DOSSIER AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CRISTIAN LEONARDO DURAN ALVAREZ
221313
EDINSON JOSE MOJICA GALINDO
221295
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS CONTADURIA PÚBLICA OCAÑA 2017
Auditoría Duran & Mojica
DOSSIER AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CRISTIAN LEONARDO DURAN ALVAREZ
221313
EDINSON JOSE MOJICA GALINDO
221295
Presentado a
ANETH MAGRETH MUÑOZ VILLEGAS C.P. Especialista en Revisoría Fiscal y Auditoría Externa
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS CONTADURIA PÚBLICA OCAÑA 2017
Auditoría Duran & Mojica
Caso
BRANCRISYIER LTDA es una empresa que abrió sus puertas el 01 de marzo del 2014 a la ciudadanía de Ocaña en el departamento de Norte de Santander, cuya principal actividad económica es la compra y venta de electrodomésticos. El desarrollo de este trabajo está basado en una Auditoría Administrativa a la empresa BRANCRISYIER LTDA. Para esto se desarrolló una investigación sobre las debilidades existentes en dicho negocio. Para este trabajo se elaboró un programa de auditoría para recopilar y obtener información útil y conocimiento sobre el desempeño de la empresa, luego de haber realizado este estudio se procedió a realizar una planificación específica que permitiera procesar y obtener información suficiente, competente y relevante, para determinar y desarrollar los hallazgos encontrados y a través de un borrador de informe presentar las conclusiones y recomendaciones del caso. Misión. Nuestra misión es mejorar el nivel de vida de nuestros clientes, brindando confort y comodidad, a través de la comercialización de artículos de alta tecnología y calidad, con un servicio eficiente y personalizado. Visión. Aumentar nuestra participación en el mercado, las ventas y la rentabilidad, mientras creamos las bases de una organización predecible, consistente y con personal motivado e identificado con la empresa, suministrando en todo momento un servicio de excelencia. Valores Corporativos.
Vocación de servicio Honestidad Responsabilidad Gratitud Solidaridad Trabajo en equipo
Base legal Brancrisyier Ltda. La base legal con la que cuenta y es administrada la empresa es la siguiente:
Ley de régimen tributario interno. La empresa actualmente se encuentra al día con todas sus responsabilidades fiscales. Organismos de control Superintendencia de Sociedades. La empresa cuenta con las certificaciones. Instituto de Seguridad Social. La empresa le paga a todos sus empleados la seguridad social.
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Organigrama. La empresa BRANCRISYIER LTDA, no cuenta con un organigrama estructural en el que muestre la distribución de las funciones, puestos, áreas y relaciones de una empresa. Políticas de la empresa Brancrisyier Ltda. La empresa actualmente viene desarrollando su actividad principal en base a disposiciones internas que se entienden como normas o políticas las mismas que regulan la compra y venta de los electrodomésticos. Políticas de Compra
Toda compra de mercancías que ingresa a la empresa y que entregue el proveedor debe ser respaldado con su respectiva factura legal. Es responsable del propietario documentar todas las operaciones de compra para realizar las declaraciones tributarias. Todas las compras se cancelan con cheque. El crédito máximo que se tiene con los proveedores es de 20 días.
Políticas de Venta
Las ventas son al contado y al crédito y se registraran en el software contable de la empresa, entregando la factura al cliente. Los productos que son para la venta serán revisados por el cliente antes de ser despachados. En contratos que se realicen con otras empresas se recibirá un anticipo del 50% del valor acordado y el otro 50% restante al momento de la entrega del pedido.
Proveedores. La empresa Electrodomésticos Casa Eficiente Ltda. Dispone de los siguientes proveedores Credihogar Ltda. Fird Ltda. Global Ltda. Clientes. Los clientes de Electrodomésticos Casa Eficiente Ltda. Son los habitantes de la ciudad de Ocaña – Norte de Santander. Horario de Trabajo. El horario de trabajo se distribuye de la siguiente manera, por la mañana la entrada es de 9:00 am hasta las 12:00 del mediodía, y por la tarde de 2:30 pm hasta las 6:30 pm.
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PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA
PROPUESTA TÉCNICA Naturaleza: Auditoria administrativa Alcance: Se pretende llevar a cabo un estudio a fondo del área operativa de ventas para identificar problemáticas y así mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar las actividades a realizar. Antecedentes: Se ha realizado una Auditoria Financiera. Objetivos: Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual. Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones. Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora. Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Estrategias. El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores. Justificación. Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento. Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar. Recursos: Cristian Leonardo Duran Álvarez Edinson José Mojica Galindo
Resultados: Identificar los procesos utilizados en el establecimiento para proceder a estandarizarlos. Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña en el área de operaciones. Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área. Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área. Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.
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Asignación de la Responsabilidad: la responsabilidad recae sobre los auditores: Cristian Leonardo Duran Álvarez y Edinson José Mojica Galindo. Capacitación: Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es necesario acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría. Actitud: La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor. Diagnóstico Preliminar Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre esta información para afirmarla y complementarla. Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización. Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme las instrucciones del área. Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental. Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos, la propuesta técnica se someterá a un estudio por parte del dueño del negocio que a la vez hace de administrador, el mismo que nos dará la autorización para realizar las modificaciones procedentes. La determinación de las acciones se apegará al programa definido. Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua. El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la Información: La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. La correspondiente a estructura, misión y visión de la empresa fue proporcionada Por el titular de la organización. El resto de la información fue captado por el auditor en cédulas para la detección y registros de hallazgos y evidencias, así como el registro de aspectos relevantes. Técnicas de recolección: se decidieron aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria. Investigación documental Entrevista Cuestionarios Cédulas
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Medición: Esta actividad se basó en los siguientes indicadores: Indicadores de Planeación: Visión = Empleados que lo conocen / Total de empleados Misión = Empleados que la conocen / Total de empleados = Empleados que participan en su definición / Total de empleados Políticas = Políticas aplicadas / Políticas establecidas División y distribución de funciones = Empleados / Número de áreas. Sistema de Control = Controles automáticos / Total de controles
PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría. Evidencia. En las visitas que se realizó se comprobó: Evidencia Física No se cuenta con un organigrama, manual de organización, ni manual de procedimientos. No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los puestos No existen señalamientos específicos en el área de operaciones
Evidencia Testimonial Ninguna
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BRANCRISYIER LTDA.
ÍNDICE Archivo Permanente Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida
DE P/ T AP AP AP1. 1/n AP2. 1/n
Archivo de Planificación
APL
Planificación Preliminar Programa de Auditoria Preliminar Entrevista al Gerente Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz Preliminar de Riesgo Reporte Planificación Preliminar
PP PP1. 1/n PP2. 1/n PP3. 1/n PP4. 1/n PP5. 1/ PP6. 1/n
Archivo Corriente Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Evaluación Control interno Reporte Específico
AC PE PE1. 1/n PE2. 1/n PE3. 1/n
Establecimiento Auditado Cedula Narrativa de Entrevista al Gerente Cedula Narrativa de Entrevista a Empleados Cedula Narrativa Cumplimiento Legal Cedula Aplicación Indicadores de Gestión Cedula Narrativa Listado del Personal Cedula Análisis de precios Cedula Flujograma de Procesos Cedula Horario de Trabajadores
EA EA1. 1/n EA2. 1/n EA3. 1/n EA4. 1/n EA5. 1/n EA6. 1/n EA7. 1/n EA8. 1/n
Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimento Cédula de Seguimento y Monitoreo
SM SM1. 1/n SM2. 1/n
Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos
HH HH. 1/n
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AP. AP1. 1/1 CIRCULAR
Ocaña, Septiembre 01 del 2017
Sres. BRANCRISYIER LDTA.
Brancrisyier Ltda. De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ORGANIZACION DE LA ENTIDAD , la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de Septiembre al 31 de Octubre del 2017 donde se designara a la Auditor (a) EDINSON JOSE MOJICA GALINDO a realizar el trabajo en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.
Atentamente,
CRISTIAN DURAN CRISTIAN DURAN ALVAREZ Representante Legal
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AP. AP2 1/3 Ref: Sobre: RUT Certificado Cámara de Comercio Certificado Bombero
AuditorĂa Duran & Mojica
AP. AP2 1/3
AuditorĂa Duran & Mojica
AP. AP2 2/3
AuditorĂa Duran & Mojica
AP. AP2 3/3
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AUDITORIA DURAN & MOJICA APL. DD1. 1/2 ORDEN DE TRABAJO Ocaña, Septiembre 02 del 2017 Señores BRANCRISYIER LTDA.
Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoria administrativa a la empresa BRANCRISYIER LTDA. Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa que cubrirá el período comprendido entre el 1 de Septiembre al 31 de Octubre del 2017. Objetivos: administración de la empresa. Verificar el cumplimiento de las funciones por parte de cada empleado que labora en él. Medir la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que se realizan diariamente. Evaluar el control dentro del establecimiento y ver qué tan eficaces son los métodos actualmente utilizados para el mismo. Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el área. Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados. Atentamente,
CRISTIAN DURAN CRISTIAN DURAN ALVAREZ Representante Legal
AuditorÃa Duran & Mojica
AUDITORIA DURAN & MOJICA APL. DD1 2/2
BRANCRISYIER LTDA
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AUDITORIA DURAN & MOJICA APL.PP1. 1/1 BRANCRISYIER LTDA. PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 1 Septiembre del 2017
Término: 31 Octubre del 2017
Objetivo: Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y control adecuado. Procedimientos: Núm. Actividad del Programa Personal Responsable 1 Aspectos Generales 1.1. Programar y efectuar entrevista preliminar con el dueño de la empresa a Edinson Mojica efecto de oficializar la Galindo actividad y a sus empleados. 1.2 Solicitar para efecto de archivo permanente toda la información Edinson Mojica primordial del negocio, Galindo como son RUT, copias de afiliaciones de los trabajadores, entre otros. 1.3 Solicitar manuales de procedimientos existentes y precisar si Edinson Mojica están en operación y si Galindo son adecuados al funcionamiento actual. 1.4 Elaborar nota descriptiva de los Edinson Mojica procesos que realiza en el Galindo desarrollo de sus actividades. 2. Levantamiento de Edinson Mojica Información Galindo 2.1 Seleccionar los puestos a Edinson Mojica entrevistar, para ello Galindo
Ref
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/3
Fecha
07/09/2017
AP.AP1.1/1 AP.AP2.1/3
01/09/2017
AP.PP1.3/3
01/09/2017
APL.PP6.1/1
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/2
07/09/2017
Auditoría Duran & Mojica
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tomar en cuenta la posición jerárquica y determinar si es posible hora y fecha Elaborar de preferencia en forma previa la Edinson Mojica temática que se abordará Galindo en la entrevista y si es posible hora y fecha. Revisar la información recopilada en la entrevista e identificar los casos que se deben ampliar o aclarar en su caso. Elaboración de un Edinson Mojica Diagnóstico conceptual y Galindo detallado. Analizar la información obtenida en la fase preliminar general realizando una cédula narrativa del proceso administrativo. Realizar una matriz de riesgo preliminar para evaluar el proceso administrativo. Depurar la información recopilada por medio de las entrevistas y considerar la más significativa para emplearla como referencia en el transcurso de la actividad evaluatoria. Estudiar la información generada en el proceso evaluatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnóstico dirigido al
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/2
07/09/2017
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APL.PP4.1/1
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APL.PP6.1/1
10/09/2017
APL.PP5.1/1
10/09/2017
Edinson Mojica Galindo
Edinson Mojica Galindo
15/09/2017
18/09/2017
AuditorÃa Duran & Mojica
negocio, el cual constate la labor desarrollada. ELABORADO POR: EDINSON JOSE MOJICA FECHA: 05 de Septiembre de 2017
SUPERVISADO POR: CRISTIAN DURAN ALVAREZ FECHA: 05 de Septiembre de 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA APL.PP2.1/1 BRANCRISYIER LTDA. ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
NOMBRE: VALENTINO MISAL MARTINEZ CARGO: GERENTE FECHA: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2017 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? No, existe ese sistema de organización lo cual ha generado muchos conflictos entre los empleados de la empresa. 2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente? Si, de manera visual yo sé que función debe desempeñar cada uno 3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal? Sí, tenemos un plan de motivación para los empleados 4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación? Las instalaciones están en las mejores condiciones para brindarles un mejor servicio a nuestros clientes y para que los empleados se sientan a gusto en ella. 5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna? No existe ese sistema de información, lo cual ha generado retrasos en la recolección de la información 6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores? Si, se escogió a cada empleado de acuerdo al perfil que buscábamos 7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador? No, aun no se ha contratado a esa persona 8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? Si, los empleados se capacitan cada 3 meses, y la motivación que se les hace es económica 9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados? Si, hasta el momento me siento a gusto con ellos 10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias? A fin de cada mes, se realiza una reunión para tratar estos temas Elaborado Por: EDINSON MOJICA GALINDO Fecha: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA APL.PP3.1/2 BRANCRISYIER LTDA. ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 NOMBRE: KAREN MONTENEGRO LEYVA CARGO: VENDEDORA FECHA: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2017 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? No las conozco, porque la empresa no tiene manual de funciones y procedimientos donde especifique que tengo que hacer. 2. ¿Cuáles son sus funciones? Pues mi función es dar a conocer el producto al cliente 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo? Sí, porque exactamente no sabemos que función desempeñamos 3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 8 horas diarias 4. ¿Es remunerada por horas extras? Si, las horas extras las pagan, pero en mi caso nunca las he laborado 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? A veces me siento agotada, porque hay mucho movimiento en las ventas 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si, el salario es acorde para un vendedor, además de esto nos pagan comisiones por ventas 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si, cumplen con todas las condiciones laborales 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si, el ambiente es muy bueno 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si, nos capacitan cada 3 meses 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? Si, la empresa tiene todo acorde a la ley ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA APL.PP3.3/3 BRANCRISYIER LTDA. ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 NOMBRE: CARLOS PEREZ PEREZ CARGO: VENDEDOR FECHA: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2017 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? No las conozco, porque la empresa cuando me contrato no me dio a conocer el manual de funciones y procedimientos. 2. ¿Cuáles son sus funciones? Mis funciones son vender y atender de la mejor manera a los clientes 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo? El desconocimiento de las funciones y actividades 3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 8 horas diarias 4. ¿Es remunerada por horas extras? Si, las horas extras son remuneradas 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Bien, es agradable atender a los clientes 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Sí, pero en mi caso no alcanzo a suplir todas mis necesidades con ese sueldo 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si, en este aspecto la empresa nos da todo lo que necesitamos para laborar 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Sí, me la llevo bien con todos 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Sí, la capacitación es cada 3 meses 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? Todas las prestaciones sociales nos las pagan ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA APL.PP4. 1/1 BRANCRISYIER LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 No.
PREGUNTAS SI
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PLANEACION ¿En quién recae la responsabilidad de la Planeación de la empresa? ¿Se han desarrollado estrategias para mejorar los procesos y de esta manera mejorar las ventas de la empresa? ¿Cuenta usted con políticas alas que se deba regir para desarrollar ciertas actividades? ¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados?
Gerente
X
No existen manuales de funciones y procedimientos
X
X
¿Existen niveles de jerarquía dentro de su empresa? ¿La visión de su empresa constituye la declaración fundamental de sus valores, aspiraciones y metas? ¿La visión enmarca la experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo? ¿Considera la visión como un atributo primordial a la planeación? ¿La misión es realmente un agua de actuación? ¿El personal que trabaja dentro del negocio conoce los
NO
RESPUESTAS OTRAS OBSERVACIONES
X
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X
X X
No se cuenta con un organigrama que especifique esto
Auditoría Duran & Mojica
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objetivos? ¿Se brinda capacitación permanente o por lo menos de manera semestral? ORGANIZACION ¿La división y distribución de funciones es la correcta para su empresa? ¿El personal que trabaja en su establecimiento tiene el perfil adecuado? ¿Cuenta usted con los suficientes conocimientos para dirigir la empresa?
X
¿La comunicación dentro del local es la suficiente? ¿Existe motivación para el personal que trabaja en su establecimiento? ¿Cuándo existe algún conflicto se lo soluciona rápidamente y de la mejor manera posible? ¿Para la toma de decisiones se cuenta con información rápida y oportuna? ¿Se maneja creatividad e innovación? CONTROL ¿Cuenta con un sistema de información que le ayude a control las ventas diarias? ¿Dentro del establecimiento
No, existe manual de funciones y procedimientos
X
X
¿Cree usted que la organización estructural de la empresa es la adecuada? DIRECCION ¿Existe por parte la suficiente capacidad de liderazgo?
Cada 3 meses se capacita al personal
X
X
No hay organigrama que muestre eso
X X X
X
X X
X X
No se cuenta con esos dos
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se cuenta con un manual defunciones y procesos? POR ELEMENTOS ESPECIFICO 1 ¿Las adquisiciones que se realiza son controladas de X acuerdo a las ventas? 2 ¿Se maneja un control X de inventarios? 4 ¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el X trabajo? 5 ¿Cuenta con algún sistema informático para la X Contabilidad del negocio? 6 ¿Se tiene un control de X proveedores? 7 ¿Se ha planificado algún X proyecto a futuro? 8 ¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos X que estipule la empresa? ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 10 de Septiembre de 2017
manuales
Por medio del software contable
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AUDITORIA DURAN & MOJICA APL.PP5. 1/1 BRANCRISYIER LTDA. MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 No.
Componente
RIESGO DE CONTROL Alto Medio Bajo
PLANIFICACION ESTRATEGICA La empresa no cuenta con una planificación estratégica debidamente elaborada, para 1 que tanto sus empleados como X el gerente tengan el conocimiento de sus objetivos. ESTRUCTURA ORGANICA No se cuenta con un organigrama funcional ni de 2 procesos , donde se detallen las actividades que deben realizar PROCESOS No existe un manual de procedimientos sin embargo 3 se está estructurando o definiendo uno con el fin de mejorar el desempeño DESPACHO Y FACTURACIÓN En el área de despacho y facturación todo se realiza con normalidad, la facturación se hace por medio del software 4 contable Visual TNS y la persona a cargo si sabe utilizarlo correctamente; en lo que se refiere al despacho el servicio es bueno. ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 10 de septiembre de 2017
ENFOQUE DE AUDITORIA Observación física sobre la planificación estratégica.
X
Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.
X
Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.
Se comprobara mediante inspección en un día de trabajo normal para verificar. X
Auditoría Duran & Mojica
AUDITORIA DURAN & MOJICA APL.PP6. 1/1 BRANCRISYIER LTDA. REPORTE PLANIFIFICACION PRELIMINAR PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 MOTIVO DEL EXAMEN. La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y económica de los procesos administrativos de la empresa Brancrisyier Ltda. OBJETIVOS DEL EXAMEN. Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de los procesos que se realiza dentro del local. Verificar el cumplimiento de la base legal que está implantada en el local. Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión. Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño. Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado. ALCANCE. El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en la empresa Brancrisyier Ltda, cubrirá el período comprendido entre el 01 de Septiembre al 31 de Octubre del 2017. CONOCIMIENTO PRELIMINAR DE LA EMPRESA. El establecimiento cuenta con una persona responsable de la administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las actividades referentes al manejo del negocio. Consta de cuatro áreas: área administrativa y área de ventas, las cuales son supervisadas por el gerente de la empresa. ACTIVIDADES PRINCIPALES Las actividades principales que se desarrollan en la son las siguientes: Comercialización de electrodomésticos Servicio al cliente. Despacho, facturación y entrega del producto solicitado por el cliente NIVEL DE CONFIANZA. El nivel de riesgo dentro de la empresa es medio ya que no existe una organización establecida, que efectivice correctamente el trabajo que se realiza; lo cual produce algunas deficiencias significativas que retrasan el desarrollo normal de las actividades, por lo tanto el nivel de confianza detectado es medio.
Auditoría Duran & Mojica
CONCLUSIONES No existe un organigrama funcional que determine las responsabilidades de cada trabajador, lo cual hace que el trabajo se concentre en una persona y en otra no; o se crucen las funciones y se desperdicie tiempo. No hay un manual de funciones en donde se especifique claramente cómo se debe desarrollar los procesos y determine tiempos para cada labor, por tanto esto atrasa las actividades de la empresa en ocasiones. RECOMENDACIONES Estructurar e implementar un organigrama funcional donde se determine las responsabilidades de cada empleado, sin dejar de lado la cooperación mutua con el resto de labores; basándose en el perfil adecuado para desempeñar el trabajo encomendado. Diseñar e implementar un manual de procesos, en el cual se especifique cada uno de ellos por área, donde estén paso a paso como realizar cada método de trabajo y las técnicas que se van a utilizar para desarrollar en el menor tiempo posible con eficacia y eficiencia todos los procesos para obtener los mejores resultados. Estructurar un plan de capacitación y motivación anual que comprometa a todos los empleados a cumplir los objetivos de la empresa y a desarrollar sus actividades diarias con mayor satisfacción. Atentamente,
EDINSON MOJICA GALINDO Auditor
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.PE1.1/1 BRANCRISYIER LTDA. PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 N°
PROCEDIMIENTOS REF PT OBJETIVO: Procesar y obtener la información suficiente, relevante, pertinente, AP. AP2 1/3 que permita determinar los hallazgos encontrados para la presentación de conclusiones y recomendaciones. Analice la información obtenida y presente una cédula narrativa de la AC.EA1. 1/1 1 entrevista realizada al dueño del AC.EA2. 1/1 local y empleados responsables de todos los procesos que se realizan. Verifique el cumplimiento de la AC.EA3. 1/1 2 base legal del local. Proponga los respectivos 3 organigramas funcional, estructural y personal. Analice y evalúe a través de una AC.EA5. 1/1 4 cédula narrativa información obtenida en el listado de personal Analice y compare los precios de la AC.EA6. 1/1 5 empresa con la competencia. Diseñe los procesos de las áreas AC.EA11. 1/1 6 administrativa y de ventas Verifique la estabilidad del personal 7 en el registro de documentos del local. Realice una evaluación de control AC.PE2. 1/1 8 interno del establecimiento. Desarrolle la hoja de hallazgos como HH. 1/2 9 resultado de la auditoría realizada. Elabore los papeles de trabajo que 10 creyere convenientes. Realice el respectivo borrador 11 del informe de auditoría. ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 15 DE SEPTIEMBRE DE 2017
RESP
FECHA
OBSERVACIONES
EDINSON MOJICA GALINDO
01/09/2017
La empresa no suministro todos los documentos legales solicitados
EDINSON MOJICA GALINDO
20/09/2017 24/09/2017
EDINSON MOJICA GALINDO
25/09/2017
EDINSON MOJICA GALINDO
28/09/2017
EDINSON MOJICA GALINDO EDINSON MOJICA GALINDO
01/10/2017 18/10/2017
EDINSON MOJICA GALINDO EDINSON MOJICA GALINDO
15/09/2017
EDINSON MOJICA GALINDO
30/10/2017
25/10/2017
Auditoría Duran & Mojica
AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.PE2. 1/1 BRANCRISYIER LTDA EVALUACION CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 No.
COMPONENTES No existe planificación dentro de la empresa No existen estrategias para funcionamiento de la empresa Existen políticas dentro de la empresa en compra y venta pero falta sustentar para el resto de actividades No existen programas de trabajo para las actividades fuertes del año No existen niveles de jerarquías el gerente es el único que emite órdenes. La visión de la empresa se encuentra clara para el gerente y los empleados pero falta los manuales para poder llegar a la eficacia y eficiencia. La misión está bien definida dentro de la
PONDERACION CALIFICACION PLANIFICACION 8
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OBSERVACIONES No existe planificación lo cual retrasa el trabajo de los empleados.
Auditoría Duran & Mojica
empresa No existe capacitación técnica paro los procesos que se desarrollan en la empresa.
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ORGANIZACIÓN La división y distribución de 8 funciones es deficiente El personal que trabaja si cuenta 8 con el perfil adecuado La persona que está a cargo cuenta con el perfil 8 adecuado para administrar la empresa La organización estructural de la 8 empresa es poco adecuada DIRECCION Si existe liderazgo por parte del 8 gerente Falta comunicación en 8 el interior de la empresa Existe motivación para los 8 empleados de la empresa Falta información oportuna para la 8 toma de decisiones En momentos de conflicto se 8 soluciona de la mejor manera los
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Auditoría Duran & Mojica
problemas. CONTROL Se tiene un sistema de información de ventas (Software Contable) No se cuenta con manuales de funciones y procesos Falta de capacitación para los sistemas de información que existe.
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ELEMENTOS ESPECÍFICOS Las adquisiciones que se realizan se controlan de acuerdo a las necesidades de la empresa. Si se cuenta con un sistema informático para la contabilidad.
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176 118 ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 15 DE SEPTIEMBRE DE 2017
Auditoría Duran & Mojica
AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.PE3.1/1 BRANCRISYIER LTDA REPORTE ESPECÍFICO PROCESO DE ADMINISTRACION PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. No se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de las metas. Las políticas internas de la empresa son pocas y se necesita ampliarlas además de difundirlas con el personal que labora en la empresa. A la vez que los procedimientos no tienen un documento donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente. ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa se forma a partir de un organigrama el cual no posee. El organigrama especifica las funciones que debería realizar cada persona que labora en la empresa, y para ello hemos verificado teniendo como resultado que no tiene organigrama, las funciones no están descritas, se malgasta el recurso tiempo y recurso humano, hace falta un manual de funciones y procesos. DIRECCIÓN: Con los que respecta a esta etapa falta comunicación en las decisiones que se toman por parte del gerente hacia los empleados. La motivación es económica para los trabajadores de la empresa. El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se refiere a las ventas. CONTROL: Falta control debido a que no existe un manual de control interno que ayude a subsanar las deficiencias que se producen, por lo que el nivel de control es bajo y se podría caer en riesgo que perjudicaría a la empresa. ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 16 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA1. 1/1 BRANCRISYIER LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 Analice la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr Gerente Propietario: En base a la entrevista realizada se puede concluir que: Con respecto con el medio de información con el que cuenta la empresa es bueno, ya que se ha explotado en su totalidad por la capacitación hacia las personas que lo utilizan; es por ello que la información requerida para la toma de decisiones es buena. En cuanto a las personas que laboran aquí cuentan con el perfil necesario para realizar sus funciones correctamente, y han ganado la suficiente experiencia. Cruce de información con entrevistas realizadas ≠ ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 20 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA2. 1/1 BRANCRISYIER LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puede definir que el horario de trabajo corresponde a ocho horas días, en ciertas ocasiones dos o tres horas extras dependiendo de la cantidad de clientes que hayan. Estas horas adicionales son remuneradas. Existe un ambiente de trabajo adecuado que permite desempeñar sus actividades normalmente, sin embargo consideran que deberían aumentar su salario. Cruce de información con entrevistas realizadas ≠ ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA3. 1/1
BRANCRISYIER LTDA CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
En lo que respecta a la empresa, su base legal consta de cumplir con lo establecido por la ley, el código de comercio, DIAN, entre otros organismos reguladores. En la verificación de los mismos que se realizó pudimos constatar que cuenta con todos los permisos requeridos y está al día en sus declaraciones tributarias. Todos los empleados están afiliados a la seguridad social. ≠ ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA4. 1/1
BRANCRISYIER LTDA APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTION PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 Visión = Empleados que lo conocen / Total de empleados =
8 =1 8
Misión = Empleados que la conocen / Total de empleados =
8 =1 8
Políticas = Políticas aplicadas / Políticas establecidas =
7 =1 7
División y distribución de funciones = Empleados / Número de áreas. =
8 =4 2
ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 28 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA5. 1/1 BRANCRISYIER LTDA CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
A continuación se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: nombre y apellido, cargo, tipo de contrato, perfil profesional, funciones específicas: Los empleados que conforman la empresa tienen un contrato fijo lo que permite determinar la estabilidad laboral de los mismos. Cumplen con un perfil adecuado que permita cumplir con las responsabilidades asignadas. ≠ ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 28 DE SEPTIEMBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA6. 1/1 BRANCRISYIER LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ANÁLISIS DE PRECIOS PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
La empresa es la que se encarga de fijar los precios, de acuerdo al volumen de ventas, a la demanda del mercado, al alza o disminución del dólar, a los descuentos que se hacen, siempre y cuando no se fijen los precios más altos que la competencia, para poder ser competitivos. ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 01 DE OCTUBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA7. 1/1 BRANCRISYIER LTDA FLUJOGRAMA DE PROCESOS PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 05 OCTUBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA8. 1/1 BRANCRISYIER LTDA. CEDULA NARRATIVA HORARIO DE TRABAJADORES PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
Lunes a Viernes: 9:00 am – 12:00 m 2:30 pm – 6:30 pm ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 08 DE OCTUBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA9. 1/1 BRANCRISYIER LTDA CEDULA NARRATIVA CONTROL DE INVENTARIO PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
Dentro de esta área encontramos que la entrega de mercancías se hace sin el debido permiso de la persona encargada de la bodega, esta persona le hace falta más capacitación pues se han presentado fallas en el control debido a que no tienen un orden. ELABORADO POR : EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 10 DE OCTUBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA10. 1/1 BRANCRISYIER LTDA. CEDULA NARRATIVA AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACION PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
Dentro de esta área de la empresa no encontramos ninguna irregularidad debido a que el mismo sistema contable se encarga de hacer la facturación. En cuanto al despacho de los electrodomésticos no se realiza la revisión del producto lo cual ha generado quejas por parte de los clientes. ELABORADO POR : EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 15 DE OCTUBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA AC.EA11. 1/1 BRANCRISYIER LTDA CÉDULA NARRATIVA DE PROCESOS PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 AREAS: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: OCTUBRE 18 DE 2017 OBJETIVO: Revisar los manuales de procedimientos y funciones con los que cuenta la empresa.
COMENTARIO: Al momento de solicitar el Auditor EDINSON MOJICA GALINDO, los manuales de procedimientos y funciones, se ha detectado que no existen; en la empresa, se están elaborando. ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: 18 DE OCTUBRE DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA HH. 1/2 BRANCRISYIER LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 1 PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017 INEXISTENCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Condición. Se estableció que la empresa Brancrisyier Ltda. No cuenta con los manuales de funciones y procedimientos, que regulen la funcionalidad y los procesos relativos a las distintas actividades de la empresa. Criterio. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades a cada puesto de trabajo. Causa. Poco interés por parte del gerente de la empresa para crear y poner en vigencia el manual que permita que todos los empleados de la entidad conozcan los procesos que conllevan las diferentes actividades en la empresa. Efecto. Que los trabajadores de la empresa desconozcan los procesos, las funciones y los procedimientos tanto administrativos como financieros que deben llevarse dentro de la estructura interna de la empresa. CONCLUSIÓN Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la administración no desvanecen el mismo. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente Propietario El gerente de la empresa se debe dirigir a donde corresponda para que en forma inmediata se elabore y se ponga en vigencia el Manual de Procedimiento para cada puesto, de modo que los empleados conozcan y tengan conocimientos de las diferentes etapas y procesos de las actividades administrativas y financieras de la empresa.
ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: OCTUBRE 25 DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA HH. 2/2 BRANCRISYIER LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 2 PERIODO: Del 1 de Septiembre Al 31 de Octubre del 2017
INEXISTENCIA DE CONTROL INTERNO Condición: Se ha constatado que no existe un manual de control interno para el establecimiento, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal. Criterio: La aplicación de un sistema de control interno que cumpla con los requerimientos de la empresa y permita obtener información útil y oportuna. Causa: La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores significativos que retrasen el progreso del mismo. Efecto: Información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro de la empresa. CONCLUSIÓN: Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para la empresa, ya que el mismo ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente propietario un manual de control que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten. ará el control Administrativo y Financiero por parte del dueño, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades. ELABORADO POR: EDINSON MOJICA GALINDO FECHA: OCTUBRE 25 DE 2017
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AUDITORIA DURAN & MOJICA INFORME FINAL DE LA AUDITORIA Señores BRANCRISYIER LTDA Ocaña – Norte de Santander, octubre 30 de 2017 Hemos practicado una Auditoria sobre el área de operaciones de la empresa, con un enfoque de evaluación de Control Interno y Panorama de Riesgos, para el periodo de septiembre – octubre del 2017. La Administración es responsable de la elaboración y ejecución del Plan de Gestión y Resultados; de mantener una estructura efectiva de Control Interno para el logro de los objetivos de la empresa relacionados con la información financiera oportuna, los cumplimientos de las leyes reguladoras que la afectan y las estrategias para la conducción ordenada y eficiente de la entidad. Nuestra obligación es la de expresar opiniones, recomendaciones y conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos, metas y programas del plan de gestión y resultados de la empresa, así como de las estrategias para su ejecución eficiente. Realizamos el trabajo de acuerdo con las Normas de Auditoria aplicables a la Auditoria Administrativa, en las cuales se establecen los criterios, indicadores, características y modelos para la evaluación del ambiente de control interno y panorama de riesgos. Las normas de auditoria requieren que el trabajo se planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable sobre si el área de operaciones se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; el grado en que la administración ha cumplido los objetivos y programas de manera eficiente, efectiva y económica; y si es confiable la información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la evaluación del Plan de Gestión. RECOMENDACIONES
La administración deberá elaborar un Plan de Mejoramiento que contenga las acciones y metas que se implementaran por parte de la entidad para solucionar las deficiencias encontradas en la auditoría realizada, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas por el equipo auditor y enunciadas en los hallazgos, así como las actividades que no se han cumplido al 100%, de igual forma el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.
CONCLUSIONES Realizada la auditoria se cede la responsabilidad del proceso de Gestión de Calidad al Gerente, la responsabilidad de diligenciamiento de formatos continuos y permanentes de formatos de sugerencias internas y externas.
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Atentamente,
CRISTIAN DURAN Cristian Leonardo Duran Álvarez Gerente Firma de Auditores