Proefmateriaal Allround cursus 12 - Inrichten van ruimtes by Boom beroepsonderwijs

12 Inrichten van ruimtes

le P: a O git g T di in LE ief gev us m cl ro In lee

allround

12. Inrichten van ruimtes

Colofon Boom beroepsonderwijs info@boomberoepsonderwijs.nl www.boomberoepsonderwijs.nl Auteurs: Daphne Ariaens, Yvonne Gerridzen Met dank aan: Fion Friedrichs (ROC Noorderpoort); Ciska Plas-Waarsing (ROC Noorderpoort); Rob Gitz (Da Vincicollege) Eindredactie: Boom beroepsonderwijs Titel: Allround ISBN: 978 90 3724 848 7 Eerste druk / derde oplage ©

2018

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl). De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Boom beroepsonderwijs, te vinden op www.boomberoepsonderwijs.nl.

INRICHTEN VAN RUIMTES

Op je werk moet je allerlei ruimtes inrichten, bijvoorbeeld een vergaderzaal. Oefen zo veel mogelijk tijdens je stage, op je werkplek of op school. Deze cursus bestaat uit: • De leerdoelen • De vakkennis en de opdrachten • De praktijktoets • De theorietoets. LEERDOELEN 1.

Je neemt deel aan het overleg. • Je organiseert een overleg met een agenda en actiepuntenlijst.

Je bereidt het inrichten van een ruimte voor. • Je inventariseert het doel van de inrichting van de ruimte. • Je maakt een plan, een planning.

Je richt de ruimte in. • Je verzamelt de benodigde materialen voor de inrichting en de aankleding van de ruimte en zet deze klaar. • Je richt (alleen of samen met klanten/collega's) de ruimte in (binnen en/of buiten). • Je zorgt ervoor dat de ruimte representatief, opgeruimd en schoon is. • Je plaatst apparatuur en zet die aan (beamer, laptop, flip-overstandaard) en zet presentaties klaar op de laptop. • Je controleert of de veiligheidsmaatregelen nageleefd worden. • Je draagt bij aan een gastvrije en klantgerichte sfeer.

Je verleent diensten voor, tijdens en na het gebruik van een ruimte. • Je lost in overleg met je leidinggevende eenvoudige, praktische problemen op. • Je zorgt voor de catering: koffie, thee, water, kleine versnaperingen. • Je vraagt hulp aan collega's wanneer dat nodig is. • Je ruimt op en maakt na afloop de ruimte schoon.

OPDRACHT 1 VOORBEREIDEN Bekijk de leerdoelen hierboven. Je ziet wat je moet kunnen en kennen om ruimtes in te richten. En je ziet waarop je beoordeeld wordt tijdens de praktijktoets. Welk leerdoel lijkt jou uitdagend? Waarom?

Waar zie je tegenop? Leg uit waarom.

Welke ervaringen heb je al met deze leerdoelen?

Waar denk je dat je deze leerdoelen tegenkomt in je werk?

OVERLEGGEN Soms moet je een vergadering organiseren over de inrichting van een ruimte. Dat doe je omdat je wilt dat: • iedereen mee kan denken en goede ideeën kan leveren • iedereen goed geïnformeerd is • iedereen goed voorbereid is. Voorbeelden • Het afgelopen jaar was iedereen aan het mopperen over de kleur van de kerstversiering. Je wilt nu dat iedereen tevreden is met de nieuwe kleur. • De wachtruimte moet toegankelijk zijn voor mensen met een rollator. Zoiets bedenk je niet in je eentje: alle goede ideeën zijn welkom. Een vergadering organiseren Wie nodig je uit voor een vergadering? • degenen die weten aan welke eisen de inrichting moet voldoen • degenen die het moeten uitvoeren. Agenda Je nodigt de deelnemers uit en stuurt een agenda. Via de agenda laat je weten wat je wilt bespreken. In de agenda staat waar, wanneer en met wie je vergadert. De uitnodiging en de agenda verstuur je per mail.

INRICHTEN VAN RUIMTES

Voorbeeld Datum: 17 oktober Beste Faride, Bij deze nodig ik je uit voor het overleg op donderdag 2 november aanstaande om 09.00 uur in ruimte 0.17. Dit overleg heeft als doel samen te bedenken hoe de EHBO-instructieruimte ingericht moet worden. Jouw deelname en inbreng hebben we daarvoor nodig. Bijgevoegd vind je de agenda. Laat je me snel weten of je die datum aanwezig kunt zijn? Tot dan, Vriendelijke groet, Bilal Messari De agenda ziet er bijvoorbeeld zo uit: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Opening en actiepuntenlijst vorige keer Uitleg bedoeling van de EHBO-cursus en de inrichting Vaststellen benodigde materialen en eisen Indeling tekenen van de beschikbare ruimte Planning - taken – actiepuntenlijst Rondvraag

Tips voor een goede vergadering Een vergadering moet een voorzitter en een notulist hebben. • De voorzitter leidt de vergadering. • De notulist maakt een verslag met de afspraken en de actiepunten (notulen). Alle deelnemers bereiden zich voor op de vergadering: je denkt van tevoren na over wat jij kunt bijdragen en je leest de agenda. • Je bijdrage is positief. Je wilt graag dat de vergadering lukt en daar heb jij als deelnemer ook een rol in. • Je komt er niet voor je ‘eigen ding’, maar voor iets dat je samen moet laten slagen. • Je luistert naar de anderen en denkt na over wat de anderen zeggen. Rondvraag Je sluit de vergadering af met een rondvraag. Je vraagt dan: Zijn er nog dingen die jullie willen bespreken? Zijn we iets belangrijks vergeten? Zo kan iedereen nog meedenken over punten die vergeten zijn en die wel belangrijk zijn.

OPDRACHT 2 WIE NODIG JE UIT? Wie nodig je uit als je gaat vergaderen over de inrichting van: • een vergaderruimte voor 30 personen

• een sportzaal waarin een workshop zaalvoetbal wordt gegeven

• een bedrijfskantine waar een 25-jarig werkjubileum wordt gevierd

• een ontvangstruimte van een uitvaartcentrum

OPDRACHT 3 UITNODIGING MET AGENDA Maak een uitnodiging en een agenda voor een vergadering over de inrichting van een zitgedeelte bij de bar van de sportschool. Lever je agenda en uitnodiging in bij je docent. Van je docent krijg je de uitnodiging en agenda van een ander. Geef feedback. Schrijf dat op een apart blaadje en stop dat bij de uitnodiging met agenda. Lever dat weer in bij je docent. Je docent vertelt je op hoeveel uitnodigingen en agenda’s van anderen je feedback geeft. Tot slot krijg je je eigen uitnodiging met agenda met de feedback van anderen terug. Bekijk de feedback goed. Pas eventueel je uitnodiging met agenda aan. Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA UIT MIJN UITNODIGING EN AGENDA BLIJKT DUIDELIJK: waar de vergadering over gaat wanneer en waar de vergadering is: datum, tijdstip, locatie hoelang de vergadering duurt wie zijn uitgenodigd van wie de uitnodiging en agenda komen wie de voorzitter en notulist zijn welke punten besproken worden tijdens de vergadering Mijn uitnodiging en agenda zijn geschreven in correct Nederlands.

INRICHTEN VAN RUIMTES

FEEDBACKSCHEMA UIT MIJN UITNODIGING EN AGENDA BLIJKT DUIDELIJK: Het taalgebruik in mijn uitnodiging en agenda is netjes. Tops: Tips:

OPDRACHT 4 VERGADEREN Bekijk het filmpje. Welke voorbereidingen heeft Vera getroffen voor de vergadering?

Wie is voorzitter?

Wie is notulist?

Waarom zijn dat niet dezelfde personen denk je?

Hoe zie je in dit filmpje dat het belangrijk is dat je je voorbereidt op een vergadering?

Waarom worden de notulen van de vorige keer besproken?

Hoe is de vergadering opgebouwd?

OPDRACHT 5 SAMENWERKEN 1 Als je vergadert of samen een ruimte inricht, moet je samenwerken. Sommige mensen werken graag samen. Anderen werken liever alleen. Wat ben jij? Een ‘samenwerker’ of een ‘alleenwerker’? Zet in de tweede kolom onder ‘Eigen mening’ een kruisje achter de uitspraken waar jij het mee eens bent. Alleenwerker

Eigen mening

Mening van een ander

Eigen mening

Mening van een ander

Als ik kan kiezen, werk ik liever alleen. Als ik met anderen samenwerk, gaat dat meestal niet goed. Ik vind alleen werken veel voordelen hebben. Samenwerker Als ik kan kiezen, werk ik liever samen. Als ik met anderen samenwerk, gaat dat meestal goed. Ik vind samenwerken veel voordelen hebben. Waar staan de meeste kruisjes? Vind jij jezelf een samenwerker of een alleenwerker?

Vraag nu een ander om de laatste kolom voor jou in te vullen. Waar staan de meeste kruisjes? Vindt de ander jou een samenwerker of een alleenwerker?

Als er verschillen zijn tussen de 2e en 3e kolom, hoe komt dat dan denk je?

INRICHTEN VAN RUIMTES

OPDRACHT 6 SAMENWERKEN 2 Als je ruimtes inricht, ben je afhankelijk van anderen. Daarom is goed samenwerken noodzakelijk. Het is ook belangrijk dat je weet hoe de ander werkt tijdens het samenwerken.

VOORBEREIDEN Teken de cirkel na op een groot vel papier.

Bedenk: • Wat vind jij leuk aan samenwerken? • Wat vind jij voordelen van samenwerken? Zet in elk vak van de cirkel een woord dat te maken heeft met de voordelen van samenwerken.

UITVOEREN Maak groepen van 4. Bespreek de ingevulde cirkels in jullie groep. Waarom hebben jullie deze woorden uitgekozen? Wat vinden jullie van elkaars woorden? Maak samen een nieuwe cirkel. Zet daarin de woorden die jullie samen het allerbest bij de positieve kanten van samenwerken vinden passen.

TERUGKIJKEN Bespreek de cirkels met de andere groepen. Wat zijn de grootste voordelen van samenwerken? Maak samen weer een nieuwe cirkel.

OPDRACHT 7 MAAK EEN GROEP Doe de test om te kijken hoe jij samenwerkt. Kijk welke soorten persoonlijkheden er uit de test kunnen komen. Stel een groep van vier of zes personen samen met zo veel mogelijk verschillende persoonlijkheden. Met deze groep ga je de inrichting maken. Hierna doe je nog een aantal opdrachten samen met deze groep.

HET DOEL VAN DE BIJEENKOMST Als je een ruimte moet inrichten voor een vergadering of voor een andere activiteit, bereid je dat voor. Het eerste dat je moet weten is het doel van de bijeenkomst. Het doel Het doel van een bijeenkomst bepaalt de inrichting en wat jij daarna moet doen. Je start je werk dus met het bepalen van het doel. Het helpt als je bij het bepalen van het doel steeds de wie-, wat-, waar-, wanneer-, hoe- en waarom-vragen stelt. Stap 1 Je weet het doel misschien al voor een deel en anders vraag je dat aan je leidinggevende. Bijvoorbeeld: • Het doel van de inrichting is een vergadering voor de directie. • Het doel van de inrichting is een EHBO-instructie. • Het doel van de inrichting is een nette wachtruimte in een zorginstelling. Stap 2 Je bepaalt of de inrichting permanent is (voor altijd) of eenmalig. Bijvoorbeeld: • Een vergadering is eenmalig. • Een wachtruimte is permanent. Als een inrichting eenmalig is, moet je na gebruik opruimen en alles weer terugzetten. Als een inrichting permanent is, mag het misschien meer kosten en zijn er andere eisen. Stap 3 Je beantwoordt alle volgende vragen: • Waarom is de inrichting nodig? • Wanneer is de inrichting nodig? • Hoelang is de inrichting nodig? • Voor wie is de inrichting nodig? • Voor hoeveel mensen is de inrichting nodig? • Waar is de inrichting nodig? • Wat moet er in ieder geval in de inrichting worden meegenomen? Als je het antwoord niet weet vraag je het aan een collega of leidinggevende. Als je het antwoord niet precies weet, omschrijf je wat je denkt. • De vergadering begint om 14.00 uur, maar de eindtijd is niet bekend. • Er zijn 50 mensen uitgenodigd voor de afscheidsborrel, maar meestal komt de helft. • Ik denk dat de meeste mensen doorlopen langs de receptie. Misschien dat er af en toe één of twee mensen even willen zitten. • Het zijn vooral directieleden van het hoofdkantoor. Nu kun je in zijn geheel opschrijven wat het doel is van de inrichting. Voorbeeld ‘De inrichting is bedoeld voor een vergadering van de afdeling logistiek. Er komen 15 mensen. De vergadering is maandag 19 februari om 9.00 uur en eindigt om 11.30 uur. De voorzitter wil graag in vergaderruimte ‘De burgemeester’ op de 2e etage zitten.’

INRICHTEN VAN RUIMTES

Nu bepaal je hoe de inrichting wordt. Dat kun je alleen doen, maar soms is daar een overleg voor nodig.

OPDRACHT 8 ACTIVITEIT Bedenk bij welke activiteit jij in de afgelopen tijd hebt geholpen op je werk, je stage, je school of thuis. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een verjaardagsfeestje, een grote schoonmaak, het opnieuw inrichten van het magazijn of een uitje. Beantwoord voor deze activiteit de wie-, wat-, waar-, wanneer-, hoe- en waarom-vragen: • Waarom was de activiteit nodig? • Wanneer was de activiteit? nodig? • Hoelang duurde de activiteit? Gebruik het woord eenmalig of permanent. • Voor wie was de activiteit nodig? • Voor hoeveel mensen was de activiteit nodig? • Waar was de activiteit nodig? • Wat moest er in ieder geval in de activiteit worden meegenomen? Schrijf nu het doel van deze activiteit zo nauwkeurig mogelijk op.

OPDRACHT 9 RUIMTE Hoe zou jij de ruimtes inrichten? Situatie 1 De kantine op school Stap 1: Wat is het doel?

Stap 2: Is het een permanent ingerichte ruimte of een eenmalig ingerichte ruimte?

Stap 3: Gebruik de wie-, wat-, waar-, wanneer-, hoe- en waarom-vragen.

Situatie 2 Het klaslokaal Stap 1: Wat is het doel?

Stap 2: Is het een permanent ingerichte ruimte of een eenmalig ingerichte ruimte?

Stap 3: Gebruik de wie-, wat-, waar-, wanneer-, hoe- en waarom-vragen.

Situatie 3 De ontvangstruimte van de school Stap 1: Wat is het doel?

Stap 2: Is het een permanent ingerichte ruimte of een eenmalig ingerichte ruimte?

Stap 3: Gebruik de wie-, wat-, waar-, wanneer-, hoe- en waarom-vragen.

EEN BIJEENKOMST ORGANISEREN Soms help je bij het organiseren van een bijeenkomst. Een bijeenkomst kan voor een kleine maar ook voor hele grote groep mensen zijn. Voor het organiseren van een bijeenkomst moet je vaak eerst overleggen en dus vergaderen. Checklist Als je een bijeenkomst voorbereidt, gebruik dan deze checklist: • Reden van overleg, wat is het onderwerp? • Wie zijn de deelnemers? • Datum: wanneer vindt het plaats? • Tijd: van hoe laat tot hoe laat? • Plaats: intern of extern, hoeveel ruimte nodig, moet je de ruimte reserveren? • Met of zonder eten/drinken (catering).

INRICHTEN VAN RUIMTES

• Bijzonderheden, bijvoorbeeld: rolstoelgebruikers of allergieën. • Benodigdheden, bijvoorbeeld: beamer, papier, pennen. • Uitnodiging versturen. Organiseer je een grote bijeenkomst (meer dan 15 mensen)? Dan is het handig om een takenlijst of een draaiboek te maken. Takenlijst: Met een takenlijst zorg je ervoor dat iedereen weet wat hij moet doen en dat iedereen weet wanneer een taak af moet zijn. Dat laatste is heel belangrijk en heet een deadline. Draaiboek: Maak een draaiboek als het om een grote bijeenkomst gaat waarvoor je veel moet regelen. Als de bijeenkomst al eerder georganiseerd is, ligt er misschien al een draaiboek. Dat kun je dan weer gebruiken, maar je zult het wel moeten aanpassen.

OPDRACHT 10 STAPPENPLAN Wat doe je wel en niet uit de checklist in deze situaties? Situatie 1 Overleg met je baas over de vakantieregeling.

Situatie 2 Je organiseert een personeelsuitje voor je afdeling.

Situatie 3 Er is een vergadering met het team.

Situatie 4 Je organiseert een ouderavond op school.

Situatie 5 De winkel opent een nieuwe vestiging. Er wordt een receptie gehouden met een toespraak, een hapje en een drankje en een rondleiding.

EEN PLAN MAKEN Als je het doel van de bijeenkomst weet, kun je een plan maken voor de inrichting. Een plan is een overzicht van wat een activiteit precies inhoudt en wie erbij betrokken zijn. In een plan voor de inrichting van een ruimte zet je duidelijk op een rij: • beschrijving van het doel • beschrijving van welke ruimte moet worden ingericht • overzicht van alle betrokken partijen en personen • overzicht van taken • overzicht van benodigde materialen en voorzieningen • budget. Bij betrokken partijen en personen kun je bijvoorbeeld denken aan: • technici • beveiliging/bewaking • cateraar • workshopbegeleider • conciërge Ook is het handig om de taken in volgorde van tijd te zetten. Dat begint al bij de voorbereiding. Geef per taak aan wie ervoor verantwoordelijk is. Een voorbeeld van een plan voor de inrichting van een stemlokaal.

INRICHTEN VAN RUIMTES

Ruimte: De zaal van het buurthuis Doel: De inrichting is bedoeld voor de gemeenteraadsverkiezingen. Het stemlokaal gaat open om 8.00 uur en sluit om 19.00 uur. Er moeten drie stemhokjes met gordijn staan, een stembus en een tafel met vier stoelen voor de vrijwilligers die kiezers registreren en stembiljetten uitdelen. Taak

Wie voert uit?

Materialen en voorzieningen

Wanneer?

Wie regelt dat? Kosten

Tafel en stoelen regelen en neerzetten

Marit

Tafel en 4 stoelen

Dag voor de verkiezingen

Conciërge

0,00

Stembus regelen en neerzetten

Gemeente

Stembus

2 dagen voor de verkiezingen

Gemeente

0,00

Stemhokjes, potloden en pennen regelen en neerzetten/leggen.

Gemeente

3 stemhokjes, 2 dagen voor potloden en pennen de verkiezingen

Gemeente

0,00

Stembiljetten regelen

Gemeente

Stembiljetten

2 dagen voor de verkiezingen

Gemeente

0,00

Koffie, thee, water en koeken klaarzetten voor de vrijwilligers

Jan

Water, koffiezetapparaat, koffie, filters, waterkoker, theezakjes, bekers, melk, suiker, lepeltjes en koeken

Hele dag door, beginnen om 7.30 uur

Jan

20,00

Belegde broodjes, melk en sap

Bestelling Cateringbedrijf opnemen en doorgeven voor 10.00 uur

Lunch regelen Jan voor de vrijwilligers Opruimen

Elise, Jan, Gemeente

55,00

Dag na de verkiezingen Kosten totaal:

75,00

OPDRACHT 11 PLAN 1 Je moet een ruimte inrichten voor een vergadering van de afdeling Klantcontacten. Er zijn 10 deelnemers. Vul voor de inrichting van die ruimte een plan in. PLAN Ruimte: Doel: Taak

Wie voert uit?

Materialen en voorzieningen

Wie regelt dat?

Kosten

Kosten totaal:

OPDRACHT 12 PLAN 2 Je maakt een plan voor de inrichting van een knutselmiddag in een verzorgingshuis voor de bewoners. Of bedenk zelf een andere ruimte die je wilt inrichten.

VOORBEREIDEN Maak groepen van 4. Begin eerst in tweetallen.

UITVOEREN Maak in tweetallen een plan. Gebruik daarvoor het volgende schema. Denk goed na over welke activiteiten, materialen en voorzieningen je moet regelen. Zet alles in volgorde van tijd. Verdeel ook de taken onder de personen in jullie viertal.

INRICHTEN VAN RUIMTES

PLAN Ruimte: Doel: Taak

Wie voert uit?

Materialen en voorzieningen

Wie regelt dat?

Kosten

Kosten totaal:

TERUGKIJKEN Bespreek jullie plannen in je groep van 4. Hebben jullie dezelfde activiteiten? Of zijn er verschillen? Wat is er goed aan beide plannen? Wat kan beter? Maak nu samen een nieuw plan. Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA IN MIJN PLAN STAAT: een beschrijving de ruimte die moet worden ingericht een beschrijving van het doel een overzicht van alle betrokken partijen en personen een overzicht van taken een overzicht van benodigde materialen en voorzieningen een budget Tops: Tips:

VERSLAG De notulist schrijft de afspraken op en maakt een actiepuntenlijst tijdens de vergadering zodat je kunt zien wat er gebeuren moet en wie dat gaat doen. Bijvoorbeeld: de materialen die je nodig hebt en wie die klaarzet. De notulist maakt een verslag van de vergadering waarin de afspraken en de actiepuntenlijst staan. Het verslag van deze vergadering ziet er bijvoorbeeld zo uit: Verslag overleg inrichten EHBO-instructieruimte Datum: 2 november Plaats: kamer Bilal (0.17 begane grond, D-vleugel) Deelnemers: Julia (dienst gebouwen), Rachelle (facilitair en materialen), Bert (EHBO-instructeur), Faride (catering), Anna (secretariaat), Bilal (afdeling opleidingen en trainingen) Notulist: Bilal 1. Bedoeling van de inrichting Het gaat om een EHBO-cursus voor 10 collega's. Eerste deel van de middag is uitleg en groepsinstructie. Na de pauze wordt er in het midden in tweetallen op de grond geoefend. De cursus wordt gegeven op 15 december. Hij start om 13.00 uur en duurt de hele middag. 2. Materialen en eisen • De deelnemers moeten kunnen schrijven en vragen kunnen stellen. • Na de pauze moet er veel ruimte zijn om te oefenen. • Er moeten 10 matjes kunnen liggen. De tafels moeten dan aan de kant geschoven kunnen worden. • De grond moet schoon zijn. • Er is gevraagd om koffie, thee en water en fruit. • Het digibord wordt waarschijnlijk ook gebruikt. Ze willen dat het er niet te warm is, de deelnemers zullen veel bewegen. Als het kan moeten de ramen open kunnen. Materialen: • 11 grote tafels (1 extra voor de cursusleider) • 3 kleine tafels voor catering en losse spullen • blocnotes en pennen • voor 11 personen koffie/thee/water/fruit (bananen en appels) • aansluiting digibord. Alle materialen voor de cursus neemt de cursusleider zelf mee.

INRICHTEN VAN RUIMTES

3. Indeling van de ruimte: zie tekening

4. Acties ACTIE

WIE

DEADLINE

Ruimte/lokaal reserveren

Anna

7 november

Blocnotes en pennen brengen

Anna

15 december

Wifi-code voor gasten klaarleggen

Anna

15 december

Telefoonnummer Bilal Rachelle doorgeven aan cursusleider

7 november

Schoonmaak inplannen Julia

7 november

Schoonmaak

Via Julia, nog onbekend 15 december, in de ochtend voor 12.00 uur klaar

Catering

Faride

15 december

Inrichting klaarzetten

Rachelle

14 december

Inrichting controleren

Julia/Bilal

15 december

Aansluiting digibord in orde maken

Rachelle

14 december

GEDAAN?

Belangrijk Julia en Bilal moeten zelf even gaan kijken of er nu genoeg ruimte is voor het oefenen. Dat doen ze op de 14e, zodat we daarna nog zaken kunnen aanpassen. Het schoonmaken doen we vlak van tevoren, dat is wel zo fris. Dan weten we zeker dat de vloer ook echt gebruikt kan worden voor de oefeningen. Tijdens de instructie is Rachelle stand-by voor problemen en vragen. Haar telefoonnummer moet doorgegeven worden aan de cursusleider. Dit geldt ook voor de wifi-code. Als je een goed verslag hebt van het overleg, heb je meteen je plan op papier staan.

OPDRACHT 13 ACTIEPUNTEN 1 Bedenk wat je vandaag allemaal moet doen en wanneer, bijvoorbeeld: iemand bellen, boodschappen doen, verslag afmaken en inleveren, naar tennis, afwas doen. Maak een lijst met actiepunten. Schrijf je actiepunten netjes onder elkaar. Zet erachter wanneer (hoe laat) je dat doet. Zet er ook bij wat je eventueel nodig hebt. Zet achter ieder actiepunt je eigen naam. Als je het samen met iemand anders doet, zet je ook de naam van de ander erachter.

OPDRACHT 14 ACTIEPUNTEN 2 Luister naar de vergadering. Maak een verslag met de afspraken en actiepunten. Vergelijk jouw verslag met dat van een ander. Welke verschillen zijn er? Wat zou je willen verbeteren aan je verslag? Luister eventueel nog een keer naar de vergadering als je iets niet zeker weet. Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA IN MIJN NOTULEN STAAT: het onderwerp van de vergadering wanneer en waar de vergadering was: datum, tijdstip, locatie wie er bij de vergadering waren welke dingen zijn besproken en wat er is afgesproken een actiepuntenlijst met alle acties, wie ze uitvoert en wanneer het moet zijn uitgevoerd wie de notulen heeft gemaakt Verder zijn mijn notulen geschreven: in correct Nederlands met net taalgebruik Tops: Tips:

INRICHTEN VAN RUIMTES

PLANNING VOOR JEZELF Maak voor jezelf meteen na het overleg een planning: • Schrijf onder elkaar op welke activiteiten jij gaat uitvoeren. • Zet achter ieder punt de tijd die dat minimaal kost, in uren of in dagen. • Bereken wanneer je moet beginnen met de voorbereiding en de uitvoering. Aan het eind van de voorbereiding Of je nu wel of geen overleg organiseert, aan het eind van je voorbereiding heb je minimaal: • een plan met wie, wat, waar, wanneer, hoe en waarom • een actiepuntenlijst zoals hiervoor • alle materialen die je nodig hebt • de mensen beschikbaar die nodig zijn • een beschrijving of tekening van de inrichting • een planning voor jezelf.

OPDRACHT 15 VERGADEREN OVER HET INRICHTEN VAN EEN RUIMTE Je bereidt het inrichten van een ruimte voor.

VOORBEREIDEN Maak groepen van 6. Je kunt werken met dezelfde groep als in opdracht 7. Overleg met je docent welke inrichting je voorbereidt en welke ruimte je daarvoor gebruikt. Voorbeelden van inrichtingen waarvoor je een plan en tekening moet bedenken: • bingoavond voor ouderen • voorlichtingsavond voor ouders van groep op kinderdagverblijf • inspraakavond in buurtcentrum • afscheidsborrel van conciërge, buiten met mooi weer • speech van directeur van vervoersbedrijf • herinrichting van entree van fitnesscentrum • kantine klaarmaken voor de lunch • instructiemiddag voor beveiligers met rollenspelen. De voorbereiding voer je later ook uit. Je richt de ruimte dus echt in en je helpt voor, tijdens en na de bijeenkomst in de ruimte. Jullie vergaderen met elkaar over deze inrichting en bereiden de inrichting samen voor. Bepaal wie de voorzitter is. Bepaal wie de notulist is. Vraag nu aan je docent zo veel mogelijk over het doel van de inrichting van de ruimte. Gebruik de wie-, wat-, waar-, wanneer-, hoe- en waarom-vragen. Schrijf het doel van de inrichting van de ruimte op. Maak samen een agenda. Bespreek jullie agenda met je docent.

UITVOEREN Vergader samen: • Volg de agenda. • Luister goed naar de voorzitter. Die let op de tijd en dat iedereen goed kan meedoen in de vergadering. • Luister goed naar elkaar. • Doe actief mee. Ieders bijdrage is belangrijk. • Maak samen een tekening van de inrichting van de ruimte. • Maak een lijst van alle materialen die je nodig hebt. • Maak afspraken met elkaar, bijvoorbeeld over de acties die ondernomen moeten worden, wie dat doet en wanneer. De notulist schrijft de afspraken en actiepunten op en zet erbij wie deze actiepunten uitvoert. Iedereen maakt voor zichzelf meteen na het overleg een planning: • Schrijf onder elkaar op welke activiteiten jij gaat uitvoeren. • Zet achter ieder punt de tijd die dat minimaal kost, in uren of in dagen. • Bereken wanneer je moet beginnen met de voorbereiding en de uitvoering.

TERUGKIJKEN Bespreek met elkaar hoe het vergaderen ging. Wat ging goed? Wat ging niet goed? En hoe kwam dat? Bespreek ook hoe het voor de voorzitter was om de vergadering te leiden en hoe het voor de notulist was om aantekeningen te maken. Geef elkaar feedback. Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA

Ik heb actief meegedacht over het doel van de inrichting van de ruimte en heb daarbij de wie-, wat-, waar-, wanneer-, hoe- en waarom-vragen gebruikt. Ik heb actief meegedacht bij het maken van de agenda. In de agenda staat: • waar de vergadering over gaat • waar en wanneer de vergadering is • hoelang de vergadering duurt • wie zijn uitgenodigd • wie de voorzitter en notulist zijn • welke punten besproken worden tijdens de vergadering Als je voorzitter was: Ik heb de vergadering goed geleid. Als je geen voorzitter was: Ik heb goed geluisterd naar de voorzitter. We hebben de agenda goed gevolgd en ons netjes aan de tijd gehouden. Ik heb goed geluisterd naar anderen. Ik heb actief meegedaan aan de vergadering. Ik heb actief bijgedragen aan het maken van een tekening van de inrichting van de ruimte.

INRICHTEN VAN RUIMTES

FEEDBACKSCHEMA

Als je notulist was: Ik heb de afspraken en actiepunten opgeschreven en erbij gezet wie welk actiepunt uitvoert. Ik heb voor mezelf meteen na het overleg een planning gemaakt met daarin: • onder elkaar de activiteiten die ik ga uitvoeren • achter ieder punt de tijd die dat minimaal kost, in uren of in dagen • wanneer ik moet beginnen met de voorbereiding en de uitvoering Aan het eind van de voorbereiding had ik: • een plan met wie, wat, waar, wanneer, hoe en waarom • een actiepuntenlijst • een overzicht van de mensen die nodig zijn • een overzicht van de materialen die nodig zijn • een beschrijving of tekening van de inrichting • een planning voor mezelf Tops: Tips:

OPDRACHT 16 WERKNEMERSVAARDIGHEDEN 1 Bij het inrichten en schoonmaken van ruimtes werk je vaak in een team. Daarvoor heb je bepaalde werknemersvaardigheden nodig. Bekijk de werknemersvaardigheden in het schema. Bedenk hoe jij het schema invult voor jezelf. Bespreek dat met je docent. Vraag ook tips en tops aan je docent. Vul na afloop voor jezelf het schema in. WERKNEMERSVAARDIGHEDEN VOOR WERKEN IN EEN TEAM

Ik vraag om hulp als ik die nodig heb. Ik vraag anderen om hun mening over mijn werk. Ik vertel duidelijk wat ik gedaan heb. Ik vraag door als mij iets niet duidelijk is. Ik vraag naar de mening van anderen. Ik luister naar de mening van een ander. Ik deel mijn kennis en ideeën met anderen. Ik geef iemand een compliment als die iets goeds gedaan heeft. Ik doe mee met de groep, ook als ik iets niet zo leuk vind. Ik kan het groepsbelang vooropstellen. Ik houd me aan mijn afspraken.

WERKNEMERSVAARDIGHEDEN VOOR WERKEN IN EEN TEAM

Ik geef een boodschap door. Ik zeg het op tijd wanneer iets niet kan of niet klaar is. Tops: Tips:

EERST SCHOONMAKEN Voordat je een ruimte inricht, controleer je die op de volgende punten: • Is het muf? Dan zet je de ramen open om te luchten. • Licht er rommel? Dan ruim je die op. • Staat er nog vies servies? Al het gebruikte servies dat terug moet naar de keuken zet je bij elkaar op dienbladen en die breng je naar de (spoel)keuken. • Zijn de tafels of stoelen vies? Dan neem je ze af met een doek. • Staan de tafels recht en de stoelen onder de tafel? Zo niet, zet ze terug op hun plek. • Controleer de werking van de beamer. • Is de vloer vies? Pak de stofzuiger en zuig de vloer schoon. Soms moet de ruimte nog schoongemaakt worden voordat je die kunt inrichten. Begin daarmee als dat ook jouw taak is. Gebruik ook de stappenplannen hierna.

OPDRACHT 17 VOLGORDE Maak groepen van vier. Van je docent krijg je een stapel kaartjes met de volgorde van werkzaamheden als je een ruimte schoonmaakt. Doe je boek dicht. Leg nu samen, zonder in je boek te kijken, de kaartjes in de goede volgorde. Bovenaan leg je het kaartje met de werkzaamheid waarmee je begint. Onderaan ligt de werkzaamheid waarmee je eindigt. Bespreek daarna jullie volgorde met de anderen.

STOF WISSEN Om het stof van de vloer te halen ga je het stof van de vloer wissen. In het stappenplan Stof wissen lees je hoe dat moet.

INRICHTEN VAN RUIMTES

OPDRACHT 18 STOF WISSEN Gebruik stappenplan Stof wissen. Ga stof wissen.

VOORBEREIDEN Maak tweetallen. Vraag aan je docent in welke twee ruimtes je stof moet wissen. Verzamel alle materialen en maak alles klaar voor gebruik.

UITVOEREN Persoon 1 wist eerst stof in ruimte 1. Persoon 2 observeert en geeft feedback. Wissel daarna van rol: Persoon 2 wist stof in ruimte 2. Persoon 1 observeert en geeft feedback.

TERUGKIJKEN Na afloop vul je voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA

Ik verzamel de materialen die nodig zijn. Ik veeg los vuil op met stoffer en blik, het vuil doe ik in de vuilniszak. Ik begin met wissen langs de plinten. Ik werk van buiten naar binnen. Ik wis stof onder meubels weg. Ik wis de rest van de ruimte baan voor baan, overlap daarbij steeds een stukje van de vorige baan. Ik gebruik de stofzuiger om het vuil van de doek af te zuigen als de stofwisdoek vol is. Ik maak de stofwisdoek los van het frame als ik klaar ben. Ik veeg het grove vuil van de stofwisdoek af. Ik veeg de hoop stof en vuil met stoffer en blik op en doe dit in de vuilniszak. Ik controleer of de vloer schoon is. Ik maak de gebruikte materialen schoon. Ik ruim alle materialen op. Tops: Tips:

STOFZUIGEN Om stof en vuil van de vloer te halen kun je stofzuigen. In het stappenplan Stofzuigen lees je hoe dat moet.

OPDRACHT 19 STOFZUIGEN 1 Bekijk de film. Wat doet de medewerker stap voor stap?

OPDRACHT 20 STOFZUIGEN 2 Gebruik stappenplan Stofzuigen. Ga stofzuigen.

VOORBEREIDEN Maak tweetallen. Vraag aan je docent in welke twee ruimtes je stof moet zuigen. Verzamel alle materialen en maak alles klaar voor gebruik.

UITVOEREN Persoon 1 stofzuigt in ruimte 1. Persoon 2 observeert en geeft feedback. Wissel daarna van rol: Persoon 2 stofzuigt in ruimte 2. Persoon 1 observeert en geeft feedback.

TERUGKIJKEN Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in.

INRICHTEN VAN RUIMTES

FEEDBACKSCHEMA

Ik ruim eerst zo veel mogelijk op. Ik verzamel de materialen die nodig zijn. Ik begin achteraan en werk naar de deur toe. Ik stofzuig in banen van links naar rechts, overlap steeds een baan. Ik zet stoelen en kleine meubels opzij. Ik neem de ruimte onder de stoelen en meubels ook mee bij het stofzuigen. Ik maak het mondstuk schoon. Ik zet de stofzuiger uit. Ik rol het snoer terug in de stofzuiger. Ik controleer de stofzuigerzak. Is de zak vol, dan vervang ik de zak door een nieuwe. Ik berg de stofzuiger op. Ik zet eventueel verplaatste voorwerpen terug. Tops: Tips:

TAFELS AFNEMEN Als de tafels vies zijn, moet je ze schoonmaken. Dat noem je ‘tafels afnemen’. In het stappenplan Tafels afnemen lees je hoe je dat doet.

OPDRACHT 21 TAFELS AFNEMEN Gebruik stappenplan Tafels afnemen. Maak tafels schoon.

OPSTELLINGEN Er zijn verschillende opstellingen voor een vergadering. U-vorm De tafels staan in een u-vorm. Iedereen kan de voorzitter en elkaar goed zien.

Cabaretopstelling De tafels en stoelen staan in groepjes gericht op de spreker vooraan.

INRICHTEN VAN RUIMTES

Theateropstelling Er staan alleen stoelen in rijen opgesteld richting de spreker of een podium (verhoging vooraan).

Schoolse opstelling Tafels en stoelen 2 aan 2 gericht naar de spreker.

OPDRACHT 22 OPSTELLING Welke opstelling past bij welke gelegenheid? Benoem een voor- en een nadeel van de opstelling. Voor wie is het een voordeel en een nadeel? OPSTELLING

VOORDEEL OOK: VOOR WIE?

NADEEL OOK: VOOR WIE?

Een lezing over de ontdekking van een nieuwe ster Een informatiebijeenkomst over EHBO Een cursus Friese taal

Een vergadering van het wijkteam Een theorieavond puppycursus Een informatieve personeelsbijeenkomst Een workshop over werken met Word en Excel

DE RUIMTE INRICHTEN Als je de ruimte gaat inrichten verzamel je alle materialen die je nodig hebt. Gebruik eventueel een karretje voor de zware spullen. Roep collega’s erbij als dat afgesproken is. Als de afspraak is dat de klant meehelpt, dan wacht je totdat de klant er ook is. Veiligheid Let op: zorg altijd voor de veiligheid. Er komen veel mensen bij elkaar en als er iets gebeurt moeten mensen veilig weg kunnen komen. Ze moeten bijvoorbeeld niet vallen omdat er een kabel ligt of zich kunnen branden aan iets. Dus: • deuren vrijhouden • geen tafels of dozen voor de nooduitgang • kaarsen zo plaatsen dat materialen eromheen geen vlam kunnen vatten

INRICHTEN VAN RUIMTES

• losliggende kabels goed vast (laten) maken met ducttape • als er jonge kinderen bij zijn: nogmaals kritisch kijken, eventueel samen met je leidinggevende. Materialen In je plan heb je opgeschreven welke materialen je nodig hebt. Als je ruimtes inricht heb je bijvoorbeeld nodig: • stoelen, tafels, katheder, podium, statafels • tafellakens en -rokken • kopjes, glazen • warmhoudplaten • spelartikelen zoals bingo, folders • sfeerinrichting: parasols, kerstverlichting, andere verlichting en sfeerartikelen • apparatuur: digibord, beamer, geluidsinstallatie, laptops. Presentatie op laptop en beamer Bij sommige vergaderingen moet je een presentatie klaarzetten op de laptop. Dat hoort ook bij de inrichting van een ruimte. Dit kan bijvoorbeeld een PowerPoint-presentatie zijn. Je let hierop: • Je controleert de werking van de laptop minimaal een uur van tevoren. Liefst eerder zodat je tijd hebt om problemen op te lossen. • De laptop waarmee de presentatie wordt weergegeven, moet klaar staan en moet werken. Let op kabels en stopcontacten. • De laptop moet internet hebben (dus wifi en een wifi-code). • Als er een wachtwoord op de laptop zit, achterhaal je dat wachtwoord. Degene van wie de laptop is of de facilitaire medewerker die de laptop heeft geplaatst weten dat. • Je activeert de presentatie en je kijkt of de presentatie verschijnt op de beamer. Controleer of de filmpjes openen vanuit de presentatie. • Controleer of het geluid het doet. • Bij problemen waarschuw je meteen je leidinggevende of de organisatie van de vergadering. Etenswaar en drank plaats je pas vlak voordat de ruimte gebruikt wordt, anders kan het bederven.

OPDRACHT 23 INRICHTING TEKENEN Teken de inrichting van een ruimte. Bespreek met je docent welke inrichting je tekent. Teken nauwkeurig: • welke spullen er staan of liggen. (Denk aan meubels, papier, techniek, serviesgoed.) • waarom ze daar staan of liggen Teken de inrichting en zet een titel boven je tekening waarin je het doel van de inrichting beschrijft. Presenteer je tekening aan de groep. Vertel wat je getekend hebt, waarom deze spullen er staan of liggen en waarom ze juist daar staan of liggen.

REPRESENTATIEF EN GASTVRIJ Bij het inrichten denk je steeds na of je ideeën goed zijn voor de bezoekers straks. De ruimte moet representatief zijn en gastvrijheid uitstralen. Representatief: Je wilt een goede indruk maken met je bedrijf of instelling. Als organisatie wil je graag trots zijn op je presentatie, op hoe je overkomt. Gastvrij: De bezoekers voelen zich op hun gemak en welkom. Bij gastvrijheid hoort dat je je klanten een beetje verwent. Voorbeelden van representatief: • De ruimte is schoon. • De ruimte ruikt fris. • De organisator is netjes op tijd met de sleutel van de ruimte. Voorbeelden van gastvrij: • Je staat met je gezicht naar iemand toe. • Je begroet mensen. • Je helpt een bezoeker als die jou wat vraagt. Een goede sfeer draagt ook bij aan representativiteit en gastvrijheid. Sfeer ontstaat door jouw houding en vriendelijkheid. Verlichting en aankleding helpen daarbij. Denk aan: • warme sfeerverlichting • aankleding met servetten, tafellakens, gordijnen, versiering • bloemen.

INRICHTEN VAN RUIMTES

OPDRACHT 24 REPRESENTATIEF EN GASTVRIJ Bekijk de foto.

Wat zie je? Noem vijf punten om deze ruimte te verbeteren.

OPDRACHT 25 INRICHTEN VAN EEN RUIMTE: ALLES KLAARZETTEN Maak een groep. Je kunt werken met dezelfde groep als in opdracht 7. Jullie zetten alles klaar en richten de ruimte in.

VOORBEREIDEN Pak jullie plan erbij dat je maakte bij opdracht 15 Vergaderen over het inrichten van een ruimte. Pak ook de planning die je voor jezelf maakte. Bespreek hoe jullie nu alles gaan klaarzetten en inrichten. Weet iedereen wat hij moet doen? Zijn jullie niets vergeten?

UITVOEREN Richt samen de ruimte in.

TERUGKIJKEN Bespreek samen of jullie tevreden zijn over de inrichting van de ruimte. Kijk of jullie plan goed is uitgevoerd. Heeft iedereen gedaan wat hij moest doen? Heb je gelet op veiligheid, gastvrijheid en representativiteit? Geef elkaar feedback. Pas jullie inrichting eventueel aan. Vul na afloop voor jezelf het feedbackschema in. FEEDBACKSCHEMA

Ik heb alle actiepunten in mijn eigen planning goed uitgevoerd. De ruimte is gastvrij en representatief ingericht. De ruimte is veilig ingericht. Alle spullen liggen klaar, alles staat op zijn plek en alle techniek werkt. Iedereen weet wat hij straks moet doen als klanten, gasten of cliënten komen. Tops: Tips:

DE CATERING VERZORGEN Als er een bijeenkomst is, willen mensen vaak ook iets drinken en eten. Je zorgt dan voor de catering. Als de bijeenkomst niet zo lang duurt, dan hoef je meestal alleen maar koffie, thee en water te verzorgen. Je zet dan thermoskannen met koffie en heet water neer, en kannen met koud water. Zorg ook voor kopjes, schoteltjes, lepeltjes, suiker, zoetjes, melk, theezakjes en glazen. Zorg dat er altijd een paar kopjes en glazen meer zijn dan het aantal deelnemers. Voor elke deelnemer moet er een kopje én een glas zijn, want misschien willen ze wel koffie of thee en ook water drinken. Meestal gebruik je een servieswagen om de spullen naar de ruimte te brengen en weer op te halen. Hoeveel kannen? Hoeveel er in een thermoskan zit hangt natuurlijk af van de grootte van de kan. Meestal gaan er ongeveer 8 koppen in. Zorg dat er voldoende is van alles. Verversen Duurt de bijeenkomst de hele ochtend of middag, zorg dan ook voor een versnapering. Zet bijvoorbeeld koekjes of chocola en pepermuntjes neer, of breng plakken cake. Bij de cake wordt vaak een schoteltje en een servet gegeven. Spreek met de organisator van de bijeenkomst af hoe laat je de koffie, thee en water komt verversen. Je brengt dan nieuwe kannen met verse dranken. Je neemt de oude kannen mee terug naar de keuken. Je neemt ook de rommel mee die er misschien ligt, zoals oude theezakjes en lege suikerzakjes.

INRICHTEN VAN RUIMTES

Niet storen Als je de kannen vervangt en eventueel versnaperingen neerzet, doe je dat zo stil mogelijk, want je wilt de deelnemers niet storen.

OPDRACHT 26 CATERING VERZORGEN Je verzorgt de catering voor een bijeenkomst van 12 personen. Het begint om 9.30 uur en duurt tot 12.00 uur. Maak een plan. Schrijf punt voor punt op wat je klaarzet (hoeveel kannen) en hoe laat je dat doet.

OPDRACHT 27 CATERING Soms huur je een ruimte voor een bijeenkomst, bijvoorbeeld omdat het handig is als alle deelnemers naar een centraal punt komen, zodat ze niet zo lang hoeven te reizen. Zoek op internet naar drie verschillende soorten catering tijdens een vergadering die een halve dag duurt. Laat zien waar de catering uit bestaat en hoeveel die kost per persoon. PRIJS P.P. 1.

€

CATERING BESTAAT UIT

Leg uit welke catering jij het beste vindt en waarom.

VRAGEN VAN KLANTEN TIJDENS GEBRUIK Als de ingerichte ruimte gebruikt wordt, kunnen er vragen komen die jij moet beantwoorden. Vragen of opmerkingen over koffie/thee/catering kunnen bijvoorbeeld zijn: • Men wil meer koffie. • Er ontbreken kopjes. • De soep is koud. Oplossing • Je vraagt wat het precieze probleem is: hoeveel koffie moet er komen, hoeveel kopjes moet je brengen of welke soep is koud? Schrijf voor jezelf op wat de vraag is en welke antwoorden de klanten geven. • Ga naar de cateraar of de kantine en overleg hoe je het probleem het best kunt oplossen. Als er betaald moet worden voor de extra service, dan zorg je ervoor dat dit op de bestelbon gezet wordt. Overleg met je leidinggevende hoe je dit regelt. Problemen rondom de techniek kunnen bijvoorbeeld zijn: • Wifi werkt niet. • Kabels liggen los en zijn daardoor gevaarlijk. • Geluid staat te zacht. Oplossing • Je kijkt eerst of jij een eenvoudige oplossing weet. Misschien weet jij wel de wifi-code of zie je dat een stekker niet ingeplugd is. • Schakel anders de facilitaire dienst in. Er is vaak iemand beschikbaar voor dit soort problemen. In het plan of via je leidinggevende kun je het nummer van de facilitaire medewerker terugvinden. De ruimte is niet goed ingericht of niet schoon, voorbeelden: • De flip-over heeft geen lege vellen meer. • In de wachtruimte heeft iemand gelopen met vieze schoenen. • De stoelen staan in te krappe rijen, nu kan niemand er meer door. • Een deel van de bijeenkomst is buiten, maar het gaat regenen. • Er staan te veel tafels in de ruimte. • Er zijn niet genoeg folders. In alle gevallen kun jij in actie komen! Wees creatief en bedenk een oplossing. Bij alle oplossingen geldt: • Wat staat er in het plan, is er iets over afgesproken? • Kan ik het zelf oplossen? • Ken ik iemand die mij kan helpen? • Moet ik mijn leidinggevende inschakelen of inlichten? Bedenk: aan representativiteit en gastvrijheid kun jij bijdragen. Dat doe je als je bij problemen extra goed helpt. De klant is dan juist tevreden.

INRICHTEN VAN RUIMTES

OPDRACHT 28 INRICHTEN VAN EEN RUIMTE: VOORBEREIDEN OP VRAGEN Bedenk welke vragen je kunt krijgen als je een ruimte hebt ingericht. Schrijf zo veel mogelijk vragen op die je kunt bedenken. Denk aan: catering, techniek, spullen die klaarliggen, tussendoor schoonmaken als dat nodig is, er zijn meer of minder gasten dan verwacht enzovoort. Bedenk wat je doet als deze vragen gesteld worden. Zo ben je goed voorbereid. Schrijf namen en telefoonnummers op van mensen die je zou kunnen bellen.

OPRUIMEN Als de laatste bezoekers weg zijn, moet de gebruikte ruimte weer opgeruimd worden. In het stappenplan Opruimen na gebruik lees je hoe je dat doet.

OPDRACHT 29 VOORBEREIDEN VAN HET SCHOONMAKEN Werk weer in dezelfde groep als bij opdracht 7. Bedenk hoe jullie de ruimte na de bijeenkomst opruimen en schoonmaken. Maak daarvoor een plan. Bepaal wie de voorzitter is. Bepaal wie de notulist is. Bedenk welke spullen moeten worden opgeruimd. Spreek af wie dat doet en wanneer. Maak daarvoor een actiepuntenlijst. Bedenk wat je allemaal moet schoonmaken. Spreek af wie dat doet en wanneer. Maak daarna voor jezelf een plan.

OPDRACHT 30 ASSISTEREN BIJ HET GEBRUIK VAN DE RUIMTE, OPRUIMEN EN SCHOONMAKEN Werk weer in dezelfde groep als bij opdracht 7. Jullie helpen voor, tijdens en na de bijeenkomst in de ruimte.

VOORBEREIDEN Zorg dat je precies weet wat je moet doen en dat je er representatief uitziet. Lees nog eens je eigen plan door. En zorg dat je weet wie je kunt vragen of bellen als er hulp nodig is.

UITVOEREN Help voor, tijdens en na de bijeenkomst in de ruimte.

TERUGKIJKEN Bespreek met elkaar hoe het ging. Geef elkaar feedback. Na afloop vult iedereen voor zichzelf het feedbackschema in.

FEEDBACKSCHEMA

Ik heb alle actiepunten in mijn eigen planning goed uitgevoerd. Ik was gastvrij en representatief. Ik heb actief bijgedragen aan het oplossen van problemen en het beantwoorden van vragen. Ik heb netjes opgeruimd en schoongemaakt zoals we dat in onze groep hadden afgesproken. Tops: Tips:

OPDRACHT 31 WERKNEMERSVAARDIGHEDEN 2 Bij het inrichten en schoonmaken van ruimtes werk je vaak in een team. Daarvoor heb je bepaalde werknemersvaardigheden nodig. Bekijk het schema met werknemersvaardigheden dat je eerder in deze cursus invulde bij opdracht 16 Werknemersvaardigheden 1. Bedenk hoe jij het schema nu invult voor jezelf. Bespreek dat met je docent. Vraag ook tips en tops aan je docent. Vul daarna het schema in. Wat is er veranderd als je het schema van opdracht 16 met dit schema vergelijkt?

Aan welke werknemersvaardigheden moet je nog werken?

Hoe ga je dat doen?

WERKNEMERSVAARDIGHEDEN VOOR WERKEN IN EEN TEAM

Ik vraag om hulp als ik dat nodig heb. Ik vraag anderen om hun mening over mijn werk. Ik vertel duidelijk wat ik gedaan heb. Ik vraag door als mij iets niet duidelijk is. Ik vraag naar de mening van anderen. Ik luister naar de mening van een ander. Ik deel mijn kennis en ideeën met anderen. Ik geef iemand een compliment als die iets goeds gedaan heeft.

INRICHTEN VAN RUIMTES

WERKNEMERSVAARDIGHEDEN VOOR WERKEN IN EEN TEAM

Ik doe mee met de groep, ook als ik iets niet zo leuk vind. Ik kan het groepsbelang vooropstellen. Ik houd me aan mijn afspraken. Ik geef een boodschap door. Ik zeg het op tijd wanneer iets niet kan of niet klaar is. Tops: Tips:

OPDRACHT 32 PRAKTIJKTOETS INRICHTEN VAN RUIMTES In deze praktijktoets laat je zien dat je een ruimte kunt inrichten. Deze praktijktoets kun je uitvoeren op school, op stage of op je werkplek. Overleg met je docent waar je de toets doet. Je krijgt de praktijktoets van je docent.

BEOORDELEN 1.

Je neemt deel aan het overleg. • Je organiseert een overleg met een agenda en actiepuntenlijst.

OOOO

Je bereidt het inrichten van een ruimte voor. • Je inventariseert het doel van de inrichting van de ruimte. • Je maakt een plan, een planning.

OOOO

Je richt de ruimte in. • Je verzamelt de benodigde materialen voor de inrichting en de aankleding van de ruimte en zet deze klaar. • Je richt (alleen of samen met klanten /collega’s) de ruimte in (binnen en/of buiten). • Je zorgt ervoor dat de ruimte representatief, opgeruimd en schoon is. • Je plaatst apparatuur en zet die aan (beamer, laptop, flip-overstandaard) en zet presentaties klaar op de laptop. • Je controleert of de veiligheidsmaatregelen nageleefd worden. • Je draagt bij aan een gastvrije en klantgerichte sfeer.

OOOO

INRICHTEN VAN RUIMTES

BEGRIPPEN Agenda In de agenda staat waar, wanneer, waarover en met wie je vergadert. Catering Het verzorgen van eten en drinken tijdens bijeenkomsten. Notulist De notulist maakt een verslag van de vergadering en schrijft de actiepunten op. Representatief Iets of iemand maakt een goede indruk.

OPDRACHT 33 TEST JE KENNIS Soms moet je een vergadering organiseren over de inrichting van een ruimte. Waarom doe je dat?

Wat staat er in een agenda voor een vergadering?

Wat doet de notulist?

Waarmee sluit je een vergadering af?

Als je een ruimte moet inrichten voor een vergadering of voor een andere activiteit, bereid je dat voor. Je maakt een plan. Het eerste dat je moet weten is het doel van de bijeenkomst. Wat moet je weten voordat je een ruimte goed kunt inrichten?

Wat staat er in een plan voor een inrichting van een ruimte?

Waarop controleer je een ruimte eerst voordat je die inricht?

Schrijf drie opstellingen van tafels en stoelen op en schrijf erbij wanneer je die gebruikt.

Wat moet je doen als er een presentatie met behulp van een laptop en een beamer gegeven wordt?

De ruimte moet representatief zijn en gastvrijheid uitstralen. Wat betekent dat?

Wat doe je als klanten in de ingerichte ruimte vragen stellen aan jou?

OPDRACHT 34 TERUGKIJKEN • Heb je alle opdrachten die je moest doen uitgevoerd? • Heb je je portfolio-opdrachten ingeleverd en zijn ze goedgekeurd? • Heb je je praktijktoets en je theorietoets gedaan?

INRICHTEN VAN RUIMTES

Dan kun je beginnen met de volgende cursus.