Reconocimiento a las Mejores Prácticas guía 2018 by ES Calidad

Guía para Postulación 2018

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2018

Miembro de:

ES Calidad agradece a todas las personas y entidades que aportaron conocimientos, ideas y experiencias para la construcción de la Guía del Reconocimiento a las Mejores Prácticas

ES Calidad-Oficina Administradora del Premio Reservados todos los derechos. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida o utilizada en cualquier forma o por cualquier medio, electrónico o mecánico incluyendo fotocopiado y microfilmación sin permiso de ES Calidad.

Coordinación: Gabriela Bolaños Teodoro 8ª Edición, enero 2018, San Salvador, El Salvador Distribución: 500 ejemplares Diseño y diagramación: Ruben Cruz Impresión: Editorial e Impresora Panamericana

El contenido de este documento es responsabilidad de ES Calidad.

CONTENIDO

PRESENTACIÓN

IMPORTANCIA DEL RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

Objetivo del Reconocimiento a las Mejores Prácticas

Beneficios del Reconocimiento a las Mejores Prácticas

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

2.1 Principios fundamentales para la mejor práctica

2.2 Estructura del Reconocimiento a las Mejores Prácticas

2.3 Criterios y puntajes

2.4 Criterios de evaluación

2.5 Guía de puntuación

FASES DEL PROCESO DEL RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

3.1. Proceso de evaluación

3.2 Organismos de Coordinación y Evaluación

GUIAS PARA POSTULACIÓN 2018

4.1 Requisitos de participación

4.2 Cuotas de participación

4.3 Compromiso de las organizaciones

4.4 Confidencialidad

4.5 Otras consideraciones

4.6 Lineamientos para la preparación del Informe de Postulación

GLOSARIO DE TÉRMINOS CLAVE

ANEXOS

ANEXO 1: FICHA DE INSCRIPCIÓN

ANEXO 2: DECLARACIÓN DE ACEPTACIÓN

ANEXO 3: INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

GUÍA PARA POSTULACIÓN 2018

PRESENTACIÓN El Reconocimiento a las Mejores Prácticas busca promover la mejora de la calidad en las organizaciones públicas y privadas, destacando aquellas que desarrollen iniciativas innovadoras y exitosas, que contribuyan a mejorar los servicios y productos en beneficio de los ciudadanos1/clientes2. Un personal motivado y comprometido es fundamental para transformar la cultura de las organizaciones y desarrollar proyectos exitosos que respondan a las necesidades y expectativas de la ciudadanía. El Reconocimiento se entrega a los equipos de trabajo, que haciendo uso de herramientas de calidad y/o de gestión identifican problemas, planean e implementan soluciones y obtienen resultados satisfactorios que ayudan al cumplimiento de los objetivos de la organización. Los postulantes a este galardón deben mostrar que sus proyectos han completado el ciclo de planificación, implantación, revisión y mejora, lo que permite considerarlos sostenibles y un ejemplo a seguir por otras organizaciones. Los proyectos ganadores no solo se benefician con el Reconocimiento, también obtienen una realimentación que les permite contribuir a mejorar la gestión de la organización para brindar mejores productos y servicios. ES Calidad3 - Oficina Administradora del Premio, administra y otorga el Reconocimiento a las Mejores Prácticas, basándose en un riguroso y sistemático proceso de evaluación que tienen como base la presente Guía, en la que se establecen los requisitos que debe reunir una mejor práctica para ser merecedora de este Reconocimiento.

1 2 3

En el presente documento el término “ciudadano” se refiere a todo habitante del país en donde reside, en el ejercicio de los derechos que le conciernen, no está referido a las personas con derechos exclusivos de ciudadanía o de nacionalidad. Ciudadano/cliente podrá entenderse, dependiendo del tipo de la organización como: usuario, beneficiario, contribuyente, derechohabiente, consumidor, entre otros. Oficina Administradora del Premio que en lo sucesivo se denominará “ES Calidad”.

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IMPORTANCIA DEL RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

Es una distinción creada para reconocer al equipo que desarrolló, implementó y mostró resultados con valor agregado en beneficio de los ciudadanos/clientes, garantizando su sostenibilidad conforme a los parámetros establecidos en la presente Guía. Permite que las organizaciones se enfoquen hacia la búsqueda de un desempeño ejemplar por medio de un esfuerzo sistemático, integral y sostenido en la aplicación de herramientas de calidad y/o de gestión, para el logro de las metas y objetivos establecidos en el marco de la visión y misión de la organización. Se define como mejor práctica al conjunto integrado y coherente de estrategias, técnicas y acciones realizadas con la participación activa del personal y el apoyo de la Dirección, que han demostrado resultados con un valor agregado relevante en los productos y/o servicios, contribuyendo al proceso de mejora continua dentro de la organización. La mejor práctica surge de la iniciativa de equipos de trabajo que a partir de la identificación de oportunidades de mejora, lograron resultados cuantificables en calidad, productividad y servicio con orientación al ciudadano/cliente, convirtiéndose en un ejemplo a seguir para otras organizaciones. La mejor práctica a postular debe cumplir los siguientes requisitos: Relacionada con la misión y visión de la organización. Resultados de alto valor agregado para los ciudadanos/clientes o población atendida, con tendencia favorable posterior a su implantación. Liderada por iniciativa de un equipo de trabajo dentro de la organización o unidad en particular. En el caso de ser encomendada por la alta dirección deberá demostrarse un alto nivel de participación y aportes del equipo a cargo de la ejecución. Desarrollada por un “equipo de trabajo”, que seleccionó y aplicó herramientas de calidad y/o gestión. Identificación objetiva de la brecha (estado original versus el estado deseado) que motivó el desarrollo e implantación de la mejor práctica o proyecto. Enfoque sistémico y coherente en el desarrollo de la práctica o proyecto, que facilite su adaptación y aplicabilidad en otras organizaciones. Resultados internos favorables en la organización.

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

La mejor práctica debe haber completado el ciclo de planificación, implantación y desarrollo. Implantada al menos por un año previo a su postulación, con evidencias de mejoramiento y sostenibilidad en el tiempo.

OBJETIVOS DEL RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS Objetivo general: Lograr productos y servicios de mayor valor agregado para los ciudadanos/ clientes promoviendo la adopción de una cultura de la calidad y mejora continua en las organizaciones públicas y privadas, que sean referentes por los resultados obtenidos.

Objetivos específicos: Brindar productos y servicios con valor agregado a los ciudadanos/clientes y a la organización. Promover la calidad, mejora continua e innovación en organizaciones públicas y privadas del país. Fomentar la cultura de trabajo en equipo para la identificación de oportunidades de mejora, desarrollo e implantación de soluciones. Promover que las mejores prácticas sean desplegadas en toda la organización y adoptadas por otras.

BENEFICIOS DEL RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS Beneficios para las organizaciones postulantes Fomenta el trabajo en equipo y el crecimiento de las personas mediante su participación efectiva ante un desafío común. Genera una cultura de buen desempeño y mejora los procesos organizacionales, a fin de elevar la calidad de los bienes y servicios que proporcionan. Desarrolla conocimiento organizacional como producto de la comparación de su desempeño versus los criterios y subcriterios contenidos en la Guía. Recibe un Informe de Realimentación que detalla las oportunidades de mejora y fortalezas, las cuales pueden constituir insumos para formular e implantar planes de mejora.

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Beneficios para las organizaciones ganadoras Promueve la cultura de la calidad, mejora continua e innovación en la organización. Favorece el clima laboral y la identificación del personal hacia la organización. Recibe un galardón de carácter público en la Ceremonia de Premiación anual. Reconocimiento por su desempeño ejemplar y resultados con valor agregado en los productos y/o servicios. Mejora la imagen de la organización ante el ciudadano/cliente y otras partes interesadas. Recibe realimentación relacionada con las fortalezas y oportunidades de mejora sobre la práctica postulada. La organización galardonada podrá utilizar el logotipo del “Reconocimiento a las Mejores Prácticas” en sus campañas de comunicación y publicaciones de tipo institucional, conforme a los criterios establecidos por ES Calidad. La organización ganadora puede participar en eventos nacionales e internacionales relacionados con este tipo de reconocimientos.

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

2 2.1

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA LA MEJOR PRÁCTICA

Los principios que constituyen la base sobre la que se desarrolla una mejor práctica son: Liderazgo participativo Responsabilidad compartida Alineamiento Innovación Trabajo en equipo Orientación al ciudadano/cliente Aprendizaje personal y organizacional Orientación a resultados y creación de valor Gestión basada en hechos Liderazgo participativo: Los líderes establecen un ambiente propicio para que el personal se comprometa en la identificación y solución de problemas vinculados al trabajo promoviendo la mejora continua. Responsabilidad compartida: Las personas que integran la organización y particularmente el equipo de la mejor práctica tienen el compromiso y la responsabilidad para el logro de resultados con valor agregado. Alineamiento: Las mejores prácticas deben estar orientadas con la misión y visión de la organización apoyando al cumplimiento de metas y objetivos institucionales. Innovación: Cambios significativos para la mejora de productos, servicios y/o procesos que permiten crear valor agregado para las partes interesadas. Trabajo en equipo: Es el compromiso e integración del personal que trabajando en equipo generan mayores sinergias para lograr resultados superiores a los que se pueden lograr individualmente.

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Orientación al ciudadano/cliente: Es el compromiso de la organización en orientar los servicios y/o productos hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas desde el punto de vista de los ciudadanos/clientes. Aprendizaje personal y organizacional: Es el desarrollo del conocimiento y habilidades del personal, el cual se alcanza a través de la capacitación y entrenamiento que mejoran el crecimiento individual. El aprendizaje organizacional es un proceso sistémico de aprovechamiento de los recursos para el logro de mejores productos y servicios mediante la aplicación de la mejora continua e innovación. Orientación a resultados y creación de valor: La organización debe procurar la creación de valor y reflejarse en resultados favorables y cuantificables para las partes interesadas. Los resultados permiten evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados durante la planificación, revelando el nivel de eficacia y eficiencia en el desempeño de los procesos. Gestión basada en hechos: La organización debe fundamentar la toma de decisiones basada en la información, control y seguimiento oportunos del desempeño de la mejor práctica.

2.2

ESTRUCTURA DEL RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

La estructura del Reconocimiento a las Mejores Prácticas, está compuesto por los siguientes siete criterios: 1. Liderazgo y compromiso de la alta dirección 2. Identificación y análisis de la oportunidad de mejora 3. Gestión de la mejor práctica 4. Gestión del equipo de trabajo 5. Gestión del conocimiento e innovación de la mejor práctica 6. Resultados de la mejor práctica 7. Sostenibilidad y mejora

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

ESQUEMA DEL RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

1 mpromiso de la Al y Co ta D zgo ire a r cc e d i ón Li

Identitificación y análisis de la oportunidad de mejora

Gestión del equipo de trabajo

Gestión de la Mejor Práctica

Gestión del conocimiento e innovación de la Mejor Práctica

6 Resultados de la Mejor Práctica

7 Sostenibilidad y Mejora

2.3

CRITERIOS Y PUNTAJES

Los criterios que se utilizan para evaluar y los puntajes máximos que se podrán obtener se describen en la siguiente tabla.

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CRITERIOS/SUBCRITERIOS

PUNTUACIÓN

Liderazgo y compromiso de la alta dirección

1.1

Liderazgo para promover la mejor práctica

1.2

Apoyo para el desarrollo e implantación de la mejor práctica

1.3

Reconocimiento a equipos de trabajo

Total del Criterio

Identificación y análisis de la oportunidad de mejora

2.1

Identificación y selección de la oportunidad de mejora

2.2

Recolección y análisis de la información

Total del Criterio

100

Gestión de la mejor práctica

3.1

Planificación de la mejor práctica

3.2

Implantación de la mejor práctica

100

3.3

Control y seguimiento

Total del Criterio

Gestión del equipo de trabajo

250

4.1

Integración del equipo de trabajo

4.2

Desarrollo del equipo de trabajo

Total del Criterio

Gestión del conocimiento e innovación de la mejor práctica

100

5.1

Gestión del conocimiento de la mejor práctica

5.2

Gestión de la innovación en la mejor práctica

Total del Criterio

Resultados de la mejor práctica

6.1

Resultados en la eficacia/eficiencia organizacional

6.2

Resultados en la orientación al ciudadano/cliente

120

6.3

Resultados relacionados a otras partes interesadas

6.4

Resultados financieros o de costo-beneficio

Total del Criterio

Sostenibilidad y Mejora

7.1 Sostenibilidad 7.2 Mejora

Total del Criterio

TOTAL DE PUNTOS

300 50 50 100

1000

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

2.4

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Se presenta la Guía de evaluación con los criterios y subcriterios del Reconocimiento a las Mejores Prácticas.4

LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN4 Se examina el compromiso y participación de la alta dirección en el apoyo y seguimiento a los miembros del equipo para desarrollar la mejor práctica.

80 PUNTOS 1.1 Liderazgo para promover la mejor práctica (20 puntos) Se orienta a identificar cómo la alta dirección promueve la creación e implementación de mejores prácticas. (1) ¿De qué manera la alta dirección promueve la implementación de mejores prácticas? (2) ¿Cómo la alta dirección se involucra durante la creación e implantación de la mejor práctica? (3) ¿Cómo la alta dirección empodera a los miembros del equipo para el desarrollo de la mejor práctica? (4) ¿Cómo la alta dirección da a conocer la mejor práctica a toda la organización? 1.2 Apoyo para el desarrollo e implantación de la mejor práctica (30 puntos) Se orienta a identificar el apoyo que brinda la alta dirección al equipo para el desarrollo e implementación de la mejor práctica. (1) ¿Cómo apoya la alta dirección el desarrollo y la implantación de la mejor práctica? Puede incluir la asignación de una partida en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como capacitación, útiles, equipo e infraestructura. (2) ¿Qué medios utiliza la alta dirección para dar soporte a la mejor práctica? (3) ¿Cómo la alta dirección generó compromiso de las jefaturas y líderes del equipo para el desarrollo de la mejor práctica?

En este criterio alta dirección se refiere a los diferentes niveles de la organización: nivel alto, intermedio y a los lideres designados para dar seguimiento a la mejor práctica.

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1.3 Reconocimiento a equipos de trabajo (30 puntos) Evalúa de qué manera la organización estimula el desempeño individual y el de los equipos para el desarrollo de mejores prácticas. (1) ¿Qué políticas e incentivos aplica la organización para promover el desempeño efectivo de los integrantes de equipos que desarrollan mejores prácticas? (2) ¿Cómo la organización reconoce a cada miembro de los equipos y su trabajo en conjunto, respecto a la efectividad de los resultados alcanzados en las mejores prácticas?

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

2 IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA OPORTUNIDAD DE MEJORA Se examina la oportunidad de mejora o la problemática que da origen al desarrollo de la mejor práctica para seleccionarla entre otras opciones posibles, analizando la información relacionada.

100 PUNTOS 2.1 Identificación y selección de la oportunidad de mejora (60 puntos) Se evalúa como se identificó y priorizó la oportunidad de mejora. (1)

¿Cómo se identificaron las oportunidades de mejora o problemas a resolver?

(2)

¿Cuáles fueron los parámetros para priorizar la oportunidad de mejora?

(3)

¿Cómo se proyectó el impacto esperado para abordar la oportunidad de mejora? Considerando por ejemplo: impacto en la satisfacción del ciudadano/cliente, empleados, medio ambiente, proveedores y aliados estratégicos; costo beneficio, procesos internos, rentabilidad, y desempeño del personal.

2.2 Recolección y análisis de la información (40 puntos) Se verifica la metodología que definió el equipo para la recolección y análisis de la información, así como la determinación de la brecha existente. (1)

¿Cómo recolectó, clasificó, consolidó, analizó y utilizó la información necesaria para el desarrollo y ejecución de la mejor práctica?

(2)

¿Qué herramientas utilizó el equipo para la recolección y análisis de la información?

(3)

¿Cómo seleccionó las fuentes de datos y verifica su confiabilidad? Facilite información que corrobore, y de elementos que respalden su respuesta (muestras, encuestas, mediciones, opinión de expertos, entre otros).

(4)

¿Cómo determinó y cuál es la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada?

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GESTIÓN DE LA MEJOR PRÁCTICA Se examina la gestión de la mejor práctica, considerando su planificación, desarrollo, implantación, control y seguimiento.

250 PUNTOS 3.1 Planificación de la Mejor Práctica (80 puntos) Se orienta a establecer la planificación, asignación de roles del equipo en todas sus etapas y la definición de indicadores para evaluar la mejor práctica. (1)

¿Cómo la mejor práctica está orientada con la visión, misión, objetivos y lineamientos estratégicos de la organización?

(2)

¿Cómo la organización seleccionó al equipo de trabajo para el desarrollo de la mejor práctica?

(3)

¿Cuáles son los objetivos definidos para la mejor práctica?

(4)

¿Cómo se definió el plan de trabajo, cómo se asignó a los responsables a cada actividad y cuál es el mecanismo de control y seguimiento utilizado para el logro de los objetivos planteados a fin de reducir la brecha identificada? Mostrar indicadores utilizados.

(5)

¿Cuál fue el presupuesto de la mejor práctica y cómo se financió?

3.2 Implantación de la Mejor Práctica (100 puntos) Se verifica la ejecución de la mejor práctica, con sus respectivas acciones y ajustes. (1)

¿Cómo se implementó la mejor práctica? Explique en detalle los pasos, etapas o estrategias desarrolladas. Destaque el uso de herramientas de calidad y/o de gestión utilizadas.

(2)

¿Cómo el equipo identificó y gestionó la participación de otras áreas de la organización y/o partes interesadas para el logro de los objetivos de la mejor práctica?

(3)

¿Qué dificultades identificó el equipo para la implantación de la mejor práctica y que acciones realizaron para superarlas?

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

3.3 Control y seguimiento (70 puntos) Se orienta a verificar las actividades de control y seguimiento definidas para garantizar los resultados de la implementación de la mejor práctica. (1)

¿Cómo realizó el control y seguimiento de las etapas del desarrollo de la mejor práctica? Explique cómo se aseguró el cumplimiento de los plazos, el uso eficiente de recursos, el desempeño de participantes previstos para el desarrollo de la mejor práctica, entre otros.

(2)

¿Cómo el equipo aseguró la adopción de medidas ante las desviaciones encontradas en la mejor práctica y qué medidas tomó para prevenir que no vuelvan a suceder?

(3)

¿Cómo se aseguró el equipo que la participación de otras áreas y/o partes interesadas fuera efectiva para el logro de los propósitos esperados?

(4)

¿Cómo el equipo realizó la evaluación de los resultados y la reducción de la brecha al aplicar la mejor práctica?

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GESTIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO Evalúa cómo la organización gestiona al equipo de trabajo. Cómo el equipo de trabajo desarrolla, evalúa, aprovecha los conocimientos y habilidades de sus integrantes para el desarrollo de la mejor práctica.

100 PUNTOS 4.1 Integración del equipo de trabajo (40 puntos) Se refiere a cómo la organización optimiza el trabajo del equipo en el desarrollo de la mejor práctica. (1)

¿Cómo la organización aseguró la integración y el desempeño de los miembros del equipo de trabajo?

(2)

¿Cómo la organización aseguró la generación de sinergias en el equipo de trabajo y cómo éstas contribuyen al desarrollo de la mejor práctica?

4.2 Desarrollo del equipo de trabajo (60 puntos) Se refiere a cómo el equipo de trabajo administró su conocimiento y habilidades para lograr los resultados esperados en el desarrollo de la mejor práctica. (1)

¿Cómo el equipo de trabajo realizó la mejor práctica considerando las competencias de sus integrantes?

(2)

¿Cómo el equipo de trabajo evaluó sus conocimientos y habilidades para el desarrollo de la mejor práctica? Mencione las actividades de fortalecimiento de las competencias que gestionó el equipo para el desarrollo de la mejor práctica

(3)

¿Qué control y seguimiento utilizó el equipo de trabajo para asegurar su efectividad en el desarrollo de la mejor práctica?

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO DE LA MEJOR PRÁCTICA Evalúa cómo se produce y difunde la información y el conocimiento adquirido a partir de la mejor práctica con el objetivo de generar elementos innovadores (nuevos procesos, productos o servicios) con valor agregado para los ciudadanos/clientes y/o otras partes interesadas.

70 PUNTOS 5.1 Gestión del conocimiento de la mejor práctica (40 puntos) Se refiere a cómo la organización promueve el aprendizaje y lecciones aprendidas generadas por la mejor práctica. (1)

¿Qué iniciativas realizó la organización para generar aprendizajes a partir de la mejor práctica?

(2)

¿Cómo la organización y el equipo incorporó las experiencias y lecciones aprendidas para la creación de nuevas prácticas? Destacar los elementos de innovación generados de la mejor práctica.

5.2 Gestión de la Innovación en la mejor práctica (30 puntos) Se refiere a cómo el equipo de trabajo y la organización promueve y aprovecha la innovación en la mejor práctica para lograr un desempeño superior. (1)

¿Qué consideró el equipo para generar elementos de innovación en la mejor práctica?

(2)

¿Cómo el equipo de trabajo utilizó la innovación en la mejor práctica para agregar valor y mejorar el desempeño de la organización?

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RESULTADOS DE LA MEJOR PRÁCTICA Se examinan los niveles de desempeño obtenidos gracias al desarrollo de la mejor práctica, considerando en dicha evaluación factores tales como: la eficacia/eficiencia organizacional, beneficios a los ciudadanos/clientes u otras partes interesadas, así como mejoras de carácter financiero o de la relación costo beneficio.

300 PUNTOS 6.1 Resultados en la eficacia/eficiencia organizacional (90 puntos) Se orienta a determinar los resultados generados en los procesos, productos y/o servicios obtenidos de la mejor práctica. (1)

¿Cuál es la reducción de la brecha identificada durante la planificación y después de aplicar la mejor práctica?

(2)

¿En qué aspectos ha mejorado la eficacia/eficiencia organizacional al implementar la mejor práctica?

6.2 Resultados en la orientación al ciudadano/cliente (120 puntos) Identifica los resultados de la percepción y el impacto en el ciudadano/cliente. (1)

¿Cuáles son los resultados en la percepción del ciudadano/cliente después de aplicar la mejor práctica?

(2)

¿Cuál es el impacto para el ciudadano/cliente después de la implementación de la mejor práctica?

6.3 Resultados relacionados a otras partes interesadas (40 puntos) Se orienta a identificar los resultados y beneficios obtenidos por empleados, medio ambiente, proveedores u otras partes interesadas con la implantación de la mejor práctica. (1)

¿Cuáles son los resultados generados a otras partes interesadas relacionados con la mejor práctica?

(2)

¿Qué beneficios ha generado la implantación de la mejor práctica a otras partes interesadas? por ejemplo para: empleados, medio ambiente, proveedores y aliados estratégicos, entre otros.

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

6.4 Resultados financieros o de la relación costo beneficio (50 puntos) Se refiere a información sobre indicadores relevantes como: incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de beneficios, rentabilidad y de otros ratios financieros, según corresponda. (1)

¿Qué beneficios financieros ha obtenido la organización con la ejecución de la mejor práctica?

(2)

¿Cuáles son los resultados de la relación costo/beneficio de la implantación de la mejor práctica?

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SOSTENIBILIDAD Y MEJORA Se examinan las estrategias que la organización ha desarrollado e implantado para asegurar la sostenibilidad de la mejor práctica y sus resultados.

100 PUNTOS 7.1 Sostenibilidad (50 puntos) Se evalúa el desarrollo e implantación de estrategias, planes y/o actividades para asegurar la sostenibilidad de la mejor práctica. (1)

¿Cuáles son los posibles riesgos que el equipo ha identificado para garantizar la sostenibilidad de la mejora alcanzada?

(2)

¿Qué estrategias ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la sistematización y estandarización de la mejor práctica?

(3)

¿Qué indicadores, roles, responsabilidades ha implantado la organización para evaluar el desempeño futuro y asegurar la continuidad de la mejor práctica?

7.2 Mejora (50 puntos) Se verifica el desarrollo e implantación de estrategias, planes y/o actividades para asegurar la mejora continua de la práctica implantada. (1)

¿Cuáles estrategias ha definido la organización para asegurar la mejora continua de la práctica desarrollada?

(2)

¿Qué indicadores y mecanismos de seguimiento ha implantado el equipo de trabajo para asegurar la mejora continua de la práctica desarrollada?

GUÍA DE PUNTUACIÓN

Las evidencias que presentan exceden los requisitos de compromiso y participación de la Alta Dirección en el apoyo y seguimiento al equipo y al desarrollo de la mejor práctica.

Las evidencias que presentan exceden los requisitos sobre la identificación y priorización de la oportunidad de mejora, así como de la recolección y análisis de la información.

Existe amplia evidencia del compromiso y participación de la Alta Dirección en el apoyo, seguimiento e implantación de la mejor práctica; y se reconoce el aporte de los equipos. El cumplimiento de los requisitos del criterio es habitual en el comportamiento de la organización. Existe amplia evidencia de la identificación y priorización de la oportunidad de mejora, así como de la recolección y análisis de la información. Presenta la información de forma sistématica e integrada.

Existe amplia evidencia sobre la gestión, desarrollo, control y seguimiento del equipo de trabajo que realizó la mejor práctica. Presenta mejoras en todos los aspectos del apartado.

La organización planifica y despliega de forma sistemática, el compromiso y participación de la Alta Dirección en el apoyo, seguimiento e implantación de la mejor práctica, así como el reconocimiento a los equipos.

La identificación y priorización de la oportunidad de mejora se realizó de forma sistemática y hay evidencia de recolección y análisis de la información. Existen evidencias sobre la planificación e implementación de la mejor práctica, así como de la participación de partes interesadas para implementarla; el control y seguimiento es de forma sistemática, utilizando indicadores

Las evidencias que existen sobre el compromiso y participación de la Alta Dirección en el apoyo, desarrollo e implementación de la mejor práctica; así como en el reconocimiento a los equipos son anecdóticas o esporádicas y los resultados pobres.

Las evidencias que existen sobre la identificación de la oportunidad de mejora y la recolección y análisis de la información son anecdóticas o esporádicas y los resultados pobres.

Las evidencias que existen sobre la gestión, desarrollo, control y seguimiento del equipo de trabajo que realizó la mejor práctica son anecdóticas o esporádicas y los resultados son pobres

No existe evidencia del compromiso y participación de la Alta Dirección para promover la mejor práctica, dar soporte para su implantación y reconocer a los equipos.

No existe evidencia sobre cómo se identificó/ priorizó la oportunidad de mejora selecionada, ni como recolectó y analizó la información.

No existe evidencia de la planificación e implantación de la mejor práctica, así como de la participación de partes interesadas para implementarla, ni se le da un control y seguimiento.

Descripción General

1. Liderazgo y Compromiso de Alta Dirección

2. Identificación y análisis de la oportunidad de mejora

3. Gestión de la Mejor Práctica

Las evidencias que presentan exceden los requisitos sobre la planificación e implantación de la mejor práctica, así como de la participación de partes interesadas para implementarla.

La aplicación del criterio es excepcional, excediendo todos los requisitos del criterio.

La aplicación del criterio es sistémico e integral y la mejor práctica puede ser referente para otras organizaciones.

La aplicación del criterio es sistemática y presenta mejoras en la aplicación de alguno de los aspectos del criterio

La aplicación del criterio es mínima o se encuentra en una fase inicial.

No existen evidencias o son pobres

NIVEL SUPERIOR 85%-100% (85%, 90%, 95%, 100%)

NIVEL AVANZADO 55%-80% (55%, 60%, 65%, 70%, 75%, 80%)

NIVEL INTERMEDIO 30%-50% (30%, 35%, 40%, 45%, 50%)

NIVEL BÁSICO 10%-25% (10%, 15%, 20%, 25%)

NIVEL BAJO 0%-5% (0%,5%)

CRITERIOS

2.5 RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

Existe amplia evidencia sobre la gestión del conocimiento y la gestión de la innovación en la mejor práctica. Presenta mejoras en todos los aspectos del apartado.

Los resultados evidenciados en: eficacia/ eficiencia organizacional, orientación al ciudadano/cliente, los relacionados a otras partes interesadas, así como los de carácter financiero o de la relación costo/beneficio presentan niveles de desempeño excelentes.

Existen evidencias sobre la gestión del conocimiento y la gestión de la innovación en la mejor práctica, la aplicación del criterio es consistente. Los resultados evidenciados en: la eficacia/eficiencia organizacional, orientación al ciudadano/ cliente, los relacionados a otras partes interesadas, así como los de carácter financiero o de la relación costo/beneficio presentan niveles de desempeño positivos que contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la mejor práctica. Existen evidencias sobre la sostenibilidad y mejora de la mejor práctica, y la información presentada es sistemática.

Las evidencias que existen sobre la gestión del conocimiento y la gestión de la innovación en la mejor práctica son anecdóticas o esporádicas y los resultados son pobres.

Los resultados de la mejor práctica evidenciados en: eficacia/eficiencia organizacional, orientación al ciudadano/cliente, los relacionados a otras partes interesadas, así como los de carácter financiero o de la relación costo/beneficio presentan niveles iniciales de desempeño.

Las evidencias que existen sobre la sostenibilidad y mejora de la mejor práctica son anecdóticas o esporádicas y los resultados son pobres.

No existen pruebas o indicios de la gestión del conocimiento ni de la gestión de la innovación en la mejor práctica.

Los resultados de la mejor práctica en términos de eficacia/eficiencia organizacional, orientación al ciudadano/cliente, los relacionados a otras partes interesadas, así como los de carácter financiero o de la relación costo/beneficio son pobres o nulos.

No existen evidencias sobre la sostenibilidad y mejora de la mejor práctica.

4. Gestión del equipo de trabajo

5. Gestión del conocimiento e innovación de la mejor práctica

6. Resultados de la mejor práctica

7. Sostenibilidad y mejora

Existe amplia evidencia sobre la sostenibilidad y mejora de la mejor práctica. Presenta información sistémica e integrada.

Existe amplia evidencia sobre la gestión, desarrollo, control y seguimiento del equipo de trabajo que realizó la mejor práctica. Presenta mejoras en todos los aspectos del apartado.

Existen evidencias sobre la gestión, desarrollo, control y seguimiento del equipo de trabajo que realizó la mejor práctica. La aplicación del criterio es consistente.

Las evidencias que existen sobre la gestión, desarrollo, control y seguimiento del equipo de trabajo que realizó la mejor práctica son necdóticas o esporádicas y los resultados son pobres.

No existe evidencia sobre la gestión, desarrollo, ni el control y seguimiento del equipo de trabajo.

NIVEL AVANZADO 55%-80% (55%, 60%, 65%, 70%, 75%, 80%)

NIVEL INTERMEDIO 30%-50% (30%, 35%, 40%, 45%, 50%)

NIVEL BÁSICO 10%-25% (10%, 15%, 20%, 25%)

NIVEL BAJO 0%-5% (0%,5%)

CRITERIOS

Las evidencias que presentan exceden los requisitos sobre la sostenibilidad y mejora de la mejor práctica. Se evidencia su implantación en otras áreas de la organización o fuera de esta.

Los resultados evidenciados en: eficacia/eficiencia organizacional, orientación al ciudadano/cliente, los relacionados a otras partes interesadas, así como los de carácter financiero o de la relación costo/beneficio presentan niveles de desempeño excelentes y los resultados muestran indicios de replica en otras áreas de la organización.

Las evidencias que presentan exceden los requisitos sobre la gestión del conocimiento y la gestión de la innovación en la mejor práctica.

Las evidencias que presentan exceden los requisitos en la gestión, desarrollo, control y seguimiento del equipo de trabajo que realizó la mejor práctica.

NIVEL SUPERIOR 85%-100% (85%, 90%, 95%, 100%)

GUÍA PARA POSTULACIÓN 2018

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

FASES DEL PROCESO RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

3.1

PROCESO DE EVALUACIÓN

Inicio

Fase I: Convocatoria y Postulación Fase II: Evaluación de Informes de Postulación

Fase III: Visita de Evaluación

Difusión y convocatoria Recepción y revisión de postulación Revisión documental del Informe de Postulación (individual y de consenso)

¿Visita de evaluación?

Si Visita de evaluación Deliberación del Jurado

Fase IV: Determinación de Ganadores

¿Obtiene Reconocimiento?

Si Entrega del Reconocimiento

Fase V: Ceremonia de Premiación

Informes de Realimentación Fin

GUÍA PARA POSTULACIÓN 2018

Las fases del proceso se desarrollan según el detalle siguiente: FASES DEL PROCESO

RESPONSABLES

FECHAS

FASE I: Convocatoria y postulación

ES Calidad

diciembre 2017 – mayo 2018

ES Calidad/evaluadores

mayo – julio 2018

ES Calidad/evaluadores/ organizaciones postulantes

agosto 2018

ES Calidad/Jurado

octubre 2018

ES Calidad

noviembre 2018

FASE II: Evaluación de los Informes de Postulación

FASE III: Visita de Evaluación

FASE IV: Determinación de ganadores

FASE V: Ceremonia de premiación

FASE I:

CONVOCATORIA Y POSTULACIÓN

Esta fase inicia con la promoción y convocatoria del Reconocimiento a las Mejores Prácticas, la cual se realiza anualmente con el lanzamiento de la Guía. Las organizaciones que muestran interés en postular al Reconocimiento a las Mejores Prácticas deben organizar un equipo de trabajo que se encargará de elaborar el Informe de Postulación atendiendo los contenidos de esta Guía. El informe de postulación debe ser presentado con la Ficha de inscripción, la Declaración de aceptación anexos 1 y 2, junto al pago en concepto de Cuota de Postulación. ENTREGA DE INFORMES DE POSTULACIÓN Los Informes de Postulación deberán entregarse en las instalaciones de ES Calidad, conforme las disposiciones técnicas, administrativas y financieras establecidas en la Guía. RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE REQUISITOS DE POSTULACIÓN ES Calidad efectúa la recepción y revisión de los Informes de Postulación, verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Guía.

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

FASE II:

EVALUACIÓN DEL INFORME DE POSTULACIÓN

EVALUACIÓN INDIVIDUAL Los(as) evaluadores(as) seleccionados(as) e integrados en el equipo asignado, analizan y evalúan individualmente el Informe de Postulación, conforme los criterios y subcriterios, asignando puntajes a cada uno, identificando fortalezas, oportunidades de mejora y los aspectos a ser verificados en la visita. EVALUACIÓN DE CONSENSO ES Calidad comunica a los miembros de cada Equipo Evaluador el Coordinador(a) asignado(a), quienes analizan y evalúan de forma consensuada, generando el “Informe de Consenso” el cual será remitido por el Coordinador(a) del Equipo Evaluador a ES Calidad. El equipo evaluador con base en la evaluación documental propone realizar la visita, a su vez, elabora el “Plan de Visita” que es remitido a ES Calidad; caso contrario debe elaborar un informe justificando técnicamente el no realizar la visita. ES Calidad con el apoyo del Comité Técnico Asesor, considerando los resultados presentados por el Equipo Evaluador define si la organización es visitada. Posteriormente ES Calidad coordina con la organización seleccionada, la fecha para la visita en campo, así como otros aspectos para su realización. FASE III:

VISITA DE EVALUACIÓN

VISITA A ORGANIZACIONES Todas las organizaciones seleccionadas y que confirmen su interés para continuar en el proceso, serán sometidas a una visita para verificar la información sobre los aspectos definidos en la etapa anterior. La visita de campo se realiza con base al plan remitido por ES Calidad. La duración de la visita será determinada en función de la naturaleza de la mejor práctica presentada, del tamaño y características de la organización postulante. ENTREGA DE INFORME DE REALIMENTACIÓN A ES CALIDAD Como producto de la visita, el Equipo Evaluador elabora el Informe de Realimentación, el cual será enviado por el Coordinador del Equipo a ES Calidad.

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FASE IV:

DETERMINACIÓN DE GANADORES

REUNIÓN DEL JURADO ES Calidad remite a los miembros del Jurado el Informe de Postulación, el Informe de Realimentación y la puntuación, junto a cualquier otra información o documentación recabada a lo largo del proceso que se considere pertinente. El Jurado reunidos de manera presencial analizarán y emitirán su fallo para otorgar los diferentes reconocimientos a las Mejores Prácticas. La decisión del Jurado quedará registrada en el acta de la sesión correspondiente y la determinación de los reconocimientos será inapelable. NOTIFICACIÓN DE GANADORES Posterior al fallo del jurado, las organizaciones postulantes serán notificados de forma confidencial por ES Calidad, a fin de que participen en la Ceremonia de Premiación. Los ganadores están obligados a mantener en absoluta reserva la información hasta que sea anunciado formal y públicamente por ES Calidad. FASE V:

CEREMONIA DE PREMIACIÓN

PREMIACIÓN El Reconocimiento a las Mejores Prácticas será entregado a las organizaciones ganadoras en una ceremonia pública, en el marco de los eventos anuales organizados por ES Calidad. Los máximos representantes de las organizaciones ganadoras deberán acompañar al equipo de trabajo responsable del desarrollo de la mejor práctica galardonada. INFORMES DE REALIMENTACIÓN A LAS ORGANIZACIONES POSTULANTES Posterior a finalizar el Proceso de evaluación, todas las organizaciones postulantes al Reconocimiento a las Mejores Prácticas, reciben de ES Calidad el Informe de Realimentación elaborado por el equipo evaluador, el cual contiene las fortalezas y aquellos aspectos que representen oportunidades de mejora.

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

3.2

ORGANISMOS DE COORDINACIÓN Y EVALUACIÓN

Organismos de Coordinación y Evaluación

ES Calidad - Oficina Administradora del Premio ES Calidad es la dependencia que tiene bajo su responsabilidad el planeamiento, organización, ejecución y control del proceso del Reconocimiento a las Mejores Prácticas. Prepara toda la documentación técnica y de soporte y conforma los equipos de evaluación, realiza el seguimiento y coordinación de las diversas fases de la evaluación y actúa como enlace entre la organización postulante, los equipos evaluadores, el Comité Técnico Asesor y el Jurado; asegurando el cumplimiento de lo establecido en la presente Guía y demás condiciones vigentes.

Comité Técnico Asesor del Premio Es el enlace entre ES Calidad y los sectores público, privado y académico; está conformado por representantes de dichos sectores, quienes deben contar con un perfil profesional en materia de gestión organizacional y de reconocida honorabilidad. Apoya el proceso de promoción del Reconocimiento a las Mejores Prácticas y otras actividades de ES Calidad; asimismo apoya en la prospección de los integrantes del Jurado.

Evaluadores Los evaluadores son los responsables de revisar, analizar y evaluar los Informes de Postulación y redactar los Informes de Realimentación para las organizaciones postulantes. Son profesionales calificados conforme al perfil definido por ES Calidad y se integran en equipos evaluadores. A estos equipos pueden incorporarse evaluadores internacionales respaldados por los Premios Nacionales a la Calidad de sus respectivos países.

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Jurado El Jurado es la instancia que revisa y analiza los informes resultantes del proceso de evaluación a efectos de emitir el fallo. Está conformado por personas de reconocida trayectoria y honorabilidad, así como con un perfil profesional en materia de gestión organizacional. Los miembros del Jurado son formados en el Reconocimiento a las Mejores Prácticas y en el proceso de evaluación. El Jurado emite el fallo en cada categoría, considerando los informes de los Equipos Evaluadores, los informes de ES Calidad, los criterios de actuación y toda aquella información disponible basada en sus conocimientos y experiencias previas. En todos los casos el fallo será inapelable y contra él no procederá recurso alguno.

*** Los Evaluadores, integrantes del Comité Técnico Asesor y miembros del Jurado ejercen sus funciones en carácter ad honorem, con la visión de contribuir al posicionamiento de la calidad y la mejora continua en las organizaciones públicas y privadas del país. ***

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

GUÍAS PARA POSTULACIÓN 2018

4.1

REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

•

Que la organización pública o privada esté legalmente constituida.

•

Que la mejor práctica postulada cumpla con los criterios técnicos establecidos en la presente Guía.

•

Que la organización postulante cumpla con las disposiciones administrativas y financieras emitidas por ES Calidad.

•

Que la organización postulante manifieste estar dispuesta a apoyar a ES Calidad en las acciones de promoción y difusión que emprenda.

•

Que la organización exprese interés de postular al Reconocimiento a las Mejores Prácticas a través de la presentación de la Ficha de inscripción y la Declaración de aceptación anexos 1 y 2. Nota: para mayor información sobre este apartado, consultar con ES Calidad.

4.2

CUOTAS DE PARTICIPACIÓN

Las cuotas de participación al Reconocimiento a las Mejores Prácticas, están definidas según la categoría a que pertenezca la organización postulante, ya sea conforme a su volumen de ventas anuales en dólares o a la cantidad de personas que en ella laboran, así: a) Sector Privado  Pequeña:

personas.

Ventas anuales desde $100,000 hasta un millón ó entre 11 y 50

 Mediana:

Ventas anuales mayores a $ 1,000,000 hasta $5.0 millones ó entre 51 hasta 100 personas.

 Grande:

Ventas anuales mayores a $ 5 millones ó con más de 100 personas.

Nota: para la clasificación de aquellas organizaciones que presenten combinaciones de parámetros de ventas y cantidad de personas diferentes a los anteriores, el factor determinante será el que la ubique en la categoría superior.

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b) Sector Público  Pequeña:

Hasta 50 personas

 Mediana:

Desde 51 hasta 100 personas

 Grande:

Con más de 100 personas CUOTAS DE PARTICIPACIÓN

CATEGORÍA DE ORGANIZACIÓN

CUOTA DE POSTULACIÓN

CUOTA DE EVALUACIÓN

Pequeña

$ 200.00

$ 300.00

Mediana

$ 500.00

$ 1,500.00

Grande

$ 1,000.00

$ 2,500.00

La organización postulante debe entregar a ES Calidad toda la documentación correspondiente a más tardar el 15 de mayo 2018 en el horario de 8:30 a.m. a 4:30 p.m. La organización que haya sido seleccionada para acceder a la fase de visita de evaluación, debe remitir, junto a la aceptación de continuidad del proceso la cuota correspondiente. El pago de ambas cuotas debe realizarse por medio de un cheque certificado a nombre de la “Dirección General de Tesorería” y debe ser entregado directamente a ES Calidad, quien emitirá el recibo de ingreso correspondiente. Si durante el proceso, la organización decide no continuar, los pagos realizados no tendrán devolución.

4.3

COMPROMISO DE LAS ORGANIZACIONES

4.3.1 COMPROMISO DE LAS ORGANIZACIONES POSTULANTES •

Aceptar y cumplir con lo establecido en la Guía para Postulación, así como con las disposiciones vigentes emitidas por ES Calidad a la fecha de presentar la postulación.

•

Aceptar la visita y facilitar el desarrollo del trabajo de los evaluadores para verificar la información contenida en el informe de postulación.

•

Facilitar la información complementaria que sea requerida para el proceso de evaluación por parte de ES Calidad.

•

Mantener la confidencialidad del proceso de evaluación y aceptar el fallo del Jurado. 33

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

4.3.2 COMPROMISO DE LAS ORGANIZACIONES GANADORAS •

Mantener y superar los méritos por los que fueron reconocidos como mejor práctica.

•

Promover la adopción y la aplicación de la mejor práctica por otras partes interesadas.

•

Participar en actividades de promoción del Reconocimiento a las Mejores Prácticas, especialmente durante la vigencia del mismo.

•

Compartir y difundir la mejor práctica con otras organizaciones, mediante conferencias y/o publicaciones, con excepción de la información que pudiera arriesgar su posición competitiva.

•

Apoyar a ES Calidad con la participación de al menos un representante de la organización, que cumpla con el perfil requerido como evaluador durante las próximas ediciones.

•

Se recomienda colocar la “Placa del Reconocimiento a las Mejores Prácticas” en un lugar visible al público (si se tiene) o visible al personal de la organización.

•

Crear un vínculo en la página web de la organización con el logo del RMP que sea re-direccionada hacia la página de ES Calidad, para que el público que visite la página conozca de que se trata la mejor práctica ganadora.

4.4

CONFIDENCIALIDAD

La información relacionada con el proceso de evaluación del Reconocimiento a las Mejores Prácticas es confidencial, siendo de uso exclusivo del postulante, los evaluadores directamente asignados a la mejor práctica, miembros del Jurado y ES Calidad. Cualquier divulgación de la información relacionada con la evaluación durante o posterior al proceso que pudiera actuar en detrimento de alguna de las partes intervinientes quedará sujeta a las sanciones legales correspondientes. ES Calidad mantendrá la confidencialidad de las organizaciones que habiendo postulado no obtuvieron el Reconocimiento a las Mejores Prácticas.

4.5

OTRAS CONSIDERACIONES

El actuar de ES Calidad está sustentado en los aspectos técnicos contenidos en la Guía para la Postulación al Reconocimiento a las Mejores Prácticas. Las instancias que intervienen en el proceso de evaluación actuarán con los más altos niveles de ética y profesionalismo, manteniendo total objetividad e imparcialidad durante el proceso.

GUÍA PARA POSTULACIÓN 2018

La inscripción y presentación de esta postulación, expresa la aceptación y conformidad de todos los términos establecidos en esta Guía y todas las disposiciones emitidas por ES Calidad durante la vigencia del galardón. Por la importancia y trascendencia de este galardón, el Jurado está facultado para retirar el “Reconocimiento” otorgado a la organización que no cumpla los compromisos contraídos, o que se compruebe con posterioridad al fallo, que proporcionaron información falsa o que tengan conductas contrarias a los principios y criterios establecidos en esta Guía.

4.6

LINEAMIENTOS PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME DE POSTULACIÓN

El propósito de estos lineamientos es ayudar a los postulantes a preparar el Informe de Postulación de manera que provea la información pertinente para la revisión integral y objetiva que se realiza en el proceso de evaluación. El Informe de postulación es el documento que presenta los objetivos, alcances, procesos y resultados de la mejor práctica respondiendo a los criterios y subcriterios de la Guía . Las características del Informe de Postulación son las siguientes: 

Debe contener las respuestas a los criterios de evaluación que componen la Guía del Reconocimiento a las Mejores Prácticas.



Debe presentar el Informe en formato de Word, con letra de tipo Arial de 10 puntos, tamaño carta, espacio simple, impresión en ambas caras, todas las páginas deben numerarse de forma correlativa, incluyendo gráficos, figuras y tablas.



Colocar Index tab o divisiones separando las secciones del Informe con el título de la sección.



Los textos deben orientarse en forma vertical. Los anexos (gráficos, figuras y tablas) pueden tener orientación vertical u horizontal y deben tener un tamaño legible (la información ilegible no será tenida en cuenta).



Las fotos, gráficos, figuras, tablas y apéndices; están incluidos dentro de los límites máximos de páginas señaladas.



Debe presentar 7 ejemplares originales impresos del Informe de Postulación, uno de los ejemplares debe contener la información reservada para ES Calidad (anexo No. 3, apartado 7).

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS



Debe presentar también dos ejemplares en formato electrónico (CD): uno con el Informe de Postulación completo y otro que excluya la información confidencial de la organización, si la hubiere, ya que si la organización resulta ganadora este ejemplar será el publicado.

El contenido y extensión del Informe de Postulación: SECCIÓN

CANTIDAD/ PÁG.

CONTENIDO

Anteportada

1 pág.

Página en blanco (no debe incluir texto, figuras ni fotos)

Portada

1 pág.

Debe contener: Reconocimiento a las Mejores Prácticas, el nombre de la “Mejor Práctica”, el nombre de la organización postulante y fecha.

Declaración de aceptación

Información general de la organización

Organigrama

Perfil de la mejora práctica

1 pág.

Documento firmado por el representante de la organización postulante indicando su aceptación a los términos y condiciones del proceso del Reconocimiento a las Mejores Prácticas, comprometiéndose a cumplir los compromisos establecidos en la presente Guía (anexo 2).

1 a 2 pág.

Debe seguirse las pautas señaladas en el anexo 3 para preparar la Información General de la Organización.

1 pág.

Se presenta en forma detallada, de tal manera que el Equipo Evaluador identifique la relación entre las diferentes áreas de la organización.

2 a 3 pág.

El perfil de la mejor práctica es un resumen que sirve para comprender sus alcances. Debe incluir una explicación sobre el objetivo, diagnóstico inicial, metodología, procesos, principales actividades realizadas, resultados obtenidos, implantación y sostenibilidad.

Glosario de términos y abreviaciones

-------

Elaborar un breve diccionario de los términos y abreviaciones particulares, utilizados en el Informe presentado para postular a fin de facilitar la comprensión de éste.

Respuestas a los criterios y subcriterios

25 a 30 págs.

Responder cada criterio y sub criterio de manera objetiva y completa.

-------

Nota: deben estar incluidos en el total de páginas señaladas para dar respuestas a los criterios y subcriterios.

Anexos

GUÍA PARA POSTULACIÓN 2018

Recomendaciones para responder a los criterios y sub criterios 

Responder cada subcriterio de manera objetiva, integrada, completa y en el orden correspondiente, para facilitar la revisión por parte del equipo evaluador.



La respuesta a los criterios y subcriterios debe utilizar la misma numeración de la Guía, al igual que las áreas de análisis, por ejemplo: 4.3 (1); corresponde a dar respuesta a la pregunta sobre el subcriterio “Control y Seguimiento” inciso “(1)”.



Si algún subcriterio no es pertinente a la mejor práctica presentada, explique brevemente el por qué esa área no aplica.

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

GLOSARIO DE TÉRMINOS CLAVE

Acciones: Conjunto de disposiciones realizadas para materializar las estrategias o tácticas definidas. Alta dirección: Es el equipo que constituye el máximo nivel administrativo de la organización. Aprendizaje: Es el proceso de adaptarse o anticiparse a los cambios permanentes que ocurren en el entorno para asegurar la supervivencia y competitividad. Incremento de la capacidad de acción efectiva frente al cambio. Aprendizaje organizacional: Es el proceso mediante el cual las organizaciones transforman la información en conocimiento, lo difunden y potencian con el fin de incrementar su capacidad innovadora y competitiva. Brecha: Es diferencia detectada a través de la comparación entre el resultado actual y un estándar o una meta establecida. Calidad: El grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Ciudadanos/Clientes: Usuario, beneficiario, derechohabiente, contribuyente o consumidor de los productos o servicios proporcionados; sean actuales o potenciales. Los ciudadanos/clientes incluyen a los usuarios finales de los productos o servicios y a otros que pueden ser proveedores, compradores o intermediarios, entre otros. Cultura: Esquema de valores y principios que son construidos y compartidos en forma auténtica por los integrantes de una organización. Creatividad: es la aplicación de conocimientos y habilidades para introducir nuevos productos, servicios o procesos en una organización determinada. Criterio: Elementos predeterminados contra los cuales se compara. Desempeño: Información sobre los resultados obtenidos en procesos, productos, servicios que permite una evaluación y comparación con metas, estándares, resultados históricos y resultados de los competidores. Estos resultados expresan satisfacción, insatisfacción, eficiencia y eficacia y pueden ser presentados en términos financieros o no. Evaluación: Emisión de un juicio objetivo al comparar realidad con el deber ser.

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Efectividad: Característica alcanzada en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficiencia: Es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Eficacia: Es el grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Estrategia: Es un conjunto de ideas cohesionadas para lograr uno o varios objetivos dentro de una misión y visión organizacional; generalmente es de aplicación de mediano y largo plazo. Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización Gestión de Calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a su gestión. Todas las personas y recursos de la organización se enfocan en la mejora continua para lograr satisfacer las expectativas del ciudadano/cliente. Innovación: Es el enfoque de los recursos con el fin de generar conocimientos que permitan obtener nuevos productos, servicios, procesos o mejoras sustancialmente significativas de las ya existentes. Conocimiento: Es el capital intelectual en una organización, con la finalidad de añadir valor a los productos y/o servicios que ofrece la organización a todas las partes interesadas. Meta: Condición futura o nivel de desempeño que se intenta alcanzar. Misión: Compromiso y función global de la organización para con la sociedad. Mejor práctica: Es un conjunto integrado y coherente de estrategias, técnicas y acciones relativas a la gestión de calidad, orientados con la visión y misión de la organización, que produjo resultados notoriamente favorables especialmente para el ciudadano/cliente, pero también para la organización que la desarrolló. Proceso: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Proveedores: Son todas las organizaciones o personas, internas o externas a la organización que proporcionan productos o servicios durante cualquier etapa de los procesos. Producto y/o servicio: Es el resultado de un proceso o de un conjunto de procesos. Recurso: Son los medios disponibles o utilizados para realizar diversas actividades, incluyen humanos, financieros, materiales, mobiliario, equipo, conocimiento, planta física, tiempo, entre otros. 39

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

Sistemático: Enfoques que se repiten y que utilizan datos e información que hacen posible la mejora y el aprendizaje. En otras palabras, los enfoques son sistemáticos si se basan en la oportunidad de evaluación y aprendizaje, permitiendo ganar mayor madurez. A medida que los enfoques de la organización maduran, se tornan más sistemáticos y reflejan ciclos de evaluación y aprendizaje. Trabajo en equipo: Disciplina que se sustenta en la capacidad para crear y fortalecer el diálogo, la confianza y el pensamiento estratégico para optimizar los resultados de desempeño de la organización. Técnica: Manera específica para aplicar determinados conocimientos (ciencias, disciplinas, artes u otras) a través de un proceso y un conjunto de recursos disponibles. Valor agregado: Es el conjunto de componentes o características útiles que un proceso incorpora al producto y/o servicio excediendo los requisitos implícitos y explícitos para el ciudadano/cliente. Visión: Situación prevista para el futuro de la organización, el sueño (meta) de la alta dirección, como ve las situaciones de supervivencia de su institución después de la definición de los escenarios futuros y de la competencia.

GUÍA PARA POSTULACIÓN 2018

ANEXOS ANEXO 1:

FICHA DE INSCRIPCIÓN

1. ORGANIZACIÓN Razón Social: Dirección: Teléfono:

Fax:

Web: 2. N O M B R E D E L A M E J O R P R Á C T I C A P O S T U L A D A

3. EJECUTIVO DE MÁS ALTO NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN Nombre: Cargo: Teléfono :

Fax:

Correo electrónico: 4. CONTACTO DESIGNADO PARA EL RECONOCIMIENTO Nombre: Cargo: Teléfono:

Fax:

Correo electrónico: 5. CONTACTO ALTERNO PARA EL RECONOCIMIENTO Nombre: Cargo: Teléfono:

Fax:

Correo electrónico: 6. CLASIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN POSTULANTE Categorías • Público • Privado

__________________________________ Nombre: Cargo: (Representante legal)

________________________________ Nombre: Cargo: (Responsable de la gestión organizacional)

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRÁCTICAS

ANEXO 2:

DECLARACIÓN DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos la Guía del Reconocimiento a las Mejores Prácticas, correspondiente al año 2018 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Jurado. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación detallada e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en la presente Guía. Si nuestra postulación resulta ganadora, aceptamos mantener absoluta confidencialidad al respecto hasta ser anunciado oficialmente por ES Calidad, así como compartir información con otras organizaciones en la forma establecida en la Guía.

__________________________________ Nombre: Cargo: (Representante legal)

________________________________ Nombre: Cargo: (Responsable de la gestión organizacional)

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ANEXO 3:

INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

El contenido de este apartado debe formar parte del Informe de Postulación, incluya la información que a continuación se solicita, en forma breve y precisa (1 a 2 págs.). 1. Información de la Organización Razón social y nombre comercial, dirección, teléfono, fax, e-mail, página web. 2. Categoría de la Organización Indique la categoría de la organización postulante. 3. Nombre de la mejor práctica Nombre de fácil comprensión que describe la mejor práctica postulada. 4. Nombre de los integrantes del equipo de la mejor práctica Nombre de todos los miembros del equipo que desarrollaron, implementaron y están directamente involucrados en la mejor práctica y sus respectivos cargos. 5. Contacto o designado para el Reconocimiento La organización debe designar un representante y su suplente correspondiente, cuya función es la de coordinar, aclarar y complementar todo aquello que se relacione con la postulación, los designados deben conocer la organización y la mejor práctica, así como contar con autoridad para proveer la información solicitada por ES Calidad. 6. Miembros de la Alta Dirección Nombre a los principales directivos de la organización y sus cargos. Nota: La información general de la organización requerida en los apartados del 1 al 6 debe ser incluida en cada uno de los 7 ejemplares impresos del Informe de Postulación. 7. Información Reservada para ES Calidad. (Incluir en un solo ejemplar impreso)  Lista de competidores.  Relación de principales clientes/ciudadanos.  Relación con principales proveedores.  Nombre de la organización empresa que efectúa la auditoría financiera. Esta información es importante, a fin de evitar el conflicto de interés al momento de asignar a los evaluadores.

RECONOCIMIENTO A LAS MEJORES PRร CTICAS

Miembro de:

Este documento estรก disponible en la pรกgina web: http://premiocalidad.presidencia.gob.sv

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