RINNOVARE IL PROCESSO LOGISTICO CON LA RFID

Intervista a Luca Ciaschini,

Customer Service & Logistics Associate Director, Teva Italia

NELL’AMBITO DEI PERCORSI FINALIZZATI ALL’INNOVAZIONE, TEVA ITALIA HA AVVIATO UN PROGETTO CHE HA COME CONTESTO IL PROCESSO LOGISTICO E CHE È STATO SVOLTO IN COLLABORAZIONE CON CHIAPPAROLI LOGISTICA, IN VESTE DI DEPOSITARIO DEI FARMACI TEVA IN ITALIA. VEDIAMO COME SI STRUTTURA IL NUOVO SISTEMA, I SUOI OBIETTIVI DI FONDO E LE RICADUTE POSITIVE A MONTE E A VALLE DELLA SUPPLY CHAIN

Grazie ad un sistema di lettura RFID - una tecnologia ben affermata già da qualche decennio, ma che ancora sa esprimere un elevato potere di innovazione se inquadrata in una corretta evoluzione di processo - Teva consente ai grossisti di gestire i prodotti in ingresso nell’arco di minuti anziché ore. La RFID in questo progetto garantisce innanzitutto elevati benefici al distributore, quali maggior efficienza e riduzione di costi; al paziente, che avrà una disponibilità totale del farmaco prescritto con impatto positivo sull’aderenza terapeutica; e a monte della catena al produttore stesso, per la miglior circolazione del prodotto sul mercato. Questo in sintesi il progetto di innovazione nella supply chain di cui parliamo con Luca Ciaschini,

Customer Service & Logistics Associate Director, Teva

Italia.

Chimica Magazine: Vediamo per cominciare come si caratterizza il prodotto Teva e quali sono le sue principali esigenze in termini di supply chain.

Luca Ciaschini: Teva è un’azienda farmaceutica che produce e distribuisce il più ampio portfolio di farmaci equivalenti e specialistici, oltre a un più ridotto portfolio di farmaci OTC. I farmaci “generici” sono prodotti equivalenti a quelli di marca, in termini di principio attivo, di efficacia terapeutica e naturalmente di standard qualitativi certificati dalle autorità regolatorie internazionali e nazionali come AIFA in Italia. Questo tipo di produzione si riflette in modo importante sulla supply chain. Garantire una veloce distribuzione dei farmaci ai grossisti e alle farmacie è fondamentale per permettere la corretta gestione delle cure ai pazienti. Questo diventa ancora più importante quando il prodotto del nostro competitor risulta non disponibile, e i consumi di quel farmaco automaticamente possono slittare sul nostro. Per fare questo abbiamo analizzato la nostra supply chain per verificare su quali fasi recuperare efficienza, andando a lavorare su quei passaggi che possono ritardare il flusso dei farmaci diretti al paziente.

CM: Quali fasi della supply chain si potevano migliorare, e come?

LC: Negli ultimi due anni, complice anche il Covid, ci siamo resi conto che alcune performance non si possono migliorare, ma altre sì. Non si possono migliorare quelle della fase finale della catena: il trasporto verso il cliente finale (farmacia od ospedale) è arrivato ad un livello difficile da comprimere ulteriormente. Migliorabile è invece la fase di ingresso merci nei magazzini dei nostri clienti principali, i grossisti o distributori secondari. Presso questi operatori, si può ancora lavorare sul miglioramento dei flussi di magazzino, e in particolare sull’attività di ingresso/ricevimento dei prodotti. Si tratta di un’area nella quale il rischio di inefficienza è sempre dietro l’angolo e che impatta direttamente sul successivo percorso del farmaco, dunque sui tempi nei quali sarà disponibile al paziente arrivando presso la farmacia o l’ospedale. Quale che sia il problema (eccesso di domanda da parte del mercato, copertura insufficiente da parte dell’industria...), è sempre possibile che un determinato prodotto vada in rottura di stock (non disponibilità) presso i grossisti e improvvisamente diventi urgente. Ecco perché ci sembrava necessario fare qualcosa affinché il nostro farmaco potesse arrivare il prima possibile al paziente, senza essere rallentato da questa fase della distribuzione.

CM: Come si presenta il sistema come allestimento tecnologico?

Per fare questo abbiamo pensato di utilizzare la tecnologia RFID a seguito di diversi stimoli, alcuni provenienti dal nostro settore, altri invece mutuati dal mondo del largo consumo, come ad esempio il sistema che Decathlon utilizza per tracciare tutti i suoi prodotti lungo la catena di fornitura fino al passaggio finale di pagamento in cassa nei negozi. Una sorta di conferma mi è giunta presso un punto vendita Zara, dove ho sentito una commessa dare ad una cliente informazioni precise su un capo, semplicemente scansionando il tag RFID applicato all’abito. L’efficacia della RFID come veicolo di identificazione e tracciabilità del singolo oggetto ci ha messi dunque sulla strada giusta. A noi, tuttavia, non interessava tanto l’aspetto del tracking, ma puntavamo piuttosto alla velocità di lettura offerta da queste soluzioni. Ed è così che abbiamo sviluppato un sistema di gestione dei colli mediante tag RFID che consente agli operatori all’ingresso di acquisire le merci in arrivo in modo estremamente più veloce rispetto alla lettura ottica dei barcode applicati a colli e pallet. Un sistema capace di generare numeri come questi: 1726 colli all’ingresso del magazzino Comifar di Novate, pari a 27 bancali, sono stati letti in circa due minuti e venti secondi, rispetto ai cinquanta minuti di lavoro tipicamente richiesti da un simile lotto. LC: Parliamo innanzitutto di un progetto di filiera che coinvolge sostanzialmente il nostro distributore primario Chiapparoli Logistica, che ha effettivamente sviluppato il sistema e scelto i componenti, e come utenti, i nostri clienti principali, che sono i grossisti. Presso il magazzino Chiapparoli avviene la fase di etichettatura con tag RFID sui colli dei nostri prodotti. Si tratta di normali smart label con tag passivo, che non presentano alcun tipo di criticità rispetto al materiale in quanto sono applicate all’esterno, sul cartone del collo. Lato grossisti, il sistema si compone di un terminale portatile per la lettura RFID e del software di gestione dei dati. Abbiamo scartato l’ipotesi di installare i varchi RFID fissi presso i grossisti, temendo che fossero più vincolanti sul processo e allo stesso tempo meno efficaci come performance di

La RFID non ci serve lettura, e abbiamo semplicemente aggiunper tracciare il farmaco, to un nuovo terminale al parco macchibensì per risolvere la ne già circolante. A questo proposito, criticità legata al passaggio abbiamo anche stimolato un processo di proprietà, riducendone di rinnovamento, in taluni casi più che i tempi e la modalità di mai benvenuto, del classico sistema RF controllo di magazzino, sia dal punto di vista hardware che software. Per l’implementazione, siamo andati presso gli utenti insieme al personale di Chiapparoli per installare e spiegare il progetto, ma non c’è stato bisogno di fare lunghe spiegazioni: appena gli operatori prendono in mano la “pistola” per effettuare il controllo merce in questo modo, capiscono immediatamente la validità del nuovo metodo. Semplicemente passando il lettore all’esterno del pallet, in pochi secondi si può controllare che sia arrivato tutto il contenuto della bolla di spedizione. Entriamo in questo modo in una nuova dimensione: la merce può essere caricata subito a magazzino e risultare subito disponibile per il paziente. Non è una logica di tracking bensì di servizio al cliente. CM: È questo il vantaggio principale che avete conseguito? LC: Esatto, questo era il nostro obiettivo e lo spirito con cui è stato portato avanti il progetto. In altre parole, credo che ormai la fase di passaggio di proprietà debba essere gestita solo nel modo più veloce ed efficiente, un po’ come avviene nella grande distribuzione con la spesa “fai da te”:

l’importante è velocizzare e semplificare, poi se necessario i controlli possono avvenire in altra sede o in altri modi. La RFID non ci serve per tracciare il farmaco, bensì per risolvere la criticità legata al passaggio di proprietà, riducendone i tempi e la modalità di controllo. Consideriamo ancora che quella dell’arrivo merci presso i grossisti può diventare una zona particolarmente affollata e che, soprattutto con tanti bancali, non sempre si riesce ad effettuare tutto il controllo nello stesso momento, anche per una questione di concentrazione del personale. Succede anche che gli operatori comincino subito ad allocare le merci in arrivo, controllandole via via; ma se i pallet che rimangono per ultimi nella zona di arrivo contengono medicinali urgenti, queste sono tutte ore di disponibilità che vengono perse. Durante il periodo Covid questi episodi sono stati particolarmente frequenti. Tanti farmaci che, giusto o sbagliato che fosse, erano particolarmente richiesti dal mercato, a noi risultavano spediti ma di fatto non uscivano in modo abbastanza tempestivo dai magazzini dei grossisti. Come detto, il problema sta nella necessità di controllo: è quello l’intoppo che frena la distribuzione. Ed è qui che possiamo recuperare non solo ore di lavoro importanti per il grossista, ma soprattutto più veloce disponibilità del prodotto sul mercato per il paziente che lo attende.

Fra gli aspetti positivi del progetto, vorrei anche citare la totale mancanza di “resistenza” da parte dei soggetti coinvolti. I grossisti hanno compreso immediatamente che questo sistema vede in loro i principali beneficiari. Questo non solo per i vantaggi che abbiamo descritto, ma anche per un cambio di approccio che è stato particolarmente apprezzato. Non succede di frequente infatti che il fornitore e il distributore primario si presentino fisicamente al magazzino del grossista. I rapporti fra questi soggetti a volte si limitano a scambi commerciali. Però, il contatto diretto fa nascere nuove relazioni e da queste possono svilupparsi più facilmente nuove idee o altri progetti di miglioramento di filiera.

CM: Quali potrebbero essere i prossimi sviluppi?

LC: In ambito collaborativo, abbiamo cominciato a lavorare con il Consorzio Dafne su alcune delle sue linee di sviluppo già esistenti. Per esempio, la possibilità di inserire nel tracciato il collo standard, un progetto già avviato dal Consorzio con Farmadati. Parliamo poi di revisione del tracciato del transfer order: rispetto al tracciato standard sviluppato e utilizzato da Teva con i suoi grossisti, stiamo sperimentando insieme a FCR e Unico un transfer order “rafforzato”, che include diverse altre informazioni, che in quanto condivise porterebbero valore a tutta la filiera. Altro progetto sul quale stiamo seguendo il Consorzio Dafne è quello della digitalizzazione della bolla di consegna, prevista per il settore farmaceutico dopo la fattura, e l’ordine elettronico. Siamo nel 2022 ed è ora di trovare modalità più efficienti per certificare la consegna della merce. Consideriamo che su questi progetti l’Italia è già all’avanguardia nell’innovazione a livello europeo: digitalizzare il documento di consegna ci porterebbe ad un livello di vera eccellenza. Tornando a noi, le prospettive di ampliamento del progetto RFID riguardano innanzitutto l’aumento del numero di grossisti e relativi magazzini abilitati con questo sistema. Ma anche un’eventuale apertura del sistema in senso collaborativo: con Chiapparoli stiamo valutando la possibilità di proporre questa tecnologia anche ad altri fornitori, rafforzando di conseguenza i vantaggi per il grossista e di conseguenza per tutta la filiera farmaceutica. Altro possibile impatto, sulla base dell’applicativo sviluppato da Chiapparoli, che gestisce tutta una serie di informazioni logistiche relative alla merce – quanti prodotti, quando partono dal distributore, quando arrivano al grossista… - sarebbe la possibilità per il grossista di stimare il

numero delle persone necessarie per effettuare l’attività di scarico, dimensionando meglio la forza lavoro presente in magazzino. Conoscere in anticipo l’entità delle merci in arrivo consentirebbe di pianificare meglio la quantità di persone richieste per le varie funzioni di magazzino.

CM: Perché i tag RFID non vengono applicati prima, in uscita dai siti produttivi?

LC: Perché non porterebbe alcun beneficio, proprio perché troppo a monte sulla catena. Quando siamo partiti, infatti, abbiamo pensato di dotare di tag RFID i nostri farmaci già in uscita dalla fase di produzione, così i colli avrebbero potuto essere scaricati più velocemente all’arrivo presso Chiapparoli. Tuttavia, come detto, questa fase non presenta particolari criticità. Per questo siamo passati alla fase successiva, con il contributo di Chiapparoli Logistica che si è resa disponibile nell’ambito dei suoi programmi di continuous improvement. Ad oggi il costo del sistema RFID è sostenuto dalla società commerciale Teva Italia, con il supporto operativo di Chiapparoli e con l’obiettivo di migliorare il servizio ai clienti che maggiormente sentono questa esigenza: i grossisti. È la logica del servizio, non quella del costo, che guida tutto il sistema. CM: In conclusione, qual è la ragione che spinge un’azienda farmaceutica a lavorare su progetti di innovazione apparentemente così distanti dal suo “core”, che è il prodotto? LC: Anche se riguarda il processo logistico, il nostro progetto è comunque funzionale alla qualità e agli obiettivi del prodotto stesso, e ce ne siamo resi conto soprattutto durante le fasi acute della pandemia Covid-19: pazienti e farmacie si trovavano ad attendere un farmaco che a noi risultava consegnato, evidenziando delle aree di inefficienza che dovevano essere colmate La nostra filiera è diventata molto complessa ed è necessario introdurre tecnologia e innovazione proprio per garantire un arrivo veloce del farmaco al paziente, dunque per realizzare la nostra unica e vera mission. Per fortuna, stiamo cominciando ad assistere ad una evoluzione del mercato in questo senso. In passato nel nostro mercato gli unici ragionamenti erano intorno al prodotto: cerco una molecola, la studio, ne ottengo l’autorizzazione all’immissione in commercio, la produco, il paziente trova il farmaco, tutto a posto. Poi però è arrivato il Covid e ha mostrato che la nostra supply chain aveva ancora delle lacune da colmare. Ed è così che abbiamo cominciato a lavorare sulla velocità e sull’efficienza. Un altro vantaggio del sistema RFID che si riflette sul prodotto è quello legato all’aderenza terapeutica. Quando viene prescritto un farmaco, deve essere assunto quello, nei tempi e nei modi in cui viene prescritto. Ma se questo farmaco manca, i pazienti, o anche i medici e farmacisti, possono essere in difficoltà a gestire le terapie. La scarsa aderenza terapeutica – cioè l’impossibilità, per le ragioni più diverse, di seguire le raccomandazioni e le indicazioni fornite dal proprio medico per l’assunzione di un determinato farmaco - rappresenta una delle principali cause di mancata efficacia delle terapie farmacologiche, a cui si associa un aumento degli interventi di

È necessario assistenza sanitaria, della morbilità e della introdurre tecnologia mortalità, rappresentando un danno per e innovazione proprio per i pazienti, il sistema sanitario e l’integarantire un arrivo veloce ra società.Questo vale anche quando del farmaco al paziente, viene prescritto in modo specifico il dunque per realizzare la farmaco Teva. In certi casi i farmaci nostra unica e vera equivalenti possono anche essere più mission vantaggiosi (non solo economicamente) rispetto al corrispondente farmaco di marca. Ad esempio, alcuni dei nostri farmaci non contengono lattosio fra gli eccipienti e possono quindi essere prescritti per chi ha intolleranze. Non trovare il prodotto prescritto può comportare quindi una difficoltà in più per il paziente: se il nostro farmaco non c’è, dovrà assumerne un altro per gestire in quel momento la sua patologia, ma potrebbe non essere una soluzione adeguata. Deve esserci il farmaco giusto per il paziente, e il processo logistico, così come l’abbiamo impostato noi, serve proprio per questo. L’utilizzo della nuova tecnologia RFID si aggiunge ad altri progetti recentemente avviati da Teva, come ad esempio il rinnovamento completo della grafica delle confezioni, più chiara e completa. Sono tutti percorsi pensati per favorire un’assunzione più corretta e consapevole dei medicinali, per cercare di ridurre la frequenza degli errori e rendere più efficaci le cure, facilitando così l’aderenza alla terapia. A questo serve l’innovazione, un percorso continuo nel quale, come azienda, crediamo moltissimo e che puntiamo a perseguire sempre più in futuro.