Diseño e implantación rápida de un ECM by Eliut D. Flores-Caraballo

Taller Diseño e implantación rápida de un ECM para una empresa de ingeniería/arquitectura usando herramientas de código abierto Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información eliut.flores@upr.edu / 787 249 4444 Facultad de Ingeniería y Arquitectura (FIA) / USMP 17 de agosto de 2010

Una nueva manera de operar ¿Qué cambios han ocurrido en nuestras oficinas que dan paso a que repensemos cómo debemos archivar ahora?

23/abril/2010

Dialoguemos sobre… Cultura de papel Nuevas tecnologías = ¿Nuevas perspectivas? La organización como ente virtual Desprendimiento del expediente de papel

23/abril/2010

Dialoguemos sobreâ&#x20AC;Ś TecnologĂas del conocimiento Competencias individuales y conocimiento colectivo Nuevo paradigma operacional de la oficina digital Procedimiento simplificado para implantar ECM

ÂŠ Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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La cultura corporativa de papel persiste Demasiadas oficinas se mueven alrededor de formularios de papel y de firmas en tinta Usamos las computadoras como maquinillas glorificadas Los recursos electr贸nicos se usan inconsistentemente y sin visi贸n estrat茅gica

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La cultura de papel persiste Rediseñamos procesos sin incorporar nuevas tecnologías para simplificarlos y automatizarlos Olvidamos actualizar los reglamentos y las leyes para adecuarlos al nuevo contexto tecnológico Invertimos costosos recursos en una infraestructura de papel improductiva y lenta Sub-utilizamos la tecnología en la oficina © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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¿Administración de Documentos? ¿Te has preguntado?: ¿Cómo puedo guardar toda la información en un solo lugar? ¿De qué manera puedo administrarla efectivamente?

¿Dónde está la información que necesito… ahora?

¿Cómo puedo añadir valor y productividad? Costos

Lento

No Actualizado

Errores

Usuarios y Clientes Insatisfechos

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Nuevas tecnologías = ¿Nuevas perspectivas? Aprendamos a… Pensar digital Identificar estrategias tecnológicas para resolver problemas

Diseñar digital Crear bases de datos y sistemas para atender necesidades

Ejecutar digitalmente Adquirir las destrezas personales y colectivas para ejercer digitalmente © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Nuevas tecnologías = ¿Nuevas perspectivas? ¿Implantamos nuevas tecnologías usando viejas ideas? Controles excesivos Exigimos autorizaciones firmadas en papel Filtros jerárquicos vs. Comunicación horizontal Limitamos la colaboración Dependemos de reuniones presenciales

¿Le sacamos partido al potencial de las tecnologías? © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Nuevas tecnologías = ¿Nuevas perspectivas? Reinventar la oficina usando las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) Modernizar nuestras comunicaciones eMail, Chat, Foros, Wikies, Portales

Automatizar procedimientos Workflows con Firmas Digitales, ERPs, Business Intelligence Delegar autoridad aplicando reglas automáticas

Crear expedientes virtuales Sistema Computarizado para Manejo de Contenido (ECM) © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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ECM: Expediente Único

Cedulas de Identidad Declaraciones Pasaportes Visas Garantías Otorgadas Información Interna

Identificar el documento y autoindexar Simulaciones Cliente: Rodrigo Seguel Evaluaciones Antecedentes Jurídicos Antecedentes Económicos Base Antecedentes Financieros Créditos de Consumo Documental Créditos Hipotecarios © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Créditos Comerciales

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ECM: M贸dulos de la Soluci贸n

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ECM: Formularios Electrónicos Marco legal Seguridad Integración

 “80% de los documentos de negocio son formularios”  “Las empresas están buscando facilitadores electrónicos para sus procesos, no meros formularios web”  “El verdadero valor de los formularios electrónicos estriba en su habilidad para reducir la burocracia asociada con los formularios de papel”

Captura Datos Documentos Estáticos

- Citado de Gartner

Regidos por reglas de negocio dinámicas © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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ECM: Formularios Electr贸nicos Capa Presentaci贸n (Exactamente Igual al Papel) L贸gica del Negocio (local o workflow) Datos (XForms, XML Schemas)

Archivos Relacionados (MS Office, Videos, Faxes) 漏 Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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ECM: Búsqueda & Recuperación  Búsquedas parametrizadas  Acceso controlado por tipo de usuario  Acceso instantáneo y global

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ECM: Búsqueda & Recuperación  Resultados agregados  Visualización en pantalla de  Listas  Documentos  Informes  Imágenes

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ECM: Workflows

Work Node Collection Point Business Application SubProcess Decision Point Split/J oin Start/ End Connector

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ECM: Arquitectura Captura

Office Docs

Scan Central

Catalogaci贸n

Almacenamiento

Images Metadata Model Import Index scripts

Content Manager Portal Server

Documents

Digital Images

DBProcedures

Scan CM API (Java, C++, WebSvcs) Distributed

Reports COLD

Distribuci贸n

Storage Manager

Web Page Application Server

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Cliente

ECM: Arquitectura Contenido

Logica

Resources

Correo Electr贸nico

Office Docs

Scan Centralizado y Distribu铆do

Resources Reportes COLD

Accesos Intranet Extranet Internet

Digital Images Aplicaci贸n Negocio

SAN

Base Documental

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Visualizar la organización como ente virtual Hoy día tenemos disponible la tecnología para trabajar… En cualquier lugar A toda hora Con todos nuestros expedientes y recursos En colaboración con personas del mundo entero

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Visualizar la organización como ente virtual La organización virtual requiere acceso electrónico instantáneo a todos sus recursos El archivo de papel es un obstáculo Los procesos manuales son incompatibles

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Desprendernos del expediente de papel y del proceso manual Es más un asunto de cambiar reglamentos, normas y actitudes que de superar barreras tecnológicas Si calculáramos el costo e ineficiencia del proceso manual, pronto adoptaríamos el digital Perspectiva Zen de la oficina moderna: Ser uno con el proceso y con el flujo de la información Adam, Azad (2008). Implementing electronic document and record management systems. New York: Auerbach Publications. © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Desprendernos del expediente de papel y del proceso manual Existen otros grandes obstáculos Cultural organizacional Pobres destrezas de información y de computación en la fuerza laboral Falta de visión y de conocimientos tecnológicos en la alta y media gerencia Pobre infraestructura tecnológica

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Desprendernos del expediente de papel y del proceso manual Los expedientes digitales unificados proveen beneficios Mayor eficiencia y efectividad Facilitan la producción de conocimiento y el manejo de la información Grandes economías operacionales Operación amigable con el ambiente Mayor seguridad

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Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura básica Redes de telefonía, videconferencia y datos vía IP Computadoras físicas o virtuales (VDI) Acceso de banda ancha a Internet Programas de productividad

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Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura avanzada Comunicación electrónica Manejo electrónico de documentos Formularios electrónicos Flujos computarizados de procesos Portales de colaboración, conocimiento y autoservicio

Editado por Andrew Cox. (2006). Portals: people, processes and technology. London: Facet. © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Implantar las tecnologías del conocimiento Restructuración organizacional CIO vs. CKO vs. Consultor externo Chief Information Officer vs. Chief Knowledge Officer vs. Outsourcing

Comunidades de práctica Procesos para producción y validación de conocimiento Mapas de conocimiento y Directorios de Expertos Organización distribuida globalmente Valhondo, D. (2003). Gestión del conocimiento: del mito a la realidad. Díaz de Santos: Madrid © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Mapas de conocimiento

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Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura para manejo electrónico de documentos Plataforma Comercial o de Código Abierto para Manejo Electrónico de Contenido (Enterprise Content Management, ECM) Creación electrónica de documentos y digitalización Políticas de Indización, Retención y Disposición Adopción de formularios electrónicos Validación de firmas digitales © Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura para manejo electrónico de documentos El ECM transforma el archivo de expedientes en una base de datos para manejar todos los documentos y objetos digitales Crea un repositorio electrónico seguro Usa metadatos (categorías, clasificaciones y taxonomías) para Describir cada documento Armar expedientes virtuales Arlene G. Taylor & Daniel N. Joudrey. (2009). The Organization of Information. (3rd. E.). Westport, Connecticut : Libraries Unlimited.

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Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura para manejo electrónico de documentos Implanta controles para hacer cumplir las políticas de Retención y Disposición Controla versiones

Adrian Brown. (2006). Archiving Websites: a practical guide for information management professionals. London: Facet.

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Implantar las tecnologías del conocimiento Infraestructura para manejo electrónico de documentos Automatiza los procesos de revisión y aprobación de documentos Recurso para preservación digital de los récords Maneja electrónicamente el Ciclo de Vida de los documentos: Desde el borrador hasta su terminación

Adrian Brown. Archiving Websites, a Practical Guide for Information Management Professionals.

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Ciclo de Vida del Documento • Fin al debate entre Administradores de Documentos y Archiveros • Privacidad del Borrador • Protección del Récord • Automatización de Políticas And the last shall be first: Recordkeeping policies and the NII Hedstrom, Margaret; Wallace, David Journal of the American Society for Information Science; Apr 1, 1999; 50, 4

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Implantar las tecnologías del conocimiento Extensión del manejo electrónico de documentos a los procesos de negocio Creación de expedientes digitales unificados Existen algunos estándares de metadatos Dublin Core para documentos bibliográficos, eGMS para documentos gubernamentales digitales del Gobierno del Reino Unido, el ISAD (G) y el EAD para documentos de archivo y el TEI (Text Encoding Initiative) para recursos de las humanidades y las ciencias sociales G. G. Chowdhury & Sudatta Chowdhury. (2007). Organizing Information: from the shelf to the web. London: Facet.

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Implantar las tecnologías del conocimiento Desarrollo de flujos computarizados de trabajo (workflows) Conexión a sistemas transaccionales (ERP) Integración a portales de colaboración y autoservicio

G. G. Chowdhury y Sudatta Chowdhury. Organizing Information From the Shelf to the Web.

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Competencias individuales & Conocimiento colectivo Agenda personal de mejoramiento Destrezas tecnológicas Conocimiento sobre ECM y estrategias de metadatos Uso y manejo de recursos de datos e información Estrategias de colaboración

¿Cuál es tu agenda de transformación personal? Reflexiona y dialoguemos… Muriel Foulonneau & Jenn Riley. (2008). Metadata for Digital Resources: implementation, systems design and interoperability. Oxford: Chandos.

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Competencias individuales y Conocimiento colectivo Agenda organizacional de mejoramiento Evolución de la cultura organizacional Desarrollo sistemático del capital Intelectual Relacional Estructural

Incorporación de procesos para producción de conocimiento

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Demostraci贸n Repositorio EGCTI Proyecto University of Tennessee Knoxville 漏 Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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¿Cuán valioso sería un ECM…? Para su organización Para sus clientes 23/abril/2010

Creación de un ECM Para una empresa de ingeniería o arquitectura 23/abril/2010

Componentes del Proyecto de ECM

Adaptado de: Asprey, Len y Michael Middleton (2003). Integrative Document & Content Management: Strategies for exploiting enterprise knowledge. London: Idea Group Publishing. ÂŠ Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Procedimiento simplificado Defina el alcance del proyecto Individual Departamental Organizacional Inter-organizacional

ÂŠ Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Procedimiento simplificado Clarifique el compromiso y la disponibilidad de recursos ¿Se ha identificado el ECM como proyecto estratégico? ¿Se trata de un proyecto demostrativo o nuevo estándar? ¿Amarró el apoyo de un campeón en la alta gerencia? ¿Qué presupuesto le asignaron para el proyecto? ¿Qué personal le asignaron?

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Procedimiento simplificado Defina la estrategia a seguir Proyecto diseĂąado y montado por personal interno Desarrollo mixto: Consultor externos y personal TI interno

Outsourcing: Consultor externo diseĂąa y ejecuta

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Procedimiento simplificado Asigne grupo de trabajo interno/externo Comité del proyecto de ECM Campeón del proyecto Director técnico Gerente de proyecto

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Procedimiento simplificado Asigne grupo de trabajo interno/externo Equipo de trabajo para la implantación del proyecto Analistas de información y procesos de negocio Manejadores de récords, archiveros (o bibliotecarios) Consultores de procesos Consultores para la implantación del SMC

Desarrolle Plan de Proyecto

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Procedimiento simplificado Estudie necesidades, políticas, requisitos reglamentarios y analice situación del archivo físico Ejemplo Evaluación Administración de Terrenos de PR

Desarrolle Diseño Conceptual Ejemplo Diseño Administración de Terrenos de PR Plantilla

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Procedimiento simplificado Decida estrategia de software C贸digo abierto Comercial

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Procedimiento simplificado Determine los módulos a instalar a corto y mediano plazo Manejo de contenido Manejo de récords Archivo de correo electrónico Formularios electrónicos inteligentes COLD/Interfase con ERP

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Procedimiento simplificado Decida su estrategia de infraestructura Servidores y almacenamiento interno Servicio hosted DigitalizaciĂłn Interna: centralizada y/o distribuida Externa: en sitio o remota

PCs fĂsicas o virtuales

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Procedimiento simplificado REDACTE Diseño Técnico Valídelo contra el diseño conceptual

Desarrolle aplicación Valídela contra los diseños conceptual y técnico Ejecute piloto, evalúe resultado y corrija deficiencias

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Procedimiento simplificado Implante el nuevo sistema para manejo de contenido Adiestre personal y ponga en producci贸n escalonada Desarrolle y ejecute estrategias para Manejo de Cambio Monitoree utilizaci贸n y evite duplicidad de procesos Expanda al resto de la organizaci贸n

漏 Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

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Procedimiento simplificado Documente el Retorno De Inversión (ROI, en inglés) Economía en papel, impresión y archivo Eficiencia procesal Aumento de transacciones Satisfacción de los clientes

Efectividad de cumplimiento y administración expedientes

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Procedimiento simplificado ¡Proyecte al futuro! Expansión del sistema a otros procesos/dependencias Incorporación de flujos de trabajo (workflows) Incorporación de otros módulos

23/abril/2010

Diseño Conceptual Si pudiera diseñar un ECM para… 23/abril/2010

¿Qué saqué de este Taller? Llegó la hora de evaluar… 23/abril/2010

Diseño e implantación rápida de un ECM para una empresa de ingeniería/arquitectura usando herramientas de código abierto Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información eliut.flores@upr.edu / 787 249 4444 FIA/USMP agosto de 2010

Otros comentarios Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información eliut.flores@upr.edu / 787 249 4444 23/abril/2010