Organiseren en aansturen in de facilitaire organisatie by Boom beroepsonderwijs

Organiseren en aansturen in de facilitaire organisatie

Werkboek

Licentie:

Voor het activeren van deze licentie kijk je op de volgende pagina.

Inloggen op de methodesite Voor in dit boek vind je de licentie voor de methodesite van Tendens Facilitair: www.tendensfacilitair.nl. Op deze methodesite vind je video’s, rollenspelen, formulieren, weblinks en bronnen voor opdrachten.

Beschrijving inlogproces Als je voor het eerst wilt inloggen op de methodesite, moet je eerst de licentie activeren. Deze licentie vind je voor in het boek.

Hoe moet je de licentie activeren? • • • •

Overleg met je docent welk type account je gebruikt. Ga naar www.boomberoepsonderwijs.nl/licentie. Bekijk de instructiefilm of lees het stappenplan. Volg de stappen.

Daarna kun je aan de slag!

Werken met www.tendensfacilitair.nl Wanneer je wordt verwezen naar een video of andere soort bron op de methodesite, doe je het volgende: • Ga naar www.tendensfacilitair.nl. • Klik op ‘Studentenmateriaal’. • Kies je opleiding: Allround medewerker facilitaire dienstverlening. • Klik op het omslag van het werkboek Organiseren en aansturen in de facilitaire organisatie om alleen de materialen bij dit werkboek te zien. • Wil je de selectie verder verfijnen? Filter dan op hoofdstuk of bronsoort.

Colofon Boom beroepsonderwijs info@boomberoepsonderwijs.nl www.boomberoepsonderwijs.nl Auteurs: Anja Scheffer, Alberdien Terpstra Inhoudelijke redactie: Tanja Röscher Titel: Werkboek Organiseren en aansturen in de facilitaire organisatie ISBN: 978 90 3725 483 9 In samenwerking met: FAMAS FM Solutions ©

Boom beroepsonderwijs, 2020

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl). De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Boom beroepsonderwijs, te vinden op www.boomberoepsonderwijs.nl.

Inhoud Aan de slag

Over dit werkboek Werken met Tendens Facilitair

5 7

Het plannen van werkzaamheden

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10

Oriëntatieopdracht Nulmeting en planning Je eigen werkzaamheden plannen Werkplanningen maken Regels en wetten over personeelsinzet Deelnemen aan werkoverleg Afstemmen met je leidinggevende In het nieuws Eindopdracht Evaluatie en reflectie

9 9 10 13 24 30 36 38 38 39

Werken met lerende medewerkers en stagiairs

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Oriëntatieopdracht Nulmeting en planning Instructies geven Feedback geven Kwaliteit bewaken In het nieuws Eindopdracht Evaluatie en reflectie

40 41 42 44 48 53 54 54

Budgetten en doelen bewaken

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14

Oriëntatieopdrachten Doelen van de facilitaire organisatie bewaken Basisbegrippen Kostensoorten Vaste en variabele kosten Directe en indirecte kosten Vraagprijsberekeningen uitvoeren Break-evenpointberekeningen Begroting opstellen en budgetten toekennen Begrotingsvoorstel verantwoorden Financiële zaken bespreken In het nieuws Eindopdracht Evaluatie en reflectie

56 57 60 69 80 84 88 98 105 108 112 117 118 118

Aan de slag

Aan de slag Over dit werkboek De allround medewerker facilitaire dienstverlening werkt niet alleen uitvoerend, maar ook coördinerend bij het organiseren van de werkzaamheden. Je hebt te maken met een breed pakket aan taken. Die plan je voor jezelf en voor medewerkers. Je stelt werkroosters op en zorgt ervoor dat medewerkers hun werkzaamheden volgens planning uitvoeren. Je leert prioriteiten stellen, en flexibel zijn als onverwachte situaties daarom vragen. Je verliest daarbij nooit de kwaliteit uit het oog. Lerende medewerkers en stagiairs geef je opdrachten, instructies en feedback. Daarnaast bewaak je de beschikbare budgetten en te behalen doelen. Je voorkomt financiële problemen, houdt overzicht en overlegt actief met je leidinggevende.

Je hebt een coördinerende rol binnen je team en geeft medewerkers instructies en opdrachten.

Leereenheden Je leert wat er precies komt kijken bij het organiseren en aansturen in de facilitaire organisatie. Je doet dat aan de hand van deze leereenheden: 1. Het plannen van de werkzaamheden 2. Werken met lerende medewerkers en stagiairs 3. Budgetten en doelen bewaken.

Koppeling kwalificatiedossier Facilitaire dienstverlening Dit werkboek behandelt de volgende werkprocessen van kerntaak 1 Organiseert de werkzaamheden van het profieldeel Allround medewerker facilitaire dienstverlening: • P1-K1-W1 Stemt af met de leidinggevende • P1-K1-W2 Plant werkzaamheden • P1-K1-W3 Beheert financiën • P1-K1-W4 Stemt af met het management.

Beroepshouding De leerdoelen in de nulmeting hebben te maken met kennis en vaardigheden. Om succesvol en met plezier aan de slag te gaan in de professionele praktijk – tijdens en na je studie – is het belangrijk dat je een bepaalde beroepshouding hebt of aanleert. Je beroepshouding heeft te maken met hoe jij als professional werkt.

Voor de allround medewerker facilitaire dienstverlening zijn de volgende houdingskenmerken belangrijk: Servicegericht

Stressbestendig

Proactief

Klantvriendelijk

Assertief

Slag- en hulpvaardig

Representatief

Omgevingsgericht

Besef van urgentie

Betrouwbaar

Oplossingsgericht

Besef van klantverwachting

Verantwoordelijk

Helikopterview

Actieve en initiatiefrijke houding

Let op deze gevraagde beroepshouding bij het maken van de opdrachten. Het kan een onderwerp zijn in je voortgangsgesprek.

Wat heb je nodig bij dit werkboek? • •

Theorieboek Organiseren en aansturen in de facilitaire organisatie Methodesite www.tendensfacilitair.nl.

Wanneer je de methodesite moet raadplegen, staat er een pictogram in het werkboek. Bij dit pictogram lees je wat je nodig hebt om de opdracht(en) te maken. Er zijn drie verschillende pictogrammen in dit werkboek:

Theorieboek Hier lees je in welk theorieboek en in welke paragraaf je de informatie vindt om de volgende opdracht(en) te maken.

Bron op www.tendensfacilitair.nl Hier lees je of je een tekstbron, formulier, weblink, opdracht of een ander soort bron bij de opdracht kunt gebruiken en welke dit is.

Video op www.tendensfacilitair.nl Hier lees je welke video je kunt bekijken om de opdracht te maken.

Hoe sluit je een leereenheid af? Alle kennis, vaardigheden en houdingsaspecten leer je door het maken en uitvoeren van de opdrachten. Uiteindelijk moet je ook daadwerkelijk in staat zijn om werkzaamheden rond facilitaire inkoop en voorraadbeheer uit te voeren. Om de leereenheid af te ronden, moet je: • alle door de docent opgegeven verwerkingsopdrachten hebben gemaakt • alle door de docent opgegeven praktijkopdrachten hebben gemaakt • de theorietoets voldoende hebben afgesloten • de eindopdracht voldoende hebben afgesloten • het uitgewerkte reflectieverslag hebben ingeleverd.

Aan de slag

Tips voor werken en leren • • • • • •

Maak zo veel mogelijk gebruik van jouw ervaringen in de praktijk. Gebruik zo veel mogelijk de procedures en gegevens van jouw (stage)bedrijf om aan de opdrachten te voldoen. Maak goede afspraken met je praktijkbegeleider of docent. Maak een goede planning (een goed stappenplan/een goede afsprakenlijst) waarin staat wanneer je wat gaat doen en bij wie je eventueel hulp kunt vragen. Stem dit af met je docent of praktijkbegeleider. Je kunt gebruikmaken van je theorie, de methodesite of andere informatiebronnen voor het opzoeken van informatie en het uitwerken van opdrachten.

Werken met Tendens Facilitair Tendens Facilitair bestaat uit werkboeken en theorieboeken. Elk werkboek bestaat uit leereenheden. Zo'n leereenheid heeft een vaste indeling: • een inleiding met een overzicht van leerdoelen • oriëntatieopdracht(en) • een nulmeting • een planning • opdrachten met verwijzingen naar theorie en andere bronnen • een opdracht 'In het nieuws' • een eindopdracht bestaande uit een online toets en een praktijkopdracht • evaluatie en reflectie. Wil je een uitgebreide uitleg over de verschillende onderdelen en hoe je hiermee werkt? Bestudeer dan de handleiding ‘Werken met Tendens Facilitair’.

1. Het plannen van werkzaamheden Elke dag opnieuw moeten in een facilitair bedrijf allerlei verschillende werkzaamheden worden verricht. Dit zijn zowel werkzaamheden achter de schermen als werkzaamheden in aanwezigheid van de klanten/gasten. Bij ieder bedrijf is de organisatie van de werkzaamheden anders geregeld. Om ervoor te zorgen dat iedereen doet wat hij moet doen, is er iemand nodig die de werkzaamheden plant en verdeelt. Deze planning kun je terugvinden in een dienst- of werkrooster. Het maken van een werkrooster is een lastige klus. Je moet met veel factoren rekening houden, en er gelden regels voor de inzet van personeel. Daarnaast moet je de werkverdeling bespreken met de medewerkers, zodat zij beter kunnen samenwerken en taken op elkaar kunnen afstemmen.

Het plannen van de werkzaamheden is een hele puzzel.

Leerdoelen In de opdrachten van deze leereenheid werk je aan leerdoelen over het plannen van werkzaamheden. Leerdoelen Het plannen van werkzaamheden

Het plannen van werkzaamheden

1.1

Oriëntatieopdracht Opdracht 1: Braindump Stappenplan Mindmap maken

a. Schrijf in 5 minuten op wat je nu al allemaal weet over het maken van weten regelgeving over arbeidsovereenkomsten, cao’s, arbeidstijden en arbeidsomstandigheden.

b. Bespreek met een medestudent wat je hebt opgeschreven. c. Maak met de klas een mindmap van alles wat jullie samen al weten. d. Bedenk wat je nog wilt leren over dit onderwerp. Beschrijf je leervragen.

1.2

Nulmeting en planning Opdracht 2: Nulmeting Nulmeting- en evaluatieformulier Het plannen van werkzaamheden

Noteer de leerdoelen die je al beheerst in de kolom ‘Nulmeting’. Overleg met je docent of je opdrachten kunt overslaan. Bewaar het ingevulde nulmeting- en evaluatieformulier goed. Aan het eind van de leereenheid heb je dit bij de opdracht ‘Evaluatie’ weer nodig.

Opdracht 3: Planning Planningsformulier Het plannen van werkzaamheden

Noteer de opdrachten die je moet maken op het planningsformulier. Stem je planning af met je docent. Houd tijdens de periode waarin je met de opdrachten bezig bent de planning bij.

1.3

Je eigen werkzaamheden plannen Je eigen werk plannen lijkt eenvoudig, maar dat is het lang niet altijd. De ene mens is gestructureerder van aard dan de andere. Je eigen werkzaamheden plannen kost tijd, maar het komt de efficiëntie van je werk beslist ten goede. Een goed begin is het stellen van prioriteiten. Welke klus heeft prioriteit? Alles lijkt haast te hebben en veel dingen moeten ‘gisteren’ nog af. Dus dat is nog niet altijd makkelijk. Prioriteiten stellen is niets anders dan bezig zijn met de zaken die belangrijk zijn. Hoe kun je efficiënt met je tijd omgaan en op tijd afronden wat je gedaan wilt krijgen?

Je agenda kan je helpen bij het creëren van overzicht in je werkzaamheden en het stellen van prioriteiten.

Leerdoelen -

Je benoemt de belangrijke onderdelen van een werkplanning. Je maakt een eenvoudige werkplanning voor een dag.

Organiseren en aansturen in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.1 Je eigen werkzaamheden plannen.

Opdracht 4: Werkplanning a. Maak een werkplanning voor de komende week. Gebruik daarbij de tips uit de theorie. Maak je planning bijvoorbeeld in Excel of in je agenda.

Het plannen van werkzaamheden

b. Gebruik de werkplanning bij je werkzaamheden in de komende week. Aan het eind van de week beantwoord je de vragen:

c. In hoeverre heb je je planning gebruikt?

d. Heeft de planning jou geholpen?

e. Heb je wat aan de tips die je hebt gekregen? Waarom wel of niet?

f. Heb je andere tips voor het maken van een werkplanning?

Opdracht 5: Jongeren en plannen Artikel Jongeren en plannen

Volgens de nieuwste wetenschappelijke inzichten duurt het veel langer dan gedacht voordat de hersenen van jongeren zich hebben ontwikkeld. Daarom bestaan er twijfels over de planningsvaardigheden van jongeren.

a. Lees het artikel â&#x20AC;&#x2DC;Jongeren en plannenâ&#x20AC;&#x2122;. b. Zoek zelf nog een artikel over dit onderwerp. c. Maak een korte samenvatting van de artikelen met daarin in ieder geval een aantal tips over het plannen.

d. Wat is jouw mening over planningsvaardigheden van jongeren?

e. Wat zijn jouw ervaringen met plannen?

Opdracht 6: Timemanagement Stappenplan Infographic maken

Plannen valt onder timemanagement.

a. Zoek uit met behulp van het internet: wat wordt verstaan onder timemanagement?

b. Wat is het verschil tussen timemanagement en plannen?

c. Maak een infographic met de 10 meest relevante timemanagementtips voor jezelf. d. Presenteer je infographic in de klas.

Opdracht 7: Plannen Filmpje Hoe maak je een goede planning? Filmpje Filmen met je mobiel Stappenplan Eigen film bekijken en bewerken (Windows) Stappenplan Eigen film bekijken en bewerken (Mac)

Let op! Dit is een opdracht voor drie personen.

a. Bekijk de video en noteer de tips. b. Bedenk en verzamel ook andere tips voor het maken van een planning. c. Maak van de tips een eigen originele video van maximaal 5 minuten om anderen tips te geven over plannen. Jullie kunnen hierbij de video en de stappenplannen gebruiken.

Het plannen van werkzaamheden

1.4

Werkplanningen maken Een medewerker moet dagelijks weten wat zijn werkzaamheden zijn voor die dag. In veel bedrijven is het voor de medewerkers vanzelfsprekend wat de werkzaamheden zijn, en is er geen behoefte aan een werkplanning. Maar bijvoorbeeld bij het uitvoeren van schoonmaak- en onderhoudswerkzaamheden bestaat wel behoefte aan een planning. Je weet dan zeker dat alle benodigde werkzaamheden uitgevoerd worden, en dat er geen zaken dubbel gedaan worden. Degene die de werkplanning maakt, moet daarvoor weten welke werkzaamheden wanneer moeten worden uitgevoerd, hoeveel tijd die werkzaamheden kosten en wie ze moet uitvoeren.

Een centrale planning zorgt ervoor dat iedereen weet wie wat doet, en welke taken zijn uitgevoerd.

Leerdoelen -

Je benoemt de belangrijke onderdelen van een werkplanning. Je stelt de juiste prioriteiten in de volgorde van de werkzaamheden. Je houdt rekening met pieken en dalen bij de toewijzing van taken. Je kunt adviezen geven over het beter inspelen op pieken en dalen. Je maakt een complexe werkplanning voor een dag. Je maakt een werkplanning voor een week. Je verwerkt aanpassingen in de werkplanning na overleg als de actuele situatie daar om vraagt.

Organiseren en aansturen in de facilitaire organisatie Bestudeer paragraaf 1.2 Werkplanningen maken.

Opdracht 8: OriĂŤnterend onderzoekje op je werkplek a. Wie is er op jouw werkplek verantwoordelijk voor het dienst- of werkrooster van de medewerkers?

b. Wat is de functie van deze persoon?

c. Welke diensten ken jij op jouw werkplek? Noteer de begin- en eindtijden van de verschillende diensten die er zijn.

d. Zijn de begin- en eindtijden op de dienst- of werkroosters voor alle diensten gelijk? Zo nee, waarom is dat zo?

e. Hoelang van tevoren is het dienst- of werkrooster voor de medewerkers bekend op jouw werkplek?

f. Zoek op wanneer een dienst- of werkrooster bekend moet zijn bij de medewerkers en hoe je met eventuele aanpassingen om moet gaan.

g. Wordt er op jouw werkplek gewerkt volgens een cao? Welke cao? Zo nee, wat vind jij daarvan?

Opdracht 9: Kwantitatieve personeelsbehoefte Om te kunnen berekenen hoeveel medewerkers je nodig hebt, moet je weten welke taken er zijn en hoeveel tijd deze taken in beslag nemen. Dan tel je al deze tijden bij elkaar op en krijg je een eerste beeld van het aantal uren dat je iemand nodig hebt.

a. Houd gedurende een werkdag bij welke werkzaamheden je allemaal verricht en hoeveel tijd deze werkzaamheden kosten.

Tip! Je kunt eventueel ook de werkzaamheden van een collega in kaart brengen. Eerst vragen natuurlijk!

b. Wat leer je hiervan?

c. De tijd die een taak in beslag neemt, kan behoorlijk verschillen. Waardoor ontstaan deze verschillen?

Het plannen van werkzaamheden

d. Bij de inzet van personeel moet je naast de tijd die nodig is voor de verschillende taken ook rekening houden met een aantal andere factoren. Noem vier van deze factoren. 1. 2. 3. 4.

Opdracht 10: Draaiboek Weblink Draaiboek 1 Weblink Draaiboek 2

Organiseer je een evenement, dan kan het lastig zijn om alle communicatie bij te houden. Soms missen medewerkers informatie, wijzigen plannen, of ontbreekt door een overvloed aan documenten een duidelijke planning met taakverdeling. De kans op miscommunicatie is hierdoor groot. Een draaiboek kan uitkomst bieden. Een draaiboek is een compleet overzicht met alles wat voor, tijdens en na je evenement gebeurt, inclusief een taakverdeling en benodigdheden.

a. Beschrijf vier eisen waaraan een goed draaiboek voldoet. 1. 2. 3. 4.

b. Beschrijf welke onderwerpen in een goed draaiboek aan de orde komen.

c. Ontwerp een format voor een draaiboek dat voldoet aan de eisen en waarin de genoemde onderwerpen terugkomen.

Opdracht 11: Interview roostermaker Maak een afspraak met de roostermaker van jouw afdeling voor het afnemen van een interview. Tijdens dit interview stel je vragen die te maken hebben met het maken van de dienstroosters.

a. Bedenk 10 vragen die jij wilt stellen over het maken van roosters en werkplanningen. b. Leg de vragen voor aan je docent. Verwerk de feedback die je krijgt. c. Na goedkeuring neem je het interview met de roostermaker van jouw afdeling af. d. Werk het interview uit in een verslag.

Opdracht 12: Het werkrooster Het maken van een dienstrooster is niet eenvoudig, daar ben je door het interview misschien wel achter gekomen.

a. Overleg met de roostermaker van jouw afdeling voor welke week of dag jij een (schaduw)werkrooster mag maken. Spreek af of het rooster ook werkelijk gebruikt gaat worden. Gebruik een modelrooster van jouw afdeling.

b. Laat het rooster beoordelen door de roostermaker en schrijf zijn feedback op. Geef aan wat je van de feedback vindt.

Opdracht 13: Werkplanningen maken in de praktijk a. Maak een checklist en werkplanning voor de voorbereidende werkzaamheden voor de lunch op jouw werkplek. Denk hierbij aan: • een reële tijdsplanning • prioriteiten • hygiëne • bedrijfsvoorschriften. De lay-out van de checklist/werkplanning mag je zelf ontwerpen. Denk er wel aan dat deze gemakkelijk te gebruiken moet zijn door anderen..

b. Maak een checklist en werkplanning voor de schoonmaak van een entree/ontvangstruimte op je werkplek. Denk hierbij aan: • een reële tijdsplanning • prioriteiten • hygiëne • bedrijfsvoorschriften. De lay-out van de checklist/werkplanning mag je zelf ontwerpen. Denk er wel aan dat deze gemakkelijk te gebruiken moet zijn door anderen.

Let op! Je mag in overleg met je docent of praktijkbegeleider ook kiezen voor andere werkzaamheden van voldoende omvang.

Het plannen van werkzaamheden

c. Maak gebruik van de door jou ontworpen en gemaakte checklists tijdens een of meerdere van je diensten. Evalueer vervolgens de checklists, bijvoorbeeld: • Waren de checklists compleet of ontbraken er werkzaamheden? • Waren de checklists gemakkelijk te gebruiken? • Klopte de tijdsplanning?

Opdracht 14: Kwalitatieve personeelsbehoefte a. Wat is het verschil tussen de kwalitatieve personeelsbehoefte en de kwantitatieve personeelsbehoefte?

b. Waar hangt de kwantitatieve personeelsbehoefte meestal van af? Noteer minimaal drie factoren.

c. Wat is de relatie tussen de bedrijfsformule van een bedrijf en de kwalitatieve personeelsbehoefte?

d. Hoe kun je vaststellen welke kwaliteiten een medewerker heeft?

Opdracht 15: Pieken en dalen Iedere werkdag kent zijn pieken en dalen in de werkzaamheden.

a. Wanneer zijn er op jouw werkplek piekuren?

b. Zijn er in de week dagen die drukker zijn dan andere dagen? Wat is de oorzaak?

c. Zijn er in het jaar ook vaste dagen met piekbelasting? Wat is de oorzaak?

d. Zijn er ook echte daluren waarin erg weinig gebeurt?

e. Hoe kun je als werkgever piekbelasting opvangen?

f. Hoe worden op jouw werkplek piekmomenten opgevangen?

Opdracht 16: VariĂŤrende personeelsbehoefte a. Noteer een aantal oorzaken van variĂŤrende personeelsbehoefte in jouw branche.

b. Hoe kun je deze wisselende behoefte opvangen? Noteer in de tabel alle mogelijke oplossingen die je kunt bedenken. Beschrijf van deze manieren de voor- en nadelen. Oplossing

Voordelen

Nadelen