Presentaciones Orales Efectivas Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Catedr谩tico CINF 6600: M茅todos de investigaci贸n aplicada al campo de la informaci贸n
En los próximos minutos… • Funciones y objetivos de las presentaciones orales • Componentes de la Presentación • Estrategias para crear y realizar presentaciones orales efectivas • Utilización de las tecnologías de la información para aumentar la efectividad de las presentaciones orales Septiembre 2010
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‌de las presentaciones orales
FUNCIONES Y OBJETIVOS
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Funciones y Objetivos Algunas mías… • Comunicar • Vender • Resumir • Educar • Reclutar • Entusiasmar
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Algunas aportadas por ustedes…
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Delivery
Producci贸n
Planificaci贸n
TRES COMPONENTES DE PRESENTACIONES Septiembre 2010
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Estrategias: Planificación • ¿A quién va dirigida? – Grupo • ¿Para qué? – Objetivo • ¿Qué? – Tema
• ¿Cómo? – Estilo– medios disponibles • ¿Cuándo? – Momento – situación • ¿Dónde? – Lugar
Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007) Septiembre 2010
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Estrategias: Planificación • ¿A quién va dirigida? – Hay que conocer el público – Características, Agendas, Cultura • ¿Para qué? – Objetivo(s) de la presentación – Resultados esperados • ¿Qué? – ¿Cuál es el contenido que tengo que comunicar? Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007) Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.
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Estrategias: Planificación • ¿Cómo? – Presentación oral asistida por computadora – Presentación independiente • ¿Cuándo? – Presentará en una reunión, clase, congreso • ¿Dónde? – Oficina, salón, auditorio Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007) Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.
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Estrategias: Planificación • Escribir primero los objetivos y resultados esperados • Desarrollar bosquejo a base de los objetivos • Asegurarse de cubrir en el bosquejo todas las dimensiones especificadas en los objetivos
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Estrategias: Planificación • Esquema de una presentación: Estrategia comunicación – Esqueleto: Idea central, finalidad de la presentación – Cuerpo: ideas integrantes de la idea principal, lo ideal es que se componga de tres partes: • Aperitivo • Plato fuerte • Postre
– Fantasía: un poco de adorno es útil • imágenes, anécdotas, elementos psicológicos Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007) Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.
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Estrategias: Planificación • Carne del esqueleto: Narraciones, ejemplos, en lo posible situaciones vividas • Sangre: sentimiento, lo que da calor al discurso, • El alma: lo que da vida al discurso, depende de la vida interior del expositor • Vestido: es el vocabulario (sencillo y simple) • Conclusión: preparar siempre el remate o aterrizaje final Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007) Septiembre 2010
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Estrategias: Producción Conceptos Aplicables
Elementos de Producción
• KISS Principle • Less is More • Cuando todo es importante… nada lo es • Enunciar vs. Escribir • Presentación vs. Ensayo
• Bosquejo de Contenido • Diseño
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• Background • Transiciones • Ilustraciones
• Enlaces • Internos • Externos • Opcionales
• Notas del Presentador
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Estrategias: Producción • Ser conciso, no breve, esa es la meta – Hacer que cada palabra cuente – Decir todo lo que se tiene que decir, evitando la verborrea – Evitar escribir en clave, no asumir que el lector entiende los conceptos – El primer borrador siempre es más extenso e incompleto; el segundo borrador es más completo y conciso Septiembre 2010
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Estrategias: Producción • Redactar oraciones cortas – 10-15 palabras o menos – Discutir sólo un pensamiento por oración – Evitar oraciones compuestas con múltiples cláusulas dependientes
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Estrategias: Producción • Leer el texto en voz alta para verificar su legibilidad • Darle el texto a leer –en voz alta– a personas ajenas al tema para asegurarse de la efectividad de la redacción • Edite la verborrea, inconsistencias, errores ortográficos y de selección de palabras
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Estrategias: Producción • Construir oraciones con verbos activos – La construcción pasiva requiere más palabras y es más débil que la activa – Iniciar los bullets con verbos activos – Evitar repetir los verbos en lista de bullets – Escribir en primera persona si la cultura institucional del lector lo permite
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Estrategias: Producción • Usar vocabulario sencillo y preciso – Eliminar ristras de adjetivos redundantes – Tener diccionario de sinónimos a la mano – Evitar lenguaje coloquial – Seleccionar adecuadamente los términos utilizados
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Estrategias: Producción • Seleccione el background más adecuado – Sencillo, elegante, profesional – Relacionado o compatible con el tema – Visualmente efectivo en el lugar de la presentación
• No recargue las pantallas! – No más de tres puntos principales
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Estrategias: Producción • Seleccione UNA transición básica para TODA la presentación – Varíe sólo para pantallas especiales – Cambie manualmente de pantalla
• Aplique animación automática para contenido de cada pantalla – Revele texto manualmente sólo para efectos especiales – Varíe con intencionalidad el layout de cada slide Septiembre 2010
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Estrategias: Producción • Añada gráficas con mesura e intencionalidad – No adorne por adornar – Ilustre y de énfasis: No distraiga al público
• Cuidado con los vídeos y animaciones, córralos en la PC que se usará en el evento y verifique bien • Use los sonidos lo mínimo posible y coordine acceso a consola de audio o micrófono Septiembre 2010
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Estrategias: Producción • Hipervínculos internos y externos • Puede crear pantallas de reserva en la misma presentación para llamarlas desde un enlace • Puede crear enlaces a recursos externos tales como: • • • •
Imágenes Screen shots Programas Websites: OJO, verificar conexión y acceso en el local • Crear hipervínculo a un screen shot o a un web archive local a modo de backup por si la conexión viva falla a última hora
• Organice TODOS los materiales en un cartapacio en el directorio de la presentación ANTES de crear los enlaces Septiembre 2010
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Estrategias: Producción • Mejores Prácticas en PowerPoint… – Prepare primero el slide master • Idioma, animaciones, logos
– Defina Headers y Footers en la presentación – Sobre los handouts • Póngale su propio header y footer – Identifique con nombre, título y advertencia de ©
• Numere las pantallas • Imprima en pure black and white Septiembre 2010
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Estrategias: Delivery • El gran papel del presentador – El presentador ES la clave; la PPT es sólo un refuerzo
• La variable tecnológica – La PC correcta, con el proyector apropiado, en la superficie idónea, con la iluminación atractiva, en el salón adecuado y con el buen sonido
• Esclavos del tiempo • ¿Recordarán y citarán mi presentación? Septiembre 2010
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Estrategias: Delivery • El presentador • Porte profesional • Vestimenta atractiva y aceptable en el contexto del público y lugar del evento • Conocedor del material • Bien preparado • Seguro de sí mismo • Sin guindalejos… Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.
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Estrategias: Delivery • Reglas de oro del expositor: – Se proyecta erguido pero sin rigidez – No usa ademanes groseros, palabras altisonantes o mirados inquisidoras – Tiene la mirada tranquila, sin demostrar inseguridad/miedo
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Estrategias: Delivery • Reglas de oro del expositor: – Cuidadoso con los movimientos, flexibles y naturales – No camina de un lado para el otro, se desplaza con discreción e intencionalidad – Procura que sus movimientos sean congruentes con lo que dice
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Estrategias: Delivery • El Presentador efectivo demuestra: – Afabilidad y sentido del humor – Estilo oral seguro y persuasivo • Domina la enunciación y la pronunciación para asegurarse de que el mensaje clave se entiende • Usa las “pausas dramáticas” y la inflexión de voz
– Usa lenguaje corporal para compenetrarse con la audiencia y mantener su interés • Vive y “actúa” su presentación • Ilustra y provee énfasis con las manos y el cuerpo Septiembre 2010
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Estrategias: Delivery • El Presentador efectivo demuestra: • Aplica técnicas de interactuación para controlar la audiencia • Miradas • Diálogos • Encuestas
• Ejerce control profesional de los nervios cuando habla en público y sobre todo cuando surgen contratiempos • Respiración • Confianza • Improvisación Septiembre 2010
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Estrategias: Delivery • Durante la presentación tenga a la mano: – Una libreta para anotar preguntas – Un vaso de agua – Reloj o Timer – Recursos de Ilustración – Laser Pointer – Backup! • Copia impresa de la presentación y notas del presentador • Copia de la presentación en un pen drive y en Dropbox Septiembre 2010
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… La PC correcta, con el proyector apropiado, en la superficie idónea, con iluminación efectiva, en el salón adecuado y con el buen sonido
LA VARIABLE TECNOLÓGICA
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La variable tecnológica • Los recursos audiovisuales – refuerzan los puntos expresados por el presentador – proyectan profesionalismo
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La variable tecnológica • La PC correcta • La mejor PC para presentar es la propia, donde preparó y verificó la presentación • La Tablet PC es la opción idónea para presentaciones • Mayor flexibilidad y capacidad de interacción
• Una laptop regular con buena velocidad, pantalla y batería son una segunda opción adecuada
• Con los accesorios adecuados • Wireless Mouse o Wireless Presenter con laser pointer y timer Septiembre 2010
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La variable Tecnológica • El proyector apropiado • El mejor es el propio, probado con la PC a usarse • De 2,000 lúmenes o más, corrección de ángulo (keystone) • Resolución mínima recomendada: XGA (1024 x 768)
• La superficie idónea • Las paredes son malas pantallas • La pantalla de proyección debe ser del tamaño adecuado • Seleccione un tamaño de pantalla/proyección adecuado para las dimensiones del salón
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La variable tecnológica • El salón adecuado • Right-size-it • Espacio suficiente para ubicar al presentador y a la pantalla, donde todos vean bien y no bloquee uno a la otra
• Iluminación efectiva • El presentador debe verse bien pero la luz no debe “lavar” la proyección
• Con buen sonido (de ser necesario) • Micrófono inalámbrico, de ser posible, para el presentador • Amplificación de calidad para la PC Septiembre 2010
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La variable tecnológica • Mejores prácticas en el uso de tecnología… – Conéctese a la electricidad para su presentación, no dependa de batería – Corra su laptop en el setting de “High Performance” – En Power Point, elija Menu: Slide Show/ Set Up Slide Show/Performance “Use hardware graphics acceleration” para mejor rendimiento de las transiciones, multimedios y efectos Septiembre 2010
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La variable tecnológica • Otras tecnologías complementarias – – – –
Pizarra o dry erase Papelógrafo SmartBoard DVD Player y Monitor
• Y otra muy importante – ¡Libreta y bolígrafo! Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.
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La variable tecnológica • Prepárese para contingencias • Tenga equipo duplicado, si posible • Verifique infraestructura ANTES de la presentación (electricidad, control de iluminación, sonido) • Lleve su propia extensión eléctrica, cable extensión VGA, pequeño sistema amplificación de audio, wireless mouse, laser pointer, timer
• Lleve copia de la presentación en al menos dos medios y en más de una versión para mayor compatibilidad (e.g., disco duro, pen drive, Dropbox; PowerPoint 2007, PowerPoint 2003, PDF) Septiembre 2010
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Evaluando una presentación… • Con instrumentos de precisión – – – – – –
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Babómetro Charrómetro Cafretómetro Aburridómetro Nerviosómetro Mediocrenómetro
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Presentaciones Orales Efectivas
RESUMEN
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Para presentaciones orales efectivas • Planifique estratégicamente sus presentaciones • Estructure la presentación de acuerdo a objetivos • Construya su presentación con intencionalidad, elegancia, consistencia y sencillez Septiembre 2010
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Para presentaciones orales efectivas • El presentador es la clave de la entrega del mensaje • Use todos los recursos y tecnologías que contribuyan a comunicar el mensaje (y no use los que no) • Anticipe y tenga un plan de contingencia
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Referencias e información adicional • • • • •
Finkelstein, Ellen (2003). How to do everything with Microsoft Office PowerPoint 2003. New York: McGraw-Hill/Osborne. http://www.slideshare.net/schuschny/clase-13-presentaciones-oralesefectivas/ Westberg, Jane ; Organización Panamerica de la Salud ; Jason, Hilliard (1996). Cómo hacer Presentaciones efectivas. Sugerencias para hacer presentaciones orales efectivas. http://ccp.ucr.ac.cr/cursos/decisiones/contenido/pres141.ppt 108 Consejos para presentaciones efectivas. Asociación para la conservación del patrimonio cultural de las Américas (1999) Boletin 9:1.
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Gracias por su atención. Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Catedrático Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras