Microsoft Maak overzichtelijke spreadsheets
Learning Block Excel
Excel
Volg de digitale snelweg Introductie Roadmap 365
1
Basisvaardigheden van een draaitabel Voor het samenvatten van gegevens heeft Excel de optie Draaitabellen. De voorwaarde om deze optie te gebruiken is dat de gegevens in de kolommen van de tabel meerdere identieke kenmerken hebben. Bij een tabel met gegevens over fietsen bijvoorbeeld, kunnen in een kolom de merken zijn ingevoerd en in een andere kolom de prijs. Met optie draaitabel kan dan de totaalprijs per merk worden samengevat. De optie draaitabel heeft nog meer mogelijkheden voor het samenvatten van gegevens. In dit Learning Block bespreken we de basis en in het Learning
De tabel voor een draaitabel Een draaitabel wordt gemaakt op basis van een tabel die net als bij de opties sorteren en filteren opgebouwd is als een databasetabel. Een databasetabel is opgebouwd uit records en veldnamen. In de afbeelding hierna zie je dat de eerste rij van de tabel de omschrijving bevat voor de daaropvolgende kolommen. Deze rij wordt de veldnamenrij genoemd.
Block Draaitabellen in de beroepspraktijk komen de opties aan bod om gegevens te analyseren, rapporten, overzichten en rekenvelden te maken en slicers te gebruiken. Bij dit Learning Block is gekozen voor het thema De fietswinkel om de basisopties van draaitabellen toe te lichten.
Voorkennis
Voor dit Learning Block zijn Algemene vaardigheden in Excel, het sorteren en filteren en kennis van basisfuncties vereist. Deze kennis kun je opgedaan hebben bij het Learning Block Algemene vaardigheden van Excel, Basisvaardigheden sorteren, Basisvaardigheden functies of je hebt deze kennis op een andere manier verkregen.
Record Een rij met gegevens noem je de record. Dit zijn de gegevens die bij elkaar horen. In een tabel met gegevens over fietsen staan in een rij het merk, het type, de soort en specificatie. Doordat de gegevens in de records identieke kenmerken hebben (in voorbeeld hetzelfde merk en type) kun je de gegevens op deze kenmerken samenvatten in een draaitabel.
Je krijgt
• Een indruk wat een draaitabel is. • Informatie waaraan een tabel moet voldoen die gebruikt wordt bij een draaitabel. • Inzicht in de mogelijkheden van een draaitabel.
De optie draaitabel maakt gebruik van het venster Draaitabelvelden. In dit venster worden de veldnamen in het eerste deelgebied getoond en kunnen naar de onderstaande deelgebieden worden gesleept om de positie aan te geven binnen de draaitabel. In het vak Waarden plaats je het veld waarop Excel berekeningen uitvoert.
Je kunt
Na het doorlopen van dit Learning Block de onderstaande opties correct toepassen:
• Aanbevolen draaitabellen maken • Draaigrafiek maken • Draaitabel filteren of filter verwijderen • Draaitabel maken • Draaitabelstijl gebruiken • Gegevens sorteren • Draaigrafiek voorzien van een grafiekstijl • Draaitabel wijzigen • Velden toevoegen of verplaatsen • Waarden wijzigen
Dit voorbeeldkartern geeft een indruk van het Learning Block Basisvaardigheden van een Draaitabel. Het volledige Learning Block behandelt alle opties die hierboven zijn genoemd en geeft nog extra informatie.
2
Introductie Roadmap 365
Draaitabelvelden In de afbeelding hiervoor zie je links de tabel die gebruikt werd om de draaitabel te maken. In het midden zie je het venster Draaitabelvelden met in het deelgebied Rijen het veld Merk en in het deelgebied Waarden het veld Omzet om de som vast te stellen van de omzet per fietsmerk. Bij het resultaat is ook het eindtotaal van de omzet te zien.
Introductie Roadmap 365
Learning Block Excel
Learning Block Excel
3
Aanbevolen draaitabellen De eenvoudigste vorm van een draaitabel kun je maken met de optie Aanbevolen draaitabellen. Bij deze optie controleert Excel zelf welke gegevens geschikt zijn voor het maken van een draaitabel en geeft suggesties welke draaitabel je kunt maken. Voor het maken van een snel overzicht is meestal dit voldoende, maar wil je een specifiek resultaat dan gebruik je de optie Draaitabel.
Simulatie: De fietswinkel Gegevens bekijken voor een draaitabel In deze simulatie gebruik je een tabel waarin de gegevens van fietsmerken zijn opgeslagen. Door de identieke kenmerken bij de velden Merk en Type kunnen de gegevens worden samengevat in een draaitabel. In de beroepspraktijk zal deze tabel veel meer gegevens bevatten.
Je bekijkt de gegevens waarmee je draaitabellen gaat maken.
In de afbeelding hiervoor zie je de suggesties die Excel geeft om een draaitabel te maken op basis van de tabel die links staat. Draaitabelgrafiek De gegevens van een draaitabel zijn ook te visualiseren in een grafiek. Hiervoor gebruik je de optie Draaigrafiek. Zodra de grafiek is gemaakt, is de grafiek te wijzigen met de opties die bij de groep grafieken zijn ondergebracht.
Open
in de digitale leeromgeving de werkmap met de naam Fiets nl en sla deze op bij OneDrive in de map Oefenbestanden van Excel.
1. Klik op het werkblad Voorraad fietsen.
2. Sorteer de Kolom Merk op alfabet. Deze kolom (veldgegevens) heeft genoeg unieke kenmerken om een specificatie te maken. 3. Sorteer de Kolom Type op alfabet. Deze kolom (veldgegevens) heeft genoeg unieke kenmerken om een specificatie te maken.
4. Sorteer de Kolom Specificatie op alfabet. Je ziet dat er weinig unieke kenmerken zijn.
4
Draaitabel maken met de optie Aanbevolen draaitabel Door de optie Aanbevolen draaitabel te gebruiken, laat je Excel de draaitabel maken. Je hoeft alleen uit de aangeboden suggesties een keuze te maken.
Zien hoe je een Draaitabel maakt? Twee opties De optie Draaitabel kun je dus op twee manieren beginnen. Met de optie Aanbevolen draaitabellen en Draaitabel. In dit Learning Block werk je met de optie Aanbevolen draaitabellen. In het Learning Block Draaitabellen in de beroepspraktijk komen de andere opties aan bod.
Introductie Roadmap 365
Bekijk de film Aanbevolen draaitabel in Excel.
De films zijn te bekijken in de digitale leeromgeving van Boom beroepsonderwijs. Voorin dit katern
Learning Block Excel
Learning Block Excel
De kolommen Prijs en Omzet kun je gebruiken bij het deelgebied Waarden om berekeningen mee uit te voeren. De gegevens in een tabel bepalen dus of je er een draaitabel van kunt maken.
zit een sticker met een licentie. Na het activeren van de licentie, kun je dit voorbeeldkatern en de digitale ondersteuning daarbij bekijken.
Introductie Roadmap 365
5
Je bekijkt de gegevens waarmee je draaitabellen gaat maken.
Je
verandert de namen van de kolomkoppen in het werkblad Omzet fietsen.
1. Klik in cel A3 en typ Merk. 2. Klik in cel B3 en typ Omzet per merk. 3. Verander de notatie van het celbereik B4:B11 in euro’s.
Velden toevoegen of verplaatsen Als je een draaitabel hebt gemaakt, maar niet tevreden bent over het resultaat, kun je velden toevoegen, verwijderen of verplaatsen door ze te verslepen in het venster Draaitabelvelden. Staat de muisaanwijzer in het kader van de draaitabel, dan zie je de tabbladen Analyseren en Ontwerpen Indeling. Hierin staan nog meer opties om de draaitabel te specifiĂŤren. Deze worden besproken bij het Learning Block Draaitabel in de beroepspraktijk.
Je voegt aan de draaitabel een veld toe, zodat je meer gegevens over de fietsen te zien krijgt.
De
werkmap met de naam fiets nl is nog geopend.
1. Klik in het werkblad met de naam Voorraad fietsen en klik in de tabel (niet selecteren). 2. Klik op het tabblad Invoegen, Aanbevolen draaitabellen. 3. Je krijgt een lijst te zien met mogelijke overzichten. Bekijk de mogelijkheden door de Schuifbalk te verslepen. 4. Klik op het eerste overzicht. 5.
Klik op OK. De draaitabel wordt in een nieuw werkblad geplaatst (Blad1) en je ziet dat de tabel uit de twee kolommen bestaat. De eerste kolom heeft de gegevens van kolom met merkgegevens overgenomen (rijlabels). De tweede kolom zijn de bedragen van de omzet opgeteld. Dit bedrag heeft Excel zelf berekend.
6. Verander de naam van het werkblad in Omzet fietsen.
Je verandert de door Excel gemaakte namen.
De
werkmap met de naam Fiets nl met het werkblad Omzet fietsen is nog geopend.
1. Klik in de draaitabel en het venster Draaitabelvelden verschijnt. Mocht dit niet zichtbaar worden, klik dan bij het tabblad Draaitabel analyseren op de knop Lijst met velden. 2. Klik op de keuzepijl bij het veld Type en sleep deze naar het vak Kolommen. In de draaitabel worden de verschillende type fietsen en de daarbij behorende totalen toegevoegd. Hiermee kun je zien van welk type het meest wordt verkocht.
Praktijktip
Learning Block Excel
Learning Block Excel
Draaitabel wijzigen De kopnamen boven de kolommen krijgen bij het maken van een draaitabel de namen van de deelgebieden van de draaitabel. Deze teksten kun je wijzigen. Ook kun je de kolombreedte aanpassen.
Het venster Draaitabelvelden kun je groter of kleiner maken door de muisaanwijzer op de rand te plaatsen en te slepen. Ook kun je het venster naar een andere plaats slepen.
6
Introductie Roadmap 365
Introductie Roadmap 365
7
Waarden wijzigen In het deelgebied Waarden worden de velden ingevoerd waarmee Excel de berekeningen maakt. Standaard is dit een optelling (Som). Maar in het venster Waardeveldinstellingen kun je kiezen voor een ander type berekening bijvoorbeeld het Gemiddelde of het Aantal. Ook is er een extra tabblad waarmee je de Waarden als percentages kunt tonen. Natuurlijk moeten de gegevens wel geschikt zijn voor deze berekeningen.
De
draaitabel van de vorige instructie is nog actief.
1. Klik op de keuzepijl bij het keuzevak Waarden. 2. Kies voor Waardeveldinstellingen. 3. Klik op het tabblad Waarden weergeven als.
Je verwijdert velden en voegt velden toe zodat je alleen de fietsmerken en de percentages van verkochte aantallen te zien krijgt.
4. Kies bij de keuzepijl voor % van eindtotaal. 5. Klik op de knop OK. Je ziet dat de totalen nu als percentages worden getoond. 6. Verander de tekst van cel 3B in Percentage van totaal en vergroot de kolom.
Praktijktip Heb je meer velden bij een vak toegevoegd. Dan kun je de positie wijzigen door bij de keuzepijl op de optie Omhoog te klikken.
Draaitabel filteren Zodra je een draaitabel hebt gemaakt, krijgen de veldnamen in het draaitabelgebied automatisch keuzepijlen. Met de keuzepijlen kun je de gegevens filteren. De
draaitabel van de vorige instructie is nog actief.
Je filtert de gegevens op het merk Batavus en Brinkers.
1. Verwijder het veld Type door deze uit de kolom te verslepen of het vinkje bij het veld te verwijderen. Doe dit ook met het veld Omzet per merk. 2. In het vak Rijen blijft het veld Merk staan. 3. Voeg bij het vak Waarden het veld Verkocht toe. (wordt som van Verkocht).
Praktijktip Heb je een verkeerd veld toegevoegd, verwijder dan het vinkje in de lijst van velden.
De
werkmap met de naam Fiets nl met het werkblad Omzet fietsen is nog geopend.
1. Klik op de keuzepijl bij Merk. 2. Klik op Alles selecteren (de vinkjes verdwijnen).
Learning Block Excel
Learning Block Excel
Je verandert de weergave van de waarden.
3. Klik op het vak Batavus en klik daarna op het vak Brinkers. 4. Klik op de knop OK. Je krijgt het resultaat te zien.
8
Introductie Roadmap 365
Introductie Roadmap 365
9
Filter verwijderen Wil je de verborgen gegevens weer zien, dan verwijder je het filter. Voor het verwijderen van één filter klik je op de keuzepijl bij de kolom van het gefilterde veld en klik je vervolgens Filter uit … wissen.
Je maakt een aanbevolen draaitabel met de gegevens van het werkblad Voorraad fietsen. Je kiest voor het type Verkocht bij Type.
Gegevens sorteren in een draaitabel De gegevens in een draaitabel kun je ook sorteren. Je klikt op de keuzepijl bij het rij- of kolomlabel en maakt de keuze Sorteren van A naar Z of van Sorteren van Z naar A.
Je gaat sorteren.
De werkmap met de naam Fiets nl met het werkblad Voorraad fietsen is nog geopend.
1. Maak een draaitabel met de optie Aanbevolen draaitabellen en kies voor Som van Verkocht bij Type.
1. Klik op de keuzepijl bij Merk en kies Sorteren van Z naar A en vervolgens op Sorteren van Z naar A.
Je verandert de naam van het werkblad en de koppen van de Draaitabel.
2. Je ziet dat de volgorde verandert.
10
Zoals je weet wordt een grafiek samengesteld uit een matrix van rijen en kolommen die worden uitgezet tegen een horizontale as (X-as of categorie -as) en een verticale as (Y-as of waarde as). Wil je deze kennis opfrissen bestudeer dan de Learning Blocks Basiskennis grafieken of Grafieken in de beroepspraktijk. In principe is een draaitabelgrafiek een grafiek op basis van de draaitabel. Het opmaken van de grafiek gaat op dezelfde manier als bij de andere grafieken. Zodra je de muisaanwijzer in het gebied van de draaigrafiek plaatst, verandert in het venster met Draaitabelvelden de vak Rijen in As en dat van Kolom in Legenda.
1.
Geef het werkblad de naam Draaigrafiek.
Zien hoe je een Draaigrafiek maakt?
2. Klik in cel A3 en typ Type.
Bekijk de film Draaigrafiek maken in Excel.
3. Klik in cel B3 en typ Aantal.
Introductie Roadmap 365
Learning Block Excel
Learning Block Excel
Draaigrafiek maken Behalve een draaitabel kun je ook een draaigrafiek maken. Hiermee maak je een grafische weergave van de gegevens die je in een draaitabel hebt samengevat.
Introductie Roadmap 365
11
Je voegt de draaigrafiek in.
1.
Plaats de muisaanwijzer op de grafiektitel en typ Aantallen per type fiets.
2. Klik op het tabblad Ontwerpen.
3. Kies voor een Grafiekstijl. Deze handelingen kun je zo vaak herhalen als je wilt.
4. Sluit de werkmap.
De Draaigrafiek is te wijzigen zoals je gewend bent bij een grafiek. Wil je meer weten over het opmaken van grafieken bestudeer dan het Learning Block Grafieken in de Beroepspraktijk. Meer weten over draaitabellen bestudeer dan het Learning Block Draaitabellen in de beroepspraktijk.
Praktijkopdracht: De sportschool
1.
Klik in de gemaakte draaitabel.
2. Kik op het tabblad Invoegen, Draaigrafiek.
3. Kies voor Kolom. 4. Klik op 3D gegroepeerde kolom.
5. Klik op de knop OK.
In een kader wordt de draaigrafiek geplaatst. De asvelden worden in het deelgebied AS (categorieĂŤn) geplaatst en de legendavelden in het deelgebied LEGENDA (reeks).
In deze praktijkopdracht werk je voor een sportschool met verschillende filialen. De omzetgegevens zijn in de werkmap 3fit opgeslagen. De opdracht die je krijgt is de verkoopresultaten per filiaal inzichtelijk te maken. Je gebruikt de opties:: Draaitabel maken, Draaitabel wijzigen, Filteren, Draaigrafiek maken, Grafiektype wijzigen, Grafiekstijl toevoegen. Je
opent de werkmap met de naam 3fit van het leerplatform
Open in de digitale leeromgeving de werkmap met de naam Praktijkopdracht 2 3fit en sla deze op bij OneDrive in de map Oefenbestanden van Excel.
1. Klik op het werkblad Vestigingen en inkomsten.
Je maakt een draaitabel.
Draaigrafiek voorzien van grafiekstijl Net als een gewone grafiek kun je een draaigrafiek voorzien van een grafiekstijl.
Je
maakt met de optie Aanbevolen draaitabellen een draaitabel waarmee je de omzet van de filialen kunt bekijken. 1. Klik in de tabel Vestigingen en inkomsten en maak hiervoor met de optie Aanbevolen draaitabellen de draaitabel zoals je ziet in de afbeelding.
12
Introductie Roadmap 365
Learning Block Excel
Learning Block Excel
Je kiest een grafiekstijl.
2. Geef het nieuwe werkblad met de draaitabel de naam Omzet filialen.
Introductie Roadmap 365
13
Je wijzigt de gegevens.
Je
maakt op basis van de tabel Vestigingen en inkomsten een nieuwe draaitabel: draaitabel daarna maak je hiervan een draaitabelgrafiek waarin je de omzetten per filiaal kunt bekijken. 1. Maak de draaitabel met de optie Aanbevolen draaitabellen zoals je ziet in het voorbeeld hiervoor en maak hiervan een Draaigrafiek type kolom.
2. Vergroot de grafiek.
3. Geef de grafiek de titel Omzetten per filiaal maand mei.
4. Geef de grafiek een stijl (bepaal zelf welke).
5. Geef het werkblad de naam Draaigrafiek omzet mei.
Je Je
wilt meer specificaties welke sporten het meest opleveren. Je voegt het veld met de naam Sport toe en verandert de kopnamen. De werkmap met de naam 3fit en het werkblad Omzet filialen is nog geactiveerd.
1. Voeg het veld Sport bij het vak Kolommen toe.
2. Verander de namen van de kolomkoppen zoals je ziet in het voorbeeld hiervoor.
3. Verander notatie van het celbereik B5:H12 in euro’s.
14
Introductie Roadmap 365
Sluit de werkmap (deze wordt automatisch opgeslagen bij OneDrive).
Tot slot In dit Learning Block heb je draaitabellen gemaakt met de optie Aanbevolen Draaitabellen. Hiermee kreeg je inzicht hoe een draaitabel wordt opgebouwd en ben je nu in staat eenvoudige overzichten te maken. De optie draaitabel is onmisbaar om grote hoeveelheden gegevens overzichtelijk te maken. Zeker bij de economische beroepen is dit een waardevol stuk gereedschap. Ga je in die sector aan de slag dan is het slim om het Learning Block Draaitabellen in de beroepspraktijk te bestuderen. Weten of je de lesstof beheerst? In in de digitale leeromgeving kun je jouw theoretische en praktische kennis testen. Voor het testen van de theoretische kennis beantwoord je multiplechoice vragen. Je leest na afloop van de test jouw score. De praktische toets maak je in de app Excel en lees je de opdrachten in het venster van in de digitale leeromgeving. Je werkt dus met twee vensters. Deze toets is een indicatie of je met weinig aanwijzingen en binnen een bepaalde tijd de opties van dit Learning Block kunt gebruiken. Dit zijn de kennis en vaardigheden die in de beroepspraktijk nodig zijn om professioneel en efficiĂŤnt te werken.
Learning Block Excel
Bij het volledige Learning Block worden alle opties besproken die genoemd zijn in de inleiding. Er zijn ook meerdere praktijkopdrachten en in de digitale leeromgeving kun je een kennistoets en een praktijktoets maken.
Neem voor de volledige lijst van Learning Blocks contact op met onze adviseurs.
Introductie Roadmap 365
Learning Block Excel
Learning Block Excel
Je maakt een Draaigrafiek.
sluit de werkmap.
15