Taller: Iniciando la planificación de un Sistema de Manejo de Contenido Empresarial en la USMP by Eliut D. Flores-Caraballo

Gesfor Osmos Lima, Perú 20 de marzo de 2009

Infraestructura para el Conocimiento en el Congreso del Perú Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Presidente, KManagement, Inc. Catedrático, Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información Universidad de Puerto Rico-Río Piedras eflores@kmanagement.com (787) 249 4444

KManagement, Inc.

En la próxima hora…

• Trasfondo teórico y algunas definiciones… • Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento • Reconociendo logros y retos de la GC en el Congreso • Oportunidad para que el Congreso facilite la GC en el Perú • Anotaciones adicionales para la implantación de KM • Iniciando un proyecto de manejo documental • Mentes a la obra…

Gerencia de Conocimiento: un nuevo paradigma organizacional

• Se inicia en los 1990s • Desde una perspectiva gerencial japonesa (Nonaca & Takeuchi, 1995)

• Conversión del conocimiento tácito al explícito

Integración de tres recursos organizacionales medulares: la gente, los procesos y la tecnología para incrementar la generación de conocimiento, su retención e intercambio en las organizaciones y empresas a fin de propiciar la innovación y la competitividad.

• Múltiples definiciones…

NMH, EGCTI, 2009

“The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, nor labor. It is and will be knowledge.” Sociedad de la información Economía del conocimiento Trabajadores del conocimiento

NMH, EGCTI, 2009

Peter Drucker

Ciclo de Gerencia de Conocimiento Necesidad de CONOC

Aplicar y utilizar

Empacar y distribuir

Compartir y Generar

Validar

Del conocimiento tĂĄcito al explĂcito; de los saberes individuales en los procesos de trabajo al conocimiento Proteger y Capturar y organizacional; retener capital intelectual/innovaciĂłn/ codificar liderazgo y competitividad. NMH, EDF, EGCTI, 2009

Fuente: G. Ponjuan, n/d 6

Estrategias y técnicas de GC • Documentación de “mejores prácticas” (best practices) y lecciones aprendidas

• Auditorías de capital intelectual • Minería de datos • Mapas de competencias • Comunidades de práctica

• Sistemas expertos

• Programas de mentoría • Repositorios de conocimiento

• Redes virtuales de colaboración • Portales, intranets, extranets • Alianzas y colaboración

• eLearning NMH, EGCTI, 2009

Algunas definiciones… •

Gerencia del Conocimiento (GC) = Sivan (2001) resume su definición de GC como “la ejecución (performance) de acciones de conocimiento sobre objetos de conocimiento”

• Acciones de Conocimiento X Objetos de Conocimiento – – – – – – –

Organizar Bloquear Filtrar Archivar Colectar Compartir Diseminar

– – – – – – –

Datos Información Experiencias Evaluaciones Entendimiento (insight) Sabiduría Iniciativas

Sivan, Yesha Y (2001). Nine keys to a knowledge infrastructure: A proposed analytic framework For organizational knowledge management. Cambridge: Harvard University, Program on Information Resources Policy. 8

Algunas definiciones…

• Trabajador del conocimiento (TC) – Peter Drucker acuñó el concepto del trabajador del conocimiento en 1959 y lo definió como un trabajador que labora primordialmente con información o que desarrolla y utiliza conocimiento en su trabajo – Maier y Sametinger (2003) plantean que el trabajador del conocimiento está sustituyendo rápidamente al trabajador industrial como el grupo más grande de trabajadores en las empresas

Maier, Ronald y Johannes Sametinger (2003). Infotop-An information and communication infrastructure for knowledge work. Regensburg, Germany: University of Regensburg. 9

Algunas definiciones…

• Trabajador del conocimiento (TC) – Los TC tienen que colaborar en diversos grupos y equipos de trabajo para intercambiar conocimiento complejo en redes intra e inter organizacionales de trabajadores del conocimiento – Los grupos virtuales de trabajo usan recursos tecnológicos tales como • Salones virtuales, Redes electrónicas de expertos • Grupos y comunidades de mejores prácticas

Maier, Ronald y Johannes Sametinger (2003). Infotop-An information and communication infrastructure for knowledge work. Regensburg, Germany: University of Regensburg. 10

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento

• Infraestructura del Conocimiento (IC) = • Sivan propone que la Infraestructura del Conocimiento se construye sobre tres pilares complementarios: • Cultura de Conocimiento • Tecnologías de Información y Conocimiento (TIC) • Procesos de Conocimiento

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento

• Infraestructura del Conocimiento (IC) = • Estos pilares (cultura, tecnología y procesos) son esenciales para la planificación de la infraestructura del Conocimiento en cualquier organización • Sólo así podemos conectar efectivamente a los usuarios de conocimiento con los servicios de conocimiento provistos por las tecnologías y los miembros de la organización

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento •

Tecnologías de Información y Conocimiento (TIC) como eje de la Infraestructura del Conocimiento – Otra contribución del artículo de Sivan es plantear que • Gerenciar conocimiento a través de papel es obsoleto; los procesos manuales serán sustituidos por procesos electrónicos • Las TIC están en pleno proceso evolutivo y las opciones de software para GC aumentarán mucho en los próximos años • RECOMIENDA que las empresas establezcan los fundamentos de su infraestructura de conocimiento con un Plan de Desarrollo Tecnológico de gran flexibilidad y capacidad de adaptación y expansión

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento • Tecnologías de Información y Conocimiento (TIC) – Maier y Sametinger (2003) sentencian que los TC tienen que ser apoyados con una organización adecuada así como con una infraestructura tecnológica de información y comunicación – Las funciones de estas TIC para el TC incluyen funciones para • Publicar, Organizar, Visualizar, Contextualizar, Buscar, Recuperar y Distribuir Conocimiento • Apoyar comunicaciones, colaboración y enlaces de individuos en redes

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento • Tecnologías de Información y Conocimiento (TIC) – Los autores indican que las TIC actualmente incluyen • Intranets y Portales empresariales Herramientas de Colaboración Web 2.0 Correo electrónico empresarial Manejo de documentos y contenido Flujos de Trabajo en línea (workflows) Educación en Línea Bancos de Conocimiento Sistemas de Inteligencia de Negocios

El Portal Empresarial debe proveer acceso integrado a gente, programados, procesos y a informaci贸n que apoya la innovaci贸n

B2E Portals improve employee productivity and rapid decision making

B2C Portals increase customer loyalty and cross-sell revenue

B2B Portals build partner relationships through integration with your business processes

Common Portal Framework

Contenido

Gente

Programados

Procesos

Integrando Flujos de Trabajo dentro de un Portal Empresarial de alto nivel

Orquestrar procesos desde el Portal Workflows derivados de Formularios

Interacciรณn entre componentes del Portal Manejo de Excepciones y Resoluciรณn de Problemas Aleatoriamente

Presentando Informaciรณn Dinรกmica en contexto del Rol y de la Tarea que usted estรก ejecutando

Ejemplo: Flujo de Trabajo Colaborativo Derivado de Procesos

Los flujos de trabajo son un excelente recurso para control y auditorĂa

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento • Tecnologías de Información y Conocimiento (TIC) – El mensaje más importante de Maier y Sametinger (2003) • Las TIC no deben verse como una gigantesca base de datos centralizada • Sino más bien como una extensa red de colecciones de datos y documentos contextualizados y enlazados a directorios de personas, responsabilidades y destrezas

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento • Tecnologías de Información y Conocimiento (TIC) – Las TICs deben proveer la inteligencia necesaria para • Analizar estos documentos, enlaces e información sobre los intereses y ejecutorias de los empleados; • Ofrecer acceso personalizado a la base de conocimiento • Proveer funciones avanzadas para compartir conocimiento y colaborar en línea

Conceptualizaciรณn de la Infraestructura del Conocimiento โ ข

Arquitectura ideal de la Infraestructura del Conocimiento

Tomado de Maier y Sametinger (2003), pรกg. 4

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento • En resumen.. – La Gerencia del Conocimiento es esencial para competir en la Economía del Conocimiento – Tenemos que adecuar la cultura, tecnologías y procesos de nuestras empresas para construir la infraestructura del conocimiento

Conceptualización de la Infraestructura del Conocimiento • En resumen.. – Las nuevas TIC tienen que trascender el modelo de meras bases de datos y desarrollarse como una extensa red de colecciones de datos y documentos contextualizados y enlazados a directorios de personas, responsabilidades y destrezas – Como estas aplicaciones para el conocimiento están en proceso emergente… hay que construir una infraestructura tecnológica • Adaptable, Flexible, Expansible

Reconociendo logros y retos de la GC en el Congreso del Perú

• Logros – Grupo técnico consciente y activo en la GC – Excelente proyecto de publicación electrónica

• Retos – Procesos manuales • dictados por leyes o tradición

– Cultura institucional atada al papel – Perfil destrezas tecnológicas de los usuarios – Dificultad consensuar unidad de propósito 26

Oportunidad para que el Congreso facilite y promueva la GC en el Perú

• Legislación del Conocimiento – Establecer en el Congreso del Perú Comisión de Ciencia, Tecnología e Innovación

• Actualizar leyes y procesos administrativos • Asignar recursos adicionales al CONCYTEC – Desarrollo de recursos digitales y colaboración – Declarar líneas de investigación, enfocar I&D – Aumentar Capital Intelectual y propiciar • Impacto comunitario y educativo • Comercialización 27

Algunas ideas de un libro que leí recién…

• Keyes, Jessica (2006). Knowledge Management, Business Intelligence, and Content Management. New York: Auerbach Publications.

– La Gerencia del Conocimiento debe MEJORAR • Crecimiento e Innovación • Productividad y eficiencia evidenciadas en economías operacionales • Relaciones con los clientes • Aprendizaje, satisfacción y retención de los empleados • Toma de decisiones ejecutivas 29

Algunas ideas de un libro que leí recién…

– Para que la Gerencia del Conocimiento FUNCIONE • Hay que insertarla como un movimiento “de abajo para arriba” – Generar entusiasmo entre los empleados – Reducir resistencia e inseguridades

• Estimular a que los empleados – Capturen y Compartan – Archiven/Codifiquen su conocimiento por el bien de la organización 30

Algunas ideas de un libro que leí recién…

– Para que la Gerencia del Conocimiento FUNCIONE • Lograrlo proveyendo a los empleados – – – – – –

Las herramientas La metodología Los adiestramientos Apoyo a nivel de la unidad o departamento El reconocimiento Los incentivos

Algunas ideas de un libro que leí recién… – La Gerencia del Conocimiento en el siglo XXI incluye: • • • • • •

Aprendizaje organizacional Transferencia tecnológica Inteligencia competitiva Data Warehousing/Data Marts Business intelligence Manejo documental empresarial

– Todas estas dimensiones dependen de recursos informáticos • •

Algunos centralizados Otros distribuidos

– Se requiere colaboración coordinada entre varios departamentos •

Corporativo + TI + RH 32

Algunas ideas de un libro que leí recién…

Gerencia del Conocimiento Estrategia Sistemática para Encontrar, Entender y Utilizar el Conocimiento Para lograr los objetivos organizacionales

Identificar y Colectar Auditoría/Inventario/ Mapa de conocimiento Documentar Procesos Mejores Prácticas

Almacenamiento Repositorios Documentos Manejo de Contenido + Sistemas, Bases de datos Data Warehouses

Transferencia Pasantías / Mentorías Comunidades de Práctica Estrategias Aprendizaje Data Mining

EXPANDIENDO EL PROYECTO DE MANEJO DE CONTENIDO EMPRESARIAL EN EL CONGRESO 34

Soluciones de Negocio | Expediente Único de Cliente Necesidades: ¿Cómo puedo dejar toda información en un solo lugar? ¿y cómo administrarla?.

Costos

¿Dónde y Cómo está la Información de clientes?

Lento

No Actualizado

Errores

Clientes Insatisfechos

Soluciones de Negocio | Expediente Único

Identificar el documento y autoindexar. Cedulas de Identidad Declaraciones Pasaportes Visas Garantias Otorgadas Información Interna

Simulaciones Evaluaciones Antecedentes Jurídicos Antedecentes Económicos Antecedentes Financieros Creditos de Consumo Créditos Hipotecarios Créditos Comerciales

Cliente: Rodrigo Seguel

Base Documental 36

La Soluci贸n | Enterprise Content Management

Soluciones de Contenido Integraci贸n de Informaci贸n 1

Automatizaci贸n de Procesos

e-Mail Archiving

Document Management

eForms Digital Right/Asset Management Regulatory Compliance/ Records Management

Web Content Management

Output/Report Management Imaging

Video & Audio Streaming Content Repository Integration/ Enterprise Search

Workflow Documental

Work Node Decision Point Collection Split/Join Point Business Application Start/End Sub-Process Connector 38

Workflow + Complejo

eForms: Formularios Electrónicos

“80% of Business Documents are Forms” “Enterprises are seeking electronic process enablers, not just forms on the web” “e-forms based on XML architecture will become the standard for webbased form input and document delivery by 2006” “The real value of electronic forms lies in its ability to reduce the bureaucracy associated with paper forms rather than simply replicating it”

Regulaciones Seguridad Integración

Captura Datos Documentos Estáticos

Dynamic Business Rule Driven

- All quotes from Gartner

eForms Capa Presentaci贸n (Exactamente Igual al Papel)

L贸gica del Negocio (local o workflow) Datos (XForms, XML Schemas)

Archivos Relacionados (MS Office, Videos, Faxes, etc)

Ejemplo: eForm

Funcionalidad: eRecord

SOX SEC 17a-4 NASD 3010/3110 NASD 2711 - NYSE472 FDA 21 CFR Part 11 and GxPs

El Prรณximo Paso: ...mรกs allรก de un Repositorio Tradicional

Valor

Informaciรณn como un Servicio

Optimizar, Virtualizar, Integrar, Descubrir

Contenidos

Repositorios de Informaciรณn Datos

Tiempo

Pol铆ticas

Procesos

Documentos y Contenido

Publishing.

Adaptado de: Asprey, Len y Michael Middleton (2003). Integrative Document & Content Management: Strategies for exploiting enterprise knowledge. London: Idea Group

El complejo mundo del Manejo de Documentos Empresarial

Planificaci贸n

Manejo Contenido Empresarial

Datos

Manejo de Cambio

Software Infraestructura IT

Preliminares

Requisitos

Selección Software

Alcance

Desarrollo de Política

Del Usuario

Solicitud de Propuesta

Organización del proyecto

Estudio de Viabilidad

Funcionales

Plan de Evaluación

Comunicación e Informes

Expresión de Interés

Requisitos nofuncionales

Estrategia de evaluación

Requisitos del Dominio

Caso de Negocio

Estrategias y requisitos de Contrato

Desarrollo de Contrato

Inicio

Publishing.

Adaptado de: Asprey, Len y Michael Middleton (2003). Integrative Document & Content Management: Strategies for exploiting enterprise knowledge. London: Idea Group

Etapas de un ciclo típico de Desarrollo de Producto: Fase 0-Planificación

Manejo de Cambio

Implantación de Estrategia

Publishing.

Adaptado de: Asprey, Len y Michael Middleton (2003). Integrative Document & Content Management: Strategies for exploiting enterprise knowledge. London: Idea Group

Etapas de un ciclo típico de Desarrollo de Producto: Fase 1-Implantación Diseño y Desarrollo

Implantación

Operaciones

Alcance

Instalación

Pruebas del sistema

Apoyo a los usuarios

Organización del proyecto

Requisitos Detallados

Pruebas de Integración

Apoyo Operacional

Revisar Comunicación e Informes

Prototipo

Pruebas de Aceptación

Manual del Sistema

Revisar Manejo de Cambio

Diseño

Migración de Datos

Evaluación Post Implantación

Plan de Instalación

Desarrollo

Adiestramiento

CONCLUSIÓN

• Beneficios – Reducir el riesgo de errores en la toma de decisiones en la organización por falta de acceso a la información correcta en el momento preciso – Reducir el riesgo de perder información empresarial vital capturando todo tipo de documentos, incluyendo emails, y convirtiéndolos en récords protegidos

Publishing.

Adaptado de: Asprey, Len y Michael Middleton (2003). Integrative Document & Content Management: Strategies for exploiting enterprise knowledge. London: Idea Group

Los Sistemas de Manejo de Contenido añaden valor a las empresas

• Beneficios – Manejar y sincronizar el ciclo de vida de los documentos, aplicando las políticas de retención y disposición aplicables a cada tipo de documento – Apoyar la gestión de cumplimiento con requisitos gubernamentales de protección de récords – Proveer un medio más eficiente y rápido para el almacenamiento, recuperación y distribución de documentos en y fuera de la organización Publishing.

Adaptado de: Asprey, Len y Michael Middleton (2003). Integrative Document & Content Management: Strategies for exploiting enterprise knowledge. London: Idea Group

Los Sistemas de Manejo de Contenido añaden valor a las empresas

Gesfor Osmos Lima, Perú 20 de marzo de 2009

KManagement, Inc.