Carrera Profesional de Administración Hotelera y Ecoturismo
FERIAS
Docente: Emma Ramos Farroñán eramos@umb.edu.pe
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La preparación de un evento es compleja y su naturaleza y duración condicionarán o determinarán, sin duda su organización. Cada nueva edición del mismo será un reflejo de los logros alcanzados desde la edición anterior y un compromiso de futuro y de comunidad, todo ello de la mano de unos anfitriones que se constituirán como comité organizador del evento y que serán responsables de conseguir los objetivos que se han marcado.
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¿Por
qué? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cómo alcanzar el objetivo?
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¿Quién debería asistir?
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¿Cuándo?
Planificar las fechas clave Fecha tentativa Planificar el tiempo Duración del evento
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¿QUIENES SOMOS? Preguntas
fundamentales
para
averiguar
nuestra
capacidad económica, humana, técnica y operativa para alcanzar el éxito. ¿Tenemos capacidad para desarrollar el evento? ¿Disponemos de un equipo humano de colaboradores? ¿ Tenemos tiempo suficiente? ¿Tenemos conocimiento sobre el tema? ¿Es solucionable el aspecto económico? ¿podremos? fecha de celebración ¿Hay tiempo suficiente? ¿Tenemos otra actividad importante en esas fechas?
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Duración ¿Cuánto va a durar la actividad? ¿Todos los que intervienen (colaboradores) disponen de ese tiempo? Lugar o Recinto ¿Existen compromisos anteriores en esas fechas? ¿Reúne los requisitos mínimos para la celebración? ¿Es seguro? ¿Tiene la capacidad suficiente? Medios ¿Podemos
disponer
de
medios
económicos
suficientes? ¿Tenemos capacidad de contratación de personas o empresas?
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1. Materiales de Oficina: Es necesario contar con algunos insumos esenciales para empezar nuestro trabajo, tales como: Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra información y borradores en orden. Insumos: como: archivadores, carpetas, hojas de diferentes tamaños, plumones, una pizarra, lápices, etc. Un
computador:
podremos
elaborar
planes,
estadísticas,
presentaciones y; envío y recepción de mail. Una línea telefónica: Para solicitar una entrevista o pedir una cotización, el teléfono se hace una necesidad laboral. Documentación y presentación: tarjetas de presentación, cartas y presentaciones en sistemas digitales, siendo lo más fácil en el uso común, presentaciones en Power Point. UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD PARTICIPATIVA PARTICIPATIVA Y Y EMPRENDEDORA EMPRENDEDORA CON CON VISIÓN VISIÓN EMPRESARIAL EMPRESARIAL Y Y RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL SOCIAL
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2. Equipo Humano: Con cuantas personas contamos para el desarrollo de nuestro proyecto
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3. Plan de Trabajo: Es sinónimo de especificar cada función de los integrantes estables de la Organización del evento, que lleve a un orden en cada actividad a desarrollar. Pudiendo dividir en etapas, las diferentes tareas. Siendo un documento netamente interno, lo podemos adaptar cada vez que requerimos. Pero, para un documento que sería presentado a un auspiciador o entidad patrocinadora, debemos dejar en claro las actividades y no adaptarlas en el desarrollo de la actividad.
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4. Cronograma El Diagrama de Gantt consiste en una matriz de doble entrada en la que se anotan en las líneas filas, las diferentes actividades que componen un programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarán esas actividades. Una barra horizontal frente a cada actividad, representa el período de duración de la misma. La longitud de la barra indica las unidades de tiempo, señalando la fecha de inicio y la fecha de finalización de la actividad. Proceso de construcción del Diagrama de Gantt Listado y ordenamiento de actividades. El primer paso consiste en establecer la lista de actividades ordenadas según han de ser ejecutadas.
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4. Cronograma Estimación del tiempo de duración de cada actividad. Deberá estimarse el período que lleva cada actividad para su realización. Como la ejecución de las actividades incluye dos variables estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se debe tener presente la real disponibilidad de recursos humanos, materiales, financieros, etc. y la posibilidad de desarrollar la actividad en el tiempo previsto; por lo que se estaría construyendo un calendario operativo. Construcción del gráfico. En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico teniendo presente el calendario operativo, construyendo barras horizontales cuya longitud representa la duración en el tiempo de cada actividad indicada. La mínima unidad de tiempo en este gráfico es la semana.
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5. Análisis Estadístico La idea central, es reunir información relevante sobre inversión publicitaria en eventos, para que nos ayude a la hora de hacer presentaciones a los posibles auspiciadores, presentando gráficos y estadísticas sobre la evolución de la participación de cada marca en los eventos.
6. Estudios Geográficos y Demográficos Estos estudios, implican visitas a terreno, toma de muestras, planos, diseño de altimetrías del terreno que utilizaremos para el evento; Cantidad de población existente en la zona del evento, para analizar de que tipo de campaña de difusión realizaremos para que asistan al evento y así tener más publico, el cual beneficia en el valor por contacto para el cliente.
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7. Plan de Marketing y Presentación Es necesario realizar un plan de marketing, el cual nos ayude a la difusión y una presentación atrayente de nuestro evento, diseñando una imagen corporativa, que inyecte una visión de empresa a nuestro proyecto, lo cual nos ayuda para ser presentado como un evento profesional. Tomando todos los puntos necesarios a la hora de hacer un plan de marketing lo podemos resumir en las siguientes tareas por desarrollar: IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo con un diseño moderno y atrayente. DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, diseñar nuestras tarjetas de presentación, crear una presentación digital tomando en cuenta los puntos esenciales del evento; esta puede ser diseñada en Power Point.
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La presentación para la búsqueda de auspiciadores debe reflejar, el sentido del evento, la cantidad posible de público asistente, que tipo de campaña realizaremos para difundir el evento, a que grupo social esta dirigido el evento, el posible retorno publicitario que dispondrá el auspiciador, y todo lo podemos reforzar con fotografías. Para el posible auspiciador, la idea es realizar un proyecto rápido de leer y entender, sin mucho texto, con imágenes que grafiquen lo que ofrecemos en retorno publicitario. Como resumen podemos decir que el auspiciador busca retorno publicitario y que la inversión este ligada al valor por contacto. UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD PARTICIPATIVA PARTICIPATIVA Y Y EMPRENDEDORA EMPRENDEDORA CON CON VISIÓN VISIÓN EMPRESARIAL EMPRESARIAL Y Y RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL SOCIAL
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8. Materiales para el desarrollo del espectáculo
Todo material e insumo necesario para la realización del evento, tales como, sistema de audio, personal, montaje de escenarios, marcaje de cancha o circuitos, documentación, arriendo de vehículos , etc. Si es necesario revisar la lista de nuestros requerimientos, lo haremos revisando cada punto minuciosamente, para que no queden detalles en el tintero.
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9. Convenios y Permisos Mientras trabajamos en la planificación del evento es necesario el cursar los permisos con las entidades gubernamentales, para asegurar la realización del evento. Podemos realizar convenios con diferentes departamentos del Estado que estén ligado directamente, para solicitar permiso, apoyo en la gestión de la búsqueda de auspicio e implementación necesaria.
10. Patrocinios y Auspicios El solicitar un patrocinio, nos implica que la entidad nos apoyara y nos dará su nombre para realzar la actividad, no implicando una inversión económica para éste.
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Elec ción del l cele ugar brac para ión d la el ev ento
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Requisitos específicos
Presupuesto Consideraciones geográficas Dimensiones del local Instalaciones adicionales se van a necesitar Temas relacionados con el medio ambiente
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Búsqueda del local
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Fuentes de información Internet
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¿Qué tipo de locales?
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Debemos decidir donde se va a celebrar el evento. Si hay una gran tradición establecida por ejemplo en el caso de congresos si existen congresos previos, la toma de esta decisión no será más que un formalismo. No obstante, se puede elegir entre un centro de convenciones, un hotel donde se puedan celebrar este tipo de acontecimientos a una universidad.
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Un hotel
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Ventajas.- Los hoteles preparados para la celebración de este tipo de eventos siempre son seleccionados para congresos de tipo medio o pequeño, aunque algunos habilitan zonas para congresos mayores. Los servicios de estos hoteles son a menudo lujosos y muy confortables, especialmente aquéllos en los que la oficina de la organización tiene allí su sede. El personal de éstos suele estar muy calificado, por lo tanto, se puede esperar un buen servicio no sólo para los participantes sino también para el comité. Esta plantilla está entrenada en gestión profesional y flexibilidad, lo cual significa que serán atentos con las necesidades del congreso así como con las demandas individuales de los participantes.
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ción
de l l u ga r p del e ara la c e le b ve nt ració o
- Desventajas.- No a todos los comités les agrada la atmósfera de un hotel para un evento, ya que, en muchos casos no están dotados de equipamiento de vanguardia y el comité deben traer ese equipamiento de distribuidores externos. Las reuniones generalmente carecen de un techo elevado para ubicar pantallas gigantes y estas son requeridas, y existe un control insuficiente sobre el sistema de iluminación para responder a las necesidades de proyección. Para mantener la alta calidad de comida y bebida, los precios de estos son, normalmente, más altos que en un centro de convenciones.
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Una Universidad
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- Ventajas.- Los servicios de la universidad en el caso de los congresos suelen estar disponibles a precios más bajos y en algunos casos son gratuitos, con el precio de la comida y la bebida inferiores.
- Desventajas.- A menudo las universidades se localizan en el extrarradio de las ciudades o lejos del entorno de los hoteles elegidos, lo que encarecen el transporte de los congresistas. Al no ser sede de congresos, no siempre reúnen las condiciones técnicas adecuadas y en numerosas ocasiones carecen de la infraestructura y
servicios necesarios para el buen desarrollo del congreso, así
como del equipo humano adecuado para dar soporte a la organización y garantizar el buen funcionamiento del evento.
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Inspección del lugar Con la inspección del lugar se espera obtener los datos siguientes: - Condición general de los hoteles y auditorios. - Alojamiento y servicios, número y tipo de salas, ventajas que se ofrecen, estado del mobiliario y de la decoración, servicio de alimentos, manejo de recepción y registro, trato personal, etc. - Número, tamaño y tipo de las alas de juntas, a fin de comprobar si están bien equipadas para la proyección de audiovisuales, si existen elementos fuera del salón capaces de distraer la atención de los oyentes, etc. - Lugar de exhibiciones - Facilidades de transporte frecuente - Las instalaciones, el equipo y los servicios deben valorarse en términos de lo que la sala de convenciones o palacio de congresos proporciona y la disponibilidad de recursos en caso de que se necesiten otros materiales. - Investigar posibles planes de renovación o expansión de las instalaciones y los servicios.
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También será necesario informarse de los datos relativos a los siguientes requerimientos: - Alojamiento 1.- Número de habitaciones disponibles. 2.- Clasificación por tipo. 3.- Horario de llegadas y salidas. 4.- Servicios del hotel. - Horario general: - Requerimientos de espacios: 1.- Salas de juntas. 2.- Espacio para exhibiciones. 3.- Áreas de servicios. 4.- Registro. 5.- Servicios varios. 6.- Estacionamiento o área pública destinada a los servicios de transporte. - Requerimientos de servicio. 1.- Borrador del programa. 2.- Instalaciones. 3.- Equipo. 4.- Servicios.
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El trabajo del equipo
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La organización ha tomado la decisión de realizar el evento. Necesitamos personal comprometido y responsable. Lista de comprobaciones 1.- ¿Tenemos claros los objetivos, tema del evento y el contenido del programa del mismo? 2.- ¿Hemos diseñado una política financiera clara con una guía de líneas a seguir para aprobar el presupuesto? 3.- ¿Está clara cuál va a ser la política de promoción? 4.-
¿Hemos
indicado
nuestras
necesidades
recordándoselas a los equipos de trabajo? 5.- Si tenemos ponentes relevantes y personalidades a las
que
queramos
invitar,
¿hemos
propuesto
sus
nombres y buscado su especialización?
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Autoevaluación
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Presentación de proyectos
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