Guia dos talento humano

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TÉCNICO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBMÓDULO INFORMÁTICA

1

MANEJO DE DOCUMENTOS

1.1 CREAR DOCUMENTO NUEVO Un documento es un conjunto de páginas que se guardan con un nombre. Al ingresar a Word 2013 por defecto se crea un nuevo documento, pero existen otras formas para crear documentos, estas son: Forma 1:  Clic en el Ficha Archivo  Clic en la opción Nuevo  Clic en la opción Documento en Blanco Forma 2: Presionar las teclas CTRL + U Forma 3: Clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido.

Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + N + D + Enter 1.2

CERRAR DOCUMENTOS

Aunque cada Documento de Word 2013, genera una ventana independiente, conviene cerrar cada una de ellas para evitar confusiones, así como también para dar orden al trabajo. Existen diferentes formas de cerrar un documento en Word: Forma 1:  Clic en el Ficha archivo  Clic en la opción Cerrar.

Forma 2: Presionar las teclas CTRL + F4 Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + E 1.3

TENGA EN CUENTA Si hay información en la pantalla que no ha sido guardada, Word 2013 saca un mensaje preguntando SI DESEA GUARDAR LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN EL DOCUMENTO ACTIVO.

GUARDAR DOCUMENTO POR PRIMERA VEZ

a. Clic en la Ficha Archivo y seleccionar la opción Guardar o clic en el icono Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o presionar las teclas CTRL + G o Alt + A + D o F12. b. Clic en el botón Examinar… c. Automáticamente aparece un cuadro de dialogo Guardar Como donde debe indicar:

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TENGA EN CUENTA Si en la opción Guardar como tipo aparece la opción documento de Word, la extensión con la que se guardará el documento será .docx y sólo podrá abrirse en computadores donde esté instalado Word 2010 o 2013.

Para guardar en versiones anteriores de Word, elija la opción Documento de Word 97-2003, en este caso la extensión será .doc

Word 2013 maneja las siguientes extensiones para sus documentos: Tipo de documento Documento sin macros Documento con macros Plantilla sin macros Plantilla con macros 1.4

Extensión .docx .docm .dotx .dotm

ABRIR DOCUMENTOS a. Clic en lal Ficha Archivo y seleccionar la opción Abrir o clic en el icono Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido o presionar las teclas Alt + A + Q.

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Como se puede observar en la figura, aparece una lista de elementos que han sido utilizados recientemente. En caso que el elemento no se encuentre en la lista, entonces se da clic en la opción de la derecha llamadas EQUIPO y aparecerá la ventana abrir con sus diferentes opciones.

TENGA EN CUENTA En la ficha Archivo se crea una lista con los documentos más recientes, con el fin de abrirlo rápidamente con solo hacer un clic sobre el nombre del archivo.

NOTA: Cuando se abre un documento que haya sido creado y manipulado, éste muestra un mensaje al lado derecho del mismo donde especifica el punto exacto donde quedaste en el texto.

Observe la figura.

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1.5

GUARDAR CON CONTRASEÑA

Word permite guardar los archivos con contraseña, con las siguientes protecciones: Apertura: El archivo no puede ser abierto (leído) si no se conoce la contraseña.

Escritura: Permite abrir el archivo sin necesidad de conocer la contraseña, pero el archivo será abierto como sólo lectura.

Pasos: a.

En el cuadro de diálogo de guardar indicar la unidad de disco donde se desea guardar el archivo y asignar el nombre al archivo. d. Se activa el cuadro de diálogo Opciones generales y allí realice lo siguiente:

e. Digitar la contraseña de apertura o escritura. f. clic en Aceptar g. Confirmar la contraseña

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TÉCNICO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBMÓDULO INFORMÁTICA h. Clic en aceptar i. Clic en guardar 1.6 DUPLICAR ARCHIVOS Luego de haber guardado un archivo, éste puede guardarse nuevamente con otro nombre y/o en otro lugar para tener un duplicado (dos archivos iguales).

Para ello elegir la opción Guardar Como de la ficha Archivo o presionando la tecla F12 y siguiendo los pasos de guardar, indicando otro nombre y/o otra ubicación .

1.7 a. b. c. d. e. f.

RENOMBRAR ARCHIVOS En el cuadro de diálogo Abrir Buscar la ubicación donde está guardado el archivo Presionar clic derecho sobre el nombre del archivo Clic en la opción Cambiar Nombre Escribe el nuevo nombre del archivo Presionar Enter

1.8 a. b. c. d. e.

ELIMINAR ARCHIVOS En el cuadro de diálogo ABRIR Buscar la ubicación donde está guardado el archivo Presionar clic derecho sobre el nombre del archivo Clic en la opción Eliminar Al mensaje de confirmación que aparece, presionar Enter

TENGA EN CUENTA Para Renombrar o eliminar archivos, éste debe estar cerrado. De lo contrario aparecerá el siguiente error: … El archivo está siendo usado por el siguiente programa: Microsoft Word. Debe cerrar el archivo antes de continuar