento: Gabriella Laruccia (general manager) direzione@covodeisaraceni.com

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COVO DEI SARACENI

★★★★ S

uno scenario paesaggistico straordinario quello che caratterizza l’Hotel Covo dei Saraceni, struttura dinamica e attenta a ogni dettaglio nell’accoglienza, che si affaccia sul mare blu cobalto di Polignano a Mare. La location si trova nel centro della cittadina e si caratterizza per la sua architettura tipicamente mediterranea: offre ai propri clienti ambienti e servizi di alto livello per soggiorni turistici e soprattutto per il settore dei congressi medici, non solo per i suoi spazi attrezzati ma anche per il suo essere in linea con i codici deontologici di Farmindustria e Assobiomedica. La struttura pugliese, perfettamente attrezzata anche per disabili, è ideale per ospitare eventi e meeting grazie alla sua posizione unica, a pochi chilometri dalle mete più conosciute del territorio, come i trulli di Alberobello, le grotte di Castellana o lo splendido barocco di Lecce. Sono tre le sue eleganti sale meeting, equipaggiate con le tecnologie più moderne e con una capienza complessiva di trecento posti, per congressi, meeting o eventi. La struttura offre anche un centro benessere, che nasce dal desiderio di dare agli ospiti un luogo esclusivo, rigenerante, dedicato unicamente alla serenità sensoriale, dove sono racchiuse competenze tecniche, estetiche e cosmetiche avanzate, per rituali, trattamenti benessere e percorsi personalizzati. La buona cucina tipica del territorio pugliese si può gustare nel prestigioso ristorante a picco sul mare, ideale per buffet, colazioni e cene di lavoro di alto livello. Grande plus, la terrazza panoramica, suggestiva ambientazione per eventi o momenti di relax nell’ambito di un congresso. Eleganza e armonia regnano anche nelle 47 camere, finemente arredate in stile tipico mediterraneo e dotate di ogni comfort.

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Bari – www.hotelmajesty.it

Hotel Majesty Contatti: Micaela Colella Responsabile eventi eventi@hotelmajesty.it

★★★★ Via G.Gentile, 97 B 70126 Bari Tel. 080 5491099 - Fax 080 5492397 albergo@hotelmajesty.it www.hotelmajesty.it

HOTEL

L’

Hotel Majesty è la sede ideale per realizzare conferenze, meeting di lavoro, corsi di formazione e incentive. Il Centro Congressi dispone di sale modulabili e polivalenti, sobrie ed eleganti, che possono ospitare da 10 fino a 500 presenze in seduta plenaria. Le sale congressi, ampie e luminose, sono dotate delle più moderne attrezzature tecnologiche e di un ottimo servizio di assistenza per garantire sempre massima efficienza e spe-

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

Altezza metri

Apertura: tutto l’anno

cificità del servizio. Nel ristorante Amulet, affacciato sul giardino circostante, gustose specialità pugliesi e cucina internazionale si affiancano in raffinate colazioni di lavoro, banchetti e cocktail parties. La nostra struttura è ubicata in posizione strategica nei pressi della Tangenziale di Bari, nodo ideale per raggiungere i più importanti poli commerciali e i collegamenti con l’aeroporto di Bari-Palese e l’autostrada.

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

TALISMANO +AQUILEGIA

500

29x17

3,00

1,30x2,10

500

300

500

150

AQUILEGIA

250

12,90x17

3,00

1,30x2,10

320

200

300

120

GINESTRA+FIORDALISO

250

12,5x21

2,75

1,30x2,10

320

200

300

120

FIORDALISO

125

12,5x10,5

2,75

1,30x2,10

120

100

GINESTRA

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12,5x10,5

2,75

1,30x2,10

120

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CAMELIA

12x8

2,75

1,30x2,10

FILADELFIA

12,5x8

2,75

1,30x2,10

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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PUGLIA

Bari - www.unahotelreginabari.it

UNA Hotel Regina Con la nuova gestione, insediatasi nel giugno 2017, nuova linfa vitale viene dedicata agli eventi congressuali, senza rinunciare al gusto della tradizione pugliese doc e mantenendo i più alti e moderni standard di servizio

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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Per la parte ludica la struttura propone una spa di 500 metri quadri, con un’area umida tutta realizzata in pietra e parzialmente sviluppata all’interno di tre tradizionali trulli. E per le attività post-congress, il territorio offre un ampio ventaglio di scelte: dalle spettacolari vedute di Polignano a Mare, con le sue scogliere a picco sull’Adriatico; a un salto nella storia della Valle d’Itria e dei suoi celeberrimi trulli, senza dimenticare la scoperta del sottosuolo, offerta dalla Grotte di Castellana. UNA HOTEL REGINA Brand di appartenenza: UNA Hotels & Resorts Numero di camere: 100 Numero max meeting room: 12 Capienza meeting room principale (pax): 1400 Superficie meeting room principale (mq): 700 Superficie area espositiva (mq): 700 Aeroporto più vicino: Bari (31 km) Indirizzo: S.P. 57, Torre a Mare/Noicattaro 70016 - Bari Contatti: tel. 080 5430907 fax 080 5431662 una.regina@unahotels.it www.unahotelreginabari.it Persone di riferimento: Rita Mastrolonardo (congress manager) r.mastrolonardo@unahotels.it

HOTEL

NA Hotel Regina cambia pelle con l’arrivo della nuova proprietà, e rinnova i suoi sforzi verso una struttura ad altissima vocazione congressuale alle porte di Bari. E dal connubio tra territorio e spirito contemporaneo nasce l’essenza che tratteggia al meglio lo spirito dell’UNA Hotel Regina; una location che non rinuncia alle tradizioni, concretizzandole in una struttura realizzata riprendendo le caratteristiche architetture dei borghi pugliesi, immerse in un concept innovativo che mette a disposizione degli organizzatori congressuali moderne facility e servizi curati nei dettagli. Il cuore pulsante è un centro congressì composto da ben 12 sale meeting, modulabili da cinque fino a ben settecento posti a sedere. Tutte sale dotate di ingresso indipendente, controllo autonomo del suono e dell’illuminazione, aria condizionata, schermo, videoproiettore, set completo di cancelleria e connessione internet ad alta velocità e alcune possono anche contare su un’illuminazione naturale. In contemporanea comodi foyer permettono un’organizzazione di rinfreschi e coffee break, oltre a ospitare tutti i servizi di accoglienza e segreteria. E con il bel tempo le attività outdoor trovano ampio sfogo negli spazi comuni, in cui possono svolgersi eventi di team building, ma anche cocktail ed esposizioni. Uno staff di professionisti esperti operatori del settore eventi è a completa disposizione per trovare le soluzioni migliori a ogni singola esigenza, fornendo il supporto necessario in ogni fase dell’organizzazione. Completano l’offerta dell’hotel un ampio parcheggio interno gratuito che può ospitare fino a 150 autovetture e 4 ampi spazi di sosta per almeno 4 bus.

★★★★

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PUGLIA

Bari - www.villaromanazzi.com

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci Leader nell’eccellenza congressuale pugliese e insignita del prestigioso Ima 2017, Villa Romanazzi Carducci è la location ideale per retreat e convegni all’insegna della quiete. Il rigoglioso parco e il centro congressi disposto su 1500 metri quadrati assicurano la perfetta concentrazione

★★★★

HOTEL

toria e tecnologia si fondono all’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci, un’elegante residenza nobiliare di fine Ottocento incastonata in 35mila metri quadrati di parco con ampio parcheggio interno. E proprio il fascino di questo mix, unito a un restyling che dal 2012 al 2017 ha rivisitato il design della struttura con una nuova scenografia di spazi d’epoca impreziositi da inediti corpi illuminanti, ha valso a Villa Romanazzi il prestigioso Ima

MERCURE VILLA ROMANAZZI CARDUCCI Brand di appartenenza: Mercure Numero di camere: 127 Numero max meeting room: 20 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 330 Superficie area espositiva (mq): 1200 Aeroporto più vicino: Bari-Palese (12 km) Indirizzo: via Capruzzi, 326 - 70124, Bari Contatti: tel. 080 5427400 fax 080 5560297 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com Persone di riferimento: Claudia Nardone (meeting coordinator), Carmen Fiocchi (meeting coordinator) mice@villaromanazzi.com tel. diretto: 080 9184712 oppure 080 9184721

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340 GCMS Puglia SX Villa Romanazzi.indd 340

2017, nella categoria “Miglior hotel business nel Sud Italia e isole”. E a proposito di Mice, anche le venti sale della struttura sono all’insegna del magico connubio tra antico e contemporaneo, con soluzioni sorprendenti e inaspettate; infatti la preziosa Villa Rachele, restaurata nel 2015, ospita dieci sale riunioni – tutte dotate di luce naturale – per una capacità massima fino a cento persone mentre altre otto sono situate nel Giulia Conference Centre all’interno dell’hotel – ristrutturato nel 2013 –, un moderno centro congressi con spazi a composizione modulare e con capacità massima fino a 250 persone. Ed ecco, a sorpresa, le due sale principali, entrambe indipendenti, immerse nel verde del parco e dotate di luce naturale: la splendida sala Scuderia, con capacità massima fino a duecento persone, e l’elegante sala Europa, ricavata dallo storico granaio della nobile famiglia Romanazzi Carducci, caratterizzata dall’alto soffitto sorretto da travi di legno a capriata e dal pavimento in antica pietra locale, e in grado di ospitare fino a 450 persone. A supporto di questa affascinante location, vi è un lungo menu di servizi e di attrezzature, redatto da un team di professionisti – lo staff dell’ufficio congressi –, il cui impegno garantisce la perfetta riuscita di ogni evento, dall’apertura ai saluti finali tra i partecipanti. Per i momenti conviviali, infine, il Ristorante Carducci, guidato dall’executive chef Felice La Forgia, della Nazionale Italiana Cuochi, propone una cucina sfiziosa legata al territorio – nelle stagioni più calde si cena anche in terrazza o a bordo piscina –, mentre per i post congress, il centro di Bari è a una manciata di minuti ma la posizione baricentrica della struttura rispetto alle principali arterie viarie la rende perfetta per scoprire le bellezze dell’intera regione.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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PUGLIA

Bari - www.villaromanazzi.com

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci CAMERE: 127

■ In città Autostrade A14 Casello di Bari sud Stazione di Bari Centrale Aeroporto di Bari

a Km. 8 a Km. 1 a Km. 12

■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città

★★★★ Via G. Capruzzi, 326 70124 Bari Tel. 080 5427400 - Fax 080 5560297 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com Contatti: Claudia Nardone, Carmen Fiocchi Mice Coordinator mice@villaromanazzi.com Apertura: tutto l’anno

Nome sala

Area mq

Dimensioni metri

DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 127 ■ Singole 19 ■ Doppie 98 ■ Junior Suite 4 ■ Suite 2 ■ Altre tipologie: 4 camere dependance all’interno del parco Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata

DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 20 Sala principale: 450 posti Dimensioni sala principale mt: 13x27 Altezza sala principale mt: 6,70 Aree espositive mq: 1200

Ristorante: Carducci - Posti totali: n° 70 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 15 ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza

Parcheggio: ■ Coperto per 50 auto ■ Esterno per 270 auto ❏ Garage convenzionato

Altezza metri

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

HOTEL

SALA PRINCIPALE: 450

■ Bar

Luce naturale

Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

EUROPA

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13x27

6,70

2,35

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100

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270

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A+A1+B+B1+C+C1

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2,74

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300

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B+B1+C+C1

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12,85x21,00

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2,11

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B+B1+C+C1+FOYER

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12,85x26

2,74

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170

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B+B1+FOYER A

220

28,12x7,82

2,74

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200

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SCUDERIA

220

14x17,1

3,80

2,08

200

250

180

200

B+B1

153

19,6x7,82

2,74

2,11

150

120

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C+C1

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23,4x5,03

2,74

2,11

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FEDERICO II

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6,00

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3,37

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GMC0972_MonteSarago_Layout 1 28/12/16mercoledĂŹ 12:05 Pagina 1

PUGLIA

Ostuni (Br) - www.hotelmontesarago.it

Hotel Monte Sarago e junior suite, tutte caratterizzate da uno stile sobrio ed elegante e da una straordinaria generosità di spazi e di luce. Per i top guest è a disposizione la suite White Ostuni, ottanta metri quadrati con vista mozzafiato, nei quali trova posto anche un bagno-spa con vasca idromassaggio con massaggio pulsato, ozonoterapia, cromoterapia e hammam. Invece, per i momenti conviviali, oltre alla sala banchetti, l’albergo dispone di un ampio e confortevole ristorante, L’Opificio, all’insegna della cucina mediterranea più vera, con l’utilizzo di ingredienti di incredibile qualità; cucina che, nelle stagioni più miti, può essere assaporata en plein air, sulla splendida terrazza. L’elegante zona bar, infine, è il posto perfetto per rilassarsi sorseggiando un té o un bicchiere di vino, per prendere un aperitivo in attesa della cena o bere un cocktail prima di concludere la serata. E se i numeri dell’hotel non dovessero bastare, nella vegetazione lussureggiante del Monte Sarago, sorge il Monte Sarago Villas, il nuovo residence composto da dieci ville – da due a sei posti – dislocate lungo le pendici del colle in un paesaggio rilassante e rigenerante. HOTEL MONTE SARAGO Numero di camere: 40 Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 230 Superficie meeting room principale (mq): 270 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Brindisi (30 km) Indirizzo: corso Mazzini, 233 72017 - Ostuni (Br) Contatti: tel. 0831 334470 fax 0831 306493 info@hotelmontesarago.it www.hotelmontesarago.it Persone di riferimento: Nicoletta Grassi (sales manager) tel. diretto: 0831 334470

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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★★★★

e Ostuni e la Puglia intera sono fruibili in ogni stagione dell’anno, è proprio fuori dalle stagionalità classiche del turismo leisure che offrono il meglio al Mice e l’Hotel Monte Sarago è la location perfetta per coniugare congress e post congress. Il quattro stelle, in posizione panoramica sulla Città Bianca, accoglie la meeting industry in un’ampia sala conferenze con luce naturale in grado di ospitare fino a 230 persone comodamente sedute, alla quale si aggiunge una piccola sala riunioni, utile per incontri di lavoro fino a trenta persone; entrambi gli spazi sono dotati dei più innovativi impianti audiovisivi (dall’amplificazione in dolby surround alle proiezioni su mega screen) e di attrezzature ad altissimo livello tecnologico. L’accommodation si avvale di quaranta camere, fra standard, superior

HOTEL

Un quattro stelle immerso nella Puglia più vera, affacciato sulla bianca Ostuni. Una location dove delegati e congressisti possono concentrarsi senza frenesia e rilassarsi, una volta finiti i lavori, con i piaceri della tavola e del territorio

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Il tuo evento nel cuore della Puglia

Uno splendido complesso architettonico costruito attorno ad una Masseria del 1700 in cui si inserisce una struttura ricettiva elegantemente restaurata e in grado di offrire il massimo comfort. Immersa nella tranquillitĂ della campagna del Salento, a pochi chilometri da Lecce e Brindisi e dalle bellissime spiaggie del Mar Ionio, Tenuta Moreno Ă¨ posta al centro di un ampio parco, con lecci, ulivi secolari e un laghetto botanico.

Lâ&#x20AC;&#x2122;Hotel garantisce unâ&#x20AC;&#x2122;ospitalitĂ di alto livello, con le sue 86 camere elegantemente arredate e dotate di tutti i comforts, le due ampie piscine, di cui una scavata nella roccia, campi da tennis, percorso vita, mountain bikes, campo da bocce ed un nuovissimo centro benessere: luogo privilegiato per chi desidera rigenerare i sensi e distendere la mente in unâ&#x20AC;&#x2122;oasi di assoluto relax. Inoltre la struttura, dotata di un attrezzato centro congressi con 5 sale da 20 a 450 posti, Ă¨ in grado di ospitare

qualsiasi tipo di evento. Nei nostri ristoranti, Aranceto e Sallentia, gusterete una cucina SDUWLFRODUPHQWH UDIĂ&#x20AC;QDWD FRQ L SLDWWL H i vini tipici del territorio e una cantina fornita di vini selezionati regionali e nazionali. Tutto ciĂ˛ rende Tenuta Moreno un posto da sogno, la location ideale tanto per godersi una pausa di piena vacanza quanto per partecipare a incontri professionali, convention aziendali e congressi.

SPAZI PER EVENTI - CENTRO CONGRESSI - CENTRO BENESSERE C.da Moreno - S.S. 7 uscita Latiano est - 72023 Mesagne (Br) tel. 0831 774960 - fax 0831 721487 - info@tenutamoreno.it

tenutamoreno.it

PUGLIA

Mesagne (Br) – www.tenutamoreno.it

Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel Tenuta Moreno, un’antica masseria del ’700, è un complesso architettonico che s’inserisce armoniosamente nella tipica campagna pugliese, immerso nei 12 ettari di un vasto uliveto. È un luogo magico dove profumi e colori mediterranei fanno da cornice a un comfort d’eccellenza stinta da ampie vetrate, con vista panoramica sull’aranceto e sulla piscina scavata nella roccia. Spa che ospita sauna finlandese, bagno turco, bagno alle erbe, raxul thalasso, table hammam, vasca nuvola e piscina idromassaggio.

www.sumesagne.com

SUM (Sistema Urbano Museale): la cultura come destinazione Allo scopo di valorizzare e coordinare le suggestioni di un territorio dinamico come quello di Mesagne ha preso il via il progetto SUM - Sistema Urbano Museale. L’obiettivo del SUM è integrare le risorse del territorio e renderle fruibili in maniera unica. Grazie quindi all’idea partita da Pierangelo Argentieri e con il supporto del Comune di Mesagne prende il via un’ulteriore proposta culturale che integra le offerte nate e pensate anche per la clientela Mice.

TENUTA MORENO Numero di camere: 86 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Brindisi (20 km) Indirizzo: Contrada Moreno S.S. 7 72023 - Mesagne (Br) Contatti: tel. 0831 774960 fax 0831 721487 booking@tenutamoreno.it www.tenutamoreno.it Persone di riferimento: Pierangelo Argentieri (general manager) info@tenutamoreno.it tel. diretto 0831 774960

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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HOTEL

pochi chilometri dal mare, a Mesagne, con le sue 86 camere circondate da giardini fioriti e un uliveto, contraddistinte da uno stile chic ma che non tralascia i dettagli della tradizione locale – come le splendide ceramiche di Grottaglie –, Tenuta Moreno costituisce la location ideale per eventi e meeting. Il centro congressi Agorà è uno dei punti di forza di Tenuta Moreno, location che comprende un salone multifunzionale dotato di soluzione tecniche all’avanguardia, con una capienza massima da 20 a 450 persone, adatto a ogni genere di evento. Molte altre sale, tra cui quelle Executive, sono invece a disposizione per corsi di formazione e master, colazioni di lavoro, cene di gala ed esposizioni. La filosofia che anima l’incanto della Tenuta è il rispetto per la Natura che si manifesta in tutti i suoi ambiti: il consumo dell’acqua, la riduzione dell’utilizzo di anidride carbonica, la raccolta differenziata, la limitazione degli ingombri, tutto all’insegna di uno stile di vita sostenibile. Green è anche la cucina capitanata dallo chef Vincenzo Elia che trasforma i prodotti a chilometro zero dell’eccellenza del territorio in emozionanti combinazioni e creazioni per un’esperienza unica di tradizione e originalità. Tenuta Moreno dispone inoltre di una splendida piscina con annesso ristorante per piacevoli light lunch a completare momenti di autentica piacevolezza. Imperdibile, infine, la spa realizzata con materiali naturali e contraddi-

★★★★

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PUGLIA

Bari – www.thenicolaushotel.com

The Nicolaus Hotel A Bari una location storica perfetta per il Mice tra standard d’accoglienza internazionale, sapori locali, immersione nel territorio e massima personalizzazione dell’offerta business

HOTEL

n’esperienza da vivere e da ricordare, che si tratti di un momento di lavoro o di una vacanza nel cuore vero della Puglia. The Nicolaus Hotel è una presenza storica nella città di Bari, e in particolare nel quartiere di Poggiofranco. La sua posizione all’interno del tessuto cittadino e i collegamenti agevoli con il centro e la stazione (entrambi distanti pochi chilometri) e l’aeroporto (una decina di chilometri), ne hanno infatti favorito il successo ma allo stesso tempo hanno arricchito la città di una location prestigiosa

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dal respiro internazionale, dotata dei più elevati standard di servizio per rendere ogni soggiorno un’esperienza indimenticabile, magari andando alla scoperta di una territorio straordinario e di una città densamente ricca d’arte, di cultura, di eventi dal fascino antico e a tratti ancora inedito. Attualmente l’hotel 4 stelle assicura la più elevata capacità ricettiva Mice del capoluogo pugliese con quattordici piani per un totale di 174 stanze, tra camere e suite, ma anche 15 sale modulari che hanno ospitato negli anni migliaia di incontri di lavoro, eventi e meeting di ogni natura ed esigenza. Senza dimenticare la wellness area interna, che offre agli ospiti piscina coperta, palestra, sauna e bagno turco, per prendersi una pausa e rigenerarsi dopo un’intensa giornata

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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di lavoro. Tutti gli ambienti, dalle stanze agli spazi comuni, sono dotati di connessione Wi-Fi gratuita ad alta velocità. L’ampia proposta ristorativa permette di scoprire le eccellenze e i grandi classici della cucina pugliese anche durante coffee break, business lunch, cene o ricevimenti che si possono allestire nelle quattro aree dedicate: The Glasshaus, The Seasons, The Roof e The Cassiopea Hall.

Un centro congressi all’altezza di qualsiasi evento La struttura rappresenta davvero una location perfetta per qualsiasi tipologia di evento, The Nicolaus Hotel infatti mette a disposizione degli organizzatori sale congressi modulari e versatili, attrezzate e confortevoli, in numerosi casi illuminate con luce naturale, ma anche salette per incontri business più intimi o conversazioni riservate. Complessivamente sono 15 le sale presenti nella struttura, in grado di ospitare da un minimo di 10 fino a 1000 partecipanti nel maestoso e tecnologico Salone Nicolaus: l’imponente sala plenaria ha un’altezza di sei metri ed è dotata di un’acustica perfetta con tre schermi fissi e telecamere con regia dedicata. Tutte le sale possiedono una connessione veloce tramite Wi-Fi e possono essere configurate in base alle esigenze del cliente. Le salette meeting Andromeda, Auriga, Cigno, Orione, Perseo e Pegaso, collocate al secondo piano, si caratterizzano per una capienza variabile dalle dimensioni più ridotte - dai 15 ai 45 posti - e si affacciano su un grande terrazzo utilizzabile per piacevoli coffee break o pause tra le varie sessioni di lavoro. La struttura dispone inoltre di un’area espositiva indipendente di ben 350 metri quadrati e di due foyer adiacenti le sale conferenze, utilizzabili per qualsiasi allestimento. Oltre alle sale, The Nicolaus Hotel mette a disposizione dei propri clienti un servizio dedicato di assistenza, professionale e discreto, in grado di soddisfare qualsiasi esigenza curando ogni dettaglio dell’evento dalla sua ideazione alla sua realizzazione.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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THE NICOLAUS HOTEL Brand di appartenenza: HO HOTELS COLLECTION Numero di camere: 174 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 1000 Superficie meeting room principale (mq): 1000 Superficie area espositiva (mq): 350 Aeroporto più vicino: Bari-Palese (12 km) Indirizzo: via Cardinale A. Ciasca, 27 - 70124 Bari Contatti: tel. 080 5682111 fax 080 5042058 info@nicolaushotel.com events@nicolaushotel.com thenicolaushotel.com Persone di riferimento: Simona Sebastiani (conference & events manager) simona.sebastiani@nicolaushotel.com tel. diretto 080 5682028 Luana Magarelli (conference & events dpt.) tel. diretto 080 5682024

★★★★

HOTEL

PUGLIA

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PUGLIA

Marina di Ugento (Le) – www.vivosaresort.com

Vivosa Apulia Resort Un piccolo angolo di paradiso per una immersione totale nella natura con un’ampia e articolata offerta per il segmento Mice, un nuovo modo di concepire il business open air

★★★★

HOTEL

n’oasi di benessere sulla costa jonica pugliese, perfetta anche per il business e per impegnativi incontri di lavoro. Il Vivosa Apulia Resort si trova all’interno del Parco naturale regionale Litorale di Ugento, a solo quattrocento metri dal mare cristallino del Salento, una delle mete più gettonate del turismo nazionale e internazionale. Realizzato nella tipica pietra locale, il resort 4 stelle si fonde perfettamente con il paesaggio, generando negli ospiti una sensazione di

VIVOSA APULIA RESORT Numero di camere: 333 Capienza meeting room principale (pax): 500 Superficie meeting room principale (mq): 358 Aeroporto più vicino: Aeroporto del Salento, Brindisi-Casale (110 Km) Indirizzo: via vicinale Fontanelle 73059 Marina di Ugento (Le) Contatti: tel. 0833931002 fax 0833933646 mice@vivosaresort.com www.vivosaresort.com Persone di riferimento: Ines Ferilli (responsabile Mice) mice@vivosaresort.com tel. diretto: 0833931002

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accoglienza. Location perfetta per rigenerare corpo e mente, oltre alle numerose attività sportive, la struttura mette a disposizione un’ottima Spa con hammam, sauna, biosauna, docce emozionali, area relax, piscina esterna riscaldata con zone idromassaggio, cabine per trattamenti e massaggi. Il resort, oltre ad essere uno spazio rigenerante, è la soluzione ideale anche per il turismo congressuale grazie alla presenza di un Centro Congressi ulteriormente ampliato che può ospitare fino a 500 persone e che dispone di sale meeting e di uno spazio esterno di 1.200 metri quadrati, il Damiano’s Garden, perfetto per show-cooking e special event di qualsiasi tipo. Complessivamente sei sale moderne, polifunzionali e versatili, con la plenaria – divisibile in due spazi attrezzati – in grado di ospitare fino a 500 delegati a platea, oltre a un foyer di centro metri quadrati con bar annesso e una serie di spazi espositivi per eventi collaterali. Sono molte le novità messe a punto dallo staff del Vivosa Apulia Resort per il segmento business, tra le quali le “Outdoor Meeting Rooms”, spazi per piccoli gruppi allestiti in esterna nei quali partecipare a seminari, praticare attività sportive e vivere uno scenario naturale incontaminato. Un progetto innovativo e interessante, un’ulteriore conferma della vocazione eco della struttura testimoniata dalle certificazioni EcoResort e Gold Travel Life. In questo modo si completa l’offerta dedicata alle aziende, alle quali la struttura propone un’esperienza sensoriale personalizzata che si snoda attraverso diversi percorsi che si integrano fra loro: sport, alimentazione, SPA, natura.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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PUGLIA

Marina di Ugento (Le) - www.vivosaresort.com

Vivosa Apulia Resort CAMERE: 333

■ Al mare Autostrade A14 Casello di Taranto Nord Stazione di Lecce Aeroporto di Brindisi

DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 333 ❏ Singole ❏ Doppie ❏ Junior Suite ■ Suite 4

a Km. 182 a Km. 64 a Km. 110

Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ❏ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata

■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 12 Sala principale: 500 posti Dimensioni sala principale mt: 15,7x22,8 Altezza sala principale mt: 3,50 Aree espositive mq:

★★★★ S

Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ■ Americane ■ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Passerella per sfilate ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ■ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza

Via Vicinale Fontanelle 73059 Marina di Ugento (LE) Tel. 0833 931002 - Fax 0833 933646 info@vivosaresort.com www.vivosaresort.com Contatti: Ines Ferilli, Responsabile MICE department mice@vivosaresort.com Apertura: dal 19 maggio al 24 settembre

Nome sala

Area mq

Ristorante: Via Appia - Posti totali: n° 600 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale Trattoria A Puteca Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

Dimensioni metri

Altezza metri

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

HOTEL

SALA PRINCIPALE: 500

■ Bar Parcheggio: ❏ Coperto ■ Esterno ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

MESSAPICA: CC PLENARIO (MESSAPIA1 + MESSAPIA2)

358

15,7x22,8

3,50

500

SÌ

200

500

MESSAPIA1 (ROMANA+GRECA)

235

15,7x15

3,50

300

SÌ

300

ROMANA

117

7,8x15

3,50

150

SÌ

150

GRECA

117

7,8x15

3,50

150

SÌ

150

MESSAPIA2 (BIZANTINA+NORMANNA)

121

15,7x7,7

3,50

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SÌ

140

BIZANTINA

7,8x7,7

3,50

SÌ

NORMANNA

7,8x7,7

3,50

SÌ

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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16/01/18 18:11

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BASILICATA

Matera – www.mhmaterahotel.com

MH Matera Hotel

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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Recentemente interessato da un complesso intervento di riqualificazione anche il centro benessere e fitness, che garantisce il massimo relax dopo un’intensa giornata lavorativa grazie a una palestra con attrezzature hi-tech, alla piscina interna ed esterna con idromassaggio, sauna finlandese, bagno turco, percorso di sette docce emozionali, area relax con vista sulla cascata e un laghetto con angolo Tisaneria. MH MATERA HOTEL Numero di camere: 125 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 350 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (mq): 180 Aeroporto più vicino: Aeroporto di Bari-Palese (Karol Wojtyła) 55km Indirizzo: Via Germania, snc - Borgo Venusio 75100 Matera (MT) Contatti: tel. +39 0835 215 111- 509 Fax +39 0835 259025 mice@mhmaterahotel.com www.mhmaterahotel.com Persone di riferimento: Rosa Lentini (Director of Sales) sales@mhmaterahotel.com Tel. + 39 0835 215 703

★★★★

ituato all’interno del caratteristico Borgo Venusio, l’MH Matera Hotel è in grado di soddisfare ogni tipo di richiesta ed esigenza per garantire un’accomodation di qualità, all’insegna del benessere e della natura grazie agli oltre cinque ettari di parco che lo circondano sulle colline lucane. I celebri “Sassi”, patrimonio dell’Unesco con i loro volumi di tufo con grotte, palazzi e chiese anch’esse spesso scavate nella roccia, sono vicinissimi, distanti solo sei chilometri. Una location moderna e raffinata, ideale per eventi di banchettistica open air grazie ai suoi ampi e suggestivi spazi esterni, anche per questo capace di rispondere con grande flessibilità alle esigenze più svariate legate all’organizzazione di riunioni di lavoro e congressi, soggiorni incentive, esposizioni, convegni ed eventi aziendali o di gala di qualsiasi tipo, oltre a saper garantire un’offerta post congress che invita ad apprezzare le eccellenze del ricco territorio circostante. Per il segmento Mice, l’hotel mette a disposizione un moderno centro congressi da poco rinnovato, che ospita 5 sale meeting in grado di accogliere un massimo di 700 delegati, tutte con luce naturale e accesso diretto per carico/scarico attrezzature. Oltre allo staff multilingue e la traduzione simultanea, le dotazioni di supporto prevedono le più avanzate tecnologie per teleconferenze, proiezioni, amplificazioni, registrazioni e cabina regia. Alle sale meeting, dotate di accessi diretti, si affiancano cinque sale banchetti – tutte completamente rimodernate – una terrazza scenografica, una piscina per eventi a filo d’acqua nella bella stagione e un elegante foyer con ampio spazio espositivo, nonché aree specificatamente dedicate per coffee break e colazioni di lavoro.

HOTEL

A Matera, la città eletta capitale europea della cultura per il 2019, una struttura esclusiva immersa nel verde, tra storia e avanguardia, per eventi business e momenti indimenticabili

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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SICILIA

Astoria Palace Hotel

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Best Western Hotel Ai Cavalieri

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Four Points By Sheraton Catania Hotel & Conference Center

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Grand Hotel Piazza Borsa

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Hotel Il Gelso Bianco

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SICILIA

Palermo - www.ghshotels.it/astoria

Astoria Palace Hotel Un ampio centro congressi, tecnologia all’avanguardia e uno staff dedicato fanno dell’Astoria Palace Hotel un punto di riferimento per l’organizzazione di convegni medici a livello internazionale. La firma è di Ghs

HOTEL

a oltre vent’anni Ghs Hotels si afferma sul mercato Mice internazionale per stabilità e determinazione. Il gruppo alberghiero siciliano è in costante sviluppo e conta oggi tre strutture alberghiere a quattro stelle tutte situate nel cuore di Palermo: l’Astoria Palace Hotel, l’Hotel Garibaldi e l’Hotel Vecchio Borgo, per un totale di oltre 400 camere. In particolare l’Astoria Palace Hotel è una location privilegiata per i congressi medici di respiro nazionale e internazionale (ben tre quelli organizzati nel corso dell’ultimo anno).

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354-355 GCMS Sicilia 2S GHS hotels.indd 354

Ma sono diversi i motivi che fanno apprezzare l’hotel dagli organizzatori, primo fra tutti l’attrezzato centro congressi, che grazie alle sue ampie dimensioni e a diverse caratteristiche, tra cui quelle di essere completamente modulabile e molto versatile negli spazi, accoglie congressi dalle più diverse necessità. Più nel dettaglio, il convention center è strutturato in dieci sale ubicate su due piani per un totale di oltre mille posti. A disposizione degli organizzatori si trovano anche un desk di segreteria su ciascun piano, aree espositive, quattro cabine di traduzione simultanea, una sala regia e attrezzature di ultima generazione. Tutta la struttura è inoltre coperta da connessione wi-fi e i tecnici specializzati sono sempre a disposizione degli organizzatori per l’assistenza necessaria all’organizzazione di videoconferenze, dirette streaming e

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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professionisti esperti del settore organizzazione eventi, disponibile dal momento dell’ideazione alla realizzazione dell’evento. ASTORIA PALACE HOTEL Brand di appartenenza: GHS HOTELS Numero di camere: 300 Numero max meeting room: 10 sale modulari Capienza meeting room principale (pax): 500 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): > 800 Aeroporto più vicino: Palermo (28 km) Indirizzo: via Montepellegrino, 62 90142 Palermo Contatti: tel. 091 628 1111 fax 091 6372178 congress@ghshotels.it www.ghshotels.it/astoria Persone di riferimento: Daniela Ducato (conference&event sales executive) congress@ghshotels.it tel. diretto: 091 628 0146

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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★★★★

così via. Quattro sale ristorante e ampi spazi prospicienti le sale permettono la perfetta organizzazione di colazioni di lavoro, brunch, coffee break, dinner, aperitivi e cocktail, tutte preparate nella cucina dell’hotel che propone menu e pasticceria in grado di soddisfare qualsiasi esigenza legata all’organizzazione di servizi ristorativi. Non ultimo, a garantire la buona riuscita dei congressi è la presenza di uno staff tecnico di

HOTEL

SICILIA

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GMC0931_AiCavalieriH_Layout 1 28/12/16mercoledĂŹ 11:48 Pagina 1

SICILIA

Palermo – www.aicavalierihotel.it

Best Western Hotel Ai Cavalieri Massimo comfort in un contesto di stile ed eleganza che soddisfa le esigenze di rappresentatività e allo stesso tempo garantisce spazi funzionali e moderni per la perfetta riuscita di qualsiasi evento

HOTEL

video, la possibilità di utilizzare il servizio di traduzione simultanea, l’attività di segreteria e la sala stampa. Senza dimenticare le proposte gastronomiche di alta qualità del “Giardino d’Inverno”, il ristorante climatizzato nel quale organizzare aperitivi e cocktail o per light lunch, coffee break e cene di gala. AI CAVALIERI HOTEL Brand di appartenenza: Best Western Numero di camere: 45 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 120 Superficie meeting room principale (mq): 140 Superficie area espositiva (mq): 100 Aeroporto più vicino: Falcone e Borsellino - Palermo (15 km) Indirizzo: via Sant’ Oliva, 8 - 90141 Palermo Contatti: tel. 091 583282 fax 091 6126589 aicavalieri.pa@bestwestern.it info@aicavalierihotel.it www.aicavalierihotel.it Persone di riferimento: Maica Di Giovanni (direzione) m.digiovanni@interludehotels.it

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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★★★★

leganza, prestigio e gusto classico con funzionalità e ospitalità assolutamente contemporanee. Nel cuore di Palermo il Best Western Ai Cavalieri è un raffinato hotel 4 stelle, una struttura ideale per un turismo leisure ma anche per un turismo business di respiro internazionale. Una location di grande fascino, strategicamente collocata nel centro storico e finanziario della città, a pochi passi da Piazza Politeama, in una posizione ideale per raggiungere agevolmente le eccellenze culturali del capoluogo siciliano ma anche le vie principali dello shopping. L’hotel, ospitato in uno splendido palazzo ottocentesco, mette a disposizione dei propri ospiti 45 camere, elegantemente arredate con finiture e materiali di alta qualità e dotate di numerosi comfort tecnologici, suddivise in diverse tipologie: comfort, executive e mini suite, oltre ad una pratica family room. Dotazione tecnologica che caratterizza anche gli spazi comuni come la sala fitness, il lounge bar e l’accogliente hall. La moderna tecnologia si ritrova anche nell’area business. Per i congressisti l’hotel mette a disposizione quattro sale meeting perfette per organizzare incontri di lavoro e convegni fino a un massimo di duecento partecipanti. Spazi confortevoli e capienti, versatili e funzionali in grado di ospitare qualsiasi tipologia di convegno, presentazione, conferenza stampa o congresso. La Sala Principe può accogliere fino a centoventi delegati, la Sala Gold offre ottanta posti nella configurazione a platea mentre la Sala Cavalieri dispone di 25 postazioni. Alla capienza complessiva di tutto rispetto, la struttura affianca la tecnologia Wi-Fi disponibile in tutte le sale congressuali, oltre al videoproiettore e agli schermi

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SICILIA

Catania-Aci Castello - www.fourpointscatania.com

Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center Soluzioni geniali e mai convenzionali sono fra gli atout dell’albergo catanese che vanta un centro congressi fra i più grandi della Sicilia orientale. Un elisir di territorio in binomio con un brand internazionale, coronati da premi in ottica green

★★★★

HOTEL

a costante attenzione ai dettagli e all’innovazione connota da sempre lo storico albergo catanese, che quest’anno compie 35 anni di attività nella sua nuova e rinvigorita identità. Traguardo segnato, oltre che dal ruolo acquisito nella storia dell’ospitalità siciliana, dalla continua progettualità del management che ha da poco ricevuto l’ambito riconoscimento del “Premio Innovazione Smau” per l’ Horto del Timo Restaurant, il primo orto biologico a passo zero in un hotel siciliano. Guardare al futuro, oggi, significa anche recuperare i valori del passato e i congressi medici

FOUR POINTS BY SHERATON CATANIA HOTEL & CONFERENCE CENTER Brand di appartenenza: Marriott Numero di camere: 168 Numero max meeting room: 19 Capienza meeting room principale (pax): 900 Superficie meeting room principale (mq): 724 Superficie area espositiva (mq): 1000 Aeroporto più vicino: Aeroporto Internazionale Fontanarossa - Catania Indirizzo: via Antonello da Messina, 45 95021 - Aci Castello (Ct) Contatti: tel. 0957114111 info@fourpointscatania.com www.fourpointscatania.com Persone di riferimento: Santo Baudo (sales director)

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358 GCMS Sicilia SX Sheraton Catania.indd 358

al Four Points by Sheraton Catania trovano una perfetta fu sione tra servizi, comfort, tecnologia ed ecosostenibilità.

Spazio alle idee La potenzialità del centro congressi della struttura consente di approntare innumerevoli coreografie - anche per eventi dai numeri importanti - e il restyling della lobby permette ora un’ulteriore - nonché maggiore - capacità di accoglienza di stand espositivi. Il conference centre è articolato in due aree, entrambe con ingresso indipendente e con pareti mobili e insonorizzate che permettono di rimodulare gli spazi fino a 19 combinazioni di sale differenti e su un’area totale di 1.200 metri quadrati. Il business center principale ha una capienza di oltre settecento posti a teatro e 350 a cabaret e l’ampiezza e la versatilità di ogni sala consentono l’allestimento in contemporanea dell’area espositiva del centro congressi. La naturale estensione del centro congressi è “La Piazzetta”, ideale per coffee break all’aperto nei suoi quattrocento metri quadrati di spazio antistante l’hotel mentre la piattaforma a mare sugli scogli lavici è cornice suggestiva per cocktail al tramonto. Meeting esclusivi e raccolti, inoltre, trovano la loro quinta ideale anche nelle suite Diplomatica e Presidenziale, con ampio terrazzo vista mare, perfetto per colazioni di lavoro. Nuove suite completano l’offerta dell’albergo mentre ai menu personalizzati del Mice – per quattrocento persone - provvede il Timo Restaurant & Terrace con la sinfonia dei sapori del territorio.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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SICILIA

Catania-Aci Castello - www.fourpointscatania.com

Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center CAMERE: 168

■ Al mare Autostrade A18, A19 Casello di San Gregorio Stazione di Catania Aeroporto di Fontanarossa

DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 168 ■ Classic 110 ■ Superior 25 ■ Deluxe 26 ■ Standard Suite 5 ■ Suite 2

a Km. 4 a Km. 4 a Km. 15

Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata

❏ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 19 Sala principale: 900 posti Dimensioni sala principale mt: 31x23 Altezza sala principale mt: 6,50 Aree espositive mq: 1000

★★★★ Via Antonello da Messina, 45 95021 Aci Castello (CT) Tel. 095 7114111 095 7114736 Fax 095 271380 info@fourpointscatania.com www.fourpointscatania.com

Apertura: tutto l’anno

Area mq

■ Il Melograno Lobby Bar ■ Fucsia Pool Bar

Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 10, gratuita ■ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ Passerella per sfilate ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ■ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza

Contatti: Igor Bubic, Hotel Director i.bubic@fourpointscatania.com Santo Baudo, Sales Office s.baudo@fourpointscatania.com

Nome sala

Ristoranti: Il Timo Restaurant - Posti totali: n° 380 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

Dimensioni metri

Altezza metri

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

Parcheggio: ■ Coperto per 70 auto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

INTERA AREA

724

900

PEGASO 1 2 3

434

31x14

2x2

580

100

580

PEGASO 2 3

350

25x14

6,50

2x2

480

PEGASO 1 2

245

18x14

2x2

250

PEGASO 3

189

13,5x14

6,50

2x2

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PEGASO 2

161

11,5x14

6,50

2x2

160

ANTARES IDRA MIZAR

184

23x8

2,50

2x2

150

IDRA MIZAR

128

16x8

2,50

2x2

110

7x8

2,50

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ANTARES

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359 Scheda Sheraton Catania.indd 359

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HOTEL

SALA PRINCIPALE: 900

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Costa degli

Ulivi Hotels Perle di Sicilia, eventi indimenticabili

ÂŠ 2 0 1 2 _ w w w. g e n i v s - l o c i . c o m

GMC0492_CostaDegliUlivi_Layout 1 26/04/12 09:26 Pagina 1

Grand Hotel

Piazza Borsa In centro a Palermo, percorso benessere, 3 sale riunioni da 40 a 220 persone

www.piazzaborsa.it

Splendid Hotel

La Torre www.latorrehotel.it

A Palermo, Lido di Mondello, direttamente sul mare, 14 sale riunioni da 10 a 350 persone

Hotel Torre

Normanna e dei Congressi Ad Altavilla Milicia (PA) Club Hotel, negozi, ascensori per il mare, 15 sale riunioni da 10 a 700 persone

www.torrenormanna.it

Eolian Hotel A Vulcano, Isole Eolie, 3 sale riunioni da 10 a 100 persone

www.eolianhotel.it

www.costadegliulivihotels.it - Numero verde 800236118

SICILIA

Palermo - www.piazzaborsa.it

Grand Hotel Piazza Borsa Nel centro storico di Palermo una struttura articolata in tre palazzi contigui diventa una location straordinaria per la business industry dove è possibile respirare un’atmosfera davvero unica, carica di storia, fascino e magia

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

361 GCMS Sicilia DX - Costa degli Ulivi.indd 361

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GRAND HOTEL PIAZZA BORSA Brand di appartenenza: Costa degli Ulivi Numero di camere: 127 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 210 Superficie meeting room principale (mq): 300 Superficie area espositiva (mq): 100 Aeroporto più vicino: Palermo “Falcone e Borsellino” (18 km) Indirizzo: via dei Cartari, 18 – 90133 Palermo Contatti: tel. 091 320075 fax 091 6116700 piazzaborsa@piazzaborsa.com Persone di riferimento: Mario Monforte (direttore) mariomonforte@piazzaborsa.com tel. diretto: 091 320075

HOTEL

capienza variabile da 40 a 250 persone oltre al roof garden, permettono di soddisfare qualunque tipo di esigenza. Vero oggetto di grande suggestione e pregio assoluto è il grande chiostro “dei Mercedari” dove il grande colonnato, fulcro dell’hotel, giunto intatto dall’epoca monastica. Il chiostro ospita a ogni angolo interno diversi salottini mentre la struttura retrattile collocata a un’altezza di quindici metri ne permette l’impiego per eventi e feste anche in caso di cattive condizioni atmosferiche.

★★★★

l chiostro seicentesco con gli arditi verticalismi del portico e la porta del vecchio convento è li a testimoniare il lascito dei Padri Mercedari; lo scalone monumentale, più volte oggetto di interventi di recupero, è invece la prova del radicamento nel territorio, espressa anche dall’originale marmo rosso della vicina Piana degli Albanesi. Il Grande Hotel Piazza Borsa è tutto questo, è un complesso dall’allure monumentale che può essere la cornice ideale per qualsiasi evento: dal congresso alla cena di gala, dalla conferenza stampa all’aperitivo più chic. Gli ambienti perfettamente restaurati si sovrappongono e si snodano in una serie di sequenze armoniose, anche se all’apparenza prive di una logica collocazione ma in realtà frutto della stratificazione di cinque secoli di storia siciliana. Piccolo e inatteso gioiello è la sala “Giardino d’Inverno”, un ambiente che evoca le atmosfere dell’Ottocento siciliano, interamente affrescato da artisti palermitani con paesaggi tratti dalle più belle coste della Sicilia. Tra i plus dell’hotel anche il centro benessere “Aloe”, armoniosamente diviso fra centro fitness, sale massaggi e percorso acqua. Eleganza, comodità ed efficienza: sono questi i tre cardini sui quali si fonda l’offerta convegnistica del Grande Hotel Piazza Borsa, le linee guida alle quali aggiungere un servizio d’eccellenza e una ristorazione di altissimo livello per rendere unico ogni momento. Una proposta “sartoriale”, un percorso completo cucito addosso a ciascun cliente, a partire dalle tecnologie utilizzate nelle sale congressi e negli spazi comuni, capaci di inserirsi con discrezione e puntualità in un contesto storico così importante e delicato. Sono tre i livelli che ospitano le sale, utilizzabili indifferentemente dai clienti dell’albergo oppure indipendentemente. Cinque sale, per una

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SICILIA

Catania-Misterbianco - www.gelsobianco.it

Hotel Il Gelso Bianco Spazi meeting all’avanguardia, servizi esclusivi e una posizione baricentrica rispetto all’ingresso dell’autostrada Catania-Palermo, all’aeroporto Fontanarossa e al centro di Catania sono le chiavi di successo di questa struttura ricettiva siciliana

★★★

HOTEL

o splendido centro storico di Catania è ad appena una manciata di chilometri, così come l’aeroporto Fontanarossa e l’ingresso dell’autostrada A19: la posizione strategica dell’Hotel Il Gelso Bianco è sicuramente uno dei suoi plus, ai quali si aggiunge la tranquillità che circonda la raffinata struttura a tre stelle, garantita dall’oasi verde nella quale è immersa. Di rilievo è anche il moderno e attrezzato centro congressi, composto da sette sale equipaggiate con tecnologia all’avanguardia

HOTEL IL GELSO BIANCO Numero di camere: 86 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 200 Superficie meeting room principale (mq): 238 Aeroporto più vicino: Catania-Fontanarossa (3 km) Indirizzo: Autostrada A 19 Ct-Pa km 3 - 95045 Misterbianco (Ct) Contatti: tel. 0957181159 fax 0957181270 info@gelsobianco.it www.gelsobianco.it Persone di riferimento: Vincenzo Celeste (direttore)

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362 GCMS Sicilia SX Gelso Bianco.indd 362

in grado di accogliere sino a duecento persone in ambienti caratterizzati dalla massima modularità e ﬂessibilità, che rendono il Gelso Bianco una location adatta a ospitare non solo congressi ed eventi, ma anche presentazioni, mostre e showroom. Oltre al centro congressi per la meeting industry, l’hotel rende disponibili anche apprezzati spazi all’aperto per memorabili momenti conviviali: per esempio, è possibile organizzare pranzi di lavoro informali, originali cocktail o rilassanti coffee break anche a bordo piscina, assaporando le gustose prelibatezze della gastronomia siciliana oltre al meglio dei piatti della cucina italiana; l’outdoor va ad aggiungersi alla sala ristorante interna, perfetta per le cene di gala e quando le temperature iniziano a scendere. L’accommodation è garantita da 86 camere recentemente rinnovate, eleganti e confortevoli al contempo. Per il tempo libero, invece, la struttura propone programmi all’insegna dello sport, grazie alla piscina, ai due campi da tennis e a un campo da calcetto in erba, mentre per un tour nelle straordinarie località sparse nel territorio circostante, sono previsti post-congress all’insegna dell’archeologia, della natura e – perché no? – di Etnaland, tra i più grandi parchi a tema del Sud Italia, da scoprire anche nel corso di avventurosi team building.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2018

17/01/18 10:06

SICILIA

Catania-Misterbianco - www.gelsobianco.it

Il Gelso Bianco Hotel SALA PRINCIPALE: 200

CAMERE: 91

■ In città Autostrade A19 Casello di Catania Stazione di Catania Aeroporto di Catania-Fontanarossa

DATI ALBERGHIERI Camere totali n. 86 ❏ Singole ■ Doppie 83 ❏ Junior Suite 2 ■ Suite 3

a Km. 1 a Km. 6

Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ❏ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata

a Km. 3

❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città

★★★ Autostrada A19 Ct/Pa Km.3 95045 Catania-Misterbianco Tel. 095 7181159 - Fax 095 7181270 info@gelsobianco.it www.gelsobianco.it Contatti: Vincenzo Celeste, Direttore Apertura: tutto l’anno

Nome sala

SALA MEETING

Area mq

238

Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ❏ Palco mobile ❏ Passerella per sfilate ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso ❏ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza

Parcheggio: ❏ Coperto ■ Esterno: 200 auto ❏ Garage convenzionato

Altezza metri

20,7x11,5

3,60

2018

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

1,5x2,4

200

Luce naturale

HOTEL

Ristoranti: Ristorante - Posti totali: n° 250 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ❏ Internazionale

Dimensioni metri

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

363 Scheda Il Gelso Bianco.indd 363

DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 4 Sala principale: 200 posti Dimensioni sala principale mt: 20,7x11,5 Altezza sala principale mt: 3,60 Aree espositive mq: 200

■ Bar

Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

200

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10/01/18 16:20

GMC1046_ConventoSGiuseppe_Layout 1 15/01/18lunedì 09:14 Pagina 1

FAI VOLARE IL TUO BUSINESS.

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CONVENTO SAN GIUSEPPE

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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SARDEGNA

Convento San Giuseppe

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Hotel Regina Margherita

Hotel Catalunya

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DoubleTree by Hilton Olbia

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Ediman_Layout 1 09/11/15lunedĂŹ 08:13 Pagina 1

SARDEGNA

Alghero (Ss) – www.hotelcatalunya.it

Hotel Catalunya Contatti: Massimo Sequenza Direttore direzione@hotelcatalunya.it

★★★★ Via Catalogna, 22 07041 Alghero (SS) Tel. 079 953172 - Fax 079 953177 info@hotelcatalunya.it booking@hotelcatalunya.it www.hotelcatalunya.it

Hotel Catalunya, elegante 4 stelle situato al centro di Alghero, gode di una vista incantevole sul porto turistico, sulla baia e sulla città. Dall’albergo in pochi minuti si raggiunge il caratteristico centro storico e la bellissima spiaggia del Lido. L’albergo è dotato di 128 camere di differenti tipologie: Classic, Superior, Junior Suite, Suite. L’Hotel dispone di 2 Ristoranti: il Ristorante Maqù al 1° piano con una

Nome sala

Dimensioni metri

Altezza metri

225

17,5x12,8

3,20

MIMOSA

13,7x5

3,20

0,90x2,10 0,90x2,10

SÌ

OLEANDRO

7x5

3,20

0,85x2,10

SÌ

GINESTRA

5x4

3,20

0,85x2,10

SÌ

RISTORANTE MAQÙ SALA CATALUNYA RISTORANTE PANORAMICO BLAU

Area mq

capienza di 250 posti e il Ristorante panoramico Blau al 9° piano con una capienza di 150 posti. Il centro congressi si trova al piano terra dell’albergo ed è dotato di 4 sale, capaci di ospitare sino a 400 persone. Il centro congressi, le aree comuni e tutte le camere dell’Hotel dispongono di una copertura internet wifi gratuita. Nella hall sono disponibili inoltre 2 postazioni con PC per collegamento ad internet.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

367 Scheda Hotel Catalunya.indd 367

2018

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

1,85x2,10 1,85x2,10 -

Luce naturale

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

SÌ

300

250

SÌ

250

180

SÌ

180

120

300

HOTEL

L’

Apertura: tutto l’anno

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16/01/18 18:16

SARDEGNA

Cagliari – www.hotelreginamargherita.com

Hotel Regina Margherita Design e funzionalità in una location perfetta per un turismo congressuale nel centro della città di Cagliari, a pochi passi dal porto, immersi nella calda accoglienza dell’isola

★★★★

HOTEL

n quattro stelle che unisce design e tradizione, una struttura moderna che si inserisce lungo l’asse viario che dall’antico quartiere fortificato di Castello scende verso l’elegante passeggiata davanti al porto. L’Hotel Regina Margherita è la meta per un turismo leisure internazionale ma anche una location ideale per congressi ed eventi di qualsiasi tipo, grazie alla presenza di un centro congressi dinamico e alla straordinaria posizione nel cuore del capoluogo sardo. Complessivamente ospita cinque sale diverse, modulabili in base alle esigenze, per accogliere incontri di lavoro e piccole riunioni ma anche grandi eventi e convegni fino a 300

HOTEL REGINA MARGHERITA Numero di camere: 100 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 250 Superficie area espositiva (mq): 210 Aeroporto più vicino: Cagliari-Elmas (9 km) Indirizzo: viale Regina Margherita, 44 - 09124 Cagliari Contatti: tel. 070 670342 fax 070 668325 booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com Persone di riferimento: Renato Barbon (direttore) booking@hotelreginamargherita.com tel. diretto: 070 670342

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partecipanti che si possono tenere nella Sala Castello, configurabile in molteplici allestimenti. Una sala versatile e dotata delle più moderne tecnologie tra cui la tripla proiezione in simultanea, un impianto audio di qualità estrema, connessioni dati e internet Wi-Fi ad alta velocità, registrazione audio e video su supporti digitali, con servizio di traduzione simultaneo in più lingue. Dispone inoltre di una propria segreteria autonoma, separata dalla sala, con 4 comode postazioni di lavoro su di un elegante desk reception. La Sala Stampace, invece, è uno spazio modulare composto da due ambienti separati da una parete mobile, può ospitare sino a 65 persone disposte a platea, un tavolo a U da 25 posti o 35 posti nella configurazione banchi di scuola. Molto flessibile anche la Sala Villanova che può contenere da 20 a 140 posti, mentre la Sala Terrazza è una confortevole sala ristorante e per le piccole colazioni. All’occorrenza può ospitare sino a 150 persone disposte a platea, un tavolo a ferro di cavallo da 35 posti o 45 posti a banchi di scuola. Tutti gli spazi possono essere velocemente allestiti su richiesta, variando il numero dei posti attraverso un sistema di pareti mobili perfettamente insonorizzate. Alla qualità e versatilità degli ambienti l’Hotel Regina Margherita affianca una pluriennale esperienza nel settore congressuale a garanzia di qualità sia per meeting aziendali che per congressi internazionali.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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SARDEGNA

Cagliari - www.hotelreginamargherita.com

Hotel Regina Margherita SALA PRINCIPALE: 300

CAMERE: 100

DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 100 ■ Singole 8 ■ Doppie 85 ■ Junior Suite 5 ■ Suite 2

■ In città ■ Al mare Autostrade S.S. 131 Casello a Km. Stazione di Cagliari Centrale a Km. 1 Aeroporto di Cagliari/Elmas a Km. 9

Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata

❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città

Viale Regina Margherita, 44 09124 Cagliari Tel. 070 670342 - Fax 070 668325 booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com Contatti: Renato Barbon, Direttore booking@hotelreginamargherita.com Apertura: tutto l’anno

Nome sala

Area mq

Ristorante: La Terrazza - Posti totali: n° 300 Tipo di cucina: ■ Tipica ❏ Nazionale ❏ Internazionale

Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 220 ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ Passerella per sfilate ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza

Parcheggio: ■ Coperto per 24 auto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato

Dimensioni metri

Altezza metri

Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone

Luce naturale

HOTEL

★★★★ S

DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 8 Sala principale: 300 posti Dimensioni sala principale mt: 16,1x15,4 Altezza sala principale mt: 2,81 Aree espositive mq: 210

■ Bar

Carte di credito: ■ American Express ❏ Diners ❏ Jcb ■ MasterCard ■ Visa

Capacità con allestimento Ferro di cavallo

Cocktail

Cena di gala

Platea

Classe

Board

CASTELLO

248

16,1x15,4

2,81

2,2x2,7

3x2,7

300

180

300

TERRAZZA

208

29x18,75

1,2x2,2

200

150

120

200

VILLANOVA

136

22,50x6,15

2,70

1x2,2

100

MARINA

108

11,45x9,15

3,50

1,4x2,2

100

13,75x6,85

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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foto d. sequi

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Bologna Congrressi S.p.A. /// Piazza Costituzione, 4/a /// 40128 Bologna Italy /// www.bolognaccongressi.it /// tel. 39 051 6375111 /// events@bolognacongressi.it