SK!LLS Crowd Management

‘We blijven garant staan voor veilige evenementen’

Personeelstekorten en langdurige aanvraagtrajecten voor vergunningen zijn uitdagingen waar iedere organisator van evenementen mee te maken heeft. Toch is het nog altijd prima te doen om een veilig evenement te organiseren, is de ervaring van SKILLS Crowd Management. Dit onafhankelijke onderdeel van The Support Group is al jaren een professionele partner van (grootschalige) evenementen en ondersteunt evenementen tijdens het hele traject: van vergunningaanvraag tot crowd management.

DOOR: MARTIJN VET

Natuurlijk heeft de coronaperiode er ook bij SKILLS Crowd Management ingehakt. Het bedrijf dat onder meer de operationele begeleiding doet voor Mysteryland, Defqon.1 en de Floriade, moest in september vorig jaar weer als het ware opnieuw beginnen. “Veel kennis bij de opdrachtgevers is weg en de voorbereiding en afstemming kost veel meer tijd,” vertelt algemeen directeur Eric Keijer. “We hebben vóór corona lange tijd met dezelfde mensen samengewerkt. Als je elkaar één keer aankijkt, weet je van elkaar wat je moet doen. Dat kon helemaal overboord. Dat kostte tijd en energie, want als je met nieuwe mensen werkt, kun je beter iets een keer te veel afstemmen dan een keer te weinig. Toch is dat boven verwachting goed verlopen. Het waren zes mooie weken...”

Ander gedrag publiek

Na die zes weken eind vorig jaar, kwam de laatste lockdown. SKILLS had inmiddels al wel weer de nodige ervaring opgedaan. Dat kwam van pas toen in april 2022 direct enkele grote evenementen van start gingen. “Ondanks alle personeelstekorten hebben we met dynamische oplossingen het vanaf toen ook goed gered.” Dat vroeg wel de nodige aanpassingen. “We merken dat het publiek zich anders gedraagt. Mensen kopen later kaarten, komen op andere tijdstippen binnen, het aantal noshows is veranderd en mensen gedragen zich zelfs anders bij de bar. Daarnaast is er nieuwe aanwas aan bezoekers en gaat een deel van de bezoekers juist niet meer.” Duidelijk is dat veel mensen evenementen aan het inhalen zijn. “Een aantal nieuwe partijen probeert ertussen te komen. Iedereen wil wel iets organiseren, wat onvermijdelijk leidt tot een verzadiging in de markt. Dat is extra lastig omdat het publiek steeds later beslist of ze een kaartje kopen. Bovendien hebben mensen nog tickets liggen van uitgestelde evenementen, waar de kaartverkoop voor nieuwe evenementen onder lijdt. En we missen buitenlandse bezoekers. Mensen uit de VS, Australië en Azië plannen vaak een hele vakantie rond een of meer evenementen. Die hebben we deze zomer niet teruggezien. Er is een grote behoefte aan evenementen, maar ik verwacht dat een aantal dancefestivals die dit jaar zijn georganiseerd volgend jaar niet terugkomen.”

‘Grote partijen die elkaar kennen, zorgen beter voor elkaar en dat werpt zijn vruchten af’

Eric Keijer

Creatieve oplossingen

Het beeld bestaat dat evenementen door het personeelstekort onveilig worden. Dat is niet reëel, is de ervaring van Eric Keijer. “De afgelopen maanden hebben we bewezen dat we een veilig evenement kunnen neerzetten. Het vergt alleen afstemming en andere inzichten. Op veel gebieden moeten organisatoren noodgedwongen nog zelfstandiger opereren. Bij politie-inzet betekent dat bijvoorbeeld dat in buitengebieden de inzet van particuliere partijen meer nodig is. Wij hebben een paar heel goede partners die specifi eke zorg kunnen leveren, ook om de reguliere zorg te ontlasten.” Dat gaat nog steeds goed, maar alle partners draaien onderhand wel op hun maximale capaciteit. “Even opschalen met 20 EHBO’ers, is nu lastig. In sommige weekenden moet er zeker niet meer bijkomen aan evenementen.” Het personeelstekort aanpakken, kan ook door prioriteiten op nieuw te bekijken en te verdelen in drie groepen: nice to have, must have en need to have. “Een nooduitgang valt onder need to have. Twee securitymedewerkers op een vip-deck voor controle van polsbandjes, is eerder nice to have. Uiteindelijk hebben we overigens zelfs wat betreft need-to-have-voorzieningen nauwelijks concessies hoeven doen.” Wat daarbij helpt, is dat SKILLS waardevolle partnerschappen heeft. “Grote partijen die elkaar kennen, zorgen beter voor elkaar en dat werpt zijn vruchten af. Grote organisaties hebben een historie met toeleveranciers en verzorgen vaak bulkdeals, waarbij ze vier of vijf grote festivals bij de

SKILLS CROWD MANAGEMENT VERZORGT DE OPERATIONELE BEGELEIDING VOOR EVENTS ALS MYSTERYLAND, DEFQON.1 EN DE FLORIADE.

leverancier neerleggen. Kleinere, beginnende organisaties die een evenement met vijfduizend man willen organiseren, komen eerder in de problemen.”

Begeleiding bij vergunningen

De eisen die de overheid aan evenementen stelt, maken het organiseren van een evenement er niet makkelijker op. “Organisaties vinden dat vaak heel vervelend werk. Wat het extra uitdagend maakt, is dat de regels bij wijze van spreken iedere dag veranderen, “ vertelt Robbert Stolwijk, Risk & Crowd Safety Manager. “Wij hebben de juiste mensen die dat kunnen oppakken. Dat doen we voor een aantal grote partijen en de telefoon blijft maar gaan.” Het lastige is dat ook bij gemeentes veel nieuwe mensen zijn gaan werken, die zich extra goed moeten inlezen. “Het proces mag dan wel langer duren, de bereidheid om het allemaal weer mogelijk te maken is groot nu het vanuit de Rijksoverheid weer mag.” Het stikstofprobleem maakt de aanvraag van vergunningen een stuk ingewikkelder. “Er komt ook steeds meer weerstand van actiegroepen die zich tegen evenementen keren die in stadsparken of natuurgebieden worden gehouden. We zien wel vaak dat de argumenten die zij aanvoeren niet standhouden omdat we de vergunningen op tijd en goed hebben geregeld. Dat kost de organisatoren wel veel tijd, geld en energie en het brengt onzekerheid met zich mee. Dat is de minder leuke kant van het vak. Een goede afstemming tussen gemeenten en organisatie is dan absoluut noodzakelijk.”

Amper gebruikte onderzoeksresultaten

Mochten we in het najaar opnieuw te maken krijgen met coronamaatregelen, dan is SKILLS daarop voorbereid. Eric Keijer: “Een collega die betrokken is bij de Fieldlab-onderzoeken, houdt zich bezig met de voorbereiding bij eventuele nieuwe maatregelen. Wat hebben we geleerd van eerdere lockdowns en hoe voorkomen we dat we weer dicht moeten? We willen allemaal de sector zo lang mogelijk openhouden. Vorig jaar heeft de overheid amper naar de evenementenbranche geluisterd. We hopen dat dit schrikbeeld zich niet opnieuw voordoet. Als het nu weer misgaat, waar ik helemaal niet aan wil denken, hoop ik dat er beter naar ons wordt geluisterd en dat er niet weer miljoenen in allerlei onderzoeken en adviezen worden gestoken waar nauwelijks iets mee wordt gedaan. Bijzonder genoeg werd er buiten Nederland veel meer met de onderzoeksresultaten gedaan en werd Fieldlab als een voorbeeld gezien qua samenwerking tussen overheid, bedrijfsleven en wetenschap. Ik hoop dat er bij een eventuele volgende keer veel meer met de resultaten gedaan zal worden door de Nederlandse overheid.”

Verder dan Nederland

Ook al is het personeelstekort tot nu toe aardig opgevangen, SKILLS is zeker op zoek naar nieuwe mensen. “Mensen die het leuk vinden om op een veilige manier een evenement te helpen organiseren. Het is hard werken, maar het werk is heel divers: van de juridische kant tot de uitvoerend werk. Doordat we mensen zelf opleiden, zijn we niet per se op zoek naar specialisten. We moeten nu de deur dichthouden voor nieuwe opdrachtgevers terwijl we graag willen groeien en ons portfolio willen verbreden. Zelfs buitenlandse festivals vragen nu om onze expertise, dus willen we graag over de grens kijken.” ◾