AdvManager Manual

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΔΙΑΦΗΜΙΣΕΩΝ ΓΙΑ ΤΑ ΜΕΣΑ ΜΑΖΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ

AdvManager για Windows

1

2

Εγχειρίδιο Χρήσης

www.epafos.gr

3

(c) EΠΑΦΟΣ ΕΠΕ ΑΘΗΝΑ Σεπτέμβριος 2006 / 3η Έκδοση Απαγορεύεται η αντιγραφή του παρόντος εγχειριδίου χωρίς την έγγραφη άδεια της εταιρείας ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ.

4

Περιεχόμενα ΕΙΣΑΓΩΓΗ ____________________________________________________ 8 H εγκατάσταση _______________________________________________ 9 1.1. Η εγκατάσταση του AdvManager _______________________________ 9 ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ____________________________________ 14 1.2.Το ξεκίνημα του προγράμματος _______________________________ 17 1.3. Το περιβάλλον του AdvManager ______________________________ 18 1.4. Τα κουμπιά και τα παράθυρα του AdvManager____________________ 20 Η αρχική οργάνωση του AdvManager ___________________________ 23 2.1. Οι εργασίες που μπορείτε να πραγματοποιήσετε με το πρόγραμμα_____ 23 2.2. Τα πρώτα βήματα__________________________________________ 23 Οι επιλογές των Αρχείων______________________________________ 27 3.1. Αρχεία - Διαφημίσεις _______________________________________ 27 Η εισαγωγή των διαφημίσεων ___________________________________ 27 3.1.1. Εντολές Διαφημίσεων _____________________________________ 27 3.1.2.Δημοσίευση/Μετάδοση Διαφημίσεων __________________________ 31 3.1.3. Τιμολόγηση Διαφημίσεων __________________________________ 33 3.1.4. Πιστωτικά Τιμολόγια Διαφημίσεων ___________________________ 36 3.1.5. Ακυρωτικά Τιμολόγια Διαφημίσεων___________________________ 37 3.1.6. Καταβολές Αγγελιοσήμου Διαφημίσεων _______________________ 37 3.1.7.Καταβολές Ειδικού Φόρου Διαφημίσεων Τηλεόρασης______________ 37 3.2 Αρχεία – Μέσα ____________________________________________ 38 3.2.1. Γενικά Στοιχεία __________________________________________ 38 3.2.2. Τιμοκατάλογος __________________________________________ 38 3.2.3.Παρατηρήσεις ___________________________________________ 40 3.2.4.Συνδρομές – Τεύχη Περιοδικών ______________________________ 40 3.2.5.Συνδρομές – Τιμοκατάλογος Συνδρομών _______________________ 40 3.2.6.Συνδρομές – Τρόποι Πληρωμής ______________________________ 40 3.3. Αρχεία – Διαφημιστικές Εταιρίες ______________________________ 41 3.3.1. Γενικά Στοιχεία __________________________________________ 41 3.3.2. Παρακολούθηση Οφειλών__________________________________ 41 3.3.3. Παρατηρήσεις ___________________________________________ 42

5

3.4. Αρχεία - Διαφημιζόμενοι ____________________________________ 42 3.4.1. Γενικά Στοιχεία __________________________________________ 42 3.4.2. Παρακολούθηση Οφειλών _________________________________ 42 3.4.4. Παρατηρήσεις ___________________________________________ 43 3.5. Αρχεία – Media Shop _______________________________________ 43 3.5.1. Γενικά Στοιχεία __________________________________________ 43 3.5.2. Παρατηρήσεις ___________________________________________ 43 3.6. Αρχεία – Συνδρομές________________________________________ 43 3.6.1. Γενικά Στοιχεία Συνδρομητών_______________________________ 43 3.6.2. Παρακολούθηση Συνδρομών _______________________________ 45 3.6.3. Τιμολόγηση Συνδρομών ___________________________________ 45 3.6.4. Πιστωτικά Συνδρομών ____________________________________ 47 3.6.5. Ακυρωτικά Συνδρομών ____________________________________ 47 3.7. Αρχεία – Στοιχεία Συστήματος ________________________________ 47 3.8. Αρχεία - Χρήστες Συστήματος ________________________________ 47 3.8.1. Γενικά Στοιχεία __________________________________________ 47 3.9. Αρχεία - Σταθμοί Εργασίας___________________________________ 48 3.9.1. Γενικά Στοιχεία __________________________________________ 48 3.10. Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες _________________________________ 50 3.10.1. Ετικέτες Συστήματος _____________________________________ 50 3.10.2.Ενέργειες Follow up ______________________________________ 50 3.10.3.Επαναπροσδιορισμός Εκτυπώσεων Συστήματος _________________ 50 3.10.4.Μηδενισμός Αρχείων _____________________________________ 50 3.10.5. Έλεγχος Παραστατικών __________________________________ 50 3.11. Αρχεία - Έξοδος __________________________________________ 50 Οι επιλογές των Εκτυπώσεων__________________________________ 51 4.1. Εκτυπώσεις – Διαφημίσεων __________________________________ 51 4.1.1. Γενικές Καταστάσεις ______________________________________ 54 4.1.2. ΤΣΠΕΑΘ _______________________________________________ 55 4.1.3. ΕΔΟΕΑΠ _______________________________________________ 56 4.1.4. Στατιστικά Στοιχεία _______________________________________ 57 4.2. Εκτυπώσεις - Μέσων _______________________________________ 57 4.2.1. Γενικές Καταστάσεις ______________________________________ 57 4.3. Εκτυπώσεις – Διαφημιστικών Εταιριών _________________________ 58 4.3.1. Γενικές Καταστάσεις ______________________________________ 58 4.4. Εκτυπώσεις - Διαφημιζομένων ________________________________ 58 4.4.1. Γενικές Καταστάσεις ______________________________________ 58

6

4.5. Εκτυπώσεις – Media Shop ___________________________________ 59 4.5.1. Γενικές Καταστάσεις ______________________________________ 59 4.6. Εκτυπώσεις – Συνδρομών ___________________________________ 59 4.6.1. Καταστάσεις Συνδρομητών _________________________________ 59 4.6.2. Καταστάσεις Συνδρομών ___________________________________ 60 Ειδικά Θέματα _______________________________________________ 61 5.1. Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup)_______________________________ 61 5.2. Επαναφορά Αρχείων (Restore) _______________________________ 64 5.3. Εκτύπωση Παραστατικών – Ορισμός Φόρμας _____________________ 64 ΔΗΛΩΣΗ ΕΙΔΙΚΟΥ ΧΑΡΤΙΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΓΙΑ WIN XP ΚΑΙ 2000 _________ 65 5.4. Εκτύπωση Η.Δ.Μ – Ορισμός Χαρτιού Εκτύπωσης __________________ 68 5.5. Απεγκατάσταση του προγράμματος ____________________________ 74 5.6. Διαχείριση Λαθών _________________________________________ 75 Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΕΠΑΦΟΥ _________________________________ 77

7

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το πρόγραμμα AdvManager είναι ένα ολοκληρωμένο μηχανογραφικό σύστημα διαχείρισης διαφημίσεων για τα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης. Το πρόγραμμα διαχειρίζεται πλήρως όλες τις πτυχές της διαφήμισης, οργανώνει τους διαφημιζόμενους και τα προϊόντα τους, έχει έτοιμα τα ημερολόγια και τις δισκέτες που υποβάλλονται στο ΤΣΠΕΑΘ ή τον ΕΔΟΕΑΠ, εκδίδει όλα σας τα παραστατικά, παρακολουθεί τις εισπράξεις και τις οφειλές των πελατών σας και προσφέρει πολύτιμα στατιστικά στοιχεία για τις διαφημίσεις και τα έσοδα της επιχείρησής σας. Το εγχειρίδιο που έχετε στα χέρια σας έχει σκοπό να σας διευκολύνει στον χειρισμό και να σας βοηθήσει στην καλύτερη αξιοποίηση του AdvManager. Δίνονται αρκετά παραδείγματα για το πώς πρέπει να οργανώσετε το πακέτο και να το προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Ο χρήστης του πακέτου πρέπει να είναι εξοικειωμένος με το περιβάλλον και τον χειρισμό των Windows. Ο ΕΠΑΦΟΣ σας ευχαριστεί για την αγορά του AdvManager και παραμένει στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση χρειάζεστε. Τέλος, με χαρά θα ακούσουμε τις παρατηρήσεις σας για τις τυχόν βελτιώσεις που χρειάζεται το προϊόν, έτσι ώστε να τις ενσωματώσουμε σε επόμενες εκδόσεις του. Στο σημείο αυτό αισθανόμαστε την υποχρέωση να ευχαριστήσουμε θερμά όλους τους φίλους-χρήστες του AdvManager, οι οποίοι με τις εύστοχες παρατηρήσεις και υποδείξεις τους είναι οι ουσιαστικοί "αρχιτέκτονες" του προγράμματος.

ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ Τμήμα Ανάπτυξης & Σχεδιασμού

Κεφάλαιο

1

H εγκατάσταση Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφεται η διαδικασία της εγκατάστασης του προγράμματος και παρουσιάζονται οι βασικές αρχές λειτουργίας του. Το AdvManager απαιτεί για τη λειτουργία του έναν προσωπικό υπολογιστή με λειτουργικό σύστημα Windows 98, ΝΤ, Millenium, 2000, ή μεταγενέστερη αυτών. Ο ελεύθερος χώρος του δίσκου τη στιγμή της εγκατάστασης πρέπει να είναι περίπου 30 Mbytes.

1.1. Η εγκατάσταση του AdvManager Το πρόγραμμα βρίσκεται στο CD-ROM μέσα στο φάκελο συσκευασίας του και θα πρέπει να μεταφερθεί στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή. Τη διαδικασία αυτή διεκπεραιώνει το πρόγραμμα εγκατάστασης SETUP, το οποίο θα κάνει αυτόματα τις απαραίτητες αντιγραφές. Εγκατάσταση:    

Τοποθετήστε το CD στη μονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής μου (My Computer) Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της μονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι η D:) Ανοίξτε με διπλό κλικ το φάκελο Tsp2000



Εντοπίστε τη γραμμή ή το εικονίδιο με το όνομα setup ή διπλό κλικ επάνω του

και κάντε

Εναλλακτικός τρόπος για την εγκατάσταση είναι: από το κουμπί ΕΝΑΡΞΗ ενεργοποιήστε τη λειτουργία ΕΚΤΕΛΕΣΗ και πληκτρολογήστε στο διάλογο που εμφανίζεται: D:\Tsp2000\Setup και κάντε κλικ στο πλήκτρο ENTER ή στο κουμπί ΟΚ ( Συνήθως η μονάδα του CD-ROM είναι η D:)

9

Αν κατά τη διάρκεια του SETUP εμφανιστεί οθόνη όπως η παρακάτω, τότε κάντε κλικ στο ΟΚ:

Στη συνέχεια θα εμφανιστεί η επόμενη οθόνη, στην οποία θα πατήσετε Yes.

Μετά την επανεκκίνηση του υπολογιστή σας ξεκινήστε από την αρχή την εγκατάσταση του AdvManager ενεργοποιώντας το setup.exe. Η εγκατάσταση του AdvManager ολοκληρώθηκε. Το πρόγραμμα βρίσκεται στο φάκελο (folder) Tsp2000 το κεντρικό επίπεδο του σκληρού σας δίσκου (αν δεν αλλάξατε τις τιμές που πρότεινε το πρόγραμμα εγκατάστασης). Μέσα σ' αυτόν έχει μεταφερθεί οτιδήποτε χρειάζεται για τη λειτουργία του AdvManager. Το πρόγραμμα δεν απαιτεί καμία πρόσθετη χειροκίνητη ρύθμιση από το χρήστη, συνεπώς είστε έτοιμοι να το τρέξετε από το menu: ΕΝΑΡΞΗ  ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ  ΕΠΑΦΟΣ  AdvManager (Κάτω από την ομάδα προγραμμάτων ΕΠΑΦΟΣ πιθανότατα υπάρχουν και άλλα προγράμματα της εταιρείας μας).

Εγκατάσταση σε περιβάλλον δικτύου: 

Εγκαταστήστε το AdvManager στον κεντρικό εξυπηρετητή (server) ή στον υπολογιστή που θα παίξει το ρόλο του server

Είναι ανάγκη να τονίσουμε ότι σε αυτόν ο σκληρός δίσκος του θα πρέπει να είναι κοινόχρηστος και να έχουν πλήρη δικαιώματα ανάγνωσης και εγγραφής όλοι οι σταθμοί που θα λειτουργούν το πρόγραμμα. 

Εγκαταστήστε το AdvManager σε κάθε σταθμό του δικτύου

Τέλος θα πρέπει σε κάθε σταθμό του δικτύου να κάνετε εντοπισμό της αρχικής βάσης δεδομένων. Η επιλογή αυτή βρίσκεται μέσα στον κατάλογο Έπαφος των προγραμμάτων και ενεργοποιείται από: Έναρξη  Προγράμματα  Έπαφος  AdvManager Συντήρηση Βάσης Δεδομένων Επιλέξτε από το μενού επιλογών Εντοπισμός Αρχικής Βάσης Δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Κάντε κλικ στο Όνομα Αρχείου και κατόπιν από την περιοχή Δικτύου αφού εντοπίσετε τον κεντρικό υπολογιστή (server), ανοίξτε με διπλό

10

κλικ το φάκελο όπου βρίσκεται εγκατεστημένη η Βάση Δεδομένων (Tsp2000), φωτίστε το αρχείο Tsp2000.mdb και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Άνοιγμα Αρχείου.

Πώς να δημιουργήσετε εικονίδιο του AdvManager Μπορείτε να δημιουργήσετε το κατάλληλο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας και να τρέχετε το AdvManager κατευθείαν από το εικονίδιο αυτό.     

Ενώ είσαστε στην επιφάνεια εργασίας κάντε κλικ στο δεξί πλήκτρο του ποντικιού Επιλέξτε ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ (NEW)  ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗ (SHORTCUT) Στη γραμμή εντολών δώστε C:\Tsp2000\ Tsp2000.EXE Επιλέξτε Επόμενο και στο όνομα που σας ζητείται γράψτε AdvManager Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος ( Finish )

Το εικονίδιο του AdvManager βρίσκεται πλέον στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας και κάνοντας κλικ σε αυτό μπορείτε να ξεκινάτε κάθε φορά το πρόγραμμα.

Οι σωστές ρυθμίσεις του υπολογιστή σας Πριν ξεκινήσετε το AdvManager πρέπει από τις τοπικές ρυθμίσεις του Η/Υ να ορίσετε τις παραμέτρους της Ημερομηνίας ως εξής:

Τις παραμέτρους της Ώρας ως εξής:

11

Τις παραμέτρους των Αριθμών ως εξής:

12

Τις παραμέτρους της Νομισματικής Μονάδας ως εξής:

13

ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Μετά την εγκατάσταση της εφαρμογής πρέπει να πραγματοποιήσετε τη διαδικασία της ενεργοποίησης που σημαίνει ότι πρέπει να επικοινωνήσετε με το αντίστοιχο τμήμα του ΕΠΑΦΟΥ και να κάνετε τα βήματα που περιγράφουμε στη συνέχεια. Όσο η εφαρμογή παραμένει μη ενεργοποιημένη δεν θα λειτουργεί πλήρως χωρίς αυτό όμως να σημαίνει ότι δεν μπορείτε να τη τρέχετε έτσι ώστε να εξοικειωθείτε με το interface και τον χειρισμό του προγράμματος. Πριν την έναρξη της εφαρμογής, εκτελείται αυτόματα ο Έλεγχος των τοπικών ρυθμίσεων του Η/Υ σας. Σε περίπτωση που παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη και πρέπει να επικοινωνήσετε με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης (210-6990401)

Αμέσως μετά την εγκατάσταση μόλις ξεκινήσετε για πρώτη φορά την εφαρμογή, θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο Ενεργοποίησης της εφαρμογής.

14

Η διαδικασία Ενεργοποίησης της εφαρμογής, γίνεται μία φορά για κάθε Η/Υ όπου έχετε προμηθευτεί και εγκαταστήσει την εφαρμογή. Επικοινωνήστε με την εταιρεία μας και ζητήστε να σας συνδέσουν με το Τμήμα Ενεργοποίησης Κωδικών. Πατήστε το κουμπί Ενεργοποίηση. Θα εμφανιστεί η ακόλουθη οθόνη:

Οι τεχνικοί μας θα σας ζητήσουν να τους διαβάσετε τον αριθμό που έχει εμφανιστεί στο 1ο πεδίο, το Κλειδί Αναγνώρισης καθώς επίσης και το όνομα του υπολογιστή στον οποίο έχετε εγκαταστήσει την εφαρμογή. Αμέσως μετά οι τεχνικοί μας θα σας πουν τον Αριθμό Άδειας Χρήσης που πρέπει να πληκτρολογήσετε στο επόμενο πεδίο.

Για να βεβαιωθείτε ότι γράψατε σωστά τον Αριθμό Άδειας Χρήσης πατήστε το κουμπί Έλεγχος Ορθότητας Αν ο αριθμός έχει πληκτρολογηθεί σωστά θα εμφανιστεί η επόμενη οθόνη που αποτελεί το τελευταίο βήμα για την

15

ενεργοποίηση:

Γράψτε τον Αριθμό Σειράς που θα σας πει ο τεχνικός και πατήστε ξανά το κουμπί Έλεγχος Ορθότητας για να βεβαιωθείτε ότι όλα έγιναν σωστά. Το σύστημα θα εμφανίσει τον αριθμό ενεργοποίησης και αν είναι ίδιος με αυτόν που έχουν οι τεχνικοί της εταιρείας σημαίνει ότι όλη η διαδικασία έγινε με τον σωστό τρόπο. Πατήστε το κουμπί Ενεργοποίηση για να την ολοκληρώσετε και να κλείσετε το διάλογο.

Η ανωτέρω διαδικασία ενεργοποιεί την εφαρμογή μόνο για τον συγκεκριμένο υπολογιστή. Θα χρειαστεί να την επαναλάβετε αν αλλάξετε υπολογιστή, αν διαμορφώσετε τον δίσκο του (format) και φυσικά αν θέλετε να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα και σε άλλο υπολογιστή.

16

1.2.Το ξεκίνημα του προγράμματος Στην πρώτη οθόνη του προγράμματος ο χρήστης πρέπει να πληκτρολογήσει:

Τον ΚΩΔΙΚΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, έτσι ώστε να χρησιμοποιούν το πρόγραμμα μόνο εξουσιοδοτημένα πρόσωπα. Ο κωδικός αυτός αρχικά είναι τα ψηφία 123. Φυσικά μπορείτε να τον αλλάξετε (θα περιγράψουμε σε επόμενη παράγραφο τη διαδικασία με την οποία ορίζετε τους δικούς σας κωδικούς). Σημειώστε επίσης ότι, για λόγους ασφαλείας, τη στιγμή που γράφετε τον κωδικό εμφανίζονται αστεράκια στη θέση των χαρακτήρων που πληκτρολογείτε. Μόλις δώσετε τον κωδικό εμφανίζεται το πλήρες όνομα του χρήστη. Στα επόμενα πεδία δηλώνετε το σταθμό εργασίας, την περίοδο εργασίας και, τέλος, την ημερομηνία του συστήματος.

17

1.3. Το περιβάλλον του AdvManager Η κεντρική οθόνη του AdvManager αποτελείται από:

Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΠΙΛΟΓΩΝ, από την οποία ενεργοποιούνται όλες οι λειτουργίες του AdvManager και η οποία περιλαμβάνει: Τα ΑΡΧΕΙΑ, όπου καταχωρούνται τα στοιχεία (τα δεδομένα) που συνθέτουν το πρόγραμμα, όπως διαφημίσεις, μέσα, διαφημιζόμενοι, διαφημιστικές εταιρίες κτλ. Τις ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ, απ’ όπου εκτυπώνονται όλες οι καταστάσεις και τα έντυπα που δημιουργεί το AdvManager. Την επιλογή ΠΑΡΑΘΥΡΟ, όπου υπάρχουν οι βοηθητικές προγράμματος, όπως λόγου χάρη η τακτοποίηση παραθύρων.

λειτουργίες

του

Την επιλογή ΒΟΗΘΕΙΑ, απ’ όπου ενεργοποιείται το παράθυρο Βοήθειας του AdvManager. Η επιλογή Για την Εφαρμογή εμφανίζει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για το σύστημα, μεταξύ των οποίων και την έκδοση του προγράμματος που έχετε. Σε οποιαδήποτε επικοινωνία με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τον αριθμό αυτό.

Τη ΓΡΑΜΜΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ, που βρίσκεται στο κάτω μέρος της οθόνης και στην οποία εμφανίζεται ο χρήστης, ο σταθμός και η ημερομηνία, δηλαδή όλα τα απαραίτητα στοιχεία προκειμένου να γνωρίζετε κάθε στιγμή τα δικαιώματα που έχετε και το Σταθμό στον οποίο βρίσκεστε.

18

Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ, στην οποία υπάρχουν, με μορφή εικονιδίων, οι πιο συνηθισμένες λειτουργίες του προγράμματος. Η γραμμή εργαλείων έχει διαφορετικό περιεχόμενο ανάλογα με το σημείο του AdvManager στο οποίο βρίσκεστε. Τα κουμπιά που θα συναντήσετε ανοίγοντας τις επιλογές του προγράμματος είναι : Εύρεση Εγγραφής Όπως φανερώνει και ο τίτλος του χρησιμοποιείται για την εύρεση κάποιου στοιχείου. Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εμφανίζεται ένας διάλογος στον οποίο θα πρέπει να δώσετε τις κατάλληλες τιμές προκειμένου να εντοπίσετε την εγγραφή που θέλετε. Το παράθυρο Εύρεση Εγγραφής αποτελείται από 3 πεδία, όπου ορίζετε τα κριτήρια εύρεσης και τα Κουμπιά Επιλογών. Το πρώτο πεδίο περιέχει όλα τα στοιχεία της εγγραφής (π.χ. Διαφημιζόμενο, Προϊόν κτλ). Το δεύτερο πεδίο περιέχει τη συνθήκη αναζήτησης (π.χ. να είναι ίσο ή διάφορο ή μεγαλύτερο). Στο τρίτο πεδίο ορίζετε τα δεδομένα της αναζήτησης. Με τα Κουμπιά Επιλογής μπορείτε να εντοπίσετε την Πρώτη Εγγραφή που ικανοποιεί τα φίλτρα που δώσατε, την Επόμενη και την Προηγούμενη. Τέλος, υπάρχει το κουμπί Κλείσιμο για το κλείσιμο του παραθύρου. Για παράδειγμα, έστω ότι ψάχνετε τον Διαφημιζόμενο ΈΠΑΦΟ. Αφού κάνετε μία φορά κλικ πάνω στο εικονίδιο της αναζήτησης, στη συνέχεια:      

Κάντε κλικ στο δεξί μέρος του πρώτου πεδίου για να εμφανιστεί το κυλιόμενο παράθυρο. Επιλέξτε με το ποντίκι το στοιχείο Διαφημιζόμενος για να καθορίσετε το πεδίο ως προς το οποίο θα γίνει η αναζήτηση του εκπαιδευόμενου. Ύστερα τοποθετείστε το βέλος του ποντικιού στο δεξί μέρος του δεύτερου πεδίου και κάντε κλικ πάνω στο "=". Στη συνέχεια κάντε κλικ μέσα στο τρίτο πεδίο και, αφού αρχίσει να αναβοσβήνει ο δρομέας (Ι), γράψτε τον διαφημιζόμενο ΈΠΑΦΟ. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση Πρώτου για να σας εμφανίσει τον πρώτο διαφημιζόμενο που θα βρεθεί με την επωνυμία ΈΠΑΦΟΣ ή αυτόν με την πλησιέστερη σε αυτήν επωνυμία. Εάν υπάρχουν περισσότεροι διαφημιζόμενοι με την ίδια επωνυμία, τότε κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση Επομένου έως ότου εντοπίσετε τον διαφημιζόμενο που αναζητάτε.

Ταξινόμηση Εγγραφών Για να ταξινομήσετε τις εγγραφές του ΚΑΤΑΛΟΓΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ είτε σε αύξουσα, είτε σε φθίνουσα σειρά. Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγετε τα πεδία ως προς τα οποία θέλετε να ταξινομήσετε τις εγγραφές .

Σε ό,τι αφορά το πώς ταξινομούνται οι συνδυασμοί των γραμμάτων (ΕλληνικάΑγγλικά, πεζά-κεφαλαία), η συμβουλή μας είναι να γράφετε όλα τα στοιχεία με κεφαλαία, έτσι ώστε να μην υπάρχει πιθανότητα λάθους στην ταξινόμηση. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι πρώτα ταξινομούνται οι λατινικοί χαρακτήρες κι έπειτα οι ελληνικοί. Λόγου χάρη το γράμμα Ε από το ελληνικό πληκτρολόγιο είναι για τον ηλεκτρονικό υπολογιστή διαφορετικό από το E γραμμένο στο λατινικό πληκτρολόγιο. Αν λοιπόν δείτε σε μια κατάσταση την ταξινόμηση: ΕΛΕΥΘΕΡΙΟΥ, ΑΘΑΝΑΣΙΟΥ, ΑΝΔΡΕΟΥ, ΒΑΣΙΛΕΙΟΥ, ΕΥΑΓΓΕΛΟΠΟΥΛΟΥ σημαίνει ότι το γράμμα Ε του ονόματος Ελευθερίου είναι από το λατινικό αλφάβητο. Μόλις το διορθώσετε σε Ελληνικό, αμέσως το επώνυμο θα βρεθεί στη

19

σωστή σειρά: ΑΘΑΝΑΣΙΟΥ, ΑΝΔΡΕΟΥ, ΒΑΣΙΛΕΙΟΥ, ΕΛΕΥΘΕΡΙΟΥ, ΕΥΑΓΓΕΛΟΠΟΥΛΟΥ Αλλαγή Χρήστη Κάνοντας κλικ σ’ αυτό το εικονίδιο αλλάζετε τον χρήστη χωρίς να βγείτε από το πρόγραμμα, εάν επιθυμείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο με διαφορετικές αρμοδιότητες. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εμφανίζεται ο τρέχων χρήστης (αυτός με το οποίο ξεκινήσατε το πρόγραμμα). Αλλαγή Σταθμού Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εμφανίζονται όλοι οι σταθμοί εργασίας για να επιλέξετε κάποιον άλλο χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραμμα. Ομοίως στο παράθυρο αυτό δεν εμφανίζεται ο τρέχων σταθμός εργασίας.

1.4. Τα κουμπιά και τα παράθυρα του AdvManager Επεξήγηση των παραθύρων του AdvManager Όλα τα παράθυρα του AdvManager έχουν την ίδια μορφή και την ίδια λογική χειρισμού. Κάθε παράθυρο του προγράμματος αποτελείται από:

Το όνομά του (Γραμμή Τίτλου) Κάθε παράθυρο έχει το όνομά του, π.χ. Διαφημιζόμενοι. Στο δεξί μέρος της Γραμμής Τίτλου βρίσκονται τρία κουμπιά που σας επιτρέπουν να ελαχιστοποιήσετε, να μεγιστοποιήσετε ή να κλείσετε το παράθυρο. Ελαχιστοποίηση Παραθύρου Αν επιλέξετε να ελαχιστοποιήσετε ένα παράθυρο, τότε το κάνετε να τρέχει στο παρασκήνιο χωρίς να είναι ορατό στην οθόνη. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ελαχιστοποίησης, το παράθυρο θα γίνει ένα μικρό εικονίδιο πάνω από τη Γραμμή Κατάστασης. Μεγιστοποίηση Παραθύρου Το κουμπί της Μεγιστοποίησης σας δίνει τη δυνατότητα να μεγιστοποιήσετε το παράθυρο με ένα και μόνο κλικ του ποντικιού. Το συγκεκριμένο παράθυρο θα καλύψει ολόκληρη την οθόνη. Επαναφορά Παραθύρου Μετά τη μεγιστοποίηση ή ελαχιστοποίηση ενός παραθύρου το αντίστοιχο κουμπί αλλάζει σχήμα και γίνεται κουμπί Επαναφοράς. Κάνοντας κλικ πάνω του το παράθυρο επιστρέφει στο κανονικό του μέγεθος. Κλείσιμο Παραθύρου Για να κλείσετε ένα παράθυρο κάντε κλικ σ' αυτό το κουμπί ή πατήστε το πλήκτρο Esc. Σε κάποια παράθυρα υπάρχει μόνο αυτό το κουμπί, γιατί δεν έχει νόημα η ελαχιστοποίηση ή μεγιστοποίησή τους. Για να τροποποιήσετε το μέγεθος ορισμένων παραθύρων, πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στην άκρη του παραθύρου, έτσι ώστε το βέλος του ποντικιού να γίνει ↔ ή ↕ και, με πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να σύρετε τη γραμμή ώσπου να φτάσει στο επιθυμητό μέγεθος.

20

Το κυρίως χώρο του παραθύρου (Κατάλογος Εργασίας) Είναι ο χώρος του παραθύρου όπου εμφανίζονται οι εγγραφές της αντίστοιχης επιλογής (για παράδειγμα οι εργαζόμενοι). Οι δυνατότητες που έχετε στον κατάλογο αυτό είναι οι εξής: Κίνηση στον Κατάλογο Εργασίας Για να μετακινηθείτε από το έναν εργαζόμενο στον άλλο (και γενικότερα από μία εγγραφή σε μια άλλη) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό Εγγραφών, ο οποίος περιλαμβάνει την ένδειξη (αριθμό) της τρέχουσας εγγραφής, το πλήθος των εγγραφών και τα τέσσερα Κουμπιά Κίνησης στον Κατάλογο Εργασίας, που είναι τα εξής: μετακινήστε στην πρώτη εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας μετακινήστε στην προηγούμενη εγγραφή μετακινήστε στην επόμενη εγγραφή μετακινήστε στην τελευταία εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας Όταν δε χωρούν όλες οι εγγραφές στο παράθυρο, τότε εμφανίζονται κάτω δεξιά η μπάρα και τα βελάκια ολίσθησης. κάνοντας κλικ στο κάτω κουμπί της κάθετης Μπάρας Ολίσθησης (Scroll Bar), που βρίσκεται στο δεξί μέρος του Καταλόγου Εργασίας, μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα κάτω. κάνοντας κλικ στο δεξί κουμπί της οριζόντιας Μπάρας Ολίσθησης μετακινείστε σε επόμενη στήλη. Το ίδιο αποτέλεσμα έχει το πλήκτρο Tab, ενώ με το Shift Tab μεταφέρεστε σε προηγούμενη στήλη. Τροποποίηση Πλάτους Στήλης / Ύψους Γραμμών Για να τροποποιήσετε το πλάτος μιας στήλης πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στη διαχωριστική γραμμή των στηλών, έτσι ώστε το βέλος να μετατραπεί σε σταυρό ή και, με πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να μετακινήσετε (σύρετε) τη διαχωριστική γραμμή. Το ίδιο γίνεται και για το ύψος των γραμμών.

Τη Γραμμή Εντολών Στο κάτω μέρος κάθε παραθύρου βρίσκεται η Γραμμή Εντολών, που αποτελείται από: Τα Κουμπιά Επιλογών που βρίσκονται κάτω δεξιά σε κάθε παράθυρο. Με αυτά πραγματοποιούνται οι εξής λειτουργίες: Χρησιμοποιείται για να καταχωρίσετε μια Νέα Εγγραφή, για παράδειγμα έναν καινούριο διαφημιζόμενο, μια διαφημιστική εταιρεία, ένα προϊόν, ένα τιμοκατάλογο κτλ. Εάν επιθυμείτε να διορθώσετε ένα στοιχείο, τότε Επιλέξτε την αντίστοιχη εγγραφή και κάντε κλικ σ’ αυτό το κουμπί. (ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν δεν κάνετε κλικ σ’ αυτό το κουμπί δεν μπορείτε να κάνετε καμία αλλαγή στις εγγραφές). Το κουμπί αυτό το χρησιμοποιείτε προκειμένου να διαγράψετε μια εγγραφή. Στην οθόνη θα εμφανιστεί το σχετικό Παράθυρο Διαλόγου, που ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή. Αν επιλέξετε “Ναι”, η εγγραφή διαγράφεται, ενώ αν πατήσετε “Όχι” επιστρέφετε στο παράθυρο.

21

Έξοδος από το AdvManager Για να εγκαταλείψετε το AdvManager πρέπει είτε να πάτε στην επιλογή Αρχεία και στη συνέχεια στην ένδειξη Έξοδος είτε στο κουμπί της κεντρικής οθόνης και να απαντήσετε καταφατικά στη σχετική ερώτηση του AdvManager.

ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Μην εγκαταλείπετε ποτέ το σύστημα κλείνοντας το διακόπτη τροφοδοσίας του ρεύματος ή πατώντας τα πλήκτρα Ctrl-Alt-Del ενώ είσαστε μέσα στο AdvManager. Πρέπει πάντοτε να επιλέγετε το Έξοδος από το menu Αρχεία ή το κουμπί από την κεντρική οθόνη του AdvManager και να απαντάτε καταφατικά στη σχετική ερώτηση. Αν διακόψετε βίαια το πρόγραμμα, είναι πιθανό να προξενηθεί βλάβη στα αρχεία του συστήματος.

22

Κεφάλαιο

2

Η αρχική οργάνωση του AdvManager Το κεφάλαιο αυτό είναι το σημαντικότερο του εγχειριδίου, καθώς περιγράφει την αρχική οργάνωση του AdvManager. Αν το πρόγραμμα δε "στηθεί" σωστά, θα ταλαιπωρηθείτε αρκετά στη συνέχεια.

2.1. Οι εργασίες που μπορείτε να πραγματοποιήσετε με το πρόγραμμα Σε γενικές γραμμές οι δυνατότητες που σας προσφέρει το πρόγραμμα είναι οι εξής: 

Καταχωρίσεις καινούριων στοιχείων (όπως η εγγραφή ενός νέου διαφημιζόμενου ή διαφημιστικής εταιρίας, τιμοκαταλόγου κτλ.) και τροποποιήσεις κάποιων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα (π.χ. αλλαγή μιας διεύθυνσης).



Ενημέρωση σε τακτική βάση των στοιχείων του AdvManager (όπως οι εντολές διαφημίσεων, η δημοσίευση μετάδοση των διαφημίσεων κτλ.).



Εκτύπωση καταστάσεων στην οθόνη ή στον εκτυπωτή (για παράδειγμα το πρόγραμμα διαφημίσεων).



Περιοδικές εργασίες όπως η δισκέτα ΤΣΠΕΑΘ / ΕΔΟΕΑΠ.

2.2. Τα πρώτα βήματα Στην παράγραφο αυτή περιγράφουμε τα βήματα για τη σωστή οργάνωση των στοιχείων του AdvManager.

Στοιχεία Συστήματος Από την επιλογή Αρχεία, Στοιχεία Συστήματος, θα καταχωρήσετε τα στοιχεία της ιδιοκτήτριας εταιρείας των ΜΜΕ που διαθέτεται. Επίσης από αυτή την επιλογή μπορείτε να ορίσετε το ποσοστό του Φ.Π.Α. που αφορά στις διαφημίσεις και του Φ.Π.Α. που αφορά στις συνδρομές.

23

Χρήστες Συστήματος Από την επιλογή αυτή καταχωρείτε τους χρήστες του προγράμματος και τα δικαιώματα του καθενός. Εξ' ορισμού υπάρχει ο χρήστης Supervisor με αρχικό κωδικό 123, ο οποίος έχει πλήρη δικαιώματα σε όλες τις επιλογές του προγράμματος. Μπορείτε να εισάγετε και άλλους χρήστες με διαφορετικά δικαιώματα όσον αφορά τη χρήση μιας επιλογής, τη δυνατότητα νέων εγγραφών, διορθώσεων και διαγραφών.

24

Σταθμοί Εργασίας Από την επιλογή αυτή θα δηλώσετε ή θα τροποποιήσετε τις παραμέτρους που σχετίζονται με τον κάθε σταθμό εργασίας της εφαρμογής. Σε κάθε σταθμό του προγράμματος θα πρέπει να δηλώσετε τον εκτυπωτή που θα χρησιμοποιείται για τις εκτυπώσεις του προγράμματος.

Μέσα Από την επιλογή αυτή καταχωρούνται τα μέσα της επιχείρησής σας. Είναι πιθανό να έχετε περισσότερα από ένα μέσα, λόγου χάρη, μια εφημερίδα και ένα ραδιοφωνικό σταθμό. Σ' αυτήν την περίπτωση θα περάσετε δύο εγγραφές. Καταχωρείτε όλα τα σταθερά στοιχεία και το είδος του μέσου που το επιλέγετε από το αντίστοιχο πτυσσόμενο παράθυρο επιλογής. Αν ο ιδιοκτήτης του μέσου είναι διαφορετικός αλλάζετε τα στοιχεία του από την καρτέλα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΙΔΙΟΚΤΗΤΗ. Με το κουμπί αντιγράφετε το μέσο σε κάποιο άλλο, μαζί με τους τιμοκαταλόγους του (χρήσιμο στην περίπτωση που έχετε δύο μέσα με ταυτόσημο τιμοκατάλογο).

Τιμοκατάλογος Από την επιλογή αυτή καταχωρείτε τον τιμοκατάλογο που ισχύει για τις διαφημίσεις των μέσων σας. Για να χρησιμοποιήσετε αυτή την επιλογή, πρέπει από την επιλογή Αρχεία – Μέσα – Γενικά Στοιχεία, να φωτίσετε το Μέσο που σας ενδιαφέρει, και χωρίς να κλείσετε την επιλογή, να επιλέξετε Αρχεία – Μέσα –Τιμοκατάλογος.

Συνδρομές Από τις επιλογές των συνδρομών, μπορείτε να ορίσετε τα στοιχεία των τευχών των περιοδικών σας, τον τιμοκατάλογο και τους τρόπους πληρωμής που αφορούν τις συνδρομές των περιοδικών σας. Για να χρησιμοποιήσετε αυτές τις επιλογές, πρέπει από την επιλογή Αρχεία – Μέσα – Γενικά Στοιχεία, να φωτίσετε το Μέσο που σας ενδιαφέρει, και χωρίς να κλείσετε την επιλογή, να επιλέξετε Αρχεία – Μέσα –Τιμοκατάλογος.

Διαφημιστικές Εταιρίες Στο επόμενο βήμα καταχωρείτε τις διαφημιστικές εταιρείες. Περνάτε τα σταθερά τους στοιχεία και, αν θέλετε, τα φορολογικά στοιχεία της εταιρίας.

25

Διαφημιζόμενοι και Προϊόντα Στη συνέχεια θα περάσετε τους διαφημιζόμενους και τα προϊόντα τους, αυτά τουλάχιστον που διαφημίζονται στο δικό σας μέσο. Λόγου χάρη, Διαφημιζόμενος: ΟΜΙΛΟΣ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ και προϊόντα του: ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΤΡΑΠΕΖΑ, ΕΜΠΟΡΟΚΑΡΤΑ, ΑΜΟΙΒΑΙΑ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ κλπ. Η λογική της επιλογής είναι ίδια με των προηγουμένων. Αν ο διαφημιζόμενος δεν έχει προϊόντα (π.χ. ΜΙΝΙΟΝ) μπορείτε στις διαφημίσεις να καταχωρείτε μόνο τον διαφημιζόμενο. Για διαφημιζόμενους που έχουν προϊόντα, αλλά παράλληλα διαφημίζονται και αυτόνομα, πρέπει να τους καταχωρήσετε και στα προϊόντα. Λόγου χάρη ο διαφημιζόμενος ΟΠΑΠ έχει τα προϊόντα ΛΟΤΤΟ, ΠΡΟΤΟ και ΤΖΟΚΕΡ.

Συνδρομές Εάν έχετε περιοδικά για τα οποία παρακολουθείτε τις συνδρομές τους, μπορείτε να καταχωρήσετε τους συνδρομητές σας και τα στοιχεία των συνδρομών τους.

Media Shops Προαιρετικά, μπορείτε να καταχωρήσετε και τα MEDIA SHOPS που σχετίζονται με το μέσο σας.

26

Κεφάλαιο

3

Οι επιλογές των Αρχείων Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του AdvManager μία προς μία. Θα αποτελέσει τον αναλυτικό σας οδηγό μέχρι να κατανοήσετε πλήρως ολόκληρο το πρόγραμμα. Η περιγραφή των λειτουργιών του προγράμματος στο κεφάλαιο αυτό γίνεται με τη σειρά που εμφανίζονται στο menu του AdvManager και όχι με τη χρονική σειρά που θα τις χρησιμοποιήσετε. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος για να εντοπίζετε αμέσως την επεξήγηση της επιλογής που σας ενδιαφέρει.

3.1. Αρχεία - Διαφημίσεις Η εισαγωγή των διαφημίσεων Το σημαντικότερο τμήμα του AdvManager είναι η εισαγωγή και η διαχείριση των διαφημίσεων. Ο πλήρης κύκλος μιας διαφημιστικής καταχώρησης είναι:    

Εντολή από τη διαφημιστική εταιρεία ή τον διαφημιζόμενο Επιβεβαίωση ότι η διαφήμιση δημοσιεύτηκε ή παίχτηκε, με τα σωστά στοιχεία Τιμολόγηση της διαφήμισης Καταβολή Αγγελιοσήμου από τους υπόχρεους και ενημέρωση της πληρωμής

Αφού ολοκληρωθεί ο κύκλος αυτός, μπορεί ο χρήστης να προχωρήσει στις καταστάσεις που πρέπει να στέλνονται, κάθε δίμηνο, στο ΤΣΠΕΑΘ ή στο ΕΔΟΕΑΠ.

3.1.1. Εντολές Διαφημίσεων Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή Αρχεία ΔιαφημίσειςΕντολές Διαφημίσεων εμφανίζονται τα Φίλτρα Επιλογής. Ο χειρισμός των φίλτρων επιλογής έχει ως εξής: Τα Φίλτρα Επιλογής είναι: 

Η Προγραμματισθείσα Ημ/νία Εμφάνισης / Δημοσίευσης Από – Έως Μπορείτε να εμφανίσετε τις Εντολές Διαφημίσεων στο χρονικό διάστημα που εσείς θα ορίσετε.



Το Μέσο

Επιλέγετε το Μέσο για το οποίο θέλετε να εμφανίσετε το πρόγραμμα των διαφημίσεων. Αν υπάρχει μόνο ένα Μέσο δεν χρειάζεται να το επιλέξετε. 

Το Media Shop Για να εμφανίσετε τις εγγραφές μόνο του συγκεκριμένου Media Shop που θα επιλέξετε



Η Διαφημιστική Εταιρία Για να εμφανίσετε τις εγγραφές μόνο της συγκεκριμένης Διαφημιστικής Εταιρίας που θα επιλέξετε



Ο Διαφημιζόμενος Για να εμφανίσετε τις εγγραφές μόνο του συγκεκριμένου Διαφημιζόμενου που θα επιλέξετε

Αν από τα παραπάνω δεν επιλέξετε τίποτα και πατήσετε το κουμπί Συνέχεια θα εμφανιστούν όλες οι εγγραφές που υπάρχουν καταχωρημένες για το μήνα και το Μέσο που είναι προεπιλεγμένο. Το πρώτο βήμα λοιπόν είναι να καταχωρήσετε το πρόγραμμα των διαφημίσεων των διαφημιστικών εταιρειών ή των διαφημιζομένων. Στο πρώτο φίλτρο δίνετε το εύρος των ημερομηνιών που θέλετε να προγραμματίσετε τις διαφημίσεις και το μέσο στο οποίο θα δημοσιευτεί ή θα μεταδοθεί η διαφήμιση (για οργανισμούς που έχουν περισσότερα του ενός μέσου). Για να καταχωρήσετε μια νέα εντολή πιέστε το κουμπί Νέα Εγγραφή: Αν το μέσο που επιλέξατε είναι τηλεόραση ή ραδιόφωνο εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη

Τα στοιχεία που πρέπει να δώσετε με την σειρά που εμφανίζονται είναι: Α/Α εντολής: Αριθμός που καθιστά την εντολή μονοσήμαντη Προγραμματισθείσα Ημ/νία Εμφάνισης: Πότε θα μεταδοθεί η διαφήμιση Media Shop : Επιλογή Media Shop που σχετίζεται με το μέσο σας Διαφημιστική Εταιρεία : Επιλογή διαφημιστικής εταιρίας Διαφημιζόμενος : Επιλογή διαφημιζόμενου

28

Προϊόν : Επιλογή προϊόντος διαφημιζόμενου Ώρα Μετάδοσης : Την ώρα που θέλετε να μεταδοθεί η διαφήμιση Διάρκεια σε δευτερόλεπτα : Ο χρόνος της διαφήμισης σε δευτερόλεπτα Τιμοκατάλογος : Επιλογή του τιμοκαταλόγου του μέσου Ζώνη : Εμφανίζεται αυτόματα ανάλογα με τον τιμοκατάλογο που θα επιλέξετε. Η ένδειξη “Μετρητοίς” χρησιμοποιείται για τον τρόπο πληρωμής των διαφημίσεων Ανάλογα με τον τιμοκατάλογο που θα επιλεχθεί και τον τρόπο πληρωμής θα εμφανιστεί αυτόματα η τιμή του δευτερολέπτου καθώς και η Αξία της διαφήμισης. Η ένδειξη "Προγραμματισμένη" χρησιμοποιείται για τις διαφημίσεις που εμφανίστηκαν εκ παραδρομής και θα τύχουν διαφορετικής αντιμετώπισης στη συνέχεια. Σ' αυτές θα δώσετε τιμή "Όχι". Ημερομηνία Εισαγωγής: Πότε δόθηκε η εντολή Παρατηρήσεις : Είναι ένα ελεύθερο πεδίο για πιθανές παρατηρήσεις ή άλλα σχόλια που αφορούν την εντολή. Αν κατά τη διάρκεια καταχώρησης του προγράμματος των διαφημίσεων δεν έχετε καταχωρημένο κάποιο στοιχείο όπως Διαφημιζόμενο, Προϊόν κτλ., μπορείτε χωρίς να κλείσετε το παράθυρο αυτό και έχοντας επιλεγμένο το πεδίο που σας ενδιαφέρει να το καταχωρήσετε πατώντας το κουμπί

και στη συνέχεια το Νέα Εγγραφή .

Στη συνέχεια από το κουμπί εκπτώσεις είτε σε ποσοστό είτε πληκτρολογώντας το ποσό.

μπορείτε να ορίσετε τις

Σας συμβουλεύουμε το κουμπί αυτό να το χρησιμοποιείτε μόνο όταν η διαφήμιση αφορά το μέσο της εφημερίδας ή του περιοδικού όπου ο αριθμός επανάληψης μιας διαφήμισης είναι μικρότερος από αυτόν στην τηλεόραση ή το ραδιόφωνο. Για την τηλεόραση και το ραδιόφωνο δεν έχει νόημα η συγκεκριμένη επιλογή αφού μπορείτε στην τιμολόγηση να ορίσετε συνολικά το ποσό ή το ποσοστό της έκπτωσης για όλες τις εμφανίσεις . Το κουμπί σας βοηθά να προγραμματίσετε την εμφάνιση των διαφημίσεων στο χρονικό διάστημα που έχετε ορίσει. Πρώτα καταχωρείτε την ώρα μετάδοσης-εμφάνισης στο Γενικό Πρόγραμμα Ημέρας, οι στήλες 1η 2η 3η…αντιπροσωπεύουν τον αριθμό των εμφανίσεων, με το κουμπί ενημερώνετε το Εβδομαδιαίο Πρόγραμμα, και αφού ορίσετε και το Εβδομαδιαίο πρόγραμμα με το κουμπί

29

ενημερώνετε και το Τελικό Πρόγραμμα . Κάτω αριστερά εμφανίζεται το κόστος και ο αριθμός των εμφανίσεων. Πατώντας το κουμπί οθόνη.

Με το κουμπί

αποθηκεύετε το πρόγραμμα και επιστρέφετε στην προηγούμενη

αποθηκεύετε την τρέχουσα εντολή.

Αν το μέσο που επιλέξατε είναι εφημερίδα ή περιοδικό εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη

Τα στοιχεία που πρέπει να δώσετε με τη σειρά που εμφανίζονται είναι:

30

Α/Α εντολής: Αριθμός που καθιστά την εντολή μονοσήμαντη Προγραμματισθείσα Ημ/νία Εμφάνισης: Πότε θα δημοσιευτεί η διαφήμιση Φύλλο:Τον Αριθμό του Φύλλου Media Shop: Επιλογή Media Shop που σχετίζονται με το μέσο σας Διαφημιστική Εταιρεία: Επιλογή διαφημιστικής εταιρίας Διαφημιζόμενος: Επιλογή διαφημιζόμενου Προϊόν Επιλογή προϊόντος διαφημιζόμενου Σελίδα: Τη σελίδα που θέλουμε να δημοσιευθεί η διαφήμιση Έγχρωμη: Δηλώνετε τον τύπο της διαφήμισης (αν θα είναι έγχρωμη ή ασπρόμαυρη) Μέγεθος: Δίνετε το μέγεθος της διαφήμισης Εκατοστά: Πόσα εκατοστά είναι η διαφήμιση Τιμοκατάλογος: Επιλογή του τιμοκαταλόγου του μέσου Είδος Καταχώρησης: Εμφανίζεται αυτόματα ανάλογα με τον τιμοκατάλογο που θα επιλεχθεί. Η ένδειξη “Μετρητοίς” χρησιμοποιείται για τον τρόπο πληρωμής των διαφημίσεων Ανάλογα με τον τιμοκατάλογο που θα επιλεχθεί και τον τρόπο πληρωμής θα εμφανιστεί αυτόματα και η τιμή του εκατοστού καθώς και η Αξία της διαφήμισης. Η ένδειξη "Προγραμματισμένη" χρησιμοποιείται για τις διαφημίσεις που εμφανίστηκαν εκ παραδρομής και θα τύχουν διαφορετικής αντιμετώπισης στη συνέχεια. Σ' αυτές θα δώσετε τιμή "Όχι". Ημερομηνία Εισαγωγής: Πότε δόθηκε η εντολή Παρατηρήσεις : Είναι ένα ελεύθερο πεδίο για πιθανές παρατηρήσεις ή άλλα σχόλια που αφορούν την εντολή. Αν κατά τη διάρκεια καταχώρισης του προγράμματος των διαφημίσεων δεν έχετε καταχωρημένο κάποιο στοιχείο όπως Διαφημιζόμενο, Προϊόν κτλ., μπορείτε χωρίς να κλείσετε το παράθυρο αυτό και έχοντας επιλεγμένο το πεδίο που σας ενδιαφέρει να το καταχωρήσετε πατώντας το κουμπί

και στη συνέχεια το Νέα Εγγραφή.

Από το κουμπί ποσοστό είτε πληκτρολογώντας το ποσό .

μπορείτε να ορίσετε τις εκπτώσεις είτε σε

Στις εφημερίδες και τα περιοδικά δεν υπάρχει το κουμπί Πρόγραμμα διαφημίσεων. Όταν έχετε μια διαφήμιση που θα δημοσιευτεί περισσότερο από μία φορά μπορείτε πατώντας το κουμπί επανεγγραφή να τη ξανακαταχωρήσετε αλλάζο ντας μόνο την Προγραμματισθείσα ημερομηνία της δημοσίευσης και στη συνέχεια το κουμπί Αποθήκευση. Αν θέλετε να εκτυπώσετε το πρόγραμμα των διαφημίσεων μπορείτε να το κάνετε από την επιλογή Εκτυπώσεις – Διαφημίσεων – Γενικές Καταστάσεις – Πρόγραμμα Διαφημίσεων.

3.1.2.Δημοσίευση/Μετάδοση Διαφημίσεων Το δεύτερο βήμα στη διαχείριση των διαφημίσεων, είναι η ενημέρωση ότι οι διαφημίσεις που προγραμματίστηκαν, όντως μεταδόθηκαν ή δημοσιεύτηκαν, με τα σωστά στοιχεία. Πηγαίνοντας λοιπόν στην επιλογή αυτή Αρχεία – Διαφημίσεις – Δημοσίευση/Μετάδοση Διαφημίσεων στο πρώτο παράθυρο που εμφανίζεται δηλώνετε την Προγραμματισθείσα Ημ/νία Εμφάνισης/Δημοσίευσης Από Έως. Στη συνέχεια το μέσο, media shop, Διαφημιστική Εταιρία και Διαφημιζόμενο καθώς και το πεδίο Αυτόματη Ενημέρωση όπου μπορείτε να επιλέξετε αν θα γίνει ενημέρωση στις νέες εγγραφές είτε σε όλες τις εγγραφές. Για παράδειγμα, αν έχετε ήδη ενημερώσει μια

31

διαφήμιση ότι όντως μεταδόθηκε ή δημοσιεύτηκε, σε κάποιο χρονικό διάστημα, και θέλετε να ενημερώσετε και κάποιες άλλες μεταδόσεις που δεν είχατε ενημερώσει, γιατί μπορεί να μην είχε ακόμα βγει το πρόγραμμα τους, επιλέγετε την ενημέρωση των Νέων Εγγραφών. Με το κουμπί γίνεται η ενημέρωση της μετάδοσης ή της δημοσίευσης, δηλαδή ότι οι διαφημίσεις που είχαν προγραμματιστεί μεταδόθηκαν ή δημοσιεύτηκαν.

Πατώντας το πλήκτρο μπορείτε να δείτε ένα πίνακα με τις μεταδόσεις που ενημερώθηκαν το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα

Με το κουμπί μπορείτε να διορθώσετε μια μετάδοση, π.χ. αν μια διαφήμιση δεν μεταδόθηκε την ώρα που ήταν προγραμματισμένη να μεταδοθεί μπορούμε να αλλάξουμε την ώρα μετάδοσης. Αν για κάποιο λόγο μια διαφήμιση δεν μεταδόθηκε (π.χ. διακοπή ρεύματος) για να την ακυρώσετε απλά σβήνετε την ημ/νία μετάδοσης.

32

3.1.3. Τιμολόγηση Διαφημίσεων Στο επόμενο βήμα καταχωρείτε τα στοιχεία του τιμολογίου της διαφήμισης. Πηγαίνοντας λοιπόν στην επιλογή αυτή από Αρχεία - Διαφημίσεις - Τιμολόγηση Διαφημίσεων στο πρώτο παράθυρο που εμφανίζεται δηλώνουμε την Ημ/νία Εμφάνισης Από Έως. Στη συνέχεια το μέσο, Media Shop, Διαφημιστική Εταιρία και Διαφημιζόμενο καθώς και το προϊόν όπου θέλετε να τιμολογήσετε. Ανάλογα με το μέσο που έχετε επιλέξει πατώντας το κουμπί εμφανίζεται ένας πίνακας με τα τιμολόγια που έχουν εκδοθεί για τις διαφημίσεις έχουν μεταδοθεί /δημοσιευθεί το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Εάν στον πίνακα που εμφανίζεται, τα πεδία Σειρά, Αριθμός και Ημ/νία Τιμολογίου είναι «κενά», αυτό σημαίνει ότι δεν έχετε εκδώσει ακόμα Τιμολόγιο για τις διαφημίσεις έχουν μεταδοθεί /δημοσιευθεί το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Όταν το μέσο που έχει επιλεγεί είναι το ραδιόφωνο τότε έχουμε :

Στο πάνω μέρος του παραθύρου μπορείτε να δείτε το μέσο που έχετε επιλέξει. Επιλέγοντας αυτήν που θέλουμε να τιμολογήσουμε (π.χ. την 1η εγγραφή ) και πατώντας το κουμπί

εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη

33

Τα στοιχεία που πρέπει να δώσετε με τη σειρά που εμφανίζονται είναι: Τιμοκατάλογος: Δηλώνοντας τιμοκατάλογο το τιμολόγιο παίρνει ως αξία διαφήμισης το ποσό του τιμοκαταλόγου που είναι δηλωμένο σε αυτόν. Για παράδειγμα στην περίπτωση που έχετε μια χορηγία, δημιουργείτε ένα τιμοκατάλογο με την αξία της διαφήμισης και τον δηλώνετε στον τιμοκατάλογο. Το πεδίο Προτιμολόγηση ενεργοποιείται επιλέγοντας το Ναι στο αντίστοιχο πεδίο. Χρησιμοποιείται στην περίπτωση που έχετε άλλο πρόγραμμα για να εκδίδετε τιμολόγια και θέλετε τα στοιχεία του τιμολογίου να είναι ακριβώς τα ίδια, αφού εκδώσετε το τιμολόγιο από το άλλο πρόγραμμα επιλέγετε ξανά το ίδιο τιμολόγιο και κάνετε διόρθωση, στην Προτιμολόγηση δηλώνετε πάλι το Όχι και καταχωρείτε τα νέα στοιχεία του τιμολογίου, την σειρά και τον αριθμό απόδειξης εάν αυτά έχουν αλλάξει. Ημ/νία Έκδοσης Τιμολογίου: Η ημ/νία που θα εκδοθεί το τιμολόγιο Σειρά και Αριθμός Τιμολογίου: Τη σειρά και τον αριθμό του τιμολογίου Το πρόγραμμα υπολογίζει αυτόματα το αγγελιόσημο. Για το ραδιόφωνο το αγγελιόσημο είναι το 21,5% της αρχικής αξίας της διαφήμισης. Αυτό σημαίνει πως και έκπτωση να υπάρχει στη διαφήμιση το 21,5% του αγγελιοσήμου υπολογίζεται στο αρχικό ποσό πριν από την έκπτωση. Όταν η διαφήμιση γίνεται από διαφημιστική εταιρεία και όχι άμεσα από τον ίδιο τον διαφημιζόμενο το αγγελιόσημο υπολογίζεται με έκπτωση 20%. Αν για κάποιο λόγο υπάρχει απαλλαγή στο αγγελιόσημο τότε στο αντίστοιχο πεδίο πρέπει να δηλώσετε το “Ναι”. Στην αριστερή πλευρά της οθόνης μπορείτε να επιλέξετε τις εμφανίσεις που θέλετε να τιμολογηθούν. Ανάλογα με τις εμφανίσεις που θα επιλεχθούν αυτόματα ενημερώνεται και η αξία της διαφήμισης. Σημειώστε ότι στην τιμολόγηση δεν μπορείτε να μεταβάλλετε κανένα από τα στοιχεία της διαφήμισης.

Όταν το μέσο που έχει επιλεγεί είναι η τηλεόραση τότε έχουμε : Ισχύει ότι και για το ραδιόφωνο με τη διαφορά ότι εδώ υπάρχει και το πεδίο του ειδικού φόρου τηλεόρασης όπως φαίνεται παρακάτω.

34

Ο ειδικός φόρος τηλεόρασης (που είναι το 30% της αρχικής αξίας της διαφήμισης) υπολογίζεται αυτόματα από το πρόγραμμα. Όταν πρόκειται για το μέσο της εφημερίδας ή του περιοδικού έχουμε : Για τις εφημερίδες και τα περιοδικά το αγγελιόσημο είναι το 20% της τελικής αξίας της διαφήμισης χωρίς το Φ.Π.Α. Αυτό σημαίνει πως αν υπάρχει έκπτωση στην διαφήμιση το 20% του αγγελιοσήμου υπολογίζεται στην τελική αξία της διαφήμισης μετά από την έκπτωση. Όταν η διαφήμιση γίνεται από διαφημιστική εταιρία και όχι άμεσα από τον ίδιο τον διαφημιζόμενο το αγγελιόσημο δεν υπολογίζεται με έκπτωση 20% όπως ισχύει για την τηλεόραση και το ραδιόφωνο. Αν για κάποιο λόγο υπάρχει απαλλαγή του αγγελιοσήμου τότε στο αντίστοιχο πεδίο δηλώνετε το “Ναι”.

Στην περίπτωση μιας διαφήμισης που το Μέσο καταβάλει το ποσό του Αγγελιοσήμου για τον διαφημιζόμενο και γι’ αυτό το λόγο πρέπει να το εισπράξει από αυτόν στο πεδίο Να αθροιστεί το αγγελιόσημο στην αξία του τιμολογίου πρέπει να δηλώσετε το Ναι. Τέτοια περίπτωση αποτελούν οι μικρές αγγελίες .

35

Αφού λοιπόν δηλώσετε τα Στοιχεία του Τιμολογίου που πρόκειται να εκδώσετε: εάν επιλέξετε , τότε το τιμολόγιο, θα αποθηκευτεί και στη συνέχεια θα εκτυπωθεί στον εκτυπωτή που έχετε δηλώσει από την επιλογή Αρχεία -> Σταθμοί Εργασίας εάν επιλέξετε

, τότε το τιμολόγιο, θα αποθηκευτεί στην εφαρμογή

εάν επιλέξετε , τότε το τιμολόγιο, θα αποθηκευτεί και στη συνέχεια θα εκτυπωθεί στον εκτυπωτή που έχετε δηλώσει από την επιλογή Αρχεία -> Σταθμοί Εργασίας, με την ένδειξη ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ. Το αντίγραφο του τιμολογίου, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε, σε περίπτωση που εκτυπώνεται τιμολόγια σε μονή λευκή σελίδα Α4, και χρειάζεστε το αντίγραφο του παραστατικού για το αρχείο σας Εάν έχετε εκτυπώσει ένα τιμολόγιο με λανθασμένα στοιχεία και θέλετε να το ακυρώσετε: Τότε από τον αρχικό πίνακα, στον οποίο εμφανίζονται τα τιμολόγια που έχετε εκδώσει, φωτίστε το τιμολόγιο που θέλετε να ακυρώσετε, και επιλέξτε . Προσοχή! Το Ακυρωτικό εκδίδεται μόνο την ίδια ημέρα που έχει εκδοθεί το Τιμολόγιο. Εάν θέλετε να ακυρώσετε Τιμολόγιο, το οποίο έχει εκδοθεί σε προγενέστερη Ημ/νία, τότε πρέπει να εκδώσετε Πιστωτικό Τιμολόγιο.

3.1.4. Πιστωτικά Τιμολόγια Διαφημίσεων Από την επιλογή αυτή καταχωρείτε τα πιστωτικά σημειώματα των διαφημίσεων Στα φίλτρα επιλογής δηλώνετε την Ημ/νία του Τιμολογίου για το οποίο θέλετε να εκδώσετε Πιστωτικό. Φωτίστε το τιμολόγιο και πατήστε . Στη συνέχεια δώστε το ποσό το οποίο θέλετε να πιστώσετε, και στις παρατηρήσεις γράψτε την Αιτιολογία.

36

3.1.5. Ακυρωτικά Τιμολόγια Διαφημίσεων Από την επιλογή αυτή μπορείτε να δείτε Ακυρωτικά Τιμολόγια τα οποία έχετε εκδώσει.

3.1.6. Καταβολές Αγγελιοσήμου Διαφημίσεων Από την επιλογή αυτή, καταχωρείτε τα στοιχεία της πληρωμής του αγγελιοσήμου. Στα φίλτρα επιλογής, από την ερώτηση Καταβληθέντα Ποσά, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανιστούν τα τιμολόγια, για τα οποία δεν έχετε εισάγει τα στοιχεία καταβολής του αγγελιοσήμου (Όχι), ή να εμφανιστούν τα τιμολόγια, για τα οποία έχετε εισάγει τα στοιχεία καταβολής του Αγγελιοσήμου (Ναι), ή να εμφανιστούν όλα τα τιμολόγια. Στον πίνακα που εμφανιστεί, φωτίζετε το τιμολόγιο για το οποίο θέλετε να δηλώσετε τα στοιχεία καταβολής του Αγγελιοσήμου και επιλέγετε . Στην οθόνη που θα εμφανιστεί δηλώνετε τα στοιχεία καταβολής, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη:

3.1.7.Καταβολές Ειδικού Φόρου Διαφημίσεων Τηλεόρασης Από την επιλογή αυτή, καταχωρείτε τα στοιχεία της πληρωμής του ειδικού φόρου της τηλεόρασης. Στα φίλτρα επιλογής, από την ερώτηση Καταβληθέντα Ποσά, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανιστούν τα τιμολόγια, για τα οποία δεν έχετε εισάγει τα στοιχεία καταβολής του ειδικού φόρου της τηλεόρασης (Όχι), ή να εμφανιστούν τα τιμολόγια, για τα οποία έχετε εισάγει τα στοιχεία καταβολής του ειδικού φόρου της τηλεόρασης (Ναι), ή να εμφανιστούν όλα τα τιμολόγια. Στον πίνακα που εμφανιστεί, φωτίζετε το τιμολόγιο για το οποίο θέλετε να δηλώσετε τα στοιχεία καταβολής του ειδικού φόρου της τηλεόρασης και επιλέγετε . Στην οθόνη που θα εμφανιστεί δηλώνετε τα στοιχεία καταβολής, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη

37

3.2 Αρχεία – Μέσα 3.2.1. Γενικά Στοιχεία Από την επιλογή αυτή καταχωρούνται τα μέσα της επιχείρησής σας. Είναι πιθανό να έχετε περισσότερα από ένα μέσα, λόγου χάρη, μια εφημερίδα και ένα ραδιοφωνικό σταθμό. Σ' αυτήν την περίπτωση θα περάσετε δύο εγγραφές. Καταχωρείτε όλα τα σταθερά στοιχεία και το είδος του μέσου που το επιλέγετε από το αντίστοιχο πτυσσόμενο παράθυρο επιλογής. Αν ο ιδιοκτήτης του μέσου είναι διαφορετικός αλλάζετε τα στοιχεία του από την καρτέλα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΙΔΙΟΚΤΗΤΗ. Με το κουμπί αντιγράφετε το μέσο σε κάποιο άλλο, μαζί με τους τιμοκαταλόγους του (χρήσιμο στην περίπτωση που έχετε δύο μέσα με ταυτόσημο τιμοκατάλογο).

3.2.2. Τιμοκατάλογος Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων. Εδώ καταχωρούνται οι Τιμοκατάλογοι για το συγκεκριμένο μέσο που έχετε επιλέξει. Αν ο τιμοκατάλογος αφορά το μέσο της τηλεόρασης ή του ραδιοφώνου πατώντας το κουμπί Νέα Εγγραφή σας εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη :

38

Στο πρώτο πεδίο καταχωρείτε την κατηγορία στην οποία ανήκει ο τιμοκατάλογος π.χ. Διαφημίσεις, Χορηγίες κ.τ.λ. Έτσι μπορείτε τους τιμοκαταλόγους αυτούς να τους ομαδοποιήσετε και να τους βλέπετε ταξινομημένους ανά κατηγορία. Στη συνέχεια καταχωρείτε τον κωδικό του τιμοκαταλόγου μονοσήμαντος για κάθε κατηγορία π.χ. Α-1, ΧΓ-1 κ.τ.λ.

ο

οποίος

είναι

Μετά δίνετε την περιγραφή του τιμοκαταλόγου όπως Α ΖΩΝΗ (07:00-10:00). Στην τιμολόγηση Ανά Δευτερόλεπτο η προεπιλογή είναι το “Ναι”, σε αντίθετη περίπτωση επιλέγετε “Όχι”. Στην συνέχεια συμπληρώνουμε το ποσά επί πιστώσει ή μετρητοίς της αξίας του δευτερολέπτου αν η τιμολόγηση που έχει επιλεχθεί είναι ανά δευτερόλεπτο ή όλου του spot ή της εκπομπής αν δεν είναι ανά δευτερόλεπτο. Στην Ημ/νία Από προτείνεται αυτόματα η τρέχουσα ημ/νία του συστήματος την οποία βέβαια μπορούμε να αλλάξουμε. Αν θέλετε να ακυρώσετε ένα τιμοκατάλογο και να μην ξαναεμφανιστεί στις τιμολογήσεις των διαφημίσεων συμπληρώνετε την Ημ/νία Λήξης. Αν ο τιμοκατάλογος αφορά το μέσο της εφημερίδας ή του περιοδικού τότε ισχύει ότι και παραπάνω με τη διαφορά ότι η τιμολόγηση είναι Ανά Εκατοστό Στήλης και όχι Ανά Δευτερόλεπτο.

39

Στην περίπτωση που δεν ξέρετε ούτε τον αριθμό των εμφανίσεων μιας διαφήμισης, άρα ούτε και την τελική της αξία, δημιουργείτε προσωρινά ένα τιμοκατάλογο με μηδενική αξία. Στη συνέχεια όταν έρθει η ώρα για να γίνει η τιμολόγηση δημιουργείτε πάλι ένα τιμοκατάλογο με την τελική αξία της διαφήμισης, στο πεδίο Ανά Δευτερόλεπτο δηλώνετε το “Όχι”. Για παράδειγμα όταν έχετε μία χορηγία, στην αρχή δημιουργείτε ένα τιμοκατάλογο με μηδενική αξία και τον δηλώνετε στο πρόγραμμα εμφάνισης των διαφημίσεων, αφού τελειώσουν οι μεταδόσεις ή οι δημοσιεύσεις και βγει η τελική αξία του τιμολογίου πριν την τιμολόγηση δημιουργείτε ένα τιμοκατάλογο με αυτή τη τελική αξία, από την επιλογή Αρχεία – Διαφημίσεις –Τιμολόγηση Διαφημίσεων, αφού επιλέξετε την διαφήμιση που θέλετε να τιμολογήσετε, δηλώνετε το τιμοκατάλογο που δημιουργήσατε στο πεδίο τιμοκατάλογος .

3.2.3.Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για το συγκεκριμένο Μέσο που έχετε επιλέξει.

3.2.4.Συνδρομές – Τεύχη Περιοδικών Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων και αφορά Μέσα τα οποία είναι Περιοδικά. Από αυτή την επιλογή μπορείτε να ορίσετε τα τεύχη των περιοδικών σας. Για κάθε τεύχος μπορείτε να ορίσετε, τον αριθμό του, την ημ/νία έκδοσης ή κυκλοφορίας καθώς επίσης και τα περιεχόμενά του.

3.2.5.Συνδρομές – Τιμοκατάλογος Συνδρομών Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων και αφορά Μέσα τα οποία είναι Περιοδικά. Τα βασικά στοιχεία του τιμοκαταλόγου, είναι ο Κωδικός, το Ποσό (στο οποίο συμπεριλαμβάνεται ο Φ.Π.Α. των συνδρομών, η Ημ/νία Έναρξης και Λήξης του τιμοκαταλόγου.

3.2.6.Συνδρομές – Τρόποι Πληρωμής Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Μέσων και αφορά Μέσα τα οποία είναι Περιοδικά. Τα στοιχεία το τρόπου πληρωμής είναι: ο

40

κωδικός και η περιγραφή του και το Μέσο πληρωμής (εάν υπάρχει).

3.3. Αρχεία – Διαφημιστικές Εταιρίες 3.3.1. Γενικά Στοιχεία Με την επιλογή αυτή εμφανίζονται οι διαφημιστικές εταιρίες. Για να καταχωρίσετε μια καινούρια διαφημιστική εταιρία θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Τα στοιχεία της διαφημιστικής εταιρίας εκτείνονται σε δυο καρτέλες: Στην πρώτη καρτέλα, με τίτλο Γενικά Στοιχεία, συμπληρώνετε την επωνυμία της εταιρίας, τη Διεύθυνση και γενικά όλα τα σταθερά στοιχεία της διαφημιστικής εταιρίας. Στην καρτέλα Φορολογικά Στοιχεία καταχωρείτε, την ιδιοκτήτρια εταιρία, το επάγγελμα, Αριθμό φορολογικού μητρώου κ.λ.π.

3.3.2. Παρακολούθηση Οφειλών Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Διαφημιστικών Εταιρειών. Από την επιλογή αυτή, εμφανίζονται όλα τα παραστατικά που έχετε εκδώσει, για τη Διαφημιστική Εταιρία που θα επιλέξετε, και υπολογίζεται αυτόματα το υπόλοιπο της. Μπορείτε επίσης να εισάγετε τις πληρωμές της Διαφημιστικής Εταιρίας.

41

3.3.3. Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Διαφημιστικών Εταιρειών. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για τη συγκεκριμένη εταιρεία που έχετε επιλέξει.

3.4. Αρχεία - Διαφημιζόμενοι 3.4.1. Γενικά Στοιχεία Με την επιλογή αυτή εμφανίζονται οι διαφημιζόμενοι. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο διαφημιζόμενο θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Τα στοιχεία του διαφημιζόμενου εκτείνονται σε δυο καρτέλες: Στην πρώτη καρτέλα, με τίτλο Γενικά Στοιχεία, συμπληρώνετε την επωνυμία του διαφημιζόμενου, τη Διεύθυνση και γενικά όλα τα σταθερά στοιχεία του διαφημιζόμενου. Στην καρτέλα Φορολογικά Στοιχεία καταχωρείτε, την ιδιοκτήτρια επάγγελμα, Αριθμό φορολογικού μητρώου κ.λ.π.

εταιρία,

το

3.4.2. Παρακολούθηση Οφειλών Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Διαφημιζόμενων. Από την επιλογή αυτή, εμφανίζονται όλα τα παραστατικά που έχετε εκδώσει, για τον Διαφημιζόμενο που θα επιλέξετε, και υπολογίζεται αυτόματα το υπόλοιπο του. Μπορείτε επίσης να εισάγετε τις πληρωμές του Διαφημιζόμενου.



3.4.3. Προϊόντα

Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Διαφημιζόμενων. Εδώ καταχωρούνται τα προϊόντα του διαφημιζόμενου που έχετε επιλέξει.

42

3.4.4. Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Διαφημιζόμενων. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για το συγκεκριμένο διαφημιζόμενο που έχετε επιλέξει.

3.5. Αρχεία – Media Shop 3.5.1. Γενικά Στοιχεία Με την επιλογή αυτή εμφανίζονται τα Media Shops. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο Media Shops θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Τα στοιχεία του Media Shop εκτείνονται σε δυο καρτέλες: Στην πρώτη καρτέλα, με τίτλο Γενικά Στοιχεία, συμπληρώνετε την επωνυμία του Media Shop, τη Διεύθυνση και γενικά όλα τα σταθερά στοιχεία του Media Shop. Στην καρτέλα Φορολογικά Στοιχεία καταχωρείτε, την ιδιοκτήτρια εταιρία, το επάγγελμα, Αριθμό φορολογικού μητρώου κ.λ.π.

3.5.2. Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί μόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Media Shops. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για το συγκεκριμένο Media Shop που έχετε επιλέξει.

3.6. Αρχεία – Συνδρομές Από τις επιλογές που ακολουθούν, διαχειρίζεστε αναλυτικά την παρακολούθηση των συνδρομών των περιοδικών σας.

3.6.1. Γενικά Στοιχεία Συνδρομητών Από την επιλογή αυτή ορίζετε τα στοιχεία των συνδρομητών σας. Από τη σελίδα Γενικά Στοιχεία μπορείτε να ορίσετε τα βασικά στοιχεία ενός συνδρομητή, π.χ. την Εταιρία ή το Ονοματεπώνυμό του, τη διεύθυνσή του κ.ο.κ.

Στη σελίδα Follow-up μπορείτε να εισάγετε αναλυτικά τις επαφές που έχετε κάνει με το συνδρομητή, όπως βλέπετε στο παράδειγμα που ακολουθεί. Σε κάθε εγγραφή που εισάγετε στο Follow up, δηλώνοντας κάθε φορά το μέσο το οποίο αφορά η συγκεκριμένη επαφή συμπληρώνονται αυτόματα από την εφαρμογή το πεδίο της ημερομηνίας, της ώρας και του υπεύθυνου ενημέρωσης. Στο πεδίο ενέργεια επιλέγετε την τιμή που σας προτείνεται, απαραίτητη προϋπόθεση για να μπορέσετε να δηλώσετε την ενέργεια είναι να ορίσετε τις

43

τιμές που θέλετε να σας προτείνονται από την επιλογή Αρχεία – Άλλες Λειτουργίες – Ενέργειες Follow up. Στο τελευταίο πεδίο επιλέγετε το Ναι αν υπάρχει κάποια εκκρεμότητα.

Στην σελίδα Συνδρομές μπορείτε να ενημερωθείτε για τις συνδρομές που έχει ο συγκεκριμένος συνδρομητής, ποιες από αυτές είναι ενεργές ή ανενεργές καθώς και άλλα στοιχεία όπως ημ/νία έναρξης και λήξης συνδρομής, τρόπος πληρωμής της κ.λ.π.

Από τη σελίδα Συστάσεις μπορείτε να ορίσετε ποιος συνδρομητής πρότεινε τη συνδρομή στο συγκεκριμένο συνδρομητή. Για να το κάνετε αυτό, αφήστε τον δρομέα στην πρώτη διαθέσιμη γραμμή και κάντε κλικ στο κουμπί . Αμέσως θα εμφανιστεί ο διάλογος αναζήτησης των εγγραφών. Δώστε το ονοματεπώνυμο του συνδρομητή που αναζητάτε και κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση πρώτου, εφόσον εντοπίσετε το συνδρομητή που επιθυμείτε, πατήστε Κλείσιμο. Εάν θέλετε να διαγράψετε από τις συστάσεις του συνδρομητή το ονοματεπώνυμο που έχετε εισαγάγει, φωτίστε το ονοματεπώνυμο και κάντε κλικ στο κουμπί . Με τον ίδιο τρόπο μπορείτε να ορίσετε σε ποιους άλλους συνδρομητές έχει προτείνει τη συνδρομή ο τρέχων συνδρομητής.

44

3.6.2. Παρακολούθηση Συνδρομών Αφού έχετε επιλέξει τον συνδρομητή που σας ενδιαφέρει, από την επιλογή, Αρχεία -> Συνδρομές -> Γενικά Στοιχεία Συνδρομητών χωρίς να κλείσετε το παράθυρο των συνδρομητών επιλέξετε Αρχεία -> Συνδρομές -> Παρακολούθηση Συνδρομών. Από αυτή την επιλογή ορίζετε τις συνδρομές του κάθε συνδρομητή. Για κάθε συνδρομή πρέπει να ορίσετε υποχρεωτικά το Μέσο (Περιοδικό), την Ημ/νία Έναρξης και Λήξης της Συνδρομής, τον Τιμοκατάλογο και τον Τρόπο Πληρωμής.

3.6.3. Τιμολόγηση Συνδρομών Από την επιλογή Αρχεία -> Συνδρομές -> Τιμολόγηση Συνδρομών μπορείτε να ορίσετε τις πληρωμές των συνδρομών. Αφού δώσετε τις τιμές που επιθυμείτε στα φίλτρα επιλογής, αμέσως θα εμφανιστεί ένας πίνακας, στον οποίο εμφανίζονται οι συνδρομές και τα παραστατικά που έχετε εκδώσει. Εάν στον πίνακα που εμφανίζεται, τα πεδία Κατηγορία, Σειρά, Αριθμός και Ημ/νία Παραστατικού είναι «κενά», αυτό σημαίνει ότι δεν έχετε εκδώσει ακόμα Παραστατικό για τις συνδρομές που εμφανίζονται. Για να εκδώσετε ένα παραστατικό φωτίστε τη συνδρομή που επιθυμείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Ενημέρωση.

45

Αφού λοιπόν δηλώσετε τα Στοιχεία του Παραστατικού που πρόκειται να εκδώσετε: εάν επιλέξετε , τότε το παραστατικό θα αποθηκευτεί και, στη συνέχεια, θα εκτυπωθεί στον εκτυπωτή που έχετε δηλώσει από την επιλογή Αρχεία -> Σταθμοί Εργασίας εάν επιλέξετε

, τότε το παραστατικό θα αποθηκευτεί στην εφαρμογή.

εάν επιλέξετε , τότε το παραστατικό θα αποθηκευτεί, και στη συνέχεια, θα εκτυπωθεί στον εκτυπωτή που έχετε δηλώσει από την επιλογή Αρχεία -> Σταθμοί Εργασίας με την ένδειξη ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ. Το αντίγραφο του παραστατικού μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε σε περίπτωση που εκτυπώνετε παραστατικά σε μονή λευκή σελίδα Α4 και χρειάζεστε το αντίγραφο για το αρχείο σας. Εάν έχετε εκτυπώσει ένα παραστατικό με λανθασμένα στοιχεία και θέλετε να το ακυρώσετε: Τότε από τον αρχικό πίνακα, στον οποίο εμφανίζονται τα παραστατικά που έχετε εκδώσει, φωτίστε το παραστατικό που θέλετε να ακυρώσετε, και επιλέξτε . Προσοχή! Το Ακυρωτικό εκδίδεται μόνο την ίδια ημέρα που έχει εκδοθεί το Παραστατικό. Εάν θέλετε να ακυρώσετε παραστατικό, το οποίο έχει εκδοθεί σε προγενέστερη Ημ/νία, τότε πρέπει να εκδώσετε Πιστωτικό.

46

3.6.4. Πιστωτικά Συνδρομών Από την επιλογή αυτή καταχωρείτε τα πιστωτικά σημειώματα των συνδρομών. Στα φίλτρα επιλογής δηλώνετε την Ημ/νία του Παραστατικού για το οποίο θέλετε να εκδώσετε Πιστωτικό. Φωτίστε το παραστατικό και κάντε κλικ στο κουμπί . Στη συνέχεια δώστε το ποσό το οποίο θέλετε να πιστώσετε και στις παρατηρήσεις γράψτε την Αιτιολογία.

3.6.5. Ακυρωτικά Συνδρομών Από την επιλογή αυτή μπορείτε να δείτε παραστατικά των συνδρομών που έχετε ακυρώσει.

3.7. Αρχεία – Στοιχεία Συστήματος Από τα πρώτα πράγματα που θα πρέπει να δηλώσετε στο AdvManager είναι τα στοιχεία της Εταιρίας σας από την επιλογή: Αρχεία  Στοιχεία Συστήματος Στην καρτέλα που εμφανίζεται γράφετε τα γενικά στοιχεία ταυτότητας της εταιρείας π.χ. τον τίτλο της εταιρείας με το διαφημιστικό τίτλο του, τη διεύθυνση της κτλ. Από την επιλογή Αρχεία, Στοιχεία Συστήματος, θα καταχωρήσετε τα στοιχεία της ιδιοκτήτριας εταιρείας των ΜΜΕ που διαθέτεται, επίσης από αυτή την επιλογή μπορείτε να ορίσετε το ποσοστό του Φ.Π.Α. που αφορά στις διαφημίσεις και του Φ.Π.Α. που αφορά στις συνδρομές.

3.8. Αρχεία - Χρήστες Συστήματος 3.8.1. Γενικά Στοιχεία Από την επιλογή αυτή ορίζετε τους χρήστες του AdvManager και τα δικαιώματα που θα έχουν στις διάφορες λειτουργίες του προγράμματος. Την πρώτη φορά που θα ανοίξετε την οθόνη αυτή υπάρχει μόνο ο χρήστης Supervisor, με κωδικό εισόδου τον αριθμό 123. Εδώ μπορείτε να αλλάξετε το 123, ο οποίος είναι κοινός για όλα τα ΜΜΕ, κάνοντας κλικ στο κουμπί Διόρθωση.

47

Για να εισάγετε ένα νέο χρήστη επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Πληκτρολογήστε τον κωδικό ασφαλείας με τον οποίο θα έχει πρόσβαση στο πρόγραμμα και το όνομά του. Τέλος, καθορίζετε τις λειτουργίες του AdvManager στις οποίες θα έχει πρόσβαση ο χρήστης δηλώνοντας με στην αντίστοιχη λειτουργία. Αν αφαιρέσετε το δικαίωμα πρόσβασης, σε κάποιες λειτουργίες, τότε ο συγκεκριμένος χρήστης δε θα μπορεί να μπαίνει στην επιλογή αυτή (π.χ. στη τιμολόγηση των διαφημίσεων). Αν έχει δικαίωμα πρόσβασης σε κάποια επιλογή, μπορείτε να του αφαιρέσετε τη δυνατότητα της διόρθωσης, της διαγραφής ή της εισαγωγής στοιχείων. Ο κωδικός μπορεί να έχει ως και δέκα χαρακτήρες (π.χ. αβγ) ή αριθμούς (π.χ. 9876) ή σύμβολα (π.χ. +=+) ή συνδυασμό όλων των παραπάνω (π.χ. α9+=). Για την αποφυγή προβλημάτων καλό θα ήταν να μη μπερδεύετε ελληνικούς με λατινικούς χαρακτήρες.

3.9. Αρχεία - Σταθμοί Εργασίας 3.9.1. Γενικά Στοιχεία Είναι η επιλογή από την οποία θα δηλώσετε ή θα τροποποιήσετε τις παραμέτρους που σχετίζονται με τον κάθε σταθμό εργασίας του συστήματος. Είναι απαραίτητο από αυτήν την επιλογή να ορίσετε τον κύριο εκτυπωτή του συστήματος. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο σταθμό κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή και πληκτρολογήστε τον αριθμό του σταθμού, την περιγραφή του, τον κύριο εκτυπωτή του κτλ. Στην περίπτωση που ο σταθμός τυπώνει Παραστατικά, στη δεύτερη καρτέλα δηλώστε ΝΑΙ στο αντίστοιχο πεδίο και ορίστε ποιος εκτυπωτής είναι εκείνος των παραστατικών, καθώς επίσης τη σειρά και τον αριθμό του τελευταίου τιμολογίου.

Εάν εκτυπώνεται παραστατικά από το AdvManager, τότε από τη σελίδα Στοιχεία Παραστατικών, πρέπει να δηλώσετε τον εκτυπωτή, στον οποίο θα εκτυπώνονται τα Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών, τα Πιστωτικά Τιμολόγια και τα Ακυρωτικά Τιμολόγια. Για κάθε ένα τύπο από τα προηγούμενα παραστατικά, πρέπει να δηλώσετε τη Σειρά και τον Τελευταίο Αριθμό Παραστατικού που έχετε εκδώσει, έτσι ώστε η εφαρμογή να σας προτείνει αυτόματα τον αριθμό του επόμενου παραστατικού.

48

Εάν εκτυπώνεται Αποδείξεις Είσπραξης για τις Συνδρομές των Περιοδικών, από το AdvManager, τότε από τη σελίδα Στοιχεία Παραστατικών Συνδρομών, πρέπει να δηλώσετε τον εκτυπωτή, στον οποίο θα εκτυπώνονται οι Αποδείξεις Είσπραξης και Πληρωμής. Για κάθε ένα τύπο από τα προηγούμενα παραστατικά, πρέπει να δηλώσετε τη Σειρά και τον Τελευταίο Αριθμό Παραστατικού που έχετε εκδώσει, έτσι ώστε η εφαρμογή να σας προτείνει αυτόματα τον αριθμό του επόμενου παραστατικού.

49

3.10. Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες 3.10.1. Ετικέτες Συστήματος Η επιλογή αυτή αφορά τις ετικέτες που τυπώνονται μέσα από το πρόγραμμα, προκειμένου να τις χρησιμοποιήσετε σε επιστολές, σημειώματα, γράμματα κτλ. που στέλνετε κατά τη διάρκεια της περιόδου. Τα στοιχεία που πρέπει να καθορίσετε για κάθε διαφορετικό τύπο ετικέτας που χρησιμοποιείτε, είναι οι διαστάσεις της, οι γραμμές που χωρά και ο αριθμός των ετικετών στη γραμμή και στη στήλη μιας σελίδας.

3.10.2.Ενέργειες Follow up Με την επιλογή αυτή μπορείτε να ορίσετε τις ενέργειες που θέλετε να σας προτείνονται στα Αρχεία – Συνδρομές – Γενικά Στοιχεία Συνδρομητών - Follow up.

3.10.3.Επαναπροσδιορισμός Εκτυπώσεων Συστήματος Αυτήν την επιλογή που θα τη χρησιμοποιήσετε αν κάποιος χρήστης τροποποίησε τις εκτυπώσεις του AdvManager και θέλετε να επαναφέρετε τις αρχικές επιλογές ή αν σας το προτείνει ο ΕΠΑΦΟΣ με κάποια νεότερη έκδοση.

3.10.4.Μηδενισμός Αρχείων Με την επιλογή αυτή μπορείτε να διαγράψετε ομαδικά τις εντολές διαφημίσεων και τις τιμολογήσεις. Προσοχή όμως γιατί η διαγραφή των στοιχείων είναι μόνιμη και χρειάζεται μεγάλη προσοχή πριν την ενεργοποιήσετε.

3.10.5. Έλεγχος Παραστατικών Από την επιλογή Έλεγχος Παραστατικών γίνεται έλεγχος για ασύνδετα παραστατικά. Μπορείτε να ενεργοποιείτε την επιλογή αυτή όσο συχνά θέλετε.

3.11. Αρχεία - Έξοδος Είναι η επιλογή που θα κλείνει το πρόγραμμα. Κατά το κλείσιμο του προγράμματος στην οθόνη εμφανίζεται η ερώτηση αν θέλετε να εγκαταλείψετε το AdvManager. Αν απαντήσετε αρνητικά, τότε επιστρέφετε στο AdvManager, αλλιώς πριν την έξοδο σας από το πρόγραμμα δίνετε η δυνατότητα να επιλέξετε εάν θέλετε να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας (Βackup) ή όχι. Σας συμβουλεύουμε να απαντήσετε καταφατικά, αν έχετε καταχωρήσει έστω και λίγα νέα στοιχεία. Σε επόμενο κεφάλαιο γίνεται εκτενής αναφορά στο Backup και τη σημασία του

50

Κεφάλαιο

Οι επιλογές των Εκτυπώσεων

4

Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται αναλυτικά οι εκτυπώσεις του AdvManager μία προς μία. Θα είναι ο οδηγός σας προκειμένου να εντοπίσετε την εκτύπωση που σας ενδιαφέρει. Από την επιλογή αυτή μπορείτε να πάρετε μια σειρά από εκτυπώσεις που αναφέρονται στις Διαφημίσεις, τα Μέσα, τις Διαφημιστικές Εταιρίες , τους Διαφημιζόμενους, και σε οποιαδήποτε πληροφορία έχει εισαχθεί στο πρόγραμμα. Είναι η επιλογή που αξιοποιεί τις εργασίες που κάνετε από τις επιλογές των αρχείων αφού, μετατρέπει τα δεδομένα σε πολύτιμες πληροφορίες.

4.1. Εκτυπώσεις – Διαφημίσεων Προφανώς ο μεγαλύτερος όγκος εκτυπώσεων αφορά τις διαφημίσεις. Χωρίζονται σε τέσσερις ομάδες τα Γενικά Στοιχεία, τις εκτυπώσεις που αφορούν το ΤΣΠΕΑΘ, τις εκτυπώσεις που αφορούν το ΕΔΟΕΑΠ και τα Στατιστικά Στοιχεία των πωλήσεων.

Υπάρχουν εκτυπώσεις τις οποίες μπορείτε να διορθώσετε. Κάνοντας διπλό κλικ στην εκτύπωση και κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης, ανοίγει το παράθυρο με τα στοιχεία των εκπαιδευομένων. Στην καρτέλα αυτή μπορείτε να ορίσετε τον τίτλο της εκτύπωσης, δηλώνοντας αύξοντα αριθμό στα στοιχεία (στήλες)

51

που θέλετε να εμφανιστούν και μηδέν (0) σε εκείνα που δεν θα εμφανίζονται, τροποποιείτε την εκτύπωση όπως ακριβώς επιθυμείτε. Σε όλες τις εκτυπώσεις του AdvManager, κάνοντας κλικ στο κουμπί Συνέχεια παρουσιάζεται το παράθυρο με τα Φίλτρα Επιλογής. Οι επιλογές των φίλτρων αυτών είναι οι εξής: 

Ταξινόμηση Μπορείτε να εμφανίσετε τις διαφημίσεις ταξινομημένες είτε Ανά Μέσα, είτε Ανά Media Shop, είτε Ανά Διαφημιστική Εταιρία, είτε Ανά Διαφημιζόμενο, είτε Ανά Προϊόν. Εάν επιλέξετε Ανά Μέσο, τότε έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε τις Διαφημίσεις ορισμένων μόνο Μέσων. Το δηλώνετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Μέσα και μαρκάροντας τα Μέσα που θέλετε. Εάν επιλέξετε Ανά Media Shop, τότε έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε τις διαφημίσεις ορισμένων μόνο Media Shop κάνοντας κλικ στο κουμπί Media Shop και μαρκάροντας αυτά που θέλετε. Σε περίπτωση που θέλετε όλα τα Media Shop, τότε αρκεί να κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Επιλέγοντας ταξινόμηση Ανά Διαφημιστική Εταιρία έχετε τη δυνατότητα να δείτε ταξινομημένες τις διαφημίσεις σύμφωνα με την διαφημιστική εταιρία που αφορούν. Αν επιλέξετε ταξινόμηση Ανά Διαφημιζόμενο μπορείτε να εμφανίσετε τις διαφημίσεις μόνο των διαφημιζομένων που έχετε επιλέξει. Στην ταξινόμηση Ανά Προϊόν εμφανίζονται οι διαφημίσεις των Προϊόντων τα οποία συμπληρώσατε στο πεδίο Προϊόντα.

Για να επιλέξετε κάποιες Διαφημιστικές Εταιρίες, Διαφημιζόμενους ή Προϊόντα κάντε κλικ στα αντίστοιχα κουμπιά. Στο παράθυρο που εμφανίζεται μαρκάρετε τις εγγραφές που θέλετε ή δώστε Επιλογή Όλων για να επιλέξετε αυτόματα όλες τις εγγραφές, Μηδενισμός για να μηδενίσετε τις ήδη επιλεγμένες και Κλείσιμο για έξοδο από το παράθυρο αυτό. Από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε κάποιες επιπλέον παραμέτρους για την εκτύπωση. Τα Πρόσθετα Φίλτρα διαφέρουν ανάλογα με την εκτύπωση που ζητάτε κάθε φορά και, για το λόγο αυτό, εξηγούνται στις αντίστοιχες εκτυπώσεις.

52

Το κουμπί Παράμετροι Εκτύπωσης περιλαμβάνει θέματα που αφορούν τον εκτυπωτή. Το παράθυρο αυτό ισχύει σε όλες τις εκτυπώσεις του AdvManager.

Στην πρώτη καρτέλα με τίτλο Γενικά Στοιχεία επιλέγετε από την Επιλογή Εκτυπωτή κάποιον άλλο εκτυπωτή από τους ήδη εγκατεστημένους στα Windows, αν δε θέλετε να τυπώσετε στον προεπιλεγμένο. Ο ορισμός αυτού του εκτυπωτή είχε γίνει από την επιλογή ΑρχείαΣταθμοί Εργασίας. Στο δεύτερο πεδίο αυτής της καρτέλας επιλέγετε τον τρόπο που θα τυπωθεί η σελίδα (οριζόντια ή κάθετα). Στα επόμενα πεδία ορίζετε τη γραμματοσειρά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην εκτύπωση, το μέγεθος των χαρακτήρων, την εμφάνιση της σελίδας, της ημερομηνίας και της υπογράμμισης. Στην δεύτερη καρτέλα ορίζετε τα περιθώρια της εκτύπωσης. Με το κουμπί Επαναφορά Αρχικών Τιμών τα περιθώρια παίρνουν τις τιμές που ορίζει ο εκτυπωτής. Αν θέλετε μπορείτε να αλλάξετε τα περιθώρια αυτά πληκτρολογώντας την καινούρια τιμή τους. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Κλείσιμο επιστρέφετε στην αρχική οθόνη της εκτύπωσης. Σε όλες τις εκτυπώσεις στο κάτω μέρος του παραθύρου υπάρχουν τρία κουμπιά που αφορούν τον τρόπο με τον οποίο θα δείτε την εκτύπωση. Το πρώτο με τίτλο Οθόνη εμφανίζει την εκτύπωση που ζητήσατε στην οθόνη. Είναι η προεπισκόπηση της εκτύπωσης. Μπορείτε να μετακινηθείτε οριζόντια ή κάθετα στο χώρο της εκτύπωσης χρησιμοποιώντας την οριζόντια και κάθετη μπάρα ολίσθησης αντίστοιχα. Η εναλλαγή των σελίδων γίνεται με τα πλήκτρα Επόμενη / Προηγούμενη που βρίσκονται στο κάτω μέρος της οθόνης. Το κουμπί Σελίδα σας δείχνει την τρέχουσα σελίδα εκτύπωσης. Μπορείτε ακόμη να μικρύνετε ή να μεγεθύνετε την εκτύπωση χρησιμοποιώντας το κουμπί πολλαπλών επιλογών που σας δείχνει το μέγεθος της εμφάνισης (100%, 75% κτλ.). Με το κουμπί Κλείσιμο επιστρέφετε στο προηγούμενο παράθυρο. Το δεύτερο κουμπί, με τίτλο Εκτυπωτής, στέλνει τα στοιχεία κατευθείαν στον εκτυπωτή. Στο παράθυρο που εμφανίζεται μπορείτε στο πεδίο Τύπος Εμφάνισης να επιλέξετε Κατάσταση για να εκτυπώσετε και να πάρετε την εκτύπωση σε μορφή κειμένου ή Ετικέτες για να εκτυπώσετε σε μορφή ετικετών. Το δεύτερο πεδίο Εκτύπωση Σε σας δίνει τη δυνατότητα να εκτυπώσετε στον εκτυπωτή, να εξάγετε την εκτύπωση σαν αρχείο τύπου TXT ή ASCII. Τα αρχεία αυτά μπορείτε να τα επεξεργαστείτε από κάποιο άλλο πρόγραμμα. π.χ. το excel.

53

Το τρίτο κουμπί Κλείσιμο σας επιστρέφει στην αρχική οθόνη των εκτυπώσεων.

Αναλυτικά οι εκτυπώσεις των διαφημίσεων του AdvManager είναι:

4.1.1. Γενικές Καταστάσεις Πρόγραμμα Διαφημίσεων Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει το πρόγραμμα των Διαφημίσεων ταξινομημένο είτε Ανά Μέσο, είτε Ανά Media Shop, είτε Ανά Διαφημιστική Εταιρία, είτε Ανά Διαφημιζόμενο, είτε Ανά Προϊόν. Με την κατάσταση αυτή μπορείτε να δείτε την Προγραμματισθείσα Ημ/νία Μετάδοσης, την Διαφημιστική Εταιρία, τον Διαφημιζόμενο, το προϊόν, επιθυμητή ώρα μετάδοσης καθώς και όποια άλλα στοιχεία επιθυμείτε κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης μπορείτε να ορίσετε το χρονικό διάστημα του προγράμματος των διαφημίσεων που θέλετε να εκτυπωθεί. Κατάσταση Εντολών Διαφημίσεων Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όμοια με το Πρόγραμμα των Διαφημίσεων. Κατάσταση Δημοσιευμένων / Μεταδοθέντων Διαφημίσεων Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει σε μια κατάσταση τις Διαφημίσεις για τις οποίες υπάρχει εντολή μετάδοσης ή δημοσίευσης και έχουν μεταδοθεί ή δημοσιευθεί στο χρονικό διάστημα που ορίζετε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα. Κατάσταση Αδημοσίευτων / Μη Μεταδοθέντων Διαφημίσεων Με την επιλογή αυτή βλέπετε μια κατάσταση των Διαφημίσεων που ενώ υπάρχει εντολή μετάδοσης ή δημοσίευσης δεν έχουν ακόμα μεταδοθεί ή δημοσιευθεί. Μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης. Κατάσταση Διαφημίσεων προς Τιμολόγηση Είναι η κατάσταση που εμφανίζει τις διαφημίσεις που έχουν μεταδοθεί ή δημοσιευτεί και κατά συνέπεια μπορούν να τιμολογηθούν. Αναλυτική Κατάσταση Προτιμολογημένων Εντολών Είναι η κατάσταση που εμφανίζει αναλυτικά τις διαφημίσεις για τις οποίες δεν έχει εκδοθεί ακόμα τιμολόγιο αλλά έχει γίνει προτιμολόγηση. Συγκεντρωτική Κατάσταση Προτιμολογημένων Εντολών Με την εκτύπωση αυτή μπορείτε να δείτε σε μια συγκεντρωτική κατάσταση το πλήθος των προτιμολογημένων διαφημίσεων με τα στοιχεία της προτιμολόγησης που εκδόθηκαν σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα που ορίζετε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα. Κατάσταση Μη Τιμολογημένων Διαφημίσεων Είναι η κατάσταση που εμφανίζει τις διαφημίσεις που ενώ έχει γίνει μετάδοση ή δημοσίευση και μπορούν να τιμολογηθούν ακόμα δεν έχουν τιμολογηθεί. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το εύρος της ημερομηνίας που θέλετε να ελέγξετε. Αναλυτική Κατάσταση Τιμολογημένων Διαφημίσεων Είναι η εκτύπωση από την οποία βλέπετε αναλυτικά τις διαφημίσεις που υπάρχουν σε κάθε τιμολόγιο με τα στοιχεία του τιμολογίου που εκδόθηκε. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το εύρος των ημερομηνιών έκδοσης των τιμολογίων. Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογημένων Διαφημίσεων Με την εκτύπωση αυτή μπορείτε να δείτε σε μια συγκεντρωτική κατάσταση το πλήθος των τιμολογημένων διαφημίσεων με τα στοιχεία του τιμολογίου που εκδόθηκαν σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα που ορίζουμε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα.

54

Πιστωτικά Σημειώματα Με την εκτύπωση αυτή μπορείτε να δείτε μια συγκεντρωτική κατάσταση με το πλήθος των πιστωτικών σημειωμάτων που έχουν καταχωρηθεί στο πρόγραμμα. Συγκεντρωτική Κατάσταση Εντολών Διαφημίσεων Ανά Πελάτη Με την εκτύπωση αυτή μπορείτε να δείτε μια συγκεντρωτική κατάσταση με το πλήθος των εντολών των διαφημίσεων και την αξία των διαφημίσεων ταξινομημένη Ανά Πελάτη σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα που ορίζετε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα. Συγκεντρωτική Κατάσταση Δημοσιευμένων / Μεταδοθέντων Διαφημίσεων Ανά Πελάτη Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει σε μια συγκεντρωτική κατάσταση ταξινομημένη Ανά Πελάτη το πλήθος των Διαφημίσεων που υπάρχει εντολή μετάδοσης ή δημοσίευσης και έχουν μεταδοθεί ή δημοσιευθεί στο χρονικό διάστημα που ορίζετε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα. Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογημένων Διαφημίσεων Ανά Πελάτη Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει σε μια συγκεντρωτική κατάσταση ταξινομημένη Ανά Πελάτη το πλήθος των τιμολογημένων Διαφημίσεων για τις οποίες υπάρχει εντολή μετάδοσης ή δημοσίευσης, έχουν μεταδοθεί ή δημοσιευθεί στο χρονικό διάστημα και έχουν τιμολογηθεί στο χρονικό διάστημα που ορίζετε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα.

4.1.2. ΤΣΠΕΑΘ

55

Προεκτύπωση Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσω Με την επιλογή αυτή προεκτυπώνονται οι καταστάσεις που θα πρέπει να θεωρήσετε στην εφορία σας για να καταχωρίσετε στη συνέχεια τις εγγραφές του Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε τον αριθμό της σελίδας που θα ξεκινήσει η αρίθμηση καθώς και το πλήθος των σελίδων που θα εκτυπωθούν. Ημερολόγιο Διαφημίσεων Μέσων Από την επιλογή αυτή εκτυπώνετε την κατάσταση με τις εγγραφές του Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορείτε να ορίσετε το Ημερολογιακό Δίμηνο που θέλετε να εκτυπώσετε (είναι υποχρεωτικό) όπως και την ταξινόμηση Ανά Ημερομηνία Διαφήμισης ή Ανά Ημερομηνία Τιμολόγησης. Από το κουμπί Μέσα πρέπει να επιλέξετε το Μέσο (και αυτό το πεδίο είναι υποχρεωτικό ακόμα και αν έχετε μόνο ένα Μέσο). Ημερολόγιο Διαφημίσεων Μέσων – Δισκέτα ΤΣΠΕΑΘ Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όμοια με το Ημερολόγιο των Διαφημίσεων Μέσων με τη διαφορά ότι υπάρχει ακόμη η δυνατότητα να στείλετε το ημερολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή, σε δισκέτα, ακριβώς στο format που ορίζει το ΤΣΠΕΑΘ. Από το κουμπί Δισκέτα δημιουργείτε το αρχείο το οποίο στη συνέχεια αντιγράφετε σε μια δισκέτα. Έντυπα Κατάθεσης Αγγελιοσήμου Από την επιλογή αυτή εκτυπώνετε το έντυπο κατάθεσης του αγγελιοσήμου ραδιοφωνικών διαφημίσεων στην εθνική τράπεζα υπέρ ΤΣΠΕΑΘ. Το έντυπο αυτό περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες όπως Αρ. Πελάτη, Αρ. Λογαριασμού, Ποσό κ.τ.λ. Κατάσταση Ακατάβλητων Ποσών Αγγελιοσήμου Από την επιλογή αυτή εκτυπώνετε την κατάσταση των Ακατάβλητων Ποσών Αγγελιοσήμου η οποία χρησιμεύει για να εντοπίζονται εγγραφές για τις οποίες δεν κατεβλήθη το αγγελιόσημο. Έντυπα Κατάθεσης Ειδικού Φόρου Τηλεοπτικών Διαφημίσεων Από την επιλογή αυτή εκτυπώνετε το έντυπο κατάθεσης του ειδικού φόρου τηλεοπτικών διαφημίσεων στην εθνική τράπεζα. Το έντυπο αυτό περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες όπως Αρ. Πελάτη, Αρ. Λογαριασμού, Ποσό κ.τ.λ. Κατάσταση Ακατάβλητων Ποσών Ειδικού Φόρου Τηλεοπτικών Διαφημίσεων Από την επιλογή αυτή εκτυπώνετε την κατάσταση των ακατάβλητων ποσών του ειδικού φόρου τηλεοπτικών διαφημίσεων η οποία χρησιμεύει για να εντοπίζονται εγγραφές για τις οποίες δεν κατεβλήθη ο ειδικός φόρος.

4.1.3. ΕΔΟΕΑΠ Προεκτύπωση Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων ΕΔΟΕΑΠ Με την επιλογή αυτή προεκτυπώνονται οι καταστάσεις που θα πρέπει να θεωρήσετε στην εφορία σας για να καταχωρίσετε στη συνέχεια τις εγγραφές του Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε τον αριθμό της σελίδας που θα ξεκινήσει η αρίθμηση καθώς και το πλήθος των σελίδων που θα εκτυπωθούν. Η εκτύπωση αυτή δεν μπορεί να τροποποιηθεί από το κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης. Ημερολόγιο Διαφημίσεων Μέσων ΕΔΟΕΑΠ Από την επιλογή αυτή εκτυπώνετε την κατάσταση με τις εγγραφές του Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορείτε να ορίσετε το Ημερολογιακό Δίμηνο που θέλετε να εκτυπώσετε (είναι υποχρεωτικό) όπως και την ταξινόμηση είτε Ανά Ημερομηνία Διαφήμισης είτε Ανά Ημερομηνία Τιμολόγησης. Από το κουμπί Μέσα

56

πρέπει να επιλέξετε το Μέσο (και αυτό το πεδίο είναι υποχρεωτικό ακόμα και αν έχετε μόνο ένα Μέσο). Ημερολόγιο Διαφημίσεων Μέσων – Δισκέτα ΕΔΟΕΑΠ Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όμοια με το Ημερολόγιο των Διαφημίσεων Μέσων με τη διαφορά ότι υπάρχει ακόμη η δυνατότητα να στείλετε το ημερολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή, σε δισκέτα, ακριβώς στο format που ορίζει το ΕΔΟΕΑΠ. Από το κουμπί Δισκέτα δημιουργείτε το αρχείο το οποίο στη συνέχεια αντιγράφετε σε δισκέτα. Έντυπα Κατάθεσης Αγγελιοσήμου ΕΔΟΕΑΠ Από την επιλογή αυτή εκτυπώνετε το έντυπο κατάθεσης του αγγελιοσήμου διαφημίσεων ημερήσιων εφημερίδων στην εθνική τράπεζα υπέρ ΕΔΟΕΑΠ. Το έντυπο αυτό περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες όπως Αρ. Πελάτη, Αρ. Λογαριασμού, Ποσό κ.τ.λ.

4.1.4. Στατιστικά Στοιχεία Κατάσταση Δημοσιευμένων / Μεταδοθέντων Διαφημίσεων Με την εκτύπωση αυτή είναι δυνατόν δούμε μια συγκεντρωτική κατάσταση με το πλήθος των διαφημίσεων ανά ημερομηνία εμφάνισης καθώς επίσης και την αξία των διαφημίσεων για εκείνη την ημερομηνία. Από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγουμε τη χρονική περίοδο που θέλουμε να υπολογιστεί (Από-Έως). Στη συγκεκριμένη εκτύπωση εμφανίζονται μόνο οι διαφημίσεις που έχουν δημοσιευθεί ή μεταδοθεί.

4.2. Εκτυπώσεις - Μέσων Σε όλες τις εκτυπώσεις αυτής της ομάδας έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας του Μέσου επιθυμείτε, κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας το μήκος της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το μέγιστο μήκος της στήλης το οποίο δε μπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το AdvManager για κάθε πεδίο.

4.2.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Μέσων Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας των Μέσων. Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας του Μέσου επιθυμείτε. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης πληκτρολογείτε τον αύξοντα αριθμό στα στοιχεία που θέλετε να εμφανιστούν και τον αριθμό μηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εμφανιστούν. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας το μήκος της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το μέγιστο μήκος της στήλης που δε μπορείτε να αλλάξετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το AdvManager για κάθε πεδίο. Τιμοκατάλογος Μέσων Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει μια ονομαστική κατάσταση των τιμοκαταλόγων των Μέσων ταξινομημένη μόνο ανά κωδικό Μέσου. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορείτε να ορίσετε την Ημ/νία Έναρξης των τιμοκαταλόγων, έτσι μπορείτε να εμφανίσετε τους τιμοκαταλόγους που θέλετε από μια συγκεκριμένη Ημ/νία και μετά καθώς επίσης και για τα Μέσα που θέλετε επιλέγοντας από το πεδίο Μέσα το συγκεκριμένο Μέσο που σας ενδιαφέρει.

57

4.3. Εκτυπώσεις – Διαφημιστικών Εταιριών 4.3.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Διαφημιστικών Εταιριών Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας των Διαφημιστικών Εταιριών. Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας της Διαφημιστικής Εταιρίας επιθυμείτε. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης πληκτρολογείτε τον αύξοντα αριθμό στα στοιχεία που θέλετε να εμφανιστούν και τον αριθμό μηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εμφανιστούν. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας τον αριθμό του μήκους της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το μέγιστο μήκος της στήλης που δε μπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το AdvManager για κάθε πεδίο. Αναλυτική Κατάσταση Οφειλών Διαφημιστικών Εταιριών Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει αναλυτικά την καρτέλα της Χρέωσης & Πίστωσης της Διαφημιστικής Εταιρίας. Από τα πρόσθετα Φίλτρα, μπορείτε να ορίσετε το εύρος της Ημ/νίας για το οποίο θέλετε να παρακολουθήσετε τις οφειλές. Συγκεντρωτική Κατάσταση Οφειλών Διαφημιστικών Εταιριών Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει συγκεντρωτικά την καρτέλα της Χρέωσης & Πίστωσης της Διαφημιστικής Εταιρίας. Από τα πρόσθετα Φίλτρα, μπορείτε να ορίσετε το εύρος της Ημ/νίας για το οποίο θέλετε να παρακολουθήσετε τις οφειλές

4.4. Εκτυπώσεις - Διαφημιζομένων 4.4.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Διαφημιζόμενων Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας των Διαφημιζόμενων. Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας των Διαφημιζόμενων επιθυμείτε. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης πληκτρολογείτε τον αύξοντα αριθμό στα στοιχεία που θέλετε να εμφανιστούν και τον αριθμό μηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εμφανιστούν. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας τον αριθμό του μήκους της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το μέγιστο μήκος της στήλης που δε μπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το AdvManager για κάθε πεδίο. Αναλυτική Κατάσταση Οφειλών Διαφημιζόμενων Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει αναλυτικά την καρτέλα της Χρέωσης & Πίστωσης του Διαφημιζόμενου. Από τα πρόσθετα Φίλτρα, μπορείτε να ορίσετε το εύρος της Ημ/νίας για το οποίο θέλετε να παρακολουθήσετε τις οφειλές. Συγκεντρωτική Κατάσταση Οφειλών Διαφημιζόμενων Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει συγκεντρωτικά την καρτέλα της Χρέωσης & Πίστωσης του Διαφημιζόμενου. Από τα πρόσθετα Φίλτρα, μπορείτε να ορίσετε το εύρος της Ημ/νίας για το οποίο θέλετε να παρακολουθήσετε τις οφειλές Προϊόντα Διαφημιζόμενων Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει μια ονομαστική κατάσταση με τα προϊόντα των Διαφημιζόμενων. Μπορείτε να εμφανίσετε τα Προϊόντα ταξινομημένα είτε Ανά Διαφημιζόμενο είτε Ανά Ταχ. Κώδικα και Διαφημιζόμενο είτε Ανά Περιοχή και Διαφημιζόμενο είτε Ανά Ιδιοκτήτρια Εταιρία είτε Ανά Ταχ. Κώδικα και Ιδιοκτήτρια Εταιρία είτε Ανά Περιοχή και Ιδιοκτήτρια Εταιρία. Εάν επιλέξετε Ανά Διαφημιζόμενο ή Ανά Ιδιοκτήτρια Εταιρία, τότε έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε τα Προϊόντα ορισμένων μόνο Διαφημιζόμενων ή Ιδιοκτητριών Εταιριών που θα επιλέξετε. Με

58

οποιαδήποτε άλλη ταξινόμηση εμφανίζεται το πεδίο Πρόσθετα Φίλτρα απ’ όπου θα ορίσετε τον Ταχ. Κώδικα ή την Περιοχή ανάλογα με την ταξινόμηση που επιλέξατε. Η εκτύπωση αυτή τροποποιείται όπως ακριβώς και η προηγούμενη.

4.5. Εκτυπώσεις – Media Shop 4.5.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Media Shop Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας των Media Shops. Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας των Media Shops επιθυμείτε. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης πληκτρολογείτε τον αύξοντα αριθμό στα στοιχεία που θέλετε να εμφανιστούν και τον αριθμό μηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εμφανιστούν. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας τον αριθμό του μήκους της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το μέγιστο μήκος της στήλης που δε μπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το AdvManager για κάθε πεδίο.

4.6. Εκτυπώσεις – Συνδρομών Μπορείτε να ταξινομήσετε όλες τις καταστάσεις των συνδρομών: Ανά Συνδρομητή Ανά Τ. Κώδικα & Συνδρομητή Ανά Ειδικό Τ. Κώδικα & Συνδρομητή Ανά Περιοχή & Συνδρομητή Ανά Νομό & Συνδρομητή

4.6.1. Καταστάσεις Συνδρομητών Γενικά Στοιχεία Συνδρομητών Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας των Συνδρομητών. Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας των Συνδρομητών επιθυμείτε. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή Στοιχείων Εκτύπωσης πληκτρολογείτε τον αύξοντα αριθμό στα στοιχεία που θέλετε να εμφανιστούν και τον αριθμό μηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εμφανιστούν. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας τον αριθμό του μήκους της. Διευθύνσεις Συνδρομητών Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει τα στοιχεία Διεύθυνσης των Συνδρομητών. Εορτολόγιο Συνδρομητών Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει ποιος Συνδρομητής έχει την ονομαστική του Εορτή. Από τα πρόσθετα φίλτρα μπορείτε να ορίσετε το όνομα που επιθυμείτε.

Follow-up Συνδρομητών Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει για κάθε συνδρομητή τα στοιχεία παρακολούθησης (follow-up) που έχετε εισαγάγει.

59

4.6.2. Καταστάσεις Συνδρομών Παρακολούθηση Συνδρομών Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει όλα τα στοιχεία των συνδρομών. Πληρωμένες Συνδρομές Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει τις συνδρομές οι οποίες έχουν ακόμα εξοφληθεί. Απλήρωτες Συνδρομές Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει τις συνδρομές οι οποίες δεν έχουν εξοφληθεί.

60

Κεφάλαιο

Ειδικά Θέματα

5

Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του Backup και του Restore για τη διασφάλιση των δεδομένων σας.

5.1. Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) Με την έννοια αντίγραφα ασφαλείας (back up) εννοούμε τη δημιουργία αντιγράφου όλων των στοιχείων που έχουν πληκτρολογηθεί στη βάση δεδομένων δηλαδή ολόκληρης της δουλειά σας. Την εφαρμογή μπορείτε αμέσως να την ξαναβρείτε από τον ΕΠΑΦΟ τα δεδομένα σας όμως τα ξέρετε μόνο εσείς και σε περίπτωση απώλειάς τους η ζημιά θα είναι μεγάλη. Τα αντίγραφα ασφαλείας δημιουργούνται α) για να διαφυλάξουν τα δεδομένα μας από πιθανό λάθος χειρισμό του χρήστη σε κάποια λειτουργία της εφαρμογής, λόγου χάρη σβήστηκε ολόκληρη η περίοδος β) για να σας προστατέψουν από απώλεια δεδομένων λόγω βλάβης του Η/Υ (καταστροφή σκληρού δίσκου, ιούς κλπ). γ) Για να υπάρχουν τα δεδομένα και εκτός χώρου για την περίπτωση κλοπής ή φωτιάς Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατ' αρχή εξωτερικά μέσα αποθήκευσης που μπορεί να είναι : (I) Αφαιρούμενες μονάδες μόνιμης μνήμης (usb flash memory disk) (ΙI) Εξωτερικές μονάδες σκληρών δίσκων μεγάλης χωρητικότητας 40, 80 GB ή και μεγαλύτερης συσκευή (ΙΙΙ) Κάποιο cd ή dvd που θα γραφτεί στο CD-RW ή DVD-RW που σίγουρα θα διαθέτει ο υπολογιστής σας. Θεωρητικά backup μπορείτε να πάρετε και σε δισκέτες αλλά το μέσο αυτό έχει πλέον ξεπεραστεί λόγω μικρής χωρητικότητας, ταχύτητας και αξιοπιστίας καθώς και μείωσης του κόστους αγοράς των υπολοίπων προαναφερόμενων μέσων. Τα πλεονεκτήματα των εξωτερικών αντιγράφων ασφαλείας είναι ότι μπορούν να σας προφυλάξουν και από τις 3 παραπάνω καταστάσεις αν παίρνετε σωστά το backup, για την περίπτωση (α) και (β) και αν το έχετε και εκτός χώρου για την περίπτωση (γ). Οι μονάδες τύπου Ι και ΙΙ θεωρούνται από τον υπολογιστή σας ξεχωριστοί δίσκοι και έχουν το δικό τους γράμμα, συνήθως E: ή G: κλπ. Η εφαρμογή σας μπορεί να κατευθύνει τα αντίγραφα ασφαλείας αυτόματα σε αυτή τη συσκευή. Στην περίπτωση του CD ή DVD η διαδικασία είναι πιο χειροκίνητη (βλέπε στο τέλος της παραγράφου).

Ειδικά Θέματα

Κεφάλαιο 5ο

Σημαντικό είναι να επισημάνουμε ότι πρέπει να εναλλάσσετε τα media και να διατηρείτε ιστορικό αρχείο στο backup. Δηλαδή να έχετε διαφορετικά Media για Δευτέρα, Τρίτη, Τετάρτη, Πέμπτη, Παρασκευή ή και για προηγούμενες εβδομάδες ή και μήνες ανάλογα με την κρισιμότητα των δεδομένων σας και το όσο συχνά αυτά αλλάζουν. Αυτό όχι για την περίπτωση της καταστροφής του δίσκου ή της ζημιάς από ιό αλλά για την περίπτωση που θα χρειαστείτε ένα σωστό αντίτυπο των αρχείων και δεν το βρείτε στο backup της προηγούμενης μέρας. Έχετε το περιθώριο να το αναζητήσετε στο set της προ-προηγούμενης μέρας κοκ. Αν το μέσο είναι ένα (π.χ. μόνο ένα USB-STICK) όπου παίρνετε καθημερινά backup, τότε πιθανώς να έχει μεταφερθεί το πρόβλημα και σε αυτό. Τα αντίγραφα ασφαλείας ουσιαστικά είναι ένα αρχείο, η βάση δεδομένων, στο οποίο αποθηκεύεται όλη η δουλειά σας. Το αρχείο αυτό είναι το AdvManager.mdb Αυτό το αρχείο λοιπόν αρκεί να μεταφέρετε με το backup αλλά και χειροκίνητα με την εντολή copy σε οποιοδήποτε μέσο επιθυμείτε. Φυσικά η χρήση της εντολής copy είναι λιγότερο "πειθαρχημένη" μέθοδος από το backup του ίδιου του προγράμματος αλλά σας δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύετε τη βάση δεδομένων σε άλλο χώρο του ίδιου του Η/Υ ή ακόμη καλύτερα σε άλλο υπολογιστή του δικτύου σας αν φυσικά έχετε τέτοιο. Τέλος αντίγραφα μπορείτε να κρατήσετε και στο διαδίκτυο «ανεβάζοντας» το αρχείο της βάσης σε κάποιο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όπου θα το κατεβάσετε σε περίπτωση προβλήματος. Για το CD-R ή το DVD-R πρέπει να χρησιμοποιήσετε το ειδικό πρόγραμμα που συνοδεύει τη συσκευή που συνήθως είναι το NERO. Για όλες τις εφαρμογές του ΕΠΑΦΟΥ πρέπει να μεταφέρετε στο CD ένα αρχείο όλο και όλο, αυτό με κατάληξη MDB που περιγράφουμε παραπάνω. Ιδανικά για να διασφαλιστεί η εργασία που έχει γίνει, μπορείτε να κάνετε συνδυασμό. Να έχετε μόνιμη τη διαδικασία σε κάποιο εξωτερικό μέσο αποθήκευσης όπου καλό είναι να υπάρχει περισσότερες από μια σειρά αντιγράφων. Με τον τρόπο αυτό ακόμα και αν το τελευταίο αντίγραφο για κάποιο λόγο δεν είναι σωστό, θα υπάρχει προηγούμενο, που θα σώζει το μεγαλύτερο μέρος της δουλείας σας. Επίσης στον υπολογιστή σας ή σε κάποιο χώρο του δικτύου μπορείτε ανά τακτά χρονικά διαστήματα να αρχειοθετείτε τη βάση δεδομένων σε κάποιο συγκεκριμένο φάκελο που θα έχετε ορίσει. Η συχνότητα της αρχειοθέτησης είναι συνάρτηση της δουλειάς που κάνετε με την εφαρμογή.

 Π Ρ Ο Σ Ο Χ Η !!! Αν παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα στο πρόγραμμα, η πιο συνηθισμένη κίνηση των χρηστών είναι να πάρουν αμέσως Backup των αρχείων τους. Η κίνηση αυτή είναι τελείως λανθασμένη, αφού το πρόβλημα θα μεταφερθεί και στο αρχείο του Backup καταστρέφοντας την προηγούμενη σωστή έκδοση των αρχείων. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να επικοινωνήσετε με την εταιρία μας προκειμένου να αποκατασταθεί το λάθος. Στη χειρότερη περίπτωση όπου το πρόβλημα δε λυθεί, θα μπορέσετε να επαναφέρετε τα σωστά αρχεία του τελευταίου Backup. 

Από το menu Έναρξη (Start)  Προγράμματα (Programs)  Έπαφος  AdvManager Συντήρηση Βάσης Δεδομένων



Επιλέξτε Συμπύκνωση Βάσης Δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και στο παράθυρο που θα εμφανιστεί κάντε κλικ στο Ναι.

62

ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν έχετε το πρόγραμμα εγκατεστημένο σε δίκτυο, τότε το Backup γίνεται από τον κεντρικό Η/Υ (Server). Σε όλους τους υπόλοιπους σταθμούς εκείνη τη στιγμή το AdvManager πρέπει να είναι “κλειστό”.

Κεφάλαιο 5ο

Ειδικά Θέματα



Στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία Αντιγράφων Ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε Ναι.



Στη συνέχεια εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη που σας ζητάει να τοποθετήσετε to 1o μαγνητικό μέσο, στο οποίο θα κρατήσετε το Backup, (στη μονάδα Α: εάν πρόκειται για δισκέτα ή κάποιο άλλο γράμμα εάν πρόκειται για Flash Disk και Zip Drive ή κάποιο άλλο μέρος του σκληρού δίσκου ή του δικτύου). Πατήστε ΟΚ για να ξεκινήσει η διαδικασία των αντιγράφων ασφαλείας του AdvManager .

Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί, τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα στην οθόνη, όπου και θα κάνετε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Backup μπορείτε να κρατήσετε και κατά την έξοδό σας από το AdvManager, όταν στην οθόνη εμφανίζεται η ερώτηση αν θέλετε να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Επιλέγοντας Ναι, ξεκινάει η διαδικασία των αντιγράφων ασφαλείας όπως ακριβώς περιγράφεται παραπάνω.

63

Ειδικά Θέματα

Κεφάλαιο 5ο

5.2. Επαναφορά Αρχείων (Restore) Με τη λειτουργία Επαναφορά Αντιγράφων Ασφαλείας αντικαθιστάτε τα αρχεία του σκληρού δίσκου με αυτά των δισκετών. Θα τη χρησιμοποιήσετε αν ο δίσκος σας έπαθε κάποια βλάβη και χάθηκαν τα αρχεία του ή αν για κάποιους λόγους θέλετε να έχετε στο σύστημα μια προηγούμενη μορφή των δεδομένων σας.   

Από το menu Έναρξη (Start)  Προγράμματα (Programs)  Έπαφος  AdvManager Συντήρηση Βάσης Δεδομένων, επιλέξτε το Επαναφορά Αντιγράφων Ασφαλείας. Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και κατόπιν στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε ΝΑΙ. Στη συνέχεια εμφανίζεται μια οθόνη που σας ζητάει να τοποθετήσετε το τελευταίο μαγνητικό μέσω του backup, στην αντίστοιχη. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να ξεκινήσει η διαδικασία της επαναφοράς των αρχείων του AdvManager και ακολουθήστε τις οδηγίες.

5.3. Εκτύπωση Παραστατικών – Ορισμός Φόρμας Για να μπορέσετε να εκτυπώσετε παραστατικά μέσα από το πρόγραμμα πρέπει από την επιλογή Αρχεία – Σταθμοί Εργασίας – Στοιχεία Παραστατικών να δηλώσετε : 

Tον εκτυπωτή των Παραστατικών



Στο πεδίο Έκδοση Παραστατικών η ένδειξη πρέπει να είναι Ναι



Τη Σειρά και τον Τελευταίο Αριθμό Τιμολογίου που έχει εκδοθεί



Τον Τύπο του τιμολογίου



Πάνω και κάτω περιθώριο σε εκατοστά και πλήθος γραμμών

ΔΗΛΩΣΗ ΕΙΔΙΚΟΥ ΧΑΡΤΙΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΓΙΑ WIN 95, 98 και Me Για να δηλώσετε το ειδικό χαρτί στον εκτυπωτή θα πρέπει να ακολουθήσετε τα επόμενα βήματα: Επιλέξτε Έναρξη (Start)Ρυθμίσεις (Settings)Εκτυπωτές (Printers) Στην συνέχεια επιλέξτε τον εκτυπωτή που εκτυπώνεται τα παραστατικά και με δεξί κλικ πάνω στις ιδιότητες, στο παράθυρο που εμφανίζεται και στην καρτέλα Χαρτί διαλέξτε το Ειδικό.

64

Κεφάλαιο 5ο

Ειδικά Θέματα

Στην επόμενη καρτέλα δηλώστε το πλάτος και το μήκος του τιμολογίου.

ΔΗΛΩΣΗ ΕΙΔΙΚΟΥ ΧΑΡΤΙΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΓΙΑ WIN XP ΚΑΙ 2000 Από την επιλογή Έναρξη (Start) - Ρυθμίσεις (Settings) - Εκτυπωτές & Φαξ (Printers and Faxes) επιλέξτε Αρχεία (File) - Ιδιότητες Διακομιστή (Server Properties)

Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε το Δημιουργία νέας φόρμας (Create a new form), στην ερώτηση Όνομα νέας φόρμας (Form name) δηλώστε το όνομα της φόρμας, τέλος ορίστε το ύψος και το πλάτος της δικιά σας απόδειξης

65

Ειδικά Θέματα

Κεφάλαιο 5ο

Από την επιλογή Έναρξη - Ρυθμίσεις - Εκτυπωτές & Φαξ φωτίστε τον εκτυπωτή των αποδείξεων και κάντε δεξιό κλικ επάνω του. Επιλέξτε Ιδιότητες (Properties). Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί επιλέξτε την καρτέλα Γενικά (General) και το κουμπί Προτιμήσεις Εκτύπωσης (Printing preferences…)

Στη συνέχεια επιλέξτε την καρτέλα Χαρτί/Ποιότητα (Papre/Quality) και στην επιλογή Τροφοδοσία Χαρτιού (Paper Source) δηλώστε τον τροφοδότη συνεχούς χαρτιού (Tractor Feed)

Στη σελίδα Για προχωρημένους (Advanced), επιλέξτε το κουμπί Προεπιλογή Eκτύπωσης (Printing Defaults) και στη συνέχεια το κουμπί Για Προχωρημένους. Στην επιλογή μέγεθος χαρτιού επιλέγουμε την φόρμα που δημιουργήσαμε όπως φαίνεται παρακάτω

66

Κεφάλαιο 5ο

Ειδικά Θέματα

Στo κεντρικό παράθυρο των ιδιοτήτων του εκτυπωτή επιλέξτε τη σελίδα Για προχωρημένους (Advanced)

Τέλος στη σελίδα Ρυθμίσεις Συσκευής δηλώνουμε και εκεί την φόρμα που είχαμε δημιουργήσει.

67

Ειδικά Θέματα

Κεφάλαιο 5ο

5.4. Εκτύπωση Η.Δ.Μ – Ορισμός Χαρτιού Εκτύπωσης Εκτύπωση Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων ΤΣΠΕΑΘ Για να εκτυπώσετε το Ημερολόγιο Διαφημίσεων Μέσων θα πρέπει να ακολουθήσετε τα επόμενα βήματα : Από την επιλογή Εκτυπώσεις – Διαφημίσεων – ΤΣΠΕΑΘ επιλέγετε το Προεκτύπωση Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων απ’ όπου μπορείτε να εκτυπώσετε λευκές σελίδες του Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων αριθμημένες και με την επωνυμία του Μέσου, σελίδες που αργότερα θα τις χρησιμοποιήσετε για να εκτυπώσετε πάνω σε αυτές το Η.Δ.Μ. Στην συνέχεια από την επιλογή Εκτυπώσεις – Διαφημίσεων – ΤΣΠΕΑΘ επιλέγετε το Ημερολόγιο Διαφημίσεων Μέσων. Απαραίτητη προϋπόθεση για την εκτύπωση του είναι από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα να επιλέξετε την Ημ/νία Δημοσίευσης / Μετάδοσης Από – Έως καθώς και από το κουμπί Μέσα το Μέσο που θέλετε να εκτυπώσετε. Εκτύπωση Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων ΕΔΟΕΑΠ Για να εκτυπώσετε το Ημερολόγιο Διαφημίσεων Μέσων θα πρέπει να ακολουθήσετε τα επόμενα βήματα : Από την επιλογή Εκτυπώσεις – Διαφημίσεων – ΕΔΟΕΑΠ επιλέγετε το Προεκτύπωση Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων απ’ όπου μπορείτε να εκτυπώσετε λευκές σελίδες του Ημερολογίου Διαφημίσεων Μέσων αριθμημένες και με την επωνυμία του Μέσου, σελίδες που αργότερα θα τις χρησιμοποιήσετε για να εκτυπώσετε πάνω σε αυτές το Η.Δ.Μ. Στην συνέχεια από την επιλογή Εκτυπώσεις – Διαφημίσεων – ΕΔΟΕΑΠ επιλέγετε το Ημερολόγιο Διαφημίσεων Μέσων. Απαραίτητη προϋπόθεση για την εκτύπωση του είναι από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα να επιλέξετε την Ημ/νία Δημοσίευσης / Μετάδοσης Από – Έως καθώς και από το κουμπί Μέσα το Μέσο που θέλετε να εκτυπώσετε.

ΔΗΛΩΣΗ ΧΑΡΤΙΟΥ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ Α3 και Α4 ΓΙΑ WIN 95, 98 και Me Όταν το χαρτί του εκτυπωτή έχει μέγεθος Α4 οι ρυθμίσεις που πρέπει να κάνουμε είναι οι εξής :

68

Κεφάλαιο 5ο

Ειδικά Θέματα

Επιλέξτε Έναρξη (Start)Ρυθμίσεις (Settings)Εκτυπωτές (Printers) Στη συνέχεια επιλέξτε τον εκτυπωτή που θα εκτυπώσετε το Η.Δ.Μ και με δεξί κλικ πάνω στις ιδιότητες, στο παράθυρο που εμφανίζεται και στην καρτέλα Χαρτί διαλέξτε το Letter.

Όταν το χαρτί του εκτυπωτή έχει μέγεθος Α3 οι ρυθμίσεις που πρέπει να κάνουμε είναι οι εξής : Επιλέξτε Έναρξη (Start)Ρυθμίσεις (Settings)Εκτυπωτές (Printers) Στη συνέχεια επιλέξτε τον εκτυπωτή που θα εκτυπώσετε το Η.Δ.Μ και με δεξί κλικ πάνω στις ιδιότητες, στο παράθυρο που εμφανίζεται και στην καρτέλα Χαρτί διαλέξτε το Ειδικό.

Στην επόμενη καρτέλα δηλώστε το πλάτος (3778χιλ.) και το μήκος του (2794 χιλ.) .

69

Ειδικά Θέματα

Κεφάλαιο 5ο

ΔΗΛΩΣΗ ΧΑΡΤΙΟΥ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ Α3 και Α4 ΓΙΑ WIN XP ΚΑΙ 2000 Όταν το χαρτί του εκτυπωτή έχει μέγεθος Α4 οι ρυθμίσεις που πρέπει να κάνουμε είναι οι εξής : Από την επιλογή Έναρξη - Ρυθμίσεις - Εκτυπωτές & Φαξ φωτίστε τον εκτυπωτή των αποδείξεων και κάντε δεξιό κλικ επάνω του. Επιλέξτε Ιδιότητες (Properties). Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί επιλέξτε την καρτέλα Γενικά (General) και το κουμπί Προτιμήσεις Εκτύπωσης (Printing preferences…)

Στη συνέχεια επιλέξτε την καρτέλα Χαρτί/Ποιότητα (Papre/Quality) και στην επιλογή Τροφοδοσία Χαρτιού (Paper Source) δηλώστε τον τροφοδότη συνεχούς χαρτιού (Tractor Feed)

Στο κεντρικό παράθυρο των ιδιοτήτων του εκτυπωτή επιλέξτε τη σελίδα Για προχωρημένους (Advanced)

70

Κεφάλαιο 5ο

Ειδικά Θέματα

Στη σελίδα Για προχωρημένους (Advanced), επιλέξτε το κουμπί Προτιμήσεις Eκτύπωσης (Printing Defaults) και στη συνέχεια το κουμπί Για Προχωρημένους. Στην επιλογή μέγεθος χαρτιού επιλέγουμε τη φόρμα που δημιουργήσαμε όπως φαίνεται παρακάτω

Τέλος στη σελίδα Ρυθμίσεις Συσκευής δηλώνουμε και εκεί τη φόρμα που είχαμε δημιουργήσει.

71

Ειδικά Θέματα

Κεφάλαιο 5ο

Όταν το χαρτί του εκτυπωτή έχει μέγεθος Α3 οι ρυθμίσεις που πρέπει να κάνουμε είναι οι εξής : Από την επιλογή Έναρξη - Ρυθμίσεις - Εκτυπωτές & Φαξ φωτίστε τον εκτυπωτή των αποδείξεων και κάντε δεξιό κλικ επάνω του. Επιλέξτε Ιδιότητες (Properties). Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί επιλέξτε την καρτέλα Γενικά (General) και το κουμπί Προτιμήσεις Εκτύπωσης (Printing preferences…)

Στη συνέχεια επιλέξτε την καρτέλα Χαρτί/Ποιότητα (Papre/Quality) και στην επιλογή Τροφοδοσία Χαρτιού (Paper Source) δηλώστε τον τροφοδότη συνεχούς χαρτιού (Tractor Feed)

72

Κεφάλαιο 5ο

Ειδικά Θέματα

Στη σελίδα Για προχωρημένους (Advanced), επιλέξτε το κουμπί Προτιμήσεις Eκτύπωσης (Printing Defaults) και στη συνέχεια το κουμπί Για Προχωρημένους. Στην επιλογή μέγεθος χαρτιού επιλέγουμε τη φόρμα που δημιουργήσαμε όπως φαίνεται παρακάτω

Στο κεντρικό παράθυρο των ιδιοτήτων του εκτυπωτή επιλέξτε τη σελίδα Για προχωρημένους (Advanced)

73

Ειδικά Θέματα

Κεφάλαιο 5ο

Τέλος στη σελίδα Ρυθμίσεις Συσκευής δηλώνουμε και εκεί τη φόρμα που είχαμε δημιουργήσει.

5.5. Απεγκατάσταση του προγράμματος Για να απεγκαταστήσετε το AdvManager θα πρέπει να ακολουθήσετε τα επόμενα βήματα: 

Επιλέξτε Έναρξη (Start)Ρυθμίσεις (Settings)Πίνακας Ελέγχου (Control Panel).



Στη συνέχεια ανοίξτε την επιλογή Προσθαφαίρεση Προγραμμάτων (Add/Remove Programms).



Στη λευκή επιφάνεια αναφέρονται όλα τα προγράμματα που έχουν εγκατασταθεί στον υπολογιστή σας. Επιλέξτε το AdvManager και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθαφαίρεση (Add/Remove).

Το AdvManager έχει πλέον απεγκατασταθεί από τον υπολογιστή σας. Για να το χρησιμοποιήσετε ξανά πρέπει να το εγκαταστήσετε από τις αρχικές δισκέτες ή το πρώτο CD-ROM το οποίο σας είχε προμηθεύσει η εταιρεία μας.

74

Κεφάλαιο 5ο

Ειδικά Θέματα

5.6. Διαχείριση Λαθών Όταν παρουσιαστεί στο AdvManager κάποιο λάθος ή πρόβλημα στα αρχεία της εφαρμογής, τότε εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο αντίστοιχο με το επόμενο.

Στην οθόνη αυτή εμφανίζεται ο κωδικός του λάθους και η περιγραφή του. Στην περίπτωση τέτοιων προβλημάτων πρέπει να σημειώνετε ακριβώς τις πληροφορίες και τον κωδικό λάθους αυτής της οθόνης. Θα πρέπει να περιγράψετε στο τμήμα υποστήριξης της εταιρείας μας αφ' ενός το σημείο του προγράμματος που βρισκόσασταν τη στιγμή που εμφανίστηκε το πρόβλημα και αφ' ετέρου το μήνυμα αυτής της οθόνης προκειμένου να πετύχουμε γρήγορη διάγνωση και επίλυση του προβλήματος. Δυστυχώς δε μπορούμε να βοηθήσουμε σε προβλήματα όταν δεν υπάρχει σαφής περιγραφή των συνθηκών που οδήγησαν στο λάθος. Ακόμη καλύτερη υποστήριξη θα έχετε από τους τεχνικούς της εταιρείας μας αν μας στείλετε το αρχείο της βάσης δεδομένων σας και σαφείς οδηγίες για την αναπαραγωγή του προβλήματος.

75

Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΕΠΑΦΟΥ

Ο ΕΠΑΦΟΣ βρίσκεται πάντοτε στη διάθεσή σας προκειμένου να λύσει τα προβλήματα που πιθανότατα να αντιμετωπίζετε και να σας βοηθήσει να κατανοήσετε κάθε σημείο του AdvManager. Όλες τις εργάσιμες μέρες στο τηλέφωνο 210-69.90.401 θα υπάρχουν υπεύθυνοι τεχνικοί της εταιρείας μας, έτοιμοι να σας ακούσουν. Θα διευκολύνατε ιδιαίτερα το Τμήμα Ανάπτυξης εάν μας στέλνατε τις παρατηρήσεις σας γραπτώς ή στο fax 210-69.90.441 ή με e-mail στο support@epafos.gr. Για να επικοινωνήσετε με την τεχνική υποστήριξη πρέπει να γνωρίζετε τον ακριβή αριθμό έκδοσης (version number) και τον αριθμό σειράς του AdvManager που έχετε. Και τα δύο αναγράφονται στην εργασία Βοήθεια, Για την εφαρμογή. Η εταιρεία μας αναπτύσσει και βελτιώνει συνεχώς το AdvManager, ενσωματώνοντας καινούριες τεχνικές και προγράμματα που προσδίδουν στο πρόγραμμα ακόμη μεγαλύτερες δυνατότητες. Μην ξεχνάτε όμως ότι προκειμένου να δημιουργηθεί ένα σωστό προϊόν είναι απαραίτητες οι δικές σας συμβουλές και παρατηρήσεις. Μη διστάσετε λοιπόν να επικοινωνήσετε μαζί μας προτείνοντάς μας οτιδήποτε θεωρείτε αναγκαίο να συμπεριληφθεί στις μελλοντικές εκδόσεις του AdvManager.