Universidad Privada «Juan Mejía Baca» Carrera Profesional Administración Hotelera, y Gastronomía Carrera Profesional dede Administración, Hotelera,Turismo, Turismo,Ecoturismo Ecoturismo y Gastronomía
S E S I O N N° 02
FUNCIONES, ELEMENTOS Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
PROPÓSITO ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN CIENCIA Y ARTE
CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.
DE
LA
DOCENTE: EMMA RAMOS FARROÑÁN eramos@umb.edu.pe
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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
En la actualidad la administración de empresas se divide para su estudio en cuatro funciones (actividades ejecutadas por los administradores en el ejercicio de sus cargos):
la planeación,
la organización,
la dirección y
el control.
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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Henry Fayol, estableció en su teoría cinco funciones administrativas:
la planeación,
la organización,
la coordinación,
la dirección y
el control.
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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Por su parte, Harold Koontz, señaló como funciones de la administración:
la planeación,
la organización,
la integración del recurso humano,
la dirección y
el control.
Las funciones de la administración interrelacionadas y son interdependientes.
están
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PLANEACIÓN
Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollas las actividades que permitan alcanzarlos.
Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización.
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PLANEACIÓN
Son algunas actividades de planeación:
El análisis de las situaciones actuales.
La anticipación al futuro.
La determinación de objetivos.
La decisión del tipo de actividades.
La elección de estrategias corporativas y de negocio.
La determinación de los recursos necesarios para lograr las metas de la organización.
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PLANEACIÓN
¿Qué se va a planear?
Aquí se realizan los planes para dar a la empresa objetivos y conocimientos con el fin de alcanzarlos.
Da respuesta a:
¿Qué hacer?
¿Cuándo hacerlo?
¿Dónde hacerlo?
¿Cómo hacerlo?
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ORGANIZACIÓN
Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes.
Esta función determina:
las actividades por realizar,
cómo se agruparán,
quién las desempeñará y
señala claramente los puestos y jerarquías dentro de la organización.
las
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ORGANIZACIÓN
Una empresa no logrará sus objetivos si sus recursos no se manejan con base en una organización eficiente.
Son algunas actividades de organización:
Atraer gente a la organización.
Especificar las responsabilidades del puesto.
Agrupar tareas en unidades de trabajo.
Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones.
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DIRECCIÓN
La dirección incluye
La motivación,
El liderazgo,
La selección canales comunicación efectivos y
La negociación y manejo de conflictos.
de
los de más
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DIRECCIÓN Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización.
La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente para orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la organización.
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CONTROL
El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir las desviaciones encontradas.
Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan.
Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.
El control asegura el cumplimiento de las metas.
Entre las actividades de control se cuentan:
Supervisar el desarrollo de las personas y las áreas recopilando datos de su desempeño.
Proporcionar retroalimentación.
Identificar problemas de desempeño y corregirlos.
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ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
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EFICIENCIA Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo productos". Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:
Logramos incrementar la cantidad de productos obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados.
Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado.
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EFICACIA Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido. Estos dos conceptos están muy interrelacionados ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un modelo, de un administrador, etc.., estará íntimamente unida a la necesidad de ser o no eficiente.
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EFICACIA El ideal de este desempeño debe centrarse en ser eficaces de la forma más eficiente posible. Nos preguntábamos si podríamos ser eficientes sin ser eficaces. La repuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas.
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PRODUCTIVIDAD Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida consideración de la calidad. Se puede mejorar la productividad : 1. Al acrecentar la producción (resultados) con los mismos insumos 2. Al disminuir los insumos manteniendo la misma producción. 3. Al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo favorable. La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional.
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COORDINACIÓN DE RECURSOS La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, éstos son elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de recursos: - Recursos materiales Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.
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Recursos técnicos Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos, organigramas, instructivos, etc.
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- RECURSOS HUMANOS
No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.
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GRUPO SOCIAL Este elemento es de gran importancia porque sin él no se puede dar la administración. La administración siempre se da dentro de un grupo social, entendiéndose por grupo social, grupo de personas, empresas, instituciones….., que de alguna forma comparten los mismos objetivos.
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OBJETIVO
La administración siempre esta enfocada a lograr fines o resultados. En ocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el
es satisfacer necesidades y como por ende o como fin obtener utilidades o beneficios. objetivo de los administradores de negocios
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OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
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Los objetivos de la administración se pueden resumir de la siguiente manera:
Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.
Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla
Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
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PROPÓSITO DE LA ADMINISTRACIÓN
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Es la optimización de los recursos con los que cuenta la organización, a través del uso adecuado de los mismos; utilizando una serie de técnicas que le permitan alcanzar los objetivos propuestos.
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ADMINISTRACIÓN ¿CIENCIA, ARTE, TÉCNICA?
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Debate
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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
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Se basa su importancia a partir de los siguientes hechos:
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La administración puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria.
Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.
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En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían actuar.
Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, porque al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc
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La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.
Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la administración es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.
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C A R ACT E R Í S T I C A S D E L A A D M I N I S T R ACI Ó N
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Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc.
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Su especificidad. A pesar que la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de distinta índole, el elemento administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador.
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Su unidad temporal: Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo instante de la operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico.
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Su unidad jerárquica. Todos los que poseen carácter de jefes en un organismo social, participan en diversos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una organización forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente, hasta el último supervisor.
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Valor instrumental: La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
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Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
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Interdisciplinariedad: La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.
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Flexibilidad: Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
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Trabajo en equipo