Diseño y Redacción Efectiva de Propuestas e Informes Profesionales (P2) Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Catedrático CINF 6600: Métodos de investigación aplicada al campo de la información
Agenda pendiente
Continúa la Sesión • Redacción efectiva de propuestas e informes • Diseño gráfico con impacto para propuestas e informes • Estrategias para presentaciones orales de propuestas e informes
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Continúa la Sesión • Utilización de las tecnologías de la información para aumentar la efectividad de propuestas, informes y presentaciones orales • Conclusión y evaluación del seminario • Despedida
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Redacci贸n efectiva de propuestas e informes
Contrastes en estilo redacción académica y profesional • Lenguaje y sintaxis rebuscados • Mucha información periferal • Secciones largas • Párrafos extensos • Uso limitado de recursos gráficos
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• Lenguaje sencillo, oraciones cortas • Al grano y sin merodeos • Muchos subtítulos • Párrafos cortos • Mucho uso de bullets y acentos gráficos
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Método de redacción profesional útil en academia • Las convenciones de redacción profesional sirven para – facilitar la organización del documento – agilizar la lectura – guiar al lector a los puntos claves – hacer más atractivo y efectivo el documento
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Consecuencias de la redacción deficiente • • • •
Pérdida de tiempo Promueve malentendidos Da pie a la postergación Causa mala impresión del escritor y de la organización a la que pertenece • El tiempo es dinero: la redacción efectiva economiza dinero Septiembre 2010
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Indicadores primordiales de la redacción deficiente • • • • • • •
Verborrea (i.e., exceso de palabras) Falta de organización lógica Dificultad para comenzar a redactar Detalles exagerados Tecnicismos excesivos Lenguaje rebuscado Oraciones y párrafos complejos
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Para mejorar la redacción de propuestas e informes • Escribir primero el trasfondo y los objetivos • Desarrollar bosquejo a base de los objetivos • Asegurarse de cubrir en el bosquejo todas las dimensiones especificadas en los objetivos
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Para mejorar la redacción de propuestas e informes • Determine “if need to know vs. nice to know” • Reducir el lenguaje rebuscado, técnico y la jerga a un mínimo • Incluir en el cuerpo del trabajo sólo aquella información indispensable para cumplir con los objetivos • Dejar información complementaria o periferal para los apéndices Septiembre 2010
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Para mejorar la redacción de propuestas e informes • Redactar directamente en un procesador de palabras • Escribir las ideas tal y como salen • Revisar inmediatamente para completar los pensamientos • Guardar diversas versiones del documento según lo va puliendo
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Recomendaciones en detalle • Establecer por escrito el objetivo de la propuesta o informe como guía para la redacción – ¿Qué se quiere lograr? – ¿Para qué se quiere/quiso hacer el estudio? – Redactar un objetivo para cada sección del documento
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Recomendaciones en detalle • Para aumentar la consistencia del documento – Determinar el objetivo/hallazgo primordial y utilizarlo de norte para redactar el resto del documento
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Recomendaciones en detalle • Ser conciso, no breve, esa es la meta – Hacer que cada palabra cuente – Decir todo lo que se tiene que decir, evitando la verborrea – Evitar escribir en clave, no asumir que el lector entiende los conceptos – El primer borrador siempre es más extenso e incompleto; el segundo borrador es más completo y conciso Septiembre 2010
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Recomendaciones en detalle • Evitar las frases trilladas: Ir al grano • • • •
Es nuestra opinión que Se realizó un análisis Entra en conflicto con Tomar la acción correspondiente • Se debe al hecho de que
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• • • •
Opino que Analicé Conflige Actuar
• Porque
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Recomendaciones en detalle • Ir al grano en la primera oración y párrafo de la propuesta o informe – Crear interés en el documento – Especificar el objetivo del documento
• Evitar las introducciones extensas que – retrasan la presentación del problema – frustran y confunden al lector
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Recomendaciones en detalle • Redactar oraciones cortas – 15-20 palabras o menos – Discutir sólo un pensamiento por oración – Evitar oraciones compuestas con múltiples cláusulas dependientes
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Recomendaciones en detalle • Escribir párrafos cortos – Los párrafos cortos son más fáciles de leer y de asimilar – Desarrollar sólo una idea en el párrafo – Si se requieren más de cuatro oraciones para desarrollar el pensamiento, es mejor dividir el texto en dos párrafos
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Recomendaciones en detalle • Leer el texto en voz alta para verificar su legibilidad • Darle el texto a leer –en voz alta– a personas ajenas al tema para asegurarse de la efectividad de la redacción • Edite la verborrea, inconsistencias, errores ortográficos y de selección de palabras
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Recomendaciones en detalle • Cuando se tranque el bolo… – no insistir en resolverlo en el momento – dormir, descansar o hacer otra cosa – retomar el texto al otro día, leer lo hecho hasta el momento y buscar soluciones – usualmente es más productivo trabajar en la mañana
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Recomendaciones en detalle • Construir oraciones con verbos activos – La construcción pasiva requiere más palabras y es más débil que la activa – Iniciar los bullets con verbos activos – Evitar repetir los verbos en lista de bullets – Escribir en primera persona si la cultura institucional del lector lo permite
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Recomendaciones en detalle • Usar vocabulario sencillo y preciso – eliminar ristras de adjetivos redundantes – tener diccionario de sinónimos a la mano – evitar lenguaje coloquial – seleccionar adecuadamente los términos utilizados para describir la firmeza o confiabilidad de hallazgos/conclusiones
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Recomendaciones en detalle
Ejemplos: redundancia vs. sencillez • • • •
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Consenso de opinión Resultado final Requisitos esenciales Colaborar juntos
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• • • •
Consenso Resultado Requisitos Colaborar
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Recomendaciones en detalle • Facilitar la lectura del documento – organizar lógicamente la propuesta/info – dividir en secciones breves – utilizar profusamente títulos y subtítulos – incluir tabla de contenido – numerar las páginas – destacar en los headers y footers la sección a la que pertenece la página Septiembre 2010
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Al analizar datos, podemos: • Representarlos gráficamente • Resumirlos • Simplificarlos • Condensarlos • Enfocarlos
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• • • • • •
Invertirlos Agruparlos Ordenarlos Compararlos Transformarlos Omitirlos
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Diseño de gráficas en informes • Diseñar con intención científica: el tipo de gráfica la determina el investigador, no el artista gráfico • Mostrar sólo las variables y categorías clave según objetivos
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Diseño de gráficas en informes • Cuidado con patrones vs. colores • 3D se ve bien pero, ¿comunica mejor? • Símbolos consistentes • Mostrar números precisos en la gráfica • Incluir leyenda Septiembre 2010
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
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East West North
1st 2nd 3rd 4th Qtr Qtr Qtr Qtr
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Diseño de tablas en informes • Diseñar tablas con intención analítica, no repetir meramente el orden de las opciones en el cuestionario • Ser creativo en el diseño de la tabla – técnicas semánticas – técnicas comparativas • Evitar poner demasiada información en una tabla (mejor dividirla en varias)
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Diseño de tablas en informes • • • •
Asignarle título y número a cada tabla Condensar categorías en las tablas Ser consistente en el uso de símbolos Utilizar títulos adecuados para las etiquetas de las columnas y líneas y de las categorías
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Diseño de tablas en informes • Describir la base – total de participantes – base reducida
• Incluir totales en las tablas • Presentando fechas en tablas – año viejo a la izquierda, nuevo a la derecha – año más reciente arriba, más viejo abajo
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Diseño de tablas en informes • Evitar usar puntos decimales • Usar sombreado o color para destacar cifras significativas • Advertir si la base es demasiado pequeña
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Presentación de información demográfica • Usar descripción narrativa del perfil predominante en lugar de tablas complejas con múltiples variables • Presentar sólo aquellas variables demográficas relevantes para el estudio – ordenarlas en orden de importancia
• Mostrar gráficamente los datos
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Redacción de hallazgos • Decir mucho en pocas palabras • Presentar sólo los hallazgos relevantes a los objetivos • Expresar info clave en gráficas y tablas • Interpretar semánticamente las tablas/gráficas • Evitar repetir los números/porcientos en el texto Septiembre 2010
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Redacción de discusión y conclusiones • Derivar conclusión directamente de los hallazgos • Organizar discusión y conclusiones para cubrir los objetivos • Cuidado con los adjetivos y adverbios: mantener el decoro investigativo • ¡Cero aseveraciones infundadas o exageradas!
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Ojo al tiempo de los verbos... • • • • • •
SECCION/CAP. TIEMPO Intro/Lit/Método Pasado Hallazgos Pasado Conclusiones Presente Implicaciones Presente-Futuro Resumen Ejecutivo Pasado-Presente
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Redacción del Resumen Ejecutivo • Requiere – Foco en los objetivos – Conclusión impactante – Información clave para sustentar conclusiones – Una expresión narrativa de hallazgos cuantitativos
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Redacción del Resumen Ejecutivo • Recomendable – Seguir una estructura similar a las secciones de hallazgos y conclusiones – Utilizar párrafos cortos en forma de bullets – Imprimirlo en un color de papel diferente al resto del documento
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En cuanto a las propuestas e informes cualitativos • Muchos de los principios discutidos aplican tanto a investigaciones cuantitativas como cualitativas • Mucha de la validez del documento cualitativo depende de la – Selección – Organización – Presentación del material interpretativo Septiembre 2010
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El informe cualitativo ideal • Ofrece buen balance entre rigor intelectual y elegancia literaria • Es lógico • Resulta fácil de leer • No constituye un resumen secuencial de hallazgos
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• Discute objetiva y coherentemente los eventos observados • Va de lo específico a lo general • Presenta y organiza efectivamente el material
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El informe cualitativo ideal • Utiliza una oración central en cada párrafo para presentar un hallazgo • Ofrece información de apoyo para cada oración central • Mantiene separadas las descripciones de los análisis
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El informe cualitativo ideal • Utiliza las citas esporádicamente y como recurso para ilustrar hallazgos • Atribuye los planteamientos a la fuente correspondiente: sujeto o investigador • Ofrece recomendaciones a base de niveles de consenso amplios y no de sentido común o intuición del investigador
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Para describir consenso • • • • •
Todas Casi todas Gran mayoría La mayoría La mitad
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100% 85% 75% 65% 50%
• • • • •
Bastantes Un grupo Algunas Casi ninguna Ninguna
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40% 25% 15% 10% 0%
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DiseĂąo grĂĄfico con impacto para propuestas e informes
El diseño gráfico de propuestas/informes • Es una parte integral de la conceptualización del documento • Influye en la capacidad del lector para asimilar el contenido • Dice mucho del profesionalismo del presentador • No toma tanto tiempo… si se planifica bien Septiembre 2010
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Un buen diseño gráfico… • Supone: – márgenes amplios (1.25”) – 1.5 o doble espacio entre líneas – doble espacio entre párrafos – tamaño de letra que facilite lectura y reproducción del documento – utilización estratégica de recursos de estilo: • itálicas, negritas, subrayados, TIPOGRAFIA
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Un buen diseño gráfico… • Integra las tablas y gráficas principales con el texto que le hace referencia • Es sistemático y consistente en los títulos, numeración, estilos y tamaños de letra utilizados • Usa headers y footers para cada sección • No empalaga ni abruma al lector con excesos
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Un buen diseño gráfico… • • • • •
Se logra utilizando una computadora Y un procesador de palabras avanzado Creando hojas de estilo y templates Insertando gráficas (charts) e imágenes Todo ello para implementar el plan dirigido a reforzar el mensaje escrito con el diseño gráfico del documento.
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Estrategias para presentaciones orales de propuestas e informes
¿Para qué hacer presentaciones orales? • Asegurar que el público se exponga a los puntos principales del documento • Estimular estudio concienzudo posterior • Detectar y manejar objeciones
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Formato de la presentación oral • • • • • •
Título Agenda Trasfondo y objetivos Hallazgos Conclusiones e implicaciones Tablas/Gráficas de apoyo
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Estrategias de presentación • Contar una historia • Generar interés en el problema • Llevar al público por el proceso de conceptualización e investigación • Pero sin abrumarlos con detalles • Anticipar objeciones • Presentar propuesta o hallazgos Septiembre 2010
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Recursos para la presentación • El presentador – porte profesional – vestimenta atractiva y aceptable en el contexto del público y lugar del evento – conocedor del material – bien preparado – seguro de sí mismo Septiembre 2010
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Recursos para la presentación • Los recursos audiovisuales – refuerzan los puntos expresados por el presentador – proyectan profesionalismo
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Recursos para la presentación • Tecnologías – pizarra, dry erase, libreta grande – proyector de acetatos/slides 35mm – computadora portátil, proyector de computadora, DVD y TV
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Recursos para la presentación • Prepararse para contingencias – Tener equipo duplicado, si posible – Verificar infraestructura (electricidad, control de iluminación, sonido) – Llevar copia de la presentación en dos tecnologías (e.g., proyector computadora y acetatos o transparencias 35mm)
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Utilizaci贸n de tecnolog铆as para aumentar la efectividad de propuestas, informes y presentaciones orales
La computadora ayuda al investigador a • Buscar y manejar bibliografía • Procesar palabras • Diseñar Bancos de datos • Analizar estadísticas • Presentar resultados • Comunicarse con otros investigadores Septiembre 2010
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Servicios computarizados disponibles • • • • • •
Búsqueda de bibliografía Entrada y procesamiento de datos Análisis estadístico Producción de gráficas Desktop Publishing Presentaciones interactivas
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Conclusi贸n y evaluaci贸n
¿Cumplimos los objetivos? • Crear conciencia de la importancia de diseñar estratégicamente las propuestas y los informes • Ofrecer recomendaciones para mejorar la efectividad de estos documentos • Motivar a los presentes a implantar un nuevo método de trabajo
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Para m谩s informaci贸n Writing Proposals (2nd Edition) (Technical Communication) by Richard Johnson-Sheehan (2007) Proposal Planning & Writing: Third Edition (Grantselect) by Lynn E. Miner and Jeremy T. Miner (2003) How To Prepare A Dissertation Proposal: Suggestions For Students In Education And The Social And Behavioral Sciences by David R. Krathwohl and Nick L. Smith (2005) Persuasive Proposals and Presentations (Mcgrawhill Professional Education Series) by Heather Pierce (2004) Writing and Publishing Your Thesis, Dissertation, and Research: A Guide for Students in the Helping Professions by P. Paul Heppner and Mary J. Heppner (2003)
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Gracias por su atención. Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Catedrático Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras