Guida ai Congressi Medico Scientifici 2016 by Ediman

Stampe non periodiche - DC/DCI/622/99/B - Milano - In caso di mancato recapito inviare allâ&#x20AC;&#x2122;ufficio di cmp Roserio Milano per la restituzione al mittente che si impegna a corrispondere i diritti postali.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2016

COME ORGANIZZARLI I partner, le competenze e i vincoli per pianificare e organizzare congressi medici e corsi ECM

DOVE ORGANIZZARLI Le migliori location e destinazioni adatte a ospitare eventi medico-scientifici

Una pubblicazione

In collaborazione con

Con il patrocinio di

INTRODUZIONE

ome Federcongressi&eventi, quando siamo stati informati da Ediman della nuova iniziativa editoriale, ci siamo immediatamente mostrati interessati e abbiamo dato tutta la nostra disponibilità a collaborare per rendere la pubblicazione interessante e veramente utile ai professionisti del nostro settore e ai nostri clienti. Come noto, il settore dei congressi medico-scientifici costituisce per molti operatori della filiera uno dei comparti più interessanti e di maggior impatto economico. Anche nei momenti più acuti della crisi che ha investito il nostro Paese, i congressi delle associazioni mediche, sia pure subendo qualche contrazione e mostrando una maggiore attenzione ai costi, hanno costituito una ciambella di salvataggio alla quale molti di noi si sono aggrappati, per resistere alla bufera che ha invece investito i meeting e gli eventi corporate. Tuttavia, quello dei congressi medico-scientifici è un settore estremamente regolamentato, con normative e indicazioni molto diverse, che spesso si sovrappongono e non raramente si contraddicono. Organizzare e ospitare un congresso scientifico non richiede solamente grande professionalità e una particolare specializzazione, ma anche una conoscenza approfondita delle regole che devono rispettare i partecipanti e le aziende sponsor. Le norme di legge, l’Educazione Continua in Medicina (ECM), le regole AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco) e i codici Deontologici di Farmindustria e di Assobiomedica impongono agli operatori tanto una rigorosa attenzione quanto una veloce comprensione delle varie esigenze. Un altro aspetto molto delicato del settore sono le modalità di assegnazione dell’incarico di organizzare un evento, da parte dei committenti, che nella gran parte dei casi sono le associazioni di medici e di altri professionisti della sanità (infermieri, farmacisti, ecc.). In questo scenario molto interessante, ma altrettanto complesso, pensiamo che una Guida come quella progettata e realizzata da Ediman possa diventare veramente un punto di riferimento per gli operatori e per gli utenti, della quale nel prossimo futuro non si potrà più fare a meno. Colgo l’occasione per ringraziare tutti i colleghi che hanno messo a disposizione il loro sapere, così da rendere la Guida ancora più aggiornata e precisa nelle informazioni che la arricchiscono. Mario Buscema Presidente Federcongressi&eventi

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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INTRODUZIONE

l settore dei congressi medico-scientifici, a livello sia nazionale sia regionale, costituisce il cardine della formazione e dell’aggiornamento professionale in sanità, che è da sempre un’attività primaria delle Società scientifiche e delle associazioni mediche, per le quali la formazione degli associati è parte integrante della loro Mission. Per questo motivo, FISM è da sempre impegnata in prima linea per rivalutare il ruolo strategico e preferenziale rivestito dalle Società scientifiche nell’ambito del vigente sistema di Educazione continua in medicina e nei rapporti con le tante Istituzioni coinvolte nel governo della sanità. Negli ultimi anni abbiamo incontrato sul nostro cammino numerose sfide. Le regole dell’Ecm sono cambiate molto e in modo spesso imprevedibile, lasciando tuttavia ancora troppe difficoltà interpretative su temi delicati come il finanziamento degli eventi, la gestione logistica, i contratti, gli sponsor, le procedure per coinvolgere i relatori e per convalidare i crediti formativi. Resta poi la necessità di conciliare tutto questo con i vincoli posti dai codici etici di Assobiomedica e Farmindustria, e con le normative AIFA: impresa non sempre facile. L’aumento dei passaggi burocratici ha inoltre creato non poche difficoltà alle Società scientifiche più piccole, costrette a sostenere costi in più per dotarsi di tutte le risorse tecniche e organizzative necessarie a gestire il complesso carico di lavoro. C’è un grande bisogno di chiarezza e di nuovi strumenti interpretativi che vadano incontro al mondo delle associazioni medico-scientifiche per rendere più agevole il loro compito e dare modo di orientarsi in un territorio tanto vario. Riteniamo perciò che la presente Guida ai Congressi Medico-Scientifici possa essere una bussola e un buon punto di riferimento per conoscere tutti i passaggi necessari all’organizzazione di un evento, un valido aiuto dove sorgono dubbi e una fonte di informazioni utile in fase di verifica della correttezza del proprio operato. Franco Vimercati Presidente FISM Federazione Italiana delle Società Medico-scientifiche

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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Sede centrale: via Puglie, 23 – 00187 Roma Tel: 06 427491 Fax: 06 42749488 www.agenas.it info@agenas.it ecm@agenas.it agenas@pec-agenas.it Presidente: Giuseppe Zuccatelli Direttore generale: Francesco Bevere

Sede: via Valadier, 37 – 00193 Roma • Comitato di Garanzia Tel: 06 5512211 • Comitato Tecnico delle Regioni www.agenas.it • Commissione Nazionale per la Formazione Continua • Osservatorio Nazionale sulla qualità della Formazione Continua in Sanità • CoGeAPS – Consorzio Gestione Anagraﬁche delle Professioni Sanitarie

Sede: piazza Cola di Rienzo, 90/A 00192 Roma Tel: 06 36000893 www.cogeaps.it info@cogeaps.it

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Farmindustria

Sede: Largo del Nazareno, 3/8 00187 Roma Tel: 06 675801 Fax: 06 6786494 www.farmindustria.it farmindustria@farmindustria.it

Federcongressi&eventi

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2016

Riferimenti regionali online Abruzzo

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Basilicata

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Calabria

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Campania

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Emilia-Romagna

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Lazio

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Lombardia

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Provincia autonoma di Bolzano

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“Guida ai Congressi Medico Scientifici” 2016 è una pubblicazione

Ediman Srl Via Ripamonti 89 - 20141 Milano Telefono 02 57311511 Fax 02 55231486 info@ediman.it www.ediman.it Direttore responsabile: Marco Biamonti Coordinamento editoriale: Matteo Rocca Responsabile traffico pubblicitario e redazione: Jessica Alejandra Presa Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola Grafica: Massimo Bernardi Photo credits: Fotolia – www.fotolia.com Hanno collaborato: Alessandra Boiardi, Piera Carlomagno, Teresa Chiodo, Simona P.K. Daviddi, Stefano Ferri, Andrea Paternostro, Sabrina Piacenza, Simona Zin Fotolito e stampa: Prontostampa Srl, Zingonia (BG) Questa guida è andata in stampa il 28 dicembre 2015

Le pubblicazioni Ediman Turismo d’Affari Meeting & Congressi Guida Meeting e Congressi La Guida ai Congressi Medico-Scientiﬁci

Gli eventi Ediman Buy Mice Milano Buy Mice Roma Full Contact Discover Italy Full Contact Incentive Destinations Full Contact Meeting Planner Full Contact Pco

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Ringraziamenti Q

uello dei congressi medicoscientifici è un vero e proprio mondo a parte all’interno della pur ampia e variegata industria degli eventi aggregativi: un mondo estremamente complesso, in cui regole e regolamenti si susseguono e talvolta si accavallano, e in cui la qualità dei contenuti, la professionalità degli addetti ai lavori, l’attenzione e la passione dei partecipanti sono più che mai fondamentali, essendo legati ad ambiti tanto delicati come quelli della salute e della ricerca medica. Un mondo complesso e nondimeno affascinante, in cui sarebbe stato impossibile orientarsi senza l’aiuto di guide esperte e competenti, individuate con l’ausilio di Federcongressi, che hanno contribuito in maniera decisiva a questa pubblicazione davvero unica nel suo genere, mettendo a nostra disposizione il loro tempo e il loro know-how. Per i capitoli dedicati alla pianificazione, ai partner organizzativi, alle sponsorizzazioni, alla gestione dell’evento e alle procedure amministrative, desideriamo ringraziare vivamente Letizia Bocciardi e Anna Rita Bonamici (OIC Group), Irene Bortolotti e Mario Buscema (Planning Congressi), Maria Cristina Dalla Villa (Enic Meetings & Events), Giulio Ferratini (Centro Congressi Internazionale), Massimo Laiolo (Aristea Group), Mario Liguori (Ega Congressi), Maddalena Milone (Meeting Planner), Viviana Vitali (OIC Group). Le pagine sul complesso sistema dell’Ecm e sul fondamentale ruolo dei provider nella progettazione formativa sono state realizzate grazie al prezioso aiuto di Susanna Priore (Formedica) e Fabio Gilardenghi. Grazie inoltre a Patrizia Buongiorno, Rosangela Quieti e Gaia Santoro (AIM Group), e a Maria Criscuolo e Sabina Minutillo (Triumph Group), per la consulenza sulle strategie di comunicazione applicate al mondo medico-scientifico, e a Francesca Scutari (SEM2000) per il capitolo sui software gestionali per congressi ed eventi Ecm. Per il capitolo sui codici etici, un ringraziamento a Fernanda Gellona (Assobiomedica) e a Maurizio Agostini, Francesco Mazza e Stefano Svetoni (Farmindustria). Gli approfondimenti sulla fiscalità sono stati redatti grazie all’importante contributo di Giovanni Battista Goldaniga e Marco Nava (Studio Associato Nava & Viganò). Un ringraziamento speciale a Mauro Zaniboni (MZ Congressi), che ha attivamente contribuito alla stesura del piano editoriale della presente Guida e a molti dei suoi contenuti. Grazie inoltre a Federcongressi&eventi e a FISM, ai loro presidenti e al loro staff, per il loro grande supporto a questa nostra nuova iniziativa editoriale.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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SOMMARIO Introduzione Federcongressi&eventi

Introduzione FISM

Indirizzi utili

Ringraziamenti

Indice degli operatori e delle location congressuali

Pianificazione

La gestione dei compensi a relatori e collaboratori

I codici etici

Guida Pratica all’ecm I principi dell’Ecm in Italia

Gli organi di governo dell’Ecm

La procedura per accreditare un evento Ecm

100

Ecm: la normativa sulle sponsorizzazioni

106

Le fonti di ricavo e il ruolo degli sponsor

Il budget preliminare

Gestire l’evento

Definire tempi e obiettivi

I format

Scegliere la destinazione

i Partner Provider e Pco

Federcongressi&eventi: l’associazione di filiera

Indire una gara

Le tipologie di contratto

Il ruolo del provider e la programmazione formativa

Le professioni degli eventi

fisco e normativa Gli accorgimenti fiscali

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Inviti e iscrizioni

114

I software per gestire l’evento

120

Il briefing dello staff e l’accoglienza 124

comunicare l’evento I social media per gli eventi medico-scientifici

128

App congressuali e interattività

132

Il ruolo degli uffici stampa

136

chiusure Post evento Chiusure amministrative e contabili

142

Comunicazioni finali e reportistica

147

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SOMMARIO Agenzie Pco, Provider

Altri Servizi

le locAtion regione

Adria Congrex – Rimini

154

ADI Hotels Milano – Milano

206

Centro Organizzazione Congressi – Taormina (Me)

154

AS Hotel Limbiate Fiera – Limbiate (Mb)

208

Chrysalis Communication – Milano

155

Cogest M&C – Verona

155

Crowne Plaza Milan City – Milano

210

CWT Meetings & Events – Firenze - Milano - Roma - Torino

156

Euro Hotel Residence - Acquaworld – Concorezzo

212

Formedica – Lecce

157

Grand Hotel Imperiale – Moltrasio (Co)

214

Full Day – Roma

157

Klima Hotel Milano Fiere – Milano

216

Gruppo SC - Studio Congressi – Roma

158

Kassiopea Group – Cagliari

159

Palace Hotel – Como

219

L.C. Congressi – Padova

159

Sheraton Lake Como Hotel – Como

220

Meet and Work – Abano Terme (Pd)

160

Villa Necchi alla Portalupa – Gambolò (Pv)

222

Mizar – Cernobbio (Co)

161

More&More – Milano - Cagliari

161

MP Congressi & Comunicazione – Napoli

162

MV Congressi – Parma

162

Canavese Incontra – Strambino (To)

226

Promoest – Milano

163

Centro Congressi Unione Industriale – Torino

228

Riviera Congressi – Rimini

164

Museo Nazionale dell’Automobile – Torino

230

Studio Exedra – Catania

164

Teseo – Pisa

165

Victory Project Congressi – Milano

165

piemonTe

VeneTo Best Western Premier BHR Treviso Hotel – Quinto di Treviso (Tv) 234

ApprofondimenTi

2016

regione

LombArdiA

Schede Tecniche

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

Per

Scuola Grande San Giovanni Evangelista – Venezia

236

Hotel Monaco & Grand Canal – Venezia

238

170

Fondazione Querini Stampalia – Venezia

240

Evinco – Pisa

173

Teatro Comunale Città di Vicenza – Vicenza

242

Forma Communications – Napoli

174

Meeting Planner – Bari

176

MZ Congressi – Milano

178

AITEF Studio - Roma

166

CEC Comunicazione Eventi Congressi – Roma

168

CWT Meetings & Events – Firenze - Milano - Roma - Torino

Net Congress & Education e Alessandro Rosso Healthcare – Milano 180 OIC Group – Firenze

182

Planning Congressi – Bologna

184

Regia Congressi – Firenze

186

Angelica Ricevimenti – Caserta

190

Cierredata – Roma

192

Studio Visio – Firenze

194

CST Ciccarelli – Fiuggi (Fr)

197

Different Web – San Giorgio di Mantova (Mn)

198

Sire Ricevimenti – Napoli Tecnoconference - TC Group – Firenze - Milano - Roma

009-011 GCMS SommarioJP.indd 10

TrenTino ALTo Adige Riva del Garda Congressi – Riva del Garda (Tn)

244

friuLi VeneziA giuLiA Comune di Grado – Grado (Go)

247

LiguriA Cenobio dei Dogi – Camogli (Ge)

252

201

Hotel El Chico – Varazze (Sv)

254

202

Hotel Vis à Vis – Sestri Levante (Ge)

256

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SOMMARIO Emilia Romagna

puglia

Admiral Park Hotel Centro Congressi Bologna – Zola Predosa (Bo) 263

Bari Convention Bureau Grandi Eventi – Bari

315

Corte Bracco dei Germani – Corato (Ba)

316

Cb della Riviera di Rimini – Rimini

265

Palazzo dei Congressi di Riccione – Riccione (Rn)

266 Best Western Plus Leone di Messapia Hotel & Conference – Lecce 319

Toscana Grand Hotel Mediterraneo – Firenze

270

Centro Congressi Biodola/Hermitage – Porto Ferraio (Li)

273

Firenze Fiera Congress & Exhibition Center – Firenze

274

lazio

Grand Hotel Masseria Santa Lucia – Marina di Ostuni (Br)

321

Greenblu Hotels & Resort – Puglia e Basilicata

322

Hotel Covo dei Saraceni – Polignano a Mare (Ba)

325

Hotel Monte Sarago – Ostuni (Br)

327

Hotel Villa Romanazzi Carducci – Bari

328

Courtyard by Marriot Rome Central Park – Roma

281

Lavinia Bianchi Congressi – Trani

331

Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici – Roma

283

Le Dune Suite Hotel – Porto Cesareo (Le)

333

Hotel Caravel – Roma

284

Tenuta Moreno – Mesagne (Br)

334

Kolbe Hotel Rome – Roma

286

UNA Hotel Regina – Noicattaro (Ba)

337

Parco dei Principi Grand Hotel & Spa – Roma

288

Sheraton Roma Hotel – Roma

290

Worldhotel Ripa Roma – Roma

292

BasilicaTa

Antico Casale La Carovana – Roma

294

Hilton Garden Inn Matera – Matera

Casa del Cinema – Roma

295

Auditorium Antonianum – Roma

297

Centro Congressi Villa Malta – Roma

299

Sala di Rienzo e Sala da Feltre - Ecomap – Roma

300

Roma Meeting Center – Roma

301

campania Città di Sorrento – Sorrento (Na)

304

Hotel La Palma – Capri (Na)

308

Tower Hotel Stabiae Sorrento Coast – Castellammare di Stabia (Na) 310 Città della Scienza – Napoli

009-011 GCMS SommarioJP.indd 11

313

339

sicilia Sheraton Catania Hotel & Conference Center – Aci Castello (Ct) 342 Best Western Hotel Ai Cavalieri – Palermo

345

Costa degli Ulivi Hotels – Palermo

347

Hotel Il Gelso Bianco – Misterbianco (Ct)

349

saRdEgna Hotel Catalunya – Alghero (Ss)

352

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Indice degli operatori e delle location congressuali

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2016

Qui di seguito proponiamo l’elenco integrale di tutti i soggetti – agenzie di servizi, provider, Pco, Enti locali, convention bureau, hotel congressuali, centri congressi e altre strutture – con forte specializzazione sul segmento degli eventi medico-scientifici ed Ecm che hanno contribuito alla presente Guida. ADI Hotels Milano - Milano................................................................ 206 Admiral Park Hotel Centro Congressi Bologna - Zola Predosa (Bo)........262-263 Adria Congrex - Rimini............................................................. II cop -154 Aforisma - Roma................................................................................. 43 AIM Group International - Milano - Roma - Firenze.................................... 5 Airone Hotel - Sottomarina (Ve)............................................................. 89 AITEF Studio - Roma.......................................................................... 166 Angelica Ricevimenti - Caserta............................................................ 190 Antico Casale La Carovana - Roma...............................................151-294 Aqualux Hotel Spa & Suite Bardolino - Bardolino (Vr)............................ 237 AS Hotel Limbiate Fiera - Limbiate (Mb)............................................... 208 Astoria Park Hotel - Riva del Garda (Tn)............................................... 243 Auditorium Antonianum - Roma.....................................................296-297 Auditorium Don Giacomo Alberione - Milano....................................... 215 Auditorium Parco della Musica - Roma................................................. 285 Bari Convention Bureau Grandi Eventi - Bari........................................ 315 Best Western Hotel Ai Cavalieri - Palermo......................................344-345 Best Western Plus Leone di Messapia Hotel - Lecce..........................318-319 Best Western Premier BHR Treviso Hotel - Quinto di Treviso (Tv).............. 234 Boccanegra - Firenze......................................................................... 277 Bologna Congressi - Bologna.......................................................... IV cop C.I.D.S. - Palermo............................................................................. 121 Canavese Incontra - Strambino (To)..................................................... 226 Carlo Magno Hotel SPA & Resort - Madonna di Campiglio (Tn).............. 246 Casa del Cinema - Roma................................................................... 295 Cb della Riviera di Rimini - Rimini....................................................... 265 CEC Comunicazione Eventi Congressi - Roma...................................... 168 Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge)....................................................... 252 Centro Congressi Biodola/Hermitage - Portoferraio - Isola d’Elba (Li)........272-273 Centro Congressi MalpensaFiere - Busto Arsizio (Va)............................. 213 Centro Congressi Unione Industriale - Torino......................................... 228 Centro Congressi Verona Fiere - Verona............................................... 241 Centro Congressi Villa Malta - Roma.............................................298-299 Centro Congressi Ville Ponti - Varese................................................... 213 Centro Organizzazione Congressi - Taormina (Me)............................... 154 Chervò Golf Hotel Spa & Resort San Vigilio - Pozzolengo (Bs).................. 29 Chrysalis Communication - Milano...................................................... 155 Cierredata - Roma............................................................................. 192 Città della Scienza - Napoli.........................................................312-313 Città di Sorrento - Sorrento (Na)......................................................... 304 Cogest M&C - Verona........................................................................ 155 Comune di Grado - Grado (Go)......................................................... 247 Convento San Giuseppe - Cagliari...................................................... 353 Corte Bracco dei Germani - Corato (Ba).............................................. 316 Costa degli Ulivi Hotels - Palermo..................................................346-347 Courtyard by Marriot Rome Central Park - Roma.............................280-281 Crowne Plaza Milan City - Milano...................................................... 210 CST Ciccarelli - Fiuggi (Fr)............................................................196-197 CWT Meetings & Events - Firenze - Milano - Roma - Torino...............156-170 Different Web - San Giorgio di Mantova (Mn)...................................... 198 DoubleTree by Hilton Hotel Olbia - Olbia (Ot)...................................... 354 DoubleTree by Hilton Hotel Venice North - Mogliano Veneto (Tv)............. 232 E meeting & consulting - Roma............................................................ 175 Endar - Venezia................................................................................ 203 Euro Hotel Residence - Acquaworld - Concorezzo (Mb)......................... 212 Evinco - Pisa...............................................................................172-173 Firenze Fiera Congress & Exhibition Center - Firenze............................. 274 Flowers Riviera Hotels - Santo Stefano al Mare (Im)............................... 257 Fondazione Querini Stampalia - Venezia............................................. 240 Forma Communications - Napoli......................................................... 174 Formedica - Lecce.........................................................................63-157 Free Beach Club - Costa Rei, Muravera (Ca)........................................ 350 Full Day - Roma................................................................................ 157 Gala Eventi - Napoli.......................................................................... 189 Golden Tulip Plaza Caserta - Caserta.................................................. 302 Golden Tulip Resort Marina di Castello - Pinetamare (Ce)....................... 302 Grand Hotel Imperiale - Moltrasio (Co)................................................ 214 Grand Hotel Masseria Santa Lucia - Marina di Ostuni (Br)...............320-321 Grand Hotel Mediterraneo - Firenze..............................................268-270 Grand Hotel Miramare - Santa Margherita Ligure (Ge).......................... 250 Grand Hotel Vanvitelli - San Marco Evangelista (Ce)............................... 23 Grand Hotel Villa Balbi - Sestri Levante (Ge)......................................... 258 Greenblu Hotels & Resort - Puglia e Basilicata...................................... 322 Gruppo SC - Studio Congressi - Roma................................................. 158 HealthCare & Pharma Division - Uvet - Milano - Firenze - Roma.............. 113 Hilton Garden Inn Matera - Matera...............................................338-339 Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici - Roma..............................282-283 Hotel Astor - Genova Nervi (Ge)......................................................... 255 Hotel Atlantic - Riccione (Rn)............................................................... 119 Hotel Caravel - Roma........................................................................ 284 Hotel Catalunya - Alghero (Ss)............................................................ 352 Hotel Covo dei Saraceni - Polignano a Mare (Ba)...........................324-325

Hotel El Chico - Varazze (Sv).............................................................. 254 Hotel Federico II Centro Congressi - Jesi (An)........................................ 139 Hotel Il Gelso Bianco - Misterbianco (Ct)........................................348-349 Hotel La Palma - Capri (Na)............................................................... 308 Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia.............................................. 238 Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br)..................................................326-327 Hotel Ramada Naples - Napoli........................................................... 309 Hotel Veronesi La Torre - Dossobuono di Villafranca (Vr)......................... 239 Hotel Villa Romanazzi Carducci - Bari................................................. 328 Hotel Vis à Vis - Sestri Levante (Ge)..................................................... 256 IMS Health - Milano.......................................................................... 105 Iseolago Hotel - Iseo (Bs).................................................................... 211 Italian Hospitality Collection - Sardegna e Toscana.................................... 8 Kassiopea Group - Cagliari................................................................ 159 Klima Hotel Milano Fiere - Milano....................................................... 216 Kolbe Hotel Rome - Roma................................................................... 286 L.C. Congressi - Padova..................................................................... 159 La Venaria Reale - Venaria Reale (To)................................................... 227 Lavinia Bianchi Congressi - Trani...................................................330-331 LBS Leisure and Business Services - Busto Arsizio (Va)............................ 167 Le Cheminèe Business Hotel - Napoli................................................... 307 Le Dune Suite Hotel - Porto Cesareo (LE).........................................332-333 Lloyd’s Baia Hotel - Vietri Sul Mare (Sa)............................................... 311 Meet and Work - Abano Terme (Pd)..................................................... 160 Meet in Action Italia - Varie sedi........................................................... 99 Meeting Planner - Bari....................................................................... 176 MGM Congress - Napoli................................................................... 185 Mizar - Cernobbio (Co)..................................................................... 161 Monte del Re - Dozza (Bo)................................................................. 260 More&More - Milano - Cagliari.......................................................... 161 MP Congressi & Comunicazione - Napoli............................................ 162 Museo Nazionale dell’Automobile - Torino........................................... 230 MV Congressi - Parma....................................................................... 162 MZ Congressi - Milano................................................................178-179 Net Congress e Alessandro Rosso Healthcare - Milano.......................... 180 OIC Group - Firenze....................................................................182-183 Olympia Congressi - Roma................................................................. 163 Palace Hotel - Como....................................................................218-219 Palace Hotel Desenzano - Desenzano del Garda (Bs)............................ 209 Palacongressi di Rimini - Rimini........................................................... 264 Palazzo dei Congressi di Riccione - Riccione (Rn).................................. 266 Palazzo Giureconsulti - Milano........................................................... 217 Parco dei Principi Grand Hotel & Spa - Roma....................................... 288 Phonoplast - Merlino (Lo).................................................................... 169 Planetaria Hotels - Milano.................................................................... 13 Planning Congressi - Bologna............................................................. 184 Porto Antico Genova Centro Congressi - Genova.................................. 259 Promoest - Milano............................................................................. 163 Pv Agency - Milano........................................................................... 152 Regia Congressi - Firenze................................................................... 186 Relais Le Jardin - Roma...................................................................... 289 Riva del Garda Congressi - Riva del Garda (Tn)................................... 244 Riviera Congressi - Rimini................................................................... 164 Roma Meeting Center - Roma............................................................. 301 Roscioli Hotels Roma - Roma............................................................... 278 Sala di Rienzo e Sala da Feltre - Ecomap - Roma.................................. 300 Savoia Hotels - Bologna....................................................................... 39 Scuola Grande San Giovanni Evangelista - Venezia.............................. 236 SEM2000 - Bologna.......................................................................... 123 Sheraton Catania Hotel - Aci Castello (Ct)......................................340-342 Sheraton Lake Como Hotel - Como...................................................... 220 Sheraton Roma Hotel - Roma.............................................................. 290 Sire Ricevimenti - Napoli..............................................................200-201 Studio Ega - Roma............................................................................... 45 Studio Exedra - Catania..................................................................... 164 Studio Visio - Firenze...................................................................193-194 T Hotel - Cagliari............................................................................III cop Teatro Comunale Città di Vicenza - Vicenza......................................... 242 Tecnoconference - TC Group - Firenze - Milano - Roma.......................... 202 Tenuta Moreno - Mesagne (Br)............................................................ 334 Teseo - Pisa...................................................................................... 165 Tower Hotel Stabiae Sorrento Coast - Castellammare di Stabia (Na)......... 310 Una Hotel Regina - Noicattaro (Ba)...............................................336-337 Victory Project Congressi - Milano....................................................... 165 Villa Catani Stuart - Pesaro (Pu)........................................................... 109 Villa Erba - Cernobbio (Co)................................................................ 204 Villa Necchi alla Portalupa - Gambolò (Pv)........................................... 222 WAY allestimenti - Rho (Mi).................................................................. 67 Winter Garden Hotel Bergamo Airport - Grassobbio (Bg)...................... 207 Worldhotel Ripa Roma - Roma......................................................292-293 Yes Hotels Touring - Miramare di Rimini (Rn)......................................... 141 Zacchera Hotels - Baveno (Vb)............................................................ 224

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PIANIFICAZIONE

Definire tempi e obiettivi  Con quanto anticipo programmare l’evento?  Chi sono gli attori coinvolti?  Come si fissano gli obiettivi del progetto?

congressi non sono tutti uguali: è possibile classificarli in modo diverso sulla base di numerose variabili, prime fra tutte l’ampiezza del target e la portata dell’evento (internazionale, nazionale, regionale o locale), o le finalità dell’evento (divulgativo, formativo, elettivo). Ci sono congressi periodici previsti dagli statuti di enti e associazioni, che ne scandiscono la vita sociale, e ci sono eventi indetti occasionalmente per dibattere un determinato argomento che sia rilevante per una comunità di partecipanti: per questi ultimi si usano solitamente i termini “convegni” o “conferenze”, per differenziarli dai “congressi” propriamente detti, aventi di solito un profilo più istituzionale. Al di là delle distinzioni più o meno sottili, è evidente che tutte e tre le parole si rifanno a un medesimo significato, che è quello di riunire, portare insieme, far confluire in uno stesso luogo, o all’interno di una piattaforma comune, una pluralità di persone e di contenuti. Da queste semplici considerazioni emerge quindi la doppia anima - logistica e comunicativa - degli eventi aggregativi di qualunque natura: una duplicità di cui occorre sempre tenere conto in sede organizzativa.

ALCUNE BASI DI PROJECT MANAGEMENT

Le tempistiche progettuali di un evento sono direttamente proporzionali alle sue dimensioni spazio-temporali, alla visibilità che si desidera ottenere nella fase preliminare e a quella che si prevede di dare ai risultati una volta conclusa la manifestazione, all’ampiezza e alla tipologia del target, al numero dei servizi inclusi e dei soggetti coinvolti nel progetto (sponsor, agenzie, location, fornitori). Tutti questi elementi ne influenzano a cascata altri, e determinano una serie di

Includere tutti (ma proprio tutti) Lo stakeholder mapping, o stakeholder analysis, è un’attività preliminare tipica del project management. Consiste “semplicemente” nell’individuare tutti i soggetti che possono condizionare o essere condizionati in vario grado da un determinato progetto. Questa mappatura è utile a definire con chiarezza le azioni da intraprendere per informare e coinvolgere tutti i possibili pubblici-chiave, e far emergere i potenziali rischi e le opportunità aggiuntive ancora prima di entrare nella fase operativa dell’evento.

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intervalli temporali di cui è necessario tenere conto. Ad esempio, occorre muoversi in anticipo per poter coinvolgere per tempo tutti i diversi stakeholder del congresso, ovvero tutti coloro che, a vario titolo, sono letteralmente “portatori di un interesse” nei confronti dell’evento. Non solo i partecipanti e i relatori quindi, ma anche i partner (primi fra tutti i Pco, cioè i “professional congress organizer”, o agenzie di organizzazione congressuale, e i provider Ecm), che a loro volta avranno un ruolo nel reclutamento dei fornitori e nella gestione operativa della manifestazione.

I TEMPI DELLA COMUNICAZIONE

Affronteremo più avanti nel dettaglio i passi necessari e gli elementi da valutare nell’indire una gara tra più agenzie o fornitori. Quello che ci interessa rilevare in questa fase è che questo processo dovrà necessariamente prevedere delle deadline di comunicazione prestabilite, entro cui i partecipanti alla gara potranno richiedere chiarimenti e presentare le loro offerte. Lo stesso dicasi nel caso in cui sia necessario indire gare anche per i fornitori di altri servizi, come ad esempio viene imposto talvolta da alcuni regolamenti interni. Prima ancora di arrivare a questa fase, del resto, il committente di un evento medico-scientifico deve aver stabilito, ed eventualmente fatto approvare ai propri organi direttivi nel caso si tratti di un’associazione o di un altro ente, tutti gli elementi necessari a stendere un primo brief del progetto, come il numero dei delegati o dei partecipanti complessivi, le caratteristiche desiderate per la sede congressuale, le tempistiche previste per la raccolta e la revisione degli eventuali abstract scientifici. Sono valutazioni che riguardano ambiti apparentemente diversi, ma che si condizionano fatalmente l’un l’altro: se ad esempio durante l’evento saranno presentati dei lavori scientifici provenienti da un gran numero di autori e rivolti a un ampio pubblico, è possibile che si debba fare ricorso a un’apposita area poster allestita con dei pannelli, o anche - come vedremo meglio in seguito - con schermi interattivi per la consultazione degli e-poster. Questa scelta però restringerà il cerchio delle strutture dotate delle giuste caratteristiche entro cui selezionare la nostra sede congressuale. È uno dei tanti possibili casi utili a comprendere come comunicazione e logistica debbano viaggiare in parallelo.

Brief, o briefing, è il documento con cui si riassumono gli obiettivi desiderati e le caratteristiche di un progetto di comunicazione da affidare a un’agenzia

I TEMPI DELL’ORGANIZZAZIONE

La primissima valutazione da fare riguarda quindi i contenuti e il target dell’evento, che da una parte andranno a costituire il programma scientifico o l’ordine del giorno, dall’altra daranno vita come abbiamo visto a una sorta di alberatura che, scelta dopo scelta, definirà progressivamente la fisionomia del convegno. Uno dei nodi principali di questo processo riguarda la destinazione: nei criteri normalmente utilizzati per la selezione della città e della location entreranno in gioco diverse variabili di tipo logistico (presenza di aeroporti internazionali e infrastrutture adeguate, distribuzione geografica del target che si desidera prenda parte al convegno) ma anche comunicativo: la sede del congresso contribuisce alla visibilità e al successo dell’evento, e determina, con la sua offerta territoriale, le caratteristiche del cosiddetto post-congress, ovvero l’insieme delle attività culturali e ricreative che è possibile prevedere per i partecipanti. Un altro aspetto fondamentale, che esploreremo più avanti, è quello delle sponsorizzazioni, poiché anche le aziende sponsor rientrano a pieno titolo tra gli stakeholder dell’evento (oltre ad esserne sovente la principale fonte di finanziamento,

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insieme alle quote di iscrizione dei partecipanti). Per ora basterà dire che anche il processo di reclutamento, detto anche call for sponsors o fundraising, ha i suoi tempi, di cui occorre tenere conto: nel caso di un evento multi-sponsor, ad esempio, sarà necessario entrare in contatto con numerosi uffici e con le varie funzioni aziendali preposte all’interno delle aziende (tipicamente il marketing, ma non solo), per valutare la loro disponibilità a sostenere parte delle spese dell’evento in cambio di visibilità del loro marchio; visibilità che sarà da negoziare e che dovrà peraltro sottostare ad alcuni precisi e rigidi vincoli, come vedremo nel caso delle sponsorizzazioni di eventi Ecm da parte di aziende farmaceutiche e biomedicali.

EVENTI A LUNGO TERMINE

Break-even point, o punto di pareggio, è il momento in cui i ricavi eguagliano i costi sostenuti per una data attività, al di là del quale si cominciano a generare utili

Partiamo dal caso sicuramente più complesso, ovvero quello di un congresso internazionale, o di un grande congresso nazionale con migliaia di partecipanti. Solitamente, nel caso di eventi a scadenza periodica previsti dallo statuto di un’associazione, alcuni intervalli temporali sono già fissati nero su bianco. Le sedi di questi eventi, com’è noto, vengono scelte con larghissimo anticipo, di norma anche nel corso di due o tre edizioni precedenti: l’arcata temporale di questi progetti può quindi essere anche di 3-4 anni. Le dimensioni dell’evento condizionano, come abbiamo visto, gli aspetti logistici: le grandi location congressuali vanno ovviamente prenotate con largo anticipo, così come sarà necessario assicurarsi per tempo la disponibilità di un gran numero di relatori. Contemporaneamente, anche l’attività di fundraising dovrà coordinarsi per far fronte a un maggiore costo complessivo dell’evento, che di conseguenza sposterà più in alto il break-even point. Per questo motivo, la fase di candidatura a ospitare un grande congresso da parte di una città viene preceduta da una lunga e dettagliata analisi di fattibilità tecnico-economica, condotta con l’aiuto di un’agenzia congressuale specializzata.

CONOSCERE I TEMPI DELLE PROCEDURE

Poniamo al contrario il caso di un evento di piccole dimensioni, come un locale corso di aggiornamento o un seminario di formazione rivolto a un numero ristretto di partecipanti. La possibilità che ciascuno di essi raggiunga la sede individuata con mezzi propri semplifica notevolmente il processo, e se si tratta di un evento di poche ore, senza la necessità di organizzare pernottamenti o coffee break, anche la ricerca e la prenotazione della location (ad esempio la meeting room di un hotel) presenta senza dubbio meno complicazioni. Tuttavia, nel caso in cui si tratti di un evento Ecm, che dà quindi diritto a ottenere crediti per la formazione dei professionisti sanitari, entrano in gioco le particolari scadenze dettate dall’Agenas, ovvero l’Agenzia Nazionale per i Servizi sanitari regionali. I provider - che, giova ricordarlo, sono gli unici soggetti accreditati e riconosciuti per legge a erogare attività formative valide per l’educazione continua in medicina - devono registrare l’evento sul sito Ecm entro e non oltre un limite di 30 giorni dalla data di svolgimento. Se si tratta di un evento sponsorizzato da aziende del settore farmaceutico, queste saranno inoltre tenute a richiedere un’autorizzazione preliminare all’Aifa, Agenzia Italiana del Farmaco: tale procedura - come vedremo meglio più avanti - va effettuata almeno 60 giorni prima della data di svolgimento prevista, ed è ovviamente necessario avviare la pratica con un buon margine di tempo per non incorrere in ritardi che rischierebbero di bloccare il tutto.

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È quindi evidente che, anche nel caso più snello, la pianificazione non potrà essere inferiore a tre-quattro mesi d’anticipo rispetto alla data dell’evento. Tra questi due estremi - il grande congresso internazionale da una parte e il piccolo workshop residenziale dall’altra - si estende tutta la gamma delle possibilità intermedie. Per poter fare delle previsioni corrette e capire di fronte a quale casistica ci troviamo è necessario disporre della visione di insieme degli attori coinvolti nel processo e delle loro rispettive tempistiche interne. Gli interlocutori e i consulenti migliori sono ancora una volta i Pco, che sanno per esperienza quanto e in che misura certe variabili possano impattare sui tempi.

PROGRAMMARE GLI OBIETTIVI

La valutazione preliminare su tempi, interlocutori, programma e logistica di base va di pari passo con quella sui risultati che si desidera ottenere. Concetti come la generica soddisfazione dei partecipanti o l’interesse suscitato dai contenuti dell’evento rischiano di essere troppo vaghi e aleatori per determinare l’effettivo successo dell’iniziativa. Può rivelarsi invece utile fissare degli obiettivi minimi quantitativi, che possano fare da metro e da punto di riferimento. Quanti partecipanti, quanti interventi, quanti espositori, quanti abstract preve- Il benchmarking diamo? Quanta visibilità vorremmo su riviste di settore e social media? Negli è una metodologia ultimi anni, per i congressi di medie e grandi dimensioni, anche dati come il di indagine numero di tweet correlati all’evento o gli accessi al sito web dell’iniziativa che confronta sono divenuti parte integrante dei report conclusivi, su cui basare le strategie di tra loro processi comunicazione per il futuro. e attività simili per stabilire dei Per i congressi a scadenza periodica, è evidente che la pietra di paragone è criteri oggettivi di rappresentata dall’edizione precedente, di cui si tende a voler riprodurre e mamisurazione della gari superare i risultati. Nel caso di una conferenza o di un convegno di natura performance inedita o alla sua prima edizione è comunque possibile stabilire dei parametri attraverso il confronto con altre manifestazioni dello stesso genere, avvalendosi della consulenza di un Pco per ottenere un benchmarking realistico. Tra gli obiettivi accessori del progetto congressuale figura anche il ritorno dell’investimento, ovvero la generazione di utili. Come avremo modo di approfondire nelle pagine dedicate alla fiscalità, i congressi medico-scientifici sono considerati a tutti gli effetti delle attività commerciali, in grado di generare valore, e conseguentemente comportano anche un certo margine di rischio imprenditoriale. Le finalità principali della manifestazione rimangono ovviamente quelle scientifiche, divulgative e sociali previste dallo statuto, ma nondimeno è possibile, e in certi casi anche auspicabile, che il Negli ultimi anni si è molto diffusa in ambito aziendale la congresso produca un utile, che potrà nozione di obiettivi SMART, acronimo inglese che gioca essere impiegato ad esempio per sovsul significato della parola (“intelligente, arguto”). Seconvenzionare altre attività associative o do questo approccio, gli obiettivi di un’iniziativa devono future edizioni della stessa iniziativa. essere Specifici, Misurabili, raggiungibili (“Achievable”), In ogni caso, si tratta di una valutaRilevanti e Temporalmente definiti. Una formulazione di zione che deve essere fatta a monte, questo tipo applicata al nostro caso potrebbe essere “Aue che come vedremo più avanti potrà mentare il numero di partecipanti effettivi del 5% rispetto influenzare notevolmente il tipo di conall’anno precedente”: ecco un obiettivo SMART di cui tetratto da stipulare con il Pco che curenere conto in sede di progettazione. rà l’organizzazione dell’evento.

Pensare “SMART”

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PIANIFICAZIONE

I format dell’evento  Come organizzare le sessioni per migliorare la qualità formativa?  A cosa servono i pre-congress?  Che differenza c’è tra workshop e seminario?

L’ L’andragogia è la teoria dell’ apprendimento che riguarda le pratiche formative per l’età adulta, come la pedagogia concerne l’educazione dei bambini

organizzazione congressuale ha dato vita, nel corso del tempo, a una serie di differenti modalità assembleari, che nel loro insieme compongono un variegato mosaico. Si va dal “macro” della sessione plenaria vera e propria, che solitamente costituisce un momento inaugurale o conclusivo dei lavori, in cui si affrontano tematiche di interesse generale, al “micro” rappresentato da seminari e workshop, che riuniscono gruppi ristretti di persone parimenti competenti intorno a un tema specifico, per un periodo di tempo limitato. La gamma delle possibilità intermedie è d’altronde molto vasta, e andrebbe approfondita se non altro per evitare alcune ambiguità. Inoltre, avendo un’idea di base delle principali tipologie di format, sarà possibile selezionare quella più adatta alle proprie esigenze e agli obiettivi di comunicazione prefissati. Le forme codificate dai Pco non vanno ovviamente intese come moduli rigidi: sarà naturalmente possibile combinare le varie soluzioni e anche sperimentarne di nuove, purché l’innovazione non sia fine a se stessa e si riveli, dopo attenta valutazione, la scelta più efficace per coinvolgere i partecipanti e valorizzare al massimo il know how dei relatori.

SESSIONE PLENARIA O PARALLELA?

Anche se non ci sono regole fisse, è buona norma prevedere un’alternanza di momenti di comunicazione generale e gruppi di lavoro. L’andragogia e i diversi approcci formativi concordano nel sottolineare l’importanza dell’esperienza nel processo di apprendimento. Per gli adulti, e in particolare per pro-

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fessionisti con una conoscenza già fortemente strutturata come nel caso dei partecipanti ai congressi medico-scientifici, sono fondamentali i momenti di confronto, di aiuto tra pari e di lavoro su casi specifici tratti dalla realtà pratica e operativa. Il sistema delle lezioni frontali di stampo scolastico e universitario perde progressivamente di efficacia man mano che il discente sviluppa una sua personale competenza diretta sui temi affrontati. È quindi necessario prevedere un criterio e stabilire fin dal principio quali temi affrontare in plenaria e per quali invece prevedere sessioni a gruppi ristretti, dandone visibilità per tempo per garantire a ciascuno la possibilità di iscriversi a quella di suo interesse. È d’altra parte utile ricorrere nuovamente alla plenaria per ricapitolare i contenuti emersi nelle singole sessioni parallele, così da darne un’idea anche a chi non vi ha preso parte. In generale, quindi, la sessione plenaria comprende i momenti istituzionali del convegno – saluti, apertura dei lavori o keynote speech, conclusioni e comunicazioni sociali – riservando alla discussione dei contenuti tecnico-scientifici degli appositi focus.

Il keynote speech è un intervento che traccia il filo conduttore dell’evento, spesso affidato a un moderatore o a chi presiede i lavori della giornata

LA SOGLIA DEI 200

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua considera i convegni con oltre 200 partecipanti degli eventi “con limitato valore formativo”. Oltre quella soglia, come vedremo trattando nel dettaglio il sistema dei crediti Ecm, vengono attribuiti 0,20 crediti per ora di frequenza, per un massimo di 5 crediti totali. Tra i 101 e i 150 partecipanti un’ora equivale a 0,75 crediti, tra 151 e 200 partecipanti un’ora vale 0,50 crediti. Al contrario, quelle fino a un massimo di 50 partecipanti vengono premiate con un maggiore riconoscimento formativo: quelle con un’elevata interattività e un rapporto tra tutor e discenti massimo di 1:25 danno diritto a più crediti (1,5 per ora) proprio perché ne viene riconosciuta la superiore qualità formativa. L’articolazione dei congressi in sessioni parallele, workshop e gruppi di lavoro riveste quindi un preciso ruolo strategico volto a massimizzare l’efficacia della formazione, di cui i crediti Ecm rappresentano l’unità di misura. Nel progettare il programma dell’eDiffusi soprattutto nella tradizione anglosassone, ma non vento sarà quindi da prevedere un’asolo, i pre-congress offrono l’opportunità di indire dei deguata struttura, per valorizzare la micro-eventi propedeutici anche prima della data del trasmissione dei contenuti e di consecongresso vero e proprio. Solitamente la possibilità di guenza il ritorno in termini di crediti. iscriversi a tali corsi opzionali è contestuale alla registraCome vedremo, i provider Ecm e le zione all’evento. Gli appuntamenti pre-congress rappreagenzie di organizzazione congressentano delle ulteriori opportunità formative, in cui acsuale svolgono un essenziale ruolo quisire o estendere alcune competenze e documentarsi di consulenza per orientarsi tra i vari su nuove tecniche e tecnologie; sono un’estensione del possibili format e individuare caso per programma scientifico. caso le soluzioni migliori.

L’evento prima dell’evento

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TAVOLA ROTONDA

Si tratta di momenti di dibattito che, come suggerisce il nome, prevedono una sostanziale parità tra più relatori, ciascuno dei quali è chiamato a dare il proprio contributo su uno specifico tema. A differenza di un seminario, tuttavia, la tavola rotonda può avere un taglio non specialistico ma divulgativo, ed essere ad esempio aperta alla cittadinanza, o comunque a target più estesi della comunità scientifica standard. I relatori naturalmente possiedono tutti una competenza professionale elevata sul tema trattato, ma possono afferire a realtà differenti; si tratta anzi di un format particolarmente adatto se si vuole dare spazio a più punti di vista complementari, ad esempio affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti. Non c’è di fatto un limite al numero di relatori che è possibile riunire intorno a una tavola rotonda, ma è opportuno non eccedere per dare a tutti eguali possibilità di parola e di confronto, commisurate al tempo a disposizione. Lo scopo del format è anche quello di stimolare un dibattito, e non semplicemente di far susseguire gli interventi uno dopo l’altro. Una tavola rotonda di successo è quella in cui i partecipanti riescono a confrontarsi produttivamente e a far emergere vari aspetti della tematica a beneficio dell’uditorio. Per questo motivo è sempre necessario prevedere la figura di un “primus inter pares”, un moderatore (detto anche chairman) avente il ruolo di stimolare il dialogo tra i relatori e tra questi e i partecipanti, concedendo spazio alle domande dal pubblico e assicurandosi che il dibattito arrivi a coinvolgere tutta la sala. Funzione essenziale del moderatore è poi quella di tenere d’occhio i tempi del dibattito, agevolando la presa di parola di tutti gli specialisti convenuti.

IL SIMPOSIO

Nell’antica Grecia con tale parola si indicava un momento conviviale, che tradizionalmente poteva essere dedicato all’otium filosofico e alla libera conversazione. Nell’ambito congressuale, il termine simposio indica un breve incontro di approfondimento su un dato tema di comune interesse scientifico per i partecipanti all’evento, spesso organizzato e tenuto da un gruppo degli stessi delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio, ciascuna delle quali deve essere corredata da un abstract e dall’elenco delle letture o degli interventi che lo compongono, citando titoli e autori e specificando gli eventuali discussant, che avranno il compito di commentare i contenuti esposti dal relatore, sottolineandone le eventuali criticità. Il simposio si configura quindi come un momento di studio a tutti gli effetti, in cui un gruppo ristretto di specialisti si scambia idee e impressioni su un dato tema. Si differenzia dal seminario che solitamente prevede delle vere e proprie lezioni frontali, eventualmente integrate da confronti e dibattiti. Per il suo elevato potenziale formativo, il simposio generalmente viene accreditato per il rilascio di crediti Ecm (anche se è possibile fare una scelta diversa), perché, giova ripeterlo, il sistema dell’educazione continua in medicina tende a

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privilegiare gli eventi di minori dimensioni, inclusi gli eventi satellite di una manifestazione più ampia, attribuendogli un maggior numero di crediti rispetto, ad esempio, alle sessioni plenarie. Raramente si chiede l’accreditamento per queste ultime, e si tende invece a strutturare i contenuti del programma in una serie di eventi minori in parallelo.

SEMINARIO O WORKSHOP?

La parola “workshop” in origine nasce per designare dei laboratori artigianali, in cui i discenti erano in realtà degli apprendisti che con l’aiuto di un tutor più esperto imparavano a costruire materialmente qualcosa. Per estensione, nell’ambito delle professioni creative e della comunicazione, il workshop è diventato un laboratorio interattivo in cui tutti i partecipanti collaborano alla produzione di qualcosa - un risultato, una ricerca, un’idea, la risposta a Si tratta di conferenze tenute da personalità particolarmenun quesito, ecc. Nella realtà, questo te eminenti nel loro campo, che solitamente tracciano lo termine ha finito col diventare una stato dell’arte del settore di loro competenza, o proponparola jolly e con l’essere impiegato gono una sorta di relazione d’autore su un argomento di come sinonimo di “seminario”, con grande rilevanza. Date le sue caratteristiche, si tratta di un cui condivide effettivamente alcuni format a cui fare ricorso nel momento in cui si prevede di aspetti. In realtà, il seminario ha un coinvolgere un’autorità scientifica di chiara fama, per dare taglio prettamente frontale, anche lustro e prestigio al programma. se punta a stimolare il dibattito e l’interattività della platea che è composta da un pubblico perlopiù specialistico. Anche il seminario è un gruppo di lavoro diretto da un professore o da un ricercatore, al quale i discenti prendono parte attivamente tramite interventi, letture ed esercitazioni, ma il workshop è peculiarmente rivolto alla produzione di un risultato finale che integri e riassuma il contributo di ciascuno.

Lectio magistralis

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GLI ALTRI FORMAT PER L’EDUCAZIONE CONTINUA IN MEDICINA

Tutti gli esempi visti finora - a scopo puramente esemplificativo e non esaustivo - sono accomunati dalla necessaria compresenza fisica tra il pubblico dei discenti e i relatori, docenti o tutor. Approfondendo il sistema dell’Ecm, vedremo come siano previste anche numerose possibilità di apprendimento asincrono, ovvero in cui l’interazione tra docenti e discenti avviene per così dire in differita, come nel caso di corsi e-learning e in autoformazione: si tratta della cosiddetta formazione a distanza (Fad), distinta dalla tipologia detta residenziale (Res). La terza grande categoria dell’educazione medico-scientifica è la formazione sul campo (Fsc), in cui l’addestramento avviene nell’ambito di autentiche circostanze professionali, come la discussione intorno al letto di un paziente. I progetti formativi possono tuttavia muoversi attraverso le diverse categorie, ricorrendo al cosiddetto blended learning, o apprendimento ibrido, che può prevedere ad esempio l’integrazione tra momenti formativi residenziali e a distanza.

Giochi di ruolo Sebbene la traduzione letterale dell’inglese “role playing” possa far pensare a un’attività prettamente ludica, si tratta di un tipo di esercitazione molto diffuso in ambito terapeutico, e utile anche a scopo formativo, per studiare e rappresentare alcune dinamiche cliniche o relazionali. I par-

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tecipanti, guidati da un tutor o da un formatore esperto nella gestione di questo tipo di attività, vestono per un tempo limitato i panni di alcuni personaggi, in una sorta di rappresentazione teatrale, mentre altri osservano dall’esterno la loro interazione.

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PIANIFICAZIONE

Scegliere la destinazione  Quanto tempo prima occorre pensare alla sede dell’evento?  Come funzionano i convention bureau?  Ci sono i vincoli per le sponsorizzazioni?

ome abbiamo già avuto modo di osservare, le scelte progettuali sottostanti all’organizzazione di un congresso potrebbero essere rappresentate come la ricerca di un punto d’equilibrio tra aspetti comunicativi e funzionalità logistica: tale costante duplicità si rivela alla perfezione nel momento in cui si tratta di definire la sede dell’evento.

STABILIRE I CRITERI

La prima cosa da fare è fissare i parametri della scelta, avvalendosi anche della consulenza di un’agenzia specializzata, ponendo fin dal principio i desiderata e le aspettative che il committente nutre nei confronti della destinazione, e che sono strettamente legati agli obiettivi generali dell’evento. Ci si può anche basare sui feedback delle eventuali precedenti edizioni: la destinazione aveva incontrato il gradimento dei partecipanti? In che misura? Quali erano stati gli elementi più apprezzati, e quali le eventuali carenze sottolineate? Ogni proces-

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PIANIFICAZIONE

so decisionale complesso rivela quanto sia importante poter disporre di informazioni di questo tipo, da raccogliere a conclusione di ogni evento a beneficio di ogni evento futuro. Alcuni grandi congressi periodici, soprattutto internazionali, prevedono per statuto che la scelta della destinazione avvenga per votazione nel corso di una precedente edizione del medesimo evento, solitamente con almeno un paio d’anni d’anticipo. Il board dell’associazione opera la scelta entro una short list di alternative che di norma hanno già superato una prima scrematura. In questi casi, tuttavia, sono le destinazioni stesse ad essersi sottoposte a un processo di candidatura: vedremo più avanti quali sono le tappe principali di questo iter, nel caso in cui ci si trovi a dover affrontare il percorso opposto e si voglia porre la propria sede in lizza per ospitare un evento internazionale. In quel caso, l’obiettivo sarà quello di promuovere adeguatamente la propria destinazione andando incontro alle esigenze degli organizzatori.

ELEMENTI SOGGETTIVI

Anche quando la scelta della destinazione spetta interamente a noi, in quanto organizzatori o committenti, sarebbe opportuno sondare per tempo le preferenze dei nostri stakeholder - soci e partner istituzionali - per andare verso una scelta che sia il più possibile condivisa e gradita a tutte le componenti. Ogni realtà committente ha i suoi criteri specifici, in cui rientrano inevitabilmente anche valutazioni di tipo strategico: tenere un congresso o un altro evento in una data sede può servire ad ampliare la base geografica della propria associazione, e auspicabilmente incrementare il numero dei soci; una determinata località può inoltre rivelarsi più feconda di un’altra per le opportunità di networking che offre, o per la maggiore visibilità che può conferire all’evento - visibilità che a sua volta si può tradurre in un maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori. Chiaramente saranno da valutare anche l’eventuale presenza di centri di eccellenza, come poli universitari e ospedalieri, attinenti alla materia del nostro congresso, e lo “storico” della destinazione nella gestione di eventi del medesimo tipo. Si potrà di volta in volta decidere di privilegiare la sede più conveniente dal punto di vista economico o logistico - optando quindi per quella di più facile raggiungibilità da parte di tutti i partecipanti - o di ricorrere a una meta capace di conferire un maggiore peso istituzionale al congresso.

ELEMENTI OGGETTIVI

Esistono tuttavia dei fattori “standard” da tenere in considerazione, che orientano il processo di selezione nella maggior parte dei casi e che di norma incidono positivamente sull’immagine di una location. Uno dei criteri di valutazione predominanti è la qualità del sistema dei trasporti: la presenza di aeroporti internazionali, mezzi pubblici e altre infrastrutture che rendano comodo l’arrivo, il

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trasbordo e la circolazione dei partecipanti è in genere una delle carte vincenti che le destinazioni sfoderano per rendersi appetibili al mercato congressuale. Il motivo è evidente: una meta che garantisca facilità di spostamenti e comfort per i viaggiatori semplifica notevolmente la logistica dell’evento. Anche la varietà di strutture e spazi per convegni - centri congressi attrezzati, hotel e catene alberghiere - tra cui operare la scelta della location rappresenta un atout di indiscutibile efficacia: la maggiore offerta agevola il processo di selezione, permette di trovare prezzi più competitivi e - ancora una volta - di individuare la soluzione logistica più conveniente, soprattutto se si tratta di alloggiare un gran numero di partecipanti. Spesso, infatti, l’unica opzione è quella di ripartire i delegati in più strutture alberghiere, e in tal caso l’obiettivo migliore è mantenere il perimetro degli spostamenti tra hotel e sede dell’evento entro una confortevole walking distance. In Italia, a differenza che in altre località europee, non sono presenti hotel da mille camere l’uno, bensì un gran numero di medie e piccole strutture: non si tratta di una carenza, ma di una caratteristica che semplicemente rispecchia la struttura del mercato turistico e alberghiero del nostro paese, composto in buona parte da hotel indipendenti e spesso a conduzione familiare. La logistica dei grandi eventi congressuali deve perciò confrontarsi con una pluralità di interlocutori, per essere certi di individuare la combinazione migliore e più conveniente. Come vedremo nel capitolo successivo, dedicato ai partner per l’organizzazione di eventi e congressi, le agenzie e le Dmc (acronimo di destination management company) svolgono un ruolo molto importante nella gestione di questi processi, potendo spesso contare su una buona forza contrattuale e un buon potere d’acquisto, oltre che su relazioni consolidate con un gran numero di strutture.

IL RUOLO DEI CONVENTION BUREAU

Nati negli Stati Uniti già all’inizio del ‘900, e quindi ben prima del turismo di massa, i convention bureau si sono progressivamente diffusi in tutto il mondo, e hanno fatto ormai da tempo la loro comparsa anche in Italia. Si tratta di uffici turistici che si rivolgono espressamente al mercato congressuale, con l’obiettivo di promuovere e rappresentare le diverse componenti dell’offerta (strutture e agenzie di servizi) presenti nel loro ambito geografico di competenza. Un convention bureau efficiente agisce da strumento di marketing territoriale, e si pone come interlocutore unico e come facilitatore nei confronti della domanda. L’assunto di base è che i congressi e gli eventi rappresentino una risorsa importante per il territorio, e che come tale siano da incentivare e valorizzare. In Italia sono presenti numerosi convention bureau, legati a una specifica città o a un ambito territoriale (a titolo puramente esemplificativo, ricordiamo i convention bureau di Bergamo, Firenze, Genova, Torino, quello della Riviera di Rimini, del Trentino, di Venezia). Dal 2014 è inoltre operativo il Convention Bureau Italia, un’iniziativa privata con sede a Firenze, che si pone come punto di riferimento a livello nazionale per l’organizzazione di eventi e congressi sul territorio italiano, con particolare attenzione alla promozione verso il mercato straniero. La presenza di un convention bureau aggiunge valore, dal punto di vista progettuale-organizzativo, a una destinazione, rendendola più attrattiva per ospitare congressi ed eventi. I convention bureau, in sinergia con le amministrazioni locali, gli enti e le altre realtà territoriali, possono inoltre predisporre

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una serie di piccoli benefit - come pass e congress card - che permettono ai partecipanti di usufruire di una serie di servizi a tariffe agevolate, dai biglietti del trasporto pubblico agli ingressi museali. Si tratta di aspetti complementari ma da non sottovalutare, che possono tornare utili nel momento in cui si progettano le attività sociali post-congress o l’eventuale programma per gli accompagnatori dei delegati.

TURISMO SÌ, MA CONGRESSUALE

I congressi e gli eventi medico-scientifici sono attività lavorative a tutti gli effetti - sia per la loro valenza accademica e di ricerca, sia per la loro importanza nel garantire l’aggiornamento e il miglioramento delle conoscenze professionali. Sembrerebbe quindi che, esaurite le valutazioni di natura strettamente tecnica e funzionale, come la logistica e la convenienza economica e strategica, il gioco sia fatto, e che le considerazioni di natura per così dire “estetica” non debbano incidere più di tanto nella scelta della sede congressuale. Il timore implicito è che una valutazione che tenga conto anche degli elementi turistici in senso lato (come la ricchezza del patrimonio storico e artistico della città prescelta, l’amenità dei dintorni, la compresenza di altri eventi di interesse socioculturale) possa incidere negativamente sull’immagine dell’iniziativa, dando la falsa impressione di voler organizzare un congresso “vacanziero” che alla serietà scientifica affianca o addirittura privilegia le possibilità di svago. Occorre però considerare che, come abbiamo già più volte evidenziato, un evento è anche e soprattutto un’operazione di comunicazione: legando l’immagine della destinazione a quella del nostro convegno sommiamo a quest’ultima i punti di forza di quella - punti di forza che spesso e volentieri sono gli stessi su cui si basa l’attrattività turistica della città. La presenza di musei importanti, monumenti noti, centri storici, quartieri celebri, fa da cornice all’evento e conferisce ulteriore prestigio alla location, offrendo al tempo stesso delle possibilità di legittimo svago accessorio al termine dei lavori. Le città con forte vocazione turistica d’altra parte sono anche quelle che dispongono delle migliori infrastrutture ricettive e di viabilità di cui sopra, per cui raramente, nella difficile ricerca di equilibrio tra funzionalità e bellezza, si dà l’una senza l’altra. Sta sempre all’intelligenza di organizzatori e partecipanti stilare un programma dell’evento improntato a correttezza, sobrietà e appropriatezza professionale.

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CODICI ETICI E SPONSORIZZAZIONI: QUALCHE AVVERTENZA

Come vedremo meglio nel capitolo dedicato agli aspetti normativi e ai vincoli di natura etica, esistono alcuni precisi paletti posti dalle due grandi associazioni confindustriali che riuniscono la maggior parte delle aziende del settore sanitario - Farmindustria e Assobiomedica - circa la possibilità, per le imprese loro aderenti, di sponsorizzare eventi formativi (che quindi prevedano l’assegnazione di crediti Ecm) in strutture e località che possano far nascere il sospetto di una prevalenza degli aspetti ludico-vacanzieri sui contenuti e le finalità tecnicoscientifiche del convegno. Per il momento, cominciamo con l’evidenziare che tali divieti si estendono non solo ad alcune tipologie alberghiere (come hotel 5 stelle, golf club e resort), ma anche, più in generale, a località di mare e montagna in periodi di alta stagione (che peraltro le due associazioni inquadrano differentemente quanto a date). Ad esempio, Farmindustria vieta le località costiere dal 1 giugno al 30 settembre, a meno che non si tratti di capoluoghi regionali e provinciali, sedi di strutture universitarie e ospedaliere di rilievo. Naturalmente i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti devono tendenzialmente escludere gli spazi espressamente dedicati alla balneazione, come hotel con spiagge attrezzate e simili. Assobiomedica non prevede deroghe, e vieta tout-court le località costiere e rivierasche dal 15 giugno al 30 settembre (quindi in modo più netto rispetto a Farmindustria, e con uno slittamento temporale di due settimane). Gli interdetti valgono anche per la montagna (da dicembre a marzo e da luglio ad agosto per Farmindustria; da metà dicembre a fine marzo e da metà giugno a metà settembre per Assobiomedica). È necessario tenere conto di queste finestre temporali, poiché se anche una piccola parte dell’evento ricadesse entro uno dei periodi “proibiti”, in quanto non deontologicamente appropriati, una o più aziende sponsor potrebbero vedersi costrette a declinare il loro sostegno, o a chiedere di spostare l’evento altrove o rimandarlo ad altra data. Nel processo di selezione della meta vale dunque la pena verificare per tempo che non vi siano controindicazioni di alcun genere, per nessuno degli stakeholder coinvolti.

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PIANIFICAZIONE

Le fonti di ricavo e il ruolo degli sponsor  Come si prevengono i conflitti di interesse?  Qual è il ruolo dell’Aifa?  Ci sono differenze di regolamento tra eventi Ecm e non Ecm?

e fonti di ricavo per i congressi medico-scientifici sono fondamentalmente due: le quote di partecipazione versate dagli stessi partecipanti all’atto dell’iscrizione, e i contratti di sponsorizzazione stipulati con soggetti privati - in maggioranza aziende del settore farmaceutico e biomedicale, anche se non solo e non necessariamente. La sponsorizzazione in campo sanitario è regolamentata da una fitta serie di norme e provvedimenti, di cui qui di seguito riassumiamo alcuni capisaldi, rimandando per tutto il resto e per una consultazione dettagliata ai testi di legge. Data la complessità della materia, e il ruolo fondamentale di garanzia che la normativa attribuisce ai provider Ecm, è importante affidarsi a un soggetto qualificato ed esperto nella gestione di eventi e congressi sponsorizzati. Avremo occasione di ribadire più volte un concetto basilare, che però deve essere sempre tenuto a mente: il congresso è un’attività commerciale, e come tale, ad esempio, richiede l’applicazione dell’IVA e uno specifico trattamento fiscale.

Riferimenti normativi sulle sponsorizzazioni Le fonti principali a cui fare riferimento per una consultazione integrale – reperibili con facilità anche online - sono le seguenti:  D. lgs n. 219/2006, art. 124  Accordo Stato-Regioni del 20/12/2001 e del 5/11/2009  Le Determine della Commissione Nazionale Ecm  Le Delibere regionali per ciò che pertiene le singole Regioni  I Codici etici di Assobiomedica e Farmindustria

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PIANIFICAZIONE

Non c’è quindi motivo di sorprendersi che gli eventi medico-scientifici possano, e anzi debbano, far ricorso a capitali privati per finanziarsi. La sponsorizzazione è un contratto commerciale, mediante il quale un soggetto offre spazi promozionali e visibilità al marchio e ai messaggi di un’impresa, dietro il pagamento di un corrispettivo in denaro, beni o servizi. Nell’ambito dell’educazione continua in medicina, e in generale dell’organizzazione di eventi medico-scientifici, la sponsorizzazione è la fonte primaria di reperimento delle risorse necessarie a sostenere i costi. È quindi prassi comune che siano dei soggetti privati, portatori di interessi commerciali, a sostenere i costi della formazione in ambito sanitario. Tale rapporto è mediato da un apposito contratto a titolo oneroso, ed è soggetto ad alcune particolari limitazioni previste dalla normativa, con l’obiettivo di tutelare l’indipendenza dei provider e l’impermeabilità dei progetti formativi e dei contenuti scientifici dell’evento rispetto agli interessi privati. Gli sponsor non hanno pertanto voce in capitolo nella definizione dei contenuti e nella geNel caso in cui un soggetto privato decida di acquistare stione Ecm, sebbene possano tuttavia quote di partecipazione o erogare un finanziamento a avanzare agli organizzatori richieste sostegno dell’evento, senza tuttavia richiedere in cambio su altri aspetti della manifestazione, alcuna pubblicità o altre forme di visibilità, non si può purché appunto non vadano a intacparlare di sponsorizzazione, e non è pertanto necessaria care l’indipendenza dei formatori. la stipula del relativo contratto. L’accordo va comunque Come abbiamo già visto nel capitoformalizzato e reso disponibile per gli eventuali controlli lo dedicato alle tempistiche, occorre da parte della Commissione Nazionale per la Formaziomuoversi per tempo e attivare gli opne Continua. portuni canali per il fundraising non appena si è in possesso di una prima stima dei costi da coprire. La sponsorizzazione può essere ripartita, in percentuali e quote diverse, tra più soggetti (evento multisponsor), con la conseguente stipula di più contratti, o può essere affidata a un’unica azienda, che in tal caso si fa carico per intero del preventivo dei costi dell’evento (evento monosponsor).

Finanziamenti senza sponsorizzazione

IL RUOLO DEL PROVIDER NELLA GESTIONE DEGLI SPONSOR

Tra le funzioni di garanzia che la normativa assegna al provider - come ad esempio garantire l’effettiva partecipazione degli operatori alle attività Ecm, assicurarne la valutazione della qualità percepita, valutare l’apprendimento e assegnare i relativi crediti - figura anche quella di tutelare la formazione Ecm da ogni possibile ingerenza di interessi commerciali e di fornire evidenze della trasparenza di ogni transazione finanziaria. È richiesta la stesura di contratti formali tra provider e sponsor da cui emergano le parti interessate, l’entità e la tipologia del supporto e le rispettive obbligazioni. Il provider è tra l’altro obbligato a conservare tutti i contratti di sponsorizzazione presso la propria sede legale per cinque anni e a renderli disponibili in occasione dei controlli della Commissione Nazionale per la Formazione Continua. I pagamenti o rimborsi spese ai docenti/tutor devono essere effettuati esclusivamente dal provider e mai direttamente dallo sponsor.

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CONFLITTI DI INTERESSE E TRASPARENZA

Per garantire la trasparenza è necessario che i provider acquisiscano da relatori, formatori e moderatori del convegno una dichiarazione formale sottoscritta dei loro eventuali rapporti, nell’arco degli ultimi due anni, con aziende portatrici di interessi commerciali in campo sanitario, sponsor o meno dell’evento in questione. Nel caso in cui un relatore abbia effettivamente ricevuto un qualunque tipo di beneficio da parte di un soggetto sponsor, dovrà inoltre darne dichiarazione ai partecipanti prima dell’inizio dell’evento. Il provider deve inoltre comunicare a tutti i partecipanti la possibilità di segnalare all’indirizzo mail ecmUna buona norma da seguire nella stesura del budget feedback@agenas.it ogni eventuale può essere quella di prevedere la copertura dei costi fissi percezione di conflitti di interesse dell’evento (come le spese di affitto della sede congreso altre anomalie. Le aziende sponsuale) tramite le sponsorizzazioni, e dei costi variabili sor non hanno inoltre accesso ai tramite il ricavato delle quote di iscrizione. In questo risultati delle schede di valutaziomodo, all’aumentare del numero dei partecipanti, con ne dell’evento formativo, in cui si relativo aumento dei costi dei servizi previsti per ogni chiede ai partecipanti di valutare singolo partecipante (ad esempio il catering), corrisponla rilevanza degli argomenti trattaderà anche la crescita dei ricavi legati alle loro quote di ti, la qualità educativa e l’efficacia partecipazione. dell’evento.

Costi fissi e costi variabili

Il provider deve sempre garantire la riservatezza degli elenchi e degli indirizzi dei partecipanti (fogli firme, questionari di valutazione della qualità dell’evento, test di verifica dell’apprendimento, ecc.), che non possono essere trasmessi agli sponsor né utilizzati per scopi commerciali.

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PRINCIPIO DI ATTINENZA E AUTORIZZAZIONE AIFA

Secondo l’art. 124 del D.lgs n. 219/2006, un’impresa del settore farmaceutico può sponsorizzare un convegno Ecm su tematiche attinenti farmaci prodotti o commercializzati dall’azienda stessa, a patto di seguire un determinato iter, che prevede la richiesta di una pre-autorizzazione all’Agenzia Italiana del Farmaco (Aifa) almeno 60 giorni prima della data dell’inizio dell’evento. Tale richiesta deve contenere informazioni su sede e data della manifestazione (che quindi dovranno essere già state fissate), destinatari dell’iniziativa (il target professionale previsto), l’oggetto della tematica trattata e l’esplicita correlazione esistente tra questa e i prodotti di cui l’impresa è titolare. Devono inoltre essere indicati la qualificazione professionale e scientifica dei relatori e il preventivo analitico delle spese. Tutte queste informazioni vengono fornite in prima battuta dalla segreteria organizzativa del congresso, successivamente perfezionate e inoltrate ad Aifa a cura dell’azienda, per via telematica. Nel caso in cui vi siano più aziende che sponsorizzano un medesimo evento, ciascuna dovrà far pervenire la sua richiesta. Se l’Agenzia comunica il proprio parere favorevole si può procedere; l’impresa dovrà poi sottoporre all’Aifa anche il consuntivo analitico delle spese effettivamente sostenute per la sponsorizzazione. Gli eventuali oneri per spese di viaggio o ospitalità dei relatori devono essere circoscritte ai professionisti qualificati che intervengono nel congresso, e non ai loro accompagnatori. L’ospitalità sovvenzionata non potrà in ogni caso durare oltre i limiti strettamente necessari, compresi tra le 12 ore prima dell’inizio del congresso e le 12 ore dopo il termine dello stesso, e dovrà ovviamente essere di natura sobria e appropriata alle circostanze.

ALTRI CASI DI SPONSORIZZAZIONE

Se l’evento sponsorizzato non ha attinenza con i prodotti commercializzati dall’azienda, quest’ultima non è tenuta a seguire la disciplina prevista dall’art. 124 e dal codice deontologico di Farmindustria, né a richiedere l’autorizzazione all’Aifa, ma solo a seguire le norme in vigore per gli eventi Ecm, fermo restando il divieto di fare pubblicità ai propri prodotti. Questa situazione può verificarsi nel caso di corsi e convegni su tematiche generali, non legate a specifiche patologie e quindi a conseguenti terapie in cui potrebbero giocare un ruolo i farmaci commercializzati dall’impresa sponsor. In tal caso, i costi di sponsorizzazione saranno deducibili dall’azienda come spese di rappresentanza o pubblicità istituzionale (riguardante solo il proprio marchio, ma non i prodotti. Le sponsorizzazioni commerciali - approvate dall’Aifa - invece risultano deducibili nella misura del 20%).

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IL RECLUTAMENTO DIRETTO DEI PARTECIPANTI

Gli sponsor hanno facoltà di sovvenzionare direttamente anche i singoli partecipanti a un congresso, sostenendone in parte o integralmente le spese di iscrizione, viaggio e ospitalità, purché si tratti di professionisti la cui specializzazione sia oggettivamente attinente rispetto ai contenuti dell’evento. Naturalmente, questa situazione può prefigurare l’ipotesi di un condizionamento da parte dell’impresa sponsor, e lasciare spazio al dubbio che la selezione dei nominativi reclutati direttamente dall’azienda risponda a criteri diversi dalle priorità di aggiornamento scientifico dei professionisti. Per questo motivo, gli operatori sanitari possono colmare solo fino a un terzo del loro debito formativo (50 su 150 crediti nel triennio) attraverso tale modalità di partecipazione - prevedendo quindi che i restanti due terzi, ovvero la maggioranza dell’attività formativa, debbano essere acquisiti necessariamente senza sponsorizzazioni. Non sono tuttavia previsti limiti specifici per il numero di partecipanti reclutati che possono prendere parte a un evento formativo residenziale, quindi in linea teorica tutti i partecipanti al convegno potrebbero essere reclutati direttamente da un’impresa. Anche nel caso in cui l’azienda sponsor rivolga l’invito alla struttura di appartenenza dei partecipanti, indicandone il nome, si tratta di reclutamento diretto. Tale possibilità riguarda solo gli eventi residenziali, e non i corsi erogati in modalità Fad. Dal momento che gli sponsor non hanno in nessun caso accesso alle liste degli effettivi partecipanti a un convegno Ecm, sta al singolo partecipante beneficiario di una sponsorizzazione comunicare o meno all’azienda sponsor la sua effettiva partecipazione all’evento.

PUBBLICITÀ E ATTIVITÀ PROMOZIONALI NEGLI EVENTI ECM

La normativa vigente stabilisce con precisione i luoghi, le modalità e l’oggetto dell’attività promozionale degli sponsor operanti nel settore sanitario nell’ambito dei congressi medici e degli eventi formativi Ecm. Innanzitutto, è vietata qualunque forma di pubblicità di prodotti nelle sale in cui si tiene l’evento, e all’interno dei materiali di comunicazione e delle dispense dei corsi Fad, o all’interno delle risorse multimediali utilizzate durante l’evento: eventuali pubblicità devono essere poste solo all’inizio o alla fine del materiale (ad esempio in ultima pagina o in controcopertina), così da non essere diretta-

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mente correlabili ai contenuti. Ogni esposizione di loghi e prodotti deve perciò avvenire in sedi e luoghi adiacenti a quelli dell’evento formativo. Gli informatori e gli espositori presenti possono consegnare materiale sui prodotti sanitari fuori dall’aula e preferibilmente al termine dell’evento. Fanno eccezione i congressi con più di 200 partecipanti, per i quali, vista la loro scarsa valenza formativa, il sistema Ecm non prevede il test di apprendimento obbligatorio (anche se si può decidere di effettuarlo ugualmente per attribuire un numero maggiore di crediti formativi, come vedremo più dettagliatamente nel capitolo dedicato all’Ecm e al siI loghi degli sponsor (e non dei loro prodotti) possono stema di conversione tra crediti e ore comparire legittimamente sui seguenti materiali, oltre che di presenza in aula). ovviamente presso lo stand espositivo che può essere alOnde evitare qualunque forma di conlestito in spazi adiacenti alla sala in cui si svolge l’evento: dizionamento, anche parziale, dei  programmi, brochure e locandine dell’evento (nello discenti, e di prevenire l’inserzione di spazio riservato ai ringraziamenti) forme pubblicitarie occulte durante un  cartelloni e segnaletica dell’evento evento formativo Ecm, la normativa  eventuale lettera d’accompagnamento o ringraziaprevede anche il divieto di nominamento ai partecipanti re espressamente farmaci, strumen laccetti porta badge ti o presidi sanitari con il loro nome  materiale di cancelleria commerciale. I relatori dell’evento, e i  pubblicazione degli atti congressuali materiali di comunicazione e di auto sui tavoli del catering e durante coffee break, lunch e formazione dovranno riportare i nomi dinner generici dei prodotti, anche se citati a  proiezione in sala (all’inizio e alla fine dell’evento, mai titolo di esempio e non correlati con durante) l’argomento trattato. Nel caso di simulazioni o dimostrazioni con prodotti biomedicali o strumenti tecnici forniti da uno sponsor, è possibile utilizzarli in aula a patto di coprirne il logo. Se questo non fosse attuabile, bisognerà usare a titolo dimostrativo anche prodotti della concorrenza. Solo nel caso limite in cui si affrontino tecniche o si parli di strumenti brevettati da uno sponsor e considerati a buon diritto unici nel loro genere, e il cui nome sia da citare necessariamente, è possibile farlo senza che si configuri per questo una violazione del regolamento.

Dove esporre i loghi?

LA SPONSORIZZAZIONE DI EVENTI NON ECM

Non sono solo gli eventi Ecm ad aver bisogno di sponsorizzazioni, naturalmente. Anche i convegni non accreditati fanno ricorso agli investimenti pubblicitari di soggetti privati, e in tal caso non si applicano le regole previste per tutelare l’indipendenza e la correttezza degli eventi di educazione continua in medicina. Ci sono poi dei casi “di confine”. Ad esempio, potremmo trovarci di fronte alla necessità di organizzare un simposio non accreditato, che si svolga però nell’ambito di un congresso che prevede invece il rilascio di crediti Ecm. In queste situazioni valgono specifiche limitazioni: possiamo ottenere sponsorizzazioni specifiche per il simposio, ma solo se il congresso di riferimento ha più di 200 partecipanti, e non è quindi soggetto alla prova di apprendimento, ma alla semplice verifica della presenza dei discenti.

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Il budget preliminare  Che aspetto ha un documento di budget?  Quali voci vanno inserite?  Come si organizzano spese e ricavi?

È Budget deriva dal francese bougette, che significa “borsa”, e indica ormai anche in italiano il bilancio previsionale di una qualsiasi attività economica

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nel momento in cui si redige per la prima volta un budget che si riesce ad apprezzare fino in fondo il significato del termine “bilancio”, perché l’obiettivo di tale documento è proprio quello di tracciare due insiemi di voci in parallelo - costi e ricavi - e di assicurarsi che il primo non prevalga sull’altro in maniera tale da rendere difficile il raggiungimento del break-even o punto di pareggio. Il budget è la vera road map dell’evento: mostra le risorse disponibili in relazione agli obiettivi concreti, e viceversa, così da tenere traccia di tutti i capitoli di spesa.

UN VADEMECUM DELL’INTERO PROGETTO

Quando va compilato il budget? Di fatto, questo documento riflette e in un certo senso riassume tutto il lavoro di pianificazione che abbiamo visto fin qui. Le scelte e le preferenze del committente determinano il numero e l’importo delle varie voci di costo, mentre i risultati dell’attività di fundraising, la vendita di spazi espositivi e pubblicitari e il reclutamento dei partecipanti andranno a comporre il quadro dei ricavi, che però sarà a sua volta influenzato dalle previsioni di spesa. Ad esempio, per determinare l’importo della quota di iscrizione e stabilire quali servizi essa andrà effettivamente a coprire, bisognerà avere già chiaro un costo indicativo del valore dei servizi che si desidera

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garantire al singolo partecipante. La progettazione economica richiede una certa oggettività, anche per evitare errori frequenti, come la scelta di tenere i costi di iscrizione molto bassi per favorire una partecipazione numerosa, trovandosi però poi a corto di risorse per offrire a tutti welcome cocktail, cena di gala e borsa congressuale. Il rischio da evitare è che ci si trovi nella spiacevole condizione di dover tagliare sulla qualità dei servizi per non aver preventivamente arrotondato l’importo della quota. Come abbiamo visto in precedenza, un buon criterio da seguire può essere quello di destinare i ricavi delle iscrizioni alla copertura dei costi variabili, dipendenti cioè dal numero dei partecipanti, così entrambe le variabili cresceranno di pari passo. Si possono inoltre stabilire dei costi extra - rispetto alla quota di iscrizione - per la cena di gala, rendendola quindi opzionale e riservandosi così un apposito budget da dedicare solo a quella particolare voce di spesa. Il budget, quindi, prende forma man mano che la progettazione ha luogo, e si sviluppa con il contributo determinante del Pco, che in sinergia con il committente analizza le diverse componenti dell’evento e propone eventuali correttivi.

IDENTIFICARE LE AREE DI SPESA Che aspetto ha un documento di budget? In realtà non ci sono regole precise per la sua stesura, anche se il sistema più semplice è sicuramente quello di redigere un documento excel, o programma ad esso equivalente. Si tratta di fatto di una grande tabella, o di un insieme di tabelle, ciascuna delle quali si riferisce a una macro-area dell’evento.

Senza pretesa di poterne dare un elenco esaustivo, riassumiamo qui di seguito alcune delle voci principali. Una prima potrebbe riguardare i costi della sede congressuale e dei servizi annessi: non solo il noleggio degli spazi, ma anche gli allestimenti, i servizi tecnici e audio-video, l’eventuale regia, la traduzione simultanea, il televoter. Un altro insieme di voci potrebbe essere dedicato ai costi sostenuti per lo staff e i collaboratori: hostess, segreteria organizzativa, compensi dei relatori. Un terzo capitolo potrebbe riguardare le spese di vitto: servizio catering per coffee break e lunch, welcome cocktail, colazioni di lavoro, cena del presidente con relatori invitati ed eventuale cena di gala con tutti i partecipanti l’ultima sera. Vanno conteggiate nel dettaglio anche le spese per l’eventuale alloggio offerto ad alcuni ospiti. Anche le voci della logistica andrebbero conteggiate dettagliatamente, specificando quali servizi di viaggio e transfer sono previsti (biglietteria aerea o ferroviaria dei relatori invitati a proprie spese, trasferimenti da e per l’aeroporto

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o la stazione ferroviaria e verso le sedi destinate alle attività sociali). Occorre prevedere un budget per le attività di comunicazione e promozione dell’evento: cifre da destinare all’aggiornamento o creazione ex novo di un sito web, di un’app congressuale o di una campagna promozionale. Se si prevede di realizzare stampati o impaginati (save the date, pieghevole del programma, locandina dell’evento, cartelloni segnaletici da esporre, volume degli atti congressuali, volume degli abstract) bisognerà stimare sia i costi di progettazione grafica e produzione sia quelli di stampa e distribuzione. I badge possono essere di differenti tipologie: da quelli cartacei con clip o laccetto a quelli elettronici, in grado di registrare i movimenti in entrata e in uscita dalla sede congressuale, nel caso in cui fosse necessario mappare la presenza in aula. Il tutto ovviamente con costi (e tempi di produzione) diversi. Come vedremo meglio in seguito, la gestione di eventi complessi (per la presenza di accreditamento Ecm, con tutto il relativo carico burocratico rappresentato da fogli firme, questionari di valutazione e di gradimento) è oggi notevolmente semplificata dall’utilizzo di moderni software gestionali: se si sceglie di adottarne uno è importante specificarne i costi di acquisizione e licenza. Nel caso in cui si scelga di fornire a relatori e partecipanti un kit congressuale – dalla tipica borsa con il logo dell’evento alla cancelleria, dal materiale informativo ai piccoli cadeau fino alle targhe regalo per gli ospiti importanti o alle magliette – andrà previsto anche un importo relativo.

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Provider e Pco  Chi sono e cosa fanno i Professional congress organizer?  Cosa si intende con turismo Mice?  Quali sono i compiti e gli obblighi dei provider?

in qui abbiamo cercato di delineare in che misura la progettazione di un evento sia un’attività complessa, per la quantità e talvolta la sottigliezza degli aspetti a cui prestare attenzione e da inserire fin dal principio in un quadro omogeneo. Entrando nell’ambito più specifico della formazione sanitaria, inoltre, il discorso si complica per la presenza di speciali norme che governano l’Ecm, le sponsorizzazioni e gli step burocratici da intraprendere prima, durante e dopo l’evento. È quindi il momento di parlare dei mestieri dell’organizzatore di eventi e del provider di formazione sanitaria: due figure essenziali che hanno proprio il compito di ridurre la complessità organizzativa e offrire servizi di consulenza e gestione operativa, con cui tradurre la semplice idea di un congresso o di un programma formativo in realtà.

GLI SPECIALISTI DELL’ORGANIZZAZIONE CONGRESSUALE

Con l’acronimo Pco ci si riferisce ai professional congress (o conference) organizer, ovvero quelle figure professionali che, operanti come consulenti e agenzie di servizi, possiedono le competenze e l’esperienza necessaria a organizzare e gestire congressi, conferenze, seminari ed eventi di comunicazione in generale. In Italia, la moderna figura del Pco nasce a cavallo tra gli anni ’60 e ‘70, quando comincia a svilupparsi un nuovo fabbisogno di incontri, relazioni pubbliche e rapporti internazionali, in concomitanza con un più generale processo di maturazione economica. A livello medico-scientifico, questo momento di evoluzione è ben rappresentato dall’XI congresso internazionale di cancerologia, che si tenne a Firenze e in altre località della Toscana dal 20 al 26 ottobre 1974, presieduto da un giovane Umberto Veronesi nel ruolo di segretario generale, che portò

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in Italia circa 8.000 partecipanti da tutto il mondo, tra scienziati e specialisti: un grande evento che dimostrava l’avvenuta maturazione dell’industria congressuale italiana e dei suoi professionisti, e che contribuì a portare alla ribalta e dare lustro al mestiere dell’organizzatore congressuale, che richiedeva oramai competenze ed esperienze adeguate agli standard internazionali. Non si poteva più correre il rischio di affidarsi a Pco più o meno improvvisati, il mercato degli eventi medico-scientifici aveva i suoi professionisti e ad essi occorreva affidarsi. Nell’arco di quarant’anni il mondo, la società, la sanità si sono profondamente trasformati, e con essi i congressi medici: di pari passo, i Pco hanno affinato le proprie competenze, arricchendo il proprio ruolo anche attraverso specifici percorsi universitari e l’apporto di numerose scienze affluenti, che ne fanno oggi dei veri e propri esperti di comunicazione, protagonisti di quell’importante segmento del mercato turistico che va sotto l’acronimo Mice.

MICE (scritto anche Mice) sta per Meetings, Incentives, Conferences, Events: le quattro grandi aree in cui si articola l’industria del turismo congressuale

UNA PROFESSIONE SEMPRE PIÙ MODERNA

A livello internazionale, una delle prime sigle che certificò la nascita della nuova figura professionale è la IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers), fondata nel 1969. In Italia, gli organizzatori di congressi, insieme a strutture alberghiere, enti locali e altre imprese di servizi appartenenti alla filiera congressuale diedero vita negli anni ’70 e ’80 a numerose associazioni di categoria, aventi il comune obiettivo di garantire la qualificazione, l’aggiornamento e il riconoscimento delle specificità dei Pco e delle altre realtà appartenenti alla filiera congressuale. Di pari passo all’evoluzione del marketing, della comunicazione e delle dinamiche internazionali, nel corso dei decenni ’80 e ’90 la figura del Pco si è andata definendo sempre di più, arricchendo il proprio bagaglio di competenze trasversali, in risposta alle esigenze di professionalità e aggiornamento poste da un mercato in piena crescita, in cui gli eventi di ogni tipo, dai congressi propriamente detti alle convention aziendali, dalle conferenze internazionali ai lanci di prodotto, giocavano un ruolo via via più importante.

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Oggi, i Pco sono soggetti esperti tanto nella logistica quanto nella gestione degli aspetti comunicativi 2.0, nelle pubbliche relazioni quanto nel project management e nella pianificazione tecnico-economica, tutte componenti necessarie per l’accurata organizzazione di un evento aggregativo in linea con i più moderni standard di settore.

I PROVIDER ECM

Nel 2002, con circolare del Ministero della Salute, viene ufficialmente attivato in Italia – anche se la sperimentazione era già operativa – il programma di Educazione continua in medicina, o Ecm. A partire dal 1 gennaio, il programma è di fatto applicato a tutte le categorie professionali sanitarie (dipendenti, convenzionati o libero professionisti), e cioè a circa 800.000 individui. L’Ecm istituisce inoltre la figura del provider, ovvero quel soggetto, pubblico o privato, abilitato a presentare e fornire eventi nell’ambito del programma di Educazione continua. La vera novità arriva però nel 2010, quando il provider diviene il soggetto abilitato a provvedere direttamente all’accreditamento degli eventi di cui è responsabile, inserendo sul sito dell’Agenas tutti dati relativi al progetto formativo, ai docenti e ai relatori che terranno il corso, e attribuendo i crediti formativi corrispondenti ai partecipanti. In altre parole, è la figura certificata e garante della qualità e indipendenza della formazione erogata. Nell’ambito del sistema Ecm italiano è diventato di fatto sinonimo di “fornitore di contenuti per eventi formativi”, siano essi realizzati in aula o a distanza. Il provider deve possedere competenze nelle metodologie e nelle tecniche per la formazione degli operatori sanitari, sui contenuti scientifici oggetto delle attività formative realizzate e anche, eventualmente, sui problemi di bioetica e sugli aspetti giuridici correlati.

Chi sono i provider? Possono richiedere l’accreditamento di provider Ecm tutti quei soggetti, pubblici o privati, anche tra loro consorziati, che rientrino nelle seguenti categorie:  Università, Facoltà e Dipartimenti universitari  Aziende sanitarie  Istituti scientifici del Servizio sanitario nazionale  Istituti del Consiglio nazionale delle ricerche  Enti e Agenzie regionali gestori di formazione in campo sanitario  Società Scientifiche e Associazioni professionali in campo sanitario  Ordini e Collegi delle professioni sanitarie  Fondazioni a carattere scientifico  Case editrici scientifiche

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 Società, Agenzie ed Enti, pubblici o privati, purché operanti nell’ambito della formazione continua Ad oggi i provider ufficialmente accreditati dall’Agenas sono poco più di un migliaio in tutta Italia.

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LE MANSIONI DEL PROVIDER Il provider Ecm oggi è quindi a tutti gli effetti il soggetto responsabile della mappatura del fabbisogno formativo in sanità, sulla base del quale, in completa autonomia da ogni interesse di natura commerciale, elabora dei piani di formazione e dei corsi da declinare nelle diverse tipologie di evento previste dalla normativa (Res, Fad, Fsc). Il provider deve quindi possedere una struttura organizzativa adeguata che preveda al suo interno la presenza di un comitato scientifico dotato di elevate competenze sui contenuti relativi alla formazione degli operatori sanitari. Nonostante l’Ecm sia andata a regime nel corso del primo decennio del 2000, è solo con l’Accordo Stato-Regioni del 2009 che si è giunti alla pubblicazione delle linee guida inerenti “Il nuovo sistema di formazione continua in medicina”, che a tutt’oggi costituisce uno dei principali testi di riferimento sull’Ecm e le sue regole. Secondo il testo dell’Accordo, il provider è responsabile nel garantire l’effettiva partecipazione degli operatori alle attività Ecm, tramite verifiche della presenza in aula e scheda di valutazione finale dell’apprendimento. Deve inoltre garantire la qualità percepita dai partecipanti, raccogliendo un apposito questionario anonimo per misurare il gradimento dei discenti. Dopo avere accertato la partecipazione, raccolto il giudizio soggettivo di gradimento ed aver effettuato la valutazione dell’apprendimento del singolo partecipante, se quest’ultima ha dato esito positivo il provider deve fornire l’attestazione che l’utente ha svolto la specifica attività formativa ed ha acquisito i relativi crediti Ecm. Al termine di ogni programma, il Provider deve comunicare all’Ente accreditante e al CoGeAPS (Consorzio Gestione Anagrafica Professioni Sanitarie) i crediti attribuiti ai singoli utenti mediante l’uso di una traccia elettronica comune comprensiva di tutti i dati inerenti all’evento.

PROFESSIONISTI ACCREDITATI Nel corso degli ultimi anni il settore della formazione sanitaria nell’ambito del programma di Educazione continua in medicina è stato inoltre terreno di numerosi aggiornamenti di natura legislativa e burocratica, che hanno portato a un’ulteriore specializzazione e selezione professionale dei provider. Per esercitare tale attività è indispensabile aver ricevuto l’apposito accreditamento da parte della Commissione Nazionale per la Formazione Continua o di un Ente Regionale o Provincia autonoma, sottoponendosi a uno specifico iter che prevede una prima fase di accreditamento provvisorio e una successiva di accreditamento standard. I provider autorizzati sono inseriti in uno specifico Albo nazionale e regionale, e possono operare per l’appunto a livello nazionale o regionale, a seconda dell’Ente accreditante. Secondo l’Accordo Stato-Regioni del 5 novembre 2009, inoltre, “II provider può richiedere l’accreditamento limitato a specifiche aree formative (ad es. Società Scientifica che si rivolge al settore o settori disciplinari che rappresenta o che sono affini) o a specifiche

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professioni sanitarie (ad es. medici, infermieri, fisioterapisti, igienisti dentali etc.) fermo restando il rispetto dei requisiti minimi. L’accreditamento può essere anche limitato a specifiche tipologie/procedure formative”.

GLI ESPERTI DI CONVEGNI ED ECM

Provider e Pco sono dunque professionalità di tipo diverso, e tuttavia per molti aspetti sovrapponibili. Oggi, nel settore degli eventi medico-scientifici, operano tanto Pco di lungo corso che si sono specializzati anche come provider Ecm, in accordo agli sviluppi della normativa, quanto provider “puri”, aventi un forte know-how nel campo della formazione sanitaria, della progettazione di corsi di aggiornamento e in generale nel rapporto con associazioni, aziende sanitarie e ospedaliere per l’organizzazione di eventi Ecm. Nell’ambito dei congressi medico-scientifici entrano in gioco entrambe le aree di competenza: i provider sono indispensabili per l’accreditamento, e ancora di più per lo sviluppo del progetto formativo, che possono sapientemente declinare nei format migliori, fornendo così un utile supporto alle associazioni anche sugli stessi contenuti dell’evento. Conoscendo per esperienza quotidiana le maglie della normativa Ecm, possono individuare fin da subito l’approccio più conveniente, ad esempio suggerendo al committente la possibilità di estendere il target dell’evento coinvolgendo qualche altra specialità medica, o reclutando tutor e formatori di provata esperienza, o ancora proponendo metodologie di apprendimento all’avanguardia, già collaudate sul mercato, che possono rendere un corso più interattivo e moderno e conseguentemente più attraente per l’utenza, così da potersi finalmente lasciare alle spalle la vecchia lezione frontale con slide e proiettore - sempre meno stimolante per le nuove generazioni di professionisti sanitari. Le competenze del Pco sono d’altra parte indispensabili nel momento in cui si progetta un evento aggregativo complesso, che richiede un’attività di segreteria importante e una grande attenzione ai dettagli. Un Pco esperto e qualificato sa come trattare con sponsor, hotel e fornitori, strutturare il budget dell’evento per garantire un buon equilibrio tra costi e ricavi, promuovere adeguatamene la manifestazione per assicurarle la giusta visibilità in tutte le fasi - prima, durante e dopo il congresso. Imparare a conoscere e riconoscere le professionalità di provider e Pco rappresenta un atout formidabile per i committenti: saper individuare sul mercato i consulenti e i partner più adatti alle proprie esigenze significa essere già a metà dell’opera. Come vedremo nelle prossime pagine, inoltre, esistono approcci consigliati per la selezione delle agenzie migliori e per la stesura dei diversi tipi di contratti.

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ega meeting

la passione in persona “La nostra passione ci fa lavorare nel segno dell’attenzione e della qualità. Quella qualità tutta italiana che, nel tempo, ci ha distinti per affidabilità ed efficienza in tutto il mondo. Perché la creazione, la cura e l’organizzazione di eventi è un’attività che richiede la capacità di riconoscere, capire e condividere i desideri e le aspettative di ogni cliente. Ma soprattutto, prevederli. A cominciare da domani.”

ega organizza congressi, eventi e convention a Roma, in Italia e nel mondo.

eventi

congressi

Emma Aru, Presidente di Ega

M E M B E R

O F:

viale tiziano, 19 00196 roma t +39 06 32812.1 f +39 06 3222006 www.ega.it ega@ega.it FEDERTURISMO

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Federcongressi&eventi: l’associazione di filiera È l’associazione che rappresenta la meeting industry in Italia: raduna sia professionisti sia imprese ed è attiva su più fronti, primi fra tutti la formazione, l’interfaccia con le istituzioni e le ricerche di settore.

F Il presidente di Federcongresi&eventi Mario Buscema

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edercongressi&eventi, organizzazione senza fine di lucro nata nel 2004, è l’associazione nazionale delle imprese pubbliche e private e dei professionisti che svolgono attività connesse con il settore dei congressi, convegni, seminari ed eventi aggregativi, di formazione continua in medicina, di incentivazione e di comunicazione. A seconda dell’attività principale svolta, gli associati, distinti in Soci e Aggregati, sono inclusi nelle seguenti categorie funzionali: Destinazioni e sedi, Organizzazione congressi ed eventi e Provider Ecm, Dmc e incentivazione, Servizi e consulenze. Federcongressi&eventi si propone di rappresentare la meeting & incentive industry italiana in tutte le sue espressioni e presso tutte le sedi istituzionali, accrescendone l’immagine e il prestigio, anche a livello comunitario e internazionale, con l’obiettivo di creare rapporti stabili con le Istituzioni e le associazioni europee e mondiali. Si propone altresì di valorizzare l’attività congressuale e degli eventi di incentivazione, di promuoverne nella forma più ampia lo sviluppo quale fatto economico, sociale e culturale, di studiare forme di promozione dell’Italia congressuale all’estero, favorire una nuova normativa di settore, sostenere la qualificazione delle risorse professionali e patrocinare studi e analisi di comparto, divulgando in tal modo nozioni sugli aspetti giuridici, normativi e organizzativi relativi alle professioni della filiera. Fra le attività dell’associazione si annoverano: la costituzione del Convention Bureau Italia; il progetto Provider Ecm by Federcongressi&eventi & FISM, che raggruppa i soci accreditati come provider di Educazione Continua in Medicina per consentire loro di condividere le specifiche esigenze e fruire di servizi ad hoc; il Learning Center; la presenza dei Delegati regionali, che rappresentano l’associazione a livello regionale con la facoltà di costituire ciascuno un proprio gruppo di lavoro sul territorio. Nel 2015 Federcongressi&eventi si è fatta promotrice di due progetti di grande

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rilievo. Il primo è l’Osservatorio italiano dei congressi e degli eventi, il nuovo studio statistico sulla meeting industry italiana a cura di ASERI (Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali), realizzato grazie a un accordo con l’Università Cattolica. L’Osservatorio, affidato al gruppo di ricerca coordinato dal Prof. Roberto Nelli, ha l’obiettivo di fornire informazioni utili e affidabili alle imprese della meeting industry italiana e alle istituzioni, e intende censire annualmente la quantità e la tipologia delle strutture disponibili in Italia e misurarne la produzione. Un successivo obiettivo di grande importanza sarà la misurazione delle ricadute economiche degli eventi sulle destinazioni. Lo studio, di cui è stata recentemente presentata la prima edizione, si avvale di una poderosa banca dati relativa alle strutture italiane che ospitano eventi: in totale quasi 6mila recipienti. L’altro importante progetto è Food for good–from meetings to solidarity, mirato al recupero del cibo eccedente dei convegni e basato su un accordo tra l’associazione e Banco Alimentare ed Equoevento Onlus. In forza di questo accordo, le due onlus si impegnano ad adottare tutte le misure necessarie affinché le organizzazioni della loro rete recuperino le eccedenze alimentari in occasione degli eventi e nei luoghi segnalati da Federcongressi&eventi e le distribuiscano agli enti caritatevoli.

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Indire una gara  Come scegliere l’agenzia giusta per organizzare un evento o un congresso?  Cosa deve contenere un bando di gara?  Come valutare l’affidabilità di un Pco?

a selezione dei partner a cui affidare, in parte o per intero, l’organizzazione di un evento, è un momento delicato in cui entrano in gioco valutazioni di diversa natura. Il tipo di relazione professionale che si andrà a instaurare tra il soggetto committente e il provider/Pco sarà di natura essenzialmente collaborativa e consulenziale: molti punti del progetto richiederanno uno sviluppo congiunto, e l’organizzatore professionale sarà in grado di suggerire possibili migliorie, sulla base della sua esperienza e della conoscenza di processi e normativa, soprattutto in ambito Ecm. In linea generale, inoltre, il Pco è di norma detentore di un “occhio clinico” su tutti gli aspetti organizzativi, che gli consentiranno ad esempio di individuare le location con le caratteristiche più adatte alle effettive esigenze dell’evento, o di predisporre un piano di comunicazione e un’attività di ufficio stampa mirata. Lungi dall’essere dei semplici fornitori, quindi, provider e Pco sono in grado di apportare un reale valore aggiunto al progetto di evento, sviluppandolo sulla base degli obiettivi strategici individuati dal committente. I vantaggi derivanti dall’indire una gara tra più potenziali partner sono numerosi, e non si riducono semplicemente all’aspetto economico. I soggetti che parteciperanno al bando saranno infatti, a parità di competenza e professionalità,

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dotati di caratteristiche e filosofie operative differenti, tra cui il committente potrà operare una scelta basandosi su una serie di elementi complessivi – qualità dei servizi proposti, solidità e affidabilità del Pco, capacità di relazionarsi con enti e istituzioni locali – che, insieme agli elementi economici e al fattore umano e relazionale consentiranno di individuare il partner più vicino alle proprie esigenze, con cui istituire anche una La FISM – Federazione Italiana delle Società Medicocollaborazione a lungo termine. Un scientifiche è operativa dal 1984, con la finalità di condibando di gara può infatti riguardare videre informazioni ed esperienze delle società aderenti, l’organizzazione di un singolo evento, di comunicarle attraverso riviste e attività congressuale o anche prevedere l’assegnazione di coordinata e di porsi come interlocutore stabile delle istipiù edizioni di uno stesso congresso tuzioni. Oggi aderiscono alla FISM più di 150 fra le più periodico, su base triennale o quarappresentative Società Medico-Scientifiche italiane, con driennale: in quest’ultimo caso, sarà un totale di oltre 120.000 iscritti. Gli organi decisionali necessario che il committente abbia della FISM sono l’Assemblea degli aderenti e il Consiglio già previsto date e sedi di tutti gli Direttivo (che viene rinnovato ogni tre anni). eventi futuri, onde evitare di porre i potenziali partner nella condizione di dover sottoporre un’offerta “a scatola chiusa”, senza disporre di tutte le informazioni necessarie per una programmazione di lungo periodo.

Il ruolo della FISM

COME SCRIVERE UN BANDO DI GARA

Attraverso un tavolo di lavoro congiunto, Federcongressi&Eventi e FISM - Federazione Italiana delle Società Medico-scientifiche – hanno tracciato alcune linee guida proprio sulla composizione dei bandi di gara e sui criteri di selezione dei Pco. L’obiettivo è offrire ai committenti gli strumenti più adeguati e professionali per costruire il bando, che deve contenere tutte le informazioni necessarie ai partecipanti per produrre offerte mirate e complete, che andranno a costituire il capitolato dei servizi che l’agenzia vincitrice si impegnerà a sviluppare. Gli errori ricorrenti nelle scritture dei bandi sono la mancanza di dati economici precisi, la scarsa chiarezza sulle specifiche dei servizi richiesti e sulle modalità di gestione dei costi, l’assenza di dati adeguati a formulare un budget attendibile e di dati storici relativi alle ultime edizioni dell’evento – se possibile almeno tre. Le linee guida del bando devono naturalmente contenere alcune informazioni di base: titolo, date di svolgimento, destinazione, tipologia, frequenza (se periodico) e struttura dell’evento – preferibilmente allegando il programma definitivo dell’ultima edizione. Inoltre, devono essere chiaramente specificati i seguenti elementi:  Le modalità di presentazione dell’offerta (e-mail, corriere, Pony Express, altro)  Data di scadenza di presentazione dell’offerta

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 Nome e recapiti di almeno una persona di riferimento  Le deadline intermedie per le comunicazioni da ambo le parti: richiesta di chiarimenti da parte delle agenzie, risposte ai chiarimenti da parte del committente, comunicazione della short list dei Pco selezionati nel corso della prima scrematura, date degli incontri con i Pco selezionati, data di comunicazione dell’esito della gara, altro  Gli enti organizzatori e le eventuali partnership (onlus, società scientifiche, società commerciali, fondazioni, altro) Per permettere ai Pco un corretto inquadramento economico-finanziario dell’evento, il bando dovrebbe contenere anche i dati economici delle ultime tre edizioni, laddove presenti, e in particolare:  Lo storico del fatturato (allegando lo sponsorship prospectus con forme e costi)  Le sponsorizzazioni delle precedenti edizioni  Tipologia di contratto offerto (appalto, mandato senza rappresentanza, cessione del diritto di sfruttamento economico): ne parliamo in dettaglio nelle prossime pagine  Il numero e l’importo vendita dei simposi nelle precedenti edizioni  Il numero degli spazi espositivi venduti, l’importo al mq e il totale dei mq venduti nelle precedenti edizioni  Il numero degli iscritti previsto o desiderato, le categorie professionali, l’importo delle quote di iscrizione e la deadline di incasso delle stesse  Ogni altra forma di sponsorizzazione o finanziamento Per presentare un’offerta ben strutturata dal punto di vista logistico, inoltre, è bene che le agenzie conoscano quanti più dettagli possibili relativamente a:  Ospitalità di relatori, moderatori e invitati: viaggio (numero dei relatori a cui verrà offerto il viaggio e provenienza – Italia / Europa / USA) e pernottamenti (numero dei relatori a cui verrà offerta ospitalità alberghiera e categoria hotel)  Servizio di prenotazioni alberghiere, con il numero e la tipologia delle camere utilizzate nell’ultima edizione  Sede: spazi necessari, numero giorni previsto e numero sale – per ciascuna specificare capienza e tipologia di allestimento  Area poster (numero di poster previsti)  Area espositiva (con numero di stand previsti)  Uffici – numero degli spazi a disposizione della segreteria, sale per le riunioni del consiglio direttivo, spazi per l’ufficio stampa  Area catering  Servizi tecnici desiderati (tipologia A/V nelle varie sale, sistema interattivo – televoter, app e nuove tecnologie, traduzione simultanea con indicazione delle lingue, ecc.) Dal punto di vista dei contenuti, è utile che i Pco ricevano le seguenti informazioni:  Struttura del programma scientifico  Se il committente è provider Ecm  Tipologia di accreditamento Ecm  Raccolta abstract (se a cura del Pco o della segreteria scientifica)  Comunicazione agli autori (se a cura del Pco o della segreteria scientifica)

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 Numero di abstract accettati nell’ultima edizione (tra poster e comunicazioni orali)  Gestione tesoreria  Gestione onorari relatori  Servizi ristorativi: colazioni di lavoro (aggiungendo se incluse nella quota di iscrizione) e coffee break  Programma sociale: cocktail di inaugurazione, pranzo del presidente – solo per relatori e ospiti – e cena di gala La predisposizione del piano di comunicazione dell’evento, infine, non può prescindere dalla conoscenza dei seguenti fattori:  Progettazione grafica dei materiali di comunicazione: specificare se è a cura della segreteria organizzativa e se è da prevedersi in formato elettronico o cartaceo  Sequenza e numero delle comunicazioni da inoltrare: primo annuncio, secondo annuncio + call for abstracts + schede registrazione + scheda prenotazione alberghiera, programma preliminare, programma definitivo, locandina di annuncio, locandina con programma, volume degli abstract, volume degli atti, badge, attestato di partecipazione, inviti alle cene del presidente, kit congressuale  Gestione del sito web (registrazioni online, invio abstract e valutazioni, prenotazioni alberghiere, social media, app per smartphone)  Ufficio stampa (indicare i servizi richiesti)

I VANTAGGI DI UN BANDO DI GARA DETTAGLIATO

Questo elenco è ovviamente pensato per i casi più complessi e strutturati, ed è adattabile, modularmente, alle esigenze dei singoli progetti. Non si tratta di una pedante serie di articoli, quanto piuttosto di una griglia di elementi che possono aiutare le associazioni e i singoli committenti a organizzare i contenuti progettuali dell’evento, e a far sì che le proposte delle agenzie rispecchino fin da subito i propri desideri. Quante più informazioni preliminari un Pco riceve in merito all’evento che è chiamato a organizzare, tanto più facilmente potrà formulare un’offerta adeguata e solida dal punto di vista tecnico ed economico. Inoltre, come vedremo in seguito, esiste la possibilità di cedere contrattualmente al Pco i diritti di sfruttamento economico del congresso, con i relativi rischi

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imprenditoriali: per potersi eventualmente fare carico di tali rischi, tuttavia, è necessario che il soggetto conosca fin da subito le caratteristiche dell’impresa congressuale che gli viene prospettata. Anche nel caso in cui il contratto con il Pco preveda invece l’appalto di una serie di servizi, con redazione di un apposito capitolato, riservando al committente gli eventuali utili e i rischi imprenditoriali connessi, è indispensabile che l’agenzia possa inquadrare fin da subito il numero e la tipologia dei servizi richiesti, calibrandola in proporzione alle previsioni di ricavo. Solo così l’associazione committente potrà raccogliere offerte valide e competenti per l’organizzazione di eventi di successo, massimizzandone i ritorni e riducendo al minimo gli imprevisti.

I CRITERI PER LA SELEZIONE DEL PCO

In aggiunta ai contenuti dell’offerta ricevuta in risposta a un bando di gara, è importante individuare dei criteri minimi per poter valutare la caratura professionale di un’agenzia di organizzazione congressuale. In particolare, ci sono alcune informazioni o documenti che è possibile e anzi auspicabile richiedere già all’atto di iscrizione al bando di gara. Secondo le già menzionate linee guida condivise da FISM con Federcongressi&Eventi, è opportuno che i Pco in gara forniscano i seguenti ragguagli vincolanti:  Curriculum ed esperienza  Esperienza pregressa nell’ambito di eventi della stessa dimensione del congresso in bando  Esperienza pregressa nell’organizzazione di eventi medicoscientifici  Regolarità contributiva e iscrizione alla Camera di Commercio  Solidità finanziaria  Struttura fissa commisurata all’evento in bando  Media del fatturato aziendale dell’ultimo triennio commisurata all’evento in bando  Appartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali  Dichiarazione del Legale Rappresentante di non essere sottoposto a procedure processuali pendenti  Certificazione di Qualità ISO 9001:2008 La solidità finanziaria e la media del fatturato sono importanti anche in relazione alla possibilità del Pco di fare anticipi di cassa e gestire la tesoreria dell’evento. L’appartenenza alle associazioni di settore è un indice di garanzia della qualità, dell’aggiornamento professionale e dell’inserimento del Pco in un più ampio network, che in qualche modo ne certifica il valore. Ulteriori requisiti - non vincolanti ma utili a qualificare ancora meglio l’agenzia - sono i seguenti:  Qualifica di provider Ecm accreditato in via provvisoria o standard (o con richiesta di accreditamento effettuata e in attesa di risposta da Agenas)  Esperienza pregressa nell’area specialistica di riferimento del bando  Familiarità con il territorio di svolgimento del congresso  Dotazione tecnologica  Referenze di altri committenti

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Le tipologie di contratto  Come dare in appalto l’organizzazione dell’evento?  A chi vanno gli eventuali utili del congresso?  Quali sono e come si gestiscono i rischi imprenditoriali?

na volta abbozzato il progetto di evento e contestualmente alla preparazione del bando di gara, è il momento di stabilire con quale forma contrattuale verranno ingaggiati i partner dell’attività organizzativa, ovvero i Pco. Le due modalità a cui tipicamente si fa ricorso - contratto d’appalto, nella maggioranza dei casi, e contratto di cessione - hanno entrambe alcune caratteristiche specifiche che occorre conoscere per fare fin da subito una scelta consapevole, prevedendo alcune garanzie per ambedue le parti dell’accordo e optando per la forma più adatta alle proprie esigenze e al tipo di evento.

IL CONTRATTO DI APPALTO

Nel contratto di appalto, come è facile intuire, il committente conserva un pieno controllo decisionale sull’organizzatore e sui servizi erogati. Il Pco svolge a pieno titolo il ruolo di consulente, impegnandosi a fornire i servizi previsti nel capitolato contenuto nel bando di gara (che come abbiamo visto nelle pagine precedenti dovrà essere fin da subito il più completo e dettagliato possibile). L’oggetto dell’appalto è di solito l’intera organizzazione di un congresso che include, da un lato, la gestione e il coordinamento di tutti i fornitori (inclusa la sede congressuale) e, dall’altro, la gestione delle entrate del congresso (spon-

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sorizzazioni e iscrizioni) dalla fase della contrattualizzazione, a quella della fatturazione e all’incasso delle somme per conto del committente. All’interno del contratto di appalto, redatto ai sensi dell’art. 1655 del Codice Civile, è possibile prevedere una seconda importante distinzione: il committente può dare al Pco un mandato con rappresentanza o senza rappresentanza, utile a definire chi fattura cosa e per conto di chi. Con il mandato senza rappresentanza, il Pco agisce in nome proprio ma per conto del committente, fatturando le entrate che successivamente il committente dovrà contro-fatturare a sua volta al Pco, per un importo pari al valore delle entrate effettive del congresso. Il Pco infine emetterà una fattura pari all’onorario pattuito. L’incasso delle sponsorizzazioni e iscrizioni risulterà nella contabilità del Pco come “ricavi di terzi”. Il mandato con rappresentanza permette invece al Pco di agire anche in Le tipologie di contratto che approfondiamo in queste nome del committente tramite procura, e pagine riguardano essenzialmente l’organizzazione del può quindi stipulare contratti con fornitocongresso (o altro tipo di evento) da un punto di vista ri e compiere gli atti giuridici previsti dal logistico e gestionale, e coinvolgono quindi il Pco. Nel capitolato dei servizi, emettendo direttacaso in cui il Pco sia anche provider Ecm accreditato e mente le fatture a nome del committente. possa offrire al cliente di farsi carico anche delle attività Per eventuali approfondimenti, tali distinrelative all’accreditamento Ecm dell’evento, e soprattutto zioni sono definite dagli art. 1703, 1704 di collaborare attivamente nella redazione della parte e 1705 del Codice Civile. Tra queste due scientifico-formativa, tali attività sono di solito oggetto di modalità, quella senza rappresentanza un contratto di collaborazione tra il cliente e il provider lascia al committente ancora più libertà, separato rispetto all’appalto. riduce gli obblighi fiscali e amministrativi a lui riservati, e gode di una sorta di liberatoria generale, perché non è direttamente coinvolto negli atti del Pco. Al termine dell’evento, il committente riceve dal Pco le somme corrispondenti alle entrate del congresso effettivamente incassate in base al rapporto di mandato di cui sopra, al netto dell’importo del corrispettivo del Pco.

E i provider?

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RISCHI IMPRENDITORIALI

Con il contratto d’appalto, il rischio della riuscita economica dell’evento rimane interamente in capo al committente, e questo può essere considerato l’unico effettivo “contro” di questa formula contrattuale. Si tratta in ogni caso di contenerlo, osservando un criterio di qualità durante le varie fasi della progettazione dell’evento. Innanzitutto, se i contenuti scientifici sono validi e interessanti, se i Pco selezionati in gara sono solidi e competenti, se il capitolato/budget è completo e dettagliato e prevede sia degli standard minimi di servizio che l’agenzia dovrà osservare, sia dei massimali di spesa per alcune voci in modo che l’equilibrio costi/ricavi non venga mai compromesso, le probabilità di una mancata riuscita dell’evento si assottiglieranno sempre di più. È poi sempre importante - a prescindere dalla tipologia di contratto prescelta che il committente condivida gli sforzi dell’attività di fundraising, e anzi agevoli e promuova il più possibile i contatti tra il Pco e i potenziali sponsor, e che rispetti in ogni caso le deadline condivise per la stesura del programma scientifico, la definizione dei relatori e la presa di altre decisioni vincolanti, mettendo dal canto suo il Pco nella condizione di agire nel modo migliore, con tutte le informazioni a lui utili in mano nei tempi giusti.

IL CONTRATTO DI CESSIONE

Se tuttavia il committente desidera alienarsi il rischio economico, può decidere di trasferirlo in toto al Pco attraverso l’altra tipologia contrattuale: la cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Questa formula considera l’evento al pari di un brand, un logo portatore di un certo valore economico, che il Pco potrà utilizzare, insieme al brand dell’associazione, per organizzare un evento di cui sarà lui stesso l’imprenditore. Il cedente (cioè il com1. Definire fin da subito e in maniera dettagliata tutti i sermittente) vende a tutti gli effetti un diritvizi oggetto dell’appalto to di cui è titolare a un cessionario (l’a2. Scegliere un Pco che sia in grado di soddisfare le esigenzia), che versa un corrispettivo che genze del cliente nella maniera più ampia possibile di solito è pari all’utile del congresso, 3. Scegliere un Pco che sia solido dal punto di vista finano a un importo forfettario, eventualziario mente maggiorato da una percentuale 4. Scegliere un Pco che sia affidabile e trasparente nella degli utili, o una combinazione di quegestione della sua attività ste differenti opzioni.

Contratto di appalto: i consigli di Federcongressi&eventi

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L’agenzia trattiene tutte le entrate e sostiene tutti i costi in prima persona, ed essendosi assunta il rischio imprenditoriale è libera nella scelta di tutti i fornitori e nella gestione operativa del congresso. Esistono anche forme contrattuali “miste” in cui l’associazione cedente partecipa comunque al finanziamento dell’evento, e conseguentemente anche a una parte degli utili. Il contratto può anche indicare esplicitamente quali attività, con le relative spese, sono da considerarsi prioritarie e vincolanti a prescindere dal risultato economico, e quali possono ritenersi opzionali, da sviluppare solo se l’in1. Specificare nel contratto che il Pco ha il diritto di utilizcasso si rivela in grado di coprirne i zare per tutta la durata del contratto il marchio/logo costi: è una forma di tutela che impedel congresso, nonché la denominazione e il margna ambo le parti – Pco e committenchio/logo del cedente quale promotore del congresso te – ad adoperarsi nella raccolta fon2. Definire già in fase di gara un capitolato dettagliato di per garantire un’adeguata base dei servizi che il Pco dovrà erogare economica per l’iniziativa. 3. Impostare sin dall’inizio un rapporto di partnership tra cedente e cessionario per garantire la migliore riuscita scientifica, organizzativa ed economica del congresso PUNTI D’ATTENZIONE Anche se il rischio economico è in capo all’agenzia, infatti, è importante che il corrispettivo che questa si impegna a versare al committente non sia sproporzionato rispetto alle dimensioni reali del fatturato del congresso. È quanto può avvenire nel caso del cosiddetto “minimo garantito”: l’associazione cede il diritto di sfruttamento economico al Pco, ma chiede in cambio una certa cifra, che l’agenzia si impegna a versarle in ogni caso – anche se gli utili dell’evento fossero minori rispetto alle previsioni – ricorrendo a una fideiussione bancaria. Nel corso degli ultimi anni, tuttavia, a seguito della crisi finanziaria globale e del conseguente calo nel volume delle sponsorizzazioni, il fatturato degli eventi congressuali si è ridotto, e con esso gli utili mediamente generati. Se la richiesta di utile minimo garantito non tiene conto delle attuali condizioni di mercato, il rischio è che il Pco e il presidente del congresso debbano tagliare spese, a scapito della qualità dell’evento, per essere in grado di garantire il ritorno economico pattuito ed evitare di andare in sofferenza dal punto di vista finanziario. Per evitare una tale evenienza, tuttavia, è sufficiente la buona volontà di entrambe le parti. In particolare, il committente deve impegnarsi a rispettare i tempi di esecuzione previsti, ad esempio per quanto riguarda la predisposizione del programma scientifico - sulla cui base gli sponsor possono rilevare i temi di loro interesse – e collaborare con il Pco nell’attività di fundraising, senza lasciarsi condizionare dalla previsione dell’entrata minima garantita. Un buon metodo per calcolare il corrispettivo a favore del cedente è quello di prevedere una parte fissa, corrispondente a una percentuale delle entrate dell’evento (indicativamente compresa tra il 10 e il 25%, a seconda delle caratteristiche dell’evento e del rapporto tra costi e ricavi), e una parte variabile legata agli utili veri e propri. In questo modo entrambe le parti sono incentivate a recuperare più entrate e a controllare le spese.

Contratto di cessione, i consigli di Federcongressi&eventi

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VANTAGGI E SVANTAGGI

Ricapitolando, dal punto di vista dell’associazione committente, i due tipi di contratto presentano pro e contro specifici e in un certo senso complementari. Nell’appalto, il committente conserva un ampio controllo su numerose scelte operative conservando il Pco come consulente; adottando la formula del mandato senza rappresentanza, inoltre, il committente gode di una sorta di liberatoria generale. L’unico svantaggio è il rischio economico: in caso di annullamento dell’evento per cause di forza maggiore, il committente ha il diritto di recedere unilateralmente dal contratto di appalto (art. 1671 Codice Civile), ma deve ripagare al Pco le spese già sostenute, i lavori eseguiti e il mancato guadagno. Esattamente l’inverso capita con la cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Qui il Pco è libero nella scelta dei fornitori, il corrispettivo per l’associazione potrebbe ridursi in caso di richieste di servizi extra, e nel caso in cui le entrate del congresso fossero inferiori a quanto dichiarato in sede di gara potrebbero sorgere contenziosi con l’agenzia organizzatrice. Specularmente, l’unico pro di questa forma contrattuale è il rischio economico, che è totalmente a carico del Pco.

IL COMPENSO DEL PCO E LE NORME SUI PAGAMENTI

Il budget dell’evento va allegato al contratto di appalto, anche se in forma preliminare, con un elenco dei servizi richiesti nel bando di gara. Come abbiamo visto nel capitolo precedente dedicato alla pianificazione globale dell’evento, il budget è un documento di controllo fondamentale, la cui stesura e aggiornamento avvengono di comune intesa tra il Pco e il committente. Alla fine del congresso, il Pco redige il rendiconto consuntivo, sulla base del quale si stabilisce anche il suo corrispettivo finale. Non c’è una regola per la determinazione del corrispettivo del Pco, ma solitamente si tratta di un fee di agenzia - che può essere un importo fisso o, più di frequente, una percentuale del fatturato complessivo dell’evento - oltre al rimborso di tutti i costi effettivamente sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel consuntivo. Il corrispettivo deve naturalmente essere fatturato dal Pco. Sui pagamenti effettuati in ritardo decorrono automaticamente (senza necessità di messa in mora) gli interessi di mora ai sensi del D. Lgs. 231/2002. È possibile che il Pco richieda al cliente il pagamento di acconti sul corrispettivo, nel caso in cui anche i fornitori dal canto loro richiedono pagamenti anticipati (ad esempio per bloccare la sede congressuale). Se ci si trova in una fase in cui il Pco non abbia ancora potuto realizzare incassi da sponsorizzazioni o iscrizioni, è legittimo richiedere che gli acconti vengano pagati dal committente. Nel caso in cui il cliente richieda una fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’adempimento del Pco – come abbiamo visto che può accadere nel ricorso alla formula del “minimo garantito” - il relativo costo va a carico del budget dell’evento.

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Il ruolo dei provider e la programmazione formativa  Che organizzazione deve avere un provider Ecm?  Come si stende un piano formativo?  Come funziona l’accreditamento Ecm?

ome vedremo meglio affrontando l’evoluzione della normativa italiana sull’Educazione continua in medicina, e come abbiamo già avuto modo di accennare, il provider è di diritto e di fatto un soggetto qualificato e abilitato a operare nel campo della formazione sanitaria. La sua attività è quindi paragonabile a quella di una scuola o di un’accademia: si tratta di un centro di competenze specializzate, che ha il compito di monitorare e in alcuni casi di anticipare quelle che saranno le principali esigenze, i trend e le evoluzioni del panorama medico-scientifico, e predisporre di anno in anno un programma formativo per l’aggiornamento dei professionisti. Il provider, quindi - facciamo riferimento soprattutto ai soggetti privati che operano in questo mercato - non va considerato un semplice “accreditatore” di eventi e programmi, e la sua funzione non si esaurisce nel pur prezioso ruolo di supporto davanti alla complessa macchina burocratica dell’Ecm. È un ente di formazione che opera in sinergia con altri enti di formazione - aziende sanitarie locali, ospedali, associazioni, società medico-scientifiche, ecc. - per garantire la qualità dell’aggiornamento professionale, attraverso l’analisi del fabbisogno formativo per le varie categorie degli operatori sanitari.

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COMITATO, COORDINATORE, RESPONSABILE SCIENTIFICO

Per ottenere l’accreditamento, un provider deve dimostrare alla Commissione Nazionale per la formazione continua di essere in possesso di tutti i requisiti necessari al corretto espletamento delle sue mansioni, sotto molteplici aspetti. Oltre all’eventuale esperienza pregressa nel campo della formazione sanitaria, deve dimostrare di essere un soggetto stabile dal punto di vista finanziario e dotato di tutte le caratteristiche strutturali e organizzative per svolgere le attività previste dallo statuto sociale. Deve quindi dichiarare fin da subito quali sono le tipologie formative, le discipline e le professioni a cui si rivolge, e dimostrare di possedere le competenze adeguate a progettare corsi ed eventi in quei campi. Risulta quindi di per sé evidente l’importanza svolta dal comitato scientifico, ovvero quell’organismo, composto da almeno 5 persone incluso il coordinatore, che ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider, e di identificare, per ogni singolo evento, un ulteriore responsabile scientifico a cui affidare il ruolo di garante della qualità dei contenuti erogati, e che a sua volta curerà il reclutamento dei docenti/ tutor/formatori coinvolti nel progetto, assicurandosi che si tratti di soggetti altrettanto competenti a intervenire sui temi previsti. Naturalmente, il comitato scientifico deve essere composto da professionisti qualificati, per titoli accademici e per curriculum vitae, ed esperti nelle aree sanitarie di riferimento in cui il provider si candida a operare. Quante più specialità e discipline il provider desidera includere nel suo target, tanto più ampia e variegata dovrà essere la composizione del suo board interno di specialisti, dal momento che avrà l’obbligo di documentare alla Commissione di essere in possesso di tutte le competenze necessarie per affrontare i temi dichiarati.

LA MAPPATURA DEL FABBISOGNO FORMATIVO

Il comitato scientifico ha quindi il compito di elaborare e presentare, entro la fine del mese di ottobre, il piano formativo dell’anno solare successivo: questo documento sarà quindi il risultato di un più ampio lavoro di scouting di temi e contenuti interessanti per i diversi target di riferimento. Grazie al comitato scientifico il provider identifica gli ambiti di aggiornamento necessario per la sua utenza e i possibili responsabili dei vari progetti che rientreranno nel suo piano annuale. Per ogni evento previsto nel piano, vengono già specificati:  argomento  tipologia (Res, Fad, Fsc, mista)  obiettivi formativi  destinatari  periodo/sede  responsabile scientifico incaricato

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Il provider ha l’obbligo di realizzare almeno il 50% dell’attività programmata annualmente, con la possibilità di aumentare, per ogni target di utenza già previsto, le attività formative, coerentemente con le risorse disponibili e le richieste dell’utenza cui si rivolge e con gli obiettivi formativi che ha indicato nel piano. La presenza del comitato scientifico assolve quindi una duplice funzione di garanzia: da un lato fa sì che la formazione proposta dal provider sia assolutamente certificata e valida dal punto di vista tecnico, dall’altro rende il provider un soggetto autonomo e indipendente sotto il profilo dei possibili condizionamenti da parte dell’industria, perché fa sì che i contenuti proposti dipendano da una reale mappatura del fabbisogno formativo, e non da esigenze commerciali. È d’altra parte chiaro che il provider deve intrattenere stretti rapporti con il mondo delle case farmaceutiche e delle altre industrie sanitarie, sia per poterli coinvolgere come sponsor per reperire le risorse necessarie alla sua attività, sia per conoscere ed essere aggiornato su tutti i correnti sviluppi nel panorama della ricerca.

TIPOLOGIE DI PROVIDER

Il provider è quindi paragonabile a una vera e propria scuola di alta formazione, con un suo presidente (il legale rappresentante della società), un rettore (il coordinatore scientifico) e una faculty di ordinari (il comitato scientifico) che andranno a identificare e reclutare i colleghi a cui affidare la responsabilità di alcune cattedre o singoli corsi (i responsabili scientifici, i docenti e i tutor incaricati). Si tratta di un’organizzazione ben più complessa di quella di un puro e semplice soggetto “accreditatore”. La normativa Ecm tiene conto del fatto che, sul fronte dei privati, esistono due grandi tipologie di provider: coloro per cui la formazione sanitaria rappresenta il vero e proprio core business - che sono quindi in un certo senso provider “puri” -, e coloro che operano anche in qualità di organizzatori congressuali o agenzie di servizi - ovvero i provider/Pco. Entrambe le categorie, una volta dimostrato di possedere tutte le caratteristiche necessarie per ottenere l’accreditamento e operare come provider Ecm, possono erogare attività formative residenziali di tipo congressuale, oltre a formazione a distanza, formazione sul campo e formazione residenziale non congressuale: per queste ultime tipologie, i provider/Pco devono operare in collaborazione con aziende sanitarie, Università, Irccs, Izs, società scientifiche, enti pubblici o altri soggetti privati.

GLI ONERI POST-EVENTO

Il provider accreditato versa una tassa annuale di 2.580 euro, che va ad alimentare un fondo per sovvenzionare le ispezioni e le visite di controllo disposte dalla Commissione Nazionale. Inoltre, per ogni singolo evento, viene calcolato un contributo spese proporzionale al numero di crediti previsti e al numero di partecipanti e variabile in base alla tipologia. Per i corsi residenziali e la formazione sul campo, il contributo è di 258,22 euro fino a 10 crediti; per ogni credito in più si aggiungono 31 euro, fino a un massimale di 1.498,22. La formazione a distanza prevede invece scaglioni diversi a seconda del numero di partecipanti, da un minimo di 258,22 euro (da 1 a 5 crediti e fino a 500 partecipanti) a un massimo di 2.582,28 (oltre 10 crediti

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e oltre 2000 partecipanti). Nel caso di attività formativa all’estero, invece, si applica un contributo forfettario di 2.582,28 per ogni singolo evento. Il pagamento va effettuato entro 90 giorni dalla fine della manifestazione attraverso un apposito bollettino ministeriale. Anche se si tratta di un onere assolto dal provider, per i committenti è utile conoscere l’esistenza di questi tributi, in modo da poter prevedere fin da subito l’accantonamento necessario nel budget preliminare. Sono tuttavia previste delle riduzioni se il provider è un Ordine, un Collegio professionale o una Federazione, un’Asl, un ente universitario, una società medico-scientifica o comunque un soggetto che eroga prestazioni sanitarie. In particolare, l’importo può essere ridotto del 50% se l’evento è 1) di interesse pubblico; 2) non comporta oneri per i partecipanti; 3) non si avvale di sponsor; 4) riguarda aree o professioni carenti di offerte formative dedicate. Se l’evento non si avvale di finanziamenti, invece, il contributo è ridotto di un terzo.

LA RELAZIONE ANNUALE

Il provider deve sottoporre ogni anno all’Agenas una relazione del suo operato, a firma del legale rappresentante, che renda conto dei seguenti punti:  Elenco degli eventi realizzati  Confronto tra il programmato (nel piano formativo annuale redatto dal comitato scientifico) e il realizzato (gli eventi effettivamente erogati e la percentuale corrispondente rispetto alla programmazione a suo tempo definita nel piano formativo), con motivazione degli eventuali scostamenti  Numero dei partecipanti per ogni evento  Numero dei partecipanti a cui sono stati attribuiti crediti  Numero dei partecipanti a cui NON sono stati attribuiti crediti: questo dato non viene richiesto nel report consuntivo di fine evento, ma va prodotto unicamente una volta all’anno per tutti gli eventi gestiti dal provider, che deve quindi tenere traccia nel corso dell’anno di tutti i partecipanti che per qualche motivo non abbiano ottenuto i crediti  Target dei partecipanti (professioni/specialità)  Rilevazioni statistiche derivanti dai questionari sulla qualità percepita, e indicazione degli interventi correttivi o integrativi volti al miglioramento della qualità dell’offerta formativa futura  Aspetti economico-finanziari, con il dettaglio di costi e ricavi complessivi o per singolo evento  Quantità complessiva delle risorse provenienti dalle sponsorizzazioni, e dettaglio distinto per azienda di ogni singolo evento effettivamente erogato  Percentuale delle risorse provenienti dalla sponsorizzazione rispetto a tutte le risorse acquisite nel corso dell’anno

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ACCREDITAMENTO PROVVISORIO E STANDARD

Ma come si ottiene il famoso accreditamento? Il provider deve fare domanda a uno degli Enti accreditanti, ovvero la Commissione nazionale o i singoli Enti Regionali e le Province Autonome. La domanda può essere limitata a specifiche aree formative o territoriali: è il caso di una società scientifica che voglia erogare formazione esclusivamente alle professioni che rappresenta, o di un’Asl che sviluppi programmi di aggiornamento nella sua area di competenza. Per tutti gli aspiranti provider è prevista una prima fase detta di accreditamento provvisorio: entro sei mesi dalla domanda, l’Ente di competenza verifica i requisiti e la documentazione allegata, stila una relazione con i risultati della sua valutazione (proponendo nel caso integrazioni correttive o effettuando delle ispezioni) e infine in caso positivo emette un accreditamento valido 24 mesi. Trascorsi almeno 12 mesi ed entro 24 mesi dall’accreditamento provvisorio (se si tratta di un provider con esperienza pregressa di almeno 3 anni nel campo della formazione sanitaria), o dopo almeno 18 mesi nel caso di un’aspirante provider di nuova istituOgni anno, gli enti accreditanti (Commissione nazionale zione, è possibile inoltrare richiesta di ed Enti Regionali) devono effettuare visite di verifica per accreditamento standard. Alla accertarsi che i loro provider di competenza continuino domanda va allegata una relazione ad essere in possesso dei requisiti necessari per operacon la documentazione di tutta l’attire. Le visite devono riguardare ogni anno almeno il 10% vità svolta nel frattempo. Se non viedei provider. Nel caso si riscontrassero inadempienze, i ne fatta richiesta di accreditamento provvedimenti vanno dall’ammonizione con obbligo di standard, trascorsi i 24 mesi previsti apportare modifiche entro un certo tempo, fino alla soil provider decade dall’Albo. Anche spensione temporanea o nei casi più gravi alla revoca qui, l’Ente accreditante effettua tutte dell’accreditamento. le debite valutazioni. Nel frattempo l’accreditamento provvisorio resta comunque valido, fino all’effettiva risposta (positiva o negativa che sia) dell’Ente. L’accreditamento standard ha validità per quattro anni. L’Albo Nazionale dei provider Ecm è consultabile online sul sito ape.agenas.it, nella sezione “Professionisti Sanitari”.

Chi controlla i provider?

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Le professioni degli eventi  Chi gestisce i contatti con un allestitore?  Quali sono le mansioni di hostess e steward?  Chi sono i respeaker?

uella della meeting industry è una filiera molto lunga e complessa, in cui convivono grandi agenzie multinazionali e realtà medie, piccole e talvolta piccolissime, molte delle quali fortemente specializzate nell’erogazione di uno specifico servizio. L’organizzazione di un evento - in virtù della già più volte menzionata doppia anima, logistica e comunicativa - è paragonabile alla messa in scena di un film: l’abilità del regista e dello sceneggiatore sta proprio nel coordinare una molteplicità di altre figure professionali, dagli attori ai tecnici di scena, dai cameraman ai costumisti, dagli esperti di effetti speciali e post-produzione ai trovarobe, eccetera. Allo stesso modo, committenti, provider e Pco possono scegliere di arruolare a bordo del loro progetto ulteriori collaboratori, che talvolta pare riduttivo chiamare semplicemente “fornitori”, proprio perché la qualità, la professionalità e la varietà dei servizi da loro “forniti” è spesso troppo ampia per poter essere espressa sinteticamente. Proponiamo quindi qui di seguito un breve e certamente non esaustivo compendio di alcune delle competenze e delle professioni che potrebbero essere chiamate in causa nel caso di un evento medico-scientifico, più o meno complesso. Gli organizzatori di lungo corso spesso hanno un loro portafoglio di collaboratori già testati e affidabili. La scelta di ricorrere all’outsourcing per alcuni specifici servizi può essere dettata anche da ragioni di natura economica, ma più spesso si tratta di un fattore strategico: rivolgersi a un consulente o a una piccola agenzia ultra-specializzata nell’erogazione di una singola tipologia di servizio è spesso una mossa vincente, che può elevare notevolmente il tasso di valore di un evento.

ALLESTITORI

Con questo termine generico si fa riferimento ad agenzie che si avvalgono di esperti nel campo della progettazione - designer, grafici, architetti - e della realizzazione - fabbri, falegnami, elettricisti e tecnici - di scenari e sceno-

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grafie, stand per fiere ed esibizioni, addobbi per cene di gala e celebrazioni ufficiali. Si tratta in genere di realtà capaci di curare un intero progetto di allestimento dall’idea creativa alla produzione finale, ivi compresa la scelta dei materiali e dell’illuminazione, il montaggio e lo smontaggio degli stand e la loro movimentazione da e verso la sede del congresso. Spesso si interfacciano con l’agenzia che cura l’evento nel suo insieme piuttosto che con il cliente finale: il Pco condivide con loro il brief creativo, discute con loro le possibili soluzioni logistiche, valuta i rendering presentati e una volta ricevuto il via libera del cliente si coordina con gli allestitori per le tempistiche di consegna e montaggio.

REGISTI ED ESPERTI AUDIO-VIDEO

Presentazioni interattive, proiezioni, grandi schermi, luci di scena, microfoni: anche eventi e conferenze hanno i loro registi, capaci di coordinare e impiegare al meglio tutte le ultime tecnologie in fatto di sistemi audio e video. Pensiamo alla tipica situazione di un grande congresso medico internazionale: una sessione plenaria in cui si alternano speaker che parlano lingue diverse, seguita da una fase di sessioni parallele che vengono riprese per essere trasmesse in diretta online o in differita su schermi a circuito chiuso all’interno della sede congressuale, per dare modo a più partecipanti di assistervi. In questi casi, un’impeccabile regia audiovisiva, e la presenza di uno staff tecnico qualificato per ovviare agli eventuali inconvenienti, sono elementi fondamentali per la riuscita dell’evento.

HOSTESS E STEWARD

Che si tratti di accogliere e indirizzare i partecipanti al loro arrivo, ritirare, custodire in buon ordine e riconsegnare effetti personali, distribuire materiale didattico e informativo, consegnare e ritirare i fogli firme o semplicemente rispondere alle domande degli avventori, il personale di sala è una forza lavoro preziosa e indispensabile per gli eventi con maggiore affluenza di persone, o di più lunga durata. Hostess e steward spesso sono assunti e gestiti in modo continuativo da agenzie specializzate, o reclutati per l’occasione. Sarebbe sbagliato e ingeneroso considerarli semplici “belle statuine”, visto che uno dei requisiti che può essere loro richiesto è quello di parlare fluentemente più lingue straniere e comportarsi da veri e propri anfitrioni per gli ospiti, fornendo loro un’assistenza costante e personalizzata durante l’evento.

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CATERING E CAMERIERI

Provenienti dalla formazione alberghiera, dall’hotellerie, dalle sale dei ristoranti o dalle società specializzate nella fornitura di servizi di food&beverage, gli addetti al catering e al banqueting sono esperti nel preparare, allestire e servire pasti e rinfreschi in ogni contesto e situazione, dal welcome cocktail alla cena di gala a tema, dal light lunch consumato in piedi al più semplice coffee break. Non è facile né scontato saper trasportare e conservare cibi e bevande in location prive di cucine e frigoriferi, o modulare un rinfresco per centinaia di persone tenendo conto del budget messo a disposizione: un coffee break può costare pochi euro a persona o molti di più, a seconda delle intenzioni e delle risorse previste. I professionisti del catering e i loro chef sono essenziali per la messa a punto di pasti di qualità per gli eventi, tenendo conto delle possibili diverse esigenze dettate da diete particolari o intolleranze alimentari, e valorizzando le specialità enogastronomiche del territorio o puntando su cibi bio o “Km 0”.

TRADUTTORI SIMULTANEI

I primissimi Pco che iniziarono a specializzarsi nell’organizzazione congressuale, nell’Italia degli anni ’60 e ’70, spesso provenivano dall’interpretariato. Dotati di competenze ben più rare e affinate rispetto alla “semplice” capacità di parlare più lingue, gli interpreti professionisti devono essere capaci di comprendere e rendere correttamente il significato di parole provenienti dai gerghi tecnici e scientifici, senza contare le espressioni idiomatiche e le mille e più sfumature tipiche della lingua parlata, che anche in un contesto ufficiale connotano la comunicazione orale. Nel caso di un congresso medico-scientifico è evidente che la capacità di comprensione e traduzione degli interpreti deve abbracciare buona parte del lessico specialistico, trasferendone il significato nel modo

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più accurato possibile. Nel corso degli anni l’interpretariato è stato elevato al rango di disciplina universitaria, ed esistono numerose agenzie specializzate che raggruppano professionisti madrelingua competenti in diversi settori.

SPECIALISTI DI RESPEAKING

Molto vicina all’interpretariato è l’abilità degli operatori specializzati nel respeaking o respeakeraggio, una tecnica di trascrizione in tempo reale che si basa sulla dettatura al computer con l’impiego di software di riconoscimento del parlato o ASR (Automatic Speech Recognition). L’operatore detta al software ripetendo, riformulando o traducendo ciò che dice il relatore, cambiandone la lingua o trascrivendolo in lingua originale ma eliminando tutte le eventuali imprecisioni tipiche del parlato (cambi di progetto, intercalari, anacoluti e simili). Le applicazioni sono numerose: si va dalla verbalizzazione di sedute ufficiali alla produzione di atti congressuali, dalla stesura di resoconti sintetici alla creazione di sottotitoli in tempo reale per non udenti.

SOCIAL MEDIA E COMMUNITY MANAGER

Una delle professionalità nate con il web 2.0 è quella di chi gestisce, da un punto di vista editoriale e relazionale, una piattaforma di comunicazione digitale finalizzata al dialogo con una comunità di utenti. Nella prima età di Internet c’erano solo i moderatori di forum e newsgroup; con l’avvento dei social media, gli amministratori di pagine Facebook e Twitter, di siti web, di reti intranet aziendali e affini sono divenuti esperti nella produzione di contenuti multimediali e nell’animazione del dibattito online, gestendo anche l’interazione con gli utenti sul web per conto dei brand di riferimento. Nel caso di un congresso, il community manager può essere ad esempio incaricato di seguire la diretta Twitter dell’evento a beneficio delle migliaia di follower iscritti al profilo ufficiale della manifestazione.

DATA ANALYST

L’avvento onnipervasivo del web ha affinato anche le competenze degli esperti di statistica o scienze attuariali, che spesso operano come analisti nel campo dei “big data” digitali: il loro pane quotidiano sono le statistiche sull’interazione, sugli accessi, sulle condivisioni, sulla viralità di circolazione delle informazioni, sui comportamenti degli utenti, le loro preferenze e la loro profilatura sulla base di pagine consultate, contenuti cercati e altro. Per chi comunica online è sempre più importante poter estrarre informazioni di senso compiuto da questa miriade di dati, e anche la moderna industria degli eventi e dei congressi ne ha ormai scoperto l’utilità.

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LU S

FISCO E NORMATIVA

Gli accorgimenti fiscali  Come si contabilizzano gli eventuali utili del congresso?  Si possono dedurre le spese di vitto e alloggio?  Come si calcola l’Iva su quote di iscrizione e sponsorizzazioni?

n questo capitolo analizziamo alcuni dei principali aspetti legati alla contabilizzazione e alle imposte dirette e indirette per gli eventi medico-scientifici, che saranno poi da approfondire caso per caso con l’aiuto di un commercialista esperto nel settore. Abbiamo già illustrato le due tipologie contrattuali possibili tra committente e Pco: contratto di appalto e cessione dello sfruttamento economico dell’evento. A seconda dell’una o dell’altra, derivano diversi percorsi dal punto di vista fiscale, sia ai fini delle imposte dirette sia di quelle indirette.

CONTRATTO DI APPALTO: CENNI SULLA CONTABILIZZAZIONE

Lo stato patrimoniale definisce la situazione patrimoniale di una società, dividendola in voci attive e voci passive (art. 2423 del Codice Civile)

Il conto economico è il documento contabile del bilancio d’esercizio con costi e ricavi, che determinano l’incremento o il decremento di un capitale netto aziendale

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L’appalto è un contratto nel quale una delle parti assume il compimento di un’opera o di un servizio verso, a proprio rischio, un corrispettivo in denaro con organizzazione dei mezzi di gestione (art. 1655 Codice Civile). Da questa definizione si evince che i costi relativi all’organizzazione dell’evento saranno a carico del Pco e la remunerazione della prestazione sarà data dal compenso stabilito nel contratto. Conto economico Pco Costi

RiCavi

Costi propri del Pco per l’organizzazione dell’evento

Compenso del Pco

Particolare attenzione deve essere posta alla contabilizzazione delle iscrizioni e sponsorizzazioni incassate con mandato con/senza rappresentanza, in quanto rappresentano dei debiti nei confronti del committente e pertanto devono essere iscritte nello stato patrimoniale, non nel conto economico, e non concorrono alla determinazione dell’utile del Pco. Al pari delle entrate, anche le uscite dell’evento non sono “costi propri” del Pco e devono essere iscritte tra i crediti dello stato patrimoniale. I costi “propri” del Pco sono esclusivamente gli stipendi del personale dedicato all’organizzazione e gestione dell’evento, le spese telefoniche, le trasferte e le spese generali di struttura in genere. Stato Patrimoniale Pco attivo

Passivo

Crediti verso clienti per iscrizioni e sponsorizzazioni

Debiti verso committente per iscrizioni e sponsorizzazioni

Crediti verso il committente per costi dell’evento

Debiti verso i fornitori per i costi dell’evento

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CONTRATTO DI CESSIONE DELLO SFRUTTAMENTO ECONOMICO: CENNI SULLA CONTABILIZZAZIONE

Qualora il committente desideri evitare di sostenere integralmente il rischio economico dell’evento, può trasferirlo in tutto o in parte al Pco cedendo a esso il diritto di sfruttamento economico. Il Pco in tal caso trattiene tutte le entrate e sostiene tutte le spese in proprio, ed esse entrano nel bilancio del Pco a comporre rispettivamente i ricavi e i costi.

GESTIONE DELL’UTILE, IMPOSTE DIRETTE E DEDUCIBILITÀ DELLE SPESE

Da un punto di vista squisitamente fiscale, come già detto, gli utili derivanti dell’attività congressuale sono qualificati come reddito d’impresa, in quanto trattasi di esercizio di attività commerciale rientrante tra quelle indicate nell’articolo 2195 del Codice Civile (art. 55 TUIR). Questo significa che il reddito sarà determinato come differenza tra i ricavi imponibili e i costi deducibili secondo le disposizioni relative alle società e gli enti commerciali (art. 56 TUIR). La disciplina fiscale non è pertanto diversa rispetto ad altre imprese esercenti attività commerciali, fatta eccezione per la deducibilità delle spese relative all’acquisto di servizi alberghieri e di ristorazione, che nel settore congressuale ricevono un trattamento di favore. Queste infatti sarebbero soggette a una limitazione della deducibilità pari al 75% del costo sostenuto dall’impresa (art. 109 comma 5 TUIR). Tuttavia, l’Amministrazione finanziaria ha avuto modo di chiarire che la norma non si applica nei confronti degli operatori congressuali, in quanto “rivendita di dette prestazioni costituisce l’oggetto dell’attività propria dell’impresa” mentre lo scopo della norma è quello di limitare la deducibilità delle prestazioni nei confronti dei fruitori finali per i quali l’inerenza è dubbia (Risoluzione 47 del 28 maggio 2010). Queste spese, sostenute per l’organizzazione dell’evento, sono pertanto integralmente deducibili per il Pco.

IMPOSTE INDIRETTE: IL TRATTAMENTO DELL’IVA

Prima di tutto è opportuno chiarire che “l’imposta del valore aggiunto si applica sulle cessione di beni e le prestazioni di servizi effettuate nel territorio dello Stato nell’esercizio d’imprese o nell’esercizio di arti e professioni e sulle importazioni da chiunque effettuate” (art. 1 DPR 633/72). Quindi, affinché un’operazione sia soggetta all’Iva italiana, devono ricorrere tre requisiti essenziali: 1) dev’essere svolta da un soggetto che svolge un’attività commerciale oppure nell’esercizio di arti e professioni (requisito soggettivo) 2) deve avere per oggetto una prestazioni di servizi o una cessione di beni (requisito oggettivo) 3) deve avvenire nel territorio dello Stato (requisito territoriale) Nel caso degli eventi e dei congressi è particolarmente importante il requisito territoriale, ossia dove la cessione di beni o la prestazioni di servizi deve considerarsi effettuata. Da questo dipende l’applicazione dell’Iva ai sensi della legge italiana oppure di un paese estero. Di seguito verranno illustrate le condizioni di territorialità delle principali prestazioni di servizi effettuate dai Pco a favore dei committenti, in modo tale che l’operatore possa orientarsi nell’applicazione dell’imposta.

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1-TRATTAMENTO IVA DEL COMPENSO DEL PCO

Il compenso ricevuto dal Pco per l’organizzazione del congresso subisce un trattamento Iva differente a seconda dello status del committente. Di seguito il trattamento Iva nel caso in cui il committente sia un soggetto passivo Iva. Come si può vedere dalla tabella, in questo caso il discrimine è dato dalla sede territoriale del committente: se il committente è italiano e il Pco italiano, sul compenso di quest’ultimo si applica l’Iva italiana. Committente soggetto passivo Iva PRestatoRe Pco Italiano

Committente ExtraUE UE Italiano

teRRitoRialità Luogo del committente

iva aPPliCabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a DPR 633/72) Fattura con esposizione Iva italiana (art. 7-ter lett.a DPR 633/72)

Se il committente non è un soggetto passivo Iva, ovvero un privato, il discrimine è sempre dato dalla sede in cui si svolge l’evento: Committente non soggetto passivo Iva PRestatoRe

Pco italiano

Committente ExtraUE UE Italiano ExtraUE UE Italiano ExtraUE UE Italiano

luogo evento Italia Italia Italia UE UE UE ExtraUE ExtraUE ExtraUE

teRRitoRialità iva aPPliCabile Luogo dell’evento Fattura con esposizione Luogo dell’evento dell’Iva (art. 7 quinquies lett.a dpr 633/72) Luogo dell’evento Luogo dell’evento Luogo dell’evento Fattura senza esposizione Luogo dell’evento dell’Iva (art. 7 quinquies lett.a Luogo dell’evento dpr 633/72) Luogo dell’evento Luogo dell’evento

2-TRATTAMENTO IVA DELLE SPONSORIZZAZIONI

Le sponsorizzazioni dall’evento sono prestazioni di servizi di natura pubblicitaria e sono regolate per quanto riguarda la territorialità dell’imposta dall’articolo 7 – Ter DPR 633/72. Si applica l’Iva italiana del 22% quando tale prestazione è resa a favore di: a) un soggetto passivo con sede nel territorio dello Stato (LUOGO DEL COMMITTENTE) b) un privato, indipendentemente dal fatto che sia residente in Italia (LUOGO DEL PRESTATORE, ovvero del Pco) Sponsorizzazioni PRestatoRe

Pco italiano

Committente UE (soggetto passivo) UE (privato) EXTRAUE (soggetto passivo) EXTRAUE (privato) ITALIANO (soggetto passivo) ITALIANO (privato)

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teRRitoRialità Luogo Committente

iva aPPliCabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7- ter lett.a dpr 633/72) Luogo Fattura con esposizione Iva Italiana (art. Prestatore 7-ter lett.b dpr 633/72) Luogo Committente Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Luogo Committente Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7 septies lett.b dpr 633/72) Luogo Committente Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Luogo Fattura senza esposizione dell’Iva (art. Prestatore 7-ter lett.b dpr 633/72)

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Si segnala che la regola territoriale del punto b) è derogata dall’articolo 7 septies comma 1 lett. b DPR 633/72 con riguardo alle prestazioni pubblicitarie rese a favore di privati non domiciliati o residenti nella Comunità Europea, equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi Iva.

3-TRATTAMENTO IVA DELLE QUOTE DI ISCRIZIONE

Le quote di iscrizione al congresso sono qualificate come prestazioni di servizi per l’accesso a manifestazioni culturali, artistiche, sportive, scientifiche o educative, rilevanti territorialmente ai fini dell’Iva nel territorio dello Stato in cui si svolge l’evento ai sensi dell’articolo 7 quienquies lett.b) Dpr 633/72. In altri termini, le quote di iscrizione di un evento svolto nello territorio dello Stato sono soggette a Iva italiana al 22%. Vediamo dunque i possibili casi che si potrebbero incontrare, a seconda della nazionalità del committente e della sede dell’evento (Italia o, a titolo di esempio, Francia). Territorialità quote di iscrizione Prestatore

Pco Italiano

Committente Luogo Evento Territorialità UE (Soggetto Passivo) UE (Privato) Italia Italia ExtraUE (Soggetto Passivo) ExtraUE (Privato) Italiano (Soggetto Passivo) Francia Francia Italiano (Privato) Francese (Privato) Francia Francia Francese (Soggetto Passivo)* UE (Privato) Francia Francia UE (Soggetto Passivo) ExtraUE (Privato) Francia Francia ExtraUE (Soggetto Passivo)

Iva Applicabile

Nota

Italia (fattura con esposizione Iva)

Francia (fattura con esposizione Iva Francese)

Il Pco, al fine di applicare l’Iva estera, dovrà aprire una partita Iva francese

*Nel caso in cui tutti i partecipanti al congresso estero fossero francesi il Pco non sarebbe tenuto all’apertura della partita Iva in Francia, in quanto i committenti sarebbero in grado di applicare l’Iva del proprio paese mediante il cosiddetto meccanismo del reverse charge

Quando le quote di iscrizione sono esenti da Iva? In materia di quote di iscrizione sono meritevoli di segnalazione due casi particolari:  le somme corrisposte da Enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione, sono esenti da Iva ai sensi dell’art.14, comma 10, Legge 24 dicembre 1993 n.537  le somme corrisposte per la partecipazione a eventi Ecm, aventi in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario, sono esenti da Iva ai sensi dell’art. 10 n.20) del DPR 633/1972 e successive modifiche (Circolare 22/E del 18 marzo 2008)

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4-TRATTAMENTO IVA DEI SERVIZI DI RISTORAZIONE E PERNOTTAMENTO

Nella maggior parte dei casi le spese di vitto e alloggio sono addebitate al fruitore del congresso con la quota di iscrizione. Nel caso in cui si decidesse di procedere a un addebito separato, le prestazioni devono essere considerate come servizi accessori dell’accesso all’evento (articolo 7 quienquies lett. b. DPR 633/72) e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (cfr. la tabella precedente sulla territorialità delle quote di iscrizione).

5-LO STAND CONGRESSUALE

Gli stand nell’ambito dei congressi hanno di regola una finalità pubblicitaria. L’operazione di messa a disposizione dello stand si caratterizza come una prestazione di tipo complesso in quanto non comprende soltanto l’uso degli spazi nudi, ma anche attrezzature, personale dedicato, coffee break ecc. In sostanza, ai fini Iva, il servizio di messa a disposizione dello stand può essere qualificato come una prestazione di servizi generica (connotata da uno scopo eminentemente commerciale/pubblicitario) che ricade nell’ambito di applicazione dell’articolo 7- ter Dpr 633/72. Stand Congressuale: finalità pubblicitaria PRestatoRe

Committente

teRRitoRialità

UE (Soggetto Passivo)

Luogo Committente

UE (Privato)

Luogo Prestatore

ExtraUE (Soggetto Passivo)

Luogo Committente

ExtraUE (Privato)

Luogo Committente

Italiano (Soggetto Passivo)

Luogo Committente

Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72)

Italiano (Privato)

Luogo Prestatore

Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.b dpr 633/72)

Pco italiano

iva aPPliCabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7- ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione Iva italiana (art. 7-ter lett.b dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7 septies lett.b dpr 633/72)

LA GESTIONE DEGLI UTILI DEL CONGRESSO: IL CONTRATTO DI APPALTO

Nel contratto di appalto, come si è descritto in precedenza, il committente conserva un pieno controllo decisionale sull’organizzatore e sui servizi erogati. Il Pco svolge il ruolo di consulente, impegnandosi a fornire i servizi previsti nel capitolato, e come tale è compensato. Alle scadenze convenute pertanto il Pco emette fattura, maggiorata di Iva con aliquota ordinaria, a carico del committente italiano per le attività di organizzazione svolte a favore dello stesso. Il residuo finanziario positivo dell’evento (utile) spetta al committente, che lo acquisisce emettendo a carico del Pco un documento di addebito la cui natura (fattura o semplice nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale

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che il committente si è data. Se il committente ha acquisito la partita Iva (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti no profit dalla Legge 398/1991) di regola emette una fattura maggiorata dell’Iva. Se invece il committente, ente no profit, è privo di partita Iva potrà emettere una semplice nota di debito (senza Iva) a carico del Pco. Sia la fattura sia la nota di debito non sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio del Pco, bensì semplici documenti a supporto del pagamento del credito del committente verso il Pco che ha gestito (di regola in nome proprio e per conto del cliente, con mandato senza rappresentanza) le entrate e le uscite dell’evento. Da notare che per la corretta rappresentazione contabile e fiscale dell’appalto, gestito con la formula del mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare al Pco il totale delle entrate dell’evento e il Pco è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Con tali reciproci addebiti, lordi, viene trasferito al committente l’utile dell’evento (o la perdita in caso di evento con risultato negativo).

LA GESTIONE DEGLI UTILI DEL CONGRESSO: IL CONTRATTO DI CESSIONE

Con questa formula contrattuale il Pco acquisisce la titolarità delle entrate e sostiene l’onere economico (non solo come anticipazione finanziaria) delle uscite dell’evento. Il committente ha diritto, nella misura fissa o percentuale convenuta, all’utile dell’evento. Esso rappresenta il corrispettivo per la messa a disposizione del Pco del diritto di sfruttamento dell’evento medesimo, e quindi, come descritto in precedenza, il compenso per l’uso di un diritto immateriale (marchio, denominazione…) oltre che per tutte le altre prestazioni a carico del committente, tipicamente la cura di tutti gli aspetti di contenuto (scientifico-culturale) del congresso quali l’organizzazione del Comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione dei materiali, la selezione dei relatori, la definizione dell’agenda, la stesura degli atti, ecc. L’importo dell’utile spettante al committente è acquisito emettendo a carico del Pco un documento di addebito la cui natura (fattura o semplice nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è data. Se il committente ha acquisito la partita Iva (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti no profit dalla Legge 398/1991) di regola emette una fattura maggiorata dell’Iva. Se invece il committente, ente no profit, è privo di partita Iva potrà emettere una semplice nota di debito (senza Iva) a carico del Pco. In questo caso, sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio del Pco.

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La gestione dei compensi a relatori e collaboratori  Cosa prevede il DL 165/2001 e perché bisogna conoscerlo?  Come pagare i relatori in tutta sicurezza?  Quali sono le possibili sanzioni?

el momento in cui si recluta un relatore per intervenire a un convegno, l’associazione organizzatrice, sulla base delle proprie regole interne e delle proprie abitudini, può decidere di accordare un compenso per la prestazione del professionista chiamato a partecipare. Non si parla qui di un rimborso spese, ma di un vero e proprio onorario, indipendentemente dal fatto che si tratti di un “gettone” forfettario di presenza o di un importo pattuito al termine di una trattativa con l’interessato. Esiste tuttavia una legge, la n. 165 del 2001, che regolamenta la possibilità di erogare compensi ai dipendenti di strutture pubbliche (come ospedali o Asl) e rende necessario richiedere un’apposita autorizzazione preventiva all’ente di appartenenza del professionista. Il testo della legge prevede inoltre numerose deroghe, eccezioni e casi di confine in cui non è semplice orientarsi. Ogni inadempienza è d’altronde soggetta a sanzione amministrativa e può esporre a non pochi problemi di ordine legale, dal momento che la legge, si sa, non ammette l’ignoranza.

I COMPENSI “EXTRA” A DIPENDENTI PUBBLICI

In principio fu la cosiddetta legge Cassese, ovvero la n. 29 del 1993 sulla riforma della pubblica amministrazione. È utile fare ricorso a un po’ di storia per ricostruire il contesto in cui la legge fu promulgata: a ridosso dello scandalo di Tangentopoli, vi fu la necessità di rivedere “l’organizzazione degli uffici e i rapporti di lavoro e di impiego alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”. Tra le modificazioni successivamente introdotte, la legge n. 165/2001 introduce un articolo (il n. 53) dedicato a “Incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi”, in cui si stabilisce che “i dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza”. Tale autorizzazione “deve essere richiesta all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubbli-

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ci o privati, che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro trenta giorni dalla ricezione della richiesta stessa”. Fin qui parrebbe tutto piuttosto semplice: per ingaggiare un relatore che sia dipendente pubblico, occorre richiedere autorizzazione preliminare. La stessa legge, tuttavia, introduce delle distinzioni piuttosto nette a seconda del tipo di evento in oggetto (se convegno o corso di formazione) e dello status lavorativo del dipendente, ossia del suo inquadramento professionale. La disciplina per un dipendente pubblico a tempo pieno non è infatti la stessa nel caso di un libero professionista, di un dipendente pubblico part time o di un docente universitario. Questa varietà di casistiche rende estremamente arduo comprendere in quali casi sia effettivamente necessaria l’autorizzazione preliminare, in quali no, e in quali sia meglio predisporre comunque una comunicazione ufficiale all’ente di competenza, per opportuna conoscenza (anche se quest’ultima azione non è obbligatoria). Un ulteriore fattore di complicazione nasce dal fatto che per l’Ente autorizzante non vale la regola del silenzio-assenso, bensì del silenzio-diniego: se l’autorizzazione non arriva entro i fatidici trenta giorni, o arriva in ritardo, deve considerarsi equivalente a un rigetto, per via del concomitante effetto della legge 231/01 sulla responsabilità amministrativa degli Enti. È quindi necessario capire bene come muoversi per gestire nel modo corretto sia il processo di richiesta, sia il pagamento del compenso al relatore, per non incorrere in spiacevoli conseguenze legali. A causa dei ritardi talvolta cronici nei tempi di risposta degli uffici pubblici, è possibile che l’autorizzazione venga accordata, ma arrivi ben oltre il limite dei trenta giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli organizzatori (che magari nel frattempo hanno già tenuto il convegno e pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.

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LA SOLUZIONE DI FEDERCONGRESSI&EVENTI

Una delle principali attività dell’associazione è quella di fornire ai propri membri apposite consulenze, studi e approfondimenti su ogni possibile casistica di natura legale, fiscale e operativa che riguardi la loro professione. Il tema del DL 165/2001 è diventato di attualità per il mondo degli organizzatori di eventi nel momento in cui la Guardia di Finanza ha cominciato a effettuare controlli sul rispetto della suddetta normativa nell’ambito congressuale e a comminare sanzioni di circa 2.000 Euro per ogni singola inadempienza: cifre che possono impattare significativamente sul budget di un evento. Inoltre, il responsabile dell’infrazione è chi materialmente eroga il compenso al relatore-dipendente pubblico, ovvero il provider/Pco stesso. La legge non prevede solo la comunicazione preventiva, ma stabilisce anche che chi effettua il pagamento debba darne ulteriore comunicazione all’Ente di appartenenza del relatore entro 15 giorni, indicando l’ammontare del compenso erogato. Quindi, nel caso in cui non si sia chiesta l’autorizzazione prima, e non si sia comunicato l’avvenuto pagamento dopo, si è passibili di una doppia sanzione (e siamo già a 4.000 Euro). Se i relatori invitati a partecipare sono più d’uno, il conto finale può essere ben più salato. Per dotare i propri associati di una procedura operativa affidabile nei confronti della normativa sui compensi, Federcongressi&eventi ha sviluppato, tramite un apposito consulto legale, una griglia che consente di individuare con certezza il proprio caso e la conseguente azione da intraprendere. Per ogni situazione, poi, è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi (sono stati elaborati fino a 11 template differenti, a cui gli associati possono fare ricorso per gestire ogni singola situazione).

UN’ANALISI CASO PER CASO

Innanzitutto, se non è previsto un compenso al relatore, il discorso è chiuso in partenza: non occorre nemmeno distinguere in base al tipo di evento o allo status del professionista, non è affatto necessaria alcuna comunicazione all’Ente, né prima né dopo l’ingaggio. Se però prevediamo un compenso, a prescindere dall’importo, dobbiamo obbligatoriamente confrontarci con quanto previsto dalla normativa. In tal caso si passa allo step 2: occorre distinguere il tipo di evento per il quale vorremmo reclutare il relatore. Se si tratta di un convegno di natura informativa o divulgativa, o di un corso di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non è necessario richiedere l’autorizzazione preliminare, e solo in questo secondo caso (corso di formazione per la PA) è consigliabile dare una comunicazione all’Ente di appartenenza del relatore. Se però il nostro evento è un corso di formazione Ecm e non è rivolto esclusivamente a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore. Se si tratta di un dipendente privato la norma non si applica – dal momento che concerne solo i dipendenti pubblici; idem nel caso in cui sia un libero professionista, un docente universitario part-time o full-time, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico. In tutti questi casi non è necessaria l’autorizzazione preliminare all’en-

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te, ma è consigliabile comunque, a seconda dei casi, una comunicazione informativa per opportuna conoscenza. Le autorizzazioni vere e proprie vanno richieste nel caso in cui il relatore 1) percepisca un compenso per 2) un corso di formazione e sia 3) dipendente di un ente pubblico a tempo pieno o con possibilità di attività liberoprofessionale extra moenia. In questo caso è indispensabile ottenere l’autorizzazione preliminare dell’Ente di appartenenza, per non infrangere quanto previsto dalla legge 165/2001.

UN PRATICO RIASSUNTO

Riproduciamo qui di seguito, per gentile concessione di Federcongressi&eventi, una tabella riepilogativa della procedura da seguire per individuare il proprio caso rispetto alla legge 165/2001. Per ogni singola variante, l’associazione mette a disposizione dei suoi membri gli appositi documenti per procedere con le diverse comunicazioni agli Enti di competenza.

Tre condizioni da verificare 1. È previsto compenso?

2. Quale tipo di evento?

Qualsiasi Convegno informativodivulgativo Corso di formazione diretto solo a dipendenti pubblici

3. Status lavorativo del dipendente?

Azione necessaria Richiesta di autorizzazione Comunicazione all’ente informativa all’ente (d.lgs 165/2001, art. 53) NO

Qualsiasi

SÌ

Dipendente di ente privato Libero professionista

SÌ (opzionale) NO

Dipendente ente pubblico part-time fino al 50% Docente universitario part/full-time

SÌ Corso di formazione

SÌ

Borsista, volontario non strutturato, co.co.pro. e altri contratti atipici Dipendente ente pubblico con possibilità di attività libero professionale (extra-moenia)

SÌ

Dipendente ente pubblico a tempo pieno

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I codici etici  Quali sono i vincoli di Farmindustria e Assobiomedica alle sponsorizzazioni?  In quali location si possono organizzare eventi sponsorizzati e in quali no?  Cosa prevede la nuova norma sulla Trasparenza di Farmindustria?

n aggiunta alle regole imposte dal legislatore per disciplinare la formazione in sanità, garantire la correttezza delle procedure e strutturare il programma di Educazione continua in medicina, anche il settore privato è andato sviluppando, nel corso degli anni, dei sistemi di auto-regolamentazione per tutelare la qualità e la trasparenza delle sponsorizzazioni, e per evitare a priori qualsiasi coinvolgimento delle imprese operanti nel campo dei prodotti farmaceutici e biomedicali in progetti che non siano strettamente finalizzati alla formazione professionale degli operatori sanitari e alla divulgazione di contenuti tecnico-scientifici. Con questa finalità, Farmindustria e Assobiomedica hanno emanato e aggiornato negli anni una serie di norme vincolanti per le aziende loro associate, che riguardano – tra le altre cose – le manifestazioni congressuali e l’attività promozionale svolta dalle imprese in tali ambiti. È evidente che entrambe le compagini confindustriali vogliano impedire in qualunque modo che il loro nome e quello delle realtà loro aderenti possa essere associato a convegni organizzati in strutture che per le loro caratteristiche intrinseche (posizione, servizi a disposizione degli ospiti) diano l’impressione di essere degli eventi-vacanza, in cui gli elementi turistici e voluttuari prevalgono su quelli scientifici e formativi. Per questo motivo, i codici etici delle associazioni, unitamente a quelli delle singole aziende (che possono essere anche più restrittivi) operano una netta categorizzazione delle location congressuali, identificando alcune tipologie di strutture che, salvo alcune deroghe e casi particolari, ricadono al di fuori di una sorta di perimetro di garanzia. Un altro criterio adottato riguarda la periodicità: le imprese non possono sponsorizzare eventi che si tengano in località di mare o montagna durante i periodi di alta stagione turistica. Conoscere i limiti posti alle sponsorizzazioni consente di pianificare fin da subito il proprio convegno in modo da non incorrere nel rischio di vedere fortemente penalizzata la voce principale dei ricavi congressuali.

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IL CODICE DEONTOLOGICO DI FARMINDUSTRIA

Il capitolo 3 del codice è dedicato alla disciplina di “manifestazioni congressuali, visite ai laboratori aziendali, corsi di aggiornamento e investigator meetings”, ovvero di “quei convegni, congressi e riunioni scientifiche su tematiche comunque attinenti all’impiego dei medicinali, che rappresentano occasione di incontro tra industria ed operatori sanitari e che sono rivolte ad una pluralità di partecipanti”. Il testo stabilisce che la partecipazione alle manifestazioni congressuali da parte delle aziende “deve comunque essere connessa al ruolo svolto dalle industrie nei settori della ricerca, sviluppo e informazione scientifica e dovrà essere ispirata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. In tale ambito, le aziende farmaceutiche potranno offrire agli operatori sanitari italiani invitati alle manifestazioni congressuali in Italia e all’estero, esclusivamente viaggi aerei in classe economica e soggiorno in alberghi con un massimo di quattro stelle”. Sono quindi automaticamente esclusi gli hotel di categoria superiore. La scelta delle destinazioni è circoscritta all’Italia (“Non è consentita la realizzazione all’estero di convegni, congressi e corsi di aggiornamento organizzati direttamente o indirettamente dall’azienda e a cui partecipino prevalentemente medici italiani”), e deve necessariamente rispondere a motivazioni di ordine scientifico, logistico e organizzativo. “In nessun caso è consentita l’organizzazione di iniziative scientifiche aventi anche finalità di tipo turistico”, di conseguenza “è vietata l’organizzazione o la sponsorizzazione di eventi congressuali che si tengano o che prevedano l’ospitalità dei partecipanti in strutture quali: Resort, Navi, Castelli che si trovino al di fuori del contesto cittadino, Masserie, Agriturismo, Golf Club, Strutture termali o che abbiano come attività prevalente servizi dedicati al Benessere o Spa”. Come abbiamo già visto, sono tassativamente escluse località a carattere turistico nel periodo 1 giugno – 30 settembre per le località di mare e 1 dicembre – 31 marzo e 1 luglio – 31 agosto per le località di montagna.

Per consultare le fonti online Il codice deontologico di Farmindustria è consultabile online sul sito www.farmindustria.it, in Home > in primo piano > codice deontologico.

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Il codice etico di Assobiomedica è consultabile all’indirizzo www.assobiomedica.it, in Home > chi siamo > codice etico.

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ALCUNE DEROGHE

Le tipologie alberghiere individuate dal codice deontologico di Farmindustria sono ben definite; occorre tuttavia saper valutare caso per caso. Non sono previste deroghe, anche se in casi eccezionali il Comitato deontologico valuta specifiche fattispecie concedendo eventuali deroghe. Il divieto per le località di mare, anche se turistiche, viene meno se si tratta di capoluoghi di Regione o di Provincia, sedi di strutture universitarie e ospedaliere di rilievo, ferma restando la condizione che i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti siano concentrati nel contesto cittadino con esclusione, peraltro, di strutture che si trovino in prossimità di tratti di mare attrezzati e fruibili per la balneazione.

I VINCOLI PER L’OSPITALITÀ

L’ospitalità a carico degli sponsor dovrà essere subordinata alla tipologia territoriale dell’evento: se si tratta di un convegno Ecm a livello regionale o locale, con partecipanti provenienti da una singola provincia o Regione, le aziende farmaceutiche hanno il divieto di offrire qualsiasi forma di alloggio o vitto “ad eccezione del coffee break”, e solo nel caso in cui l’evento sia superiore alle 6 ore con una divisione delle sessioni tra mattina e pomeriggio sarà loro possibile offrire il “light lunch”, fermo restando che le caratteristiche della sede prescelta siano “tali da assicurare dignità scientifica” all’evento e che il valore del pasto non superi i 60 Euro a testa. Gli eventi interregionali (con partecipanti provenienti da almeno 3 Regioni) possono prevedere non più di un pernottamento. L’ospitalità a carico delle aziende farmaceutiche “non può eccedere il periodo di tempo compreso tra le dodici ore precedenti l’inizio del Congresso e le dodici ore successive alla conclusione del medesimo”, e potrà in ogni caso riguardare solo “Medici di medicina generale, farmacisti ospedalieri, farmacisti del territorio e, ove applicabile, infermieri solo in relazione ad eventi Ecm che si tengano in Italia”. Esclusa l’ospitalità per gli accompagnatori, “sotto qualsiasi forma”, e le sponsorizzazioni a iniziative di tipo sociale, culturale, turistico e alle cene di gala.

UN NUOVO SVILUPPO: L’OPERAZIONE TRANSPARENCY

Il capitolo 5 del codice deontologico di Farmindustria concerne “La trasparenza dei trasferimenti di valore tra le industrie farmaceutiche, gli operatori sanitari e le organizzazioni sanitarie”. Si tratta di un’introduzione piuttosto recente, che risponde a una direttiva dell’Efpia, la Farmindustria europea. La direttiva sulla trasparenza obbliga ogni azienda farmaceutica a documentare e rendere pubblici ogni anno “i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente con gli Operatori sanitari e con le Organizzazioni Sanitarie”, pubblicandoli sul website aziendale. Per trasferimenti di valore si intendono:

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 per ciò che riguarda gli operatori sanitari: a) spese di partecipazione a convegni e congressi con riguardo a quota di iscrizione, viaggio e ospitalità (esclusi pasti e bevande) b) spese per attività di consulenza e prestazioni professionali non rientranti nelle attività di cui alla precedente lettera a), risultanti da uno specifico contratto tra l’azienda e il singolo Operatore da cui risulti la tipologia del servizio prestato  per ciò che riguarda le organizzazioni: a) donazioni e contributi (inclusi i comodati d’uso) sia in denaro che in natura b) finanziamenti diretti o indiretti ad eventi congressuali, effettuati tramite strutture sanitarie o terze parti, inclusa la sponsorizzazione dei medici a convegni e congressi con il pagamento della quota di iscrizione o delle spese di viaggio e ospitalità c) transazioni economiche relative a consulenze e prestazioni professionali risultanti da un contratto scritto tra aziende farmaceutiche e Istituzioni, Organizzazioni o Associazioni che forniscono qualsiasi tipo di servizio non ricompreso nelle precedenti categorie a) e b) Tradotta in pratica, la direttiva sulla trasparenza prevede che entro giugno 2016 le aziende dovranno pubblicare sui loro siti l’elenco dei beneficiari delle suddette forme di trasferimento di valore, relativamente all’anno solare 2015. Per poter procedere alla pubblicazione dei nominativi dei singoli operatori sanitari, naturalmente, è richiesto il loro consenso al trattamento dei dati personali: qualora questo venisse negato, i dati dovranno comunque essere resi pubblici in forma aggregata.

IL CODICE ETICO DI ASSOBIOMEDICA

Il capitolo 2.7.2 del codice etico di Assobiomedica concerne il “supporto di conferenze formative tenute da terzi”. A tale proposito, il testo afferma chiaramente il principio secondo cui “Il luogo scelto non deve divenire l’attrazione principale dell’evento”, e precisa che gli eventi dovranno essere “scevri da qualsiasi connessione a comfort e fasto, ma orientati piuttosto alla tutela dell’immagine del settore” nei confronti dell’opinione pubblica. Con qualche lieve differenza nella periodicità rispetto a quanto stabilito da Farmindustria, le aziende operanti nel campo dei presidi e dispositivi medici non possono “organizzare, partecipare, sostenere eventi” che si tengano “nei periodi 15 giugno-30 settembre per le località di mare e 15 dicem-

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bre-30 marzo nonché 15 giugno-15 settembre per le località di montagna”, senza deroga alcuna. Gli sponsor aderenti ad Assobiomedica possono offrire pasti ai partecipanti, purché “di costo contenuto”, e, ove necessario, il pernottamento “di classe non superiore a quattro stelle”. Costi di viaggio e alloggio dovranno essere “ragionevoli” e riguardare solo i professionisti coinvolti nell’evento, e non i loro accompagnatori. Vietato, naturalmente, il sostegno a qualsiasi attività non strettamente formativa, come concerti, spettacoli e programmi sociali.

IL PROTOCOLLO D’INTESA CON LE SIGLE ALBERGHIERE

Per quanto riguarda la scelta di hotel e location congressuali, “sono tassativamente esclusi gli eventi e le manifestazioni organizzate nell’ambito di strutture a categoria cinque stelle, indipendentemente dalla tipologia tariffaria o dalle agevolazioni offerte”. Tuttavia, Assobiomedica ha siglato nel giugno 2014 degli specifici protocolli di intesa con Aica, Federalberghi e Assohotel, associazioni di categoria rappresentative delle strutture alberghiere e congressuali. Tali protocolli superano la distinzione tra hotel a quattro e cinque stelle, e introducono invece degli appositi tetti di spesa per i pernottamenti, i coffee break e gli altri pasti: la sponsorizzazione è quindi ammessa nelle strutture comprese in questi accordi, indipendentemente dal numero di stelle dell’hotel. Le location congressuali aderenti si impegnano a escludere l’accesso a Il 2 dicembre 2015 è stato approvato un nuovo codice servizi come saune, campi sportivi, etico comune, valido a partire dal 1 gennaio 2017 per golf e terme - utilizzabili dai congrestutte le realtà aderenti a MedTech Europe, l’associazione sisti a loro spese - e a offrire pacchetti continentale che riunisce le due maggiori sigle delle indua prezzi calmierati. L’obiettivo degli strie biomedicali europee, EDMA (European Diagnostic accordi è quello di tutelare i principi Manufacturers Association) ed Eucomed. Il codice etico di libera concorrenza tra le strutture di Assobiomedica risulta comunque in massima parte in alberghiere, senza venir meno alle linea con le nuove direttive europee, che sono finalizzate esigenze di sobrietà e trasparenza a introdurre nuovi standard internazionali per il settore. sancite dal codice etico.

Dal 2017 il nuovo codice MedTech Europe

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RICAPITOLANDO

Proponiamo qui di seguito, per agilità di consultazione, una tabella riepilogativa derivata dalla lettura comparata dei due codici etico-deontologici, riportando le strutture esplicitamente vietate e le eventuali deroghe. Per un’informazione esaustiva rimandiamo tuttavia alla consultazione diretta dei testi dei due codici. Tipologia

Farmindustria Regole

Assobiomedica Deroghe

Hotel e strutture congressuali Vietati di categoria superiore alle 4 stelle

Per il 2015-2016 sono ammessi solo per eventi nazionali e internazionali, che prevedono un numero di iscritti superiore ai 1.500, organizzati da società scientifiche di livello nazionale o internazionale. In tali strutture è possibile l’ospitalità dei medici stranieri. Mentre per i medici italiani rimane l’ospitalità nei 4 stelle

Strutture alberghiere non Possibili purché equiparabili classificate in base al criterio alle strutture a 4 stelle. Sono delle stelle consentiti a condizione che: - non vi siano caratteristiche di lusso - non possiedano prevalenti finalità destinate al benessere

Regole Vietati

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento

Castelli e Dimore storiche

Vietati

Non è escluso l’utilizzo di castelli e dimore storiche situati nel contesto cittadino

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento

Masserie

Vietate

Alcune strutture hanno ottenuto deroghe, utilizzando per l’ospitalità alberghiera soltanto gli hotel 4 stelle del complesso e dimostrando il possesso di servizi Mice di alto livello

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento

Golf club

Vietati

Una sola struttura ha ottenuto una specifica deroga, in quanto situata in posizione strategica vicina all’aeroporto e del tutto indipendente dalla struttura alberghiera e golfistica

Consentiti purché vengano esclusi dall’utilizzo i servizi non strettamente connessi alla manifestazione convegnistica (centri benessere, saune, piscine, golf, terme, spiagge e attrezzature sportive varie, ecc..). Tali servizi potranno essere utilizzati dai partecipanti alle manifestazioni con spese a proprio carico

Navi da crociera

Vietate

Nessuna deroga

Nessuna indicazione

Agriturismi

Vietati

Nessuna deroga

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento

Resort

Tendenzialmente vietati

Alcune strutture hanno ottenuto deroghe, utilizzando per l’ospitalità alberghiera soltanto gli hotel 4 stelle del complesso e dimostrando il possesso di servizi Mice di alto livello

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento

Ristoranti privi di strutture congressuali

Vietati

Nessuna deroga

Nessuna indicazione

Località di mare

Tassativamente escluso il periodo 1° giugno – 30 settembre

Tassativamente escluso il periodo 15 giugno – 30 settembre

Località in montagna

Tassativamente esclusi 2 periodi: 1° dicembre – 31 marzo e 1° luglio – 31 agosto

Tassativamente esclusi 2 periodi: 15 dicembre – 30 marzo e 15 giugno – 15 settembre

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Deroghe Consentiti solo gli alberghi che hanno aderito ai protocolli di intesa firmati da Assobiomedica con: - Aica - Federalberghi - Assohotel che prevedono specifici tetti di spesa

Per consuetudine evitate

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I principi dell’Ecm in Italia  Come e quando è nata l’Educazione continua in medicina?  Quali sono gli obblighi previsti per i professionisti della sanità?  Come funziona il conteggio dei crediti?

l mondo dei congressi medico-scientifici e degli eventi di aggiornamento professionale per gli operatori sanitari ha una storia lunga e articolata dietro di sé, rispetto alla quale però l’introduzione del sistema nazionale di Educazione continua in medicina, avvenuta all’inizio del XXI secolo, rappresenta un forte elemento di discontinuità. Già agli inizi degli anni ’90 il settore aveva subito una prima importante trasformazione, a seguito dell’entrata in vigore del pacchetto di provvedimenti varati dall’allora Ministro della Sanità Francesco De Lorenzo. Si trattò del primo vero e proprio intervento legislativo volto a regolamentare i congressi medico-scientifici e a garantire ex lege il rispetto dei principi di eticità e deontologia professionale, prevenendo ogni forma di condizionamento da parte dell’industria farmaceutica e biomedicale. Il decreto De Lorenzo introduceva per gli sponsor l’obbligo della richiesta di approvazione preliminare all’Aifa entro 60 giorni dalla data della manifestazione, limitava le possibilità di fare attività promozionali in sede di evento e riduceva la deducibilità fiscale delle spese di sponsorizzazione - un tempo totale. Obiettivo dichiarato dal Ministero, colpire i “congressi-vacanze” e porre un freno alla spesa sanitaria derivante dalla prescrizione di farmaci “spinti” nel corso di tali eventi. I cambiamenti apportati dall’Ecm sono ovviamente di tenore diverso, perché finalizzati a una razionalizzazione del sistema formativo, ma si innestano in qualche maniera sul panorama precedente e integrano quindi a loro volta una serie di vincoli per sponsor e partecipanti.

FORMAZIONE OBBLIGATORIA IN SANITÀ

L’introduzione dell’Ecm ha dunque una storia piuttosto lunga, le cui basi si possono rintracciare nella legge 502 del 1992 sul “Riordino della disciplina in materia sanitaria”, successivamente integrato dalla legge 229 del 1999, “Norme per la razionalizzazione del Servizio sanitario nazionale”. Tuttavia, l’Ecm propriamente detta è figlia del XXI secolo, e nasce nel 2000 con l’istituzione della Commissione Nazionale per la Formazione Continua. La fase sperimen-

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tale del progetto inizia l’anno successivo, e prosegue a singhiozzo in attesa di una chiara definizione dei ruoli e delle competenze tra Stato e Regioni. Dall’inizio del 2001 fino a metà 2004, il meccanismo dell’Ecm prevedeva che ogni provider di formazione si registrasse presso il Ministero, e inoltrasse alla Commissione domanda di accreditamento per ogni singolo corso prodotto. La Commissione nominava per ogni corso un collegio composto da tre referee, che lo valutavano e attribuivano il numero di crediti corrispondenti. Questo approccio si rivelò ben presto inefficace: la Commissione non poteva valutare dettagliatamente ogni singolo evento, e in assenza di una procedura di controllo sulle competenze dei provider – che in quella prima fase, trattandosi semplicemente di registrarsi come tali presso il Ministero, raggiunsero l’improponibile numero di 10.000 e più – la stessa qualità e validità dei progetti formativi era a rischio. Fu quindi necessario pensare a un cambio radicale di paradigma, affiancando al metodo dell’accreditamento dei singoli corsi quello dell’accreditamento dei provider: controllandone il numero, e soprattutto sottoponendoli a una scrupolosa verifica delle loro effettive competenze in materia di formazione sanitaria, sarebbe stato possibile filtrare a monte la qualità degli eventi. I provider sarebbero stati resi pienamente responsabili dell’intero progetto, e la Commissione avrebbe dovuto semplicemente supervisionare il processo. Nel 2004 quindi vengono accreditati, sempre in via sperimentale i primi provider per Fad e Res. Nello stesso anno, una sentenza del Tar conferma l’obbligatorietà dell’Ecm per i professionisti sanitari, già prevista come dovere dal codice deontologico. Il nuovo sistema va a regime però solo nel 2007, con un nuovo apposito Accordo Stato-Regioni, che vara le linee guida per l’educazione continua nel triennio 2008-2010, stabilendo anche il debito formativo dei professionisti sanitari, fissato in 150 crediti totali (50 all’anno). Da allora sono intercorsi altri due Accordi Stato-Regioni (2009 e 2012), e una serie di Determine della Commissione Ecm che hanno contribuito a chiarire alcuni aspetti in materia di esoneri, esenzioni, tutoraggio individuale, formazione all’estero, autoapprendimento e relative modalità di registrazione. Attualmente ci troviamo nel corso del triennio 2014-2016, che ha confermato il debito formativo di ogni professionista sanitario in 150 crediti (50 all’anno, minimo 25, massimo 75).

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LE POSSIBILI SANZIONI

L’Ecm è obbligatoria per tutti i professionisti sanitari, con alcuni esoneri specifici previsti dalla normativa (ad esempio chi frequenta, in Italia o all’estero, corsi di formazione post-base per la propria categoria, quindi specializzazioni, corsi di formazione specifica in medicina generale, dottorati, master o altri programmi di perfezionamento scientifico). Pur essendo sancita a chiare lettere l’obbligatorietà dell’Ecm per tutti i medici e gli operatori sanitari, a lungo non sono state comminate sanzioni per chi non era in regola: tale evenienza poteva tutt’al più penalizzare la carriera di un professionista in sede di concorso, dove tra gli altri elementi viene valutato anche il completamento dell’Ecm prevista, o portare a decurtazioni nella parte variabile dello stipendio. Solo con la manovra del governo Monti, nel 2011, fu imposto agli Ordini professionali di stabilire chiaramente le sanzioni da applicare a chi non ha adempiuto all’obbligo formativo. Di qui nel 2014 l’aggiornamento del codice di deontologia medica FNOMCeO, che enuncia chiaramente all’art. 19 che “Il medico nel corso della sua vita professionale persegue l’aggiornamento costante e la formazione continua per lo sviluppo delle conoscenze e delle competenze professionali tecniche e non tecniche favorendone la diffusione ai discenti ed ai collaboratori. Il medico assolve gli obblighi formativi. L’Ordine certifica agli iscritti ai propri Albi i crediti acquisiti nei percorsi formativi e ne valuta le eventuali indempienze”. E proprio a proposito delle inadempienze, nel corso del 2015 il Ministero della Salute ha comunicato la messa in atto della prima vera e propria azione sanzionatoria nei confronti di circa 6.000 professionisti, medici competenti (cosiddetti medici del lavoro), che non avevano provveduto a trasmettere la certificazione o autocertificazione della loro partecipazione ai programmi formativi 2011-2013, e che sono quindi incorsi nella cancellazione dall’Albo nazionale.

MODELLI A CONFRONTO

Il sistema sviluppatosi in Italia segue la falsariga della Continuing medical education (Cme) di stampo anglosassone, con cui condivide il tema dell’obbligatorietà della formazione, che non è prevista ovunque nel mondo. Ad esempio, in alcuni paesi scandinavi (Svezia, Finlandia, Danimarca), oltre che in Spagna, Francia e Germania, l’aggiornamento avviene su base volontaria; in Norvegia è obbligatorio per i medici di base e volontario per tutti gli altri professionisti sanitari.

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Fuori dall’Europa, gli Stati Uniti possono essere considerati la patria dello stesso concetto di formazione continua e obbligatoria in medicina, realizzata con criteri leggermente diversi da Stato a Stato ﬁn dagli anni ‘70; lo stesso avviene in Canada, mentre in Giappone è volontaria. In alcune nazioni è prevista una ricertiﬁcazione obbligatoria e periodica, la cosiddetta revalidation, in genere su base quinquennale, attraverso cui viene rinnovata la licenza del professionista sanitario; in altre, come per l’appunto l’Italia, si tratta di sommare un congruo numero di crediti o ore di formazione nell’arco di un periodo di 3 o più anni.

IL SISTEMA DEI CREDITI Le modalità di formazione codiﬁcate dalla normativa Ecm italiana sono le seguenti: 1. Formazione residenziale (Res) 2. Convegni, congressi, simposi, conferenze (Res) 3. Formazione residenziale interattiva (Res) 4. Training individualizzato (Fsc) 5. Gruppi di miglioramento o di studio, commissioni, comitati (Fsc) 6. Attività di ricerca (Fsc) 7. Audit clinico e/o assistenziale (Fsc) 8. Autoapprendimento senza tutoraggio (Fad) 9. Autoapprendimento con tutoraggio (Fad) 10. Docenza e tutoring + altro

97 Camere 5 sale congressi da 20 a 500 persone 40 min da Venezia e Padova Piscina e servizio Spiaggia Sottomarina (Venezia) – Italia Tel 041- 492266 Fax 041 -5541325 reservation@airone.boscolo.com www.aironesottomarina.com

GUIDA PRATICA ALL’ECM

Ciascuna tipologia ha le sue specifiche indicazioni per il calcolo dei crediti. Nel caso di formazione mista (blended), il totale dei crediti è dato dalla somma dei crediti corrispondenti alle varie parti. Inoltre, le tipologie 2, 5, 6 e 10 possono concorrere a formare al massimo il 60% dei crediti acquisibili nel triennio (perciò non più di 90 su 150). Per le altre tipologie, in particolare per la Fad, non vi sono limitazioni. Presentiamo qui di seguito un riepilogo relativo al computo dei crediti per le tipologie formative che sono direttamente oggetto della presente Guida, ovvero gli eventi residenziali (numero 1-2-3), rimandando per una consultazione più completa ed esaustiva ai “Criteri per l’assegnazione di crediti alle attività Ecm” presenti sul sito Agenas. Tipologie formative

Verifiche necessarie

Crediti

1. Formazione residenziale (Res) Attività in cui uno o pochi docenti si rivolgono a molti discenti (comunque inferiore a 200 partecipanti) e il livello di interattività è limitato alla possibilità di fare domande e partecipare alla discussione.

- Presenza in aula - Qualità percepita - Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider

1,0 credito per ogni ora di partecipazione effettiva. Da 1 a 20 partecipanti attribuire il premio del 25% dei crediti formativi previsti Da 21 a 50 partecipanti attribuire il premio del 25% decrescente Da 51 a 100 partecipanti nessun premio Da 101 a 150 partecipanti attribuire la riduzione del 25% ora/credito (1 ora, 0.75 c.f.) Da 151 a 200 partecipanti attribuire la riduzione del 50% ora/credito (1 ora, 0.50 c.f.)

2. Convegni congressi simposi e conferenze (oltre 200 partecipanti) Attività con limitato valore formativo, da cui potrà essere acquisito un limitato numero di crediti in base alla documentazione di registrazione ed alla dichiarazione di partecipazione sottoscritta dall’utente. Per queste attività possono essere utilizzate anche forme di trasmissione a distanza usufruite in simultanea. Se registrate su materiale durevole e quindi ripetibili nel tempo, costituiscono non più attività residenziale ma FAD. In tal caso occorre la valutazione di apprendimento documentata

- Presenza documentata ad almeno l’80% della durata della manifestazione - Qualità percepita - Dichiarazione scritta del professionista di aver seguito le attività del congresso o convegno

0,20 crediti per ora per un massimo complessivo di 5 crediti (indipendentemente dalla durata totale del congresso)

Workshop, seminari, corsi teorici con meno di 100 partecipanti che si svolgono all’interno di congressi e convegni più ampi

- Presenza in aula - Qualità percepita - Valutazione dell’apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider

1,0 credito per ogni ora di partecipazione effettiva entro e non oltre i 100 partecipanti. I crediti formativi acquisiti per la partecipazione ai workshop, seminari, corsi teorici, ecc., escludono la possibilità di sommare i crediti formativi previsti con quelli del convegno, congresso, simposio, conferenza di riferimento in base alla semplice registrazione e dichiarazione di partecipazione (c.f. da 0,20 a 5)

- Presenza in aula - Qualità percepita - Valutazione dell’apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider

1.5 crediti per ogni ora di partecipazione effettiva

0,5 crediti per ora se si effettua la valutazione di apprendimento (facoltativa)

3. Formazione residenziale interattiva (Res) Attività in cui i partecipanti svolgono un ruolo attivo e il livello di interazione tra loro e con i docenti è ampio. Si realizzano in genere attraverso lavori di gruppo, esercitazioni, role playing, simulazioni, ecc. Si svolgono in sedi appropriate per la didattica, eventualmente attrezzate ad hoc. Possono essere utilizzate anche forme di trasmissione a distanza purchésia garantita un’idonea interazione col docente/tutor. Per garantire un’adeguata partecipazione è necessario che il numero dei discenti sia limitato (massimo 25 partecipanti per tutor/docente)

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VERIFICA DI PRESENZA E APPRENDIMENTO

Come avevamo già avuto modo di osservare, vengono incentivati e “premiati” con un maggiore riconoscimento in crediti i format che favoriscono l’interazione tra docenti e discenti, insieme ai gruppi di lavoro contenuti. Per i convegni sopra i 200 partecipanti non viene reputata necessaria la verifica dell’apprendimento, sostituita dall’autocertificazione del partecipante, ed è sufficiente la presenza all’80% della manifestazione; per tutti gli altri eventi è richiesta la verifica puntuale di entrambi gli aspetti. La presenza è certificata tramite il classico foglio firme, o attraverso sistemi tecnologici quali check-in presso una segreteria informatizzata, badge elettronico, lettore di codici a barre e simili. Il test di valutazione dell’apprendimento può avvenire con diversi strumenti, a discrezione del provider: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, esame pratico, produzione di un documento, realizzazione di un progetto. Nel caso di un questionario, devono essere previste almeno 3 domande per ogni credito erogato, mentre le domande a risposta multipla devono prevedere obbligatoriamente 4 alternative di cui una sola corretta. Quest’ultima è la modalità adottata nella stragrande maggioranza dei casi, ma per l’appunto non è l’unica possibile. La soglia minima di risposte esatte da fornire è fissata al 75% delle domande totali. Se le risposte corrette sono meno del 75%, o se non è certificata la presenza del discente al corso, il provider non può in alcun modo attribuire i crediti. La Commissione Nazionale per la Formazione Continua, nel corso della riunione del 21 gennaio 2015, ha stabilito che la somministrazione dei questionari può avvenire, sotto la responsabilità del provider e del suo comitato scientifico, non solo ed esclusivamente al termine dell’evento ma anche secondo altre modalità. Ad esempio, se il corso si sviluppa in più moduli e con modalità miste, è possibile far compilare questionari separati al termine di ogni singolo modulo. Si possono anche distribuire questionari all’inizio dell’evento, per fornire al partecipante un’autovalutazione comparativa tra le sue conoscenze preliminari e quelle acquisite al termine del corso stesso, ma quello che fa fede per l’assegnazione dei crediti è ovviamente quello finale. È inoltre consentito somministrare il questionario di verifica online anche al termine di eventi residenziali, con l’obbligo di compilarlo entro tre gironi dalla conclusione del corso e con un solo tentativo a disposizione.

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Gli organi di governo dell’Ecm  Quali sono le realtà istituzionali che coordinano la formazione sanitaria?  Come funzionano i controlli di qualità e le ispezioni?  Chi sono i membri della nuova Commissione Ecm?

ata la vastità delle professioni coinvolte, l’ampiezza delle tematiche e la complessità del settore, il sistema Ecm necessità di una governance molto articolata, a cui partecipano sia il Ministero della Salute con i suoi organi, sia le Regioni, sia le Federazioni nazionali degli Ordini e dei Collegi delle varie professioni coinvolte nel sistema dei crediti. Presentiamo qui di seguito i principali organi di governo dell’Ecm, con l’elenco dei loro componenti, laddove disponibile, e una sintetica descrizione delle loro funzioni.

L’AGENAS E LA COMMISSIONE NAZIONALE ECM

L’Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali (Agenas) è un Ente pubblico non economico di rilievo nazionale, istituito nel 1993, che svolge funzioni di supporto al Ministero della Salute e alle Regioni per le strategie di sviluppo e innovazione del Servizio sanitario nazionale. I suoi compiti sono in particolare le attività di monitoraggio, valutazione, formazione e ricerca orientate allo sviluppo del sistema salute. Dal 2008, inoltre, le compete la gestione amministrativa del programma Ecm, secondo quanto previsto dall’Accordo StatoRegioni, che individua nell’Agenas la casa comune a livello nazionale per il coordinamento della formazione obbligatoria in sanità. La Commissione Nazionale per la Formazione Continua, o Com-

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missione Ecm, è un organo dell’Agenas, istituito appositamente per il coordinamento delle relative attività. Rimane in carica per tre anni, ed è presieduta dal Ministro della Salute. La Commissione è supportata da una serie di comitati e organismi di controllo:  Il Comitato di garanzia, che ha funzioni di controllo sull’indipendenza della formazione dalle eventuali ingerenze commerciali degli sponsor  L’Osservatorio nazionale sulla qualità della formazione, composto da esperti di educazione scientifica, che hanno il compito di vigilare sulla qualità di corsi e programmi  Il Comitato Tecnico delle Regioni, che assicura la partecipazioni di tutti gli Enti territoriali italiani  Il CoGeAPS, Consorzio Gestione Anagrafica Professioni Sanitarie, che riunisce le federazioni nazionali degli Ordini e dei Collegi e le Associazioni dei professionisti coinvolti nell’Ecm, e che gestisce il sistema dei crediti  La Consulta Nazionale della formazione permanente, un organo tecnico di consulenza composto da rappresentanti di società scientifiche, sigle sindacali, associazioni di categoria. Di fatto, quindi, i soggetti istituzionali a cui compete il governo dell’Ecm sono il Ministero, la Commissione Ecm e gli Enti locali (Regioni e Province autonome): a questi ultimi è affidato il compito di promuovere sul proprio territorio il sistema per la formazione continua, mediante appropriate forme di partecipazione degli Ordini e dei Collegi professionali (per esempio attraverso le consulte regionali per la formazione continua). In particolare, le Regioni:  provvedono alla programmazione e all’organizzazione dei programmi regionali per la formazione continua  concorrono all’individuazione degli obiettivi formativi d’interesse nazionale  elaborano gli obiettivi formativi di specifico interesse regionale  accreditano i progetti di formazione di rilievo regionale  predispongono una relazione annuale sulle attività formative svolte, al fine di garantire il monitoraggio dello stato d’attuazione dei programmi regionali di formazione continua. Ciò fa sì, per esempio, che i crediti formativi attestati ai professionisti della sanità da un provider accreditato a livello nazionale o regionale, abbiano sempre e comunque valore nazionale.

LA NUOVA COMMISSIONE ECM 2015-2018

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua è ufficialmente rientrata in carica con un nuovo organico negli ultimi mesi del 2015 (D.M. 7 agosto 2015, D.M. 29 ottobre 2015 e D.M. 16 novembre 2015).

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Presieduta di diritto dal Ministro della Salute, ha due vicepresidenti che sono rispettivamente il Coordinatore della commissione salute e il Presidente della Federazione Nazionale degli ordini dei medici chirurghi e degli odontoiatri. Ne fanno parte di diritto anche il Direttore generale dell’Agenas e il Direttore generale delle Risorse umane del Ministero della Salute, oltre al segretario. L’elenco dei membri della Commissione che resterà quindi in carica fino al 2018, reperibile anche sul sito Agenas, è il seguente.  Dott. Antonio Novelli (Ministero della Salute)  Dott. Furio Colivicchi (Ministero della Salute)  Dott.ssa Alba Sciascera (Ministero della Salute)  Prof. Francesco Lippi (Ministero della Salute)  Dott. Francesco Procaccio (Ministero della Salute)  Prof. Andrea Lenzi (Ministero della Salute su proposta del Ministro dell’Istruzione, dell’università e della ricerca)  Prof. Giorgio Sesti (Ministero della Salute su proposta del Ministro dell’Istruzione, dell’università e della ricerca)  Dott. Luigi Califano (Conferenza Stato-Regioni)  Dott.ssa Veneranda Guida (Conferenza Stato-Regioni)  Dott.ssa Roberta Brenna (Conferenza Stato-Regioni)  Dott.ssa Marinella D’Innocenzo (Conferenza Stato-Regioni)  Dott. Felice Ungaro (Conferenza Stato-Regioni)  Dott. Giuseppe Noto (Conferenza Stato-Regioni)  Dott. Silvia Falsini (Conferenza Stato-Regioni)  Dott. Claudio Costa (Conferenza Stato-Regioni)  Dott. Luigi Conte (FNOMCeO)  Dott. Roberto Stella (FNOMCeO)  Dott. Stefano Almini (Commissione Nazionale Albo Odontoiatri)  Dott. Felice Ribaldone (Federazione Nazionale degli Ordini dei Farmacisti)  Dott. Gaetano Penocchio (Federazione Nazionale degli Ordini dei Veterinari)  Prof. Armando Zingales (Federazione Nazionale degli Ordini dei Chimici)  Dott. Roberto Calvani (Federazione Nazionale degli Ordini degli Psicologi)  Dott. Ermanno Calcatelli (Federazione Nazionale degli Ordini dei Biologi)  Dott. Palmiro Riganelli (Federazione Nazionale dei Collegi degli Infermieri Professionali)  Dott. Enrico Frisone (Federazione Nazionale dei Collegi degli Infermieri Professionali)  Dott.ssa Maria Pompea Schiavelli (Federazione Nazionale dei Collegi delle Ostetriche)  Dott. Tiziano Tedeschi (Federazione Nazionale Collegi Professionali Tecnici Sanitari di Radiologia Medica)  Dott.ssa Anna Giulia De Cagno (Associazioni delle Professioni dell’area della Riabilitazione)  Dott. Gianluca Signoretti (Associazioni delle Professioni dell’area TecnicoSanitaria)  Dott. Alessandro Macedonio (Associazioni delle Professioni dell’area della Prevenzione)  Dott. Marco Maccari (Segretario e responsabile del supporto amministrativo e gestionale).

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CONTROLLI E ISPEZIONI

Tra gli organi della Commissione, ve ne sono due che hanno il compito di vigilare sulla qualità e trasparenza degli eventi formativi: i già menzionati Comitato di garanzia e Osservatorio nazionale. Tramite essi la Commissione può infatti disporre dei controlli in sede di evento, per riscontrarne la conformità con quanto dichiarato all’atto della registrazione sul sito Agenas. Le verifiche ispettive dei due diversi controllori, Comitato e Osservatorio, si svolgono in maniera diversa e interessano ambiti differenti. L’Osservatorio nazionale valuta gli aspetti logistici, organizzativi e didattici dell’evento. Le verifiche non sono quasi mai a sorpresa, ma perlopiù concordate con i provider. Vengono inviati almeno due auditor, che raggiungono la sede dell’evento prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata, o per un’intera giornata nel caso l’evento duri più giorni. Il loro compito è quello di verificare che l’attività della segreteria organizzativa (fogli firme, gestione delle anagrafiche, questionari di valutazione, contratti di sponsorizzazione) e i contenuti tecnico-scientifici del programma siano conformi alla normativa e a quanto dichiarato nella procedura online. Hanno il compito di verificare anche le eventuali ingerenze commerciali a livello dei contenuti. Sul sito dell’Agenas sono presenti le check-list adoperate dagli auditor per la valutazione degli standard di qualità, sia nel caso di un’ispezione concordata sia di controllo senza preavviso: si tratta di una tabella con diverse righe, ciascuna delle quali corrispondente a un elemento verificabile presso la sede del provider o per l’appunto attraverso l’ispezione dell’evento. Ne riproduciamo qui di seguito alcune voci, per dare un’idea del tipo di controlli effettuati, e rimandiamo ai documenti originali per una consultazione più esaustiva:  Nel corso residenziale è presente un tutor d’aula con funzioni di facilitazione dell’apprendimento dei partecipanti  La sede di svolgimento e le attrezzature utilizzate sono adeguate rispetto alle tecniche didattiche utilizzate ed al numero dei partecipanti  È presente un sistema per la valutazione della qualità della docenza dal punto di vista dei partecipanti  I docenti/relatori (titolari o sostituti) sono quelli indicati  La durata delle sessioni didattiche è pari a quanto previsto nel programma dell’evento  Le presenze sono rilevate con il metodo previsto nella programmazione

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 La valutazione di apprendimento avviene con la metodologia indicata nel programma  L’evento inizia entro 15 minuti dall’orario previsto  Nel materiale didattico, incluse le slide delle presentazioni, non è indicato alcun riferimento a sponsor e/o nomi commerciali di farmaci, strumenti o presidi sanitari  L’evento si conclude nell’orario previsto o con un anticipo massimo di 30 minuti. Il Comitato di garanzia opera invece tramite verifiche presso la sede del provider o durante l’evento, con controlli a sorpresa: il suo compito è quello di valutare la presenza di eventuali conflitti di interesse e prevenire l’ingerenza degli sponsor, accertandosi ad esempio che gli spazi preposti alla promozione, i curricula vitae dei relatori e del responsabile scientifico, le loro dichiarazioni di conflitto di interesse, i contratti di sponsorizzazione e tutti gli altri documenti allegati alla richiesta di accreditamento siano conformi alla normativa e rispettino i criteri previsti. Anche per questo tipo di controlli si può fare riferimento alla griglia di valutazione presente sul sito Agenas.

IL RUOLO DEL COGEAPS

Secondo quanto stabilito dall’Accordo Stato-Regioni, il CoGeAPS è l’organismo nazionale deputato alla gestione delle anagrafiche nazionali e territoriali, e dei crediti Ecm attribuiti ai professionisti che fanno capo agli Ordini, ai Collegi e alle rispettive Federazioni nazionali e Associazioni professionali, che hanno il compito di:  certificare i crediti Ecm acquisiti dai loro iscritti  formulare obiettivi formativi nazionali/regionali e specifici per ogni categoria sanitaria  agire da referenti istituzionali per valutare la qualità degli eventi formativi  agire da provider per la formazione su temi specifici. Il CoGeAPS gestisce quindi l’anagrafe centralizzata dell’Ecm che, integrata con le anagrafiche dei singoli ordini professionali, fornisce una visione unica e globale della formazione continua in sanità. Il relativo portale internet fa così da punto di riferimento per tutti i professionisti, che possono verificare tramite l’anagrafe centralizzata il loro saldo di crediti Ecm, accedendo alla funzione “myEcm” sul sito Agenas.

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GLI ATTUALI COMPONENTI DEL COGEAPS

Il Consorzio riunisce tutte le federazioni nazionali degli Ordini e dei Collegi e le varie associazioni dei professionisti coinvolti nel progetto di Educazione continua in medicina. Attualmente le sigle che ne fanno parte sono circa trenta. Denominazione

Sigla

Professioni

Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi ed Odontoiatri

F.N.O.M.C.eO.

Medico Chirurgo Odontoiatra

Federazione Nazionale Collegi Provinciali Infermieri Professionali, Assistenti Sanitari, Vigilatrici D’infanzia

IP.AS.VI.

Infermiere Infermiere Pediatrico Assistente Sanitario

Federazione Nazionale Ordini Veterinari Italiani F.N.O.V.I.

Veterinario

Federazione Nazionale Collegi Ostetriche

Ostetrica

F.N.C.O.

Federazione Nazionale Ordini Farmacisti Italiani F.O.F.I.

Farmacista

Consiglio Nazionale Chimici

C.N.C.

Chimico

Consiglio Nazionale Ordine Psicologi

C.N.O.P.

Psicologo

Ordine Nazionale dei Biologi

O.N.B.

Biologo

Federazione Nazionale Collegi Tecnici Sanitari di Radiologia Medica

F.T.S.R.M.

Tecnico Sanitario di Radiologia Medica

Federazione Logopedisti Italiani

F.L.I.

Logopedista

Associazione Tecnici della Riabilitazione Psichiatrica e Psicosociale

A.T.R.P.P.

Tecnico della Riabilitazione Psichiatrica e psicosociale

Associazione Italiana Terapisti Occupazionali

A.I.T.O.

Terapista Occupazionale

Associazione Italiana Podologi

A.I.P.

Podologo

Associazione Italiana Fisioterapisti Italiani

A.I.F.I.

Fisioterapista

Associazione Nazionale Unitaria terapisti della neuro e psicomotricità dell’età evolutiva e Psicomotricisti Italiani

A.N.U.P.I.

Terapista della Neuro Psicomotricità dell’Età Evolutiva

Associazione Italiana Ortottisti Assistenti in Oftalmologia

A.I.Or.A.O.

Ortottista/ Assistente in Oftalmologia

Associazione Nazionale Educatori Professionali

A.N.E.P.

Educatore Professionale

Associazione Italiana Terapisti Neuropsicomotricità dell’Età Evolutiva

A.I.T.N.E.

Terapista della Neuro Psicomotricità dell’Età Evolutiva

Associazione Mercurio Podologi Internazionale

A.M.P.I.

Podologo

Associazione Igienisti Dentali Italiani

A.I.D.I.

Igienista dentale

Associazione Italiana Tecnici Audiometristi

A.I.T.A.

Tecnico Audiometrista

Associazione Nazionale Tecnici Sanitari di Laboratorio Biomedico

A.N.T.E.L.

Tecnico Sanitario di Laboratorio Biomedico

Associazione Italiana Tecnici di Neurofisiopatologia

A.I.T.N.

Tecnico di Neurofisiopatologia

Associazione Nazionale Audioprotesisti Professionali

A.N.A.P.

Tecnico Audioprotesista

Associazione Nazionale Dietisti

A.N.D.I.D.

Dietista

Associazione Nazionale Perfusionisti in Cardiochirurgia

A.N.Pe.C.

Tecnico della Fisiopatologia Cardiocircolatoria e Perfusione Cardiovascolare

Associazione Albo Nazionale Tecnici Ortopedici A.N.T.O.I. Italiani

Tecnico Ortopedico

Unione Nazionale Igienisti Dentali

U.N.I.D.

Igienista Dentale

Unione Nazionale Personale Ispettivo Sanitario d’Italia

U.N.P.I.S.I.

Ispettore Sanitario

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Tipologia

Federazioni nazionali

Area Riabilitazione

Area Tecnica

Area Prevenzione

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REGOLE DIVERSE DA REGIONE A REGIONE

I diversi Accordi Stato-Regioni hanno sancito che l’Ecm è un «sistema integrato e solidale tra il livello regionale e il livello nazionale. Il livello nazionale è espresso dalla Commissione nazionale Ecm che ha funzioni d’indirizzo e coordinamento, mentre a livello regionale il Comitato Tecnico delle Regioni, che rappresenta le Regioni e le Province autonome, fornisce supporto ed esprime parere sulle determinazioni di carattere programmatorio, normativo e prescrittivo della Commissione». Ogni singola Regione (o Provincia autonoma, nel caso di Trento e Bolzano) è infatti competente e per molti versi autonoma nella gestione della politica sanitaria, Ecm inclusa. Sono così possibili divergenze tra le regole nazionali e quelle regionali, dato che le Regioni possono decidere di individuare alcuni standard o regole specifiche in ambito formativo. Ad esempio, una recente Determina della Commissione Ecm (del 10 ottobre 2014) ha stabilito, all’art. 6, che “È consentito a tutti i professionisti sanitari di assolvere l’intero debito formativo, previsto dall’art. 1 della presente determina, anche mediante formazione a distanza”. Si tratta di un’importante novità, che di fatto autorizza ogni operatore sanitario ad acquisire il 100% dei suoi crediti previsti per il triennio 2014-2016 tramite Fad. Tuttavia in alcune Regioni, ad esempio in Lombardia, un decreto del 31 dicembre 2014 ha stabilito per la Fad un tetto massimo del 50%, per un massimo di 25 crediti all’anno: questo perché le Regioni possono, per l’appunto, individuare dei criteri diversi ed eventualmente più restrittivi di quanto previsto a livello nazionale dalla Commissione.

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La procedura per accreditare un evento Ecm  Quali informazioni sono necessarie per registrare un evento sul portale Ecm?  Quali sono le tipologie formative previste?  Cosa si intende per firma digitale e tracciamento Xml?

L’

atto di nascita di un evento Ecm è rappresentato dalla sua registrazione sulla piattaforma dell’Agenas, raggiungibile all’indirizzo http://ape. agenas.it. Tramite questa applicazione è possibile completare tutte le pratiche necessarie per richiedere l’accreditamento di un evento Ecm, gestire gli eventi già inseriti, effettuare il pagamento dei contributi alle spese e inserire i report obbligatori di fine evento. Il sistema consente di inserire tre tipologie di eventi: Fad (formazione a distanza), Fsc (formazione sul campo), Res (eventi residenziali). Esiste poi una quarta tipologia, quella degli eventi misti o blended, che combina almeno due dei tre format precedenti. A seconda della tipologia prescelta, la piattaforma richiede di compilare uno specifico set di campi obbligatori, che vanno a costituire la “carta di identità” dell’evento. Alcune di queste informazioni sono più generiche, altre più precise; è inoltre richiesto l’upload di alcuni documenti, come il programma dell’evento e i curricula vitae dei docenti, che sarà necessario essersi procurati per tempo. Procediamo quindi a passare in rassegna le voci principali della procedura di registrazione: conoscerle in anticipo può essere di aiuto nel farsi un’idea chiara di tutti gli elementi richiesti per considerare un evento definitivo e quindi pronto per l’immatricolazione nel sistema. Per una visione d’insieme e un’analisi dettagliata della procedura passo dopo passo è consigliabile comunque consultare direttamente la manualistica e le linee guida periodicamente aggiornate e pubblicate direttamente sul sito dell’Agenas.

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INFORMAZIONI DI BASE

Per ogni evento, a prescindere dalla sua tipologia, è necessario indicare:  Titolo del programma.  Periodo di svolgimento. La data di inizio dell’evento non potrà essere antecedente a 30 giorni rispetto alla data di inserimento.  Durata effettiva (ore) dell’attività formativa.  Obiettivo dell’evento, con riferimento agli obiettivi formativi di rilievo nazionale (tecnico-professionali, di processo e di sistema), la cui lista è consultabile sul sito Agenas nella sezione “moduli e documenti”.  Una breve descrizione delle suddette competenze tecnico-professionali, di processo e di sistema che verranno acquisite dai partecipanti.  Programma dell’attività formativa: occorre caricare un documento in formato pdf firmato digitalmente (vedi box a pagina seguente). Si tratta quindi di un file avente estensione “.p7m” (per cui si presenterà nella forma “nomefile. pdf.p7m”) comprendente sia il programma dell’evento sia un breve curriculum vitae di ciascun docente, relatore o tutor. Le dimensioni del file non dovranno superare i 4 Mb. È comunque possibile sostituire in un secondo momento il file in caso di variazioni.  Dati di ogni docente, formatore, relatore o tutor che prenderà parte all’evento, indicando per ciascuno nominativo, codice fiscale e ruolo.  Numero di crediti formativi assegnati dall’evento.  Numero massimo di partecipanti previsti.  Dati sulla segreteria organizzativa (regione, provincia, comune, indirizzo e sito internet).  Responsabile della segreteria organizzativa (nominativo, codice fiscale, telefono fisso, telefono cellulare e indirizzo email).  Responsabile scientifico (nominativo, codice fiscale e qualifica), fino a un massimo di 3 persone. Di ciascuno va inoltre caricato il curriculum vitae con la firma autografa dell’interessato, e la firma digitale del legale rappresentante o suo delegato.  Modalità utilizzata per la verifica dell’apprendimento da parte dei partecipanti: è possibile spuntare uno o più metodi all’interno del relativo elenco.  Alla domanda “Esiste una procedura di verifica della qualità percepita?” è obbligatorio dare una risposta affermativa, o il sistema non permetterà di proseguire. Con questa operazione si dichiara che, in accordo alla normativa, verrà sottoposto un questionario di gradimento e verifica finale ai partecipanti sulla qualità dell’evento, la sua appropriatezza e le eventuali segnalazioni.  Quota di partecipazione pagata dai partecipanti.  Sponsor: vanno indicate le sponsorizzazioni e le altre eventuali forme di fi-

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

 



nanziamento. Se si indica “no” in entrambi i campi, è comunque necessario inserire un documento di autocertificazione in cui si dichiara l’assenza di finanziamenti. L’autocertificazione deve essere un documento pdf firmato in maniera autografa e digitale dal legale rappresentante o suo delegato. In caso affermativo, i contratti di sponsorizzazione devono essere caricati in un unico pdf, firmato digitalmente dal legale rappresentante. Se sono presenti altre forme di finanziamento, nel medesimo elenco dei contratti vanno inseriti anche i relativi accordi. Anche in questo caso le dimensioni del file non devono superare i 4 Mb. Successivamente, è necessario inserire la ragione sociale di ogni sponsor. Professioni a cui si rivolge l’evento, scegliendo tra “generale” se si tratta di un evento rivolto a tutte le professioni sanitarie, o “settoriale” se si vuole indicare nel dettaglio le singole specialità coinvolte. Dichiarazione di conflitto d’interessi: vanno caricate le autocertificazioni sugli eventuali conflitti di interesse di relatori, docenti, formatori e tutor. Dichiarazione di possesso del consenso scritto: bisogna dichiarare di essere in possesso del consenso scritto al trattamento dei dati personali dei soggetti inseriti durante la registrazione (ad esempio i docenti e i responsabili scientifici), ai sensi del D.lgs. n. 196/2003. Partner: indicare se l’evento si avvale di partner, indicandone nel caso la ragione sociale. Anche qui andrà allegato un pdf unico contenente tutti gli accordi di partnership sottoscritti.

INFORMAZIONI SPECIFICHE PER EVENTI FAD

Per gli eventi formativi a distanza valgono alcune precisazioni, legate alle diverse possibilità con cui tali eventi sono progettati ed erogati. La formazione a distanza può infatti consistere in un corso web-based, e quindi fruito dai partecipanti in modalità e-learning, attraverso un’apposita piattaforma, ma può essere anche legato ad altri supporti o canali (a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo: per corrispondenza, tramite libri e dispense, audiolibri, cd, podcast, teleconferenze, ecc.) che permettono di superare la distanza fisica tra discenti e docenti. Di conseguenza, in sede di registrazione di un evento Fad è necessario specificare:

Cos’è un file .p7m? L’estensione “.p7m” indica un file firmato digitalmente, attraverso un apposito software che può essere scaricato gratuitamente sul proprio Pc. L’apposizione di una firma digitale di fatto serve a certificare che quel file è stato creato da un determinato autore: si tratta di una procedura che talvolta viene richiesta dalla pubblica amministrazione. Nell’ordinamento giuridico italiano alla firma digitale si attribuisce efficacia probatoria, per cui è assolutamente equiparabile alla firma autografa. Uno tra i programmi più utilizzato per generare e leggere file .p7m è Dike, totalmente gratuito e scaricabile online, associato talvolta a degli specifici lettori di smart-card per la firma digitale.

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 Tipologia del prodotto Fad.  Dotazione hardware e software eventualmente necessaria all’utente per svolgere l’evento: occorre caricare un pdf che descriva in forma esaustiva i prodotti necessari per fruire della formazione.  Tipo di materiale durevole rilasciato ai partecipanti (dispense, cd, ecc.)  Numero di partecipanti: nel caso degli eventi Fad si tratta di un valore puramente indicativo e non vincolante come invece accade per gli eventi Res e Fsc.  Accesso piattaforma Fad: indicare l’accesso alla piattaforma utilizzata per i corsi in e-learning, specificando un user ID e una password valide, insieme all’indirizzo web per il login.

INFORMAZIONI SPECIFICHE PER FSC E RES

Rispetto agli eventi Fad, ovviamente, le altre tipologie richiedono di specificare anche la sede dell’evento, completa di indirizzo. Altre informazioni peculiari da fornire riguardano:  Setting di apprendimento: specificare il contesto dell’attività dal punto di vista operativo (ospedaliero, territoriale, ecc.), extra operativo (gruppi di lavoro o di studio, gruppi di ricerca, ecc.) e se si tratterà di attività individuali o collettive, incentrate sull’osservazione o sull’esecuzione, ecc.  Eventuale integrazione con altre metodologie: se l’evento integra più tipologie formative, sarà necessario indicarne il tipo. Ad esempio, un evento Fsc potrebbe prevedere un modulo Res o Fad.  Rapporto numerico tra tutor e discenti (es. 1 a 10).  Numero dei partecipanti: in questo caso, a differenza di quanto accade con la Fad, è un massimale vincolante.  Verifica presenza in aula: indicare la tipologia di sistema utilizzata.  Sistema utilizzato per la valutazione dei partecipanti. Vanno inoltre forniti i seguenti ragguagli:  Indicare se si tratta o se sono previsti workshop, seminari o altri corsi teorici con meno di 100 partecipanti.  Indicare se il modulo prevede modalità di formazione residenziale interattiva, e per quante ore.  Selezionare le metodologie formative che verranno utilizzate all’interno dell’evento.  Provenienza dei partecipanti: indicare se ci si aspetta una partecipazione a livello locale, regionale, nazionale o internazionale. Il sistema dell’Agenas permette inoltre l’inserimento di eventi blended, che utilizzano contemporaneamente più di una tipologia formativa. Le componenti del sistema che gestiscono gli eventi blended utilizzano un’interfaccia aggiornata, che sarà progressivamente estesa a tutto il sistema. I passi della procedura sono

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comunque analoghi a quelli già visti per gli eventi Fad, Res e Fsc. Per inserire un evento blended, è necessario innanzitutto selezionare almeno due tipologie formative nella schermata di scelta della tipologia degli eventi definitivi che saranno coinvolti nell’evento.

LA TRASMISSIONE DATI AL COGEAPS

Al termine di ogni evento, ed entro 90 giorni, il provider deve trasmettere all’Ente accreditante (Commissione Nazionale o Ente regionale/Provincia autonoma) e al CoGeAPS un report dei crediti attribuiti ai singoli partecipanti, mediante l’uso di una traccia elettronica comune, comprensiva di tutti i dati ritenuti idonei alla certificazione dei crediti. Lo standard individuato per la creazione di questo report è l’Xml, un linguaggio di marcatura testuale comunemente utilizzato per scambiare grandi quantità di dati complessi. Il report consuntivo di fine evento comprende informazioni dettagliate sul provider stesso e sull’evento (titolo, edizione, tipologia, contenuti formativi, docenti e relatori, professioni coinvolte, crediti assegnati, numero partecipanti, quote di iscrizione versate, sponsorizzazioni, eccetera). Il file contiene inoltre i dati relativi ai singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, specifica se libero professionista, dipendente o convenzionato. Viene indicato se si tratta di un partecipante reclutato direttamente, e se sì da quale sponsor, e il numero di crediti Ecm che L’Xml, acronimo di eXtensible Markup Language, è un gli sono stati assegnati. metalinguaggio di marcatura testuale, utilizzato per deIn questo modo si chiude il cerchio finire senso e tipologia degli elementi contenuti in un doiniziato con l’inserimento dati sul sito cumento attraverso dei tag. A puro titolo di esempio, nel Agenas: è pertanto necessario che il caso di una serie di dati anagrafici su partecipante ed tracciato Xml contenga dati coerenevento, l’Xml permette ai computer di identificare ogni ti con quanto dichiarato in principio singolo elemento: (ad esempio su <partecipante> numero parte<nome>Aristide</nome> cipanti, crediti <cognome>Bianchi</cognome> previsti, dura<città>Milano</città> ta dell’evento, <professione>pediatra</professione> sponsor presen</partecipante> ti, eccetera). Il <evento> provider è in <titolo>Congresso XY</titolo> ogni caso tenu<data_giorno>29</data_giorno> to ad archiviare <data_mese>febbraio</data_mese> e conservare <data_anno>2016</data_anno> per cinque anni <luogo>Firenze</luogo> copia di tutte <crediti>3</crediti> le documentazioni relative all’asse</evento> gnazione dei crediti, inclusa la copia degli inviti nominativi da parte degli In questo modo il database “riconosce” la tipologia di sponsor, con l’impegno di renderli diogni singola voce, e permette una migliore archiviaziosponibili, a richiesta, per la CNFC e il ne, gestione e verifica dei dati trasmessi. Comitato di garanzia.

Cos’è un tracciato Xml?

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Ecm: la normativa sulle sponsorizzazioni  Quali clausole deve contenere un contratto di sponsorizzazione?  Quali sono gli obblighi per aziende e provider?  Cosa rischiano i provider inadempienti?

ome abbiamo già accennato in più punti della presente Guida, le sponsorizzazioni costituiscono un elemento tanto fondamentale per la realizzazione di eventi e congressi medico-scientifici - rappresentandone la principale voce di fundraising - quanto controverso e delicato, per la possibilità che gli sponsor, essendo portatori di interessi commerciali inevitabilmente legati ai temi del convegno (e anzi necessariamente legati a questi, in virtù del principio di attinenza che deve regolare il sostegno delle aziende farmaceutiche a tali manifestazioni) finiscano con l’influenzare più o meno direttamente i contenuti della formazione o l’orientamento dei professionisti sanitari (medici, specialisti, decision maker aziendali, ecc.) nei confronti dei loro prodotti. La Commissione Ecm presta molta attenzione a questo aspetto: non a caso, la sua Determina dell’8 ottobre 2010 a firma dell’allora Ministro della Salute Fazio individua proprio le sponsorizzazioni come uno degli ambiti più sensibili della normativa sull’educazione continua, e colloca tra le violazioni molto gravi, in grado cioè di portare alla sospensione dell’accreditamento del provider Ecm, o alla sua revoca in caso di recidiva, proprio quelle relative a pubblicità, sponsorizzazioni e conflitto d’interessi. Il provider è infatti, giova ripeterlo, il soggetto chiamato a farsi da garante della qualità, dell’indipendenza scientifica e della trasparenza deontologica degli eventi da lui organizzati e/o accreditati.

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GLI OBBLIGHI DEL PROVIDER

L’Agenas ha messo a disposizione sul suo sito un modello di contratto di sponsorizzazione tra provider e azienda, che è di fatto lo standard utilizzato nella maggior parte dei casi. Ne riportiamo qui di seguito alcuni stralci, tratti dalla sezione “obblighi del provider”, proprio per mettere in luce l’insistenza con cui il testo del contratto richiama i principi di imparzialità e impermeabilità rispetto agli interessi commerciali dello sponsor. I grassetti nel testo sono di nostra introduzione. 2.1 Il Provider si impegna ad organizzare l’Evento, adottando le regole di correttezza e trasparenza, senza subire interferenze da parte dello Sponsor, ed a dichiarare di svolgere la propria attività in assenza di conflitto di interessi, tenuto conto di quanto stabilito dal “Regolamento”. Il reperimento di tutte le risorse e dei mezzi necessari a garantire il buon esito dello stesso è rimesso al Provider. Resta inteso che i fondi necessari allo svolgimento della manifestazione potranno essere recuperati dal Provider anche attraverso il ricorso ad altri Sponsor (il presente periodo non è necessario nel caso di monosponsorizzazione). 2.2 Il Provider è responsabile dell’organizzazione dell’Evento e del contenuto formativo, che determina unilateralmente, della qualità scientifica e didattica, così come dell’integrità etica di tutte le attività educative e formative che verranno svolte in occasione dell’Evento. Fin d’ora, il Provider indica come responsabile scientifico dell’Evento il Prof. ____________________ (di seguito “Responsabile Scientifico”), mentre, ai fini del presente Contratto, il referente dello Sponsor sarà __________________(di seguito “Referente”). 2.3 Il Provider dichiara che l’Evento è stato organizzato e sarà condotto dal Responsabile Scientifico in piena autonomia e senza alcuna influenza o interferenza. Interesse delle Parti è, infatti, quello che venga fornita ai discenti attività formativa condotta con professionalità e rigore scientifico e con la massima indipendenza, dal momento che le finalità dell’Evento sono e dovranno restare unicamente quelle di educazione e formazione. 2.4 Al fine di consentire una verifica sulla qualità ed obiettività scientifica dell’Evento, il Provider dichiara fin d’ora che sottoporrà a docenti e discenti uno specifico questionario in cui questi possano esprimere i propri commenti, indicando, fra l’altro, se hanno percepito un’influenza di conflitto d’interessi nel materiale distribuito o nella gestione stessa dell’Evento. Il Provider dichiara e garantisce che il Responsabile Scientifico ed il personale docente coinvolto nell’ideazione e realizzazione dell’Evento non trarranno alcun vantaggio dalla sponsorizzazione dell’Evento da parte dello Sponsor. 2.5 Il Provider si impegna a dichiarare in modo esplicito lo Sponsor commerciale in fase di inserimento dell’Evento nel piano formativo e sul materiale formativo dell’Evento, indicando, ove richiesto, il supporto offerto dallo Sponsor, nel pieno rispetto della Normativa Ecm.

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2.6 L’elenco e gli indirizzi dei partecipanti all’Evento verranno mantenuti riservati e non saranno trasmessi allo Sponsor o utilizzati a fini commerciali. Tuttavia sarà possibile comunicare allo Sponsor solo il numero complessivo dei discenti presenti all’Evento formativo. Nel caso di reclutamento diretto è possibile per il Provider dare un riscontro solamente sui nominativi segnalati dallo Sponsor. 2.7 In caso di reclutamento diretto dei partecipanti da parte dello Sponsor, consentito, in base alla Determina della Commissione Nazionale per la Formazione Continua del 18 Gennaio 2011, solo per la attività formativa residenziale, il Provider ha l’obbligo di: a) conservare tutte le autorizzazioni delle ASL/Enti di appartenenza dei partecipanti o in alternativa le autocertificazioni, ove siano state rilasciate le autorizzazioni; b) raccogliere la copia dell’invito dello Sponsor o la dichiarazione sottoscritta dell’operatore sanitario, attestante l’invito; c) dichiarare al Comitato Gestione Anagrafica Professioni Sanitarie (di seguito “Co.Ge.A.P.S.”), in fase di rendicontazione dell’Evento, il numero dei crediti attribuito all’Evento e lo Sponsor commerciale per ogni singolo partecipante. 2.8 Il Provider inoltre si obbliga a: a) provvedere al versamento del contributo Ecm alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua; b) inserire l’Evento nel calendario delle manifestazioni presenti sul proprio sito web o ad avvalersi di altri mezzi e strumenti che pubblicizzino la manifestazione; c) inviare il programma dell’Evento a tutti i propri soci; d) mettere a disposizione dello Sponsor uno spazio espositivo di _______________________ per l’esposizione ed illustrazione, da parte di personale qualificato e autorizzato dallo Sponsor, delle caratteristiche tecnico-scientifiche dei prodotti rientranti nel settore merceologico inerente l’Evento che si svolgerà nei giorni _________ (qui di seguito “Stand”). Il Provider si impegna altresì a permettere al personale autorizzato dallo Sponsor di accedere allo Stand anche al di fuori dell’orario di svolgimen-

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to dell’Evento per finalità pratico-organizzative; e) esporre il logo aziendale dello Sponsor, secondo la normativa Ecm e come più avanti specificato. Il Provider potrà avvalersi, nell’esecuzione delle attività di cui sopra, anche di altri soggetti Partner, ai quali potrà delegare in tutto o in parte l’effettuazione delle attività stesse, con il consenso dello Sponsor e concordando con quest’ultimo eventuali modifiche e/o integrazioni al presente contratto. 2.9 Il Provider si impegna a fornire allo Sponsor, almeno 70 giorni prima dell’inizio dell’Evento, il programma, la documentazione e tutte le informazioni necessarie per procedere alla richiesta di autorizzazione all’AIFA prevista dall’art. 124 del D.Lgs. 219/2006. In ogni caso il Programma definitivo dell’Evento deve essere trasmesso almeno 30 giorni prima della data di svolgimento dello stesso. 2.10 Il Provider si impegna a conservare una completa ed accurata documentazione relativa ai propri rapporti con lo Sponsor per un periodo di durata non inferiore a cinque anni. Come si vede, buona parte delle raccomandazioni poste nero su bianco riguardano proprio la tutela dell’indipendenza del responsabile scientifico e degli organizzatori, ivi inclusa la tracciabilità di ogni comunicazione ufficiale intercorsa tra gli sponsor e i partecipanti reclutati direttamente.

Ogni evento e unico...

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GLI OBBLIGHI DELL’AZIENDA SPONSOR

Anche l’azienda è però chiamata a sottoscrivere numerosi vincoli, che vediamo di seguito, prendendo nuovamente spunto dal modello contrattuale disponibile sul sito Agenas. 4.1 Al fine di prevenire l’insorgere di situazioni di conflitto di interessi, ed in ossequio alle “Determinazioni” approvate dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua in data 07.10.2010 in tema di violazioni del “Regolamento” e dell’ “Accordo Stato – Regioni” del 5.11.2009, le Parti convengono che: a) nessun compenso deve essere pagato dallo Sponsor direttamente al Responsabile Scientifico dell’Evento, a singoli docenti o agli altri soggetti coinvolti nell’attività sponsorizzata. Tali pagamenti/rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal Provider, sulla base del proprio regolamento interno formalmente approvato dalle Parti; b) il Provider si impegna ad acquisire le necessarie dichiarazioni relative ai rapporti pregressi del Responsabile Scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali, che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative; c) la progettazione e l’erogazione delle attività formative, nonché la produzione del materiale educativo, sono gestite unicamente dal Provider. Lo Sponsor non deve e non può in alcun modo influenzare la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell’attività educazionale che sponsorizza; d) lo Sponsor, nel corso di esecuzione del presente contratto, non può subordinare il pagamento del compenso ovvero l’erogazione del finanziamento concordato a direttive o consigli che riguardino i contenuti, il corpo docente o altre questioni relative al normale svolgimento dell’Evento formativo; e) il Provider può autorizzare lo Sponsor a diffondere informazioni relative all’attività Ecm presso la comunità dei professionisti della sanità. Tale eventuale informativa, tuttavia, dovrà essere concordata preventivamente con il Provider e deve evidenziare che l’attività Ecm è espletata dal Provider con il supporto economico non condizionante dello Sponsor; f) il Provider, fatta eccezione per le attività che prevedano il reclutamento diretto dei partecipanti da parte dello Sponsor (cfr. punto 2.7 del presente contratto), raccoglierà le richieste di adesione dei partecipanti all’Evento formativo senza interferenze da parte dello Sponsor, garantendo la riservatezza degli elenchi, dei nominativi e degli indirizzi dei partecipanti che non possono essere trasmessi allo Sponsor o utilizzati, comunque, a fini commerciali; g) nel caso di reclutamento diretto, il Provider riceverà dallo Sponsor le adesioni dei partecipanti, così come definito al punto 2.7 del presente contratto;

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h) il Provider, nel corso dell’Evento, inviterà i partecipanti a compilare uno specifico questionario in cui potranno indicare se hanno percepito influenza di interessi commerciali nel programma Ecm; i) nessun materiale promozionale sarà mostrato o distribuito nella stessa sala ove si svolge l’attività formativa. Lo Sponsor, pertanto, in occasione dell’Evento avrà i propri spazi espositivi in locali separati da quelli delle aule dedicate alla formazione, concordati con il Provider; j) il materiale cartaceo, nelle pagine dedicate alle attività Ecm, nelle pagine adiacenti o all’interno di strumenti correlati (ad esempio, pagine dedicate alla valutazione dell’apprendimento) non recherà alcuna forma di pubblicità o riferimento allo Sponsor; k) è consentito indicare lo Sponsor all’ultima pagina di depliants, programmi di attività Ecm e materiale informativo, nonché prima dell’inizio e dopo il termine dell’Evento. In nessun caso potrà essere fatto riferimento al nome commerciale dei prodotti di interesse sanitario nel corso dell’Evento e negli spazi dedicati alla formazione. Anche qui l’insistenza sui possibili conflitti d’interesse è massima, e arriva a regolamentare non solo i materiali scritti o stampati e gli spazi fisici a disposizione dello sponsor per l’attività informativa e promozionale, ma addirittura vieta il riferimento orale al nome commerciale di qualunque prodotto farmaceutico e sanitario, anche solo a titolo di esempio.

GLI ERRORI DA EVITARE

Tornando all testo della Determina della CNFC dell’8 ottobre 2010, vediamo quindi in estrema sintesi quali sono alcune delle possibili effrazioni che, se accertate, costituirebbero una violazione molto grave del regolamento Ecm sulle sponsorizzazioni.

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A puro titolo esemplificativo e non esaustivo, sono proibiti i seguenti comportamenti:  Inserire pubblicità o consentire attività promozionale nelle sale sede di attività Ecm residenziale e nei materiali durevoli della Fad, nel materiale cartaceo consegnato ai partecipanti (giornali, syllabus, pubblicazioni, ecc.), nelle pagine adiacenti al programma o nei questionari di valutazione.  Presenza di pubblicità e attività promozionali che interferiscano e disturbino l’attività Ecm (compresi pasti e attività sociali).  Pubblicità multimediali all’interno del materiale informatico e audiovisivo Fad (finestre pop-up, videate, spot promozionali).  Utilizzo del nome commerciale di farmaci, strumenti, dispositivi, anche se non correlati con l’argomento trattato.  Non dichiarare il supporto finanziario o di risorse fornite dallo sponsor commerciale.  Indicare lo sponsor al di fuori degli spazi consentiti (che sono: prima dell’inizio e dopo il termine del corso, oppure all’ultima pagina di dépliant e programmi di attività Ecm residenziali e Fad e anche all’inizio e/o alla fine del materiale durevole Fad).  Riportare nome o logo dello sponsor nelle slide e nel materiale durevole Fad.  Non rendere disponibile, a fronte della richiesta dell’Ente accreditante, tutte le convenzioni e i contratti di sponsorizzazione che indicano in modo esplicito le obbligazioni di entrambi i contraenti (provider e sponsor).  Mancata conservazione per 5 anni da parte del provider dei dati relativi alla valutazione e attribuzione dei crediti.  Presenza di influenze commerciali nelle attività di rilievo dei fabbisogni formativi, definizione degli obiettivi e dei contenuti dell’evento, delle tecniche didattiche, nella selezione dei docenti/ tutor, che devono essere di insindacabile competenza del provider. L’accorto rispetto di questi e altri elementi di garanzia è un obbligo di legge e contemporaneamente un ingrediente basilare della qualità dell’evento. Per questo motivo è più che mai raccomandabile rivolgersi sempre a provider esperti e qualificati, dotati delle competenze e delle risorse umane necessarie per adempiere correttamente a tutti gli aspetti normativi indicati, perché un solo errore, per quanto involontario (l’omissione del contratto con uno sponsor dell’ultimo minuto, il lapsus di uno speaker che menziona un farmaco, una dichiarazione di conflitto d’interessi non registrata o smarrita) può avere ripercussioni molto serie su tutto l’evento.

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HEALTHCARE & PHARMA E’ LA DIVISIONE DI UVET AMERICAN EXPRESS GBT CHE, CON UN TEAM DI PROFESSIONISTI DI GRANDE ESPERIENZA, GESTISCE L’ORGANIZZAZIONE LOGISTICA DI EVENTI NEL SETTORE FARMACEUTICO E DELLA SALUTE.

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GESTIRE L’EVENTO

Inviti e iscrizioni  Come inviare una comunicazione efficace?  Quali informazioni vanno inserite nell’invito?  Quali sono le tempistiche ideali?

i fa presto a dire “invito i partecipanti”, ma a volte il processo di comunicazione – soprattutto nel caso degli eventi più complessi, come un congresso in cui sia prevista anche una cospicua parte di presentazioni scientifiche – deve necessariamente essere più strutturato e ponderato. In genere, la primissima comunicazione prende il nome di save the date: non è un invito vero e proprio, ma contiene già tutti gli elementi essenziali relativi all’evento, ovvero data (naturalmente), luogo e titolo. La finalità è quella di permettere ai partecipanti di bloccare l’agenda e pianificare per tempo la loro presenza al convegno, quindi non occorre in questa fase fornire ulteriori dettagli. È però raccomandabile aver già attivato un canale di comunicazione per gestire le eventuali richieste di informazioni: il save the date dovrà quindi contenere anche un numero di telefono e/o una mail, ed eventualmente il sito della manifestazione, su cui verranno pubblicati avvisi e ulteriori aggiornamenti. Se è prevista e già confermata la presenza di opinion leader, ospiti importanti o partner in grado di esercitare un richiamo e conferire un valore aggiunto all’evento, si può naturalmente valutare di spenderne il nome già in questa fase.

CURARE LA FORMA

L’aspetto grafico non andrebbe mai trascurato, perché è in grado di fornire memorabilità, efficacia e riconoscibilità al messaggio. Ormai sono sempre più rari i casi di save the date e inviti spediti per posta, e si ri-

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GESTIRE L’EVENTO

corre quasi sempre alle mail. Tuttavia, una semplice mail puramente testuale potrebbe risultare un po’ debole dal punto di vista comunicativo – tenendo conto anche della grande quantità di comunicazioni analoghe che quotidianamente affolla le cassette di posta virtuali. Per questo motivo, vale la pena investire un po’ di tempo – e di denaro – per realizzare una comunicazione che per quanto semplice possa risultare gradevole e accattivante. I mezzi utilizzati sono fondamentalmente due: - allegare alla mail un invito in pdf impaginato con una buona grafica, completo di logo e colori che eventualmente richiamino i colori sociali del soggetto organizzatore - inviare una mail che incorpori la suddetta grafica direttamente nel corpo del testo, ovvero nel codice html della mail stessa La maggior parte dei sistemi di posta elettronica di solito blocca preventivamente le immagini incorporate nelle mail, e chiedono all’utente di acconsentire alla visualizzazione. Se si sceglie di allegare l’invito in pdf, d’altra parte, bisognerà pensare bene all’oggetto Il dress code è una buona norma nel mondo degli della mail e a un testo di accomeventi, ormai ampiamente codificata anche a lipagnamento che costituirà il vello internazionale: esiste infatti una precisa corpo del messaggio e che nomenclatura inglese per vari stili di abdovrà spiegare il senso bigliamento, che ha l’obiettivo di aiutare i della missiva invitando nel partecipanti a non essere né troppo eleganti contempo il destinatario a prenné troppo informali rispetto alle circostanze. Prodere visione dell’allegato. poniamo qui di seguito un succinto glossario delle In entrambi i casi, può essere utile espressioni più diffuse: affidarsi a uno specialista di questo tipo di comunicazioni, che per quanto  White tie: tassativamente frac per gli uomini e abito apparentemente semplici sono anche da sera per le donne – molto raro, usato solo per grandi molto delicate, proprio per via della cerimonie pervasività ormai raggiunta dai mes Black tie: smoking per gli uomini (con papillon, mai saggi di posta elettronica, dai vari filcravatta nera) e abito da sera elegante per le donne – è tri antispam e simili. Ad esempio, se una delle combinazioni più diffuse per le cene di gala i server di posta (i vari gmail, yahoo  Creative black tie: come sopra, ma è ammesso l’uso di e compagnia) bloccano le immagini, particolari più leggeri e informali, dal papillon ai gemelli e i dati essenziali sul nostro evento per gli uomini, e abiti da sera più creativi per le donne (titolo, data, luogo ecc.) sono inscrit Cocktail dress: abbigliamento elegante ma meno forti in un’immagine, questo potrebbe male del black tie, quindi un normale completo elegante indebolire l’efficacia del messaggio, (blu, nero o grigio) con cravatta per gli uomini e abito da perché in tal caso queste informazioni cocktail per le signore diventeranno visibili solo dopo che il  Business casual: abito elegante ma informale, niente ricevente le avrà sbloccate. cravatta per gli uomini e anche la giacca è opzionale, Il vero e proprio invito dovrà contele donne hanno molta più libertà nella scelta di colori e nere molte più informazioni, tra cui accessori possibilmente anche già una bozza  CVV: decisamente raro, ma tuttavia previsto dall’etidi programma, dettagli su quote di chetta, sta per “come volete voi”, e specifica che non ci iscrizione e scadenze, orari di arrisono regole, perché l’obiettivo è proprio quello di creare vo e partenza: l’obiettivo dell’invito un mix di stili e combinazioni cromatiche diverse è quello di far sì che il partecipante

Parlare in dress code

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interessato si registri con successo, quindi anche la procedura di iscrizione con l’eventuale link al form di registrazione dovrà essere ben visibile. Se sono previsti momenti sociali come welcome cocktail o cena di gala, è necessario specificarne l’eventuale costo accessorio e il dress code consigliato. Si tratta di veicolare numerose informazioni in modo preciso e intelligibile. Tra il save the date e l’invito vero e proprio (di norma inviato entro un paio di settimane dalla data dell’evento) si può decidere di fissare una comunicazione intermedia, che può essere un approfondimento sul programma, un reminder, un messaggio relativo alla raccolta degli abstract o un altro tipo di memorandum.

MASSIMA CHIAREZZA

Proponiamo qui di seguito riepilogo degli aspetti da verificare nella redazione dell’invito: alcuni potranno forse apparire banali, scontati o addirittura oziosi, ma si tratta di piccoli dettagli che possono realmente fare la differenza nel mettere a loro agio chi li riceve. Il formato della deve essere tale da evitare qualsiasi tipo di ambiguità, completo di giorno/mese/anno. Se si sceglie di specificare i giorni della settimana (es. “venerdì 15 gennaio 2016”) occorre fare attenzione che giorno e data coincidano (evitando cioè di sbagliare e fare riferimento a un inesistente “sabato 15 gennaio 2016”), altrimenti il ricevente potrebbe dubitare di quale sia la data corretta. Anche l’indicazione dell’anno non andrebbe mai data per scontata, onde evitare che un invito o un programma relativo a una precedente edizione possano generare confusione. Se si riporta anche il numero dell’edizione (es. “XII congresso annuale”, “6° simposio internazionale”, e simili) occorre verificare che le annate corrispondano. Le indicazioni sulla posizione della sede congressuale e su come raggiungerla possono ormai includere, oltre all’indirizzo, anche coordinate Gps o link a servizi di mappe online. Se si dovesse scegliere di far ricorso al tradizionale invito cartaceo (una scelta volutamente “vintage” che può perciò rivelarsi originale) si potrebbe comunque trovare un buon compromesso con le nuove tecnologie inserendo nel retro dello stampato un QR code per consentire di passare agevolmente alla parte virtuale (ad esempio le iscrizioni online). Ricapitolando, nella redazione dell’invito o della locandina dell’evento, vanno presi in considerazione i seguenti punti:  loghi aziendali Procurarsi i loghi in alta risoluzione (almeno 300 dpi se il programma verrà stampato) di tutti gli sponsor, partner, enti patrocinanti e simili, e assicurarsi di dare a tutti i soggetti la giusta visibilità, in base agli accordi presi.  titolo dell’evento, numero edizione e altre informazioni che lo caratterizzino  data e orari

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 indirizzo preciso della location Se l’evento occupa solo una sala, un’aula, una specifica ala di un edificio, includere fin da subito anche questa informazione in modo che chi raggiunge la sede possa immediatamente orientarsi su dove andare.  suggerimenti su come raggiungere il luogo dell’evento Prevedere sempre tutte le diverse possibilità di arrivo (aereo, mezzi pubblici, stazione ferroviaria) consultando l’elenco delle provenienze dei partecipanti registrati.  il programma con l’indicazione delle sessioni e le informazioni sui relatori Stabilire fin da subito un criterio univoco per le cariche professionali degli speaker, docenti, tutor, ecc., tenendo conto degli spazi a disposizione. Oltre a nome e cognome si può scegliere di indicare semplicemente la struttura di afferenza (es. Mario Rossi, Università di Roma “La Sapienza”) o specificare anche il ruolo (es. Maria Bianchi, Ordinario di Cardiologia, Università di Roma “La Sapienza”). Per correttezza istituzionale, la scelta di includere o meno i titoli (Dr.ssa, Prof.ssa, Chiar.mo Prof., Cav., ecc.) dovrà essere egualitaria e valere per tutti allo stesso modo.  abbigliamento consigliato per gli eventuali momenti sociali (welcome cocktail, gala dinner e simili)  quota di registrazione e condizioni per la rinuncia e gli eventuali rimborsi  informazioni sulla sistemazione in albergo  dettagli per la prenotazione e tempistiche Specificare se l’eventuale sistemazione alberghiera è a carico dei riceventi, se ci sono hotel e strutture convenzionate o preferenziali, e le procedure da seguire per la prenotazione.  informazioni su catering e organizzazione pasti Specificare se saranno offerti light lunch, coffee break e altro. Può essere utile chiedere di segnalare per tempo eventuali intolleranze alimentari o diete particolari.  riferimento della persona da contattare per eventuali informazioni e comunicazioni È da indicare insieme al famoso acronimo RSVP, che sta per “Répondez, s’il vous plaît” e invita il destinatario a dare conferma della sua partecipazione.

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PREISCRIZIONI E ISCRIZIONI, SOCI E NON SOCI

Spesso la preoccupazione principale è quella di non riuscire a raccogliere sufficienti adesioni, ma è necessario vigilare che non si verifichi nemmeno il contrario. Se sappiamo già che il nostro evento è a numero chiuso, avendo previsto un massimale di partecipanti, occorre evitare a tutti i costi un’imbarazzante situazione di overbooking, ossia di ritrovarci con più iscritti rispetto a quanti effettivamente ammessi. Non è un’eventualità così rara, se si pensa che tale circostanza può riguardare anche un singolo workshop o una sessione parallela all’interno dell’evento: per ragioni di accreditamento, dimensioni della sala, rapporto numerico docenti/discenti e altre simili motivazioni, dobbiamo essere certi che gli effettivi non superino la soglia prevista. Il metodo di controllo più diffuso ed efficace consiste nel prevedere una prima fase di preiscrizione o di scelta opzionale del partecipante (ad esempio indicando un ordine di preferenza tra le sessioni parallele a cui desidera prendere parte), a cui l’organizzatore si riserva di rispondere. Solo se vi sono ancora posti disponibili daremo la possibilità all’utente di completare il processo di registrazione, versando la relativa quota. In questo modo si garantisce la qualità complessiva dell’evento e della sua fruizione, e si evita la spiacevole condizione di dover dire di no a qualcuno ex post. È inoltre prassi assai diffusa prevedere quote di iscrizione differenziate per soci e non soci, per le diverse categorie professionali invitate, e talvota anche a seconda del momento in cui si effettua la registrazione (una early registration può dare diritto anche a un 10-20% di sconto rispetto a una late registration). Tutte queste informazioni devono essere chiaramente specificate o sull’invito o comunque sul form di registrazione a cui l’invito rimanda, con una chiara definizione dei tempi, dei costi e delle modalità di pagamento di ciascuna categoria o casistica. Se sono previsti addebiti per le sostituzioni di nominativi, vanno indicati tassativamente i tempi e i relativi importi; lo stesso in caso di annullamento, specificando se e in che misura sono previsti rimborsi, ed entro quando tale rimborso verrà erogato. Non è inusuale che gli eventuali rimborsi vengano corrisposti a 30 o 60 giorni dal termine dell’evento: è un modo per assicurarsi un certo agio nella gestione del budget e liquidare il tutto nel momento in cui si ha il quadro dell’effettivo saldo economico della manifestazione.

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I software per gestire l’evento  Che vantaggi offrono?  Quando è conveniente usarli?  Quali sono le principali funzionalità?

a complessità manageriale di un evento Ecm, come abbiamo visto, può essere molto elevata: moduli, procedure e certificati contrassegnano ogni step del progetto, dalla raccolta delle iscrizioni alla verifica dell’effettiva presenza dei partecipanti, dal computo dei crediti formativi da assegnare alla creazione del report consuntivo da trasmettere all’Agenas. Per semplificare e integrare queste numerose azioni, negli ultimi anni sono comparsi sul mercato degli specifici software gestionali dedicati all’Ecm. Questi strumenti si sono evoluti rapidamente e continuano tuttora ad affinarsi per migliorare funzionalità, prestazioni e semplicità di utilizzo, per offrire ai provider e alle segreterie organizzative un valido supporto operativo capace di assisterli passo dopo passo in tutto il ciclo dell’evento. In queste pagine vi proponiamo una panoramica sulle principali potenzialità e i servizi offerti dalla maggior parte degli applicativi per la gestione di eventi Ecm. Al di là di alcune funzionalità standard, le case produttrici dei gestionali più diffusi hanno un approccio consulenziale, fornendo dei servizi costruiti sulla base delle specifiche esigenze del cliente. La logica sottostante è comunque quella di coordinare, attraverso un unico strumento, tutti i momenti della comunicazione (prima, durante e dopo l’evento) e tutte le contemporanee procedure

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GESTIRE Lâ&#x20AC;&#x2122;EVENTO

operative e logistiche. Una volta conďŹ gurato lâ&#x20AC;&#x2122;evento con le sue caratteristiche e lâ&#x20AC;&#x2122;elenco dei servizi previsti, alcuni software possono ad esempio supportare la campagna di comunicazione preliminare e il processo di raccolta delle iscrizioni. Si tratta in genere di soluzioni ďŹ&#x201A;essibili e modulabili a seconda del numero e della varietĂ di servizi richiesti. Uno dei principali vantaggi offerti da questi gestionali Ă¨ che sono in grado di â&#x20AC;&#x153;parlare la stessa linguaâ&#x20AC;? del portale Agenas: vengono riportate tutte le informazioni relative allâ&#x20AC;&#x2122;evento - titolo, edizione, crediti assegnati, ore di formazione, massimale di partecipanti, obiettivi e tipologie formative, ente accreditante, sede, data, eccetera - incluso il codice Ecm assegnato dal sistema allâ&#x20AC;&#x2122;atto della registrazione preliminare. In questo modo, la generazione del tracciato Xml ďŹ nale richiederĂ un semplice click, e tutti i dati saranno giĂ allineati con quanto richiesto dal sistema.

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UN DATABASE AFFIDABILE I software che gestiscono le procedure Ecm sono perĂ˛ a tutti gli effetti dei programmi gestionali per eventi, e consentono quindi di tenere sotto controllo tutti gli aspetti organizzativi dellâ&#x20AC;&#x2122;evento, costruendo un database che da un lato agevolerĂ tutte le mansioni della segreteria organizzativa, dallâ&#x20AC;&#x2122;altro permetterĂ ai committenti di visualizzare, a ďŹ ne evento, elaborazioni statistiche sui risultati raggiunti. Per poter ottenere questo, Ă¨ essenziale che la raccolta dei dati avvenga in maniera chiara ed efďŹ cace ďŹ n dal principio: i programmi consentono la creazione dei form di iscrizione online, attraverso cui avviene la registrazione allâ&#x20AC;&#x2122;evento. Ogni singola voce del form, una volta compilata, entrerĂ a far parte del nostro database, arricchendolo con informazioni quali ruolo, specialitĂ , provenienza del partecipante, permettendo anche la prenotazione di servizi predisposti dalla segreteria organizzativa. Questa fase Ă¨ molto importante, ed ecco perchĂŠ solitamente i vari campi da compilare sono resi obbligatori, in modo che il partecipante debba speciďŹ care ogni informazione utile per completare la procedura e iscriversi, e la segreteria abbia tutti i dati necessari per la gestione delle procedure Ecm. Il database dei partecipanti puĂ˛ essere arricchito importando liste di nominativi e tramite inserimenti di iscrizioni manuali, con la garanzia di creare cosĂŹ un database coerente e sicuro, con cui gestire tutte le attivitĂ di back ofďŹ ce ďŹ no alla fase post evento.

FUNZIONALITĂ&#x20AC; INTEGRATE Durante lâ&#x20AC;&#x2122;evento, poi, il software puĂ˛ interagire con i sistemi elettronici utilizzati per il monitoraggio delle presenze, come ad esempio il badge elettronico: il sistema registrerĂ ora di entrata e di uscita accanto al nome di ogni singolo partecipante, garantendo cosĂŹ il controllo necessario per il conferimento dei crediti. Al termine dellâ&#x20AC;&#x2122;evento sarĂ lo stesso programma a calcolare automaticamente i crediti da attribuire a ciascun partecipante, tenendo conto

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dell’esito della verifica di apprendimento, che potrà essere corretta elettronicamente (nel caso di un questionario a scelta multipla). Di fatto, tutte le attività di back office, dalla promozione dell’evento, fino al mailing post evento con l’invio degli attestati di partecipazione, sono informatizzate e integrate. Anche la gestione dei servizi per i partecipanti - sistemazione alberghiera, trasporti, programma sociale - avviene tramite software. Lo stesso strumento consente inoltre l’elaborazione della documentazione per i partecipanti (come la stampa dei badge con barcode per gli accessi registrati e altri documenti utili come il foglio per le firme) e per la segreteria (ivi compreso il budget, fondamentale per il controllo delle spese in corso d’opera, la produzione del consuntivo finale e la fatturazione). Alcune soluzioni propongono integrazioni con altri strumenti per la gestione anche del programma scientifico e supportano tutte le comunicazioni verso gli interlocutori conivolti (partecipanti, relatori, comitato scientifico, ecc.): call for abstracts, visione del programma scientifico e dei curricula dei relatori, informazioni logistiche di ogni tipo. L’unione delle funzionalità amministrative e organizzative, inoltre, consente ad esempio di fatturare agevolmente e senza errori le sponsorizzazioni e le quote di iscrizione versate da ogni singolo partecipante, operazione che per gli eventi più grandi potrebbe risultare particolarmente lunga. In genere, tutte le funzioni di questi software permettono di produrre documenti e report con estrema semplicità, e di elaborare infine delle statistiche, rappresentabili tramite grafici, sull’andamento del congresso in termini di afflusso e valori economici, costruendo anche delle utili serie storiche. Nel caso di congressi in cui è prevista la presentazione di lavori scientifici, i gestionali per eventi integrano anche delle pratiche funzionalità per l’archiviazione e la gestione degli abstract. Una volta ricevuti è infatti possibile assegnarli ai reviewer tenendo conto delle loro categorie e specializzazioni, associarli alla sessione più adatta per la loro presentazione e tenere sotto controllo il workflow delle revisioni per monitorare le fasi dell’attività di valutazione. Al termine dell’evento, la gestione elettronica degli abstract consente di creare agilmente il documento degli atti in formato ipertestuale, facile da consultare e distribuire online o in alternativa già pronto per essere mandato in tipografia, nel caso sia prevista la stampa cartacea.

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Il briefing dello staff e l’accoglienza  Come organizzare personale e allestimenti alla vigilia dell’evento?  Come si paga lo staff di sala?  Quali sono i controlli preliminari da fare?

uò sembrare ovvio e quasi scontato, ma si tratta di un momento cruciale per la riuscita di un evento. Poco prima che la manifestazione abbia inizio, è essenziale un momento di riunione con tutte le persone coinvolte nella gestione operativa della location: la segreteria, gli addetti alla reception e alla regia audiovisiva, le hostess e gli steward presenti in sala, gli addetti al guardaroba e al parcheggio, lo staff del catering – in breve, chiunque avrà un ruolo attivo nell’evento, sia che si tratti di personale reclutato appositamente, sia che si tratti di membri dello staff messi a disposizione dalla sede congressuale. Non si tratta di fare niente di particolarmente complesso, e nella maggioranza dei casi sarà sufficiente una semplice ricapitolazione dei ruoli – chi fa cosa – e dei tempi del programma – dall’arrivo dei partecipanti alla loro partenza, passando attraverso tutte le sessioni intermedie e le pause della giornata. L’obiettivo è che ognuno abbia una visione complessiva della scaletta temporale e spaziale dell’evento, e del suo compito all’interno di questa, proprio come un esecutore all’interno di un’orchestra sinfonica. Questa semplice procedura è utile per prevenire errori, fraintendimenti e perdite di tempo. Se all’arrivo dei partecipanti non vi dovesse essere coordinazione tra chi consegna i badge, chi registra le presenze e gli orari di ingresso, chi consegna i materiali – gadget, cancelleria, programma – rischierebbero di prodursi, oltre che confusione, anche spiacevoli intoppi. Se qualcuno non avesse chiaro in quali momenti sono previsti i coffee break, potrebbe venire a mancare la coordinazione del personale tra l’aula e le postazioni designate al catering.

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Qualsiasi contrattempo nella distribuzione dei questionari di valutazione e di qualità o nella loro raccolta potrebbe far sorgere problemi se non addirittura controversie. Accoglienza e puntualità di servizio sono indispensabili per garantire un corretto e positivo svolgimento delle varie attività. I partecipanti e gli espositori, inoltre, avranno la naturale e comprensibile tendenza a chiedere informazioni logistiche a qualunque membro dello staff che dovesse essere a portata di mano: per scongiurare imbarazzi o fraintendimenti è essenziale che tutte le hostess e gli steward abbiano ricevuto un’adeguata istruzione sugli spazi della location e possano quindi orientare rapidamente e con sicurezza gli avventori, o rispondere a semplici domande sugli orari di pausa dell’evento. Per le informazioni più tecniche, invece, è sempre consigliabile che il personale di sala indirizzi i partecipanti al banco della segreteria, che dovrà essere chiaramente identificabile come punto di riferimento per le procedure legate all’Ecm o al programma congressuale.

NUOVI SVILUPPI PER IL PAGAMENTO DI STEWARD E HOSTESS

La recente riforma del lavoro nota come “Jobs Act”, ovvero il D.lgs 81/2015, ha introdotto alcune novità che riguardano da vicino il mondo dei congressi e degli eventi in generale, in particolare per quanto concerne l’inquadramento e la retribuzione dei lavoratori subordinati occasionali. Il caso più tipico – e, come vedremo, più complesso - è quello delle hostess e degli steward. I relatori infatti, a ben vedere, sebbene possano essere considerati anche loro collaboratori occasionali, sono in genere dei lavoratori autonomi, e non subordinati. Il lavoro di hostess e steward è invece da considerarsi a tutti gli effetti “accessorio” – subordinato e occasionale, non autonomo o professionista. Il “Jobs Act” ha individuato nel voucher Inps (cartaceo o telematico) lo strumento per la retribuzione di tali forme di lavoro subordinato occasionale. Il voucher è un buono orario attraverso cui è possibile corrispondere un compenso per un determinato ammontare di ore lavorative. Come funziona? In estrema sintesi:  Il committente acquista un carnet di buoni orari per via telematica o presso le rivendite autorizzate, e ne informa la Direzione Territoriale del Lavoro  A lavoro compiuto – nel nostro caso, al termine dell’evento – il committente consegna al lavoratore un numero di voucher pari alle ore effettive di lavoro pattuite  Il lavoratore cambia i voucher in denaro recandosi presso uno sportello autorizzato (sedi Inps o agenzie per il lavoro)  L’ente che effettua il cambio trattiene una quota per sé a titolo di rimborso spese, un’altra quota (pari al 13%) destinata alla gestione separata Inps a titolo di contributi previdenziali, e un’ultima quota (7%) all’Inail per la copertura assicurativa

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Come si vede da questa semplice dinamica, i voucher vanno acquistati e attivati prima dell’evento (nel budget va quindi previsto un anticipo di cassa). Inoltre, lo stesso committente non può pagare in voucher la stessa persona per una somma superiore a 2.000 euro netti e, dal canto suo, il lavoratore occasionale non può superare, anche con più committenti, la soglia di 7.000 euro netti annui (altrimenti il lavoro non è più considerabile come occasionale). Inoltre, se si configura un vero e proprio appalto – se cioè il committente specifica dettagliatamente i servizi richiesti a una società che fornisce hostess e steward – si entra di diritto in un’altra tipologia lavorativa, e non è quindi possibile utilizzare i voucher. Altre formule contrattuali – come il co.co.co – portano a un inevitabile aumento della tassazione. Si tratta di un fronte ancora in divenire, vista la recente introduzione della legge (giugno 2015), per cui sarà opportuno verificare con l’aiuto di un consulente preparato in materia le eventuali evoluzioni nell’applicazione della normativa.

CHECK LIST PER L’ACCOGLIENZA

Ecco qui di seguito alcuni semplici passaggi ispettivi che è sempre bene effettuare a poche ore dal via, per avere il tempo di apportare le eventuali correzioni e accertarsi che gli allestimenti e la divisione dei compiti siano stati portati a termine a dovere.  Verificare la disposizione di cartellonistica segnaletica e locandine dell’evento, per accertarsi che la sede sia chiaramente identificabile  Collocare cavalierini, segnaposto e bottigliette d’acqua I tegolini con il nome del relatore da sistemare davanti a ciascuno speaker e gli eventuali posti riservati vanno ovviamente fatti stampare con un po’ di anticipo rispetto all’ingresso delle persone in sala. Non dimenticare di lasciare un buon numero di bottigliette o caraffe d’acqua e bicchieri a portata di mano.  Lista camere degli ospiti Se è prevista una sistemazione alberghiera per i relatori o addirittura per i delegati, la lista camere deve essere pronta già al loro arrivo così da poterli indirizzare con sicurezza.  Allestimento della reception Verificare che ci sia tutto l’occorrente per l’attività di segreteria: lista dei partecipanti, badge da distribuire, fogli firme per la registrazione o strumenti elettronici per rilevare la presenza dai badge, questionari da consegnare e far compilare a fine evento. In funzione del numero dei partecipanti, può essere pratico creare più banchi di registrazione distribuendo i congressisti in base all’iniziale del cognome (es. A-L, M-Z).  Tenere a portata di mano tutti i documenti di segreteria È bene avere sottomano copia di tutti i contratti di sponsorizzazione e finanziamento, le lettere di incarico ai relatori, le dichiarazioni di conflitto di interessi e ogni altro documento che potrebbe essere necessario in caso di una verifica ispettiva - di cui abbiamo parlato nel capitolo dedicato all’Ecm.  Cancelleria e kit congressuale Raccogliere e organizzare tutto il materiale che si prevede di consegnare ai partecipanti e ai relatori, preparando già i sacchetti o le borse da distribuire. Se è prevista la presenza di addetti stampa, la cartella stampa con le informazioni e i comunicati va anch’essa preparata prima e tenuta distinta. La cancelleria deve

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essere già presente ai tavoli.  Elenco degli espositori e allestimento area espositiva Ogni sponsor presente con uno stand sarà ovviamente responsabile del proprio. A seconda degli accordi, d’altra parte, anche per garantire uniformità negli allestimenti, le strutture degli stand dovranno essere già state predisposte da un fornitore specializzato: bisogna accertarsi che sia tutto a posto, che i servizi previsti siano presenti e funzionanti (illuminazione, visibilità del logo aziendale, eventuale connessione Wi-Fi, ecc.). Se ci sono molti espositori può essere il caso di predisporre un apposito pannello segnaletico con la lista completa in ordine alfabetico.  Traduzione simultanea e streaming Se è prevista la traduzione, fare un giro di controllo nelle postazioni dei traduttori per accertarsi che tutto funzioni, e che le cuffiette per i partecipanti che si avvarranno della dizione in altra lingua siano in buon ordine e disponibili presso la reception. Fare dei test prima dell’eventuale diretta streaming, e se questa è multilingua verificare che i diversi canali funzionino correttamente (per evitare che gli spettatori anglofoni sentano la diretta in italiano e viceversa).  Controllo Wi-Fi e area social Se la sede offre la connessione wireless ai partecipanti, fare un test di funzionamento e segnalare le eventuali chiavi d’accesso (user e password) con dei cartelli, per rendere autonoma la navigazione privata delle persone in sala. Accertarsi che ci sia una postazione per gli addetti alla gestione del sito web dell’evento e dei profili social ufficiali della manifestazione, da cui potrà essere seguita la diretta e a cui i partecipanti invieranno domande o richieste in tempo reale.  Regia audiovisiva Fare un test preliminare con le slide, accertarsi che sul computer della regia siano stati caricati tutti i materiali che verranno proiettati in sala e che i telecomandi per le presentazioni dei relatori siano funzionanti.  Aree catering Verificare insieme agli addetti al catering che sui tavoli ci sia tutto l’occorrente per i coffee break o il buffet.  Area fumatori Se nella struttura che ospita l’evento sono previsti spazi all’aperto per i fumatori (balconi, giardini, terrazze), queste devono essere ben visibili e raggiungibili dai partecipanti che se ne vogliano avvalere.  Assistenza sanitaria Ultima ma non certo per importanza è la verifica della presenza e funzionamento di uscite e presidi d’emergenza, e il coordinamento dell’eventuale assistenza sanitaria d’urgenza. Per legge, infatti, chi organizza un evento è tenuto a darne comunicazione per tempo al Servizio di Emergenza Territoriale 118, e a farsi carico delle spese previste dall’Asl di competenza.

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I social media per gli eventi medico-scientifici  Quando e come conviene organizzare una strategia di comunicazione 2.0?  Come si scelgono hashtag e parole chiave?  In che modo coinvolgere gli utenti?

con gamification o “ludicizzazione” si intende l’applicazione delle dinamiche del gioco (regole, contest, premi) ad altri contesti, per risolvere problemi, generare partecipazione e veicolare contenuti formativi.

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social media, già grandi protagonisti nella trasformazione di numerosi settori, stanno gradualmente entrando a far parte stabilmente anche del mondo dei congressi medico-scientifici. Questo particolare segmento della più ampia industria degli eventi congressuali si sta aprendo solo recentemente, ma con successo, alle possibilità offerte dai nuovi media digitali, che consentono soprattutto di espandere i confini dell’evento sia dal punto di vista temporale – consentendo campagne di comunicazione e attività prima e dopo l’iniziativa –, sia da quello spaziale, aprendo di fatto una nuova, ulteriore “meeting room” virtuale a beneficio dei partecipanti, e offrendo nel contempo agli sponsor una finestra di visibilità in più e fino a qualche anno fa completamente inedita. La diffusione di strumenti come smartphone e tablet all’interno della classe medica e tra gli altri professionisti sanitari agevola ulteriormente questo processo di innovazione. I social media, se utilizzati nel modo corretto, possono fare da cassa di risonanza verso l’esterno, estendere la visibilità e notorietà dei contenuti scientifici presentati durante un congresso, e offrire lo spunto per attività di gamification finalizzate al coinvolgimento dei partecipanti. Anche da un punto di vista informativo, inoltre, possono facilitare la diffusione di comunicazioni tra gli iscritti, agendo da punto di riferimento e da spazio di dialogo tra la base e la segreteria dell’organizzazione. I social media, in breve, sono un ottimo mezzo per incrementare l’interazione tra i partecipanti e per creare nuove opportunità di presenza per gli sponsor, che possono agganciare – tramite hashtag e altri richiami – le attività dei loro profili a quella degli eventi in cui saranno presenti come espositori.

I SOCIAL PRIMA DELL’EVENTO

Grazie ai social media il congresso inizia mesi prima, stimolando l’interesse e l’interazione di tutti i suoi pubblici, costruendo un’aspettativa nei confronti dei contenuti che verranno presentati e motivando ancora di più la scelta a

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partecipare. Già, ma quali social media? YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn – per limitarci a quelli di uso più frequente – parlano linguaggi differenti e veicolano contenuti in forma molto diversa tra loro, e sebbene possano talvolta interagire ed essere adoperati in modo integrato, non sono sempre tutti adatti in ogni occasione. Una valutazione che va sempre fatta prima di procedere con la stesura di qualsiasi piano di comunicazione 2.0 del nostro evento consiste nell’analisi “storica” della presenza sui social dell’associazione committente, degli opinion leader coinvolti, dei partner istituzionali. Una campagna social, infatti, raramente è calata dall’alto, ma si sviluppa a partire dalle fondamenta di ciò che già esiste. Se il committente ha già attiva una pagina o un gruppo Facebook, possiede un profilo Twitter o è al centro di una rete di networking su LinkedIn, questi saranno degli ottimi punti di partenza a cui agganciare la comunicazione dell’evento.

USARE GLI #HASHTAG CON #MODERAZIONE

Twitter si sta rivelando uno strumento particolarmente felice per la comunicazione in ambito congressuale: la sua logica di brevi messaggi diramati ai follower e rilanciati da un profilo all’altro lo rende adatto per trasmettere, in una sorta di telecronaca virtuale, i punti salienti di un dibattito, o per porre domande dal pubblico (presente in sala o remoto) all’attenzione dei relatori. Lo strumento che Twitter utilizza per aggregare gli interventi su uno stesso argomento è il famoso hashtag, una parola a cui viene anteposto il cancelletto “#”. L’aggregatore principale per un congresso perciò sarà, con ogni probabilità, nel formato “#nomecongresso2016”, o simili. La scelta delle altre parole da “hashtaggare” tuttavia deve seguire una logica: devono essere semplici, facili da ricordare ed eventualmente già presenti in qualche dibattito sul web. Non serve a molto contrassegnare con “#” parole generiche o termini che difficilmen-

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te potrebbero essere la parola chiave di una ricerca su quel tema. Talvolta gli hashtag ufficiali dell’evento sono elencati sul sito web della manifestazione, per dare modo a tutti di seguire la conversazione sui canali ufficiali. Esistono anche dei database online che raccolgono gli hashtag più usati e specifici per l’ambiente sanitario – uno dei più utilizzati è symplur.com – a cui ci si può ispirare per la scelta delle proprie parole chiave.

ALLARGARE LA BASE DI PARTECIPANTI

il community management è l’attività di gestione, editoriale, relazionale e creativa, di una qualsiasi comunità virtuale (membri di una pagina Facebook, utenti di un forum o di una piattaforma di networking, ecc.)

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Per un evento divulgativo può rivelarsi strategico espandere i confini del proprio target, al di là dei partecipanti fisicamente convenuti. Sempre più congressi internazionali rivolgono crescente attenzione ai virtual attendee, i partecipanti virtuali che possono seguire alcune sessioni online. Anche i confini temporali vengono modificati: un congresso di tre giorni diventa un evento virtuale che può coprirne, almeno in teoria, 365, attraverso un palinsesto editoriale di contenuti strategicamente orientati e suddivisi tra prima, durante e dopo l’evento. Nell’ottica di un congresso periodico, inoltre, il “dopo” si sovrappone immediatamente con il “prima” dell’edizione successiva, creando un flusso di notizie, informazioni, aggiornamenti e soprattutto di dialogo bidirezionale con gli utenti. L’essenza dei social media è proprio quella di essere strumenti di conversazione, e da questa caratteristica scaturisce quella che è la regola d’oro del community management: a ogni domanda va fornita una risposta, a ogni commento va data attenzione, a ogni eventuale critica o lamentela per qualche disservizio va concessa una replica garbata e accogliente. Uno degli errori più gravi che si possano fare, una volta inaugurata una strategia di comunicazione digitale, è quello di non presidiarla o di farlo con superficialità: tutti i messaggi sono visibili a tutti gli utenti, e una risposta mancata o inappropriata a una richiesta sarebbe simile al comportamento di chi, nel corso di una conversazione reale, si rifiutasse di interloquire con chi gli sta di fronte o rispondesse con un’alzata di spalle.

ALLARGARE GLI SPAZI PER GLI SPONSOR

Per le aziende, il quoziente tecnologico di un evento – presenza di un’app dedicata, di canali sui social media e di un’attività di comunicazione digitale – rappresenta un elemento di sicuro interesse. Come già rilevato, spesso e volentieri le aziende interessate a promuovere gli eventi medico-scientifici sono già presenti sui principali social, e sono quindi interessate a ogni opportunità di sviluppo in questa direzione. Inoltre, se la virtualizzazione del convegno ne dilata i tempi, gli spazi e il target, questo si traduce automaticamente in una maggiore visibilità per il brand degli sponsor. Una delle tendenze più innovative in tal senso sono gli “stand virtuali”: all’interno dell’app congressuale o del sito web della manifestazione, le aziende hanno la possibilità di sfruttare uno spazio in cui presentare i propri prodotti corredandoli anche di contenuti multimediali come video e schede tecniche interattive. Questa vetrina virtuale può essere coestensiva di quella fisica collocata nell’area espositiva del congresso, o anche alternativa a questa; inoltre, si tratta di uno spazio sfruttabile ben prima e molto dopo i giorni effettivi dell’evento. Le aziende possono poi essere coinvolte nell’animazione di ulteriori attività specificamente social – dai corner allestiti per i selfie dei congressisti ad altre iniziative di gamification per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti durante l’evento.

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DOPO L’EVENTO: IL FOLLOW-UP

La fase successiva alla manifestazione – oltre a fare idealmente da ponte con le prossime edizioni o altre iniziative future – è anche l’occasione per mantenere vivo il racconto dell’evento appena concluso. Le strategie possibili sono molte, e gli strumenti molteplici. È qui che la creatività dei social media manager incontra le sue principali sfide: proponendo contenuti originali, utili e interessanti alla community, è possibile sia generare aspettative nei confronti dell’evento che verrà, sia riproporre tutto ciò che è avvenuto durante l’evento passato. In che modo? Fotogallery, video con i momenti salienti della manifestazione, citazioni ed estratti dagli atti degli interventi, link a risorse multimediali già presentate tramite e-poster o proiezioni per renderle nuovamente fruibili e consultabili ex post, report con le statistiche e i numeri dell’evento (quanti interventi, quanti partecipanti, quanti abstract raccolti, ecc.) magari rielaborati tramite infografiche, interviste a opinion leader e relatori, link ad articoli usciti sulla stampa specializzata o generalista: non ci sono di fatto limiti alle possibilità a disposizione per alimentare un palinsesto virtuale di contenuti.

PAROLA AGLI UTENTI

Una delle fonti principali a cui si può attingere per arricchire ulteriormente la conversazione sui social e renderla ancora più bi-direzionale è rappresentata dai contributi degli utenti stessi. Si parla di “user generated content”: i contenuti prodotti dai partecipanti (commenti, tweet, interventi, domande, foto e video caricati, ecc.) possono essere raccolti e rilanciati attraverso il profilo ufficiale dell’iniziativa o dell’associazione organizzatrice. La logica di comunicazione tipica dei social media si caratterizza per essere “bottom-up” e non semplicemente “top-down”, ovvero i contenuti viaggiano tanto dal basso (utenza) verso l’alto (associazione, società scientifica, ente organizzatore) quanto dall’alto verso il basso. Ecco perché può avere senso prevedere momenti di “microfono aperto” durante l’evento in cui raccogliere interviste e commenti dei partecipanti, o organizzare veri e propri contest (invitando ad esempio i delegati a proporre nomi, citazioni, slogan, o a inviare foto e video su determinati temi, ecc.) che si tradurranno poi in materiale valido da riproporre alla community nelle settimane successive all’evento propriamente detto.

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App congressuali e interattività  Come utilizzare al meglio i nuovi format di comunicazione?  Quando e come sviluppare un’app dedicata all’evento?  Quali vantaggi offrono gli e-poster?

L’ Il meeting design è un approccio creativo che permette di identificare i format più adatti a ogni circostanza comunicativa

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analisi del fabbisogno formativo consente ai provider di elaborare proposte progettuali ad hoc da proporre nel proprio book dell’offerta formativa. Il processo progettuale dell’evento, la co-creazione insieme ai committenti rappresenta una sfida avvincente e soprattutto un’occasione unica per differenziare, caratterizzandola, l’offerta formativa. In questo processo, il meeting design e la tecnologia sono un supporto prezioso e imprescindibile. I format tradizionali basati sulla formazione frontale sono sempre meno richiesti: i partecipanti chiedono un maggiore coinvolgimento, qualità dei contenuti e modalità efficaci e stimolanti di apprendimento sono alla base del valore percepito dell’esperienza formativa. Di conseguenza, gli operatori e le agenzie che lavorano nel campo dell’offerta di corsi ed eventi per i professionisti della sanità sono sempre più attenti alle possibilità di innovazione. Al di là degli equilibrismi logistici e dell’agilità con cui gli organizzatori sanno orientarsi tra i molti vincoli normativi e le numerose incombenze burocratiche, infatti, l’attività di provider e Pco conserva un’anima innegabilmente creativa, che si esprime attraverso la regia strategica dei convegni e dei congressi. Esistono molteplici strumenti a disposizione per far sentire il partecipante una parte integrante dell’evento, attore protagonista e non semplice spettatore passivo. Il coinvolgimento inizia ben prima dell’evento, in un’epoca in cui i social network e gli strumenti di comunicazione digitale e mobile, che è ormai anacronistico definire “nuovi media”, forniscono infinite soluzioni. Nel contempo, non sono solo i discenti a richiedere che i risultati della forma-

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zione siano costantemente monitorati e di qualità, ma anche tutti gli altri stakeholder dell’evento. Oltre alle competenze burocratiche, i provider devono più che mai essere competenti anche sul terreno dei format, per poterne proporre e sviluppare di nuovi - dinamici, innovativi, interattivi e supportati dalle tecnologie all’avanguardia.

L’ERA DELLE APP PER I CONGRESSI MEDICI

Evitare la “morte da Power Point” Non si tratta solo di un modo di dire paradossale: l’espressione “death by PowerPoint” è realmente utilizzata nell’ambito della formazione e della comunicazione, e fa riferimento alla cattiva abitudine di impostare le lezioni frontali esclusivamente su una lunga e piatta sequenza di slide testuali, che spengono l’interattività dei partecipanti e rischiano di risultare noiose e povere di contenuti. Per evitare questi risultati controproducenti, è utile farsi domande come:  Le slide sono strettamente necessarie?  Se sì, possiamo ridurne il numero o la lunghezza dei testi?  Ci sono altri format a cui potremmo fare ricorso per veicolare gli stessi contenuti?  Cosa possiamo fare per tenere desta l’attenzione dell’aula?

L’espansione della tecnologia mobile ha coinvolto in un modo o nell’altro tutti i settori, e quello congressuale non fa eccezione. Esistono numerosi modelli di app sviluppati per le più diverse esigenze, e sempre più agenzie oggi hanno la possibilità - realizzandole in casa o affidandosi a fornitori qualificati - di progettarne di nuove e su misura. Quest’ultima tendenza, per diverse ragioni, si rivela anche la più pratica, perché ogni evento è diverso dall’altro, e al di là di alcune funzionalità standard necessita di una progettazione ad hoc. Di conseguenza, negli ultimi cinque anni il mercato delle applicazioni per eventi e congressi è andato costantemente aumentando ed evolvendosi sempre di più. Oltre alle app commissionate dalle agenzie, infatti, anche molte location come hotel e centri congressi hanno introdotto e perfezionato le loro, con l’obiettivo di offrire ai propri ospiti un set di informazioni e servizi a portata di tablet e smartphone.

FUNZIONI PRINCIPALI

Tra le funzioni standard, normalmente sempre presenti, figurano l’agenda dell’evento e la consultazione del programma, mappe interattive della città e della location ed eventuali segnalazioni su luoghi utili o punti di interesse circostanti. In alcuni casi, specie se si tratta di un congresso in cui sono previsti numerosi interventi, sono consultabili anche i curricula dei relatori e l’indice delle sessioni della conferenza. Altre informazioni possono riguardare gli altri partecipanti iscritti, per offrire ai convenuti migliori possibilità di networking, e gli sponsor

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espositori. Quest’ultimo aspetto è da tenere in considerazione nel momento in cui si desideri massimizzare l’interesse delle aziende sponsor nei confronti dell’evento: come si può facilmente intuire, app e social media danno vita a uno spazio virtuale in più a beneficio dell’evento, che rappresenta al tempo stesso un’interfaccia più o meno obbligata per i vari partecipanti. Per questo motivo, gli sponsor sono in genere molto sensibili e interessati agli eventi in cui è prevista una dotazione digitale, in grado di offrire loro maggiore visibilità. Il panorama delle funzionalità è poi ulteriormente arricchito da altre opzioni, come la possibilità di svolgere survey e televoti e porre domande dalla platea ai relatori tramite app: un servizio in genere apprezzato perché migliora il coinvolgimento e la partecipazione dei convenuti, dando a tutti la possibilità di prendere parola e di porre domande senza imbarazzi (parlare in pubblico richiede sempre un minimo di pratica). Alcune app integrano una funzione di posizionamento (il cosiddetto Ips, indoor positioning system, simile al Gps) che permette di orientarsi meglio: si tratta, com’è evidente, di un’opzione che può rivelarsi utile se l’evento si svolge in spazi particolarmente grandi come una fiera o un centro congressi multilivello.

ESPLORARE LE OPPORTUNITÀ DI COMUNICAZIONE

La maggior parte delle applicazioni mobile possiede dei sistemi di messaggistica con notifiche push, attraverso cui gli organizzatori possono diramare agevolmente brevi comunicazioni a tutti i partecipanti - ad esempio per segnalare

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l’inizio di una sessione imminente. È poi naturalmente possibile associare le funzionalità delle applicazioni a quelle di alcuni social media, come YouTube, LinkedIn o soprattutto Twitter, particolarmente utilizzato in ambito congressuale perché rende possibile seguire, anche all’esterno, alcuni momenti del dibattito. È comunque bene precisare che il nostro paese, più di altri, risulta ancora molto legato alla carta: per molti committenti e altrettanti congressisti, infatti, il programma stampato o la brochurina del convegno rappresentano un punto fermo, nonostante altri abbiano favorevolmente accolto le nuove possibilità offerte dal digitale per organizzare congressi in modalità paperless. In Italia quindi è opportuno valutare caso per caso, tenendo conto delle abitudini e delle aspettative della propria base di partecipanti, quali sono gli strumenti migliori per veicolare alcuni specifici contenuti, così da evitare ad esempio di offrire un programma dell’evento in formato digitale che non tutti guarderebbero.

GLI E-POSTER

Nel caso siano previsti molti interventi, e per praticità si voglia riservare ad alcuni di essi la presentazione tramite poster, è sempre bene fornire alcune linee guida di massima (ingombri, titolazioni, uso di immagini, ecc.) per orientare i relatori nella creazione degli stessi. I recenti progressi nel campo degli audiovisivi rendono inoltre sempre più diffusi anche i poster digitali o e-poster, riprodotti su appositi schermi, spesso touchscreen, e ormai quasi sempre in alta definizione. Solitamente si tratta di Power Point che integrano anche la riproduzione di brevi filmati o animazioni, come le rotazioni di modelli in 3D, rendendo la presentazione più efficace e coinvolgente. Esistono delle specifiche piattaforme che consentono di creare in pochi semplici passi gli e-poster seguendo delle procedure guidate. I poster digitali offrono inoltre la possibilità ai lettori di lasciare commenti, valutarli o contattare direttamente gli autori, aumentando così le possibilità di interazione e scambio di idee tra colleghi. Per i presentatori scompare il fastidio di dover trasportare gli spesso ingombranti rotoli contenenti i loro poster, dovendosi limitare a seguire una procedura di upload; per i lettori, le postazioni di consultazione permettono di effettuare ricerche per parole chiave visualizzando rapidamente i poster di loro interesse, ed eventualmente - se l’autore ha dato il consenso a tale possibilità - effettuare il download del file.

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Il ruolo degli uffici stampa  Come ottenere un buon ritorno mediatico per l’evento?  Come stendere una valida strategia di public relations?  A cosa serve la rassegna stampa?

li uffici stampa - siano essi agenzie che svolgono questo servizio per più committenti, o strutture interne ad aziende e organizzazioni - hanno l’obiettivo di porsi come un ponte tra il soggetto di cui curano la comunicazione (sia esso un Ente pubblico, un’azienda privata, un singolo evento o un qualsiasi brand) e i mass media: un termine che fino a vent’anni fa includeva quasi esclusivamente il mondo del giornalismo tradizionale, ovvero stampa (agenzie, quotidiani, periodici, riviste, di settore o generalisti), televisione, radio. L’avvento di internet e soprattutto del web 2.0 ha però sbilanciato notevolmente questo panorama, portando alla rapida ascesa di ulteriori fonti di informazione, aprendo le porte anche a soggetti estranei al giornalismo tradizionale: blogger e gestori di profili social, in particolare. Il mondo degli uffici stampa, così come quello del giornalismo a cui è legato a doppio filo, sta quindi rapidamente cambiando pelle proprio in questi anni, a seguito dello sviluppo delle cosiddette “digital PR”, le pubbliche relazioni online, che hanno ridisegnato il numero e la tipologia degli interlocutori a cui ci si rivolgeva per dare visibilità a iniziative, notizie e avvenimenti attraverso la diramazione di comunicati stampa, gestione di interviste e cura del rapporto con testate e giornalisti appartenenti ai vari settori di interesse. Oltre a gestire il flusso di informazioni in uscita, inoltre, gli uffici stampa svolgono un’utile funzione di filtro in entrata, ponendosi come punto di riferimento per

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le domande provenienti dai media - richieste di approfondimenti, proposte di interviste a portavoce dell’associazione, eccetera. Insieme a tutte le altre attività di comunicazione, quelle svolte dagli uffici stampa concorrono a formare e consolidare l’immagine pubblica di un’organizzazione e del suo brand.

LE PR PER GLI EVENTI MEDICO-SCIENTIFICI

Nel momento in cui si punta a ottenere visibilità mediatica, cioè a far sì che i risultati scientifici presentati nel corso di un congresso o una tavola rotonda vadano al di là della cerchia più o meno ristretta dei presenti, è opportuno che la comunicazione di un evento medico-scientifico venga orientata nel modo migliore. Occorre cioè definire:  Quali contenuti dell’evento possono risultare rilevanti?  Per quale pubblico? Solo specialisti, o anche per i non addetti ai lavori?  Quali sono i media più utilizzati da tali pubblici per reperire informazioni?  Quali sono i media più autorevoli sui temi di riferimento? Sulla base di queste considerazioni generali, e di altre più particolari, si può sviluppare il piano di comunicazione mediatica dell’evento. L’attività di ufficio stampa potrà essere affidata a un’agenzia specializzata, selezionata insieme al Pco, o portata avanti dal Pco stesso se si tratta di un’attività inclusa tra i suoi servizi. Il primo compito da svolgere sarà quello di calarsi nei panni dei giornalisti e in generale degli organi di informazione e divulgazione, osservando il nostro evento dal loro ipotetico punto di vista e andando alla ricerca della “notizia”. Seguirà poi una riflessione su quali target potrebbero essere coinvolti nella campagna di comunicazione, e da lì si passerà all’analisi dei media più quotati in quegli ambiti. Poniamo il caso, a puro titolo di esempio, che il nostro convegno affronti te-

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matiche inerenti l’alimentazione: può trattarsi di una ricerca sui cibi utili a prevenire l’insorgere di determinate patologie, o la presentazione di casi di studio sui trend nell’alimentazione legata alle fasce d’età - qualunque cosa. Un buon ufficio stampa saprà analizzare i contenuti della ricerca da più punti di vista, individuando anche delle possibilità alternative per dargli visibilità oltre al ristretto perimetro delle pubblicazioni accademiche e di settore. I contenuti dello studio, opportunamente riassunti, potrebbero interessare non solo le riviste, le pagine dei quotidiani, i siti web e le trasmissioni televisive che parlano di salute, ma anche tutto ciò che riguarda l’alimentazione, e quindi la cucina, o più in generale gli stili di vita: la presentazione della ricerca potrebbe quindi diventare una “notizia” per un pubblico più ampio e variegato, che includerebbe a questo punto anche i food blogger, le rubriche gastronomiche dei telegiornali, le riviste e i periodici di cucina, e via di seguito. Tutto questo, chiaramente, si svilupperebbe in parallelo alla comunicazione rivolta ai media più tradizionali e autorevoli nel panorama medico-scientifico, ma anche qui si tratta di saper innovare i format più consolidati, andando al di là del puro e semplice comunicato, che costituiva la base della “vecchia scuola” degli uffici stampa. È sufficiente dare un’occhiata al sito di una delle più tradizionali testate del mondo medico, la britannica “The Lancet”, per constatare quanto sia attiva su social media come Twitter e Facebook. La notizia diramata da un ufficio stampa al passo coi tempi dovrebbe quindi essere in un formato “condivisibile” o “ritwittabile”, perché anche la comunicazione specialistica e scientifica ha ormai innovato i sui stili. Gli influencer sono tutti quei personaggi presenti sui social media che, in virtù del numero di follower o di contatti online, possono agire da opinion leader su un certo tema

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IMPOSTARE UNA CAMPAGNA STAMPA

Una volta individuati il “cosa” (la notizia) e il “chi” (i pubblici e le testate di riferimento) si tratta di analizzare il “come” e il “quando” della campagna di comunicazione. Occorre capire come ingaggiare l’attenzione dei diversi media, diversificando se necessario le strategie per veicolare le notizie nella loro direzione. Una possibilità è quella di invitare un gruppo selezionato di giornalisti, blogger, influencer di varia natura a presenziare all’evento o a una singola sessione loro dedicata, in cui verranno presentati i risultati della ricerca - la classica

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col termine teasing, dall’inglese “to tease”, ci si riferisce a tutti quei sistemi usati per generare curiosità preliminare e aspettative (come avviene con i trailer che precedono l’uscita dei film)

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conferenza stampa. Si potrebbe anche decidere però di anticipare loro alcuni elementi dello studio nelle settimane precedenti l’evento, con una serie di comunicati mirati, per alzare la curiosità e il livello di attenzione sull’argomento: si parla in questo caso di teasing, meccanismo ben noto al marketing e alla pubblicità, che può tuttavia essere adoperato anche in altri contesti. Un buon ufficio stampa saprà altresì contattare direttamente per tempo i diversi soggetti che potrebbero dare rilevanza alla notizia, sondando il loro interesse e valutando con loro le eventuali opportunità di approfondimento (un’intervista al portavoce dell’evento, un’anteprima esclusiva dei risultati della ricerca, eccetera).

LA RASSEGNA STAMPA

Croce e delizia dell’attività di ufficio stampa è la raccolta e archiviazione della rassegna, ovvero di tutti gli articoli di giornale, post online, notizie di agenzia e quant’altro sia stato prodotto in un dato intervallo temporale (a seconda dei casi ci sono rassegne mensili, settimanali, quotidiane, talvolta anche più rassegne in una stessa giornata) e che contenga riferimenti a parole chiave di nostra scelta: in questo caso potrebbero essere il nome del congresso o dell’evento, della società organizzatrice, ma anche altre parole tematiche legate ai contenuti scientifici trattati (“oncologia”, “rinoplastica”, “Alzheimer”, eccetera). In questo modo è possibile avere una panoramica immediata di tutto ciò che è stato pubblicato sui temi di nostro interesse. L’obiettivo, ovviamente, è quello di veder comparire in questa serie anche il nostro evento, così da poter includere la rassegna stampa tra i risultati generati in termini di comunicazione e di persone raggiunte. Come funziona la rassegna stampa? Esistono dei fornitori specializzati, a cui si rivolgono gli stessi uffici stampa, che tramite dei software appositi analizzano in automatico migliaia e migliaia di fonti ogni giorno, alla ricerca delle parole chiave indicate dagli operatori, e includono sia i quotidiani appena andati in stampa sia i contenuti pubblicati sul web. In questo modo il committente di una rassegna può ricevere per mail, già nelle prime ore della mattinata, un report completo di tutto ciò che viene detto su di lui dagli organi di informazione. La scelta di quali fonti inserire nel panel di analisi è tutt’altro che banale, e dipende in buona misura dal livello di specializzazione dei contenuti dell’evento, e dalla sua estensione territoriale. Se il convegno si svolge per ipotesi a Roma, potrebbe avere poco senso includere nel campo di analisi le testate locali della Sardegna; se tuttavia sappiamo che il gruppo di ricerca che presenterà i risultati di uno studio che potrebbe interessare i media è coordinato da un dipartimento universitario di Cagliari, la scelta potrebbe essere diversa.

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CHIUSURE POST EVENTO

Chiusure amministrative e contabili  Quali sono gli step da non dimenticare al termine dell’evento?  Come si prepara il budget consuntivo?  Quali sono i documenti e i materiali da archiviare?

na volta terminato l’evento, il lavoro dell’organizzatore va avanti, ed entra semmai in un’altra fase cruciale, non meno delicata di quelle che l’hanno preceduta: quella delle chiusure. Le procedure di chiusura sono di vario tipo: amministrative, organizzative, di comunicazione e di archiviazione. Cominciamo ad analizzare quelle amministrative, che sono certamente quelle più complesse e che richiedono maggiore tempo e attenzione. A evento terminato, è il momento di redigere il budget consuntivo, il che significa dover “tirare le somme” di tutti gli incassi (quote di iscrizione e sponsorizzazioni) e di tutte le spese (rimborsi e compensi ai relatori e liquidazione dei fornitori) per poter contabilizzare il tutto ed emettere le relative fatture. È ovvio che buona parte di queste informazioni saranno state raccolte man mano nel corso dei mesi precedenti, che ogni singola voce di spesa o di ricavo sarà stata aggiornata nel budget e nel software di gestione della contabilità. Tuttavia è sempre opportuno procedere a un controllo scrupoloso, passando in rassegna ogni singolo documento prodotto e confrontando attentamente i conteggi a disposizione, per non tralasciare nulla e per evitare errori che potrebbero poi finire nel bilancio annuale dell’organizzatore e del committente.

LE VOCI IN ENTRATA

Per ciò che riguarda le quote di iscrizione, ad esempio, è importante ragionare sui numeri legati ai partecipanti effettivi, al netto delle eventuali rinunce o annullamenti e quindi degli eventuali rimborsi, se previsti. Anche per le cifre provenienti dalle sponsorizzazioni è importante rifare i conti “a bocce ferme”, perché anche se gli importi versati dagli sponsor sono solitamente concordati con largo anticipo, e i relativi contratti – come abbiamo visto nel caso di un evento Ecm – devono essere già siglati e caricati all’atto della procedura di accreditamento dell’evento sul sito Agenas (quindi almeno 30 giorni prima della

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manifestazione), sono sempre possibili variazioni dell’ultimo secondo: qualche sponsor potrebbe decidere di aggiungersi all’ultimo momento, qualche altro potrebbe decidere di acquistare spazi in più in sede di evento, e simili. È quindi fondamentale lasciare traccia scritta di qualsiasi variazione, e procedere a un riconteggio scrupoloso per inserire nel budget consuntivo gli importi definitivi.

LE VOCI IN USCITA

Per quanto riguarda le spese vale lo stesso principio: rispetto a quanto pattuito inizialmente con un fornitore potrebbero esserci state ulteriori richieste, variazioni, aggiunte di servizi dettate da una qualsiasi necessità. Magari è stato necessario aggiungere un tavolo in più, uno schermo in più, ristampare dei badge all’ultimo momento o modificare qualcosa negli allestimenti. Anche una minima variazione nel consuntivo effettivo deve quindi essere registrata. Se i compensi eventualmente pattuiti con i relatori possono difficilmente essere soggetti a variazioni, non bisogna escludere nemmeno questa eventualità. Se si considerano ad esempio le possibili complicazioni derivanti dall’applicazione del D. lgs 165/2001 – di cui abbiamo parlato nel capitolo dedicato ai vincoli normativi – e che comportano la necessità di ottenere l’autorizzazione preliminare dell’Ente di afferenza di un dipendente pubblico reclutato come docente, non si può escludere che lo stesso decida di rinunciare al compenso e di intervenire a titolo gratuito, magari per prevenire contenziosi con la sua struttura di appartenenza. Comunque sia, anche qui è opportuno verificare che le somme ipotizzate nel budget preliminare siano perfettamente coincidenti con quanto saremo tenuti a versare a evento concluso. Il discorso può farsi ben più variabile nel caso dei rimborsi spese, perché l’importo di questi dipende dalla relativa nota che gli interessati dovranno compilare, allegando i giustificativi e inviandoli al Pco che gestisce economicamente l’evento. Bisognerà aspettare di aver raccolto tutti i moduli per i rimborsi, inclusi quelli degli eventuali ritardatari, che saranno da sollecitare per tempo. Se infatti la richiesta di rimborso arrivasse fuori tempo massimo, il rischio è che nel frattempo il Pco potrebbe aver già provveduto a liquidare tutti gli altri rimborsi e addirittura a chiudere il bilancio per l’anno di competenza di quell’evento.

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PAGAMENTO DELLE FATTURE E CONTROLLI

I fornitori verranno pagati come da accordi – a 30, 60, 90 giorni o anche più, a seconda delle modalità pattuite. Nel complesso, quindi, la fase di chiusura amministrativa di un evento, e delle relative procedure di fatturazione, può essere anche piuttosto lunga. Un grande congresso nazionale con migliaia di partecipanti e centinaia di espositori può avere una “coda” di chiusure amministrative piuttosto importante, nell’ordine di quattro o cinque mesi. Solo una volta determinati con precisione gli effettivi ricavi e le spese sarà possibile determinare l’eventuale utile dell’evento e capire come gestirlo dal punto di vista contabile e da quello fiscale. Un procedimento utile per essere sicuri di non “perdersi i pezzi” nella stesura del consuntivo può essere quello di fare un controllo incrociato tra il budget e il centro di costo. Il project manager che segue l’evento - che si tratti di un Pco o dello stesso committente - ha sempre sotto mano il file del budget steso all’avvio del progetto, in cui aggiorna via via le voci di spesa e ricavo, e i relativi importi. Parallelamente, chi si occupa della contabilità registra, in genere tramite un apposito software amministrativo, tutti i contratti, i preventivi e le fatture relative all’evento. Al termine della manifestazione, i due resoconti dovrebbero coincidere - ma è facile che questo non accada: magari una fattura è andata direttamente in amministrazione senza passare dal project manager, o viceversa è stato chiesto un aggiornamento di preventivo a un fornitore, e l’amministrazione non ne è stata ancora informata. Dal controllo incrociato quindi possono emergere eventuali difformità e diventa relativamente semplice risalire alle origini dei mancati aggiornamenti, così da ottenere alla fine un consuntivo preciso e affidabile. Come abbiamo già visto nel capitolo dedicato all’Ecm, ci sono poi delle specifiche incombenze amministrative post-evento che il provider deve assolvere, ovvero il pagamento del contributo spese ministeriale - calcolato in base al numero di crediti, alle dimensioni e alla tipologia dell’evento - e la creazione e invio del tracciato Xml, che conterrà il riepilogo di tutte le voci del database dell’evento. Tali operazioni vanno necessariamente effettuate entro 90 giorni dal termine della manifestazione.

ARCHIVIARE A FUTURA MEMORIA

Gli organizzatori di eventi conoscono bene l’importanza di passare, una volta concluso il progetto, a una rigorosa procedura di archiviazione di tutti i documenti e i materiali prodotti. Ancora una volta, non si tratta di un’operazione semplice né scontata: l’obiettivo è quello di realizzare un promemoria strutturato che possa tornare utile per ogni futura occasione.

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Il criterio con cui bisogna archiviare i vari materiali deve rispondere ad almeno due criteri fondamentali:  bisognerebbe cercare di includere ogni elemento, così da ricreare una sorta di vademecum completo dell’evento, dalla A alla Z  bisognerebbe pensare di farlo non tanto a beneficio proprio, ma di un’ipotetica persona che, senza essersi mai occupata di quell’evento e senza quindi conoscerne nulla (sponsor, argomenti trattati, location prescelta) dovrebbe essere in grado di ricostruire, anche a distanza di qualche anno, il workflow e l’aspetto complessivo del convegno

ARCHIVIAZIONE FISICA

Compatibilmente con lo spazio a disposizione e con la mole di documenti cartacei prodotta in relazione al congresso, ecco una breve check-list di ciò che potrebbe essere utile tenere da parte per ogni futura evenienza:  Conservare almeno una copia di tutti gli stampati prodotti:  segnaletica  brochure  locandine  programma definitivo  inviti  menu  ringraziamenti  altro  Conservare copia dei materiali formativi distribuiti ai partecipanti (dispense, presentazioni, questionari di valutazione e apprendimento Ecm)  Copia dell’attestato-tipo rilasciato (per eventi Ecm)  Copia di tutti i contratti siglati con gli sponsor e i finanziatori  Lista completa degli sponsor e degli espositori  Mappa degli stand espositivi  Elenco degli eventi sociali e delle iniziative accessorie  Note sul catering, menu, riferimenti dei ristoranti utilizzati  Elenco completo dei fornitori contattati, degli eventuali bandi di gara, dei preventivi/consuntivi di ciascun fornitore

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Soprattutto nel caso in cui non si tratti di fornitori abituali, alcuni Pco suggeriscono di includere nell’archivio anche una breve nota, a cura del project manager, in cui dà una valutazione sull’operato e sul rapporto qualità/prezzo del fornitore. Questo perché a distanza di anni potrebbe essere difficile ricordare con precisione come ci si era trovati a collaborare con la tale agenzia nella tale città: recuperando il dossier dall’archivio, una nota anche molto semplice del tipo “ottimo, nessun problema!”, “da richiamare!” o “assolutamente da non ricontattare!” può essere più che sufficiente per decidere se è il caso o meno di collaborare nuovamente con quell’impresa.

ARCHIVIAZIONE DIGITALE

L’archiviazione informatica non risente di problemi di spazio, e con i recenti sviluppi non è difficile procurarsi, a fronte di un modico investimento, degli strumenti hardware (hard disk esterni da almeno 1 terabyte di memoria, ovvero 1.000 gigabyte) o software (cloud computing, servizi di archiviazione e condivisione come Dropbox e simili) utili per conservare a lungo:  File pdf e file esecutivi di tutti gli stampati  File pdf e file esecutivi degli allestimenti - questi difficilmente potrebbero essere conservati fisicamente:  pannelli  totem  fondali  cartelloni  scenografie  vetrofanie  altro  Presentazioni Power Point  Rendering degli allestimenti e altri file di lavoro  File del budget preventivo e consuntivo  Copia di tutte le fatture  Moduli dei rimborsi spese  Tutte le mail inviate e ricevute relative all’evento in questione Per facilitare la ricerca delle mail sarebbe opportuno prestare sempre molta attenzione all’oggetto degli invii, evitando descrizioni troppo generiche come “preventivo” o “aggiornamento budget”, ma specificando sempre il nome dell’evento correlato, anche solo tramite una sigla.

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Comunicazioni finali e reportistica  Come si prepara un report di fine evento?  Cosa si intende per KPI?  Come formulare il ringraziamento agli stakeholder?

ontestualmente alle chiusure amministrative e contabili vanno portate avanti anche quelle legate alla comunicazione: si tratta di “chiudere il cerchio” del progetto, analizzando i risultati e stilando una dettagliata reportistica post-evento. I numeri del congresso - al di là dei risultati strettamente economici, pur importanti - sono preziosi per tutti gli stakeholder coinvolti:  Per l’associazione o l’Ente committente, naturalmente, essi rappresentano la misura del successo dell’iniziativa, e nel caso si tratti di un evento destinato a ripetersi a scadenze fisse - come un congresso nazionale annuale - i dati saranno fondamentali per impostare gli obiettivi e la programmazione delle edizioni future.  Per l’agenzia organizzatrice, il provider, il Pco e gli altri fornitori eventualmente coinvolti, i risultati e le statistiche dell’evento sono altrettanto importanti, perché sono in grado di rivelare la bontà delle scelte strategiche effettuate.  Per gli sponsor, i numeri dell’evento sono un parametro utile a determinare il ritorno dell’investimento effettuato: a fronte di una data somma versata per ottenere uno stand nell’area espositiva, una certa visibilità al proprio marchio e ai propri prodotti, ed eventualmente per sostenere le spese di viaggio e soggiorno di una delegazione, l’azienda sponsor potrà misurare il vantaggio ottenuto rapportandolo al numero dei partecipanti totali, alla visibilità mediatica e web ottenuta dall’evento, ai contatti registrati presso il proprio stand, e via di seguito.  Anche la location - hotel o centro congressuale - trae vantaggio dal conoscere l’impatto di un evento da essa ospitato, in aggiunta a quelli che la riguardano più direttamente (come il numero di camere acquistate, le sale meeting occupate, il numero e la tipologia dei servizi erogati, eccetera).  Infine, gli stessi delegati, i partecipanti e i relatori coinvolti possono trarre un beneficio, anche solo in termini di gratificazione personale, dal venire a conoscenza degli esiti della manifestazione.

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Ma quando si può dire che un evento “è andato bene”? E come misurare questo risultato, ripulendolo per quanto possibile da elementi aleatori e soggettivi come ad esempio il grado di soddisfazione del singolo partecipante - per quanto anche questo sia fondamentale? Nel primo capitolo, dedicato alla pianificazione preliminare, abbiamo parlato dell’importanza del fissare obiettivi il più possibile “smart”, ovvero specifici, misurabili, accessibili, realistici e temporalmente strutturati: se tra i nostri obiettivi avevamo fissato, ad esempio, di incrementare la quota di partecipanti iscritti del 10% rispetto all’anno prima, e il nostro congresso ha registrato un +12%, l’obiettivo si può considerare raggiunto e addirittura superato con successo. Viceversa, se l’incremento atteso dovesse essere stato inferiore (ipotizziamo un 7%, traguardo pur positivo ma al di sotto delle aspettative), in vista della prossima edizione sarà opportuno qualche ulteriore ritocco alla strategia di comunicazione o ad altri aspetti logistici che potrebbero aver frenato le iscrizioni, come la sede o il periodo prescelti, la novità dei format o l’importo della quota. Come dicevamo, inoltre, la raccolta finale dei dati è utile anche agli altri stakeholder coinvolti, per fare analoghe valutazioni.

L’IMPORTANZA DEGLI OBIETTIVI

Il metro di valutazione del successo di un evento è quindi legato in buona misura alle aspettative che vi erano riposte; aspettative che a loro volta derivano dall’analisi dei risultati del passato, o di altre manifestazioni consimili. Se gli obiettivi vengono centrati ciò vuol dire non solo che si è lavorato bene, ma anche che gli stessi erano stati ben posti fin dall’inizio, in forma realistica e commisurata alle potenzialità e alle risorse a disposizione. C’è una frase piuttosto celebre attribuita ad Albert Einstein: “Ognuno è un genio. Ma se si giudica un pesce dalla

Cosa sono i KPI? Gli indicatori chiave di prestazione, in inglese Key Performance Indicator o KPI, sono dei parametri utili a misurare la performance di un processo aziendale. Può trattarsi di indicatori di qualità, di costo, di tempo o di risultato. Ci sono diversi approcci alla misurazione dei KPI, ed è possibile selezionarli e definirli in maniera soggettiva, purché ragionata e meticolosa. La nozione di KPI è in una certa misura sovrapponibile a quella di obiettivi SMART che abbiamo dato nel primo capitolo della presente Guida, parlando di pianificazione: si potrebbe affermare che i KPI rappresentano il frutto di obiettivi ben posti.

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sua abilità di arrampicarsi sugli alberi lui passerà tutta la sua vita a credersi stupido”. Tradotto nella pratica dell’event planning, ciò sta a significare che non ha senso fissare obiettivi fuori dalla propria portata. Può essere più vantaggioso stabilire obiettivi prudenti (ad esempio, raccogliere lo stesso numero di abstract dell’anno precedente) e registrare con soddisfazione anche un aumento del 5% nel numero di presentazioni. Ecco perché la raccolta dei dati finale e la reportistica post-evento sono un importante driver strategico per il futuro. La scelta delle voci da includere è naturalmente personalizzabile a piacere, e variabile ovviamente in base alle caratteristiche dell’evento, delle sue dimensioni, della tipologia e della complessità generale, ma solitamente un buon report dovrebbe prevedere statistiche su:  Numero dei partecipanti totali  Numero dei partecipanti per professione/specialità  Numero dei partecipanti per tipologia di iscrizione  Numero dei partecipanti per provenienza (Provincia, Regione o Stato estero)  Abstract complessivi presentati  Abstract accettati  Numero poster  Numero presentazioni orali  Numero simposi  Sponsor presenti all’evento  Sponsor presenti con stand espositivo  Partner istituzionali  Articoli di giornale dedicati all’evento (rassegna stampa)  Statistiche di interazione sui social media (numero tweet, like, post pubblicati, visualizzazioni)  Dibattito generato online sui temi del convegno (rassegna stampa digitale)  Statistiche delle visite al sito web dell’evento

RINGRAZIAMENTI FINALI

Una volta raccolti i dati, si può decidere di organizzarli in un report strutturato da rendere disponibile online o da inviare insieme ai ringraziamenti finali ai vari stakeholder. Quello dei ringraziamenti è un momento fondamentale, in cui si sommano la

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cortesia istituzionale e le pubbliche relazioni. Non è un puro gesto formale di buona educazione: ringraziare gli sponsor che hanno reso possibile la manifestazione, i vari partner istituzionali per il loro appoggio, i docenti e i relatori per il loro fondamentale contributo scientifico, e via via tutti gli attori coinvolti - fino ad arrivare, in alcuni casi, a porgere un ringraziamento rivolto in generale agli stessi partecipanti - è un modo per rinforzare la relazione con loro e comunicare, condividendola, la soddisfazione per essere arrivati in fondo al progetto intrapreso. Includere qualche dato sull’andamento della manifestazione è utile per dare forza al ringraziamento e ribadire, implicitamente, che la collaborazione è stata fruttuosa, e quindi ripetibile in futuro. I ringraziamenti in genere vengono porti a nome dell’associazione committente, e firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico, a seconda che gli si voglia dare un tono più o meno personale. Come nel caso dell’invito, si può scegliere di ricorrere a una mail o a un più tradizionale cartoncino, a una comunicazione sul sito e a post sui social, a un video-ringraziamento, o anche a una combinazione di più formule - la sostanza non cambia: ringraziare tutti coloro che hanno contribuito alla realizzazione dell’evento, a vario titolo, è uno degli atti - simbolici e concreti - di “chiusura” più importanti. Nel caso dei congressi periodici, poi, il momento del ringraziamento può coincidere anche con un primo ufficiale “save the date” per l’anno successivo - un po’ come avviene per le grandi manifestazioni sportive o commerciali, che in genere si concludono dando appuntamento all’edizione a venire.

COMPILARE E INVIARE GLI ATTESTATI ECM

Come abbiamo visto a proposito dell’Ecm e nel capitolo precedente dedicato alle chiusure amministrative, gli eventi accreditati hanno una loro specifica “coda”, e ciò vale anche per le comunicazioni. I partecipanti che hanno presenziato al corso e che hanno superato correttamente la prova di valutazione hanno diritto ai crediti, che vengono conteggiati automaticamente a cura del

provider e trasmessi agli organismi di riferimento per la loro registrazione; successivamente, il professionista sanitario può verificare il suo saldo di crediti Ecm sul sito Agenas. Il regolamento tuttavia prevede che il provider trasmetta agli interessati - sia discenti sia docenti - l’attestato di partecipazione, a firma del Legale Rappresentante, in cui si certifica che la persona ha preso parte al tale evento, svoltosi nel tal luogo in una certa data, e che rispetto agli obiettivi formativi dello stesso

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CHIUSURE POST EVENTO

ha acquisito tot crediti formativi validi per quell’anno e per il computo dei crediti totali nel triennio. Ogni attestato deve riportare il nome e il cognome del destinatario, e anche se i software gestionali per eventi Ecm supportano attivamente i provider nella creazione di centinaia e migliaia di attestati, tale procedura richiede comunque una certa cura, tempo e attenzione da parte del team di lavoro che svolge le mansioni di segreteria post-evento, onde evitare che qualcuno non riceva l’attestato (solitamente inviato via mail) o riceva quello di un’altra persona.

RICHIEDERE FEEDBACK Ci sono situazioni in cui la valutazione della qualità percepita rappresenta un vero e proprio atto dovuto - nonché un obbligo di legge, nel caso degli eventi Ecm - ma anche quando non siamo strettamente tenuti a farlo può essere vantaggioso chiedere ai partecipanti di dare un voto, esprimere un parere, segnalare un aspetto dell’evento che hanno particolarmente apprezzato o che

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a loro avviso è da correggere. In tal caso al termine del congresso, o subito prima o qualche giorno dopo, si può fare ricorso a una survey - con un tradizionale modulo da compilare in sede di evento, oppure via mail o online - invitando chi ha preso parte al convegno a esprimere il suo gradimento sia sugli aspetti tecnicoscientiﬁci (temi affrontati, qualità di docenti e relatori, argomenti su cui si sarebbe desiderato un maggiore approfondimento o una minore insistenza, ecc.) sia su quelli logistici e di servizio (la location, la sede congressuale, il catering, la reperibilità delle informazioni, la competenza del personale, ecc.), così da farsi un’idea complessiva di cosa ha funzionato e cosa si può correggere, soprattutto in vista di nuove future edizioni.

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AGENZIE PCO, PROVIDER E ALTRI SERVIZI SCHEDE TECNICHE Adria Congrex

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Meet and Work

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Centro Organizzazione Congressi

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Mizar

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Chrysalis Communication

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More&More

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Cogest M&C

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MP Congressi & Comunicazione

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CWT Meetings & Events

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MV Congressi

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Formedica

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Promoest

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Full Day

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Riviera Congressi

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Gruppo SC - Studio Congressi

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Studio Exedra

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Kassiopea Group

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Teseo

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L.C. Congressi

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Victory Project Congressi

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APPROFONDIMENTI AITEF Studio

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Planning Congressi

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CEC Comunicazione Eventi Congressi 168

Regia Congressi

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CWT Meetings & Events

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Angelica Ricevimenti

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Evinco

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Cierredata

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Forma Communications

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Studio Visio

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Meeting Planner

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CST Ciccarelli

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MZ Congressi

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Different Web

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Net Congress & Education

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Sire Ricevimenti

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Alessandro Rosso Healthcare

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Tecnoconference - TC Group

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OIC Group

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: ADRIA CONGREX Indirizzo: Via Sassonia, 30 – 47922 Rimini Telefono: 0541/305811 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@adriacongrex.it www.adriacongrex.it www.facebook.com/adriacongrex/ Referente Agenzia: Daniele Biondi – d.biondi@adriacongrex.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n.1783 del 10/10/2014 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO9001 (Sincert Uniter) • Altre certificazioni: MEPA (AquistiInRetePA) Breve profilo dell’agenzia: Adria Congrex, un gruppo di professionisti con una forte expertise nel settore dei congressi medico scientifici e dell’organizzazione di eventi. Meticolosità, unita a creatività e innovazione, sono nel DNA di Adria Congrex che si esprime al meglio nei principali comparti del Congress Management, Event Design e nella Comunicazione Integrata. Pur abbracciando tutti i segmenti merceologici, nella sua pluridecennale esperienza Acx ha trovato nel mercato Medico-Scientifico, ed in quello legato ai Tender dell’Unione Europea, il suo core-business. Peculiarità del nostro tratto, quella di mantenere un dialogo continuo con tutti gli stakeholders del sistema: Aziende, Società Scientifiche, Enti Pubblici, Istituzioni.

Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche Aree e discipline di specializzazione: • Consulenza e organizzazione congressuale • Association Management • EuroProgettazione • Comunicazione Integrata Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Dr. Antonio Raviele (Venice Arrhythmias) • Dr. Michele Massimo Gulizia (Mediterranean Cardiology Meeting) • Dr. Leonardo Calò (PLACE Platform Laboratory Advanced Cardiology Experience) • SIGO (Società Italiana di Ginecologia ed Ostetricia) • SIAPEC (Società Italiana di Anatomia Patologica e Citologia Diagnostica) • ANMCO (Ass.ne Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri) • SIC (Società Italiana di Cancerologia) • GIMSI (Gruppo Italiano Multidisciplinare per lo Studio della Sincope) • AIUG (Associazione Italiana di Urologia Ginecologica) • European Society of Cytology Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • EUROSTAT - International Conference on macroeconomics statistics and the introduction of European System of National and Regional Accounts 2010 (Luxembourg - 12,13/06/2014) • FRA - European Union Agency for Fundamental Rights – Meeting With National Stakeholders (Wien – 18,20/11/2015) • Congresso Nazionale Cassaforense (Rimini – 24,26/09/2015) Ciò ha consentito di mantenere la clientela fidelizzata, di godere del know how acquisito in tutti gli anni di attività, di avere uno standard qualitativo immutato La attività di Provider ECM rappresenta il 90% dell’attività svolta Nel campo della formazione uniamo alla serietà una particolare sensibilità ad intercettare il fabbisogno formativo. Tutto ciò è molto apprezzato da chi desidera poter avere un momento formativo capace di incidere sulla propria crescita professionale

Nome Agenzia: CENTRO ORGANIZZAZIONE CONGRESSI Indirizzo: sede legale Via San Pancrazio, 4 98039 Taormina (Me) sede operativa Via Miss Mabel Hill, 9 98039 Taormina (Me) Telefono: 0942/24293 e-mail, sito web: info@centrocongressi.biz www.centrocongressi.biz Referente Agenzia: Carola Calandruccio carolacalandruccio@centrocongressi.biz Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 2263 - 24.01.2012 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2008, settori 35-37 n° CENT1265Q1501 Breve profilo dell’agenzia: Lo Studio ha una esperienza professionale nel campo degli eventi scientifici più che quarantennale ed ha goduto del privilegio di un cambio generazionale interno alla struttura

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Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formativa ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione di Segreteria Delegata per Associazioni Scientifiche • altri servizi : gestione della comunicazione, qualsiasi servizio tecnico professionale, logistica, progetti di marketing Aree e discipline di specializzazione: Tutte le discipline mediche e paramediche Partnership con associazioni medico scientifiche: AIORAO, SEMORI, SIAPAV Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Università degli Studi di Catania, Università degli Studi di Messina, Università degli Studi di Palermo, Policlinico Universitario di Catania, Policlinico Universitario di Messina, Ospedale di Taormina, Alfa Wassermann, Pfizer, Eli Lilly, Bayer Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 8th International Meeting on Metabotropic Glutamate Receptors – Taormina, 28 settembre - 3 ottobre 2014 • 47° Congresso Nazionale AIORAO – Bari, 22-24 maggio 2015 • Vascular Endothelial Growth Factor: a Target for Innovative Therapeutic Intervention – Catania, 28-29 aprile 2015

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: CHRYSALIS COMMUNICATION Indirizzo: Via Serio, 6 – 20139 Milano Telefono: 02/58430422 e-mail, sito web: www.chrysalis.it info@chrysalisweb.it Referente Agenzia: Lorena Ferrari – 348/6049899 – l.ferrari@chrysalisweb.it Breve profilo dell’agenzia: Il mondo della comunicazione è in continuo cambiamento ed è per questo che il gruppo Chrysalis, forte di oltre 25 anni di attività, si propone come una vera e propria officina di idee e di professionisti in grado di proporre un nuovo modello di business al servizio dei clienti. Il gruppo si propone infatti quale partner ideale a cui affidare la propria immagine aziendale e l’organizzazione dei propri eventi, secondo una filosofia che pone al centro l’attenzione e la cura per i dettagli e che è valsa a Chrysalis il riconoscimento di realtà sempre al passo con i tempi, un sinonimo di coerenza e affidabilità. La qualità del servizio e l’etica professionale sono i pilastri su cui Chrysalis fonda la propria identità, costruita passo a passo grazie al coraggio imprenditoriale e il

continuo sviluppo della creatività che caratterizzano il gruppo e permettono all’affiatato team di trasformare un’idea in una “creatura” unica. È così che prendono vita eventi di impatto spettacolare, costruiti su misura per ogni singola realtà, utilizzando le tecnologie più innovative. Per piccoli o grandi che siano, l’obiettivo rimane lo stesso: creare momenti indimenticabili per i clienti. In particolare Chrysalis si occupa di B2B per grandi e piccoli eventi (progettazione, realizzazione, cura della regia dell’evento, comunicazione istituzionale, logistica); marketing territoriale di promozione del B2C (store activation, guerriglia marketing, temporary shop, roadshow, etc.); produzione e post-produzione video; ideazione e realizzazione dell’immagine coordinata; progettazione e sviluppo di soluzioni scenografiche; valorizzazione delle presentazioni aziendali; social media marketing; location e attività di logistica; sviluppo di applicazioni web e applicazioni mobile. Tipo di servizi forniti • organizzazione di delegazione a congressi ed eventi corporate e consumer Aree e discipline di specializzazione: farmaceutico – cosmesi – medicale – moda Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Astrazeneca, Boehringer-Ingelheim, Merz Aesthetics, Gilead, Dentsply, Novamont, Coloplast Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Road show oftalmologia in collaborazione con Havas Pr su 46 città in due mesi • vari lanci di importanti prodotti in ambito pharma e medicale • importanti delegazioni a congressi, stands, conferenze stampa • Collabora con l’Ufficio Formazione dell’AOUI di Verona e di altre province in qualità di segreteria organizzativa ed amministrativa • Comitato Scientifico composto da eminenti personalità del mondo scientifico • Associato a Federcongressi&eventi

Nome Agenzia: COGEST M&C Indirizzo: Vicolo San Silvestro, 6 – 37122 Verona Telefono: 045/597940 e-mail, sito web: cogest@cogest.info www.cogest.info Referente Agenzia: Eleonella Righetti Cinquetti eleonella@cogest.info Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 979 – 23/07/2014 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità ISO 9001 Breve profilo dell’agenzia: • Dal 1985 opera nel settore congressuale e vanta esperienza specifica nell’organizzazione di congressi medici ed eventi formativi rivolti a tutto il personale sanitario • Opera su tutto il territorio nazionale

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Tipo di servizi forniti: • progettazione ed erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione segreteria associazioni scientifiche • altri servizi: studio grafico interno per la produzione di stampati ed atti congressuali Aree e discipline di specializzazione: Multidisciplinare (in particolare: Malattie del Metabolismo, Ematologia, Dietistica, Oncologia) Partnership con associazioni medico scientifiche: ANDID – Associazione Nazionale Dietisti FONICAP - Forza Operativa Nazionale contro il Cancro al Polmone Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Dipartimenti Azienda Ospedaliera Universitaria Integrata – Verona Società medico-scientifiche Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: 11-13 Ottobre 2015 - SOMED 2015 38th Congress of the Society for Microbial Ecology and Disease 24-26 Giugno 2015 - 12th International Conference on Reactive Oxygen and Nitrogen Species in Plants 11-14 Marzo 2015 - Verona Endocrinologia e Metabolismo 2015

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: CWT MEETINGS & EVENTS (Carlson Wagonlit Italia) Indirizzi: Firenze - Via Panciatichi, 38/5 - 50127 Milano - Via Vespucci, 2 - 20124 Torino - Corso Orbassano, 336 - 10137 Roma - Via Benigni, 25 – 00156 Telefono: 055/09491111 (per tutte le sedi) e-mail, sito web: eventsitalia@cwt-me.com www.cwt-meetings-events.com Referente Agenzia: Armando Mastrapasqua, Senior Director CWT Meetings & Events Italia; armando.mastrapasqua@cwt-me.com – cell. 345 2422441 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: certificazione ISO 9001/2015 rilasciata da TÜV Rheinland Breve profilo dell’agenzia: Dalle idee ai risultati. Il nostro compito è affiancare le aziende nella creazione di eventi efficaci e coinvolgenti che sappiano garantire il raggiungimento degli obiettivi desiderati. Perché la creatività vada di pari passo con il ROI. Il team italiano di oltre 120 professionisti, motivati e specializzati, può contare sulla forza di un gruppo presente in 68 Paesi e che realizza ogni anno più di 35.000 eventi. Ma ogni progetto, dal piccolo meeting alla convention, al congresso medico, è rigorosamente custom-made. Le attività di CWT M&E si focalizzano sull’organizzazione degli eventi a ciclo completo: dall’ideazione alla pianificazione, dalla comunicazione alla realizzazione operativa. In particolare, CWT M&E supporta le aziende negli aspetti logistici e organizzativi, nella reportistica e nell’ottimizzazione dei budget, garantendo al contempo creatività e innovazione per trasformare idee e obiettivi in una realtà memorabile. Un focus di attenzione specifico è riservato agli eventi dell’ambito Healthcare. La grande professionalità maturata nel corso degli anni nel mercato medico, biomedicale e farmaceutico e la richiesta di servizi da parte di molte aziende del settore hanno spinto, infatti, CWT M&E a creare un team dedicato. Si tratta di una struttura flessibile, ed estremamente specializzata, capace di gestire, con l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia, tutti gli eventi delle società del mondo Healthcare, anche in totale outsourcing, assicurando il rispetto delle procedure e delle linee guida aziendali. La specializzazione nel settore garantisce il costante aggiornamento sulle complesse normative e disposizioni ministeriali e permette di ottimizzare al massimo i processi e le spese delle aziende.

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Tipo di servizi forniti • organizzazione di congressi ed eventi • progettazione e erogazione di attività formative ECM in partnership con provider accreditati • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: Gestione reportistica in ambito compliance EFPIA Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Bayer, Covidien, Biogen Idec, DiaSorin, Dompè Farmaceutici, Gruppo Menarini, Fidia Farmaceutici, Kedrion, Lilly, Livanova, Molteni Farmaceutici, Pfizer. Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Global Haemophilia Summit 2014 - Pfizer (Barcellona, 440 partecipanti); • 10° Menarini Diagnostic International Diabetes Nurses Conference 2014 (Atene, 540 partecipanti); • ERASS Instructional e Arthritis Course (Firenze, ediz. 2012 e 2014, circa 180 partecipanti).

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SCHEDE TECNICHE

Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: progetti editoriali, campagne istituzionali, programmi educazionali e di prevenzione nelle diverse aree terapeutiche Nome Agenzia: FORMEDICA Indirizzo: Viale Aldo Moro, 71 – 73100 Lecce Telefono: 0832/304994 e-mail, sito web: ecm@formedica.it www.formedica.it Referente Agenzia: Susanna Priore – 335/8116002 susannapriore@gmail.com Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 157 data 12/04/2011 Breve profilo dell’agenzia: Formedica è un’azienda specializzata nell’elaborazione e realizzazione di progetti formativi secondo le più recenti acquisizioni in tema di formazione e aggiornamento medico - scientifico. Adotta modelli formativi basati sull’utilizzo di tecnologie all’avanguardia incluso sistemi di simulazione. Formedica realizza progetti editoriali, campagne istituzionali, programmi educazionali e di prevenzione nelle diverse aree terapeutiche. Elabora studi statistici ed epidemiologici, indagini conoscitive su tutto il territorio nazionale. Collabora con le Aziende Sanitarie nella progettazione e realizzazione di piani integrati di aggiornamento del personale sanitario. Sperimenta nuove vie, dall’interattività alla simulazione, dall’utilizzo del web alla pratica operatoria diretta. Formedica è partner dell’Università del Salento per la formazione relativa al Management sanitario.

Nome Agenzia: FULL DAY Indirizzo: Via La Spezia 67, 00182 Roma Telefono: 06/7028181 e-mail, sito web: fullday@fullday.com www.fullday.com Referente Agenzia: Giovanna Turchetti – 335/311677 g.turchetti@fullday.com Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID 1938 - 23 Giugno 2011 Certificazioni: ISO 9001:2008 BUREAU VERITAS n. IT262038 Breve profilo dell’agenzia: Full Day opera dal 1992 nel campo dell’organizzazione di congressi, eventi formativi, eventi aziendali e viaggi di incentivazione, riunendo le esperienze pluriennali di esperti del settore. • Gestione dell’evento dalla pianificazione allo sviluppo, alla segreteria congressuale, alla gestione amministrativa, al controllo dei budgets di spesa.

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Aree e discipline di specializzazione: Chirurgia specializzata – Oncologia – Reumatologia – Management sanitario

• Ance • Gisea • Iciscu • OEG • Sipps

Partnership con associazioni medico scientifiche:

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Alfawasserman, Astrazeneca, Bayer, Bristol Myers Squibb, MSD, Pfizer, Pierre Fabre, Sanofi Aventis Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • “Master Masis di II Livello Management socio-sanitario. Innovazione e sviluppo” • “Gisea International Symposium” 9/10 Aprile 2015 Lecce; • “II Advanced Robotic Surgery Symposium” 10/11 Gennaio 2014 – Roma • “Corso Fad avanzato di vaccinologia” 15 Aprile - 31 Dicembre 2015 • Accreditamento ECM - dal 2003 Provider ECM • Ricerca sede congressuale • Impianti tecnici ed allestimenti • Sistemi informatici e telematici avanzati • Grafica, realizzazione sito Internet dedicato, promozione dell’evento • Assistenza di personale specializzato • Gestione relatori • Gestione rapporti con gli Sponsors e spazi espositivi • Catering ed eventi speciali • Sistemazione alberghiera, trasporti, programma sociale, pre & post Congress Tours

Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche Aree e discipline di specializzazione: Psichiatria e Psicologia, Medicina di Accettazione e di Urgenza, Oncologia, Neuroradiologia Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: SIMEU, Società Italiana di Medicina di Emergenza Urgenza SITCC, Società Italiana di Terapia Comportamentale e Cognitiva Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • XVII Congresso Nazionale SITCC – Genova: 25-28 Settembre 2014 • II Congresso Nazionale di Neuroradiologia Funzionale – Roma: 21-22 Febbraio 2013 • VI Congresso Regionale SIMEU Lazio e Simposio SIMEU Nazionale – Roma: 8 e 9 Novembre 2013

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: GRUPPO SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione Indirizzo: Via Napoleone Colajanni, 4 – 00191 Roma Telefono: 06/3290250 e-mail, sito web: sc@scstudiocongressi.it www.grupposc.com Referente Agenzia: Stefania Cardarelli – Loredana Cardarelli Tel. 06/3290250 – sc@scstudiocongressi.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): N. 980 24/11/2014 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2008 • Certificazione per Progettazione ed organizzazione di eventi formativi e congressuali • Certificazione per Erogazione servizi di segreteria per società scientifiche Breve profilo dell’agenzia: La Società GRUPPO SC S.r.l. Studio Congressi Servizi per la Comunicazione è presente sul mercato sin dal 1987. La struttura si avvale di personale strutturato, altamente professionale e può fornire tutta la gamma dei servizi necessari per la realizzazione di eventi e manifestazioni scientifiche e/o culturali. Opera sia come consulente permanente di Società Scientifiche, fornendo i diversificati servizi di segreteria gestionale, organizzazione eventi, campagne di comunicazione, sia per Organizzazioni ed Imprese per lo svolgimento di iniziative ed azioni mirate nel campo congressuale e della comunicazione con l’obiettivo di rispondere alle esigenze della comunità scientifica, nonché al desiderio di conoscenza dei pazienti e della popolazione. Fornisce alle Associazioni Scientifiche ed agli Operatori del settore medico scientifico e farmaceutico un servizio di formazione completo in aula e on line per la progettazione ed erogazione di servizi inerenti alle attività di formazione continua in medicina (ECM). Nel corso degli anni la società ha curato centinaia di convegni ed eventi con appuntamenti che hanno superato i 6000 partecipanti, oltre a campagne pubblicitarie, campagne di informazione per il pubblico, servizi di editoria on line, servizi di Ufficio stampa, attività di fund raising. Specializzati nella comunicazione e Formazione scientifica per il Pharma e l’He-

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althcare progetta percorsi di formazione e attività di aggiornamento scientifico per i professionisti della Sanità e per società scientifiche. GRUPPO SC ha un sistema di gestione per la qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001:2008 relativa alla Progettazione ed organizzazione di eventi formativi e congressuali e all’erogazione di servizi di segreteria per società scientifiche. GRUPPO SC è PROVIDER STANDARD, con il codice identificativo n° 980, per formazione RES e FSC e FAD (http://www.ecmfadsoci.it)

Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: Comunicazione, Uffici Stampa, Pubblicità, Editoria on line, supporto Studi Scientifici;

Aree e discipline di specializzazione: Gastroenterologia, Epatologia, Chirurgia, Urologia, Andrologia, Radiologia

Partnership con associazioni medico scientifiche: Fismad, Aigo, Sied, Sige Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: oltre 100 Società Scientifiche, Aziende Farmaceutiche, Università ed Enti del settore Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: Ha curato numerosi Congressi ed eventi di Società Scientifiche nazionali ed internazionali oltre ad attività di formazione ECM residenziale e FAD

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: KASSIOPEA GROUP Indirizzo: Via Stamira, 10 – 09134 Cagliari Telefono: 070/651242 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@kassiopeagroup.com www.kassiopeagroup.com KASSIOPEA-GROUP-SRL-ORGANIZZAZIONE-CONGRESSUALE Referenti Agenzia: Lorena Loi – Responsabile ECM – lorenaloi@kassiopeagroup.com Maria Teresa Sotgiu – Manager – mariateresasotgiu@kassiopeagroup.com Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID 305. – Provider ECM – Giugno 2011. Provider Standard – 21 Gennaio 2015 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2008 • Progettazione ed erogazione di eventi formativi rivolti ai professionisti della sanità nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (ECM). (EA37) • Progettazione ed erogazione di servizi inerenti l’organizzazione di congressi, convention ed eventi aggregativi. (EA35) Breve profilo dell’agenzia: “Un partner internazionale per i tuoi congressi, eventi e comunicazione” Costituita nel 1998 da professionisti con una notevole esperienza professionale nel campo dell’organizzazione dei convegni medico scientifici, Kassiopea Group Srl si è affermata in un periodo di tempo relativamente breve ed oggi è conosciuta e rinomata a livello nazionale per l’affidabilità, la trasparenza e l’efficienza della sua gestione e

Nome Agenzia: L.C. CONGRESSI Indirizzo: Via Euganea, 45 – 35141 Padova Telefono: 049/8719922 e-mail, sito web: lc@lccongressi.it – www.lccongressi.it Referente Agenzia: Loredana Capuzzo – 348 2823674 Certificazioni: CME Certified Meeting Executive – Primo Livello Meeting Manager Direttore Tecnico di Agenzia Viaggi Membro MPI (Meeting Professionals International) Breve profilo dell’agenzia: L.C. Congressi srl – Studio di organizzazione congressuale, specializzato in campo medico-scientifico con propria Agenzia viaggi, I Viaggi dell’Ambaradan. Congressi ed Eventi personalizzati “taylor made” e “chiavi in mano”. Segreteria, hostess, interpretariato, gestione amministrativa/iscrizioni/sponsorizzazioni servizi tecnici/grafici/web, banqueting, allestimenti, biglietteria aerea/ferroviaria/marittima e prenotazioni alberghiere, transfer personalizzati e programmi sociali. Il nostro obiettivo è rendere unico ogni evento attraverso l’attenta analisi delle esigenze del cliente, lo studio rigoroso dei servizi in fase propositiva, l’assistenza capillare e la supervisione diretta altamente qualificata, certificata CME (Certified Meeting Executive). La nostra esperienza ventennale al vostro servizio!

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l’accurata selezione dei fornitori di servizi. Specializzata nella programmazione e nell’allestimento di eventi nazionali ed internazionali, Kassiopea Group vanta un livello di eccellenza in virtù del know-how che ha consolidato nel corso degli anni. Professionista nel campo dell’organizzazione dei convegni, lo staff di Kassiopea Group programma, organizza e gestisce l’evento con naturalezza, dando sempre la massima priorità alla soddisfazione del cliente e al buon esito dell’incontro. La gratificazione maggiore arriva dai Committenti privati e pubblici, che si affidano, in numero sempre crescente, a Kassiopea Group per l’organizzazione di importanti, e talvolta delicate, riunioni. Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: organizzazione eventi tecnico scientifici, organizzazione incentive, DMC (Destination Management Company) Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia – Chirurgia – Urologia – Gastroenterologia Partnership con associazioni medico scientifiche: SICO (Società Italiana di Chirurgia Oncologica) ACEMC (Academy of Emergency Medicine and Care) NSOSOT (Nuova Società Sarda di Ortopedia e Traumatologia) SIPAOC (Società Italiana di Patologia e di Allevamento degli Ovini e dei Caprini) Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Aziende Farmaceutiche (Angelini, Bayer, Glaxo, Sanofi,) Società Scientifiche: Acoi – Ance - Siti - Sicob - Sico Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 45° Congresso Nazionale SITI – Forte Village Resort, Santa Margherita di Pula – Cagliari 3-6 ottobre 2012 • XXIII Congresso Nazionale SICOB – Baveno (VB) 22/24 aprile 2015 • XXXVIII Congresso Nazionale SICO – Napoli, Hotel Royal Continental 9/10/11/12 SETTEMBRE 2015

Tipo di servizi forniti • progettazione ed erogazione di attività formative ECM con il supporto di Provider esterno per l’Accreditamento • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche: su richiesta • altri servizi: agenzia viaggi, ricerca sedi congressuali, hostess, interpretariato, servizi tecnici/grafici/web, banqueting, trasferimenti personalizzati e privati (jet/elicotteri/barche veloci), charterizzazioni treni/navi/aerei per eventi privati, allestimenti, omaggistica, eventi sociali, servizi fotografici, riprese video, riprese con droni e produzione DVD personalizzati, eventi musicali. Aree e discipline di specializzazione: area medico-scientifica Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • International Conference on Laboratory Medicine “Risk Factors and Personalized Medicine” – Padova, October 22nd, 2015 • 2nd International Symposium on Technetium and other Radiometals in Chemistry and Medicine (TERACHEM) – Bressanone (Bz), September 10-13, 2014 • 3° Congresso Nazionale sulla Medicina di Genere – Padova, 10-12 Ottobre 2013 • 5° Congresso Associazione Italiana della Tiroide e XXIX Giornate Italiane della Tiroide – Padova, 1/3 Dicembre 2011 • 4° Congresso Nazionale Congiunto SICP-SIUP-SIVI – Padova, 21-24 Settembre 2011

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Tipo di servizi forniti

Nome Agenzia: MEET AND WORK Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 – 35031 - Padova - Abano Terme

• progettazione ed erogazione di attività formative ECM

Telefono: 049/8601818

• organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero

e-mail, sito web: meet@meetandwork.com www.meetandwork.it Referente Agenzia: Mario Sbalchiero – 348/2616100 mario.sbalchiero@meetandwork.com

• gestione associazioni scientifiche • convention aziendali • road-show • viaggi incentive • assistenza delegazioni

Aree e discipline di specializzazione: Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard nr. 211 dal 18.09.2013

Tutte le aree e discipline delle Professioni Mediche, in particolare: Chirurgia Vascolare ed Endovascolare – ORL – Neurologia – Audiologia-Foniatria – Psicologia – Endocrinologia – Oftalmologia.

Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: Azienda con sistema di gestione per la qualità ISO 9001:2008 nr. Q0303-05

Partnership con associazioni medico scientifiche: SIAF – GISD – SIFEL

• Altre certificazioni: Associato PCO e Federcongressi

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Breve profilo dell’agenzia: MEET AND WORK nasce come agenzia di ideazione e organizzazione di eventi congressuali prevalentemente in ambito medico-scientifico ed istituzionale. Negli anni ha approfondito e diversificato la propria attività, grazie alla collaborazione con Aziende Farmaceutiche e Società Medico-scientifiche di rilievo nazionale ed internazionale. Punti di forza sono il personale altamente qualificato e la grande attenzione alle evoluzioni nell’ambito della formazione. Dalla consulenza professionale nella scelta della location e dei partner coinvolti nell’organizzazione all’elaborazione del progetto, dalla segreteria amministrativa e contabile all’ideazione di tutta la linea di comunicazione tradizionale e digitale riguardante l’evento, fino alla ricerca di sponsor e all’organizzazione dei più sofisticati servizi tecnici, Meet and Work si presenta come risposta unitaria a tutti i bisogni ed aspettative del committente. La gamma completa di servizi personalizzati che vengono proposti si può apprezzare dalla piccola riunione al grande congresso internazionale, mirando ogni volta all’ottimizzazione del rapporto tra il budget disponibile e gli obiettivi del cliente. È provider ECM nazionale e Provider internazionale, con i crediti UEMS-EACCME.

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Amplifon, GN Hearing, Phonak, Fondazione Menarini, Medtronic, Cochlear

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 35° congresso SIAF – Milano, 16-19.12.2015 • IEB 2015 – 52nd Inner Ear Biology Symposium and Workshop – Roma, 12- 15.09.2015 • VIP 2014 – Vascular International Padova Congress - Padova, 26-28.06.2014 • HEAL 2014 – HEaring Across the Lifespan – Cernobbio, 5-7.06.2014 • CRS Amplifon “Diabetes and Hearing Loss” Symposium – Istanbul, Turkey 29.05.2014 • Il ruolo dell’Audiologia nella chirurgia dell’orecchio medio e interno – Bari 2014 • “Adult Middle Ear Imaging: State of the Art” – Paris, France 2010 • Europena Society for Cardio-Vascular Surgery: Warsaw, Poland - Barcelona, Spain – Venice, Italy - Saint Petersburg, Russia

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Nome Agenzia: MIZAR Indirizzo: Via 5 Giornate, 2/R – 22012 Cernobbio (Co) Telefono: 031/342025 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@mizarconventions.com mizarconventions.com Mizar Conventions Referente Agenzia: Maddalena Fumagalli – 338/1124898 madda@mizarconventions.com Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2008, settori 35-37 n° CENT1265Q1501 Breve profilo dell’agenzia: Mizar è una società dinamica, preparata a distinguersi come il partner ideale per il vostro business. L’esperienza trentennale dei fondatori e il profilo internazionale dei loro collaboratori combinati con una peculiare cura dei dettagli assicurano affidabilità, competenza e innovazione nella realizzazione di eventi.

Nome Agenzia: MORE&MORE Indirizzo: Via Giorgio Washington, 1 - 20146 Milano Sede Operativa: Viale Trieste, 65/I - 09123 Cagliari Telefono: 070/278397 Fax 02/86882831 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@moremore.it www.moremore.it More & More meeting Referente Agenzia: Nicola Fedele – 335/1220165 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n. 1488 – accreditamento standard del 23/07/14 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2008; EN ISO 9001:2008 e UNI EN ISO 9001:2008 Breve profilo dell’agenzia: La More&More è un’agenzia specializzata nell’organizzazione e gestione di congressi medico – scientifici ed eventi. La More&More è Provider ECM nazionale ID 1488 con accreditamento standard per Formazione Residenziale, FAD e Formazione sul Campo. Nella programmazione e nella realizzazione dell’attività formativa si avvale di un board scientifico altamente qualificato. La More&More si propone per la collaborazione nello sviluppo e realizzazione dell’attività formativa o in subordine nell’assistenza per quanto concerne l’organizzazione della logistica di supporto agli eventi formativi gestiti da altri provider.

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Tipo di servizi forniti • organizzazione di congressi ed eventi Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Oticon, Sanità Futura, Widex, SNAMI, Micerium, Roche Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: Heal, Formazione continua in medicina, Il composito nel terzo millennio tra estetica e funzione La More&More infatti offre la propria assistenza per: • Selezione di centri congressuali o di location prestigiose per utilizzo congressuale e attività sociale; • Prenotazione e gestione di allotment alberghieri; • Prenotazione e acquisto biglietteria viaggi; More&More è Agente di Viaggio – Tour Operator; • Realizzazioni grafiche e progettazioni sceno-tecniche; • Assistenza di Segreteria e assistenza in congresso. Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: Agenzia di viaggi, prenotazione alberghiere, gestione delegazioni Aree e discipline di specializzazione: Terapia del dolore e Cure Palliative, Ginecologia e Ostetricia, Cardiologia, Reumatologia Partnership con associazioni medico scientifiche: A.R.C.A, S.I.M.E.U., FEDERDOLORE, SIGO Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • 3^ Edizione UpDate on Pain - Chia Laguna (Domus De Maria - CA) 21-24 Maggio 2015, ECM residenziale, incentrato sulla Terapia del Dolore e le Cure Palliative, riservato a 450 medici chirurghi; • Progetto APOD (Ambulatory Pain Open Door); un progetto che ha visto il coinvolgimento di 21 centri di Terapia del Dolore in tutta Italia e 210 medici di Medicina Generale in tutta Italia; • CORSO PRATICO DI SCIENZE GINECOLOGICHE ED OSTETRICHE - Cagliari, Thotel, 10-12 Luglio 2014; destinato a 300 partecipanti, medici chirurghi specialisti della ginecologia e ostetriche.

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Nome Agenzia: MP CONGRESSI & COMUNICAZIONE Indirizzo: Via Posillipo, 66/5 – 80123 Napoli Telefono: 081/5753432 – 081/2466459 e-mail, sito web, pagina Facebook: mpnapoli@tin.it – mpcongressi@gmail.com www.mpcongress.it mp-congressi Referente Agenzia: Bianca Maria D’Angelo – 333/2022759 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1263 Certificazioni: UNI EN ISO 9001:2008 “Progettazione ed erogazione di eventi e congressi anche in ambito ECM“ Certificato n° 0614598-00 Breve profilo dell’agenzia: La MP Congressi & Comunicazione è un’agenzia PCO (Professional Congress Organizer ) e DMC (Destination Management Company) che opera dal 1998 nel settore delle Pubbliche Relazioni, guidata da Bianca D’Angelo. Cura l’organizzazione, la gestione ed il coordinamento di ogni tipologia di congresso, corso, fiera, conventions aziendali. Organizza eventi sociali, tour turistico-culturali per organismi pubblici e privati, società nazionali ed internazionali riuscendo a rimanere competitiva sul mercato e creativa nei programmi. Ha ottenuto l’accreditamento dal Ministero della Salute in qualità di Provider per la

Formazione Continua in Medicina (ECM) - codice identificativo 1263. Nel 2007 ha ricevuto la Certificazione di Qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001:2008, garantendo in questo modo una professionalità costruita sul campo grazie anche ad una serie di procedure operative. Tre buoni motivi per scegliere MP Congressi & Comunicazione: • Servizio “chiavi in mano”: lo staff della MP Congressi & Comunicazione sviluppa e gestisce ogni aspetto dell’evento da organizzare fornendo al cliente un servizio adeguato per ogni tipo di esigenza. • La professionalità: l’azienda è composta da professionisti con significative esperienze lavorative pregresse, tutti legati da un denominatore comune: la soddisfazione del committente. • La flessibilità: è una nostra caratteristica, cerchiamo infatti di adeguare la nostra esperienza all’esigenza del cliente per giungere ad una soluzione ogni volta originale e personalizzata. Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche di eventi e fiere Aree e discipline di specializzazione: Farmaceutico, Fieristico, Convention Aziendali e Comunicazione Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Università Federico II Napoli, Università Sun Napoli, A.O. Cardarelli Napoli, A.O. dei Colli, ACOI, SICPRE, SPIGC, SISAV, CIF, ISNVD Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • XXII Congresso Nazionale ACOI di Video Chirurgia 7-9 Giugno 2012 •C ongresso Nazionale ACOI Chirurgie, il Futuro e i Giovani Chirurghi 4-6 Giugno 2014 • 5th International Society for Neurovascular Disease (ISNVD) Meeting 26-29 Marzo 2015 ne per soddisfare le esigenze del cliente. Uno staff di professionisti al vostro servizio, per eventi realizzati con “cura sartoriale”, con la massima competenza e affidabilità

Nome Agenzia: MV CONGRESSI Indirizzo: Centro Direzionale Odeon - Via Marchesi, 26/D - 43126 Parma Telefono: 0521/290191 e-mail, sito web: info@mvcongressi.it – www.mvcongressi.com Referente Agenzia: Giulia Dettori – giulia@mvcongressi.it – cell. 348/3388401 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Cod. ID Provider 288 - del 20/02/2011 Certificazioni: • Sistema Gestione Qualità: ISO9001:2008 (EA 35, 37) dal 2008 Qualità certificata ISO per attività di: • Progettazione, organizzazione e gestione Meeting ed Eventi • Gestione e Segreteria di Associazioni • Progettazione, organizzazione ed erogazione di Eventi Formativi ed Eventi ECM: formazione residenziale, formazione a distanza (FAD) e formazione sul campo (FSC) Breve profilo dell’agenzia: 40 anni di esperienza e passione nell’organizzazione di Congressi ed Eventi. MV Congressi dal 1976 è una società PCO – associata a Federcongressi e ICCA – leader nella progettazione e organizzazione di eventi di comunicazione, meeting, congressi, convention e corsi di formazione, con specializzazione in campo medicoscientifico e corporate. Altro importante core business è il servizio di consulenza e la gestione della Segreteria per Associazioni Scientifiche e di categoria. I nostri principali clienti sono Associazioni, Università e Aziende private. MV Congressi propone una vasta gamma di servizi, dalla ideazione alla realizzazione dell’evento: ogni progetto è il risultato di studio analitico, pianificazione strategica e puntuale gestio-

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Tipo di servizi forniti • p rogettazione e erogazione di attività formative ECM • o rganizzazione di congressi ed eventi • g estione associazioni scientifiche Altri servizi: • Eventi Aziendali e Piani di Comunicazione • Candidature Internazionali per Congressi • D MC – Destination Management Company Aree e discipline di specializzazione: Odontoiatria – Ortopedia – Oculistica – Veterinaria Partnership con associazioni medico scientifiche: • S IO – Società Italiana di Implantologia Osteointegrata • D DS – Digital Dentistry Society • S ICP – Società Italiana della Caviglia e del Piede • S IDILV- Società Italiana Diagnostica di Laboratorio Veterinaria Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • A zienda Ospedaliera di Parma • I SS – Istituto Superiore di Sanità • I ZSLER – Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Lombardia e Emilia Romagna •M ERIAL Italia SpA – A Sanofi Company • S .It.I - Società Italiana di Igiene, Medicina Preventiva e Sanità Pubblica • U niversità degli Studi di Bologna • U niversità degli Studi di Milano • U niversità degli Studi di Parma • U niversità degli Studi di Verona Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • X IX Congresso Internazionale SIO - Società Italiana di Implantologia Osteointegrata (Roma) – 1500 pax • 4 5° Congresso Nazionale S.It.I - Società Italiana di Igiene, Medicina Preventiva e Sanità Pubblica (Cagliari) – 1300 pax • 6 th European Symposium of the European Association of Porcine Health Management (Sorrento) – 1500 pax

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Nome Agenzia: PROMOEST Indirizzo: Piazza Piemonte, 2 â&#x20AC;&#x201C; 20145 Milano Telefono: 02/43912468 e-mail, sito web, pagina Facebook: congressi@promoest.com - congressige@promoest.com www.promoest.com PROMOEST Referente Agenzia: Barbara Colonnello â&#x20AC;&#x201C; 348/5107072 b.colonnello@promoest.com CertiďŹ cazioni: 4JTUFNB (FTUJPOF 2VBMJUĂ&#x2039; DFSUJmDB[JPOF RVBMJUĂ&#x2039; *40 Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Promoest Ă¨ una societĂ che vanta unâ&#x20AC;&#x2122;esperienza ventennale nellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione di eventi scientiďŹ ci, associativi e medici. 1SPNPFTU IB VOP TQFDJmDP TFUUPSF QFS M PSHBOJ[[B[JPOF EJ FWFOUJ NFEJDJ DPO VOP TUBĂĽ dedicato e strumenti e servizi adeguati. Il nostro team Ă¨ in grado di creare qualsiasi UJQP EJ i)FBMUI $BSF &WFOUw TJB B MJWFMMP OB[JPOBMF DIF JOUFSOB[JPOBMF FWFOUJ NPOPsponsor, board meeting e seminari rispondendo alle esigenze formative e informative â&#x20AC;&#x201C; ECM incluso- del personale sanitario e delle aziende del settore. $PO VĂŚDJ B .JMBOP (FOPWB 4IBOHIBJ GPSOJBNP UVUUJ J TFSWJ[J OFDFTTBSJ QFS M PSHBOJ[[Bzione dellâ&#x20AC;&#x2122;evento quali: scelta della location, catering, hostess, interpreti, servizi audio/ video, prenotazioni alberghiere, raccolta e gestione registrazioni e quote.

Tipo di servizi forniti t QSPHFUUB[JPOF F FSPHB[JPOF EJ BUUJWJUĂ&#x2039; formative ECM t organizzazione di congressi ed eventi t gestione associazioni scientiďŹ che t gestione della logistica del congresso e dellâ&#x20AC;&#x2122;evento Aree e discipline di specializzazione: ematologia, cardiologia, pediatria, otorinolaringoiatra Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: Collegio Italiano dei Chirurghi Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t 1SPG "OHFMP .JDIFMF $BSFMMB t 1SPG 1BPMP $PSSBEJOJ t 1SPG .BVSP -BCBODB t 1SPG 'SBODFTDP $IJBSFMMJ t 1SPG TTB .BSJB 'SJHFSJP t 1SPG 3PCFSUP % "ODIJTF t 1SPG .BUUFP 3JDIJDIJ t $PMMFHJP *UBMJBOP EFJ $IJSVSHIJ Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t &VDBT o (FOPWB t /VPWF 'SPOUJFSF JO 0ODP &NBUPMPHJB o .BHHJP t %JBMPHIJ EFMMB $IJSVSHJB o .JMBOP

SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: RIVIERA CONGRESSI Indirizzo: Via Flaminia 134N – 47923 Rimini Telefono: 0541/1830493 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@rivieracongressi.com www.rivieracongressi.com Riviera Congressi Referente Agenzia: Cristina Vizzini – 346/8868868 – cvizzini@rivieracongressi.com

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia – Cure Palliative – Gastroenterologia – Nefrologia

Breve profilo dell’agenzia: Riviera Congressi offre un servizio di consulenza e organizzazione congressuale con un’esperienza ventennale sul campo e di attività assidua nel comparto della Meeting Industry. Organizza congressi, convegni, workshop e corsi di aggiornamento professionale con particolare attenzione al settore medico-scientifico. Una rete di collaboratori fidati e la professionalità dello staff permette di raggiungere, e spesso superare, gli obiettivi prefissati. Riviera Congressi vuole essere il punto di riferimento unico per società, enti e medici, garantendo precisione e competenza. I punti di forza sono la flessibilità e un approccio personalizzato per ogni tipologia di evento. Consigliare, assistere e implementare le migliori soluzioni per raggiungere i desideri dei suoi clienti, sono i compiti principali di Riviera Congressi. Il rapporto di fiducia che si instaura è fondamentale e, per tale motivo, vanta congressi consolidati e committenti fidelizzati da oltre 10 anni.

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Scuola di Specializzazione in Nefrologia – Università degli Studi “G. d’Annunzio” Chieti-Pescara • SICP (Soc. Italiana di Cure Palliative) Regione Emilia Romagna • SICP (Soc. Italiana di Cure Palliative) Regioni Lazio, Abruzzo, Molise • U.O.C. di Cardiologia, Ospedale Civile, Macerata • U.O.C. di Nefrologia e Dialisi Centro per l’Ipertensione Arteriosa, Ospedale SS. Trinità, Sora • U.O. Gastroenterologia ed Endoscopia Digestiva, Ospedale Infermi, Rimini

Tipo di servizi forniti • progettazione e erogazione di attività formative ECM • organizzazione di congressi ed eventi • gestione associazioni scientifiche • altri servizi: organizzazione convention, selezione hostess/steward, fund raising, ricerca location, allestimenti, catering & banqueting, service audio/video, ideazione grafica, prenotazioni alberghiere, servizi transfer.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Corso di Aggiornamento Continuo in Nefrologia, Chieti 2015 • Congresso Regionale SICP Emilia Romagna, Salsomaggiore Terme 14/05/2015 • 7th Meeting New Horizons in Cardiovascular Medicine: Arrhythmias, Coronary Interventions, Echocardiography and Genetics, Macerata 20-21/11/2015 ni con enti e aziende di rilevante importanza. In questi anni ha maturato esperienza, professionalità e affidabilità garantendo un ottimo rapporto tra qualità e costi.

Nome Agenzia: STUDIO EXEDRA Indirizzo: Corso delle Province, 38 – 95127 Catania Telefono: 095/374729 Fax 095/385021 e-mail, sito web: info@studioexedra.it www.studioexedra.it Referente Agenzia: Liliana Daidone Piccirillo - General Manager 337/880323 – info@studioexedra.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider Standard): n. 1642 – 2001 Breve profilo dell’agenzia: Lo Studio Exedra è una società di consulenza che opera nel campo delle relazioni pubbliche e della comunicazione d’impresa, è socio di Federcongressi ed Eventi (Associazione Italiana delle Imprese di Organizzazione Congressuale) e Provider Nazionale ECM n. 1642; dal 1993 organizza congressi (nazionali ed internazionali), eventi speciali, incentives e fornisce assistenza completa dalla progettualità alla realizzazione dell’evento. Il suo portfolio clienti è costituito principalmente da società farmaceutiche, ordini professionali, aziende ospedaliere e sanitarie, dipartimenti universitari, istituti bancari ed enti pubblici ed opera anche in diversi ambiti, con significative collaborazio-

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Tipo di servizi forniti • Servizi di Consulenza Progettuale: Progettazione e erogazione di attività formative ECM – Studio di Fattibilità – Analisi degli Obiettivi Congressuali e di Comunicazione – Elaborazione del Progetto – Valutazione delle Risorse Umane • Servizi Organizzativi: Segreteria Organizzativa, Scientifica e Congressuale – Coordinamento del Personale Assistente – Cura dei Rapporti tra Relatori e Comitati Scientifici – Pianificazione Programmi Lavori e Post Congress – Ideazione Grafica, Realizzazione Tipografica e Gestione Programmi • Servizi Tecnico-Congressuali: Hospitality-Desk agli Aeroporti e Stazioni – Servizio Interpreti e Guide – Traduzioni Simultanee e in Videoconferenza – Allestimento Stand e Aree Espositive – Pianificazione e Gestione del Servizio Trasporti • Servizi Amministrativi: Bilanci Economici Previsionali – Registrazioni Amministrative e Contabili – Incassi e Riscossione Quote di Partecipazione – Elaborazione e Stesura dei Consuntivi – Gestione Entrate da Espositori e Sponsor Partnership con associazioni: Membership: Federcongressi&eventi Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • XX Congresso Nazionale SIOG (Società Italiana di Oncologia Ginecologica) – 19/21 Maggio 2014 • 5° Congresso Nazionale Anisc (Associazione Nazionale Italiana Senologi Chirurghi) – 3/4 Ottobre 2014 • XXII Campionato Italiano Sci Arichitetti Ppc e XXI Campionato Italiano Sci Ingegneri – Etna, 27 Febbraio/3 Marzo 2013

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: TESEO Indirizzo: Via Cardinale Maffi, 36 – 56126 Pisa Telefono: 050/8312311 e-mail, sito web: teseo@teseoricerche.it – www.teseoricerche.it Referente Agenzia: Anthony Mancini – 335/5968926 anthony.mancini@teseoricerche.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Teseo srl, Provider Standard Nazionale ID n. 597 Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2002 Provider Standard Nazionale dal 21/1/2015 Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: Certificazione SICIV secondo la Normativa UNI EN ISO 9001:2008 per la “Progettazione ed erogazione di eventi formativi dedicati ai Professionisti della Sanità nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina (ECM)”. Nome Agenzia: VICTORY PROJECT CONGRESSI Indirizzo: Via C. Poma, 2 – 20129 Milano Telefono: 02/89053524 e-mail, sito web: info@victoryproject.it www.victoryproject.it Referente Agenzia: Francesca Rovelli francesca@victoryproject.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1106 del 2010 Certificazioni: Sistema Certificato UNI EN ISO 9001 – SC 11-3013/EA 37-35 Breve profilo dell’agenzia: La VICTORY PROJECT CONGRESSI si occupa di consulenza e organizzazione congressuale. L’agenzia è in grado di fornire i servizi necessari per la gestione e organizzazione di eventi e congressi affinché tutto sia impeccabile. La VICTORY PROJECT CONGRESSI da Dicembre 2010 è accreditata come Provider ECM per eventi residenziali. I nostri servizi sono: • Assistenza amministrativa, definizione e pianificazione del budget • Scelta location • Gestione contatti (istituzioni, sponsor, espositori, ecc.) • Logistica evento • Fornitura materiale tipografico e congressuale • Allestimento sede congressuale • Segreteria congressuale • Fornitura personale operativo • Catering

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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Breve profilo dell’agenzia: Teseo è Provider Standard Nazionale ECM: RES, FAD e FSC. - Consulenza e progettazione di Corsi di Formazione. Specializzati in moduli e format basati sull’interazione continua nell’apprendimento. - Attività di Segreteria ECM nelle fasi di Accreditamento ECM dell’Evento Formativo e attribuzione dei Crediti Formatvi, e nei rapporti Interni con il Comitato Scientifico ed Esterni con i Discenti, Relatori e Istituzioni Pubbliche. - Gestione Documentazione ECM Pre-Corso e Post–Corso: Documentazione Docenti, Rilevazione presenze con sistema di lettura barcode e smartcard; Rilevazione gradimento della qualità percepita e dell’apprendimento. - Logistica: Gestione sede Corso; Organizzazione Coffee Break e Lunch; Sistemazione alberghiera; Supporto logistico ai Relatori/Docenti e Partecipanti

Tipo di servizi forniti • Progettazione e erogazione di attività formative ECM • Organizzazione di congressi ed eventi • Gestione Attività Associazioni Scientifiche

Aree e discipline di specializzazione: Diabetologia – Cardiologia – Nefrologia – Psichiatria

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • “Formattore”. Uso di tecniche teatrali nella formazione • Master School di Specializzazione in Cliniche di eccellenza • Tutor Based Medicine. Il Benchmarking clinico in Europa (Spagna, Turchia, Russia, Slovenia, Francia) Tipo di servizi forniti • p rogettazione e erogazione di attività formative ECM • o rganizzazione di congressi ed eventi • g estione associazioni scientifiche

• Cardiologia • Pneumologia • Fisioterapia

Aree e discipline di specializzazione:

Partnership con associazioni medico scientifiche: • ANMCO – Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri • ARIR - Associazione Riabilitatori Insufficienza Respiratoria • Fondazione di Cultura per la Cardiologia Tonolli • IRC - Italian Resuscitation Council Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: • Fondazione Centro Cardiologia e Cardiochirurgia A. De Gasperis • Emo Gvm Centro Cuore Columbus • ANMCO, Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri • ARIR, Associazione Riabilitatori dell’Insufficienza Respiratoria • IRC, Italian Resuscitation Council • Fondazione di Cultura per la Cardiologia Tonolli • Istituto Clinico Humanitas • Fondazione Don Carlo Gnocchi Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: • Convegno Nazionale CARDIOLOGIA promosso dal Dipartimento A. De Gasperis dell’Ospedale Niguarda di Milano • JIM - Joint Interventional Meeting • International Meeting on Pulmonary Rare Diseases and Orphan Drugs

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PROVIDER E PCO

Roma – www.aitefstudio.it

AITEF Studio Provider Ecm, l’azienda romana è attiva da 30 anni in tutte le fasi dell’organizzazione di eventi e congressi, incluse comunicazione, grafica e data entry. È partner di A.N.M.C.O.

ITEF Studio, provider nazionale Ecm, è impegnata dal 1986 nella progettazione, organizzazione e realizzazione di eventi e convegni, soprattutto nell’area medico-scientifica, con uno staff qualificato di professionisti di valore nel mondo della comunicazione e della formazione, nonché di opinion leader della comunità scientifica. Ogni evento prende forma, in tutte le sue fasi, inclusa la gestione dell’immagine coordinata, in accordo con le richieste e le necessità specifiche del cliente. A tal fine, AITEF Studio si occupa anche dell’attività di ricerca e selezione degli sponsor più idonei, con l’obiettivo di supportare e personalizzare ciascun evento nel modo più opportuno. Oltre alle attività di grafica e comunicazione, l’azienda mette a disposizione anche servizi nel campo dell’elaborazione dati (data entry per protocolli di ricerca medico-scientifici, a partire da campioni statistici di casi clinici). L’intera struttura, ormai punto di riferimento riconosciuto a livello nazionale, è coinvolta nel miglioramento dei processi organizzativi e formativi. Ha costituito un Comitato Scientifico Permanente, affiancato da un Responsabile della formazione per garantire non solo un’efficiente supervisione organizzativa, ma anche un rilevante contributo in termini di costruzione dei contenuti e dei messaggi veicolati, senza

mai perdere di vista l’obiettivo prioritario di garantire progetti formativi efficaci, congrui con gli obiettivi formativi nazionali e con la scientificità dichiarata dei contenuti. AITEF Studio ha collaborato con importanti Società scientifiche: nell’elenco figurano la GISE (Società Italiana di Cardiologia Invasiva), il Centro evidenza clinica San Filippo Neri, la SIEC Società Italiana di Ecografia Cardiovascolare), la SIMEU (Società Italiana di Medicina e Chirurgia di Accettazione e Urgenza. Ciò le permette di spaziare tra le differenti aree mediche come Cardiologia, Infettivologia, Medicina interna, Diabetologia e malattie metaboliche, Medicina e chirurgia di accettazione ed urgenza.

AITEF STUDIO Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 747 Indirizzo: Via Thailandia, 27 – 00144 - Roma Contatti: Tel.: 06 5935123 – 06 5925059 Fax: 06 98378989 Email: aitefstudiosrl@aitefstudio.it Sito web: www.aitefstudio.it Persone di riferimento: Elisabetta Chiapelli

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Roma – www.cecongressi.it

CEC Comunicazione Eventi Congressi Provider nazionale Ecm e agenzia organizzativa a tutto tondo, specializzata negli update chirurgici e nei congressi associativi in ambito medico-scientifico, in Italia e all’estero, per i quali svolge anche funzioni di biglietteria aerea e ferroviaria CEC COMUNICAZIONE EVENTI CONGRESSI Provider Ecm Eventuale numero di iscrizione albo provider: 4589 Indirizzo: Via Sergio Forti, 37 - 00144 - Roma Contatti: Tel.: 06 65192185 - 06 60210638 Fax: 06 6551406 Email: info@cecongressi.it Sito web: www.cecongressi.it Persone di riferimento: Silvia Zucca

a CEC è un’agenzia che organizza eventi e congressi specializzata in ambito medico, iscritta all’albo dell’Agenas come provider nazionale Ecm. La società si occupa della preparazione e del coordinamento di corsi di aggiornamento e convegni di carattere medico-scientifico, in Italia e all’estero. I servizi sono all inclusive: dalla pianificazione con ricerca della sede e delle sistemazioni alberghiere, agli aspetti più tecnici come interpretariato, supporti audiovisivi, progetto grafico e stampa di tutto il materiale necessario all’evento. Inoltre può fornire servizi di catering, attività post-congressuali, guide e accompagnatori turistici. L’agenzia è nata nel 2006 dalla fusione delle esperienze di professioniste del settore, che con il trascorrere degli anni hanno sviluppato ulteriori competenze e sono state in grado di realizzare progetti importanti per clienti internazionali e di diverso target. La gamma dei corsi e degli eventi organizzati dalla CEC per la formazione e l’aggiornamento in medicina varia da update chirurgici a congressi per conto di grandi associazioni medico-scientifiche. L’agenzia svolge funzioni di segreteria organizzativa e provider Ecm per tutti i convegni promossi dall’Accademia Romana di Chirurgia (ARC), segreteria organizzativa per gli eventi nazionali e provider Ecm per gli eventi regionali dell’Associazione infermieristica inerenti lo studio delle lesioni cutanee (AISLEC), segreteria organizzativa e provider per l’Associazione Italiana Tecnici di Neurofisiopatologia (AITN) e per l’IVAS (Italian Vascular Access Society).

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La CEC lavora seguendo le “5 P”:  Progettazione (dall’idea alla forma: un passo dopo l’altro verso l’evento)  Precisione (Pensare, Creare, Calcolare)  Partecipazione (sempre al fianco del cliente)  Perfezione (se il dettaglio è il fine, la perfezione è la fine)  Protagonisti (saper allenare il proprio intuito e fidarsene) La frase che meglio definisce la mission aziendale è: “Sosteniamo gli eventi”, la quale indica chiaramente la filosofia della società, che è quella di realizzare l’evento dall’inizio alla fine.

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dal 1955 Phonoplast leader della duplicazione industriale dal 1955, con co il progetto LOGOUSB, mette a disposizione dei propri clienti unn catalogo di prodotti qualitativamente ineccepibili. Le pen drive trattate da LOGOUSB sono dispositivi tecnologici di ottima fattura che includono memorie nand in classe A di primarie aziende produttrici. L'elettronica e l'assemblaggio sono realizzati ad opera d'arte per un risultato certificato e testato 100% error free. Le rigide procedure UNI EN ISO 9001:2008 alle quali si affidda garantiscono un prodotto finale sempre all’altezza delle aspettativee. Phonoplast duplication industry leader since 1955, with the projeect LOGOUSB, provides its customers with a catalog of quality tested productss. The pen drives treated by LOGOUSB, are technological devices weell executed that include NAND memories in Class A of leading manufacturerss. The electronics and assembly are made with artwork for a certificated ed result and are tested 100% error free. The strict procedures UNI EN ISO 9001: 2008 guarantee a final producct always up to expectations.

PERCHÉ WHY Dal 1955 ci occupiamo solo di memorie ie di massa, massa della loro personalizzazione e duplicazione. duplicazione Siamo certificati in qualità iso9001-2008 dall’anno 2000. I nostri prezzi sono tra i più concorrenziali del mercato. Siamo in grado di fornire il prodotto finito in soli 2-3 giorni lavorativi per decine di modelli. Al nostro interno, possiamo caricare i dati cancellabili e incancellabili, serializzare le memorie, proteggere contenuti con password e creare partizioni software,in base alle esigenze dei clienti. I nostri prezzi sono già compresi della personalizzazione. E infine perché da oltre 60 anni, facciamo sempre lo stesso servizio adattandolo alle nuove tecnologie. • Duplicazione, personalizzazione, confezionamento di cd, e dvd • Servizio di post-produzione con studio interno all’azienda • Fornitura di supporti CD e DVD come dispositivi medici (certificati CE in classe IIA) e attrezzature per la gestione delle immagini diagnostiche negli ospedali e nelle strutture sanitarie

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Firenze/Milano/Roma/Torino – www.cwt-meetings-events.com

Cwt Meetings & Events Con una solida esperienza alle spalle e un team dedicato all’healthcare, Cwt Meetings & Events ha un ruolo da protagonista sulla scena degli eventi medico-scientifici, nazionali e internazionali

a anni, Cwt Meetings & Events opera a supporto dei maggiori operatori del settore medico, biomedicale e farmaceutico: un mondo a sé con regole, procedure, caratteristiche proprie, che richiede capacità specifiche e solido know-how tecnico. Per questo motivo è stato costituito un team dedicato all’ambito healthcare. Si tratta di una struttura flessibile ed estremamente specializzata, capace di gestire, con l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia, tutti gli eventi delle società del mondo healthcare, anche in totale outsourcing, assicurando il rispetto delle procedure e delle linee guida aziendali. La specializzazione nel settore garantisce il costante aggiornamento sulle complesse normative e disposizioni ministeriali e permette di ottimizzare al massimo i processi e le spese delle aziende. Nel rivolgersi a Cwt M&E, le società del settore medico-scientifico sanno di trovare un partner affidabile, efficiente, preparato e, soprattutto, sanno di potersi avvalere di oltre quaranta professionisti di valore, continuamente aggiornati sulle regole vigenti in Italia e all’estero, per organizzare convention, company meeting, congressi monosponsor e multisponsor, lanci di prodotto e, ovviamente, eventi Ecm, grazie alla partnership con provider accreditati, sempre organizzati nel pieno rispetto di quanto prescritto dalle normative ministeriali e dai

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codici etici di Farmindustria e Assobiomedica. Cwt M&E affianca inoltre le aziende del settore Healthcare nell’impegno a perseguire un business responsabile con iniziative legate ai temi di governance, etica e comportamento, risorse umane, diritti umani, ambiente, prodotti e servizi sostenibili.

Qualità garantita La qualità dei processi, specie nel settore dei congressi medici, è un presupposto imprescindibile. Ed è qualcosa che non si improvvisa, ma richiede un progetto strategico e azioni “orchestrate” e rigorose. Questo punto di vista è condiviso fermamente da Carlson Wagonlit Italia e ne ispira l’azione. L’impegno profuso da Cwt è garantito anche dalla certificazione Iso 9001/2015 – tra i principali riferimenti ricono-

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CWT MEETINGS & EVENTS Indirizzi: Firenze - Via Panciatichi, 38/5 – 50127 Milano - Via Vespucci, 2 – 20124 Torino - Corso Orbassano, 336 – 10137 Roma - Via Benigni, 25 – 00156 Contatti: Tel: 055 09491111 (per tutte le sedi) Email: eventsitalia@cwt-me.com Sito web: www.cwt-meetings-events.com Persone di riferimento: Armando Mastrapasqua (Senior Director CWT Meetings & Events Italia) armando.mastrapasqua@cwt-me.com

sciuti a livello internazionale – conseguita di recente dall’autorevole ente indipendente Tüv Rheinland. Lo standard per la gestione della qualità si riferisce sia alle attività legate al business travel sia a quelle della divisione Cwt Meetings & Events. La certificazione è stata rilasciata secondo le specifiche tecniche della nuova versione Iso 9001/2015, pubblicata a settembre 2015, tanto che Carlson Wagonlit Italia può vantare di essere tra le prime società certificate con la nuova norma da Tüv Rheinland in Italia.

Armando Mastrapasqua, senior director di Cwt Meetings & Events Italia. Sopra un’immagine dello staff di Firenze. Sotto, la home del blog CWT M&E The Pulse

Un approccio strategico

A prova di risultati

Per ottenere efficienze operative e ottimizzazioni di budget anche in ambito healthcare, Cwt Meetings & Events ha da tempo implementato all’estero l’approccio dello Strategic Meeting Management: «Si tratta di una metodologia decisamente innovativa ed efficace che stiamo proponendo da qualche tempo anche in Italia, trovando sempre più interesse» racconta Armando Mastrapasqua, senior director di Cwt Meetings & Events Italia. I programmi di Smm comportano l’adozione di un approccio olistico che può consentire di raggiungere importanti risultati, ottenendo processi più efficienti e standardizzati, da un lato, e rendendo più semplice il lavoro in carico all’azienda dall’altro. Per implementare un programma di Smm si parte da un’attenta valutazione del sistema di gestione degli eventi in azienda, si analizza ciascun aspetto, si definiscono obiettivi di miglioramento specifici, key performance indicator da monitorare e il piano di azioni necessarie.

Il programma di Smm consente, per esempio, anche l’ottimizzazione delle risorse umane impiegate nell’intero processo di organizzazione di un evento, sia lato azienda sia lato agenzia, migliorando la distribuzione dei carichi di lavoro e aumentando la produttività. Tali risultati si possono ulteriormente rafforzare grazie, in particolare, all’applicazione del metodo manageriale Lean Six Sigma. «Un importante progetto di Smm su cui stiamo lavorando riguarda la gestione complessiva degli eventi promossi dall’azienda farmaceutica Pfizer in Italia – racconta Mastrapasqua –. In pochi mesi questo ci ha permesso sia di rendere più efficienti i processi e il flusso di lavoro e di eliminare le ridondanze operative sia di ottimizzare ruoli e competenze dei team dedicati, riordinando e riassegnando le mansioni di ciascuno in un’ottica end-to-end e migliorando la qualità del lavoro. «Siamo così riusciti a ridurre del 20-25 per cento – continua Mastrapasqua – il tempo totale dedicato alla gestione di un evento, dal primo briefing alla relativa chiusura tecnico-contabile del singolo progetto, passando in media da 240 a 180 giorni. In questo modo possiamo anche ottenere benefici nella gestione dei budget complessivi, con notevole soddisfazione dei nostri clienti».

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Pisa – www.evincogroup.it

Evinco Nome omen dicevano i latini, il destino nel nome. Nel caso di Evinco, invece, il nome è stato scelto proprio per esprimere la mission e il modus operandi dell’agenzia toscana. A tutto Mice

e è vero che, a volte, alla base della scelta di un nome ci sono leggende e storie particolari, il nome dell’agenzia toscana Evinco è invece stato scelto per trasmettere interamente tutti i suoi significati. Innanzi tutto è l’acronimo di eventi, incentive, congressi e comunica-

zione; e già questo esprime la mission senza lasciare dubbi. A ciò si aggiunga l’etimologia della parola che significa tutto: il completamento di un’azione per vincere pienamente. Non da soli: “legando” le componenti per creare una sinergica collaborazione con l’obiettivo di ottenere il risultato; ovvero: il processo creativo che sta alla base di ogni evento, inteso come azione sinergica volto al aggiungimento di uno scopo. Dietro Evinco ci sono tutta la passione e l’esperienza di Barbara Mori (nella foto) e Luana Masini, che sostengono: «Dalla passione e dalla consapevolezza del valore della risorsa umana con le sue qualità innate e conquistate, dal riconoscimento del ruolo centrale del cliente nasce un gruppo di lavoro determinato, puntuale, attento. Capire e soddisfare il bisogno vuol dire ascoltare prima di agire, elaborando le azioni in un continuo confronto».

Esperienza ventennale EVINCO SRL Indirizzo: sede operativa: via Filippo Corridoni, 76 56125 Pisa Sede legale: piazza Alessandro d’Ancona, 3 56127 Pisa Contatti: Tel: 050 7916656 Fax: 050 7911239 Email: info@evincogroup.it Sito web: www.evincogroup.it Persone di riferimento: Barbara Mori (presidente) – 335 6387276 barbaramori@evincogroup.it Luana Masini (amministratore) – 335 5359138 luanamasini@evincogroup.it

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Evinco, nonostante la sua recente start-up, ha alle spalle un’esperienza quasi ventennale. Dall’attività di agenzia di viaggi, il percorso ha seguito la strada degli eventi, partendo dal settore congressuale – in particolare medico-scientifico – e incentive per arrivare, a oggi, a quello fieristico e di comunicazione. E lo spazio in termini di target da conquistare è ancora ampio. L’entusiasmo non manca. A ciò si aggiunga la gestione in outsourcing del servizio di gestione dell’ufficio congressi per aziende e di una struttura congressuale. Un ambito, nel suo complesso, che ha permesso e continua a permettere di approfondire insaziabilmente la percezione del bisogno, come affrontarlo e gestirlo efficacemente. Torna, fondamentale, il concetto di sinergia e di professionale lavoro di squadra: i partner tutti condividono i progetti, valutano le criticità e agiscono per raggiungere l’obiettivo.

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Napoli – www.formacommunications.com

Forma Communications Un portfolio che comprende aziende, università e case farmaceutiche in Italia e all’estero. La formula “chiavi in mano” soddisfa ogni genere di richiesta, dall’incontro di lavoro per poche decine di partecipanti al congresso con numeri importanti

artner privilegiato di decine di istituzioni medico–scientifiche e di case farmaceutiche italiane e internazionali, Forma Communications è un’agenzia di organizzazione di eventi che vanta tra i suoi clienti l’Università Federico II di Napoli (facoltà di Medicina e Chirurgia), l’Università degli Studi di Bologna, l’Università degli Studi di Torino, l’Azienda Ospedaliera di Rilievo Nazionale Cardarelli di Napoli e l’Istituto Nazionale Tumori G. Pascale. Clienti di Forma Communications sono e sono state alcune tra le maggiori società scientifiche italiane, quali la Società Italiana di Endoscopia Digestiva, l’Associazione Italiana Studio Pancreas, la Società Italiana di Endoscopia Toracica. Il portfolio aziendale FORMA COMMUNICATIONS Indirizzo: via Chiaia, 149/E- Palazzo Cellamare 80121 - Napoli Contatti: Tel. 081 7148608 Fax 081 7145954 Email: forma@formacommunications.com Sito web: www.formacommunications.com Persone di riferimento: Dora von Arx (General Manager) director@formacommunications.com

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comprende la European Society of Thoracic Surgery, per cui organizza l’Annual Meeting 2016. Numerose anche le case farmaceutiche che negli ultimi anni si sono rivolte a Forma Communications per organizzare meeting, convegni, congressi, incontri di aggiornamento professionale e lanci di prodotto; tra queste figurano Bayer, Italfarmaco, Roche, Covidien, Nycomed, Takeda, Norgine. Tra i diversi servizi professionali offerti, l’agenzia è anche provider Ecm. Un altro ramo dell’impresa si occupa invece dell’organizzazione di incentive, rivolti a un pubblico squisitamente straniero, e ha avuto tra i suoi clienti aziende quali Compagnia Marittima Belga, Stryker, Romantik Hotels, European Wax Federation, Mettler Toledo. Forma Communications si propone sul mercato nazionale e internazionale come una realtà dinamica e all’avanguardia sul piano organizzativo, con un’attenzione alla sostenibilità (green meeting) e alle innovazioni tecnologiche.

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PROVIDER E PCO

Bari – www.meeting-planner.it

Meeting Planner Agenzia attiva su tutti i fronti del congressuale, compreso quello medicoscientifico, per il quale, grazie all’iscrizione all’albo dei provider Ecm, partecipa a tutte le fasi della progettualità di un evento formativo

on sede a Bari, Meeting Planner è tra le realtà più dinamiche non solo del territorio pugliese ma di tutta la Penisola. Sia Pco sia provider Ecm, l’agenzia sviluppa, insieme al board scientifico, progetti ad hoc per soddisfare il fabbisogno formativo, partecipando attivamente a tutte le fasi di creazione dell’evento. Ne parliamo con la sua fondatrice, Maddalena Milone (nella foto in basso). Il format dei congressi medici sta in qualche modo cambiando, possiamo parlare di trend? Certo, sta cambiando moltissimo. I format tradizionali basati sulla formazione frontale sono ormai obsoleti, i partecipanti chiedono coinvolgimento, formazione partecipata. In questo il meeting design e la tecnologia forniscono un potente supporto a noi provider. Progettare meeting innovativi ci consente di conservare l’anima creativa della nostra professione. Ritengo cha la regia strategica dei convegni sia fondamentale per proporre format nuovi basati sul coinvolgimento. Questo vale anche nei congressi, caratterizzati dall’alto numero di partecipanti. Ci sono tanti strumenti a disposizione per far sentire il partecipante attore e non solo spettatore, già da prima dell’evento, anche con il supporto dei social media. È questa la nostra sfida quotidiana.

La Puglia come si colloca in un’ipotetica classifica delle destinazioni per gli eventi pharma? Abbiamo tutte le carte in regola per ospitare qualsiasi tipologia di evento: collegamenti aerei sempre più potenziati, fortissima vocazione alla destagionalizzazione visto il clima mite, strutture ricettive di ottimo livello e valorizzazione del territorio. Purtroppo però la Puglia è ancora penalizzata dalle restrizioni del codice deontologico Farmindustria. Per esempio, gli eventi pharma non si possono tenere nelle masserie, tipiche costruzioni pugliesi che invece per la loro collocazione risultano spesso la location ideale per alcune tipologie di convegni. Ha una case history particolarmente significativa da raccontarci? Le sfide più entusiasmanti sono quelle che realizziamo con le associazioni dei pazienti, facendo partire la formazione dai bisogni reali che ogni giorno la patologia impone a

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queste persone. Con un’associazione abbiamo costruito un evento pharma destinato sia al grande pubblico (sensibilizzare alla prevenzione) sia alla classe medica (comunicare i reali bisogni delle persone affette dalla patologia). Abbiamo ideato un contest fotografico che è partito da un hashtag e che ha coinvolto tutti nei tre mesi estivi. La foto migliore sarebbe stata utilizzata dall’associazione per la sua successiva campagna di comunicazione nazionale. L’evento pharma è stato tenuto da due opinion leader che hanno lavorato insieme ai pazienti su casi

MEETING PLANNER srl Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 2516 Indirizzo: Via Alberotanza 5 – 70125 Bari Contatti: Tel. 080 9905360 Fax 080 9905359 – 080 2140203 Email: info@meeting-planner.it Sito web: www.meeting-planner.it Persone di riferimento: Maddalena Milone (Amministratore Unico) mada@meeting-planner.it

concreti. Partendo dalla diagnosi precoce si è subito arrivati alla gestione delle problematiche e delle complicanze, alla gestione di altre patologie concomitanti e quindi a una serie di indicazioni pratiche e utili per tutti sin da subito. Il flusso della comunicazione è stato bidirezionale e l’uso dei social network ci ha consentito di diffondere fuori dall’aula i risultati del confronto. La grande constatazione è stata l’impossibilità, ancora una volta, di comunicare il dolore e il grande disagio che il paziente vive quando viene strappato alla sua vita per vivere quella del malato. Un particolare questo che tutta la classe sanitaria non dovrebbe mai dimenticare. Pensiamo alle persone, non solo alla patologia.

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Milano – www.mzcongressi.com

MZ Congressi Una metodologia completa ed eclettica, basata sul rischio d’impresa e volta a far valere i punti di forza delle candidature italiane: sotto la guida di MZ Congressi hanno vinto in tanti. Ce ne parla il presidente e fondatore, Mauro Zaniboni

International Group è la holding di varie società di servizi attive nella pianificazione e organizzazione di congressi ed eventi, nel settore dei servizi per associazioni non-profit e onlus, nel mondo degli incentive e del turismo congressuale, nel campo della formazione Ecm e del settore sanitario, nella consulenza per accreditamenti di qualità. Cinque le Business Unit che la compongono: MZ Congressi, MZ Incentive & Corporate Events, MZ Associations, MZ Qualità & Formazione, MZ International Group–Servizi generali di Gruppo. Di queste, MZ Congressi è la divisione più longeva del Gruppo, con sede a Milano sin dalla sua costituzione. Organizza congressi medicoscientifici, convegni ed eventi formativi, corsi Ecm (provider n. 966), meeting e convention aziendali, delegazioni di partecipanti a congressi nazionali e internazionali, esposizioni e mostre, eventi sociali e, più in esteso, qualsiasi tipologia di evento di comunicazione scientifica e culturale. Mette a disposizione la propria competenza imprenditoriale per valutare e “misurare” le reali potenzialità di successo della manifestazione in progetto, garantendo MZ CONGRESSI srl Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 966 Indirizzo: via Carlo Farini, 81 – 20159 Milano Contatti: Tel: 02 66802323 Fax: 02 6686699 Email: info@mzcongressi.com Sito web: www.mzcongressi.com Persone di riferimento: Mauro Zaniboni (fondatore e presidente) mauro.zaniboni@mzcongressi.com Monica Sellari (amministratore delegato) monica.sellari@mzcongressi.com Stefano Montalbetti (amministratore delegato) stefano.montalbetti@mzcongressi.com

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al cliente l’assenza di ogni rischio economico poiché è disponibile ad assumersi il rischio d’impresa. Fra i tanti servizi che mette a disposizione, approfondiamo qui oggi quelli relativi alle candidature per congressi internazionali da tenersi in Italia, o, meglio, al supporto che MZ Congressi può dare alle società medico-scientifiche nazionali che devono proporre una sede italiana.

Il metodo MZ per vincere le candidature MZ Congressi ha interesse a collaborare a qualsiasi evento o congresso associativo internazionale per cui proporre una sede italiana; ha conoscenze specifiche e ampia disponibilità a “spendere” il proprio nome e la propria autorevolezza per candidare qualsiasi location italiana che abbia le caratteristiche tecnico-logistiche richieste. L’esperienza ormai venticinquennale in congressi internazionali e in candidature si fa sentire e “pesa” indubbiamente a vantaggio del committente. «Iniziamo dallo studio del bando e dei requisiti richiesti per ospitare il congresso», esordisce il presidente Mauro Zaniboni. «Subito in fase di progetto applichiamo la normativa italiana sul congressuale e i Codici Farmindustria e Assobiomedica. Effettuiamo uno studio di fattibilità su due o tre sedi italiane, comparando i costi di ciascuna di esse e della lo-

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gistica locale. Teniamo la corrispondenza con il committente internazionale in lingua inglese, per chiarire eventuali dubbi o interpretazioni delle regole. Ogni volta che la situazione lo permette invitiamo 2-3 membri del comitato internazionale di decisori, al fine di mostrar loro di persona le facility della sede, gestendo la loro ospitalità (housing e servizi vari) e l’organizzazione della visita al centro congressi e alla città. «Promuoviamo la candidatura presso tutto il comitato internazionale di decisori, inviando documentazione, presentazioni, dvd e video, materiale culturale e turistico della città e della location. Eventualmente attiviamo e gestiamo un sito web di candidatura, ricco di foto della location e della città, e un indirizzo email di informazione specifico. Tutte queste attività vengono svolte a rischio d’impresa e ne chiediamo il rimborso solo in caso di vittoria e assegnazione all’Italia del congresso internazionale. «Nella stesura del bid booklet possiamo collaborare attivamente con un Convention Bureau locale per preparare la soluzione migliore e più attrattiva», continua Zaniboni. «In particolare possiamo predisporre direttamente il budget preventivo, impostando uno schema temporale e logistico del congresso e dell’utilizzo delle opportune sale convegno, il programma di eventi sociali (cene relatori e comitati, serata e spettacolo per tutti i partecipanti, ecc.), effettuare una corretta impostazione fiscale dell’evento, e anche gestire l’Iva in esenzione a favore delle aziende sponsor e del committente internazionale». Non c’è da stupirsi, proprio per nulla, se, con questo po’ di metodologia, MZ Congressi ha moltissime candidature vinte nel suo palmares.

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CONVENTIO

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Milano – www.arossogroup.com

Net Congress & Education e Alessandro Rosso Healthcare Con due business unit dedicate all’healthcare, una delle quali Pco e provider accreditato, e una cinquantina di professionisti specializzati nel settore, Alessandro Rosso Group è un partner a 360 gradi per il mercato farmaceutico e scientifico più in generale

lessandro Rosso Group non ha certo bisogno di presentazioni e il suo raggio d’azione nel mondo Mice e nel marketing aziendale è davvero a tuttotondo grazie a business unit dedicate agli specifici segmenti di mercato. In particolare, per il settore medico-scientifico, sono addirittura due le società dedicate, della cui esperienza possono avvalersi aziende farmaceutiche, università, società scientifiche, aziende biomedicali per l’organizzazione di congressi, eventi formativi, servizi di logistica, progetti di marketing e comunicazione: Net Congress & Education e Alessandro Rosso Healthcare. «Le due realtà insieme, con uno staff di 52 professionisti, fatturano circa 23 milioni di euro» afferma Cristina Recalcati, managing director di Net, che prosegue: «Net, in qualità di provider nazionale accreditato dal Ministero della Salute

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– siamo stati tra i primissimi: abbiamo il codice di riconoscimento 110! – e in collaborazione con un qualificato board scientifico composto da key opinion leader, realizza eventi formativi, con una media di 150 l’anno e advisory board nelle diverse aree terapeutiche. Non solo: Net dispone anche di una propria piattaforma web per la gestione di formazione a distanza. E ancora non è tutto. Essendo anche Professional Congress Organizer (Pco) Net è in grado di organizzare eventi a livello nazionale e internazionale in collaborazione con associazioni, comitati e società scientifiche, gestendo da poche decine di parteci-

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Net Congress & Education Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 110 Indirizzo: viale Fulvio Testi, 121 - 20162 Milano Contatti: Tel: 02 87387218 Fax: 02 91434059 Email: info@netcongresseducation.com Sito web: www.netcongresseducation.com www.arossogroup.com Persone di riferimento: Cristina Recalcati (AD) cristina.recalcati@netcongresseducation.com

panti a svariate migliaia di delegati». Alessandro Rosso Healthcare è invece la Business Unit che si occupa di affiancare le aziende farmaceutiche e biomedicali nell’organizzazione di eventi monosponsor, corporate meeting, convention aziendali, lanci di prodotto e gestione di delegazioni congressuali.

Esperienza e innovazione Sia Net sia Alessandro Rosso Healthcare, grazie alla presenza all’interno del Gruppo di professionisti specializzati nei vari settori della comunicazione, sono in grado di progettare, organizzare e gestire qualunque tipo di evento: dallo studio del tema di comunicazione, del logo e del titolo, alla sua declinazione su tutti i materiali di comunicazione, dal web design al web development, dalla progettazione e realizzazione di allestimenti scenografici e tecnici alla produzione video. «Esperienza e professionalità specifiche sono cruciali per riuscire a innovare il modello

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classico del congresso, portando novità che aiutino a favorire l’attenzione, la memorabilità e l’interattività dei partecipanti rispettando al contempo le ferree regole del Ministero e delle associazioni di categoria, nonché le policy proprie di ogni azienda» spiega Recalcati. E, in effetti, se la base classica del format deve rimanere, sono numerosi gli ambiti nei quali si possono introdurre degli elementi di novità: «per esempio, un allestimento ad arena o a forum mette tutti i partecipanti sullo stesso piano comunicazionale facilitando l’interazione. Oppure l’utilizzo di team building studiati ad hoc per risolvere situazioni “problematiche” e che consentono sicuramente ai delegati di socializzare tra loro, oltre a rappresentare un’apertura verso i partecipanti più giovani. O ancora, allestire i dibattiti in ambienti non tradizionali e fare largo uso delle tecnologie più moderne, in modo da utilizzare anche le modalità comunicative delle generazioni emergenti» continua Recalcati. E le destinazioni? «Le classiche Milano, Roma e Firenze sono sempre vincenti, a patto che vengano presentate ogni volta in modo diverso. Questo è possibile solo instaurando rapporti di collaborazione con le strutture del territorio (convention bureau, albergatori, centri congressuali, ecc.) con una reale volontà di fare sistema».

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Firenze – www.oic.it

OIC Group Un’azienda dinamica e in continua trasformazione, un team di specialisti e di expertise uniche che lavorano insieme per dar vita a proposte personalizzate in grado di soddisfare qualsiasi necessità del cliente e del suo evento

ostruire valore trasformando un’idea in un progetto concreto: è l’obiettivo di tutta l’attività del Gruppo OIC che da oltre quarant’anni gestisce i più importanti convegni a livello mondiale nel mondo medico e scientifico, ma non solo, con professionalità e rigore. Oggi OIC è composta da un team affiatato di professionisti e consulenti, tecnici in un’ampia gamma di discipline, esperti in tecnologie e specialisti di business, in grado di costruire un progetto su misura per ogni esigenza. Una solida organizzazione che associa competenza e affidabilità a flessibilità e capacità di trasformarsi per realizzare sempre qualcosa di davvero unico e diverso. Dare un valore a un evento vuol dire inserirlo in una strategia più OIC srl Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 245 Indirizzo: viale Matteotti, 7 - 50121 Firenze Contatti: Tel: 055 50351 Fax: 055 5001912 Email: info@oic.it Sito web: www.oic.it Persone di riferimento: Cristiano Poggiali (sales manager) c.poggiali@oic.it

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ampia che non si esaurisce nel momento dell’incontro ma si compone di diversi momenti e di opportunità business da cogliere. Un percorso possibile grazie al capitale umano a disposizione dell’azienda, novanta professionisti qualificati il cui lavoro quotidiano è finalizzato alla creazione di un’idea, allo sviluppo di un progetto, alla soluzione di un problema specifico, alla creazione di nuovi format che possano permettere di raccogliere nuove sfide, assecondare e molto spesso anticipare nuove tendenze, soddisfare esigenze anche molto diverse fra loro. La sinergia tra tutti i settori e le divisioni di OIC permette di realizzare meeting, congressi, appuntamenti istituzionali, convegni, riunioni, eventi, occasioni in cui le persone s’incontrano, si confrontano, si trasmettono idee ed esperienze. Il Gruppo OIC è un partner affidabile, un consulente che si avvale di una struttura agile e versatile, con divisioni dedicate ai diversi momenti del processo organizzativo ma che lavorano con un approccio integrato per creare una relazione di fiducia con il cliente che possa durare nel tempo e declinarsi in diverse opportunità di business.

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Un servizio tailor made per l’healthcare Una delle forze di OIC è senza dubbio la sinergia che si è perfezionata negli anni di attività dedicandosi con attenzione e impegno a differenti ambiti organizzativi ampliando notevolmente il proprio raggio d’azione. Il Gruppo ha maturato una profonda esperienza nella gestione dei più importanti appuntamenti congressuali in ambito medico scientifico a livello mondiale. Partendo da un ambito complesso, esigente e sofisticato come quello della sanità, oggi OIC è in grado di organizzare eventi di qualsiasi tipologia e per qualsiasi ambito: dal convegno istituzionale alle conferenze locali, dal congresso internazionale al corso di formazione sul territorio. Una partnership che non si limita agli aspetti pratico-organizzativi e alla perfetta realizzazione dell’evento in sé, ma che si estende nell’individuazione di nuove strategie, finalizzate al raggiungimento di obiettivi e risultati che aprono nuove opportunità di business. OIC si occupa anche di attività editoriale e di comunicazione specifica nel mondo scientifico, a complemento delle attività congressuali in questo campo e che esprime un binomio perfetto formato dal rigore della scienza e da tutta la forza comunicativa della componente umana. Accanto al lavoro di supporto all’informazione medico scientifica, prima, durante e dopo gli eventi, OIC ha sviluppato un’intensa attività nel campo della formazione fornendo proposte educazionali residenziali e a distanza alle diverse professioni sanitarie. Numerosi gli eventi formativi accreditati, un traguardo ottenuto grazie alla qualità offerta che ha consentito di acquisire, con l’entrata in vigore del nuovo ordinamento Ecm, l’accreditamento definitivo con validità quadriennale. Competenze specifiche messe a sistema in modo virtuoso per dare risposte a progetti di qualunque natura e spessore, attraverso soluzioni integrate, approfondite e su misura.

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Bologna – www.planning.it

Planning Congressi Un evento congressuale è una macchina complessa: per il suo successo non basta un semplice esperto, ma tanti specialisti quante sono le parti di cui è composto. Planning Congressi li racchiude tutti

lanning Congressi nasce nel 1988 a Bologna, città in cui la medicina ha radici antichissime, così come l’insegnamento universitario. All’inizio degli anni Duemila, con l’attivazione in Italia del sistema Ecm, Planning Congressi si specializza anche in quest’ambito, erogando formazione accreditata. Nel 2010, già in possesso della certificazione UNI EN ISO 9001-2000 per le procedure di progettazione e realizzazione di eventi formativi, diventa Provider Ecm provvisorio, mentre nel 2013 si qualifica Provider standard. Le professionalità racchiuse nell’agenzia sono tante: ideazione, identificazione degli obiettivi, eventuale accreditamento Ecm, supporti tecnici, raccolta fondi, gestione della segreteria, PLANNING CONGRESSI srl Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 38 Indirizzo: via Guelfa, 9 - 40138 Bologna Contatti: Tel: 051 300100 Fax: 051 309477 Email: info@planning.it Sito web: www.planning.it Persone di riferimento: Mario Buscema (vice president) m.buscema@planning.it Irene Bortolotti (managing director) i.bortolotti@planning.it Roberta Giacomini (managing director) r.giacominiplanning.it

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realizzazione, analisi e gestione dei risultati. Però oggi il compito di un Pco non si limita all’organizzazione: con l’evoluzione del mercato, della società e delle tecnologie, è cambiato anche l’approccio al congresso e all’evento. La strategia di comunicazione, ad esempio, è parte integrante del progetto, così come la capacità di creare soluzioni personalizzate. Così, se le origini della struttura fanno riferimento all’ambito legato alla medicina, Planning Congressi è a disposizione per progettare qualsiasi tipo di manifestazione o evento. Per esempio, e sempre per restare in ambito scientifico, definisce progetti formativi ad ampio raggio, in collaborazione con il board didattico della società cliente; sviluppa partnership con le università per la realizzazione di master e corsi di alta formazione professionale, nonché con opinion leader e società scientifiche, per eventi formativi residenziali e a distanza; realizza format in cui, grazie a software interattivi, migliora l’esperienza, l’apprendimento e le conoscenze dei discenti; ha realizzato una piattaforma per corsi di formazione a distanza. Planning Congressi è oggi tutte queste cose, e molto di più. Alla società principale ne fanno infatti capo altre: la Dmc I’Meetaly e Keon, che progetta e realizza soluzioni tecnologiche per la formazione.

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Cuzzolin Group Etica, competenza ed esperienza al servizio del cliente

Cuzzolin Editore S.r.l.

MGM Congress S.r.l.

Maurizio Cuzzolin, con l’obiettivo di dar vita a un progetto culturale, incontrando non poche difficoltà, fonda a Napoli nel 1985 la Cuzzolin Editore. Ad oggi il catalogo è composto da oltre 500 pubblicazioni, molte di carattere scientifico. Come giornalista, è Direttore Responsabile di tre testate nazionali: Medicina 2000, Vaccinare Oggi & Domani, Sistema Nervoso e Riabilitazione.

Dal 1997 realizziamo ed organizziamo congressi, corsi di aggiornamento, eventi, e convention con format innovativi, interattivi e multidisciplinari, con tecnologie digitali e multimediali. Provider ECM dal 2002, siamo certificati UNI EN ISO 9001/2008. La nostra forza: oltre 100 eventi l’anno; la nostra filosofia: la cura del dettaglio; la nostra risorsa: il team dedicato.

COMPETENZE Provider Nazionale ECM con Accreditamento Standard, ID 1126 / Formazione / Sicurezza & Privacy / Ricerca / Cultura / Sanità / Tecnologia

CAMPI D’AZIONE Partneship / Fund Raising / Innovazione / Redazione / Editing / Grafica

ATTIVITÀ Piattaforma Web per formazione FSC / Formazione Residenziale / Formazione Blended / Organizzazione di eventi / Ufficio Stampa / Editoria / Comunicazione aziendale / Riviste Specialistiche / Book experience / Concorsi Letterari

CREDITS Università / Aziende Ospedaliere / A.S.L. / Società Scientifiche / Federazioni e Associazioni Mediche / Fondazioni / Aziende del comparto AIFA, AIIPA, Assobiomedica, Nutraceutiche / RAI / Pubblica Amministrazione

Cuzzolin S.r.l. Traversa Michele Pietravalle, 4 - 80131 Napoli Phone 081 5451143 - Fax 081 7707340 cuzzolineditore@cuzzolin.it - www.cuzzolineditore.com Cuzzolin Editore

Cuzzolin Editore

MGM Congress S.r.l. Traversa Pietravalle, 8 - 80131 Napoli Phone +39 081 5454285 - Fax +39 081 5465507 info@mgmcongress.org - www.mgmcongress.org MGM Congress

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Firenze – www.euromediform.it

Regia Congressi L’azienda fiorentina opera a tutto campo nella formazione specializzata, dai corsi Fad sui temi più caldi della medicina contemporanea, fino alla completa gestione e logistica degli eventi congressuali

nnovazione, competenza, esperienza, e il vantaggio di poter contare su tre partner qualificati e riuniti in un unico soggetto: sono questi i vantaggi caratteristici di Regia Congressi, solida realtà nel panorama delle agenzie di organizzazione congressuale nazionali, che negli anni ha saputo affiancare alla sua anima Pco anche ulteriori attività complementari, che la pongono all’avanguardia nel campo della tecnologia formativa in ambito sanitario. Regia Congressi è perciò in grado di progettare in autonomia programmi formativi, impiegando nel contempo metodologie innovative, tecnologicamente evolute ed ad alto impatto, quali le moderne tecniche didattiche fondate sui sistemi di simulazione inseriti nel contesto di uno scenario clinico assolutamente realistico. Un unico soggetto in grado di porsi come interlocutore unico per ogni tipo di esigenza organizzativa e formativa, qualificato per agire in collaborazione con tutti gli organi e le istituzioni coinvolte sul territorio, dalle Aziende sanitarie agli enti locali. Le tre aziende del gruppo – Regia Congressi, VITS e Euromediform – rappresentano in realtà un tutt’uno e operano in perfetta sinergia per sviluppare progetti congiunti e modellabili su misura, dai piccoli eventi residenziali ai grandi convegni associativi, su tutto il territorio nazionale.

Regia Congressi: trent’anni di esperienza Regia Congressi nasce nel 1986 dall’esperienza di un nucleo di professionisti nel settore, che hanno saputo creare una struttura di dimensioni e potenzialità adeguate alle richieste del mercato, offrendo un patrimonio di conoscenza, esperienza e uso di sistemi operativi ad alto livello tecnologico per garantire efficienza ed affidabilità. La società è leader nell’organizzazione di grandi eventi congressuali, meeting e convention, adoperandosi pure in tutta l’attività logistica di contorno e in realizzazioni di attività sociali. Regia Congressi pianifica e progetta eventi basandosi sulle esigenze specifiche della committenza, e organizza frequenti corsi di aggiornamento rivolti agli specialisti di specifiche materie, soprattutto sui temi nei quali si intersecano i progressi della medicina e gli aggiornamenti normativi.

Il progetto VITS: dal virtuale al reale REGIA CONGRESSI/EUROMEDIFORM/VITS Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: Provider Euromediform 286 Indirizzo: via Cesalpino, 5/B - 50134 Firenze Contatti: Tel: 055 795421 Fax: 055 7954280 Email: info@euromediform.it Sito web: www.euromediform.it Persone di riferimento: Silvana Linzitto

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Ma non è tutto qui: dal 2009, con il brand VITS (Virtual Training Support) – in sinergia con opinion leader riconosciuti a livello nazionale ed internazionale in ambito medico-scientifico – la medesima agenzia è in grado di progettare, realizzare ed erogare soluzioni tecnologiche innovative come software per la simulazione, applicazioni mobile, filmati tecnico-scientifici, prodotti editoriali per corsi in presenza o in modalità e-learning e ambienti online. Il coinvolgimento attivo e diretto, simulando l’esperienza reale, è l’unica modalità di apprendimento che permette di ricordare – a distanza

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di due settimane – circa il 90% dell’attività effettivamente svolta, a differenza del semplice stimolo verbale indotto dalla lettura di materiali didattici (10%) o dall’ascolto passivo (20%). Su questo principio volto alla massima efficacia, introdotto dallo studioso Edgar Dale, si basano le soluzioni allo stato dell’arte sviluppate da VITS, in particolare per la formazione Ecm in aula o a distanza. VITS propone diversi prodotti sviluppati in house:  MEDEL - MEDical Environment for Learning®, il software gestisce la creazione e l’erogazione di casi clinici interattivi da proporre in FAD o in aula per simulare e ripercorre un vero percorso diagnostico terapeutico come nell’esperienza reale del medico.  Dr. Quiz®, un sistema interattivo per eventi formativi in presenza con ampie platee con l’obiettivo di coinvolgere attivamente i discenti attraverso domande e risposte e quesiti anonimi da inviare ai relatori.

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vHealthCare si rivolge agli operatori sanitari per il miglioramento delle proprie competenze cliniche tramite un’interfaccia 3D Ross è l’unico simulatore di chirurgia robotica completo di procedure chirurgiche in 3D Cardionics è una linea di prodotti innovativi per la simulazione dell’auscultazione cardiaca, polmonare, vascolare e intestinale

 vHealthCare®, un ambiente tridimensionale adatto a migliorare le competenze cliniche di chi apprende in un contesto di simulazione immersivo e completamente realistico;  Cardionics®, una gamma di prodotti per l’auscultazione cardiaca e polmonare.

La partnership Euromediform, tra eventi e Fad Se Regia Congressi è l’anima Pco e VITS quella hi-tech, Euromediform incarna l’anima provider del gruppo. Soggetto accreditato a livello nazionale dalla Commissione nazionale formazione continua (realtà specializzata nella consulenza direzionale e organizzativa e nel project management delle attività congressuali). Euromediform analizza le esigenze formative, studia le innovazioni scientifiche e tecnologiche, progetta tempestivamente gli eventi, segue l’iter procedurale come da programma nazionale/regionale ECM: dall’accreditamento dell’evento formativo sino alla fase di elaborazione dei dati consuntivi finali e alla loro trasmissione presso i soggetti competenti. Grazie a pluriennali e consolidate partnership, Euromediform è in grado offrire un servizio completo garantendo una forte interattività per un sicuro successo degli eventi formativi. www.euromediform.it VITS è l’unica azienda italiana a disporre del ROSS (RObotic Surgery Simulator), simulatore di chirurgia robotica addominale, urologica e ginecologica, che permette l’addestramento all’utilizzo di robot e la simulazione di interventi chirurgici. Attraverso il proprio network di relazioni internazionali, inoltre, distribuisce in esclusiva per l’Italia alcune soluzioni per la simulazione in medicina:  MammaCare®, simulatore di palpazione del seno che prevede un dispositivo tattile intelligente per l’accurato esame al seno;

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ALTRI SERVIZI

Caserta – www.angelicaristorazione.it

Angelica Ricevimenti Azienda che opera con successo da più di dieci anni nel settore dei ricevimenti e dei grandi eventi, gestendo in esclusiva la ristorazione e il congressuale all’interno dei siti museali più prestigiosi e ricchi del nostro Paese, come la Reggia di Caserta e il complesso monumentale Belvedere di San Leucio

ene di gala o pranzi di lavoro all’interno della Reggia vanvitelliana o del famoso Belvedere di San Leucio? È possibile con Angelica Ricevimenti. Entrambi i siti sono al centro della città di Caserta, facilmente raggiungibili dalla stazione centrale di Napoli, di Caserta e dall’aeroporto internazionale di Capodichino. Un servizio navetta è inoltre disponibile in esclusiva e su prenotazione per i trasferimenti. Molto vicini anche i principali hub autostradali (principalmente l’autostrada del Sole A1 Napoli – Milano) e marittimi. Le location sono fantastiche, ideali sia per convegni nazionali sia per congressi internazionali e offrono piena accessibilità anche ai delegati con difficoltà motorie, in quanto progettate per venire incontro alle esigenze dei convegnisti diversamente abili. Partner di numerose istituzioni medico sanitarie e di molte imprese farmaceutiche di rilievo na-

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zionale e internazionale, Angelica Ricevimenti ha la soluzione giusta per ogni genere di incontro professionale. All’interno della Reggia, ai piedi della magnifica cascata di Diana e Atteone, nel punto più alto dei Giardini Reali, a pochi passi dal Giardino Inglese è situato il ristorante à la carte da trenta posti, con un giardino panoramico sul golfo di Napoli, dove chef gourmet deliziano il palato dei più esigenti alternando prodotti sempre freschi di stagione e del territorio.

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ALTRI SERVIZI

ANGELICA RICEVIMENTI Indirizzo: Viale Douhet - 81100 - Caserta Contatti: Tel: 0823 555878 Email: info@angelicaristorazione.it Sito web: www.angelicaristorazione.it Persone di riferimento: Nino Scarpato – 3933368057

La Reggia con i suoi magnifici saloni reali e gli immensi spazi, può ospitare congressi e convegni di numeri elevati senza nessuna difficoltà: il Teatro di Corte - che richiama per disegno e architettura il magnifico Teatro San Carlo di Napoli - e la Cappella palatina, opportunamente allestiti, possono essere utilizzati per i relatori e per presentazioni; i Saloni reali e il magnifico Vestibolo superiore invece rappresentano una cornice impagabile per le cene di gala fino a più di mille partecipanti. La location si presta anche a soluzioni diverse, come pranzi di lavoro, brunch, lunch e dinner buffet, aperitivi e cocktail di benvenuto, servizi di open bar e coffee break. L’azienda, che ha ottenuto la certificazione Iso 9001:2000, dispone di un centro di cottura all’avanguardia e dotato delle migliori attrezzature. Da diversi anni Angelica Banqueting gestisce in esclusiva anche gli spazi del complesso monumentale Belvedere di San Leucio. La piccola reggia, situata a pochi chilometri dal centro di Caserta, è perfettamente

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attrezzata come centro congressi: due i saloni da più di duecento posti in platea con schermi per la proiezione, diverse sale per meeting e sezioni di lavoro, la tecnologia abbinata all’arte per congressi e convegni. Oltre ai saloni per le feste, sono a disposizione cortili e terrazze da allestire per cene di gala e buffet, mentre il cortile Ferdinando, con il suo panorama mozzafiato sulla città di Napoli, può ospitare fino a più di mille persone. In tutti e due i musei sono presenti, nei saloni reali, caffetterie in grado di offrire sempre gustose pause, grazie a una vasta produzione di snack, rosticceria artigianale e pasticceria fresca, che regalano un piacevole momento di ristoro durante i break. Nelle caffetterie è possibile prenotare e ritirare cestini attrezzati con tutto l’occorrente per un simpatico picnic nei giardini reali dei musei. Quando la disponibilità, la professionalità e la qualità si uniscono all’arte: Angelica Ricevimenti, l’arte del ricevere.

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Roma – www.cierredata.it

Cierredata La web agency e agenzia di sviluppo della capitale si è trasformata nel tempo da fornitore di servizi grafici e portali online a organizzatore di eventi formativi per l’educazione continua in medicina (Ecm) oltre a disporre di una sezione e-commerce

nire le competenze di una web agency e di una software house: è questo l’obiettivo di Cierredata, l’agenzia di comunicazione integrata nata a Roma nel 1998 e specializzata in portali online, che negli anni si è sviluppata fino a offrire servizi di consulenza e supporto alle aziende e ai privati, per sfruttare al meglio le potenzialità delle nuove tecnologie. La squadra di lavoro è composta da otto profesCIERREDATA Indirizzo: Clivo di Cinna 221 | Via Massimi 119 00136 - Roma Contatti: Tel. 06 35295698 – 06 35404492 Fax 06 35295700 Email: info@cierredata.it Sito web: www.cierredata.it Persone di riferimento: Raffaella Giuliani (Responsabile) raffaellagiuliani@cierredata.it Mobile 338.3438540

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sionisti italiani e spagnoli, dal grafico pubblicitario all’ingegnere del software, ai quali si sommano - a seconda dei progetti specifici - altre figure professionali per arricchire il team intellettuale e creativo: si va dall’ideazione e stesura di un progetto di comunicazione fino alla realizzazione e gestione dello stesso, integrando diverse specializzazioni tecniche e culturali. Dopo i primi anni dedicati alla realizzazione di lavori grafici, soluzioni e prodotti multimediali, Cierredata si è specializzata anche nell’organizzazione di eventi. In particolare, l’azienda si è occupata - in qualità di segreteria scientifica e organizzativa, servizi tecnici, ricerca sponsor e altri servizi correlati - di corsi per l’Educazione continua in medicina e più in generale di meeting a carattere medico e scientifico, anche in funzione dell’esperienza diretta nel settore della responsabile aziendale. Tra i punti di forza, la disponibilità al continuo aggiornamento in campo Ecm. Gli aspetti burocratici sono seguiti dalla sede di Salerno, mentre il team operativo si trova nella zona nord della capitale. Da tempo, inoltre, Cierredata ha una sezione che si occupa di gadget promozionali, con un e-commerce dedicato nel sito web, che include articoli da viaggio, cancelleria e altri accessori utili per valorizzare l’esposizione di un marchio, anche nel settore congressuale.

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PREMI IL PULSANTE accendi il tuo congresso

Studiovisio è il partner tecnico ideale per accendere il successo di un congresso o di un evento. Partendo dalla consulenza e dalla progettazione tecnica, per arrivare alle forniture dei migliori hardware e di software esclusivi per ottimizzare la gestione del tuo evento, i professionisti di Studiovisio garantiscono sempre soluzioni in grado di soddisfare ogni tipo di esigenza. La toolbox di Studiovisio poi, è un sistema integrato di strumenti informatici studiati per rendere ogni congresso un sicuro successo ed è al momento composta da 6 prodotti perfettamente integrati tra loro attraverso il software SHOW-IT: SLIDE-IT, è la piattaforma informatica che consente una “gestione globale” delle slide in ogni fase dell’evento, dall’acquisizione ﬁno alla proiezione; REC-IT permette la registrazione e sincronizzazione dell’audio con la proiezione delle slide in tempo reale; ASK-IT massimizza l’interazione tra relatori e partecipanti mediante l’utilizzo della messaggistica istantanea; APP-IT è la soluzione per dare a tutti i partecipanti la possibilità di avere sempre sul proprio tablet, computer o smartphone tutti gli atti del congresso; DISPLAY-IT rappresenta il tool multimediale di segnaletica tramite totem visivi interattivi che garantisce anche a chi non è in sala di seguire il congresso; CHECK-IT è inﬁne il “centro regia” che permette all’Event Manager di avere tutte le informazioni importanti sull’evento in tempo reale e quindi di poter dirigere l’andamento dei lavori nel migliore dei modi.

Largo M.Liverani, 12/1 - 50141 Firenze Tel. +39 055 0334455 - Fax +39 055 0334459

TURN YOUR CONGRESS ON

info@studiovisio.it - www.studiovisio.it

ALTRI SERVIZI

Firenze – www.studiovisio.it

Studio Visio Idee, prodotti software esclusivi, professionalità e flessibilità hanno consentito a Studio Visio una vera e propria “escalation” nel panorama del settore eventi, in soli due anni di presenza sul mercato

tudio Visio nasce nel 2013 da un’idea di quattro esperti del settore che hanno condiviso una nuova “visione” del modo di dare supporto tecnico e consulenza nella realizzazione di congressi ed eventi. Nasce quindi un’impresa innovativa con l’obiettivo di diventare un vero e proprio partner tecnologico per i Pco, i centri congressi e le associazioni medico-scientifiche nella realizzazione di eventi sempre più articolati. Le competenze in azienda sono suddivise per inclinazioni e capacità: sulla base di questa prerogativa Jacopo Tagliabue si occupa assieme a Lorenzo Vanni della parte commerciale e della gestione dei rapporti con Pco, istituzioni, società scientifiche e strutture congressuali. La loro attività ha permesso in questi due anni e mezzo di collaborare con i maggiori Pco a livello nazionale, curare gli eventi annuali di alcune tra le maggiori società scientifiche italiane come AIOM, SIME, SIN, SIDO, SIE, SIC, e internazionali come IMW ed ESH, e di sviluppare collaborazioni con alcuni poli congressuali e fieristici sul territorio nazionale. Stefano Cupertino è il responsabile dello sviluppo di tutti i software creati ad hoc per il mondo degli

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eventi. Grazie alla sua esperienza ventennale e coadiuvato da un team di collaboratori, ha reso possibile ideare, progettare e mettere a punto alcuni prodotti che hanno segnato il cambiamento della comunicazione congressuale, facendo diventare l’evento non solo “residenziale” ma “globale”, ovvero con una vita ben oltre la durata del congresso. Massimiliano Miniati è il coordinatore: grazie alle sue competenze tecniche supporta i clienti nella progettazione dell’evento, ottimizzando tempi e risorse. Gestisce inoltre la logistica dei materiali e coordina le numerosi squadre di collaboratori sparse in tutta Italia.

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ALTRI SERVIZI

STUDIO VISIO Indirizzo: Largo Liverani 12/1 Firenze, 50141 Contatti: Tel. 055 0334455 Email: info@studiovisio.it Sito web: www.studiovisio.it Persone di riferimento: Lorenzo Maria Vanni vanni@studiovisio.it

La cassetta degli attrezzi Parte fondamentale dell’attività di Studio Visio è lo sviluppo di software dedicati al mondo degli eventi. Il successo e l’affidabilità dei lavori fin qui svolti è frutto anche della specificità e allo stesso tempo della flessibilità degli strumenti sviluppati. La tool-box software, una sorta di “cassetta degli attrezzi” messa a punto dall’azienda fiorentina, è modulabile a seconda delle necessità del cliente e si compone di vari prodotti che interagiscono per semplificare, agevolare e velocizzare ogni singolo step a supporto dell’evento. SHOW-IT può essere definito il cuore del sistema, il motore software che acquisisce e attinge le informazioni da un potente data-

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base e restituisce una serie di funzionalità che integrate ad altri software permettono l’ottimizzazione e la spettacolarizzazione dell’evento. SLIDE-IT è il tool che gestisce la consegna, l’organizzazione e la proiezione (con l’innovativo sistema di schermo di controllo per il tecnico in sala) di migliaia di presentazioni suddivise in molteplici sale. Uno strumento che per velocità e affidabilità è da considerarsi indispensabile in ogni evento. Con REC-IT si può acquisire e sincronizzare in tempo reale l’audio del relatore con la sua sequenza di slide e quindi creare senza tempi di attesa gli atti congressuali multimediali, già ottimizzati per pubblicazione sul web o per essere visualizzati in APP-IT che è l’applicazione di Studio Visio per Android e iOS. Tale applicazione permette inoltre di essere sempre aggiornati sui contenuti congressuali in tempo reale. DISPLAY-IT invece è il servizio di monitor interattivi multimediali grazie ai quali si possono avere tutte le informazioni relative al congresso in corso ed inoltre è possibile seguire le presentazioni anche senza essere in sala. La nuova disposizione verticale permette una migliore visualizzazione delle informazioni. ASK-IT è il moderno sistema di messaggistica istantanea che permette al relatore di ricevere e rispondere immediatamente alle domande dei partecipanti utilizzando semplicemente un tablet. Infine, strumento indispensabile ormai per ogni event manager, è CHECK-IT, il tool studiato per consentire al Pco una visione globale dell’evento a partire dallo stato di consegna delle presentazioni al centro slide, la gestione delle liberatorie, la tempistica di pause e coffee break; un’autentica “cabina di regia” messa a disposizione dell’organizzatore.

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PROVIDER E PCO

Fiuggi (Fr) – www.cst-ciccarelli.it

CST Ciccarelli Dalle colonne laparoscopiche ed endoscopiche alla regia Full HD/3D, oggi durante un congresso la sala operatoria può dialogare in tempo reale con la platea: con tecnologie e strumenti sempre più interattivi e modulari, la formazione degli specialisti è allo stato dell’arte CICCARELLI Indirizzo: Via Armando Diaz 29/33 03014 - Fiuggi (Fr) Contatti: Tel. 0775 514144 Fax: 0775 549039 Email: info@cst-ciccarelli.it Sito web: www.cst-ciccarelli.it Persone di riferimento: Lucia, Mattia e Gabriele Ciccarelli commerciale@cst-ciccarelli.it

pecializzata da 40 anni nella realizzazione di riprese chirurgiche ad alta qualità, la CST - Ciccarelli Servizi Tecnologici affronta giorno dopo giorno le sfide dell’evoluzione tecnologica nella sala operatoria. Dal Full HD al 3D, per metterla in comunicazione con il mondo esterno ci si affida a strumenti sempre più precisi. CST effettua investimenti continui per garantire lo stato dell’arte della tecnologia, sia che si tratti di telecamere esterne al contesto operatorio che integrate, come nel caso di prelievi dei segnali video delle colonne laparoscopiche o endoscopiche e robotiche di qualsiasi marca e tipo, dall’HD al 3D. Al novembre 2015, per rendere l’idea, sono state realizzate circa 35 chirurgie in diretta di varie discipline dall’inizio dell’anno a scopo didattico/congressuale, nelle maggiori strutture sanitarie nazionali. Si tratta di video riprese complesse ma oggi più accessibili – sul fronte dei costi – perché l’alta qualità dell’immagine Full HD può essere trasmessa

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tramite reti cellulari 3G/4G, HDSL e IP SAT così da avere maggiore flessibilità rispetto alle tradizionali bande satellitari. La trasmissione dell’intervento prevede la presenza di vari moderatori, sia nella sala congressuale sia in sala operatoria, dove è possibile realizzare canali audio separati a seconda della sala che interessa seguire in live surgery tramite ricevitori con selettore di canale audio, dando a sua volta la possibilità di formulare domande alla sala che più interessa. L’interattività che si crea con la platea congressuale può essere non solo visiva e acustica, ma può prevedere anche votazioni interattive in diretta sui singoli casi, affrontati nelle sessioni live surgery. Inoltre con le tecnologie di ultima generazione CST Ciccarelli può garantire anche 3-4 proiezioni video dal vivo in contemporanea e in alta definizione grazie ai nuovi videoproiettori o ledwall Full HD, tutti con cablaggi a fibra ottica.

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ALTRI SERVIZI

San Giorgio di Mantova (Mn) – www.differentweb.it

Different Web Un operatore sanitario su tre usa Hippocrates, piattaforma software allo stato dell’arte per gli adempimenti normativi e l’ambiente di apprendimento user friendly per le esigenze di tutti i soggetti della filiera, dalle piccole aziende alle multinazionali

pecializzata nella creazione di piattaforme software proprietarie per l’healthcare, come il suo prodotto di punta Hippocrates 3.0, dal 1996 Different Web progetta soluzioni innovative, format e modelli educativi in costante evoluzione. Il suo core business è la gestione del processo formativo orientata ai provider Ecm, con un alto livello di fidelizzazione: quasi un terzo degli operatori sanitari in Italia, tra chi fa formazione online. Fin dagli albori del sistema di educazione continua in medicina, l’azienda ha orientato lo sviluppo al rispetto della normativa: il risultato è un sistema che ha sempre risposto alle linee guida istituzionali, implementando puntualmente le prescrizioni. Ad esempio, le modalità consigliate dal Ministero della Salute per informare gli utenti sui corsi da frequentare. Hippocrates ha la maggior quantità di accorgimenti disponibili sul mercato, grazie

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all’implementazione delle direttive presenti nel Manuale della Qualità e da diversi canali di informazioni (osservatori, FAQ, delibere). Fin dai primi sviluppi di questo software per l’apprendimento medico, oggi fruibile al 100% da qualsiasi dispositivo mobile, Different Web ha investito sulla semplicità di utilizzo, tramite pannelli di controllo dotati di numeri progressivi e semafori che guidano l’utente. Ogni funzionalità è stata sviluppata sulle reali esigenze dei provider, con necessità spesso diverse (dalle Pmi con due dipendenti alle multinazionali). Grande flessibilità è stata assicurata all’erogazione dell’evento formativo: gratuito, venduto, distribuito tramite codici o card con valori in euro o crediti, abbonamenti o iniziative promozionali. Si può correlare la pro-

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ALTRI SERVIZI

DIFFERENT WEB Indirizzo: Via Ghisiolo, 51 46030 San Giorgio di Mantova (Mn) Contatti: Tel. 0376 270661 Fax 0376 271669 Email: info@differentweb.it Sito web: www.differentweb.it Persone di riferimento: Giuseppe Zampolli

mozione di un farmaco all’erogazione di un corso Ecm (eDetailing). La reportistica garantisce gli elementi per riposizionare l’offerta formativa: qualità, efficacia, geo-localizzazione, statistiche per valutare l’andamento della formazione e i criteri per riprogettarla. Different Web collabora inoltre con le Aziende Sanitarie Locali (Asl) per migliorare la formazione interna dei dipendenti, creare i flussi autorizzativi per gestire l’erogazione dei percorsi formativi e supportare le organizzazioni nello sviluppo di sistemi informativi aziendali allo stato dell’arte, ad esempio attraverso la sincronizzazione delle basi dati, tramite l’uso di applicativi, linguaggi informatici e framework come Symfony, Php e MySql, CSS3 e HTML5. La piattaforma Hippocrates, inoltre, fin dalla sua terza versione è stata interamente erogata tramite server Cloud e in modalità software-as-a-service, per il quale il cliente paga soltanto in base all’effettivo utilizzo. La piattaforma formativa proposta da Different Web è strutturata per essere gestita in modalità network, ovvero tramite un catalogo-vetrina dei corsi proposti (che può avere un marchio a sé, ad esempio il capofila di una rete di strutture ospedaliere) e dei progetti-satellite visualizzabili dalla specifica struttura sanitaria in cui devono essere erogati. L’utente si registra una volta sola nella piattaforma, che gestisce opportunamente

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i permessi in base ai corsi attivati alla singola anagrafica. Con questo sistema, ad esempio, un ente regionale può gestire la formazione di tutti gli enti locali impiegando un’unica banca dati. Un altro prodotto interessante per gli organizzatori professionali di congressi è dPlayer, tool innovativo e consultabile dai dispositivi mobili, che permette di trasformare ed erogare i contenuti multimediali degli eventi in webcast o in corsi FAD validi per la formazione Ecm. Different Web si occupa inoltre di servizi digitali su misura, ad esempio la realizzazione di App e di soluzioni per la realtà aumentata, su richiesta degli operatori del settore. Uno dei progetti più recenti riguarda ad esempio un sistema informativo per trarre indicazioni utili per il business dai dati di vendita delle farmacie, una volta messe in rete e analizzate tramite appositi software.

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ALTRI SERVIZI

Napoli – www.sirericevimenti.it

SIRE Ricevimenti In grado di offrire tutte le formule della ristorazione, dal coffee break alla cena di gala, con un’attenzione massima alla qualità e un occhio alla cucina biologica, l’azienda napoletana pluripremiata non teme il connubio tra ricercatezza e grandi numeri

suoi punti di forza sono sintetizzabili in una frase: insignita di molti importanti premi internazionali, Sire Ricevimenti di Napoli mette a disposizione la professionalità del proprio staff per diversi servizi nel campo della ristorazione anche biologica, sia per piccoli che per grandi numeri. Eccoli, nel dettaglio. Coffee break: l’insostituibile pausa per gli ospiti di un evento, i migliori caffè e tè, una selezione di succhi di frutta e il gusto ecceSIRE Ricevimenti Indirizzo: Via Bernini, 45 – 80129 Napoli Contatti: Tel. 081 2298679 Fax 081 5587697 Email: eventi@sirericevimenti.it Sito web: www.sirericevimenti.it Persone di riferimento: Ernesto Quintiliani comunicazione@sirericevimenti.it

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zionale della pasticceria artigianale. Cocktail: la soluzione ideale per chi desidera offrire ai convegnisti un rinfresco veloce, o anche deliziarli con una o più specialità, sempre con la massima attenzione all’eccellenza gastronomica. Buffet: il lunch a buffet propone soluzioni gastronomiche sempre varie e diverse, servite in modo dinamico e veloce. Gala dinner: dagli allestimenti curati in ogni particolare ai menu elaborati con creatività, Sire Ricevimenti è in grado di offrire un servizio di altissima qualità affinché qualsiasi cena di gala o sociale al termine di un convegno o di un incontro di aggiornamento diventi un evento indimenticabile. Theme dinner: la rivisitazione di menu della cucina Borbonica e del ‘600 e ‘700 napoletano, con ambientazioni scenografiche, musiche e costumi riferiti all’epoca; o ancora una cena dedicata all’alimentazione biologica: una selezione di cibi naturali, in armonia con i tempi e le risorse che la natura offre. Insomma Sire Ricevimenti ha sempre la ricetta giusta per ogni business e tutte le location che utilizza si trovano in zone comodamente raggiungibili con ogni mezzo di locomozione, sono sempre di grande impatto e con una scelta che va da quelle storiche a quelle più moderne.

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ALTRI SERVIZI

Firenze/Milano/Roma – www.tcgroup.it

Tecnoconference - TC Group TC Group è un partner unico per congressi, eventi, corsi di formazione e soluzioni IT, in grado di offrire un servizio globale - dalla formazione residenziale a quella a distanza - con una consulenza progettuale qualificata e costantemente aggiornata sulla normativa vigente

ltre trent’anni di esperienza, più di 60 dipendenti e 150 collaboratori, competenza, expertise e innovazione hanno condotto Tecnoconference – TC Group a diventare il partner tecnologico di riferimento per i congressi medico-scientifici nazionali e internazionali. Le ragioni del vantaggio competitivo sono da ricercare nello spirito d’innovazione che da sempre contraddistingue la mission aziendale e nell’elevato livello qualitativo delle risorse umane, vero capitale dell’azienda. TC Group ha realizzato una suite di software integrati e multipiattaforma dedicati ai provider Ecm che contempla in un’unica soluzione la consolidata esperienza in tecnologie per la comunicazione congressuale di Tecnoconference, la vocazione IT di TuttoEventi – Software House interna – e l’attenzione ai contenuti da parte di Kardo, agenTECNOCONFERENCE – TC GROUP Indirizzi Sede Centrale: Via dei Perfetti Ricasoli, 94/96 – 50127 Firenze Filiale Roma: Via Portuense, 741 – 00148 Roma Filiale Milano: P.za Manzoni, 7 – 21052 Busto Arsizio (Va) Contatti: Tel: 055 32692.1 Fax: 055 3269220 Email: info@tcgroup.it Sito web: www.tcgroup.it Persone di riferimento: Lisa Grotti (Sales & Marketing Manager) l.grotti@tcgroup.it

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zia di consulenza in formazione e comunicazione scientifica. In occasione dell’evento residenziale, la Software Suite TC Group garantisce massima efficacia nella gestione e nella visualizzazione delle informazioni durante le presentazioni, nonché la velocizzazione del processo di realizzazione degli atti congressuali, disponibili già a fine sessione. Qualunque sia il canale di comunicazione prescelto non si può prescindere dai contenuti: l’argomento presentato durante un congresso rappresenta un ingente patrimonio scientifico. Diventa allora fondamentale l’archiviazione dello stesso in formato digitale che trova naturale destinazione nella divulgazione web e nella formazione e-learning. Fra i servizi di punta per congressi medico-scientifici c’è la App Event Tool, uno strumento di engagement adatto per ogni tipo di evento e pensato come contenitore profilato e interattivo di informazioni. Altro servizio innovativo TC Lab, il nuovissimo studio di registrazione digitale allestito presso la sede di Firenze, dotato di connessione con fibra ottica e green screen, a disposizione per realizzare eventi virtuali di qualsiasi tipo come webinar, lezioni per Fad e web conference. Non ultima la rinnovata piattaforma e-learning Agorà, pensata per l’azienda che intende ottimizzare i propri investimenti in formazione con una soluzione flessibile, modulare e multipiattaforma, complementare a tutte le tipologie di eventi formativi.

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Dal 1955 ENDAR Centro Congressi offre la sua esperienza per la realizzazione di congressi nazionali e internazionali e la sua opera per la soluzione di problemi di ordine esecutivo, tecnico e di consulenza per la perfetta riuscita di ogni evento: è quindi un punto di riferimento esaustivo per gli organizzatori e gli operatori congressuali e di eventi ai quali ENDAR ha sempre garantito il successo di ogni manifestazione.

ENDAR CENTRO INTERNAZIONALE SERVIZI CONGRESSUALI opera su tutto il territorio nazionale t t t t t t t t t t t t t t t t t t

impianti di traduzione simultanea a 32 canali Bosch Integrus; impianti di traduzione simultanea a raggi infrarossi Sennheiser; impianti di amplificazione sonora per i concerti; impianti Conference System (DCN Philips/Bosch); monitor al plasma e LED da 42’’ a 80’’; impianti di illuminazione scenica e teatrale; servizi di videoproiezione su grande schermo (fino a DLP 20,000 A/l Full HD); servizi di videoregistrazione professionale; centri slides informatizzati, servizi e attrezzature informatiche; assistenza tecnica specializzata; post-produzione video; sistemi di videoconferenza; sistemi di votazione interattiva; consulenza, progettazione e fornitura; interpreti professionisti di traduzione simultanea e consecutiva; allestimento ambienti, insegne, accessori ornamentali; progettazione e stampa del materiale; qualsiasi servizio tecnico professionale necessario. AZIENDA CERTIFICATA UNI ENI ISO 9001:2008

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ENDAR s.n.c. Castello 4966, 30122 VENEZIA Tel 041 5238440 / 041 5286866 / Fax 041 5286846 ENDAR s.n.c. Piazza della Borsa 7, 34121 TRIESTE Tel 040 660352 / Fax 040 660353

www.endar.it congress@endar.it

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s u l l e r i ve de l l ag o p i ù b e l lo de l mondo Solo a Villa Erba è possibile trovare tutto questo. Polivalenza della struttura e funzionalità degli spazi permettono di organizzare eventi di qualunque tipo, in una singola area o contemporaneamente in tuttto lo spazio

a disposizione. Per consentire la massima personalizzazione e la massima libertà nell’accoglienza dei propri ospiti, gli ambienti non prevedono allestimenti standard, lasciando campo libero all’immaginazione e alla creatività.

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Cernobbio - Largo Luchino Visconti 4 - Italy - Ph +39 031 3491 - info@villaerba.it - www.villaerba.it

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ADI Hotels Milano

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Klima Hotel Milano Fiere

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AS Hotel Limbiate Fiera

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Palace Hotel

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Crowne Plaza Milan City

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Sheraton Lake Como Hotel

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Euro Hotel Residence - Acquaworld

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Villa Necchi alla Portalupa

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Grand Hotel Imperiale

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Milano – www.adihotels.com

ADI Hotels Milano ADI Hotels è una catena di hotel protagonisti della meeting industry che a Milano propone due soluzioni moderne, ideali per un turismo d’affari evoluto e cosmopolita, strutture di grande livello collocate in posizione strategica all’interno del tessuto urbano

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lberghi Dove Incontrarsi: è questo il significato dell’acronimo ADI, punto di riferimento nella metropoli lombarda per congressisti e uomini d’affari che possono contare su due indirizzi serviti ottimamente dalla efficiente metropolitana milanese. Il Grand Hotel Doria, un quattro stelle superior, è ubicato nei pressi della Stazione Centrale ed è facilmente raggiungibile con la metropolitana grazie alle fermate MM1 Loreto, MM2 Caiazzo, MM3 Centrale. Oltre alle 124 luminose camere di diverse tipologie, il Grand Hotel dispone di un’area congressuale articolata composta da un ampio foyer e quattro sale polifunzionali attrezzate con le più moderne tecnologie (Wi-Fi, proiettori 3000 Ansi Lumen ad altissima definizione con remote control, schermi a parete, impianto audio con microfoni fissi o radiomicrofoni, lavagna a fogli mobili), capaci di accogliere complessivamente fino a 270 persone. La Sala Archi, con luce naturale, può ospitare fino a 120 partecipanti ed è la cornice ideale per meeting, conferenze stampa e banchetti; le sale Saba e Svevo, dotate di parete modulare, contengono fino a ottanta persone e la sala Montale, da 25 posti, è perfetta per piccoli eventi e riunioni aziendali. Modernità, stile e attenzione ai dettagli contraddistinguono anche l’Hotel Poliziano Fiera, moderno quattro stelle che gode di una posizione ideale grazie alla sua vicinanza a FieraMilanoCity e al Centro Congressi MiCo, comodamente raggiungibile con la MM5 grazie alle nuovissime fermate della linea metropolitana lilla, MM5 Domodossola e MM5 Gerusalemme, situata a pochi metri di distanza dall’albergo. Per il turismo d’affari la struttura propone un’unica grande sala, scompo-

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ADI DORIA GRAND HOTEL S Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 120 Numero di camere: 124 Aeroporto più vicino: Milano Linate Brand di appartenenza: ADI Hotels Indirizzo: Viale Andrea Doria, 22 - 20124 Milano Contatti: Tel: 02 67.411.411 / 185 Email: salesoffice2@adihotels.com Sito web: www.doriagrandhotel.it Persone di riferimento: Giacomo Bertolio (Sales & Marketing Office ADI Hotels – Mice Department)

ADI HOTEL POLIZIANO FIERA  Numero max meeting room: 3 Dimensioni meeting room principale (persone): 80 Numero di camere: 100 Aeroporto più vicino: Milano Linate Brand di appartenenza: ADI Hotels Indirizzo: Via Poliziano, 11 - 20154 Milano Contatti: Tel: 02 67.411.411/185 Email: salesoffice2@adihotels.com Sito web: www.hotelpolizianofiera.it Persone di riferimento: Giacomo Bertolio (Sales & Marketing Office ADI Hotels – Mice Department)

nibile in tre ambienti indipendenti, da venti a ottanta posti, tutti con luce naturale e completamente insonorizzati. Il Caffè Bistrot “Le Cupole” e l’elegante patio rendono l’hotel una tranquilla oasi nel cuore della città e ospitano coffee break e business lunch durante i meeting. Le cento raffinate camere coniugano funzionalità e alti standard di comfort e accoglienza. Da poco più di un anno, per offrire la miglior attenzione al segmento dei congressi medici, ADI Hotels ha creato una nuova divisione dedicata per facilitare l’incontro fra gli operatori del settore e i due alberghi del gruppo.

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Limbiate (MB) – www.ashotelimbiatefiera.it - www.ashotels.it

AS Hotel Limbiate Fiera Nell’area a nord di Milano una struttura moderna nella quale dare vita a eventi per il business di sicuro successo, grazie a un personale qualificato e al supporto della giovane catena alberghiera AS Hotels che comprende quattro location per un totale di 600 camere distribuite a compasso alle porte della città

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olo quindici chilometri separano l’AS Hotel Limbiate Fiera dal capoluogo lombardo e solo qualcuno in più occorre ai suoi ospiti per raggiungere la Fiera di Rho con il servizio navetta gratuito messo a disposizione dall’albergo. Una posizione strategica all’interno dell’area metropolitana milanese che consente di essere facilmente collegati con il centro cittadino, le principali infrastrutture stradali e gli aeroporti. L’AS Hotel Limbiate Fiera fa parte della giovane catena alberghiera “AS Hotels Milano - Monza&Brianza” che comprende anche le AS HOTEL LIMBIATE FIERA  Numero max meeting room: 7 Dimensioni meeting room principale (persone): 300 Superficie meeting room principale (mq): 220 Numero di camere: 183 Aeroporto più vicino: Milano Linate (25 km) Brand di appartenenza: AS Hotels Milano – Monza & Brianza Indirizzo: Corso Como, 52 - 20812 Limbiate (MB) Contatti: Tel: 02 99.67.641 Centro prenotazioni AS Hotels Tel: 0362 64.40.444 Email: limbiate@ashotels.it Sito web: www.ashotelimbiatefiera.it – www.ashotels.it Persone di riferimento: Roberto Fele (Operation Manager)

tare dalle piccole riunioni ai grandi meeting aziendali che richiamano fino a quattrocento ospiti. Il centro congressi è dotato di un ingresso riservato con welcome desk dedicato, tecnologie all’avanguardia con proiettori e connessioni video VGA, composito e HDMI, Wi-Fi, impianto audio professionale, microfoni fissi e wireless, lettore Blu-Ray, Dvd, Cd, Tv satellitare e digitale, monitor di controllo con impianto touch screen e predisposizione per registrazione di eventi e videoconferenze. A questo si aggiunge anche un comodissimo parcheggio gratuito con 170 posti auto, anche al coperto. Ricca e originale anche l’offerta post-meeting, pensata da uno staff altamente specializzato e in grado di soddisfare ogni richiesta organizzativa tra cui le originali attività di team building “Cooking Contest” in hotel o il “Driving Experience” al vicino autodromo di Monza. L’AS Hotel Limbiate fornisce una risposta puntuale per tutto quello che è legato alle esigenze business, con convenzioni aziendali e tariffe ad hoc, organizzazione personalizzata di eventi oltre ad un’ottima cucina originale e attenta con studiati coffe break e menu meeting su misura. La struttura, grazie alla sua posizione, è inoltre esente dall’applicazione della tassa di soggiorno.

strutture di Cambiago, Cesano Maderno e Monza, tutti hotel a quattro stelle con ristorazione interna e spazi meeting perfetti per ogni evento. Location eleganti recentemente rinnovate nelle camere e negli spazi comuni, in grado di ospitare convegni, seminari, riunioni aziendali, corsi di formazione, convention e attività di team building all’interno di ambienti e spazi congressuali flessibili e capienti. A Limbiate l’hotel ospita un centro congressi di assoluto livello, articolato in sette sale modulabili tutte poste sullo stesso piano, in grado di ospi-

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86 camere Centro congressi 300 persone (fino a 6 sale meeting) Centro benessere e piscine esterne Garage e city bike Wi fi free

PALACE HOTEL DESENZANO

Palace Hotel Desenzano Viale F. Agello, 114A - 25015 Desenzano del Garda (BS) -tel. 030 9902262 www.palacehoteldesenzano.it

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Milano – www.crowneplazamilan.com

Crowne Plaza Milan City Un hotel a quattro stelle situato nel distretto finanziario di Milano, a ridosso della nuovissima e vivace area di Porta Nuova: il Crowne Plaza Milan City è una moderna struttura dal sapore contemporaneo dotata di un versatile centro congressi

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ituato a pochi minuti dalla Stazione Centrale, il Crowne Plaza Milan City è vicinissimo anche alla fermata Sondrio, sulla linea gialla della metropolitana, una posizione che rende facilmente raggiungibili tutte le principali attrazioni del capoluogo lombardo, comprese le mete turistiche e le più famose vie dello shopping. Dotato delle più moderne tecnologie l’hotel offre ogni genere di comodità: le camere sono completamente insonorizzate, luminose e arredate per soddisfare anche la clientela più esigente. L’hotel disponde di un attrezzatissimo centro congressi costituito da quattro sale meeting estremamente versatili. La Emme 1 è la più ampia tra le sale conferenze individuali, adattabile ad essere trasformata per ospitare una conferenza di dimensioni maggiori, può ospitare da 25 persone disposte a ferro di cavallo fino a settanta persone in una configurazione ad anfiteatro. La Emme 2 è la più intima tra le stanze riunioni, ideale per 18 persone sedute in configurazione teatrale, ed è perfetta per piccoli meeting top-

CROWNE PLAZA MILAN CITY  Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 12,7m x 6,12m - 65 persone Superficie meeting room principale (mq): 73 Numero di camere: 109 Aeroporto più vicino: Milano Linate (8 Km) Brand di appartenenza: IHG InterContinental Hotels Group Indirizzo: via Melchiorre Gioia, 73 - 20124 Milano Contatti: Tel: 02 66717715 Fax: 02 6670 3483 Email: info@crowneplazamilan.com Sito web: www.crowneplazamilan.com Persone di riferimento: Carmen Stagno Event Manager c.stagno@viscardihotels.com

class per un massimo di otto partecipanti. La Emme 3 offre quattro diversi allestimenti, 18 persone disposte a ferro di cavallo, 24 su scrivanie singole, 16 in disposizione scolastica e 42 ad anfiteatro. La Emme 2 e la Emme 3 possono essere unite in una singola stanza di 73 metri quadrati, in grado di accomodare 36 persone disposte a ferro di cavallo, 38 su scrivanie singole, 32 in disposizione scolastica e sessanta ad anfiteatro. Infine la Emme 4, appositamente progettata per ospitare dieci persone in un ambiente esclusivo e di alta classe, la soluzione migliore per piccoli meeting che richiedono estrema privacy. All’interno dell’hotel, a disposizione dei congressisti, il ristorante “Metropolitan” propone una cucina internazionale con freschissime specialità presentate in forma creativa e un centro wellness, posto all’ultimo piano, dove potersi rigenerare e rilassare tra un intenso meeting e un impegnativo incontro di lavoro.

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66 camere - rooms 56 standard 8 Junior Suites 2 Master Suites

Appartamenti Meeting & Congressi 3 sale congressi capienza totale 200 persone

Ristorante L’Alzavola La cucina più raffinata, votata alla tradizione locale.

Bar L’Alzavola Le Ninfe del lago Grande parco di 80.000 mq. con piscine esterne Via Colombera 2 - 25049 Iseo (Brescia) - Tel. +39.030.98891 - Fax: + 39.030.9889299 iseolagohotel.it - info@iseolagohotel.it

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Concorezzo (MB) – www.eurohotelresidence.it - www.acquaworld.it

Euro Hotel Residence Acquaworld Un hotel moderno e funzionale per meeting e congressi, un residence ad esso collegato nel quale pianificare soggiorni più lunghi e una struttura partner da scoprire per indimenticabili momenti tra relax e business

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lle porte di Monza e a pochi chilometri da Milano, sorge una struttura ottimamente collegata alle principali arterie stradali autostrada A4, tangenziale Est e tangenziale Nord - che mette a disposizione dei propri ospiti un’offerta completa e articolata in grado di impreziosire qualsiasi soggiorno: l’Euro Hotel Residence di Concorezzo dispone di 99 camere di cinque tipologie differenti e di 76 appartamenti residence, monolocali e bilocali, un ristorante, uno strutturato centro congressi, un’area fitness e molti altri servizi. Il Residence, situato accanto all’hotel, è una struttura autonoma ma al tempo stesso in simbiosi con tutti i servizi alberghieri. A poca distanza si trovano anche il parco recintato più esteso d’Europa e strutture di elevato pregio storico-artistico come la Villa Reale, oltre a maneggi, piscine, palestre per il fitness e cinema multisala. Comfort, tecnologia e servizi di alto livello sono i tratti distintivi di Euro Hotel Residence anche per Meeting ed Eventi, grazie alla presenza di uno spazio congressuale dotato di sale con luce naturale, tecnologia audio-video di nuova generazione e Wi-Fi, attrezzature imprescindibili per l’organizzazione di un meeting di successo. L’estrema polifunzio-

EURO HOTEL RESIDENCE  Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 120 Superficie meeting room principale (mq): 110 Numero di camere: 175 Aeroporto più vicino: Milano Linate Indirizzo: via Monza, 27 - 20863 Concorezzo (MB) Contatti: Tel: 039 60441 Fax: 039 6044600 Email: prenotazioni@eurohotelresidence.it Sito web: www.eurohotelresidence.it Persone di riferimento: Erika Leali (responsabile meeting ed eventi)

ACQUAWORLD Dimensioni meeting room principale (persone): 300 posti in modalità plenaria, 130 in sala 2 e 90 in sala 3 Superficie meeting room principale (mq): 360 (modulabili in due sale distinte rispettivamente di 210 mq e 150 mq) Superficie area espositiva (mq): 150 circa Hotel convenzionati: Euro Hotel Aeroporto più vicino: Linate, Orio al Serio Indirizzo: via Giorgio La Pira, 16 – Concorezzo (MB) Contatti: Tel: 039 6043050 Email: stefania.ongaro@bluwaterspa.it Sito web:www.acquaworld.it Persone di riferimento: Stefania Ongaro

nalità e versatilità degli ambienti è garantita dalla presenza di pareti mobili che consentono di configurare il giusto spazio per ogni tipologia di riunione. Inoltre, per eventi ancora più esclusivi, Euro Hotel Residence ha stipulato una partnership con Acquaworld, il primo parco acquatico coperto d’Italia, dotato di ben 12 piscine. All’interno di questa struttura, unica nel suo genere e in grado di assicurare un divertimento in acqua per 365 giorni all’anno, è possibile infatti realizzare anche meeting di lavoro, eventi e attività di team building. A disposizione tre differenti sale meeting, che possono ospitare fino a trecento posti a sedere, permettendo di vivere un’esperienza emozionante tra lavoro e relax e per dare valore ad ogni tipo di incontro business.

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GMC0880_VillePonti_Layout 1 21/12/15lunedĂŹ 10:45 Pagina 1

Centro Congressi Ville Ponti Varese | piazza Litta, 2 +39 0332 293130 villeponti@va.camcom.it | www.villeponti.it

Centro Congressi ed Esposizioni MalpensaFiere Busto Arsizio (VA) | Via XI settembre, 16 +39 0332 295429 malpensafiere@va.camcom.it | www.malpensafiere.it

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Lago di Como - Moltrasio (Co) – www.imperialemoltrasio.it

Grand Hotel Imperiale Hotel resort di grande fascino che sorge a Moltrasio, a due passi da Cernobbio e Villa D’Este, e a meno di trenta minuti d’auto da Fiera Milano e dall’aeroporto internazionale di Malpensa

HOTEL

l fascino del liberty il Grand Hotel Imperiale affianca, oltre all’edificio principale che si collega al razionalismo comasco, l’esclusiva Villa Imperiale affacciata sulla piscina e sul lago, e l’Imperialino, un ristorante di classe segnalato dalla Guida Michelin 2015 con 3 forchette rosse in un giardino fiorito in riva al lago. Di recente apertura un’intera ala dedicata al benessere con 21 camere deluxe – spa, la piazzetta delle fontane, il nuovo Wellness & Beauty Center ISPA con percorso I-SPACE, 6 sale dedicate a massaggi e rituali, I-VIP la dolce spa per due e I-Fitness. In totale il resort offre 121 camere di varie tipologie: classic, superior, deluxe-spa,

GRAND HOTEL IMPERIALE S Numero max meeting room: 12 Dimensioni meeting room principale (persone): 25m x 10m - fino a 280 persone Superficie meeting room principale (mq): 270 Superficie area espositiva (mq): 1000 Numero di camere: 121 Aeroporto più vicino: Milano Malpensa Indirizzo: via Regina, 24/26 - 22010 Moltrasio (Co) Contatti: Tel: 031 346111 Fax: 031 346120 Email: meeting@imperialemoltrasio.it Sito web: www.imperialemoltrasio.it Persone di riferimento: Silvestro De Bolfo (Direttore)

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deluxe Villa, Junior Suites e la Suite Presidenziale con Loggia. Completano la struttura l’antico Bar della Regina, il Bar della piscina, il ristorante La Cascata con veranda sui giardini, la sala Lettura, il salone delle feste, il campo pratica golf, il campo tennis, l’attracco privato per motoscafi e battelli. ll Grand Hotel Imperiale è ben attrezzato per meeting e conferenze grazie a un centro convegni di ultima generazione: una nuova sala polifunzionale da 250 metri quadrati, la “Sala Bassanini”, molto luminosa, è affacciata sul verde e sulla “piazzetta delle fontane”, ed è divisibile in due sale da cento persone con pareti completamente insonorizzate. Questo nuovo spazio si affianca all’altra sala plenaria da 200 posti che è la “Sala Bellagio”. In più, per lavori di sottogruppo o piccole riunioni, ci sono 10 salette perfette per riunioni più piccole e in grado di accogliere da dieci fino a trenta partecipanti. A disposizione dei congressisti anche un comodissimo garage privato e coperto con 140 posti auto riservati.

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Auditorium Don Giacomo Alberione

meeting - convegni - congressi - corsi da 30 a 300 posti con impianto di traduzione simultanea

Via Giotto 36 (MM1- Buonarroti o Pagano) - 20145 Milano Tel +39.02.48.07.28.88 - www.auditoriumsanpaolo.it - auditorium@stpauls.it

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Milano – www.klimahotelmilano.com

Klima Hotel Milano Fiere Il Klima Hotel Milano Fiere si distingue per la sua vocazione ecologica che lo rende un albergo di ultima generazione in grado di ospitare congressi medici di ogni dimensione nella sala plenaria con entrate indipendenti e negli altri spazi

HOTEL

improntato su un concept ecologico il nuovissimo hotel quattro stelle superior Klima Hotel Milano Fiere, situato nella zona nord della metropoli lombarda, a breve distanza dal quartiere fieristico di Rho. Dalle più innovative e avanzate tecniche nel settore edilizio agli ambienti silenziosi e confortevoli, l’albergo rispecchia tutti i parametri ecologici di riferimento ambientale, vantando la classe energetica A e l’etichetta di green hotel. Esternamente si presenta come una struttura elegante, una torre di quindici piani che incarna perfettamente il concetto di ecosostenibilità: KLIMA HOTEL MILANO FIERE  Numero max meeting room: 4/6 Dimensioni meeting room principale (persone): 300 (platea) Superficie meeting room principale (mq): 309 Superficie area espositiva: 150 Numero di camere: 175 Aeroporto più vicino: Milano Linate (15 Km) – Milano Malpensa (30km) Indirizzo: Via privata Venezia Giulia, 8 20157 Milano Contatti: Tel: 02 4550461 Fax: 02 3557386 Email: meeting@klimahotelmilano.com Sito web: www.klimahotelmilano.com Persone di riferimento: Eugenio Galli (Direttore Commerciale)

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la facciata anteriore è composta totalmente da pannelli fotovoltaici che forniscono buona parte dell’energia necessaria alla struttura per il suo funzionamento, mentre la parete posteriore mostra un rigoglioso giardino verticale. Ottima location per eventi che vogliano sfruttare il concept green per la loro comunicazione o meno, il Klima Hotel propone un grande centro conferenze composto da quattro sale che, all’occorrenza, possono diventare sei, con una capienza complessiva di cinquecento persone. Tutti gli spazi congressuali sono illuminati da luce naturale e dotate di tutti i servizi utili per organizzare congressi medici. E anche nel centro congressi l’hotel non viene meno alla sua vocazione green: una particolarità è infatti il kit bio di cui è dotata ogni sala e che comprende penne totalmente ecologiche, blocco note in carta certificata Fsc e acqua minerale. Sono disponibili altre attrezzature, come lavagne classiche o con fogli mobili, sistema audio e video, tre grandi schermi, puntatori laser e proiettori video di ultima generazione. La sala plenaria, sala Expo, è posta al piano terra e dispone di due entrate principali e di tre laterali per il trasporto di carichi voluminosi e per accogliere congressi di qualsiasi entità e portata. Si tratta di una sala particolarmente adatta a congressi medici internazionali in quanto fornita di un’ampia cabina regia con due zone separate per traduzioni simultanee. La banchettistica congressuale può essere completamente personalizzabile con menu a tema o che tengano conto delle diverse esigenze dei delegati.

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DI FRONTE AL DUOMO, PER TUTTI I VOSTRI EVENTI

PALAZZO GIURECONSULTI

12 SALE POLIFUNZIONALI PER CONVEGNI, CONFERENZE, WORKSHOP, PRESENTAZIONI E CENE DI GALA P.zza Mercanti, 2 - 20121 Milano Informazioni: tel 02 85155873 - 02 85155871 www.palazzogiureconsulti.it infogiureconsulti@mi.camcom.it

Villa d’Este Hotels

Questo storico palazzo liberty è situato nel centro di Como, affacciato sul lungolago. Una vista incantevole su uno dei paesaggi più conosciuti al mondo. A pochi chilometri da Milano, dall’aeroporto di Malpensa e dalla Svizzera, l’hotel offre spazi adatti a soggiorni di piacere o di lavoro, con attrezzature congressuali all’avanguardia e una cucina tradizionale italiana di ottimo livello. Lungo Lario Trieste, 16 22100 Como Tel. 031/23391 - Fax 031/303170 info@palacehotel.it - www.palacehotel.it

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Como – www.palacehotel.it

Palace Hotel Lusso e déco, raffinata eleganza e paesaggio incantevole fanno del Palace Hotel una sede ideale per congressi e importanti manifestazioni internazionali all’insegna del prestige

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PALACE HOTEL  Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 170 Superficie meeting room principale (mq): 100 Superficie area espositiva (sale meeting): 100 + 90 Numero di camere: 94 Aeroporto più vicino: Milano Malpensa (50 Km) Brand di appartenenza: Villa d’Este Hotels Indirizzo: Lungo Lario Trieste, 16 - 22100 Como Contatti: Tel: 031 23391 Fax: 031 303170 Email: info@palacehotel.it Sito web: www.palacehotel.it Persone di riferimento: Loredana Bosetti (Event & Congress Manager) Dir. tel: 031 2339501 E-mail: loredana.bosetti@palacehotel.it

HOTEL

ircondato da un grandioso scenario naturale di romantici scorci, si affaccia sul quell’altro ramo del Lago di Como che ieri appassionava Foscolo, Goethe e Shelley e oggi ha stregato molti, compreso il noto attore americano George Clooney. Il Palace Hotel si compone di due importati strutture: lo storico Palazzo Plinius, uno degli edifici più antichi della città, opera eclettica di fine Ottocento firmata Federico Frigerio (artefice anche del celebre Tempio Voltiano), e dall’ancora più antica Ala Pianella. La tranquillità al Palace Hotel è di casa nelle camere al primo e secondo piano, che abbracciano, con la loro vista dall’alto, il lago o il centro storico di Como. L’hotel è decisamente business oriented, grazie allo spazio dedicato a cinque sale congressi di ultima generazione e adatte a ogni tipo di manifestazione: dai piccoli meeting alle riunioni di più ampie dimensioni, fino ai consigli di amministrazione, agli eventi e alle presentazioni. Luminose e confortevoli, le 94 stanze di recente ristrutturazione si dividono oggi tra classic, vista lago, deluxe, executive e junior suite. Il Palace Hotel vanta una magnifica vista lago, la prossimità al centro storico e al Duomo e un ampio parcheggio interno. Ogni camera è stata appositamente concepita per garantire momenti di puro relax e tutta la privacy e la pace necessarie dopo una giornata di lavoro. La Sala Magna, antico salone delle feste, regala ogni mattina una ricca colazione tra specchi antichi e l’immancabile vista del lago; situato sull’originale darsena dell’Ala Pianella, ma collegato internamente all’albergo, il Ristorante Antica Darsena offre un’ampia scelta di specialità tipiche lariane, e il Garden Bar Ceccato famoso chiosco in stile Liberty, totalmente immerso nel verde del giardino, con terrazza privata che si affaccia sull’antica darsena e sulla passeg-

giata lungolago - è perfetto anche per un cocktail al tramonto. A pochi passi dalla struttura ci sono le vie centrali della città, ricche di vetrine e negozi famosi per le loro sete, monumenti antichi e moderni: il Duomo, via Vittorio Emanuele II, i Portici Plinio e Piazza Cavour. Il Palace Hotel è un’ottima base per intraprendere numerosi itinerari di acqua e di terra. Il Lago di Como, buen retiro delle nobili famiglie milanesi nel ’700 e meta dei viaggiatori del Grand Tour, diviene oggi un contesto particolarmente apprezzato dal turismo internazionale per la bellezza del paesaggio, per i piccoli borghi che vi si affacciano e che ancora conservano antiche tradizioni, per la natura rigogliosa e gli incantevoli giardini che incorniciano le storiche ville dell’aristocrazia lombarda dalle scenografiche discese al lago con balaustre e scalinate ornate da statue e fontane.

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Como – www.sheratonlakecomo.com

Sheraton Lake Como Hotel Una location nel cuore della Lombardia completamente rinnovata: qualità dei dettagli, degli spazi e dei servizi sono il tratto distintivo del nuovo Sheraton Lake Como Hotel che non delude i congressisti più esigenti

HOTEL

tarwood Hotels & Resorts Worldwide, con Sheraton Lake Como Hotel, presenta il primo albergo di un brand internazionale di fascia alta ad aprire sulle rive del Lario. Una riconversione strategica di una delle location più rinomate e apprezzate a livello internazionale, posto direttamente nello splendido paesaggio del Lago di Como, collocazione perfetta per incontrarsi e scoprire nuove opportunità in un ambiente spettacolare con servizi meeting di eccellenza. La posizione dell’hotel è davvero straordinaria: essere a due passi dalla riva del lago consente agli ospiti di poter prendere parte anche a svariati sport d’acqua, oltre a meravigliose gite in barca sulle sponde del Lario. Il comfort e la garanzia di essere in una struttura di ottimo livello si percepiscono anche dalle 137 camere, incluse quattro suite, tutte caratterizzate da ambienti spaziosi, accoglienti e luminosi oltre che da allestimenti e arredi di grande qualità. Nelle aree comuni gli ospiti possono godere di tutti i comfort del brand Sheraton e dei suoi servizi impeccabili, tra cui il caratteristico Link@Sheraton™ in collaborazione con Microsoft®, realizzato dall’azienda di produzione di arredamenti Galbar, punto di incontro privilegiato per gli ospiti che desiderino lavorare, connettersi o semplicemente rilassarsi in un’area dedicata e intima. A tutto questo si aggiungono Sheraton Fitness Club nel quale poter seguire il rivoluzionario programma fitness e benessere Sheraton Fitness by Exos® e due rilassanti piscine riscaldate esterne con idromassaggio poste nella totale privacy del suggestivo parco. In Sheraton Lake Como Hotel è possibile an-

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che vivere esperienze culinarie raffinate grazie a due caratteristici ristoranti nei quali apprezzare la cucina italiana: dalle ricette tradizionali rivisitate dallo chef Carlo Molon del ristorante Gusto fino all’ampia selezione di snack, insalate, piatti leggeri e pizze al Grill Restaurant Kincho, avvolto nella cornice suggestiva del parco dell’hotel. Il Bar Fresco invece è il luogo ideale in cui gustare il Social Paired, un evento che accosta sapori per creare sensazioni gustative inattese. A completare l’offerta dei luoghi d’incontro dell’hotel Sheraton Club, una spaziosa area dove mangiare o leggere in tranquillità, connettersi al pc o semplicemente rilassarsi, ad uso esclusivo degli ospiti appartenenti al Club.

Una location unica per eventi sul Lago di Como Qualsiasi esigenza business può essere soddisfatta grazie a sale meeting moderne e versatili, a partire da Spazio Como, un auditorium polifunzionale dal design futuristico in grado di accogliere fino a 350 persone. L’edificio che lo ospita, inaugurato nel 2007

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e magicamente sospeso sull’acqua, è stato progettato dal celebre architetto Attilio Terragni. Il design futuristico, la struttura poligonale e l’affascinante gioco di luce lo rendono uno degli Auditorium più spettacolari della zona, oltre che uno dei più capienti. Direttamente collegato a Spazio Como, il Centro Congressi offre ulteriori dieci sale modulari che possono ospitare complessivamente fino a mille persone. Attrezzato con sistemi audio-video di ultimissima generazione, offre un ambiente altamente funzionale dove quasi tutte le sale sono dotate di luce naturale e si affacciano su un giardino dove poter organizzare piacevoli coffee break o pause pranzo. Dal punto di vista logistico la struttura si trova a meno di un’ora di macchina dai due aeroporti internazionali di Milano Malpensa e Milano Linate. In alternativa, gli ospiti possono viaggiare in treno fino alla stazione di Como San Giovanni, distante solamente un paio di chilometri dall’hotel, per poi usufruire di un servizio di taxi privato. La qualità davvero diffusa in ogni angolo di Sheraton Lake Como Ho-

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SHERATON LAKE COMO HOTEL Numero max meeting room: 11 Dimensioni meeting room principale (persone): 300 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (se presente): 1.400 Numero di camere: 137 Aeroporto più vicino: Milano Malpensa (50 Km) Brand di appartenenza: Sheraton/Starwood Indirizzo: via per Cernobbio, 41/a - 22100 Como Contatti: Tel: 031 5161 Fax: 031 516600 Email: events@sheratonlakecomo.com Sito web: www.sheratonlakecomo.com Persone di riferimento: Chiara De Santis (Mice Director) email: chiara.desantis@sheratonlakecomo.com

HOTEL

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tel viene offerta ai viaggiatori business attraverso un programma di brand coinvolgente e spazi d’incontro innovativi che rafforzano ulteriormente l’immagine del lago di Como come meta di prestigio per il turismo d’affari. Il privilegio di essere in una struttura collocata geograficamente in una delle zone più belle d’Italia permette di vivere anche l’esperienza “Lago di Como” che comprende la visita alla città lariana, raggiungibile a piedi con una passeggiata di mezz’ora o in battello con un viaggio di dieci minuti, l’incantevole Cernobbio distante pochi minuti dall’hotel o Bellagio, la perla del lago. Per i congressisti più sportivi la destinazione offre inoltre la possibilità di praticare il golf nei sette dei più prestigiosi campi da golf italiani dislocati nei dintorni di Sheraton oppure decidere di inoltrarsi nella campagna o nella montagna circostante attraverso percorsi trekking o in bicicletta, adatti a tutte le età e abilità.

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Gambolò (Pv) – www.villanecchi.it

Villa Necchi alla Portalupa Villa Necchi alla Portalupa ha una storia tutta da raccontare che si articola nei suoi diversi ambienti e nella particolare atmosfera di questa dimora che, dopo un attento restauro, riesce ad accontentare anche le esigenze congressuali più moderne

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illa Necchi alla Portalupa si presenta come una location ideale per l’organizzazione di congressi, immersa in una tenuta di oltre dieci ettari, all’interno del Parco del Ticino. La struttura vanta tra i suoi punti di forza una posizione strategica a pochi chilometri dalle principali città del Nord Italia come Milano, Pavia, Lodi, Novara e Alessandria, sull’asse del crocevia tra Lombardia, Piemonte, Liguria ed Emilia Romagna. La storia di Villa Necchi è molto particolare e si lega ai cambiamenti dell’ultimo secolo. La struttura originale risale alla fine del 1800, ma quello che fece la differenza fu il fatto di essere stata rilevata da Vittorio Necchi negli Anni ’30. Necchi, sul modello del villaggio industriale di Crespi d’Adda, oggi patrimonio dell’Unesco, realizzò un complesso che comprendeva, oltre alla villa signorile stessa, una grande zona agricola con cascine, boschi e radure, villette per il personale di servizio, chiesa e scuola per i bambini della frazione Molino d’Isella. La villa stessa era una meta ambita da illustri personaggi tra gli Anni ’30 e gli Anni ’60, lungo periodo di gloria al quale purtroppo seguì una fase altrettanto lunga di abbandono e di graduale degrado. Solo dopo il recente restauro durato quattro intensi anni la tenuta della Portalupa è infatti tornata all’antico splendore e si presenta oggi come ambita location congressuale.

zione quali maxi schermi, videoproiettore, impianti microfonici, pc e connessione Wi-Fi. Sono disponibili anche una serie di servizi opzionali quali la traduzione simultanea, il servizio di hostess e gli impianti audiovideo e luci. La cucina è interna, in modo da poter offrire un ampio ventaglio di scelta culinaria, calibrato sui desideri degli ospiti e sul tipo di esigenze richieste, con la possibilità di personalizzare i menu anche in base al tipo di congresso organizzato. A disposizione dei delegati e degli organizzatori la struttura presenta due aree distinte, Villa Necchi e il Borgo Necchi.

I congressi Oggi Villa Necchi alla Portalupa ospita eventi e congressi in spazi eleganti e polifunzionali, studiati ad hoc per essere di massima efficacia e fruizione. Per quanto riguarda gli spazi congressuali in particolare, tutti si caratterizzano per strumentazioni tecniche di ultima genera-

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La villa patronale

Borgo Necchi

La villa mette a disposizione 21 camere dotate di tutti i comfort, ognuna personalizzata secondo un diverso stile. Vi si trovano inoltre due sale polifunzionali in grado di ospitare rispettivamente un massimo di 140 ospiti a platea e un massimo di quaranta ospiti, sempre a platea. Il patio esterno coperto può essere utilizzato in occasione di eventi estivi. Le dotazioni tecnologiche, dagli impianti microfonici alle attrezzature tecniche di Villa Necchi sono presenti in tutte le aree, e tutti gli ambienti sono dotati di luce naturale, o ancor di più, letteralmente inondati di luce grazie alla presenza di ampie vetrate e lucernari che caratterizzano un po’ tutta la struttura.

Borgo Necchi ha invece un ingresso indipendente rispetto alla villa e offre cinque camere oltre a una dependance. Anche questa struttura può essere utilizzata per l’organizzazione di sessioni di lavoro, grazie a una sala meeting in grado di ospitare fino a 180 posti a platea, a cui si aggiungono due salette modulari separate da parete fonoassorbente a scomparsa. Ultima in termini di realizzazione è la Club House, una sala polifunzionale completamente dedicata alla meeting industry che è disposta su due piani e può accogliere fino a 350 posti.

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VILLA NECCHI ALLA PORTALUPA  Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 180 (a platea) Superficie meeting room principale (mq): 240 Superficie area espositiva (se presente): 220 Numero di camere: 27 Aeroporto più vicino: Milano Malpensa (50 Km) Indirizzo: Via Cav. Vittorio Necchi, 4 fraz. Molino d’Isella – 27025 Gambolò (Pv) Contatti: Tel: 0381 092601 Fax: 0381 092699 Email: info@villanecchi.it Sito web: www.villanecchi.it Persone di riferimento: Stefania Gaiardelli stefania.gaiardelli@villanecchi.it

Outdoor Suggestivi – e al contempo molto funzionali – sono anche gli esterni della villa, come l’ampio terrazzo, attrezzato con un American Bar, una lounge, un solarium e il parco di oltre dieci ettari, che offre ampi spazi affacciati sulle rive della roggia La Castellana: una cornice ideale per ogni evento all’aperto.

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Canavese Incontra

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Museo Nazionale dellâ&#x20AC;&#x2122;Automobile

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Centro Congressi Unione Industriale 228

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Strambino (To) – www.canaveseincontra.it

Canavese Incontra Eventi dalle necessità più diverse e complesse trovano soluzione in un elegante centro congressi immerso nel verde della campagna canavesana, a venti minuti da Torino e dall’aeroporto

CENTRO CONGRESSI

a moderna struttura di Canavese Incontra si trova a Strambino, ad appena tre chilometri dal casello di Scarmagno, lungo l’autostrada Torino-Ivrea-Aosta, in posizione strategica per essere comodamente raggiunto da ogni provenienza, e rappresenta una location dalle caratteristiche uniche e inaspettate per la zona. Gli spazi offerti da Canavese Incontra, infatti, permettono la realizzazione di manifestazioni di ogni tipo, fino a road-show con imponenti demo-truck posizionabili proprio di fronte all’ingresso della struttura congressuale. Superato lo spazioso foyer esterno e la caratCANAVESE INCONTRA Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 403 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (se presente): 500 Hotel convenzionati: Sì Aeroporto più vicino: Torino Caselle (35 Km) Indirizzo: Via A. Olivetti ang. s.s. 26 10019 Strambino (To) Contatti: Tel: 0125 638899 Fax: 0125 637147 Email: meeting@canaveseincontra.it Sito web: www.canaveseincontra.it Persone di riferimento: Raffaella Bava (legale rappresentante) Tel: 0125 637059 – info@canaveseincontra.it

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teristica fontana, si accede allo scalone che porta alla funzionale reception, al guardaroba, all’area break interna e al cuore della struttura: la grande sala congressuale di quattrocento metri quadrati. La cura nell’insonorizzazione della sala e lo studio dell’acustica permettono di realizzare, oltre a confortevoli convegni tradizionali, anche manifestazioni musicali e teatrali di elevata qualità. Grazie a una parete mobile fonoassorbente a tutta altezza, è possibile frazionare la sala, permettendo lo svolgimento di diverse sessioni in contemporanea, offrendo al contempo soluzioni multiple e contestuali a “misura di convegno”, dalla platea con quattrocento posti al convegno a banchi di scuola fino a sessanta ospiti o alla cena di gala fino a 360 coperti. Un avanzato impianto ecologico con pompa di calore ad acqua e sistema automatizzato di controllo assicura in ogni momento il comfort, con il massimo rispetto della natura. L’ampio parcheggio gratuito interno di circa trecento posti auto accoglie gli ospiti con la rilassante vista di grandi prati verdi circondati da piante e fiori in ogni stagione. Con il supporto di selezionati partner locali, Canavese Incontra assicura un’offerta completa, dai servizi di catering ai pernottamenti, dagli “effetti speciali” ad attività collaterali di carattere turistico, culturale, sportivo ed escursionistico.

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Una Residenza Reale per Eventi Reali lavenaria.it | ilmiospazio@lavenariareale.it lavenaria.it Tel. +39 011 4324454 Tel. +39 011 4992416 | +39 011 4992300 ilmiospazio@lavenariareale.it

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Torino – www.centrocongressiunioneindustriale.it

Centro Congressi Unione Industriale di Torino Il Centro Congressi è strutturato per assicurare tutti i servizi necessari nelle diverse fasi dell’attività congressuale: dalla progettazione, alla gestione, al post-evento

CENTRO CONGRESSI

orino, l’antica capitale del regno, per la sua posizione strategica si può considerare una porta d’accesso dell’Europa occidentale. La città, con le sue offerte culturali, le bellezze architettoniche e le millenarie tradizioni storiche e gastronomiche, può sorprendere anche in un momento di attività post congress. Espressione di vivacità e innovazione tecnologica, il Centro Congressi coniuga i più attuali standard di sicurezza alla massima funzionalità strutturale, offrendo un’accoglienza che si distingue per eleganza e professionalità. A pochi minuti dalle stazioni ferroviarie di Porta Nuova e Porta Susa e facilmente raggiungibile dall’aeroporto di Caselle, è servito da servizi pubblici urbani ed extraurbani; dispone di comodi parcheggi pubblici convenzionati per un totale di 1600 posti auto. Concepito come un unico sistema di impianti e regie, completamente attrezzato e cablato sfruttando le più recenti tecnologie digitali, il Centro Congressi Unione Industriale è dotato di servizi high standard. Tutte le sale sono concepite in modo da assicurare la massima flessibilità di utilizzo e la gestione di configurazioni personalizzabili in tempi rapidissimi secondo le necessità. La capacità consulenziale a 360 gradi per

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il Centro Congressi dell’Unione Industriale di Torino costituisce un trait d’union tra azienda e agenzie-partner in una città che sta assumendo una sempre maggior importanza strategica nell’ambito dello sviluppo economico, turistico e culturale europeo.

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Soluzioni high standard Nato per rispondere alle più svariate esigenze, il Centro Congressi oggi presenta due “anime”: quella culturale, che affonda le sue radici nella memoria storica del suo profilo, e quella congressuale. A questo proposito è in grado di assicurare i servizi necessari in diverse fasi. Realizza soluzioni uniche e innovative attraverso una coerente sequenza logica di analisi, pianificazione, gestione e controllo, coniugando principi, tecniche, strutture e professionalità. Dalla creazione alla progettazione, alla gestione, fino al post-evento, uno staff di professionisti garantisce un monitoraggio costante e una meticolosa cura di quei dettagli che sempre fanno la differenza nella riuscita di un evento. Ospita oltre 400 eventi l’anno di qualsiasi tipologia: convention, congressi, cene di gala e molto altro. Requisiti di professionalità, esperienza e passione caratterizzano i professionisti in ogni ufficio, dal Commerciale all’Amministrazione, dal Project Management al Marketing, tutti tesi a realizzare soluzioni uniche e innovative per gestire, coordinare e supervisionare ogni singola fase di realizzazione di un progetto di evento.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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Il Centro Congressi dell’Unione Industriale di Torino è dotato di 4 sale conferenze capaci di ospitare da 15 a 800 visitatori, una sala stampa, hall, spazi espositivi, oltre a 4 prestigiose “Sale di Rappresentanza” settecentesche inserite nella nobile palazzina Marone Cinzano, storica dimora simbolo dell’eclettismo torinese di fine ’800. Gli interni della palazzina, dallo straordinario e fastoso decoro neobarocco, si affacciano sulla cornice di un elegante giardino, utilizzabile compatibilmente con la stagione. Foyer, Sala Piramide e Sala Torino sono ampi spazi modulari, utilizzabili per la registrazione dei partecipanti, predisposti per ospitare mostre ed esposizioni o per catering, in modo da permettere all’organizzatore di personalizzare il layout del proprio evento. Tutte le sale sono attrezzate con le più moderne tecnologie audiovisive, informatiche e gestionali. Il servizio di ristorazione esclusivo, “il Circolo”, può avere luogo, su prenotazione, sia nelle Sale Settecentesche di Rappresentanza sia nelle moderne Sala Club e Sala Circolo. È gestito da personale di elevata professionalità, in grado di soddisfare le esigenze che spaziano dal welcome coffee al coffee break, dal pranzo in sale riservate per poche persone a incontri conviviali di gruppi, sino a buffet per circa 500 coperti. Offre una notevole varietà di proposte in un’atmosfera di classe per organizzare colazioni di lavoro, brunch, aperitivi e buffet con la possibilità di usufruire dell’ampio giardino.

CENTRO CONGRESSI

CENTRO CONGRESSI UNIONE INDUSTRIALE TORINO Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 428 + 3 disabili Superficie meeting room principale (mq): 465 Superficie area espositiva: 100 mq + 170 mq Hotel convenzionati: I principali del territorio Aeroporto più vicino: Caselle - Torino Indirizzo: Via Manfredo Fanti, 17 - Torino Contatti: 011 5718.277 – 011 5718.389 Email: centro.congressi@ui.torino.it Email: f.deorsola@ui.torino.it m.serafini@ui.torino.it Sito web: www.centrocongressiunioneindustriale.it Persone di riferimento: Federica Deorsola – Mattia Serafini Ufficio Comunicazione ed eventi

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Torino – www.museoauto.it

Museo Nazionale dell’Automobile Un museo nel quale riscoprire, attraverso le auto, la storia europea e non solo; uno spazio in grado di ospitare eventi di qualità grazie a un centro congressi completamente rinnovato e attrezzato in base ai nuovi standard

CENTRO CONGRESSI

iaperto nel 2011, dopo quattro anni di lavori che ne hanno mutato radicalmente strutture, spazi e ambienti interni, il Museo Nazionale dell’Automobile di Torino ”Avv. Giovanni Agnelli” è oggi un punto di riferimento non solo per gli appassionati delle quattro ruote ma anche per chi voglia organizzare eventi, congressi e incontri di lavoro. I nuovi spazi permettono, infatti, una notevole flessibilità d’utilizzo, mentre gli allestimenti valorizzano i modelli esposti assicurando agli ambienti un’identità forte e un’atmosfere unica. L’utilizzo di nuove tecnologie digitali, lo sviluppo di diverse modalità di interazione opera- spettatore, l’approccio differente ai contenuti e la valorizzazione degli spazi per una fruizione più articolata e differenziata sono i tratti distintivi del Mauto 2.0. Oltre diecimila metri quadrati di esposizione, suddivisi in trenta sezioni tematiche e cronologiche e in zone per mostre temporanee, nei quali trovano posto una collezione di oltre duecento vetture di novanta marche provenienti da tutto il mondo. Ad esse si affiancano le principali novità in fatto di design, concept e greencar, ma anche un garage-officina con una scuola di restauro per auto d’epoca. Aumentare le potenzialità di utilizzo dello spazio, incrementare l’interattività e sviluppare la comunicazione multimediale senza dimenticare gli approfondimenti tematici o snaturare l’identità culturale e tecnica del museo erano gli obiettivi del progetto. Oggi il museo si rivolge ad un target

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MUSEO NAZIONALE DELL’AUTOMOBILE “AVV. GIOVANNI AGNELLI” Numero max meeting room: 2 Dimensioni meeting room principale (persone): 400 Superficie meeting room principale (mq): 342 Superficie area espositiva (se presente): 500 Hotel convenzionati: Continental, NH Lingotto, AC Torino Hotel, Grand Mogol Aeroporto più vicino: Sandro Pertini - Torino Caselle (20 Km) Indirizzo: corso Unità d’Italia, 40 - 10126 Torino Contatti: Tel: 011 677666/7 Fax: 0116647148 Email: congressi@museoauto.it Sito web: www.museoauto.it Persone di riferimento: Marzia Tholozan (responsabile); Claudia Debenedetti (collaboratrice)

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di visitatori sempre più ampio e diversificato: dai turisti, agli appassionati di motori, ai business man e delegati aziendali, e si ripropone come polo di attrazione della Città dell’Automobile per eccellenza. All’esposizione museale si aggiungono un’area mostre temporanee, un ampio spazio eventi, un centro congressi, il Centro di Documentazione (archivio e biblioteca), il bookshop e la caffetteria-ristorante.

Non solo museo Il Museo ospita un Centro Congressi totalmente rinnovato che si presenta oggi in una veste moderna e funzionale grazie a una reinterpretazione spaziale del volume esistente che

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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ha reso possibile la suddivisione in due sale di diversa dimensione: l’Auditorium, con una capienza di quattrocento posti occupa il volume superiore e si presenta allestito a gradinate e la Sala dei 150, collocata al di sotto dell’Auditorium, in grado di ospitare, appunto, centocinquanta congressisti. L’Auditorium è strutturato con un palco su cui trovano posto il tavolo relatori ed il podio, è dotato di moderne e comode poltrone. È attrezzato con impianto tecnico di base (impianto luci, impianto microfonico, assistenza tecnica) che può essere implementato a richiesta del cliente. Anche la Sala dei 150 è dotata di palco con tecnologie di base a cui si aggiungono due maxi schermi per proiezioni. Entrambe le sale sono insonorizzate, tecnicamente collegate e possono ospitare conferenze di vario genere oltre a concerti e rappresentazioni musicali. Accanto a questi spazi utilizzati più propriamente per congressi e convegni è disponibile la Galleria Nord, un’area espositiva di circa cinquecento metri quadrati che collega il Foyer, antistante alle sale, alla Sala Panoramica con la splendida terrazza, che si affaccia sulla lussureggiante collina torinese. Sono inoltre disponibili salette di dimensioni più piccole, ideali per incontri e riunioni aziendali con pochi partecipanti. Cuore del museo è, infine, la Piazza, una grande corte interna coperta di circa mille metri quadrati; spazio ideale per allestire cene di gala, esposizioni o lanci di prodotto perché in grado di ospitare fino a cinquecento persone in un’ambiente estremamente flessibile e di grande suggestione.

CENTRO CONGRESSI

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INCONTRARSI NON E' MAI STATO COSI' SEMPLICE! Una location di fiducia per ogni tuo evento Prezzi da €

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Where the little things mean everything.™ © 2013 Hilton Worldwide. Offerta valida presso DoubleTree by Hilton Venice North per eventi prenotati fra il 01/12/2015 e il 31/01/2016; e che si svolgono entro il 31/03/2016. L'offerta è soggetta a disponibilità e non è cumulabile con altre offerte. Valida solo per le prenotazioni di nuovi eventi. Si applicano restrizioni. Questo hotel dispone di propri termini e condizioni per lo svolgimento dell'evento presso la struttura; contattare direttamente l'hotel prima di effettuare la prenotazione per tutti i dettagli. Tra le parti deve essere stipulato un contratto che disciplinerà le condizioni di ogni evento specifico e tale contratto con l'hotel relativo all'evento deve indicare la presente offerta al fine di ricevere i relativi vantaggi. L'iscrizione a Hilton HHonors™, l'accumulo di Points & Miles™ e il riscatto dei punti sono soggetti ai termini e condizioni HHonors™.

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FRIULI VENEZIA GIULIA

Comune di Grado

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Quinto di Treviso (Tv) – www.bhrtrevisohotel.com

Best Western Premier BHR Treviso Hotel Il 2015 è stato l’anno dei congressi medico-scientifici al BEST WESTERN PREMIER BHR Treviso Hotel, che grazie alle sue dotazioni e ai suoi requisiti che soddisfano appieno i codici deontologici di settore, si conferma una location di successo

HOTEL

razie ad anni di promozione mirata all’industria del farmaco e verso gli organizzatori professionali del settore, il 2015 è stato l’anno dei congressi medico-scientifici al BEST WESTERN PREMIER BHR Treviso Hotel. La location rappresenta infatti al meglio l’eccellenza dell’ospitalità congressuale nel territorio trevigiano per dotazioni tecniche e strutturali pensate proprio per la natura del business meeting e dell’incontro professionale di lavoro. Alle specifiche direttive delineate dai codici deontologici di settore, discriminanti la scelta della location, BW PREMIER BHR Treviso Hotel risponde con la sua stessa posizione e configurazione, presentandosi come una garanzia per gli organizzatori. In che modo? Anzitutto a livello regolamentare BHR Treviso Hotel è assolutamente in linea con i codici deontologici di Farmindustria e di Assobiomedica perché il concept della struttura mira a promuovere proprio gli aspetti scientifici, formativi e organizzativi dell’incontro professionale. Inoltre, immerso in una delle aree fra le più produttive d’Europa, l’hotel si colloca in posizione facilmente raggiungibile dai principali terminal aeroportuali: dista solo due chilometri dal nuovo aeroporto di Treviso e a meno di venti minuti d’auto dallo scalo internazionale di Venezia. Grazie al collegamento autostradale, in meno di due ore si arriva da Milano e in mezz’ora da Padova e Venezia, le due città che con Treviso compongono la grande area metropolitana del Veneto. La particolare prossimità all’aeroporto di Treviso è un punto di forza non solo per i molteplici collegamenti con le principali città europee, ma anche per le interessanti convenzioni che

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le compagnie aeree riservano ai gruppi, favorendo quindi l’organizzazione di eventi congressuali di livello nazionale e internazionale, permettendo di avere ormai tutto il Veneto a portata di mano, con conseguenti opportunità di sviluppo del business pre e post congress e forti ricadute economiche sul territorio.

Un hotel su misura Arrivando al cuore di BHR Treviso Hotel, ricordiamo che oltre alle 133 camere di eccellente design e varie tipologie, l’hotel dispone di un centro congressi con 13 sale a luce naturale, modulari e perfettamente insonorizzate, capaci di ospitare oltre 1200 partecipanti e superfici espositive di oltre 1500 metri quadrati dotate delle più moderne tecnologie audio e video quali videoproiettori, maxi-schermi, telecamere fisse per video registrazione, amplificazione acustica con microfoni a filo, a mano, levalier e headset, monitor per l’indicazione delle sale e la proiezione dell’evento anche esterno, connessione WiFi in tutti gli spazi, parcheggio e garage con oltre seicento posti auto, servizi transfer dedicati. L’ufficio eventi e l’assistenza tecnica fornita dall’hotel, assieme alla ristorazione organizzata e diretta dalla strut-

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Le due meeting room principali: sopra la Sala Treviso e, qui a lato, la Sala Veneto

tura, sono in grado di rispondere a qualsiasi richiesta per servizi da svolgere sia all’interno dei propri spazi sia all’esterno, avvalendosi di partner di assoluta affidabilità e garantiti dalla direzione dell’hotel per completare un’offerta congressuale da vera e propria Destination Management Company.

Chi sceglie il BHR Treviso Hotel Fra gli eventi ECM di maggior prestigio ospitati quest’anno presso il centro congressi del BHR Treviso Hotel si segnalano il 54esimo

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BEST WESTERN PREMIER BHR TREVISO HOTEL S Numero max meeting room: 13 sale congressi modulari su due piani Dimensioni meeting room principale (persone): Sala Veneto per 600 persone Sala Treviso per 500 persone Superficie meeting room principale (mq): Sala Veneto: 581 Sala Treviso: 496 Superficie area espositiva: 1500 Numero di camere: 133 Aeroporto più vicino: Antonio Canova - Treviso (2 Km) Brand di appartenenza: Best Western Indirizzo: Via Postumia Castellana, 2 31055 Quinto di Treviso Contatti: Tel: 0422 3730 Email: info@bassohotels.it Sito web: www.bhrtrevisohotel.com Persone di riferimento: Tiziano Simonato (General Manager) – Elisa Gobbo (resp. eventi)

HOTEL

VENETO

Congresso Nazionale ADOI – Associazione Dermatologi Ospedalieri Italiani dal 16 al 19 settembre e il sesto Congresso Nazionale SICCR dal 4 al 7 ottobre. Entrambi gli eventi hanno visto la partecipazione di oltre trecento delegati.

Accessibilità e sviluppo Ultimo atout, ma non per importanza, è la profonda attenzione riservata anche ai delegati con difficoltà motorie, in quanto tutta la struttura è stata progettata con la massima accessibilità per le persone con disabilità. Recentemente un’organizzazione specializzata nel turismo accessibile ha utilizzato la struttura per promuovere un progetto di sviluppo del sistema congressuale del Veneto senza barriere architettoniche.

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Venezia – www.scuolasangiovanni.it

Museo Scuola Grande San Giovanni Evangelista

CENTRO CONGRESSI

Collocazione strategica, spazi di respiro storico artistico e possibilità di post congress all’insegna della cultura e della musica: questi e altri i plus della location veneziana

el centro storico della città di Venezia, a soli dieci minuti a piedi dalla stazione ferroviaria e dal terminal automobilistico: si colloca qui il Museo Scuola Grande San Giovanni Evangelista, prestigiosa location che alla possibilità di ospitare congressi di ogni genere ed eventi esclusivi abbina post congress ispirati all’arte e alla musica.

Tra arte e musica La Scuola Grande è un’antica confraternita fondata nel 1261 che ha cura della propria sede monumentale e delle proprie tradizioni. Di particolare pregio architettonico il portale d’ingresso e lo scalone rinascimentale del Codussi; impreziosiscono le pareti invece tele del Tintoretto, Tiepolo e Palma il Giovane.

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MUSEO SCUOLA GRANDE SAN GIOVANNI EVANGELISTA DI VENEZIA Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 300 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (mq): 400 Aeroporto più vicino: Marco Polo - Venezia (14 Km) Indirizzo: Sestiere San Polo, 2454 30125 Venezia Contatti: Tel: 041 718234 Fax: 041 5244022 Email: info@scuolasangiovanni.it Sito web: www.scuolasangiovanni.it Persone di riferimento: Cristina Scarpa (direttore eventi) info@scuolasangiovanni.it

Attualmente la Scuola ospita importanti manifestazioni sia a livello nazionale sia internazionale. Le sale del complesso architettonico si prestano ad ospitare convegni, assemblee e riunioni, offrendo molteplici soluzioni, date le diverse dimensioni delle stesse: la capienza massima all’interno di un’unica sala è di trecento persone, esistono poi ulteriori ambienti la cui capienza varia dalle venti alle settanta persone. È possibile inoltre ospitare stand espositivi, coffee break e pranzi di lavoro. La location veneziana, data la sua specificità storico-artistica, offre ai planner la possibilità di un approfondimento culturale della sede stessa, ad esempio mediante un servizio di visite guidate condotte da personale specializzato. Tra le altre opportunità, la realizzazione di una serata di gala a conclusione dell’evento congressuale, da articolarsi a misura del cliente.

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ConferenceCentre

Meeting & Eventi area 12oo mq - 125 Rooms & Suite - 2 Ristoranti

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Via Europa Unita, 24B 37010 Bardolino (Verona) Italy

T. +39 045 622 99 30 F. +39 045 622 99 00

events@aqualuxhotel.com www.aqualuxhotel.com

VENETO

Venezia – www.hotelmonaco.it

Hotel Monaco & Grand Canal

HOTEL

La struttura si trova in uno degli angoli più suggestivi di Venezia e garantisce ottimi collegamenti nella città lagunare con diversi mezzi di trasporto

ncastonato in una delle cornici più affascinanti e suggestive di Venezia, a un passo da Piazza San Marco e affacciato là dove il Canal Grande incontra le acque del Bacino di San Marco: qui si trova l’Hotel Monaco & Grand Canal. La sua collocazione, unita a un servizio attento e molto discreto, fa dell’hotel veneziano il luogo perfetto per congressi medici, eventi, meeting e incentive. L’elegante struttura si raggiunge facilmente e con diversi mezzi di trasporto: la fermata del vaporetto è proprio davanti all’albergo, mentre l’attracco privato per i taxi, dal quale si entra direttamente nel cuore dell’hotel, è a disposizione degli ospiti. E ancora:

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HOTEL MONACO & GRAND CANAL  Numero max meeting room: 8 Dimensioni meeting room principale (persone): 270 Salone del Ridotto Superficie meeting room principale (mq): 213 Salone del Ridotto Superficie area espositiva (mq): 300 Numero di camere: 92 Aeroporto più vicino: Marco Polo VCE Venezia (Km 17) Indirizzo: San Marco, 1332 – 30124 Venezia Contatti: Tel: 041 5200211 Fax: 041 5200501 Email: events@hotelmonaco.it mailbox@hotelmonaco.it Sito web: www.hotelmonaco.it Persone di riferimento: Marco Mulargia (Responsabile Ufficio Eventi) events@hotelmonaco.it

l’Hotel Monaco & Grand Canal è raggiungibile anche con le gondole, che hanno il loro stazio proprio davanti alla terrazza-ristorante.

Atmosfera d’altri tempi I congressi e gli eventi vengono ospitati nelle eleganti Sale del Ridotto: una sala polifunzionale da 270 posti, attorniata da altre sette sale, ampie e di gran suggestione storica e artistica, dotate di luce naturale e di tutte le più moderne tecnologie. In questi ambienti si respira il fascino del passato, quando vi si svolgeva la vita di quello che era un casinò celebre in tutto il mondo, frequentato anche da Giacomo Casanova. Lo staff dell’ufficio manifestazioni è in grado di trasformare il congresso o l’evento in un progetto concreto e unico, assistendo i planner in tutti gli aspetti organizzativi e in linea con le normative che regolano, in particolare, l’organizzazione di eventi del settore medico. L’offerta di questo gioiello di ospitalità comprende 126 camere, insieme a quelle di Palazzo Selvadego, che si trova nella vicinissima Bocca di Piazza, e una terrazza-ristorante che si affaccia sul Canal Grande e dalla quale si dominano il Bacino di San Marco, le Isole di San Giorgio e della Giudecca, la Punta della Dogana e la Basilica della Salute.

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Hotel Veronesi La Torre Lasciatevi stupire! Il centro congressi dell’Hotel Veronesi La Torre è costituito da undici modernissime sale meeting ed offre una dimensione di lavoro decisamente fuori dall’ordinario. Oltre a fornire supporti tecnici all’avanguardia, le sale congressi permettono di ambientare qualsiasi tipo di riunione in un’atmosfera creativa e sofisticata grazie alla loro collocazione spaziale e a moderne soluzioni architettoniche. L’ hotel propone, infatti, spazi di varie dimensioni e capienze, illuminate con luce naturale e personalizzate con design raffinato. Le sale sono tutte dotate di videoproiettori, schermi, microfoni, videoregistrazione e wi-fi, e si prestano alle più svariate esigenze d’incontro professionale. Hotel Veronesi La Torre Via Monte Baldo, 22 | 37062 Dossobuono di Villafranca VR Tel. +39 045 8604811 | Fax +39 045 8604815 info@hotelveronesilatorre.it | congressi@hotelveronesilatorre.it www.hotelveronesilatorre.it

VENETO

Venezia – www.querinistampalia.org

Fondazione Querini Stampalia La Fondazione Querini Stampalia mette a disposizione gli spazi prestigiosi del palazzo cinquecentesco per congressi che privilegino una location ricca di storia e artisticamente suggestiva, con ogni comfort, anche per gli incontri più moderni

CENTRO CONGRESSI

un palazzo veneziano cinquecentesco sull’acqua a ospitare la Fondazione Querini Stampalia, voluta nel 1869 dal Conte Giovanni, colto e filantropo. Oggi è uno dei più interessanti complessi culturali della città lagunare, che ospita una ricca biblioteca, una casa museo e aree ridisegnate da grandi architetti. I suoi 7.500 metri quadrati, distribuiti su cinque piani, accolgono sale antiche accanto a spazi modernamente attrezzati che, insieme, costituiscono una cornice stimolante e funzionale per congressi ed eventi. FONDAZIONE QUERINI STAMPALIA ONLUS Numero max meeting room: 11 Dimensioni meeting room principale (persone): 132 Superficie meeting room principale (mq): 140 Superficie area espositiva (se presente): 246 Aeroporto più vicino: Marco Polo, Venezia (18 Km) Indirizzo: Castello, 5252 30122, Santa Maria Formosa (Ve) Contatti: Tel: 041 2711411 Fax: 041 2711445 Email: fondazione@querinistampalia.org Sito web: http://www.querinistampalia.org/ Persone di riferimento: Dora De Diana (Responsabile Manifestazioni Culturali ed Eventi Speciali) eventispeciali@querinistampalia.org

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Nel nome dell’arte e della cultura La biblioteca conta più di 370mila volumi ed è aperta fino a tarda notte e nei giorni festivi. Nel museo d’ambiente mobili settecenteschi e neoclassici, porcellane, sculture, globi e dipinti dal XIV al XX secolo, per lo più di scuola veneta, tramandano l’atmosfera della dimora patrizia veneziana. Tra le opere esposte, dipinti di Giovanni Bellini, Jacopo Palma il Vecchio e il Giovane, Bernardo Strozzi, Marco e Sebastiano Ricci e Giambattista Tiepolo, Pietro Longhi e Gabriel Bella. Lo spazio realizzato da Carlo Scarpa nel 1963 e gli interventi recenti di Valeriano Pastor e Mario Botta ne fanno un luogo unico e suggestivo. L’auditorium, progettato da Botta e attrezzato con sofisticate tecnologie, è tra i più innovativi della città. In grado di accogliere fino a 132 persone, può ampliare la capienza collegandosi ad altre sale adiacenti in circuito chiuso. L’eccezionale acustica permette di trasformarlo in uno studio di registrazione audio. Completano l’offerta un bookshop raffinato e una accogliente caffetteria. Il terzo e quarto piano offrono spazi polifunzionali, duttili a qualunque esigenza. Il sottotetto inoltre, con uno splendido affaccio sui tetti della città e il giardino segreto con le sue suggestioni orientali sono luoghi esclusivi per rendere indimenticabili piccole e grandi occasioni, cocktail, pranzi e cene post congresso. La Fondazione Querini Stampalia può offrire, oltre all’assistenza di personale qualificato, attività di ufficio stampa, comunicazione tradizionale e mediante social network. Attivi i servizi di centralino, portineria, guardaroba, connessione Wi-Fi.

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A Verona ogni incontro è un evento. Se pensate di fare un convegno, un congresso scientifico, culturale, professionale, un meeting legato al business, al commercio o alle nuove professioni, fatelo a Verona. Perché il Centrocongressi di Veronafiere è il luogo ideale per fare di ogni incontro un grande evento. Palaexpo 1200 posti e 7000 mq. Auditorium 600 posti e 900 mq. Sale Polifunzionali 300 posti e 1500 mq. Sale Convegni 500 posti e 1400 mq. Sale Riunioni da 30 a 80 persone.

Centro Congressi Veronafiere: tanti spazi, città unica.

www.veronacongressi.it

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VENETO

Vicenza – www.tcvi.it

Teatro Comunale Città di Vicenza

CENTRO CONGRESSI

Il Teatro Comunale Città di Vicenza propone strumentazioni all’avanguardia specificatamente adatte a manifestazioni tecnico-scientifiche e ampi spazi innovativi dove organizzare congressi in un contesto culturale particolarmente attivo

l nuovo Teatro Comunale Città di Vicenza propone i suoi ambienti moderni e all’avanguardia al segmento medico-farmaceutico per congressi che vogliano beneficiare di importanti spazi culturali, servizi ad hoc e di un’ubicazione strategica a Vicenza, vicinissima al centro storico della città veneta e comunque facilmente raggiungibile dall’uscita autostradale di Vicenza ovest. Dal 2007 la Fondazione Teatro Comunale Città di Vicenza si dedica alla produzione – all’interno del teatro – di cultura, spettacoli e sperimentazione collocando il teatro stesso al centro di una rete di attività ed eventi. In questo contesto mette a disposizione spazi particolarmente adatti all’organizzazione di congressi medico-scientifici, grazie a dotazioni all’avanguardia che facilitano lo svolgimento delle sessioni. In particolare la Sala del Ridotto presenta dal punto di vista tecnico una caratteristica unica, ovvero una strumentazione audio-video per la proiezione cinematografica in alta definizione, particolarmente apprezzata in alcune tipologie di eventi e per iniziative tecnico-scientifiche che necessitano di una qualità di immagine particolarmente elevata. La sala dispone di 380 posti a sedere e di un palcoscenico utilizzabile come area relatori o spazio di discussione e presentazione. Nel foyer del Ridotto, che circonda la sala ed è distribuito su un unico livello, sono posizionati due schermi al plasma che fanno parte del circuito video interno. Il foyer dispone inoltre di una zona bar autonoma ed è adatto alle esigenze di accoglienza degli ospiti.

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TEATRO COMUNALE CITTÀ DI VICENZA Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 904 + 6 posti disabili Dimensione seconda meeting room principale (persone): 380 + 6 posti disabili Superficie meeting room principale (mq): 966 Superficie area espositiva (mq): piano terra: 620 piano bar: 150; piano secondo: 340 Hotel convenzionati: AC Hotel Aeroporti più vicini: Valerio Catullo, Villafranca (Vr): 45 km Marco Polo, Venezia: 70 km Orio al Serio (Bg): 120 km Milano Linate: 200 km Milano Malpensa (Va): 250 km Indirizzo: Viale Mazzini, 39 – 36100 Vicenza Contatti: Tel: 0444 327393 Email: info@tcvi.it Sito web: www.tcvi.it Persone di riferimento: Diego Conte (noleggio sale)

Altro spazio particolarmente adatto a ospitare congressi di natura medico-scientifica è la Sala Maggiore, che dispone di 910 posti. Quest’area, ideale per eventi aggregativi che richiedono ampi spazi e allestimenti importanti, è circondata da un ampio e luminoso foyer sviluppato su tre piani. La Sala Maggiore, come anche la Sala del Ridotto, non hanno divisioni tra platea e galleria: i posti a sedere sono dunque in un unico spazio, un unico declivio a gradoni orientato verso il palcoscenico, che rende la visuale ottima da ogni seduta.

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TRENTINO ALTO ADIGE

Riva del Garda (Tn) – rivadelgardafierecongressi.it

Riva del Garda Congressi È all’insegna dell’innovazione il nuovo servizio a supporto del settore medicale e scientifico proposto da Riva del Garda Congressi. Obiettivo: coinvolgere un alto numero di partecipanti e amplificare la visibilità degli sponsor

CENTRO CONGRESSI

iva del Garda Congressi si propone sul mercato degli eventi congressuali medici con un innovativo servizio a supporto degli organizzatori delle società e associazioni mediche. Gli spazi per l’attività convegnistica non mancano presso il centro congressi di Riva del Garda, affacciato direttamente sul lago: fino a 14 sale modulari e flessibili (la plenaria ha novecento posti), ampi spazi polivalenti per catering e area espositiva, nonché giardini circostanti dove organizzare eventi conviviali all’aperto. Lo staff di Riva del Garda Congressi è andato oltre e ha voluto progettare un servizio del tutto gratuito ma con impatto assai importante per la riuscita dell’evento. Se la parte “ospitalità” è risolta, grazie anche alla presenza di hotel di varie categorie walking distance dal centro congressi, si è pensato di supportare il cliente nel centrare altri obiettivi estremamente importanti per il successo dell’evento: aumentare il numero di partecipanti, dare la migliore visibilità possibile agli sponsor, accrescere le relazioni e il networking tra i partecipanti e prolungare l’effetto comunicazione e scientifico dell’evento. Tutto ciò è possibile grazie ai social network e, in senso più ampio, alla comunicazione digitale, oramai un canale comunicativo preponderante nella vita e nelle attività quotidiane di tutti noi. Riva del Garda Congressi ha, quindi, realizzato un servizio ad hoc per questa esigenza: Di.Mee.MA (acronimo di Digital Meeting Marketing), permettendo in tal modo di far divenire l’evento digitale.

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RIVA DEL GARDA CONGRESSI Numero max meeting room: 14 Dimensioni meeting room principale (persone): 900 Superficie meeting room principale (mq): 800 Superficie area espositiva (mq): 2700 Hotel convenzionati: Club di prodotto Riva del Garda MICE Aeroporto più vicino: Valerio Catullo – Verona (80 Km) Indirizzo: Loc. Parco Lido, snc 38066 Riva del Garda (Tn) Contatti: tel. 0464 570139 Email: meeting@rivafc.it Sito web: www.rivadelgardafierecongressi.it Persone di riferimento: Alessandra Albarelli – Congress Manager a.albarelli@rivafc.it

Come funziona Di.Mee.Ma. Dopo una prima fase di analisi dell’evento e di individuazione delle sue caratteristiche, il team di Digital Meeting Marketing di Riva del Garda Congressi supporta gli organizzatori nella definizione del piano di promozione digitale più adeguato. Chi

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sceglie Riva del Garda come sede dei propri congressi può quindi affidarsi ai coach Di.Mee.Ma per una consulenza gratuita impostando un’innovativa modalità di comunicazione anche con il supporto della nuova figura professionale dell’Event Social Manager, un assistente digitale professionale che si occupa del presidio della comunicazione social. In alternativa, gli organizzatori possono avvalersi della consulenza dei coach Di.Mee.Ma. per formare risorse interne alla propria struttura che siano poi in grado di gestire autonomamente i canali digitali. L’obiettivo principale è senza dubbio una promozione efficace e una “crescita digitale” del congresso, grazie anche a una comunicazione che inizia prima dell’evento, prosegue in loco e continua a mantenere l’audience interessata anche nel periodo post-congresso.

Maggiore visibilità agli sponsor Riva del Garda Congressi comprende l’importanza della visibilità degli sponsor che sostengono finanziariamente l’evento congressuale: senza di essi molte associazioni non potrebbero permettersi di organizzare gli eventi e inoltre la presenza delle aziende e delle istituzioni diventa anche un’attestazione dell’importanza dell’evento stesso. Per migliorare e amplificare la loro visibilità, gli sponsor possono godere di varie opportunità di servizi personalizzabili con il proprio logo, fra cui la segnaletica interna digitale, i punti di ricarica dei dispositivi mobile, la personalizzazione di tweet wall, dello streaming della conferenza (o parti di essa), la brandizzazione del servizio Wi-Fi gratuito, fino all’uso dei social network per creare link e relazioni nella comunità scientifica di riferimento.

CENTRO CONGRESSI

TRENTINO ALTO ADIGE

La logistica dell’evento Riva del Garda Congressi supporta gli organizzatori e i partecipanti dell’evento con vari servizi logistici: ricerca disponibilità alberghiere, transfer da/per gli aeroporti e stazione dei treni, proposte per escursioni post-congress, individuazione di location esclusive per cene di gala. Riva del Garda è facilmente raggiungibile da Verona (aeroporto, stazione ferroviaria) e Rovereto (stazione ferroviaria) grazie al servizio di shuttle bus gratuito per i congressi, messo a disposizione dal Club di Prodotto Riva del Garda Mice.

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Grado (Go) – www.grado.info/turismo-daffari-congressi

Comune di Grado

rado si propone oggi come una destinazione alla ribalta per un turismo business oriented; questo è riconducibile alla sua importanza come sito naturale d’eccellenza, ma anche a una tradizione d’accoglienza capace di coniugare competenze professionali e infrastrutture tecniche, creando così un efficace sistema integrato di offerta e sviluppando nell’area una volontà di crescita comune. Grado è una meta che si differenzia per accoglienza e ospitalità grazie a un contesto d’eccezione dove convivono mare, natura, storia, benessere ed enogastronomia, in un’atmosfera di grande appeal fra tempi asburgici, suggestivi vicoli tipici di impronta veneziana, le chiese più antiche del cristianesimo a cui si accosta la modernità delle numerose strutture ricettive e la comodità degli innovativi servizi proposti. Quando si parla di Grado occorre, infatti, tener presenti le tante eccellenze non solo turistiche ma anche culturali, ambientali, agroalimentari, industriali e artigiane. Un modo per poterlo fare è avventurarsi nei percorsi enogastronomici che valorizzano le produzioni tipiche, percorrendo gli itinerari storico-culturali che esaltano le ricchezze del territorio. Innovazione tecnologica, funzionalità strutturale, geometria variabile quindi sembrano convergere in una politica attiva per la promozione della destinazione. Il Palazzo Regionale dei Congressi e l’Auditorium Biagio Marin sono diventati un punto di riferimento nel panorama congressuale per i servizi offerti e grazie alla disponibilità di eleganti spazi polifunzionali e modernamente attrezzati, hall, bar, aree espositive, sale di rappresentanza e molto altro. All’interno del Palazzo regionale dei Congressi il Foyer si sviluppa su uno spazio di 500 metri quadrati, ideale per eventi espositivi, incontri, catering e banqueting: ha una capienza di 90 posti. Le

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PALAZZO REGIONALE DEI CONGRESSI Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 962 Superficie meeting room principale (mq): 950 Superficie area espositiva (mq): 800 Aeroporto più vicino: Aeroporto Trieste Ronchi dei Legionari Indirizzo: viale Italia, 2 – 34073 Grado (Go) Contatti: Tel: 0431 898221 Fax: 0431 898205 Email: turismo@comunegrado.it Sito web: www.grado.info/turismo-daffari-congressi Persone di riferimento: Cristina Zannier (Servizio relazioni esterne e turismo) cristina.zannier@comunegrado.it

ENTE

Grado ha un’identità precisa e complessa a un tempo, riconoscibile e sfaccettata. Un raro pacchetto di natura e cultura, di storia e arte, offerti attraverso un’accoglienza radicata, cordiale e raffinata

due Sale commissioni, da 90/100 posti, sono modernamente attrezzate. La Sala principale, con una superficie di 950 mq, ha una capienza max di 962 sedute con possibilità di essere adattata e modulata per una capienza di 450 sedute. La sala dispone di un video proiettore da 5000 ansi lumen, impianto luci e audio con americane, microfoni.

Hotel Savoy Lo storico Hotel Savoy offre un punto di riferimento di grande charme per un meeting in Friu-

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HOTEL SAVOY S Dimensioni meeting room principale (persone): 25 persone (8,5 m x 5,30 m) Superficie meeting room principale (mq): 45 Superficie area espositiva (mq): 95 – 120 Numero di camere: 79 Aeroporto più vicino: Aeroporto Trieste Ronchi dei Legionari Indirizzo: Riva Slataper, 12 - 34073 Grado (Go) Contatti: Tel: 0431 897111/348 3703185 Email: reservation@hotelsavoy-grado.it Sito web: www.hotelsavoy-grado.it Persone di riferimento: Ulli Watschinger (contitolare) reservation@hotelsavoy-grado.it

li Venezia Giulia. L’albergo, situato nel cuore della città, si affaccia sulla laguna ed è circondato da un ampio e silenzioso giardino, possiede 79 camere e junior suite con ampie logge e terrazzi, arredate con stile moderno e raffinato. L’alta tradizione culinaria del Friuli Venezia Giulia, fatta di sapori genuini e autentici, accompagna gli ospiti lungo itinerari gastronomici tutti da gustare. Il servizio Gourmet Restaurant dell’Hotel Savoy, con il suo menù à la carte, conquista sapientemente i palati con piatti ricchi e golosi, sempre abbinati a una selezione dei migliori vini italiani e locali, come quelli del pregiato consorzio Collio e Carso. Oltre all’ampia e raffinata sala ristorante, l’albergo dispone di un servizio bar e una zona lounge, dove rilassarsi in piacevoli momenti di conversazione e svago. Il centro Beauty SPA & Wellness mette a disposizione due piscine e un’ampia zona dedicata alla sauna e ai bagni di vapore, oltre alla zona relax. Gli ospiti dell’albergo possono praticare: golf, nuoto, vela, ciclismo, tennis, canoa.

GRAND HOTEL ASTORIA  Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 190 Superficie meeting room principale (mq): 176 Superficie area espositiva (mq): 92 + 56 (Expo A/B) Numero di camere: 124 Aeroporto più vicino: Trieste Ronchi dei Legionari (GO) TRS Indirizzo: Largo San Grisogono, 3 34073 Grado (Go) Contatti: Tel: 0431 83550 Fax: 0431 83355 Email: info@hotelastoria.it Sito web: www.hotelastoria.it Persone di riferimento: Francesca Simsig - Tel. 0431 83550

Il Grand Hotel Astoria Il Grand Hotel Astoria è situato nel centro storico dell’Isola a 100 metri dalla spiaggia: dispone di 124 accoglienti camere in gran parte con vista mare, tra cui numerose Junior Suites e alcune raffinate Suites. Dispone di un moderno e attrezzato Centro Congressi, particolarmente indicato per organizzare eventi, meeting e congressi a Grado. Spazi funzionali e flessibili, suddivisi in sette sale, di diversa metratura e capienza (fino a 190 persone) possono essere allestiti secondo le esigenze delle diverse tipologie di evento. Il successo è garantito da un servizio di ristorazione di alto livello, che propone menù appositamente studiati e adatti ad ogni tipo di evento. La cucina, di caratteristica tradizione mediterranea, è particolarmente curata, con ricchi buffet di antipasti e pasticceria artigianale di produzione propria. A disposizione degli ospiti, oltre

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Laguna Palace Hotel Il Laguna Palace Hotel di Grado, inaugurato nel 2008, si affaccia sulla suggestiva laguna dell’isola di Grado ed è dotato di un moderno Centro Benessere posto all’ultimo piano dell’edificio con vista mozzafiato sui paesaggi marini e lagunari e con una piscina riscaldata che guarda la dirimpettaia Aquileia, importante centro storico-culturale e patrimonio dell’Unesco. Lo stile è moderno e contemporaneo e allo stesso tempo caldo e accogliente. Il filo conduttore di tutto il progetto è il comfort dato dallo spazio e dalla luce. Le camere sono accessoriate secondo i moderni standard internazionali e sono tutte dotate di balcone abitabile con vista diretta o laterale sul mare. L’hotel, aperto durante tutto l’anno, è rivolto principalmente al turismo “leisure” d’estate, mentre per tutto il resto dell’anno diventa una prestigiosa proposta per congressi e incentive all’insegna della scoperta di un territorio ricco e affascinante. Dispone di due sale meeting: la Sala “Brioni” e la Sala “Trieste”, funzionali ed eleganti, ed è servito da due ristoranti, dei quali uno, il panoramico “Laguna” Sky Restaurant, posto al piano attico, propone una cucina locale ed internazionale di ottimo livello accompagnata dagli eleganti vini del Collio.

LAGUNA PALACE HOTEL  Numero max meeting room: 2 Dimensioni meeting room principale (persone): 120 (con allestimento a teatro) Superficie meeting room principale (mq): 190 Numero di camere: 71 Aeroporto più vicino: Trieste Ronchi dei Legionari (GO) TRS Indirizzo: Riva Bioni, 17 – 34073 Grado (Go) Contatti: Tel: 0431 85612 Fax: 0431 83408 Email: info@lagunapalacehotel.it Sito web: www.lagunapalacehotel.it Persone di riferimento: Roberto Bernacchia (Hotel Manager) Cristina Rossi (Front Office Manager)

HOTEL HANNOVER  Numero max meeting room: 1 Dimensioni meeting room principale (persone): 55 Superficie meeting room principale (mq): 70 Superficie area espositiva (se presente): 40 Numero di camere: 24 Aeroporto più vicino: Trieste Ronchi dei Legionari (GO) TRS Indirizzo: piazza XXVI Maggio, 11 34073 Grado (Go) Contatti: Tel: 0431 82264 Fax: 0431 82141 Email: info@hotelhannover.com Sito web: www.hotelhannover.com Persone di riferimento: Claudio Martinis (Hotel Manager) info@hotelhannover.com

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al ristorante classico, vi è il panoramico ed esclusivo ristorante “Settimo Cielo” collocato al 7° piano con stupenda vista sul mare, sulla città vecchia e sulla splendida laguna. Completano l’offerta un bar panoramico con vista mare e un elegante piano bar per tranquille serate post congress. Ci sono due piscine, entrambe con acqua di mare prelevata a circa 200 metri dalla costa. Nel Centro Thalassoterapico e fisioterapico a direzione medica vengono praticate cure che si avvalgono essenzialmente dei benefici terapeutici dell’acqua di mare e della fisiochinesiterapia. Affiancato ad esso, un rinnovato reparto Wellness & Beauty.

Hotel Hannover Affacciato su un caratteristico porticciolo di pescatori, l’Hotel Hannover si trova nel centro storico di Grado: si propone come un punto di partenza ideale per escursioni turistiche o come base logistica per meeting di lavoro e di affari. Per congressi ed eventi l’estetica fruibile dell’hotel è capace di fornire un valore aggiunto allo spazio e, nel contempo, di soddisfare il desiderio di raffinatezza dei clienti. Il ristorante trova un connubio perfetto fra eleganza, raffinatezza e i sapori più autentici della tradizione gastronomica friulana; per cene di lavoro, cocktail e ricevimenti offre i migliori piatti della tipica cucina locale, regionale e internazionale, accompagnati da selezionati vini delle prestigiose aziende vinicole friulane. Lo stesso gusto elegante delle camere si ritrova negli spazi comuni e nel ristorante e nelle sale meeting. All’interno dell’hotel a disposizione degli ospiti ci sono una palestra e un centro wellness con sauna e idromassaggio, un’occasione per rigenerarsi dopo una giornata di lavoro.

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G R A N DI CONG RES S I DAL 1951

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Cenobio dei Dogi Hotel El Chico

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Hotel Vis à Vis

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Camogli (Ge) – www.cenobio.it

Cenobio dei Dogi L’Hotel Cenobio dei Dogi ha uno spirito complesso, diffuso nella planimetria e fluido nella funzionalità tecnologica; fa del rapporto fra natura e artificio il paradigma di riferimento privilegiato dei suoi servizi per eventi aziendali e congressi medici

HOTEL

unto di riferimento impareggiabile in grado di fornire servizi di alto livello a organizzatori e operatori del segmento congressuale, l’hotel Cenobio dei Dogi è immerso in un magnifico parco secolare di pini che si ergono a testimoniarne la storia che ogni volta riemerge come un tempo ritrovato, quasi sospeso. Qui aleggia una magica sensazione che oggi attira visitatori da tutto il mondo e che nel XVI secolo indusse gli aristocratici Dogi genovesi a costruire in questo luogo il loro cenobio, un conviviale ritrovo dove ritirarsi dai problemi quotidiani per ritemprare corpo e spirito. L’ubicazione particolarmente vantaggiosa dell’hotel (a sole due ore di guida da Milano e a mezz’ora da Genova), insieme all’invidiabile clima della Riviera, contribuisce a rendere il Cenobio dei Dogi una sede ideale per incontri e convegni importanti. Le aree polifunzionali, a geometria variabile e attrezzate secondo i dettami delle più moderne tecnologie, sono adatte a qualsiasi tipologia di evento: mee-

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ting, incentive di alto livello e team-building. Il risultato è un’estetica fruibile in ogni spazio, momento o stagione. Prendono forma ambienti e allestimenti su misura, sempre caratterizzati da una magistrale attenzione per il dettaglio. La passione di uno staff di preparati professionisti, il metodo e il dialogo con i clienti, permettono all’hotel di porsi come partner altamente qualificato, oltre che come consulente ideale per la scelta dei fornitori, anche per la spettacolarizzazione di un evento.

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La struttura ha un modo tutto suo di concepire gli spazi dell’ospitalità congressuale in virtù di una cultura dal sapore marinaro. Ogni dettaglio crea stupore e nulla assolve alla sua semplice funzione pratica senza essere connotato da una forte valenza estetica. La planimetria diffusa, nata quasi dalla necessità di ancorarsi e assecondare un movimento del terreno, si compone di 100 camere luminose, arredate ciascuna in modo differente. Si passa dalle camere standard alle camere classic fino ad arrivare alle suite, tutte finemente arredate con grande cura del dettaglio e dotate di ogni comfort business oriented. Nella zona della reception le cromie pastello si fondono con i toni caldi delle pareti, nella lounge i divani grigio azzurri, di gusto raffinato, si coniugano agli arredi di gusto classico. Questo mix di materiali e di stili è presente anche nel bar, parte integrante del living, ideale per un incontro d’affari informale. Il giardino conserva un impianto naturalistico con piante autoctone scandito da una pavimentazione in cotto terra di Siena a ordinare e bilanciare gli spazi esterni in cui si inserisce una piscina. Un recente restyling ha coinvolto molteplici aree della struttura, passando da angoli intimi come le camere a pièces votate alla socialità nelle parti comuni. Attraverso le ampie vetrate che corrono lungo la sala del ristorante Il Doge, che ospita sino a 200 coperti, si vede il frangersi delle onde lungo la

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passeggiata: tutto rassicurante in una specie di moto perpetuo e in una luce che cambia a ogni istante. Il Ristorante La Playa è a disposizione per incontri di lavoro e lunch, fino ad arrivare a una capienza di 90 persone. Per eventi, serate di gala e cocktail party gli spazi si moltiplicano, si diffondono; gli ambienti prendono forme diverse con allestimenti su misura a seconda delle esigenze, ma sempre caratterizzati da una magistrale attenzione per il dettaglio. Momenti di grande suggestione caratterizzano coffee break e welcome cocktail se serviti sul panoramico Bar-Terrazza del Doge. Per il post congress è il luogo da cui si irradiano interessanti itinerari verso alcune delle mete turistiche più note della Liguria. Passiamo dall’ambiente colto ed esclusivo di Portofino alla mondanità di Santa Margherita, dalla baia di San Fruttuoso alle romantiche Cinque Terre fino a Genova. La spiaggia privata con accesso diretto costituisce un tutt’uno con la struttura. Per chi ama vivere il mare sono numerose le attività: pagaiare in kayak alla ricerca di insenature nascoste, munirsi di maschera e nuotare tra gli scogli, o esplorare il mondo sommerso dell’area marina protetta con immersioni subacquee organizzate dalla B&B Diving Camogli. Il prestigioso Golf Club di Rapallo dista pochi chilometri, mentre tennis e calcetto sono disponibili sul posto.

HOTEL

Congress e post congress

CENOBIO DEI DOGI  Numero max meeting room: 7 Dimensioni meeting room principale (persone): 200 con allestimento a platea Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): varie possibilità Numero di camere: 100 Aeroporto più vicino: Cristoforo Colombo – Genova (35 Km) Brand di appartenenza: Proprietà: Famiglie De Ferrari – De Gregori Indirizzo: Via Niccolò Cuneo, 34 – 16032 Camogli (Ge) Contatti: Paola Pastine – Vice Direttore e Responsabile Eventi – Tel: 0185 7241 Email: dogi@cenobio.it Sito web: www.cenobio.it Persone di riferimento: Paola Pastine – Vice Direttore e Responsabile Eventi – e-mail: dogi@cenobio.it

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Varazze (Sv) – www.elchico.eu

Hotel El Chico I congressi ospitati nella struttura di Varazze trovano spazio nella nuova area congressuale, con sale fino a trecento posti, e possono essere “arricchiti” da affascinanti post congress nella Riviera delle Palme

HOTEL

a storia dell’Hotel El Chico di Varazze risale al 1963, quando era la casa vacanze della famiglia De Gasperis: negli anni la struttura è cresciuta fino a meritarsi le quattro stelle e ad aprire uno dei più prestigiosi centro congressi e show-room della provincia di Savona. La nuova struttura congressuale, situata al pian terreno e illuminata da luce naturale, è composta da sale meeting modulari da venti a trecento posti ed è dotata delle più moderne attrezzature audiovisive, con connessione gratuita LAN e Wi-Fi. La posizione dell’hotel, panoramica e tranquilla, prospiciente il mare stupendo di Varazze, l’ampia ed elegante hall con angolo bar ne fanno luogo ideale per organizzare meeting, HOTEL EL CHICO  Numero max meeting room: 8 Aeroporto più vicino: Cristoforo Colombo - Genova (31 Km) Indirizzo: Strada Romana, 63 - 17019 Varazze (Sv) Contatti: Tel: 019 931388 Fax: 019 932423 Email: info@elchico.eu Sito web: www.elchico.eu Persone di riferimento: Gianfranco De Gasperis

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riunioni, presentazioni e corsi di formazione. A completare l’offerta congressuale della struttura ligure un parcheggio gratuito a disposizione degli ospiti e del centro congressi.

Tra natura e luce L’hotel dispone di grandi spazi sia esterni che interni, compreso un ampio pergolato che si affaccia direttamente sulla piscina e il mare: qui si possono trascorrere momenti di assoluto relax a contatto con la natura, o assaporare squisiti aperitivi o cocktail preparati con cura dal barman Angelo. Le linee semplici ed eleganti della hall fanno da contrasto allo scorcio di rigogliosa natura che da qui si percepisce. Immersa nel parco, l’ampia piscina panoramica con solarium gode della brezza marina ed è ombreggiata dalle fronde di querce e ulivi. Per gli amanti degli sport, l’hotel dispone di una palestra attrezzata, mentre le vicinanze offrono un’ampia scelta di percorsi natura e molte opportunità per organizzare indimenticabili post congress. Dulcis in fundo, il ristorante dell’Hotel El Chico offre piatti nazionali e tipici della gustosa cucina ligure e una vasta scelta di vini pregiati e selezionati con professionalità.

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Viale delle Palme, 16 16167 Genova Nervi (GE) Tel: +39 010 329011 Email: astor@astorhotel.it

PARCHEGGIO PRIVATO PARCHEGGIO PRIVATO Hotel Astor, immerso nella splendida cornice del quartiere di Hotel immerso nella splendida quartiere Nervi, Astor, dista pochi chilometri dal centrocornice storicodel di Genova eddiè il Nervi, dista pochi chilometri dal centro storico di Genova ed è il luogo ideale per poter organizzare meeting ed incontri all’insegna luogo ideale per poter organizzare meeting ed incontri all’insegna della tranquillità e riservatezza. della tranquillità e riservatezza. La struttura dispone di 3 sale riunioni ed offre una vasta gamma La struttura di 3 saleper riunioni ed eoffre una vasta gamma di servizi: dadispone sale attrezzate riunioni meeting a spazi di servizi: da sale attrezzate per riunioni e meeting a spazi espositivi fino ad un massimo di 100 partecipanti. espositivi fino ad un massimo di 100 partecipanti. In abbinamento alla sala riunioni, Hotel Astor organizza su In abbinamento alla salalight riunioni, Hotel Astor su richiesta coffee breaks, e business lunch organizza che vengono richiesta coffee breaks, light e business lunch che vengono realizzati secondo le vostre esigenze. realizzati secondo le vostre esigenze.

INTERNET WIFI INTERNET WIFI 3 SALE MEETING 3 SALE MEETING

Dvd player Dvd player Lavagna a fogli mobili Lavagna a fogli mobili Ampliﬁcazione audio Ampliﬁcazione audio

RISTORANTE RISTORANTE AREA RELAX AREA RELAX

Microfono Microfono Proiettore e schermo Proiettore e schermo

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Sestri Levante (Ge) – hotelvisavis.com

Hotel Vis à Vis Protagonista indiscusso dell’incantevole Riviera del Levante, eclettico e flessibile, l’Hotel Vis à Vis è una raffinata location per grandi eventi. Per congressi medici dal sapore di mare

HOTEL

L’

Hotel Vis à Vis è situato in posizione panoramica, sul promontorio al centro della cittadina di Sestri Levante al quale è collegato attraverso un ascensore scavato nella montagna. Dista circa 45 minuti dall’aeroporto Cristoforo Colombo di Genova e a circa un’ora dall’aeroporto Galileo Galilei di Pisa. A Sestri Levante, L’Hotel Vis à Vis si specchia nell’azzurro mare dell’incantevole Golfo del Tigullio, dove i colori e le atmosfere di un borgo costiero fra i più caratteristici della Liguria danno vita a un contesto pieno di suggestioni, insieme antiche e moderne. La struttura ha un modo tutto suo di concepire gli spazi dell’ospitalità in virtù di una cultura dal sapore marinaro. Nell’insieme gli ambienti regalano un’esperienza estetica forte e i nomi scelti per loro sono un susseguirsi di stimoli emotivi e sensoriali che sembrano evocare un vero e proprio iter nel mondo della mitologia. Elementi architettonici di design contemporaneo rapiscono l’ospite nel raffinato Ristorante Olimpo, dove lo chef ha in serbo prelibate pietanze per soddisfare i palati più esigenti. Sulla terrazza del Ponte Zeus prende forma l’incantevole panorama su un mare di leggenda. La sensazione di respirare il mito continua nelle 46 camere, arredate con eleganza e dotate di ogni comfort. Immerso nel verde, il centro congressi polifunzionale dell’hotel è dotato di attrezzature all’avanguardia, tra cui il sistema Wi-Fi, che apre un notevole ventaglio di servizi anche

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HOTEL VIS à VIS  Numero max meeting room: 3 Dimensioni meeting room principale (persone): 180 Superficie meeting room principale (mq): 176 Superficie area espositiva: sala annessa di 48 mq Numero di camere: 46 Aeroporto più vicino: Cristoforo Colombo - Genova (50 km) Indirizzo: via della Chiusa 28, Sestri Levante(Ge) - 16039 Contatti: Tel: 0185 42661 Email: visavis@hotelvisavis.com paola@hotelvisavis.com Sito web: www.hotelvisavis.com Persone di riferimento: Paola Pittaluga

per le altre tre sale con una ricettività fino a 180 persone. Nel ristorante all’aperto Ponte Giunone si allestiscono serate a tema, feste ed eventi. Per il relax, gli ospiti dispongono di una piscina, di un bagno turco e di un centro benessere. Massaggi rilassanti, tonico-sportivi e shiatsu offrono invece momenti rigeneranti. È il luogo da cui si irradiano interessanti itinerari alla scoperta delle molteplici attrattive della regione ligure; una vera e propria porta d’accesso allo splendido promontorio e alle sue preziosità turistiche: dall’incantevole Portofino alla mondana Santa Margherita, dalla piccola baia di San Fruttuoso alle romantiche Cinque Terre fino a Genova. Atmosfere suggestive e rilassanti fanno da cornice anche al secondo ristorante dell’hotel, il Portobello, l’unico ristorante immerso nella quiete della Baia del Silenzio.

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Castellaro Golf Resort : Una Location da sogno per Eventi di reale successo

Natura, Benessere, Sport e Modernità in un complesso polifunzionale composto da camere e Suite in formula Hotel, e appartamenti in formula Residence. La ricca gamma di servizi comprende: Centro Congressi da 900 posti con 3 ampie sale, campo da Golf 9 buche, campo da tennis, 2 piscine esterne, terrazza Solarium, 2 Bar, 3 Ristoranti, SPA /Centro Benessere attrezzato. Ideale per soggiorni Incentive, Convention, Showroom, Seminari, Workshop e team Building, il Centro Congressi “Gianni Cozzi” dispone di ampi spazi modulari dotati di regia e disponibili in varie configurazioni (platea, tavolo imperiale, ferro di cavallo). Completano l’offerta il servizio di Ristorazione, il guardaroba e l’ampio parcheggio per auto e bus.

Flowers Riviera Hotels è un punto di riferimento per gli eventi e i meeting nella splendida Riviera dei Fiori: al suggestivo borgo di Castellaro si affiancano le esclusive location di Sanremo, Santo Stefano Al Mare, San Lorenzo Al Mare.

Hotel Riviera dei Fiori, San Lorenzo Al Mare

Hotel De Paris, Sanremo

Aregai Marina Resort, Santo Stefano al Mare

Flowers Riviera Hotels - Hope S.r.l. Via Gianni Cozzi 1, 18010 Santo Stefano Al Mare (Im) Tel +39 0184 461097 Fax: +39.02.45671706 sales@hopesrl.eu - eventi@flowersrivierahotels.it www.flowersirivierahotels.it - www.castellarogolf.it

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GRAND HOTEL VILLA BALBI

Villa Balbi Antica ed aristocratica villa del 600 Si trova sul lido di Sestri Levante, a pochi metri dal bellissimo mare del Golfo del Tigullio. Gli interni di grande eleganza e ricchezza che conservano ancor oggi tutto il loro fascino, un servizio attento e professionale ed un elevato comfort, fanno del Grand Hotel Villa Balbi, il luogo ideale per incontri di lavoro a contatto con la storia e la suggestiva natura ligure. Sono a disposizione diverse sale meetings, tutte ottimamente equipaggiate e dotate di aria condizionata, salone ricevimenti, aree espositive ed eccellente assistenza tecnica.

GRAND HOTEL VILLA BALBI

Viale Rimembranza, 1 - 16039 Sestri Levante (GE) Tel. 0185.42941 - Fax 0185.482459 e-mail: villabalbi@villabalbi.it - www.villabalbi.it

www.centrocongressigenova.it

Ci sono cose più difficili che organizzare un convegno da noi.

Idee, spazi e servizi per creare eventi di successo. Semplicemente. 13 sale modulari per rispondere a tutte le vostre esigenze, un auditorium unico in Italia, 8500 metri quadrati coperti di spazi espositivi, uno staff professionale a vostra disposizione, la location affascinante del Porto Antico di Genova, una città ricca di storia e arte, una riviera tra le più suggestive in Italia e nel mondo. Che altro potevamo fare per semplificarvi la vita?

Contatti: T. +39 010 2485611 • centrocongressi@portoantico.it

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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EMILIA ROMAGNA

Admiral Park Hotel Centro Congressi 263 Cb della Riviera di Rimini

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Palazzo dei Congressi di Riccione

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L’Admiral Park Hotel ti aspetta con:   

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118 Camere elegantemente arredate 2 prestigiose Suites 10 sale Convegni e Congressi modulabili e multifunzionali con capienza fino a 800 persone Ristorante “Il Tulipano” con sale modulabili fino a 250 coperti Piscina panoramica esterna Area fitness attrezzata con macchine Technogym

   

Spazio relax con sauna, doccia emozionale, tisaneria e chaises longues 2 Bar: Lounge Bar e Tulip Bar Free Wi-fi Ampio parco di 250.000 mq particolarmente indicato per attività di Team Building con 3 percorsi immersi nel verde

EMILIA ROMAGNA

Zola Predosa (Bo) – www.admiralparkhotel.com

Admiral Park Hotel Centro Congressi Bologna

L’

Admiral Park Hotel è immerso in 250mila metri quadrati di parco verde naturale, ma logisticamente molto ben collegato: a breve distanza dall’aeroporto internazionale Guglielmo Marconi, dai principali svincoli autostradali e dal quartiere fieristico, è raggiungibile in pochi minuti dalla Stazione Centrale di Bologna. La struttura è molto versatile, fatta di spazi polifunzionali, a geometria variabile. Nuovi concept e una rilettura attuale di raffinate atmosfere fanno di questa location la cornice ideale per riunioni, incentive, attività di team building, cene di gala e congressi. Dispone di un ampio parcheggio a disposizione degli ospiti e di un’elisuperficie. È possibile organizzare, con il supporto di agenzie specializzate, qualsiasi tipologia di team building nel verde. Il suo centro congressi è dotato di dieci sale attrezzate con le più moderne tecnologie. La sala principale ospita fino a 300 persone, mentre il centro congressi nella sua totalità accoglie un massimo di 800 persone. Le dotazioni delle sale sono complete di videoproiettore, impianto di amplificazione, connessione Wi-Fi, e tutto quello che serve per l’organizzazione di un evento “chiavi in mano”. Oltre agli spazi del convention centre, l’hotel dispone di aree “unconventional”, come la piscina panoramica, perfetta per un cocktail o una festa aziendale, oltre che per qualche ora di relax dopo l’impegno lavorativo. Collocata a un piano rialzato, si affaccia sul verde delle colline bolognesi circostanti. E per allenarsi anche quando ci si trova in trasfer-

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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ADMIRAL PARK HOTEL S Numero max meeting room: 10 Dimensioni meeting room principale (persone): 250 Superficie meeting room principale (mq): 152 Numero di camere: 118 camere + 2 suites Aeroporto più vicino: Guglielmo Marconi Bologna (km 8) Indirizzo: Via Fontanella, 3 40069 Zola Predosa (Bo) Contatti: Tel: 051 755768 Fax 051 6167192 Email: info@admiralparkhotel.com Persone di riferimento: Paola Mascagni direzione.commerciale@admiralparkhotel.com

HOTEL

L’Admiral Park Hotel offre ai clienti i must dell’ospitalità contemporanea; tante le proposte su misura per il segmento business, fra paesaggio, funzionalità e avanguardia

ta di lavoro, l’hotel dispone di un’attrezzata area fitness completa di macchine Technogym e una zona relax con sauna, tisaneria e doccia emozionale, tutto a completa disposizione dei congressisti e di tutti gli ospiti. Le 118 camere e le due suite propongono un design innovativo e moderno e di grande comfort. Una particolare attenzione alla ricchezza territoriale di prodotti d’eccellenza è l’obiettivo del ristorante “Il Tulipano”, che può ospitare fino a 250 persone sedute in un’unica sala. Per l’abbinamento dei prodotti tipici, gli ospiti possono contare su un’importante selezione di vini locali e non.

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Lasciati sedurre. Il Palacongressi di Rimini interpreta immediatamente le tue esigenze, mette a tua disposizione il meglio della tecnologia e sa adattare i suoi spazi al tuo evento. Immerso in un parco cittadino, ti offre, a pochi passi, un centro storico e un territorio generosi di cultura, benessere e buon vivere. Palacongressi di Rimini - Via della Fiera 23 - Rimini Tel +39 0541 711500 - Fax +39 0541 711505 - info@riminipalacongressi.it

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EMILIA ROMAGNA

Rimini – www.riminipalacongressi.it

Cb della Riviera di Rimini Un convention bureau dinamico e di lunga esperienza, un palacongressi all’avanguardia e attento al benessere dei delegati, un ottimo rapporto value for money, un territorio ricco di strutture di livello e di opportunità post congress: è la Riviera di Rimini sicuramente tra i convention bureau più longevi e più attivi della Penisola, quello della Riviera di Rimini che, negli anni, è riuscito a far emergere la vocazione congressuale della cittadina romagnola. Complici, della svolta Mice e della destagionalizzazione, insieme al già citato Cb – business unit congressuale di Rimini Fiera – un ricco tessuto di strutture business-oriented, infrastrutture di livello e un grande catalizzatore, in grado di ospitare anche i congressi più articolati e di taglia maxi, il modernissimo Palacongressi. Con le sue 39 sale modulari e gli 11mila metri quadrati di area espositiva, con la struttura avveniristica immersa nel parco cittadino e a walking distance dal centro, il Palacongressi è l’ideale per i congressi medico-scientifici, i simposi e tutti gli eventi del mondo pharma, per i quali mette a disposizione numerose tecnologie inPALACONGRESSI DI RIMINI Numero max meeting room: 39 da 20 a 4.700 posti Dimensioni meeting room principale (persone): 4.700 Superficie meeting room principale (mq): 4.754 Dimensioni anfiteatro (persone): 1.600 Superficie area espositiva (mq): 11.000 Hotel convenzionati: Consorzio Aia Palas Rimini Palacongressi Hospitality (www.aiapalas.it) Aeroporti più vicini: Rimini F. Fellini (5 Km) Bologna G. Marconi (100 Km) Indirizzo: Via della Fiera, 23 - 47923 Rimini Contatti: Tel: 0541 711500 Fax: 0541 711505 Email: info@riminipalacongressi.it Sito web: www.riminipalacongressi.it Persone di riferimento: Marilena Ferraroni – Sales Account ferraroni@riminiconvention.it Gestione: Convention Bureau della Riviera di Rimini Business Unit Congressuale Rimini Fiera Spa www.riminiconvention.it info@riminiconvention.it

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novative, Wi-Fi gratuito, app specifiche sul territorio o per scaricare atti e relazioni del convegno, un servizio di e-commerce per gli espositori per la vendita di servizi accessori e un nutrito staff di professionisti per la parte di allestimento e di catering. E a proposito di cibo, dal 2015 il Palacongressi aderisce all’iniziativa Food for Good, che consente di donare le eccedenze alimentari di un evento a enti caritatevoli. Un ultimo elemento non è da trascurare: il Palacongressi di Rimini è tra le prime wellness location d’Italia, con una proposta rivolta a quei delegati che non vogliono rinunciare al benessere durante un meeting e che prevede, oltre a una serie di esercizi da fare tra una sessione e l’altra e alla possibilità di utilizzare le Ball Active Sitting di Technogym presenti nella struttura, anche un programma scaricabile su smartphone e tablet per muoversi a piedi o in bicicletta tra le vie e i parchi di Rimini e menu attenti agli aspetti nutrizionistici studiati dagli chef di Summertrade, società di catering del Gruppo Rimini Fiera e partner del Palacongressi.

CENTRO CONGRESSI

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Riccione – www.palariccione.com

Palazzo dei Congressi di Riccione Vetro e acciaio si fondono nell’architettura avveniristica del Palazzo dei Congressi di Riccione, flessibile landmark della cittadina romagnola e catalizzatore di eventi di ampia portata, alla riuscita dei quali partecipa l’intero tessuto urbano, supportato da un contesto storico e naturale di grande rilievo

CENTRO CONGRESSI

alking distance: è questo uno dei plus principali del Palazzo dei Congressi di Riccione, dove tutto è “a portata di mano”. L’avveniristica struttura, con la sua mole in vetro e acciaio e i luminosissimi spazi interni, è il cuore del “sistema Riccione”: situata nel pieno centro della città, a pochi passi dalla stazione ferroviaria, dal mare, dallo shopping di viale Ceccarini, dagli ottimi ristoranti romagnoli e dalle principali strutture ricettive della città (ottocento camere 4-5 stelle nel raggio di cinquecento metri; il doppio nel raggio di un chilometro). Riccione sa coniugare alla perfezione la sua

anima più trendy e modaiola con il rigore e la professionalità che le hanno consentito di occupare un posto di primo piano sul palcoscenico del congressuale, facendo della vocazione all’ospitalità, dei servizi tagliati su misura e dello star bene un vero cavallo di battaglia; con post congress indimenticabili e infinite soluzioni per gli amanti dello sport, del benessere e della vita notturna, corollari perfetti anche per i convegni e i simposi più rigorosi.

Un evento, una città intera Se il Palazzo dei Congressi, da solo, può garantire il successo anche del più articolato congresso medico, a supporto di Pco e organizzatori interviene a Riccione l’intera città: dai negozi che modificano il proprio orario di apertura per venire incontro alle esigenze di congressisti e delegati a particolarissimi allestimenti urbani. Due esempi su tutti: il Riccione Christmas Village, in pieno centro fino al 17 gennaio 2016, con

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PALAZZO DEI CONGRESSI DI RICCIONE Numero max meeting room: 10 Dimensioni meeting room principale (persone): 1.393 Superficie meeting room principale (mq): 1.800 Superficie area espositiva (se presente): 1° livello 350 mq 3° livello 1800 mq 4° livello 1100 mq 5° livello 585 mq Hotel convenzionati: sì Aeroporti più vicino: F. Fellini, Rimini (10 min.) R. Sanzio, Ancona (45 min.) G. Marconi, Bologna (1 ora) Indirizzo: via Virgilio 17, 47838, Riccione (Rn) Contatti: tel. 0541 474200 fax 0541 607482 Email: info@palariccione.com Sito web: www.palariccione.com Persone di riferimento: Laura Colonna (Resp. Commerciale)

la pista di pattinaggio più lunga d’Europa (180 metri, completamente coperta), il villaggio e la casa di Babbo Natale, spettacoli e attrazioni a tema natalizio e concerti ed eventi culturali itineranti; e il Riccione Green Park: dal 28 marzo al 7 giugno 2015, 15mila metri quadrati di erba hanno trasformato viale Ceccarini e tutto il centro in un grandissimo parco urbano a pochi metri dal mare, ideale per una pausa-relax dopo i lavori congressuali, di cui hanno potuto godere i fortunati partecipanti ai congressi della primavera scorsa. Non solo. La città si presta ad essere il set perfetto per l’organizzazione di eventi collaterali, che prevedono la compartecipazione delle attività commerciali locali, come campagne di sensibilizzazione e prevenzione (a maggio per esempio, in occasione dell’Icar - Italian Conference Aids and Retroviruses, è stata allestita in pieno centro una postazione per fare il test rapido dell’Hiv e Hcv) o maratone come la Icar Run o la IV edizione della mini-maratona benefica “Corri, cammina, parla e sostieni

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la Ricerca”, durante Panorama Diabete, Forum Multidisciplinare e Multidimensionale svoltosi a ottobre 2015, che sfruttano lo scenografico lungomare riccionese, perfetto per correre in totale relax e benessere. E infatti sono numerosi i congressi pharma che scelgono Riccione: l’88esimo Congresso Nazionale della Società Italiana Urologia si è tenuto qui per la seconda volta, dal 10 al 13 ottobre 2015, con circa mille partecipanti, l’utilizzo totale di dieci sale del palacongressi e sessanta stand nelle aree espositive. Decisiva è stata la flessibilità della struttura, grazie alla presenza di spazi e arredi modulari che si compongono in base alle più diverse esigenze, come le eleganti poltrone Frau che scompaiono sotto al pavimento trasformando la sala plenaria, la Concordia, da 350 a 1.400 posti in un enorme spazio espositivo di 1.800 metri quadrati adatto a scenografiche multiproiezioni grazie al suo schermo, un fondale di trenta metri lineari. E non è tutto. All’ultimo piano, il Riccione City Eye, un’affascinante terrazza panoramica vista mare con area indoor e outdoor, che permette di godere la città dall’alto, ideale non solo per cene di gala, ma anche per party privati ed esclusivi. E persino l’esterno è personalizzabile: i cristalli traslucidi che lo rivestono, di notte cambiano colore in un’affascinante successione cromatica.

CENTRO CONGRESSI

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ristrutturato nel 2014, 331 camere, garage, 21 sale meeting, wifi con 30 MB BG, RISTORANTI.

53 camere, affacci sul Duomo o su monumenti unici, nel cuore della città.

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Centro Congressi Biodola/Hermitage

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Firenze – www.hotelmediterraneo.com

Grand Hotel Mediterraneo Il nuovo centro congressi dell’albergo fiorentino, in posizione strategica e ben collegato anche grazie a transfer privati per gli organizzatori di eventi, conferma la natura business e congress-oriented della struttura toscana

HOTEL

n totale restyling è quello che ha subìto il Grand Hotel Mediterraneo: oltre al nuovo Centro Congressi “Il Globo”, sono stati rinnovati camere, ristoranti e hall, nell’ottica della funzionalità e del comfort della clientela congressuale. La struttura si trova sulle rive dell’Arno, in posizione incantevole e tranquilla a pochi passi da piazza Santa Croce, nel centro di Firenze. L’albergo gode di una bellissima vista panoramica sul fiume, sulle colline e sui principali monumenti del Rinascimento e la sua posizione è strategica perché l’hotel si trova appena fuori dalla Ztl, a 15 minuti a piedi da Ponte Vecchio, ma solo a sei chilometri dall’uscita dell’A1 Firenze Sud. Delle sue 331 camere, 12 sono state realizzate per ospiti con difficoltà motorie.

Spazio ai grandi eventi Con i suoi ampi ambienti, il Grand Hotel Mediterraneo organizza congressi, meeting, mostre, spettacoli, vernissage, lanci di prodotto, accompagnando tutto ciò con servizi di ristorazione di alta qualità, come coffee break, pranzi di lavoro, cene di gala, aperitivi e banchetti. Il nuovo Centro Congressi “Il Globo”, completamente ristrutturato, dotato di tutte tecnologie più moderne, offre un’ampia gamma di sale meeting, tutte con luce naturale. Tre sono le principali: una di cento metri quadrati, una di 220 metri quadrati ed una di 320 metri quadrati, che possono essere tutte divise in sotto-sale e si aggiungono alla vasta disponibilità di altre sale più piccole che possono ospitare da 12 a cento persone. Grazie alla possibilità di organizzare videoconferenze a circuito chiuso e/o aperto fra i saloni, la struttura può ospitare eventi fino a seicento

Assistenza personalizzata Tra i plus della struttura anche la formazione seguita dal personale, che è in grado di supportare il cliente nell’organizzazione di qualsiasi tipo di congresso o evento. E proprio per gli ospiti che partecipano ai congressi nella struttura sono messi a disposizione servizi a 360°: transfer privati, ristorazione personalizzata - con un occhio di riguardo a particolari esigenze alimentari, compresa la ristorazione di qualità per celiaci (la struttura è membro di AIC), vegani e vegetariani - e show cooking su misura con lo chef. Tra gli altri servizi previsti, molto importante anche l’assistenza tecnica qualificata sia per quanto riguarda le attrezzature audiovisive sia per quelle informatiche, fibra ottica 50 Mbps, attrezzature tecniche di ogni tipo con l’ausilio di un service tecnico di fiducia, ampio garage e parcheggio a disposizione degli ospiti, e, non ultima, la possibilità di introdurre nelle sale strumentazioni di grandi dimensioni fino a vere e proprie autovetture.

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GRAND HOTEL MEDITERRANEO  Numero max meeting room: 12 Dimensioni meeting room principale (persone): 300 Superficie meeting room principale (mq): 320 Superficie area espositiva (mq): 350 Numero di camere: 331 Aeroporto più vicino: Amerigo Vespucci – Firenze (10 Km) Brand di appartenenza: FH HOTELS Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 - 50121 Firenze Sito web: www.fhhotelgroup.it Persone di riferimento: Adele Varrecchione – mice@hotelmediterraneo.com Ilaria Tarchi – events@hotelmediterraneo.com

persone suddivise in tre sale plenarie, con una sala principale e due secondarie. Il Grand Hotel Mediterraneo può arrivare ad ospitare fino a 18 sale di break-out non contemporanee alla sala plenaria.

Tecnologia all’avanguardia Il sistema di collegamento Internet tramite Wi-Fi dell’hotel, è stato strutturato con un impianto dotato delle seguenti caratteristiche: Access Point Dual Band, che consente il collegamento contemporaneo di 100 utenti per ogni singolo apparato (Ruckus); sistema di bilanciamento di banda internet che distribuisce la fibra ottica, di cui è dotato l’albergo, fino a 100 Mbps,

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bilanciati sul numero di utenti contemporanei che sono collegati. L’intera copertura del sistema Wi-Fi consente il collegamento fino a cinquecento utenti complessivi e trecento contemporanei. Spazio anche alla buona tavola grazie ai ristoranti Arno, Fiesole e Taverna, situati all’interno, mentre il ristorante Outside Bistrot si trova accanto l’hotel. Tutti i locali sono piacevolmente illuminati da luce naturale e permettono di assaporare l’eccellenza dell’autentica cucina toscana e fiorentina, oltre ai piatti della cucina italiana e internazionale, per momenti di relax in un ambiente intimo e raccolto. L’American Bar & Lounge offre un’ampia scelta di cocktail e drink, da accompagnare con gustosi appetizer, oppure con gli assaggi del ricco buffet con piatti caldi o freddi, comodamente seduti nell’area bar o nella terrazza coperta situata di fronte all’Arno.

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Portoferraio-Isola d’Elba (Li) – www.hotelhermitage.it

Centro Congressi Biodola/Hermitage Il centro congressi si trova in un’incantevole baia dell’Isola d’Elba ed è collegato a porti e aeroporti con un transfer personalizzato: tra i plus, cinque sale modernamente attrezzate e la possibilità di un desk accoglienza direttamente sul porto iamo in uno degli scorci più esclusivi dell’Isola d’Elba, la baia della Biodola, in un resort con spiaggia privata di sabbia finissima e con possibilità di attracco per imbarcazioni. Circondato da un parco di quattro ettari, il Centro Congressi Biodola/Hermitage vanta servizi che rispondono agli standard qualitativi più elevati e sono in regola con i codici deontologici di Farmindustria e Assobiomedica. Nella location è sempre a disposizione un transfer personalizzato che la collega direttamente all’aeroporto di Pisa o dell’Elba, così come al porto di Piombino o a Portoferraio. Inoltre, la struttura offre la possibilità di prevedere un desk di accoglienza per i congressisti direttamente sul porto.

All’insegna delle personalizzazione Le sue cinque sale a luce naturale sono gestite da un’intera squadra di hostess, tecnici e manutentori che sono a disposizione dei planner per allestire gli spazi in modo personalizzato. Per quanto riguarda l’attrezzatura tecnica, nell’area congressuale del Centro Congressi Biodola/ Hermitage sono presenti tutte le apparecchiature più moderne, con assistenza in loco anche per video conferenze, arredamenti particolari,

HOTEL

CENTRO CONGRESSI BIODOLA/HERMITAGE  Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 350 Superficie meeting room principale (mq): 322 Superficie area espositiva (se presente): 500 Numero di camere: 150 Aeroporto più vicino: Marina di Campo (Isola d’Elba) Galileo Galilei (Pisa) Indirizzo: loc. Biodola, 1 – 57037 Portoferraio (Li) Contatti: Tel: 0565 9740 Email: direzione@hotelhermitage.it Sito web: info@hotelhermitage.it Persone di riferimento: De Ferrari (proprietari)

servizio hostess e interpreti. Il centro congressi dispone di un internet point, mentre il Wi-Fi gratuito è garantito in tutte le aree. Il resort elbano si contraddistingue anche per nove campi da tennis, golf a nove buche, calcetto, centro fitness, centro diving, centro benessere, spiaggia, piscine, percorso salute che si snoda per tre chilometri tra mare e macchia mediterranea. Completano l’offerta quattro ristoranti con diverse proposte menu. Il Centro Congressi Biodola/Hermitage prevede programmi post congress con attività ludiche e legate al benessere, percorsi sportivi, attività ricreative varie, visite ed escursioni guidate, oltre a servizi di intrattenimento personalizzati per gli accompagnatori dei congressisti.

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Firenze – www.firenzefiera.it

Firenze Fiera Congress & Exhibition Center Tre anime di un unico progetto, luoghi dalla diversa identità che compongono uno dei quartieri congressuali più interessanti in Italia: una fortezza rinascimentale, una villa ottocentesca e un palazzo degli anni Settanta, insieme per rendere unico e irripetibile qualsiasi evento

CENTRO CONGRESSI

n quartiere congressuale straordinario, nel cuore vivo di una delle città d’arte più belle del mondo, capitale europea della meeting & incentive industry: Firenze Fiera con la cinquecentesca Fortezza da Basso, il Palazzo dei Congressi e il moderno Palazzo degli Affari, offre un ricco ventaglio di spazi congressuali in grado di soddisfare qualsiasi tipo di esigenza. L’estrema vicinanza con la stazione di Santa Maria Novella e con il centro storico del capoluogo toscano consente di abbinare all’attività congressuale anche un piacevole soggiorno in una delle città leader del turismo internazionale per bellezze artistiche, shopping, artigianato ed eccellenze enogastronomiche. Tre strutture diverse, tre identità differenti che formano un’unica cittadella congressuale contraddistinta da eleganza, flessibilità e funzionalità degli ambienti. «Le nostre strutture, tutte interamente cablate, si contraddistinguono per la spettacolarità e versatilità degli ambienti polivalenti con padiglioni e sale in grado di ospitare qualsiasi tipo di evento: dai meeting alle convention, corsi di formazione, feste aziendali, cene di gala fino ai grandi congressi nazionali e internazionali», spiega Luca Bagnoli, Presidente di Firenze Fiera. «Decidere di organizzare un evento alla Fortezza da Basso, sede ideale per i grandi congressi, grazie alla possibilità di allestire sale ple-

narie fino a 3.500 posti, significa optare per spazi unici racchiusi da mura antiche, in grado di assicurare grande funzionalità e sicurezza». Ma non solo, spiega ancora Bagnoli: «Al Palazzo dei Congressi (ospitato nella ottocentesca Villa Vittoria), saloni con arredi e finiture antiche si alternano con strutture moderne come l’Auditorium che ha una capienza di mille persone con annessi 920 metri quadrati di spazi espositivi. Per eventi più piccoli disponiamo del moderno Palazzo degli Affari, una

Luca Bagnoli, Presidente Firenze Fiera

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Tre location originali business oriented Le tre strutture, che caratterizzano l’intero quartiere congressuale, sono collocate una accanto all’altra, formando un complesso omogeneo e perfettamente integrato nel tessuto della città. Con oltre 120mila metri quadrati di superficie totale, di cui 65mila coperti, con annessi spazi polifunzionali e tanto verde, la cittadella congressuale può ospitare eventi da grandi numeri, fino a 20mila partecipanti, ma anche situazioni più raccolte con un numero contenuto di persone per manifestazioni esclusive, eventi aziendali, serate di gala,

CENTRO CONGRESSI

struttura polivalente e flessibile distribuita su cinque piani». Location davvero uniche; inoltre, Firenze Fiera mette a disposizione di clienti e organizzatori uno staff qualificato in grado di accompagnarli in tutto il percorso, dalla candidatura (grazie al lavoro di partnership con il Convention Bureau), alla progettazione e realizzazione dell’evento, fornendo assistenza e supporto ma anche allestimenti personalizzati, servizi di ristorazione, audiovisivi, logistica e servizi tecnologici d’avanguardia come il Wi-Fi di quarta generazione, che offre – su richiesta – ai partecipanti una connettività sicura, ad alta densità e con una gamma completa di servizi personalizzati.

FORTEZZA DA BASSO Numero max meeting room: Modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): Sala al piano terra del Padiglione Centrale (3.500 pax) Superficie meeting room principale (mq): 8.000 Superficie area espositiva (mq): 100.000 di cui 60.000 coperti Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze - Amerigo Vespucci (4 Km) Indirizzo: viale Filippo Strozzi, 1 - 50129 Firenze Contatti: Tel: 055 49721 Fax: 055 4973237 Email: info@firenzefiera.it Sito web: www.firenzefiera.it

PALAZZO DEGLI AFFARI Numero max meeting room: Modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 1.800 Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze - Amerigo Vespucci (4 Km) Indirizzo: piazza Adua, 1 - 50123 Firenze Contatti: Tel: 055 49721 Fax: 055 4973237 Email: info@firenzefiera.it Sito web: www.firenzefiera.it PALAZZO DEI CONGRESSI Numero max meeting room: 21 Dimensioni meeting room principale (persone): Auditorium (1000 pax) Superficie meeting room principale (mq): 1.500 Superficie area espositiva (mq): 920 Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze - Amerigo Vespucci (4 Km) Indirizzo: piazza Adua, 1 - 50123 Firenze Contatti: Tel: 055 49721 Fax: 055 4973237 Email: info@firenzefiera.it Sito web: www.firenzefiera.it Persone di riferimento: Fabio Camilletti (Direttore commerciale) camilletti@firenzefiera.it Marina Sablich (Business Development Manager) sablich@firenzefiera.it) Rossana Sormanni (Conferences Project Manager) sormanni@firenzefiera.it

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cene, sfilate e spettacoli. Sicuramente la location ideale per congressi e grandi eventi con il massimo livello di funzionalità e di sicurezza è la Fortezza da Basso, capolavoro rinascimentale, oggi principale struttura della cittadella congressuale fiorentina. Progettata da Antonio da Sangallo il Giovane, su incarico di Alessandro de’ Medici e realizzata tra il 1534 ed il 1537, ospita i grandi appuntamenti internazionali che qui si svolgono con grande successo dal 1965. La prestigiosa e variegata tipologia di ambienti alterna suggestivi luoghi storici a moderni padiglioni edificati appositamente per ampliare gli spazi a disposizione delle manifestazioni come il Padiglione Spadolini e il Padiglione Cavaniglia. Ospitato nell’ottocentesca Villa Vittoria, il Palazzo dei Congressi vanta invece un prestigioso auditorium che può ospitare fino a mille persone, oltre a varie sale da 50 e una sala da 200 posti dislocate all’interno dei quattro piani. La struttura propone un mix equilibrato tra arredi e mobili di antiquariato fiorentino e sale dal design moderno e funzionale. L’ultimo tassello della cittadella, in termini cronologici, è il Palazzo degli Affari, inaugurato nel 1974 su progetto dell’architetto Pierluigi Spadolini, edificio moderno ed estremamente flessibile con una capacità complessiva di 1.800 persone. Circondato da un grande parco secolare, all’ultimo piano mette a disposizione dei propri ospiti uno splendido attico con vista panoramica su tutta la città.

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Congressi scientifici presenti da sempre Da sempre fiore all’occhiello delle attività congressuali di Firenze Fiera sono i congressi medico-scientifici che vi si svolgono da quasi cinquant’anni, come ricorda Bagnoli: «Al 1965 risale infatti la nascita del Centro Internazionale dei Congressi di Firenze, che segnò il debutto della meeting industry fiorentina. Ospitiamo anche simposi internazionali dedicati alla fisica, astrofisica, chimica, archeologia e beni culturali, antropologia, geologia, information technology con la partecipazione di migliaia e migliaia di ricercatori e scienziati provenienti da tutto il mondo». Ricco il programma di eventi scientifici per l’anno prossimo: «Abbiamo un fitto calendario di eventi congressuali di risonanza internazionale nel 2016 - continua Bagnoli - come l’Heart Failure 2016, il 3° Congresso mondiale sull’insufficienza cardiaca con 3.500 partecipanti e il 5° Congresso Internazionale WUWHS che a settembre riunirà a Firenze i massimi esperti sulle malattie cutanee».

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Courtyard by Marriot Rome Central Park 281

Antico Casale La Carovana

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Casa del Cinema

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Hotel Caravel

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Auditorium Antonianum

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Kolbe Hotel Rome

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Centro Congressi Villa Malta

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Parco dei Principi Grand Hotel & Spa

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Sala di Rienzo e Sala da Feltre - Ecomap 300

Sheraton Roma Hotel

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Roma Meeting Center

Worldhotel Ripa Roma

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Roma – www.marriott.com/romcp

Courtyard by Marriott Rome Central Park L’hotel della Capitale, situato nei pressi di un polo medico-scientifico, ben collegato alla città e all’aeroporto, ha di recente rinnovato il suo centro congressi che occupa una superficie di mille metri quadrati per settecento persone complessive

COURTYARD BY MARRIOTT ROME CENTRAL PARK  Numero max meeting room: 10 Dimensioni meeting room principale (persone): 300 a platea Superficie meeting room principale (mq): 283 Superficie area espositiva: 150 (foyer) Numero di camere: 162 Aeroporto più vicino: Leonardo da Vinci Roma Fiumicino (35 Km) Brand di appartenenza: Marriott Hotels Indirizzo: Via Moscati, 7 – 00168 Roma Contatti: Tel: 06 355 741 Email: reservations@hotelcentralparkroma.com Sito web: www.marriott.com/romcp Persone di riferimento: Antonella Ferro (General Manager) 06 355741 antonella.ferro@hotelcentralparkroma.com Simona Ferro (Director of Sales and Marketing) 06 35574848 - simona.ferro@hotelcentralparkroma.com

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n congresso medico nella Città Eterna trova una collocazione ideale al Courtyard by Marriott Rome Central Park struttura che si distingue per essere situata a pochi metri dal polo medico scientifico del Policlinico “Gemelli” e dall’Università Cattolica del Sacro Cuore. L’hotel è posizionato in modo strategico grazie alla vicinanza della stazione ferroviaria “Gemelli” che permette una immediata con-

nessione con la metropolitana e con l’ Aeroporto di Fiumicino. Logisticamente perfetto e dotato di spazi congressuali appena rinnovati e in linea con le normative relative ai congressi medici è gestito da uno staff esperto a disposizione dei planner per qualunque necessità.

Un completo restyling La struttura romana si presta a ospitare congressi del settore medico, e non, nel suo polo congressuale dotato della tecnologia più all’avanguardia che si sviluppa su mille metri quadrati, con dieci sale modulari e con luce naturale. I foyer presentano pavimentazione in marmi pregiati, pezzi di antiquariato accostati ad arredi di design e una collezione di opere di importanti pittori contemporanei operanti presso la Rome Accademy of Fine Arts. Completano i servizi dell’hotel anche l’offerta gastronomica e la creatività dello staff che unisce professionalità ad accoglienza personalizzata. Tra le novità della compagnia Marriott, la “Meetings Imagined”, una piattaforma collaborativa per l’organizzazione di eventi, attraverso la quale trarre spunti da un vasto portfolio di case history e ricevere suggerimenti sugli ultimi trend in fatto di food, allestimenti, soluzioni tecnologiche e light design. Queste sono alcune delle opportunità proposte dal Courtyard romano come parte del progetto Future of Meetings.

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Holiday Inn Rome_Layout 1 14/12/15lunedì 10:22 Pagina 1

Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici Viale Castello della Magliana, 65 00148 Roma - Italia Tel 06.65581- Fax 06.6557005 E-mail: info@holidayinn-eur.it Web: www.holidayinn.com/rome-parcoi Facebook: www.facebook.com/holidayinnparcodeimedici Meeting & Congressi 06.65581.820 - conference@holidayinn-eur.it ®2013 IHG. Tutti i diritti riservati. La maggior parte degli hotel è di proprietà e a Gestione indipendente.

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Roma – www.holidayinn.com/rome-parcoi

Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici Tra business e comfort in un ambiente accogliente e da pochissimo rinnovato, l’Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici offre ai propri ospiti il meglio dei servizi e degli spazi per l’organizzazione ottimale di qualsiasi meeting

HOTEL

uogo ideale per convegni da grandi numeri, una struttura contemporanea e facilmente raggiungibile anche con la metropolitana, situata a due passi dall’Eur e a pochi minuti dalla Fiera di Roma e dall’aeroporto internazionale di Fiumicino. L’Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici è una struttura ricettiva che ospita un centro congressi polifunzionale adatto a ogni tipo di evento, dal colloquio di lavoro al congresso, dal meeting aziendale alle grandi convention. Disponibili 18 sale riunioni, oltre al grande Salone Olimpico che può ospitare fino a seicento delegati, rimodernato e ideale per eventi di grandi dimensioni grazie alla sua ampia capacità di allestimento. Alle differenti tipologie di sale l’hotel affianca anche un’alta qualità dei servizi: dalla completa assistenza pre e post congresso ai materiali tecnici di ultima generazione, dagli spazi catering versatili ed efficienti allo shuttle bus che collega l’hotel ai punti nevralgici della città, dal Wi-Fi gratuito in tutta la struttura a un ampio parcheggio esterno, ma anche centro fitness e sauna, il programma Kids Stay&EatFree (verificare termini e condizioni applicate) che prevede vitto e alloggio gratuiti per bambini entro i 12 anni di età e che offre l’occasione di trasformare anche un viaggio di lavoro in una vacanza con la famiglia. L’integrazione dei diversi target è stata l’obiettivo principale a cui ha teso

HOLIDAY INN ROME EUR PARCO DEI MEDICI  Numero max meeting room: 18 Dimensioni meeting room principale (persone): 600 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 580 Numero di camere: 317 Aeroporto più vicino: Roma Fiumicino (12 Km) Brand di appartenenza: Holiday Inn – IHG Intercontinental Hotels Group Indirizzo: viale Castello della Magliana, 65 00148 Roma Contatti: Tel: 06 65581 Email: info@holidayinn-eur.it Sito web: www.holidayinn.com/rome-parcoi Persone di riferimento: Cristina Baldi (direttore commerciale) 06 65581824 – c.baldi@holidayinn-eur.it

il recentissimo intervento di ristrutturazione che ha portato ad avere ambienti totalmente rinnovati oltre all’ampio giardino nel quale trovano posto due piscine esterne. Le 317 camere sono state modernizzate e alcune totalmente riprogettate, così come nuova è l’offerta gastronomica del ristorante la Serra o dell’american bar Incontro, che propongono una cucina nazionale e internazionale per i clienti più esigenti del mondo business e del segmento Mice più in generale.

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Roma – www.hotelcaravel.it

Hotel Caravel Design contemporaneo per una location immersa nella storia, una struttura elegante e funzionale nel cuore di Roma, l’Hotel Caravel accoglie turisti e congressisti all’interno di ambienti di grande stile

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n albergo storico collocato a soli dieci minuti dal centro di Roma e altrettanti dall’Eur, il quartiere capitolino a vocazione business, ma anche dal PalaLottomatica, sede di concerti e di eventi sportivi, dal nascente nuovo “Mediterraneum Acquario”, dal complesso sportivo delle Tre Fontane e dal nuovo centro congressi La Nuvola, del noto architetto Fuksas, di prossima apertura. Raggiungibile facilmente dall’aeroporto internazionale di Fiumicino e dalla Stazione Termini, l’Hotel Caravel è dotato di tutte le più CARAVEL S Numero max meeting room: 3 Dimensioni meeting room principale (persone): 150 Superficie meeting room principale (mq): 190 Numero di camere: 118 Aeroporto più vicino: Roma Fiumicino e Roma Ciampino (25 Km) Indirizzo: Via Cristoforo Colombo, 124 - 00147 Roma Contatti: Tel: 06 5180789 Fax: 06 51 600600 Email: info@hotelcaravel.it Sito web: www.hotelcaravel.com Persone di riferimento: Sergio Sampieri (General Manager)

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moderne tecnologie e associa a una elevata qualità dei servizi una grande attenzione e cura del comfort dei propri ospiti, ma anche grande sensibilità per l’ambiente, sottolineata da virtuose scelte a sostegno del risparmio energetico. Complessivamente la struttura mette a disposizione 118 stanze, distribuite su nove piani, tutte dotate di aria condizionata, tv satellitare, cassetta di sicurezza e bagno con asciugacapelli. Il ristorante offre un’atmosfera molto rilassante, calda ed esclusiva per chi vuole iniziare e concludere la giornata nel migliore dei modi con un’ottima colazione o con una cena elegante e ricercata. Tra i servizi offerti anche un’apprezzabile salone uomo donna, sinonimo di benessere, relax e privacy. Ideale per organizzare qualsiasi tipo di evento, l’Hotel Caravel dispone di tre sale meeting da 10 a 150 posti, intitolate alle famose caravelle di Cristoforo Colombo e ospitate nel moderno centro congressi posto all’interno dell’albergo. La Sala Pinta e la Sala Niña, le più piccole, e la Sala Santa Maria, la più ampia, sono tutte dotate di attrezzature tecnologicamente avanzate tra cui sistema di amplificazione, impianto wireless, podio microfonato, videoproiezione, cabine regia per traduzione simultanea, connessione WiFi in fibra ad altissima velocità e servizio catering interno. Tutte le sale presentano un’illuminazione naturale e possono essere personalizzate per essere location perfette per ospitare incontri di lavoro, corsi di formazione, meeting aziendali, presentazioni prodotti, workshop, colloqui o altre tipologie di eventi business.

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studio sismondo • roma • foto Moreno Maggi

Il vostro convegno sarà uno spettacolo!

• 13 sale da 30 a 2.800 posti • 4.000 mq di area espositiva • Catering fino a 3.000 persone • Sofisticate attrezzature audio/video

L’ Auditorium Parco della Musica è una struttura moderna a pochi passi dal centro di Roma in grado di ospitare ogni anno 150 tra convegni di altro profilo e congressi internazionali. I suoi spazi multifunzionali e suggestivi, nati dal geniale estro dell’architetto Renzo Piano,

• Parcheggi

accolgono migliaia di visitatori ogni giorno, concerti di ogni genere musicale, serate di jazz, anteprime cinematografiche, sfilate di moda,

GESTITO DA

teatro, danza, letteratura e convention. Tutto questo è Auditorium Parco della Musica: lo spazio che dà ai vostri piccoli e grandi eventi l’unicità che meritano.

viale Pietro de Coubertin, 00196 Roma • Tel 06 80.24.11 • Fax 06 80.24.12.84 commerciale@musicaperroma.it • www.auditorium.com

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Roma – www.kolbehotelrome.com

Kolbe Hotel Rome Premiato quest’anno con il prestigioso Best World Luxury Hotel&Conference Centre 2015, il Kolbe Hotel Rome si conferma location ideale per eventi e congressi di qualsiasi tipo, tra relax, cultura e modernissimi comfort

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ecentemente interessato da un intervento di restyling che ha sapientemente unito al fascino indiscusso della struttura attrezzature tecnologiche di nuova generazione, il Kolbe Hotel Rome, inserito magicamente nel cuore della capitale, si propone come location di riferimento internazionale per l’organizzazione di meeting, congressi ed eventi. I plus partono da una posizione strategica. Raggiungibile facilmente con tutti i mezzi di trasporto e a pochi passi dai luoghi di maggior interesse storico della città, l’hotel è circondato dalle inimitabili vestigia della civiltà romana, tra cui spiccano i Fori Imperiali, centro pulsante dell’economia e della politica della Roma antica. Ma bastano pochi minuti per raggiungere anche altri luoghi carichi di fascino, oltre che di storia, come il Circo Massimo, il Colosseo, Piazza Venezia, la chiesa di S. Giorgio in Velabro e l’Arco degli Argentari, scenario ideale per una “passeggiata storica”, per staccare la spina tra un incontro di lavoro e l’altro.

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Storia e cultura ma non solo. Il Kolbe Hotel Rome mette a disposizione dei propri ospiti meravigliose camere e ambienti comuni nei quali il lusso moderno si traduce in comfort e tranquillità indispensabili per integrare una lunga giornata di lavoro. La massima quiete si raggiunge nel chiostro

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interno, nascosto dal clamore della città e con una vista suggestiva sui monumenti della capitale, ma anche il bar e la lobby possono rivelarsi preziosi rifugi per i momenti di relax di fine giornata in cui sorseggiare un cocktail e ascoltare della buona musica. Gli ambienti dedicati alla ristorazione sono perfetti per ospitare pranzi, colazioni di lavoro o coffee-break. Il Garden Restaurant “Al Palatino”, un gioiello incastonato tra le antiche rovine dei Fori Imperiali con vista impareggiabile sul Colle omonimo, con i suoi ulivi secolari e il profumato agrumeto fornisce lo scenario perfetto per gustare un pranzo o una cena gourmet in compagnia di colleghi, ma anche per rilassarsi dopo una lunga giornata di lavoro. Nell’ottobre scorso il Kolbe Hotel Rome ha ricevuto il prestigioso oscar per il “Best World Luxury Hotel&Conference Center 2015”, ritirato con orgoglio dal Managing Director Carlo Izzo durante l’esclusiva premiazione tenutasi ad Hong Kong (vedi foto).

A ciascuno la sua sala Modularità è la parola chiave che descrive il grande Centro Congressi Kolbe Hotel Rome ed evidenzia come le 19 sale riunioni siano in grado di adattarsi perfettamente alle esigenze del cliente per ospitare un numero variabile di persone, da un minimo di otto fino ad arrivare a 150.

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Attrezzate con le più moderne tecnologie, le meeting room consentono di ospitare eventi personalizzati, dalla riunione privata al classico meeting, dal corso di aggiornamento alla grande convention. In base al numero di partecipanti e alle necessità specifiche dell’incontro sarà possibile stabilire il layout migliore della sala: a ferro di cavallo, platea, classe, board, cabaret o banchetto. Fiore all’occhiello del Centro Congressi è la Biblioteca Kolbe, situata al secondo piano di un edificio storico, un antico convento francescano. Unica nel suo genere, l’antica biblioteca diviene oggi una sala plenaria di 136 metri quadrati con soffitto alto circa sette metri, impreziosito da volte a crociera, che può ospitare fino a 150 persone a platea ed è perfetta per convention, riunioni istituzionali o conferenze stampa. L’incantevole giardino interno dell’hotel è l’affaccio privilegiato per la Sala Colosseo, situata al piano terra dell’edificio; una superficie di 77 metri quadrati con un prezioso soffitto a mattoni originario del ’600 per una sala plenaria perfetta per presentazioni, lunch/dinner-meeting o cocktail. L’hotel dispone poi di ulteriori sette sale, di dimensioni variabili, caratterizzate dalla presenza di un arco appartenente alla struttura architettonica dell’antico convento e da una impareggiabile vista sul colle Palatino, adatte per piccoli incontri o riunioni del top management. Infine le otto sale Garden View, di dimensione variabile dai 18 ai 24 metri quadrati, possono ospitare 25 persone a platea in ambienti raccolti ed estremamente funzionali.

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KOLBE HOTEL ROME  Numero max meeting room: 19 Dimensioni meeting room principale (persone): Biblioteca Kolbe, 150 a platea Superficie meeting room principale (mq): 136 Superficie area espositiva (se presente): 80 Numero di camere: 72 Aeroporto più vicino: Leonardo da Vinci Roma Fiumicino (24 Km) Indirizzo: Via Di S. Teodoro, 48 - 00186 Roma Contatti: Tel: 06 6798866 Fax: 06 6794975 Email: info@kolnehotelrome.com Sito web: www.kolbehotelrome.com Persone di riferimento: Carlo Izzo (Managing Director) izzo@kolbehotelrome.com

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Roma – www.parcodeiprincipi.com

Parco dei Principi Grand Hotel&Spa Un hotel affacciato sul glorioso parco di Villa Borghese diviene un rifugio all’interno del denso contesto urbano della città di Roma, cornice perfetta per un meeting o per recuperare l’equilibrio tra salute e benessere

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l Parco dei Principi Grand Hotel & Spa è un’elegante struttura ricettiva che dispone complessivamente di 179 camere a cui si affianca una pregevole area bar oltre al Pauline Borghese Gourmet Restaurant, capace di offrire un’esperienza gastronomica di alto livello attraverso la reinterpretazione delle eccellenze della tradizione italiana. I congressisti in cerca di relax possono anche PARCO DEI PRINCIPI GRAND HOTEL & SPA L Numero max meeting room: 18 Dimensioni meeting room principale (persone): 900 a teatro Superficie meeting room principale (mq): 420 Superficie area espositiva (se presente): 2.000 Numero di camere: 179 Aeroporto più vicino: Ciampino (20 km), Fiumicino (35 km) Brand di appartenenza: Roberto Naldi Collection Indirizzo: via G. Frescobaldi, 5 – 00198 Roma Contatti: Tel: 06 854421 Fax: 06 8845104 Email: reservations@parcodeiprincipi.com Sito web: www.parcodeiprincipi.com Persone di riferimento: Francesca Romana Giancola (Direttore Meeting & Congressi) francesca.giancola@parcodeiprincipi.com

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approfittare dell’attrezzato centro benessere presente nell’hotel: la Prince Spa. Un’area articolata su tre livelli che dispone di una zona beauty, con 12 cabine per trattamenti incluse 2 spa suite, una zona umida con biosauna, bagno turco, docce emozionali, doccia svedese, un’ampia piscina e un’area fitness di 500 metri quadrati. Parco dei Principi Grand Hotel & Spa è un hotel che esprime unicità per completezza dei servizi offerti e per il moderno e capiente Centro Congressi che comprende 18 sale meeting, spazi nei quali si ripropone quel gusto classico che è il tratto distintivo di tutta la struttura. Numerose anche le possibilità di usufruire degli spazi adibiti a coffee break o eventi Food & Beverage personalizzati grazie alla presenza di un team qualificato composto da professionisti del mondo della ristorazione. A sottolineare una spiccata sensibilità verso temi importanti come salute e nutrizione il Parco dei Principi Grand Hotel & Spa, in collaborazione con l’Università Campus Bio-Medico di Roma, ha messo a punto un programma finalizzato al recupero dell’equilibrio metabolico che prevede una valutazione medica multidisciplinare e un regime alimentare personalizzato per raggiungere un corretto stile di vita. «Abbiamo studiato un servizio innovativo dove benessere e cucina s’incontrano sotto il monitoraggio costante di un’autorevole scienza medica», spiega Roberto Naldi, Presidente della Roberto Naldi Collection. «Una collaborazione che guarda verso la frontiera del turismo medico per raccogliere una nuova sfida del presente dell’ospitalità». Il percorso inizia al Policlinico Universitario Campus Bio-Medico e prosegue in hotel dove un team specializzato accoglie e segue la persona che può scegliere tra la formula residenziale con soggiorno o quella non residenziale.

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Gusto e tradizione, arte e bellezza per rendere unico ogni evento

00197 Roma â&#x20AC;&#x201C; via G. De Notaris, 5 tel. +39 06 32654631 fax +39 06 32651440 info@relaislejardin.com - www.relaislejardin.com

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Roma – www.sheratonrome.com

Sheraton Roma Hotel Immerso nel verde dell’Eur, quartiere residenziale e cuore d’affari della capitale, lo Sheraton Roma è una struttura in evoluzione che si presenta oggi, grazie a un sapiente e ampio progetto di ristrutturazione durato tre anni, come un albergo business moderno ed elegante

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uperati brillantemente i trent’anni di attività, Sheraton Roma, che vanta il primato di essere il primo hotel del brand Sheraton in Italia, si è imposto da subito nel panorama nazionale e internazionale come sede ideale per congressi, convention, riunioni ed eventi, tanto da aggiudicarsi nel corso degli anni il podio come miglior albergo per soggiorni di lavoro e come miglior albergo business in Italia. L’albergo, un vero “urban business retreat”, è situato a sud di Roma, nel bellissimo quartiere Eur, e gode di una posizione privilegiata tra il centro storico e l’aeroporto internazionale Leonardo Da Vinci di Fiumicino, oltre ad essere molto vicino alla nuova sede della Fiera di Roma. Il quartiere in cui lo Sheraton Roma si trova è sicuramente tra i più prestigiosi e storici della capitale. La costruzione dell’Eur, che cominciò nel lontano 1938 con l’idea di farne la sede per l’Esposizione Universale di Roma, subì alcune interruzioni e solo negli anni Settanta venne completato divenendo presto centro d’affari della città, sede di aziende e di ministeri, oltre che musei e ville private. Attualmente l’hotel dispone di 640 camere, recentemente ristrutturate, che comprendono diverse tipologie tra Suite, camere Club e camere Superior. Tutte godono di un elevato comfort, tratto distintivo del brand Sheraton e sono dotate di una connessione internet ad alta velocità e Wi-Fi gratuito. Situate ai piani più alti, le camere Club e le suite offrono servizi superiori con un’attenzione particolare ai dettagli: agli ospiti Club, infatti, è riservato l’accesso esclusivo al Club Lounge, un ambiente

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rilassante che offre check-in e check-out dedicati, prima colazione continentale e un servizio continuato di snack e bevande. Il Lounge dispone, inoltre, di una splendida terrazza con solarium e offre una vista panoramica sul rilassante verde che caratterizza il quartiere in cui è inserito. A disposizione degli ospiti un comodissimo servizio navetta ad orari che, oltre ad assicurare e facilitare i collegamenti con l’aeroporto e con il centro storico, è stato ridisegnato per offrire agli ospiti una esperienza enogastronomica e di shopping con fermate dedicate nei principali negozi della città.

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SHERATON ROMA HOTEL & CONFERENCE CENTER  Numero max meeting room: 26 Dimensioni meeting room principale (persone): 2000 (allestimento a teatro) Superficie meeting room principale (mq): 1.326 Superficie area espositiva (mq): 4.200 Numero di camere: 640 Aeroporto più vicino: Fiumicino Leonardo da Vinci – Roma (21 Km) Brand di appartenenza: Starwood Hotels & Resorts Worldwide Inc. Indirizzo: Viale del Pattinaggio, 100 – 00144 Roma Contatti: Tel: 06 54531 Fax: 06 5940555 Email: res497.sheraton.roma@sheraton.com Sito web: www.sheratonrome.com www.sheraton.com/roma Persone di riferimento: Franca Faccini (Director of Group Sales) sales.sheratonrome@sheraton.com

Conference center da record Lo spazio a disposizione per i congressisti è decisamente notevole: ben cinquemila metri quadrati di nuovi ambienti multifunzionali e terrazze con giardino, reinventati con uno stile contemporaneo dove predominano i colori caldi della terra, dal verde scuro al marrone chiaro fino al beige. Tutte le sale meeting sono situate sullo stesso piano, compreso il salone principale di 1.400 metri quadrati frazionabili in sotto sezioni, insonorizzate e in grado si ospitare qualsiasi tipo di evento fino ad un massimo di duemila persone. A completare l’offerta vi sono ulteriori

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23 sale che globalmente possono ospitare oltre seicento partecipanti. Ma non solo, ai numerosi spazi interni si aggiungono parte di quelli esterni come la terrazza a bordo piscina e la Piazzetta, ambienti circondati da un grande giardino che offrono un suggestivo scenario adatto ad ogni tipo di evento. Sheraton mette anche a disposizione lo StarMeeting Concierge, un servizio esclusivo di assistenza e supporto per tutti i congressisti. Per i fortunati ospiti dell’hotel o per i business man anche solo di passaggio, Sheraton Roma offre la possibilità di godere delle delizie gastronomiche del ristorante AQVI eur pool restaurant and bar. Riaperto dopo un meticoloso restyling si presenta oggi con un sapore più deciso e contemporaneo in uno spazio-salotto che si protende verso l’esterno lungo la piscina e il giardino, creando un ambiente particolarmente accogliente. Un ristorante dinamico aperto dal mattino presto fino a notte inoltrata - dalle 6.30 fino all’1.30 - dove poter gustare piatti della tradizione culinaria romana e italiana, rivisitati e impreziositi dalle eccellenze del made in Italy ricercate dall’executive chef Fabio Colace.

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Roma – www.worldhotelriparoma.com

Worldhotel Ripa Roma Nel cuore di uno dei quartieri più vivaci della capitale, una struttura innovativa e in continua evoluzione, un hotel dal design contemporaneo che ospita uno spazio polifunzionale perfetto per eventi e incontri di lavoro

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n hotel moderno e innovativo, situato nel cuore di Trastevere, tra monumenti storici e nuovi riti della vita capitolina, tra storia, cultura e divertimento: il Worldhotel Ripa Roma è una struttura in continua evoluzione, sempre pronta a intercettare i trend del momento in materia di ospitalità, intrattenimento e business. Arte e innovazione convivono in un’unica location nella quale la continua ricerca e sperimentazione permettono di fondere in modo irripetibile design, tradizione e funzionalità. Con le sue 199 camere, ampie e spaziose, riconferma un design che non sa rinunciare al comfort e alla necessità di spazi. Un progetto fuori dagli schemi nel quale la novità è all’ordine del giorno e che vedrà ad esempio nel 2016 la realizzazione di una nuova suite, firmata Maurizio Papiri, che renderà omaggio alla Roma Barocca e al suo genio incontrastato Francesco Borromini. Una provocazione, ma anche l’espressione della capacità di mescolare con sapienza artistica il design del Seicento con lo stile contemporaneo più avanzato. Il dinamismo e la continua personalizzazione si traducono nella possibilità di personalizzare il proprio evento o soggiorno. Only for ladies e Only for business sono le formule dedicate che prevedono per lei un kit pratico e comodo dotato di tutti gli accessori dell’universo femminile, phon professionale, accappatoio e comode ciabattine, mentre per il business man un pratico kit pensato per le necessità di ogni giorno. Una struttura quattro stelle a tutto tondo, capace di soddisfare la clientela internazionale che raggiunge la capitale per turismo o per affari e alla quale far conoscere una Trastevere inedita. Dall’alba al tramonto la struttura accoglie i suoi ospiti sorprendendoli con un fascino senza tempo, come nel Ripa Place, il ristorante friendly e totalmente informale ospita-

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to all’interno dell’hotel. Aperto a tutti, offre una cucina internazionale e tradizionale dagli inconfondibili sapori dell’arte culinaria romana, spazio ideale per un break lavorativo, dal coffee bar all’happy hour, dal pranzo alla cena: il Ripa Place sa rendere ogni occasione unica grazie alla capacità di mutare aspetto durante i momenti salienti della giornata.

Uno spazio bianco e puro per i congressisti Immerso nella cornice esclusiva del Worldhotel Ripa Roma, il White Space è una location dal design contemporaneo che con la sua apertura all’esterno si conferma quale spazio polifunzionale capace di ospitare feste, meeting, congressi, conferenze o lanci di prodotto.

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Un luogo creato per ospitare eventi di alto livello in un ambiente raffinato e accogliente con una direzione artistica dell’avvenimento pensata su misura per le molteplici esigenze del cliente. L’ambiente è illuminato dal sole e dalla luna di Roma che attraversano con naturalezza le vetrate e le aperture della sala, uno spazio che si inserisce alla perfezione nel mood morbido e fluido della struttura e degli ambienti sia privati che comuni. Il grigio e il bianco degli arredi, delle pareti e della pavimentazione dei nuovi spazi ideati dall’architetto Simone Micheli contribuiscono a dare vita a un’atmosfera molto delicata e caratterizzata da forme essenziali e raffinate. Fluidità, giochi di luce e di riflessi che si sovrappongono e l’incontro-scontro tra passato,

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presente e futuro sono i tratti che contraddistinguono anche la Sala Sironi, nell’area meeting dell’hotel. Sfuggendo agli ordinari canoni estetici, lo spazio risponde alle molteplici esigenze funzionali del businessman contemporaneo, attraverso la curata regia illuminotecnica e all’alto gradiente tecnologico. Il centro meeting ed eventi del Worldhotel Ripa Roma è un insieme di efficienza e armonia che si adatta alle diverse esigenze grazie proprio ad ambienti flessibili e all’utilizzo di tecnologie innovative. Una struttura modulare nella quale le Sale Marinetti e Chagall, in grado di ospitare rispettivamente 150 e 60 ospiti nella versione a platea, si possono unire dando vita alla capiente Sala Klimt da duecento posti con una superficie di 250 metri quadrati. Poi troviamo la Sala Modigliani con i suoi sessanta posti, perfetta per meeting e convegni e la già menzionata Sala Sironi, più piccola, capace di ospitare 35 persone. A completare l’offerta di spazi meeting le Break-out Room, quattro sale da 15 posti e cinquanta metri quadrati, tutte dotate di una preziosa luce naturale perfette per riunioni di lavoro o appuntamenti business.

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WORLDHOTEL RIPA ROMA  Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 200 Superficie meeting room principale (mq): 250 Numero di camere: 199 Aeroporto più vicino: Leonardo Da Vinci Roma Fiumicino (18 Km) Brand di appartenenza: Worldhotels Indirizzo: via degli Orti di Trastevere, 3 - 00153 Roma Contatti: 06 58611 – 06 5814550 Email: info@worldhotelriparoma.com Sito web: www.worldhotelriparoma.com Persone di riferimento: Tiziana Alberati – Director of Sales & Marketing talberati@worldhotelriparoma.com

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Roma – www.ristorantelacarovana.it

L’Antico Casale La Carovana In uno spettacolare casale settecentesco nel cuore di Roma, una famiglia si tramanda da tre generazioni ricette e saperi della cucina tradizionale: all’antico casale La Carovana si può gustare dell’ottimo cibo tra un pranzo di lavoro e una cena di gala

CENTRO CONGRESSI

na location decisamente inaspettata e molto sorprendente: siamo nel centro dinamico e vivace di Roma, a pochi passi dai monumenti che hanno reso la città una bellezza eterna e un antico casale settecentesco, recentemente interessato da una profonda ristrutturazione per esaltarne il fascino dei secoli, riceve i propri ospiti nei suoi ambienti accoglienti, dove le rilassanti tonalità pastello vengono scaldate dagli importanti soffitti in legno impreziosito da antiche travi a vista. Se già gli spazi interni dell’Antico Casale La Carovana conquistano, quelli outdoor stregano letteralmente: il giardino, infatti, è una vera oasi di tranquillità punteggiata da preziosi ulivi secolari e vivacizzata da uno scenografico laghetto con rigogliose cascate d’acqua e da una coreografica fontana; inoltre, a ricordare ai commensali che siamo a Roma, ci pensa la presenza dell’area archeologica, una necropoli del II secolo d.C.. Scenario perfetto per organizzare pranzi di lavoro, aperitivi o cene di gala che in un simile contesto acquisiscono subito una dimensione di grande fascino. Come se non bastasse, ad arricchire un luogo denso di storia ci sono le lusinghe della tavola, con le sapienti ricette che la famiglia Zaccardi si tramanda da ormai tre generazioni, dal lontano 1971, quando La Carovana venne inaugurata da Giovanni e dal padre Alfre-

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ANTICO CASALE LA CAROVANA Numero max meeting room: 3 Dimensioni meeting room principale (persone): 500 Superficie meeting room principale (mq): 550 Superficie area espositiva (se presente): 2000 Aeroporto più vicino: Fiumicino, Roma (24km) Indirizzo: Viale di Vigna Pia, 33 - 00149 - Roma Contatti: Tel. 06 5577758 Fax: 06 23328804 Email: alfredo@lacarovana.info Sito web: www.ristorantelacarovana.it Persone di riferimento: Alfredo e Fabio Zaccardi (Titolari)

do, che ora hanno lasciato il timone ai figli. Piatti della tradizione mediterranea, sia a base di carne sia di pesce, vengono serviti tutti i giorni nelle quattro sale interne, in grado di accogliere fino a 950 commensali, ai quali se ne possono aggiungere oltre un migliaio nell’area esterna. Non solo gala dinner, però, per la meeting industry: all’Antico Casale La Carovana, infatti, è possibile organizzare anche avvincenti team building in cucina, dove lo spirito di squadra si rafforza mentre si apprendono tutti i segreti dello chef e si impara a cucinare pietanze prelibate durante corsi e veri e propri, divertenti contest davanti ai fornelli. La location consente di allestire anche feste a tema come il “classico” toga party, per esempio, imbandito a ridosso delle rovine romane dell’area archeologica e sempre molto richiesto, nonché scenografici momenti di show cooking, serate Rugantino e buffet all’insegna delle tradizioni regionali.

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Roma – www.zetema.it

Casa del Cinema Tre sale, due spazi espositivi e un teatro all’aperto: la location romana si distingue non solo per la versatilità dei suoi ambienti ma anche per la posizione immersa nel verde e ideale per passare momenti di relax nel corso di un congresso resentazioni, convegni, meeting e, non ultimi, congressi medici, per i quali la Casa del Cinema di Roma ha tutti i requisiti: sono tanti i tipi di eventi ospitabili nella originale location romana. Immersa nel verde di Villa Borghese, vanta tutti spazi accessibili per disabili e, grazie alla sua posizione privilegiata, offre anche diverse possibilità per trascorrere piacevolmente il proprio tempo libero prima e dopo gli eventi. Passeggiando tra gli splendidi alberi secolari di Villa Borghese o a bordo del trenino elettrico è possibile, infatti, raggiungere i musei del parco (Galleria Borghese, Museo Carlo Bilotti, Museo Canonica) o il Cinema dei Piccoli (l’edificio adibito a cinema più piccolo del mondo come certificato dal Guinness dei primati).

Non solo cinema La Casa del Cinema, di proprietà di Roma Capitale, dispone di tre sale di proiezione: la Sala Deluxe ha 124 posti ed è dotata dei più moderni sistemi di proiezione e del suono, ma anche di apparecchiature per la videoproiezione in alta

definizione digitale 2K. La sala proietta anche con tecnologia DCP e in stereoscopia con sistema DOLBY 3D e con il nuovissimo sistema DOLBY ATMOS. La Sala Kodak dispone invece di 64 posti ed è attrezzata anche per videoproiezioni su grande schermo. Al piano terra è operativa la sala convegni dedicata a Gian Maria Volonté, con 35 posti, ideale per presentazioni di libri, dibattiti, seminari e convegni e con un moderno sistema di proiezione BD con audio 5.1. Le Sale espositive Sergio Amidei e Cesare Zavattini possono ospitare mostre d’arte o fotografiche. Il teatro all’aperto della Casa del Cinema, infine, può accogliere fino a duecento persone: utilizzabile da giugno a settembre, è l’ambientazione ideale per grandi rassegne cinematografiche, ma anche per eventi legati alla musica e al teatro. La location mette a disposizione dei planner anche un foyer per accrediti e catering, una terrazza per cocktail e aperitivi e una caffetteria-ristorante.

CENTRO CONGRESSI

ZETEMA PROGETTO CULTURA Indirizzo: via A. Benigni, 59 00156 - Roma Contatti: Tel: 06 820771 Fax: 06 82077105 Sito web: www.zetema.it Email: info@zetema.it Persone di riferimento Carlo Lanfranchi (Casa del Cinema) c.lanfranchi@zetema.it CASA DEL CINEMA Indirizzo: Largo Marcello Mastroianni, 1 00197 - Roma Contatti: Tel: 06 423601 Fax: 06 42016191 Sito web: www.casadelcinema.it

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Roma – www.auditoriumantonianum.it

Un luogo ricco di storia, convertito in struttura moderna altamente tecnologica, nella quale organizzare congressi ed eventi intorno al cliente, sia dal punto di vista degli spazi e del loro allestimento, sia nella messa a punto di sevizi ad hoc

no spazio in grado di esprimere l’arte di saper ospitare, un ambiente immerso nel cuore della capitale dedicato specificatamente a meeting e congressi: l’Auditorium Antonianum affianca a spazi e location di grande qualità, la massima professionalità di uno staff dedicato e un’offerta completa che parte dall’allestimento delle sale che possono essere contraddistinte da scenografie o apparati grafici, per proseguire con un servizio ristorazione altamente qualificato. Meeting, convention, congressi o attività promozionali possono essere ospitati nell’Auditorium, la sala più importante e più ampia della struttura, capace di accogliere 572 persone sedute. Dotata di un’eccezionale acustica, è interamente rivestita di doghe ondulate microforate in legno di castagno con scanni in noce, il tutto lavorato dagli stessi frati francescani, grandi esperti in falegnameria. A supporto delle attività che si svolgono nell’Auditorium, che possono essere dirette dalla sala regia, sono disponibili due ampi foyer speculari,

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AUDITORIUM ANTONIANUM Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 572 Superficie meeting room principale (mq): 765 Superficie area espositiva (se presente): 500 Hotel convenzionati: Hotel Milton Roma - Hotel Il Cantico Aeroporto più vicino: Ciampino-Fiumicino Indirizzo: viale Manzoni, 1 – 00185 Roma Contatti: Tel: 06 45582593 Fax: 06 455825963 Email: Info@auditoriumantonianum.it Sito web: www.auditoriumantonianum.it Persone di riferimento: Alessandra Fonticoli Direttore Operativo Auditorium Antonianum

camerini per i relatori e un salottino retropalco, oltre alla praticissima e utile sala stampa. Estremamente silenziosa e molto luminosa, la sala San Francesco può accogliere fino a cento persone che possono usufruire delle comodissime poltrone in pelle che la rendono particolarmente accogliente e polivalente; una soluzione ideale per conferenze, mostre ed esposizioni, Lectio Magistralis, corsi, presentazioni e convegni aziendali. Infine le sale Jacopone da Todi e la San Bernardino da Siena, identiche e speculari e di medie dimensioni, capaci di accogliere fino a sessanta persone ciascuna. Ambienti su misura per soddisfare le richieste di ogni cliente, servizio d’eccellenza per rendere unica qualsiasi occasione: l’Auditorium Antonianum è il luogo ideale per organizzare un evento perfetto.

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Area dedicata ai convegni, esposizioni e attività collaterali. 5 sale con differenti possibili allestimenti. La Sala Curci, da 170 posti, è inconfondibile per configurazione e architettura di pregio. Sale di varia capienza, spazi catering ed aree espositive interne ed esterne. Tutte le sale sono dotate di strumentazione audio e video avanzata, coniugando il fascino dell’antica struttura con soluzioni tecnologiche all’avanguardia. La posizione centralissima è un’opportunità di valore inestimabile.

Villa Malta Via di Porta Pinciana, 1• Roma www.villamalta.it • villamalta@geacongress.it +39 06.50652508 • +39 333.4057691

www.letre.it

Centro Congressi Villa Malta

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Roma – www.villamalta.it

Centro Congressi Villa Malta Un luogo ricco di storia e di tradizione per momenti formativi ed eventi congressuali top level: Villa Malta garantisce quiete ed estrema concentrazione grazie a spazi immersi nel verde del parco, oltre ai più alti standard di comfort e servizio

CENTRO CONGRESSI VILLA MALTA Numero max meeting room: 5+2 Dimensioni meeting room principale (persone): 160 Superficie meeting room principale (mq): 170 Superficie area espositiva (mq): 120 + 80 Hotel convenzionati: 4 stelle e 5 stelle adiacenti Aeroporto più vicino: Leonardo da Vinci - Roma Indirizzo: via di Porta Pinciana, 1 - 00128 Roma Contatti: Tel: 06 5060338 – 06 50652508 – 333 4057691 Fax: 06 50652508 Email: villamalta@geacongress.it Sito web: www.villamalta.it Persone di riferimento: Gloria Calabresi – Direttore g.calabresi@geacongress.it

CENTRO CONGRESSI

tmosfera accogliente, dotazioni tecnologiche e spazi notevoli che favoriscono lo studio e l’attenzione inseriti in un contesto di classe: Villa Malta è una location prestigiosa di Roma che oggi si propone come nuovo punto di riferimento del panorama congressuale capitolino, in grado di ospitare meeting e convegni all’insegna dell’eccellenza formativa e della qualità sotto ogni aspetto. Incastonata tra le antiche Mura Aureliane e l’elegante Via Veneto, Villa Malta sorge ai margini degli antichi Horti Luculliani ed è facilmente raggiungibile con qualsiasi mezzo pubblico o privato. I suoi spazi eleganti, ma allo stesso tempo sobri e discreti, sono inseriti all’interno di un meraviglioso giardino all’italiana che fa da naturale sfogo per momenti di relax e possibili break dell’attività congressuale. Le cinque sale meeting, comode, capienti e di diversa tipologia e carattere, possono ospitare convegni differenti sia per modalità di svolgimento che di partecipazione. La Sala Curci è senza dubbio il fiore all’occhiello

di Villa Malta. Uno spazio di grande spessore nel quale un moderno sistema di illuminazione sottolinea lo splendido fregio della scuola del Veronese e i ricchi soffitti lignei. La sala, che può ospitare fino a 170 persone, è attrezzata con un palco per la tavola dei relatori, impianto audio e video, videoproiettore, schermo a scomparsa e connessione Wi-Fi. La Sala Musica, più piccola e in grado di accogliere fino a cinquanta persone, è circondata dal verde degli alberi secolari del parco, impreziosita da una boiserie originale d’epoca dal soffitto a cassettoni ed è attrezzata tecnicamente con sistemi audio-video di nuova generazione e Wi-Fi. Speculari e collegate fra loro, le Sale Archivio sono due ambienti polifunzionali particolarmente luminosi e ideali per pranzi di lavoro e coffee break, e dispongono di una platea per circa sessanta persone ciascuna.

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Roma – www.saladirienzo.it - www.saladafeltre.it

Conference Center Ecomap Roma – Sala di Rienzo e Sala da Feltre

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Per incontri professionali, corsi e presentazioni di alto livello, in particolare per società che non hanno una sede di rappresentanza a Roma, le sale del Conference Center Ecomap offrono dotazioni tecnologiche e servizi sempre al top

ue eleganti e modernissimi Conference Center diversi per tipologia e per capacità, collocati in due differenti zone strategiche del centro della capitale e perfettamente in grado di soddisfare qualsiasi necessità convegnistica: Sala da Feltre e Sala di Rienzo dispongono di ambienti molto curati, attrezzati di un centro business e Wi-Fi gratuito fino a quaranta connessioni in contemporanea. Non solo due location ma un servizio integrato e completo in ogni dettaglio per soddisfare le esigenze di piccoli gruppi, ma anche meeting dai numeri più importanti, con incontri a cui possono partecipare fino a 120 persone. Uno staff CONFERENCE CENTERS SALADIRIENZO E SALADAFELTRE Numero max meeting room: 6 Dimensioni meeting room principale (persone): 120 Superficie meeting room principale (mq): 120 Superficie area espositiva (mq): 30 Hotel convenzionati: Hotel Cicerone, Hotel21 (Rienzo) e Hotel Ripa (Feltre) Aeroporto più vicino: Roma Fiumicino (20 km) Indirizzi: SaladiRienzo Piazza Cola di Rienzo, 80/a - 00132 Roma SaladaFeltre Via Benedetto Musolino, 7 - 00153 Roma Contatti: Tel: 06 585205280-251 Email: info@saladirienzo.it – info@saladafeltre.it Sito web: www.saleconvegniroma.com www.saladirienzo.it – www.saladafeltre.it; Persone di riferimento: Monica Andreozzi (Responsabile Sale) Sabrina Consolini (Organizzazione Eventi e Relazioni Esterne) e-mail: s.consolini@saleconvegniroma.it

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professionale è sempre a disposizione del cliente per fornire ogni tipo di supporto organizzativo e curare ogni aspetto dei servizi congressuali. Collocato nel quartiere Trastevere, il Conference Center SaladaFeltre, si articola su due livelli e dispone di una cucina professionale e di tutte le più moderne e avanzate tecnologie con impianti audiovisivi completi di assistenza tecnica interna. È dotato di due sale differenti e complementari: la Sala Convegni con disposizione fissa a platea per novanta sedute, ideale per conferenze stampa, presentazioni e proiezioni filmati e la Sala Riunioni, perfetta per riunioni e corsi ma anche per essere allestita per buffet o cocktail in occasione dell’utilizzo della sala principale. Il Centro Business della struttura è perfetto anche per piccole riunioni, incontri di lavoro più riservati o corsi di coaching individuali. Conference Center SaladiRienzo, raffinata e luminosa, è posta invece all’attico di un moderno palazzo con vista sulla omonima piazza nell’elegante quartiere Prati. Dispone di tutte le più moderne e avanzate tecnologie e impianti audiovisivi compreso monitor touch-screen. In questo spazio trovano posto la Sala Baronci, realizzata in boiserie di ciliegio con disposizione fissa ad anfiteatro a 36 sedute e capacità fino a cinquanta persone più relatori; la Sala Meeting, per riunioni e corsi e la Saletta Business, il centro business della struttura, ideale per riunioni più riservate o corsi di coaching individuali.

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Roma – www.romameetingcenter.com

Roma Meeting Center

ituato in un quartiere residenziale, vicino alla zona universitaria e al Policlinico Umberto Primo, in posizione privilegiata, con accesso riservato, parcheggio interno e la possibilità di pernottamento, lo spazio congressi Roma Meeting Center è a disposizione per qualunque tipo di attività di aggregazione, compresi gli eventi congressuali. La struttura è ospitata in un vecchio convento, punto di riferimento storico e affettivo del quartiere, una delle location più gradite per il mondo dell’associazionismo italiano, spesso teatro di incontri delle più conosciute associazioni del mondo del terzo settore come Unicef, Forum del Terzo Settore, Libera Antimafie, Agesci e Croce Rossa Italiana. Il Roma Meeting Center dispone di sale da 40 a 300 posti (quest’ultima suddivisibile in tre sale da 80), equipaggiate con attrezzature all’avanguardia quali video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, traduzione simultanea, diretta streaming e indispensabili per ospitare incontri di lavoro, congressi, concerti, focus, workshop o corsi per i quali il Centro

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ROMA MEETING CENTER Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 270 Superficie meeting room principale (mq): 270 Superficie area espositiva (se presente): dipende Hotel convenzionati: Roma Scout Center Aeroporto più vicino: Fiumicino e Ciampino Roma Indirizzo: Largo dello Scautismo, 1 - 00162 Roma Contatti: Tel. 06 44231355 Fax: 06 44117744 Email: info@romameetingcenter.com Sito web: www.romameetingcenter.com Persone di riferimento: Massimo Galimi direttore@romascoutcenter.com

mette a disposizione personale preparato e qualificato capace di organizzare e gestire con cordialità il ricevimento e l’accoglienza degli ospiti, oltre a garantire la perfetta riuscita dell’evento. L’esperienza e la creatività dello staff consentono di mettere a punto servizi di accoglienza personalizzati e di organizzare piacevoli welcome coffee, coffee break, aperitivi, pranzi, cene e quick lunch. Nella filosofia del rispetto dell’ambiente sono state effettuate scelte importanti come l’applicazione del fotovoltaico, del solare termico e di una caldaia a condensazione di ultima generazione. L’etica è al centro anche della visione legata ai valori dello scautismo del Centro, che promuove un’organizzazione capace di conciliare tempi di vita e di lavoro, armonizzando la routine lavorativa con le esigenze personali dei dipendenti e dei clienti.

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Un punto di riferimento e di aggregazione oltre che una location perfetta per organizzare convegni, meeting ed eventi: etica e rispetto per l’ambiente sono lo slogan del Roma Meeting Center per un business sostenibile

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Viale Lamberti snc â&#x20AC;&#x201C; 81100 Caserta (Italy) Tel. +39.0823.523001 â&#x20AC;&#x201C; Fax +39.0823.523113 info@plazacaserta.com www.plazacaserta.com

Plaza Caserta ****

The Plaza Caserta is a four-star superior hotel conveniently situated for Naples and Caserta city centre. Comfortably appointed rooms, top-flight services and warm welcome await those who travel for business or pleasure. The hotel is a modern building set around a plaza covered by a 4700-square-metre futuristic glass dome. The hotel rooms, restaurants, bars, conference centre and foyer all look out onto â&#x20AC;&#x153;the plazaâ&#x20AC;?. Thus the Plaza Caserta is the focal point of an area of over 40 hectares created from the major conversion of an industrial estate, which includes both a new business and residential park. Ä° URRPV IXUQLVKHG LQ D PRGHUQ VW\OH Ä° PHHWLQJ URRPV ZLWK D SOHQDU\ XS WR GHOHJDWHV Ä° UHVWDXUDQWV Ä° H[FOXVLYH EDUV Ä° 2SHQ DLU VZLPPLQJ SRRO Ä° )LWQHVV FHQWUH Ä° $ ELJ OREE\ RQ WZR OHYHOV DYDLODEOH IRU ZLGH H[KLELWLRQV WRR

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Via Domitiana Km. 35+300 â&#x20AC;&#x201C; 81030 Pinetamare (CE) Tel. +39.081.5095150 â&#x20AC;&#x201C; Fax +39.081.0176962 info@marinadicastelloresort.com www.marinadicastelloresort.com

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Città di Sorrento

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Tower Hotel Stabiae Sorrento Coast 310

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Città della Scienza

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Sorrento (Na) – www.sorrentotourism.com

Città di Sorrento La presenza massiccia di antichi alberghi, accanto a moderne strutture ricettive che coniugano raffinatezza e comfort per soddisfare le esigenze più diverse, ha fatto sì che qui il segmento incentive si sviluppasse particolarmente

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orrento, autentica perla della Terra delle Sirene, è una delle mete privilegiate del turismo congressuale, grazie all’amplissima disponibilità di attrezzate strutture alberghiere dotate di servizi particolarmente efficienti e di ampi spazi. Nell’assecondare la loro naturale vocazione a primeggiare tra le località turistiche di maggiore rilevanza internazionale, sia Sorrento sia il resto della Penisola hanno, d’altronde, sviluppato negli anni una attenta politica concentrata specificamente sul turismo di tipo congressuale e sull’ospitalità opportunamente indirizzata alla predisposizione di eventi, convegni e meeting. La presenza massiccia di antichi alberghi, accanto a moderne strutture ricettive che coniugano raffinatezza e comfort per soddisfare le esigenze più diverse, ha fatto sì che il segmento incentive si sviluppasse notevolmente. L’effetto principale è stato l’allungamento permanente, strutturale, della COMUNE DI SORRENTO Indirizzo: Piazza S. Antonino, 1 80067 - Sorrento (NA) Contatti: Tel. 081 533 51 11 Fax 39 081 877 19 80 Email: protocollo@pec.comune.sorrento.na.it

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stagione turistica ben oltre i tradizionali mesi estivi, quando su Sorrento e sulla Penisola si scarica una domanda massiccia di turismo legato al mare e alla balneazione. A fare il resto sono stati l’ottimo rapporto qualità-prezzo e un’avanzatissima cultura dell’accoglienza, dove per accoglienza s’intende una pratica diffusa che unisce calore e professionalità. La versatilità di tutte le strutture, e la loro accertata capacità di soddisfare ogni aspettativa fanno sì che Sorrento sia pronta ad ospitare ogni genere d’evento: dal congresso internazionale al meeting d’elite, dalla manifestazione di charme al convegno aziendale, fino all’evento più esclusivo possibile. I congressisti ospitati a Sorrento, oltre a concentrarsi su momenti di studio e di confronto in sedi storiche di grande prestigio o in centri congressuali di assoluta avanguardia, possono trascorrere anche ore particolarmente piacevoli e, al tempo stesso, dedicate al relax, agli interessi culturali, alla voglia di shopping, al desiderio di co-

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noscere la storia, le tradizioni e le specificità di una terra semplicemente meravigliosa, oltre che alla ricerca di piaceri gastronomici in grado di soddisfare i palati più esigenti. A queste opportunità, inoltre, si aggiungono un clima eccezionalmente mite per gran parte dell’anno, e le tante attrattive storiche, artistiche, monumentali e, ovviamente, ambientali, che hanno reso famosa la Penisola Sorrentina nel mondo. Particolarmente ampia, infine, è l’offerta gastronomica caratterizzata dalla presenza di un altissimo numero di locali “stellati” e segnalati dalle più accreditate guide specializzate. Ma pensare a Sorrento come location per un congresso, un convegno internazionale, un meeting, significa anche immaginare di abbandonarsi ai piaceri che solo una squisita ospitalità è capace di procurare, regalando una sensazione di assoluto benessere oltre che il piacere di vivere in una realtà assolutamente unica. Lo stile dell’accoglienza e l’ar-

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te dell’ospitalità raggiungono, naturalmente, forme estremamente raffinate nei tanti alberghi e strutture ricettive adatte a ospitare ogni tipo di evento. Il tutto nel segno di tradizioni che rimontano ai secoli scorsi, che hanno reso celebre la città fin dai tempi del Grand Tour internazionale e che sono state perfezionate nel corso degli anni. La calda ed accogliente ospitalità sorrentina si percepisce in ogni angolo della città. Ogni sorrentino, infatti, sa come si deve accogliere un turista, ne conosce i desideri e le esigenze, è pronto a soddisfare le sue curiosità e a fornirgli ogni indicazione utile. Ogni sorrentino, insomma, è pronto a rendersi utile e a prestare il proprio aiuto tanto per fornire consigli pratici quanto per agevolare visite di qualsiasi genere; da quelle di tipo culturale a quelle che privilegiano il contatto con la natura. L’offerta di Sorrento per il congressuale è ampia e variegata. Sono all’incirca una ventina (il 10% del totale) le strutture che mettono a disposizione spazi, know how e tecnologie all’avanguardia per la perfetta riuscita di qualsiasi meeting, congresso, convegno o riunione d’affari: 16 gli alberghi dotati di sale di diverse forme e dimensioni, 4.150 i posti complessivi. Il resto, oltre alle bellezze naturali, lo fanno i

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CAMPANIA

tantissimi eventi che rendono Sorrento una città viva e vitale, effervescente e intrigante in ogni periodo dell’anno. Tra giugno e ottobre si dipana il percorso “Una notte per Caruso”, che si tiene ogni anno nel corso dell’estate a Marina Grande, in occasione della consegna del “Premio Caruso” a un grande artista italiano conosciuto nel mondo ed è, da un lato, l’omaggio al grande tenore napoletano, dall’altro una celebrazione in diretta televisiva dei successi della musica leggera italiana. Il tema delle notti sorrentine torna, prepotente, anche in autunno. Nella seconda metà di ottobre “Notti Divine”, il cui elemento fondamentale è il viaggio musicale tra piano, chitarra, fusion e il bandoneon dei tangheri che ci porta in giro per il mondo come i viag-

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giatori nel tempo e nello spazio. Ricchissimo anche il cartellone invernale, incentrato sulla rassegna “M’illumino d’inverno” (da novembre ad aprile): scintillanti decorazioni luminose che valorizzano i tesori artistici della città e danno vita a un teatro vivente lungo le strade, i centri storici, i monumenti. Nello stesso periodo, la kermesse “Piazze Incontriamoci” propone allestimenti e installazioni artistiche, con momenti di spettacolarizzazione e aggregazione in tre piazze: nell’antico mercato cittadino di Piazza Veniero, in Piazza Sant’Antonino e in Piazza Achille Lauro. Durante il periodo natalizio la comunità parrocchiale di Casarlano costruisce e allestisce un caratteristico “Presepe Vivente”. Lungo la prima parte dell’itinerario del Presepe che circonda l’antica chiesa si possono ammirare gli uliveti e gli agrumeti dei fondi rustici ma anche luoghi caratteristici appartenenti a un prestigioso e antico convento dei padri Domenicani. A dicembre, infine, Sorrento diventa una delle capitali mondiali della “settima arte”, grazie alle Giornate Professionali del Cinema, la principale convention dell’industria cinematografica italiana. Il centro storico diventa un gigantesco set sul quale, per una settimana, si alternano attori, attrici, registi, produttori. La manifestazione va avanti con Sorrento Incontra la Musica e Sorrento Incontra il Cinema fino ad aprile.

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Location Eventi a Napoli

Tutto il divertimento di fare bene Ă¨ nelle nostre mani Via della Stadera, 91 - 80143 Napoli Tel. 081 5846651 - Fax 081 5844681 info@lecheminee.com commerciale@lecheminee.com www.lecheminee.it

CAMPANIA

Capri (Na) – www.lapalma-capri.com

Hotel La Palma Sulla splendida isola di Capri, collegata con Napoli grazie agli aliscafi veloci e ai traghetti in partenza a tutte le ore del giorno da molo Beverello. Per i congressi, la Sala Pagano e la Sala Relais, due suite e il panoramicissimo roof garden

HOTEL

L’

Hotel La Palma di Capri è una location in perfetta regola con i codici deontologici di Farmindustria e di Assobiomedica, comprese le facility come il ristorante tipico La Palma Relais, senza caratteristiche di lusso, ma attento a seguire i dettami della dieta mediterranea. La Palma si trova sull’isola di Capri, luogo tra i più suggestivi al mondo, eppure facilmente raggiungibile a mezzo aliscafi veloci o traghetti in partenza a tutte le ore del giorno dal molo Beverello di Napoli, a sua volta collegato con primarie infrastrutture autostradali, ferroviarie e aeroportuali. Lo scalo di riferimento è l’aeroporto internazionale di Napoli Capodichino, Hotel La Palma Capri  Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 130 Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): 180 Numero di camere: 70 Aeroporto più vicino: Napoli Capodichino Indirizzo: Via V. Emanuele 39, 80073 Capri (Na) Contatti: Tel: 081 8370133 Email: info@lapalma-capri.com Sito web: www.lapalma-capri.com Persone di riferimento: Maria Cristina Rizzo (meeting and events manager) congressi@lapalma-capri.com

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direttamente collegato alle principali metropoli europee e mondiali, da Londra a Parigi e da New York a Mosca. La stazione ferroviaria è quella dell’Alta Velocità di Napoli Centrale. In treno, Roma è raggiungibile in un’ora e dieci minuti, Milano in poco più di quattro ore. Per i congressi medici l’hotel La Palma mette a disposizione la Sala Pagano, che si estende su 170 metri quadrati, ha una capienza di 120 posti ed è circondata da ampie vetrate che diffondono l’illuminazione naturale. La Sala Relais, invece, ha una capienza di 80 posti in platea e una superficie di 120 metri quadrati. Per gli incontri di aggiornamento professionale sono a disposizione due suite, di 35 e 30 metri quadrati con una capienza variabile da 15 a 25 posti. Per altri eventi c’è la possibilità di utilizzare il panoramicissimo roof garden, al quarto piano della struttura. Le sale hanno tutte le dotazioni tecnologiche più moderne, compreso un collegamento free Wi-Fi fruibile in ogni area della location. A ciò si aggiungono 70 camere disponibili direttamente nella struttura. L’Hotel La Palma offre una piena accessibilità anche ai delegati con difficoltà motorie, in quanto la struttura è adattata per soddisfare le esigenze anche della clientela diversamente abile.

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Castellammare di Stabia (Na) – www.towershotelsorrento.com

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast

HOTEL

Pur offrendo ogni comfort, la struttura e le sue facility sono improntate a criteri di sobrietà adatti a importanti meeting di aggiornamento professionale o eventi di lavoro. La posizione è privilegiata, lungo la strada statale che collega Castellammare di Stabia con la penisola sorrentina

er i congressi medici e gli incontri di aggiornamento professionale il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast, struttura in perfetta regola con i codici deontologici di Farmindustria e di Assobiomedica, ha a disposizione un centro congressi con ben cinque sale modulari, ognuna delle quali dotata di tecnologie all’avanguardia. Il ristorante Gouache, luogo privilegiato di ardite contaminazioni tra l’enogastronomia campana e meridionale di qualità e i piatti più celebrati della grande tradizione culinaria internazionale, e l’esclusivo Centro Wellness Spamarine, dotato di piscine calde, bagno turco, docce emozionali e sale massaggi, sono facility in linea con i codici citati prima, in quanto, nonostante il comfort che offrono, non contravvengono al principio della sobrietà. Il Towers si trova soprattutto in una posizione invidiabile, lungo la strada statale che collega Castellammare di Stabia con la penisola sorrentina. I principali hub autostradali, ferroviari e aeroportuali sono concentrati in pochi chilometri. Centocinquanta le camere e le suite disponibili direttamente in albergo, in grado, quindi, di ospitare partecipanti e relatori ai convegni, arredate all’insegna dei canoni più all’avanguardia dell’architettura d’interni e secondo uno stile che coniuga tradizione e

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TOWERS HOTEL STABIAE SORRENTO COAST  Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 250 Superficie meeting room principale (mq): 275 Superficie area espositiva (mq): 300 Numero di camere: 150 Aeroporto più vicino: Napoli Capodichino (40 Km) Indirizzo: S.S Sorrentina 145 – Km. 12.400 Castellammare di Stabia (Na) Contatti: Tel: 081 3946700 Fax: 081 3946770 Email: info@towershotelsorrento.com Sito web: www.towershotelsorrento.com Persone di riferimento: Antonino Russo (Direttore Commerciale) a.russo@sorrentocoasthotel.com

modernità, con pavimenti in parquet, tendaggi chiari e colori pastello, e ampio affaccio sul mare o sulla caratteristica piazzetta dell’hotel. Towers Stabiae Hotel Sorrento Coast offre una piena accessibilità anche ai delegati con difficoltà motorie, in quanto la struttura è progettata (e non semplicemente adattata) per soddisfare le esigenze anche della clientela diversamente abile. La felicissima posizione geografica è uno degli atout più importanti dell’albergo. La città di Napoli, i siti archeologici di Pompei, Ercolano e Oplonti, la Penisola Sorrentina, le isole del Golfo, il Vesuvio: tutto è racchiuso nell’arco di pochi chilometri. Tra le ultimissime novità, per il prossimo anno, il Towers Hotel offrirà ai propri ospiti ed ai partecipanti a meeting e congressi un’efficientissima connessione Wi-Fi, completamente gratuita, con fibra ottica a cento megabite, ideale, ad esempio, per collegamenti in streaming per videoconferenze.

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Napoli – www.cittadellascienza.it

Città della Scienza Un moderno spazio eventi e congressi tra i più significativi del sud Italia, con un sistema ampio e variegato di sale, spazi e servizi: nel capoluogo partenopeo Città della Scienza è la location perfetta per organizzare eventi raffinati ed esclusivi

alta formazione, un Business Innovation Centre e un Fab Lab. Alla fine del 2016 sarà inaugurato il più grande Planetario d’Italia e un nuovo Science Centre, il primo museo interattivo in Italia e in Europa interamente dedicato al tema della salute e del corpo umano». Anche un elevato contenuto tecnologico caratterizza fortemente la struttura: tutti gli spazi e le sale, interamente cablati, sono attrezzati con dotazioni audio e video di ultimissima generazione e un sistema di connessione Wi-Fi ad alta velocità. «Il nostro centro congressi, oltre ai tipici servizi congressuali, offre soluzioni tecnologiche all’avanguardia – spiega Daniela Giampaolo – disponiamo anche di ampi spazi pubblicitari per la comunicazione dell’evento». Il Centro Congressi, che è stato inaugurato nel 2003, in più di dieci anni di attività ha ospitato circa 1.200 eventi.

CENTRO CONGRESSI

ella vivace e colta Napoli, in un’area industriale dismessa ma interessata da un ampio progetto di riqualificazione, in un contesto di straordinaria bellezza caratterizzato da un’architettura ottocentesca sapientemente recuperata, rinasce oggi con nuove e prestigiose funzioni business oriented lo Spazio Eventi di Città della Scienza. Tra i principali centri congressi della città partenopea, con le sue numerose sale (14 in totale, la sala principale può accogliere più di ottocento persone), ampie aree espositive, meravigliosi spazi esterni, un anfiteatro all’aperto da oltre 1.200 posti a sedere, location polifunzionali e terrazze panoramiche ideali per cene ed eventi di gala. Ma oltre alla straordinarietà degli spazi, quali sono i plus offerti che caratterizzano Città della Scienza? Lo abbiamo chiesto a Daniela Giampaolo, responsabile commerciale di Spazio Eventi: «Siamo un soggetto unico nel panorama europeo essendo un complessomultifunzione, oltre allo Spazio Eventi vi è un Science Centre dedicato al mare, un centro di SPAZIO EVENTI E CONGRESSI DI CITTÀ DELLA SCIENZA Numero max meeting room: 14 Dimensioni meeting room principale (persone): 827 Superficie area espositiva (mq): 2.000 Hotel convenzionati: sì Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (7 Km) Indirizzo: Via Coroglio, 57 - 80124 Napoli Contatti: Tel: 081 7352466 – 081 7352500 Email: spazioeventi@cittadellascienza.it Sito web: www.cittadellascienza.it Persone di riferimento: Salvatore Cerbone (Direttore) cerbone@cittadellascienza.it Daniela Giampaolo (Responsabile Commerciale) giampaolo@cittadellascienza.it Antonio Saviano (Coordinatore Eventi) saviano@cittadellascienza.it

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Bari Convention Bureau Grandi Eventi

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Hotel Monte Sarago

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Corte Bracco dei Germani

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Hotel Villa Romanazzi Carducci

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Best Western Plus Leone di Messapia Hotel & Conference 319

Lavinia Bianchi Congressi

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Grand Hotel Masseria Santa Lucia

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Le Dune Suite Hotel

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Greenblu Hotels & Resort

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Tenuta Moreno

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Hotel Covo dei Saraceni

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UNA Hotel Regina

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BASILICATA

Hilton Garden Inn Matera

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Bari – bariconventionbureau.it

Bari Convention Bureau Grandi Eventi

a vocazione congressuale di Bari e della Puglia intera nasce, cresce e BARI CONVENTION BUREAU si afferma con un approccio programmatico e globale che coinvolge GRANDI EVENTI tutti i soggetti che conferiscono valore aggiunto e plus competitivi all’offerIndirizzo: c/o Fiera del Levante – Lungomare Starita, 4 70132 Bari – Italia ta. I componenti della filiera congressuale, gli enti pubblici e privati che geContatti: Tel.: 393 9649138 stiscono il patrimonio culturale, artistico e naturale, i servizi e le infrastrutture Email: info@bariconventionbureau.it di Bari e della sua area metropolitana, la sua organizzazione commerciale Sito web: www.bariconventionbureau.it e sociale, sono i soggetti interlocutori e i partner del Bari Convention BuPersone di riferimento: Alessandra Boccuzzi reau-Grandi Eventi. Il BCB diventa, così, il punto la rodata professionalità e sulla preziosa esped’incontro tra domanda e offerta e catalizzatore rienza di Marisa Adduci (presidente onorario, di interessi per alberghi, trasporti locali, musei, nella foto), una personalità di spicco del settore dimore storiche e tutto ciò che ruota intorno al che ha avviato il posizionamento della città di turismo Mice. Da una parte, la società consortile Bari tra le maggiori destinazioni congressuali ha saputo interpretare i grandi cambiamenti in del Mezzogiorno d’Italia. Il Bari Convention atto, percependo la crescita del segmento “turiBureau-Grandi Eventi ha il compito di coordinasmo d’affari”, dall’altra Bari, con lo scrigno della re e mettere a sistema la ricca offerta di strutture Città Vecchia, la Basilica di San Nicola, il Teatro Petruzzelli, il suo mare e la sua vivacità mercantile, ha manifestato una nuo- e servizi, per proporre alla clientela un prodotto va apertura verso il congressuale, aspirando a diventare una qualificata ricco di soluzioni, tutte adeguate agli standard destinazione di eventi. Il Bari Convention Bureau-Grandi Eventi è costituito internazionali più elevati. da 8 imprese alberghiere, che gestiscono le 15 principali strutture ricettive del territorio, da Federalberghi Bari-BAT, Confcommercio Bari-BAT e Confindustria Bari-BAT, le tre principali associazioni di categoria del settore Turismo. Il BCB registra a suo favore il patrocinio attivo della ReL’offerta di base del BCB è formata da 95 sale congressuali con capienza massima fino a 9.000 partecipanti e da gione Puglia, dell’Agenzia regionale del Turismo 1.390 camere, distribuite in 15 alberghi. Pugliapromozione, della Camera di Commercio Il BCB offre, inoltre, una serie di servizi per le diverse fasi di Bari e della Fiera del Levante. Il BCB conta sul-

ENTE

Perché un evento in Puglia, a Bari? Perché è un territorio ricco di risorse: un’elevatissima ricettività alberghiera di qualità, operatori esperti e professionali, una notevole offerta di strutture congressuali. E poi, arte, cultura, tradizione, eno-gastronomia e infinite opportunità di divertimento. A coordinare tutto questo è il Bari Convention Bureau-Grandi Eventi

L’offerta del Bari Convention Bureau

dell’organizzazione dell’evento: relazioni con gli enti pubblici e privati del territorio media relation/advertising e marketing opportunities servizi di trasporto visite guidate Bari Guest Card aziende partner

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Corato (Ba) – www.cortebracco.it

Corte Bracco dei Germani Il plus vincente di un luogo che ospita eventi è la qualità dei servizi: Corte Bracco dei Germani si distingue nel panorama congressuale per la preparazione e l’efficienza del personale, per la cucina di eccellente livello e per la tecnologia di prim’ordine dei suoi spazi meeting

CENTRO CONGRESSI

na delle location più raffinate e funzionali della Puglia è senz’altro Corte Bracco dei Germani. A pochi chilometri dall’aeroporto di Bari, dai Castelli Federiciani, da Castel del Monte, dalle Cattedrali Romaniche, immerso nel cuore della Puglia più autentica, l’elegante complesso di Corte Bracco dei Germani è unico nell’offrire ambienti diversi e ricchi di charme, giardini per ricevimenti all’aperto, per congressi, Ecm e cene di gala. Corte Bracco si compone di due blocchi autonomi, all’occorrenza comunicanti per grandi eventi fino a 1000 partecipanti: l’antico Monastero, sorto dal recupero di una dimora storica del XVIII secolo e immerso in un suggestivo giardino mediterraneo, e il Resort, nuovo e moderno concetto di open space in cui raffinatezza e design si fondono in uno scenografico giardino di palme e giochi d’acqua. Sono disponibili ampi parcheggi interni e sei sale di dimensioni flessibili e modulari dalle 20 alle 600 persone, attrezzate con tecnologie avanzate che si adattano alle molteplici esigenze e soddisfano tutte le richieste di comunicazione e connessione. Corte Bracco non è dotata di stanze ma garantisce convezioni con alberghi vicini, convenzioni con service per attrezzature supplementari e con altri professionisti per allestimenti personalizzati per cene di gala (fotografo, fiori, musica, animazione). Il tutto nel rispetto dei codici etici di Farmindustria e Assobiomedica.

effettuare una scelta. L’efficienza, la professionalità, la problem solving attitude, la qualità dei servizi banqueting, sono skill non verificabili a priori. Il più delle volte non vengono neanche chieste e valutate le dotazioni di cui dispone la struttura (es. parcheggi, accessi, potenza elettrica disponibile, gruppo elettrogeno, ripetitore segnale GSM, etc). Il plus vincente di un luogo che ospita eventi è la qualità dei servizi logistici e dei servizi fuori standard, i cosiddetti “servizi d’eccellenza”.

Servizi fuori standard Se diamo per scontato che tutte le venue italiane dedicate al mercato Mice siano in grado di offrire sale meeting opportunamente attrezzate, diventa normale guardare al prezzo per

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Pertanto, la concorrenzialità del prezzo non è l’unico parametro di confronto che dovrebbe determinare la scelta di una location; sono altre le metriche di valutazione che dovrebbero orientare i meeting planner, in primis la capacità, intesa sia come abilità dello staff sia come skill della struttura, di risolvere i problemi più diversi. Per il banqueting, ad esempio, non si tratta solo del numero dei camerieri, ma dalla bravura degli chef e dello staff di cucina, dalla assoluta genuinità delle materie prime, dal proporre menù dedicati per esigenze alimentari particolari, dalle tecnologie adatte a servire in tempi brevi grandi numeri di ospiti, dalla location dedicata in esclusiva, dalla possibilità di decidere se servire in giardino o in sala.

Cucina Naturale: un break di salute Proporre una cucina di eccellente qualità nei momenti conviviali, aggiunge un particolare valore ad ogni genere di meeting ma, nei congressi medici, fa riflettere sull’importanza del cibo per la salute. In un’epoca i cui è stato ampiamente dimostrato scientificamente la re-

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CENTRO CONGRESSI

CORTE BRACCO DEI GERMANI Numero max meeting room: 6 Dimensioni meeting room principale (persone): 600 Superficie meeting room principale (mq): 486 Superficie area espositiva (mq): 3.000 Hotel convenzionati: Sì Aeroporto più vicino: Bari Palese (35 Km) Indirizzo: via Bracco, 3 – 70033 Corato (Ba) Contatti: Tel: 080 8722698 – 080 87225344 Fax: 080 3580056 Email: info@cortebracco.it Sito web: info@cortebracco.it Persone di riferimento: Elisabetta Sbisà (Congress Manager) elisabetta.sbisa@cortebracco.it

lazione tra alimentazione e patologie cronicodegenerative, la proposta banqueting di Corte Bracco potrebbe diventare anche parte del focus del congresso o dell’Ecm. Corte Bracco dei Germani ha infatti creato la sua scuola di cucina naturale: PerCorsi di Cucina e Alimentazione Naturale - Apulian Natural Cookery School. Il suo valore aggiunto è quello di avere come docenti medici, biologi e chef. Una scuola integrata che insegna le regole della sana e corretta alimentazione e pone particolare attenzione a chi ha problemi di salute. Realizza infatti anche corsi dedicati a diverse patologie: allergie, intolleranze, malattie cardiovascolari, ipertensione, diabete, dislipidemie, obesità infantile, nutrizione in gravidanza e nutrizione del paziente oncologico. L’iniziativa sta riscuotendo grandi apprezzamenti e Corte Bracco viene invitata a presentare la sua Scuola a numerosi congressi medici, tra cui il VII Congresso Internazionale “Integrative Care and Nutrition in Oncology” tenutosi a EXPO Milano 2015 lo scorso giugno e “Novità Terapeutiche in Oncologia alle Soglie del 2016” a Bari a dicembre 2015.

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1 SALA CONGRESSI da 400 posti 3 SALE MEETING attrezzate delle pi첫 attuali tecnologie, da 30 fino a 90 posti FOYER MULTIFUNZIONALE per meeting, cocktail, coffee break, musica dal vivo 108 CAMERE con finestre panoramiche, parquet, WI-FI, pillow menu LOUNGE BAR 1 SALA RICEVIMENTI fino a 300 posti PARCHEGGIO esterno da 7000 m2 gratuito per auto e pullman GARAGE COPERTO

LOUNGE BAR

SUITE & CAMERE

RISTORANTE

SALA CONGRESSI MESSAPIA

365 m2 SENZA COLONNE - DA 80 A 400 POSTI - LUCE NATURALE - ARIA CONDIZIONATA - OSCURABILE - WI-FI www.leonedimessapia.it info@leonedimessapia.it

Prov.le - Lecce-Cavallino, 73100 Lecce

FAX

+39 0832 611335

+39 0832 613102

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Lecce – www.leonedimessapia.it

BEST WESTERN PLUS Leone di Messapia Hotel&Conference

ollocato in posizione strategica, a pochi chilometri dal centro di Lecce e a breve distanza da alcune delle principali attrazioni turistiche della Puglia come Otranto, Gallipoli o Santa Maria di Leuca, il Leone di Messapia Hotel&Conference è un quattro stelle che traduce nell’ospitalità e nel Mice di alto livello tutta la tradizione e l’accoglienza tipica salentina. La cultura e la storia millenaria del barocco lecceBEST WESTERN PLUS LEONE DI MESSAPIA HOTEL & CONFERENCE  Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 400 Superficie meeting room principale (mq): 360 Superficie area espositiva (mq): 932 Numero di camere: 108 Aeroporto più vicino: Brindisi (56 Km) Brand di appartenenza: BEST WESTERN (categoria PLUS) Indirizzo: Provinciale Lecce-Cavallino, 32 73100 Lecce Contatti: Tel: 0832 613102 Fax: 0832 611335 Email: conference@leonedimessapia.it Sito web: www.leonedimessapia.com Persone di riferimento: Pascuzzo Pamela (General Manager) Perrone Antonio (Sales Manager) Sciuscio Elisa (Conference & Event Manager)

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se, la natura e i paesaggi mozzafiato dell’entroterra e della splendida costa, la ricchezza enogastronomica e la qualità delle materie prime si fondono per dar vita a esperienze uniche, a momenti da vivere con entusiasmo in questo hotel che fa parte della catena Best Western (categoria PLUS) e che accoglie i suoi ospiti in 108 camere, di varie tipologie e nella grande sala ricevimenti, spazio ideale per eleganti banchetti o nella masseria in tipico stile salentino, Amadeus - Bella ‘Mbriana, distante pochissimi metri dall’hotel. Proprio la cucina è una delle vocazioni più ricercate del Leone di Messapia, che si avvale del progetto del noto chef Luca Montersino, titolare dell’accademia di cucina e pasticceria iCook, sviluppando una proposta culinaria di altissima qualità. Anche in cucina è evidente quell’approccio sostenibile e ricercato che è nel dna della struttura, costruita mediante le più recenti tecniche in fatto di bio-sostenibilità e che si ripercuote su tutte le attività dell’hotel. Per il segmento business il BEST WESTERN PLUS Leone di Messapia Hotel&Conference mette a disposizione uno spazio composto da tre sale meeting, una sala conferenze e un ampio foyer. La sala congressi Messapia, senza colonne e partizioni interne, è in grado di ospitare fino a 450 persone nella disposizione a platea ed è dotata di luce naturale oltre che delle più attuali tecnologie. Attigua al foyer multifunzionale, perfetto per allestire cocktail, coffee break e spettacoli di musica dal vivo a cui possono prendere parte oltre 250 ospiti. Taras, Sybar e Alytia sono invece i nomi delle sale meeting, rispettivamente da novanta, trenta e sessanta posti, perfette per riunioni, incontri di lavoro, presentazioni e conferenze stampa. Fiore all’occhiello della struttura gli oltre settemila metri quadrati di parcheggio gratuito per auto e pullman che completano i servizi del Centro Congressi della struttura.

HOTEL

Immersi nel Salento, tra tradizioni antiche e natura rigogliosa, una struttura elegante con un carnet di servizi impeccabili offre l’opportunità di allestire nei propri spazi eventi esclusivi, diversi per tema, tipologia e dimensioni

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Marina di Ostuni (Br) – www.masseriasantalucia.it

Grand Hotel Masseria Santa Lucia

l Grand Hotel Masseria Santa Lucia sorge a 25 chilometri da Brindisi, proprio sotto la splendida Ostuni – conosciuta come la città bianca salentina – e a cento chilometri da Bari. Immerso nel verde a pochi metri dal Mar Adriatico, l’hotel nasce dal progetto di riproporre in un ambiente tipicamente mediterraneo un luogo dove i congressi acquistano valore anche per la funzionalità e la contemporaneità degli spazi proposti. In un contesto sempre autentico, accanto a un nucleo più antico si dipanano le strutture moderne, ovvero le nuove ali che accolgono le 132 camere, la cui architettura replica in modo discreto le forme della struttura originaria, con una particolare attenzione alla scenografia, che approfitta di un suggestivo fronte mare.

Contemporaneità nella tradizione In questo ambiente, la location pugliese offre la possibilità di fruire di piacevoli sale e spazi esterni, coperti, confortevoli e accoglienti per le riunioni e i convegni. La struttura dispone infatti di un centro congressi con una capacità che va da dieci a 1.200 posti ed è corredato di

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GRAND HOTEL MASSERIA SANTA LUCIA  Numero max meeting room: 12 Dimensioni meeting room principale: 60x20x5h Superficie meeting room principale (mq): 1.200 Superficie area espositiva (se presente): 600 Numero di camere: 130 Aeroporto più vicino: Brindisi (25 Km) Indirizzo: s.s. 379 costa merlata - 72017 Ostuni (Br) Contatti: Tel: 0831 356111 Fax: 0831 304090 Email: info@masseriasantalucia.it Sito web: www.masseriasantalucia.it Persone di riferimento: Bartolo D’Amico (G.M.) 3358147235 - direzione@masseriasantalucia.it

HOTEL

Immerso nel verde salentino, il Grand Hotel Masseria Santa Lucia propone ai congressi servizi e infrastrutture efficienti e puntuali, offrendo una location particolarmente flessibile apprezzata per gli ampi spazi e la funzionalità delle diverse soluzioni

tutti i moderni equipaggiamenti tecnologici, compresi dotazione Wi-Fi in tutti gli ambienti, impianto di amplificazione, possibilità di pareti mobili, servizio di segreteria, tecnici luci, suoni e proiezioni, aree espositive all’interno e all’esterno. Tra i servizi a richiesta anche la navetta per trasferimenti da aeroporto e stazione ferroviaria, interprete e traduzione simultanea, servizio di reception con hostess e fotografo. Il coordinamento del tempo libero prevede programmi di post congress ricchi e diversificati. Nel ristorante del Grand Hotel Masseria Santa Lucia si possono gustare specialità della cucina pugliese e di quella internazionale, con una particolare attenzione alle preparazioni regionali e alla tradizione, nonché alla qualità delle materie prime. E una volta terminati i lavori, per chi lo desiderasse, dall’hotel partono diversi itinerari per andare alla scoperta non solo della bianca Ostuni, ma anche di tanti centri della costa e dell’entroterra di valore storico e paesaggistico.

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Puglia e Basilicata – www.greenblu.it

Greenblu Hotels & Resort

HOTEL

Tante strutture per esplorare un territorio ricchissimo, location straordinarie per relax e business: diverse le sfumature che si percepiscono negli hotel Greenblu, dal verde come l’approccio sostenibile al blu come il colore del mare della splendida Puglia

urismo, sport, tempo libero e cultura ma anche business integrato che si traduce in meeting, congressi, ricevimenti e convegni: Greenblu è tutto questo, è una società giovane ma con le idee chiare e una forte esperienza nella gestione di complessi turistici d’alto livello. Un interlocutore ideale per qualsiasi richiesta, un partner affidabile e creativo che oggi è diventato un punto di riferimento nei settori del turismo d’affari e dei grandi eventi Mice. Proprio l’organizzazione aziendale, le capacità professionali e commerciali, le prestazioni degli ottimi servizi, sono il tratto distintivo di tutte le location gestite da Greenblu, che affiancano all’ampia varietà di sale meeting un’offerta infinita di spazi per il postevent indoor e outdoor. Le location sono tutte situate in posizione invidiabile, direttamente sul mare, e si prestano all’organizzazione di team building studiati su misura, ma anche all’ideazione di percorsi benessere ed enogastronomici o tour culturali organizzati per apprezzare le meraviglie del territorio pugliese. Greenblu Hotels & Resort può oggi annoverare nel suo portfolio, oltre alla gestione dell’ormai classico Nova Yardinia Resort e del Ticho’s Hotel di Castellaneta Marina, sulla costa jonico-salentina della Puglia, anche l’Hotel Marinagri di Policoro in provincia di Matera e il Borgobianco Resort & Spa di Polignano a Mare, vicino a Bari, che stanno guadagnando terreno nel segmento Mice, oltre a rappresentare già mete collaudate per turismo e relax di alto livello.

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Sempre più Mice Il Borgobianco Resort & Spa è una masseria immersa tra ulivi secolari e verdissimi vigneti con vista sul mar Adriatico e sulla magnifica città bianca Polignano a Mare. Circondato da una natura incontaminata e da una campagna che offre rilassanti sentieri da scoprire con passeggiate a piedi o in bicicletta, Borgobianco è il luogo ideale per associare benessere e lavoro. Da una parte il Centro Benessere Unica, un luogo esclusivo nel quale rifugiarsi in un’atmosfera accogliente, dall’altra le eleganti sale che creano l’ambiente di lavoro ideale per incontri business o party leisure. Le sale meeting Gelsomino da duecento posti e Mirto da cento posti sono spazi conviviali dotati delle più moderne tecnologie che consentono di creare un ambiente di lavoro polivalente per qualsiasi tipologia di evento. Natura, relax e capacità di dar vita a un ambiente ideale anche per lavorare sono caratteristiche che contraddistinguono il Marinagri Hotel&Spa, un resort da 350 ettari tra lusso

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NOVA YARDINIA RESORT (Hotel Kalidria, Alborea Eco Lodge, Calanè, Il Valentino) / 

e natura incontaminata, un’oasi privata nella quale spazi, comfort ed eventi sono mescolati in un mix equilibrato. Situato a pochi chilometri da Policoro, all’interno di un resort con isole e canali navigabili, è una location ideale per eventi raffinati, ma anche per meeting esclusivi grazie alla presenza di quattro sale (classificate come quattro stelle) con capienza diversa: la Sala Mediterranea da trecento posti, La Marina che può ospitare cento persone e le più piccole Darsena e Approdo. Il Marinagri offre anche un invidiabile spazio rilassante per tutti i congressisti con un percorso benessere, oltre ad una varietà di trattamenti, massaggi e rituali per la cura del corpo e della mente nella sua incantevole Spa.

Nova Yardinia Resort La struttura più riconosciuta per il Mice resta comunque Nova Yardinia Resort, tra i più grandi Convention & Spa in Italia e il più grande nel sud del nostro paese, affacciato sul mar Jonio e articolato in quattro strutture ricettive capaci di garantire un soggiorno all’insegna del comfort, del benessere e del contatto con la natura circostante. Kalidria, Alborea, Calanè e Il Valentino formano una “flotta” di location davvero uniche, proponendo un’offerta diversificata di prodotti ricettivi pronti a integrarsi perfettamente per creare la dinamica e vincente identità di Nova Yardinia Resort nell’industria degli eventi.

HOTEL MARINAGRI  (Centro Congressi ) Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 300 posti Superficie meeting room principale (mq): 300 Superficie area espositiva (mq): 200 Numero di camere: 95 Aeroporto più vicino: Bari/Brindisi (150 Km) Brand di appartenenza: Greenblu Hotels & Resort Indirizzo: Via S. Giusto, Loc. Torre Mozza 75025 Policoro (Mt)

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Numero max meeting room: 30 Dimensioni meeting room principale (persone): 600 posti (possibile utilizzo tensostruttura da 1.500 posti) Superficie meeting room principale (mq): 250 (800 in tensostruttura) Superficie area espositiva (mq): 600 Numero di camere: 790 in 4 hotel Aeroporto più vicino: Bari/Brindisi (110 Km) Brand di appartenenza: Greenblu Hotels & Resort Indirizzo: SS 106 Km 466 74010 Castellaneta Marina (Ta)

BORGOBIANCO RESORT & SPA  (Centro Congressi ) Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 250 posti Superficie meeting room principale (mq): 290 Superficie area espositiva (mq): 100 Numero di camere: 48 Aeroporto più vicino: Bari (45 Km) Brindisi (80 Km) Brand di appartenenza: Greenblu Hotels & Resort Indirizzo: Contrada Casello Cavuzzi 70044 Polignano a Mare (Ba)

GREENBLU HOTELS & RESORT Contatti: Tel: 099 8204901 Email: congress@greenblu.it Sito web: www.greenblu.it Persone di riferimento: Annamaria Tamborrino (Mice Office Manager) 099 8204901 – congress@greenblu.it

Un panorama articolato di spazi dedicati e sale convegni alla quale Greenblu può affiancare una tensostruttura da 1500 persone o il Teatro dei Colori, una macchina scenica per eventi, ma anche un anfiteatro a gradinate in grado di ospitare fino a ottocento persone in convention.

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CovoDeiSaraceni_Layout 1 14/12/15lunedĂŹ 12:07 Pagina 1

La cornice da sogno per i tuoi eventi

Via Conversano, l/A -70044 - Polignano a Mare (Ba) Telefono: +39 080 4241177 - +39 080 4240696 www.covodeisaraceni.com-info@covodeisaraceni.com

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Polignano a Mare (Ba) – www.covodeisaraceni.com

Hotel Covo dei Saraceni Uno scenario straordinario, un luogo unico valorizzato da una struttura dinamica e attenta a ogni dettaglio e capace di offrire spazi per la business industry con vista sul mare blu cobalto della Puglia adriatica

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senza dubbio uno dei luoghi più incantevoli della costa pugliese, uno dei paesi più caratteristici di questa parte dello stivale con il nucleo storico originario del tessuto urbano che sorge a picco sulla scogliera rocciosa: incastonato fra le falesie, Polignano a Mare è un luogo che associa cultura a un mare che più volte gli è valso il riconoscimento di Bandiera Blu. In questo contesto sorge l’Hotel Covo dei Saraceni, una struttura quattro stelle dalla caratteristica architettura mediterranea che offre ai propri clienti ambienti e servizi di grande livello, sia per soggiorni turistici ma anche e sopratutto per il Mice e la business industry più in generale grazie alla posizione unica, a pochi chilometri dalle mete più conosciute del territorio come i Trulli di Alberobello, le Grotte di Castellana o lo splendido barocco leccese. L’hotel, che è totalmente accessibile ai portatori di handicap, dispone di camere dotate di ogni comfort, caratteristiche comuni anche alle stanze presenti nella dependance “Dimora del Saraceno” e di suggestivi panorami da apprezzare dalle diverse terrazze presenti nella struttura come quella spettacolare sulla scogliera con vista orizzonte che si può godere dal ristorante à la carte dell’hotel “Il Bastione”, aperto anche agli ospiti esterni e posto a strapiombo sul mare. Nella spa si può usufruire di trattamenti proposti dall’hammam Raxul, pensata in esclusiva per le coppie: si può anche usufruire di massaggi e cromoterapia che permettono di vivere un’esperienza di totale

COVO DEI SARACENI  Numero max meeting room: 3 Dimensioni meeting room principale (persone): 200 Superficie meeting room principale (mq): 150/170 Numero di camere: 48 Aeroporto più vicino: Bari Palese (50 Km) Indirizzo: via Conversano, 1 70044 Polignano a Mare (Ba) Contatti: Tel: 080 4241177 Fax: 080 4247010 Email: info@covodeisaraceni.com Sito web: www.covodeisaraceni.com Persone di riferimento: Gabriella Laruccia (General Manager)

relax all’interno di un guscio accogliente e tonificante. Due eleganti sale per eventi possono ospitare fino a 250 persone per cene e serate esclusive, durante le quali respirare il profumo del mare e godere del panorama impreziosito dalle luci della scogliera e dai loro riflessi cangianti sull’acqua. Tre le sale meeting presenti, Business, Zephiro e Nettuno, in grado di ospitare diverse tipologie di meeting grazie a una capienza complessiva di 330 posti e a tecnologie moderne e sofisticate. Un posto eccezionale dove organizzare riunioni aziendali, incentive, convention o conferenze stampa.

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Ostuni (Br) – www.hotelmontesarago.it

Hotel Monte Sarago La proposta di questo moderno hotel alla meeting industry e in particolare al segmento medico-farmaceutico si articola attorno a una struttura all’avanguardia in grado di garantire il massimo della privacy e dei servizi, a partire dal centro congressi

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L’

Hotel Monte Sarago si presenta come una struttura quattro stelle di recente realizzazione a forte vocazione congressuale. L’hotel mette infatti a disposizione degli organizzatori tutta una serie di spazi flessibili e adattabili alle diverse esigenze: un’ampia sala meeting capace di accogliere fino a 230 persone comodamente sedute, a cui si aggiungono un’altra sala riunioni, di dimensioni ridotte, utile per incontri di lavoro fino a quaranta persone e due recenti ulteriori sale rispettivamente da cinquanta e da dieci posti a sedere. I settecento metri quadrati complessivi di area congressuale sono dotati dei più innovativi impianti audiovisivi e attrezzature ad altissimo livello tecnologico: la connessione a internet Wi-Fi copre tutta la superficie, microfoni e amplificatori sono in Dolby Surround, il videoproiettore a soffitto proietta immagini su un mega schermo, c’è inoltre la possibilità di utilizzare puntatori laser e lavagne a fogli mobili. Inoltre, uno staff esperto è sempre a disposizione per aiutare il cliente in tutte le fasi dell’evento, dalle scelte tecniche a quelle organizzative, nonché nella pianificazione di eventuali attività post congressuali. Il ristorante “L’Opificio” si impegna a proporre prodotti locali, da quelli dell’orto ai più sapidi del mare e permette di gustare il meglio della cucina mediterranea abbinata a una selezione di ottimi vini italiani e, naturalmente, Rossi e Rosati Pugliesi Doc. L’hotel si trova a pochi minuti da Ostuni, chiamata la “città bianca” per il colore abbagliante delle sue tipiche case. Nonostante la sua recente realizzazione, l’hotel ha già avuto modo di rinnovare la sua capacità ricettiva che è stata ampliata con dieci nuove unità in una bella posizione panoramica, che vanno ad aggiungersi a quaranta camere e tre suite.

HOTEL MONTE SARAGO  Numero max meeting room: 2 Dimensioni meeting room principale (persone): 230 Superficie meeting room principale (mq): 270 Superficie area espositiva (se presente): 200 Numero di camere: 40 Aeroporto più vicino: Casale (Brindisi) a 30 km Indirizzo: Corso Mazzini, 233 - 72017 - Ostuni (BR) Contatti: Tel.: 0831 334470 Fax 0831 306493 Email: info@hotelmontesarago.it Sito web: www.hotelmontesarago.it Persone di riferimento: Oronzo Sasso (Direttore)

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Bari – www.villaromanazzi.it

Hotel Villa Romanazzi Carducci Fra architetture d’epoca e panorami incantevoli, Villa Romanazzi Carducci propone raffinate atmosfere per meeting fra terra e mare, offre molteplici e raffinate soluzioni personalizzate per congressi, piccoli incontri e grandi eventi nazionali e internazionali

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n Puglia l’ospitalità negli edifici d’epoca assume i tratti tipici della mediterraneità pura, caratterizzata da architetture che conservano la cifra stilistica propria del “profondo sud”, in particolare quando prestigiose residenze aristocratiche, capaci di evocare ricordi d’altri tempi, si trasformano in strutture ricettive di grande atmosfera. In questa terra dall’innata vocazione turistica, fra agrumeti profumati e mitici lidi, Villa Romanazzi Carducci ne è un classico esempio e si propone come location ideale per qualsiasi tipologia di evento. L’Hotel Villa Romanazzi Carducci coniuga il fascino dell’antica struttura alla funzionalità e all’avanguardia delle soluzioni tecnologiche di cui le sale di varia capienza sono dotate. Si trova a Bari a pochi minuti a piedi dal centro e custodisce con grande rispetto la memoria di una nobile residenza del 1885, inserita in un parco lussureggiante di 35.000 metri quadrati, caratterizzato da varietà innumerevoli di essenze arboree, piante esotiche, eleganti elementi di arredo, fontane e una piscina di design. La struttura offre un’esclusiva ospitalità in 127 camere eleganti e spaziose, ristrutturate nel 2013, in cui la modernità del comfort converge con il gusto e lo stile degli arredi. Al mattino viene allestito un ricco buffet internazionale per la colazione, presso il “Ristorante Carducci” (aperto anche ai clienti non pernottanti), dove per la cena, i sapori della tradizione e nuovi percorsi del gusto si incontrano in un connubio di cucina creativa, emozionale, raffinata e di qualità, grazie all’abilità e all’inventiva di chef di fama internazionale e del loro staff. La pregiata lista di vini completa la ricerca dell’eccellenza del Ristorante Carducci, dotato anche di uno spazio Privè per colazioni e cene di lavoro. Completano l’offerta ricettiva

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20 sale per eventi aziendali e privati, una palestra, una sauna, un bagno turco, il “Caffè Carducci” con la sua terrazza all’aperto e un ampio parcheggio interno gratuito. La raffinatezza degli ambienti e l’atmosfera di ospitale cordialità rendono l’Hotel Villa Romanazzi Carducci meta ambita sia per i turisti in cerca di svago, sia per chi viaggia per affari. La struttura è dotata di ampio parcheggio interno gratuito sia coperto che all’aperto, con 250 posti auto disponibili.

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MERCURE VILLA ROMANAZZI CARDUCCI  Numero max meeting room: 20 Dimensioni meeting room principale (persone): 450 Superficie meeting room principale (mq): 330 Superficie area espositiva (mq): 430 Numero di camere: 127 Aeroporto più vicino: Bari-Palese (12 Km) Brand di appartenenza: Mercure Indirizzo: Via Capruzzi, 326 - 70124 Bari Contatti: Tel. 080 9184712 – 080 9184721 Fax: 080 5560297 Email: congressi@villaromanazzi.com Sito web: www.villaromanazzi.com Persone di riferimento: Claudia Nardone (Meeting Coordinator) congressi@villaromanazzi.com Carmen Fiocchi (Meeting Coordinator) congressi@villaromanazzi.com

Dal brief all’evento Dinamismo, flessibilità e affidabilità sono gli elementi chiave del servizio di consulenza impeccabile offerto ai clienti, che rappresenta l’autentico valore aggiunto nell’organizzazione e nella gestione delle più svariate tipologie di happening. Leader del settore congressuale della Puglia, Villa Romanazzi Carducci offre molteplici e raffinate soluzioni per meeting, congressi, piccoli incontri e grandi eventi nazionali e internazionali. Uno staff di professionisti preparati fornisce assistenza diretta negli allestimenti, nella definizione del menu e nell’utilizzo ottimale delle più moderne attrezzature audiovisive durante lo svolgimento dell’evento. Un’organizzazione efficiente regolata da meccanismi oramai consolidati consente un coordinamento sempre efficace di tutti gli specialisti coinvolti nella realizzazione di qualsiasi tipologia di evento. Una parte delle sale si trova nella Villa Rachele, una nobile dimora di fine ’800 ristrutturata e restaurata nel 2015. Le restanti sono situate nel Giulia Conference Centre, un moderno centro congressi, ristrutturato interamente nel 2013, a composizione modulare per soddisfare ogni tipo di esigenza. Infine, appartate, la sala Scuderia e la sala Europa, immerse nel verde del parco. Tutte le sale e gli spazi comuni sono dotati di connessione Adsl e Wi-Fi ad altissima velocità, da 100 MB/s fino a 1 GB/s. Villa Romanazzi Carducci è una location esclu-

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siva per gli eventi più significativi, in cui il prestigio architettonico si sposa con l’eccellenza del servizio. Lo staff è pronto a suggerire le idee giuste per rendere ogni ricorrenza unica e memorabile, per il cliente e i suoi ospiti. Il servizio è certificato e sottoposto costantemente a rigorose verifiche di qualità. Da quest’oasi protetta lo sguardo può spaziare lontano per scoprire le molteplici attrattive del territorio.

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Trani – www.laviniabianchicongressi.it

Lavinia Bianchi Congressi Due strutture che aprono le porte agli eventi, rispettivamente un’affascinante dimora storica e una lussuosa location moderna, che offrono molteplici e raffinate soluzioni per meeting e congressi studiati con la massima attenzione

CENTRO CONGRESSI

a proposta congressuale di Tenuta Donna Lavinia e Lavinia Bianchi Congressi è un punto di riferimento per la meeting industry più raffinata che, oltre a scegliere queste strutture per lo stile e i servizi offerti, sceglie anche un territorio incredibile che diventa protagonista incontrastato delle visite post congress e delle escursioni proposte alla scoperta di Trani e dei suoi dintorni. Anche dal punto di vista logistico è strategica la posizione grazie alla vicinanza con l’aeroporto internazionale di Bari, distante una quarantina di chilometri, con l’autostrada e, a brevissima distanza, anche con la stazione ferroviaria di Trani collegata ottimamente con il capoluogo e le altre province pugliesi. Le due location sono totalmente complementari: Tenuta Donna Lavinia è la dimora più antica perfetta per incontri di lavoro esclusivi, Lavinia Bianchi Congressi invece è più recente ed è caratterizzata da uno stile moderno, ricercato e da un candore conferito dal suo white concept che le dona un allure essenziale. Circondate da un bellissimo parco di dodicimila metri quadrati, entrambe sono perfette per ospitare ogni tipo di evento. Tre le sale principali a disposizione: Sala Lavinia Bianchi, la più ampia, si trova nella struttura più moderna e accoglie fino a trecentocinquanta persone; nella parte storica invece sono ospitate le altre due sale di dimensioni più piccole: Sala Carlotta, che con 225 metri quadrati di superficie può ospitare fino a 180 persone, e Sala Scuderia, immersa nel verde, lo spazio ideale per piccoli incontri di lavoro fino a

LAVINIA BIANCHI CONGRESSI Numero max meeting room: 3 Dimensioni meeting room principale (persone): 350 Superficie meeting room principale (mq): 350 Superficie area espositiva (mq): Più sale espositive da 200 a 500 mq Hotel convenzionati: sì Aeroporto più vicino: Karol Wojtyla Bari Palese (38 Km) Indirizzo: vicinale Farucci S.N. -76125 Trani Contatti: Tel: 0883 508925 - 583932 Email: info@laviniabianchicongressi.it Sito web: www.laviniabianchicongressi.it Persone di riferimento: Antonio Sinigaglia, Nunzia Pastore

un massimo di quaranta persone. La particolarità di entrambe le location è la flessibilità dei luoghi, soprattutto la possibilità di avere l’utilizzo esclusivo delle strutture per il proprio evento. Inoltre, gli spazi esterni possono essere utilizzati per allestire cocktail, aperitivi o cene di gala. A disposizione dei congressisti tutte le tecnologie audio-video di nuova generazione, gli ambienti sono anche dotati di connessione a internet Wi-Fi veloce e totalmente gratuita. Last but not least la cucina, profondamente ispirata al territorio con prodotti a chilometro zero o di produzione propria come gli agrumi e l’olio extravergine d’oliva.

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Le Dune Suite Hotel Strategicamente posizionato in Salento e ben collegato, l’hotel si presta a ospitare anche congressi medici grazie alla grande professionalità del suo staff

na struttura immersa nell’affascinante paesaggio del Salento, dotata dei più moderni spazi per eventi, in linea anche con le normative relative ai congressi medici, e con un occhio di riguardo per gli ospiti dalle ridotte capacità motorie, sia nelle sale meeting sia nella camere: questo e molto altro è Le Dune Suite Hotel, un quattro stelle di nuovissima costruzione, creato con linee di design e materiali di pregio, che coniuga modernità e tradizione. Si colloca precisamente a Porto Cesareo, a un passo dal mare, di fronte all’omonima spiaggia, a pochi metri dall’area marina protetta e dal centro salentino, dove la natura offre un ambiente puro e incontaminato. L’hotel, grazie alla sua posizione strategica, è facilmente raggiungibile: dista infatti 25 chilometri da Lecce, 55 km dall’aeroporto di Brindisi e 150 chilometri da quello di Bari; mette a disposizione un transfer da e per i due aeroscali, da e per la stazione di Lecce, oltre

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LE DUNE SUITE HOTEL  Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): fino a 180 disposte in platea Superficie meeting room principale (mq): 1° Sala 378 (Sala in Hotel) 2° Sala 270 (Sala in Hotel) 3° Sala 108 (Sala in Hotel) 4° Sala 315 (Sala sul Mare) Superficie area espositiva (mq): 350 Numero di camere: 48 Aeroporto più vicino: Brindisi (55 Km) lndirizzo: Strada dei Bacini, 78 73010 Porto Cesareo (Le) Contatti: Tel: 0833565355 Fax: 08321831456 Email: info@ledunesuitehotel.it Sito web: www.ledunesuitehotel.it Persone di riferimento: Pizzolante Giovanni (General Manager) g.pizzolante@ledunesuitehotel.it

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Porto Cesareo (Le) – www.ledunesuitehotel.it

a disporre di un garage e personale addetto ad eventuali altre necessità logistiche per tutta la durata del congresso.

Assistenza personalizzata Le Dune Suite Hotel è una struttura esclusiva, con sale meeting in grado di ospitare congressi medici, eventi, presentazioni e convegni di ogni livello. Dispone di tre sale in grado di accogliere fino a duecento persone con diversi allestimenti possibili, tutte modernamente attrezzate e modulabili in base alle esigenze del cliente che sarà supportato dalla professionalità di personale dedicato in ogni fase e per ogni aspetto tecnico o organizzativo dell’evento. La struttura salentina offre anche momenti di svago nella sua BeautyLife Spa, sulla spiaggia o nella piscina, oltre a proporre menu personalizzati nei suoi tre ristoranti; dà spazio, infine, anche al post congress, proponendo itinerari per scoprire un territorio magico come quello del Salento.

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Mesagne (Br) – www.tenutamoreno.it

Tenuta Moreno È un ambiente naturale di grande privacy quello che offre Tenuta Moreno ai congressi medico-scientifici, i quali potranno sfruttare una location congressuale a completa disposizione delle specifiche esigenze in termini di servizi e infrastrutture

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enuta Moreno si trova non lontano da Brindisi e più precisamente a Mesagne: si tratta a tutti gli effetti di una dimora storica ospitata in un complesso architettonico che risale al 1700 e che oggi si presenta come una struttura alberghiera e congressuale realizzata secondo i più moderni concept di location per eventi. La serena atmosfera della campagna pugliese – tipicamente tratteggiata da alberi da frutta e scenografici ulivi secolari – permette ai congressi di godere una situazione unica dal punto di vista della privatezza, utilizzando un centro congressi che è stato concepito per essere in grado di ospitare eventi di diverse dimensioni, compresi quelli più complessi dal punto di vista logistico e organizzativo. Il centro congressi Agorà è sicuramente uno dei punti di forza di Tenuta Moreno, soprattutto grazie al salone multifunzionale che è stato dotato delle soluzioni tecniche più all’avanguardia.

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Le sue sale sono in tutto cinque e variano in ampiezza: si va dagli spazi executive – ideali per ospitare piccole riunioni, meeting paralleli al convegno, corsi di formazione, master e colazioni di lavoro, ciascuno con una capienza massima di venti posti – fino ai 450 posti del salone.

I servizi Gli organizzatori di convegni che scelgono Tenuta Moreno possono contare sullo staff altamente qualificato presente in struttura, a completa disposizione per meeting di lavoro, workshop e congressi. Molto curata la ristorazione: dal punto di vista culinario Tenuta Moreno tiene fede alla sua ispirazione mediterranea e in particolare salentina,

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offrendo piatti unici e ricercati che prendono spunto dalla tradizione pugliese più classica per essere sapientemente rivisitati. A disposizione dei delegati vi sono due sale ristorante e alcuni spazi esterni. E outdoor la struttura propone aree che possono essere utilizzate per i momenti di networking o per quelli più conviviali anche nel contesto di un congresso medico, come il gazebo esterno, la corte del fagiano e il laghetto botanico. Tenuta Moreno dispone inoltre di 86 camere, di cui 68 camere doppie comfort, dieci camere superior, dieci camere junior suite arredate secondo un’eleganza esclusiva e raffinata, alla stesso tempo funzionali e dotate di tutti i comfort. Fanno parte della struttura anche un centro benessere e una spa.

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TENUTA MORENO MASSERIA E SPA  Numero max meeting room: 3 Dimensioni meeting room principale (persone): 450/500 Superficie meeting room principale (mq): 500 Numero di camere: 86 Aeroporto più vicino: Brindisi (20 Km) Indirizzo: C.da Moreno, S.S. 7 uscita Latiano Est 72023 Mesagne (Br) Contatti: Tel: 0831 77 49 60 Fax: 0831 721487 Email: info@tenutamoreno.it Sito web: www.centrocongressimoreno.it Persone di riferimento: Pierangelo Argentieri pierangeloargentieri@gmail.com

Gli eventi ospitati La vocazione congressuale di Tenuta Moreno è molto evidente anche in considerazione degli eventi già ospitati della struttura, che comprendono importanti appuntamenti medico-scientifici. Per una breve ma rappresentativa selezione si possono ricordare il convegno internazionale sull’Alimentazione Infantile, Nutrition & Metabolism – First International Mediterranean Meeting e i convegni organizzati dalle case farmaceutiche multinazionali AstraZeneca, GlaxoSmithKline e Roche Farmaceutics. Un altro interessante evento che viene organizzato oramai da diversi anni a Tenuta Moreno è la gara di cucina Giovani Cuochi Premio Chez Vous, che coinvolge celebri chef, giornalisti e ospiti di fama nazionale, ma soprattutto vede la partecipazione di numerosi giovani cuochi pugliesi.

Attenzione all’ambiente La natura a Tenuta Moreno si manifesta in tutti i suoi aspetti e viene tradotta in un concetto di vita sostenibile che passa dall’attenzione al consumo dell’acqua alla riduzione dell’utilizzo di anidride carbonica, dalla raccolta differenziata alla limitazione degli ingombri.

I dintorni Pur essendo un piccolo mondo nel quale è piacevole lavorare e soggiornare e che racchiude in sé già tanta parte di una regione intera, Tenuta Moreno può trasformarsi nell’occasione, magari a fine lavori, per scoprire altri luoghi bellissimi della Puglia come Mesagne stessa, Alberobello, la bianca Ostuni e la cosiddetta Firenze del Sud – Lecce – città ricca di straordinarie opere e monumenti; o ancora le masserie disseminate nella campagna pugliese, spesso sedi di degustazioni eno-gastronomiche; oppure le spiagge e i litorali della zona, per un soggiorno che resterà sicuramente nel cuore.

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Noicattaro (Ba) – www.unahotelreginabari.it

UNA Hotel Regina

NA Hotel Regina è una struttura fortemente legata al territorio ma con uno sguardo attento alle esigenze del mercato internazionale. Così questo albergo sviluppa e coltiva con profitto la sua vocazione sia sul fronte congressuale, ridefinendo un’antica tradizione di ospitalità attraverso un concept innovativo che sa integrare nel genius loci le moderne facilities di un mercato alberghiero al passo con i tempi. Il nuovissimo City Resort, realizzato secondo lo stile architettonico tipico dei borghi pugliesi, si trova alle porte di Bari e a breve distanza dal mare. UNA Hotel Regina  Numero max meeting room: 12 Dimensioni meeting room principale (persone): 1400 Superficie meeting room principale (mq): 700 Superficie area espositiva (mq): 700 Numero di camere: 100 Aeroporto più vicino: Karol Wojtyla - Bari (31 Km) Brand di appartenenza: UNA Hotels & Resorts Indirizzo: S.p. 57 Torre a Mare/Noicattaro (Ba) Contatti: Tel: 080.5430907 Fax: 080 5431662 Email: una.regina@unahotels.it Sito web: www.unahotelreginabari.it Persone di riferimento: Rita Mastrolonardo (Congress Manager) e-mail r.mastrolonardo@unahotels.it

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L’UNA Hotel Regina Bari offre molteplici soluzioni per meeting ed eventi di successo. Dispone di 12 sale meeting da 5 a 700 posti a sedere, tutte con ingresso indipendente, controllo autonomo del suono e dell’illuminazione, aria condizionata, schermo, videoproiettore, set completo di cancelleria e connessione a Internet ad alta velocità. Alcune sale sono illuminate da luce naturale. Comodi foyer consentono di organizzare in contemporanea rinfreschi e coffee break e di ospitare tutti i servizi di accoglienza e segreteria. Gli ampi spazi esterni permettono l’organizzazione di attività outdoor, come team building, cocktail ed esposizioni. Uno staff di professionisti esperti operatori del settore eventi è a completa disposizione per trovare le soluzioni migliori a ogni singola esigenza e fornendo il supporto necessario in ogni fase dell’organizzazione. L’hotel è dotato di un ampio parcheggio interno gratuito che può ospitare fino a 250 autovetture e 4 autocarri. L’hotel propone inoltre una Spa: 500 metri quadri di area umida tutta realizzata in pietra e parzialmente sviluppata all’interno di tre tradizionali trulli. Qui si trovano una piscina, percorso Kneipp con camminamento su sassi di fiume, docce cromo/ aromaterapiche, sauna e bagno turco, aree relax con chaise longue in pietra riscaldata e vasche idromassaggio individuali. Il territorio che si estende a sud di Bari è costellato dai suggestivi paesi che si incontrano lungo la costa e da quelli dell’entroterra, ricchi di testimonianze storiche. Fra ondulate colline e attraverso Gioia del Colle dall’antico castello e Massafra ricca di grotte, si è nel cuore della civilissima Martina Franca. Poi troviamo il regno sotterraneo di Castellana Grotte, il Castello Svevo, la cattedrale di Ruvo, Castel del Monte, la Cattedrale di Trani sul mare, le scogliere e il centro storico di Polignano, la Valle d’Itria e i suoi Trulli, e molto altro ancora.

HOTEL

Controllo della qualità e standard elevati; così come ci si aspetta da un albergo a marchio UNA Hotels & Resorts

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125 rooms â&#x20AC;˘ Conference Center up to 700 participants â&#x20AC;˘ Venus Spa 1500 mq

Matera

Via Germania snc - Borgo Venusio MATERA Tel.: +39 0835 215 111 - 703 Fax: +39 0835 259025 eventi.matera@hilton.com matera.hgi.com Hilton Garden In Matera

BASILICATA

Matera – www.matera.hgi.com

Hilton Garden Inn Matera Nella città dei Sassi, in un contesto unico trasformato sapientemente dall’uomo, oggi trova posto una struttura ricettiva moderna e funzionale capace di offrire stile, servizi e un’offerta articolata adatta alla business industry

HOTEL

ittà da poco eletta Capitale Europea della Cultura 2019, per l’Unesco patrimonio mondiale dell’umanità, Matera è da sempre un territorio ricco di fascino, un agglomerato urbano tra i più antichi al mondo riconosciuta tra le città più storiche come autentico museo en plein air. All’interno di uno scenario così inedito si inserisce l’ospitalità unica dell’Hilton Garden Inn, con le sue 125 camere, corredate di ogni comfort, distante pochi minuti dal centro storico della città, adagiata sulle colline lucane e circondata da uno spettacolare parco di cinque ettari. Facilmente raggiungibile sia dalle statali che dall’aeroporto internazionale di Bari-Palese, distante una sessantina di chilometri, l’hotel costituisce una location moderna ed elegante, capace di rispondere con grande flessibilità alle diverse esigenze legate all’organizzazione di riunioni di lavoro e congressi, soggiorni incentive, esposizioni, convegni ed eventi aziendali o di gala. Per il segmento Mice l’hotel dispone di un centro congressi all’avanguardia, equipaggiato delle migliori tecnologie audio video per teleconferenze, proiezioni, amplificazioni, registrazioni e cabina regia, che comprende cinque sale modulabili con superfici dai quaranta ai quattrocento metri quadrati, tutte illuminate da luce naturale e dotate di un accesso diretto per carico/scarico attrezzature. Alle sale meeting si affiancano cinque eleganti sale banchetti, una spaziosa terrazza per cocktail ed eventi e un elegante foyer con ampio spazio espositivo, guardaroba e zona reception, oltre ad aree dedicate per coffee break e colazioni di lavoro.

HILTON GARDEN INN MATERA  Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale: 350 pax Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva: 200 Numero di camere: 125 Aeroporto più vicino: Aeroporto di Bari-Palese (55 Km) Brand di appartenenza: Hilton Garden Inn Indirizzo: Via Germania, snc Borgo Venusio 75100 Matera (Mt) Contatti: Tel: 0835 215 111 Fax: 0835 259025 Email: info.matera@hilton.com eventi.matera@hilton.com Sito web: www.matera.hgi.com Persone di riferimento: Nadia Petrino

Per i ricercati momenti di relax l’hotel dispone anche di un centro benessere che unisce ai benefici originali e rivitalizzanti della natura la sapienza di tecniche collaudate per donare un’esperienza di vera rigenerazione, una sala fitness, una piscina interna e una esterna con idromassaggio, la spa con zona umida, sauna, bagno turco, percorso di docce, area relax e cabine per trattamenti estetici e massaggi. Anche l’offerta gastronomica è meritevole di segnalazione: la tradizione della cucina lucana rivive attraverso una reinterpretazione delle ricette storiche a cui si affianca una proposta di piatti speciali.

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Costa degli Ulivi Hotels

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Best Western Hotel Ai Cavalieri

Hotel Il Gelso Bianco

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SICILIA

Aci Castello (Ct) – www.sheratoncatania.com

Sheraton Catania Hotel & Conference Center Eleganza, funzionalità, tecnologie all’avanguardia e cura del dettaglio fanno dello splendido hotel sulla costa catanese un ambiente ideale per ospitare congressi medici, convegni, seminari e meeting aziendali

HOTEL

ituato lungo la Riviera dei Ciclopi a pochi minuti da Catania, città dominata dall’Etna e impreziosita dal Barocco, lo Sheraton Catania oltre alle sue 162 camere e sette suite, da poco rinnovate, mette a disposizione spazi flessibili per la clientela congressuale, permettendo al contempo di inserire, in un viaggio di lavoro, rilassanti pause di benessere e di svago. L’intero spazio espositivo si estende su un’area di mille metri quadrati, ideale per le più diverse esigenze di allestimento e in grado di accogliere stand, postazioni operative per workshop e aree dedicate agli sponsor. Le strumentazioni più avanzate rendono il comparto audiovisivo e multimediale una garanzia di successo e offrono spazio a soluzioni efficaci per la spettacolarizzazione dell’evento e per un impatto comunicativo sempre nuovo. Ma non è tutto: fra i prossimi progetti dell’hotel, infatti, è previsto il potenziamento della rete

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internet, che offrirà una velocità di connessione fino a cinquanta mega. I due centri congressi della struttura hanno un ingresso indipendente e sono dotati di pareti mobili e perfettamente insonorizzate, che permettono di rimodulare gli spazi fino a 15 combinazioni di sale differenti. Il business center principale ha una capienza di oltre settecento posti a teatro e 350 a cabaret. L’ampiezza e la versatilità di ogni sala, oltre alla possibilità di accesso dall’esterno per il carico/scarico di qualsiasi materiale, consentono l’allestimento in contemporanea dell’area espositiva del centro congressi. La Piazzetta Sheraton è la naturale estensione del centro congressi e permette di allestire coffee break all’aperto nei suoi quattrocento metri quadrati di spazio antistante l’hotel. Una cornice più suggestiva è sicuramente la piattaforma a mare sugli scogli lavici, per memorabili welcome cocktail al tramonto. Per incontri riservati sono a disposizione le quattro salette executive, con una capienza massima di venti persone. Ma l’esclusività si fa meeting nelle due suite – recentemente rinnovate – Diplomatica e Presidenziale, per riunioni da dodici a trenta partecipanti, con ampio terrazzo ideale per colazioni di lavoro con una strepitosa vista mare. A garantire il successo di tutte le fasi dell’evento, uno staff altamente qualificato con oltre trent’anni di esperienza, in grado di lavorare in perfetta simbiosi operativa con il team cliente.

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HOTEL

SHERATON CATANIA HOTEL & CONFERENCE CENTER  Numero max meeting room: 19 Dimensioni meeting room principale (persone): 700 Superficie meeting room principale (mq): 724 Superficie area espositiva (mq): 1.000 Numero di camere: 169 Aeroporto più vicino: Aeroporto Internazionale Fontanarossa (CT) Brand di appartenenza: Starwood Hotels & Resorts Indirizzo: via Antonello da Messina, 45 95021 Acicastello Catania Contatti: Tel: 095 7114111 Email: info@sheratoncatania.com Sito web: www.sheratoncatania.com Persone di riferimento: Santo Baudo (Sales Director)

Tra una sessione e l’altra Una pausa conviviale fra comfort e ricercatezza è offerta da Il Timo Events Restaurant, diretto dall’executive chef Saverio Piazza. Spazi eleganti e flessibili, soluzioni personalizzabili e di alta qualità per la ristorazione: dalle colazioni di lavoro dal gusto mediterraneo, ai coffee break con spremute d’arancia, granite di mandorla e dolci realizzati dai mastri pasticceri, fino alle cene di gala dove le migliori materie prime incontrano la più antica tradizione siciliana e l’estro dello chef. La sala interna, in estate, può estendersi fino alla terrazza panoramica con una capienza massima di trecento ospiti. Per i grandi eventi, la Ballroom al piano terra può comodamente accogliere fino a cinquecento coperti.

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A conclusione di una giornata intensa, non si può non ritrovare il relax nell’intima e accogliente Arantia Rubra spa dove concedersi uno spazio tutto per sé e dedicarsi al benessere del corpo e della mente: percorsi d’acqua e cromoterapia, beauty con l’estetica di Maria Galland, trattamenti olistici e doccia solare. Per i più sportivi la Sheraton Fitness con i programmi di allenamento consigliati e un campo da tennis all’aperto. Il relax continua in camera, dove lo Sheraton Catania offre un soggiorno in un ambiente sano e confortevole: classic, superior, deluxe e suite, molte delle quali con parquet, propongono lo stile mediterraneo con i suoi toni caldi e avvolgenti combinato con l’avanguardia giapponese, da rintracciare nei nuovissimi rivestimenti anallergici Ecocarat, la prima ceramica che purifica l’aria. Accessibilità ai massimi livelli grazie alle camere per disabili e ai servizi ristorativi che pongono attenzione a tutte le più specifiche esigenze. Numerose, infine, anche le attività post-congress e incentive che offre Catania: golf, trekking, bike, percorsi avventura sull’Etna, gite in jeep e in barca, immersioni e pesca subacquea.

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Palermo – www.aicavalierihotel.it

Best Western Hotel Ai Cavalieri Nel cuore di Palermo una struttura ideale per business traveller e delegazioni corporate, una location perfetta per fascino, posizione e dotazione di spazi, sia per lavorare sia per rilassarsi nei momenti liberi di fine giornata uattro stelle superior per un hotel collocato nel centro della Palermo più elegante e vivace, a pochi passi da piazza Politeama, in un contesto storico e culturale notevole, riaperto dopo un intervento di restauro preciso e puntale di un palazzo ottocentesco: l’Hotel Ai Cavalieri, affiliato al Gruppo Best Western, offre ai propri ospiti 39 camere tra comfort, executive e suite, alle quali affianca uno spazio dedicato ai congressisti composto da quattro sale meeting utili per organizzare incontri di lavoro e convegni fino ad un massimo di duecento partecipanti. Perfettamente attrezzate per le esigenze contemporanee delle diverse sessioni di lavoro, le sale offrono anche una dotazione tecnologica di alta qualità e sono inoltre estremamente confortevoli e capienti, in grado di ospitare qualsiasi tipologia di convegno o congresso grazie a spazi versatili e funzionali. La Sala Principe, che può accogliere fino a centoventi delegati, la Sala Gold, con ottanta posti nella disposizione a platea e la Sala Cavalieri con 25 postazioni, garantiscono un’offerta di spazi unica sul territorio, completata da un servizio eccellente e dall’ospitalità discreta tipica della tradizione siciliana. Un personale multilingue e un servizio 24 ore su 24 alla reception, la tecnologia Wi-Fi disponibile nelle aree comuni, nelle stanze ma anche nelle sale congressuali, la possibilità di utilizzare la traduzione simul-

HOTEL

BEST WESTERN Ai Cavalieri Hotel  Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale: Sala “Principe” Platea pax 130 Lungh. 11,50 - Largh. 10,50 - Altezza 4,70 Superficie meeting room principale (mq): 140 Superficie area espositiva (mq): 100 Numero di camere: 39 Aeroporto più vicino: Falcone Borsellino – Palermo (35 Km da centro città) Brand di appartenenza: BEST WESTERN Indirizzo: Via S. Oliva, 8 - 90141 Palermo Contatti: Tel 091 583282 Fax: 091 6126589 Email: info@aicavalierihotel.it Sito web: www.aicavalierihotel.it Persone di riferimento: Girolamo Liga (direttore) direzione@aicavalierihotel.it

tanea, oltre al videoproiettore, agli schermi, all’attività di segreteria e alla sala stampa completano la gamma di servizi dell’hotel. Qualità sotto ogni aspetto ed eccellenza del servizio che proseguono con l’offerta di ristorazione e nelle proposte gastronomiche del nuovissimo “Giardino d’Inverno” climatizzato, perfetto per aperitivi e cocktail o per light lunch, coffee break e cene di gala.

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Ulivi Hotels Perle di Sicilia, eventi indimenticabili

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Costa degli Grand Hotel

Piazza Borsa In centro a Palermo, percorso benessere, 3 sale riunioni da 40 a 220 persone

www.piazzaborsa.it

Splendid Hotel

La Torre www.latorrehotel.it

A Palermo, Lido di Mondello, direttamente sul mare, 14 sale riunioni da 10 a 350 persone

Hotel Torre

Normanna e dei Congressi Ad Altavilla Milicia (PA) Club Hotel, negozi, ascensori per il mare, 15 sale riunioni da 10 a 700 persone

www.torrenormanna.it

Eolian Hotel A Vulcano, Isole Eolie, 3 sale riunioni da 10 a 100 persone

www.eolianhotel.it

www.costadegliulivihotels.it - Numero verde 800236118

SICILIA

Palermo – www.costadegliulivihotels.it

Costa degli Ulivi Hotels Le strutture del gruppo sono un punto di riferimento in Sicilia per congressi medici curati nei minimi dettagli: ben collegate e posizionate strategicamente, sono dotate di attrezzature e servizi personalizzati di prim’ordine

HOTEL

li organizzatori di congressi medici trovano nelle strutture del gruppo siciliano Costa degli Ulivi Hotels un pool di location all’avanguardia e perfettamente in linea con le normative di settore: se a questo aggiungiamo il contesto storico-paesaggistico nel quale sono inserite e la loro raggiungibilità, possiamo facilmente affermare che sono una scelta ideale per i planner. Se professionalità, eleganza degli ambienti e buona tavola fanno degli alberghi di Costa degli Ulivi indiscutibili atout per il successo di un incontro di lavoro, è la loro posizione strategica, infatti, a costituirne tratto distintivo e comune, per un vero valore aggiunto di efficienza. Per eventi nel cuore di Palermo, il Grand Hotel Piazza Borsa si trova – in un edificio straordinario che nel nucleo centrale ospita l’ex-convento e la grande Chiesa dei Padri della Mercede e propone otto sale congressi – a walking distance dai luoghi più strategici della città, come il Palazzo dei Normanni, che è anche sede dell’Assemblea regionale siciliana, a circa ottocento metri, e Piazza Pretoria, sede del Municipio, raggiungibile in meno di cinque minuti a piedi. Per ritrovarsi in un luogo lontano dalla frenesia senza rinunciare alle atmosfere più autenticamente palermitane si può optare per l’allure urbana fronte mare dello Splendid Hotel La Torre, a Mondello, facile da raggiungere dal centro in pochi minuti, anche con un autobus, semplicemente al di là dei grandi viali del Parco della Favorita. L’hotel può ospitare eventi di tutte le tipologie in settecento metri quadrati di spazi congressuali. Su scala provinciale e interregionale l’Hotel Torre Normanna, situato all’interno del complesso Torre Normanna, permette ai

COSTA DEGLI ULIVI HOTELS Indirizzo: Palermo Contatti: Tel. 091 581020 Email: direzione@costadegliulivihotels.it Hotel: Grand Hotel Piazza Borsa – Tel. 091 320075 piazzaborsa@piazzaborsa.com Splendid Hotel la Torre – Tel. 091 450222 latorre@latorre.com Eolian Hotel – Tel. 090 9852151 eolian@eolianhotel.com Hotel Torre Normanna – Tel. 091 950800 normanna@torrenormanna.com Persone di riferimento: Agnese Di Giovanni

delegati di approfittare di una location dalle caratteristiche perfette, prima tra tutte la raggiungibilità dalle città siciliane, grazie all’ubicazione a 16 chilometri dall’autostrada in direzione Messina per chi giunge da Palermo, che consente tra l’altro un piacevole percorso lungo la costa tirrenica. Una location a grado zero di stress dunque, anche perché al suo interno tutte le facility sono a portata di Mice: l’albergo, con le sue 143 camere; l’efficiente centro congressi che può ospitare fino a novecento persone, il Villaggio e la possibilità di praticare tanti tipi di sport.

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Un hotel in posizione ideale per ospitare eventi: a pochi minuti dall’aeroporto di Catania, all’inizio dell’autostrada CataniaPalermo, a 500 metri dallo svincolo con la Tangenziale Ovest. Dispone di 91 camere, recentemente ristrutturate, arredate con eleganza e dotate di pay Tv e TV satellitare, telefono, aria condizionata a controllo individuale e frigobar.

Il centro congressi, all’avanguardia per soddisfare qualsiasi esigenza, ha cinque sale, in grado di accogliere da 10 a 250 persone. Il ristorante è sempre a disposizione per colazioni di lavoro o buffet personalizzati. In inverno si trasforma nella Sala Banchetti per cene di gala o altre cerimonie. La struttura dispone, inoltre, di piscina, due campi da tennis, un campo di calcio in erba, due campi di bocce e palestra.

Autostrada A19 Ct/Pa km 3 - 95100 Catania Tel. 095.71.81.159 - Fax 095.71.81.270 - E-mail: info@gelsobianco.it - Internet: www.gelsobianco.it

SICILIA

Misterbianco (Ct) – www.gelsobianco.it

Hotel Il Gelso Bianco La struttura catanese si distingue per la sua posizione strategica all’ingresso della Catania-Palermo e per la sua vicinanza all’aeroporto Vincenzo Bellini, oltre che per spazi all’avanguardia fino a duecento persone

Tante idee per il post congress Nonostante sia collocato a pochi minuti dall’elegante centro storico di Catania, l’hotel si trova immerso nel verde e consente ai planner di uti-

HOTEL

orge a 10 minuti di macchina dal centro storico di Catania l’Hotel Il Gelso Bianco, l’indirizzo perfetto per ambientare ogni tipologia di congressi o eventi, grazie ai suoi servizi e alle sue infrastrutture. Tra i suoi principali plus, il fatto che sia strategicamente posizionato e molto semplice da raggiungere, poiché si trova all’ingresso dell’autostrada A19 Catania-Palermo, al chilometro tre, e a pochi minuti di macchina dall’aeroporto Vincenzo Bellini. Il suo centro congressi è composto da sette sale equipaggiate con tecnologia all’avanguardia, in grado di accogliere sino a duecento persone: le diverse dimensioni degli spazi sono il vero plus della capacità congressuale poiché garantiscono la massima modularità e rendono il Gelso Bianco una location flessibile per ospitare non solo congressi ed eventi, ma anche presentazioni, mostre e showroom.

HOTEL IL GELSO BIANCO  Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 200 Superficie meeting room principale (mq): 238 Numero di camere: 86 Aeroporto più vicino: Catania-Fontanarossa (3km) Indirizzo: Autostrada A 19 ct/pa km.3 95045 - Misterbianco - Catania (Ct) Contatti: Tel. 095 7181159 Fax 095 7181270 Email: info@gelsobianco.it Sito web: www.gelsobianco.it Persone di riferimento: Alfio Virgillito (Direttore operativo)

lizzare i propri spazi all’aperto per momenti di relax o conviviali nell’ambito di un congresso: per esempio, è possibile ambientarvi informali pranzi di lavoro, suggestivi cocktail e rilassanti coffee break, anche a bordo piscina, assaporando anche le prelibatezze della gastronomia siciliana e il meglio dei piatti della cucina italiana, accompagnati da etichette di pregio. Per il tempo libero, la struttura propone programmi all’insegna dello sport, grazie ai suoi due campi da tennis e a un campo da calcetto in erba, mentre per un tuffo nelle attrattive del territorio sono previsti post congress all’insegna dell’archeologia, della natura e di Etnaland, tra i più grandi parchi a tema del sud Italia, da scoprire anche nel corso di avventurosi team building.

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CENTRO CONGRESSI

Il Free Beach Club è situato a Costa Rei, una delle zone più suggestive della costa sud orientale della Sardegna, su una spiaggia di sabbia dorata lambita da un mare cristallino. Il Free Beach Club, con le sue bellissime sale congressi e con la sua tradizione alberghiera, costituisce la cornice ideale per meeting o incontri aziendali. Il Centro Congressi, offre numerose sale tra cui: • SALA A: n° 320 posti • SALA B: n° 85 posti • SALA EXECUTIVE :n° 10 posti Sono disponibili altre salette per gruppi di lavoro. Dispone di: • Segreteria • Guardaroba • Foyer • Area Coffe Break Il Centro congressuale è dotato di un moderno sistema di audio-video a controllo digitale che permette la massima flessibilità nell’utilizzo di qualsiasi periferica tipo TV Sat-DVD-Pc-Internet.

Gestitur S.r.l. via del Tritone, 102 - 00187, Roma - Tel. +39 06 42012820 - Fax +39 06 42010836 info@gestitur.it - www.freebeachclub.com

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SARDEGNA

Hotel Catalunya

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SARDEGNA

Alghero (Ss) – www.hotelcatalunya.it

Hotel Catalunya A pochi metri dallo spettacolare mare della Sardegna, un luogo dove poter conciliare lavoro, relax e cultura, per entrare nel cuore di una regione unica e del suo patrimonio anche attraverso l’organizzazione di meeting ed eventi

HOTEL

na posizione invidiabile in pieno centro città e a pochi passi dalle spiagge del Lido, un affaccio privilegiato sul porto turistico, un centro congressi moderno e funzionale dotato di sale attrezzate per qualsiasi tipo di meeting o convegno: l’Hotel Catalunya è un quattro stelle perfettamente inserito nel tessuto urbano di Alghero, la vivace cittadina di fondazione spagnola. HOTEL CATALUNYA  Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 250 Superficie meeting room principale (mq): 220 Superficie area espositiva (mq): 250 Numero di camere: 128 Aeroporto più vicino: Fertilia, città (10 Km) Indirizzo: via Catalogna, 22 - 07041 Alghero Contatti: Tel: 079 953172 Fax: 079 953177 Email: info@hotelcatalunya.it Sito web: www.hotelcatalunya.it Persone di riferimento:Massimo Sequenza (direttore) direzione@hotelcatalunya.it

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Una struttura articolata su nove piani nella quale trovano posto cinque sale meeting, quattro collocate al piano terra dell’hotel, tutte luminose e funzionali a partire dalla Sala Catalunya, ideale per grandi eventi perché in grado di ospitare fino a 250 ospiti nella disposizione a platea o la più intima e raccolta Sala Mimosa con settanta posti e una quinta, la Sala Marina, di dimensioni più ampie posta al primo piano. Tutte le sale sono dotate delle più moderne attrezzature audio-video gestite da un personale qualificato che mette a disposizione un servizio d’eccellenza sotto ogni aspetto. Numerosi i plus a disposizione dei clienti a partire dalle confortevoli 128 camere disponibili, l’accesso gratuito e il servizio navetta per la spiaggia convenzionata - che si trova a soli dieci minuti dalla struttura -, l’eccellenza culinaria del ristorante Maqù o l’atmosfera magica della terrazza del Blau Skybar&Events collocata all’ultimo piano dell’albergo e capace di regalare una vista ineguagliabile della città, che diviene luogo ideale per un drink guardando il tramonto ma anche per i momenti di pausa e convivialità all’interno della giornata lavorativa. Dal coffee break alle colazioni di lavoro, l’hotel garantisce menù personalizzati per qualsiasi occasione. Il servizio Wi-Fi è disponibile in tutte le camere oltre che nell’ampio foyer dove trova posto anche un internet point. L’Hotel Catalunya è facilmente raggiungibile dall’aeroporto di Alghero Fertilia, distante pochi chilometri dalla struttura.

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IL TUO CONVEGNO IL TUO SUCONVEGNO MISURA …PER UN SUCCESSO SMISURATO… SU MISURA

…PER UN SUCCESSO SMISURATO… La passione nell’Ospitalità www.conventosangiuseppe.com

La passione nell’Ospitalità www.conventosangiuseppe.com

Entrando al Convento si respira la sua lunga storia e nei modi dell’ospitalità si riconoscono i valori antichi coniugati con la modernità di un’azienda proiettata nel futuro. Otto sale immerse nel verde dei suoi cinque giardini permettono di progettare ogni angolo spaziando dalla più alta tecnologia alla più semplice convivialità. Lo staff del Convento è il supporto ideale per offrirvi la ﬂessibilità dell’organizzazione, l’atmosfera dell’evento, i momenti di incontro e inﬁne il ricordo da regalare a ogni ospite.

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T LIFE