Printen,-scannen-en-kopiëren ............................................................................................... 67 Printen,-scannen-en-kopiëren

PRINTEN, SCANNEN EN KOPIËREN

Printen, scannen en kopiëren

Bij het verwerken van administratieve taken komt het regelmatig voor dat je documenten moet printen, kopiëren en scannen. Daarvoor is het belangrijk dat je weet hoe deze apparaten werken en wat je ermee kunt. Omdat in elk bedrijf andere apparaten staan, is het handig om altijd informatie te vragen over hoe deze apparaten werken. Zo kun je ze op juiste manier gebruiken en voorkomen dat je papier verspilt door foute print- en kopieertaken uit te voeren.

Postverwerking

Als medewerker sport en recreatie krijg je ook te maken met het verwerken van de post. Dit gaat vaak volgens een vaste procedure. De post die binnenkomt open je, behalve stukken die een opschrift ‘persoonlijk’ of ‘vertrouwelijk’ dragen of waar een naam op staat. De ingekomen poststukken geef je een nummer of code. Je schrijft de ingekomen stukken op datum en tijdstip in een zogenaamd brievenboek in. Daarin noteer je ook voor wie de post bestemd is. Zo is altijd te controleren of poststukken wel aangekomen zijn en niet intern kwijt zijn geraakt. Vervolgens zorg je ervoor dat de post bij de juiste persoon komt.

Tegenwoordig wordt de post digitaal gearchiveerd in een ‘digitaal brievenboek’. Dit heeft tot gevolg dat de inkomende en uitgaande post digitaal bewaard moet worden. Post die nog op papier staat moet dan worden gescand.

Printen

De printer.

Tijdens je werkzaamheden moet je vaak werken met een printer. Ondanks dat tegenwoordig veel digitaal gaat, zul je toch nog geregeld bestanden uit moeten printen. Als je gaat printen, kun je ervoor kiezen om je documenten te printen op een andere kleur papier. De ‘aanbieding van de week’ valt bijvoorbeeld meer op als je deze op gekleurd papier print in plaats van op wit papier.

Veel voorkomende printtaken: • nieuwe ledenformulieren • draaiboeken • inschrijflijst activiteit • posters/flyers • verhuurformulieren of -contracten.

Kopiëren

Naast de printer maak je ook regelmatig gebruik van het kopieerapparaat. Het kopieerapparaat zorgt ervoor dat je gemakkelijk documenten kunt vermenigvuldigen. Let bij het kopiëren altijd goed op de instellingen. Kopieer je in zwart-wit of in kleur? Het is namelijk zonde van het papier als jij een knutselvoorbeeld vijftig keer wilt kopiëren in kleur, maar de kopieën zwart-wit zijn.

Voorgedrukte knipvormen of kleurplaten voor knutselactiviteiten en (klachten)formulieren zijn voorbeelden van kopieertaken die vaker voorkomen.

Het kopieerapparaat.

Hopelijk heb je het niet vaak nodig, maar voor klachten is het handig dat daarvoor een formulier klaarligt. Veel formulieren worden vaak vooraf al een aantal keer geprint. Als de stapel bijna op is, vul je de voorraad weer aan door deze te kopiëren.

Scannen

Een enkele keer komt het voor dat je documenten moet scannen. Het gaat dan om papieren documenten die je om wilt zetten naar een digitaal bestand op de computer. Er bestaan aparte scanners, maar veel kopieerapparaten hebben ook een scanfunctie. Je maakt gebruik van de scanfunctie als je bijvoorbeeld het legitimatiebewijs van de sporter wilt toevoegen aan zijn klantenkaart.

Opdracht 1 Kopiëren en scannen op school

Op jouw school is vast een kopieerapparaat aanwezig. a. Zoek dit apparaat. b. Bekijk de instellingen voor kopiëren (maak eventueel een foto). c. Geef aan welke knoppen of pictogrammen waarvoor zijn.

d. Doe nu hetzelfde met scannen.

Bekijk de instellingen voor scannen (maak eventueel een foto). e. Geef aan welke knoppen of pictogrammen waarvoor zijn.

Opdracht 2 Scannen en archiveren

Van je docent krijg je een stapel documenten die je scant en archiveert.

Voorbereiden

Bekijk de documenten goed en bedenk hoe je ze archiveert: • Waar sla je ze op? • Welke mappen maak je? • Wil je de documenten bijvoorbeeld opslaan op datum? Of op onderwerp? Of anders? • Hoe verdeel je de gescande documenten over de mappen? • Welke naam geef je ieder document, zodat je het gemakkelijk terug kunt vinden?

Uitvoeren

Scan eerst alle documenten en sla ze op onder een logische naam. Zet de documenten dan in de juiste mappen.

Van je docent krijg je een aantal zoekopdrachten. Voer de zoekopdrachten uit. Vraag je docent om feedback.

Terugkijken

Na afloop vul je voor jezelf de tabel in.

Feedback

Ik heb de documenten goed bekeken voordat ik ze ging scannen. Ik heb een logische mappenstructuur gemaakt voor het opslaan van de documenten. Ik heb de documenten goed ingescand. Ik heb de documenten onder een logische naam opgeslagen. Ik heb de documenten in de juiste mappen opgeslagen. Ik heb de zoekopdrachten goed uitgevoerd.

Tops:

Tips:

Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.