INFORMANDO SMART WORKING. LO CONOSCIAMO VERAMENTE? di Massimo Nannini

SMART WORKING. LO CONOSCIAMO VERAMENTE?

Massimo Nannini*

Smart working, di questi tempi ne abbiamo tutti sentito parlare ed i più fortunati ne hanno potuto usufruire spinti se non obbligati dalla stringente necessità di rimanere a casa per limitare la diffusione del virus. Ma abbiamo capito veramente cosa significa effettivamente questa definizione?

Prima di tutto smart working non è sinonimo di lavoro flessibile né tanto meno di telelavoro, spesso poi associato alla figura del libero professionista/freelance che per definizione presta la sua attività lavorativa con orari flessibili ed applicativi software che gli permettono di lavorare ovunque si trovi. Allo stesso modo lo smart working non è da confondere con la possibilità di lavorare qualche giorno della settimana al di fuori della sede abituale, oppure ancora lavorare in modo “flessibile”, applicando questa flessibilità a concetti temporali, spaziali oppure ancora contrattuali.

Ma quindi che cosa è lo smart working? Personalmente ritengo sia corretto associare il concetto di smart working al concetto di Agile working visto come insieme di pratiche che permettono alle organizzazioni di stabilire la forza lavoro ottimale ed usufruire dei benefici generati da una sempre maggiore integrazione tra risorse e domanda di servizi, produttività incrementale e capacità di attrarre e talenti. Nelle moderne organizzazioni, l’Agile working riflette poi l’approccio dell’Agile Project Management, ossia la metodologia agile per la gestione dei progetti, molto utilizzata oggigiorno in ambito software development, ma che viste

le sue peculiarità, può risultare efficacie ed efficiente nella gestione di progetti non strettamente legati al software.

Un nuovo approccio Smart working dunque come definizione di un nuovo modo di lavorare e di collaborare all’interno di una organizzazione in cui alla base troviamo tre elementi fondamentali:

• la revisione delle leadership e del rapporto tra manager e collaboratore passando dal concetto di controllo al concetto di fiducia. (BEHAVIORS) • il ricorso a tecnologie collaborative quali software, piattaforme e dispositivi che permettano la facile condivisione della conoscenza e non delle informazioni come erroneamente pensiamo. (BYTES) • la riorganizzazione del layout degli spazi di lavoro con l’ottica di pensare all’ufficio come spazio ove potersi incontrare avendo così la libertà di scegliere il luogo da cui lavorare. (BRICKS)

Questo nuovo approccio pone al centro dell’organizzazione la persona, facendo convergere le necessità e gli obbiettivi personali con quelle dell’organizzazione spostando di fatto il baricentro del rapporto verso la responsabilizzazione del lavoratore. Così facendo il lavoratore diventa proprietario del proprio lavoro e consapevole dei risultati da raggiungere. Tutto ciò implica un significativo cambio di paradigma nel modo pensare le strutture organizzative aziendali, il lavoro e la gestione dei processi

pensati per avere come obbiettivo l’affermazione del lavoro agile. Ed ecco spiegata la corretta definizione di smart working che non è appunto sinonimo di lavoro da casa ma un concetto molto più strutturato e complesso.

Le piattaforme collaborative Da quanto sino a qui esposto, risulta evidente la necessità di un supporto informatico modulare e scalabile che sia di facile utilizzo da parte dell’utente e che soprattutto permetta la collaborare a vario titolo tra tutte le entità componenti l’organizzazione, stiamo parlando di piattaforme collaborative. Più specificatamente possiamo definire una piattaforma collaborativa un ambiente ibrido che riunisce strumenti di comunicazione e collaborazione utilizzati all’interno di uno spazio di lavoro virtuale, il tutto accessibile on-line. All’interno di questo spazio di lavoro virtuale gli utenti possono trovare tutti gli strumenti necessari a svolgere la propria attività quali per esempio:

• Posta elettronica • Messaggistica istantanea (CHAT) • Videoconferenza • Gestione elettronica dei documenti (EDM) • Gestione calendari e pianificazioni condivise • Gestione dei progetti e dei gruppi di lavoro • Rete sociale aziendale • Piattaforma di co-creazione, innovazione partecipativa • Ordine del giorno condiviso • ecc

Per potere usufruire dei suddetti strumenti, ogni utente dovrà dunque accedere al proprio spazio di lavoro personale all’interno del cloud aziendale per visualizzare o pubblicare informazioni, facilitando così la condivisione e l’accrescimento della conoscenza all’interno dell’organizzazione stessa. Più in generale possiamo distinguere le funzionalità di una piattaforma collaborativa in tre insiemi distintivi:

• Il social network aziendale • Lo spazio collaborativo per progetti ed attività • Lo spazio personale specifico per ogni utente

Il social network aziendale Prevede le funzionalità fondamentali dei social network che utilizziamo quotidianamente nella nostra vita privata (Facebook, LinkedIn, Twitter, ecc) applicandoli però al contesto aziendale quali per esempio la messaggistica istantanea, la bacheca virtuale e le chiamate audio e video nonché la condivisione dei profili membri della rete.

Lo spazio collaborativo per progetti ed attività Prevede tutte le funzionalità relative alla gestione dei progetti quali per esempio la pianificazione delle attività, la gestione e la condivisione dei documenti e la possibilità di integrare funzionalità di collaborazione tra i componenti del team di progetto. Queste funzionalità basilari vengono oggi potenziate attraverso l’implementazione di specifiche piattaforme per l’innovazione partecipativa e la co-creazione, elementi essenziali di un progetto di successo.

Lo spazio personale specifico per ogni utente È di fatto la spazio di lavoro virtuale a disposizione di ogni utente dal quale è possibile accedere a tutti gli strumenti collaborativi ed al social network aziendale in poche parole “l’ufficio” in cui andare ogni giorno senza bisogno di spostarsi. Fin qui gli elementi funzionali fondamentali che descrivono una piattaforma collaborativa ma collaborazione significa in primo luogo condivisione della conoscenza che deve essere disponibile a tutti, fatto salvo le essenziali garanzie di sicurezza, in qualunque momento e da qualunque posto. Dunque è ovvio che tutto questo è possibile solo attraverso l’utilizzo del cloud computing e più specificatamente di una tipologia di cloud computing detta SaaS Software as a Service) a cui le più comuni piattaforme collaborative appartengono. Qui si apre un nuovo e corposo capitolo che attraversa tutta la gestione del cloud in termini di gestione del dato (Big Data) e servizi disponibili che sicuramente affronteremo in futuro in questa rubrica.

*Massimo Nannini, Ingegnere elettronico e libero professionista esperto di software per l’industria, Massimo Nannini si occupa di consulenza informatica, project management e formazione di impresa.

Contatti Email: info@gemaxconsulting.it www.gemaxconsulting.it