Stampe non periodiche - DC/DCI/622/99/B - Milano - In caso di mancato recapito inviare all’ufficio di cmp Roserio Milano per la restituzione al mittente che si impegna a corrispondere i diritti postali.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
DOVE
OSPITARLI
COME
ORGANIZZARLI
CHI
LI REALIZZA
Tecniche di organizzazione eventi e aggiornamenti ECM Provider e organizzatori congressuali Alberghi, location, centri congressi
Una pubblicazione
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In collaborazione con
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Prefazione Federcongressi&eventi
A
nche quest’anno Federcongressi&eventi ha dato il proprio contributo alla stesura della Guida ai Congressi Medico-Scientifici. La pubblicazione edita da Ediman non è solo l’accreditato punto di riferimento per tutti coloro che promuovono e organizzano congressi medico-scientifici ma è anche uno degli attori che, insieme alla nostra associazione, sostiene quella che possiamo definire come “la cultura dell’ECM”. L’Educazione Continua in Medicina riveste infatti un ruolo chiave e fondamentale nel garantire che le prestazioni erogate dal Servizio sanitario nazionale siano sempre di eccellenza. Provvedendo ad assicurare ai professionisti della sanità una formazione continua, l’ECM è lo strumento attraverso il quale rispondere in maniera aggiornata ed efficace ai bisogni dei pazienti. L’ECM, dunque, è un mezzo grazie al quale viene tutelato uno dei diritti fondamentali dei cittadini: la salute. Proprio per questo è fondamentale che la formazione sia di valore, pregnante e al passo con le nuove e costanti innovazioni dei differenti rami della medicina, della ricerca farmaceutica e della diagnostica. Ed è qui che entra in gioco il ruolo di Federcongressi&eventi. L’associazione della meeting industry italiana tra i propri oltre 220 soci vanta infatti numerosi Provider ECM di comprovata professionalità e senso di responsabilità. E i soci di Federcongressi&eventi, unitamente ai soci della Federazione delle Società Medico-Scientifiche Italiane (con cui Federcongressi&eventi ha un accordo di rappresentanza dal 2015) generano circa il 30% degli eventi ECM nazionali. Non solo: Federcongressi&eventi è sempre più impegnata nel sostenere la complessa e articolata attività dei Provider ECM attraverso formazione e consulenza specializzate e servizi dedicati. Grazie, dunque, a tutti coloro che, con impegno e dedizione, sono gli autorevoli portavoce della “cultura dell’ECM” e grazie a Ediman e al suo team che anche quest’anno hanno realizzato una guida tanto agile da consultare quanto ricca di contenuti aggiornati.
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Alessandra Albarelli Presidente Federcongressi&eventi
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
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Prefazione FISM
l
l settore dei congressi medico-scientifici costituisce uno dei cardini della formazione e dell’aggiornamento professionale in Sanità, da sempre un’attività primaria delle società scientifiche e delle associazioni mediche, per le quali la formazione degli associati è parte integrante della loro “mission”. Per questo motivo FISM è impegnata, sin dalla nascita del programma ECM, per rivalutare il ruolo strategico rivestito dalle società scientifiche nell’ambito del sistema di Educazione Continua in Medicina e nei rapporti con Agenas e con le istituzioni coinvolte nel governo della Sanità. Dopo l’entrata a regime del nuovo Codice Etico di Assobiomedica – MedTech, la centralità delle società scientifiche è ancor più divenuta fattore strategico per garantire al sistema della formazione continua l’indispensabile trasparenza attraverso l’organizzazione di congressi medici rispettosi delle nuove regole e, quindi, proiettati a una maggior efficienza ed efficacia.
Proseguono le collaborazioni con il Ministero della Salute e l’Istituto Superiore di Sanità, con la partecipazione ai tavoli dell’innovazione in tema di Health Technology Assessment e alla revisione delle reti cliniche nell’ambito del gruppo di lavoro del Comitato Tecnico Sanitario e della Commissione Dispositivi Medici. Recentemente si è aggiunto l’impegno nell’advisory board del Comitato del Sistema Nazionale Linee Guida e il progetto Analisi dei fattori di produzione per resilienza e sviluppo del SSN, istituito e diretto dal Ministero della Salute, dove FISM partecipa con Price Waterhouse Coopers alla cabina di regia e coordina gli interventi delle società scientifiche nel Laboratorio Scientifico Patologie. La “mission” di FISM è da sempre tesa a valorizzare e a rafforzare il valore e il ruolo primario del contributo scientifico delle società scientifiche nel dialogo, nel confronto e nelle attività promosse dalle istituzioni nazionali. Confortati dalle esperienze maturate negli ultimi anni, riteniamo che la nuova edizione della Guida ai Congressi Medico-Scientifici abbia le carte in regola per confermarsi, ancora una volta, quale utile strumento per identificare anche gli eventi in cui si discute delle problematiche messe a fuoco nelle diverse attività che FISM persegue. Siamo convinti, pertanto, che anche questa edizione sarà riconosciuta quale ottimo punto di riferimento per gli operatori del settore e valido strumento di aggiornamento per conoscere tutti i passaggi necessari alla corretta organizzazione degli eventi.
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006 prefazione FISM OK.indd 6
Franco Vimercati Presidente FISM Federazione Italiana delle Società Medico-Scientifiche
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
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INDIRIZZI UTILI AGENAS (Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali) Via Piemonte 60 – 00187 Roma Tel. 06 42749700 www.agenas.it info@agenas.it ecm@agenas.it agenas@pec-agenas.it Commissione Nazionale per la Formazione Continua www.ape.agenas.it Assistenza tecnico-operativa ai provider: helpdesk@agenas.it Quesiti di carattere generale: ecm@agenas.it Quesiti di provider ECM regionali: ecmregioni@agenas.it Segnalazioni di discenti: ecmfeedback@agenas.it Posta certificata: ecm@pec.agenas.it Comitato di Garanzia Comitato Tecnico delle Regioni Commissione Nazionale per la Formazione Continua Osservatorio Nazionale sulla qualità della Formazione Continua in Sanità Via Valadier 37 – 00193 Roma tel. 06 5512211 www.agenas.it COGEAPS (Consorzio Gestione Anagrafiche delle Professioni Sanitarie) via Cola di Rienzo 212 – 00192 Roma tel. 06 36000893 www.cogeaps.it ecm@cogeaps.it Confindustria Dispositivi Medici Viale Pasteur 10 – 00144 Roma tel. 06 9979481 Via Burigozzo 1/A – 20122 Milano tel. 02 34531165 www.confindustriadm.it info@confindustriadm.it confindustriadm@pec.confindustriadm.it Farmindustria Largo del Nazareno 3/8 – 00187 Roma tel. 06 675801 www.farmindustria.it farmindustria@farmindustria.it Federcongressi&eventi Piazzale Adenauer 8 – 00144 Roma tel. 06 89714805 www.federcongressi.it federcongressi@federcongressi.it FISM (Federazione Italiana Società Medico-Scientifiche) Villa Marelli, Viale Zara 81 – 20159 Milano tel. 02 54121092 www.fism.it segreteria@fism.it fism.pec@legalmail.it
Link utili regione per regione Abruzzo
www.arsabruzzo.it
Basilicata
http://ecm.basilicata.agenas.it
Calabria
www.regione.calabria.it/sanita
Campania
www.regione.campania.it
Emilia Romagna
http://assr.regione.emilia.romagna.it
Friuli Venezia Giulia
http://ecm.sanita.fvg.it
Lazio
http://regione.lazio.it/rl_sanita/
Liguria
http://alisa.liguria.it
Lombardia
www.ecm.regione.lombardia.it
Marche
http://ecm.sanita.marche.it/
Molise
http://ecm.regione.molise.it
Piemonte
www.formazionesanitapiemonte.it
Puglia
www.sanita.puglia.it/web/ofs
Sardegna
http://providerecm.sardegnasalute.it
Sicilia
http://pti.regione.sicilia.it
Toscana
www.regione.toscana.it/-/educazione-continua-in-medicina-ecm-
Umbria
http://ecm.regione.umbria.it/mediacenter/FE/home.aspx
Valle d’Aosta
http://ecm.regione.vda.it
Veneto
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“Guida ai Congressi Medico Scientifici” 2020 è una pubblicazione
Ediman Srl Via Vittorio Salmini, 1 - 20135 Milano Telefono 02 57311511 - Fax 02 55231486 info@ediman.it - www.ediman.it Direttore responsabile: Marco Biamonti A cura di: Margherita Franchetti Responsabile traffico pubblicitario e redazione: Jessica Alejandra Presa Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola Consulenza testi: Simona Zin Grafica: Massimo Bernardi Photo credits: Adobe Stock – https://stock.adobe.com Hanno collaborato: Antonella Andretta, Alessandra Boiardi, Simona P.K. Daviddi, Andrea Matteucci, Sabrina Piacenza, Luciana Francesca Rebonato Si ringraziano per gli utili contributi: Gabriella Ghigi, Alberto Iotti, Gianluca Trezzi, Mauro Zaniboni Fotolito e stampa: Logo Srl - Ciserano (Bg) Questa guida è andata in stampa il 30 gennaio 2020
I prodotti editoriali Ediman Meeting & Congressi Guida Meeting e Congressi MeetingeCongressi.com La Guida ai Congressi Medico-Scientifici
Gli eventi Ediman Buy Mice Milano Buy Mice Roma Full Contact Discover Italy Full Contact Incentive Destinations Full Contact Meeting Planner Full Contact Pco
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
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AL SERVIZIO DELL’AGGIORNAMENTO CONTINUO IN MEDICINA DAL 1981
Grazie alla nostra esperienza nell’organizzazione di eventi medici, disponiamo delle competenze specifiche per organizzare corsi e congressi di medicina che pongono attenzione allo sviluppo di contenuti formativi di particolare rilievo scientifico per i nostri partecipanti.
Provider ECM
Eventi formativi per medici www.btcongress.com
Gestione Associazioni scientifiche
SOMMARIO Prefazione Federcongressi&eventi
4
Prefazione FISM
6
IL LAVORO PREPARATORIO 71
Indirizzi utili
10
Indice degli operatori e delle location congressuali
Progetto e tempi di realizzazione del congresso
72
18
La pianificazione economica dell’evento
76
CONGRESSI MEDICI E PROGRAMMA ECM 23
Considerazioni nella scelta della destinazione 80 Ricerca e selezione della location
84
Lo staff temporaneo e le norme sul lavoro occasionale
89
Il valore dei congressi medici e il sistema ECM
24
Gli organi di governo dell’ECM e i manuali operativi
Il compenso di relatori e docenti: cosa dice la legge
92
29
Il provider ECM e il conflitto di interessi
33
Linee guida per la presentazione degli abstract
95
Le quattro tipologie della formazione ECM
38
Come si calcolano i crediti ECM del congresso
Sponsorizzazioni: nuovi format e soluzioni innovative
98
40
Impostare il piano di lavoro e le cose da fare 105
La normativa sui contratti di sponsorizzazione
44
Codici etici: cosa gli sponsor possono e non possono fare
47
Le verifiche di conformità degli eventi ECM
50
PRATICHE CONTABILI E FISCALI: LE COSE DA SAPERE 107 I diversi casi di applicazione dell’IVA
108
Il bilancio del congresso: le voci da monitorare
112
Contabilità e trattamento fiscale degli utili
114
CHI ORGANIZZA IL CONGRESSO 53 L’organizzatore di congressi: cosa fa e come sceglierlo
54
Condurre la gara per la gestione del congresso
61
Il contratto con l’organizzatore: appalto o cessione
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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2020
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SOMMARIO CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO 117 Attrattiva dell’evento e aspettative dei partecipanti
118
Come apprendono i professionisti: variare le sessioni
122
Scegliere il format di sessione più adatto al contenuto
126
Le attività del programma sociale
130
ASPETTI STRATEGICI E ORGANIZZATIVI 159 I mestieri del congresso: le nuove specializzazioni
160
L’allestimento della location
163
Organizzare eventi più sostenibili
167
Norme di sicurezza e gestione degli imprevisti
173
Prima dell’inizio: le istruzioni allo staff e i controlli finali
176
L’IMPATTO DELLA TECNOLOGIA 133 Le tecnologie partecipative che creano interazione
136
Calcolare la banda per il wi-fi
141
Cosa può fare la app del congresso
144
La gestione informatizzata dell’evento
148 LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE 181 La compilazione del report conclusivo
182
I risultati dell’evento si misurano sugli obiettivi
186
Documenti e materiali da conservare
189
CONGRESSI INTERNAZIONALI: COME ACQUISIRLI E PERCHÉ 191 GLI STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE 151
Il mercato globale dei congressi
192
La candidatura a un congresso internazionale
195
Il piano di comunicazione e i canali digitali
152
La costruzione del sito web dell’evento
154
I l supporto a medici e associazioni per presentare le candidature
200
Spedizione degli inviti e trattamento dei dati personali
157
La scelta della città dove tenere il congresso
204
14
013-014 GCMS 2020 Sommario.indd 14
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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SOMMARIO Agenzie Pco, Provider e Altri Servizi
Le Location Regione per Regione
Schede Tecniche
Lombardia
Adria Congrex - Rimini
213
Centro Congressi Villa Porro Pirelli - Induno Olona (Va)
248
Aim Group International - Milano, Firenze, Roma
212
Iseolago Hotel - Iseo (Bs)
249
Arseducandi - Milano
213
Bluevents - Roma
215
Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre - Ferno (Va)
250
Btcongress - Cagliari, Roma
214
Sheraton Milan San Siro - Milano
251
Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo
216
Winter Garden Hotel - Bergamo - Grassobbio
252
Chrysalis Communication - Milano
215
Biancardi Hub - Codogno (Lo)
253
Congress Lab - Milano
217
Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo
254
Cwt Meetings & Events - Firenze, Milano, Torino, Roma
218
Centro Congressi Ville Ponti - Varese
256
Ega Worldwide Congresses & Events - Roma, Milano
219
Malpensafiere - Varese - Busto Arsizio
257
Everywhere - Verona
220
Museo Diocesano Carlo Maria Martini - Milano
258
Fenicia Eventi - Roma
221
Gruppo Sc Studio Congressi Servizi per la Comunicazione - Roma
220
Kassiopea Group - Cagliari
222
L.C. Congressi - Padova
223
Lopez Eventi e Congressi - Godo (Ra)
222
Meet and Work - Padova-Abano Terme
224
Aosta
Mp Congressi & Comunicazione - Napoli
225
Grand Hotel Billia & Resort - Saint-Vincent (Ao)
265
Pv Agency by Promoviaggi - Milano
223
Skyway Monte Bianco - Courmayeur (Ao)
266
Sardiniameeting - Cagliari
226
Target Motivation - Venezia Mestre (Ve)
226
Veneto
Triumph Group - Roma, Milano
227
Uvet Congress and Learning - Milano
228
Best Western Premier Bhr Treviso Hotel Treviso - Quinto di Treviso
270
Uvet Global Business Travel - Milano
229
Doubletree by Hilton Venice North - Mogliano Veneto (Tv)
271
Victory Project Congressi - Milano
230
Four Points by Sheraton Padova - Padova
272
Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia
273
Hotel Parchi del Garda - Lazise (Vr)
274
262
Palazzo della Luce e Villa Sassi - Torino
263
Aim Group - Roma
232
Isola di San Servolo - Venezia
275
Effe Erre Congressi - Napoli
233
Arseducandi - Milano
234
Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia Venezia
276
Cec Comunicazione Eventi Congressi - Roma
236
Vicenza Convention Centre - IEG - Vicenza
279
Gruppo Uvet - Divisione Pharma & Healthcare - Milano
238
Meeting Planner - Bari
240
Liguria
Mz Congressi - Milano
242
Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge)
282
Sire Ricevimenti d’Autore - Napoli
243
Hotel Vis Ă Vis - Sestri Levante (Ge)
284
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Castello di Pavone - Pavone Canavese (To)
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
Approfondimenti
Piemonte
29/01/20 10:39
SOMMARIO Emilia Romagna
Campania
Best Western Plus Tower Hotel Bologna - Bologna
289
Convention Bureau di Napoli - Napoli
336
Relais Villa Fiore - San Lazzaro di Savena (Bo)
290
Holiday Inn Naples - Napoli
338
Palacongressi di Rimini - IEG - Rimini
293
Palazzo Caracciolo Mgallery by Sofitel - Napoli
340
Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Castellammare di Stabia (Na)
Umbria Park Hotel Ai Cappuccini - Gubbio (Pg)
297
Fh 55 Hotels - Firenze e Roma
300
Hermitage Hotel - Isola d’Elba (Li)
303
Auditorium al Duomo - Firenze
303
Firenze Fiera - Firenze
308
Lazio
2020
Vanvitelli Grand Hotel - Caserta
344
Complesso Monumentale Donnaregina - Napoli
345
Puglia
Toscana
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
342-343
CdsHotels Grand Hotel Riviera e Basiliani - Lecce
348-349
Grand Hotel Costa Brada - Gallipoli (Le)
350-351
Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba)
352
Grand Hotel Tiziano e dei Congressi - Lecce
353
Greenblu Hotels - Puglia e Basilicata
354
Hotel Excelsior Bari - Bari
356-357
Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci - Bari
358-359
Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br)
361
Antonella Hotel Pomezia - Pomezia (Rm)
314
Best Western Blu Hotel Roma - Roma
315
Courtyard by Marriott Rome Central Park - Roma
316
Crowne Plaza Rome - St. Peter’s - Roma
317
Hotel Caravel - Roma
318
Basilicata
Kolbe Hotel Rome - Roma
320
Grand Hotel Pianetamaratea - Maratea (Pz)
368-369
Mercure Eur Roma West - Roma
322
Mh Matera Hotel - Matera
370-371
Park Hotel Villa Grazioli - Grottaferrata (Rm)
324
Il Piccolo Mondo - Roma
325
Sheraton Roma Hotel & Conference Center - Roma
327
Auditorium Antonianum - Roma
328
Auditorium della Tecnica - Roma
329
Fiera di Roma - Roma
330
Roma Meeting Center - Roma
331
Roma Convention Center La Nuvola - Roma
332
Hotel Catalunya - Alghero (Ss)
384
Roma Convention Center Palazzo dei Congressi - Roma
333
Sala Kassiopea - Cagliari
385
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Rondò Hotel - Bari
362-363
Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel - Mesagne (Br)
365
The Nicolaus Hotel - Bari
366
Sicilia Astoria Palace Hotel - Palermo
374
Four Points by Sheraton Catania - Aci Castello
376
Hotel Il Gelso Bianco - Misterbianco (Ct)
378-379
Sardegna Hotel Regina Margherita - Cagliari
382-383
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GMC1210_GruppoUnaH_Layout 1 06/02/20giovedĂŹ 09:14 Pagina 2
GMC1204_VillaMiani_Layout 1 23/01/20giovedĂŹ 16:52 Pagina 1
Congressi medici e programma ECM 24 Il valore dei congressi medici e il sistema ECM
29 33 38 40 44 47 50
Gli organi di governo dell’ECM e i manuali operativi Il provider ECM e il conflitto di interessi
Le quattro tipologie della formazione ECM
Come si calcolano i crediti ECM del congresso
La normativa sui contratti di sponsorizzazione
Codici etici: cosa gli sponsor possono e non possono fare Le verifiche di conformitĂ degli eventi ECM
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CONGRESSI MEDICI E PROGRAMMA ECM
Il valore dei congressi medici e il sistema ECM I numeri e l’eredità degli eventi medici: in Italia l’80% è accreditato al programma di Educazione Continua in Medicina accessibile a tutti, e nonostante la tecnologia abbia reso possibile riunire virtualmente le community professionali, l’evento aggregativo “reale” – come i congressi o i convegni – è ancora considerato il mezzo più efficace per trasmettere e condividere il sapere, costruire relazioni professionali, avviare rapporti di collaborazione e stimolare nuove
Il potere dell’incontro fra le persone Nell’era di internet e della comunicazione digitale la partecipazione agli eventi professionali non conosce flessione: nonostante grazie al web una grande mole di informazioni e di conoscenza sia oggi
IL VALORE ECONOMICO DI UN CONGRESSO MEDICO
·
RICADUTA ECONOMICA DIRETTA SULLA DESTINAZIONE VALORE ECONOMICO DELLA CONOSCENZA PROFESSIONALE TRASMESSA
·
VALORE PER LA COLLETTIVITÀ IN TERMINI DI:
·
• Miglioramento della pratica medica • Nuovi progetti di ricerca e di cooperazione • Innovazione nella specialità medica
Fonte: Joint Meetings Industry Council, The Iceberg.
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CONGRESSI MEDICI E PROGRAMMA ECM
idee. Il successo del format evento risiede nel potere dell’incontro faccia a faccia fra le persone, capace, molto più di una email o una videoconferenza, di costruire fiducia, ispirare pensiero innovativo e generare opportunità.
Perché il fabbisogno di eventi professionali aumenta Quella attuale è un’epoca di straordinari progressi nei campi della medicina, delle scienze e della tecnologia. Gli eventi professionali e i congressi sono trainati dallo sviluppo scientifico e tecnologico che, a sua volta, contribuisce a creare il bisogno di nuove associazioni professionali e di nuovi congressi, alimentando il circolo virtuoso della diffusione della conoscenza. Anche la crescente complessità del mondo, che pone nuove sfide in tutti i campi della vita sociale ed economica, genera la necessità di fare incontrare governi, imprese, organizzazioni non governative, accademici e scienziati per sviluppare nuove idee e trovare soluzioni ai problemi.
I CONGRESSI INTERNAZIONALI NEL MONDO CONGRESSI MEDICI NUMERO TOTALE
11.240
1.911
17
%
La definizione di congresso Il congresso è definito come un incontro formale fra molte persone – generalmente promosso da un’associazione professionale – che si riuniscono per dibattere idee o problemi legati a una disciplina accademica, settore professionale o tema specifico. Parallelamente al programma di conferenze, relazioni e workshop, i congressi comprendono un’area espositiva alla quale partecipano le aziende con interessi commerciali nel campo tematico trattato. Nel caso dei congressi medici si tratta di aziende farmaceutiche e aziende produttrici di dispositivi medici, le quali acquistano stand nell’area expo, slot di tempo per organizzare i propri simposi e, in generale, spazi pubblicitari e di visibilità presso i partecipanti.
Il valore del congresso nel breve termine Il valore di un congresso è tipicamente misurato sul suo impatto di breve-medio termine. Le amministrazioni locali e i governi centrali ne misurano la ricaduta economica sulle città che li ospitano. Tale ricaduta, che è data dalla spesa di organizzatori e partecipanti e dall’indotto sul territorio, genera posti di lavoro e sostiene le imprese locali, soprattutto
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2020
Il numero di congressi si riferisce ai congressi associativi internazionali con più di 50 partecipanti svolti nel mondo nel 2018. Fonte: UIA La percentuale dei congressi medici sul totale è ricavata da ICCA, A Modern History of International Association Meetings 1963-2017.
quelle della filiera turistica (alberghi, ristoranti etc). Un congressista, dicono le statistiche internazionali, spende nella destinazione che lo ospita da una volta e mezzo a due volte quello che spende un turista.
Il valore del congresso nel lungo termine L’impatto economico immediato è però solo la punta dell’iceberg. Nel computo del valore entra anche ciò che i congressi “producono” in termini di diffusione di conoscenza, costruzione di relazioni accademiche, scientifiche, professionali e imprenditoriali: un’eredità intangibile e di lungo termine di cui governi e amministrazioni locali – che attraverso la legislazione possono favorirne o meno lo sviluppo – sono ancora largamente
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inconsapevoli, visto che il loro interesse si traduce spesso solo nella reale ma riduttiva equazione che lega i congressi esclusivamente all’occupazione alberghiera e alla ricaduta sull’economia turistica delle città.
Il potenziale impatto futuro Se, per esempio, immaginiamo quattro congressisti che a fine giornata prendono l’aperitivo insieme, l’impatto economico che generano in termini turistici è quello dei drink consumati, al massimo 60 euro. Ma i termini turistici non tengono conto di ciò che avviene durante quell’aperitivo e di quali ne saranno gli effetti. I congressisti potrebbero stare discutendo di una nuova ricerca da 60mila euro nei successivi due anni, oppure di un progetto da 60 milioni di euro che si concretizzerà dopo cinque anni. Il congresso è l’elemento catalizzatore che potrebbe portare, magari anni dopo, a collaborazioni di respiro globale, grandi innovazioni, scoperte rivoluzionarie. Nonostante sia difficile misurare questo tipo di eredità, i pochi studi disponibili raccontano di un impatto molto elevato in termini di creazione e trasferimento di conoscenza, potenziamento delle competenze, produzione di innovazione e sviluppo di progettualità per l’avanzamento della società, della scienza, del commercio e dell’industria.
Il valore economico dei contenuti presentati al congresso Un altro tema da considerare è il valore economico della conoscenza generata dal congresso, cioè delle informazioni e dei contenuti professionali trasmessi ai partecipanti durante le sessioni. Una stima è stata fatta dalla Società Europea di Radiologia per il proprio congresso 2018, che si è svolto a Vienna con 28mila persone: calcolando il valore del “tempo professionale” impiegato dai 230 relatori (e il valore dei fondi per la ricerca correlati) per produrre le 3.331 presentazioni che si sono svolte durante il congresso e considerando che l’89% di esse era stato preparato in esclusiva per l’evento, il valore della conoscenza professionale veicolata dal congresso è stata quantificata in 813 milioni di euro, più di dieci volte il valore stimato dell’impatto economico diretto sulla città. In futuro si potrà apprezzare
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appieno il valore di ciò che la conoscenza diffusa durante il congresso ha “prodotto” in termini di miglioramento delle pratiche dei medici, nuovi progetti di ricerca e nuove collaborazioni che, a loro volta, porteranno a ulteriori risultati.
Il settore medico maggiore promotore di congressi Secondo l’Unione delle Associazioni Internazionali (UIA), organizzazione con sede a Bruxelles che monitora i congressi partendo dalla “fonte”, e cioè dai calendari delle associazioni che li promuovono, nel 2018 si sono svolti nel mondo 11.240 congressi internazionali (se il computo includesse anche i congressi a partecipazione solo nazionale il numero probabilmente decuplicherebbe). Il settore medico è quello che tradizionalmente esprime il maggior numero di congressi e le stime ICCA (International Congress & Convention Association) indicano che nel 2018 i congressi medici sono stati circa il 17% di quelli totali organizzati nel mondo. Il secondo comparto per attività congressuale è la tecnologia, che negli ultimi due decenni ha avuto una forte crescita e oggi promuove il 14,2% dei congressi superando il segmento scientifico, che si ferma al 13,5%. Complessivamente, stima ICCA, nel 2018 il totale dei congressi associativi internazionali nel mondo ha generato un impatto economico diretto sulle destinazioni di 11 miliardi di euro.
In Italia l’80% dei congressi medici è parte del programma ECM La maggior parte – circa l’80% – dei congressi ed eventi medici organizzati oggi in Italia è parte del sistema ECM (Educazione Continua in Medicina), il programma di formazione e aggiornamento professionale obbligatorio per tutti gli operatori sanitari del pubblico e del privato, dipendenti e liberi professionisti, comune alla maggior parte dei paesi avanzati. Istituito in Italia nell’anno 2000 dal decreto legislativo 229/99 (la cosiddetta legge Bindi), il programma ECM coinvolge 28 categorie professionali, che vanno dal medico chirurgo al tecnico di laboratorio passando per farmacisti, infermieri, veterinari e fisioterapisti, per un totale di circa 1,4 milioni di addetti.
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LE 28 PROFESSIONI SANITARIE CON L’OBBLIGO DELLA FORMAZIONE ECM
Infermiere pediatrico
Medico chirurgo
Odontoiatra
Farmacista
Psicologo
Ostetrico
Fisioterapista
Logopedista
Tecnico riabilitazione psichiatrica
Tecnico audiometrista
Educatore professionale
Tecnico di laboratorio biomedico
Tecnico di radiologia medica
Tecnico ortopedico
Tecnico audioprotesista
Tecnico fisiopatologia cardiocircolatoria
Tecnico prevenzione
Igienista dentale
Dietista
Assistente sanitario
Chimico
Fisico
Biologo
Infermiere
Veterinario
Terapista Terapista psicomotricità occupazionale età evolutiva
Ortottista
La quasi totalità delle attività ECM sono eventi residenziali
Congressi ed eventi medici non accreditati ECM
Il programma è entrato a regime il 1° gennaio 2002 divenendo parte integrante della vita professionale degli operatori sanitari. Cardine del sistema sono i crediti formativi, che ogni operatore deve obbligatoriamente acquisire su base triennale partecipando a congressi, eventi o corsi di formazione accreditati al programma ECM secondo le regole stabilite dal Ministero della Salute. Data la vastità della domanda si capisce perché una percentuale così elevata di eventi medici sia parte del sistema ECM. Nel 2019 sono stati accreditate 36.264 attività ECM, di cui 32.720 erano eventi residenziali, cioè congressi e convegni (la restante parte erano iniziative di formazione a distanza o formazione sul campo).
La maggior parte dei promotori di congressi ed eventi medici (società scientifiche, ospedali, ASL, provider di formazione) sceglie di accreditare i propri eventi al programma ECM per dare ai professionisti sanitari che vi partecipano la possibilità di acquisire i crediti prescritti dalla legge e per incrementare la partecipazione stimolando le iscrizioni di chi deve adempiere all’obbligo dell’accumulo crediti. C’è tuttavia un 20% di eventi che non vengono accreditati ECM, e sono principalmente di due tipologie: i congressi nazionali (in genere annuali) delle società scientifiche e gli eventi promossi dalle aziende farmaceutiche o di dispositivi medici e diagnostici.
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ACCREDITO ECM: PERCHÉ SÌ E PERCHÉ NO Possibilità per i partecipanti di acquisire i crediti obbligatori Stimola a iscriversi chi deve acquisire crediti
Eventi di grandi numeri con limitato valore didattico Eventi per presentare i nuovi prodotti dell’industria
Sì
No
DEGLI EVENTI
% DEGLI EVENTI
80%
20
Eventi che prevedono l’uso di macchinari con brand visibile Eventi dove si vuole dare più spazio agli sponsor
Le società scientifiche non accreditano i grandi congressi
1 Otterrebbero pochi crediti
La prima ragione per cui talvolta le società scientifiche scelgono di non accreditare i propri congressi nazionali è perché otterrebbero pochi crediti: il sistema ECM privilegia infatti la valenza formativa dell’evento, cioè le sessioni che prevedono metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. I grandi congressi, o per lo meno le sessioni plenarie con relazioni frontali e centinaia di partecipanti, sono considerate avere un limitato valore didattico, a prescindere dal loro valore scientifico.
2
Più libertà agli sponsor La seconda ragione sono gli sponsor, che hanno più interesse a partecipare proprio ai congressi nazionali ad alta partecipazione. L’assenza dell’accredito ECM consente a committente e organizzatore di avere più libertà nel dare visibilità allo sponsor e ai suoi prodotti. Un’ulteriore ragione per cui le società scientifiche possono non volere accreditare i propri eventi è quando vi si fa uso di strumenti o macchinari con il nome di brand (le regole ECM lo vietano) nelle dimostrazioni.
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L’accredito degli eventi medici promossi dalle aziende on sono accreditabili se 1 Npresentano nuovi prodotti
La seconda tipologia di eventi che non viene accreditata all’ECM – perché non può essere accreditata – sono quelli organizzati dalle aziende farmaceutiche o biomedicali per presentare nuovi prodotti. Obiettivo del programma di Educazione Continua in Medicina è infatti erogare contenuti di formazione e aggiornamento indipendenti dagli interessi commerciali dell’industria (che peraltro è comunque chiamata a sponsorizzarne una parte significativa).
2
Si possono accreditare se conformi alle prescrizioni ECM Sono tuttavia accreditabili gli eventi monosponsor con contenuti scientifici relativi alle aree terapeutiche di pertinenza dello sponsor: gli eventi promossi dalle aziende sono infatti sempre meno di carattere promozionale (pochi vi parteciperebbero) e sempre più di alta caratura scientifica e conformi alle prescrizioni sia dell’ECM sia dei codici etici delle associazioni di riferimento (Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici). Se non accreditati ECM, gli eventi danno naturalmente più spazio alla visibilità dell’azienda promotrice, più rigidamente regolamentata nell’ECM. ◆
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Gli organi di governo dell’ECM e i manuali operativi Chi stabilisce regole, procedure e controlli della formazione obbligatoria e dove reperire la normativa Una struttura articolata con normative complesse Gli organi di governo del programma ECM fanno capo al Ministero della Salute e sono definiti dall’Accordo Stato-Regioni (il più recente è quello del 2 febbraio 2017). Partecipano alla governance anche le Regioni insieme agli Ordini, ai Collegi e alle associazioni delle 28 diverse professioni sanitarie soggette all’obbligo della formazione continua. La normativa del sistema è complessa, con regole che vengono aggiornate periodicamente, spesso in sovrapposizione fra loro e in taluni casi lasciate all’interpretazione degli addetti ai lavori. Chi opera nell’organizzazione dei congressi medici deve quindi conoscerla e conoscere i soggetti che, a vario titolo, sono coinvolti nell’ECM. Di seguito presentiamo i principali regolatori istituzionali del programma e le loro funzioni. ➧C OMMISSIONE NAZIONALE
PER LA FORMAZIONE CONTINUA
È l’organo direttivo del sistema ECM: definisce gli obiettivi formativi nazionali e coordina quelli regionali, disciplina l’accreditamento di eventi e attività di formazione, stabilisce le norme sui crediti formativi, definisce criteri e procedure per l’accreditamento dei soggetti deputati a erogare la formazione (provider) e ne verifica la sussistenza, stabilisce gli indirizzi per l’organizzazione dei programmi di formazione, valuta la qualità delle attività formative,
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promuove la sperimentazione di nuove metodologie di formazione e la verifica delle ricadute dell’ECM sulla qualità delle prestazioni professionali degli operatori sanitari. ◗ I componenti della Commissione La Commissione rimane in carica tre anni ed è presieduta dal ministro della Salute; i vicepresidenti sono il coordinatore della Commissione Salute presso la Conferenza Stato-Regioni e il presidente della Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri (FNOMCEO). Componenti di diritto sono il direttore generale dell’Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali, il direttore generale delle Risorse umane e delle professioni sanitarie del Ministero della Salute e il segretario, responsabile del supporto amministrativo-gestionale della Commissione. I circa 30 membri sono designati dal Ministero, dalla Conferenza Stato-Regioni e dalle federazioni degli Ordini e dei Collegi professionali interessati. L’attuale Commissione è stata costituita il 17 aprile 2019. ➧ AGENZIA NAZIONALE PER I SERVIZI
SANITARI REGIONALI (AGENAS)
È l’organo responsabile della gestione amministrativa del programma ECM e del suo coordinamento in supporto alla Commissione; garantisce la governance dell’intera architettura, dove si collocano sia
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LA GOVERNANCE DEL PROGRAMMA ECM
L’ORGANO DIRETTIVO Commissione Nazionale per la Formazione Continua
LA GESTIONE AMMINISTRATIVA
Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali (AGENAS)
COMMISSIONI ECM REGIONALI
L’ANAGRAFE DEI CREDITI FORMATIVI
Consorzio per la gestione anagrafica delle professioni sanitarie (COGEAPS)
GLI ORGANI DI CONTROLLO E DI CONSULENZA Osservatorio Nazionale Comitato di Garanzia
la Commissione sia i suoi organi ausiliari. L’AGENAS è un ente pubblico che affianca il Ministero della Salute e le Regioni nelle strategie di sviluppo e innovazione del servizio sanitario nazionale. Analizza e valuta l’erogazione delle prestazioni con l’obiettivo di garantire il rispetto degli standard di qualità, quantità, efficacia, efficienza ed equità dei servizi erogati ai cittadini dalle strutture sanitarie sul territorio nazionale. ➧ OSSERVATORIO NAZIONALE PER
LA QUALITÀ DELLA FORMAZIONE CONTINUA IN SANITÀ
Monitora la qualità dei contenuti degli eventi formativi, rileva la coerenza degli eventi realizzati con gli obiettivi formativi programmati e verifica che gli aspetti procedurali, logistici e organizzativi dell’evento siano conformi alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento dell’evento stesso. Opera con ispezioni in sede di evento, generalmente concordate con il provider.
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Consulta Nazionale Comitato Tecnico delle Regioni
➧ COMITATO DI GARANZIA
PER L’INDIPENDENZA DELLA FORMAZIONE CONTINUA
Vigila sull’indipendenza dei contenuti formativi degli eventi da interessi commerciali, monitora i piani formativi e i singoli eventi, controlla l’applicazione della normativa ECM in materia di sponsorizzazioni, pubblicità e conflitto di interesse e istruisce i procedimenti di verifica nei confronti dei provider. Opera con ispezioni a sorpresa nelle sedi dei provider e degli eventi. ➧ CONSORZIO PER LA GESTIONE
ANAGRAFICA DELLE PROFESSIONI SANITARIE (COGEAPS)
Ha il compito di raccogliere i crediti formativi maturati dagli operatori della Sanità. Ordini, Collegi e associazioni delle professioni sanitarie verificano che i propri iscritti assolvano all’obbligo formativo, certificano il numero di crediti maturati da ciascuno e monitorano i percorsi di formazione. Il COGEAPS riceve dai provider i report delle partecipazioni alle
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I SISTEMI ECM REGIONALI
regionali e partecipa all’approvazione dei manuali regionali di accreditamento per l’erogazione di attività di formazione.
I due livelli del programma ECM: nazionale e regionale Il programma di Educazione Continua in Medicina si articola su due livelli paralleli, quello nazionale e quello regionale. La Commissione nazionale provvede alla governance, pianifica gli obiettivi formativi nazionali e stabilisce requisiti di accreditamento e standard minimi di qualità omogenei su tutto il territorio nazionale. Le Regioni, invece, programmano sul proprio territorio la formazione dei professionisti sanitari alla luce delle specifiche esigenze locali e organizzano i programmi regionali per la formazione continua.
In cosa gli ECM regionali differiscono fra loro
13 ●
Regioni con propri sistemi di accreditamento provider
8
●
Regioni in convenzione con AGENAS
attività di formazione accreditate sulla base dei quali compila e gestisce l’anagrafe nazionale dei crediti ECM. All’anagrafe attingono le associazioni professionali per attestare il percorso formativo dei propri iscritti, le Regioni per monitorare la formazione degli operatori sanitari e i singoli operatori, registrandosi al sito COGEAPS, per verificare il saldo dei propri crediti ECM. ➧C ONSULTA NAZIONALE È un organo tecnico di cui la Commissione si avvale per avere pareri non vincolanti su questioni di carattere generale. È composto da esperti che rappresentano le categorie interessate dalla formazione continua in Sanità: società scientifiche, provider (pubblici, privati, nazionali, regionali), università, enti di ricerca e organizzazioni sindacali dell’ambito sanitario. ➧C OMITATO TECNICO DELLE REGIONI Supporta la Commissione nell’attività di armonizzazione del sistema ECM nazionale e dei sistemi ECM regionali. In particolare, fornisce pareri non vincolanti su temi e norme che hanno ricadute sugli enti accreditanti
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Gli enti abilitati a concedere l’accredito ECM sono dunque la Commissione Nazionale e le Regioni, anche se non tutte le Regioni hanno un proprio sistema l’accreditamento dei provider: lo hanno Piemonte, Lombardia, Veneto, Liguria, Emilia Romagna, Toscana, Valle d’Aosta, le province autonome di Trento e Bolzano, Friuli Venezia Giulia, Marche, Umbria e Molise. Le rimanenti Regioni operano in convenzione con AGENAS. Nonostante le regole siano comuni, le normative regionali però presentano ancora alcuni aspetti di disomogeneità. Per esempio, non tutte hanno un regolamento su sponsor e conflitto di interesse; non tutte ammettono sponsorizzazioni per eventi accreditati da provider regionali; non tutte prevedono la valutazione degli eventi. I crediti formativi attribuiti da un provider accreditato a livello regionale hanno comunque valore nazionale.
I riferimenti normativi dell’ECM Il principale riferimento normativo per l’ECM è l’Accordo Stato-Regioni, nello specifico il documento La formazione continua nel settore salute. L’Accordo e i suoi documenti sono prodotti dalla Conferenza Stato-Regioni, organo deputato a favorire la collaborazione istituzionale fra lo Stato e gli enti locali in diverse materie, fra cui quella della formazione continua nel comparto della Sanità.
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I MANUALI OPERATIVI CHE SPIEGANO LE REGOLE ECM MANUALE NAZIONALE DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM MANUALE SULLA FORMAZIONE CONTINUA DEL PROFESSIONISTA SANITARIO MANUALE DELLE VERIFICHE DEI PROVIDER
MANUALI REGIONALI DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM
I manuali che illustrano il disciplinare ECM L’Accordo Stato-Regioni approva le norme che regolano l’ECM indicate dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua, ma ne rimanda l’applicazione a quattro manuali operativi, che le raccolgono e illustrano nel dettaglio, costituendo il vero e proprio disciplinare ECM stabilito dalla Commissione. I manuali sono disponibili sul sito di AGENAS.
➧M anuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM Presenta la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa ai requisiti minimi e standard di accreditamento dei provider e alla disciplina generale sugli eventi ECM. La più recente edizione è entrata in vigore il 1° gennaio 2019.
➧M anuale sulla formazione continua del professionista sanitario Contiene la disciplina nazionale ECM stabilita dalla Commissione Nazionale per
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la Formazione Continua specificatamente rivolta ai professionisti sanitari. La più recente edizione è entrata in vigore il 1° gennaio 2019.
➧M anuale delle verifiche dei provider Illustra la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa alle attività di vigilanza e verifica del rispetto della normativa ECM da parte dei provider effettuate dagli enti accreditanti e dai loro organismi ausiliari. È compilato e presentato dall’Osservatorio Nazionale ECM.
➧M anuali regionali e delle Province autonome di Trento e Bolzano di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM Ogni regione ha la facoltà di pubblicare un proprio manuale che tratta la disciplina regionale in materia di ECM e gli eventuali ulteriori requisiti di accreditamento, purché questi siano oggettivamente idonei a elevare la qualità dell’offerta formativa e rispettino gli standard minimi stabiliti a livello nazionale. ◆
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Il provider ECM e il conflitto di interessi Ambiti di applicazione della normativa: quali eventi non ECM il provider può e non può organizzare La figura centrale del sistema ECM
I PROVIDER ECM NEL 2019
Il provider di formazione è la figura centrale del sistema ECM poiché è l’unico soggetto che il Ministero della Salute riconosce e abilita per legge a erogare attività di formazione e accreditarle al programma di Educazione Continua in Medicina. Il provider è il soggetto, pubblico o privato, che progetta e realizza i contenuti di formazione per le 28 professioni sanitarie coinvolte nell’ECM in base a obiettivi e fabbisogni formativi. È il responsabile e garante della qualità e dell’indipendenza della formazione nonché della conformità alle norme delle modalità di erogazione della stessa. In altre parole, il provider è il “fornitore” della formazione ECM nelle sue diverse tipologie e la figura abilitata sia ad accreditare le attività di formazione come ECM sul sito AGENAS sia ad assegnare a tali attività i crediti ECM che i partecipanti potranno poi conseguire.
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CON ACCREDITAMENTO STANDARD
284
CON ACCREDITAMENTO PROVVISORIO
PROVIDER NAZIONALI ACCREDITATI
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CON ACCREDITAMENTO REVOCATO
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SONO SOCIETÀ, AGENZIE ED ENTI PRIVATI
Il provider deve essere accreditato Per esercitare l’attività di provider occorre ricevere l’accreditamento da parte della Commissione Nazionale per la Formazione Continua oppure di una Regione o Provincia autonoma: in presenza dei requisiti richiesti, occorre sottoporsi a un iter che prevede una prima fase di accreditamento provvisorio (24 mesi) e una successiva di accreditamento standard (che deve essere rinnovato ogni 4 anni). Il procedimento di accreditamento provvisorio viene avviato con la presentazione della domanda: può conseguire l’accreditamento provvisorio qualsiasi soggetto
1
CON ACCREDITAMENTO SOSPESO
172
Fonte: sito AGENAS
SONO SOCIETÀ SCIENTIFICHE E ASSOCIAZIONI PROFESSIONALI IN CAMPO SANITARIO
che risponda ai requisiti. Una volta ricevuto l’accreditamento, i provider sono inseriti in un albo nazionale o regionale e possono operare a livello nazionale o regionale, a seconda dell’ente accreditante. Nel 2019 i provider accreditati operanti in Italia erano 1.135.
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COSA FA IL PROVIDER Adotta processi per erogare formazione
Elabora il piano formativo
Redige la relazione annuale
Verifica i conflitti di interesse
Rileva gradimento e apprendimento
I requisiti per diventare provider di formazione ECM I requisiti necessari per ottenere l’accreditamento come provider sono illustrati nel dettaglio nell’allegato A al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM. In generale e in sintesi, il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve: ● Avere l’attività di formazione in ambito
sanitario nel proprio oggetto di attività. ● Avere esperienza pregressa in attività
didattico-formative in campo sanitario. ● Avere competenze scientifico-formative,
cioè avere nominato un comitato scientifico (composto da almeno 5 soggetti qualora si richieda l’accreditamento per tutte le professioni sanitarie) incaricato di progettare e validare il piano formativo annuale e il programma dei singoli eventi. ● Dimostrare affidabilità e solidità economico-finanziaria. ● Disporre di infrastrutture fisiche e informatiche (proprie o per contratto) adeguate alle tipologie formative per le quali chiede l’accreditamento. ● Avere una struttura organizzativa adeguata, cioè risorse umane, economiche e strutturali che configurano un’organizzazione stabile e finalizzata alla formazione ● Avere adottato modalità di gestione per governare l’intero processo di accreditamento dell’attività formativa nelle sue diverse fasi. ● Avere adottato procedure per il miglioramento continuo delle attività formative. ● Disporre di un sistema informatico idoneo alla gestione, archiviazione, conservazione e trasmissione dei dati relativi ai crediti
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Garantisce la qualità dell’evento Assegna i crediti ECM al congresso
Perfeziona i contratti con gli sponsor
Analizza i fabbisogni formativi
riconosciuti ai professionisti sanitari, al governo del processo di accreditamento e alla trasmissione dei flussi delle partecipazioni al COGEAPS e all’ente accreditante. ● Versare un contributo economico a favore dell’ente accreditante.
Il comitato scientifico nominato dal provider Il comitato scientifico nominato dal provider è un organo composto da almeno 5 persone (incluso il coordinatore) che ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider stesso e di identificare, per ogni evento, un responsabile scientifico garante della qualità dei contenuti erogati e incaricato di curare il reclutamento di docenti/tutor/formatori. Il comitato scientifico deve essere composto da professionisti qualificati per titoli accademici e curriculum vitae, esperti nelle aree sanitarie di riferimento in cui il provider si candida a operare. Quante più discipline il provider vuole includere nel suo target, tanto più ampia e variegata dovrà essere la composizione del suo comitato di specialisti, dal momento che dovrà documentare alla Commissione di essere in possesso delle competenze necessarie per affrontare i temi dichiarati.
Le responsabilità del provider Il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve inoltre dimostrare di avere adottato procedure strutturate per adempiere alle proprie mansioni, che sono: ●R ilevare e analizzare i fabbisogni formativi ● Elaborare il piano formativo ● Verificare gli eventuali conflitti di interesse
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di docenti, tutor, moderatori e responsabili scientifici ● Garantire la qualità del progetto/evento ● Assicurare un processo efficace di erogazione dell’attività ECM ● Rilevare il gradimento, la qualità percepita e l’apprendimento ● Attribuire i crediti ECM ed erogare gli attestati ai partecipanti ● Perfezionare i contratti di sponsorizzazione ● Redigere una relazione annuale sull’attività formativa svolta ● Realizzare eventi formativi in assenza di conflitto di interesse
compromettere la qualità e l’indipendenza della formazione ● Hanno nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario ● Hanno nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti aventi coniuge, parenti o affini fino al secondo grado che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario.
Chi può chiedere l’accreditamento come provider ECM
Il conflitto di interessi del provider ECM è definito e regolato sia nell’Accordo StatoRegioni del 2 febbraio 2017 sia nel Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, suo documento attuativo e fonte normativa di riferimento per l’attività ECM. L’Accordo Stato-Regioni stabilisce, all’art. 76.3, che “Il provider non può organizzare e gestire eventi con soggetti che producono, distribuiscono, commercializzano e pubblicizzano prodotti di interesse sanitario”. Il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM puntualizza, al paragrafo 4.16, che “Il provider non può parallelamente esercitare attività formativa ECM ed attività convegnistica, congressuale e/o formativa non accreditata nel sistema ECM caratterizzata da interventi nel campo pubblicitario e del marketing promozionale di prodotti di interesse sanitario, in favore di soggetti che producono, distribuiscono, commercializzano o pubblicizzano prodotti di interessi sanitario” e che “Il provider non può pianificare, progettare, erogare o partecipare, direttamente o indirettamente, all’organizzazione di eventi che hanno a oggetto l’informazione su prodotti di interesse sanitario a scopo promozionale”.
Possono richedere l’accreditamento come provider i soggetti pubblici e privati (anche consorziati) che rientrano nelle seguenti categorie: ●A ziende sanitarie ● Società scientifiche e associazioni
professionali in campo sanitario ●O rdini e collegi delle professioni sanitarie ● Università, facoltà e dipartimenti universitari ● Istituti scientifici del Servizio Sanitario
Nazionale ● Istituti di ricovero e cura a carattere scientifico (IRCCS) ● Strutture di ricovero pubbliche e private ● Istituti del Consiglio Nazionale delle Ricerche ● Enti e agenzie regionali gestori di formazione in campo sanitario ● Fondazioni a carattere scientifico ● Case editrici scientifiche ● Imprese, agenzie ed enti pubblici e privati
Chi non può ottenere l’accreditamento come provider ECM Non possono invece ottenere l’accreditamento come provider i soggetti che: ● Producono, commercializzano,
distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario, nemmeno in modo indiretto ● Intrattengono con imprese operanti in ambito sanitario rapporti commerciali tali da
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Il conflitto di interessi del provider ECM
Le sanzioni per il conflitto di interesse Le sanzioni, che si applicano esclusivamente ai provider (non agli sponsor né ad altri soggetti portatori di interessi commerciali) sono normate dall’Accordo Stato-Regioni nell’art. 86.1 al punto g), dove si stabilisce che il mancato rispetto da parte del provider delle norme sul conflitto d’interessi costituisce violazione molto grave, e nell’art. 89.1 punto a), dove si
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COSA PUÒ E NON PUÒ ORGANIZZARE IL PROVIDER ECM PER LE AZIENDE DI PRODOTTI SANITARI PUÒ ORGANIZZARE ✔ Eventi formativi medici ✔ Eventi aziendali interni ✔ Advisory board ✔ Focus group ✔ I nvestigator meeting per studi clinici ✔C ampagne di sensibilizzazione del paziente
NON PUÒ ORGANIZZARE venti formativi ✖E che hanno per oggetto la promozione di prodotti sanitari ✖E venti di lancio di prodotti ✖S imposi satellite dove si parla di prodotti ✖E venti formativi con esposizione di prodotti o materiali divulgativi sui prodotti
Fonte: Federcongressi&eventi
prescrive che l’accreditamento del provider venga revocato nel caso in cui esso incorra in una violazione molto grave.
Cosa comporta la normativa sul conflitto d’interessi Poiché questa norma ha un impatto significativo sull’attività degli organizzatori professionali di congressi (i PCO, si veda nel capitolo successivo) che si sono strutturati per ottenere l’accreditamento come provider ECM, è bene chiarirne alcuni aspetti. La limitazione all’attività del provider è riferita esclusivamente all’organizzazione di eventi formativi a scopo promozionale che, per definizione, non garantiscono la qualità né l’indipendenza della formazione. Con la normativa sul conflitto di interessi il legislatore intende infatti salvaguardare qualità e indipendenza della formazione, tanto che la costituzione, da parte dei provider, di società di servizi non ECM non aggira la limitazione perché né i soci di una società provider né i loro coniugi o parenti
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o affini fino al secondo grado possono fare parte di imprese che intrattengono rapporti commerciali con aziende operanti in ambito sanitario.
La definizione di evento “a scopo promozionale” Per capire l’ambito della limitazione all’attività del provider occorre definire cos’è un evento “a scopo promozionale”. Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali che conta fra i propri soci un centinaio di provider ECM, sottolinea che non ne esiste una definizione normativa. Tale definizione deve essere ricavata dai principi che regolano l’attività ECM: in caso di visita ispettiva, per stabilire se l’evento è promozionale o meno devono sussistere elementi tangibili e ben identificabili. Il riferimento è allora il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, laddove illustra (artt. 4.17 e 4.18) i quattro requisiti che rendono non conflittuale un evento formativo ECM:
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➊ A ssenza di nomi commerciali di prodotti o sponsor nei materiali didattici ➋ Assenza di materiali pubblicitari all’interno delle aule di formazione ➌ I ndicazione del logo dello sponsor solo dove indicato dal Manuale ➍ Presenza di massimo due rappresentanti dello sponsor nelle aule di formazione Gli eventi che rispettano questi requisiti, sostiene Federcongressi&eventi, sono da considerare non conflittuali (cioè non promozionali). Viceversa, se mancano uno o più requisiti, gli eventi sono conflittuali e sono quindi da considerare come eventi promozionali.
Cosa il provider può e non può organizzare In termini concreti, afferma Federcongressi&eventi, il provider ECM non può organizzare eventi di lancio di prodotti di interesse sanitario, simposi satellite dove si parla di prodotti oppure eventi formativi con esposizione di prodotti o materiali divulgativi sui prodotti. Può invece organizzare, per conto delle aziende, eventi medici formativi (obiettivo scientifico), meeting di formazione aziendale interna (non sono promozionali perché rivolti al personale aziendale), investigator meeting per studi clinici (non sono né formativi né promozionali), campagne di sensibilizzazione del paziente (non è formazione a personale sanitario e non è promozionale) e advisory board (non sono né formativi né promozionali).
L’accreditamento ECM di un congresso Il provider deve registrare sul sito AGENAS congressi ed eventi medico-scientifici per i quali vuole ottenere l’accredito ECM. Più precisamente, deve registrarli nel Sistema di Accreditamento Provider, un’applicazione web raggiungibile all’indirizzo http://ape.agenas.it e dedicata ai provider accreditati, che vi possono accedere tramite username e password. L’applicazione permette di completare tutte le pratiche necessarie per richiedere l’accreditamento, gestire gli eventi già inseriti, effettuare i pagamenti e inserire i report obbligatori. L’intera procedura è descritta nel dettaglio nel Manuale accreditamento eventi disponibile sul sito AGENAS.
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Quando accreditare il congresso L’accreditamento di un evento va richiesto entro 30 giorni prima del suo inizio. Per inserire l’evento sulla piattaforma AGENAS occorre fornire una serie di informazioni e documenti – fra cui la bozza dettagliata del programma, i dati di tutti i docenti e le loro autocertificazioni sul conflitto di interesse, l’ammontare della quota di partecipazione, le fonti di finanziamento, il numero di partecipanti previsti, i contratti di sponsorizzazione, il numero di crediti attribuiti all’evento – che si rendono disponibili solo in fase di progettazione avanzata. L’accreditamento è dunque uno degli ultimi passi progettuali da compiere. A seconda della tipologia di attività di formazione (residenziale, a distanza, sul campo, mista) la piattaforma richiede di compilare uno specifico set di campi obbligatori, che vanno a costituire la “carta di identità” dell’evento. Una volta inseriti i dati richiesti e caricati i documenti necessari, il sistema pone gli eventi che necessitano di validazione in “attesa di validazione”: se la procedura ha esito positivo, gli eventi passano allo stato di “valido”, mentre se l’esito è negativo lo stato è “non accreditato”. “Sospeso” indica che l’evento è stato sospeso dalla Segreteria ECM per anomalie che possono essere di vario tipo (mancato accreditamento del provider, conflitti di interesse nelle sponsorizzazioni, etc.).
Il rapporto sui crediti attestati ai partecipanti Entro 90 giorni dalla fine dell’evento il provider deve trasmettere all’ente accreditante (Commissione Nazionale o Regione) e al COGEAPS un rapporto dei crediti attestati ai singoli partecipanti in formato XML, linguaggio informatico utilizzato per scambiare dati complessi. Tale rapporto, che è un consuntivo di fine evento, contiene sia le informazioni già richieste in fase di accreditamento (che devono quindi essere coerenti con quanto già dichiarato) sia i dati dei singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, la specifica se è libero professionista, dipendente o convenzionato, se si tratta di un partecipante reclutato direttamente (e se sì da quale sponsor) e il numero di crediti ECM che gli sono stati assegnati. ◆
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Le quattro tipologie della formazione ECM La formazione medica obbligatoria deve soddisfare obiettivi a diversi livelli ed è programmata con il dossier formativo L’ECM è un obbligo di legge Secondo la legge italiana, il professionista sanitario ha l’obbligo di aggiornare le proprie competenze professionali nell’interesse della salute individuale e collettiva. L’obbligatorietà della formazione continua è stabilita dal d.lgs. 502/1992: “La partecipazione alle attività di formazione continua costituisce requisito indispensabile per svolgere attività professionale per conto delle aziende ospedaliere, delle università, delle unità sanitarie locali e delle strutture sanitarie private”. L’obbligo dell’aggiornamento, precisa il d.lgs. 138/2011, non sorge in funzione del regime professionale (dipendente o libero professionista), bensì in virtù dello status di professionista sanitario.
GLI EVENTI ECM NEL 2019 TOTALE EVENTI ACCREDITATI
36.264
Eventi residenziali (RES)
32.720
Eventi formazione a distanza (FAD)
1.672
Eventi formazione sul campo (FSC)
1.146
Eventi blended
FAD
Le tipologie della formazione Le attività di formazione previste dal programma ECM possono essere di quattro tipi: ➤ Formazione residenziale (RES) Attività formative che utilizzano il metodo della didattica frontale, aggregando in uno stesso luogo e momento pochi docenti e molti discenti – congressi, convegni, conferenze, corsi, seminari, etc. È il tipo di formazione tuttora più diffuso: su 36.264 attività di formazione accreditate ECM nel 2019, ben 32.720 erano eventi residenziali. ➤ Formazione a distanza (FAD) Attività formative svolte mediante l’utilizzo di supporti durevoli (cartacei, audio, video, informatici, multimediali) che consentono la ripetitività illimitata della fruizione in tempi e luoghi diversi (docenti e discenti non
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4,61% RES
90,23%
FSC
3,16% Blended
2%
Fonte: sito AGENAS
interagiscono nello stesso momento). In questa tipologia rientrano i corsi a distanza tramite dvd o e-book, i corsi in e-learning, i webinar e i podcast con o senza tutoraggio. ➤ Formazione sul campo (FSC) Attività formative finalizzate a sviluppare conoscenze, competenze e abilità sfruttando
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GLI OBIETTIVI FORMATIVI DELL’ECM OBIETTIVI INDIVIDUALI stabiliti per se stesso dal singolo professionista
OBIETTIVI NAZIONALI stabiliti dalla Commissione Nazionale ECM
DOSSIER FORMATIVO
OBIETTIVI REGIONALI stabiliti dalle singole Regioni
OBIETTIVI AZIENDALI stabiliti dalle singole aziende sanitarie
OBIETTIVI DI CATEGORIA stabiliti da Ordini, Collegi e associazioni professionali per l’addestramento le capacità didattiche degli operatori sanitari mentre sono impegnati nelle attività assistenziali. Per esempio, training in sala operatoria, visite ai pazienti in reparto, attività di ricerca, gruppi di studio, partecipazione a commissioni. ➤ I progetti “blended” Nei progetti di formazione più complessi le diverse tipologie di formazione possono essere integrate alternando momenti d’aula a fasi di training sul campo o apprendimento a distanza. In questo caso si dice che la formazione è blended, cioè “mista”. Oggetto della presente Guida è la formazione residenziale, in particolare congressi e convegni. Nelle prossime pagine ci soffermeremo dunque sulle regole ECM concernenti questa specifica tipologia formativa.
Il dossier formativo per programmare i percorsi Il dossier formativo, introdotto a inizio 2017, segna il passaggio dalla formazione basata sulla quantità dei crediti a quella basata sulla qualità dei crediti, che sono da acquisire con attività di aggiornamento funzionali alla specializzazione del singolo professionista e coerenti con il suo lavoro, profilo e posizione organizzativa. Il dossier è uno strumento di progettazione e verifica della formazione che ogni professionista può “costruirsi” sul sito COGEAPS indicando il proprio fabbisogno formativo e gli obiettivi di formazione che si prefigge per il triennio. Gli eventi ECM ai quali parteciperà saranno registrati da COGEAPS nel dossier, attraverso il quale il professionista potrà verificare il proprio percorso formativo e le attività svolte.
Gli obiettivi della formazione
Il dossier formativo è individuale o di gruppo
Le linee guida per la formazione degli operatori sanitari sono date dagli obiettivi formativi, elaborati periodicamente a livello nazionale dalla Commissione Nazionale e a livello regionale dalle singole Regioni. A questi si aggiungono gli obiettivi che ogni azienda sanitaria stabilisce per il proprio personale e gli obiettivi professionali di ciascuno. L’insieme di questi obiettivi si armonizza e trova riscontro nel dossier formativo, lo strumento di programmazione della formazione a disposizione di ogni operatore sanitario.
Adottare il dossier formativo permette di beneficiare di “sconti” sul numero di crediti da acquisire perché lo strumento è anche un osservatorio sulle necessità formative del personale sanitario, utile tanto ai provider per elaborare un’offerta formativa calibrata sulla domanda quanto alla Commissione ECM per monitorare il soddisfacimento delle esigenze di aggiornamento. Il dossier può essere anche di gruppo: in questo caso viene elaborato dagli Ordini, Collegi o associazioni professionali per i propri iscritti. ◆
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Come si calcolano i crediti ECM del congresso
I crediti sono assegnati dal provider e attestati ai discenti dopo le verifiche Crediti obbligatori per il triennio 2020-2022 Il regolamento del programma ECM prescrive che i professionisti della Sanità devono acquisire crediti formativi su base triennale. Per il triennio in corso (2020-2022) la Commissione ECM ha confermato in 150 il numero complessivo di crediti da acquisire.
Il sistema dei crediti Il sistema dei crediti è piuttosto complesso: sono previsti esoneri per chi frequenta corsi universitari o equivalenti ed esenzioni in caso di sospensione dell’attività professionale; previste anche riduzioni per chi ha assolto con regolarità e continuità l’obbligo formativo negli anni precedenti così come per chi programma il proprio aggiornamento attraverso il dossier formativo, individuale o di gruppo. Il 40% dei crediti deve derivare dalla partecipazione come discenti ad attività di formazione erogate da provider e il 60% può essere acquisito con attività di docenza in eventi ECM oppure con attività di “formazione individuale”. La partecipazione a un singolo evento formativo consente di maturare fino a 50 crediti. Il dettaglio delle norme sul sistema dei crediti è contenuti nel Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario.
Il provider stabilisce i crediti da assegnare all’evento Il provider assegna all’attività di formazione che eroga (evento residenziale, progetto di formazione a distanza o formazione sul campo) un certo numero di crediti ECM, in
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base ai criteri stabiliti dalla Commissione ECM. Tali crediti saranno poi quelli attestati al professionista che partecipa all’attività e che supera il test di valutazione dell’apprendimento. Il documento Criteri per l’assegnazione dei crediti alle attività ECM è disponibile per la consultazione sul sito AGENAS.
I crediti regionali sono validi anche a livello nazionale I crediti possono essere rilasciati solo dai provider accreditati, gli unici soggetti che la legge autorizza a erogare formazione valida per il programma ECM. Hanno valore nazionale anche i crediti attestati da un provider regionale. Al termine dell’evento formativo ECM, il provider deve comunicare all’ente accreditante e al COGEAPS i crediti ottenuti da ogni partecipante.
Più crediti agli eventi con alto valore didattico Il sistema ECM privilegia – attribuendovi, a parità di numero di ore, un numero di crediti più elevato – le attività di formazione che prevedono metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. La formazione sul campo è pertanto la tipologia cui sono assegnati, proporzionalmente, il maggior numero di crediti, mentre le relazioni frontali di stampo universitario, con un docente in cattedra e centinaia di discenti in sala, sono quelle con meno crediti causa il loro limitato valore formativo. Questo perché il programma ECM valuta esclusivamente la valenza formativa degli eventi: ciò significa che una
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LE VERIFICHE SUI PARTECIPANTI PRIMA DI ATTESTARE I CREDITI ECM
Verifica della presenza all’evento Verifica dell’apprendimento Verifica della qualità percepita dell’evento
manifestazione di alto valore scientifico può non rispondere ai requisiti didattici richiesti e ottenere quindi pochi crediti, mentre un evento magari di minore richiamo ma con un’architettura più idonea all’apprendimento ne otterrà un numero maggiore.
I controlli prima di attestare crediti ECM ai discenti Per attestare i crediti ai partecipanti all’evento, il provider deve predisporre tre tipi di controlli: � Verifica della presenza La verifica della presenza agli eventi di formazione è sempre obbligatoria per poter attestare i crediti formativi al partecipante. Il responsabile della verifica è il provider, che può utilizzare allo scopo sia il tradizionale foglio dove il discente appone la firma in entrata e in uscita dal congresso sia – ormai sempre più spesso – dispositivi tecnologici come badge elettronici, lettori di codici a barre, varchi con l’identificazione in radiofrequenza.
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� Verifica dell’apprendimento Per gli eventi con più di 200 partecipanti bastano un’autocertificazione e la presenza ad almeno il 90% dell’evento per acquisire i crediti, ma per quelli con meno di 200 partecipanti il discente deve sottoporsi a un test di verifica dell’apprendimento. I test sono messi a punto dal provider con questionari a risposta multipla o a risposta aperta, esami pratici o orali, elaborazione di documenti o di progetti. La verifica si può svolgere in sede di evento subito dopo la sua conclusione oppure entro tre giorni in modalità online. I crediti vengono attestati al partecipante se supera il test con almeno il 75% delle risposte esatte. � Verifica
della percezione della qualità dell’evento
È responsabilità del provider distribuire ai partecipanti un questionario anonimo per rilevare la valutazione della qualità dell’evento di formazione. Gli aspetti oggetto della verifica sono la percezione di eventuali conflitti di interesse commerciali durante lo svolgimento dei lavori scientifici, la rilevanza del programma, l’efficaca della formazione, la qualità dell’organizzazione.
Il calcolo dei crediti in base al tipo di evento La Commissione Nazionale per la Formazione Continua stabilisce il numero di crediti ECM che può essere assegnato a ogni evento di formazione in base alla tipologia. In questa sede consideriamo solo le tipologie della formazione residenziale, che sono quattro: ➊ Formazione residenziale classica ➋ Congressi, convegni simposi e conferenze ➌ Videoconferenza ➍ Docenze e tutoring Il regolamento ECM indica quanti crediti assegnare a ciascuna tipologia in base al numero di partecipanti e alla didattica utilizzata. L’attestazione dei crediti ai partecipanti avviene dopo averne verificato la presenza all’evento, l’apprendimento dei contenuti e la percezione della qualità dell’evento stesso. Tutte le verifiche devono essere effettuate dal provider che eroga la formazione e che, in caso di esito positivo delle verifiche, valida l’acquisizione dei crediti da parte dei discenti.
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In queste pagine le tabelle che indicano come calcolare il numero di crediti per ognuna delle tipologie di formazione residenziale e le verifiche che i partecipanti devono superare per poterli acquisire.
Non aggiornarsi è un illecito La legge 214/2011 ha sancito che “La violazione dell’obbligo di formazione continua
FORMAZIONE RESIDENZIALE CLASSICA Meno di 200 partecipanti
CARATTERISTICHE • Attività in aula con pochi docenti e molti discenti (non più di 200), con livello di interattività limitato alle domande e alla discussione. • Se il numero dei discenti è limitato (massimo 25 per tutor e massimo 50 in totale), può comprendere sessioni interattive come simulazioni, esercitazioni, attività di role playing e lavori di gruppo. CREDITI ATTRIBUITI
Fino a 100 partecipanti
1 credito per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva.
Da 101 a 200 partecipanti
0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva.
I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se
CONVEGNI, CONGRESSI, SIMPOSI E CONFERENZE Più di 200 partecipanti
CARATTERISTICHE • Attività in sedi di grande capienza con valore formativo limitato dato l’elevato numero dei partecipanti. • I crediti sono attribuiti in base alla documentazione di registrazione e alla dichiarazione di partecipazione del discente. • All’interno di congressi e convegni più grandi si possono svolgere sessioni (seminari, corsi teorici e workshop) con meno di 100 partecipanti. CREDITI ATTRIBUITI
Più di 200 partecipanti: 0,3 per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva fino a un massimo di 6 crediti. Sessioni interne al congresso con meno di 100 partecipanti
0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva, non cumulabili con quelli del congresso all’interno del quale si svolgono.
I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se:
• Il numero di partecipanti non è superiore a 25. • Si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50.
• Il numero di partecipanti non è superiore a 25. • Si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50. • Le tematiche dell’evento sono di interesse regionale o nazionale.
VERIFICHE SUI PARTECIPANTI
VERIFICHE SUI PARTECIPANTI • Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento. • Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider. • Rilevazione della qualità percepita.
• Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento. • Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider. • Rilevazione della qualità percepita.
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Più di 200 partecipanti
• Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento. • Rilevazione della qualità percepita.
Sessioni interne al congresso con meno di 100 partecipanti
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VIDEOCONFERENZA CARATTERISTICHE È considerata un’attività formativa residenziale perché prevede, sebbene a distanza e mediata dalla tecnologia digitale, la partecipazione simultanea di docenti/tutor e discenti in sedi definite. CREDITI ATTRIBUITI Il numero dei partecipanti è quello risultante dalla somma dei presenti nelle diverse sedi. Il numero dei crediti è calcolato con le regole della formazione residenziale classica ma senza la possibilità di incremento per metodologie interattive o numero contenuto di discenti. VERIFICHE SUI PARTECIPANTI • Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento. • Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider. • Rilevazione della qualità percepita.
DOCENZE E TUTORING CARATTERISTICHE Docenze o relazioni a eventi residenziali oppure tutor in aula in eventi accreditati. CREDITI ATTRIBUITI
Per le docenze
1 credito per ogni mezz’ora (non frazionabile) di effettiva docenza.
Per il tutoraggio
0,5 crediti per ogni ora (non frazionabile) di effettivo tutoraggio. I docenti che prendono parte alla stesura della prova di verifica dell’apprendimento o di una parte d’essa sotto il coordinamento del Responsabile scientifico dell’evento non possono partecipare all’evento con il ruolo di discente né, quindi, maturare crediti. VERIFICHE Documentazione attestata dal provider.
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determina un illecito disciplinare e come tale viene sanzionato” dagli Ordini e Collegi professionali, che devono prevedere le sanzioni per chi non acquisisce i crediti ECM di legge.
Chi controlla i crediti degli operatori sanitari
Il compito di controllare i crediti ECM acquisiti dai professionisti sanitari spetta dunque agli Ordini o Collegi di appartenenza, che però non hanno quasi mai comminato alcuna sanzione a chi non è in regola. Si segnala a questo proposito la nota che il presidente della Federazione degli ordini dei medici chirurghi e odontoiatri (FNOMCEO) Filippo Anelli ha inviato ai presidenti degli Ordini provinciali sottolineando che da gennaio 2020 potranno essere intrapresi procedimenti sanzionatori nei confronti degli iscritti che non si aggiornano o non si aggiornano con continuità.
Quanti operatori sanitari sono in regola con i crediti Federcongressi&Eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali, sta conducendo un sondaggio su quasi 4.000 operatori sanitari di tutte le categorie professionali in merito al programma ECM. Dal sondaggio emerge – in via provvisoria perché la raccolta dati, nel momento in cui questa Guida va in stampa, non è ancora completa – che gli operatori hanno una conoscenza superficiale dell’ECM e dei suoi strumenti e uno scarso timore di controlli e sanzioni. Secondo i dati, inoltre, solo il 45% degli operatori dichiara di avere assolto l’obbligo del conseguimento di 150 crediti ECM nel triennio 2017-2019.
Le penalizzazioni per chi non consegue i crediti ECM Anche in assenza di sanzioni il mancato conseguimento dei crediti ECM può risultare penalizzante. Il personale sanitario dipendente può vedersi decurtata la parte variabile dello stipendio e le strutture private che impiegano personale non in regola con l’ECM possono perdere la convenzione con il Sistema Sanitario Nazionale. Chi non assolve l’obbligo formativo può inoltre essere penalizzato in sede di concorso o nelle cause di risarcimento, e le assicurazioni potrebbero rivalersi sul chi non ha conseguito i crediti di legge. ◆
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La normativa sui contratti di sponsorizzazione
Lo sponsor non può interferire nell’evento ECM, oggetto del contratto è solo l’acquisto di spazi promozionali Tutelare l’imparzialità del provider La formazione ECM deve essere indipendente dagli interessi commerciali dell’industria sanitaria. Le sponsorizzazioni dell’industria sono però la fonte di finanziamento che permette di realizzare gli eventi di società scientifiche, provider privati e, in taluni casi, delle aziende sanitarie. Per evitare che gli sponsor influenzino i contenuti della formazione o l’orientamento dei partecipanti, l’Accordo Stato-Regioni e il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM contengono le norme che tutelano l’imparzialità dei provider, stabiliscono gli obblighi degli sponsor e indicano le modalità organizzative degli eventi atte a evitare conflitti di interesse.
Gli aspetti principali del contratto di sponsorizzazione Sul sito AGENAS è disponibile un modello di contratto di sponsorizzazione fra provider e azienda: ne riassumiamo i punti principali ricordando che i contratti di sponsorizzazione devono essere inseriti sul sito AGENAS durante la registrazione dell’evento per l’accredito ECM.
➧ Correttezza e trasparenza Il provider organizza l’evento adottando regole di correttezza e trasparenza, non subisce interferenze da parte dello sponsor svolge la propria attività in assenza di conflitto di interessi.
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➧ Responsabilità del provider Il provider è responsabile del contenuto formativo, della qualità scientifica e didattica e dell’integrità etica delle attività formative svolte in occasione dell’evento, di cui indica il responsabile scientifico.
➧ Questionario
sul conflitto di interessi Il provider dichiara che sottoporrà a docenti e discenti un questionario in cui possano esprimere commenti e indicare se hanno percepito un’influenza di conflitto d’interessi nel materiale distribuito o nella gestione dell’evento.
➧ Dichiarare lo sponsor
Il provider dichiara in modo esplicito lo sponsor commerciale in fase di inserimento dell’evento nel piano formativo e sul materiale formativo indicando, ove richiesto, il supporto offerto dallo sponsor.
➧ Elenco dei partecipanti
L’elenco dei partecipanti all’evento non è trasmesso allo sponsor o utilizzato a fini commerciali. Si comunica allo sponsor solo il numero complessivo dei discenti presenti. Nel caso di reclutamento diretto il provider può dare un riscontro solo sui nominativi segnalati dallo sponsor.
➧ Pagamento compensi
Nessun compenso deve essere pagato dallo sponsor al responsabile scientifico, ai singoli docenti o agli altri soggetti coinvolti nell’attività sponsorizzata. Tali pagamenti/ rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal provider.
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LE NORMATIVE CHE REGOLANO LE SPONSORIZZAZIONE DI EVENTI ECM 1. Leggi dello Stato
rivolgersi a provider ECM esperti con le competenze per adempiere correttamente agli aspetti normativi. Ecco alcuni esempi (non esaustivi) di violazioni al regolamento sulle sponsorizzazioni di eventi ECM.
➧ Conflitto di interessi. È violazione
2. Regolamento ECM 3. C odici deontologici degli sponsor
4. Policy aziendali degli sponsor
➧ ➧ Rapporti pregressi
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Il provider acquisisce le dichiarazioni relative ai rapporti pregressi del responsabile scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative. Interferenze dello sponsor La progettazione e l’erogazione delle attività formative, nonché la produzione del materiale educativo, sono gestite dal provider. Lo sponsor non deve e non può influenzare la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell’attività che sponsorizza. Erogazione del finanziamento Lo sponsor non può subordinare l’erogazione del finanziamento a direttive o consigli che riguardino i contenuti, il corpo docente o altre questioni relative allo svolgimento dell’evento formativo.
➧ Dove si indica lo sponsor
È consentito indicare lo sponsor all’ultima pagina di programmi di attività ECM e materiale informativo, nonché prima dell’inizio e dopo il termine dell’evento. In nessun caso si può fare riferimento al nome commerciale di prodotti durante l’evento e negli spazi dedicati alla formazione.
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Le violazioni al regolamento sulle sponsorizzazioni Rispettare il regolamento sulle sponsorizzazioni è un obbligo di legge: eventuali violazioni riscontrate durante le ispezioni a sorpresa del Comitato di Garanzia possono avere conseguenze serie. È dunque consigliabile
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non dichiarare i conflitti di interessi: il provider deve raccogliere e conservare le dichiarazioni di docenti e moderatori riguardo eventuali rapporti di natura finanziaria e lavorativa con imprese commerciali in ambito sanitario intrattenuti nei due anni precedenti l’evento. L’esistenza di tali rapporti deve essere dichiarata ai partecipanti all’inizio dell’attività formativa. Nomi commerciali. È violazione indicare nomi commerciali di prodotti di interesse sanitario durante l’evento, anche se non correlati con l’argomento trattato. È consentito indicare il principio attivo dei farmaci o il nome generico del prodotto. Comunicare l’importo. È violazione non comunicare ad AGENAS l’esatto importo finanziario o le risorse fornite dallo sponsor commerciale. Solo attività previste. È violazione realizzare durante l’evento attività sponsorizzate diverse da quelle previste dal contratto. Il provider è responsabile e garante della corrispondenza. Logo dello sponsor. È violazione indicare il logo dello sponsor nei contenuti formativi, nel foglio delle firme di presenza o sui badge, nei test di apprendimento, nella scheda di qualità percepita e fuori da spazi e tempi consentiti (ultima pagina dei materiali, prima e dopo l’evento). Accesso all’aula. È violazione consentire l’accesso all’aula di formazione a più di due rappresentanti dello sponsor commerciale. Conservare i contratti. È violazione non rendere disponibili agli organi di verifica i contratti di sponsorizzazione che descrivono le obbligazioni delle parti. Pubblicità dei prodotti. È violazione inserire la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nel materiale didattico, nel programma, in qualsiasi materiale cartaceo consegnato ai partecipanti e nelle pause dell’attività formativa nella stessa aula. Pubblicità in aula. È violazione mostrare la pubblicità di prodotti sanitari nelle aree dove vengono esposti i contenuti formativi.
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Con la sponsorizzazione si acquista pubblicità Il rispetto delle regole sulle sponsorizzazioni è un obbligo anche per gli sponsor, che devono proporre ai provider contratti in linea con la normativa. Il riferimento specifico è nel Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, al punto 4.17: “Lo sponsor commerciale fornisce finanziamenti risorse o servizi a un provider ECM mediante contratti a titolo oneroso, in cambio di spazi o attività promozionale per il logo e/o i prodotti del soggetto sponsorizzante in occasione dell’evento nei limiti consentiti dal presente Manuale”. Ciò significa che lo sponsor acquista visibilità e pubblicità per i propri prodotti, ma non ha il diritto di interferire nell’organizzazione, nei contenuti o nello svolgimento dell’evento, che sono appannaggio esclusivo del provider.
Cosa lo sponsor non può richiedere nel contratto Federcongressi&eventi ha esaminato alcuni contratti di sponsorizzazione proposti dalle aziende ai propri soci provider ECM e ne ha evidenziato le clausole “critiche”. Ne riportiamo alcune a titolo esemplificativo di ciò che gli sponsor non possono richiedere al provider che, ricorda Federcongressi&eventi, non è un fornitore di servizi dello sponsor.
LO SPONSOR NON PUÒ: ● Richiedere al provider di realizzare e
pubblicizzare l’evento (l’evento non è dello sponsor). ● Revocare l’incarico al provider (il contratto di sponsorizzazione non è un contratto di incarico, che lo sponsor non può quindi né conferire né revocare). ● Richiedere al provider i materiali didattici dell’evento per acquisirne la proprietà (la proprietà è dei docenti; se li ha realizzati il provider sono di proprietà del provider). ● Richiedere al provider di non organizzare eventi analoghi per un periodo di tempo (il vincolo di esclusiva si può richiedere soltanto a un fornitore, che il provider non è). ● Richiedere di autorizzare eventuali fornitori del provider (il contratto di sponsorizzazione non è un contratto di appalto, il provider gestisce in autonomia i propri fornitori). ● Richiedere al provider il consuntivo delle spese sostenute (la rendicontazione
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NEL CONTRATTO DI SPONSORIZZAZIONE LO SPONSOR NON PUÒ Richiedere al provider di pubblicizzare l’evento Riservarsi la facoltà di revocare l’incarico al provider Richiedere al provider i materiali didattici Porre al provider un vincolo di esclusiva
Richiedere di autorizzare i fornitori del provider Richiedere al provider il consuntivo delle spese Indicare al provider l’importo dei compensi ai docenti Richiedere al provider di comunicare l’importo dei compensi ai docenti economica non è parte del contratto di sponsorizzazione). ● Indicare al provider i limiti di spesa per i compensi ai docenti o come erogare il pagamento (sono temi di esclusiva competenza del provider). ● Richiedere al provider l’importo dei compensi ai docenti o la notifica di avvenuto pagamento (la prestazione a favore dello sponsor è solo la predisposizione di spazi pubblicitari o attività promozionali). ◆
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Codici etici: cosa gli sponsor possono e non possono fare Le regole che le aziende si sono date per sponsorizzare eventi e operatori sanitari Le regole che le aziende sponsor devono rispettare Gli sponsor dei congressi medici sono aziende farmaceutiche e aziende di dispositivi medici e diagnostici, le cui associazioni di categoria, Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici (già Assobiomedica) hanno emanato e aggiornato negli anni propri codici etici nei quali sono contenute le regole che le aziende devono rispettare per poter sponsorizzare congressi o eventi medici, anche se non accreditati ECM.
Aspetti di applicazione dei codici etici Le regole che le aziende si sono date per sostenere gli eventi di formazione in campo sanitario toccano diversi aspetti: le modalità di erogazione dei finanziamenti, le modalità di invito (reclutamento) dei professionisti sanitari agli eventi, la trasparenza dei finanziamenti erogati, le destinazioni e strutture dove si svolgono gli eventi, il tipo di ospitalità offerta ai partecipanti per gli eventi organizzati dalle aziende stesse e, più in generale, gli aspetti di scientificità e sobrietà richiesti agli eventi che le aziende organizzano o sponsorizzano.
Il codice deontologico di Farmindustria Un intero capitolo è dedicato alle regole che le imprese devono rispettare per finanziare eventi e congressi o per organizzarne di propri. La più recente versione, del 3 luglio 2019, contiene una novità nell’articolo 3.1 bis.
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➤ Divieto
di invito nominativo a eventi ECM
L’articolo 3.1 bis prescrive che, dal 1° gennaio 2020, l’invito a eventi ECM rivolto a medici specialisti dipendenti di enti pubblici o di strutture private convenzionate non possa più essere nominativo. Lo sponsor deve inviare l’invito alla struttura sanitaria almeno 60 giorni prima dell’evento, la quale indica il professionista che parteciperà all’evento. L’invito deve specificare le spese di ospitalità sostenute dallo sponsor (iscrizione, viaggio, alloggio) e allegare il programma scientifico dell’evento. In caso di mancato riscontro della struttura sanitaria entro 30 giorni dall’evento, l’azienda è tacitamente autorizzata a invitare l’operatore sanitario da essa individuato. Anche quando indicato dalla struttura di appartenenza, il professionista sanitario è da considerarsi “reclutato” dallo sponsor: i crediti ECM derivanti dall’evento rientrano dunque nel conteggio dei crediti ottenibili in qualità di “reclutati” (un terzo dell’obbligo formativo triennale, cioè 50 crediti). Il provider dell’evento riceve i nominativi dei partecipanti reclutati, ne rendiconta come tali al COGEAPS i crediti ottenuti e dopo l’evento ne comunica l’elenco allo sponsor. ➤ Obbligo
di trasparenza sui trasferimenti di valore
Con trasferimento di valore si intende sia il contributo economico dell’azienda per finanziare eventi formativi realizzati da terzi sia la spesa che l’azienda sostiene a favore di un operatore sanitario che partecipa alla formazione da essa organizzata.
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• Il codice deontologico obbliga le aziende a rendere pubblico l’ammontare dei trasferimenti di valore a favore di organizzazioni sanitarie e dei finanziamenti diretti o indiretti a eventi effettuati tramite strutture sanitarie o terze parti (provider). • Anche i i trasferimenti di valore a favore di operatori sanitari devono essere resi pubblici sul sito aziendale. I dati devono essere pubblicati su base individuale o, se l’operatore non acconsente al trattamento dei dati personali, su base aggregata. ➤ Obbligo di attinenza tematica Le aziende possono sponsorizzare solo congressi su temi connessi al loro ambito di attività e invitarvi i medici se esiste attinenza tra il tema della manifestazione e la specializzazione del medico. Non possono invitare lo stesso operatore sanitario più di due volte l’anno (tranne quando l’operatore è indicato dalla struttura di appartenenza). ➤ Disposizioni su viaggi e soggiorni La partecipazione delle aziende agli eventi deve essere improntata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. Pertanto esse possono offrire agli operatori sanitari solo viaggi aerei in classe economica e soggiorno in alberghi con un massimo di quattro stelle. Vietate l’organizzazione o la sponsorizzazione di eventi che si tengono o che prevedono l’ospitalità dei partecipanti in resort, navi, castelli fuori dal contesto cittadino, masserie, agriturismi, golf club, musei, stadi, acquari e strutture termali. ➤ Escluse
le località turistiche in alta stagione
Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare eventi che si svolgono in mete turistiche nel periodo 1° giugno-30 settembre per le località di mare e 1° dicembre-31 marzo e 1° luglio-31 agosto per le località di montagna. Le località di mare che sono capoluogo e sedi di università e ospedali sono esenti dal divieto. È comunque esclusa l’ospitalità in strutture ubicate in prossimità di tratti di mare attrezzati per la balneazione. ➤ Eventi
locali solo se accreditati ECM
È consentita la partecipazione a eventi regionali e locali solo se accreditati ECM, ma non vi può essere offerta alcuna ospitalità a
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eccezione del coffee break. Per gli eventi di durata superiore alle 6 ore può essere offerto un “light lunch” nella struttura dell’evento. ➤ Vietati
programmi sociali e turistici
Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare iniziative di tipo sociale, culturale o turistico e cene di gala nell’ambito di congressi, né Italia né all’estero. Sono consentite le cene sociali organizzate dal congresso per tutti i partecipanti e comprese nella quota di iscrizione. Esclusa l’ospitalità per accompagnatori sotto qualsiasi forma. ➤ Le regole sui pasti L’ospitalità offerta dalle aziende deve limitarsi a viaggio, alloggio e pagamento della quota di iscrizione. Può comprendere pasti e bevande entro i 60 euro per operatore, per pasto; il pasto deve essere offerto preferibilmente nella struttura alberghiera dove alloggia l’ospite o in strutture adiacenti.
Il codice etico di Confindustria Dispositivi Medici L’associazione (già Assobiomedica), che riunisce i produttori di dispositivi medici e diagnostici, ha emanato nel 2018 un codice etico che ricalca le linee guida del codice etico di Medtech Europe (la federazione di settore europea) in tema di regole per garantire l’integrità delle aziende associate nei rapporti con i medici e nella sponsorizzazione di eventi e congressi. Eccone i punti principali. ➤ Vietata la sponsorizzazione diretta Le aziende non possono erogare direttamente ai singoli professionisti sanitari contributi economici finalizzati a sostenerne la formazione, né come partecipanti né come relatori a un’attività formativa. Fanno eccezione i simposi satellite, per i quali gli associati possono supportare direttamente i relatori ma non i partecipanti. ➤ I
finanziamenti si erogano al provider
Il contributo formativo deve essere erogato esclusivamente a favore di un’organizzazione sanitaria e/o di una terza parte (provider), che in modo autonomo individuano i destinatari del contributo e definiscono il contenuto scientifico dell’iniziativa.
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➤ Controllo
preventivo degli eventi di formazione
➤ Caratteristiche
Prima di fornire qualsivoglia sostegno economico, le aziende devono verificare che gli eventi siano stati approvati dal Sistema di Valutazione delle Conferenze (SVC), piattaforma che permette di verificare che congressi, corsi o convegni rispettino i requisiti del codice etico e che stabilisce in modo vincolante se le imprese associate possono supportare le iniziative con l’erogazione di contributi formativi, attività promozionali (stand) o simposi satellite.
La scelta della sede dove si svolge l’evento deve essere motivata da ragioni di carattere logistico, scientifico, organizzativo ed economico. La sede non deve essere percepita come destinazione turistica o località di lusso o di vacanza e non deve costituire l’attrattiva principale per la partecipazione all’evento.
➤ Obbligo
di trasparenza sui trasferimenti di valore
Le aziende devono rendere pubblici ogni anno i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente ai professionisti del settore sanitario, alle organizzazioni sanitarie e alle terze parti. La pubblicazione dei dati, sul sito web aziendale, deve essere effettuata su base annuale a partire dal 1° gennaio 2021 con riferimento all’anno solare 2020. • Le aziende devono rendere pubblico l’ammontare dei trasferimenti di valore a favore di organizzazioni sanitarie o terze parti per finanziare eventi formativi di natura scientifica. • Le aziende devono rendere pubblico, su base individuale, l’ammontare dei trasferimenti di valore a favore degli operatori sanitari per le spese di partecipazione ad attività formative, educazionali e promozionali su prodotti aziendali. Se l’operatore non acconsente al trattamento dei dati personali i dati devono essere pubblicati su base aggregata. ➤ Obbligo dell’attinenza tematica Il programma dell’evento deve essere correlato alla specializzazione e alla pratica medica dei professionisti sanitari che vi partecipano e deve avere un’importanza che ne giustifichi la partecipazione. ➤ Escluse
le località turistiche in alta stagione
La località dell’evento deve essere facilmente raggiungibile e il periodo dell’anno stabilito non deve coincidere con la sua alta stagione turistica (periodo di divieto: 1 giugno-30 settembre per le località di mare; 15 dicembre-31 marzo e 15 giugno15 settembre per quelle di montagna).
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della sede dell’evento
➤ Esclusione
degli alberghi a 5 stelle
Sono esclusi gli eventi organizzati in alberghi a 5 stelle, indipendentemente dalla tipologia tariffaria o dalle agevolazioni offerte, fatte salve le disposizioni di cui ai protocolli siglati con le associazioni alberghiere (di seguito). ➤ Vietato
sponsorizzare l’intrattenimento
Non è mai consentito il sostegno economico ad attività sociali, sportive, ricreative o altre forme di intrattenimento. L’intrattenimento deve essere escluso dal programma dell’evento e pagato separatamente dai partecipanti, non deve prevalere sul contenuto scientifico del programma, né interferire con lo stesso e non deve costituire l’attrattiva principale dell’evento. ➤ Nessun
supporto economico agli accompagnatori
Non sono consentiti il pagamento o l’agevolazione delle spese di viaggio, vitto, alloggio o di altra natura a favore degli ospiti dei professionisti sanitari quali coniugi, partner, familiari o altri accompagnatori.
L’accordo di Confindustria Dispositivi Medici con le associazioni alberghiere Benché il codice etico prescriva che non si possono sponsorizzare eventi organizzati in hotel a 5 stelle, Assobiomedica (ora Confindustria Dispositivi Medici) ha siglato a giugno 2014 protocolli di intesa con Confindustria Alberghi, Federalberghi e Assohotel. Tali protocolli superano la distinzione tra hotel a 4 e 5 stelle e introducono tetti di spesa per pernottamenti, ristorazione e altri servizi alberghieri. La sponsorizzazione è quindi ammessa negli hotel compresi in questi accordi, indipendentemente dal numero di stelle. ◆
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Le verifiche di conformità degli eventi ECM
Dalle ispezioni ai test di apprendimento, i controlli sulle attività di formazione I due organi ispettivi della Commissione ECM La verifica di conformità delle attività ECM alla normativa è effettuata dalla Commissione ECM attraverso i suoi due organi di controllo: il Comitato di garanzia e l’Osservatorio nazionale. Loro compito è verificare che le attività si svolgano nella corretta applicazione delle regole e che i contenuti formativi e i soggetti deputati a erogarli siano liberi da conflitto di interessi e indipendenti dall’influenza commerciale degli sponsor.
Controlli su sponsorizzazioni e conflitto d’interessi Il Comitato di Garanzia vigila sull’indipendenza della formazione ECM da interessi commerciali e verifica l’applicazione delle norme su conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità. Valuta i materiali di formazione e le schede dei discenti sulla qualità percepita, esegue controlli a sorpresa nelle sedi dei provider e nelle sedi degli eventi per verificare che contenuti formativi, contratti di sponsorizzazione, pubblicità di prodotti e dichiarazioni sul conflitto di interesse di relatori e responsabili scientifici siano conformi alle regole.
Le sanzioni per violazioni alle regole I controlli del Comitato avvengono a campione, ma possono essere attivati anche da segnalazioni della Commissione o dai suoi organi oppure da segnalazioni di discenti
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o di qualunque altro soggetto. Le principali criticità riscontrate nel 2018 dal Comitato durante le verifiche sono state i riferimenti a nomi commerciali nei contenuti formativi e il responsabile scientifico in conflitto di interessi. Se nel corso delle verifiche il Comitato di Garanzia rileva violazioni si apre una procedura che prevede la richiesta di chiarimenti al provider, l’apertura di un’istruttoria, l’accertamento della violazione e la trasmissione della documentazione alla Commissione ECM cui spetta la decisione finale sull’eventuale sanzione.
La conformità rispetto all’accreditamento Il secondo organo di controllo è l’Osservatorio Nazionale, che accerta la correttezza formale dell’evento formativo verificando che gli aspetti logistici, organizzativo-gestionali e didattici siano conformi a quanto dichiarato all’AGENAS dal provider in fase di registrazione dell’evento. Le verifiche dell’Osservatorio, quasi sempre concordate con il provider, sono condotte in genere da due controllori che raggiungono la sede dell’evento prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata o, nel caso l’evento duri più giorni, per un’intera giornata.
Cosa controlla l’Osservatorio Le visite ispettive dell’Osservatorio sono condotte sui provider provvisori (per controllare soggetti che hanno ricevuto una valutazione esclusivamente documentale), sui provider che hanno erogato più eventi nell’ultimo anno (perché hanno un maggiore impatto sul
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I DOCUMENTI CHE IL PROVIDER DEVE PRESENTARE AI CONTROLLI IN SEDE DI EVENTO DEVONO ESSERE SEMPRE DISPONIBILI
DEVONO ESSERE DISPONIBILI SOLO SE NON GIÀ INVIATI AD AGENAS
Dichiarazione di docenti e moderatori su loro rapporti con soggetti portatori di interessi commerciali in ambito sanitario negli ultimi due anni
Programma dell’evento
Curriculum del responsabile scientifico
Materiale didattico Curriculum dei docenti Inviti o dichiarazioni dei discenti relative al proprio reclutamento Curriculum dei moderatori
Documentazione sulla rilevazione delle presenze
Contratti di sponsorizzazione Schede sulla qualità percepita Contratti di partenariato Documentazione sulla verifica dell’apprendimento (quando prevista)
Documentazione su altre forme di finanziamento
sistema ECM) e sui provider o eventi oggetto di segnalazioni provenienti. Gli ispettori verificano la qualità dell’evento (contenuti formativi, tempi, modalità di verifica dell’apprendimento, coerenza degli obiettivi formativi, attrezzature adeguate alle tecniche didattiche e al numero di partecipanti, presenza di supporti didattici etc) e l’attività della segreteria organizzativa (fogli firme, gestione delle anagrafiche,
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questionari di valutazione della qualità, contratti di sponsorizzazione etc), controllando che tutto sia conforme alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento ECM.
Le verifiche di competenza del provider È invece competenza del provider il terzo tipo
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di verifica, che riguarda l’apprendimento dei partecipanti e la loro percezione della qualità dell’evento. Il provider ha l’obbligo sia di fare eseguire il test di apprendimento a ogni discente per potergli assegnare i crediti ECM maturati sia di raccoglierne il feedback su programma, docenti e organizzazione dell’evento nonché sull’eventuale percezione di influenze di interesse commerciale sanitario nell’ambito dell’attività educazionale (anche se l’evento non è sponsorizzato).
I test di apprendimento Il test di apprendimento è obbligatorio per eventi fino a 200 partecipanti (per quelli più grandi non è richiesto) e può essere effettuato con diversi strumenti: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, prova pratica, produzione di un documento, realizzazione di un progetto. Il tempo dedicato alla verifica dell’apprendimento può essere incluso nella durata dell’evento (fino al 10%) solo quando produce un documento o ne vengono condivisi esiti e risultati. Ecco alcune delle regole in proposito contenute nel Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM.
➧ Quando si supera la verifica La prova di verifica dell’apprendimento si supera con il raggiungimento di almeno il 75% dei contenuti formativi secondo i criteri utilizzati per la valutazione dal responsabile scientifico dell’evento.
➧ Le domande a risposta multipla Nel caso di un questionario, devono essere previste almeno 3 domande per ogni credito erogato; le domande a risposta multipla devono prevedere 4 alternative, di cui una sola corretta. Il superamento della prova coincide con il raggiungimento di almeno il 75% delle risposte esatte.
➧ Il test online Per gli eventi residenziali e di formazione sul campo è possibile compilare online il questionario di verifica entro tre giorni dalla data di conclusione dell’attività formativa; ai partecipanti è consentito un solo tentativo di superamento della prova.
➧ Attribuzione dei crediti
e consegna dell’attestato
Il provider deve documentare l’avvenuto rispetto delle modalità sopra descritte e
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la verifica dell’identità del professionista (anche per la modalità online). Nei giorni successivi all’evento e all’attribuzione dei crediti il provider deve consegnare o trasmettere ai partecipanti l’attestato di superamento del corso comprovante l’acquisizione dei relativi crediti ECM.
La rilevazione della qualità La Commissione ECM dispone che il provider raccolga il giudizio dei discenti in merito a cinque aspetti dell’evento di formazione accreditato ECM cui hanno partecipato: ➊ La percezione di influenze di interessi commerciali sui contenuti della formazione ➋ La rilevanza del programma rispetto ai loro bisogni formativi e ruolo professionale ➌ L’efficacia della formazione ricevuta rispetto agli obiettivi formativi ➍ La qualità formativa del programma e dei singoli docenti ➎ La qualità dell’organizzazione e il rispetto dei tempi per svolgere l’attività di formazione In particolare, il questionario deve contenere: ➊ La domanda sulla percezione di interesse commerciale nell’attività formativa (anche se non sponsorizzata). ➋ La possibilità di segnalare il modo in cui lo sponsor abbia condizionato l’attività formativa. ➌ La possibilità di segnalare eventuali anomalie riscontrate nel corso dell’evento tramite l’indirizzo e-mail ecmfeedback@ agenas.it. I nominativi dei discenti che effettuano le segnalazioni non sono comunicati ai provider. Lo strumento per raccogliere il giudizio dei partecipanti è il questionario sulla qualità allegato al nuovo Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, che il provider deve proporre ai discenti senza alterarne il contenuto e fuori dalle ore destinate alla formazione, con la possibilità di integrarlo anche con altri questionari o domande. Tale questionario obbligatorio deve essere compilato in forma anonima dai partecipanti e acquisito dal provider separatamente rispetto ai test di verifica dell’apprendimento laddove richiesti. ◆
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Chi organizza il congresso 54 L’organizzatore di congressi: cosa fa e come sceglierlo
61 Condurre la gara per la gestione del congresso
67 Il contratto con l’organizzatore: appalto o cessione
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L’organizzatore di congressi: cosa fa e come sceglierlo I servizi e le competenze offerti dalle agenzie specializzate, fra requisiti minimi e capacità individuali Chi è il “professional congress organizer” La figura specializzata che si occupa dell’organizzazione del congresso è il “professional congress organizer” (PCO). La denominazione si riferisce alla persona che ha le competenze e l’esperienza per gestire l’evento di un cliente in forma professionale, ma per estensione si usa più comunemente per indicare le imprese (agenzie) la cui attività è, appunto, organizzare congressi e convegni su incarico di un committente.
Perché affidarsi a un organizzatore professionale Le associazioni, società medico-scientifiche o enti che non hanno al proprio interno uno staff dedicato agli eventi solitamente ricorrono ai servizi di un PCO per organizzare i propri congressi, grandi o piccoli che siano. Le ragioni sono molteplici: innanzi tutto, la progettazione, realizzazione, gestione finanziaria e amministrativa di un congresso non possono essere curate da personale non adeguatamente preparato, ma necessitano delle competenze specifiche di un organizzatore professionale. In secondo luogo, un organizzatore professionale lavora con molti clienti diversi, e ciò significa che ha una visione ad ampio raggio e che può applicare al congresso di
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ognuno ciò che ha sperimentato funzionare bene in altri eventi. Un ulteriore valore aggiunto del PCO risiede nella sua conoscenza diretta dei fornitori e nel suo potere di negoziazione su tariffe e condizioni. Tutti elementi che contribuiscono a fare risparmiare tempo e denaro all’associazione, la quale si può così concentrare sui contenuti del congresso.
Lo specialista della logistica diventa designer dell’evento Il PCO è responsabile di tutte le attività relative al congresso: dalla fase iniziale di progettazione all’organizzazione e gestione sul campo, fino alla conclusione e chiusura di tutti gli aspetti operativi, amministrativi e finanziari. Nate come “braccio operativo” del committente del congresso, cioè come soggetto con una forte
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specializzazione nella gestione della logistica e degli aspetti organizzativi dell’evento, nel coordinamento dei fornitori e nella gestione dei partecipanti, le imprese di organizzazione congressuale si sono nel tempo evolute. Il ruolo dell’organizzatore si è infatti ampliato, seguendo il cambiamento del mercato che ha visto emergere sempre più forti, all’interno del settore congressuale, i temi del marketing, della comunicazione e del design dell’evento, inteso quest’ultimo come la disciplina che consente di trovare i format e i contenuti più adatti per aumentare l’efficacia dei meeting e migliorare l’esperienza dei partecipanti.
Competenze ad ampio raggio per consulenze strategiche Oggi l’organizzatore professionale di congressi non è quindi più soltanto un fornitore di logistica, ma un partner strategico del proprio cliente, cui offre competenze ad ampio raggio che spaziano dall’association management al project management, dalla fiscalità al marketing digitale, dalle tecnologie per eventi alle tecniche di formazione, dalla gestione delle sponsorizzazioni ai rapporti con associazioni e interlocutori internazionali, dall’analisi economico-finanziaria del progetto al reclutamento di speaker e testimonial. Molto spesso i PCO lavorano anche con le aziende, organizzandone le convention, i lanci di prodotto, gli eventi motivazionali e di marketing; una “contaminazione” di competenze e conoscenze che li porta a essere consulenti a tutto tondo.
Esperti di congressi medici e procedure ECM Il mercato congressuale è tradizionalmente dominato dagli eventi medico-scientifici, e i PCO hanno pertanto solide basi, competenze e relazioni per organizzare questo tipo di eventi. Dall’entrata in vigore del programma di Educazione Continua in Medicina, che oggi assorbe l’80% dell’attività convegnistica in campo medico, i PCO investono tempo e risorse per essere sempre aggiornati sulle complesse norme che lo governano; molti organizzatori sono oggi veri e propri specialisti in materia, capaci di orientarsi nel ginepraio delle regole per offrire al committente dell’evento (società medico-scientifiche, aziende sanitarie, università etc), un servizio mirato ed efficace.
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Da “semplici” organizzatori a provider ECM Tanti PCO, forti di anni di esperienza in campo medico-scientifico, sono andati oltre l’organizzazione e si sono strutturati per ottenere dal Ministero della Salute l’accreditamento come provider ECM. Al proprio interno si sono dotati di una struttura scientifica (un responsabile e un comitato) grazie alla quale sono in grado di occuparsi direttamente dei contenuti della formazione per i professionisti della Sanità, supportando per esempio quelle aziende sanitarie, associazioni mediche o università che non hanno le risorse per accreditarsi in proprio.
I servizi di un organizzatore professionale di congressi La maggior parte delle società di organizzazione congressuale offre un ampio ventaglio di servizi a copertura di tutti gli aspetti dell’evento prima, durante e dopo il suo svolgimento. Quelle più grandi e strutturate si occupano anche di association management, cioè forniscono alle associazioni servizi gestionali e amministrativi, mentre quelle più piccole magari offrono alcuni servizi (spesso quelli di comunicazione) attraverso società terze. Ecco i più comuni servizi di un PCO.
Event management
➧ Assistenza nella stesura della candidatura ➧ Progettazione strategica dell’evento ➧ Piano economico-finanziario dell’evento ➧ Assicurazioni ➧ Sviluppo del programma ➧ Ricerca e gestione relatori
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COS’È UN “CORE PCO” E QUANDO È UTILE A UNA SOCIETÀ SCIENTIFICA Il “core PCO” (core in inglese significa nucleo, centro) è un’impresa di organizzazione congressuale – un PCO, dunque – che lavora con lo stesso committente per più di un evento oppure per un certo numero di anni, estendendo la relazione professionale oltre il singolo congresso. Per esempio, un core PCO segue tutti gli eventi di una stessa società scientifica o associazione, non soltanto il congresso principale; oppure del congresso principale organizza le varie edizioni che si succedono negli anni. Per il committente il vantaggio di lavorare nel tempo con un unico organizzatore è la continuità professionale: non deve per ogni evento selezionare un nuovo PCO e briffarlo sulla propria attività, sul format e gli obiettivi dell’evento. Anzi: l’organizzatore, che matura una conoscenza approfondita del cliente, può aiutarlo a sviluppare i propri obiettivi di lungo termine, a ideare nuovi eventi, a dare un’impostazione strategica ai congressi futuri.
I vantaggi di affidarsi a un core PCO
• R isparmio di tempo e lavoro su bando di gara, selezione dell’organizzatore e suo brief a ogni nuovo evento. Velocizza il processo organizzativo. • Evita la perdita di informazioni sul congresso, probabile invece se ogni edizione ha un organizzatore diverso. • Possibilità di negoziare una tariffa migliore se l’organizzatore ha un contratto pluriennale. • L’organizzatore può occuparsi degli aspetti strategici: nuove idee di sviluppo per il congresso, ricerca di prossime destinazioni e sedi etc, nuove proposte per gli sponsor… • Possibilità di sviluppare una strategia di marketing dell’evento a lungo termine.
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➧ Ricerca e gestione sponsor ➧ Vendita e gestione area espositiva ➧ Ricerca, selezione e prenotazione sede dell’evento ➧ Gestione inviti e iscrizioni ➧ Segreteria organizzativa ➧ Software di gestione congressuale ➧ Gestione abstract ➧ Registrazione dei partecipanti ➧ Negoziazione e coordinamento fornitori (allestitori, service tecnologico etc) ➧ Gestione evento onsite ➧ Tutti gli adempimenti ECM ➧ Gestione amministrativa e adempimenti fiscali
Ospitalità
➧ Ricerca, prenotazione e gestione alberghi ➧ Gestione catering ➧ Prenotazione voli e treni ➧ Gestione trasporti e transfer di terra ➧ Organizzazione cene e attività sociali ➧ Organizzazione eventuale programma accompagnatori
Comunicazione
➧ Realizzazione e gestione del sito internet dell’evento ➧ App dell’evento ➧ Social media management ➧ Campagne di comunicazione e marketing online e offline ➧ Attività di ufficio stampa ➧ Realizzazione e stampa materiali di comunicazione ➧ Cartellonistica e segnaletica (digitale e non)
Selezionare l’organizzatore: requisiti necessari e documentazione Organizzare un congresso è un’attività complessa: richiede competenze nella gestione di progetti, budget e persone, capacità di problem solving, conoscenze trasversali, capacità di raggiungere gli obiettivi del cliente, visione, talento negoziale: per selezionare la società di organizzazione congressuale cui affidarsi è dunque opportuno verificarne le credenziali. Ecco, secondo Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali, i requisiti da controllare e la documentazione da richiedere all’organizzatore per valutarne caratura professionale e affidabilità. I requisiti sono
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LE DOMANDE DA FARE ALL’ORGANIZZATORE PER VERIFICARNE I REQUISITI Ha esperienza organizzativa di congressi medici simili?
Ha già lavorato nella città o destinazione del congresso? Possiede certificazioni di qualità?
Subappalta servizi a imprese terze? Se sì quali? Quali procedure adotta se i membri chiave dello staff sono indisponibili nei giorni precedenti e/o durante il congresso?
È competente di procedure ECM e codici etici degli sponsor? È coinvolto in dispute legali o finanziarie con clienti passati?
Offre servizi aggiuntivi utili al committente e/o al congresso?
Quali sono le policy su sostenibilità ambientale e CSR?
suddivisi in “vincolanti” e “aggiuntivi”, laddove quelli vincolanti costituiscono la base minima di credenziali che un organizzatore deve esibire per potere essere considerato ai fini di una collaborazione professionale.
REQUISITI VINCOLANTI
●C urriculum ed esperienza ●E sperienza in eventi della stessa
dimensione del congresso in questione ● Esperienza nell’organizzazione di eventi
medico-scientifici ● Regolarità contributiva e iscrizione alla
Camera di Commercio ●S olidità finanziaria ● Struttura fissa commisurata all’evento per
cui si richiede il servizio di organizzazione ● Media del fatturato aziendale dell’ultimo
triennio commisurato al congresso in questione ● Appartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali ● Dichiarazione che il legale rappresentante non sia sottoposto a procedure processuali pendenti ● Certificazione di qualità ISO correlata
● Presentazione dell’impresa da cui emerga
un’esperienza professionale di almeno cinque anni ed elenco degli eventi medico-
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Ha una dotazione tecnologica adeguata alle esigenze del congresso? Fa parte di associazioni professionali?
Ha esperienza nel reperimento di sponsor e nella vendita di spazi espositivi?
Documentazione
È finanziariamente solido e continuerà a esserlo?
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scientifici già organizzati simili per tematiche e dimensioni a quello per cui si richiede il servizio di organizzazione ● Certificato della Camera di Commercio con data inferiore ai sei mesi ● Lettera di presentazione di affidabilità finanziaria da parte di almeno un istituto bancario ● Dichiarazione resa dal legale rappresentante, che attesti sotto la propria responsabilità: • numero dei dipendenti e collaboratori in essere al momento di presentazione dell’offerta • numero medio dei dipendenti e dei collaboratori e soci operativi nell’ultimo triennio • autocertificazione relativa alla regolarità contributiva • fatturato generale e specifico dell’ultimo triennio commisurato al bando per cui ci si candida • appartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali ● Dichiarazione del legale rappresentante che non vi sono procedimenti processuali pendenti ● Proposta dettagliata del team di progetto che sarà dedicato all’organizzazione del congresso (funzionigramma del congresso) ● Copia del certificato di qualità ISO
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REQUISITI AGGIUNTIVI (non vincolanti)
● Qualifica di provider ECM accreditato o
con richiesta di accreditamento effettuata e in attesa di risposta da AGENAS ● Esperienza nell’area specialistica di riferimento del congresso in questione ● Familiarità con il territorio dove si svolge il congresso ● Dotazione tecnologica
Documentazione
correlata
●N umero provider ECM provvisorio/standard ● Elenco degli eventi medico-scientifici
organizzati nell’area specialistica di quello in questione ● Dichiarazione e descrizione della dotazione tecnologica: sistema informatico e software gestionale ● Elenco di referenze con relativi contatti
Le competenze personali del responsabile del congresso Quali sono le competenze che il project manager di un congresso (cioè la persona responsabile dell’intero progetto) deve possedere per svolgere efficacemente il proprio lavoro? Molti professionisti degli eventi si sono “fatti sul campo” in anni di esperienza cominciando dal basso, alcuni hanno frequentato corsi specialistici, altri hanno conseguito le certificazioni professionali erogate dalle associazioni internazionali di riferimento. Tutti comunque hanno competenze diversificate, “tangibili” (le cosiddette hard skills) e “intangibili” (soft skills).
Competenze tangibili (hard skills) ➧ Le competenze tangibili sono le conoscenze tecniche necessarie al mestiere: indispensabile quindi che l’organizzatore sappia le lingue straniere, sicuramente l’inglese e preferibilmente anche un’altra lingua, così come che possieda le basi delle discipline economiche. Un project manager deve inoltre conoscere le tecniche di organizzazione di un evento aggregativo e avere conoscenze almeno di base sulle tecniche di formazione per l’apprendimento degli adulti. Chi organizza eventi nel settore della sanità deve essere ferratissimo sulle norme del programma ECM e sui codici deontologici delle aziende farmaceutiche e biomedicali.
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IL PERCHÉ DI ALCUNI REQUISITI Struttura fissa
commisurata all’evento
La struttura fissa della società di organizzazione congressuale deve essere commisurata alla dimensione del congresso per evitare che una piccola realtà, poniamo con 4 dipendenti, si cimenti nell’organizzazione di un evento da 5mila partecipanti che difficilmente avrebbe la forza di sostenere. Naturalmente non è vero il contrario, visto che un’agenzia con 40 dipendenti può tranquillamente gestire un piccolo evento da 100 partecipanti.
Solidità finanziaria e fatturato
Solidità finanziaria e fatturato dell’impresa congressuale sono parametri importanti da valutare perché da essi dipende la capacità dell’organizzatore di fare anticipi di cassa per sostenere i costi e di gestire la tesoreria dell’evento.
Appartenenza ad associazioni di settore nazionali o internazionali
Anche l’appartenenza ad associazioni di settore non è da sottovalutare: le associazioni di solito ammettono fra le società iscritte solo quelle che rispondono a requisiti e standard professionali ben precisi. Nella maggior parte dei casi, inoltre, propongono ai soci regolari attività di formazione che ne garantiscono l’aggiornamento professionale.
➧ Per gestire un congresso occorre inoltre conoscere le norme amministrativocontabili, sapere di pubbliche relazioni e comunicazione, dei nuovi software per facilitare processi organizzativi e gestione degli eventi, di social media per amplificarne il marketing, di strumenti da utilizzare per migliorare l’esperienza dei partecipanti. Infine è bene che l’organizzatore conosca anche il mondo del turismo, cui afferiscono i suoi interlocutori quando gestisce gli aspetti dell’evento legati a viaggio, ospitalità e attività sociali o collaterali
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LE COMPETENZE INDIVIDUALI DELL’ORGANIZZATORE DI CONGRESSI Principi di apprendimento degli adulti Tecniche di organizzazione eventi
Hard Skills
Tecnologie digitali
Capacità organizzativa Attenzione al dettaglio
Lingue straniere Sistema e regole ECM
Flessibilità
Pubbliche relazioni e comunicazione
Capacità relazionali
Soft Skills
Turismo Norme amministrativo-contabili
Capacità di problem solving
Discipline economiche
Competenze intangibili (soft skills) ➧ La competenze intangibili sono invece quelle più legate alle caratteristiche individuali di ognuno. Mentre le competenze tangibili si acquisicono, quelle intangibili sono, almeno in parte, innate. Ecco qualche esempio. ➥ Capacità organizzativa Il primo requisito per poter organizzare eventi è proprio avere capacità organizzativa. Sembra ovvio ma non lo è. Occorre saper organizzare un progetto mettendone insieme tutti i tasselli e assicurandosi che tutto ciò che deve essere fatto sia fatto nei tempi e nei modi corretti, saper organizzare il team coordinandone e supervisionandone il lavoro, saper organizzare se stessi e il proprio lavoro dandosi le giuste priorità, dimostrandosi affidabili e guadagnandosi la fiducia dei clienti.
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Gestione dello stress
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➥ Attenzione al dettaglio In un evento niente accade per caso. Tutto è pianificato prima e per tempo, e il livello di attenzione al dettaglio che l’organizzatore esprime è la cartina di tornasole della sua professionalità. Non è solo un fatto di attenzione a tutte le piccole cose che distinguono un evento bene organizzato da uno raffazzonato, ma è anche una questione di visione globale: l’organizzatore attento è quello che è sempre aggiornato e sa cosa succede in ogni momento. ➥ Capacità di problem solving In un mestiere dove l’imprevisto è sempre dietro l’angolo la capacità di problem solving è quella che fa la differenza. E per trovare nuove soluzioni ai problemi, magari trasformandoli in opportunità, occorrono capacità di pensare fuori dagli schemi, creatività e spirito innovativo.
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➥ Capacità relazionali L’organizzatore deve capire il cliente e i suoi obiettivi, e per garantire il successo dell’evento deve lavorare bene con il proprio team. Ciò significa che deve essere capace di ascoltare le persone e di comunicare con loro efficacemente, capendo chi ha davanti e toccando le corde giuste. Le capacità relazionali si possono sviluppare, ma chi le possiede come qualità innate in questo lavoro ha una marcia in più. ➥ Flessibilità Nel campo dell’organizzazione di eventi niente è statico: tutto può cambiare all’ultimo minuto, e per l’organizzatore la capacità di affrontare le situazioni nuove con flessibilità, trovando alternative quando si verificano imprevisti e adattandosi velocemente ai cambiamenti, è una qualità imprescindibile.
➥ Gestione dello stress Organizzare eventi è un lavoro stressante. Chi lo fa come professione deve essere in grado di gestire il proprio stress per non crollare alla prima situazione difficile o al primo imprevisto. Non meno importante, deve saper gestire anche la tensione di chi gli sta intorno: che sia un partecipante scontento, un cliente preoccupato o un collaboratore ansioso, la capacità di rassicurare e placare gli animi è indispensabile. ◆
FEDERCONGRESSI&EVENTI È L’ASSOCIAZIONE DEGLI ORGANIZZATORI PROFESSIONALI In Italia le imprese di organizzazione congressuale sono riunite da Federcongressi&eventi, associazione di cui più in generale fanno parte imprese e professionisti che si occupano di eventi di tutte le tipologie (quindi congressi e attività ECM ma anche convention aziendali, eventi di marketing e di comunicazione, eventi motivazionali e di incentivazione). I soci sono quindi tanto gli organizzatori di eventi quanto le sedi (alberghi, location e centri congressi), i convention bureau territoriali e i fornitori di servizi per eventi. Federcongressi&eventi rappresenta tutti gli operatori nei confronti del
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mercato ma soprattutto delle istituzioni, con le quali interloquisce per favorire norme e politiche di sostegno al comparto. Promuove inoltre studi di settore, svolge attività di advocacy a favore di eventi e congressi quali catalizzatori di sviluppo economico, sociale e culturale e organizza attività di aggiornamento professionale per i soci.
Scientifiche Italiane). Federcongressi&eventi offre ai provider ECM associati e rappresentati una serie di servizi specifici:
L’associazione riunisce circa 140 agenzie di organizzazione eventi e congressi operative su tutto il territorio nazionale, 100 delle quali hanno l’accreditamento come provider ECM e rappresenta anche le società scientifiche provider ECM associate a FISM (Federazione delle Società Medico-
• Accesso alla normativa ECM e servizio di risposta alle domande tecniche dei soci • Consulenza specializzata in ambito ECM • Seminari di formazione e aggiornamento • Help desk telefonico • Occasioni di incontro, confronto e scambio di informazioni tra i provider soci • Rappresentatività presso i soggetti istituzionali di riferimento (Ministero della Salute, Commissione Nazionale ECM, Farmindustria, Confindustria Dispositivi Medici)
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Condurre la gara per la gestione del congresso Dalla stesura del bando alla scelta del vincitore: come indire una gara efficace La scelta fra diverse opzioni economiche e progettuali Il committente di un congresso medico, che si tratti di una società scientifica, un’azienda ospedaliera o un’università, può decidere di indire una gara d’appalto per individuare l’organizzatore professionale cui affidare la gestione dell’evento. Chiamare più PCO a presentare le loro proposte e le loro offerte significa avere la possibilità di scegliere fra diverse opzioni – economiche e di progetto – quella più in linea con le proprie esigenze e aspettative. La gara d’appalto può riguardare l’affidamento dell’organizzazione di un singolo
evento oppure di più edizioni dello stesso congresso (in questo caso il servizio diventa quello di un “core PCO” come descritto all’inizio di questo capitolo), con un contratto che in genere si estende su tre anni.
Le fasi della gara d’appalto Indire e condurre una gara è una procedura che si svolge in più fasi e che può richiedere tempo. È bene dunque organizzarsi con largo anticipo, tenendo naturalmente conto anche dei tempi di progettazione del congresso. Le sette fasi che presentiamo di seguito sono appropriate per un evento complesso e per un contratto
LE FASI DELLA GARA PER SELEZIONARE L’ORGANIZZATORE DEL CONGRESSO
Stesura del bando di gara
Selezione delle agenzie da invitare alla gara
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Distribuzione del bando di gara
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Valutazione delle offerte ricevute
Presentazioni e colloqui con i migliori candidati
Controllo referenze
Selezione dell’orga nizzatore
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LE BUONE PRATICHE NELLA CONDUZIONE DELLA GARA Tutte le agenzie devono ricevere lo stesso bando con le stesse informazioni
I tempi concessi per la presentazione dell’offerta devono essere congrui alla complessità del progetto Selezionato il vincitore, informare le altre agenzie prima della comunicazione all’esterno
Invitare non più di tre agenzie oltre a quella in carica
pluriennale con l’organizzatore. Eventi più semplici o contratti per un solo evento possono richiedere meno passaggi.
del bando 1 Sditesura gara
Un buon bando di gara è un bando molto dettagliato. E se scrivere un bando molto dettagliato può sembrare al committente un lavoro impegnativo, l’impegno sarà ricompensato dal fatto che le offerte saranno più pertinenti, più in linea con le aspettative e, in definitiva, più soddisfacenti. Quante più informazioni preliminari un organizzatore riceve in merito all’evento che è chiamato a gestire, tanto più facilmente potrà infatti formulare un’offerta adeguata e solida dal punto di vista tecnico ed economico. Da includere nel bando sono non solo tutte le specifiche sul congresso oggetto di gara, ma anche lo storico delle edizioni precedenti (numero partecipanti e sponsor, budget etc) e informazioni sull’associazione committente, la sua attività e i suoi obiettivi.
➧ I
costi della partecipazione alla gara per l’agenzia
Per partecipare a una gara l’agenzia
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congressuale sostiene dei costi: il lavoro necessario per fare l’analisi tecnicoeconomica del congresso, elaborare un progetto di evento e degli eventuali programmi sociali correlati, chiedere i preventivi a tutti i fornitori e preparare un’offerta dettagliata richiede tempo e risorse specializzate, ed è un lavoro che se non si vince la gara non sarà mai retribuito.
➧ L e “buone
pratiche” di conduzione della gara da parte del committente
Esistono dunque (originate nel settore degli eventi di comunicazione, dove nelle gare il lavoro creativo è preponderante) alcune indicazioni sulle “buone pratiche” di correttezza e trasparenza con cui il committente, a fronte dello sforzo fatto gratuitamente dalle agenzie, si impegna a condurre il processo di gara. Ecco quelle applicabili anche ai congressi medicoscientifici. • Numero di agenzie partecipanti È buona norma che il numero di agenzie invitate alla gara sia limitato. Il numero ottimale è tre oltre a quella
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in carica (cioè quella che ha gestito la precedente edizione del congresso, se si ritiene di coinvolgerla). Tutte le agenzie dovrebbero essere informate di chi sono le concorrenti in gara. • Contenuti del bando Tutte le agenzie invitate devono ricevere lo stesso bando, con le stesse informazioni. Il bando deve essere completo e trasparente in particolare rispetto agli aspetti economici del congresso e deve contenere tutte le informazioni tecniche, logistiche e scientifiche per elaborare un’offerta adeguata. • I tempi di presentazione dell’offerta Devono essere indicati chiaramente all’interno del bando i tempi concessi per la presentazione dell’offerta, che dovranno essere congrui e rapportati alla complessità del progetto e al tipo di intervento richiesto. • Selezione dell’agenzia Quando la decisione è stata presa è buona norma informare le agenzie
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perdenti prima che avvenga la comunicazione verso l’esterno. Tempi e modalità di comunicazione verso l’esterno dell’aggiudicazione da parte dell’agenzia che ha vinto la gara devono essere concordate con il committente.
➧ L e
informazioni da includere nel bando secondo FISM e Federcongressi&eventi
FISM (Federazione Italiana delle Società Medico-Scientifiche) e Federcongressi&eventi (l’associazione degli organizzatori congressuali) hanno prodotto un documento congiunto con le linee guida per la stesura dei bandi di gara. L’obiettivo è sia fornire alle associazioni medico-scientifiche uno strumento che le aiuti a strutturare il progetto dell’evento e a presentarlo all’organizzatore sia aiutare l’organizzatore a ottenere più informazioni possibili sul progetto per poter formulare l’offerta più mirata possibile. Nelle due pagine seguenti presentiamo le indicazioni per un evento complesso; bandi per eventi più piccoli richiedono meno dettagli.
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LE INFORMAZIONI DA INSERIRE NEL BANDO DI GARA A. INFORMAZIONI GENERALI La prima sezione del bando contiene le informazioni che permettono all’organizzatore di inquadrare l’evento – quando si terrà, di che tipo di evento si tratta, chi lo promuove e così via. Sono dunque da inserire le seguenti voci: ❏ Titolo dell’evento ❏ Committente – società scientifica, onlus, società commerciale, fondazione o altro ❏ Date di svolgimento previste ed eventuali date alternative ❏D estinazione. Indicare anche se la sede è già stata scelta e, se già opzionata, quando scade l’opzione ❏ Tipologia dell’evento – congresso o altro ❏ Frequenza dell’evento – annuale, biennale o altro ❏S truttura dell’evento, con allegato il programma definitivo dell’ultima edizione
B. TIPO DI CONTRATTO E MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELLE OFFERTE È la parte del bando che definisce le modalità di comunicazione fra il committente e il partecipante alla gara, la scadenza per presentare l’offerta e il tipo di contratto con cui si intende ingaggiare l’organizzatore. ❏ Nome e recapiti del referente cui inviare l’offerta ❏M odalità di presentazione dell’offerta – email, corriere, posta raccomandata, altro ❏ Data ultima per la presentazione dell’offerta ❏ Scadenze di comunicazione intermedie – richieste chiarimenti, risposte chiarimenti, comunicazione della shortlist, incontro con le agenzie selezionate, esito gara ❏ Tipologia di contratto – appalto, mandato con rappresentanza, cessione del diritto di sfruttamento economico
E. SEDE DELL’EVENTO
F. PROGRAMMA SCIENTIFICO
Tutto ciò che è da prevedere nella sede dei lavori: le sale e i loro allestimenti, le aree espositive e di servizio necessarie, i servizi tecnici e tecnologici richiesti. È sulla base di queste informazioni che l’organizzatore seleziona e propone la location se non è già stata scelta dal committente. ❏ Numero giorni di utilizzo ❏ Numero sale richieste – capienza e tipologia di allestimento di ciascuna ❏ Area poster – numero poster previsti ❏ Area espositiva – numero stand previsti, metri quadrati netti ❏A rea catering – coffee break e pranzo, sì/ no ❏N umero uffici richiesti – segreteria, sale riunioni, press room ❏ Servizi tecnici richiesti in ogni sala – A/V, televoter, traduzione simultanea
Quello relativo al programma è il cuore del lavoro organizzativo: indicare nel dettaglio i servizi richiesti soprattutto per la parte scientifica permette all’agenzia che partecipa alla gara a individuare risorse e competenze da mettere in campo per il progetto. ❏ Accreditamento ECM – sì/no e tipologia accreditamento per intero congresso, singole giornate, corsi precongressuali ❏C ategorie professionali a cui è rivolto l’evento ❏ Indicare se il committente è provider ECM – tipologia di accreditamento ❏ Raccolta abstract – indicare se a cura dell’organizzatore o della segreteria scientifica ❏ Numero di abstract accettati nell’ultima edizione – poster e comunicazioni orali ❏ Comunicazioni agli autori – indicare se a cura dell’organizzatore o della segreteria scientifica ❏G estione esposizione e poster – sì/no ❏G estione tesoreria – sì/no ❏G estione onorari relatori – sì/no ❏ Coffee break e pranzi – sì/no, indicare se inclusi nella quota di iscrizione e per quante persone
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(L
RA
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(LINEE GUIDA FISM-FEDERCONGRESSI&EVENTI) C. DATI ECONOMICI DELLE ULTIME TRE EDIZIONI
D. OSPITALITÀ RELATORI E PARTECIPANTI
Qui si indica la dimensione economica dell’evento. Informazioni dettagliate permettono all’organizzatore di valutare se la propria capacità economica è commisurata all’evento, visto che spesso ne anticipa le spese, e di esaminare l’entità dei ricavi voce per voce. ❏ Storico del fatturato ❏ Sponsorizzazioni – forme e costi ❏ Simposi sponsorizzati – numero e importo delle vendite ❏ Spazi espositivi – importo al mq, numero spazi venduti e totale mq venduti ❏Q uote di iscrizione – numero partecipanti iscritti per categoria congressuale, importo della quota e scadenza di versamento ❏A ltre forme di sponsorizzazione
La sezione è dedicata alle spese di viaggio e alloggio per i relatori e alle indicazioni sulla tipologia di alberghi da prenotare per i partecipanti e sui transfer di terra. ❏ Numero relatori e invitati cui viene offerto il viaggio e loro provenienza – Italia, Europa, extra UE ❏C lassi di volo e di treno da utilizzare per ciascuna provenienza ❏ Numero relatori e invitati cui viene offerta l’ospitalità alberghiera – numero notti e categoria hotel ❏N umero camere prenotate per i partecpanti nell’ultima edizione suddivise per categoria hotel ❏ Servizio navetta per i partecipanti dall’hotel alla sede congressuale – sì/no
G. PROGRAMMA SOCIALE
H. COMUNICAZIONE
Richiede all’organizzatore uno sforzo logistico importante e per questo deve essere dettagliato fin dall’inizio. Il programma sociale, anche se sobrio, è comunque un’occasione per mostrare qualcosa della destinazione ospite ai delegati e può dare all’organizzatore l’opportunità di inserire qualche elemento creativo. ❏ Cocktail di inaugurazione – sì/no ❏S ede – eventuale ipotesi del committente ❏ Trasferimento dei partecipanti in pullman – sì/no ❏P ranzo del presidente con solo relatori e ospiti – sì/no ❏S ede – eventuale ipotesi del committente ❏ Trasferimento dei relatori in pullman – sì/ no ❏ Cena di gala ❏ Sede – eventuale ipotesi del committente ❏ Inclusa nella quota di iscrizione – sì/no ❏ Intrattenimento – sì/no ❏T rasferimento dei partecipanti in pullman – sì/no
Nella maggior parte dei casi il professional congress organizer è strutturato al proprio interno per fornire servizi di comunicazione, tradizionali e digitali. È importante definire fin dal principio le voci, come sito web e app dell’evento, che incidono maggiormente sul costo della comunicazione. ❏ Progettazione grafica dei materiali di comunicazione – sì/no ❏ Sito web, indicare le funzionalità da gestire – registrazioni online, raccolta abstract e valutazioni, prenotazioni hotel, integrazione con social media ❏ App dell’evento – sì/no ❏ Ufficio stampa e social media management – servizi richiesti e obiettivi di visibilità ❏ Materiali di comunicazione richiesti – formato elettronico o stampati (annunci, call for abstracts, schede registrazione, scheda prenotazione hotel, programma, locandina annuncio, locandina con programma, volume abstract/atti, badge, attestato di partecipazione, inviti cene del presidente, kit congressuale)
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valutare un’agenzia candidata, perché sono da considerare anche elementi quali la completezza e accuratezza delle informazioni fornite nonché la loro rilevanza, la creatività del progetto presentato, gli eventuali valori aggiunti di un concorrente rispetto a un altro. L’importante è avere chiaro quali sono i servizi forniti: se qualcosa non è esplicitato con sufficiente chiarezza è opportuno chiedere all’agenzia di specificare cosa include concretamente il servizio fornito.
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Controllo referenze
delle agenzie 2 Sdaelezione invitare alla gara
Una volta messo a punto il bando è necessario selezionare le agenzie invitare alla gara. Le “buone pratiche” nella conduzione della gara suggeriscono di contattare non più di tre agenzie oltre eventualmente a quella che ha organizzato la precedente edizione del congresso. La selezione può essere fatta in base ad alcuni criteri oggettivi: esperienza nell’organizzazione di congressi simili a quello in oggetto, immagine e reputazione dell’agenzia, numero di anni di attività sul mercato, dimensione dell’impresa, ubicazione geografica della sede o degli uffici, affiliazione ad associazioni professionali.
3 Ddelistribuzione bando di gara
Il bando va consegnato contemporaneamente a tutti i concorrenti. Contestualmente alla consegna è bene indicare anche quali saranno i tempi di valutazione delle offerte che si riceveranno e come e in quali tempi saranno condotti gli eventuali approfondimenti e richieste di informazioni aggiuntive.
alutazione 4 Vdelle offerte ricevute
Se il bando è correttamente impostato le offerte economiche saranno facilmente comparabili. L’offerta economica non è tuttavia l’unico parametro sul quale
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Una volta selezionata l’agenzia più interessante (o le due agenzie più interessanti) si può chiedere loro di fornire delle referenze. Il committente potrà così contattare i clienti per cui hanno già organizzato congressi o con cui stanno lavorando al momento, e magari anche alcuni fornitori (centri congressi, hotel, convention bureau) per avere un riscontro.
6 Pe resentazioni colloqui
Una volta ricevuta l’offerta, e soprattutto se il contratto che si vuole sottoscrivere con l’organizzatore è pluriennale, il committente può richiedere una presentazione dell’agenzia e un colloquio con il suo rappresentante. Per la presentazione/colloquio di fronte al direttivo della società scientifica o associazione si prevede in genere una mezz’ora, lasciando un’altra trentina di minuti per le domande del board.
7 Selezione dell’organizzatore
L’agenzia che vincerà la gara sarà quella che ha le caratteristiche più consone e che presenta l’offerta più adatta alle esigenze del committente. Una volta selezionata sarà il momento di mettere per iscritto richieste e servizi e firmare il contratto. Molti organizzatori possono fornire contratti standard normalmente in uso, ma è sempre bene che il committente li faccia valutare da un proprio rappresentante legale a tutela dei propri interessi. ◆
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Il contratto con l’organizzatore: appalto o cessione Il committente può rimanere proprietario del congresso oppure cederne i diritti di sfruttamento Differenze sostanziali fra le due tipologie contrattuali Il contratto che regola il rapporto fra il committente dell’evento e l’organizzatore chiamato a gestirlo può essere di due tipi: di appalto o di cessione. Le due tipologie di contratto presentano differenze sostanziali, per ciascun soggetto, in termini di facoltà decisionale sulle scelte operative, rischio imprenditoriale, procedure contabili e trattamento fiscale ed è quindi bene averne chiari i profili e le implicazioni per poter scegliere a ragion veduta la soluzione più adatta alle proprie esigenze.
IL CONTRATTO DI APPALTO Oggetto dell’appalto è in genere l’intera organizzazione del congresso. L’organizzatore opera come consulente e fornisce al committente tutti i servizi previsti dal bando di gara. Il committente ha pieno potere decisionale sull’evento (e quindi l’ultima parola sulla scelta dei fornitori) e si fa interamente carico del rischio imprenditoriale a esso legato. L’organizzatore gestisce entrate e uscite del congresso per conto del committente.
➧ L’appalto include La gestione e il coordinamento di tutti i fornitori, la gestione di tutte le entrate del congresso (sponsorizzazioni e quote di iscrizione) dalla fase di contrattualizzazione a quella di fatturazione fino all’incasso delle somme per conto del committente.
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➧ L’appalto non include Se l’organizzatore è anche provider accreditato ai fini ECM (cioè ha, tra le società appartenenti al proprio gruppo, un provider ECM), può offrire al committente di svolgere anche le attività relative all’accreditamento ECM dell’evento, nonché di collaborare allo sviluppo del programma scientifico. Queste attività sono oggetto di un contratto di collaborazione tra il cliente e il provider separato dal contratto d’appalto.
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➧C apitolato dei servizi e budget preliminare Il capitolato dei servizi che l’organizzatore è chiamato a fornire è contenuto nel bando di gara, che proprio per questo deve essere molto dettagliato. È importante che ci sia chiarezza sui servizi oggetto dell’appalto. Al contratto di appalto va allegato il budget preliminare dell’evento, le cui voci rispecchieranno quelle del capitolato. Il budget è un documento fondamentale di controllo dell’attività dell’organizzatore. Stesura e aggiornamento del budget avvengono di comune intesa fra il committente e l’organizzatore.
➧ Appalto con rappresentanza Questa modalità contrattuale prevede che l’organizzatore agisca in nome del committente tramite procura. Ciò significa che può emettere direttamente le fatture a nome del committente. Al termine dell’evento l’organizzatore consegna al committente la somma degli incassi effettivi del congresso al netto del proprio compenso.
➧ Appalto senza rappresentanza Questa modalità contrattuale prevede che l’organizzatore agisca per conto del committente ma in nome proprio. Ciò significa che fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate. Al termine dell’evento il committente emette una fattura all’organizzatore pari al valore delle entrate effettive del congresso e l’organizzatore emette a sua volta una fattura al committente pari al compenso pattuito. In questo caso, l’incasso derivante da sponsorizzazioni e iscrizioni risulta nella contabilità dell’organizzatore come “ricavi di terzi”.
➧ Il compenso dell’organizzatore Non c’è una regola per determinare il compenso dell’organizzatore. In genere è un onorario d’agenzia calcolato in percentuale al fatturato complessivo dell’evento. Più raramente è un importo fisso. Oltre al compenso, che viene fatturato, l’organizzatore percepisce il rimborso dei costi sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel budget e nel rendiconto consuntivo. • P agamenti in ritardo. Ai pagamenti effettuati in ritardo vengono
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automaticamente applicati gli interessi di mora (d.lgs. 231/2002). • Acconti sul compenso. L’organizzatore può chiedere acconti sul proprio compenso se i fornitori richiedono pagamenti anticipati e non sono ancora stati realizzati incassi da sponsorizzazioni o iscrizioni al congresso. • C osto della fideiussione. Se il committente richiede una fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’adempimento dell’organizzatore, il relativo costo va a carico del budget dell’evento.
➧S e il committente recede o l’evento viene annullato Il committente ha il diritto di recedere unilateralmente dal contratto di appalto, ma deve rifondere all’organizzatore le spese già sostenute, i lavori eseguiti e il mancato guadagno. I contratti di appalto possono contenere una clausola che protegge l’organizzatore da cause di forza maggiore che rendono impossibile la prosecuzione dell’organizzazione di un congresso (quali l’emanazione di provvedimenti di Farmindustria o Confindustria Dispositivi Medici o del Ministero della Salute che comportino restrizioni o limitazioni o blocco alle sponsorizzazioni). In tal caso l’organizzatore può essere esonerato
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IL CONTRATTO FRA COMMITTENTE E ORGANIZZATORE CONTRATTO DI CESSIONE
CONTRATTO D’APPALTO Il committente mantiene facoltà decisionale e si fa carico del rischio economico. L’organizzatore opera come consulente.
CON TRA TTO
L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ha autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene i costi e trattiene le entrate. Si fa carico del rischio economico.
MINIMO GARANTITO
CON RAPPRESENTANZA L’organizzatore opera in nome del committente ed emette fatture a nome del committente.
SENZA RAPPRESENTANZA
L’organizzatore agisce per conto del committente ma a proprio nome. Fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate.
dall’adempimento e il committente è tenuto a pagargli il compenso per il lavoro svolto fino a quel momento.
IL CONTRATTO DI CESSIONE Il contratto prevede che il committente ceda il diritto di sfruttamento economico del congresso all’organizzatore a fronte di un corrispettivo. L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ne diventa l’imprenditore: assume quindi piena autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene tutti i costi e trattiene tutte le entrate. In questo caso il rischio economico dell’evento è tutto a carico dell’organizzatore.
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La somma minima che l’organizzatore deve in ogni caso versare al committente come corrispettivo della cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento.
MINIMO GARANTITO SOSTENIBILE
Una parte fissa e una parte variabile: parte fissa tra il 10 e il 25% delle entrate del congresso; parte variabile legata all’utile e concordata fra le parti.
➧C alcolare il prezzo della cessione La somma che l’organizzatore paga al committente per acquisire il diritto di sfruttamento economico del congresso è di norma pari all’utile dell’evento. Può anche essere un importo fisso, oppure un importo fisso con l’aggiunta di una percentuale dell’utile o, anche, una combinazione di tutte le opzioni descritte. In quanto titolare del diritto di sfruttare economicamente l’evento, l’organizzatore ha completa autonomia decisionale e non è vincolato nella scelta di location e fornitori, nella gestione delle entrate o nella gestione operativa.
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CHI ORGANIZZA IL CONGRESSO
➧ Cos’è il “minimo garantito” Con la dicitura “minimo garantito” si intende la somma minima che l’organizzatore deve in ogni caso (a prescindere quindi dall’effettivo esito economico dell’evento) versare al committente in cambio della cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Tale somma è in genere garantita da fideiussione bancaria.
➧C osa succede se il “minimo garantito” è troppo alto Il “minimo garantito” viene stabilito in fase di stipula del contratto, quindi prima che il congresso si svolga e prima di sapere se ci saranno abbastanza entrate (sponsor e iscritti) per sostenerlo. Se il “minimo garantito” è troppo alto, cioè se l’importo che l’associazione chiede all’organizzatore è sproporzionato rispetto al rapporto tra entrate e uscite del congresso, il rischio è che l’organizzatore tagli in maniera consistente le spese (a scapito magari della qualità dell’evento) per non incappare in problemi finanziari se la manifestazione non dovesse portare i risultati economici sperati.
➧S tabilire un “minimo garantito” sostenibile Secondo Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori, un corrispettivo sostenibile è composto da una parte fissa e una parte variabile. La parte fissa, cioè il minimo garantito dall’organizzatore, dovrebbe attestarsi fra il 10 e il 25% delle entrate del congresso, a seconda delle caratteristiche del congresso stesso. La parte variabile, legata al risultato economico dell’evento (utile), può essere concordata fra le parti, che in questo modo sono entrambe incentivate a raccogliere più entrate e controllare le spese.
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➧A ttività necessarie e attività opzionali A ulteriore tutela economica dell’evento, e quindi della sua buona riuscita, il contratto di cessione può indicare quali attività del congresso, con le relative spese, devono essere considerate prioritarie e quindi necessariamente svolte, a prescindere dal risultato economico dell’evento, e quali invece possono essere indicate come opzionali, cioè da realizzare solo in caso di entrate in grado di coprirne i costi.
➧L avoro in partnership sugli sponsor Pur se con il contratto di cessione il rischio economico del congresso ricade sull’organizzatore, per garantire la migliore riuscita scientifica, organizzativa ed economica del congresso è importante che l’associazione medico-scientifica operi in partnership con l’organizzatore, soprattutto in tema di reperimento risorse. Per esempio: • Contatti con gli sponsor. L’associazione deve favorire i contatti fra l’organizzatore e i potenziali sponsor, sensibilizzando questi ultimi sulla rilevanza scientifica del congresso per agevolare l’organizzatore nel reperimento delle sponsorizzazioni necessarie alla riuscita dell’evento. • I tempi degli sponsor. L’associazione deve rispettare rigorosamente i tempi di organizzazione del congresso, in particolare per ciò che riguarda la stesura del programma scientifico. È infatti sulla base del programma che gli sponsor identificano i temi di loro interesse, e il non predisporlo nei tempi richiesti dall’organizzazione potrebbe causare problemi con le sponsorizzazioni. ◆
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Il lavoro preparatorio 72 Progetto e tempi di realizzazione del congresso
76 La pianificazione economica dell’evento
80 Considerazioni nella scelta della destinazione 84 Ricerca e selezione della location
89 Lo staff temporaneo e le norme sul lavoro occasionale 92 Il compenso di relatori e docenti: cosa dice la legge 95 Linee guida per la presentazione degli abstract
98 Sponsorizzazioni: nuovi format e soluzioni innovative 105 Impostare il piano di lavoro e le cose da fare
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IL LAVORO PREPARATORIO
Progetto e tempi di realizzazione del congresso Sono i primi elementi da definire perché determinano strategie e scadenze Si comincia con il progetto Un congresso medico comincia con un progetto. Se il committente ha indetto una gara per selezionare l’organizzatore, il bando è stato plausibilmente redatto sulla base di un documento di progetto che contiene le informazioni principali sul congresso, definisce il tipo di evento che si va a realizzare e le sue dimensioni, ne stabilisce gli obiettivi, indica chi sono i soggetti coinvolti e a quale titolo (dai partecipanti ai relatori, dagli sponsor ai fornitori) e permette di determinarne i tempi di progettazione e organizzazione. Le informazioni di base da inserire nel documento di progetto sono: • Obiettivi dell’evento • Accredito ECM sì/no • Numero di partecipanti attesi • Provenienza dei partecipanti (locale, nazionale, internazionale) • Durata del congresso • Destinazione (già scelta o solo ipotizzata) • Sede congressuale, tipologia e caratteristiche • Numero di sponsor previsti • Numero di relatori e abstract ipotizzati • Bozza del programma • Numero dei fornitori da coinvolgere
Stabilire gli obiettivi Che cosa si vuole ottenere con l’organizzazione del congresso? È la prima domanda che si deve porre il committente, poiché come tutte le attività anche i congressi devono avere uno o
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più obiettivi in base ai quali definire le strategie organizzative e misurarne il raggiungimento una volta terminati. Gli obiettivi di un congresso medico, cioè i risultati che il committente vuole ottenere attraverso di esso, possono essere molteplici: se si tratta di un evento periodico, che si ripete a cadenza fissa, si potrebbe volere ottenere un risultato incrementale rispetto alla precedente edizione: più partecipanti, più sponsor, più abstract, più utili finanziari. Se invece si tratta di un congresso alla prima edizione o di un evento singolo, per entrambi i quali è impossibile stabilire un benchmark rispetto al trascorso, gli obiettivi possono essere stabiliti prendendo a riferimento i risultati di eventi simili per dimensioni, temi o caratteristiche.
Progettare il congresso in funzione degli obiettivi Gli obiettivi quantitativi del congresso devono essere stabiliti fin dal primo momento, in modo da orientare la progettazione verso il loro conseguimento. Per esempio: se l’obiettivo è incrementare il numero di partecipanti, la strategia per raggiungerlo potrà essere quella di implementare una campagna di comunicazione mirata; se l’obiettivo è aumentare il numero degli sponsor, la strategia potrà essere quella di proporre modalità di sponsorizzazione innovative; se l’obiettivo è avere visibilità su media e social media, la strategia da perseguire può essere quella di affidarsi a un ufficio stampa e di reclutare qualche evangelist del web; se, infine,
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IL LAVORO PREPARATORIO
UNA STRATEGIA PROGETTUALE PER OGNI OBIETTIVO OBIETTIVO
OBIETTIVO
OBIETTIVO
OBIETTIVO
Incremento numero partecipanti
Nuovi sponsor
Attrarre più specializzandi
Incremento utili del congresso
STRATEGIA
STRATEGIA
STRATEGIA
STRATEGIA
Campagna di comunicazione
Sponsorizzazioni con attività innovative
Quote di iscrizione dedicate
Taglio servizi inclusi nella quota d’iscrizione
l’obiettivo è generare o aumentare gli utili, la strategia sarà quella di aumentare iscritti e sponsor e tagliare i costi ovunque possibile.
Le variabili dei tempi di organizzazione Il tempo di progettazione e organizzazione di un congresso medico-scientifico non è mai standard, perché dipende dalle caratteristiche del congresso stesso: variabili come la portata (locale, nazionale o internazionale), il numero di partecipanti, la periodicità (congresso annuale o evento singolo), l’accredito o meno al programma ECM e la destinazione dove si svolge, tanto per elencarne alcune, sono tutti elementi che influenzano la durata del processo organizzativo. Dal punto di vista logistico, un evento con 3.000 congressisti provenienti da tutta Italia o da tutto il mondo è ovviamente più complesso da realizzare di un evento di dimensione locale con 100 partecipanti attesi. Le grandi strutture congressuali devono essere prenotate con largo anticipo, così come gli allotment alberghieri per un numero elevato
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di camere. Un evento con un programma complesso – molte sessioni, simposi satellite, workshop, attività sociali, cena di gala – avrà senz’altro tempi di organizzazioni più lunghi rispetto a un evento più breve e semplice che coinvolge un numero minore di fornitori.
Contattare tutti i soggetti coinvolti con largo anticipo Nella pianificazione del calendario organizzativo occorre tenere conto anche dei tempi di coinvolgimento di tutti i soggetti che gravitano intorno al congresso. La ricerca e l’acquisizione degli sponsor, per esempio, sono processi che comportano l’interlocuzione con i diversi uffici e le diverse funzioni che all’interno delle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici (tradizionali sponsor dei congressi medico-scientifici) si occupano di marketing e che richiedono tempo per essere completati, soprattutto quando lo sponsor è più di uno. Lo stesso dicasi per i relatori, che devono essere contattati e coinvolti per tempo. Anche i partecipanti hanno le loro
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tempistiche: dal primo annuncio del congresso al suo svolgimento deve intercorrere un lasso di tempo sufficientemente lungo per contattare e informare tutto il potenziale target e raccoglierne le iscrizioni.
Una prima ipotesi di calendario Se si ha un’accurata visione d’insieme, se si conoscono i tempi di azione e reazione di tutti i soggetti coinvolti e se ci si può basare sull’esperienza pregressa in eventi simili (per tutti e tre gli aspetti il riferimento migliore sono gli organizzatori professionali), è possibile fare stime abbastanza precise e attendibili del tempo necessario a organizzare il congresso. Di solito un evento internazionale con migliaia di partecipanti ha un tempo di organizzazione molto lungo che può arrivare fino a 3 o 4 anni e in qualche caso perfino di più; per un congresso nazionale medio in genere si parte con un anticipo di 1 o 2 anni, mentre per eventi locali con poche decine di partecipanti sono sufficienti 1 o 2 mesi.
Le scadenze di ECM e sponsor che impattano sui tempi di progettazione Le scadenze imposte dalle varie normative coinvolgono tutti gli eventi medici, ma hanno un impatto sui tempi di progettazione soprattutto di quelli più piccoli e meno complessi. L’accredito al programma in Educazione Continua in Medicina (ECM) impone il rispetto delle scadenze AGENAS (Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali); la sponsorizzazione da parte di aziende farmaceutiche deve tenere conto delle scadenze di AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco) e di quelle del codice deontologico di Farmindustria; la sponsorizzazione da parte di aziende di dispositivi medici e diagnostici implica invece il rispetto delle scadenze dettate dal codice etico di Confindustria Dispositivi Medici.
➮ Accredito ECM AGENAS impone ai provider, gli unici soggetti autorizzati a erogare attività di formazione valide ai fini ECM, di registrare gli eventi sul proprio sito entro 30 giorni dalla data di svolgimento. Poiché la procedura di registrazione sul sito AGENAS
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richiede l’inserimento di molti dati specifici – durata dell’evento, numero di partecipanti previsti, nome del responsabile scientifico e del responsabile della segreteria organizzativa, codice fiscale di tutti i relatori – occorre arrivare ai 30 giorni prima della data di svolgimento con molta parte dell’organizzazione già pronta e definita.
➮ Sponsor azienda farmaceutica
AIFA – AIFA impone alle aziende farmaceutiche di richiedere l’autorizzazione preliminare alla sponsorizzazione di congressi e convegni medici almeno 60 giorni prima della data di svolgimento prevista; l’impresa farmaceutica può sponsorizzare l’evento se, entro 45 giorni dalla richiesta, AIFA comunica il proprio parere favorevole. È chiaro quindi che è necessario inoltrare la richiesta ben prima della scadenza dei 60 giorni per evitare di arrivare a ridosso dell’evento senza sapere se si può o meno contare sullo sponsor. Farmindustria – In tema di inviti ai congressi, dal 1° gennaio 2020 il codice deontologico di Farmindustria impone, solo per eventi accreditati ECM e solo nel caso di medici specialisti dipendenti di strutture pubbliche o private convenzionate, di mandare l’invito non nominativo alla struttura almeno 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento, con allegato il programma scientifico dell’evento.
➮ Sponsor azienda dispositivi medici e diagnostici Il codice etico di Confindustria Dispositivi Medici impone alle aziende associate, prima di erogare qualsiasi tipo di sostegno economico al provider, di verificare che l’evento in questione sia stato approvato dal Sistema di Valutazione delle Conferenze (SVC), la piattaforma che l’associazione utilizza per stabilire la conformità degli eventi ai requisiti del proprio codice etico. Il termine per il caricamento degli eventi sulla piattaforma SVC, a partire dal 1° gennaio 2020, è di 75 giorni prima dello svolgimento dell’evento. È necessario inoltrare la richiesta ben prima della scadenza dei 75 giorni per evitare di arrivare a ridosso dell’evento senza sapere se si può o meno contare sullo sponsor. ◆
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LE SCADENZE DI ECM E SPONSOR DA RISPETTARE NO
Nessuna azione necessaria
SÌ
Necessaria registrazione su sito AGENAS 30 giorni prima dell’evento
NO
Nessuna azione necessaria
SÌ
Tra gli sponsor ci sono aziende farmaceutiche?
È UN EVENTO ECM?
È UN EVENTO SPONSORIZZATO?
SÌ
NO Non necessaria autorizzazione AIFA
Necessaria autorizzazione AIFA 60 giorni prima dell’evento Tra gli sponsor ci sono aziende associate a Farmindustria? SÌ L’invito non nominativo a eventi ECM deve arrivare alla struttura 60 giorni prima dell’evento
TRA GLI SPONSOR CI SONO SOCI DI CONFINDUSTRIA DISPOSITIVI MEDICI?
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NO Nessuna ulteriore azione necessaria
NO
Non necessario caricare l’evento sulla piattaforma SVC
SÌ
L’evento deve essere caricato sulla piattaforma SVC 75 giorni prima dell’evento
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IL LAVORO PREPARATORIO
La pianificazione economica dell’evento Il budget permette di tenere sotto controllo costi e ricavi, l’obiettivo è produrre utile Il budget preliminare guida le scelte economiche
I congressi sono attività commerciali
Una volta messi a punto progetto, obiettivi e tempi del congresso è necessario stenderne il budget, cioè il documento di pianificazione di costi e ricavi che mostra quali sono le risorse economiche a disposizione e quali le spese da sostenere per realizzarlo. Il budget preliminare (esiste anche quello consuntivo che si redige al termine del congresso) è lo strumento che guida tutte le scelte economiche legate all’evento: mette infatti in relazione diretta risorse e obiettivi e consente all’organizzatore di monitorare entrate e uscite per assicurarsi che le seconde non prevalgano sulle prime impedendo di raggiungere il pareggio di bilancio.
La sostenibilità economica del congresso è un tema centrale: dal punto di vista fiscale il congresso è un’attività commerciale a tutti gli effetti, e come tale comporta un rischio imprenditoriale per l’associazione che lo promuove – o per l’organizzatore che lo gestisce nel caso il contratto stipulato fra le parti sia un contratto di cessione. Obiettivo primario di ogni congresso è quindi quello di non perdere soldi, cioè di chiudere con un bilancio almeno in pareggio, e auspicabilmente generare invece utili che l’associazione potrà poi impiegare per finanziare le proprie attività.
Un budget ben fatto non riserva sorprese Il budget è redatto dall’agenzia di organizzazione congressuale in collaborazione con il committente del congresso: non è un documento particolarmente difficile da produrre, ma deve essere dettagliato e prevedere i costi di tutto ciò che è collegato all’evento per evitare che in corso d’opera e a risorse già allocate si generino spese non preventivate. Un budget ben fatto è infatti quello che non riserva sorprese. Le voci di spesa più evidenti sono determinate dalle scelte organizzative (location, attrezzature, fornitori, relatori) ma ci sono anche altri costi di cui tenere conto (permessi, assicurazioni, parcheggi, rimborsi spese etc), che se non previsti rischiano di incidere poi negativamente sul budget. Il quadro dei ricavi è composto
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invece dalle voci di entrata: in genere sponsorizzazioni, vendita di spazi espositivi e pubblicitari, quote di iscrizione.
Prevedere i costi per determinare i ricavi necessari Prima di impostare il budget è bene fare l’analisi organizzativa, economica e fiscale dell’evento: innanzi tutto bisogna leggerne il programma in ottica contabile, prendendo in considerazione tutte le attività che lo costituiscono e i relativi costi, che sono da quantificare quanto più accuratamente possibile attraverso la richiesta di preventivi ai fornitori. Le previsioni di spesa sono poi da mettere in relazione con le voci di ricavo: per determinare l’importo della quota di iscrizione, per esempio, bisogna avere già chiaro il costo indicativo del valore dei servizi che si desidera garantire al singolo partecipante. Un frequente errore di progettazione economica è infatti quello di voler tenere basso il costo della quota di iscrizione per favorire una partecipazione numerosa e poi non avere abbastanza risorse per la cena sociale o il cocktail di benvenuto.
economica delle attività. Per la cena sociale (e servizi simili) si può stabilire una quota d’iscrizione aggiuntiva e separata da quella del congresso, in modo da renderla facoltativa e dotarla di un proprio bilancio indipendente. Il budget prende quindi forma con il procedere dell’organizzazione e viene in genere costruito e aggiornato analizzando tutte le componenti dell’evento di volta in volta pianificate: tenere traccia di tutti i capitoli di spesa e di ricavo consente di ripartire le risorse in modo equilibrato senza perdere di vista le esigenze concrete del congresso.
Le entrate variabili coprono i costi variabili Un budget ben impostato in genere destina le entrate variabili alla copertura delle spese variabili. Per esempio le quote d’iscrizione (entrata variabile) andranno a coprire il costo del catering (spesa variabile perché calcolata sul numero di partecipanti), rendendo in questo modo più facile garantire la sostenibilità
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LE VOCI DI COSTO E DI RICAVO DEL CONGRESSO
COSTI Location Ristorazione Trasporti Ospitalità Personale Comunicazione Stampati Software Kit congressuale Materiali
Analizzare e classificare i costi Per una corretta progettazione economica del congresso occorre classificare le diverse tipologie di costo, identificando quali sono forfettari, quali variano in base al numero dei partecipanti, quali quelli prevedibili e quali quelli non quantificabili a priori.
Costi diretti e indiretti
● I costi diretti sono quelli direttamente
legati al congresso: per esempio i costi del personale, delle trasferte, del catering, delle strutture, dei servizi e via dicendo, che si possono quantificare attraverso i preventivi dei vari fornitori. ● I costi indiretti sono di natura generale
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RICA VI Iscrizioni Sponsorizzazioni Stand espositivi Pubblicità
e non precisamente prevedibile: per esempio elettricità consumata, fotocopie, cancelleria, etc. Devono essere espressi con un forfait.
Costi fissi e variabili
● I costi fissi sono tali perché indipendenti
dalle dimensioni dell’evento: per esempio l’affitto del centro congressi e il compenso dei relatori, che rimangono invariati a prescindere che i partecipanti siano 100 o 500. ● I costi variabili al contrario crescono in proporzione alle dimensioni dell’evento: il catering costerà di più all’aumentare del numero di iscritti, così come ogni altra voce di spesa “ad personam”, per esempio il kit congressuale, i gadget etc.
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Il formato del budget Il budget viene comunemente redatto come foglio Excel, un formato universalmente diffuso e riconosciuto, ma può anche essere prodotto tramite i software gestionali per eventi, molti dei quali offrono funzionalità specifiche per la stesura del budget. In genere si tratta di una grande tabella (o di un insieme di tabelle) suddivisa per macro temi o tipologie di spesa (per esempio location, personale, ristorazione, area espositiva) dove vengono riportate tutte le voci di costo e di ricavo previste. A seconda del modello di budget impostato, negli importi può essere indicato solo il valore imponibile oppure anche il valore dell’Iva, e a fianco del costo preventivato si può inserire una colonna che indica quanto dell’importo preventivato è già stato speso e un’altra che riporta il residuo ancora disponibile.
I capitoli di spesa comuni a tutti i congressi Il budget è tanto più efficace quanto più è dettagliato e comprensivo di tutte le voci di costo, E benché ogni congresso sia diverso da un altro e possa quindi avere voci di costo relative ai suoi aspetti specifici, esistono però capitoli di spesa comuni a tutti i congressi che è più facile identificare per l’inserimento a budget. Ecco un primo elenco, sicuramente non esaustivo, da cui partire. ➤ Location Affitto spazi, allestimenti, servizi tecnici audio e video, regia, traduzione simultanea.
➤ Personale Hostess e steward, segreteria organizzativa, compensi relatori, collaboratori e tecnici ingaggiati direttamente. ➤ Software Se l’organizzatore non dispone già di un proprio programma gestionale occorre preventivare i costi di acquisizione o licenza di un software per la gestione di iscrizioni, conteggio crediti ECM etc. ➤ Comunicazione Realizzazione del sito web del congresso e dell’eventuale app, attività online e offline di comunicazione e promozione dell’evento, presidio dei social media e dei canali digitali (inserire i costi del personale dedicato). ➤ Stampati Locandina del congresso, programma, badge, segnaletica, cartelloni e totem, eventuali volumi degli atti congressuali e degli abstract, eventuali altri stampati (inserire i costi di progettazione grafica, produzione testi, stampa e distribuzione). ➤ Kit congressuale Borsa con il logo dell’evento, cancelleria, materiale informativo, gadget, targhe regalo per gli ospiti importanti. ➤ Materiali Cancelleria – fogli firme, blocchi, quaderni, penne e materiali vari. ◆
➤ Ristorazione Servizio catering per pranzi e coffee break, cocktail di benvenuto, cena del presidente con relatori invitati, cena sociale per tutti i partecipanti. ➤ Trasporti Biglietteria aerea e ferroviaria per i relatori invitati a spese del congresso, loro trasferimenti da e per l’aeroporto o la stazione ferroviaria e verso le sedi destinate alle attività sociali. ➤ Ospitalità Sistemazione alberghiera per i relatori e gli ospiti invitati a spese del congresso.
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Considerazioni nella scelta della destinazione La città ospitante può fare la differenza: aspetti logistici, economici e strategici Una città diversa per ogni edizione
L’accessibilità per i partecipanti
Il tema della scelta della destinazione dove tenere il congresso è particolarmente rilevante nel caso di congressi medico-scientifici di dimensione nazionale e con cadenza periodica (il congresso nazionale annuale di una società scientifica italiana, per intenderci), che in genere si svolgono ogni anno in una città diversa, da selezionare per ogni edizione. Nel caso di eventi più piccoli, di portata locale o regionale, promossi dalle ASL, dalle aziende ospedaliere o dalle società scientifiche stesse, il tema è meno importante poiché le opzioni di solito si limitano alla città dove ha sede l’ente promotore oppure al capoluogo o principale centro urbano della zona.
Dal punto di vista logistico, il primo criterio di scelta è senza dubbio quello dell’accessibilità della destinazione rispetto alla provenienza dei partecipanti. Se il congresso è nazionale in genere si privilegiano città facilmente raggiungibili con il treno (magari l’alta velocità) e con buoni collegamenti autostradali. Altrettanto importante è il sistema dei trasporti: a parità di condizioni si privilegiano destinazioni dove per i partecipanti è più facile muoversi grazie a mezzi pubblici funzionanti e presenza di parcheggi.
I criteri generali che guidano la scelta
Il secondo aspetto che pesa nella scelta della città è la presenza di sede congressuale e offerta alberghiera adeguate. La sede congressuale deve soddisfare le esigenze dell’evento in termini di dimensioni, spazi, dotazioni e servizi, mentre gli alberghi devono essere di categoria adeguata (solitamente quattro e tre stelle) e in numero sufficiente per alloggiare tutti i partecipanti. La quasi totale assenza in Italia di alberghi con grande capacità ricettiva – quegli hotel da 1.000 camere più diffusi all’estero che fanno la gioia degli organizzatori – rende infatti necessario suddividere i partecipanti in più strutture, quelle medio-piccole tipiche dell’hotellerie nostrana. Infine, le distanze: a parità di capacità alberghiera, sono avvantaggiate le destinazioni dove la sede congressuale è
La decisione di dove tenere il congresso è uno dei capitoli principali della sua realizzazione perché il luogo in cui si svolge può fare la differenza in termini di partecipazione, reclutamento sponsor, efficienza organizzativa, sostenibilità economica, visibilità generale del tema e della manifestazione. Ogni associazione o società scientifica sceglie la destinazione in base alle proprie priorità o esigenze specifiche, siano esse di natura strategica, logistica o economica, ma esistono comunque alcuni criteri generali che guidano le considerazioni dei comitati direttivi delle associazioni o dei loro singoli decisori.
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Capacità ricettiva a breve distanza
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I CRITERI DI SCELTA DELLA CITTÀ DOVE TENERE UN CONGRESSO NAZIONALE I FATTORI LOGISTICI Collegamenti aerei, ferroviari, stradali
I FATTORI STRATEGICI
ACCESSIBILITÀ
Facilità di muoversi in città
SISTEMA DI TRASPORTO LOCALE
Spazi, attrezzature, servizi
SEDE CONGRESSUALE
Di sede, alberghi e fornitori Numero camere, categoria, vicinanza alla sede dei lavori Appeal generale della destinazione
Servizi gratuiti messi SUPPORTO a disposizione ECONOMICO dall’amministrazione comunale
Strutture LEGAME di eccellenza nella CON IL TEMA specialità medica DEL CONGRESSO oggetto del congresso
COSTO
ALBERGHI
Incremento base associativa in quel territorio
OBIETTIVI DELLA ASSOCIAZIONE
ATTRATTIVA
raggiungibile a piedi dagli alberghi, a beneficio della comodità dei partecipanti e della semplificazione logistica per l’organizzatore.
efficace nella negoziazione con gli alberghi, con i quali intrattiene in genere relazioni consolidate e verso i quali ha una buona forza contrattuale.
Tariffe alberghiere omogenee
I costi e il contributo delle amministrazioni cittadine
Quanti più sono i partecipanti, tanto più numerosi sono gli alberghi con cui l’organizzatore deve interloquire e dai quali deve cercare di ottenere tariffe più o meno omogenee, a parità di categoria, per poter proporre ai partecipanti opzioni alberghiere dai costi non troppo dissimili. Un organizzatore di congressi professionista può risultare molto
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Il terzo aspetto in ordine di importanza su cui si gioca la scelta della destinazione è il fattore costi: della sede congressuale, degli alberghi, della location per la cena di gala, dei servizi e delle attrezzature. Anche a livello nazionale le tariffe possono variare significativamente da una città all’altra, soprattutto quelle degli
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alberghi. Per i congressi nazionali più grandi, quelli che portano con sé un significativo impatto economico diretto, le amministrazioni comunali possono contribuire a ridurre i costi organizzativi, per esempio mettendo a disposizione gratuitamente spazi pubblici per la cerimonia di inaugurazione o la cena sociale,
LA CLASSIFICA DELLE CITTÀ PIÙ COMPETITIVE PER I CONGRESSI La città più competitiva sul fronte congressuale non è quella che ospita più eventi, né quella più economica, bensì quella dove la combinazione fra punti di forza e offerta di prodotti congressuali è tale da renderla più attrattiva rispetto alle altre. La società di destination marketing GainingEdge, che ha elaborato la classifica delle città più competitive per i congressi, afferma che il ranking non è frutto di un’analisi qualitativa, ma di una valutazione quantitativa e comparativa (fra le città) dei fattori che influenzano la scelta di committenti e organizzatori di eventi. Tali fattori sono la capacità delle sedi congressuali, la capacità alberghiera e sua vicinanza alle sedi, l’accessibilità aerea, la facilità di spostamento, le dimensioni della città e la sua attrattiva per business e turismo, l’ambiente favorevole allo sviluppo di imprese, i livelli di criminalità e corruzione e, infine, la forza dell’associazione che promuove il congresso in quella destinazione.
Le prime 25 città del mondo per competitività congressuale
1. Parigi 2. Washington 3. Barcellona 4. New York 5. Boston 6. Singapore 7. Istanbul 8. Toronto 9. Tokyo 10. Berlino 11. Pechino 12. Amsterdam 13. Londra
14. Hong Kong 15. Bangkok 16. Kuala Lumpur 17. Vienna 18. Milano 19. Madrid 20. Roma 21. Montreal 22. Vancouver 23. Seul 24. Città del Messico 25. Shanghai
Fonte: GainingEdge, International Convention Destination Competitive Index, 2018
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oppure concedendo sconti ai partecipanti per i trasporti pubblici, le attrazioni turistiche o gli esercizi commerciali della città (per questi aspetti si veda il capitolo La scelta della città dove tenere il congresso a pag. 204). La destinazione viene valutata anche per la visibilità che la sua amministrazione comunale può e vuole dare all’evento e alle sue tematiche con azioni di comunicazione alla cittadinanza. Visibilità che, a sua volta, porta maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori.
Attrattiva e reputazione contano Un altro aspetto da considerare è l’attrattiva della destinazione. Anche se il programma del congresso non prevede attività di svago, l’immagine positiva e la buona reputazione turistica di una città contribuiscono a invogliare i potenziali partecipanti a iscriversi: il contenuto resta la ragione principale per partecipare, ma una destinazione di appeal esercita certamente un richiamo sui congressisti che a fine giornata possono goderne delle attrattive.
Le considerazioni strategiche dell’associazione Oltre a quelli logistici ed economici ci sono fattori strategici che giocano un ruolo nella selezione della destinazione. Una società scientifica può volere portare il proprio congresso nazionale in una città dove c’è una struttura – ospedaliera, universitaria o di ricerca – di eccellenza nel campo oggetto del congresso, oppure può scegliere una destinazione dove ha pochi soci con l’obiettivo di incrementare i membri su quel territorio. O ancora, la destinazione può avere in passato ospitato e contribuito a realizzare, tramite il proprio convention bureau, congressi medici simili e avere dunque una reputazione congressuale che ne moltiva la scelta.
Le regole degli sponsor di cui tenere conto I codici etici di Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici, le associazioni che rappresentano la maggior parte degli sponsor di congressi medici, vietano ai propri soci di sponsorizzare eventi che si svolgono in località turistiche nei periodi di alta stagione. Lo scopo è evitare di sostenere eventi dove gli elementi turistici e di svago prevalgono su
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DESTINAZIONI TURISTICHE: I VINCOLI DEGLI SPONSOR FARMINDUSTRIA Gennaio 1 2 3 8 9 10 15 16 17 22 23 24 29 30 31
4 11 18 25
5 12 19 26
6 13 20 27
7 14 21 28
1 8 15 22 29
5 12 19 26
Maggio 1 6 7 8 13 14 15 20 21 22 27 28 29
2 9 16 23 30
3 10 17 24 31
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Luglio 1 2 3 8 9 10 15 16 17 22 23 24 29 30 31
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Settembre 2 3 4 9 10 11 16 17 18 23 24 25 30
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Marzo 2 9 16 23 30
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Novembre 2 9 16 23 30
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CONFINDUSTRIA DISPOSITIVI MEDICI
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Giugno 3 4 5 10 11 12 17 18 19 24 25 26
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Agosto 5 6 7 12 13 14 19 20 21 26 27 28
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Ottobre 1 2 7 8 9 14 15 16 21 22 23 28 29 30
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Dicembre 2 3 4 9 10 11 16 17 18 23 24 25 30 31
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Divieto località di mare:
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Maggio 1 6 7 8 13 14 15 20 21 22 27 28 29
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Luglio 1 2 3 8 9 10 15 16 17 22 23 24 29 30 31
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Febbraio
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Giugno 3 4 5 10 11 12 17 18 19 24 25 26
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Agosto 5 6 7 12 13 14 19 20 21 26 27 28
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Ottobre 1 2 7 8 9 14 15 16 21 22 23 28 29 30
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Dicembre 2 3 4 9 10 11 16 17 18 23 24 25 30 31
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Aprile 1 2 3 8 9 10 15 16 17 22 23 24 29 30
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Divieto località di montagna:
quelli scientifici e di formazione. Farmindustria esclude le località di mare dal 1° giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 1° dicembre al 31 marzo e dal 1° luglio al 31 agosto. Se le località di mare sono capoluoghi e hanno strutture universitarie e ospedaliere di rilievo sono esenti del divieto, ma i lavori e l’ospitalità
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Gennaio 1 2 3 8 9 10 15 16 17 22 23 24 29 30 31
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dei partecipanti devono essere nel contesto cittadino ed escludere strutture con attrezzature per la balneazione. Confindustria Dispositivi Medici vieta le località turistiche in periodi simili: quelle di mare dal 15 giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 15 dicembre al al 30 marzo e dal 15 giugno al 15 settembre. ◆
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IL LAVORO PREPARATORIO
Ricerca e selezione della location La sede è una componente fondamentale dell’evento: come valutarla e condurne il sopralluogo Un patrimonio diffuso di location per eventi L’Italia è ricca di location attrezzate per ospitare congressi: secondo l’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi promosso da Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali, l’offerta si concentra nelle regioni del Nord, dove si trova il 52,5% delle sedi; nel Centro se ne conta il 25,6%, nel Sud il 13,7% e nelle Isole l’8,2%. Le tipologie sono diversificate, e includono centri congressi, alberghi con sale meeting, strutture ex industriali, quartieri fieristici, spazi universitari e istituzionali, dimore storiche, musei.
Le sedi più utilizzate in Italia Dai dati dell’Osservatorio emerge che la tipologia di location più utilizzata in Italia sono gli alberghi con sale congressi, che nel 2018 hanno ospitato l’80,6% di tutti gli eventi (compresi quelli aziendali) che si sono svolti nel paese. Al secondo posto le sedi istituzionali, universitarie, ospedaliere e camerali (7,6%), e al terzo i centri congressi, che ne hanno ospitato il 3,2% realizzando però il più elevato numero medio di eventi per sede (156) nell’anno.
La scelta dipende dal numero di partecipanti Ricerca e selezione della location per un congresso medico-scientifico dipendono innanzi tutto dal numero di partecipanti previsti: in genere per i congressi di dimensione nazionale servono centri congressi o altri tipi di sedi dotati di una sala plenaria e di molte sale più piccole per le sessioni parallele e i simposi. Gli alberghi in questi casi sono meno utilizzati, perché in Italia solo in alcune delle maggiori città ce ne sono con spazi congressuali adeguati ai grandi numeri.
I vincoli dei codici etici degli sponsor Un vincolo imprescindibile nella scelta della location è quello posto dai codici etici degli sponsor: Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici, che associano la quasi totalità degli sponsor di congressi medicoscientifici, vietano ai propri membri di sponsorizzare eventi che si svolgono in alcune tipologie di location per non sovvenzionare
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IL LAVORO PREPARATORIO
PERCHÉ SCEGLIERE O SCARTARE UNA LOCATION PERCHÉ SCEGLIERL A ● Buon rapporto qualità/prezzo
● Assistenza mediocre
● Ubicazione favorevole
● Personale poco preparato
e ben collegata ● Spazi e attrezzature adeguati ● Risposte tempestive alle richieste ● Preventivo accurato ● Prezzi trasparenti ● Disponibilità a negoziare le tariffe
eventi dove gli elementi turistici prevalgono su quelli scientifici. Salvo deroghe eccezionali, le aziende aderenti a Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici non sponsorizzano quindi congressi che si svolgono nelle seguenti tipologie di strutture: • Alberghi
di categoria superiore alle 4 stelle • Castelli che si trovano fuori dal contesto cittadino
• Resort • Ristoranti senza spazi congressuali • Agriturismi • Masserie • Golf club • Musei • Stadi • Acquari • Navi • Strutture Termali
Le informazioni preliminari da raccogliere Una volta individuata la location adatta a ospitare il congresso occorre verificarne caratteristiche, dotazioni e servizi per stabilirne la qualità e la capacità di rispondere efficacemente alle esigenze tecniche e logistiche dell’evento. Il primo passo è quello di consultarne la scheda tecnica, facendosela inviare oppure cercandola sul sito internet. Se ben fatta ed esaustiva, la scheda tecnica è in grado di fornire informazioni preliminari su spazi e attrezzature tecniche sulla base delle quali stabilire se procedere con ulteriori verifiche.
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PERCHÉ SCART ARL A
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● Non comprensione
delle esigenze organizzative ● Vaga o mancata risposta a domande su specifici aspetti operativi o di costo ● Tempi lunghi delle risposte ● Evidenza di costi nascosti ● Mancanza di flessibilità
Planimetrie e capacità delle sale Una scheda completa dovrebbe riportare la planimetria degli spazi e indicare, di ogni sala, la superficie e le singole misure (lunghezza, larghezza e altezza). In genere si indica la capienza massima effettiva di ogni sala in base al tipo di configurazione scelta (a teatro, a ferro di cavallo, cocktail, cena etc) e la fonte di illuminazione (luce naturale o artificiale). Generalmente comprese nella scheda tecnica sono anche le informazioni sulle attrezzature tecniche disponibili. Alcune location danno la possibilità di effettuare tour virtuali dal proprio sito internet, dove magari pubblicano anche foto di eventi già ospitati in modo da potersi fare un’idea di ciò che è possibile realizzarvi.
La verifica delle dotazioni tecniche Tutto ciò che non è contenuto nella scheda tecnica deve essere approfondito informandosi presso la struttura. A seconda dell’evento, possono essere necessarie la connessione wi-fi, lo streaming da sale operatorie remote, gli schermi per mostrare i video live: tutte dotazioni tecniche che vanno verificate prima di organizzare il sopralluogo. Egualmente da verificare sono le caratteristiche degli spazi: area espositiva abbastanza ampia e con capacità elettrica sufficiente per illuminazione e prese di corrente di tutti gli stand; adeguata possibilità di parcheggio e carico/scarico merci; presenza di montacarichi per trasportare le attrezzature.
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IL LAVORO PREPARATORIO
Vedere con i propri occhi: l’importanza del sopralluogo La verifica da lontano di spazi e dotazioni non è quasi mai sufficiente e si rende pertanto necessario il sopralluogo alla location. Detto anche site inspection, il sopralluogo è il momento decisivo nella scelta della location: all’organizzatore serve infatti non solo per verificarne l’adeguatezza degli spazi in relazione al congresso da realizzare, ma anche per testarne la qualità del servizio, la capacità di capire le esigenze organizzative, la disponibilità a fornire assistenza.
Perché effettuare il sopralluogo: ➊ Per verificare la logistica (dimensione e collocazione degli spazi) ➋ Per valutare il look della location (come si presenta e con quale atmosfera) ➌ Per confermare le informazioni già acquisite (dal sito web o dal contatto diretto) ➍ Per testare il servizio (preparazione degli interlocutori, qualità dell’assistenza, trasparenza)
1
Vedere
tutti gli spazi che si useranno
Gli spazi da utilizzare sono la prima scelta da fare, che deve essere ovviamente concordata con la location: in alcuni casi è necessario visitare tutti gli spazi quando sono vuoti, in altri può essere utile vederli “in attività”. È comunque importante vedere tutti gli spazi cui si è interessati: se qualcosa non è accessibile è meglio rimandare il sopralluogo.
2
Fare
il sopralluogo con il programma in mano
Il percorso del sopralluogo deve ricreare, per quanto possibile, il percorso di fruizione dello spazio da parte dei partecipanti all’evento per capirne le eventuali criticità. Si comincia dunque con l’area della registrazione, per passare a quella del welcome coffee, alla sala plenaria e alle sale per le sessioni parallele per poi arrivare allo spazio dove viene servito il pranzo, all’area espositiva e all’area poster. Per farlo occorre fare riferimento al programma dell’evento.
In tema di logistica si valutano: • L’ubicazione e raggiungibilità della location • L’accessibilità per i fornitori (carico e scarico) • L’accessibilità per i disabili • Spazi e attrezzature • Presenza di staff per l’assistenza in sala • Aree per coffee break e ristorazione
Quattro indicazioni per condurre il sopralluogo Durante il sopralluogo un professionista dell’organizzazione congressuale riconosce facilmente le criticità che sfuggono ai non addetti ai lavori: per esempio, pilastri al centro della sala, assenza di luce naturale, eccessiva distanza tra il palco dei relatori e le ultime file della platea, assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o brutto tempo. Il sopralluogo è necessario per la maggior parte dei congressi, e molti ne richiedono più di uno nelle diverse fasi del processo organizzativo. Ecco alcuni suggerimenti per sfruttarlo al meglio.
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IL LAVORO PREPARATORIO
ASPETTI DELLA LOCATION DA CONSIDERARE
RECENSIONI E REFERENZE
IL PRIMO CONTATTO CON LO STAFF ACCESSIBILITÀ E RAGGIUNGIBILITÀ
LA PRIMA IMPRESSIONE
3
Verificare
lo storico del congresso
Recuperare il report della precedente edizione del congresso e verificare quali sono stati i punti di forza e di debolezza della allora location in rapporto alle esigenze dell’evento e partire da quelli per risolvere eventuali criticità o adottare soluzioni che hanno funzionato.
4
Le
soluzioni su misura
Prima del sopralluogo, comunicare alla persona di riferimento nella location se si hanno specifiche richieste tecniche o di accessibilità, se i partecipanti hanno esigenze non standard o qualunque richiesta diversa dal solito. Il sopralluogo sarà l’occasione per farsi mostrare le soluzioni ad hoc che la struttura propone.
Gli aspetti da valutare prima di selezionare la location La scelta della location è un elemento molto importante nel processo di organizzazione del congresso, perché concorre per tanta parte a determinarne il successo. Nella fase di selezione l’organizzatore deve valutarne gli
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FLESSIBILITÀ DELLA STRUTTURA SERVIZI AGGIUNTIVI E FORNITORI ESCLUSIVI FLESSIBILITÀ DEL PERSONALE SOSTENIBILITÀ
aspetti logistici ed economici, la qualità del servizio, la capacità di affrontare gli imprevisti. Di seguito un breve elenco (certamente non esaustivo) degli aspetti da considerare prima di scegliere la struttura che ospiterà il congresso. ➧ Recensioni e referenze Nella fase di ricerca della location si può controllarne le recensioni online. Le più facili da reperire sono quelle sugli alberghi, pubblicate dagli ospiti sulla loro esperienza alberghiera e non relative agli eventi ospitati. Ma anche le recensioni “turistiche” sono utili per cogliere il sentiment generale verso la struttura. Sulle location specifiche per eventi, inclusi i centri congressi, non è difficile trovare su Google, Facebook o Twitter recensioni o commenti di chi vi è stato per un evento. Pur valutandole con le opportune cautele, possono dare un’idea di quale è stata l’esperienza dei partecipanti. Le recensioni (e referenze) più affidabili sono naturalmente quelle di altri organizzatori o clienti, che è sempre bene contattare per avere un riscontro diretto. ➧ Il primo contatto con lo staff L’atteggiamento dello staff rivela molto di una location: se al primo contatto la risposta arriva dopo tre giorni o il follow up della persona competente tarda ad arrivare,
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IL LAVORO PREPARATORIO
oppure se si rileva poca comprensione delle questioni organizzative le premesse non sono fra le migliori. Uno staff preparato, inoltre, lascia all’organizzatore la parola durante il primo contatto per capirne esigenze e richieste e organizzare il preventivo e il sopralluogo di conseguenza: chi parte in quarta magnificando i propri spazi e mostrando poca capacità di ascolto rischia di non sapere proporre soluzioni in linea con le aspettative. ➧ Accessibilità e raggiungibilità Quanto è accessibile la location? È facilmente raggiungibile a piedi dagli alberghi, è servita dai mezzi pubblici, ha sufficiente capacità di parcheggio? È ubicata in un’area sicura della città? È facile trovarla? Sono tutte domande da porsi prima avviare le negoziazioni. ➧ La prima impressione La valutazione della location passa anche dalla prima impressione sui dettagli: sale polverose, lampadine mancanti, tendaggi lisi, toilette poco pulite, moquette macchiate non depongono mai a favore della scelta. ➧ Flessibilità della struttura La flessibilità degli spazi è oggi un elemento rilevante anche per i “tradizionali” congressi medici, che necessitano di sale plenarie non più così grandi (non tutti i i congressisti partecipano alle sessioni plenarie) e invece di molti spazi per workshop, laboratori, sessioni specialistiche. Importantissimi nei congressi sono i momenti di networking, che richiedono spazi adeguati con allestimenti
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personalizzati. Verificare quanto la location consente configurazioni su misura. ➧ Servizi
aggiuntivi e fornitori esclusivi
Verificare se la location fornisce i servizi richiesti direttamente (catering, audiovisivi, tecnologie, allestitori) o tramite fornitori. Se tramite fornitori, è bene controllare che per ogni categoria di fornitori richiesti ci sia una vera scelta e, se rilevante, che l’organizzatore possa portare fornitori propri. ➧ Flessibilità del personale Per ospitare un evento è necessaria una certa dose di flessibilità, capacità di affrontare gli imprevisti e disponibilità a risolvere le controversie. Meglio non aspettare il vero imprevisto il giorno prima dell’evento o durante l’evento per testare questo aspetto della location. È consigliabile quindi richiedere qualche cambiamento al progetto iniziale o inserire qualche richiesta speciale con largo anticipo per capire come il personale gestisce le criticità. ➧ Sostenibilità Il tema è più attuale che mai, e i bandi di gara per i congressi internazionali quasi sempre richiedono che la location implementi azioni di sostenibilità. Che si tratti di soluzioni per il risparmio idrico ed energetico, per la raccolta del cibo non consumato o la raccolta differenziata dei rifiuti, per il riciclo dei materiali o di iniziative di compensazione delle emissioni, anche la sostenibilità ambientale dovrebbe entrare nei parametri di selezione degli organizzatori. ◆
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IL LAVORO PREPARATORIO
Lo staff temporaneo e le norme sul lavoro occasionale Il lavoro occasionale può essere autonomo o subordinato: le soluzioni contrattuali per hostess e steward Il corretto inquadramento del personale temporaneo Un aspetto caratteristico dell’attività di organizzazione congressuale è l’impiego del lavoro occasionale. Durante lo svolgimento del congresso l’organizzatore deve infatti affiancare al proprio personale “permanente”, uno staff temporaneo di lavoratori occasionali (hostess e steward soprattutto), tanto più numeroso quanto più l’evento è grande e il programma articolato. A meno che non siano ingaggiati attraverso un’agenzia specializzata che si fa carico di tutti gli adempimenti, i lavoratori occasionali devono essere quindi correttamente inquadrati dall’organizzatore, il quale deve applicare i regimi contrattuali e fiscali previsti dalla legge.
Le tipologie del lavoro occasionale Esistono due tipologie di lavoro occasionale, a ognuna delle quali possono essere applicati diversi tipi di contratto. Il lavoro occasionale può essere: ➤ AUTONOMO quando è svolto senza orari, luogo di lavoro né controllo, pur nell’ambito delle direttive ricevute dal datore di lavoro. ➧ Per esempio: La hostess incaricata di gestire in loco un corso ECM svolge lavoro occasionale
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autonomo perché riceve le direttive, le informazioni e la documentazione necessaria, ma poi gestisce tutte le funzioni dell’evento (registrazione partecipanti, controllo presenze, gestione relatori, consegna e ritiro documentazione ECM, audiovisivi, etc) in autonomia. ➤ SUBORDINATO quando ci sono orari e luogo di lavoro specifici e il lavoro è coordinato e controllato continuativamente. ➧ Per esempio: La hostess che lavora per un congresso nazionale associativo di quattro giorni, inserita in un team di 30-40 fra hostess e steward e con l’incarico di gestire una sala. L’orario di lavoro è determinato, c’è un luogo di lavoro e la hostess svolge una funzione predefinita sotto supervisione continuativa. La Cassazione ha stabilito che questa tipologia di lavoro è subordinato.
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IL LAVORO PREPARATORIO
I CONTRATTI DI LAVORO IN VIGORE LAVORO DIPENDENTE
LAVORO AUTONOMO
● • Contratto a tempo indeterminato • Contratto a tempo determinato • Contratto di apprendistato • Contratto a chiamata
• Consulenza/collaborazione professionale (con partita IVA) • Lavoro autonomo occasionale “professionale”
ALTRE TIPOLOGIE DI LAVORO • Collaborazione coordinata e continuativa (autonomo con direttive) • Lavoro accessorio (ha un forte limite economico)
I contratti applicabili al lavoro occasionale Con lo staff occasionale che svolge lavoro occasionale autonomo – secondo la definizione riportata sopra – l’organizzatore può stipulare tre tipi di contratto: • Consulenza/collaborazione professionale (partita IVA) • Lavoro autonomo occasionale “professionale” • Lavoro accessorio
attività. Le soluzioni contrattuali proposte dal legislatore sono infatti o difficilmente applicabili, come il lavoro accessorio (se ne veda di seguito la disciplina), oppure molto onerose (come il contratto a chiamata o quello a tempo determinato) o, ancora, applicabili solo al lavoro occasionale autonomo (la partita IVA, che però non è applicabile al lavoro di hostess o steward nell’ambito di un congresso strutturato perché è lavoro subordinato).
Con lo staff occasionale che svolge lavoro occasionale subordinato – secondo la definizione riportata sopra – l’organizzatore può stipulare tre tipi di contratto: • Lavoro a tempo determinato • Lavoro a chiamata o intermittenza • Lavoro accessorio
Perché l’attuale normativa è sfavorevole agli organizzatori La normativa attuale non facilita gli organizzatori congressuali nella gestione del lavoro occasionale, che pure costituisce una componente fondamentale della loro
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IL LAVORO PREPARATORIO
La soluzione esiste ma non è prevista Una soluzione normativa che permetterebbe agli organizzatori di gestire il lavoro occasionale in maniera più agile è quella che regola il “lavoro extra e di surroga”, istituto previsto per il comparto del turismo e per i pubblici esercizi e costruito su misura per aiutare le imprese di quei settori a fronteggiare la grande variabilità della domanda di mercato. I rapporti di lavoro extra sono esclusi dal campo di applicazione della disciplina generale del lavoro a termine, deve esserne data comunicazione al Centro per l’impiego provinciale entro cinque giorni dall’assunzione e devono avere durata non superiore a tre giorni. Al momento l’estensione di tale istituto all’attività congressuale non è però prevista.
La retribuzione del lavoro occasionale Anche il tema della retribuzione del personale temporaneo non è favorevole agli organizzatori di eventi. I voucher INPS – i buoni orari per la retribuzione del lavoro subordinato occasionale – sono stati aboliti nel 2017, privando gli organizzatori di uno strumento retributivo efficace e molto utilizzato. In parte sono stati
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sostituiti dai “nuovi voucher Inps” da utilizzare per la retribuzione del cosiddetto lavoro accessorio, una tipologia di lavoro subordinato che ha però forti vincoli economici ed è quindi poco usata.
La disciplina del lavoro accessorio da retribuire con voucher INPS • Il lavoro accessorio può essere utilizzato solo da società ed enti con meno di 5 dipendenti (le imprese congressuali con meno di 5 dipendenti sono poche). • Il compenso massimo che un singolo lavoratore può percepire con questa tipologia di lavoro è di 2.500 euro netti l’anno. • Il limite massimo di voucher che una singola azienda può dispensare è di 5.000 euro netti l’anno (troppo basso per le imprese congressuali, che si servono frequentemente di personale occasionale). • Il lavoro accessorio non può essere usato nei contratti d’appalto (vietato usare i voucher per lavori conto terzi). • Questo tipo di lavoro prevede l’obbligo di iscrizione ai sistemi INPS sia dell’azienda committente sia del lavoratore e la gestione del pagamento tramite INPS. ◆
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IL LAVORO PREPARATORIO
Il compenso di relatori e docenti: cosa dice la legge Quando è necessario richiedere l’autorizzazione per erogarlo e quando basta una semplice comunicazione Relatori e docenti sono il vero asset dell’evento Il fattore principale che influisce sulla decisione di un professionista della Sanità di partecipare a un evento medico-scientifico è il suo contenuto: tema, relatori e docenti sono nel 90% dei casi la ragione principale che spinge le persone a iscriversi a un congresso, a un corso o a un convegno. Relatori e docenti sono dunque il vero “asset” dell’evento, e a fronte della loro prestazione professionale il committente generalmente accorda loro un compenso il cui importo è frutto della negoziazione e dell’accordo fra le parti.
In tale articolo si legge che “I dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza” e che l’autorizzazione “deve essere richiesta all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privati che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta stessa”.
I dipendenti pubblici devono essere autorizzati a ricevere il compenso Se il relatore o docente è un libero professionista o è dipendente di una struttura sanitaria privata la prestazione professionale e il relativo compenso non sottostanno a nessun vincolo; se invece è dipendente di una struttura sanitaria pubblica (un ospedale o una ASL) è obbligatorio richiedere alla sua azienda di appartenenza l’autorizzazione preventiva per potere erogargli il compenso. La legge di riferimento è la 165/2001 che regolamenta la possibilità di accordare compensi ai dipendenti pubblici, e nello specifico l’articolo 53 che tratta di incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi.
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IL LAVORO PREPARATORIO
COMPENSO AI RELATORI: I CASI E LE RELATIVE PROCEDURE È previsto il compenso al relatore?
SÌ Convegno informativodivulgativo
NO
●
La legge 165/2001 non si applica Borsista, co.co.pro e altri contratti atipici
SÌ SÌ
● ●
Corso di ● formazione ECM
●
Corso di formazione solo per dipendenti pubblici
●
●
● ●
Libero professionista
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Dipendente privato
Dipendente pubblico a tempo pieno
Comunicazione facoltativa per tutte le tipologie di relatori Comunicazione facoltativa per tutte le tipologie di relatori
Autorizzazione non necessaria
Obbligo di comunicazione preventiva e di effettuato pagamento La legge obbliga dunque all’ottenimento dell’autorizzazione ma prevede anche casi limite, deroghe ed eccezioni che non è facile identificare e applicare. In primo luogo, distingue le casistiche in base al tipo di evento in oggetto e all’inquadramento professionale del relatore in questione: la regola non è la stessa per un convegno informativo o per un corso di formazione ECM, così come c’è differenza fra un dipendente pubblico a tempo pieno, un dipendente pubblico part time e un docente universitario. Tale varietà di casistiche rende difficile capire in quali casi sia obbligatoria l’autorizzazione preliminare e in quali no e quando sia meglio predisporre comunque una comunicazione ufficiale alla struttura sanitaria di appartenenza del relatore, anche se non obbligatoria. La legge, inoltre, prescrive non solo la comunicazione
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Comunicazione facoltativa
Autorizzazione obbligatoria
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Dipendente pubblico con attività libero-professionale (extra moenia)
Autorizzazione obbligatoria
preventiva, ma anche che chi effettua il pagamento ne dia ulteriore comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore entro 15 giorni, indicando l’ammontare del compenso erogato.
L’autorizzazione deve arrivare entro 30 giorni Una volta inoltrata la richiesta di autorizzazione, per effetto della legge 231/2001 sulla responsabilità amministrativa delle strutture pubbliche non vale la regola del silenzioassenso, bensì quella del silenzio-diniego: se l’autorizzazione non arriva entro 30 giorni il silenzio deve considerarsi equivalente a un rigetto. A causa dei ritardi nei tempi di risposta degli uffici pubblici è tuttavia possibile che l’autorizzazione venga rilasciata, ma arrivi oltre il limite dei 30 giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli
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organizzatori (i quali nel frattempo hanno probabilmente già tenuto il congresso e pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.
Il provider responsabile di eventuali infrazioni L’inadempienza alla legge sui compensi ai dipendenti pubblici comporta sanzioni fino a 2.000 euro e la Guardia di Finanza effettua controlli anche in ambito congressuale. Se in un congresso i relatori senza autorizzazione sono più di uno, l’entità della sanzione potrebbe essere tale da avere un impatto sul budget dell’evento. Il responsabile dell’infrazione è chi eroga materialmente il compenso al relatore, cioè l’agenzia di organizzazione congressuale/provider.
di inquadrare con certezza ogni caso e la conseguente azione da intraprendere; per ogni situazione è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi, e Federcongressi&eventi ha elaborato fino a 11 modelli differenti grazie a cui gli organizzatori possono gestire ogni situazione. Ecco le casistiche possibili, esplicitate graficamente nella pagina precedente. ●
e non è previsto un compenso al relatore, S la legge 165/2001 non sia applica.
●
e è previsto un compenso (a prescindere S dall’importo) occorre distinguere il tipo di evento per il quale si vuole ingaggiare il relatore.
❍
e si tratta di un convegno di natura S informativa o divulgativa, o di un corso di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non è necessario richiedere l’autorizzazione preliminare. Nel caso di un corso di formazione per la pubblica amministrazione è consigliabile darne comunicazione alla struttura sanitaria di appartenenza del relatore.
❍
e si tratta di un corso di formazione S ECM e non è rivolto esclusivamente a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore.
Identificare la corretta azione da intraprendere Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali, ha sviluppato per i propri soci una griglia che consente
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e è un dipendente privato o un libero S professionista la norma non si applica perché concerne solo i dipendenti pubblici.
◆
e è un docente universitario partS time o full-time, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico non è necessaria l’autorizzazione preliminare, ma è consigliabile tutelarsi con una comunicazione informativa alla struttura sanitaria di appartenenza.
◆
e è un dipendente di un ente pubblico S a tempo pieno o con possibilità di attività libero-professionale extra moenia è indispensabile ottenere l’autorizzazione preliminare dalla struttura di appartenenza per non infrangere la legge 165/2001. ◆
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Linee guida per la presentazione degli abstract Le indicazioni per gli autori, il lavoro dei revisori e la gestione del flusso dei contributi scientifici I lavori scientifici da presentare al congresso In vista dello svolgimento di un congresso il comitato scientifico emette una “call for abstracts”, cioè un invito a tutti i membri della comunità scientifica di riferimento a presentare un lavoro, uno studio o un contributo scientifico da inserire nel programma delle comunicazioni orali o nell’area poster (o e-poster) del congresso. Tale lavoro o studio deve essere sottoposto al comitato scientifico in forma di abstract, cioè di sintesi. Per assolvere al suo compito l’abstract deve essere chiaro, redatto in maniera accurata e riportare le informazioni più importanti sullo studio o lavoro in questione. Chiarezza, concisione ed esaustività sono infatti caratteristiche necessarie affinché l’abstract venga valutato positivamente e accettato per essere approfondito come comunicazione orale o poster.
comunicazioni orali (per esempio i tre migliori di ogni area disciplinare) oppure come poster o e-poster (i restanti). Alcuni comitati scientifici chiedono agli autori di indicare qual è la forma di presentazione che preferiscono (se comunicazione orale o poster), riservandosi poi la facoltà di accettare o meno l’indicazione. Se sono previsti premi o menzioni speciali è bene che le linee guida specifichino in quali categorie competono gli abstract (miglior poster, miglior giovane autore, etc.), e specificare le tabelle dei punteggi.
Criteri di ammissione e valutazione degli abstract La “call for abstracts” deve essere accompagnata da indicazioni sui criteri in base ai quali gli abstract vengono valutati e ammessi (o non ammessi) nel palinsesto del congresso. Per esempio, occorre spiegare quali sono i requisiti richiesti a uno studio per poter essere presentato al congresso, quali i parametri di giudizio dei revisori, quali i criteri per cui gli abstract saranno accettati come
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LINEE GUIDA PER LA COMPILAZIONE DEGLI ABSTRACT SCIENTIFICI: UN ESEMPIO INDICAZIONI DI FORMA
INDICAZIONI DI CONTENUTO
FORMATO
OBIETTIVI
L’abstract deve essere impaginato in formato A4 in un file .doc o .docx (documento Word).
Perché è stato intrapreso il lavoro di ricerca, il contesto, gli obiettivi e la metodologia utilizzata.
LINGUA
METODOLOGIA
Anche se il congresso è di una associazione italiana, il comitato scientifico può richiedere che l’abstract sia redatto in inglese
Come e con quali strumenti è stato condotto il lavoro di ricerca, il tempo di realizzazione e i criteri di valutazione dei risultati.
TITOLO
RISULTATI
Sintetico, informativo e coerente con il contenuto. È la parte dell’abstract più letta e deve permettere di rintracciare lo studio nei database.
Devono essere riportati sempre e comunque, anche se negativi o non significativi.
AUTORI
CONCLUSIONI
Si indicano tutti coloro che hanno contribuito allo studio con nome e cognome ma senza indicarne i titoli accademici.
Riepilogo del lavoro e significato dei risultati, eventuali indicazioni su come indirizzare i futuri progetti di ricerca sul tema.
AFFILIAZIONE
PUBBLICITÀ
Per ogni autore va indicata l’affiliazione (struttura di appartenenza): dipartimento, unità operativa, università e/o ospedale, città, stato.
Non deve contenere messaggi che promuovano società, progetti o prodotti né riportare il nome commerciale dei farmaci, solo il principio attivo.
TESTO
BIBLIOGRAFIA
Massimo 2.800 caratteri spazi inclusi. Non può contenere tabelle, figure o simboli né i nomi di autori e struttura per garantire indipendenza di valutazione.
CRITERI DI
Pertinente al lavoro, aggiornata e numerata nell’ordine di apparizione nel testo.
VALUTAZIONE
Attinenza al tema del congresso, originalità e livello di interesse, chiarezza degli obiettivi, validità metodologica, completezza dei risultati, validità delle conclusioni.
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Le indicazioni di forma sono molto specifiche Le società medico-scientifiche di solito sviluppano proprie linee guida su come compilare un abstract in termini di struttura, contenuti e regole di scrittura. Tali linee guida, che spesso fanno riferimento agli standard internazionali delle pubblicazioni scientifiche, sono molto specifiche e rigorose, e includono anche indicazioni sulla lunghezza del testo, sulle norme redazionali e perfino su tipo e dimensione del carattere. Il fine è quello di garantire uniformità di presentazione fra tutti gli abstract, e affinché le linee guida siano effettivamente adottate occorre comunicarle per tempo ai membri della comunità scientifica cui è rivolto il congresso.
Stabilire le scadenze e comunicarle con chiarezza Nel processo di raccolta e valutazione degli abstract è fondamentale stabilire le scadenze e monitorarle. Contestualmente alla “call for abstracts” l’organizzatore deve quindi fornire agli autori indicazioni chiare sulle date di: rima scadenza di inserimento abstract P Comunicazione di accettazione/rifiuto/ revisione ● Seconda scadenza di inserimento abstract rivisti ● Pubblicazione dei punteggi degli abstract con specifica di quali sono accettati come comunicazioni orali e quali come poster ● Prima scadenza di inserimento poster ● Comunicazione di eventuali modifiche ai poster ● Eventuale seconda scadenza di inserimento poster rivisti ● ●
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La scadenza di consegna deve essere chiara fin dalla primissima comunicazione ed eventualmente ricordata tramite un recall qualche settimana prima del termine. Ogni comunicazione dovrebbe contenere un link alle linee guida per la redazione e la struttura generale dell’abstract.
Il lavoro dei revisori e il rispetto dei tempi L’invio degli abstract oggi avviene via web: gli autori caricano i file o i testi sulle apposite piattaforme dei software congressuali, che semplificano e centralizzano l’intero processo permettendo all’organizzatore di inoltrare subito ogni lavoro a un revisore o a un gruppo di revisori (i revisori di norma sono nominati dal comitato scientifico del congresso e non conoscono né il nome né la struttura di affiliazione degli autori). Occorre pertanto stabilire fin dall’inizio un lasso di tempo in cui i revisori possono leggere e valutare gli abstract e quindi accettarli, rifiutarli o chiederne modifiche e integrazioni agli autori. Le piattaforme digitali consentono di gestire agevolmente questo flusso, ma è necessario controllare che revisori e autori rispettino le scadenze indicate (per esempio, massimo due settimane per sottoporre nuovamente l’abstract al revisore con le opportune correzioni), perché al termine di questo passaggio cominciano subito a decorrere i tempi per la preparazione e l’invio dei poster, con le relative linee guida, scadenze e modalità di valutazione. ◆
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Sponsorizzazioni: nuovi format e soluzioni innovative Dalle attività di comunicazione all’area espositiva, come aiutare lo sponsor a massimizzare il ritorno sull’investimento Cos’è la sponsorizzazione La maggior parte degli eventi medici sono realizzabili o economicamente sostenibili solo grazie al contributo finanziario di aziende terze (sponsor). La sponsorizzazione è un accordo commerciale con cui lo sponsor sostiene l’organizzazione del congresso attraverso un contributo finanziario o la fornitura di beni e servizi in cambio di visibilità del proprio marchio, messaggio o prodotto presso i partecipanti. I congressi medici hanno tre fonti di ricavo: le quote di iscrizione versate dai partecipanti, le sponsorizzazioni che arrivano dalle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici e la vendita, a quelle stesse aziende, di spazi nell’area espositiva del congresso. La ricerca e il reclutamento degli sponsor sono dunque fra le attività più importanti nella fase di pianificazione del congresso.
LE NORME CHE REGOLANO LE SPONSORIZZAZIONI
Regolamento ECM (per eventi ECM)
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Codice deontologico Farmindustria (per eventi ECM e non ECM)
Codice etico Confindustria Dispositivi Medici (per eventi ECM e non ECM)
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I congressi hanno bisogno di sponsor Le sponsorizzazioni di eventi medici sono materia delicata, soprattutto se gli eventi sono accreditati al programma di Educazione Continua in Medicina (ECM). La legge istitutiva dell’ECM stabilisce infatti che ASL e ospedali devono investire per la formazione sanitaria obbligatoria dei propri dipendenti almeno l’1% del monte stipendi, ma lascia scoperto il finanziamento della formazione del personale sanitario non dipendente e degli eventi di formazione promossi dalle associazioni professionali. Da una parte, dunque, ci sono i progetti formativi aziendali di ASL e ospedali che, autoprodotti dalle ASL di maggiori dimensioni e acquistati da quelle più piccole, sono di solito gli eventi che hanno meno bisogno di sponsorizzazioni esterne. Dall’altra parte ci sono gli eventi residenziali promossi dalle associazioni professionali: generalizzando si tratta in gran parte dei tradizionali congressi nazionali o internazionali, importantissimi per la vita associativa, per la diffusione della cultura scientifica, per il calibro dei relatori e per l’aggiornamento su nuove tematiche. Sempre generalizzando, sono gli eventi per cui è maggiormente richiesta la sponsorizzazione delle aziende private.
Le tante norme che disciplinano le sponsorizzazioni È quindi prassi che le aziende farmaceutiche e di dispositivi medici portatrici di interessi commerciali sostengano i costi della formazione in ambito sanitario, divenendone la fonte primaria di finanziamento. Ma per garantire l’indipendenza della formazione obbligatoria dalle influenze commerciali, il Ministero della Salute disciplina la sponsorizzazione di eventi e attività accreditate ECM attraverso una lunga serie di norme e regole (descritte nel primo capitolo di questa Guida) tese a prevenire che le aziende sponsor interferiscano con i contenuti degli eventi formativi e intacchino l’indipendenza dei formatori. Tali norme non si applicano invece a eventi e congressi non accreditati ECM, anche se le associazioni delle aziende sponsor (Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici) hanno propri codici etici che impongono vincoli alle sponsorizzazioni anche per eventi non ECM.
Chi ricerca e recluta gli sponsor L’attività di reperimento sponsor, cruciale per la riuscita del congresso, viene condotta dal committente/provider dell’evento. Se c’è un’agenzia di organizzazione congressuale, questa in genere si occupa delle sponsorizzazioni con il supporto dell’associazione committente: l’associazione favorisce i contatti, sensibilizza le aziende e si fa garante della qualità dei contenuti scientifici, mentre l’organizzatore si occupa del processo di acquisizione degli sponsor, della costruzione del “pacchetto di sponsorizzazione” e della gestione della relazione con le aziende prima, durante e dopo l’evento.
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IL LAVORO PREPARATORIO
COSA CONTIENE LA PROPOSTA DI SPONSORIZZAZIONE DESCRIZIONE DELL’EVENTO DESCRIZIONE DEL PUBBLICO PROFESSIONALE CUI È RIVOLTO DESCRIZIONE DEI CONTENUTI SCIENTIFICI BOZZA DI PROGRAMMA LISTA DEI RELATORI INDICAZIONI SU DATA, DESTINAZIONE E LOCATION OPZIONI DI SPONSORIZZAZIONE DISPONIBILI OPZIONI DI PERSONALIZZAZIONE
Analizzare mercati e aziende di riferimento Il primo passo per identificare i potenziali sponsor di un congresso è analizzare il mercato di riferimento, cioè le aziende che operano nel campo o nella disciplina oggetto del congresso. Ci sono settori della Sanità che hanno una maggiore densità commerciale e settori dove può essere più difficile trovare sponsor: in quest’ultimo caso l’evento dovrà in buona parte autofinanziarsi con le quote di iscrizione. Occorre inoltre tenere presente che le aziende farmaceutiche più grandi spesso hanno uffici marketing distinti per ogni linea di prodotto, ed è quindi consigliabile chiarirsi bene le idee rispetto alle attinenze fra i contenuti dell’evento e l’attività dei potenziali sponsor prima di avviare i contatti. I congressi che si svolgono annualmente sono avvantaggiati nella ricerca sponsor perché
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possono presentare i risultati delle edizioni precedenti per attirare nuovi investitori, mentre per gli eventi alla prima edizione o quelli che hanno un’edizione unica occorre fare leva sulla qualità del progetto e dei contenuti scientifici in programma.
Cosa contiene la proposta di sponsorizzazione Una volta identificate le aziende potenzialmente interessate a finanziare il congresso occorre sottoporre ai loro uffici marketing una proposta di sponsorizzazione: tipicamente il documento contiene la presentazione dell’evento e dei suoi contenuti scientifici, una bozza di programma, la lista dei relatori, indicazioni su destinazione e location dove si svolgeranno i lavori e le opzioni di sponsorizzazione disponibili con i relativi costi, che variano a seconda del grado di visibilità garantito all’azienda sponsor: si parte da un livello base, come per esempio la sponsorizzazione del coffee break, fino agli investimenti più cospicui in stand espositivi. La tradizionale offerta di pacchetti standard di diverso valore, che in sede di congresso garantiscono alle aziende visibilità attraverso l’esposizione del logo o la menzione nei materiali dell’evento, sta tuttavia lasciando gradualmente il posto a formule personalizzate che raccolgono l’esigenza degli sponsor di massimizzare il valore dell’investimento.
Progetti su misura con formule innovative Alle aziende che sponsorizzano i congressi medico-scientifici i classici pacchetti “platinum, gold e silver” infatti non bastano più: massimizzare l’investimento in sponsorizzazione significa oggi generare una relazione con il target di interesse ed estenderla oltre la durata del congresso attraverso soluzioni innovative. L’organizzatore deve dunque operare su due fronti: da una parte, garantire che il maggiore coinvolgimento dello sponsor non infici l’imparzialità dei contenuti e agire nel rispetto delle regole che governano l’ECM se l’evento è accreditato; dall’altra, rivedere le modalità di sponsorizzazione per offrire alle aziende opportunità personalizzate e ad alto ritorno. E se prima il reperimento degli sponsor richiedeva “soltanto” la presentazione del progetto e del pacchetto, e la negoziazione era relativamente breve, ora l’organizzatore
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COSA RENDE PIÙ EFFICACE LA PROPOSTA DI SPONSORIZZAZIONE Presentazioni elaborate ad hoc Esplicitare quanta visibilità avrà l’espositore Esplicitare come la visibilità sarà ottenuta Esplicitare i benefici della sponsorizzazione per il business dello sponsor Presentare soluzioni di sponsorizzazione innovative
Presentazioni elaborate ad hoc deve cucire la proposta su misura del singolo sponsor e concordare con lui la soluzione ottimale in un processo più lungo e articolato.
Come “vendere” il congresso allo sponsor Trovare sponsor per un congresso significa, di fatto, “vendere” quel congresso a qualcuno. E come tutte le attività di vendita, anche anche quella relativa alle sponsorizzazioni deve essere strutturata in un processo che punta a sottolineare la qualità del prodotto/congresso e il suo valore aggiunto per il cliente/sponsor.
Una proposta di sponsorizzazione efficace tiene conto del fatto che lo sponsor non guarda l’evento con la stessa prospettiva del partecipante. Non si può quindi presentare il congresso alle aziende potenzialmente interessate a investirvi con le stesse descrizioni usate per la promozione ai partecipanti, magari copiandone e incollandone i testi dai materiali di marketing. Per parlare con uno sponsor è necessario vedere le cose dalla sua prospettiva e sottolineare, del congresso e della proposta di sponsorizzazione, ciò che più gli interessa sapere: quanta visibilità avrà e come questa visibilità sarà ottenuta.
I benefici della sponsorizzazione La narrazione del progetto che si fa al potenziale sponsor deve essere convincente ed esaustiva: è vero che una presentazione prolissa risulta fastidiosa, ma se è troppo stringata e contiene poche informazioni l’azienda cui si propone la sponsorizzazione faticherà a trovare buone ragioni per accordarla. Una presentazione efficace mette in luce quali benefici la sponsorizzazione porta al business dello sponsor e perché lo sponsor dovrebbe volere associare il proprio nome a quello del congresso in questione.
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NUOVI FORMAT DI SPONSORIZZAZIONE
Eventi “off congress” rivolti al pubblico
Video con brevi sintesi delle relazioni
Streaming delle sessioni
Interviste video alle aziende sponsor
Video con gli highlight del congresso
Le nuove forme di sponsorizzazione Gli sponsor sono ricettivi a proposte innovative che li rendano visibili come valore aggiunto e non come “male necessario” per l’evento. Gli organizzatori congressuali che alle aziende propongono “il logo sulla brochure” esistono ancora, ma il mercato va nella direzione di proposte più attrattive, dove lo sponsor contribuisce attivamente al successo dell’evento. Per poter fare ciò è necessario che gli sponsor siano coinvolti già nella fase iniziale della progettazione del congresso e che gli organizzatori sappiano mettere da parte i modelli tradizionali per sviluppare idee creative e attività da sponsorizzare di nuova concezione. Ecco alcuni esempi che facilmente incontrano l’interesse degli sponsor. ●
venti “off congress”. Sono eventi rivolti E al pubblico che si svolgono fuori dalla sede del congresso con approfondimenti delle tematiche del congresso in forma divulgativa.
●
ideo delle relazioni “in pillole”. Filmati V di tre minuti in cui i relatori sintetizzano i contenuti del loro intervento al congresso. Da pubblicare sul sito della società scientifica e diffondere via social.
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treaming di una o più sessioni via S Facebook o sul sito della società scientifica a beneficio di chi non è presente al congresso.
●
ideo di brevi interviste ai direttori V marketing delle aziende sponsor. Da pubblicare sul sito della società scientifica o del congresso e diffondere via social.
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Post di promozione dei simposi sponsorizzati
Pubblicità sui canali social del congresso
Sponsoriz- Stand zazione virtuale della app del congresso
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ideo con gli highlight del congresso. V Pubblicato sul sito della società scientifica e diffuso via social, è un ricordo per i partecipanti e uno strumento promozionale dell’edizione successiva.
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ost sulla pagina Facebook del congresso P dedicati a promuovere i simposi delle aziende e i loro contenuti.
●
ubblicità delle aziende sui canali social P del congresso.
●
ponsorizzazioni di specifiche sezioni S della app del congresso.
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tand virtuale, sul sito della società S scientifica e/o sulla app, con la possibilità per le aziende di inserire contenuti multimediali, a beneficio anche dei visitatori da remoto.
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I simposi-satellite: piccoli eventi che piacciono agli sponsor Quello del simposio è uno dei format congressuali tradizionali più appetibili per gli sponsor, che lo utilizzano per presentare a gruppi ristretti di partecipanti contenuti scientifici relativi alla loro area di attività oppure risultati di studi e ricerche da loro commissionati. I cosiddetti simposi-satellite si svolgono in genere nell’ambito dei congressi più grandi, quelli di dimensione nazionale o internazionale o comunque con centinaia di partecipanti: sono piccoli eventi di approfondimento su un tema molto specifico con iscrizioni a numero chiuso che possono essere promossi sia dal comitato scientifico del congresso sia, come spesso accade, dalle aziende sponsor. Vediamone le caratteristiche. ➧ Alta caratura scientifica Anche quando promossi dagli sponsor, i simposi-satellite sono di solito eventi ad alta caratura scientifica: è vero che le aziende che li promuovono sono portatrici di interessi commerciali, ma è anche vero che quelle stesse aziende vogliono fare cultura scientifica nel proprio settore di attività e divulgare nei consessi scientifici i risultati dei progetti di ricerca e sviluppo sui quali investono. È quindi raro che un simposio venga utilizzato come palcoscenico per un lancio di prodotto o per un’esplicita attività di marketing. Per questo motivo i simposi sono momenti che arricchiscono il congresso, e quando ben progettati e gestiti possono contribuire a una migliore esperienza generale dei congressisti. ➧ Nessun credito ECM I simposi di solito si rivolgono a una specifica categoria di partecipanti all’interno del più ampio pubblico dell’evento: le aziende possono per esempio invitare a prendervi parte gli specialisti delle discipline o pratiche mediche più legate alle tematiche scientifiche proposte nel simposio. Naturalmente i simposi organizzati dalle aziende non possono essere accreditati ECM: da un lato quindi non sono assoggettati ai vincoli e alle procedure del sistema di Educazione Continua in Medicina, dall’altro però chi vi partecipa non acquisisce crediti.
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➧ Distinguerli
dal programma principale
Pur svolgendosi nell’ambito del congresso, i simposi promossi e organizzati dalle aziende sponsor ne sono una componente secondaria e come tale non devono sovrapporsi ai contenuti del programma scientifico principale. Le aziende solitamente prenotano una sala del centro congressi e uno slot di tempo, mediamente dai 60 ai 90 minuti. Nel programma dell’evento i simposi delle aziende sono segnalati in coda ai contenuti scientifici promossi direttamente dal provider e sono opportunamente distinti dal punto di vista grafico per sottolinearne la natura di contenuti sponsorizzati. Proprio perché promossi da sponsor, i simposisatellite possono (e in un certo senso devono, per una questione di chiarezza e trasparenza verso i partecipanti) esporre il logo dell’azienda che li organizza in modo ben visibile. ➧ I relatori del simposio I relatori del simposio sono invitati dall’azienda che lo promuove e di norma sono specialisti ed esperti chiamati ad approfondire uno specifico tema clinico o scientifico oppure ricercatori che presentano i risultati di studi o ricerche. Se lo ritiene, il comitato scientifico del congresso può chiedere all’azienda sponsor di visionare i contenuti del simposio già in fase di pianificazione, ferma restando l’esigenza di differenziarlo adeguatamente dal resto della manifestazione. ➧ La
logistica dei simposi sponsorizzati
La logistica del simposio può essere affidata dall’azienda sponsor all’organizzatore che si occupa dell’intero evento (a patto che l’organizzatore non sia anche provider ECM, nel qual caso gli è vietato “lavorare” per l’azienda sponsor) oppure a un organizzatore diverso, che ne curerà quindi tutti gli aspetti di evento nell’evento – dagli inviti alla promozione, fino al catering – coordinandosi con la segreteria organizzativa generale. Se i simposi sono in capo all’organizzatore del congresso, questi deve interloquire con le aziende che li promuovono per intendersi fin da subito su tempi, spazi, numero dei partecipanti coinvolti, attività di reclutamento e contenuti del programma.
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L’area espositiva e gli stand delle aziende Estensione e caratteristiche dell’area espositiva di un congresso variano a seconda delle dimensioni dell’evento, del numero di espositori e della loro tipologia. Negli eventi più piccoli l’area espositiva può comporsi di semplici postazioni con desk e sedie, mentre nei congressi più grandi, nazionali e internazionali, gli espositori hanno a disposizione veri e propri stand di tipo fieristico che possono allestire in maniera personalizzata.
Nuove soluzioni allestitive sostituiscono le brochure Come per le sponsorizzazioni, anche per le formule allestitive degli stand le aziende ricercano soluzioni innovative sulle quali investire: i vecchi depliant e le brochure dei prodotti lasciano quindi sempre più spesso il posto a installazioni di realtà virtuale, immersiva e in 3D dove i visitatori possono, per esempio, vedere nuovi macchinari diagnostici oppure viaggiare nelle molecole di nuovi farmaci.
Aiutare l’espositore a massimizzare l’investimento Per le aziende che hanno interessi commerciali in Sanità lo stand nell’area espositiva di un congresso è un investimento di marketing che deve dare un ritorno per essere giustificato. Tale ritorno non è però più rappresentato dalla quantità dei visitatori allo stand, bensì dalla loro “qualità”, cioè la capacità di acquisto o di influenzare l’aquisto di quello specifico prodotto o macchinario. Ecco alcuni suggerimenti su come l’organizzatore può aiutare gli espositori a massimizzare il proprio investimento.
COME VALORIZZARE AREA E ATTIVITÀ ESPOSITIVA Condividere le “best practice” di gestione dello stand con gli espositori
2
1
Stimolare i flussi di passaggio nell’area espositiva Apertura in esclusiva per gli opinion leader del congresso
4
3
Usare la tecnologia per analizzare visite e passaggi allo stand
☛ Il briefing degli espositori Condividere con gli espositori (magari con un webinar) le “best practice” per raggiungere efficacemente il proprio target prima, durante e dopo l’evento. Non tutti ne avranno bisogno, ma sarà un gesto apprezzato da tutti. ☛ Stimolare
il passaggio dei visitatori
La premessa per un espositore soddisfatto è un’area espositiva frequentata. Per stimolare il passaggio dei partecipanti l’organizzatore può inserire nel programma del congresso momenti specifici dedicati alla visita dell’area espositiva. Anche posizionarvi servizi ed eventi speciali (il bar, la presentazione di un libro, l’incontro con un testimonial) contribuisce a generare traffico. ☛ Incontro
con gli opinion leader del congresso
Aprire l’area espositiva mezz’ora in anticipo per la visita esclusiva del direttivo della società scientifica committente dell’evento dà modo agli espositori di incontrare gli opinion leader della specialità medica. ☛ La
tecnologia per monitorare l’attività nello stand
L’utilizzo dei beacon, piccoli trasmettitori che inviano notifiche agli smartphone tramite bluetooth, permette agli espositori di identificare le persone che si sono fermate al loro stand, di tenere traccia della durata della visita e di inviare messaggi a chi si trova entro una certa distanza dalla postazione, fornendo la fotografia completa di ciò che succede nello stand e nelle sue vicinanze. ◆
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Impostare il piano di lavoro e le cose da fare Costruire liste di controllo efficaci per non tralasciare nessuna scadenza o dettaglio organizzativo L’avanzamento del programma e le voci da spuntare
I suggerimenti per costruire liste di controllo efficaci
Organizzare un congresso è un lavoro complesso che implica il doversi occupare di una molteplicità di aspetti e di un’infinità di particolari. È necessario quindi impostare fin dal primo momento un programma di lavoro dettagliato che sia corredato della relativa lista di controllo, cioè un documento con gli elenchi delle cose da fare o verificare basati sul programma di lavoro le cui voci vengono spuntate a mano a mano che vengono eseguite le relative operazioni.
Le liste di controllo per non dimenticare niente Nemmeno il più navigato degli organizzatori riuscirebbe infatti a portare avanti un lavoro organizzativo che dura mesi, se non addirittura anni, pensando di riuscire ad avere sempre tutto chiaro in testa – le fasi del programma di lavoro, le cose da fare, le scadenze, i dettagli da verificare – e contando solo sulla propria memoria. Lungi quindi dall’essere semplici memo per persone distratte, le liste di controllo sono strumenti di lavoro, semplici ma efficaci, utilizzati in molti campi di attività per portare a termine procedure complesse che richiedono molte azioni, spesso da compiere in sequenze specifiche, come è appunto l’organizzazione di un congresso medico-scientifico.
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Non esiste una lista di controllo standard per l’organizzazione di un congresso. Ogni evento è unico e ogni organizzatore crea la propria checklist sulla base dell’esperienza, della metodologia di lavoro, del tipo di congresso che è chiamato a realizzare, della complessità da gestire. Ecco alcuni suggerimenti su come impostarne una propria.
➧ Le voci da inserire L’aspetto più importante è individuare le voci da inserire nella lista affinché sia davvero esaustiva. Meglio infatti un controllo in più che rischiare di dimenticare qualcosa di importante. Un modo per compilare le voci è leggere il programma dell’evento in chiave operativa, ragionando su quali sono le operazioni da fare per arrivare a realizzare ognuna delle attività in programma.
➧ La giusta sequenza temporale La lista di controllo deve naturalmente essere compilata secondo la sequenza temporale che ha senso per l’organizzazione dell’evento. Per esempio, non si può mandare l’email di invito con il link al form di registrazione se quel form non è ancora stato caricato sul sito. Quindi la sequenza delle voci della lista vedrà comparire prima “mettere online il form” e dopo “inviare l’email di invito con il link”.
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➧ Lista unica o liste multiple Si può scegliere di creare un’unica (lunga) lista che contiene tutte le cose da fare dalla fase di progettazione fino all’archiviazione dei documenti al termine dell’evento oppure si può optare per l’elaborazione di più liste, ognuna dedicata a un tema specifico (programma scientifico, area espositiva, logistica etc).
➧ Creazione collettiva
Google Docs, per poterla consultare da qualunque luogo e visualizzare le spunte a mano a mano che vengono apportate.
➧ Il controllo della lista di controllo. Chiedere a qualcuno di controllare la lista per verificare che la sequenza logica stia in piedi e che non ci siano dimenticanze macroscopiche. Il documento è comunque da considerarsi in divenire, perché ulteriori voci di controllo possono aggiungersi in qualunque momento. ◆
A seconda di come è strutturato il team organizzativo, più persone potrebbero lavorare insieme ad alcune parti dell’evento. In questo caso è opportuno che la checklist sia creata in maniera LOCATION collettiva, in ✓ Verificare tempistiche per l’accesso di allestitori e personale modo che ✓ Verificare le dotazioni di sicurezza ognuno possa ✓ Verificare gli accessi per i disabili dare il proprio ✓ Realizzare la segnaletica necessaria contributo riducendo FORNITORI il rischio di ✓ Confermare catering, hotel e service tecnico dimenticare ✓ Verificare le scadenze con i fornitori (conferma menu etc) qualcosa. ✓ Verificare con gli allestitori il progetto dell’area espositiva ✓ Verificare lo staff temporaneo necessario ➧ Condivisione con il team RELATORI Una volta ✓ Inviare le lettere d’ingaggio ai relatori compilata, la ✓ Inviare richieste di autorizzazione alle strutture di competenza lista di controllo ✓ Acquisire curriculum e dichiarazioni di conflitto di interesse deve essere dei relatori resa disponibile ✓ Acquisire curriculum e dichiarazioni di conflitto di interesse all’intero team di dei responsabili scientifici lavoro, affinché ✓ Confermare i nominativi di relatori/tutor, aggiornare tutti sappiano in i cambiamenti sulla piattaforma ECM ogni momento ✓ Monitorare il flusso degli abstract scientifici, eventuale recall a che punto ✓ Monitorare il flusso dei poster, eventuale recall è il processo organizzativo, ORGANIZZAZIONE GENERALE cosa è stato ✓ Preparare l’elenco delle aziende sponsor confermate fatto e cosa ✓ Ordinare i badge c’è ancora da ✓ Preparare i questionari per i partecipanti fare. Un buon ✓ Preparare gli eventuali materiali da distribuire luogo dove condividerla è la rete, in particolare su piattaforme tipo
LE VOCI DELLA LISTA DI CONTROLLO UN MESE PRIMA DELL’EVENTO
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Pratiche contabili e fiscali: le cose da sapere 108 I diversi casi di applicazione dell’IVA
112 Il bilancio del congresso: le voci da monitorare 14 ContabilitĂ e trattamento fiscale degli utili 1
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PRATICHE CONTABILI E FISCALI: LE COSE DA SAPERE
I diversi casi di applicazione dell’IVA Il trattamento dell’IVA varia in base al tipo di servizio, alla nazionalità del committente e al luogo dell’evento La tipologia di servizio e il requisito territoriale Quando si parla di congressi, l’applicazione dell’imposta sul valore aggiunto (IVA) non è uniforme, ma varia a seconda del tipo di servizio, della nazionalità fiscale e natura del committente, del luogo dove si svolge l’evento. La legge italiana prescrive che tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate in territorio italiano nell’ambito di attività commerciali o nell’esercizio di arti e professioni sono soggette all’IVA italiana. Se invece le cessioni di beni o prestazioni di servizi si svolgono fuori dal territorio italiano, l’IVA è applicata ai sensi della legge del paese ove avvengono le operazioni (requisito di territorialità) e non della legge italiana. Ai fini fiscali, chi effettua cessioni di beni o prestazioni di servizi come impresa o nell’esercizio di arti o professioni è denominato “soggetto passivo”. La corretta applicazione dell’IVA è quindi materia complessa: le indicazioni che seguono si propongono di illustrare sinteticamente le regole da seguire nelle casistiche tipiche dell’organizzazione congressuale.
sull’affitto 1 L’IVA degli spazi congressuali
L’IVA sull’affitto dei centri congressi deve sempre essere applicata, anche se il committente è uno straniero comunitario (che poi può ottenerne il rimborso con la relativa pratica comunitaria) oppure un straniero non comunitario (che può ottenerne il rimborso ingaggiando un consulente
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italiano che gestisca la pratica). Lo ha stabilito l’Agenzia delle Entrate con il principio di diritto n. 2 del 24 settembre 2018 in cui ha fornito chiarimenti in materia di prestazione di servizi relativi a beni immobili. Il testo recita: “Nell’ipotesi di una prestazione di servizi composta dalla concessione a titolo oneroso dell’uso di beni immobili ubicati in Italia destinati ad attività congressuale e dalla fornitura di servizi effettuata in occasione di eventi sportivi, il committente non residente può ottenere il rimborso dell’IVA assolta in Italia se dall’esame delle circostanze del caso specifico emergono le seguenti constatazioni: ◗ la concessione in uso degli immobili è essenziale e indispensabile per la prestazione del servizio; ◗ i servizi pattuiti sono ancillari alla concessione in uso degli immobili, anche in relazione al loro valore economico.
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PRATICHE CONTABILI E FISCALI: LE COSE DA SAPERE
sulle quote 2 Ldi’IVAiscrizione al congresso
Le quote di iscrizione sono qualificate come prestazioni di servizi per l’accesso a manifestazioni culturali, artistiche, sportive, scientifiche o educative, alle quali si applica l’IVA dello Stato dove si svolge l’evento. Ciò significa che le quote di iscrizione a un congresso che si tiene in Italia sono soggette all’IVA italiana, indipendentemente dalla nazionalità fiscale del committente. L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 22%.
Le quote di iscrizione sono esenti da IVA se:
Se il congresso si svolge invece in Francia, le quote di iscrizione sono soggette all’IVA francese, anche se il committente è italiano. L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 20% (che è aliquota IVA ordinaria in Francia), ma per farlo deve aprire una partita IVA francese. Lo schema esemplificativo è contenuto nella tabella 2.
◗ Sono corrisposte per la partecipazione a eventi ECM, aventi in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario. ◗ Sono corrisposte da enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione.
2. L’IVA SULLE QUOTE DI ISCRIZIONE AL CONGRESSO Prestatore
Committente
Luogo evento
Territorialità
IVA applicabile
Italia
Italia
Italia (fattura con IVA italiana)
Francia
Francia
Francia
Francia
Francia
Francia
UE (soggetto passivo) UE (privato) extra UE (soggetto passivo) extra UE (privato) italiano (soggetto passivo) italiano (privato) francese (privato) francese (soggetto passivo)* UE (privato) Organizzatore italiano
UE (soggetto passivo)
Francia (fattura con IVA francese)
extra UE (privato)
Francia
extra UE (soggetto passivo)
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Francia
Nota
L’organizzatore, al fine di applicare l’IVA estera, dovrà aprire una partita IVA francese. Se tutti i partecipanti al congresso estero sono soggetti passivi IVA francesi, l’organizzatore non deve aprire la partita IVA in Francia perché i committenti possono applicare l’IVA del proprio paese mediante il meccanismo del reverse charge.
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PRATICHE CONTABILI E FISCALI: LE COSE DA SAPERE
’IVA su pernottamenti, 3 Lristorazione e transfer
Di solito le spese di pernottamento, ristorazione e trasferimenti sono addebitate al partecipante al congresso con la quota di iscrizione. Se le si vogliono addebitare separatamente devono essere considerate come servizi accessori dell’accesso all’evento e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (vedi tabella 2). In Italia l’IVA applicata a questo tipo di servizi è del 10%.
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L’IVA sulle sponsorizzazioni Le sponsorizzazioni dell’evento sono considerate prestazioni di servizi di natura pubblicitaria e sono soggette a IVA quando erogate a favore di:
privato non è domiciliato o residente nell’Unione Europea, equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi IVA. Lo schema esemplificativo è nella tabella 4.
◗ un soggetto passivo (impresa, libero professionista) con sede in Italia (luogo del committente);
5
L’IVA sullo stand congressuale
◗ un privato, ovunque sia residente (luogo del prestatore, cioè dell’organizzatore). Nel caso di erogazione della sponsorizzazione a favore di privati la regola territoriale è derogata se il
Mettere a disposizione uno stand espositivo nell’ambito di un congresso, generalmente con finalità commerciale e/o pubblicitaria, è considerata una prestazione di servizi di tipo complesso perché include sia l’uso degli spazi nudi sia servizi aggiuntivi, quali noleggio attrezzature, personale dedicato, coffee
4. L’IVA SULLE SPONSORIZZAZIONI Prestatore
Organizzatore italiano
Committente
Territorialità
IVA applicabile
UE (soggetto passivo)
luogo committente
fattura senza IVA
UE (privato)
luogo prestatore
fattura con IVA italiana
extra UE (soggetto passivo)
luogo committente
fattura senza IVA
extra UE (privato)
luogo committente
fattura senza IVA
italiano (soggetto passivo)
luogo committente
fattura con IVA
italiano (privato)
luogo prestatore
fattura con IVA
5. L’IVA SULLO STAND CONGRESSUALE Prestatore
Organizzatore italiano
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Committente
Territorialità
IVA applicabile
UE (soggetto passivo)
luogo committente
fattura senza IVA
UE (privato)
luogo prestatore
fattura con IVA italiana
extra UE (soggetto passivo)
luogo committente
fattura senza IVA
extra UE (privato)
luogo committente
fattura senza IVA
italiano (soggetto passivo)
luogo committente
fattura con IVA
italiano (privato)
luogo prestatore
fattura con IVA
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break etc. Lo schema di applicazione dell’IVA sullo stand è nella tabella 5.
’IVA sul compenso 6 Ldell’organizzatore
Il trattamento IVA del compenso percepito dall’organizzatore del congresso cambia a seconda dello status fiscale del committente. ◗ Se il committente è un soggetto passivo IVA il trattamento dell’imposta è determinato dalla sua sede territoriale (luogo del committente).
◗ Se il committente è un privato il trattamento dell’imposta è determinato dalla sede in cui si svolge l’evento (luogo dell’evento). Ecco lo schema:
6. L’IVA SUL COMPENSO DELL’ORGANIZZATORE Committente soggetto passivo iva Prestatore Organizzatore italiano
Committente
Territorialità
IVA applicabile
extra UE ue
luogo del committente
italiano
Fattura senza IVA Fattura con IVA italiana
Committente privato Prestatore
Organizzatore italiano
Committente
Luogo evento
Territorialità
extra UE
Italia
luogo dell’evento
UE
Italia
luogo dell’evento
italiano
Italia
luogo dell’evento
extra UE
UE
luogo dell’evento
UE
UE
luogo dell’evento
italiano
UE
luogo dell’evento
extra UE
extra UE
luogo dell’evento
UE
extra UE
luogo dell’evento
italiano
extra UE
luogo dell’evento
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IVA applicabile fattura con IVA
fattura senza IVA
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PRATICHE CONTABILI E FISCALI: LE COSE DA SAPERE
Il bilancio del congresso: le voci da monitorare L’accurata registrazione di entrate e uscite e un budget sempre aggiornato facilitano il consuntivo a fine evento La complessità della gestione contabile
Movimenti contabili e budget devono corrispondere
Quanto più l’evento è grande e articolato, con un elevato numero di partecipanti e relatori, molti sponsor e molti espositori, tanto più complessi ne sono il bilancio e la gestione contabile: al termine di congressi con migliaia di partecipanti ci possono volere mesi per mettere insieme tutte le voci di spesa e di incasso, controllare gli importi definitivi e liquidare tutti i fornitori.
Per questo è fondamentale che, a partire dalla stesura del budget preliminare, il project manager dell’evento e l’ufficio contabile lavorino in sinergia: il primo gestisce il budget del congresso e ne aggiorna di volta in volta le modifiche alle voci di spesa e di ricavo, mentre il secondo inserisce nel sistema di gestione della contabilità preventivi, contratti e fatture a mano a mano che vengono prodotti. Obiettivo della sinergia è che i due resoconti coincidano in ogni momento: tutti i movimenti contabili devono essere registrati nel budget e, viceversa, tutti i cambiamenti al budget preliminare devono essere inseriti nel software dell’ufficio contabilità. Se entrate e uscite non sono contabilizzate correttamente si possono generare errori nel bilancio del congresso. Ecco le principali voci da monitorare e aggiornare:
ENTRATE Le quote di iscrizione Il controllo contabile va fatto sul numero di partecipanti effettivi, perché nel totale degli iscritti ci possono essere annullamenti o rinunce e quindi quote non corrisposte oppure da rimborsare, anche parzialmente. Oltre alle quote d’iscrizione, l’aggiornamento deve comprendere anche gli eventuali servizi accessori pagati via via dai partecipanti.
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IL BILANCIO DEL CONGRESSO Pagamenti ai fornitori
E N TR ATE Compensi ai relatori Quote di iscrizione Rimborsi spese
Sponsorizzazioni
USCITE
ENTRATE Le sponsorizzazioni
USCITE I rimborsi spese
In genere gli importi delle sponsorizzazioni non vengono modificati in corso d’evento, perché i contratti con gli sponsor sono definiti con largo anticipo e, nel caso di eventi ECM, devono essere caricati sulla piattaforma AGENAS al momento dell’accreditamento, cioè fino a 30 giorni prima dello svolgimento. Tuttavia i cambiamenti sono sempre possibili: uno sponsor potrebbe richiedere uno spazio espositivo più grande, un altro potrebbe volere aggiungere servizi al proprio pacchetto, un altro ancora entrare in corsa se l’evento non è ECM.
È forse la voce più variabile da monitorare. I rimborsi spese sono gestiti dall’organizzatore del congresso, che raccoglie gli appositi moduli compilati dagli interessati insieme ai giustificativi delle spese. Solo una volta raccolte tutte le richieste di rimborso si può procedere a contabilizzare la spesa. Il processo può però essere rallentato da chi ritarda a inoltrare i moduli nonostante i solleciti e magari arriva fuori tempo massimo, presentando la richiesta di rimborso a bilancio già chiuso.
USCITE I compensi dei relatori Benché una volta pattuiti, i compensi dei relatori di solito non cambino, è sempre opportuno verificare che gli importi a budget coincidano con quanto occorrerà versare. Il caso classico è del relatore che è dipendente pubblico e che, in quanto tale, deve chiedere alla propria struttura l’autorizzazione per percepire il compenso come docente al congresso: per evitare complicazioni e contenziosi, tale relatore può decidere di rinunciare al compenso, determinando quindi una variazione della voce inizialmente messa a budget.
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USCITE I pagamenti ai fornitori L’elenco dei fornitori di un congresso può essere alquanto lungo – sede, allestitori, service tecnologico, catering, trasporti etc – e spesso succede che la contabilità non coincida esattamente con il preventivo. Basta poco: la modifica a un allestimento, un proiettore in più, un viaggio aggiuntivo della navetta fra centro congressi e albergo, la variazione del numero dei coperti per il pranzo. Occorre dunque controllare tutte le modifiche che avvengono in corso d’opera (fondamentale tenere traccia scritta di qualunque variazione) e contabilizzarle. ◆
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PRATICHE CONTABILI E FISCALI: LE COSE DA SAPERE
Contabilità e trattamento fiscale degli utili Il tipo di contratto fra committente e organizzatore determina la contabilizzazione di costi e ricavi di quello specifico esercizio, che può essere in perdita o in utile, e si determina l’ammontare dei guadagni o delle perdite.
La gestione contabile dipende dal contratto Come devono essere contabilizzati costi e ricavi del congresso? Dipende. Il percorso contabile, al fine dell’applicazione delle imposte dirette e indirette, non è univoco, ma dipende dalla natura del contratto fra committente e organizzatore. Le tipologie di contratto, come descritto nelle pagine precedenti, sono due: contratto di appalto e contratto di cessione. Nel primo caso, il committente del congresso (in genere la società medico-scientifica) si fa carico del rischio economico e ingaggia l’organizzatore in veste di consulente. Nel secondo caso, quello del contratto di cessione, l’organizzatore acquista i diritti sul congresso, di cui sostiene i costi e trattiene le entrate assumendosene il rischio economico.
➧ L o stato patrimoniale è il documento contabile del bilancio di un’impresa che fotografa il patrimonio dell’impresa in un dato momento. Permette di individuare le fonti di capitale e gli investimenti effettuati mettendo a confronto attività e passività. La voce “attività” indica il denaro in possesso dell’azienda e come questo viene speso, mentre la voce “passività” indica da dove tale denaro arriva (le fonti di reddito), incluso il capitale versato dai soci.
Conto economico e stato patrimoniale Per comprendere come l’organizzatore deve contabilizzare costi e ricavi del congresso, e quindi come si determinano gli utili, è bene ricordare le definizioni di conto economico e stato patrimoniale.
➧ Il conto economico è il documento contabile del bilancio di un’impresa che contiene tutti i costi e i ricavi di un determinato esercizio (periodo). Dalla loro differenza si ottiene il risultato economico
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PRATICHE CONTABILI E FISCALI: LE COSE DA SAPERE
LA CONTABILIZZAZIONE DI COSTI E RICAVI CON TRA TTO D’APP ALTO
CON TRA TTO DI CE SSIONE COSTI
Spese “proprie” dell’organizzatore
CONTO ECONOMICO DELL’ORGANIZZATORE
CONTO ECONOMICO DELL’ORGANIZZATORE
RICA VI
COSTI
Tutte le spese per il congresso
RICA VI
Tutte le entrate del congresso
STATO PATRIMONIALE DELL’ORGANIZZATORE
Compenso che l’organizzatore percepisce dal committente
ATTIVO
Crediti verso partecipanti e sponsor per quote di iscrizione e sponsorizzazioni. Crediti verso il committente per i costi del congresso
essere iscritte nello stato patrimoniale e non nel conto economico. Ciò significa che tali entrate non concorrono alla determinazione dell’utile dell’organizzatore.
La contabilizzazione con il contratto di cessione Il contratto di cessione prevede che l’organizzatore sostenga le spese relative al congresso e ne trattenga le entrate. In questo caso quindi tutte le voci entrano nel bilancio dell’organizzatore costituendone costi e ricavi. L’intera contabilizzazione del congresso è dunque in capo all’organizzatore, che può dedurre integralmente le spese per l’acquisto di servizi alberghieri e di ristorazione relativi all’organizzazione dell’evento.
La contabilizzazione con il contratto di appalto Con il contratto d’appalto, invece, i costi dell’organizzatore sono costituiti dalle spese “proprie” che sostiene per realizzare il congresso, mentre i ricavi sono rappresentati dal compenso che l’organizzatore riceve dal committente come stabilito dal contratto. Pertanto:
➧ Le entrate che derivano dalle quote di iscrizione al congresso e dalle sponsorizzazioni costituiscono voci di debito che l’organizzatore ha nei confronti del committente, e in quanto tali devono
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PASSIVO
Debiti verso il committente per quote di iscrizione e sponsorizzazioni. Debiti verso i fornitori per i costi del congresso
➧ Le uscite che derivano dal pagamento di fornitori, relatori etc, non essendo spese “proprie” dell’organizzatore, costituiscono voci di credito che l’organizzatore ha nei confronti del committente, e in quanto tali devono anch’esse essere iscritte nello stato patrimoniale e non nel conto economico. Sono considerati costi “propri” dell’organizzatore soltanto i compensi del personale dedicato alla gestione dell’evento, le spese di trasferta e i costi generali di struttura.
Il trattamento fiscale degli utili del congresso Dal punto di vista del fisco gli utili derivanti dall’attività congressuale sono considerati reddito d’impresa, determinato cioè dalla differenza fra i ricavi imponibili e i costi deducibili come per tutte le attività commerciali. Il loro trattamento fiscale dipende però – anch’esso – dal tipo di contratto stipulato fra committente e organizzatore. Vediamo i due casi.
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PRATICHE CONTABILI E FISCALI: LE COSE DA SAPERE
CONTRATTO DI APPALTO ➧ Il contratto di appalto prevede che l’organizzatore svolga un ruolo di consulenza e che come tale venga remunerato. Alle scadenze convenute l’organizzatore emette quindi fattura con IVA ad aliquota ordinaria a carico del committente per i servizi erogati. Il residuo finanziario positivo dell’evento (utile) spetta al committente, che lo acquisisce emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA.
➧ Per la corretta rappresentazione contabile e fiscale dell’appalto, gestito con la formula del mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare all’organizzatore il totale delle entrate dell’evento e l’organizzatore è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Con tali reciproci addebiti lordi l’utile dell’evento (o la perdita, in caso di evento con risultato negativo) viene trasferito al committente.
CONTRATTO DI CESSIONE ➧ La formula della cessione prevede che l’organizzatore acquisisca la titolarità delle entrate e sostenga l’onere economico (non solo come anticipazione) delle uscite del congresso. Il committente ha diritto al corrispettivo per aver dato all’organizzatore il diritto di sfruttamento dell’evento stesso (minimo garantito più in genere una parte dell’utile). Si tratta quindi di un compenso per l’uso di un diritto immateriale (marchio) e per le prestazioni comunque erogate dal committente, tipicamente la cura degli aspetti di contenuto del congresso quali l’organizzazione del comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione dei materiali, la selezione dei relatori etc.
➧ Il committente acquisisce l’utile che gli spetta emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA. In questo caso, sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio dell’organizzatore. ◆
IL TRATTAMENTO FISCALE DEGLI UTILI DEL CONGRESSO CONTRATTO D’APPALTO Committente
Organizzatore Ricavi del congresso
Utile del congresso Costi del congresso
Fattura
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CONTRATTO DI CESSIONE Committente
Organizzatore
Fattura o nota di debito per il diritto di sfruttamento del congresso (minimo garantito più parte dell’utile)
ati erog i z i v r per i se
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Contenuti e programma del congresso 118 Attrattiva dell’evento e aspettative dei partecipanti
22 Come apprendono i professionisti: variare le sessioni 1 26 Scegliere il format di sessione piĂš adatto al contenuto 1 30 Le attivitĂ del programma sociale 1
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
Attrattiva dell’evento e aspettative dei partecipanti Perché ci si iscrive al congresso e quali sono le esigenze da soddisfare I medici selezionano le opportunità di formazione I medici sono la categoria di operatori sanitari cui è rivolta l’offerta formativa più ampia e diversificata, che va dai congressi delle società scientifiche ai corsi di formazione ECM, dagli eventi organizzati dalle aziende farmaceutiche a quelli promossi dalle ASL o dagli ospedali. Un’indagine di American Express Meetings & Events stimava qualche anno fa che un medico riceve mediamente 16 inviti l’anno per partecipare a congressi, convegni, simposi, corsi o meeting di prodotto ma, sempre in media, ne declina almeno la metà. Che cosa, dunque, rende un evento più attrattivo di un altro? E più in generale: perché i professionisti della Sanità si iscrivono o non si iscrivono a un evento che riguarda i temi o la specialità di cui si occupano? Per chi promuove o organizza l’evento capire quali sono i fattori che influenzano la scelta di partecipazione
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significa poter intervenire per renderlo più attrattivo, massimizzandone potenziale e presenze.
Il contenuto è il fattore decisionale più importante Il primo fattore che viene considerato in fase di valutazione della partecipazione è il contenuto dell’evento: temi, programma e relatori (o docenti) sono nel 90% dei casi la ragione principale che spinge a iscriversi a un congresso. Fruire di contenuti di qualità risponde all’esigenza di formazione e aggiornamento professionale: medici e operatori sanitari hanno infatti bisogno di avere accesso a informazioni che li aiutino a svolgere la professione, di acquisire nuove conoscenze per aiutare i pazienti e di incontrare esperti nel proprio campo di specializzazione. La comunicazione preevento deve quindi evidenziare, innanzi tutto, il valore e le peculiarità dei contenuti.
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
L’importanza del networking professionale Successivamente entrano in gioco considerazioni pratiche: il costo della partecipazione, laddove eventi a basso costo o addirittura gratuiti risultano spesso più attrattivi, e la possibilità di acquisire crediti ECM, che tutti devono accumulare per obbligo di legge. Un importante fattore di attrattiva è poi l’opportunità di fare networking con i colleghi, conoscerne di nuovi e acquisire nuovi contatti professionali, così come condividere con altri medici le proprie ricerche ed esperienze. La maggior parte delle persone
COSA INFLUENZA LA DECISIONE DI PARTECIPARE A UN CONGRESSO
Le valutazioni sulla destinazione
CONTENUTO MANCANZA DI TEMPO BASSA QUOTA DI ISCRIZIONE COSTO COMPLESSIVO CREDITI ECM DISTANZA DELLA DESTINAZIONE OPPORTUNITÀ DI NETWORKING ORGANIZZAZIONE VIAGGIO APPEAL DELLA DESTINAZIONE
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in un congresso cerca infatti occasioni di interazione con i propri pari, esigenza che è necessario soddisfare con momenti strutturati dedicati al contatto diretto fra i partecipanti, con format di sessione che stimolano la partecipazione attiva e l’interazione e con tecnologie che favoriscono l’incontro.
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Un altro elemento che influisce sulla scelta di partecipazione, soprattutto per quanto riguarda gli eventi di dimensione nazionale o internazionale, è il luogo dove si svolgono. Gli aspetti che vengono valutati sono l’attrattiva della destinazione, quanto è facile arrivarci, i costi di soggiorno e, anche, l’opportunità di visitare un luogo dove non si è mai stati. Nella decisione entrano anche considerazioni sulla sicurezza della destinazione, sulla facilità di muoversi e sulle cose da fare e da vedere nel tempo libero dalle sessioni.
Le ragioni per non partecipare: il fattore tempo Le principali ragioni per cui un medico decide invece di non iscriversi a un congresso professionale sono quattro: il tempo che deve sottrarre al proprio lavoro e ai propri pazienti, il costo, la distanza della destinazione e il tempo che deve dedicare all’organizzazione della partecipazione (registrazione all’evento, prenotazione del viaggio e dell’albergo). Il fattore tempo è oggi particolarmente rilevante e secondo ICCA (International Congress & Convention Association) negli ultimi 50 anni la durata media dei congressi internazionali
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
LA RILEVANZA DEL FATTORE TEMPO 5,7 giorni
Dura
Il tempo per il congresso
ta m
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cong
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inter
6,7 ore
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onal
i
3,6 giorni
Dura
ta de lv per i iaggio a cc parte cipa ettabile nti 4,7 ore
1967 è scesa da 5,7 a 3,7 giorni. Di pari passo è calata la disponibilità dei partecipanti ad accollarsi lunghe ore di viaggio per raggiungere la destinazione del congresso: un’indagine di Ashfield Meetings & Events segnala che in due anni (dal 2016 al 2018) la durata del viaggio ritenuta accettabile è passata da 6,7 a 4,7 ore. Il trend è chiaro: a svilupparsi maggiormente in futuro saranno i congressi di breve raggio (nazionali o macroregionali) a spese, probabilmente, di quelli di portata globale.
Il congresso cambia per soddisfare le aspettative dei partecipanti La decisione di iscriversi a un congresso, facendone prevalere i “pro” e accantonandone i “contro”, porta dunque con sé una serie di aspettative da parte del partecipante. Contenuti, networking, costi e destinazioni accessibili, ritorno di valore sul tempo investito, ma anche, e in particolare per le nuove generazioni di medici cresciuti con internet e con l’informazione digitale istantanea, l’aspettativa che un evento “reale” offra interazione, dibattito, partecipazione attiva, attività pratiche, sessioni snelle (la soglia di attenzione si è drasticamente ridotta), e percorsi formativi a misura delle proprie specifiche esigenze. La tradizionale formula
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del congresso medico, rimasta quasi immutata per anni – sessioni plenarie frontali, sessioni parallele, sessioni poster, qualche dibattito – adesso sta quindi cambiando: committenti e organizzatori introducono e sperimentano nuovi format consapevoli che nel progettare il congresso è necessario avere sempre in mente il partecipante e le ragioni per cui vi si è iscritto. Ecco qualche esempio.
➧ I l congresso come piattaforma dove personalizzare il proprio percorso La fruizione di contenuti online avviene oggi in forma personalizzata, laddove ognuno “costruisce” palinsesti, percorsi o tematiche in base ai propri gusti e interessi. L’aspettativa di personalizzazione tocca anche i congressi e segna la fine del tradizionale programma da seguire dal principo alla fine così come strutturato dall’organizzatore. L’evoluzione va verso un’esperienza non lineare dell’evento, il quale assume le caratteristiche di una “piattaforma” a partire dalla quale ogni partecipante può personalizzare la propria esperienza di formazione. Ciò significa per esempio prevedere sessioni plenarie con meno partecipanti e sessioni parallele più numerose e diversificate nei format.
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LE ASPETTATIVE DEI PARTECIPANTI Ritorno Spazi di valore Percorsi Partecipazione e tempi sul tempo formativi attiva per il investito personalizzabili e interazione networking
➧S pazi e tempi dedicati al networking Gli organizzatori si sentono spesso frustrati quando preparano un programma fittissimo, denso di sessioni e contenuti di alto livello, e poi trovano molti partecipanti in giro per foyer e corridoi a chiacchierare. Ciò accade non perché i congressisti pensano che l’evento sia mediocre o noioso, ma perché vogliono incontrare i colleghi per costruire e mantenere relazioni professionali. Occorre quindi prevedere pause nella giusta quantità e della giusta lunghezza per soddisfare questa esigenza. Meglio ancora sarebbe strutturare questo tempo o parte di esso con attività che facilitano il networking.
Sapere Aggregazione prima chi si “community” incontrerà di interesse
➧ Sapere prima chi si incontrerà L’esigenza del networking professionale porta con sé un’altra aspettativa del partecipante: quella di sapere prima chi altro sarà presente a quel congresso. Per l’organizzatore è un’aspettativa semplice da soddisfare, perché basta chiedere a chi si iscrive il permesso di mostrare il suo nome nella lista dei partecipanti, oppure inserire pulsanti social per condividere (su Facebook o LinkedIn) la conferma di registrazione. La strategia del mostrare “chi altro c’è” è efficace anche per incrementare le iscrizioni sfruttando il meccanismo psicologico per cui le persone tendono a fare ciò che fanno i loro pari, in questo caso i colleghi. È quello che fa da sempre Facebook con gli eventi pubblicati sulla propria piattaforma: gli utenti vedono subito chi dei loro contatti ha confermato la partecipazione, e ciò ne influenza la decisione di partecipare a loro volta.
➧ Aggregare le “community” Viviamo nell’era delle community, cioè gruppi di persone che condividono interessi specifici e che, grazie alla tecnologia e ai social media in particolare, si incontrano “virtualmente” per discutere e confrontarsi sui temi di comune interesse. Questo tipo di aggregazione “di nicchia” è rilevante anche nell’ambito del congresso: a fronte di eventi sempre più multidisciplinari e rivolti a professionalità diversificate (gli argomenti sono trasversali), l’idea di community si afferma con sessioni e tecnologie pensate per facilitare l’aggregazione e la collaborazione delle persone in piccoli gruppi. ◆
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
Come apprendono i professionisti: variare le sessioni I contenuti devono essere proposti in modo da tenere alta l’attenzione La definizione del programma scientifico La ragion d’essere di un congresso medico è costituita dai suoi contenuti, che vengono organizzati nel programma scientifico, vera struttura portante dell’evento. La definizione degli argomenti che compongono il programma è in capo a un referente scientifico se si tratta di un piccolo evento e a un comitato scientifico se si tratta di un congresso più grande. Tale comitato, che può essere espresso dalla società scientifica promotrice dell’evento oppure dal provider, propone o seleziona i contenuti sulla base di diverse variabili: le priorità di aggiornamento indicate dall’associazione, le esigenze formative della categoria professionale cui sono i contenuti sono rivolti, i nuovi sviluppi scientifici o tecnologici, l’attualità legata alla specifica specialità medica.
Individuare i format: il concetto di design dell’evento Una volta messi a punto i contenuti scientifici, il compito dell’organizzatore è duplice: individuare i format più adatti per trasmetterli
DESIGN DEL CONGRESSO CONTENUTI OBIETTIVI FORMAT PIÙ ADATTI STRUTTURA DEL PROGRAMMA
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ai partecipanti e costruire un programma che li valorizzi. È il concetto del “meeting design”, secondo il quale il valore di un evento risiede nella sua capacità di modificare il comportamento dei partecipanti (attraverso ciò che apprendono), ed è proprio il modo in cui l’evento è progettato, cioè la sua struttura e il modo in cui i contenuti sono veicolati, che consente di ottenere dai partecipanti il comportamento desiderato.
Un programma diversificato e multiformat All’interno di uno stesso congresso le sessioni possono quindi avere format molto diversi fra loro: si va dalla sessione plenaria, dove i contenuti sono trasmessi attraverso una tipica relazione di stampo frontale, fino ai workshop, cioè piccoli gruppi di lavoro dove i partecipanti si attivano per fare qualcosa sotto la guida di un tutor. La gamma delle possibilità intermedie è molto ampia, e sta all’organizzatore – di concerto con il comitato scientifico e i relatori – sviluppare un programma diversificato che alterni i momenti di comunicazione frontale a format più coinvolgenti e interattivi.
APPRENDIMENTO RICEVERE LE INFORMAZIONI COMPRENDERLE METTERLE IN RELAZIONE MODIFICARE IL COMPORTAMENTO
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
Le sessioni pratiche e interattive hanno più crediti ECM Un programma che include format diversificati è necessario anche per soddisfare i requisiti del sistema di Educazione Continua in Medicina che, come illustrato nel primo capitolo di questa Guida, premia il valore didattico della formazione condotta con pochi discenti, con attività pratiche e con metodologie interattive assegnandole, a parità di numero di ore, un numero di crediti più elevato rispetto alle relazioni frontali con molti discenti in sala, considerate invece di valore formativo limitato. La diversificazione dei format del programma serve quindi sia a rendere più efficace la formazione valorizzandone i contenuti sia, di conseguenza, a massimizzare l’attribuzione di crediti ECM.
Il processo di apprendimento Tutti gli esperti di formazione concordano nell’affermare l’importanza dell’interazione e dell’“esperienzialità” nel processo di apprendimento, soprattutto degli adulti professionisti: quanto più il discente ha infatti competenza diretta sul tema trattato, tanto meno efficace risulta essere, ai fini dell’apprendimento del nuovo, la lezione frontale di stampo universitario. Per i professionisti con conoscenze strutturate e competenze acquisite, come è il caso di chi partecipa a un congresso medico-scientifico, risulta quindi essere molto più significativa una formazione fatta di confronto con i colleghi, di discussione di casi clinici reali, di lavoro comune su situazioni operative concrete.
Grado di attenzione del pubblico
LA CURVA DELL’ATTENZIONE
3’ 5’ 10’
15’
20’
25’
30’
35’
40’
Tempo della presentazione
La soglia di attenzione nelle sessioni frontali Quando il format è quello della comunicazione frontale, con il relatore sul palco e i discenti seduti ad ascoltare, è bene tenere presente che la mente umana è incapace di mantenere uno stesso alto livello di attenzione per un lungo periodo di tempo. Il picco dell’attenzione si ha dopo i primi 5 minuti dall’inizio della presentazione, ma già a partire dai 15 minuti l’attenzione comincia a calare, per ridursi dell’80% intorno ai 30 minuti. Come si può dunque migliorare il livello di attenzione dei partecipanti nelle sessioni frontali favorendone la ritenzione mnemonica e migliorandone l’apprendimento? Ecco alcuni suggerimenti che gli organizzatori possono dare ai relatori nella fase di preparazione delle presentazioni frontali.
➮ Poche informazioni per volta I l cervello assorbe meglio le informazioni se gli viene dato il tempo di assimilarle. Uno degli errori più comuni nella comunicazione – e dunque anche nelle presentazioni – è quello di trasmettere una grande quantità di informazioni tutte in una volta. È vero che in una relazione medicoscientifica le informazioni sono molte, ma spezzandola in parti di 20 minuti ciascuna risulta cognitivamente più “digeribile” di un’ora e mezzo di discorso ininterrotto.
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TENERE VIVA L’ATTENZIONE IN UNA SESSIONE FRONTALE POCHE INFORMAZIONI PER VOLTA COMUNICAZIONE PIÙ VISIVA
RIDESTARE L’ATTENZIONE CON UN’EMOZIONE
PIÙ MOMENTI DI DOMANDE E RISPOSTE CHIEDERE DI SPEGNERE GLI SMARTPHONE ➮ Rendere la comunicazione più visiva a vista è il senso che domina su tutti L gli altri. Mentre un testo deve essere decodificato, un’immagine è percepita immediatamente e ricordata più e meglio della parola, scritta o verbale che sia. Chi ascolta una presentazione tre giorni dopo ne ricorderà il 10%. Se alla presentazione si aggiungono elementi visivi il ricordo sarà del 65%. Il suggerimento è di arricchire la comunicazione di immagini, risparmiando alla platea le slide infarcite di testo fittissimo.
➮ R idestare l’attenzione con un’emozione i un’esperienza si ricorda più facilmente D la componente emozionale che non quella razionale. Il suggerimento è quello di inserire nelle relazioni qualcosa di emozionalmente rilevante ogni 15 minuti (un video, una storia, un’attività) per ridestare l’attenzione e fermare il momento nella mente dei partecipanti.
risposte), oppure con momenti di scambio di opinioni ed esperienze fra i partecipanti suddivisi in piccoli gruppi.
➮ P artecipanti sempre connessi sono partecipanti sempre distratti uando il tema è la soglia di attenzione Q il multitasking è un falso mito. Il cervello è biologicamente incapace di sostenere più stimoli che richiedono attenzione simultaneamente. Molti pensano di poter scrivere email mentre ascoltano uno speaker, ma è dimostrato che chi cerca di fare due cose contemporaneamente impiega il 50% del tempo in più a portarne a termine una, commettendo il 50% in più degli errori. Partecipanti sempre connessi sono partecipanti sempre distratti. La soluzione? Invitarli a spegnere i telefoni.
➮ P iù momenti di domande e risposte a discussione e il confronto con gli altri L tengono alta l’attenzione e facilitano l’elaborazione delle informazioni apprese. Anche nelle sessioni plenarie si possono intervallare le relazioni con più momenti di dialogo fra relatori e discenti (domande e
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• Programma
Comporre il programma del congresso Un congresso medico-scientifico si compone tipicamente di tre tipi di attività: la partecipazione alle sessioni; le visite all’area espositiva e all’area poster; le attività di networking fra partecipanti e con i relatori durante le pause, i pasti e gli eventi sociali. Nella stesura del programma occorre quindi dare spazio a tutte le attività, tenendo conto che la ripartizione del tempo totale del congresso è idealmente come segue:
strutturato (sessioni): 60-65% del tempo totale • Visite area espositiva e area poster: 10-15% del tempo totale • Networking/eventi sociali/pasti: 25-30% del tempo totale
Nel comporre il programma si devono considerare i tempi medi di attenzione dei partecipanti, i tempi fisici degli spostamenti da uno spazio all’altro e i tempi necessari per servire e consumare i pasti. Sotto, una possibile scansione dei tempi. ◆
LA DURATA MEDIA DELLE ATTIVITÀ CONGRESSUALI SESSIONI
SINGOLO RELATORE
SPOSTAMENTI FRA UNA SESSIONE E L’ALTRA
COFFEE BREAK
PASTI
FINO A 100 PARTECIPANTI
FINO A 50 PARTECIPANTI
PRANZO
15’
30’
15’
60’ 90’
10’ 15 min.
15 min.
60-90 min.
100-500 PARTECIPANTI
50-100 PARTECIPANTI
COCKTAIL PRIMA DI CENA
30 min. relazione + 10 min. domande e risposte
PANEL
20’
30’
30’
30’ 30 min. interventi + 30 min. dibattito con il pubblico
45’
20 min.
30 min.
45 min.-1 ora
500-1.000 PARTECIPANTI
100-1.000 PARTECIPANTI
CENA
30’
30 min.
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60’
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45’ 45 min.
30’
30 min. per portata Se con spettacolo 3-4 ore
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Scegliere il format di sessione più adatto al contenuto È compito dell’organizzatore-designer dell’evento individuare i format migliori: ecco quelli più diffusi Soddisfare le diverse esigenze di apprendimento
I più collaudati format congressuali
I congressi sono in genere aperti e chiusi dalle plenarie, sessioni di carattere generale cui partecipano tutti gli iscritti. In mezzo, fra plenaria inaugurale e plenaria conclusiva, c’è il cuore del congresso, cioè la presentazione e discussione dei contenuti tecnici e scientifici nelle sessioni parallele, organizzate con diversi format. Per comporre un programma che tenga conto di tutte le esigenze di apprendimento è necessario quindi stabilire fin dal principio quali temi possono essere trattati con format frontali e quali invece necessitano di format con attività pratiche, interattive o esperienziali in modo da darne comunicazione per tempo e permettere a tutti i partecipanti di iscriversi agli eventi cui sono interessati.
In tema di scelta del format di sessione è fondamentale la consulenza dell’organizzatore professionale di congressi, capace di individuare quello più adatto al contenuto e alle esigenze di composizione del programma ma capace anche di idearne e testarne di nuovi e innovativi. Ecco alcuni dei format (esperienziali e non) che entrano nel programma di un congresso medico-scientifico.
➧ Fishbowl session È un momento di confronto e partecipazione attiva pensato per gruppi di una trentina di persone al massimo, che si dispongono in due cerchi: uno più esterno di uditori e uno interno con cinque o più partecipanti che discutono e pongono domande al relatore che, seduto al centro, presenta un caso clinico o l’esito di una ricerca. Nel cerchio interno c’è sempre una sedia vuota dove a turno chiunque dal cerchio esterno può andare a sedersi per porre domande o prendere parte alla discussione.
➧ In the ring In uno spazio fisico delimitato, come fosse il ring di un incontro di boxe, due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti sullo stesso tema per evidenziare i pro e i contro della questione. Un moderatore gestisce il confronto
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
I FORMAT CONGRESSUALI PIÙ DIFFUSI FISHBOWL SESSION Confronto attivo con i partecipanti disposti in due cerchi concentrici
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IN THE RING Due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti
MASTERCLASS Esperti presentano un tema a un piccolo gruppo di partecipanti
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LECTIO MAGISTRALIS Lezione d’autore tenuta da una personalità eminente
SESSIONE PLENARIA Momento di apertura e chiusura del congresso
➧ Science slam Sul modello del poetry slam, competizione in cui i poeti recitano i loro versi e vengono valutati da una giuria di pubblico, qui i giovani medici sono chiamati chiamati a presentare i loro lavori di ricerca in modo coinvolgente e accattivante. A votare la presentazione migliore è una giuria composta da altri partecipanti al congresso.
➧ Speakers corner Come all’Hyde Park di Londra, anche nei congressi medici ci può essere un “angolo degli oratori”: in genere si trova nell’area espositiva e viene utilizzato dalle aziende sponsor per illustrare ai congressisti che visitano gli stand le loro prossime novità di prodotto.
➧ Masterclass Uno o più medici esperti su un tema specifico presentano casi clinici, terapie o pratiche chirurgiche a un piccolo gruppo di partecipanti. La ridotta dimensione
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SCIENCE SLAM Competizione fra giovani medici per la migliore presentazione del proprio lavoro di ricerca
TAVOLA ROTONDA Panel di relatori che si confrontano su un tema specifico
WORKSHOP E SEMINARIO Il workshop è un laboratorio pratico, il seminario una relazione frontale
alternando gli interventi con domande dal pubblico per alimentare il dibattito.
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SPEAKERS CORNER Angolo degli oratori nell’area espositiva dove le aziende illustrano le prossime novità di prodotto
SIMPOSIO Breve incontro di approfondimento con commenti ai contenuti esposti
MEET THE EXPERT Un esperto si mette a disposizione per rispondere alle domande dei colleghi
del gruppo consente approfondimenti, domande e risposte, discussione e confronto sui temi.
➧ Meet the expert Un medico esperto in una disciplina o pratica clinica si mette a disposizione per rispondere alle domande di approfondimento dei colleghi. I colloqui possono essere sia individuali sia in piccoli gruppi.
➧ Sessione plenaria La sessione plenaria è il format inaugurale e conclusivo del congresso. La plenaria di apertura comprende i momenti istituzionali di saluto e di avvio dei lavori, gli interventi su tematiche di carattere generale, il keynote speech con la relazione di punta oppure il panel con i relatori più importanti. Al termine dell’evento la plenaria di chiusura serve per ricapitolare i contenuti delle sessioni parallele e darne un’idea a chi non vi ha partecipato, ospita gli interventi e le riflessioni conclusive e dà spazio alle comunicazioni associative, ai ringraziamenti e ai saluti finali.
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➧ Lectio magistralis È una “lezione d’autore” tenuta da una personalità nota ed eminente nel suo campo su un argomento di grande rilevanza oppure sullo stato dell’arte del settore di riferimento. Il format è di prestigio e lo si utilizza per dare lustro al programma quando si coinvolge nel congresso un’autorità scientifica di chiara fama.
➧ Tavola rotonda È un panel di relatori chiamati a dare il proprio contributo su uno specifico tema. La tavola rotonda può avere un taglio divulgativo ed essere aperta al pubblico o a un target più ampio. I relatori sono esperti del tema trattato, ma possono avere provenienze diverse: il format si presta a dare spazio a più punti di vista, affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti. Scopo della tavola rotonda è il confronto fra i partecipanti, non il semplice succedersi degli interventi: pertanto è necessario prevedere un moderatore che stimoli il dibattito, tenga le fila del discorso e i tempi degli interventi.
➧ Simposio In ambito congressuale il simposio è un breve incontro di approfondimento su un tema di interesse scientifico, spesso organizzato e condotto da un gruppo di delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio, che devono essere corredate da un abstract e dall’elenco delle letture o degli interventi che lo compongono, citando titoli e autori e specificando i “discussant”, cioè coloro che hanno il compito di commentare i contenuti esposti dal relatore sottolineandone le eventuali criticità. Per il suo elevato potenziale formativo, e a differenza delle sessioni plenarie, il simposio di solito viene accreditato per il rilascio di crediti ECM.
➧ Workshop e seminario Spesso usati come sinonimi, indicano però attività diverse: il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio pratico finalizzato alla produzione di un risultato concreto; il seminario ha invece un’impostazione di relazione frontale. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con i discenti.
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Le attività pratiche hanno il massimo punteggio ECM Le attività esperienziali, affermano gli esperti di formazione, sono il metodo più efficace per facilitare l’apprendimento degli adulti, in particolare dei professionisti che hanno già ampia conoscenza e pratica dei temi su cui si aggiornano. Uno dei tre pilastri del sistema di Educazione Continua in Medicina è infatti la formazione sul campo (FSC), cioè quell’insieme di attività formative che sfruttano le capacità didattiche dei medici esperti mentre sono impegnati nelle attività professionali quotidiane (sala operatoria, visite ai pazienti in reparto, etc). Tale tipologia di formazione, che prevede il coinvolgimento esperienziale del discente, è considerata avere un grande valore didattico e le è quindi attribuito il massimo numero di crediti ECM.
Nei congressi cresce il format esperienziale Il programma di un congresso medico è oggi frutto del lavoro congiunto di società scientifiche, provider e agenzia di organizzazione congressuale per innovare i format, aumentare l’efficacia della formazione e potenziare il coinvolgimento dei partecipanti. Il format esperienziale è quindi adottato in maniera crescente anche nell’ambito dei congressi più tradizionali, poiché le società scientifiche sono sempre più interessate ad arricchire i propri eventi di opportunità di apprendimento pratico.
Dai manichini ai cadaveri, fino alla chirurgia in 3D Un esempio sono i cosiddetti “cadaver lab”, cioè le sessioni parallele in seno ai grandi congressi dove i discenti imparano nuove tecniche chirurgiche praticandole sui corpi donati alla scienza. Oppure le simulazioni con manichini, che vengono usate soprattutto negli eventi di formazione in medicina di emergenza e rianimazione. O ancora la chirurgia in diretta e in 3D, dove le sessioni si svolgono in collegamento live con la sala operatoria e i congressisti assistono all’intervento chirurgico con occhiali per la visione tridimensionale. Il chirurgo che opera risponde poi, sempre in diretta, alle domande sull’intervento poste dai colleghi in sala.
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
Il coinvolgimento dei pazienti nel congresso
COINVOLGERE I PAZIENTI NEL CONGRESSO: I BENEFICI RECIPROCI
Congressi ed eventi medici hanno sempre, in qualche modo, coinvolto i pazienti per facilitare l’apprendimento del personale sanitario, lasciando però loro – che fossero reali o, più spesso, virtuali, simulati (da attori) oppure modelli (manichini) – un ruolo passivo di semplice supporto didattico. Negli ultimi anni invece si assiste al sempre più frequente coinvolgimento nei congressi medici di pazienti reali con un ruolo attivo: non solo perché attraverso le loro associazioni chiedono di far sentire la propria voce, ma anche perché la comunità scientifica ha compreso che possono arricchire l’esperienza di apprendimento e contribuire a migliorare processi e protocolli di cura. Un white paper della società di organizzazione congressuale AIM Group International spiega nel dettaglio il “format”. Eccone i punti principali.
Aumenta la fiducia fra medici e pazienti Feedback su soluzioni terapeutiche Pazienti aggiornati su cure e trattamenti Diffusione social di informazioni e conoscenza Attenzione dei media
● I possibili ruoli dei pazienti I pazienti sono in genere coinvolti attraverso le proprie associazioni e possono avere diversi ruoli nell’ambito del congresso:
◗ Consulenti logistici – forniscono input su come rendere fisicamente fruibile il congresso (location, opzioni alberghiere) per i pazienti in platea e sulle loro esigenze speciali. ◗ Consulenti strategici – forniscono input sulla stesura del programma scientifico: identificazione dei temi e dei relatori, proposte di attività e workshop sugli argomenti rilevanti. ◗ Speaker – i pazienti possono intervenire al congresso come speaker, partecipare a panel di discussione, workshop o corsi offrendo il proprio punto di vista e la propria esperienza personale.
●G li effetti positivi del coinvolgimento dei pazienti Secondo vari studi, gli effetti positivi del coinvolgimento dei pazienti superano i rischi e i costi a esso connessi. I vantaggi della collaborazione sono reciproci e beneficiano sia i professionisti sanitari sia i pazienti stessi. Ecco alcuni esempi.
◗ La partecipazione al congresso aiuta i pazienti a stabilire relazioni migliori
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con medici e operatori sanitari e ad aumentare la fiducia reciproca, con benefici a lungo termine per entrambe le categorie. ◗ I pazienti contribuiscono al dibattito con le loro esperienze personali, pongono le domande per loro più rilevanti e forniscono al personale sanitario un feedback su cure e trattamenti, contribuendo al miglioramento delle soluzioni terapeutiche. ◗ Partecipando ai congressi, i pazienti vengono aggiornati sulle più recenti ricerche e trattamenti clinici con un beneficio diretto sulla loro salute e benessere psicologico. ◗ I pazienti e le loro famiglie funzionano come “social hub” e attraverso il passaparola contribuiscono ad attirare l’attenzione dei media e aumentare la conoscenza delle malattie. Le storie delle persone hanno infatti più impatto e risonanza dei comunicati stampa. ◗ I pazienti diventano “ambasciatori” del congresso sui social media, attraverso i quali diffondono informazioni e conoscenza sulle patologie trattate a una comunità più vasta, aumentando così qualità e quantità delle interazioni sui social media. ◆
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
Le attività del programma sociale I momenti conviviali e ricreativi favoriscono il networking e valorizzano la destinazione ospite La funzione del programma sociale
I momenti conviviali comuni a tutti i congressi
Una delle principali ragioni che spinge le persone a partecipare a un evento professionale, dopo l’interesse per i contenuti in programma, è l’opportunità di fare networking con i colleghi e ampliare la propria rete di contatti, interagendo e confrontandosi con i propri pari italiani e internazionali. L’occasione per incontrare informalmente i colleghi è data dal programma sociale del congresso, che può essere più o meno articolato a seconda che si tratti di un evento di portata nazionale oppure di dimensione internazionale. La funzione degli eventi sociali, che sono di fatto momenti ricreativi, è anche quella di permettere ai partecipanti di “staccare” dal programma intensivo dei lavori per rilassarsi dopo una giornata di piena concentrazione, nonché di ringraziarli per avere preso parte al congresso, rendendolo possibile proprio grazie alle loro iscrizioni.
I due momenti più tradizionali del programma sociale sono il cocktail di benvenuto, organizzato dopo la cerimonia inaugurale del congresso la sera prima dell’inizio dei lavori, e la cena sociale, che si può anche svolgere l’ultima sera dell’evento. Entrambi sono spesso organizzati in location prestigiose: soprattutto nel caso dei congressi internazionali possono essere palazzi e saloni storici messi a disposizione gratuitamente dall’amministrazione comunale come incentivo all’organizzazione del congresso nella propria città. La cena sociale, oltre al discorso del presidente del congresso, ai ringraziamenti e ai saluti, può prevedere uno spettacolo o un intrattenimento musicale.
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Le visite culturali e turistiche Ferma restando l’esigenza di massima sobrietà delle attività sociali proposte durante il congresso, i programmi più articolati si hanno in genere nell’ambito degli eventi di dimensione nazionale o internazionale, dove l’organizzatore può proporre, nei giorni successivi al congresso, i cosiddetti “post tour”, cioè visite turistiche o culturali nella destinazione o nei suoi dintorni, anche di più giorni, a beneficio soprattutto dei partecipanti che arrivano dall’estero. Nei congressi nazionali il programma sociale consiste di solito in un’attività o una visita culturale in un luogo particolare della città ospitante da effettuarsi nelle ore pomeridiane, solitamente prima della cena sociale.
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CONTENUTI E PROGRAMMA DEL CONGRESSO
Attività che sfruttano le peculiarità della destinazione Il migliore spunto per l’organizzazione del programma sociale arriva in genere dalla destinazione dove si svolge il congresso: in particolare in Italia, ogni territorio ha le sue peculiarità e le sue attrattive. Che si tratti di un tour guidato, della visita a un museo, una bottega storica o uno stabilimento-simbolo, oppure di un concerto o uno spettacolo tipico locale, l’importante è dare ai partecipanti la possibilità di fare un’esperienza “autentica” della destinazione.
Suggerire qualcosa di originale
I MOMENTI DEL PROGRAMMA SOCIALE Cocktail Attività di benvenuto sul territorio
Cena sociale
NETWORKING
Un programma sociale che incontri il favore dei partecipanti non deve essere né troppo ricercato né proporre attività troppo di nicchia: meglio puntare su qualcosa in grado di riscuotere ampio apprezzamento. Per individuare la giusta opzione fra più possibilità si può fare esprimere ai partecipanti la propria preferenza, per esempio con un sondaggio online da compilare al momento dell’iscrizione. Il valore dell’evento sociale risiede sia nell’opportunità di networking sia nell’esperienza che offre al partecipante, e non sono pertanto necessari grandi budget: un organizzatore professionale di congressi è anche in questo caso in grado di identificare attività e format originali da proporre.
Iscrizioni separate dal programma scientifico Le aziende farmaceutiche e biomedicali che sponsorizzano il congresso non possono essere associate ad attività che hanno valenza turistica e ricreativa e chiedono quindi agli organizzatori di rispettare alcune regole per separare nettamente l’evento scientifico (che loro sponsorizzano) dall’evento sociale (che loro non sponsorizzano). Generalmente l’organizzatore opera questa separazione rendendo facoltative le attività extra congresso e scorporandone il pagamento dalla quota di iscrizione, in modo che siano a carico del singolo partecipante, oppure prevedendo un ampio intervallo di tempo (fra i 30 e i 45 minuti) tra la fine delle sessioni congressuali e l’inizio di altre attività. ◆
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Mauro Zaniboni Presidente MZ CONGRESSI
FOOD FOR GOOD è il progetto di recupero delle eccedenzze alimentari dagli eventi a cura di Federcongressi&eventi, in collaborazione con le Onlus Banco Alimentare ed Eqquoevento. Aderire al progetto è semplice, non comportaa im mpegnii gravosi né costi, e avviene nel rispetto delle normative deella Legge Gadda. Contatta FEDERCONGRESSI per conoscere le modalità di adesione al progetto. www.foodforgood.it. @ProgettoFoodforGood
L’impatto della tecnologia 136 Le tecnologie partecipative che creano interazione
141 Calcolare la banda per il wi-fi
144 Cosa può fare la app del congresso
148 La gestione informatizzata dell’evento
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L’IMPATTO DELLA TECNOLOGIA
Le tecnologie partecipative che creano interazione Le tecnologie toccano ogni aspetto del congresso, ma devono essere contestualizzate e dosate con attenzione Soluzioni per ogni aspetto del congresso La tecnologia ha rivoluzionato anche il mondo degli eventi medico-scientifici: da una parte, ha reso la formazione in campo medico più interattiva, innovativa e interessante (basti pensare alla realtà aumentata, alle visualizzazioni in 3D, alla chirurgia in diretta), e dall’altra ha cambiato l’esperienza che i partecipanti fanno degli eventi di formazione in termini di apprendimento, networking, efficienza logistica. Dal punto di vista dell’organizzatore la tecnologia tocca oggi ogni aspetto della realizzazione di un congresso: software che gestiscono procedure e adempimenti amministrativi, strumenti di web e social media marketing per la comunicazione e la promozione, app che migliorano la fruizione dell’evento da parte dei partecipanti e dispositivi di rilevazione del movimento che rendono più efficace il marketing degli sponsor sono solo alcune delle soluzioni oggi adottate.
modo l’apprendimento e la condivisione della conoscenza. Del resto, le persone prendono parte ai congressi anche per il valore aggiunto dell’esperienza relazionale e non soltanto per i contenuti, che potrebbero reperire online. Attenzione però: stimolare la partecipazione attiva non è sinonimo di fare comunicazione. Una app con il programma dell’evento e la mappa del centro congressi non è uno strumento di partecipazione, ma di comunicazione. Solo se la app permette al partecipanti di interagire – inviando domande ai docenti, rispondendo ai colleghi oppure postando commenti su argomenti o sessioni specifiche – può essere definita partecipativa.
Tenere alta l’attenzione attraverso la partecipazione Molte delle tecnologie per eventi sviluppate negli ultimi anni sono nate per stimolare la partecipazione attiva delle persone: coinvolgere attivamente il pubblico risponde infatti all’esigenza di tenere alta l’attenzione e di trasmettere contenuti in forma “esperienziale” migliorando in questo
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L’IMPATTO DELLA TECNOLOGIA
La tecnologia deve essere finalizzata a un obiettivo I costi delle tecnologie continuano a scendere, rendendole sempre più accessibili; la sfida per gli organizzatori è quindi quella di identificare quelle più adatte all’evento, alle caratteristiche del pubblico cui si rivolge e ai contenuti che deve veicolare. In alte parole, deve identificare quelle che servono a quell’evento. Se non è contestualizzata e finalizzata a obiettivi specifici, ma inserita nel congresso come fine a se stessa, la tecnologia può non portare nessun risultato e, anzi, essere percepita come ridondante. Inoltre, la tecnologia va dosata con attenzione – i partecipanti non se ne devono sentire sopraffatti – e va utilizzata per aggiungere qualcosa all’evento, non perché “va di moda”. Di seguito una breve e sicuramente non esaustiva panoramica di alcune delle tecnologie partecipative e non solo (oltre alle ormai diffusissime app, cui dedichiamo un capitolo a parte) comunemente in uso nel settore degli eventi che può valere la pena considerare per il proprio congresso medico.
➧ Realtà aumentata È la tecnologia che consente di sovrapporre elementi multimediali a ciò che si sta guardando attraverso un qualsiasi display (smartphone, occhiali intelligenti, etc) aggiungendo informazioni alla scena reale. La realtà aumentata può essere utilizzata per rendere più realistico l’apprendimento nelle simulazioni di casi clinici: per esempio, i partecipanti possono puntare la fotocamera del proprio smartphone (attraverso un’apposita app) su un manichino da esercitazione in modo da visualizzare informazioni, video o immagini che li aiutino a formulare una diagnosi.
➧ Secondo schermo Si tratta di un software per dispositivi mobili (una app) che permette di visualizzare contenuti aggiuntivi alla presentazione che in quel momento è proiettata sullo schermo principale della sala. Inteso come strumento che favorisce la partecipazione e il coinvolgimento della platea tenendo alta l’attenzione, il “secondo schermo” consente di trasmettere agli smartphone dei partecipanti le slide stesse della presentazione su cui prendere appunti, corredate di video o altro materiale di
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approfondimento, e permette ai partecipanti di inviare domande in tempo reale al relatore.
➧ Microfono personale È un software (app) che trasforma lo smartphone in un microfono, eliminando la necessità del “gelato” in sala e della hostess che lo porta ai partecipanti. Chi vuole fare una domanda o un commento si “prenota” con un tocco al telefono e il relatore vede la lista delle persone nell’ordine in cui si sono prenotate. Il relatore può lasciare il sistema aperto, in modo che tutti possano commentare in qualsiasi momento, o abilitare i microfoni singolarmente.
➧ Smart badge È un dispositivo a radio frequenza (RFID) che, inserito nel badge, invia un segnale raccolto da antenne disposte nella location. Attraverso questo segnale, l’organizzatore dell’evento può tracciare e registrare gli accessi delle persone all’area congressuale, alle sale e all’area espositiva monitorando i flussi di passaggio. Gli espositori possono posizionare un’antenna nel proprio stand e registrare l’interesse dei partecipanti attraverso il numero o la durata delle visite. Il dispositivo RFID può trasmettere all’espositore anche i dati individuali di ogni persona, permettendo di acquisire lead commerciali. Lo smart badge, infine,
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LE TECNOLOGIE CHE FACILITANO PARTECIPAZIONE, DIDATTICA E LOGISTICA DEL CONGRESSO
Secondo schermo Realtà aumentata
Smart badge
E-poster Sistemi di votazione elettronica
Microfono personale
serve anche per il networking: i partecipanti possono profilarsi nel form di registrazione al congresso indicando i loro interessi professionali; durante l’evento, se si avvicinano a un altro partecipante con interessi simili il badge si illumina o invia una notifica allo smartphone. Egualmente, se si cerca una persona specifica lo smart badge si attiva segnalando quando è nelle vicinanze.
➧ Sistemi di votazione elettronica
Beacon Riconoscimento facciale
Geofencing
rotazioni di modelli in 3D per rendere la presentazione visivamente più efficace. I poster digitali danno la possibilità a chi li consulta di lasciare commenti o valutarli, e le postazioni di lettura permettono di effettuare ricerche per parole chiave e quindi di visualizzare immediatamente i poster di interesse. Gli autori si risparmiano l’incombenza di stampare e trasportare i rotoli cartacei e caricano online i lavori che i visitatori possono scaricare sui propri dispositivi.
Questi sistemi sono ormai integrati nella app dell’evento e consentono l’interazione in tempo reale fra relatore e partecipanti. I partecipanti possono rispondere a domande poste dal relatore, porne a loro volta o esprimere la propria preferenza fra più opzioni. Domande, risposte e votazioni possono essere visualizzati sul computer del relatore o sullo schermo di sala, anche in forma grafica. Molti di questi sistemi permettono anche ai partecipanti di votare le domande poste da altri così da stabilire a quali rispondere. Nei congressi medici il sistema è usato per attribuire i crediti ECM.
➧ E-poster In molti casi sostituiscono ormai i poster stampati su supporti cartacei: gli e-poster ne sono la versione digitale in alta definizione, riprodotta su monitor o schermi touch installati su appositi totem. In genere sono file in Power Point che integrano anche brevi video, rendering o animazioni, come per esempio
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➧ Riconoscimento facciale I software di riconoscimento facciale, già adottati in molti aeroporti del mondo, stanno trovando sempre più larga applicazione anche ai desk di accredito dei congressi per ridurre e velocizzare le procedure di ingresso. I partecipanti scelgono di accreditarsi con il riconoscimento facciale al momento della registrazione caricando una loro foto nel form online. Al loro arrivo in sede di evento, una telecamera ne fa la scansione del viso e il software la compara con le foto nel database. Una volta trovata la corrispondenza, il badge viene stampato automaticamente.
➧ Beacon Sono piccoli trasmettitori radio che utilizzano il segnale bluetooth per inviare notifiche agli smartphone abilitati a riceverli: posizionabili ovunque, sono usati per monitorare in tempo reale i movimenti dei partecipanti, permettendo di identificare le aree più affollate o le code nell’area catering, ma anche le zone di interesse dei partecipanti, le sessioni o gli stand più visitati. Servono anche per inviare ai partecipanti informazioni o aggiornamenti non appena entrano nel raggio d’azione (massimo 50 metri) di un trasmettitore specifico, magari quello all’ingresso di una sala dove il programma è cambiato. I beacon sono utili anche alle aziende sponsor: quando collegati ai dati di registrazione dei partecipanti, possono indicare agli espositori chi è la persona ferma al loro stand, oppure permettere di inviare messaggi a chi si trova entro una certa distanza dalla loro postazione. Perché la tecnologia funzioni è necessario che i partecipanti scarichino la app apposita e vi si registrino, ma la funzionalità sta cominciando a essere integrata direttamente nelle app per eventi.
➧ Geofencing Il geofencing è un servizio che costruisce un perimetro virtuale intorno a un’area geografica definita (albergo, centro congressi, location, etc), e quando un dispositivo mobile che usa il servizio – integrabile nella app dell’evento – entra o esce dal perimetro il sistema invia una notifica o un messaggio.
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Per esempio, il perimetro virtuale “avvisa” l’organizzatore quando il partecipante (che ha scaricato la app dell’evento e dato il consenso al servizio) varca la soglia del centro congressi, così da effettuare automaticamente la registrazione e fargli trovare il badge pronto appena arriva al desk. Oppure, quando entra nel perimetro virtuale della location, il partecipante riceve notifiche che gli indicano il percorso per arrivare alla sala cui è diretto. O ancora, la tecnologia permette di “taggare” le attrezzature congressuali o i dispositivi degli sponsor, e se escono dal perimetro senza autorizzazione l’organizzatore ne viene informato automaticamente.
Aiutare chi è rimasto indietro È vero che la tecnologia avanza, ma è anche vero che non tutti amano doverla usare, soprattutto se si tratta di tecnologie che non conoscono. I congressisti non fanno eccezione: magari usano app, programmi e piattaforme di prenotazione senza difficoltà, ma non è facile indurli a usare le tecnologie specifiche dell’evento. Se si sceglie di avere una app o una tecnologia specifica, bisogna fare in modo che siano di uso facile e intuitivo e che non richiedano più di uno-due minuti per capirne il funzionamento. Il suggerimento, soprattutto per le tecnologie partecipative in sala, è quello di spiegare brevemente all’inizio della sessione come usare e sfruttare al meglio quella a disposizione per quella sessione specifica. Più in generale, è una buona idea allestire un punto di assistenza per aiutare chi è in difficoltà e non lasciare indietro nessuno. ◆
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Calcolare la banda per il wi-fi Per fornire a tutti un segnale di buona qualità occorre avere chiare in anticipo le esigenze di connessione
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Larghezza
Un servizio standard ma non scontato
di banda
La connessione wi-fi durante un congresso è ormai considerata un servizio “standard” sia dai partecipanti che dagli espositori, a maggior ragione se l’organizzatore adotta e tecnologie digitali per la comunicazione, la logistica, la partecipazione e il networking. L’organizzatore deve però assicurarsi che la sede dell’evento sia in grado di fornire un wi-fi adeguato alle aspettative e pianificare in anticipo le esigenze di connessione del congresso. Ecco i concetti base da conoscere e le indicazioni sugli elementi da considerare per ottenere un segnale soddisfacente.
Esprime la quantità di dati che possono essere ricevuti (download) o trasmessi (upload) per secondo. È misurata in Megabits (Mbps) al secondo. Quanti più dispositivi si connettono al wi-fi tanto maggiore è il consumo di dati e quindi larghezza di banda necessaria per garantirne la trasmissione.
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Infrastruttura Il wi-fi è la tecnologia che trasmette la larghezza di banda in un’area affinché possa essere ricevuta dai dispositivi wireless (smartphone, tablet, computer). Il segnale wi-fi è trasmesso ai dispositivi dai cosiddetti “hotspot” installati nella location. Se gli hotspot sono obsoleti o in numero insufficiente, il segnale non basterà per tutti dappertutto.
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Supporto tecnico È la premessa imprescindibile: qualunque tecnologia funziona solo se ci sono persone che la fanno funzionare.
Includere il wi-fi nel budget Per garantire una buona connettività durante l’evento non bisogna mai affidarsi soltanto alla connessione dati cellulare 4G o al wi-fi standard della location. Un numero elevato di partecipanti richiede un servizio di connettività dedicato e, anche se la tentazione di risparmiare sui costi è forte, l’organizzatore deve quindi includere il wi-fi nel budget dell’evento.
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LA LARGHEZZA DI BANDA NECESSARIA PER NUMERO DI PARTECIPANTI
Tipo di consumo Basso Medio Alto
Numero partecipanti
Numero partecipanti
Numero partecipanti
Numero partecipanti
Numero Numero partecipanti partecipanti
10
50
100
300
500
1000
Stima larghezza di banda necessaria
Stima larghezza di banda necessaria
Stima larghezza di banda necessaria
Stima larghezza di banda necessaria
Stima larghezza di banda necessaria
Stima larghezza di banda necessaria
2 Mbps 2 Mbps 4 Mbps
4 Mbps 6 Mbps 12 Mbps
5 Mbps 10 Mbps 20 Mbps
15 Mbps 30 Mbps 60 Mbps
25 Mbps 50 Mbps 90 Mbps
40 Mbps 80 Mbps 115 Mbps
La stima è effettuata calcolando dispositivi multipli per ogni utente. Basso consumo: email e navigazione di base. Medio consumo: applicazioni web, social media, streaming audio, skype e simili. Alto consumo: applicazioni partecipative, streaming video, download di file pesanti.
Verificare la larghezza di banda L’organizzatore deve accertarsi che la struttura dove si svolge l’evento sia in grado di soddisfare le necessità di connessione. Eventuali test di velocità del wi-fi effettuati a location vuota non sono da considerare affidabili: l’indicazione di come sarà la connessione durante l’evento è data solo dalla larghezza di banda disponibile.
quali operazioni. Gli espositori potrebbero voler mostrare video, lo staff tecnico potrebbe avere necessità di banda per le applicazioni. Se l’evento ha una propria app bisogna tenerne conto, così come degli eventuali hashtag che invitano i partecipanti a postare contenuti sui social. Attenzione ai momenti di picco, quelli cioè in cui (in genere nelle pause) le persone controllano di più le email, gli aggiornamenti social o vanno su internet.
Negoziare il wi-fi prima di firmare il contratto L’acquisto del wi-fi è da negoziare subito, in fase di selezione della location. Richiederlo successivamente, una volta firmato il contratto, risulterà molto più costoso. Consigliabile anche acquistare banda in eccesso piuttosto che in difetto: se all’ultimo momento ci si rende conto che la banda acquistata non è sufficiente, l’upgrade sarà poi molto costoso.
Avere chiare le esigenze di connessione Per avere chiare le esigenze di connessione e di banda durante l’evento occorre chiedere ai relatori se e come useranno internet per mostrare video, siti web o per sondaggi online, se chiederanno alla platea di usare i propri smartphone durante la sessione e per
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Il calcolo della banda necessaria Il numero di persone che fanno uso del wi-fi in sede di evento include, oltre ai partecipanti, anche gli espositori, i relatori, i fornitori che presidiano la location, lo staff. Ognuno potrebbe poi voler connettere, oltre allo smartphone, anche il tablet o il computer portatile. Per stabilire qual è la larghezza di banda necessaria, la regola di massima è che sono necessari fino a 20 Mbps (Megabit per secondo) per 100 partecipanti multidispositivo “ad alto consumo” di banda (video, applicazioni partecipative, operazioni online) e 5 Mbps per 100 partecipanti multidispositivo “a basso consumo” di banda (email, navigazione generica). La valutazione va quindi fatta sul tipo di uso che gli utenti faranno del wi-fi, se solo un utilizzo generico per navigazione, email e social media oppure anche per app specifiche di interazione con i relatori o altri partecipanti, downolad di file pesanti, connessione in streaming audio o video.
Le aree di copertura Un altro fattore di valutazione è l’estensione, in termini di superficie, per la quale si rende disponibile la copertura di rete. Idealmente si dovrebbe renderla disponibile in tutte le aree dove è previsto che sia usata: le sale delle sessioni, gli spazi del coffee break, l’area espositva. I punti di accesso a internet (hotspot) servono dai 50 ai 100 utenti su una superficie di circa 270 metri quadrati. Occorre verificare che ce ne siano a sufficienza e che abbiano capacità adeguata alla necessità.
Password facile e veloce da digitare Per rendere facile l’uso del wi-fi è bene pubblicizzare il nome del network (e se necessaria la password), sui materiali e la segnaletica dell’evento. L’eventuale password deve essere breve e veloce da digitare. Evitare, per esempio, di inserire maiuscole, simboli, numeri (Lwz?F5zX17&) perché l’obiettivo non è proteggere la connessione, ma fare in modo che gli utenti possano usarla agevolmente. Infine, un aiuto in più ai partecipanti non tecnologici: rendere visibili le istruzioni su come collegarsi al wi-fi nelle aree a maggiore passaggio o concentrazione di persone. ◆
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Cosa può fare la app del congresso La app è utile a partecipanti e organizzatore se ha funzionalità avanzate ma è semplice da usare Nei congressi medici fino al 70% di download
Perché avere una app dell’evento
L’avvento delle applicazioni per dispositivi mobili ha facilitato anche parte del lavoro degli organizzatori di congressi, che le adottano in maniera crescente sia per semplificare i propri processi gestionali sia per offrire ai partecipanti uno strumento facile e immediato che permette loro di consultare informazioni, ricevere comunicazioni e interagire con gli altri partecipanti e con i relatori. Oggi le app dei congressi medico-scientifici, per lo meno di quelli più grandi e complessi, sono scaricate mediamente da più di metà dei partecipanti (non ci sono dati ufficiali, ma alcuni organizzatori congressuali indicano il 60-70% di download) a conferma di un diffuso apprezzamento dello strumento nonché di un cambio generazionale che ha reso più facile l’adozione delle tecnologie digitali da parte dei partecipanti.
Di seguito presentiamo alcune delle più comuni funzionalità di una app per eventi evidenziandone i vantaggi per organizzatore e partecipanti.
Scegliere la app più adatta al proprio congresso Il mercato è ricchissimo di proposte, e l’organizzatore deve saper selezionare il prodotto e il fornitore più adatto alle esigenze del proprio evento. Occorre perciò avere un'idea chiara di cosa può fare una app sia per i partecipanti che per l’organizzatore, quali sono le valutazioni che ne precedono la progettazione, quali sono i bisogni che la app intercetta e con quali funzionalità li soddisfa, come deve essere promossa affinché venga scaricata e come deve essere monitorata per misurarne i risultati.
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➮ Aggiornamenti e comunicazioni in tempo reale Un’applicazione mobile elimina per l’organizzatore il lavoro manuale di editing di programmi e materiali perché tutti i cambiamenti vengono aggiornati istantaneamente. La app consente inoltre di inviare aggiornamenti, annunci e informazioni dell’ultimo minuto raggiungendo in tempo reale i partecipanti e facilitando i flussi di comunicazione.
➮C ontiene tutte le informazioni sul congresso Il ruolo dello smartphone nella vita quotidiana è ormai tale che le persone si aspettano di poterlo usare anche per accedere ai contenuti di un congresso, trovarvi le informazioni rilevanti ed effettuarvi almeno le operazioni di base (costruire l’agenda, visualizzare il programma, consultare le mappe geolocalizzate, etc)
➮ Contenuti e materiali sempre accessibili La app in genere contiene l’elenco completo delle sessioni, i link di approfondimento sui curriculum dei relatori e gli abstract degli interventi. Gli abstract
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COSA FA LA APP DEL CONGRESSO Comunicazioni in tempo reale
Tiene alta l’attenzione
Apprezzata dagli sponsor
Tutte le informazioni sul congresso
Elimina i costi di stampa
Favorisce la partecipazione attiva
Contenuti sempre accessibili
Facilita la raccolta dei feedback
Aiuta i partecipanti a trovare la strada
possono essere scaricati e conservati così come i poster, anch’essi resi disponibili sulla app.
➮T iene alta l’attenzione dei partecipanti Grazie alla possibilità di inviare notifiche, la app può aiutare l’organizzatore a fare in modo che le persone prestino attenzione alle informazioni (pratiche, logistiche, di contenuto, di opportunità) sul congresso e le facciano proprie per sfruttarlo al meglio ed esserne quindi più soddisfatti.
➮E limina i costi di stampa e riduce l’impatto ambientale Ridurre l’utilizzo di carta significa non solo contenere l’impatto ambientale, ma anche ridurre le spese. È sufficiente calcolare quanto costa stampare programmi, materiali e agende degli eventi per tutti i partecipanti, incluse le ristampe dovute a cambiamenti dell’ultimo minuto, per rendersi conto di quanti soldi può fare risparmiare un’app.
➮ Facilita la raccolta dei feedback La app può essere dotata di funzionalità che consentono ai partecipanti di esprimere la propria opinione su una miriade di aspetti del congresso: dalla valutazione della qualità dell’evento (richiesta per gli eventi ECM), all’eventuale giudizio sull’albergo e fino alla compilazione dei test di verifica dell’apprendimento, obbligatori per eventi ECM con meno di 200 partecipanti.
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➮ Apprezzata dagli sponsor La app è apprezzata anche dalle aziende sponsor, che possono evitare di stampare migliaia di opuscoli informativi sui loro prodotti: una funzionalità molto utilizzata è infatti quella dell’area espositiva virtuale, dove le aziende caricano tutti i propri materiali, che i partecipanti possono visualizzare direttamente o attraverso i codici QR esposti negli stand dei singoli espositori e scaricare.
➮ Favorisce la partecipazione attiva Attraverso la app, i partecipanti possono fare domande ai relatori o rispondere alle loro domande durante la sessione, prenotare la propria partecipazione alle sessioni e costruire la propria agenda personalizzata oppure prendere appuntamento con i relatori incontri one-to-one. Questi processi risultano notevolmente semplificati, gravano meno sulle segreterie organizzative e facilitano il lavoro di tutti.
➮A iuta i partecipanti a trovare la strada Una buona segnaletica in sede d’evento resta fondamentale, ma una mappa virtuale (magari con geolocalizzazione) dell’area congressuale, dell’area espositiva e della zona poster permette ai partecipanti di orientarsi facilmente e farsi guidare per raggiungere la sala, lo stand o il poster di loro interesse.
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Scegliere e promuovere la app Prima di adottare una app è bene valutarne la funzionalità, perché l’obiettivo non è che venga scaricata dai partecipanti sui propri smartphone, ma che venga effettivamente utilizzata. Ecco alcuni aspetti da considerare.
➮ Facile per l’organizzatore La prima considerazione da fare su una app prima di adottarla per il proprio evento è quella della facilità di gestione e aggiornamento da parte dell’organizzatore. Per esempio: qual è il processo richiesto dal fornitore per apportare cambiamenti alla app? Quanto tempo intercorre fra la richiesta di un aggiornamento e la sua effettiva visualizzazione da parte degli utenti? La app è legata (o può essere legata) alla piattaforma di iscrizione, affinché i dati fluiscano dai form di registrazione che risiedono sul sito del congresso direttamente alla app senza necessità di aggiornamenti manuali?
➮ Facile per i partecipanti La app deve essere facile anche per i partecipanti: se le persone non vi trovano velocemente ciò che cercano o non capiscono come funziona, la app si rivelerà un investimento sbagliato. Nelle app degli eventi l’aspetto che determina come e quanto sono realmente utilizzate non è il numero di funzionalità che offrono, ma la loro usabilità, cioè la capacità di offrire all’utente una soddisfacente esperienza d’uso dal punto di vista pratico.
➮ Supporto file di diversi formati La maggior parte delle informazioni relative all’evento in genere viene resa disponibile sulle pagine della app, ma ci sono alcune tipologie di contenuto che necessitano di altri formati (file pdf, fogli excel etc). L’organizzatore deve dunque assicurarsi che la app sia dotata di funzionalità che gli permettano di caricare, aggiornare e organizzare facilmente i file nei diversi formati.
➮ Consultazione da più dispositivi Dal punto di vista del partecipante la gestione dei contenuti è più semplice se la app è abilitata a sincronizzare le informazioni su più dispositivi: prima dell’evento, per esempio, può essere più comodo vedere il programma o la lista dei partecipanti sullo schermo di un computer, e se la app è integrata al desktop ognuno può compilare la propria agenda personalizzata (altra funzionalità che fa la differenza in una app) dal computer di casa o dell’ufficio e ritrovarla tale e quale sullo smartphone.
➮ Promuovere la app dell’evento I partecipanti al congresso devono essere sollecitati a scaricare la app. È necessaria quindi una strategia di promozione: prima dell’evento, la app può essere promossa contestualmente all’apertura delle registrazioni, includendo un link nelle email di invito o sul sito, oppure nella pagina web della registrazione. Durante l’evento, il QR code che porta alla pagina di downolad della app può essere stampato su tutta la cartellonistica di accoglienza. Lo staff in loco può contribuire alla promozione ricordando ai congressisti che la app è disponibile e aiutando magari chi è in difficoltà a orientarsi con le funzionalità.
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GLI ASPETTI DA VALUTARE PRIMA DI ACQUISTARE UNA APP
Consultazione sincronizzata da più dispositivi
Facile per l’organizzatore
La promozione della app
Facile per i partecipanti
Stimolare l’uso della app
Supporto file di diversi formati
Analisi dei dati d’uso
➮ La app deve essere usata Una volta che i partecipanti hanno scaricato la app, occorre fare in modo che la usino. E il compito di una app non è solo quello di fornire informazioni (sarebbe un mero sostituto del supporto cartaceo), ma anche quello di coinvolgere i partecipanti. Occorre quindi considerare se la app è abilitata a inviare notifiche push per allertare i partecipanti su cambiamenti o aggiornamenti organizzativi, se consente la votazione in tempo reale o l’invio di domande ai relatori; se è abilitata alla lettura dei codici QR per visualizzare i materiali delle aziende sponsor e, infine, se è integrata ai principali social media o se permette di costruire un social network al proprio interno per collegare i partecipanti fra loro: il networking, dopo tutto, è uno dei motivi principali per cui si partecipa a un congresso.
partecipanti ha scaricato la app ma l’ha usata solo una volta nel corso dell’intero congresso significa che qualcosa non ha funzionato. Gli aspetti della app da valutare sono quindi la possibilità di rilevare e tenere traccia di come e quanto i partecipanti la utilizzano e la possibilità di trasmettere questi i dati attraverso una funzionalità di reportistica per l’analisi post evento. ◆
➮A nalizzare come la app è stata usata Chi investe in una app per l’evento deve poterne poi misurane i risultati, che si rilevano sull’effettivo utilizzo e non sul solo numero di download. Se il 70% dei
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La gestione informatizzata dell’evento I software congressuali automatizzano le operazioni e offrono funzioni per l’ECM La tecnologia più utilizzata I software gestionali sono la “componente” tecnologica più utilizzata nei congressi, tanto che le numerose procedure organizzative e amministrative vengono ormai gestite in maniera quasi completamente automatizzata: fra gli organizzatori congressuali non c’è forse più nessuno che non si sia dotato di applicativi per coordinare i processi operativi e logistici, per raccogliere le iscrizioni e inviare le comunicazioni, per controllare il flusso degli abstract o per fatturare quote di iscrizione e sponsorizzazioni, tanto per elencare alcune delle funzionalità più comunemente informatizzate.
Le funzionalità dei software gestionali Il mercato offre un’ampia varietà di software congressuali che continuano a evolversi per migliorare le prestazioni, aumentare il numero delle funzionalità e accrescere la facilità d’uso da parte degli utenti. In genere i produttori dei software hanno un approccio consulenziale, e forniscono i gestionali in versione base aggiungendovi poi moduli e funzionalità specifiche a seconda delle richieste dell’organizzatore. Alcune società di organizzazione congressuale commissionano o sviluppano in proprio moduli o software adatti alle proprie esigenze o a quelle dei clienti. Di seguito una panoramica delle funzionalità più diffuse offerte da tali sistemi.
➧ I moduli per le procedure ECM Gli applicativi per eventi hanno raggiunto livelli di sofisticazione molto elevati e
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permettono di gestire anche tutte le procedure ECM: sviluppatori e produttori di questi gestionali hanno infatti dedicato al programma di Educazione Continua in Medicina moduli specifici dei propri software che supportano l’inserimento e il trattamento delle informazioni richieste dall’AGENAS – titolo dell’evento, edizione, crediti assegnati a ogni partecipante, ore di formazione, massimale di partecipanti, obiettivi e tipologie formative, ente accreditante, sede, data, codice ECM assegnato all’atto della registrazione preliminare e così via. Grazie alle configurazioni del software, i dati che l’organizzatore raccoglie sono già conformi a quanto previsto dal regolamento ECM.
➧F orm di iscrizione e database dei partecipanti Una delle più importanti funzionalità dei software congressuali è quella che permette di creare form di iscrizione online con cui i partecipanti si registrano all’evento. Ogni singola voce del form, una volta compilata, entra a far parte di un database dei partecipanti che serve all’organizzatore per espletare le procedure ECM, erogare i servizi predisposti dalla segreteria organizzativa e inviare a ognuno le comunicazioni rilevanti. La compilazione dei vari campi del form è in genere resa obbligatoria proprio per fare in modo che il partecipante fornisca tutte le informazioni necessarie a gestire i diversi passaggi, dall’iscrizione alla fatturazione della quota e fino all’assegnazione dei crediti ECM. È
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L’IMPATTO DELLA TECNOLOGIA
LE FUNZIONALITÀ DEI GESTIONALI PER CONGRESSI MEDICI Form di iscrizione online
Elaborazione della documentazione per i partecipanti
Database partecipanti
Gestione e archiviazione degli abstract
Anagrafiche, dati e modulistica conformi al sistema ECM
Elaborazione della rilevazione presenze
Invio di comunicazioni ai partecipanti
Calcolo dei crediti ECM per ciascun partecipante
Gestione del budget e controllo delle spese
Fatturazione della quota d’iscrizione
Gestione servizi di ospitalità (hotel, trasporti, programma sociale)
Reportistica post evento
pertanto importante che la raccolta dei dati attraverso i form sia fatta in maniera efficace, efficiente e ponderata per costruire un database completo, coerente e affidabile.
➧C alcolo automatico dei crediti ECM Il database del gestionale può inoltre interagire con i sistemi elettronici utilizzati per il tracciamento delle presenze, come per esempio il badge elettronico: il sistema registra ora di entrata e di uscita accanto al nome di ogni singolo partecipante, garantendo così il controllo necessario per il conferimento dei crediti. E al termine dell’evento sarà il software stesso a calcolare automaticamente i crediti da attribuire a ciascun partecipante, tenendo conto non solo delle presenze ma anche dell’esito della verifica di apprendimento, che potrà essere corretta elettronicamente (nel caso di un questionario a scelta multipla) o manualmente.
➧G estione degli abstract e loro revisioni Nei congressi dove è prevista la presentazione di lavori scientifici, i gestionali per eventi integrano funzionalità per la gestione e l’archiviazione degli abstract. Una volta ricevuti gli abstract, grazie al software l’organizzatore può assegnare loro parole chiave e uniformarne la formattazione per renderli tutti graficamente coerenti. Li può distribuire ai revisori tenendo conto delle loro categorie e specializzazioni, associarli alla sessione più adatta per la loro presentazione e tenere
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sotto controllo il flusso delle revisioni per accertarsi che niente vada perduto. La gestione elettronica degli abstract consente di creare il documento degli atti in formato ipertestuale per la distribuzione online o, in alternativa, di prepararlo per la tipografia in caso ne sia prevista la stampa cartacea.
➧O spitalità e attività di comunicazione I gestionali supportano anche le attività di comunicazione e marketing, per esempio l’invio di email promozionali dell’evento o la “call for abstracts”, le comunicazioni di richiesta dei curriculum o gli aggiornamenti logistici e, a congresso concluso, l’invio via email degli attestati di partecipazione a ciascun discente. Anche la gestione dei servizi di ospitalità – alberghi, trasporti, programma sociale – avviene tramite software, così come l’elaborazione della documentazione per i partecipanti – stampa dei badge con il codice a barre per gli accessi registrati e fogli firme, per esempio.
➧G estione del budget e fatturazione Infine, la segreteria organizzativa si può avvalere di funzionalità dedicate alla gestione del budget che permettono di controllare le spese in corso d’opera, di produrre il consuntivo finale e di emettere le fatture per le quote di iscrizione versate da ogni singolo partecipante. I software congressuali facilitano la reportistica di fine evento permettendo di produrre i documenti consuntivi ed elaborare le statistiche, che è poi possibile rappresentare in forma grafica. ◆
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GALLERIA DEL CARDINALE il fascino della storia
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Gli strumenti della comunicazione 152 Il piano di comunicazione e i canali digitali
154 La costruzione del sito web dell’evento
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GLI STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE
Il piano di comunicazione e i canali digitali Le attività di comunicazione sono scandite dalle fasi dell’organizzazione e si sviluppano su molteplici canali Perché comunicare un congresso medico Le attività di comunicazione di un congresso medico hanno due finalità principali: promuovere l’evento presso il pubblico (o i pubblici) di riferimento e fornire a quello stesso pubblico le informazioni rilevanti su temi, contenuti, programma e modalità di svolgimento. Per essere efficaci, le singole azioni devono essere coordinate e strutturate in un piano di marketing e comunicazione che si articola su diversi canali, soprattutto digitali, e scandite sulla base delle fasi organizzative: annuncio di luogo e data del congresso (save the date), definizione del programma e dei principali relatori/docenti, apertura iscrizioni e così via.
Il piano di comunicazione per strutturare le attività Il primo passo è stabilire gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere con la comunicazione, che possono essere sia “interni”, cioè prevedere attività rivolte ai potenziali partecipanti per generare iscrizioni, sia “esterni”, con attività rivolte al grande pubblico per divulgare i temi e i contenuti scientifici del congresso. Per ogni obiettivo occorre quindi stabilire una strategia di comunicazione, definire contenuti e messaggi da trasmettere, individuare i canali sui cui veicolarli e sviluppare un calendario delle attività.
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Partire da ciò che già esiste Il piano di comunicazione deve svilupparsi a partire da ciò che esiste già: che siano i contenuti e le pagine social delle passate edizioni se si tratta di un congresso a cadenza periodica oppure il sito, la mailing list e i canali di marketing dell’associazione committente, l’analisi completa delle precedenti attività di comunicazione permette di individuare i punti di partenza cui agganciare la nuova campagna.
Gli strumenti della comunicazione digitale Sebbene i materiali stampati abbiano ancora un qualche ruolo nel marketing dell’evento medico (per esempio volantini e brochure distribuiti ai congressi per promuovere l’edizione dell’anno successivo o le affissioni di poster in ospedali e università), sono ormai i canali digitali ad assorbire quasi interamente le attività di comunicazione.
➧ Sito web Il sito web è il centro della comunicazione digitale del congresso, il luogo dove risiedono tutte le informazioni pratiche e logistiche, il programma, il form di registrazione e l’eventuale blog. I potenziali partecipanti quasi sicuramente visiteranno il sito, che deve risultare efficace e generare interesse. A come costruire il sito web del congresso sono dedicate le pagine del prossimo capitolo.
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GLI STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE
LA DEFINIZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE
Individuare target e obiettivi
Analizzare attività, contenuti e canali preesistenti
Stabilire una strategia per ogni obiettivo
Definire contenuti e messaggi
➧ Email marketing È uno dei canali che genera il maggiore ritorno in termini di traffico sul sito e di conversioni, che nel caso di un congresso sono le iscrizioni. È uno strumento di contatto diretto di cui non bisogna abusare (troppe email producono disaffezione e rischiano di venire ignorate o bloccate) ma che serve per comunicare il “save the date”, mandare gli inviti, informare su scadenze e aggiornamenti logistici e di programma, inviare informazioni. Tramite email si distribuisce anche la newsletter, con contenuti tematici di preparazione all’evento e, in seguito, i suoi highlight.
➧ Social media Le piattaforme social spesso più presidiate per la promozione dei congressi medici sono Facebook e Twitter, che svolgono funzioni diverse e veicolano contenuti e messaggi in forme molto diverse fra loro. • F acebook. Su Facebook diffondono post di contenuto, approfondimenti di interesse per il target, anticipazioni sui temi dell’evento, videointerviste con relatori e docenti, blog post di opinion leader, annunci sulle attività degli sponsor, contest fotografici, informazioni logistiche. Facebook è una piattaforma per costruire community, favorire l’interazione tra partecipanti e sviluppare la narrativa dell’evento. Presenta al meglio video e immagini e rende lunga la “durata” di ogni post, che se molto cliccato, condiviso o commentato può apparire nel newsfeed degli utenti anche a distanza di giorni dalla pubblicazione. • T witter. È un canale per diramare rapidamente informazioni o commenti, rispondere alle domande, condividere le notizie tempestivamente, trasmettere
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Scegliere i canali da utilizzare
Elaborare il piano editoriale
Definire il calendario delle attività
Misurare i risultati
i punti salienti di una sessione. I tweet sono più immediati di un post su Facebook, ma hanno durata inferiore perché scorrono più velocemente. Twitter collega le persone attraverso gli argomenti di comune interesse identificati con gli hashtag, parole chiave cui viene anteposto il simbolo “#” che aggregano tutti i tweet che li contengono. L’hashtag del congresso – tipicamente #nomecongresso2020 – deve quindi essere annunciato nelle primissime fasi della comunicazione per aggregare il pubblico di riferimento e segnalato nelle email, sul sito e anche in sede d’evento per stimolare il flusso di tweet durante il suo svolgimento.
➧ Pubblicità online La pubblicità online è una strategia efficace per promuovere il congresso a un pubblico molto ampio ma comunque mirato. Le campagne di search advertising permettono di fare apparire il sito del congresso nella prima pagina dei risultati dei motori di ricerca che gli utenti ottengono dopo aver cercato termini specifici, per esempio legati alle tematiche dell’evento. La pubblicità sui social media permette, attraverso il targeting, di “indirizzare” il proprio messaggio a specifici gruppi di utenti. Con LinkedIn, per esempio, si può scegliere di raggiungere gli utenti in base alla professione, all’organizzazione di riferimento (università, ospedale etc), al settore di attività, all’area geografica. Il retargeting, invece, si rivolge agli utenti sulla base delle loro precedenti azioni sul web: permette quindi di raggiungere chi ha visitato il sito del congresso ma non ha completato il form di registrazione con messaggi mirati a fargli concludere l'iscrizione. ◆
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La costruzione del sito web dell’evento Il sito è uno strumento di marketing e di informazione che deve generare interesse e produrre iscrizioni Obiettivo del sito è generare iscrizioni
Massima visibilità a programma e link d’iscrizione
Il sito web è lo strumento centrale della comunicazione digitale del congresso: è una vetrina che lo racconta ai potenziali partecipanti evidenziandone valore e peculiarità, che raccoglie tutte le informazioni – logistiche e non – a esso relative e che permette agli utenti di effettuarvi l’iscrizione online. Il sito web di un congresso non è dunque molto diverso dai siti delle attività commerciali, se non altro non nelle logiche che lo governano. Suo primo obiettivo è infatti quello di produrre iscrizioni (cioè vendere il congresso), promuovendolo e generando l’interesse degli utenti. Il secondo è offrire agli utenti una buona esperienza di navigazione che renda facile trovare ciò che serve (cioè facilitare il processo di acquisto) . Ecco alcuni suggerimenti per costruire un sito efficace.
Le successive domande cui il sito deve rispondere sono il cosa e il come. Il “cosa” si riferisce a cos’è il congresso: temi, programma, sessioni, relatori, docenti. Il contenuto è la prima ragione che motiva la partecipazione e che determina la scelta di iscriversi e il sito deve evidenziarne il valore aggiunto. Il “come” è invece relativo alla partecipazione: come iscriversi, a quanto ammonta la quota di iscrizione, come si paga e quando. “Programma” e “iscriviti” sono dunque elementi che devono avere massima visibilità in homepage.
Il dove e il quando in apertura di homepage Il sito deve innanzi tutto rispondere a due domande: dove e quando. Sono le informazioni preliminari che interessano al potenziale partecipante, spesso quelle in base a cui decide se può o meno prendere parte al congresso. Data, città e sede ospitante devono essere quindi molto evidenti sulla homepage. Nessuno ha voglia di navigare tutto il sito per sapere in quale location si svolge l’evento.
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GLI ELEMENTI DI UN SITO WEB EFFICACE
Data e luogo dell’evento in apertura di homepage
Visualizzazione ottimizzata per smartphone
Pulsanti “programma” e “iscriviti” ben visibili
Homepage con tutte le informazioni rilevanti
Dettagli e FAQ per rispondere a tutte le domande
Programma in versione web e PDF
Pulsanti e collegamenti social in homepage
Le persone di contatto
Una homepage a misura di smartphone I social media hanno reso lo “scrolling” – cioè il fare scorrere sullo schermo la pagina web dall’alto in basso – preferibile, soprattutto quando i siti sono visualizzati sugli smartphone, i cui piccoli schermi rendono più complicata la navigazione tramite i tradizionali menù in cima alla pagina. Anche a costo di essere “lunga”, la homepage del sito deve quindi contenere tutte le informazioni rilevanti, che poi possono essere approfondite ognuna in una propria pagina dedicata, ma che devono essere subito visibili. L’importante è che le informazioni siano bene organizzate e che la grafica sia chiara.
Segnalare i canali social del congresso In homepage devono trovare posto i pulsanti o le icone social per segnalare agli utenti quali sono le piattaforme che il congresso
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Il blog per il content marketing
Il pop-up di marketing
presidia con una propria pagina, account o hashtag. Se il sito ha un blog che viene aggiornato regolarmente i pulsanti social possono anche essere inseriti nelle pagine dei singoli post, stimolando in questo modo gli utenti a condividerli e commentarli.
Un sito che risponde a tutte le domande Quanto più esaustivo e ricco di informazioni, tanto più il sito sarà utile ai partecipanti e assolverà alla sua funzione di strumento di marketing. In apposite pagine con richiami in homepage vanno quindi evidenziati i crediti ECM che il congresso (se accreditato) consente di acquisire, i profili dei relatori/docenti, il video dell’edizione precedente, brevi interviste video con speaker e testimonial. Egualmente importanti sono informazioni di servizio come la lista degli alberghi ufficiali del congresso, le indicazioni su come raggiungere la location, i mezzi pubblici che la servono. Il suggerimento
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GLI STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE
è quello di inserire nel sito anche una pagina FAQ (frequently asked questions) per cercare di rispondere a tutte le possibili domande degli utenti alleggerendo così il lavoro della segreteria organizzativa.
I nomi delle persone da contattare I contatti della segreteria organizzativa devono essere ben visibili per incoraggiare chi ha comunque dubbi o domande a risolverli con una telefonata o una mail. Consigliabile anche inserire anche i nomi delle persone di riferimento: sapere che ci si può rivolgere a una persona, e non solo a un’organizzazione, può risultare più rassicurante.
Fare content marketing con il blog Una buona idea di marketing è il blog, i cui post possono risiedere sul sito ed essere diffusi attraverso i social e la newsletter. I contenuti del blog – che possono essere articoli, interviste, scritti di autori ospiti, personalità del congresso, specialisti noti – sono un’opportunità per creare interesse e mantenere il filo della comunicazione con il pubblico di riferimento, a patto però che la pubblicazione sia regolare e possibilmente non limitata al periodo di svolgimento dell’evento.
Il programma in versione web e PDF Immediatamente accessibile dalla homepage, il programma deve essere chiaro e dettagliato nelle pagine dedicate e consultabile senza
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troppi clic. È bene che il sito lo riporti sia in versione html (cioè sulla pagina web) sia in formato PDF. La pagina web può così venire indicizzata dai motori di ricerca e favorire il traffico organico al sito, mentre il file PDF si scarica e stampa facilmente.
Il pop-up per richiamare chi sta uscendo Il pop-up – cioè quella finestra che appare improvvisamente sovrapponendosi alla pagina web – può essere funzionale al marketing del congresso. I pop-up “di uscita” vengono infatti visualizzati quando l’utente sta per lasciare il sito, attivati dall’accelerazione improvvisa del mouse che segnala l’intenzione di terminare la sessione. Se l’utente non si è iscritto, il popup può sottolineare un importante aspetto scientifico dell’evento, un format inedito o un relatore di grande rilievo. Se invece si è iscritto, il pop-up di uscita può chiedergli di iscriversi alla newsletter informativa oppure all’alert per le comunicazioni e gli aggiornamenti organizzativi.
Il sito ottimizzato per ogni dimensione di schermo Il sito deve naturalmente essere “responsive”, cioè avere la funzionalità che ne adatta la visualizzazione alla dimensione dello schermo utilizzato dall’utente, ottimizzandola quindi per smartphone e tablet. Poiché il traffico internet da dispositivi mobili ha superato quello da computer fissi, un sito responsive è necessario per garantire una buona esperienza di navigazione agli utenti che vi accedono da smartphone. ◆
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GLI STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE
Spedizione degli inviti e trattamento dei dati personali La comunicazione del congresso comincia con il “save the date” e deve tenere conto delle disposizioni del GDPR La prima comunicazione: data e luogo dell’evento La prima comunicazione sul congresso, da inviare a tutti i potenziali interessati con congruo anticipo, è il “save the date”, cioè l’invito a segnarsi in agenda la data del congresso per poter organizzare la propria partecipazione. Il save the date in genere non contiene molti dettagli, ma per motivare le persone a segnarsi la data è necessario fornire elementi che suscitino interesse: oltre a data e luogo, si possono quindi inserire indicazioni sui temi principali dell’evento o un’anticipazione sui relatori di spicco. Importante inserire nel messaggio il sito del congresso e i recapiti telefonici e mail cui rivolgersi per informazioni.
Inviti via mail: attenzione ai filtri antispam Gli inviti (a iscriversi) ai congressi sono nella quasi totalità dei casi inviati via mail: è vero che la mail ha azzerato tempi e costi di spedizione, ma è anche vero che l’invito al congresso sarà uno delle decine di messaggi che ogni utente riceve nella propria casella di posta. Per emergere, essere aperta e poi essere cliccata, la mail di invito deve quindi essere “confezionata” secondo le più aggiornate tecniche dell’email marketing: un oggetto accattivante, contenuti di qualità, un design compatibile con tutti i dispositivi, un orario di invio ponderato. La trappola da evitare è quella dei filtri antispam, attivi sui server di posta
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aziendali così come sulle maggiori piattaforme come Gmail, Yahoo e Hotmail: a innescarli sono le parole del messaggio, se troppo pubblicitarie, ma anche i punti esclamativi (evitarli soprattutto nell’oggetto), i caratteri tutti maiuscoli, troppi colori e troppo sgargianti
Cosa inserire nell’invito La mail di invito al congresso deve contenere non solo le informazioni che servono al destinatario per poter valutare se partecipare o meno, ma anche le indicazioni affinché si possa iscrivere immediatamente. Quindi: data, luogo, orario, titolo dell’evento e link al programma aggiornato fino a quel momento, ma anche, ben visibili, il link alla pagina del sito dove sono illustrate le quote d’iscrizione e il link al form di registrazione, che a sua volta potrà contenere opzioni separate di registrazione al congresso, al programma sociale e alla cena sociale, insieme alle indicazioni sugli eventuali alberghi convenzionati e le procedure per prenotarli.
Comunicare quote e modalità di pagamento Se il congresso è promosso da un’associazione medica, le quote di iscrizione di solito differiscono per soci e non soci, ma possono anche differire a seconda del momento (una early registration può dare diritto anche al 1020% di sconto rispetto a una late registration) o delle diverse categorie professionali. Queste
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informazioni devono essere specificate sul sito con una chiara definizione dei tempi, dei costi e delle modalità di pagamento di ciascuna categoria o casistica. Da specificare anche il trattamento dei casi di annullamento: se e in che misura è previsto un rimborso della quota versata ed entro quando viene erogato. Di solito si corrisponde a 30 o 60 giorni dal termine dell’evento, quando si ha l’effettivo saldo economico della manifestazione.
Le disposizioni sul trattamento dei dati Direttamente correlato al tema della spedizione degli inviti, e più in generale a quello della comunicazione dell’evento, è il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation, abbreviato in GDPR). Entrato in vigore a maggio 2018, ha imposto un nuovo modo di gestire, archiviare e trattare i dati dei partecipanti partendo dall’assunto che per poter raccogliere e usare dati personali, cioè le informazioni riconducibili a una persona, occorre informare l’interessato e raccogliere il suo consenso, sia per i dati comuni che per i dati sensibili. Le disposizioni principali del GDPR: ➊ T rattare solo i dati che servono in relazione alle finalità per cui vengono raccolti ➋ Proteggere i dati attraverso appositi processi di trattamento ➌ Analizzare i rischi dei soggetti di cui si trattano i dati ➍ Documentare il trattamento dei dati ➎ Adottare misure di sicurezza adeguate e favorire l’anonimizzazione dei dati
Responsabilità, DPO e registro del trattamento I tre capisaldi del Regolamento sono il principio di responsabilità, che demanda al titolare del trattamento dei dati il compito di individuare le misure per a tutelarli; l’introduzione del Data Protection Officer (DPO), che si occupa di verificare la corretta implementazione degli obblighi connessi con la protezione dei dati personali; la nascita del Registro trattamento dati, dove devono essere registrati cronologicamente i più importanti atti relativi a database aziendali e data protection.
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Cosa deve fare l’organizzatore congressuale Di seguito alcuni esempi di come le disposizioni del GDPR entrano nella pratica professionale dell’organizzatore congressuale legata alla comunicazione dell’evento, all’invio degli inviti e alla gestione dei dati di iscrizione. ● Il database dell’associazione medica
Se l’associazione mette a disposizione dell’organizzatore un database da utilizzare per promuovere l’evento, l’organizzatore deve accertarsi preventivamente che i dati siano stati acquisiti legalmente, poi farsi nominare responsabile del trattamento dei dati e infine definire in un contratto le regole e i limiti di utilizzo degli stessi. ● I dati di chi si iscrive autonomamente
Per le iscrizioni a congressi ed eventi non è più necessario avere il consenso del partecipante per la gestione dei dati. Se il soggetto si iscrive autonomamente all’evento (o alla newsletter) autorizza implicitamente a utilizzare i dati personali forniti. È però necessario che l’informativa sul trattamento dei dati sia disponibile e che ci sia un segnale (flag o altro) con cui il partecipante conferma di averne preso visione. ● La promozione di eventi simili
Se l’organizzatore vuole utilizzare l’indirizzo mail del partecipante per una futura promozione di eventi della stessa tipologia non sono necessari né autorizzazione esplicita né consenso preventivo. Se invece vuole utilizzare i dati dell’iscrizione per promuovere eventi di altri settori, eventi commerciali, o vuole cedere i dati a terzi, deve avere un esplicito e preventivo consenso. ● I dati personali ricavati dal web
I dati personali disponibili su internet si possono utilizzare ad alcune condizioni. Se il soggetto individuato è potenzialmente interessato alla comunicazione da inviare l’uso è legittimo, ma occorre allegare (o linkare) l’informativa per il trattamento dei dati e inserire un disclaimer in cui si comunica che il dato è stato recuperato da internet, dando la possibilità all’utente di cancellarsi dalla mailing list e non ricevere altre comunicazioni. ◆
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Aspetti strategici e organizzativi 160 I mestieri del congresso: le nuove specializzazioni
163 L’allestimento della location
167 Organizzare eventi piĂš sostenibili
173 Norme di sicurezza e gestione degli imprevisti
176 Prima dell’inizio: le istruzioni allo staff e i controlli finali
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ASPETTI STRATEGICI E ORGANIZZATIVI
I mestieri del congresso: le nuove specializzazioni Alle tradizionali figure professionali se ne affiancano di nuove, rese necessarie dall’aumentata complessità degli eventi Lo sviluppo di nuove specializzazioni Benché i fondamentali del congresso quale momento professionale aggregativo per la condivisione della conoscenza siano rimasti più o meno inalterati nel tempo, molto negli ultimi anni è cambiato in termini di processi progettuali e organizzativi, format di sessioni, canali di comunicazione, formule di sponsorizzazione. Molti di questi cambiamenti sono dovuti allo sviluppo della tecnologia, che ha reso possibili innovazioni prima impensabili, ma anche all’evolversi del concetto di aggiornamento professionale e al mutare delle dinamiche di mercato. Anche nel campo dei congressi si stanno quindi affermando nuove specializzazioni che si sviluppano all’interno delle società di organizzazione congressuale, sempre più attrezzate per gestire le complessità. Di seguito ne proponiamo alcune.
➧ Il designer del congresso Il suo compito è progettare il congresso partendo dagli obiettivi del committente: sceglie i format delle sessioni, valorizza l’esperienza dei partecipanti, verifica il rispetto del budget, misura i risultati. È una figura che esiste, ma di cui la tecnologia sta estendendo il raggio d’azione: il designer di eventi è oggi quel professionista che sa combinare elementi
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di progettualità creativa con solide conoscenze su come migliorare i format e i processi di apprendimento dei partecipanti attraverso piattaforme e dispositivi tecnologici.
➧ I l responsabile della comunicazione Molti organizzatori e provider si sono strutturati per gestire internamente la comunicazione del congresso, tradizionalmente affidata a società esterne. Le campagne di comunicazione dei congressi medici, finalizzate principalmente a reclutare partecipanti, sono infatti sempre più complesse e necessitano di risorse che conoscano il congresso, i suoi temi e i suoi protagonisti, e che lavorino fianco a fianco con il project manager e il suo team. Il responsabile della comunicazione interno ha quindi il compito di realizzare il piano di marketing e comunicazione dell’evento – logo e sito, email marketing, web marketing e social media marketing – e produrre i contenuti di comunicazione prima, durante e dopo l’evento.
➧ Il social media manager È una funzione specifica della comunicazione: anche nel contesto dei congressi medico-scientifici i social media sono oggi uno dei principali mezzi per
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ASPETTI STRATEGICI E ORGANIZZATIVI
LE NUOVE SPECIALIZZAZIONI CONGRESSUALI Il social media manager
Il responsabile della comunicazione
Il designer del congresso
L’analista dei dati
Il responsabile della sostenibilità
Il safety manager
Il manager del virtuale coinvolgerne attivamente i partecipanti. Il social media manager entra nel team dell’evento portandovi la conoscenza delle dinamiche che governano le diverse piattaforme social. Non basta, infatti, postare la locandina dell’evento su Facebook per garantirsi un ritorno: occorre costruire community online, gestirle, fornire spunti e contenuti, trasformare gli utenti in partecipanti e, naturalmente, curare la diretta (su Twitter per esempio) del congresso a beneficio dei follower anche distanti.
➧ Il manager del virtuale Un numero crescente di congressi medici viene reso fruibile almeno in parte anche online per ampliare la partecipazione rendendola possibile anche da remoto. Egualmente, un numero crescente di corsi ECM è multipiattaforma e viene reso disponibile in parte come attività residenziale e in parte come webinar. Tali fenomeni avranno sempre maggiore rilevanza in futuro e la figura del professionista specializzato nella progettazione della “parte virtuale” del congresso si comincerà a diffondere. Fra i suoi compiti, per esempio, quello di identificare il pubblico “remoto”, di selezionare la piattaforma o l’ambiente virtuale da utilizzare e di progettare i servizi legati alla partecipazione online.
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➧ L’analista dei dati L’uso delle tecnologie digitali nell’organizzazione e gestione del congresso sta moltiplicando la quantità di dati che ogni singolo evento produce: dai dati di registrazione a quelli di accesso alla location, dalle votazioni elettroniche all’uso della app dell’evento, dagli abstract caricati sul sito ai flussi di partecipazione alle diverse sessioni, il patrimonio di informazioni cui attingere comincia a essere davvero imponente. Agli analisti quindi il compito di raccogliere i dati e tradurli in informazioni rilevanti per il committente del congresso ma anche per l’agenzia che lo organizza, che grazie ai dati può misurare l’efficacia dei diversi aspetti dell’evento e migliorarli ulteriormente.
➧ I l responsabile della sostenibilità Quanto più si afferma l’esigenza di ridurre l’impatto ambientale degli eventi tanto più sono necessarie figure specifiche con il compito di adottare soluzioni concrete di sostenibilità nelle pratiche organizzative del congresso e di selezionare destinazioni, sedi e fornitori in linea con l’esigenza. Il responsabile della sostenibilità deve quindi analizzare le fasi dell’organizzazione e della produzione del congresso, stabilire le migliori pratiche per contenerne l’impatto ambientale e lavorare con tutti i soggetti coinvolti per garantirne l’adozione.
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ASPETTI STRATEGICI E ORGANIZZATIVI
➧ Il safety manager È solitamente una figura consulenziale quella che si occupa di verificare che l’evento sia organizzato in conformità alle norme di sicurezza. Esistono infatti prescrizioni di legge su tutti gli aspetti di gestione del rischio negli eventi: la sicurezza delle strutture, il rischio che deriva dal lavoro in contemporanea di fornitori diversi nella location, l’assistenza sanitaria, la prevenzione antincendio e, se l’evento si svolge in uno spazio pubblico, la valutazione delle vie di fuga, il piano di emergenza, gli accessi per le ambulanze e così via. La figura del safety manager, altamente specializzata, è decisiva non solo per prevenire i rischi ma anche per tutelare l’organizzatore, unico responsabile della sicurezza dell’evento.
Le figure tradizionali che lavorano al congresso Oltre al personale specializzato della società di organizzazione congressuale e ai suoi consulenti, alla realizzazione di un congresso partecipano anche una serie di figure professionali che in genere collaborano al progetto in veste di fornitori. Ogni organizzatore con una consolidata presenza sul mercato ha un proprio parco fornitori composto da imprese o singoli professionisti con cui il rapporto di collaborazione è testato e collaudato. Di seguito proponiamo alcune delle professioni più comunemente coinvolte nell’organizzazione e gestione di un congresso medico-scientifico: la lista non è esaustiva, ma dà un’idea del lavoro corale che c’è dietro all’evento.
➧ Allestitori Sono società di designer, grafici, architetti, fabbri, falegnami, elettricisti e tecnici esperti nella progettazione e realizzazione di stand per fiere ed esposizioni, palchi per sale congressuali, scenografie e costruzioni speciali. Curano l’intero progetto, dall’idea creativa alla produzione finale, inclusi la scelta dei materiali e dell’illuminazione, il montaggio e lo smontaggio nonché il trasporto da e verso la sede del congresso.
➧ Registi e tecnici audio-video Anche i congressi hanno i loro registi, specializzati nel coordinare e utilizzare al meglio le tecnologie per dare agli
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interventi dei relatori un impatto “scenico”. Proiezioni su grandi schermi, luci di scena, presentazioni interattive, microfoni, effetti sonori, trasmissioni in alta definizione di interventi dalla sala operatoria contribuiscono sempre più alla riuscita dell’evento e sono resi possibili ed efficaci da un’esperta regia audiovisiva e da tecnici qualificati.
➧ Hostess e steward Sono il cosiddetto personale di sala, indispensabile per qualunque evento o congresso: accolgono e indirizzano i congressisti, distribuiscono materiale didattico e informativo, consegnano e ritirano i fogli firme, monitorano l’andamento delle sessioni e in generale offrono assistenza a partecipanti, relatori ed espositori. Hostess e steward sono “forniti” da agenzie specializzate oppure reclutati direttamente dall’organizzatore. Nel caso di eventi internazionali devono conoscere le lingue per comunicare con i partecipanti stranieri.
➧ Professionisti del catering Sono specializzati nel preparare, allestire e servire pasti e rinfreschi di qualunque genere e in qualunque situazione, nel trasportare e conservare cibi e bevande in location prive di cucine e frigoriferi e nel produrre rinfreschi per centinaia di persone senza sforare il budget concordato. I professionisti del catering sono essenziali per la preparazione di pasti di qualità che tengano anche conto delle diverse esigenze in tema intolleranze alimentari, regimi alimentari specifici e consuetudini religiose, ed è loro compito assicurarsi che vengano serviti nei tempi giusti. ◆
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ASPETTI STRATEGICI E ORGANIZZATIVI
L’allestimento della location Preparare gli spazi per agevolare attività e spostamenti nelle aree dell’evento ◗ Evitare file e ritardi
Sfruttare gli spazi in modo funzionale La sede che ospita il congresso deve essere allestita con l’obiettivo primario di garantirne una fruizione agevole da parte dei partecipanti in ogni momento del programma. Che ci siano 100 o 1.000 partecipanti il principio non cambia: gli spazi devono essere sfruttati secondo un principio di funzionalità che agevoli la logistica, gli spostamenti delle persone e le diverse attività previste, tanto nelle sale meeting quanto nelle altre aree della struttura. Scelte di allestimento poco razionali possono creare rallentamenti in fase di registrazione o di ritiro dei badge, all’entrata o all’uscita delle sale, durante il coffee break o il pranzo. Viceversa, allestimenti efficaci possono potenziare la circolazione dei partecipanti in zone come l’area espositiva o l’area poster, il cui successo si basa sull’afflusso di visitatori. Ecco qualche suggerimento.
◗ Confrontarsi con lo staff della location Prima di progettare l’allestimento può essere utile confrontarsi con lo staff della location: nessuno la conosce meglio di chi ci lavora e che è sicuramente in grado di suggerire le soluzioni logistiche più adatte alle esigenze specifiche.
Se lo spazio lo consente è sempre consigliato allestire più punti per uno stesso servizio, a prescindere dal numero di partecipanti. Per esempio, tre desk di registrazione, tre punti di ritiro dei badge, tre angoli per il ristoro e così via. In questo modo si evitano file, ritardi e irritazione dei partecipanti.
◗ Dare visibilità a tutti gli stand Soprattutto nelle aree espositive ci sono sempre alcune zone più sacrificate di altre, magari perché più distanti dagli ingressi o perché relegate in fondo alla sala. Per creare passaggio anche in queste zone, e garantire visibilità a tutti gli stand degli sponsor, vi si possono collocare desk di servizio oppure tavoli con il rinfresco.
◗ Il passaggio dei partecipanti Un modo efficace di sfruttare il passaggio dei partecipanti è riunire insieme area espositiva e area poster in un unico grande open space continuo: in questo modo chi va a consultare i poster transita anche di fronte agli stand espositivi e viceversa.
◗ Spazi per tutte le attività L’allestimento deve garantire che ci siano spazi adeguati per tutte le attività che si svolgono durante il congresso: non è sufficiente dunque concentrarsi sulle sale per le sessioni, ma occorre dare attenzione anche a spazi espositivi, area catering, foyer per la reception e le registrazioni.
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◗ Segnaletica efficace La segnaletica della location deve essere affiancata da quella del congresso che indica, per esempio, in quale sala si tiene quale sessione e a che ora. Cartelli visibili e indicazioni chiare: una segnaletica efficace è un servizio ai partecipanti e un fattore di fluidità logistica.
◗ Informazioni all’ingresso Per quanto visibile e ben congegnata, la segnaletica non può sostituire l’essere umano in quanto a chiarezza ed esaustività. Posizionare un desk informazioni proprio all’ingresso della location evita perdite di tempo a partecipanti e relatori.
◗ Gestione rapida dei flussi Per una più rapida gestione dei flussi di partecipanti è bene tenere separati i servizi: al desk di segreteria le procedure tecniche (anche ECM) e in altri punti l’assistenza e le informazioni generali.
◗ Dove posizionare il coffee break Quando si sceglie il luogo dove allestire i tavoli per il coffee break occorre domandarsi se è chiara la direzione della fila, se si possono creare assembramenti, se i camerieri hanno abbastanza spazio per allestire e servire. Si evitano così gli errori più comuni.
L’area espositiva e gli stand delle aziende L’area espositiva di un congresso è quella dove trovano posto gli stand in cui le aziende sponsor presentano ai partecipanti le proprie novità di prodotto. Le dimensioni di quest’area variano da congresso a congresso, ma negli eventi più grandi possono essere piuttosto estese, come in una fiera vera e propria con centinaia di stand, centinaia di persone coinvolte, migliaia di visitatori. Gli stand possono essere altamente tecnologici, oppure presentare macchinari voluminosi e delicati (per esempio quelli per la diagnostica), o ancora ospitare presentazioni che richiamano molte persone. La logica della gestione di quest’area è quella fieristica: in genere l’agenzia che organizza il congresso incarica un allestitore della costruzione degli stand e, in collaborazione con lo staff della location, coordina le operazioni.
◗S pazio per allestimenti ingombranti L’area della location dove allestire la parte espositiva del congresso deve offrire spazi sufficientemente ampi per movimentare macchinari e colli ingombranti come pannelli e mobili degli stand, impianti di illuminazione, macchinari presentati dagli espositori e così via.
◗T enere conto dei flussi di partecipanti L’area espositiva deve essere facilmente accessibile e commisurata non solo al numero di stand che deve ospitare, ma all’intero flusso di persone che si prevede la visiteranno. È importante inoltre che lo spazio sia dotato dei servizi di base e della connessione a internet.
◗ Collegamento fra espositori e allestitore Nell’ambito di uno stesso congresso in genere si affida l’allestimento di tutti gli stand a un’unica società specializzata. La segreteria organizzativa del congresso deve quindi fare da collegamento fra gli espositori e l’allestitore per specificare quanto necessario a ognuno.
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◗ Le opzioni espositive L’organizzatore del congresso di solito propone agli espositori la scelta fra uno o due tipi di stand, diversi per misure, dotazioni e costi. Alcune aziende avranno poi richieste specifiche in base a ciò che devono esporre o alle attività che vogliono condurre nello stand.
◗ Rispettare le scadenze Per organizzare un’area espositiva è necessario che tutti rispettino le scadenze. Gli allestitori devono montare gli stand entro una certa data, quindi le aziende hanno una scadenza precisa per confermare le loro necessità tecniche all’allestitore. Nel dare le scadenze è meglio lasciare sempre uno o due giorni di margine per eventuali imprevisti.
◗ Sorveglianza per i macchinari Se ci sono aziende che espongono macchinari è necessario accertarsi che siano sempre presenti i tecnici addetti. Occorre inoltre garantire la sorveglianza e informarsi con la location e con gli sponsor circa le coperture assicurative in caso di danni, furti o altri imprevisti.
◗O rari e modalità di accesso all’area espositiva Comunicare a tutti gli espositori orari e modalità di accesso all’area espositiva per preparare gli stand e disallestirli a fine evento. Un’esposizione medio-grande, con un centinaio di stand, può richiedere all’allestitore un paio di giorni di lavoro, anche di notte per ottimizzare i tempi.
◗ Allestitore sempre presente È bene disporre che sia la location sia l’allestitore abbiano sempre almeno una persona presente nell’area espositiva durante lo svolgimento del congresso per rispondere alle richieste degli espositori, fare le eventuali riparazioni e risolvere i problemi se si presentano.
◗ La mappa degli stand Quanto più l’esposizione è grande tanto più apprezzata ne è la mappa, che si può sia stampare in formato depliant sia caricare sulla app dell’evento per la consultazione da smartphone.
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Valorizzare l’area poster (o e-poster) Nel contesto di un congresso medicoscientifico, un poster è un manifesto stampato dove l’autore pubblica i risultati delle proprie ricerche o un caso studio seguito. Sempre più comuni sono oggi gli e-poster, cioè quegli stessi documenti che, invece di essere stampati, sono visualizzati su appositi monitor o schermi touch. Poster o e-poster – in un congresso di grandi dimensioni possono essere anche migliaia – vengono esposti in un ambiente comune aperto ai partecipanti, che ne discutono i contenuti con gli autori nelle cosiddette “sessioni poster”. Queste sessioni sono un aspetto rilevante del programma scientifico: per i ricercatori, che presentano il proprio lavoro ai colleghi, sono un’occasione di visibilità, e per chi li consulta sono un’opportunità di aggiornamento professionale. Compito dell’organizzatore è facilitare gli autori nella produzione dei propri poster e gestirne l’area affinché sia il più funzionale possibile a rendere proficue tali sessioni.
◗ Le indicazioni agli autori L’efficacia di un poster è molto legata alla capacità dell’autore di dare una forma grafica ai contenuti. È quindi consigliabile fornire agli autori indicazioni su come realizzarlo: quali sezioni prevedere, come organizzare i contenuti, come impostare titolo e sottotitolo, fermo restando che gli autori sono comunque liberi di dare al poster l’aspetto che preferiscono.
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◗ Il formato dei poster stampati Per le versioni stampate, tuttora diffuse, il formato più comune per i poster è 70x100cm, con orientamento verticale. Agli autori devono essere fornite anche le indicazioni tecniche: risoluzione delle immagini, tipo di carattere e sua dimensione.
◗L e specifiche per i poster digitali Per gli e-poster, presentati su monitor o touch screen, occorre che l’area sia cablata. Agli autori devono essere fornite le specifiche tecniche per caricare il loro materiale (tipo di file, peso massimo dei file, software da utilizzare). I poster digitali (ma anche quelli tradizionali dotati di QR code) possono essere scaricati su tablet o smartphone tramite la app del congresso.
◗P er ogni poster uno spazio numerato Gli spazi dove affiggere i poster devono essere ben visibili e numerati. È consigliabile che durante le fasi di allestimento e ritiro dei poster l’area sia presidiata da membri dello staff, che possono assistere gli autori in caso di necessità.
◗ Il codice identificativo Quando (prima dell’evento) il poster viene accettato, l’autore riceve comunicazione del codice identificativo attribuitogli. A quel codice è associato lo spazio nell’area poster a lui riservato.
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◗ Attrezzatura e assistenza A seconda del materiale impiegato per i pannelli (se si tratta di materiale stampato) è bene attrezzare l’area poster con puntine e nastro biadesivo. Prevedere la presenza di un tecnico per risolvere eventuali problemi. A maggior ragione se si tratta di e-poster, e se quindi l’area è dotata di monitor o di totem con touch screen, è necessario il presidio di personale tecnico.
◗Q uando montare i poster stampati Per i poster stampati, è indispensabile precisare gli orari in cui gli autori devono recarsi nell’area poster e allestirla prima dell’inizio dei lavori e ritirare i propri poster al termine del congresso.
◗D efinire l’agenda delle sessioni poster Per dare a tutti i partecipanti la possibilità di partecipare alle sessioni poster è bene fissare fin da subito l’agenda degli incontri con gli autori, avendo cura di dividerli in più momenti per evitare sovraffollamenti.
◗M igliorare le interazioni nell’area poster Le app dei congressi sono spesso dotate di una funzione che permette di votare i poster migliori. Per migliorare l’interattività dell’area poster si possono incentivare i partecipanti a valutare i lavori esposti e a sottoporre domande e richieste di approfondimento direttamente agli autori. ◆
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Organizzare eventi più sostenibili Dalle scelte progettuali alla selezione dei fornitori, cosa si può fare per ridurre l’impatto ambientale del congresso Aumenta l’attenzione alla sostenibilità degli eventi
Mitigare gli aspetti negativi e massimizzare quelli positivi
Il tema della riduzione dell’impatto ambientale di eventi e congressi ha cominciato ad avere seguito anche in Italia, paese dove è quasi sempre stato relegato agli ultimi posti nella scala delle priorità di organizzatori e committenti. Aumentano infatti le strutture per eventi (centri congressi e alberghi in primis) che introducono modelli di gestione sostenibile delle proprie attività promuovendo soluzioni per il risparmio energetico e la riduzione del consumo di plastica, per il cibo a chilometro zero e il riciclo dei rifiuti; parallelamente cresce il numero degli organizzatori che cercano di ridurre l’impatto rivolgendosi a una filiera di fornitori certificati e adottando pratiche organizzative più sostenibili, per esempio producendo documenti congressuali digitali per ridurre il consumo di carta, scegliendo materiali ecocompatibili per gli allestimenti, recuperando le eccedenze di cibo e così via.
Il mercato degli eventi, di cui quello congressuale e quello specifico dei congressi medici non sono che una componente, è un mercato che a livello mondiale è molto “impattante”: non soltanto muove milioni di persone e genera miliardi di fatturato, ma ha anche effetti ambientali molto rilevanti che derivano appunto dalla generazione di traffico aereo e mobilità non sostenibile, dal consumo di acqua ed energia, dalla produzione di rifiuti e dallo spreco di cibo. Per contro, gli eventi producono molti posti di lavoro, portano sviluppo e crescita economica alle destinazioni (e per alcune magari ne sono l’unica opportunità), producono conoscenza e lasciano eredità di lungo termine. Come tutte le attività umane, anche quella congressuale ha quindi un impatto duplice, negativo e positivo: renderla sostenibile, o comunque più sostenibile, significa mitigarne gli aspetti negativi e massimizzarne quelli positivi intervenendo sul processo organizzativo.
Quanti rifiuti produce un evento da 1.000 partecipanti Durante un congresso, un singolo partecipante produce in media 1,89 chili di rifiuti al giorno, di cui 1,16 chili vanno in discarica senza essere riciclati. Ciò significa, dice l’agenzia americana di organizzazione eventi MeetGreen che ha elaborato i numeri misurando la quantità di rifiuti prodotti dalle location e dal catering di 60 congressi, che un evento di tre giorni con 1.000 partecipanti produce 5.670 chili di rifiuti, 3.480 dei quali destinati alla discarica, per un totale
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LE CARATTERISTICHE DI UNA LOCATION SOSTENIBILE Membro dello staff con titoli professionali specifici che implementa le azioni di sostenibilità.
Team di persone di diversi dipartimenti che coinvolgono i colleghi nei programmi di riduzione dell’impatto.
Policy che prevedono l’acquisto, almeno in parte, di prodotti biologici e a chilometro zero.
Raccolta differenziata dei rifiuti e procedure di smaltimento e riciclo. Acquisto di prodotti per la pulizia certificati come sostenibili.
SUSTAINABILITY MANAGER GREEN TEAM
Illuminazione a basso consumo, sensori di movimento per luci, riscaldamento ed erogazione di acqua, ricircolo dell’acqua per riscaldamento.
EFFICIENZA IDRICA ED ENERGETICA
CIBO BIOLOGICO
ENERGIE RINNOVABILI
COMUNICA LA SOSTE NIBILITÀ
RICICLA I RIFIUTI
RECUPERA IL CIBO MISURA I CONSUMI
Regolare raccolta del cibo non consumato durante gli eventi per la donazione alle strutture di assistenza del territorio.
MOBILITÀ SOSTENIBILE
Rilevazione dei consumi annui di energia e acqua e della produzione di rifiuti. Capacità di rilevare i medesimi dati per singolo evento.
Approvvigionamento energetico da fonti rinnovabili (almeno in parte). Produzione propria dell’energia tramite pannelli solari o fotovoltaici.
Il personale commerciale fornisce supporto ai clienti sui temi e le iniziative della struttura legate alla sostenibilità.
Raggiungibilità tramite il trasporto pubblico, postazioni per il parcheggio di biciclette e stazioni di ricarca per auto elettriche.
di 530 tonnellate di anidride carbonica emessa solo in sede di evento (senza quindi tenere conto di viaggi e spostamenti).
utilizzata nella camera d’albergo, per il 4% dall’energia utilizzata nella location dell’evento e per il 3% dai pasti.
L’impatto ambientale di un congressista
Le componenti del congresso a maggiore impatto
In un congresso da 5.000 partecipanti con area espositiva, dice sempre MeetGreen, tipicamente il 41% dei rifiuti va in discarica, il 35% viene riciclato, il 21% è umido organico (cibo) che va al compostaggio e il 3% viene donato. L’impatto ambientale complessivo dei partecipanti a quello stesso congresso è invece generato per l’84% dal viaggio per raggiungere la destinazione dell’evento (il 70% dai voli, il 10% dalle auto e il 4% dai treni), per l’8% dall’energia
Le voci che più pesano nel computo dell’impatto ambientale di un congresso sono dunque le seguenti:
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➊ Viaggi e spostamenti (di partecipanti, relatori, fornitori, sponsor, staff) ➋ Sede dell’evento ➌ Catering ➍ Materiali stampati ➎ Allestimenti
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Produrre un congresso a impatto zero è impossibile. È possibile però, per ognuna di queste voci, adottare pratiche progettuali e organizzative più sostenibili . Di seguito un elenco delle azioni da compiere o da richiedere ai fornitori per migliorare il grado di sostenibilità ambientale del congresso.
Cosa fare per rendere il congresso più sostenibile
Viaggi e spostamenti
● Selezionare per il congresso una
destinazione e/o una sede centrali rispetto alla provenienza dei partecipanti o vicine al luogo di provenienza della maggior parte di essi. ● Suggerire ai partecipanti l’uso del treno invece dell’aereo o dell’auto privata per raggiungere la destinazione. ● Ridurre gli spostamenti dei partecipanti su navette e pullman privati durante le giornate/serate del congresso costruendo un programma percorribile a piedi. ● Stimolare i partecipanti a usare i mezzi pubblici per raggiungere la sede dell’evento e per muoversi nella città ospite fornendo tutte le informazioni al riguardo. ● Aderire a un programma di compensazione delle emissioni. Ci sono moltissimi programmi che permettono di acquistare carbon credit con cui si finanziano la piantumazione di alberi o altre attività compensative. Il costo dell’iniziativa può
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essere sponsorizzato oppure assorbito in parte o interamente nella quota di iscrizione al congresso.
Sede dell’evento
● Scegliere una sede facilmente raggiungibile
con i mezzi pubblici. ● Scegliere una sede che abbia caratteristiche di sostenibilità (illuminazione a basso consumo, programmi di riduzione del consumo idrico, approvvigionamento da fonti energetiche rinnovabili, raccolta differenziata dei rifiuti, acquisto prodotti alimentari a chilometro zero, etc). ● Preferire una sede le cui sale e area espositiva siano illuminate da luce naturale. ● Prenotare la sede solo per il tempo necessario evitando così l’uso non necessario di illuminazione, riscaldamento o condizionamento. ● Minimizzare l’uso di illuminazione ad alto wattaggio per i palchi. ● Spegnere luci e condizionamento nelle sale quando non sono in uso.
Alberghi
●S elezionare per il congresso alberghi
che abbiano caratteristiche di sostenibilità (programmi di riuso della biancheria da camera, illuminazione a basso consumo, programmi di riduzione del consumo idrico, approvvigionamento da fonti energetiche rinnovabili, acquisto prodotti alimentari a chilometro zero, accessibilità tramite trasporto pubblico, raccolta differenziata dei rifiuti, etc).
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IL CATERING A BASSO IMPATTO Prodotti biologici Stoviglie e posate riutilizzabili
Condimenti e zucchero in grandi contenitori (no confezioni monouso)
Prodotti locali e di stagione Menù con opzioni vegane e vegetariane Decorazioni floreali sostenibili
Prodotti di origine animale biologici, etici e sostenibili Raccolta e donazione del cibo non consumato
Catering
● Selezionare un fornitore con caratteristiche
o certificazioni di sostenibilità. ● Scegliere menù con ingredienti a chilometro
zero o comunque di produzione locale. ●F ornire opzioni vegetariane nei menù. ● Evitare l’utilizzo di piatti, posate e
Acqua (filtrata) in caraffe Raccolta e compostaggio dei rifiuti organici
materiali informativi disponibili sulla app dell’evento e a ridurre il materiale cartaceo. ● Nelle sale preferire l’uso di lavagne cancellabili (che possono essere riutilizzate) invece delle lavagne a fogli mobili.
Allestimenti
bicchieri usa e getta, ma se necessario privilegiare quelli realizzati con materiali biodegradabili. ● Evitare l’uso di condimenti in porzioni singole. ● Evitare il consumo di acqua in bottiglia: servire acqua (eventualmente filtrata) in caraffe, posizionare nella location boccioni d’acqua e invitare i partecipanti a riempire le proprie bottigliette invece di usarne di nuove. ● Recuperare e donare il cibo non consumato durante l’evento.
● Selezionare un allestitore con
Materiali stampati
● Sostenere la raccolta differenziata
● Sviluppare una app dell’evento che
consenta di ridurre, se non addirittura azzerare, i materiali cartacei distribuiti ai partecipanti durante l’evento. ● Per ciò che comunque deve essere stampato usare carta riciclata e stampare i fogli su due lati. ● Utilizzare badge di carta e non di plastica. ● Preferire la segnaletica digitale a quella stampata ● Invitare gli espositori a rendere i propri
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caratteristiche o certificazioni di sostenibilità. ● Richiedere materiali riciclati per costruire
gli stand (legno, moquette etc) e riutilizzarli, riciclarli o donarli dopo l’uso. ● Per le decorazioni floreali usare piante e fiori finti: ne esistono di ottima qualità e possono essere riutilizzati. ● Evitare l’uso eccessivo di imballaggi per il materiale che deve essere trasportato nella location.
In generale
dei rifiuti posizionando gli appositi contenitori in tutta la location. ● Incoraggiare gli espositori a ridurre, riusare, riciclare. ● Non includere penne nel materiale per i partecipanti e fornirle solo su richiesta. ● Ridurre l’uso dei gadget da distribuire ai partecipanti e in particolare di quelli realizzati con materiali non riclclabili. ● Recuperare tutto ciò che non è stato usato e utilizzarlo per l’evento successivo.
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Come ridurre lo spreco di cibo e donare quello non consumato Quanto cibo si spreca durante i congressi? Tanto. Il numero esatto dei partecipanti è spesso incerto fino all’ultimo momento e la necessità di garantire a tutti un pasto, possibilmente abbondante, determina solitamente grandi quantità di cibo in eccesso. Non esiste una stima di quanto cibo (buono) venga gettato via dopo eventi e congressi, però si stima che in media il 25/30% del cibo preparato per un evento non venga consumato. In termini concreti, significa che per un evento con 100 partecipanti si producono 20 chili di cibo in eccesso, sufficiente a sfamare circa 40 persone. Se si considera che in Italia si sprecano 6 milioni di tonnellate di alimenti ogni anno e che, viceversa, 4 milioni di persone non hanno i mezzi per assicurarsi un’alimentazione adeguata, si comprende che per chi promuove, organizza o ospita eventi recuperare il cibo in eccesso dei congressi e donarlo a chi ne ha bisogno è un impegno sociale necessario (e che non costa niente). ➧ Recupero
e donazione nel rispetto della normativa
Le stime di spreco riportate sopra arrivano da Federcongressi&eventi, l’associazione degli organizzatori congressuali, che insieme alle onlus Banco Alimentare ed Equevento, ha istituito il programma Food for Good proprio per facilitare il processo di recupero e donazione del cibo non consumato durante gli eventi nel rispetto della normativa, grazie alla legge 155/2003, detta del “Buon Samaritano”, e alla successiva legge 166/2016 Disposizioni concernenti la donazione e la distribuzione di prodotti alimentari e farmaceutici a fini di solidarietà sociale e per la limitazione degli sprechi, chiamata “legge Gadda”. ➧ La
procedura per attivare il recupero
La procedura di recupero del cibo è semplice: l’organizzatore del congresso, la società di catering oppure anche la location comunicano per tempo a Federcongressi&eventi (compilando
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la richiesta di recupero sul sito federcongressi.it) data, luogo del congresso, numero di partecipanti previsti – la procedura si attiva preferibilmente per eventi con almeno 100 partecipanti– e numero di contatto del catering incaricato. Federcongressi&eventi inoltra quindi la richiesta al Banco Alimentare o a Equoevento, a seconda della pertinenza territoriale, che a loro volta inviano i propri volontari a raccogliere il cibo integro e non consumato al termine del congresso per consegnarlo immediatamente alle strutture di assistenza (case famiglia, mense per i poveri e centri per rifugiati). ➧ Cosa deve fare il catering Chi dona il cibo deve dotarsi di vaschette di alluminio dove raccogliere le pietanze e di un abbattitore di temperatura, cioè un frigorifero molto potente che porta in breve tempo la temperatura del cibo fra 0 e 4 °C. Le vasche di alluminio vanno etichettate e conservate al freddo fino al momento del ritiro per un consumo entro le 24 ore. Se manca l’abbattitore di temperatura il cibo può comunque essere raccolto e consegnato a un ente che ne garantisce la consumazione entro un’ora. ➧ Il
servizio è gratuito, i benefici sono enormi
L’impegno è minimo e il servizio di ritiro è gratuito. Non ci sono svantaggi, ma molti benefici: sociale (sostegno ai bisognosi), economico (riutilizzo e ottimizzazione della disponibilità di risorse), ambientale (meno inquinamento perché meno alimenti finiscono nelle discariche) ed educativo (si educa al rispetto per il valore del cibo e per la fatica umana nel prepararlo). Con il programma Food for Good sono stati finora recuperati e donati in tutta Italia più di 130mila piatti pronti e quasi 7mila chili di pane e frutta.
La certificazione UNI ISO 20121 per eventi sostenibili La UNI ISO 20121 è la norma internazionale che definisce gli standard per gestire eventi sostenibili. Secondo questa norma un congresso non è mai sostenibile in assoluto, ma lo è in modo relativo rispetto a se stesso se fosse gestito in modo diverso o rispetto a un congresso simile. Il concetto di sostenibilità di
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LE PRATICHE DI SOSTENIBILITÀ NELL’ORGANIZZAZIONE DEL CONGRESSO Aderire a un programma di compensazione delle emissioni
Eliminare gadget non riciclabili Usare badge di carta e non di plastica
Selezionare fornitori con pratiche sostenibili Ridurre (o azzerare) i materiali cartacei Posizionare contenitori per la raccolta differenziata dei rifiuti Preferire la segnaletica digitale a quella stampata
un evento non è quindi legato all’evento in sé, ma a come lo si organizza. Ne consegue dunque che non è il singolo evento a poter essere dichiarato conforme alla norma e certificato UNI ISO 20121, bensì il suo sistema di gestione. ➧ I tre parametri della sostenibilità La UNI ISO 20121 prende in esame le tre principali fasi organizzative dell’evento – progettazione, realizzazione e rendicontazione – analizzandole rispetto ai tre principali parametri di sostenibilità: quello ambientale, quello sociale e quello economico. Il parametro ambientale considera le misure adottate per la gestione ottimale degli impatti, nel rispetto delle migliori pratiche e con eventuali aspetti di compensazione per quelli non eliminabili. Quello sociale valuta invece le condizioni di lavoro delle persone coinvolte nella realizzazione dell’evento gli effetti dell’evento stesso sulla comunità locale che lo ospita. Il parametro economico analizza infine voci come la fattibilità economica,
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Recuperare ciò che non è stato usato per l’evento successivo
Proporre programmi serali a walking distance
Utilizzare materiali riciclati
la trasparenza nella gestione dei costi e l’impegno per la lotta alla corruzione. Scopo dell’analisi è valutare se il processo di gestione nelle sue varie fasi persegue la riduzione degli impatti negativi, il rispetto dei diritti umani, la valorizzazione dei fornitori locali, l’approccio “partnership” rispetto all’approccio “comando e controllo”. Chi vuole certificarsi non deve raggiungere traguardi definiti, ma darsi obiettivi di miglioramento ragionevoli e raggiungibili. ➧ Chi
può ottenere la certificazione di sostenibilità
Gli standard di sostenibilità contenuti nella UNI ISO 20121 sono applicabili a eventi di tutte le dimensioni e a tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione di un evento, non soltanto le agenzie di organizzazione congressuale. Possono infatti ottenere la certificazione anche le location (alberghi, centri congressi, centri fieristici) e le società di servizi (catering, sicurezza, tecnologia). ◆
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Norme di sicurezza e gestione degli imprevisti L’organizzatore deve analizzare i rischi, prevedere le alternative e conoscere gli obblighi di legge in materia di sicurezza L’organizzatore è il responsabile ultimo di tutto ciò che succede Gli eventi aggregativi, e quindi anche i congressi, sono per definizione potenzialmente esposti a una serie di rischi (imprevisti organizzativi, emergenze sanitarie, incidenti sul lavoro, guasti tecnici etc): l’organizzatore, responsabile ultimo di tutto ciò che succede nell’ambito dell’evento, deve quindi non soltanto ottemperare agli obblighi di legge e alle normative sulla sicurezza, ma deve anche prevedere piani di gestione del rischio e procedure di emergenza per contenere l’impatto degli imprevisti e tutelare la sicurezza di partecipanti, staff e fornitori.
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Prevedere gli imprevisti Nell’organizzazione di un congresso l’imprevisto è sempre dietro l’angolo: un fornitore sbadato, un malfunzionamento, un accadimento esterno possono avere un impatto importante e qualche volta generare un effetto a catena di conseguenze negative. Quando i partecipanti devono viaggiare per raggiungerne la destinazione, gli imprevisti che possono danneggiare l’evento sono in genere dovuti ad avverse condizioni meteorologiche, mancanze da parte dei fornitori oppure mancanze da parte dei partecipanti.
L’analisi dei fattori di rischio Le compagnie aeree sono la categoria di fornitori più spesso considerata responsabile di un danno al congresso a causa di cancellazioni dei voli, overbooking, ritardi o scioperi, ma i problemi possono arrivare anche dagli alberghi, dai service tecnici, dai catering o delle agenzie ricettive locali. Le cause sono principalmente l’overbooking negli alberghi, strutture e servizi non all’altezza, attrezzature non funzionanti, poca collaborazione, mancato rispetto dei contratti. I problemi che arrivano dai partecipanti sono di solito i no-show, il check-in in alberghi diversi da quelli convenzionati, la cattiva pubblicità dell’evento sui social. Occorre dunque fare un’analisi dei possibili fattori di rischio ed elaborare un piano per il suo contenimento: per esempio, prevedendo assicurazioni aggiuntive, fornitori di backup, personale extra che sia a disposizione in caso di necessità.
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Avere sempre un’alternativa Prevedere un “piano B” per ogni cosa è del resto l’abc dell’organizzazione di eventi: se il cocktail di benvenuto è all’aperto, è necessario avere un’alternativa in caso di maltempo; se c’è un computer con tutti i dati, bisogna farne un backup in caso smetta di funzionare; se c’è un moderatore, è opportuno prevedere un sostituto in caso si ammali. Benché i “piani B” non siano mai troppi, spesso è però troppo difficile (o costoso) prevederne uno per ogni cosa. Occorre pertanto concentrarsi su ciò che è prioritario, cioè ciò che causerebbe il maggior danno se andasse storto e ciò che è più probabile diventi fonte di problemi.
Norme in materia di sicurezza del lavoro In materia di sicurezza del lavoro, il primo obbligo per l’organizzatore è la redazione del Documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI) dell’evento, cioè il documento tecnico e operativo che contiene le misure volte all’eliminazione dei rischi derivanti dalle “interferenze” lavorative fra le attività dei diversi fornitori che l’organizzatore chiama a prestare la loro opera – anche con discontinuità spaziale e temporale – nella sede o nel luogo dell’evento. L’organizzatore deve redigere il DUVRI dell’evento (sulla base del DUVRI della struttura ospitante) e consegnarlo ai propri fornitori, verificare che rispettino le norme di sicurezza e promuovere la cooperazione e il coordinamento tra le imprese. Il fornitore
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deve riferire all’organizzatore se si avvale di sub-fornitori e, a sua volta, consegnare loro il DUVRI dell’evento. Se non ci sono fornitori né quindi, rischi di interferenze, l’organizzatore deve acquisire il DUVRI della struttura o, se non presente, il suo piano di sicurezza.
Quando l’allestimento dell’evento è equiparato a un cantiere temporaneo Una seconda norma per la sicurezza del lavoro di operatori e fornitori è il decreto interministeriale del 22 luglio 2014, il cosiddetto decreto “palchi e fiere”, che contiene le disposizioni in materia di sicurezza da applicare a spettacoli musicali, cinematografici e teatrali, manifestazioni fieristiche ed eventi per ciò che riguarda le attività di approntamento e smantellamento di strutture allestitive, tendostrutture o opere temporanee, compreso l’allestimento e disallestimento di impianti audio, luci e scenotecnici. Il decreto “palchi e fiere”, nello specifico, stabilisce quando gli allestimenti di eventi e aree espositive rientrano nel Titolo IV del d.lgs. 81/2008 che dispone le misure per la salute e sicurezza dei lavoratori nei cantieri temporanei o mobili.
Assistenza sanitaria e vigilanza antincendio Per ciò che concerne le disposizioni in materia di assistenza sanitaria durante l’evento, la normativa di riferimento è l’Accordo Stato-
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Regioni riguardante le Linee di indirizzo sull’organizzazione dei soccorsi sanitari negli eventi e nelle manifestazioni programmate. Tale accordo classifica gli eventi in base alla tipologia, al luogo dove si svolgono e al numero di partecipanti per determinarne il livello di rischio. L’organizzatore calcola il livello di rischio – “molto basso/basso”, “moderato/ elevato” oppure “molto elevato” – attraverso una tabella apposita. Se l’evento ha un rischio molto basso o basso, l’organizzatore deve darne comunicazione dello svolgimento al Servizio di Emergenza Territoriale 118 almeno 15 giorni prima dell’inizio; se invece il rischio è moderato o elevato la comunicazione deve avvenire almeno 30 giorni prima dell’inizio. Infine il servizio di vigilanza antincendio, che deve essere richiesto dalle strutture con capienza superiore a 1.000 posti o che ospitano esposizioni con superficie lorda superiore a 2.000 metri quadrati.
➤ Vie di fuga Verificarne la presenza: ogni sala e spazio deve essere facilmente evacuabile e non devono crearsi strozzature che rendano difficile l’afflusso e il deflusso delle persone. È consigliabile procurarsi per tempo una planimetria degli spazi utilizzati per fare i controlli. ➤ Spazi di passaggio Gli spazi di passaggio vanno sempre lasciati liberi. La location di solito segnala dove è possibile collocare uno stand, il tavolo della segreteria o l’area catering e dove invece non è possibile. Nelle aree espositive occorre lasciare un corridoio sufficientemente ampio per il passaggio, tenendo conto dei possibili capannelli di persone davanti agli stand o ai poster.
Di seguito una breve sintesi delle regole minime di sicurezza da rispettare sempre e comunque durante l’evento, anche il più piccolo.
➤ Monitorare gli accessi Nelle giornate di evento è bene fornire badge e pass a chi è autorizzato a circolare nella location e verificare che nessuno che non sia iscritto acceda senza controllo a sale, guardaroba e area espositiva. Il desk di accoglienza svolge in questo senso un’importante funzione di filtro in entrata.
➤ Uscite d’emergenza Devono essere aperte e segnalate, ed è sempre bene controllare che lo siano. È compito della location, ma responsabili e staff dell’evento devono conoscerne l’ubicazione e verificarne lo stato.
➤ Telecamere di sorveglianza Centri congressi e alberghi in genere hanno impianti di sorveglianza a circuito chiuso. Per gli eventi più grandi o quelli con specifiche esigenze di sicurezza si può richiedere il servizio di security. ◆
Le regole minime da rispettare
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Prima dell’inizio: le istruzioni allo staff e i controlli finali Coinvolgere tutto il personale nel brief e verificare che tutto funzioni per garantire la buona riuscita dell’evento Il momento delle istruzioni operative Nei giorni dello svolgimento del congresso sono presenti nella location, oltre al team organizzativo, anche una serie di persone di staff specificatamente ingaggiate, o messe a disposizione dalla location stessa, per gestire in loco tutti gli aspetti operativi, tecnici e logistici dell’evento interfacciandosi con partecipanti, relatori ed espositori. Prima che si aprano le porte ai congressisti è necessario che l’organizzatore responsabile dell’evento (il project manager) riunisca tutte queste persone per dare loro le istruzioni operative.
A COSA SERVE IL BRIEF PRIMA DELL’EVENTO ✔ Aggiornare lo staff sul programma ✔ Ricapitolare le mansioni di ognuno ✔ Motivare le persone
Coinvolgere tutto il personale Il brief deve coinvolgere chiunque abbia un ruolo attivo nell’evento: addetti ai desk di registrazione e informazioni, segreteria organizzativa, hostess e steward presenti nelle sale, addetti al guardaroba e ai parcheggi, personale del servizio catering, tecnici dell’audio/video, personale di supporto.
Il brief ha tre funzioni:
1
Ripassare con lo staff tutto il programma, dall’arrivo dei partecipanti alla loro partenza, per dare a tutti una visione d’insieme dell’evento.
2
Ricapitolare qual è il compito di ognuno e stabilire con chiarezza chi fa cosa e dove.
3
Motivare le persone sul lavoro da svolgere durante l’evento.
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PERCHÉ TUTTI DEVONO SAPERE TUTTO
Per dare informazioni a partecipanti, relatori ed espositori
Per coordinarsi con i colleghi
imprevisti o ritardi e siano in grado di segnalarlo a chi di competenza.
Perché aggiornare tutti su tutto Uno staff correttamente informato e istruito permette di offrire un servizio puntuale e un’accoglienza senza sbavature e garantisce quindi l’ottimale svolgimento del congresso. Ecco le tre ragioni per cui è bene che tutto il personale sia sempre al corrente di tutto.
1
Partecipanti ed espositori chiederanno informazioni logistiche a qualunque membro dello staff sia a portata di mano, a prescindere da qual è il suo compito specifico. È quindi necessario che tutti abbiano ricevuto informazioni adeguate sullo svolgimento del programma, sappiano dare indicazioni sugli spazi della location e siano aggiornati su cosa succede in ogni sala per poter rispondere alle domande e fornire assistenza a tutti. Per le informazioni legate al programma scientifico o alle procedure ECM è invece consigliabile che il personale di sala indirizzi i partecipanti al banco della segreteria congressuale, che dovrà essere chiaramente identificabile.
2
Quando tutto il personale operativo è al corrente di come si deve svolgere l’evento è più probabile che tutti sappiano individuare eventuali problemi,
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Per individuare eventuali problemi e comunicarli
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Ricapitolare i compiti di ognuno e il succedersi delle azioni operative serve anche alle persone di staff per coordinarsi con i colleghi affinché l’espletamento di tutte le procedure (registrazione, consegna badge, consegna materiali, rilevazione orari di ingresso e uscita, distribuzione dei questionari di valutazione etc) sia fluido e non produca intoppi, ritardi o contestazioni.
Le mansioni strategiche da assegnare allo staff Le persone di staff sono le prime – e spesso le uniche – con cui i partecipanti entrano in contatto: per fornire al committente e ai partecipanti un servizio che risponda alle aspettative è necessario che l’assegnazione delle mansioni allo staff sia fatta in modo strategico, per anticipare le esigenze e facilitare i processi durante e dopo l’evento. Ecco tre esempi che possono fare la differenza.
1
Comunicare
con i partecipanti
Nei congressi, soprattutto se di più giorni, è importante monitorare il sentiment dei partecipanti in tempo
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reale. Assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con i partecipanti, raccogliendone il feedback sui diversi aspetti e nei diversi momenti dell’evento, serve per fare le eventuali necessarie correzioni in corso d’opera e per acquisire informazioni che saranno utili per la successiva edizione del congresso.
rilevazione delle presenze, questionari da fare compilare a fine evento. ✓ Documenti di segreteria: se l’evento è accreditato ECM è bene avere sottomano copia dei contratti di sponsorizzazione e finanziamento, le lettere di incarico ai relatori, le dichiarazioni di conflitto di interessi e ogni altro documento necessario in caso di ispezione.
Facilitare
Sale
2
il networking
Dedicare una o più persone dello staff a formare piccoli gruppi di interazione fra i partecipanti. Il compito è quello di facilitare il networking e il coinvolgimento con momenti di aggregazione informali, che attraverso la discussione comune possono anche contribuire a riprendere e rafforzare i contenuti delle sessioni.
3
Comunicare
con gli espositori
Nei congressi dove è presente un’area espositiva occorre massimizzare la partecipazione delle aziende sponsor. A questo scopo è quindi utile assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con gli espositori, con modalità simili a quelle della comunicazione con i partecipanti: un monitoraggio continuativo per raccogliere feedback, migliorare l’esperienza, facilitare l’incontro con i partecipanti e preparare il terreno per il follow up dopo l’evento.
I controlli finali prima dell’arrivo dei congressisti Dopo il brief è il momento dei controlli finali: qualche ora prima del via il responsabile dell’evento deve verificare che tutto funzioni e che ognuno abbia portato a termine il proprio compito. Se tutto è a posto, l’organizzatore può poi effettuare l’ultimo sopralluogo con il proprio cliente. Ecco cosa controllare prima del via.
Reception
✓ Materiale di segreteria: lista dei partecipanti
(e loro eventuale sistemazione alberghiera), badge da distribuire, fogli firme per la registrazione o strumenti elettronici per la
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✓ Corretto allestimento di ogni sala a
seconda del format della sessione ✓ Presenza e corretto posizionamento di
segnaletica e locandine ✓ Presenza di cavalierini, segnaposto, bottiglie o caraffe d’acqua e bicchieri ✓ Cancelleria sui tavoli dei partecipanti se prevista ✓ Eventuali decorazioni floreali
Area espositiva
✓ Verificare il funzionamento delle
dotazioni previste agli stand: illuminazione, connessione wi-fi, logo azienda corretto e visibile.
Traduzione simultanea
✓ Controllo funzionamento delle postazioni
dei traduttori e degli auricolari per i partecipanti che ascoltano la traduzione. Gli auricolari devono essere sistemati in ordine presso la reception.
Aree catering
✓ Verificare insieme agli addetti che ci sia
l’occorrente per i coffee break o il buffet e che tutto sia allestito correttamente.
Wi-fi
✓ Effettuare test di funzionamento e
segnalare eventuali username e password con cartelli in evidenza nelle aree della location coperte dal segnale.
Regia audiovisiva
✓ Verificare che tutti i materiali da proiettare
nelle sale siano stati caricati sul computer di regia, che i telecomandi per i relatori funzionino e che il caricamento delle slide non dia problemi.
Provare comunque tutto prima ✓ Non lasciare nulla al caso e provare
sempre tutto prima, soprattutto quando
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COSA CONTROLLARE PRIMA DEL VIA DOCUMENTI DI SEGRETERIA
ALLESTIMENTI SALE, ESPOSIZIONE, POSTER
SEGNALETICA LOCATION
ATTREZZATURE TECNICHE, LUCI
PROVA WI-FI
ALLESTIMENTI CATERING
KIT CONGRESSUALE
PULIZIA LOCATION
PRESIDI DI EMERGENZA
si tratta di tecnologia: testare tutte le luci, proiettare tutte le slide almeno una volta, controllare che eventuali chiavette USB vengano lette correttamente, che i computer siano connessi a internet, che il videoproiettore non dia problemi, che i microfoni facciano il loro dovere, che gli altoparlanti non gracchino.
Personale tecnico
un tecnico per l’assistenza e che nella plenaria ce ne siano almeno due, oltre a quelli che presidiano la cabina di regia. L’assistenza continuativa garantisce il pronto intervento in caso di problemi (incompatibilità fra dispositivi, audio che non si sente, lampadina del proiettore fulminata…).
Pulizia generale
✓ Controllare che in tutte le aree la location
sia pulita e sgombra da eventuali materiali
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Kit congressuale
✓ Borse per partecipanti e relatori pronte con
tutto il materiale che si intende consegnare.
Cartella stampa
✓ Verificare che i kit con comunicati e
✓ Assicurarsi che in ogni sala ci sia sempre
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residui degli allestimenti. Verificare che le toilette siano presidiate regolarmente da un team di pulizia.
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materiali stampa siano assemblati e pronti da distribuire.
Emergenze e assistenza sanitaria ✓ Controllare presenza e funzionamento
di uscite e presidi d’emergenza e dell’eventuale assistenza sanitaria d’urgenza. Per legge chi organizza un evento deve darne comunicazione per tempo al 118 e farsi carico delle spese previste dalla ASL di competenza. ◆
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Le ultime fasi del lavoro dell’organizzatore 182 La compilazione del report conclusivo
186 I risultati dell’evento si misurano sugli obiettivi 189 Documenti e materiali da conservare
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
La compilazione del report conclusivo Le valutazioni e i dati da inserire, come presentarli e a chi sono diretti A cosa serve il report finale Il report conclusivo del congresso è il documento che raccoglie e analizza i dati dell’evento per farne una valutazione complessiva e definirne le strategie di progettazione future. La sua compilazione è responsabilità dell’organizzatore, che lo redige sia a proprio beneficio per chiudere tutti gli aspetti del progetto sia per comunicarne i risultati a tutti i soggetti coinvolti o portatori di interesse. Il report finale in genere serve a: ● Raccogliere dati numerici, statistici ed
economici su tutti gli aspetti del congresso. ● Esprimere valutazioni sui diversi aspetti
dell’evento fornendo indicazioni per le successive edizioni. ● Analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato per evitare errori futuri. ● Valutare il successo del congresso in base agli obiettivi prestabiliti. ● Stabilire indicatori e obiettivi per valutare le successive edizioni del congresso. ● Informare dei risultati tutti gli stakeholder del congresso (committente, sponsor, relatori, partecipanti, fornitori etc).
(soci e non soci) ● Partecipanti per provenienza (regione italiana o paese estero) ● Relatori, docenti, tutor ● Abstract presentati ● Abstract accettati ● Sessioni orali ● Poster ● Sponsor ● Simposi sponsorizzati ● Area espositiva ● Espositori ● Partner istituzionali ● Numero download della app dell’evento ● Dati di traffico sul sito web del congresso (visite, visitatori unici, pagine viste) ● Rassegna stampa online (articoli e video online) ● Rassegna stampa offline (articoli di giornale, servizi radio e tv) ● Social media engagement (post, commenti, condivisioni, tweet e retweet)
Numeri e statistiche da includere nel report Quali e quanti dati numerici di un congresso medico sia rilevante raccogliere e inserire nel report finale dipende in gran parte dal tipo di evento e dalle sue dimensioni, così come dalle richieste del committente e dalle aspettative degli sponsor. Un report completo di solito contiene informazioni dettagliate su: ● Partecipanti iscritti ● Partecipanti effettivi ● Partecipanti per tipologia di iscrizione
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
PERCHÈ SI COMPILA IL REPORT FINALE DEL CONGRESSO Per analizzare i diversi aspetti del congresso
Per raccogliere dati numerici, statistici ed economici
Per capire cosa ha funzionato e cosa no
Gli aspetti del congresso da analizzare Il report finale costituisce la base da cui partire per la progettazione dell’edizione successiva del congresso. È necessario quindi che l’organizzatore vi inserisca anche le proprie considerazioni su tutti gli aspetti logistici e organizzativi. Per esempio: ➧ Destinazione e sede dell’evento Sono due elementi che giocano un ruolo importante nel determinare il successo del congresso. Il report finale deve contenere valutazioni sull’accessibilità della destinazione, la sua capacità e qualità alberghiera, la disponibilità di sedi per l’evento in prossimità degli alberghi, i costi in generale. Sulla sede dell’evento si inseriscono nel report informazioni quali la qualità e flessibilità degli spazi, le facilities a disposizione, le attrezzature audiovisive, la qualità del catering e del servizio relativo, evidenziando eventuali criticità riscontrate durante il processo organizzativo.
Per valutare il successo dell’evento
Per dare indicazioni alla successiva edizione del congresso
Per comunicare dati e risultati agli stakeholder
Cosa no? Includere informazioni su come si sono reclutati gli speaker e sul processo di raccolta degli abstract. È necessario modificare qualcosa? ➧ L’attività degli sponsor Inserire nel report la descrizione e il numero degli sponsor, ognuno con l’attività che ha svolto all’interno del congresso e con quali risultati. Riportare i pacchetti di sponsorizzazione disponibili e includere eventuali considerazioni e feedback degli sponsor stessi per migliorare l’offerta loro dedicata.
➧ La struttura del programma È importante analizzare e valutare la struttura del programma (sessioni plenarie, sessioni parallele, eventi sociali) – anche alla luce del gradimento espresso dai partecipanti – per identificare possibili aree di miglioramento futuro. Cosa ha funzionato?
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
➧ Il feedback dei partecipanti Analizzare i questionari di valutazione compilati dai partecipanti. Il report finale può contenerne i dati salienti, che dovranno servire a prendere decisioni riguardo la successiva edizione del congresso. Del resto, per il committente il giudizio del partecipante è quello che conta di più.
partecipanti ai simposi sponsorizzati, visibilità mediatica del congresso e accessi al sito o commenti social, tanto più alta sarà stata l’esposizione del brand dello sponsor.
➧A lla destinazione, per la quale i numeri costituiscono il riferimento sulla base del quale valutare l’impatto (economico e non solo) del congresso sul territorio, nonché il biglietto da visita da mostrare ad altri promotori e organizzatori di cui ospitare i futuri congressi e alle proprie amministrazioni locali per ottenere politiche più favorevoli al settore congressuale.
A chi interessano dati e risultati del congresso Con l’eccezione delle valutazioni dell’organizzatore, che sono a uso interno, i dati del congresso possono essere comunicati ai diversi stakeholder, cui interessano per ragioni diverse.
➧A partecipanti, relatori e fornitori, per i quali i numeri del congresso possono costituire motivo di gratificazione e prestigio.
➧A ll’associazione che promuove l’evento (il committente), per la quale i numeri del congresso costituiscono il riferimento sulla base del quale progettare l’edizione successiva, soprattutto se si tratta del congresso nazionale annuale o di un altro evento a cadenza periodica.
➧ Agli sponsor, per i quali i numeri del congresso costituiscono la misura del ritorno sull’investimento effettuato: quanti più partecipanti, visitatori allo stand,
I format di presentazione del report Il modo in cui presentare i dati contenuti nel report finale dipende da chi è il pubblico cui sono rivolti, dalla rilevanza dell’evento e da quanta importanza si attribuisce ai numeri realizzati. Una semplice tabella excel è chiara e di facile consultazione ma non cattura
A CHI COMUNICARE I NUMERI DEL CONGRESSO AL COMMITTE NTE
AGLI SPON SOR
Risultati e progettazione edizione successiva
Ritorno sull’investimento
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ALL A DE STINA ZION E Impatto economico e promozione del territorio
AI FOR NITOR I
A PARTECIP AN TI E RELATORI
Referenze per il marketing
Gratificazione e soddisfazione
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
IL REPORT CONTIENE LE VALUTAZIONI DELL’ORGANIZZATORE SU:
La destinazione
L’attività degli sponsor
Il feedback dei partecipanti
l’attenzione e manca di appeal visivo: il rischio è quello di una comunicazione poco efficace. Una presentazione ad alto impatto visivo realizzata da un grafico, per esempio con infografiche o altre tecniche di rappresentazione di numeri e dati, è di più facile e immediata lettura e testimonia l’importanza che organizzatore e committente attribuiscono alla comunicazione dei risultati del congresso. Il video, infine, che in pochi minuti integra le riprese dell’evento con la voce dello speaker, le infografiche e i numeri, richiede sicuramente più tempo e budget per la realizzazione, ma è facilmente fruibile da tutti e costituisce anche un ottimo investimento di marketing per l’edizione successiva del congresso. Dati e numeri possono resi disponibili sul sito del congresso ed essere inviati per email (anche con un semplice link a cui scaricarli) a tutti i soggetti interessati insieme ai ringraziamenti, che sono l’ultima delle comunicazioni in chiusura di congresso.
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La struttura del programma
La sede dell’evento
I ringraziamenti: non solo questione di etichetta Ringraziare istituzioni, relatori, partecipanti, sponsor, destinazione e location dopo la conclusione del congresso è un gesto di cortesia ma anche un modo di rafforzare la relazione con ognuno, mostrando di averne apprezzato il contributo all’evento e condividendo la soddisfazione per avere portato a termine, anche grazie al loro supporto, il progetto. I ringraziamenti vengono porti a nome dell’associazione committente e firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico. Solitamente sono inviati via email, e quanto più sono personali, tanto più risultano efficaci. All’email di ringraziamento si possono allegare i dati più significativi dell’evento per ribadire che la collaborazione è stata fruttuosa. Il ringraziamento a partecipanti e sponsor può includere l’arrivederci alla successiva edizione del congresso, ed è quindi un’ottima occasione per comunicarne le date e lanciare il “save the date”; il ringraziamento alla sede dell’evento può contenere un riscontro sul servizio ricevuto. ◆
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
I risultati dell’evento si misurano sugli obiettivi Gli indicatori per capire se il congresso ha soddisfatto le aspettative del committente Il congresso è stato un successo?
Quali sono gli obiettivi di un congresso
In un congresso, il concetto di “successo” è relativo. Per capire se il congresso è stato o non è stato un successo è necessario infatti considerare quali ne erano gli obiettivi iniziali. Non basta dire che “è andato tutto bene” o che il committente “è soddisfatto” o, ancora, che i partecipanti “erano contenti”: quello del successo è un concetto molto più strategico, che si basa su indicatori capaci di rilevare quanto i diversi aspetti del congresso hanno soddisfatto le specifiche aspettative (cioè gli obiettivi) del committente o dell’organizzatore.
Gli obiettivi di un congresso medico possono essere molteplici: se si ripete a cadenza periodica l’obiettivo è in genere incrementale rispetto all’edizione precedente: si punta cioè all’aumento dei partecipanti, degli sponsor, degli espositori, oppure degli utili, o ancora della qualità scientifica. Se invece si tratta di una prima edizione oppure di un evento che si svolge una sola volta gli obiettivi sono generalmente stabiliti su altre basi, per esempio prendendo come riferimento le performance di congressi con caratteristiche simili.
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
Quattro indicatori di risultato specifici e misurabili Gli obiettivi del congresso e le aspettative a esso legate sono assolutamente soggettivi e variano a seconda del tipo di evento e delle esigenze dell’associazione o ente committente. Per misurare il successo di un congresso medico si utilizzano tipicamente quattro indicatori principali, ai quali sono associati obiettivi di risultato specifici e misurabili.
1
NUMERO DI PARTECIPANTI I partecipanti sono la componente fondamentale di ogni evento e il loro numero è indicativo dell’interesse che l’evento riscuote. Per gli eventi a cadenza periodica è consigliabile monitorare anno per anno il numero di iscritti in modo da poter stabilire obiettivi di incremento realistici. Per esempio, se le iscrizioni degli ultimi tre anni hanno registrato un aumento medio annuo del 5%, è realistico porsi il +5% come obiettivo di incremento.
Azioni di marketing per incrementare la partecipazione A fronte di azioni volte a potenziare la partecipazione (quote di iscrizione più basse, programma scientifico più ricco, sede dell’evento più raggiungibile) è realistico porsi obiettivi di incremento delle iscrizioni più elevati. Confrontando il numero di partecipanti effettivi con il numero di persone invitate o raggiunte dalla comunicazione del congresso si potrà inoltre valutare l’efficacia del marketing pre-evento.
2 RISULTATI ECONOMICI
Nonostante la finalità dei congressi medici sia quella di divulgare il sapere scientifico, il primo obiettivo di ogni congresso è la sostenibilità economica (nessuno vuole perdere soldi) e il secondo la produzione di utili a favore dell’associazione o ente che ne promuove l’organizzazione.
Monitorare anno per anno i ricavi e gli utili I risultati economici dell’evento si hanno dopo la chiusura contabile, dalla quale si evince se e di quanto le entrate hanno superato le uscite. Come per il numero di partecipanti, negli eventi periodici è consigliabile monitorare anno per anno ricavi e utili in modo da poter stabilire eventuali obiettivi di incremento realistici.
3 SODDISFAZIONE DEI PARTECIPANTI
Il successo del congresso è strettamente legato alla soddisfazione dei partecipanti. Se la loro esperienza è stata positiva, è molto probabile che si iscriveranno anche all’edizione successiva e che parleranno bene del congresso ai colleghi, stimolandoli a partecipare anch’essi. L’analisi dell’esperienza dei partecipanti consente inoltre a organizzatore e committente di rilevare eventuali criticità da correggere nelle edizioni successive.
La valutazione di contenuti e logistica La soddisfazione deve essere rilevata in modo “scientifico”, attraverso un questionario da somministrare in sede di evento oppure via email qualche giorno dopo la sua conclusione. Due le aree su cui indagare il gradimento dei delegati: gli aspetti di contenuto (temi trattati, qualità dei relatori, qualità del programma scientifico, rilevanza delle sessioni etc) e gli aspetti logistici (destinazione, sede congressuale, catering, organizzazione, tecnologie utilizzate, staff del congresso etc).
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
COME MISURARE I RISULTATI DEL CONGRESSO I più comuni indicatori di performance
NUMERO DI PARTECIPANTI
RISULTATI ECONOMICI
Indica l’attrattiva del congresso. L’obiettivo è incrementale
Indica la sostenibilità economica del congresso. L’obiettivo è generare utili
Come strutturare il questionario di gradimento Il questionario deve contenere domande brevi e specifiche per facilitarne la compilazione, e deve allo stesso tempo prevedere risposte quantitative per raccogliere dati misurabili e comparabili. Sono quindi da escludere le domande aperte; meglio chiedere ai partecipanti di dare un voto numerico alle diverse componenti dell’evento. Il punteggio espresso da ognuno costituisce un valido parametro su cui stabilire confronti e obiettivi futuri.
IN RETE 4 VEISIBILITÀ SUI MEDIA
La visibilità in rete e sui media (tradizionali, digitali e specializzati) è l’indicatore da monitorare se fra gli obiettivi del committente c’è quello di divulgare i contenuti scientifici
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SODDISFAZIONE DEI PARTECIPANTI
Deve essere rilevata sia sui contenuti sia sugli aspetti logisti e organizzativi
VISIBILITÀ IN RETE
Relazionarsi con quotidiani, tv, influencer della rete, blogger, pubblicazioni medico-scientifiche
del congresso oltre la platea dei partecipanti, oppure di rendere noti al grande pubblico i risultati di studi o ricerche scientifiche presentati nel corso dell’evento, o ancora di sensibilizzare opinione pubblica e istituzioni su una specifica patologia.
Gli obiettivi social, digital e analogici Per ottenere risultati è bene affidarsi a un ufficio stampa e comunicazione in grado di relazionarsi tanto con i quotidiani quanto con le testate televisive, gli influencer della rete e le pubblicazioni medico-scientifiche. Insieme all’ufficio stampa si stabiliscono quindi il piano di comunicazione e gli obiettivi di visibilità: un determinato numero di articoli online e offline, oppure servizi radio e tv su specifiche testate, o ancora un certo tasso di condivisioni dei contenuti su Facebook e Twitter. ◆
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
Documenti e materiali da conservare Come organizzare l’archivio: i supporti “fisici” e digitali e gli obblighi ECM L’ultima fase del lavoro organizzativo Il lavoro dell’organizzatore non si conclude dopo la fine del congresso, e nemmeno dopo avere chiuso il bilancio e avere messo in ordine gli aspetti amministrativi: l’ultimo passo da compiere è mettere in ordine tutti i documenti e i materiali prodotti per l’evento e decidere cosa può essere cestinato e cosa deve invece essere conservato. Ciò che si conserva deve quindi essere organizzato in un archivio che permetta poi di ritrovare facilmente tutte le informazioni relative al congresso appena concluso.
Perché è necessario costruire un archivio I motivi per costruire un archivio dell’evento sono due: il primo è che occorre poter dare risposta a qualunque futuro accertamento o richiesta di chiarimento o contestazione da parte di qualunque soggetto; il secondo è che i materiali del congresso e le informazioni
su, per esempio, fornitori, sponsor e location potranno tornare utili in altre occasioni, sia per l’eventuale organizzazione della successiva edizione del medesimo congresso sia per altre manifestazioni.
L’archiviazione è efficace se risponde a due requisiti Ognuno ha le proprie metodologie (aziendali e personali) di archiviazione, ma è comunque importante che la conservazione di documenti e materiali sia fatta seguendo due principi:
in modo che tutti 1 Fare possano trovare tutto
L’archivio deve funzionare anche per chi non si è mai occupato del congresso specifico e non ne conosce tematiche, sponsor, fornitori, location. Se conservato correttamente, il materiale deve mettere chiunque nelle condizioni di ricostruire con facilità l’evento nella sua interezza.
2 Includere le note di valutazione
Se si è lavorato per la prima volta con un fornitore o una struttura, è bene includere nell’archivio anche una nota del project manager con la valutazione del fornitore: in futuro potrebbe essere difficile ricordare come era andata, mentre recuperando il dossier dall’archivio una semplice nota chiarirà se quel fornitore può essere ricontattato o meno.
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LE ULTIME FASI DEL LAVORO DELL’ORGANIZZATORE
Cosa fare delle email ricevute e inviate L’organizzazione di un congresso implica in genere la produzione di centinaia di email, molte delle quali contengono informazioni che devono essere conservate. Per partire con il piede giusto è buona abitudine creare nel programma di posta elettronica cartelle e sottocartelle dove conservare tutti i messaggi fin dall’inizio del progetto. Per esempio, una cartella dell’anno in corso che contiene la cartella del congresso, all’interno della
quale ci saranno tante sottocartelle quanti sono gli interlocutori con i relativi scambi di email: la corrispondenza con gli sponsor, con la location, con l’albergo e così via. È un sistema laborioso che però trasforma il programma di posta in un archivio che sarà poi facile da consultare.
Supporti digitali e supporti cartacei
La maggior parte di documenti e materiali possono essere conservati in forma digitale su un hard disk esterno, sul cloud oppure sui server interni: l’importante è farne sempre il backup per evitare che l’eventuale perdita dei dati a causa di ARCHIVIARE A D LI IA ER AT virus informatici o problemi M EI LA CHECKLIST D tecnici non sia irrimediabile. estimenti endering degli all R ⁕ In forma cartacea vanno cea di tutti e altri file grafici ⁕ Una copia carta o lor i e ti invece conservati contratti ot gli stampati prod e file PDF ivi ut ec es F ile PD F e ⁕ firmati, ricevute e note spese file esecutivi (difficilmente degli allestimenti ti cartacee, stampati ect. ● segnaletica va er ns co re se o es ● brochure ● ocandine ● programma ● inviti ● menù ● altro
ute cartacee
⁕ Fatture e ricev
rtacee ⁕ Note spese ca ativi fic sti giu ivi lat re e i con sponsor ⁕ Contratti siglat e fornitori degli sponsor ⁕ Lista completa i or sit po es e degli nd espositivi ⁕ Mappa degli sta enti sociali ⁕ Elenco degli ev accessorie e tiv zia ini lle e de g, menù, ⁕ Note sul caterin i utilizzati nt lista dei ristora i di gara ⁕ Eventuali band ori/docenti ⁕ Elenco dei relat
itori contattati ⁕ Elenco dei forn onsuntivi i/c e dei preventiv o un di ciasc in power point ⁕ Presentazioni del progetto
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posson gli ingombri) fisicamente, visti ● pannelli ● totem ● fondali ● cartelloni ● scenografie ● vetrofanie ni degli stand ● personalizzazio ● altro preventivo ⁕ File del budget e consuntivo e ricevute ⁕ Tutte le fatture digitali dei rimborsi ⁕ Moduli digitali li ita dig spese iate e ricevute ⁕ Tutte le mail inv relative all’evento
creditati ECM ⁕ Per gli eventi ac azione rm fo di ● Materiali cipanti rte pa ai iti bu tri dis tazioni, en es pr , (dispense lutazione va di ri na tio es qu to ECM) e apprendimen to-tipo sta tte ll’a de pia ● Co ti ECM) en ev er (p rilasciato re ne lativa ● Documentazio e dei crediti ion az all’assegn
Gli obblighi di legge sulla documentazione ECM Nel caso di un congresso accreditato, il regolamento ECM impone inoltre che il provider conservi per 5 anni copia di tutta la documentazione relativa all’assegnazione dei crediti – inclusi quelli acquisiti dal professionisti sanitari tramite “reclutamento” da parte degli sponsor – con l’impegno a renderli disponibili, se richiesti, alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e al Comitato di Garanzia. Ciò comporta un’ulteriore necessità di archiviazione “legale” di questi materiali, pena il rischio di sanzioni o richiami da parte degli organi di vigilanza. ◆
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Congressi internazionali: come acquisirli e perchĂŠ 192 Il mercato globale dei congressi
195 La candidatura a un congresso internazionale
200 Il supporto a medici e associazioni per presentare le candidature 04 La scelta della cittĂ dove tenere il congresso 2
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CONGRESSI INTERNAZIONALI: COME ACQUISIRLI E PERCHÉ
Il mercato globale dei congressi L’impatto economico e le principali città di svolgimento dei congressi internazionali Il numero dei congressi nel mondo è raddoppiato ogni 10 anni La maggior parte dei congressi è promossa da un’associazione professionale nazionale o internazionale. Il rapido sviluppo degli ultimi decenni nei campi della scienza, della medicina e della tecnologia ha non soltanto determinato un costante incremento del numero di congressi, necessari per diffondere i nuovi saperi, ma ha anche generato il bisogno di nuove associazioni professionali, a loro volta traino di nuovi congressi.
EVENTI E CONGRESSI IN ITALIA 421.503 eventi nel 2018 PROMOSSI DALLE AZIENDE (convention, meeting, lanci di prodotto, incentive)
●
65,5%
PROMOSSI DALLE ASSOCIAZIONI (congressi, convegni)
●
22,8% 11,7% ●
PROMOSSI DA ISTITUZIONI ED ENTI (governativi, politici, sindacali, sociali) Fonte: Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi 2018, Federcongressi&eventi
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Negli ultimi 50 anni il numero dei congressi associativi ha pertanto avuto una crescita esponenziale: secondo ICCA (International Congress & Convention Association), nel periodo che va dal 1963 al 2017 i congressi associativi internazionali sono aumentati del 10% ogni anno, cioè raddoppiati ogni 10 anni.
In 50 anni il numero dei partecipanti è decuplicato Degli oltre 225mila congressi internazionali censiti da ICCA a partire dal 1963, emerge che nel quinquennio 1963-1967 se ne è svolto solamente l’1%, mentre negli anni più recenti, dal 2013 al 2017, se ne è svolto il 29%. Al vertiginoso aumento del numero di congressi ha però fatto da contraltare il calo del numero medio di partecipanti per congresso, dai 1.263 degli anni 1963-1967 ai 409 del periodo 2013-2017. Tuttavia, il numero complessivo di partecipanti ai congressi nel mondo è aumentato, passando dai 2 milioni del periodo 1963-1967 ai 25 milioni degli anni 20132017. Nel solo 2018 il numero i partecipanti ai congressi nel mondo sono stati 4,9 milioni.
L’impatto economico di eventi e congressi Il totale degli eventi professionali organizzati nel mondo nel 2017 ha prodotto un impatto economico diretto stimato in 1.070 miliardi di dollari e sostenuto 10,3 milioni di posti di lavoro diretti. Il dato arriva dal Global Economic Significance of Business Events, un recente studio promosso dall’Events Industry Council. Nel computo rientrano tutte le tipologia di eventi professionali, quindi non soltanto i congressi delle associazioni ma anche gli eventi delle aziende, degli enti e delle
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CONGRESSI INTERNAZIONALI: COME ACQUISIRLI E PERCHÉ
I PARTECIPANTI AI CONGRESSI NEGLI ANNI NUMERO TOTALE DI PARTECIPANTI NUMERO MEDIO DI PARTECIPANTI AI CONGRESSI NEL MONDO PER CONGRESSO
1963-1967
2
1.26 3
MILION I
2013-2017
25
409
MILION I
Fonte: ICCA, A Modern History of International Association Meetings 1963-2017. I dati considerano convegni e congressi internazionali promossi da associazioni con almeno 50 partecipanti, che si svolgono a cadenza periodica e che sono soggetti al principio di rotazione delle destinazioni fra almeno tre diversi paesi.
istituzioni. La stima dell’impatto indiretto, cioè l’indotto generato dagli eventi, è invece di 2.530 miliardi di dollari, per un totale di 25,9 milioni di posti di lavoro supportati.
➧ Impatto economico diretto È costituito dalla spesa per la progettazione e produzione di tutti gli aspetti dell’evento (location, alberghi, catering, tecnologia etc) e dalla spesa dei partecipanti (viaggio, quote di iscrizione, ristoranti etc).
➧ Impatto economico indiretto È costituito dall’insieme delle attività economiche che gli eventi supportano in altri settori produttivi. Per esempio: l’industria alimentare per fornire cibo ai catering e ai ristoranti, oppure l’industria dell’audiovisivo per produrre le attrezzature per i centri congressi, e così via.
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Dove vanno i congressi internazionali Generalmente i congressi promossi dalle associazioni si svolgono con cadenza periodica (annuale, biennale): alcuni si svolgono sempre nella stessa destinazione; altri, soprattutto quelli di respiro nazionale o internazionale, utilizzano in ogni edizione una destinazione diversa. La scelta della destinazione è dettata da motivazioni professionali (presenza di organizzazioni o enti di eccellenza nel campo oggetto del congresso, necessità di sensibilizzare una destinazione a quel tema specifico), economiche (soprattutto per i congressi più grandi, le destinazioni competono fra loro per offrire all’associazione committente le migliori condizioni possibili per organizzarvi il congresso), logistiche (facilmente raggiungibile, sicura e dotata delle strutture e
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LE 10 CITTÀ CHE HANNO OSPITATO PIÙ CONGRESSI INTERNAZIONALI NEL 2018
Singapore Numero di congressi
1.177
Bruxelles Numero di congressi
733
Seul
Vienna
Numero di congressi
Numero di congressi
431
Tokyo Numero di congressi
313
401
I 10 PAESI CHE HANNO OSPITATO PIÙ CONGRESSI INTERNAZIONALI NEL 2018
Singapore
Numero di congressi
1.177
Belgio Numero di congressi
849
Parigi Numero di congressi
259
Giappone Numero di congressi
579
Corea del Sud Numero di congressi
854
Stati Uniti Numero di congressi
592
LE 10 CITTÀ ITALIANE CON PIÙ CONGRESSI INTERNAZIONALI NEL 2018
Roma Numero di congressi
93
61
Firenze
Bologna
Numero di congressi
Numero di congressi
39
Austria
Venezia
Numero di congressi
Numero di congressi
472
Milano Numero di congressi
31
33
Torino Numero di congressi
26
Madrid
Londra
Francia
Spagna
Napoli
Palermo
Numero di congressi
Numero di congressi
Numero di congressi
Numero di congressi
Numero di congressi
Numero di congressi
190
Barcellona Numero di congressi
148
183
Ginevra Numero di congressi
145
Fonte: Union of International Associations (UIA), 60th International Meetings Statistics Report, 2019. La classifica considera congressi e convegni internazionali promossi da associazioni indipendentemente dal numero di partecipanti, dalla frequenza e dalla rotazione fra paesi.
455
Regno Unito Numero di congressi
329
Le città italiane dove si svolgono più congressi internazionali Degli oltre 420mila eventi che si sono svolti nel 2018 in Italia – promossi da associazioni, aziende e istituzioni – i congressi associativi sono il 22,8% del totale, la maggior parte dei
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Germania Numero di congressi
296
Fonte: Union of International Associations (UIA), 60th International Meetings Statistics Report, 2019. La classifica considera congressi e convegni internazionali promossi da associazioni indipendentemente dal numero di partecipanti, dalla frequenza e dalla rotazione fra paesi.
infrastrutture necessarie) e anche turistiche (l’appeal turistico di una destinazione può influenzare il numero di iscrizioni al congresso).
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441
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Genova
Sorrento
Numero di congressi
Numero di congressi
11
11
Fonte: 2018 ICCA Statistics and Country and City Rankings. La classifica considera convegni e congressi internazionali promossi da associazioni con almeno 50 partecipanti che si svolgono a cadenza periodica e soggetti alla rotazione delle destinazioni fra almeno tre diversi paesi.
quali sono congressi medico-scientifici. Le città italiane dove si svolge il maggior numero di congressi associativi internazionali sono, secondo i più recenti dati ICCA, Roma, Milano, Firenze, Bologna e Venezia, tutte destinazioni che possono vantare strutture congressuali di grande capienza, una diffusa offerta alberghiera, buoni collegamenti nazionali e internazionali e un’organizzazione territoriale di location, alberghi e fornitori che favorisce, con il supporto dell’amministrazione comunale, la partecipazione alle gare per ospitare i grandi congressi. ◆
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CONGRESSI INTERNAZIONALI: COME ACQUISIRLI E PERCHÉ
La candidatura a un congresso internazionale
Dall’analisi del bando di gara alla preparazione del dossier, la candidatura è un lavoro di squadra Cosa si intende per congresso medico internazionale
organizzativa di un congresso internazionale “medio” partono 2 o 3 anni prima del suo effettivo svolgimento.
I congressi medici internazionali sono per la maggior parte quelli promossi dalle associazioni che riuniscono le società medicoscientifiche di una stessa specialità ma di diversi paesi (Società Europea di Oncologia, Società Internazionale di Chirurgia Ortopedica, Società Internazionale di Nefrologia, tanto per fare qualche esempio). La dimensione di questi congressi può variare sensibilmente a seconda delle caratteristiche dell’associazione committente, ma in genere il numero di partecipanti e la durata sono superiori a quelli degli analoghi eventi di livello nazionale. Solitamente si svolgono a cadenza periodica – annuale o biennale, raramente con frequenza inferiore – utilizzando per ogni edizione una diversa città ospite in base a un principio di rotazione fra continenti o paesi.
Chi propone dove tenere il congresso
L’organizzazione deve partire 2/3 anni prima dello svolgimento I congressi internazionali hanno un tempo di organizzazione molto lungo, che per gli eventi più grandi e importanti – per esempio il congresso della Società Europea di Cardiologia (ESC), il maggiore congresso medico in Europa con più di 30mila partecipanti – può arrivare fino a 5 o 6 anni. In genere però, il processo di scelta della destinazione e la macchina
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La proposta della destinazione dove tenere un congresso internazionale arriva in genere dalle associazioni mediche nazionali, che candidano il loro paese a ospitare l’evento. Queste, così come le università o gli enti di ricerca, possono infatti essere interessate a ospitare “a casa propria” il congresso internazionale della loro specialità per dare visibilità alla comunità scientifica locale e al suo lavoro, per portare colleghi esperti da tutto il mondo vicino ai propri associati, per il lustro e il prestigio professionale che ospitare un grande congresso conferisce. Fra le città del proprio paese, l’associazione nazionale tende poi a candidare quella che eccelle nella specialità oggetto del congresso, oppure quella dove risiede il membro dell’associazione che si fa promotore della candidatura o, ancora, quella che presenta le migliori condizioni logistiche ed economiche.
La candidatura deve essere convincente e competitiva La procedura per candidare una città a ospitare un congresso medico internazionale non è molto diversa da quella seguita per tutti i grandi eventi, dalle Olimpiadi all’Expo,
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CONGRESSI INTERNAZIONALI: COME ACQUISIRLI E PERCHÉ
CHI CONTRIBUISCE ALL’ELABORAZIONE DEL DOSSIER DI CANDIDATURA DOSSIE R DI CAN DIDA TURA
PARTE SCIENTIFICA ● società medicoscientifica nazionale ● membri promotori della candidatura
PARTE LOGISTICOORGANIZZATIVA
●
organizzatore congressuale ● convention bureau ● sede dell’evento
SUPPORTO ISTITUZIONALE E BENEFIT DI DESTINAZIONE ●
amministrazione comunale ● Camera di Commercio
dalle Capitali della Cultura alle manifestazioni sportive: occorrono un progetto, una proposta tecnico-economica, una motivazione forte a favore della destinazione e un valore aggiunto che possa rendere la candidatura competitiva rispetto a quelle di altre città che partecipano alla gara internazionale indetta dall’associazione committente del congresso. ICCA (International Congress & Convention Association) stima tuttavia che nel 25/30% dei casi i processi decisionali delle associazioni riguardo la scelta della destinazione per il congresso non includano più una procedura ufficiale di candidatura, ma siano invece basati sulla selezione della città e della sede, da parte del loro ufficio centrale, in base a rigorosi criteri prestabiliti.
Per preparare una candidatura sono necessarie competenze specifiche Quello della candidatura è un processo complesso, che richiede tempo e competenze specifiche, diverse dalle competenze
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prettamente scientifiche dei referenti dell’associazione medica che prendono in carico il progetto. I medici si rivolgono quindi ai professionisti del settore congressi per chiedere supporto nell’elaborazione del dossier di candidatura: gli interlocutori sono l’organizzatore congressuale che, in caso di vittoria, gestirà poi l’evento, il convention bureau territoriale se esiste oppure il centro congressi della città.
I costi della candidatura e le possibilità di vittoria La candidatura a un congresso internazionale comporta sempre dei costi, talvolta piuttosto elevati (l’elaborazione del dossier, l’invito o gli inviti alla delegazione dell’associazione a visitare la città candidata, il coinvolgimento di eventuali testimonial, la promozione della candidatura etc), che in caso di mancata vittoria saranno a fondo perduto. È quindi importante valutare con attenzione le gare per evitare di partecipare a quelle dove le possibilità di acquisire effettivamente
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l’evento sono molto basse. Al professionista dei congressi può essere quindi affidata innanzitutto l’analisi preliminare di fattibilità per valutare l’opportunità di candidare o meno la città a ospitare il congresso.
Analizzare il bando di gara L’analisi comincia dal bando di gara, dove l’associazione committente indica i requisiti richiesti per ospitare l’evento e i criteri utilizzati per valutare le destinazioni candidate. Ogni associazione ha propri standard in tema di bandi di gara, ma gli elementi principali sono comuni a tutti i bandi. In fase preliminare occorre considerare le dimensioni logistiche ed economiche del congresso, individuare le città (se l’analisi è a livello paese) o le strutture adatte alle esigenze e lavorare su almeno 2 o 3 alternative, confrontando preventivi e soluzioni e analizzando i punti di forza e di debolezza dell’eventuale candidatura.
GLI ELEMENTI DEL BANDO DI GARA DA CONSIDERARE ● Descrizione dell’associazione ● C aratteristiche dell’evento
(durata, dimensioni, struttura etc)
● Dati economici dell’evento ● Informazioni storiche sull’evento ● Quali destinazioni possono candidarsi ● ● ● ● ● ●
(se ci sono criteri di rotazione) Indicazioni per la partecipazione al bando Caratteristiche del dossier di candidatura Calendario delle fasi di candidatura Calendario dello scrutinio delle candidature Criteri di selezione e attribuzione punteggi Data di annuncio del vincitore
Cos’è il dossier di candidatura Come per tutti i grandi eventi, anche nel caso di un congresso medico internazionale il dossier di candidatura è uno strumento fondamentale, che se ben preparato e ben redatto può facilitare l’acquisizione dell’evento. Il dossier è un documento tecnico che contiene tutte le informazioni rilevanti su come la destinazione può accogliere il congresso e solitamente include il supporto istituzionale alle eccellenze del territorio legate al tema dell’evento, gli eventuali benefit messi a disposizione dall’amministrazione cittadina,
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le caratteristiche di strutture e infrastrutture, il budget preliminare, la presentazione della sede del congresso, le attrazioni turistico-culturali, i costi di soggiorno, ristorazione e trasporti, il numero di camere d’albergo disponibili. Infine, si indica anche il contributo scientifico dei professionisti locali per evidenziarne la carattura. Per le candidature a congressi internazionali non può mancare nel dossier un capitolo dedicato alla sostenibilità: la maggior parte dei bandi di gara internazionali richiede infatti le relative certificazioni nonché la descrizione delle misure per ridurre l’impatto ambientale dell’evento che chi presenta la candidatura intende adottare. COSA
INSERIRE NEL DOSSIER DI CANDIDATURA A UN CONGRESSO INTERNAZIONALE
Non tutti gli elementi che seguono sono rilevanti per tutti i congressi, ma molti costituiscono un valore aggiunto alla candidatura. ● Indicazioni sui costi della destinazione (per associazione, partecipanti, sponsor) ● Accessibilità della destinazione: collegamenti internazionali e facilità di trasporto locale ● Supporto politico al congresso, a livello locale o nazionale ● Incentivi o gratuità economiche concesse dalla destinazione ● Congressi simili ospitati in passato dalla destinazione ● Chi è il team del congresso, sia lato associazione, sia lato organizzatore e fornitori ● Elementi di attrattiva della destinazione di tipo turistico e per l’associazione ● Potenzialità di reclutamento di nuovi membri per l’associazione ● Potenzialità di aggiornamento della comunità scientifica locale ● Potenzialità di networking professionale ● Caratteristiche della sede per eventi ● Caratteristiche della sede (o sedi) per gli eventi sociali ● Caratteristiche e ubicazione degli alberghi ● Certificazioni di sostenibilità ● Pratiche di sostenibilità nella produzione del congresso ● Il contributo locale al programma scientifico ● Presenza nel team di un’agenzia congressuale locale
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● Supporto di marketing che la
destinazione fornisce al congresso ● Bozza del budget con indicazione chiara della reponsabilità finanziaria ● Eventuali festività o grandi eventi nelle date previste per il congresso ● Indicazioni su assicurazioni e valutazioni del rischio ● Possibilità di visite di studio ● Possibilità di tour touristici prima/dopo il congresso
Il dossier è anche uno strumento di comunicazione Il dossier (in genere un documento pdf) è più efficace se arricchito o accompagnato da elementi multimediali come immagini, video o rendering e se prodotto con una forma grafica professionale: è uno strumento di comunicazione a tutti gli effetti e deve essere redatto come tale. Il convention bureau o l’agenzia di organizzazione congressuale che redigono il dossier di candidatura in genere ne anticipano per intero il costo, includendo anche la produzione degli eventuali video di supporto.
Una candidatura forte è frutto del lavoro di squadra Una candidatura ha più forza quando è frutto di un “lavoro di squadra” che coinvolge tutti i soggetti, pubblici e privati, interessati all’acquisizione di un evento internazionale. Nelle pagine seguenti si illustrerà come un’amministrazione comunale può sostenere una candidatura, ma anche i privati possono apportarvi un notevole valore aggiunto in termini di servizi erogati al congresso. Per esempio le associazioni di albergatori, i ristoratori, gli esercizi commerciali o l’azienda dei trasporti cittadina sono realtà che possono contribuire alla creazione di pacchetti di servizi a prezzo agevolato per i congressisti. Per i congressi più importanti spesso vengono coinvolti anche uno o più testimonial, volti e nomi noti a livello internazionale che scelgono a titolo personale di supportare la corsa di una città per aggiudicarsi un determinato tipo di evento. ◆
QUANDO GLI ALBERGHI SI ACCORDANO PER FACILITARE L’ACQUISIZIONE DEL CONGRESSO Una città diventa più attrattiva per i congressi se gli operatori locali si impegnano ad azioni per sostenerne l’aquisizione e lo svolgimento. Un esempio è Parigi, i cui alberghi hanno sottoscritto un documento, chiamato Carta per l’accoglienza dei grandi congressi, con cui si impegnano a rispettare condizioni specifiche e omogenee per la prenotazione, vendita e gestione degli allotment di camere in occasione di grandi congressi, rendendo così la destinazione più “facile” per gli organizzatori.
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A patrocinare l’iniziativa sono stati l’amministrazione comunale, la camera di commercio locale e il convention bureau.
Condizioni di vendita omogenee
Il documento è stato firmato nel 2016 da quasi 700 alberghi della città ed è applicabile ai congressi con più di 1.000 partecipanti promossi da organizzazioni senza scopo di lucro (come le socità medicoscientifiche): i firmatari si impegnano a rispettare una serie di condizioni che la Carta descrive nel dettaglio in tema di tariffe, condizioni
di vendita all’organizzatore (deposito, pagamento, politiche di cancellazione), condizioni di vendita al congressista individuale, gestione degli allotment, requisiti di qualità.
Una destination policy a supporto delle candidature
L’obiettivo è quello di rendere operativa una destination policy che funzioni anche a distanza di anni dall’evento (i grandi congressi si prenotano in genere da 3 a 5 anni prima dell’effettivo svolgimento), a tutto vantaggio della competitività delle candidature.
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CONGRESSI INTERNAZIONALI: COME ACQUISIRLI E PERCHÉ
L’ITER DELLA CANDIDATURA A UN CONGRESSO INTERNAZIONALE
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GENNAIO 2020
VALUTAZIONE DEL BANDO DI GARA E ANALISI PRELIMINARE DI FATTIBILITÀ
MANIFESTAZIONE DI INTERESSE L’associazione nazionale (insieme a organizzatore/ destinazione/sede) manifesta all’associazione internazionale la volontà di partecipare alla gara
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FEBBRAIO 2020
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APRILE 2020
CONSEGNA DEL DOSSIER
4
Il dossier di candidatura viene inviato all’associazione internazionale; se previsto se ne tiene un incontro di presentazione
MAGGIOGIUGNO 2020
5
SETTEMBRE-OTTOBRE 2020
SOPRALLUOGHI
Una delegazione dell’associazione internazionale visita le destinazioni in gara e fa il sopralluogo delle sedi candidate a ospitare il congresso
NOVEMBRE 2020
SELEZIONE FINALISTI
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L’associazione internazionale seleziona le destinazioni finaliste alla luce dei sopralluoghi effettuati
DICEMBRE 2021
SVOLGIMENTO DEL CONGRESSO
VALUTAZIONE DELLE CANDIDATURE L’associazione internazionale esamina i dossier di tutte le destinazioni in gara
DICEMBRE 2020
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CONFERMA
L’associazione internazionale conferma, il referente nazionale dà il via alla preparazione del dossier di candidatura
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ANNUNCIO DEL VINCITORE
Votazione finale del direttivo dell’associazione e annuncio della destinazione vincitrice; spesso l’annuncio viene ufficializzato durante il congresso e la città che vince si presenta in plenaria di fronte ai soci
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CONGRESSI INTERNAZIONALI: COME ACQUISIRLI E PERCHÉ
Il supporto a medici e associazioni per le candidature I convention bureau e i servizi per gli ambasciatori di destinazione Cos’è un convention bureau
I soggetti che fanno parte del convention bureau
Il convention bureau è l’ufficio dedicato alla promozione di un territorio (città, provincia regione o paese) come sede per eventi e congressi sia di livello nazionale sia, più spesso, di livello internazionale. Una sorta di ufficio del turismo specializzato che fa marketing della destinazione e fornisce assistenza ai committenti degli eventi e agli organizzatori congressuali allo scopo di incrementare sul proprio territorio la presenza di congressi medico-scientifici, congressi associativi in genere, convegni istituzionali ed eventi aziendali come convention, lanci di prodotto e viaggi di incentivazione.
I convention bureau sono spesso organizzazioni a partecipazione mista pubblicoprivato, con enti pubblici quali Comuni, Camere di Commercio o Regioni che vi investono fondi pubblici affiancando gli operatori della filiera (agenzie, alberghi, centri congressi, location per eventi, fornitori di servizi etc), i quali si associano al convention bureau versando le relative quote. Benché la partecipazione di un ente pubblico al convention bureau ne rafforzi la rappresentatività e l’azione, in Italia è molto diffuso anche il modello privatistico, dove il convention bureau assume la forma di un’aggregazione fra operatori che può avere o meno (a seconda di quanto l’ente locale è consapevole dell’importanza di attrarre congressi sul proprio territorio) l’avallo e il supporto esterno dell’amministrazione locale. Il convention bureau è dunque espressione dell’offerta congressuale di un territorio.
Il riferimento di destinazione per gli interlocutori internazionali Il convention bureau non limita la propria attività alla promozione del territorio, ma è un soggetto attivo, che coordina l’offerta dei fornitori, supporta le associazioni e le società medico-scientifiche nelle candidature, si pone come facilitatore della domanda e interloquisce con le amministrazioni locali. Per un organizzatore di eventi straniero, o anche di una diversa città, il convention bureau è spesso il primo contatto con la destinazione e il canale qualificato di accesso ai suoi operatori. Per la domanda, cioè per chi deve portare congressi ed eventi nel territorio, i servizi del convention bureau sono gratuiti.
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Il convention bureau rende la destinazione più attrattiva per i congressi La presenza di un convention bureau aggiunge valore a una destinazione, rendendola più attrattiva e più organizzata per chi deve portarvi un evento e in particolare un congresso medico-scientifico. I congressi medicoscientifici, infatti, quasi sempre necessitano di dossier di candidatura, di sostegno da parte dell’amministrazione locale, di benefit che ne riducano i costi, di tariffe (trasporti, negozi,
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attrazioni) agevolate per i partecipanti. Tutti aspetti di cui, per definizione, si occupa il convention bureau. La maggior parte dei convention bureau nel mondo – il 57% – promuove singole città, il 28% sono regionali e il 15% nazionali. Ciò conferma che il più comune elemento di traino nella scelta di una destinazione per un congresso o un evento è il brand cittadino. Il ruolo del convention bureau nazionale è tuttavia importante per promuovere l’offerta complessiva di un paese.
COSA FA IL CONVENTION BUREAU ➧ Censisce l’intera offerta congressuale del territorio (agenzie, alberghi, sedi per eventi, servizi) ➧ Aggrega e coordina l’offerta ➧ Stabilisce standard di qualità per strutture e operatori associati ➧ Ricerca attivamente opportunità di candidare il territorio a ospitare congressi ed eventi ➧ Fornisce supporto operativo alle associazioni che vogliono candidare il territorio ➧ Elabora (in collaborazione con committente e organizzatore) i dossier di candidatura ➧ Fornisce alla domanda (soprattutto internazionale) informazioni sulla destinazione, le sue strutture e le possibilità che offre ➧ Fornisce alla domanda (soprattutto internazionale) i contatti di strutture e fornitori ➧ Facilita la domanda ponendosi come interlocutore unico in tutte le fasi dell’organizzazione dell’evento ➧ Promuove attivamente il territorio sul mercato congressuale con campagne ed eventi di marketing ➧ Coinvolge le amministrazioni locali nelle candidature ➧ Lavora insieme alle amministrazioni locali per fornire servizi ai congressi
è di dimensione regionale. Il più longevo (fondato nel 1994) è il Convention Bureau della Riviera di Rimini. Molte grandi città hanno un convention bureau (Firenze, Torino, Bologna, Genova, Roma, Napoli) così come alcune città non metropolitane, per esempio Padova, Verona, Treviso, Vicenza, Pisa. A livello regionale sono attivi i convention bureau del Trentino e della Valle d’Aosta, mentre quello della Sicilia ha chiuso l’attività il 31 dicembre 2019. In altre regioni, come la Toscana e l’Emilia Romagna, sono le agenzie di promozione turistica regionale a svolgere parte dei compiti del convention bureau. Dagli anni ‘90 a oggi in Italia sono stati costituiti molti convention bureau territoriali su iniziativa delle amministrazioni locali o degli operatori; molti hanno però avuto vita breve a causa della cronica mancanza di risorse e di finanziamenti che ne ha interrotto l’attività.
La rete dei convention bureau italiani
Il convention bureau nazionale
In Italia i convention bureau sono poco diffusi, a causa soprattutto della riluttanza degli operatori ad aggregarsi e della difficoltà delle istituzioni territoriali a riconoscere il settore congressuale come un comparto su cui investire. La maggior parte dei bureau esistenti rappresenta singole città, qualcuno
L’Italia ha anche un bureau nazionale, il Convention Bureau Italia: è un consorzio di operatori privati fondato nel 2014 che aggrega oggi, anche attraverso i convention bureau territoriali, la maggioranza dell’offerta qualificata italiana con il supporto esterno dell’Enit, l’ente nazionale del turismo.
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Il Convention Bureau Italia si dedica in prevalenza alle attività di promozione del paese sul mercato internazionale, al reindirizzamento alle realtà locali delle richieste di preventivi per eventi e congressi che arrivano dall’estero e alle iniziative di formazione per i soci. I
SERVIZI GRATUITI DEL CONVENTION BUREAU ALLE SOCIETÀ MEDICO-SCIENTIFICHE
☛ Analisi preliminare per valutare l’opportunità di candidare la città ☛ Elaborazione del dossier di candidatura (in collaborazione con il committente e l’organizzatore) ☛ Supporto di marketing alla candidatura ☛ Presenza e contributo dello staff alla presentazione della candidatura ☛ Definizione dei servizi necessari al congresso ☛ Stesura del budget preliminare e dei preventivi di spesa ☛ Assistenza nella selezione dell’agenzia di organizzazione congressuale ☛ Assistenza nell’ottenimento delle tariffe più competitive per alberghi e fornitori ☛ Assistenza nella selezione della sede per l’evento ☛ Organizzazione delle visite della delegazione internazionale dell’associazione alla destinazione ☛ Organizzazione del sopralluogo della delegazione internazionale alla sede dell’evento ☛ Contatto con l’amministrazione locale per endorsement istituzionale ed eventuali servizi o benefit gratuiti
Il “programma ambasciatori”: un sistema di servizi a supporto delle società medico-scientifiche Nell’ambito della propria mission, cioè promuovere il territorio di riferimento come destinazione per eventi e incrementare il numero di congressi internazionali che vi si svolgono, il convention bureau attiva il cosiddetto “programma ambasciatori”, un sistema di attività, strumenti e servizi di supporto progettati per aiutare gli “ambasciatori della destinazione” a portare in quel territorio (città o paese che sia) i congressi delle associazioni internazionali di cui fanno parte.
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IDENTIKIT DEL MEDICO AMBASCIATORE DI DESTINAZIONE Tratti e competenze individuali che i convention bureau ricercano quando reclutano gli ambasciatori fra gli influencer del territorio.
✓ Sostenitore della propria città ✓ Mentalità internazionale ✓ Solida reputazione etica e professionale ✓ Figura influente e dotata di leadership ✓ Buon comunicatore ✓ Forte “presenza” professionale ✓ Esperto riconosciuto/ ricercatore innovativo
Gli ambasciatori di destinazione sono gli “influencer” dell’associazione Gli ambasciatori della destinazione sono membri di associazioni internazionali – mediche, scientifiche, professionali,
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accademiche – che spesso siedono nei comitati direttivi delle associazioni o che per ruolo, reputazione o posizione professionale hanno il potenziale di influenzarne la scelta della destinazione per i congressi. Il convention bureau identifica chi sono gli “influencer” che operano negli ospedali, nei centri di ricerca o nelle università della propria città o del proprio territorio e li “recluta”, proponendo loro di candidare la città a ospitare il congresso internazionale della loro associazione e offrendo assistenza strategica e organizzativa.
Il convention bureau è un partner operativo La proposta della città dove svolgere un congresso internazionale arriva infatti dalle associazioni nazionali, i cui membri locali propongono al board internazionale di portare l’evento nella propria città. E quasi sempre, almeno per i congressi internazionali, lo fanno con il supporto degli operatori congressuali locali. Gli ambasciatori sono dunque rappresentanti e portavoce del valore della propria città: hanno il compito di raccontarla ai colleghi internazionali sottolineandone i punti di forza, spiegando ciò che può offrire a un congresso e attivando i propri canali di networking per generare consenso sulla sua candidatura. Il convention bureau li affianca facendosi carico della preparazione del dossier di candidatura, sollevandoli dalle incombenze di ricerca dei fornitori e di interlocuzione con l’amministrazione cittadina e supportandoli
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lungo tutto il percorso, dalla candidatura all’eventuale vittoria e fino allo svolgimento dell’evento.
Quali sono i vantaggi per i medici ambasciatori Medici, accademici, scienziati e professionisti sono in genere disponibili ad assumere il ruolo di ambasciatori della destinazione perché dà loro l’opportunità, attraverso l’organizzazione di un congresso, di elevare il profilo del proprio lavoro e instaurare relazioni con i colleghi di altre città in modo più proficuo che non facendo networking a distanza. Inoltre, liberi da gran parte degli oneri organizzativi, agli ambasciatori rimane quindi soltanto l’onore di presiedere un’iniziativa che dà lustro alla città e ne veicola il buon nome dentro e fuori i confini nazionali.
Un duplice beneficio per le società medico-scientifiche Per la società scientifica nazionale che si candida a ospitare il congresso internazionale il vantaggio di lavorare con il convention bureau è duplice: da una parte la candidatura ha maggiore probabilità di successo perché presentata in collaborazione con professionisti dell’organizzazione congressuale radicati nel territorio; dall’altra l’evento ha maggiore probabilità di successo proprio perché quegli stessi professionisti in quanto tali garantiscono la buona riuscita del progetto. ◆
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La scelta della città dove tenere il congresso I congressi internazionali sono molto ambiti dalle destinazioni: ecco come le associazioni le selezionano Come sono cambiati i criteri di scelta Fino a non molti anni fa gli elementi vincenti di una candidatura, quelli che permettevano a una destinazione di acquisire un congresso internazionale, erano l’appeal turistico, la qualità degli alberghi, le caratteristiche del centro congressi e la presenza di servizi logistici di eccellenza, oltre naturalmente all’accessibilità: oggi questi stessi elementi sono a malapena sufficienti a fare includere la destinazione nella rosa dei finalisti e da soli non bastano più per aggiudicarsi l’evento. I criteri che le associazioni adottano per scegliere una destinazione come sede di un congresso internazionale, fatti salvi naturalmente i necessari requisiti logistici, sono oggi più incentrati su obiettivi e aspetti economici. Ecco qualche esempio.
➧F ocus sugli obiettivi dell’associazione Attraverso i congressi, le associazioni professionali in generale – e quelle medico-scientifiche non fanno eccezione – vogliono oggi perseguire obiettivi strategici (per esempio, incrementare il numero dei soci, ampliare la propria base geografica, elevare la professionalità degli associati, divulgare la propria mission). Sono inoltre più attente a generare ricavi e più portate a utilizzare criteri “professionali” nella selezione e scelta delle destinazioni. L’appeal di una città e le sue opportunità
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turistiche hanno quindi meno ascendente di un tempo sui direttivi delle associazioni, più focalizzati ora sull’ottenere risultati e fare quadrare i conti. Una candidatura efficace deve quindi sottolineare come quella destinazione può aiutare l’associazione a perseguire i propri obiettivi strategici.
➧ I l legame con il tema del congresso e il supporto istituzionale Contribuiscono a determinare la scelta della destinazione anche considerazioni legate al tema del congresso: per esempio, se la destinazione mette in atto politiche di – poniamo – prevenzione delle patologie oggetto del programma scientifico, se la destinazione presenta strutture o enti di eccellenza nell’ambito medico in questione, se nella destinazione è necessario sensibilizzare l’opinione pubblica su quel tema specifico. Tutti aspetti che devono essere evidenziati nella candidatura. Infine contano molto il supporto politicoistituzionale e l’eventuale supporto economico che ne deriva, nonché la reputazione e le relazioni internazionali dei membri locali dell’associazione.
➧ I requisiti logistici e di servizi In tema di requisiti logistici e di servizi, il primo e più importante elemento di selezione della destinazione per un congresso internazionale è la sua
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COSA VALUTANO LE ASSOCIAZIONI NELLA SCELTA DELLA DESTINAZIONE FATTORI S TRATEGICI
FATTORI L OGIS TICI Collegamenti aerei, ferroviari, stradali
Perseguire obiettivi associativi
Sistema di trasporto locale
Legame con il tema del congresso
Sede congressuale
Supporto del Comune
Costi soggiorno e fornitori
Benefit e servizi gratuiti Reputazione membri locali dell’associazione
Qualità, capacità e vicinanza alberghi Presenza di un convention bureau
accessibilità (collegamenti aerei, ferroviari, stradali) e il suo sistema di trasporti. Poi la sede congressuale, di cui si considerano gli spazi, le attrezzature e la qualità del servizio, nonché la disponibilità di alberghi di livello adeguato nelle vicinanze. Accertata la presenza delle strutture necessarie, il criterio di valutazione successivo è quello dei costi (del soggiorno per i partecipanti, dei fornitori). Altri fattori che influenzano la scelta sono la presenza di un convention bureau, l’attrattiva generale della destinazione e la sua reputazione congressuale, soprattutto se ha già ospitato congressi simili.
Le associazioni valutano il supporto economico che la città può dare Consapevoli che i congressi internazionali sono molto ambiti dalle destinazioni, le associazioni in genere chiedono alle città in gara di esplicitare nel dossier di candidatura quale tipo di supporto economico possono erogare a favore dell’evento. Per esempio:
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Attrattiva generale Reputazione congressuale
➧S ervizi gratuiti che riducono i costi del congresso Il tipo di supporto più comunemente fornito dalle amministrazioni cittadine italiane è l’erogazione di servizi gratuiti che riducono i costi del congresso. Per esempio, la disponibilità gratuita di sedi pubbliche prestigiose per la cerimonia di inaugurazione, la cena di gala o le attività sociali; sconti ai partecipanti per i trasporti pubblici, le attrazioni turistiche o gli esercizi commerciali della città; servizi di comunicazione per dare visibilità all’evento; desk di accoglienza dei partecipanti all’aeroporto con distribuzione di materiale informativo sulla città.
➧ Contributo economico diretto La forma di supporto più apprezzate dalle associazioni c’è il contributo economico in denaro. Più diffuso all’estero, in Italia questo tipo di contributo è poco utilizzato e gli si preferisce – un po’ perché le disponibilità delle casse comunali sono sempre al limite, un po’ perché un sistema esteso di incentivi economici diretti vizia il mercato – la fornitura di servizi specifici.
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10 ragioni per cui le destinazioni vogliono i congressi internazionali In tutti i continenti, la competizione fra città per acquisire congressi internazionali (non soltanto medico-scientifici) è oggi molto serrata per diverse ragioni. Innanzi tutto perché i grandi eventi riempiono gli alberghi e fanno lavorare il settore dell’ospitalità portando significativi ritorni all’economia delle città, ma non solo. Le amministrazioni locali più consapevoli si attivano per partecipare alle gare e acquisire congressi anche per ragioni di più ampio respiro. Ecco le 10 principali.
1 Ladeidestagionalizzazione flussi di visitatori
Di solito i congressi si svolgono nei periodi di bassa stagione turistica: il settore dell’ospitalità beneficia quindi di un allungamento del periodo di attività. Inoltre, in un momento in cui le strutture extra alberghiere fanno seria concorrenza agli alberghi, i partecipanti ai congressi sono una garanzia di business per l’hotellerie cittadina.
introiti per 2 Glelicasse comunali
Congressi con un elevato numero di partecipanti generano significativi flussi di denaro con le tasse di soggiorno, che vengono incassate dall’amministrazione comunale. Per esempio, il Congresso Europeo di Cardiologia che si è svolto a Roma nel 2016 (5 giorni con 35mila partecipanti) ha prodotto un milione di euro in sole tasse di soggiorno.
mai. Le potenzialità per il turismo sono rilevanti: molti studi hanno evidenziato che un’esperienza positiva della destinazione spesso porta i delegati a ritornarvi per viaggi personali e a promuoverla presso la propria rete di conoscenze.
ricaduta 5 Laeconomica diffusa
La ricaduta di un congresso sulla destinazione non si limita al settore dell’ospitalità (alberghi, ristorazione etc). Una parte consistente del fatturato è prodotta per servizi quali l’organizzazione, gli allestimenti, la tecnologia, la logistica.
6 Un’eredità di competenze
I partecipanti ai congressi si riuniscono per condividere conoscenze, esperienze e competenze professionali che in genere “ricadono” anche sulla comunità – professionale e non – che li ospita, lasciando in eredità alla destinazione un patrimonio intellettuale, scientifico o industriale.
il profilo 7 Edellevare brand di destinazione I grandi congressi internazionali attraggono l’attenzione globale,
spendono 3 Ipiùcongressisti dei turisti
Chi partecipa a un congresso è probabile sia un professionista con buona capacità di spesa, e gli studi di settore condotti al riguardo indicano che un congressista (specie se straniero) spende sul territorio circa il doppio di un turista.
congressi generano 4 Iturismo futuro
Per molti delegati il congresso è l’occasione per recarsi in una città che altrimenti avrebbero potuto non visitare
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I BENEFIT CHE LA CITTÀ PUÒ CONCEDERE AL CONGRESSO Gratuità sale o sedi pubbliche per cene di gala o eventi sociali
Sconti su trasporti pubblici e attrazioni
RIDUZIONE COSTI DEL CONGRESSO
Servizi di marketing e comunicazione
Convenzioni con esercizi commerciali
elevando il prestigio e la reputazione della destinazione che potrà così attrarre altri grandi eventi internazionali.
8 L’accesso alle professionalità
Molte città hanno capito che ospitare grandi congressi è uno dei modi più efficaci per attrarre e “avere accesso” a professionalità e competenze che rappresentano il futuro per settori chiave dell’economia.
posizionamento 9 Ilinternazionale nel settore oggetto del congresso I grandi congressi generano attenzione verso la città ospitante, che viene associata al tema dell’evento. Se il tema è prioritario per lo sviluppo economico, scientifico e sociale della città, questa ha l’opportunità di posizionare se stessa e le proprie accademie, aziende sanitarie, imprese e istituzioni sotto i riflettori internazionali.
di orgoglio 10 Mperotivo la città
L’amministrazione comunale può coinvolgere i cittadini, comunicando loro attraverso i propri canali l’avvenuta acquisizione del congresso e i benefici che porterà, trasmettendo il messaggio che ospitare un congresso internazionale è motivo di orgoglio per la città e un riconoscimento della sua attrattiva.
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Il sostegno dell’amministrazione comunale fa la differenza Il sostegno dell’amministrazione comunale è uno degli elementi determinanti per il successo della candidatura a un congresso internazionale, e non solo in termini di eventuali incentivi o gratuità economiche concessi al congresso. Ci sono una serie di azioni che non comportano costi specifici e che il sindaco o i suoi assessori possono intraprendere per facilitare l’acquisizione dell’evento e in generale elevare la reputazione congressuale della città. A indicarle è il documento Il ruolo dei Comuni nell’incoming congressuale prodotto da Federcongressi&eventi con il patrocinio dell’Associazione Nazionale Comuni Italiani.
1
L’incontro preliminare fra la città e l’associazione In fase preliminare è importante organizzare un incontro fra i rappresentanti dell’associazione e il sindaco, che con la propria presenza manifesta l’interesse del Comune a sostenere la candidatura della città. L’incontro è anche l’occasione per riscontrare lo spirito propositivo della municipalità e per illustrare cosa l’associazione richiede per la buona riuscita del congresso. È opportuno che il sindaco sia affiancato dagli assessori competenti nelle materie tema dell’evento (l’assessore alla Salute per i congressi medico-scientifici),
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dai rappresentanti del convention bureau se la città ne ha uno e dall’organizzatore congressuale se è già stato selezionato.
2 Sottoscrivere una lettera di intenti
Il dossier di candidatura deve essere corredato da una lettera con la quale il sindaco invita l’associazione a realizzare il congresso nella propria città e conferma e garantisce il supporto della municipalità al progetto di candidatura. Questa lettera d’intenti è un documento di valore politico e morale che contribuisce a fissare i punti su cui le parti sono già pervenute a un accordo de visu e disciplina il prosieguo delle collaborazione.
rete attivando 3 Flaarepropria rete di contatti
Per sostenere la candidatura il sindaco o l’assessore preposto possono attivare la propria rete di contatti nelle realtà opportune (nel caso dei congressi medici presso gli ospedali, le università, le ASL, gli istituti di ricerca etc) invitandoli, qualora non siano già coinvolti, a sostenere la candidatura. Altresì possono intervenire direttamente con le imprese
locali, per esempio sedi congressuali o location per eventi, così da riservare all’associazione condizioni vantaggiose (come sconti o gratuità sull’affitto degli spazi), tali da vincere la concorrenza delle altre destinazioni in gara.
benefit 4 Garantire e/o servizi gratuiti
In qualità di massima autorità locale il sindaco può offrire benefit che possono fare la differenza nella selezione di una destinazione invece che di un’altra. Per esempio, può mettere a disposizione gratuitamente le sale del municipio per conferenze stampa, può offrire il supporto dell’ufficio stampa del Comune per l’organizzazione di una conferenza, può destinare una sala di un palazzo di proprietà del Comune a un cocktail. Il suo intervento può anche facilitare il rilascio di permessi, per esempio per l’utilizzo del suolo pubblico, o velocizzare le pratiche amministrative e burocratiche.
5 Partecipare alla presentazione della candidatura Quando necessario il sindaco partecipa alla presentazione della candidatura davanti al direttivo dell’associazione, illustrando la città e l’impegno dell’amministrazione comunale a sostegno della candidatura stessa. Se impossibilitato a partecipare, il sindaco può inviare un videomessaggio, comunque molto apprezzato perché costituisce il primo segno tangibile dell’interesse istituzionale per il congresso e della disponibilità a dare assistenza operativa.
all’apertura 6 Presenziare del congresso
Durante la cerimonia di apertura del congresso è fondamentale che il sindaco o un suo rappresentante competente siano presenti per dare il benvenuto istituzionale della città ospite. È un’opportunità per presentare la città al pubblico presente in sala e promuoverla attivamente invitando i congressisti a tornarci dopo l’evento, ma anche per illustrare ciò che la città fa in merito al tema del congresso.
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L’EREDITÀ DI UN CONGRESSO INTERNAZIONALE ALLA COMUNITÀ CHE LO OSPITA Eventi divulgativi aperti al pubblico sui temi del congresso
Stand non profit nell’area espositiva per una causa locale
Raccolta donazioni dei partecipanti per una causa locale
Attività dei partecipanti a favore della comunità locale
CONGRESSO
Cosa lascia il congresso alla città che lo ospita Il concetto è quello di “legacy”, cioè l’eredità che il congresso lascia alla città che lo ha ospitato oltre all’ovvio impatto economico derivato dalla spesa diretta di organizzatori e partecipanti. Questo tipo di eredità coinvolge sia i professionisti locali che partecipano direttamente al congresso e le loro strutture di riferimento (nel caso di congressi medici si tratta di aziende sanitarie, ospedali, università, centri di ricerca etc) sia i comuni cittadini.
➧ “Importazione”
di professionisti dall’estero
I l congresso internazionale può contribuire a generare nei professionisti stranieri che vi partecipano il desiderio di lavorare o intraprendere progetti nella destinazione ospite.
L’EREDITÀ PER LA COMUNITÀ LOCALE
L’EREDITÀ PROFESSIONALE
In occasione di congressi internazionali, sempre più spesso le associazioni mediche che li promuovono, in collaborazione con gli organizzatori congressuali, si attivano per la città che li ospita in diversi modi.
➧ Innovazione e sviluppo
➧ Eventi “off congress”
della specialità tema del congresso
per il grande pubblico
Nuove idee, conoscenze, tecniche e tecnologie con cui i delegati vengono a contatto durante l’evento e la loro ricaduta a livello locale. Se – poniamo – gli ortopedici, facilitati dalla vicinanza, partecipano al congresso che si tiene nella loro città e apprendono nuove tecniche operatorie, a beneficiarne saranno tutti i loro pazienti di quella città. Il congresso faciliterà inoltre la formazione delle nuove generazioni di medici ortopedici locali.
rganizzano un evento divulgativo aperto O al pubblico sulle tematiche di riferimento contribuendo a informare/formare i cittadini.
➧ Collaborazioni internazionali Il congresso è una piattaforma che facilita, per la comunità scientifica locale , l’avvio di nuove iniziative di ricerca, collaborazioni professionali, progetti di lavoro con altri istituti a livello internazionale.
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➧ Raccolta fondi per una causa locale Supportano una causa sociale locale (non necessariamente legata alla disciplina oggetto dell’evento) attraverso un’attività di raccolta fondi sul sito del congresso che raccoglie le donazioni dei partecipanti. ➧ Stand non profit nell’area espositiva Offrono uno stand nell’area espositiva del congresso a un’organizzazione non profit per la promozione e la raccolta fondi a favore di una causa sociale locale, anche se non legata al tema dell’evento.
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L’ITALIA COME SEDE DI CONGRESSI INTERNAZIONALI ● Trasporti poco sviluppati fuori delle direttrici dell’alta velocità
PUNTI DI FORZ A ● Centri di eccellenza in medicina, scienza, industria, tecnologia ● Estesa rete di aeroporti, alta velocità ferroviaria ● Strutture per eventi diversificate ● Ricco patrimonio alberghiero nelle città grandi e piccole ● Professionisti congressuali preparati e competenti ● Destinazione attrattiva: arte, cultura, enogastronomia, clima
➧ Attività dei partecipanti Programmano per i partecipanti un’attività sociale a favore della comunità locale (ripulire un giardino pubblico, dipingere un asilo, preparare pacchi alimentari per i senzatetto etc).
In Italia pochi congressi internazionali Degli oltre 420mila eventi di tutte le tipologie che si sono svolti in Italia nel 2018 solo l’8,1%
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● Pochi centri congressi nuovi o ristrutturati e con tecnologie adeguate ● Alberghi piccoli con prezzi poco competitivi ● Reputazione di scarsa affidabilità ● Burocrazia (per visti, ECM etc) incomprensibile per gli stranieri ● I VA al 22% sui pacchetti congressuali penalizzante rispetto ai paesi con IVA più bassa
PUNTI DI DEBOLEZZ A
era costituito da eventi internazionali (cioè eventi con partecipanti provenienti in numero significativo dall’estero), cifra comunque in aumento rispetto al 7,9% dell’anno precedente. Pochi, tuttavia, rispetto ad altri paesi europei egualmente sviluppati sul fronte dell’industria congressuale. Le ragioni sono tante: strutturali, infrastrutturali, professionali, economiche. Sopra una breve sintesi dei punti di forza e di debolezza dell’Italia come sede di congressi internazionali. ◆
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Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): AIM Education S.r.l. “Provider Standard” N° 93 del 04/12/2012 Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: Servizi DMC, Comunicazione, Consulenza, Eventi Sportivi Aree e discipline di specializzazione: Ipertensione & Cardiologia, Anestesiologia, Oftalmologia, Pediatria, Reumatologia. Partnership con associazioni medico scientifiche: • SIC Società Italiana Cardiologia; • SIR Società Italiana Reumatologia; • SIAARTI Società Italiana Anestesia, Analgesia, Rianimazione e terapia intensiva; • FIMP Federazione Italiana Medicina Pediatrica; • SIMG Società Italiana di medicina Generale. Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Allergan • Amgen • Bayer • Ipsen • Gruppo Menarini • Novartis • Roche • Sanofi • Teva. Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • European Society of Cardiology Congress 2016 (Roma, 35.000 pax); • European Society of Hypertension Annual Meeting, ogni edizione dal 1983; • Apimondia World Congress (Montréal, 5.500 pax); • EAN European Academy of Neurology (Oslo, 6.000 pax); • SIAARTI Congresso Nazionale 2019 ICARE (4.000 pax); • World Tunnel Congress (Napoli, 2.700 pax); • Lions International Convention 2019 (Milano, 25.000 pax).
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Nome Agenzia: ADRIA CONGREX Indirizzo: Via Sassonia, 30 – 47922 Rimini Telefono: 0541/305811 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@adriacongrex.it www.adriacongrex.it www.facebook.com/adriacongrex/ Referente Agenzia: Daniele Biondi – d.biondi@adriacongrex.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n.1783 del 10/10/2014 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO9001 (Sincert Uniter) • Altre certificazioni: MEPA (AquistiInRetePA) Breve profilo dell’agenzia: Adria Congrex, un gruppo di professionisti con una forte expertise nel settore dei congressi medico scientifici e dell’organizzazione di eventi. Meticolosità, unita a creatività e innovazione, sono nel DNA di Adria Congrex che si esprime al meglio nei principali comparti del Congress Management, Event Design e nella Comunicazione Integrata. Pur abbracciando tutti i segmenti merceologici, nella sua pluridecennale esperienza Acx ha trovato nel mercato Medico-Scientifico, ed in quello legato ai Tender dell’Unione Europea, il suo core-business. Peculiarità del nostro tratto, quella di mantenere un dialogo continuo con tutti gli stakeholders del sistema: Aziende, Società Scientifiche, Enti Pubblici, Istituzioni.
Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche Aree e discipline di specializzazione: • Consulenza e organizzazione congressuale • Association Management • EuroProgettazione • Comunicazione Integrata Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Dr. Antonio Raviele (Venice Arrhythmias - Venezia) • Dr. Michele Massimo Gulizia (Mediterranean Cardiology Meeting - Catania) • Dr. Leonardo Calò (PLACE Platform Laboratory Advanced Cardiology Experience - Roma) • SIGO (Società Italiana di Ginecologia ed Ostetricia - Roma) • SIF (Società Italiana di Farmacologia - Rimini) • ANMCO (Ass.ne Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri - Rimini) • SIC (Società Italiana di Cancerologia - Verona) • ICOMC (International Conference on Organometallic Chemistry - Firenze) • Rimini Fiera • FRONTEX - European Union Agency Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • FRONTEX - Working Meeting regarding the implementation of the Future of Border Checks Pilot • FRA - European Union Agency for Fundamental Rights – Meeting With National Stakeholders (Wien – 18,20/11/2015) • Congresso Nazionale Cassaforense (Rimini – 24,26/09/2015) Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM • metodologie avanzate con FAD – formazione sul campo - Role playing • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche
Nome Agenzia: ARSEDUCANDI Indirizzo: Viale Gian Galeazzo 3 – 20136 Milano Telefono: 02/58189242 e-mail, sito web: info@arseducandi.it – www.arseducandi.it Referente Agenzia: Anita Casamento - Presidente info@arseducandi.it – tel 02/58189242 Numero e data accreditamento ECM: Accreditamento Standard Numero 317 del 20/02/2014 Certificazioni: Sistema gestione Qualità: UNI EN ISO 9001: 2015 Breve profilo dell’agenzia: Arseducandi è una Società competente nell’Educazione Continua in Medicina e nella divulgazione della cultura medico-sanitaria, promossa nell’ambito degli operatori della sanità. Nata nel 2002, si avvale di un valido Comitato Scientifico garantendo professionalità ed esperienza nell’area della progettazione e della realizzazione di Eventi Formativi ECM ed Educazionali. Provider accreditato Standard n. 317, Arseducandi si propone come punto di riferimento per l’aggiornamento e la diffusione della cultura specialistica, attraverso la formazione del personale Sanitario e Medico: propone progetti educazionali differenti a seconda delle specializzazioni a cui si rivolgono. Partendo dall’analisi dei bisogni formativi, progetta percorsi individuando la metodologia più adeguata per ogni percorso. Arseducandi è in grado di fornire tutti i servizi che concorrono a formare un evento formativo in Sanità, cicli di corsi, Congressi, stages di studio sia in Italia che all’estero presso importanti Ospedali e Cliniche Universitarie, con crediti formativi ECM.
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Aree e discipline di specializzazione: Medicina Generale, Otorinolaringoiatria, Pediatria, Psichiatria, Radiologia Interventistica Partnership con associazioni medico scientifiche: • Accademia di Terapia Naturale in Psichiatria e Neurologia • AISDICO - Accademia Italiana di Scienze delle Dipendenze Comportamentali • IESIR - Italian European Society of Interventional Radiology • SINO - Società Italiana Nutraceutica in Otorinolaringoiatria • SIPG - Società Italiana di Psichiatria Geriatrica Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: • Istituto Nazionale per lo studio e la cura dei Tumori - Milano • Fondazione IRCCS CA’ GRANDE Ospedale Maggiore Policlinico - Milano • Centro Cardiologico Monzino - Milano • Ospedale Humanitas - Milano • Gruppo Ospedaliero San Donato • Azienda ospedaliera G. Salvini - Garbagnate • Istituto Europeo di Oncologia - Milano • Ospedale Pediatrico Bambino Gesù - Roma • Azienda Ospedaliera “S. Paolo” Polo Universitario - Milano • Ospedale San Raffaele - Milano Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Congresso Milanopediatra • Congresso Respirami “ Air Pollution and our health” • Congresso Interventional Oncology sans Frontieres • Congresso Advances in Gynecologic Oncology • Congresso Milanopsichiatria • Congresso SINO “ La nutraceutica in Otorinolaringoiatria”
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Nome Agenzia: BT CONGRESS Indirizzi: Sede legale e amministrativa Via P. Cugia, 1 – 09129 Cagliari Ufficio Marketing e Sede operativa Via Metauro, 19 – 00198 Roma Telefono: sede legale 070/340293 – ufficio marketing 06/8546198 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@btcongress.com www.btcongress.com www.facebook.com/btcongress/ Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): ID 111 – Accreditamento del 02.12.10 Certificazioni:
Aree e discipline di specializzazione: • Congress e Association Management • Destination Management per l’Italia (DMC) • Consulenza finanziaria e scientifica per eventi • Marketing e Communication Management
Sistema Gestione Qualità: Certiquality UNI EN ISO 9001:2015 MPI – CME Certified Meeting Executive Italia
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • International Menopause Society (IMS) • International Society of Gynecological Endocrinology (ISGE)
Breve profilo dell’agenzia:
• European Society of Gynecology (ESG)
Da oltre 35 anni BTcongress opera nel settore degli eventi aziendali, nazionali e
• International Academy of Human Reproduction (IAHR)
internazionali, con particolare attenzione all’organizzazione di congressi medici
• Associazione Italiana di Ginecologia Endocrinologica (AIGE)
nel campo della Salute della Donna. L’esperienza maturata nel settore degli eventi medici, unita alla forte propensione
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:
all’innovazione, definiscono oggi la BTcongress come una società all’avanguardia,
• 13th Congress of the European Society og Gynecology – Vienna 2019
in grado di fornire servizi integrati di alta qualità che comprendono l’implementa-
• 16th World Congress on Menopause – Vancouver 2018
zione di nuove strategie, l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati e un team di
• 18th World Congress on Gynecological Endocrinology – Firenze 2018
esperti altamente specializzato. Dal 2000 la BTcongress è inoltre accreditata come provider ECM per l’assegnazione di crediti formativi ai professionisti sanitari nazionali, nonché fornitore di accreditamenti UEMS-EACCME per i medici residenti nella UE e internazionali. L’azienda è certificata ISO 9001:2015.
Tipo di servizi forniti: • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione associazioni scientifiche • Consulenza in gestione finanziaria, strategie organizzative, marketing e communication
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Nome Agenzia: BLUEVENTS Indirizzo: Via Flaminia Vecchia, 508 - 00191 Roma Telefono: 06/36382038 – 06/36304489 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@bluevents.it www.bluevents.it www.facebook.com/blueventseventi/ Referente Agenzia: Chiara Ronconi – chiara.ronconi@bluevents.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Bluevents srl, Provider Standard Nazionale ID n. 836 Provider per l’erogazione di attività formative ECM dal 2003 Provider Standard Nazionale dal 10/10/2014
e formativo. Il suo team, efficiente e dinamico ha il suo punto di forza nell’originalità di idee e soluzioni, nella creatività grazie ad un up-to-date tecnologico continuo. Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di Congressi, eventi ed attività extra congressuali • Gestione di Associazioni Scientifiche • Assistenza delegazioni Aree e discipline di specializzazione: • Congressi medici (tutte le specializzazioni) - meeting aziendali - segreteria e gestione associazioni Partnership con Associazioni Medico Scientifiche: • Società Italiana di Endoscopia Ginecologica (SEGi)
Certificazioni: Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015 per l’attività di progettazione, erogazione ed organizzazione di eventi informativi, formativi ed ECM.
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Johnson & Johnson, Bayer, ACRAF Angelini Farmaceutica, Gedeon Richter, Farmitalia, GAAV Gruppo Agenti Aviva, Air BP Italia, Medtronic, Karlstorz, Società Italiana di Endoscopia Ginecologica (SEGi)
Breve profilo dell’agenzia: Bluevents è una organizzazione professionale specializzata in Meeting, Convegni, Corsi ed eventi di comunicazione e formazione. Nasce dall’unione di specialisti del settore, si avvale della loro pluriennale esperienza nelle diverse aree di medicina, finanza, assicurazioni, sport e telecomunicazioni. Grazie alla sua struttura versatile e alla flessibilità del suo servizio, è il partner ideale per la comunicazione e l’organizzazione di eventi. Sempre attenta alle esigenze specifiche del cliente, Bluevents è alla ricerca costante della soluzione ottimale per ciascun fabbisogno informativo
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • World Congress ENDOMETRIOSIS2017 - From diagnosis to medical and surgical management: a stocktaking international experts’ meeting, Napoli 14-16 Settembre 2017 • A IOE 1st All In One Event, Bari 19-23 Novembre 2018 • 15th AAGL International Meeting on Minimally Invasive Gynecologic Surgery in affiliation with the XIV Congresso Nazionale SEGi: Special Edition. Florence, 7-11 May 2019
Nome Agenzia: CHRYSALIS COMMUNICATION Indirizzo: Via Serio, 6 – 20139 Milano Telefono: 02/58430422 e-mail, sito web: www.chrysalis.it l.ferrari@chrysalisweb.it Referente Agenzia: Lorena Ferrari – 348/6049899 – l.ferrari@chrysalisweb.it Breve profilo dell’agenzia: Il gruppo Chrysalis coniuga esperienza e innovazione; grazie ai suoi 30 anni di attività vanta, infatti, una conoscenza approfondita e una gestione mirata di tutte le sfaccettature della comunicazione aziendale e dell’organizzazione congressuale. Con un approccio personalizzato, cucito sulle esigenze del cliente, Chrysalis realizza progetti di comunicazione, eventi e congressi di tutte le dimensioni. Un focus particolare è rappresentato dal know-how nel settore medico-scientifico. Chrysalis lavora da sempre con le maggiori realtà pharma, fornendo un ventaglio di servizi e realizzando eventi, booths, roadshows, team building all’insegna di un’expertise basata su coerenza e affidabilità, interpretando in chiave etica e creativa le richieste di ogni azienda. Il gruppo si propone come l’alleato ideale, a cui affidare la propria immagine aziendale.
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La qualità del servizio e la professionalità sono principi prioritari in Chrysalis, affiancati da creatività e flessibilità, permettono al nostro team di dar vita a idee, parole e progetti che trasformano ogni evento in un’esperienza unica. Grazie ad una particolare struttura “all-in-one”, che unisce comunicazione e logistica Chrysalis progetta, costruisce e dirige eventi nazionali e internazionali, utilizzando le tecnologie più innovative e consentendo al cliente di interfacciarsi con un unico interlocutore. Così prendono vita eventi dall’ impatto spettacolare, che incorporano lo spirito di ogni singolo brand, ogni volta diversi; tutti però con lo stesso obiettivo: creare momenti indimenticabili. Chrysalis si occupa di B2B per grandi, medi e piccoli eventi (progettazione, realizzazione, regia, comunicazione istituzionale); marketing territoriale di promozione del B2C (store activation, guerriglia marketing, temporary shop, roadshow, etc.); produzione e post-produzione video; ideazione e realizzazione dell’immagine coordinata; progettazione e sviluppo di soluzioni scenografiche; valorizzazione delle presentazioni aziendali; social media marketing; location e attività di logistica; sviluppo di applicazioni web e applicazioni mobile. Tipo di servizi forniti Organizzazione di congressi ed eventi in italia e all’estero; Convention e meeting aziendali, lanci di prodotto, open day, family day, road show, conferenze stampa e media events; Logistica assistenza delegazioni viaggi incentive; Realizzazioni grafiche e progettazioni sceno-tecniche; Stand e allestimenti; regia Aree e discipline di specializzazione: Farmaceutico – estetica – medicale – moda – dentale - energia Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Astrazeneca, Boehringer Ingelheim, British Consulate General Milan, Coloplast, Dompè, Edison, Eli Lilly, F.lli Rossetti, Gilead, Kyowa Kirin, Lundbeck, Merz Aesthetics, Novartis, Roche Diagnostic, Zambon Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Vari lanci di importanti prodotti in ambito pharma e medicale • Importanti delegazioni a congressi, stands, conferenze stampa, family day, cene sociali
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Nome Agenzia: CENTRO CONGRESSI GIOVANNI XXIII Indirizzo: Viale Papa Giovanni XXIII, 106-110 - 24121 Bergamo Tipo di servizi forniti
Telefono: 035 236435 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@centrocongressibergamo.com www.centrocongressibergamo.com www.facebook.com/centrocongressibergamo/ Referente Agenzia: Chiara Vitali chiara.vitali@centrocongressibergamo.com - Cell. 334 6171167 Giorgio Mazzeo giorgio.mazzeo@centrocongressibergamo.com - Cell. 331 4405878
Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM ID 1013 dal 23.06.2011
• Spazi congressuali • progettazione e erogazione di attività formative ECM; • organizzazione di congressi, convention, meeting e convegni; • organizzazione di cene di gala ed eventi aziendali; • gestione associazioni scientifiche; • gestione momenti leisure pre e post-congressuali (servizi offerti: biglietteria ferroviaria ed aereoportuale, prenotazioni alberghiere, servizio transfer da e per aeroporti e stazioni, visite guidate sul territorio, escursioni, ecc… ); • Destination Management Company DMC
Aree e discipline di specializzazione: • Congress e Association Management • Corporate meeting and special events • Destination Management (DMC)
Breve profilo dell’agenzia: Il Centro Congressi Giovanni XXIII è attivo sul mercato di organizzazione eventi da oltre 25 anni.
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:
È un’organizzazione professionale specializzata in Meeting, Convegni, Convention
• Azienda Ospedaliera ASST Papa Giovanni XXIII Bergamo
e Corsi di formazione medico-scientifici ma anche in Conferenze Accademiche.
• Cliniche Humanitas Gavazzeni Bergamo
Proprio nel settore scientifico ed in particolare in quello medico il Centro Con-
• Università degli Studi di Bergamo
gressi ha trovato la sua inclinazione, è Provider ECM Nazionale dal 2011 ed è in
• Università degli Studi di Milano
grado di offrire un’organizzazione a 360° curando l’evento nei minimi particolari
• Università di Camerino
e proponendosi come referente unico per l’accoglienza e la gestione dei relato-
• Ordine dei Medici Chirurghi e Odontoiatri della provincia di Bergamo
ri, per l’espletamento delle pratiche necessarie e per il coordinamento di tutti gli aspetti organizzativi-logistici. Avvalendosi del partner Ovet Viaggi, il Centro Congressi può fornire un’ampia
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:
gamma di servizi pre e post congressuali per arricchire l’evento consentendo
• Enhanced Recovery in Gynecologic Surgery and Oncology (Maggio 2017)
agli ospiti la scoperta dell’offerta culturale, artistica ed eno-gastronomica del
• Espghan Transplant School (Settembre 2017)
territorio.
• Incom (Giugno 2018)
Il Centro Congressi mette al servizio dei suoi clienti uno staff di professionisti
• Global Center for Healthy Workplaces (Settembre 2018)
del settore che sapranno indirizzarvi e consigliarvi per un evento di successo.
• Corso di Aggiornamento Annuale in Epatogastroenterologia (2008-2019)
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Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM Nome Agenzia: CONGRESS LAB Indirizzo: Bastioni di Porta Volta 10 – 20121 Milano Telefono: 02/81838492 sito web: www.congresslab.it Referente Agenzia: Cristiana Carta – Operation Manager ccarta@uvet.com – 366/9128582 Andrea Fiorio – Sales & Account Manager afiorio@uvet.com – 335/7021939 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM Provvisorio ID2005 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità - ISO 9001: 2008 nelle sottocategorie: • EA37 valida per la progettazione ed erogazione di eventi formativi rivolti ai professionisti del settore Sanitario nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (ECM) • EA35 valida per l’erogazione di servizi di segreteria organizzativa e scientifica Breve profilo dell’agenzia: Congress Lab è Provider Standard ECM (ID 2005), inserita nell’albo ufficiale di AGENAS secondo la normativa in materia di Educazione Continua in Medicina. Insieme al Comitato Scientifico, costituito da esperti delle varie discipline, garantisce competenza ed esperienza sia nell’area della progettazione che della realizzazione di Eventi Formatici ECM. Assiste e migliora la formazione del Medico costruendo progetti educazionali che coprono tutti gli aspetti delle varie professioni, da quelli più clinici a quelli legali e di management. Partendo da un’analisi del bisogno formativo, mette in campo importanti competenze in ambito epidemiologico e di Scientific Management per individuare la metodologia più adeguata ad ogni situazione e fornire strumenti tecnologici esperienziali innovativi per un percorso formativo di alto valore. Dieci aule mobili interattive si muovono sull’intero territorio Nazionale ed Europeo per erogare corsi attraverso l’utilizzo delle più moderne tecnologie digitali.
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• Organizzazione di congressi ed eventi scientifici • Gestione associazioni scientifiche • Creatività e comunicazione • Formazione in centro esperienziale • Gestione reportistica AGENAS/AIFA/EFFPIA • Ufficio stampa • Medical writing
Aree e discipline di specializzazione: • Cardiologia • Pneumologia • Oncologia • Terapia del dolore • Ematologia • Oftalmologia • Nefrologia • Medicina Generale • Medicina Interna • Chirurgia Vascolare • Anestesia e Rianimazione • Psichiatria
Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: Air Liquide, Amgen, AstraZeneca, Bayer, Boehringer Ingelheim, Danone, Dupont, Menarini, Roche, Molteni, Novartis, Allergan, Servier, Abbvie
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Nome Agenzia: CWT MEETINGS & EVENTS Indirizzi: Firenze - Viale della Giovine Italia, 17 – 50122 Milano - Via Vespucci, 2 - 20124 Torino - Corso Orbassano, 336 - 10137 Roma - Via Benigni, 25 - 00156 Telefono: 055/09491111 (per tutte le sedi) e-mail, sito web, pagina Facebook: eventsitalia@cwt-me.com – sales_milano@cwt-me.com sales.supportroma@cwt-me.com – www.cwt-meetings-events.it CWT Meetings & Events Italia Referente Agenzia: Armando Mastrapasqua, Senior Director CWT Meetings & Events Italia, Grecia, Egitto e Marocco: AMastrapasqua@cwt-me.com Giuseppe Torre, Head of Quality & Strategic Meeting Management Italia: GTorre@cwt-me.com Breve profilo dell’agenzia: Dalle idee ai risultati. Meetings & Events è la divisione meeting ed eventi di CWT. Una multinazionale degli eventi con più di 30 anni di esperienza, presente in 68 Paesi. I 135 professionisti del team italiano garantiscono un solido background nella creazione e produzione di eventi B2B e B2C e meeting per aziende, istituzioni pubbliche, comitati organizzatori e federazioni sportive. La nostra missione è quella di porci come consulenti sensibili a fianco dei nostri clienti. Consideriamo gli eventi un asset della strategia aziendale e siamo parte attiva nella diffusione della cultura degli eventi nel mercato e di un cambiamento di approccio significativo nel modo di fare questo mestiere. La precisa definizione degli obiettivi, dei KPI attesi e della strategia aziendale guida la genesi del concept creativo, il tema grafico-visivo, l’experience design, la produzione, la logistica, tutta la supervisione dell’execution e l’event management. CWT Meetings & Events ha una specifica sensibilità per tutto il mondo dell’Healthcare. La grande professionalità maturata nel corso degli anni nel mercato medico, biomedicale e farmaceutico e la richiesta di servizi sempre più accurati da parte dei nostri clienti hanno spinto CWT M&E a creare un team dedicato. Una struttura specializzata e flessibile, capace di gestire, con l’utilizzo di tool proprietari e tecnologia, tutti gli eventi delle società del mondo Healthcare, garantendo il rispetto della compliance e delle peculiarità di questo settore grazie a un aggiornamento costante.
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Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: Certificazione ISO 9001/2015 rilasciata da TÜV Rheinland Sistema di Gestione Sostenibile degli Eventi: ISO 20121:2013 Tipo di servizi forniti • Ideazione, concept design, realizzazione e conduzione di meeting ed eventi (congressi, tavole rotonde, simposi, presentazione prodotti, road show forza vendita, team building) • Progettazione ed erogazione di attività formative ECM in partnership con provider accreditati • Gestione associazioni scientifiche • Gestione reportistica in ambito compliance EFPIA Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Bayer, Biogen Idec, Boehringer Ingelheim, Chiesi, DiaSorin, Edwards, Fidia Farmaceutici, Gruppo Menarini, Kedrion, Lilly, Livanova, Malesci, Novartis, Pfizer, Takeda, Teva. Eventi di particolare rilievo organizzati nell’ultimo anno: • Pfizer – 13 Meeting (450 partecipanti) – Febbraio 2019, Berlin • Edwards – Euro PCR (500 partecipanti) – Maggio 2019, Paris • Boehringer Ingelheim – Riunione Nazionale (500 partecipanti) – Maggio 2019, Mainz • Pfizer – Compliance Meeting (450 partecipanti) – Giugno 2019, Roma
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Nome Agenzia: Ega worldwide – Congresses & Events Indirizzo: Viale Tiziano, 19 – 00196 Roma / Foro Buonaparte 12 – 20121 Milano Telefono: 06/32812.1 e-mail, sito web, Twitter, pagina Facebook: gare@ega.it – www.ega.it @ega_worldwide https://www.facebook.com/egaworldwidecongressesevents Referente Agenzia: Alain Pittet, Executive Director International Business Development cell. +41 79 322 11 52 - email: pittet@ega.it Carla Bugli - International Business Development Manager cell. 348 4983304 - email bugli@ega.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1406 – 23 giugno 2013 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001-14001-20121 • Modello Organizzativo Conforme D. Lgs. 231 • IAPCO Quality Programme - Accredited Breve profilo dell’agenzia: Ega dal 1965 organizza eventi e congressi d’importanza nazionale ed internazionale. Fondata da Emma Aru, attuale presidente, pioniera della nascita del settore congressuale in Italia è oggi guidata dalla prof.ssa Claudia Golinelli, professore ordinario di Management degli Eventi all’Università di Roma Tor Vergata, leader di un team di oltre 30 professionisti accomunati dalla stessa passione: fare degli eventi un’esperienza memorabile. La formazione continua certificata da IAPCO, la dimensione internazionale costituita dalla membership ad INCON presente in 32 paesi e 72 città del mondo e la propensione all’ascolto e all’innovazione continua fanno di Ega non solo un PCO classico, ma un vero e proprio partner dei protagonisti del mondo medico scientifico per costruire vere e proprie community basate sul knowledge sharing. Oltre al settore medico-scientifico, Ega vanta best practice nell’organizzazione di eventi governativi ed istituzionali, eventi corporate e concerti aperti al pubblico. Tipo di servizi forniti • organizzazione di congressi ed eventi • servizi modulari per congressi ed eventi • sistemazione alberghiera e gestione della destinazione • gestione candidatura destinazione • gestione associazioni scientifiche incl. fundraising ed attività di engagement • progettazione ed erogazione di attività formativa ECM residenziali e FAD Aree e discipline di specializzazione: tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, in particolare gastroenterologia, nefrologia, cardiologia, trapiantologia, traumatologia, psicopatologia, chirurgia generale.
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Partnership con associazioni medico scientifiche: • SITO (Società Italiana Trapianti d’Organo) Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Associazione Italiana Ingegneri Clinici • Comune di Milano • Expo 2015 SpA • Ferrovie dello Stato Italiane • Fondazione Italiana Promozione Trapianti d’Organo • Fondazione Matera – Basilicata 2019 • Fondazione Policlinico Gemelli • Lottomatica • Ministero della Salute • Presidenza del Consiglio dei Ministri • Regione Lombardia • Regione Puglia • Sapienza Università di Roma • Università Cattolica del Sacro Cuore Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • E sera 2019 - European Science Education Research Association World Congress 2019 • Matera 2019 Capitale della Cultura Europea • G7 Summit Taormina 2017 • WAIMH World Congress (2017) • WEF - World Engineering Forum (2017) • Congresso Nazionale AIIC (2018) • Congresso Nazionale SIFO (2017 - 2016) • Congresso Nazionale SITO (2018 - 2017 - 2016 - 2015 - 2014) • Carnevale di Milano (2017) • Bocelli & Zanetti Night (2016) • Nona Sinfonia di Beethoven - Concerto della Filarmonica della Scala (2016) • 28th International Meeting for Peace - Tirana (2015) • World Congress on Railway Research (2015) • Expo Milano 2015 (Women’s Forum, 123 National Day, 239 eventi Padiglione Italia, Convention Nazionale Coldiretti, Cerimonia di Chiusura) • EORNA - European Operating Room Nurses Association (2015) • EAO Congress (2014) • EURO - Informs Joint International Conference (2013)
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Nome Agenzia: EVERYWHERE Indirizzo: Piazza Cittadella, 3 – 37122 Verona Telefono: 045 8006786 e-mail, sito web: congressi@everywheretravel.it www.everywheretravel.it Referente Agenzia: Sabrina Poiega – sabrina@everywheretravel.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider Standard Nazionale ID n. 683 Provider per l’erogazione di attività formative ECM dal 2002 Provider Standard Nazionale dal 20/02/2014 Breve profilo dell’agenzia: Everywhere è una Società specializzata nell’organizzazione di viaggi ed eventi, nata a Verona nel 1981. Grazie alla professionalità e alla competenza maturate negli anni dal proprio Staff, giovane e dinamico, ha conquistato un ottimo posizionamento e grande notorietà a livello nazionale in qualità di Provider Ecm Standard per il ministero della Salute e segreteria per varie Società Scientifiche. Everywhere, nella sua nuova sede, offre una sala meeting che può accogliere fino a 70 persone con disposizione a platea, dotata di avanzate tecnologie audio-video e adatta ad ogni tipologia di evento (dalla formazione ECM, alla piccola convention aziendale fino alla cena di gala). Tra i servizi offerti dalla Società si annovera infine la gestione di delegazioni ad eventi e congressi in Italia e all’estero potendo emettere direttamente la biglietteria con costi e tempi molto competitivi, essendo anche agenzia viaggi IATA.
Nome Agenzia: GRUPPO SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione Indirizzo: Via Napoleone Colajanni, 4 – 00191 Roma Telefono: 06/3290250 e-mail, sito web: sc@scstudiocongressi.it www.grupposc.com Referente Agenzia: Stefania Cardarelli - sc@scstudiocongressi.it Numero e data di accreditamento ECM: 980 – 24/11/2014 Certificazioni: ISO 9001:2015 Breve profilo dell’agenzia: La Società GRUPPO SC S.r.l. Studio Congressi Servizi per la Comunicazione è presente sul mercato da oltre 25 anni. La struttura si avvale di personale strutturato, altamente professionale e può fornire tutta la gamma dei servizi necessari per la realizzazione di eventi e manifestazioni scientifiche e/o culturali. Opera sia come consulente permanente di Società Scientifiche, fornendo i diversificati servizi di segreteria gestionale, organizzazione eventi, campagne di comunicazione, sia per Organizzazioni ed Imprese per lo svolgimento di iniziative ed azioni mirate nel campo congressuale e della comunicazione con l’obiettivo di rispondere alle esigenze della comunità scientifica, nonché al desiderio di conoscenza dei pazienti e della popolazione. Fornisce alle Associazioni Scientifiche
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Tipo di servizi forniti: • progettazione ed erogazione di attività formative ECM e medico scientifiche • consulenza ed organizzazione di congressi, eventi, meeting aziendali e ricevimenti • segreteria Associazioni Scientifiche • assistenza e gestione delegazioni in Italia e all’Estero Aree e discipline di specializzazione: • Congressi e meeting • ECM • Incentive Partnership con associazioni medico scientifiche: • GIBIS • Aneop • Fismad Veneto-Trentino Alto Adige - Friuli Venezia Giulia Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Congresso annuale FISMAD Veneto-Trentino Alto Adige-Friuli Venezia Giulia • Congresso Nazionale Gibis, Napoli, maggio 2019 • Congresso Nazionale Associazione Italiana per lo Studio del Pancreas, settembre 2019 • 3rd Verona Expert Meeting-Hepatocellular carcinoma: New landscapes and horizons, settembre 2019 ed agli Operatori del settore medico scientifico e farmaceutico un servizio di formazione completo in aula e on line per la progettazione ed erogazione di servizi inerenti alle attività di formazione continua in medicina (ECM). Nel corso degli anni la Società ha curato centinaia di convegni ed eventi con appuntamenti che hanno superato i 6000 partecipanti, oltre a campagne pubblicitarie, campagne di informazione per il pubblico, servizi di editoria on line, servizi di Ufficio stampa, attività di fund raising. Specializzati nella comunicazione e formazione scientifica per il Pharma e l’Healthcare, progetta percorsi di formazione e attività di aggiornamento scientifico per i professionisti della Sanità e per società scientifiche. GRUPPO SC ha un sistema di gestione per la qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001:2015 relativa alla progettazione ed organizzazione di eventi formativi e congressuali e all’erogazione di servizi di segreteria per società scientifiche. GRUPPO SC è Provider Standard, con il codice identificativo n° 980, per formazione RES e FSC e FAD (http://www.ecmfadsoci.it). Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • servizi nel settore della comunicazione • servizi nel settore della consulenza aziendale • servizi nel settore della pubblicità • servizi di marketing Aree e discipline di specializzazione: malattie apparato digerente, endoscopia, chirurgia, oncologia, alimentazione e nutrizione, ecc. Partnership con associazioni medico scientifiche: Fismad, Sied, Sige, Aigo ed altre
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Nome Agenzia: FENICIA EVENTI Indirizzo: Via Tor de’ Conti, 22 – 00184 Roma Telefono: 06/87671411 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@fenicia-events.eu www.fenicia-events.eu www.facebook.com/feni.ciaevents/ Referente Agenzia: Cristiana Petta cpetta@fenicia.events - cell. 327/6937459 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Simulaid 4156
Aree e discipline di specializzazione: • nefrologia • cardiologia • endocrinologia • nutrizione artificiale • licensing aziende del settore farmaceutico
Partnership con associazioni medico scientifiche: HLG Italy
Certificazioni: Sistema Gestione Qualità
Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Akern
Breve profilo dell’agenzia: Fenicia Eventi con sede operativa in Roma, è nata nel 2013 da un’idea dei suoi attuali Soci, personale qualificato da anni di esperienza nel campo dell’organizzazione congressuale e delle pubbliche relazioni. Fenicia ha operato una scelta strategica nel settore congressuale sviluppando nuove partnership commerciali per un’impresa di organizzazione congressuale giovane e dinamica. Chiarezza nell’analisi, tempestività nelle scelte, visione precisa dell’obiettivo. Massima autonomia operativa ed un approccio imprenditoriale: questa la mission che si traduce in una consulenza realmente completa, insieme strategica e operativa, per la soluzione di ogni esigenza di comunicazione. Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM: (si) • organizzazione di congressi ed eventi: (si) • gestione associazioni scientifiche: (si) altri servizi: • gestione social network e rassegne stampa per società scientifiche e cliniche mediche. • Linea grafica e servizi editoriali • Supporti tecnologici • Incentive - Convention - Viaggi congressuali • Agenzia di hostess, Stewart, Tour Leader
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• Fresenius Kabi • Fresenius Medical Care • Jatreia • Otsuka • Pharma Licensing Group • Sandoz • Vifor Pharma
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • The Future of Humanity through the Lens of Medical Science • I Congresso Nazionale della Commissione Congiunta SIN (Società Italiana di Nefrologia) e SIOMMMS (Società Italiana di Osteoporosi e Metabolismo Minerale Osseo) • Cardionefrologia 2019 • 57° Convegno ALAMMU in Nefrologia e Dialisi • Body Composition Conference • Workshop Nefrologia Interventistica: la realtà aumentata • 14th Lipid Club and Therapeutic Apheresis 2019
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Nome Agenzia: KASSIOPEA GROUP Indirizzo: Via San Tommaso D’Aquino, 20 - 09134 Cagliari Telefono: 070/651242 e-mail, sito web, pagina Facebook e Instagram: Info@kassiopeagroup.com - www.kassiopeagroup.com www.facebook.com/kassiopeagroup/ - @kassiopeagroup Referente Agenzia: Maria Teresa Sotgiu - 335/1905405 mariateresasotgiu@kassiopeagroup.com Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID 305 - Provider ECM Standard giugno 2015 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015 Breve profilo dell’agenzia: Fondata nel 1998, Kassiopea Group si è specializzata nella programmazione e nell’allestimento di eventi nazionali ed internazionali, con un focus specifico nel campo medico-scientifico. Conosciuta e rinomata per l’efficienza della sua gestione e l’accurata selezione dei fornitori, Kassiopea Group progetta, organizza e gestisce l’evento, dando sempre la massima priorità alla soddisfazione del cliente e al buon esito dell’incontro. Lo staff è composto da 15 professionisti dalla pluriennale esperienza. La dedizione e l’affidabilità del team garantisce la collaborazione con varie Associazioni e Società Scientifiche che continuano a scegliere Kassiopea Group non solo come segreteria organizzativa, ma anche come consulente in grado di proporre idee innovative e strategiche. Qualità e competenze al vostro servizio!
Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: gestione delegazioni, organizzazione incentive e convention; affitto propri spazi interni, con annessi servizi di segreteria, per organizzazione piccoli corsi, riunioni aziendali e consigli direttivi Società Scientifiche Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, gastroenterologia, chirurgia, veterinaria Partnership con associazioni medico scientifiche: SICO (Società Italiana di Chirurgia Oncologica), GIRC (Gruppo Italiano di Ricerca Cancro Gastrico), ACeMC (Academy of Emergency Medicine and Care), SIPAOC (Società Italiana di Patologia e di Allevamento degli Ovini e dei Caprini) Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Aziende: Bayer Spa, Glaxo Smithkline, Johnson & Johnson, DePuy Sinthes, Ipsen Spa, Takeda Italia Spa Società Scientifiche: SICOB (Società Italiana di Chirurgia Bariatrica), SICO (Società Italiana di Chirurgia Oncologica), SOIPA (Società Italiana di Parassitologia), SIPO (Società Italiana di Pediatria Ospedaliera) Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 2° Conferenza Internazionale di chirurgia oncologica, 23/24/25 ottobre 2016 (Hotel Giò - Perugia); • XXV Congresso Nazionale S.I.C.O.B, Fondazione Giorgio Cini - Venezia 6-8 Aprile 2017 • International Bovine Mastitis Conference. (NMC 2018) University of Milan (La Statale), 11-13 giugno 2018 • XLII CONGRESSO NAZIONALE SICO - 4th International Conference of Surgical Oncology - Thotel Cagliari, 8/10 settembre 2019 Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione società scientifiche • progettazione grafica eventi • servizi editoriali e comunicazione Aree e discipline di specializzazione: Tutte le discipline mediche
Nome Agenzia: LOPEZ EVENTI E CONGRESSI Indirizzo: via dell’Aida 17, 48124 Ravenna Telefono: 347/8541898 Fax: 0544/65838 e-mail, sito web: posta@lopezcongressi.it www.lopezcongressi.it Referente Agenzia: Lina Lopez - Legale rappresentante - lina@lopezcongressi.it Paolo Parmeggiani - Responsabile eventi - paolo@lopezcongressi.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID n. 406, Provider ECM dal 01/2011, Provider standard dal 07/2014 Breve profilo dell’agenzia: Lopez Eventi e Congressi, operante sul territorio nazionale dal 2010 ma composta da personale con parecchi anni di esperienza nell’ambito dell’organizzazione eventi e della formazione medico-scientifica, ha all’attivo oltre 700 congressi ed eventi ECM ed è in grado di gestire ogni progetto anche grazie alla consulenza del proprio Board scientifico multidisciplinare composto da membri altamente qualificati.
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Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • SIP. Dip. • SIEP • SIPGES • SIP • Polyedra • Università di Modena • Università di Pisa • Università di Bologna • Università di Chieti • Università di Ancona • IRCCS Fondazione Stella Maris Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Pisa days of Psichiatry and Clinical Psychopharmacology - 2016->2019 • Congresso Europeo WAPR - Cesena, 2017 • Il Disturbo Borderline di Personalità - Cesenatico, 2008->2019 • Giornate Psichiatriche Ascolane - Ascoli Piceno, 2013-2014-2017-2018 • Congresso Nazionale SIEP - 2016-2018 • Festival della Follia - Teramo, 2016->2019 • Congresso SIP Marche - Civitanova Marche, 2018-2019 • Meeting sul dolore FIDAPA - Ravenna, 2014->2018
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Nome Agenzia: L.C. CONGRESSI Indirizzo: Via Euganea, 45 – 35141 Padova Telefono: 049/8719922 e-mail, sito web: lc@lccongressi.com – www.lccongressi.com Referente Agenzia: Loredana Capuzzo – 348 2823674 Certificazioni: CME Certified Meeting Executive - Primo Livello Meeting Manager MPI Member (Meeting Professionals International) Certified Wedding Planner Direttore Tecnico Agenzia Viaggi Breve profilo dell’agenzia: L.C. Congressi - organizzatore di eventi specializzato in ambito medico scientifico - e i Viaggi dell’Ambaradan, agenzia viaggi leader del settore. Originalità, Dinamismo e Attenzione ai dettagli sono gli elementi che ci contraddistinguono. Niente viene lasciato al caso e tutto viene attentamente studiato, immaginato e progettato con precisione. Analizziamo le esigenze del cliente e creiamo proposte complete e personalizzate. Supervisioniamo il progetto assicurando elevati standard di qualità.
Nome Agenzia: PV AGENCY Indirizzo: Viale Gian Galeazzo 3 – 20136 Milano Telefono: 02.581891 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@pvagency.it www.pvagency.it facebook.com/pvagency/ Referente Agenzia: Sabrina Pignatelli – Medical Business Unit Lead – spignatelli@pvagency.it Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015 • Certificazione IATA Breve profilo dell’agenzia: Il successo e la storia di PV Agency iniziano nel 1974 e, da allora ad oggi, la nostra leadership si è consolidata giorno dopo giorno, acquisendo un know-how inimitabile ed ampliando l’offerta di servizi sempre più diversificati e specifici. Una storia che parla di persone, di progressi continui, di idee sempre nuove ma con la caratteristica comune di essere al servizio dei nostri clienti. Con il marchio “Medical”, PV Agency riserva al mondo della salute un esclusivo ramo d’attività, con servizi, personale e strumenti dedicati. Un team di grande esperienza e specializzazione risponde alle esigenze informative e formative del personale sanitario e delle aziende di settore. Un reparto interamente dedicato solo all’area Pharma, con personale istruito a operare con grande attenzione alle policy ed alla compliance di ogni azienda.
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Tipo di servizi forniti Un Know How Trasversale CORPORATE: Interpretiamo gli eventi come straordinarie opportunità per comunicare, emozionare, aggregare. SCIENTIFIC: Progettiamo Congressi medico-scientifici collaborando con Università, Aziende Ospedaliere, Società Medico-Scientifiche e Aziende Farmaceutiche e Diagnostiche. Accreditamento ECM. EVENTI: Immaginiamo nuovi format per rispondere alle esigenze dei clienti e del mercato… ci piace innovare. WEDDING: Realizziamo i sogni degli sposi, creando un matrimonio indimenticabile.
Aree e discipline di specializzazione: Area medico-scientifica
Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • International Conference on Laboratory Medicine - Padova 1993-2019 • The Third International Symposium on Technetium and other Radiometals in Chemistry and Medicine – Bressanone (BZ) September 26-29, 2018 • XXII Riunione Scientifica Annuale AIRTUM – Venezia 11-13 Aprile 2018
Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM: in partnership con Arseducandi Srl • organizzazione di congressi ed eventi • progettualità: ideazione concept e format, creazione grafica coordinata • high technology solutions • allestimenti: scenografia e service tecnico • organizzazioni eventi di staff, team building e training Aree e discipline di specializzazione: • oncologia, malattie rare, nefrologia, immunologia Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: • Amgen, Bracco, Grunenthal, Teva, Leo Pharma, Alcon, Novo Nordisk, Celgene, Amplifon Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • eventi monosponsor in varie aree terapeutiche, convention e riunioni operative, delegazioni a congressi italiani ed esteri
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Nome Agenzia: MEET AND WORK Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 – 35031 - Padova - Abano Terme Telefono: 049/8601818 e-mail, sito web: meet@meetandwork.com - www.meetandwork.it Referente Agenzia: Mario Sbalchiero – 348/2616100
Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero
Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard nr. 211 dal 18.09.2013
• gestione associazioni scientifiche • road-show • viaggi incentive
Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità ISO 9001:2015 n. Q-0303-05 • Provider per i crediti europei UEMS-EACCME • MEDTECH EUROPE Ethical Charter Trusted Partner • Associato PCO e Federcongressi Breve profilo dell’agenzia: MEET AND WORK è attiva nell’organizzazione di eventi congressuali prevalentemente in ambito medico-scientifico ed istituzionale. Negli anni ha approfondito e diversificato la propria attività, grazie alla collaborazione con aziende Farmaceutiche e Biomedicali e Società Medico-Scientifiche di rilievo nazionale e internazionale. È attenta alle evoluzioni e alle sfide di un settore in costante cambiamento, che affronta grazie all’aggiornamento del proprio staff e adeguando procedure e software gestionali a nuove richieste e normative (Codice Etico, gestione privacy ecc). Grazie alle competenze e all’esperienza maturata nel tempo, è in grado di fornire consulenze specialistiche su tutti gli aspetti di elaborazione dell’evento, dall’ideazione alla comunicazione, dalla ricerca sponsor alle procedure amministrativo-fiscali e all’organizzazione dei più sofisticati servizi tecnici, ottimizzando ogni volta il rapporto tra il budget disponibile e gli obiettivi da raggiungere.
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• assistenza delegazioni Aree e discipline di specializzazione: Tutte le professioni sanitarie Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • XVII Congresso Nazionale SIS 118 – Catania, novembre 2019 • XXXVII Congresso Nazionale SIAF – Modena, novembre 2019 • CRS Amplifon: programma Corsi 2019 • IEB 2019 – Symposium & 56th Inner Ear Biology Workshop Padova, settembre 2019 • HEAL 2019 – Hearing across the Lifespan – Cernobbio, giugno 2018 • 105° Congresso Nazionale SIO – Napoli, maggio 2018 • Corso di Dissezione Avanzato “The lateral skull base” – “The anterior skull base” Padova, novembre 2017 • 21st International Conference “Solid State Ionics” – Padova, giugno 2017
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ALLESTIMENTI e CARTELLONISTICA - Elaborazione planimetrie e gestione spazi, stands su misura e pre-allestiti, cartellonistica e segnaletica, realizzazzione scenografiche LOCATIONS E CATERING - Siti museali, dimore storiche, palazzi nobiliari, siti balneari, centro congressi, navi. Ricerchiamo qualità, tradizione e innovazione nelle scelte di catering e ristorazione per organizzazione di pranzi, cene, serate di gala, serate spettacolo ITINERARI TURISTICO-CULTURALI – Guide turistiche specializzate multilingue HOSTESS ED INTERPRETI servizio hostess e stewart. Interpreti qualificati VARIE - Gestione rapporti con sponsors, Enti e Istituzioni, copertura assicurativa per personale addetto agli eventi ed ospiti partecipanti Nome Agenzia: MP Congressi&Comunicazione Indirizzo: Via Posillipo, 66/5 – 80123 Napoli Telefono: 081/5753432 – 081/2466459 e-mail, sito web, pagina Facebook: mpcongressi@gmail.com www.mpcongress.it MP Congressi & Comunicazione Referente Agenzia: Bianca Maria d’Angelo 333/2022759 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): numero 1263 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità • Provider Nazionale ECM Breve profilo dell’agenzia: MP s.r.l. Congressi e Comunicazione è una società solida e dinamica che nasce nel 1998. Oggi è una PCO (Professional Congress Organizer) e DMC (Destination Management Company) in grado di rispondere a qualunque esigenza e di offrire ai clienti una vasta gamma di servizi per la gestione di eventi congressuali, fieristici, sportivi e pubblicitari, conventions aziendali, incentives, incoming , luxury tours . Affidarsi alla MP Congressi significa avere accanto a sé un partner di fiducia, esperto ed affidabile capace di coniugare competenze strategiche, tecniche e creative. Negli anni abbiamo imparato che il risultato di un evento non si basa solamente sull’investimento economico ma è fatto di tanti piccoli particolari. Ecco perché da oltre 20 anni riusciamo a soddisfare le aspettative di una clientela esigente ed informata e sempre più fidelizzata. «A parlare è la nostra storia, quella scritta da chi ha scelto e continua a scegliere MP Congressi & Comunicazione» Servizi erogati: PROGETTAZIONE ED EROGAZIONE ATTIVITA FORMATIVE ECM - INCENTIVE - CONVENTION Provider Nazionale n. 1263 LOGISTICA, VIAGGI E TRASPORTI - Prenotazioni alberghi, gestione rooming list. Pianifichiamo e gestiamo trasporti di gruppo (navette e pullman) o personalizzati (auto con autista, barche private da e per le isole ), prenotazioni e biglietteria viaggi aerei, ferroviari e navali. Possibilità di pagamento on line o tramite carta di credito di alberghi, ristoranti e altro. COMUNICAZIONE - Ufficio stampa, Giornale multimediale per iPhone, iPad, Android etc., diretta streaming su facebook. Creazione siti web, utilizzo social network, campagne video. Affissioni, creazione e divulgazione newsletter. GRAFICA E STAMPA - Creazione logos, stampa di brochures, manifesti, cataloghi, inviti, libri, atti congressuali SERVIZI TECNICI AUDIO-VIDEO - Audiovisivi, videoconferenze, traduzione simultanea, live surgery, rilevazioni presenze ECM, realizzazione di video, etc.
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Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione associazioni scientifiche Aree e discipline di specializzazione: • Tutte le aree e le discipline delle professioni mediche Partnership con associazioni medico scientifiche: • ACOI • SICMF • SICUT • SIGASCOT • SIAARTI • SIUST • SICPRE Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Università Federico II di Napoli, II Policlinico, A.O.RN. Cardarelli, etc. • Aziende • Società Scientifiche • Aziende Farmaceutiche Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Segreteria locale dei congressi ACOI( ASS. Chirurghi Ospedalieri Italiani) • Segreteria Società Italiana di Chirurgia – Scuola di riferimento Nazionale Chirurgia della parete addominale • IBAM Italo-Brazilian Aesthetic Meeting Napoli, 13-14 settembre 2018 • Patient first: conventional surgery and surgery first Roma 25-27 ottobre 2018 • JAMS 2019 Anacapri(NA) 23-25 maggio 2019
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Nome Agenzia: SARDINIAMEETING Indirizzo: Viale La Playa, 7 – 09123 Cagliari Telefono: 070/664334 - mob. 329/4870166 - fax 070/5929121 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@sardiniameeting.it www.sardiniameeting.it www.facebook.com/sardiniameetingsrl Referente Agenzia: Giulia Loche – giulialoche@sardiniameeting.it – 340/4004621 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2002 Provider ECM Standard n. 3527 - 27.04.2017 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO 9001-2015 • Abilitazione al Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione • Membro PCO-Federcongressi-MPI • United Nations Sustainable Development Goals Breve profilo dell’agenzia: Sardiniameeting è una agenzia di consulenza, organizzazione, servizi congressuali e formativi che opera in Sardegna dal 1999. Formata da un team di Professional Conference Organizers la Sardiniameeting offre servizi innovativi e di elevata professionalità, attraverso una struttura aziendale elastica e dinamica che consente di erogare un servizio di consulenza, organizzazione e assistenza globale per la soddisfazione dei clienti più esigenti..
Nome Agenzia: TARGET MOTIVATION Indirizzo: Via Torino 151/E – 30172 Mestre (Ve) Telefono: 041/2392670 Fax: 041/2392600 e-mail, sito web, pagina Facebook: congress@targetmotivation.it https://www.facebook.com/tamotivation/ www.targetmotivationpharma.com https://www.targetmotivation.it/it/organizzazione-congressi/ Referente Agenzia: Alessandro Sbrogiò - CEO Numero e data accreditamento ECM: Provider ECM Standard Nazionale n. 1346 Certificazioni: • Sistema informatico con programma certificato dedicato a CMS Congress Management System • Target Motivation è un’azienda certificata ISO 9001, certificazione ottenuta da SGS. • Target Motivation adotta un sistema organizzativo e gestionale in linea con il D.Lgs 231/2001 e con l’art. 30 del D. Lgs 81/2008. • Valutazione dei rischi art.29 comma 5 d.Lgs 81/2008 • Valutazione dello Stress Lavoro Correlato art.28 d.Lgs 81/2008 • Applicazione del DL 101/2018 in tutte le forme enunciate e volute dal Regolamento Europeo 2016/679
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Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi aggregativi in genere • Esperti nell’organizzazione di Green Events • Segreteria e gestione associazioni • Studi di fattibilità e fund-raising • Programmi sociali, pre e postconference tour Aree e discipline di specializzazione: Tutte le aree e le discipline delle professioni medico-sanitarie. Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Novartis Farma • Roche • Università degli Studi di Cagliari • Università degli Studi di Sassari • AOB • Regione Sardegna • Comune di Cagliari • Amgen • Pfizer • Merck Serono • Bayer Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • X Congresso Nazionale AIT – Giornate Italane dellaTiroide • The Fifth International Renal Meeting with Mayo Clinic in Sardinia • International Course Pediatric and Young Adults Bladder and Bowel Days Breve profilo dell’agenzia: Target Motivation Pharma si occupa della gestione logistica di congressi nazionali ed internazionali e della gestione contatti con i partecipanti. Le attività vengono coadiuvate dalla segreteria organizzativa, punto di forza della società. È Provider ECM nazionale nr. 1346, con una Faculty composta da opinion leader di fama nazionale e internazionale, che progettano corsi ECM con format innovativi e tecnologie avanzate. È presente un team consolidato di progettisti, creativi e grafici interni che sono in continuo aggiornamento per andare incontro alle esigenze dei nostri clienti. L’Ufficio Acquisti si occupa della selezione dei fornitori e il Financial Department segue l’iter fino alla chiusura. Target Motivation ha dato vita alla NET TAM EVENTS, un network di affiliate partner che permette all’azienda di essere presente con congressi in tutto il mondo e di seguire on site le delegazioni che partecipano a congressi internazionali. Tipo di servizi forniti • organizzazione di congressi, eventi e attività extra congressuali • progettazione e ideazione grafica/lancio prodotto • attività di comunicazione, allestimenti e realizzazione di stand • progettazione ed erogazione di attività formative ECM Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Pneumologia, Ortopedia, Reumatologia, Urologia, Diabetologia Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: Aziende farmaceutiche italiane e internazionali, Opinion leader e Medical Marketing Manager di fama mondiale. Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Lancio prodotto Ostuni, 150 pax • Congresso area Ortopedia, Venezia 450 pax • Field Force Meeting, Berlino, 300 pax • Corso Aggiornamento e Formazione, Berlino 150 pax • Meeting Interno Aziendale, Yogyakarta, 150 pax • Congresso internazionale area cardiologia, Cartagena 300 pax, Lima 400 pax, Varsavia 300 pax • Congresso internazionale area reumatologia Cancun 450 pax e Antigua 450 pax • Advisory Board, Milano
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SCHEDE TECNICHE
Nome Agenzia: TRIUMPH ITALY Indirizzo: Via Lucilio, 60 – 00136 Roma; Via Arco, 4 – 20121 Milano Telefono: 06/355301; 02/89093800 e-mail: info@thetriumph.com Pagina Facebook: www.facebook.com/TriumphGroupInt Referente Agenzia: Paola Padovani p.padovani@thetriumph.com 348/5951938 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): N° 6312, dal 25 ottobre 2018 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità - ISO 9001:2015 e certificazione ISO 20121 Breve profilo dell’agenzia: Triumph Italy da oltre 30 anni è presente sul mercato dell’organizzazione di congressi medico scientifici ed eventi. Organizza eventi medici, congressuali, corsi di formazione ECM nazionali ed internazionali. Crede nell’alto valore formativo degli eventi medici e fornisce servizi di alta qualità destinati a facilitare il processo di apprendimento beneficiando delle ultime tecnologie disponibili in ambito congressuale e favorendo il networking tra i partecipanti. Questa tipologia di congressi, come tutti gli eventi organizzati da Triumph Italy, è rispettosa dell’ambiente che li ospita e insieme della cultura artistica e turistica, sociale e gastronomica delle città in cui si svolgono. La combinazione dell’approccio consulenziale distintivo di Triumph, le sue competenze specifiche e la valorizzazione del territorio permettono di offrire soluzioni personalizzate ed uniche che ottimizzano il messaggio del congresso. Triumph Italy è membro di ICCA e Federcongressi ed è socio del Convention Bureau Roma e Lazio e del Convention Bureau Italia. Triumph Italy ha adottato un codice etico e persegue un modello gestionale secondo la L. 231/2001. Le sedi Triumph sono ubicate a Roma, Milano, Hong Kong, Shanghai, Bruxelles, Malta, Londra e Singapore.
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Tipo di servizi forniti • Progettazione ed erogazione di attività formative ECM (RES e FSC) • Organizzazione di congressi ed eventi scientifici • Association management Aree e discipline di specializzazione: dermatologia, ginecologia, chirurgia, immunologia Partnership con associazioni medico scientifiche: • The International League of Dermatological Societies (ILDS) • Società Italiana di Dermatologia medica, chirurgica, estetica e delle Malattie Sessualmente Trasmesse (SIDeMaST) • The World Federation of Public Health Association (WFPHA) • Società Italiana Ginecologia e Ostetricia (SIGO) Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: • Società Italiana Microbiologia – SIM • Società Italiana di Dermatologia medica, chirurgica, estetica e delle Malattie Sessualmente Trasmesse – SIDeMaST • European Federation of Colposcopy – EFC • AGITE, AGUI, AOGOI, SIGO • Società Italiana di Colposcopia e Patologia Cervico Vaginale - SICPVC • Società Italiana di Chirurgia Colo-Rettale - SICCR • Società Italiana Unitaria di Endocrinochirurgia - SIUEC • Società italiana Igiene Medicina Preventiva e Sanità Pubblica - SItI • Società Italiana dell’Architettura e dell’Ingegneria per la Sanità - SIAIS • European Dermatology Forum - EDF Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 24th World Congress of Dermatology (Milano, giugno 2019) • Congresso Nazionale SIC – Società Italiana di Chirurgia (Bologna, ottobre 2019) • Congresso Nazionale SIGO - Società Italiana Ginecologia e Ostetricia (Napoli, ottobre 2019)
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SCHEDE TECNICHE
Nome Agenzia: UVET CONGRESS AND LEARNING Indirizzo: Bastioni di Porta Volta 10 – 20121 Milano Telefono: 02/81838920 sito web: www.uvetcl.com Referente Agenzia: Cristiana Carta - Cristiana Carta – Operation Manager ccarta@uvet.com – 366/9128582 Andrea Fiorio – Sales & Account Manager afiorio@uvet.com – 335/7021939 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM Provvisorio ID 6183 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità - ISO 9001: 2008 nelle sottocategorie: • EA37 valida per la progettazione ed erogazione di eventi formativi rivolti ai professionisti del settore Sanitario nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (ECM) • EA35 valida per l’erogazione di servizi di segreteria organizzativa e scientifica Breve profilo dell’agenzia: Uvet Congress and Learning è inserita nell’albo Ufficiale dell’AGENAS come Provider Provvisorio ECM (ID6183) secondo la normativa in materia di Educazione Continua in Medicina. È un’azienda di proprietà del gruppo Uvet composta da una divisione specializzata nell’organizzazione di eventi formativi in ambito medico scientifico, in partnership con Società Scientifiche e Aziende operanti nell’aera Pharma & Healthcare. Fornisce supporto nella formazione del Medico dando vita a progetti educazionali mirati alle diverse specializzazioni, dai più clinici a quelli più inerenti al legale e al management. Il team Uvet Congress and Learning è dedicato alla progettazione di eventi formativi, sia dal punto di vista logistico che tecnologico, grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici esperienziali che contribuiscono a rendere il percorso di formazione d’impatto ed efficace.
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Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi scientifici • Gestione associazioni scientifiche • Creatività e comunicazione • Formazione in centro esperienziale • Gestione reportistica AGENAS/AIFA/EFFPIA • Ufficio stampa • Medical writing Aree e discipline di specializzazione: • Cardiologia • Pneumologia • Oncologia • Terapia del dolore • Ematologia • Oftalmologia • Psichiatria • Anestesia e Rianimazione • Neuropsichiatria Infantile • Endocrinologia • Malattie Metaboliche e Diabetologia Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: • Lundbeck, Dupont, Gedeon Richter, Roche, Takeda
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Nome Agenzia: UVET GLOBAL BUSINESS TRAVEL Indirizzo: Bastioni di Porta Volta, 10 - 20121 Milano Telefono: 02/81838381 sito web: www.uvetgbt.com Referente Agenzia: Tiziano Polledri – Division Director Pharma & Healthcare tiziano.polledri@uvetgbt.com - cell. 340/9656906 Certificazioni: ISO 9001: 2008 Breve profilo dell’agenzia: La Divisione Pharma & Healthcare di UVET American Express Global Business Travel è specializzata nella pianificazione, gestione logistica e organizzativa di congressi, di eventi e convention nel panorama farmaceutico. Uvet GBT ha oltre 20 anni di esperienza nel segmento Healthcare & Pharma, con oltre 2.000 eventi gestiti ogni anno e più di 22.000 partecipanti. La presenza capillare sul territorio Italiano, insieme ad un orientamento globale, ci consentono di essere un partner di riferimento per le Aziende Farmaceutiche più importanti; siamo in grado di offrire soluzioni personalizzate e innovative, aderenti alle compliance e di garantire al tempo stesso un alto livello di customer satisfaction. Offriamo una soluzione dei processi ottimizzata e globale basata sulle migliori pratiche sviluppate su un’ampia base di clienti, in particolar modo sulle seguenti aree: Strategy and Budgeting - Gestione Sourcing - Gestione Partecipanti e Congress - Pagamenti – Riconciliazione e Reporting. Il nostro team permanente si suddivide tra il Project Management, il Planning & Sourcing, l’Operation & Service Delivery, il Recall e il Global & Local Account Management. Abbiamo inoltre un team di Supplier Relation, Ticketing & Mobility, Amministrazione e Finanza e Sales & Marketing. A questi team si affiancano altri team specialistici on demand.
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Tipo di servizi forniti • Organizzazione di riunioni di ciclo • Congressi mono-sponsor • Stand-alone meeting • Mini meeting locali • Advisory board • Investigator meeting • Team building • Lanci prodotto • Visite aziendali • Sponsorizzazioni a Congressi Nazionali e Internazionali Aree e discipline di specializzazione: • Corporate meetings • DMC Pharma • Gestione pratiche AIFA • inplant ed explant Uffici Congressi Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Gruppo Novartis, Celgene, Gruppo Menarini, J&J, Zambon, Astrazeneca, Air Liquide, Danone, BD, Beiersdorf, P&G, AstraZeneca
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Nome Agenzia: VICTORY PROJECT CONGRESSI Indirizzo: Via C. Poma, 2 – 20129 Milano Telefono: 02/89053524 e-mail, sito web: info@victoryproject.it www.victoryproject.it Referente Agenzia: Francesca Rovelli francesca@victoryproject.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1106 del 2010 Certificazioni: Sistema Certificato UNI EN ISO 9001 – SC 11-3013/EA 37-35 Breve profilo dell’agenzia: La VICTORY PROJECT CONGRESSI si occupa di consulenza e organizzazione congressuale. L’agenzia è in grado di fornire i servizi necessari per la gestione e organizzazione di eventi e congressi affinché tutto sia impeccabile. La VICTORY PROJECT CONGRESSI da Dicembre 2010 è accreditata come Provider ECM per eventi residenziali. I nostri servizi sono: • Assistenza amministrativa, definizione e pianificazione del budget • Scelta location • Gestione contatti (istituzioni, sponsor, espositori, ecc.) • Logistica evento • Fornitura materiale tipografico e congressuale • Allestimento sede congressuale • Segreteria congressuale • Fornitura personale operativo • Catering
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Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche
• Cardiologia • Pneumologia • Fisioterapia
Aree e discipline di specializzazione:
Partnership con associazioni medico scientifiche: • AIPaSiM – Associazione Italiana Pazienti con Sindrome Mielodisplastica • ARIR - Associazione Riabilitatori Insufficienza Respiratoria • Fondazione di Cultura per la Cardiologia Tonolli • SIECVI Società Italiana di Ecocardiografia e CardioVascular Imaging Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Clinica Pneumologica Ospedale San Gerardo - Monza • Emo Gvm Centro Cuore Columbus - Milano • Ospedale Niguarda Ca’ Granda – Milano • U.O. Pneumologia – Ospedale San Giuseppe – Multimedica - Milano Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Convegno Nazionale CARDIOLOGIA promosso dal Dipartimento A. De Gasperis dell’Ospedale Niguarda di Milano • JIM - Joint Interventional Meeting • International Meeting on Pulmonary Rare Diseases and Orphan Drugs
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I GENI DEL SUCCESSO
San Severo Viale Matteotti 36
Milano Piazza IV Novembre 4
Padova
Corso del Popolo 8
www.proeventi.it info@proeventi.it
PROVIDER E PCO
Milano, Firenze, Roma – www.aimgroupinternational.com
AIM Group International L’agenzia, che nel 2020 celebra ben 60 anni di attività, continua la crescita con acquisizioni, aperture di nuovi uffici e ampliamento dei servizi offerti, all’insegna della multicanalità, dell’innovazione nell’event design e del coinvolgimento dei partecipanti
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el mondo della comunicazione digi tale, i congressi e gli eventi for mativi stanno confermando il proprio insostituibile ruolo, per il valore aggiunto che offrono in termini di knowledge-sharing e di costruzione delle relazioni. Ma è evidente che sono cambiati i discenti ed è cambiato il contesto formativo. Ecco perché essere PCO oggi significa essere innovative thinker. Essere capaci di interpreta re gli obiettivi del committente con creatività, costruendo progetti coraggiosi, capaci di rompere le abitudini e of frire le modalità di inte razione, i for mat e le tecnologie più utili per coinvolgere i par tecipanti in modo efficace» sottolinea Patrizia Semprebene Buongior no, vice presidente AIM Group Inter national. La
AIM GROUP INTERNATIONAL Indirizzo: via G. Ripamonti, 129 20141 Milano via Mazzini, 70 50132 Firenze via Flaminia, 1068 00189 Roma Contatti: tel. 02 566011 info@aimgroupinternational.com www.aimgroupinternational.com Persone di riferimento: Flaminia Roberti Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu cell. 335 5315684 Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 93 del 04/12/2012
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tensione verso l’innovazione è un vero e proprio mantra per la società specializzata in congressi, eventi e comunicazione, che vanta una delle storie più longeve nel settore, grazie a 60 anni di attività.
Comunicazione multicanale Parte integrante dell’organizzazione di un evento è ormai la strategia di comunicazione, nonché la sua promozione e marketing, essenziali per il raggiungimento dei risultati sperati. «La recente acquisizione dell’a genzia di comunicazione Vangogh (specializzata in brand reputation, strategia digitale e SEO, web design, sviluppo di siti e app, video e social media management, ndr.) ci consente di of frire una consulenza integrata e multicanale, che stiamo sviluppando per diversi congressi internazionali, ultimo dei quali il 28th EADV Congress» spiega Patrizia Buongiorno.
Coinvolgere attivamente La chiave per realizzare eventi ad alto valore aggiunto sta nel proporre esperienze che attivino tutti gli stakeholder, dai delegati agli sponsor, fino alle associazioni dei pazienti, che possono por tare un arricchente punto di vista al programma, come raccontato in un recente White Paper di AIM Group. «Per arricchire l’esperienza emozionale, sensoriale e di apprendimento dei partecipanti occorre metterli al centro dell’event design. Dalla gamification ai workshop hands-on (come abbiamo fatto a Katmandu per l’RHSC Meeting), dalle master class alle chirurgie in diretta (ne abbiamo trasmesse 44 in 3D da 8 ospedali in paesi lontani, per l’ultimo“Floretina Meeting”), bisogna proporre format e strumenti che rendano l’audience la vera protagonista dell’esperienza formativa».
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Napoli – www.frcongressi.it
Effe Erre Congressi Efficienza ed efficacia, esperienza e competenza, serietà e affidabilità. Queste le principali caratteristiche di Effe Erre Congressi, realtà partenopea che da oltre vent’anni è un punto di riferimento per la meeting industry
I
numeri parlano da soli: la società ha all’attivo oltre cinquecento eventi tra congressi scientifici internazionali dai 50 ai 3mila par tecipanti – fra i nominativi, Istituto Nazionale Fisica Nucleare, Istituto Nazionale di Astrofisica, European School of Oncology e Università degli Studi di Napoli Federico II – eventi istituzionali per pubbliche amministrazioni ed enti internazionali ed eventi aziendali. All’insegna della memorabilità sono, inoltre, le cene di gala in location esclusive e suggestive organizzate da Effe Erre Congressi, che elabora applicativi innovativi per la gestione e la comunicazione degli eventi: sviluppo di app e siti web, chatroom interattive, gestione online delle iscrizioni, realtà vir tuale e aumentata. Il supporto costante e la presenza della titolare e del suo team in tutte le fasi dell’evento - dall’ideazione alla pianificazione, dalla realizzazione al follow-up - si traduce, per il cliente, in tranquillità e sicurezza.
Piacevolmente rigorosa Fondamentale è il rapporto assiduo e proficuo tra il comitato organizzatore e la società organizzatrice attraverso un’attenta pianificazione delle attività e dei tempi, con pieno rispetto del preventivo di spesa. A questo
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proposito, Alessandra Saioni, titolare della società, afferma «Lavoriamo a lungo raggio nel tempo e veniamo contattati perché ci vengono riconosciute la capacità di progettazione e di realizzazione insieme a un budget previsionale con garanzia di tenuta e con anni di anti cipo». E la forza dell’agenzia è anche quella di presentare candidature senza appoggio a commissioni ester ne: con grande soddisfa zione, infatti, e nell’ottica di eventi futuri, Ef fe Erre Congressi ha in calendario grandi even ti anche per il 2021 e il 2022 con almeno mille delegati e una durata di 4-5 gior ni che apporteranno al territorio una considerevole ricaduta di fatturato. Con uno sguardo attento all’innovazione e, contemporaneamente, all’eco-sostenibilità. EFFE ERRE CONGRESSI Indirizzo: Area Industria della Conoscenza via Diocleziano 107/A - 80124 Napoli Contatti: tel. 081 2302417 - fax 081 2429572 info@frcongressi.it www.frcongressi.it Persone di riferimento: Alessandra Saioni Titolare saioni@frcongressi.it
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Milano – www.arseducandi.it
ArsEducandi I metodi di apprendimento in ambito medico-scientifico si evolvono insieme alla nuova esigenza di coinvolgere i partecipanti in format innovativi e interattivi, che possano soprattutto portare a un confronto anche sui contenuti
A
rseducandi è uno dei nomi di spicco nell’ambito dell’aggiornamento e della diffusione della cultura specialistica in ambito medico-scientifico. Fondata nel 2002, ha al suo attivo oltre 1.500 corsi e dal 2014, anno in cui la società si è accreditata come provider standard presso il Ministero della Salute per l’Educazione Continua in Medicina, ha già organizzato oltre trenta congressi nazionali e internazionali. Grazie alla sua esperienza, e con par tner qualificati, è sempre molto attenta – in materia di for mazione – a proporre format nuovi e in linea con l’evoluzione delle esigenze dei committenti, ma soprattutto dei partecipanti.
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incentrato sulla figura del cosiddetto Provoker, un medico che in seguito alle sessioni di apprendimento “interroga” l’audience tramite una app con domande che misurano live il grado di apprendimento dei medici. Ogni risposta viene valutate e commentata al momento. «Il suo valore aggiunto – spiega Anita Aquilino – oltre a quello di testare la platea, è la sua capacità di fornire in tempo reale una critica pro-attiva al percorso for mativo». Scambio di esperienza e soprattutto di punti di vista scien tifici è l’ispirazione del secondo for mat che ci presenta Arseducandi, che applica la tecnica Format interattivi del “roleplaying” all’ambito medico. Anita «Il modo di fare docenza nell’ambito dell’aggiornamento medico-scienti- Aquilino ci racconta un caso di successo: «In fico è cambiato molto negli ultimi anni e ha messo al centro soprattutto i occasione di un congresso sulle malattie rare, risultati di apprendimento» commenta Anita Aquilino, presidente di Arse- abbiamo chiesto ai medici dell’adulto e ai peducandi. «La nuova parola d’ordine della formazione specialistica dedi- diatri di scambiarsi i ruoli in una vera e propria cata agli operatori del settore medico-sanitario è interattività, la docenza performance messa in scena in cui i pazienti frontale deve necessariamente cedere il passo a for mat più innovativi, erano intrepretati da attori professionisti. Gli quando è possibile, che si inseriscono nel percorso for mativo secondo uni hanno potuto così “vivere” le esperienze e una nuova prospettiva, quella dello scambio dei punti di vista» sottolinea. le problematiche degli altri e comprenderle in Proprio secondo questo nuovo approccio Arseducandi ha messo a pun- un modo del tutto inedito ma senz’altro efficato due format che coinvolgono in prima persona l’audience. Il primo è ce» conclude Anita Aquilino.
ARSEDUCANDI Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: standard 317 Indirizzo: via Gian Galeazzo, 3 20136 Milano Contatti: tel. 02 58189242-243-248 fax 02 8373448 info@arseducandi.it www.arseducandi.it Persone di riferimento: Anita Aquilino, presidente
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Roma – www.cecongressi.it
CEC Comunicazione Eventi Congressi Efficienza e competenza sono le caratteristiche peculiari di CEC, non solo un’agenzia di eventi e comunicazione, ma un vero e proprio partner qualificato e affidabile in grado di progettare e sviluppare insieme al cliente qualsiasi tipo di evento
A
nalisi, progettazione, condivisione, rea lizzazione, sono le fasi principali dell’attività di CEC Comunicazione Eventi Congressi, la dinamica agenzia di Roma che si propone come riferimento nell’organizzazione di eventi medici, ma non solo. Una realtà giovane ma consolidata con un approccio integrato teso a soddisfare qualsiasi esigenza e soprattutto a mettere in campo tutte le strategie possibili per raggiungere gli obiettivi di business. Una capacità progettuale che nasce dal know how acquisito in più di venti anni di esperienza nella gestione di eventi, congressi e attività di pubbliche relazioni. La flessibilità dell’agenzia, unita alla rete di par tner fidati e di qualità, consente di individuare per ogni specifico
contesto la soluzione migliore, per mette di indagare nel dettaglio ogni singolo aspetto che possa garantire il successo di meeting, convegni, conferenze stampa o serate di gala, a par tire dalla fase ideativa, proseguendo con la realizzazione vera e propria, senza dimenticare il post evento. Qualità e competenza sono messi a disposizione del cliente sin dalle prime scelte strategiche e di definizione del target, proseguendo nelle fasi di gestione vera e propria, dagli aspetti logistici e di valu tazione della location agli allestimenti, dalla segreteria organizzativa alla fornitura di hostess e personale di supporto, dall’assistenza tecnica durante il convegno ai ser vizi di catering, emissione di biglietteria sia aerea che ferroviaria e, all’occorrenza, anche un servizio di grafica e ideazione del materiale coordinato. Nata nel 2005 l’agenzia opera anche come Provider Ecm nazionale assicurando ai propri clienti la conoscenza tecnica delle procedure, la consulenza organizzativa e gli strumenti necessari per l’accreditamento e la gestione degli eventi affidati secondo il rispetto della normativa dei crediti formativi. CEC COMUNICAZIONE EVENTI CONGRESSI Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 4589 Indirizzo: Via Canton, 101 00144 - Roma Contatti: tel. 06 65192185 - 06 60210638 fax 06 96048445 info@cecongressi.it www.cecongressi.it Persone di riferimento: Silvia Zucca, Diana Remiddi
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Milano, Firenze, Roma – www.uvetgbt.com – www.congresslab.it – www.uvetcl.com
Gruppo Uvet Divisione Pharma & Healthcare La divisione Pharma & Healthcare del gruppo Uvet punta all’eccellenza nel settore degli eventi farmaceutici. I percorsi formativi dei professionisti della sanità vengono massimizzati grazie a format tecnologici innovativi e ad alto valore educazionale ed esperienziale
L
a divisione Phar ma & Healthcare nasce sotto l’egida del Gruppo Uvet, il più im portante polo italiano del turismo leader nella fornitura di servizi e soluzioni innovative per i viaggi d’affari, la mobility , il turismo, l’inco ming e gli eventi corporate. Negli anni la crescita del gruppo è stata vertiginosa e ha annoverato importanti acquisizioni nel campo della mobility e degli eventi arrivando a contare più di duemila dipendenti e un giro d’affari vicino a 2,9 miliardi di euro. Il Gruppo Uvet ha il suo quartier generale a Milano ma è presente anche in Francia, Svizzera, Romania, Lettonia Usa, Regno Unito, Irlanda, Danimarca e nei Paesi scandinavi.
tazione e organizzazione di eventi per il settore farmaceutico in Italia e all’estero. Nel 2018 Tiziano Polledri è stato nominato Head of Pharma & Healthcare Division e a lui è stata conferita la guida delle tre “anime” del mondo pharma: la divisione Pharma di Uvet GBT, società specializzata nella gestione logistica congressuale, nonché i due provider Ecm Congress Lab e Uvet Congress and Lear ning, già nati e sviluppati con successo sotto la sua responsabilità negli anni precedenti. Congress Lab è inserita nell’albo ufficiale dell’age.na.s. e accreditata come Provider Ecm Standard (ID 2005), Uvet Congress and Learning è inserita nell’albo ufficiale dell’age.na.s. come Provider Provvisorio Ecm (ID 6183), entrambi secondo la nor mativa in materia di For mazione Continua in Medicina. Si avvalgono del contributo di un Comitato Scientifico costituito da esperti delle varie discipline del settore Sanità.
Le tre anime della Divisione Pharma & Healthcare
I due Ecm, Congress Lab e Uvet Congress and Lear ning, puntano costantemente sull’utilizzo delle più avanzate tecnologie come fiore all’occhiello di un percorso for mativo medico-scientifico di grande valore; si avvalgono di dieci aule mobili interattive che si muovono sul territorio nazionale ed europeo per erogare eventi formativi rivolti ai professionisti della sanità. Realizzano in particolare eventi residenziali ad alto contenuto esperienziale, formativo e interattivo, curando ogni dettaglio nelle
La divisione Pharma & Healthcare del gruppo registra ogni anno una crescita costante del 25%, è presente in Italia con tre uffici - oltre a Milano anche Firenze e Roma - con oltre ottanta collaboratori specializzati nella proget-
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Tecnologie all’avanguardia e interattività negli eventi formativi
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UVET GLOBAL BUSINESS TRAVEL Indirizzo: Via Bastioni di Porta Volta, 10 20121 Milano Contatti: Tiziano Polledri tel. 02.818381 tiziano.polledri@uvetgbt.com www.uvetgbt.com Persone di riferimento: Tiziano Polledri (Pharma & Healthcare Division Director) Cell: 340 9656906
singole fasi del progetto: dalla realizzazione di contenuti educazionali alla gestione delle pratiche age.na.s. e Aifa, dalla stesura dei contratti con le aziende sponsor alla logistica legata agli eventi (viaggie ospitalità), dalla progettazione grafica di materiali di supporto all’elaborazione di una strategia di comunicazione integrata (sito web, APP, animazioni 3 D, presentazioni interattive, Direct Email Marketing, Sms Marketing etc.). Accanto ai for mat di apprendimento tradizionali, l’esperienza e l’engagement dei par tecipanti viene arricchita dall’utilizzo di for mat tecnologici più evoluti quali iPad, T avoli multitouch, Round T able, eXtremeWall, Escape Room, workshop interattivi, Realtà aumentata, corsi pratici con manichini, videopillole etc. T ra gli altri for mat di interesse e di forte interazione tra clinici citiamo anche il Live Clinic Theatre e il Film Interattivo, progettati seguendo i principi della bio-cinematografia clinica interattiva per lo sviluppo di casi clinici reali. I due provider gestiscono inoltre attività di gamification per lo sviluppo dell’interazione e del collaboration learning, eventi Res, Fad e Fsc, webinar e teleconferenze, al fine di connettere in contemporanea più sedi congressuali, nazionali e internazionali. La Divisione Pharma & Healthcare fornisce inoltre supporto per progetti legati a eventi promozionali, convention aziendali, incentive, riunioni di ciclo, team building, visite aziendali, mini meeting locali, eventi formativi interni, lanci di prodotto, advisory board, delegazioni a congressi e investigator meeting.
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CONGRESS LAB Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: ID 2005 Indirizzo: Via Bastioni di Porta Volta, 10 20121 Milano Contatti: Andrea Fiorio Cell. 335 702 1939 andrea.fiorio@congresslab.it www.congresslab.it Persone di riferimento: Cristiana Carta cristiana.carta@congresslab.it Cell 366 9128582 Andrea Fiorio - andrea.fiorio@congresslab.it Cell. 335 702 1939
UVET CONGRESS AND LEARNING Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: ID 6183 Indirizzo: Via Bastioni di Porta Volta, 10 20121 Milano Contatti: Cristiana Carta Cell 366 9128582 cristiana.carta@congresslab.it www.uvetcl.com Persone di riferimento: Cristiana Carta cristiana.carta@congresslab.it Cell 366 9128582 Andrea Fiorio - andrea.fiorio@congresslab.it Cell 335 702 1939
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Bari – www.meeting-planner.it
Meeting Planner Il “neuroevento” è la nuova frontiera dei congressi medico-scientifici, perché il coinvolgimento dei delegati – e quindi la trasmissione dei contenuti – passa dalle emozioni. Ne parliamo con Maddalena Milone, amministratore unico dell’agenzia barese
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e è vero che è finita l’era dei congressi medici “classici”, quelli con il relatore che parla a un pubblico più o meno ampio di delegati senza possibilità di interazione fra i due, è anche vero che riuscire a coinvolgere la platea è impresa sempre ardua: «Il modo migliore per farlo, è mettendo a punto format innovativi e originali, che sappiano non solo coinvolgere nel fare ma anche e soprattutto nell’emozionare, quello che noi definiamo “neuroevento”: non basta una bella location, serve un’esperienza memorabile per veicolare i contenuti» spiega Maddalena Milone, certificata in meeting design, amministratore unico di Meeting Planner e President Elect di Mpi Italia Chapter, che prosegue: «I professionisti della meeting industr y devono evolvere e liberarsi dal ruolo di meri fornitori della logistica: devono manifestare le loro competenze e, soprattutto, produrre innovazione nel settore studiando nuovi for mat e formandosi continuamente».
questo, per esempio, abbiamo creato un’app “collaborativa” che tra i vari plus ha anche una chat interna tra i partecipanti per continuare a condividere e scambiare esperienze e casi di studio» conclude Milone.
MEETING PLANNER
Format innovativi E in effetti Meeting Planner, azienda sul mercato da 15 anni e provider Ecm con base a Bari – ma di recente è stato aper to anche un ufficio romano – si è dotata addirittura di una Design Unit: «Non solo ci siamo certificati in meeting design – continua Milone – ma sperimentiamo nuovi format e per ogni evento ne progettiamo sempre di nuovi studiati ad hoc, in modo da garantire la strategia di comunicazione più efficace per il raggiungimento degli obiettivi, in ogni situazione e per ogni pubblico». A tal proposito, non può non venire in mente il for mat rivoluzionario – ripreso poi da altre agenzie – che Meeting Planner ha lanciato qual che anno fa nei congressi medi co-scientifici del quale ancora si parla: l’utilizzo dei mattoncini di Lego in alcune fasi dell’evento. Un ultimo elemento è oggi imprescin dibile anche nel settore del medi cal-pharma, la tecnologia e anche in questo ambito Meeting Planner traccia il solco: «Il nostro intento è quello di creare community che continuino a vivere e a interagire anche a congresso terminato. Per
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Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 2516 Via Div. Paracadutisti Folgore, 5 70125 BARI (BA) Contatti: Tel. 080-9905360 Fax 080-2140203 info@meeting-planner.it www.meeting-planner.it Persone di riferimento: Maddalena Milone (Amministratore Unico) mada@meeting-planner.it Tel. diretto: 333 2818180
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Milano – www.mzcongressi.com
MZ Congressi Uno dei Pco e provider Ecm di riferimento per il settore dei congressi medici in Italia e in Europa, che quest’anno festeggia 33 anni di attività, trascorsi sempre al fianco delle associazioni scientifiche nazionali e internazionali
MZ
Congressi è specializzata nell’or ganizzazione di congressi, conve gni, e corsi di for mazione Ecm per il mondo medico-scientifico, di eventi corporate e con vention, e inoltre nell’association management e nel supporto alle candidature per i congressi internazionali. Forte di una solida reputazione costruita nel corso di trent’anni grazie a tra sparenza e professionalità, MZ Congressi è un valido alleato per il mondo associativo e per tutti coloro che sono interessati a tradurre in realtà un progetto congressuale in Italia o all’estero. Ottima conoscenza del mercato, dei regolamenti e delle migliori location per even ti, rapporti consolidati con fornitori e solidità finanziaria consentono all’agenzia di operare con efficacia e credibilità in qualunque sede in Italia e in Europa. Con sede a Milano, gli uffici di MZ sono oggi la casa di ben 18 associa zioni scientifiche.
Consulenza e competenza Uno degli aspetti più complessi dell’organizzazione congressuale in campo medico-scientifico è quello dei rapporti con gli sponsor da una parte e con le istituzioni di riferimento dell’Ecm dall’altra. L’evoluzione della nor mativa e la necessità continua di mediare tra i
codici etici di Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici e il regolamento Ecm rappresentano una delle sfide principali per chi si accosta da neofita a questo settore. MZ Congressi parla da trent’anni lo stesso linguaggio delle associazioni medico-scientifiche e al tempo stesso dispone di un filo diretto con tutti i potenziali sponsor, il che agevola notevolmente il lavoro di fundraising. La perfetta conoscenza dei diversi regolamenti, nonché degli aspetti fiscali e tributari legati alla gestione della tesoreria di un congresso, per mettono alla società di porsi come un consulente a 360 gradi su tutti i fronti.
MZ CONGRESSI Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 966 Indirizzo: via Carlo Farini, 81 – 20159 Milano Contatti: tel. 02 66802323 fax 02 6686699 info@mzcongressi.com www.mzcongressi.com Persone di riferimento: Monica Sellari – Ad MZ Congressi monica.sellari@mzcongressi.com tel. diretto: 02 66802323 int. 991 Stefano Montalbetti – Ad MZ Congressi stefano.montalbetti@mzcongressi.com tel.diretto: 02 66802323 int. 991
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
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ALTRI SERVIZI
Sire Ricevimenti d’Autore - www.sirericevimenti.it
Sire Ricevimenti d’Autore Professionalità che si unisce alla responsabilità d’impresa e creatività che si accompagna alla ricerca costante della qualità per catering, in linea con un trend di sostenibilità ad ampio spettro: Sire Ricevimenti d’Autore è tutto questo
N
on c’è congresso senza buf fet o lunch ed è inutile negare che, al di là dei contenuti scientifici e del network tra esperti, il cibo rappresenti uno dei pilastri per la buona riuscita di un evento. Se poi quanto messo in tavola è il prodotto finale di un processo attento alla filiera alimentare, alla responsabilità sociale e al rispetto dell’ambiente, il successo è ancor più meritato. È questo il caso di Sire Sire Ricevimenti d’Autore, una società con sede a Napoli che opera da 27 anni nel catering, nel banqueting e nella ristorazione alberghiera, ambiti nei quali si è ritagliata uno spazio che la colloca tra i leader del settore. Sire
ha fatto della qualità una vera e propria ban diera: per garantirla un’intera divisione interna della società è dedicata alla ricerca e alla certificazione (da quella per gli alimenti biologici alle numerosissime Iso). La società inoltre aderisce anche a protocolli per evitare gli sprechi alimentari, come “Food for Good”, il progetto promosso da Federcongressi&eventi (l’associazione nazionale che rappresenta gli operatori del settore Mice) ideato per recuperare il cibo non consumato durante gli eventi e donarlo ad associazioni caritatevoli. Il protocollo è stato attivato in occasione di molti impor tanti congressi medici cui Sire ha partecipato, come ad esempio il congresso del 2015 di Aipo (Associazione italiana pneumologi ospedalieri) e il Wtc del 2019, che si sono svolti entrambi a Napoli. L’attenzione della società nei confronti della sostenibilità si evidenzia anche nella scelta di utilizzare materiale biocompostabile e biodegradabile, eliminando il più possibile la plastica monouso. Ma non è tutto perché già da una decina di anni, in anticipo sui tempi, Sire ha lanciato un vero e proprio for mat per cene, chiamato “Ricibarti”, durante le quali le risorse alimentari vengono trattate in modo più equo, ad esempio recuperando cibi della tradizione italiana considerati “poveri”, ma di gran gusto e qualità, come il pesce azzurro o le verdure, ma anche con attenzione al riciclo creativo di materiali per l’allestimento dei tavoli. SIRE RICEVIMENTI D’AUTORE Indirizzo: via Bernini, 451 – 80129 Napoli Contatti: tel. 081.5560856 comunicazione@sirericevimenti.it www.sirericevimenti.it Persone di riferimento: Ernesto Quintiliani – Marketing manager comunicazione@sirericevimenti.it tel.diretto: 081 2298679 cell. 3356832620
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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BEST WESTERN UN UNICO UFFICIO MEETING, IL PRIMO BRAND ALBERGHIERO IN ITALIA Con 180 strutture e 500 sale meeting distribuite in tutte le regioni, Best Western è la prima catena alberghiera in Italia per numero di hotel e di spazi per eventi. Gli alberghi congressuali di Best Western sono per la maggior parte 4 stelle ubicati posizioni strategica, sia nel centro delle città sia in prossimità di snodi autostradali, ferroviari e aeroportuali.
SPAZI PER OGNI TIPO DI EVENTO Le dimensioni delle aree congressuali Best Western sono molto diversificate: più della metà degli alberghi con sale meeting può accogliere più di 250 delegati, e 3 di essi hanno spazi superiori ai 500 posti. La presenza in tutte le regioni rende sale e servizi per eventi Best Western ideali anche per corsi di formazione itineranti.
UN UFFICIO SPECIALIZZATO A DISPOSIZIONE DEI CLIENTI Best Western mette a disposizione di società scientifiche e organizzatori congressuali un ufficio Meeting centralizzato che raccoglie prenotazioni e richieste e le convoglia verso i singoli alberghi. I vantaggi per i clienti sono: ❏ Esperienza nella gestione di eventi di tutte le tipologie e dimensioni ❏ Individuazione della soluzione ottimale per ogni esigenza ❏ Rapidità dei preventivi e delle risposte ❏ Economie di scala per l’organizzazione di più eventi o di eventi itineranti
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5
N
G,
PER I CONGRESSI 500 SPAZI PER EVENTI Best Western Park Hotel Piacenza
www.parkhotelpiacenza.it
Ubicato in un’area verde a breve distanza dalla tangenziale, il BW Park Hotel Piacenza è un quattro stelle con 99 camere, 4 sale meeting attrezzate e wifi in tutta la struttura. La plenaria ha 250 posti ed è suddivisibile in tre sale più piccole, mentre le altre sale possono accogliere 100, 25 e 8 persone. Il ristorante affacciato sul giardino propone servizi per ogni tipo di evento – dalle colazioni di lavoro alle cene di gala, dai coffee break agli aperitivi – anche nella terrazza esterna, ideale nella bella stagione. L’albergo offre inoltre un centro fitness con trattamenti benessere, un parcheggio esterno e un garage custodito.
Best Western Plus Hotel Universo Roma
www.hoteluniverso.com
Quattro stelle di design adiacente alla Stazione Termini e di recente ristrutturazione, dispone di 197 camere con wi-fi ad alta velocità e servizio in camera tramite app. Il centro congressi ha 10 sale per complessivi 760 posti a platea: la sala più grande accoglie 270 persone e, fra le attrezzature, è da segnalare la “Samsung flip”, lavagna multimediale con display touch da 55 pollici. A disposizione degli ospiti una sala fitness e un centro benessere con sauna e bagno turco. L’offerta gastronomica, che include menù vegetariani e per celiaci, è curata dal ristorante interno Four Seasons.
Best Western Falck Village Hotel Sesto San Giovanni www.falckvillagehotel.it
Nato dalla riqualificazione di quello che fu il circolo operaio delle Acciaierie Falck, alle porte di Milano, l’albergo sorge all’interno dell’ex complesso industriale, candidato a divenire sito Unesco. Il BW Falck Village è un quattro stelle con 81 camere di varie tipologie fra cui quelle business, con servizi dedicati. Le 3 sale meeting, da 80, 56 e 18 posti, hanno luce naturale e sono allestibili in diverse configurazioni; a queste si aggiungono due salette minori. Tutto l’hotel è coperto da wi-fi. Il ristorante, che si affaccia sul giardino, propone un menù con prodotti bio e a chilometro zero.
Best Western Premier Villa Fabiano Palace Hotel Cosenza
www.villafabiano.it
Di recente costruzione, sorge a Rende (10 chilometri da Cosenza), nei pressi dello svincolo autostradale Cosenza Nord e dell’Università della Calabria. È un moderno edificio con 68 camere e suite, wi-fi in tutte le aree e un centro congressi con 6 sale, la maggiore da 260 posti. Tutte le sale sono attrezzate con videoproiettore, schermo mobile automatico, impianto di amplificazione e accesso internet. Fiore all’occhiello dell’albergo è la spa, che offre piscina coperta e riscaldata, percorsi benessere, area fitness, sauna e bagno turco. Al ristorante si affianca il wine bar, per aperitivi dopo una giornata di lavoro.
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GMC1189_VillaErba2020_Layout 1 12/12/19giovedì 09:34 Pagina 1
UN MODERN O CENTRO CON GRESSI
IMMERSO NEL GRANDE PARCO
DI UN A VILL A ANTIC A
SULLE RIVE DEL L AGO PIÙ BELLO DEL MONDO Solo a Villa Erba è possibile trovare tutto questo. Polivalenza della struttura e funzionalità degli spazi permettono di organizzare eventi di qualunque tipo, in una singola area o contemporaneamente in tutto lo spazio a disposizione. Per consentire la massima personalizzazione e la massima libertà nell’accoglienza dei propri ospiti, gli ambienti non
prevedono allestimenti standard, lasciando campo libero all’immaginazione e alla creatività. Un’oasi di sostenibilità: grazie alla realizzazione di un impianto di condizionamento ad energie rinnovabili con impiego di acqua di lago che riduce del 95% le immissioni di CO2 e di calore nell’atmosfera, Villa Erba è protagonista anche nel campo dell’ecosostenibilità.
POSSIBILE USO AUTONOMO DEL CENTRO CONGRESSI CON ACCESSO INDIPENDENTE
Cernobbio - Largo Luchino Visconti 4 - Lago di Como - Italy - Ph +39 031 3491 - info@villaerba.it - www.villaerba.it
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
LOMBARDIA
Villa Erba Spa
246
Winter Garden Hotel
252
Centro Congressi Villa Porro Pirelli
248
Biancardi Hub
253
Iseolago Hotel
249
Palace Hotel Desenzano
259
Sheraton Milan Malpensa Airport
Centro Congressi Giovanni XXIII Centro Congressi Ville Ponti
254-255 256
Hotel & Conference Centre
250
Malpensafiere 257
Sheraton Milan San Siro
251
Museo Diocesano Carlo Maria Martini 258
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LOMBARDIA
Induno Olona (VA) – www.villaporropirelli.com
Centro Congressi Villa Porro Pirelli Contatti: Alessandra Rondelli, Ufficio Commerciale commerciale@villaporropirelli.com
★★★★ Via Edoardo Tabacchi, 20 21056 Induno Olona (VA) Tel. 0332 840540 – Fax 041 5222271 info@villaporropirelli.com www.villaporropirelli.com
HOTEL
V
illa Porro Pirelli è situata in posizione strategica a 5 Km da Varese e 30 Km da Malpensa, tra il Lago di Varese e il Lago Maggiore e a 15 chilometri dal Lago di Lugano e dal confine svizzero. Questa nobile dimora risalente al 1700, è oggi un esclusivo Centro Congressi ed Eventi e dispone di 5 sale, spazi di diverse dimensioni per congressi, meeting, convention, piccole riunioni, corsi o eventi celebrativi, modulabili (capacità da 12 a 280 persone), con luce naturale e dotate di tutti i moder ni ed efficienti equipaggiamenti tecnici oltre ad un capiente parcheggio collegato alla struttura. Il complesso of fre, inoltre, un raffinato hotel 4 stelle, con 64 ampie camere elegantemente
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
arredate con mobili d’epoca e corredate di ogni moder no comfort, immerso in un curato giardino all’italiana e circondato da un bellissimo parco che dona alla dimora grande respiro. Il ristorante saprà deliziare gli ospiti con ricercate proposte gastronomiche da gustare nelle diverse sale, alcune affrescate, a disposizione: la Sala Bistrò ricavata nell’antica Orangerie settecentesca nel parco, la Sala Meridiane che si affaccia sul giardino Berlucchi, la Sala Lettura con la sua terrazza esterna e la Sala Conte con vista sul giardino all’italiana, ambienti che diventano cornice privilegiata per eventi aziendali organizzati secondo le Vostre richieste, dal semplice business lunch a raffinate cene di gala.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
REGIONE LOMBARDIA
300
-
-
-
-
-
280
SI
-
-
-
280
-
-
CARIPLO
220
-
-
-
-
-
200
SI
-
-
-
200
-
-
MUSICA
90
-
-
-
-
-
80
SI
-
-
-
80
-
-
LETTURA
60
-
-
-
-
-
50
SI
-
-
-
50
-
-
CARLO DOSSI
18
-
-
-
-
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12
SI
-
-
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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LOMBARDIA
Iseo (Bs) – www.iseolagohotel.it
Iseolago Hotel Contatti: Manuela Monaldi, Responsabile Eventi eventi@iseolagohotel.it
★★★★ Via Colombera, 2 25049 Iseo (BS) Tel. 030 98891 - Fax 030 9889299 info@iseolagohotel.it www.iseolagohotel.it
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
attività all’aperto, visite in cantina e tour culturali. Il Centro Congressi è composto da tre sale, moderne, funzionali e personalizzabili negli allestimenti e in grado di ospitare fino a 250 persone complessivamente. La struttura dispone di 66 camere, di cui 56 standard e 10 suites, ognuna dotata di balcone e completa di ogni comfort, tra cui Wi-Fi e Smart TV. Completa l’offerta il ristorante interno L’Alzavola.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
FRANCIACORTA
231
21,2x10,9
2,70
2
1,5x2,1
1,6x2,07
180
SI
50
-
-
180
80
-
TORBIERE
63
9,14x6,85
2,70
1
1,2x2,1
1,3x2,3
50
SI
26
-
-
50
40
16
MONTISOLA
39
5,85x6,60
2,70
1
1,2x2,1
1,3x2,3
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-
-
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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HOTEL
I
seolago è un Hotel quattro stelle e Centro Congressi immerso nel verde della Franciacor ta, a due passi dal lago d’Iseo e dalla riserva naturale protetta “Le Torbiere del Sebino”. Si trova a 30 minuti dalle città di Brescia e di Bergamo ed è facilmente raggiungibile dalle principali autostrade e dagli aeroporti del nord Italia. Location ideale per incontri di lavoro, workshop e convegni, ma anche come punto di partenza per team building e incentive con
Apertura: tutto l’anno
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LOMBARDIA
Milano Malpensa (Va) – www.sheratonmilanmalpensa.com
Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre Contatti: Monica Biasia, Convention Supervisor events.malpensa@sheraton.com
★★★★
HOTEL
Strada Statale, 336 21010 Ferno (VA) Tel. 02 23351 - Fax 02 23353535 milanmalpensa@sheraton.com www.sheratonmilanmalpensa.com
L
o Sheraton Milan Malpensa Airpor t Hotel & Conference Centre è l’unico albergo con accesso diretto al T erminal 1 dell’aeroporto di Malpensa e dista soli 30 minuti dal centro di Milano. Si tratta di uno dei più grandi hotel con centro congressi d’Italia e dispone di grandi stanze modulari con una superficie complessiva destinata ad ospitare meeting e convention di oltre 2000 mq che accoglie fino a 1.100 persone. La sala plenaria multifunzionale di 1000 mq che può essere suddivisa in 8 sezioni, tutte perfettamente insonorizzate con soffitti alti fino a 6 metri, affianca le 22 altre sale, che vanno da 16
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
mq. a 295 mq. in grado di ospitare ogni tipologia di evento. Il Monterosa Bar è un accattivante luogo di incontro con vista sulle montagne e si propone come un ambiente accogliente dove concedersi uno spuntino veloce o un piacevole drink. Per un pranzo o una cena gourmet la scelta ideale è il ristorante Il Canneto, un ambiente che ricorda un luminoso giardino mediterraneo. La soluzione perfetta per un delizioso business lunch? Qui viene proposta l’innovativa formula del “Lunch al volo”, un pranzo veloce servito in soli 15 minuti, proposto in quattro gustose versioni (carne, pesce, vegetariano, tradizionale).
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
BUSINESS ROOMS
16
3.5 x 4.5
5
1
-
-
20
SI
10
-
-
20
8
12
VENUS (1-5)
24
4x6
3
1
-
-
28
SI
10
-
-
28
14
15
ORSA MAGGIORE
65
5 x 13
3
2
60
SI
27
-
-
60
35
30
ORSA MINORE
42
6 x 6.5
3
1
-
-
50
SI
15
-
-
50
21
18
PEGASUS
294
13x23.5
2.8
4
-
-
400
SI
78
400
280
350
196
76
ORION GRAN BALLROOM
1053
40.5 x 26
5.9
16
-
-
1100
NO
-
1015
864
1100
550
-
ORION SECTION 1 (A, B, C)
253
11.5 x 22
2.9 / 5.9
8
-
-
310
NO
-
190
204
310
150
-
ORION SECTION 2 (A, B)
421
17.5x24
2.9 / 5.9
4
-
-
500
NO
-
125
336
500
250
-
ORION SECTION 3 (A, B, C)
253
11.5 x 22
2.9 / 5.9
7
-
-
310
NO
96
-
204
310
150
-
CLUB BOARDROOM
36
4x7
2.8
-
-
-
18
SI
-
-
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-
-
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250 GCMS Lombardia Milan Malpensa Scheda.indd 250
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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LOMBARDIA
Milano – www.sheratonmilansansiro.com
Sheraton Milan San Siro Contatti: Marta de Petris Convention Manager events.milansansiro@sheraton.com
★★★★ Via Caldera, 3 - 20153 Milano Tel. 02 915221 milansansiro@sheraton.com www.sheratonmilansansiro.com
S
heraton Milan San Siro sorge in un’oasi verde n el quartiere residenziale di Milano a cui il nome si ispira. La sua posizione in quest’area circondata da ampi parchi e strutture di intrattenimento, lo rende un punto di riferimento strategico anche per i frequentatori dei grandi centri congressi e poli fieristici della zona. L’hotel è situato a breve distanza dall’omonimo stadio, oltre ad essere comodamente collegato ai principali aeroporti e all’autostrada di Milano, nonché ai suoi distret ti della finanza e della moda. Un’architettura modernista e curvilinea caratterizza i suoi spazi, che sono stati totalmente trasformati ricorrendo a un design milanese pulito e raffinato. L’hotel è dotato di 310 camere, di cui 24 suite e una suite presidenziale. Gli ospiti potranno godere di tutte le esperienze e dei ser vizi del marchio Sheraton. L ’hotel vanta anche un’ampia area esterna che comprende una piscina con bar adiacente, un giardino terrazzato e un ristorante Argentino,
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
“El Patio del Gaucho, Javier Zanetti” che, oltre a proporre un’offerta serale e il brunch della domenica, of fre un menu per la banchettistica a base di Asado Argentino. Completa, poi, l’offerta culinaria “Silene Bar & Restaurant”, uno spazio luminoso e dinamico, dove socializzare e inte ragire. Le numerose aree di coworking e l’of ferta lunch a buffet lo rendono la location ideale per pranzi business o per piccoli meeting. Le 21 ampie strutture per conferenze e banchetti ospitano un totale di 2.500 mq di aree funzionali con luce naturale e spazi esterni, inclusa una sala plenaria senza colonne e con soffitti alti 5 metri, in grado di ospitare fino a 500 ospiti. L’hotel dispone anche di un parcheggio privato che può accogliere 152 auto, ideale per i viag giatori d’affari. Sheraton Milan San Siro è un’oasi urbana in una Milano dinamica, progettato come un luogo in cui connettersi e condividere esperienze.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
MAGNOLIA BALLROOM
484
41x16
5,00
-
-
-
500
SI
-
400
342
500
300
-
ACERO A
43
5,5x8,4
2,85
-
-
-
35
SI
-
35
19
24
12
16
ACERO B
45
5,8x8
2,85
-
-
-
35
SI
14
35
-
24
12
16
ACERO C
70
8,4x8,6
2,85
-
-
-
55
SI
20
49
-
49
24
22
FAGGIO A
43
5,5x8,4
2,85
-
-
-
35
SI
-
35
19
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12
16
FAGGIO B
45
5,8x8
2,85
-
-
-
35
SI
14
35
-
24
12
16
FAGGIO C
70
8,4x8,6
2,85
-
-
-
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SI
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-
49
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22
FOYER
150
-
-
-
-
-
120
SI
-
120
-
-
-
-
QUERCIA
448
40x15
2,85
-
-
-
368
SI
-
360
270
368
234
-
BETULLA
111
14x9,7
2,85
-
-
-
90
NO
-
90
-
40
30
25
SMART LAB
46
7,9x6,1
2,85
-
-
-
40
NO
-
40
-
-
-
14
STUDIO 1 - 9
24
6,65x4,2
3,00
-
-
-
8
SI
-
-
-
-
-
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POOL OASIS
600
-
-
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500
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-
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
251 GCMS Lombardia Sheraton Milan San Siro Scheda.indd 251
2020
HOTEL
Apertura: tutto l’anno
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LOMBARDIA
Bergamo-Grassobbio – www.wintergarden-hotel.com
Winter Garden Hotel Contatti: Mattia Sudati Responsabile Meeting meeting@wintergarden-hotel.com
★★★★ Via Padergnone, 52 24050 Grassobbio (BG) Tel. 035 587011 meeting@wintergarden-hotel.com www.wintergarden-hotel.com
HOTEL
L
a moderna struttura del Winter Garden Hotel è situata alle porte della città di Bergamo ed è il perfetto punto di partenza per raggiungere le principali città della Lombardia e i suoi aeroporti. La sua favorevole posizione, a soli 2 km dall’aeroporto di Milano/Bergamo (BGY) e in prossimità del casello autostradale, assicura una facile raggiungibilità con ogni mezzo, caratteristica ideale per l’organizzazio ne di eventi di successo. Il Winter Garden Hotel riser va alle aziende ampi spazi congressuali allestiti con soluzioni tecnologiche di ultima generazione e un flessibile servizio organizzativo capace di rispondere in modo davvero sod disfacente a tutte le necessità. Inoltre la città di Bergamo e i suoi dintor ni offrono numerose attività di tipo culturale
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
e gastronomico da abbinare all’organizzazione di eventi, convegni, team building e corsi di for mazione. L’albergo è dotato di 3 sale meeting che possono ospitare eventi fino a 250 persone. Questi ambienti of frono ampie metrature modulabili grazie a un sistema di pannellature, secondo le esigenze del momento. Le sale sono allestite con le migliori soluzioni tecnologiche come l’impianto di dif fusione sonora di qualità superiore e il sistema di regia audio/video automatica con pc touch-screen. Inoltre, all’inter no del centro meeting, sono disponibili spazi per l’organizzazione di guardaroba, uffici di segreteria organizzativa, ecc. Lo staff meeting è a disposizione per studiare configurazioni ad hoc sulla base delle necessità del cliente.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
ASIA
330
28x13
2,80
5
1,8x2,1
-
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NO
60
230
160
250
100
75
AMERICA E EUROPA
230
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2,80
3
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-
150
NO
40
-
-
150
55
50
AMERICA E OCEANIA
230
-
2,80
3
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-
150
NO
40
-
-
150
55
50
AMERICA
150
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2,80
1
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-
100
NO
25
-
-
100
35
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EUROPA
75
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2,80
2
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-
50
NO
15
-
-
50
20
20
OCEANIA
75
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2,80
2
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NO
15
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252 GCMS Lombardia Winter Garden Scheda.indd 252
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 12:05
LOMBARDIA
Codogno (LO) – www.biancardihub.it
Biancardi Hub
T
ra le più belle e maestose del territorio lombardo, Biancardi Hub, edificio in stile Liberty del 1900 e da sempre luogo di attrazione per gli abitanti del territorio, è patrimonio di grande valore storico, culturale e architettonico. La location, fino a qualche anno fa utilizzata unicamente come dimora privata della famiglia Biancardi, apre le porte al pubblico presentando un pacchetto di progetti innovativi e di stile che ruotano intorno al mondo degli eventi e della banchettistica. Biancardi Hub è il luogo ed il partner perfetto per accogliere eventi aziendali di diverse tipologie, meeting, congressi,
Nome sala
SALONE DELLE FESTE
Area mq
137
Dimensioni metri
Altezza metri
-
-
branding, convegni, alta for mazione ed incontri di lavoro coniugando stile, eleganza, raffinatezza ed efficienza. Biancardi Hub, grazie agli spazi eterogenei di cui dispone, è in grado di offrire soluzioni su misura, per creare possibilità uniche ed inimitabili. Non solo spazi accoglienti e appropriati ma anche strumentazione all’avanguardia per rendere l’evento aziendale il più fruibile possibile, andandolo poi a completare con la pos sibilità unica di affiancarlo a soluzioni di alta ristorazione. Se state cercando la qualità per il vostro business, Biancardi Hub è il posto giusto.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
2
-
Contatti: Ilaria Tacchini - biancardihub@olympiasrl.net Fabrizio Rugginenti
-
130
Luce naturale
SI
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
40
100
100
100
50
40
BIBLIOTECA
77
8,70x7,40
-
2
-
-
80
SI
30
50
50
40
25
32
FAENZA
46
7,70x5,90
-
2
-
-
42
SI
25
45
45
40
25
28
BIANCA
46
7,75x5,85
-
2
-
-
30
SI
15
25
25
30
20
12
BILIARDO
37
5,35x7,15
-
2
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-
30
SI
15
25
25
25
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
253 GCMS Lombardia Villa Biancardi Scheda.indd 253
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CENTRO CONGRESSI
Viale Risorgimento, 19 - 26845 Codogno (LO) Tel.338 4872695 biancardihub@olympiasrl.net www.biancardihub.it
253
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LOMBARDIA
Bergamo – www.centrocongressibergamo.com
Centro Congressi Giovanni XXIII Contatti: Enrico Brignoli, Direttore Generale Chiara Vitali, Responsabile Commerciale e Organizzazione Eventi Giorgio Mazzeo, Responsabile Logistica e Organizzazione Eventi
Viale Papa Giovanni XXIII, 106 24121 Bergamo Tel. 035 236435 - Fax 035 236474 eventi@centrocongressibergamo.com www.centrocongressibergamo.com
Apertura: tutto l’anno
CENTRO CONGRESSI
I
l Centro Congressi Giovanni XXIII è situato nel cuore della città di Bergamo in una posizione privilegiata grazie alla vicinanza con l’aeroporto di Bergamo-Orio al Serio (5km) e alla stazione ferroviaria (300 metri); a pochi passi dal la nostra location potete trovare hotel 4 stelle, le vie dello shopping, le Mura V enete di Città Alta riconosciute patri monio mondiale dell’umanità, un parcheggio dedicato ai relatori e un grande parcheggio con tarif fe convenzionate per i partecipanti. Si estende su una superficie di oltre 3.200 mq, con 8 sale modulabili in 12 spazi polifunzionali pronti ad accogliere eventi di qualsiasi tipo che possono essere “personalizza ti su misura” come: congressi, convention, meeting, road -
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
show, eventi lancio prodotti, corsi di aggior namento professionale, programmi di intrattenimento sociale e culturale, fiere di settore, gestione eventi spor tivi, spettacoli teatrali, concerti musicali e cene di gala. Il Centro Congressi met te a disposizione gli opportuni strumenti organizzativi e la massima professionalità di uno staf f dedicato, oltre ad un servizio di ristorazione interno (coffee break, lunch, cocktail, gala dinner, ecc) in esclusiva con il catering V i.co.ok., partner del celebre ristorante Da Vittorio che potrà allietare il Vostro evento con gusto. Oltre al coordinamento degli eventi, il Centro Congressi Giovanni XXIII si occupa di tut ti gli aspetti di organizzazione, comunicazione e sviluppo che trasformeranno il Vostro evento in un vero successo.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SALA OGGIONI
514
23,4x22,2
7,00
5
1,8x2,9
-
412
NO
-
600
500
412
-
-
SALA ALABASTRO
286
32,4x8,8
5,00
-
-
-
200
SÌ
50
400
330
200
170
40
HALL BAR
112
16,4x6,9
-
-
-
-
180
SÌ
-
200
140
-
-
-
SALA BIANCA
112
16,3x6,9
-
-
-
-
180
SÌ
30
180
130
90
-
30
SALA ALABASTRO A+
184
-
-
-
-
-
130
SÌ
50
250
200
130
70
50
SALA ALABASTRO A
132
16x8,8
5,00
-
-
-
98
SÌ
50
250
200
98
60
30
SALA ALABASTRO B
110
11,7x8,8
5,00
-
-
-
68
SÌ
30
130
90
68
40
20
SALA STUCCHI
101
15,8x6,4
4,00
-
-
-
60
NO
30
130
90
60
60
30
GIARDINO PENSILE
130
20x7
-
-
-
-
50
SÌ
-
50
40
-
-
-
SALA NOVELLI
78
16,7x4,8
3,00
-
-
-
50
SÌ
22
60
60
50
30
30
SALA STAMPA
45
7,2x6,8
-
-
-
-
27
SÌ
15
-
-
27
20
12
254
254 GCMS Lombardia Centro Congressi Giovanni XXIII Scheda.indd 254
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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GMC1194_CCGiovanniXXIII_Layout 1 16/01/20giovedĂŹ 12:01 Pagina 1
Above you only the sky Centro Congressi Giovanni XXIII è situato nel cuore di Bergamo, dispone di 7 sale meeting, 2 ampi spazi per il catering, un giardino pensile ed un accogliente foyer per esposizioni di qualsiasi tipo. Il nostro staff, le nostre tecnologie e i nostri spazi polifunzionali saranno a vostra disposizione per rendere unico il vostro evento a Bergamo.
CENTRO CONGRESSI BERGAMO. OUR SKY AS A PIECE OF ART.
viale Papa Giovanni XXIII, 106, Bergamo Italy ph. +39 035 236435 info@centrocongressibergamo.com www.centrocongressibergamo.com
CENTRO CONGRESSI G I O VA N N I X X I I I
LOMBARDIA
Varese – www.villeponti.it
Centro Congressi Ville Ponti Contatti: Francesca Pareti Responsabile Eventi villeponti@va.camcom.it
Piazza Litta, 2 21100 Varese Tel. 0332 239130 - Fax 0332 295166 villeponti@va.camcom.it www.villeponti.it
CENTRO CONGRESSI
U
na struttura congressuale per incontri fino a 1500 partecipanti, una posizione strategica, 40 km da Milano e 25 dall’aeroporto internazionale di Malpensa. Il Centro Congressi Ville Ponti di Varese è un complesso prestigioso ed efficiente, che mantiene inalterato quel fascino che solo i palazzi ricchi di storia possiedono, in un vasto parco di essenze rare, con un parcheggio per 600 auto. Due sono i corpi principali: la Villa Andrea, eretta nel 1858. I pregevoli stucchi e preziosi af freschi di Scuola Lombarda
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
delle sue sale, gli sfarzosi lampadari di ferro e bronzo ed i sontuosi arredi d’epoca, ne fanno una sede ideale per cene di gala, congressi, banchetti e incontri di prestigio. La Villa Napoleonica, dimora Patrizia del XVII sec., ospita il salone congressuale da 400 posti, e sale per corsi, seminari e esposizioni. Le aree esterne possono essere utilizzate come spazi conviviali e ludici per ospitare spettacoli, cene di gala e attività di team building.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
SALA NAPOLEONICA
472
22,78x18,25
4,00
3
2,5x3
2,5x3
400
SI
-
-
-
400
-
SALA ANDREA
310
29x10,68
5,00
3
2,60x2,15
2,60x3,10
150
SI
80
300
300
150
80
-
SALA E
160
20,20x7,92
5,00
4
-
-
120
SI
60
160
140
128
40
-
SALA BERTINI
117
13x9
8,00
5
3,65x2,25
4x3,5
120
SI
44
150
120
120
42
-
SALA SPOTORNO
94
15,86x6,87
5,00
2
-
-
80
SI
22
80
60
49
20
-
SALA CARLO EMANUELE
131
17,53x7,47
8,00
3
3,65x2,25
4x3,5
70
SI
30
150
110
70
30
-
SALA ETTORE PONTI
87
10,64x7,47
8,00
1
3,65x2,25
4x3,5
60
SI
30
100
80
60
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-
256
256 GCMS Lombardia Ville Ponti Scheda.indd 256
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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LOMBARDIA
Varese-Busto Arsizio – www.malpensafiere.it
MalpensaFiere Contatti: Massimo Bernardoni, Executive Manager malpensafiere@va.camcom.it
Via XI Settembre, 16 21052 Busto Arsizio (VA) Tel. 0332 295429 - Fax 0331 634378 malpensafiere@va.camcom.it www.malpensafiere.it
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
matici per la gestione e trasmissione dei dati. I servizi messi a disposizione della clientela vanno dalla semplice assistenza, all’organizzazione complessiva dell’evento, che può comprendere: convegni, seminari, incontri B2B, conferenze stampa, allestimenti di showroom per presentare un nuovo prodotto o per lanciare un nuovo servizio, workshop per incontrare i propri clienti, videoconferenze, colazioni di lavoro o serate di gala. La zona congressuale offre ben 10 diverse sale, ognuna di diversa capienza, per venire incontro a qualsiasi esigenza.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
PADIGLIONE
3000
50x59,54
8,00
6
-
-
2100
NO
-
2100
1500
1500
-
-
CAPRONI
453
30x20,33
3,60
4
-
-
350
SI
-
-
-
350
-
-
BORGHI
206
19,64x10,32
3,90
1
-
-
150
SI
35
150
-
150
-
-
FERRARIO
158
15,05x12,09
3,70
2
-
-
110
SI
25
110
-
100
-
-
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
257 GCMS Lombardia Malpensa FIere.indd 257
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CENTRO CONGRESSI
S
truttura polivalente in grado di concorrere allo sviluppo di iniziative e progetti ed idonea a moltiplicare le oc casioni di incontro e di business, MalpensaFiere si sviluppa su una superficie di 75.000 metri quadri, dei quali oltre 20.000 metri quadri coperti. Il Centro, costruito secondo i più moder ni standard qualitativi, è dotato di ser vizi innovativi per garantire la migliore qualità agli organizzatori ed alle aziende espositrici ed il massimo confort ai visitatori. È interamente climatizzato, cablato e dotato di sistemi infor-
Apertura: tutto l’anno
257
23/01/20 12:09
LOMBARDIA
Milano – www.chiostrisanteustorgio.it
Museo Diocesano Carlo Maria Martini Contatti: location@museodiocesano.it
CENTRO CONGRESSI
Corso di Porta Ticinese, 95 20123 Milano Tel. 02 89420019 location@museodiocesano.it www.chiostrisanteustorgio.it
I
l Museo Diocesano è tra i poli culturali di riferimento di Milano: posizionato in uno dei complessi monumentali più importanti del tessuto urbano, si distingue per storia, posizione e collezioni. Gli spazi espositivi, inaugurati nel 2001, si sviluppano nel secondo chiostro, restaurato dopo i danneggiamenti subiti nella Seconda Guerra Mondiale, e allestito per ospitare la collezione per manente del museo. Conferenze, cene, concerti, manifestazioni ed eventi privati possono essere organizzati nella sala dell’Arciconfrater nita (250 metri quadrati) e nell’incantevole chiostro, che ha uno spazio complessivo di più di 2.000 mq di cui 600
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
di porticato e 1.400 di curatissimo prato. Il chiostro è il luogo ideale per ricevimenti e cene, soprattutto nella bella stagione, quando tavoli e arredi dialogano con la sequenza di colonne binate che sorreggono gli archi del portico, sapientemente illuminato. Gli spazi del chiostro of frono la possibilità di installare una tensostruttura che ne consente la fruizione anche in caso di condizioni meteorologiche non ottimali. Qualsiasi tipo di evento, da dieci a mille persone, si può svolgere in una cor nice preziosa ed esclusiva, in un luogo ricco di grande fascino e cultura, ponte tra presente e passato.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
CHIOSTRO
1764
42x42
-
-
-
-
800
SI
-
800
550
-
-
-
SALA ARCICONFRATERNITA
250
8x30
-
-
-
-
250
SI
-
250
220
200
-
-
SALA MUDI
36
4x9
-
-
-
-
35
NO
-
-
-
35
-
25
258
258 GCMS Lombardia Museo Diocesano MI Scheda.indd 258
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 12:09
86 camere Centro congressi 300 persone (fino a 6 sale meeting) Centro benessere e piscine esterne Garage e city bike Wi fi free
PALACE HOTEL DESENZANO
Palace Hotel Desenzano Viale F. Agello, 114A - 25015 Desenzano del Garda (BS) -tel. 030 9902262 www.palacehoteldesenzano.it
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
PIEMONTE
Zacchera Hotels
260
Castello di Pavone
262
Palazzo della Luce e Villa Sassi
263
AOSTA
Grand Hotel Billia & Resort Skyway Monte Bianco
261 GCMS Piemonte Copertina 2020.indd 261
264-265 266
23/01/20 15:02
PIEMONTE
Pavone Canavese (To) – www.castellodipavone.com
Castello di Pavone Contatti: Eva Giodice Responsabile ufficio commerciale info@castellodipavone.com
★★★★ Via Dietro Castello, s.n.c. 10018 Pavone Canavese (TO) Tel. 0125 672111 - Fax 0125 672114 info@castellodipavone.com www.castellodipavone.com
HOTEL
N
el fiabesco e scenografico Castello di Pavone nulla è improvvisato, ma ottimamente organizzato, i Vostri incontri avranno vantaggi e caratteristiche che solo il prestigio, la funzionalità, il fascino e la credibilità dell’ambiente possono offrire. Il Ristorante, frequentemente ben citato nelle guide nazionali ed internazionali, può ospitare fino a 450 commensali. La cucina è di eccellente qualità e cura, pro pone cibi freschi preparati al momento, accompagnati da una carta dei vini selezionata. Il fascino degli ambienti e
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
degli arredi è di un’accurata ed indimenticabile bellezza. Impossibile sbagliarsi, anche questa è un’altra buona ragione per scegliere il Castello, facilissimo da raggiungere da ogni parte d’Europa senza mai abbandonare l’autostrada. Il Castello di Pavone è situato sulla collinetta a dominio del paese di Pavone Canavese, a non più di 400 metri dal casello autostradale di Ivrea sull’autostrada Torino-Aosta. Dal casello il Castello è meravigliosamente visibile ed offre uno scenario veramente fiabesco.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SALA DEL PARCO
200
10x20
-
2
-
-
200
SI
50
150
-
200
-
-
ARDUINO
112
16x7
-
1
-
-
150
SI
40
160
130
150
60
-
CAVALIERI
109
13,6x8
-
2
-
-
110
SI
30
120
100
90
50
-
GALLERIA DELLE ARMI
78
13x6
-
2
-
-
60
NO
30
50
60
50
30
-
PAVONE
56
8x7
-
2
-
-
40
SI
15
40
40
20
-
-
CROCIATI
50
7,2x7
-
2
-
-
38
SI
-
40
38
-
-
-
VESCOVI
56
10x5,6
-
2
-
-
30
SI
20
30
30
25
18
-
CORAZZE
56
8x7
-
1
-
-
16
SI
16
16
16
12
-
-
ANDRADE
20
5x4
-
2
-
-
10
SI
-
10
10
-
-
-
262
262 GCMS Piemonte Castello di Pavone Scheda.indd 262
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 12:12
PIEMONTE
Torino – www.ilpalazzodellaluce.com
Palazzo della Luce Contatti: Patrizia Reviglio Proprietario bertola29@virgilio.it
★★★★ Via Bertola, 40 - 10121 Torino Tel. 347 4162809 info@ilpalazzodellaluce.com www.ilpalazzodellaluce.com
Nome sala
SALA MEETING
Area mq
210
Dimensioni metri
Altezza metri
100
14,00
un convegno o un evento in piedi, è dotato di aria condizionata, impianto di illuminazione dimerabile, impianto audio-video, schermo cinematografico a scomparsa di metri 4 x 3. Completano la location una cucina professionale, un locale di supporto per il catering, un piccolo studio con af faccio su un giardino storico. La struttura è accessibile a persone con disabilità ridotta.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
3
1,4x2,5
1,4x2,5
250
Luce naturale
NO
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
100
250
200
250
100
220
CENTRO CONGRESSI
I
l Palazzo della Luce, in pieno centro storico, è un raro esempio di architettura tardo eclettica che coniuga con originalità, stili e influenze del passato. Al piano nobile del Palazzo, una grande sala di 200 metri quadrati accoglie gli ospiti in un ambiente suggestivo, scenografico, maestoso ed elegante. Il salone, che può ospitare fino a 190 persone per una cena e fino a 250 per
Apertura: tutto l’anno
Torino – www.villasassitorino.it
Villa Sassi Contatti: Patrizia Reviglio, Proprietario info@villasassitorino.it Susanna Viberti, Direttore
★★★★ Strada al Traforo di Pino, 47 - 10132 Torino Tel. 347 4162809 329 8299909 info@villasassitorino.it www.villasassitorino.it
S
plendida residenza di villeggiatura del 1700, a poca di stanza dal centro di T orino, immersa in un parco secolare, annoverato tra i più belli d’Italia. Luogo ideale per ogni tipo di evento, sia privato che aziendale. I grandi saloni, la loggia che può essere coperta e scaldata nella stagione fredda, i piccoli salotti, la grande cucina, l’angolo bar , le camere di suppor to Nome sala
SALONE D’ORIENTE + SALONE DI MEZZOGIORNO
Area mq
400
Dimensioni metri
Altezza metri
-
-
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
263 GCMS Piemonte Pal. Luce + Villa Sassi Scheda.indd 263
per ospiti e organizzatori: Villa Sassi offre soluzioni versatili che la rendono location d’eccezione e d’eccellenza. Se gli inter ni sono generosi e ospitali, la cornice è una tavolozza di colori e di verde: un parco storico, alberi monumentali, prati all’inglese, il Belvedere, la fascia boschiva selvaggia e intrigante, un’oasi di pace, di festa e di lavoro, a pochi passi dal centro di Torino.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
2020
3
-
Apertura: tutto l’anno
-
400
Luce naturale
SI
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
-
-
400
-
-
263
23/01/20 12:13
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VALLE D’AOSTA
Saint-Vincent (AO) – www.billia.it
Grand Hôtel Billia & Resort Contatti: Sabrina Darbaz, Responsabile Centro Congressi congress.billia@svrc.it
★★★★★ L - ★★★★ Viale Piemonte, 72 - 11027 Saint-Vincent (AO) Tel. 0166 5231 Fax 0166 523799 reception.billia@svrc.it www.billia.it
I
l Resort (con il Parc Hotel Billia e il Grand Hôtel Billia) e il Centro Congressi dotato di 7 sale da 6 a 594 posti si trovano nel cuore della V alle d’Aosta, non lontano dalla Francia e dalla Svizzera. Gli aeroporti più vicini sono Torino (km 86), Milano Malpensa (km 159) e Ginevra (km 177). È facilmente raggiungibile in auto in quanto dista soli 2 Km
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
dall’uscita dell’autostrada A5. La Valle d’Aosta, contornata dalle più alte vette delle Alpi, protegge un patrimonio impareggiabile fatto di castelli, monumenti, paesaggi naturali e tradizioni: la cor nice ideale per emozionarsi con attività culturali, sportive e pause alla scoper ta della gastronomia locale.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
GRAN PARADISO
613
31x19
4,80
5
2,3x1,8
-
594
NO
-
-
-
594
-
-
CERVINO
213
23x9
3,00
2
2,1x1,5
-
176
NO
46
-
-
176
66
52
MONTE BIANCO
182
14x13
3,00
1
2,1x1,2
-
140
NO
30
-
-
140
84
40
ZERBION
78
10x7
3,00
1
2,1x1,6
-
80
SI
24
-
-
80
36
32
CERVINO
106
11,5x9
3,00
1
2,1x1,5
-
63
NO
22
-
-
63
30
32
CERVINO B
106
11,5x9
3,00
1
2,1x1,5
-
63
NO
22
-
-
63
30
32
MONTE ROSA
98
15x6,5
3,00
2
2,1x1,8
-
60
NO
24
-
-
60
28
32
GRIVOLA 1
19
5x3,5
3,00
1
-
-
8
NO
-
-
-
-
-
8
GRIVOLA 2
13
3,8x3,5
3,00
1
-
-
6
NO
-
-
-
-
-
6
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
265 GCMS Aosta Billia Scheda.indd 265
2020
HOTEL
Apertura: tutto l’anno
265
23/01/20 12:14
VALLE D’AOSTA
Courmayeur – www.montebianco.com
Skyway Monte Bianco Una location inedita per conferenze, eventi e occasioni speciali, inserita in un contesto paesaggistico di grande impatto. L’impianto offre spettacolari sale meeting, servizio catering e dotazioni tecnologiche all’avanguardia, oltre alla possibilità di aperture serali straordinarie
CENTRO CONGRESSI
S
kyway Monte Bianco è il risultato di dieci anni di progettazione e quattro di cantiere, iter necessario per realizzare un’opera maestosa in grado di avvicinare e mettere in contatto uomo e montagna. La storia di quest’impresa ingegneristica e architettonica viene da lonta no, dall’immaginazione di un uomo e di chi, insieme a lui, ha creduto che rendere accessi bile a tutti la grande montagna non fosse im possibile. È una storia di ricerca, inventiva e fatica con un unico obbiettivo: collegare Courmayeur con la vetta della cima più alta d’Eu ropa, il Monte Bianco. È intorno al 1947 che nascono le Funivie del Monte Bianco, ma è nel 2015 che viene realizzato il moderno grande impianto, aggiornato con i più alti standard di sicurezza e tecnologia, una funivia in grado di integrarsi nella natura con intelligenza e discrezione e al contempo di spalancare il massiccio del Monte Bianco al passaggio e allo sguardo di tutti.
Ascesa in alta quota Si parte dalla stazione di Courmayeur The Valley a 1.300 metri e, dopo aver passato la stazione intermedia Pavillon The Mountain, si
266
266-267 GCMS Aosta 2S Skyway.indd 266
raggiunge la vetta, Punta Helbronner The Sky posta a 3.466 metri di quota. La stazione di partenza di Skyway Monte Bianco si trova a tre chilometri dall’abitato di Cour mayeur. Le cabine, di for ma semisferica, ruotano a 360° per of frire una vista completa sulle vette circostanti e raggiungono la prima stazione in circa dici minuti e altrettanti la secon da e ultima stazione di Punta Helbronner . La stazione inter media è la più ampia e spaziosa e rappresenta il “campo base” per l’esplorazione della grande montagna: 2.173 metri di altitudine, il limite oltre il quale la vegetazione lascia spazio alla montagna più estrema. Ampi spazi vetrati e panoramici dove scoprire l’enogastronomia di montagna, godere di proiezioni cinematografiche, dedicarsi allo shopping alpino, rimanere affascinati dall’esposizione storica di queste funivie ed esplorare la montagna osservando l’esplosione della natura nel giardino botanico dove osservare novecento specie di piante montane provenienti da ogni
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 12:14
angolo del mondo. All’interno della stazione Pavillon si trova l’auditorium a platea con 150 posti e uno scher mo 10x5,4 metri, completamente attrezzato per proiezioni e conferenze con traduzione in simultanea. Al punto di arrivo, Punta Helbronner, si può ammirare da vicino il paesaggio delle nevi perenni. La stazione ricorda nelle sue forme un cristallo e un tunnel verticale scavato nella montagna conduce nel cuore del Monte Bianco. Da qui partono percorsi alpinistici e fuori pista, come quello del ghiacciaio del Toula, del Marbrées, i 24 km della Vallée Blanche che conducono fino a Chamonix, e quello del ghiacciaio della Brenva. Inoltre, grazie all’ascensore e al tunnel scavato nella montagna, è facilmente raggiungibile il Rifugio Torino. A questa quota il cielo è un tutt’uno con la stazione: dalla vertiginosa passerella trasparente dello SkyVertigo fino allo spettacolare Osser vatorio 360°, una terrazza circolare dove con un solo sguardo è possibile abbracciare distese di roccia, nuvole e ghiaccio. All’interno della stazione anche la sala Aiguille du Midi e la sala Monte Bianco oltre all’esposizione dei cristalli del Monte Bianco.
Brand new Da pochissimo la storica stazione del Pavillon si è arricchita di alcune novità. A partire dalla sala conferenze La Verticale by Panasonic, uno spazio esclusivo con vista mozzafiato sulla valle e sulle Alpi. Una sala con differenti set up (ferro di cavallo, tavolo unico, tavoli in gruppi) che può ospitare meeting da venti a ottanta persone, con un’area cof fee break adiacente e dedicata, uno schermo da 3x1,7 metri e un sistema audio e video (Proiettore laser Panasonic) all’avanguardia. Ma an che un percorso espositivo, Hangar 2173, uno spazio che custodisce
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
266-267 GCMS Aosta 2S Skyway.indd 267
2020
la storia delle funivie del Monte Bianco e il Ristorante Alpino, nato dalla collaborazione tra Skyway Monte Bianco e Agostino Buillas del Café Quinson, dove gustare i piatti della tradizione valdostana rivisti secondo la preli bata filosofia dello chef. Per gli appassionati estremi della montagna alla stazione di par tenza è possibile prenotare una passeggiata, un’escursione sul ghiacciaio, o avere le informazioni utili per esplorare la montagna in totale sicurezza con le Guide Alpine di Courmayeur.
CENTRO CONGRESSI
VALLE D’AOSTA
SKYWAY MONTE BIANCO Numero max meeting room: 148 Capienza meeting room principale (pax): 148 Superficie area espositiva (mq): 200 Hotel convenzionati: www.lovevda.it Aeroporto più vicino: Torino, 150 km Indirizzo: Strada Statale 26 n. 48 11013 Courmayeur (Ao) Contatti: tel. 0165 89196 info@montebianco.com www.montebianco.com Persone di riferimento: Isabella Vanacore Falco (responsabile organizzazione eventi) isabella.vanacorefalco@montebianco.com Tel. diretto: 340 1552520
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GMC1113_VeronaFiereOK_Layout 1 31/01/19giovedì 12:14 Pagina 1
A Verona ogni incontro è un evento. TU GRANDE AZIENDA puoi pensare a noi per i momenti importanti della vita d’impresa, un lancio di prodotto, un meeting motivazionale, una convention, un team building originale e prestigioso. A tua disposizione c’è un range di spazi di ogni dimensione, uno staff con un’esperienza di migliaia di eventi ospitati e l’unicità di Verona. Qui, puoi esprimere tutte le tue potenzialità. AL CENTRO DEI NOSTRI SPAZI.
S cegli lo spazio più adatto alle tue esigenze www.veronacongressi.it
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
VENETO
Hotel Parchi del Garda
274
Best Western Premier Bhr Treviso Hotel 270
Isola di San Servolo
275
Doubletree by Hilton Venice North
271
Scuola Grande San Giovanni Evangelista
Four Points by Sheraton Padova
272
di Venezia
Hotel Monaco & Grand Canal
273
Vicenza Convention Centre - IEG 278-279
Veronafiere
268
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TRENTINO ALTO ADIGE
Hotel Carlo Magno Spa & Resort
269 GCMS Veneto-Trentino Copertina 2020.indd 269
277
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VENETO
Treviso-Quinto di Treviso – www.bhrtrevisohotel.com
Best Western Premier BHR Treviso Hotel Contatti: Elisa Gobbo Event & Congress Manager events@bassohotels.it
★★★★
HOTEL
Via Postumia Castellana, 2 31055 Quinto di Treviso (TV) Tel. 0422 3730 - Fax 0422 373999 info@bassohotels.it www.bhrtrevisohotel.com
B
est Western Premier BHR Treviso Hotel, moderna struttura alberghiera, con standard internazionali, è situata nelle immediate vicinanze del centro storico di Treviso, a soli 2 km dall’Aeroporto di Treviso e 25 km dall’Aeroporto di Venezia. L’hotel dispone di 133 camere spaziose e funzionali. Il Centro Congressi, con oltre 1.500 mq, può accogliere oltre 1300 persone nelle 13 sale modulari con luce naturale, tutte attrezzate con le più moder ne tecnologie audio video. La Sala Treviso con 600 posti e la Sala Veneto con 700 sono gli spazi ideali per l’organizzazione di eventi e ricevimenti. L’ampia hall è l’ambiente per fetto per aree espositive per partner e sponsor. Il Ristorante DiV ino Osteria Trevigiana
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
e il Gioja Lounge Bar, sono il ritrovo ideale per incontri d i lavoro, welcome drink e pranzi, caratterizzati dal design esclusivo, forte legame con il territorio e valorizzazione dei prodotti locali. Per vivere la tipica accoglienza veneta, con BHR Catering Divino è possibile organizzare cocktail, banchetti, ricevimenti e indimenticabili momenti conviviali anche nelle migliori dimore storiche del territorio. L’Ufficio Eventi è a disposizione per proporre interessanti attività post congress e incentive. A disposizione degli ospiti, un servizio navetta giornaliero da/ per l’aeroporto, il centro di T reviso e la città di V enezia. La struttura ha certificazione di qualità ISO 9001.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
VENETO
600
16x38
4,00
5
1,66x2,20
-
700
SI
120
700
500
700
330
120
TREVISO
500
16x31
4,20
4
1,66x2,20
-
600
SI
120
600
400
600
220
120
TREVISO 3
390
16x24
4,20
3
1,66x2,20
-
400
SI
90
400
300
350
150
90
VENETO 3
360
16x23
4,00
3
1,66x2,20
-
400
SI
90
400
300
350
150
90
TREVISO 1
260
16x16
4,20
2
1,66x2,20
-
250
SI
60
250
180
200
110
50
TREVISO 2
240
16x15
4,20
2
1,66x2,20
-
250
SI
60
250
180
200
110
50
270
270 GCMS Veneto Bhr Scheda.indd 270
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 12:16
VENETO
Mogliano Veneto (Tv) – venicenorth.doubletree.com
Doubletree By Hilton Venice North Contatti: Mariangela Pipoli, Event Manager mariangela.pipoli@hilton.com Antonio Napodano, General Manager antonio.napodano@hilton.com
★★★★ S Via Bonfadini, 1 31021 Mogliano Veneto (TV) Tel. 041 5977001 - Fax 041 5977400 venicenorth.info@hilton.com venicenorth.doubletree.com
Nome sala
Area mq
SCARPA
413
Dimensioni metri
Altezza metri
26x15,90
5,00
10 sale modulabili, dotate di luce naturale e di ingresso indipendente. La zona congressuale è collegata all’hotel da un corridoio panoramico. L ’Arco Garden, uno spazio esterno localizzato tra l’area congressuale e l’area risto razione ed arredato con eleganti gazebi, sedute e ten daggi, è lo spazio ideale per meetings, cocktails e cene aziendali. Il Bar, il Ristorante Arco, il Lounge ed un’area parcheggio di oltre 500 posti auto e Pullman completano un’offerta esclusiva, pensata per creare eventi completamente personalizzabili.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
165
124
5
1,68x2,40
3,30x3
500
SI
124
372
400
500
TANCREDI
152
16,90x9
3,20
3
1,68x2,40
-
150
SI
46
137
112
150
61
46
GUIDI
55
9,03x5,89
2,70
1
1,68x2,40
-
50
SI
16
48
39
50
21
16
SANTOMASO
51
9,8x5,21
3,20
2
1,68x2,40
-
50
SI
15
46
38
50
20
15
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
271 GCMS Veneto Doubletree Hilton Venice Scheda.indd 271
2020
HOTEL
l
DoubleTree by Hilton Venice North è situato a Moglia no Veneto, tra Venezia e Treviso. Facilmente accessibile dalle principali reti stradali A27 (BL- VE) e A4 (MI-VE-TS), l’hotel dista 10 min dall’aeropor to di Venezia e 5 minuti dalla stazione ferroviaria di Mogliano Veneto. L’hotel offre ai suoi ospiti 203 camere di cui 18 suite, tutte finemente arredate e dotate di comfor t di livello inter nazionale. Le caratteristiche dedicate alla clientela Mice vengono esal tate da 1800 mq dedicati ad un moder no e funzionale centro congressi, disposto su un unico piano e suddiviso in
Apertura: tutto l’anno
271
23/01/20 12:17
VENETO
Padova – www.fourpointspadova.com
Four Points By Sheraton Padova Contatti: Annalisa Fracasso - General Manager annalisa.fracasso@fourpointspadova.com
★★★★ Corso Argentina, 5 35129 Padova Tel. 049 7808230 - Fax 049 8998333 fourpointspadova@fourpointspadova.com www.fourpointspadova.com
HOTEL
O
ltre 30 anni di esperienza e la par ticolare location, a pochi metri dal casello di Padova Est, fanno del nostro hotel un vero e proprio punto di riferimento per la congressistica aziendale di tutto il Nord Est. Le nostre 17 sale polifunzionali sono pronte ad accogliere da un minimo di 5 fino a un massimo di 600 persone in un’area totale, esclusivamente dedicata, di 1.300 mq. Per rendere ogni vostra riunione un evento memorabile, avete a disposizione
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
attrezzature audio e video di ultima generazione, connessione WI-FI modulabile, cabine per traduzioni, ser vizi tecnici, di sicurezza e hostess, oltre a un’ampia selezione di proposte F&B che vanno dal semplice cof fee break alla sontuosa cena di gala. L ’ampio parcheggio videosor vegliato può servire fino a 500 posti auto e, per eventi davvero speciali ed esclusivi, siamo anche provvisti di un punto atterraggio elicotteri immerso nel verde del nostro giardino.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
PETRARCA
453
26,70x16,95
-
3
-
-
600
NO
-
500
400
600
250
-
LE VELE
346
-
-
2
-
-
400
SI
-
300
200
400
200
-
VELA SUD
224
-
-
1
-
-
300
SI
40
200
110
200
100
-
MANTEGNA
150
16,95x8,87
-
1
-
-
250
NO
45
130
100
180
80
-
DONATELLO
152
16,95x8,98
-
1
-
-
230
NO
45
130
120
180
80
-
VELA NORD
122
9,30x20,60
-
1
-
-
150
SI
50
80
70
130
50
-
EREMITANI
136
16,95x8,0
-
1
-
-
180
NO
35
100
90
150
60
-
TIEPOLO
80
16,15x4,95
-
3
-
-
70
SI
-
40
-
50
20
-
STUDIO 1&2
54
10,9x4,95
-
2
-
-
60
SI
20
-
-
50
20
-
272
272 GCMS Veneto Four Points Padova Scheda.indd 272
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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VENETO
Venezia – www.hotelmonaco.it
Hotel Monaco & Grand Canal Contatti: Marco Mulargia Responsabile Ufficio Manifestazioni events@hotelmonaco.it Stefano Fieramonte Ufficio eventi events@hotelmonaco.it
★★★★ San Marco, 1332 30124 Venezia Tel. 041 5200211 - Fax 041 5200501 events@hotelmonaco.it mailbox@hotelmonaco.it www.hotelmonaco.it
H
otel Monaco & Grand Canal si trova nel cuore di Venezia, a pochi passi dalla famosa Piazza San Marco ed è ideale per gli ospiti che vogliono immergersi nella vita veneziana. Le 126 camere del Monaco con Palazzo Selvadego, sono tutte elegantemente arredate con un mix di stili quali barocco e minimalismo in perfetta armonia con tradizione ed innovazione. I meeting vengono organizzati a Palazzo Dandolo diventato famoso come il primo Casinò al mondo. Gli eventi festosi come il Car nevale hanno assi-
Nome sala
Dimensioni metri
Altezza metri
275
20,50x10,40 +7,50x6,50
8,10
4
4,00x3,00
2,00x3,50
300
CORTE ROOM
90
6,00x15,00
5,30
2
2,00x3,50
2,00x3,50
CROZZOLA ROOM
104
6,50x16
5,30
2
-
2,00x3,50
VALLARESSO ROOM
84
6,50x13,00
5,30
2
2,00x3,50
SOSPIRI ROOM
51
5,30x9,70
5,30
1
-
-
5,30
ANTEBAR ROOM
49
6,10x8,00
OPPIO ROOM
42
6,30x6,70
SALONE DEL RIDOTTO
ALCOVA ROOM PARTE OF THE SALONE DEL RIDOTTO
Area mq
curato a questo luogo un ruolo da protagonista nella storia veneziana. Oggi è uno spazio multifunzionale attorniato da altre otto sale ampie e suggestive, dotate di luce naturale e di tutte le più moderne tecnologie. Grazie alla posizione dalla Terrazza Ristorante “Grand Canal” e dal Bar potete godere di una vista superba sulla Chiesa di Santa Maria della Salute e l’Isola di San Giorgio. In questo luogo potrete gustare i piatti tipici della tradizione veneziana in un am biente di prima classe per sentirvi come a casa.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
273 GCMS Veneto Monaco & Gran Canal Scheda.indd 273
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SI
80
300
300
280
140
90
120
SI
35
90
100
120
60
40
100
SI
-
100
80
100
40
30
2,00x3,50
90
SI
30
85
70
90
60
30
2,00x3,50
-
50
SI
20
50
50
60
30
25
-
-
-
50
SI
20
50
48
40
25
25
5,30
3
2,00x3,50
2,00x3,50
49
SI
20
50
40
40
20
20
5,30
2
2,00x3,50
2,00x3,50
40
SI
15
40
30
30
20
20
2020
HOTEL
Apertura: tutto l’anno
273
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VENETO
Lazise (Vr) – www.hotelparchidelgarda.it
Hotel Parchi del Garda Contatti: Serena Celano, Events Manager s.celano@hpdg.it
★★★★ Via Brusà, 16 37017 Pacengo di Lazise (VR) Tel. 045 6499640 - Fax 045 6499600 congress@hpdg.it www.hotelparchidelgarda.it
HOTEL
H
otel Parchi del Garda offre 233 camere, ampi spazi verdi, 3 sale ristorante ed il più grande Congress Centre di Verona e del Lago di Garda. Oltre 2.000 mq di spazi dedicati agli eventi: 9 sale con capienza da 20 a 800 persone, dotate di luce naturale e con accesso diretto anche dall’esterno, un ampio foyer di 500 mq per coffee break o area sponsor e due desk dedicati alle se greterie organizzative. Completano l’offerta massima versatilità e possibilità di personalizzazione, servizi ristorativi di ottimo livello e avanzate attrezzature audio/video.
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
Il Team Eventi interno, qualificato e dedicato, segue il cliente dall’idea iniziale fino alla realizzazione di ogni tipologia di evento fino a oltre 1000 persone: Meeting, Congressi Medici, Corsi ECM, Convention, Expo e Training forza vendita. Hotel Parchi del Garda è a Lazise (V erona), in posizione strategica e comoda da raggiungere con tutti i mezzi: a 5 km dal casello autostradale ed a 4 km dalla stazione di Peschiera del Garda. Ampio parcheggio sia inter no che esterno.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
BENACUS
867
36x24
4,20
4
1,82x2,10
(4,x3,25)+(3,1x2,4)
800
SI
-
650
600
800
250
-
ARILICA
341
19x17
4,2
1
-
-
315
SI
60
-
180
315
100
60
RIVA
151
8,70x17,40
3,70
1
1,92x2,10
-
130
SI
50
-
-
130
50
40
ROCCA
147
8,45x17,40
3,70
1
1,92x2,10
-
130
SI
50
-
-
130
50
40
GARDESANA
238
39x6,10
3,10
4
-
-
60
SI
15
-
-
60
22
30
CISANO
65
5,88x11,16
3,10
1
-
-
40
NO
12
-
-
40
20
30
BARDOLINO
65
8,94x7,30
2,80
1
-
-
35
NO
12
-
-
35
14
25
LACISIUM
35
5,35x6,70
3,70
1
-
-
25
SI
15
-
-
25
10
12
VELA
40
5,60x7,21
3,90
1
-
-
20
NO
6
-
-
20
10
12
274
274 GCMS Veneto Hotel Parchi del Garda Scheda.indd 274
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 12:19
VENETO
Venezia – www.servizimetropolitani.ve.it
Isola di San Servolo Contatti: Chiara Ballarin - Ufficio Eventi eventi@servizimetropolitani.ve.it Manuela Cracco - Ufficio Congressi congressi@servizimetropolitani.ve.it
Isola di San Servolo, 1 30124 Venezia Tel. 041 2765001 - Fax 041 2765402 info@servizimetropolitani.ve.it www.servizimetropolitani.ve.itt
I
l complesso storico monumentale dell’Isola di San Ser volo, circondato da un magnifico e scenografico parco, dispone di 11 sale congressuali, luminose ed accoglien ti, con capienza dai 15 ai 240 posti. Dotate di moder ne attrezzature audiovisive e copertura internet wi-fi, le sale possono essere in gran parte allestite secondo le esigenze organizzative e logistiche più diverse; inoltre, collegando due o più sale con impianto a circuito chiuso, é possibile
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
aumentare il numero di partecipanti ad una stessa sessione. Uno staff esperto e qualificato è a disposizione per assicurare la riuscita di qualsiasi evento. L’Isola di San Servolo offre ai suoi convegnisti la possibilità di alloggiare presso le proprie strutture ricettive, coniugando il luogo di lavoro con quello di alloggio dei partecipanti, garantendo una più pratica e funzionale organizzazione del congresso stesso.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
AUDITORIUM
234
26x9
4,56
6
-
-
240
SI
-
-
-
240
-
-
GRECALE
458
-
-
2
-
-
180
SI
56
450
300
180
125
80
SALA BASAGLIA
120
16x7,50
-
2
-
-
150
SI
-
150
110
-
-
-
SALA TEATRO
151
15,50x9,50
4,9
1
1
-
90
SI
40
-
-
90
48
48
ROOM 6
80
9,70x8,20
-
2
1
-
54
SI
20
-
-
54
32
20
ROOM 2
71
9,50x7,50
4,14
2
2
-
48
SI
20
-
-
48
24
20
ROOM 3
53
7x7,50
4,14
1
1
-
32
SI
21
-
-
32
18
18
ROOM 7
56
7,50x7,50
-
1
1
-
32
SI
18
-
-
32
27
12
ROOM 8
54
7,20x7,50
-
1
1
-
32
SI
18
-
-
32
27
12
ROOM 4
30
8,50x8,50
-
2
2
-
20
SI
18
-
-
20
16
18
ROOM 9
34
4,50x7,50
-
1
1
-
20
SI
10
-
-
20
15
14
ROOM 5
23
6,50x3,50
-
1
1
-
12
SI
8
-
-
12
-
10
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
275 GCMS Veneto San Servolo Scheda.indd 275
2020
CENTRO CONGRESSI
Apertura: tutto l’anno
275
23/01/20 12:20
VENETO
Venezia – www.scuolasangiovanni.it
Scuola Grande San Giovanni Evangelista di Venezia Contatti: Cristina Scarpa Direttore eventi info@scuolasangiovanni.it
CENTRO CONGRESSI
Sestiere San Polo, 2454 30125 Venezia Tel. 041 718234 - Fax 041 5244022 info@scuolasangiovanni.it www.scuolasangiovanni.it
P
roporre ai propri ospiti una serata unica in una location che fa la differenza potrebbe stupire e affascinare i vostri clienti. Nel centro storico di V enezia, una prestigiosa sede muse ale, un compendio ar tistico di assoluto spessore e, al con tempo, luogo ideale per ospitare eventi di ogni tipo. Nelle sue sale monumentali si legge l’evolversi di una storia che
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
dal periodo gotico porta al barocco intrecciandosi col rinascimento. Tali saloni risultano una cornice unica per ospitare in maniera indimenticabile la vostra serata. Ogni manifestazione realizzata è esclusiva e fatta su misura per soddisfare le esigenze di ogni cliente e interpretare la vera essenza dell’evento.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SALA DELLE COLONNE
300
27x12
5,00
5
5x4
1,7x2,8
300
SÌ
-
300
300
250
200
-
SALONE SAN GIOVANNI
350
27x12
11,00
2
3,2x5,7
1,7x2,8
300
SÌ
120
-
300
300
250
120
ORATORIO DELLA CROCE
105
13x8
8,00
3
1,60x3,10
1,7x2,8
80
SÌ
-
-
-
80
-
-
SALA DELL’ALBERGO
65
7,9x8,6
8,00
3
1x2,10
1,7x2,8
60
SÌ
25
40
40
60
30
25
SALA VERDE
48
6x8
4,00
3
1,20x2,15
1,7x2,8
60
SÌ
25
40
40
60
30
25
SALA STENDARDO
72
8x9
4,00
2
-
1,7x2,8
70
SÌ
30
-
-
70
40
25
SALA GUARANA
75
8x9
8,00
1
-
1,7x2,8
80
SÌ
30
-
-
80
40
30
276
276 GCMS Veneto Scuola Grande Venezia Scheda.indd 276
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 12:20
arzanadv.it
VENETO
Vicenza – www.vicenzaconventioncentre.it
Vicenza Convention Centre - IEG Contatti: Federica Franzini BD & Sales Account federica.franzini@iegexpo.it
Via dell’Oreficeria, 16 36100 Vicenza Tel. 0444 969077 - Fax 0444 969000 info@vicenzaconventioncentre.it www.vicenzaconventioncentre.it
Nome sala
Area mq
HALL 7
Dimensioni metri
Altezza metri
e dispone di 2.300 parcheggi. Propone sale oscurabili, dotate di luce naturale e di arredi mobili che consentono di cambiare il set-up secondo le esigenze di ogni evento. Gli ampi foyer ospitano esposizioni e ser vizi catering e i padiglioni adiacenti consentono di allestire sale di grandi dimensioni e aree espositive fino a 9.000 posti. ViCC opera con collaboratori professionali, dal catering agli audiovisivi, scenografie e allestimenti, prenotazioni alberghiere, location per serate, visite guidate.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
13542
144,62x100
-
-
-
-
9000
NO
-
9000
-
9000
-
TEATRO PALLADIO
880
-
-
3
2,05x2,30
-
709
NO
-
-
-
709
-
-
HALL 8.0 (FOYER)
1700
-
3,85
1
-
-
650
SI
-
650
445
-
-
-
HALL 8.1 (FOYER)
1650
-
2,94
4
-
-
437
NO
-
437
330
-
-
-
TIZIANO (DIVISIBILE IN 2)
364
21,4x17,2
3,60
2
1,80x2,30
-
290
SI
56
290
240
290
120
72
GIOTTO (DIVISIBILE IN 2)
228
11,4x21,1
3,60
2
1,85x2,10
-
190
SI
42
190
130
160
66
52
TIZIANO A
182
10,7x17,2
3,60
1
1,80x2,30
-
150
NO
40
150
110
150
56
48
TIZIANO B
182
10,7x17,2
3,60
1
1,80x2,30
-
140
NO
40
140
110
140
56
48
8.0.6
118
8x15,1
3,30
2
-
-
100
SI
38
82
80
100
56
38
GIOTTO B
140
11,3x12,8
3,60
1
1,85x2,10
-
93
SI
26
140
90
93
42
36
CANOVA
96
12,7x7,6
3,60
2
-
-
80
NO
30
95
60
80
30
34
8.0.3
85
-
3,30
2
-
-
64
SI
-
-
-
64
-
-
-
11,3x8,1
3,60
1
1,85x2,10
-
60
SI
18
60
50
60
30
24
GIOTTO A 8.0.4
64
-
3,30
2
-
-
51
NO
-
-
-
51
-
-
STAMPA
89
8x11,1
3,30
1
-
-
50
SI
24
50
50
50
34
28
8.0.2
72
-
3,30
1
-
-
47
NO
-
-
-
47
-
22
8.0.5
64
8x8
3,30
1
-
-
40
SI
18
43
40
40
22
8.0.1
31
-
3,30
1
-
-
25
NO
-
-
-
25
-
-
8.10
26
3,7x5
3,30
1
-
-
13
SI
-
18
-
12
-
13
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
279 GCMS Veneto IEG Fiera Vicenza Scheda.indd 279
2020
CENTRO CONGRESSI
V
iCC è una struttura moderna e funzionale, gestita dall’Event & Conference Division di Italian Exhibition Group, leader in Italia nell’organizzazione di eventi fieristici e tra i principali operatori del settore fieristico e dei congressi a livello europeo. Nel cuore produttivo del nord-est, la città Palladiana Pa trimonio dell’UNESCO, of fre una location di design con arredi Italian style. Facilmente raggiungibile, si trova sull’asse Torino-Trieste a soli 500 metri dal casello autostradale
Apertura: tutto l’anno
279
23/01/20 12:21
1539MC_VillaBalbi_V2_Layout 1 05/07/13venerdĂŹ 14:53 Pagina 1
GRAND HOTEL VILLA BALBI
Villa Balbi Antica ed aristocratica villa del 600 Si trova sul lido di Sestri Levante, a pochi metri dal bellissimo mare del Golfo del Tigullio. Gli interni di grande eleganza e ricchezza che conservano ancor oggi tutto il loro fascino, un servizio attento e professionale ed un elevato comfort, fanno del Grand Hotel Villa Balbi, il luogo ideale per incontri di lavoro a contatto con la storia e la suggestiva natura ligure. Sono a disposizione diverse sale meetings, tutte ottimamente equipaggiate e dotate di aria condizionata, salone ricevimenti, aree espositive ed eccellente assistenza tecnica.
GRAND HOTEL VILLA BALBI
Viale Rimembranza, 1 - 16039 Sestri Levante (GE) Tel. 0185.42941 - Fax 0185.482459 e-mail: villabalbi@villabalbi.it - www.villabalbi.it
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
LIGURIA
Grand Hotel Villa Balbi Cenobio dei Dogi
281 GCMS Liguria Copertina 2020.indd 281
280
Hotel Vis à Vis
284
282-285
23/01/20 15:05
LIGURIA
Camogli (Ge) - www.cenobio.it
Cenobio dei Dogi La struttura ligure è dotata di sei sale modulabili e di tecnologia all’avanguardia per congressi medici ed eventi in genere, in uno dei contesti paesaggistici più suggestivi della Liguria, che ben si presta anche a programmi post congress
HOTEL
S
iamo nel Golfo di Camogli, in una delle location più raffinate della zona: il Cenobio dei Dogi. L ’elegante quattro stelle dispone di un vero e proprio centro congressi con sei sale polifunzionali e lumino se, in grado di combinare le proprie volumetrie tra loro e di cambiare disposizione e set-up, per congressi, riunioni e workshop da venti a duecento delegati nella classica configurazione a teatro. Tra i plus della struttura ligure, le dotazioni tecnologiche all’avanguardia, tra le quali videoproiettori, monitor al plasma, microfoni e lavagne luminose. Inoltre, è a disposizione tutta una serie di spazi accessori fondamentali per un congresso: saletta segreteria, hospitality desk e collegamento Wi-Fi in primis. Un congresso di successo non può prescindere dal supporto di uno staff dedicato, che qui è un punto di riferimento prima, durante e dopo l’evento, ed è in grado di coadiuvare Pco e organizzatori non solo nella fase logistica, ma anche nella pianificazione di post congress alla scoperta del territorio, attività di team building e momenti conviviali. A proposito di buona tavola, i due ristoranti del Cenobio, il Ristorante del Doge e La Playa (quest’ultimo aperto soltanto durante le stagioni più calde, da maggio a settembre circa), sono prenotabili in esclusiva per cene di gala, colazioni di lavoro, pranzi tipici, il tutto per un massimo di duecento persone sedute, in un contesto di grande fascino, frutto non solo degli arredi eleganti delle sale, ma anche dei panorami mozzafiato che si godono dalle vetrate di entrambe le location, affacciate sul mare
e sullo scenografico borgo marinaro. Tornando ai “sapori” della struttura, qui le creazioni degli chef attingono alla tradizione regiona le, rivisitata però con tocchi inter nazionali e raffinati ed esaltata dall’attenta selezione di prodotti sempre freschi e genuini. In linea con uno dei trend degli ultimi tempi, le cucine del Cenobio dei Dogi possono trasfor marsi negli spazi dove allestire contest gastronomici sulla scia dei numerosi format televisivi in auge, oppure diventare la cornice di interessanti lezioni di cucina ligure, impartite dagli chef della struttura, grazie alle quali i congressisti potranno poi tornare a casa dopo aver imparato a preparare il vero pesto alla genovese o la soffice focaccia locale.
282
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
282-283 GCMS Liguria 2S Cenobio dei Dogi.indd 282
Ambientazione mediterranea È un’atmosfera mediterranea quella che si respira nei diversi ambienti del Cenobio dei Dogi, dai salotti agli spazi comuni, fino alle cento camere, dif ferenti l’una dall’altra per arredamento, ubicazione e disposizione, ma accomunate dallo stile italiano degli arredi in legno chiaro, dal calore del parquet dei pavimenti, dai riposanti color pastello dei bagni. Le stanze sono caratterizzate da vista sul mare o sul verde promontorio di Portofino e la loro tranquillità è assicurata dal parco con pini secolari e dal grazioso cor tile fiorito che circondano l’hotel e che fanno da cornice anche alla piscina di acqua salata, a disposizione esclusiva degli ospiti dell’hotel, così come la splendida e appartata spiaggia privata, attrezzata con lettini e ombrelloni. Momenti di relax totale si possono sperimentare nella Doge Beauty Spa, che propone massaggi personalizzati (da pro-
2020
23/01/20 12:23
vare il Bamboo Massage, per alleviare le tensioni muscolari e riossige nare i tessuti) ed efficaci trattamenti anti-age per viso e corpo. E come non citare la splendida terrazza affacciata sul blu, dalla quale ammirare spettacolari tramonti, magari sorseggiando un bicchiere di ottimo vino, un cocktail o un long drink accompagnati dalla musica del piano bar . Il territorio nel quale sorge il Cenobio dei Dogi si presta all’organizza zione di affascinanti post congress: dalla splendida Camogli,con le sue ancora vivissime tradizioni marinare, all’esclusiva Por tofino, raggiungibile in una manciata di minuti. La scoperta del territorio circostante può portare delegati e congressisti anche a Genova, in una passeggiata tra i suoi intricati carrugi e i suoi splendidi palazzi storici, molti dei quali protetti dall’Unesco; oppure la meeting industry può spingersi fino alle Cinque Terre, distanti appena una cinquantina di chilometri, cinque gemme incastonate nel mare turchese, anch’esse da tempo annoverate nel Patrimonio dell’Unesco.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
282-283 GCMS Liguria 2S Cenobio dei Dogi.indd 283
2020
HOTEL CENOBIO DEI DOGI Numero di camere: 100 Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 200 a teatro Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): per 100 pax 100 mq di spazi espositivi Aeroporto più vicino: C. Colombo - Genova Indirizzo: Via N. Cuneo, 34 – 16032 Camogli (Ge) Contatti: tel. 0185 7241 fax 0185 772796 dogi@cenobio.it www.cenobio.it Persone di riferimento: Paola Pastine (vice direttore) dogi@cenobio.it tel. diretto: 0185 724480
★★★★
HOTEL
LIGURIA
283
23/01/20 12:23
LIGURIA
Sestri Levante (Ge) – www.hotelvisavis.com
Hotel Vis à Vis Perfetta per eventi Mice, grazie alla sua vocazione congressuale, alla versatilità degli spazi per convegni, alla posizione paesaggistica di charme, la struttura è un palcoscenico ideale per la clientela business
Q
★★★★
HOTEL
uattro stelle all’insegna della suggestione, della qualità di un ser vizio di alto livello, di una location quasi unica nel suo genere. L’Hotel Vis à V is ha una posizione invidiabi le, affacciato sul lungomare di Sestri Levante, celebre località di villeggiatura af facciata sul Mar Ligure e sul Golfo del T igullio: qui dal 1964 si fondono momenti leisure con attività legate alla meeting industry, grazie anche alla sua facile raggiungibilità attraverso le principali autostrade e agli aeroporti del settentrione. Pochissime ore di auto, poi, lo separano dalle più importanti città del nord e del centro Ita -
HOTEL VIS À VIS Numero di camere: 51 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 180 Superficie meeting room principale (mq): 130 Superficie area espositiva (mq): 130 Aeroporto più vicino: Genova Indirizzo: Via della Chiusa, 28 16039 - Sestri Levante (Ge) Contatti: tel. 018542661 fax 0185 480853 visavis@hotelvisavis.com www.hotelvisavis.com Persone di riferimento: Paola Pittaluga (property) paola@hotelvisavis.com tel. diretto: 340 8545107
284
284 GCMS Liguria SX Hotel Vis a Vis.indd 284
lia. L’architettura interna delle sue 51 camere e suite, dotate di tutti i comfort incluse terrazze, balconate panoramiche e accessi al giardino, sono ispirate a uno stile che rimanda le cabine delle lussuose navi da crociera di una volta. Due sono invece i ristoranti, per una cucina me diterranea di origine locale di qualità: l’Olimpo, grazie alle sue vetrate panoramiche, regala una vista impagabile sul Mar Ligure e si presenta quindi come location di char me per pranzi e cene aziendali di alto livello così come Portobello, con i suoi tavoli in riva al mare, è per fetto per cene di gala post evento. Anche congressi, convegni e workshop trovano nell’Hotel Vis à Vis il palcoscenico perfetto: tre sono le sale (la principale può ospitare fino a 180 persone) dotate di luce naturale, versatili, polifunzionali, modulabili e dotate di attrezzature tecnologiche audio e video complete incluse, tra l’altro, due sale di regia, traduzione simultanea e connessione Wi-Fi. Lo staf f, appositamente dedicato, permetterà l’organizzazione e personalizzazione dell’evento fino a un post congress che può spaziare dal transfer da e per gli aeropor ti fino alla possibilità di organizzare escursioni nelle Cinque Terre.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 12:23
GMC1080_CenobiodeiDogi_Layout 1 22/06/18venerdĂŹ 10:06 Pagina 1
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
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286
Relais Villa Fiore
290-291
Atlantic Hotel
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Palacongressi di Rimini - IEG
292-293
Best Western Plus Tower Hotel Bologna 289
287 GCMS Emilia Romagna Copertina 2020.indd 287
23/01/20 15:06
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Bologna – www.towerhotelbologna.com
Best Western Plus Tower Hotel Bologna Contatti: Valentina Binda, Mice Coordinator events@towerhotelbologna.com
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Nome sala
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Dimensioni metri
Altezza metri
e garantiscono all’Ospite di rimanere sempre connesso o utilizzare i nostri moderni computer nella spaziosa lobby. Il Centro Congressi of fre una soluzione per ogni esigenza. Grazie a diverse metrature e layout, le 11 sale meeting possono ospitare riunioni ristrette, meeting periodici, conferenze di settore o lanci di prodotto, come cene ed eventi aziendali. Modulabili, dotate di luce naturale e delle più moder ne attrezzature, le sale garantiscono flessibilità e personalizzazione mentre i servizi dedicati e lo staff professionale assicurano efficienza e puntualità. Il Ristorante interno offre proposte personalizzabili per welcome coffee, coffee break, pranzi di lavoro o cene aziendali fruibili nell’elegante sala ristorante o in una delle sale meeting adattabili a servizio di banchettistica.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
FELSINA
360
21,10x17,2
3,50
1
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400
NO
85
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400
180
85
FELSINA 1
181
10,5x17,2
3,50
1
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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HOTEL
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l design contemporaneo, gli arredi eleganti e funzionali delle confortevoli camere, i ser vizi 4 stelle e la posizione strategica rendono l’hotel la soluzione per fetta per il viag giatore business e anche per un rilassante soggiorno. Dispone di 149 camere di diverse tipologie arredate con stile contemporaneo e letti king size, TV LCD con canali nazionali, internazionali e Sky, ampia scrivania da lavoro, minibar e bollitore con selezione di tè e caffè. Vicinissimo alle principali arterie autostradali, a pochi minuti d’auto dalla Fiera di Bologna e a soli 2 minuti dall’accesso alla Tangenziale Nord, offre un comodo parcheggio esterno oltre a un ampio garage interno gratuito. La connessione internet Wi-Fi in tutta la struttura e l’Internet Point sono disponibili gratuitamente
Apertura: tutto l’anno
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EMILIA ROMAGNA
Bologna – www.villavalfiore.com
Relais Villa Valfiore Alle porte di Bologna e in un oasi di quiete, la location ideale per ogni stagione grazie ai suoi spazi outdoor e indoor. Charme storico, massimo comfort, tecnologia all’avanguardia e staff dedicato per raggiungere obiettivi all’insegna del successo
HOTEL
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pochi minuti dal cuore di Bologna e, al contempo, incastonato nella campagna emiliana, in un parco secolare dagli echi antichi, il Relais Villa Valfiore è una dimora secentesca nella quale gli eventi assumono carattere di eccellenza con tradizione e innovazione, che incedono di pari passo in un contesto di raffinata eleganza e di attenzione a ogni mi nimo dettaglio. Tutt’intorno, la tranquillità che aleggia nel parco favorisce la concentrazione necessaria agli impegni professionali.
sino a 120 persone, si rivela oltremodo versatile nei suoi allestimenti, e diventa quinta d’appeal per cene di gala di prestigio. La sala, che si apre tra il corpo centrale della Villa e la foresteria - che ospita cinque camere -, è stata studiata proprio per essere un trait-d’union tra la piscina, il parco, il ristorante e l’oratorio di San Rocco e San Sebastiano. Spazio al massimo comfort e relax, invece, nell’accomodation, articolata in 23 camere all’insegna della ricercatezza dei particolari, mentre il parco è set di numerose oppor tunità di team building, dai tornei in squadra alle lezioni di yoga passando per sessioni di stretching.
Per i colli bolognesi Una storia da raccontare È un pezzo di storia iniziato quattro secoli fa, quello di Relais V illa Valfiore, con un si gillo d’autore che è stato mantenuto durante l’accurato restyling della location, volto a privilegiare il continuo dialogo con l’ambiente circostante e a scegliere, quindi, i più appropriati elementi di finitura quali pavimentazioni, illuminazione e cromie dei tessuti degli arredi. Il risultato è una struttura a quattro stelle di altissimo livello e in una propaggine del parco - raggiungibile attraverso un percorso pedonale fra gli alberi - si trovano persino la piccola chiesa e oratorio di San Sebastiano e San Rocco, eretta nel 1604, che racchiude in sé la memoria dell’epoca. Sapientemente restaurata, è oggi cornice di cerimonie wedding mentre dedicate al business sono le 3 sale meeting della struttura, rivolte a incontri medi e raccolti: sala Ulivi, sala Tigli - con ampie vetrate affacciate su un’area interna, alla base della “collina mediterranea” del parco - e sala Cedri, tutte provviste di tecnologia di ultima generazione. Sala Ulivi, illuminata con luce naturale e in grado di accogliere
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Fra gli ingredienti per eventi di successo a V illa Valfiore spicca la ri storazione e il Mice qui apprezzare prelibatezze accostate a etichette
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ladini di Bacco e formaggi. Nei dintorni, una pluralità di opzioni: dalle visite alla cantina Umberto Cesari - e assaggio dei prodotti - al castello di Dozza e del suo suggestivo bor go passando per attività adrenaliniche. È il caso dell’Autodromo Enzo e Dino Ferrari di Imola così come della scoper ta del territorio in mongolfiera o praticando rafting, paintball ed equitazione o, ancora, avventure in quad e go kart. All’insegna della coesione, infine, la direzione di Relais V illa Valfiore propone “Quitz”, un gioco di squadra perfetto per promuovere la massima coesione fra i par tecipanti e il senso di appartenenza all’azienda.
RELAIS VILLA VALFIORE Numero di camere: 23 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 110 Superficie meeting room principale (mq): 135 Aeroporto più vicino: Bologna BLQ Indirizzo: Via Lambertini 20, 40068 San Lazzaro di Savena Contatti: tel. 051 6255491 Fax 051 4998101 info@villavalfiore.com villavalfiore.com Persone di riferimento: Julia Ionescu (Capo ricevimento) info@villavalfiore.com tel. diretto: 051 6255491
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di pregio, in rappresentanza dei rinomati vigneti dei colli bolognesi circostanti. Il ristorante, affacciato sul parco e aperto anche a una clientela esterna, è un omaggio ai sapori del territorio e ai prodotti freschi e genuini che compongono i piatti tipici della tradizione emiliana. Come gli ambienti del ristorante, anche la luminosa sala breakfast è ricavata da un’originaria cantina che si af faccia su una corte laterale e consente di iniziare la gior nata con prodotti di altissima qualità in un ambiente suggestivo e riscaldato dal camino in inverno. Nella bella stagione, invece, gli ospiti possono fruire di una delle caratteristiche esclusive del relais: il patio esterno, spazioso e protetto da un rigoglioso giardino, che of fre la possibilità di ricaricarsi con un cof fee-break circondati dal verde. Una struttura, Relais V illa Valfiore, nella quale i meeting possono essere accostati anche a post congress “a chilometro zero”, per esempio in occasione di degustazioni di champagne, pa-
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Scopri una nuova idea di location. Immagina un luogo pensato per usi differenti. Temporaneo e permanente nello stesso tempo. Un ambiente pieno di luce, concepito per mutare ed evolvere continuamente, con elementi architettonici intelligenti, leggeri e flessibili, senza limiti tecnologici e funzionali. Uno spazio di design e bellezza con una personalitĂ forte e seducente, capace di trasformare i tuoi eventi in esperienze completamente uniche.
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l Palacongressi di Rimini è gestito dall’Event & Conference Division di Italian Exhibition Group, leader in Italia nell’or ganizzazione di eventi fieristici e tra i principali operatori del settore fieristico e dei congressi a livello europeo. Unico nel panorama nazionale, è una struttura all’insegna del rispetto dell’ambiente, dell’innovazione tecnologica e della flessibilità. Location moderna con un design elegan te, luce naturale in ogni ambiente e arredi Italian style, i suoi spazi possono accogliere eventi di ogni dimensione e
Nome sala
PIAZZA (DIVISIBILE IN 6 SALE)
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
tipologia, contando 39 sale da 20 a 4.700 posti per una capacità totale di 9.000 posti e 11.000 mq. attrezzati per l’area espositiva e i servizi catering. Facilmente raggiungibile, immersa in un parco verde, è collegata al mare e al centro storico attraverso un sistema di percorsi pedonali e ciclabili in un territorio ospitale, ricco di cultura e buon vivere. Aderisce al progetto “Food for Good” per il recupero del cibo prodotto in eccesso durante gli eventi.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
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CENTRO CONGRESSI
Apertura: tutto l’anno
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dimora storica contemporanea L’Umbria conserva intatto il fascino della natura, delle arti e delle tradizioni. Gubbio, nel cuore dell’Umbria, rappresenta un candido gioiello incastonato nel verde, le sue architetture sono tra le testimonianze WP HS[L KP \U 4LKPVL]V JVS[V L YHMÄUH[V L NP\UNVUV H UVP JVTL TVU\TLU[P ZLUaH [LTWV In questa cornice vi accoglie il Park Hotel Ai Cappuccini, dimora ideale di un’antica, nuovissima ospitalità, offrendovi spazi esclusivi e servizi eccellenti per convegni e incentives di sicuro successo.
PARK HOTEL AI CAPPUCCINI Via Tifernate t 06024 t GubbioPARK (Perugia) t Italy Tel. +39 075 9234 t Fax +39 075 9220323 HOTEL AI tCAPPUCCINI www.parkhotelaicappuccini.it Via Tifernate t 06024 t Gubbio (Perugia) t Italyt info@parkhotelaicappuccini.it t Tel. +39 075 9234 t Fax +39 075 9220323 www.parkhotelaicappuccini.it t info@parkhotelaicappuccini.it
UMBRIA
Gubbio (Pg) – www.parkhotelaicappuccini.it
Park Hotel ai Cappuccini icavato da un monastero del XVII secolo, il Park Hotel ai Cappuc cini è situato a due passi dallo splendido centro storico medioevale di Gubbio. La struttura è particolarmente indicata per i congressi medici ed Ecm, che ospita regolar mente nel corso dell’anno, per la sua posi zione poco fuori dal centro storico, e quindi non in zona Ztl, per l’ampio parcheggio ma, soprattutto, per i suoi spazi congressuali modernamente attrezzati. Sono tredici le sale a disposizione, dotate di tecnologia all’avanguardia e di uno staf f dedicato. Appar tato, eppure vicinissimo al centro della città, oggi l’hotel è una struttura che unisce, in una felice ed equilibrata combinazione, antichi ambienti e nuovi comfort. Gli interni offrono anche ampi spazi d’incontro e di socialità, rilassanti luoghi di conversazione riscaldati da camini e impreziositi da arazzi, af freschi e dipinti d’epoca.
Relax e buona tavola Agli spazi per i congressi si aggiungono altri plus che contribuisco no a garantire il successo di qualsiasi evento nella struttura: l’hotel umbro, infatti, è anche un vero e proprio tempio dedicato al benes sere psico-fisico. Il suo Cappuccini Wellness & Spa, recentemente completamente ristrutturato, si presenta con una nuova, più bella e importante veste, dove la filosofia olistica degli elementi naturali si applica ai servizi dedicati alla cura del corpo. Per lo sport e le attività motorie sono a disposizione l’ampia palestra con area cardio-fitness e power-training, il campo da tennis o calcetto, le mountain byke e
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la sala biliardo. La zona di Gubbio è famosa anche per la tradizione gastronomica: al Park Hotel ai Cappuccini, i sapori locali si gusta no nel ristorante Nicolao, dove l’impeccabile servizio e la tranquilla accoglienza rendono l’atmosfera preziosa per un momento unico dedicato al gusto e dove la soddisfazione della tavola diventa un piacevole rituale del corpo e dello spirito. PARK HOTEL AI CAPPUCCINI Numero di camere: 92 Numero max meeting room: 13 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 438 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: San Francesco, Perugia (40 km) Indirizzo: via Tifernate, 06024 - Gubbio (Pg) Contatti: tel. 075 9234 fax 075 9220323 info@parkhotelaicappuccini.it www.parkhotelaicappuccini.it Persone di riferimento: Attilio Bonifazi info@parkhotelaicappuccini.it tel diretto: 075 9234
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Tra antico e moderno, wellness e buona tavola, i congressi medici, gli Ecm e gli eventi in genere trovano una location di prim’ordine a Gubbio, in sale attrezzate e gestite da uno staff esperto
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uattro hotel, tra Firenze e Roma, con una proposta ricettiva a 360 gradi: Hotel Villa Fiesole, Hotel Calzaiuoli e Grand Hotel Mediterraneo nel capoluogo toscano a cui si aggiunge il Grand Hotel Palatino nel centro storico della capitale. Dal 1955 FH55 Hotels è protagonista assoluta dell’ospitalità italiana e da sempre la sua vocazione business ne ha nel corso degli anni definito l’identità. Una storia nata con l’apertura del Grand Hotel Mediterraneo, sul Lungarno del Tempio, e proseguita a Roma con il Grand Hotel Palatino, un ex convento trasfor mato in un albergo di otto piani nei pressi del Colosseo. L’Hotel Calzaiuoli a Firenze è stata la terza acquisizione del Gruppo, un edificio storico posto nell’omonima via tra il Duomo e piazza della Signoria, con 54 camere. Da ultimo Villa Fiesole, che è entrata a far parte di FH55 Hotels nel 1990. Sull’omonima collina che fronteggia la città, a otto chilometri dal centro cittadino, le antiche limonaie della soprastante Villa San Michele ospitano oggi 32 camere in un con testo architettonico rinascimentale e naturalistico di grande fascino. L’offerta complessiva del gruppo si avvale di 613 camere e due centri congressi, a Roma e a Firenze, e uno staf f di oltre duecento collaboratori grazie ai quali riesce a soddisfare ogni esigenza, soprattutto nell’ambito business. La continua attività di for mazione del personale permette di mantenere un livello molto alto di competenze e di at tenzione a ogni aspetto dell’organizzazione ponendo FH55 Hotels come punto di riferimento anche per la meeting industry, come testimoniano le numerose presenze internazionali in tutte le quattro strutture.
Globo Firenze – Salone dei Continenti
Grand Hotel Mediterraneo a Firenze Collocato nel cuore di Firenze, a una manciata di minuti a piedi da Ponte Vecchio, Grand Hotel Mediterraneo è la punta di diamante di FH55 Hotels per quanto riguarda il segmento business. Profondamente ristrutturato negli ultimi anni ospita 327 camere, tre sale ristoran te, un american bar e un centro congressi con 15 sale meeting modulabili e illuminate con luce naturale, sessanta posti auto nel garage privato e una hall per fetta per cof fee break ed aperitivi fino a 350 persone. Al suo interno un centro congressi tra i più capienti di Firenze, dotato di attrezzature audio/ video di ultima generazione offre una capienza massima totale di 600 persone raggiunta tramite sistema di Videoconferenza fra i saloni: 3 sale plenarie con una principale (salone dei Continenti) e due secondarie (salone degli
Hotel Villa Fiesole – Firenze
Grand Hotel Mediterraneo – Firenze
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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TOSCANA
Grand Hotel Palatino a Roma A pochi passi dal Colosseo e dal Foro Romano, vicino alla fer mata della metropolitana Cavour (linea B) il Grand Hotel Palatino sorge in un punto strategico della città eter na:a poca distanza dalla stazione ferroviaria Termini, ideale per coloro che arrivano in treno, aereo o che hanno necessità di muoversi velocemente nel centro della città. Per chi raggiunge l’hotel con auto propria, invece, è possibile usufruire di alcuni garage posti nei dintorni della struttura. L’albergo è dotato di duecento camere e un centro congressi che dispone di quattro sale meeting e tre business room, più una sala plenaria di 295 metri quadrati capace di accogliere a platea un massimo di duecento persone. Sala Cesarini è anche sede
del celebre Mercato Monti, urban market che aiuta le imprese nella ricerca di nuovi talenti e ospita esposizioni di artigiani, designer, stilisti, inventori. Sala Tevere (metri quadrati 153) può ospitare fino a 90 persone a platea mentre Sala Aniene (metri quadrati 38) può accoglie re eventi più piccoli o suddividere le sessioni di lavoro in contesti diversi fino a 20 persone. Sala Velino e le tre Business Room, poste al primo piano, completano l’of ferta congressuale, per svariati utilizzi e richieste. Tutte le sale possono essere dotate dei più moder ni ausili tecnologici, mentre l’ingresso al centro congressi posto a livello stradale per mette di trasportare facilmente al suo interno oggetti voluminosi necessari per eventi particolar FH55 GRAND HOTEL MEDITERRANEO Brand di appartenenza: FH55 Hotels Numero di camere: 327 Numero max meeting room: 18 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 314 Superficie area espositiva (mq): 350 Aeroporto più vicino: A.Vespucci Aereoporto (10 km) Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 50121 - Firenze Contatti: tel. 055 660241 fax 055 679560 info@hotelmediterraneo.com www.hotelmediterraneo.com www.globocentrocongressi.com Persone di riferimento: Ilaria Tarchi - Congress& Event Dept. Manager events.fi@fhotels55.com tel diretto: 055 660241 int. 3
★★★★
Oceani e sala delle Americhe). Il salone dei Continenti (314 metri quadrati) e il salone degli Oceani (220 metri quadrati) possono essere divisi in base alle esigenze degli organizzatori in tre sale di sottocommissione che consentono, insieme a tutte le altre sale, un utilizzo versatile dello spazio. Tutte le sale sono perfette per ospitare piccoli e grandi eventi corporate, congressi, convegni e show-room per lanci di prodotto e possono essere allestite in diversi modi: a teatro, a banchi scuola, a tavolo unico, a cabaret, a ferro di cavallo o altre configurazioni.
HOTEL
Globo Roma – Sala Tevere
Grand Hotel Palatino - Roma
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
300-301 GCMS Toscana 2S FH Hotels.indd 301
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Isola d’Elba (Li) - www.hotelhermitage.it/it/meeting-congressi
Hotel Hermitage
che, e di catering, dif ferenti, di alta qualità, complete e personalizzabili in funzione delle esigenze dell’utenza Mice: ambienti interni ed esterni, su terrazze con vista sul mare e sulla spiaggia, perfetti per cene di gala e business lunch. Numerose e diverse, ovviamente, le possibilità di attività post congress e team bu ilding, così come è disponibile il ser vizio di transfer personalizzato. HOTEL HERMITAGE
Alta tecnologia Ampi spazi (la sala plenaria può ospitare più di cinquecento persone nella configurazione a teatro) per convegni ed eventi business, tutti dotati di luce naturale e di attrezzature tecnologiche complete e all’a vanguardia, cui si affianca uno staff dedicato per gestire e seguire la logistica di ogni singola occasione di lavoro e allestire le singole sale in modo personalizzato e professionale, per eventi business caratterizzati sia da un grande numero di par tecipanti sia da riunioni più ristrette. Non mancano ambienti esterni e interni per accoglienza e registrazione dei partecipanti, esposizioni di prodotto, coffee break e cocktail di benvenuto. Tre i ristoranti dell’Hotel Her mitage per scelte gastronomi -
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
303 GCMS Toscana DX Hermitage_alt.indd 303
2020
Numero di camere: 130 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 500+ Superficie meeting room principale (mq): 420 Superficie area espositiva (mq): 120 Aeroporto più vicino: Pisa Indirizzo: Loc Biodola 57037 Portoferraio (Li) Contatti: tel. 0565 9740 info@hotelhermitage.it www.hotelhermitage.it/it/meeting-congressi Persone di riferimento: Raffaella De Ferrari
★★★★★
C
inque stelle di charme, di alto livello per i servizi offerti; una proposta completa e di qualità per una clientela leisure e congressuale in una location unica e di forte impatto e suggestione. L’Hotel Hermitage si affaccia sulla spiaggia e sul golfo di Biodola, l’isola è quella dell’Elba: le camere e suite, 130 in tutto e di diverse tipologie, si presentano con tutti i comfort e dagli arredi classici ed eleganti, oltre che con vista sulla spiaggia e sul mare circostante o sul giardino dell’hotel. Plus di qualità, come lo sono quelli del centro congressi, il più prestigioso dell’Isola d’Elba, chiamato Elba Congressi Experience, composto da quattro sale interne e due nel vicino Hotel del Golfo.
HOTEL
Un vero e proprio centro congressi nell’isola d’Elba. L’Hotel Hermitage, elegante, raffinato e prestigioso garantisce alla clientela Mice eventi business di alto livello qualitativo e di forte impatto, grazie anche al suo staff, dedicato e professionale
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2019_Auditorium-al-Duomo_Layout 1 07/01/19lunedĂŹ 14:42 Pagina 1
TOSCANA
Firenze – www.auditoriumalduomo.com
Auditorium al Duomo Nel cuore di Firenze, la location ospita congressi, eventi e convention nei suoi spazi modernamente attrezzati e gestiti da personale specializzato per il settore Mice
sessioni. Uno spazio che, tramite tv a circuito chiuso, può essere collegato all’anfiteatro posto al piano superiore, soluzione che consente di aumentarne la capienza. Infine l’integrazione del polo congressuale con il Caffè Astra al Duomo e con catering di alto livello qualitativo permette di soddisfare qualsiasi necessità relativa a servizi di ristorazione come coffee break, light lunch, cocktail, colazioni, brunch, aperitivi e cene di gala.
ENTE
U
n grande anfiteatro e una sala plenaria di pregio per un centro congressi diffuso. Sono solo alcuni, questi, i plus più significativi dell’Auditorium al Duomo, che fa par te del complesso convegnistico Centro Congressi al Duomo (CCAD) insieme a Palazzo Coppini (centro studi, dimora storica e sede museale della Fondazione Romualdo Del Bianco ®) e ICLAB - Intercultural Creativity Laboratory (un open space adibito a campus universitario e centro di for mazione). È situato nel cuore di Firenze, nella storica via de’ Cerretani, a pochi passi dalla stazione ferroviaria e da piazza Duomo. Grazie ai suoi spazi modulari e alla sua posizione centrale ma, al contempo, facilmente accessibile, l’Auditorium al Duomo è una sede ideale e di grande prestigio per convegni, congressi, serate di gala e occasioni di lavoro che necessitino di un bouquet completo fatto di logistica di alto livello, attrezzature tecnologiche all’avanguardia, personale dedicato pro fessionale e location di grande fascino.
AUDITORIUM AL DUOMO
Spazi modulari L’anfiteatro Andrzej Tomaszewski costituisce l’ambiente principale e più capiente e dispone, tra l’altro, di un palco e di un guardaroba attrezzato. La sala Borselli è invece situata al pian terreno ed è par ticolarmente ampia e disponibile in diversi allestimenti. Adatta a eventi, incontri, corsi di formazione, presentazioni, mostre, serate conviviali, ha una struttura modulare che permette di dividere lo spazio per ottenere sale comunicanti di dimensioni più contenute. T ramite pareti mobili, infatti, posso no essere creati diversi ambienti per ospitare eventi collaterali e sotto
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
305 GCMS Toscana DX AuditoriumdelDuomo.indd 305
2020
Numero max meeting room: 4 in contemporanea Capienza meeting room principale (pax): 273 Superficie meeting room principale (mq): 256 Aeroporto più vicino: Aeroporto Amerigo Vespucci Indirizzo: Via de’ Cerretani 54/r, Firenze Contatti: Tel. e fax 055288642 info@auditoriumalduomo.com www.auditoriumalduomo.com Persone di riferimento: Lenny Vignoli
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GMC0663_Boccanegra_Layout 1 04/07/13giovedĂŹ 14:39 Pagina 1
GMC1047_C-hotels._Layout 1 28/01/19lunedì 10:50 Pagina 1
MEE SPACE
Santa Maria Novella FIRENZE
RESERVATION OFFICE Dall'Italia: Tel. 055 218081 Fax 055 214456 From abroad: Phone +39 055 218081 Fax +39 055 214456 meetings@c-hotels.it
MEET SPACE SANTA MARIA NOVELLA Hotel Ambasciatori Via Luigi Alamanni,3 50123 Firenze
ACCOUNTING Dall'Italia: Telefono 055 287421 Fax 055 2398772 From abroad: Phone 0039 055 287421 Fax 0039 055 2398772
TOSCANA
Firenze - www.firenzefiera.it
Firenze Fiera Congress & Exhibition Center
CENTRO CONGRESSI
In una delle città d’arte italiane più visitate al mondo un’organizzazione professionale di grande esperienza e visione come Firenze Fiera valorizza l’eccellenza del territorio e proietta la città nella scena internazionale della meeting industry
U
na vocazione insita nel Dna capace di garantire un’offerta personalizzata grazie a competenza, know-how e strutture dedicate. Gli ultimi dati e la qualità degli eventi ospitati da Firenze Fiera dimo strano la crescita continua della città come punto di riferimento del congressuale in Europa. Nel 2018 sono stati realizzati 14.704 eventi per complessive 21.188 giornate.Tre strutture (Fortezza da Basso, Palazzo dei Congressi, Palaf fari) nel cuore di Firenze sono per fette per acco gliere fiere e congressi internazionali, mostre, o esposizioni, convegni, meeting ma anche corsi di formazione, eventi musicali, spettacoli, feste aziendali e cene di gala. Firenze Fiera e la sua città sono un binomio vincente, come testimoniano gli ultimi dati Oice (Osservatorio italiano dei congressi e degli eventi) secondo i quali Firenze attrae il 20 per cento in più di delegati rispetto alle altre destinazioni europee. Gli eventi internazionali in particolare hanno registrato un + 4,6% rispetto al 2017 e un + 5,3% in termini di numero di partecipanti. Trend in crescita anche per gli eventi nazionali con un + 17,1% di eventi promossi da aziende/ imprese e +7,5% da eventi promossi dal mondo associativo, rispetto al 2017. «Firenze sta diventando sempre di più la capitale europea dei congressi e delle fiere di qualità, anche grazie alle infrastrutture che si
stanno via via realizzando e agli investimenti internazionali che contribuiscono a dare un respiro cosmopolita alla città – dichiara Leo nardo Bassilichi, presidente di Firenze Fiera. In questo quadro, i lavori che trasformeranno il Palaffari nel più tecnologico e moderno centro congressi disponibile dalla fine del 2020 e il nuovo padiglione Bellavista che sarà realizzato alla For tezza saranno il completamento di un percorso che vede già oggi Firenze Fiera protagonista con oltre mezzo milione di pre senze fra fiere e congressi nel 2019».
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
308-310 GCMS Toscana 3S Firenze Fiera.indd 308
Spazi di business Il futuro non può che essere roseo, dunque. Le tre strutture, fiore all’occhiello di Firenze Fiera, verranno ulteriormente potenziate nei prossimi anni per aggiungere ulteriore qualità a un polo congressuale già leader che oggi può contare
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TOSCANA
La Sala Verde (Palazzo dei Congressi)
Il Palazzo dei Congressi
su 100mila metri quadrati utili di cui 65.000 coper ti. Ma la specificità non è tanto nella quantità ma nella qualità delle strutture, nella loro vici nanza al centro storico, nella facilità di raggiungerle con mezzi pubblici. Tre strutture che diventano polo unitario ma che con le loro specificità permettono di leggere l’evoluzione della città e dell’Italia, di rispondere alle molteplici esigenze degli organizzatori con plus diversi, trasversali e difficilmente riscontrabili altrove. A partire dalla For tezza da Basso, innalzata a for ma pentagonale da Antonio da Sangallo “Il giovane” nel Cinquecento per il primo duca di Firenze, Alessandro de’ Medici, capolavoro di architettura militare del Rinascimento. Circa 80mila metri quadrati di cui 55.000 coperti che la rendono per fetta per l’organizzazione di fiere, congressi, incontri di rappresentanza e serate di gala. Una struttura nella quale si alternano ambienti storici a padiglioni moderni come il Padiglione Spadolini e il Padiglione Cavaniglia, che come tutti gli altri ambienti coperti sono dotati di tecnologie d’avanguardia per garantire la sicurezza dei dati e ser vizi personalizzati di alto livello. La seconda struttura, il Palazzo dei Congressi, è ospitato nell’ottocentesca Villa Vittoria. Un edificio circondato da un verde parco secolare dove si trova l’Auditorium di Firenze, una sala congressi inaugurata nel 1969 con una capienza fino a mille posti con annessi 920 metri quadrati di
FORTEZZA DA BASSO Numero max meeting room: modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 2.200 Superficie meeting room principale (mq): 3.300 Superficie area espositiva (mq): 80.000 (55.000 coperti) Hotel convenzionati: https://booking. destinationflorence.com/index.cfm/it/ Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: viale Filippo Strozzi, 1 - 50129 Firenze
PALAZZO DEI CONGRESSI Numero max meeting room: 21 Dimensioni meeting room principale (persone): 1.000 (Auditorium) Superficie meeting room principale (mq): 1.500 Superficie area espositiva (mq): 920 Hotel convenzionati: https://booking. destinationflorence.com/index.cfm/it/ Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: piazza Adua, 1 – 50123 Firenze
PALAZZO DEGLI AFFARI Numero max meeting room: modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 1.800 Hotel convenzionati: https://booking. destinationflorence.com/index.cfm/it/ Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: piazza Adua, 1 - 50123 Firenze tel. 055 49721 info@firenzefiera.it - www.@firenzefiera.it Persona di riferimento: Dott.ssa Ilaria Da Frassini Responsabile Ufficio Congressi e Convegni Firenze Fiera Tel. 055 4972266 - cell 334 6171552 dafrassini@firenzefiera.it
Le mura della Fortezza da Basso
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TOSCANA
CENTRO CONGRESSI
Il Padiglione Cavaniglia (Fortezza da Basso)
L’Auditorium (Palazzo dei Congressi)
spazi e stand espositivi, oltre a quattro piani con diverse sale meeting da cinquanta, ottanta e duecento persone, nelle quali tutti i comfort e le soluzioni tecniche innovative incontrano il fascino dell’architettura originaria. Infine il Palaffari, oggi in ristrutturazione, che tor nerà presto disponibile grazie a un complesso programma di lavori di riqualificazione come anticipato dal Presidente Bassilichi. Inaugurato nel 1974, su progetto dell’architetto Pierluigi Spadolini, è una struttura polivalente e flessibile dotata di spazi modulabili e adattabili a qualsiasi esigenza, con una capacità complessiva di 1.300 persone. Tre strutture dalla forte identità ma connesse fra loro da una regia comune, tre location che grazie agli interventi programmati e in corso raf forzeranno ulteriormente la loro vocazione di polo congressuale internazionale come testimoniano i recenti eventi organizzati e quelli già in calendario per il prossimo anno.
La Sala Basilica all’interno della Fortezza da Basso
gono come novità arricchendo il già denso programma annuale. A par tire dagli eventi in ambito medico. Lo scorso novembre si è tenu to, ad esempio, il 39° Congresso Nazionale della Società Italiana di Far macologia, un’interessante tre gior ni che ha messo in luce le maggiori urgenze da cui dipende la qualità della vita dell’uomo nel XXI secolo. Sempre nello stesso mese l’attenzione si è concentrata sui più piccoli con il XXIV Convegno “I Pingui ni”, congresso nazionale di pediatria che ha convogliato a Firenze i più impor tanti specialisti provenienti da tutta Italia per approfondire il problema della celiachia ma anche quello dell’asma, dalla fitoterapia all’apprendimento, dall’oculistica ai disturbi gastrointestinali dei lattanti e il ruolo degli alimenti speciali, dalle vaccinazioni alla nefrologia fino alla dermatologia. Il prossimo anno si aprirà come sem pre con gli eventi che hanno reso celebre il quartiere fieristico-congressuale fiorentino in tutto il mondo: Pitti Immagine Uomo, Bimbo e Filati a gennaio per poi proseguire con Firenze Home TexStyle, la fiera sul tessile per la casa e nautica organizzata direttamente da Firenze Fiera così come Mida – Mostra Internazionale dell’Artigianato (24 aprile – 1 maggio) e Di dacta Italia (il più impor tante evento sul futuro della scuola, ai nastri di partenza dal 28 al 30 ottobre), a fianco di importanti eventi congressuali come l’Ieee Radar Conference che tor na in Italia dopo 12 anni, al Palacongressi dal 21 al 25 settembre 2020.
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
Tra moda, artigianato, scuola e medicina La versatilità delle strutture si riflette anche nella pluralità delle proposte, negli eventi ospitati e calendarizzati ogni anno, in quelli che si aggiun -
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Un evento di successo ha bisogno di spazi all’altezza. A Pisa, in zona centrale vicino alla stazione ferroviaria e all’aeroporto, a due passi dal centro storico e Piazza dei Miracoli, il MACC Meeting Art Craft Center rappresenta una struttura unica per qualità e completezza di spazi e attrezzature. Meeting, esposizioni, corsi, seminari formativi, convegni, conferenze trovano il loro ambiente ideale nelle sale polifunzionali MR KVEHS HM SWTMXEVI ǻRS E 450 persone e dotate di strumentazioni all’avanguardia.
M.A.C.C. : MULTIFUNZIONALE, ACCESSIBILE, COMODO, CENTRALE
Stazione di Pisa Centrale www.trenitalia.com
Info: www.macc.pisa.it info@macc.pisa.it
Aeroporto Internazionale Galilei www.pisa-airport.com
Autostrada A12 e Supestrada FI-PI-LI: uscita Pisa Centro
P
www.sabait.it http://pisa-mover.com
Per informazioni turistiche: www.terredipisa.it
Via Massimiliano Massimo, 1 - 00144 - Rome ITALY t +39 06 54602857 / 45422578 - f +39 06 87154720 auditorium.it info@auditoriumdelmassimo.it
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
LAZIO
Auditorium del Massimo
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Park Hotel Villa Grazioli
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Antonella Hotel Pomezia
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Ristorante Piccolo Mondo
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Best Western Blu Hotel Roma
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Courtyard by Marriott
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Auditorium Antonianum
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Crowne Plaza Rome - St. Peter’s
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Auditorium della Tecnica
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Hotel Caravel
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Fiera di Roma
330
Auditorium Parco della Musica
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Roma Meeting Center
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Kolbe Hotel Rome
320
Mercure Eur Roma West
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Sheraton Roma Hotel & Conference Center
326-327
Roma Convention Center La Nuvola 332 Roma Convention Center Palazzo dei Congressi
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LAZIO
Roma Pomezia – www.shghotelantonella.com
Antonella Hotel Pomezia Contatti: Francesca Orlandi, Resp. Commerciale commerciale@shghotelantonella.com
★★★★ Via Pontina km 28 00071 Pomezia (RM) Tel. 06 911481 commerciale@shghotelantonella.com www.shghotelantonella.com
HOTEL
A
ntonella Hotel Pomezia è un elegante albergo 4 stelle a Pomezia, a pochi minuti da Roma Eur e dal centro della città. Immerso in un parco situato sulla sommità di una collina vicino alle coste laziali, Antonella Hotel Pomezia è il luogo ideale per eventi e meeting di successo. Oltre alle eleganti camere, infatti, Antonella Hotel Pomezia mette a disposizione dei suoi ospiti un ampio ristorante, adatto a banchetti e ricevimenti, un centro congressi attrezzato con le più moderne tecnologie ed un ampio parcheggio e garage gratuiti. Grazie alla sua posizione strategica, a pochi chi lometri dagli aeroporti di Fiumicino e Ciampino, Antonella Hotel Pomezia è la soluzione ideale per soggiorni di lavoro
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
ma anche per visitare Roma in comodità per poi rilassarsi lontani dal traffico della Capitale. Per il vostro evento, Antonella Hotel Pomezia mette a vostra disposizione fino a 14 sale meeting completamente attrezzate e l’affiancamento di uno staff altamente qualificato per progettare insieme un evento di successo. Le sale meeting di Antonella Hotel Pomezia , grazie agli spazi modulari, possono ospitare fino a 800 persone (500 + 300). Le sale potranno essere disposte a platea, a banchi scuola o a ferro di cavallo. Completa la nostra offerta il nuovo ristorante all’aperto La Sughereta con vista panoramica sul lussureggiante giardino.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
CENTRO ROSSO
500
16x32
4,00
4
-
-
500
SÌ
110
500
500
500
310
-
CENTRO VERDE
320
14x24
3,50
3
-
-
300
SÌ
-
280
280
300
140
-
SALA 1
132
16x9
4,00
1
-
-
100
SÌ
35
80
60
100
70
30
SALA 5
160
22x7
3,00
1
-
-
100
SÌ
42
90
90
100
60
35
SALA 2
66
10x8
3,50
1
-
-
50
SÌ
25
50
50
50
36
25
SALA 3
32
5x8
3,50
1
-
-
20
SÌ
-
20
-
20
-
14
SALA 4
20
5x4
3,50
1
-
-
10
SÌ
6
-
-
8
-
8
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314 GCMS Lazio SHG Antonella Scheda.indd 314
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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LAZIO
Roma – www.bluhotelroma.it
Best Western Blu Hotel Roma Contatti: Anastasia Zaitseva, Sales Office booking@bluhotelroma.it Gualtiero Koch, Vice Director mgr@bluhotelroma.it
★★★★ Largo Domenico De Dominicis, 4 00159 Roma Tel. 06 4382000 - Fax 06 4396496 info@bluhotelroma.it www.bluhotelroma.it
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
All’interno dell’hotel il “Ristorante Grano Duro” of fre un’atmosfera elegante ed accogliente con la sua tipica cucina italiana realizzata con i prodotti freschi, locali e genuini. L’ampio parcheggio interno a pagamento può ospitare fino a 30 posti macchina e 4 pullman, a disposizione degli ospiti c’è anche un garage con la capienza fino a 20 posti macchina. Il Centro Congressi, attrezzato con la linea dedicata di WI-FI, of fre 3 diversi spazi meeting in grado di ospitare ogni tipo di evento, per una capienza massima totale di circa 370 partecipanti.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
NORTH STAR
300
35x8,5
3,20
3
-
-
220
SÌ
-
100
-
220
-
-
MAESTRALE (Grecale+Levante+Libeccio)
200
30x6,7
4,00
4
-
-
150
NO
-
-
-
150
-
-
SCIROCCO (Levante+Libeccio)
160
24x6,7
4,00
3
-
-
100
NO
50
-
-
100
-
-
PONENTE (Levante+Grecale)
120
18x6,7
4,00
2
-
-
80
NO
45
-
-
80
-
-
LEVANTE
80
12x6,7
4,00
1
-
-
50
NO
30
-
-
50
-
-
LIBECCIO
80
12x6,7
4,00
1
-
-
50
NO
30
-
-
50
-
-
GRECALE
40
6x6,7
4,00
1
-
-
25
NO
10
-
-
25
-
-
130
11x12
4,00
1
-
-
80
SÌ
-
80
80
-
-
-
ALOCASIA
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
315 GCMS Lazio BW Blu Hotel Roma Scheda.indd 315
2020
HOTEL
I
l Best Western Blu Hotel Roma è situato in una comoda zona semi centrale a pochi passi dalla stazione Tiburtina, dal Policlinico Umberto Primo e dall’Università La Sapienza ed è ben collegato con il centro storico della città grazie alla vicinanza della metropolitana linea B. Tutte le 118 camere sono molto confortevoli ed arredate in stile moderno dal design tutto italiano. Sono insonorizzate e dotate di aria condizionata, TV SAT, linea telefonica diretta, collegamento internet via LAN e WIFI gratuito, cassetta di sicurezza e minibar.
Apertura: tutto l’anno
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LAZIO
Roma – www.marriott.com
Courtyard by Marriott Rome Central Park Contatti: Simona Ferro, Sales and Marketing Director simona.ferro@hotelcentralparkroma.com Sara Gasbarri, Events Manager sara.gasbarri@hotelcentralparkroma.com
★★★★
HOTEL
Via Giuseppe Moscati, 7 00168 Roma Tel. 06 355741 06 35574852 Fax 06 3017932 info@hotelcentralparkroma.com sales@hotelcentralparkroma.com www.marriott.com
S
ituato in posizione strategica, af facciato sul parco del Pineto a Monte Mario, a 15 minuti di Shuttle Bus dalla Città del Vaticano. L’hotel è adiacente al Policlinico “Gemelli”, all’Università Cattolica del Sacro Cuore, alla stazione della linea FL3 fermata “Gemelli” ed è a pochi minuti di auto dallo Stadio Olimpico e dall’Auditorium Parco della Musica. La struttura dispone di 162 camere dal design moderno ed elegante, con ampi balconi e vista panoramica della città e della cupola di San Pietro. Il Courtyard by Marriott Rome Central Park of fre inoltre un ampio e luminoso centro congressi completamente rinno vato. 11 sale meeting modulari e a luce naturale, con una
Nome sala
PLEIADI (ELETTRA + MAIA + ATLANTE)
Area mq
283
Apertura: tutto l’anno
capienza massima di 300 ospiti nella sala plenaria e fino a 700 partecipanti nel suo complesso. Il centro congressi gode di un’entrata indipendente, eleganti foyers, connessione Wifi fino a 512 utenti simultaneamente ed è dotato di V ideo Wall , Digital Flip Char ts e dei più moderni impianti audiovisivi. Il delizioso Bistro Ristorante “Moscati”, con le sue ampie terrazze, propone specialità mediterranee e piatti della cucina romana tradizionale. L’aeroporto internazionale Leonardo Da Vinci Fiumicino dista circa 35 minuti dall’hotel. Staf f multilingue e totalmente dedicato al segmento congressuale per garantire la massima efficienza ai propri ospiti nella realizzazione di eventi di successo.
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
32,45x8,6
2,50
2
-
-
300
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SI
90
300
200
300
140
90 50
LEO-GEMINI
160
18,9x8,25
2,50
2
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-
150
SI
50
150
100
150
100
LIBRA-TAURUS
147
17,14x8,64
2,50
2
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-
150
SI
50
150
90
150
70
50
MAIA
123
14,1x8,6
2,50
1
-
-
100
SI
40
400
80
100
50
40
ATLANTE
86
9,9x8,6
2,50
1
-
-
80
SI
28
80
70
80
40
28
ELETTRA
74
8,45x8,6
2,50
1
-
-
70
SI
25
70
50
70
40
25
VEGA
55
8,7x6
2,50
1
-
-
55
SI
15
55
40
55
30
15
ANDROMEDA
70
8,9x7,4
2,50
1
-
-
50
SI
20
50
50
50
30
20
ORIONE
38
8,7x4,25
2,50
1
-
-
30
SI
15
-
-
30
-
15
PEGASO
42
8,7x4,6
2,50
1
-
-
30
SI
15
-
-
30
-
15
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316 GCMS Lazio Courtyard by Marriott Rome Central Park Scheda.indd 316
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
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LAZIO
Roma – www.crowneplaza.com/rome-stpeters
Crowne Plaza Rome - St. Peter’s Via Aurelia Antica, 415 00165 Roma Tel. 06 66420 - Fax 06 6637190 cpstpeters@hotel-invest.com www.crowneplaza.com/rome-stpeters
I
l Crowne Plaza Rome - St. Peter’s, albergo 4 stelle Superior, è situato in una bellissima zona residenziale immersa nel verde di Via Aurelia Antica, a pochi metri dal parco di Villa Doria Pamphili, a 3 km dalla Città del Vaticano e 4 km dal centro storico di Roma. Le 307 camere Standard, Vista Piscina, Vista Giardino e Family Suite sono spaziose e accoglienti, pensate per soddisfare le esigenze di chi viaggia per lavoro o per piacere. Per un ottimo risveglio, il ristorante Le Jardin d’Hiver ser ve
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
tutte le mattine una ricca colazione americana a buf fet preparata con prodotti freschi e di primissima qualità. Per gli amanti della buona cucina, il Ristorante Papillon aper to a pranzo e a cena propone i migliori piatti della tradizione italiana. Per chi cerca il luogo ideale per riunioni di lavoro il Crowne Plaza Rome – St. Peter’s offre un moderno centro congressi con plenaria fino a 600 posti, luce naturale, WiFi e parcheggio gratuiti.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
FORI IMPERIALI
510
32,25x15,8
4,00
4
4,4x2,9
2,7x2,7
600
NO
145
470
252
600
340
150
FORO DEI CESARI
230
19,34x11,82
3,17
3
0,7x2,1
-
260
NO
75
200
84
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120
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FORO TRAIANO
190
11,56x15,80
4,00
2
1,3x2,7
2,7x2,7
200
NO
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160
72
200
100
80
FORO ADRIANO
155
9,85x15,8
4,00
1
1,3x2,7
2,7x2,7
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NO
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180
90
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FORO COSTANTINO
165
10,41x15,8
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3
1,3x2,7
2,7x2,7
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NO
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140
66
180
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AURELIA
113
15,06x7,52
2,98
2
0,8x2,1
-
110
SI
40
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FORO AUGUSTO
95
11,82x7,72
3,17
1
0,7x2,1
-
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NO
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90
40
40
FORO GIULIO
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11,82x6,32
3,17
1
0,7x2,1
-
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NO
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30
80
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CLAUDIA
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11,23x5,34
2,98
1
0,8x2,1
-
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SI
25
30
24
60
30
30
FORO TIBERIO
60
10,76x5,47
3,17
1
0,7x2,1
-
60
NO
25
40
24
60
30
30
FLAMINIA
54
8,6x6,00
3,00
1
1,2x2,5
-
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SI
15
20
18
45
25
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MARZIA
56
9,28x5,85
3,00
1
1,2x2,5
-
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NO
15
20
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45
25
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FABIANA
45
7,67x5,34
3,00
2
0,8x2,1
-
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SI
15
20
18
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18
LIVIA
45
7,67x5,34
3,00
2
0,8x2,1
-
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SI
15
20
18
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18
EXECUTIVE BOARD ROOM
45
7,67x5,34
3,00
2
0,8x2,1
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SI
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HOTEL
Contatti: Guendalina Scavia Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com Maria Teresa Luti Meetings & Groups Supervisor stpeters@hotel-invest.com Apertura: tutto l’anno
★★★★ S
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LAZIO
Roma – www.hotelcaravel.it
Hotel Caravel Contatti: Alessandro Sampieri Responsabile Congressi a.sampieri@hotelcaravel.it
★★★★ Via Cristoforo Colombo, 124/C 00147 Roma Tel. 06 5180789 - Fax 06 51600600 info@hotelcaravel.it www.hotelcaravel.it
HOTEL
L’
Hotel Caravel è un albergo storico a Roma posizio nato in una zona estremamente interessante sia per il turista che per l’uomo d’affari. Si trova infatti a 10 minuti dal centro storico (zona archeologica del Circo Massimo e del Palatino, le Terme di Caracalla, le Catacombe di San Callisto e Santa Domitilla, l’aventino, il Colosseo e Fori Imperiali, Piazza Venezia) e a 10 minuti dall’EUR, quartiere di Roma che offre strutture Congressuali e ludiche, dal PalaLottomatica, sede di concerti e di eventi sportivi, al “Mediterraneum
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
Acquario” di Roma, dal complesso sportivo delle Tre Fontane al nuovo centro congressi “La Nuvola di Fuksas”. Com pletamente rinnovato nel 2012 negli arredi e nel design, arredato in uno stile semplice e moderno, è dotato di tutte le più moderne tecnologie ponendo massima attenzione oltre che agli aspetti legati al design anche a quelli più legati alla qualità dei servizi al comfort e al risparmio energetico. Coibentazione e insonorizzazione sono state inoltre curate con grande attenzione.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
C3
180
20x9
2,70
3
-
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SANTA MARIA
100
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PINTA
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NIÑA
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3,80x9
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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GMC1098_AuditoriumParcodellaMusica_Layout 1 04/07/18mercoledì 15:06 Pagina 1
© Fotografia Moreno Maggi
Ogni Convegno è uno spettacolo.
13 SALE DA 30 A 2.800 POSTI 4.000 MQ DI AREA ESPOSITIVA CATERING FINO A 3.000 PERSONE SOFISTICATE ATTREZZATURE AUDIO/VIDEO PARCHEGGI
L’Auditorium Parco della Musica è una struttura moderna a pochi passi dal centro di Roma in grado di ospitare ogni anno 150 tra convegni di alto profilo e congressi internazionali. I suoi spazi multifunzionali e suggestivi, nati dal geniale estro dell’archietto Renzo Piano, accolgono migliaia di visitatori ogni anno, concerti di ogni genere musicale, serate di jazz, anteprime cinematografiche, sfilate di moda, teatro, danza, letteratura e convention. Tutto questo è Auditorium Parco della Musica, lo spazio che dà ai vostri piccoli e grandi eventi l’unicità che meritano.
Viale Pietro de Coubertin, 00196 Roma Tel 06 80 24 11 Fax 06 80 24 12 84 commerciale@musicaperroma.it www.auditorium.com
LAZIO
Roma – www.kolbehotelrome.com
Kolbe Hotel Rome In posizione strategica nel cuore della Capitale, il Kolbe Hotel Rome accoglie la meeting industry in un intreccio di tradizione e innovazione, storia e raffinata eleganza. Una location di riferimento per gli eventi, i meeting e i congressi internazionali
HOTEL
È
uno scenario d’eccellenza per i congressi, il Kolbe Hotel Rome, da anni protagonista di premi internazionali e nel 2018 già vincitore dell’Excellence Awards agli Haute Grandeur Global Awards sia per l’albergo sia per il ri storante Unique Al Palatino Garden Restaurant. La premiazione, avvenuta nel novembre dello scorso anno a Dubai, ha evidenziato ancora una volta la valenza di questa struttura, nella quale il fascino antico si intreccia alla tecno logia di ultima generazione, in un contest raf finato e con soluzioni all’avanguardia. E i rico noscimenti sono continuati anche nel 2019: il 19 ottobre scorso a Kuala Lumpur, agli Haute Grandeur Hotel Awards il Kolbe Hotel Rome ha vinto ben due premi: il ‘Best Wedding Hotel in Italy’ e il ‘Best Family Hotel in Italy’. Nello stesso giorno il ristorante dell’hotel, Unique Al Palatino Garden Restaurant, ha vinto sia il premio ‘Best Restaurant View’ sia ‘Best Romantic Atmosphere in Italy’ di Haute Grandeur Restaurant A wards. Inoltre, il direttore del Kolbe Hotel Rome, il sig. Carlo Izzo, ha vinto l’Excellence Award come ‘Best General Manager in Europe’.
Ambienti esclusivi Il Kolbe Hotel Rome, a due passi dal Colosseo, dal Circo Massimo e dal Foro Romano, è un’ico na di stile e di eleganza incastonata in un conte sto storico con atmosfere raccolte che rimandano
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320-321 GCMS Lazio 2S Kolbe Hotel_alt.indd 320
al ‘600, ovvero a quando l’edificio che ospita l’albergo era un monastero francescano divenuto successivamente dimora di San Massimiliano Maria Kolbe, cui la location è dedicata. L’immobile viene ristrutturato completamente nel 2006 e nel 2007 - per aprire a gennaio 2008 - e viene trasfor mato in un prestigioso e contemporaneo hotel capace di tessere un dialogo tra le sue tracce storiche e una moderna interpretazione dell’accoglienza. L’hotel sorge a pochi passi dal fulcro della Roma antica: i Fori Imperiali, il Circo Massimo, il Colosseo. E poi ancora: la struttura è nei pressi di piazza V enezia e del Campidoglio, della chiesa di S. Giorgio in Velabro e dell’arco degli Argentari, scenari ideali per passeggiare nella storia tra un incontro di lavoro e l’altro. Il Kolbe Hotel Rome è un punto di riferimento per la meeting industry e Carlo Izzo, managing director della struttura, ha concertato il passaggio da struttura leisure a location business oriented. Oggi, sotto la sua direzione, l’albergo vanta un centro congressi all’avanguardia nel quale la parola d’ordine è “modularità” con 19 sale meeting in grado di rispondere perfettamente a qualsiasi esigenza della committenza e di accogliere sino a un massimo di 150 persone nella principale. Le sale, ottenute dalla conversione di alcune suite in meeting room, si rivelano perfette per incontri di alto profilo. Punta di diamante del centro congressi è la Biblioteca Kolbe, situata al secondo piano dell’edificio secentesco: un tempo biblioteca del convento francescano, oggi sala meeting che accoglie sino a 150 persone a platea. Una quinta storica per eventi di grande impatto e con un soffitto alto circa sette metri, impreziosito da volte a crociera. Ancora storia con i mattoni originari del Seicento che costituiscono il soffitto della sala Colosseo, cornice ideale di lunch o dinner meeting così come di presentazioni e di cocktail. Il Kolbe Hotel Rome dispone anche di un moderno “Smart corner” che consente di utilizzare due postazioni iMac e due postazioni iPad collegate a una stampante così come a due maxi “touch screen” da 58 pollici ciascuno. Il Wi-Fi è gratuito in terrazza o in giardino, oltre che nelle stanze e nelle aree comuni, e la connessione Internet è oltremodo veloce grazie a una rete potenziata.
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LAZIO
Ristorazione da gourmet
HOTEL
Il sito dell’albergo è stato oggetto di un refresh e presenta una sezione dedicata al Mice molto dettagliata che facilita la supervisione delle sale e la loro disposizione. Lusso moderno e tranquillità idonea alla concentrazione sono all’ordine del gior no, al Kolbe Hotel Rome, soprattutto nell’ampio giardino. Dalle terrazze panoramiche si gode di una vista mozzafiato sui più impor tanti monumenti di Roma. Anche la lobby e il bar si rivelano rifugi per i momenti di relax a fine giornata dei congressisti mentre gli ambienti dedicati alla ristorazione consentono di apprezzare specialità da gourmet. Il ristorante Unique Al Palatino Garden Restaurant, infatti, vicinissimo alle antiche rovine dei Fori Imperiali e con affaccio sul giardino interno, è lo scenario ideale per colazioni o cene di lavoro di alto livello. Il Kolbe Hotel Rome, con il suo giardino dagli uli vi secolari, è un hotel di charme anche nel contesto dell’accomodation, con 72 fra camere e suite, e alcune stanze, per esempio, hanno una vista sul Colle Palatino. La direzione dell’albergo, infine, ha formulato nuove proposte con tarif fe agevolate e facilities che includono, fra le numerose opportunità, anche sconti sui menu à la carte, early check-in e late check-out, trasferimenti in auto di lusso.
Un hotel green
KOLBE HOTEL ROME Numero di camere: 72 Numero max meeting room: 19 Capienza meeting room principale (pax): 150 Superficie meeting room principale (mq): 125 Superficie area espositiva (mq): 80 Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (29 km) Indirizzo: via di San Teodoro, 48 00186 - Roma Contatti: tel. 06 6798866 fax 06 6794975 info@kolbehotelrome.com www.kolbehotelrome.com Persone di riferimento: Carlo Izzo (general manager) info@kolbehotelrome.com tel. diretto: 06 6798866
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★★★★
Infine, non si può non menzionare il fatto che la direzione dell’albergo sta predisponendo e realizzando tutte le azioni necessarie per la salvaguardia dell’ambiente, puntando a rendere il Kolbe Hotel Rome ecosostenibile, per esempio eliminando la plastica monouso e installando una colonnina per la riccarica delle batterie delle auto elttriche.
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Roma – www.mercure-roma-west.com
Mercure Eur Roma West Ha da sempre una vocazione business in virtù, tra l’altro, della facile raggiungibilità, della sua posizione, degli spazi tecnologicamente e modernamente attrezzati e di uno staff professionale. Riunioni, congressi ed eventi trovano qui la location ideale
HOTEL
L
a sua posizione è strategica, a pochi passi dal moderno quartiere romano dell’Eur, vero e proprio polo direzionale ricco di verde e di infrastrutture e votato da sempre a un uti lizzo, oltre che residenziale, business oriented; inoltre si trova vicino alla nuova Fiera di Roma, al Palalottomatica, all’aeropor to internazionale di Fiumicino e a pochissimi minuti dal centro della città eterna. L’hotel Mercure Roma West, affiliato Ho Hotels Collection-AccorHotels, ha quindi una for te vocazione congressuale fin dalle sue origini: quattro stelle di forma ma soprattutto di sostanza, di elegante comfort, di assoluta efficienza, di eccellenza e qualità dei servizi offerti, declinati su una clientela leisure ma, ancor di più, di impronta professionale, che qui trova la destinazione ideale per eventi, congressi e convegni. È una location moder na, luminosa e funzionale e con spazi, comuni e non, recentemente e interamente rinnovati, con personale dedicato attento, competente e professionale e con un’of ferta, per un’utenza privata e business, completa, di alto livello e a 360 gradi. 240 sono le sue ampie came re, di diversa tipologia (di queste, 26 sono quelle tra loro comunicanti e 12 sono riservate ai diversamente abili), dotate di comodità e facilities di standard superiore, caratterizzate da uno stile contemporaneo e sobriamente elegante, nel quale il design di impronta attuale si fonda con la praticità. Pranzi e cene di lavoro trovano la loro soluzione ideale nel ristorante De Gustibus, ampio, accogliente e raffinato, caratterizzato da una scelta di menù mediter ranei e internazionali di alta qualità rivisitati dallo chef, e dal lounge bar Divinus, che ben si presta per pause pranzo leggere e veloci, oltre che per brunch e cocktail di benvenuto. Le cucine permettono ovviamente di soddisfare tutte le richieste di banqueting, anche per più
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eventi professionali in contemporanea, con scelte food&beverage per sonalizzate in base ai desideri e alle necessità della clientela business.
Eventi personalizzati Versatilità e funzionalità: sono queste invece, tra le altre, alcune delle parole chiave proprie del centro congressi dell’hotel, contraddistinto da 2mila metri quadrati declinati a meeting, convegni ed eventi di lavoro di diverse tipologie per 15 sale totali (la principale può ospitare fino a quattrocento delegati) suddivise in quattro aree principali. L’assoluta modularità degli spazi congressuali per mette di dare vita a diversi layout, per un’ideale personalizzazione di ciascuna occasione professionale, che qui risulterà particolarmente riuscita grazie anche alla competenza e alla professionalità dello staff, appositamente dedicato. Tutti gli spazi,
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HOTEL
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più vicina, da cui è possibile arrivare como damente al centro della città e alle principali attrazioni turistiche, incluse quelle del vicino lato più contemporaneo di Roma, con le sue maestose architetture monumentali del quar tiere dell’Eur, simboleggiate dal cosiddetto Colosseo Quadrato, il Palazzo della Civiltà Italiana. E, per ricaricarsi dopo un’intensa gior nata di lavoro, l’albergo dispone anche di un centro benessere, con piscina indoor riscaldata, e di un’attrezzatissima fitness room. Non manca un ampio parcheggio coperto riservato, che può ospitare fino a duecento auto. MERCURE EUR ROMA WEST Brand di appartenenza: Ho Hotels Collection - AccorHotels Numero di camere: 240 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (mq): 1800 Aeroporto più vicino: Aeroporto di Roma Fiumicino (km 17) Indirizzo: via Eroi di Cefalonia, 301 00128 - Roma Contatti: tel. 06 50834111 fax 06 50834701 info@mercureromawest.com www.mercureromawest.com Persone di riferimento: Chiara Zonta (Sales and Congress Dept. congress@mercureromawest.com tel. diretto: 06 50834716
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★★★★
interamente insonorizzati, sono dotati di luce naturale e di climatizzazione; le attrezzature tecnologiche audio e video, complete e d’avanguar dia, comprendono per esempio la connessione veloce Wi-Fi, la proie zione su grandi schermi, la postazione regia, la possibilità di traduzione simultanea, la videoconferenza, il podio e alcune salette di servizio. La capienza totale del centro congressi è di ottocento persone, che possono beneficiare anche di un ampio foyer e di diverse aree esterne, spazi perfetti per coffee break, aperitivi, esposizioni e postazioni di segreteria per l’accoglienza e la registrazione dei par tecipanti agli eventi stessi. Anche per il post congress l’hotel Mercure Roma West si presenta come soluzione ideale, grazie alla sua vicinanza con la principale rete viaria e al suo ser vizio navetta, che in orari prestabiliti per mette agli ospiti di raggiungere velocemente l’aeroporto e la stazione della metropolitana
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Grottaferrata (Rm) – www.villagrazioli.com
Park Hotel Villa Grazioli Contatti: Alessandra Ruggiero, MICE&Communication Manager events@villagrazioli.com
★★★★ Via Umberto Pavoni, 19 00046 Grottaferrata (RM) Tel. 06 94540098 events@villagrazioli.com www.villagrazioli.com Facebook: Park Hotel Villa Grazioli Instagram: @parkhotelvillagrazioli
HOTEL
C
on una magnifica vista su Roma e il mare, l’Hotel è dotato di 5 sale meeting con luce naturale (da 2 a 120 persone), 60 camere, 2 suite e una piscina all’aperto immersa nel parco. I vasti e numerosi spazi inter ni ed ester ni sono ideali per cocktails, coffee breaks, colazioni di lavoro e cene di gala, ma anche per attività di team bulding e attività outdoor. Il ristorante Grazioli Art Bistrot, capienza massima 200 posti, gode di un incantevole giardino pensile con vista su
Apertura: tutto l’anno
Roma e offre ai propri ospiti piatti di raffinata cucina regionale e internazionale. Tutto l’albergo è coper to da connessione wireless in fibra ottica e di un sistema avanzato di videoconferenza. Location ideale per meeting, seminari e corsi di formazione, grazie alla sua posizione strategica che assicura tranquillità e privacy pur essendo facilmente e velocemente raggiungibile dal centro di Roma (20 Km) e dagli aeropor ti (33 Km Fiumicino - 12 km Ciampino).
Nome sala
Area mq
TORRE
103
11,4x9
3,00
1
190
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NO
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ROMANA
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6,25x11,9
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Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
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MONTALTO
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5,62x5,72
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ODESCALCHI
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4,00
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CARAFA
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5,16x5,60
4,00
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Roma – www.ristorantepiccolomondo.it
Il Piccolo Mondo Nel cuore di Roma, a pochi passi dalla rinomata via Veneto, uno storico e raffinato ristorante propone piatti tipici della tradizione romana, pesce di primissima scelta, ricette vegetariane, carne di qualità superiore e squisiti dolci home-made
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velocità, bagno con doccia Jacuzzi, aromatera pia e cromoterapia, vasca idromassaggio e uno spazio comune con attrezzi spor tivi. Alloggiare in una suite di lusso non è un capriccio futile, ma una scelta consapevole che denota la capacità di sapersi prendere cura di sé, scegliendo di trascorrere il proprio soggior no immersi in un’at mosfera indimenticabile. Che si viaggi per lavoro o per piacere, è importante prediligere una sistemazione che faciliti gli spostamenti e consenta di godere appieno le bellezze del luogo, regalan do al tempo stesso momenti all’insegna del relax, dell’estetica e del gusto. Tutto ciò si ritrova nella storica location romana, che propone un mix esclusivo di cibo di qualità e soggiorni da sogno nella Città Eterna. IL PICCOLO MONDO Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 80 Superficie meeting room principale (mq): 35 Hotel convenzionati: Veneto Luxury Suite Aeroporto più vicino: Fiumicino - Ciampino (20 min.) Indirizzo: via Aurora, 39 00187 - Roma Contatti: tel. 06 42016034 - 3343965326 info@ristorantepiccolomondo.it www.ristorantepiccolomondo.it Persone di riferimento: Stefano Ajelli tel. diretto: 06 42016034
HOTEL
l locale dispone di tre eleganti sale privatizzabili per eventi e ampi spazi esterni. Per gli ospiti che intendono pernottare e godere appieno il fascino della Città Eter na, il Piccolo Mondo dispone di quattro luxur y suite esclusive, finemente arredate e dotate di area relax privata, con idromassaggio, cromoterapia e aromaterapia. La storia del ristorante il Piccolo Mondo inizia nel lontano 1954. Nel giro di qualche anno, da semplice osteria si trasforma in un raffinato ristorante dagli interni sofisticati e dalla proposta enogastronomica legata alla tradizione. Il grande regista Federico Fellini lo elesse a suo luogo preferito in quella via Veneto che presto divenne l’emblema della “Dolce Vita”, e il ristorante se animò dei suoi protagonisti come Brigitte Bardot, Nino Manfredi, Alain Delon, Jean-Paul Belmondo. Oggi il Piccolo Mondo, sempre nel solco della tradizione, reinterpreta i piatti tipici della cucina romana, con una proposta adeguata ai ritmi e ai gusti attuali, all’insegna della ricerca conti nua della qualità delle materie prime utilizzate. Per la clientela Mice sono a disposizione tre sale privatizzabili, nelle quali organizzare eventi, congressi e riunioni. Le sale, che possono ospitare oltre 160 persone, dispongono di Wi-Fi gratuito e impianto audio-video. Per coloro che avessero par ticolari esigenze, è possibile separare le diverse sale dal resto del ristorante. Inol tre, non si può non menzionare un ulteriore elemento di pregio: l’ampio spazio esterno in grado di accogliere comodamente circa settanta persone, per pranzare e cenare tutto l’anno all’aper to godendo del mite clima romano. Dal 2017 il Piccolo Mondo propone anche soggiorni esclusivi nelle sue luxury suite, poste sopra il ristorante, ele gantemente arredate e dotate dei comfor t più moderni: rete Wi-Fi gratuita ad alta
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Roma – www.sheratonrome.com
Sheraton Roma Hotel & Conference Center el cuore del centro finanziario di Roma sorge lo Sheraton Roma Hotel & Conference Center, la scelta ideale per coloro che viag giano per business, per svago o in gruppo. Circondato dalla rigogliosa vegetazione del quartiere Eur, è comodamente situato tra il centro storico della città e l’Aeropor to Internazionale Leonardo da V inci di Fiumicino e mette a disposizione un servizio navetta per entrambe le destinazioni.
Spazi polifunzionali Il quattro stelle romano dispone di uno dei migliori e meglio attrezzati centri congressi di tutta Roma. Il team creativo della struttura progetta senza sosta eventi di tutte le dimensioni all’inter no di uno spazio di 4.161 metri quadrati. Ulteriori 23 sale riunioni sono a disposizio ne per soddisfare ogni tipo di esigenza, incluse sessioni breakout, pranzi aziendali e per facilitare il pensiero creativo. La reception “connection destination” è uno spazio per lavorare, rilassarsi o con nettersi, grazie all’accesso a inter net ad alta velocità e utilizzare i computer, le stampanti e i televisori a schermo piatto a disposizione. Grande creatività anche nell’eno-gastronomia nell’hotel romano: riprogettato nel 2012, il ristorante e bar AQVI Pool Restaurant & Bar vanta un’atmosfera moderna e of fre classici sapori mediterranei. Immerso nel verde del giardino con vista sulla piscina, è il posto giusto per vivere l’eccellenza culinaria in qualsiasi momento della gior nata. Le tentazioni irresistibili della cucina italiana si fondono armoniosamente con i classici della cucina inter nazionale, con una vasta scelta di proposte preparate con l’alta qualità degli ingredienti di stagione locali. L’AQVI Pool Deck, aper to da Maggio a Settembre, è una ve -
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
327 GCMS Lazio DX Sheraton Roma.indd 323
2020
nue esclusiva a bordo piscina, nella quale vengono ambientati eventi esclusivi ogni fine settimana. E in quanto al soggiorno nelle camere, lo Sheraton Roma Hotel & Conference Center permette di immergersi nella migliore delle esperienze italiane, grazie alle sue 640 camere e suite con l’incredibile comfor t del letto Sheraton Signature Sleep Experience ®.
SHERATON ROMA HOTEL & CONFERENCE CENTER Brand di appartenenza: Marriott International Numero di camere: 640 Numero max meeting room: 30 Capienza meeting room principale (pax): 1.500 con allestimento a platea Superficie meeting room principale (mq): 1.326 Superficie area espositiva (mq): 4.000 Aeroporto più vicino: Fiumicino Aeroporto (20 km) Indirizzo: viale del Pattinaggio, 100 - 00144 Roma Contatti: tel. 06 54531 fax 06 5940813 sales@sheratonrome.com www.sheratonrome.com Persone di riferimento: Nino Polito (Director of Sales) nino.polito@sheratonrome.com tel. diretto: 338 3180369
★★★★
N
HOTEL
Uno dei migliori centri congressi della Capitale, un servizio personalizzato e un team creativo a disposizione degli organizzatori di eventi fanno dell’hotel romano un punto di riferimento in città per il settore Mice
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LAZIO
Roma – www. auditoriumantonianum.it
Auditorium Antonianum Contatti: segreteria@auditoriumantonianum.it elisa@auditoriumantonianum.it
Viale Manzoni, 1 00165 Roma Tel. 06 45582593 Fax 06 45582593 info@auditoriumantonianum.it www.auditoriumantonianum.it
CENTRO CONGRESSI
I
n una storia lunga più di 65 anni, uniamo alla cortesia e alla professionalità delle persone un passato impor tante, dove all’eccezionalità storica dell’edificio si sposa il restauro e l’allestimento tecnologico degli spazi. Il risultato non è solo un’ambientazione unica, nel cuore di Roma, di grande effetto scenografico e dall’acustica perfetta, ma un nuovo concetto di accoglienza: “saper ospitare” in una dimensione culturale e gestionale eco-efficiente e socialmente responsabile. Il recente restauro ha restituito alla città di Roma, in pieno
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
centro storico, una struttura polivalente, in cui varie sale, diverse per for ma e capacità di accoglienza, sono a di sposizione per meeting e riunioni aziendali, corsi, conve gni, conferenze, lanci di prodotto, mostre ed esposizioni, Lectiones Magistralis, ricevimenti e serate di gala, concerti, spettacoli teatrali ed altro ancora. Soffitti altissimi, grandi vetrate oscurabili con tende automatizzate, interni luminosi e accessibili ai por tatori di handi cap, sono peculiari caratteristiche dell’Antonianum e garantiscono la qualità e il successo di ogni tipo di evento.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
AUDITORIUM
800
-
10,00
8
-
-
572
SI
-
-
-
572
-
-
SAN FRANCESCO
126
7x18
4,50
2
-
-
100
SI
50
100
100
100
70
30
JACOPONE DA TODI
100
10x11
4,50
2
-
-
60
SI
34
60
60
60
40
20
SAN BERNARDINO DA SIENA
100
10x11
4,50
2
-
-
60
SI
34
60
60
60
40
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SALA STAMPA
50
10x5
2,50
1
-
-
20
SI
20
-
-
-
-
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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LAZIO
Roma – www.centrocongressi.confindustria.it
Auditorium della Tecnica Contatti: Federica Bandini, Responsabile commerciale f.bandini@confindustria.it Flavio Pompili e Giulia Cozzolino, Responsabili gestione eventi centrocongressi@confindustria.it
Viale Umberto Tupini, 65 00144 Roma Tel. 345 7248335 www.centrocongressi.confindustria.it
U
no storico spazio, reinterpretato in chiave contempo ranea. Posto nel rinomato quar tiere d’affari dell’EUR, è facilmente raggiungibile dagli aeropor ti e dalle stazioni ferroviarie di Roma. L’Auditorium ha capienza massima di 800 posti ed è composto da palco, tavolo relatori e podio, modulari e removibili. Il sistema di videoproiezione centrale, laterale e videomapping, insieme alle sofisticate dotazioni illuminotecniche e audio, rendono la sala multifunzionale e suggestiva.
Nome sala
AUDITORIUM DELLA TECNICA
Area mq
2000
Dimensioni metri
Altezza metri
-
10,00
A disposizione degli ospiti l’ampio Foyer, dove sono ubicati 2 hospitality desk, il bar e il guardaroba, e 7 salette VIP ideali per ospitare riunioni e sessioni parallele. C ontigue al Foyer, due sale da 1.200 mq totali destinabili a ser vizi espositivi e ristorativi. Il Centro Congressi, collegato all’Auditorium, dispone di ulteriori 18 sale riunioni, alcune con pareti mobili, con capienza dalle 5 alle 250 persone. Infine, la Terrazza Capogrossi, 2.230 mq scoperti e panoramici, un’esclusiva location per aperitivi e cene di gala.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
4
3x2,5
3x2,5
800
Luce naturale
NO
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
-
-
800
-
-
SALA A.PININFARINA
300
-
2,80
2
3x2,5
3x2,5
160
SI
-
-
-
160
-
-
SALA A
200
18x11
2,80
1
3x2,5
3x2,5
180
SI
60
225
150
180
-
70
SALE B, C, D, E, F, K, I, L, M, N
40
6x7
2,80
1
3x2,5
3x2,5
25
SI
20
30
20
25
-
20
SALA GH
280
25x11
2,80
2
3x2,5
3x2,5
250
SI
70
225
200
250
-
80
SALA Q
100
11x9
2,80
1
3x2,5
3x2,5
80
SI
40
100
60
80
-
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329 GCMS Lazio Auditorium Tecnica Scheda.indd 329
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CENTRO CONGRESSI
Apertura: tutto l’anno
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LAZIO
Roma - www.fieraroma.it
Fiera Roma Versatile e flessibile centro espositivo, Fiera Roma costituisce la cornice ideale per fiere, convention e meeting di alto profilo e di respiro internazionale, con spazi e format all’insegna di tecnologia all’avanguardia e con l’eccellenza di servizi ad hoc
CENTRO CONGRESSI
F
iera Roma: un polo espositivo fra i più grandi e accreditati d’Europa con un calendario di manifestazioni in continua evoluzione e ampia scelta di spazi, dalle sale convegni ai padiglioni passando per le aree outdoor, tutti modulabili on demand. Una location altamente tecnologica e dal forte appeal, che la elegge sede di eventi prestigiosi e che necessitano di una regia impeccabile. Un esempio su tutti: “Esc Congress”, il maggiore congresso medico europeo dal punto di vista scientifico e della prevenzione cardiovascolare. E i numeri parlano da soli: “solo” questo evento da 60mila visitatori ha portato a Roma un indotto di circa duecento milioni di euro.
Numeri di successo Situata in posizione strategica e servita da collegamenti che la rendono facilmente raggiungibile, Fiera Roma vanta strutture pensate per acco gliere anche più eventi contemporaneamente ed è distribuita in oltre 90mila metri quadrati di superficie. Il centro congressi accoglie eventi
dai grandi numeri e gli spazi sono articolati in 13 sale meeting da trenta a 1.053 persone e sono a disposizione sale banchetti fino a 6.500 posti in piedi e 5mila seduti. Superfici e capienze diverse sono in grado di soddi sfare qualsiasi esigenza a corollario dei congressi, dalla cena di gala al rinfresco outdoor. Nel contesto espositivo, Fiera Roma dispone di nove padiglioni provvisti delle più avanza te tecnologie e collegati da una passeggiata sopraelevata, posta a sei metri di altezza. I padiglioni, a pianta rettangolare e liberi da colonne interne, sono dotati di collegamenti Wi-Fi e garantiscono la connessione fino a 10mila dispositivi a padiglione e nella massi ma garanzia di sicurezza grazie alla stabilità e alle performance della connessione. Vi sono ben trenta access point all’inter no di ciascun padiglione che forniscono una copertura Wi-Fi ottimale anche in occasione di eventi con un elevato numero di client connessi. FIERA ROMA Numero max meeting room: 13 Capienza meeting room principale (pax): 1053 Superficie meeting room principale (mq): 2000 Superficie area espositiva (mq): 90.000 Hotel convenzionati: Sheraton Parco dei Medici, Palazzo Montemartini, Hotel Valadier, Holiday Inn Fiumicino, Hotel Bernini Bristol di Piazza Barberini, Hotel Homes, Hotel Adriano, Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici, Rome Marriott Park Hotel, Parco De’ Medici Residence Hotel Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (8 km) Indirizzo: via Portuense, 1645/1647 – 00148 Roma Contatti: Ufficio Informazioni di Fiera Roma tel. 06 65074201 fax 06 65074475 info@fieraroma.it www.fieraroma.it Persone di riferimento: Ufficio Mice Flavia Pompei Tel. 06 65 074 240/512 - Fax 06 65 074 461 f.pompei@fieraroma.it
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330 GCMS Lazio SX Fiera di Roma.indd 330
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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LAZIO
Roma – www.romameetingcenter.it
Roma Meeting Center Contatti: Massimo Galimi, Direttore direttore@romascoutcenter.it
Largo dello Scautismo, 1 00162 Roma Tel. 06 44231355 - Fax 06 44771144 info@romameetingcenter.com www.romameetingcenter.it
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
l’accoglienza degli ospiti e garantire la per fetta riuscita dell’avvenimento. Il nostro staff con esperienza e creatività è in grado di of frire accoglienze personalizzate: wel come coffee, coffee break, aperitivi, pranzi, cene e quick lunch sono solo alcuni esempi di soluzione. Sono presenti 5 tipologie di sale da 20 a 300 persone. Il wi-fi è free nella struttura. Tutte le sale sono dotate di aria condizio nata e riscaldamento. La Cambusa è il ristorante inter no che permette di preparare ottimi servizi di ristorazione per i nostri ospiti. Abbiamo un parcheggio interno riservato a 20 vetture. Siamo in prossimità della fermata Metropolitana Bologna e della Stazione Tiburtina.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
AQUILE RANDAGIE
270
30x9
4,00
9
2,30x3
2,30x3
300
SI
120
200
160
300
150
120
SAN GIORGIO
100
9x11
4,00
3
2,3x3
2,3x3
100
SI
50
70
70
100
60
50
ROSA PARKS
81
9x9
4,00
2
2,3x3
2,3x3
75
SI
35
50
35
75
40
35
GRAN SASSO
64
8x8
4,00
2
2,3x3
2,3x3
60
SI
25
40
30
60
35
25
ROSSA
54
6x9
4,00
1
2,3x3
2,3x3
40
SI
40
20
20
20
30
30
MOWGLI
35
4x9
4,00
1
2,3x3
2,3x3
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NO
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15
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CENTRO CONGRESSI
L
e sale del Roma Meeting Center sono situate all’interno di un vecchio convento storico, poco distante dal centro della città. Hanno una capienza massima di 300 persone e sono attrezzate con sistema audio e video all’avanguardia (video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, diretta streaming, ecc) indispensabili a ospitare ogni genere di incontro: di lavoro, congressi, concer ti, focus group, work shop, corsi, cene aziendali ed eventi d’ogni genere. Per qualunque tipo di evento il Centro mette a disposizione personale preparato e qualificato, in grado di organizzare e gestire con cordialità il ricevimento e
Apertura: tutto l’anno
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LAZIO
Roma – www.romaconventioncenter.it
Roma Convention Center La Nuvola Contatti: Andrea Cianci, Ufficio Marketing a.cianci@romaeur.it
CENTRO CONGRESSI
Viale Asia 00144 Roma Tel. 06 54513710 Fax 06 54513800 info@romaconventiongroup.it www.romaconventioncenter.it
L
a Nuvola è uno degli edifici più scenografici dell’intera città di Roma. Inaugurato il 29 Ottobre 2016, il capolavoro dell’Architetto Massimiliano Fuksas è un’opera dallo straordinario valore ar tistico, caratterizzata da solu zioni innovative, un approccio eco-compatibile e materiali tecnologicamente avanzati. La Nuvola si sviluppa su tre livelli con una capienza di 8.000 posti:
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
■ Il Livello Sale Congressuali: 9.000 mq di spazio modula-
bile con 30 sale meeting con una capacità massima per la plenaria di 6.000 persone; ■ Il Livello “Forum”: 7.300 mq di spazio polivalente per area espositiva, gala dinner e presentazione prodotti; ■ Il Livello “Auditorium”: 1.800 posti (1.200 posti in platea e 600 in galleria); N.3 Foyer ester ni rispettivamente di 1.500 mq, 500 mq, 500 mq.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
PLENARY HALL
7300
-
9,00
-
-
-
6000
SÌ
-
-
4000
6000
-
-
FOYER (PLENARY HALL)
1800
-
-
-
-
-
-
SÌ
-
-
-
-
-
-
FORUM
7300
-
-
-
3,35x4
-
4000
SÌ
-
-
4000
1200
-
-
AUDITORIUM
-
-
-
-
-
-
1800
NO
-
-
-
1800
-
-
MEETING/MODULAR ROOMS (30 sale)
-
-
-
-
-
-
3000
NO
-
-
-
300
-
-
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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LAZIO
Roma – www.romaconventioncenter.it
Roma Convention Center Palazzo dei Congressi Contatti: Andrea Cianci, Ufficio Marketing a.cianci@romaeur.it
Viale della Pittura, 50 00144 Roma Tel. 06 54513710 Fax 06 54513800 info@romaconventiongroup.it www.romaconventioncenter.it
I
Nome sala
equipaggiato; ■ Foyer Kennedy e Foyer Ar te: di 800 mq ciascuno; sono
adiacenti alle sale principali e possono ser vire da aree registrazione, area espositiva ed eleganti cene di gala; ■ Primo Piano: superficie di 2.500 mq suddivisibile fino a 24 sale meeting grazie a pareti modulari; ■ Terrazza: spettacolare spazio di 2.500 mq in totale, con vista sull’Eur e Roma, utilizzabili per cene di Gala, cocktail e eventi corporate.
Dimensioni metri
Altezza metri
1450
-
38,00
-
-
-
1400
AUDITORIUM CAPITALIS
-
-
-
-
-
-
MEETING/MODULAR ROOMS (29 sale)
-
-
3,00
-
-
-
SALONE DELLA CULTURA
Area mq
■ Auditorium Capitalis: 800 posti (Theatre Style) totalmente
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SÌ
-
-
1000
1400
600
-
800
NO
-
-
-
800
-
-
250
SÌ
-
-
-
250
-
-
FOYER ARTE
850
15x74
10,00
-
-
-
-
SÌ
-
-
-
-
-
-
FOYER KENNEDY
850
12x74
10,00
-
-
-
-
SÌ
-
-
-
-
-
-
THE TERRACE
2500
-
-
-
-
-
-
SÌ
-
-
-
-
-
-
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
333 GCMS Lazio Palazzo Congressi Scheda.indd 333
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CENTRO CONGRESSI
l marmo bianco e l’eleganza senza tempo del Palazzo dei Congressi conferiscono solennità e ufficialità ad eventi che prevedano premiazioni, celebrazioni, anniversari ed encomi. Gli ampi spazi consentono di realizzare allestimenti e costruire strutture in massima libertà, rendendo agevole l’organizzazione di convegni, congressi, fiere, eventi di natura artistica, musicale, mostre o esibizioni. Questi gli spazi principali del Palazzo: ■ Salone della Cultura: 1.450 mq adattabili ad area espositiva, cene di gala, convention, ecc.;
Apertura: tutto l’anno
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23/01/20 14:22
GMC1207_LeoHotels_Layout 1 23/01/20giovedĂŹ 17:18 Pagina 1
www.ilmoresco.it
www.excelsiorischia.it
www.hotelcontinentalischia.it
www.continentalmare.it
Ischia Island, Naples - Italy
tel. +39 081 333 6111
www.leohotels.it
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
CAMPANIA
LeoHotels Isola d’Ischia
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Convention Bureau di Napoli
336
Ramada Naples Hotel
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Holiday Inn Naples
338
Complesso San Lorenzo Maggiore
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335 GCMS Campania Copertina 2020.indd 335
Palazzo Caracciolo Mgallery by Sofitel Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Vanvitelli Grand Hotel
340 342-343 344
Complesso Monumentale Donnaregina 345
23/01/20 15:13
CAMPANIA
Campania – www.cbnapoli.it
Convention Bureau Napoli Una realtà fattiva, in costante dialogo con il territorio, capace, con le sue linee di azione, di far registrare un aumento dei congressi Ecm. È il Convention Bureau Napoli, dallo sguardo sempre attento alla visione d’insieme e all’analisi dei dettagli ENTE
U
CONVENTION BUREAU NAPOLI Indirizzo: Palazzina Pegaso viale F. R. di Calabria - 80144 Napoli Contatti: tel. 081 7896535 info@cbnapoli.it www.cbnapoli.it
336
336 GCMS Campania SX CB Napoli.indd 336
na destinazione congressuale in crescita, Napoli. E i suoi risultati positivi sono merito del Convention Bureau Napoli, che, rispondendo a un’offerta turistica integrata e coordinata, è diventato l’unico interlocutore di riferimento per gli organizzatori Mice, italiani e stranieri, interessati a realizzare un evento nel capoluogo partenopeo. Giovanna Lucherini, direttore del Convention Bureau Napoli, dichiara: «Dal 2015 al 2019 le statistiche da noi elaborate dimostrano come le richieste siano cresciute costantemente e il 72% proviene dal mercato italiano. La partecipazione alle fiere di settore, anche internazionali, le collaborazioni con le istituzioni e le attrazioni culturali sono solo alcune delle azioni mirate per utilizzare al meglio le alte potenzialità del settore congressuale cittadino. Gran parte delle richieste ricevute e smistate ai nostri soci & partner sono relative a convegni medico-farmaceutici, seguiti da eventi tech, incentive e bancario-assicurativi».
Nel segno di Ippocrate Napoli è una destinazione dal grande appeal che vanta un’eccellen te rete di collegamenti aerei, ben 104 destinazioni nel 2019, che la connettono ai più impor tanti hub inter nazionali. La città si mostra in tutta la sua bellezza e professionalità per garantire il successo di qualsiasi tipologia di evento. Per questo 2020 il programma del Convention Bureau Napoli prevede la prosecuzione dell’intenso lavoro di promozione del territorio come destinazione Mice, con azioni mirate a potenziare il numero di candidature di associazioni scientifiche nazionali e internazionali interessate alla città, puntando sulla destagionalizzazione. In quest’ottica, sono state attivate alcune sinergie con i centri di eccellenza del territorio. Fra questi alcuni dipar timenti universitari della storica Università Federico II.
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2020
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GMC1213_RamadaNaples20_Layout 1 06/02/20giovedĂŹ 15:33 Pagina 1
CAMPANIA
Napoli – www.holidayinn.com/naplesitaly
Holiday Inn Naples Contatti: Guendalina Scavia, Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com Milena Marchese, Meetings Network Manager m.marchese@hotel-invest.com
★★★★ Via Aulisio centro direzionale, 6E 80143 Napoli Tel. 081 2250111 Fax 081 2250683 hinaples@hotel-invest.com www.holidayinn.com/naplesitaly
HOTEL
L’
Holiday Inn Naples è un moder no hotel 4 stelle che gode di una posizione strategica facilmente accessibile dalle principali autostrade, dall’aeroporto internazionale di Capodichino e dalla stazione centrale di Piazza Gari baldi. Per l’organizzazione dei vostri eventi ed incontri di lavoro il nostro flessibile Centro Congressi dispone di 8 sale meeting modulari, tutte dotate di luce naturale, connessione internet ad alta velocità gratuita ed ampi spazi espositivi. L’hotel dispone di 323 camere di tipologie Standard, Executi ve, Suite, Business Suite ed Executive Suite, tutte ampie, lumi -
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
nose adatte a soddisfare le più diverse esigenze di coloro che viaggiano per affari o per divertimento. Tutti i giorni, approfittate della navetta gratuita a 8 posti ad orari prestabiliti e con posti non prenotabili da/per la stazione centrale Garibaldi. Da qui, muovetevi in metropolitana e in autobus per raggiugere tutte le attrazioni della città in poche fermate. Se viaggiate in aereo, prenotate il transfer a pagamento da/per l’aeroporto di Capodichino (NAP). Nel ristorante Bistrot potrete gustare i prelibati e sfiziosi piatti del nostro Chef che armonizza abilmente la tradizione partenopea con gli ultimi trend culinari.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
MIMOSA I + II
311
20,75x15
2,70
8
2,1,x1,2
-
300
SI
-
-
250
300
120
-
GINESTRA
204
14x14,60
2,70
4
2,1,x1,2
-
200
SI
35
-
120
150
70
40
MIMOSA II
187
12,5x15
2,70
4
2,1,x1,2
-
170
SI
35
-
120
130
70
40
AZALEA I + II
124
8,25x15
2,70
4
2,1x1,2
-
120
SI
35
-
90
100
54
40
MIMOSA I
124
8,25x15
2,70
4
2,1x1,2
-
120
SI
35
-
90
100
54
40
BIANCOSPINO
113
7,3x15,5
3,10
2
2,1,x1,2
-
100
SI
35
-
-
80
54
40
AZALEA I
62
8,25x7,5
2,70
2
2,1x1,2
-
50
SI
15
-
40
40
18
20
AZALEA II
62
8,25x7,5
2,70
2
2,1x1,2
-
50
SI
15
-
40
40
18
20
CAMELIA I + II
46
4,25x10,8
2,70
2
2,1x0,9
-
40
SI
15
-
-
30
15
20
CAMELIA I + II + III
60
4,25x13,95
2,70
3
2,1x0,9
-
40
SI
-
-
-
35
26
-
GLICINE I + II
46
4,25x10,8
2,70
2
2,1x0,9
-
40
SI
14
-
-
30
15
20
GIGLIO
43
5,35x8,1
2,70
1
2,1,x0,9
-
25
SI
10
-
-
25
15
15
CAMELIA I
30
4,25x7,15
2,70
1
2,1x0,9
-
20
SI
10
-
-
15
6
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GLICINE I
30
4,25x7,15
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1
2,1x0,9
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-
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15
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VIP LOUNGE
64
16x4
2,70
2
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-
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-
-
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CAMELIA II + III
28
4,25x6,7
2,70
2
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CAMELIA III
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6,28x3,15
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1
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CAMELIA II
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4,25x3,65
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SI
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GLICINE II
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1
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SI
-
-
-
-
-
4
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338 GCMS Campania Holiday Inn Naples Scheda.indd 338
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 14:23
CAMPANIA
Napoli – www.palazzocaracciolo.com
Palazzo Caracciolo MGallery Hotel Collection Fascino a profusione per gli eventi ambientati in questa location, nel cuore di Napoli: alla storia intreccia innovazione e la sua verve proviene anche dalla capacità di accontentare al meglio le esigenze della meeting industry del terzo millennio
O
★★★★
HOTEL
ttenuto da un castello urbano del XIII secolo, Palazzo Caracciolo MGaller y Hotel Collection è una dimora storica di grande impatto nel centro di Napoli. Appeal storico e immediata raggiungibilità sono fra gli asset della location, situata a un chilo metro dallo svincolo autostradale e a circa 1.500 metri dalla stazione ferroviaria. Co -
PALAZZO CARACCIOLO MGALLERY HOTEL COLLECTION Brand di appartenenza: Accor Numero di camere: 146 Numero max meeting room: 6 Dimensioni meeting room principale (pax): 90 Superficie meeting room principale (mq): 80 Superficie area espositiva (mq): 80 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (4 km) Indirizzo: via Carbonara, 111/112 - 80139 Napoli Contatti: tel. 081 0160111 - fax 081 0176535 h5565-gm@accor.com www.palazzocaracciolo.com Persone di riferimento: Barbara Brunelli (General Manager) h5565-gm@accor.com
340
340 GCMS Campania SX Palazzo Caracciolo.indd 340
modità che preannunciano i comfort e i plus della struttura.
Nel segno di Ippocrate e della storia Sono sempre i dettagli a fare la differenza e, a Palazzo Caracciolo, sono ottocento anni di storia a regalare unicità ed esclusività. Il centro congressi è articolato in sei sale modulabili, con una capacità massima della sala plenaria fino a novanta persone, provviste di tecnologia all’avanguardia ed equipaggiate con la massima cura in ogni aspetto. Alcune delle sale si affacciano direttamente sul chiostro o sul giardino, scenari di impatto per cof fee break o per una pausa ristoratrice. Il chiostro cinquecentesco, climatizzato e fruibile in ogni stagione, è il cuore pulsante della struttura, che, di sera, illuminato ad hoc, regala eventi indimenticabili. In grado di ospitare fino a 300 persone sedute a platea e cinquecento invitati standing, può essere allestito per una cena tradizionale o per un buffet in piedi. Durante la bella stagione – che a Napoli dura quasi un anno intero – si possono organizzare coffee break all’ombra di ulivi secolari o di aranci, in uno spazio-giardino di grande impatto coreografico. Entro il 2020, inoltre, a Palazzo Caracciolo ci sarà una nuova sala mee ting da 150 persone, funzionale e alternativa al chiostro. L’eleganza, infine, è protagonista nell’accomodation: 146 tra camere e suite nelle quali percepire il senso dell’identità storica rispettata con solennità ma con criteri rispondenti alle più moderne esigenze di ospitalità.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
23/01/20 14:24
GMC0797_TowerStabie_Layout 1 07/07/15martedĂŹ 16:14 Pagina 1
CAMPANIA
Castellammare di Stabia – www.towershotelsorrento.com
Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Una struttura posta nella penisola sorrentina, nata dalla trasformazione di un ex opificio, oggi è punto di riferimento assoluto per l’ospitalità partenopea e perfetta per la meeting industry
N
★★★★
HOTEL
ato dalla trasformazione di un ex opificio Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast si trova oggi proiettato nel circuito inter nazionale dell’incentive di alto profilo grazie ad un innovativo spirito imprenditoriale che ha saputo dimostrare come sia possibile riqualificare e riconvertire un’industria dismessa in un hotel di forte richiamo per la meeting industry. Il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast dispo ne di 150 camere, dall’executive suite alle standard, con vista sul Golfo di Napoli, un
TOWERS HOTEL STABIAE SORRENTO COAST Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 275 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (40 km) Indirizzo: S.S Sorrentina, 145 km 12.400 80053 – Castellammare di Stabia (Na) Contatti: tel. 081 3946700 fax 081 3946770 info@towershotelsorrento.com www.towershotelsorrento.com Persone di riferimento: Antonino Russo (direttore commerciale) a.russo@sorrentocoasthotel.com tel. diretto: 3357022036
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centro benessere, una piscina, una spiaggia privata, un molo d’attracco esclusivo e un centro congressi versatile e ar ticolato, con cinque sale meeting. Sala Altamura, la plenaria, è lo spazio più ampio, capace di ospitare 250 persone, illuminata da luce naturale, dotata di vista mare e divisibile all’occorrenza in due sale da 125 posti. Anche Sala Morelli è divisibile in due ambienti più piccoli, ma nella versione plenaria può accogliere 40 persone. Completa l’of ferta congressuale Sala Palizzi che in un’area di circa 180 mq ha una capacità massima di 100 persone. Oltre alle sale più classiche sono disponibili spazi accessori fondamentali e perfetti per allestire situazioni conviviali di relax e pausa come un coffe break o un aperitivo di chiusura meeting. A testimonianza di quanto il segmento incentive e congressuale conti per la struttura alberghiera l’hotel ha di recente implementato la sua dotazione strutturale con Convivio. Spiega Antonino Russo, direttore commerciale del Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast: «Si tratta di una struttura che sorge direttamente sul mare e si trova comodamente all’interno dell’hotel, un elegante spazio che si è aggiunto alla strut tura originaria, già apprezzata come location di impor tanti eventi. Qui abbiamo per esempio ospitato una cena di gala della società di prodotti sanitari Novartis, con quattrocento persone. In generale nel nostro albergo abbiamo ospitato anche eventi di impor tanti player di mercato come l’azienda di confetteria Per fetti, Gioielli Damiani, Vodafone, l’azienda di pneumatici Bridgestone e la Nintendo. Fin dai primi anni di attività la nostra struttura ha inoltre ospitato diversi lanci di prodotto di case automobilistiche come Ford, V olkswagen, Jeep Italia, Daihatsu e Mercedes-Benz».
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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04/02/20 17:13
CAMPANIA
Castellammare di Stabia (NA) - www.towershotelsorrento.com
Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Sala principale: 250 Camere: 150
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 150 ■ Singole 10 ■ Doppie 132 ❏ Junior Suite ■ Suite 8
Autostrade A3 - Napoli-Salerno Casello di Castellammare di Stabia a Km. 5 Stazione di Vico Equense a Km. 4 Aeroporto di Napoli Capodichino a Km. 40 ■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città
★★★★ S.S Sorrentina 145 - Km. 12,400 80053 Castellammare di Stabia (NA) Tel. 081 3946700 - Fax 081 3946770 info@towershotelsorrento.com a.russo@sorrentocoasthotel.com www.towershotelsorrento.com Contatti: Antonino Russo Direttore Commerciale a.russo@sorrentocoasthotel.com Adelaide Tornese Groups & Events Coordinator info@towershotelsorrento.com Apertura: da metà marzo agli inizi di novembre
Nome sala
SALA ALTAMURA PLENARIA
Area mq
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 5 Sala principale: 250 posti Dimensioni sala principale mt: 21,30x12,90 Altezza sala principale mt: 3,00 Aree espositive mq:
Ristorante: Gouache - Posti totali: n° 220 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Parcheggio: ■ Coperto per 200 auto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato
Dimensioni metri
Altezza metri
275
21,30x12,90
3,00
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
1
-
-
Luce naturale
250
NO
HOTEL
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Frigobar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
■ Bar
Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
60
120
150
230
120
-
SALA ALTAMURA A
142
11x12,90
3,00
1
-
-
120
NO
25
56
80
120
56
-
SALA PALIZZI
182
14x13
5,00
1
-
-
100
SI
30
-
100
-
60
-
SALA MORELLI PLENARIA
58
5,15x11,20
3,00
1
-
-
40
NO
15
16
-
40
20
-
SALA MORELLI C
36
5,15x6,90
3,00
1
-
-
20
NO
6
-
-
20
10
10
SALA MORELLI D
22
5,15x4,30
3,00
1
-
-
10
NO
6
-
-
10
6
10
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
343 GCMS Campania Scheda Towers Hotels Scheda.indd 343
343
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CAMPANIA
Caserta – www.grandhotelvanvitelli.it
Grand Hotel Vanvitelli Punto di riferimento sicuro per turisti e uomini d’affari in viaggio a Caserta, il suo centro congressi è uno dei principali della Campania per l’ampiezza degli spazi, la posizione, le attrezzature all’avanguardia e la qualità dei servizi
U
★★★★
HOTEL
n hotel quattro stelle superiore colloca to in posizione molto strategica, situato alle porte di Caserta, a pochissimi minuti dalla monumentale residenza reale nata dalla mente geniale del grande architetto settecentesco (al quale la struttura rende omaggio nel nome), a poche centinaia di metri dall’uscita di Caserta Sud dell’autostrada A1 Napoli – Milano e lungo la Statale Appia, l’antica strada consolare che collegava Roma con le Puglie. L’aeroporto GRAND HOTEL VANVITELLI Brand di appartenenza: Gruppo Boccardi Numero di camere: 240 Numero max meeting room: 17 Capienza meeting room principale (pax): 500 a platea Superficie meeting room principale (mq): 360 Superficie area espositiva (mq): 1.700 Aeroporto più vicino: Aeroporto di Napoli (18 Km) Indirizzo: Viale Carlo III - 81100 Caserta Contatti: tel. 0823 217802 fax 0823 421330 sales@grandhotelvanvitelli.it www.grandhotelvanvitelli.it Persone di riferimento: Maria Cristina Santaniello (Sales Manager) cristina.santaniello@grandhotelvanvitelli.it tel. diretto: 0823 217808 Sabrina Monfregola (Ufficio Congressi) sales@grandhotelvanvitelli.it tel. diretto: 0823 217802 Imma Borsini (Event Manager) tel. diretto: 0823 217801 events@grandhotelvanvitelli.it
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344 GCMS Campania SX GH Vanvitelli.indd 344
internazionale di Napoli Capodichino è distante solo venti chilometri percorribili in un quarto d’ora d’autostrada, mentre la stazione ferroviaria di Caserta è raggiungibile in cinque minuti. Al Grand Hotel Vanvitelli tutto è studiato per far sì che l’ospite si trovi perfettamente a proprio agio. La capacità ricettiva è articolata in 240 le camere tra Classic, Superior, Junior Suite e Suite e sono cinque le sale ristorante ser vite da una cucina che è il trionfo della gastronomia a chilometro zero.
Spazio anche al relax Da poco è attiva anche una modernissima spa, in uno spazio di 1.200 metri quadrati attrezzato con piscina interna riscaldata, idromassaggi, lame cervicali, bagno alle erbe, bagno di vapore, sauna, cascata di ghiaccio, nebbia fredda, docce emozionali, zone relax con lettini. Il Grand Hotel Vanvitelli punta moltissimo sul segmento incentive, potendo disporre di un centro congressi con 16 sale meeting e sei “business room”, con una capacità variabile e modulabile da cinquecento a quindici persone. Nelle pause tra un convegno, un meeting o un incontro di affari l’ospite può rilassarsi in un meraviglioso parco che ospita piscina e solarium, magari sorseggiando un cocktail preparato in uno degli american bar disseminati nella struttura, che dispone anche di un ampio parcheggio e garage coperto.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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CAMPANIA
Napoli – www.museodiocesanonapoli.it
Complesso Monumentale Donnaregina Contatti: Carmen de Rosa, Referente cderosa@museodiocesanonapoli.it Elio de Rosa, Direttore edr@museodiocesanonapoli.it
Largo Donnaregina 80138 Napoli Tel. 081 5571365 info@museodiocesanonapoli.it www.museodiocesanonapoli.it
I
l Polo Didattico e Congressuale Donnaregina fa parte del Complesso Monumentale Donnaregina, sede di esclusiva preziosità che racchiude autorevoli testimonianze artistiche, in particolare medioevali e barocche. Oltre 3500 mq includono 9 sale di diverse dimensioni, predisposte per tutti i servizi audio e video, rappresentano la soluzione ideale per esposizioni, convention, meeting e congressi di alto profilo. Un ampio palco incastonato in una cor nice barocca offre agli ospiti concerti e spettacoli in esclusiva. Fiore all’occhiello all’interno del Complesso Monumentale è il Museo Dio cesano di Napoli che espone stabilmente oltre 400 opere di famosi e autorevoli ar tisti. Ogni anno il museo ospita mostre temporanee di grande valore storico-artistico e facilmente i congressisti possono trovarsi davanti a un quadro di Leonardo da Vinci o a una scultura di Michelangelo così
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
come è accaduto durante l’evento del G7 dei Presidenti delle Camere Basse. La versatilità delle sale e l’ampia ca pacità di ospitare un ampio numero di persone, consentono la pianificazione di cene di gala, cocktail, buffet, degustazioni e coffee break. Lo staff interno è in grado di supportare tutte le esigenze logistiche, organizzative, progettuali ed eventualmente allestitive. Un team specializzato è sempre a disposizione dei congressisti per accompagnarli attraverso visite guidate in un af fascinante viaggio storico ar tistico. Il connubio tra arte e meeting ha fatto assumere al Centro un ruolo di riferimento per il congressuale a Napoli. Da non sottovalutare è la posizione geografica privilegiata, l’accessibilità raggiunta dalla costante crescita della vicinissima metropolitana dell’arte, la vicinanza al Duomo di Napoli e ad altri sei importanti musei (via Duomo, la Via dei Musei).
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
NAVATA BAROCCA
500
-
-
-
-
-
400
SÌ
-
-
-
400
-
-
NAVATA GOTICA
400
-
-
-
-
-
300
SÌ
-
-
-
250
-
-
SOLIMENA
130
-
-
-
-
-
200
NO
-
-
-
150
-
-
SALA DEL CORO GOTICO
225
-
-
-
-
-
180
NO
-
-
-
150
-
-
DELLE COLONNE
60
-
-
-
-
-
80
NO
-
-
-
60
-
-
SALA CHIERICI
60
-
-
-
-
-
70
NO
-
-
-
50
-
-
SALA SACRESTIA
80
-
-
-
-
-
70
NO
-
-
-
60
-
-
DEL COMUNICHINO
90
-
-
-
-
-
50
NO
-
-
-
50
-
-
SALA DEL CHIOSTRO
55
-
-
-
-
-
40
NO
-
-
-
40
-
-
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
345 GCMS Campania Complesso Donnaregina Scheda.indd 345
2020
CENTRO CONGRESSI
Apertura: tutto l’anno
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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PUGLIA
Hotel Mercure
CdsHotels Grand Hotel Riviera e Basiliani Grand Hotel Costa Brada
348 350-351
Villa Romanazzi Carducci
358-359
Hotel Monte Sarago
360-361 362-363
Grand Hotel La Chiusa di Chietri
352
Rondò Hotel
Grand Hotel Tiziano e dei Congressi
353
Tenuta Moreno
Greenblu Hotels - Puglia e Basilicata
354
Centro Congressi & Hotel
Hotel Excelsior Bari
356-357
The Nicolaus Hotel
364-365 366
BASILICATA
Grand Hotel Pianetamaratea
347 GCMS Puglia-Bas Copertina 2020.indd 347
368-369
Mh Matera Hotel
370-371
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PUGLIA
Lecce – www.cdshotels.it
CDSHotels Grand Hotel Riviera e Basiliani I congressi medico-scientifici trovano in due strutture salentine le location ideali per la loro ambientazione: nel Grand Hotel Riviera e nel Basiliani, del gruppo CDSHotels
HOTEL
Q
uello che contraddistingue le strutture di CDSHotels è sicuramente il servizio esclusivo: il gruppo annovera nel suo network alberghi con personalità e appeal diversificati, tutti accomunati dall’eccellenza. L’attenzione a ogni esigenza della clientela e la raffinatezza di una ristorazione di alta qualità sono fra i tratti distintivi del gruppo, nel quale tutto è pensato per offrire un servizio esclusivo. Il risultato è un’evoluzione continua di servizi e competenze che si respira nelle dieci location del brand. Tra le strutture del gruppo, il Grand Hotel Riviera e il Basiliani sono le più adatte ad accogliere i congressi medico-scientifici tutto l’anno nel bellissimo contesto paesaggistico del Salento.
Ideale per la convegnistica, il quattro stelle Grand Hotel Riviera sorge nella macchia mediterranea. Qui i delegati dei congressi medico-scientifici trovano tecnologia all’avanguardia, efficienza, personalizzazione e tre terrazze vista mare, di cui una di circa cinquecento metri quadrati af facciati sulle onde, le altre due ubicate tra la pineta e le piscine, location ideali per coffee break e serate di gala. Nella struttura salentina le sale congressi sono due, ampie e illuminate con luce naturale: la sala Nereide e la sala Calypso, in grado di ospitare da trenta a 180 persone. Una grande eleganza si ritrova anche nelle 98 camere, Comfort, Family Room e Superior, tutte spaziose e luminose, molte con splendida vista mare.
Fra le Comfor t, le Family Room e le Superior , sei camere sono attrezzate per diversamente abili con doppio bagno. Grande impor tanza è riservata poi alla gastronomia della location, da apprezzare nella sala Cloe - con un’ampia terrazza prospiciente il mare - e nella terrazza Riviera: negli spazi dedicati alla buona tavola si assiste al trionfo del gusto mediterraneo, in binomio con una selezione di vini pregiati. Al Grand Hotel Riviera business e leisure si intrecciano così come tecnologia e atmosfera, percorsi del gusto e post congress. E se si desidera abbinare al lavoro il relax, l’hotel consente, durante la bella stagione, di rilassarsi a bordo piscina o sulla spiaggia privata di rocce, attrezzata con pedane in legno, ombrelloni, lettini e comode scalette per accedere al mare.
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
Mood mediterraneo
348-349 GCMS Puglia 2S - CDS.indd 348
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23/01/20 14:28
GRAND HOTEL RIVIERA Numero di camere: 98 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 200 Superficie meeting room principale (mq): 250 Superficie area espositiva (mq): 150 Aeroporto più vicino: Aeroporto del Salento Indirizzo: via Emanuele Filiberto 172-174, 73048 Santa Maria al Bagno, Nardò (Le)
BASILIANI Numero di camere: 128 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 350 Superficie meeting room principale (mq): 400 mq Superficie area espositiva (mq): 150 Aeroporto più vicino: Aeroporto del Salento, Brindisi Indirizzo: via T. Renis, 11, 73028 Otranto (Le)
★★★★ S
Congressi medico-scientifici di sicuro successo anche nell’altro hotel del network CDSHotels, il Basiliani di Otranto, un quattro stelle che ripropone la tipica architettura locale: lo caratterizzano, infatti, ampi pergolati, terrazze esterne, sentieri e vialetti all’aperto incastonati nella pietra. Aperta tutto l’anno, la location dispone di 128 fra camere e suite e agli incontri dedica un centro congressi con cinque sale meeting, tre delle quali modulabili con pareti a tutt’altezza, la cor nice ideale per qualsiasi tipologia di evento e sino a 350 persone. Una gastronomia gour met trionfa in occasione di cene di gala o di lunch di lavoro nel raffinato ristorante della struttura, Gli Ulivi, provvisto di ampia sala inter na climatizzata e di una terrazza esterna - prospiciente la piscina - dove i congressisti possono apprezzare prelibatezze della gastronomia pugliese, così come specialità nazionali, internazionali e persino vegane. Nella realizzazione delle prelibatezze de Gli Ulivi è garantito l’utilizzo di materie prime selezionate e di prodotti provenienti anche dall’agricoltura e dall’allevamento locale. Un contesto di classe e in posizione strategica, quella del Basiliani, che consente post congress alla scoperta delle bellezze della destinazione. Nelle vicinanza della struttura, infatti, vi sono la cava di Bauxite, a soli ottocento metri il cen tro storico di Otranto, con il suo castello e la cattedrale medievale, Lecce,
con i suoi ricami barocchi, e le lunghe spiagge bianche dei Laghi Alimini. E poi ancora si pos sono organizzare mini crociere in catamarano con aperitivi a bordo, magari verso il faro Punta Palascìa, il punto geografico più a est d’Italia. Per rilassarsi in albergo, invece, magari tra un impegno professionale e l’altro o a conclusione dei congressi, spicca la piscina outdoor, cornice prescelta di cocktail e momenti conviviali a bordo d’acqua durante la bella stagione.
★★★★
Post congress in Salento
HOTEL
PUGLIA
Contatti: tel. 0832 351321 fax 0832 228794 eventi@cdshotels.it www.cdshotels.it Persone di riferimento: Valentina De Nuzzo (Mice Manager) v.denuzzo@cdshotels.it tel. diretto 083 2093855
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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PUGLIA
Gallipoli (Le) – www.grandhotelcostabrada.it
Grand Hotel Costa Brada Riservatezza business oriented, sobria eleganza, uno staff qualificato e competente, un contesto unico e suggestivo: sono questi alcuni dei plus della location salentina, sede perfetta per eventi Mice di alto livello e qualità superiore
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★★★★
HOTEL
na struttura moder na ed elegante da sempre al servizio di un’utenza congressuale. Concepito in tipico stile mediterraneo, il Grand Hotel Costa Brada è uno storico albergo a quattro stelle di Gallipoli, immerso in una suggestiva pineta e affacciato sul limpido mare del Salento. Posto a quaranta chilometri da Lecce, una delle più af fascinanti capitali dello stile barocco, a ottanta dall’aeroporto di Brindisi e a duecento da quello di Bari, si presenta come una location di qualità e char me, grazie anche al suo staff professionale, sia per un’utenza leisure sia, soprattutto, per clienti business oriented.
GRAND HOTEL COSTA BRADA Numero di camere: 75 Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 200 Superficie meeting room principale (mq): 196 Superficie area espositiva (mq): 1000 Aeroporto più vicino: Brindisi dista 80 km, Bari dista 200 km Indirizzo: Litoranea Sud Km. 3 73014 Gallipoli (Le) Contatti: tel. 0833 202551 Fax 0833 202555 direzione@grandhotelcostabrada.it www.grandhotelcostabrada.it Persone di riferimento: Anio Iannuzziello (Direttore) Anna Lisa Stefanelli (Commerciale)
350
350 GCMS Puglia SX Costabrada.indd 350
Soluzioni personalizzate I quattro piani che compongono l’hotel, interamente rinnovato di recen te, ospitano 75 camere, di diversa tipologia e arredamento, tutte accomunate da standard qualitativi e di comfort di livello superiore, luminose, eleganti e con balconi vista mare. Il centro congressi inter no, dotato di tutte le attrezzature tecnologiche all’avanguardia, si configura come soluzione ideale per meeting, riunioni di lavoro ed eventi congressuali, dalle grandi convention fino a gruppi più piccoli, in un contesto paesaggistico unico e particolarmente riservato. La sala plenaria, che dispone anche di un tavolo relatori con otto postazioni, può ospitare fino a duecento persone nella configurazione a teatro, ed è completata dall’ampia area della hall di circa mille metri quadrati, adatta in par ticolar modo per allestimenti, presentazioni di prodotto e desk di accoglienza e registrazione dei delegati; a tutto ciò si aggiunge un grande spazio per coffee break con vista sul mare. Sono invece tre, di cui due stagionali, i ristoranti del Grand Hotel Costa Brada, con soluzioni gastronomiche diverse tra loro, perfetti sia per business lunch sia per cene aziendali e di gala, oltre che per proposte di catering interamente personalizzabili.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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PUGLIA
Gallipoli (LE) – www.grandhotelcostabrada.it
Grand Hotel Costa Brada Sala principale: 210 Camere: 75
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 75 ❏ Singole ■ Doppie 43 ■ Junior Suite 1 ■ Suite 2 ■ Triple 16 ■ Deluxe 11 ■ Disabili 2
■ Al mare Autostrade A14 Casello di Bari a Km. 200 Stazione di Lecce a Km. 40 Stazione di Gallipoli a Km. 4 Aeroporto di Brindisi a Km. 80 Aeroporto di Bari a Km. 200 ■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 2 Sala principale: 210 posti Dimensioni sala principale mt: 14,30x14,30 Altezza sala principale mt: 3,20 Aree espositive mq: 1000
Lit. Km 3 Gallipoli - S. Maria di Leuca 73014 Gallipoli (LE) Tel. 0833 202551 - Fax 0833 202555 info@grandhotelcostabrada.it direzione@grandhotelcostabrada.it www.grandhotelcostabrada.it
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 40 ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ❏ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ■ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Contatti: Anio Iannuzziello, Direttore direzione@grandhotelcostabrada.it Apertura: tutto l’anno
SALA MEETING
Area mq
204
Dimensioni metri
Altezza metri
14,3 x 14,3
3,2
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
351 GCMS Puglia Hotel Costa Brada Scheda.indd 351
Ristorante: Panoramico - Posti totali: n° 300 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ❏ Internazionale
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
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2
1,6x2,35
1,8x2,4
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Luce naturale
NO
HOTEL
★★★★
Nome sala
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ❏ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
■ Bar Parcheggio: ■ Coperto per 8 auto ■ Esterno per 200 auto ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
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-
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Alberobello (Ba) – www.lachiusadichietri.it
Grand Hotel La Chiusa di Chietri Contatti: Domenico Pugliese Direzione Meeting & Congressi congressi@lachiusadichietri.it
★★★★ S
S.S. 172 dei Trulli Km. 29,800 70011 Alberobello (BA) Tel. 080 4325481 - Fax 080 4323558 info@lachiusadichietri.it www.lachiusadichietri.it
CENTRO CONGRESSI
S
ituato alle porte di Alberobello - Patrimonio UNESCO, immerso nella meravigliosa scenografia dei trulli, tra ulivi secolari, mandorli, ciliegi e boschi di lecci tipici della Valle d’Itria, il Grand Hotel La Chiusa di Chietri è costituito da 150 unità abitative, di cui 12 T rulli del ‘600 finemente ristrutturati e arredati secondo l’antica tradizione contadina, 8 splendide Suite e 130 stanze dotate di ogni confort e raffinatezza, per rendere unico e indimenticabile il tuo evento. Il Grand Hotel La Chiusa di Chietri dispone del più capiente centro congressi del sud-est barese con 16 sale meeting, strut-
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
turalmente modulabili, adatte ad ospitare diverse tipologie di eventi: appuntamenti aziendali, seminari, riunioni, corsi di formazione, workshop e convention. Le sale congressi, gra zie alla flessibilità degli spazi e alla professionalità dello staff, possono accogliere fino a 1000 persone, e con l’impiego di tecnologie ed attrezzature all’avanguardia ogni evento risul terà esclusivo ed efficace. La tipicità della location è garantita anche dal ristorante Nobis, all’interno del quale, tra creatività e folklore culinario, è possibile gustare tutte le prelibatezze della Valle d’Itria in un unico percorso di sapori.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
MILLENIUM
819
38,80x21,10
3,50
5
2,30x2,30
2,30x2,30
1000
SI
230
1000
600
1000
460
230
TULIPANO PLENARIA
408
17,6x23,2
3,50
3
1,80x2,10
2,00x2,30
500
SI
140
450
350
500
270
140
ORCHIDEA
376
17,8x21,1
3,50
5
2,30x2,30
2,30x2,30
400
SI
145
400
250
400
200
145
FESTE
281
23,4x12
3,30
2
1,80x2,00
1,80x2,00
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SI
120
300
200
350
150
120
GAZEBO
240
15,5x15,5
6,50
4
2,00x2,30
2,00x2,30
300
SI
100
280
120
300
100
100
TULIPANO
231
17,6x13,1
3,50
2
1,80x2,10
2,00x2,30
300
SI
85
250
200
300
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85
GARDENIA
233
13,4x17,35
3,50
2
2,30x2,30
2,30x2,30
250
SI
85
180
120
250
125
85
GERBERA
178
17,6x10,1
3,50
2
1,80x2,10
2,00x2,30
200
SI
65
200
150
200
120
65
CICLAMINO
128
7,4x17,35
3,50
3
2,30x2,30
2,30x2,30
150
SI
50
120
100
150
75
50
CAMINETTO
83
13,6x6,1
2,50
1
1,30x2,20
1,30x2,10
120
SI
30
120
50
100
60
30
MIMOSA
114
6,7x17
3,50
3
1,60x2,10
1,20x2,60
100
SI
30
-
-
100
60
25
GLICINE
63
9,45x6,8
3,50
2
1,60x2,10
1,20x2,60
60
SI
22
-
-
60
30
18
MAGNOLIA
63
9,45x6,8
3,50
2
1,60x2,10
1,20x1,60
60
SI
22
-
-
60
30
18
ORTENSIA
63
9,45x6,8
3,50
2
1,60x2,10
1,20x2,60
60
SI
22
-
-
60
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AULA 1
36
6,7x5,35
3,50
2
1,60x2,10
2,30x2,10
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SI
10
-
-
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AULA 2
36
6,7x5,35
3,50
2
1,60x2,10
2,30x2,60
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SI
10
-
-
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352 GCMS Puglia La Chiusa di Chietri Scheda.indd 352
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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PUGLIA
Lecce – www. grandhoteltiziano.it
Grand Hotel Tiziano e dei Congressi Contatti: congress@grandhoteltiziano.it
★★★★ Viale Porta d’Europa, 5 73100 Lecce Tel. 0832 272111 Fax 0832 272841 info@grandhoteltiziano.it www.grandhoteltiziano.it
truttura moderna e funzionale, la più grande in Puglia, con 273 camere Classic, Superior ed Executive e un centro congressi di 13 sale fino a 2.000 posti, costituisce la location ideale per organizzare un evento indimenti cabile. Il Ristorante Michelangelo ser ve piatti della tradizione sa -
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
lentina e nazionale con una creatività semplice e genuina. Favorevolmente posizionato il Grand Hotel Tiziano è a 10 minuti a piedi dal centro storico barocco di Lecce e vici nissimo alle principali ar terie e strade di collegamento del Salento. L’air terminal di Brindisi è a 50 metri dall’ingresso dell’albergo.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
TIZIANO
887
32,4x27,4
5,00
-
-
-
800
NO
-
-
-
800
-
-
BERNINI
1230
37,60x32,75
5,00
-
-
-
450
SÌ
100
400
260
450
100
150
CARAVAGGIO
216
14,80x14,60
5,00
-
-
-
400
SÌ
80
200
130
200
80
70
LEONARDO
413
22,80x18,15
5,00
-
-
-
250
SÌ
80
200
130
250
80
70
TINTORETTO
464
28,40x16,35
6,00
-
-
-
200
SÌ
80
320
160
200
50
70
RAFFAELLO
138
18,70x7,37
3,00
-
-
-
150
NO
35
50
-
150
50
35
DONATELLO
107
12,12x8,87
3,00
-
-
-
100
SÌ
30
100
-
100
20
30
LEANDRO
340
21x16,20
3,00
-
-
-
100
NO
40
180
-
100
40
50
GIOTTO
78
10,40x7,50
3,00
-
-
-
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SÌ
25
50
-
60
15
25
BOTTICELLI
54
9,87x5,48
3,00
-
-
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NO
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-
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20
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MASACCIO
80
10,26x7,77
3,00
-
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-
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NO
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CIMABUE
27
5,41x5,04
3,00
-
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NO
15
-
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PRIVÈ
11
3,20x3,50
3,00
-
-
-
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-
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HOTEL
S
Apertura: tutto l’anno
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PUGLIA
Puglia e Basilicata – www.greenblu.it
Greenblu Hotels & Resort GreenBlu Hotels & Resort è il nome dell’offerta Mice in Puglia e Basilicata. Qualità dei servizi, classe e posizione di forte richiamo: sono questi alcuni dei plus di questo polo congressuale e alberghiero diffuso, per convegni di alto profilo
HOTEL
U
n polo leisure e congressuale diffuso, tra Basilicata e Puglia. Sono in tutto otto le strutture alberghiere del gruppo GreenBlu Hotels & Resort; quattro e cinque stelle accomunate dall’alta qualità dei ser vizi offerti, da charme e design e dalla loro posizione, strategica e di for te impatto visivo. Di tutti gli hotel, sei vantano una vocazione Mice, ideali quindi per eventi business con caratteristiche e spazi che si adattano a qualsiasi esigenza.
una capacità di quattrocento delegati per la sala Cupola, lo spazio principale, nella con figurazione a teatro: dotata di luce naturale, ai affaccia direttamente sul mare. Altri spazi si collegano a essa for mando un bouquet di sotto sale da venti a cinquanta posti e si pre stano in par ticolar modo a riunioni di lavoro più riservate e per un numero ristretto di parteTorre Cintola Natural Sea Emotions cipanti, data la loro configurazione e posizioÈ una location a quattro stelle con ser vizi e caratteristiche da cinque: ne. La sala Corona si configura invece come interamente ristrutturata nel 2018 Torre Cintola Natural Sea Emotions, ambiente versatile per incontri fino a 250 parsuggestivo resort con vista sul mare situato a Monopoli, sulla costa tecipanti in simultanea con aree espositive di pugliese, mette al centro di tutto il cliente. E lo fa aumentando, per supporto a meeting e convegni. A tutto questo esempio, gli spazi destinati alle camere, luminose, eleganti e full optio- si aggiungono diversi spazi ester ni (ben sette nal, che da 419 diventano 283. Un hotel situato a pochissimi metri dal gli ettari disponibili, oltre alla suggestiva ter mare, con mille possibilità per clienti Mice che cercano una soluzione razza collegata alla sala Cupola, per eventi a 360 gradi: diverse infatti le attività destinate al post congress. Al suo di vario genere), per cocktail di benvenuto, interno ospita un vero e proprio centro congressi, versatile, moder no coffee break, business lunch, cene di gala e e tecnologicamente all’avanguardia, che può ospitare fino a seicento per l’accoglienza e l’accreditamento dei de legati. persone. Sono sei i suoi ambienti, inter ni ed esterni alla struttura, con
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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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Aquatio Cave Luxury Hotel &spa Aquatio Cave Luxury Hotel &spa, in Basilicata, è ubicato al centro dei celebri Sassi di Matera, patrimonio Unesco e capitale europea della cultura 2019, a ridosso della piazza più importante della città. Cinque stelle per 35 tra eleganti camere e suite, incastonate nelle pareti in tufo e dotate di ogni comfort cui si aggiungono un ristorante e una sala polifunzionale, ideale per meeting fino a cinquanta persone.
Borgobianco Resort &spa Il Borgobianco Resort & Spa è invece una tipica e affascinante masseria pugliese a cinque stelle circondata da ulivi, con vista sulla bianca citta dina di Polignano a Mare. 48 le sue caratteristiche camere, dotate di comfort superiori, un raffinato ristorante e due eleganti e accoglienti sale congressi con tecnologie all’avanguardia, ambienti di lavoro ideali per incontri business, convegni o meeting.
Marinagri Hotel &spa Cinque le stelle di Marinagri Hotel &spa, elegante resor t di Policoro, in Basilicata, situato all’interno di un contesto unico e di grande fascino grazie ai suoi suggestivi canali. L ’hotel, 95 le sue raffinate camere di diversa tipologia e dotate di ogni comfor t, ha un vero e proprio confe rence center completo di tutte le attrezzature tecniche con quattro sale che possono ospitare riunioni ed eventi fino a trecento persone.
Argonauti Sea Life Experience Circondato dall’incontaminata e lussureggiante natura della Basilicata e da una lunghissima spiaggia di sabbia Argonauti Sea Life Experience è una struttura incastonata nel por to degli Argonauti. 217 le sue camere, quattro stelle differenti tra di loro per tipo ma accomunate da comfor t di
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TORRE CINTOLA NATURAL SEA EMOTIONS Brand di appartenenza: Greenblu Hotels & Resorts Numero di camere: 283 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 300 Aeroporto più vicino: Bari Palese Indirizzo: Località Capitolo 70043 Monopoli (Ba) Contatti: tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.torrecintola.it Persone di riferimento: Marila Tinelli
★★★★
HOTEL
PUGLIA
livello, ristorante interno ed esterno e sette sale per congressi e meeting, alcune modulari tra loro, per una capacità complessiva di quattro cento persone.
Cavaliere Urban Hotel Nel territorio di Noci, tipica cittadina pugliese, il Cavaliere Urban Hotel, quattro stelle, si colloca in un comprensorio turistico di grande rilevanza per tutta la regione. Al suo inter no dispone di 33 camere, caratterizzate da linee gradevoli e informali e di una elegante sala convegni modernamente attrezzata per ospitare, con professionalità e grande flessibilità organizzativa, piccoli meeting, congressi ed eventi professionali.
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PUGLIA
Bari – www.excelsiorbari.it
Hotel Excelsior Bari Una location ideale per meeting e congressi di sicuro successo nel centro della città. L’Hotel Excelsior Bari è da sempre la struttura ad hoc per la clientela Mice, che qui trova un completo e attrezzatissimo congress center e un team dedicato
D
★★★★
HOTEL
a molto tempo è un vero e proprio punto di riferimento per la clientela Mice del sud Italia: l’Hotel Excelsior Bari rappresenta infatti un mix vincente di tradizione, profes sionalità e offerta congressuale di alto livello, in posizione strategica, a pochi passi dalla stazione ferroviaria del capoluogo pugliese e ben servito dalla principale rete viaria. Un quattro stelle in pieno centro città sempre più
HOTEL EXCELSIOR BARI Numero di camere: 146 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 200 Superficie meeting room principale (mq): 180 Aeroporto più vicino: Aeroporto di Bari Karol Wojtyla Indirizzo: via G. Petroni, 15 - 70124 Bari Contatti: tel. 080 5564366 fax 080 55233 77 congressi@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it Persona di riferimento: Luana Magarelli (Mice Manager)
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votato a un’utenza business: sono 146 le camere, complete e dal de sign moderno, all’insegna della praticità e del comfor t più assoluto, mentre meeting e convegni trovano qui tutto quel che serve per eventi di lavoro di sicuro successo.
Un moderno congress center Otto invece le sale, che compongono quindi un vero e proprio congress center interno, di cui alcune modulari, distribuite su due livelli dif ferenti dell’hotel, tutte dotate di luce naturale e con una completa dotazione tecnologica; gli spazi posti al primo piano si presentano particolarmente indicati per eventi farmaceutici e aziendali, break-out per i congressi medici e corsi di formazione, mentre al livello inferiore quattro ampie e moderne sale permettono, grazie anche alla loro flessibilità architettonica, lo svolgimento di qualsiasi tipo di convegno, destinato anche a un numero importante di partecipanti. A integrare il bouquet per l’utenza business l’Hotel Excelsior Bari mette a disposizione un team apposita mente formato e riservato, in grado di seguire e suppor tare il cliente in ogni sua esigenza e necessità. Due invece sono gli spazi dedicati alla ristorazione, perfetti per coffee break, pranzi di lavoro, cene aziendali e di gala e per servizi di catering interamente personalizzabili. Gli ospiti dell’hotel trovano, infine, anche un’attrezzatissima palestra, per ricaricarsi di energia dopo una lunga giornata di lavoro, e un garage custodito.
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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Bari - www.excelsiorbari.it
Hotel Excelsior Bari DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 146 ■ Dus 67 ■ Dbl 60 ■ Suite 5 ■ Triple 8 ■ Francesi 6
Sala principale: 520 Camere: 146 ■ In città Stazione di Bari centrale Aeroporto di Bari Palese
a Km. 0 a Km. 14
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ❏ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 9 Sala principale: 520 posti Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 3,5 Aree espositive mq: 500
Via Giulio Petroni, 15 - 70124 Bari Tel. 080 5564366 - Fax 080 5523377 info@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it
Apertura: tutto l’anno
Nome sala
PICCINNI + VERDI + MOZART + TOSCANINI
Area mq
500
■ Bar
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Contatti: Romito Nicola, Direttore direzione@excelsiorbari.it Luana Magarelli, Mice Manager congressi@excelsiorbari.it
Dimensioni metri
Altezza metri
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Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
-
-
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520
Luce naturale
SI
HOTEL
★★★★
Ristorante: Excelsior Restaurant Posti totali: n° 500 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
Parcheggio: ■ Coperto per 50 auto ❏ Esterno ■ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
200
-
-
520
220
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PICCINNI
180
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3,5
-
-
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200
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90
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TOSCANINI
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-
150
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-
150
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90
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80
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-
80
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VERDI
90
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3,5
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-
80
SI
30
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-
80
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OTRANTO
80
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60
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ALBEROBELLO
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-
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SI
20
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SI
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TRANI
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SI
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5
-
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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PUGLIA
Bari – www.villaromanazzi.com
Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci In un affascinante mix tra antico e moderno, la location pugliese vanta un centro congressi su 1.500 metri quadrati, nel quale trovano posto eventi e incontri di ogni tipo, compresi anche quelli del settore medico
I
★★★★
HOTEL
n un parco elegante e rigoglioso sorge l’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci, una location originale, in alcuni aspetti unica, per meeting, eventi aziendali, congressi, e confe renze nazionali e inter nazionali. Ricavata in una nobile residenza del 1885, inserita in un parco lussureggiante caratterizzato dalla varietà di essenze arboree ed eleganti elementi di arredo, la location rappresenta il binomio
MERCURE VILLA ROMANAZZI CARDUCCI - BARI Brand di appartenenza: Mercure Numero di camere: 126 Numero max meeting room: 20 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 330 Superficie area espositiva (mq): 1.200 Aeroporto più vicino: Karol Wojtyla, Bari (km 12) Indirizzo: via Capruzzi 326 - 70124 Bari Contatti: tel. 080 5427400 fax 080 5560297 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com Persone di riferimento: Claudia Nardone (meeting coordinator) mice@villaromanazzi.com tel. diretto: 080 9184712 Carmen Fiocchi (meeting coordinator) mice@villaromanazzi.com tel. diretto: 080 9184721
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perfetto e affascinante tra antico e moder no. La proprietà si estende su 40mila metri quadrati di superficie e la sua posizione – a pochi passi dal centro murattiano e dalla stazione centrale – la rende facilmente raggiungibile dall’aeroporto sia in treno sia in auto (solo venti minuti), dall’autostrada A14 (in appena dieci minuti), e dagli altri quartieri della città, oltre che dalle principali strade extraurbane. Il centro congressi, immerso in uno dei parchi più grandi della città di Bari, incarna alla perfezione il mix tra il prestigio tramandato dalla nobile storia della proprietà e il comfor t prodotto da design e tecnologia all’avanguardia. Sono venti in tutto le sale meeting, distribuite su 1.500 metri quadrati di spazio.
Alta cucina Lo staff dell’ufficio congressi fornisce assistenza diretta negli allestimenti degli spazi, nell’utilizzo ottimale delle più moder ne attrezzature audiovisive e nell’esecuzione di ogni tipo di ser vizio connesso all’evento, prima, durante e al termine del suo svolgimento. Agli spazi per eventi e al servizio completo per l’organizzazione di congressi, l’hotel barese abbina anche una serie di proposte gastronomiche di alto livello che permettono di dare un tocco di classe a un evento: dal cof fee break con la pasticceria variegata e deliziosa preparata dal maestro V alerio Chiapperini, magari in una delle aree del parco secolare; al lunch presso il rinomato Ristorante Carducci, aper to per l’occasione a qual siasi orario. Altra opzione: un cocktail in una delle sale ottocentesche; oppure una cena di gala sotto le stelle a bordo piscina. E ancora: gli show-cooking degli chef, che regalano appassionanti momenti di cuci na agli ospiti.
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Bari - www.villaromanazzi.com
Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci ■ In città Autostrade A14 Casello di Bari sud Stazione di Bari Centrale Aeroporto di Bari
a Km. 8 a Km. 1 a Km. 12
■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città
★★★★ Via G. Capruzzi, 326 70124 Bari Tel. 080 5427400 - Fax 080 5560297 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com Contatti: Claudia Nardone, Carmen Fiocchi Mice Coordinator mice@villaromanazzi.com Apertura: tutto l’anno
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 126 ■ Singole 19 ■ Doppie 98 ■ Junior Suite 4 ■ Suite 2 ■ Altre tipologie: 3 camere dependance all’interno del parco Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 20 Sala principale: 450 posti Dimensioni sala principale mt: 13x27 Altezza sala principale mt: 6,70 Aree espositive mq: 1200
Ristorante: Carducci - Posti totali: n° 70 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 15 ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Parcheggio: ■ Coperto per 50 auto ■ Esterno per 250 auto ❏ Garage convenzionato
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
HOTEL
Sala principale: 450 Camere: 126
■ Bar
Luce naturale
Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
EUROPA
330
13x27
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4
2,35
2,35
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SI
100
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270
450
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A+A1+B+B1+C+C1
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-
2,74
4
2,11
-
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SI
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-
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B+B1+C+C1
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12,85x21,00
2,74
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2,11
-
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SI
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180
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B+B1+C+C1+FOYER
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12,85x26
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SI
65
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B+B1+FOYER A
220
28,12x7,82
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1
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-
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NO
70
200
180
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SCUDERIA
220
14x17,1
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B+B1
153
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1
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NO
50
150
120
180
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C+C1
118
23,4x5,03
2,74
1
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SI
50
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FEDERICO II
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PUGLIA
Ostuni (Br) – www.hotelmontesarago.it
Hotel Monte Sarago nche i congressi medici trovano una location moder namente attrezzata e in linea con le più recenti nor me relative al settore nell’Hotel Monte Sarago: situato nel cuore di Ostuni e a pochi metri dal centro storico della Città Bianca, è tra gli hotel più esclusivi in Puglia, dalla spiccata vocazione Mice. Sul Monte Sarago si trova la suggestiva piscina con vista mare, del centro storico e della distesa di ulivi; la struttura dispone di alcuni dei più ampi spazi per congressi della zona, con circa mille metri quadrati a disposizione, modulabili e allestibili a seconda delle esigenze. L’ambiente principale è la sala Mazzini, che accoglie fino a 210 persone, ed è affiancato da altre due sale minori. Gli spazi business sono dotati dei più innovativi impianti audiovisivi e di tecnologia all’avanguardia: a questi si ag giunge un’ampia zona espositiva a disposizione degli organizzatori di eventi e meeting.
Spazi outdoor Incontri suggestivi e momenti di pausa dai lavori hanno luogo anche sulla terrazza panoramica, che può essere riser vata durante tutte le stagioni grazie a un ingegnoso e innovativo sistema di chiusura par ziale. Ma l’Hotel Monte Sarago pensa anche al benessere di chi vi soggiorna per lavoro: tra le sue novità recenti, infatti, c’è l’aper tura di una spa con hammam, sauna, calidarium, tunnel emozionale, idropiscina, idromassaggio, area relax e suite massaggi. T ornando alle camere, queste sono state realizzate in posizione panoramica
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e alcune sono dotate di un terrazzino, che offre una vista sul centro storico e sul mare, e si aggiungono alle Monte Sarago V illa, dieci appartamenti con panorama spettacolare, incastonati nel verde. T ra gli altri plus dell’hotel, il ristorante L ’Opificio, nel quale si possono gustare piatti delle tipica cucina locale ispirati a sapori autentici e genuini. HOTEL MONTE SARAGO Brand di appartenenza: Hotel Indipendente Numero di camere: 67+ 10 villas Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 210 Superficie meeting room principale (mq): 270 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Brindisi-Papola Casale (km 28) Indirizzo: corso Mazzini, 233 72017 - Ostuni (Br) Contatti: tel. 0831 334470 Fax 0831 306493 info@hotelmontesarago.it www.hotelmontesarago.it Persone di riferimento: Nicoletta Grassi (Sales Manager) commerciale@hotelmontesarago.it Tel diretto: 0831 334470
★★★★
A
HOTEL
In linea con le norme relative ai congressi medici, la struttura pugliese è inserita in un contesto paesaggistico da sogno, nel cuore della Città Bianca: l’hotel vanta sale attrezzate, camere eleganti e strutture per il tempo libero di alto livello
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Bari – www.rondohotel.it
Rondò Hotel Una location a misura di business: è questa la sintesi di Rondò Hotel, moderno albergo a vocazione Mice posto in posizione strategica e di facile raggiungibilità nel cuore di Bari. Una struttura perfetta per meeting ed eventi di sicuro successo
S
★★★
HOTEL
i trova a pochi minuti dal centro della città e dalla stazione ferroviaria, a soli 15 chilometri dall’aeroporto internazionale di Bari Palese, ed è vicinissimo all’uscita della tangenziale che serve il capoluogo pugliese. È una posizione particolarmente felice per il Rondò Hotel, moderna struttura ubicata nel cuore dell’elegante quartiere di Carrassi di Bari, ed è una delle location preferite per la clientela leisure ma,
RONDÒ HOTEL Numero di camere: 62 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 150 Superficie meeting room principale (mq): 150 Superficie area espositiva (mq): 600 Aeroporto più vicino: Bari Palese Indirizzo: Corso Alcide De Gasperi, 308 70125 Bari Contatti: tel. 080 5023444 congressi@rondohotel.it www.rondohotel.it Persone di riferimento: Elena Cantatore
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soprattutto, per quella business oriented. Le sue luminose camere, 62 di diverse tipologie, hanno un arredamento curato e pratico e tutto quel che serve, inclusa la possibilità di crearsi un corner personalizzato per lavorare con efficacia in un ambiente particolarmente silenzioso e raccolto; una soluzione quindi originale, mirata e perfetta per un’utenza Mice.
Eventi personalizzati Altrettanto importante la vocazione congressuale: otto le sue sale meeting (la plenaria può ospitare fino a 150 persone nella configurazione a teatro), ubicate su due diversi piani, dotate di ogni suppor to tecnologico, di spazi comuni, ampi accessi dedicati a merci e materiali di notevoli dimensioni e di uno staf f appositamente dedicato in grado di seguire la clientela professionale in tutte le fasi del convegno per una vera e propria location a misura di business. Un ampio foyer si presenta inoltre come sede ideale per la registrazione e l’accoglienza dei delegati, oltre che per presentazioni di prodotto ed esposizioni, mentre il giardino che circonda l’hotel è perfetto per cocktail di benvenuto, coffee break e business lunch. Non manca un raffinato ristorante interno, in grado di for nire un ser vizio di catering personalizzato in funzione di necessità e numero dei par tecipanti; in più la clientela meeting può usufruire anche di un ampio parcheggio interno coperto, oltre che di un servizio transfer.
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Bari – www.rondohotel.it
Rondò Hotel Sala principale: 160 Camere: 62 ■ In città Autostrade A 14 Casello di Bari Nord Stazione di Bari Centrale Aeroporto di Bari Palese Wojtila
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 62 ❏ Singole ■ Doppie 66 ❏ Junior Suite ■ Suite 6
a Km. 5 a Km. 3 a Km. 15
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ❏ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 8 Sala principale: 160 posti Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 3,00 Aree espositive mq: 200
Contatti: Gaetano Chionna, Direttore direzione@rondohotel.it Apertura: tutto l’anno
Nome sala
GIOTTO E LEONARDO UNIFICATE
Area mq
140
■ Bar
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile Kw ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate ❏ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ❏ Palco mobile ❏ PC ❏ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
C.so A. De Gasperi, 308 - 70125 Bari Tel. 080 5023444 - Fax 080 5023495 congressi@rondohotel.it www.rondohotel.it
Dimensioni metri
Altezza metri
-
3,00
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
2
-
-
Luce naturale
160
SI
HOTEL
★★★
Ristorante: Le Giare Posti totali: n° 50 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
Parcheggio: ❏ Coperto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
40
-
-
160
80
56
MICHELANGELO
145
-
3,00
2
-
-
140
NO
35
-
-
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DONATELLO
106
-
3,00
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-
-
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30
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GIOTTO
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-
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-
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LEONARDO
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-
-
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-
-
56
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RAFFAELLO
54
-
3,00
2
-
-
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10
-
-
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TIZIANO
65
-
3,00
1
-
-
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15
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CANOVA
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-
3,00
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-
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-
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Il tuo evento nel cuore della Puglia
Uno splendido complesso architettonico costruito attorno ad una Masseria del 1700 in cui si inserisce una struttura ricettiva elegantemente restaurata e in grado di offrire il massimo comfort. Immersa nella tranquillità della campagna del Salento, a pochi chilometri da Lecce e Brindisi e dalle bellissime spiaggie del Mar Ionio, Tenuta Moreno è posta al centro di un ampio parco, con lecci, ulivi secolari e un laghetto botanico.
L’Hotel garantisce un’ospitalità di alto livello, con le sue 86 camere elegantemente arredate e dotate di tutti i comforts, le due ampie piscine, di cui una scavata nella roccia, campi da tennis, percorso vita, mountain bikes, campo da bocce ed un nuovissimo centro benessere: luogo privilegiato per chi desidera rigenerare i sensi e distendere la mente in un’oasi di assoluto relax. Inoltre la struttura, dotata di un attrezzato centro congressi con 5 sale da 20 a 450 posti, è in grado di ospitare
qualsiasi tipo di evento. Nei nostri ristoranti, Aranceto e Sallentia, gusterete una cucina SDUWLFRODUPHQWH UDIÀQDWD FRQ L SLDWWL H i vini tipici del territorio e una cantina fornita di vini selezionati regionali e nazionali. Tutto ciò rende Tenuta Moreno un posto da sogno, la location ideale tanto per godersi una pausa di piena vacanza quanto per partecipare a incontri professionali, convention aziendali e congressi.
SPAZI PER EVENTI - CENTRO CONGRESSI - CENTRO BENESSERE C.da Moreno - S.S. 7 uscita Latiano est - 72023 Mesagne (Br) tel. 0831 774960 - fax 0831 721487 - info@tenutamoreno.it
tenutamoreno.it
PUGLIA
Mesagne (Br) – www.tenutamoreno.it
Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel Un’elegante location settecentesca di fascino nel cuore della campagna pugliese. Tenuta Moreno da sempre rappresenta la meta ideale per un’utenza Mice alla ricerca di una sede di alto livello per eventi business di successo ed efficacia uno dei punti di forza di Tenuta Moreno, e consente un ser vizio di catering, anche per eventi professionali con un elevato numero di partecipanti, di alta qualità e interamente personalizzabili in funzione delle specifiche richieste. Non mancano ampi ed eleganti spazi, interni ed ester ni, per cocktail di lavoro, aperitivi, cene di gala e business lunch. TENUTA MORENO
Uno staff dedicato al Mice Qui meeting, congressi, eventi di lavoro trovano la location per fetta, grazie al centro congressi inter no, Agorà, uno dei fiori all’occhiello dell’hotel: un ampio spazio multifunzionale, con attrezzature tecnolo giche all’avanguardia e dalla capienza massima di 450 persone, soluzione ad hoc per ogni tipo di evento Mice. A questo salone si affiancano diversi altri ambienti business, particolarmente indicati per riunioni, master, colazioni di lavoroed esposizioni di prodotto; le ca pacità di queste sale sono variabili, da sessanta a 250 persone nella configurazione a teatro. La clientela di lavoro trova anche uno staff dedicato e competente, in grado di seguire con professionalità ciascun evento in ogni sua fase progettuale e pratica, inclusa la possibilità di organizzare attività post congress. Anche la ristorazione rappresenta
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Numero di camere: 82 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Brindisi (20 km) Indirizzo: Contrada Moreno S.S. 7 72023 - Mesagne (Br) Contatti: tel. 0831 774960 fax 0831 721487 booking@tenutamoreno.it www.tenutamoreno.it Persone di riferimento: Pierangelo Argentieri (general manager) info@tenutamoreno.it tel. diretto 0831 774960
HOTEL
i trova a pochissimi chilometri dal mare, in aper ta campagna nelle vicinanze della cittadina pugliese di Mesagne, ed è circondata da alberi da frutto e da ulivi secolari. Tenuta Moreno, velocemente raggiungibile dall’aeroporto di Brindisi, è una location di indubbio charme, da sempre meta ideale per una clientela leisure così come è per fetta per un’utenza prettamente congressuale. Una vera e propria masseria settecentesca, ora elegante resort a quattro stelle, con 88 ampie e luminose camere, di diversa tipologia ma accomunate, tutte, da arredi raffinati ma al contempo funzionali e dotate di comfort di alto livello.
★★★★
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PUGLIA
Bari – www.thenicolaushotel.com
The Nicolaus Hotel È unicità a vocazione congressuale per dimensioni, tecnologia, accoglienza, qualità e versatilità dei servizi. Un hotel con look e contenuti moderni e attuali senza rinunciare a sostanza e professionalità, per standard di accoglienza di respiro internazionale
HOTEL
T
he Nicolaus Hotel di Bari è la location ideale per il Mice inter nazionale ed è un vero e proprio punto di riferimento per la meeting industry. Interamente rinnovato nel 2017 e appartenente alla catena Ho Hotels Collection, si presenta come una struttura perfetta per incontri business, con uno sguardo sempre proiettato al futuro e una ricettività congressuale e alberghiera impor tante nel panorama dell’offerta di tutta la zona. Ubi cato a Poggiofranco, il quartiere residenziale più vivace della città, vanta una posizione strategica, a pochi chilometri dalla stazione e dall’aeroporto internazionale di Bari Pale se, ormai in costante innovazione e con nuove tratte italiane e inter nazionali. The Nico laus Hotel è un per fetto mix fra tradizione e contemporaneità. La sua ubicazione lo rende ideale per soggiorni di lavoro e di piacere a Bari e per raggiungere le principali attrazioni
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turistiche del capoluogo barese e della Puglia. ’Linterno è ricco di spazi luminosi, funzionali e tecnologici che si combinano con l’ar te e la creatività. Proiettato verso scelte green e a basso impatto ambientale offre un servizio di alto livello e un’attenzione al cliente che si espri me anche nella personalizzazione dell’of ferta business. Le sue 174 camere distribuite su 14 piani, suddivise tra doppie, singole e suite e amenities, si mostrano moderne, eleganti, luminose e dotate di tutti i comfort grazie anche a un recente inter vento di restyling. Le location ristorative sono riservate anche a un ser vizio di banqueting personalizzabile e dagli elevati standard gastronomici. L’offerta è infatti molto ampia e permette di scoprire i grandi classici dell’arte culinaria pugliese durante cene private, ma anche in occasione di cof fee break, business lunch, cene o ricevimenti. The Season Restaurant gode di un ambiente elegante e riservato che si affaccia sul giardino interno, dove è possibile assaporare il meglio della cucina locale con una declinazione internazionale. The Roof Restaurant è collocato all’ultimo piano dell’hotel, con una suggestiva vista panoramica: è il luogo perfetto per eventi raffinati ed esclusivi. Le proposte food vengono create seguendo la stagionalità dei prodotti di origine locale con una particolare attenzione ad una cucina healty.
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Creatività e tecnologia
THE NICOLAUS HOTEL BARI
The Nicolaus Hotel è il centro congressi più grande della città di Bari con le sue 15 sale a disposizione. Un luogo dove si incontrano crea tività, condivisione e business, unico per tipologia, soluzioni tecnologi che, dimensioni e capacità: le sue sale, tutte modulari, di cui otto con luce naturale, sono dotate delle tecnologie più moder ne come Wi-Fi high speed e supporti audio e video con un’acustica di alta qualità, tre schermi fissi di grandi dimensioni e telecamere con una postazione di regia dedicata. La capienza complessiva è di ben mille posti a platea e permette di ospitare con efficacia qualsiasi tipo di evento congressuale, dal più intimo e riser vato fino ad arrivare a convegni di ampio respiro internazionale. A questo, e alle sale con luce naturale, si aggiungono anche salette riser vate, per una capacità complessiva di 150 posti, e meeting room con reception dedicata, perfette per incontri business che necessitano di privacy. Ideali per riunioni, incontri business più intimi o conversazioni riser vate le meeting rooms, che dispongono anche di spazio espositivo, garantiscono privacy e favoriscono la concentrazione necessaria in un incontro di lavoro. Il bouquet congressuale si completa con un’area espositiva di 350 metri quadrati e due foyer, utilizzabili per allestimenti e ser vizi di accoglienza e registrazione dei par tecipanti. Un’ampia area all’esterno è allestita per cocktail e cof fee break tradizionali ma anche all’insegna dell’innovazione enogastronomica, local e healthy. The Nicolaus Hotel mette a disposizione dell’utenza business un ufficio dedicato per l’assistenza on-site e per l’organizzazione di servizi post congress per chi volesse scoprire e vivere un’esperienza di piacere nella Puglia più autentica. Accanto alle sale meeting l’hotel ospita anche una wellness area che offre agli ospiti piscina coperta, palestra, sauna e bagno turco, per una pausa rigenerante dopo un’intensa gior nata di lavoro all’insegna del relax e del benessere.
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Brand di appartenenza: Ho Hotels Collection Numero di camere: 174 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 1000 Superficie meeting room principale (mq): 550 Superficie area espositiva (mq): 370 Aeroporto più vicino: Aeroporto di Bari Palese Karol Wojtyla (km 12) Indirizzo: via Cardinale A. Ciasca, 27 70124 - Bari Contatti: tel. 080 5682111 fax 080 5042548 info@nicolaushotel.com www.thenicolaushotel.com Persone di riferimento: Simona Sebastiani, Micaela Prencipe
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HOTEL
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BASILICATA
Maratea (Pz) – www.grandhotelmaratea.it
Grand Hotel PianetaMaratea Un hotel di charme in un luogo suggestivo e riservato. Al Grand Hotel PianetaMaratea congressi e occasioni di lavoro trovano la loro location ideale, grazie anche a spazi, servizi e a uno staff dedicato di alta qualità, per un’offerta davvero completa
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HOTEL
eeting, riunioni, convegni trovano qui una dimensione davvero speciale: il Grand Hotel PianetaMaratea si trova infatti in una posizione strategica, facilmente raggiungibile dalla principale rete viaria, e di indubbio impatto paesaggistico, af facciato com’è sul golfo di Policastro. Quattro stelle di qualità declinate a una clientela leisure ma, ancor di
GRAND HOTEL PIANETAMARATEA Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 320 Superficie area espositiva (mq): 400 mq interni, 800 mq esterni Aeroporto più vicino: Napoli Capodichino Indirizzo: Contrada Santa Caterina, 50 Maratea (Pz) Contatti: tel. 0973 871966 fax 0973 871948 info@grandhotelpianetamaratea.it www.grandhotelmaratea.it Persone di riferimento: Russo Gian Marco (General Manager) direttore@grandhotelpianetamaratea.it tel. diretto: 097 871966
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più business oriented: ben sette i suoi piani, per un’of ferta competa e di alto livello, adatta a qualunque esigenza e necessità, anche per un numero elevato di ospiti. Sono 150 le sue luminose camere, dagli arredi eleganti e pratici, complete di tutti i comfort e di terrazze private affacciate sul mare, suddivise in cinque diverse tipologie.
Spazi per ogni esigenza L’utenza congressuale trova poi, al Grand Hotel PianetaMaratea, la location perfetta: sei le sale, con luce naturale, alcune modulabili tra loro, dotate di tutte le attrezzature tecniche necessarie alla riuscita di qualsiasi tipo di evento Mice e ampi spazi adiacenti perfetti per coffee break, accoglienza dei delegati e allestimenti per presentazioni di prodotto. Non manca uno staff appositamente dedicato, in grado di seguire la clientela business dal primo contatto fino al termine del convegno stesso, inclusa la possibilità di organizzare momenti post congress personalizzati di diverso tipo. Il ristorante inter no, che può ospitare un importante numero di ospiti, rappresenta la location perfetta per cene di gala, grazie anche alla sua suggestiva terrazza con vista sul mare, ed è in grado di offrire soluzioni di catering personalizzate in funzione di ogni necessità; la piscina ester na e il giardino dell’hotel si rivelano poi lo scenario ad hoc per cocktail e aperitivi di benvenuto. Non mancano ovviamente diverse opportunità di relax e di attività sportiva, destinate al benessere dopo un’intensa gior nata di lavoro.
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BASILICATA
Maratea (Pz) - www.grandhotelmaratea.it/ www.grandhotelpianetamaratea.it
Grand Hotel PianetaMaratea Sala principale: 450 Camere: 150 ■ Al mare Autostrade Salerno - Reggiocalabria Casello di Lagonegro Nord a Km. 30 Stazione di Maratea a Km. 10 Aeroporto di Lamezia Terme a Km. 160 Aeroporto di Napoli Capodichino a Km. 208 ■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città
Apertura: dalla prima settimana prima di Pasqua al 31 ottobre con possibilità di apertura Hotel in esclusiva anche nei periodi di chiusura, minimo 2 notti.
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
■ Bar
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile ■ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ■ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Contatti: Gian Marco Russo, General Manager direttore@grandhotelpianetamaratea.it
Altezza metri
HOTEL
Via Contrada Santa Caterina, 50 85046 Maratea (PZ) Tel. 0973 871966 - Fax 0973 871948 info@grandhotelpianetamaratea.it www.grandhotelmaratea.it www.grandhotelpianetamaratea.it
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata Ristorante: Le Nuvole - Posti totali: n° 600 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 6 Sala principale: 450 posti Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 3,30 Aree espositive mq: 800
★★★★ L
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 150 ■ Singole 150 ■ Doppie 150 ■ Junior Suite 14 ■ Suite 8
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Parcheggio: ❏ Coperto ■ Esterno per 150 auto ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
GLOBO+SATELLITE
410
-
3,30
2
-
-
450
SI
190
310
300
450
180
200
GLOBO
320
-
3,30
1
-
-
350
SI
150
250
240
350
150
160
LE STELLE
550
-
2,40
2
-
-
300
SI
100
250
210
400
170
100
GALASSIA
100
-
2,65
2
-
-
100
NO
50
100
80
100
60
50
MERIDIANI+PARALLELI
130
-
2,70
2
-
-
100
SI
60
100
80
100
50
60
SATELLITE
90
-
2,84
1
-
-
100
NO
40
60
60
100
30
40
MERIDIANI
60
-
2,70
1
-
-
40
SI
30
50
50
40
25
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PARALLELI
70
-
2,70
1
-
-
40
SI
30
50
50
40
25
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BASILICATA
Matera – www.mhmaterahotel.com
MH Matera Hotel Standard qualitativi superiori per un’importante vocazione Mice in un contesto unico al mondo e di forte impatto. È un hotel contemporaneo ed esclusivo e si presenta con un bouquet di alto valore per congressi ed eventi di eccellenza
L
★★★★
HOTEL
a location è Matera, la città dei celebri Sassi, patrimonio dell’Unesco e capitale europea della cultura 2019, suggestiva città di impatto e fascino. È qui, nel caratteristico Borgo Venusio, alle porte della città, che si troval’MH Matera Hotel, esclusivo countr y resort situato all’interno di un parco di cinque ettari tra le colline lucane. Una struttura moder na e raffinata che risponde a elevati standard qua litativi, perfetta per eventi business sofisticati. Comfort di livello superiore, arredi eleganti e pratici contraddistinguono le 131 camere, di diversa tipologia e con cor ner destinati al la voro. A ciò si aggiunge uno dei più avanzati
e tecnologici centri congressi d’Italia, grazie alle nuove sale modulari dotate di tecnologie all’avanguardia, in grado di accogliere un totale di ottocento delegati. Sono tutte con luce naturale e accesso diretto per carico e scarico di attrezzature e grandi allestimenti; le dotazioni sono complete, a partire dalle soluzioni per videoconferenze e ai numerosi ledwall di grandi dimensioni dislocati in tutte le aree.
MH MATERA HOTEL
Spazi suggestivi Numero di camere: 131 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 800 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (mq): 1000 Aeroporto più vicino: Bari-Palese (Karol Wojtyła) - (50 km) Indirizzo: Via Germania, snc - Borgo Venusio 75100 - Matera Contatti: tel. 0835 215 111 - 509 fax 0835 25 90 25 mice@mhmaterahotel.com www.mhmaterahotel.com Persone di riferimento: Nadia Petrino
370
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Grandissimi spazi espositivi inter ni e all’aper to arricchiscono l’of ferta Mice e sono un’ideale soluzione per conferenze stampa, mostre ed esposizioni, lanci di prodotto e road show. Sei sono invece le sale ristorante, per cene e banchetti riservati, da quaranta ospiti (vip lounge) fino a quelli con cinquecento persone, a cui si aggiunge La eTrrazza, spazio con tetto apribile per scenografici eventi a bordo piscina. La cucina è di alta qualità, con prodotti internazionali e a chilometri zero, ser viti nelle diverse ed eleganti terrazze e nei giardini che circondano la struttura, ed è perfetta anche per catering personalizzati. Non mancano ovviamente numerosi e diversi benefit per gli ospiti, con soluzioni post congress di alto livello e diverso genere.
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BASILICATA
Matera - www.mhmaterahotel.com
MH Matera Hotel ■ In città Autostrade A14 Casello di Bari/Altamura SS 96 Matera a Km. 50 Stazione di Matera Ferrandina a Km. 30 Stazione di Bari Centrale a Km. 60 Aeroporto di Bari Palese a Km. 45 ■ Servizio transfer da/a aeroporto ■ Servizio transfer da/a centro città DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 8 Sala principale: 800 posti Dimensioni sala principale mt: 22x18 Altezza sala principale mt: 6,00 Aree espositive mq: 1.000
★★★★ Via Germania, sn - Borgo Venusio 75100 Matera Tel. 0835 215111 - Fax 0835 259025 sales@mhmaterahotel.com mice@mhmaterahotel.com www.mhmaterahotel.com
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 15 ❏ Americane ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Passerella per sfilate ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza
Contatti: Rosa Lentini, Sales Manager sales@mhmaterahotel.com Nadia Petrino, Sales & Conference mice@mhmaterahotel.com Apertura: tutto l’anno
Nome sala
AZALEA
Area mq
600
Dimensioni metri
Altezza metri
-
-
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
-
-
-
600
Luce naturale
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 131 ❏ Singole ■ Doppie 131 ■ Junior Suite 3 ❏ Suite ■ Deluxe 16 Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ❏ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata Ristoranti: La Piazzetta - Posti totali: n° 80 cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale Carrubi - Posti totali: n° 150 cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale Giardini Venusio - Posti totali: n° 400 cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale ■ Bar Parcheggio: ■ Interno scoperto ❏ Coperto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ❏ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SI
80
-
200
500
160
-
AULA MAGNA
400
-
6
-
-
-
400
SI
100
-
200
400
150
-
GARDENIA
350
-
3,5
-
-
-
250
SI
60
-
110
250
120
-
AZALEA1
220
-
6,5
-
-
-
250
SI
100
-
90
250
80
-
AZALEA2
150
-
3,5
-
-
-
150
SI
40
-
90
150
80
-
CORBEZZOLO+MELOGRANO
145
-
5,5
-
-
-
100
SI
40
-
70
100
50
-
MELOGRANO
80
-
5,5
-
-
-
60
SI
24
-
30
50
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-
TIGLIO
50
-
5,5
-
-
-
50
SI
28
-
30
50
15
-
CORBEZZOLO
64
-
5,5
-
-
-
40
SI
15
-
30
40
15
-
BOARDROOM
40
-
5,5
-
-
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SI
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15
-
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HOTEL
Sala principale: 800 Camere: 131
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SICILIA
Hotel Ai Cavalieri
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Four Points by Sheraton Catania
Astoria Palace Hotel
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Il Gelso Bianco Hotel
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SICILIA
Palermo – www.ghshotels.it/astoria/hotel
Astoria Palace Hotel Alto livello dei servizi offerti, completa ricettività in ampi spazi modernamente attrezzati, assistenza continua con staff dedicato. È questa la location siciliana perfetta per eventi Mice di eccellenza, garantiti da marchio e qualità Ghs Hotels
HOTEL
O
ffre un servizio completo e di alto livello, destinato a una clientela italiana e internazionale leisure e Mice, caratteristica di tutte le strutture appartenenti alla catena Ghs Hotels, di cui fa parte. L’Astoria Palace Hotel, celebre resort di Palermo, ha linee architettoniche e contenuti moderni che ne fanno, unitamente a un personale attento e qualificato, un vero e proprio punto di riferimento dell’ospitalità al berghiera siciliana. La sua posizione è particolarmente strategica, essendo posto tra il centro della città, il porto e le suggestive e celebri spiagge di Mondello, ed è facilmente raggiungibile dalle principali strade cittadine, oltre che dall’autostrada; inoltre, pochi chilometri lo separano dall’aeroporto Falcone e Borsellino, sempre più punto d’incontro per una clientela di stampo italiano e internazionale, così come si trova a pochissimi minuti dalla stazione ferroviaria. Dalle sue finestre e terrazze si può godere di una vista mozzafiato sulla città di Palermo e sul vicino Monte Pellegrino, definito da Goethe il promontorio più bello del mondo. Un’ubicazione particolarmente felice e indovinata per caratteristiche e servizi di pari livello, targati quattro stelle: le sue trecento camere, ampie, luminose e arredate all’insegna dell’e legante praticità, sono suddivise in standard,
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superior, junior suite e suite e offrono i più elevati comfort, pensati sia per soggiorni di piacere alla scoperta della città e dei suoi dintorni, sia per un’utenza congressuale. Anche food&beverage trovano, nell’Astoria Palace Hotel, plus di alti standard qualitativi. Ben quattro sono i ristoranti interni cui si aggiunge, all’ultimo piano dell’hotel, La Quattordicesima Nota, roof garden e lounge bar panoramico, location raffinata e di forte impatto visivo per cene di lavoro, cocktail e aperitivi pre e post evento; da lì la vista regala suggestioni, a perdita d’occhio, sui tetti della città e sul mare che la abbraccia. Il ristorante Il Cedro, invece, reinterpreta senza stravolgerla la grande tradizione gastronomica locale legata alla stagionalità degli alimenti, ed è ideale per cene e pranzi dal sapore business in un ambiente di classe e grande fascino. Realtà ristorative, quelle dell’hotel, per fette anche per soluzioni banqueting mirate e ad hoc, caratterizzate da un alto livello qualitativo e dalla possibilità di far fronte efficacemente anche a tutte le diverse esigenze di un’alimentazione diversa dal solito, attenta per esempio a intolleranze e a scelte nutrizionali di tipo etico.
Spazi versatili La forte vocazione alberghiera dell’Astoria Palace Hotel trova poi uno dei suoi fiori all’occhiello anche nel suo volto business: sono dieci le sale del suo centro congressi interamente climatizzato, uno dei più grandi e tecnologicamente avanzati di tutta l’isola. Di queste, due sono modula bili per offrire, a ogni tipologia di evento professionale, la più ampia versatilità e possibilità di personalizzazione di convegno o incontro, grazie anche al meeting planner e al suo staff appositamente dedicato, in grado di seguire costantemente e in tempo reale, attraverso il supporto tecnico, l’assistenza organizzativa, il servizio di hostess e la traduzio-
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ne simultanea, il cliente dalla prima fase della progettazione dell’evento fino alla sua conclusione, incluse tutte le attività post congressuali. Ben cinquecento i posti a platea disponibili nella sala principale, denominata Normanni, che unisce i due spazi modulabili; di mille delegati è invece la capacità complessiva dell’intero centro congressi inter no. La dotazione tecnologica disponibile è di prim’ordine e comprende, tra l’altro, la videoproiezione, l’accesso Wi-Fi ad alta velocità, l’amplificazione audio con microfoni fissi e non, l’impianto di videosorveglianza e il personal computer. Agli ospiti dell’Astoria Palace Hotel è dedicato un comodo parcheggio situato su due livelli, posto in prossimità dell’ingresso dell’albergo e al livello superiore: quest’ultimo posteggio è collegato direttamente alla hall da un ascensore. La zona situata al piano elevato è a pagamento mentre quella situata al piano terra, nella zona dell’in gresso, è gratuita, fino ad esaurimento dei posti disponibili.
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ASTORIA PALACE HOTEL Numero di camere: 300 Numero max meeting room: 10 (2 modulabili) Capienza meeting room principale (pax): 500 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): Foyer (150 mq) e Ridotto (163 mq) Aeroporto più vicino: Aeroporto Falcone e Borsellino, Palermo Indirizzo: via Montepellegrino, 62 90142 Palermo Contatti: tel. 091 6281111 fax: 091 6372178 congress@ghshotels.it www.ghshotels.it/astoria/hotel Persone di riferimento: Salvo Di Gregorio (Uff. Congressuale)
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HOTEL
SICILIA
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SICILIA
Acicastello (Ct) – www.fourpointscatania.com
Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center L’hotel catanese si distingue nel panorama dell’hotellerie italiana per la funzionalità e la tecnologia all’avanguardia dei suoi spazi congressuali, che lo rendono meta molto richiesta anche dal settore medico
HOTEL
S
i trova sulla Riviera di Ciclopi, a pochi minuti da Catania, uno fra i più grandi centri congressi della Sicilia Orientale, precisamente all’interno del Four Points by Sheraton Catania, brand appartenente a Marriott Inter national. L’intero spazio espositivo dell’hotel catanese è coordinato da uno staff instancabile e si estende su un’area di mille metri quadrati: è ideale per le più diverse esigenze di allestimento ed è in grado di accogliere stand, postazioni operative per workshop e aree dedicate agli sponsor. Le strumentazioni più avanzate ren dono il compar to audiovisivo e multimediale una garanzia di successo e of frono spazio a soluzioni efficaci per la spettacolarizzazione dell’evento eper un impatto comunicativo sempre nuovo. I due centri congressi della struttura hanno un ingresso indipendente e sono dotati di pareti mobili e perfettamente insonorizzate, che permettono di rimodulare gli spazi fino a 15 combinazioni di sale differenti. Il business center principale ha una capienza di oltre set-
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tecento posti a teatro e 350 a cabaret. L ’ampiezza e la versatilità di ogni sala, oltre alla possibilità di accesso dall’ester no per il carico/ scarico di qualsiasi materiale, consentono l’allestimento in contemporanea dell’area espositiva del centro congressi. Altro spazio utilizzabile nell’ambito di un evento, la Piazzetta Sheraton, naturale estensione del centro congressi, che per mette di allestire cof fee break all’aperto nei suoi quattrocento metri quadrati di spazio antistante l’hotel, of frendo specialità tipiche siciliane. Nella bella stagione la struttura mette a di sposizione anche la piattaforma a mare sugli scogli lavici, per memorabili welcome cocktail al tramonto o sfiziosi barbecue. Per incontri riservati sono a disposizione le quattro salette executive, di cui una con luce naturale, con una capienza massima di venti persone. Meeting esclusivi e di classe sono possibili anche nelle due suite, Diplomatica e Presidenziale, per riunioni da 12 a trenta par tecipanti, con ampio terrazzo con una strepitosa vista mare.
Sapori mediterranei Ampi spazi eleganti e flessibili sono quelli che caratterizzano il Timo Events Restaurant, che propone soluzioni personalizzabili e di alta qualità per la ristorazione: dalle colazioni di lavoro dal gusto mediterraneo, ai coffee break fino alle cene di gala dove le migliori materie prime, i profumi e le spezie raccolte a passo zero nell’“Horto” dell’albergo incontrano
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SICILIA
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FOUR POINTS BY SHERATON CATANIA HOTEL & CONFERENCE CENTER Brand di appartenenza: Marriott Numero di camere: 168 Numero max meeting room: 19 Capienza meeting room principale (pax): 700 Superficie meeting room principale (mq): 724 Superficie area espositiva (mq): 1000 Aeroporto più vicino: Aeroporto Internazionale Fontanarossa - Catania Indirizzo: via Antonello da Messina, 45 95021 - Aci Castello (Ct) Contatti: tel. 0957114111 info@fourpointscatania.com www.fourpointscatania.com Persone di riferimento: Santo Baudo (sales director)
HOTEL
di bambù o in prodotti derivanti dal mais. Per tutti gli eventi che si svolgono all’interno dell’hotel, inoltre, si utilizzano distributori di acqua alla spina e sono state consegnate ai dipen denti delle borracce. “Ospitalità ad ar te” nel senso vero e proprio grazie alla galleria d’arte contemporanea “FoN Ar t Gallery” curata da Fondazione Oelle Mediterraneo Antico che si estende sui quattro piani dell’albergo inclusa la hall, dove il viaggiatore è accolto, per citar ne una, dalla maestosa opera scultorea del mae stro Agostino Bonalumi.
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la più antica tradizione siciliana. La sala interna, in estate, può estendersi fino alla terrazza adiacente alla piscina,con una capienza massima di trecento ospiti. Per i grandi eventi, la Ballroom al piano terra può acco gliere fino a cinquecento coperti. Per ritrovare il relax, nell’intima e accogliente Arantia Rubra Mediterranean W ellness ci si può concedere uno spazio tutto per sè e dedicarsi al benessere del corpo e della mente tra percorsi d’acqua e cromoterapia, con i trattamenti beauty e i massaggi olistici al profumo di mandorle dolci, con l’estetica di Maria Galland e con il salone parrucchiere per la cura dei capelli. Per i più sportivi un’area Fitness disponibile h24, un campo da tennis all’aper to e un servizio di noleggio biciclette elettriche per esplorare i dintor ni a zero emissioni. Numerose, infine,anche le attività post congress e incentive che il territorio circostante rende possibile: golf, mountain, bike, percorsi avventura sull’Etna, gite in jeep e in barca, immersioni e pesca subacquea. L ’hotel catanese è orientato da tempo in senso “green”: l’impegno dell’hotel è sempre più incentrato sull’eliminazione graduale della plastica e, in ge nerale, materiali riutilizzabili, riciclabili e prodotti ecosostenibili rendono il Four Points by Sheraton Catania una struttura rispettosa dell’ambiente e delle comunità locali. Per citare alcuni esempi, oltre a tutte le iniziative per il risparmio energetico e per la riduzione del consumo di acqua: i dispenser di design sostituiscono i flaconcini in plastica e il loro spropositato utilizzo, gli spazzolini sono in bambù, il mini bar è plastic free, cannucce, bicchieri e tutto il materiale plastico presente in hotel è stato sostituito con materiali eco-compatibili. I cocktail party a bordo piscina, per esempio, vedono l’utilizzo di mise en place in materiali non inquinanti come canna
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Un hotel in posizione ideale per ospitare eventi: a pochi minuti dall’aeroporto di Catania, all’inizio dell’autostrada CataniaPalermo, a 500 metri dallo svincolo con la Tangenziale Ovest. Dispone di 86 camere, recentemente ristrutturate, arredate con eleganza e dotate di pay Tv e TV satellitare, telefono, aria condizionata a controllo individuale e frigobar.
Il centro congressi, all’avanguardia per soddisfare qualsiasi esigenza, ha quattro sale, in grado di accogliere fino a 200 persone. Il ristorante è sempre a disposizione per colazioni di lavoro o buffet personalizzati. In inverno si trasforma nella Sala Banchetti per cene di gala o altre cerimonie. La struttura dispone, inoltre, di piscina, due campi da tennis, un campo di calcio in erba, due campi di bocce e palestra.
Autostrada A19 Ct/Pa km 3 - 95100 Catania Tel. 095.71.81.159 - Fax 095.71.81.270 - E-mail: info@gelsobianco.it - Internet: www.gelsobianco.it
SICILIA
Catania-Misterbianco - www.gelsobianco.it
Il Gelso Bianco Hotel DATI ALBERGHIERI Camere totali n. 86 ❏ Singole ■ Doppie 83 ❏ Junior Suite ■ Suite 3
Sala principale: 200 Camere: 86 ■ In città Autostrade A19 Casello di Catania Stazione di Catania Aeroporto di Catania-Fontanarossa
a Km. 15 a Km. 6
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ❏ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
a Km. 3
❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città
★★★ Autostrada A19 Ct/Pa Km.3 95045 Catania-Misterbianco Tel. 095 7181159 - Fax 095 7181270 info@gelsobianco.it www.gelsobianco.it Contatti: Vincenzo Celeste, Direttore Apertura: tutto l’anno
Nome sala
SALA MEETING
Area mq
238
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ❏ Potenza elettrica disponibile ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ❏ Montacarichi ❏ Palco mobile ❏ Passerella per sfilate ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso ❏ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ❏ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ❏ Videoconferenza
Parcheggio: ❏ Coperto ■ Esterno: 200 auto ❏ Garage convenzionato
Altezza metri
20,7x11,5
3,60
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
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1,5x2,4
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200
Luce naturale
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HOTEL
Ristoranti: Ristorante - Posti totali: n° 200 Tipo di cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ❏ Internazionale
Dimensioni metri
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
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DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 4 Sala principale: 200 posti Dimensioni sala principale mt: 20,7x11,5 Altezza sala principale mt: 3,60 Aree espositive mq: 200
■ Bar
Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
-
-
-
200
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il tuo
MEETING di successo a Olbia
L'HOTEL 124 camere di cui 22 Standard (6 delle quali per persone con disabilità motorie) 89 Deluxe 12 Suite 1 Presidential Suite Struttura priva di barriere architettoniche Piscina e Jacuzzi esterni con Bar bordo Piscina (stagionali) Palestra gratuita aperta 24h Wifi gratuito 3 Sale Ristorante 1 Bar interno Ampio parcheggio privato gratuito
LE SALE MEETING Un intero piano dedicato alle Sale Meeting con comodi spazi esterni, adiacenti alle sale, perfetti per allestire segreteria / area registrazione partecipanti o per accomodare eventuali sponsor e relativo materiale espositivo.
Quattro sale tecnologicamente equipaggiate. Perfette per piccoli meeting o grandi convegni. Possono ospitare dalle 15 alle 145 persone, per un'area meeting totale pari a 300 m².
Il plus è rappresentato da un team esperto e specializzato nell'organizzazione dei meeting di piccole o grandi dimensioni: dall'allestimento della sala all'organizzazione di coffee break, light lunch, gala dinner e tanti altri servizi accessori.
Sala Maestrale Sino a 145 persone con uno spazio meeting pari a 168 m² Teatro
Cabaret
145
60
Ferro di cavallo Tavolo Unico 40
40
Banchi Scuola 35
Sala Levante Sino a 45 persone con uno spazio meeting pari a 72 m² Teatro
Cabaret
45
30
Ferro di cavallo Tavolo Unico Banchi Scuola 20
20
18
Sala Grecale Sino a 20 persone con uno spazio meeting pari a 30 m² Teatro
Cabaret
20
20
Ferro di cavallo Tavolo Unico Banchi Scuola 18
18
10
Via Isarco 5/7 (Via dei Lidi) Olbia, Italy, 07026 Phone +39 0789 5561 Fax +39 0789 556220 olbdt_res@hilton.com www.olbia.doubletreebyhilton.com
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2020
SARDEGNA
Doubletree by Hilton Olbia Hotel Regina Margherita
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Hotel Catalunya
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Sala Kassiopea
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SARDEGNA
Cagliari – www.hotelreginamargherita.com
Hotel Regina Margherita
★★★★
HOTEL
Ospitalità all’insegna del design nell’hotel sardo, con sette sale meeting, camere accoglienti e un ristorante di classe: il tutto gestito da personale sempre attento alle diverse esigenze degli ospiti
L’
Hotel Regina Margherita è situato nel centro di Cagliari, nella via che dall’an tico quartiere fortificato di Castello scende verso l’elegante passeggiata davanti al porto. Nelle immediate vicinanze si trovano i negozi più belli, i bar antichi e quelli di tendenza, i panorami mozzafiato del mare e della città. Moderno e accogliente, l’hotel concilia il design con la più genuina ospitalità sarda. Sia
che si cerchi la tranquillità in una semplice camera standard, sia che si preferiscano lo spazio e il lusso di una comoda suite, in ogni stanza vi si sperimenta un comfort vero, un arredamento completamente rinnovato, elegante e discreto, dove ogni dettaglio è studiato per assicurare il be nessere degli ospiti. La pluriennale esperienza nel settore congressuale è garanzia di qualità sia per meeting aziendali sia per prestigiosi con gressi internazionali: il Regina Margherita of fre i vantaggi di un centro congressi nel cuore di Cagliari con sette diverse sale meeting, di cui cinque totalmente modulabili.
HOTEL REGINA MARGHERITA
Flessibilità totale
Numero di camere: 100 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 250 Superficie area espositiva (mq): 210 Aeroporto più vicino: Cagliari Elmas Indirizzo: viale Regina Margherita, 44 09124 - Cagliari (Ca) Contatti: tel. 070 670342 fax 070 668325 booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com Persone di riferimento: Renato Barbon (Direttore) booking@hotelreginamargherita.com tel. diretto: 070 670342
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Le sale possono essere allestite ad hoc in pochi minuti, variando il set up e il numero dei posti a sedere. La loro par ticolarità è la flessibilità totale possibile grazie a un sistema di pareti mobili, perfettamente insonorizzate, che possono trasformare in tempo reale una grande sala in due o tre sale più raccolte. Le loro principali dotazioni quali impianto audio, schermo e videoproiettore, connessione Wi-fi in fibra, garantiscono l’ottima riuscita di un evento. Il supporto professionale è totale e prosegue anche durante lo svolgimento del meeting e dopo. Nell’ampia hall caratterizzata da comodi salottini si aprono il lounge bar e il bistrot. Il primo of fre ai clienti la possibilità di fare colazione per tutta la mattina, di assaporare un buon caffè durante la gior nata o degustare un aperitivo. Nel bistrot, invece, si trova una vasta scelta di piatti della cucina tipica sarda, tra specialità di mare e di terra, alternative vegetariane e varietà di dolci fatti in casa.
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SARDEGNA
Cagliari - www.hotelreginamargherita.com
Hotel Regina Margherita Sala principale: 300 Camere: 100
DATI ALBERGHIERI ■ Camere totali n. 100 ■ Singole 8 ■ Doppie 85 ■ Junior Suite 5 ■ Suite 2
■ In città ■ Al mare Autostrade S.S. 131 Casello a Km. Stazione di Cagliari Centrale a Km. 1 Aeroporto di Cagliari/Elmas a Km. 9
Servizi nelle camere: ❏ Segreteria telefonica ■ Room service ■ Accesso a Internet ■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand ■ Minibar ■ Cassaforte ■ Aria condizionata
❏ Servizio transfer da/a aeroporto ❏ Servizio transfer da/a centro città
Viale Regina Margherita, 44 09124 Cagliari Tel. 070 670342 - Fax 070 668325 booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com Contatti: Renato Barbon, Direttore booking@hotelreginamargherita.com Apertura: tutto l’anno
Nome sala
Area mq
Ristorante: La Terrazza - Posti totali: n° 300 Tipo di cucina: ■ Tipica ❏ Nazionale ❏ Internazionale
Attrezzature congressuali ■ Accesso a Internet ■ Potenza elettrica disponibile Kw 220 ❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione ■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili ■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ Passerella per sfilate ■ PC ■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso ■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture ■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso ■ Video proiettore ■ Videoconferenza
Parcheggio: ■ Coperto per 24 auto ❏ Esterno ❏ Garage convenzionato
Dimensioni metri
Altezza metri
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
HOTEL
★★★★ S
DATI CONGRESSUALI Numero massimo sale: 8 Sala principale: 300 posti Dimensioni sala principale mt: 16,1x15,4 Altezza sala principale mt: 2,81 Aree espositive mq: 210
■ Bar
Carte di credito: ■ American Express ■ Diners ❏ Jcb ■ MasterCard ■ Visa
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
CASTELLO
248
16,1x15,4
2,81
2
2,2x2,7
3x2,7
300
NO
45
300
180
300
90
80
TERRAZZA
208
29x18,75
-
9
1,2x2,2
-
200
SI
-
150
120
200
-
40
VILLANOVA
136
22,50x6,15
2,70
4
1x2,2
1x2,2
100
SI
42
100
-
100
60
SALA ARESU
130
22,50x6,00
2,70
1
1x2,2
1x2,2
60
SI
-
-
-
60
-
-
MARINA
108
11,45x9,15
3,50
2
1,4x2,2
-
100
SI
30
100
65
100
30
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STAMPACE
78
13,75x6,85
3,10
2
1x2,2
1x2,2
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NO
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-
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SARDEGNA
Alghero (Ss) – www.hotelcatalunya.it
Hotel Catalunya Contatti: Massimo Sequenza Direttore direzione@hotelcatalunya.it
★★★★ Via Catalogna, 22 07041 Alghero (SS) Tel. 079 953172 - Fax 079 953177 info@hotelcatalunya.it booking@hotelcatalunya.it www.hotelcatalunya.it
HOTEL
L’
Hotel Catalunya, elegante 4 stelle situato al centro di Alghero, gode di una vista incantevole sul por to turistico, sulla baia e sulla città. Dall’albergo in pochi minuti si raggiunge il caratteristico centro storico e la bellissima spiaggia del Lido. L ’albergo è dotato di 128 camere di differenti tipologie: Classic, Superior , Junior Suite, Suite. L’Hotel dispone di 2 Ristoranti: il Ristorante Maqù al 1° piano con una capienza di 250 posti e il Ristorante pano-
Nome sala
Area mq
Dimensioni metri
Altezza metri
Apertura: tutto l’anno
ramico Blau al 9° piano con una capienza di 150 posti. Il centro congressi si trova al piano terra dell’albergo ed è dotato di 5 sale (4 al piano terra e 1 al primo piano), capaci di ospitare sino a 450 persone. Il centro congressi, le aree comuni e tutte le camere dell’Hotel dispongono di una copertura internet wifi gratuita. Nella hall sono disponibili inoltre 2 postazioni con PC per collegamento ad internet.
Numero Porta Porta Capacità ingressi principale esterna massima (b x h) mt (b x h) mt persone
Luce naturale
Capacità con allestimento Ferro di cavallo
Cocktail
Cena di gala
Platea
Classe
Board
SALA CATALUNYA
225
17,5x12,8
3,20
2
1,85x2,10
1,85x2,10
250
SÌ
60
-
-
250
80
50
SALA MARINA
80
13x10,7
3,20
1
-
-
84
SÌ
36
-
-
84
48
24
MIMOSA
68
13,7x5
3,20
2
0,90x2,10
0,90x2,10
70
SÌ
30
-
-
70
40
20
OLEANDRO
35
7x5
3,20
1
0,85x2,10
-
30
SÌ
10
-
-
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15
8
GINESTRA
20
5x4
3,20
1
0,85x2,10
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SÌ
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-
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SARDEGNA
Cagliari – www.kassiopeagroup.com
Sala Kassiopea
S
ala Kassiopea nasce dalla volontà di Kassiopea Group, azienda sarda che opera nel settore meeting e congressi medico-scien tifici nazionali e internazionali e di accreditamento Ecm da più vent’anni, di implementare e completare i servizi già offerti in qualità di segreteria organizzativa e di consulenza con un nuovo spazio dedicato a conferenze, corsi di formazione, riunioni aziendali e incontri di lavoro. Situata a soli dieci minuti dall’aeropor to internazionale di Cagliari e dal cuore pulsante della città, Sala Kassiopea è il punto ideale per business meeting di ogni tipo.
dei clienti. Attiguo alla sala, oltre a uno spazio riservato per riunioni più intime per dieci persone, si trova un ambiente dedicato al catering per agevolare il network tra i par tecipanti agli eventi stessi: una soluzione perfetta per coffee break, business lunch e aperitivi, che possono essere organizzati in base alle necessità ed esigenze. Oltre alla disponibili tà della sala, Kassiopea Group, con il suo team di 15 professionisti dalla pluriennale esperienza e dall’approccio professionale, of fre una consulenza organizzativa completa, dalle strategie di comunicazione agli aspetti organizzativi e operativi dell’evento, grazie all’efficienza della sua gestione e all’accurata selezione dei suoi for nitori e partner, dando la massima priorità alla soddisfazione del cliente e al buon esito dell’incontro di lavoro.
CENTRO CONGRESSI
È un nuovo spazio dedicato a meeting, congressi e convegni nel cuore di Cagliari. Si distingue per una dotazione tecnica e uno staff altamente professionale, grazie all’esperienza ventennale nel settore dell’organizzazione di eventi di qualità
Alta qualità dei servizi Dotata di luce naturale, of fre quaranta posti a platea; par ticolarmente completa la sua dotazione tecnica, audio e video; a disposi zione gli ospiti troveranno anche, oltre a un parcheggio riservato, personale preparato e competente di suppor to all’organizzazione dell’evento e di traduzione multilingue, un ser vizio di assistenza tecnica e la possibilità di transfer personalizzato in base alle necessità KASSIOPEA GROUP SALA KASSIOPEA Numero max meeting room: 1 Capienza meeting room principale (pax): 40 Superficie meeting room principale (mq): 64 Aeroporto più vicino: Aeroporto Mario Mameli – Cagliari-Elmas Indirizzo: via San Tommaso d’Aquino, 20 09134 - Cagliari Contatti: tel. 070 651242 fax 070 656263 mariateresasotgiu@kassiopeagroup.com www.kassiopeagroup.com Persone di riferimento: Maria Teresa Sotgiu
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GMC1186_ItaliaEventi_Layout 1 10/07/19mercoledì 16:15 Pagina 1
italia eventi group
Italia Eventi Group è la società con sede a Roma specializzata nell’ideazione e nell’organizzazione di eventi e manifestazioni fieristiche su tutto il territorio nazionale e internazionale. Originalità, innovazione e alta partecipazione sono i caratteri distintivi degli eventi realizzati da Italia Eventi, il cui principale obiettivo è creare situazioni uniche e indimenticabili, capaci di coinvolgere il vasto pubblico e di toccare le sue corde emotive. Italia Eventi segue ogni evento a 360°, coniugando in modo perfetto competenze strategiche, tecniche e creative. Un grande Team costituito dai migliori professionisti del settore e da una consolidata rete di collaboratori esterni.
I TALIA EVENTI GROUP s.r.l. www.italiaeventigroup.it | info@italiaeventigroup.it Sede Legale: Viale Europa 331, 00144 Roma | Tel +39 06 51606861
BOLOGNA CONGRESSI Pionieri della Meeting Industry, 40 anni di esperienza, 3 sedi, LQdžQLWH ORFDWLRQ Bologna Congressi è un interlocutore unico, che con i suoi 40 anni di esperienza nella meeting industry, offre una consulenza a 360° in ogni fase di progetto e realizzazione di qualsiasi evento. 8Q WHDP DIdžDWDWR GLQDPLFR H VHQVLELOH LQ JUDGR GL SURSRUUH servizi di assoluta qualità e soluzioni creative su misura per ogni singolo cliente. 2OWUH DG XQƪRIIHUWD GLYHUVLdžFDWD GL VHGL GRWDWH GL VSD]L DPSL LJHVVLELOL H FDUDWWHUL]]DWL GDOOD FRVWDQWH ULFHUFD GL VROX]LRQL tecnologicamente avanzate, Bologna Congressi propone una gamma completa di servizi di accoglienza che va dall’organizzazione dei trasporti, all’ospitalità alberghiera ed al social program per godere appieno del tempo libero.
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