De-ruimte-gebruiksklaar-maken-voor-een-vergadering-of-congres

Als je de ruimte verhuurt aan een bedrijf of organisatie voor een vergadering, dan betaalt de klant een huurbedrag. Dat bedrag is vastgesteld op grond van het aantal voorzieningen dat beloofd wordt en de kwaliteit ervan. Daarover is vooraf overleg. De klant mag verwachten dat de kwaliteit van de beloofde voorzieningen in verhouding staat tot wat hij daarvoor betaalt. Kortom: hoe hoger de kwaliteit en het aantal voorzieningen, des te hoger het te betalen huurbedrag.

Als de ruimte verhuurd is aan een bedrijf, stelt dit andere eisen aan het gebruiksklaar maken ervan dan wanneer je de ruimte voor eigen gebruik gebruiksklaar maakt. Bij het inrichten en gebruiksklaar maken van de vergader- of congresruimte hoort dat je: • de geldende afspraken, regels en voorschriften volgt • bespreekt wat je aan catering, meubilair, toestellen, apparatuur, attributen en (schrijf)materialen nodig hebt. Dat zet je eventueel op een lijst. • de instructies van de leidinggevende precies uitvoert • weet hoe de opstelling in de zaal moet zijn van meubilair, materialen en overige attributen • de ruimte precies zo inricht als afgesproken is • meubilair controleert en in de afgesproken opstelling op de goede plaats zet • de materialen voor aankleding en drank verzamelt, controleert en op de juiste plaats zet of legt • de benodigdheden voor een drank- of hapjesbuffet klaarzet • alle te gebruiken elektronische apparatuur controleert, onderhoudt en opstelt op de afgesproken plaatsen • zorgt dat alle snoeren, verbindingen en apparaten goed aangesloten zijn

Let op!

Met elektronische apparatuur gaat snel iets mis. Controle en onderhoud is daarom extra van belang. Vertraging of onderbreking door niet goed functionerende apparatuur tijdens de bijeenkomst is heel frustrerend voor een klant. Het kan jouw bedrijf zelfs een schadeclaim opleveren.

• zorgt dat alles gebruiksklaar is op het moment dat de ruimte overgedragen wordt • tijdens het overdragen van de ruimte met de klant de inrichting van de zaal en alle apparatuur checkt en eventueel nog iets aanpast • de ruimte pas vrijgeeft als de klant tevreden is.

Opdracht 7 Eigen gebruik of verhuur

‘Als je een ruimte gebruiksklaar maakt voor eigen gebruik stel je hier andere eisen aan dan wanneer je dezelfde ruimte verhuurt.’ a. Wat vind je van deze uitspraak?

b. Lees de richtlijnen die we stellen aan het gebruiksklaar maken van de vergader- of congresruimte er nog eens op na. Gelden deze richtlijnen ook bij het eigen gebruik van de ruimte? Licht je antwoord toe.

Opdracht 8 Opstellingen

Werk bij deze opdracht samen met een klasgenoot. Bedenk welke opstelling geschikt is. 1. vergadering van de activiteitencommissie 2. ouderavond op school, er komen ongeveer 50 ouders 3. bingoavond in het buurthuis 4. presentatie aan gasten 5. vergadering van medewerkers met een presentatie 6. bijscholingsactiviteit.

1.

2.

3.

4.

5.

6.