Proefmateriaal Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie werkboek by Boom beroepsonderwijs

Tendens Facilitair

gegevensbeheer in de facilitaire organisatie WERKBOEK

Werkboek Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie De werkomgeving waarin je straks aan de slag gaat, is heel divers: van zorginstelling tot productieomgeving en van onderwijsinstelling tot sportaccommodatie. Je bent overal in en om het gebouw te vinden om ervoor te zorgen dat je klanten tevreden zijn. Tendens Facilitair helpt je om je te ontwikkelen tot een klantgerichte professional. We hebben de methode ontwikkeld samen met deze professionele praktijk; zo krijg je een realistisch beeld van de werkomgeving, taken en werkzaamheden. Met actuele theorie en uitdagende opdrachten leer je de juiste kennis, vaardigheden en houding en ben je klaar voor de toekomst. Dit werkboek richt zich op de allround medewerker facilitaire dienstverlening en de facilitair leidinggevende. Het boek gaat over werkzaamheden in de facilitaire organisatie die te maken hebben met gegevensverwerking en communicatie. Bijvoorbeeld op het gebied van administratie, voorraadbeheer en reserveringen. Je leert over de klanten en leveranciers van de facilitaire dienst. Je ontdekt wie dit zijn, wat ze van je verwachten en hoe je op een goede manier met hen omgaat. Je weet straks hoe je klachten op een goede manier ontvangt en afhandelt, en ook hoe je klachten kunt gebruiken om je dienstverlening te verbeteren. De facilitair leidinggevende gaat aanvullend aan de slag met inkoopbeleid en contractbeheer. Maak samen werk van onderwijs Boom beroepsonderwijs wil jongeren helpen zich te ontwikkelen tot echte vakmensen. Wij zijn er voor de doeners en de makers. Om samen werk te maken van onderwijs verbinden wij docenten, studenten en het bedrijfsleven met elkaar. Zo zorgen we ervoor dat jongeren het beste uit zichzelf halen. Met inspirerend lesmateriaal voor een wereld die continu verandert. Dat maakt ons trots!

9 789037 254754

Basisdeel

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie

Werkboek

Licentie:

Voor het activeren van deze licentie kijk je op de volgende pagina.

Inloggen op de methodesite Voor in dit boek vind je de licentie voor de methodesite van Tendens Facilitair: www.tendensfacilitair.nl. Op deze methodesite vind je video’s, rollenspelen, formulieren, weblinks en bronnen voor opdrachten.

Beschrijving inlogproces Als je voor het eerst wilt inloggen op de methodesite, moet je eerst de licentie activeren. Deze licentie vind je voor in het boek.

Hoe moet je de licentie activeren? • • • •

Overleg met je docent welk type account je gebruikt. Ga naar www.boomberoepsonderwijs.nl/licentie. Bekijk de instructiefilm of lees het stappenplan. Volg de stappen.

Daarna kun je aan de slag!

Werken met www.tendensfacilitair.nl Wanneer je wordt verwezen naar een video of andere soort bron op de methodesite, doe je het volgende: • Ga naar www.tendensfacilitair.nl. • Klik op ‘Studentenmateriaal’. • Kies je opleiding: Allround medewerker facilitaire dienstverlening of Facilitair leidinggevende. • Klik op het omslag van het werkboek Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie om alleen de materialen bij dit theorieboek te zien. • Wil je de selectie verder verfijnen? Filter dan op hoofdstuk of bronsoort.

Colofon Uitgeverij: Boom beroepsonderwijs 0522 235 235 info@boomberoepsonderwijs.nl www.boomberoepsonderwijs.nl Auteur: Anja Scheffer Titel: Werkboek Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie ISBN: 978 90 3725 475 4 In samenwerking met: FAMAS FM Solutions ©

Boom beroepsonderwijs, 2020

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl). De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Boom beroepsonderwijs, te vinden op www.boomberoepsonderwijs.nl.

Inhoud Aan de slag

Over dit werkboek Werken met Tendens Facilitair

6 8

Gegevensverwerking met informatiesystemen

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Oriëntatieopdracht Nulmeting en planning Digitale gegevens verwerken Werken volgens de bedrijfsrichtlijnen Reserveringen, klachten, meldingen, checklists verwerken Voorraadbeheer en -administratie uitvoeren Textielbeheer Kaswerkzaamheden uitvoeren Documentenbeheer uitvoeren Gegevensverwerking en privacy In het nieuws Eindopdracht Evaluatie en reflectie

10 13 14 21 27

Contacten onderhouden met klanten en leveranciers

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Oriëntatieopdracht Nulmeting en planning Wie zijn de klanten van de facilitaire dienst? Wat verwachten klanten van de facilitaire dienst? Hoe heeft de facilitaire dienst contact met zijn klanten? Customer journey: omgaan met gasten van binnenkomst tot vertrek Omgangsvormen en etiquette Gesprekken voeren met klanten Schriftelijke contacten met klanten Klanttevredenheid meten Contacten met leveranciers Contacten onderhouden en netwerken Relatiebeheer In het nieuws Eindopdracht Evaluatie en reflectie

81 82 83 86 93

1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13

2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16

35 60 63 67 77 79 79 79

95 103 109 125 131 139 147 150 155 155 155

Signaleren en afhandelen van klachten en verbeterpunten

157

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

158 160 160 169 175 195 211

3.9 3.10 3.11 3.12

Oriëntatieopdrachten Nulmeting en planning Klachten binnen de facilitaire dienstverlening Signaleren van verbeterpunten Een klachtengesprek voeren De klacht afhandelen en oplossen Klachten over klanten en gebruikers van accommodaties Klachten analyseren en verbetervoorstellen doen (niveau 4) Kwaliteitszorg (niveau 4) In het nieuws Eindopdracht Evaluatie en reflectie

Contractbeheer uitvoeren (niveau 4)

222

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12

Oriëntatieopdrachten Nulmeting en planning Inkoopbeleid Organisatie van de inkoop Specificeren Selecteren van de leverancier Contracteren en het verbintenissenrecht Bestellen Bewaken van de overeenkomst In het nieuws Eindopdracht Evaluatie en reflectie

223 225 226 230 232 253 276 288 292 299 299 300

3.8

212 217 220 220 220

Aan de slag Over dit werkboek Als facilitair coördinator/leidinggevende houd je je onder meer bezig met gegevensverwerking op allerlei terreinen. Dat kan gaan van reserveringen tot bestellingen en registreren van onderhoudswerkzaamheden. Je hebt tijdens je werk contact met allerlei mensen. Dat zijn interne en externe klanten, medewerkers in de facilitaire dienst en leveranciers. Daarbij krijg je ook te maken met mensen die ontevreden zijn en klachten hebben. In al deze situaties moet je goed kunnen communiceren en zorgen dat de noodzakelijke stappen genomen worden. Je denkt proactief mee over verbeteringen van de facilitaire dienstverlening. Voor een facilitair leidinggevende komt daar nog een taak bij. Je speelt een belangrijke rol in de inkoop van goederen en diensten. In overleg met je klanten stel je programma’s van eisen op en maak je keuzes voor bepaalde dienstverleners of leveranciers. Het opstellen van offertes en het beoordelen van leveranciers en vervolgens het afsluiten van een contract en het contractbeheer zijn ook vaak verantwoordelijkheden van een facilitair leidinggevende.

Het beoordelen van offertes is een van de taken van de facilitair leidinggevende.

Je leert nu de verschillende aspecten van gegevensbeheer, relatiebeheer en inkoopbeheer kennen. Je gaat daarvoor oefenen met alle onderdelen van deze processen: van het contact met je klanten tot het verwerken van klachten, wensen, reserveringen en bestellingen. In al deze situaties leer je om je klantgericht op te stellen. Verder leer je de zakelijke kanten van deze processen: het bijhouden van de voorraad tot het opstellen van een programma van eisen tot het beheren van de inkoopcontracten.

Aan de slag

Leereenheden Je leert wat er precies komt kijken bij gegevensbeheer, relatiebeheer en inkoopbeheer (niveau 4). Je doet dat aan de hand van deze leereenheden: 1. Gegevensverwerking met informatiesystemen 2. Contacten onderhouden met klanten en leveranciers 3. Signaleren en afhandelen van klachten en verbeterplannen opstellen 4. Contractbeheer uitvoeren.

Koppeling kwalificatiedossier Facilitaire dienstverlening Dit werkboek behandelt van kerntaak 1 van het basisdeel Facilitaire dienstverlening: • B1-K1-W2: Verwerkt gegevens met informatiesystemen • B1-K1-W6: Onderhoudt contact met interne en externe klanten en leveranciers • B1-K1-W7: Signaleert klachten en verbeterpunten en handelt deze af Dit werkboek behandelt van kerntaak 1 van het profieldeel Facilitair leidinggevende: • P2-K1-W2: Voert contractbeheer uit

Beroepshouding De leerdoelen in de nulmeting hebben te maken met kennis en vaardigheden. Om succesvol en met plezier aan de slag te gaan in de professionele praktijk – tijdens en na je studie – is het belangrijk dat je een bepaalde beroepshouding hebt of aanleert. Je beroepshouding heeft te maken met hoe jij als professional werkt. Voor de facilitair coördinator/leidinggevende zijn de houdingskenmerken in het schema belangrijk: Servicegericht

Stressbestendig

Proactief

Klantvriendelijk

Assertief

Slag- en hulpvaardig

Representatief

Omgevingsgericht

Besef van urgentie

Betrouwbaar

Oplossingsgericht

Besef van klantverwachting

Verantwoordelijk

Helikopterview

Actieve en initiatiefrijke houding

Let op deze gevraagde beroepshouding bij het maken van de opdrachten. Het kan een onderwerp zijn in je voortgangsgesprek.

Facilitaire dienstverlening niveau 3 en niveau 4 Dit werkboek is bedoeld voor studenten niveau 3 Allround medewerker facilitaire dienstverlening en voor studenten niveau 4 Facilitair leidinggevende. Sommige opdrachten zijn gericht op niveau 3 óf op niveau 4. Deze opdrachten kun je herkennen aan het betreffende pictogram. Ben je niveau 3-student en staat bij een opdracht een niveau 4-pictogram, dan hoef jij deze opdracht dus niet te maken.

Wat heb je nodig bij dit werkboek? • •

Theorieboek Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Methodesite www.tendensfacilitair.nl.

Wanneer je de methodesite moet raadplegen, staat er een pictogram in het werkboek. Bij dit pictogram lees je wat je nodig hebt om de opdracht(en) te maken. Er zijn drie verschillende pictogrammen in dit werkboek:

Theorieboek Hier lees je in welk theorieboek en in welke paragraaf je de informatie vindt om de volgende opdracht(en) te maken.

Bron op www.tendensfacilitair.nl Hier lees je of je een tekstbron, formulier, weblink, opdracht of een ander soort bron bij de opdracht kunt gebruiken en welke dit is.

Video op www.tendensfacilitair.nl Hier lees je welke video je kunt bekijken om de opdracht te maken.

Hoe sluit je een leereenheid af? Alle kennis, vaardigheden en houdingsaspecten leer je door het maken en uitvoeren van de opdrachten. Uiteindelijk moet je ook daadwerkelijk in staat zijn om werkzaamheden rond facilitaire inkoop en voorraadbeheer uit te voeren. Om de leereenheid af te ronden, moet je: • alle door de docent opgegeven verwerkingsopdrachten hebben gemaakt • alle door de docent opgegeven praktijkopdrachten hebben gemaakt • de theorietoets voldoende hebben afgesloten • de eindopdracht voldoende hebben afgesloten • het uitgewerkte reflectieverslag hebben ingeleverd.

Tips voor werken en leren • • • • • •

Maak zo veel mogelijk gebruik van jouw ervaringen in de praktijk. Gebruik zo veel mogelijk de procedures en gegevens van jouw werkplek om aan de opdrachten te voldoen. Maak goede afspraken met je praktijkbegeleider of docent. Maak een goede planning (een goed stappenplan/een goede afsprakenlijst) waarin staat wanneer je wát gaat doen en bij wie je eventueel hulp kunt vragen. Stem dit af met je docent of praktijkbegeleider. Je kunt gebruikmaken van je theorie, de methodesite of andere informatiebronnen, voor het opzoeken van informatie en het uitwerken van opdrachten.

Werken met Tendens Facilitair Tendens Facilitair bestaat uit werkboeken en theorieboeken. Elk werkboek bestaat uit leereenheden. Zo'n leereenheid heeft een vaste indeling: • een inleiding met een overzicht van leerdoelen • oriëntatieopdracht(en) • een nulmeting • een planning • opdrachten met verwijzingen naar theorie en andere bronnen • een opdracht 'In het nieuws' • een eindopdracht bestaande uit een online toets en een praktijkopdracht • evaluatie en reflectie. Wil je een uitgebreide uitleg over de verschillende onderdelen en hoe je hiermee werkt? Bestudeer dan de handleiding ‘Werken met Tendens Facilitair’.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

1. Gegevensverwerking met informatiesystemen Goed op de hoogte zijn van alles wat gedaan moet worden, is voor iedereen in een organisatie erg belangrijk, en zeker binnen de facilitaire dienst. Medewerkers van een facilitaire dienst hebben dagelijks veel verschillende werkzaamheden. Daarbij ontstaan vanzelf vragen zoals: • Wat moet er vandaag gedaan worden? • Wat heeft prioriteit? • Wat is de status van een melding? • Is er niks vergeten? • Heeft een collega dit al opgepakt? • Is alles naar tevredenheid van de klant opgelost? Als je geen overzicht hebt, kan het gebeuren dat je meldingen of aanvragen vergeet, niet correct oplost of juist dubbel uitvoert. Daarvoor is een FMIS (Facilitair Management Informatie Systeem) nuttig: daarin registreer je meldingen en aanvragen en houd je actiepunten die uitgevoerd zijn bij. Het verwerken van gegevens in de informatiesystemen van een facilitaire dienst is een belangrijke taak voor een facilitair coördinator/leidinggevende. Je verwerkt reserveringen. Je stelt facturen en verbruikerslijsten samen, vult op basis van diverse gegevens over de voorraad bestellijsten in voor benodigde materialen, middelen en/of grondstoffen en plaatst de bestelling. Je bewaakt vervolgens de levertijden van de bestelling en onderneemt actie bij overschrijdingen. Je voert ingevulde checklists in en verwerkt technische problemen of andere relevante meldingen. Je verwerkt meldingen en klachten. Je haalt uit de operationele planning acties die je moet uitvoeren en werkt de planning bij.

Houd je je gegevens goed bij, dan heb je overzicht over meldingen, aanvragen en actiepunten.

Omdat je werkt met gegevens en digitale systemen is het belangrijk dat je de bedrijfsprocessen en regels kent, de meldingen, aanvragen en bestellingen nauwkeurig en correct verwerkt en goed om kunt gaan met de mogelijkheden van het systeem. De resultaten van goede gegevensverwerking met informatiesystemen zijn: • Gegevens, klachten en meldingen zijn bijgewerkt. • De voorraad is op peil. • Acties in de operationele planning zijn bijgewerkt. In dit hoofdstuk werk je aan het werkproces: • B1-K1-W2: Verwerkt gegevens met informatiesystemen

Let op! In de opdrachten in dit onderdeel wordt vaak gerefereerd aan het praktijkbedrijf. Deze opdrachten kun je ook uitvoeren binnen je school, of bij een ander praktijkbedrijf. Overleg hierover met je docent.

Leerdoelen In de opdrachten van deze leereenheid werk je aan leerdoelen over gegevensverwerking met informatiesystemen. Leerdoelen Gegevensverwerking met informatiesystemen

1.1

Oriëntatieopdracht Opdracht 1: Oriëntatie op voorraadadministratie Lees de casus en beantwoord de vragen. In het magazijn van cateringbedrijf Culi Kitchen zoekt Dave naar theezakjes. Ze liggen niet op de plek waar de theezakjes horen te liggen. Hij spreekt Merel aan, die de bestellingen doet. ‘Weet jij of er nog ergens theezakjes liggen? De plaats waar ze moeten liggen is leeg.’ Merel kijkt verstoord op, want ze is druk bezig met een belangrijke rapportage. Ze zegt geërgerd: ‘Tja, Dave, als ze er niet liggen, dan zullen ze wel op zijn.’ Joost onderbreekt zijn werkzaamheden en zegt tegen Dave: ‘Je kunt wel even onder de linkerwerkbank kijken, daar staat nog een doos, geloof ik.’ Dave gaat naar die plek toe. Van daar klinkt enigszins gesmoord: ‘Waar dan?’ Joost gaat Dave helpen zoeken. Hun zoektocht is tevergeefs, want ze kunnen niets vinden. Dan zegt Merel: ‘Ik kijk wel in het voorraadsysteem van de computer. Als jij het artikelnummer geeft, dan zoek ik het op. Dan kan ik ook nakijken wanneer ze voor het laatst besteld zijn.’ Merel vindt de informatie. ‘De theezakjes

Gegevensverwerking met informatiesystemen

zijn echt op. We hebben ze twee maanden geleden voor het laatst besteld.’ Dan zit Dave met een probleem. ‘Vandaag redden we het wel, maar morgen hebben we ze echt nodig.’ Merel kan hem niet helpen. ‘We bestellen pas morgen weer, dan komen ze overmorgen binnen. Je moet voortaan eerder met dit soort zaken aankomen.’ ‘Dan rijd ik zelf naar de supermarkt om ze te halen’, zegt Dave. De directie heeft aan Merel gevraagd om een kwartaalrapportage over het voorraadbeheer op te stellen voor de eerstvolgende directievergadering, die over vier weken wordt gehouden. De vergaderstukken moeten twee weken vóór de vergadering worden aangeleverd. Dit betekent dat zij twee weken de tijd heeft om de documenten te maken. De directie wil inzicht hebben in de kosten en kwaliteit van het voorraadbeheer en als onderliggend document de contracten met de drie grootste leveranciers. Merel is blij dat alle administratie goed is bijgehouden. Nu kan zij de gegevens snel verzamelen en de gewenste informatie samenstellen.

a. Welke gevolgen van slecht voorraadbeheer haal je uit de tekst?

b. Wanneer spreek je van goed voorraadbeheer?

c. Maak voor de situatie in de tekst een stappenplan voor de bestelling van theezakjes.

d. Welke stappen denk je dat Merel moet zetten om de informatie voor de directie op tijd aan te leveren? Maak van de volgende stappen een logisch stappenplan: • bepalen welke gegevens worden opgenomen in de rapportage • conclusies trekken • gegevens verzamelen • gegevens ordenen • presentatie maken • rapport klaarmaken voor publicatie • rapport schrijven. Maak een tijdsplanning voor alle stappen.

Bedenk wie je wilt inschakelen voor overleg en informatie en waar je de informatie zou kunnen vinden. Stap

Tijd

Waar? Wie? Hoe?

e. Merel raadpleegt het FMIS-systeem om informatie te zoeken over het voorraadbeheer. Welke gegevens kan zij allemaal in het FMIS vinden over de voorraadadministratie? Noem er vijf. 1. 2. 3. 4. 5.

f. Wat hebben de streepjescodes op de producten in winkels zoals Albert Heijn te maken met goed voorraadbeheer?

Gegevensverwerking met informatiesystemen

g. Welke gegevensbestanden houd jij thuis bij? Welke ervaring heb jij met het bijhouden van de administratie?

h. Hoe belangrijk vind jij het administratieve gedeelte van jouw taken?

i. Waaruit bestaat het beheer van deze voorraden bij jou thuis?

j. Wat gebeurt er bij jou thuis als iets niet op voorraad is?

k. Wat werd bij jouw bijbaantje gedaan aan het bijhouden van gegevens bijvoorbeeld voor voorraadbeheer?

1.2

Nulmeting en planning Opdracht 2: Nulmeting Nulmeting- en evaluatieformulier Gegevensverwerking met informatiesystemen

Noteer de leerdoelen die je al beheerst in de kolom ‘Nulmeting’. Overleg met je docent of je opdrachten kunt overslaan. Bewaar het ingevulde nulmeting- en evaluatieformulier goed. Aan het eind van de leereenheid heb je dit bij de opdracht ‘Evaluatie’ weer nodig.

Opdracht 3: Planning Planningsformulier Gegevensverwerking met informatiesystemen

Noteer de opdrachten die je moet maken op het planningsformulier. Stem je planning af met je docent. Houd tijdens de periode waarin je met de opdrachten bezig bent de planning bij.

1.3

Digitale gegevens verwerken Als facilitair coördinator/leidinggevende ben je de duizendpoot in de organisatie. Naast het regelen en controleren van allerlei zaken, heb je de belangrijke taak ervoor te zorgen dat (digitale) gegevens worden verwerkt. Voor de facilitaire zaken wordt vaak een FMIS-systeem gebruikt. Je verwerkt gegevens in de daarvoor bestemde informatiesystemen. En je verricht uiteenlopende administratieve handelingen tijdens je werk.

Met een goed administratiepakket houd je overzicht en kun je de werkzaamheden goed beheersen.

Leerdoelen -

Je kunt manieren van gegevensverwerking binnen de facilitaire dienst benoemen. Je kunt de gegevens correct, nauwkeurig en effectief verwerken.

Opdracht 4: Administratieve handelingen binnen de organisatie Stappenplan Mindmap maken

Een goede administratie van verschillende facilitaire bedrijfsonderdelen is de basis voor een bedrijf of organisatie.

a. Inventariseer bij je praktijkbedrijf welke administratieve processen daar worden gebruikt.

b. Maak een mindmap waarin je de administratieve taken in beeld brengt. Je kunt hierbij het stappenplan gebruiken. Begin in het midden met de organisatie, in de volgende laag verwerk je de administratieve processen en in de derde laag noteer je wie deze taken uitvoert. Geef de taken van de facilitaire dienst dezelfde kleur in de mindmap.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

c. Er zijn veel administratieve taken die horen bij het werk van de facilitaire dienst. Welke eisen zou jij als facilitair coördinator/leidinggevende minimaal stellen aan de uitvoering? Noem vijf eisen en geef per eis een voorbeeld. Eis

Voorbeeld

1 2 3 4 5

d. In de eerste kolom van het schema hierna staat een administratieve taak. Beschrijf in de tweede kolom een voorbeeld van deze taak. Noteer in de laatste kolom waar je aan moet voldoen om deze goed uit te voeren. Onderwerp

Voorbeeld

Aan welke eis moet je hiervoor voldoen?

Agenda voor een vergadering opstellen

Reserveringen voor vergaderingen verwerken

Sleuteluitgifte registreren

Administratie van externe bedrijven, die diensten verlenen, bijhouden Klachten registreren

Opdracht 5: Processen en taken In de eerste kolom staan diverse administratieve processen. In de tweede kolom staan taken die allemaal bij een proces horen. Koppel iedere taak aan het juiste proces. Boekhouding

Kassa afsluiten

FMIS bijhouden

Contracten archiveren

Logboekbeheer

Gegevens van de klant bijhouden

Beheer van onderhoudscontracten en documenten

Reparaties noteren

Klachtenbehandeling

Standaardformulier voor sleuteluitgifte maken

Vergaderservice

Klachten registreren

Beheer EHBO- en bhv-activiteiten

Cursussen BHV inplannen

Sleutelbeheer

Presentatiematerialen klaarzetten

Postkamer- en repro-activiteiten

Registratie passanten

Kassahandelingen

Dagomzet berekenen

Bezoekers

Archivering poststukken

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.3 Digitale gegevens verwerken.

Opdracht 6: Het logboek Als facilitair coördinator/leidinggevende helpt het logboek je bij de controle van uitgevoerde werkzaamheden, de tijd waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd en door wie.

a. Noteer vijf redenen waarom een goed bijgehouden logboek belangrijk is. 1. 2. 3. 4. 5.

b. Wat is volgens jou een goede vaste plaats om het logboek neer te leggen, zodat iedereen zijn of haar taken erin kan verwerken?

c. Welke eisen zou jij stellen aan het bijhouden van het logboek?

Gegevensverwerking met informatiesystemen

d. Welke stappen zou jij zetten als je constateert dat mensen het logboek niet goed bijhouden?

e. In veel bedrijven ligt een logboek. Dit kan van de facilitaire dienst zijn, maar het kan ook van enkele afdelingen samen zijn. Er zijn regels voor wie het logboek bijhoudt en hoe dat moet gebeuren. Kijk in je eigen praktijkbedrijf naar het logboek en schrijf in een verslag hoe de werkzaamheden rond het bijhouden van het logboek geregeld zijn. Als in jouw praktijkbedrijf geen logboek wordt gebruikt, schrijf je een verslag met daarin het voorstel om een logboek te gaan gebruiken en hoe je dat zou doen. De volgende onderwerpen moeten in het verslag naar voren komen: • Waar ligt het logboek? • Voor welke afdelingen is het logboek? • Wie houdt het logboek bij? • Wanneer wordt het logboek bijgehouden? • Welke taken worden in het logboek bijgehouden? • Welke eisen stelt de leidinggevende aan het invullen van het logboek? • Zou jij dezelfde eisen stellen aan het invullen van het logboek? • Zo nee, wat zou jij voorstellen om te veranderen?

Opdracht 7: Administratief onderscheid maken in interne en externe klanten In een organisatie heb je te maken met interne en externe relaties en met interne en externe klanten. De facilitair coördinator/leidinggevende heeft op administratief gebied met beide groepen te maken.

a. Wat versta jij onder een relatie en wat onder een klant?

b. Wie zijn in jouw praktijkbedrijf de interne relaties en klanten van de facilitair coördinator/leidinggevende? Geef in het schema aan of het een interne relatie is of een interne klant. Geef bij elk antwoord een toelichting. Interne klant

Interne relatie

Toelichting

c. Welke externe relaties of klanten kom je tegen in jouw praktijkbedrijf? Geef aan of het een externe relatie is of een externe klant. Geef bij elk antwoord een toelichting. Externe klant

Externe relatie

Toelichting

d. Vergelijk het tweede schema met jouw beschrijvingen in het eerste schema. Wat valt je dan op?

Opdracht 8: FMIS Weblink FAMAS: FAME-modules

a. Een FMIS is een systeem dat binnen veel facilitaire afdelingen wordt gebruikt. Wat betekent de afkorting?

b. Waarvoor kun je het FMIS als facilitair coördinator/leidinggevende gebruiken?

c. Noem vier voordelen van het gebruik van een FMIS. 1. 2. 3. 4.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

d. Wat kun je in FAME registreren? Noteer minimaal tien functies in de tabel. Geef bij iedere functie een voorbeeld.

Functies in FAME Functie

Voorbeeld

e. Schrijf een gebruikersinstructie (stappenplan), bij hoe er gewerkt moet worden in FAME.

Opdracht 9: Databestand maken in Excel a. Maak een gebruiksvriendelijk bestand in Excel met daarin de studenten uit je klas, hun favoriete kleur, hun verjaardagen, hun geboortedag (welke dag van de week was dat?) , hun lievelingsdier, hun adres en hun woonplaats.

b. Maak het bestand zo dat je kunt sorteren op: leeftijd, lievelingskleur, woonplaats, iedereen die op een dinsdag is geboren, lievelingsdier, woonplaats.

c. Maak een selectie van iedereen met dezelfde lievelingskleur en woonplaats. d. Maak een print van je bestand.

Opdracht 10: Outlook Afspraken Noteer al je afspraken en je studieplanning voor komende week in de Outlook-agenda. Deel jouw agenda met een klasgenoot.

a. Wat valt je op?

b. Wat zijn de verschillen?

c. Wat kun je leren van de planning van je klasgenoot?

Opdracht 11: Onderzoek kopieerapparatuur Deze opdracht voer je uit op je werkplek.

a. Onderzoek de mogelijkheden en functies van de kopieerapparaten op je werkplek. Maak hiervan een lijst.

b. Als de kopieermachine niet meer functioneert, is er een storing. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Soms kun je het zelf oplossen en in andere gevallen moet je iemand waarschuwen die het probleem kan oplossen. Vul in de tabel in wat je bij de meldingen doet en wie het probleem moet oplossen.

Actielijst bij storingen Probleem Papier bijvullen Check papierformaat Papier vastgelopen Toner bijna op

Geheugen vol

Geen melding, geen signaal Systeemfout

Door wie

Actie

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Opdracht 12: Archiefwetgeving en bewaartermijnen Hoe lang moet je de volgende documenten in Personeelsdossiers bewaren volgens de Archiefwet? Noteer dit in de tabel.

Bewaartermijnen Archiefwet Soort document

Bewaartermijn

Correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag Kopieën identiteitsbewijzen Afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden Burgerlijke staat van een werknemer Sollicitatiebrieven (en correspondentie), getuigschrift en dergelijke Arbeidsovereenkomst en wijzigingen Verslagen van functioneringsgesprekken

1.4

Werken volgens de bedrijfsrichtlijnen Veel bedrijven hanteren een huisstijl voor hun documenten, zodat alles één bepaalde uitstraling heeft. Ook bestaan er in organisaties vaak voorschriften voor het opstellen van e-mails, socialemediaberichten en rapportages en verslagen. Als facilitair coördinator/leidinggevende is het goed om deze bedrijfsrichtlijnen en regels te kennen en te kunnen gebruiken.

In rapportages gebruik je de huisstijl van het bedrijf.

Leerdoelen -

Je kunt de bedrijfsrichtlijnen voor de gegevensverwerking, bestellingen en voorraadbeheer beschrijven. Je kunt de gegevens correct, nauwkeurig en effectief verwerken.

Opdracht 13: Beschrijving administratieve handelingen De verschillende administratieve handelingen worden door verschillende mensen uitgevoerd. Daarom is het handig als er per proces een stappenplan is waarin ook de eisen voor kwaliteit en tijdigheid zijn vermeld. Denk aan het stappenplan voor: • het gebruik van het FMIS • het gebruik van het logboek • de registratie van klachten • de wijze van archiveren • activiteiten postkamer • reproactiviteiten • rapportages opstellen. Met een goede instructie hebben alle medewerkers in het bedrijf de eisen in beeld en wordt iedereen in staat gesteld dezelfde kwaliteit te leveren.

a. Neem contact op met je praktijkbedrijf en ga op zoek naar instructies voor het verwerken van administratieve gegevens. Van welke administratieve processen is een instructie aanwezig?

b. Welke eisen worden in de instructies gesteld aan kwaliteit en termijnen?

c. Welke instructie mis jij nog in je praktijkbedrijf, die belangrijk is voor de facilitaire dienst?

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.4 Werken volgens de bedrijfsrichtlijnen.

Opdracht 14: Digitaal registreren in verschillende systemen In je praktijkbedrijf lever jij een bijdrage aan de registratie van allerlei zaken in verschillende systemen. Ieder bedrijf kent vaste bedrijfsprocedures en stelt eisen aan de verwerking van gegevens. Welke eisen worden er in jouw praktijkbedrijf gesteld aan het registreren van gegevens?

a. Noteer in de tabel de verschillende registratiesystemen die in het bedrijf worden gebruikt. b. Schrijf achter elk systeem of het een aangeschaft systeem (A) of een zelfgemaakt systeem (Z) is. c. Vermeld achter elk systeem welke bedrijfsprocedure van toepassing is.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

d. Zet achter elk systeem een kruisje als jij registraties verzorgt of verzorgd hebt in het systeem.

Registratiesystemen in het praktijkbedrijf Registratiesysteem

A of Z

Bedrijfsprocedure

Registraties door mij

Opdracht 15: Huisstijl Stappenplan Online prikbord maken

Dit is een groepsopdracht voor drie of vier personen.

Neem een organisatie als voorbeeld voor deze opdracht. Je mag hier ook de school of een praktijkbedrijf voor nemen. Uit de huisstijl van de organisatie moet duidelijk naar voren komen wat deze organisatie nastreeft. De huisstijl heeft ook invloed op de beeldvorming. Het is als het ware het gezicht van de organisatie. Een huisstijl kan je onderscheiden van de concurrentie.

a. Wat is de huisstijl van de organisatie?

b. Vind je de huisstijl passen bij de organisatie? Waarom wel of niet, beargumenteer je keuze.

c. Waar wordt deze huisstijl in doorgevoerd? Noem er vier. 1. 2. 3. 4.

d. Verzamel zo veel mogelijk materialen waar de huisstijl in wordt gebruikt en maak hier een moodboard van. Je kunt met papier en andere materialen werken, of een digitaal moodboard maken. Je kunt hierbij het stappenplan gebruiken.

Opdracht 16: Huisstijlen vergelijken a. Vergelijk de huisstijl van twee bedrijven in dezelfde branche. Je mag zelf kiezen welke branche je neemt. Kies een bedrijf met een huisstijl die je mooi en goed vindt en een bedrijf met een huisstijl die je niet zo mooi vindt. Welke bedrijven heb je gekozen?

b. Beschrijf de verschillen.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

c. Beschrijf en laat zien waarom je de één mooi vindt en de ander minder mooi.

Opdracht 17: Checklist e-mail a. Maak met de informatie uit de theorie een duidelijke checklist van 10 punten voor het opstellen van een goede, nette zakelijke e-mail. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

b. Controleer met deze checklist een e-mail die je onlangs hebt geschreven of hebt ontvangen. c. Noteer je bevindingen.

Opdracht 18: Rapportage Mounir is aan het werk achter de receptie van Do it. Geroutineerd werpt hij steeds een blik op de twee beeldschermen waarop beelden van de beveiligingscamera’s te zien zijn. Ineens ziet hij commotie bij de survivalbaan. ‘Yvette! Vermoedelijke hartstilstand bij de survivalbaan. Neem het hier over! Ik ben onderweg en neem de AED vast mee.’ Mounir maakt gebruik van zijn microfoontje en oortje en sprint naar de survivalbaan met het AED-koffertje. Mounir is duidelijk een bedrijfshulpverlener. Hij ziet iets gebeuren en komt direct in actie. Er gaat autoriteit van hem uit als hij Yvette zegt zijn plaats bij de receptie over te nemen. Dat heb je nodig als bhv’er.

Hij is snel ter plaatse. Onderweg komt hij al iemand tegen die op weg is naar de receptie. ‘Hartaanval’, hijgt hij. Mounir antwoordt: ‘ik kom eraan’, terwijl hij de AED laat zien. Bij aankomst maakt hij eerst de ruimte rondom het slachtoffer vrij. ‘Bedrijfshulpverlener’, zegt hij, ‘wat is er gebeurd?’ en knielt bij het slachtoffer neer. Terwijl hij luistert naar het verhaal van een omstander controleert hij de vitale levensfuncties. Hij neemt via zijn microfoontje contact op met Yvette: ‘Bel 112, slachtoffer buiten bewustzijn, geen hartslag, geen ademhaling. Ik ga reanimeren met AED’. ‘Oké’, zegt Yvette om te laten horen dat ze de boodschap ontvangen heeft. Yvette belt 112 en geeft de exacte woorden van Mounir door. Binnen vijf minuten is de ambulance aanwezig. Yvette loopt mee naar de plaats waar het slachtoffer ligt. ‘Er is een bhv’er aan het reanimeren met een AED’, zegt Yvette onderweg. Het ambulancepersoneel neemt na aankomst op de plaats van het ongeval de zorg voor het slachtoffer over en gaan met hem naar het ziekenhuis. Mounir helpt ter plekke met opruimen en daarna komt hij terug naar de receptie. Hij rapporteert wat is voorgevallen.

a. Maak deze zakelijke rapportage van het incident voor het veiligheidslogboek.

b. Maak een lijstje van minimaal zes punten waarmee je deze rapportage wilt beoordelen op zakelijke schrijfstijl en duidelijkheid.

c. Beoordeel met je lijstje een rapportage van een medestudent en geef feedback waardoor het de volgende keer een nog betere rapportage kan worden.

d. Laat jouw rapportage beoordelen door een medestudent en lees zijn/haar feedback.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

1.5

Reserveringen, klachten, meldingen, checklists verwerken Bij gegevensverwerking gaat het vaak over het administreren van reserveringen, het opstellen van facturen, het verwerken van klachten, het verwerken van allerlei soorten meldingen en het bijwerken of invullen van bepaalde checklists. In dit onderdeel komen ze allemaal voorbij.

Je registreert en beheert gegevens centraal, bijvoorbeeld in een administratiesysteem, in Excel of in een FMIS.

Leerdoelen -

Je kunt de bedrijfsrichtlijnen voor de gegevensverwerking, bestellingen en voorraadbeheer beschrijven. Je kunt de gegevens correct, nauwkeurig en effectief verwerken. Je kunt bewust gekozen planningsacties uitvoeren en de planning bijwerken. Je kunt de procedures voor het verwerken van reserveringen, facturen, checklists, meldingen en klachten van de organisatie beschrijven. Je kunt eenvoudige reserveringen, facturen, checklists, meldingen en klachten volgens de bedrijfsprocedure verwerken, en bewaken dat de verdere afhandeling wordt gedaan. Je kunt complexe reserveringen, facturen, checklists, meldingen en klachten verwerken en duidelijke afspraken maken over de verdere afhandeling met betrokkenen.

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.5 Reserveringen, klachten, meldingen, checklists verwerken.

Opdracht 19: Digitaal registreren van klachten In het Zorghotel Tielman waar Marit werkt, komt af en toe wel eens een klacht binnen over de schoonmaak van de kamers en soms ook over de service in het restaurant. De klachten worden wel opgelost, maar Marit wil graag dat er in de toekomst minder klachten binnenkomen. Zij wil daarom een klachtenregistratie gaan bijhouden, zodat zij dan precies kan zien of de klacht goed is opgelost. Ook vindt ze het belangrijk dat ze een compleet overzicht heeft van alle klachten. Zo kan ze kijken of dezelfde klachten vaker terugkomen en waarop ze moet bijsturen in de organisatie.

a. Je hebt zelf misschien ook wel eens een klacht ingediend bij een bedrijf. Bijvoorbeeld na de aankoop van een product of na een weekend weg. Wat vond je belangrijk in de afhandeling van de klacht? Wat verliep goed en wat ging er slecht?

b. Een bedrijf kan klachten registreren in een klachtenregistratiesysteem. Welke gegevens over een klacht zou jij hierin registreren?

c. Klachten kunnen komen van interne of externe relaties. Welk soort klachten komt van interne relaties, en welke van externe relaties? Gebruik hierbij Zorghotel Tielman als voorbeeld.

d. Welke documenten moet je maken als je een klachtenregistratie voor Zorghotel Tielman moet ontwikkelen?

e. Maak een formulier om de klacht op te nemen voor Zorghotel Tielman. Denk eraan dat er allerlei verschillende klachten binnen kunnen komen.

f. Maak ook een formulier om alle klachten effectief te kunnen registreren. g. Schrijf een instructie over de behandeling van klachten. Hier staat in hoe de klacht afgehandeld moet worden en hoe deze geregistreerd moet worden.

Opdracht 20: Checklist maken en gebruiken In Zorghotel Tielman zijn onlangs verschillende sloten vervangen, omdat er sleutels waren zoekgeraakt. Marit wil haar sleutelregistratie bijwerken, zodat alles weer goed geregistreerd is. Ze maakt een checklist van toegangsdeuren met een slot. Vervolgens vraagt ze aan de stagiair Facilitaire Dienstverlening om de controle te doen.

Hoe weet je of je alle sleutels compleet hebt?

a. Maak in Excel een digitale checklist voor school of je praktijkbedrijf, waarmee je bij elke toegangsdeur een aantal gegevens kunt aangeven: • het sleutelnummer • het aantal beschikbare sleutels van de toegangsdeur • welke personen beschikken over een sleutel van een bepaalde toegangsdeur • waar de reservesleutels worden bewaard (bijvoorbeeld in sleutelkast nr. 15).

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Als je dit niet kunt doen op school of op je praktijkbedrijf, maak dan een Excel-bestand voor de sleutelregistratie van je eigen woonhuis.

b. Overleg met je docent of je met behulp van jouw checklist het sleutelbeheer actueel mag maken. Wellicht is hiervoor de hulp van TD, FD of een conciërge nodig. Print het document uit en gebruik dit tijdens je ronde of verwerk je gegevens direct op een laptop of een tablet. Nadat je alle toegangsdeuren hebt gehad, controleer je of het aantal reservesleutels klopt. Zorg dat elke reservesleutel een label heeft met het nummer van de sleutel en de naam van de toegangsdeur.

Opdracht 21: Factuur opstellen Marianne Michels (Herenweg 89, 3490 BN Frekenland) reserveert op 22 maart op vakantiepark De Twee Bruggen (Buitenplaats 16, 23 65 GH Ookdam) een bungalow voor 6 personen. Zij wil eind juni met haar man, ouders en 3 kinderen (1, 3 en 5 jaar) personen een midweek verblijven op het vakantiepark. Ze wil aankomen op maandag 25 juni. Ze maakt gebruik van het Opa en oma-arrangement: een midweek in het laagseizoen waarbij de grootouders met hun kleinkinderen voordelig kunnen boeken voor € 285,-. Marianne wil graag gebruikmaken van twee extra kinderbedjes à € 15,-, 2 kinderstoelen à €5,50, 5 lakenpakketten à € 7,50, een bolderkar à €12,-. Verder willen ze graag de hond meenemen. Een huisdier meenemen kost € 25,- per reservering. Maak met behulp van een Excel-sjabloon een zakelijke en correcte factuur.

Opdracht 22: Factuur betalen Een organisatie krijgt veel facturen die eerst gecontroleerd en daarna betaald moeten worden. Zoek op je praktijkbedrijf uit hoe dat in zijn werk gaat. Welke stappen zijn er en wie voert deze uit? Welke termijnen worden gehanteerd?

Let op! Als je deze opdracht niet op een praktijkbedrijf kunt uitvoeren, voer hem dan uit op school (in overleg met je docent).

Opdracht 23: Technische meldingen en calamiteiten Zoek op je praktijkbedrijf (of op school) uit welke technische meldingen daar voorgekomen zijn het afgelopen halfjaar. Vraag wie de melding heeft afgehandeld en hoe hij dit gedaan heeft. Werk dit uit voor twee verschillende meldingen. Gebruik hierbij de processtappen bij het verwerken van technische meldingen en calamiteiten.

Melding 1: Processtap

Het aannemen en registreren van de calamiteit of het technische probleem

Het checken op correctheid en compleetheid van de melding

Het verstrekken van opdrachten voor het (laten) uitvoeren van de noodzakelijke (herstel)werkzaamheden

Het controleren van de voortgang van de uitvoering

Het beoordelen van de correctheid van de factuur die de uitvoerder indient

Het financieel afwikkelen van de facturen

De communicatie naar betrokken partijen of personen

Wie?

Hoe?

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Melding 2: Processtap 1

Het aannemen en registreren van de calamiteit of het technische probleem

Het checken op correctheid en compleetheid van de melding

Het verstrekken van opdrachten voor het (laten) uitvoeren van de noodzakelijke (herstel)werkzaamheden

Het controleren van de voortgang van de uitvoering

Het beoordelen van de correctheid van de factuur die de uitvoerder indient

Het financieel afwikkelen van de facturen

De communicatie naar betrokken partijen of personen

Wie?

Hoe?

Opdracht 24: Reservering In hotel Vossenzicht komt de volgende reservering binnen via boekingskantoor NZW. Het betreft een zakelijke gast uit Duitsland. Er zijn voldoende vrije kamers beschikbaar in de maand september. Gelieve een rustige eenpersoonskamer te reserveren voor mevrouw Weber, vanaf 8 september. Mevrouw Weber zal zeer laat in de avond (ca. 22.00 uur) aankomen. Graag een extra hoofdkussen op de kamer en tevens een bloemstukje. Graag per omgaande een bevestiging naar ons hoofdkantoor.

a. Verwerk deze informatie in het reserveringformulier.

Reserveringsformulier Naam: Adres: Telefoonnummer: Datum van aankomst: Datum van vertrek: Geboekt via: Gewenste accommodatie: Kamerprijs per nacht:

€ 135 p.p.p.n. luxe tweepersoonskamer/€150 p.p.p.n. luxe eenpersoonskamer/ € 175 p.p.p.n. luxe suite voor twee personen

Aankomst na 18.00 uur:

ja / nee

Betaling: creditcardnummer: vooruitbetaling door bedrijf: factuur sturen naar: Speciale wensen:

Reservering gemaakt door: Datum reservering:

b. Je komt tot de conclusie dat je informatie mist. Welke informatie heb je nog nodig om deze reservering af te maken?

c. De ontbrekende informatie moet je opvragen bij het boekingskantoor. Schrijf een zakelijke, nette e-mail waarin je om de ontbrekende informatie vraagt.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

d. Welke afdelingen moeten op de hoogte worden gesteld van de komst van deze gast?

e. Wat moeten zij weten?

Opdracht 25: Gegevensverwerking klacht schoonmaak Lees de casus en beantwoord de vragen. Boris Javel belt op met een klacht over de schoonmaak op zijn werkplek. Die voldoet niet aan zijn normen. Er ligt stof op de kast en dat wordt nooit weggehaald. De prullenbak wordt veel te weinig geleegd en ook zijn bureau wordt niet goed schoongemaakt. Verder wil hij graag dat iemand een keer zijn toetsenbord en beeldscherm schoonmaakt. Want dat gebeurt ook nooit en het wordt viezer en viezer…

a. Welke gegevens heb je nodig om deze klacht goed te noteren en af te handelen?

b. Je wilt deze klacht doorgeven aan het schoonmaakbedrijf. Wat geef je door?

Het schoonmaakbedrijf laat aan jou weten dat zij toetsenborden en beeldschermen niet mogen schoonmaken. Dat men dat zelf moet doen. En dat stof op hoge kasten maar vier keer per jaar wordt verwijderd volgens het schoonmaakplan.

c. Wat schrijf je in een e-mail aan deze meneer Javel? Stel een professionele en zakelijke, nette e-mail op.

Opdracht 26: Praktijkonderzoek checklists a. Voor welke doeleinden worden op jouw praktijkbedrijf checklists gebruikt?

b. Verzamel drie verschillende checklists die gebruikt worden. c. Beschrijf wat je opvalt aan de checklists en geef eventueel een paar verbetertips.

d. Ontwerp een checklist die ze op je praktijkbedrijf goed kunnen gebruiken. e. Beschrijf waar, wanneer, voor wie en waarom deze checklist een verbetering is als hij wordt gebruikt.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

1.6

Voorraadbeheer en -administratie uitvoeren Als facilitair leidinggevende/allround medewerker facilitaire dienstverlening heb je een belangrijke rol bij het beheer van voorraden. Omdat het houden van voorraden veel geld kan kosten, is het belangrijk om steeds goed na te denken over de noodzaak en de grootte van de voorraad. Je bent verantwoordelijk voor de bestellingen. Je werkt samen met magazijnmedewerkers en jullie wisselen informatie uit om de voorraad zo goed mogelijk te beheren. De magazijnmedewerkers moeten controleren of de houdbaarheid in orde is en zij moeten de goederen die binnenkomen registreren en opruimen volgens de bedrijfsprocedures. Jouw taak kan bestaan uit het invoeren van verschillende voorraadgegevens en het controleren van (onderdelen van) de voorraadadministratie. Jij kent de bestel- en leveringsprocedures en alles wat erbij komt kijken. Er zijn veel gegevens van de voorraad bekend en met deze gegevens kun je verschillende berekeningen over bijvoorbeeld de bestelgrootte en de voorraadhoogten uitvoeren. Je leert voorraadgegevens analyseren en op grond van deze gegevens voorstellen voor veranderingen te doen.

Je zorgt ervoor dat er niet te weinig, maar ook niet te veel voorraad is.

Leerdoelen -

Je kunt de verschillende voorraadgegevens beschrijven. Je kunt de weten regelgeving met betrekking tot goederenopslag benoemen. Je kunt de onderdelen van het voorraadbeheer en de bestelprocedure beschrijven. Je kunt de voorraadgegevens lezen en interpreteren. Je kunt standaardbestellijsten invullen op basis van de voorraadgegevens en de geldende bedrijfsprocedures en de standaardbestellingen plaatsen. Je kunt verschillende voorraadgegevens berekenen. Je kunt de voorraadadministratie correct uitvoeren en eenvoudige verbruikerslijsten opstellen. Je kunt bijzondere bestellingen invullen op basis van de voorraadgegevens en de geldende bedrijfsprocedures en bijzondere bestellingen plaatsen. Je kunt de levertijden van de bestelling bewaken en actie ondernemen bij overschrijdingen van de levertijd.

Niveau 4: -

Je kunt voorstellen doen voor verbetering van het voorraadbeheer op grond van de voorraadgegevens (zodat efficiënter ingekocht kan worden).

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.6 Voorraadbeheer en -administratie.

Opdracht 27: Stappen van het inkoop-, bestel- en opslagproces op volgorde zetten Hierna staat het inkoopproces van badmatten van Grand Hotel Zestien beschreven. De zinnen staan op alfabetische volgorde in plaats van op chronologische volgorde. Zet ze op de juiste chronologische volgorde. De afdeling Housekeeping van Grand Hotel Zestien heeft nieuwe badmatten nodig, omdat de voorraad badmatten in de afdelingsmagazijntjes inmiddels behoorlijk versleten is. Zij plaatsen een interne bestelling bij de inkoopafdeling. De housekeepingmedewerkers hebben weer voldoende werkvoorraad aan badmatten. De inkoopafdeling besluit met de bestaande inkoopspecificatie een aantal offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers. Op grond van de offertes wordt er gekozen voor een nieuwe badmat bij de huidige leverancier. De inkoopafdeling gaat in het voorraadbeheersysteem kijken hoeveel badmatten er nog in het centrale magazijn aanwezig zijn. Dat blijken er niet veel meer te zijn. De nieuwe badmatten worden geleverd. De bestelling wordt daarna gecontroleerd en in het centrale magazijn opgeslagen. De supervisors van de housekeeping bestellen de nieuwe badmatten als de medewerkers die op de werkvloer nodig hebben. Deze worden geleverd op de verschillende verblijfsafdelingen. De inkoopafdeling maakt afspraken over inkoopvoorwaarden. Dan wordt de bestelling van de nieuwe badmatten geplaatst om alle voorraden weer op peil te brengen. Zij plaatsen een herhaalbestelling voor nieuwe badmatten bij de huidige leverancier, een horecagroothandel. Maar de bestaande badmatten blijken helaas niet meer leverbaar. Er is wel een vergelijkbaar product aanwezig.

Opdracht 28: Bepalen of er sprake is van bestellen of inkopen Stappenplan Interactieve quiz maken

Is er in de volgende situaties sprake van bestellen of van inkopen? Zet een X in de juiste kolom. Situatie Je spreekt met de leverancier af op welke dagen de nieuwe rolstoelen geleverd gaan worden. Je stelt na gesprekken met de verschillende gebruikers (artsen, verpleegkundigen, paramedici, operatiekamerpersoneel en patiënten) een programma van eisen en wensen op voor injectienaalden.

Bestellen

Inkopen

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Situatie

Bestellen

Inkopen

Je neemt, zoals elk jaar, contact op met de poelier over de levering van wild voor het menu tijdens het wildseizoen. Je zorgt dat de factuur betaald wordt na de levering van de wildproducten. Je koopt deze week extra chocolade-eieren en paashaasjes in voor de paasdagen. Je regelt bij de nieuwe leverancier dat er bij een jaarlijkse afname van 2000 stuks een grotere korting op de prijs wordt gegeven. Je gebruikt de uitkomsten van de werknemersenquête bij het selecteren van een nieuwe cateraar. Omdat je ontevreden bent over de huidige textielverzorging, vraag je offertes aan bij andere textielverzorgingsbedrijven.

Opdracht 29: Interview afnemen Dit is een groepsopdracht voor twee of drie personen.

Je gaat een interview afnemen met iemand met een functie in de inkoop en opslag van een facilitair bedrijf. Voer de volgende stappen uit.

a. Maak een afspraak met iemand met een functie in de inkoop en opslag van goederen in een facilitair bedrijf.

b. Maak een vragenlijst van ongeveer 15 vragen over de taken die hij uitvoert, de kennis, vaardigheden en houdingsaspecten die nodig zijn voor zijn functie, wat er lastig is aan de verschillende taken, leuke voorvallen, mooie resultaten, enzovoort.

c. Laat de interviewvragen controleren door de docent. d. Vraag vooraf of je het interview mag filmen. e. Neem het interview af. f. Vraag, als dat mogelijk is, een rondleiding door het magazijn. g. Maak een video van het interview en zorg dat je bij deze video zelf een inleiding en een conclusie inspreekt.

h. Bekijk de verschillende video’s in de klas. i. Maak een verslag van je bezoek, waarin je beschrijft: • • • • •

welk bedrijf je hebt bezocht met wie je hebt gesproken (naam, functie, werkzaamheden) hoe groot het magazijn is en wat wordt er opgeslagen wat de vragen van het interview en de antwoorden zijn wat de conclusie is: hoe vond je deze opdracht en wat heb je van deze opdracht geleerd?

Opdracht 30: Kennis, vaardigheden, houding van een strategisch inkoper en een besteller vergelijken Lees de functiebeschrijving en beantwoord de vragen. Besteller Elke twee weken op woensdag komen de bestellingen van de kantoorboekgroothandel bij het gemeentehuis binnen. De bestellingen van alle verschillende afdelingen worden op de vrijdag daarvoor verzameld en gecontroleerd. De besteller maakt er één grote bestelling van en plaatst deze bestelling via de site van de kantoorboekgroothandel. Bij binnenkomst wordt de bestelling gecontroleerd op correctheid. Daarna wordt dit administratief verwerkt en wordt de factuur betaald. Het meeste hiervan gaat digitaal, maar controle door één persoon met de verantwoordelijkheid voor de bestellingen blijft altijd noodzakelijk.

a. Welke kennis, vaardigheden en houdingsaspecten moet je hebben als besteller van dit bedrijf? Kennis:

Vaardigheden:

Houdingsaspecten:

Inkoper Om de kosten te drukken kijkt een middelgrote hbo-instelling zorgvuldig naar de inkopen bij de verschillende kantoorboekgroothandels. Er wordt gekeken of er bezuinigd kan worden op de kosten van de inkoop en de voorraad door verstandig inkopen. De instelling verbruikt grote hoeveelheden kantoorartikelen, zoals papier in alle soorten, kleuren, dikten, enveloppen van verschillend formaat, plastic hoesjes, paperclips, plakband, enzovoort. Jaarlijks wordt er gekeken hoeveel er bij de verschillende leveranciers is ingekocht en of de instelling door grotere bestellingen bij minder leveranciers grotere kwantumkortingen kan krijgen. De inkoper is de degene die hier over onderhandelt. De instelling vindt naast de kosten duurzaamheid ook heel belangrijk. Dat is bij de keuze van de leveranciers ook een belangrijk criterium. De inkoper moet zijn bij zijn werk de inkoopregels van de instelling gebruiken en omdat hij met grote geldbedragen te maken heeft, moet hij zijn beslissingen altijd laten goedkeuren door zijn leidinggevende.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

b. Welke kennis, vaardigheden en houdingsaspecten moet je hebben als strategisch inkoper van dit bedrijf? Kennis:

Vaardigheden:

Houdingsaspecten:

c. Wat zijn de overeenkomsten in de kennis, vaardigheden en houdingsaspecten van deze functies?

d. Wat zijn de verschillen in de kennis, vaardigheden en houdingsaspecten van deze functies?

e. Welke kennis, vaardigheden en houdingsaspecten beheers je al voldoende en welke moet je nog meer ontwikkelen?

Opdracht 31: Stappen inkoop-, bestel- en voorraadproces in juiste volgorde zetten Schema Inkoop-, bestel- en voorraadproces

Bekijk de stappen van het inkoop-, bestel- en voorraadproces. De stappen staan door elkaar. Vul de processtappen op de juiste plek in het schema inkoop-, bestel- en voorraadproces in. Kies uit: • Vraag van de ( interne) klant naar materialen en middelen • Artikel in assortiment/ Artikel niet in assortiment • Artikel op voorraad/ Artikel niet op voorraad • Bestelling • Bestelling niet in orde/ Bestelling in orde • Betalen van de factuur • Contact met leverancier

• • • • • • • • • • •

Controle van voorraad en artikelbestand Goederenontvangst en ingangscontrole Invullen manco-, breuk-, teveellijst, eventueel retourzending goederen Levering aan de klant vanuit de bestaande voorraad Offerteaanvraag en leverancierskeuze Onderhandeling over voorwaarden Opname in voorraadadministratie Ontvangst en controle van de factuur Opslag van de goederen Plaatsen van de bestelling Uitgifte en levering aan de klant.

Opdracht 32: Voorraden op de afdelingen van woonzorgcentrum Dorfendaal bekijken Lees de casus en beantwoord de vragen. Woonzorgcentrum Dorfendaal bestaat uit zeven verdiepingen. Op deze zeven verdiepingen bevinden zich 120 appartementen met eigen sanitair voor ouderen die allemaal een verschillende vorm van zorg nodig hebben. De appartementen worden wekelijks schoongemaakt door de huishoudelijke dienst. Het centrum beschikt over een restaurant waar de bewoners met de mensen uit de wijk warm kunnen eten, dagelijks vanaf 17.00 uur. Het eten wordt in de keuken van het huis vers bereidt. De bewoners kunnen ook zelf in hun appartement eten. Daarnaast zijn er op de begane grond allerlei voorzieningen, zoals een winkel, een bibliotheek, een kapper, een fitnessruimte, een stiltecentrum en verschillende ruimtes voor activiteiten. Er worden voor de bewoners ook allerlei activiteiten in het huis en in de buurt georganiseerd. Op elke verdieping van het woonzorgcentrum is er een schoonmaakkast met een kleine voorraad schoonmaakmiddelen. Ook heeft de verzorging een eigen voorraadruimte met daarin verpleegartikelen, textielgoederen en een aantal huishoudelijke artikelen. Op de afdeling bevindt zich ook een keukentje met koelkast met daarin een klein aantal voedingsmiddelen, zoals verschillende koude dranken, thee, beschuit, zoetbeleg en margarine en wat zuivel.

a. Hoe noem je dit soort voorraden op de werkplek?

b. Wat zijn de voordelen van deze voorraden dicht bij de werkplek?

c. Wat zijn de nadelen van deze voorraden dicht bij de werkplek?

Gegevensverwerking met informatiesystemen

d. Noem nog drie plaatsen in een woonzorgcentrum waar voorraden dicht bij de werkplek worden gehouden. Noteer deze in de tabel hierna.

e. Wat staat er in deze opslagplaatsen opgeslagen? Noem bij elke plaats drie producten. Opslagplaats

Producten

Opdracht 33: Voorraden bij Bungalowpark De Sprankelvlieg benoemen Hoe staat de voorraad erbij tussen de meivakantie en de Hemelvaart- en Pinkstervakantie? Vul de juiste voorraadsoort in. Achter in de opslagruimte van Bungalowpark De Sprankelvlieg vind je een grote hoeveelheid terrasstoelen van een verouderd model. Deze spullen staan niemand in de weg en daarom blijft deze

voorraad maar steeds bewaard. Terwijl deze het magazijn waarschijnlijk

nooit meer gaan verlaten. (Misschien dat ze nog naar Terrasje met een krasje kunnen.) Voor in het magazijn staat een vriezer waar op dit moment enorm veel ijsjes liggen opgeslagen, omdat bij mooi weer met Hemelvaart en Pinksteren de vraag naar ijs kan exploderen. Daarom wordt deze

voorraad ieder jaar goed in de gaten gehouden.

De ruimte voor de barbecues en aanverwante artikelen is nog vrij leeg. Deze spullen zijn al wel besteld maar zijn nog niet geleverd. Deze

voorraad kan elk moment arriveren.

Na de festiviteiten van Koningsdag en de meivakantie is er veel limonade overgebleven. Deze voorraad is voorlopig nog groot genoeg om in de vraag naar limonade voor de komende twee maanden te kunnen voorzien. Limonade is gelukkig niet bederfelijk. Aan het begin van het jaar is er een flinke voorraad nieuwe huurfietsen en kinderzitjes aangeschaft. Met deze

voorraad kun je altijd aan de vraag van de gasten voldoen. En mocht

je tekortkomen, dan komt de leverancier per direct nieuwe fietsen op afroep leveren. De nieuwe beheerder van de winkel op het bungalowpark is erg bang voor een tekort aan toiletpapier. Om aan alle vraag aan toiletpapier te kunnen voldoen heeft zij echt met alle mogelijke onvoorziene omstandigheden rekening gehouden. Daarbovenop heeft zij nog eens een voorraad besteld. Met deze

voorraad kan het bungalowpark nog zeker tien jaar mee. Jammer

dat het zoveel ruimte inneemt in het magazijn. Gelukkig weegt het niet veel.

Opdracht 34: Kruiswoordraadsel maken Kruiswoordraadsel begrippen voorraad

Maak het kruiswoordraadsel en oefen zo de begrippen over voorraad.

Opdracht 35: De juiste manier van opslag van levensmiddelen bepalen Bij een cateringbedrijf komen de volgende bestelde goederen binnen: • tien liter halfvolle melk, gepasteuriseerd • een doos boterhamworst, eenpersoonsverpakkingen • vijf gesneden volkorenbroden • drie dozen margarine, eenpersoonsverpakkingen • twee dozen ontbijtkoek, eenpersoonsverpakkingen • tien verse kipfilets • een kist sinaasappelen • theezakjes • vijf dozen diepvrieskaassoufflés • drie flessen fritessaus. Vul met behulp van internet de tabel in.

a. Welke opslagruimte kies je voor deze producten? b. Hoelang sla je de producten maximaal op? c. Wat zijn hierbij kritieke controlepunten (CCP’s)?

Opslag van levensmiddelen Product Tien liter halfvolle melk, gepasteuriseerd Boterhamworst, eenpersoonsverpakkingen Margarine, eenpersoonsverpakkingen Plakjes ontbijtkoek eenpersoonsverpakkingen

Opslagruimte

Maximale opslagduur

CCP’s

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Product

Opslagruimte

Maximale opslagduur

CCP’s

Tien verse kipfilets

Een kist sinaasappelen

Theezakjes

Vijf dozen diepvrieskaassoufflés Drie flessen fritessaus

Opdracht 36: Maken van een mindmap als samenvatting Maak een samenvatting van de geleerde informatie in de vorm van een mindmap met alle verschillende soorten voorraden. Je kunt hierbij het stappenplan gebruiken.

Opdracht 37: Onderzoek van de voorraden op school uitvoeren Stappenplan Interactieve foto maken

Dit is een opdracht voor twee personen.

Maak voor deze opdracht, in overleg met je docent, een afspraak met degenen die verantwoordelijk zijn voor de verschillende voorraden op school of op je werkplek. Dat kunnen verschillende personen zijn! Je vraagt of zij de verschillende opslagruimtes aan je willen laten zien voor deze opdracht.

a. Voorraad moet opgeslagen worden. Geef in de tabel een beschrijving van de opslagruimten in je school. Geef per opslagruimte aan wat in de ruimte wordt opgeslagen en aan welke eisen de opslagruimten dienen te voldoen.

Opslagruimten in je school Naam van de opslagruimte

Locatie van de opslagruimte

Wat wordt er opgeslagen?

Aan welke eisen moet de opslagruimte voldoen?

b. Maak foto’s van de goederenopslag. Maak hier interactieve foto’s van en geef aan wat er goed en wat er minder goed is aan de manier van opslaan. Je kunt hierbij het stappenplan gebruiken.

c. Wat is je conclusie van dit onderzoek over de manier van goederenopslag?

d. Geef je mening over de uitvoering van dit onderzoek. Hoe verliep de samenwerking?

e. Wat was jouw bijdrage?

Gegevensverwerking met informatiesystemen

f. Wat vond je lastig?

g. Wat heb je van deze opdracht geleerd?

Opdracht 38: De redenen voor voorraden vergelijken Weblink MKB servicedesk

a. Welke drie voordelen van voorraadbeheer worden er in de theorie genoemd? 1. 2. 3.

b. Welke voordelen van voorraadbeheer worden op de website van MKB genoemd?

c. Vergelijk je antwoorden op de vorige twee vragen. Beschrijf de verschillen en overeenkomsten in voordelen.

Opdracht 39: Gevolgen van een te kleine voorraad beschrijven Leg per organisatie in de tabel uit wat de consequenties kunnen zijn van een te kleine voorraad voor het primaire proces. Geef per organisatie twee voorbeelden.

Gevolgen te kleine voorraad Organisatie

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2

Ziekenhuis

Verzorgingstehuis

Organisatie

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2

Cateringbedrijf

Schoonmaakbedrijf

Hotel

Chique restaurant

Opdracht 40: Argumenten voor en tegen een gekozen voorraadmethode afwegen De eigenaar van de camping waarvoor jij de facilitaire zaken beheert zegt: ‘Ik las in de folder van de groothandel dat ik een enorme kwantumkorting kan krijgen als ik mijn kratten bier in grotere hoeveelheden bestel. Ik heb dan ook geen last van hoge bestelkosten. Ik heb achter op het terrein nog een lege houten schuur staan, waar we best een grote hoeveelheid bierkratten kunnen opslaan. Als ik nu de totale hoeveelheid bierkratten voor de eerste helft van het seizoen in één keer bestel, dan zijn we dit jaar extra voordelig uit. Ik bestel dan de gemiddelde hoeveelheid die we de afgelopen drie jaar hebben gebruikt en dan bestel ik halverwege het seizoen nog een keer. Wat vind jij hiervan?’

a. Welke vragen komen in je op bij dit verhaal? Noem vijf vragen. 1. 2. 3. 4. 5.

b. Waarom vind je dit een goed of minder goed idee? Gebruik kostenargumenten om je mening te onderbouwen.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

c. Geef een advies aan de eigenaar met minimaal vijf argumenten.

Let op! Deze eigenaar is erg gevoelig voor kostenargumenten, dus maak daar gebruik van!

Opdracht 41: Servicegraad a. Bereken de servicegraad op basis van het aantal artikelen dat je binnen het assortiment op voorraad hebt. Noteer dit in de tabel hierna.

b. Bereken het aantal artikelen dat op voorraad moet zijn om de gewenste servicegraad te bereiken. Artikelen op voorraad

Artikelen in assortiment

Servicegraad

Gewenste servicegraad

735

777

304

325

Artikelen op voorraad

Opdracht 42: Levertijden onderzoeken De levertijd van diverse producten kan nogal verschillen. Je gaat een samenwerkingsrelatie aan met een nieuwe leverancier, bijvoorbeeld een groothandel. Je hebt offertes beoordeeld en leveringscontracten ondertekend. Welke stappen moet de leverancier nu nog ondernemen, voordat hij de goederen geleverd krijgt? Onderzoek de levertijden en leveringscondities van verschillende groothandels: • een groothandel in levensmiddelen (bijvoorbeeld Hanos, Deli XL, Sligro) • een groothandel in kantoorartikelen ( bijvoorbeeld Staples, Axxist, Viking, Manutan) • een groothandel in medische artikelen (bijvoorbeeld Damas facilitaire groothandel, Dencor, Scholten Medisch, Medimpex). Werk dit uit in een verslag.

Let op! Je kunt ook een andere groothandel kiezen, bijvoorbeeld één in de buurt van je school.

Opdracht 43: Begrippen beschrijven In de tabel lees je verschillende begrippen over de voorraad. Noteer bij ieder begrip een korte omschrijving/definitie van het begrip en een voorbeeld uit de praktijk. Begrippen rondom voorraad Suboptimalisatie

Minimale voorraad

Maximale voorraad

Levertijd

Leveringsfrequentie

Minimale bestelgrootte

Servicegraad

Nee-verkopen

Ruimte, rente, risico

Omschrijving/definitie

Voorbeeld uit de praktijk

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Opdracht 44: Documenten per activiteit benoemen Welke documenten horen bij de bestelprocedure en de goederenontvangst?

Let op! Verschillende documenten kunnen bij meerdere activiteiten voorkomen.

Activiteit

Documenten

Bestellen

Kwantitatieve controle

Kwalitatieve controle Inkoopadministratie

Betaling

Opdracht 45: Inkoop- en bestelprocedure in het Groenlandziekenhuis beoordelen Schema Inkoop- en bestelprocedure

Bekijk het schema ‘Inkoop- en bestelprocedure’. Zijn de zinnen in de situaties juist of onjuist? Als je denkt dat ze onjuist zijn, vul je meteen in hoe ze wel moeten zijn.

Opdracht 46: Instructievideo of -presentatie maken Weblink Storyboard maken Weblink Script-storyboard maken

Dit is een groepsopdracht voor twee of drie personen.

a. Maak een video of een slideshow met beelden waarin je aan nieuwe werknemers in een bedrijf de gang van zaken bij de goederenontvangst uitlegt, zodat zij dit na het zien van de video of de presentatie zelfstandig kunnen uitvoeren. Breng dus alle stappen van het proces in beeld. Maak eerst een script/storyboard. Zorg voor een goede inleiding, duidelijke instructies en een goede afsluiting.

b. Schrijf een kort reflectieverslag waarin de volgende onderdelen aan bod komen: • • • • •

Beschrijf jullie taakverdeling. Beschrijf hoe de samenwerking binnen je groepje verliep. Wat was jouw bijdrage? Wat zijn jouw kwaliteiten bij de uitvoering van deze opdracht? Wat heb je geleerd van deze opdracht?

c. Bekijk de verschillende video’s op school. Noteer na iedere video twee tips en twee tops voor de makers. Bespreek deze in de klas.

Opdracht 47: Pakbonnen Vraag aan je praktijkbegeleider/praktijkdocent of je kopieën mag hebben van een aantal verschillende pakbonnen. Bijvoorbeeld van een drankenleverancier, van een groothandel en een pakbon met grondstoffen voor de keuken. Voeg de kopieën toe aan je portfolio. Geef per artikel op de pakbon aan waar (de opslagruimten) en hoe (fifo of lifo) de producten van de pakbonnen opgeslagen dienen te worden. Werk dit uit in een apart document.

Opdracht 48: Opslag alcoholische dranken bewaken Bij het balansen in een groot vijfsterrenhotel (750 kamers) blijkt keer op keer dat de derving van de voorraad sterk alcoholische dranken erg groot is.

a. Hoe komt dat?

b. Hoe kun je de voorraad alcoholische dranken zo klein mogelijk houden?

c. Hoe kun je derving van deze producten verminderen?

d. Stel vier inkoopregels op voor de inkoop van sterk alcoholische dranken. 1. 2. 3. 4.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Opdracht 49: Voorraadbeheersystemen nader onderzoeken Stappenplan Mindmap of stroomdiagram maken

Er zijn verschillende voorraadbeheersystemen zoals het fifo-, lifo- en JIT-systeem.

a. Leg in eigen woorden uit wat er met het fifo-systeem bedoeld wordt.

b. Geef een voorbeeld van een bedrijf dat het fifo-systeem hanteert.

c. Wat zijn de voordelen van fifo?

d. Wat zijn de nadelen van fifo?

e. Maak een korte, duidelijke instructie in maximaal tien punten (om op te hangen naast de koeling) voor nieuwe medewerkers voor de toepassing van fifo in de zuivelkoeling van een ziekenhuis.

f. Leg in eigen woorden uit wat er met het lifo-systeem bedoeld wordt.

g. Geef een voorbeeld van een bedrijf dat het lifo-systeem hanteert.

h. Wat zijn de voordelen van lifo?

i. Wat zijn de nadelen van lifo?

j. Maak een korte, duidelijke instructie in maximaal tien punten (om op te hangen) voor nieuwe medewerkers voor de toepassing van lifo in het magazijngedeelte van de kantoorartikelen (papier, pennen, tonercartridges, paperclips, plakband, scharen enzovoort). Maak hier een stroomschema van. Je kunt hierbij het stappenplan gebruiken.

k. Leg in eigen woorden uit wat er met het JIT-systeem bedoeld wordt.

l. Geef een voorbeeld van een bedrijf dat het JIT-systeem hanteert.

m. Wat zijn de voordelen van het JIT-systeem?

n. Wat zijn de nadelen van het JIT-systeem?

o. Maak een korte, duidelijke instructie in maximaal tien punten (om op te hangen) voor nieuwe medewerkers voor de toepassing van JIT voor de levering van extra klapstoelen, statafels en ander speciaal meubilair bij de organisatie van een bedrijfsevenement.

Opdracht 50: Mutaties op een voorraadkaart bijhouden In het grand café van Bungalowpark Buitengaarde worden in de maand april de volgende hoeveelheden sinas verbruikt: 3 april

5 flesjes sinas

16 april

12 flesjes sinas

4 april

5 flesjes sinas

17 april

3 flesjes sinas

6 april

5 flesjes sinas

18 april

5 flesjes sinas

9 april

6 flesjes sinas

19 april

14 flesjes sinas

10 april

3 flesjes sinas

20 april

8 flesjes sinas

11 april

14 flesjes sinas

22 april

20 flesjes sinas

12 april

3 flesjes sinas

23 april

6 flesjes sinas

13 april

4 flesjes sinas

24 april

5 flesjes sinas

15 april

15 flesjes sinas

25 april

15 flesjes sinas

Op een vaste dag in de week worden de voorraden bijgewerkt. Op basis hiervan worden er nieuwe bestellingen gedaan die de dag erna geleverd worden. Op 8, 15, 22 en 29 april worden de volgende nieuwe voorraden geleverd:

8 april

2 kratten sinas

15 april

1 krat sinas

22 april

2 kratten sinas

29 april

2 kratten sinas

Gegevensverwerking met informatiesystemen

a. Werk de mutaties op de voorraadkaart bij.

Sinas horecafles 20 cl Artikelnummer

Omschrijving

Naam leverancier

86793

Horecafles sinas 0,2 l

Livers bv.

Maximumvoorraad

Minimumvoorraad

Besteleenheid

24 x 20 cl (krat)

Inkoopprijs

€ 8,-

Datum

Omschrijving

Bij

1-4

Voorraad

7-4

Verkopen

8-4

Inkoop

14-4

Verkopen

15-4

Inkoop

21-4

Verkopen

22-4

Inkoop

28-4

Verkopen

29-4

Inkoop

Saldo

b. Heb jij tips voor het voorraadbeheer van dit grand café?

c. Vul het bestelformulier in voor de volgende bestelling van sinas.

Bestelformulier Livers bv, Grotebriekstraat 45, 1234FG Almelo Afleveradres: Bungalowpark Buitengaarde Buitenste weg 12 1045 VH Drummelen

Factuuradres: idem Factuurnummer: 864521 Datum: 15-05 Offertenummer: 124985 Uw referentienummer: R#28945

Aantal

Prijs inclusief btw

Artikelnr.

Omschrijving

Opdracht 51: Voorraadkaarten ontwikkelen en invullen Schema Verbruik Coca Cola

Bij de catering van een bank worden de mutaties van de hoeveelheden frisdrank in het digitale systeem bijgehouden. In het assortiment van Coca Cola heeft de bank: • Coca Cola • Coca-Cola light • Coca-Cola light cafeïnevrij • Coca-Cola Zero. De bank gebruikt: • blikjes • plastic flesjes van 0,5 liter • glazen horecaflesjes van 0,2 liter • plastic flessen van 1,5 liter. Bekijk in het schema ‘Verbruik Coca Cola’ het verbruik in een jaar.

a. Ontwerp in Excel voorraadkaarten voor: • • • •

Coca Cola plastic flessen van 1,5 liter Coca-Cola light plastic flessen van 0,5 liter Coca-Cola light cafeïnevrij glazen horecaflessen van 0,2 liter Coca-Cola Zero blikjes.

b. Vul het bestelformulier voor de volgende bestelling van Coca-Cola in.

Bestelformulier Livers bv, Grotebriekstraat 45, 1234FG Almelo Afleveradres: Bank XYZ Binnenweg 56 1204 GH Hoofddorp

Aantal

Artikelnr.

Factuuradres: idem Factuurnummer: 864533 Datum: 17-05 Offertenummer: 124994 Uw referentienummer: R#28968 Omschrijving

Prijs inclusief btw

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Opdracht 52: Derving en economische voorraad berekenen In de administratie van een bedrijf staat dat er 265 pakken koffie in voorraad zijn. Bij het balansen blijken er maar 248 aanwezig te zijn. Er zijn door verschillende afdelingen 93 pakken koffie besteld, terwijl er een nieuwe bestelling bij de leverancier is geplaatst van 55 stuks.

a. Bereken de derving.

b. Bereken de economische voorraad.

c. Hoe noem je de voorraad die geteld wordt bij balansen, in dit geval 248?

Opdracht 53: Oorzaken van verschillen in voorraad Verschillen tussen de voorraad in het administratiesysteem en de magazijnvoorraad ontstaan door: • fouten bij de goederenontvangst • fouten bij het orderpicken • vermissing • breuk, beschadiging of bederf.

a. Welke soort fouten zijn er mogelijk bij de goederenontvangst?

b. Welke soort fouten zijn er mogelijk bij het orderpicken?

c. Hoe ontstaat breuk?

d. Hoe ontstaat beschadiging?

e. Hoe ontstaat bederf?

f. Hoe ontstaat vermissing van goederen?

g. Wat kun je doen om dit te voorkomen?

h. Wat moet je doen als je deze derving constateert?

Opdracht 54: Balansen Weblink Les over Voorraadbeheer

Op 1 januari komen drie werkstudenten om de voorraden van jullie bedrijf te inventariseren (balansen). Deze studenten tellen in één dag alle voorraden. Ze gebruiken daarbij een scanapparaat. Jij mag deze studenten ontvangen en hen de werkinstructies geven. Maak een klein plan van aanpak om deze studenten aan het werk te zetten en noteer de voorbereiding, uitvoering en evaluatie. Gebruik eventueel de weblink bij deze opdracht.

Opdracht 55: Optimale bestelhoeveelheid en frequentie bepalen Een inkoper verwacht in een jaar zesduizend artikelen bij een leverancier te bestellen. De inkoper wil berekenen welke bestelgrootte het voordeligst is. Hij kan bestellen in eenheden van vijfhonderd artikelen.

a. De bestelkosten zijn € 125,00 per bestelling en de voorraadkosten zijn € 0,10 per artikel. Bereken de voorraad- en bestelkosten en vul de tabel verder in. Bestelgrootte 1000 stuks 2000 stuks 3000 stuks 6000 stuks

Bestelkosten

Voorraadkosten

Totale kosten

Gegevensverwerking met informatiesystemen

b. Wat is de economische optimale bestelgrootte (de bestelgrootte met de minste kosten)?

c. Welke (optimale) bestelfrequentie hoort hierbij?

Opdracht 56: Bestelgrootte berekenen In een bedrijf plaats je een bestelling, omdat de minimale voorraadhoogte is overschreden. De volgende gegevens zijn beschikbaar: De normale afzet in de komende maand*

2000

De technische voorraad

900

De minimale voorraad

1250

De bestelgrootte

250

De bestelfrequentie

Eenmaal per week

*Je mag hier rekenen met vier weken. Bereken de bestellingen in week 1, 2, 3 en 4 van deze maand. 1. 2. 3. 4.

Opdracht 57: Optimale voorraadhoogten zoetwaren berekenen Een universiteit verbruikt in verschillende automaten wekelijks zoetwaren. Deze automaten worden elke dag vanuit een groot facilitair magazijn aangevuld. Elke week levert de leverancier voor dit facilitair magazijn de zoetwaren volgens bestelling aan. Maak een inschatting van de optimale voorraadhoogte per product en leg uit hoe je tot deze inschatting gekomen bent. Product

Gemiddeld verbruik

Besteleenheid

Maximale voorraad, inclusief 10 dozen veiligheidsvoorraad

Stroopwafels

450 stuks

Doos 15 stuks

50 dozen

Roze koeken

350 stuks

Doos 20 stuks

50 dozen

Gevulde koeken

150 stuks

Doos 10 stuks

50 dozen

Marsen

650 stuks

Doos 24 stuks

50 dozen

Snickers

430 stuks

Doos 24 stuks

50 dozen

M&M’s

250 stuks

Doos 24 stuks

50 dozen

Optimale voorraadhoogte (aantal dozen)

Opdracht 58: Omloopsnelheid berekenen Schema Omloopsnelheid

a. Ga naar het schema ‘Omloopsnelheid’ en bereken de omloopsnelheid op basis van de gegevens. b. In welke situatie kun je de voorraad beter verhogen?

c. In welke situatie kun je de voorraad beter verlagen?

Opdracht 59: Gemiddelde voorraad berekenen Bekeren in de volgende situaties de gemiddelde voorraad.

a. Voorraad op 1 januari: € 65.500,Voorraad op 31 december 2015: € 78.300,-

b. Voorraad op 1 januari: 342 stuks Voorraad op 31 december: 456 stuks

c. Voorraad op 1 januari: € 1230,Voorraad op 1 juli: € 1750,Voorraad op 31 december: € 1980,-

d. Voorraad op 1 januari: 770 stuks Voorraad op 1 juli: 540 stuks Voorraad op 31 december: 332 stuks

e. Voorraad op 1 januari: € 5600,Voorraad op 1 mei: € 4300,Voorraad op 1 september: € 7890,Voorraad op 31 december: € 5860,-

f. Voorraad op 1 januari: 8930 stuks Voorraad op 1 mei: 4780 stuks Voorraad op 1 september: 7821 stuks Voorraad op 31 december: 6580 stuks

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Opdracht 60: Opslagduur berekenen Bereken de opslagduur in dagen (360), weken (52), en maanden (12) bij de gegeven omloopsnelheid. Omloopsnelheid

Opslagduur in dagen

Opslagduur in weken

Opslagduur in maanden

4,5 15 31 50 150

Opdracht 61: Gemiddelde voorraad en omloopsnelheid van afbakpistoletjes bepalen De cateraar van een kantoorverzamelgebouw (5 dagen per week, 255 dagen per jaar geopend) heeft een afzet van 10.400 witte afbakpistoletjes per jaar. De besteleenheid van de broodjes bedraagt 10 stuks per verpakking. De gemiddelde opslagduur van de broodjes is 8 werkdagen.

a. Wat is de omloopsnelheid van de broodjes?

b. Wat is de gemiddelde voorraad?

De leverancier van deze broodjes gaat vaker leveren waardoor de opslagduur 5 werkdagen wordt.

c. Wat wordt dan de omloopsnelheid van de broodjes?

d. Wat is de gemiddelde voorraad?

Opdracht 62: Omloopsnelheid, opslagduur en voorraadhoogte berekenen Uit de voorraadadministratie van een bedrijf blijkt dat in een bepaald jaar de volgende aantallen van een bepaald product waren opgeslagen: 1 januari

1680

1 april

1360

1 juli

870

1 oktober

2240

31 december

1850

In dat jaar zijn 29.500 stuks verkocht.

a. Wat is de omloopsnelheid van dit product in stuks?

b. Wat is de opslagduur van dit product in dagen (en weken)?

De leverancier van dit product komt elke twee weken. Het bedrijf wil de voorraad van dit product zo laag mogelijk houden, omdat het veel opslagruimte in beslag neemt.

c. Bereken of je de voorraad van dit product kunt verlagen.

Opdracht 63: ABC-analyse Schema ABC-analyse

a. Maak met behulp van het schema een ABC-analyse van deze producten. b. Welk omzetpercentage wordt door de A-producten geleverd?

c. Welk omzetpercentage wordt door de B-producten geleverd?

d. Welk omzetpercentage wordt door de C-producten geleverd?

e. Wat is je mening over de voorraadhoogtes van de producten?

1.7

Textielbeheer Gebruiksgoederen zoals textiel kosten veel geld. In een organisatie, waar mensen eten en/of overnachten, is vaak een grote textielvoorraad aanwezig: beddengoed, keukentextiel, linnengoed badtextiel, gordijnen. Ook bedrijfskleding is een grote kostenpost. Je moet textiel voor een aantal jaren aanschaffen of huren/leasen. Je moet textiel opslaan en onderhouden. Dat brengt kosten met zich mee en het is verstandig om goed na te denken over deze kosten en de optimale grootte van de textielvoorraden.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Textiel moet je opslaan en onderhouden.

Leerdoelen -

Je kunt de verschillende voorraadgegevens beschrijven. Je kunt de onderdelen van het voorraadbeheer en de bestelprocedure beschrijven. Je kunt de voorraadgegevens lezen en interpreteren. Je kunt standaardbestellijsten invullen op basis van de voorraadgegevens en de geldende bedrijfsprocedures en de standaardbestellingen plaatsen. Je kunt verschillende voorraadgegevens berekenen. Je kunt de voorraadadministratie correct uitvoeren en eenvoudige verbruikerslijsten opstellen.

Niveau 4: Je kunt voorstellen doen voor verbetering van het voorraadbeheer op grond van de voorraadgegevens (zodat efficiënter ingekocht kan worden).

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.7 Textielbeheer.

Opdracht 64: Insteek viersterrenhotel bepalen Bepaal van elke textielsoort hoeveel exemplaren het hotel in omloop heeft. • • • • • •

De bedden (met onderlaken, dekbed met hoes en kussensloop) worden drie keer per week verschoond (bij dezelfde hotelgasten). De badkamers worden dagelijks van schoon textiel voorzien (badlaken, handdoek, badjas, badmat). De wasserij levert vijf dagen van de week schoon textiel (niet in het weekend). 10% van de kamers is niet in gebruik. 50% van kamers worden één of twee nachten door dezelfde gasten gebruikt. 40% van kamers worden vijf dagen of langer door dezelfde gasten gebruikt.

Opdracht 65: Voorraadwaarde textielvoorraad berekenen Voor het à la carte-restaurant van bungalowpark Magnolia worden de vierpersoonstafels opgedekt met een molton, een tafellaken, een napperon en vier servetten. Het restaurant heeft dertig tafels. De tafellakens en servetten gaan één jaar mee en moeten daarna vanwege slijtage vervangen worden. De wasserij komt drie keer per week. Het restaurant is op maandag gesloten.

a. Bepaal van elke textielsoort hoeveel exemplaren het restaurant in omloop heeft.

b. Je wilt nieuwe tafellakens, napperons en servetten kopen. Wat zijn de kosten per jaar? Bereken alleen de aanschafkosten, niet de onderhoudskosten.

c. In plaats van textiel kopen, denk je erover om het textiel te huren bij de wasserij die ook het onderhoud verzorgt. Noem vier voordelen van huren/leasen van textiel. 1. 2. 3. 4.

Opdracht 66: Fotoverslag textiel a. Maak een fotoverslag/poster van alle textielsoorten die op jouw praktijkbedrijf of school voorkomen. Laat daarin ook zien: • welke disposables gebruikt worden • welke soorten bedrijfskleding voorkomt.

b. Presenteer je fotoverslag of poster in de klas.

Opdracht 67: Interview linnenbeheer a. Houd een interview met de persoon die verantwoordelijk is voor het linnenbeheer op je praktijkbedrijf of op school. Voorbeeldvragen: • Wat zijn de werkzaamheden van deze persoon? • Welke processtappen zijn er in het linnenbeheer? • Hoe wordt de vuile was verzameld? • Maakt men gebruik van een wasserij? • Wat zijn de afspraken met de wasserij? • Hoe wordt schone was aangeleverd? • Is er bedrijfskleding? • Wie verzorgt deze kleding?

b. Maak hiervan een verslag. c. Presenteer je verslag in de klas.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

1.8

Kaswerkzaamheden uitvoeren In veel organisaties met een facilitaire dienstverlening, wordt gewerkt met een kassa. Denk maar eens aan een bedrijfsrestaurant of de verkoop vanuit een receptie. Een kassa is tegenwoordig een complete computer waar behalve de afrekeningen die zijn gedaan ook een voorraadsysteem in is verwerkt. Dit helpt goed bij het inventariseren van de voorraad en het doen van bestellingen. Als facilitair coördinator/leidinggevende heb je ook de taak om kassahandelingen te doen, de kassa te openen en af te sluiten en de gegevens te verwerken.

In het bedrijfsrestaurant moeten medewerkers hun maaltijd kunnen afrekenen bij de kassa.

Leerdoelen -

Je kunt kaswerkzaamheden, postverwerking, reprowerkzaamheden en archiveringswerkzaamheden beschrijven. Je kunt kaswerkzaamheden, postverwerking, reprowerkzaamheden en archiveringswerkzaamheden uitvoeren.

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.8 Kaswerkzaamheden uitvoeren.

Opdracht 68: De functies van de kassa Dit is een groepsopdracht voor drie personen.

In Zorghotel Tielman is een restaurant aanwezig waar de gasten met hun bezoekers gezellig iets kunnen drinken en eten. Marit heeft een handleiding voor het gebruik van de kassa geschreven die de medewerkers kunnen gebruiken. Ze kunnen hier precies in lezen hoe ze de kassa moeten bedienen, maar ook welke functies de kassa heeft. Zelf zorgt Marit dagelijks voor de opening en het afsluiten van de kassa.

a. Een kassa heeft verschillende functies. Maak een mindmap waarin je de verschillende functies benoemd.

b. De verschillende functies van het kassabeheer worden meestal uitgevoerd door verschillende mensen. Degene die de kassa opent en afsluit, is niet dezelfde persoon als degene die de kassa dagelijks bedient. Per bedrijf kan dit verschillend zijn georganiseerd. Zet in de mindmap bij alle kassafuncties de functie van de persoon die deze kassahandeling uitvoert. Neem hierbij één bedrijf als voorbeeld.

c. Wat zijn de aandachtspunten als je de kassa aan het begin van de dag moet openen?

Opdracht 69: Teruggeven van bedragen Als een klant contant afrekent, tel je bij het geven van het wisselgeld terug. Dit is een duidelijke manier om geld terug te geven.

a. Bij Marit in het restaurant rekent een klant de producten in het schema contant af. Vul het schema verder in. Aantal

Product

Prijs per stuk

Cappuccino

€ 2,50

Fristi

€ 2,25

Chocomel

€ 2,25

Tosti’s

€ 2,25

Aardbeientaart

€ 3,65

Chocoladetaart

€ 3,65

Totaal

b. De gast betaalt de producten in het schema met € 30,00. Omschrijf hoe je bij het geven van wisselgeld terugtelt.

Leg ook uit hoe je de volgende bedragen teruggeeft:

c. Eindbedrag: € 18,45 – Er wordt betaald met € 20,00.

d. Eindbedrag: € 3,65 – Er wordt betaald met € 10,00.

e. Eindbedrag: € 4,45 – Er wordt betaald met € 5,50.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

f. Eindbedrag: € 16,45 – Er wordt betaald met € 21,50.

Opdracht 70: Kassahandelingen uitvoeren Als je zelf kassahandelingen uitvoert, moet je precies weten welke eisen je praktijkbedrijf stelt aan het aanslaan van producten en het afrekenen met de klant of gast. Dit kun je te weten komen door eerst goed de kassahandleiding te bestuderen.

a. Noteer in de juiste volgorde van start tot finish de kassahandelingen van het aanslaan van bestellingen.

b. Hoe moet je foute aanslagen corrigeren?

c. Welke betaalmiddelen worden geaccepteerd in je praktijkbedrijf? Vermeld bij elk betaalmiddel welke controles er moet worden uitgevoerd.

d. Wat moet je doen als blijkt dat een betaalmiddel niet correct is of niet geldig?

e. Waar kun je aan zien dat geld vals is? Noem vijf punten. 1. 2. 3. 4. 5.

Opdracht 71: De kassa afsluiten Als facilitair coördinator/leidinggevende zul je vaak zelf de kassa afsluiten en opmaken. Dit doe je volgens de richtlijnen van het bedrijf. Aan het einde van de dag moet het totaal van de aangeslagen producten gelijk zijn aan het totaal van de betalingen. Je draait dan de totaalomzet uit en je controleert of het kasgeld en andere betaalmiddelen samen overeenkomen met de totaalomzet.

a. Welke handelingen verricht je in de praktijk van je praktijkbedrijf bij het afsluiten van de kassa?

b. Er komt gedurende een dag veel geld binnen. Naast geld kun je ook andere papieren tegenkomen in je kassa. Die moet je ook meenemen in de kasafdracht. Noem drie voorbeelden. 1. 2. 3.

c. Je komt een tegoedbon tegen in de kassa. Deze tegoedbon is voor een lunch voor twee personen in het restaurant. Geef drie voorbeelden waarom deze tegoedbon uitgedeeld kan zijn. 1. 2. 3.

d. Wat kun je doen als blijkt dat er een kasverschil is? Noem drie punten. 1. 2. 3.

Opdracht 72: Wat kan er beter? Aan de hand van de kassahandleiding kun je allerlei kassahandelingen verrichten; openen, producten aanslaan en afrekenen en de kassa afsluiten en opmaken. Het is belangrijk voor het bedrijf en de medewerkers dat de kassahandleiding goed is afgestemd op de dagelijkse praktijk. Ook is het belangrijk dat iedereen die met de kassa werkt, nauwkeurig de gewenste stappen doorloopt.

a. Waar ben jij in de praktijk een kassahandleiding tegengekomen bij het uitvoeren van kassahandelingen?

b. Welke onduidelijkheden heb je ervaren in de kassahandleiding?

c. Welke menselijke fouten heb je geconstateerd?

d. Schrijf een voorstel voor de verbetering van de kassaprocedure in je praktijkbedrijf.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

e. Bespreek je voorstel met je praktijkbegeleider en noteer hierna welke feedback je hebt gekregen.

1.9

Documentenbeheer uitvoeren Grotere organisaties beschikken vaak over een post- en reproafdeling. Deze afdeling valt meestal onder de verantwoordelijkheid van de facilitair coördinator/leidinggevende. Op deze afdeling wordt inkomende post gesorteerd en uitgaande post verzameld, geregistreerd en gefrankeerd. Reprowerk (druk- en kopieerwerk) wordt door de facilitaire dienst zelf verzorgd of de dienst verzorgt de uitbesteding van dit werk. Elke organisatie beschikt over een archief. Hierin worden alle documenten zó opgeslagen, dat ze weer goed zijn terug te vinden. De facilitair coördinator/leidinggevende vervult ook een rol in dit proces. In grote organisaties zal de facilitair coördinator/leidinggevende op dit terrein vaak samenwerken met het secretariaat en de boekhoudafdeling.

Je beheert het archief en zorgt ervoor dat de informatie eenvoudig terug te vinden is.

Leerdoelen -

Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.9 Documentenbeheer uitvoeren.

Opdracht 73: Archivering Video Archiveren

Lees de casus en beantwoord de vragen. Zorghotel Tielman is een nieuwe organisatie en Marit heeft een ruimte in het pand laten inrichten als archief. Hier zullen alle documenten van de organisatie in de toekomst worden opgeslagen. Nu is ze zover dat ze het archiefsysteem gaat opzetten en de instructies voor de medewerkers kan maken.

a. Er zijn verschillende manieren om documenten te bewaren. Zoek uit welke manieren er zijn en schrijf op wat je hebt ontdekt.

b. Bij archivering worden twee begrippen gehanteerd; dynamisch archief en statisch archief, ook wel historisch archief genoemd. Wat houden deze begrippen in? Schrijf in je eigen woorden de betekenis op. Dynamisch archief:

Statisch archief:

c. Verschillende documenten hebben een verplichte bewaartermijn die meestal is gebaseerd op weten regelgeving. Zoek op internet de bewaartermijnen op van deze documenten: Soort document Boekhouding Personeelsadministratie (financiële documenten) Documenten onroerend goed Ledenadministratie van een vereniging

d. Waarom denk je dat deze wettelijke verplichting er is?

Bewaartermijn

Gegevensverwerking met informatiesystemen

e. Er zijn ook verschillende soorten documenten die na een bepaalde tijd vernietigd MOETEN worden: de persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten. Zoek op internet op wanneer je de documenten hierna uiterlijk moet vernietigen: Soort document

Wanneer vernietigen?

Persoonsgegevens in het algemeen Personeelsadministratie Sollicitatiebrieven en cv’s

f. Wat is volgens jou de reden dat de persoonlijke gegevens van mensen na een bepaalde termijn moeten worden vernietigd?

Opdracht 74: Zelf archiveren Als je zelf gaat archiveren, is het belangrijk dat je dat heel precies doet. Je moet de documenten in een later stadium weer gemakkelijk kunnen terugvinden. Elke afdeling heeft een eigen indeling en eigen archiefkasten. De boekhouding wordt bijvoorbeeld anders gearchiveerd dan inkomende post. Elke afdeling heeft meestal een eigen archief die, bijvoorbeeld eenmaal per jaar, wordt samengevoegd tot een centraal archief. Een archief is altijd systematisch ingedeeld. Dat betekent dat het kan zijn ingedeeld op: • alfabetische volgorde (a, b, c) • numerieke volgorde (1, 2, 3) • alfanumerieke volgorde (1a, 1b, 2a, 2b) • periodieke volgorde (januari, februari, maart, of op datum jaar-maand-dag 20201105) • archiefcode (een combinatie van letters en cijfers, passend bij een onderwerp). Elke organisatie heeft een eigen systeem, maar altijd geldt dat een goed archief staat of valt met de zorgvuldigheid van de mensen die documenten archiveren.

a. Vraag in je praktijkbedrijf na of je eens mag rondkijken in de archieven op de verschillende afdelingen. Kijk hoe de archieven zijn ingedeeld en welke volgorde is gehanteerd. Werk per afdeling uit: • de onderwerpen waarop wordt gearchiveerd • welke volgorde per onderwerp wordt gehanteerd.

b. Vraag of je ook eens mag kijken in het centrale archief. Hoe ziet dat eruit? Werk het antwoord op de deze vragen uit: • Hoe ziet de ruimte eruit (licht en klimaat)? • Wat valt je op bij de indeling van het archief (volgorde)? • Hoe zijn de documenten opgeslagen?

c. Welke documenten heb jij gearchiveerd in je praktijkbedrijf?

d. Welke handelingen heb je daarbij verricht?

Opdracht 75: Archiveren Op de receptie van een groot bedrijf ligt een map met allemaal ideeën voor personeelsuitjes. Hier zit van alles tussen: voor grote en kleine groepen, sportief, gezellig. Alles ligt nu nog door elkaar in een grote map. In het overzicht hierna staan de verschillende activiteiten. Steppen

Mystery diner

Skilatlopen

Beachvolleybal

Spiraal

Skiën

Tuktuk-tour

Tour Robinson Eiland

Glowgolf

Limbodansen

Kanoën

Vlot bouwen

Sumoworstelen

Klimtoren

Levend vier-op-een-rij

Touwenparcours

Hoepelrok-voetbal

Casino

Escape room

Openluchtbioscoop

Quiz

Minibikes

Raften

Karaoke

Waterparcours

Bierfiets

Touwtrekken

Kratstapelen

Paintball

Levend tafelvoetbal

Jij moet deze ideeën ordenen zodat ze in het archief kunnen.

a. Orden de activiteiten op alfabetische volgorde.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

b. Orden de activiteiten per soort op alfabetische volgorde. Benoem de soort waarop je de activiteiten indeelt.

Opdracht 76: Instructie voor het archiveren van documenten Elke organisatie stelt eigen eisen aan het archiveren van documenten. Dit zijn de bedrijfsprocedures. Je kunt je voorstellen dat een archief van het Zorghotel Tielman waar Marit werkt, een heel andere bedrijfsprocedure kent dan de garage om de hoek. Beschrijf de aandachtspunten en de eisen waarop jij moet letten bij het archiveren van documenten in je praktijkbedrijf.

Opdracht 77: De post verzorgen Video Post verwerken

Vrijwel dagelijks komt er in een bedrijf externe post binnen. De inkomende post moet worden gesorteerd en verdeeld. Voor de ontvanger is het prettig om tijdig over de post kunnen beschikken. Naast inkomende post is er de uitgaande post.

a. Beschrijf de procedure van sortering, archivering en verdeling van de inkomende post in jouw praktijkbedrijf.

b. Beschrijf ook de procedure voor de verzending van de uitgaande post.

c. Wie verzorgt de inkomende post in jouw praktijkbedrijf?

d. Welke eisen worden door de organisatie gesteld aan de inkomende post?

e. Wat zijn de aandachtspunten?

f. Wat gaat er in de praktijk niet altijd goed?

g. Welke oplossing kun jij hiervoor aandragen?

Opdracht 78: Brievenboek maken Alle post die binnenkomt, wordt meestal geregistreerd in een brievenboek. Hierin staan alle gegevens die nodig zijn om de post te behandelen. Maak zelf een brievenboek in de tabel. Zet de koppen van de tabel in de bovenste rij. In de kolommen eronder staan al enkele gegevens ingevuld.

Brievenboek

J. Hansen

Elly

T. Driesen

Sollicitatie

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Opdracht 79: Digitaal brievenboek Bedrijven versturen de meeste post digitaal en houden meestal een digitaal brievenboek bij. Dit is het digitale brievenboek van ‘Jongerencentrum De Kort’. Hier staat alle binnengekomen en verstuurde post in. Inkomende post 2020-02-19 Verlenging uitvoeringsperiode glasvezelnetwerk 2020-02-22 Wijziging gegevens KvK 2020-02-24 Aanvraag voortgang omgevingsvergunning De Houtset 2020-03-06 Brief Follow-up Studiefabriek 2020-03-07 Brief Placemat 2020-03-08 Enquête bereikbaarheid openbaar vervoer 2020-03-08 Nieuwsbrief Artikel 1 Drenthe maart 2016 2020-03-09 Wijkreporters in Jij in de wijk 2020-03-09 Bijeenkomst Jongeren wat moet je ermee? 2020-03-10 Uitnodiging Groene Loper 2e meeting 2020-03-11 Informatie over noodopvang vluchtelingen 2020-03-12 Lezing Burenhulpdienst 2020-03-13 Uitnodiging inspreekavond dorpshuis 2020-03-14 Agenda noord 15 maart 2016 2020-03-15 Uitnodiging ‘Helpt uw organisatie mee om het beste uit jongeren te halen?’ 2020-03-16 Reactie op uitnodiging inspreekavond. 2020-03-19 Interactieve training Jongeren wat moet je ermee? 2020-03-20 Advisering voorontwerp bestemmingsplan Cultuurhistorie 2020-03-21 Nieuwsbrief vluchtelingenopvang 2020-03-22 Reminder – Helpt uw organisatie mee om het beste uit jongeren te halen? 2020-03-23 Uitnodiging officiële opening natuurgebied Uitgaande post 2020-03-17 Aanmelding glasvezel buitengebied 2020-03-18 Aanmelding uitnodiging ‘Groene loper’ 2de meeting 2020-03-23 Reactie op vluchtelingenopvang

a. Om de post goed te kunnen behandelen, heb je nog wat meer gegevens nodig. Noem drie gegevens die hier ontbreken. 1. 2. 3.

b. De brieven zijn op datum van binnenkomst gerangschikt. De directeur van het jongerencentrum wil graag een overzicht van de onderwerpen van deze maand. Op die manier kan hij bijvoorbeeld direct zien welke uitnodigingen er binnen zijn gekomen. Hij vraagt jou om het brievenboek alfabetisch te rangschikken op onderwerp. Het eerste onderwerp wordt nu: 2020-03-24 Aanvraag voortgang omgevingsvergunning De Houtset.

Maak het nieuwe brievenboek naar onderwerp in de tabel. Datum

Onderwerp

2020-03-24

Aanvraag voortgang omgevingsvergunning De Houtset

Opdracht 80: Verschillen in postkamers Video Digitale postverwerking Video Digitale postkamer (1) Video Digitale postkamer (2)

Noem vier verschillen tussen de postkamer waar alles per papieren post binnenkomt en de digitale postkamer. 1. 2. 3. 4.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

Opdracht 81: Documenten opmaken Stappenplan Presentatie maken - 1

Lees de casus en beantwoord de vragen. Nu Zorghotel Tielman zes maanden open is, vraagt de directie aan Marit om mondeling te rapporteren wat er in het afgelopen halfjaar is gerealiseerd en waar zij in de praktijk tegenaan is gelopen. Marit bestudeert de eisen die worden gesteld aan een mooie vormgeving in Excel, Word en PowerPoint. Zij besluit om een PowerPoint te maken die haar presentatie ondersteunt.

a. Welke eisen zou jij stellen aan de vormgeving van een zakelijke rapportage zoals Marit die moet maken in Word?

b. Marit maakt ook een financiële toelichting bij de rapportage. Zij doet dit in Excel. Welke eisen stel je aan de vormgeving van dit document?

c. Welke stappen zet je bij het printen van het Excel-document?

d. Hoe zorg je ervoor dat de print van dit document er net zo uitziet als het resultaat op je beeldscherm?

e. Maak een korte presentatie in PowerPoint over jouw werkzaamheden in je praktijkbedrijf. Beschrijf, voordat je hieraan begint, waar je op gaat letten.

f. Presenteer jezelf aan je medestudenten en maak hierbij gebruik van PowerPoint.

Opdracht 82: Documenten printen en inbinden Lees de casus en beantwoord de vragen. Marit heeft de inhoud van het handboekje nu compleet, de teksten en vormgeving gecontroleerd en de documenten in pdf gezet. Nu is ze zover dat ze de documenten kan gaan printen en inbinden tot een boekje. In de reprokamer heeft ze alle apparatuur tot haar beschikking.

a. Welke apparatuur is bij jou op school aanwezig om documenten te reproduceren en in te binden?

b. Schrijf op waarop je gaat letten als jij in jouw praktijkbedrijf documenten gaat printen en inbinden.

c. Verzamel je uitgewerkte opdrachten, print ze uit en bind het in tot een boekje.

Opdracht 83: Reproducties registreren De reproafdeling van een bedrijf is een kostenpost waar niet altijd inkomsten tegenover staan. Het is daarom belangrijk dat er duidelijke richtlijnen zijn voor het gebruik van materiaal en apparatuur. Het gebeurt nogal eens dat een medewerker van een bedrijf even de kopieën maakt voor de voetbalclub, zonder dat hiervoor een vergoeding wordt betaald. Een bedrijf met een reprokamer heeft hier meestal een soort logboek liggen waarin wordt geregistreerd wat er is verwerkt, welke aantallen en voor wie de reproducties zijn gemaakt, voor interne of externe klanten. De registraties kunnen dan worden verwerkt in de debiteurenadministratie van het bedrijf.

a. Zijn er in je praktijkbedrijf duidelijke richtlijnen voor de manier waarop medewerkers moeten omgaan met het maken van kopieën? Welke regels gelden hiervoor?

b. Beschrijf welke gegevens er geregistreerd moeten worden in de reprokamer van je praktijkbedrijf.

Gegevensverwerking met informatiesystemen

1.10

Gegevensverwerking en privacy Sinds 25 mei 2018 geldt in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Als facilitair coördinator/leidinggevende is het belangrijk om te weten wat is er veranderd voor organisaties sinds de AVG van toepassing is. Organisaties hebben een aantal verplichtingen bij het vastleggen van gegevens. Je moet kunnen aantonen dat je de juiste organisatorische en technische maatregelen neemt om aan de AVG te voldoen. En je moet kunnen bewijzen dat je geldige toestemming hebt gekregen voor het verwerken van persoonsgegevens.

In de AVG vind je de regels rondom de Europese privacywetgeving.

Leerdoelen -

Je kunt manieren van gegevensverwerking benoemen. Je kent de huidige privacywetgeving (AVG) met betrekking tot gegevensverwerking. Je kunt de gegevens correct, nauwkeurig en effectief verwerken. Je kunt de huidige privacywetgeving (AVG) met betrekking tot gegevensverwerking toepassen.

Opdracht 84: Wat is de AVG? Gegevensbeheer in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.10 Gegevensverwerking en privacy. Video AVG (1) Video AVG (2) Video AVG (3) Weblink Debat

Bekijk de video’s en beantwoord de vragen.

a. Waar staan de letters AVG voor?

b. Welke soorten gegevens vallen onder de AVG?

c. Op welke manieren bewaak jij je eigen privacy?

d. Bedenk een stelling over de AVG-wetgeving of over privacy.

e. Verzamel met de klas alle stellingen en kies er samen vier uit om in een debat te bespreken. Zet de stoelen van de klas in twee rijen tegenover elkaar. Geef iedereen in de klas een groene en rode kaart waarmee zij kunnen stemmen. Houd een (Lagerhuis)debat.

Opdracht 85: Hoe maak je jouw organisatie AVG-bestendig? Artikel AVG en personeel Stappenplan Presentatie maken - 2

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. De AVG heeft grote gevolgen voor bedrijven, want bijna ieder bedrijf heeft te maken met gegevens van personen. Lees het artikel en maak de opdracht. Maak een presentatie waarin je aan medewerkers van de facilitaire dienst die te maken hebben met persoonsgegevens uitlegt wat de belangrijkste veranderingen zijn en hoe zij rekening moeten houden met de AVG. Bespreek hierin de volgende kwesties: • Wat zijn de belangrijkste regels? • Wat mag er niet meer met de invoering van de AVG? • Hoe moet je omgaan met klantgegevens? • Hoe moet je omgaan met publiciteit? • Hoe moet je omgaan met personeelsgegevens? • Wat doet de functionaris gegevensbescherming? • Welke rechten hebben betrokkenen als het gaat om hun gegevens? • Wat zijn de gevolgen als een bedrijf de regels overtreedt?

Gegevensverwerking met informatiesystemen

1.11

In het nieuws Opdracht 86: In het nieuws Opdracht In het nieuws: Gegevensverwerking met informatiesystemen

Maak de opdrachten Gegevensverwerking met informatiesystemen die zijn gebaseerd op de actualiteit.

1.12

Eindopdracht Je hebt geleerd over en geoefend met gegevensverwerking met informatiesystemen. Je gaat nu al het geleerde toepassen in de eindopdracht.

Opdracht 87: Toets Maak de toets bij deze leereenheid.

Opdracht 88: Praktijk Praktijkopdracht Gegevensverwerking met informatiesystemen

Maak de praktijkopdracht bij deze leereenheid.

1.13

Evaluatie en reflectie Opdracht 89: Evaluatie Beheers je alle leerdoelen? Pak het formulier dat je bij de start van deze leereenheid hebt ingevuld erbij en geef jezelf een score in de kolom ‘Evaluatie’.

Opdracht 90: Reflectie Reflectieformulier Gegevensverwerking met informatiesystemen

Kijk terug naar de gemaakte opdrachten. Wat ben je over jezelf te weten gekomen en past de gevraagde beroepshouding bij je? Wat kun je verbeteren en hoe ga je hiermee aan de slag?