Italy docet – Rodolfo Musco

I convegni si svolgono con il coinvolgimento di committenti, organizzatori, tecnici, relatori e partecipanti. Chiedere valutazioni e consigli è molto importante per “umanizzare” l’evento e, molto spesso, per migliorare i risultati dei convegni futuri

Molte delle quindici tipologie di convegni si avvalgono della collaborazione tra le diverse figure professionali che contribuiscono alla loro realizzazione, dalla scelta del tema alla selezione dei relatori, dall’allestimento della sala alla scelta delle attrezzature, dalla definizione della tempistica alla programmazione delle attività sociali. Ma non sempre i risultati raggiungono i livelli massimi per chi ascolta. Raccogliere le valutazioni, i giudizi e i suggerimenti dei partecipanti permette spesso di ottenere suggerimenti su come implementare il “ritorno sull’investimento” con il miglioramento – anche marginale – di alcuni elementi organizzativi. Per farlo, può essere sufficiente rendere disponibili delle schede semplici da compilare – con domande di valutazione circa i contenuti, i relatori, i supporti didattici, per esempio, ma anche con uno spazio dedicato ai consigli per migliorare la fruizione –, e raccoglierle prima che i convegnisti lascino la sede nella quale si è svolto l’evento. Basta un foglio di carta e una penna. Ringraziare chi compila il questionario e diffondere tra tutti i partecipanti le informazioni e i suggerimenti più interessanti – senza escludere quelli critici e le proposte di miglioramento – richiede poco tempo e costa quasi niente. Gli effetti positivi di questa attività sono numerosi e contribuiscono notevolmente a sedimentare la memoria degli argomenti trattati durante il convegno. La richiesta di valutazione e di suggerimenti migliorativi può coinvolgere anche ai relatori, i tecnici e i responsabili delle strutture che hanno ospitato il convegno. È vero che qualcuno può risentirsi se riceve consigli che possono migliorare le loro prestazioni future, ma la stragrande maggioranza delle persone coinvolte apprezza le osservazioni e ringrazia. Vorrei raccontarvi un episodio che convalida quanto esposto. Durante un convegno formativo, il moderatore chiamò sul palco e presentò uno dei relatori, direttore di dipartimento in uno dei più importanti ospedali italiani. Il personaggio raggiunse il centro del palco, pose domande e, prima di cominciare la sua relazione, fece alcuni passi verso un lato della sala. Si fermò ed esclamò: «No, devo stare al centro perché altrimenti Rodolfo dalla cabina di regia mi cazzia». Fu un modo molto informale per dire che l’avrei ammonito. Moltissimi dei partecipanti, dei relatori e dei tecnici scoppiarono in una divertente risata, e applaudirono. Al termine della presentazione ebbe inizio il coffee-break e molti convegnisti si complimentarono con il relatore per aver incrementato la loro attenzione con quella semplice battuta. Diverse persone si scambiarono commenti e avviarono relazioni professionali tra di loro. Il Roi (return on investment) superò di parecchio il cento per cento. Lo sviluppo delle tecnologie di comunicazione spinge ora a chiedere e a diffondere opinioni dialogando a distanza con messaggi brevi ma, purtroppo, spesso poco memorizzabili, coinvolgenti e costruttivi. Certamente è preferibile ora limitare il consumo di carta facendo domande, ottenendo risposte e divulgando le informazioni di interesse comune via web, ma non dimentichiamo che l’umanizzazione dei rapporti durante i convegni contribuisce notevolmente a elevare il ricordo di quanto si ascolta e rende molto più produttivo il tempo dedicato all’evento.

RODOLFO MUSCO Pubblicista e meeting architect Certificato Cmp, Cmm, Cme-it musco@motivationandevents.com