Stampe non periodiche - DC/DCI/622/99/B - Milano - In caso di mancato recapito inviare all’ufficio di cmp Roserio Milano per la restituzione al mittente che si impegna a corrispondere i diritti postali.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
COME ORGANIZZARLI
Tecniche e buone pratiche per l’organizzazione di congressi, gli ultimi aggiornamenti sul regolamento ECM
CHI LI REALIZZA
Dai provider agli organizzatori congressuali, i professionisti che hanno un ruolo centrale nella realizzazione dell’evento
DOVE OSPITARLI
Alberghi, location e centri congressi di tutta Italia attrezzati per ospitare eventi medico-scientifici Una pubblicazione
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INTRODUZIONE FEDERCONGRESSI&EVENTI
L’
accordo Stato-Regioni e il conseguente Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM concernente la disciplina nazionale ECM vedono Federcongressi&eventi impegnata in maniera interlocutoria con le istituzioni di riferimento per fare in modo che le normative e le sue applicazioni rispettino e valorizzino l’impegno, la professionalità e il senso di responsabilità dei propri soci Provider ECM. L’atteggiamento della nostra associazione nei confronti delle istituzioni, Commissione Nazionale di Formazione Continua in primis, è e sarà sempre propositivo perché condividiamo un unico grande obiettivo: contribuire alla crescita della qualità della formazione dei professionisti della Sanità operando con etica e trasparenza in un contesto normativo che deve essere chiaro e certo per i Provider ECM. Federcongressi&eventi è la voce di chi opera nel settore e il ruolo è rafforzato anche dall’accordo con la Federazione Italiana delle Società Medico-Scientifiche (FISM) che le ha rinnovato il ruolo condiviso di rappresentante unitario dei Provider ECM presso la Commissione Nazionale per la Formazione Continua in Medicina e tutti gli organi competenti in materia di Educazione Continua in Medicina. Ci battiamo per un sistema che valorizzi la qualità e la professionalità e ci impegniamo per garantirle! Federcongressi&eventi, infatti, aggiorna i Provider ECM e fornisce loro alta formazione con servizi quali l’Help Desk – sempre pronto a risolvere i dubbi quotidiani sull’applicazione della normativa – e gli incontri Provider Update, ai quali intervengono pool di consulenti specializzati. La Guida ai Congressi Medico Scientifici è la pubblicazione che fa cultura del settore ed è uno strumento di lavoro autorevole per operatori e utenti: per questo il mio più vivo ringraziamento va alla casa editrice Ediman e a tutti coloro che hanno dato il proprio contributo per farne una Guida ancora più ricca di contenuti e ancora più fruibile.
Alessandra Albarelli Presidente Federcongressi&eventi
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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INTRODUZIONE FISM
I
l settore dei congressi medico-scientifici costituisce, a livello sia nazionale sia regionale, uno dei cardini della formazione e dell’aggiornamento professionale in Sanità, che è da sempre un’attività primaria delle società scientifiche e delle associazioni mediche, per le quali la formazione degli associati è parte integrante della loro mission. Per questo motivo, FISM è da sempre impegnata in prima linea per rivalutare il ruolo strategico e preferenziale rivestito dalle società scientifiche nell’ambito del vigente sistema di Educazione Continua in Medicina e nei rapporti con le tante istituzioni coinvolte nel governo della Sanità. Ancor più oggi, dopo l’approvazione del nuovo Codice Etico di Assobiomedica-MedTech, la centralità delle società scientifiche appare fattore strategico per garantire al sistema della formazione continua l’indispensabile trasparenza attraverso l’organizzazione di congressi medici rispettosi delle nuove regole e, quindi, proiettati a una maggior efficienza ed efficacia. Proseguono con determinazione le collaborazioni con il Ministero della Salute e Agenas, dalla valutazione dei percorsi diagnostico-terapeutici assistenziali (PDTA) ai tavoli dell’innovazione in tema di Health Technology Assessment (HTA), alla seconda fase del progetto di revisione del Nomenclatore Tariffario e dei DRG, e alla revisione delle reti cliniche nell’ambito del Gruppo di lavoro del CTS Comitato Tecnico Sanitario e della Commissione Dispositivi Medici. Il problema dell’innovazione tecnologica nel campo sanitario è veramente un tema molto delicato e decisivo, in quanto da un lato non vi sono dubbi che il progresso tecnologico aumenti le possibilità di cura dei malati, le probabilità di guarigione e in ultima analisi la qualità di vita dei pazienti; ma dall’altro, una gestione carente nell’adozione delle nuove tecnologie può favorire lo svilupparsi di comportamenti illeciti fino a minare la sostenibilità dell’intero sistema che di fatto è oggetto di convegni scientifici finalizzati al miglioramento delle conoscenze anche di tipo organizzativo e gestionale. Confortati dalle esperienze maturate nel corso dell’anno trascorso, riteniamo che la nuova edizione della Guida ai Congressi Medico-Scientifici possa affermarsi quale utile strumento per identificare anche gli eventi in cui si discute delle problematiche messe a fuoco nelle attività che FISM persegue, anche in collaborazione con le istituzioni, e utile a migliorare la qualità complessiva del Sistema Sanitario Nazionale. Siamo convinti, pertanto, che anche questa edizione possa riconfermarsi quale buon punto di riferimento e valido strumento di aggiornamento per conoscere tutti i passaggi necessari alla corretta organizzazione degli eventi.
Franco Vimercati Presidente FISM Federazione Italiana delle Società Medico-Scientifiche
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
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Link utili regione per regione Abruzzo
www.arsabruzzo.it
Basilicata
http://ecm.basilicata.agenas.it
Calabria
www.regione.calabria.it/sanita
Campania
www.regione.campania.it
Emilia Romagna
http://assr.regione.emilia.romagna.it
Friuli Venezia Giulia
http://ecm.sanita.fvg.it
Lazio
http://regione.lazio.it/rl_sanita/
Liguria
http://alisa.liguria.it
Lombardia
www.ecm.regione.lombardia.it
Marche
http://ecm.sanita.marche.it/
Molise
http://ecm.regione.molise.it
Piemonte
www.formazionesanitapiemonte.it
Puglia
www.sanita.puglia.it/web/ofs
Sardegna
http://providerecm.sardegnasalute.it
Sicilia
http://pti.regione.sicilia.it
Toscana
www.regione.toscana.it/-/educazione-continua-in-medicina-ecm-
Umbria
http://ecm.regione.umbria.it/mediacenter/FE/home.aspx
Valle d’Aosta
http://ecm.regione.vda.it
Veneto
https://salute.regione.veneto.it/web/ecm
Prov. autonoma di Bolzano
www.ecmbz.it
Prov. autonoma di Trento
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8
008 GCMS Indirizzi utili 2019.indd 8
“Guida ai Congressi Medico Scientifici” 2019 è una pubblicazione
Ediman Srl Via Ripamonti 89 - 20141 Milano Telefono 02 57311511 - Fax 02 55231486 info@ediman.it - www.ediman.it Direttore responsabile: Marco Biamonti A cura di: Margherita Franchetti Responsabile traffico pubblicitario e redazione: Jessica Alejandra Presa Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola Consulenza testi: Simona Zin Grafica: Massimo Bernardi Photo credits: Adobe Stock – https://stock.adobe.com Hanno collaborato: Alessandra Boiardi, Piera Carlomagno, Simona P.K. Daviddi, Francesca Delzotti, Sergio Mori, Sabrina Piacenza, Luciana Francesca Rebonato, Beatrice Spangaro Fotolito e stampa: CNS srl - Treviglio (Bg) Questa guida è andata in stampa il 30 gennaio 2019
I prodotti editoriali Ediman Meeting & Congressi Guida Meeting e Congressi MeetingeCongressi.com La Guida ai Congressi Medico-Scientifici
Gli eventi Ediman Buy Mice Milano Buy Mice Roma Full Contact Discover Italy Full Contact Incentive Destinations Full Contact Meeting Planner Full Contact Pco
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
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PRAGUE HUNGARY
FRANCE UK IRELAND
GERMANY TARGET MOTIVATION - ITALY
PORTUGAL
CALIFORNIA USA
MOROCCO
ANTIGUA
RUSSIA
POLAND
CHINA
SPAIN ALGERIA
UAE
INDIA MALAYSIA
JORDAN
MEXICO COLOMBIA
BRAZIL
JAPAN
TUNISIA MALTA
EGYPT GREECE MAURITIUS
CHILE
CAPE TOWN
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SOMMARIO Introduzione Federcongressi&eventi
4
Introduzione FISM
6
Indirizzi utili
8
LA PROGETTAZIONE DEL CONGRESSO
77
Le prime decisioni: tempi, obiettivi e accredito ECM
78
Ricerca sponsor e proposte di sponsorizzazione
83
I criteri di selezione della destinazione
86
La scelta della sede congressuale
89
Il congresso mezzo di trasmissione del sapere 22
Le regole per ingaggiare i relatori
93
Il valore dei congressi e l’eredità di lungo termine
I contratti di lavoro dello staff occasionale
97
25
Redigere il budget per pianificare costi e ricavi 99
Congressi e congressi medici in numeri
27
Il programma di lavoro e le liste di controllo 102
Indice degli operatori e delle location congressuali
16
IL MERCATO DEI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI
21
Inviti e iscrizioni, il trattamento dei dati personali (GDPR) LE CANDIDATURE AI CONGRESSI INTERNAZIONALI
104
107
Come funziona un congresso internazionale 108 I fattori di competitività delle destinazioni
112
Ruolo e competenze del convention bureau 119 COME FUNZIONA IL SISTEMA ECM
31
Il programma ECM e la sua governance
32
Le tipologie della formazione ECM
36
Crediti ECM: chi li assegna e come sono calcolati
32
Il provider e l’accreditamento del congresso
43
Sponsorizzazioni: gli obblighi di provider e sponsor
48
I codici deontologici delle aziende sponsor
51
Controllo e valutazione della formazione ECM 55 L’ORGANIZZATORE DI CONGRESSI (PCO)
59
Chi è il “professional congress organizer”
60
Il bando di gara per l’organizzazione del congresso
63
Come selezionare l’organizzatore congressuale
67
Il contratto fra committente e organizzatore
72
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
011-012 GCMS 2019 Sommario.indd 11
2019
IL DESIGN DELL’EVENTO
123
Perché si partecipa a un congresso
124
Soddisfare le aspettative dei partecipanti
126
Migliorare il livello di attenzione e l’apprendimento
128
11
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SOMMARIO I CONTENUTI DEL CONGRESSO
131
I format per trasmettere il sapere scientifico 132 La raccolta degli abstract scientifici
138
I simposi-satellite sponsorizzati
140
L’ideazione del programma sociale
141
L’ORGANIZZAZIONE DEL CONGRESSO
LE TECNOLOGIE PER L’ORGANIZZATORE E I PARTECIPANTI 143 I vantaggi dei software gestionali
146
Come progettare il sito web del congresso
150
Wi-fi: gli aspetti da considerare perché funzioni
152
App dell’evento: le funzionalità da valutare Le tecnologie a supporto di contenuti e logistica
159
La gestione degli spazi congressuali
160
Le professioni che servono per realizzare il congresso
163
Cosa deve fare lo staff: i controlli prima dei via
167
Gestione del rischio e regole di sicurezza
170
Sostenibilità: come ridurre l’impatto degli eventi
172
ALLA FINE DELL’EVENTO
177
Misurare i risultati: i principali indicatori
178
Il report finale e i dati conclusivi
181
154
Consuntivo e chiusura contabile
185
La fiscalità dell’evento
187
157
L’archiviazione: cosa conservare
192
RINGRAZIAMENTI Pensata per fornire alle società e associazioni medico-scientifiche e ai singoli professionisti uno strumento di consultazione pratico e operativo, l’edizione 2019 di questa Guida è stata aggiornata, riorganizzata e arricchita di contenuti con una nuova veste grafica per offrire una panoramica ancora più completa, e più facilmente fruibile, di tutte le tematiche legate all’organizzazione dei congressi medico-scientifici.
12
011-012 GCMS 2019 Sommario.indd 12
I nostri ringraziamenti vanno a Mauro Zaniboni di MZ Congressi per la consulenza sui contenuti e la supervisione dei testi, a Rosangela Quieti, Gianluca Trezzi e Silvia Pellò di AIM Group International per la condivisione del loro know how, a Gabriella Ghigi di Meeting Consultants per i suggerimenti e a Federcongressi&eventi – un grazie particolare ad Alessia Tosti – per averci messo a disposizione materiali e documenti indispensabili per la stesura della Guida.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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31/01/19 15:23
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SOMMARIO Agenzie Pco, Provider e Altri Servizi
le locAtion regione Per regione
Schede tecniche
lombArdiA
Aim Group International - Milano, Firenze, Roma
196
Ardea - Chiari (Bs)
197
Bluevents - Roma
Chervò Golf Hotel Spa & Resort San Vigilio - Pozzolengo (Bs) 230 Crowne Plaza Milan City - Milano
232
197
Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre - Ferno (Va)
234
BTcongress - Cagliari, Roma
198
Sheraton Milan San Siro - Milano
235
Centro Organizzazione Congressi - Taormina (Me)
199
Winter Garden Hotel - Bergamo-Grassobbio
236
Chrysalis Communication - Milano
199
Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo
238
Congress Lab - Milano
213
Centro Congressi Ville Ponti - Varese
240
Congress Studio Venezia International - Venezia Mestre
202
MalpensaFiere - Varese-Busto Arsizio
241
Museo Diocesano Carlo Maria Martini - Milano
242
CWT Meetings & Events - Firenze, Milano, Torino, Roma
201
Museo Fratelli Cozzi - Legnano
244
Ega Worldwide Congresses & Events - Roma, Milano
203
Everywhere - Verona
202
Piemonte
Fenicia Eventi - Roma
204
Castello di Pavone - Pavone Canavese (To)
248
Gaya Events & Communication - Casatenovo (Lc)
205
La Centrale - Nuvola Lavazza - Torino
249
La Venaria Reale - Venaria Reale (To)
250
Gruppo SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione Roma
206
Kassiopea Group - Cagliari
206
AoStA
L.C. Congressi - Padova
207
Parc Hotel Billia e Centro Congressi Billia - Saint-Vincent (Ao) 252
Lopez Eventi e Congressi - Godo (Ra)
207
Meet and Work - Padova-Abano Terme
208
veneto
MGM Congress - Napoli
209
MP Congressi & Comunicazione - Napoli
210
Best Western Premier Bhr Treviso Hotel Treviso-Quinto di Treviso
256
Doubletree by Hilton Venice North - Mogliano Veneto (Tv)
257
Ovet Viaggi e Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo
211
Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia
258
Sardiniameeting - Cagliari
212
Hotel Parchi del Garda - Lazise (Vr)
259
Uvet Congress and Learning - Milano
212
Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia - Venezia 260
Uvet Global Business Travel - Milano
213
Vicenza Convention Centre - Ieg - Vicenza
liguriA
APProfondimenti
Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge)
266
Hotel Vis Ă Vis - Sestri Levante (Ge)
268
Convention Bureau Genova-Porto Antico di GenovaAcquario di Genova - Genova
271
Cec Comunicazione Eventi Congressi - Roma
217
MediContest - Roma
225
ProEventi - San Severo (Fg) - Milano
223
Gruppo Uvet GBT Area Pharma & Healthcare - Milano
218
MZ Congressi - Milano
220
emiliA romAgnA
Aim Group International - Milano, Firenze, Roma
214
Palacongressi di Rimini - Ieg - Rimini
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263
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
275
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SOMMARIO umbriA
cAmPAniA
Hotel Giò - Perugia Centro Congressi - Perugia
281
Park Hotel Ai Cappuccini - Gubbio (Pg)
283
toScAnA
Convention Bureau Napoli - Napoli
333
Ordine dei Medici Salerno - Salerno
334
Holiday Inn Naples - Napoli
336
Grand Hotel Vanvitelli - Caserta
338
Lloyd’s Baia Hotel - Salerno
340
Palazzo Caracciolo - Napoli
342
Centro Congressi al Duomo CCAD - Firenze
297
FH55 Hotels - Firenze - Roma
286
Firenze Fiera Congress & Exhibition Center - Firenze
298
PugliA
Hotel Biodola e Hotel Hermitage - Isola d’Elba (Li)
289
Puglia - Bari
347
MACC Meeting Art Craft Center - Pisa
295
CDSHotels - Grand Hotel Riviera e Basiliani - Nardò Otranto (Le)
350
Riva del Sole Resort&Spa - Castiglione della Pescaia (Gr)
291
Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba)
354
Grand Hotel Tiziano e dei Congressi - Lecce
355
Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel - Mesagne (Br)
365
The Nicolaus Hotel - Bari
366
Centro Congressi Santa Lucia - Ostuni (Br)
353
To Florence Hotels - Firenze
293-294
lAzio
Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Castellammare di Stabia (Na)
344-345
Hotel Covo dei Saraceni - Polignano a Mare (Ba)
356-357
Eur La Nuvola - Roma
304
Hotel Excelsior Bari - Bari
358-359
Best Western Blu Hotel Roma - Roma
308
Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci - Bari
360-361
Courtyard by Marriott Rome Central Park - Roma
310
Crowne Plaza Rome - St. Peter’s - Roma
311
Ergife Palace Hotel - Roma
312
Kolbe Hotel Rome - Roma
314
Hotel Caravel - Roma
316
Hotel Mercure Roma West - Roma
318
Hotel Roma Aurelia Antica - Roma
320
Sheraton Roma Hotel & Conference Center - Roma
Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br) Vivosa - Marina di Ugento (Le)
363 368-369
bASilicAtA Grand Hotel Pianetamaratea - Maratea (Pz)
370-371
Mh Matera Hotel - Matera
372-373
SiciliA Astoria Palace Hotel - Palermo
377
Costa degli Ulivi - Palermo
380
323
Costa degli Ulivi - Grand Hotel Piazza Borsa - Palermo
381
Park Hotel Villa Grazioli - Grottaferrata (Rm)
324
Costa degli Ulivi - Splendid Hotel La Torre Palermo-Mondello Lido
381
Auditorium Antonianum - Roma
325
L’Antico Casale La Carovana - Roma
326
Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center Catania - Acicastello 382
Il Piccolo Mondo - Roma
327
Fiera Roma - Roma
328
Roma Meeting Center - Roma
329
Teatro Italia - Roma
330
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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2019
Il Gelso Bianco Hotel - Catania-Misterbianco
385
SArdegnA Hotel Catalunya - Alghero (Ss) Hotel Regina Margherita - Cagliari THotel - Cagliari
388 390-391 392
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Indice degli operatori e delle location congressuali Qui di seguito proponiamo l’elenco integrale di tutti i soggetti – agenzie di servizi, provider, Pco, Enti locali, convention bureau, hotel congressuali, centri congressi e altre strutture – con forte specializzazione sul segmento degli eventi medico-scientifici ed Ecm che hanno contribuito alla presente Guida. Aim Group International - Milano, Firenze, Roma...........................196-214 Ardea - Chiari (Bs) ........................................................................... 197 Astoria Palace Hotel - Palermo ........................................................... 377 Auditorium Antonianum - Roma .......................................................... 325 Auditorium del Massimo - Roma ......................................................... 302 Auditorium Parco della Musica - Roma................................................ 309 Best Western Ai Cavalieri Hotel - Palermo .....................................378-379 Best Western Blu Hotel Roma - Roma .................................................. 308 Best Western Italia............................................................... 226-227-394 Best Western Premier Bhr Treviso Hotel - Treviso-Quinto di Treviso .......... 256 Biopixel - Bergamo ............................................................................. 20 Boccanegra - Firenze .......................................................................... 76 Bluevents - Roma .............................................................................. 197 Bologna Congressi - Bologna................................................................. 3 BTcongress - Cagliari, Roma .............................................................. 198 Carlo Magno Hotel SPA Resort - Madonna di Campiglio (Tn) ................ 261 Canavese Incontra - Strambino (To) ...................................................... 71 Cardinal Hotel St. Peter - Roma .......................................................... 331 Castello di Pavone - Pavone Canavese (To).......................................... 248 CDSHotels - Grand Hotel Riviera e Basiliani - Nardò - Otranto (Le) ......... 350 Cec Comunicazione Eventi Congressi - Roma ................................216-217 Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge) ................................................266-269 Centro Congressi al Duomo CCAD - Firenze .................................296-297 Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo ...................................238-239 Centro Congressi Santa Lucia - Ostuni (Br) ....................................352-353 Centro Congressi Ville Ponti - Varese .................................................. 240 Centro Organizzazione Congressi - Taormina (Me) .............................. 199 Chervò Golf Hotel Spa & Resort San Vigilio - Pozzolengo (Bs) ............... 230 C-Hotels - Firenze ............................................................................. 301 Chrysalis Communication - Milano ..................................................... 199 Complesso Monumentale San Lorenzo Maggiore - Napoli .................... 339 Congress Lab - Milano ...................................................................... 213 Congress Studio Venezia International - Venezia Mestre........................ 202 Convention Bureau Genova-Porto Antico di Genova-Acquario di Genova Genova ....................................................................................270-271 Convention Bureau Napoli - Napoli ................................................... 333 Convento San Giuseppe - Cagliari ......................................................389 Costa degli Ulivi - Palermo ..........................................................374-380 Costa degli Ulivi - Grand Hotel Piazza Borsa - Palermo ....................... 381 Costa degli Ulivi - Splendid Hotel La Torre - Palermo-Mondello Lido ........ 381 Courtyard by Marriott Rome Central Park - Roma ................................. 310 Crowne Plaza Milan City - Milano ..................................................... 232 Crowne Plaza Rome - St. Peter’s - Roma .............................................. 311 CWT Meetings & Events - Firenze, Milano, Torino, Roma ................200-201 Doubletree by Hilton Olbia - Olbia ..................................................... 386 Doubletree by Hilton Venice North - Mogliano Veneto (Tv)..................... 257 Ega Worldwide Congresses & Events - Roma, Milano ............ 203-cartoncino Ergife Palace Hotel - Roma ................................................................ 312 Eur La Nuvola - Roma ....................................................................... 304 Everywhere - Verona......................................................................... 202 Fabbri Hotels - Bologna .................................................................... 272 Fenicia Eventi - Roma........................................................................ 204 FH55 Hotels - Firenze - Roma ......................................................284-286 Fiera Roma - Roma ........................................................................... 328 Firenze Fiera Congress & Exhibition Center - Firenze ............................ 298 Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center Catania - Acicastello ............................................................................ 5 Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center Catania - Acicastello ........................................................................ 382 Gaya Events & Communication - Casatenovo (Lc)................................. 205 GHS Hotels - Palermo ....................................................................... 376 Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba).............................. 354 Grand Hotel Pianetamaratea - Maratea (Pz) ..................................370-371 Grand Hotel Tiziano e dei Congressi - Lecce ...................................... 355 Grand Hotel Vanvitelli - Caserta ......................................................... 338 Grand Hotel Villa Balbi - Sestri Levante (Ge) ........................................ 264 Gruppo Atlantic - Riccione (Rn) .......................................................... 277 Gruppo SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione - Roma ..... 206 Gruppo Uvet GBT Area Pharma & Healthcare - Milano.............. II cop. - 218 Holiday Inn Naples - Napoli.............................................................. 336 Holiday Inn Roma Eur Parco dei Medici - Roma ................................... 317 Hotel Biodola e Hotel Hermitage - Isola d’Elba (Li)..........................288-289 Hotel Caravel - Roma ....................................................................... 316 Hotel Catalunya - Alghero (Ss) ........................................................... 388 Hotel Covo dei Saraceni - Polignano a Mare (Ba) ..........................356-357 Hotel Excelsior Bari - Bari ............................................................358-359 Hotel Federico II - Jesi (An) ................................................................ 279 Hotel Giò - Perugia Centro Congressi - Perugia ..............................280-281
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Hotel Mercure Roma West - Roma ...................................................... 318 Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci - Bari........................... 7-360-361 Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia............................................. 258 Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br) .................................................362-363 Hotel Parchi del Garda - Lazise (Vr) .................................................... 259 Hotel Ramada Naples - Napoli .......................................................... 341 Hotel Regina Margherita - Cagliari...............................................390-391 Hotel Roma Aurelia Antica - Roma ..................................................... 320 Hotel Vis à Vis - Sestri Levante (Ge) .................................................... 268 Il Gelso Bianco Hotel - Catania-Misterbianco .................................384-385 Il Piccolo Mondo - Roma ................................................................... 327 Iseo Lago Hotel - Iseo (Bs).................................................................. 237 Italia eventi Group - Roma ................................................................. 194 Kassiopea Group - Cagliari ............................................................... 206 Kolbe Hotel Rome - Roma .................................................................. 314 L.C. Congressi - Padova .................................................................... 207 L’Antico Casale La Carovana - Roma .................................................. 326 La Centrale - Nuvola Lavazza - Torino ................................................. 249 La Venaria Reale - Venaria Reale (To) .................................................. 250 Le Cheminée Business Hotel - Napoli .................................................. 337 Le Cisalide - Viterbo ........................................................................... 45 Lloyd’s Baia Hotel - Salerno ............................................................... 340 Lopez Eventi e Congressi - Godo (Ra) ................................................. 207 MACC Meeting Art Craft Center - Pisa ............................................... 295 M&P Informatica - Genova ................................................................ 147 MalpensaFiere - Varese-Busto Arsizio .................................................. 241 MediContest - Roma ...................................................................224-225 Meet and Work - Padova-Abano Terme ............................................... 208 MGM Congress - Napoli ..............................................................10-209 MH Matera Hotel - Matera ..........................................................372-373 MP Congressi & Comunicazione - Napoli ........................................... 210 Museo Diocesano Carlo Maria Martini - Milano .................................. 242 Museo Fratelli Cozzi - Legnano .......................................................... 244 MZ Congressi - Milano ..................................................................... 220 Ordine dei Medici Salerno - Salerno .................................................. 334 Ovet Viaggi e Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo .................... 211 Palace Hotel Desenzano - Desenzano del Garda (Bs) .......................... 233 Palacongressi di Rimini - Ieg - Rimini .............................................274-275 Palazzo Caracciolo - Napoli ............................................................. 342 Parc Hotel Billia e Centro Congressi Billia - Saint-Vincent (Ao)................ 252 Park Hotel Ai Cappuccini - Gubbio (Pg) ........................................282-283 Park Hotel Villa Grazioli - Grottaferrata (Rm) ...................................... 324 ProEventi - San Severo (Fg) - Milano .............................................222-223 Puglia - Bari............................................................... III cop. + batt. - 347 PV agency - Milano ............................................................................ 13 Riva del Sole Resort&Spa - Castiglione della Pescaia (Gr) ...............290-291 Roma Meeting Center - Roma ............................................................ 329 Sardegna Turismo ......................................................................... IV cop Sardiniameeting - Cagliari ................................................................ 212 Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia - Venezia ............. 260 SEM2000 Software Gestione Eventi - Bologna..................................... 144 Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre - Ferno (Va) 234 Sheraton Milan San Siro - Milano ...................................................... 235 Sheraton Roma Hotel & Conference Center - Roma ........................322-323 Sightsavers .......................................................................................130 SIRE Ricevimenti d’autore - Napoli ..................................................... 343 Studio Visio - Firenze .......................................................................... 18 Target Motivation - Venezia Mestre ......................................................... 9 Teatro Italia - Roma........................................................................... 330 Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel - Mesagne (Br) ................364-365 The Nicolaus Hotel - Bari .................................................................. 366 THotel - Cagliari.........................................................................392-393 To Florence Hotels - Firenze .................................................. 292-293-294 Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast - Castellammare di Stabia (Na) .344-345 Uvet Congress and Learning - Milano ................................................. 212 Uvet Global Business Travel - Milano .................................................. 213 Verona Fiera - Verona ....................................................................... 254 Vicenza Convention Centre - Ieg - Vicenza ....................................262-263 Villa Erba Centro Internazionale Esposizione e Congressi - Cernobbio (Co) 228 Vivosa - Marina di Ugento (Le) .....................................................368-369 Winter Garden Hotel - Bergamo-Grassobbio ....................................... 236 Xyaso Eventi e Congressi - Roma........................................................ 215 Zacchera Hotels - Baveno (Bv) ........................................................... 246 Zan Hotels - Bologna ........................................................................ 276
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I O P I X E L . I T I A S U A R D I 6 E R G A M O 3 5 4 2 8 4 7 7 9
Il mercato dei congressi medico-scientifici 22 I l congresso mezzo di trasmissione del sapere 25 I l valore dei congressi e l’eredità di lungo termine ongressi e congressi medici in numeri 27 C
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IL MERCATO DEI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI
Il congresso mezzo di trasmissione del sapere Il successo del format evento risiede nel potere dell’incontro fra le persone IL NUMERO DEI CONGRESSI NEL MONDO 1963-2017
Fonte: ICCA, A Modern History of International Association Meetings 1963-2017. Il grafico considera i congressi associativi internazionali che hanno più di 50 partecipanti e che sono soggetti al principio della rotazione delle destinazioni fra almeno 3 diversi paesi.
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ell’era di internet e della comunicazione digitale la partecipazione agli eventi professionali non conosce flessione: nonostante grazie al web una grande mole di informazioni e di conoscenza sia oggi accessibile a tutti, e nonostante la tecnologia abbia reso
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possibile riunire virtualmente community professionali, l’evento aggregativo “reale” è ancora considerato il mezzo più efficace per trasmettere e condividere il sapere, per costruire relazioni professionali e avviare rapporti di collaborazione, per stimolare nuove idee.
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Il successo del format evento risiede nel potere dell’incontro faccia a faccia fra le persone, capace, molto più di una email, un post o un ologramma, di costruire fiducia, ispirare pensiero innovativo e generare opportunità.
L’identikit del congresso Il congresso è definito come un incontro formale fra molte persone che si riuniscono per dibattere idee o problemi legati a una specifica disciplina accademica, a un determinato settore professionale o a un particolare tema. I partecipanti sono accademici e professionisti, qualche volta anche il pubblico, quando è parte in causa degli argomenti in programma (per esempio le associazioni di pazienti nei congressi medici). A molti congressi, soprattutto medicoscientifici, partecipano anche aziende espositrici che hanno interessi commerciali nell’area tematica trattata.
La scelta della destinazione La maggior parte dei congressi è promossa con cadenza periodica da un’associazione professionale nazionale o internazionale: alcuni congressi si svolgono sempre nella stessa destinazione; altri, soprattutto qualli di respiro nazionale o internazionale, utilizzano in ogni edizione una destinazione diversa, la cui scelta è dettata da motivazioni professionali (presenza di enti di eccellenza nel campo oggetto del congresso o necessità di sensibilizzare una destinazione su quel tema specifico), economiche (per i congressi più grandi le destinazioni competono fra loro per offrire al committente le migliori condizioni possibili per organizzarvi il congresso), logistiche (facilmente raggiungibile, sicura e dotata delle strutture necessarie) e anche turistiche (l’appeal turistico di una destinazione può influenzare il numero di iscrizioni al congresso).
Negli ultimi 50 anni il numero delle persone che nel mondo partecipa a congressi associativi internazionali è passato da 2 a 25 milioni cioè raddoppiati ogni 10 anni. Degli oltre 225.000 congressi internazionali censiti negli ultimi 55 anni dall’associazione, emerge che nel quinquennio 1963-1967 se ne è svolto solamente l’1%, mentre il 29% si è svolto negli ultimi cinque anni, dal 2013 al 2017. E sebbene il numero medio di partecipanti negli anni sia sceso, passando da una media di 1.263 delegati per congresso negli anni 1963-1967 a una media di 409 nel periodo 2013-2017, il numero complessivo dei partecipanti è aumentato, passando dai 2 milioni del periodo 1963-1967 ai 25 milioni degli ultimi cinque anni.
Lo sviluppo di scienza e tecnologia aumenta il bisogno di eventi professionali Non a caso l’aumento esponenziale dei congressi è avvenuto in un’era di straordinari progressi nei campi della medicina, delle
L’aumento esponenziale dei congressi associativi Negli ultimi cinquant’anni il numero dei congressi associativi ha avuto un’impennata: secondo il report A Modern History of International Association Meetings 1963-2017 compilato da ICCA (International Congress & Convention Association), nel periodo che va dal 1963 al 2017 i congressi associativi internazionali sono aumentati del 10% l’anno,
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MEZZO SECOLO DI CONGRESSI NEL MONDO NUMERO TOTALE DEI PARTECIPANTI
NUMERO MEDIO DEI PARTECIPANTI
1963-1967
1963-1967
2 milioni
1.263
2013-2017
2013-2017
409 25 milioni Fonte: ICCA, A Modern History of International Association Meetings 1963-2017. I dati considerano i congressi associativi internazionali che hanno più di 50 partecipanti e che sono soggetti al principio della rotazione delle destinazioni fra almeno 3 diversi paesi.
scienze e della tecnologia. Questa tipologia di eventi è infatti trainata e sostenuta dallo sviluppo scientifico e tecnologico che, a sua volta, contribuisce a creare il bisogno di nuove associazioni e di nuovi congressi, andando ad alimentare il circolo virtuoso della diffusione della conoscenza. Anche la crescente complessità del mondo, che pone costantemente nuove sfide in tutti i campi della vita sociale ed economica e del sapere
L’aumento esponenziale dei congressi è avvenuto non a caso in un’era di straordinari progressi nel campo della medicina, delle scienze e della tecnologia
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umanistico e scientifico, genera la necessità di fare incontrare governi, imprese, organizzazioni non governative, accademici e scienziati per condividere idee e trovare soluzioni.
Il numero di congressi nel mondo Ogni anno, stima ICCA, vengono organizzati nel mondo circa 23mila diversi congressi associativi di portata internazionale che hanno cadenza periodica: se a questi si aggiungessero tutti i congressi di livello nazionale organizzati nel mondo e tutti quelli che non hanno cadenza periodica il numero probabilmente decuplicherebbe. Nessuno ne ha però mai elaborato una stima. ❖
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Il valore dei congressi e l’eredità di lungo termine L’impatto economico immediato sulla destinazione è solo la punta dell’iceberg Un congressista spende il doppio di un turista Il valore di un congresso è tipicamente misurato, tanto dal singolo individuo che dalla collettività, sul suo impatto di breve-medio termine. A livello individuale, il partecipante ne valuta l’impatto in termini di contenuti, programma, speaker e organizzazione, e su questi aspetti esprime il proprio grado di soddisfazione. A livello collettivo i governi ne misurano la ricaduta economica sulle destinazioni che li ospitano. Tale ricaduta, che è data dalla spesa di organizzatori e partecipanti e dall’indotto generato sul territorio, genera posti di lavoro e sostiene le imprese locali, soprattutto quelle della filiera turistica (alberghi, ristoranti etc). Un congressista, dicono tutte le statistiche internazionali, spende nella destinazione che lo ospita da una volta e mezzo a due volte quello che spende un turista.
I benefici intangibili I congressi valgono però molto più del loro impatto economico immediato, che è solo la punta dell’iceberg. Nel computo entrano anche fattori relativi a ciò che gli eventi “producono” in termini di diffusione di conoscenza, costruzione di relazioni accademiche, scientifiche, professionali e imprenditoriali: un’eredità intangibile e di lungo termine (la “coda lunga” del congresso) di cui i governi sono ancora largamente inconsapevoli, visto che il loro interesse si traduce spesso solo nella reale
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ma riduttiva equazione che lega gli eventi esclusivamente all’occupazione alberghiera e alla ricaduta sull’economia turistica.
La storia dei 4 congressisti che prendevano l’aperitivo Un esempio calzante lo fece qualche anno fa Martin Sirk, allora amministratore delegato di ICCA (International Congress & Convention Association): “Immaginiamo 4 congressisti che a fine giornata prendono l’aperitivo insieme” disse. “In termini turistici l’impatto economico che generano è quello dei drink consumati, al massimo 60 euro. Ma i termini turistici non tengono conto di ciò di cui stanno discutendo e di quali saranno gli effetti di quell’incontro. Potrebbero stare discutendo di un nuovo progetto di ricerca da 60mila euro nei successivi due anni, oppure di un investimento da 60 milioni di euro che si concretizzerà dopo cinque anni”.
Eredità significative da incontri inaspettati Il congresso diventa dunque l’elemento catalizzatore che potrebbe portare, magari anni dopo, a grandi innovazioni, collaborazioni di respiro globale, scoperte rivoluzionarie. E talvolta le eredità più significative di un congresso scaturiscono da incontri inaspettati. Per esempio quello, si racconta nell’ebook The Power of Conferences promosso da Business Events Sydney, avvenuto nel 1982 durante un congresso a Melbourne fra l’immunologo Ian
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IL VALORE DEL CONGRESSO EUROPEO DI RADIOLOGIA 2018 IMPATTO ECONOMICO DIRETTO
€ 40-65 milioni
VALORE DELLA CONOSCENZA GENERATA
€ 813 milioni
€ ? miliardi
CRESCITA NELLA RICERCA PROGETTI DI COOPERAZIONE INFRASTRUTTURE MEDICHE MIGLIORAMENTO PROFESSIONALE
Fonte: Joint Meetings Industry Council, The Iceberg.
Frazer e la collega Gabrielle Medley, che ne ascoltò la presentazione e poi ne discusse con lui il possibile collegamento con il papilloma virus. L’incontro e la conversazione con la collega misero Frazer sulla strada che lo avrebbe poi portato a sviluppare il vaccino HPV contro il papillomavirus, potenzialmente in grado di debellare il cancro al collo dell’utero nell’arco di una generazione.
Un valore strategico difficile da misurare Nonostante sia difficilissimo misurare questo tipo di valore strategico del congresso, i pochi studi e testimonianze disponibili raccontano
Il valore della conoscenza generata durante il congresso europeo di radiologia 2018 è stata stimata essere più di 10 volte superiore al suo impatto economico diretto
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però di un impatto molto elevato in termini di creazione e trasferimento di conoscenza, potenziamento delle competenze, produzione di innovazione, sviluppo di progettualità per l’avanzamento della società, della sanità, del commercio e dell’industria.
Quanto vale la conoscenza generata da un congresso medico È possibile stimare il valore monetario delle informazioni che vengono presentate durante un congresso medico? In altre parole: si può quantificare l’impatto del congresso sull’economia della conoscenza? Il caso è quello del congresso europeo di radiologia (ECR), che si è tenuto a marzo 2018 a Vienna con la partecipazione record di 28mila persone: a volerne stimare il valore economico dei contenuti sono stati la Società Europea di Radiologia che lo ha promosso e il Vienna Convention Bureau che lo ha ospitato. Lo studio, il primo in assoluto nel suo genere, è stato condotto su un campione di 230 relatori dalla società di consulenza Triconsult, che ha calcolato il valore del “tempo professionale” impiegato dagli speaker (e il valore dei fondi per la ricerca correlati) per produrre i contenuti delle 3.331 presentazioni che si sono svolte durante i quattro giorni di congresso. Considerando che l’89% delle presentazioni era stato preparato in esclusiva per l’evento, il valore della conoscenza professionale veicolata dal congresso è stata stimata in 813 milioni di euro, più di dieci volte i 40-65 milioni di euro che si ipotizza abbiano costituito l’impatto economico diretto sulla città. E solo a un anno dalla conclusione del congresso, sostengono i promotori dell’indagine, si potrà cominciare a ipotizzare il valore di ciò che la conoscenza diffusa durante il congresso ha “prodotto” in termini di miglioramento delle pratiche dei singoli medici, dei nuovi progetti di ricerca intrapresi, delle nuove collaborazioni professionali avviate che, a loro volta, porteranno nel tempo a ulteriori risultati. La spesa di organizzatori e partecipanti, cioè l’impatto economico diretto propriamente detto, è davvero solo la punta dell’iceberg. ❖
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Congressi e congressi medici in numeri I dati internazionali e le città italiane che ne ospitano di più
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radizionalmente il settore medico è quello che esprime il maggior numero di congressi: le stime ICCA indicano che negli ultimi 5 anni i congressi medici sono stati circa il 17% di quelli totali svolti nel mondo. Il secondo comparto per
attività congressuale è la tecnologia, che negli ultimi due decenni ha avuto una forte crescita e oggi promuove il 14,4% dei congressi nel mondo superando il segmento scientifico, che si ferma al 13,5%. E se complessivamente il
I PRIMI 8 SETTORI PER NUMERO DI CONGRESSI 1963-2017
Scienze mediche Tecnologia Scienza Educazione Industria Scienze sociali Economia Management
Fonte: ICCA, A Modern History of International Association Meetings 1963-2017. Il grafico considera i congressi associativi internazionali che hanno più di 50 partecipanti e che sono soggetti al principio della rotazione delle destinazioni fra almeno 3 diversi paesi.
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TOTALE EVENTI IN ITALIA NEL 2017:
398.286
promossi dalle aziende
64%
(convention, lanci di prodotto, meeting)
0,6%
altri committenti
promossi da enti e istituzioni
9,9%
25,5%
promossi dalle associazioni (congressi, convegni)
(congressi, convegni)
Fonte: Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi, report 2017. settore congressuale globale vale 800 miliardi di dollari (stima ICCA del 2012), si può ipotizzare che i congressi medici ne valgano almeno 140.
In Italia quasi 32mila eventi medici accreditati ECM nel 2018 Dei quasi 400.000 eventi che si sono svolti nel 2017 in Italia, compresi quelli promossi dalle aziende (la quota più elevata) e dalle istituzioni,
Negli ultimi 5 anni i congressi medici sono stati il 17% di quelli svolti nel mondo e hanno avuto un impatto economico di circa 140 miliardi di dollari l’anno
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i congressi associativi sono il 25,5% del totale. La maggior parte di questi sono congressi medico-scientifici che a loro volta, nel 75-80% dei casi, sono accreditati al programma di Educazione Continua in Medicina (ECM) per la formazione dei professionisti che operano nella Sanità. Nel 2018 sono stati accreditate 35.203 attività ECM, di cui 31.953 erano eventi residenziali, cioè congressi e convegni.
Le città italiane che ospitano più congressi Le città italiane dove si svolge il maggior numero di congressi, anche internazionali, sono Roma, Milano, Firenze, Rimini, Torino, Bologna e Venezia, tutte destinazioni che possono vantare strutture congressuali di grande capienza, una diffusa offerta alberghiera, buoni collegamenti nazionali e internazionali e un’organizzazione territoriale di location, alberghi e fornitori che favorisce, spesso con il supporto dell’amministrazione comunale, la partecipazione alle gare per ospitare i grandi congressi.
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IL MERCATO DEI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI
LE PRIME 20 CITTÀ PER NUMERO DI CONGRESSI OSPITATI 2013-2017 CITTÀ Parigi Vienna Berlino Londra Barcellona Singapore Madrid Lisbona Seul Praga Amsterdam Copenhagen Bruxelles Pechino Hong Kong Dublino Roma Budapest Istanbul Buenos Aires
N. DI CONGRESSI OSPITATI
1.079 950 945 945 918 795 782 692 691 688 652 631 585 582 580 563 560 558 557 531
Fonte: ICCA, A Modern History of International Association Meetings 1963-2017. La classifica considera i congressi associativi internazionali che hanno più di 50 partecipanti e che sono soggetti al principio della rotazione delle destinazioni fra almeno 3 diversi paesi.
L’impatto economico a Milano e Rimini Per queste città l’impatto economico dei congressi è una voce significativa: a Milano, ha stimato per l’esempio l’Università Cattolica, nel 2016 gli eventi in generale (quindi non solo i congressi e non solo quelli medici) hanno portato al territorio 773 milioni di euro fra spesa diretta dei partecipanti e degli organizzatori.
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I PRIMI 20 PAESI PER NUMERO DI CONGRESSI OSPITATI 2013-2017 PAESE USA Germania Regno Unito Francia Spagna Italia Cina Giappone Olanda Canada Brasile Corea Portogallo Austria Australia Svezia Belgio Svizzera Polonia Messico
% DI CONGRESSI OSPITATI 7,7% 5,6% 4,8% 4,4% 4,3% 4,1% 3,3% 3,1% 2,6% 2,4% 2,2% 2,2% 2,2% 2,1% 2,0% 2,0% 1,8% 1,7% 1,6% 1,5%
Fonte: ICCA, A Modern History of International Association Meetings 1963-2017. La classifica considera i congressi associativi internazionali che hanno più di 50 partecipanti e che sono soggetti al principio della rotazione delle destinazioni fra almeno 3 diversi paesi. Per Rimini un’analoga stima è stata elaborata dall’Università di Bologna, che sempre per il 2016 ha calcolato una ricaduta economica pari a 200 milioni di euro. Non stupisce quindi che le destinazioni competano per aggiudicarsi eventi, soprattutto congressi medici e soprattutto internazionali, e che quelle più attrezzate si siano strutturate per supportare il committente in tutte le fasi dell’organizzazione. ❖
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Pierangelo Clerici Presidente AMCLI
FOOD FOR GOOD è il proogetto di recupero delle ecccedenze alimentari dagli eventi a curra di Feddercoongresssi&eventi, in collaborazione con le Onlus Bancco Alimentare ed Equuoevento. Aderire al progetto è seemplice, non com mporta impeegni gravosi né costi, e avviene neel riispetto delle normattive della Leggee Gadda. Contatta FEDERCONGREESSSI per conoscere le modaalità di adesione al progetto. www.foodforgood.it. @ProgettoFoodforGoood
Come funziona il sistema ECM 32 I l programma ECM e la sua governance e tipologie della formazione ECM 36 L rediti ECM: chi li assegna e come sono calcolati 32 C 43 Il provider e l’accreditamento del congresso ponsorizzazioni: gli obblighi di provider e sponsor 48 S 51 I codici deontologici delle aziende sponsor 55 Controllo e valutazione della formazione ECM
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Il programma ECM e la sua governance L’architettura del sistema di formazione in medicina e i professionisti coinvolti Formazione obbligatoria per 1,4 milioni di operatori sanitari L’ECM è il programma di Educazione Continua in Medicina istituito in Italia nell’anno 2000 dal decreto legislativo 229/99 (la cosiddetta legge Bindi) che stabiliva l’obbligatorietà della formazione e dell’aggiornamento professionale per tutti gli operatori sanitari del pubblico e del privato, dipendenti e liberi professionisti: un ventaglio di 28 categorie professionali che vanno dal medico chirurgo al tecnico di laboratorio passando per farmacisti, infermieri, veterinari e fisioterapisti – tanto per citarne alcune – di cui da ottobre 2018 fanno parte anche psicologi, chimici, fisici e biologi per un totale, attualmente, di circa 1,4 milioni di addetti. Il programma è entrato a regime il 1° gennaio 2002 divenendo parte integrante della vita professionale degli operatori sanitari.
L’80% dei congressi medici è parte del sistema ECM Cardine del sistema sono i crediti formativi, che ogni operatore della Sanità deve obbligatoriamente acquisire su base triennale attraverso la partecipazione a eventi o iniziative di formazione accreditati al programma ECM secondo le regole stabilite dal Ministero della Salute. Facile quindi intuire come, data la vastità della domanda, la maggior parte (circa l’80%) dei congressi ed eventi medico-scientifici organizzati oggi in Italia sia parte del sistema ECM.
L’indipendenza della formazione Obiettivo del programma di Educazione Continua in Medicina è erogare a tutti i
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professionisti della Sanità italiana contenuti di formazione e aggiornamento di qualità e indipendenti dagli interessi commerciali dell’industria farmaceutica e biomedicale (che è peraltro chiamata a sponsorizzarne una parte significativa), verificando nel contempo che i professionisti partecipino agli eventi e alle iniziative di formazione e conseguano i crediti richiesti nell’interesse della salute individuale e collettiva.
La complessità della normativa Il sistema è regolamentato da una pletora di normative e indicazioni che, come di frequente accade in Italia, sono complesse, spesso in sovrapposizione, talvolta poco chiare e comunque in periodico aggiornamento. Chi lavora nell’organizzazione dei congressi medici non può quindi prescindere dalla conoscenza delle regole che governano il programma della formazione professionale obbligatoria e dei soggetti che, a vario titolo, vi sono coinvolti.
Chi stabilisce regole, procedure e controlli Il sistema ECM è disegnato dall’Accordo StatoRegioni (il priù recente è quello del 2 febbraio 2017) e fa capo al Ministero della Salute, che lo governa attraverso i suoi organi. Partecipano alla governance anche le Regioni e gli Ordini, i Collegi e le associazioni delle 28 diverse professioni sanitarie soggette all’obbligo della formazione continua. Ecco i principali regolatori istituzionali del sistema e le loro funzioni.
➮ COMMISSIONE NAZIONALE
PER LA FORMAZIONE CONTINUA
È l’organo direttivo del sistema ECM:
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LE PROFESSIONI COINVOLTE NEL PROGRAMMA ECM Professioni sanitarie Medico chirurgo Odontoiatra Farmacista Psicologo Veterinario
Professioni tecnico-sanitarie Tecnico audiometrista Tecnico sanitario di laboratorio biomedico Tecnico sanitario di radiologia medica Tecnico ortopedico Tecnico audioprotesista Tecnico della fisiopatologia cardiocircolatoria e perfusione cardiovascolare Tecnico della prevenzione nell’ambiente e nei luoghi di lavoro Igienista dentale Dietista Assistente sanitario
definisce gli obiettivi formativi nazionali e coordina quelli regionali, disciplina l’accreditamento di eventi e attività di formazione, stabilisce le norme sui crediti formativi, definisce criteri e procedure per l’accreditamento dei soggetti deputati a erogare la formazione (provider) e ne verifica la sussistenza, stabilisce gli indirizzi per l’organizzazione dei programmi di formazione, valuta la qualità e l’accessibilità delle attività formative, promuove la sperimentazione di nuove metodologie di formazione e la verifica delle ricadute dell’ECM sulla qualità delle prestazioni professionali degli operatori sanitari.
➮ I membri della Commissione La Commissione rimane in carica tre anni ed è presieduta dal ministro della Salute; i vicepresidenti sono il coordinatore della Commissione Salute presso la Conferenza Stato-Regioni e il presidente della FNOMCEO, la Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri. I circa 30 componenti sono designati, rispettivamente, dal Ministero, dalla Conferenza Stato-Regioni e dalle federazioni degli Ordini e dei Collegi professionali interessati. La Commissione insediatasi a
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Professioni sanitarie riabilitative Fisioterapista Logopedista Tecnico riabilitazione psichiatrica e psicosociale Terapista della neuro e psicomotricità dell’età evolutiva Terapista occupazionale Ortottista – Assistente di oftalmologia Educatore professionale
Professioni sanitarie infermieristiche e professione sanitaria ostetrica
Infermiere Infermiere pediatrico Ostetrico
Altre figure Chimico Fisico Biologo
dicembre 2015 ha terminato il mandato, ma al momento di andare in stampa (gennaio 2019) non ci sono ancora notizie in merito alla nomina della nuova Commissione.
➮ AGENZIA NAZIONALE PER I SERVIZI SANITARI REGIONALI (AGENAS)
Ha in capo la gestione amministrativa del programma ECM e il suo coordinamento in supporto alla Commissione. È la “casa comune” che garantisce la governance dell’intera architettura, dove si collocano sia la Commissione sia i suoi organi ausiliari. L’AGENAS è un ente pubblico che affianca il Ministero della Salute e alle Regioni nelle strategie di sviluppo e innovazione del servizio sanitario nazionale. Analizza e valuta l’erogazione delle prestazioni con l’obiettivo di garantire il rispetto degli standard di qualità, quantità, efficacia, efficienza ed equità dei servizi erogati ai cittadini dalle strutture sanitarie su tutto il territorio nazionale.
➮ OSSERVATORIO NAZIONALE Vigila sulla qualità dei contenuti degli eventi formativi, rileva la coerenza degli eventi realizzati con gli obiettivi formativi programmati e verifica che gli aspetti
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GLI ORGANI DI GOVERNO DEL SISTEMA ECM l’organo direttivo
Commissione Nazionale per la Formazione Continua
la gestione amministrativa
commissioni ecm regionali
Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali (AGENAS)
di
l’anagrafe dei crediti formativi
Consorzio per la gestione anagrafica delle professioni sanitarie (COGEAPS)
gli organi controllo e consulenZa
Osservatorio Nazionale
Comitato di Garanzia
procedurali, logistici e organizzativi dell’evento siano conformi alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento dell’evento stesso. Opera con ispezioni in sede di evento, generalmente concordate con il provider.
➮ COMITATO DI GARANZIA Vigila sull’indipendenza dei contenuti formativi degli eventi da interessi commerciali, monitora i piani formativi e i singoli eventi formativi, controlla l’applicazione della normativa ECM in materia di sponsorizzazioni, pubblicità e conflitto di interesse e istruisce i procedimenti di verifica nei confronti dei provider. Opera con ispezioni a sorpresa nelle sedi dei provider e degli eventi formativi.
➮ CONSULTA NAZIONALE È un organo tecnico di cui la Commissione si avvale per avere pareri non vincolanti su questioni di carattere generale. È composto da esperti che rappresentano le categorie interessate dalla formazione continua in sanità: società scientifiche, provider (pubblici, privati, nazionali, regionali), università ed enti di ricerca, organizzazioni sindacali dell’ambito sanitario.
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Consulta Nazionale Comitato Tecnico delle Regioni
➮ COMITATO TECNICO DELLE REGIONI Supporta la Commissione nell’attività di armonizzazione del sistema ECM nazionale e dei sistemi ECM regionali. In particolare, fornisce pareri non vincolanti su temi e norme che hanno ricadute sugli enti accreditanti regionali e partecipa al procedimento di approvazione degli eventuali manuali regionali di accreditamento per l’erogazione di attività di formazione.
➮ CONSORZIO PER LA GESTIONE
ANAGRAFICA DELLE PROFESSIONI SANITARIE (COGEAPS)
Se gli Ordini, i Collegi e le associazioni delle professioni sanitarie coinvolte nel programma ECM devono verificare che i propri iscritti assolvano all’obbligo formativo, certificare il numero di crediti maturati da ciascuno e monitorare i percorsi di formazione, valutandone l’appropriatezza rispetto agli obiettivi formativi nazionali, regionali e professionali, il compito di raccogliere i crediti è invece affidato al COGEAPS.
➮ A chi servono i dati COGEAPS Il consorzio riceve dai provider i report delle partecipazioni alle attività di formazione
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accreditate sulla base dei quali compila e gestisce l’anagrafe dei crediti formativi ECM a livello nazionale. All’anagrafe COGEAPS attingono sia le società scientifiche e le associazioni professionali per attestare il percorso formativo dei propri iscritti sia le Regioni per monitorare le attività di formazione dei professionisti sanitari che operano nelle strutture pubbliche e private accreditate oppure in convenzione. I singoli operatori della Sanità possono consultare l’anagrafe e verificare il saldo dei propri crediti ECM registrandosi al sito COGEAPS.
➮ ECM NAZIONALE
ED ECM REGIONALI
Il programma di Educazione Continua in Medicina si articola su due livelli paralleli, quello nazionale e quello regionale. L’Accordo Stato-Regioni stabilisce infatti che “la formazione continua è un sistema integrato e solidale tra il livello nazionale, regionale e provinciale basato su regole comuni e condivise che ne assicurino l’omogeneità sul territorio nazionale e una chiara ripartizione dei compiti tra i
rispettivi ambiti di azione”. La Commissione nazionale provvede alla governance, pianifica gli obiettivi formativi nazionali e stabilisce requisiti di accreditamento e standard minimi di qualità omogenei su tutto il territorio nazionale. Le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano, invece, programmano sul proprio territorio la formazione dei professionisti sanitari alla luce delle specifiche esigenze locali e organizzano i programmi regionali per la formazione continua.
➮ Il sistema binario imperfetto e la disomogeneità degli ECM regionali Gli Enti che accreditano l’ECM (provider ed eventi) sono quindi la Commissione Nazionale da una parte e le Regioni e Province autonome dall’altra. Tale sistema binario è in realtà imperfetto, perché le regole regionali possono essere diverse, disomogenee fra loro e in taluni casi contraddire quelle nazionali. Tuttavia, i crediti formativi attestati ai professionisti della Sanità da un provider accreditato a livello regionale hanno comunque valore nazionale. ❖
I MANUALI OPERATIVI DELL’ECM L’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 prevede la pubblicazione di quattro manuali
MANUALE NAZIONALE DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM
La disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa ai requisiti minimi e standard di accreditamento dei provider e alla disciplina generale sugli eventi ECM. La nuova edizione è stata pubblicata a dicembre 2018 ed è entrata in vigore il 1° gennaio 2019.
MANUALE SULLA FORMAZIONE CONTINUA DEL PROFESSIONISTA SANITARIO
La disciplina nazionale ECM stabilita dalla
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operativi che illustrano nel dettaglio le regole dell’ECM.
Commissione Nazionale per la Formazione Continua specificatamente rivolta al professionista sanitario. La nuova edizione è stata pubblicata a dicembre 2018 ed è entrata in vigore il 1° gennaio 2019.
MANUALE DELLE VERIFICHE DEI PROVIDER
La disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa alle attività di vigilanza e verifica del rispetto della normativa ECM da parte dei provider compiute dagli enti accreditanti e dai loro organismi ausiliari.
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Presentato dall’Osservatorio Nazionale ECM.
MANUALI REGIONALI E DELLE PROVINCE AUTONOME DI TRENTO E BOLZANO DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM
Ogni regione ha la facoltà di pubblicare un proprio manuale che tratta la disciplina regionale in materia di ECM e gli eventuali ulteriori requisiti di accreditamento, purché questi siano oggettivamente idonei a elevare la qualità dell’offerta formativa e rispettino gli standard minimi stabiliti a livello nazionale.
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Le tipologie della formazione ECM Penalizzazioni per chi non si aggiorna, spese deducibili al 100%
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e attività di formazione previste dal programma di Educazione Continua in Medicina possono essere di tre tipi: • FORMAZIONE RESIDENZIALE (RES) Attività formative che utilizzano il tradizionale metodo della didattica frontale, aggregando in uno stesso luogo e momento pochi docenti e molti discenti – congressi, convegni, conferenze, simposi, corsi, seminari, tavole rotonde etc. È il tipo di formazione tuttora più diffuso: su 35.203 attività di formazione accreditate ECM nel 2018, ben 31.953 erano eventi residenziali (fonte: sito AGENAS). • FORMAZIONE A DISTANZA (FAD) Attività formative svolte mediante l’utilizzo di supporti durevoli (cartacei, audio, video, informatici, elettronici, multimediali) che consentono la ripetitività illimitata della fruizione in tempi e luoghi diversi (docenti e discenti non interagiscono nello stesso momento). Rientrano in questa tipologia sia i corsi a distanza tramite riviste, dvd o e-book sia i corsi in e-learning, i webinar e i podcast con o senza tutoraggio.
Il mancato conseguimento dei crediti ECM da parte degli operatori sanitari non è sanzionato ma può comportare penalizzazioni di carattere economico
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• FORMAZIONE SUL CAMPO (FSC) Attività formative finalizzate a sviluppare conoscenze, competenze, abilità, capacità relazionali e di comunicazione sfruttando per l’addestramento le capacità didattiche degli operatori sanitari mentre sono direttamente impegnati nelle attività assistenziali. Per esempio, il training in sala operatoria e le visite ai pazienti in reparto, ma anche le attività di ricerca, i gruppi di studio, la partecipazione a commissioni. • I PROGETTI “BLENDED” Nei progetti di formazione più complessi le diverse tipologie di formazione possono essere integrate fra loro alternando, per esempio, momenti di formazione residenziale o fasi di training sul campo o apprendimento a distanza. In questo caso si dice che la formazione è blended, cioè “mista”.
Qui si parla di formazione residenziale Oggetto della presente Guida è la formazione residenziale, in particolare congressi, convegni e conferenze. Nelle prossime pagine tratteremo le regole ECM concernenti questa specifica tipologia formativa, rimandando i lettori che volessero approfondire anche le altre tipologie alla consultazione della sezione ECM del sito AGENAS (www.agenas.it).
L’obbligatorietà della formazione continua in medicina Il professionista sanitario ha l’obbligo di aggiornare le proprie competenze professionali nell’interesse della salute individuale e collettiva. L’obbligatorietà della formazione
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GLI OBIETTIVI FORMATIVI DELL’ECM
obiettivi naZionali stabiliti dalla Commissione Nazionale ECM
obiettivi individuali stabiliti per se stesso dal singolo professionista
obiettivi regionali stabiliti dalle singole Regioni
dossier formativo obiettivi di categoria
obiettivi aZiendali
stabiliti da Ordini, Collegi e associazioni professionali
stabiliti dalle singole aziende sanitarie
continua, nata alla luce del rapido sviluppo delle conoscenze scientifiche e delle innovazioni tecnologiche, è stabilita dall’articolo 16-quater del D. Lgs. 502/1992 che, nel comma 1, recita: “La partecipazione alle attività di formazione continua costituisce requisito indispensabile per svolgere attività professionale in qualità di dipendente o libero professionista per conto di aziende ospedaliere, università, unità sanitarie locali e strutture sanitarie private”.
Non seguire la formazione è un illecito disciplinare L’obbligo dell’aggiornamento, precisa il D. Lgs. 138/2011, non sorge in funzione del regime professionale (dipendente o libero professionista), bensì in virtù dello status di professionista sanitario. La legge 214/2011 sancisce che “La violazione dell’obbligo di formazione continua determina un illecito disciplinare e come tale viene sanzionato” da Ordini e Collegi professionali, che devono prevedere le sanzioni per chi non acquisisce i crediti ECM necessari.
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Le verifiche dei crediti Il compito di controllare i crediti ECM conseguiti dai professionisti sanitari spetta agli Ordini o Collegi di appartenenza, che da un paio d’anni hanno effettivamente cominciato a verificare che i propri iscritti siano in regola con la formazione obbligatoria senza però ancora comminare alcuna sanzione.
Le penalizzazioni per chi non si aggiorna Il mancato conseguimento dei crediti ECM può però risultare penalizzante in termini economici per il personale sanitario dipendente, che potrebbe vedersi decurtata la parte variabile dello stipendio, mentre le strutture private che impiegano personale non in regola con l’ECM potrebbero perdere la convenzione con il Sistema Sanitario Nazionale. Chi non assolve l’obbligo formativo può inoltre essere penalizzato in sede di concorso o nelle cause di risarcimento, e le assicurazioni potrebbero non coprire il personale sanitario che non ha conseguito i crediti prescritti.
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Spese per la formazione deducibili al 100%
Il dossier formativo: dalla quantità alla qualità
Una fiscalità più vantaggiosa permette ora ai liberi professionisti di dedurre integralmente le spese per la formazione. La legge 81/2017, detta anche “il Jobs Act del lavoro autonomo”, ha modificato le precedenti disposizioni stabilendo che le spese sostenute per l’iscrizione a master e a corsi di formazione o di aggiornamento professionale, nonché le spese di iscrizione a convegni e congressi, comprese quelle di viaggio e soggiorno, sono deducibili al 100% dal reddito di lavoro autonomo, fino a un massimo di 10.000 euro l’anno. Prima dell’entrata in vigore della legge i costi della formazione, inclusi quelle di viaggio e soggiorno, erano deducibili soltanto al 50%.
Introdotto a gennaio 2017 e non ancora obbligatorio, il dossier formativo segna il passaggio dalla formazione basata sulla quantità dei crediti a quella basata sulla qualità dei crediti, che sono da acquisire con attività di aggiornamento funzionali alla specializzazione del singolo professionista e coerenti con il suo lavoro, profilo e posizione organizzativa. Il dossier è uno strumento di progettazione e verifica della formazione che ogni professionista può “costruirsi” sul sito COGEAPS indicando il proprio fabbisogno formativo e gli obiettivi di formazione che si prefigge di raggiungere in un triennio. Gli eventi ECM ai quali parteciperà saranno registrati dal COGEAPS nel dossier, dove il professionista potrà verificare il proprio percorso e le attività svolte.
I vari livelli degli obiettivi formativi Le linee guida per la formazione degli operatori italiani della Sanità sono date dagli obiettivi formativi, elaborati periodicamente a livello nazionale dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e a livello regionale dalle singole Regioni in base alle priorità del Sistema Sanitario Nazionale e delle realtà territoriali. A questi si aggiungono gli obiettivi che ogni azienda sanitaria stabilisce per il proprio personale e gli obiettivi professionali individuali di ciascun operatore. L’insieme di questi obiettivi si armonizza e trova riscontro nel dossier formativo, lo strumento di programmazione della formazione a disposizione di ogni operatore sanitario.
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I vantaggi del dossier individuale e di gruppo Adottare il dossier formativo permette di beneficiare di “sconti” sul numero di crediti da acquisire perché lo strumento è anche un osservatorio sulle necessità formative del personale sanitario, utile tanto ai provider per elaborare un’offerta formativa calibrata sulla domanda quanto alla Commissione ECM per monitorare il soddisfacimento delle esigenze di aggiornamento. Il dossier può essere anche di gruppo: in questo caso viene elaborato dagli Ordini, Collegi o associazioni professionali in virtù del comune orientamento formativo degli iscritti. L’adozione del dossier formativo diventerà obbligatoria nel triennio 2020-2022. ❖
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Crediti ECM: chi li assegna e come sono calcolati Il sistema premia didattica e valenza formativa e privilegia i piccoli eventi
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professionisti della Sanità devono obbligatoriamente acquisire crediti formativi ECM su base triennale. Per il triennio in corso (2017-2019) la Commissione Nazionale per la Formazione Continua ha confermato in 150 il numero complessivo di crediti da acquisire, abolendo il precedente limite di minimo 25 e massimo 75 crediti l’anno. Ogni professionista può ora gestire in autonomia la distribuzione triennale dei crediti da acquisire.
Esoneri, esenzioni e sconti di crediti Il sistema dei crediti è piuttosto complesso: sono previsti esoneri per chi frequenta corsi universitari o equivalenti ed esenzioni in caso di sospensione dell’attività professionale; previste
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anche riduzioni per chi ha dimostrato di avere assolto con regolarità e continuità l’obbligo formativo negli anni precedenti così come per chi ha scelto di programmare il proprio aggiornamento professionale attraverso il dossier formativo, individuale o di gruppo.
La suddivisione delle attività Il 40% del fabbisogno formativo deve derivare dalla partecipazione come discenti ad attività di formazione erogate da provider, mentre il 60% dei crediti può essere acquisito con attività di docenza in eventi ECM oppure con attività di “formazione individuale”. La partecipazione a un singolo evento formativo consente di maturare fino a un massimo di 50 crediti. Per una consultazione più dettagliata delle
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LE REGOLE PER ATTRIBUIRE I CREDITI Le indicazioni per attibuire i crediti ECM a ognuna delle tipologie di formazione residenziale e le verifiche che i partecipanti devono superare per poterli acquisire.
1. FORMAZIONE RESIDENZIALE CLASSICA Meno di 200 partecipanti CARATTERISTICHE • Attività che si svolge in aula con uno o pochi docenti e molti discenti (non più di 200). Livello di interattività limitato alla possibilità di fare domande e partecipare alla discussione.
CREDITI ATTRIBUITI Fino a 100 partecipanti: 1 credito per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva Da 101 a 200 partecipanti: 0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva
• Può comprendere, se il numero dei discenti è limitato, (massimo 25 per tutor e massimo 50 in totale) sessioni interattive per aumentare il livello di scambio fra i partecipanti e con i docenti. Per esempio simulazioni, esercitazioni, attività di role playing, lavori di gruppo.
I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se: • il numero di partecipanti non è superiore a 25 • si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50 • le tematiche sono di interesse regionale o nazionale
VERIFICHE SUI PARTECIPANTI • Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento • Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider • Rilevazione della qualità percepita
2. CONVEGNI, CONGRESSI, SIMPOSI E CONFERENZE Più di 200 partecipanti CARATTERISTICHE Attività che si svolgono in sedi di grande capienza e che hanno un valore formativo limitato dato l’elevato numero dei partecipanti. I crediti sono quindi pochi e attribuiti in base alla documentazione di registrazione e alla dichiarazione di partecipazione del discente. All’interno di congressi e convegni più grandi si possono svolgere seminari, corsi teorici e workshop con meno di 100 partecipanti.
CREDITI ATTRIBUITI Più di 200 partecipanti: 0,3 per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva fino a un massimo di 6 crediti Eventi interni con meno di 100 partecipanti: 0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva, non cumulabili con quelli del congresso all’interno del quale si svolgono. I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se: • il numero di partecipanti non è superiore a 25 • si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50.
VERIFICHE SUI PARTECIPANTI Più di 200 partecipanti • presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento • rilevazione della qualità percepita Eventi interni con meno di 100 partecipanti • Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento • Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider • Rilevazione della qualità percepita
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3. VIDEOCONFERENZA CARATTERISTICHE È considerata un’attività formativa residenziale perché prevede, sebbene a distanza e mediata dalla tecnologia digitale, la partecipazione simultanea di docenti/tutor e discenti in sedi definite.
CREDITI ATTRIBUITI Il numero dei partecipanti previsti è quello risultante dalla somma dei presenti nelle diverse sedi. Il numero dei crediti viene calcolato in base alle regole della formazione residenziale (vedi riquadri 1 e 2), ma senza possibilità di incremento per la presenza di metodologie interattive o per il numero contenuto dei discenti.
VERIFICHE SUI PARTECIPANTI • Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento • Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider • Rilevazione della qualità percepita
4. DOCENZE E TUTORING CARATTERISTICHE Docenze o relazioni a eventi residenziali Tutor in aula in eventi accreditati VERIFICHE Documentazione attestata dal provider
CREDITI ATTRIBUITI Per le docenze: 1 credito per ogni mezz’ora (non frazionabile) di effettiva docenza Per il tutoraggio: 0,5 crediti per ogni ora (non frazionabile) di effettivo tutoraggio
norme che regolano il sistema dei crediti si rimanda al Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario entrato in vigore il 1° gennaio 2019 e disponibile sul sito AGENAS.
Crediti nazionali e crediti regionali I crediti sono rilasciati dai provider accreditati, gli unici soggetti che la legge autorizza a erogare formazione valida per il programma ECM. Hanno valore nazionale anche i crediti attestati da un provider accreditato a livello regionale. Al termine dell’evento formativo ECM, il provider deve comunicare all’ente accreditante e al COGEAPS i crediti ottenuti da ogni partecipante.
Chi assegna i crediti all’evento di formazione Il provider assegna all’attività di formazione che eroga (sia essa un evento residenziale, un progetto di formazione a distanza o un momento di formazione sul campo) un certo numero di crediti ECM, in base ai criteri stabiliti dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua. Tali crediti saranno poi quelli attestati al professionista che partecipa
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all’attività e che supera il test di valutazione dell’apprendimento. Il documento Criteri per l’assegnazione dei crediti alle attività ECM è disponibile sul sito AGENAS.
Premiata la formazione sul campo Il sistema ECM privilegia – attribuendovi, a parità di numero di ore, un numero di crediti più elevato – le attività di formazione che
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prevedono metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. La formazione sul campo è pertanto la tipologia cui sono assegnati proporzionalmente il maggior numero di crediti, mentre le relazioni frontali di stampo universitario, con un docente in cattedra e centinaia di discenti in sala, sono quelle cui vengono attribuiti meno crediti, causa il loro limitato valore formativo.
L’ECM valuta la didattica non il valore scientifico Questo perché il programma ECM valuta esclusivamente la valenza formativa degli eventi, non la loro scientificità: ciò significa che una manifestazione di altissimo valore scientifico può non rispondere ai requisiti didattici richiesti e ottenere quindi pochi crediti, mentre un evento magari di minore richiamo ma con un’architettura più idonea all’apprendimento ne otterrà un numero maggiore. Le quattro tipologie della formazione residenziale ECM sono:
1F 2C 3V 4D
ormazione residenziale classica onvegni, congressi, simposi e conferenze
ideoconferenza ocenze e tutoring
Il regolamento ECM indica nel dettaglio quanti crediti attribuire a ciascuna tipologia in base al numero di partecipanti e alle metodologie didattiche utilizzate. L’attestazione dei crediti ai partecipanti avviene solo dopo averne verificato la presenza all’evento, l’apprendimento dei contenuti e la percezione della qualità dell’evento stesso. Tutte le verifiche devono essere effettuate dal provider che eroga la formazione e che, in caso di esito positivo delle verifiche, valida l’acquisizione dei crediti da parte dei discenti.
Verifica della presenza all’evento La verifica della presenza agli eventi di formazione è sempre obbligatoria per poter attestare i crediti formativi al singolo partecipante. Il responsabile della verifica è
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il provider, che può utilizzare allo scopo sia il tradizionale foglio dove il discente appone la firma in entrata e in uscita dal congresso sia – ormai sempre più spesso – dispositivi tecnologici come badge elettronici, lettori di codici a barre, varchi con l’identificazione in radiofrequenza.
Verifica dell’apprendimento dei contenuti Per gli eventi con più di 200 partecipanti sono sufficienti un’autocertificazione e la presenza ad almeno il 90% dell’evento di formazione per acquisire i crediti, ma per quelli con meno di 200 partecipanti è necessario che il discente si sottoponga a un test di verifica dell’apprendimento. I test sono messi a punto dal provider e possono essere costituiti da questionari a risposta multipla o a risposta aperta, esami pratici o orali oppure elaborazione di documenti o progetti. La verifica si può svolgere in sede di evento subito dopo la sua conclusione oppure entro tre giorni in modalità online. I crediti vendono attestati al partecipante se supera il test con almeno il 75% delle risposte esatte.
Verifica della qualità dell’evento È responsabilità del provider distribuire ai partecipanti un questionario anonimo per rilevare la valutazione della qualità dell’evento di formazione. Gli aspetti oggetto della verifica sono la percezione di eventuali conflitti di interesse commerciali durante lo svolgimento dei lavori scientifici, la rilevanza del programma, l’efficaca della formazione, la qualità dell’organizzazione. ❖
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Il provider e l’accreditamento del congresso Requisiti e compiti del “fornitore” di eventi ECM: le norme sul conflitto di interessi
I
l provider è l’unico soggetto che il Ministero della Salute riconosce e abilita per legge a erogare attività di formazione accreditate al programma di Educazione Continua in Medicina. È il soggetto, pubblico o privato, che progetta e realizza i contenuti di formazione per le 28 professioni sanitarie coinvolte nell’ECM in base a obiettivi e fabbisogni formativi. È il responsabile e garante della qualità e dell’indipendenza della formazione erogata nonché della conformità alle norme vigenti delle modalità di erogazione della stessa. In altre parole, il provider è il “fornitore” della formazione ECM nelle sue diverse tipologie – residenziale (RES), a distanza (FAD), sul campo (FSC) e mista (blended) – e la figura abilitata sia ad attribuire i crediti ECM alle attività di formazione sia ad accreditare tali attività come ECM sul sito AGENAS.
Come si diventa provider Per esercitare l’attività di provider occorre ricevere l’accreditamento da parte della Commissione Nazionale per la Formazione Continua oppure di una Regione o Provincia autonoma: in presenza dei requisiti richiesti, bisogna sottoporsi a un iter che prevede una prima fase di accreditamento provvisorio (24 mesi) e una successiva di accreditamento standard (che deve essere rinnovato ogni 4 anni). Una volta ricevuto l’accreditamento, i provider sono inseriti in uno specifico albo nazionale o regionale e possono operare a livello nazionale o regionale, a seconda dell’ente accreditante. Negli anni, con lo
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sviluppo del programma ECM, la figura del provider si è specializzata sulla base delle tipologie di formazione che eroga, delle professioni cui si rivolge e delle tematiche che tratta.
I requisiti richiesti Il procedimento di accreditamento provvisorio viene avviato con la presentazione della domanda: può conseguire l’accreditamento provvisorio qualsiasi soggetto dotato di un’organizzazione adeguata all’erogazione di formazione continua nel settore della salute. I requisiti necessari per conseguire l’accreditamento come provider sono illustrati nel dettaglio nell’allegato A del Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, reperibile sul sito AGENAS.
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In generale e in sintesi, il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve: ◆ Avere l’attività di formazione in ambito sanitario nel proprio oggetto di attività ◆ Avere esperienza pregressa in attività didattico-formative in campo sanitario ◆ Avere competenze scientifico-formative, cioè avere nominato un comitato scientifico incaricato di progettare e validare il piano formativo annuale e il programma dei singoli eventi ◆ Dimostrare affidabilità e solidità economico-finanziaria ◆ Disporre di infrastrutture fisiche e informatiche (proprie o per contratto) adeguate alle tipologie formative per le quali chiede l’accreditamento ◆ Avere una struttura organizzativa adeguata, cioè risorse umane, economiche e strutturali che configurano una organizzazione stabile e finalizzata alla formazione ◆ Avere adottato procedure per il miglioramento continuo delle attività formative ◆ Disporre di un sistema informatico idoneo alla gestione, archiviazione, conservazione e trasmissione dei dati relativi ai crediti riconosciuti ai professionisti sanitari, al governo del processo di accreditamento e alla trasmissione dei flussi delle partecipazioni al COGEAPS e all’ente accreditante
Compiti e responsabilità del provider Il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve inoltre dimostrare di avere adottato procedure strutturate adempiere alle proprie mansioni, che sono: ◆ Rilevare e analizzare i fabbisogni formativi ◆ Elaborare il piano formativo ◆ Verificare gli eventuali conflitti di interesse di docenti, tutor, moderatori e responsabili scientifici ◆ Garantire la qualità del progetto/evento ◆ Assicurare un processo efficace di erogazione dell’attività ECM ◆ Rilevare l’apprendimento, il gradimento e la qualità percepita ◆ Attribuire i crediti ECM ed erogare gli attestati ai partecipanti ◆ Perfezionare i contratti di sponsorizzazione ◆ Redigere una relazione annuale sull’attività formativa svolta ◆ Realizzare eventi formativi in assenza di proprio conflitto di interesse
Il comitato scientifico Il comitato scientifico nominato dal provider è un organo composto da almeno 5 persone (incluso il coordinatore) che ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider stesso e di identificare, per ogni singolo evento, un responsabile scientifico garante della qualità dei contenuti e incaricato di curare il reclutamento di docenti/tutor/formatori. Il comitato scientifico deve essere composto da professionisti qualificati per titoli accademici e curriculum vitae, esperti nelle aree sanitarie in cui il provider si candida a operare. Quante più specialità e discipline il provider vuole includere nel suo target, tanto più ampia e variegata dovrà essere la composizione del suo comitato scientifico, dal momento che avrà l’obbligo di documentare alla Commissione il possesso delle competenze necessarie per affrontare i temi dichiarati.
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I PROVIDER IN NUMERI
40%
1.103
AL NORD
provider nazionali accreditati
31%
759
AL CENTRO
con accreditamento standard
29%
765
AL SUD
sono società, agenzie ed enti privati
LE REGIONI CON PIÙ PROVIDER Campania 106 Sicilia 85
Lazio 257 Lombardia 216
Chi può essere provider Possono richedere l’accreditamento come provider i soggetti, pubblici e privati (anche consorziati) che rientrano nelle seguenti categorie: X Aziende sanitarie X Società scientifiche e associazioni professionali in campo sanitario X Ordini e collegi delle professioni sanitarie X Università, facoltà e dipartimenti universitari X Istituti scientifici del Servizio Sanitario Nazionale X Istituti di ricovero e cura a carattere scientifico (IRCCS) X Strutture di ricovero pubbliche e private X Istituti del Consiglio Nazionale delle Ricerche X Enti e agenzie regionali gestori di formazione in campo sanitario X Fondazioni a carattere scientifico X Case editrici scientifiche X Imprese, agenzie ed enti pubblici e privati
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Il nuovo Manuale di accreditamento stabilisce che il provider non può erogare eventi di informazione su prodotti di interesse sanitario a scopo promozionale
Chi non può essere provider Non possono invece conseguire l’accreditamento come provider i soggetti che: ◆ Producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario, nemmeno in modo indiretto ◆ Intrattengono con imprese operanti in ambito sanitario rapporti commerciali tali da compromettere la qualità e l’indipendenza della formazione ◆ Hanno nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti (o soggetti soggetti aventi coniuge, parenti o affini fino al secondo grado) che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario
Il conflitto di interessi del provider nel nuovo Manuale di accreditamento Il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM entrato in vigore il 1° gennaio 2019 stabilisce, al paragrafo 4.16 e sulla base di quanto affermato nell’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 all’articolo 76, comma 3, che “il provider non può parallelamente esercitare attività formativa ECM ed attività convegnistica, congressuale e/o formativa non accreditata nel sistema ECM caratterizzata da interventi nel campo pubblicitario e del marketing promozionale di prodotti di interesse sanitario, in favore di soggetti che producono, distribuiscono, commercializzano o pubblicizzano prodotti di interessi sanitario” e che “il provider
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non può pianificare, progettare, erogare o partecipare, direttamente o indirettamente, all’organizzazione di eventi che hanno a oggetto l’informazione su prodotti di interesse sanitario a scopo promozionale”.
L’impatto sull’attività dei provider/organizzatori congressuali Questa norma potrebbe avere un impatto significativo su quegli organizzatori professionali di congressi (PCO, si veda nel capitolo successivo) che hanno ottenuto l’accreditamento come provider ECM. Questi soggetti non possono più lavorare con le aziende di prodotti legati alla Sanità fuori dall’ambito ECM, nemmeno rispettando le stesse regole previste per gli eventi ECM per pubblicità, promozione e sponsorizzazione Sembrerebbe inoltre che non possano più gestire neanche i simposi delle aziende all’interno di congressi accreditati e che debbano limitare la propria attività esclusivamente all’organizzazione di eventi ECM rischiando – per la maggior parte si tratta di imprese private medio-piccole – di essere messe fuori mercato. Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali che riunisce al proprio interno anche molti provider, sta attualmente valutando le possibili interpretazioni della norma e cercando di quantificarne l’impatto sull’attività dei soci.
La procedura per l’accreditamento ECM di un congresso Congressi, convegni ed eventi medicoscientifici per i quali si vuole ottenere l’accredito ECM devono essere registrati sul sito AGENAS nel Sistema di Accreditamento Provider, un’applicazione web raggiungibile all’indirizzo http://ape.agenas.it e dedicata ai provider accreditati, che vi possono accedere tramite username e password. La procedura è descritta nel dettaglio nel manuale Accreditamento eventi disponibile sul sito AGENAS.
I tempi dell’accreditamento L’accreditamento di un evento va richiesto entro 30 giorni prima del suo inizio. Per inserire l’evento sulla piattaforma AGENAS
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I COMPITI DEL PROVIDER relaZione adottare Processi efficaci
attribuire i crediti
ecm
analiZZare i fabbisogni formativi contratti
annuale
elaborare il Piano formativo
garantire la QualitÀ dell’evento
rilevare gradimento e aPPrendimento
con gli sPonsor
verificare i conflitti di interesse
la piattaforma richiede di compilare uno specifico set di campi obbligatori, che vanno a costituire la “carta di identità” dell’evento. Una volta inseriti i dati richiesti e caricati i documenti necessari, il sistema pone gli eventi che necessitano di validazione in “attesa di validazione”: se la procedura ha esito positivo, gli eventi passano allo stato di “valido”, mentre se l’esito è negativo lo stato è “non accreditato”. “Sospeso” indica che l’evento è stato sospeso dalla Segreteria ECM per anomalie che possono essere di vario tipo (mancato accreditamento del provider, conflitti di interesse nelle sponsorizzazioni, etc).
Il rapporto di trasmissione dei crediti
occorre fornire una serie di informazioni e documenti – come la bozza dettagliata del programma, i dati di tutti i docenti e le loro autocertificazioni sul conflitto di interesse, l’ammontare della quota di partecipazione, le fonti di finanziamento, il numero di partecipanti previsti, i contratti di sponsorizzazione, il numero di crediti attribuiti all’evento – che si rendono disponibili solo in fase di progettazione avanzata. L’accreditamento è dunque uno degli ultimi passi progettuali da compiere. A seconda della tipologia di attività di formazione (residenziale, a distanza, sul campo, mista)
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Entro 90 giorni dalla fine dell’evento il provider deve trasmettere all’ente accreditante (Commissione Nazionale o Regione) e al COGEAPS un rapporto dei crediti attribuiti ai singoli partecipanti in formato XML, un linguaggio informatico utilizzato per scambiare dati complessi. Tale rapporto, che è un consuntivo di fine evento, contiene sia le informazioni già richieste in fase di accreditamento (che devono quindi essere coerenti con quanto già dichiarato) sia i dati dei singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, la specifica di libero professionista, dipendente o convenzionato, se si tratta di un partecipante reclutato direttamente e se sì da quale sponsor, nonché il numero di crediti ECM che gli sono stati assegnati.
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Sponsorizzazioni: gli obblighi di provider e sponsor Le norme contro interferenze commerciali e conflitti d’interesse negli eventi ECM
L
a legge prescrive che la formazione obbligatoria accreditata al programma di Educazione Continua in Medicina sia indipendente dagli interessi commerciali dell’industria sanitaria. Tuttavia, le sponsorizzazioni dell’industria sono la principale fonte di finanziamento che consente la realizzazione dei congressi e convegni promossi dalle associazioni medico-scientifiche, dai provider privati e, in taluni casi, dalle aziende sanitarie. Per evitare che gli sponsor, portatori di interessi commerciali legati ai temi del congresso, possano influenzare i contenuti della formazione o l’orientamento dei partecipanti, l’Accordo Stato-Regioni e il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM (suo documento operativo) contengono una serie di norme volte a tutelare l’imparzialità dei provider rispetto agli interessi commerciali, a stabilire gli obblighi degli sponsor e a indicare le modalità organizzative degli eventi di formazione atte a evitare conflitti di interesse.
1
Il provider si impegna a organizzare l’evento adottando le regole di correttezza
e trasparenza, senza subire interferenze da parte dello sponsor,
e a dichiarare di svolgere la propria attività in assenza di conflitto di interessi.
2 Il provider è
responsabile del contenuto
formativo, che determina unilateralmente, della qualità scientifica e didattica, così come dell’integrità etica
di tutte le attività educative e formative che verranno svolte in occasione dell’evento, di cui indica il responsabile scientifico.
3
Il provider dichiara che sottoporrà a docenti e discenti un questionario in cui questi possano esprimere commenti e indicare se hanno percepito un’influenza di conflitto
d’interessi nel materiale distribuito o nella
Contratto di sponsorizzazione: i 10 punti principali
gestione dell’evento.
Sul sito AGENAS è disponibile un modello di contratto di sponsorizzazione fra provider e azienda – uno standard largamente utilizzato – che fa riferimento alle regole da rispettare. Di seguito ne riassumiamo i 10 punti principali, ricordando che tutti i contratti di sponsorizzazione devono essere inseriti sul sito AGENAS durante la procedura di registrazione dell’evento ECM.
dell’evento.
48
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che il
Il provider garantisce
responsabile scientifico e il personale
docente coinvolti nell’evento non trarranno alcun vantaggio
dalla sponsorizzazione
4 Il provider si impegna a
dichiarare in modo
in fase di inserimento dell’evento nel piano formativo e sul materiale formativo indicando, ove richiesto, il supporto offerto dallo sponsor. esplicito lo sponsor commerciale
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10 ESEMPI DI VIOLAZIONI AL REGOLAMENTO ECM SULLE SPONSORIZZAZIONI
Non comunicare all’AGENAS l’esatto importo (o risorse) della sponsorizzazione
Realizzare attività sponsorizzate diverse da quelle previste dal contratto
Indicare il nome commerciale di prodotti di interesse sanitario nei contenuti di formazione Consentire l’accesso in aula a più di due rappresentanti dello sponsor
Non dichiarare il conflitto di interessi di docenti e moderatori
Non conservare o non rendere disponibili agli organi di verifica i contratti di sponsorizzazione
Organizzare eventi non accreditati ECM per la promozione di prodotti di interesse sanitario (divieto per il provider)
Indicare il logo dello sponsor fuori da spazi e tempi consentiti Inserire la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nei materiali consegnati ai discenti
Mostrare la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nelle aree dove si fa formazione
5
L’elenco dei partecipanti non è trasmesso allo sponsor o utilizzato a fini commerciali.
È poSSibilE ComuniCARE Allo SponSoR Solo
DoCEnti Con SoggEtti poRtAtoRi Di intERESSi CommERCiAli che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative.
il numERo ComplESSivo DEi DiSCEnti pRESEnti All’EvEnto. In caso di reclutamento diretto il provider può dare un riscontro solo sui nominativi segnalati dallo sponsor.
6n
ESSun CompEnSo DEvE ESSERE pAgAto
DAllo SponSoR Al RESponSAbilE SCiEntiFiCo DEll’EvEnto, A Singoli DoCEnti
8
La progettazione e l’erogazione delle attività formative, nonché la produzione del materiale educativo, sono gestite unicamente dal provider. lo SponSoR non DEvE E non può in AlCun moDo inFluEnzARE lA piAniFiCAzionE DEi ContEnuti o lo SvolgimEnto DEll’Attività
o agli altri soggetti coinvolti nell’attività sponsorizzata. Tali pagamenti/rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal provider.
EDuCAzionAlE
7 Il provider si impegna ad acquisire le
A DiREttivE o ConSigli che riguardino i contenuti, il corpo docente o altre questioni relative al normale svolgimento dell’evento formativo.
necessarie dichiarazioni relative ai RAppoRti pREgRESSi DEl RESponSAbilE SCiEntiFiCo E DEi
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che sponsorizza.
9 Lo sponsor
non può SuboRDinARE
l’ERogAzionE DEl FinAnziAmEnto ConCoRDAto
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È consentito indicare lo sponsor all’ultima pagina di depliant, programmi di attività ECM e materiale informativo, nonché prima dell’inizio e dopo il termine dell’evento.
In nessun caso potrà essere fatto
comunicarli all’AGENAS entro 30 giorni prima dello svolgimento dell’evento.
■ Non si possono realizzare durante l’evento attività sponsorizzate diverse
riferimento al nome commerciale dei
da quelle previste dal contratto.
nel corso dell’evento e negli spazi dedicati alla formazione.
Il provider è responsabile e garante della corrispondenza.
prodotti di interesse sanitario
Cosa non si può fare: esempi di violazioni al regolamento sulle sponsorizzazioni Rispettare il regolamento sulle sponsorizzazioni è un obbligo di legge: eventuali violazioni riscontrate durante le ispezioni a sorpresa del Comitato di Garanzia (l’organo della Commissione per la Formazione Continua preposto a verificare l’applicazione delle norme in materia di conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità) possono avere conseguenze serie per il provider e l’evento. È dunque consigliabile rivolgersi sempre a provider ECM esperti e dotati delle competenze necessarie per adempiere correttamente a tutti gli aspetti normativi evitando errori che possono compromettere l’evento. Ecco alcuni esempi (non esaustivi) di cosa non si può fare in tema di sponsor e sponsorizzazioni.
■ Non si può non dichiarare i conflitti di interessi:
il provider deve raccogliere e conservare le dichiarazioni dei docenti e moderatori dell’evento riguardo gli eventuali rapporti di natura finanziaria e lavorativa con imprese commerciali operanti in ambito sanitario che hanno intrattenuto nei due anni precedenti l’evento. L’esistenza di tali rapporti deve essere dichiarata ai partecipanti all’inizio dell’attività formativa.
■ Non si può indicare alcun nome di prodotti di interesse sanitario, anche se non correlati con l’argomento trattato, durante l’evento. È consentita solo l’indicazione del principio attivo dei farmaci o del nome generico del prodotto.
■ Non si può indicare il logo dello sponsor commerciale nell’esposizione dei contenuti formativi,
nel foglio delle firme di presenza, sui badge, nei test di apprendimento, nella scheda della qualità percepita e in generale fuori da spazi e tempi consentiti (l’ultima pagina dei materiali durevoli e prima dell’inizio e dopo la conclusione dell’evento).
■ Non si può consentire l’accesso all’aula di formazione di più di due rappresentanti dello sponsor
commerciale, e ciò comunque a patto che non condizioni l’attività formativa.
■ Non si può non conservare o non rendere disponibili all’ente accreditante e agli organi di verifica
che descrivono le obbligazioni assunte delle parti (provider e sponsor). i contratti di sponsorizzazione
■ Non si può inserire la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nel materiale didattico dell’evento
(cartaceo, informatico o audiovisivo), nel programma, nei questionari di valutazione, nella scheda della qualità percepita, nel foglio delle firme di presenza o sui badge, nei pieghevoli, nella pubblicità dell’evento o in qualsiasi materiale cartaceo consegnato ai partecipanti né durante le pause dell’attività formativa nella stessa aula.
commerciale
■ Non si può non comunicare all’ente accreditante l’esatto supporto finanziario o di risorse fornite dallo sponsor
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commerciale. Il provider deve
■ Non si può mostrare la pubblicità nelle aree dove vengono esposti i contenuti formativi. di prodotti di interesse sanitario
■ Il provider non può organizzare o partecipare all’organizzazione di eventi non accreditati ECM che hanno come oggetto la pubblicità di prodotti di interesse sanitario.
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I codici deontologici delle aziende sponsor Le norme Farmindustria e Assobiomedica per finanziare gli eventi medici
F
armindustria e Assobiomedica, le due associazioni di Confindustria che riuniscono le aziende farmaceutiche e quelle biomedicali (cioè la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medico-scientifici), hanno emanato e aggiornato negli anni propri codici deontologici, ossia accordi volontariamente sottoscritti dalle aziende aderenti, contenenti le regole che tali aziende devono rispettare per poter sponsorizzare congressi o eventi medico-scientifici, anche quelli non accreditati al programma ECM.
A cosa si riferiscono le regole Le regole sono relative principalmente a destinazioni e strutture che ospitano i congressi nonché all’ospitalità dei partecipanti: lo scopo è evitare che le aziende possano essere legate a eventi organizzati in location o con modalità poco “professionali”, dove gli elementi turistici, voluttuari o di lusso prevalgono su quelli scientifici e formativi. Per società scientifiche, provider e organizzatori è importante conoscere queste regole, cui le aziende sono vincolate, per evitare di presentare richieste di sponsorizzazione che possano essere respinte perché in conflitto con la deontologia di categoria.
Il codice deontologico di Farmindustria Nel documento un intero capitolo è dedicato alle regole che le imprese devono rispettare per partecipare (cioè finanziare, in qualunque forma) a convegni e congressi. Di seguito
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alcuni dei temi affrontati nella più recente versione del codice, datata 23 marzo 2018: il documento completo è consultabile sul sito di Farmindustria.
➮ OSPITALITÀ ESCLUSA
NEGLI ALBERGHI A 5 STELLE
Le aziende possono sponsorizzare solo congressi su tematiche connesse al loro ambito di attività e la loro partecipazione deve essere improntata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. Possono pertanto offrire agli operatori sanitari che invitano a eventi in Italia e all’estero solo viaggi aerei in classe economica, viaggi in treno in tutte le classi esclusa la executive e soggiorno in alberghi con un massimo di quattro stelle.
➮ OBBLIGO
DELL’ATTINENZA TEMATICA
Le aziende possono invitare medici a convegni e congressi se esiste attinenza tra la tematica della manifestazione e la specializzazione del medico. Non possono invitare lo stesso operatore sanitario a manifestazioni congressuali o corsi di aggiornamento più di due volte l’anno.
➮ LE STRUTTURE CHE NON SI
POSSONO SPONSORIZZARE
Non è consentita l’organizzazione di iniziative scientifiche aventi anche finalità di tipo turistico. Vietata l’organizzazione o la sponsorizzazione di eventi congressuali che si tengano o che prevedano l’ospitalità dei partecipanti in resort, navi, castelli fuori dal
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L’ACCORDO DI ASSOBIOMEDICA CON LE ASSOCIAZIONI ALBERGHIERE Benché il suo codice etico prescriva che sono esclusi dalle sponsorizzazioni consentite gli eventi organizzati in strutture a 5 stelle indipendentemente da tariffe o agevolazioni, Assobiomedica ha siglato a giugno 2014 specifici protocolli di intesa con Confindustria Alberghi,
Federalberghi e Assohotel. Tali protocolli superano la distinzione fra hotel a 4 e 5 stelle e introducono invece appositi tetti di spesa per pernottamenti, ristorazione e altri servizi alberghieri. La sponsorizzazione è quindi ammessa negli hotel compresi in questi accordi, indipendentemente dal
contesto cittadino, masserie, agriturismi, golf club, musei, stadi, acquari e strutture termali.
➮ I PERIODI DI ESCLUSIONE
DELLE LOCALITÀ TURISTICHE
Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare eventi che si svolgono in destinazioni turistiche nel periodo 1° giugno-30 settembre per le località di mare e 1° dicembre-31 marzo e 1° luglio-31 agosto per le località di montagna. Le località italiane che si trovano sul mare e che costituiscono capoluoghi di Regione o di Provincia, sedi inoltre di strutture universitarie e ospedaliere, sono esenti dall’applicazione del divieto. È comunque esclusa l’ospitalità in strutture ubicate in prossimità di tratti di mare attrezzati per la balneazione.
➮ I LIMITI PER GLI EVENTI REGIONALI E LOCALI
È consentita la partecipazione a eventi regionali e locali solo se accreditati ECM, ma non vi può essere offerta alcuna ospitalità a eccezione del coffee break. Per gli eventi di durata superiore alle 6 ore può essere offerto un “light lunch” nella struttura dove si svolge la manifestazione.
➮ VIETATI PROGRAMMI
SOCIALI E CENE DI GALA
Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare iniziative di tipo sociale, culturale o turistico e cene di gala nell’ambito di congressi, né in Italia né all’estero. Sono invece consentite le cene sociali organizzate dal congresso
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numero di stelle: l’obiettivo è quello di tutelare i principi di libera concorrenza alberghiera senza venire meno alle esigenze di sobrietà e trasparenza sancite dal codice etico. Il fac simile dei protocolli è riportato nell’allegato 3 del codice etico.
per tutti i partecipanti e comprese nella quota di iscrizione. Esclusa l’ospitalità per accompagnatori a qualsiasi livello e sotto qualsiasi forma.
➮ IL TETTO PER LA RISTORAZIONE L’ospitalità offerta dalle aziende deve limitarsi a viaggio, alloggio e pagamento della quota di iscrizione. Può comprendere pasti e bevande entro un massimo di 60 euro per operatore, per pasto; il pasto deve essere offerto preferibilmente nella struttura alberghiera dove alloggia l’ospite o in strutture adiacenti.
➮ LA TRASPARENZA
SULLE SPESE PER I MEDICI
Le aziende devono documentare e rendere pubblici ogni anno i trasferimenti di valore effettuati nei confronti degli operatori sanitari. La pubblicazione dei dati, sul sito aziendale, deve essere su base individuale e riguarda anche le spese di partecipazione a convegni e congressi. Se l’operatore non acconsente al trattamento dei dati personali le aziende devono pubblicare i dati su base aggregata.
➮ LA TRASPARENZA
SUI FINANZIAMENTI ALLE ORGANIZZAZIONI SANITARIE
Le aziende devono altresì rendere pubblico l’ammontare dei trasferimenti di valore effettuati nei confronti di ciascuna organizzazione sanitaria, con riferimento anche ai finanziamenti diretti o indiretti a eventi congressuali effettuati tramite strutture sanitarie o terze parti (provider), inclusa la sponsorizzazione dei medici.
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Il nuovo codice etico di Assobiomedica Assobiomedica, che riunisce i produttori di dispositivi medici e diagnostici, ha emanato con entrata in vigore il 20 febbraio 2018 il nuovo codice etico con nuove regole per garantire la trasparenza e l’integrità delle aziende associate nei rapporti con i medici, nella sponsorizzazione di eventi e congressi e nelle relazioni con gli stakeholder. Il documento ricalca principi e linee guida del codice etico di Medtech Europe (la federazione di settore europea) che, entrato in vigore il 1° gennaio 2018, ha introdotto tre importanti novità interamente recepite dal codice “italiano”.
Le tre novità del codice:
1I
l divieto per le aziende, a partire dal 1° gennaio 2019, di erogare direttamente ai singoli professionisti sanitari contributi
finalizzati a sostenerne la formazione, sia come partecipanti sia come relatori a un evento. Fanno eccezione i simposi satellite, per i quali le aziende possono sostenere direttamente i relatori ma non i partecipanti. economici
2I
l contributo formativo deve essere
erogato esclusivamente a favore di un’organizzazione sanitaria e/o di una terza parte,
come per esempio il provider, che in modo indipendente e autonomo individuano i professionisti destinatari del contributo e definiscono il contenuto scientifico dell’iniziativa.
associate ad attività formative ed educazionali organizzate da organizzazioni sanitarie o terze parti: il documento completo è consultabile sul sito di Assobiomedica.
➮ OBBLIGO
DELL’ATTINENZA TEMATICA
Il programma dell’evento deve essere direttamente correlato alla specializzazione e alla pratica medica dei professionisti sanitari che partecipano all’evento o deve avere un’importanza tale da giustificare la partecipazione dei professionisti stessi.
➮ I PERIODI DI ESCLUSIONE
DELLE LOCALITÀ TURISTICHE
La località dell’evento deve essere facilmente raggiungibile e il periodo dell’anno stabilito non deve coincidere con la sua alta stagione turistica (periodo di divieto: 1° giugno-30 settembre per le località di mare; 15 dicembre-31 marzo e 15 giugno15 settembre per quelle di montagna).
➮ CARATTERISTICHE
DELLA SEDE DELL’EVENTO
La scelta della sede dove si svolge l’evento deve essere motivata da ragioni di carattere logistico, scientifico, organizzativo ed economico. La sede non deve essere percepita come destinazione turistica o località di lusso o di vacanza e non deve costituire l’attrattiva principale per la partecipazione all’evento.
3
Prima di fornire qualsivoglia sostegno economico, le aziende devono verificare che
Sistema Valutazione delle Conferenze (SVC),
gli eventi siano stati approvati dal di
piattaforma che permette di verificare che congressi, corsi, seminari e workshop rispettino i requisiti del codice etico e che stabilisce in modo vincolante se è appropriato per le aziende supportare le iniziative con l’erogazione di contributi formativi, attività promozionali (allestimento di stand) o simposi satellite.
Le principali disposizioni del codice etico di Assobiomedica Di seguito alcuni degli aspetti più importanti del nuovo codice etico di Assobiomedica per ciò che riguarda il supporto delle aziende
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CODICE DEONTOLOGICO FARMINDUSTRIA E CODICE ETICO ASSOBIOMEDICA: LE REGOLE COMUNI SULLA SPONSORIZZAZIONE DI EVENTI MEDICI Scientificità del programma Attinenza tematica fra evento e attività del partecipante Località turistiche escluse nei periodi di alta stagione Divieto di specifiche strutture Contenimento delle spese per viaggio e alloggio dei professionisti invitati Vietato il sostegno economico a programmi sociali, ricreativi o di intrattenimento Nessuna sponsorizzazione agli accompagnatori Rendere pubblici i finanziamenti erogati a professionisti, provider e organizzazioni sanitarie
➮ ESCLUSIONE DEGLI ALBERGHI A 5 STELLE
Sono esclusi gli eventi organizzati in strutture alberghiere a 5 stelle, indipendentemente dalla tipologia tariffaria o dalle agevolazioni offerte, fatte salve le disposizioni di cui ai protocolli siglati tra Assobiomedica e le associazioni delle strutture alberghiere (vedi riquadro L’accordo di Assobiomedica con le associazioni alberghiere).
➮ VIETATO SPONSORIZZARE L’INTRATTENIMENTO
Non è mai consentito il sostegno economico ad attività sociali, sportive, ricreative o altre forme di intrattenimento. L’intrattenimento deve essere escluso dal programma dell’evento e pagato separatamente dai partecipanti, non deve prevalere sul contenuto scientifico del programma, né interferire con lo stesso e non deve costituire l’attrattiva principale dell’evento.
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➮ NESSUN SUPPORTO ECONOMICO AGLI ACCOMPAGNATORI
Non sono consentiti il pagamento o l’agevolazione delle spese di viaggio, vitto, alloggio o di altra natura a favore degli ospiti dei professionisti sanitari quali coniugi, partner, familiari o altri accompagnatori.
➮ RENDICONTAZIONE FINANZIAMENTI Per tutti i contributi erogati a supporto delle attività formative ed educazionali dovrà essere effettuato un controllo sull’uso finale del finanziamento, mediante rendicontazione dalle terze parti coinvolte.
➮ OBBLIGHI DI TRASPARENZA Le aziende devono documentare e rendere pubblici ogni anno i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente ai professionisti del settore sanitario, alle organizzazioni sanitarie e alle terze parti. La pubblicazione di tali dati deve essere effettuata a partire dal 1° gennaio 2021 con riferimento all’anno solare 2020.
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Controllo e valutazione della formazione ECM Le ispezioni degli organi di vigilanza e le verifiche sui partecipanti Controlli e ispezioni di conformità
Cosa succede se il Comitato rileva violazioni alle regole
La Commissione Nazionale per la Formazione Continua, ente direttivo dell’intero sistema ECM, dispone di due organi di controllo – il Comitato di garanzia per l’indipendenza della formazione continua da interessi commerciali in Sanità e l’Osservatorio nazionale per la qualità della formazione continua in Sanità – il cui compito è verificare che le attività di formazione si svolgano nella corretta applicazione delle regole e che i contenuti formativi e i soggetti deputati a erogarli siano liberi da conflitto di interessi e quindi indipendenti dall’influenza commerciale degli sponsor. Le verifiche ispettive dei due organi di controllo interessano aspetti diversi e si svolgono con modalità diverse e complementari.
I controlli del Comitato avvengono a campione, ma possono essere attivati anche da segnalazioni interne che provengono dalla Commissione o dai suoi organi oppure da segnalazioni esterne di discenti o di qualunque altro soggetto interessato. Secondo quanto presentato da Roberto Agoglia, membro della segreteria della Commissione, durante l’evento La formazione continua nel settore salute che si è svolto a Roma a dicembre 2018, le principali criticità riscontrate nel 2018 dal Comitato durante le verifiche sono state di due tipi: l’esistenza di riferimenti a nomi commerciali nei contenuti formativi e il responsabile scientifico in conflitto di interessi. Se nel corso delle verifiche il Comitato di Garanzia rileva violazioni alle regole si apre una procedura che prevede la richiesta di chiarimenti al provider, l’apertura di un’istruttoria, l’accertamento della violazione e la trasmissione della documentazione alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua cui spetta la decisione finale sull’eventuale sanzione.
Le verifiche del Comitato di Garanzia Il Comitato di Garanzia vigila sull’indipendenza della formazione ECM dagli interessi commerciali e si occupa di verificare l’applicazione delle norme su conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità. Valuta i materiali di formazione e le schede sulla qualità percepita compilate dai partecipanti ed esegue controlli a sorpresa nelle sedi dei provider e nei luoghi di svolgimento degli eventi ECM per verificare che contenuti formativi, contratti di sponsorizzazione, pubblicità di prodotti di interesse sanitario e dichiarazioni sul conflitto di interesse rilasciate da relatori e responsabili scientifici siano conformi alle regole.
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I controlli dell’Osservatorio Nazionale Il secondo organo di controllo è l’Osservatorio Nazionale, il cui compito è accertare la correttezza formale dell’evento formativo verificando che gli aspetti logistici, organizzativo-gestionali e didattici siano conformi a quanto dichiarato all’AGENAS dal
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provider in fase di registrazione dell’evento. Le verifiche dell’Osservatorio, che sono quasi sempre concordate preventivamente con il provider, sono condotte in genere da due controllori che raggiungono la sede dell’evento prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata o, nel caso l’evento duri più giorni, per un’intera giornata.
Le ispezioni effettuate e i criteri di programmazione Durante il già citato evento La formazione continua nel settore salute Angelo Foresta, membro dell’Osservatorio, ha indicato che da ottobre 2017 a dicembre 2018 sono state effettuate 87 verifiche: 80 su eventi residenziali e 7 su eventi di formazione a distanza. Degli 87 provider coinvolti 38 avevano l’accreditamento provvisorio e 49 l’accreditamento standard. I criteri di programmazione delle visite dell’Osservatorio prevedono infatti verifiche sui provider provvisori (per controllare soggetti che hanno ricevuto una valutazione esclusivamente documentale), sui provider che hanno erogato più eventi nell’ultimo anno (perché hanno un maggiore impatto sul sistema ECM) e sui provider o eventi oggetto di segnalazioni provenienti dalla Commissione e dai suoi organi oppure dall’esterno.
Cosa controllano gli ispettori dell’Osservatorio Loro compito è verificare la qualità dell’evento (contenuti formativi, tempi, modalità di verifica dell’apprendimento, coerenza degli obiettivi formativi, attrezzature adeguate alle tecniche didattiche e al numero di partecipanti, presenza di supporti didattici
Nel 2018 l’Osservatorio Nazionale ha effettuato 87 verifiche: degli 87 provider coinvolti 39 avevano l’accreditamento provvisorio e 49 quello standard
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etc) e l’attività della segreteria organizzativa (per ciò che concerne fogli firme, gestione delle anagrafiche, questionari di valutazione della qualità, contratti di sponsorizzazione etc), controllando che tutto sia conforme alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento ECM.
Il nuovo modello di verifica della qualità L’Osservatorio Nazionale in carica ha pubblicato a ottobre 2018 un nuovo modello del verbale di visita di verifica degli standard di qualità degli eventi residenziali: il documento è consultabile sul sito AGENAS e si compone di 51 voci, di cui forniamo di seguito qualche esempio che chiarisce la natura dei controlli effettuati.
VERBALE DELLA VISITA DI VERIFICA • Il Comitato scientifico è composto da un numero di soggetti appartenenti ad almeno il 50% delle professioni sanitarie per le quali il provider è accreditato • L’evento si svolge nella sede dichiarata alla CNFC tramite il sito AGENAS • Sono registrati gli orari effettivi di ingresso e di uscita dei discenti • Il provider, prima dell’inizio dell’evento, acquisisce le dichiarazioni dei partecipanti sul reclutamento • La durata dell’attività formativa corrisponde a quella dichiarata alla CNFC tramite il sito AGENAS • I quesiti sono a scelta multipla (almeno 3 quesiti per ogni credito/per ogni quesito scelta quadrupla) • All’interno dei locali dove si svolge l’evento e/o nel materiale didattico, è assente pubblicità di qualsiasi tipo per specifici prodotti di interesse sanitario (farmaci, strumenti, dispositivi medico-chirurgici, etc.) o loghi dell’azienda sponsorizzatrice se non nei casi previsti dalla vigente normativa • A inizio evento sono presentati i contenuti formativi, gli obiettivi, regole, tempi della formazione e modalità di verifica dell’apprendimento • I docenti stimolano la partecipazione attiva dei discenti • È presente un tutor d’aula con funzioni di facilitazione dell’apprendimento dei partecipanti
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I DOCUMENTI DA RENDERE DISPONIBILI IN SEDE DI EVENTO PER LE ISPEZIONI SEMPRE DISPONIBILI
DISPONIBILI SOLO SE NON GIÀ INVIATI ALL’AGENAS
Dichiarazione di docenti e moderatori su fonti di finanziamento e loro rapporti con soggetti portatori di interessi commerciali in ambito sanitario negli ultimi due anni
Programma dell’evento
Materiale didattico Inviti o dichiarazioni dei discenti relative al proprio reclutamento Documentazione sulla rilevazione delle presenze Schede sulla qualità percepita Documentazione sulla verifica dell’apprendimento (quando prevista)
Le verifiche sui partecipanti Una parte fondamentale della valutazione della formazione ECM è costituita dalle verifiche di apprendimento e qualità percepita effettuate sui partecipanti. Entrambe le attività sono di competenza del provider, che ha l’obbligo sia di fare eseguire il test di apprendimento a ogni singolo discente per potergli assegnare i crediti ECM maturati sia di raccoglierne il feedback su programma, docenti e organizzazione dell’evento nonché sull’eventuale percezione di influenze di interesse commerciale sanitario nell’ambito dell’attività educazionale (anche se l’evento non è sponsorizzato).
La valutazione dell’apprendimento
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Curriculum dei docenti Curriculum dei moderatori Contratti di sponsorizzazione Contratti di partenariato Documentazione su altre forme di finanziamento che devono essere coerenti con gli obiettivi formativi. Il tempo dedicato alla verifica dell’apprendimento può essere incluso nella durata dell’evento (fino a un massimo del 10%) solo quando produce un documento o ne vengono condivisi esiti e risultati. Ecco alcune delle regole contenute nel nuovo Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM in vigore dal 1° gennaio 2019.
➮ IL SUPERAMENTO DELLA PROVA La prova di verifica dell’apprendimento si supera con il raggiungimento di almeno il 75% dei contenuti formativi secondo i criteri utilizzati per la valutazione dal responsabile scientifico dell’evento.
➮ LE DOMANDE A RISPOSTA MULTIPLA
Il test di valutazione dell’apprendimento, obbligatorio per gli eventi fino a 200 partecipanti (per quelli più grandi non è richiesto), può avvenire con diversi strumenti – quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, prova pratica, produzione di un documento, realizzazione di un progetto –
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Curriculum del responsabile scientifico
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Nel caso di un questionario, devono essere previste almeno 3 domande per ogni credito erogato; le domande a risposta multipla devono prevedere 4 alternative, di cui una sola corretta. In questo caso, il superamento della prova coincide con il raggiungimento di almeno il 75% delle risposte esatte.
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➮ LE COMPETENZE
DI INGRESSO DEI DISCENTI
Prima dell’inizio dell’evento è possibile verificare le competenze in ingresso dei discenti consegnando loro la documentazione di verifica dell’apprendimento, che deve essere ritirata dal provider prima dell’inizio dell’evento. A evento concluso, il provider consegna al discente la stessa documentazione di verifica non compilata. Ai fini del riconoscimento dei crediti l’unica verifica di apprendimento valida è quella finale.
➮ QUESTIONARIO ONLINE
Per gli eventi residenziali e di formazione sul campo è possibile compilare online il questionario di verifica entro tre giorni dalla data di conclusione dell’attività formativa; ai partecipanti è consentito un solo tentativo di superamento della prova.
➮ ATTESTAZIONE DEI CREDITI
Il provider deve documentare l’avvenuto rispetto delle modalità sopra descritte e la verifica dell’identità del professionista (anche per la modalità online). Nei giorni successivi all’evento e all’attribuzione dei crediti deve consegnare o trasmettere ai partecipanti l’attestato di superamento del corso comprovante l’acquisizione dei crediti ECM.
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La rilevazione della qualità percepita La Commissione Nazionale per la Formazione Continua prescrive che il provider raccolga il giudizio dei discenti in merito a cinque aspetti dell’evento di formazione accreditato ECM cui hanno partecipato:
1l
A RilEvAnzA DEl pRogRAmmA rispetto ai loro bisogni formativi e ruolo professionale
2l
A quAlità FoRmAtivA DEl pRogRAmmA
e dei singoli docenti
3 l’
EFFiCACiA DEllA FoRmAzionE RiCEvutA
rispetto agli obiettivi formativi
4l
A quAlità DEll’oRgAnizzAzionE
e il
rispetto dei tempi
5l
A pERCEzionE Di inFluEnzE Di intERESSi
CommERCiAli
sui contenuti della formazione
Lo strumento per raccogliere il giudizio dei partecipanti è il questionario sulla qualità allegato al nuovo Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, che il provider deve proporre ai discenti senza alterarne il contenuto e fuori dalle ore destinate alla formazione. Tale questionario obbligatorio deve essere compilato in forma anonima dai partecipanti e acquisito dal provider separatamente rispetto ai test di verifica dell’apprendimento laddove richiesti. ❖
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L’organizzatore di congressi (PCO) 60 C hi è il “professional congress organizer” 63 I l bando di gara per l’organizzazione del congresso ome selezionare l’organizzatore congressuale 67 C 72 I l contratto fra committente e organizzatore
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L’ORGANIZZATORE DI CONGRESSI (PCO)
Chi è il “professional congress organizer” Da braccio operativo a partner strategico: ruolo e competenze del PCO
L
a figura specializzata nell’organizzazione di congressi e convegni è il “professional congress organizer”, noto sul mercato con l’acronimo di PCO. La dicitura si riferisce alla persona che ha le competenze e l’esperienza per gestire in maniera professionale un evento, ma per estensione si usa più comunemente per indicare le imprese (agenzie) il cui ramo di attività principale è, appunto, l’organizzazione di congressi.
Un mestiere nato nell’Italia del boom economico L’organizzatore professionale di congressi è responsabile di tutte le attività relative all’evento: dalla fase iniziale di progettazione all’organizzazione e gestione sul campo, fino alla conclusione e chiusura di tutti gli aspetti operativi, amministrativi e finanziari. La figura del PCO ha cominciato a diffondersi in Italia negli anni ’60, quando la crescita economica del paese e il suo più generale sviluppo in tutti i settori della scienza e dell’industria hanno aumentato il fabbisogno di convegni e congressi professionali, accademici e istituzionali di respiro nazionale e internazionale.
Il cambiamento del mercato e l’evoluzione del ruolo Inizialmente il PCO era il “braccio operativo” del committente del congresso: un soggetto (in genere una società di servizi) con una forte specializzazione nella gestione della logistica e degli aspetti organizzativi dell’evento, nel coordinamento dei fornitori e nella gestione dei partecipanti. Con il tempo il ruolo del PCO si è evoluto e ampliato, seguendo il cambiamento del mercato che, a partire dall’inizio degli anni
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Duemila, ha visto emergere sempre più forti, all’interno del settore congressuale, i temi del marketing e della comunicazione.
Da braccio operativo a partner strategico Oggi l’organizzatore professionale di congressi non è più “solo” un fornitore di logistica, ma un partner strategico del proprio cliente, cui offre competenze ad ampio raggio che spaziano dall’association management al project management, dalla fiscalità al marketing digitale, dalle tecnologie per eventi alle tecniche di formazione, dalla gestione delle sponsorizzazioni ai rapporti con associazioni e interlocutori internazionali, dall’analisi economico-finanziaria del progetto alla definizione delle campagne di comunicazione.
Il campo d’azione si amplia agli eventi aziendali Di pari passo il PCO ha anche ampliato il proprio campo d’azione: dalla gestione di congressi e convegni è passato all’organizzazione anche di
L’organizzatore professionale di congressi ha competenze diversificate ed è un consulente a tutto tondo per associazioni, aziende e istituzioni
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L’ORGANIZZATORE DI CONGRESSI (PCO)
convention aziendali, lanci di prodotto, eventi motivazionali, eventi culturali e di marketing, “contaminando” le proprie competenze e conoscenze professionali e divenendo così un consulente a tutto tondo per associazioni, aziende e istituzioni.
Specialisti del sistema ECM e delle sue regole Poiché il mercato congressuale, negli anni, è stato tradizionalmente dominato dagli eventi medico-scientifici, i PCO hanno solide basi, competenze e relazioni per organizzare questo tipo di eventi. Dall’entrata in vigore
LA FIGURA DEL MEETING ARCHITECT: GLI ORGANIZZATORI SI SPECIALIZZANO NELLA PROGETTAZIONE DELL’ESPERIENZA L’architetto degli eventi (meeting architect) esiste davvero e, come l’architetto vero, è specializzato in progettazione e costruzione. Di eventi, però, e dell’esperienza che ne fanno i partecipanti. Il suo lavoro è aumentare l’efficacia dei meeting, allineandone le modalità di esecuzione agli obiettivi e migliorando l’esperienza dei partecipanti, per poi valutarne i risultati. La figura professionale del meeting architect è stata identificata per la prima volta nel 2008 dal belga Marteen Vanneste, che nel suo libro Meeting Architecture, a Manifesto sosteneva l’idea che gli eventi, per raggiungere gli obiettivi prefissati, devono avere un’architettura, cioè una struttura che ne disegna – con strumenti specifici – format e contenuti.
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Il valore di un evento, diceva Vanneste, risiede nella sua capacità di modificare il comportamento dei partecipanti (in termini di apprendimento, condivisione di informazioni, motivazione), e la meeting architecture è la disciplina che consente di trovare i format e i contenuti più adatti per ottenere dai partecipanti il comportamento desiderato. Il tema è quello di dare un design più strategico agli eventi, soddisfando così le esigenze di una domanda che li vuole sempre più efficaci per attirare un numero crescente di partecipanti. I TRE PILASTRI DELLA MEETING ARCHITECTURE SONO: 1. Il processo di progettazione dell’evento o congresso.
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2. Gli strumenti (concettuali, tecnologici, artistici) per costruirne l’esperienza. 3. La multidisciplinarietà, laddove la conoscenza di altre discipline (per esempio la psicologia) serve a progettare format che ne amplificano l’efficacia. Esattamente come gli architetti veri, il meeting architect costruisce l’evento in diverse fasi: l’identificazione degli obiettivi, la progettazione del format in linea con gli obiettivi, l’esecuzione nel rispetto del progetto e del budget, la misurazione dei risultati e la loro elaborazione. Il Meeting Design Institute (www. meetingdesigninstitute.org) organizza periodicamente corsi che permettono di conseguire la certificazione di meeting architect.
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I PCO investono tempo e risorse per essere sempre aggiornati sulle norme che governano il sistema ECM e molti sono veri e propri specialisti in materia del programma di Educazione Continua in Medicina, che oggi assorbe l’80% dell’attività convegnistica in campo medico, i PCO investono tempo e risorse per essere sempre aggiornati sulle complesse norme che governano il sistema ECM e molti organizzatori sono oggi dei veri e propri specialisti in materia, capaci di orientarsi nel ginepraio delle regole per offrire al committente dell’evento (società medico-scientifiche, aziende sanitarie, università, etc) un servizio mirato ed efficace.
Gli organizzatori accreditati come provider ECM Tanti organizzatori, forti di anni di esperienza in campo medico-scientifico, sono andati oltre l’organizzazione e si sono strutturati per ottenere dal Ministero della Salute l’accreditamento come provider ECM. Al proprio interno si sono dotati di una struttura scientifica (un responsabile e un comitato) grazie ai quali sono in grado di occuparsi direttamente dei contenuti della formazione per i professionisti della Sanità, supportando per esempio quelle aziende sanitarie, associazioni mediche o università che non hanno le risorse per accreditarsi in proprio.
I servizi offerti dal PCO Tipicamente il PCO opera come consulente per associazioni professionali, società scientifiche, università, enti accademici e istituzioni che gli affidano l’organizzazione dei propri eventi. La maggior parte delle società di organizzazione congressuale offre un ampio ventaglio di servizi a copertura di tutti gli aspetti dell’evento prima, durante e dopo il suo svolgimento. Alcune, solitamente le più grandi e strutturate, si occupano anche di association management, cioè forniscono alle associazioni servizi
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gestionali e amministrativi. Ecco i più comuni servizi di un organizzatore congressuale.
EVENT MANAGEMENT • Progettazione strategica dell’evento • Piano economico-finanziario dell’evento • Sviluppo del programma • Ricerca e gestione relatori • Ricerca e gestione sponsor • Gestione area espositiva • Ricerca, selezione e prenotazione sede dell’evento • Gestione inviti e iscrizioni • Segreteria organizzativa • Software di gestione congressuale • Software di gestione abstract • Registrazione dei partecipanti • Coordinamento fornitori (allestitori, service tecnologico, etc) • Gestione dell’evento onsite • Tutti gli adempimenti ECM
OSPITALITÀ •R icerca, prenotazione e gestione alberghi •G estione catering •P renotazione voli e treni •G estione trasporti e transfer di terra •O rganizzazione cene e attività sociali •O rganizzazione eventuale programma accompagnatori
COMUNICAZIONE •R ealizzazione e gestione del sito internet dell’evento •A pp dell’evento •S ocial media management •C ampagne di comunicazione e marketing online e offline •A ttività di ufficio stampa •R ealizzazione e stampa materiali di comunicazione ❖
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Il bando di gara per l’organizzazione del congresso Come redigerlo per ottenere una proposta in linea con le aspettative
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ome in qualunque altro campo di attività, anche nell’ambito dei congressi medicoscientifici i committenti (società scientifiche, aziende sanitarie, università) utilizzano lo strumento gara d’appalto per individuare il soggetto cui affidare l’organizzazione del proprio evento. Chiamare più PCO a presentare le loro proposte e le loro offerte significa per il committente avere la possibilità di scegliere fra le diverse opzioni – non solo economiche, ma anche di progetto – quella più in linea con le proprie esigenze e aspettative. La gara d’appalto può riguardare l’affidamento dell’organizzazione di un singolo evento oppure di più edizioni dello stesso congresso, con un contratto che in genere si estende su 3 anni.
Partecipare a una gara costa Per partecipare a una gara l’agenzia congressuale sostiene dei costi: il lavoro necessario per fare l’analisi tecnico-economica del congresso, elaborare un progetto di evento e degli eventuali programmi sociali correlati, chiedere i preventivi a tutti i fornitori e preparare un’offerta dettagliata richiede tempo e risorse specializzate, ed è un lavoro che per chi non vince la gara non sarà mai retribuito.
Il buon comportamento nella conduzione della gara Esistono dunque (originate nel settore degli
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eventi di comunicazione, dove nelle gare il lavoro creativo è preponderante) delle linee guida di “buon comportamento” per il committente che, a fronte dello sforzo fatto gratuitamente dalle agenzie, si impegna a condurre il processo di gara in maniera corretta e trasparente. Ecco quelle applicabili anche ai congressi medico-scientifici.
➮ NUMERO LIMITATO DI PARTECIPANTI È buona norma che il numero di agenzie invitate alla gara sia limitato. Il numero ottimale è 3 oltre a quella in carica (cioè quella che ha gestito la precedente edizione del congresso, se si ritiene di coinvolgerla). Tutte le agenzie dovrebbero essere informate di chi sono le concorrenti in gara.
➮ INFORMAZIONI
UGUALI PER TUTTI
Tutte le agenzie invitate devono ricevere lo stesso bando e nello stesso tempo. Il bando deve essere completo e trasparente in particolare rispetto agli aspetti economici del congresso e deve contenere tutte le informazioni tecniche, logistiche e scientifiche per elaborare un’offerta adeguata.
➮ CHIAREZZA SUI TEMPI DI
PRESENTAZIONE DELL’OFFERTA
Devono essere indicati chiaramente all’interno del bando i tempi concessi per la presentazione dell’offerta, che dovranno essere congrui e rapportati alla complessità del progetto e al tipo di intervento richiesto.
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COME STRUTTURARE IL BANDO DI GARA: 1. Informazioni generali
2. Tipo di contratto e modalità
La prima sezione del bando contiene le informazioni che permettono all’organizzatore di inquadrare l’evento – quando si terrà, di che tipo di evento si tratta, chi lo promuove e così via. Sono dunque da inserire le seguenti voci:
di presentazione delle offerte
È la parte del bando che definisce le modalità di comunicazione fra il committente e il partecipante alla gara, la scadenza per presentare l’offerta e il tipo di contratto con cui si intende ingaggiare l’organizzatore.
◆ Titolo dell’evento ◆ Committente – società scientifica, onlus, società commerciale, fondazione o altro ◆D ate di svolgimento previste ed eventuali date alternative ◆D estinazione – indicare anche se la sede è già stata scelta e, se già opzionata, quando scade l’opzione ◆T ipologia dell’evento – congresso o altro ◆F requenza dell’evento – annuale, biennale o altro truttura dell’evento, con allegato il ◆S programma definitivo dell’ultima edizione
◆N ome e recapiti del referente cui inviare l’offerta ◆M odalità di presentazione dell’offerta – email, corriere, posta raccomandata, altro ◆D ata ultima per la presentazione dell’offerta ◆S cadenze di comunicazione intermedie – richieste chiarimenti, risposte alle richieste, comunicazione della shortlist, incontro con le agenzie selezionate, esito gara ◆T ipologia di contratto – appalto, mandato con rappresentanza, cessione del diritto di sfruttamento economico
5. Sede dell’evento
6. Programma scientifico
Tutto ciò che è da prevedere nella sede dei lavori: le sale e i loro allestimenti, le aree espositive e di servizio necessarie, i servizi tecnici e tecnologici richiesti. È sulla base di queste informazioni che l’organizzatore seleziona e propone la location se non è già stata scelta dal committente.
Quello relativo al programma è il cuore del lavoro organizzativo: indicare nel dettaglio i servizi richiesti soprattutto per la parte scientifica permette all’agenzia che partecipa alla gara di individuare risorse e competenze da mettere in campo per il progetto.
◆N umero dei giorni di utilizzo ◆N umero sale richieste – capienza e tipologia di allestimento di ciascuna ◆A rea poster – numero poster previsti ◆A rea espositiva – numero stand previsti, metri quadrati netti ◆A rea catering – coffee break e pranzo, sì/no ◆N umero uffici richiesti – segreteria, sale riunioni, press room ◆S ervizi tecnici richiesti in ogni sala – A/V, televoter, traduzione simultanea
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◆A ccreditamento ECM – sì/no e tipologia accreditamento per intero congresso, singole giornate, corsi precongressuali ◆ Categorie professionali a cui è rivolto l’evento ◆ Indicare se il committente è provider ECM – tipologia di accreditamento ◆R accolta abstract – indicare se a cura dell’organizzatore o della segreteria scientifica ◆N umero di abstract accettati nell’ultima edizione – poster e comunicazioni orali ◆C omunicazioni agli autori – indicare se a cura dell’organizzatore o della segreteria scientifica ◆G estione esposizione e poster – sì/no ◆G estione tesoreria – sì/no ◆G estione onorari relatori – sì/no ◆C offee break e pranzi – sì/no, indicare se inclusi nella quota di iscrizione e per quante persone
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LE LINEE GUIDA FISM-FEDERCONGRESSI&EVENTI 3. Dati economici
4. Ospitalità relatori e partecipanti
delle ultime tre edizioni
La sezione è dedicata alle spese di viaggio e alloggio per i relatori e alle indicazioni sulla tipologia di alberghi da prenotare per i partecipanti e sui transfer di terra.
Qui si indica la dimensione economica dell’evento. Informazioni dettagliate permettono all’organizzatore di valutare se la propria capacità economica è commisurata all’evento, visto che spesso ne anticipa le spese, e di esaminare l’entità dei ricavi voce per voce. ◆S torico del fatturato ◆S ponsorizzazioni – forme e costi ◆ Simposi sponsorizzati – numero e importo delle vendite ◆S pazi espositivi – importo al mq, numero spazi venduti e totale mq venduti ◆Q uote di iscrizione – numero di partecipanti iscritti per categoria congressuale, importo della quota e scadenza di versamento ltre forme di sponsorizzazione ◆A
◆N umero relatori e invitati cui viene offerto il viaggio e loro provenienza – Italia, Europa, extra UE ◆ Classi di volo e di treno da utilizzare per ciascuna provenienza ◆N umero relatori e invitati cui viene offerta l’ospitalità alberghiera – numero notti e categoria hotel ◆N umero camere prenotate per i partecpanti nell’ultima edizione suddivise per categoria hotel ◆S ervizio navetta per i partecipanti dall’hotel alla sede congressuale – sì/no
7. Programma sociale
8. Comunicazione
Richiede all’organizzatore uno sforzo logistico importante e per questo deve essere dettagliato fin dall’inizio. Il programma sociale, anche se sobrio, è comunque un’occasione per mostrare qualcosa della destinazione ospite ai delegati e può dare all’organizzatore l’opportunità di inserire qualche elemento creativo.
Nella maggior parte dei casi il professional congress organizer è strutturato al proprio interno per fornire servizi di comunicazione, tradizionali e digitali. È importante definire fin dal principio le voci, come sito web e app dell’evento, che incidono maggiormente sul costo della comunicazione.
◆C ocktail di inaugurazione – sì/no ◆S ede – eventuale ipotesi del committente ◆T rasferimento dei partecipanti in pullman – sì/no ◆P ranzo del presidente con solo relatori e ospiti – sì/no ◆S ede – eventuale ipotesi del committente ◆T rasferimento dei relatori in pullman – sì/no ◆C ena di gala ◆S ede – eventuale ipotesi del committente ◆ I nclusa nella quota di iscrizione – sì/no ◆ I ntrattenimento – sì/no ◆T rasferimento dei partecipanti in pullman – sì/no
◆P rogettazione grafica dei materiali di comunicazione – sì/no ◆S ito web, indicare le funzionalità da gestire – registrazioni online, raccolta abstract e valutazioni, prenotazioni hotel, integrazione con social media ◆A pp dell’evento – sì/no ◆U fficio stampa e social media management – servizi richiesti e obiettivi di visibilità ◆M ateriali di comunicazione richiesti – formato elettronico o stampati (annunci, call for abstracts, schede registrazione, scheda prenotazione hotel, programma, locandina annuncio, locandina con programma, volume abstract/atti, badge, attestato di partecipazione, inviti cene del presidente, kit congressuale)
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➮ COMUNICAZIONE DELL’ESITO Quando la decisione è stata presa è buona norma informare le agenzie perdenti prima che avvenga la comunicazione verso l’esterno. Tempi e modalità di comunicazione verso l’esterno dell’aggiudicazione da parte dell’agenzia che ha vinto la gara devono essere concordate con il committente.
Il committente ha inoltre la possibilità di stipulare con l’organizzatore un contratto con cui gli cede i diritti di sfruttamento economico del congresso e i relativi rischi imprenditoriali: per potersi fare carico di tali rischi l’organizzatore deve però conoscere fin da subito e in modo trasparente tutte le caratteristiche del congresso in oggetto.
Le linee guida FISMFedercongressi&eventi Che la “qualità” del bando sia un tema centrale nelle gare per l’organizzazione di un congresso lo conferma il lavoro fatto congiuntamente da FISM (Federazione Italiana delle Società Medico-Scientifiche) e Federcongressi&eventi (l’associazione che riunisce gli organizzatori congressuali) per elaborare le linee guida di stesura dei bandi. L’obiettivo è fornire alle associazioni medico-scientifiche uno strumento che le aiuti a strutturare il progetto dell’evento e a presentarlo all’organizzatore, ma anche aiutare l’organizzatore a ottenere più informazioni possibili sul progetto per poter formulare un’offerta mirata. Le linee guida sono riportate nelle due pagine precedenti e sono pensate per un evento complesso; eventi più piccoli richiedono meno informazioni. ❖
La stesura del bando: dati precisi e informazioni esaustive Un buon bando di gara è un bando molto dettagliato. E se scrivere un bando molto dettagliato può sembrare al committente un lavoro impegnativo, l’impegno sarà ricompensato dal fatto che le offerte saranno più pertinenti, più in linea con le aspettative e, in definitiva, più soddisfacenti. Quante più informazioni preliminari un organizzatore riceve in merito all’evento che è chiamato a gestire, tanto più facilmente potrà infatti formulare un’offerta adeguata e solida dal punto di vista tecnico ed economico.
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Come selezionare l’organizzatore congressuale La documentazione da richiedere e i requisiti da verificare
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rganizzare un congresso è un’attività complessa: richiede competenze nella gestione di progetti, budget e persone, capacità di problem solving, conoscenze trasversali, capacità di raggiungere gli obiettivi del cliente, visione, talento negoziale. Per chi promuove l’evento il PCO può davvero essere un partner strategico, a patto che sappia sceglierlo bene.
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Per selezionare la società di organizzazione congressuale cui affidarsi è dunque opportuno verificarne le credenziali. Ecco di seguito, secondo Federcongressi&eventi (l’associazione degli organizzatori di congressi), i requisiti da controllare e la documentazione da richiedere all’organizzatore per valutarne caratura professionale e affidabilità.
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REQUISITI NECESSARI E DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO Requisiti vincolanti
Documentazione da richiedere
◆C urriculum ed esperienza ◆E sperienza in eventi della stessa dimensione del congresso in questione ◆E sperienza nell’organizzazione di eventi medico-scientifici ◆R egolarità contributiva e iscrizione alla Camera di Commercio ◆S olidità finanziaria** ◆S truttura fissa commisurata all’evento in questione* ◆M edia del fatturato aziendale dell’ultimo triennio commisurato al congresso in questione** ◆A ppartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali*** ◆D ichiarazione che il legale rappresentante non sia sottoposto a procedure processuali pendenti ◆C ertificazione di qualità ISO
◆P resentazione dell’impresa da cui si evinca un’esperienza di almeno 5 anni ed elenco degli eventi medico-scientifici organizzati simili a quello in questione ◆C ertificato della Camera di Commercio con data inferiore ai 6 mesi ◆L ettera di presentazione di affidabilità finanziaria da parte di almeno un istituto bancario ◆D ichiarazione resa dal legale rappresentante, che attesti sotto la propria responsabilità: – numero dei dipendenti e collaboratori in essere al momento di presentazione dell’offerta – numero medio dei dipendenti e dei collaboratori e soci operativi nell’ultimo triennio – autocertificazione relativa alla regolarità contributiva – fatturato generale e di settore dell’ultimo triennio commisurato al bando per cui ci si candida – appartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali ichiarazione del legale rappresentante che non vi sono ◆D procedimenti processuali pendenti ◆P roposta dettagliata del team di progetto che sarà dedicata all’organizzazione del congresso (funzionigramma del congresso) ◆C opia del certificato di qualità ISO
Requisiti non vincolanti
Documentazione da richiedere
◆ Qualifica di provider ECM accreditato o con richiesta di accreditamento effettuata e in attesa di risposta da AGENAS ◆E sperienza nell’area specialistica di riferimento del congresso in questione ◆F amiliarità con il territorio dove si svolge il congresso ◆D otazione tecnologica ◆R eferenze dei committenti
◆N umero provider ECM provvisorio/ standard ◆E lenco degli eventi medico-scientifici organizzati nell’area specialistica di quello in questione ◆D ichiarazione e descrizione della dotazione tecnologica: sistema informatico e software gestionale ◆E lenco di referenze con relativi contatti
*Struttura fissa commisurata
La struttura fissa della società di organizzazione congressuale deve essere commisurata alla dimensione dell’evento per evitare che una piccola realtà, poniamo con 4 dipendenti, si cimenti nell’organizzazione di un evento da 5.000 partecipanti che difficilmente avrebbe la forza di sostenere. Naturalmente non è vero il contrario, visto che una grande agenzia con 40
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dipendenti può tranquillamente gestire un piccolo evento da 100 partecipanti.
**Solidità finanziaria e fatturato
Solidità finanziaria e fatturato dell’impresa congressuale sono parametri importanti da valutare perché da essi dipende la capacità dell’organizzatore di fare anticipi di cassa per sostenere i costi e di gestire la tesoreria dell’evento.
***Appartenenza ad associazioni di settore Anche l’appartenenza ad associazioni di settore non è da sottovalutare: le associazioni di solito ammettono fra le società iscritte solo quelle che rispondono a requisiti e standard professionali ben precisi. Nella maggior parte dei casi, inoltre, propongono ai soci regolari attività di formazione che ne garantiscono l’aggiornamento professionale.
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LE HARD SKILLS DI CHI ORGANIZZA CONGRESSI LINGUE STRANIERE TECNICHE DI ORGANIZZAZIONE EVENTI
Identikit dell’organizzatore: le competenze individuali necessarie per gestire eventi complessi Quali sono le competenze che il project manager di un congresso (cioè la persona responsabile dell’intero progetto) deve possedere per svolgere efficacemente il proprio lavoro? Molti professionisti degli eventi si sono “fatti sul campo” in anni di esperienza cominciando dal basso, alcuni hanno frequentato corsi specialistici, altri hanno conseguito le certificazioni professionali erogate dalle associazioni internazionali di riferimento. Tutti comunque hanno competenze diversificate, “tangibili” (hard skills) e “intangibili” (soft skills).
Competenze tangibili (hard skills) Le competenze tangibili sono le conoscenze tecniche necessarie al mestiere: indispensabile quindi che l’organizzatore sappia le lingue straniere, sicuramente l’inglese e preferibilmente anche un’altra lingua, così come che possieda le basi delle discipline economiche. Un project manager deve inoltre conoscere le tecniche di organizzazione di un evento aggregativo e avere conoscenze almeno di base sui principi di apprendimento degli adulti. Chi organizza eventi nel settore della Sanità deve essere poi ferratissimo sulle norme del programma ECM e sui codici deontologici delle aziende farmaceutiche e biomedicali. Per gestire un congresso occorre inoltre conoscere le norme amministrativo-contabili,
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PRINCIPI DI APPRENDIMENTO DEGLI ADULTI DISCIPLINE ECONOMICHE NORME AMMINISTRATIVOCONTABILI PUBBLICHE RELAZIONI E COMUNICAZIONE TECNOLOGIE DIGITALI TURISMO SISTEMA E REGOLE ECM
sapere di pubbliche relazioni e comunicazione ma anche di nuove tecnologie, dai nuovi software per facilitare processi organizzativi e gestione degli eventi alle piattaforme social per amplificarne il marketing, fino agli strumenti da utilizzare per migliorare l’esperienza dei partecipanti. Infine è bene che l’organizzatore conosca anche il mondo del turismo, cui afferiscono i suoi interlocutori quando gestisce gli aspetti dell’evento legati a viaggio, ospitalità e attività sociali o collaterali di partecipanti, relatori e sponsor.
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Competenze intangibili (soft skills) La competenze intangibili sono invece quelle più legate alle caratteristiche individuali di ognuno. Mentre le competenze tangibili si acquisicono, quelle intangibili sono, almeno in parte, innate. Ecco qualche esempio.
LE SOFT SKILLS DI CHI ORGANIZZA CONGRESSI CAPACITÀ ORGANIZZATIVA
➮ CAPACITÀ ORGANIZZATIVA Il primo requisito per poter organizzare eventi è proprio avere capacità organizzativa. Sembra ovvio ma non lo è. Occorre sapere organizzare un progetto mettendone insieme tutti i tasselli e assicurandosi che tutto ciò che deve essere fatto sia fatto nei tempi e nei modi corretti, sapere organizzare il team coordinandone il lavoro, sapere organizzare se stessi e il proprio lavoro dandosi le giuste priorità, dimostrandosi affidabili e guadagnandosi la fiducia dei clienti.
ATTENZIONE AL DETTAGLIO FLESSIBILITÀ CAPACITÀ RELAZIONALI GESTIONE DELLO STRESS
➮ ATTENZIONE AL DETTAGLIO In un evento niente accade per caso. Tutto è pianificato prima e per tempo, e il livello di attenzione al dettaglio che l’organizzatore esprime è la cartina di tornasole della sua professionalità. Non è solo un fatto “logistico”, cioè di attenzione a tutte le piccole cose che distinguono un evento bene organizzato da uno raffazzonato, ma è anche una questione di visione globale: l’organizzatore attento è quello che è sempre aggiornato e sa cosa succede in ogni momento.
➮ FLESSIBILITÀ Nel campo dell’organizzazione di eventi niente è statico: tutto può cambiare all’improvviso o all’ultimo minuto, e per l’organizzatore la capacità di affrontare e gestire le situazioni nuove con flessibilità, trovando alternative quando si verificano imprevisti e adattandosi velocemente ai cambiamenti, è una qualità imprescindibile.
➮ CAPACITÀ RELAZIONALI L’organizzatore deve capire il cliente e i suoi obiettivi, e per garantire il successo dell’evento deve lavorare bene con il proprio team. Ciò significa che deve essere capace di ascoltare le persone e di comunicare con loro efficacemente, capendo chi ha davanti e toccando le corde giuste. Le capacità relazionali si possono sviluppare, ma chi le
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CAPACITÀ DI PROBLEM SOLVING
possiede come qualità innate in questo lavoro ha una marcia in più.
➮ GESTIONE DELLO STRESS Organizzare eventi è un lavoro stressante. Chi lo fa come professione deve essere in grado di gestire il proprio stress per non crollare alla prima situazione difficile o al primo imprevisto. Non meno importante, deve saper gestire anche la tensione di chi gli sta intorno: che sia un partecipante scontento, un cliente preoccupato o un collaboratore ansioso, la capacità di rassicurare e placare gli animi è indispensabile.
➮ CAPACITÀ DI PROBLEM SOLVING In un mestiere dove l’imprevisto è sempre dietro l’angolo la capacità di problem solving è quella che fa la differenza. E per trovare nuove soluzioni ai problemi, magari trasformandoli in opportunità, occorrono capacità di pensare fuori dagli schemi, creatività e spirito innovativo. ❖
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FEDERCONGRESSI, FORMAZIONE E SERVIZI PER GLI ORGANIZZATORI DI CONGRESSI MEDICI In Italia l’associazione che riunisce le imprese di organizzazione congressuale è Federcongressi&eventi, che più in generale associa imprese e professionisti che si occupano di, o svolgono attività connesse a, eventi di tutte le tipologie (quindi congressi, convegni, seminari e attività ECM ma anche convention aziendali, eventi di marketing e di comunicazione, eventi motivazionali e di incentivazione). I soci sono quindi tanto gli organizzatori di eventi quanto le sedi (alberghi, location e centri congressi), i convention bureau territoriali e i fornitori di servizi per eventi. Federcongressi&eventi rappresenta tutti gli operatori del settore eventi nei confronti del mercato ma soprattutto delle istituzioni, con le quali interloquisce a vari livelli per favorire norme e politiche di sostegno al comparto. Promuove inoltre studi di settore, svolge attività di advocacy a favore del settore eventi e congressi quale catalizzatore di sviluppo economico, sociale e culturale e organizza in maniera continuativa attività di aggiornamento professionale per i soci. L’associazione riunisce circa 140 agenzie di organizzazione eventi e congressi operative su tutto il territorio nazionale, 100 delle quali hanno l’accreditamento come provider ECM: a queste Federcongressi&eventi offre una serie di servizi specifici: • Accesso alla normativa ECM e servizio di risposta alle domande tecniche dei soci • Consulenza specializzata in ambito ECM • Seminari di formazione e aggiornamento • Help desk telefonico • Occasioni di incontro, confronto e scambio di informazioni tra i provider soci • Rappresentatività presso i soggetti istituzionali di riferimento (Ministero della Salute, Commissione Nazionale ECM, Farmindustria, Assobiomedica)
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Il contratto fra committente e organizzatore Appalto o cessione: le differenze in termini di potere decisionale e rischio economico
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l contratto che regola il rapporto fra il committente dell’evento e l’organizzatore chiamato a gestirlo può essere di due tipi: di appalto o di cessione. Le due tipologie di contratto presentano differenze sostanziali in termini di facoltà decisionale sulle scelte operative, rischio imprenditoriale, procedure contabili e trattamento fiscale ed è quindi bene averne chiari i profili e le implicazioni per poter scegliere a ragion veduta la soluzione più adatta alle proprie esigenze.
CAPITOLATO DEI SERVIZI E BUDGET PRELIMINARE Nel contratto d’appalto il capitolato dei servizi che l’organizzatore è chiamato a fornire è contenuto nel bando di gara, che proprio per questo deve essere molto dettagliato. È importante che ci sia chiarezza sui servizi oggetto dell’appalto. Al contratto di appalto va allegato il budget preliminare dell’evento, le cui voci rispecchieranno quelle del capitolato. Il budget è un documento fondamentale di controllo dell’attività dell’organizzatore. Stesura e aggiornamento del budget avvengono di comune intesa fra il committente e l’organizzatore.
L’APPALTO INCLUDE La gestione e il coordinamento di tutti i fornitori, la gestione di tutte le entrate del congresso (sponsorizzazioni e quote di iscrizione) dalla fase di contrattualizzazione a quella di fatturazione fino all’incasso delle somme per conto del committente.
Il contratto di appalto
L’APPALTO NON INCLUDE
Oggetto dell’appalto è in genere l’intera organizzazione del congresso. L’organizzatore opera come consulente e fornisce al committente tutti i servizi previsti dal contratto. Il committente ha pieno potere decisionale sull’evento (e quindi anche l’ultima parola sulla scelta dei fornitori) e si fa interamente carico del rischio economico a esso legato. L’organizzatore gestisce entrate e uscite del congresso per conto del committente. Ecco alcune specifiche.
Se l’organizzatore è anche provider accreditato ai fini ECM (cioè ha, tra le società appartenenti al proprio gruppo, un provider ECM), può offrire al committente di svolgere anche le attività relative all’accreditamento ECM dell’evento, nonché di collaborare allo sviluppo del programma scientifico. Queste attività sono oggetto di un contratto di collaborazione tra il cliente e il provider separato dal contratto d’appalto.
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IL CONTRATTO
CONTRATTO D’APPALTO Il committente mantiene facoltà decisionale e si fa carico del rischio economico. L’organizzatore opera come consulente
CON RAPPRESENTANZA L’organizzatore opera in nome del committente ed emette fatture a nome del committente
MINIMO GARANTITO È la somma minima che l’organizzatore deve in ogni caso versare al committente come corrispettivo della cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento
SENZA RAPPRESENTANZA L’organizzatore agisce per conto del committente ma a proprio nome. Fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate
APPALTO CON RAPPRESENTANZA Questa modalità prevede che l’organizzatore agisca in nome del committente tramite procura e che può quindi emettere le fatture a nome del committente. Al termine dell’evento l’organizzatore consegna al committente la somma degli incassi del congresso al netto del proprio compenso.
APPALTO SENZA RAPPRESENTANZA La modalità senza rappresentanza
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CONTRATTO DI CESSIONE L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ha autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene i costi e trattiene le entrate. Si fa carico del rischio economico
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IL MINIMO GARANTITO SOSTENIBILE Ha una parte fissa e una parte variabile: parte fissa tra il 10 e il 25% delle entrate del congresso; parte variabile legata all’utile e concordata fra le parti
prevede invece che l’organizzatore agisca per conto del committente ma in nome proprio. Ciò significa che fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate. Al termine dell’evento il committente emette una fattura all’organizzatore pari al valore delle entrate del congresso e l’organizzatore emette una fattura al committente pari al compenso pattuito. L’incasso derivante da sponsorizzazioni e iscrizioni risulta nella contabilità dell’organizzatore come “ricavi di terzi”.
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I L COMPENSO DELL’ORGANIZZATORE Non c’è una regola per determinare il compenso dell’organizzatore. In genere è un onorario d’agenzia calcolato in percentuale al fatturato complessivo dell’evento. Più raramente è un importo fisso. Oltre al compenso, che viene fatturato, l’organizzatore percepisce il rimborso dei costi sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel budget e nel rendiconto consuntivo. • Pagamenti in ritardo. Ai pagamenti effettuati in ritardo vengono automaticamente applicati gli interessi di mora (d.lgs. 231/2002). • Acconti sul compenso. L’organizzatore può chiedere acconti sul proprio compenso se i fornitori richiedono pagamenti anticipati e non sono ancora stati realizzati incassi da sponsorizzazioni o iscrizioni al congresso. • Costo della fideiussione. Se il committente richiede una fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’adempimento dell’organizzatore, il relativo costo va a carico del budget dell’evento.
S E L’EVENTO VIENE ANNULLATO Il committente ha il diritto di recedere unilateralmente dal contratto di appalto, ma deve rifondere all’organizzatore le spese già sostenute, i lavori eseguiti e il mancato guadagno. I contratti di appalto possono contenere una clausola che protegge l’organizzatore da cause di forza maggiore che rendono impossibile la prosecuzione dell’organizzazione di un congresso (quali la emanazione di provvedimenti di Farmindustria
Con il contratto di appalto l’organizzatore percepisce un compenso percentuale sul fatturato complessivo dell’evento più il rimborso dei costi sostenuti per l’organizzazione
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o Assobiomedica o del Ministero della Salute che comportino restrizioni o limitazioni o blocco alle sponsorizzazioni). In tal caso l’organizzatore può essere esonerato dall’adempimento e il committente è tenuto a pagargli il compenso per il lavoro svolto fino a quel momento.
Il contratto di cessione La formula della cessione prevede che il committente ceda il diritto di sfruttamento economico del congresso all’organizzatore a fronte di un corrispettivo. L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ne diventa l’imprenditore: ha quindi piena autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene tutti i costi e ne trattiene tutte le entrate. In questo caso il rischio economico dell’evento è tutto a carico dell’organizzatore.
C OME SI CALCOLA IL PREZZO DELLA CESSIONE La somma che l’organizzatore paga al committente per acquisire il diritto di sfruttamento economico del congresso è di norma pari all’utile dell’evento. Può anche essere un importo fisso, oppure un importo fisso con l’aggiunta di una percentuale dell’utile o, anche, una combinazione di tutte le opzioni descritte. In quanto titolare del diritto di sfruttare economicamente l’evento, l’organizzatore non è vincolato nella scelta di location e fornitori, nella gestione delle entrate e nella gestione operativa.
C OS’È IL “MINIMO GARANTITO” Con la dicitura “minimo garantito” si intende la somma minima che l’organizzatore deve in ogni caso (a prescindere quindi dall’effettivo esito economico dell’evento) versare al committente in cambio della cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Tale somma è in genere garantita da fideiussione bancaria.
C OSA SUCCEDE SE IL “MINIMO GARANTITO” È TROPPO ALTO Il “minimo garantito” viene stabilito in fase di stipula del contratto, quindi prima che il congresso si svolga e prima di sapere se ci saranno abbastanza entrate (sponsor e iscritti) per sostenerlo. Se il “minimo garantito” è troppo alto, cioè se l’importo
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Con il contratto di cessione il committente vende i diritti e i rischi economici e rinuncia ad avere voce in capitolo sulle decisioni operative e organizzative
S TABILIRE LE ATTIVITÀ NECESSARIE E QUELLE OPZIONALI A ulteriore tutela economica dell’evento, e quindi della sua buona riuscita, il contratto di cessione può indicare quali attività del congresso, con le relative spese, devono essere considerate prioritarie e quindi svolte a prescindere dal risultato economico dell’evento, e quali invece possono essere indicate come opzionali, cioè da realizzare solo in caso di entrate in grado di coprirne i costi (per esempio la cena di gala).
L AVORARE IN PARTNERSHIP SUGLI SPONSOR che l’associazione chiede all’organizzatore è sproporzionato rispetto al rapporto tra entrate e uscite del congresso, il rischio è che l’organizzatore tagli in maniera consistente le spese (a scapito magari della qualità dell’evento) per non incappare in problemi finanziari se la manifestazione non dovesse portare i risultati economici sperati.
I NDICAZIONI PER UN “MINIMO GARANTITO” SOSTENIBILE Secondo Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori, un corrispettivo sostenibile è composto da una parte fissa e una parte variabile. La parte fissa, cioè il minimo garantito dall’organizzatore, dovrebbe attestarsi fra il 10 e il 25% delle entrate del congresso, a seconda delle caratteristiche del congresso stesso. La parte variabile, legata al risultato economico dell’evento (utile), può essere concordata fra le parti, che in questo modo sono entrambe incentivate a raccogliere più entrate e controllare le spese.
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Pur se con il contratto di cessione il rischio economico del congresso ricade sull’organizzatore, per garantire la migliore riuscita scientifica, organizzativa ed economica del congresso è importante che l’associazione medico-scientifica operi in partnership con l’organizzatore, soprattutto in tema di reperimento risorse. Per esempio: • Contatti con gli sponsor. L’associazione deve favorire i contatti fra l’organizzatore e i potenziali sponsor, sensibilizzando questi ultimi sulla rilevanza scientifica del congresso per agevolare l’organizzatore nel reperimento delle sponsorizzazioni necessarie alla riuscita dell’evento. • I tempi degli sponsor. L’associazione deve rispettare rigorosamente i tempi di organizzazione del congresso, in particolare per ciò che riguarda la stesura del programma scientifico. È infatti sulla base del programma che gli sponsor identificano i temi di loro interesse, e il non predisporlo nei tempi richiesti dall’organizzazione potrebbe causare problemi con le sponsorizzazioni. ❖
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La progettazione del congresso 78 L e prime decisioni: tempi, obiettivi e accredito ECM icerca sponsor e proposte di sponsorizzazione 83 R 86 I criteri di selezione della destinazione a scelta della sede congressuale 89 L e regole per ingaggiare i relatori 93 L 97 I contratti di lavoro dello staff occasionale edigere il budget per pianificare costi e ricavi 99 R 102 I l programma di lavoro e le liste di controllo 104 I nviti e iscrizioni, il regolamento sui dati personali (GDPR)
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LA PROGETTAZIONE DEL CONGRESSO
Le prime decisioni: tempi, obiettivi e accredito ECM La scelta dell’accredito ECM influisce su tempi, modi e format dell’evento ECM o non ECM: qual è la differenza Qual è la differenza fra i congressi medici accreditati al programma di Educazione Continua in Medicina e quelli che non lo sono? Che cosa determina la scelta del committente di accreditare o meno l’evento? Quali sono gli eventi tipicamente non accreditati? Il tema “ECM o non ECM” è molto rilevante perché influisce sulle tempistiche e modalità di organizzazione del congresso, determina ciò che gli sponsor possono o non possono fare e ha un peso sulla scelta dei format per l’erogazione dei contenuti scientifici.
L’accredito ECM favorisce la partecipazione L’80% di tutti i convegni e congressi medici che si svolgono ogni anno in Italia ha l’accredito ECM: ciò significa che la
I congressi nazionali con plenarie da 3.000 partecipanti e relazioni frontali sono considerati a basso valore didattico e danno pochi crediti ECM
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grande maggioranza dei committenti, anche privati (società scientifiche e associazioni professionali) sceglie di accreditare i propri eventi. Da un lato, lo fa per dare agli operatori sanitari che vi partecipano la possibilità di acquisire i crediti ECM prescritti dalla legge, e dall’altro per incrementare la partecipazione stimolando le iscrizioni di chi deve accumulare crediti. Il 20% degli eventi medici che non vengono accreditati sono principalmente di due tipologie: congressi nazionali di società scientifiche ed eventi promossi dalle aziende, farmaceutiche o biomedicali.
Perché le società scientifiche scelgono di non accreditare il congresso nazionale Una delle ragioni per cui i congressi nazionali non vengono accreditati è perché in ogni caso otterrebbero pochi crediti: Il sistema ECM privilegia infatti la valenza formativa dell’evento, cioè le sessioni che prevedono metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. I grandi congressi nazionali, o per lo meno le loro sessioni plenarie da 3.000 persone con relazioni frontali, sono considerate avere un limitato valore didattico, a prescindere dal loro valore scientifico.
Senza accredito c’è più libertà con gli sponsor E poi è proprio ai congressi nazionali che gli sponsor hanno più interesse a partecipare, e l’assenza dell’accredito ECM consente a
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LA PROGETTAZIONE DEL CONGRESSO
EVENTI ECM E NON ECM
non accreditati
accreditati
80%
Partecipazione di chi deve accumulare crediti
committente e organizzatore di avere più libertà nel dare visibilità allo sponsor e ai suoi prodotti. Un’ulteriore ragione per cui le società scientifiche possono non volere accreditare i propri eventi è quando vi si usano strumenti o macchinari con il nome di brand (le regole ECM lo vietano, anche se sono ammesse deroghe) nelle dimostrazioni, nei workshop o nelle sale operatorie collegate in streaming con l’evento.
Gli eventi delle aziende La seconda tipologia di eventi che non viene accreditata sono quelli organizzati dalle aziende farmaceutiche o biomedicali per presentare nuovi prodotti. Sono invece accreditabili gli eventi monosponsor con contenuti scientifici relativi alle aree terapeutiche di pertinenza dello sponsor: gli eventi promossi dalle aziende sono infatti sempre meno di carattere promozionale (pochi vi parteciperebbero) e sempre più di alta caratura scientifica e conformi alle prescrizioni sia dell’ECM sia dei codici etici delle associazioni di riferimento (Farmindustria e Assobiomedica). Quando non accreditati ECM, gli eventi danno ovviamente più spazio alla visibilità dell’azienda promotrice.
I tempi di organizzazione: per stimarli si parte dal brief Il tempo di progettazione di un congresso medico-scientifico non è mai standard,
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Limitato valore didattico Più libertà con gli sponsor Uso di strumenti e macchinari con brand
perché dipende dalle caratteristiche del congresso stesso: variabili come la portata (locale, nazionale o internazionale), il numero di partecipanti, la periodicità (congresso annuale o evento singolo), l’accredito o meno al programma ECM e la destinazione dove si svolge, tanto per elencarne alcune, sono tutti elementi che influenzano la durata del processo organizzativo. Il primo passo per definire le tempistiche è quindi quello di preparare il brief del progetto, documento che riporta i dati principali del congresso e che costituisce la base sia per fare una stima dei tempi necessari a realizzarlo sia per indire l’eventuale gara di selezione dell’agenzia di organizzazione e richiedere i preventivi ai fornitori.
Le informazioni da inserire nel brief di progetto comprendono: ◆N umero dei partecipanti attesi ◆P rovenienza dei partecipanti (locale, nazionale, internazionale) ◆D urata del congresso ◆D estinazione scelta o ipotizzata ◆T ipologia di sede congressuale ◆N umero di sponsor previsti ◆N umero di relatori e abstract ipotizzati ◆B ozza del programma ◆N umero dei fornitori da coinvolgere ◆A ccredito ECM sì/no
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Un grande congresso internazionale ha un tempo di organizzazione di 3-4 anni, un congresso nazionale di 1-2 e un evento locale solo di pochi mesi L’anticipo con cui muoversi è proporzionale alla complessità logistica Ognuna delle voci del brief di progetto incide direttamente sui tempi di progettazione e organizzazione del congresso. Dal punto di vista logistico, un evento con 3.000 congressisti provenienti da tutta Italia o da tutto il mondo è più complesso da realizzare di un evento di dimensione locale con 100 partecipanti. Le grandi strutture congressuali devono essere prenotate con largo anticipo, così come gli allotment alberghieri per un numero elevato di camere. Un evento con un programma complesso, molte relazioni, sessioni parallele e simposi satellite, attività sociali e cena di gala avrà tempi di organizzazione più lunghi rispetto a un evento più semplice che coinvolge un numero minore di fornitori.
Quanto tempo prima partire con l’organizzazione Pur se non esistono tempi standard per l’organizzazione dei congressi – perché ogni congresso è diverso dall’altro – è però possibile fare stime abbastanza precise e attendibili del tempo necessario a organizzarli se si ha un’accurata visione d’insieme, se si conoscono i tempi di azione e reazione di tutti i soggetti coinvolti e se ci si può basare dull’esperienza pregressa nell’organizzazione di eventi simili (per tutti e tre gli aspetti il riferimento migliore sono gli organizzatori professionali di congressi). Un congresso internazionale con migliaia di partecipanti ha un tempo di organizzazione molto lungo che può arrivare fino a a 3 o 4 anni e in qualche caso perfino di più; per un congresso nazionale medio in genere si parte con un anticipo di 1 o 2 anni, mentre per eventi locali con poche decine di partecipanti sono sufficienti 1 o 2 mesi.
Il tempo per coinvolgere tutti gli interlocutori Nella pianificazione del calendario organizzativo occorre tenere conto anche dei tempi di coinvolgimento di tutti i soggetti che gravitano intorno al congresso. La ricerca e l’acquisizione degli sponsor, per esempio, sono processi che comportano l’interlocuzione con i diversi uffici e funzioni che all’interno delle aziende farmaceutiche e biomedicali si occupano di marketing e che richiedono tempo per essere completati, soprattutto quando lo sponsor è più di uno. Lo stesso dicasi per i relatori, che devono essere contattati e coinvolti per tempo. Anche i partecipanti hanno le loro tempistiche: dall’annuncio del congresso al suo svolgimento deve intercorrere un lasso di tempo sufficientemente lungo per contattare e informare tutto il potenziale target e raccoglierne le iscrizioni.
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LE PROCEDURE CHE ALLUNGANO I TEMPI DELL’ORGANIZZAZIONE È UN EVENTO ECM?
SÌ Necessaria registrazione su sito AGENAS (al più tardi 30 giorni prima dell’evento)
NO Nessuna azione necessaria
È UN EVENTO SPONSORIZZATO?
SÌ Tra gli sponsor ci sono aziende del settore farmaceutico?
SÌ Necessaria autorizzazione AIFA (al più tardi 60 giorni prima dell’evento)
Nessuna azione necessaria
NO Non è necessaria autorizzazione AIFA
Le procedure che allungano i tempi di progettazione Se sono accreditati al programma in Educazione Continua in Medicina (ECM), anche gli eventi più piccoli e semplici possono vedere dilatati i tempi di progettazione a causa delle scadenze imposte dall’AGENAS (Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali) e, se sono sponsorizzati da aziende farmaceutiche, da quelle imposte dall’AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco).
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➮SE L’EVENTO È ACCREDITATO ECM L’AGENAS impone ai provider, gli unici soggetti autorizzati a erogare attività di formazione valide ai fini ECM, di registrare gli eventi sul sito agenas.it entro 30 giorni dalla data di svolgimento. Poiché la procedura di registrazione sul sito AGENAS richiede l’inserimento di molti dati specifici – durata dell’evento, numero di partecipanti previsti, nome del responsabile scientifico e del responsabile della segreteria organizzativa, codice fiscale di tutti i
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relatori – occorre arrivare ai 30 giorni prima della data di svolgimento con molta parte dell’organizzazione già pronta e definita.
➮ SE L’EVENTO È SPONSORIZZATO DA UNA FARMACEUTICA
L’AIFA impone alle aziende farmaceutiche di richiedere l’autorizzazione preliminare alla sponsorizzazione di congressi e convegni medici almeno 60 giorni prima della data di svolgimento prevista; l’impresa farmaceutica può sponsorizzare l’evento se, entro 45 giorni dalla richiesta, l’AIFA comunica il proprio parere favorevole. È chiaro quindi che è necessario inoltrare la richiesta ben prima della scadenza dei 60 giorni per evitare di arrivare a ridosso dell’evento senza sapere se si può o meno contare sullo sponsor.
Darsi degli obiettivi per misurare i risultati Come tutte le attività, anche i congressi medici devono avere uno o più obiettivi in base ai quali definirne il grado di successo una volta terminati. Gli obiettivi di un congresso medico, cioè i risultati che il committente vuole ottenere attraverso di esso, possono essere molteplici: se si tratta di un evento periodico, che si ripete a cadenza fissa, si potrebbe volere ottenere un risultato incrementale rispetto alla precedente edizione: più partecipanti, più sponsor, più abstract, più utili finanziari. Se invece si tratta di un congresso alla prima edizione o di un evento singolo, per entrambi i quali è impossibile stabilire un benchmark rispetto al trascorso, gli obiettivi possono essere stabiliti prendendo a riferimento i risultati di eventi simili per dimensioni, temi o caratteristiche.
Gli obiettivi quantitativi del congresso devono essere stabiliti fin dal primo momento per orientare la progettazione verso il loro conseguimento
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Una strategia per ogni obiettivo Gli obiettivi quantitativi del congresso devono essere stabiliti fin dal primo momento, in modo da orientare la progettazione verso il loro conseguimento. Per esempio: se l’obiettivo è incrementare il numero di partecipanti, la strategia per raggiungerlo potrà essere quella di abbassare la quota di iscrizione; se l’obiettivo è aumentare il numero degli sponsor, la strategia potrà essere quella di proporre modalità di sponsorizzazione innovative; se l’obiettivo è avere visibilità su media e social media, la strategia da perseguire può essere quella di affidarsi a un ufficio stampa e di reclutare qualche evangelist del web; se, infine, l’obiettivo è generare o aumentare gli utili, la strategia sarà quella di aumentare iscritti e sponsor e tagliare i costi ovunque possibile. ❖
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Ricerca sponsor e proposte di sponsorizzazione Dai tradizionali pacchetti standard alle nuove formule personalizzate e su misura
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ella fase di progettazione di un congresso la ricerca degli sponsor è una delle attività più importanti, perché la maggior parte degli eventi sono realizzabili o economicamente sostenibili soltanto grazie al contributo finanziario di soggetti terzi. La sponsorizzazione è infatti un accordo commerciale con cui lo sponsor (in genere un’azienda) supporta l’organizzazione del congresso attraverso un contributo finanziario o la fornitura di beni e servizi in cambio di visibilità del proprio marchio, del proprio messaggio e dei propri prodotti presso il pubblico dei partecipanti. I congressi medico-scientifici hanno sostanzialmente due fonti di ricavo: le quote di iscrizione versate dai partecipanti e le sponsorizzazioni che, nella maggior parte dei casi, arrivano da aziende attive nei settori farmaceutico e biomedicale.
Le fonti di finanziamento della formazione medica obbligatoria Le sponsorizzazioni di eventi medici sono materia delicata, soprattutto se gli eventi sono accreditati al programma di Educazione Continua in Medicina (ECM). La legge istitutiva dell’ECM stabilisce infatti che ASL e ospedali devono investire per la formazione sanitaria obbligatoria dei propri dipendenti almeno l’1% del monte stipendi, ma lascia completamente scoperto il finanziamento della formazione del personale sanitario non dipendente e quello degli eventi di formazione promossi dalle associazioni professionali.
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Gli eventi che più richiedono sponsorizzazioni Da una parte, dunque, ci sono i progetti formativi aziendali di ASL e ospedali che, autoprodotti dalle ASL di maggiori dimensioni e acquistati da quelle più piccole, sono di solito gli eventi che hanno meno bisogno di sponsorizzazioni esterne. Dall’altra parte ci sono gli eventi residenziali promossi dai privati, cioè dalle società scientifiche e dalle associazioni professionali, che includono corsi, simposi e i tradizionali congressi nazionali o internazionali, importantissimi per la vita associativa, per la diffusione della cultura scientifica, per il calibro dei relatori e per l’aggiornamento su nuove tematiche. Sempre generalizzando, questi sono gli eventi per cui è maggiormente richiesta la sponsorizzazione delle aziende private.
Le norme a garanzia dell’indipendenza dei contenuti scientifici È quindi prassi che le aziende farmaceutiche e biomedicali, portatrici di interessi commerciali, sostengano i costi della formazione in ambito sanitario, divenendone la fonte primaria di finanziamento. Per garantire però l’indipendenza della formazione obbligatoria dalle influenze commerciali, il Ministero della Salute disciplina la sponsorizzazione di eventi e attività accreditate ECM attraverso una lunga serie di norme e regole (descritte nel capitolo 2 di questa Guida) tese a prevenire che le aziende
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sponsor interferiscano con i contenuti degli eventi formativi e intacchino l’indipendenza dei formatori. Tali norme non si applicano invece a eventi e congressi non accreditati ECM, anche se le associazioni delle aziende farmaceutiche e biomedicali (Farmindustria e Assobiomedica) mantengono alcuni dei vincoli alle sponsorizzazioni previsti dai rispettivi codici etici anche per gli eventi non ECM.
Il processo di ricerca e gestione degli sponsor L’attività di reperimento sponsor, cruciale per la riuscita del congresso, viene condotta dal committente dell’evento. Se c’è un’agenzia di organizzazione congressuale, questa in genere si occupa delle sponsorizzazioni con il supporto dell’associazione committente: l’associazione favorisce i contatti, sensibilizza le aziende e si fa garante della qualità dei contenuti scientifici, mentre l’organizzatore si occupa del processo di acquisizione degli sponsor, della costruzione del “pacchetto di sponsorizzazione” e della gestione della relazione con le aziende prima, durante e dopo l’evento.
Analisi di mercato e individuazione dei referenti Il primo passo per identificare i potenziali sponsor di un congresso è analizzare il mercato di riferimento, cioè le aziende che operano nel campo o nella disciplina oggetto del congresso. Ci sono settori della Sanità che hanno una maggiore densità commerciale e
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settori dove può essere più difficile trovare sponsor: in quest’ultimo caso il congresso dovrà in buona parte autofinanziarsi con le quote di iscrizione. Occorre inoltre tenere presente che le aziende farmaceutiche più grandi spesso hanno uffici marketing distinti per ogni linea di prodotto, ed è quindi consigliabile chiarirsi bene le idee rispetto alle attinenze fra i contenuti dell’evento e l’attività dei potenziali sponsor prima di avviare i contatti. I congressi che si svolgono annualmente sono avvantaggiati nella ricerca sponsor perché possono presentare i risultati delle edizioni precedenti per attrarre nuovi investitori, mentre per gli eventi alla prima edizione o quelli che hanno un’edizione unica occorre fare leva sulla qualità del progetto e dei contenuti scientifici in programma.
La proposta di sponsorizzazione tradizionale Una volta identificate le aziende potenzialmente interessate a finanziare il congresso occorre sottoporre ai loro uffici marketing una proposta di sponsorizzazione: tipicamente il documento contiene la presentazione dell’evento e dei suoi contenuti scientifici, una bozza di programma, la lista dei relatori, indicazioni su destinazione e location dove si svolgeranno i lavori e le opzioni di sponsorizzazione disponibili con i relativi costi, che variano a seconda del grado di visibilità garantito all’azienda sponsor: si parte da un livello base, come per esempio la sponsorizzazione del coffee break, fino agli investimenti più cospicui in stand espositivi. La tradizionale offerta di pacchetti standard
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di diverso valore, che in sede di congresso garantiscono alle aziende visibilità attraverso l’esposizione del logo, lo stand o la menzione nei materiali dell’evento, sta tuttavia lasciando gradualmente il posto a formule personalizzate che raccolgono l’esigenza degli sponsor di massimizzare il valore dell’investimento.
Massimizzare l’investimento con sponsorizzazioni su misura Alle aziende che sponsorizzano i congressi medico-scientifici i classici pacchetti “platinum, gold e silver” infatti non bastano più: massimizzare l’investimento in sponsorizzazione significa oggi generare una relazione con il target di interesse ed estenderla oltre la durata del congresso, nonché avere maggiore voce in capitolo nella stesura del programma dell’evento. L’organizzatore/ provider deve dunque operare su due fronti: da una parte, garantire che il coinvolgimento dello sponsor non infici l’imparzialità dei contenuti e agire nel rispetto delle regole che governano l’ECM se l’evento è accreditato; dall’altra, rivedere le modalità di sponsorizzazione per offrire alle aziende opportunità personalizzate e ad alto ritorno. E se prima il reperimento degli sponsor richiedeva “soltanto” la presentazione del progetto e del pacchetto, e la negoziazione era relativamente breve, ora l’organizzatore deve cucire la proposta su misura del singolo sponsor e concordare con lui la soluzione ottimale in un processo più lungo e articolato.
Come rendere più efficace la proposta di sponsorizzazione Trovare sponsor per un congresso significa, di fatto, “vendere” quel congresso a qualcuno. E come tutte le attività di vendita, anche anche quella relativa alle sponsorizzazioni deve essere strutturata in un processo che punta a sottolineare la qualità del prodotto/congresso e il suo valore aggiunto per il cliente/sponsor. Ecco qualche suggerimento su come rendere più efficace la proposta di sponsorizzazione.
➮ LA PROSPETTIVA DELLO SPONSOR Lo sponsor non guarda l’evento con la stessa prospettiva del partecipante. Non si può quindi presentare il congresso alle aziende potenzialmente interessate a investirvi con le stesse descrizioni usate
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Oggi l’organizzatore/ provider del congresso deve cucire la proposta di sponsorizzazione a misura di singolo sponsor con formule innovative
per la promozione ai partecipanti, magari copiandone e incollandone i testi dai materiali di marketing. Per parlare con uno sponsor è necessario vedere le cose dalla sua prospettiva e sottolineare, del congresso e della proposta di sponsorizzazione, ciò che più gli interessa sapere: quanta visibilità avrà e come questa visibilità sarà ottenuta.
➮ SOTTOLINEARE
LE RAGIONI DI BUSINESS
La narrazione del progetto che si fa al potenziale sponsor deve essere convincente ed esaustiva: è vero che una presentazione prolissa risulta fastidiosa, ma se è troppo stringata e contiene poche informazioni l’azienda cui si propone la sponsorizzazione faticherà a trovare buone ragioni per accordarla. Una presentazione efficace mette in luce quali benefici la sponsorizzazione porta al business dello sponsor e perché lo sponsor dovrebbe volere associare il proprio nome a quello del congresso in questione.
➮ FORMULE DI NUOVA CONCEZIONE Gli sponsor sono ricettivi a proposte innovative che li rendano visibili come valore aggiunto e non come “male necessario” all’evento. Gli organizzatori congressuali/ provider che alle aziende propongono “il depliant con il logo” esistono ancora, ma il mercato va nella direzione di proposte più attrattive. Per poter fare ciò è necessario che gli sponsor siano coinvolti già nella fase iniziale della progettazione del congresso e che gli organizzatori sappiano mettere da parte i modelli tradizionali per sviluppare idee creative e pacchetti di sponsorizzazione di nuova concezione. Sempre, ovviamente, nel rispetto della normativa vigente. ❖
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I criteri di selezione della destinazione Nella scelta della città ospite entrano in gioco fattori economici, logistici e strategici
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congressi medico-scientifici di dimensione nazionale e con cadenza periodica (il congresso nazionale annuale di una società scientifica italiana, per intenderci) in genere si svolgono ogni anno in una destinazione diversa, che deve essere selezionata per ogni edizione. Per gli eventi più piccoli di portata locale o regionale, promossi dalle ASL, dalle aziende ospedaliere o dalle società scientifiche stesse, il tema della scelta della destinazione è meno rilevante, visto che le opzioni di solito si limitano alla città dove ha sede il committente oppure al capoluogo o principale centro urbano della zona.
La destinazione può fare la differenza La selezione della destinazione è uno dei capitoli più rilevanti nella realizzazione di un congresso, perché il luogo in cui si svolge può fare la differenza in termini di partecipazione, efficienza organizzativa, sostenibilità economica, visibilità generale del tema e della manifestazione. Ogni associazione o società scientifica sceglie la destinazione in base alle proprie priorità
Farmindustria e Assobiomedica vietano alle aziende socie di sponsorizzare eventi che si svolgono in località turistiche in alta stagione
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o esigenze specifiche, siano esse di natura strategica, logistica o economica, ma esistono comunque alcuni criteri generali che guidano le considerazioni dei decisori.
Accessibilità e sistema dei trasporti Dal punto di vista logistico, il primo criterio di scelta è quello dell’accessibilità della destinazione rispetto alla provenienza dei partecipanti. Se il congresso è nazionale in genere si privilegiano città facilmente raggiungibili con il treno (magari l’alta velocità) e con buoni collegamenti autostradali. Altrettanto importante è il sistema dei trasporti: a parità di condizioni si privilegiano destinazioni dove per i partecipanti è più facile muoversi grazie a mezzi pubblici funzionanti e presenza di parcheggi.
Sede congressuale e alberghi: le considerazioni Il secondo aspetto che pesa nella selezione della destinazione è la presenza di una sede congressuale e di un’offerta alberghiera adeguate. La sede congressuale deve soddisfare le esigenze dell’evento in termini di dimensioni, spazi, dotazioni e servizi, mentre gli alberghi devono essere di categoria adeguata (solitamente quattro e tre stelle) e in numero sufficiente per alloggiare tutti i partecipanti. La quasi totale assenza in Italia di alberghi con grande capacità ricettiva – quegli hotel da 800 o 1.000 camere diffusi all’estero che fanno la gioia degli organizzatori – rende infatti necessario ripartire i partecipanti in più strutture, quelle medio-piccole tipiche dell’hotellerie nostrana.
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La forza contrattuale dell’organizzatore professionale di congressi Quanti più sono i partecipanti, tanto più numerosi saranno gli alberghi con cui l’organizzatore deve interloquire e dai quali deve cercare di ottenere tariffe più o meno omogenee, a parità di categoria, per poter proporre ai partecipanti opzioni alberghiere dai costi non troppo dissimili. In questo senso, un organizzatore di congressi professionista può risultare molto efficace nella negoziazione con gli alberghi, con i quali intrattiene in genere relazioni consolidate e verso i quali ha una buona forza contrattuale. Infine, le distanze: a parità di strutture, sono avvantaggiate le destinazioni dove la sede congressuale è raggiungibile a piedi dagli alberghi, a beneficio della comodità dei partecipanti e della semplificazione logistica per l’organizzatore.
Il fattore costo e le possibilità di ridurlo Il terzo aspetto in ordine di importanza su cui si gioca la scelta della destinazione è il fattore costo: della sede congressuale, degli alberghi, della location per la cena di gala, dei servizi e delle attrezzature. Anche a livello nazionale le tariffe possono variare significativamente da una città all’altra, soprattutto quelle degli
alberghi. E soprattutto per i congressi nazionali più grandi, quelli che portano con sé un significativo impatto economico diretto, le amministrazioni comunali possono contribuire a ridurre i costi organizzativi, per esempio mettendo a disposizione gratuitamente spazi pubblici per la cerimonia di inaugurazione o la cena di gala, oppure concedendo sconti ai partecipanti per i trasporti pubblici, le attrazioni turistiche o gli esercizi commerciali della città. La destinazione viene valutata anche per la visibilità che può dare al congresso (tramite azioni di marketing e comunicazione), la quale a sua volta porta maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori.
L’attrattiva turistica Infine, l’attrattiva generale della destinazione. Anche se il programma del congresso non prevede attività turistiche o di svago, l’immagine positiva e la buona reputazione turistica di una città contribuiscono a invogliare i potenziali partecipanti a iscriversi: il contenuto rimane sempre la ragione principale per partecipare, ma una destinazione di appeal esercita certamente un richiamo sui congressisti, che a fine giornata possono goderne delle attrattive o che, addirittura, possno scegliere di allungare il proprio soggiorno dopo la fine del congresso proprio a fini turistici e di svago.
ITALIA QUARTA IN EUROPA PER SUPERFICIE DI SPAZI CONGRESSUALI Non è vero che in Italia mancano i grandi contenitori congressuali. Anzi. Prendendo come riferimento le strutture con sala plenaria da almeno 2.000 posti, l’Italia risulta essere al quarto posto in Europa per superficie complessiva di spazi congressuali. I metri quadrati disponibili in Italia nelle strutture di quelle dimensioni sono 597.543: meno della Germania (1.263.646 mq), della
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Francia (1.242.670 mq) e della Spagna (786.559), ma abbastanza per collocare il paese fra quelli a maggiore capacità ricettiva per i grandi eventi. È ciò che emerge da una ricerca condotta nel 2016 dal Laboratorio di Analisi del Mercato Congressuale Internazionale (LAMCI) dell’Università Cattolica di Milano che ha preso in esame 551 strutture di grandi dimensioni e diverse
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tipologie in 302 città di 34 paesi europei.Il monitoraggio ha rilevato che in Italia le sedi per eventi con spazi da almeno 2.000 posti sono 51, contro le 90 della Francia, le 82 della Germania e le 64 del Regno Unito. Nelle 51 strutture italiane le dimensioni degli spazi plenari sono uniformemente distribuite sulle diverse capacità: il 29% ha fino a 2.500 posti, il 23% fino a 3.500, il 25% fino a 6.500 e il 22% più di 6.500 posti.
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FATTORI DI SCELTA DELLA DESTINAZIONE PER UN CONGRESSO NAZIONALE I FATTORI LOGISTICI Accessibilità collegamenti aerei, ferroviari, stradali
Sistema di trasporto locale
I FATTORI STRATEGICI Supporto agli obiettivi strategici dell’associazione incremento della base associativa in quel territorio
facilità di muoversi in città
Sede congressuale spazi, attrezzature, servizi
Costi di soggiorno e dei fornitori
Legame con il tema del congresso strutture di eccellenza nella specialità medica oggetto del congressi
Alberghi camere, categoria, vicinanza alla sede dei lavori
Attrattiva appeal generale della destinazione
Gli aspetti strategici della scelta Oltre a quelli logistici ed economici, ci sono altri fattori, più strategici, che giocano un ruolo importante nella selezione della destinazione. Una società scientifica può volere portare il proprio congresso nazionale in una città dove c’è una struttura – ospedaliera, universitaria o di ricerca – di eccellenza nel campo oggetto del congresso, oppure può scegliere una destinazione dove ha pochi soci con l’obiettivo di incrementare la propria base associativa su quel territorio. O ancora, la destinazione può avere in passato ospitato e contribuito a realizzare, tramite il proprio convention bureau, congressi medici simili nella struttura o nel tema e avere dunque una reputazione congressuale che ne moltiva la scelta.
I vincoli alle destinazioni posti dagli sponsor I codici etici di Farmindustria e Assobiomedica, le associazioni che
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Supporto economico eventuali servizi gratuiti messi a disposizione dalla città
rappresentano la maggior parte degli sponsor di congressi medico-scientifici, vietano ai propri soci di sponsorizzare eventi che si svolgono in località turistiche nei periodi di alta stagione. Lo scopo è evitare di sponsorizzare eventi dove gli elementi turistici e di svago prevalgono su quelli scientifici e di formazione. Farmindustria esclude le località di mare dal 1° giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 1° dicembre al 31 marzo e dal 1° luglio al 31 agosto. Se però le località di mare sono capoluoghi di regione o provincia e hanno strutture universitarie e ospedaliere di rilievo sono esenti del divieto, ma i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti devono essere nel contesto cittadino ed escludere strutture con attrezzature per la balneazione. Assobiomedica invece non prevede deroghe ma vieta le località turistiche per periodi più o meno simili: quelle di mare dal 15 giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 15 dicembre al 30 marzo e dal 15 giugno al 15 settembre. ❖
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La scelta della sede congressuale Dalle verifiche preliminari al sopralluogo, perché scegliere o scartare una location
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entri congressi, alberghi con sale meeting, strutture ex industriali, quartieri fieristici, spazi universitari e istituzionali, dimore storiche: l’Italia è ricchissima di location attrezzate per ospitare congressi ed eventi. L’offerta si concentra soprattutto nelle regioni del Nord, dove si trova il 52,5% delle sedi congressuali. Nel Centro c’è il 25,6% delle sedi, nel Sud il 13,7%, mentre alle Isole va una quota dell’8,2%.
Le tipologie di location più usate in Italia Secondo l’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi promosso da Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali, la tipologia di location più utilizzata in Italia sono gli alberghi con sale congressi, che nel 2017 hanno ospitato l’80% degli eventi di tutte le tipologie che si sono svolti nel paese. Al secondo posto le sedi istituzionali, universitarie, ospedaliere e camerali, dove si è svolto il 7,7% degli eventi, e al terzo i centri congressi, che hanno ospitato il 3,3% degli eventi realizzandone però il più elevato numero medio per sede (150) nell’anno.
La dimensione dell’evento primo criterio di scelta La scelta della location per un congresso medico-scientifico dipende innanzi tutto dal numero di partecipanti previsti: in genere per i congressi di dimensione nazionale servono centri congressi dotati di una grande sala plenaria e di molte sale più piccole per le sessioni parallele, i simposi e i workshop. Gli alberghi in questi casi sono meno
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utilizzati, perché in Italia solo in alcune delle maggiori città ce ne sono con spazi congressuali adeguati ai grandi numeri.
Le sedi che gli sponsor non ammettono Un vincolo imprescindibile nella scelta della location è quello posto dai codici deontologici degli sponsor: Farmindustria e Assobiomedica, che associano rispettivamente le aziende farmaceutiche e quelle biomedicali vietano ai propri membri di sponsorizzare eventi che si svolgono in alcune specifiche tipologie di location al fine di evitare di sovvenzionare eventi dove gli elementi turistici prevalgono su quelli scientifici e di formazione, a prescindere che l’evento sia accreditato o meno al sistema ECM. Salvo deroghe eccezionali, le aziende aderenti a Farmindustria e Assobiomedica non sponsorizzano quindi congressi che si svolgono nelle seguenti tipologie di strutture: ◆A lberghi di categoria superiore alle 4 stelle ◆C astelli fuori dal contesto cittadino ◆R esort ◆R istoranti senza spazi congressuali ◆A griturismi ◆M asserie ◆G olf club ◆M usei ◆S tadi ◆A cquari ◆N avi ◆S trutture Termali
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I 4 ASPETTI CHE FANNO LA QUALITÀ DI UNA LOCATION QUALITÀ DEL PRODOTTO
Sale, foyer, spazi di servizio, attrezzature tecniche, tecnologie e wi-fi, catering, terrazze o spazi all’aperto.
QUALITÀ DEL SERVIZIO
Prima dell’arrivo, all’arrivo, allestimenti e personalizzazioni, accoglienza dei partecipanti, assistenza durante l’evento.
QUALITÀ DEL COMMERCIALE
Disponibilità in fase di richiesta preventivo e sopralluogo, comprensione delle esigenze organizzative, risposte tempestive.
QUALITÀ DEL SERVIZIO CLIENTI
Capacità di gestire responsabilità e reclami, follow-up dell’evento.
La prima fase di verifica delle caratteristiche
Cosa chiedere direttamente alla struttura
Una volta individuata, nella destinazione di interesse, la sede adatta a ospitare il congresso, occorre verificarne caratteristiche, dotazioni e servizi per stabilirne la qualità e la capacità di rispondere efficacemente alle esigenze tecniche e logistiche dell’evento. Il primo passo è quello di consultarne la scheda tecnica, facendosela inviare oppure cercandola sul sito internet. Se ben fatta ed esaustiva, la scheda tecnica è in grado di fornire molte informazioni preliminari su spazi e attrezzature tecniche sulla base delle quali stabilire se vale la pena procedere con ulteriori verifiche.
Tutto ciò che non è esplicitamente contenuto nella scheda tecnica deve essere approfondito informandosi direttamente presso la struttura. A seconda dell’evento, possono essere necessarie la connessione wi-fi in tutta la location, la traduzione simultanea, la connessione in streaming con le sale operatorie degli ospedali, gli schermi per mostrare i video live: tutte attrezzature tecniche che vanno verificate prima ancora di organizzare il sopralluogo. Egualmente da verificare sono dotazioni e caratteristiche degli spazi: che l’area espositiva sia sufficientemente ampia e dotata
La scheda tecnica e le informazioni sul web Una scheda completa dovrebbe riportare la planimetria degli spazi e indicare, di ogni sala, la superficie e le singole misure (lunghezza, larghezza e altezza). In genere vi si indica la capienza massima effettiva di ogni sala in base al tipo di configurazione scelta per tavoli e sedie (a teatro, a ferro di cavallo, cocktail, banqueting, etc) e la fonte di illuminazione (luce naturale o artificiale). Generalmente comprese nella scheda tecnica sono anche le informazioni sulle attrezzature tecniche disponibili. Alcune location danno la possibilità di effettuare tour virtuali dal proprio sito internet, dove magari pubblicano anche foto di eventi già ospitati in modo da potersi fare un’idea di ciò che è possibile realizzarvi.
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LE POSSIBILI CONFIGURAZIONI DELLA SALA Le capienze delle sale cambiano in base al tipo di configurazione dei posti a sedere che si intende allestire. Le schede tecniche di solito riportano le capienze per le diverse opzioni. Teatro
Ferro di cavallo
Classe
Cocktail
Board
Banqueting
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di capacità elettrica sufficiente per alimentare l’illuminazione e le prese di corrente di tutti gli stand, che ci sia un’adeguata possibilità di parcheggio e di carico/scarico merci, che ci siano montacarichi adattii per trasportare le attrezzature eventualmente previste.
Il sopralluogo momento decisivo per la scelta La verifica “da remoto” di spazi e dotazioni in genere non è comunque mai sufficiente e si rende pertanto necessario il sopralluogo alla location. Detto anche site inspection, il sopralluogo è il momento decisivo nella scelta della location: all’organizzatore serve infatti non solo per verificarne l’adeguatezza degli spazi in relazione al congresso da realizzare, ma anche per testarne la qualità del servizio, la capacità di capire le esigenze organizzative e la disponibilità a fornire assistenza. Le ragioni per effettuare un sopralluogo sono quindi principalmente quattro:
1 Verificare la logistica
(dimensione e collocazione degli spazi)
2 Valutare il look della location
(come si presenta e con quale atmosfera)
3 Confermare le informazioni già acquisite (dal sito web o dal contatto diretto)
4 Testare il servizio (preparazione
degli interlocutori, qualità dell’assistenza, trasparenza) In tema di logistica, la valutazione di solito prende in esame elementi quali: ◆U bicazione e raggiungibilità della location ◆A ccessibilità per i fornitori (carico e scarico) ◆A ccessibilità per i disabili ◆S pazi e attrezzature ◆P resenza di staff dedicato per l’assistenza in sala ◆A ree per coffee break e ristorazione
Durante il sopralluogo l’occhio esperto di un professionista dell’organizzazione congressuale riconosce facilmente gli svantaggi che sfuggono ai non addetti ai lavori: per esempio, pilastri
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Il sopralluogo alla sede dell’evento si rende necessario per il 56% degli eventi organizzati. Molti eventi ne richiedono più di uno e la media è di circa 2 sopralluoghi per evento al centro della sala, assenza di luce naturale, eccessiva distanza tra il palco dei relatori e le ultime file della platea, assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o brutto tempo.
Come sfruttare al meglio l’opportunità del sopralluogo Il sopralluogo, hanno stimato alcuni studi, si rende necessario per il 56% degli eventi organizzati; molti eventi ne richiedono più di uno e la media risulta essere intorno ai 2 sopralluoghi per evento. Ecco alcuni suggerimenti per sfruttarlo al meglio.
➮ VEDERE GLI SPAZI VUOTI O DURANTE UN EVENTO
È la prima scelta da fare e deve essere ovviamente concordata con la location: in alcuni casi è necessario visitare tutti gli spazi quando sono vuoti, in altri può essere utile vederli “in attività”. È comunque importante vedere tutti gli spazi cui si è interessati: se qualcosa non è accessibile è meglio rimandare il sopralluogo.
➮ RICREARE IL PERCORSO
CHE FARANNO I PARTECIPANTI
Il percorso del sopralluogo deve ricreare, per quanto possibile, il percorso di fruizione dello spazio da parte dei partecipanti all’evento per capirne le eventuali criticità. Si comincia dunque con l’area della registrazione, per passare a quella del welcome coffee, alla sala plenaria e alle sale per le sessioni parallele per poi arrivare allo spazio dove viene servito il pranzo, all’area espositiva e all’area poster. Per farlo occorre fare riferimento al programma dell’evento specifico.
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➮ PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA
DELLA LOCATION PRECEDENTE
Recuperare il report della precedente edizione del congresso e verificare quali sono stati i punti di forza e di debolezza della location precedente in rapporto alle esigenze dell’evento e partire da quelli per risolvere eventuali criticità o adottare soluzioni che hanno funzionato.
➮ LE RICHIESTE NON STANDARD Prima del sopralluogo, comunicare alla persona di riferimento nella location se si hanno specifiche richieste tecniche o di accessibilità, se i partecipanti hanno esigenze non standard o qualunque richiesta diversa dal solito. Il sopralluogo sarà l’occasione per farsi mostrare le soluzioni ad hoc proposte dalla struttura.
I PRO E I CONTRO DI UNA SEDE CONGRESSUALE ALCUNE DELLE CONSIDERAZIONI DA FARE IN FASE DI VALUTAZIONE DELLA STRUTTURA
PERCHÉ SCEGLIERLA
• Buon rapporto qualità/prezzo • Ubicazione favorevole e ben collegata
• Spazi e attrezzature adeguate • Risposte tempestive alle richieste • Preventivo accurato • Prezzi trasparenti • Disponibilità a negoziare le tariffe
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PERCHÉ SCARTARLA
• Assistenza mediocre • Personale poco preparato • Mancata comprensione
delle esigenze organizzative
• Vaga o mancata risposta
a domande su specifici aspetti operativi o di costo
• Tempi lunghi delle risposte • Evidenza di costi nascosti • Mancanza di flessibilità
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Le regole per ingaggiare i relatori I compensi ai dipendenti pubblici: quando è necessaria l’autorizzazione
L
a maggior parte dei professionisti della Sanità decide in autonomia a quali convegni e congressi prendere parte e il primo fattore che ne influenza la decisione di partecipazione è il contenuto dell’evento: tema e relatori sono nel 90% dei casi la ragione principale che spinge le persone a iscriversi a un congresso. I relatori sono dunque il vero “asset” dell’evento e a fronte della loro prestazione professionale il committente di solito accorda loro un compenso, il cui importo è frutto della negoziazione e dell’accordo fra le parti.
Il relatore che è dipendente pubblico deve essere autorizzato Se il relatore è un libero professionista o è dipendente di una struttura sanitaria privata la prestazione professionale e il relativo compenso non sottostanno a nessun vincolo; se invece è dipendente di una struttura sanitaria pubblica (un ospedale o una ASL) è obbligatorio richiedere alla sua azienda di appartenenza l’autorizzazione preventiva per potere erogargli il compenso.
Cosa dice la legge La legge di riferimento è la 165/2001, che regolamenta la possibilità di accordare compensi ai dipendenti pubblici, e nello specifico l’articolo 53 che tratta di incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi, dove si legge che: “I dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza” e che l’autorizzazione “deve essere richiesta
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all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privati che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta stessa”.
Le deroghe e la doppia comunicazione sul compenso La legge obbliga all’ottenimento dell’autorizzazione ma prevede anche casi limite, deroghe ed eccezioni che non è facile identificare e applicare. Intanto, distingue i diversi casi in base al tipo di evento in oggetto e all’inquadramento professionale del relatore in questione: la regola non è la stessa per un congresso o per un corso di formazione, così come c’è differenza fra un dipendente pubblico a tempo pieno, un dipendente pubblico parttime, un docente universitario oppure un libero professionista. Tale varietà di casistiche rende
A fronte della loro prestazione professionale, il committente del congresso accorda a relatori e docenti un compenso che può dover essere autorizzato
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difficile capire in quali casi sia obbligatoria l’autorizzazione preliminare e in quali no e quando sia meglio predisporre comunque una comunicazione ufficiale alla struttura sanitaria di appartenenza del relatore, anche se non obbligatoria. La legge, inoltre, prescrive non solo la comunicazione preventiva, ma anche che chi effettua il pagamento ne dia ulteriore comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore entro 15 giorni, indicando l’ammontare del compenso erogato.
Dopo 30 giorni scatta il silenzio-dinego Una volta inoltrata la richiesta di autorizzazione, per effetto della legge 231/2001 sulla responsabilità amministrativa delle strutture pubbliche non vale la regola del silenzioassenso, bensì quella del silenzio-diniego: se l’autorizzazione non arriva entro 30 giorni
LE REGOLE SUL COMPENSO AI RELATORI LEGGE 165/2001 Ecco il riepilogo della procedura da seguire per individuare il proprio caso rispetto alla legge 165/2001. Per ogni singola variante, Federcongressi&eventi mette a disposizione degli organizzatori associati i documenti per procedere con le diverse comunicazioni agli enti di competenza.
È PREVISTO UN COMPENSO AL RELATORE?
SÌ
Nessuna richiesta di autorizzazione
Comunicazione informativa (facoltativa)
Convegno informativo-divulgativo
Corso di formazione
NO Nessuna azione necessaria
Corso di formazione diretto solo a dipendenti pubblici
Nessuna richiesta di autorizzazione
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Comunicazione informativa (facoltativa)
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il silenzio deve considerarsi equivalente a un rigetto. A causa dei ritardi nei tempi di risposta degli uffici pubblici è tuttavia possibile che l’autorizzazione venga rilasciata, ma arrivi oltre il limite dei 30 giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli organizzatori (i quali nel frattempo hanno probabilmente già tenuto il congresso e pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.
Le sanzioni in denaro L’inadempienza alla legge 165/2001 comporta sanzioni fino a 2.000 euro e la Guardia di Finanza effettua controlli anche in ambito congressuale. Se in un congresso i relatori senza autorizzazione sono più di uno, l’entità della sanzione potrebbe essere tale da avere un
Dipendente di ente privato
Libero professionista
Dipendente ente pubblico part-time fino al 50%
Docente universitario part/full-time
Nessuna richiesta di autorizzazione Comunicazione informativa (facoltativa) Nessuna richiesta di autorizzazione Nessuna comunicazione informativa
Nessuna richiesta di autorizzazione Comunicazione informativa (facoltativa) Nessuna richiesta di autorizzazione
Dipendente ente pubblico con possibilità di attività libero professionale (extra-moenia)
Dipendente ente pubblico a tempo pieno
Nessuna richiesta di autorizzazione Comunicazione informativa (facoltativa)
Richiesta di autorizzazione (obbligatoria) Nessuna comunicazione informativa
Richiesta di autorizzazione (obbligatoria) Nessuna comunicazione informativa
Comunicazione informativa (facoltativa)
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Borsista, volontario non strutturato, co.co.pro. e altri contratti atipici
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impatto sul budget dell’evento. Il responsabile dell’infrazione è chi eroga materialmente il compenso al relatore, cioè l’agenzia di organizzazione congressuale/provider.
Autorizzazione obbligatoria o comunicazione facoltativa Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali, ha sviluppato una griglia che consente di inquadrare con certezza ogni caso e l’azione da intraprendere; per ogni situazione è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi, e Federcongressi&eventi ha elaborato fino a 11 modelli differenti grazie a cui gli organizzatori possono gestire ogni singola situazione. Ecco le casistiche possibili. • Se
non è previsto un compenso al
relatore,
la legge 165/2001 non sia applica: non occorre distinguere in base al tipo di evento né all’inquadramento professionale del relatore e non è necessaria alcuna comunicazione alla sua struttura sanitaria di appartenenza, né prima né dopo l’ingaggio. • Se è previsto un compenso (a prescindere dall’importo) occorre distinguere il tipo di evento per il quale si vuole ingaggiare il relatore: oS e si tratta di un convegno di natura informativa o divulgativa, o di un corso
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di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non è necessario richiedere l’autorizzazione preliminare. Solo nel caso di un corso di formazione per la pubblica amministrazione è consigliabile dare una comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore. oS e si tratta di un corso di formazione ECM e non è rivolto esclusivamente a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore: ◊ Se è un dipendente privato la norma non si applica perché concerne solo i dipendenti pubblici. ◊ Se è un libero professionista, un docente universitario, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico la norma non si applica e non è necessaria l’autorizzazione preliminare, ma è bene tutelarsi con una comunicazione informativa alla struttura di appartenenza per conoscenza. ◊ Se è un dipendente di un ente pubblico a tempo pieno o con possibilità di attività liberoprofessionale extra moenia è necessaria l’autorizzazione preliminare dalla struttura di appartenenza per non infrangere la legge 165/2001.
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I contratti di lavoro dello staff occasionale Inquadramenti e regimi fiscali da applicare ai compensi, i nuovi voucher Inps Lavoro occasionale: il vuoto normativo dopo l’abolizione dei voucher La disciplina dei voucher Inps, i buoni orari per la retribuzione del lavoro subordinato occasionale introdotti nel 2015 con la riforma del lavoro detta “Jobs Act”, è stata abolita con il decreto legge 25/2017 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 17 marzo 2017. Con l’abolizione dei voucher è venuto a mancare uno strumento di retribuzione molto utilizzato dagli organizzatori congressuali, che per le caratteristiche della loro attività utilizzano spesso il lavoro occasionale (hostess e steward, per esempio). Di seguito presentiamo le due tipologie del lavoro occasionale e come retribuirle a norma di legge. L’organizzatore deve infatti inquadrare correttamente il lavoratore in una delle due tipologie secondo le disposizioni di legge e applicare i relativi regimi contrattuali e fiscali. Il lavoro occasionale può essere: AUTONOMO quando è svolto senza orari, luogo di lavoro né controllo pur nell’ambito delle direttive ricevute dal datore di lavoro.
➮Per esempio: La hostess incaricata di gestire in loco un corso ECM svolge lavoro occasionale autonomo perché riceve le direttive, le informazioni e la documentazione necessaria, ma poi gestisce tutte le funzioni dell’evento (ricevimento e registrazione partecipanti, controllo presenze, gestione
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relatori, consegna e ritiro documentazione ECM, audiovisivi, catering etc) in autonomia. SUBORDINATO quando ci sono orari e luogo di lavoro specifici e il lavoro è coordinato e controllato continuativamente.
➮Per esempio: La hostess che lavora per un congresso nazionale di quattro giorni, inserita in un team di 30-40 persone e con l’incarico di gestire una sala. Il luogo e l’orario di lavoro sono determinati e la hostess svolge una funzione predefinita sotto supervisione e controllo continuativi. La Cassazione ha stabilito che questa tipologia di lavoro è subordinato.
I contratti di lavoro in vigore
Lavoro dipendente ◆C ontratto a tempo indeterminato ◆C ontratto a tempo determinato ◆C ontratto di apprendistato ◆C ontratto a chiamata (o “a intermittenza”) Lavoro autonomo ◆C onsulenza/collaborazione professionale (con partita IVA) ◆L avoro autonomo occasionale “professionale” Altre tipologie di lavoro ◆C ollaborazione coordinata e continuativa – co.co.co. (autonomo con direttive) ◆L avoro accessorio (ha un forte limite economico)
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IL “LAVORO ACCESSORIO” E I NUOVI VOUCHER INPS: COME E CON QUALI LIMITI UTILIZZARLI I voucher introdotti dal Jobs Act sono stati in parte sostituiti nel 2017 dai “nuovi voucher Inps” da utilizzare per la retribuzione del cosiddetto lavoro accessorio, una tipologia di lavoro subordinato ma con forti vincoli economici. Eccone le caratteristiche. • Il lavoro accessorio può essere utilizzato solo da
società ed enti con meno di 5 dipendenti. • Il compenso massimo che un singolo lavoratore può percepire con questa tipologia di lavoro è di 2.500 euro netti l’anno. • Il limite massimo di voucher che una singola azienda può dispensare è di 5.000 euro netti l’anno. • Il lavoro accessorio non
può essere utilizzato nei contratti d’appalto (vietato usare i voucher per lavori conto terzi). • Questo tipo di lavoro prevede l’obbligo di iscrizione ai sistemi Inps sia dell’azienda committente sia del lavoratore e la gestione del pagamento tramite Inps.
I contratti di lavoro per lo staff occasionale del congresso Con lo staff occasionale che svolge lavoro occasionale subordinato – come definito nella pagina precedente – l’organizzatore può stipulare tre tipi di contratto: • lavoro a tempo determinato • lavoro a chiamata o intermittenza • lavoro accessorio Con lo staff occasionale che svolge lavoro occasionale autonomo – come definito nella pagina precedente – l’organizzatore può stipulare tre tipi di contratto: • consulenza/collaborazione professionale (partita IVA) • lavoro autonomo occasionale “professionale” • lavoro accessorio Appare evidente che la normativa attuale non facilita gli organizzatori congressuali nella gestione del lavoro occasionale, che pure costituisce una componente fondamentale della loro attività. Le soluzioni contrattuali proposte dal legislatore sono o difficilmente applicabili, come il lavoro accessorio (poche le imprese congressuali che hanno meno di 5 dipendenti), oppure molto onerose (come il contratto a chiamata o quello a tempo determinato) o, ancora, applicabili solo al lavoro occasionale autonomo (la partita IVA,
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non applicabile al lavoro di hostess o steward nell’ambito di un congresso strutturato perché è lavoro subordinato).
L’istituto del “lavoro extra” per gestire meglio iI lavoro occasionale Secondo Federcongressi&eventi, una soluzione normativa che permetterebbe agli organizzatori di gestire il lavoro occasionale in maniera più agile potrebbe essere quella di estendere il “lavoro extra”, istituto previsto dal Contratto Nazionale del Turismo e costruito su misura per aiutare le imprese del settore turismo a fronteggiare la grande variabilità della domanda di mercato. I rapporti di lavoro extra sono esclusi dal campo di applicazione della disciplina generale del lavoro a termine, deve esserne data comunicazione al Centro per l’impiego provinciale entro cinque giorni dall’assunzione e devono avere durata non superiore a tre giorni. ❖
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Redigere il budget per pianificare costi e ricavi Come impostare lo strumento di progettazione economica dell’evento
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utti gli eventi hanno costi di organizzazione e gestione: una volta messo a punto il progetto del congresso è necessario quindi stenderne il budget, cioè il documento di pianificazione di costi e ricavi che mostra quali sono le risorse economiche a disposizione e quali le spese da sostenere per realizzare l’evento. Il budget – in questo caso preliminare perché ne esiste anche uno consuntivo – è lo strumento che guida tutte le scelte economiche legate all’evento: mette infatti in relazione diretta risorse e obiettivi e consente all’organizzatore di monitorare entrate e uscite per assicurarsi che le seconde non prevalgano sulle prime impedendo di raggiungere il pareggio di bilancio.
Il dettaglio di costi e ricavi del congresso Il budget è redatto dall’agenzia di organizzazione congressuale in collaborazione con il committente del congresso: non è un documento particolarmente difficile da produrre, ma deve essere molto dettagliato e prevedere i costi di tutto ciò che è collegato all’evento per evitare che in corso d’opera e a risorse già allocate si generino spese non preventivate. Un budget ben fatto è infatti quello che non riserva sorprese. Le voci di spesa più evidenti sono determinate dalle scelte organizzative (location, attrezzature, fornitori, relatori) ma ci sono anche altri costi di cui tenere conto (permessi, assicurazioni, parcheggi, rimborsi spese etc.). Se non previsti rischiano di incidere poi negativamente sul
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budget. Il quadro dei ricavi è composto invece dalle voci in entrata: in genere sponsorizzazioni, vendita di spazi espositivi e pubblicitari, quote di iscrizione.
Preventivi e rischio imprenditoriale Prima di impostare il budget è bene fare l’analisi organizzativa, economica e fiscale dell’evento: innanzi tutto bisogna leggerne il programma in ottica contabile, prendendo in considerazione tutte le attività che lo costituiscono e i relativi costi, che sono da quantificare quanto più accuratamente possibile attraverso la richiesta di preventivi ai fornitori. Poi occorre capire chi assume il rischio imprenditoriale dell’evento e quali sono le modalità di gestione dei costi, dei ricavi e degli eventuali utili.
Gli errori di progettazione economica È importante considerare che le voci di ricavo devono essere correlate alle previsioni di spesa: per determinare l’importo della quota di iscrizione, per esempio, bisogna avere già chiaro il costo indicativo del valore dei servizi che si desidera garantire al singolo partecipante. Un frequente errore di progettazione economica è infatti quello di voler tenere basso il costo della quota di iscrizione per favorire una partecipazione numerosa e poi non avere abbastanza risorse per la cena di gala o il cocktail di benvenuto.
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Le entrate variabili pagano le spese variabili Una soluzione può essere quella di destinare i ricavi delle iscrizioni alla copertura dei costi variabili, cioè quelli che dipendono dal numero dei partecipanti. In questo modo a un’entrata variabile (le quote di iscrizione) corrisponde una spesa variabile (il costo del catering, calcolato sul numero di persone) ed è più facile garantire la sostenibilità economica delle attività. Per la cena di gala (e servizi simili) si può stabilire una quota d’iscrizione aggiuntiva e separata da quella del congresso, in modo da renderla facoltativa e dotarla di un proprio bilancio indipendente.
Tenere traccia di tutti i capitoli di spesa
Il formato del budget Il budget viene comunemente redatto in forma di foglio Excel, un formato universalmente diffuso e riconosciuto, ma può anche essere prodotto tramite i software gestionali per eventi, molti dei quali offrono funzionalità specifiche per la stesura del budget. In genere si tratta di una grande tabella (o di un insieme di tabelle) suddivisa per macro temi o tipologie di spesa (per esempio location, personale, ristorazione, area espositiva) dove vengono riportate tutte le voci di costo e di ricavo previste. A seconda del modello di budget, negli importi può essere indicato solo il valore imponibile oppure anche il valore dell’IVA, e a fianco del costo preventivato si può inserire una colonna che indica quanto dell’importo preventivato è già stato speso e un’altra che riporta il residuo ancora disponibile.
Il budget prende quindi forma con il procedere dell’organizzazione e viene in genere costruito e aggiornato analizzando tutte le componenti dell’evento di volta in volta pianificate: tenere traccia di tutti i capitoli di spesa e di ricavo consente di ripartire le risorse in modo equilibrato e di non perdere di vista le esigenze concrete del congresso.
L’analisi dei costi: diretti e indiretti, fissi e variabili Per una corretta progettazione economica del congresso occorre saper classificare le diverse tipologie di costo e identificare quali sono forfettari, quali variano in base al numero dei partecipanti, quali quelli prevedibili e quali quelli non quantificabili a priori.
Le tipologie di costi da sostenere per il congresso Costi diretti e indiretti ◆ I costi diretti sono quelli direttamente legati al congresso: per esempio i costi del personale, delle trasferte, del catering, delle strutture, dei servizi e via dicendo, che si possono quantificare attraverso i preventivi dei vari fornitori.
◆ I
costi indiretti sono di natura generale
e non precisamente prevedibile: per esempio elettricità consumata, fotocopie, cancelleria, etc. con un forfait.
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Devono
essere espressi
Costi fissi e variabili ◆ I costi fissi sono tali perché indipendenti dalle dimensioni dell’evento: per esempio l’affitto del centro congressi e il compenso dei relatori, che rimangono invariati a prescindere che i partecipanti siano 100 o 500. ◆ I costi variabili crescono in proporzione alle dimensioni dell’evento: il catering costerà di più all’aumentare del numero di iscritti, così come ogni altra voce di spesa “ad personam”, per esempio il kit congressuale, i gadget etc.
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LA PROGETTAZIONE DEL CONGRESSO
Le voci di costo da inserire
➮STAMPATI
Il budget è tanto più efficace quanto più è dettagliato e comprensivo di tutte le voci di costo, anche le meno impattanti. E benché ogni congresso sia diverso da un altro e possa quindi avere voci di costo specifiche, esistono però capitoli di spesa comuni a tutti i congressi che è più facile identificare per l’inserimento a budget. Ecco un elenco, non esaustivo, da cui partire.
Locandina del congresso, programma, badge, segnaletica, cartelloni e totem, volume degli atti congressuali, volume degli abstract, eventuali altri stampati (inserire i costi di progettazione grafica, produzione testi, stampa e distribuzione).
➮SOFTWARE Se l’organizzatore non dispone già di un proprio gestionale occorre preventivare i costi di acquisizione o licenza di un software per la gestione di iscrizioni, conteggio crediti ECM, etc.
➮LOCATION Affitto spazi, allestimenti, servizi tecnici audio e video, regia, traduzione simultanea.
➮PERSONALE
➮KIT CONGRESSUALE
Hostess e steward, segreteria organizzativa, compensi relatori, collaboratori e tecnici ingaggiati direttamente.
Borsa con il logo dell’evento, cancelleria, materiale informativo, gadget, targhe regalo per gli ospiti importanti.
➮RISTORAZIONE
➮MATERIALI
Servizio catering per pranzi e coffee break, cocktail di benvenuto, cena del presidente con relatori invitati, cena di gala per tutti i partecipanti.
➮TRASPORTI
IL BUDGET DEL CONGRESSO
Biglietteria aerea e ferroviaria per i relatori invitati a spese del congresso, loro trasferimenti da e per l’aeroporto o la stazione ferroviaria e verso le sedi destinate alle attività sociali.
iScrizioni
➮OSPITALITÀ
RICAVI
location
➮COMUNICAZIONE
riStorazione traSporti
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SoftWare materiali
CONGRESSO
comunicazione
Realizzazione del sito web del congresso e dell’eventuale app, attività online e offline di comunicazione e promozione dell’evento, presidio dei social media e dei canali digitali (costi del personale dedicato).
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SponSorizzazioni Stand eSpoSitivi
Stampati
Sistemazione alberghiera per i relatori e gli ospiti invitati a spese del congresso.
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Cancelleria – fogli firme, blocchi, quaderni, penne, nastro adesivo etc – e materiali vari.
Kit congreSSuale COSTI
perSonale
oSpitalità
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LA PROGETTAZIONE DEL CONGRESSO
Il programma di lavoro e le liste di controllo Liste “da spuntare” per gestire procedure complesse nella giusta sequenza
O
rganizzare un congresso è un lavoro complesso che implica il doversi occupare di una molteplicità di aspetti e di un’infinità di dettagli. Impossibile pensare di riuscire ad avere sempre tutto chiaro in testa: le fasi del programma di lavoro, le cose da fare, le scadenze, i dettagli da verificare… Nemmeno il più navigato degli organizzatori riuscirebbe a portare avanti un lavoro organizzativo che dura mesi, se non addirittura anni, contando solo sulla propria memoria. La dimenticanza è sempre in agguato, una trascuratezza capita a chiunque, gli errori umani sono imprevedibili ma inevitabili: per limitarli esistono le liste di controllo, le cosiddette checklist, cioè quegli elenchi di cose da fare o verificare le cui voci vengono spuntate a mano a mano che vengono eseguite le relative operazioni.
Uno strumento di lavoro semplice ma efficace Lungi dall’essere semplici memo per persone distratte, le liste di controllo sono strumenti di lavoro, semplici ma efficaci, utilizzati in molti campi di attività per portare a termine procedure complesse che richiedono molte azioni, spesso da compiere in sequenze specifiche, come è appunto l’organizzazione di un congresso medico-scientifico.
Come creare una checklist personalizzata Non esiste una lista di controllo standard per l’organizzazione di un congresso. Ogni evento
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è unico e ogni organizzatore crea la propria checklist sulla base dell’esperienza, della metodologia di lavoro, del tipo di congresso che è chiamato a realizzare, della complessità da gestire. Ecco alcuni suggerimenti su come impostarne una propria.
1L
e voci da inserire
L’aspetto più importante è individuare le voci da inserire nella lista affinché sia davvero esaustiva. Meglio infatti un controllo in più che rischiare di dimenticare qualcosa di importante. Un modo per compilare le voci è leggere il programma dell’evento in chiave operativa, ragionando su quali sono le operazioni da fare per arrivare a realizzare ognuna delle attività in programma.
2L
a giusta sequenza temporale
La lista di controllo deve naturalmente essere compilata secondo la sequenza temporale che ha senso per l’organizzazione dell’evento. Per esempio, non si può mandare l’email di invito con il link al form di registrazione se quel form non è ancora stato caricato sul sito. Quindi la sequenza delle voci della checklist vedrà comparire prima “mettere online il form” e dopo “inviare il link”.
3L
ista unica o liste multiple
Si può scegliere di creare un’unica (lunga) lista che contiene tutte le cose da fare dalla fase di progettazione fino all’archiviazione dei documenti al termine dell’evento oppure si può optare per l’elaborazione di più liste, ognuna dedicata a un tema specifico (programma scientifico, area espositiva, logistica etc).
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ESI DALL’EVENTO: M E U D / O N U A T S LA CHECKLI CI DA INSERIRE O V LE EL D IO P EM UN ES LOCATION
ccesso di allestitori e
✓ Verificare tempistiche per l’a urezza ✓ Verificare le dotazioni di sic
personale
per i disabili Verificare gli accessi tica necessaria Realizzare la segnale
FORNITORI
tel e service tecnico e co Verificare le scadenz espositiva ri il progetto dell’area tito es all ng gli n co re ca Verifi li agenzie di hostessi , contattare eventua rio ssa ce ne ff sta lo Verificare
, ho ✓ Confermare catering a menu etc) n i fornitori (conferm
RELATORI
gio ai relatori
d’ingag mpetenza ✓ Inviare le lettere e alle strutture di co ion az izz tor au di ste eventuali richie interesse dei relatori ✓ Inviare le razioni di conflitto di hia dic e lum cu rri cu e dei responsabili ✓ Acquisir di conflitto di interesse culum e dichiarazioni Acquisire curri iamenti sulla scientifici or, aggiornare i camb tut ri/ ato rel di i tiv na Confermare i noMmi piattaforma EC eventuale recall gli abstract scientifici, de sso flu il re ra ito Mon recall dei poster, eventuale Monitorare il flusso
NERALE
ORGANIZZAZIONE GE
rmate
aziende sponsor confe
✓ Preparare l’elenco delle ✓ Ordinare i badge ri per i partecipanti ✓ Preparare i questiona teriali da distribuire li ma Preparare gli eventua M sul sito AGENAS EC nto Accreditare l’eve
4C
reazione collettiva
A seconda di come è strutturato il team organizzativo, più persone potrebbero lavorare insieme ad alcune parti dell’evento. In questo caso è opportuno che la checklist sia creata in maniera collettiva, in modo che ognuno possa dare il proprio contributo riducendo il rischio di dimenticare qualcosa.
5C
ondivisione con il team
Una volta compilata, la lista di controllo deve essere resa disponibile all’intero team di lavoro, affinché tutti sappiano in ogni momento a che punto è il processo organizzativo, cosa è
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stato fatto e cosa c’è ancora da fare. Un buon luogo dove condividerla è la rete, in particolare su piattaforme tipo Google Docs, per poterla consultare da qualunque luogo e visualizzare le spunte a mano a mano che vengono apportate.
6I
l controllo della lista di controllo
Chiedere a qualcuno di controllare la checklist per verificare che la sequenza regga e che non ci siano dimenticanze macroscopiche. Il documento è comunque da considerarsi in divenire, perché ulteriori voci di controllo possono aggiungersi in qualunque momento.
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LA PROGETTAZIONE DEL CONGRESSO
Inviti e iscrizioni, il regolamento sui dati personali (GDPR) Come organizzatori e società scientifiche devono ora gestire i dati dei partecipanti Il “save the date” deve suscitare interesse
Le buone pratiche dell’email marketing
Elemento essenziale della fase di progettazione del congresso è la messa a punto di un piano per la gestione di inviti e iscrizioni. La primissima comunicazione sul congresso, da inviare a tutti i potenziali interessati con congruo anticipo, è il cosiddetto “save the date”: un invito a segnarsi in agenda la data dell’evento per poter pianificare la propria partecipazione. Il “save the date” in genere non contiene molti dettagli, ma per motivare le persone a segnarsi la data in agenda è pur sempre necessario fornire elementi che suscitino interesse: oltre a data e luogo, questo primo messaggio può quindi già contenere qualche indicazione sui temi principali dell’evento o un’anticipazione sui relatori di spicco. Importante inserire nel messaggio il sito internet del congresso e i recapiti di telefono e posta elettronica cui rivolgersi per avere informazioni.
Come i “save the date”, gli inviti ai congressi oggi sono nella quasi totalità dei casi inviati via email: è vero che l’email ha azzerato tempi e costi di spedizione, ma è anche vero che l’invito al congresso sarà uno delle decine di messaggi e newsletter che ogni utente riceve quotidianamente nella propria casella di posta. Per emergere, essere aperta ed essere cliccata, l’email di invito deve quindi essere “confezionata” secondo le più aggiornate tecniche dell’email marketing: oggetto accattivante, contenuti di qualità, design compatibile con tutti i dispositivi, orario di invio ponderato. La trappola da evitare è quella dei filtri antispam, attivi sui server di posta aziendali e sulle maggiori piattaforme come Gmail, Yahoo e Hotmail: a innescarli sono le parole del messaggio, se troppo pubblicitarie, ma anche la punteggiatura (evitare i punti esclamativi, soprattutto nell’oggetto), i caratteri tutti maiuscoli (il tutto maiuscolo equivale a urlare), troppi colori e troppo sgargianti.
Il GDPR ha imposto anche agli organizzatori congressuali un nuovo modo di raccogliere, archiviare e trattare i dati dei partecipanti agli eventi
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Informazioni e link da inserire nell’invito L’email di invito al congresso deve contenere non solo tutte le informazioni che servono al destinatario per poter valutare se partecipare o meno, ma anche tutte le indicazioni affinché si possa iscrivere immediatamente. Quindi: data, luogo, orario, titolo dell’evento e link al programma aggiornato fino a quel
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LA PROGETTAZIONE DEL CONGRESSO
momento, ma anche, ben visibili nel corpo del messaggio, il link alla pagina del sito dove si illustrano le quote d’iscrizione e cosa comprendono e quello al form di registrazione, che a sua volta potrà contenere le opzioni separate di registrazione al congresso, al programma sociale e alla cena di gala, insieme alle indicazioni sugli eventuali alberghi convenzionati e sulle procedure per prenotarli.
Gestire le iscrizioni per evitare numeri troppo elevati La principale preoccupazione degli organizzatori, in fase di invio degli inviti, è spesso quella di non riuscire a raccogliere iscrizioni sufficienti, ma è bene fare attenzione a che non si verifichi il fenomeno opposto, cioè avere più iscritti – soprattutto a sessioni collaterali, workshop, simposi etc – di quelli che in effetti si possono gestire in termini di dimensioni della sala o di rapporto numerico fra docenti e discenti (e quindi di crediti ECM). Per evitare il sovraffollamento di singole sessioni è utile prevedere una pre-iscrizione del partecipante, che per esempio può indicare in ordine di preferenza le sessioni cui desidera prendere parte e a cui l’organizzatore si riserva di rispondere. Soltanto se nelle sessioni prescelte ci sono ancora posti disponibili il sistema darà la possibilità di completare la registrazione versando la relativa quota.
Quote di iscrizione: quanto e come possono variare Se il congresso è promosso da un’associazione medica, le quote di iscrizione di solito differiscono per soci e non soci, ma possono anche differire a seconda del momento (una early registration può dare diritto anche al 10-20% di sconto rispetto a una late registration) o delle diverse categorie professionali. Queste informazioni devono essere specificate sul sito, con una chiara definizione dei tempi, dei costi e delle modalità di pagamento di ciascuna categoria o casistica. Egualmente è da specificare il trattamento dei casi di annullamento: se e in che misura è previsto un rimborso della quota versata ed entro quando tale rimborso sarà erogato. Di solito si corrisponde a 30 o 60 giorni dal termine dell’evento, quando si ha il quadro dell’effettivo saldo economico della manifestazione.
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Il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR) Direttamente correlato al tema di inviti e iscrizioni, e più in generale a quello del marketing e della promozione degli eventi, è il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation, abbreviato in GDPR). Entrato in vigore in tutti i paesi dell’Unione Europea il 25 maggio 2018, ha imposto anche agli organizzatori congressuali un nuovo modo di gestire, archiviare e trattare i dati dei partecipanti partendo dall’assunto che per poter raccogliere e usare i dati personali, cioè tutte le informazioni riconducibili a una persona, occorre informare l’interessato e raccogliere il suo consenso, sia per i dati comuni che per i dati sensibili.
Le prescrizioni fondamentaLi deL Gdpr sono sostanziaLmente cinque:
1 Trattare solo i dati che servono in
relazione alle finalità per cui vengono raccolti
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Proteggere i dati attraverso l’implementazione di appositi processi di trattamento
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Analizzare i rischi dei soggetti di cui si trattano i dati
4 Documentare il trattamento dei dati 5 Adottare misure di sicurezza adeguate
e favorire l’anonimizzazione dei dati
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Tre novità: la responsabilità, il DPO e il registro Fra le principali novità introdotte dal Regolamento ci sono il principio di responsabilità, che demanda al titolare del trattamento dei dati il compito di individuare le misure più idonee a tutelarli, l’introduzione del Data Protection Officer (DPO), la figura che in azienda si occupa di verificare la corretta implementazione degli obblighi connessi con la protezione dei dati personali, e la nascita del Registro trattamento dati, dove devono essere registrati cronologicamente i più importanti atti relativi a database aziendali e data protection.
L’impatto sulle società medico-scientifiche Anche le società medico-scientifiche hanno dovuto attrezzarsi per adeguarsi al GDPR: le loro principali attività, sia come promotori di congressi ed eventi formativi sia per la ricerca clinica, comportano la gestione di grandi volumi di dati personali di cui è necessario identificare, analizzare e impostare il corretto flusso da e verso tutti i partner coinvolti (aziende sponsor, organizzatori, provider ECM, etc).
Cosa prescrive il GDPR agli organizzatori congressuali Di seguito alcuni esempi concreti di come l’organizzatore congressuale si deve adeguare alle prescrizioni del GDPR nella propria pratica professionale quotidiana legata alle comunicazione di eventi, all’invio degli inviti e alla gestione dei dati di iscrizione.
➮ LE ISCRIZIONI AL CONGRESSO Per le iscrizioni a congressi ed eventi non è più necessario avere un consenso specificatamente espresso per la gestione dei dati del partecipante. Il fatto di iscriversi autonomamente e volontariamente all’evento è un segnale inequivocabile che autorizza implicitamente a utilizzare i dati personali per l’iscrizione. È comunque necessario che l’informativa sul trattamento dei dati sia disponibile sul sito di iscrizione al congresso e che ci sia un segnale (flag o altro) con cui il partecipante può confermare di averne preso visione.
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➮ LA PROMOZIONE
DI EVENTI SIMILI E DIVERSI
Se l’organizzatore vuole utilizzare l’indirizzo e-mail del partecipante per una futura promozione di eventi della stessa linea scientifica o commerciale non sono necessari né autorizzazione esplicita né consenso preventivo. Se invece vuole utilizzare i dati dell’iscrizione per promuovere eventi di altri settori, eventi commerciali, o vuole cedere i dati a terzi, è necessario avere un esplicito e preventivo consenso.
➮ LA GESTIONE DEL DATABASE
DELL’ASSOCIAZIONE MEDICA
Se un’associazione mette a disposizione dell’organizzatore congressuale un database da utilizzare per promuovere un evento, l’organizzatore deve accertarsi che i dati siano corretti e acquisiti legalmente, poi farsi nominare responsabile del trattamento dei dati e infine definire in un contratto le regole e i limiti di utilizzo degli stessi.
➮ COME USARE I DATI TROVATI SUL WEB
I dati personali disponibili su internet si possono utilizzare ma ad alcune condizioni. Se il soggetto individuato è potenzialmente interessato alla comunicazione da inviargli, l’uso è legittimo, ma occorre allegare (o linkare) l’informativa per il trattamento dei dati e inserire un disclaimer in cui si comunica che il dato è stato recuperato da internet, dando così la possibilità all’utente di cancellare la propria iscrizione alla mailing list e non ricevere più ulteriori comunicazioni.
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Le candidature ai congressi internazionali 108 C ome funziona un congresso internazionale 112 I fattori di competitivitĂ delle destinazioni uolo e competenze del convention bureau 119 R
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LE CANDIDATURE AI CONGRESSI INTERNAZIONALI
Come funziona un congresso internazionale I tempi di organizzazione e la procedura per candidarsi a ospitarlo Le caratteristiche strutturali di un congresso internazionale I congressi medici internazionali sono per la maggior parte quelli promossi dalle associazioni che riuniscono le società medicoscientifiche di una stessa specialità ma di diversi paesi (Società Europea di Oncologia, Società Internazionale di Chirurgia Ortopedica, Società Internazionale di Nefrologia, tanto per fare qualche esempio). La dimensione di questi congressi può variare sensibilmente a seconda delle caratteristiche dell’associazione committente, ma in genere il numero di partecipanti e la durata sono superiori a quelli degli eventi di livello nazionale. I congressi internazionali di solito si svolgono a cadenza periodica – annuale o biennale, raramente con frequenza inferiore – utilizzando per ogni edizione una diversa destinazione in base a un principio di rotazione fra continenti o paesi.
Per candidare una città a ospitare un congresso internazionale occorrono un progetto, una proposta tecnico-economica e un valore aggiunto competitivo
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I tempi lunghi dell’organizzazione I congressi internazionali hanno un tempo di organizzazione molto lungo, che per gli eventi più grandi e importanti – per esempio il congresso della Società Europea di Cardiologia (ESC), il maggiore congresso medico in Europa con circa 32mila partecipanti – può arrivare fino a 5 o 6 anni. In genere però, il processo di scelta della destinazione e la macchina organizzativa di un congresso internazionale “medio” partono 2 o 3 anni prima del suo effettivo svolgimento.
Chi propone la sede del congresso La proposta della destinazione dove tenere un congresso internazionale arriva in genere dalle associazioni mediche nazionali, che candidano il loro paese a ospitare l’evento. Queste, così come le università o gli enti di ricerca, possono infatti essere interessate a ospitare “a casa propria” il congresso internazionale della loro specialità per dare visibilità alla comunità scientifica locale e al suo lavoro, per portare colleghi esperti da tutto il mondo vicino ai propri associati, per il lustro e il prestigio professionale che ospitare un grande congresso conferisce. Fra le città del proprio paese, l’associazione nazionale tende poi a candidare quella con strutture o centri di eccellenza nella specialità oggetto del congresso oppure quella che offre le migliori condizioni logistiche ed economiche.
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LE CANDIDATURE AI CONGRESSI INTERNAZIONALI
Valutare la gara prima di candidarsi La candidatura a un congresso internazionale comporta sempre dei costi, talvolta piuttosto elevati (l’elaborazione del dossier, l’invito o gli inviti alla delegazione dell’associazione a visitare la destinazione, l’eventuale viaggio per presentarla, il coinvolgimento di eventuali testimonial, la promozione della candidatura, etc), che in caso di mancata vittoria saranno a fondo perduto. È quindi importante valutare con attenzione le gare per evitare di partecipare a quelle dove le possibilità di acquisire effettivamente l’evento sono molto basse. Al professionista dei congressi può essere quindi affidata innanzitutto l’analisi preliminare di fattibilità per valutare l’opportunità di candidare o meno la città a ospitare il congresso.
L’analisi preliminare Il processo di candidatura La procedura per candidare una città a ospitare un congresso medico internazionale non è molto diversa da quella seguita per tutti i grandi eventi, dalle Olimpiadi all’Expo, dalle Capitali della Cultura alle manifestazioni sportive: occorrono un progetto, una proposta tecnico-economica, una motivazione forte a favore della destinazione e un valore aggiunto che possa rendere la candidatura competitiva rispetto a quelle di altre città che partecipano alla gara internazionale indetta dall’associazione committente del congresso.
Quando entrano in gioco i professionisti dei congressi Quello della candidatura è un processo complesso, che richiede tempo e competenze specifiche, diverse dalle competenze prettamente scientifiche dei referenti dell’associazione medica che prendono in carico il progetto. I medici si rivolgono quindi ai professionisti del settore congressi per chiedere supporto nell’elaborazione del dossier di candidatura: gli interlocutori sono l’organizzatore professionale di congressi che, in caso di vittoria, gestirà poi l’evento, il convention bureau territoriale se esiste oppure il centro congressi della città. Le candidature più solide sono in genere frutto del lavoro di squadra.
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L’analisi comincia dal bando di gara, dove l’associazione committente indica i requisiti richiesti per ospitare l’evento e i criteri utilizzati per valutare le destinazioni candidate. Ogni associazione ha propri standard in tema di bandi di gara, ma gli elementi principali sono comuni a tutti i bandi.
I principali elementi del bando di gara
◆D escrizione dell’associazione ◆C aratteristiche dell’evento (durata, dimensioni, struttura etc) ◆D ati economici dell’evento ◆ I nformazioni storiche sull’evento ◆Q uali destinazioni possono candidarsi (se ci sono criteri di rotazione) ◆ I ndicazioni per la partecipazione al bando ◆C aratteristiche del dossier di candidatura ◆C alendario delle varie fasi di candidatura ◆C alendario dello scrutinio delle candidature ◆C riteri di selezione e attribuzione punteggi ◆D ata di annuncio del vincitore
In fase preliminare occorre considerare le dimensioni logistiche ed economiche del congresso, individuare le destinazioni (se l’analisi è a livello paese) o le strutture adatte alle esigenze e lavorare su almeno 2 o 3 alternative, confrontando preventivi e soluzioni e analizzando i punti di forza e di debolezza dell’eventuale candidatura.
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Il dossier di candidatura Come per tutti i grandi eventi, anche nel caso di un congresso medico internazionale il dossier di candidatura è uno strumento cruciale, che se ben preparato e ben redatto può facilitare l’acquisizione dell’evento. Si tratta di un documento tecnico che contiene tutte le informazioni rilevanti su come la destinazione può accogliere il congresso: dal supporto istituzionale alle eccellenze del territorio legate al tema dell’evento, dagli eventuali benefit messi a disposizione dall’amministrazione cittadina alle caratteristiche di strutture e infrastrutture, dal budget preliminare alla presentazione della sede del congresso, dalle attrazioni turisticoculturali ai costi di soggiorno, ristorazione e trasporti, dal contributo scientifico dei professionisti locali al numero di camere d’albergo disponibili.
La struttura del dossier Il dossier (in genere un documento pdf) è più efficace se arricchito o accompagnato da elementi multimediali come immagini, video o rendering e se prodotto con una forma grafica professionale: è uno strumento di
comunicazione a tutti gli effetti e deve essere redatto come tale.
Chi anticipa il costo Il convention bureau o l’agenzia di organizzazione congressuale che redigono il dossier di candidatura in genere ne anticipano per intero il costo, includendo anche la produzione degli eventuali video di supporto. Nella pagina a fianco presentiamo un elenco di informazioni che non sempre i dossier contengono: non tutte sono rilevanti per tutti i congressi, ma molte costituiscono un valore aggiunto alla candidatura.
Chi coinvolgere nella candidatura Tutti i soggetti che possono trarre un beneficio dall’acquisizione di un evento internazionale sono da coinvolgere nella candidatura, alla quale apporteranno un valore in termini di servizi erogati nella destinazione. Per esempio le associazioni di albergatori, i ristoratori, gli esercizi commerciali o l’azienda dei trasporti cittadina sono realtà che possono contribuire alla creazione di pacchetti di servizi a prezzo
TAPPE E TEMPI DELLA CANDIDATURA MANIFESTAZIONE DI INTERESSE L’associazione nazionale, insieme alla destinazione/sede, manifesta all’associazione internazionale la volontà di partecipare alla gara
GEN 2019
FEB 2019
CONFERMA L’associazione internazionale conferma, il referente nazionale dà il via alla preparazione del dossier di candidatura
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CONSEGNA DEL DOSSIER Il dossier e la documentazione a supporto vengono inviati all’associazione internazionale; se previsto si tiene un incontro di presentazione della candidatura
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VALUTAZIONE DELLE CANDIDATURE L’associazione internazionale esamina i dossier di tutte le destinazioni in gara
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LE INFORMAZIONI DA INSERIRE NEL DOSSIER DI CANDIDATURA ◆ INDICAZIONI SUI COSTI DELLA DESTINAZIONE (PER L’ASSOCIAZIONE, PER IL PARTECIPANTE, PER GLI SPONSOR) ◆ ACCESSIBILITÀ DELLA DESTINAZIONE: COLLEGAMENTI INTERNAZIONALI E FACILITÀ DI TRASPORTO LOCALE
◆ SUPPORTO POLITICO AL CONGRESSO, A LIVELLO LOCALE O NAZIONALE
◆ CARATTERISTICHE DELLA SEDE O DELLE SEDI PER EVENTI
◆ CARATTERISTICHE DELLA SEDE O DELLE SEDI PER GLI EVENTI SOCIALI
◆ CARATTERISTICHE E UBICAZIONE DEGLI ALBERGHI ◆ IL CONTRIBUTO LOCALE AL PROGRAMMA SCIENTIFICO
◆ INCENTIVI O GRATUITÀ ECONOMICHE CONCESSE DALLA DESTINAZIONE
◆ CONGRESSI SIMILI OSPITATI IN PASSATO DALLA DESTINAZIONE
◆ PRESENZA NEL TEAM DI UN’AGENZIA CONGRESSUALE LOCALE ◆ SUPPORTO DI MARKETING CHE LA DESTINAZIONE FORNISCE AL CONGRESSO
◆ CHI È IL TEAM DEL CONGRESSO, SIA LATO ASSOCIAZIONE, SIA LATO ORGANIZZATORE E FORNITORI ◆ ELEMENTI DI ATTRATTIVA DELLA DESTINAZIONE DI TIPO TURISTICO E PER L’ASSOCIAZIONE ◆ POTENZIALITÀ DI RECLUTAMENTO DI NUOVI MEMBRI PER L’ASSOCIAZIONE ◆ POTENZIALITÀ DI AGGIORNAMENTO E FORMAZIONE DELLA COMUNITÀ SCIENTIFICA LOCALE
◆ POTENZIALITÀ DI NETWORKING PROFESSIONALE agevolato per i congressisti. Per i congressi più importanti spesso vengono coinvolti anche uno o più testimonial, volti e nomi noti a livello
◆ BOZZA DEL BUDGET CON INDICAZIONE CHIARA DELLA REPONSABILITÀ FINANZIARIA
◆ EVENTUALI FESTIVITÀ O GRANDI EVENTI NELLE DATE PREVISTE PER IL CONGRESSO
◆ INDICAZIONI SU ASSICURAZIONI E VALUTAZIONI DEL RISCHIO
◆ POSSIBILITÀ DI VISITE DI STUDIO ◆ POSSIBILITÀ DI TOUR TOURISTICI PRIMA/DOPO IL CONGRESSO internazionale che scelgono a titolo personale di supportare la corsa di una città per aggiudicarsi un determinato tipo di evento. ❖
A UN CONGRESSO INTERNAZIONALE SOPRALLUOGHI Una delegazione dell’associazione internazionale visita le destinazioni in gara e fa il sopralluogo delle sedi candidate a ospitare il congresso
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SELEZIONE FINALISTI L’associazione internazionale seleziona le destinazioni finaliste alla luce dei sopralluoghi effettuati
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ANNUNCIO DEL VINCITORE Votazione finale del direttivo e annuncio della destinazione vincitrice; se l’annuncio avviene durante il congresso la destinazione che vince si presenta in plenaria di fronte ai soci DIC 2019
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I fattori di competitività delle destinazioni Cosa vogliono le associazioni e cosa offrono le città ai congressi internazionali Perché le destinazioni vogliono ospitare congressi internazionali La competizione fra destinazioni per aggiudicarsi congressi internazionali è oggi molto agguerrita: è vero che i grandi eventi riempiono gli alberghi e fanno lavorare il settore dell’ospitalità portando significativi ritorni economici, ma le ragioni per cui le amministrazioni locali più consapevoli si attivano per partecipare alle gare e acquisire congressi sono anche altre, di più ampio respiro. Ecco i motivi principali per cui le destinazioni vogliono ospitare congressi internazionali.
in bassa stagione, il ricettivo, e in generale l’intero settore dell’ospitalità, beneficiano di un allungamento del periodo di attività.
➮I CONGRESSI GENERANO TURISMO FUTURO
Per molti delegati il congresso è l’occasione per recarsi in una città che altrimenti avrebbero potuto non vedere mai. Le potenzialità per il turismo sono rilevanti: molti studi hanno evidenziato che un’esperienza positiva della destinazione spesso porta i delegati a ritornarvi per viaggi personali.
➮I CONGRESSISTI
SPENDONO PIÙ DEI TURISTI
Chi partecipa a un congresso è probabile sia un professionista con buona capacità di spesa oppure che le spese siano coperte dal datore di lavoro. Gli studi di settore condotti al riguardo indicano che un congressista spende sul territorio una volta e mezzo/due volte quello che spende un turista.
➮U NA GARANZIA PER GLI ALBERGHI In un’epoca in cui le strutture extra alberghiere fanno seria concorrenza agli alberghi, i partecipanti ai congressi sono una garanzia di business per l’hotellerie.
➮L A DESTAGIONALIZZAZIONE DEI VISITATORI
Poiché i congressi si svolgono generalmente
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L’EREDITÀ DEL CONGRESSO PER LA DESTINAZIONE CHE LO OSPITA Oltre all’impatto economico derivato dalla spesa diretta di organizzatori e partecipanti, l’eredità di lungo termine che un congresso lascia alla destinazione ospite si sviluppa su 4 direttrici:
1 L’INNOVAZIONE NEL SETTORE DI RIFERIMENTO
Nuove idee, conoscenze, tecniche e tecnologie con cui i delegati vengono a contatto durante l’evento e la loro ricaduta a livello locale.
2 COLLABORAZIONE
Il congresso quale piattaforma che facilita, anche per la comunità scientifica locale, nuove iniziative di ricerca e/o di business a livello internazionale.
3 LO SVILUPPO DEL SETTORE DI RIFERIMENTO NELLA DESTINAZIONE OSPITE
Aumento della reputazione della destinazione in quel campo clinico,
➮L’IMPATTO ECONOMICO
La ricaduta di un congresso sulla destinazione non si limita al settore dell’ospitalità (alberghi, ristorazione, etc). Una parte consistente del fatturato è prodotta per servizi quali l’organizzazione, gli allestimenti, la tecnologia, la logistica.
➮IL PATRIMONIO DI COMPETENZE I partecipanti ai congressi si riuniscono per condividere conoscenze, esperienze e competenze professionali che in genere “ricadono” anche sulla comunità – professionale e non – che li ospita, lasciando in eredità alla destinazione un patrimonio intellettuale, scientifico o industriale.
➮LA VALORIZZAZIONE
DELLA DESTINAZIONE
I congressi rispondono all’esigenza dei cittadini di vedere valorizzata la propria città: ospitare “a casa propria” grandi congressi internazionali o eventi professionali è motivo di orgoglio per i residenti.
➮LA REPUTAZIONE
POSITIVA DELLA CITTÀ
I grandi eventi internazionali attraggono l’attenzione globale, elevando il prestigio e la reputazione della destinazione che potrà così attrarre altri grandi eventi internazionali.
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4 L’ATTRATTIVA DELLA DESTINAZIONE PER I
“CERVELLI” INTERNAZIONALI Il congresso può contribuire a generare nei partecipanti il desiderio di lavorare o studiare nella destinazione ospite.
➮L’ACCESSO A NUOVI TALENTI
COINVOLGE PIÙ SETTORI
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potenziamento delle competenze della specifica comunità professionale locale, sviluppo delle nuove generazioni di professionisti in quella specialità medica.
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Molte città hanno capito che ospitare grandi congressi è uno dei modi più efficaci per attrarre e “avere accesso” a professionalità e competenze che rappresentano il futuro per settori chiave dell’economia.
➮UNA CASSA DI RISONANZA PER I SETTORI COINVOLTI
I grandi congressi generano attenzione verso la città ospitante, che viene associata al tema dell’evento. Se il tema è prioritario per lo sviluppo economico, scientifico e sociale della città, questa ha l’opportunità di posizionare se stessa e le proprie accademie, aziende sanitarie, imprese e istituzioni sotto i riflettori internazionali.
I criteri di scelta della destinazione Fino a non molti anni fa gli elementi vincenti di una candidatura, quelli che permettevano a una destinazione di aggiudicarsi un congresso internazionale, erano l’appeal turistico, la qualità degli alberghi, le caratteristiche del centro congressi, la presenza di servizi logistici di eccellenza. Oggi questi stessi elementi sono sufficienti soltanto a fare includere la destinazione nella rosa dei finalisti,–– ma da soli non bastano più per portarsi a casa l’evento. Di seguito, i principali criteri che
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LE CANDIDATURE AI CONGRESSI INTERNAZIONALI
I CRITERI DI SCELTA DELLA DESTINAZIONE Accessibilità collegamenti aerei, ferroviari, stradali
Sistema di trasporto locale
Supporto agli obiettivi strategici dell’associazione ampliare la membership, elevare la professionalità degli associati
facilità di muoversi in città
Sede congressuale spazi, attrezzature, servizi
Costi
Legame con il tema del congresso politiche di prevenzione delle patologie oggetto del congresso, centri di eccellenza
di soggiorno e dei fornitori
Alberghi camere, categoria, vicinanza alla sede dei lavori
Supporto politico-istituzionale collaborazione con l’amministrazione comunale
Attrattiva appeal generale della destinazione
Convention bureau
Supporto economico benefit e servizi gratuiti della città
presenza di un convention bureau efficiente
Reputazione congressuale congressi simili già ospitati
le associazioni adottano per scegliere una destinazione come sede di un congresso internazionale.
Reputazione referenti relazioni internazionali dei membri locali dell’associazione
destinazione l’associazione può perseguire i propri obiettivi strategici.
➮I L LEGAME CON IL TEMA
E PIÙ OBIETTIVI STRATEGICI
DEL CONGRESSO E IL SUPPORTO ISTITUZIONALE
Le associazioni professionali in generale, e quelle medico-scientifiche non fanno eccezione, sono oggi più interessate a perseguire attraverso i congressi obiettivi strategici (per esempio, incrementare il numero dei soci, ampliare la propria base geografica, elevare la professionalità degli associati, portare avanti la propria mission), più attente a generare ricavi e più “professionali” nella selezione e scelta delle destinazioni. L’appeal della destinazione e le opportunità turistiche hanno quindi meno ascendente sui direttivi delle associazioni, più focalizzati ora sull’ottenere risultati e fare quadrare i conti. Una candidatura efficace deve quindi sottolineare come in quella
Contribuiscono a determinare la scelta della destinazione anche considerazioni legate al tema del congresso: per esempio, se la destinazione mette in atto politiche di – poniamo – prevenzione delle patologie oggetto del programma scientifico, se vanta strutture o enti di eccellenza nell’ambito medico in questione, se nella destinazione è necessario sensibilizzare l’opinione pubblica su quel tema specifico. Tutti aspetti che devono essere evidenziati nella candidatura. Infine contano molto il supporto politico-istituzionale e l’eventuale supporto economico che ne deriva, nonché la reputazione e le relazioni internazionali dei membri locali dell’associazione.
➮M ENO TURISMO
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➮I REQUISITI LOGISTICI E DI SERVIZI In tema di requisiti logistici e di servizi, il primo e più importante elemento di selezione della destinazione per un congresso internazionale è la sua accessibilità (collegamenti aerei, ferroviari, stradali) e il suo sistema di trasporti. Poi la sede congressuale, di cui si considerano gli spazi, le attrezzature e la qualità del servizio, nonché la disponibilità di alberghi di livello adeguato nelle vicinanze. Accertata la presenza delle strutture necessarie, il criterio di valutazione successivo è quello dei costi. Altri fattori che influenzano la scelta sono la presenza di un convention bureau, l’attrattiva generale della destinazione e la sua reputazione congressuale.
Cosa chiedono le associazioni alle destinazioni per portarvi il proprio congresso Consapevoli che i congressi internazionali sono molto ambiti dalle destinazioni, le associazioni in genere chiedono alle città in gara di esplicitare nel dossier di candidatura quale tipo di supporto economico possono erogare a favore dell’evento.
Le associazioni chiedono alle città in gara di esplicitare quale tipo di supporto economico possono erogare a favore del congresso ➮SERVIZI GRATUITI CHE RIDUCONO I COSTI DEL CONGRESSO
Il tipo di supporto più comunemente fornito dalle amministrazioni cittadine italiane è l’erogazione di servizi gratuiti che riducono i costi del congresso a carico dell’associazione. Per esempio, la disponibilità gratuita di sale o sedi pubbliche prestigiose per la cerimonia di inaugurazione, la cena di gala o le attività sociali; sconti ai partecipanti per i trasporti pubblici, le attrazioni turistiche o gli esercizi commerciali della città; servizi di marketing e comunicazione per dare
SE IL CONGRESSO MEDICO È “INVENTATO” DALLA DESTINAZIONE Sembrava un congresso medico come tanti, ma la sua peculiarità era quella di essere stato progettato e voluto non da un’associazione di medici, bensì da un’associazione di destinazioni, che lo ha creato ex novo con la collaborazione di un organizzatore congressuale. Il Summit on Controversies in Precision Medicine (CPMed) che si è tenuto a Berlino a fine 2017 è stato il primo congresso medico nato nell’ambito di un progetto voluto da BestCities Global Alliance
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(network di 12 destinazioni – Berlino, Bogotà, Cape Town, Copenhagen, Dubai, Edimburgo, Houston, Madrid, Melbourne, Singapore, Tokyo e Vancouver – che si promuovono congiuntamente sul mercato dei congressi internazionali) allo scopo di ideare nuovi congressi rivolti a specifiche comunità scientifiche da organizzare a rotazione nelle città che fanno parte del network. A questo primo evento di Berlino, che era dedicato alla disciplina della
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medicina di precisione, hanno partecipato delegati provenienti da aziende farmacutiche e biotecnologiche, professori universitari e rappresentanti delle istituzioni. Lo scopo di BestCities e dell’organizzatore Kenes Group è generare business per le destinazioni che ospitano i nuovi congressi, ma anche costruire eventi di alto livello che, pur non facendo capo ad associazioni mediche, lascino un’eredità culturale alle comunità scientifiche che vi sono coinvolte.
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visibilità all’evento sul territorio; desk di accoglienza dei partecipanti all’aeroporto con distribuzione di materiale informativo sulla città.
➮C ONTRIBUTO ECONOMICO ALL’ASSOCIAZIONE
Al primo posto fra le forme di supporto più apprezzate dalle associazioni c’è il contributo economico in denaro. Più diffuso all’estero, in Italia questo tipo di contributo è poco utilizzato e gli si preferisce – un po’ perché le disponibilità delle casse comunali sono sempre al limite, un po’ perché un sistema esteso di incentivi economici cash vizia il mercato – la fornitura di servizi specifici.
Come l’amministrazione comunale può sostenere la candidatura Il sostegno dell’amministrazione comunale è uno degli elementi determinanti per il successo della candidatura a un grande congresso internazionale, e non solo in termini di eventuali incentivi o gratuità economiche concessi al congresso. Ci sono una serie di azioni che non comportano costi specifici e che il sindaco o i suoi assessori possono intraprendere per facilitare l’acquisizione dell’evento ed elevare in generale la reputazione congressuale della città. A indicarle è il documento Il ruolo dei Comuni nell’incoming congressuale prodotto
PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA DELLA DESTINAZIONE ITALIA PUNTI DI FORZA Centri di eccellenza medicina, scienza, industria, tecnologia, agricoltura, design, cultura
Trasporti estesa rete di aeroporti, alta velocità ferroviaria
Strutture per eventi diversificate centri congressi, quartieri fieristici, dimore storiche, musei, location originali
Ricco patrimonio alberghiero sia nelle grandi città sia nelle località minori
Professionalità congressuali professionisti competenti, imprese moderne
Attrattiva della destinazione patrimonio artistico, culturale, paesaggistico, enogastronomia, clima
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PUNTI DI DEBOLEZZA Trasporti poco sviluppati al di fuori delle direttrici dell’alta velocità collegamenti ferroviari lenti e scarsi
Alberghi piccoli e familiari bassa capacità ricettiva, scarsa efficienza, prezzi poco competitivi
Centri congressi vecchi pochi quelli di nuova costruzione o ristrutturati di recente con tecnologie adeguate
Reputazione di scarsa affidabilità italiani ritenuti poco affidabili e poco puntuali
Troppa burocrazia procedure complicate (per visti, ECM, etc), incomprensibili per gli stranieri
IVA penalizzante L’IVA al 22% sui pacchetti congressuali è penalizzante rispetto ai paesi con IVA più bassa
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3A
ttivare la propria rete di contatti
Per sostenere la candidatura il sindaco o l’assessore preposto possono attivare la propria rete di contatti intervenendo direttamente con alcune realtà locali, per esempio sedi congressuali o location per gli eventi sociali, così da riservare all’associazione condizioni vantaggiose (come sconti o gratuità sull’affitto degli spazi), tali da vincere la concorrenza delle altre destinazioni in gara.
4G
arantire benefit e/o servizi gratuiti
In qualità di massima autorità locale il sindaco può offrire benefit che possono fare la differenza nella selezione di una destinazione invece che di un’altra. Per esempio, può mettere a disposizione gratuitamente le sale del municipio per conferenze stampa, può offrire il supporto dell’ufficio stampa del Comune per l’organizzazione di una conferenza, può destinare una sala di un palazzo di proprietà del Comune a un cocktail. Il suo intervento può anche facilitare il rilascio di permessi, per esempio per l’utilizzo del suolo pubblico, o velocizzare le pratiche amministrative e burocratiche.
dall’associazione Federcongressi&eventi con il patrocinio dell’Associazione Nazionale Comuni Italiani (ANCI).
1I
ncontrare l’associazione
In fase preliminare è importante organizzare un incontro fra i rappresentanti dell’associazione e il sindaco, che con la propria presenza manifesta l’interesse del Comune a sostenere la candidatura della città. L’incontro è anche l’occasione per riscontrare lo spirito propositivo della municipalità e per illustrare cosa l’associazione richiede per la buona riuscita del congresso. È opportuno che il sindaco sia affiancato dall’assessore competente, in questo caso l’assessore alla Salute.
2S
ottoscrivere una lettera di intenti
Il dossier di candidatura deve essere corredato da una lettera con la quale il sindaco invita l’associazione a realizzare il congresso nella propria città e conferma e garantisce il supporto della municipalità al progetto di candidatura. Questa lettera d’intenti è un documento di valore “politico” che contribuisce a fissare i punti su cui le parti sono già pervenute a un accordo e disciplina il prosieguo della collaborazione.
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5P
artecipare alla presentazione
della candidatura
Quando necessario il sindaco partecipa alla presentazione della candidatura davanti al direttivo dell’associazione, illustrando la città e l’impegno dell’amministrazione comunale a sostegno della candidatura stessa. Se impossibilitato a partecipare, il sindaco può inviare un videomessaggio, comunque molto apprezzato perché costituisce il primo segno tangibile dell’interesse istituzionale per il congresso e della disponibilità a dare assistenza operativa.
La competizione fra città per acquisire congressi internazionali è molto agguerrita e le amministrazioni hanno un ruolo cruciale nel supportare la candidatura
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6p
resenzIare all’apertura del congresso
Durante la cerimonia di apertura del congresso è fondamentale che il sindaco o un’istituzione competente siano presenti per dare il benvenuto istituzionale della città ospite. È un’opportunità sia per presentare la città al pubblico presente in sala e promuoverla attivamente invitando le persone a tornarci sia per illustrare ciò che la città fa in merito al tema di cui si occupa il congresso.
In Italia pochi congressi internazionali Dei quasi 400.000 eventi di tutte le tipologie che si sono svolti in Italia nel 2017 solo il 7,9% era costituito da eventi internazionali (cioè con partecipanti provenienti in numero significativo dall’estero), cifra peraltro in calo rispetto al 9,9% dell’anno precedente. Pochi rispetto agli altri maggiori paesi europei. Ai punti di forza dell’Italia fanno infatti da contraltare i punti di debolezza, che hanno a che fare con ragioni strutturali, infrastrutturali, economiche, burocratiche. Nella pagina precedente una breve sintesi dei punti di forza e di debolezza dell’Italia come sede di congressi internazionali. ❖
I BENEFIT CHE LA CITTÀ CONCEDE A SUPPORTO DELLA CANDIDATURA Desk di accoglienza con materiale informativo Servizi di marketing e comunicazione
Sconti su trasporti pubblici e attrazioni
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RIDUZIONE COSTI A CARICO DELL’ASSOCIAZIONE
Gratuità sale o sedi pubbliche per cene di gala o eventi sociali
Convenzioni con esercizi commerciali
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Ruolo e competenze del convention bureau I servizi per aiutare medici e associazioni a presentare le candidature Cosa fa il convention bureau Il convention bureau è l’ufficio dedicato alla promozione di un territorio (città, provincia regione o paese) come sede per eventi e congressi sia di livello nazionale sia, più spesso, di livello internazionale. Una sorta di ufficio del turismo che però fa marketing della destinazione e fornisce assistenza allo scopo di incrementare, sul proprio territorio di riferimento, la presenza di congressi medicoscientifici, congressi associativi in genere, convegni istituzionali ed eventi aziendali come convention, lanci di prodotto e viaggi di incentivazione.
Chi c’è dietro al convention bureau
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◆C ensire l’intera offerta congressuale del territorio (agenzie, alberghi, sedi per eventi, servizi) ◆A ggregare e coordinare l’offerta ◆S tabilire standard di qualità per strutture e operatori associati
◆R icercare attivamente opportunità di candidare il territorio a ospitare congressi ed eventi
◆F ornire supporto operativo alle associazioni che vogliono candidare il territorio
◆E laborare i dossier di candidatura ◆F ornire alla domanda (soprattutto internazionale) informazioni sulla destinazione, le sue strutture e le possibilità che offre
I convention bureau sono spesso organizzazioni a partecipazione mista pubblico-privato, con enti pubblici quali Comuni, Camere di Commercio o Regioni che vi investono fondi pubblici affiancando gli operatori della filiera (agenzie, alberghi, centri congressi, location per eventi, fornitori di servizi, etc) che al convention bureau si associano versando le relative quote. Benché la partecipazione di un ente pubblico rafforzi la rappresentatività e l’azione del convention bureau, in Italia è molto diffuso anche il modello privatistico, dove il convention bureau assume la forma di un’aggregazione fra operatori privati che può avere o meno (a seconda di quanto l’istituzione locale è consapevole dell’importanza di portare
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I principali compiti di un convention bureau
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◆F ornire alla domanda (soprattutto internazionale) i contatti di strutture e fornitori
◆F acilitare la domanda ponendosi come interlocutore unico in tutte le fasi dell’organizzazione dell’evento ◆P romuovere attivamente il territorio con campagne ed eventi di marketing
◆C oinvolgere le amministrazioni locali nelle candidature
◆L avorare insieme alle amministrazioni locali per fornire servizi ai congressi
congressi nel proprio territorio) l’avallo e il supporto esterno dell’amministrazione locale. Il convention bureau è dunque espressione dell’offerta congressuale di un territorio.
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Per gli stranieri il convention bureau è il primo canale di accesso alla destinazione Il convention bureau non limita la propria attività alla promozione del territorio, ma è un soggetto attivo, che coordina l’offerta dei fornitori, supporta le associazioni e le società medico-scientifiche nelle candidature, si pone come facilitatore della domanda e interloquisce con le amministrazioni locali. Per un organizzatore di eventi straniero, o anche di una diversa città, il convention bureau è spesso il primo contatto con la destinazione e il canale qualificato di accesso ai suoi operatori. Per la domanda, cioè per chi deve portare congressi ed eventi nel territorio, i servizi del convention bureau sono gratuiti.
Il brand cittadino elemento di traino reputazionale La maggior parte dei convention bureau nel mondo – il 57% – promuove singole città, il 28% sono regionali e il 15% nazionali. Ciò conferma che l’elemento di traino nella scelta di una destinazione per un congresso o un evento è il brand cittadino. Il ruolo del convention bureau nazionale è tuttavia importante per promuovere l’offerta complessiva di un paese.
I convention bureau in Italia In Italia la rete di convention bureau territoriali è poco estesa, a causa soprattutto della riluttanza degli operatori ad aggregarsi e della difficoltà delle istituzioni territoriali a riconoscere il settore congressuale come un comparto su cui investire. La maggior parte dei bureau esistenti rappresenta singole città, ma alcuni sono di dimensione regionale. Il più longevo (fondato nel 1994) è il Convention Bureau della Riviera di Rimini. Molte grandi città hanno un convention bureau (Torino, Firenze, Bologna, Genova, Napoli, Roma) così come alcune città non metropolitane, per esempio Padova, Verona, Treviso, Vicenza, Pisa. I convention bureau regionali sono quelli della Sicilia, del Trentino, della Valle d’Aosta. Dagli anni ’90 a oggi in Italia sono stati costituiti molti convention bureau territoriali su iniziativa delle amministrazioni locali o degli operatori; tanti hanno però avuto vita breve causa la cronica mancanza di finanziamenti che ne ha interrotto l’attività.
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QUANDO IL MEDICO È ANCHE UN BUON AMBASCIATORE DI DESTINAZIONE Non tutti gli ambasciatori di destinazione sono egualmente efficaci. Ecco i tratti e le competenze individuali che i convention bureau ricercano quando reclutano ambasciatori fra gli influencer della propria città.
• Buon
comunicatore
• Mentalità
internazionale
• Sostenitore
della propria città
• Figura influente e dotata di leadership
• Forte “presenza” professionale
• Esperto
riconosciuto/ ricercatore innovativo
• Solida
reputazione etica e professionale
Il Convention Bureau Italia L’Italia ha anche un bureau nazionale, il Convention Bureau Italia: è un consorzio di operatori privati fondato nel 2014 che aggrega oggi, anche attraverso i convention bureau territoriali, la maggioranza dell’offerta qualificata italiana con il supporto esterno dell’Enit, l’ente nazionale del turismo. Il Convention Bureau Italia si dedica in prevalenza alle attività di promozione del paese sul mercato internazionale, al reindirizzamento
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La presenza di un convention bureau aggiunge valore a una destinazione, rendendola più organizzata per chi deve portarvi un congresso “ambasciatori” a portare in quel territorio (città o paese che sia) i congressi delle associazioni internazionali di cui fanno parte.
Chi sono gli ambasciatori di destinazione alle realtà locali delle richieste di preventivi per eventi e congressi che arrivano dall’estero e alle iniziative di formazione per i soci.
Un valore aggiunto per la destinazione La presenza di un convention bureau aggiunge valore a una destinazione, rendendola più attrattiva e più organizzata per chi deve portarvi un evento e in particolare un congresso medico-scientifico. I congressi medicoscientifici, infatti, quasi sempre necessitano di dossier di candidatura, di sostegno da parte dell’amministrazione locale, di benefit che ne riducano i costi, di tariffe (trasporti, negozi, attrazioni) agevolate per i partecipanti. Tutti aspetti di cui, per definizione, si occupa il convention bureau.
Il “programma ambasciatori” per aiutare le associazioni a presentare le candidature Nell’ambito della propria mission, cioè promuovere il territorio di riferimento come destinazione per eventi e incrementare il numero di congressi internazionali che vi si svolgono, il convention bureau attiva il cosiddetto “programma ambasciatori”, un sistema di attività, strumenti e servizi di supporto progettati per aiutare gli
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Gli ambasciatori della destinazione sono membri di associazioni internazionali – mediche, scientifiche, professionali, accademiche – che spesso siedono nei comitati direttivi delle associazioni o che per ruolo, reputazione o posizione professionale hanno il potenziale di influenzarne la scelta della destinazione per i congressi. Il convention bureau identifica chi sono questi “influencer” nel proprio territorio e li “recluta”, proponendo loro di candidare la città a ospitare il congresso internazionale della loro associazione e offrendo assistenza strategica e organizzativa.
All’ambasciatore il networking, al convention bureau l’operatività La proposta della destinazione dove svolgere un congresso internazionale arriva infatti dalle associazioni nazionali, i cui membri locali propongono di portare l’evento nella propria città. E quasi sempre, almeno per i congressi internazionali, lo fanno con il supporto tecnico e logistico degli operatori congressuali locali. Gli ambasciatori sono dunque rappresentanti e portavoce del valore della propria città: hanno il compito di raccontarla ai colleghi internazionali sottolineandone i punti di forza, spiegando ciò che può offrire a un congresso e attivando i propri canali di networking per generare consenso sulla sua candidatura. Il convention bureau li affianca facendosi invece carico della preparazione del dossier di candidatura
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e sollevandoli dalle incombenze organizzative e gestionali lungo tutto il percorso, dalla candidatura all’eventuale vittoria e fino allo svolgimento dell’evento.
Perché i medici diventano ambasciatori di destinazione Medici, accademici, scienziati e professionisti sono in genere disponibili ad assumere il ruolo di ambasciatori della destinazione perché dà loro l’opportunità, attraverso l’organizzazione di un congresso, di elevare il profilo del proprio lavoro e di instaurare relazioni con i colleghi di altre città in modo più proficuo che non facendo networking a distanza. Inoltre, liberi dagli oneri organizzativi, agli ambasciatori rimane quindi soltanto l’onore di presiedere un’iniziativa che dà lustro alla città e ne veicola il buon nome dentro e fuori i confini nazionali.
I servizi a titolo gratuito I servizi di supporto che il convention bureau offre a titolo gratuito agli ambasciatori (e quindi all’associazione nazionale che vuole ospitare il congresso) sono tipicamente quelli a seguire.
I servizi gratuiti erogati dal convention bureau
◆A nalisi preliminare per valutare l’opportunità di candidare la città
◆E laborazione del dossier di candidatura ◆ Supporto di marketing alla candidatura ◆ Presenza e contributo dello staff alla presentazione della candidatura
◆ Definizione dei servizi necessari al congresso ◆ Stesura del budget preliminare e dei preventivi di spesa
◆ Assistenza nella selezione dell’agenzia di organizzazione congressuale
◆ Assistenza nell’ottenimento delle tariffe più competitive per alberghi e fornitori
◆ Assistenza nella selezione della sede per l’evento ◆ Organizzazione delle visite della delegazione internazionale alla destinazione
◆ Organizzazione del sopralluogo della delegazione internazionale alla sede dell’evento ◆ Contatto con l’amministrazione locale per endorsement istituzionale e servizi gratuiti
I vantaggi del programma ambasciatori per l’associazione medica Per l’ambasciatore (e la sua associazione) il vantaggio di lavorare con il convention bureau è duplice: da una parte la candidatura ha maggiore probabilità di successo perché presentata in collaborazione con professionisti dell’organizzazione congressuale; dall’altra l’evento ha maggiore probabilità di successo proprio perché quegli stessi professionisti garantiscono la buona riuscita logistica, operativa e finanziaria di tutto il progetto. ❖
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Il design dell’evento 124 P erché si partecipa a un congresso oddisfare le aspettative dei partecipanti 126 S igliorare il livello di attenzione e l’apprendimento 128 M
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IL DESIGN DELL’EVENTO
Perché si partecipa a un congresso I fattori che determinano la decisione di iscriversi a un evento professionale
P
erché le persone, in questo caso i professionisti della Sanità, si iscrivono o non si iscrivono a un congresso che riguarda i temi o la specialità di cui si occupano? Per chi promuove o organizza l’evento capire quali sono i fattori che influenzano la scelta di partecipazione del target significa poter intervenire per rendere il congresso più attrattivo, massimizzandone potenziale e presenze.
La maggior parte dei professionisti sceglie in autonomia a quali eventi iscriversi In generale, dicono gli studi di settore, tre quarti dei partecipanti ai congressi professionali (di tutti i settori) decide in autonomia a quali eventi iscriversi, mentre il restante quarto, di solito composto dai professionisti più giovani, prende parte o meno all’evento su decisione del proprio superiore. E la propensione a partecipare a un evento faccia a faccia è sempre molto alta (intorno al 90%), a conferma che il format del congresso “live” continua a riscuotere consensi nonostante sia spesso possibile optare per attività di formazione e aggiornamento a distanza.
Il contenuto prima di tutto Il primo fattore che viene considerato, in fase di valutazione della partecipazione, è il contenuto dell’evento: temi, programma e relatori (o docenti) sono nel 90% dei casi la ragione principale che spinge le persone a iscriversi a un congresso. Non stupisce, visto che le esigenze di aggiornamento professionale vengono soddisfatte con la
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fruizione di contenuti di qualità e che i medici hanno bisogno di acquisire nuove conoscenze per svolgere la professione e di incontrare esperti nel proprio campo di specializzazione. La comunicazione pre-evento deve quindi evidenziare il valore e le peculiarità dei contenuti.
I FATTORI CHE INFLUENZANO LA DECISIONE DI PARTECIPARE A UN CONGRESSO
PRO
CONTRO
✓ Contenuti interessanti e di qualità
✗ Quota di iscrizione elevata
✓ Quota di iscrizione accessibile
✗ Mancanza di tempo
✓ Acquisizione crediti ECM ✓ Opportunità di networking con i propri pari ✓ Elevato appeal della destinazione
✗ Poco appeal della destinazione ✗ Mancata autorizzazione del superiore ✗ Difficoltà di organizzare il viaggio
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IL DESIGN DELL’EVENTO
CARATTERISTICHE DELLA DESTINAZIONE CHE PESANO SULLA SCELTA DI PARTECIPAZIONE
Appeal generale
Sicurezza Prima opportunità di visita
Accessibilità
Facilità di muoversi e orientarsi
Costi di soggiorno Varietà di cose da fare e da vedere nel tempo libero
Costi e crediti, ma soprattutto networking
Anche il luogo dove si svolge l’evento conta
Poi entrano in gioco considerazioni pratiche: il costo della partecipazione, laddove eventi a basso costo o addirittura gratuiti risultano spesso più attrattivi, e la possibilità di acquisire crediti ECM, che tutti gli operatori della Sanità devono accumulare per obbligo di legge. Un importante fattore di attrattiva è poi l’opportunità di fare networking con i colleghi, conoscerne di nuovi e acquisire nuovi contatti professionali. In un congresso o evento di aggregazione professionale la maggior parte delle persone cerca infatti occasioni di interazione con i propri pari, esigenza che non è sufficiente cercare di soddisfare con app, hashtag o social media ma che necessita, all’interno dell’evento, di momenti strutturati dedicati al contatto diretto fra i partecipanti e con i relatori.
Un altro elemento rilevante nella scelta di partecipazione è la destinazione dove si svolge l’evento. Gli aspetti che vengono solitamente valutati sono l’appeal generale della destinazione, quanto è facile arrivarci, i costi di soggiorno e permanenza e, anche, l’opportunità di visitare un luogo dove non si è mai stati. Sulla decisione pesano anche considerazioni sulla sicurezza della destinazione, sulla facilità di orientarsi e muoversi e sulla varietà di cose da fare e da vedere nel tempo libero dalle sessioni, oppure addirittura dei giorni successivi se si decide di allungare il soggiorno per qualche giorno di vacanza. ❖
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IL DESIGN DELL’EVENTO
Soddisfare le aspettative dei partecipanti Il design dell’evento deve tenere conto di tutte le esigenze, anche quelle non dette
L
a decisione di iscriversi a un congresso porta con sé, da parte del partecipante, una serie di aspettative sul congresso stesso. Quello degli eventi medici – soprattutto quelli accreditati ECM – è però un mondo dove la complessità regna sovrana e spesso gli organizzatori si focalizzano sulla mole di adempimenti burocratici a scapito delle aspettative di chi a quegli eventi partecipa.
Il partecipante al centro Nel progettare il congresso è invece importante avere sempre in mente il partecipante e le ragioni per cui si è iscritto, cercando di coglierne anche le esigenze meno esplicitate. Sono proprio le aspettative non dette, spesso non rilevabili nemmeno dai questionari di gradimento, quelle che, quando soddisfatte, generano maggiore apprezzamento.
Ecco alcuni esempi.
➮ SPAZIO E TEMPO
PER IL NETWORKING
Gli organizzatori si sentono spesso frustrati quando preparano un programma fittissimo, denso di sessioni e contenuti di alto livello, e comunque trovano molti partecipanti in giro per foyer e corridoi a chiacchierare. Ciò non accade perché i congressisti pensano che l’evento sia mediocre o noioso, ma perché una delle prime ragioni per cui le persone partecipano agli eventi è per incontrare colleghi, fare networking e costruire relazioni professionali. Nonostante il tempo sia sempre tiranno, occorre quindi prevedere pause nella giusta quantità e della giusta lunghezza per soddisfare questa esigenza. Meglio ancora sarebbe strutturare questo tempo o parte di esso con attività che facilitano il networking anche a chi, per indole, tende a sfuggire l’aggregazione spontanea.
➮ SAPERE PRIMA “CHI ALTRO C’È” L’esigenza del networking professionale porta con sé un’altra aspettativa del partecipante: quella di sapere prima chi altro sarà presente a quel congresso. Dal punto di vista dell’organizzatore è un’esigenza abbastanza semplice da soddisfare, perché è sufficiente chiedere a chi si iscrive il permesso di mostrare il loro nome nella lista dei partecipanti, oppure inserire pulsanti social con cui chi si iscrive può condividere (su Facebook o LinkedIn) la conferma di registrazione. La strategia del mostrare “chi altro c’è” è efficace anche
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IL DESIGN DELL’EVENTO
per incrementare iscrizioni e partecipazione sfruttando il meccanismo psicologico per cui le persone tendono a fare ciò che fanno i loro pari, in questo caso i colleghi. È quello che del resto fa da sempre Facebook con gli eventi pubblicati sulla propria piattaforma: gli utenti vedono subito chi dei loro contatti ha confermato la partecipazione, e ciò ne influenza la decisione di iscriversi e partecipare a loro volta.
➮ LA TECNOLOGIA PIÙ EFFICACE
Nel progettare un congresso è importante avere in mente il partecipante e le ragioni per cui si iscrive e cercare di coglierne le esigenze
È QUELLA CHE SI CONOSCE
È vero che la tecnologia avanza, ma è anche vero che non tutti amano dover usare tecnologie che non conoscono. I congressisti non fanno eccezione: magari usano applicazioni, programmi e piattaforme di prenotazione senza difficoltà, ma non è facile indurli a usare le tecnologie specifiche dell’evento. È questa la ragione per cui molti partecipanti non scaricano le app degli eventi o usano solo le più semplici fra le tecnologie che vengono loro proposte. La soluzione è integrare gli strumenti che già conoscono nella strategia di comunicazione dell’evento. Se comunque si sceglie di avere una app o una piattaforma specifica, devono essere molto facili e intuitive e non richiedere più di uno-due minuti per capirne il funzionamento. In ogni caso non è scontato che tutti capiscano come si usano la app o la piattaforma web dell’evento, e l’aspettativa di chi è rimasto indietro è quella di non sentirsi sopraffatto dalla tecnologia. Il suggerimento è dunque quello di allestire un punto di
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assistenza per chi è in difficoltà, così che possa comunque sfruttare gli elementi a valore aggiunto della tecnologia.
➮ LA DIFFICOLTÀ DI FARE DOMANDE Il 70% delle persone, dicono alcuni sondaggi effettuati da organizzatori di eventi, non ama parlare in pubblico e il 54% dei partecipanti preferisce fare domande ai relatori senza rendere visibile il proprio nome. Ciò significa che, in generale, l’interazione e il coinvolgimento attivo in un evento non vengono naturali alla platea. Se durante le sessioni l’unico modo di porre domande ai relatori è per i partecipanti quello di alzarsi in piedi e formularle verbalmente di fronte all’intera platea, il rischio è che l’opportunità divenga prerogativa di pochi. L’ostacolo può essere aggirato attraverso una app che consenta di inviare le domande dallo smartphone: una sorta di canale digitale per intervenire nel dibattito che deve essere tenuto aperto prima, durante e dopo l’evento. ❖
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IL DESIGN DELL’EVENTO
Migliorare il livello di attenzione e l’apprendimento Ripensare le sessioni frontali per elevare la soglia di attenzione della platea
S
econdo uno studio condotto dall’Università di Harvard, le persone trascorrono circa metà del loro tempo di veglia (il 47% per l’esattezza) pensando a cose diverse dal compito che stanno svolgendo in quel momento. Ciò significa che solo il 53% delle persone è concentrata su quello che fa, il resto si distrae e pensa ad altro. Se questo è vero in generale, tanto più lo è nel caso delle sessioni congressuali dove, è risaputo, la soglia media di attenzione in genere è abbastanza bassa: già dopo 15 minuti dall’inizio di una presentazione frontale la platea comincia a perdere la concentrazione e a distrarsi. Come si può dunque migliorare il livello di attenzione dei partecipanti favorendone la ritenzione mnemonica e migliorandone l’apprendimento? Ecco alcuni suggerimenti che gli organizzatori possono dare ai relatori nella fase di preparazione delle presentazioni.
dunque anche nelle presentazioni – è quello di trasmettere una grande quantità di informazioni tutte in una volta. È vero che in una relazione medico-scientifica le informazioni sono molte, ma spezzandola in parti di 20 minuti ciascuna risulta cognitivamente più “digeribile” di un’ora e mezzo di discorso ininterrotto.
1I
3P
NSERIRE UN ELEMENTO EMOZIONALE
Di un’esperienza si ricorda più facilmente la componente emozionale che non quella razionale. Il suggerimento è quello di inserire nelle relazioni qualcosa di emozionalmente rilevante ogni 15 minuti (un video, una storia, un’attività) per riguadagnare l’attenzione e fermare il momento nella mente dei partecipanti.
2S
PEZZARE LE RELAZIONI LUNGHE
Il cervello assorbe meglio le informazioni se gli viene dato il tempo di assimilarle. Uno degli errori più comuni nella comunicazione – e
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REVEDERE MOMENTI DI DISCUSSIONE
La discussione e il confronto con gli altri tengono alta l’attenzione e facilitano l’elaborazione delle informazioni apprese. Anche nelle sessioni plenarie si possono intervallare le relazioni con più momenti di dialogo fra relatori e discenti (domande e risposte), oppure con momenti di scambio di opinioni ed esperienze fra i partecipanti suddivisi in piccoli gruppi.
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GGIUNGERE LE IMMAGINI
La vista è il senso che domina su tutti gli altri. Mentre un testo deve essere decodificato,
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IL DESIGN DELL’EVENTO
L’ATTENZIONE DEI PARTECIPANTI SI MANTIENE VIVA SE NELLA SESSIONE CI SONO ✓ Elementi emozionali ✓ Pause per assorbire le informazioni ✓ Momenti di discussione ✓ Immagini ed elementi visivi ✓ Smartphone spenti ✓ Attività fisica prima della sessione
un’immagine è percepita immediatamente e ricordata più e meglio della parola, scritta o verbale che sia. Chi ascolta una presentazione tre giorni dopo ne ricorderà il 10%. Se alla presentazione si aggiungono elementi visivi il ricordo sarà del 65%. Il suggerimento è di rendere più visiva la comunicazione, risparmiando alla platea le slide infarcite di testo.
5S
PEGNERE LO SMARTPHONE
Il multitasking sembra essere un falso mito, per lo meno quando il tema è la soglia di attenzione. Il cervello è biologicamente incapace di sostenere più stimoli che richiedono attenzione simultaneamente. Molta gente pensa di poter scrivere email mentre ascolta uno speaker, ma è dimostrato che chi cerca di fare due cose insieme impiega il 50% del tempo in più a portarne a termine una, commettendo il 50% in più degli errori. In ambito di evento, il tema si pone con i dispositivi mobili: partecipanti sempre connessi sono partecipanti sempre distratti. La soluzione? Invitare i discenti a spegnere i telefoni e a metterli da parte.
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Già dopo 15 minuti dall’inizio di una sessione frontale l’attenzione e la concentrazione della platea cominciano a calare vertiginosamente
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AMMINARE PRIMA DELL’INIZIO
L’esercizio fisico, che porta glucosio e ossigeno al cervello, migliora le capacità cognitive, la memoria, l’attenzione e le abilità di problem solving. Gli organizzatori di eventi possono stimolare i partecipanti al movimento: strutturando percorsi a piedi dall’albergo alla location, per esempio, o proponendo una passeggiata guidata prima dell’inizio delle sessioni più lunghe e impegnative. ❖
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Dal 1950 preveniamo e curiamo le malattie degli occhi nei Paesi più poveri del mondo, portando cure e operazioni a chi ne ha bisogno. Il 75% della cecità infatti si può prevenire o curare, spesso con un farmaco o una semplice operazione. Visitiamo milioni di persone, distribuiamo medicine ed occhiali, finanziamo interventi e formiamo chirurghi, oculisti, infermieri, operatori sanitari di base e volontari attivi nelle comunità. Lavoriamo inoltre per sostenere le persone con disabilità, affinché possano avere accesso alla salute, all’istruzione e all’occupazione e siano parte attiva della società.
Come aiutarci: ҋ Con bollettino di conto corrente postale n. 56131840 intestato a Sightsavers Italia Onlus ҋ Con bonifico bancario IBAN IT54L0335901600100000001732 ҋ Con carta di credito sul nostro sito www.sightsavers.it
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La nostra missione è un abbraccio che cura e guarisce
I contenuti del congresso 132 I format per trasmettere il sapere scientifico a raccolta degli abstract scientifici 138 L 140 I simposi satellite sponsorizzati ’ideazione del programma sociale 141 L
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
I format per trasmettere il sapere scientifico Interattività e attività esperienziali per massimizzare l’efficacia didattica Il programma scientifico
I tempi del programma
La ragione d’essere di un congresso medico è costituita innanzi tutto dai suoi contenuti, che vengono organizzati nel programma scientifico, vera struttura portante dell’evento. La definizione dei temi che compongono il programma è in capo a un referente scientifico se si tratta di un piccolo evento e a un comitato scientifico se si tratta di un congresso più grande. Tale comitato, che può essere espresso dall’associazione promotrice dell’evento oppure dal provider, propone i contenuti sulla base di diverse variabili: le priorità di aggiornamento indicate dal direttivo dell’associazione, le esigenze formative della categoria professionale cui sono indirizzati, i nuovi sviluppi scientifici, l’attualità legata alla specifica specialità medica. Una volta messi a punto i contenuti scientifici, la sfida per l’organizzatore è duplice: individuare i format più adatti per veicolarli e costruire un programma che li valorizzi.
Un congresso medico si compone tipicamente di tre tipi di attività: le sessioni; le visite all’area espositiva e all’area poster; le attività di networking fra partecipanti e con i relatori durante eventi sociali e pause. Nella stesura del programma occorre quindi dare spazio a tutte le attività, laddove la ripartizione del tempo totale del congresso è idealmente come segue:
Per comporre il programma si deve stabilire quali temi è meglio trattare con format frontali e quali con format pratici, interattivi o esperienziali
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• Programma
strutturato (sessioni): 60-65% del tempo totale • Visite area espositiva e area poster: 10-15% del tempo totale • Networking/eventi sociali/pasti: 25-30% del tempo totale
Nel comporre il palinsesto – nel dare cioè una sequenza e una durata alle diverse attività – bisogna tenere conto dei tempi medi di attenzione del pubblico, dei tempi fisici degli spostamenti delle persone nonché dei tempi necessari per servire e consumare i pasti. Nell’infografica della pagina a fianco una possibile scansione dei tempi.
Tanti tipi di sessioni nello stesso congresso All’interno di uno stesso congresso le sessioni possono avere format molto diversi fra loro: si va dalla classica sessione plenaria, dove i contenuti sono trasmessi ai partecipanti attraverso una tipica relazione di stampo frontale, fino ai workshop, cioè piccoli gruppi di lavoro dove i partecipanti si attivano per fare
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
I TEMPI DELLE ATTIVITÀ CONGRESSUALI SPOSTAMENTI FRA UNA SESSIONE E L’ALTRA
SESSIONI SINGOLO RELATORE
PAUSE
FINO A 50 PARTECIPANTI 15 min.
FINO A 100 PARTECIPANTI 10-15 min.
50-100 PARTECIPANTI 30 min.
100-1.000 PARTECIPANTI 30 min. relazione
+ 10 min. domande e risposte
30-45 min.
100-500 PARTECIPANTI 15-20 min. PRANZO
60-90 min.
PANEL
500-1.000 PARTECIPANTI
COCKTAIL PRIMA DI CENA 45 min. -1 ora
20-30 min.
CENA
+ 30 min. dibattito con il pubblico
30 min. interventi
30 min. per portata se con spettacolo 3-4 ore
qualcosa sotto la guida di un tutor. La gamma delle possibilità intermedie è molto ampia, e sta all’organizzatore – di concerto con il comitato scientifico e i relatori – sviluppare un programma dinamico che alterni i momenti di comunicazione frontale a format più coinvolgenti e interattivi.
infatti competenza diretta sul tema trattato, tanto meno efficace risulta essere, ai fini dell’apprendimento del nuovo, la lezione frontale di stampo universitario.
Come funziona l’apprendimento dei professionisti
Per i professionisti con conoscenze strutturate e competenze acquisite, come è il caso di chi partecipa a un congresso medicoscientifico, risulta quindi essere molto più efficace una formazione fatta di confronto con i colleghi, di discussione di casi clinici reali, di lavoro comune su situazioni operative concrete.
Tutti gli esperti di formazione concordano nell’affermare l’importanza dell’esperienza nel processo di apprendimento, soprattutto degli adulti professionisti: quanto più il discente ha
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La formazione più efficace è quella esperienziale
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
A ogni contenuto il suo format I congressi sono in genere aperti e chiusi dalle plenarie, sessioni di carattere generale cui partecipano tutti gli iscritti. In mezzo, fra plenaria inaugurale e plenaria conclusiva, c’è il cuore del congresso, cioè la presentazione e discussione dei contenuti tecnici e scientifici nelle sessioni parallele, organizzate con diversi format. Per comporre un programma che tenga conto di tutte le esigenze di apprendimento è necessario quindi stabilire fin dal principio quali temi possono essere trattati con format frontali e quali invece necessitano di format con attività pratiche, interattive o esperienziali, in modo da darne comunicazione per tempo e permettere a tutti i partecipanti di iscriversi agli eventi cui sono interessati.
Più crediti ECM alle sessioni piccole e interattive Un programma che include format diversificati è necessario anche per soddisfare i requisiti del sistema di Educazione Continua in Medicina che, come illustrato in dettaglio nel capitolo 2 di questa Guida, premia il valore didattico delle attività di formazione condotte con metodologie interattive e attività pratiche per pochi discenti assegnandovi, a parità di numero di ore, un numero di crediti più elevato rispetto alle relazioni frontali con molti discenti, considerate invece di valore formativo limitato. La diversificazione dei format del programma serve quindi sia a rendere più efficace la formazione valorizzandone i contenuti sia a massimizzare l’attribuzione di crediti ECM.
I format congressuali In tema di scelta del format delle sessioni è fondamentale la consulenza dell’organizzatore professionale di congressi, capace di individuare quelli più adatti al contenuto e alle esigenze di composizione del programma ma capace anche di idearne e testarne di nuovi e innovativi. Ecco alcuni dei format (esperienziali e non) che entrano nel programma di un congresso medico-scientifico.
➮SESSIONE PLENARIA La sessione plenaria è il format inaugurale e conclusivo del congresso. La plenaria di apertura comprende i momenti istituzionali
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di saluto e di avvio dei lavori, gli interventi su tematiche di carattere generale, il keynote speech con la relazione di punta oppure il panel con i relatori più importanti. Al termine dell’evento la sessione plenaria serve per ricapitolare i contenuti delle sessioni parallele e darne un’idea a chi non vi ha partecipato, per gli interventi e le riflessioni conclusive, per le comunicazioni associative e i saluti finali.
➮LECTIO MAGISTRALIS È una “lezione d’autore” tenuta da una personalità particolarmente nota ed eminente nel suo campo su un argomento di grande rilevanza oppure sullo stato dell’arte del settore di riferimento. Il format è di prestigio e lo si utilizza per dare lustro al programma quando si coinvolge nel congresso un’autorità scientifica di fama.
➮TAVOLA ROTONDA È un panel di relatori chiamati a dare il proprio contributo su uno specifico tema. La tavola rotonda può anche avere un taglio divulgativo ed essere aperta al grande pubblico o comunque a un target più ampio. I relatori sono tutti esperti del tema trattato, ma possono avere provenienze diverse: il format si presta a dare spazio a più punti di vista, per esempio affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti. Scopo della tavola rotonda è il confronto fra i partecipanti, non il semplice succedersi degli interventi: pertanto è necessario prevedere la figura un moderatore che stimoli il dibattito, tenga le fila del discorso e i tempi degli interventi.
➮SIMPOSIO In ambito congressuale il simposio è un breve incontro di approfondimento su un tema di comune interesse scientifico, spesso organizzato e condotto da un gruppo di delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio, che devono essere corredate da un abstract e dall’elenco delle letture o degli interventi che lo compongono, citando titoli, autori e “discussant”, cioè coloro che hanno il compito di commentare i contenuti esposti dal relatore. Per il suo elevato potenziale formativo, e a differenza delle sessioni plenarie, il simposio di solito viene accreditato per il rilascio di crediti ECM.
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
➮WORKSHOP E SEMINARIO
interno con cinque o più partecipanti che discutono e pongono domande al relatore che, seduto al centro, presenta un caso clinico o l’esito di una ricerca. Nel cerchio interno c’è sempre una sedia vuota dove a turno chiunque dal cerchio esterno può andare a sedersi per porre domande o prendere parte alla discussione.
Spesso usati come sinonimi, indicano però attività diverse: il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio pratico finalizzato alla produzione di un risultato concreto; il seminario ha invece un’impostazione di relazione frontale. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con i discenti.
➮MASTERCLASS
➮FISHBOWL SESSION È un momento di confronto e partecipazione attiva pensato per gruppi di una trentina di persone al massimo, che si dispongono in due cerchi: uno più esterno di uditori e uno
Uno o più medici esperti su un tema specifico presentano casi clinici, terapie o pratiche chirurgiche a un piccolo gruppo di partecipanti. La ridotta dimensione del gruppo consente approfondimenti, domande e risposte, discussione e confronto sui temi.
I FORMAT CON CUI COSTRUIRE IL PROGRAMMA DEL CONGRESSO Sessione plenaria
Masterclass
Momento di apertura e chiusura del congresso
Esperti presentano un tema a un piccolo gruppo di partecipanti
Lectio magistralis
In the ring
Lezione d’autore tenuta da una personalità eminente
Due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti
Tavola rotonda
Panel di relatori che si confrontano su un tema specifico
Simposio
Breve incontro di approfondimento con commenti ai contenuti esposti
Workshop e seminario
Speakers corner
Angolo degli oratori nell’area espositiva dove le aziende illustrano le prossime novità di prodotto
Fishbowl session
Confronto attivo con i partecipanti disposti in due cerchi concentrici
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Science slam
Competizione fra giovani medici per la migliore presentazione del proprio lavoro di ricerca
Il workshop è un laboratorio pratico, il seminario una relazione frontale
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Meet the expert
Un esperto si mette a disposizione per rispondere alle domande dei colleghi
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
➮IN THE RING In uno spazio fisico delimitato, come fosse il ring di un incontro di boxe, due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti sullo stesso tema per evidenziare i pro e i contro della questione. Un moderatore gestisce il confronto alternando gli interventi con domande dal pubblico per alimentare il dibattito.
➮MEET THE EXPERT Un medico esperto in una disciplina o pratica clinica si mette a disposizione per rispondere alle domande di approfondimento dei colleghi. I colloqui possono essere sia individuali sia in piccoli gruppi.
➮SCIENCE SLAM Sul modello del poetry slam, competizione in cui i poeti recitano i loro versi e vengono valutati da una giuria di pubblico, qui i giovani medici sono chiamati chiamati a presentare i loro lavori di ricerca in modo coinvolgente e accattivante. A votare la presentazione migliore è una giuria composta da altri partecipanti al congresso.
➮SPEAKERS CORNER Come all’Hyde Park di Londra, anche nei congressi medici ci può essere un “angolo degli oratori”: in genere si trova nell’area espositiva e viene utilizzato dalle aziende sponsor per illustrare ai congressisti che visitano gli stand le loro prossime novità di prodotto.
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La formazione sul campo è ad alto valore didattico Le attività esperienziali, affermano gli esperti di formazione, sono il metodo più efficace per l’apprendimento degli adulti, in particolare dei professionisti che hanno già ampia conoscenza e pratica dei temi su cui si aggiornano. Uno dei tre pilastri del sistema di Educazione Continua in Medicina è infatti la formazione sul campo (FSC), cioè quell’insieme di attività formative che sfruttano le capacità didattiche dei medici esperti mentre sono impegnati nelle attività professionali quotidiane (sala operatoria, visite ai pazienti in reparto, etc). Tale tipologia di formazione, che prevede il coinvolgimento esperienziale del discente, è considerata avere un grande valore didattico e le è quindi attribuito il massimo numero di crediti ECM.
La trasmissione del sapere scientifico attraverso attività esperienziali Il programma di un congresso medico è oggi frutto del lavoro congiunto di società scientifiche, provider e agenzia di organizzazione congressuale per innovare i format, aumentare l’efficacia della formazione e potenziare il coinvolgimento dei partecipanti. Il format esperienziale è quindi adottato in maniera crescente anche nell’ambito dei congressi, laddove le società scientifiche sono sempre più interessate ad arricchire i propri eventi di opportunità di apprendimento pratico per i discenti.
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
NAUFRAGIO E INCIDENTE STRADALE A LAMPEDUSA: I FORMAT ESPERIENZIALI DELLA SIAARTI ACADEMY La combinazione dei format Un evento di formazione che prevedeva docenze frontali in plenaria, sessioni interattive, esercitazioni pratiche e la maxisimulazione sia di un’emergenza naufraghi nelle acque dell’isola di Lampedusa sia di un contemporaneo, gigantesco incidente stradale. La SIAARTI Academy, iniziativa della Società di Anestesia, Rianimazione e Terapia Intensiva per formare gli specializzandi in medicina d’urgenza, è un esempio di come i diversi format si possono combinare per veicolare diversi tipi di contenuto e massimizzare efficacia e coinvolgimento. Ideata da SIAARTI e dalla società di organizzazione congressuale AIM Group International, l’Academy – seconda edizione – si è svolta a fine maggio 2018 con la partecipazione di 130 giovani medici.
Esercitazioni pratiche su manichini ad alta tecnologia
Per 6 giorni i partecipanti hanno seguito lezioni e simulato rianimazioni nelle 22 postazioni attrezzate con manichini ad alta tecnologia nell’aeroporto di
Esempi di “esperienzialità” in ambito congressuale Un esempio sono i cosiddetti “cadaver lab”, cioè le sessioni parallele in seno ai grandi congressi dove i discenti imparano nuove tecniche chirurgiche praticandole sui corpi donati alla scienza. Oppure le simulazioni con manichini, che vengono usate soprattutto negli
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Lampedusa, i cui spazi polifunzionali sono stati trasformati per l’occasione in centro congressi e avamposto medico con letti, macchinari e dispositivi medicali di ultima generazione. Docenze frontali e sessioni pratiche preparavano gli specializzandi alla simulazione finale, con decine di persone a mare, spiaggiate con ferite e contusioni oppure gravemente ferite nell’incidente stradale.
Una simulazione ad alto impatto emotivo I discenti impersonavano i feriti, i medici e gli osservatori: a ognuno è stata assegnata una parte, con un copione da seguire o una condizione clinica da recitare. Alla simulazione hanno partecipato la Guardia Costiera, il Corpo Italiano di Soccorso dell’Ordine di Malta, la Protezione Civile e gli operatori del 118, per un totale di 300 persone coinvolte. Le barche della Guardia Costiera recuperavano i naufraghi, i soccorritori estraevano feriti dalle lamiere dell’incidente stradale, i medici rianimavano e curavano, l’ospedale/aeroporto funzionava a pieno ritmo. Grida, adrenalina, malori, crisi respiratorie: gli specializzandi si sono completamente calati nelle parti, facendo di un corso di formazione pratico un’esperienza fortemente realistica e ad alto impatto emotivo. eventi di formazione in medicina di emergenza e rianimazione. O ancora la chirurgia in diretta e in 3D, dove le sessioni si svolgono in collegamento live con la sala operatoria e i congressisti assistono all’intervento chirurgico con occhiali per la visione tridimensionale. Il chirurgo che opera risponde poi, sempre in diretta, alle domande sull’intervento poste dai colleghi in sala. ❖
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
La raccolta degli abstract scientifici Dai requisiti per la sottomissione alle scadenze: le linee guida per gli autori Cos’è l’abstract e a cosa serve In vista dello svolgimento di un congresso il comitato scientifico emette una “call for abstracts”, cioè un invito a tutti i membri della comunità scientifica di riferimento a presentare un lavoro, uno studio o un contributo scientifico da inserire nel programma delle comunicazioni orali o nell’area poster del congresso. Tale lavoro deve essere sottoposto al comitato scientifico in forma di abstract, cioè di sintesi. Per assolvere al suo compito, ed essere accettato per l’approfondimento come comunicazione orale o poster, l’abstract deve essere chiaro, conciso, redatto in maniera accurata e con tutte le informazioni più importanti sullo studio in questione.
Le linee guida per la redazione degli abstract Le società e associazioni medico-scientifiche di solito sviluppano proprie linee guida su come produrre un abstract che includono anche indicazioni sulla lunghezza del testo, sulle norme redazionali e perfino su tipo e dimensione del carattere. Il fine è quello di garantire uniformità di presentazione fra tutti gli abstract: affinché le linee guida siano effettivamente adottate occorre comunicarle per tempo ai membri della comunità scientifica cui è rivolto il congresso.
palinsesto del congresso. Per esempio, occorre spiegare quali sono i requisiti richiesti a uno studio per poter essere presentato al congresso, quali i parametri di giudizio dei revisori, quali i criteri per cui gli abstract saranno accettati come comunicazioni orali (per esempio i tre migliori di ogni area disciplinare) oppure come poster (i restanti). Egualmente, se sono previsti premi o menzioni speciali è bene che le linee guida specifichino in quali categorie. Nella pagina a fianco un esempio di come compilare le linee guida.
Indicazioni chiare su tutte le scadenze Nel processo di raccolta e valutazione degli abstract è fondamentale stabilire le scadenze e monitorarle. Contestualmente alla “call for abstracts” l’organizzatore deve quindi fornire agli autori indicazioni chiare sulle date di: • Prima scadenza di inserimento abstract • Comunicazione di accettazione/rifiuto/ revisione
• Seconda scadenza di inserimento abstract rivisti
• Pubblicazione dei punteggi degli abstract con specifica di quali sono accettati come comunicazioni orali e quali come poster
• Prima scadenza di inserimento poster • Comunicazione di eventuali modifiche ai poster
Requisiti per la sottomissione e criteri di valutazione Le linee guida per la redazione degli abstract devono essere accompagnate da indicazioni sui criteri in base ai quali gli abstract vengono valutati e ammessi (o non ammessi) nel
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• Eventuale seconda scadenza di inserimento poster rivisti
La scadenza di consegna deve essere chiara fin dalla prima comunicazione ed eventualmente ricordata tramite un recall qualche settimana prima del termine.
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
ESEMPIO DI LINEE GUIDA PER LA REDAZIONE DI UN ABSTRACT SCIENTIFICO INDICAZIONI DI FORMA Titolo Sintetico, informativo, preciso e coerente con il contenuto. È la parte dell’abstract più letta e deve permettere di rintracciare lo studio nei database elettronici e cartacei. Deve contenere al massimo 15 parole.
Autori Sono da indicare tutti coloro che hanno contribuito alla realizzazione dello studio, riportandoli per esteso con nome e cognome ma senza indicarne i titoli accademici.
Affiliazione Strutture, istituti o dipartimenti di appartenenza devono essere riportati per ciascun autore, completi dell’indicazione della città e, in caso di presentazioni a congressi internazionali, del paese.
Testo Entro le 500 parole, non può contenere tabelle, figure, formattazioni particolari (grassetto, apici, etc) né caratteri speciali. Non deve includere i nomi degli autori né quello della struttura di affiliazione per garantire l’indipendenza della valutazione.
INDICAZIONI DI CONTENUTO Obiettivi Il motivo per cui è stato intrapreso il lavoro di ricerca, il suo punto di partenza e il contesto in cui si colloca.
Metodologia Come e con quali strumenti è stato condotto il lavoro di ricerca, il tempo di realizzazione e i criteri di valutazione dei risultati.
Risultati Devono essere presentati in forma chiara e riportati sempre e comunque, anche se negativi o non significativi.
Conclusioni Il riepilogo del lavoro svolto e il significato dei risultati, con eventuali indicazioni su come indirizzare i futuri progetti di ricerca sul tema.
Messaggi promozionali Il testo non deve contenere messaggi – impliciti o espliciti – che promuovano società, progetti o prodotti, pena il rifiuto dell’abstract.
Bibliografia Deve essere pertinente al lavoro, aggiornata e numerata nell’ordine di apparizione nel testo.
Criteri di valutazione Attinenza al tema del congresso, originalità del lavoro, qualità della presentazione e della scrittura,
Ogni comunicazione dovrebbe contenere un link alle linee guida per la redazione e la struttura generale dell’abstract.
Controllare che autori e revisori stiano nei tempi L’invio degli abstract oggi avviene via web: gli autori caricano i testi sulle apposite piattaforme dei software congressuali e l’organizzatore inoltra ogni lavoro a un revisore o a un gruppo
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validità metodologica, rilevanza dello studio nella pratica clinica, accuratezza delle informazioni.
di revisori (nominati dal comitato scientifico, i revisori non conoscono né il nome né la struttura di affiiazione degli autori del lavoro che valutano). Occorre pertanto stabilire un lasso di tempo in cui i revisori possono valutare gli abstract e quindi accettarli, rifiutarli o chiederne modifiche o integrazioni agli autori. Le piattaforme digitali consentono di gestire agevolmente questo flusso, ma è necessario controllare che revisori e autori rispettino le scadenze indicate. ❖
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
I simposi satellite sponsorizzati Piccoli eventi nell’evento da tenere ben distinti dal programma principale Un format per gli sponsor Quello del simposio è uno dei format congressuali più appetibili per gli sponsor, che lo utilizzano per presentare a piccoli gruppi di partecipanti contenuti scientifici relativi alla loro area di attività oppure i risultati di studi e ricerche da loro commissionati. I cosiddetti simposi satellite si svolgono in genere nell’ambito di grandi congressi con centinaia di partecipanti: sono piccoli eventi di approfondimento su un tema specifico con iscrizioni a numero chiuso che possono essere promossi sia dal comitato scientifico sia, come spesso accade, dalle aziende sponsor.
Contenuti di valore scientifico Anche quando sponsorizzati, i simposi-satellite sono di solito eventi ad alta caratura scientifica: le aziende farmaceutiche o biomedicali che li promuovono sono sì portatrici di interessi commerciali, ma vogliono anche fare cultura scientifica nel proprio settore e divulgare i risultati dei progetti di ricerca e sviluppo sui quali investono. È quindi raro che un simposio venga utilizzato come palcoscenico per un lancio di prodotto o per un’esplicita attività di marketing. Per questo motivo i simposi sono momenti che arricchiscono il congresso, e quando ben progettati e gestiti possono contribuire a una migliore esperienza dei congressisti.
Approfondimenti senza crediti I simposi si rivolgono a una specifica categoria di partecipanti all’interno del più ampio pubblico dell’evento, di solito gli specialisti delle discipline o pratiche mediche più legate alle tematiche scientifiche proposte. Naturalmente i simposi sponsorizzati non possono essere accreditati
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ECM: da un lato quindi non sono assoggettati ai vincoli e alle procedure del sistema di Educazione Continua in Medicina, dall’altro però chi vi partecipa non acquisisce crediti.
Logo dello sponsor visibile Pur svolgendosi nell’ambito del congresso, i simposi sponsorizzati ne sono una componente secondaria e in quanto tale non devono sovrapporsi ai contenuti del programma principale. Le aziende di norma prenotano una sala del centro congressi e uno slot di tempo, mediamente dai 60 ai 90 minuti. Nel programma del congresso i simposi delle aziende sono segnalati in coda ai contenuti scientifici promossi direttamente dal committente e sono distinti dal punto di vista grafico per sottolinearne la natura di contenuti sponsorizzati. Proprio perché promossi da sponsor, i simposi satellite possono (e in un certo senso devono, per una questione di trasparenza) esporre il logo dell’azienda che li organizza in modo ben visibile.
Chi organizza i simposi La logistica del simposio può essere affidata dall’azienda sponsor all’organizzatore che si occupa dell’intero evento oppure a un organizzatore diverso, che ne curerà quindi tutti gli aspetti di evento nell’evento – dagli inviti alla promozione, fino al catering – coordinandosi con la segreteria organizzativa generale. Se i simposi sono in capo all’organizzatore del congresso, questi deve interloquire con le aziende che li promuovono per intendersi fin da subito su tempi, spazi, numero dei partecipanti coinvolti, attività di reclutamento e contenuti del programma. ❖
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
L’ideazione del programma sociale L’aggregazione informale dei partecipanti contribuisce al successo dell’evento
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opportunità di fare networking con i colleghi è la seconda ragione, dopo l’interesse per i contenuti in programma, che spinge le persone a partecipare a un evento professionale, in qualunque ambito. I congressi medico-scientifici non fanno eccezione e per i medici la possibilità di ampliare la propria rete di contatti, interagendo e confrontandosi con i propri pari italiani e internazionali, è uno dei principali fattori che determinano la decisione di iscriversi a un congresso.
A cosa serve il programma sociale Un’occasione per incontrare informalmente i colleghi e rafforzare le relazioni è data dal programma sociale del congresso, che può essere più o meno articolato a seconda che si tratti di un evento di portata nazionale oppure di dimensione internazionale. La funzione degli eventi sociali, che sono di fatto momenti ricreativi, è anche permettere ai partecipanti di “staccare” dal programma intensivo dei lavori per rilassarsi dopo una giornata di piena concentrazione, nonché quella di ringraziarli per avere preso parte al congresso, rendendolo possibile proprio grazie alle loro iscrizioni.
I post tour e le attività sul territorio Ferma restando l’esigenza di massima sobrietà delle attività sociali proposte durante il congresso, i programmi più articolati si hanno in genere nell’ambito degli eventi internazionali, dove l’organizzatore può proporre, nei giorni successivi al congresso, i cosiddetti “post tour”, cioè visite turistiche o culturali nella destinazione o nei suoi dintorni,
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a beneficio soprattutto dei partecipanti che arrivano dall’estero. Nei congressi nazionali il programma sociale consiste di solito in un’attività o una visita culturale in un luogo particolare della città ospite.
Non sono necessari grandi budget Il valore dell’evento sociale risiede sia nell’opportunità di networking sia nell’esperienza che offre al partecipante, e non sono pertanto necessari grandi budget: l’esperienza di un organizzatore professionale di congressi è utile anche in questo caso per identificare attività e format originali e ad alto impatto per i partecipanti.
I format “classici” dell’evento sociale I due format più tradizionali di evento sociale sono il cocktail di benvenuto, organizzato la sera prima dell’inizio del congresso, e la cena di gala, che si svolge l’ultima sera dell’evento. Entrambi sono spesso organizzati in location prestigiose, e soprattutto nel caso dei congressi internazionali sono magari palazzi
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I CONTENUTI DEL CONGRESSO
A COSA SERVE L’EVENTO SOCIALE
Occasione di networking informale fra i partecipanti
Momento ricreativo e di relax dopo la giornata congressuale storici messi a disposizione gratuitamente dall’amministrazione comunale come incentivo all’organizzazione del congresso nella propria città. La cena di gala, oltre al discorso del presidente del congresso, ai ringraziamenti e ai saluti, può prevedere uno spettacolo o un intrattenimento musicale.
Chiedere ai partecipanti cosa vorrebbero fare Un programma sociale che incontri il favore dei partecipanti non deve essere né troppo ricercato né proporre attività troppo di nicchia: meglio puntare su qualcosa in grado di riscuotere ampio apprezzamento. Per individuare la giusta opzione fra più possibilità si può fare esprimere ai partecipanti la propria preferenza, per esempio con un sondaggio online da compilare al momento dell’iscrizione.
Un’esperienza autentica del territorio Il migliore spunto per l’organizzazione del programma sociale arriva in genere dalla
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Ringraziamento ai partecipanti per la loro presenza
Valorizzazione della destinazione ospite e del suo territorio
destinazione dove si svolge il congresso: in particolare in Italia, ogni territorio ha le sue peculiarità e le sue attrattive. Che si tratti di un tour guidato, della visita a un museo, una bottega storica o uno stabilimento-simbolo, oppure di uno spettacolo tipico locale, l’importante è dare ai partecipanti la possibilità di fare un’esperienza “autentica” della destinazione.
Coordinarsi con gli sponsor Le aziende farmaceutiche e biomedicali che sponsorizzano il congresso non possono essere associate ad attività che hanno valenza turistica e ricreativa e chiedono quindi agli organizzatori di rispettare alcune regole per separare nettamente l’evento scientifico (che loro sponsorizzano) dall’evento sociale (che loro non sponsorizzano). Per esempio, rendendo facoltative le attività extra congresso e scorporandone il pagamento dalla quota di iscrizione, in modo che siano a carico del singolo partecipante. Oppure prevedendo un intervallo di tempo (di solito almeno fra i 30 e i 45 minuti) fra la fine delle sessioni congressuali e l’inizio di altre attività. ❖
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Le tecnologie per l’organizzatore e i partecipanti 146 I vantaggi dei software gestionali ome progettare il sito web del congresso 150 C i-fi: gli aspetti da considerare perché funzioni 152 W 154 App dell’evento: le funzionalità da valutare e tecnologie a supporto di contenuti e logistica 157 L
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LE TECNOLOGIE PER L’ORGANIZZATORE E I PARTECIPANTI
I vantaggi dei software gestionali Consentono di informatizzare tutte le procedure, comprese quelle ECM L’organizzazione informatizzata
Le funzionalità specifiche per gli eventi ECM
La gestione delle tante operazioni necessarie per organizzare un congresso è oggi per la maggior parte informatizzata: fra gli organizzatori professionali non c’è probabilmente quasi più nessuno che non si sia dotato di moderni software gestionali per coordinare le procedure operative e logistiche, raccogliere le iscrizioni e inviare le comunicazioni, controllare il flusso degli abstract o fatturare quote di iscrizione e sponsorizzazioni, tanto per elencare alcune delle funzionalità più utilizzate.
I software gestionali per eventi hanno raggiunto livelli di sofisticazione molto elevati e permettono di gestire qualunque aspetto dell’organizzazione congressuale, inclusi quelli propri degli eventi accreditati ECM: sviluppatori e produttori di tali applicativi hanno infatti dedicato alle procedure del sistema di Educazione Continua in Medicina moduli specifici dei propri software, che quindi supportano l’inserimento e il trattamento di tutte le informazioni richieste dall’AGENAS – titolo dell’evento, edizione, crediti assegnati a ogni partecipante, ore di formazione, massimale di
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INFORMATICA
LE TECNOLOGIE PER L’ORGANIZZATORE E I PARTECIPANTI
LE FUNZIONALITÀ DEI SOFTWARE GESTIONALI PER I CONGRESSI Form di iscrizione online
Database partecipanti
Gestione del budget e controllo delle spese
Fatturazione della quota d’iscrizione
Gestione servizi di ospitalità (alberghi, trasporti, programma sociale)
Elaborazione della rilevazione presenze
partecipanti, obiettivi e tipologie formative, ente accreditante, sede, data, codice ECM assegnato all’atto della registrazione preliminare e così via – in modo che i dati raccolti dall’organizzatore siano già allineati con quanto richiesto dal programma ECM.
Software modulari per gestire tutti gli aspetti operativi Il mercato offre un’ampia varietà di software congressuali, che continuano a evolversi per migliorare le prestazioni, aumentare il numero delle funzionalità supportate e accrescere la facilità d’uso da parte degli utenti. In genere i produttori dei software hanno un approccio consulenziale e forniscono i gestionali in versione base aggiungendovi poi moduli e funzionalità specifiche a seconda delle richieste dell’organizzatore. Alcune società di organizzazione congressuale commissionano o sviluppano in proprio moduli o software adatti alle proprie esigenze o a quelle dei clienti. Di seguito una panoramica delle funzionalità più diffuse offerte dai sistemi gestionali.
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Invio di comunicazioni ai partecipanti
Reportistica post evento
Calcolo dei crediti ECM da attribuire a ciascun partecipante
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Anagrafiche, dati e modulistica conformi al sistema ECM
Gestione e archiviazione degli abstract
Elaborazione della documentazione per i partecipanti
Le iscrizioni online e la creazione del database I software congressuali permettono di creare form di iscrizione online con cui i partecipanti si registrano all’evento. Ogni singola voce del form, una volta compilata, entra a far parte di un database dei partecipanti che serve all’organizzatore per espletare le procedure ECM, erogare i servizi predisposti dalla segreteria organizzativa e inviare a ognuno
I software congressuali supportano l’inserimento e il trattamento delle informazioni richieste dal programma ECM già dai form di iscrizione online
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le comunicazioni rilevanti. La compilazione dei vari campi del form è in genere resa obbligatoria proprio per fare in modo che il partecipante fornisca tutte le informazioni necessarie a gestire i diversi passaggi, dall’iscrizione alla fatturazione della quota e fino all’assegnazione dei crediti ECM. È pertanto importante che la raccolta dei dati attraverso i form sia fatta in maniera efficace, efficiente e ponderata per costruire un database completo, coerente e affidabile.
Attività di comunicazione, logistica e fatturazione I gestionali supportano le attività di comunicazione e marketing come l’invio di e-mail promozionali dell’evento, la “call for abstracts”, le comunicazioni di richiesta dei curriculum o gli aggiornamenti logistici e, a congresso concluso, l’invio via email degli attestati di partecipazione a ciascun discente. Anche la gestione dei servizi di ospitalità – alberghi, trasporti, programma sociale – avviene tramite software, così come l’elaborazione della documentazione per i partecipanti – stampa dei badge con il codice a barre per gli accessi registrati, fogli firme – e per la segreteria organizzativa. I gestionali offrono inoltre funzionalità dedicate alla gestione del budget per controllare le spese in corso d’opera, produrre il consuntivo finale e le fatture per le quote di iscrizione versate da ogni partecipante.
Il flusso degli abstract e la loro formattazione per stampa o diffusione digitale Nei congressi dove è prevista la presentazione di lavori scientifici, i gestionali per eventi integrano anche funzionalità per la gestione e l’archiviazione degli abstract. Una volta ricevuti è infatti possibile assegnare loro parole chiave e uniformarne la formattazione per renderli tutti graficamente coerenti. Li si può distribuire ai revisori tenendo conto delle loro categorie e specializzazioni, associarli alla sessione più adatta per la loro presentazione e tenere sotto controllo il flusso delle revisioni per accertarsi che niente vada perduto. La gestione elettronica degli abstract consente di creare il documento degli atti in formato ipertestuale per la distribuzione online o, in alternativa, di prepararlo per la tipografia in caso ne sia prevista la stampa cartacea.
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Rilevazione presenze, esito delle verifiche e assegnazione crediti ECM Il database del gestionale può interagire con i sistemi elettronici utilizzati per il tracciamento delle presenze, come per esempio il badge elettronico: il sistema registra ora di entrata e di uscita accanto al nome di ogni singolo partecipante, garantendo così il controllo necessario per il conferimento dei crediti. E al termine dell’evento sarà il software stesso a calcolare automaticamente i crediti da attribuire a ciascun partecipante, tenendo conto non solo delle presenze ma anche dell’esito della verifica di apprendimento, che potrà essere corretta elettronicamente (nel caso di un questionario a scelta multipla) o manualmente.
La reportistica e le statistiche di fine evento Ulteriori funzionalità sono relative alla reportistica di fine evento: i software gestionali consentono infatti di produrre documenti ed elaborare statistiche, rappresentabili anche tramite grafici, sull’andamento del congresso in termini sia di afflusso di partecipanti sia di valori economici, particolarmente utili per la costruzione dello storico del congresso. ❖
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Come progettare il sito web del congresso Obiettivo del sito è promuovere l’evento, generare interesse e produrre iscrizioni
I
l sito web è il principale strumento di visibilità di un congresso, per lo meno nella fase pre-evento: è una vetrina che lo racconta ai potenziali partecipanti e che serve per proporre loro contenuti che li stimolino a iscriversi, fornire informazioni – logistiche e non – consentire l’iscrizione online e la consultazione del programma. Il suo primo obiettivo è dunque quello di promuovere l’evento, generare interesse e produrre iscrizioni. In seconda battuta il sito deve offrire agli utenti una buona esperienza di navigazione che renda loro facile trovare o fare ciò che serve. Ecco alcuni suggerimenti per costruire un sito efficace.
Le prime due domande cui il sito deve rispondere Il sito deve innanzi tutto rispondere a due domande: dove e quando. Sono le informazioni preliminari che interessano al potenziale partecipante, spesso quelle in base a cui decide se può o meno prendere parte al congresso. Data e luogo devono essere quindi molto evidenti sulla homepage del sito. Nessuno ha voglia di navigare tutto il sito per sapere dove si svolge l’evento. Sembra ovvio, ma non sempre lo è.
Programma e iscrizione ben visibili Poi ci sono il cosa e il come. Il “cosa” si riferisce a cos’è il congresso: programma, temi, sessioni. Il contenuto è la prima ragione che motiva la partecipazione e che determina la
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scelta di iscriversi. Il “come” è invece relativo alla partecipazione: come iscriversi, a quanto ammonta la quota di iscrizione, come si paga e quando. Anche “programma” e “iscriviti” sono elementi che devono quindi avere massima visibilità in homepage.
Tutte le informazioni rilevanti in homepage I social media hanno reso lo “scrolling” – cioè il fare scorrere sullo schermo la pagina web dall’alto in basso – non solo accettabile, ma anche preferibile, soprattutto quando i siti sono visualizzati su smartphone o tablet, i cui piccoli schermi rendono più complicata la navigazione tramite i tradizionali menù in cima alla pagina. Anche a costo di essere “lunga”, la homepage del sito deve quindi contenere tutte le informazioni rilevanti, che poi possono essere approfondite in pagine dedicate, ma che devono essere subito visibili. Le informazioni devono essere bene organizzate con una grafica chiara.
Visualizzazione ottimizzata anche per smartphone Il sito deve essere “responsive”, cioè avere una funzionalità che ne adatti la visualizzazione alla dimensione dello schermo utilizzato dall’utente, ottimizzandola per smartphone e tablet. Poiché il traffico internet da dispositivi mobili ha superato quello da computer fissi, un sito responsive è necessario per garantire una buona esperienza di navigazione al gran numero di utenti che vi accedono da smartphone.
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COME RENDERE PIÙ EFFICACE IL SITO WEB DEL CONGRESSO VISUALIZZAZIONE OTTIMIZZATA PER SMARTPHONE
HOMEPAGE “SCROLLABILE” CON LE INFORMAZIONI RILEVANTI
PROGRAMMA IN PDF MA ANCHE SU PAGINA WEB
PULSANTI E ICONE SOCIAL IN HOMEPAGE
PULSANTI “PROGRAMMA” E “ISCRIVITI” BEN VISIBILI
LE PERSONE DI CONTATTO
DATA E LUOGO DELL’EVENTO COME PRIMA INFORMAZIONE
IL POP-UP DI MARKETING
Il programma non solo in PDF
Le persone di contatto nella segreteria organizzativa
Immediatamente accessibile dalla homepage, il programma deve essere chiaro e dettagliato nelle pagine dedicate, consultabile senza troppi clic, scaricabile e stampabile. Poiché i programmi dei congressi medici sono spesso densi di sessioni – plenarie, parallele, poster, simposi, workshop, etc – gli organizzatori tendono a pubblicarli sul sito in formato PDF, che si scarica e stampa facilmente. Se però il PDF è pesante può diventare un problema consultarlo da smartphone, senza contare che poi il file rimane archiviato nel telefono. Meglio allora riportarne una versione, magari più sintetica, anche sulla pagina web.
I riferimenti della segreteria organizzativa devono essere ben visibili per incoraggiare chi ha dubbi o domande a risolverli con una telefonata o una mail. Consigliabile inserire i nomi delle persone di riferimento: sapere che ci si può rivolgere a una persona, e non solo a un’organizzazione, può risultare più rassicurante.
Inserire i pulsanti social in homepage Se i social media sono parte della strategia di comunicazione dell’evento, o se si vuole stimolare gli utenti a condividere e commentare, occorre evidenziare su quali canali social l’evento ha una propria pagina o hashtag inserendo nella homepage gli appositi pulsanti/icone.
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Il pop-up per chi sta uscendo Sebbene sia uno di quegli elementi di cui non bisogna abusare, il pop-up – cioè quella finestra che appare improvvisamente sovrapponendosi alla pagina web – può essere funzionale al marketing del congresso. I pop-up “di uscita” vengono infatti visualizzati quando l’utente sta per lasciare il sito, attivati dall’accelerazione improvvisa del mouse che segnala l’intenzione di terminare la sessione. Se l’utente non si è iscritto, il pop-up può sottolineare un importante aspetto scientifico dell’evento, un format inedito o un relatore di grande rilievo. Se invece si è iscritto, il pop-up di uscita può chiedergli di iscriversi alla newsletter informativa oppure all’alert per le comunicazioni e gli aggiornamenti organizzativi. ❖
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Wi-fi: gli aspetti da considerare perché funzioni Una copertura wi-fi adeguata alle esigenze deve essere pianificata in anticipo
N
ell’ambito di un congresso, la connessione wi-fi è ormai considerata un servizio scontato tanto quanto il microfono nella sala plenaria. Per assicurarsi che la sede dell’evento fornisca una connessione wi-fi adeguata alle aspettative, l’organizzatore deve pianificare in anticipo le esigenze con cognizione di causa. Ecco i tre concetti base da conoscere e le indicazioni sui fattori da considerare.
1l
arghezza dI banda
Quanti più dispositivi si connettono al wi-fi tanto maggiore è il consumo di dati e quindi la larghezza di banda necessaria per garantirne la trasmissione.
2I
nfrastruttura
Il segnale wi-fi è trasmesso ai dispositivi dei partecipanti dai cosiddetti “hotspot” installati nella location. Se gli hotspot sono datati o troppo pochi, il segnale non sarà sufficiente per tutti e dappertutto.
3s
upporto tecnIco
Qualunque tecnologia funziona solo se ci sono persone che la fanno funzionare.
Il servizio wi-fi deve essere dedicato Non fare mai affidamento sulla connessione dati cellulare 4G o sul wi-fi standard della location per garantire una buona connettività durante l’evento, anche se la tentazione di risparmiare sui costi è forte. Un numero elevato di partecipanti richiede un servizio
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dedicato e se si vuole fornire un wi-fi di qualità è necessario includerne la voce nel budget dell’evento fin dall’inizio.
Quante persone useranno il wi-fi e come Il numero di persone che fanno uso del wi-fi in sede di evento include, oltre ai partecipanti, anche espositori, relatori, fornitori che presidiano la location, staff. Per stabilire qual è la larghezza di banda necessaria, la regola di massima è che sono necessari 8-12 Mbps (megabit per secondo) per 100 utenti “ad alto consumo” di banda e 2-3 Mbps per 100 utenti “a basso consumo” di banda. La valutazione va quindi fatta sul tipo di uso che gli utenti
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faranno del wi-fi: solo un utilizzo generico per navigazione, email e social media oppure anche per app specifiche di interazione con i relatori o gli altri partecipanti?
Prevedere l’uso della connessione e i momenti di picco Per avere chiare le esigenze di connessione e di banda durante l’evento è bene chiedere ai relatori se e come useranno internet per mostrare video, siti web o per sondaggi online, se chiederanno alla platea di usare i propri smartphone e per quali operazioni. Gli espositori potrebbero voler mostrare video, lo staff tecnico potrebbe avere necessità di banda per le applicazioni. Se l’evento ha una propria app bisogna tenerne conto, così come degli eventuali hashtag che invitano i partecipanti a postare contenuti sui social. Attenzione ai momenti di picco, quelli cioè in cui (in genere nelle pause) le persone controllano di più le email e i social o vanno su internet.
Gli ambienti dove ci si può connettere Un altro fattore di valutazione è l’estensione, in termini di superficie, per la quale si rende disponibile la copertura di rete. Idealmente si dovrebbe renderla disponibile in tutte le aree dove è previsto che sia usata: le sale delle sessioni, gli spazi del coffee break, l’area espositva. I punti di accesso a internet (hotspot) servono dai 50 ai 100 utenti su una superficie di circa 270 metri quadrati. Occorre verificare che ce ne siano a sufficienza e che abbiano capacità adeguata alla necessità.
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Cosa richiedere alla sede dell’evento L’organizzatore deve accertarsi che la struttura dove si svolge l’evento sia in grado di soddisfare le necessità di connessione. Eventuali test di velocità del wi-fi effettuati a location vuota non sono da considerare affidabili: l’indicazione di come sarà la connessione durante l’evento è data solo dalla larghezza di banda disponibile.
Meglio acquistare il wi-fi in anticipo L’acquisto del wi-fi è da negoziare subito, in fase di selezione della location. Richiederlo succesivamente, una volta firmato il contratto, risulterà molto più costoso. Consigliabile anche acquistare banda in eccesso piuttosto che in difetto: se all’ultimo momento ci si rende conto che la banda acquistata non è sufficiente, l’upgrade sarà poi molto costoso.
Il wi-fi deve essere facile Per rendere facile l’uso del wi-fi è bene pubblicizzare il nome del network (e se necessaria la password), sui materiali e la segnaletica dell’evento. L’eventuale password deve essere breve e veloce da digitare. Evitare, per esempio, di inserire maiuscole, simboli, numeri (Lwz?F5zX17&) perché l’obiettivo non è proteggere la connessione, ma fare in modo che gli utenti possano usarla agevolmente. Infine, un aiuto in più ai partecipanti meno tecnologici: rendere visibili le istruzioni su come collegarsi al wi-fi nelle aree a maggiore passaggio o concentrazione di persone. ❖
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App dell’evento: le funzionalità da valutare Per scegliere occorre conoscerne i vantaggi per partecipanti e organizzatore
L
a app dell’evento – l’applicazione del congresso che i partecipanti scaricano su smartphone o tablet – è un supporto tecnologico adottato in maniera crescente dagli organizzatori, ai quali facilita una parte del lavoro migliorando nel contempo l’esperienza dell’evento per i partecipanti in termini di consultazione delle informazioni, ricezione delle comunicazioni e interazione con gli altri partecipanti e con i relatori.
Un’elevata percentuale di download Oggi le app dei congressi medico-scientifici, per lo meno di quelli più grandi e complessi, sono scaricate mediamente da più di metà dei partecipanti (non ci sono dati ufficiali, ma alcuni organizzatori congressuali indicano il 60-70% di download) a conferma di un diffuso apprezzamento dello strumento nonché di un cambio generazionale che ha reso più facile l’adozione delle tecnologie digitali da parte dei partecipanti.
Chiarirsi le idee per selezionare la giusta app Il mercato è ricco di proposte, e per selezionare il prodotto e il fornitore più adatto alle esigenze del proprio evento occorre avere un’idea chiara di cosa può fare una app per i partecipanti e per l’organizzatore, di quali sono i bisogni che intercetta e con quali funzionalità e di come deve essere promossa e monitorata per misurarne i risultati.
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I vantaggi di avere una app del congresso
1S
oddisfa l’aspettativa dei partecipanti
Il ruolo dello smartphone nella vita quotidiana è ormai tale che le persone si aspettano di poterlo usare anche per accedere ai contenuti di un congresso, trovarvi le informazioni rilevanti ed effettuarvi almeno le operazioni di base (costruire l’agenda, visualizzare il programma, consultare le mappe geolocalizzate, etc).
2C
oinvolge i partecipanti
Quella del coinvolgimento dei partecipanti non è solo una frase fatta: concretamente significa che la app può aiutare l’organizzatore a fare in modo che le persone prestino attenzione alle informazioni (pratiche, logistiche, di contenuto, di opportunità) sul congresso e le facciano proprie per sfruttarlo al meglio ed esserne quindi più soddisfatti.
3R
iduce i costi e aumenta la sostenibilità
Ridurre l’utilizzo di carta significa non solo contenere l’impatto ambientale, ma anche ridurre le spese. È sufficiente calcolare quanto costa stampare programmi, materiali e agende degli eventi per tutti i partecipanti, incluse le ristampe dovute a cambiamenti dell’ultimo minuto, per rendersi conto di quanti soldi può fare risparmiare un’app.
4S
emplifica il lavoro dell’organizzatore
Un’applicazione mobile elimina il lavoro manuale di editing di programmi e materiali
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perché tutti i cambiamenti vengono aggiornati istantaneamente. La app consente inoltre di inviare annunci e informazioni dell’ultimo minuto raggiungendo in tempo reale i partecipanti.
5G
enera interazione con i relatori
Attraverso la app, i partecipanti possono fare domande ai relatori o rispondere alle loro domande durante la sessione, prenotare la propria partecipazione alle sessioni e costruire la propria agenda personalizzata oppure prendere appuntamento con i relatori per incontri one-to-one. Questi processi risultano semplificati, gravano meno sulle segreterie organizzative e facilitano il lavoro di tutti.
6F
acilita la raccolta dei feedback
La app può essere dotata di funzionalità che consentono ai partecipanti di esprimere la propria opinione su una miriade di aspetti del congresso: dalla valutazione della qualità dell’evento (richiesta per gli eventi ECM), all’eventuale giudizio sull’albergo, fino alla compilazione dei test di verifica dell’apprendimento, obbligatori per eventi ECM con meno di 200 partecipanti.
7R
ende sempre accessibili programma
scientifico, abstract e poster
La app in genere contiene l’elenco completo delle sessioni, i link di approfondimento sui curriculum dei relatori e gli abstract degli interventi. Gli abstract possono essere scaricati e conservati così come i poster, anch’essi resi disponibili sulla app.
8F
ornisce le mappe per orientarsi
Una buona segnaletica in sede d’evento resta fondamentale, ma una mappa virtuale dell’area congressuale, incluse l’area espositiva e l’area poster, permette ai partecipanti di orientarsi facilmente per raggiungere la sala, lo stand o il poster di loro interesse.
9F
acilita le aziende sponsor
La app è apprezzata anche dalle aziende sponsor, che possono evitare di stampare migliaia di opuscoli informativi sui loro prodotti: una funzionalità molto utilizzata è infatti quella dell’area espositiva virtuale, dove le aziende caricano tutti i propri materiali, che i partecipanti possono visualizzare direttamente o attraverso i codici QR esposti negli stand dei singoli espositori e scaricare.
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Le considerazioni che guidano la scelta della app La facilità d’uso per i partecipanti La prima considerazione da fare su una app prima di adottarla per il proprio evento è quella della facilità d’uso per il partecipante: se le persone non vi trovano velocemente ciò che cercano o non capiscono come funziona, la app si rivelerà un investimento sbagliato. Nelle app degli eventi l’aspetto che determina come e quanto sono realmente utilizzate non è il numero di funzionalità che offrono, ma la loro usabilità, cioè la capacità di offrire all’utente una buona esperienza d’uso in termini pratici.
La facilità di gestione per l’organizzatore La seconda considerazione è relativa alla facilità di gestione e aggiornamento da parte dell’organizzatore. Per esempio: qual è il processo richiesto dal fornitore per apportare cambiamenti alla app? Quanto tempo intercorre fra la richiesta di un aggiornamento e la sua effettiva visualizzazione da parte degli utenti? La app è legata (o può essere legata) alla piattaforma di iscrizione, affinché i dati fluiscano dai form di registrazione che risiedono sul sito del congresso alla app senza necessità di aggiornamenti manuali?
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I VANTAGGI DELLA APP PER L’EVENTO
Azzeramento spese di stampa
Funzionalità interattive
Comunicazioni Compilazione in tempo reale questionari
Mappe della location
Il programma sempre in tasca
Materiali degli sponsor
Feedback sull’evento
Abstract e poster a portata di mano
La possibilità di caricare file di diversi formati La maggior parte delle informazioni relative all’evento in genere viene resa disponibile sulle pagine della app, ma ci sono alcune tipologie di contenuto che necessitano di altri formati (file pdf, fogli excel etc). L’organizzatore deve assicurarsi che la app sia dotata di funzionalità che gli permettano di caricare, aggiornare e organizzare facilmente file nei diversi formati.
La sincronizzazione su più dispositivi Per il partecipante la gestione dei contenuti è più semplice se la app è abilitata a sincronizzare le informazioni su più dispositivi: prima dell’evento, per esempio, può essere più comodo vedere il programma o la lista dei partecipanti sullo schermo di un computer, e se la app è integrata al desktop ognuno può compilare la propria agenda personalizzata (altra funzionalità che fa la differenza in una app) dal computer di casa o dell’ufficio e ritrovarla tale e quale sullo smartphone.
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Come stimolare i partecipanti a scaricare la app I partecipanti al congresso devono essere sollecitati a scaricare la app. È necessaria quindi una strategia di promozione: prima dell’evento, la app può essere promossa contestualmente all’apertura delle registrazioni, includendo un link nelle email di invito o sul sito, oppure nella pagina web della registrazione. Durante l’evento, il QR code che porta alla pagina di downolad della app può essere stampato su tutta la cartellonistica di accoglienza. Lo staff in loco può contribuire alla promozione ricordando ai congressisti che la app è disponibile e aiutando chi è in difficoltà a capirne le funzionalità.
La app deve essere usata, non solo scaricata Una volta che i partecipanti hanno scaricato la app, occorre fare in modo che la usino. E compito di una app non è solo fornire informazioni (sarebbe un mero sostituto del supporto cartaceo), ma anche coinvolgere i partecipanti. Occorre quindi considerare se la app è abilitata a inviare notifiche push per allertare i partecipanti su cambiamenti organizzativi, se consente la votazione in tempo reale o l’invio di domande ai relatori; se è abilitata alla lettura dei codici QR per visualizzare i materiali delle aziende sponsor e, infine, se è integrata ai principali social media o se permette di costruire un social network al proprio interno con cui i partecipanti si possono connettere fra loro: il networking, dopo tutto, è uno dei motivi principali per cui si partecipa a un congresso.
Misurare i risultati oltre il numero di download Chi investe in una app per l’evento deve poterne poi misurane i risultati, ben oltre il semplice numero di download (legato alla comunicazione) ma sull’effettivo utilizzo. Se il 70% dei delegati ha scaricato la app ma l’ha usata solo una volta nel corso dell’intero congresso significa che qualcosa non ha funzionato. L’aspetto da valutare prima di acquistarla è quindi la capacità della app di rilevare come e quanto i partecipanti ne utilizzano le diverse funzionalità e di riportare i dati con uno strumento di reportistica per l’analisi post evento. ❖
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Le tecnologie a supporto di contenuti e logistica L’innovazione che migliora la didattica e il marketing degli sponsor
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congressi beneficiano dell’innovazione tecnologica, che rende più efficaci i processi organizzativi e offre ai partecipanti un’esperienza di apprendimento e networking integrata. Ma oltre alle ormai comuni app del congresso, quali altre tecnologie si sono già diffuse o si stanno diffondendo? Di seguito una breve (e sicuramente non esaustiva) panoramica di alcune tecnologie che può valere la pena considerare per il proprio congresso medico-scientifico.
Il geofencing per l’accoglienza e la sicurezza Il geofencing è un servizio che costruisce un perimetro virtuale intorno a un’area geografica definita (albergo, centro congressi, location, etc) e che, quando un dispositivo mobile che usa il servizio – integrabile nella app dell’evento – entra o esce dal perimetro può inviare una notifica. Per esempio, il perimetro virtuale “avvisa” l’organizzatore quando il partecipante
Dal geofencing ai beacon, dagli ologrammi alla realtà aumentata, le tecnologie innovative facilitano apprendimento, comunicazione e logistica
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(che ha scaricato la app dell’evento e dato il consenso al servizio) varca la soglia del centro congressi, così da effettuare automaticamente la registrazione e fargli trovare il badge pronto appena arriva al desk. Oppure, quando entra nel perimetro virtuale della location, il partecipante riceve notifiche che gli indicano il percorso per arrivare alla sala cui è diretto. O ancora, la tecnologia permette di “taggare” le attrezzature congressuali o i dispositivi degli sponsor, e se escono dal perimetro senza autorizzazione l’organizzatore ne viene informato automaticamente.
La realtà aumentata per approfondire i casi clinici È la tecnologia che consente di sovrapporre elementi multimediali a ciò che si sta guardando attraverso un qualsiasi display (smartphone, occhiali intelligenti, etc) aggiungendo informazioni alla scena reale. La realtà aumentata può essere utilizzata per rendere più realistico l’apprendimento nelle simulazioni di casi clinici: per esempio, i partecipanti possono puntare la fotocamera del proprio smartphone (attraverso un’apposita app) su un manichino da esercitazione in modo da visualizzare informazioni, video o immagini che li aiutino a formulare una diagnosi.
I beacon per il marketing degli sponsor Sono piccoli trasmettitori radio che utilizzano il segnale bluetooth per inviare notifiche agli smartphone abilitati a riceverli:
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posizionabili ovunque, i beacon sono usati dagli organizzatori per monitorare in tempo reale i movimenti dei partecipanti, identificare le aree più affollate, i picchi di flusso in una sala o area specifica oppure le code nell’area catering. Servono anche per inviare ai partecipanti aggiornamenti non appena entrano nel raggio d’azione (massimo 50 metri) di un trasmettitore specifico, magari quello all’ingresso di una sala dove il programma è cambiato. I beacon sono utili anche alle aziende sponsor: quando collegati ai dati di registrazione dei partecipanti, possono indicare agli espositori chi è la persona ferma al loro stand, oppure permettere di inviare messaggi a chi si trova entro una certa distanza dalla loro postazione. Perché la tecnologia funzioni è necessario che i partecipanti scarichino la app apposita e vi si registrino, ma alcune app per eventi la integrano direttamente.
lasciare commenti o valutarli, e le postazioni di lettura permettono di effettuare ricerche per parole chiave e quindi di visualizzare immediatamente i poster di interesse. Gli autori possono caricare online i propri lavori risparmandosi l’incombenza di stampare e trasportare i rotoli cartacei.
Gli e-poster che semplificano la consultazione
Ricaricare i dispositivi mobili in modalità wireless
In molti casi sostituiscono ormai i poster stampati su supporti cartacei: gli e-poster ne sono la versione digitale in alta definizione, riprodotta su schermi touch installati su appositi totem. In genere sono file in Power Point che integrano anche brevi video, rendering o animazioni, come per esempio rotazioni di modelli in 3D per rendere la presentazione visivamente più efficace. I poster digitali danno la possibilità a chi li consulta di
Alcuni centri congressi e sedi per eventi installano, nei foyer e nelle aree comuni, stazioni di ricarica per dispositivi mobili, ma la tecnologia ha fatto un’ulteriore passo avanti e ora lo “standard” è costituito dalle stazioni di ricarica senza fili. Sono basate sul principio dell’induzione elettromagnetica, e ricaricano le batterie dei dispositivi vicini senza bisogno del cavo di connessione. Certamente apprezzate dai partecipanti. ❖
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Ologrammi per portare in sala relatori lontani Una tecnologia efficace per arricchire l’esperienza dei partecipanti e i contenuti degli eventi è quella olografica, grazie alla quale gli organizzatori possono includere nei programmi anche i contributi di relatori che non presenziano fisicamente all’evento con un livello di realismo e di interazione con la platea quasi pari alla presenza reale. La tecnologia è ancora molto costosa, ma è probabile che in futuro i prezzi diventeranno più accessibili.
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L’organizzazione del congresso 160 L a gestione degli spazi congressuali e professioni che servono a realizzare il congresso 163 L osa deve fare lo staff: i controlli prima dei via 167 C estione del rischio e regole di sicurezza 170 G ostenibilità: come ridurre l’impatto degli eventi 172 S
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L’ORGANIZZAZIONE DEL CONGRESSO
La gestione degli spazi congressuali Allestimento della location, dell’area poster e dell’area espositiva: le cose da sapere L’allestimento generale della location La sede dell’evento deve essere allestita con l’obiettivo primario di garantirne una fruizione agevole da parte dei partecipanti in ogni momento del programma. Allestimenti poco razionali possono creare rallentamenti in fase di registrazione o di ritiro dei badge, all’entrata o all’uscita delle sale, durante il coffee break o il pranzo. Viceversa, allestimenti efficaci possono potenziare la circolazione dei partecipanti in zone come l’area espositiva o l’area poster, il cui successo si basa sull’afflusso di visitatori. Ecco qualche suggerimento.
10
indicazioni su come sfruttare al meglio la location
1P
revedere semPre il soPralluogo
Le schede tecniche descrittive degli spazi non ne sostituiscono l’esperienza diretta, necessaria per rendersi conto della reale capienza e di come orientare i flussi di passaggio dei partecipanti.
2s
Pazi adeguati Per tutte le attività
Una sala plenaria molto ampia non rende una location adatta a un evento di grandi numeri se poi l’area espositiva è piccola o se il foyer non permette di allestire un’area catering di dimensioni adeguate. Una location da 1.000 persone deve avere tutti gli spazi dimensionati per quel numero, non solo la plenaria.
3l
e soluzioni logistiche Più adatte
Il confronto con lo staff della location è sempre consigliato: nessuno conosce il centro congressi o l’albergo sede dell’evento meglio del personale che ci lavora e che è in grado di suggerire le soluzioni logistiche più adatte alle esigenze specifiche.
4i
l desk informazioni all’ingresso
La segnaletica non può sostituire l’essere umano in quanto a chiarezza ed esaustività delle informazioni. Posizionare un banco informazioni proprio all’ingresso della sede dell’evento evita perdite di tempo a partecipanti e relatori.
5m
oltiPlicare i Punti di servizio
Allestire più punti per uno stesso servizio, a prescindere dal numero di partecipanti. Per esempio, tre desk di registrazione, tre punti di ritiro dei badge, tre angoli per il ristoro e così via. In questo modo si evitano file, ritardi e irritazione dei partecipanti.
6i
l Posto del coffee break
Aspetti da considerare quando si sceglie il luogo dove allestire i tavoli per il coffee break: è chiara la direzione della fila? Si creeranno assembramenti? I camerieri avranno abbastanza spazio per allestire e servire? Domande di questo tipo aiutano a evitare gli errori più comuni.
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7v
alorizzare tutti gli sPazi
Soprattutto nelle aree espositive ci sono sempre alcune zone più sacrificate di altre, magari perché più distanti dagli ingressi o perché relegate in fondo alla sala. Per crearvi passaggio e garantire visibilità a tutti vi si possono collocare desk di servizio oppure tavoli con il rinfresco.
ai contenuti. È quindi consigliabile fornire agli autori indicazioni su come realizzarlo: quali sezioni prevedere, come organizzare i contenuti, come impostare titolo e sottotitolo – fermo restando che gli autori sono liberi di dare al poster l’aspetto che preferiscono.
2f
ormato e caratteristiche
8a
rea esPositiva e aera Poster insieme
Un modo efficace di sfruttare il passaggio dei partecipanti è riunire area espositiva e area poster in un unico grande open space: in questo modo chi va a consultare i poster transita anche di fronte agli stand e viceversa.
9s
eParare i servizi
Per una rapida gestione dei flussi di partecipanti è bene tenere separati i servizi. Per esempio, riservando il desk di segreteria per le procedure tecniche e prevedendo altri desk per assistenza e informazioni.
10 s
egnaletica chiara
Cartelli visibili, frecce, indicazioni chiare: una segnaletica efficace è un servizio ai partecipanti e un essenziale fattore di fluidità logistica. Per esempio, è sempre bene segnalare in quale sala si tiene quale sessione e a che ora, oppure dove sono posizionati gli stand dei singoli sponsor.
L’allestimento dell’area poster In un congresso medico-scientifico, il poster è un manifesto stampato dove l’autore pubblica i risultati delle proprie ricerche o un caso studio seguito. I poster – in un grande congresso possono essere anche migliaia – vengono esposti in un ambiente comune aperto ai partecipanti, che li leggono e ne discutono i contenuti con gli autori nel corso delle “sessioni poster”. Queste sessioni sono un aspetto rilevante del programma scientifico: per i ricercatori sono un’occasione di visibilità e per chi li consulta un’opportunità di aggiornamento professionale. Compito dell’organizzatore è facilitare gli autori nella produzione e allestimento dei poster e gestirne l’area affinché sia il più funzionale possibile.
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indicazioni su come valorizzare i poster e la loro fruizione
1s
Piegare come realizzare il Poster
L’efficacia di un poster è molto legata alla capacità dell’autore di dare una forma grafica
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In Italia il formato più diffuso per i poster è 70x100 cm, con orientamento verticale. Si possono utilizzare anche altri formati, ma attenersi agli standard evita complicazioni agli allestitori e contiene i costi di stampa. Agli autori devono essere fornite anche le indicazioni tecniche: risoluzione delle immagini, tipo di carattere e sua dimensione.
3d
ove stamPare i Poster
Per agevolare i processi è bene individuare uno stampatore nelle vicinanze del centro congressi dove gli autori possono fare stampare il loro poster se non è già pronto. L’ideale è che possano riceverlo in albergo o presso la location, così da doverlo solo appendere.
4s
Pazi visibili e numerati
Gli spazi dove affiggere i poster devono essere ben visibili e numerati. Durante le fasi di allestimento e ritiro dei poster l’area deve essere presidiata da membri dello staff per l’assistenza agli autori in caso di necessità.
5i
l codice identificativo
Quando (prima dell’evento) il poster viene accettato l’autore riceve comunicazione del codice identificativo attribuitogli cui è associato lo spazio nell’area poster a lui riservato.
6f
ornire tutto l’occorrente
A seconda del materiale impiegato per i pannelli, è una buona idea attrezzare l’area poster con una scorta di chiodini, puntine, nastro biadesivo e simili per appenderli. Prevedere la presenza di un membro dello staff per l’assistenza.
7t
emPi di allestimento e disallestimento
Precisare gli orari in cui gli autori possono allestire i propri poster prima dell’inizio dei lavori e ritirarli al termine del congresso.
8g
li incontri con gli autori
Per dare a tutti i partecipanti la possibilità di partecipare alle sessioni poster è bene fissare in anticipo l’agenda degli incontri con gli autori in più momenti per evitare sovraffollamenti.
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9P
oster digitali
I poster possono anche essere presentati in forma digitale su monitor o touch screen. In tal caso occorre dare per tempo agli autori le specifiche tecniche per caricare il loro materiale (tipo di file, peso massimo dei file, supporto da utilizzare). I poster digitali possono essere scaricati dai partecipanti tramite smartphone.
10 v
otare il Poster migliore
Le app dei congressi sono spesso dotate di una funzione che permette di votare i poster migliori. Per migliorare l’interattività dell’area poster si possono incentivare i partecipanti a valutare i lavori esposti e porre domande agli autori.
L’allestimento dell’area espositiva L’area espositiva di un congresso è quella dove trovano posto gli stand che le aziende sponsor allestiscono per presentare le proprie novità di prodotto. Le dimensioni di quest’area variano, ma negli eventi più grandi possono essere piuttosto estese, come in una fiera vera e propria. Gli stand possono presentare macchinari voluminosi (per esempio quelli per la diagnostica) o ospitare presentazioni che richiamano molte persone. La logica della gestione dell’area è quella fieristica: l’agenzia che organizza il congresso incarica un allestitore di costruire gli stand e coordina le operazioni.
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indicazioni su come organizzare gli stand degli espositori
stand, impianti di illuminazione, macchinari degli espositori e così via).
4i
modelli di stand
L’organizzatore del congresso solitamente propone agli espositori la scelta fra uno o due tipi di stand diversi per misure, dotazioni e costi. Alcune aziende avranno poi richieste specifiche in base a ciò che devono esporre o alle attività che vogliono condurre nello stand.
5c
oordinamento degli allestimenti
Nell’ambito di uno stesso congresso in genere si affida l’allestimento di tutti gli stand a un’unica società specializzata. La segreteria organizzativa deve quindi interloquire con gli espositori e fare da collegamento con l’allestitore per specificare quanto necessario a ognuno.
6e
sPosizione di macchinari
Se ci sono aziende che espongono macchinari è necessario accertarsi che siano sempre presenti in loco i tecnici addetti. Occorre garantire un’adeguata sorveglianza e informarsi con la location e con gli sponsor circa le coperture assicurative in caso di danni o furti.
7i
l risPetto delle scadenze
Per organizzare un’area espositiva tutti devono rispettare le scadenze. Gli allestitori devono montare gli stand entro una certa data, perciò le aziende hanno una scadenza precisa per confermare adesione e necessità tecniche. Nel dare le scadenze è meglio lasciare sempre uno o due giorni di margine per gli imprevisti.
8t
emPi di allestimento e disallestimento
1i
ndividuare l’area giusta
L’area della location dove allestire la parte espositiva del congresso deve essere facilmente accessibile e commisurata non solo al numero di stand che deve ospitare, ma all’intero flusso di persone che si prevede la visiteranno.
Comunicare agli espositori orari e modalità di accesso all’area espositiva per preparare gli stand e per disallestirli a fine evento. Un’area medio-grande, con un centinaio di stand, può richiedere anche un paio di giorni di lavoro, se necessario in notturna per ottimizzare i tempi.
2i
9l
l soPralluogo di valutazione
Anche per l’area espositiva è necessario effettuare un sopralluogo, magari accompagnati dall’allestitore, per valutare cosa si può e non si può fare nello spazio individuato e trovare le soluzioni più adatte alle esigenze.
3l
o sPazio di carico e scarico
Occorre verificare che l’area espositiva offra spazi sufficientemente ampi per movimentare merci e colli ingombranti (pannelli e arredi degli
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a maPPa dell’esPosizione
Quanto più grande è l’esposizione tanto più apprezzata ne è la mappa, che si può fare sia stampare sia caricare sulla app dell’evento rendendola consultabile da smartphone.
10 a
ssistenza continua
Location e allestitore devono avere almeno un membro dello staff presente nell’area espositiva in ogni momento del congresso per rispondere alle richieste degli espositori.
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Le professioni che servono a realizzare il congresso Le figure specializzate da coinvolgere e il contributo che portano all’organizzazione Il lavoro corale che c’è dietro all’evento Alla realizzazione di un congresso partecipano, oltre al committente, al provider se si tratta di un evento ECM e all’agenzia organizzativa, anche una serie di figure professionali specializzate nella gestione dell’uno o dell’altro aspetto tecnico, logistico o di comunicazione, che in genere collaborano al progetto in veste di fornitori dell’agenzia di organizzazione congressuale. Ogni agenzia con una consolidata presenza sul mercato ha un proprio parco fornitori, composto da imprese o singoli professionisti con cui il rapporto di collaborazione è testato e collaudato. Di seguito proponiamo alcune delle professioni più comunemente coinvolte nell’organizzazione e gestione di un congresso medico-scientifico: la lista non è esaustiva, ma dà un’idea del lavoro corale che c’è dietro all’evento.
La tecnologia sta cambiando processi organizzativi, canali di comunicazione e format congressuali, rendendo necessarie nuove figure professionali
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➮ ALLESTITORI Sono società di designer, grafici, architetti, fabbri, falegnami, elettricisti e tecnici esperti nella progettazione e realizzazione di stand per fiere ed esposizioni, palchi per sale congressuali, scenografie e costruzioni speciali. Curano l’intero progetto, dall’idea creativa alla produzione finale, inclusi la scelta dei materiali e dell’illuminazione, il montaggio e lo smontaggio nonché il trasporto da e verso la sede del congresso.
➮ REGISTI E TECNICI AUDIO-VIDEO Anche i congressi hanno i loro registi, specializzati nel coordinare e utilizzare al meglio le tecnologie per dare agli interventi dei relatori un impatto “scenico”. Proiezioni su grandi schermi, luci di scena, presentazioni interattive, microfoni, effetti sonori, trasmissioni in alta definizione di interventi dalla sala operatoria contribuiscono alla riuscita dell’evento e sono resi efficaci da un’esperta regia audiovisiva e da tecnici qualificati.
➮ HOSTESS E STEWARD Sono il cosiddetto personale di sala, indispensabile per qualunque congresso: accolgono e indirizzano i congressisti, distribuiscono materiale didattico e informativo, consegnano e ritirano i fogli firme, monitorano le sessioni e offrono assistenza a partecipanti, relatori ed espositori. Hostess e steward sono “forniti” da agenzie specializzate oppure reclutati direttamente dall’organizzatore. Nel caso di eventi internazionali devono conoscere le lingue per comunicare con i partecipanti stranieri.
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➮ PROFESSIONISTI DEL CATERING Sono specializzati nel preparare, allestire e servire pasti e rinfreschi di qualunque genere e in qualunque situazione, anche le più complesse: in effetti non è banale trasportare e conservare cibi e bevande in location prive di cucine e frigoriferi, oppure produrre un rinfresco per centinaia di persone che non sfori il budget concordato. I professionisti del catering sono essenziali per la preparazione di pasti di qualità che tengano anche conto delle diverse esigenze in tema di intolleranze alimentari, regimi alimentari specifici e consuetudini religiose. E soprattutto che vengano serviti nei tempi giusti.
➮ INTERPRETI SIMULTANEI Rendono possibile la comunicazione fra persone di lingue diverse e il loro lavoro, nei congressi medico-scientifici, accademici e politici, è fondamentale. L’efficacia dell’interprete sta nella padronanza dei lessici specialistici (basti pensare ai termini medici) e nella capacità di comprendere rapidamente il parlato in una lingua e riprodurlo fedelmente e con sicurezza in un’altra. Gli organizzatori congressuali in genere si rivolgono ad agenzie specializzate in interpretariato che hanno in portafoglio professionisti madrelingua competenti nei diversi settori.
➮ RESPEAKER Sono i professionisti esperti di respeakeraggio, cioè la tecnica di trascrizione del parlato attraverso software di riconoscimento linguistico. Il loro compito è trasformare in testo scritto gli interventi verbali dei relatori allo scopo di produrre atti congressuali e resoconti, ma anche sottotitoli in tempo reale da proiettare sul palco a beneficio delle persone non udenti.
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Le professioni emergenti negli eventi Anche nel campo dei congressi si stanno affermando specializzazioni che prima non esistevano e che nascono soprattutto per gestire le complessità portate della tecnologia. Mentre i fondamentali del congresso quale momento aggregativo per la condivisione della conoscenza rimangono infatti inalterati, la tecnologia sta cambiando i processi organizzativi, i canali di comunicazione e i format dell’esperienza congressuale, rendendo necessarie nuove funzioni in aggiunta a quelle esistenti. Ecco qualche esempio.
➮ L’ANALISTA DEI DATI DELL’EVENTO L’uso delle tecnologie digitali nell’organizzazione e gestione del congresso sta moltiplicando la quantità di dati che ogni singolo evento produce: dai dati di registrazione a quelli di accesso alla location, dalle votazioni elettroniche all’uso della app dell’evento, dagli abstract caricati sul sito ai flussi di partecipazione alle diverse sessioni, il patrimonio di informazioni cui attingere comincia a essere davvero imponente. Agli analisti quindi il compito di raccogliere i dati e tradurli in informazioni rilevanti per il committente del congresso e per l’agenzia che lo organizza, la quale grazie ai dati può misurare l’efficacia dei diversi aspetti dell’evento e migliorarli ulteriormente.
➮ IL DESIGNER DEL CONGRESSO Il suo compito è progettare il congresso partendo dagli obiettivi del committente: sceglie i format delle sessioni, valorizza l’esperienza dei partecipanti, verifica il rispetto del budget, misura i risultati. È una figura che
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esiste, ma di cui la tecnologia sta estendendo il raggio d’azione: il designer di eventi è oggi quel professionista che sa combinare elementi di progettualità creativa con solide conoscenze su come migliorare i format e i processi di apprendimento dei partecipanti attraverso piattaforme e dispositivi tecnologici.
➮ IL SOCIAL MEDIA MANAGER Anche nel contesto dei congressi medicoscientifici i social media sono oggi uno dei principali mezzi per coinvolgerne attivamente i partecipanti prima, durante e dopo lo svolgimento dell’evento. Il social media manager entra nel team dell’evento portandovi la conoscenza delle dinamiche che governano le diverse piattaforme social. Non basta, infatti, postare la locandina dell’evento su Facebook per garantirsi un ritorno: occorre costruire community online, gestirle, fornire spunti e contenuti, trasformare gli utenti in partecipanti e, naturalmente, curare la diretta (su Twitter per esempio) del congresso a beneficio dei follower anche distanti.
➮ IL MANAGER DEL VIRTUALE Un numero crescente di congressi viene reso fruibile almeno in parte anche online per ampliare la partecipazione rendendola possibile anche da remoto. Il fenomeno avrà sempre maggiore rilevanza in futuro e la figura del professionista specializzato nella progettazione della “parte virtuale” del congresso si comincerà a diffondere. Fra i suoi compiti, per esempio, ci sarà quello di identificare il pubblico “remoto” da invitare all’evento, di selezionare la piattaforma o l’ambiente virtuale da utilizzare e di progettare i servizi legati alla partecipazione online.
➮ IL RESPONSABILE
DELLA SOSTENIBILITÀ
Quanto più si affermerà l’esigenza di ridurre l’impatto ambientale e sociale degli eventi tanto più saranno necessarie figure specifiche incaricate di individuare e adottare soluzioni di sostenibilità. Questi professionisti dovranno analizzare le fasi dell’organizzazione e della produzione del congresso, stabilire le migliori pratiche per contenerne l’impatto ambientale e sociale e lavorare in collaborazione con tutti i soggetti coinvolti (location, fornitori etc) per garantirne l’adozione.
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Servizi tecnici: quando tutto deve funzionare al momento giusto Servizi e attrezzature tecniche sono la grande incognita di tutti i congressi: funzionerà tutto a dovere? Computer che non si accendono, presentazioni che non si caricano, video che rimangono muti, chiavette USB che non vengono rilevate, altoparlanti che gracchiano sono inconvenienti molto comuni dati da guasti improvvisi, incompatibilità fra dispositivi, errori umani e chissà cos’altro. Ecco qualche suggerimento per cercare di contenere il più possibile l’eventualità dell’imprevisto tecnico.
➮ LA QUALITÀ È UN INVESTIMENTO La qualità si paga, e i servizi tecnici e tecnologici di un congresso sono proprio quelli su cui non conviene lesinare nulla. I soldi spesi per noleggiare luci, proiettori o megaschermi performanti o per pagare tecnici bravi e capaci devono essere considerati un investimento in tranquillità per garantirsi che dal punto di vista tecnologico tutto funzionerà a dovere.
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➮ FORNITORI COLLAUDATI DALLA LOCATION
Alberghi e centri congressi hanno quasi sempre i propri fornitori nell’ambito dei servizi tecnici. Affidarsi a loro significa quasi certamente ricorrere a professionisti seri e collaudati, perché nessuna location seria rischierebbe la reputazione proponendo ai clienti tecnici poco competenti. Il risvolto della medaglia è che in questo modo la possibilità di negoziare costi e contenuti del servizio è pressoché nulla.
➮ SAPERE COSA OFFRE IL MERCATO La tecnologia fa passi da gigante e sul mercato ogni poche settimane arriva qualcosa di nuovo. È bene dunque confrontarsi con il service tecnico per aggiornarsi sulle novità, sapere cosa offre il mercato e quali attrezzature sono più adatte alle esigenze, e con la location per sapere di cosa dispone e cosa mette a disposizione. Non è detto che dal tradizionale videoproiettore per le slide non si possa passare ai relatori in ologramma che intervengono al congresso mentre stanno seduti nel proprio ufficio all’altro capo del mondo.
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➮ PROVARE TUTTO PRIMA Non importa quanto bravi e competenti sono i tecnici: il responsabile dell’evento non lascia nulla al caso e prima delll’inizio prova sempre tutto, soprattutto quando si tratta di tecnologia: testa tutte le luci, proietta tutte le slide almeno una volta, controlla che le chiavette USB vengano lette correttamente, che la connessione internet funzioni, che il videoproiettore non dia problemi, che i microfoni facciano il loro dovere. Provare ogni elemento tecnico qualche ora prima dell’evento può risparmiare brutte sorprese a evento iniziato.
➮ ASSISTENZA CONTINUATIVA È bene fare in modo che in ogni sala ci sia sempre un tecnico per l’assistenza e che nella plenaria ce ne siano almeno due, oltre a quelli che presidiano la cabina di regia. L’assistenza continuativa alza i costi, ma anche in questo caso sono sono soldi ben spesi perché garantiscono il pronto intervento in caso di qualunque imprevisto (computer che si blocca, audio che non parte, proiettore che salta, microfono che fischia…).
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Cosa deve fare lo staff: i controlli prima del via Personale correttamente briffato offre un servizio e un’accoglienza senza sbavature
I
l congresso è un evento complesso a cui lavorano, oltre al team organizzativo, anche una serie di persone specificatamente ingaggiate, o messe a disposizione dalla location, per gestire in loco tutti gli aspetti operativi, tecnici e logistici dell’evento interfacciandosi con partecipanti, relatori ed espositori. Prima che si aprano le porte ai congressisti è necessario che l’organizzatore responsabile del progetto riunisca tutte queste persone per dare loro le istruzioni operative.
1r
iPassare tutto il Programma, dall’arrivo
dei partecipanti alla loro partenza, per dare a tutti una visione d’insieme dell’evento.
icaPitolare qual è il comPito di ognuno
e stabilire con chiarezza chi fa cosa e dove.
Il brief deve coinvolgere chiunque abbia un ruolo attivo nell’evento: addetti ai desk
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Gli obiettivi del brief sono sostanzialmente tre:
2r
Chi coinvolgere nel brief operativo
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di registrazione e informazioni, segreteria organizzativa, hostess e steward presenti nelle sale, addetti al guardaroba e ai parcheggi, personale del servizio catering, tecnici dell’audio/video, traduttori e personale di supporto.
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3m
otivare le Persone sul lavoro
da svolgere durante l’evento.
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TRE COMPITI STRATEGICI DA ASSEGNARE ALLO STAFF PER FARE LA DIFFERENZA Le persone di staff sono le prime – e spesso le uniche – con cui i partecipanti all’evento entrano in contatto: selezionare i collaboratori giusti è quindi una delle decisioni più importanti che l’organizzatore è chiamato a prendere. Ma per fornire al committente e ai partecipanti un servizio che risponda alle aspettative è necessario che l’assegnazione delle mansioni allo staff sia fatta in modo strategico, per anticipare le esigenze e facilitare i processi durante e dopo l’evento. Ecco tre esempi.
1 raccogliere feedBacK in tempo reale
Negli eventi, soprattutto se di più giorni, è importante monitorare il sentiment dei
partecipanti in tempo reale. Assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con i partecipanti, raccogliendone il feedback sui diversi aspetti e nei diversi momenti dell’evento, serve per fare le eventuali necessarie correzioni in corso d’opera e per acquisire informazioni che saranno utili per la successiva edizione del congresso
2 facilitare l’interazione
Dedicare una o più persone dello staff a formare piccoli gruppi di interazione fra i partecipanti. Il compito è quello di facilitare il networking e il coinvolgimento con momenti di aggregazione
informali, che attraverso la discussione comune possono anche contribuire a riprendere e rafforzare i contenuti delle sessioni.
3 il collegamento con gli espositori
Nei congressi dove è presente un’area espositiva occorre massimizzare la partecipazione delle aziende sponsor. A questo scopo è quindi utile assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con gli espositori, con modalità simili a quelle della comunicazione con i partecipanti: un monitoraggio continuativo per raccogliere feedback, migliorare l’esperienza, facilitare l’incontro con i partecipanti e preparare il terreno per il follow up dopo l’evento.
Perché tutti devono sapere (quasi) tutto
Procedure fluide se il lavoro è coordinato
Lo scopo del brief è chiaro: partecipanti ed espositori chiederanno informazioni tecniche e logistiche a qualunque membro dello staff sia a portata di mano, a prescindere da qual è il suo compito specifico. È quindi necessario che tutti ricevano informazioni adeguate ed esaustive sullo svolgimento del programma, sappiano dare indicazioni sugli spazi della location e siano aggiornati su cosa succede in ogni sala per poter rispondere alle domande e fornire assistenza a chiunque la richieda. Per le informazioni legate al programma scientifico o alle procedure ECM è invece consigliabile che il personale di sala indirizzi i partecipanti al banco della segreteria organizzativa, che dovrà essere chiaramente identificabile.
Ricapitolare i compiti di ognuno e la successione delle azioni operative serve anche alle persone di staff per coordinarsi fra loro affinché l’espletamento di tutte le procedure che riguardano i partecipanti (registrazione, consegna badge, consegna materiali, rilevazione orari di ingresso e uscita, distribuzione dei questionari di valutazione etc) sia fluido e non produca intoppi, ritardi o contestazioni. Uno staff correttamente briffato permette di offrire un servizio puntuale e un’accoglienza senza sbavature e garantisce quindi il buon svolgimento del congresso. Di seguito i controlli da effettuare qualche ora prima del via per verificare che tutto funzioni e che ognuno abbia portato a termine il proprio compito.
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Cosa controllare prima di dare il via al congresso
previste agli stand: illuminazione, connessione wi-fi, logo azienda corretto e visibile.
☛ SALE
☛ TRADUZIONE SIMULTANEA
◆ Presenza e corretto posizionamento di segnaletica e locandine. ◆ Cavalierini, segnaposto, bottiglie o caraffe d’acqua e bicchieri nelle sale. ◆ Cancelleria sui tavoli dei partecipanti.
◆ Controllo funzionamento delle postazioni dei traduttori e delle cuffie per i partecipanti che ascoltano la traduzione. Le cuffie devono essere sistemate in buon ordine presso la reception.
☛ RECEPTION
☛ AREE CATERING
◆ Materiale di segreteria: lista dei partecipanti (e loro eventuale sistemazione alberghiera), badge da distribuire, fogli firme per la registrazione o strumenti elettronici per la rilevazione delle presenze, questionari da fare compilare a fine evento. ◆ Documenti di segreteria: se l’evento è accreditato ECM tenere sottomano copia dei contratti di sponsorizzazione e finanziamento, le lettere di incarico ai relatori, le dichiarazioni di conflitto di interessi e ogni altro documento necessario in caso di ispezione.
◆ Verificare insieme agli addetti che ci sia tutto l’occorrente per i coffee break o il buffet.
☛ KIT CONGRESSUALE ◆ Borse per partecipanti e relatori pronte con tutto il materiale che si intende consegnare.
☛ CARTELLA STAMPA ◆ Verificare che i kit con comunicati e materiali stampa siano assemblati e pronti da distribuire.
☛ AREA ESPOSITIVA ◆ Verificare il funzionamento delle dotazioni
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☛ WI-FI ◆ Effettuare test di funzionamento e segnalare le chiavi d’accesso (username e password) con cartelli in evidenza nelle aree della location coperte dal segnale.
☛ REGIA AUDIOVISIVA ◆ Verificare che tutti i materiali da proiettare nelle sale siano stati caricati sul computer di regia, che i telecomandi per i relatori funzionino e che il caricamento delle slide non dia problemi.
☛ EMERGENZE E ASSISTENZA SANITARIA ◆ Controllare presenza e funzionamento di uscite e presidi d’emergenza e dell’eventuale assistenza sanitaria d’urgenza. Per legge chi organizza un evento deve darne comunicazione al 118 e farsi carico delle spese previste dalla ASL di competenza.
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Gestione del rischio e regole di sicurezza I “piani B” per contenere gli imprevisti e affrontare meglio le emergenze
N
ell’organizzazione di un congresso l’imprevisto è sempre dietro l’angolo: un fornitore sbadato, un malfunzionamento, un accadimento esterno possono avere un impatto importante e qualche volta generare un effetto a catena di conseguenze negative. Senza contare i fattori di rischio per la sicurezza, cui l’evento aggregativo in quanto tale è particolarmente esposto. Il processo organizzativo deve quindi prevedere aspetti di gestione del rischio e di rispetto delle norme di sicurezza per contenere l’impatto degli imprevisti e proteggere il congresso.
Gli imprevisti hanno cause “ordinarie” Gli imprevisti che possono danneggiare l’evento, soprattutto quando i partecipanti devono viaggiare per raggiungerne la destinazione, sono molteplici e includono situazioni estreme quali disastri naturali, attacchi terroristici, instabilità politica, emergenze sanitarie. Tuttavia, per quanto questi estremi negli ultimi anni siano aumentati, le principali cause di danno sono molto più “ordinarie”: avverse condizioni metereologiche, mancanze da parte dei fornitori o mancanze da parte dei partecipanti.
I rischi più comuni con i fornitori Tra i fornitori le compagnie aeree sono la categoria più spesso considerata responsabile di un danno al congresso causa cancellazioni
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dei voli, overbooking, ritardi o scioperi, ma i problemi possono arrivare anche dagli alberghi, dai service tecnici, dai catering o delle agenzie ricettive locali. Le cause sono principalmente l’overbooking negli alberghi, strutture e servizi non all’altezza, attrezzature non funzionanti, poca collaborazione, mancato rispetto dei contratti. I problemi che arrivano dai partecipanti sono di solito i no-show, il check-in in alberghi diversi da quelli convenzionati, la cattiva pubblicità dell’evento sui social. Occorre dunque fare un’analisi dei possibili fattori di rischio ed elaborare un piano per il suo contenimento: per esempio, prevedendo assicurazioni aggiuntive, fornitori di backup, personale extra che sia a disposizione in caso di necessità.
Un piano B quasi per ogni cosa Prevedere un piano B per ogni cosa è del resto l’abc dell’organizzazione di eventi: se il
I “piani B” non sono mai troppi, ma spesso è troppo difficile o troppo costoso prevederne uno per ogni cosa. Occorre quindi concentrarsi sulle priorità
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cocktail di benvenuto è all’aperto, è necessario avere un’alternativa in caso di maltempo; se c’è un computer con tutti i dati, bisogna farne un backup in caso smetta di funzionare; se c’è un moderatore, è opportuno prevedere un sostituto in caso si ammali. Benché i “piani B” non siano mai troppi, spesso è però troppo difficile (o costoso) prevederne uno per ogni cosa. Occorre pertanto concentrarsi su ciò che è prioritario, cioè ciò che causerebbe il maggior danno se andasse storto e ciò che è più probabile diventi fonte di problemi. Per esempio, sarebbe peggio avere cattivo cibo che non le sale sporche. Dovendo scegliere, meglio quindi un piano B per il catering che non per l’impresa di pulizie.
Le norme di sicurezza Diverso è invece il tema della sicurezza, per la quale esistono norme precise che le strutture per eventi, siano esse centri congressi, alberghi o location di altro tipo, sono tenute a rispettare. Se ci si affida a un’agenzia di organizzazione congressuale sarà essa stessa a verificare che i piani di sorveglianza ed evacuazione della struttura siano aggiornati ed efficienti. In ogni caso è sempre bene essere consapevoli delle più elementari norme di sicurezza e degli aspetti principali di gestione delle emergenze.
➮ VIE DI FUGA Verificarne la presenza: ogni sala e spazio deve essere facilmente evacuabile e non devono crearsi strozzature che rendano difficile l’afflusso e il deflusso delle persone. È consigliabile procurarsi per tempo una planimetria degli spazi utilizzati per fare i controlli.
➮ SPAZI DI PASSAGGIO Gli spazi di passaggio vanno sempre lasciati liberi. La location di solito segnala dove è possibile collocare uno stand, il tavolo della segreteria o l’area catering e dove invece no. Nelle aree espositive occorre lasciare un corridoio sufficientemente ampio per il passaggio, tenendo conto dei possibili capannelli di persone davanti agli stand o ai poster.
➮ USCITE D’EMERGENZA Devono essere aperte e segnalate, ed è sempre bene controllare che lo siano. È compito della location, ma responsabili e staff dell’evento
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devono conoscerne l’ubicazione e verificarne lo stato.
➮ TELECAMERE DI SORVEGLIANZA Centri congressi e alberghi in genere hanno impianti di sorveglianza a circuito chiuso. Per gli eventi più grandi o quelli con specifiche esigenze di sicurezza si può richiedere il servizio di security.
➮ MONITORARE GLI ACCESSI Nelle giornate di evento è bene fornire badge e pass a chi è autorizzato a circolare nella location e verificare che nessuno che non sia iscritto acceda senza controllo a sale, guardaroba e area espositiva. Il desk di accoglienza svolge in questo senso un’importante funzione di filtro in entrata.
➮ PRESIDI SANITARI Per eventi con una grande partecipazione di pubblico la normativa impone di prevedere la presenza di uno o più presidi sanitari fissi con, a seconda dei casi, la presenza di medico e ambulanza.
➮ SORVEGLIANZA ANTINCENDIO L’art. 18 del D.lgs 139/2006 regolamenta i servizi di sorveglianza antincendio a cura dei Vigili del Fuoco in occasione di eventi e manifestazioni; in genere il servizio è garantito dai responsabili della struttura.
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Sostenibilità: come ridurre l’impatto degli eventi Dalla riduzione della plastica al recupero del cibo, le buone pratiche da seguire La sostenibilità entra nell’organizzazione congressuale Quello della sostenibilità è un tema, attualissimo, che nel mondo dell’organizzazione congressuale ha cominciato ad avere seguito anche in Italia. Aumentano infatti le strutture per eventi (centri congressi e alberghi in primis) che introducono modelli di gestione sostenibile delle proprie attività e promuovono soluzioni per il risparmio energetico, la riduzione del consumo d’acqua, il recupero del cibo e il riciclo dei rifiuti; allo stesso modo cresce il numero delle agenzie di organizzazione congressuale che cercano di ridurre l’impatto degli eventi rivolgendosi a una filiera di fornitori certificati e promuovendo soluzioni organizzative più sostenibili, per esempio producendo materiali congressuali digitali per ridurre il consumo di carta oppure scegliendo materiali ecocompatibili per gli allestimenti.
Cosa significa ridurre l’impatto di un congresso Il mercato degli eventi, di cui quello congressuale e quello specificatamente dei congressi medico-scientifici non sono che una componente, è un mercato che a livello mondiale è molto “impattante”: non soltanto muove milioni di persone e genera miliardi di fatturato, ma ha anche effetti ambientali molto rilevanti che derivano appunto dal consumo di acqua ed energia, dalla produzione di rifiuti, dalla generazione di traffico e mobilità non
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sostenibile. Per contro, gli eventi producono molti posti di lavoro, portano sviluppo e crescita economica alle destinazioni (e per alcune magari ne sono l’unica opportunità), producono conoscenza e lasciano eredità di lungo termine. Come tutte le attività umane, anche quella congressuale ha quindi un impatto duplice, negativo e positivo: renderla sostenibile, o comunque più sostenibile, significa mitigarne gli aspetti negativi e massimizzarne quelli positivi intervenendo sul processo organizzativo.
La certificazione UNI ISO 20121 sui sistemi di gestione sostenibile degli eventi Mitigare gli aspetti negativi e massimizzare quelli positivi è ciò che prevede la UNI ISO 20121, la norma che definisce gli standard per gestire eventi sostenibili applicata per la prima volta alle Olimpiadi di Londra 2012 e recepita dall’Ente Nazionale Italiano di Unificazione
Rendere (più) sostenibile un congresso significa mitigarne gli aspetti negativi e valorizzarne quelli positivi attraverso il processo organizzativo
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(UNI) nel 2014. Secondo questa norma un congresso non è mai sostenibile in assoluto, ma lo è sempre in modo relativo rispetto a se stesso se fosse gestito in modo diverso o rispetto a un congresso simile. Il concetto di sostenibilità di un evento non è quindi legato all’evento in sé, ma a come lo si organizza. Ne consegue dunque che non è il singolo evento a poter essere dichiarato conforme alla
norma e certificato UNI ISO 20121, bensì il suo sistema di gestione. La certificazione deve poi specificare se il sistema dell’organizzazione è applicato a un unico evento (per esempio un singolo congresso), a una tipologia specifica di eventi (per esempio tutti i congressi della – poniamo – Società Italiana di Reumatologia), oppure a tutti gli eventi gestiti dal soggetto che ottiene la certificazione.
I 10 INDICATORI DI SOSTENIBILITÀ DEI CENTRI CONGRESSI Efficienza idrica ed energetica
Comunicazione della sostenibilità
Il personale commerciale fornisce informazioni e supporto ai clienti sui temi e le iniziative della struttura legate alla sostenibilità.
Rilevazione dei Illuminazione a basso consumi annui di consumo, sensori energia e acqua e di movimento per misurazione della l’illuminazione, produzione di rifiuti. il riscaldamento e l’erogazione di acqua, Capacità di rilevare i medesimi dati ricircolo dell’acqua per singolo evento per riscaldamento ospitato. e raffreddamento.
Energie rinnovabili
Presenza di una persona dello staff, con titoli o certificazioni professionali specifici, dedicata a implementare e coordinare le azioni di sostenibilità.
Policy che prevedono l’acquisto, almeno in parte, di prodotti biologici e a chilometro zero.
Green team
Riciclo rifiuti e acquisto prodotti sostenibili Mobilità sostenibile
Raggiungibilità tramite il trasporto pubblico, postazioni per il parcheggio di biciclette e stazioni di ricarica per auto elettriche.
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Sustainability manager
Cibo biologico e a chilometro zero
Approvvigionamento energetico almeno in parte da fonti rinnovabili. Produzione propria dell’energia tramite pannelli solari o fotovoltaici.
Raccolta differenziata dei rifiuti e procedure di smaltimento e riciclo. Acquisto di prodotti certificati come sostenibili per la pulizia.
Misurazione dei consumi
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Presenza di un team composto da persone che lavorano nei diversi dipartimenti che ha il compito Recupero del cibo di informare e Regolare raccolta del coinvolgere tutti cibo non consumato i dipendenti nei durante gli eventi per programmi di la donazione alle riduzione dell’impatto strutture di assistenza ambientale. del territorio.
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Come è concepita la norma: i tre parametri di riferimento della sostenibilità La UNI ISO 20121 prende in esame le tre principali fasi organizzative dell’evento – progettazione, realizzazione e rendicontazione – analizzandole rispetto ai tre principali parametri di sostenibilità: quello ambientale, quello sociale e quello economico. Il parametro ambientale considera le misure adottate per la gestione ottimale degli impatti, nel rispetto delle migliori pratiche e con eventuali aspetti di compensazione per quelli non eliminabili. Quello sociale valuta invece le condizioni di lavoro delle persone coinvolte nella realizzazione dell’evento e gli effetti dell’evento stesso sulla comunità locale che lo ospita. Il parametro economico analizza infine voci come la fattibilità economica, la trasparenza nella gestione dei costi e l’impegno per la lotta alla corruzione. Scopo dell’analisi è valutare se il processo di gestione nelle sue varie fasi persegue la riduzione degli impatti negativi, il rispetto dei diritti umani, la valorizzazione dei fornitori locali, l’approccio collaborativo. Chi vuole certificarsi non deve raggiungere traguardi definiti, ma darsi obiettivi di miglioramento ragionevoli e raggiungibili.
I vantaggi di perseguire la riduzione dell’impatto Certificare come sostenibile il sistema di gestione di un evento porta vantaggi su più piani. Per prima cosa, un congresso organizzato secondo la norma UNI ISO 20121 permette di ridurre i costi grazie all’aumento dell’efficienza e alla diminuzione di sprechi, rifiuti e consumi energetici. Poi significa ottenere maggiore fiducia e collaborazione da parte di sponsor e stakeholder, che apprezzeranno l’opportunità di essere associati a un evento sostenibile, e maggiore coinvolgimento da parte dei partecipanti, vista l’attenzione sempre più diffusa ai temi ambientali e sociali. Infine, naturalmente, agire in maniera sostenibile significa contribuire a preservare e valorizzare l’ambiente e i territori.
Chi può ottenere la certificazione di sostenibilità Gli standard di sostenibilità contenuti nella UNI ISO 20121 sono applicabili a eventi di tutte le dimensioni e a tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione di un evento, non soltanto alle agenzie di organizzazione congressuale. Possono infatti ottenere la certificazione
RECUPERARE IL CIBO NON CONSUMATO: NON COSTA NIENTE QUANTO CIBO SI SPRECA DURANTE I CONGRESSI? TANTO. L’abbondanza è parte dell’offerta al partecipante, e chi promuove l’evento non vuole certo lesinare sulla dimensione delle porzioni di pranzi o cene. Non esiste una stima di quanto cibo (buono) non consumato venga gettato via dopo eventi e congressi, però si sa che IN ITALIA SI SPRECANO 6 MILIONI DI TONNELLATE DI ALIMENTI OGNI ANNO (il 17% del consumo complessivo) a fronte di 6 milioni di persone che vivono in povertà assoluta
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e di 4 milioni di persone, di cui 400mila bambini sotto i 5 anni, che non sono in grado di assicurarsi un’alimentazione adeguata. Recuperare il cibo in eccesso che non è stato consumato durante gli eventi e donarlo a chi ne ha bisogno è quindi un impegno sociale per chi promuove, organizza o ospita eventi CHE NON COSTA NIENTE MA CHE FA LA DIFFERENZA. Per facilitare il processo di recupero e donazione Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali, ha istituito nel 2015 IL
PROGRAMMA FOOD FOR GOOD in collaborazione con le onlus Banco Alimentare ed Equevento. La procedura è molto semplice: l’organizzatore del congresso, la società di catering oppure anche la location comunicano per tempo a Federcongressi&eventi (compilando la richiesta di recupero sul sito federcongressi. it) data, luogo del congresso, numero di partecipanti previsti – LA PROCEDURA SI ATTIVA PREFERIBILMENTE PER EVENTI CON ALMENO 100 PARTECIPANTI – e
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anche le location (alberghi, centri congressi, centri fieristici) e le società di servizi (catering, sicurezza, tecnologia). Per ottenerla, per esempio, un albergo può scegliere di dotarsi di pannelli solari per il risparmio energetico e un catering di privilegiare alimenti a chilometro zero.
Alcune buone pratiche di riduzione dell’impatto ambientale
Ad adottare pratiche di sostenibilità sono soprattutto i fornitori, ai quali fanno capo gli aspetti più “tecnici” dell’evento. Capita che i fornitori propongano spontaneamente all’organizzatore opzioni per rendere il congresso più sostenibile, ma accade più spesso che sia l’organizzatore, su input del committente o per propria scelta, a farne richiesta. E in genere i committenti degli eventi sono propensi ad adottare misure di sostenibilità a patto che il costo aggiuntivo venga assorbito dai fornitori, perché – è la tesi – sono loro a beneficiare dei risparmi generati dalla maggior parte delle azioni di riduzione dell’impatto. Di seguito una lista, non esaustiva, delle azioni da adottare o da richiedere ai fornitori per migliorare il grado di sostenibilità ambientale del congresso.
MA FA LA DIFFERENZA numero di contatto del catering incaricato. Federcongressi&eventi inoltra quindi la richiesta al Banco Alimentare o a Equoevento, a seconda della pertinenza territoriale, che a loro volta INVIANO I PROPRI VOLONTARI A RACCOGLIERE IL CIBO INTEGRO E NON CONSUMATO al termine del congresso per consegnarlo alle strutture di assistenza (case famiglia, mense per i poveri e centri per rifugiati). Chi dona il cibo DEVE DOTARSI DI VASCHETTE
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DI ALLUMINIO DOVE RACCOGLIERE LE PIETANZE e di un abbattitore di temperatura, cioè un frigorifero molto potente che porta in breve tempo la temperatura del cibo fra gli 0 e i 4 °C. Le vasche di alluminio vanno etichettate e conservate al freddo fino al momento del ritiro per un consumo entro le 24 ore. Se manca l’abbattitore di temperatura il cibo può essere raccolto e consegnato a un ente che ne garantisce la consumazione entro un’ora. Si stima che in un congresso con
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servizio catering PER 100 PERSONE POSSANO ESSERE RECUPERATI FINO A 20 CHILI DI CIBO, sufficienti a sfamare circa 40 persone. L’impegno è minimo e il servizio di ritiro è gratuito. NON CI SONO SVANTAGGI, MA MOLTI BENEFICI: sociale (sostegno ai bisognosi), economico (riutilizzo delle risorse), ambientale (meno inquinamento perché meno alimenti finiscono nelle discariche) ed educativo (si educa al rispetto per il valore del cibo e per la fatica umana nel prepararlo).
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le buone Pratiche Per ridurre l’imPatto ambientale degli eventi ◆ Selezionare per il congresso una sede che abbia caratteristiche di sostenibilità (illuminazione a basso consumo, programmi di riduzione del consumo idrico, approvvigionamento da fonti energetiche rinnovabili, accessibilità tramite trasporto pubblico, raccolta differenziata dei rifiuti, sistemi di riscaldamento e raffreddamento ad alta efficienza etc). ◆ Opzionare per il congresso alberghi che abbiano caratteristiche di sostenibilità (programmi di riuso della biancheria da camera, illuminazione a basso consumo, programmi di riduzione del consumo idrico, approvvigionamento da fonti energetiche rinnovabili, accessibilità tramite trasporto pubblico, raccolta differenziata dei rifiuti, riduzione dell’uso della plastica, sistemi di riscaldamento e raffreddamento ad alta efficienza etc).
◆ Evitare l’uso eccessivo di imballaggi per il materiale che deve essere trasportato nella location. ◆ Consumare cibi e ingredienti a chilometro zero o di produzione locale. ◆ Fornire opzioni vegetariane nei menù. ◆ Evitare l’utilizzo di piatti e posate usa e getta, ma se necessario privilegiare quelli realizzati con materiali ecocompatibili. ◆ Recuperare il cibo non consumato durante l’evento. ◆ Sostenere la raccolta differenziata dei rifiuti posizionando gli appositi contenitori in tutta la location. ◆ Utilizzare badge di carta e non di plastica.
◆ Sviluppare una app dell’evento che consenta di ridurre, se non addirittura azzerare, i materiali cartacei distribuiti ai partecipanti durante l’evento.
◆ Richiedere materiali riciclabili per gli allestimenti e disporne la raccolta alla fine dell’evento.
◆ Ridurre il consumo di bottiglie di plastica posizionando boccioni d’acqua nella location e invitando i partecipanti a riempire le proprie bottigliette invece di usarne di nuove.
◆ Ridurre l’uso dei gadget da distribuire e in particolare di quelli realizzati con materiali non riclclabili. Comunicare ai partecipanti questa scelta e le sue motivazioni.
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Alla fine dell’evento 178 M isurare i risultati: i principali indicatori 181 I l report finale e i dati conclusivi onsuntivo e chiusura contabile 185 C a fiscalità dell’evento 187 L ’archiviazione: cosa conservare 192 L
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ALLA FINE DELL’EVENTO
Misurare i risultati: i principali indicatori Gli elementi su cui si valuta il successo del congresso rispetto agli obiettivi iniziali
P
er capire se il congresso è stato o meno un successo occorre avere ben presente quali ne erano gli obiettivi iniziali. Non basta infatti dire che l’evento “è andato bene” o che l’associazione che l’ha promosso “è soddisfatta” o, ancora, che i partecipanti “erano contenti”: quello del successo è un concetto molto più strategico, che si basa su indicatori capaci di rilevare quanto i vari aspetti dell’evento hanno soddisfatto specifiche aspettative (obiettivi) del committente o dell’organizzatore.
I risultati si misurano sugli obiettivi Gli obiettivi di un congresso medico possono essere molteplici: se si ripete a cadenza periodica l’obiettivo è in genere incrementale rispetto all’edizione precedente (aumento dei partecipanti, degli sponsor, degli espositori, degli utili, della qualità scientifica), mentre se è una prima edizione oppure un evento che si svolge una sola volta gli obiettivi si stabiliscono su altre basi, per esempio prendendo come riferimento le performance di congressi con caratteristiche simili.
Il successo del congresso è un concetto strategico che si basa sulla rilevazione di quanto l’evento ha soddisfatto le specifiche aspettative del committente
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Gli indicatori di performance più comuni Obiettivi e aspettative sono assolutamente soggettivi e variano a seconda del tipo di evento e delle esigenze dell’associazione o organizzazione committente: tipicamente però per misurare il successo di un congresso medico si utilizzano quattro indicatori principali, ai quali sono associati obiettivi di risultato specifici e misurabili. Eccoli.
1N
umero di partecipaNti iscritti
I partecipanti sono la componente fondamentale di ogni evento e il loro numero è indicativo dell’interesse che l’evento riscuote. Per gli eventi a cadenza periodica è consigliabile monitorare anno per anno il numero di iscritti in modo da poter stabilire obiettivi di incremento realistici. Per esempio, se gli iscritti alle edizioni dei tre anni precedenti hanno registrato un aumento medio annuo del 5%, è realistico porsi il +5% come obiettivo di incremento.
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ALLA FINE DELL’EVENTO
Se si mettono in atto azioni volte a potenziare la partecipazione (quote di iscrizione più basse, programma scientifico più ricco, sede dell’evento più raggiungibile) sarà invece realistico porsi obiettivi più elevati di incremento delle iscrizioni. Confrontando il numero di partecipanti effettivi con il numero di persone invitate o raggiunte dalla comunicazione del congresso si potrà inoltre valutare l’efficacia del marketing pre-evento.
somministrare in sede di evento oppure via email qualche giorno dopo la sua conclusione. Due le aree su cui indagare il gradimento dei delegati: gli aspetti di contenuto (temi trattati, qualità dei relatori, qualità del programma scientifico, rilevanza delle sessioni, etc) e gli aspetti logistici (destinazione, sede congressuale, catering, organizzazione, tecnologie utilizzate, staff del congresso, etc).
2s
Il questionario deve contenere domande brevi e specifiche per facilitarne la compilazione, e deve allo stesso tempo prevedere risposte quantitative per raccogliere dati misurabili e comparabili. Escludere quindi le domande aperte e chiedere invece ai partecipanti di dare un voto numerico alle diverse componenti dell’evento. Il punteggio espresso da ognuno costituisce un valido parametro su cui stabilire confronti e obiettivi futuri.
oddisfazioNe dei partecipaNti
Il successo del congresso è strettamente legato alla soddisfazione dei partecipanti. Se la loro esperienza è stata positiva, è molto probabile che si iscriveranno anche all’edizione successiva e che parleranno bene del congresso ai colleghi, stimolandoli a partecipare anch’essi. L’analisi dell’esperienza dei partecipanti consente inoltre a organizzatore e committente di rilevare eventuali criticità da correggere nelle edizioni successive. La soddisfazione deve essere rilevata in modo “scientifico”, attraverso un questionario da
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isultati ecoNomici
Benché la finalità dei congressi medici sia quella di divulgare il sapere scientifico, obiettivo di ogni congresso è innanzi tutto la sostenibilità economica (nessuno vuole perdere
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ALLA FINE DELL’EVENTO
GLI INDICATORI DEL SUCCESSO DI UN CONGRESSO
Numero dei partecipanti
È indicativo dell’interesse che l’evento riscuote. Per gli eventi periodici l’obiettivo è incrementale.
Soddisfazione dei partecipanti
Deve essere rilevata in modo “scientifico”, attraverso un questionario da somministrare in sede di evento oppure via email qualche giorno dopo la sua conclusione.
soldi) e, auspicabilmente, la produzione di utili a favore dell’associazione o ente che ne promuove l’organizzazione. I risultati economici dell’evento si hanno dopo la chiusura contabile, dalla quale si evince se e di quanto le entrate hanno superato le uscite. Come per il numero di partecipanti, negli eventi periodici è consigliabile monitorare anno per anno ricavi e utili in modo da poter stabilire eventuali obiettivi di incremento realistici.
4V
isibilità sui media
Se fra gli obiettivi del committente c’è quello di divulgare i contenuti scientifici del congresso oltre la platea dei partecipanti, rendendo noti al grande pubblico i risultati di studi o ricerche scientifiche di
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Risultati economici
Gli obiettivi sono la sostenibilità economica e la produzione di utili a favore dell’associazione che promuove il congresso.
Visibilità sui media
Affidarsi a un ufficio stampa in grado di relazionarsi sia con i quotidiani che con le testate televisive, sia con gli influencer della rete che con le pubblicazioni medico-scientifiche.
interesse generale presentati nel corso dell’evento o sensibilizzando opinione pubblica e istituzioni su una specifica patologia l’indicatore su cui misurarne il raggiungimento è la visibilità sui media (tradizionali, digitali e specializzati). Per ottenere risultati è bene affidarsi a un ufficio stampa in grado di relazionarsi sia con i quotidiani che con le testate televisive, sia con gli influencer della rete che con le pubblicazioni medico-scientifiche. Insieme all’ufficio stampa si stabiliscono quindi il piano di comunicazione e gli obiettivi di visibilità: un determinato numero di articoli online e offline, oppure servizi radio e tv su specifiche testate, o ancora un certo tasso di condivisioni dei contenuti su Facebook e Twitter. ❖
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Il report finale e i dati conclusivi
Come comunicare e a chi i numeri e le valutazioni complessive sull’evento
A
l termine del congresso è compito dell’organizzatore tirare le fila e chiudere tutti gli aspetti del progetto: una delle mansioni più importanti è la stesura del report finale, strumento di raccolta e analisi dei risultati che serve a valutare l’evento nel suo complesso per definire le strategie di progettazione future. Un report finale efficace ha i seguenti scopi: • Raccogliere dati numerici e statistici su tutti gli aspetti dell’evento. • Valutare il successo del congresso in base agli obiettivi prestabiliti. • Esprimere valutazioni su tutti gli aspetti del congresso e dare indicazioni per le successive edizioni del congresso. • Evitare errori futuri attraverso l’analisi di ciò che ha funzionato e ciò che invece non ha funzionato. • Stabilire metriche, indicatori e obiettivi per valutare le successive edizioni del congresso. • Informare dei risultati tutti gli stakeholder del congresso (committente, sponsor, relatori, partecipanti, fornitori, etc).
I dati numerici da raccogliere Quali e quanti dati numerici di un congresso medico sia rilevante raccogliere e inserire nel report finale dipende in gran parte dal tipo di evento e dalle sue dimensioni, così come dalle richieste del committente e dalle aspettative degli sponsor. Un report che si possa dire completo in genere contiene informazioni, numeriche e nominali, su: ◆ partecipanti iscritti ◆ partecipanti effettivi ◆ partecipanti per tipologia di iscrizione (soci e non soci)
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◆ partecipanti per provenienza (regione italiana o paese estero) ◆ relatori, docenti, tutor ◆ abstract presentati ◆ abstract accettati ◆ sessioni orali ◆ poster ◆ sponsor ◆ simposi sponsorizzati ◆ area espositiva ◆ espositori ◆ partner istituzionali ◆ numero download della app dell’evento ◆ dati di traffico sul sito web del congresso (visite, visitatori unici, pagine viste) ◆ rassegna stampa online (articoli e video online) ◆ rassegna stampa offline (articoli di giornale, servizi radio e tv) ◆ social media engagement (post, commenti, condivisioni, tweet e retweet)
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A COSA SERVE IL REPORT DELL’EVENTO Dati
Valutazioni
Raccogliere dati numerici e statistici su tutti gli aspetti dell’evento
Errori
Successo
Valutare il successo del congresso in base agli obiettivi prestabiliti
Evitare errori futuri attraverso l’analisi di ciò che ha funzionato e ciò che invece non ha funzionato
Le valutazioni da includere nel report Affinché il report finale costituisca un solido riferimento per le edizioni future del congresso, l’organizzatore deve inserirvi anche le proprie valutazioni su una serie di aspetti.
➮ IL PROGRAMMA Analizzare la struttura del programma (sessioni plenarie, sessioni parallele, eventi sociali, etc) e valutarla, anche attraverso il feedback espresso dai partecipanti nei questionari di gradimento, per identificare possibili aree di miglioramento futuro. Cosa ha funzionato? Cosa no? Includere informazioni su come si sono ingaggiati gli speaker e sul processo di raccolta degli abstract. È necessario modificare qualcosa?
➮ FEEDBACK DEI PARTECIPANTI Analizzare i questionari di valutazione compilati dai partecipanti. Il report finale può contenerne i dati salienti, che serviranno a prendere decisioni riguardo la successiva edizione del congresso. Alla fin fine, per il
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Obiettivi
Esprimere valutazioni su tutti gli aspetti del congresso e dare indicazioni per le successive edizioni
Stabilire metriche, indicatori e obiettivi per valutare le successive edizioni del congresso
Informazioni
Informare dei risultati tutti gli stakeholder del congresso (committente, sponsor, relatori, partecipanti, fornitori etc)
committente il giudizio del partecipante è quello che conta di più.
➮ DESTINAZIONE
E SEDE DELL’EVENTO
Sono due elementi che giocano un ruolo significativo nel determinare il successo dell’evento. Il report finale deve contenere una serie di valutazioni fra cui: l’accessibilità della destinazione, la sua capacità e qualità alberghiera, la disponibilità di sedi per l’evento in prossimità degli alberghi, i costi in generale. Sulla location dell’evento si inseriscono nel report informazioni quali la qualità e flessibilità degli spazi, le dotazioni a disposizione, le attrezzature audiovisive, la qualità del catering e del servizio relativo.
➮ GLI SPONSOR Inserire nel report la descrizione e il numero degli sponsor, ognuno con l’attività che ha svolto all’interno del congresso e con quali risultati. Riportare i pacchetti di sponsorizzazione disponibili e includere eventuali considerazioni e feedback degli sponsor stessi per migliorare l’offerta loro dedicata.
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A chi comunicare i dati del congresso Con l’eccezione delle valutazioni dell’organizzatore, che sono a uso interno, i dati del congresso possono essere comunicati ai diversi stakeholder, cui interessano per ragioni diverse. • All’associazione che promuove l’evento (il committente), per la quale i numeri del congresso costituiscono il riferimento sulla base del quale progettare l’edizione successiva, soprattutto se si tratta del congresso nazionale annuale o un altro evento a cadenza periodica. • Agli sponsor, per i quali i numeri del congresso costituiscono la misura del ritorno sull’investimento effettuato: quanti più partecipanti, visitatori allo stand, partecipanti ai simposi sponsorizzati, visibilità mediatica del congresso e accessi al sito o commenti social, tanto più alta sarà stata l’esposizione del brand dello sponsor. • Alla destinazione, per la quale i numeri costituiscono il riferimento sulla base del quale valutare l’impatto, economico e non solo, del congresso sul territorio, nonché il biglietto da visita da mostrare ad altri promotori e organizzatori per ospitarne i futuri congressi e alle proprie amministrazioni locali per ottenere politiche più favorevoli per il settore congressuale. • A partecipanti, relatori e fornitori, per i quali i numeri del congresso possono costituire motivo di gratificazione e prestigio.
Come presentare i dati La forma di presentazione dei dati dipende da chi è il target cui li si presenta, dalla rilevanza dell’evento e da quanta importanza si attribuisce ai numeri realizzati. Un semplice elenco o una tabella excel sono chiari e di facile consultazione ma non catturano l’attenzione e mancano di appeal visivo, rischiando quindi di non essere efficaci. Una presentazione ad alto impatto visivo realizzata da un grafico, per esempio
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con infografiche o altre tecniche di rappresentazione di numeri e dati, è di più facile e immediata lettura e testimonia l’importanza che organizzatore e committente attribuiscono alla comunicazione efficace dei risultati del congresso. Un video che in pochi minuti integra le riprese dell’evento con la voce dello speaker, le infografiche e i numeri, richiede sicuramente più tempo e budget per la realizzazione, ma è facilmente fruibile da tutti e costituisce anche un ottimo investimento di marketing per l’edizione successiva del congresso.
La forma di presentazione dei dati finali testimonia l’importanza che organizzatore e committente attribuiscono alla comunicazione dei risultati
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NEL REPORT DEL CONGRESSO L’ORGANIZZATORE ESPRIME CONSIDERAZIONI SU: LA STRUTTURA DEL PROGRAMMA
IL FEEDBACK DEI PARTECIPANTI
LA DESTINAZIONE
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L’ATTIVITÀ DEGLI SPONSOR
Dati e numeri possono resi disponibili sul sito del congresso ed essere inviati per email (anche con un link da cui scaricarli) a tutti i soggetti interessati insieme ai ringraziamenti, l’ultima delle comunicazioni legate al congresso.
I ringraziamenti che rafforzano le relazioni Ringraziare sponsor e istituzioni, relatori e partecipanti, destinazione e location dopo la conclusione del congresso non è soltanto un gesto di cortesia, ma anche un modo di rafforzare la relazione con ognuno, mostrando di averne apprezzato il contributo all’evento e condividendo la soddisfazione per avere portato a termine, anche grazie al loro supporto, il progetto. I ringraziamenti vengono porti a nome dell’associazione committente e firmati dal presidente del congresso e in genere sono inviati via email: quanto più sono personali, tanto più risultano efficaci. All’email di ringraziamento si possono allegare i dati più significativi dell’evento per ribadire che la collaborazione è stata fruttuosa. Il ringraziamento partecipanti e sponsor può includere l’arrivederci alla successiva edizione del congresso, comunicandone le date, mentre il ringraziamento alla sede dell’evento può contenere un feedback sul servizio ricevuto. ❖
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Consuntivo e chiusura contabile
La verifica di entrate e uscite: project manager e ufficio contabilità a confronto
D
opo la chiusura organizzativa del congresso, le valutazioni, i report e i ringraziamenti, arriva il momento della chiusura amministrativa, quella dove si fanno i conti, si redige il budget consuntivo, si mettono in pagamento le fatture e, soprattutto, si capisce se il congresso ha generato un utile e di quale entità. Quanto più l’evento è stato grande e complesso, con un elevato numero di partecipanti e relatori, molti sponsor e molti espositori, tanto più lunga ne sarà la chiusura contabile: per i congressi con migliaia di partecipanti ci possono volere mesi per mettere insieme tutte le voci di spesa e di incasso, controllare gli importi definitivi e liquidare tutti i fornitori.
Ecco le principali voci del bilancio di un congresso da controllare per la chiusura contabile.
ENTRATE
Le quote di iscrizione Il controllo contabile va fatto sul numero di partecipanti effettivi, perché nel totale degli iscritti ci possono essere annullamenti o rinunce e quindi quote non corrisposte oppure rimborsate, anche parzialmente. Oltre alle quote d’iscrizione, l’aggiornamento deve comprendere anche gli eventuali servizi accessori pagati dai partecipanti.
Nel momento in cui l’evento si conclude la maggior parte delle informazioni contabili (entrate e uscite) è già stata aggiornata nel budget dal project manager dell’evento e raccolta nell’apposito software dall’ufficio contabilità, ma occorre passare in rassegna tutti i documenti prodotti per verificare eventuali cambiamenti a consuntivo che, se non contabilizzati correttamente, possono generare poi errori nel bilancio dell’organizzatore.
Per i congressi con migliaia di partecipanti, molti sponsor e molti fornitori ci possono volere mesi per chiudere la contabilità
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ALLA FINE DELL’EVENTO
ENTRATE
Le sponsorizzazioni Difficile, ma non impossibile, che gli importi delle sponsorizzazioni si modifichino all’ultimo minuto e che il consuntivo sia diverso da quanto preventivato e messo a budget. I contratti con gli sponsor sono infatti definiti con largo anticipo e, nel caso di eventi ECM, devono essere caricati sulla piattaforma AGENAS al momento dell’accreditamento, cioè fino a 30 giorni prima dello svolgimento. Tuttavia i cambiamenti sono sempre possibili: uno sponsor potrebbe avere richiesto uno spazio espositivo più grande, un altro potrebbe avere aggiunto servizi al proprio pacchetto, un altro ancora essere entrato in corsa se l’evento non è ECM. Il consuntivo deve riportare i numeri aggiornati.
USCITE
USCITE
I pagamenti ai fornitori
I rimborsi spese
L’elenco dei fornitori di un congresso può essere alquanto lungo – sede, allestitori, service tecnologico, catering, trasporti etc – e spesso succede che qualche consuntivo non coincida esattamente con il preventivo. Basta poco: la modifica a un allestimento, un proiettore in più, un viaggio aggiuntivo della navetta fra centro congressi e albergo, la variazione del numero dei coperti per il pranzo. Occorre dunque controllare tutte le modifiche avvenute in corso d’opera (fondamentale tenere traccia scritta di qualunque variazione) e contabilizzarle.
È forse la voce più variabile da mettere a consuntivo. I rimborsi spese sono gestiti dall’organizzatore del congresso, che raccoglie gli appositi moduli compilati dagli interessati insieme ai giustificativi delle spese. Solo una volta raccolte tutte le richieste di rimborso si può procedere a contabilizzare la spesa. Il processo può però essere rallentato da chi ritarda a inoltrare i moduli nonostante i solleciti e magari arriva fuori tempo massimo, presentando la richiesta di rimborso a bilancio dell’anno già chiuso.
USCITE
I compensi dei relatori
Project manager e ufficio contabilità a confronto
Una volta pattuiti, i compensi dei relatori di solito non cambiano. Non per questo si può però fare copia-incolla dal file di preventivo a quello di consuntivo: anche nel caso dei relatori è sempre opportuno verificare che gli importi a budget coincidano con quanto occorrerà versare. Il caso classico è del relatore che è dipendente pubblico e che, in quanto tale, deve chiedere alla propria struttura l’autorizzazione per percepire il compenso come docente al congresso: per evitare complicazioni e contenziosi, tale relatore può decidere di rinunciare al compenso, determinando quindi una variazione della voce inizialmente messa a budget.
Il modo più sicuro per redigere un budget consuntivo senza errori o dimenticanze è quello di mettere a confronto diretto il project manager dell’evento e l’ufficio contabilità. Il primo gestisce il budget del congresso e ne aggiorna di volta in volta le modifiche alle voci di spesa e di ricavo, mentre il secondo inserisce nel sistema di gestione della contabilità preventivi, contratti e fatture. A evento concluso i due resoconti dovrebbero coincidere, ma se così non è non è difficile risalire all’origine della difformità e correggere i mancati aggiornamenti – di uno o dell’altro – per arrivare a un consuntivo completo e preciso. ❖
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La fiscalità dell’evento Applicazione dell’IVA, deducibilità delle spese, gestione dei ricavi
L
a fiscalità è sempre materia complessa, e quando applicata a un congresso non fa eccezione. I temi di rilievo sono la contabilizzazione di entrate e uscite, la corretta applicazione dell’IVA, la deducibilità delle spese e la gestione di ricavi e utile. Le indicazioni che seguono, senza voler in alcun modo sostituire la consulenza di un commercialista esperto in ambito eventi, hanno l’obiettivo di illustrare sinteticamente le regole da applicare.
dalla nazionalità fiscale del committente. L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 22%.
Applicazione dell’IVA
LE QUOTE DI ISCRIZIONE SONO ESENTI DA IVA SE:
L’imposta sul valore aggiunto (IVA) si applica a tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate in territorio italiano nell’ambito di attività commerciali o nell’esercizio di arti e professioni (art. 1 DPR 633/72). Ai fini fiscali, chi effettua cessioni di beni o prestazioni di servizi come impresa o nell’esercizio di arti o professioni è denominato “soggetto passivo”. Se la cessione di beni o la prestazione di servizi si svolge invece fuori dal territorio italiano, l’IVA è applicata ai sensi della legge del paese ove avviene e non della legge italiana. Ecco le casistiche tipiche degli eventi.
Se il congresso si svolge, poniamo, in Spagna, le quote di iscrizione sono soggette all’IVA spagnola, anche se il committente è italiano. L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 21%, ma per farlo deve aprire una partita IVA spagnola (vedere la tabella 1 nella pagina successiva).
• Sono corrisposte per la partecipazione a eventi ECM, aventi in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario (art. 10 n. 20 del DPR 633/1972 e successive modifiche - circolare 22/E del 18 marzo 2008). • Sono corrisposte da enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione (art. 14, comma 10, legge 537/1993).
1 L’IVA delle quote
di iscrizione al congresso Le quote di iscrizione sono qualificate come prestazioni di servizi per l’accesso a manifestazioni culturali, artistiche, sportive, scientifiche o educative, alle quali si applica l’IVA dello Stato dove si svolge l’evento (art. 7 quinquies lett. b DPR 633/72). Ciò significa che le quote di iscrizione a un congresso che si tiene in Italia sono soggette all’IVA italiana, indipendentemente
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ALLA FINE DELL’EVENTO
1. APPLICAZIONE DELL’IVA ALLE QUOTE DI ISCRIZIONE AL CONGRESSO Prestatore
Committente
Luogo evento
Territorialità (luogo di applicazione ai fini IVA)
IVA applicabile
Italia
Italia
Italia (fattura con IVA italiana)
Spagna
Spagna
Spagna (fattura con IVA spagnola)
Spagna
Spagna
Spagna
Spagna
Spagna
Spagna
Nota
UE (soggetto passivo) UE (privato) extra UE (soggetto passivo) extra UE (privato) italiano (soggetto passivo) Organizzatore italiano
italiano (privato) spagnolo (privato) spagnolo (soggetto passivo) UE (privato) UE (soggetto passivo) extra UE (privato)
L’organizzatore, al fine di applicare l’IVA spagnola, dovrà aprire una partita IVA spagnola. Se tutti i partecipanti al congresso estero sono soggetti passivi IVA spagnoli, l’organizzatore non deve aprire la partita IVA in Spagna perché i committenti possono applicare l’IVA del proprio paese mediante il meccanismo del reverse charge.
extra UE (soggetto passivo)
2
L’IVA sulle sponsorizzazioni
Le sponsorizzazioni dell’evento sono considerati servizi di natura pubblicitaria e sono soggette a IVA quando erogate a favore di: • un soggetto passivo (impresa, libero professionista) con sede in Italia (luogo del committente) • un privato, ovunque sia residente (luogo del prestatore, cioè dell’organizzatore).
La territorialità dell’IVA in caso di sponsorizzazioni è regolata dagli articoli 7-ter e 7-septies DPR 633/72. Nel dell’erogazione a favore dei privati è derogata se il privato non è domiciliato o residente nell’Unione Europea, equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi IVA. Qui sotto lo schema esplicativo.
2. APPLICAZIONE DELL’IVA ALLE SPONSORIZZAZIONI Prestatore
Organizzatore italiano
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Committente
Territorialità
IVA applicabile
UE (soggetto passivo)
luogo committente
fattura senza IVA
UE (privato)
luogo prestatore
fattura con IVA italiana
extra UE (soggetto passivo)
luogo committente
fattura senza IVA
extra UE (privato)
luogo committente
fattura senza IVA
italiano (soggetto passivo)
luogo committente
fattura con IVA
italiano (privato)
luogo prestatore
fattura con IVA
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L’IVA sullo stand congressuale Mettere a disposizione uno stand espositivo nell’ambito di un congresso, generalmente con finalità commerciale e/o pubblicitaria, è considerata una prestazione di servizi di tipo complesso perché include sia l’uso
degli spazi nudi sia servizi aggiuntivi quali noleggio attrezzature, personale dedicato, coffee break, etc. Il trattamento dell’IVA per la vendita di stand congressuali ricade nell’ambito di applicazione dell’articolo 7-ter e 7-septies DPR 633/72. Sotto la tabella esplicativa.
3. APPLICAZIONE DELL’IVA ALLO STAND CONGRESSUALE Prestatore
Organizzatore italiano
Committente
Territorialità
IVA applicabile
UE (soggetto passivo)
luogo committente
fattura senza IVA
UE (privato)
luogo prestatore
fattura con IVA italiana
extra UE (soggetto passivo)
luogo committente
fattura senza IVA
extra UE (privato)
luogo committente
fattura senza IVA
italiano (soggetto passivo)
luogo committente
fattura con IVA
italiano (privato)
luogo prestatore
fattura con IVA
4 L’IVA dei servizi di pernottamento, ristorazione e trasferimenti Generalmente le spese di pernottamento, ristorazione e trasferimenti nazionali sono addebitate al partecipante al congresso con la quota di iscrizione. Se le si vogliono addebitare
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separatamente devono essere considerate come servizi accessori dell’accesso all’evento (art. 7 quinquies lett. b. DPR 633/72) e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (vedi la tabella sull’IVA delle quote di iscrizione). In Italia l’IVA applicata a questo tipo di servizi è del 10%.
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specifico emergono le seguenti constatazioni: • la concessione in uso degli immobili è essenziale e indispensabile per la prestazione del servizio; • i servizi pattuiti sono ancillari alla concessione in uso degli immobili, anche in relazione al loro valore economico”.
L’IVA sull’affitto degli spazi congressuali L’IVA sull’affitto dei centri congressi va sempre applicata, anche se il committente è straniero comunitario (che poi può ottenerne il rimborso con la relativa pratica comunitaria) e anche se il committente è straniero non comunitario (che può ottenerne il rimborso ingaggiando un consulente italiano che gestisca la pratica).
6
L’IVA sul compenso dell’organizzatore
Lo ha stabilito l’Agenzia delle Entrate con il principio di diritto n. 2 del 24 settembre 2018 in cui ha fornito chiarimenti in materia di prestazione di servizi relativi a beni immobili. Il testo recita: “Nell’ipotesi di una prestazione di servizi composta dalla concessione a titolo oneroso dell’uso di beni immobili ubicati in Italia, destinati ad attività congressuale, e dalla fornitura di servizi effettuata in occasione di eventi sportivi, il committente non residente può ottenere il rimborso dell’IVA assolta in Italia se dall’esame delle circostanze del caso
Il trattamento IVA del compenso percepito dall’organizzatore del congresso cambia a seconda dello status fiscale del committente. Se il committente è un soggetto passivo IVA il trattamento dell’imposta è determinato dalla sua sede territoriale (luogo del committente). Se il committente è un privato il trattamento dell’imposta è determinato dalla sede in cui si svolge l’evento (luogo dell’evento). Ecco sotto lo schema:
6. APPLICAZIONE DELL’IVA AL COMPENSO DELL’ORGANIZZATORE COMMITTENTE SOGGETTO PASSIVO IVA Prestatore
Committente
Territorialità
IVA applicabile
extra UE Organizzatore italiano
UE
luogo del committente
italiano
fattura senza IVA fattura con IVA italiana
COMMITTENTE PRIVATO Prestatore
Organizzatore italiano
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Committente
Luogo evento
Territorialità
extra UE
Italia
luogo dell’evento
UE
Italia
luogo dell’evento
italiano
Italia
luogo dell’evento
extra UE
UE
luogo dell’evento
UE
UE
luogo dell’evento
italiano
UE
luogo dell’evento
extra UE
extra UE
luogo dell’evento
UE
extra UE
luogo dell’evento
italiano
extra UE
luogo dell’evento
IVA applicabile
fattura con IVA
fattura senza IVA
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Il trattamento fiscale degli utili del congresso Il committente del congresso può stipulare con l’organizzatore due diversi tipi di contratto: il contratto di appalto e il contratto di cessione. Il contratto prescelto determina le modalità di registrazione contabile di entrate e uscite, la deducibilità delle spese e, soprattutto, il trattamento fiscale degli utili generati dal congresso.
CONTRATTO DI APPALTO
CONTRATTO DI CESSIONE
Oggetto dell’appalto è l’intera organizzazione del congresso, che include sia la gestione dei fornitori sia la gestione delle entrate (sponsorizzazioni e iscrizioni), dai contratti alla fatturazione e fino all’incasso per conto del committente. Con il contratto di appalto il committente mantiene il potere decisionale sull’evento (organizzazione, scelta dei fornitori etc) e si fa carico del rischio economico a esso legato.
Si cede il diritto di sfruttamento economico dell’evento: il committente cede un diritto di cui è titolare a un cessionario (l’organizzatore) che lo acquista pagando un corrispettivo che di norma è pari all’utile del congresso. L’organizzatore acquisisce il potere decisionale sull’evento (organizzazione, scelta dei fornitori, etc), di cui copre tutti i costi, trattiene tutte le entrate e si accolla il rischio economico.
REGISTRAZIONE CONTABILE DI ENTRATE E USCITE La remunerazione dell’organizzatore è stabilita nel contratto. L’organizzatore contabilizza le entrate derivanti da iscrizioni e sponsorizzazioni nel suo stato patrimoniale (e non nel suo conto economico) perché sono debiti nei confronti del committente, e contabilizza le spese per l’organizzazione del congresso nel suo stato patrimoniale come crediti perché sono costi propri del committente. I costi dell’organizzatore sono solo gli stipendi del personale che gestisce l’evento, le trasferte e le spese generali di struttura.
REGISTRAZIONE CONTABILE DI ENTRATE E USCITE Con il contratto di cessione tutte le entrate e tutte le spese dell’evento entrano nel bilancio dell’organizzatore a comporre, rispettivamente, i ricavi e i costi. Poiché la contabilizzazione spetta all’organizzatore, per il committente non ci sono dunque in questo caso incombenze particolari.
TRATTAMENTO FISCALE DEGLI UTILI L’organizzatore svolge un ruolo di consulenza e come tale viene remunerato. Alle scadenze convenute l’organizzatore emette fattura con IVA ad aliquota ordinaria a carico del committente per i servizi erogati. Il residuo finanziario positivo dell’evento (utile) spetta al committente, che lo acquisisce emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale del committente. Se ha la partita IVA di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA. Per la corretta gestione contabile e fiscale dell’appalto con mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare all’organizzatore il totale delle entrate dell’evento e l’organizzatore è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Con tali reciproci addebiti lordi l’utile (o la perdita) dell’evento viene trasferito al committente.
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TRATTAMENTO FISCALE DEGLI UTILI La formula della cessione prevede che l’organizzatore acquisisca la titolarità delle entrate e sostenga l’onere economico (non solo come anticipazione) delle uscite del congresso. Il committente ha diritto, in misura fissa o percentuale, all’utile dell’evento, cioè il corrispettivo per aver dato all’organizzatore il diritto di sfruttamento dell’evento stesso. Si tratta quindi di un compenso per la cessione d’uso di un diritto immateriale (marchio) e per le prestazioni che il committente eroga comunque, come la cura dei contenuti del congresso, l’organizzazione del comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione dei materiali, la selezione dei relatori, etc. Il committente acquisisce l’utile che gli spetta emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se ha la partita IVA di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA. Sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio dell’organizzatore.
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L’archiviazione: cosa conservare
Archivio fisico e digitale: materiali e documenti da tenere dopo il congresso
C
oncluso il congresso, e concluse le chiusure contabili e amministrative, non bisogna cedere alla tentazione di liberarsi di tutto il materiale prodotto e accumulato nelle settimane o mesi dell’organizzazione del congresso. Ogni buon organizzatore di eventi sa che documenti e materiali devono essere conservati e che il sistema di archiviazione deve consentire di ritrovare tutte le informazioni con facilità. I motivi sono sostanzialmente due: il primo è che occorre poter dare risposta a qualunque futuro accertamento o richiesta di chiarimento o contestazione da parte di qualunque soggetto; il secondo è che i materiali del congresso e le informazioni su, per esempio, fornitori, sponsor e location potranno tornare utili in altre occasioni, e non soltanto per l’eventuale organizzazione della successiva edizione del medesimo congresso.
L’archiviazione obbligatoria del materiale di un evento ECM Nel caso di un congresso accreditato, il regolamento ECM impone che il provider conservi per 5 anni copia di tutte le documentazioni relative all’assegnazione
dei crediti – inclusa la copia degli inviti nominativi da parte degli sponsor – con l’impegno a renderli disponibili, se richiesti, alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e al Comitato di Garanzia. Ciò comporta un’ulteriore necessità di archiviazione “legale” di questi materiali, pena il rischio di sanzioni o richiami da parte degli organi di vigilanza.
Le due regole base dell’archiviazione Benché ognuno abbia propri metodi di archiviazione, la conservazione di documenti e materiali deve seguire due regole di base:
1a
rchiViare iNcludeNdo tutto il possibile
Se si è lavorato per la prima volta con un fornitore o una struttura, è bene includere nell’archivio anche una nota del project manager con la valutazione del fornitore: in futuro potrebbe essere difficile ricordare come ci si era trovati e recuperando il dossier dall’archivio una semplice nota chiarirà i dubbi.
2a
rchiViare iN modo che tutti
possaNo troVare tutte le iNformazioNi
L’archivio deve funzionare anche per chi non si è occupato del congresso specifico e non ne conosce tematiche, sponsor, fornitori, location. Se conservato correttamente, il materiale deve mettere chiunque nelle condizioni di ricostruire con facilità l’evento nella sua interezza.
Il programma di posta elettronica diventa archivio È buona abitudine creare nel programma di posta elettronica cartelle e sottocartelle dove conservare tutti i messaggi fin dall’inizio del
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UTILE ARCHIVIARE CIÒ CHE POTREBBE ESSERE PER UN PO’ E CONSERVARE, ALMENO tivo
✓ File del budget preven e consuntivo itali ✓ Tutte le fatture e ricevute dig
i ✓ Una copia cartacea di tutt gli stampati prodotti e i loro file esecutivi e PDF • segnaletica • brochure • locandine • programma • inviti • menù • altro ✓ Fatture e ricevute cartacee
tivi ✓ Note spese cartacee e rela giustificativi r ✓ Contratti siglati con sponso e fornitori
r ✓ Lista completa degli sponso e degli espositori ivi ✓ Mappa degli stand esposit ✓ Elenco degli eventi sociali e delle iniziative accessorie ✓ Note sul catering, menù, lista dei ristoranti utilizzati ✓ Eventuali bandi di gara
ti ✓ Elenco dei relatori/docen ati e dei ✓ Elenco dei fornitori contatt scuno cia di tivi preventivi/consun nt ✓ Presentazioni in Power Poi del progetto i ✓ Rendering degli allestiment e altri file grafici
progetto. Per esempio, una cartella dell’anno in corso che contiene la cartella del congresso, all’interno della quale ci saranno tante sottocartelle quanti sono gli interlocutori per conservare le email relative: la corrispondenza con gli sponsor, con la location, con l’albergo. con i fornitori e così via. Sebbene sia un sistema un po’ laborioso cui dedicarsi con continuità, il vantaggio è che il programma di posta si trasforma esso stesso in un archivio facile da consultare.
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li allestimenti ✓ File esecutivi e file PDF deg conser vati (difficilmente possono essere fisicamente, visti gli ingombri) • pannelli • totem • fondali • cartelloni • scenografie • vetrofanie d • personalizzazioni degli stan • altro si spese digitali ✓ Moduli digitali dei rimbor vute relative ✓ Tutte le mail inviate e rice ne “.pst” e nsio all’evento (file con este simili) ✓ Per gli eventi accreditati ECM ribuiti ai • Materiali di formazione dist tazioni, partecipanti (dispense, presen questionari di valutazione e apprendimento ECM) • Copia dell’attestato-tipo rilasciato (per eventi ECM)
La checklist di cosa conservare La maggior parte di documenti e materiali possono essere conservati in forma digitale su un hard disk esterno, sul cloud oppure sui server interni: l’importante è farne sempre il backup per evitare che l’eventuale perdita dei dati causa virus informatici o problemi tecnici non sia irrimediabile. In forma cartacea vanno invece conservati contratti firmati, ricevute e note spese cartacee, stampati ect. ❖
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Italia Eventi Group è la società con sede a Roma specializzata nell’ideazione e nell’organizzazione di eventi e manifestazioni fieristiche su tutto il territorio nazionale e internazionale. Originalità, innovazione e alta partecipazione sono i caratteri distintivi degli eventi realizzati da Italia Eventi, il cui principale obiettivo è creare situazioni uniche e indimenticabili, capaci di coinvolgere il vasto pubblico e di toccare le sue corde emotive. Italia Eventi segue ogni evento a 360°, coniugando in modo perfetto competenze strategiche, tecniche e creative. Un grande Team costituito dai migliori professionisti del settore e da una consolidata rete di collaboratori esterni.
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BTcongress
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Centro Organizzazione Congressi
199
Meet and Work
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Chrysalis Communication
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MGM Congress
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CWT Meetings & Events
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MP Congressi & Comunicazione
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Sardiniameeting
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Uvet Congress and Learning
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Uvet Global Business Travel
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Congress Lab
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Congress Studio Venezia International 202 Everywhere
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Ega Worldwide Congresses & Events 203 Fenicia Eventi
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Gaya Events & Communication
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Gruppo SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione 206
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ProEventi
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Aree e discipline di specializzazione: • Ipertensione & Cardiologia • Anestesiologia • Oftalmologia • Pediatria • Reumatologia Nome Agenzia: AIM GROUP INTERNATIONAL Indirizzo: Via G. Ripamonti, 129 – 20141 Milano Viale Mazzini, 70 - 50132 Firenze Via Flaminia, 1068 - 00189 Roma Telefono: 02/566011 - 055/233881 - 06/330531 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@aimgroupinternational.com aimgroupinternational.com www.facebook.com/AIMGroupint Referente Agenzia: Flaminia Roberti, Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu – cell. 335/5315684 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): AIM Education S.r.l. “Provider Standard” N° 93 del 04/12/2012 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità ISO 9001-2015 • IAPCO International Association of Professional Congress Organizers • MedTech Trusted Partner • Modello Organizzativo Gestione Rischi D. Lgs. 231 Breve profilo dell’agenzia: AIM Group International è un’azienda leader nell’organizzazione di congressi, meeting ed eventi da oltre 58 anni: la mission da sempre è fornire servizi di alta qualità per realizzare eventi efficaci, offrendo soluzioni innovative e personalizzate. L’approccio consulenzia¬le, le professionalità avanzate e il know how globale, uniti alla profonda conoscenza dei clienti, della loro storia, cultura e obiettivi, permettono di instaurare una partnership forte contribuendo a elevare il livello dei risultati.
Le nostre sedi: Amburgo, Barcellona, Berlino, Bruxelles, Budapest, Firenze, Lisbona, Madrid, Milano, Monaco, New York, Parigi, Philadelphia, Praga, Roma, Sofia, Vienna. Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi : Servizi DMC, Comunicazione, Consulenza, Eventi Sportivi
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Partnership con associazioni medico scientifiche: • SIR Società Italiana Reumatologia • SIAARTI Società Italiana Anestesia, Analgesia, Rianimazione e terapia intensiva • FIMP Federazione Italiana Medicina Pediatrica • SIMG Società Italiana di medicina Generale • SIC Società Italiana Cardiologia
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • A MGEN • A llergan • A straZeneca • Bayer • B ristol Mayers Squibb •G ruppo Menarini •N ovartis • R oche • S anofi • A nia •D HL • F iera di Parma • L eonardo • T IM • U nicredit
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • ESC Congress – European Society of Cardiology Rome 2016 (35.000 pax) • ESH Meeting – European Society of Hypertension, ogni edizione dal 1983 • SIAARTI Academy 2017 (premiato FCE Awards – Iapco Collaboration Awards – Bea World Awards) • Congresso Congiunto Società Chirurgia SIC-ACOI Roma 2018 (3.500 pax) • EAS European Atherosclerosis Society Prague 2017 (2.500 pax) • Floretina 2017 (premiato Eventex)
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Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche Nome Agenzia: ARDEA Indirizzo: Via G. Mazzini, 24 25032 Chiari (BS) – Sede operativa Telefono: 030/7833024 e-mail, sito web, Facebook: segreteria@ardeaweb.com www.ardea.events www.facebook.com/ardeaweb/ Referente Agenzia: Emanuela Bellet e.bellet@ardeaweb.com - cell 349/0995932 Certificazioni: ECM (ID Provider): n. 5063 - 2016 Breve profilo dell’agenzia: Ardea, affiancata a un comitato scientifico di valore, offre ad aziende, società scientifiche, associazioni pazienti, un servizio chiavi in mano e “su misura” per l’organizzazione di ogni tipo di evento scientifico ed ECM, sia in Italia che all’estero. La società viene fondata nel 2012 da Emanuela Bellet. Dopo la laurea in lingue e letterature straniere, Bellet si specializza nel settore delle relazioni pubbliche, delle tecniche pubblicitarie, del management nel settore sanità e dello Human Resource Management. Segue una carriera nel settore farmaceutico sviluppata presso diverse realtà aziendali nell’organizzazione e gestione di eventi congressuali e nella progettazione e pianificazione di eventi formativi.
Nome Agenzia: BLUEVENTS Indirizzo: Via Flaminia Vecchia, 508 - 00191 Roma Telefono: 06/36382038 – 06/36304489 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@bluevents.it www.bluevents.it www.facebook.com/blueventseventi/ Referente Agenzia: Chiara Ronconi – chiara.ronconi@bluevents.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Bluevents srl, Provider Standard Nazionale ID n. 836 Provider per l’erogazione di attività formative ECM dal 2003 Provider Standard Nazionale dal 10/10/2014
• altri servizi: formazione manageriale, piattaforme FAD, progetti salute e movimento, consulenza aziendale, digital Aree e discipline di specializzazione: • o ncologia • c ardiologia • p neumologia • g astroenterologia Partnership con associazioni medico scientifiche: collabora con ATBV – Gruppo di studio Aterosclerosi, Trombosi e Biologia Vascolare e SIIA – Società Italiana Ipertensione Arteriosa Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Astrazeneca, Shire, Vifor Fresenius, Tesaro, Techdow Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: Ipercardine - progetto Webcast meeting - progetto Movimento e Salute
e formativo. Il suo team, efficiente e dinamico ha il suo punto di forza nell’originalità di idee e soluzioni, nella creatività grazie ad un up-to-date tecnologico continuo. Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di Congressi, eventi ed attività extra congressuali • Gestione di Associazioni Scientifiche • Assistenza delegazioni Aree e discipline di specializzazione: • Congressi medici (tutte le specializzazioni) - meeting aziendali - segreteria e gestione associazioni Partnership con Associazioni Medico Scientifiche: • Società Italiana di Endoscopia Ginecologica (SEGi)
Certificazioni: Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015 per l’attività di progettazione, erogazione ed organizzazione di eventi informativi, formativi ed ECM.
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Johnson & Johnson, Bayer, ACRAF Angelini Farmaceutica, Gedeon Richter, Farmitalia, GAAV Gruppo Agenti Aviva, Air BP Italia
Breve profilo dell’agenzia: Bluevents è una organizzazione professionale specializzata in Meeting, Convegni, Corsi ed eventi di comunicazione e formazione. Nasce dall’unione di specialisti del settore, si avvale della loro pluriennale esperienza nelle diverse aree di medicina, finanza, assicurazioni, sport e telecomunicazioni. Grazie alla sua struttura versatile e alla flessibilità del suo servizio, è il partner ideale per la comunicazione e l’organizzazione di eventi. Sempre attenta alle esigenze specifiche del cliente, Bluevents è alla ricerca costante della soluzione ottimale per ciascun fabbisogno informativo
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • AIOE 1st All In One Event, Bari 19-23 Novembre 2018 • World Congress ENDOMETRIOSIS2017 - From diagnosis to medical and surgical management: a stocktaking international experts’ meeting, Napoli 14-16 Settembre 2017 • 1 3th Conference of The International Association for Relational Psychoanalysis and Psychotherapy - THE ARTS OF TIME: Relational psychoanalysis and forms of vitality in clinical process. Rome, 9-12 Giugno 2016
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Nome Agenzia: BT CONGRESS Indirizzi: Sede legale e amministrativa Via P. Cugia, 1 – 09129 Cagliari Ufficio Marketing e Sede operativa Via Metauro, 19 – 00198 Roma Telefono: sede legale 070/340293 – ufficio marketing 06/8546198 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@btcongress.com www.btcongress.com www.facebook.com/btcongress/ Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): ID 111 – Accreditamento del 02.12.10 Certificazioni:
Aree e discipline di specializzazione: • Congress e Association Management • Destination Management per l’Italia (DMC) • Consulenza finanziaria e scientifica per eventi • Marketing e Communication Management
Sistema Gestione Qualità: Certiquality UNI EN ISO 9001:2015 Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Breve profilo dell’agenzia:
• International Menopause Society (IMS) • International Society of Gynecological Endocrinology (ISGE)
Da oltre 35 anni BTcongress opera nel settore degli eventi aziendali, nazionali e
• European Society of Gynecology (ESG)
internazionali, con particolare attenzione all’organizzazione di congressi medici nel
• International Academy of Human Reproduction (IAHR)
campo della Salute della Donna.
• Associazione Italiana di Ginecologia Endocrinologica (AIGE)
L’esperienza maturata nel settore degli eventi medici, unita alla forte propensione all’innovazione, definiscono oggi la BTcongress come una società all’avanguardia, in
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:
grado di fornire servizi integrati di alta qualità che comprendono l’implementazione
• 18th World Congress on Gynecological Endocrinology – Firenze 2018
di nuove strategie, l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati e un team di esperti
• 12th Congress of the European Society of Gynecology – Barcellona 2017
altamente specializzato.
• 15th World Congress on Menopause - Praga 2016
Dal 2000 la BTcongress è inoltre accreditata come provider ECM per l’assegnazione di crediti formativi ai professionisti dell’healthcare, nazionali e internazionali, residenti nella Comunità Europee, nonché fornitore di accreditamenti UEMS-EACCME. L’azienda è certificata ISO 9001:2015.
Tipo di servizi forniti: • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione associazioni scientifiche • Consulenza in gestione finanziaria, strategie organizzative, marketing e communication
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acquisito in tutti gli anni di attività, di avere uno standard qualitativo immutato La attività di Provider ECM rappresenta il 90% dell’attività svolta Nel campo della formazione uniamo alla serietà una particolare sensibilità ad intercettare il fabbisogno formativo. Tutto ciò è molto apprezzato da chi desidera poter avere un momento formativo capace di incidere sulla propria crescita professionale
Nome Agenzia: CENTRO ORGANIZZAZIONE CONGRESSI Indirizzo: sede legale, Via San Pancrazio, 4 - 98039 Taormina (Me) sede operativa, Via Miss Mabel Hill, 9 - 98039 Taormina (Me) Telefono: 0942/24293 e-mail, sito web: info@centrocongressi.biz www.centrocongressi.biz Referente Agenzia: Carola Calandruccio carolacalandruccio@centrocongressi.biz Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 2263 - 24.01.2012 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015, settori 35-37 n° CENT1265Q1501 Breve profilo dell’agenzia: Lo Studio ha una esperienza professionale nel campo degli eventi scientifici più che quarantennale ed ha goduto del privilegio di un cambio generazionale interno alla struttura Ciò ha consentito di mantenere la clientela fidelizzata, di godere del know how
Nome Agenzia: CHRYSALIS COMMUNICATION Indirizzo: Via Serio, 6 – 20139 Milano Telefono: 02/58430422 e-mail, sito web: www.chrysalis.it l.ferrari@chrysalisweb.it Referente Agenzia: Lorena Ferrari – 348/6049899 – l.ferrari@chrysalisweb.it Breve profilo dell’agenzia: Il gruppo Chrysalis coniuga esperienza e innovazione; grazie ai suoi 30 anni di attività vanta, infatti, una conoscenza approfondita e una gestione mirata di tutte le sfaccettature della comunicazione aziendale e dell’organizzazione congressuale. Con un approccio personalizzato, cucito sulle esigenze del cliente, Chrysalis realizza progetti di comunicazione, eventi e congressi di tutte le dimensioni. Un focus particolare è rappresentato dal know-how nel settore medico-scientifico. Chrysalis lavora da sempre con le maggiori realtà pharma, fornendo un ventaglio di servizi e realizzando eventi, booths, roadshows, team building all’insegna di un’expertise basata su coerenza e affidabilità, interpretando in chiave etica e creativa le richieste di ogni azienda. Il gruppo si propone come l’alleato ideale, a cui affidare la propria immagine aziendale.
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Tipo di servizi forniti • p rogettazione ed erogazione di attività formativa ECM • o rganizzazione di congressi ed eventi • g estione di Segreteria Delegata per Associazioni Scientifiche • a ltri servizi : gestione della comunicazione, qualsiasi servizio tecnico professionale, logistica, progetti di marketing Aree e discipline di specializzazione: Tutte le discipline mediche e paramediche Partnership con associazioni medico scientifiche: AIORAO, SEMORI, SIAPAV, SIFL, ISNVD Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Università degli Studi di Catania, Università degli Studi di Messina, Università degli Studi di Palermo, Policlinico Universitario di Catania, Policlinico Universitario di Messina, Ospedale di Taormina, Amgen, Sofar, Pfizer, MSD, Alfasigma. Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 9th International Meeting on Metabotropic Glutamate Receptors – Taormina, 1-6 ottobre 2017 • 7th Annual ISNVD International Meeting - Taormina, 4-6 maggio 2017 • 16th Meeting of the Society for Natural Immunity – Taormina, 2 - 5 ottobre 2016 • 5° Congresso Nazionale SIMCRI - Taormina, 25-27 ottobre 2018 La qualità del servizio e la professionalità sono principi prioritari in Chrysalis, affiancati da creatività e flessibilità, permettono al nostro team di dar vita a idee, parole e progetti che trasformano ogni evento in un’esperienza unica. Grazie ad una particolare struttura “all-in-one”, che unisce comunicazione e logistica Chrysalis progetta, costruisce e dirige eventi nazionali e internazionali, utilizzando le tecnologie più innovative e consentendo al cliente di interfacciarsi con un unico interlocutore. Così prendono vita eventi dall’ impatto spettacolare, che incorporano lo spirito di ogni singolo brand, ogni volta diversi; tutti però con lo stesso obiettivo: creare momenti indimenticabili. Chrysalis si occupa di B2B per grandi, medi e piccoli eventi (progettazione, realizzazione, regia, comunicazione istituzionale); marketing territoriale di promozione del B2C (store activation, guerriglia marketing, temporary shop, roadshow, etc.); produzione e post-produzione video; ideazione e realizzazione dell’immagine coordinata; progettazione e sviluppo di soluzioni scenografiche; valorizzazione delle presentazioni aziendali; social media marketing; location e attività di logistica; sviluppo di applicazioni web e applicazioni mobile. Tipo di servizi forniti Organizzazione di congressi ed eventi in italia e all’estero; Convention e meeting aziendali, lanci di prodotto, open day, family day, road show, conferenze stampa e media events; Logistica assistenza delegazioni viaggi incentive; Realizzazioni grafiche e progettazioni sceno-tecniche; Stand e allestimenti; regia Aree e discipline di specializzazione: Farmaceutico – estetica – medicale – moda – dentale - energia Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Astrazeneca, Boehringer Ingelheim, British Consulate General Milan, Coloplast, Dompè, Edison, Eli Lilly, F.lli Rossetti, Gilead, Kyowa Kirin, Lundbeck, Merz Aesthetics, Novartis, Roche Diagnostic, Zambon Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Vari lanci di importanti prodotti in ambito pharma e medicale • Importanti delegazioni a congressi, stands, conferenze stampa, family day, cene sociali
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Siamo professionisti. Creiamo eventi innovativi e memorabili e possiamo supportarvi nella gestione strategica dei meeting, con un focus costante sulla qualità. Le idee devono trasformarsi in risultati e noi abbiamo l’esperienza per farlo. MAKE THE WORLD WORK FOR YOU cwt-meetings-events.it
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Nome Agenzia: CWT MEETINGS & EVENTS (Carlson Wagonlit Italia) Indirizzi: Firenze - Via Panciatichi, 38/5 - 50127 Milano - Via Vespucci, 2 - 20124 Torino - Corso Orbassano, 336 - 10137 Roma - Via Benigni, 25 – 00156 Telefono: 055/09491111 (per tutte le sedi) e-mail, sito web, pagina Facebook: eventsitalia@cwt-me.com – sales_milano@cwt-me.com sales.supportroma@cwt-me.com – www.cwt-meetings-events.it CWT Meetings & Events Italia Referente Agenzia: Armando Mastrapasqua, Senior Director CWT Meetings & Events Italia, Grecia, Egitto e Marocco: armando.mastrapasqua@cwt-me.com Raffaele Calia, Head of Sales & Marketing Italia: raffaele.calia@cwt-me.com Breve profilo dell’agenzia: Dalle idee ai risultati. Meeting & Events è la divisione meeting ed eventi di CWT. Una multinazionale degli eventi con più di 30 anni di esperienza e presente in 68 Paesi. I 135 professionisti del team italiano garantiscono un solido background nella creazione e produzione di eventi B2B e B2C e meeting per aziende, istituzioni pubbliche, comitati organizzatori e federazioni sportive. La nostra missione è quella di porci come consulenti sensibili a fianco dei nostri clienti. Consideriamo gli eventi un asset della strategia aziendale e siamo parte attiva nella diffusione della cultura degli eventi nel mercato e di un cambiamento di approccio significativo nel modo di fare questo mestiere. La precisa definizione degli obiettivi, dei KPI attesi e della strategia aziendale guida la genesi del concept creativo, il tema grafico-visivo, l’experience design, la produzione, la logistica, tutta la supervisione dell’execution e l’event management. CWT Meetings & Events ha una specifica sensibilità per tutto il mondo Healthcare. La grande professionalità maturata nel corso degli anni nel mercato medico, biomedicale e farmaceutico e la richiesta di servizi sempre più accurati da parte dei nostri clienti hanno spinto CWT M&E a creare un team dedicato. Una struttura specializzata e flessibile, capace di gestire, con l’utilizzo di tool proprietari e tecnologia, tutti gli eventi delle società del mondo Healthcare, garantendo il rispetto della compliance e delle peculiarità di questo settore grazie a un aggiornamento costante. Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: certificazione ISO 9001/2015 rilasciata da TÜV Rheinland Sistema di gestione sostenibile degli eventi: ISO 20121:2013
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Tipo di servizi forniti • Ideazione, concept design, realizzazione e conduzione di meeting ed eventi (congressi, tavole rotonde, simposi, presentazione prodotti, road show forza vendita, team building) • Progettazione ed erogazione di attività formative ECM in partnership con provider accreditati • Gestione associazioni scientifiche • Gestione reportistica in ambito compliance EFPIA
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Bayer, Biogen Idec, Boehringer Ingelheim, Chiesi, DiaSorin, Edwards, Fidia Farmaceutici, Gruppo Menarini, Kedrion, Lilly, Livanova, Malesci, Novartis, Pfizer, Takeda, Teva. Eventi di particolare rilievo organizzati nell’ultimo anno: • Boehringer Ingelheim – Meeting Operativo Nazionale – (450 partecipanti) – Maggio 2018, Cagliari • Boehringer Ingelheim – DOAC@im: una scelta di sicurezza in ogni occasione – (385 partecipanti) – 18/19 Novembre 2018, Sorrento • Laboratori Guidotti – Monogestione del paziente asmatico – (210 partecipanti) – Ottobre/Dicembre 2018, Napoli, Roma, Milano e altre città italiane • Menarini – OTC / ECM Monosponsor – (165 partecipanti) – 11/12 Maggio 2018, Firenze
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Nome Agenzia: CONGRESS STUDIO VENEZIA INTERNATIONAL Indirizzo: Via Giordano Bruno, 29 30174 Venezia Mestre Telefono: 041/951112 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@congressvenezia.it www.congressvenezia.it www.facebook.com/congressvenezia Referente Agenzia: Patrizia Pala Cariello – cell. 348/8124567 – p.cariello@congressvenezia.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): nr. 1422 del 24/01/2012 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità Certificazione ISO 9001:2008 . • Sistema Gestione Qualità Certificazione ISO 9001:2008 . • CMP (Certified Meeting Professional) Certificazione attribuita da Events Industry Council. • Abilitazione al MEPA - Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione
Tipo di servizi forniti • Organizzazione di congressi, convention, meeting, convegni • Progettazione ed erogazione di attività formative ECM in tutte le aree e discipline delle Professioni Sanitarie • Gestione associazioni scientifiche • Organizzazione di corsi di aggiornamento e sviluppo professionale continuo • Organizzazione di programmi sociali e di intrattenimento • Organizzazione di visite culturali e programmi speciali per delegazioni e partecipanti • Organizzazione di party ed eventi speciali Aree e discipline di specializzazione: • Congress e Association Management (PCO, AMC) • Corporate Meetings ed Eventi Speciali • Destination Management (DMC) • Progettazione ed erogazione di attività formative ECM in tutte le aree e discipline delle Professioni Sanitarie
Breve profilo dell’agenzia: Congress Studio Venezia International fornisce tutti i servizi necessari per organizzare con successo congressi, corsi, convegni e programmi formativi. Si propone come partner di fiducia aggiornato sulle norme relative all’ECM, garante dell’applicazione corretta delle procedure, consulente per l’ottimizzazione delle risorse, al servizio del discente. Le sue risorse umane sono sempre propositive ed offrono la collaborazione di un gruppo di professionisti qualificati e costantemente orientati alla realizzazione di eventi formativi di grande rilievo scientifico.
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • XXXVIII Corso EMG Corso teorico pratico di alta specializzazione in elettromiografia e neurofisiologia clinica (2018) • Update in Epilettologia: La terapia antiepilettica alla luce delle nuove evidenze (2017) • Risk Governance for Key Enabling Technologies – Society for Risk Analysis Policy Forum (2017)Imprese e mercato della crisi di impresa: nuovi percorsi del “diritto fallimentare” (2015)
Nome Agenzia: EVERYWHERE Indirizzo: Piazza Cittadella, 3 – 37122 Verona Telefono: 045 8006786 e-mail, sito web: congressi@everywheretravel.it www.everywheretravel.it Referente Agenzia: Sabrina Poiega – sabrina@everywheretravel.it
eventi e congressi in Italia e all’estero potendo emettere direttamente la biglietteria con costi e tempi molto competitivi, essendo anche agenzia viaggi IATA.
Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider Standard Nazionale ID n. 683 Provider per l’erogazione di attività formative ECM dal 2002 Provider Standard Nazionale dal 20/02/2014 Breve profilo dell’agenzia: Everywhere S.r.l. è una Società specializzata nell’organizzazione di viaggi ed eventi, nata a Verona nel 1981. Grazie alla professionalità e alla competenza maturate negli anni dal proprio Staff, giovane e dinamico, ha conquistato un ottimo posizionamento e grande notorietà a livello nazionale in qualità di Provider Ecm Standard per il ministero della Salute e segreteria per varie Società Scientifiche. Everywhere, nella sua nuova sede, offre una sala meeting che può accogliere fino a 70 persone con disposizione a platea, dotata di avanzate tecnologie audio-video e adatta ad ogni tipologia di evento (dalla formazione ECM, alla piccola convention aziendale fino alla cena di gala). Tra i servizi offerti dalla Società si annovera infine la gestione di delegazioni ad
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Tipo di servizi forniti: • progettazione ed erogazione di attività formative ECM e medico scientifiche • consulenza ed organizzazione di congressi, eventi, meeting aziendali e ricevimenti • segreteria Associazioni Scientifiche • assistenza e gestione delegazioni in Italia e all’Estero Aree e discipline di specializzazione: • congressi e meeting • ECM • Incentive Partnership con associazioni medico scientifiche: • G.I.BIS., • Aneop, • Fismad Veneto-Trentino Alto Adige Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • International Symposium on Pancreatic Cancer, Verona, 2014; • Congresso annuale Fismad Veneto-Trentino Alto Adige, dal 2015; • Congresso Nazionale Gibis, Rimini, 2017
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Nome Agenzia: Ega worldwide – Congresses & Events Indirizzo: Viale Tiziano, 19 – 00196 Roma / Foro Buonaparte 12 – 20121 Milano Telefono: 06/32812.1 e-mail, sito web, Twitter, pagina Facebook: gare@ega.it – www.ega.it @ega_worldwide https://www.facebook.com/egaworldwidecongressesevents Referente Agenzia: Alain Pittet, Executive Director International Business Development cell. +41 79 322 11 52 - email: pittet@ega.it Carla Bugli - International Business Development Manager cell. 348 4983304 - email bugli@ega.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1406 – 23 giugno 2013 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001-14001-20121 • Modello Organizzativo Conforme D. Lgs. 231 • IAPCO Quality Programme - Accredited Breve profilo dell’agenzia: Ega dal 1965 organizza eventi e congressi d’importanza nazionale ed internazionale. Fondata da Emma Aru, attuale presidente, pioniera della nascita del settore congressuale in Italia è oggi guidata dalla prof.ssa Claudia Golinelli, professore ordinario di Management degli Eventi all’Università di Roma Tor Vergata, leader di un team di oltre 30 professionisti accomunati dalla stessa passione: fare degli eventi un’esperienza memorabile. La formazione continua certificata da IAPCO, la dimensione internazionale costituita dalla membership ad INCON presente in 32 paesi e 72 città del mondo e la propensione all’ascolto e all’innovazione continua fanno di Ega non solo un PCO classico, ma un vero e proprio partner dei protagonisti del mondo medico scientifico per costruire vere e proprie community basate sul knowledge sharing. Oltre al settore medico-scientifico, Ega vanta best practice nell’organizzazione di eventi governativi ed istituzionali, eventi corporate e concerti aperti al pubblico. Tipo di servizi forniti • organizzazione di congressi ed eventi • servizi modulari per congressi ed eventi • sistemazione alberghiera e gestione della destinazione • gestione candidatura destinazione • gestione associazioni scientifiche incl. fundraising ed attività di engagement • progettazione ed erogazione di attività formativa ECM residenziali e FAD Aree e discipline di specializzazione: tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, in particolare gastroenterologia, nefrologia, cardiologia, trapiantologia, traumatologia, psicopatologia, chirurgia generale.
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Partnership con associazioni medico scientifiche: • SITO (Società Italiana Trapianti d’Organo) Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Associazione Italiana Ingegneri Clinici • Comune di Milano • Expo 2015 SpA • Ferrovie dello Stato Italiane • Fondazione Italiana Promozione Trapianti d’Organo • Fondazione Matera – Basilicata 2019 • Fondazione Policlinico Gemelli • Lottomatica • Ministero della Salute • Presidenza del Consiglio dei Ministri • Regione Lombardia • Regione Puglia • Sapienza Università di Roma • Università Cattolica del Sacro Cuore Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Matera 2019 Capitale della Cultura Europea • G7 Summit Taormina 2017 • WAIMH World Congress (2017) • WEF - World Engineering Forum (2017) • Congresso Nazionale AIIC (2018) • Congresso Nazionale SIFO (2017 - 2016) • Congresso Nazionale SITO (2018 - 2017 - 2016 - 2015 - 2014) • Carnevale di Milano (2017) • Bocelli & Zanetti Night (2016) • Nona Sinfonia di Beethoven - Concerto della Filarmonica della Scala (2016) • 28th International Meeting for Peace - Tirana (2015) • World Congress on Railway Research (2015) • Expo Milano 2015 (Women’s Forum, 123 National Day, 239 eventi Padiglione Italia, Convention Nazionale Coldiretti, Cerimonia di Chiusura) • EORNA - European Operating Room Nurses Association (2015) • EAO Congress (2014) • EURO - Informs Joint International Conference (2013)
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Nome Agenzia: FENICIA EVENTI Indirizzo: Via Tor de’ Conti, 22 – 00184 Roma Telefono: 06/87671411 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@fenicia-events.eu www.fenicia-events.eu www.facebook.com/feni.ciaevents/ Referente Agenzia: Cristiana Petta cpetta@fenicia.events - cell. 327/6937459 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Simulaid 4156
Certificazioni: Sistema Gestione Qualità
Breve profilo dell’agenzia: Fenicia Eventi con sede operativa in Roma, è nata nel 2013 da un’idea dei suoi attuali Soci, personale qualificato da anni di esperienza nel campo dell’organizzazione congressuale e delle pubbliche relazioni. Fenicia ha operato una scelta strategica nel settore congressuale sviluppando nuove partnership commerciali per un’impresa di organizzazione congressuale giovane e dinamica. Chiarezza nell’analisi, tempestività nelle scelte, visione precisa dell’obiettivo. Massima autonomia operativa ed un approccio imprenditoriale: questa la mission che si traduce in una consulenza realmente completa, insieme strategica e operativa, per la soluzione di ogni esigenza di comunicazione. Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM: (si) • organizzazione di congressi ed eventi: (si) • gestione associazioni scientifiche: (si) altri servizi: • gestione social network e rassegne stampa per società scientifiche e cliniche mediche. • Linea grafica e servizi editoriali • Supporti tecnologici • Incentive - Convention - Viaggi congressuali • Agenzia di hostess, Stewart, Tour Leader
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Aree e discipline di specializzazione: • nefrologia • cardiologia • endocrinologia • nutrizione artificiale • licensing aziende del settore farmaceutico
Partnership con associazioni medico scientifiche: HLG Italy
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Akern • Amgen • Bbraun Avitum • Fresenius Kabi • Fresenius Medical Care • Nutricia • Otsuka • Shire • Vifor Pharma
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Cardionefrologia 2017 • The Future of Humanity through the Lens of Medical Science • I Congresso Nazionale della Commissione Congiunta SIN (Società Italiana di Nefrologia) e SIOMMMS (Società Italiana di Osteoporosi e Metabolismo Mine¬rale Osseo) • 56° Convegno ALAMMU in Nefrologia e Dialisi • Body Composition Conference • IV International Seminar: Osteoporosis and Mineral Bone Disorders in Chronic Kidney Disease • I Southern European Pharma Licensing Networking • I Simposio Internazionale di Medicina e Nutrizione Funzionale
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Nome Agenzia: GAYA EVENTS & COMMUNICATION Indirizzi: Via Francesco Vismara, 6 23880 Casatenovo (LC); sede Legale Via Paolo da Cannobbio, 12 20122 Milano Telefono: 02/83595074 fax: 02/83595075 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@gayaevents.it – www.gayaevents.it https://www.facebook.com/gayaeventscommunication/ Referente Agenzia: Giustina Molteni CEO e Direttore Tecnico giustina@gayaevents.it – 339 / 8569469 – info@gayaevents.it Breve profilo dell’agenzia: Gaya Events & Communication Srl nasce dalla professionalità e dall’entusiasmo del suo team, che è riuscito a coronare il desiderio di creare una propria agenzia in grado di coprire a 360° il settore degli eventi e della comunicazione. È presente sul mercato dal 2004, specializzata nell’organizzazione di incentive travels, congressi e meeting, serate di gala, road show, corsi ECM, advisory board, workshop, kol meeting, canvass, viaggi incoming, lanci di nuovi prodotti, visite aziendali. Avvalendosi di uno staff dalla pluriennale esperienza e da un know–how maturato negli anni, Gaya Events & Communication è in grado di offrire un servizio completo ed affidabile su tutto il territorio nazionale ed internazionale, garantendo un “servizio chiavi” in mano sia nella fase operativa che logistica, grazie anche ad una forte sensibilità all’evento coniugata ad una conoscenza fluente della lingua inglese, francese, spagnola, tedesca e russa. La fase operativa viene curata personalmente, fornendo un servizio di contatto diretto con gli ospiti e selezionando per loro i servizi migliori, al fine di garantire il rispetto dello standard di Gaya Events & Communication e del Cliente che commissiona il lavoro. L’evento viene infine monitorato e seguito direttamente in loco da uno staff selezionato. Gaya Events & Communication è anche agenzia di viaggi e tour operator in possesso di regolare licenza e coperture assicurative di legge che garantiscono una maggiore sicurezza in ambito di organizzazione ed intermediazione di servizi turistici e meeting aziendali. Professionalità ed entusiasmo non possono davvero mancare a chi, dopo tanto tempo, è riuscito a realizzare il proprio sogno. Stiamo già lavorando al vostro...
Aree e discipline di specializzazione: • Congressi medici ( tutte le specializzazioni) • Meeting aziendali • Corporate meeting ed eventi aziendali • Incentive e Convention Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Abbott, Candioli, Doc Ofta, Bauerfeind, Confartigianato, Danone, Epc, Eyelab, Expanscience Laboratoires, Farmigea, Laboratoires Boiron, Mylan, Oracle, Recipharm, Red Bull, Shire, Sooft Group, Schwabe, Terumo, Vemedia Eventi di particolare rilievo organizzati nell’ultimo anno: • Delegazioni italiane e straniere ai Congressi ESCRS ed EURETINA, • Congresso Nazionale AISP (Associazione Nazionale studio del Pancreas), • Progetto EPIc.net
Tipo di servizi forniti: • progettazione ed erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero • gestione associazioni scientifiche • gestione delegazioni congressuali in Italia e all’estero • Congressi & Meeting • Eventi Monosponsor e plurisponsor • Team Building e Eventi Sportivi • Serata di Gala, Lancio di Prodotti e Road Show
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Nome Agenzia: GRUPPO SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione Indirizzo: Via Napoleone Colajanni, 4 – 00191 Roma Telefono: 06/3290250 e-mail, sito web: sc@scstudiocongressi.it www.grupposc.com Referente Agenzia: Stefania Cardarelli - sc@scstudiocongressi.it Numero e data di accreditamento ECM: 980 – 24/11/2014 Certificazioni: ISO 9001:2015 Breve profilo dell’agenzia: La Società GRUPPO SC S.r.l. Studio Congressi Servizi per la Comunicazione è presente sul mercato da oltre 25 anni. La struttura si avvale di personale strutturato, altamente professionale e può fornire tutta la gamma dei servizi necessari per la realizzazione di eventi e manifestazioni scientifiche e/o culturali. Opera sia come consulente permanente di Società Scientifiche, fornendo i diversificati servizi di segreteria gestionale, organizzazione eventi, campagne di comunicazione, sia per Organizzazioni ed Imprese per lo svolgimento di iniziative ed azioni mirate nel campo congressuale e della comunicazione con l’obiettivo di rispondere alle esigenze della comunità scientifica, nonché al desiderio di conoscenza dei pazienti e della popolazione. Fornisce alle Associazioni Scientifiche ed agli Operatori del settore medico
Nome Agenzia: KASSIOPEA GROUP Indirizzo: Via Stamira, 10 - 09134 Cagliari Telefono: 070/651242 e-mail, sito web, pagina Facebook e Instagram: Info@kassiopeagroup.com - www.kassiopeagroup.com www.facebook.com/kassiopeagroup/ - @kassiopeagroup Referente Agenzia: Maria Teresa Sotgiu - 335/1905405 - mariateresasotgiu@kassiopeagroup.com Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID 305 - Provider ECM Standard giugno 2015 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015 Breve profilo dell’agenzia: Fondata nel 1998, Kassiopea Group si è specializzata nella programmazione e nell’allestimento di eventi nazionali ed internazionali, con un focus specifico nel campo medico-scientifico. Conosciuta e rinomata per l’efficienza della sua gestione e l’accurata selezione dei fornitori, Kassiopea Group progetta, organizza e gestisce l’evento, dando sempre la massima priorità alla soddisfazione del cliente e al buon esito dell’incontro. Lo staff è composto da 15 professionisti dalla pluriennale esperienza. La dedizione e l’affidabilità del team garantisce la collaborazione con varie Associazioni e Società Scientifiche che continuano a scegliere Kassiopea Group non solo come segreteria organizzativa, ma anche come consulente in grado di proporre idee innovative e strategiche. Qualità e competenze al vostro servizio!
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scientifico e farmaceutico un servizio di formazione completo in aula e on line per la progettazione ed erogazione di servizi inerenti alle attività di formazione continua in medicina (ECM). Nel corso degli anni la Società ha curato centinaia di convegni ed eventi con appuntamenti che hanno superato i 6000 partecipanti, oltre a campagne pubblicitarie, campagne di informazione per il pubblico, servizi di editoria on line, servizi di Ufficio stampa, attività di fund raising. Specializzati nella comunicazione e formazione scientifica per il Pharma e l’Healthcare, progetta percorsi di formazione e attività di aggiornamento scientifico per i professionisti della Sanità e per società scientifiche. GRUPPO SC ha un sistema di gestione per la qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001:2015 relativa alla progettazione ed organizzazione di eventi formativi e congressuali e all’erogazione di servizi di segreteria per società scientifiche. GRUPPO SC è Provider Standard, con il codice identificativo n° 980, per formazione RES e FSC e FAD (http://www.ecmfadsoci.it). Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: tutti i servizi nel settore della comunicazione Aree e discipline di specializzazione: malattie apparato digerente, endoscopia, chirurgia, oncologia Partnership con associazioni medico scientifiche: Fismad, Sied, Sige, Aigo Eventi di particolare rilievo organizzati nell’ultimo anno: • 24° Congresso Nazionale della Federazione Italiana delle Società delle Malattie dell’apparato Digerente; • 41° Annual ESAO Congress European Society for Artificial Organs; • The 2018 International Meeting of the European Public Choice Society, Endo live Roma 2018. Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: gestione delegazioni, organizzazione incentive e convention; affitto propri spazi interni, con annessi servizi di segreteria, per organizzazione piccoli corsi, riunioni aziendali e consigli direttivi Società Scientifiche Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, gastroenterologia, chirurgia, veterinaria Partnership con associazioni medico scientifiche: SICO (Società Italiana di Chirurgia Oncologica), GIRC (Gruppo Italiano di Ricerca Cancro Gastrico), ACeMC (Academy of Emergency Medicine and Care), SIPAOC (Società Italiana di Patologia e di Allevamento degli Ovini e dei Caprini) Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Aziende: Bayer Spa, Glaxo Smithkline, Johnson & Johnson, DePuy Sinthes, Ipsen Spa, Takeda Italia Spa Società Scientifiche: SICOB (Società Italiana di Chirurgia Bariatrica), SICO (Società Italiana di Chirurgia Oncologica), SOIPA (Società Italiana di Parassitologia), SIPO (Società Italiana di Pediatria Ospedaliera) Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 2° Conferenza Internazionale di chirurgia oncologica, 23/24/25 ottobre 2016 (Hotel Giò - Perugia); • XXV Congresso Nazionale S.I.C.O.B, Fondazione Giorgio Cini - Venezia 6-8 Aprile 2017 • International Bovine Mastitis Conference. (NMC 2018) University of Milan (La Statale), 11-13 giugno 2018
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Nome Agenzia: L.C. CONGRESSI Indirizzo: Via Euganea, 45 – 35141 Padova Telefono: 049/8719922 e-mail, sito web: lc@lccongressi.com – www.lccongressi.com Referente Agenzia: Loredana Capuzzo – 348 2823674 Certificazioni: CME Certified Meeting Executive – Primo Livello Meeting Manager Direttore Tecnico di Agenzia Viaggi Membro MPI (Meeting Professionals International) Breve profilo dell’agenzia: L.C. Congressi - organizzatore di eventi specializzato in ambito medico scientifico - e i Viaggi dell’Ambaradan, agenzia viaggi leader del settore. Originalità, Dinamismo e Attenzione ai dettagli sono gli elementi che ci contraddistinguono. Niente viene lasciato al caso e tutto viene attentamente studiato, immaginato e progettato con precisione. Analizziamo le esigenze del cliente e creiamo proposte complete e personalizzate. Supervisioniamo il progetto assicurando elevati standard di qualità.
Tipo di servizi forniti Un Know How Trasversale CORPORATE: Interpretiamo gli eventi come straordinarie opportunità per comunicare, emozionare, aggregare. SCIENTIFIC: Progettiamo Congressi medico-scientifici collaborando con Università, Aziende Ospedaliere, Società Medico-Scientifiche e Aziende Farmaceutiche e Diagnostiche. Accreditamento ECM. EVENTI: Immaginiamo nuovi format per rispondere alle esigenze dei clienti e del mercato… ci piace innovare. WEDDING: Realizziamo i sogni degli sposi, creando un matrimonio indimenticabile. Aree e discipline di specializzazione: Area medico-scientifica Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 25° edition International Conference on Laboratory Medicine “Laboratory Medicine: 25 years on” – Padova, October 30, 2018 • The Third International Symposium on Technetium and other Radiometals in Chemistry and Medicine – Bressanone (BZ) September 26-29, 2018 • XXII Riunione Scientifica Annuale AIRTUM – Venezia 11-13 Aprile 2018 Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione società scientifiche • progettazione grafica eventi • servizi editoriali e comunicazione Aree e discipline di specializzazione: Tutte le discipline mediche
Nome Agenzia: LOPEZ EVENTI E CONGRESSI Indirizzo: via dell’Aida 17, 48124 Ravenna Telefono: 347/8541898 Fax: 0544/65838 e-mail, sito web: posta@lopezcongressi.it www.lopezcongressi.it Referente Agenzia: Lina Lopez - Legale rappresentante - lina@lopezcongressi.it Paolo Parmeggiani - Responsabile eventi - paolo@lopezcongressi.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID n. 406, Provider ECM dal 01/2011, Provider standard dal 07/2014 Breve profilo dell’agenzia: Lopez Eventi e Congressi, operante sul territorio nazionale dal 2010 ma composta da personale con parecchi anni di esperienza nell’ambito dell’organizzazione eventi e della formazione medico-scientifica, ha all’attivo oltre 600 congressi ed eventi ECM ed è in grado di gestire ogni progetto anche grazie alla consulenza del proprio Board scientifico multidisciplinare composto da membri altamente qualificati.
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Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • ICSAT • SIP. Dip. • SIEP • SIPGES • SIP • Polyedra • Università di Pisa • Università di Perugia • Università di Chieti • Università di Ancona • IRCCS Fondazione Stella Maris Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Pisa days of Psichiatry and Clinical Psychopharmacology - 2016->2018 • Congresso Europeo WAPR - Cesena, 2017 • Il Disturbo Borderline di Personalità - Cesenatico, 2008->2018 • Giornate Psichiatriche Ascolane - Ascoli Piceno, 2013-2014-2017-2018 • Congresso Nazionale SIEP - 2016-2018 • Festival della Follia - Teramo, 2016->2018 • Congresso SIP Marche - Civitanova Marche, 2018 • Meeting sul dolore FIDAPA - Ravenna, 2014->2018 • Congresso Nazionale AIDM - Ascoli Piceno, 2013
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Nome Agenzia: MEET AND WORK Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 – 35031 - Padova - Abano Terme Telefono: 049/8601818 e-mail, sito web: meet@meetandwork.com www.meetandwork.it Referente Agenzia: Mario Sbalchiero – 348/2616100 mario.sbalchiero@meetandwork.com
Il nostro obiettivo è da sempre quello di fornire un’assistenza altamente qualificata sulla base delle specifiche esigenze di ogni cliente, mirando ogni volta all’ottimizzazione del rapporto tra il budget disponibile e gli obiettivi da raggiungere. Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero • gestione associazioni scientifiche
Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard nr. 211 dal 18.09.2013
• r oad-show • v iaggi incentive • a ssistenza delegazioni
Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità ISO 9001:2015 n. Q-0303-05 • Provider per i crediti europei UEMS-EACCME • MEDTECH EUROPE Ethical Charter Trusted Partner • Associato PCO e Federcongressi Breve profilo dell’agenzia: MEET AND WORK è attiva nell’organizzazione di eventi congressuali prevalentemente in ambito medico-scientifico ed istituzionale. Negli anni ha approfondito e diversificato la propria attività, grazie alla collaborazione con Aziende Farmaceutiche e Biomedicali e Società Medico-scientifiche di rilievo nazionale ed internazionale. Di recente ha adeguato procedure e software gestionali e curato l’aggiornamento del proprio staff per affrontare al meglio le sfide di un settore in costante cambiamento, in particolare a seguito delle recenti evoluzioni nella gestione della privacy e della formazione, e dell’introduzione del nuovo Codice Etico di MedTech Europe. Grazie alle nostre competenze e all’esperienza maturata nel tempo, forniamo consulenze specialistiche su tutti gli aspetti di elaborazione del progetto, dagli aspetti fiscali-amministrativi all’ideazione della linea di comunicazione dell’evento, dalla ricerca di sponsor all’organizzazione dei più sofisticati servizi tecnici.
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Aree e discipline di specializzazione: Tutte le professioni sanitarie Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 52° Congresso Nazionale SIFEL – Lido di Camaiore 22-24 novembre 2018 • XVI Congresso Nazionale SIS 118 – Padova 27-29 settembre 2018 • 105° Congresso SIO - Napoli 16-19 maggio 2018 • HEAL 2018 - HEaring Across the Lifespan - Cernobbio, 7-9.06.2018 • CRS Amplifon: programma corsi 2018 • Corso di Dissezione Avanzato “The lateral skull base” – “The anterior skull base” Padova 29.11-1.12.2017 • 36° congresso SIAF – Siena, 27-30.09.2017 • 21st International Conference Solid State Ionics - 18-23.06.2017 • OTOLOGY 3.0: l’Otologia nel Terzo Millennio - dalla Storia e dalla Ricerca alle Nuove Applicazioni Diagnostiche e Chirurgiche - Padova, 22-24.09.2016
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Nome Agenzia: MGM CONGRESS Indirizzo: Traversa Pietravalle, 12 80131 Napoli Telefono: 081/5454285 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@mgmcongress.org www.mgmcongress.org MGM CONGRESS
Tipo di servizi forniti
Referente Agenzia:
• Progettazione e erogazione di attività formative ECM
Maurizio Cuzzolin - cell. 338 2993153
• Organizzazione di congressi ed eventi
maurizio.cuzzolin@mgmcongress.org
• Gestione associazioni scientifiche
Numero e data accreditamento ECM (ID Provider):
• Altri servizi: comunicazione aziendale, ufficio stampa, progetti editoriali
1126 del 24.02.2011
Aree e discipline di specializzazione:
Breve profilo dell’agenzia:
Pediatria, Psichiatria, Nefrologia, Ginecologia
MGM Congress promuove l’aggiornamento professionale degli operatori del setto-
Partnership con associazioni medico scientifiche:
re medico scientifico italiano realizzando progetti formativi per migliorare i servizi di prevenzione e cura in sanità.
• SIP, Società Italiana di Pediatria
MGM Congress è un’azienda impegnata a rispondere alle sfide più importanti per
• SIPPS, Società Italiana di Pediatria Preventiva e Sociale
la salvaguardia della salute dei pazienti, attraverso i contenuti dei progetti formativi
• SIMEUP, Società Italiana di Medicina Emergenza Urgenza Pediatrica
erogati.
MGM Congress è Provider Nazionale con Accreditamento Standard per l’erogazione della formazione di tipo Residenziale e FAD, attraverso una propria piattaforma web.
Maurizio Cuzzolin, responsabile della formazione per il Ministero della Salute, con un team specializzato e professionale, pianifica, gestisce e realizza, avvalendosi delle più moderne tecnologie, tutti i progetti formativi e gli eventi ad essi legati, assicurando il rispetto delle procedure e garantendo il costante aggiornamento sulle
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Gsk, Pfizer, Lundbeck, Fresenius, Amgen, Danone, Angelini, Menarini, Chiesi Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • XIV Congresso Nazionale SICOST, Napoli 30/09/2016 • XXVIII Congresso Nazionale Società Italiana di Neuropsichiatria Infantile, Napoli 5-7/10/2017
complesse normative e disposizioni ministeriali.
MGM Congress ha creato e consolidato nel tempo rapporti di collaborazione e
• European Childhood Obesity Group, Roma 15-17/11/2017
partnership con Università, Aziende Sanitarie e Società Scientifiche, basati sulla condivisione di principi e valori ispirati all’innovazione, alla ricerca ed alla qualità dei progetti che insieme realizzano.
MGM Congress rappresenta inoltre, un partner affidabile e consolidato per le industrie del settore farmaceutico, biomedicale e dell’alimentazione infantile, un mondo con regole, procedure e caratteristiche, che richiedono capacità specifiche ed un consolidato know-how. Le nostre competenze nel creare eventi che soddisfino i fabbisogni formativi della classe medica, la nostra esperienza nel fund raising, la comprovata capacità nella gestione delle risorse economiche, umane e tecnologiche, consentono all’azienda di raggiungere obiettivi e target prefissati. Sapere, innovazione, competenza e passione, questo il DNA di MGM Congress in grado di realizzare da tempo oltre cento eventi l’anno.
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LOCATIONS E CATERING - Siti museali, dimore storiche, palazzi nobiliari, siti balneari, centro congressi, navi. Ricerchiamo qualità, tradizione e innovazione nelle scelte di catering e ristorazione per organizzazione di pranzi, cene, serate di gala, serate spettacolo ITINERARI TURISTICO-CULTURALI - Guide turistiche specializzate multilingue HOSTESS ED INTERPRETI - servizio hostess e stewart. Interpreti qualificati VARIE - Gestione rapporti con sponsors, Enti e Istituzioni, copertura assicurativa per personale addetto agli eventi ed ospiti partecipanti
Nome Agenzia: MP Congressi&Comunicazione Indirizzo: Via Posillipo, 66/5 – 80123 Napoli Telefono: 081/5753432 – 081/2466459 e-mail, sito web, pagina Facebook: mpcongressi@gmail.com www.mpcongress.it MP Congressi & Comunicazione Referente Agenzia: Bianca Maria d’Angelo 333/2022759 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): numero 1263 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità • Provider Nazionale ECM
Breve profilo dell’agenzia: MP s.r.l. Congressi e Comunicazione nasce nel 1998. Oggi è una PCO (Professional Congress Organizer) e DMC (Destination Management Company) in grado di rispondere a qualunque esigenza e di offrire ai clienti una vasta gamma di servizi per la gestione di eventi congressuali , fieristici , sportivi e pubblicitari, conventions aziendali, incentives, incoming , luxury tours. Risponde ad ogni esigenza con gli opportuni strumenti organizzativi creando eventi “tagliati su misura” del cliente rimanendo competitiva sul mercato e creativa nei programmi. Servizi erogati: INCENTIVE –CONVENTION PROGETTAZIONE ED EROGAZIONE ATTIVITA FORMATIVE ECM- Provider Nazionale n. 1263 LOGISTICA, VIAGGI E TRASPORTI - Prenotazioni alberghi, gestione rooming list. Pianifichiamo e gestiamo trasporti di gruppo (navette e pullman) o personalizzati (auto con autista, barche private da e per le isole ), prenotazioni e biglietteria viaggi aerei, ferroviari e navali. Possibilità di pagamento on line o tramite carta di credito di alberghi, ristoranti e altro. COMUNICAZIONE - Ufficio stampa, Instant Magazine per iPhone, iPad, Android etc., diretta streaming su facebook, affissioni. Creazione siti web, utilizzo social network, campagne video. Affissioni, creazione e divulgazione newsletter. GRAFICA E STAMPA - Creazione logos, stampa di brochures, manifesti, cataloghi, inviti, libri, atti congressuali SERVIZI TECNICI AUDIO-VIDEO - Audiovisivi, videoconferenze, traduzione simultanea, live surgery, rilevazioni presenze ECM, realizzazione di video, etc. ALLESTIMENTI e CARTELLONISTICA - Elaborazione planimetrie e gestione spazi, stands su misura e pre-allestiti, cartellonistica e segnaletica, realizzazione scenografie, pannelli e palchi
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Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione associazioni scientifiche Aree e discipline di specializzazione: • Tutte le aree e le discipline delle professioni mediche Partnership con associazioni medico scientifiche: • ACOI • SICMF • SICUT • SIGASCOT • SIAARTI • SIUST • SICPRE Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Università Federico II di Napoli, II Policlinico, A.O.RN. Cardarelli, etc. • Aziende • Società Scientifiche • Aziende Farmaceutiche Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • S egreteria Locale di tutti i congressi regionali ACOI 2018 • P atient first: conventional surgery and surgery first Roma 25-27 ottobre 2018 • X X Congresso Nazionale SICMF Napoli 14-17 giugno 2017 • 1 3Th World Congress of the international Cartilage Repair Society Sorrento 24-27 settembre 2016
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SCHEDE TECNICHE
Nome Agenzia: OVET VIAGGI E CENTRO CONGRESSI GIOVANNI XXIII Indirizzo: Viale Papa Giovanni XXIII, 106-110 - 24121 Bergamo
Il Centro Congressi mette al servizio dei suoi clienti uno staff di professionisti del settore che sapranno indirizzarvi e consigliarvi per un evento di successo.
Telefono: 035 236435 - 035 221172 e-mail, sito web, pagina Facebook: Tipo di servizi forniti
info@congresscenter.bg.it
• progettazione e erogazione di attività formative ECM;
info@ovetviaggi.it www.congressibergamo.com www.facebook.com/centrocongressibergamo/
• organizzazione di congressi, convention, meeting e convegni; • organizzazione di cene di gala ed eventi aziendali; • gestione associazioni scientifiche;
Referente Agenzia:
• gestione momenti leisure pre e post-congressuali (servizi offerti: biglietteria
Chiara Vitali c.vitali@congresscenter.bg.it - Cell. 334 6171167
ferroviaria ed aereoportuale, prenotazioni alberghiere, servizio transfer da e per aeroporti e stazioni, visite guidate sul territorio, escursioni, ecc… ); • Destination Management Company DMC
Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM ID 1013 dal 23.06.2011 Aree e discipline di specializzazione: • Congress e Association Management • Corporate meeting and special events
Breve profilo dell’agenzia: Il Centro Congressi Giovanni XXIII è attivo sul mercato di organizzazione eventi
• Destination Management (DMC)
da oltre 25 anni. È un’organizzazione professionale specializzata in Meeting, Convegni, Convention e Corsi di formazione medico-scientifici ma anche in Conferenze Accade-
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:
miche.
• Azienda Ospedaliera ASST Papa Giovanni XXIII Bergamo
Proprio nel settore scientifico ed in particolare in quello medico il Centro Con-
• Cliniche Humanitas Gavazzeni Bergamo
gressi ha trovato la sua inclinazione, è Provider ECM Nazionale dal 2011 ed è in
• Università degli Studi di Bergamo
grado di offrire un’organizzazione a 360° curando l’evento nei minimi particolari
• Università degli Studi di Milano
e proponendosi come referente unico per l’accoglienza e la gestione dei relatori,
• Università di Camerino
per l’espletamento delle pratiche necessarie e per il coordinamento di tutti gli aspetti organizzativi-logistici. Avvalendosi del partner Ovet Viaggi, il Centro Congressi può fornire un’ampia
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:
gamma di servizi pre e post congressuali per arricchire l’evento consentendo agli
• Osna Meeting (Ottobre 2016);
ospiti la scoperta dell’offerta culturale, artistica ed eno-gastronomica del terri-
• Enhanced Recovery in Gynecologic Surgery and Oncology (Maggio 2017)
torio.
• Espghan Transplant School (Settembre 2017)
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Nome Agenzia: SARDINIAMEETING Indirizzo: Viale La Playa, 7 – 09123 Cagliari Telefono: 070/664334 - mob. 329/4870166 - fax 070/5929121 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@sardiniameeting.it www.sardiniameeting.it www.facebook.com/sardiniameetingsrl Referente Agenzia: Giulia Loche – giulialoche@sardiniameeting.it – 340/4004621 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2002 Provider ECM Standard n. 3527 - 27.04.2017 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO 9001-2015 • Abilitazione al Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione • Membro PCO-Federcongressi-MPI- MICE Sardegna Breve profilo dell’agenzia: Sardiniameeting è una agenzia di consulenza, organizzazione, servizi congressuali e formativi che opera in Sardegna dal 1999. Formata da un team di giovani professionisti che hanno maturato anni di esperienza nel settore, Sardiniameeting offre servizi innovativi e di elevata professionalità, attraverso una struttura aziendale elastica e dinamica che consente di erogare un servizio di organizzazione e assistenza globale per la soddisfazione dei clienti più esigenti.
Nome Agenzia: UVET CONGRESS AND LEARNING Indirizzo: Bastioni di Porta Volta, 10 – 20121 Milano Telefono: 02/81838920 sito web: www.uvetcl.com Referente Agenzia: Cristiana Carta - Head of Operation ccarta@uvet.com - 366/9128582 Andrea Fiorio - Head of Sponsorship afiorio@uvet.com - 335/7021939 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM Provvisorio ID 6183 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità - ISO 9001:2008 nelle sottocategorie: • EA37 valida per la progettazione ed erogazione di eventi formativi rivolti ai professionisti della sanità nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (ECM) • EA35 valida per l’erogazione di servizi di segreteria organizzativa e scientifica Breve profilo dell’agenzia: Uvet Congress and Learning è inserita nell’albo ufficiale dell’AGENAS, come Provider Provvisorio ECM (ID 6183) secondo la normativa in materia di Formazione Continua in Medicina.
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Tipo di servizi forniti • Progettazione ed erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Segreteria e gestione associazioni • Studi di fattibilità e fund-raising • Programmi sociali, pre e post-conference tour Aree e discipline di specializzazione: Tutte le aree e le discipline delle professioni medico-sanitarie. Specialisti nell’organizzazione di eventi sostenibili. Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Novartis Farma • Roche • Università degli Studi di Cagliari • Università degli Studi di Sassari • AOB • Regione Sardegna • Comune di Cagliari • Amgen • Pfizer • Merck Serono Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • X Congresso Nazionale AIT – Giornate Italane dellaTiroide • The Fourth International Renal Meeting with Mayo Clinic in Sardinia • International Course Pediatric and Young Adults Bladder and Bowel Days Insieme al Comitato Scientifico, costituito da esperti delle varie discipline, garantisce competenza ed esperienza sia nell’area della progettazione che della realizzazione di Eventi formativi ECM. Assiste e migliora la formazione del Medico costruendo progetti educazionali che coprono tutti gli aspetti delle varie professioni, da quelli più clinici a quelli legali e di management. Partendo da un’analisi del bisogno formativo, mette in campo importanti competenze in ambito epidemiologico e di Scientific Management per individuare ogni volta la metodologia più adeguata e fornire strumenti tecnologici esperienziali e innovativi che rendano il percorso formativo davvero rilevante. Dieci aule mobili interattive si muovono sull’intero territorio Nazionale ed Europeo per ero¬gare corsi attraverso l’utilizzo di nuove tecnologie digitali.
Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi scientifici • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: Organizzazione di congressi ed eventi, progettazione e erogazione di attività formative ECM, creatività e comunicazione, formazione in centro esperienziale, gestione reportistica AGENAS/AIFA/EFFPIA, Ufficio stampa, Medical writing Aree e discipline di specializzazione: • Cardiologia; Pneumologia; Oncologia; Terapia del Dolore; Ematologia; Oftalmologia Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: Menarini Group, Servier, Allergan
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SCHEDE TECNICHE
Nome Agenzia: UVET GLOBAL BUSINESS TRAVEL Indirizzo: Bastioni di Porta Volta, 10 - 20121 Milano Telefono: 02/818381 sito web: www.uvetgbt.com Referente Agenzia: Tiziano Polledri - Head of Pharma & Healthcare Division tiziano.polledri@uvetgbt.com - cell. 340/9656906
Aree e discipline di specializzazione: • Corporate meetings • DMC Pharma • Gestione pratiche AIFA • inplant ed explant Uffici Congressi
Certificazioni: ISO 9001:2008
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:
Breve profilo dell’agenzia: Pharma & Healthcare è la divisione di UVET Global Business Travel SpA dedicata alla pianificazione e gestione logistica e organizzativa di congressi, eventi e convention nel mondo farmaceutico. La presenza capillare sul territorio Italiano e il pensiero globale ci pongono quale partner di riferimento capace di offrire soluzioni personalizzate e innovative, aderenti alla compliance e capaci di generare la totale soddisfazione del cliente
• Gruppo Novartis
Tipo di servizi forniti organizzazione Riunioni di ciclo, Congressi mono-sponsor, Stand-alone meeting, Mini meeting locali, Advisory Board, Investigator Meeting, Team building, Lanci Prodotto, Visite aziendali, Sponsorizzazioni a Congressi nazionali ed internazionali
• Zambon
Nome Agenzia: CONGRESS LAB Indirizzo: Via Varese, 18 – 20121 Milano Telefono: 02/81838492 sito web: www.congresslab.it Referente Agenzia: Cristiana Carta - Head of Operation cristiana.carta@congresslab.it - 366/9128582 Andrea Fiorio - Head of Sponsorship andrea.fiorio@congresslab.it - 335/7021939 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM Standard ID 2005
• Celgene • Gruppo Menarini • J&J • Teva • Air Liquide • Danone Insieme al Comitato Scientifico, costituito da esperti delle varie discipline, garantisce competenza ed esperienza sia nell’area della progettazione che della realizzazione di Eventi formativi ECM. Assiste e migliora la formazione del Medico costruendo progetti educazionali che coprono tutti gli aspetti delle varie professioni, da quelli più clinici a quelli legali e di management. Partendo da un’analisi del bisogno formativo, mette in campo importanti competenze in ambito epidemiologico e di Scientific Management per individuare ogni volta la metodologia più adeguata e fornire strumenti tecnologici esperienziali e innovativi che rendano il percorso formativo davvero rilevante. Dieci aule mobili interattive si muovono sull’intero territorio Nazionale ed Europeo per erogare corsi attraverso l’utilizzo di nuove tecnologie digitali.
Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi scientifici • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: Organizzazione di congressi ed eventi, progettazione e erogazione di attività formative ECM, creatività e comunicazione, formazione in centro esperienziale, gestione reportistica AGENAS/AIFA/EFFPIA, Ufficio stampa, Medical writing
Certificazioni: Sistema Gestione Qualità - ISO 9001:2008 nelle sottocategorie: • EA37 valida per la progettazione ed erogazione di eventi formativi rivolti ai professionisti della sanità nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (ECM) • EA35 valida per l’erogazione di servizi di segreteria organizzativa e scientifica
Aree e discipline di specializzazione: • Cardiologia; Pneumologia; Oncologia; Terapia del Dolore; Ematologia; Oftalmologia
Breve profilo dell’agenzia: Congress Lab è inserita nell’albo ufficiale dell’AGENAS, come Provider Standard ECM (ID 2005) secondo la normativa in materia di Formazione Continua in Medicina.
Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: Air Liquide, Amgen, AstraZeneca, Bayer, Becton Dickinson, Boehringer Ingelheim, Danone, Dupont, Grunenthal, IBM, Menarini, Roche
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PROVIDER E PCO
Milano, Firenze, Roma - www.aimgroupinternational.com
AIM Group International Il valore aggiunto di un Pco per l’organizzazione di un congresso medicoscientifico si concretizza nella capacità di raggiungere risultati sempre più elevati, in termini di efficacia, partecipazione e bilancio economico. Grazie a format, tecnologie e strategie innovative
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ongressi medico-scientifici ed eventi di educazione continua in medicina sono tra i canali di aggiornamento e condivisione più importanti per la comunità dei professionisti della salute. Ma per ottenere risultati più significativi occorre una attenta pianificazione strategica, che il Pco può offrire ai clienti, come sottolinea Patrizia Semprebene Buongiorno, vice president AIM Group International: «Quando ci si appresta all’organizzazione di un congresso è importante fermarsi e capire come accordare la strategia e gli obiettivi della società scientifica promotrice con la realizzazione dell’evento». Gli organizzatori congressuali
AIM GROUP INTERNATIONAL Indirizzo: via G. Ripamonti, 129 20141 Milano via Mazzini, 70 50132 Firenze via Flaminia, 1068 00189 Roma Contatti: tel. 02 566011 info@aimgroupinternational.com www.aimgroupinternational.com Persone di riferimento: Flaminia Roberti Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu cell. 335 5315684 Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 93 del 04/12/2012
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maturano negli anni una profonda comprensione dei clienti, i loro valori, cultura, missione, procedure e obiettivi di breve e lungo termine. «E da qui che si parte per strutturare l’architettura di un evento veramente efficace» aggiunge. Le parole d’ordine oggi sono, in particolare, innovazione ed engagement dei partecipanti. «Quando interpretiamo il briefing di un cliente cerchiamo sempre di innovare format, modalità di condivisione del sapere, strumenti e metodi di formazione, attività di engagement dei partecipanti, tecnologie e piattaforme di comunicazione, occasioni di networking, strumenti di raccolta fondi, così da elevare il valore generato per il committente e i partecipanti» fa notare Buongiorno. «Ne sono alcuni esempi i fishball meeting introdotti in un congresso internazionale per facilitare la discussione libera e interattiva tra i medici (SLEuro 2018), la sostituzione della tradizionale area poster con video-forum e breve presentazioni orali interattive (Congresso Chirurgia Congiunto 2018), l’uso di virtual patients e della realtà aumentata nei corsi Ecm o di visori 3D per rendere più chiare le tecniche chirurgiche (Floretina 2017), la realizzazione di workshop hands-on su casi clinici concreti o addirittura la maxi simulazione di due incidenti per formare i giovani studenti in medicina di emergenza (SIAARTI Academy 2018)». «Inoltre occorre capire come attrarre e coinvolgere un numero maggiore di partecipanti, grazie a una campagna di marketing dell’evento ben strutturata, informazioni accurate e comunicazioni puntuali, o a soluzioni tecnologiche ad hoc» aggiunge. Per il Congresso Europeo di Ipertensione ESH 2018, per esempio, grazie a un collegamento in live streaming con la ChineseHypertension League sono stati coinvolti ulteriori 5.000 delegati online. «Insomma, creatività, immaginazione e coraggio devono sposare metodo, efficienza e expertise del settore per ottenere sempre qualcosa in più del previsto» conclude Patrizia Semprebene Buongiorno.
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Diamo vita alle tue idee.
PROGETTAZIONE E REALIZZAZIONE DI EVENTI E CONGRESSI IN CAMPO MEDICO-SCIENTIFICO UN TEAM DI PROFESSIONISTI PRONTO AD ASSICURARE E A MASSIMIZZARE I RISULTATI DI OGNI SINGOLA ATTIVITÀ CONSULENZA A 360°: DALL’IDEAZIONE DELL’EVENTO ALLA LOGISTICA “ON-SITE”
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PROVIDER E PCO
Roma – www.cecongressi.it
CEC Comunicazione Eventi Congressi Efficienza e competenza sono le caratteristiche peculiari di CEC, non solo un’agenzia di eventi e comunicazione, ma un vero e proprio partner qualificato e affidabile in grado di progettare e sviluppare insieme al cliente qualsiasi tipo di evento
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nalisi, progettazione, condivisione, realizzazione, sono le fasi operative di CEC Comunicazione Eventi Congressi, la dinamica agenzia di Roma che si propone come riferimento nell’organizzazione di eventi medici, ma non solo. Una realtà giovane ma consolidata con un approccio integrato teso a soddisfare qualsiasi esigenza e soprattutto a mettere in campo tutte le strategie possibili per raggiungere gli obiettivi di business. Una capacità progettuale che nasce dal know-how acquisito in più di venti anni di esperienza nella gestione di eventi, congressi e attività di pubbliche relazioni. La flessibilità dell’agenzia, unita alla rete di partner fidati e di qualità, consente di individuare per ogni specifico contesto la soluzione
migliore, permette di indagare nel dettaglio ogni singolo aspetto che possa garantire il successo di meeting, convegni, conferenze stampa o serate di gala, a partire dalla fase ideativa, proseguendo con la realizzazione vera e propria, senza dimenticare il post evento. Qualità e competenza sono messi a disposizione del cliente sin dalle prime scelte strategiche e di definizione del target, proseguendo nelle fasi di gestione vera e propria, dagli aspetti logistici e di valutazione della location agli allestimenti, dalla segreteria organizzativa alla fornitura di hostess e personale di supporto, dall’assistenza tecnica durante il convegno ai servizi di catering, emissione di biglietteria sia aerea sia ferroviaria e, all’occorrenza, anche un servizio di grafica e ideazione del materiale coordinato. Nata nel 2005, l’agenzia opera anche come Provider Ecm nazionale assicurando ai propri clienti la conoscenza tecnica delle procedure, la consulenza organizzativa e gli strumenti necessari per l’accreditamento e la gestione degli eventi affidati secondo il rispetto della normativa dei crediti formativi. CEC COMUNICAZIONE EVENTI CONGRESSI Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 4589 Indirizzo: Via Canton, 101 00144 - Roma Contatti: tel. 06 65192185 - 06 60210638 fax 06 96048445 info@cecongressi.it www.cecongressi.it Persone di riferimento: Silvia Zucca, Diana Remiddi
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Firenze, Milano, Roma – www.congresslab.it – www.uvetgbt.com
Gruppo UVET GBT Area Pharma & Healthcare Fornitore di idee innovative e ricercate, con una forte vocazione internazionale, il Gruppo Uvet garantisce le migliori soluzioni a sostegno della realizzazione dei bisogni dei propri clienti e sponsor grazie a un’organizzazione qualificata, con oltre vent’anni di esperienza
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a divisione Mice del gruppo Uvet GBT, legata al mondo del Pharma, cresce del 25% ogni anno. Oggi, in ottica di rinnovamento aziendale e di forte sviluppo nel settore degli eventi, il gruppo ha nominato Tiziano Polledri come nuovo Head of Pharma & Healthcare Division; Polledri avrà la piena responsabilità della divisione relativa alla gestione logistica congressuale di Uvet GBT e del Provider ECM Congress Lab, sviluppato con grande successo sotto la sua guida. La divisione Pharma & Healthcare del gruppo conta in Italia tre uffici a Milano, Firenze e Roma con oltre ottanta collaboratori specializzati nell’organizzazione e nella gestione di progettualità complesse ed evolute. La fermezza del gruppo si riscontra, ulteriormente, in una rete di oltre 140 filiali sparse nel mondo grazie alla joint venture con American Express Global Business Travel. Questo ha consentito di erogare eventi ECM e congressi di caratura mondiale per il settore farmaceutico a partire da New York, Philadelphia, Bilbao, per arrivare a Parigi e Vienna, Cracovia e Berlino, offrendo formazione medica specialistica come, ad esempio, l’insegnamento dell’uso dell’ecocardiografo per i medici afferenti alla Società Kenyota di Cardiologia a Mombasa. La Divisione Pharma & Healthcare di UVET GBT assieme alla controllata Congress Lab, sono il punto di riferimento per la creazione di grandi eventi istituzionali e formativi costruiti su misura per il settore medico-scientifico. La forza strategica, l’innovazione, la creatività e un forte orientamento alla cura del dettaglio, fanno della qualità la parola d’ordine
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per ogni progetto. Un Dna in cui la passione è l’ingrediente principale del linguaggio dell’organizzazione.
La tecnologia per gli eventi ECM Congress Lab è l’anima degli eventi ECM, destinati alla formazione medica. Caratteristica principale della Company è la forte componente tecnologica digitale e esperienziale come fiore all’occhiello di un’organizzazione completa. Esperti di metodologie e sviluppo di contenuti dedicati, forti di un elevato know-how metodologico e proprietari di strumentazioni tecnologiche e aule multimediali mobili, i professionisti di Congress Lab realizzano eventi residenziali ad alto contenuto esperienziale, formativo e interattivo, curando ogni dettaglio nelle singole fasi progettuali, a partire dalla realizzazione dei contenuti educazionali, della gestione delle pratiche Age.na.s e Aifa, alla stesura dei contratti con le aziende sponsor, alla logistica legata agli eventi (viaggi e ospitalità).
La comunicazione al centro Il Provider Congress Lab ECM ID2005, oltre a fornire il servizio di segreteria organizzativa e di definizione dei piani formativi, sostiene il cliente nell’attività di comunicazione legata all’evento: proget-
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UVET GLOBAL BUSINESS TRAVEL Indirizzo: Bastioni di Porta Volta, 10 20121 Milano Sito web: www.uvetgbt.com Persone di riferimento: Tiziano Polledri Head of Pharma & Healthcare Division tiziano.polledri@uvetgbt.com cell. 340 9656906
CONGRESS LAB tazione grafica, sviluppo di contenuti multimediali, app, animazioni 3D, presentazioni interattive. Inoltre, accanto ai format tradizionali, l’esperienza dei partecipanti viene avvalorata dall’uso di innovativi format tecnologici interattivi evoluti (iPad; SensitiveTactiveTable; eXtremeWall). Altri format di interesse e forte interazione tra clinici sono il Live Clinic Theatre e il Film Interattivo, studiati seguendo i principi della bio-cinematografia clinica interattiva per lo sviluppo di casi clinici reali. Come provider vengono gestite, inoltre,attività di gamification per lo sviluppo dell’interazione e del collaboration learning, eventi Res, FaD e Fsc, gruppi di miglioramento, webinar e teleconferenze, al fine di connettere in contemporanea più sedi congressuali, nazionali e internazionali. A completamento dell’offerta di servizi, UVET fornisce qualsiasi soluzione a sostegno degli eventi per il settore Phama & Healthcare. Grazie ad un team forte di un’esperienza decennale, altamente qualificato, UVET Pharma & Healthcare supporta eventi promozionali, congressi medici, meeting interni, a partire dalla gestione della logistica, occupandosi dei viaggi, del soggiorno, dell’accurata ricerca di location, fino alla gestione di delegazioni congressuali in loco. La multidisciplinarietà e l’insieme di expertise che convivono nel gruppo sono il valore aggiunto che consente al cliente di ricevere un servizio a tutto tondo per la realizzazione di meeting aziendali, congressi, convention, campagne di comunicazione e promozione, incentive e formazione ECM.
Nel futuro degli eventi Pharma & Healthcare Il Gruppo UVET divisione Pharma & Healthcare sta mettendo in cantiere la creazione di centri esperienziali, un centro di simulazione dotato di sofisticate tecnologie con contigue sale meeting adatte alla formazione degli operatori della salute, il lancio di un applicativo di
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Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: Standard ID 2005 Indirizzo: Via Varese, 18 – 20121 Milano Contatti: tel. 02 81838492 www.congresslab.it Persone di riferimento: Cristiana Carta - Head of Operation cristiana.carta@congresslab.it cell. 366 9128582 Andrea Fiorio - Head of Sponsorship andrea.fiorio@congresslab.it cell. 335 7021939
Tiziano Polledri, Head of Pharma & Healthcare Division
gestione eventi e progetti multi dimensione. Infine, il gruppo sta reclutando sul mercato i migliori specialisti nell’ambito della comunicazione medico-specialistica con l’ambizione di consolidarsi come primo player di eccellenza sul mercato italiano e internazionale.
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PROVIDER E PCO
Milano – www.mzcongressi.com
MZ Congressi MZ International Group vanta una lunga esperienza in association management, organizzazione congressuale e corsi di formazione
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na esperienza più che trentennale è la garanzia della serietà e della professionalità di MZ International Group che con le sue associate offre un servizio di consulenza dedicato alle associazioni scientifiche e ai promotori di eventi congressuali.
Specialisti per le associazioni MZ Associations svolge l’attività di AMC (Association Management Company) per la gestione
aspetti fiscali e non ultimo degli aspetti legali e burocratici. MZ Associations ha assistito infatti alla preparazione della domanda di accreditamento presso l’elenco del Ministero della Salute di ben cinque associazioni, e tutte sono state riconosciute. I numeri di MZ Association sono significativi:
• 18 fra enti e associazioni trovano in MZ Associations la loro sede • 160.000 membri aderenti ad una federazione internazionale rappresentante 91 paesi nel mondo
• 45 anni di esperienza nel management associativo • 12 professionisti dedicati alla gestione di associazioni.
delle segreterie associative di enti e associazioni medico sanitarie no profit, ma non solo: MZ Associations si configura come partner, e come consigliere, delle associazioni di cui si prende cura, con l’obiettivo di incrementate la visibilità delle stese sia verso i soci sia verso i finanziatori e in ultima istanza, ma non per importanza, verso il pubblico più in generale. Un team di professionisti cura la comunicazione della società attraverso la costruzione di siti internet moderni e l’utilizzo di tutti gli strumenti di comunicazione più comuni. Lo staff di MZ Associations si preoccupa di facilitare le relazioni fra i soci, di organizzare tutti gli aspetti relativi alla gestione degli organi direzionali, di avere cura dell’amministrazione e degli
MZ CONGRESSI SRL Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 966 Indirizzo: via Carlo Farini, 81 – 20159 Milano Contatti: tel. 02 66802323 fax 02 6686699 info@mzcongressi.com www.mzcongressi.com Persone di riferimento: Monica Sellari – Ad MZ Congressi monica.sellari@mzcongressi.com tel. diretto: 02 66802323 int. 991 Stefano Montalbetti – Ad MZ Congressi stefano.montalbetti@mzcongressi.com tel.diretto: 02 66802323 int. 991
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Professional Congress Consultant & Organizer (PCCO) MZ Congressi, divisione complementare di MZ Associations, svolge l’attività di Professional Congress Consultant & Organizer, sempre con un occhio di riguardo all’obiettivo che il suo partner si prefigge, coinvolgimento e partecipazione, contenuto scientifico, divulgazione della propria filosofia, e così via… MZ Congressi è in grado di organizzare piccoli incontri, curati nel dettaglio rispetto alla location, alla ospitalità, e ai servizi che possono rendere un evento efficace, fino ad organizzare congressi nazionali ed internazionali con una partecipazione da 300 fino a oltre 5mila persone. Qui di seguito qualche numero che rende significativa la capacità di MZ Congressi:
• 1000 eventi organizzati all’anno • 200 congressi con oltre mille partecipanti • 700.000 visitatori • 200.000 metri quadrati di area espositiva • 40 professionisti dedicati a congressi ed eventi.
Elenco Associazioni & Partner di MZ Congressi A.I.M.N Associazione Italiana Medicina Nucleare ed Imaging Molecolare A.M.C.L.I. Associazione Microbiologi Clinici Italiani COMBUSTION The Combustion Institute European Society of Regional Anaesthesia & Pain Therapy Italian ESRA Chapter European Federation of Clinical Chemistry and Laboratory MediE.F.L.M. cine E.S.P.T. European Society of Pharmacogenomics and Personalised Therapy E.A.S.A.P.S. The European Association of Societies of Aesthetic Plastic Surgery Federazione delle Società Scientifiche Italiane nel settore della MeFISMeLab dicina di Laboratorio I.E.O. Istituto Europeo di Oncologia I.F.B.L.S. The International Federation of Biomedical Laboratory Science International Federation of Clinical Chemistry and Laboratory MeI.F.C.C. dicine ORTHOPEA Associazione scientifica di Anestesia e Ortopedia Q Accademia di Qualitologia S.I.F.A.C.T. Società Italiana di Farmacia Clinica e Terapia S.I.F.E. Società Italiana di Fissazione Esterna Società Italiana Multidisciplinare per la Prevenzione delle Infezioni S.I.M.P.I.O.S. nelle Organizzazioni Sanitarie Association of Societies of Pathology and Laboratory MeW.A.S.P.A.L.M. World dicine
co-pratici, con l’ausilio di centri di simulazione e cadaver lab. Si avvale di un comitato scientifico composto da 11 professionisti ed è Provider ECM standard (n. 966). Eroga circa 150.000 crediti ECM l’anno formando 10mila operatori sanitari.
MZ Education è la divisione che si occupa di cor-
MZ International Group accoglie nella propria sede associazioni e partner
si di formazione medica sia residenziali sia tecni-
che trovano una dimora all’avanguardia dove sviluppare le proprie attività.
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San Severo (Fg) - Milano - www.proeventi.it
ProEventi Due sedi operative e 25 anni di esperienza fanno di ProEventi un partner affidabile per la realizzazione di eventi esclusivi, professionali e competitivi nel settore Mice
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a ProEventi è stata fondata nel 1993 da Maria Cinelli che, dopo una iniziale attività legata al marketing e alle ricerche di mercato, ha trovato ben presto il suo autentico Dna nell’organizzazione dei Congressi medico-scientifici. La ProEventi è un Pco e Provider Ecm affermato anche grazie alle due sedi di Milano e San Severo (Fg),che le permettono di acquisire un capillare raggio di azione sul territorio nazionale. L’agenzia si avvale di un team multitasking ambizioso e affiatato certificato CME (Certified Meeting Executive), l’unica attestazione per la formazione del personale nella gestione dell’evento rilasciata da MPI (Meeting Professionals International). La costante presenza in sede congressuale di una équipe formata diviene un autentico strong point dell’evento, garantendo al cliente la cura di ogni dettaglio estetico e la massima attenzione alle normative, modellando sinergicamente ogni evento in una esperienza esclusiva. Accreditata come Provider Ecm n. 2773 da Agenas, ProEventi è associata Federcongressi&Eventi, Associazione nazionale delle imprese pubbliche, private e dei Professionisti della Meeting Industry italiana, e certificata ISO 9001:2015, a testimonianza della qualità eseguita nello svolgimento delle procedure di organizzazione. Con il supporto della ProEventi è possibile realizzare Congressi Ecm Res, Fad, blended learning, telementoring, telestreaming e webinar. Ampio spazio viene dato anche a diversi format quali Fsc, simulazioni su manichini, elaborazione di app con riproduzione di casi clinici applicabili a singolo evento o per Società Scientifiche, domande e quiz interattivi, servizi di editing e
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di finance report. Il web e i social inoltre, vengono presidiati con sguardo innovativo e attento agli ultimi trend, sfruttando al meglio il loro potenziale. La corposa esperienza maturata negli anni ha permesso di acquisire una nutrita contact list in base alla specifica tipologia di evento, garantendo la massima partecipazione e assicurando al cliente un contatto diretto e continuo in base alle esigenze. In definitiva, il supporto organizzativo della ProEventi è un concreto mix di cortesia, sicurezza e professionalità, elementi cardine per la certezza di un successo. PROEVENTI SRL Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 2773 Indirizzo: viale Matteotti 36, San Severo (Fg) Contatti: tel: 0882 242151 fax 0882 242151 info@proeventi.it www.proeventi.it Persone di riferimento: Maria Cinelli info@proeventi.it
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Diventa parte dell’innovazione formativa in medicina! MediContest dà forma a una nuovissima metodologia di apprendimento che unisce ai contenuti scientifici delle relazioni le più innovative tecniche di GAMIFICATION. Gli elementi caratterizzanti del format sono: il GIOCO, la CONDIVISIONE e la COMPETIZIONE che, sapientemente dosati, consentono al partecipante di fissare i concetti scientifici appresi in maniera INNOVATIVA e INTERATTIVA.
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MediContest Se la parola gamification è ormai entrata nell’uso comune, la sua applicazione ai congressi medici e ai simposi scientifici è ancora una novità. Una giovane start-up ha messo a punto format e software, già consolidati in quattro anni di esperienza, per apprendere... giocando!
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eam building, quiz, contest e training, sapientemente dosati, amplificando i contenuti scientifici: il format proposto da MediContest, innovativa start-up fondata da giovani professionisti specializzati in formazione e in sviluppo informatico, integra le classiche metodologie di apprendimento con strumenti e contenuti innovativi. L’idea alla base è semplice: se anche ai congressi medico-scientifici si affiancano momenti caratterizzati da maggior interazione tra relatori e discenti e fra i discenti stessi e se si aggiungono poi un pizzico di competizione e un alone di ludicità, il risultato è un più alto livello di attenzione e di partecipazione. A questo si aggiunge il vantaggio di avere un feedback immediato sull’apprendimento degli argomenti trattati, con la possibilità, quindi, da parte dei relatori, di approfondire o chiarire quanto non sembra essere stato correttamente recepito. Tutto questo avviene grazie a un software, assolutamente personalizzabile sia nell’interfaccia grafica sia, ça va sans dire, nella tipologia di domande, nella modalità di competizione e in innumerevoli altre opzioni: i partecipanti vengono dotati di un telecomando – ma nel caso di gruppi numerosi o di partecipazione da remoto viene messa a disposizione un’app per utilizzare il proprio smartphone come votatore – e il contest prende il via,
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innescando al contempo non solo un aumento della concentrazione ma anche un twist di dinamicità e interattività a un evento che, per sua tipologia, rischierebbe di risultare statico e unidirezionale a livello comunicazionale. Non solo. Accanto ai risultati di cooperazione e spirito di squadra che un team building riesce a ottenere, il format di MediContest consente anche di monitorare il livello di apprendimento con un feedback in tempo reale, nonché di analizzare i risultati, estrapolare dati, fare sondaggi ed elaborare statistiche al fine di migliorare contenuti e tempistiche di un convegno medico-scientifico. MEDICONTEST Contatti: info@medicontest.com www.medicontest.com
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Best Western
500 sale congressi in 100 destinazioni italiane
Hotel con spazi per eventi in tutte le regioni
È il primo brand alberghiero in Italia per numero di hotel – 165 in totale – e per numero di spazi per eventi: 500 in 116 alberghi di 100 città in tutte le regioni. Gli alberghi congressuali di Best Western Italia sono per la maggior parte 4 stelle ubicati posizioni strategica, sia nel centro delle città sia in prossimità di snodi autostradali, ferroviari e aeroportuali.
Aree congressuali per ogni tipo di evento Le dimensioni delle aree congressuali Best Western sono molto diversificate: più della metà degli alberghi con sale meeting può accogliere fino a 250 delegati, e 4 di essi hanno spazi superiori ai 500 posti. La presenza in tutte le regioni rende spazi e servizi per eventi Best Western ideali anche per corsi di formazione itineranti sul territorio nazionale.
Un ufficio Meeting ed Eventi centralizzato Il brand mette a disposizione di associazioni, società scientifiche e organizzatori congressuali un ufficio Meeting ed Eventi centralizzato che raccoglie prenotazioni e richieste e le convoglia verso i singoli alberghi. I vantaggi per i clienti: • Esperienza nella gestione di eventi di tutte le tipologie e dimensioni • Individuazione della soluzione ottimale per ogni esigenza • Rapidità dei preventivi e delle risposte • Economie di scala per l’organizzazione di più eventi o di eventi itineranti
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Una selezione di hotel per i vostri eventi Best Western Premier CHC Airport Genova Struttura di design inaugurata nel 2012, il Best Western Premier CHC Airport sorge nella nuova area commerciale di Sestri Ponente, a due minuti dall’aeroporto di Genova. È un 4 stelle con 115 camere, 3 sale meeting e una “workzone”, cioè una lounge per piccoli incontri di lavoro o per lavorare in tranquillità. Le sale hanno capienze di 25, 30 e 60 posti: la plenaria, che si ricava unendo le due sale più grandi, può accogliere fino a 120 persone. Il ristorante ha 80 coperti e nella bella stagione è possibile pranzare o cenare nella terrazza esterna. A disposizione degli ospiti anche una biosauna e una mini palestra. www.chcairport.it
Best Western Hotel Tre Torri Vicenza Situato ad Altavilla Vicentina, a 5 chilometri dalla Fiera di Vicenza e a 10 dal centro storico, vicino all’autostrada A4, il Best Western Hotel Tre Torri è un 4 stelle con 93 camere e 3 sale meeting situate al piano terreno, facilmente accessibili dalla hall. Illuminate da luce naturale ma insonorizzate e oscurabili, le sale hanno 50 posti ciascuna; nell’allestimento modulare la plenaria arriva a 100 posti. Il ristorante, fino a 140 persone, propone piatti della tradizione vicentina e specialità di pesce e dispone di una sala banqueting riservata da 40-50 coperti. www.hoteltretorri.it
Best Western Classic Hotel Reggio Emilia È un 4 stelle che sorge a 4 km dal centro storico, sulla confluenza fra la tangenziale sud di Reggio e la via Emilia, a pochi minuti dal casello autostradale. Il Best Western Classic Hotel ha 91 camere e 7 sale meeting attrezzate. La plenaria ha 400 posti, mentre le altre sale possono accogliere rispettivamente 300, 220 e 110 persone. Il ristorante serve fino a 100 coperti e offre la cucina tipica del territorio; cene di gala fino a 300 ospiti trovano posto nelle sale allestite a banqueting. Completano le dotazioni dell’albergo 3 bar, una palestra attrezzata, una zona benessere e un ampio parcheggio gratuito. www.classic-hotel.it
Best Western Hotel Parco Paglia Chieti Il Best Western Hotel Parco Paglia è un 4 stelle di nuova costruzione che sorge nella parte più nuova della città abruzzese, in prossimità dell’asse che serve il nodo autostradale A14 - A25. L’albergo ha 90 camere e una sala meeting di 180 metri quadrati (170 posti a platea) senza ingombri né pilastri. Tramite pannelli modulari, la sala può essere suddivisa in spazi più piccoli da 120, 80, 40 e 15 posti. Attrezzatture audiovisive e connessione wi-fi sono disponibili in tutta l’area meeting. L’albergo garantisce il servizio di prima colazione con breakfast a buffet. www.parcopagliahotel.it
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GMC1042_Villa Erba_Layout 1 11/01/18giovedì 14:59 Pagina 1
UN MODERN O CENTRO CON GRESSI
IMMERSO NEL GRANDE PARCO
DI UN A VILL A ANTIC A
SULLE RIVE DEL L AGO PIÙ BELLO DEL MONDO Solo a Villa Erba è possibile trovare tutto questo. Polivalenza della struttura e funzionalità degli spazi permettono di organizzare eventi di qualunque tipo, in una singola area o contemporaneamente in tutto lo spazio a disposizione. Per consentire la massima personalizzazione e la massima libertà nell’accoglienza dei propri ospiti, gli ambienti non
prevedono allestimenti standard, lasciando campo libero all’immaginazione e alla creatività. Un’oasi di sostenibilità: grazie alla realizzazione di un impianto di condizionamento ad energie rinnovabili con impiego di acqua di lago che riduce del 95% le immissioni di CO2 e di calore nell’atmosfera, Villa Erba è protagonista anche nel campo dell’ecosostenibilità.
POSSIBILE USO AUTONOMO DEL CENTRO CONGRESSI CON ACCESSO INDIPENDENTE
Cernobbio - Largo Luchino Visconti 4 - Lago di Como - Italy - Ph +39 031 3491 - info@villaerba.it - www.villaerba.it
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
LOMBARDIA
Villa Erba Centro Internazionale Esposizione e Congressi
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Chervò Golf Hotel Spa & Resort San Vigilio
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Crowne Plaza Milan City
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Palace Hotel Desenzano
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Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre 234
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Sheraton Milan San Siro
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Winter Garden Hotel
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Iseo Lago Hotel
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Centro Congressi Giovanni XXIII 238-239 Centro Congressi Ville Ponti
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MalpensaFiere
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Museo Diocesano Carlo Maria Martini
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Museo Fratelli Cozzi
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LOMBARDIA
Pozzolengo (Bs) – www.chervogolfsanvigilio.it
Chervò Golf Hotel Spa & Resort San Vigilio Facilmente accessibile da tutto il Centro-Nord Italia, Chervò Golf Hotel Spa & Resort San Vigilio ospita congressi medico-scientifici in ambienti eleganti e moderni spazi immersi nella natura, dove la personalizzazione è di casa
HOTEL
A
tmosfere sobrie ed eleganti, il Lago di Garda a due passi e una posizione comoda da raggiungere da tutto il Nord Italia: Chervò Golf Hotel Spa & Resort San Vigilio accoglie i congressi medico-scientifici nei suoi ambienti raffinati e discreti, con soluzioni personalizzate che incontrano le esigenze degli organizzatori e dei partecipanti. Il complesso è sorto attorno a una abbazia benedettina del XII secolo, che si trova nel cuore storico del parco di 110 ettari che circonda la struttura: un’ambientazione a contatto con la natura e di quiete perfetta, che però non impedisce all’hotel di essere apprezzato – soprattutto nel contesto dell’organizzazione di un evento – per la sua posizione, privilegiata non soltanto dal punto di vista ambientale, ma anche per quanto riguarda la sua accessibilità. La struttura si trova infatti a dieci chilometri da Sirmione e Desenzano del Garda e a circa 14 da Peschiera del Garda – totalmente accessibile dalle principali arterie del Nord Italia, posto all’uscita autostradale A4, e nelle vicinanze dei maggiori aeroporti dell’area. Inoltre, la vicina stazione ferroviaria di Desenzano è servita da treni ad alta velocità.
gio negli arredi, marmi e tessuti preziosi che conferiscono una ricercata eleganza, senza rinunciare al comfort più completo, anche dal punto di vista della tecnologia, che comprende la connessione Wi-Fi nelle camere e in tutto il resto della struttura. Ed è anche, se non soprattutto, l’accoglienza calorosa e attenta alle esigenze degli ospiti a raccontare la storia di stile di questa struttura, che mette a disposizione dei congressisti spazi ad
Standard eccellenti Gli spazi congressuali sono organizzati in diverse sale, per una capienza massima di 280 persone. Alcune godono di una bella vista sul campo da golf e tutte sono dotate delle più moderne tecnologie, oltre a essere modulabili per accontentare le diverse esigenze. L’area meeting è disposta sui piani interrato e piano terra per un totale di cinque sale. Cinque sono anche le tipologie di camere, tutte curate in ogni minimo particolare con materiali di pre-
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alto valore aggiunto dagli standard eccellenti, oltre a quelli congressuali: il ristorante, ma anche il centro sportivo e l’apprezzato campo da golf progettato dall’architetto Kurt Rossknecht con 36 buche di cui nove executive e 27 da campionato e la spa di oltre mille metri quadrati. Chervò Golf Hotel SPA &Resort San Vigilio è stata premiata nel 2018 come Italy’s Best Golf Hotel 2018 in occasione dei World Golf Awards.
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CHERVÒ GOLF HOTEL SPA & RESORT SAN VIGILIO Numero di camere: 133 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 320 Superficie meeting room principale (mq): 249 Superficie area espositiva (mq): 1000 Aeroporto più vicino: Verona (km 20) Indirizzo: Pozzolengo Località San Vigilio - 25010 (Bs) Contatti: tel. 030 91801 - 337 1167489 info@chervogolfsanvigilio.it event@chervogolfsanvigilio.it www.chervogolfsanvigilio.it
★★★★
HOTEL
LOMBARDIA
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LOMBARDIA
Milano – www.cpmilancity.com
Crowne Plaza Milan City Un hotel raffinato, posto nel cuore della città italiana più cosmopolita, che conta su un moderno centro congressi frequentato da businessmen provenienti da ogni parte del mondo che qui trovano servizi di altissimo livello
L
★★★★
HOTEL
a sua facciata sinuosa, realizzata in rame e vetro, lo rende inconfondibile e immediatamente riconoscibile all’interno del tessuto urbano milanese. I suoi ambienti moderni e i servizi eccellenti lo collocano tra le mete più ambite dalla meeting industry nella metropoli milanese. Il Crowne Plaza Milan City è situato a pochissimi minuti dalla Stazione Centrale e dalla metropolitana, nelle vicinanze del nuovo
CROWNE PLAZA MILAN CITY Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 65 platea Superficie meeting room principale (mq): 73 Numero di camere: 109 Aeroporto più vicino: Aeroporto di Linate (8 km) Brand di appartenenza: IHG Intercontinental Hotels Group Indirizzo: via Melchiorre Gioia 73 20124 - Milano Contatti: tel. 02 66717715 fax 02 66703483 info@crowneplazamilan.com www.cpmilancity.com Persone di riferimento: Carmen Stagno (Event Manager)
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232 GCMS Lombardia SX Hotel Crowne Plaza City.indd 232
quartiere Porta Nuova e non lontano dal centro cittadino. Tecnologia e design caratterizzano tutti gli spazi a partire dalle 109 stanze, fino a comprendere gli ambienti comuni, tra i quali il Metropolitan Lounge Bar e il Fitness&Wellness Center. Situato all’ultimo piano e con magnifica vista, lo spazio dedicato al benessere comprende bagno turco, area fitness e sauna a vapore.
All’insegna della modularità Il centro congressi è dotato di quattro sale meeting con attrezzature tecnologiche all’avanguardia: flessibile e modificabile, la sala Emme 1 è la più ampia e può essere rimodulata per ospitare un evento con un maggior numero di partecipanti. Indicativamente può ospitare 25 persone disposte a ferro di cavallo o fino a sessanta persone in una configurazione ad anfiteatro. Accogliente e riservata invece la Emme 2, la più intima tra le sale per riunioni, ideale per 18 persone sedute in configurazione a teatro e perfetta per piccoli meeting top class con un massimo di otto partecipanti. La Emme 3 offre quattro diversi allestimenti: 18 persone disposte a ferro di cavallo, 24 su scrivanie singole, 16 in disposizione scolastica e 42 ad anfiteatro. Infine, la sala Emme 4, progettata per ospitare dieci persone in un ambiente davvero esclusivo, rappresenta la soluzione ideale per riunioni riservate o piccoli meeting che richiedono privacy e riservatezza. In tutto l’hotel è presente la connessione Wi-Fi gratuita e super veloce.
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86 camere Centro congressi 300 persone (fino a 6 sale meeting) Centro benessere e piscine esterne Garage e city bike Wi fi free
PALACE HOTEL DESENZANO
Palace Hotel Desenzano Viale F. Agello, 114A - 25015 Desenzano del Garda (BS) -tel. 030 9902262 www.palacehoteldesenzano.it
LOMBARDIA
Milano Malpensa (Va) – www.sheratonmilanmalpensa.com
Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre Contatti: Monica Biasia, Convention Supervisor events.malpensa@sheraton.com
★★★★
HOTEL
Strada Statale, 336 21010 Ferno (VA) Tel. 02 23351 - Fax 02 23353535 milanmalpensa@sheraton.com www.sheratonmilanmalpensa.com
L
o Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre è l’unico albergo con accesso diretto al Terminal 1 dell’aeroporto di Malpensa e dista soli 30 minuti dal centro di Milano. Si tratta di uno dei più grandi hotel con centro congressi d’Italia e dispone di grandi stanze modulari con una superficie complessiva destinata ad ospitare meeting e convention di oltre 2000 mq che accoglie fino a 1.100 persone. La sala plenaria multifunzionale di 1000 mq che può essere suddivisa in 8 sezioni, tutte perfettamente insonorizzate con soffitti alti fino a 6 metri, affianca le 22 altre sale, che vanno da 16
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
mq. a 295 mq. in grado di ospitare ogni tipologia di evento. Il Monterosa Bar è un accattivante luogo di incontro con vista sulle montagne e si propone come un ambiente accogliente dove concedersi uno spuntino veloce o un piacevole drink. Per un pranzo o una cena gourmet la scelta ideale è il ristorante Il Canneto, un ambiente che ricorda un luminoso giardino mediterraneo. La soluzione perfetta per un delizioso business lunch? Qui viene proposta l’innovativa formula del “Lunch al volo”, un pranzo veloce servito in soli 15 minuti, proposto in quattro gustose versioni (carne, pesce, vegetariano, tradizionale).
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
BUSINESS ROOMS
16
3.5 x 4.5
5
1
-
-
20
SI
10
-
-
20
8
12
VENUS (1-5)
24
4x6
3
1
-
-
28
SI
10
-
-
28
14
15
60
SI
27
-
-
60
35
30
-
-
50
SI
15
-
-
50
21
18
ORSA MAGGIORE
65
5 x 13
3
2
ORSA MINORE
42
6 x 6.5
3
1
PEGASUS
294
13x23.5
2.8
4
-
-
400
SI
78
400
280
350
196
76
1053
40.5 x 26
5.9
16
-
-
1100
NO
-
1015
864
1100
550
-
ORION SECTION 1 (A, B, C)
253
11.5 x 22
2.9 / 5.9
8
-
-
310
NO
-
190
204
310
150
-
ORION SECTION 2 (A, B)
421
17.5x24
2.9 / 5.9
4
-
-
500
NO
-
125
336
500
250
-
ORION SECTION 3 (A, B, C)
253
11.5 x 22
2.9 / 5.9
7
-
-
310
NO
96
-
204
310
150
-
CLUB BOARDROOM
36
4x7
2.8
-
-
-
18
SI
-
-
-
-
-
18
ORION GRAN BALLROOM
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234 Scheda Milan Malpensa.indd 234
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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LOMBARDIA
Milano – www.sheratonmilansansiro.com
Sheraton Milan San Siro Contatti: Nadia Doardo Director of Sales nadia.doardo@marriott.com
★★★★ Via Caldera, 21 - 20153 Milano Tel. 02 63363636 milansansiro@sheraton.com www.sheratonmilansansiro.com
S
heraton Milan San Siro sorge in un’oasi verde nel quartiere residenziale di Milano a cui il nome si ispira. La sua posizione in quest’area circondata da ampi parchi e strutture di intrattenimento, lo rende un punto di riferimento strategico anche per i frequentatori dei grandi centri congressi e fieristici della zona. L’hotel è, anche, situato a breve distanza dall’omonimo stadio, oltre ad essere comodamente collegato ai principali aeroporti e all’autostrada di Milano, nonché ai suoi distretti della finanza e della moda. Un’architettura modernista e curvilinea caratterizza i suoi spazi, che sono stati totalmente trasformati ricorrendo a un design milanese pulito e raffinato. L’hotel è dotato di 310 camere, di cui 24 suite e una suite presidenziale. Gli ospiti potranno godere di tutte le esperien-
Nome sala
BALLROOM GROUND FLOOR ROOM 2A
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
ze e dei servizi del marchio Sheraton. L’hotel vanta anche un’ampia area esterna che comprende una piscina con bar adiacente, un giardino terrazzato e un destination restaurant. Completa, poi, l’offerta culinaria un Lounge Bar dove socializzare ed interagire in uno spazio dinamico e luminoso. Le 21 ampie strutture per conferenze e banchetti ospitano un totale di 2.500 mq di aree funzionali con luce naturale e spazi esterni, inclusa una main ballroom senza colonne e con soffitti alti, in grado di ospitare fino a 500 ospiti. L’hotel dispone anche di un parcheggio privato in grado di accogliere 170 auto, ideale per i viaggiatori d’affari. Sheraton Milano San Siro è un’oasi urbana in una Milano dinamica, progettato come un luogo in cui connettersi e condividere esperienze.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
484
41x16
5,30
-
-
-
500
SI
-
400
342
500
300
-
43
5,5x8,4
2,85
-
-
-
35
SI
-
35
19
24
12
16
ROOM 2B
45
5,8x8
2,85
-
-
-
35
SI
14
35
-
24
12
16
ROOM 2C
70
8,4x8,6
2,85
-
-
-
55
SI
20
55
-
53
26
22
ROOM 3A
43
5,5x8,4
2,85
-
-
-
35
SI
-
35
19
24
12
16
ROOM 3B
45
5,8x8
2,85
-
-
-
35
SI
14
35
-
24
12
16
ROOM 3C
70
8,4x8,6
2,85
-
-
-
55
SI
20
55
-
53
26
22
FOYER
150
-
-
-
-
-
120
SI
-
120
-
-
-
-
BALLROOM LOWER LOBBY
448
40x15
2,85
-
-
-
368
SI
-
360
270
368
234
-
ROOM 7
111
14x9,7
2,85
-
-
-
90
NO
-
90
-
40
30
25
ROOM 8
46
7,9x6,1
2,85
-
-
-
40
NO
-
40
-
-
-
14
STUDIO 10A - 10I
24
6,65x4,2
3,00
-
-
-
8
SI
-
-
-
-
-
8
OUTDOOR POOL
670
-
-
-
-
-
500
SI
-
500
-
-
-
-
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HOTEL
Apertura: tutto l’anno
New Opening: 1 agosto 2019
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LOMBARDIA
Bergamo-Grassobbio – www.wintergarden-hotel.com
Winter Garden Hotel Contatti: Mattia Sudati Responsabile Meeting meeting@wintergarden-hotel.com
★★★★ Via Padergnone, 52 24050 Grassobbio (BG) Tel. 035 587011 meeting@wintergarden-hotel.com www.wintergarden-hotel.com
HOTEL
L
a moderna struttura del Winter Garden Hotel è situata alle porte della città di Bergamo ed è il perfetto punto di partenza per raggiungere le principali città della Lombardia e i suoi aeroporti. La sua favorevole posizione, a soli 2 km dall’aeroporto di Milano/Bergamo (BGY) e in prossimità del casello autostradale, assicura una facile raggiungibilità con ogni mezzo, caratteristica ideale per l’organizzazione di eventi di successo. Il Winter Garden Hotel riserva alle aziende ampi spazi congressuali allestiti con soluzioni tecnologiche di ultima generazione e un flessibile servizio organizzativo capace di rispondere in modo davvero soddisfacente a tutte le necessità. Inoltre la città di Bergamo e i suoi dintorni offrono numerose attività di tipo culturale
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
e gastronomico da abbinare all’organizzazione di eventi, convegni, team building e corsi di formazione. L’albergo è dotato di 3 sale meeting che possono ospitare eventi fino a 250 persone. Questi ambienti offrono ampie metrature modulabili grazie a un sistema di pannellature, secondo le esigenze del momento. Le sale sono allestite con le migliori soluzioni tecnologiche come l’impianto di diffusione sonora di qualità superiore e il sistema di regia audio/video automatica con pc touch-screen. Inoltre, all’interno del centro meeting, sono disponibili spazi per l’organizzazione di guardaroba, uffici di segreteria organizzativa, ecc. Lo staff meeting è a disposizione per studiare configurazioni ad hoc sulla base delle necessità del cliente.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
ASIA
330
28x13
2,80
5
1,8x2,1
-
250
NO
60
230
160
250
100
75
AMERICA E EUROPA
230
-
2,80
3
-
-
150
NO
40
-
-
150
55
50
AMERICA E OCEANIA
230
-
2,80
3
-
-
150
NO
40
-
-
150
55
50
AMERICA
150
-
2,80
1
-
-
100
NO
25
-
-
100
35
30
EUROPA
75
-
2,80
2
-
-
50
NO
15
-
-
50
20
20
OCEANIA
75
-
2,80
2
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-
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NO
15
-
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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1999-2019
20 anni di ospitalitĂ
Via Colombera, 2 - 25049 Iseo (BS) Italy Tel. +39 030 98891 / info@iseolagohotel.it / www.iseolagohotel.it
LOMBARDIA
Bergamo – www.congressibergamo.com
Centro Congressi Giovanni XXIII Contatti: Enrico Brignoli, Direttore Generale eventi@congresscenter.bg.it Chiara Vitali, Responsabile Commerciale e Organizzazione Eventi info@congresscenter.bg.it
Viale Papa Giovanni XXIII, 106 24121 Bergamo Tel. 035 236435 - Fax 035 236474 eventi@congresscenter.bg.it www.congressibergamo.com
Apertura: tutto l’anno
CENTRO CONGRESSI
I
l Centro Congressi Giovanni XXIII è situato nel cuore della città di Bergamo in una posizione privilegiata grazie alla vicinanza con l’aeroporto di Bergamo-Orio al Serio (5km) e alla stazione ferroviaria (300 metri); a pochi passi dalla nostra location potete trovare hotel 4 stelle, le vie dello shopping, le Mura Venete di Città Alta riconosciute patrimonio mondiale dell’umanità, un parcheggio dedicato ai relatori e un grande parcheggio con tariffe convenzionate per i partecipanti. Si estende su una superficie di oltre 3.200 mq, con 8 sale modulabili in 12 spazi polifunzionali pronti ad accogliere eventi di qualsiasi tipo che possono essere “personalizzati su misura” come: congressi, convention, meeting, road-
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
show, eventi lancio prodotti, corsi di aggiornamento professionale, programmi di intrattenimento sociale e culturale, fiere di settore, gestione eventi sportivi, spettacoli teatrali, concerti musicali e cene di gala. Il Centro Congressi mette a disposizione gli opportuni strumenti organizzativi e la massima professionalità di uno staff dedicato, oltre ad un servizio di ristorazione interno (coffee break, lunch, cocktail, gala dinner, ecc) in esclusiva con il catering Vi.co.ok., partner del celebre ristorante Da Vittorio che potrà allietare il Vostro evento con gusto. Oltre al coordinamento degli eventi, il Centro Congressi Giovanni XXIII si occupa di tutti gli aspetti di organizzazione, comunicazione e sviluppo che trasformeranno il Vostro evento in un vero successo.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SALA OGGIONI
514
23,4x22,2
7,00
5
1,8x2,9
-
412
NO
-
600
500
412
-
-
SALA ALABASTRO
286
32,4x8,8
5,00
-
-
-
200
NO
50
450
330
200
170
40
HALL BAR
112
16,4x6,9
-
-
-
-
180
SI
-
180
130
-
-
-
SALA BIANCA
112
16,3x6,9
-
-
-
-
180
SI
30
180
130
90
-
30
SALA ALABASTRO A+
184
-
-
-
-
-
130
NO
50
250
200
130
70
50
SALA ALABASTRO A
132
16x8,8
5,00
-
-
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NO
50
250
200
98
60
30
SALA ALABASTRO B
110
11,7x8,8
5,00
-
-
-
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NO
30
120
90
68
40
30
SALA STUCCHI
101
15,8x6,4
4,00
-
-
-
60
NO
30
150
100
60
60
30
GIARDINO PENSILE
130
20x7
-
-
-
-
50
SI
-
50
40
-
-
-
SALA NOVELLI
78
16,7x4,8
3,00
-
-
-
40
SI
20
60
60
40
30
40
SALA STAMPA
45
7,2x6,8
-
-
-
-
27
SI
15
-
-
27
20
-
238
238 Scheda Centro Congressi Giovanni XXIII.indd 238
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
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GMC1110_CCGiovanniXXIII_Layout 1 17/12/18lunedĂŹ 09:44 Pagina 1
www.congressibergamo.com info@congresscenter.bg.it Tel. 035 236435
LOMBARDIA
Varese – www.villeponti.it
Centro Congressi Ville Ponti Contatti: Francesca Pareti Responsabile Eventi villeponti@va.camcom.it
Piazza Litta, 2 21100 Varese Tel. 0332 239130 - Fax 0332 295166 villeponti@va.camcom.it www.villeponti.it
CENTRO CONGRESSI
U
na struttura congressuale per incontri fino a 1500 partecipanti, una posizione strategica, 40 km da Milano e 25 dall’aeroporto internazionale di Malpensa. Il Centro Congressi Ville Ponti di Varese è un complesso prestigioso ed efficiente, che mantiene inalterato quel fascino che solo i palazzi ricchi di storia possiedono, in un vasto parco di essenze rare, con un parcheggio per 600 auto. Due sono i corpi principali: la Villa Andrea, eretta nel 1858. I pregevoli stucchi e preziosi affreschi di Scuola Lombarda
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
delle sue sale, gli sfarzosi lampadari di ferro e bronzo ed i sontuosi arredi d’epoca, ne fanno una sede ideale per cene di gala, congressi, banchetti e incontri di prestigio. La Villa Napoleonica, dimora Patrizia del XVII sec., ospita il salone congressuale da 400 posti, e sale per corsi, seminari e esposizioni. Le aree esterne possono essere utilizzate come spazi conviviali e ludici per ospitare spettacoli, cene di gala e attività di team building.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
SALA NAPOLEONICA
472
22,78x18,25
4,00
3
2,5x3
2,5x3
400
SI
-
-
-
400
-
SALA ANDREA
310
29x10,68
5,00
3
2,60x2,15
2,60x3,10
200
SI
80
300
300
200
80
-
SALA E
160
20,20x7,92
5,00
4
-
-
120
SI
60
160
140
128
40
-
SALA BERTINI
117
13x9
8,00
5
3,65x2,25
4x3,5
120
SI
44
150
120
120
42
-
94
15,86x6,87
5,00
2
-
-
80
SI
22
80
60
49
20
-
131
17,53x7,47
8,00
3
3,65x2,25
4x3,5
70
SI
30
150
110
70
30
-
87
10,64x7,47
8,00
1
3,65x2,25
4x3,5
60
SI
30
100
80
60
24
-
SALA SPOTORNO SALA CARLO EMANUELE SALA ETTORE PONTI
240
240 Schede Ville Ponti.indd 240
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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29/01/19 13:47
LOMBARDIA
Varese-Busto Arsizio (Va) – www.malpensafiere.it
MalpensaFiere Contatti: Massimo Bernardoni, Executive Manager malpensafiere@va.camcom.it
Via XI Settembre, 16 21052 Busto Arsizio (VA) Tel. 0332 295429 - Fax 0331 634378 malpensafiere@va.camcom.it www.malpensafiere.it
truttura polivalente in grado di concorrere allo sviluppo di iniziative e progetti ed idonea a moltiplicare le occasioni di incontro e di business, MalpensaFiere si sviluppa su una superficie di 75.000 metri quadri, dei quali oltre 20.000 metri quadri coperti. Il Centro, costruito secondo i più moderni standard qualitativi, è dotato di servizi innovativi per garantire la migliore qualità agli organizzatori ed alle aziende espositrici ed il massimo confort ai visitatori. È interamente climatizzato, cablato e dotato di sistemi infor-
Nome sala
Area mq
PADIGLIONE
Dimensioni metri
Altezza metri
matici per la gestione e trasmissione dei dati. I servizi messi a disposizione della clientela vanno dalla semplice assistenza, all’organizzazione complessiva dell’evento, che può comprendere: convegni, seminari, incontri B2B, conferenze stampa, allestimenti di showroom per presentare un nuovo prodotto o per lanciare un nuovo servizio, workshop per incontrare i propri clienti, videoconferenze, colazioni di lavoro o serate di gala. La zona congressuale offre ben 10 diverse sale, ognuna di diversa capienza, per venire incontro a qualsiasi esigenza.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
3000
50x59,54
8,00
6
-
-
2100
NO
-
2100
1500
1500
-
-
CAPRONI
453
30x20,33
3,60
4
-
-
350
SI
-
-
-
350
-
-
BORGHI
206
19,64x10,32
3,90
1
-
-
150
SI
35
150
-
150
-
-
FERRARIO
158
15,05x12,09
3,70
2
-
-
110
SI
25
110
-
100
-
-
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
241 Schede Malpensa FIere.indd 241
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CENTRO CONGRESSI
S
Apertura: tutto l’anno
241
29/01/19 13:48
LOMBARDIA
Milano – www.chiostrisanteustorgio.it
Museo Diocesano Carlo Maria Martini Contatti: Paola De Paoli, Referente Eventi location@museodiocesano.it
CENTRO CONGRESSI
Corso di Porta Ticinese, 95 20123 Milano Tel. 02 89420019 location@museodiocesano.it www.chiostrisanteustorgio.it
I
l Museo Diocesano è tra i poli culturali di riferimento di Milano: posizionato in uno dei complessi monumentali più importanti del tessuto urbano, si distingue per storia, posizione e collezioni. Gli spazi espositivi, inaugurati nel 2001, si sviluppano nel secondo chiostro, restaurato dopo i danneggiamenti subiti nella Seconda Guerra Mondiale, e allestito per ospitare la collezione permanente del museo. Conferenze, cene, concerti, manifestazioni ed eventi privati possono essere organizzati nella sala dell’Arciconfraternita (250 metri quadrati) e nell’incantevole chiostro, che ha uno spazio complessivo di più di 2.000 mq di cui 600
Nome sala
Area mq
CHIOSTRO SALA ARCICONFRATERNITA SALA MUDI
242
242 Scheda Museo Diocesano MI.indd 242
Apertura: tutto l’anno
di porticato e 1.400 di curatissimo prato. Il chiostro è il luogo ideale per ricevimenti e cene, soprattutto nella bella stagione, quando tavoli e arredi dialogano con la sequenza di colonne binate che sorreggono gli archi del portico, sapientemente illuminato. Gli spazi del chiostro offrono la possibilità di installare una tensostruttura che ne consente la fruizione anche in caso di condizioni meteorologiche non ottimali. Qualsiasi tipo di evento, da dieci a mille persone, si può svolgere in una cornice preziosa ed esclusiva, in un luogo ricco di grande fascino e cultura, ponte tra presente e passato.
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
1764
42x42
-
-
-
-
800
250
8x30
-
-
-
-
36
4x9
-
-
-
-
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SI
-
800
550
-
-
-
250
SI
-
250
220
200
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35
NO
-
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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31/01/19 08:37
0 0 A 0 1 ENP X 5 O A U
DONA I
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BATTI UN 5...PER 1000
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IETO FINE
Gli animali ringraziano per la concessione gratuita di questo spazio
ES CR
A I R O IVI UNA ST
CODICE FISCALE
80116050586
PER DONARE IL TUO 5X10 000 A ENPA INSERISCI IL CODICE FISCALLE 80116050586 NELLA CASELLA “SOSTEGNO DEL VOLON NTARIATO E DELLE ALTRE ORGANIZ ZZAZIONI NON LUCRA ATIVE DI UTILITÀ SOCIALE, ETC” INSSIEME ALLA TUA FIRMA.
LOMBARDIA
Legnano – www.museofratellicozzi.com
Museo Fratelli Cozzi Una passione che diventa prima collezione, poi museo, infine luogo autentico per ospitare eventi di qualsiasi tipo. A pochi chilometri da Milano il Museo Fratelli Cozzi apre i suoi spazi per accogliere la meeting industry
CENTRO CONGRESSI
È
la passione di Pietro Cozzi (nella foto qui a lato) che ha permesso che una ricca collezione di auto Alfa Romeo, prodotte dal 1950 ai giorni nostri, diventasse prima museo e successivamente uno spazio per accogliere conferenze, convegni, presentazioni, concerti, gala prestigiosi e di grande ispirazione. Oltre cinquanta le Alfa Romeo custodite, corredate da reperti grafici straordinari tra cui poster pubblicitari e tecnici, depliant, libri, riviste, libretti d’uso, manuali di vendita, trofei realizzati da grandi artisti del ’900 come Lucio Fontana o Giò Pomodoro, solo per citarne alcuni. Una scenografia elegante in grado di esaltarne linee e dettagli per far percepire al meglio la bellezza di queste opere d’arte. Il Museo Fratelli Cozzi di Legnano, facilmente raggiungibile sia dalla metropoli milanese sia dall’aeroporto internazionale di Malpensa, da cui dista una ventina di chilometri, è un luogo davvero prezioso, uno spazio espositivo suggestivo e accogliente dominato dai colori rosso e nero, ottenuto dopo un attento e rigoroso progetto di recupero curato da Gabriele e Oscar Buratti
244
244-245 GCMS Lombardia 2S Museo Cozzi.indd 244
all’interno di un ex magazzino ipogeo risalente agli Anni 50. Un intervento che ha restituito un’adeguata dimora a quelle che per Pietro Cozzi non erano solo auto, ma opere dell’ingegno umano di meccanica, design e ingegneria, una collezione privata che l’illuminato imprenditore ha trasformato in patrimonio comune, in un museo pubblico aperto a tutti.
Spazi versatili Il museo è diviso in tre navate ritmate da una serie di colonne che insistono su un pavimento concepito come un manto stradale, trattato con cemento grezzo resinato nero sul quale sono state dipinte le classiche strisce bianche tratteggiate di mezzeria. Nelle navate laterali si trovano
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le berline da una parte e le coupé dall’altra, allineate come se fossero state parcheggiate in attesa di riprendere il cammino; la navata centrale accoglie invece le spider, sfalsate su due corsie, idealmente in moto lungo la strada. Sul perimetro delle navate laterali si trovano poi delle nicchie simili a cappelle che ospitano il Cozzi.Lab, un laboratorio a disposizione di studiosi e ricercatori per consultare i documenti e i materiali connessi alle automobili, dai libretti di circolazione ai disegni originali delle auto, dalla grafica del marchio fino ai manifesti pubblicitari. Eleganza italiana e storie di successo diventano così lo sfondo ideale per accogliere convegni, conferenze, meeting, eventi o cene di gala. La sala può ospitare fino a 200 persone nell’allestimento cocktail, 250
ospiti per un lunch/dinner oppure nella configurazione a platea si può arrivare a duecento sedute. Un ambiente versatile ed estremamente duttile, nel quale qualsiasi evento può avvalersi delle migliori tecnologie, dall’impianto audio professionale, al video di sei metri per tre, ma anche di una connessione Wi-Fi veloce oltre a un’illuminazione studiata per valorizzare anche l’area conferenze. Insieme agli spazi e alla tecnologia il museo mette a disposizione la collaborazione di uno staff che supporta gli organizzatori in tutte le fasi di preparazione e di realizzazione dell’evento, per renderlo perfetto sotto ogni aspetto.
CENTRO CONGRESSI
LOMBARDIA
MUSEO FRATELLI COZZI Numero max meeting room: 1 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 1070 Aeroporto più vicino: Milano Malpensa (26 km) Indirizzo: Via Pietro Toselli, 46 20025 - Legnano (MI) Contatti: tel. 335 8325552 - 0331 427923 elisabetta@museofratellicozzi.com www.museofratellicozzi.com Persone di riferimento: Elisabetta Cozzi, Direttore Museo elisabetta.cozzi@museofratellicozzi.com tel. diretto: 335 8325552
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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PIEMONTE
Zacchera Hotels
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La Centrale - Nuvola Lavazza
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Castello di Pavone
248
La Venaria Reale
250
VALLE D’AOSTA
Parc Hotel Billia e Centro Congressi Billia
247 GCMS Piemonte Copertina 2019.indd 247
252
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PIEMONTE
Pavone Canavese (To) – www.castellodipavone.com
Castello di Pavone Contatti: Eva Giodice Responsabile ufficio commerciale info@castellodipavone.com
★★★★ Via Dietro Castello, s.n.c. 10018 Pavone Canavese (TO) Tel. 0125 672111 - Fax 0125 672114 info@castellodipavone.com www.castellodipavone.com
HOTEL
N
el fiabesco e scenografico Castello di Pavone nulla è improvvisato, ma ottimamente organizzato, i Vostri incontri avranno vantaggi e caratteristiche che solo il prestigio, la funzionalità, il fascino e la credibilità dell’ambiente possono offrire. Il Ristorante, frequentemente ben citato nelle guide nazionali ed internazionali, può ospitare fino a 450 commensali. La cucina è di eccellente qualità e cura, propone cibi freschi preparati al momento, accompagnati da una carta dei vini selezionata. Il fascino degli ambienti e
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
degli arredi è di un’accurata ed indimenticabile bellezza. Impossibile sbagliarsi, anche questa è un’altra buona ragione per scegliere il Castello, facilissimo da raggiungere da ogni parte d’Europa senza mai abbandonare l’autostrada. Il Castello di Pavone è situato sulla collinetta a dominio del paese di Pavone Canavese, a non più di 400 metri dal casello autostradale di Ivrea sull’autostrada Torino-Aosta. Dal casello il Castello è meravigliosamente visibile ed offre uno scenario veramente fiabesco.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SALA DEL PARCO
200
10x20
-
2
-
-
200
SI
50
150
-
200
-
-
ARDUINO
112
16x7
-
1
-
-
150
SI
40
160
130
150
60
-
CAVALIERI
109
13,6x8
-
2
-
-
110
SI
30
120
100
90
50
-
GALLERIA DELLE ARMI
78
13x6
-
2
-
-
60
NO
30
50
60
50
30
-
PAVONE
56
8x7
-
2
-
-
40
SI
15
40
40
20
-
-
CROCIATI
50
7,2x7
-
2
-
-
38
SI
-
40
38
-
-
-
VESCOVI
56
10x5,6
-
2
-
-
30
SI
20
30
30
25
18
-
CORAZZE
56
8x7
-
1
-
-
16
SI
16
16
16
12
-
-
ANDRADE
20
5x4
-
2
-
-
10
SI
-
10
10
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-
-
248
248 Scheda Castello di Pavone.indd 248
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PIEMONTE
Torino – www.lavazza.it/nuvola
La Centrale - Nuvola Lavazza
U
n luogo straordinario per quello che Lavazza rappresenta per il nostro paese ma non solo, un intervento che ha riqualificato un quartiere contribuendo alla rinascita di un nuovo tessuto connettivo. La Nuvola Lavazza è il nuovo headquarter torinese della nota azienda di caffè, una struttura complessa che ruota attorno a un Ex Centrale elettrica di fine Ottocento e trasformata oggi in uno spazio di oltre 4.500 metri quadrati, in grado di ospitare eventi culturali, di intrattenimento, di gusto e di business. Laddove si produceva energia, oggi nascono idee, si sviluppano incontri e dibattiti grazie a uno spazio modulabile a seconda delle necessità, nel quale archeologia industriale e forme contemporanee convivono dando vita a un ambiente luminoso ed entusiasmante. L’attento intervento di recupero ha permesso di mantenere intatta l’identità del luogo e di costruire un nuovo dialogo tra i materiali che lo compongono. Una struttura perfetta per qualsiasi tipologia di evento, nella quale trovano posto un ampio Spazio Centrale ideale per i grandi eventi, una Sala Conferenze e una Terrazza Indoor posta al secondo piano e affacciata sul corpo principale, un ambiente indipendente che può ospitare fino a 150 persone. Utile a diversi usi, può essere allestita come lounge per gli ospiti o come sala stampa, per coffee break, laboratori e molto altro. Lo Spazio Centrale è un ambiente flessibile di circa 1400 metri quadrati
dove palchi e attrezzature possono essere disposti sia in modo longitudinale che trasversale per accogliere fino a 1.000 persone in piedi. Fornito di 58 motori residenti, per predisporre americane luci e video, permette di organizzare performance, concerti o diversi tipi di evento. La Sala Conferenze, invece, si presta perfettamente per incontri, convegni o workshop, un’area modulabile di 210 metri quadrati complessivi che può essere utilizzata interamente, ospitando 200 persone, oppure suddivisa in due ambienti per 80 e 120 posti a sedere. A questi spazi si aggiungono un atrio che ben si presta ai coffee break e un’area guardaroba e accrediti. La Centrale, spazio Eventi e Congressi di Nuvola Lavazza, è parte di un progetto più vasto che comprende anche il Museo, lo Store e due ristoranti, rappresentando al meglio l’integrazione tra innovazione tecnologia e memoria del territorio, legando la tradizione e gli oltre 120 anni di storia di Lavazza a un futuro tutto da scrivere nel quale si incontreranno iniziative culturali e opportunità di business.
CENTRO CONGRESSI
La nuova sede di uno dei brand italiani più noti diventa uno spazio multifunzionale aperto alla città per la condivisione di progetti, cibo e cultura, perfetto per il segmento Mice
LA CENTRALE – NUVOLA LAVAZZA Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 1000 Superficie area espositiva (mq): 1300 Hotel convenzionati: Tutti gli hotel associati a Federalberghi Piemonte Superficie meeting room principale (mq): 1400 Aeroporto più vicino: Aeroporto Internazionale Sandro Pertini Caselle Indirizzi location: Via Ancona 11/A sede Lavazza: Via Bologna, 32 – 10152 Torino Contatti: tel. 011.2348317 lavazzaeventi@lavazza.com www.lavazza.it/it/chi-siamo/nuvola/centrale.html Persone di riferimento: Maria Teresa Lo Gioco (Lavazza Eventi PR Manager) mariateresa.logioco@lavazza.com tel. diretto: 011.2348317
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249 GCMS Piemonte DX CC La Nuvola Lavazza.indd 249
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PIEMONTE LOMBARDIA
Venaria Reale (To) – www.lavenaria.it
La Venaria Reale Contatti: Sabrina Repetto, Ufficio Affitto Spazi ilmiospazio@lavenariareale.it
Piazza della Repubblica, 4 10078 Venaria Reale (TO) Tel. 011 4992416 - 011 4992300 Fax 011 4598432 ilmiospazio@lavenariareale.it www.lavenaria.it
CENTRO CONGRESSI
U
na location unica per prestigio, storia ed eleganza, uno spazio straordinario e di grande fascino impreziosito da una proposta culturale d’eccellenza. La Reggia di Venaria, a pochi chilometri da Torino, è una residenza reale dichiarata Patrimonio dell’Umanità dall’Unesco. Da quando, dieci anni fa, i suoi incredibili ambienti e gli immensi giardini sono stati oggetto di importanti restauri, la Venaria Reale è diventata una delle più ambite location per il settore MICE d’Italia. Alla versatilità e alla straordinaria eleganza delle sale ba-
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
rocche, nelle quali ambientare la vostra serata di gala, si coniuga l’opportunità di esclusive visite private alle prestigiose esposizioni organizzate dalla Reggia. Le mostre in programma diventano così un dono unico da offrire ai propri ospiti in occasione di un evento da svolgersi nella prestigiosa Galleria Grande, nella seicentesca Sala di Diana o nello scenografico Rondò Alfieriano. Il fascino e la ricchezza dell’apparato decorativo della Reggia di Venaria vi conquisterà e renderà il vostro evento unico ed indimenticabile.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
GALLERIA GRANDE
715
9,5x75
12,00
2
-
CHIESA DI SANT’UBERTO
300
15x20
25,00
1
-
Apertura: tutto l’anno
-
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
800
SI
-
800
600
-
-
-
350
SI
-
-
-
350
-
-
RONDÒ ALFIERIANO
370
5x60
7,00
2
-
-
350
SI
-
350
180
-
-
-
CASCINA MEDICI DEL VASCELLO: SALA CONVEGNO
220
14x16
5,00
1
-
-
100
SI
-
-
-
100
-
-
CASCINA MEDICI DEL VASCELLO: SALA RISTORO
110
5x22
3,00
1
-
-
80
SI
-
80
80
-
-
-
SALA DI DIANA
216
18x12
15,00
2
-
-
150
SI
-
-
-
150
-
-
250
250 Scheda La Venaria reale.indd 250
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
29/01/19 13:59
GMC1089_Riempitivo2-18_Layout 1 02/07/18lunedì 14:45 Pagina 1
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Saint-Vincent (Ao) - www.saintvincentresortcasino.it
Parc Hotel Billia e Centro Congressi Billia Un centro congressi capace di offrire un servizio di alta professionalità e qualità, una struttura attenta ai dettagli, ma che non eccede mai, che riprende natura e tradizione all’insegna della funzionalità: è il complesso del Parc Hotel Billia e del Centro Congressi Billia
HOTEL
A
Saint-Vincent, in Valle d’Aosta, nella cornice naturale offerta dalle cime innevate del Monte Bianco, del Cervino, del Gran Paradiso e del Monte Rosa, si trova il luogo ideale per realizzare eventi Ecm di piccole e medie dimensioni, dove tradizione e innovazione si incontrano. La struttura originaria, formata dallo storico Grand Hôtel Billia - inaugurato nel 1908 - e da un centro benessere, è stata ampliata nel 2013, quando, nell’ambito del progetto Resort firmato dall’architetto milanese Piero Lissoni, è sorto un elegante polo congressuale, che ha saputo valorizzare il proprio passato per fornire un servizio di alta professionalità e qualità. Il Centro Congressi Billia, che si trova a soli 25 chilometri dal capoluogo della regione e a 86 dall’aeroporto di Torino, offre, in una posizione privilegiata facilmente raggiungibile con i principali mezzi di trasporto, la possibilità di realizzare eventi di ogni tipo, come seminari, workshop, simposi, tavole rotonde e sessioni plenarie, in un’atmosfera raccolta e silenziosa.
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252-253 GCMS Aosta Hotel Billia.indd 252
Spazi polifunzionali All’interno del centro congressi, vi sono sette sale meeting che prendono il nome dalle vette più alte che caratterizzano la regione. Ogni sala è stata realizzata con un’attenzione particolare per l’illuminazione, l’acustica e la scelta dei materiali; la pavimentazione è in parquet, coordinata con i rivestimenti in legno delle pareti e i soffitti tecnici sono dotati di attrezzature audio e video, che garantiscono le migliori prestazioni all’interno di un ambiente elegante e raffinato. Le sette sale meeting, dotate di connessione Wi-Fi e delle più moderne attrezzature, hanno inoltre caratteristiche diverse: la sala Gran Paradiso può ospitare fino a seicento persone ed è l’ideale per organizzare conferenze, convention e presentazioni e può inoltre essere allestita, su richiesta, con podi e pedane rialzate; anche la sala Cervino e la sala Monte Bianco possono essere adattate a diverse esigenze, la prima grazie a una parete mobile che permette di creare all’occorrenza due ambienti differenti, la seconda per mezzo di un palco fisso che può essere sfruttato in diverse occasioni. Ma il Centro Congressi Billia non è pensato solo per grandi eventi: le sale Grivola 1 e Grivola 2 sono infatti gli ambienti ideali per accogliere in un luogo intimo e confortevole un numero più ristretto di persone e per ospitare riunioni private
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
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Accoglienza ad hoc Inoltre, il progetto che ha rinnovato il Grand Hôtel Billia e che ha migliorato la struttura e le potenzialità del centro congressi, ha voluto realizzare un ambiente che fosse adatto ad accogliere qualsiasi tipo di evento, compresi i convegni Ecm di carattere regionale o locale e quelli interregionali e ha pertanto pensato anche al pernottamento dei medici. Per offrire un servizio di accoglienza adeguato alle loro esigenze, la struttura alberghiera è stata ampliata grazie alla realizzazione del Parc Hotel Billia, che dispone di 113 camere e sei suite: eleganza, sobrietà e semplicità sono le fondamenta su cui ha poggiato la costruzione di questo nuovo hotel. Proprio per questo all’interno della struttura vi sono diverse tipologie di camere, tutte dotate di Wi-Fi illimitato. Oltre alla Suite, in cui gli spazi sono stati organizzati in modo da favorire i momenti di condivisione, e alla comfort room, che presenta un design di alto livello, vi sono infatti anche le camere executive e studio; le prime, poste ai piani più alti e insonorizzate, uniscono ricercati elementi di rusticità e tecnologia moderna e, in uno stile sobrio ed elegante, rappresentano l’ambiente ideale per concludere
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
252-253 GCMS Aosta Hotel Billia.indd 253
2019
gli incontri giornalieri, così come le seconde, pensate apposta per essere accoglienti ed essenziali, come dimostra anche la scelta dei materiali e dei colori con cui sono arredate, che riprende natura e tradizione all’insegna della funzionalità. PARC HOTEL BILLIA GRAND HÔTEL BILLIA Numero di camere: Grand Hôtel Billia 42 camere 27 suite Parc Hotel Billia 113 camere 6 suite Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 600 Superficie meeting room principale (mq): 613 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Torino Caselle (km 86) Indirizzo: viale Piemonte, 72 11027 Saint-Vincent (Ao) Contatti: tel. 0166 5231 fax 0166 523799 reception.billia@svrc.it www.saintvincentresortcasino.it Persone di riferimento: Sabrina Darbaz (responsabile centro congressi) congress.billia@svrc.it tel. diretto 0166 523263
★★★★★ L - ★★★★
o working station. Infine, fanno parte del centro congressi anche due aree espositive: il Foyer Gran San Bernardo e il Foyer Piccolo San Bernardo, dove si possono organizzare “light lunch” e coffee break.
HOTEL
VALLE D’AOSTA
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GMC1113_VeronaFiereOK_Layout 1 31/01/19giovedì 12:14 Pagina 1
A Verona ogni incontro è un evento. TU GRANDE AZIENDA puoi pensare a noi per i momenti importanti della vita d’impresa, un lancio di prodotto, un meeting motivazionale, una convention, un team building originale e prestigioso. A tua disposizione c’è un range di spazi di ogni dimensione, uno staff con un’esperienza di migliaia di eventi ospitati e l’unicità di Verona. Qui, puoi esprimere tutte le tue potenzialità. AL CENTRO DEI NOSTRI SPAZI.
S cegli lo spazio più adatto alle tue esigenze www.veronacongressi.it
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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VENETO
Verona Fiera
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Best Western Premier Bhr Treviso Hotel256
Hotel Parchi del Garda
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Doubletree by Hilton Venice North
257
Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia 260
Hotel Monaco & Grand Canal
258
Vicenza Convention Centre - Ieg 262-263
TRENTINO ALTO ADIGE
Carlo Magno Hotel SPA Resort
255 GCMS Veneto-Trentino Copertina 2019.indd 255
261
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VENETO
Treviso-Quinto di Treviso – www.bhrtrevisohotel.com
Best Western Premier BHR Treviso Hotel Contatti: Elisa Gobbo Event & Congress Manager events@bassohotels.it
★★★★ S
HOTEL
Via Postumia Castellana, 2 31055 Quinto di Treviso (TV) Tel. 0422 3730 - Fax 0422 373999 info@bassohotels.it www.bhrtrevisohotel.com
B
est Western Premier BHR Treviso Hotel, moderna struttura alberghiera, con standard internazionali, è situata nelle immediate vicinanze del centro storico di Treviso, a soli 2 km dall’Aeroporto di Treviso e 25 km dall’Aeroporto di Venezia. L’hotel dispone di 133 camere spaziose e funzionali. Il Centro Congressi, con oltre 1.500 mq, può accogliere oltre 1300 persone nelle 13 sale modulari con luce naturale, tutte attrezzate con le più moderne tecnologie audio video. La Sala Treviso con 600 posti e la Sala Veneto con 700 sono gli spazi ideali per l’organizzazione di eventi e ricevimenti. L’ampia hall è l’ambiente perfetto per aree espositive per partner e sponsor. Il Ristorante DiVino Osteria Trevigiana
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
e il Gioja Lounge Bar, sono il ritrovo ideale per incontri di lavoro, welcome drink e pranzi, caratterizzati dal design esclusivo, forte legame con il territorio e valorizzazione dei prodotti locali. Per vivere la tipica accoglienza veneta, con BHR Catering Divino è possibile organizzare cocktail, banchetti, ricevimenti e indimenticabili momenti conviviali anche nelle migliori dimore storiche del territorio. L’Ufficio Eventi è a disposizione per proporre interessanti attività post congress e incentive. A disposizione degli ospiti, un servizio navetta giornaliero da/ per l’aeroporto, il centro di Treviso e la città di Venezia. La struttura ha certificazione di qualità ISO 9001.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
VENETO
600
16x38
4,00
5
1,66x2,20
-
700
SI
120
700
500
700
330
120
TREVISO
500
16x31
4,20
4
1,66x2,20
-
600
SI
120
600
400
600
220
120
TREVISO 3
390
16x24
4,20
3
1,66x2,20
-
400
SI
90
400
300
350
150
90
VENETO 3
360
16x23
4,00
3
1,66x2,20
-
400
SI
90
400
300
350
150
90
TREVISO 1
260
16x16
4,20
2
1,66x2,20
-
250
SI
60
250
180
200
110
50
TREVISO 2
240
16x15
4,20
2
1,66x2,20
-
250
SI
60
250
180
200
110
50
256
256 Scheda Bhr.indd 256
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VENETO
Mogliano Veneto (Tv) – venicenorth.doubletree.com
Doubletree By Hilton Venice North Contatti: Mariangela Pipoli, Event Manager mariangela.pipoli@hilton.com Antonio Napodano, General Manager antonio.napodano@hilton.com
★★★★ S Via Bonfadini, 1 31021 Mogliano Veneto (TV) Tel. 041 5977001 - Fax 041 5977400 venicenorth.info@hilton.com venicenorth.doubletree.com
DoubleTree by Hilton Venice North è situato a Mogliano Veneto, tra Venezia e Treviso. Facilmente accessibile dalle principali reti stradali A27 (BL- VE) e A4 (MI-VE-TS), l’hotel dista 10 min dall’aeroporto di Venezia e 5 minuti dalla stazione ferroviaria di Mogliano Veneto. L’hotel offre ai suoi ospiti 203 camere di cui 18 suite, tutte finemente arredate e dotate di comfort di livello internazionale. Le caratteristiche dedicate alla clientela Mice vengono esaltate da 1800 mq dedicati ad un moderno e funzionale centro congressi, disposto su un unico piano e suddiviso in
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
10 sale modulabili, dotate di luce naturale e di ingresso indipendente. La zona congressuale è collegata all’hotel da un corridoio panoramico. L’Arco Garden, uno spazio esterno localizzato tra l’area congressuale e l’area ristorazione ed arredato con eleganti gazebi, sedute e tendaggi, è lo spazio ideale per meetings, cocktails e cene aziendali. Il Bar, il Ristorante Arco, il Lounge ed un’area parcheggio di oltre 500 posti auto e Pullman completano un’offerta esclusiva, pensata per creare eventi completamente personalizzabili.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SCARPA
413
26x15,90
5,00
5
1,68x2,40
3,30x3
500
SI
124
372
400
500
165
124
TANCREDI
152
16,90x9
3,20
3
1,68x2,40
-
150
SI
46
137
112
150
61
46
GUIDI
55
9,03x5,89
2,70
1
1,68x2,40
-
50
SI
16
48
39
50
21
16
SANTOMASO
51
9,8x5,21
3,20
2
1,68x2,40
-
50
SI
15
46
38
50
20
15
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HOTEL
l
Apertura: tutto l’anno
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VENETO
Venezia – www.hotelmonaco.it
Hotel Monaco & Grand Canal Contatti: Marco Mulargia Responsabile Ufficio Manifestazioni events@hotelmonaco.it Stefano Fieramonte Ufficio eventi events@hotelmonaco.it
★★★★ San Marco, 1332 30124 Venezia Tel. 041 5200211 - Fax 041 5200501 events@hotelmonaco.it mailbox@hotelmonaco.it www.hotelmonaco.it
Apertura: tutto l’anno
HOTEL
H
otel Monaco & Grand Canal si trova nel cuore di Venezia, a pochi passi dalla famosa Piazza San Marco ed è ideale per gli ospiti che vogliono immergersi nella vita veneziana. Le 127 camere del Monaco con Palazzo Selvadego, sono tutte elegantemente arredate con un mix di stili quali barocco e minimalismo in perfetta armonia con tradizione ed innovazione. I meeting vengono organizzati a Palazzo Dandolo diventato famoso come il primo Casinò al mondo. Gli eventi festosi come il Carnevale hanno assi-
Nome sala
SALONE DEL RIDOTTO CORTE ROOM
Area mq
curato a questo luogo un ruolo da protagonista nella storia veneziana. Oggi è uno spazio multifunzionale attorniato da altre otto sale ampie e suggestive, dotate di luce naturale e di tutte le più moderne tecnologie. Grazie alla posizione dalla Terrazza Ristorante “Grand Canal” e dal Bar potete godere di una vista superba sulla Chiesa di Santa Maria della Salute e l’Isola di San Giorgio. In questo luogo potrete gustare i piatti tipici della tradizione veneziana in un ambiente di prima classe per sentirvi come a casa.
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
275
20,50x10,40 +7,50x6,50
8,10
4
4,00x3,00
2,00x3,50
300
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SI
80
300
300
280
140
90
90
6,00x15,00
5,30
2
2,00x3,50
2,00x3,50
120
SI
35
90
100
120
60
40
104
6,50x16
5,30
2
-
2,00x3,50
100
SI
-
100
80
100
40
30
VALLARESSO ROOM
84
6,50x13,00
5,30
2
2,00x3,50
2,00x3,50
90
SI
30
85
70
90
60
30
SOSPIRI ROOM
51
5,30x9,70
5,30
1
2,00x3,50
-
50
SI
20
50
50
60
30
25
-
-
5,30
-
-
-
50
SI
20
50
48
40
25
25
ANTEBAR ROOM
49
6,10x8,00
5,30
3
2,00x3,50
2,00x3,50
49
SI
20
50
40
40
20
20
OPPIO ROOM
42
6,30x6,70
5,30
2
2,00x3,50
2,00x3,50
40
SI
15
40
30
30
20
20
CROZZOLA ROOM
ALCOVA ROOM PARTE OF THE SALONE DEL RIDOTTO
258
258 Scheda Monaco & Gran Canal.indd 258
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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VENETO
Lazise (Vr) – www.hotelparchidelgarda.it
Hotel Parchi del Garda Contatti: Cristina Bussola, Sales Manager c.bussola@hpdg.it Serena Celano, Events Manager s.celano@hpdg.it
★★★★ Via Brusà, 16 37017 Pacengo di Lazise (VR) Tel. 045 6499640 - Fax 045 6499600 congress@hpdg.it www.hotelparchidelgarda.it
otel Parchi del Garda offre 233 camere, ampi spazi verdi, 3 sale ristorante ed il più grande Congress Centre di Verona e del Lago di Garda. Oltre 2.000 mq di spazi dedicati agli eventi: 9 sale con capienza da 20 a 800 persone, dotate di luce naturale e con accesso diretto anche dall’esterno, un ampio foyer di 500 mq per coffee break o area sponsor e due desk dedicati alle segreterie organizzative. Completano l’offerta massima versatilità e possibilità di personalizzazione, servizi ristorativi di ottimo livello e avanzate attrezzature audio/video.
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Il Team Eventi interno, qualificato e dedicato, segue il cliente dall’idea iniziale fino alla realizzazione di ogni tipologia di evento fino a oltre 1000 persone: Meeting, Congressi Medici, Corsi ECM, Convention, Expo e Training forza vendita. Hotel Parchi del Garda è a Lazise (Verona), in posizione strategica e comoda da raggiungere con tutti i mezzi: a 5 km dal casello autostradale ed a 4 km dalla stazione di Peschiera del Garda. Ampio parcheggio sia interno che esterno.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
BENACUS
867
36x24
4,20
4
1,82x2,10
(4,x3,25)+(3,1x2,4)
800
SI
-
650
600
800
250
-
ARILICA
341
19x17
4,2
1
-
-
315
SI
60
-
180
315
100
60
RIVA
151
8,70x17,40
3,70
1
1,92x2,10
-
130
SI
50
-
-
130
50
40
ROCCA
147
8,45x17,40
3,70
1
1,92x2,10
-
130
SI
50
-
-
130
50
40
GARDESANA
30
238
39x6,10
3,10
4
-
-
60
SI
15
-
-
60
22
CISANO
65
5,88x11,16
3,10
1
-
-
40
NO
12
-
-
40
20
30
BARDOLINO
65
8,94x7,30
2,80
1
-
-
35
NO
12
-
-
35
14
25
LACISIUM
35
5,35x6,70
3,70
1
-
-
25
SI
15
-
-
25
10
12
VELA
40
5,60x7,21
3,90
1
-
-
20
NO
6
-
-
20
10
12
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
259 Scheda Hotel Parchi del Garda.indd 259
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HOTEL
H
Apertura: tutto l’anno
259
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VENETO
Venezia – www.scuolasangiovanni.it
Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia Contatti: Cristina Scarpa Direttore eventi info@scuolasangiovanni.it
CENTRO CONGRESSI
Sestiere San Polo, 2454 30125 Venezia Tel. 041 718234 - Fax 041 5244022 info@scuolasangiovanni.it www.scuolasangiovanni.it
P
roporre ai propri ospiti una serata unica in una location che fa la differenza potrebbe stupire e affascinare i vostri clienti. Nel centro storico di Venezia, una prestigiosa sede museale, un compendio artistico di assoluto spessore e, al contempo, luogo ideale per ospitare eventi di ogni tipo. Nelle sue sale monumentali si legge l’evolversi di una storia che
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
dal periodo gotico porta al barocco intrecciandosi col rinascimento. Tali saloni risultano una cornice unica per ospitare in maniera indimenticabile la vostra serata. Ogni manifestazione realizzata è esclusiva e fatta su misura per soddisfare le esigenze di ogni cliente e interpretare la vera essenza dell’evento.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SÌ
-
300
300
250
200
120
SALA DELLE COLONNE
300
27x12
5,00
5
5x4
1,7x2,8
300
SALONE SAN GIOVANNI
350
27x12
11,00
2
3,2x5,7
1,7x2,8
300
SÌ
120
-
300
300
250
ORATORIO DELLA CROCE
105
13x8
8,00
3
1,60x3,10
1,7x2,8
80
SÌ
-
-
-
80
-
-
SALA DELL’ALBERGO
65
7,9x8,6
8,00
3
1x2,10
1,7x2,8
60
SÌ
25
40
40
60
30
25
SALA VERDE
48
6x8
4,00
3
1,20x2,15
1,7x2,8
60
SÌ
25
40
40
60
30
25
SALA STENDARDO
72
8x9
4,00
2
-
1,7x2,8
70
SÌ
30
-
-
70
40
25
SALA GUARANA
75
8x9
8,00
1
-
1,7x2,8
80
SÌ
30
-
-
80
40
30
260
260 Scheda Scuola Grande Venezia.indd 260
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
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VENETO
Vicenza – www.vicenzaconventioncentre.it
Vicenza Convention Centre - IEG Contatti: Federica Franzini BD & Sales Account federica.franzini@iegexpo.it
Via dell’Oreficeria, 16 36100 Vicenza Tel. 0444 969077 - Fax 0444 969000 info@vicenzaconventioncentre.it www.vicenzaconventioncentre.it
iCC è una struttura moderna e funzionale, gestita dall’Event & Conference Division di Italian Exhibition Group, leader in Italia nell’organizzazione di eventi fieristici e tra i principali operatori del settore fieristico e dei congressi a livello europeo. Nel cuore produttivo del nord-est, la città Palladiana Patrimonio dell’UNESCO, offre una location di design con arredi Italian style. Facilmente raggiungibile, si trova sull’asse Torino-Trieste a soli 500 metri dal casello autostradale
e dispone di 2.300 parcheggi. Propone sale oscurabili, dotate di luce naturale e di arredi mobili che consentono di cambiare il set-up secondo le esigenze di ogni evento. Gli ampi foyer ospitano esposizioni e servizi catering e i padiglioni adiacenti consentono di allestire sale di grandi dimensioni e aree espositive fino a 9.000 posti. ViCC opera con collaboratori professionali, dal catering agli audiovisivi, scenografie e allestimenti, prenotazioni alberghiere, location per serate, visite guidate.
Nome sala
Area mq
HALL 7
13542
144,62x100
-
-
-
-
9000
880
-
-
3
2,05x2,30
-
709
TEATRO PALLADIO
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
NO
-
9000
-
9000
-
-
NO
-
-
-
709
-
-
HALL 8.0 (FOYER)
1700
-
3,85
1
-
-
650
SI
-
650
445
-
-
-
HALL 8.1 (FOYER)
1650
-
2,94
4
-
-
437
NO
-
437
330
-
-
-
TIZIANO (DIVISIBILE IN 2)
364
21,4x17,2
3,60
2
1,80x2,30
-
290
SI
56
290
240
290
120
72
GIOTTO (DIVISIBILE IN 2)
228
11,4x21,1
3,60
2
1,85x2,10
-
190
SI
42
190
130
160
66
52
TIZIANO A
182
10,7x17,2
3,60
1
1,80x2,30
-
150
NO
40
150
110
150
56
48
TIZIANO B
182
10,7x17,2
3,60
1
1,80x2,30
-
140
NO
40
140
110
140
56
48
8.0.6
118
8x15,1
3,30
2
-
-
100
SI
38
82
80
100
56
38
GIOTTO B
140
11,3x12,8
3,60
1
1,85x2,10
-
93
SI
26
140
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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CENTRO CONGRESSI
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Apertura: tutto l’anno
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GRAND HOTEL VILLA BALBI
Villa Balbi Antica ed aristocratica villa del 600 Si trova sul lido di Sestri Levante, a pochi metri dal bellissimo mare del Golfo del Tigullio. Gli interni di grande eleganza e ricchezza che conservano ancor oggi tutto il loro fascino, un servizio attento e professionale ed un elevato comfort, fanno del Grand Hotel Villa Balbi, il luogo ideale per incontri di lavoro a contatto con la storia e la suggestiva natura ligure. Sono a disposizione diverse sale meetings, tutte ottimamente equipaggiate e dotate di aria condizionata, salone ricevimenti, aree espositive ed eccellente assistenza tecnica.
GRAND HOTEL VILLA BALBI
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Grand Hotel Villa Balbi Cenobio dei Dogi Hotel Vis à Vis
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Cenobio dei Dogi Sei sale modulabili in un’elegante struttura, tecnologia all’avanguardia per congressi medici ed eventi in genere, in uno dei territori più suggestivi della Liguria, nel quale organizzare anche interessanti post congress
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L
o scenario è quello del Golfo di Camogli e la location è una delle più raffinate della zona: il Cenobio dei Dogi, l’elegante quattro stelle che dispone di un vero e proprio centro congressi con sei sale polifunzionali e luminose, in grado di combinare le proprie volumetrie tra loro e di cambiare disposizione e set-up, per congressi, riunioni e workshop da venti a duecento delegati nella classica configurazione a teatro. Tra i plus della struttura ligure, le dotazioni tecnologiche all’avanguardia, tra le quali videoproiettori, monitor al plasma, microfoni e lavagne luminose. Inoltre, è a disposizione tutta una serie di spazi accessori fondamentali per un congresso: saletta segreteria, hospitality desk e collegamento Wi-Fi in primis. Un congresso di successo non può prescindere dal supporto di uno staff dedicato, che qui è un punto di riferimento prima, durante e dopo l’evento, ed è in grado di coadiuvare Pco e organizzatori non solo nella fase logistica, ma anche nella pianificazione di post congress alla scoperta del territorio, attività di team building e momenti conviviali. A proposito di buona tavola, i due ristoranti del Cenobio, il Ristorante del Doge e La Playa (quest’ultimo aperto soltanto durante le stagioni più calde, da maggio a settembre circa), sono prenotabili in esclusiva per cene di gala, colazioni di lavoro, pranzi tipici, il tutto per un massimo di duecento persone sedute, in un contesto di grande fascino, frutto non solo degli arredi eleganti delle sale, ma anche dei panorami mozzafiato che si godono dalle vetrate di entrambe le location, affacciate sul mare e sul-
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266-267 GCMS Liguria 2S Cenobio dei Dogi.indd 266
lo scenografico borgo marinaro. Tornando ai “sapori” della struttura, qui le creazioni degli chef attingono alla tradizione regionale, rivisitata però con tocchi internazionali e raffinati ed esaltata dall’attenta selezione di prodotti sempre freschi e genuini. In linea con uno dei trend degli ultimi tempi, le cucine del Cenobio dei Dogi possono trasformarsi negli spazi dove allestire contest gastronomici sulla scia dei numerosi format televisivi in auge, oppure diventare la cornice di interessanti lezioni di cucina ligure, impartite dagli chef della struttura, grazie alle quali i congressisti potranno poi tornare a casa dopo aver imparato a preparare il vero pesto alla genovese o la soffice focaccia locale.
Un territorio da scoprire È un’atmosfera mediterranea quella che si respira nei diversi ambienti del Cenobio dei Dogi, dai salotti agli spazi comuni, fino alle cento camere, differenti l’una dall’altra per arredamento, ubicazione e disposizione, ma accomunate dallo stile italiano degli arredi in legno chiaro, dal calore del parquet dei pavimenti, dai riposanti color pastello dei bagni. Le stanze sono caratterizzate da vista sul mare o sul verde promontorio di Portofino e la loro tranquillità è assicurata dal parco con pini secolari e dal grazioso cortile fiorito che circondano l’hotel e che fanno da cornice anche alla piscina di acqua salata, a disposizione esclusiva degli ospiti dell’hotel, così come la splendida e appartata spiaggia privata, attrezzata con lettini e ombrelloni. Momenti di relax totale si possono sperimentare nella Doge Beauty Spa, che propone massaggi personalizzati (da provare il Bamboo
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Massage, per alleviare le tensioni muscolari e riossigenare i tessuti) ed efficaci trattamenti anti-age per viso e corpo. E come non citare la splendida terrazza affacciata sul blu, dalla quale ammirare spettacolari tramonti, magari sorseggiando un bicchiere di ottimo vino, un cocktail o un long drink accompagnati dalla musica del piano bar. Il territorio nel quale sorge il Cenobio dei Dogi si presta all’organizzazione di affascinanti post congress: dalla splendida Camogli,con le sue ancora vivissime tradizioni marinare, all’esclusiva Portofino, raggiungibile in una manciata di minuti. La scoperta del territorio circostante può portare delegati e congressisti anche a Genova, in una passeggiata tra i suoi intricati carrugi e i suoi splendidi palazzi storici, molti dei quali protetti dall’Unesco; oppure la meeting industry può spingersi fino alle Cinque Terre, distanti appena una cinquantina di chilometri, cinque gemme incastonate nel mare turchese, anch’esse da tempo annoverate nel Patrimonio dell’Unesco.
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HOTEL CENOBIO DEI DOGI Numero di camere: 100 Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 200 a teatro Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): per 100 pax 100 mq di spazi espositivi Aeroporto più vicino: C. Colombo - Genova Indirizzo: Via N. Cuneo, 34 – 16032 Camogli (Ge) Contatti: tel. 0185 7241 fax 0185 772796 dogi@cenobio.it www.cenobio.it Persone di riferimento: Paola Pastine (vice direttore) dogi@cenobio.it tel. diretto: 0185 724480
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Hotel Vis à Vis Spazi per eventi polifunzionali e modernamente attrezzati, unitamente a una collocazione paesaggistica straordinaria, fanno della struttura ligure un vero gioiello per la clientela Mice
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mbienti esclusivi e spazi per congressi di ultima generazione caratterizzano l’Hotel Vis a Vis, in posizione privilegiata sui terrazzamenti che degradano verso la baia di Sestri Levante. Una location perfetta per organizzare qualsiasi evento, grazie anche a un moderno Centro Congressi che si trova nel parco sottostante la reception e dispone di un’area meeting costitu-
HOTEL VIS À VIS Brand di appartenenza: Charme et relax, Conde Nast Johansens Numero di camere: 51 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 180 Superficie meeting room principale (mq): 120 Superficie area espositiva (mq): 190 Aeroporto più vicino: Genova Indirizzo: Via della Chiusa, 28 16039 Sestri Levante (Ge) Contatti: tel. 018542661 fax 0185 480853 visavis@hotelvisavis.com www.hotelvisavis.com Persone di riferimento: Paola Pittaluga (property) paola@hotelvisavis.com tel. diretto: 340 8545107
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ita da sale polifunzionali indipendenti, luminose e in grado di rispondere alle varie esigenze degli organizzatori: dai meeting ai convegni, dai corsi di formazione alle riunioni di lavoro. Congressisti e ospiti potranno poi disporre di un centro benessere, il Giunone SPA, e di una piscina con idromassaggio situata nel parco. Tre le sale meeting presenti nella struttura: la Sala Andersen, dotata di palco centrale con podio e cabina regia, può ospitare fino a 180 persone; la Sala Byron, direttamente connessa al giardino, è adatta per riunioni di piccole dimensioni, cocktail e aperitivi; la Sala Descalzo, dotata di cabina regia indipendente, è la soluzione ideale per meeting di medie dimensioni. Per completare l’offerta riservata al Mice l’Hotel Vis a Vis mette a disposizione la sala plenaria ideale anche per esposizioni, mentre gli spazi esterni, come i ponti, la piscina e il parco, si adattano perfettamente per cocktail, buffet e rinfreschi. Il personale dedicato è a disposizione dei clienti per proporre e organizzare attività leisure ed educative personalizzate. La varietà e la ricchezza del territorio ligure, unita alla creatività e all’esperienza del team dell’hotel, permettono infatti di organizzare diverse attività pre e post congressuali e consentono di pianificare attività di team building quali cooking class, percorsi eno-gastronomici e visite guidate via mare alla scoperta della costa ligure. Da segnalare anche l’offerta gastronomica top presente nell’hotel: il Ristorante Olimpo, che domina il Golfo del Tigullio con le sue ampie vetrate panoramiche, il Ristorante sul mare Portobello, nella famosa Baia del Silenzio e la terrazza con lo Sky Bar Ponte Zeus.
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U
na città, una destinazione congressuale. Genova è così, con il suo fascino di città dalla lunga tradizione marinara, con il racconto che fa di sé nel suo centro storico, il più grande d’Europa, e con un’area, quella del Porto Antico che, oltre a essere apprezzata dal punto di vista turistico, è per l’organizzazione di congressi una vera e propria destinazione nella destinazione. Questo soprattutto grazie all’azione sinergica fortemente voluta dai protagonisti del panorama congressuale genovese: il Convention Bureau Genova, che con la sua attenta regia e grazie alla forza istituzionale e rappresentativa dell’intera filiera congressuale del capoluogo ligure, è un punto di riferimento concreto e sempre presente e un partner strategico al fianco degli organizzatori per congressi su misura delle diverse esigenze; il centro congressi, che, con la sua sede versatile, costituisce un unicum per il privilegio della sua posizione e per le sue caratteristiche; l’Acquario di Genova, gestito da Costa Edutainment, un’attrazione internazionale che in occasione di un congresso si trasforma in una location del tutto inedita e altamente personalizzabile. Organizzare un congresso medico-scientifico a Genova significa potere scegliere tra le 13 sale polifunzionali del centro congressi: ospitate nei suggestivi Magazzini del Cotone, sono letteralmente circondate dal mare, tutte dotate di luce naturale e con una capienza che spazia da 12 a 260 posti. Particolarmente prezioso per congressi medici di importanti dimensioni è l’ampio auditorium da 1480 posti, con le due sale da 740 posti affacciate sul palco centrale e divisibili. E per la parte conviviale, proprio a due passi, è la scenografia dell’Acquario ad accogliere cocktail di benvenuto, cene di gala allestite direttamente di fronte alle vasche, ma anche numerose attività, che non prescindono dalla completa personalizzazione di questa incredibile location e includono proposte tailor made per congressisti e accompagnatori, come le visite guidate nel Padiglione dei Cetacei per incontrare i delfini, quando l’Acquario non è aperto al pubblico, per un’esperienza immersiva difficilmente replicabile per suggestione e intensità. E a walking distance dal Porto Antico sono raggiungibili gli hotel della città, i negozi e i servizi, non ultime le due principali stazioni cittadine e l’aeroporto, non distante, senza contare che, proprio nell’area che si affaccia sul mare, sono a disposizione numerosi e ben organizzati parcheggi.
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l Palacongressi di Rimini è gestito dall’Event & Conference Division di Italian Exhibition Group, leader in Italia nell’organizzazione di eventi fieristici e tra i principali operatori del settore fieristico e dei congressi a livello europeo. Unico nel panorama nazionale, è una struttura all’insegna del rispetto dell’ambiente, dell’innovazione tecnologica e della flessibilità. Location moderna con un design elegante, luce naturale in ogni ambiente e arredi Italian style, i suoi spazi possono accogliere eventi di ogni dimensione e
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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10 Sale meeting 10 Sale meeting 129 Camere 129 Camere
30-500 Capacità massime 30-500 Capacità massime 700 Parcheggi gratuiti 700 Parcheggi gratuiti
HOTEL FEDERICO II CentroFEDERICO CongressiII HOTEL Via Ancona, 100 Centro Congressi 60035 Jesi (An) Via Ancona, 100 Tel. +39 0731 60035 Jesi (An)211079 Fax+39 +390731 0731211079 57221 Tel. info@hotelfederico2.it Fax +39 0731 57221 www.hotelfederico2.it info@hotelfederico2.it www.hotelfederico2.it
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www.hotelgio.it
www.apicehotels.it
UMBRIA
Perugia – www.hotelgio-perugiacentrocongressi.it
Hotel Giò Perugia Centro Congressi
S
i distingue per l’assistenza personalizzata l’Hotel Giò - Perugia Centro Congressi, uno spazio funzionale e originalissimo, tra i più grandi della regione. Oltre alle sale e all’auditorium, al suo interno sono disponibili spazi per esposizione fino a duemila metri quadrati. Una delle particolarità della struttura è quella di essere dedicata interamente al Jazz: ogni sala, infatti, prende il nome da un grande musicista o dagli strumenti musicali, come la Guitar Room, fino a venti posti, la Sax Area e TrumpetArea con dieci spazi modulabili fino a duecento posti.
le altre 97 Wine Room espongono bottiglie dei vini di tutta Italia selezionati dalla Enoteca Giò Arte e Vini, a soli cinquanta metri dall’hotel. Tra gli altri servizi offerti dalla struttura, una palestra fitness interna e la piscina esterna con solarium sul tetto, Wi-Fi gratuito, parcheggio per settecento posti, due hall (Jazz Hall e Wine Hall) con spazi per incontri informali, living bar e comodi angoli di lavoro e lettura.
HOTEL
Con 26 sale, un auditorium con ottocento posti e 202 camere on site la struttura perugina si propone come punto di riferimento della clientela Mice nel Centro Italia, all’insegna della polifunzionalità e del servizio di qualità
La musica la fa da padrona anche nella hall, dove sono presenti angoli musicali per l’ascolto, una collezione di antichi pianoforti verticali, uno Stanway&Sons a disposizione dei clienti, prime edizioni di dischi in vinile e un fornito Music Store. L’Hotel Giò si distingue per la sua originalità e per la professionalità del personale multilingue, oltre che per la qualità delle proposte del Ristorante Enoteca Giò Arte e Vini, segnalato anche nella Guida Michelin con “Il Piatto”, prestigioso riconoscimento della bontà e della ricercatezza delle proposte culinarie . Nella Wine Area il ristorante ha quattro sale modulabili per ospitare le proposte alla carta e piccoli meeting, mentre nella Jazz Area la sala New Orleans offre ampi spazi fino a 520 persone. Grande comfort anche nelle 76 camere dedicate al jazz, con poltrona massaggiante o vasca idromassaggio. All’interno della Wine Area le 33 concept room CameraCantina® sono dedicate al mondo del vino e portano negli arredi la firma delle principali cantine umbre. Sempre nella Wine Area,
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HOTEL GIÒ PERUGIA CENTRO CONGRESSI Brand di appartenenza: Apice Hotels Numero di camere: 202 Numero max meeting room: 26 Capienza meeting room principale (pax): 700 Superficie meeting room principale (mq): 660 Superficie area espositiva (mq): 2000 Aeroporto più vicino: San Francesco - Perugia Indirizzo: R. D’Andreotto, 19 06124 Perugia Contatti: tel. 075 5731100 fax 075 5731100 direzione@perugiacentrocongressi.it www.hotelgio.it Persone di riferimento: Paolo Fiandrini (direttore) direzione@perugiacentrocongressi.it tel. diretto: 075 5731100
★★★★
Congressi a tempo di musica
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dimora storica contemporanea L’Umbria conserva intatto il fascino della natura, delle arti e delle tradizioni. Gubbio, nel cuore dell’Umbria, rappresenta un candido gioiello incastonato nel verde, le sue architetture sono tra le testimonianze WP HS[L KP \U 4LKPVL]V JVS[V L YHMÄUH[V L NP\UNVUV H UVP JVTL TVU\TLU[P ZLUaH [LTWV In questa cornice vi accoglie il Park Hotel Ai Cappuccini, dimora ideale di un’antica, nuovissima ospitalità, offrendovi spazi esclusivi e servizi eccellenti per convegni e incentives di sicuro successo.
PARK HOTEL AI CAPPUCCINI Via Tifernate t 06024 t GubbioPARK (Perugia) t Italy Tel. +39 075 9234 t Fax +39 075 9220323 HOTEL AI tCAPPUCCINI www.parkhotelaicappuccini.it Via Tifernate t 06024 t Gubbio (Perugia) t Italyt info@parkhotelaicappuccini.it t Tel. +39 075 9234 t Fax +39 075 9220323 www.parkhotelaicappuccini.it t info@parkhotelaicappuccini.it
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Gubbio (Pg) – www.parkhotelaicappuccini.it
Park Hotel Ai Cappuccini Antichi ambienti e nuovi comfort caratterizzano la struttura di Gubbio, un tempo monastero e oggi prestigiosa sede di congressi Ecm nelle sale modernamente attrezzate, in un contesto paesaggistico che contribuisce al successo di qualsiasi tipo di evento
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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evali o miniolimpiadi negli ampi spazi del parco. Nel territorio circostante è ampia la scelta dei percorsi da fare a piedi, in bicicletta o a cavallo, tra i quali la famosa Via di Francesco, tra Gubbio e Assisi. PARK HOTEL AI CAPPUCCINI Numero di camere: 92 Numero max meeting room: 12 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 438 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: San Francesco, Perugia (40 km) Indirizzo: via Tifernate, 06024 - Gubbio (Pg) Contatti: tel. 075 9234 fax 075 9220323 info@parkhotelaicappuccini.it www.parkhotelaicappuccini.it Persone di riferimento: Attilio Bonifazi info@parkhotelaicappuccini.it tel diretto: 075 9234
★★★★ S
a città di Gubbio è un gioiello nel cuore dell’Umbria: a pochi passi dallo splendido centro storico si trova un luogo magico, che trasmette quiete e serenità, ma allo stesso tempo si propone come location d’eccezione per congressi Ecm ed eventi di ogni tipo. Ex monastero del XVII secolo, il Park Hotel Ai Cappuccini oggi è un connubio tra storia e modernità, ben espresso dagli spazi recuperati del convento che si integrano con ambienti dal design più contemporaneo. La struttura umbra mette a disposizione della meeting industry 12 sale meeting da sei a 450 persone, per ospitare seminari, Ecm e workshop, oltre a servizi personalizzati e a tecnologia di ultima generazione. Negli spazi dedicati ai congressisti nuovo e antico si fondono, come nella sala Capogrossi o in quella delle Tavole Eugubine, uno spazio suggestivo con un soffitto le cui arcate e le volte sono interamente costruite in mattoni ed esprimono la mistica semplicità monastica. Anche nelle camere è presente un affascinante mix tra storia e modernità: nate in parte dal recupero delle antiche stanze del convento e in parte costruite ex novo, in esse l’attenzione alla storia si abbina alla ricerca del massimo comfort. L’abbinamento tra passato e presente si ritrova anche nella nuova Cappuccini Wellness & Spa, area benessere fortemente incentrata sul tema dell’acqua. E ancora, nel ristorante Nicolao, nel quale è possibile gustare le numerose eccellenze del territorio. Nel contesto paesaggistico dell’hotelsi possono organizzare team building originali come una caccia al tartufo nei boschi, cacce al tesoro per le vie medio-
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www.fhotels55.com
ENJOY YOUR BUSINESS
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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FH55 Hotels
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Hotel Biodola e Hotel Hermitage 288-289 Riva del Sole Resort&Spa To Florence Hotels
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MACC Meeting Art Craft Center
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Centro Congressi al Duomo CCAD 296-297 Firenze Fiera Congress & Exhibition Center
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C-Hotels
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Firenze e Roma – www.fhotels55.com
FH55 Hotels Quattro strutture, tra Firenze e Roma, per un’ospitalità a 360 gradi e un’offerta caratterizzata dalla qualità degli ambienti, dei servizi e dalla capacità di strutturare proposte personalizzate per il Mice
HOTEL
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Hotel Villa Fiesole, l’Hotel Calzaiuoli e il Grand Hotel Mediterraneo con il Globo Centro Congressi a Firenze, a cui si aggiunge il Grand Hotel Palatino posto nel centro storico di Roma: dal 1955 FH55 Hotels è protagonista assoluta dell’ospitalità italiana e da sempre la sua vocazione business ne ha nel corso degli anni definito l’identità. Strutture eccellenti, location dove conciliare relax e business immersi nella vitalità delle due città, nei loro ritmi, nel loro poliedrico carattere. Una storia nata con l’apertura del Grand Hotel Mediterraneo, sul Lungarno del Tempio, e proseguita a Roma con il Grand Hotel Palatino, un ex convento trasformato in un albergo di otto piani nei pressi del Colosseo. Un hotel dotato di duecento camere e un centro congressi che ospita sei sale meeting con una sala plenaria di 295 metri quadrati. La terza acquisizione da parte del gruppo è stato a Firenze l’Hotel Calzaiuoli, un edificio storico posto nell’omonima via tra piazza del Duomo e piazza della Signoria, con 54 camere. Da ultimo Villa Fiesole, che è entrata a far parte di FH55 Hotels nel 1990. Sull’omonima collina che fronteggia la città, a otto chilometri dal centro cittadino, le antiche limonaie della soprastante Villa San Michele ospitano oggi 32 camere in un contesto architettonico rinascimentale e naturalistico di assoluto livello. Con un’offerta complessiva di 615 camere e due importanti centri congressi, a Roma e a Firenze, il gruppo FH55 Hotels dispone di uno staff di oltre duecento collaboratori grazie dei quali riesce a soddisfare ogni esigenza, soprattutto nell’ambito business. Inoltre, per garantire il massimo comfort agli ospiti, tutte le strutture sono state recentemente interessate da un rinnovamento nella parte tecnologico-impiantistica, condotto secondo i principi di sostenibilità e attenzione all’ambiente.
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Globo Centro Congressi di Firenze Il Grand Hotel Mediterraneo è la punta di diamante del gruppo FH55 Hotels per quanto riguarda il segmento business. Profondamente ristrutturato negli ultimi anni, questo quattro stelle nel cuore di Firenze, a una manciata di minuti a piedi da Ponte Vecchio, ospita 329 camere, tre sale ristorante, un american bar e un centro congressi con 15 sale meeting modulabili e illuminate con luce naturale; tra gli altri plus, sessanta posti auto nel garage
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e show-room per lanci di prodotto e possono essere allestite in diversi modi: a teatro, a banchi scuola, a tavolo unico, a cabaret, a ferro di cavallo o altre configurazioni. La continua attività di formazione del personale permette di mantenere un livello molto alto di competenze e di attenzione a ogni aspetto dell’organizzazione ponendo FH55 Hotels come punto di riferimento anche per la meeting industry, come testimoniano le numerose presenze internazionali in tutte le quattro strutture. GRAND HOTEL MEDITERRANEO Brand di appartenenza: FH55 Hotels Numero di camere: 329 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 320m Superficie area espositiva (mq): 300m Aeroporto più vicino: A.Vespucci Aereoporto (10 km) Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 50121 - Firenze Contatti: tel. 055 660241 fax 055 679560 info@hotelmediterraneo.com www.hotelmediterraneo.com www.globocentrocongressi.com Persone di riferimento: Ilaria Tarchi - Congress& Event Dept. Manager events.fi@fhotels55.com tel diretto: 055 660241 int. 3 Adele Varrecchione - Congress & Event Dept. Deputy Manager mice.fi@fhotels55.com tel. diretto: 055 660241 (int. 3)
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privato e una hall che può ospitare coffee break ed aperitivi fino a 350 persone. L’hotel ospita il centro congressi Globo, tra i più capienti ed importanti di Firenze, dotato di attrezzature audio-video di ultima generazione e con una capienza massima totale di seicento persone raggiunta tramite sistema di videoconferenza fra i saloni: tre sale plenarie con una principale (salone dei Continenti) e due secondarie (salone degli Oceani e sala delle Americhe). Il salone dei Continenti (314 metri quadrati) e il salone degli Oceani (220 metri quadrati) possono essere divisi in base alle esigenze degli organizzatori in tre sale di sottocommissione che consentono, insieme a tutte gli altri spazi, un utilizzo versatile dello spazio. Tutte le sale sono perfette per ospitare piccoli e grandi eventi corporate, congressi, convegni
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Il fascino esclusivo dell’Isola d’Elba un connubio perfetto di eleganza e natura
Hotel Hermitage | Loc. Biodola 57037 Portoferraio Isola d’Elba (Li) | Tel. +39. 0565. 97 40 | info@hotelhermitage.it | www.hotelhermitage.it
Il paradiso è qui Hotel del Golfo | 4 Stelle Isola d’Elba Via delle Ginestre, 31, 57030 Procchio, Isola d’Elba (Li) Tel. +39.0565.9021 | E-mail: info@hoteldelgolfo.it www.hoteldelgolfo.it
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Isola d’Elba – www.hotelhermitage.it
Hotel Biodola e Hotel Hermitage
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photo rally a Portoferraio, rally in auto, sailing con skipper o gite a cavallo. Intenso anche il programma di visite grazie al quale scoprire i siti storico - culturali dell’isola: dalla Galleria Demidoff al Museo Napoleonico di Villa San Martino e di Villa dei Mulini; e ancora le Fortezze Medicee, il Forte Stella, il Castello del Volterraio, la Villa Romana delle Grotte, la chiesa proto-romanica di Santo Stefano alle Trane solo per citare le più conosciute. HOTEL HERMITAGE E CENTRO CONGRESSI BIODOLA Numero di camere: 229 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 500 Superficie meeting room principale (mq): 420 mq Superficie area espositiva (mq): oltre 700 mq Aeroporto più vicino: Aeroporto Marina di Campo Indirizzo: 57037 Portoferraio, Isola d’Elba (Li) Contatti: tel 0565 9740 info@hotelhermitage.it www.hotelhermitage.it Persone di riferimento: Raffaella De Ferrari direzione@hotelhermitage.it tel. diretto 0565 974621
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L’
Hotel Hermitage, insieme all’Hotel Biodola, oltre a essere una meta privilegiata per un turismo leisure, è la location perfetta per immergersi nell’Elba Congress Experience. Lo splendido panorama sul Golfo della Biodola è il luogo magico dove si affacciano le oltre duecento tra camere standard e suite del complesso. Sono tutte dotate di terrazzo o balcone, in una struttura avvolta dalla macchia mediterranea che si estende su tutta l’Isola d’Elba; il centro congressi si raggiunge rapidamente da ogni angolo dell’isola. Cinque sono le sale meeting a disposizione dei congressisti, per una capacità massima di oltre quattrocento posti in plenaria; il servizio è eccellente sotto tutti gli aspetti: dalla logistica alla ristorazione, fino alle svariate attività di team building. Gli organizzatori che utilizzano per convegni, conferenze, congressi e lanci di prodotto la sala Maria Luisa, da seicento posti, la sala Elba, da sessanta posti o le sale Bonaparte e Elena, da 130, usufruiscono anche dei servizi di segreteria e assistenza tecnica, della dotazione tecnologica di schermi video, proiettori e Wi-Fi, e di un’area espositiva da oltre quattrocento metri quadrati. I momenti d’incontro potranno essere intervallati anche da piacevoli soste relax grazie alla presenza di tre piscine con acqua di mare, due piscine idromassaggio, un campo da golf nove buche, nove campi da tennis, volley o calcetto, ma soprattutto grazie all’articolato programma di attività di team building: caccia al tesoro sui circuiti napoleonici, gara di degustazione di vini con sommelier, scuola di pittura e di cucina di gruppo, gare di golf di abilità e “tiro al bersaglio”, olimpiadi sportive, walking e
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Il centro congressi più prestigioso dell’Isola d’Elba è il complesso HermitageBiodola: un contesto di straordinaria bellezza e una divisione meeting di alto livello garantiscono a ogni evento una perfetta riuscita
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Castiglione della Pescaia (Gr) - www.rivadelsole.it
Riva del Sole Resort&Spa l’impronta nordica dell’insieme, sia per quanto riguarda l’hotel 4 stelle Superior, con le sue 155 camere dotate di aria condizionata, TV satellitare, telefono, cassaforte, minibar, asciugacapelli, tutte con balcone o terrazzo, sia per il Residence 3 stelle, composto da 182 appartamenti di tre differenti tipologie. In questo piacevole scenario trova posto il Centro Meeting&Congressi che ospita 8 sale, da 26 a 300 metri quadrati, tutte illuminate con luce naturale: dalle sale The Crown o Da Vinci, che possono accogliere fino a 250 persone alle 150 che trovano posto nella sala Mimosa. Le sale sono dotate di strumenti tecnologici all’avanguardia, connessione internet Wi-Fi ad alta velocità (in tutta la struttura), proiettori e schermi per tutti i formati, microfoni, impianti di diffusione sonora e sistemi di videoconferenza. Tra le principali novità del resort, la prossima ristrutturazione del ristorante che diventerà presto un locale moderno, molto funzionale e con un ampia terrazza bioclimatica, che potrà accogliere trecento persone tra interni ed esterni. RIVA DEL SOLE RESORT & SPA Numero di camere: 155 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 300 Aeroporto più vicino: Pisa (130 km), Firenze (160 km), Roma (190 km) Indirizzo: Località Riva del Sole 58043 -Castiglione della Pescaia (Gr) Contatti: Barbara Seghi (event – Mice coordinator) tel. 366 342 5275 fax 0564 930657 events@rivadelsole.it https://rivadelsole.it/ Persone di riferimento: Jonathan Heduit (sales & marketing manager) jonathan.heduit@rivadelsole.it tel. diretto: 333 734 0797
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ntorno una pineta incontaminata da 27 ettari, all’interno spazi ampi e luminosi, ambienti accoglienti e funzionali, strutture moderne e tecnologicamente all’avanguardia. Lo scenario unico della Maremma avvolge il Riva del Sole Resort&Spa, una struttura ubicata a Castiglione della Pescaia dove, accanto a una clientela più leisure, è in grado di accogliere i congressisti impegnati in riunioni, meeting o seminari. Gli spazi comuni esprimono il Dna della struttura, spiccatamente green oriented: i due ristoranti, i tre bar, la Rasena SPA, la spiaggia privata, i campi da tennis e tutte le attrezzature godono infatti del contatto diretto con lo straordinario paesaggio e della tranquillità che viene trasmessa agli ospiti della struttura. La luminosità è il tratto distintivo di ogni spazio, le tonalità chiare che contraddistinguono superfici e arredi accentuano
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Eco-sostenibilità, benessere e natura per una location immersa nel cuore della Maremma Toscana, scenario perfetto dove poter coniugare relax e lavoro che insieme si fondono valorizzandosi a vicenda
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Firenze – www.toflorencehotels.com
To Florence Hotels Non solo hotel quattro stelle nell’ampio portfolio di location To Florence Hotels, ma anche spazi diversi per identità e tipologia per una ospitalità a 360 gradi, perfetta anche per gli eventi aziendali
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MULINO DI FIRENZE Brand di appartenenza: To Florence Hotels Numero max meeting room: 3 (Officine Condotte divisibile in 3 sottosale) Capienzameeting room principale (pax): 320 persone in plenaria (OfficineCondotte) Superficie meeting room principale (mq): 236mq Superficie area espositiva (mq): 236 mq Hotel convenzionati: Villa Olmi Firenze e Plaza Hotel Lucchesi Aeroporto più vicino: Aeroporto Amerigo Vespucci Firenze (20 km) Indirizzo: via di Villamagna, 119 - 50126 Firenze Contatti: tel. 055 6530279 fax 055 6531486 mulino@toflorence.it www.mulinodifirenze.com
VILLA OLMI FIRENZE Brand di appartenenza: To Florence Hotels Numero max meeting room: 3 (salone delle Feste, sala Le Volte, sala Le Ghirlande) Capienzameeting room principale (pax): 70 persone (sala Le Volte) Superficie meeting room principale (mq): 115 mq (sala Le Volte) Superficie area espositiva (mq): 115 mq (sala Le Volte) Hotel convenzionati: Mulino di Firenze e Plaza Hotel Lucchesi Aeroporto più vicino: Aeroporto Amerigo Vespucci, Firenze (20 km) Indirizzo: Via del Crocifisso del Lume, 18 – 50126 Firenze Via degli Olmi, 4-6 – 50012 Bagno a Ripoli (Fi) Contatti: tel. 055 637710 fax 055 63771600 villaolmi@toflorence.it www.villaolmifirenze.com
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ai business meeting alle grandi serate di gala, dagli incontri con pochi delegati agli eventi per grandi gruppi che prevedono una partecipazione numerosa: To Florence Hotels mette a disposizione della meeting industry location su misura e un’ampia gamma di offerte diverse per tipologia, grandezza e servizi proposti, accomunate però dall’attenzione ai dettagli e da un’organizzazione impeccabile. L’Hotel Mulino di Firenze, Villa Olmi Firenze e Plaza Hotel Lucchesi, oltre ai ristoranti Il Cavaliere, Il Grano d’Oro e l’Empireo, sono le frecce all’arco di un gruppo che si propone come partner affidabile e dinamico per il segmento business. Alberghi e ristoranti flessibili e accoglienti ai quali si aggiunge anche uno spazio multifunzionale ricavato dalle vasche di contenimento di un antico mulino posto sulle rive dell’Arno, Officine Condotte, che permette di ospitare convegni, meeting, seminari, ricevimenti o presentazioni di prodotto a pochi minuti dal centro di Firenze. Composto da un riservato anfiteatro esterno e da una spaziosa sala interna modulabile, lo spazio è stato progettato e attrezzato per adattarsi a ogni esigenza. L’atmosfera minimal chic che è stata ricreata fa da filo conduttore al racconto che sta dietro ogni evento, da quello più mondano all’incontro di lavoro più formale, tutti all’insegna della massima personalizzazione. Alla specificità di ogni singolo ambiente To Florence Hotels affianca la competenza e la professionalità di uno staff altamente qualificato che può supportare organizzatori e clienti in qualsiasi fase dell’evento. L’Hotel Mulino di Firenze, Villa Olmi Firenze e Plaza Hotel Lucchesi sono dotati di ampie sale illuminate da luce naturale e attrezzate con le più moderne tecnologie audio-video, ma è soprattutto nella combinazione fra le diverse anime del gruppo che sta il vero plus della proposta To Florence Hotels.
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Persone di riferimento: Laura Squarciotta (events manager) events@toflorence.it tel. diretto: 055 2623562
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Firenze - www.mulinodifirenze.com
Hotel Mulino di Firenze Sala principale: 320
camere: 41
■ In città Autostrade A1 Casello di Firenze Sud a Km. 1 Stazione di Firenze S. Maria Novella a Km. 8 Aeroporto di Firenze Vespucci a Km. 13 ❏ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città
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★★★★ Via di Villamagna, 119 50126 Firenze Tel. 055 6530279 - Fax 055 6531486 mulino@toflorence.it www.mulinodifirenze.com Contatti: Sara Morucci, Director of Sales Clizia Ottanelli, Reservations Manager mulino@toflorence.it Laura Squarciotta, Event Manager events@toflorence.it Apertura: tutto l’anno
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 1 Sala principale: 320 posti Dimensioni sala principale mt: 9,72x24,29 Altezza sala principale mt: 3,10 Aree espositive mq: Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ❏ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ❏ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 41 ■ Singole 3 ■ Doppie 36 ■ Junior Suite 2 ❏ Suite xx Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ❏ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata Ristorante: Il Grano d’Oro Posti totali: n° 70 Tipo di cucina: ■ Tipica ❏ Nazionale ❏ Internazionale ■ Bar Parcheggio: ■ Coperto per 40 auto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Firenze - www.villaolmifirenze.com
Villa Olmi Firenze Sala principale: 100
camere: 62
■ In città Autostrade A1 Casello di Firenze Sud a Km. 1 Stazione di Firenze S. Maria Novella a Km. 7 Aeroporto di Firenze Peretola a Km. 14 ❏ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città
★★★★ Via del Crocefisso del Lume, 93 50126 Firenze Tel. 055 637710 - Fax 055 63771600 villaolmi@toflorence.it www.villaolmifirenze.com Contatti: Sara Morucci, Director of Sales Clizia Ottanelli, Revenue & Reservations Manager villaolmi@toflorence.it Laura Squarciotta, Event Manager events@toflorence.it Apertura: tutto l’anno
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DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 3 Sala principale: 100 posti Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: Aree espositive mq: Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ❏ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ❏ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 62 ❏ Singole ■ Doppie 56 ■ Junior Suite 3 ■ Suite 3 Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ❏ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata Ristorante: Il Cavaliere Posti totali: n° 60 Tipo di cucina: ■ Tipica ❏ Nazionale ■ Internazionale ■ Bar Parcheggio: ❏ Coperto ■ Esterno ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
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Un evento di successo ha bisogno di spazi all’altezza. A Pisa, in zona centrale vicino alla stazione ferroviaria e all’aeroporto, a due passi dal centro storico e Piazza dei Miracoli, il MACC Meeting Art Craft Center rappresenta una struttura unica per qualità e completezza di spazi e attrezzature. Meeting, esposizioni, corsi, seminari formativi, convegni, conferenze trovano il loro ambiente ideale nelle sale polifunzionali in grado di ospitare fino a 450 persone e dotate di strumentazioni all’avanguardia (dalla copertura Wi-Fi al collegamento audio e video) Tutti gli spazi sono pienamente accessibili. Su richiesta, sono disponibili i seguenti servizi aggiuntivi: • servizio di segreteria • noleggio pc e laptop • collegamenti streaming • collegamenti web conference • registrazione eventi audio-video • full service tecnico • servizio facchinaggio
MACC COMODO, CENTRALE, ACCESSIBILE In Piazza Vittorio Emanuele II, nuova “porta” di accesso alla città, nel centro storico e commerciale di Pisa, a pochi minuti da Piazza dei Miracoli, è facilmente raggiungibile per chi arriva in auto, in bus, in treno o in aereo.
Stazione ferroviaria di Pisa Centrale, 5 minuti a piedi dal MACC, collegata con l’alta velocità a Milano, Roma e Bologna via Firenze. Info: www.trenitalia.com
Aeroporto Internazionale Galilei collegato con la stazione ferroviaria di Pisa Centrale dal servizio navetta Pisa Mover Info: www.pisa-airport.com http://pisa-mover.com/
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Parcheggio sotterraneo 380 posti, a pagamento, davanti ingresso MACC. In alternativa i due parcheggi scambiatori Pisa Mover Info: https://www.sabait.it/it/ parcheggio-pisa http://pisa-mover.com/
Tutti gli spazi sono pienamente accessibili Maggiori info: www.macc.pisa.it – info@macc.pisa.it
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TOSCANA
Firenze – www.auditoriumalduomo.com
Centro Congressi al Duomo (CCAD), Firenze
N
el centro storico di Firenze, a pochi passi dalla stazione di Santa Maria Novella e a pochi chilometri dall’aeroporto e dalle principali vie di comunicazione che connettono il capoluogo toscano al resto d’Italia e del mondo, vi è il Centro Congressi al Duomo, una struttura polifunzionale che permette di realizzare eventi di ogni tipo, come workshop, tavole rotonde, concerti, spettacoli e mostre d’arte. Il Centro Congressi al Duomo è sede di pratica applicazione di Life Beyond Tourism: propone una vasta gamma di soluzioni, che possono essere adattate alle diverse esigenze dei clienti; l’obiettivo è quello di fornire ai propri ospiti un servizio di accoglienza completo e di qualità, arricchito da esperienze nuove, proposte da un personale cortese e professionale, che permettono all’ospite di vivere la città in modo diverso e più autentico. Il CCAD garantisce la disponibilità di tre diverse sedi congressuali: l’Auditorium al Duomo, il Palazzo Coppini e l’Intercultural Creativity Laboratory (ICLAB). Il primo, locale di pubblico spettacolo, si sviluppa su tre piani ed è dotato di sale e camerini con capienze e caratteristiche diverse, l’Anfiteatro AndrzejTomaszewski e le sale Giuliano Borselli, Michelangelo, Donatello, Giotto e Brunelleschi. Oltre a offrire infinite possibilità di incontro, mette a disposizione dei clienti attrezzature e tecnologie, che
consentono di ottimizzare i tempi e di realizzare eventi di massima efficacia; dall’altra parte, le sette sale del Palazzo Coppini, residenza storica, offrono, con una capienza massima di 150 persone, un ambiente raccolto e raffinato ideale per incontri, seminari e presentazioni culturali; e l’ICLAB, un open space di mille metri quadrati, rappresenta il luogo perfetto per realizzare esposizioni di arte moderna e dell’artigianato, eventi interculturali, workshop, attività di campus e laboratori. A completare l’offerta del centro congressi vi sono l’accogliente Caffè Astra al Duomo e il ristorante wine bar panoramico Alla Torre de’ Rossi, che con i loro prodotti radicati nel territorio affiancano le due strutture dedicate all’accoglienza: l’Hotel Laurus al Duomo e l’Hotel Pitti Palace al Ponte Vecchio con la sua Suite Queen 360°. Questi alberghi, che mettono a disposizione degli ospiti rispettivamente cinquanta e ottanta camere completamente insonorizzate, sono stati progettati per essere confortevoli, pratici e funzionali e rappresentano l’ambiente ideale per attività di post congress, in cui viene garantita l’accoglienza dell’ospite nel perfetto stile del Centro Congressi al Duomo e nel rispetto del territorio, da sempre luogo di incontri, innovazione e cultura.
CENTRO CONGRESSI
Accoglienza, qualità e innovazione: sono queste le parole chiave del servizio offerto dal Centro Congressi al Duomo di Firenze, una struttura polifunzionale del cuore di una città che è da sempre luogo di incontro e di cultura
AUDITORIUM AL DUOMO Capienza meeting room principale (pax): 275 Superficie meeting room principale (mq): 256 Aeroporto più vicino: Firenze “A. Vespucci” (Peretola) Indirizzo: via de’ Cerretani 54r - Firenze Contatti: tel. 055 288642 info@auditoriumalduomo.com www.auditoriumalduomo.com Persone di riferimento: Alessio Rabatti
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TOSCANA
Firenze – www.firenzefiera.it
Firenze Fiera Congress & Exhibition Center
CENTRO CONGRESSI
Un quartiere congressuale in una delle città d’arte più affascinanti del mondo con tre edifici distinti ma collegati fra loro, in grado di mixare bellezza, funzionalità e tecnologia d’avanguardia
F
irenze Fiera - Congress & Exhibition Center è da sempre fra le sedi congressuali italiane preferite della meeting industry internazionale. Più di 100mila metri quadrati a disposizione per chi organizza congressi, convention ed eventi, tre strutture uniche - la Fortezza da Basso, il Palazzo dei Congressi e il Palazzo degli Affari - nel centro di una delle capitali mondiali dell’arte. Questa l’offerta di Firenze Fiera, a soli cinque chilometri dallo scalo aereoportuale fiorentino Amerigo Vespucci (collegato con la nuova linea due della tramvia), a una walking distance dalla stazione centrale di Santa Maria Novella e dal centro storico. Un quartiere d’eccellenza dove la clientela congressuale può abbinare sessioni di lavoro con momenti di svago e relax fra cultura, shopping e eccellenze enogastronomiche.
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Il futuro prossimo L’intero polo fieristico-congressuale sarà oggetto di un’importante e significativa riqualificazione degli spazi espositivi. I lavori partiranno dal Palazzo degli Affari, l’edificio progettato nel 1974 dall’architetto Pierluigi Spadolini, per renderlo ancora più competitivo nel panorama internazionale, come sottolinea Leonardo Bassilichi, Presidente di Firenze Fiera. «Il nostro obiettivo è quello di creare spazi innovativi, funzionali e di forte impatto visivo, improntati su principi di eco-sostenibilità, efficientamento energetico, altissima qualità e durabilità dei materiali e dei componenti. Applicheremo al Palazzo degli Affari quelle soluzioni strutturali e tecnologiche all’avanguardia che poi utilizzeremo anche per la Fortezza da Basso».
Le sedi Tre location molto diverse fra loro: una fortezza “medicea” cinquecentesca, una villa ottocentesca e un palazzo degli Anni 70 per scegliere e trovare la soluzione più adatta per il proprio evento e da combinare in modo sinergico per declinare tutte le tappe del congresso approfittando
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TOSCANA
Le mura della Fortezza da Basso
della straordinaria flessibilità e polifunzionalità delle location. Così se la Fortezza da Basso è la sede ideale per i grandi eventi, grazie alla possibilità di allestire sale plenarie fino a 2.200 posti, il Palazzo dei Congressi (dove è nato nel 1965 il primo Centro Internazionale dei Congressi di Firenze), ospitato nella ottocentesca Villa Vittoria, offre un auditorium per mille persone con l’aggiunta di quasi mille metri quadrati di spazi espositivi, perfetti per stand e poster session. Al termine dei lavori di ristrutturazione e ammodernamento, anche il Palazzo degli Affari si presenterà come una struttura competitiva con spazi innovativi improntati su principi di eco-sostenibilità, efficientamento energetico e qualità dei componenti e in grado di affiancare le altre due sedi con sale polivalenti distribuite su sei piani, ideali per eventi corporate, workshop, conferenze, seminari, sfilate, eventi formativi di ogni tipo. Firenze Fiera mette inoltre a disposizione uno staff altamente qualificato con esperienza pluriennale in grado di supportare il cliente nella progettazione e svolgimento dell’evento, fornendo assistenza, allestimenti e audiovisivi personalizzati, servizi di ristorazione, logistica, supporto comunicazione e stampa e servizi tecnologici di ultimissima generazione.
La Sala Basilica all’interno della Fortezza da Basso
FORTEZZA DA BASSO Numero max meeting room: modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 2.200 Superficie meeting room principale (mq): 3.300 Superficie area espositiva (mq): 80.000 (55.000 coperti) Hotel convenzionati: https://booking. destinationflorence.com/index.cfm/it/ Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: viale Filippo Strozzi, 1 - 50129 Firenze
PALAZZO DEI CONGRESSI Numero max meeting room: 21 Dimensioni meeting room principale (persone): 1.000 (Auditorium) Superficie meeting room principale (mq): 1.500 Superficie area espositiva (mq): 920 Hotel convenzionati: https://booking. destinationflorence.com/index.cfm/it/ Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: piazza Adua, 1 – 50123 Firenze
PALAZZO DEGLI AFFARI Numero max meeting room: modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 1.800 Hotel convenzionati: https://booking. destinationflorence.com/index.cfm/it/ Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: piazza Adua, 1 - 50123 Firenze tel. 055 49721 info@firenzefiera.it www.@firenzefiera.it Il Padiglione Cavaniglia (Fortezza da Basso)
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CENTRO CONGRESSI
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L’Auditorium (Palazzo dei Congressi)
La Sala Verde (Palazzo dei Congressi)
Il calendario 2019
nel primo semestre 2019, il 19 Congresso SINDEM (Società Italiana per le Demenze afferente alla SIN) (7-9 marzo) il 5th International Congress on Controversies in Rheumatology & Autoimmunity CORA 2019 (14-16 marzo), il 15th AAGL International Congress on Minimally Invasive Surgery in Gynecology in affiliation with SEGi – XIV Congresso Nazionale SEGi (8-11 maggio), il XXIV Congresso Nazionale FADOI (11-14 maggio), la 10° edizione del simposio DIP dedicato alla prevenzione e innovazione nel campo della medicina materna, fetale e neonatale (29 maggio - 1 giugno) con oltre 1.500 partecipanti. Dal 24 al 27 settembre spazio all’11°International Symposium on Digital Earth con i più importanti esperti di settore che si confronteranno sulla mappatura digitale del pianeta, seguito dal NO DIG FLORENCE (30 settembre - 2 ottobre) che, con oltre duemila partecipanti, metterà in luce il ruolo sempre più strategico delle tecnologie trenchless come motore per la crescita infrastrutturale dei Paesi. Altri importanti appuntamenti saranno il Congresso SICM (Società Italiana Chirurgia della mano) dal 10 al 12 ottobre, il PAAM Paediatric Allergy and Asthma Meeting (17-19 ottobre) e il Congresso AIPO (13-16 novembre) che tratterà le tematiche inerenti “La globalizzazione e le nuove frontiere. Il confronto e le proposte della Pneumologia Italiana”.
Il fascino indiscutibile delle strutture come i Quartieri Monumentali della Fortezza - da oggi meta di itinerari turistici emozionali come la visita ai sotterranei delle mura di cinta - e la varietà di sale e padiglioni polifunzionali in grado di ospitare qualsiasi tipo di evento come congressi, convegni, convention, workshop, seminari, corsi di formazione, sfilate, mostre, concerti sono alla base delle ottime performance di Firenze Fiera con un calendario 2019 che documenta la fidelizzazione di importanti clienti (tanto da venir premiati come ambasciatori della città di Firenze nel mondo) e l’ingresso di numerosi congressi internazionali che hanno scelto gli spazi di Firenze Fiera grazie a uno scrupoloso lavoro di candidatura e ospitalità svolto in sinergia con il Comune di Firenze e Florence Visitors & Convention Bureau. Fra i prossimi appuntamenti, in evidenza
Il Palazzo dei Congressi
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MEE SPACE
Santa Maria Novella FIRENZE
RESERVATION OFFICE Dall'Italia: Tel. 055 218081 Fax 055 214456 From abroad: Phone +39 055 218081 Fax +39 055 214456 meetings@c-hotels.it
MEET SPACE SANTA MARIA NOVELLA Hotel Ambasciatori Via Luigi Alamanni,3 50123 Firenze
ACCOUNTING Dall'Italia: Telefono 055 287421 Fax 055 2398772 From abroad: Phone 0039 055 287421 Fax 0039 055 2398772
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LAZIO
Auditorium del Massimo
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Hotel Mercure Roma West
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Eur La Nuvola
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Hotel Roma Aurelia Antica
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Best Western Blu Hotel Roma
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Auditorium Parco della Musica
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Sheraton Roma Hotel & Conference Center
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Park Hotel Villa Grazioli
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Auditorium Antonianum
325
Crowne Plaza Rome - St. Peter’s
311
L’Antico Casale La Carovana
326
Ergife Palace Hotel
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Il Piccolo Mondo
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Kolbe Hotel Rome
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Fiera Roma
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Hotel Caravel
316
Roma Meeting Center
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Teatro Italia
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Cardinal Hotel St. Peter
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Courtyard by Marriott Rome Central Park
Holiday Inn Roma Eur Parco dei Medici
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LAZIO
Lazio – www.eurspa.it
Eur e La Nuvola L’EUR è il volto avveniristico della Città Eterna, meno conosciuto rispetto alla Roma antica, pur rappresentando un ambito territoriale molto affascinante proprio per la monumentalità dei propri edifici. Cultura, Mice e business trovano nell’EUR la loro naturale collocazione, in un work in progress architettonico di rara bellezza, che ha trovato il suo apice nel Roma Convention Center La Nuvola
ENTE
E
ra il 1937 quando Roma venne scelta come sede dell’Esposizione Universale, prevista per l’anno 1942 e venne scelta un’area a sud della Città dove realizzare il nucleo urbanistico dell’E.U.R., acronimo di Esposizione Universale di Roma. Per la progettazione della manifestazione internazionale erano stati chiamati a collaborare i migliori architetti del tempo come Pagano, Piacentini, Piccinato, Vietti e Rossi, che avevano partecipato alla progettazione della Città universitaria e alcuni altri importanti progettisti, quali Libera, Minnucci, Quadroni, Guerrini, La Padula, Romano e il giovane Moretti. La struttura architettonica dell’intera area avrebbe dovuto riflettere la monumentalità neoclassica, prevedendo un impianto con larghe vie, edifici maestosi, imponenti, colonnati e statue costruiti con marmo bianco e lastre di travertino, a ricordare i templi e gli edifici della Roma Imperiale, influenzata dal funzionalismo dell’international style.
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Come è noto l’esposizione non si tenne mai per il procedere degli eventi bellici. I lavori vennero interrotti nel ‘42, lasciando il complesso monumentale dell’Eur in stato di completo abbandono, fino a quando tra il 1951 al 1975, si decise il completamento di alcune delle opere progettate, che andarono a costituire il fulcro del rinato quartiere dell’Eur. Successivamente per le Olimpiadi del 1960, venne completato il lago artificiale con la cascata di 26 metri e vennero realizzate alcune importanti opere, fra cui il bellissimo Palazzo dello Sport di Piacentini e Nervi.
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amanti dell’alta moda), locali e parchi divertimenti (uno per tutti: Luneur Park). E ancora, settanta ettari di aree verdi sono stati riqualificati e attrezzati, per diventare incantevoli giardini – come il Parco del Lago – o luoghi di svago e relax, come l’Eurpark.
ENTE
LAZIO
Risorse culturali e realtà aziendali
Nel corso del tempo gli interventi di valorizzazione e trasformazione urbanistica e architettonica hanno mutato l’assetto del quartiere, che ha saputo conservare gli edifici monumentali costruiti per l’E42, riqualificandoli e rifunzionalizzandoli, per rispondere alle esigenze del fitto tessuto aziendale che opera all’Eur, in particolare alle esigenze del mercato turistico-congressuale. Il quartiere si è dunque sviluppato negli anni come un moderno e vivace quartiere d’affari ed oggi rappresenta uno scenario architettonico d’eccezione, immerso in 70 ettari di parchi e giardini, particolarmente vocato alle attività congressuali e convegnistiche, grazie all’offerta del Roma Convention Center La Nuvola, operativo dall’ottobre 2016.
Facility e plus Il quadrante è dotato di un’ampia ed efficiente ricettività: in vicinanza si trovano porti (il porto di Civitavecchia in primis, tra i più importanti porti crocieristici del Mediterraneo), aeroporti (come l’hub internazionale di Fiumicino e l’aeroporto di Ciampino) e due stazioni ferroviarie (di Termini e Tiburtina) tutti ben collegati con un ramificato sistema di trasporto pubblico. Inoltre, l’EUR dista solamente cinque fermate di metropolitana dal centro storico di Roma e non è lontano neppure dal litorale di Ostia.. Vanta un’ampia varietà di servizi e numerose opportunità di intrattenimento, con proposte ristorative di alto livello (da tenere in considerazione, Il Fungo, storico ristorante panoramico al 14° piano di una torre piezometrica, soprannominata, appunto, “il fungo”), numerosi negozi per lo shopping (un giro in Viale Europa è d’obbligo per gli
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Il rilancio culturale ha potenziato l’attrattività del luogo, dedicando un distretto a installazioni museali. Una delle principali strutture che contribuiscono a dare una connotazione espositivo-museale all’Eur è il Museo delle Civiltà, di interesse nazionale e comprensivo di quattro sezioni tematizzate: il Museo preistorico-etnografico “Luigi Pigorini”, in cui il percorso evolutivo della specie umana viene esplorato attraverso la stimolante integrazione di supporti multimediali e digitali all’avanguardia; il Museo delle arti e delle tradizioni popolari “Lamberto Loria”, che mostra una celebrazione della cultura tradizionale italiana, un’architettura e una decorazione musiva da non perdere; il Museo d’arte orientale “Giuseppe Tucci”, che promuove la tutela degli oggetti artistici e archeologici provenienti soprattutto dai Paesi asiatici in ambito nazionale (il museo si è trasferito di recente all’Eur dal centro); e il Museo dell’Alto Medioevo “Alessandra Vaccaro”, interamente incentrato sull’età post-classica e sulla trasformazione del mondo antico (con notevoli reperti da Roma e dall’Italia centrale, tra cui la straordinaria decorazione in opus sectile che ornava la sala di rappresentanza di una domus monumentale a Ostia). E ancora, un altro interessante struttura museale è il Museo storico delle Poste. Il quartiere vanta inoltre la presen-
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ENTE
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za di importanti palazzi di proprietà di Eur S.p.A. (novanta per cento del Ministero dell’Economia e delle Finanze e dieci per cento di Roma Capitale), che si occupa della tutela, della gestione e dello sviluppo del proprio patrimonio storico, artistico e paesaggistico. Grazie alle attività di property e asset management, infatti, la Società controllata dal Tesoro promuove la riqualificazione degli spazi e la realizzazione di progetti immobiliari e urbanistici di rilevante interesse per la Città, come il Roma Convention Center La Nuvola. L’EUR è quindi riconosciuto come il più importante polo finanziario e terziario di Roma e tra i maggiori d’Italia, con la presenza di numerose sedi di banche italiane, quali UniCredit,
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Fideuram-Intesa Sanpaolo Private Banking, oltre alla presenza delle sedi centrali di colossi pubblici e privati, tra cui Poste italiane, Inps, INAIL, ENI, ICE, Q8, Groupama. Gran parte degli edifici storici presenti hanno assunto un valore rilevante dal punto di vista architettonico, tanto da essere vincolati come edifici monumentali: è il caso di Palazzo dei Congressi, che accoglie dal 1953 congressi ed eventi, come pure delle esedre gemelle dell’Ina e dell’Inps. Un’altra costruzione simbolica della “Roma economica” è il palazzo dell’Eni, o “palazzo di vetro”, uno degli skyline urbanistici più contemporanei di Roma. Di vetro è anche il rivestimento curvilineo del Palazzo dello Sport: oggi uno dei centri più importanti della città per concerti ed eventi, anche sportivi. Altro capolavoro è il Palazzo della Civiltà Italiana, conosciuto come Colosseo Quadrato: maestoso parallelepipedo , che racchiude in sé la grandezza dello spirito artistico del Novecento, tanto da diventare uno dei monumenti simbolo dell’Urbe. Da qualche anno ospita la sede della maison di moda Fendi (gruppo LVMH) grazie a un restauro conservativo eseguito insieme al MIBACT e all’accordo commerciale di locazione con Eur S.p.A., proprietaria dell’edificio.
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ROMA CONVENTION CENTER LA NUVOLA www.romaconventioncenter.it www.eurspa.it
Il Roma Convention Center La Nuvola Oggi il turismo congressuale e il turismo d’affari rappresenta la moderna forza motrice dell’Eur. Qui la meeting industry ha trovato terreno fertile tra gli spazi e le straordinarie location del quartiere, ma una in particolare l’ha conquistata affermando un vero e proprio primato. Stiamo parlando del Roma Convention Center La Nuvola, struttura che rappresenta al massimo grado un carattere di internazionalità e multifunzionalità all’insegna di congressi, grandi eventi, fiere. progettato da Massimiliano e Doriana Fuksas, è un organismo complesso, schematizzabile in tre elementi principali che si compenetrano e mettono a sistema le proprie specificità per coniugare la bellezza estetica con la funzionalità: la Teca, e la Nuvola vera e propria, in grado di ospitare congressi da 8.000 presenze e grandi eventi, ma anche manifestazioni numericamente più contenute ma pur sempre con un elevato posizionamento e La Lama. La Teca è una colossale “scatola” vetrata alta quaranta metri, larga settanta e lunga 175 in acciaio e vetro. Al suo interno troviamo la grande sala congressuale da 6.000 posti, il forum inteso come un
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enorme spazio aperto, l’affascinante articolazione spaziale della Nuvola,che ospita l’auditorium da 1.800 posti e naturalmente tutte le facilities. Accanto alla Teca, e parallelamente a essa, sorge un parallelepipedo in vetro nero: la Lama, contenente un albergo, con oltre quattrocento stanze distribuite su 17 piani, che ospiterà un Hilton, hotel autonomo, così come il ristorante, ospitato in un blocco interposto tra i due grandi volumi. Completa la dotazione di servizi un parcheggio, collocato al livello interrato e in grado di accogliere seicento auto. La Nuvola colpisce per la sua trasparenza vitrea, geometrica e rigorosa dando l’impressione di emulare il fenomeno metafisico da cui prende il nome. Qualità, funzionalità ed eccellenza costituiscono l’anima di un luogo destinato a diventare il nuovo nucleo attrattivo delle attività convegnistiche a livello internazionale: una ricerca sempre in progress di una realtà ideale in cui si immerge e si rinnova la storia di Roma città eterna.
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LAZIO
Roma – www.bluhotelroma.it
Best Western Blu Hotel Roma Contatti: Anastasia Zaitseva, Sales Office booking@bluhotelroma.it Gualtiero Koch, Vice Director mgr@bluhotelroma.it
★★★★ Largo Domenico De Dominicis, 4 00159 Roma Tel. 06 4382000 - Fax 06 4396496 info@bluhotelroma.it www.bluhotelroma.it
HOTEL
I
l Best Western Blu Hotel Roma è situato in una comoda zona semi centrale a pochi passi dalla stazione Tiburtina, dal Policlinico Umberto Primo e dall’Università La Sapienza ed è ben collegato con il centro storico della città grazie alla vicinanza della metropolitana linea B. Tutte le 118 camere sono molto confortevoli ed arredate in stile moderno dal design tutto italiano. Sono insonorizzate e dotate di aria condizionata, TV SAT, linea telefonica diretta, collegamento internet via LAN e WIFI gratuito, cassetta di sicurezza e minibar.All’interno dell’hotel il ristorante “Grano
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
Duro” offre un’atmosfera elegante ed accogliente con la sua tipica cucina italiana realizzata con i prodotti freschi locali e genuini. L’ampio parcheggio interno a pagamento può ospitare fino a 30 posti macchina e 4 pullman, a disposizione degli ospiti c’è anche un garage con la capienza fino a 20 posti macchina. Il Centro Congressi, attrezzato con la linea dedicata di WI-FI, offre 3 diversi spazi meeting in grado di ospitare ogni tipo di evento, per una capienza massima totale di circa 370 partecipanti.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
NORTH STAR
300
35x8,5
3,20
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-
-
220
SÌ
-
100
-
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-
-
MAESTRALE (Grecale+Levante+Libeccio)
200
30x6,7
4,00
4
-
-
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NO
-
-
-
150
-
-
SCIROCCO (Levante+Libeccio)
160
24x6,7
4,00
3
-
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100
NO
50
-
-
100
-
-
PONENTE (Levante+Grecale)
120
18x6,7
4,00
2
-
-
80
NO
45
-
-
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-
-
LEVANTE
80
12x6,7
4,00
1
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-
50
NO
30
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-
50
-
-
LIBECCIO
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12x6,7
4,00
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-
-
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NO
30
-
-
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-
-
GRECALE ALOCASIA
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308 Scheda BW Blu Hotel Roma.indd 308
40
6x6,7
4,00
1
-
-
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NO
10
-
-
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-
-
130
11x12
4,00
1
-
-
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SÌ
-
80
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-
-
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GMC1098_AuditoriumParcodellaMusica_Layout 1 04/07/18mercoledì 15:06 Pagina 1
© Fotografia Moreno Maggi
Ogni Convegno è uno spettacolo.
13 SALE DA 30 A 2.800 POSTI 4.000 MQ DI AREA ESPOSITIVA CATERING FINO A 3.000 PERSONE SOFISTICATE ATTREZZATURE AUDIO/VIDEO PARCHEGGI
L’Auditorium Parco della Musica è una struttura moderna a pochi passi dal centro di Roma in grado di ospitare ogni anno 150 tra convegni di alto profilo e congressi internazionali. I suoi spazi multifunzionali e suggestivi, nati dal geniale estro dell’archietto Renzo Piano, accolgono migliaia di visitatori ogni anno, concerti di ogni genere musicale, serate di jazz, anteprime cinematografiche, sfilate di moda, teatro, danza, letteratura e convention. Tutto questo è Auditorium Parco della Musica, lo spazio che dà ai vostri piccoli e grandi eventi l’unicità che meritano.
Viale Pietro de Coubertin, 00196 Roma Tel 06 80 24 11 Fax 06 80 24 12 84 commerciale@musicaperroma.it www.auditorium.com
LAZIO
Roma – www.marriott.com
Courtyard by Marriott Rome Central Park Contatti: Simona Ferro, Sales and Marketing Director simona.ferro@hotelcentralparkroma.com Sara Gasbarri, Events Manager sara.gasbarri@hotelcentralparkroma.com
★★★★
HOTEL
Via Giuseppe Moscati, 7 00168 Roma Tel. 06 355741 06 35574852 Fax 06 3017932 info@hotelcentralparkroma.com sales@hotelcentralparkroma.com www.marriott.com
S
ituato in una posizione strategica, affacciato sul parco del Pineto a Monte Mario, a soli 15 minuti di Shuttle Bus dalla Città del Vaticano. A pochi metri dal polo medico scientifico del Policlinico “Gemelli” e dall’Università Cattolica del Sacro Cuore. Adiacente alla stazione ferroviaria metropolitana della linea FL3 fermata “Gemelli” è a pochi minuti di auto dallo Stadio Olimpico e dall’Auditorium Parco della Musica. L’hotel dispone di 162 camere dal design moderno ed elegante, con ampi balconi e vista panoramica sulla cupola di San Pietro. Il Courtyard by Marriott Rome Central Park offre inoltre un ampio e luminoso centro congressi completamente rinno-
Nome sala
PLEIADI (ELETTRA + MAIA + ATLANTE)
Area mq
283
Apertura: tutto l’anno
vato nel 2017. 11 sale meeting tutte modulari e a luce naturale, con una capienza massima di 300 ospiti nella sala plenaria e fino a 700 partecipanti nel suo complesso. Il centro congressi gode di un’entrata indipendente, connessione Wifi fino a 512 utenti simultaneamente ed è dotato dei più moderni impianti audiovisivi. Il delizioso Bistro Ristorante “Moscati” propone specialità mediterranee e piatti della cucina romana tradizionale. L’aeroporto internazionale Leonardo Da Vinci Fiumicino dista circa 30 minuti dall’hotel. Staff multilingue e totalmente dedicato al segmento congressuale per garantire la massima efficienza ai propri ospiti aiutandoli a realizzare eventi di successo.
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
32,45x8,6
2,50
2
-
-
300
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SI
90
300
200
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140
90 50
LEO-GEMINI
160
18,9x8,25
2,50
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150
SI
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LIBRA-TAURUS
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MAIA
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ATLANTE
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ELETTRA
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VEGA
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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Roma – www.crowneplaza.com/rome-stpeters
Crowne Plaza Rome - St. Peter’s Via Aurelia Antica, 415 00165 Roma Tel. 06 66420 - Fax 06 6637190 cpstpeters@hotel-invest.com www.crowneplaza.com/rome-stpeters
I
l Crowne Plaza Rome - St. Peter’s, albergo 4 stelle Superior, è situato in una bellissima zona residenziale immersa nel verde di Via Aurelia Antica, a pochi metri dal parco di Villa Doria Pamphili, a 3 km dalla Città del Vaticano e 4 km dal centro storico di Roma. Le 307 camere Standard, Vista Piscina, Vista Giardino e Family Suite sono spaziose e accoglienti, pensate per soddisfare le esigenze di chi viaggia per lavoro o per piacere. Per un ottimo risveglio, il ristorante Le Jardin d’Hiver serve
Nome sala
Area mq
FORI IMPERIALI
Dimensioni metri
Altezza metri
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32,25x15,8
4,00
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tutte le mattine una ricca colazione americana a buffet preparata con prodotti freschi e di primissima qualità. Per gli amanti della buona cucina, il Ristorante Papillon aperto a pranzo e a cena propone i migliori piatti della tradizione italiana. Per chi cerca il luogo ideale per riunioni di lavoro il Crowne Plaza Rome – St. Peter’s offre un moderno centro congressi con plenaria fino a 600 posti, luce naturale, WiFi e parcheggio gratuiti.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
2,7x2,7
600
NO
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470
252
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340
150
FORO DEI CESARI
230
19,34x11,82
3,17
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0,7x2,1
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NO
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200
84
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80
FORO TRAIANO
190
11,56x15,80
4,00
2
1,3x2,7
2,7x2,7
200
NO
75
160
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100
80
FORO ADRIANO
155
9,85x15,8
4,00
1
1,3x2,7
2,7x2,7
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NO
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140
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FORO COSTANTINO
165
10,41x15,8
4,00
3
1,3x2,7
2,7x2,7
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NO
65
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AURELIA
113
15,06x7,52
2,98
2
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SI
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FORO AUGUSTO
95
11,82x7,72
3,17
1
0,7x2,1
-
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NO
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70
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90
40
40
FORO GIULIO
75
11,82x6,32
3,17
1
0,7x2,1
-
80
NO
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80
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CLAUDIA
60
11,23x5,34
2,98
1
0,8x2,1
-
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SI
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30
24
60
30
30
FORO TIBERIO
60
10,76x5,47
3,17
1
0,7x2,1
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NO
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FLAMINIA
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8,6x6,00
3,00
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1,2x2,5
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MARZIA
56
9,28x5,85
3,00
1
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NO
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FABIANA
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7,67x5,34
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LIVIA
45
7,67x5,34
3,00
2
0,8x2,1
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EXECUTIVE BOARD ROOM
45
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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HOTEL
Contatti: Guendalina Scavia Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com Maria Teresa Luti Meetings & Groups Supervisor stpeters@hotel-invest.com Apertura: tutto l’anno
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Roma – www.ergifepalacehotel.com
Ergife Palace Hotel Quaranta sale meeting con capienza da venti a duemila persone sono il biglietto da visita di questa struttura capitolina. La location ideale di congressi medici nazionali e internazionali e di eventi dai numeri importanti
HOTEL
U
n’accoglienza dinamica incentrata su tradizione e innovazione, all’insegna della tecnologia all’avanguardia e senza mai dimenticare “il fattore umano”. È il benvenuto dell’Ergife Palace Hotel, situato nel quartiere Aurelio e in posizione strategica: la fermata Cornelia della metropolitana è nelle vicinanze, la distanza dall’aeroporto Leonardo da Vinci è di circa una mezz’oretta di macchina e il Vaticano è situato a quattro chilometri.
Spazi per tutte le esigenze In questa location la meeting industry ha la sensazione di trovarsi in una situazione d’atmosfera e, al contempo, di grande efficienza. Il centro congressi della struttura è articolato in quaranta sale meeting, con capienza da duemila a venti persone. Tutte impreziosite da luce naturale, consentono facili accessi per gli allestimenti e sono caratterizzate da innumerevoli declinazioni e capienze. Estremamente funzionali, attrezzate ed eleganti, le sale sono provviste di tecnologia di ultima generazione e predisposte per qualsiasi allaccio elettrico ed elettronico. Un albergo protagonista nella meeting industry, l’Ergife Palace Hotel, per eventi diversificati e per i grandi numeri che necessitano di spazi, servizi dedicati e organizzazione impeccabile. A orchestrare gli eventi, infatti, provvede uno staff esperto cui rivolgersi con la massima serenità: la grandezza della struttura capitolina non si misura solo in metri quadrati. Proprio per la sua spiccata valenza e capienza, l’hotel è sede di importanti congressi medici nazionali e internazionali, di convention delle principali case farmaceutiche e aziende leader nel settore assicurativo, bancario e automobilistico. Qualsiasi sia l’esigenza della committenza, all’Ergife Palace Hotel si trova
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la risposta in una delle sale della location: dallo scenario per eventi extra large alla saletta raccolta per riunioni di vertice. Ed è possibile modulare uno spazio grande in diverse isole, separate e completamente insonorizzate.
Eventi da ricordare L’attenzione al restyling e al rinnovamento sono nel Dna dell’Ergife Palace Hotel. Basti pensare alla nuova ala della struttura in cui si trovano otto nuove sale meeting e un fitness center attrezzato con macchinari Technogym di ultima generazione. Gli ospiti, inoltre, hanno a disposizione una piscina con area relax e idromassaggio, un nuovo bar e un’area verde nella quale sono disseminate palme, lettini, pontili protesi verso il turchese dell’acqua. E la piscina outdoor, durante la bella stagione, diventa anche cornice di cocktail a bordo acqua, per mo-
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HOTEL
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sono di casa all’Ergife Palace Hotel, che invita il Mice nel suo ristorante Le Quattro Stagioni. Il buongiorno si vede dal mattino e, infatti, qui la meeting industry inizia la giornata con un’abbondante american buffet breakfast mentre i pranzi di lavoro e le cene diventano veri e propri percorsi del gusto con prelibatezze tipiche della cucina romana e italiana. Fantasia e maestria caratterizzano i piatti del ristorante e la splendida terrazza della struttura impreziosisce ulteriormente gli eventi del Mice. Nel contesto dei post congress, infine, la direzione della struttura diventa interlocutore ideale per scegliere fra le infinite proposte della destinazione. Piazza di Spagna, fontana di Trevi, piazza Navona, il Foro, il Colosseo, il circo Massimo, le terme di Caracalla, il teatro Marcello, sono solo alcune delle opportunità che offre Roma, seducente da millenni, con la storia scolpita nei suoi monumenti, nelle strade, nelle piazze. L’atmosfera di una città unica. ERGIFE PALACE HOTEL Numero di camere: 704 Numero max meeting room: 40 Capienza meeting room principale (pax): 2.000 Superficie meeting room principale (mq): 1.400 Superficie area espositiva (mq): 1.000 Aeroporto più vicino: Leonardo Da Vinci Fiumicino, 25 Km Indirizzo: via Aurelia, 619 - 00165 - Roma Contatti: tel. 06 66441 - fax 06 6632689 mice@ergifepalacehotel.com www.ergifepalacehotel.com Persone di riferimento: Daniela Loda (Mice) mice@ergifepalacehotel.com tel diretto: 06 66446222
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menti conviviali da trascorrere in una quinta d’effetto. L’hotel e il suo centro congressi sono un’icona della città eterna che nello scorrere del tempo vede la direzione della struttura rivolgere un’attenzione continua al restyling e al rinnovamento e al benessere degli ospiti, che possono contare su un’accomodation di qualità con 704 camere realizzate per garantire un perfetto equilibrio tra design e funzionalità, con colori soft, tessuti pregiati e linee originali. Dotate di aria condizionata, televisione con canali satellitari e balcone, dispongono tutte di Wi-Fi e assicurano il massimo comfort. L’attenzione ai dettagli e la qualità
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Roma – www.kolbehotelrome.com
Kolbe Hotel Rome In posizione strategica nel cuore della Capitale, il Kolbe Hotel Rome accoglie la meeting industry in un intreccio di tradizione e innovazione, storia e raffinata eleganza. Una location di riferimento per gli eventi, i meeting e i congressi internazionali
HOTEL
È
uno scenario d’eccellenza per i congressi, il Kolbe Hotel Rome, da anni protagonista di premi internazionali e nel 2018 vincitore dell’Excellence Awards agli Haute Grandeur Global Awards sia per l’albergo sia per il ristorante Unique Al Palatino Garden Restaurant. La premiazione, avvenuta nel novembre dello scorso anno a Dubai, ha evidenziato ancora una volta la valenza di questa struttura, nella quale il fascino antico si intreccia alla tecnologia di ultima generazione, in un contest raffinato e con soluzioni all’avanguardia. L’hotel romano ha ricevuto anche altri prestigiosi premi, tra i quali: per i World Luxury Hotel Awards il Best World Luxury Hotel & Conference Center nel 2015; per gli Haute Grandeur il Best Conference Venue Hotel Italy (hotel) nel 2016, il Best Historical Hotel in Italy (hotel) nel 2018 e Best Italian Cuisine (restaurant).
chiesa di S. Giorgio in Velabro e dell’arco degli Argentari, scenari ideali per passeggiare nella storia tra un incontro di lavoro e l’altro. Il Kolbe Hotel Rome è un punto di riferimento per la meeting industry e Carlo Izzo, managing director della struttura, ha concertato il passaggio da struttura leisure a location business oriented. Oggi, sotto la sua direzione, l’albergo vanta un centro congressi all’avanguardia nel quale la parola d’ordine è “modularità” con 19 sale meeting in grado di rispondere perfettamente a qualsiasi esigenza della committenza e di accogliere sino a un massimo di 150 persone nella principale. Le sale, ottenute dalla conversione di alcune suite in meeting room, si rivelano perfette per incontri di alto profilo. Punta di diamante del centro congressi è la Biblioteca Kolbe, situata al secondo piano dell’edificio secentesco: un tempo biblioteca del convento francescano, oggi sala meeting che accoglie sino a 150 persone a platea. Una quinta storica per eventi di grande impatto e con un soffitto alto circa sette metri, impreziosito da volte a crociera. Ancora storia con i mattoni originari del Seicento che costituiscono il soffitto della sala Colosseo, cornice ideale di lunch o dinner meeting così come di presentazioni e di cocktail. Il Kolbe Hotel Rome dispone anche di un moderno “Smart corner” che consente di utilizzare due postazioni
Ambienti esclusivi Il Kolbe Hotel Rome, a due passi dal Colosseo, dal Circo Massimo e dal Foro Romano, è un’icona di stile e di eleganza incastonata in un contesto storico con atmosfere raccolte che rimandano al ‘600, ovvero a quando l’edificio che ospita l’albergo era un monastero francescano divenuto successivamente dimora di San Massimiliano Maria Kolbe, cui la location è dedicata. L’immobile viene ristrutturato completamente nel 2006 e nel 2007 - per aprire a gennaio 2008 - e viene trasformato in un prestigioso e contemporaneo hotel capace di tessere un dialogo tra le sue tracce storiche e una moderna interpretazione dell’accoglienza. L’hotel sorge a pochi passi dal fulcro della Roma antica: i Fori Imperiali, il Circo Massimo, il Colosseo. E poi ancora: la struttura è nei pressi di piazza Venezia e del Campidoglio, della
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iMac e due postazioni iPad collegate a una stampante così come a due maxi “touch screen” da 58 pollici ciascuno. Il Wi-Fi è gratuito in terrazza o in giardino, oltre che nelle stanze e nelle aree comuni, e la connessione Internet è oltremodo veloce grazie a una rete potenziata. HOTEL
Ristorazione da gourmet
KOLBE HOTEL ROME Numero di camere: 72 Numero max meeting room: 19 Capienza meeting room principale (pax): 150 Superficie meeting room principale (mq): 125 Superficie area espositiva (mq): 80 Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (29 km) Indirizzo: via di San Teodoro, 48 00186 - Roma Contatti: tel. 06 6798866 fax 06 6794975 info@kolbehotelrome.com www.kolbehotelrome.com Persone di riferimento: Carlo Izzo (general manager) info@kolbehotelrome.com tel. diretto: 06 6798866
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Il sito dell’albergo è stato oggetto di un refresh e presenta una sezione dedicata al Mice molto dettagliata che facilita la supervisione delle sale e la loro disposizione. Lusso moderno e tranquillità idonea alla concentrazione sono all’ordine del giorno, al Kolbe Hotel Rome, soprattutto nel chiostro interno e con vista sui monumenti di Roma. Anche la lobby e il bar si rivelano rifugi per i momenti di relax a fine giornata dei congressisti mentre gli ambienti dedicati alla ristorazione consentono di apprezzare specialità da gourmet. Il ristorante Unique Al Palatino Garden Restaurant, infatti, vicinissimo alle antiche rovine dei Fori Imperiali e con affaccio sul giardino interno, è lo scenario ideale per colazioni o cene di lavoro di alto livello, realizzate con la regia del nuovo chef Ciro Tiano. Il Kolbe Hotel Rome, con il suo giardino dagli ulivi secolari, è un hotel di charme anche nel contesto dell’accomodation, con 72 fra camere e suite, e alcune stanze, per esempio, hanno una vista sul Colle Palatino. La direzione dell’albergo, infine, ha formulato nuove proposte con tariffe agevolate e facilities che includono, fra le numerose opportunità, anche sconti sui menu à la carte, early check-in e late check-out, trasferimenti in auto di lusso.
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Roma – www.hotelcaravel.it
Hotel Caravel Contatti: Sergio Sampieri Direttore Generale s.sampieri@hotelcaravel.it
★★★★ Via Cristoforo Colombo, 124/C 00147 Roma Tel. 06 5180789 - Fax 06 51600600 info@hotelcaravel.it www.hotelcaravel.it
HOTEL
L’
Hotel Caravel è un albergo storico a Roma posizionato in una zona estremamente interessante sia per il turista che per l’uomo d’affari. Si trova infatti a 10 minuti dal centro storico (zona archeologica del Circo Massimo e del Palatino, le Terme di Caracalla, le Catacombe di San Callisto e Santa Domitilla, l’aventino, il Colosseo e Fori Imperiali, Piazza Venezia) e a 10 minuti dall’EUR, quartiere di Roma che offre strutture Congressuali e ludiche, dal PalaLottomatica, sede di concerti e di eventi sportivi, al “Mediterraneum
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
Acquario” di Roma, dal complesso sportivo delle Tre Fontane al nuovo centro congressi “La Nuvola di Fuksas”. Completamente rinnovato nel 2012 negli arredi e nel design, arredato in uno stile semplice e moderno, è dotato di tutte le più moderne tecnologie ponendo massima attenzione oltre che agli aspetti legati al design anche a quelli più legati alla qualità dei servizi al comfort e al risparmio energetico. Coibentazione e insonorizzazione sono state inoltre curate con grande attenzione.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
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Holiday Inn Rome_Layout 1 14/12/15lunedì 10:22 Pagina 1
Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici Viale Castello della Magliana, 65 00148 Roma - Italia Tel 06.65581- Fax 06.6557005 E-mail: info@holidayinn-eur.it Web: www.holidayinn.com/rome-parcoi Facebook: www.facebook.com/holidayinnparcodeimedici Meeting & Congressi 06.65581.820 - conference@holidayinn-eur.it ®2013 IHG. Tutti i diritti riservati. La maggior parte degli hotel è di proprietà e a Gestione indipendente.
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Roma – www.accorhotels.com
Hotel Mercure Roma West Una forte vocazione business per una struttura funzionale e accogliente, perfetta per momenti di lavoro, riunioni ed eventi. Senza dimenticare il fascino della città eterna e le infinite possibilità che Roma offre per post congress personalizzati
HOTEL
S
ituato nel quartiere romano direzionale dell’Eur, nei pressi della nuova Fiera di Roma, del Palalottomatica, dell’aeroporto di Fiumicino (distante una ventina di chilometri) e a una manciata di minuti dal centro della città, l’Hotel Mercure Roma West mantiene da sempre una forte vocazione congressuale grazie all’offerta di ambienti dedicati, alla funzionalità degli spazi e all’eccellenza dei servizi, il tutto collocato in un quartiere ricco di verde, collegamenti e infrastrutture: la situazione ideale per la meeting industry.
Tecnologia e design La struttura romana, che fa parte del Gruppo Accor Hotels, ospita 240 camere e suite tra cui 26 camere comunicanti e 12 accessibili ai disabili, dotate di aria condizionata, free WiFi, Tv Lcd sat, cassaforte e minibar. Sia le stanze sia gli ambienti comuni sono caratterizzati da uno stile e da un linguaggio moderno, nel quale i materiali di qualità utilizzati per arredare gli spazi si fondono con una tecnologia e un design sofisticato. L’attrezzatura in dotazione spazia dalle app dedicate alla possibilità di accedere a info personalizzate che possano migliorare il soggiorno e l’esperienza nella struttura, ma anche fornire spunti per una visita personalizzata della città capace di soddisfare chiunque, dai fasti antichi della classicità alle architetture monumentali e moderne dell’EUR. La luce è una presenza caratterizzante nei diversi spazi dell’albergo, molti dei quali recentemente ristrutturati, e contribuisce ad alimentare una sensazione di grande e intima accoglienza. L’offerta gastronomica di questo hotel quattro stelle ruota intorno al Ristorante De Gustibus, rinnovato l’anno scorso, che prevede una sala ampia e luminosa e propone una cucina me-
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diterranea e internazionale di ottimo livello, e al Bar Divinus, perfetto per pranzi veloci, brunch o cocktail serali. Le due cucine permettono di soddisfare le richieste di banqueting anche nel caso di più eventi che si svolgono in contemporanea.
Vocazione congressuale da sempre L’ampio e versatile centro congressi di duemila metri quadrati, anch’esso recentemente ristrutturato, ospita 15 sale meeting suddivise in quattro blocchi, modernamente attrezzate, dotate di luce naturale e in grado
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evento: tra le facilities importanti, che garantiscono la perfetta riuscita di un meeting, il parcheggio coperto, che può ospitare un centinaio di automobili o il servizio navetta che permette agli ospiti di raggiungere facilmente l’aeroporto, la stazione della metropolitana o il centro città. Il centro benessere con piscina coperta e sala fitness consente infine di ricaricare le batterie dopo un’intensa giornata di lavoro. HOTEL MERCURE ROMA WEST
★★★★
di ospitare riunioni, convention ed eventi fino a ottocento partecipanti. La modularità delle sale permette infatti di dare vita ad ambienti originali e a layout distributivi molto diversi. Tutte le sale sono dotate di insonorizzazione, attrezzature audio/video, connessione Wi-Fi, proiettore, aria condizionata, regia per la traduzione simultanea e salette di servizio per soddisfare le richieste degli organizzatori. Il luminoso foyer che le collega, oltre alle aree esterne, è l’ambiente perfetto per coffee break, aperitivi, esposizioni e postazioni per segreterie organizzative di supporto. I servizi offerti sono molteplici e di qualità, in grado di personalizzare qualsiasi tipologia di
Brand di appartenenza: Accor Numero di camere: 240 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 396 mq Superficie area espositiva (mq): 1.200 mq Aeroporto più vicino: Aeroporto di Roma Fiumicino (km 17) Indirizzo: viale Eroi di Cefalonia 301 00128 - Roma Contatti: tel. 06 50834111 fax 06 50834730 congress@mercureromawest.com www.accorhotels.com Persone di riferimento: Chiara Zonta (Sales and Congress Dept. congress@mercureromawest.com tel. diretto: 06 50834716
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Roma – www.romaureliantica.com
Hotel Roma Aurelia Antica Ospitalità e business come fili conduttori ed elementi distintivi di una struttura dalla grande capienza, che si presenta come una opera d’arte a cielo aperto
HOTEL
C
ollocato in un’area verde in prossimità dell’antica strada romana Aurelia, in un contesto molto tranquillo e residenziale, a soli 15 minuti da Piazza San Pietro, Castel Sant’ Angelo e dai Musei Vaticani e a una ventina di chilometri dall’Aeroporto Internazionale Fiumicino, l’Hotel Roma Aurelia Antica è una location ideale per eventi di lavoro che richiedono massima concentrazione ma anche per un turismo leisure internazionale alla scoperta delle bellezze straordinarie della città eterna. Il Roma Aurelia Antica è gestito dal Gruppo Reginal Hotels, unitamente all’Hotel Capannelle Appia Antica. Il gruppo si è distinto, tra l’altro, per aver commissionato ad artisti di fama internazionale opere monumentali che caratterizzano le facciate delle proprie strutture. L’Hotel Roma Aurelia Antica è il perfetto esempio di questa sensibilità nei confronti dell’arte contemporanea, un’attenzione per il bello
che si traduce in opere capaci di impreziosire l’esterno degli edifici ma anche una parte delle camere. Nello specifico, sulle facciate esterne dell’Hotel Roma Aurelia Antica domina un monumentale fuoco d’artificio denominato “Roma 0116”, realizzato dall’artista Moneyless e un dittico, dal nome “Don’t care”, dipinto da Salvo Ligama che decora le facciate del centro congressuale. Due opere che vogliono sottolineare il concetto di speranza dei progressi della coscienza del nostro tempo. La posizione è senza dubbio uno dei plus della struttura: l’hotel, oltre a essere vicinissimo all’aeroporto di Fiumicino e alla Fiera di Roma, è ben collegato alla metropolitana e alla linea ferroviaria verso la stazione Termini. A questo si aggiungono un efficiente servizio navetta da e per il centro e l’aeroporto e ampi parcheggi che consentono
Arte e vocazione business Dopo il passaggio da una nota catena spagnola al Gruppo Reginal, quest’ultimo ha dato avvio ad un piano di ammodernamento a partire dal Lobby Bar e proseguito con uno dei due palazzi che compongono l’albergo: la palazzina A composta di tre piani di camere ristrutturate con uno stile più fresco e contemporaneo. Dei tre piani, uno è quello affidato a un team di giovani artisti, coordinati dal curatore dei murales nel quartiere Tor Marancia, che hanno realizzato interventi diversi in ciascuna delle trenta camere che compongono il secondo piano, dando vita a un percorso unico all’interno di forme e colori ispirati da un’arte visionaria e una concreta conoscenza. Ogni stanza è un’opera d’arte. Un intervento unico nel suo genere, un progetto in progress che proseguirà nel 2019 con la ristrutturazione di altre camere e delle sale plenarie del centro congressi, un modo di produrre cultura favorendo le diverse espressioni artistiche e rendendo, anche grazie all’arte, gli ambienti ancora più accoglienti e interessanti. Un regalo per gli ospiti ma anche per la città.
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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I plus che fanno la differenza L’hotel dispone di 280 camere di cui 170 twin, un vero plus che permette di ospitare gruppi numerosi nello stesso hotel senza doverli dividere in più strutture, e vanta un’offerta ristorazione molto ricca grazie alla quale gli ospiti possono gustare le eccellenze gastronomiche interamente prodotte con cura dallo chef e dal suo team, che offrono proposte della cucina internazionale e regionale ma soprattutto perfette per l’attività di banqueting degli eventi che si tengono nel centro congressi, fiore all’occhiello della struttura ricettiva che la colloca tra i più grandi
alberghi congressuali di Roma per capienza. L’hotel, infatti, è corredato di un’area congressuale importante che occupa uno spazio totale di 2.600 metri quadrati, con 16 sale meeting multifunzionali, di cui la più ampia, modulare, può ospitare fino a settecento persone. Dispone, inoltre, di un’area espositiva-foyer di circa novecento metri quadrati, con ingresso indipendente, ideale oltre che per mostre e attività di welcome reception dei congressi, anche per i servizi ristorativi. Un team qualificato è pronto ad assistere gli ospiti sia nelle fasi preparative che di gestione dell’evento, supportati da una tecnologia all’avanguardia che caratterizza tutte le sale, dalla più grande alla più piccola, tutte perfette anche per riunioni di lavoro a numero variabile. HOTEL ROMA AURELIA ANTICA Brand di appartenenza: Reginal Hotels Numero di camere: 280 Numero max meeting room: 16 Capienza meeting room principale (pax): 700 Superficie meeting room principale (mq): 532 mq Superficie area espositiva (mq): 900 mq Aeroporto più vicino: Fiumicino (20 km) Indirizzo: via degli Aldobrandeschi, 223 00163 - Roma Contatti: tel. 06 66544466 congressmanager@romaureliantica.com www.romaureliantica.com Persone di riferimento: Laura Nicolosi (Responsabile Commerciale) commerciale@reginalhotels.com tel. diretto: 06 66544440 mob. 331 1590251
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l’accesso agevole per autobus e autovetture, aspetto fondamentale per i grandi eventi.
HOTEL
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GMC1123_SheratonRoma_Layout 1 29/01/19martedĂŹ 15:18 Pagina 1
LAZIO
Roma - www.sheratonrome.com
Sheraton Roma Hotel & Conference Center
ispone del maggior numero di camere e di spazi congressuali più vicini al centro storico - solo una quindicina di minuti dal Colosseo - ed è posizionato strategicamente all’Eur, distretto dinamico che oltre alla nuova sede della fiera di Roma vanta anche l’imponente polo congressuale firmato Fuksas, La Nuvola.
Pensare in grande Flessibilità e accessibilità sono fra i tratti distintivi della location e del centro congressi, articolato in cinquemila metri quadrati di ambienti multifunzionali e terrazze con giardino - ideali per esposizioni e set con catering - reinventati con uno stile contemporaneo nel quale le evidenze cromatiche si stemperano nei caldi colori della terra. Tutte le sale meeting sono situate sullo stesso piano, incluso il Gran Salone delle Signorie, ballroom di 1.350 metri quadrati versatile e divisibile in numerose sotto sezioni. A completare l’offerta vi sono ulteriori 23 sale meeting, in grado di accogliere complessivamente sino a seicento delegati. Grandi numeri e grandi spazi: oltre agli spazi indoor, infatti, allo Sheraton Roma Hotel & Conference Center vi sono anche i numerosi spazi outdoor come la terrazza a bordo piscina e la Piazzetta, ambienti circondati dal verde di un grande giardino e che si addicono a qualsiasi tipologia di evento. La sinergia tra spazi, break e catering consente di realizzare coreografie sempre nuove e tutte con una logistica eccezionale all’insegna della praticità. L’eccellenza prosegue nel contesto della ristorazione, con l’AQVI eur pool restaurant and bar: uno
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spazio-salotto che si protende verso l’esterno lungo la piscina e il giardino, un ambiente accogliente e dinamico, con orari di apertura perfetti per la meeting industry internazionale che arriva in albergo a qualsiasi orario. Nel contesto dell’accomodation, infine, la struttura dispone di 640 fra camere e suite. SHERATON ROMA HOTEL & CONFERENCE CENTER
★★★★
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HOTEL
Immerso nel verde dell’Eur e nel cuore del centro finanziario di Roma, lo Sheraton Roma Hotel & Conference Center è un urban business retreat con spazi congressuali. Sono trenta le sue moderne sale, distribuite su cinquemila metri quadrati di superficie
Brand di appartenenza: Sheraton Numero di camere: 640 Numero max meeting room: 30 Capienza meeting room principale (pax): 2000 a teatro Superficie meeting room principale (mq): 1.326 Superficie area espositiva (mq): 5.000 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (20 km) Indirizzo: viale del Pattinaggio, 100 – 00144 Roma Contatti: tel. 06 54531 fax 06 5940555 reservations@sheratonrome.com www.sheratonrome.com Persone di riferimento: Franca Faccini (Director of Group Sales) sales@sheratonrome.com tel. diretto: 06 54537382
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Grottaferrata (Rm) – www.villagrazioli.com
Park Hotel Villa Grazioli Contatti: Alessandra Ruggiero, Responsabile Meeting ed Eventi events@villagrazioli.com
★★★★ Via Umberto Pavoni, 19 00046 Grottaferrata (RM) Tel. 06 94540098 events@villagrazioli.com www.villagrazioli.com Facebook: Park Hotel Villa Grazioli Instagram: @Parkhotelvillagraziolicongress
HOTEL
C
on una magnifica vista su Roma e il mare, l’Hotel è dotato di 5 sale meeting con luce naturale (da 2 a 120 persone), 60 camere, 2 suite e una piscina all’aperto immersa nel parco. I vasti e numerosi spazi interni ed esterni sono ideali per cocktails, coffee breaks, colazioni di lavoro e cene di gala, ma anche per attività di team bulding e attività outdoor. Il ristorante Grazioli Art Bistrot, capienza massima 200 posti, gode di un incantevole giardino pensile con vista su
Apertura: tutto l’anno
Roma e offre ai propri ospiti piatti di raffinata cucina regionale e internazionale. Tutto l’albergo è coperto da connessione wireless in fibra ottica e di un sistema avanzato di videoconferenza. Location ideale per meeting, seminari e corsi di formazione, grazie alla sua posizione strategica che assicura tranquillità e privacy pur essendo facilmente e velocemente raggiungibile dal centro di Roma (20 Km) e dagli aeroporti (33 Km Fiumicino - 12 km Ciampino).
Nome sala
Area mq
TORRE
103
11,4x9
3,00
1
190
-
120
NO
44
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6,25x11,9
4,00
2
220
-
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SI
30
ROMANA
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
-
120
60
48
-
-
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MONTALTO
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5,62x5,72
4,00
1
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ODESCALCHI
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6,16x5,10
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CARAFA
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5,16x5,60
4,00
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LAZIO
Roma – www. auditoriumantonianum.it
Auditorium Antonianum Contatti: segreteria@auditoriumantonianum.it elisa@auditoriumantonianum.it
Viale Manzoni, 1 00165 Roma Tel. 06 45582593 Fax 06 45582593 info@auditoriumantonianum.it www.auditoriumantonianum.it
n una storia lunga più di 65 anni, uniamo alla cortesia e alla professionalità delle persone un passato importante, dove all’eccezionalità storica dell’edificio si sposa il restauro e l’allestimento tecnologico degli spazi. Il risultato non è solo un’ambientazione unica, nel cuore di Roma, di grande effetto scenografico e dall’acustica perfetta, ma un nuovo concetto di accoglienza: “saper ospitare” in una dimensione culturale e gestionale eco-efficiente e socialmente responsabile. Il recente restauro ha restituito alla città di Roma, in pieno
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
centro storico, una struttura polivalente, in cui varie sale, diverse per forma e capacità di accoglienza, sono a disposizione per meeting e riunioni aziendali, corsi, convegni, conferenze, lanci di prodotto, mostre ed esposizioni, Lectiones Magistralis, ricevimenti e serate di gala, concerti, spettacoli teatrali ed altro ancora. Soffitti altissimi, grandi vetrate oscurabili con tende automatizzate, interni luminosi e accessibili ai portatori di handicap, sono peculiari caratteristiche dell’Antonianum e garantiscono la qualità e il successo di ogni tipo di evento.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
AUDITORIUM
800
-
10,00
8
-
-
572
SI
-
-
-
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-
-
SAN FRANCESCO
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7x18
4,50
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-
-
100
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100
100
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30
JACOPONE DA TODI
100
10x11
4,50
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60
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SAN BERNARDINO DA SIENA
100
10x11
4,50
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SI
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60
60
60
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50
10x5
2,50
1
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SALA STAMPA
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CENTRO CONGRESSI
I
Apertura: tutto l’anno
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Roma – www. ristorantelacarovana.it
L’Antico Casale La Carovana Tre generazioni della stessa famiglia, gli Zaccardi, gestiscono una location spettacolare quanto inaspettata nel cuore di Roma. Un casale settecentesco dove gli eventi ti sorprendono e un ottimo cibo ti accompagna
CENTRO CONGRESSI
A
pochi passi dai monumenti più conosciuti del mondo, nel cuore del centro storico di Roma, un antico casale da tre secoli accoglie i propri ospiti nei suoi ambienti ricchi di fascino che recentemente sono stati oggetto di una profonda ristrutturazione. Se già gli spazi interni dell’Antico Casale La Carovana conquistano, quelli outdoor stregano letteralmente: il giardino, infatti, è una vera oasi di tranquillità punteggiata da preziosi ulivi secolari e vivacizzata da uno scenografico laghetto con rigogliose cascate d’acqua e da una coreografica fontana; inoltre, a ricordare ai commensali che siamo a Roma, ci pensa la
L’ANTICO CASALE LA CAROVANA Numero max meeting room: 800 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 350 Superficie area espositiva (mq): 1000 + esterno Hotel convenzionati: Zaccardi Hotels Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino Indirizzo: viale di Vigna Pia, 33 – 00149 Roma Contatti: tel. 06 55 777 58 cell. 339 46 90 636 – 339 20 80 109 alfredo@lacarovana.info www.ristorantelacarovana.it Persone di riferimento: Alfredo e Fabio Zaccardi (titolari)
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presenza dell’area archeologica, una necropoli del II secolo d.C. Uno scenario davvero perfetto per organizzare pranzi di lavoro, aperitivi o cene di gala dove ad arricchire una location così prestigiosa e densa di storia ci sono le sapienti ricette che la famiglia Zaccardi si tramanda da ormai tre generazioni, dal lontano 1971, quando La Carovana venne inaugurata da Giovanni e dal padre Alfredo, che ora hanno lasciato il timone ai figli. Gustare dell’ottimo cibo qui è l’imperativo: piatti della tradizione mediterranea, sia a base di carne che di pesce, vengono serviti nelle quattro sale interne che sono in grado di accogliere fino a 950 commensali, ai quali se ne possono aggiungere oltre un migliaio nell’area esterna. Non solo gala dinner, però, per la meeting industry: all’Antico Casale La Carovana, infatti, è possibile organizzare anche avvincenti team building in cucina, dove lo spirito di squadra si rafforza mentre si apprendono tutti i segreti dello chef e si impara a cucinare pietanze prelibate durante corsi veri e propri e divertenti contest davanti ai fornelli. La location consente di allestire anche feste a tema o scenografici momenti di apprezzati show cooking.
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Roma - www. ristorantepiccolomondo.it
Il Piccolo Mondo Tre sale attrezzate, suite di lusso e ristorazione da gourmet fanno della location romana un indirizzo esclusivo, nel quale ambientare incontri di lavoro nel cuore della Città Eterna, in uno dei punti di ritrovo prediletti all’epoca della Dolce Vita
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IL PICCOLO MONDO
HOTEL
attuali, all’insegna della ricerca continua della qualità delle materie prime utilizzate. Ma dal 2017 Piccolo Mondo offre ai propri ospiti anche una serie di suite di lusso, dotate di aria condizionata, frigobar, cassetta di sicurezza, porte e finestre insonorizzate, tv 55“ con canali satellitari, digitali e navigazione Internet, rete Wi-Fi gratuita ad alta velocità, bagno con doccia Jacuzzi con aromaterapia e cromoterapia, vasca idromassaggio con sanificazione e uno spazio comune con alcuni attrezzi sportivi per tenersi in forma durante il soggiorno. Cibo di qualità in una location di lusso, dunque, con ambienti permeati dal fascino del passato ma aperti al futuro per ospitare eventi di successo.
★★★★★
U
na location storica nel cuore di Roma, ritrovo di personaggi famosi all’epoca della Dolce Vita, della quale anche oggi si respira l’atmosfera. Oggi Il Piccolo Mondo si propone alla meeting industry non solo come ristorante di gran classe ma anche come location per eventi con tre sale privatizzabili con Wi-Fi gratuito e impianto audio-video, per una capienza massima di oltre 160 persone. A seconda delle esigenze, è possibile separare le diverse sale dal resto del ristorante. Inoltre, non si può non menzionare una chicca: l’ampio spazio esterno in grado di ospitare circa settanta persone, per pranzare e cenare tutto l’anno all’aperto, godendo del clima romano, mite per buona parte dell’anno. La storia del Ristorante Piccolo Mondo inizia nel 1954 quando un oste di Amatrice volle aprire nel centro di Roma una cantina dedicata alla mescita dei vini e scelse una location vicinissima alla centrale via Veneto. In pochi anni l’osteria divenne un raffinato ristorante, dagli interni sofisticati e dalla proposta gastronomica legata alla tradizione e innaffiata da ottime etichette. Ben presto la location divenne l’indirizzo preferito dai vip della Dolce Vita: dalla regina delle notti romane, la bellissima Brigitte Bardot, a Nino Manfredi, Alain Delon, Jean-Paul Belmondo. Più di recente, il ristorante ebbe tra i propri commensali Ronald Reagan, Peter Falk e Clint Eastwood. Oggi il Piccolo Mondo, sempre nel solco della tradizione della cucina romana, reinterpreta i piatti tipici con una proposta adeguata ai ritmi e ai gusti
Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 80 Superficie meeting room principale (mq): 35 Hotel convenzionati: Veneto Luxury Suite Aeroporto più vicino: Fiumicino - Ciampino (20 min.) Indirizzo: via Aurora, 39 00187 - Roma Contatti: tel. 06 42016034 - 3343965326 info@ristorantepiccolomondo.it www.ristorantepiccolomondo.it Persone di riferimento: Stefano Ajelli tel. diretto: 06 42016034
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Roma – www.fieraroma.it
Fiera Roma Un polo espositivo fra i più grandi e accreditati d’Europa, una grande opera di architettura firmata dall’architetto Tommaso Valle. Una pluralità di allestimenti versatili e avveniristici per coniugare esposizioni e convegnistica di alto livello
CENTRO CONGRESSI
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ituata in posizione strategica e servita da collegamenti che la rendono facilmente raggiungibile, Fiera Roma vanta strutture pensate per accogliere anche più eventi contemporaneamente. E sempre più spesso i suoi format prevedono la convegnistica: è il caso di Roma ExpoSalus and Nutrition, manifestazione ideata e organizzata da Fiera Roma e Formedica per la sua edizione zero, avvenuta nel novembre del 2018. Per l’evento, infatti, un intero padiglione è stato destinato ai convegni scientifici e gli operatori del settore hanno potuto fruire dell’attribuzione di crediti formativi.
Spazi e numeri Fiera Roma è distribuita in oltre 90mila metri quadrati di superficie, articolati in un crescendo di spazi, sale congressi, padiglioni e aree esterne, tutte modulabili on demand. Il centro congressi accoglie eventi di rilevanza mondiale dai grandi numeri e gli spazi sono articolati in 13 sale meeting che accolgono da trenta a 1.053 persone
e sono a disposizione della meeting industry sale banchetti fino a 6.500 posti in piedi e 5mila seduti. Superfici e capienze diverse in grado di soddisfare qualsiasi esigenza a corollario dei congressi, dalla cena di gala al rinfresco outdoor passando per manifestazioni di alto livello. Nel contesto espositivo, Fiera Roma dispone di nove padiglioni provvisti delle più avanzate tecnologie e collegati da un passeggiata sopraelevata, posta a sei metri di altezza. I padiglioni, a pianta rettangolare e liberi da colonne interne, sono dotati di collegamenti Wi-Fi e garantiscono la connessione fino a 10mila dispositivi a padiglione e nella massima garanzia di sicurezza grazie alla stabilità e alle performance della connessione. Vi sono ben trenta access point all’interno di ciascun padiglione che forniscono una copertura Wi-Fi ottimale anche in occasione di eventi con un elevato numero di client connessi. FIERA ROMA Numero max meeting room: 13 Capienza meeting room principale (pax): 1053 Superficie meeting room principale (mq): 2000 Superficie area espositiva (mq): 90.000 Hotel convenzionati: Sheraton Parco dei Medici, Palazzo Montemartini, Hotel Valadier, Holiday Inn Fiumicino, Hotel Bernini Bristol di Piazza Barberini, Hotel Homes, Hotel Adriano Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (8 km) Indirizzo: via Portuense, 1645/1647 – 00148 Roma Contatti: Ufficio Informazioni di Fiera Roma tel. 06 65074201 fax 06 65074475 info@fieraroma.it www.fieraroma.it Persone di riferimento: Ufficio Mice Enzo Giulio Tognetti tel. 06 65074240 eg.tognetti@fieraroma.it Flavia Pompei tel. 06 65074512 f.pompei@fieraroma.it
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Roma – www.romameetingcenter.it
Roma Meeting Center Contatti: Massimo Galimi, Direttore direttore@romascoutcenter.it
Largo dello Scautismo, 1 00162 Roma Tel. 06 44231355 - Fax 06 44771144 info@romameetingcenter.com www.romameetingcenter.it
e sale del Roma Meeting Center sono situate all’interno di un vecchio convento storico, poco distante dal centro della città. Hanno una capienza massima di 300 persone e sono attrezzate con sistema audio e video all’avanguardia (video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, diretta streaming, ecc) indispensabili a ospitare ogni genere di incontro: di lavoro, congressi, concerti, focus group, work shop, corsi, cene aziendali ed eventi d’ogni genere. Per qualunque tipo di evento il Centro mette a disposizione personale preparato e qualificato, in grado di organizzare e gestire con cordialità il ricevimento e
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
l’accoglienza degli ospiti e garantire la perfetta riuscita dell’avvenimento. Il nostro staff con esperienza e creatività è in grado di offrire accoglienze personalizzate: welcome coffee, coffee break, aperitivi, pranzi, cene e quick lunch sono solo alcuni esempi di soluzione. Sono presenti 5 tipologie di sale da 20 a 300 persone. Il wi-fi è free nella struttura. Tutte le sale sono dotate di aria condizionata e riscaldamento. La Cambusa è il ristorante interno che permette di preparare ottimi servizi di ristorazione per i nostri ospiti. Abbiamo un parcheggio interno riservato a 20 vetture. Siamo in prossimità della fermata Metropolitana Bologna e della Stazione Tiburtina.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
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AQUILE RANDAGIE
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30x9
4,00
9
2,30x3
2,30x3
300
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120
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160
300
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SAN GIORGIO
100
9x11
4,00
3
2,3x3
2,3x3
100
SI
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70
70
100
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81
9x9
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2
2,3x3
2,3x3
75
SI
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50
35
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ROSA PARKS GRAN SASSO
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8x8
4,00
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2,3x3
2,3x3
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40
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ROSSA
54
6x9
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2,3x3
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40
20
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30
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MOWGLI
35
4x9
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1
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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CENTRO CONGRESSI
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Apertura: tutto l’anno
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Roma – www. teatroitalia.info
Teatro Italia Contatti: Alessia Comin sales manager - events teatroitalia@teatroitalia.info
Via Bari, 18 00161 Roma Tel. 06 44239286 - 338 9597153 Fax 06 44267020 teatroitalia@teatroitalia.info www.teatroitalia.info
CENTRO CONGRESSI
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el cuore del quartiere Nomentano sorge la struttura d’epoca del Teatro Italia, inaugurato nell’ottobre del 1930 con un concerto di Pietro Mascagni. La struttura è dotata di una sala di 800 posti così suddivisi: Platea 486, I Balconata 173, II Balconata 141. Inoltre il teatro dispone di 2 sale polivalenti che possono essere utilizzate per conferenze, riunioni, catering, lezioni di teatro e musica. Le sale possono disporre di tavolo per conferenze, di 80/90 sedute una e di 45/50 sedute l’altra. L’accesso ai portatori di handicap è garantito da un percorso idoneo.
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
Nel retropalco ci sono Camerini idonei per artisti e relatori. La struttura dispone di bar interno. Su richiesta è possibile avere a disposizione un servizio di catering e uno spettacolo di intrattenimento (danza, concerti, cabaret). Nella zona di ubicazione del Teatro si possono trovare diversi hotels. Si fa presente che il Teatro è dislocato fuori delle zone a traffico limitato, ed è situato inoltre a 500 mt dalle fermate della metro B Policlinico e Bologna ed è facilmente raggiungibile anche con i mezzi sia dalla Stazione Termini che dalla Stazione Tiburtina.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SALA GRANDE
400
20x20
-
6
1,50x2,0
2,50x2,70
800
NO
-
-
-
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-
FOYER
250
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-
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-
150
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-
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SALA PIANO I
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-
2
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-
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-
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SALA PIANO II
90
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-
1
-
-
80
SÌ
25
40
40
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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CARDINALbHOTELbSTbPETERbROMA
,Ob7XRb(YHQWR bbbbbbDb5RPD
Via Leone Dehon, 71 - 00165 Roma Tel +39 06.632252 info@cardinalhotelrome.com - www.cardinalhotelrome.com
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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CAMPANIA
Convention Bureau Napoli
333
Lloyd’s Baia Hotel
340
Ordine dei Medici Salerno
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Hotel Ramada Naples
341
Holiday Inn Naples
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Le Cheminée Business Hotel
337
Palazzo Caracciolo
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Grand Hotel Vanvitelli
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SIRE Ricevimenti d’autore
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Complesso Monumentale San Lorenzo Maggiore
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Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast
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CAMPANIA
Napoli – www.cbnapoli.it
Convention Bureau Napoli Sempre più richiesta per congressi medico-scientifici anche di respiro internazionale, Napoli è orchestrata dalla regia del Convention Bureau Napoli. Un’intera destinazione promossa e coordinata da esperti di grande competenza e valenza ccellenza, qualità e diversificazione, con il fil rouge dell’unicità. Napoli rappresenta uno dei principali poli di crescita congressuale dell’intera Campania, grazie alla sua forte attrattività e al costante potenziamento dei collegamenti aeroportuali e ferroviari che la rendono una destinazione organizzata ad accogliere il target congressuale medico - scientifico. E la concertazione è del Convention Bureau Napoli, che a tre anni dalla sua costituzione annovera 38 fra soci e partner - registrando un incremento dell’81 % dal 2015 a oggi - articolati in 15 hotel, tre centri congressi, nove unconventional venue, l’aeroporto internazionale Capodichino - situato a soli cinque chilometri dal centro città -, quattro agenzie di organizzazione congressuale, due società di catering, una di allestimenti, un servizio di city sightseeing e due ristoranti. Dalla sua costituzione, Convention Bureau Napoli e l’industria Mice partenopea hanno lavorato con impegno alla promozione della città in chiave congressuale. Il Convention Bureau Napoli, inoltre, ha ritenuto fondamentale individuare anche altri contenitori per eventi in città da aggregare, puntando sulle numerose sedi “non convenzionali” che caratterizzano l’unicità di Napoli. Sono stati quindi sottoscritti numerosi protocolli d’intesa di partnership con alcuni musei (Complesso Monumentale Donnaregina, Museo Filangie-
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ri, Museo Archivio Storico del Banco di Napoli, Museo Nazionale Ferroviario di Pietrarsa, Amici di Capodimonte per il Museo e Real Bosco) e palazzi storici (Gallerie d’Italia - Palazzo Zevallos di Stigliano, oltre a Catacombe di San Gennaro e Galleria Borbonica). Una destinazione, Napoli, che grazie a continui piani di marketing, sinergie promosse dal CONVENTION BUREAU NAPOLI Convention Bureau e a un clima proverbialIndirizzo: Palazzina Pegaso mente mite consente viale F. R. di Calabria - 80144 Napoli la calendarizzazione Contatti: tel. 081 7896535 info@cbnapoli.it di congressi in ogni www.cbnapoli.it stagione dell’anno.
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Salerno – www.ordinemedicisalerno.it
Ordine dei Medici-Salerno Il terzo fine settimana di ottobre cade il ventennale delle Giornate della Scuola Medica Salernitana, l’unico evento che celebra i fasti della prima scuola di medicina. A Salerno, grazie all’Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri, arrivano luminari da ogni parte del mondo
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on si può essere medico in Italia e non aver visitato Salerno, la culla della Scuola Medica Salernitana, oggi sede di un importante Dipartimento di Medicina, legato a uno degli ospedali d’eccellenza, il San Giovanni di Dio e Ruggi d’Aragona, e capace di offrire un percorso post congress sui luoghi della gloriosa scuola, tra i vicoli e nei palazzi della città medievale, i musei dedicati e l’antico orto botanico. Il periodo giusto, per il 2019, grazie all’Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri della provincia di Salerno, presieduto dal dottore Giovanni D’Angelo, è il terzo fine settimana di ottobre, perché venerdì 18 e sabato 19 ottobre ricorre il ventennale delle Giornate della Scuola Medica Salernitana, grande e unico evento che celebra gli antichi fasti della prima scuola di medicina conosciuta e studiata in tutto il mondo, mettendola in dialogo, attraverso un format intelligente, con il presente e le ultime scoperte della medicina moderna.
Nomi illustri Tra gli ospiti delle Giornate ci sono stati, negli anni, solo per fare qualche nome, i professori Luc Montagnier, premio Nobel 2008, Eugène Braunwald, austriaco indicato come il più grande cardiologo degli ultimi tempi, e Walter J. Freeman, docente di neuroscienze all’Università della California. Gli ultimi congressi hanno trattato i temi delle cellule staminali e della medicina rigenerativa, della genetica e medicina di precisione, della epigenetica ed epigenomica, ancora tutte da esplorare, dei big data con l’obiettivo di una prevenzione di precisione. Lo scorso anno si è fatto focus sull’infiammazione, una condizione rilevata nel percorso di patologie a carico di moltissimi or-
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Il Presidente dell’Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri della provincia di Salerno Giovanni D’Angelo. Sotto, l’Aula Magna Vincenzo Buonocore durante la cerimonia di consegna dei Premi della Scuola Medica Salernitana. Nella pagina accanto, una veduta di Salerno e il Giardino della Minerva, orto botanico situato nel centro storico della città
gani e momento patogenetico della cronicizzazione di alcune malattie. Il titolo era: “The fire within: Inflammation as a central mechanism connecting diet, behavior and chronic disease”. Le relazioni furono, tra le altre, di Paolo Barone, William T. Cefalu, Immaculata De Vivo, Alessio Fasano e Lucio Miele. Il tema del Congresso del 18 e 19 ottobre 2019 sarà la prevenzione, anche legata al controllo e alla qualificazione della spesa sanitaria. A impreziosire le giornate c’è il conferimento dei Premi Scuola Medica Salernitana, al Medico dell’Anno, alla Carriera, alla Ricerca, anche in Odontoiatria. La cerimonia avviene nell’Aula Magna dell’Università, in contemporanea con il Giuramento d’Ippocrate, proprio a sottolineare il ponte che deve unire i giovani medici e il loro operare alla tradizione. Tra i premiati, negli anni, la grandissima Rita Levi Montalcini.
Importanti obiettivi Per il 2019, l’Ordine di Salerno resta in prima linea anche sui grandi temi di politica sanitaria: «Abbiamo attraversato un anno difficile, laborioso sia sul versante più propriamente amministrativo sia su quello ge-
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stionale - ha dichiarato il dottore Giovanni D’Angelo, Presidente dell’Ordine - ma l’arco temporale per gli obiettivi da realizzare è più ampio, il triennio 2018-2020, caratterizzato dalla necessità di impostare modalità e contenuti gestionali rispondenti alla recente legge di riforma degli ordini. Al momento è un contenitore da riempire, ma costituirà la base per una più moderna funzione, basata su un esoscheletro amministrativo e gestionale atto a supportare un percorso più veloce, tecnologicamente in linea con i mezzi e con le competenze necessarie a operare in un ambiente sempre più informatizzato e in tempo reale. Tutto ciò richiederà una politica di governo dell’ordine che, pur conservando contenuti e principi di un luminoso passato, si impegni a realizzare i cambiamenti richiesti. Una delle funzioni caratterizzanti le attività svolte dal nostro
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Ordine è la formazione, con contenuti e iniziative, che sempre più tenderanno a una visione e a una costruzione di identità professionale medica e odontoiatrica, moderna. Le Giornate della Scuola Medica Salernitana rappresentano il momento più importante e prestigioso del nostro impegno formativo, che ha rispettato le nostre origini risalenti al primo millennio attraverso un lavoro certosino ed esaltante di rievocazione e di attualizzazione dei principi della antichissima Schola Salerni. Nell’anno 2019 - ha concluso il Presidente D’Angelo - il tema del Convegno sarà: “The Burden of Choice: the science, ethics and economics of resource allocation in health care”. Vi aspettiamo, non mancate: una bella città, una grande storia”».
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Piero Angela premiato dal Presidente Giovanni D’Angelo. Sotto, il Giardino della Minerva a Salerno
ORDINE DEI MEDICI CHIRURGHI E DEGLI ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI SALERNO Indirizzo: via SS. Martiri Salernitani, 31 - Salerno Contatti: tel. 089 226566 Fax 089 252363 ordinedeimedici.sa@tin.it www.ordinemedicisalerno.it
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Napoli – www.holidayinn.com/naplesitaly
Holiday Inn Naples Contatti: Guendalina Scavia, Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com Milena Marchese, Meetings Network Manager m.marchese@hotel-invest.com
★★★★ Via Aulisio centro direzionale, 6E 80143 Napoli Tel. 081 2250111 Fax 081 2250683 hinaples@hotel-invest.com www.holidayinn.com/naplesitaly
HOTEL
L’
Holiday Inn Naples è un moderno hotel 4 stelle che gode di una posizione strategica facilmente accessibile dalle principali autostrade, dall’aeroporto internazionale di Capodichino e dalla stazione centrale di Piazza Garibaldi. Per l’organizzazione dei vostri eventi ed incontri di lavoro il nostro flessibile Centro Congressi dispone di 13 sale meeting modulari, tutte dotate di luce naturale, connessione internet ad alta velocità gratuita ed ampi spazi espositivi. L’hotel dispone di 323 camere di tipologie Standard, Executive, Suite, Business Suite ed Executive Suite, tutte ampie, lumi-
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
nose adatte a soddisfare le più diverse esigenze di coloro che viaggiano per affari o per divertimento. Tutti i giorni, approfittate della navetta gratuita a 8 posti ad orari prestabiliti e con posti non prenotabili da/per la stazione centrale Garibaldi. Da qui, muovetevi in metropolitana e in autobus per raggiugere tutte le attrazioni della città in poche fermate. Se viaggiate in aereo, prenotate il transfer a pagamento da/per l’aeroporto di Capodichino (NAP). Nel ristorante Bistrot Victor potrete gustare i prelibati e sfiziosi piatti del nostro Chef che armonizza abilmente la tradizione partenopea con gli ultimi trend culinari.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
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VIP LOUNGE
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CAMELIA III
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CAMELIA II
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GLICINE II
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Location Eventi a Napoli
Tutto il divertimento di fare bene è nelle nostre mani Via della Stadera, 91 - 80143 Napoli Tel. 081 5846651 - Fax 081 5844681 info@lecheminee.com commerciale@lecheminee.com www.lecheminee.it
CAMPANIA
Caserta - www.grandhotelvanvitelli.it
Grand Hotel Vanvitelli Il suo centro congressi è uno dei principali della Campania, per ampiezza degli spazi e per posizione strategica: attrezzature all’avanguardia e qualità del servizio offerto sono tra i suoi tratti distintivi
I
★★★★
HOTEL
l Grand Hotel Vanvitelli è una location perfetta per la meeting industry contemporanea, che qui può disporre di una dimora regale dallo stile inconfondibile con i suoi ampi saloni e le 250 camere tra Classic, Superior, Junior Suite e Suite, il tutto circondato da un parco rigoglioso. Sedici le sale meeting e altrettante le “business room”, con capienza massima di 350 persone, allestibili per qualsiasi tipologia di evento, grazie alle quali soddisfare al meglio tutte le richieste del mondo Mice. La capacità complessiva del centro congressi è di 1.500 posti, di cui cinquecento solo nella Sala Carlo III, con una dotazione che prevede aria condizionata, connessione Wi-Fi, tecnologie audio-video e servizi annessi. Tra i plus della struttura, la sua posizione invidiabile: il Grand Hotel Vanvitelli si colloca, infatti, a poche centinaia di metri
dall’uscita Caserta Sud dell’autostrada A1 Napoli - Milano e lungo la Statale Appia. L’aeroporto internazionale di Napoli Capodichino è a un quarto d’ora d’autostrada, mentre la stazione ferroviaria di Caserta è raggiungibile in cinque minuti. Non molto distante dall’hotel si trova la maestosa Reggia che rappresenta un punto di partenza perfetto per visitare anche le altre attrazioni della regione. Su richiesta è a disposizione un servizio banqueting eccellente, frutto dell’offerta gastronomica dell’hotel che ospita ben cinque sale ristorante nelle quali gustare i prodotti tipici del territorio in menu sia di terra sia di mare.
GRAND HOTEL VANVITELLI Brand di appartenenza: Gruppo Boccardi Numero di camere: 240 Numero max meeting room: 17 Capienza meeting room principale (pax): 500 a platea Superficie meeting room principale (mq): 360 Mq Superficie area espositiva (mq): 1.700 Mq Aeroporto più vicino: Aeroporto di Napoli (18 Km) Indirizzo: Viale Carlo III - 81100 Caserta Contatti: tel. 0823 217802 fax 0823 421330 sales@grandhotelvanvitelli.it www.grandhotelvanvitelli.it Persone di riferimento: Maria Cristina Santaniello (Sales Manager) cristina.santaniello@grandhotelvanvitelli.it tel. diretto: 0823 217808 Sabrina Monfregola (Ufficio Congressi) sales@grandhotelvanvitelli.it tel. diretto: 0823 217802 Imma Borsini (Event Manager) tel. diretto: 0823 217801 events@grandhotelvanvitelli.it
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CAMPANIA
Salerno - www.lloydsbaiahotel.it
Lloyd’s Baia Hotel Da mezzo secolo domina il Golfo di Salerno, ma da qualche tempo alla sua vocazione leisure si è affiancata un’identità business che lo rende oggi una struttura ideale per la meeting industry, anche grazie al suo attrezzatissimo centro congressi
C
★★★★
HOTEL
ollocato in un territorio straordinario e comodamente raggiungibile con auto propria (uscita Vietri sul Mare dall’A3), in treno (fermata Salerno linea AV) o in aereo (l’aeroporto Capodichino Napoli è distante una cinquantina di chilometri), il Lloyd’s Baia Hotel è una struttura molto apprezzata dal segmento Mice perché possiede spazi diversificati per dimensioni, perfetti per organizzare incontri o convegni o presentazioni, non solo per il classico momento formativo, ma anche per i grandi eventi di rappresentanza. Ai propri ospiti l’hotel offre anche l’opportunità di effettuare escursioni personalizzate e tour guidati organizzati dallo staff interno. Il centro congressi è costituito da sette sale di diverse dimensioni - capaci di accogliere fino a trecento persone - facilmente modulabili, ampiamente attrezzate e soprattutto personalizzabili in base alle richieste. Il team di esperti in business meeting del Lloyd’s Baia affianca gli organizzatori sin dalle fasi preliminari, occupandosi di ogni
singolo aspetto dell’evento, riuscendo a soddisfare qualsiasi esigenza. Una dotazione di ambienti, interni ed esterni, permette di mixare charme e business, per lavorare e allo stesso tempo sentirsi un po’ in vacanza. Oltre alle classiche sale, l’albergo possiede ampie terrazze, ideali per allestire gradevoli coffee break o light lunch, senza dimenticare la deliziosa spiaggia privata raggiungibile direttamente dalla struttura tramite ascensori panoramici. L’hotel è stato recentemente interessato da un intervento di ristrutturazione che ha portato, oltre al rinnovamento degli ambienti, anche all’inserimento dell’area solarium e delle junior suite, alcune dotate di spa privata. Le camere totali sono 132 e tre i ristoranti, tra i quali lo stellato Re Maurì; tra gli altri plus, Wi-Fi gratuito, area wellness e due ampi parcheggi (per trecento posti).
LLOYD’S BAIA HOTEL Numero di camere: 130 Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 220 Superficie meeting room principale (mq): 140 Superficie area espositiva (mq): 96 Aeroporto più vicino: Capodichino, Napoli Indirizzo: via Benedetto Croce, snc 84121 - Salerno Contatti: tel 089 7633111 fax 089 7633633 info@lloydsbaiahotel.it www.lloydsbaiahotel.it Persone di riferimento: Maria Teresa Ventura (responsabile settore Mice) meeting@lloydsbaiahotel.it tel diretto: 089 7633677
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Radiografia di un convegno perfetto
The American style in the hea rt of Naples scegli la calorosa ospitalitĂ napoletana e la garanzia di un brand internazionale per il tuo evento di successo 124 camere e suite Centro congressi modulare con 14 sale Sala plenaria sino a 800 posti Area espositiva di oltre 700mq Catering interno Impianti audio video di ultima generazione Garage privato per 400 auto Posizione strategica a ridosso delle arterie di trasporto
Via Galileo Ferraris, 40 - 80142 Napoli Tel +39.081.3602111 pbx Operator Tel +39.081.3602829 Meetings Fax +39.081.200758 meetings@ramadanaples.com - www.ramadanaples.com
CAMPANIA
Napoli - www.palazzocaracciolo.com
Palazzo Caracciolo Oltre ottocento anni di storia conferiscono a Palazzo Caracciolo un fascino senza tempo, che viene trasferito in ogni ambiente di questo boutique hotel nel cuore di Napoli
HOTEL
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alazzo Caracciolo MGallery by Sofitel è uno dei più interessanti e prestigiosi edifici storici custoditi nella città partenopea, una struttura di immenso fascino, risalente al XIII secolo, recentemente ristrutturata con l’obiettivo di ridare enfasi agli ambienti originari. Collocata in ottima posizione nel centro storico di Napoli, da qui è possibile raggiungere a piedi le principali attrazioni culturali e artistiche della città. L’hotel, inoltre, è facilmente raggiungibile dalla stazione ferroviaria e dall’aeroporto internazionale Capodichino. Gli ospiti possono fruire anche di un parcheggio auto (all’interno di un garage convenzionato) colle-
PALAZZO CARACCIOLO MGALLERY BY SOFITEL Numero max meeting room: 8 Dimensioni meeting room principale (persone): 350 Superficie meeting room principale (mq): 375 Superficie area espositiva (se presente): 300 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (4 km) Indirizzo: via Carbonara, 111/112 - 80139 Napoli Contatti: tel. 081 0160560 – 081 0160705 h5565-sl@accor.com www.palazzocaracciolo.com Persone di riferimento: Marco Zuppetta (responsabile commerciale) h5565-sl@accor.com
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gato alla struttura con un servizio navetta su richiesta. Solenne e imponente Palazzo Caracciolo è una struttura capace di regalare ad ogni meeting il fascino di un evento storico culturale davvero unico dove agli ospiti viene offerta l’impagabile esperienza di vivere in una residenza antica, perfetta per una meeting industry esigente. Le camere disponibili sono 146, nelle quali viene proposto un mix equilibrato di identità storica e moderna ospitalità. Sono otto invece le sale meeting, facilmente raggiungibili e ubicate tra il piano terra e quello ammezzato. La Sala San Carlo è quella con la capienza massima, novanta posti disposti a platea, ma dalla primavera prossima si aggiungerà una nuova sala che potrà ospitare fino a 180 persone. Gli spazi sono dotati di tutti i comfort e delle più moderne tecnologie audio/video, illuminate con luce naturale, aria condizionata, Wi-Fi veloce e la possibilità di avere connessioni internet ad hoc per le videoconferenze. Tutti servizi che insieme costituiscono un ambiente ideale per la realizzazione di presentazioni, conferenze stampa, riunioni private o meeting aziendali. Il confronto tra business e storia è da sempre uno dei plus di Palazzo Caracciolo e ben si esprime oltre che nell’eccellenza dei servizi anche nella possibilità di organizzare un convegno, fino a 350 persone, all’interno del chiostro cinquecentesco. Notevoli anche gli altri spazi aperti, alcune sale hanno il privilegio di affacciarsi sul giardino interno impreziosito da profumate piante mediterranee. La ristorazione a Palazzo Caracciolo è un aspetto a cui è riservata un’estrema cura. Le possibilità sono molteplici: dai coffee break ai pranzi, dai light lunch alle cene di gala che possono essere allestite nel ristorante interno La Cucina oppure nell’affascinante chiostro cinquecentesco che può ospitare fino a 240 persone in allestimento placè.
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Da 25 anni siamo orgogliosi di rappresentare Napoli con eventi d’autore.
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Castellammare di Stabia (Na) – www.towershotelsorrento.com
Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Un quattro stelle nel cuore della penisola sorrentina, ricercato ed esclusivo, e affacciato sul Golfo di Napoli. In linea con le normative di Farmindustria, è una sede facilmente raggiungibile e ideale per congressi ed eventi di alto livello
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★★★★
HOTEL
l suo passato è legato a un’intrigante storia legata alla torre secentesca, simbolo della struttura. Nel presente, il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast consolida sempre più il suo ruolo di spicco fra le location per eventi medico-scientifici, in particolar modo nei periodi di bassa stagione.
TOWERS HOTEL STABIAE SORRENTO COAST Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 275 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (40 km) Indirizzo: S.S Sorrentina, 145 km 12.400 80053 – Castellammare di Stabia (Na) Contatti: tel. 081 3946700 fax 081 3946770 info@towershotelsorrento.com www.towershotelsorrento.com Persone di riferimento: Antonino Russo (direttore commerciale) a.russo@sorrentocoasthotel.com tel. diretto: 3357022036
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I plus per i congressi Fra i punti di forza della struttura vi sono la posizione sul mare, le attività sportive outdoor, le innumerevoli facilities - anche una passeggiata panoramica fronte-mare di trecento metri -, la piscina privata, il nuovo attracco e l’ubicazione privilegiata. La sua posizione strategica, infatti, lo vede a cinque minuti dal casello di Castellammare di Stabia, a meno di quaranta minuti da Napoli, mentre Sorrento è distante neanche una mezz’oretta di macchina. Il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast dedica agli eventi cinque sale - complessivamente per 370 persone -, provviste di tecnologia all’avanguardia. Fra queste spicca la sala Palizzi, illuminata con luce naturale e con vista sul Golfo di Napoli e sul Vesuvio. Stessa vista spettacolare per la location Convivio Ricevimenti, parte integrante dell’hotel: una villa sul mare con terrazze panoramiche affacciate sul golfo, un’area esterna di mille metri quadrati e una sala dal design minimal chic e total white per duecento persone, un “salotto sul Golfo di Napoli” da raggiungere anche via mare grazie al molo privato. Dal 2018 l’albergo ha riacquisito la gestione del ristorante collegato allo stabilimento balneare Stone Beach, sempre di proprietà. E sin dalla riapertura, il Blu Stone Restaurant, affacciato sul Golfo di Napoli, con la sua cucina mediterranea ha conquistato una clientela di alto profilo. La location, inoltre, grazie alla sua terrazza e alle vetrate a picco sul mare, è la cornice ideale di cene prestigiose sino a un massimo di trenta persone.
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CAMPANIA
Castellammare di Stabia (NA) - www.towershotelsorrento.com
Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast CAMERE: 150
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 150 ■ Singole 10 ■ Doppie 132 ❏ Junior Suite ■ Suite 8
■ Al mare Autostrade A3 - Napoli-Salerno Casello di Castellammare di Stabia a Km. 5 Stazione di Vico Equense a Km. 4 Aeroporto di Napoli Capodichino a Km. 40
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Frigobar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città
★★★★ S.S Sorrentina 145 - Km. 12,400 80053 Castellammare di Stabia (NA) Tel. 081 3946700 - Fax 081 3946770 info@towershotelsorrento.com a.russo@sorrentocoasthotel.com www.towershotelsorrento.com Contatti: Antonino Russo Direttore Commerciale a.russo@sorrentocoasthotel.com Adelaide Tornese Groups & Events Coordinator info@towershotelsorrento.com Apertura: da metà marzo agli inizi di novembre
Nome sala
Ristorante: Gouache - Posti totali: n° 220 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Parcheggio: ■ Coperto per 200 auto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato
Dimensioni metri
Altezza metri
275
21,30x12,90
3,00
SALA ALTAMURA A
142
11x12,90
3,00
1
-
SALA PALIZZI
182
14x13
5,00
1
-
SALA MORELLI PLENARIA
58
5,15x11,20
3,00
1
-
SALA MORELLI C
36
5,15x6,90
3,00
1
SALA MORELLI D
22
5,15x4,30
3,00
1
SALA ALTAMURA PLENARIA
Area mq
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 5 Sala principale: 250 posti Dimensioni sala principale mt: 21,30x12,90 Altezza sala principale mt: 3,00 Aree espositive mq:
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
345 Scheda Towers Hotels.indd 345
2019
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
1
-
-
Luce naturale
HOTEL
SALA PRINCIPALE: 250
■ Bar
Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
60
120
150
230
120
-
250
NO
-
120
NO
25
56
80
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56
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100
SI
30
-
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60
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40
NO
15
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-
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NO
6
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NO
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10
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
PUGLIA
Puglia
347
Hotel Excelsior Bari
358-359
CDSHotels Grand Hotel Riviera e Basiliani
350
Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci
360-361
Hotel Monte Sarago
362-363 364-365
Centro Congressi Santa Lucia
352-353
Grand Hotel La Chiusa di Chietri
354
Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel
Grand Hotel Tiziano e dei Congressi
355
The Nicolaus Hotel
Hotel Covo dei Saraceni
356-357
Vivosa
366 368-369
BASILICATA
Grand Hotel Pianetamaratea
346 GCMS Puglia-Bas Copertina 2019.indd 346
370-371
MH Matera Hotel
372-373
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PUGLIA
Puglia
ENTE
Una destinazione accogliente, un susseguirsi di scenari e location per congressi medico-scientifici all’insegna di unicità e tradizione in binomio con tecnologia e innovazione
L
a Puglia accoglie i congressi medici con un’offerta integrata ed è facilmente raggiungibile con voli di linea e compagnie low cost. Due gli aeroporti internazionali: Bari, che serve principalmente la Puglia centro-settentrionale, e Brindisi, preferito per la valle d’Itria e il Salento. La destinazione è costellata da sedi di alto livello per eventi scientifici disseminati nelle diverse realtà territoriali: non solo centri congressi all’avanguardia ma anche castelli, musei e dimore storiche provviste di tecnologia di ultima generazione. Tradizione e innovazione sono due punti-cardine della Puglia con il plus di una genuina enogastronomia: le colazioni di lavoro e le cene di gala qui hanno un gusto speciale.
Bari, per iniziare Fra le location per congressi medici del capoluogo pugliese spicca il teatro Petruzzelli, nel cuore della città, il più prestigioso contenitore culturale della destinazione. Nel centro di Bari si staglia anche il Palazzo dell’Acqua, sede dell’Acquedotto Pugliese, in cui poter ammirare i raffinati decori in puro stile Liberty del maestro Duilio Cambellotti. Il simbolo storico
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2019
Otranto: Castello Aragonese (ph Leonardo D’Angelo). In alto, Polignano a Mare (ph Leonardo D’Angelo)
della città resta il castello normanno svevo, edificato nel XXII secolo, che accoglie gli eventi in un contesto di grande impatto. A dieci chilometri dal mare e nel territorio barese ecco Conversano, fra le best practice pugliesi, con il suo imponente castello a pianta trapezoidale, oggi sede raffinata per congressi. Come il convento di San Benedetto di Conversano, edificato a partire dal sesto secolo e con spazi per congressi di pregio. L’elegante torre campanaria barocca domina sulla costruzione, mentre il chiostro medievale regala un elegante colpo d’occhio. Ancora arte e spazi per eventi nel Polo Museale di Conversano, che comprende la pinacoteca del castello aragonese. Tra le sale è possibile rimanere incantati davanti alle straordinarie tele de “La Gerusalemme Liberata”,
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PUGLIA
Bari: Teatro Petruzzelli, interno (ph Franco Cappellari)
Lecce, Santa Croce (ph Vittorio Giannella)
Foggia: Teatro Giordano (ph Claudia Amatruda)
ENTE
Andria: Castel del monte (ph Franco Cappellari)
denominata “Turris Paola” – è una location di pregio per i meeting e i convegni. Nel cuore della Valle d’Itria, fra i trulli di Alberobello - il più famoso sito Unesco pugliese, si trovano sale meeting di ultima generazione.
Diversificazione e opportunità
Gravina di Laterza (ph Giovanni Colonna)
realizzate dal napoletano Paolo Domenico Finoglio e considerate il più esteso ciclo del Seicento italiano di argomento non religioso. Negli ambienti al secondo piano si svolgono convegni e vengono allestite pregevoli mostre temporanee. Sempre in provincia di Bari, il Mice trova spazi per eventi a Bitonto, in particolare nella Galleria Nazionale della Puglia “Girolamo e Rosaria Devanna”, in cui sono esposte opere di celebri artisti nazionali e internazionali, da Solimena e Luca Giordano, da Poussin ai novecenteschi Beatrice Wood e Joseph Stella. A Polignano a Mare, invece, si trova l’unico museo di Arte Contemporanea stabile in Puglia: la Fondazione Museo Pino Pascali, provvista di sale per conferenze, un luogo eletto dell’arte contemporanea e cornice di eventi scientifici. A Monopoli, caratterizzata da 99 contrade, il castello Carlo V - nel centro storico e su una piccola penisola anticamente
348
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In provincia di Barletta-Andria-Trani ad accogliere i congressi scientifici è Trani. Affacciata sull’Adriatico con l’eleganza di un anfiteatro di pietra chiara e un’attrezzata sala congressi rivolta al mare, la città accoglie il Mice nell’imponente castello Svevo, voluto da Federico II. Ancora eccellenza con la pinacoteca De Nittis a Barletta, che custodisce la collezione di opere del pittore barlettano impressionista Giuseppe De Nittis. Fascino antico per le sale congressi del castello Svevo di Barletta, eretto dai Normanni nella seconda metà del XII secolo, custode della storia della città dove in passato si è contesa la famosa “disfida”. A venti chilometri da Barletta ecco Bisceglie con il suo litorale e un ricco patrimonio storico e architettonico. Qui ad accogliere i congressi è la Torre Normanna: due impianti, uno normanno e l’altro svevo. La volta in stile gotico, che si
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PUGLIA
Taranto: Castel Sant’Angelo (ph Carlos Solito)
Trani, panorama (ph Franco Cappellari)
Bovino: Panorama dal Castello (ph Vincenzo Pioggia)
ENTE
Locorotondo (ph Giorgia Esposito)
presenta solo nel secondo e terzo piano, rivela la vera origine dell’intera costruzione. A Taranto, ritmata da architetture nobili e maestose, la sede di congressi è il castello Aragonese, adagiato sul mare e progettato dall’architetto Francesco di Giorgio Martini intorno alla fine del XV secolo. Altra icona della destinazione è il Museo Nazionale Archeologico di Taranto – MarTA -, scrigno di congressi e di una delle più importanti raccolte archeologiche d’Italia, ospitate nell’ex convento di San Pasquale di Babylon. Nella provincia tarantina si trova Martina Franca con il suo palazzo Ducale. Semplice e lineare nel prospetto principale, la struttura accoglie i congressi e riassume caratteristiche architettoniche tipiche dell’arte rinascimentale ed elementi decorativi barocchi.
In città e nella natura I congressi medici trovano sedi per eventi a Lecce -con i suoi ricami di pietra bianca che la consacrano capitale del barocco – soprattutto nel castello Carlo V, nel cuore della città. Il corpo centrale all’interno dell’edificio risale al XII secolo e le numerose mostre d’arte e gli eventi
Martina Franca: Palazzo Ducale (ph Carlos Solito)
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PUGLIAPROMOZIONE AGENZIA REGIONALE DEL TURISMO Indirizzo: Fiera del Levante, PAD. 172, Lungomare Starita, 70132 Bari Contatti: tel. 080 5821411 Fax: 080 5821429 promozione@viaggiareinpuglia.it
culturali ospitati nel maniero consentono di apprezzare la ricchezza dei decori degli ambienti interni. Nella provincia di Lecce, a Otranto è il castello Aragonese la sede di sale meeting nonché scrigno di cultura e conoscenza con un fitto calendario di rassegne. A Foggia, invece, gli eventi sono ospitati dal Teatro Giordano, architettura neoclassica inaugurata nel 1828. Nella provincia di Foggia, sullo sperone meridionale del promontorio del Gargano, si trova Monte Sant’Angelo: scenario di congressi medico-scientifici, qui, è il Santuario di San Michele Arcangelo, annoverato nel patrimonio dell’Unesco. Nella cornice dei Monti Dauni di fronte al Tavoliere delle Puglie – e a Bovino ecco una location per congressi medici in una cornice storica: il palazzo Ducale, edificato da Drogone il Normanno nel 1045 sulle rovine di un’antica rocca romana. Ancora un maniero con sale meeting, questa volta a Deliceto, nella Daunia meridionale. Il castello è stato dichiarato monumento nazionale nel 1902. Scopri di più su viaggiareinpuglia.it
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PUGLIA
Puglia - www.cdshotels.it
CDSHotels Grand Hotel Riviera e Basiliani Il Grand Hotel Riviera e il Basiliani accolgono gli eventi in ogni stagione dell’anno e si configurano come sede ideale per i congressi medico-scientifici nel Salento. Un’eccellenza targata CDSHotels, garanzia di qualità nel settore dell’accoglienza
HOTEL
I
l servizio esclusivo è la cifra stilistica di CDSHotels, che annovera nel suo network alberghi con personalità e appeal diversificati, tutti accomunati dalla qualità. L’attenzione a ogni esigenza della clientela e la raffinatezza di una ristorazione di alta qualità sono fra i tratti distintivi del gruppo, nel quale tutto è pensato per offrire un servizio esclusivo. Il risultato è un’evoluzione continua di servizi e competenze che si respira nelle sei location del brand. Di queste strutture, sono il Grand Hotel Riviera e il Basiliani ad accogliere i congressi medico-scientifici tutto l’anno nel seducente Salento.
Congressi nella baia Espressamente tagliato per la convegnistica, il quattro stelle Grand Hotel Riviera sorge nella macchia mediterranea. Nella struttura i delegati dei congressi medico-scientifici trovano tecnologia all’avanguardia, efficien-
350
350-351 GCMS Puglia 2S - CDS.indd 350
za, personalizzazione e tre terrazze vista mare, di cui una di circa cinquecento metri quadrati affacciati sulle onde, le altre due ubicate tra la pineta e le piscine, location ideali per coffee break e serate di gala. Nella struttura salentina le sale congressi sono due, ampie e illuminate con luce naturale: la sala Nereide e la sala Calypso, in grado di ospitare da trenta a 180 persone. Un contesto di grande eleganza riproposta anche nelle 98 camere dell’accomodation: Comfort, Family Room e Superior, tutte spaziose e luminose, molte con spettacolare vista mare. Fra le Comfort, le Family Room e le Superior, sei camere sono attrezzate per diversamente abili con doppio bagno. L’eccellenza contraddistingue anche la gastronomia della location, da apprezzare nella sala Cloe - con un’ampia terrazza prospiciente il mare - e nella terrazza Riviera: il trionfo del gusto mediterraneo in binomio con una selezione di vini pregiati, ideali anche per cene sociali. Al Grand Hotel Riviera business e leisure si intrecciano così come tecnologia e atmosfera, percorsi del gusto e post congress. E se si desidera abbinare ai congressi il relax, l’hotel consente, durante la bella stagione, di rilassarsi a bordo piscina o sulla spiaggia privata di rocce, attrezzata con pedane in legno, ombrelloni, lettini e comode scalette per fare il bagno.
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GRAND HOTEL RIVIERA
★★★★
Nel network CDSHotels e congeniale ai congressi medico-scientifici è anche il Basiliani di Otranto, un quattro stelle nel Salento, del quale l’albergo ripropone la tipica architettura locale: ampi pergolati, terrazze esterne, sentieri e vialetti all’aperto incastonati nella pietra. Aperta tutto l’anno, la location dispone di 128 fra camere e suite e agli incontri dedica un centro congressi provvisto di tecnologia all’avanguardia e con cinque sale meeting, tre delle quali modulabili con pareti a tutt’altezza, la cornice ideale per qualsiasi tipologia di evento e sino a 350 persone. Soluzioni moderne per congressi all’insegna della massima efficienza mentre una gastronomia gourmet trionfa in occasione di cene di gala o di lunch di lavoro nel raffinato ristorante della struttura, Gli Ulivi. La location è provvista di ampia sala interna climatizzata e di una terrazza esterna - prospiciente la piscina - dove i congressisti possono apprezzare prelibatezze della gastronomia pugliese, così come specialità nazionali, internazionali e persino vegane. E la qualità della ristorazione de Gli Ulivi è garantita dall’utilizzo di materie prime selezionate e con prodotti provenienti anche dall’agricoltura e dall’allevamento locale. Un contesto di classe e in posizione strategica, quella del Basiliani, che consente post congress alla scoperta delle bellezze della destinazione. Vicini alla struttura, infatti, vi sono la cava di Bauxite, a soli ottocento metri il cen-
tro storico di Otranto, con il suo castello e la cattedrale medievale, Lecce, con i suoi ricami barocchi, e le lunghe spiagge bianche degli Alimini. E poi ancora si possono organizzare mini crociere in catamarano con aperitivi a bordo, snorkeling e gite al faro Punta Palascìa, il punto geografico più a est d’Italia. Per rilassarsi in albergo, invece, magari tra un impegno professionale e l’altro o a conclusione dei congressi, spicca la piscina outdoor, cornice prescelta di cocktail e momenti conviviali durante la bella stagione. Il tutto a bordo d’acqua per scenografie di grande impatto.
Numero di camere: 98 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 200 Superficie meeting room principale (mq): 220 Superficie area espositiva (mq): esterna Aeroporto più vicino: Aeroporto del Salento Indirizzo: via Emanuele Filiberto 172-174, 73048 Santa Maria al Bagno, Nardò (Le)
BASILIANI Numero di camere: 128 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 320 Superficie meeting room principale (mq): 400 mq Superficie area espositiva (mq): esterna Aeroporto più vicino: Aeroporto del Salento, Brindisi Indirizzo: via T. Renis, 11, 73028 Otranto (Le)
★★★★
Riferimento del Salento
HOTEL
PUGLIA
Contatti: tel. 0832 351321 fax +39 0832 228794 eventi@cdshotels.it www.cdshotels.it Persone di riferimento: Valentina De Nuzzo (Mice Manager) v.denuzzo@cdshotels.it tel. diretto 0832 351321
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GMC0818_MasseriaSantaLucia_Layout 1 11/12/15venerdĂŹ 14:42 Pagina 1
PUGLIA
Ostuni (Br) - www.centrocongressisantalucia.it
Centro Congressi Santa Lucia Ampi spazi per congressi di alto livello, ristorazione di qualità superiore, area wellness e un contesto paesaggistico unico fanno della struttura pugliese un punto di riferimento nella regione per il settore Mice
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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GRAND HOTEL MASSERIA SANTA LUCIA Numero di camere: 129 Numero max meeting room: 12 Capienza meeting room principale (pax): 1.500 Superficie meeting room principale (mq): 1.200 Superficie area espositiva (mq): 450 Aeroporto più vicino: Brindisi Papola Casale (25 km) Indirizzo: s.s. 379 km 23.500, 72017 Ostuni (Br) Contatti: tel. 0831 356111 fax 0831 304090 info@centrocongressisantalucia.it www.centrocongressisantalucia.it Persone di riferimento: Bartolomeo D’Amico - General Manager info@centrocongressisantalucia.it tel. diretto: 335 8147235 – 0831 356901
★★★★
HOTEL
È
una delle strutture alberghiere più esclusive in Salento e si presta ad accogliere congressi internazionali di primo livello, o a ospitare eventi di ogni tipo nelle sue sale e negli spazi esterni. Il Centro Congressi Santa Lucia è immerso nel verde, a pochi metri dalle rive del Mar Adriatico, all’estremo lembo delle Murge orientali. La sua area congressuale, corredata dei più moderni equipaggiamenti tecnologici, comprende 12 sale, per una capacità di 1.500 posti. L’incantevole Ostuni è solo una delle mete post congress possibili per chi soggiorna nella struttura in occasione di un congresso: una passeggiata nel dedalo di vicoli della “città bianca” ben si inserisce nei programmi Mice, così come i trulli di Alberobello, le Grotte di Castellana, la foresta di Fasano e gli scavi di Egnazia, tra le tante perle della zona. E poi Lecce o Castel del Monte: un’infinità di possibilità per il tempo libero, dunque. Il ristorante della struttura si propone di essere non tanto una risorsa interna della struttura alberghiera, quanto un punto fermo nel panorama gastronomico della regione, offrendo una qualità decisamente superiore in locali eleganti e raffinati. Tra gli altri plus della struttura pugliese, la Dolce Vita Spa, il nuovo lussuoso centro benessere comfort zone con tecniche della Starpool, top di gamma dei centri benessere in Italia e nel mondo: bagno turco, sauna, docce sensoriali, sala massaggi con lettini ad acqua, piscina riscaldata, zona relax con vista mare sono a disposizione degli ospiti, così come una palestra Tecnogym. Il Centro Congressi Santa Lucia dispone, inoltre, di 129 camere con patio giardino, hall e terrazza vista mare, di una splendida piscina, di spiaggia privata, solarium bordo mare con vele, campo da tennis, calcetto, tiro con l’arco, bar, piscina interna ed esterna riscaldata.
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PUGLIA
Alberobello (Ba) – www.lachiusadichietri.it
Grand Hotel La Chiusa di Chietri Contatti: Domenico Pugliese Direzione Meeting & Congressi congressi@lachiusadichietri.it
★★★★ S
S.S. 172 dei Trulli Km. 29,800 70011 Alberobello (BA) Tel. 080 4325481 - Fax 080 4323558 info@lachiusadichietri.it www.lachiusadichietri.it
CENTRO CONGRESSI
S
ituato alle porte di Alberobello - Patrimonio UNESCO, immerso nella meravigliosa scenografia dei trulli, tra ulivi secolari, mandorli, ciliegi e boschi di lecci tipici della Valle d’Itria, il Grand Hotel La Chiusa di Chietri è costituito da 150 unità abitative, di cui 12 Trulli del ‘600 finemente ristrutturati e arredati secondo l’antica tradizione contadina, 8 splendide Suite e 130 stanze dotate di ogni confort e raffinatezza, per rendere unico e indimenticabile il tuo evento. Il Grand Hotel La Chiusa di Chietri dispone del più capiente centro congressi del sud-est barese con 16 sale meeting, strut-
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
turalmente modulabili, adatte ad ospitare diverse tipologie di eventi: appuntamenti aziendali, seminari, riunioni, corsi di formazione, workshop e convention. Le sale congressi, grazie alla flessibilità degli spazi e alla professionalità dello staff, possono accogliere fino a 1000 persone, e con l’impiego di tecnologie ed attrezzature all’avanguardia ogni evento risulterà esclusivo ed efficace. La tipicità della location è garantita anche dal ristorante Nobis, all’interno del quale, tra creatività e folklore culinario, è possibile gustare tutte le prelibatezze della Valle d’Itria in un unico percorso di sapori.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
MILLENIUM
819
38,80x21,10
3,50
5
2,30x2,30
2,30x2,30
1000
SI
230
1000
600
1000
460
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TULIPANO PLENARIA
408
17,6x23,2
3,50
3
1,80x2,10
2,00x2,30
500
SI
140
450
350
500
270
140
ORCHIDEA
376
17,8x21,1
3,50
5
2,30x2,30
2,30x2,30
400
SI
145
400
250
400
200
145
FESTE
281
23,4x12
3,30
2
1,80x2,00
1,80x2,00
350
SI
120
300
200
350
150
120
GAZEBO
240
15,5x15,5
6,50
4
2,00x2,30
2,00x2,30
300
SI
100
280
120
300
100
100
TULIPANO
231
17,6x13,1
3,50
2
1,80x2,10
2,00x2,30
300
SI
85
250
200
300
150
85
GARDENIA
233
13,4x17,35
3,50
2
2,30x2,30
2,30x2,30
250
SI
85
180
120
250
125
85
GERBERA
178
17,6x10,1
3,50
2
1,80x2,10
2,00x2,30
200
SI
65
200
150
200
120
65
CICLAMINO
128
7,4x17,35
3,50
3
2,30x2,30
2,30x2,30
150
SI
50
120
100
150
75
50
CAMINETTO
83
13,6x6,1
2,50
1
1,30x2,20
1,30x2,10
120
SI
30
120
50
100
60
30
114
6,7x17
3,50
3
1,60x2,10
1,20x2,60
100
SI
30
-
-
100
60
25
MIMOSA GLICINE
63
9,45x6,8
3,50
2
1,60x2,10
1,20x2,60
60
SI
22
-
-
60
30
18
MAGNOLIA
63
9,45x6,8
3,50
2
1,60x2,10
1,20x1,60
60
SI
22
-
-
60
30
18
ORTENSIA
63
9,45x6,8
3,50
2
1,60x2,10
1,20x2,60
60
SI
22
-
-
60
30
18
AULA 1
36
6,7x5,35
3,50
2
1,60x2,10
2,30x2,10
20
SI
10
-
-
20
15
10
AULA 2
36
6,7x5,35
3,50
2
1,60x2,10
2,30x2,60
20
SI
10
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-
20
15
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354 Scheda La Chiusa di Chietri.indd 354
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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PUGLIA
Lecce – www. grandhoteltiziano.it
Grand Hotel Tiziano e dei Congressi Contatti: congress@grandhoteltiziano.it
★★★★ Viale Porta d’Europa, 5 73100 Lecce Tel. 0832 272111 Fax 0832 272841 info@grandhoteltiziano.it www.grandhoteltiziano.it
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
lentina e nazionale con una creatività semplice e genuina. Favorevolmente posizionato il Grand Hotel Tiziano è a 10 minuti a piedi dal centro storico barocco di Lecce e vicinissimo alle principali arterie e strade di collegamento del Salento. L’air terminal di Brindisi è a 50 metri dall’ingresso dell’albergo.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
TIZIANO
887
32,4x27,4
5,00
-
-
-
800
NO
-
-
-
800
-
-
BERNINI
1230
37,60x32,75
5,00
-
-
-
450
SÌ
100
400
260
450
100
150
CARAVAGGIO
216
14,80x14,60
5,00
-
-
-
400
SÌ
80
200
130
200
80
70
LEONARDO
413
22,80x18,15
5,00
-
-
-
250
SÌ
80
200
130
250
80
70
TINTORETTO
464
28,40x16,35
6,00
-
-
-
200
SÌ
80
320
160
200
50
70
RAFFAELLO
138
18,70x7,37
3,00
-
-
-
150
NO
35
50
-
150
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DONATELLO
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12,12x8,87
3,00
-
-
-
100
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30
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100
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LEANDRO
340
21x16,20
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NO
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GIOTTO
78
10,40x7,50
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50
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BOTTICELLI
54
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3,00
-
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NO
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MASACCIO
80
10,26x7,77
3,00
-
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NO
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CIMABUE
27
5,41x5,04
3,00
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NO
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PRIVÈ
11
3,20x3,50
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8
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
355 Scheda GH Tiziano.indd 355
2019
HOTEL
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truttura moderna e funzionale, la più grande in Puglia, con 273 camere Classic, Superior ed Executive e un centro congressi di 13 sale fino a 2.000 posti, costituisce la location ideale per organizzare un evento indimenticabile. Il Ristorante Michelangelo serve piatti della tradizione sa-
Apertura: tutto l’anno
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PUGLIA
Polignano a Mare (Ba) – www.covodeisaraceni.com
Hotel Covo dei Saraceni La location sita a Polignano a Mare, a picco sul mare, si distingue nel panorama Mice oltre che per la sua ineguagliabile posizione anche per la conformità ai codici deontologici previsti per gli eventi del settore medico e per gli accorgimenti strutturali dedicati a chi ha difficoltà motorie
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COVO DEI SARACENI Numero di camere: 47 Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 200 Aeroporto più vicino: Aeroporto di Bari Indirizzo: via Conversano 1/A 70044 Polignano a Mare (Ba) Contatti: tel. 080 4241177 - 080 4241991 fax 080 4247010 info@covodeisaraceni.com www.covodeisaraceni.com Persone di riferimento: Gabriella Laruccia (General Manager) meeting@covodeisaraceni.com
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La struttura pugliese, perfettamente attrezzata anche per disabili, è ideale per ospitare eventi e meeting grazie alla sua posizione unica, a pochi chilometri dalle mete più conosciute del territorio, come le grotte di Castellana, i trulli di Alberobello e lo splendido centro barocco di Lecce. Dispone di due eleganti sale meeting, equipaggiate con le tecnologie più moderne e con una capienza complessiva di duecento posti, per congressi, meeting o eventi. Il Covo dei Saraceni offre anche un centro benessere, che nasce dal desiderio di dare agli ospiti un luogo esclusivo, rigenerante, dedicato unicamente alla serenità sensoriale, dove sono racchiuse competenze tecniche, estetiche e cosmetiche avanzate, per rituali, trattamenti benessere e percorsi personalizzati. La buona cucina tipica del territorio pugliese si può gustare nel prestigioso ristorante, anch’esso con privilegiati affacci sul mare, ideale per buffet, colazioni e cene di lavoro di alto livello. Ulteriore plus, la terrazza panoramica, suggestiva ambientazione per eventi o momenti di relax nell’ambito di un congresso. Eleganza e armonia che ritroviamo anche nelle 47 camere, finemente arredate in stile tipico mediterraneo e dotate di ogni comfort.
★★★★ S
★★★★
HOTEL
n paesaggio straordinario che si “tuffa” nel mare blu cobalto di Polignano e una struttura dinamica e attenta ai dettagli nell’accoglienza: due dei principali aspetti che caratterizzano l’Hotel Covo dei Saraceni. La location si trova nel fulcro della cittadina e si caratterizza per la sua architettura tipicamente mediterranea. Offre alla sua clientela ambienti e servizi di alto livello per soggiorni turistici e soprattutto caratterizza la sua offerta per il settore dei congressi medici, non solo per i suoi spazi attrezzati ma anche per il suo essere in linea con i codici deontologici di Farmindustria e Assobiomedica.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
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PUGLIA
Polignano a Mare (Ba) - www.covodeisaraceni.com
Hotel Covo dei Saraceni DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 47 ■ Classic 9 ■ Classic con balcone 15 ■ Panoramic con terrazza 2 ■ Panoramic 2 ■ Suite 2 ■ Suite con terrazza 2 ■ Classic depandance 6 ■ Superior depandance 4 ■ Dimora classic 5
CAMERE: 47
■ In città ■ Al mare Autostrade A14 Casello di Bari nord Stazione di Polignano a Mare Aeroporto di Bari Palese
a Km. 40 a Km. 1 a Km. 45
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ❏ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 2 Sala principale: 200 posti Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 3,00 Aree espositive mq:
★★★★ S Via Conversano, 1-1a 70044 Polignano a Mare (BA) Tel. 080 4241177 - Fax 080 4247010 info@covodeisaraceni.com www.covodeisaraceni.com
Apertura: tutto l’anno
Nome sala
SALA NETTUNO BUSINESS
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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Ristorante: Il Bastione - Posti totali: n° 350 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ■ Americane ■ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Passerella per sfilate ❏ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza
Contatti: Angela Gabriella Laruccia Amministratore meeting@covodeisaraceni.com
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Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
HOTEL
SALA PRINCIPALE: 200
■ Bar Parcheggio: ■ Coperto per 6 auto ■ Esterno per 50 auto ■ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa ■ Maestro
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
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Classe
Board
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200
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Bari – www.excelsiorbari.it
Hotel Excelsior Bari Eleganti camere e un rinnovato centro congressi, con nove sale e oltre 750 posti, vi aspettano a due passi dalla stazione centrale di Bari e nel cuore della città. Una location strategica che si apre al mondo del Mice per soddisfarne al meglio le esigenze
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★★★★
HOTEL
a famiglia Farace punta decisamente al mondo del Mice e lo fa investendo sulla sua storica struttura di proprietà, fornendogli un carattere meeting e banqueting oriented. Situato com’è nel pieno centro di Bari, letteralmente a due passi dalla stazione centrale, l’Hotel Excelsior Bari, già dotato di 146 camere, ha in primis virato sul rinnovamento del centro congressi, per porsi all’avanguardia cittadina nell’organizzazione e gestione dei meeting.
HOTEL EXCELSIOR BARI Numero di camere: 146 Numero max meeting room: 9 Capienza meeting room principale (pax): 520 Superficie meeting room principale (mq): 500 mq Aeroporto più vicino: Aeroporto di Bari Indirizzo: via G. Petroni, 5 - 70124 Bari Contatti: tel. 080 5564366 info@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it Persona di riferimento: Nicola Romito - Direttore direzione@excelsiorbari.it
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358 GCMS Puglia SX Excelsior Bari.indd 358
Lo ha fatto sia creando una nuova struttura organizzativa direzionale, con l’arrivo del direttore Nicola Romito, sia ristrutturando una buona parte delle nove sale congressi. Mentre il primo piano è rimasto fedele all’imprinting storico con cinque sale (una di piccole dimensioni e quattro in grado di ospitare dalle quaranta alle sessanta persone) al piano terra si è creato un grande spazio open space modulabile all’americana con moderni pannelli a scorrimento, in grado di creare quattro sale separate per un totale di cinquecento metri quadrati o una unica grande location in grado di raggiunge ben 520 posti disponibili a platea. Nell’ottica del rinnovamento in corso sono stati modificati anche il ristorante e il bar. Freschi di apertura anche al pubblico locale cui si vuole fornire un accurato servizio di banqueting. Cambiata anche l’immagine coordinata dell’Hotel Excelsior Bari che si apre a nuovi orizzonti e obiettivi con un nuovo logo e nuove pagine social. Per affrontare il mercato Mice con tutte le carte in regola.
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PUGLIA
Bari - www.excelsiorbari.it
Hotel Excelsior Bari DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 145 ■ Singole 145 ■ Doppie 145 ■ Junior Suite 5 ❏ Suite
CAMERE: 145
■ In città Stazione di Bari centrale Aeroporto di Bari Palese
a Km. 0 a Km. 14
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ❏ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 9 Sala principale: 520 posti Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 3,5 Aree espositive mq: 500
★★★★ Via Giulio Petroni, 15 - 70124 Bari Tel. 080 5564366 - Fax 080 5523377 info@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it
Apertura: tutto l’anno
PICCINNI + VERDI + MOZART + TOSCANINI
Area mq
500
■ Bar
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Contatti: Romito Nicola, Direttore direzione@excelsiorbari.it Tatukhashvili Natia, Operativo Congressi congressi@excelsiorbari.it
Nome sala
Ristorante: Excelsior Restaurant Posti totali: n° 500 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
Dimensioni metri
Altezza metri
-
3,5
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
-
-
-
520
Luce naturale
SI
HOTEL
SALA PRINCIPALE: 520
Parcheggio: ■ Coperto per 50 auto ❏ Esterno ■ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
200
-
-
520
220
-
PICCINNI
180
-
3,5
-
-
-
200
SI
80
-
-
200
90
-
TOSCANINI
140
-
3,5
-
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-
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SI
60
-
-
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-
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-
3,5
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-
80
SI
30
-
-
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-
MOZART VERDI
90
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3,5
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SI
30
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80
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-
OTRANTO
80
-
3
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SI
20
-
-
60
30
-
ALBEROBELLO
64
-
3
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SI
20
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CASTEL DEL MONTE
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3
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20
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-
40
20
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CASTELLANA
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3
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20
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TRANI
25
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Bari – www.villaromanazzi.com
Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci Un moderno centro congressi con numerose sale meeting alle quali si aggiungono spazi meno convenzionali. Una location flessibile e multiforme, immersa nel verde lussureggiante di un parco secolare, capace di ospitare eventi di qualsiasi tipologia
U
★★★★
HOTEL
na residenza nobiliare di fine ’800 immersa in un giardino spettacolare che coniuga il fascino dell’antico e la memoria di un nobile passato con la funzionalità e l’avanguardia delle soluzioni tecnologiche di cui le sale sono dotate. Villa Romanazzi Carducci è una struttura multifunzionale situata a pochi passi dal centro murattiano e dalla stazione ferroviaria centrale, distante una ventina di minuti dall’aeroporto - sia in treno sia in auto - e una decina dall’autostrada A14.
MERCURE VILLA ROMANAZZI CARDUCCI Brand di appartenenza: Mercure Numero di camere: 127 Numero max meeting room: 20 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 330 Superficie area espositiva (mq): 1.200 Aeroporto più vicino: Karol Wojtyla, Bari (km 12) Indirizzo: via Capruzzi 326 - 70124 Bari Contatti: tel. 080 5427400 fax 080 5560297 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com Persone di riferimento: Claudia Nardone (meeting coordinator) mice@villaromanazzi.com tel. diretto: 080 9184712 Carmen Fiocchi (meeting coordinator) mice@villaromanazzi.com tel. diretto: 080 9184721
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360 GCMS Puglia SX Villa Romanazzi.indd 360
È facilmente raggiungibile anche dagli altri quartieri della città e dalle principali strade extraurbane di Bari. Il centro congressi di cui è dotata è suddiviso in due ambienti diversi. Dieci sale riunioni, con una capacità massima di cento persone, sono ubicate a Villa Rachele, un edificio restaurato nel 2015 e posizionato nel parco secolare in stile “giardino italiano ottocentesco”. Le restanti, a composizione modulare, sono situate nel Giulia Conference Centre, posto direttamente all’interno dell’hotel, anch’esso ristrutturato, comprese le 127 camere. Tutte le sale sono dotate di un altissimo livello di comfort e delle più avanzate tecnologie audiovisive e con una moltitudine di servizi accessori per soddisfare ogni tipo di esigenza: Adsl e Wi-Fi ad altissima velocità (400 MB/s), numerosi spazi segreteria attigui alle sale e spazi funzionali comuni. Alle sale tradizionali si aggiungono due strutture indipendenti immerse nel parco: sala Scuderia, con capacità fino a duecento persone e sala Europa, con capacità massima di 450 persone, entrambe illuminate da luce naturale. Con i suoi 1.500 metri quadrati di spazi, distribuiti in venti sale meeting gran parte delle quali risalenti alla fine del ‘800, l’organizzazione offre innumerevoli e ottimali soluzioni per gruppi di ogni dimensione e tipologia. Una pluralità di spazi davvero unica e un’offerta straordinaria di ambienti dedicati al business al quale si aggiungono l’eccellenza dei servizi che comprende anche una cucina di altissima qualità, che propone piatti della tradizione rivisitati in chiave moderna. Tra gli altri plus, l’attenzione al cliente, il dinamismo, l’affidabilità di uno staff che ha dimostrato grande capacità progettuale e di personalizzazione dell’evento, il tutto racchiuso in una location dall’anima “green” che ha fatto della sostenibilità ambientale il suo tratto distintivo, rintracciabile in diverse situazioni tra cui gli impianti a risparmio energetico e il parco di quattro ettari in cui è immersa.
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PUGLIA
Bari - www.villaromanazzi.com
Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci CAMERE: 127
■ In città Autostrade A14 Casello di Bari sud Stazione di Bari Centrale Aeroporto di Bari
a Km. 8 a Km. 1 a Km. 12
■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città
★★★★ Via G. Capruzzi, 326 70124 Bari Tel. 080 5427400 - Fax 080 5560297 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com Contatti: Claudia Nardone, Carmen Fiocchi Mice Coordinator mice@villaromanazzi.com Apertura: tutto l’anno
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 127 ■ Singole 19 ■ Doppie 98 ■ Junior Suite 4 ■ Suite 2 ■ Altre tipologie: 4 camere dependance all’interno del parco Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 20 Sala principale: 450 posti Dimensioni sala principale mt: 13x27 Altezza sala principale mt: 6,70 Aree espositive mq: 1200
Ristorante: Carducci - Posti totali: n° 70 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 15 ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Parcheggio: ■ Coperto per 50 auto ■ Esterno per 250 auto ❏ Garage convenzionato
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
HOTEL
SALA PRINCIPALE: 450
■ Bar
Luce naturale
Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
EUROPA
330
13x27
6,70
4
2,35
2,35
450
SI
100
350
270
450
200
110
A+A1+B+B1+C+C1
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-
2,74
4
2,11
-
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SI
60
-
260
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B+B1+C+C1
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12,85x21,00
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SCUDERIA
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23,4x5,03
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SI
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PUGLIA
Ostuni (Br) - www.hotelmontesarago.it
Hotel Monte Sarago l’antica “città bianca” a far da cornice a uno degli hotel più esclusivi in Puglia: dal colle sul quale sorge l’Hotel Monte Sarago, infatti, si ammira la splendida Ostuni, che dista solo pochi minuti dalla struttura dalla spiccata vocazione Mice. Gli operatori della meeting industry trovano oggi in questa oasi di eleganza anche 25 nuove camere, frutto dei lavori di ampliamento ultimati di recente che arricchiscono ulteriormente la location, già meta congressuale ideale. L’hotel dispone di alcuni dei più ampi spazi congressuali della zona: circa mille metri quadrati, modulabili e allestibili a seconda delle esigenze: lo spazio principale è la sala Mazzini, che accoglie fino a 230 persone ed è affiancata da una sala per incontri raccolti fino a quaranta persone e da altre due sale minori, rispettivamente con cinquanta e dieci posti a sedere. Oltre a questi spazi, dotati dei più innovativi impianti audiovisivi e di tecnologia all’avanguardia, si aggiunge un’ampia zona espositiva.
Incontri all’aperto L’hotel pugliese propone anche la terrazza panoramica, che può essere riservata durante tutte le stagioni grazie a un ingegnoso e innovativo sistema di chiusura parziale: questo spazio esterno si presta a incontri e momenti di pausa dai lavori molto suggestivi. Tra le altre novità recenti della struttura, l’apertura di una spa con hammam, sauna, calidarium, tunnel emozionale, idropiscina, idromassaggio, area relax e suite massaggi. Le 25 nuove camere sono state realizzate tutte in posizione panoramica: alcune di queste sono dotate di un terrazzino che offre una vista sul centro storico e sul mare. Queste si aggiungono alle Monte Sarago Villa, dieci appartamenti con panorama spettacolare, incastonati nel verde. Tra le nuove stanze spiccano la Blue Royal Suite e la White Ostuni Suite, che hanno una superficie di circa 75 metri
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quadrati l’una, sono composte da tre ambienti separati e vantano un bagno-spa di 25 metri quadrati con vasca e doccia idro-massaggio, cromoterapia, linfodrenaggio, ozonoterapia e bagno vapore. Oltre agli spazi per congressi, alle eleganti camere e alla zona benessere, contribuiscono al fascino della struttura pugliese anche lo scenario mozzafiato nel quale è inserita, la piscina scavata nella roccia, il bar sulla terrazza e il ristorante L’Opificio, nel quale gustare i sapori più autentici della regione.
HOTEL MONTE SARAGO Brand di appartenenza: Hotel Indipendente Numero di camere: 67+ 10 villas Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 230 Superficie meeting room principale (mq): 270 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Brindisi-Papola Casale (km 28) Indirizzo: corso Mazzini, 233 72017 - Ostuni (Br) Contatti: tel. 0831 334470 Fax 0831 306493 info@hotelmontesarago.it www.hotelmontesarago.it Persone di riferimento: Nicoletta Grassi (Sales Manager) commerciale@hotelmontesarago.it Tel diretto: 0831 334470
★★★★
È
HOTEL
La struttura di Ostuni, grazie alle nuove camere, agli attrezzati spazi espositivi e alla spa, si conferma come una location prestigiosa per congressi in Puglia
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GMC0652_TenutaMoreno_Layout 1 04/07/13giovedĂŹ 14:34 Pagina 1
Il tuo evento nel cuore della Puglia
Uno splendido complesso architettonico costruito attorno ad una Masseria del 1700 in cui si inserisce una struttura ricettiva elegantemente restaurata e in grado di offrire il massimo comfort. Immersa nella tranquillità della campagna del Salento, a pochi chilometri da Lecce e Brindisi e dalle bellissime spiaggie del Mar Ionio, Tenuta Moreno è posta al centro di un ampio parco, con lecci, ulivi secolari e un laghetto botanico.
L’Hotel garantisce un’ospitalità di alto livello, con le sue 86 camere elegantemente arredate e dotate di tutti i comforts, le due ampie piscine, di cui una scavata nella roccia, campi da tennis, percorso vita, mountain bikes, campo da bocce ed un nuovissimo centro benessere: luogo privilegiato per chi desidera rigenerare i sensi e distendere la mente in un’oasi di assoluto relax. Inoltre la struttura, dotata di un attrezzato centro congressi con 5 sale da 20 a 450 posti, è in grado di ospitare
qualsiasi tipo di evento. Nei nostri ristoranti, Aranceto e Sallentia, gusterete una cucina SDUWLFRODUPHQWH UDIÀQDWD FRQ L SLDWWL H i vini tipici del territorio e una cantina fornita di vini selezionati regionali e nazionali. Tutto ciò rende Tenuta Moreno un posto da sogno, la location ideale tanto per godersi una pausa di piena vacanza quanto per partecipare a incontri professionali, convention aziendali e congressi.
SPAZI PER EVENTI - CENTRO CONGRESSI - CENTRO BENESSERE C.da Moreno - S.S. 7 uscita Latiano est - 72023 Mesagne (Br) tel. 0831 774960 - fax 0831 721487 - info@tenutamoreno.it
tenutamoreno.it
PUGLIA
Mesagne (Br) – www.tenutamoreno.it
Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel Tenuta Moreno Masseria & spa è un luogo magico dove profumi e colori mediterranei fanno da cornice a un comfort d’eccellenza offerto in un’antica masseria del ’700, un vero e proprio complesso architettonico che s’inserisce armoniosamente in un tipico uliveto pugliese distinta da ampie vetrate, con vista panoramica sull’aranceto e sulla piscina scavata nella roccia. Spa che ospita sauna finlandese, bagno turco, bagno alle erbe, raxul thalasso, table hammam, vasca nuvola e piscina idromassaggio.
www.sumesagne.com
SUM (Sistema Urbano Museale): la cultura come destinazione Allo scopo di valorizzare e coordinare le suggestioni di un territorio dinamico come quello di Mesagne ha preso il via il progetto SUM - Sistema Urbano Museale. L’obiettivo del SUM è integrare le risorse del territorio e renderle fruibili in maniera unica. Grazie quindi all’idea partita da Pierangelo Argentieri e con il supporto del Comune di Mesagne prende il via un’ulteriore proposta culturale che integra le offerte nate e pensate anche per la clientela Mice.
TENUTA MORENO Numero di camere: 86 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Brindisi (20 km) Indirizzo: Contrada Moreno S.S. 7 72023 - Mesagne (Br) Contatti: tel. 0831 774960 fax 0831 721487 booking@tenutamoreno.it www.tenutamoreno.it Persone di riferimento: Pierangelo Argentieri (general manager) info@tenutamoreno.it tel. diretto 0831 774960
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HOTEL
pochi chilometri dal mare, a Mesagne, con le sue 86 camere circondate da giardini fioriti e un uliveto, contraddistinte da uno stile chic ma che non tralascia i dettagli della tradizione locale, come le splendide ceramiche di Grottaglie, Tenuta Moreno Masseria & spa costituisce la location ideale per eventi e meeting. Il centro congressi Agorà è uno dei punti di forza della struttura, che comprende un salone multifunzionale dotato di soluzioni tecniche all’avanguardia, con una capienza massima da venti a 450 persone, adatto ad ogni genere di evento. Molte altre sale, tra cui quelle Executive, sono invece a disposizione per corsi di formazione e master, colazioni di lavoro, cene di gala ed esposizioni. La filosofia che anima l’incanto della tenuta è il rispetto per la natura che si manifesta in tutti i suoi ambiti: il consumo dell’acqua, la riduzione dell’utilizzo di anidride carbonica, la raccolta differenziata, la limitazione degli ingombri, tutto all’insegna di uno stile di vita sostenibile. Green è anche la cucina capitanata dallo chef Vincenzo Elia che trasforma i prodotti a chilometro zero dell’eccellenza del territorio in emozionanti combinazioni e creazioni, per un’esperienza unica di tradizione e originalità. Tenuta Moreno Masseria & spa dispone inoltre di una splendida piscina con annesso ristorante per piacevoli light lunch con momenti di autentica piacevolezza. Imperdibile, infine, la spa realizzata con materiali naturali e contrad-
★★★★
A
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PUGLIA
Bari – www.thenicolaushotel.com
The Nicolaus Hotel Un hotel dal look contemporaneo con standard d’accoglienza internazionali. Il principale plus della struttura è un centro congressi con un’alta capacità, tra i più grandi in Puglia
HOTEL
U
n luogo di incontro e condivisione, una location ideale per il Mice internazionale che sceglie questa struttura per i suo incontri di business. The Nicolaus Hotel offre un perfetto mix fra tradizione e modernità con uno sguardo sempre proiettato al futuro. Offre ambienti spaziosi e luminosi, un servizio di alto livello e un’attenzione al cliente che si esprime anche nella personalizzazione dell’offerta Mice. Ubicato a Poggiofranco, un quartiere cool e fervido di Bari, l’hotel rappresenta la destinazione ideale per chi desidera un soggiorno di lavoro ricco di comfort e per chi vuole vivere un’esperienza piacevole nella Puglia più autentica. The Nicolaus Hotel è una presenza storica nella cit-
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366-367 GCMS Puglia 2S Nicolaus Hotel.indd 366
tà di Bari e vanta una posizione strategica perché è collocato a pochi chilometri dalla stazione e dall’aeroporto. Vicino al centro della città, è una location tranquilla per chi vuole passare serate all’insegna del relax e del buon cibo. Le 174 camere, distribuite sui 14 piani, dotate di tutti i comfort e tecnologie disponibili, costituiscono oggi una delle più elevate realtà ricettive del capoluogo pugliese. L’intervento di rinnovamento della struttura, completato l’anno scorso, ha generato spazi moderni ed eleganti dal massimo comfort. Accanto alle sale meeting l’hotel ospita anche una wellness area che offre agli ospiti piscina coperta, palestra, sauna e bagno turco, per una pausa rigenerante dopo un’intensa giornata di lavoro. Infine, l’ampia offerta gastronomica permette di scoprire i grandi classici della cucina pugliese durante cene private ma anche in occasione di coffee break, business lunch, cene o ricevimenti che si possono allestire nelle quattro aree dedicate: The Seasons e la sua Veranda, The Glasshaus, The Roof e The Cassiopea Hall.
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Congressi dai grandi numeri Con le sue 15 sale e una capienza massima di mille posti a platea il centro congressi sito all’interno dell’hotel è tra i più grandi della città di Bari e di tutta la Puglia. Le sale, tutte modulari, dotate delle più moderne tecnologie audio-video, connessione Wi-Fi ad alta velocità e servizi di supporto on-site, possono ospitare eventi di qualsiasi tipologia. Congressi, convegni, presentazioni, conferenze stampa e grandi eventi possono essere ospitati nel salone Nicolaus, la sala plenaria, dotata di un’acustica perfetta con tre schermi fissi e telecamere con regia dedicata e altezza massima di sei metri alla quale si affiancano le otto sale dotate di luce naturale e le salette, più riservate, che possono ospitare fino a 150 posti. Perfette per riunioni, incontri business più intimi o conversazioni riservate, le meeting room dislocate su due piani, che dispongono di reception dedicata e spazio espositivo, garantiscono privacy e favoriscono la concentrazione necessaria in un incontro di lavoro. Tutte le sale solo dotate di connessione Wi-Fi ad alta velocità e possono essere configurate in base alle esigenze del cliente. Le salette meeting Andromeda, Auriga, Cigno, Orione, Perseo e Pegaso, tutte collocate al secondo piano, si caratterizzano per una capienza variabile dalle dimensioni più ridotte - dai 15 ai 45 posti - e si affacciano su un grande terrazzo utilizzabile per coffee break o pause tra le varie sessioni di lavoro. La struttura dispone, inoltre, di un’area espositiva indipendente di 350 metri quadrati e due foyer adiacenti le sale conferenze utilizzabili per qualsiasi allestimento. Oltre alle sale, The Nicolaus Hotel mette a disposizione anche un ufficio dedicato di assistenza on-site in grado di soddisfare qualsiasi esigenza, curando ogni dettaglio dell’evento dalla sua ideazione alla sua realizzazione.
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THE NICOLAUS HOTEL BARI Brand di appartenenza: Ho Hotels Collection Numero di camere: 174 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 1000 Superficie meeting room principale (mq): 1000 Superficie area espositiva (mq): 350 Aeroporto più vicino: Aeroporto Internazionale di Bari - Palese Indirizzo: via C.A. Ciasca, 27 70124 - Bari Contatti: tel. 080 5682111 fax 080 5042058 events@nicolaushotel.com thenicolaushotel.com Persone di riferimento: Simona Sebastiani (Conference & Events Manager simona.sebastiani@nicolaushotel.com tel. diretto: 080 5682028
★★★★
HOTEL
PUGLIA
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UNIQUE
MICE
DESTINATION
ECORESORT
INFO: mice@vivosaresort.com | T +39 0833 931
vivosaresort.com
PUGLIA
Marina di Ugento (Le) - www.vivosaresort.com
Vivosa Contatti: Ines Ferilli Responsabile MICE department mice@vivosaresort.com
★★★★ S Via Vicinale Fontanelle 73059 Marina di Ugento (LE) Tel. 0833 931002 - Fax 0833 933646 info@vivosaresort.com www.vivosaresort.com
ambiente esclusivo e l’incantevole location fanno di Vivosa Apulia Resort la destinazione ideale per eventi aziendali con un perfetto connubio tra lavoro e svago, spazi funzionali e atmosfere incantevoli. Un eco resort con mare cristallino, spiaggia di finissima sabbia bianca, clima meraviglioso e profumi di macchia mediterranea nella cornice del parco naturale “Litorale di Ugento”. Il Meeting Center dispone di una sala plenaria con 500 posti a sedere, climatizzata e con dotazioni Hi-Tech di ultima generazione che può essere divisa in 4 sale indipendenti grazie a pannelli modulari insonorizzati oltre a
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
un’accogliente reception dove organizzare coffee break. A disposizione per incontri altre 8 sale riunione (capienza da 10 a 60 persone) e le incantevoli outdoor meeting room, allestite in zone riservate della pineta per workshop all’aria aperta. Gli ampi giardini, il ristorante ed il lounge bar, le loro terrazze con vista mozzafiato sono luoghi ideali per scenografiche serate di gala, mentre l’anfiteatro da 350 posti è dedicato a spettacoli e premiazioni. Una formula all inclusive, che comprende tutto ciò che si possa desiderare, ed un ventaglio di attività di team building uniche divertenti. E per rilassarsi dopo una lunga giornata, la bellissima Oasi Spa.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
MESSAPICA: CC PLENARIO (MESSAPIA1 + MESSAPIA2)
358
15,7x22,8
3,50
5
-
-
500
SÌ
72
200
-
500
84
40
MESSAPIA1 (ROMANA+GRECA)
235
15,7x15
3,50
-
-
-
300
SÌ
-
-
-
300
-
-
ROMANA
117
7,8x15
3,50
-
-
-
150
SÌ
12
-
-
150
20
20
GRECA
117
7,8x15
3,50
-
-
-
150
SÌ
18
-
-
150
26
20
MESSAPIA2 (BIZANTINA+NORMANNA)
121
15,7x7,7
3,50
-
-
-
140
SÌ
-
-
-
140
-
-
BIZANTINA
60
7,8x7,7
3,50
-
-
-
70
SÌ
-
-
-
70
-
-
NORMANNA
60
7,8x7,7
3,50
-
-
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70
SÌ
-
-
-
70
-
-
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HOTEL
L’
Apertura: dal 18 maggio al 22 settembre
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BASILICATA
Maratea (Pz) - www.grandhotelmaratea.it
Grand Hotel PianetaMaratea Eventi e congressi di ogni tipo si svolgono in questo luogo esclusivo e riservato, nel quale è garantita la massima concentrazione grazie a spazi e servizi di alto livello, gestiti da uno staff professionale e attento ai minimi dettagli
I HOTEL
l Grand Hotel PianetaMaratea è un vero e proprio “pianeta” a quattro stelle, situato a 450 metri sopra il livello del mare, davanti al Golfo di Policastro e di fronte all’imponente Cristo di Maratea. Le sue 150 camere sono luminose, ampie e tutte con vista sul golfo e dotate di arredi funzionali, oltre a tutti i comfort per assicurare un soggiorno perfetto. La struttura, in regola con i codici deontologici di Farmindustria e Asso-
biomedica, propone alla clientela Mice una qualità degli spazi che si percepisce anche negli ambienti comuni, come la piscina semi-olimpionica, il ristorante, i due bar, le due spiagge private e i nuovi campi sportivi (tennis, calcio, basket). A disposizione degli ospiti anche un percorso verde, sala fitness, centro benessere dotato di sauna, bagno turco, doccia emozionale, idromassaggio, cabine per massaggi ed estetica. Uno staff qualificato garantisce professionalità, funzionalità e flessibilità: il personale è in grado di soddisfare qualsiasi richiesta, personalizzando ogni tipologia di soggiorno o di evento.
★★★★
Spazi per congressi e relax
GRAND HOTEL PIANETAMARATEA
L’albergo dispone di un centro congressi composto da sei sale modulabili, per oltre mille metri quadrati complessivi, tutte dotate di tecnologie avanzate e idonee a ospitare qualsiasi tipo di congresso. Le sale possono accogliere da un minimo di dieci ad un massimo di 450 persone. Inoltre, sono riservati alla business industry ottocento metri quadrati di ambienti espositivi coperti e tremila metri quadrati di spazi attrezzati per il relax. Il Grand Hotel Pianetamaratea garantisce un’atmosfera particolare e originale anche per tutto il segmento Mice, uno spazio distensivo e accogliente dove godere del piacere di organizzare interessanti escursioni a scelta tra mare, alla scoperta di grotte e spiaggette poco frequentate, e terra, come le visite alla vicina Matera, Capitale della Cultura 2019, alla Certosa di Padula e al Parco Nazionale del Pollino e la nuova apertura dell’Adventure Park le Stelle a Trecchina (20 km dalla struttura). Non mancano le tante attività outdoor, come moutain-bike, canoa, rafting, trekking o parapendio.
Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 550 Superficie area espositiva (mq): 810 Aeroporto più vicino: Lamezia Terme – (Cz) - 180 Km Capodichino, Napoli 208 Km Indirizzo: Contrada Santa Caterina, 50 85046 Maratea Contatti: tel. 0973 871966 fax 0973 871948 info@grandhotelpianetamaratea.it www.grandhotelmaratea.it Persone di riferimento: Russo Gian Marco (General Manager) direttore@grandhotelpianetamaratea.it tel. diretto: 097 871966
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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BASILICATA
Maratea (Pz) - www.grandhotelmaratea.it/ www.grandhotelpianetamaratea.it
Grand Hotel PianetaMaratea CAMERE: 150
■ Al mare Autostrade Salerno - Reggiocalabria Casello di Lagonegro Nord a Km. 30 Stazione di Maratea a Km. 10 Aeroporto di Lamezia Terme a Km. 160 Aeroporto di Napoli Capodichino a Km. 208 ■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città
Via Contrada Santa Caterina, 50 85046 Maratea (PZ) Tel. 0973 871966 - Fax 0973 871948 info@grandhotelpianetamaratea.it www.grandhotelmaratea.it www.grandhotelpianetamaratea.it
Apertura: dalla prima settimana prima di Pasqua al 31 ottobre con possibilità di apertura Hotel in esclusiva anche nei periodi di chiusura, minimo 2 notti.
Nome sala
GLOBO+SATELLITE
Area mq
410
■ Bar
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile ■ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ■ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Contatti: Gian Marco Russo, General Manager direttore@grandhotelpianetamaratea.it
Dimensioni metri
Altezza metri
-
3,30
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
2
-
-
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata Ristorante: Le Nuvole - Posti totali: n° 600 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 6 Sala principale: 450 posti Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 3,30 Aree espositive mq: 800
★★★★ L
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 150 ■ Singole 150 ■ Doppie 150 ■ Junior Suite 14 ■ Suite 8
HOTEL
SALA PRINCIPALE: 450
450
Luce naturale
SI
Parcheggio: ❏ Coperto ■ Esterno per 150 auto ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
190
310
300
450
180
200
GLOBO
320
-
3,30
1
-
-
350
SI
150
250
240
350
150
160
LE STELLE
550
-
2,40
2
-
-
300
SI
100
250
210
400
170
100
GALASSIA
100
-
2,65
2
-
-
100
NO
50
100
80
100
60
50
MERIDIANI+PARALLELI
130
-
2,70
2
-
-
100
SI
60
100
80
100
50
60
SATELLITE
90
-
2,84
1
-
-
100
NO
40
60
60
100
30
40
MERIDIANI
60
-
2,70
1
-
-
40
SI
30
50
50
40
25
30
PARALLELI
70
-
2,70
1
-
-
40
SI
30
50
50
40
25
30
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BASILICATA
Matera – www.mhmaterahotel.com
MH Matera Hotel Eventi business e congressi medici di alto livello trovano spazio nell’hotel di Matera, la città eletta capitale europea della cultura per il 2019, una struttura esclusiva immersa nel verde e con un centro congressi da poco rinnovato
S
★★★★
HOTEL
iamo all’interno del caratteristico Borgo Venusio: sorge qui l’MH Matera Hotel, location esclusiva in grado di soddisfare qualsiasi esigenza Mice all’insegna del benessere e della natura, grazie agli oltre cinque ettari di parco che lo circondano sulle colline lucane. A soli sei chilometri, i famosi “Sassi”, patrimonio dell’Unesco con i loro volumi di tufo con grotte, palazzi e chiese anch’esse spesso scavate
nella roccia. Una location moderna e raffinata, capace di rispondere con grande flessibilità e funzionalità alle esigenze più svariate legate all’organizzazione di riunioni di lavoro e congressi, soggiorni incentive, esposizioni, convegni ed eventi aziendali e di gala di qualsiasi tipo, oltre a saper garantire un’offerta post congress che invita ad apprezzare le eccellenze del ricco territorio circostante. Tra i plus della struttura, le moderne cinque sale meeting in grado di accogliere un massimo di settecento persone, tutte con luce naturale e accesso diretto per carico/scarico attrezzature. L’area congressuale è dotata della più moderna tecnologia e di servizi all’avanguardia: alle sale meeting, si affiancano cinque sale banchetti, tutte rinnovate di recente, una terrazza scenografica, una piscina per eventi a filo d’acqua nella bella stagione e un elegante foyer con ampio spazio espositivo, nonché aree specificatamente dedicate per coffee break e colazioni di lavoro. Anche il centro benessere e fitness ha subito di recente un complesso intervento di riqualificazione: qui si possono vivere momenti di relax dopo un’intensa giornata lavorativa grazie a una palestra con attrezzature hi-tech, alla piscina interna ed esterna con idromassaggio, sauna finlandese, bagno turco, percorso di sette docce emozionali, area relax con vista sulla cascata e un laghetto con angolo tisaneria. Infine, ma non meno importante, la ristorazione: l’hotel dispone di diverse sale, nelle quali si possono gustare le specialità dello chef, che vanno dai piatti della tradizione lucana ai più elaborati esempi di cucina gourmet, presentati con grande creatività. Il tutto a base di prodotti genuini che conferiscono alle pietanze un gusto inimitabile.
MH MATERA HOTEL Numero di camere: 125 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 400 mq Superficie area espositiva (mq): 250 mq Aeroporto più vicino: Bari Palese (km 45) Indirizzo: Via Germania, sn - Borgo Venusio 75100 - Matera Contatti: tel. 0835 215111 - 337 1167489 info@mhmaterahotel.com www.mhmaterahotel.com Persone di riferimento: Rosa Lentini (Sales Manager) sales@mhmaterahotel.com tel. diretto: 0835 215703
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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BASILICATA
Matera - www.mhmaterahotel.com
MH Matera Hotel CAMERE: 131
■ In città Autostrade A14 Casello di Bari/Altamura SS 96 Matera a Km. 50 Stazione di Matera Ferrandina a Km. 30 Stazione di Bari Centrale a Km. 60 Aeroporto di Bari Palese a Km. 45 ■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 5 Sala principale: 400 posti Dimensioni sala principale mt: 22x18 Altezza sala principale mt: 6,00 Aree espositive mq: 700
★★★★ Via Germania, sn - Borgo Venusio 75100 Matera Tel. 0835 215111 - Fax 0835 259025 sales@mhmaterahotel.com mice@mhmaterahotel.com www.mhmaterahotel.com
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 15 ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Passerella per sfilate ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ❏ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza
Contatti: Rosa Lentini, Sales Manager sales@mhmaterahotel.com Nadia Petrino, Sales & Conference mice@mhmaterahotel.com Apertura: tutto l’anno
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 131 ❏ Singole ■ Doppie 131 ■ Junior Suite 3 ❏ Suite ■ Deluxe 16 Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ❏ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata Ristoranti: La Piazzetta - Posti totali: n° 80 cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale Carrubi - Posti totali: n° 150 cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale Giardini Venusio - Posti totali: n° 400 cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale ■ Bar Parcheggio: ■ Interno scoperto ❏ Coperto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ❏ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
AULA MAGNA
400
22x18
6,00
3
2,2x1,40
-
400
SI
50
400
350
400
150
50
CORB+MELOGRANO
145
18x8
4,50
2
2,2x1,40
-
100
SI
40
-
-
100
50
40
MELOGRANO
80
10x8
4,50
1
2,2x1,40
-
60
SI
25
-
-
60
25
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CORBEZZOLO
64
8x8
4,50
1
2,2x1,40
-
40
NO
15
-
-
40
15
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BOARDROOM
40
6x6
4,50
1
2,2x1,40
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SI
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-
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15
15
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HOTEL
SALA PRINCIPALE: 400
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Costa degli
Ulivi Hotels Perle di Sicilia, eventi indimenticabili
Š 2 0 1 2 _ w w w. g e n i v s - l o c i . c o m
GMC1077_CostadegliUlivi_Layout 1 22/06/18venerdĂŹ 09:27 Pagina 1
Grand Hotel
Piazza Borsa In centro a Palermo, percorso benessere, 3 sale riunioni da 40 a 220 persone
www.piazzaborsa.it
Splendid Hotel
La Torre A Palermo, Lido di Mondello, direttamente sul mare, 14 sale riunioni da 10 a 350 persone
www.latorrehotel.it
Hotel Torre
Normanna e dei Congressi Ad Altavilla Milicia (PA) Club Hotel, negozi, ascensori per il mare, 15 sale riunioni da 10 a 700 persone
www.torrenormanna.it
Eolian Hotel A Vulcano, Isole Eolie, 3 sale riunioni da 10 a 100 persone
www.eolianhotel.it
www.costadegliulivihotels.it - Numero verde 800236118
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SICILIA
Costa degli Ulivi
374-380
GHS Hotels
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Astoria Palace Hotel
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Best Western Ai Cavalieri Hotel 378-379 Costa degli Ulivi Grand Hotel Piazza Borsa
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Costa degli Ulivi Splendid Hotel La Torre
381
Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center 382 Il Gelso Bianco Hotel
384-385
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In Sicilia per vacanza o per lavoro?
GHS Hotels è la giusta soluzione.
booking@ghshotels.it congress@ghshotels.it WWW.GHSHOTELS.IT
SICILIA
Palermo – www.ghshotels.it/astoria
Astoria Palace Hotel Congressi medici doc trovano la loro location ideale nella struttura di Palermo, che vanta ampi spazi modernamente attrezzati e uno staff che affianca gli organizzatori in ogni momento dell’evento, con la garanzia di un servizio di alto livello tipico delle strutture di Ghs Hotels
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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ASTORIA PALACE HOTEL Brand di appartenenza: GHS Hotels Numero di camere: 300 Numero max meeting room 9 Capienza meeting room principale (pax): 550 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 300 Aeroporto più vicino: Falcone e Borsellino, Palermo (30 km) Indirizzo: via Montepellegrino 62, 90142 - Palermo (Pa) Contatti: tel. 091 6281111 fax 091 6372178 astoria@ghshotels.it www.ghshotels.it/astoria Persone di riferimento: Antonio Mancuso (direttore) direzione@ghshotels.it tel. diretto: 091 6280147
★★★★
iamo alle pendici del Monte Pellegrino, con vista mozzafiato sulla città di Palermo: sorge qui l’Astoria Palace Hotel, un complesso alberghiero moderno e confortevole, affiliato alla catena Ghs Hotels. La struttura, che si trova in posizione strategica tra il porto, il centro città e le spiagge di Mondello, offre alla clientela Mice un perfetto mix di ospitalità siciliana, eleganza e comfort, oltre a tecnologia di prim’ordine nel suo centro congressi. Quest’ultimo è il fiore all’occhiello dell’hotel e offre i più ampi spazi nel cuore di Palermo nelle sue nove sale conferenze e nell’area meeting di oltre mille metri quadrati, nei quali è possibile ambientare eventi e congressi fino a mille partecipanti. Lo staff dell’hotel è a completa disposizione per organizzare in ogni minimo dettaglio qualsiasi tipo di evento, pensando anche alle pause caffè, alle colazioni o cene di lavoro grazie alla esclusiva ristorazione interna. Altro plus della struttura siciliana, infatti, è il ristorante Il Cedro, nel quale vengono reinterpretate le tradizioni culinarie locali in perfetta armonia con l’innovazione degli antichi sapori mediterranei. E per interessanti post congress, dall’hotel si possono organizzare passeggiate tra i più antichi mercati di Palermo, alla scoperta dei colori e dei profumi dei prodotti tipici esposti sulle bancarelle dei venditori di frutta e verdura, carni e pesci, ben rappresentati nel dipinto La Vucciria di Renato Guttuso, dove trionfa la confusione di un miscuglio incomprensibile di voci, oggetti e persone, che si confondono e si mischiano tra loro nell’atmosfera del tipico suk arabo. Dai sapori più autentici della città si può poi passare al fascino dei suoi monumenti e al suo immenso patrimonio storico-culturale, degustando prodotti tipici dello street food in giro per la città.
HOTEL
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SICILIA
Palermo – www.aicavalierihotel.it
Best Western Ai Cavalieri Hotel ne, momenti conviviali, congressi light lunch, coffee break o aperitivi. Nella hall, come in tutto l’hotel, il Wi-Fi è gratuito e il personale del ricevimento è a disposizione 24 ore su 24 per qualsiasi esigenza degli ospiti. Dulcis in fundo, il Best Western Ai Cavalieri Hotel è in procinto di inaugurare uno spazio fitness che sarà operativo dal 2019. AI CAVALIERI HOTEL
Servizi personalizzati Nelle quattro sale dell’hotel si possono ospitare tutti i tipi di incontro, compresi piccoli convegni medici non superiori ai 250 partecipanti suddivisi in più sale. Gli spazi a disposizione degli ospiti continuano all’esterno dell’albergo dove si trova il suggestivo giardino d’inverno, all’interno del quale viene servita la colazione e dove è possibile organizzare banchetti con menu personalizzati. Comfort e servizio di alto livello caratterizzano anche le 45 camere, tra le quali sono a disposizione anche alcune “executive” con tanti servizi e comfort in più. Anche la ristorazione è un plus dell’hotel, che si appoggia a un ristorante partner al quale si può accedere direttamente dalla struttura: qui lo chef Domenico Basile, specializzato anche in cucina per celiaci, prepara menu ad hoc con piatti che spaziano dalla nouvelle cuisine ai più tradizionali sapori siciliani, per eventi o piccoli banchetti da dieci a 120 perso-
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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Brand di appartenenza: Best Western Numero di camere: 45 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 120 Superficie meeting room principale (mq): 140 Aeroporto più vicino: Aeroporto Falcone Borsellino (35 km) Indirizzo: via S. Oliva, 8 90141 - Palermo Contatti: tel. 091 583282 fax 091 6126589 info@aicavalierihotel.it www.aicavalierihotel.it Persone di riferimento: Mirko Raineri (direttore) direzione@aicavalierihotel.it tel. diretto: 091 583282
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n ambiente raffinato e accogliente è quello che caratterizza il Best Western Ai Cavalieri Hotel, il luogo ideale per un turismo leisure ma perfettamente in regola per accogliere la clientela Mice nell’ambito di congressi medici o di eventi in genere. Il quattro stelle è situato nel centro storico e d’affari di Palermo, a pochi passi da Piazza Politeama e facilmente raggiungibile in quanto fuori dalla zona a traffico limitato e a pochi minuti a piedi dalle arterie principali della città. L’albergo è in una posizione ottimale per spostarsi a piedi in una delle zone più glamour di Palermo.
HOTEL
Moderne sale per congressi, zone suggestive destinate al relax e un’accoglienza personalizzata sono tra i plus della struttura situata nel centro storico di Palermo, che sta ultimando anche i lavori per un moderno spazio wellness
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SICILIA
Palermo - www.piazzaborsa.it
Grand Hotel Piazza Borsa Nel centro storico di Palermo una struttura articolata in tre palazzi contigui diventa una location straordinaria per la business industry dove è possibile respirare un’atmosfera davvero unica, carica di storia, fascino e magia
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HOTEL
l chiostro seicentesco con gli arditi verticalismi del portico e la porta del vecchio convento è li a testimoniare il lascito dei Padri Mercedari; lo scalone monumentale, più volte oggetto di interventi di recupero, è invece la prova del radicamento nel territorio, espressa anche dall’originale marmo rosso della vicina Piana degli Albanesi. Il Grande Hotel Piazza Borsa è tutto questo, è un complesso dall’allure monumentale che può essere la cornice ideale per qualsiasi evento: dal congresso alla cena di gala, dalla confe-
GRAND HOTEL PIAZZA BORSA Brand di appartenenza: Costa degli Ulivi Numero di camere: 127 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 200 Superficie meeting room principale (mq): 250 Superficie area espositiva (mq): 120 Aeroporto più vicino: Palermo “Falcone e Borsellino” (18 km) Indirizzo: via dei Cartari, 18 – 90133 Palermo Contatti: tel. 091 320075 fax 091 6116700 piazzaborsa@piazzaborsa.com Persone di riferimento: Giovanni Pizzo (direttore) piazzaborsa@piazzaborsa.com
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renza stampa all’aperitivo più chic. Gli ambienti perfettamente restaurati si sovrappongono e si snodano in una serie di sequenze armoniose, anche se all’apparenza prive di una logica collocazione ma in realtà frutto della stratificazione di cinque secoli di storia siciliana. Piccolo e inatteso gioiello è la sala “Giardino d’Inverno”, un ambiente che evoca le atmosfere dell’Ottocento siciliano, interamente affrescato da artisti palermitani con paesaggi tratti dalle più belle coste della Sicilia. Tra i plus dell’hotel anche il centro benessere “Aloe”, armoniosamente diviso fra centro fitness, sale massaggi e percorso acqua. Eleganza, comodità ed efficienza: sono questi i tre cardini sui quali si fonda l’offerta convegnistica del Grande Hotel Piazza Borsa, le linee guida alle quali aggiungere un servizio d’eccellenza e una ristorazione di altissimo livello per rendere unico ogni momento. Una proposta “sartoriale”, un percorso completo cucito addosso a ciascun cliente, a partire dalle tecnologie utilizzate nelle sale congressi e negli spazi comuni, capaci di inserirsi con discrezione e puntualità in un contesto storico così importante e delicato. Sono tre i livelli che ospitano le sale, utilizzabili indifferentemente dai clienti dell’albergo oppure indipendentemente. Otto sale, per una capienza variabile da 12 a 200 persone oltre al roof garden, permettono di soddisfare qualunque tipo di esigenza. Vero oggetto di grande suggestione e pregio assoluto è il grande chiostro “dei Mercedari” dove il grande colonnato, fulcro dell’hotel, giunto intatto dall’epoca monastica. Il chiostro ospita a ogni angolo interno diversi salottini mentre la struttura retrattile collocata a un’altezza di quindici metri ne permette l’impiego per eventi e feste anche in caso di cattive condizioni atmosferiche.
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SICILIA
Palermo - www.piazzaborsa.com
Grand Hotel Piazza Borsa camere: 127
■ In città Autostrade A19 Casello di Palermo Viale Scienze a Km. 7 Stazione di Palermo Centrale a Km. 1 Aeroporto di Palermo Punta Raisi a Km. 30 ❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città
★★★★ Via dei Cartari, 18 90133 Palermo Tel. 091 320075 - Fax 091 6116700 piazzaborsa@piazzaborsa.com www.piazzaborsa.com Contatti: Giovanni Pizzo, Direttore piazzaborsa@piazzaborsa.com Apertura: tutto l’anno
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 8 Sala principale: 200 posti Dimensioni sala principale mt: 30x9 Altezza sala principale mt: 6,00 Aree espositive mq: 120 Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw ■ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ❏ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 127 ■ Singole 11 ■ Doppie 102 ❏ Junior Suite ■ Suite 14 Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ❏ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata Ristorante: Kemonia Posti totali: n° 200 Tipo di cucina: ■ Tipica ❏ Nazionale ■ Internazionale
HOTEL
Sala principale: 200
■ Bar Parcheggio: ❏ Coperto ■ Esterno per 16 auto ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ❏ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Palermo-Mondello Lido - www.latorrehotel.it
Splendid Hotel La Torre Sala principale: 300
camere: 170
■ Al mare Autostrade A19 PA - TP A20 PA - ME E CT Stazione di Tommaso Natale a Km. 7 Aeroporto di Palermo Falcone e Borsellino a Km. 24 ❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città
★★★★ Via Piano Gallo, 11 90151 Palermo Tel. 091 450222 Fax 091 450033 latorre@latorre.com www.latorrehotel.it Contatti: Walter Parisi, Direttore latorre@latorrehotel.it Apertura: tutto l’anno
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DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 10 Sala principale: 300 posti Dimensioni sala principale mt: 25,3x9,8 Altezza sala principale mt: 4,00 Aree espositive mq: 700 Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw 380 ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ❏ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ❏ Palco mobile ■ PC ❏ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza
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DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 170 ■ Singole 4 ■ Doppie 160 ■ Junior Suite 4 ■ Suite 2 Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata Ristorante: Le Terrazze “La Torre” Posti totali: n° 280 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale ■ Bar Parcheggio: ■ Coperto per 22 auto ■ Esterno per 40 auto ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
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SICILIA
Catania-Aci Castello - www.fourpointscatania.com
Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center È da 35 anni un punto di riferimento del settore per la sua capienza ricettivocongressuale, l’innovazione e la propensione all’eco-sostenibilità. Una struttura internazionale e con un centro congressi fra i più grandi della Sicilia orientale
HOTEL
L
a fusione di Marriot International con Starwood è decollata nel 2018 e si è ufficializzata con l’unione dei “programmi fedeltà”. Four Points by Sheraton Catania, dunque, sempre in prima linea per l’innovazione e i servizi di alto livello, è un vessillo nazionale di questa nuova sinergia e accoglie i congressi medico-scientifici con una serie di plus. Il marchio “Village for All”, per esempio, perché la struttura ha sposato una precisa nonché etica strategia d’impresa: quella della accessibilità e della sostenibilità ambientale. Due parole che racchiudono una pluralità di attenzioni, da apprezzare in occasione di un congresso al Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center che, non a caso, si fregia anche della certificazione di gestione ambientale di qualità ISO 14000. E oltre all’accessibilità certificata dal marchio “Village for All”, la struttura accoglie in camere anallergiche con rivestimenti Ecocarat, preziose ceramiche
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382-383 GCMS Sicilia 2S Sheraton Catania.indd 382
giapponesi per la purificazione dell’aria. Le ceramiche da bagno, invece, presentano la tecnologia “Rimfree” di Pozzi Ginori e fra le novità in linea con la filosofia green di Marriott vi sono dispenser di design che sostituiscono i flaconcini in plastica e - soprattutto - il loro spropositato utilizzo. Inoltre è in corso - laddove possibile - la riduzione di materiale plastico a favore di materiali organici derivanti da piante, biodegradabili al 100%.
Congressi ad arte Il restyling è nel Dna della struttura e la costante attenzione all’accoglienza è concepita per le esigenze di una clientela che cerca non solo eleganza ed eccellenza, ma anche praticità. Affacciato sulla scogliera lavica dei Ciclopi e a una manciata di minuti dall’aeroporto di Catania, l’albergo dedica agli eventi un centro congressi che consente di approntare innumerevoli coreografie e il restyling della lobby permette ora una maggiore capacità di accoglienza di stand espositivi. Il conference centre è articolato in due aree - entrambe con ingresso indipendente - e con pareti mobili e insonorizzate che permettono di rimodulare gli spazi fino a 19 combinazioni di sale differenti e su un’area totale di 1.200 metri quadrati. Il business center principale ha una capienza di oltre settecento posti a teatro e l’ampiezza e la versatilità di ogni sala, oltre
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SICILIA
Innovazione green Ad accrescere il valore del posizionamento “green” della struttura contribuisce “Horto”, l’orto biologico il cui progetto è stato vincitore del premio Smau 2017 Milano per l’innovazione. Si tratta del primo orto biologico siciliano all’interno di una struttura ricettiva ed è l’espressione di come si possa fare impresa scegliendo come punto cardine la sostenibilità. In un’atmosfera rilassante e all’insegna della condivisione, al Melograno
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FOUR POINTS BY SHERATON CATANIA HOTEL & CONFERENCE CENTER Brand di appartenenza: Marriott Numero di camere: 168 Numero max meeting room: 19 Capienza meeting room principale (pax): 700 Superficie meeting room principale (mq): 724 Superficie area espositiva (mq): 1000 Aeroporto più vicino: Aeroporto Internazionale Fontanarossa - Catania Indirizzo: via Antonello da Messina, 45 95021 - Aci Castello (Ct) Contatti: tel. 0957114111 info@fourpointscatania.com www.fourpointscatania.com Persone di riferimento: Santo Baudo (sales director)
HOTEL
Lobby Bar i congressisti possono sorseggiare cocktail d’autore, mentre Al Timo Restaurant lo chef invita i suoi ospiti ad apprezzare la magia delle sue ricette, realizzate con i famosi prodotti a “centimetro zero”, tutti provenienti dall’orto biologico della struttura. Sempre in ottica green vi sono i percorsi post congress nel territorio, fra i quali spiccano le escursioni sul vulcano e nei parchi-avventura alle pendici dell’Etna, sotto l’egida dell’Unesco.
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alla possibilità di accesso dall’esterno per il carico-scarico di qualsiasi materiale, consentono l’allestimento in contemporanea dell’area espositiva del centro congressi. Agli incontri raccolti l’albergo dedica al Mice quattro salette executive, di cui una con luce naturale, mentre “La Piazzetta” consente di allestire coffee break all’aperto nei suoi quattrocento metri quadrati di spazio outdoor. Suggestiva per cocktail al tramonto è la piattaforma a mare sugli scogli lavici, mentre meeting esclusivi trovano la loro quinta ideale anche in due suite di alto impatto: la suite Presidenziale - con terrazzo di settanta metri quadrati - e la Diplomatic Suite, entrambe con vista mare. Di grande fascino sono la Phil Stern Suite e la nuovissima One o One Contemporary Art Suite: la prima omaggia il fotografo americano Phil Stern - che ha soggiornato in hotel -, la seconda è nata con l’intenzione di creare una residenza per artisti che, relazionandosi con il territorio, possono creare opere site specific. Può capitare, quindi, di ritrovarsi nella stessa camera in cui ha dormito Daniel Pennac.
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Un hotel in posizione ideale per ospitare eventi: a pochi minuti dall’aeroporto di Catania, all’inizio dell’autostrada CataniaPalermo, a 500 metri dallo svincolo con la Tangenziale Ovest. Dispone di 86 camere, recentemente ristrutturate, arredate con eleganza e dotate di pay Tv e TV satellitare, telefono, aria condizionata a controllo individuale e frigobar.
Il centro congressi, all’avanguardia per soddisfare qualsiasi esigenza, ha quattro sale, in grado di accogliere fino a 200 persone. Il ristorante è sempre a disposizione per colazioni di lavoro o buffet personalizzati. In inverno si trasforma nella Sala Banchetti per cene di gala o altre cerimonie. La struttura dispone, inoltre, di piscina, due campi da tennis, un campo di calcio in erba, due campi di bocce e palestra.
Autostrada A19 Ct/Pa km 3 - 95100 Catania Tel. 095.71.81.159 - Fax 095.71.81.270 - E-mail: info@gelsobianco.it - Internet: www.gelsobianco.it
SICILIA
Catania-Misterbianco - www.gelsobianco.it
Il Gelso Bianco Hotel SALA PRINCIPALE: 200
DATI ALBERGHIERI Camere totali n. 86 ❏ Singole ■ Doppie 83 ❏ Junior Suite ■ Suite 3
CAMERE: 86
■ In città Autostrade A19 Casello di Catania Stazione di Catania Aeroporto di Catania-Fontanarossa
a Km. 15 a Km. 6
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ❏ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
a Km. 3
❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città
★★★ Autostrada A19 Ct/Pa Km.3 95045 Catania-Misterbianco Tel. 095 7181159 - Fax 095 7181270 info@gelsobianco.it www.gelsobianco.it Contatti: Vincenzo Celeste, Direttore Apertura: tutto l’anno
Nome sala
SALA MEETING
Area mq
238
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ❏ Palco mobile ❏ Passerella per sfilate ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso ❏ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza
Parcheggio: ❏ Coperto ■ Esterno: 200 auto ❏ Garage convenzionato
Altezza metri
20,7x11,5
3,60
2019
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
12
1,5x2,4
-
200
Luce naturale
NO
HOTEL
Ristoranti: Ristorante - Posti totali: n° 200 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ❏ Internazionale
Dimensioni metri
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 4 Sala principale: 200 posti Dimensioni sala principale mt: 20,7x11,5 Altezza sala principale mt: 3,60 Aree espositive mq: 200
■ Bar
Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
-
-
200
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il tuo
MEETING di successo a Olbia
L'HOTEL 124 camere di cui 22 Standard (6 delle quali per persone con disabilità motorie) 89 Deluxe 12 Suite 1 Presidential Suite Struttura priva di barriere architettoniche Piscina e Jacuzzi esterni con Bar bordo Piscina (stagionali) Palestra gratuita aperta 24h Wifi gratuito 3 Sale Ristorante 1 Bar interno Ampio parcheggio privato gratuito
LE SALE MEETING Un intero piano dedicato alle Sale Meeting con comodi spazi esterni, adiacenti alle sale, perfetti per allestire segreteria / area registrazione partecipanti o per accomodare eventuali sponsor e relativo materiale espositivo.
Quattro sale tecnologicamente equipaggiate. Perfette per piccoli meeting o grandi convegni. Possono ospitare dalle 15 alle 145 persone, per un'area meeting totale pari a 300 m².
Il plus è rappresentato da un team esperto e specializzato nell'organizzazione dei meeting di piccole o grandi dimensioni: dall'allestimento della sala all'organizzazione di coffee break, light lunch, gala dinner e tanti altri servizi accessori.
Sala Maestrale Sino a 145 persone con uno spazio meeting pari a 168 m² Teatro
Cabaret
145
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Ferro di cavallo Tavolo Unico 40
40
Banchi Scuola 35
Sala Levante Sino a 45 persone con uno spazio meeting pari a 72 m² Teatro
Cabaret
45
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Ferro di cavallo Tavolo Unico Banchi Scuola 20
20
18
Sala Grecale Sino a 20 persone con uno spazio meeting pari a 30 m² Teatro
Cabaret
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Ferro di cavallo Tavolo Unico Banchi Scuola 18
18
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Via Isarco 5/7 (Via dei Lidi) Olbia, Italy, 07026 Phone +39 0789 5561 Fax +39 0789 556220 olbdt_res@hilton.com www.olbia.doubletreebyhilton.com
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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SARDEGNA
Doubletree by Hilton Olbia
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Hotel Catalunya
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Hotel Regina Margherita
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Convento San Giuseppe
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THotel
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SARDEGNA
Alghero (Ss) – www.hotelcatalunya.it
Hotel Catalunya Contatti: Massimo Sequenza Direttore direzione@hotelcatalunya.it
★★★★ Via Catalogna, 22 07041 Alghero (SS) Tel. 079 953172 - Fax 079 953177 info@hotelcatalunya.it booking@hotelcatalunya.it www.hotelcatalunya.it
HOTEL
L’
Hotel Catalunya, elegante 4 stelle situato al centro di Alghero, gode di una vista incantevole sul porto turistico, sulla baia e sulla città. Dall’albergo in pochi minuti si raggiunge il caratteristico centro storico e la bellissima spiaggia del Lido. L’albergo è dotato di 128 camere di differenti tipologie: Classic, Superior, Junior Suite, Suite. L’Hotel dispone di 2 Ristoranti: il Ristorante Maqù al 1° piano con una
Nome sala
capienza di 250 posti e il Ristorante panoramico Blau al 9° piano con una capienza di 150 posti. Il centro congressi si trova al piano terra dell’albergo ed è dotato di 4 sale, capaci di ospitare sino a 400 persone. Il centro congressi, le aree comuni e tutte le camere dell’Hotel dispongono di una copertura internet wifi gratuita. Nella hall sono disponibili inoltre 2 postazioni con PC per collegamento ad internet.
Dimensioni metri
Altezza metri
-
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-
-
225
17,5x12,8
3,20
2
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-
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MIMOSA
68
13,7x5
3,20
2
0,90x2,10 0,90x2,10
70
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30
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OLEANDRO
35
7x5
3,20
1
0,85x2,10
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30
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10
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GINESTRA
20
5x4
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0,85x2,10
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RISTORANTE MAQÙ SALA CATALUNYA RISTORANTE PANORAMICO BLAU
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Area mq
Apertura: tutto l’anno
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
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1,85x2,10 1,85x2,10 -
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Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SÌ
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300
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250
80
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SÌ
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20
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8
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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GMC1046_ConventoSGiuseppe_Layout 1 15/01/18lunedì 09:14 Pagina 1
FAI VOLARE IL TUO BUSINESS.
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CONVENTO SAN GIUSEPPE
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SARDEGNA
Cagliari – www.hotelreginamargherita.com
Hotel Regina Margherita Situato in una posizione centrale invidiabile, a due passi dal porto e dalle principali vie dello shopping di Cagliari, il quattro stelle interpreta al meglio il senso di ospitalità e accoglienza tipico della Sardegna e si propone al segmento Mice con spazi attrezzati per ogni tipo di evento
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HOTEL
iamo nel centro di Cagliari, nella via che dall’antico quartiere fortificato di Castello scende verso l’ elegante passeggiata davanti al porto: sorge qui l’Hotel Regina Margherita, un albergo moderno e accogliente che unisce eleganza e discrezione, conciliando il design con la tradizione dell’ospitalità. Uno dei plus della struttura sarda è quello di offrire i vantaggi di un centro congressi in pieno centro città, con cinque sale diverse, caratterizzate da una
HOTEL REGINA MARGHERITA Numero di camere: 100 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 250 Superficie area espositiva (mq): 210 Aeroporto più vicino: Cagliari Elmas Indirizzo: viale Regina Margherita, 44 09124 - Cagliari (Ca) Contatti: tel. 070 670342 fax 070 668325 booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com Persone di riferimento: Renato Barbon (Direttore) booking@hotelreginamargherita.com tel. diretto: 070 670342
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totale modularità. Dagli incontri faccia a faccia fino a quelli da oltre trecento partecipanti in contemporanea, il Regina Margherita offre sempre la soluzione su misura per ogni esigenza. Le sale possono essere allestite ad hoc in pochi minuti e lo staff è a disposizione di organizzatori e congressisti per assisterli in ogni fase dell’evento.
Una posizione invidiabile Il Regina Margherita vanta una collocazione particolare: si trova dove si incontrano tre dei quattro quartieri storici di Cagliari. In pochi passi si arriva nel quartiere Castello, una rocca fortificata dove si concentrano molti dei monumenti e dei palazzi storici della città e la Cittadella dei Musei. Ai due lati della strada sulla quale si affaccia l’albergo si trovano il quartiere della Marina e quello di Villanova, con le loro stradine e piccole piazze, le chiese antiche e i conventi. Qui si trovano moltissimi ristoranti, trattorie e locali in cui trascorrere piacevoli momenti dopo un impegno di lavoro. Dal centro storico ci si può poi spostare verso altre mete come la famosa spiaggia del Poetto, l’Anfiteatro Romano, la Basilica Paleocristiana di San Saturnino con intorno un parco e gli scavi archeologici, la zona archeologica di Tuvixeddu, la Villa di Tigellio o le tracce della città romana sotto la Chiesa di Sant’Eulalia. Le camere dell’hotel sono molto confortevoli ed eleganti, così come il Bistrot dove gli ospiti possono degustare piatti regionali rivisitati e a chilometro zero accompagnati da un’importante carta dei vini frutto di un’accurata selezione di eccellenze sarde e nazionali.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2019
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SARDEGNA
Cagliari - www.hotelreginamargherita.com
Hotel Regina Margherita SALA PRINCIPALE: 300
CAMERE: 100
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 100 ■ Singole 8 ■ Doppie 85 ■ Junior Suite 5 ■ Suite 2
■ In città ■ Al mare Autostrade S.S. 131 Casello a Km. Stazione di Cagliari Centrale a Km. 1 Aeroporto di Cagliari/Elmas a Km. 9
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città
Viale Regina Margherita, 44 09124 Cagliari Tel. 070 670342 - Fax 070 668325 booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com Contatti: Renato Barbon, Direttore booking@hotelreginamargherita.com Apertura: tutto l’anno
Nome sala
Area mq
Ristorante: La Terrazza - Posti totali: n° 300 Tipo di cucina: ■ Tipica ❏ Nazionale ❏ Internazionale
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 220 ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ Passerella per sfilate ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Parcheggio: ■ Coperto per 24 auto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
HOTEL
★★★★ S
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 8 Sala principale: 300 posti Dimensioni sala principale mt: 16,1x15,4 Altezza sala principale mt: 2,81 Aree espositive mq: 210
■ Bar
Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ❏ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
80
CASTELLO
248
16,1x15,4
2,81
2
2,2x2,7
3x2,7
300
NO
45
300
180
300
90
TERRAZZA
208
29x18,75
-
9
1,2x2,2
-
200
SI
-
150
120
200
-
-
VILLANOVA
136
22,50x6,15
2,70
4
1x2,2
1x2,2
100
SI
42
100
-
100
60
40
SALA ARESU
130
22,50x6,00
2,70
1
1x2,2
1x2,2
60
SI
-
-
-
60
-
-
MARINA
108
11,45x9,15
3,50
2
1,4x2,2
-
100
SI
30
100
65
100
30
30
78
13,75x6,85
3,10
2
1x2,2
1x2,2
70
NO
25
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-
70
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STAMPACE
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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SARDEGNA
Cagliari – www.thotel.it
THotel ★★★★ S Via dei Giudicati, 66 09131 Cagliari Tel. 070 47400 - Fax 070 47405026 congress@thotel.it www.thotel.it Apertura: tutto l’anno
HOTEL
A
lta Ospitalità nel cuore di Cagliari, al centro di tutto: tutto l’anno, tutti i giorni. Oltre 5.000 eventi ospitati tra congressi nazionali, conferenze internazionali, vertici ministeriali, seminari e meeting: al THotel siamo ormai in grado di soddisfare le più elevate esigenze del segmento Congressi, Meeting & Convention. Otto sale impreziosite dall’illuminazione naturale e da tecnologie audiovisive all’avanguardia, spazi modulari capaci di ospitare da 2 fino a 300 partecipanti; 175 mq di spazi dedicati ad area espositiva. Tutte le sale sono dotate di collegamento internet in modalità
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
4,20
T1
297
27,5x10,8
T2
309
28,9X10,7
T3
99
15,3x6,5
T4
119
11,2x10,6
T8
55
-
T7
33
T5 T6
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wireless e wired, un videoproiettore motorizzato a soffitto da 7.000 Al oppure da 5.000 Al. I collegamenti VGA e HDMI dal PC ai proiettori sono già predisposti. Per le pause durante la giornata il TBar, TBistrot con il Giardino d’inverno sempre aperti anche agli ospiti esterni e l’eccellenza gastronomica del TRestaurant per le vostre cene. Parcheggio e connessione internet WiFi gratuiti per tutti gli ospiti. Reception 24h24. Al THotel il dinamismo non manca: eventi e mostre inaugurano sfide sempre nuove per l’immaginazione e la creatività. Vetrina in divenire dello stile e dell’ospitalità, il THotel vi aspetta nella capitale del Mediterraneo.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
3
2,15x1,80
-
300
SI
-
-
-
300
150
4,20
3
2,15x1,80
-
270
SI
50
250
240
300
150
-
2,70
2
2,15x1,80
-
95
SI
28
-
-
95
50
-
3,80
3
2,15x1,80
-
90
SI
26
-
-
90
50
-
2,70
3
2,10x1,80
-
25
SI
18
-
-
30
16
-
6,4x5,2
3,40
1
2,15x1,80
-
12
SI
-
-
-
-
-
12
30
6,2x4,9
3,40
1
2,15x1,80
-
10
SI
-
-
-
-
-
12
25
5,2x4,9
3,40
1
2,15x1,80
-
6
SI
-
-
-
-
-
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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GMC1091_Thotel_Layout 1 02/07/18lunedĂŹ 15:08 Pagina 1
T LIFE
[ comfort zone ]
foto d. sequi
S A R DEGN A , UN ’ I SOL A IL TUO E V ENTO.