Artículo de Natividad Lara

Natividad Lara

Contadora por naturaleza y profesión. Cofundadora de Paulino Lara.

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¿Está en paz con sus ventas a crédito? Parte 1

El hecho de que un posible cliente nos apruebe una propuesta de servicio o decida comprar nuestros productos, es uno de los momentos más bellos de tener un negocio. No es para menos. Al fin y al cabo, estamos confirmando que aquello que estamos ofreciendo como solución está llegando al público que deseamos.

Luego de semanas, meses o quizá años de estrategias de comunicación, de mercadeo y alianzas estratégicas, recibir ese correo o llamada donde nos dicen: “acepto” - “procede” - “empecemos a trabajar” - “¿cuándo iniciamos?”, es una experiencia que puede no tener comparación, pero en mi opinión, debería.

Debería ser más emocionante cuando ese cliente cumple con su promesa de pago y llega a nuestra cuenta de banco empresarial la transferencia o depósito que corresponde al servicio. ¿Habrá aquí un tema de aceptación del dinero?, pero no vamos a tocar este tema en este texto.

Mejor veamos por qué debemos ocuparnos del cobro de las ventas a crédito con tanto o más rigor que como nos ocupamos de las ventas y el proceso que le antecede.

Aún cuando estamos ejerciendo una labor que nos apasiona y con la cuál procuramos cambiar el mundo de nuestros consumidores, las actividades comerciales se desarrollan en un marco de negocios que implica costos de diferentes índoles. Si es servicios, existen el factor tiempo, el recurso administrativo (legal y fiscal), recursos humanos, entre otros. Si es un bien, le añadimos el factor costo.

Lo anterior quiere decir que, para poder ofrecer un bien o servicio, nos corresponde asumir un conjunto de gastos que, al momento de cerrar una venta, el verdadero significado es que habrá un margen de beneficio de algo en lo que ya hemos invertido tiempo y dinero.

Para permitirle tomar el control de sus cobros, le dejo un checklist de cómo debe tener organizado el proceso.

Tomando control de sus cobros

Elemento

Política de crédito

Procedimiento de cobro Paso 1

Descripción Nota importante Ejecutado Si No

Consiste en las condiciones en tiempo y forma que requerimos para otorgar un plazo de tiempo antes de recibir el pago de un bien o servicio ofrecido. El cobro efectivo inicia en el momento en que establecemos y damos a conocer a nuestro posible cliente nuestras políticas de crédito. Estas políticas deben ser leídas y aceptadas por el posible cliente firmando el documento de manera física o digital o respondiendo un correo donde acepta las condiciones.

Envío de factura o prefactura: acorde al formato fiscal y especificando fecha de vencimiento de esta. El cliente debe confirmar que ha recibido la factura sea firmando su entrega física o respondiendo a un correo si es enviada de forma virtual.

El cliente debe confirmar que ha recibido este estado de cuenta sea firmando su entrega física o respondiendo a un correo si es enviado de forma virtual. En el mejor de los casos, el cliente responderá la fecha en la que estará efectuando el pago.

Procedimiento de cobro Paso 2 Envío de estado de cuenta previo a vencimiento: antes de la fecha de vencimiento, es importante informar o recordar al cliente que se aproxima la fecha en que debe hacer efectivo su pago. De esta manera, lo tomará en cuenta en su planificación de pagos.

“Una venta no está completa hasta tanto el dinero que generó entra en la cuenta bancaria del negocio”.

Natividad Lara