EventBranche Magazine 3-2013

EventBranche.nl EventBranche Magazine: nieuws, achtergronden en need to know informatie

Omdenken:

Eventbranche

V an samenwerkingen tot anders denken

Sanoma maakt van Tina een merk 10 keer altijd al fout gedaan De opkomst van inflatable locaties 1

september 2013 Jaargang 4

03

Van 28 tot 1.350 personen

Ruim 10 parken in 4 landen Jubilea

Personeelsfeesten

Incentives

Events

Teambuilding

Alles op ĂŠĂŠn locatie

Groepen

Veelal direct aan de piste

Wat dacht je van…

Je eigen wintersportdorp?

Ervaar met je gezelschap het ‘wij-gevoel’ door te kiezen voor de juiste mix van samen eten, drinken, feesten, vergaderen, teambuilden, genieten en ontspannen in een winters decor. Met ruim 10 bijzondere wintersportlocaties in 4 landen biedt Landal Business Line voor iedere groepsgrootte dé juiste eventlocatie. Het merendeel van de parken ligt direct aan de piste. Vanaf 28 personen huur je al exclusief ‘je eigen wintersportdorp’.

Alles is mogelijk: • Beloon een topprestatie met een incentivereis: ontvang je medewerkers met een glas glühwein op de piste.

• Werk aan de teamspirit: organiseer een exclusieve rodelcompetitie met après-ski party.

• Krijg een indruk van de mogelijkheden, kijk op www.landalbusinessline.nl/wintersportdorp

Interesse?

Bel 050-522 16 60 of mail businessline@landal.nl www.landalbusinessline.nl

@landalzakelijk

BEST OF EVENTS

INTERNATIONAL

INTERNATIONALE VAKBEURS VOOR COMMUNICATIE 路 LIVE-MARKETING (BUSINESS) EVENTS & CONGRESSEN

DE VAKBEURS VOOR DE EVENTBRANCHE

22 EN 23 JANUARI 2014 MESSE WESTFALENHALLEN DORTMUND (DUITSLAND)

BEL VOOR INFORMATIE: +49 40 529010-65 WWW.BOE-MESSE.DE

Komt het beste evenement van 2013 uit Nederland?

We zullen het nooit weten als u zich niet inschrijft!

Inschrijven kan nog t/m 12 september: www.besteventawards.com

Inhoud

14

9 BrancheGebabbel: omdenken?

11 EventBranche Journaal

Eventbedrijven bundelen krachten

14 De complete branche aan het samenwerken 20 Column: Patrick Roubroeks 21 Omdenken: 10 tips 25 Bureau Journaal 26 Netwerkconcepten 29 Cases: Oracle 30 Eventmarketing van Sanoma in Duinrell 33 Column IDEA / Boekentip 35 EventBranche Select Bureaus 36 Column: Sophie weet raad (nieuw) 37 Locatie Journaal 38 De Jaarbeurs: Supernova 41 Claus compleet met Papa’s Beach House 42 Rotterdam Marketing schudt imago van zich af 45 EventBranche Select Locaties 49 Toeleveranciers en catering Journaal 50 TIPS: spookfacturen 51 TIPS: evenementenregistratie 52 ExpoFlora: van toeleverancier naar partner 54 IK: Robert de Vries 56 Column Entertainment / Boekentip 59 De geoliede machine van Crowd Support 62 De doorbraak van inflatable locaties 65 Column Frans Miggelbrink / Agenda 66 Festivak 2013 69 EventBranche Select Toeleveranciers 71 Innovatie Journaal 74 Cases: Centraal Beheer Achmea 76 Cases: Hitachi 77 Gadgets 78 Management Support 80 EventSociety: BBBQ 2013 / Papa’s Beach House

21

Omdenken: doe het gewoon anders

30

Sanoma bouwt samen met Duinrell aan merk

42

Rotterdam Marketing: sterke positionering

59

De kwaliteit van Crowd Support

62

De opmars van ‘luchtige’ locaties

80

EventSociety: 525 BBBQ-ers

7

Organische stretchvormen bij Van Straaten Textielprints met gebogen aluminium constructies hebben Van Straaten tot een begrip gemaakt in de standbouw. En we blijven vernieuwen: dankzij samenwerking met Cees Smit Worldwide realiseren we nu organische stretchvormen voor de meest spectaculaire projecten. Van Straaten biedt een totaaloplossing voor iedere vorm van live communication.

WWW.VanSTraaTEn.Com

BrancheGebabbel

Colofon

Omdenken De term vliegt zo af en toe voorbij: omdenken. Officieel is het een techniek om van ­problemen, mogelijkheden te maken. Voor mijn gevoel is het de mogelijkheid en de openheid om in te springen op de nieuwe wereld? De nieuwe wereld?

JA! We hebben allemaal tijdens de geschiedenisles wel geleerd van de enorme omslag tijdens en na de Industriele Revolutie, maar die tweede alles

Uitgevers: Sjoerd Weikamp en Mark Wichmann Operationeel Manager: Robin van Leeuwen Redactie: Sjoerd Weikamp (hoofdredacteur), Lieke Hogenkamp, Robin van Leeuwen (eindredactie), Frans Miggelbrink, Patrick Roubroeks, Robert de Vries, Ivo van den Belt, Jan Jacobs, ‘Sophie’en Ellen van Ree (senior editor MICE) .

Fotografie: BK 2 , Mr greenscreen, Jordi Wallenburg Fotografie, FotoCarlo e.a Coverfoto: Clickshots EventBranche Magazine wordt mede mogelijk gemaakt door:

omvattende revolutie, daar zitten wij nu gewoon middenin hoor.

Samenwerken, anders werken, nieuwe mogelijkheden aan durven.

Dit nummer staat er bol van!

Zo dook redacteur Jan Jacobs in de opvallende toename van open samenwerkingen in onze branche.

De krachten bundelen om de klant beter te bedienen. Daarnaast een artikel met een knipoog: de 10 ingeslopen eventgewoontes. En wat blijkt, even omdenken en het kan veel beter, handiger of slimmer! Ook de nieuwe ­mogelijkheden van inflatable oplossingen, de enorme slagkracht van de Traffic & Travel Group en bijvoorbeeld de duidelijke positionering van ExpoFlora. Het zijn in mijn ogen allemaal vormen van omdenken.

We gaan het zelf ook doen: het landschap van vakmedia in de zakelijke evenementenbranche was tot voor kort dichtbevolkt. Aan de andere kant van het evenementenspectrum (de publieksevenementen) was er echter geen duidelijk zichtbaar vakblad. Dat gaan wij dus doen! Vanaf het volgende nummer zal er altijd een uitgebreid katern te vinden zijn in EventBranche Magazine over publieksevenementen. Uit marktonderzoek weten wij dat velen van u zich ook begeven op de publieksevenementenmarkt, daarnaast kunnen we heel veel van elkaar leren. En wat te denken van de vele studenten die geen eigen plek hebben binnen onze branche. Ook daar springen wij graag op in, met dit jaar nog de lancering van het studentenplatform.

Noem het omdenken, noem het anders denken, of noem het ­‘realiseren dat we in een tweede industriele revolutie zitten en we ons aan moeten passen’. Wij noemen het vooral kansen pakken!

En dat gunnen wij u ook! Veel leesplezier en zoals altijd: de ­redactiedeur staat altijd voor u open.

Sjoerd Weikamp - Hoofdredacteur sjoerd@eventbranche.nl

Sales en Marketing Mark Wichmann 0314-361060 mark@eventbranche.nl Askin Ozay 0314-361060 askin@eventbranche.nl Events Robin van Leeuwen 0314-361060 robin@eventbranche.nl Traffic & Back Office Charmaine Gerritsen 0314-361060 Charmaine@eventbranche.nl Strategisch onderzoek: Elin van der Hoorn Vormgeving: Goedkoopstevormgevers.nl, Groningen Druk: Senefelder Misset, Doetinchem Abonnementenbeheer SP Abonneeservice Mail: eventbranche@atotzet.nl Tel: 0172-476085 Branchenieuws, tips of vragen?

Neem contact op met de redactie: Postbus 165 7000 AD Doetinchem.

Tel: 0314 361060 Mail: info@eventbranche.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door printouts, kopieën, of op welke andere manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De informatie in deze uitgave is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Uitgevers en auteurs zijn niet aansprakelijk voor mogelijke handelingen en/of beslissingen gebaseerd op deze informatie.

EventBranche Magazine is een uitgave van Proef Media BV.

9

GELREDOME.NL EVENTS@GELREDOME.NL

EventBranche Journaal In ieder magazine vindt u het EventBranche Journaal. Hierin staat een verzameling van opmerkelijke en markante nieuwsfeiten uit de eventbranche, aangevuld met innovaties, trends en onderzoeken. Het dagelijkse nieuws vindt u natuurlijk op EventBranche.nl.

U kunt daar ook gemakkelijk lid worden van onze gratis online nieuwsbrief: www.eventbranche.nl/nieuwsbrief

7 tips voor het omgaan met een locatiemanager De internationaal hoog aangeschreven eventblog

HOI-certificaat legt kracht van EventBranche bloot

van Julius Solaris (Eventmanagerblog.com) heeft nog wel eens opzienbarende koppen. ‘7 ways to deal with an awkward venue manager’, is er

EventBranche Magazine en EventBranche Trendmagazine hebben

eentje van. 7 tips voor eventorganisatoren voor het

sinds 1 juni officieel het HOI-keurmerk. Dat betekent dat de oplage- en

omgaan met een locatiemanager. Gastauteur Mark

verspreidingscijfers door een onafhankelijke accountant zijn

Breen, managing director van Cuckoo Events, geeft

gecontroleerd en gecertificeerd.

uit zijn ervaring de 7 gouden tips:

‘Bij EventBranche mogen we ons met recht een multimediale uitgeverij noemen: magazines, site, nieuwsbrieven, live bijeenkomsten etc. Daarnaast geloven wij in de combinatie van deze media, waarbij de gedrukte media nog altijd bestaansrecht hebben. Maar dan moet je wel een correcte verspreiding kunnen garanderen en de zekerheid bieden dat de bladen op de juiste plek terecht komen. Transparantie is daarbij essentieel. Om die reden hebben wij het uitgebreide HOI-traject doorlopen. Na een grondige controle door KroeseWevers Accountants mogen wij nu met trots het HOI-keurmerk uitdragen van het Instituut voor Media Auditing’, aldus Sjoerd Weikamp, eigenaar van Proef Media BV, het bedrijf dat de EventBranche-labels uitgeeft.

Binnen het HOI-certificaat zijn bijvoorbeeld de oplagecijfers openbaar: - EventBranche Magazine, het vakblad voor eventprofessionals, gegarandeerde gemiddelde oplage per uitgave: 8.500 stuks - EventBranche Trendmagazine, de inspiratiebron voor zakelijke evenementen: gegarandeerde gemiddelde oplage per uitgave: 25.400 stuks Voor de volledigheid: het bestand van onze nieuwsbrief is (nog) niet gecertificeerd, maar is vorige maand de 9.000 gepasseerd. Ook hier hebben we een opschoning gehanteerd en beschikken we nu over een kwalitatief bestand, waarvan gemiddeld 1/3 via onze nieuwsbrief doorklikt naar onze berichtgeving op de site. EventBranche.nl kan maandelijks rekenen op zo’n 18 tot 20.000 kwalitatieve bezoekers.  Meer op www.eventbranche.nl – zoekbalk bovenaan pagina: HOI

11

1. Bekijk het evenement vanuit hun ‘point of view’ 2. Betrek ze in het beslissingstraject 3. ‘Give them a win’ 4. Betrek ze bij de uitvoering 5. Laat zien dat je een kwalitatieve professional bent 6. Stel ze voor aan jouw contacten 7. Bedank ze  Meer op www.eventmanagerblog.com

EventBranche Journaal

Crowdsourced sprekers: wel of niet doen?

Bedrijfsuitje met erotisch toetje leidt tot ontslag Een bijzondere zaak: een manager van Dela die in de uitnodiging van het bedrijfsuitje een aanvullend en vrijblijvend programma aanbiedt: op eigen kosten, naar de Wallen. De rechter vond dit voldoende Het klinkt helemaal van nu. Sterker nog, het

aanleiding voor ontslag.

Volgens werkgever Dela heeft de manager hiermee zijn plichten als werknemer ‘veronachtzaamd’ en is hij roekeloos met de belangen van Dela en haar medewerkers omgegaan, waardoor een ernstige vertrouwensbreuk is ontstaan. Volgens de website uitspraken.rechtspraak.nl werd het aanvullende programma aangekondigd in dezelfde mail waarin ook de uitnodiging van het reguliere programma was vervat. Een fragment uit die mail: ‘Omdat ik dan toch in Amsterdam ben, ga ik daarna privé nog even door. Voor degene die dat nu al weten dat zij ook zin in meer hebben kunnen zich vrijwillig aansluiten bij [R.] en mij voor avond “Ondeugd op de Wallen”. Dit valt buiten de teamdag en vraagt een bijdrage van EUR 35,- per persoon. Let op! Dit is echt buiten het programma, puur een privé aangelegenheid en de titel “Ondeugd op de Wallen” doet wat vermoeden.

Overigens biedt het programma voldoende voor vrienden én vriendinnen…. Meer geef ik niet prijs.’ In het dossier op uitspraken.rechtspraak.nl is vervolgens te lezen: Zeven medewerkers hebben aan het aanvullend programma deelgenomen, waarbij onder meer strippers en lapdances voorbij kwamen.  Meer op www.eventbranche.nl – zoekbalk bovenaan pagina: sex

Positief geluid: congresmarkt trekt aan De congresmarkt in Noordwijk trekt aan en er wordt groei verwacht ten opzichte van 2012. ‘De internationale aanvragen en boekingen voor het najaar zijn gewoon goed’, stelt Jaap Liethof directeur van Hotels van Oranje. Hetzelfde geldt voor Grand Hotel Huis ter Duin, het Palace Hotel en NH Leeuwenhorst. Belangrijkste conclusie van de vier grote Noordwijkse congreshotels is dat 2013, vooral door de aantrekking van de internationale congresmarkt, hard op weg is een prima congresjaar te worden.

Stephan Stokkermans, commercieel directeur van Grand Hotel Huis ter Duin: ‘De MICE markt is fragiel maar lijkt zich te herstellen. Echter de internationale markt herstelt zich sneller dan de Nederlandse markt. Dit geeft zeker positieve sentimenten.’ Liethof: ‘Wij merken dit ook. De Nederlandse markt is nog redelijk voorzichtig en boekt vooral op de korte termijn. De internationale markt daarentegen is weer vanaf 3 maanden tot 1.5 jaar van te voren aan het boeken.’ Silvia Veelenturf van NH Leeuwenhorst bevestigt deze trend. Veelenturf: ‘We zien net als de andere hotels momenteel veel boekingen van vooral grote internationale congressen. Vooral in het eerste kwartaal van 2013 was er een hoge bezettingsgraad. In september en oktober verwacht ik opnieuw een piek in grotere congressen. Echter het aantal trainingen neemt iets af. ‘ Ook de andere hotels constateren deze afname.  Meer op www.eventbranche.nl – zoekbalk bovenaan pagina: congresmarkt

12

roept meteen vraagtekens op: waarom hebben we dat niet veel eerder gedaan. Uw gasten laten bepalen wie er komt spreken. Maar uw gast/ eindbezoeker de persoon rondom uw inhoudelijke programma op het evenement/congres laten kiezen, heeft ook best wat haken en ogen.

Het staat buiten kijf dat het betrekken van uw eindgast bij de keuze van een spreker veel voordelen heeft: • Door de gast mee te laten beslissen in welke spreker, of zelfs welke onderwerpen, bindt u als organisator de gast al in het voortraject, maar zeker ook daarna, aan uw evenement, de inhoud en aan de spreker.

• Die binding zet ook de deur naar interactie verder open.

Immers wanneer uw gasten geïnteresseerd zijn in de spreker en/of het onderwerp zal de drempel om tot een discussie of interactie te komen kleiner worden.

• De spreker is op zijn of haar beurt verzekerd van geïnteresseerde toehoorders.

Maar er zijn zeker ook nadelen van sprekers gekozen door de gasten: • BN’ers of bekende namen zullen naar alle waarschijnlijkheid op een grote hoeveelheid stemmen kunnen rekenen.

• De expertise en de creativiteit van sprekersbureaus en/of andere organisatoren om totaal onbekende, maar soms zeer passende of verrassende sprekers te boeken vervallen.

• Organisatoren moeten een knop omzetten, want is er nog wel grip op de boodschap die u wilt overbrengen met uw evenement?

De mogelijke oplossing: • Een oplossing zou kunnen zijn: als organisator van het evenement kunt u zelf de onderwerpen bepalen en per onderwerp (samen met experts) een shortlist met bijvoorbeeld 3 mogelijke sprekers selecteren. Laat uw gasten vervolgens stemmen.  Meer op www.eventbranche.nl – zoekbalk bovenaan pagina: crowdsourced

EventBranche Journaal

Wordt uw event het beste van Europa?

De Best European Event Awards zijn de prijzen voor de allerbeste events van Europa. EventBranche.nl is al enige jaren betrokken bij deze prestigieuze prijs en kent de kracht van de jury, de prijs en de impact. Het wordt echt tijd dat de Nederlandse eventbranche dit jaar een paar awards mee naar huis neemt. Iets voor u? De organisatie van de European Best Event Awards heeft de inschrijftermijn in verband met de zomermaanden verlengd tot 12 september. Tot die tijd kunt u uw beste evenementen inzenden in diverse categorieën: • Best Launch Event • Best Trade Show • Best B2B Event • Best Sport Event • Best Non Profit/Social Service Event • Best Musical Event • Best Internal Event/Convention • Best Celebration/Festivity • Best Web Event • Best Incentive/Team Building • Best Public Event

• Best Educational / Training Event • Best Unconventional Event • Best Cultural Event • Best Road Show • Best Sustainable Event • Best Congress/Conference • Best Green Event • Best Hybrid Event (nieuw) Voor meer informatie: www.besteventawards.com

EvenementenContact verhuist naar TAETS Art and Event Park EvenementContact, de evenementenbeurs van Arjen Lemstra en Joris Bots, verhuist van de Expo Haarlemmermeer naar TAETS Art and Event Park in Zaandam. De beurs zal in 2014 op 13 maart plaatsvinden.

TAETS huisvestte eerder dit jaar al de Gouden Giraffe en beschikt volgens EvenementContact over ideale accommodaties voor de evenementenbeurs. ‘Naast de eventarea met verschillende ruimtes, beschikt Taets over de loods, bestaande uit maar liefst 6000 m2 beursvloer. Pluspunten zijn gratis parkeren en een sterk Wifi netwerk. Door het nieuwe gedeelte van de A5 en de tweede Coentunnel, heeft Taets een goede bereikbaarheid vanuit de Randstad en rest van Nederland.

BrancheContact voorziet ook dit jaar weer een groei en zal naar alle waarschijnlijkheid, net als de afgelopen drie jaar, uitverkocht raken. Op 13 maart 2014 zullen naar schatting 275 mooie bedrijven zich presenteren aan de branche. De inschrijving is al geopend en ruim 60 bedrijven hebben hun vertrouwen in EvenementContact al uitgesproken’, aldus Arjen Lemstra en Joris Bots van EvenementContact.

Meer info: www.evenementcontact.nl

13

‘Beter een half glas dan een leeg glas’ In de eventbranche springen de samenwerkingsverbanden de laatste tijd als paddenstoelen uit de grond. Bureaus, leveranciers en locaties smeden steeds vaker verbonden. Is deze ontwikkeling uit nood geboren, vraagt de markt er om of is het een middel om meer waarde te creëren? Feit is dat samenwerken een algemene economische en maatschappelijke trend aan het worden is, als we de trendrede 2014 mogen geloven. Wat zijn de voorwaarden voor een goede samenwerking, welke vormen van samenwerking zijn er en wat zijn de voordelen en valkuilen? EventBranche.nl stak zijn licht op bij een aantal spelers uit de eventbranche.

Naast mooie cases levert dat ook waarschuwende woorden op van doorgewinterde eventprofessionals.

Tekst: Jan Jacobs Tekstbureau Samenwerking is natuurlijk geen nieuw verschijnsel. Wie je er in de eventbranche over aanspreekt, iedereen heeft er ervaring mee (gehad) en heeft er een mening over. Zelfs concurrenten werken, soms al jarenlang, samen via een gentlemen agreement. In congresstad Noordwijk verwijzen de vijfsterren hotels Huis ter Duin en Hotels van Oranje congresorganisatoren naar elkaar door als de kamers van een van beide hotels vol zit. Ook Hart van Holland uit Nijkerk en NBC in Nieuwegein werken al jarenlang samen.

Albert Deltour

14

Feit is dat de laatste jaren steeds meer spelers de handen ineen slaan. ‘Voor veel bedrijven is samenwerking een logisch gevolg van de ontwikkelingen in de markt’, vertelt Albert Deltour van Backbone International, het technisch productiebedrijf dat sinds kort samenwerkt met Live Republic (zie ook kader ‘Wereldspeler door samenwerking’).

‘Veel eventbureaus zijn door de economische ontwikkelingen uitgedund tot twee, drie medewerkers. Er ontstaan veel kleine units. Deze spelers hebben zich de afgelopen jaren bovendien steeds meer gespecialiseerd. Daardoor is een palet ontstaan van kleine spelers met een eigen profiel.

Door de krachten te bundelen kunnen deze bureaus beter tegemoet komen aan de vraag van opdrachtgevers.’

beter programma voor een aantrekkelijkere prijs voor de eindklant. Door deze ontwikkeling zie je in de wereld van sportieve en actieve bedrijfsevenementen een specialisatie, waarbij de locatie maatgevend is. Bureaus organiseren vooral nog op hun eigen locatie. Wie de locatie heeft, heeft de rechten. Voor opdrachten buiten je eigen locatie werk je samen met andere bureaus. Omnivents werkt tegenwoordig 98% van de programma’s af op de eigen locatie. Een paar jaar geleden lag dat percentage nog op 50%.’

Jouke van Dijk

‘Zelfs concurrenten werken innig samen’ Vormen van samenwerking De meest voorkomende vorm van samenwerking in de eventbranche is die waarbij bedrijven met behoud van hun zelfstandigheid, hun dienstverlening uitbreiden met de expertise van een ander bedrijf. Zo werken bijvoorbeeld Van der Kroft’s Party Rental en DCRT sinds een aantal maanden nauw samen. De één verhuurt horecamaterialen, de ander verzorgt de inrichting, styling en decoratie van events. Twee bedrijven met aanvullende diensten en producten en met nauwelijks overlappende klantengroepen.

De een richt zich op eventbureaus, de ander op party- en bedrijfscateraars en op locaties. ‘Door het aanvullende profiel heeft de samenwerking een duidelijk toegevoegde waarde’, stelt Willem van Essen van Van der Kroft’s Party Rental. ‘Niet alleen voor beide bedrijven, ook voor opdrachtgevers. We stemmen de planning op elkaar af en zorgen ervoor dat opdrachtgevers te maken krijgen met één aanspreekpersoon en één offerte voor diensten van beide bedrijven. Ook verzorgt de uitzendactiviteit Party Hands van Van der Kroft voor beide bedrijven de op- en afbouw. Zo ontzorgen we opdrachtgevers. Wij zijn erg enthousiast over de samenwerking en we introduceren elkaar inmiddels in elkaars netwerk. Dat is nóg een duidelijke meerwaarde.’

Daarnaast lijkt de tijd rijper voor samenwerkingsverbanden.

‘De branche is professioneler geworden, waardoor er over en weer meer respect en vertrouwen is ontstaan’, zegt Jouke van Dijk. ‘Wij werken bijvoorbeeld alleen samen met partijen die lid zijn van de VeBON (branchevereniging voor buitensport ondernemers) en die TÜV-gecertificeerd zijn (een waarborg voor werken volgens veilige procedures).’

Vooraf afspraken maken Het is wel belangrijk om vooraf goede afspraken te maken, waarschuwen enkele ervaren vakbroeders. ‘In de afgelopen 25 jaar hebben veel spelers in de eventbranche getracht samen te werken. In het begin is men altijd enthousiast, maar het risico ligt op de loer dat er na verloop van tijd verleidingen ontstaan, waar de samenwerking op stuk kan lopen’, geeft Albert Deltour van Backbone aan. ‘Met name als een grote klus wordt binnengehaald, kan het verdienmodel ineens ter discussie komen te staan. Met goede afspraken vooraf kun je dat risico verkleinen.’

Inhuren maakt plaats voor samenwerking Samenwerken is ook een gevolg van de professionalisering van de branche. Bedrijven hebben steeds meer een eigen profiel en gaan niet meer pionieren op terreinen waarop andere bedrijven al een expertise hebben opgebouwd. Zo hebben avontuurlijk evenementenbureau Omnivents en Traffic Control, aanbieder van actieve bedrijfsuitjes, slipcursussen en privé-uitjes, elkaar een jaar geleden gevonden. ‘We werken in een andere regio en we vullen elkaar aan. We hebben beide een ander aanbod, een ander type klanten en een ander marketingplatform,‘ vertelt Jouke van Dijk van Omnivents. Waar de één actief is in avontuurlijke en sportieve evenementen en bedrijfsuitjes, legt de ander zich meer toe op gemotoriseerde activiteiten (zoals slipcursussen) en belevenissen via geschenkbonnen zoals Ferrari- en tankrijden. ‘We bieden over en weer arrangementen van de andere partij aan de eigen klanten aan’, vertelt Van Dijk. ‘Inmiddels werken we met steeds meer andere buitensportbedrijven samen. Als we een evenement op Forteiland IJmuiden of in de Belgische Ardennen willen organiseren, schakelen we PBN in.’

Wat is het verschil met vroeger? Van Dijk: ‘Tot een paar jaar geleden huurden partijen uit de branche elkaar in. Dat betekende dat ze de buitensportlocatie huurden en zelf een programma maakten. Door samen te werken, laat je de uitvoering van het programma verrichten door lokale specialisten. Daardoor ontstaat een kwalitatief

15

Toine Dorpmans

Valkuilen?

Ook andere event organizers, die het klappen van de zweep kennen, laten zich voorzichtig kritisch uit over de voordelen van samenwerking. ‘Een goede samenwerking is ingebed in de strategie en beleid van het bedrijf en is een middel om op middellange en lange termijn tot synergie te komen’, vertelt Toine Dorpmans van Toine Dorpmans

Constant Geerling

Groep. ‘Onder andere door het uitwisselen van kennis, ervaring en netwerken, en door het vergroten van het volume kun je een klantvoordeel en een bedrijfseconomisch voordeel creëren. Echte slagen kun je pas op de lange termijn maken. Begin jaren negentig, toen het economisch heel goed ging met de eventbranche, was ik al voorstander van vergaande samenwerking met bijvoorbeeld leveranciers en andere bureaus. De praktijk is helaas soms anders. Een aantal spelers in de markt denkt te veel op de korte termijn. Als je je aan elkaar verbindt, leidt dat tot extra handel, maar je dient te accepteren dat je ook omzet aan je voorbij laat gaan. Niet iedereen kan daar goed mee omgaan. Jammer, want daardoor blijft een aantal spelers eilandjes.

Zonde, want al die eilandjes kampen met overhead, die gemakkelijk gedeeld zou kunnen worden. Daarnaast zie ik een ontwikkeling dat bureaus met elkaar ‘samenwerken’, door een klus bij een bevriend productiebureau onder te brengen. Onbegrijpelijk, want daarmee verkwansel je je eigen signatuur en door de extra marges, bedien je de opdrachtgever dan niet optimaal.’

voldoet waar een klant soms naar vraagt. Dan heeft een samenwerking een meerwaarde. Eindgebruikers zijn soms bang dat samenwerking tussen spelers uit de eventbranche hen extra geld kost aan kickback fees en commissies. Dat kun je voorkomen door aan te tonen dat een samenwerking zorgt voor een toegevoegde waarde. Soms kan samenwerking leiden tot een beter product en dan zijn opdrachtgevers eerder bereid meer budget te spenderen.’

Leon Kruitwagen van Taller Events (het vestigingsmanagementbureau voor meerdere netwerkorganisaties in de eventbranche) waarschuwt ook voor deze valkuilen. ‘Als je samenwerkt, dien je realistische verwachtingen te hebben. Bij samenwerking gaat het om gunnen en om succes op lange termijn. Dat zijn in de eventbranche twee weerbarstige factoren.’

Ook George Schröder van Marie Aubain staat gematigd positief tegenover samenwerking: ‘Als het er op aankomt, kiezen spelers toch voor zichzelf. Samenwerking is alleen zinvol als de andere partij disciplines beheerst, die je eigen bureau niet in huis heeft. Zo werk ik regelmatig samen met Ivo Niehe Producties. Zij beheersen tv-formats, kunnen produceren en conceptmatig denken. Als een opdracht productioneel te groot wordt, schakel ik ze wel eens in.

Soms is zo’n samenwerking de meerwaarde die je nodig hebt om een pitch te winnen. Als bijvoorbeeld publiciteit een van de doelstellingen van de opdrachtgever is, dan komt het grote netwerk van Ivo Niehe Producties goed van pas. In zo’n geval werk ik graag samen onder het motto ‘beter een half glas dan een leeg glas’. Samenwerken is in het begin altijd leuk, omdat je steun hebt aan elkaar. Maar om het leuk te houden moet je ook een dubbele omzet halen.’

Constant Geerling van Constant in Beweging gaat een stapje verder. ‘Veel vormen van samenwerking in de eventbranche zijn uit pure economische nood geboren. Ik kan de verhalen wel dromen over ‘bundeling van krachten’ en de ‘klant beter bedienen’ die je regelmatig voorbij ziet komen. Het zijn vaak eufemismen die verbloemen dat een fusie of overname het laatste middel was om een faillissement te voorkomen. Wat dat betreft is het veelzeggend dat geluiden over samenwerking altijd luider klinken als het economisch minder gaat. Samenwerking die ontstaat in economisch goede tijden heeft vaak een gezondere basis dan samenwerking die ontstaat in economisch mindere tijden.

Overigens lééft de eventbranche van de samenwerkingsverbanden. Daar is op zich niets mis mee. Wij werken ook samen met een ander bureau, dat aan specifieke voorwaarden

16

‘Samenwerken kan leiden tot meer budget’

Samenwerking en overnames als bedrijfsstrategie Van der Linde Catering + Evenementen (vooral actief in de regio Rotterdam en Den Haag) nam onlangs de failliete cateraar Boenk (uit Den Haag) over. De BV Van der Linde Catering + Evenementen heeft daardoor twee labels: Van der Linde Catering + Evenementen en Boenk + Van der Linde Catering + Evenementen. ‘Het was een kans die voorbij kwam’, vertelt directeur Hans van der Linde. ‘Overigens hebben we in het verleden al eens gesprekken gevoerd over een overname. Vijf jaar geleden zijn we de strategie gestart om een snellere omzetgroei te realiseren, onder meer via overnames, samenwerking en een marktdifferentiatie strategie door te focussen op nieuwe marktgebieden. Dit resulteerde in nieuwe bedrijven waar Van der Linde mee samenwerkt, te weten P4 Catering, Hal 4.1, Brasserie Kasteel Spangen en Qfood Support.’

Hans van der Linde: ‘Bij een overname letten wij op twee belangrijke criteria: het imago van de andere partij dient goed te zijn en de andere partij dient een aanvulling te zijn op onze core business. Dat is bij Boenk het geval. Het bedrijf heeft een goede naam en een goed netwerk in Den Haag. Daarna maak je de overweging wat het financieel zou kunnen opleveren. Ofschoon we hun naam, een deel van hun medewerkers en hun netwerk hebben overgenomen, dien je realistisch te zijn. De klantenkring van Boenk zal waarschijnlijk verdeeld worden over meerdere leveranciers. Dus we rekenen op een extra omzet die ongeveer ligt op een kwart van de oude omzet van Boenk. Ten slotte weeg je nog een factor mee: de uitdaging om het imago en de kwaliteit van de overgenomen partij te borgen of te versterken.’

Zijn collega Robin van der Schuyt vult aan: ‘Met de vier bedrijven waar we al mee samenwerken, geldt een gouden regel: we doen alles 50/50. Beide partijen investeren evenveel tijd en moeite, hebben dezelfde zeggenschap of hetzelfde aandeel. Bij een samenwerking gaat de kost overigens altijd voor de baat. In een samenwerking streven wij altijd naar twee doelen: verbetering van de kwaliteit en verhoging van de gastbeleving. Uiteindelijk leidt dat tot omzetgroei en continuïteit en omdat wij gecentraliseerd werken tot spreiding van overheadkosten.’

Wereldspeler door samenwerking Onlangs sloegen Backbone en Live Republic de handen ineen, onder de nieuwe naam Backbone Europe. Deze business unit is onderdeel van Backbone International, een wereldspeler op het gebied van de technische realisatie en productie van grootschalige events, zoals bijvoorbeeld dance events.’De samenwerking is ontstaan vanuit de ambitie om wereldwijd te opereren vanuit een sterke lokale identiteit’, vertelt Albert Deltour van Backbone Europe. ‘In de 22 landen waar Backbone werkt, blijkt er een chronische behoefte te zijn aan uitvoerende producenten. In feite is Backbone ontstaan vanuit het principe van samenwerking, met bijvoorbeeld eventbureaus en corporates. Ofschoon we de kennis en know how in huis hebben voor creatieve concepting, focussen we ons op de technische realisatie van grote events, waardoor we geen concurrenten zijn van de partijen waar we mee samenwerken.

Om zo middelenvrij mogelijk te kunnen adviseren, hebben we geen technische apparatuur in huis. Dat huren we per opdracht in bij specialisten. Doordat we wereldwijd in ruim 20 landen vertegenwoordigd zijn en we de technische realisatie uitvoeren voor events van 200 tot 70.000 bezoekers, hebben we een enorm netwerk en kennis in huis, waardoor we de beste inkoopvoorwaarden kunnen garanderen.

Dat schaalvoordeel is een gevolg van samenwerking en biedt ons de mogelijkheid opdrachtgevers ook in de huidige tijd te bedienen, waarin ze voor minder budget een hogere performance verlangen dan een paar jaar geleden.’

17

Bjorn Pinas

Samenwerken omdat vraag en aanbod matchen Soms ligt samenwerking voor de hand, met name als bedrijven producten leveren waar een ander bedrijf structureel vraag naar heeft. Zo hebben Het Boekingsburo en Holland Casino sinds 2008 een exclusief samenwerkingsverband. ‘Wij leveren exclusief al het entertainment op muzikaal gebied in de dertien vestigingen van Holland Casino’, vertelt Bjorn Pinas van Het Boekingsburo.

‘Dat is zo gegroeid. We leverden daarvóór al een aantal jaren artiesten, maar nog niet op exclusieve basis. Inmiddels hebben we een aparte afdeling van drie personen binnen het bedrijf, die zich full time bezighouden met het entertainment voor Holland Casino. Door de nauwe samenwerking voelen we elkaar goed aan en kunnen we snel schakelen.’ Ook met 8ball Music, het label dat zich toelegt op nieuwe artiesten, voornamelijk uit tvformats (zoals The Voice of Holland) van Talpa, doet Het Boekingsburo exclusief de boekingen.

SKYFLY.nl DJ shows

DÈ DJ SHOW VAN ZAKELIJK NEDERLAND

Fotograaf: Raf Gorissen

Column Patrick Roubroeks

What’s going on?

Vrijdagmorgen acht uur. Ik zit in de trein naar Nijmegen. De wereld om mij heen is in mist gevangen. Het landschap flitst in vijftig tinten wit aan mij voorbij. In mijn hoofd versmelten mijn gedachtes en verlangens tot een witte wolkenbrei aaneen. En onder mijn voeten denderen de kilometers monotoon aan mij voorbij. Ik bevind mij in een heerlijke staat van ‘niets’ en het is heerlijk.

Ineens denk ik aan het prachtige decorbeeld dat sinds een jaar op mijn laptop staat. Wij zien het entreegebouw van de Modefabriek naar een ontwerp van Hilde Koenders.

Het is een mooi en toepasselijk ontwerp. Sterk in zijn eenvoud en bijzonder fraai in zijn symboliek.

Eerst moet je helemaal schoon, en helder zijn wil je je overgeven aan nieuwe trends en de kleurexplosies die je op de rest van de beurs krijgt voorgeschoteld. Het is ook een soort van entree naar de Hemel. De ballonnen voelen immers als wolken. Alsof je op de rest van de beurs slechts goddelijke creaties krijgt te zien. Ik hou erg van dit soort beelden, deze taal in vorm. Ik laat mij hierdoor inspireren voor klanten als de Bijenkorf of als ik een decor mag bedenken voor een merk dat eens ‘helemaal wat anders’ wil.

En terwijl ik vanuit de trein naar buiten kijk en geniet van mijn eigen ‘sensation white’ doe ik de laptop open voor een column over het vak. Ook daar begint een nieuw verhaal weer met een wit stuk papier en zie……. voordat je het weet neem ik u mee in de prachtige witte wereld om mij heen en die van Hilde Koenders in het bijzonder.

Kijk, daar word ik dan weer gelukkig van!

Patrick Roubroeks

Het was Jan des Bouvrie die ons jaren geleden al wees op de kleur wit - die evenals zwart - eigenlijk geen kleur is. Met wit begint eigenlijk alles, zo realiseer ik mij. Een maagdelijk stuk papier waarop de wereld en je gedachtes vorm en kleur kijgen. Een canvas voor de schilder en zelfs een nieuw document op de computer. In een witte wereld lijkt alles nog maakbaar en is er niets dat je in de weg zit. Pas als je de penseel ter hand neemt, of het toetsenbord aanraakt dan stuur je het resultaat. Je gedachtes krijgen vorm. Het hemelse creëren begint……

EventBranche.nl

JUNI 2013 JaarGaNG 4

www.xsaga.nl In de column van Patrick Roubroeks, geeft de creatief directeur van Xsaga een kijkje in zijn creatieve bronnen.

Aan de hand van foto’s neemt hij u mee in zijn wereld.

02

Eventbranche

EVENtBraNcHE MaGazINE: NIEUws, acHtErGroNdEN EN NEEd to kNow INforMatIE

Prijzenoorlog of Budgetvrede?

In vijf jaar tijd daalden de prijzen met 10 - 25%

Nieuwe tools en apps voor uw evenement Virgin Galactic vaart op events Het optimale effect van een meeting of event 1

Rectificatie: In het vorige nummer plaatste EventBranche.nl een verkeerde fotocredit. De foto was afkomstig van Jorrit Lousberg - www.lightatwork.nl Onze oprechte excuses.

20

Tijd om te gaan omdenken:

Oh, kan het ook anders?!

Het woord omdenken biedt de mogelijkheid om er de betekenis aan te geven die u eigenlijk zelf wilt. Voor de eventbranche lijkt het ons een mooie insteek om eens te gaan nadenken over vastgeroeste gewoontes. Want zijn dat wel de meest slimme of effectieve oplossingen? EventBranche zette, samen met enkele branchegenoten, 10 simpele voorbeelden op een rijtje, met daarbij een alternatief. Zo maar 10 zaken op een evenement met inhoud (sprekers), catering, netwerken en entertainment, die we echt nu moeten veranderen. Oh, kan het ook anders‌

21

4. Staand eten, lastig snijden

1. Het dagevenement? Het file evenement!

Een dooddoenertje, maar ergernis nummer 1 bij ons rondje langs de velden: U bent van harte welkom op ons evenement/congres van 09.30 tot 16.30 uur. Slim, want alleen een kopje koffie, een lunch en nog een klein hapje aan het eind van de dag. Maar die standaard tijden zorgen voor groot fileleed en dat is niet bevorderlijk voor de beoordeling van uw evenement. Uw gast komt gestrest binnen en komt geïrriteerd thuis.

Omdenken: de tijd is rijp om uw tijden aan te passen, compactere programma’s zijn een prima oplossing.

2. Eerst de jas ophangen?

Het klinkt heel logisch en gebeurt ook bijna standaard: na een hartelijk welkom bij de deur mogen uw gasten eerst hun jas ophangen bij de garderobe. Daarna stuurt een vriendelijke hostess uw gast door naar de registratiebalie. En zo waar: daar staat weer een beste rij. Wat blijkt uit navraag: de meeste opstoppingen bij de registratie ontstaan omdat het uitgeprinte (e)ticket nog in de jaszak zat…

Of het een buffet is, of uitgeserveerde catering, bij veel evenementen wordt staand gegeten en dat is niet altijd even handig. Als voorbeeld: het stamppot buffet. Leuke en budgetvriendelijke oplossing voor een vullend buffet. Maar daar staat u dan met boerenkool en een halve rookworst. Bordje in de ene hand, bestek in de ander. De hap boerenkool? Geen probleem, maar dan de worst, de karbonade of de speklap. Lastig snijden…

Omdenken: Serveer vlees in kleine hapklare stukjes, of zorg voor voldoende (sta)tafels(!).

Omdenken: eerst registreren en daarna de garderobe, of de registratiebalie in de garderobe

3. De onleesbare badge

5. De voorste rijen zijn weer leeg

Ingescand, of soms nog afgevinkt op een lange lijst, is daar dan uw badge. Handig: uw naam, uw bedrijf en soms zelfs uw interessegebied.

Met een veiligheidsspeld, een knijpertje of in de vorm van een sticker prijkt daar dan uw badge op uw borst. Nog los van lastige kijksituaties bij vrouwelijke gasten, is vaak het lettertype veel te klein en zo goed als onleesbaar.

Bij het betreden van de zaal zoeken uw gasten, zoals altijd de stoelen op achter de voorste 3 rijen. Als het (inhoudelijke) programma begint, wordt alsnog gevraagd om de voorste rijen te bemannen. En ja hoor, 3 mensen durven het aan alsnog de eerste rijen te vullen. Uw ingehuurde spreker kijkt alsnog naar 3 lege rijen…en die 3 mensen.

Omdenken: een voor het gevoel veel te grote badge, met in groot lettertype naam of bedrijf.

Of een badge met alleen een kleur, waarbij de kleur overeenkomt met de kleur van andere gasten die bijvoorbeeld een interessegebied delen.

Omdenken: de directeur, het management, collega’s, hostessen, zet ze bij binnenkomst in de zaal en begeleid uw gasten zo dat de rijen van voren naar achteren bemand worden.

22

9. Netwerken? Bijpraten zult u bedoelen De dag sluiten we vanzelfsprekend af met een netwerkborrel.

Een hele dag vol met interessante informatie delen met nieuwe contacten. Zo zou het idealiter moeten gaan, maar uiteindelijk staan we met onze directe collega’s of kennissen nog wat te drinken, om vervolgens naar huis te gaan. En ja, ook de EventBranche Borrel is daar af en toe een voorbeeld van. Gaan we wat aan doen (zie pagina 26 en 27).

6. De losse flodder(s) Of het nou om entertainment gaat, een spreker, een dagvoorzitter, het gebeurt zo vaak dat ze ingehuurd worden op naam en helemaal niet op het criterium of ze passen bij het doel van uw dag/evenement. Dat zorgt nog veel te vaak voor losse flodders. Een a-artiest die zijn 2 liedjes doet, een spreker die zijn verhaal doet, een dagvoorzitter met grote naam die er staat als grote naam…Zorg er nou voor dat het echt deel uit maakt van uw communicatie die dag!

Omdenken: er zijn heel veel tools, apps en zelfs simpele concepten om de informatie van de dag direct extra lading te geven door uw gasten met nieuwe relaties in contact te brengen. Stuur!

Omdenken: nog los van het feit dat onbekend(e) sprekers, dagvoorzitter of zelfs entertainment soms veel beter kunnen passen binnen uw concept/boodschap, ook de grote bekende naam staat echt open om hun verhaal, presentatie of optreden aan te passen aan uw boodschap. Zij zijn er voor u en niet andersom.

10. Houdoe en bedankt…

7. Het programma: standaard Volgens veel eventprofessionals bestaat onze tak van marketing- en communicatiesport nu zo’n 30 jaar. Als er één ding is dat slechts op een zeldzame uitzondering na, altijd hetzelfde is, dan is het wel de programma indeling. Neem een inhoudelijke dag met sprekers: welkom, koffie, beetje netwerken, zaal in, meestal de keynote als opener, spreker op verhoogd podium, nog een spreker, 10 minuten pauze, terug de zaal in, nog 2 sprekers, zaal uit, borrel, netwerken, druppelsgewijs naar huis…Of in het geval van een feestelijke invulling: knaller van een openingsshow, entertainment en nog even naborrelen. Blijven we binnen de box?

of een verrassende invulling van het programma een positieve invloed heeft op de herinnering aan en de beoordeling van uw evenement. Dus draai het om, durf anders te zijn.

En dan loopt uw gast naar zijn of haar jas. Bij de uitgang nog vriendelijk begroet door de beveiliging of een hostess die nog een tasje meegeeft, maar daarna wordt het akelig stil. Nog altijd lijkt het evenement een moment. Dan hebben we het nog niet eens over een voortraject, maar dat er na afloop niet geënquêteerd wordt, of aan afterevent gedaan wordt…onbegrijpelijk!

Omdenken: laten we maar eens beginnen met directie, management of collega’s bij de deur om afscheid te nemen en zorg daarna voor een natraject, waarbij u niet alleen zendt, maar ook de interactie aangaat. Al is het al-

Omdenken: wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat een knallend einde

8. De beamer, de PowerPoint, de microfoon…de plank mis slaan Het is eigenlijk een schande voor ons mooie vak, maar iedereen heeft zijn eigen voorbeelden: presentaties die pijn doen aan ogen en oren. Dan staat er weer iemand vol in de lamp van een beamer te presenteren, of nog treuriger de haardos van enkele van uw gasten wordt meegeprojecteerd…ah, daar houdt de spreker alweer tien minuten de microfoon te ver van zijn mond. Ach en kijk op de powerpoint staat het complete verhaal uitgeschreven…in lettertype 12...Stop ermee.

Omdenken: laat u adviseren door AV-bedrijven of andere experts en doe altijd een generale.

23

leen maar om te controleren of uw doelstelling bereikt is, of ter verbetering van uw volgende evenement.

24

Evenementenbureau Journaal

Arjan van Dijk gooit het roer om Marketing manager Maartje Jansen van Arjan van Dijk, één van de grondleggers van de huidige eventbranche, geeft tekst en uitleg over de herpositionering: ‘De afgelopen jaren merk je in de markt dat de insteek steeds zakelijker is geworden. En natuurlijk is er ook nog vraag naar onze themafeesten en zijn de bezoekers daarvan ook nog steeds tevreden, maar de markt voor zakelijke events is inmiddels groter.’

‘Als eventbedrijf zijn wij teruggegaan naar de kern: mensen schakelen ons in om een beleving neer te zetten. Dat geldt voor evenementen, feesten, maar bijvoorbeeld ook standconcepten voor beurzen. Waar wij in onze slogan altijd amuseren en inspireren gebruikten, hebben wij dat nu veranderd in bedenkers van beleving. Daarbij zijn de kernwaarden terug te brengen naar persoonlijke relaties opbouwen, creativiteit, innoveren en originaliteit, waarbij de autoriteit die wij vanaf 1975 zijn geworden niet verloochend zal worden.’

Van Dijk zal het verleden dus ook niet loslaten en er is ook zeker geen sprake van een ­rigoureuze omslag: ‘Dit is in al die jaren zo gegroeid. Eigenlijk is het meegegroeid met de vraag uit de markt. Maar nog altijd blijft onze kracht de totaalconcepten, waarbij wij alles in eigen huis hebben. Of de themalocaties dan botsen met inhoudelijke en zakelijke ­evenementen? Nee zeker niet. Wel zie je dat bijvoorbeeld een openingsshow nu naast entertainment ook gebruikt wordt als communicatiemiddel en inhoud meekrijgt. Maar dat kan prima in een van onze gethematiseerde locaties, want juist daardoor ontstaat die beleving en haal je mensen uit hun vertrouwde omgeving’, vat Jansen de herpositionering samen.

Nederlands bureau sluit zich aan bij 27Names Het Bureau voor Reuring is onlangs in Kopenhagen officieel toegetreden tot de internationale netwerkorganisatie 27Names.

‘Een hele eer om als bureau uit Nederland hiervoor gevraagd te worden’, aldus een trotse Christine van Dalen. ‘De match met 27Names is goed. Reuring werkt voor mooie, internationale klanten, maar ook de lokale cases zijn aansprekend voor bureaus uit andere landen. 27Names verbreedt onze horizon. Dat we nu zijn aangesloten bij de beste Europese live communicatiebureaus is een hele mooie stap.’

27Names is een netwerk van Europa’s beste onafhankelijke live communicatiebureaus. In 2008 werd dit netwerk opgericht met als doel bureaus uit de 27 EU lidstaten creativiteit en kennis met elkaar te laten delen. Een aantal keer per jaar komen de leden op een inspirerende Europese locatie bij elkaar om ervaringen uit te wisselen en samen te werken op grensoverschrijdende projecten.

Op dit moment zijn er 17 toonaangevende bureaus uit 17 landen aangesloten.

Evenementenorganisaties slaan handen ineen In de maand december rollen verschillende evenementenpartners een gezamenlijk concept uit; de Kerstbomenborrel. Centraal in het land wordt van 6 tot en met 20 december een setting gecreëerd waar op een laagdrempelige manier kerstevenementen kunnen plaatsvinden. Het uitreiken van kerstpakketten of het organiseren van een kerstmarkt kan worden gecombineerd met het concept, en men kan zelfs met een kerstboom als geschenk weer huiswaarts keren.

Het initiatief komt tot stand vanuit Obsession Live Communication en Grand Catering. ‘In tijden als deze vonden wij het een goed idee om, samen met deze partners, een concept te bedenken wat voor vele doelgroepen inzetbaar is en erg laagdrempelig gehouden kan worden. Zowel in uitstraling als in prijs. Daarnaast geloven wij in deze manier van samenwerken, die openheid en transparantie met zich meebrengt in een tijd dat die juist steeds verder te zoeken lijkt’, aldus Sjef de Graauw van Obsession Live Communication. De Kerstbomenborrel is van oorsprong een relatie-evenement van Grand Catering, wat nu dus breder in de markt wordt gezet voor verschillende doelgroepen. De Kerstbomenborrel is een initiatief van: Obsession Live Communication, Grand Catering, Trends for Rent, BloemBloem, Van Eeden evenementen en Grafisch Bureau Grapefish. (meer over de sterke opkomst van verregaande samenwerkingen op pagina 14 ev)

25

Wie heeft het beste netwerkconcept?

Branchegenoten delen hun concept Opdrachtgevers en organisatoren van evenementen realiseren zich tegenwoordig eens te meer dat de zachte kant van live communicatie een essentieel onderdeel moet zijn van ieder evenement. Daar waar mensen samen komen, is het zonde om ze niet met elkaar in contact te brengen. Netwerken. Ontmoeten. Kennis(sen) delen. Relaties opbouwen. Het kan een meerwaarde zijn voor ieder evenement, maar dan moet u er wel goed over nadenken. Want vaak zoeken bekenden elkaar op. Staat u daar als nieuwkomer plompverloren. EventBranche vroeg haar lezers: wie heeft er een eenvoudige oplossing om het netwerken op een evenement (onze BrancheBorrel werd als voorbeeld genomen) effectiever te maken. Een voorselectie leverde 7 concepten op. U mag online de winnaar kiezen, hij of zij krijgt een communicatiepakket bij EventBranche.nl t.w.v.

1000,- euro: www.eventbranche.nl/netwerkconcepten

26

1. Beyen Gaetan

Eet- en drankbonnen Zo’n evenement gaat meestal gepaard met hapjes en drankjes. Om het netwerken minder stroef te laten verlopen kun je aan één deel van de aanwezigen drankbonnen geven en aan de andere helft eetbonnen. Je kan het vervolgens ook nog opsplitsen.

Bijvoorbeeld bij de dranken is er keuze tussen cava, bier, wijn, frisdrank. Aan de hand van een pin-up met een bepaalde kleur heeft iedereen een bepaalde drank op zak. Wil je die drank, moet je een persoon zoeken met die bepaalde kleur. Omgekeerd voor het voedsel, hetzelfde principe. Mensen eten en drinken niet aan een doorlopende snelheid dus is er altijd even tijd om contact te zoeken met elkander.

2. Gerrit Heijkoop

Mix & Match Het is een soort Mix & Match sessie waar 3 oefeningen inzitten: 1. De ‘human spectograph’, waarbij je mensen over de ruimte laat verspreiden, op basis van een stelling. Vervolgens bespreken ze in 2 minuten met een buurman/-vrouw waarom ze staan waar ze staan.

2. De ‘mix’, waarbij mensen zo snel mogelijk groepjes van 4 moeten vormen op basis van bepaalde criteria; bijvoorbeeld uit minimaal 3 verschillende provincies, minimaal 1 lid en 1 niet-lid van EventBranche.nl, maximaal 2 suppliers etc etc.

3. De ‘3 vragen’: eerst krijgen alle deelnemers 2 minuten de tijd om de volgende 3 vragen voor zichzelf te beantwoorden: a. W aarom ben je hier? b. Wat zou je willen dat er gebeurt? c. Welke kennis of ervaring breng jij mee waar anderen hun voordeel mee zouden kunnen doen?

Vervolgens zijn er 4 rondes van 2 minuten (duidelijk gemarkeerd met een gong o.i.d.) waarin ieder lid van het groepje zijn antwoorden met de anderen van de groep deelt.

3. Kyra Joosten

Plant a seed, grow a tree Alle gasten komen bij elkaar in een ruimte waarna een meerkeuzevraag wordt gesteld, zoals bijvoorbeeld: ‘In welke sector bent u werkzaam?’. Iedereen die werkzaam is in dezelfde sector wordt een bepaalde richting opgestuurd. Zo vindt er een vertakking plaats en ontstaan er groepen. Het interessante achter dit concept is dat de gasten op een prettige manier verplicht worden om hun vaste netwerkgroep te verlaten. De gasten krijgen een bepaalde tijd de mogelijkheid om te netwerken, waarna deze vorm van interactie uiteindelijk verder gaat. Bij elke gevormde groep wordt na ongeveer een kwartier een nieuwe vraag gesteld die aansluit bij deze sector waardoor weer nieuwe, kleinere groepen ontstaan. In elke tak vindt opnieuw een vertakking plaats. Aan het einde van het ‘plant a seed, grow a tree’ krijgen de gasten de gelegenheid om andere sectoren te gaan bekijken om zo ook met andere mensen in contact te komen.

4. Ilona Pols

Spelvorm: Wie ben ik?

In het voortraject maken de leden online (website) kenbaar wie ze zijn, in welke branche ze werkzaam zijn en met wie en welke branche ze graag in contact willen komen. Uit de gehele ledenlijst (aanmelden verplicht) selecteren ze al vooraf personen met wie ze graag in contact willen komen. Tijdens het event proberen ze zoveel mogelijk de personen aan te spreken die zij vooraf hebben geselecteerd. Dit kan op het evenement door herkenning, via een token of via social media. In het natraject kunnen gasten op hun profiel bekijken hoe ze gescoord hebben, met wie ze in contact zijn gekomen en met wie niet. Van de personen met wie ze in contact zijn gekomen zien ze (weer) of het een ‘match’ is en zo

27

niet of die persoon misschien wel weer een ‘match’ kent. Vergelijkbaar met LinkedIn. Omdat het een spelvorm is wordt het voor de leden makkelijker elkaar aan te spreken en motiveert het om nieuwe mensen aan te spreken. Onderling kunnen bekenden elkaar ook weer helpen (wie zoek jij?).

5. Birgit Dorjee

Zoek de badge Aangezien iedereen naambadges heeft is het leuk om de gasten een andere naambadge te geven dan hun eigen naam en dat ze naar deze persoon op zoek moeten. Wellicht met kleine hint. Mochten ze elkaar gevonden hebben en ze komen met die match samen naar de bar, dan krijgen ze een drankje of special gift. Dit kan ook in duo’s. Indien ze elkaar hebben gevonden zouden ze bijvoorbeeld de badge die ze op hebben compleet kunnen maken. De ene helft met de eigen naam (bij ontvangst gekregen) en de andere helft met naam van degene die je moet zoeken. Zo zie je ook gelijk wie er compleet is qua batch en wie nog niet zijn match heeft gevonden.

6. Jose Harsveld

Play the Game Bij binnenkomst staan de tafels opgesteld in kleine groepen en op elke tafel ligt een bekend familiespel: Keezen, Party&Co, Weervolven, Wie is het? (met foto’s van event goeroes bijvoorbeeld), Monopoly, Yahtzee, Herken de Hits, Steff Stuntpiloot, etc. We maken er een speedspelmiddag van met een roulatiesysteem. De spellen duren 15 minuten en via de registratie kun je je opgeven voor 4 spellen, dus in een uur tijd heb je 4 spellen gespeeld en een heleboel mensen leren kennen. Het is leuk om de spellen in duo’s te spelen, zodat je kunt strijden met iemand die je nog niet kent. Samen winnen of verliezen verhoogt de kameraadschap. Uiteraard wissel je daarna ook de gegevens uit met de andere personen aan de tafel. Na dit uur wordt er natuurlijk nog flink nagepraat over de hilarische winnaars momenten tijdens de netwerkborrel+.

7. Sandra van der Heijden

Speeddaten Achterliggende gedachte van dit idee is om in een zo kort mogelijke tijd te weten te komen of je met andere mensen een raakvlak hebt, waarop jullie iets voor elkaar kunnen betekenen. Tenslotte komen we allemaal om ook nieuwe business binnen te halen. Bij speeddaten is het de bedoeling om in een half uur of maximaal 60 minuten een lange tafel of tafels neer te zetten met aan beide kanten stoelen. Er is 1 leidinggevende die de tijd/bel in de gaten houdt en het sein geeft dat er gewisseld kan worden. De mensen aan tafel mogen in 60 seconden een pitch geven en daarna mag de persoon aan de andere kant dit doen. Op het moment dat je beide denkt dat je interessant voor elkaar bent, kan je met elkaar poken of een visitekaartje uitwisselen. De linkerkant van de tafel blijft zitten en de rechterkant van de tafel schuift na 2 minuten een plekje op. Bij interesse, kan naderhand tijdens het netwerken verder gepraat worden.

Het ideale decor voor uw congres of event staat in Apeldoorn Orpheus is mĂŠĂŠr dan een podium voor kunst en cultuur Ontdek Orpheus als ontmoetingsplaats voor congressen en evenementen van 10 tot 4.000 gasten.

Wij verwelkomen jaarlijks ruim 300 congressen, galadiners, vergaderingen, bedrijfsfeesten, workshops en productpresentaties.

Met zoveel verschillende theaterzalen, vergaderruimtes en foyers is alles mogelijk. De allure van een theater in combinatie met de passie en kennis van ons team: uw evenement is van succes verzekerd!

Neem contact met ons op voor de mogelijkheden via 055-5270330 of mail naar sales@orpheus.nl

orpheus.nl

CASE

oudt h n i e l t c n ra O off eve k toor c i n k a k n eige . Zo

werd

een tot bedrijfslocatie de op omgebouwd evenement ederland Eventmarketingde N : een erwiel racle was V vaker O jaar van it steeds . ‘D is Bruggen het van gebeurt jaren l ederland A N .

Het hoofdkantoor directeur het Oracle creatief voor , studiocomplex onlangs Verwiel iederik D communicatie multifunctioneel vertelt in live zo ’, jaar d nciële derlan groot off fina de partner k ic cle Ne K ra : t O n : extra er tseting Eve tgev or plaa entmark h v to .

E c n l a a k ie erw uitdaging tste eigen Opdr bureau ggen V in het e groo

als d u: Bru Oracle moest s urea erkers, werd le jaar antoor B w g k ië e in iel koo c fd d g n o e a a o e fin n Verw gelijknamige 00 m e uitd ie: h e w 6 h t g d u c g a n s a ie a n ti ru n c ij k p t b t de :B Lo die pra van he s in he heid t voor t voor ruimte Juist in oncep nder n even kick off e e -c ? o d e le n w n a z e o k j je n le h i il B 0 er an lks ch ditio facilite nsen a uim 60 ie vers obile ta e ‘De tra jaar. R 00 me . In dr een m ar hoe ‘mobil 2 a n r le l e e o en a ië d M d o a c v n . m n axim naa fina het eig gevo vinden an het e zoge ouwd rdak in pand m ategie v d b e t tr e , ff s d e g n o n h e m o le k v in n ke kic ,o tie oruimte .’ vonde e crea uimtes ontwik het pr angen erkers deze r ept te an onz n tv w c v a n n e v n a n d o o r v e n c e n m te n een uw dele de k lle gas igd in en nie aarbij van ee rpand. n we a genod iddel ma, w n om e it m m u te a r r kantoo n lo g o konde s tu e o o s e r d d r b p e e ll f n e w a e le l: ‘W erkers attracti ere de , want Verwie en. medew zij een liceerd ze and p l e n ij e m D w bereik . d o r ’ c lg te e w te o g , o v it n h r h e s e a c it d t tiv nis talk ’s. Da atsvon e inze interac . Tech Studio voor d dio pla imale volgen x tu n a s e n . z m n e n tot TV o u d e n k ge ee in h kon oud rmen a live den h , werd en om e r n n h e e o c g k s d a t u e k gramm op naar ho per en r studio akeling zet be kelijk te r kunn h k a n in c a a e s v tr lk le e n e e liv die op erd, ir aa rson elfriet, dgetta mplice de pe g oesten u o n e b c m E e w s s g r ’ n d e ar ch dio doo nog e r Rich n grote echnis , waar it ook dit ee ren. T sentato s e e mera’s r a s a li p c w a Om d e n e r le va te onbeom rac event leiding eving: mote d oor O g d v e e r n m d k e n o n o s a k s r le v rra anuit we n. O ezie een ve rkers v Limits hadde e r de b e o t e w w h N d e c n d n a e d rd O racle wiste id we het be aarin m de O rende, geboe als we mma w d bij n a o n r e z e g studio s o s d r z te r a rk we ige jk p mee aal p lles we oudeli 00 aan ousias h 6 helem th in l a n e n ë n maar a ij w e n een eb ,g aar st ee cept e rwijl d . Naa rmeerd ing, m n te n g o fo t a e c a ïn d d it d it e e u jkh En ng racle zij d mogeli werde ractie. van O . Dank e n te k n d c e te in s a g a n n z b n e gr ed ge r.’ nd afdeli e sfee bindin het pa n we fe illende d aan tekend ties in tvinge s e a n it c te o u versch s lo e n n ee de tb tije ndach ch en chillen en par 3 vers etrokk ynamis ook aa b d p , o e k ll s a r ie rg sen erke d, ene ing tus medew , flitsen nwerk d e n m le a e s k goede : spran kers als r e w e med

29

Dolf Zwaanswijk (Duinrell) en Sanne Cuperus op de zonneweide waar straks 20.000 meiden samen komen voor de Tina-dag.

Sanoma maakt merken van tijdschriften:

Tina-dag: geslaagde eventmarketing Mediabedrijf Sanoma is een grote naam in bladenland. Van Libelle, Linda., Margriet tot Donald Duck en Tina, alle tijdschriften van Sanoma hebben één ding gemeen: waar het eerst nog tijdschriften waren, zijn het nu merken. Voor het oudste meisjesblad van Nederland, Tina, speelt eventmarketing daar een grote rol in. Op 28 en 29 september organiseert het meisjesmerk alweer haar 22e Tina-dag . Het evenement dat steevast georganiseerd wordt op Attractiepark Duinrell is dé dag waar alle lezeressen de wereld van hun Tina-tijdschrift binnen stappen. Een perfect voorbeeld van eventmarketing waar de diverse partijen en de locatie als team samenwerken, want Sanoma kiest niet onbewust voor Duinrell. Het familiebedrijf in Wassenaar beschikt naast de vele faciliteiten over veel eigen kennis en expertise. Zo ontstaat een heuse coproductie.

30

De Tina-dag is typisch zo’n evenement waar een merk vertaald wordt naar een complete beleveniswereld en waar de populaire artiesten onder de doelgroep optreden.

Daarnaast is het evenement in de loop der jaren uitgegroeid tot een live moment waar ook adverteerders een plek hebben gevonden, waar workshops worden aangeboden en leuke gadgets aanwezig zijn. Al 2 jaar achtereen is het evenement volledig uitverkocht en wordt er voor de tweede keer zelfs een compleet weekend georganiseerd. Kortom, een succesverhaal dat zorgt voor oprechte binding met het merk. De komende editie lijkt op voorhand al weer een succes: er worden 20.000 bezoekers verwacht, de verblijfsaccommodaties (Duingalows) en de camping van Duinrell zijn zo goed als volgeboekt en de line-up met topartiesten garandeert een groot feest.

Maar voor Sanoma is de Tina-dag meer dan een feest, het is een goed doordachte vorm van eventmarketing.

Sanne Cuperus is binnen het uitgeefconcern verantwoordelijk voor de brand- en eventmarketing voor het blad Tina. ‘Bij Sanoma bouwen we merken rondom de tijdschriften. Dan moet je dus onder meer evenementen organiseren die volledig aansluiten op de doelgroep van het magazine. Voor Tina is dat de doelgroep meisjes tussen de 7 en 12 jaar. Voor meiden in deze leeftijd is er weinig aanbod qua events, maar de behoefte is er wel! We merken hierdoor dat veel meiden de Tina-dag als hun eerste event zien waar ze samen met een vriendin, of in veel gevallen een ouder, naartoe gaan. Alleen de indruk & impact dat zo’n eerste evenement op die meiden achterlaat, is al heel sterk. Opvallend genoeg trekt de Tina-dag ook oud lezeressen, waardoor de doelgroep van de Tina-dag een stuk hoger ligt, dan die van het tijdschrift. Door de combinatie van optredens van artiesten, de workshops en het aanbod qua deelnemers, is het evenement geschikt voor meiden tussen de 7 en 15 jaar! Maar ook de ouders worden niet vergeten en krijgen een goodiebag mee naar huis, om maar aan te geven dat het evenement blijft groeien.’

Ook adverteerders vinden een plek op de Tina-dag Wat ruim twee decennia geleden in Duinrell begon als een leuke dag voor de lezers, is het in de laatste vier jaar uitgegroeid tot een coproductie die het predicaat marketingevent ruimschoots verdient. ‘Die professionaliseringsslag is eigenlijk echt ingezet toen 4 jaar geleden Sanoma en Duinrell samen de organisatie op zich hebben genomen, zonder evenementenbureau’, weet Dolf Zwaanswijk van locatie Duinrell. Cuperus vult aan: ‘Destijds hebben wij de keuze gemaakt: of stoppen, of nu echt doorpakken.

We zijn meteen met Duinrell om tafel gegaan. Zij stonden er volledig voor open om het hele park om te dopen in een Tina-wereld. Destijds is ook de keuze gemaakt om op de zonneweide van het Tiki bad een groot podium te plaatsen.’ Zwaanswijk: ‘Met dat podium als middelpunt, aangevuld met onze attracties en voorzieningen om een leuke dag te hebben, is het evenement snel uitgegroeid tot 20.000 bezoekers dit jaar. De match tussen de Tina-dag en ons attractiepark is vrijwel perfect. Duinrell is een familiepark pur sang, zonder dat we volledig gethematiseerd zijn. Voor een evenement als de Tina-dag verandert het hele park in Tina roze.’

In de 22 jaar dat de Tina-dag nu georganiseerd wordt, maakte het meidenblad één keer een uitstapje naar Walibi, maar het huwelijk met Duinrell bleek meer dan liefde op het eerste gezicht. ‘Je kunt je voorstellen dat, gelet op de doelgroep, juist dat familiegevoel van Duinrell een belangrijke rol speelt. Ouders geven bij onze locatie sneller toestemming om te gaan, omdat bij ons alles ingericht is om kinderen een hele leuke en onbezorgde dag te bieden.’ Volgens Sanne Cuperus van Sanoma is ook de opstelling van Duinrell in het evenementenproces doorslaggevend. ‘Als mediabedrijf

31

met eigen eventafdelingen en professionals met eventachtergronden bleek een bureau eigenlijk overbodig, maar dan is het wel heel prettig om een locatie als sparringpartner te hebben. Later is daar ook LOC7000 bijgekomen en ook dat partnership klopt. Duinrell heeft de expertise van de locatie en de vele evenementen die daar plaats hebben gevonden en LOC7000 is een ideale spil in het complete logistieke traject.’ Zwaanswijk beaamt: ‘Dit is nou echt een coproductie. Je kunt wel als locatie wel denken: boem, nu snel geld verdienen. Maar zo werkt het niet. Zo’n event als de Tina-dag moet je samen laten groeien, dat betekent één keer om tafel om de prijzen vast te leggen en vervolgens samen bouwen aan een geslaagd evenement dat door kan groeien.’

‘Je kunt wel denken: BOEM, nu snel geld verdienen!

Maar zo werkt het niet.’

Inmiddels kent het Tina-evenement een eigen boekenmarkt, staan er 30 deelnemende bedrijven die zich onder de Tina-vlag vermarkten aan de jonge doelgroep en wordt er met workshops ook iets educatiefs meegegeven. Daarbij lijkt een uitgeverij de ideale organisator van evenementen.

‘Wij hebben met onze bladen natuurlijk het meest ideale voor- en natraject voor een evenement. Daar komt nog eens bij dat veel moeders van onze bezoekers ook zijn opgegroeid met Tina en dus is de binding heel krachtig.

Toch is het geheim van dit succes ook deels de prettige samenwerking tussen de organiserende partijen. De drive en het plezier spat er ouderwets van af. Dan kun je elkaar ook optimaal gebruiken om te sparren. Natuurlijk is de kassa belangrijk, maar in dit geval ondergeschikt aan het neerzetten van een compleet kloppend evenement. Na zo veel jaar zijn we ook echt evenementenpartners. Uit zo’n samenwerking komen de meest krachtige vormen van eventmarketing. Die ontstaan niet op een spreadsheat en uitsluitend een harde zakelijke deal’, weten Zwaanswijk en Cuperus.

Dit keer laten 20.000 meiden zich onderdompelen in het tropische roze –thema van de Tina-dag. Ook bij Sanoma lopen abonnee aantallen terug, maar de daling bij Tina is opvallend minder dan bij veel andere bladen. De Tina-dag bewijst dan ook dat een dergelijk evenement echte waarde heeft, de doelgroep bedient en bindt.

Expo Houten Expo Houten EXPOnentieel GROTER! EXPOnentieel GROTER! ZAAL 2 ZAAL 2 3.200 m beursruimte ZAAL 2 3.200 m beursruimte 3.50 m hoogte

ZAAL 11 ZAAL 3.850 m beursruimte ZAAL 1 3.850 beursruimte 5.50 mmhoogte 2 2

2 2

2 3.200 beursruimte 3.50 mmhoogte 3.50 m hoogte

2 3.850 beursruimte 5.50 mm hoogte 5.50 m hoogte

ZAAL 33 ZAAL ZAAL 3 2.150 2.150 m m beursruimte beursruimte 2 2

2 3.50 2.150 beursruimte 3.50 m m hoogte hoogte 3.50 m hoogte

HOOFDHOOFDINGANG HOOFDINGANG INGANG

EXPO HOUTEN IS VERBOUWD! EXPO HOUTEN IS VERBOUWD! EXPO HOUTEN IS Naast nieuwe congres-VERBOUWD! en vergaderruimtes met veel

Naast veel Naastnieuwe nieuwecongrescongres-en envergaderruimtes vergaderruimtes met met veel meer daglicht, is onze grootste beurszaal gegroeid naar meer naar meerdaglicht, daglicht,isisonze onzegrootste grootste beurszaal beurszaal gegroeid gegroeid naar 3.850 m² en 5.50 m hoogte.

Hiermee groeien voor u ook 3.850 voor u u ook ook 3.850m² m²en en5.50 5.50m mhoogte. hoogte. Hiermee Hiermee groeien groeien voor de mogelijkheden voor uw beurs of event! de demogelijkheden mogelijkhedenvoor vooruw uw beurs beurs of of event! event!

BEKIJK HIER BEKIJKHIER HIER BEKIJK ALVAST DE ALVASTDE DE ALVAST TRAILER! TRAILER! TRAILER!

Goede bereikbaarheid | |Centraal Centraal gelegenmidden midden in Goede bereikbaarheid Goede bereikbaarheid | Centraalgelegen gelegen middeninin NL | Gratis parkeren | 1 aanspreekpunt | Korte lijnen| | NL || Gratis NL Gratis parkeren parkeren || 11 aanspreekpunt aanspreekpunt| |Korte Kortelijnen lijnen | Uitstekende dienstverlening | Persoonlijke aandacht | Uitstekende dienstverlening Uitstekende dienstverlening| |Persoonlijke Persoonlijkeaandacht aandacht| | Klein ervaren team team | Facilitaireondersteuning ondersteuning | Eigen Klein ervaren Klein ervaren team || Facilitaire Facilitaire ondersteuning| Eigen | Eigen systeem-standbouw en meubilair |Eigen Eigenhoreca horeca systeem-standbouw en meubilair | systeem-standbouw en meubilair | Eigen horeca

Expo 030 634 91 030 634 ExpoH outen || | Meidoornkade Meidoornkade 2 4, 3 992 AE Expo HHouten outen Meidoornkade 224, 4, 33992 992 AE H H oute oute nn || TT T 030 030 --- 634 634 91 9100 000 0 | || FFF030 030- --634 6349191 910 100 11 32 info@expohouten.nl | ww w.expohouten.nl info@expohouten.nl info@expohouten.nl | ww w.expohouten.nl w.expohouten.nl

Column IDEA / Ivo van den Belt

Het bos door de bomen...

Inkoopcontracten, werkkostenregeling, BUMA, algemene voorwaarden, reisbureauregeling, aansprakelijkheids­verzekering, BTW verleggingsregeling, verkoopcontracten, evenementenverzekering… onderwerpen en regelingen waar medewerkers en ondernemers in de eventbranche mee te maken hebben of mee te maken krijgen.

Of ze nou willen of niet…

Maar hoe zit het nou exact? Wat is wat? En hoe werkt het ook al weer?

9 van de 10 collega’s weten het niet. Of niet precies.

En eigenlijk hoeft dat ook niet. Tenminste, niet op detail. Want zolang we de informatie en documenten waarmee we werken maar hebben laten controleren of opstellen door mensen die het wél precies weten, lopen we geen risico. We kunnen onze opdrachtgevers in basis voldoende informeren en voor meer informatie verwijzen we hen door naar onze experts. Toch?

Helaas… De dagelijkse praktijk leert dat er maar al te vaak verkeerde informatie wordt verstrekt. Gelukkig onbewust. Dat wel. Maar het ontbreekt aan basiskennis. Én aan een verzamelplaats waar de juiste informatie te verkrijgen is. Dit geldt voor ons als opdrachtnemers, maar ook voor onze opdrachtgevers.

We zien door de bomen het bos niet meer, of lopen er met een grote boog omheen. Want het is moeilijk, niet leuk en soms saaie materie. En da’s nou precies wat we níet wilden. We wilden juist leuk en spannend. Daarom zijn we de event-business in gegaan!

En terecht. Maar om de opdrachtgevers toch de juiste informatie te verstrekken en hen het advies te geven dat ze van een eventprofessional mogen verwachten, duikt IDEA in deze moeilijke, niet altijd leuke en soms saaie materie…

IDEA zorgt er continue voor dat haar leden kunnen beschikken over de juiste en meest actuele informatie. En dat ook opdrachtgevers voor advies terecht kunnen bij IDEA. We voeren overleg en onderhandelingen namens de branche met belangrijke belangenorganisaties en instanties. We werken standaard documenten uit waar leden en opdrachtgevers over kunnen beschikken. We spijkeren de basiskennis bij tijdens ledenbijeenkomsten en we bouwen aan een verzamelplaats voor vragen en antwoorden.

Boekentip:

De Dagvoorzitter, over informatie, inspiratie en interactie Om hun jarenlange kennis en ervaring als dagvoorzitters te delen met iedereen die - al dan niet beroepsmatig - op een podium staat, hebben dagvoorzitters Jan-Jaap In der Maur en Niels van der Schaaff de krachten gebundeld en het boek ‘De Dagvoorzitter, over informatie inspiratie en interactie’ geschreven. Het boek is verkrijgbaar als gratis download via de sites van de beide dagvoorzitters: www.dagvoorzitter.nl en www.mijndagvoorzitter.nl.

Niels van der Schaaff en Jan-Jaap In der Maur zijn beide al jaren actief als dagvoorzitter. Recent hebben zij en enkele collega-dagvoorzitters hun krachten gebundeld in Dagvoorzitter.nl, een boekingsbureau voor dagvoorzitters, moderators en debat-/gespreksleiders. Beide auteurs vonden het tijd worden om hun kennis, ervaring en tips te delen. ‘Wij willen met dit boek laten zien wat de impact van de juiste dagvoorzitter kan zijn op het rendement van een bijeenkomst’, aldus beide heren. ‘In het boek ‘De Dagvoorzitter, over informatie inspiratie en interactie’ geven wij opdrachtgevers, collega-podiumprofessionals en geïnteresseerden food for thought over bijeenkomsten, gebaseerd op ervaringen uit de praktijk. Laat iedereen voor zichzelf de waardevolle elementen destilleren.’

We willen het bos weer door de bomen tonen... Maar dan wel met de hulp van professionals. Want ook wij als IDEA bestuur zijn niet voor niets werkzaam in de event-business.

Het boek ‘De Dagvoorzitter, over informatie inspiratie en interactie’ omvat 52 pagina’s en is ingedeeld in vijf hoofdstukken. De verschillende onderdelen zijn: Programma & Concept, Dagvoorzitter & Spreker, Interactie & Social Media, Vaardigheden & Techniek en Toon & Stijl. De insteek van de auteurs is praktijkgericht en de lezer krijgt observaties, tips en aanbevelingen voor een succesvolle bijeenkomst.

Ivo van den Belt (De Vries + Partners) heeft binnen het IDEA-bestuur de portefeuille Verzekeringen, Wet- en regelgeving onder zijn hoede

Auteurs: Niels van der Schaaff en Jan-Jaap In der Maur Gratis bestellen: www.dagvoorzitter.nl

33

AMPCO FLASHLIGHT

EventBranche

Select Bureaus

BINK werkt twee weken in één van de mooiste steden van de wereld Terwijl in juli alle bedrijfsevenementen even op een laag pitje stonden vertrokken wij naar Venetië voor een mooie consumentenactie! Eurail.com kwam live in contact met 3000 online buyers door ze een gondelrit in Venetië aan te bieden. Met uitzicht op het Santa Maria vertrokken de reizigers vanaf een speciaal Eurail.com gebrande pier via het Canal Grande naar de kanalen van Venetië. Tijdens de gondeltocht konden de reizigers genieten van het uitzicht op het Peggy Guggenheim Museum, het statige gerechtsgebouw van Venetië, het buitenhuis van Naomi Campbell, het voormalige huis van Mozart.

Digitaal uw gastenlijst beheren via de EventAssist Guestlist App.

10 dagen, 550 gondeltochten, 40 knappe macho gondeliers, 1500 foto’s verstuurd via Twitter, Facebook en e-mail met de Eurail.com gebrande photobooth. Met reizigers uit 55 verschillende landen, uit verschillende continenten en 40 live interviews was het een succesvolle promotie.

Voor onze BINKies een hectische, warme en onvergetelijke ervaring met een optimale en nauwe samenwerking met onze opdrachtgever Eurail.com

GuestAssist is een App speciaal ontwikkeld voor EventAssist klanten.

De app vertaalt uw online registratie naar een slimme gastenlijst voor de iPad. Geen eindeloze papieren lijsten meer, één of meerdere iPads waarmee u live uw gastenlijst kunt beheren. Alle iPads werken met dezelfde lijst waardoor u altijd op de hoogte bent van de meest recente aantallen.

Amsterdam Fashion Week Sendsteps faciliteert ‘s werelds eerste interactieve modeshow

U kunt direct zien wie er genodigd zijn, welke genodigden er aanwezig zijn, hoe laat een specifieke gast is binnengekomen en wie u nog kunt verwachten.

Wordt uw gastenlijst te groot, verstuur dan via EventAssist een E-ticket en scan via GuestAssist uw deelnemers op locatie in.

MaryMe-JimmyPaul, een designerduo uit Londen, vroeg Sendsteps in samenwerking met Vodafone haar show ‘Wet ’n Wild’ interactief te maken. Tijdens de zomershow in de Westergasfabriek, konden 800 catwalk aangezetenen hun stem laten horen. Bezoek www.sendsteps.com voor een video compilatie van de show.

Meer weten? Neem dan contact met ons op via 020 799 48 68 of kijk op www.eventassist.nl/guestlist

21 kleurrijke creaties passeerden de revue. Het publiek, waaronder vele BN’ers, kon via haar mobiele telefoon een reactie achterlaten.

Nadat het publiek eenmalig was ingelogd op de response website, speciaal en ‘in stijl’ ontworpen, reageerde men per creatie met ‘Love it!’ of ‘Hate it!’. Aan het einde van de show werd de meest geliefde en meest gehate creatie nog één keer getoond. Veel modeblogs schreven de volgende dag over dit concept, bezoekers reageerden verrast en Shownieuws blikte bij monde van Leco van Zadelhoff nog eens uitgebreid terug!

Catwalk foto MaryMe-JimmyPaul Amsterdam Fashion Show

35

Column Lieve Sophie:

Sophie geeft antwoord op al uw vragen In haar rubriek Lieve Sophie geeft eventprofessional Sophie antwoord op uw vragen rondom evenementen. De Story heeft Mona, de Libelle Lita en in de VS heb je natuurlijk Dear Abby. Vanaf dit nummer heeft EventBranche Magazine Sophie. Sophie is de eventprofessional aan wie je alles kunt vragen wat je altijd al had willen weten of delen, maar niet durfde. En bij wie je terecht kunt voor advies bij al je dilemma’s en problemen. Dus zit je ergens mee in de eventbranche… Vraag het “Lieve Sophie!”

Hoe kom ik achter de eerlijke prijs?

Kies ik voor jong of voor solide?

LIEVE SOPHIE

LIEVE SOPHIE

“Op zoek naar een bijzondere opening voor ons jubileumevenement, kom ik op diverse websites bij verschillende aanbieders dezelfde acts tegen.

Hoe kom ik erachter waar deze act nu daadwerkelijk exclusief te boeken is en wat een eerlijke en transparante prijs is?”

“Ik ben een opdrachtgever en ik moet in een pitch een keuze maken tussen twee gelijkwaardige voorstellen. De eerste is van een gevestigde solide bureau en de andere van een jong en creatief bureau. Hoe kies ik hier tussen, wat zijn de afwegingen? “

Thomas E. , communicatie medewerker (volledige naam bij redactie bekend)

Mevrouw A. Gras, marketing director

Beste Thomas, Dit is iets waar we allemaal wel eens tegen aan lopen. Als ik een act wil boeken, die door meerdere partijen wordt aangeboden, dan doe ik eerst research op internet zoals de meesten. Ik probeer dan uiteraard de act zelf te benaderen. Lukt dit niet, dan deel ik dit deze vraag in mijn netwerk bijvoorbeeld via social media kanalen zoals Twitter, Linkedin of Facebook.

Beste mevrouw Gras, Als ik het goed begrijp gaat deze vraag over vertrouwen. Jong en creatief is leuk, maar hoe weet je zeker dat alles goed komt. Iets waar je bij een gevestigde naam wel van uit kunt gaan.

Zit hem de keuze echt in het vertrouwen? De voorstellen zijn immers gelijkwaardig. Stel je dan de vraag of je het jonge bedrijf gunt om uit te groeien tot een gevestigde naam. Waarbij het natuurlijk volstrekt legitiem is om te stellen dat je dat lekker aan anderen overlaat.

Werkt dit niet, dan ga ik af op mijn gevoel en neem ik contact op met de partij waarvan ik denk (of getipt bent) dat het de officiële partij is.

Aan hen vraag ik recht op de man af of zij de act exclusief aanbieden en het management verzorgen. Vraag door over de act, dan kom je er snel genoeg achter of ze echt weten waar ze het over hebben en over de juiste (specifieke) kennis beschikken.

Gun je het wel, dan is mijn advies: maak het bespreekbaar. Geef ze de kans je te overtuigen waarom je vertrouwen in hen wel terecht is.

Bijvoorbeeld met referenties, inkoopafspraken via uw organisatie, IDEAlidmaatschap of anderszins.

Succes met de overweging en ga vooral voor diegene die het beste bij u en de doelen van het evenement past.

Je zou het, wanneer je het niet helemaal vertrouwt, achteraf aan de act kunnen vragen of het klopt. En uiteraard heb je dan direct de juiste gegevens, maar dat is achteraf.

Je wilt immers zaken doen met het management, omdat je eerlijkheid over de prijs wilt. Maar zeer zeker ook omdat het management de juiste kennis heeft over de act. Want de act wil je zo goed mogelijk tot zijn recht laten komen en moet vooral goed bij uw evenement passen.

Sophie

e i h Sop

Sophie

36

Locatie Journaal

Amsterdam ArenA opent nieuw hoofdgebouw

Nieuwe eventlocatie in Muiden: EXPLORE

Het gebouw biedt de Amsterdamse evenementenlocatie compleet nieuwe mogelijkheden op de zakelijke evenementenmarkt. Zo heeft een aantal zalen een veel hoger plafond dan de bestaande ruimtes van het stadion.

EXPLORE zo heet de nieuwe industriële evenementenlocatie in Muiden.

Met een bijzondere exploitant: Peter Lute, bekend van Masterchef en natuurlijk zijn befaamde restaurant in Ouderkerk a/d Amstel.

‘Met de opening van de ArenA Business Club, zoals het hoofdgebouw inmiddels heet, krijgt het grootste stadion van Nederland er ongeveer 3.000 m2 ruimte bij. Nog eens zo’n oppervlak is volledig gemoderniseerd.

Het vernieuwde hoofdgebouw van de ArenA biedt drie grote zalen, tien kleinere zalen en vier lobby’s. Ze zijn bestemd voor evenementen, congressen, seminars, beurzen en horecadoeleinden. Ook is het nieuwe deel voorzien van een ruim atrium met nieuwe roltrappen en liften. De realisatie van het nieuwe hoofdgebouw kostte in totaal 22 miljoen euro’, laat de evenementenlocatie in Amsterdam weten. Om het energiegebruik van het hoofdgebouw te beperken, maakt de ArenA gebruik van duurzame technieken.

De voormalige kruitfabriek in de historische vestingstad Muiden is omgebouwd tot een ruimtelijke en industriële locatie met een intiem gevoel.

‘Wat EXPLORE bijzonder maakt is zowel de ligging als het pand zelf.

Het gebouw kent een industriële historie, die we heel sfeervol in het hedendaags design hebben gehandhaafd. De prachtige boogramen zorgen voor een speciale lichtinval en de hoge plafonds en riante vertrekken geven een ruimtelijk en toch intiem gevoel. De locatie bestaat uit verschillende ruimtes die zowel gezamenlijk als gescheiden kunnen worden gebruikt.

Op culinair niveau zal het u in EXPLORE aan niets ontbreken. Peter Lute en zijn team bereiden gerechten voor grote groepen op hetzelfde niveau als dat u van LUTE Restaurant gewend bent.’

Amsterdam RAI opent nieuw beursgebouw Evenementenlocatie en beursgebouw Amsterdam RAI start in oktober 2013 met de bouw van een nieuw multifunctioneel congres/kantoorgebouw met kwaliteitsrestaurant. Met deze nieuwe faciliteit blijft de RAI investeren in duurzame vernieuwing om haar positie als internationaal toonaangevend beurs- en congrescentrum te versterken. Het nieuwe gebouw wordt op 1 mei 2015 in gebruik genomen.

De nieuwbouw van de RAI is een ‘derde generatie beursgebouw’ waarin beurs-, congres- en kantoorfunctie verenigd zijn. Het zorgt voor een modern aangezicht van de RAI vanuit de centrumkant van Amsterdam. Functioneel is het een volwaardig congrescentrum met ontvangstlounge, congreszalen en break out rooms. Op de bovenste verdiepingen aangevuld met flexibele kantoorruimte. Tegelijkertijd biedt het gebouw een volwaardige entree voor de achterliggende beurshallen (4 en 5). De toevoeging van een kwaliteitsrestaurant maakt het concept compleet. Amsterdam RAI heeft in het afgelopen decennium ruim € 140 miljoen geïnvesteerd in hoogwaardige eigentijdse faciliteiten voor internationale, meerdaagse evenementen. Juist deze evenementen hebben een grote economische waarde voor de regio Amsterdam. Het nieuwe gebouw aan het Scheldeplein is het eerste project dat voortvloeit uit de (Ruimtelijke) Toekomstvisie RAI. Deze visie is gezamenlijk opgesteld door Amsterdam RAI en Gemeente Amsterdam (Dienst Zuidas). Het nieuwe gebouw wordt op 1 mei 2015 in gebruik genomen.

37

Ontdek de kracht van

Supernova Een nieuwe dimensie in congressen en events

Nieuwsgierig naar meer? Bekijk deze advertentie met Layar

Supernova geeft een nieuwe dimensie aan uw congres of event in een bijna buitenaardse ambiance. Met deze veelzijdige locatie heeft Jaarbeurs Utrecht een kennisknooppunt gecreĂŤerd waarin alles draait om verbinding en de juiste energie. Supernova is dĂŠ ontmoetingsplek van Nederland waar u kennis deelt en vermenigvuldigt.

Ga naar www.jaarbeurssupernova.nl of bel (030) 295 58 81 voor meer informatie of reserveringen.

EVENT • MEETING • BBQ • OUTDOOR

Onderdeel van

40

Hotel & ter en Event C

WWW.CLAUS.NL

Claus Hotel & Event Center:

Papa’s Beach House slaat aan

Noem het anticyclisch ondernemen, omdenken of gewoon slim: het compleet gerestylde Papa’s Beach House op het terrein van Claus Hotel & Event Center in Hoofddorp is een schot in de roos. De combinatie van een Amerikaans Beach House met een stoere, maar zeker ook zakelijke uitstraling zorgt voor een locatie waar de boekingen ouderwets binnenstromen.

‘Wat we hier meemaken, is iets dat we lang niet meer mee hebben gemaakt: opdrachtgevers willen per se hier een feest geven. Dat er tegenwoordig dan ook een inhoudelijk deel en een duidelijk doel bij zit, zorgt voor verrassende invullingen. Je ziet heel veel feestelijke combinaties met een vergadering, workshop, lezing of presentatie om de bezoeker een boodschap mee te geven’, vertelt Rick Claus met gepaste trots. Het is ook precies die vraag uit de markt waar Papa’s Beach House volledig voor ingericht is. De uitgebreide horecamogelijkheden met een eigen restaurant, een plenaire zaal voor zo’n 150 tot 200 gasten en het eigen strand en de waterpartij voor de deur, nodigen uit voor een inhoudelijk feest, outdoor activiteiten en feestelijke bijeenkomsten.

Claus besloot het verouderde Papa’s Beach House, dat wel iets had van een gemiddelde strandtent, compleet af te breken en opnieuw op te bouwen. ‘In zes maanden hebben we dit nieuwe pand neergezet met een Amerikaans gevoel. Grote ramen, grote openhaard en een stoer uiterlijk.’ De locatie kreeg haar vuurdoop tijdens de EventBranche Borrel in juni van dit jaar, waar 250 eventprofessionals zich zichtbaar lieten verrassen door de uitstraling en mogelijkheden van het pand.

Roos Witjens, Locaties.nl: ‘Dit is een locatie die uniek is voor Amsterdam en het midden van het land, want je hebt een strandgevoel aan de rand van Amsterdam en dat heb je nergens anders.’

Astrid van der Post, Panther Events: ‘Je komt aanrijden en beschikt dan meteen over ruime parkeergelegenheid. Ik organiseer zelf ook vooral inhoudelijke zakelijke evenementen en kan me meteen voorstellen dat als je hier binnenkomt het ijs meteen gebroken is.’

Tim Ebbers, Party Rent: ‘Eerste indruk is fantastisch, prachtige plek, verrassende locatie met mooie materialen. Een soort vakantiegevoel, met beach en strand, volgens mij werkt dat goed.

Het ziet er geweldig uit.’

Papa’s Beach House Papa’s Beach House heeft een bijzondere ligging, aan het water en omgeven door natuur, midden in de Randstad. Bovendien kunt u gratis parkeren en is het goed bereikbaar. Dit maakt de locatie uniek en erg geschikt voor (bedrijfs)evenementen, besloten feesten en huwelijksvoltrekkingen. Een aanwinst in het nieuwe gebouw zijn ook de kleedkamers voor gasten die outdooractiviteiten bij hun evenement willen organiseren. Het Beach House heeft een eigen restaurant. De in- en outdoor barbecuehoek in combinatie met de zaal Key West zijn ideaal voor zakelijke en feestelijke events. Bovendien zijn het restaurant en de zaal door middel van een flexibele wand aan elkaar te koppelen. www.claus.nl

41

IK: Stephen van Es (Rotterdam Marketing)

De opmars van Rotterdam Binnen Nederland was er lange tijd een imagoprobleem. Rotterdam zou niet veilig zijn. Internationaal viel de keus eigenlijk standaard op Amsterdam. Van een imagoprobleem is geen sprake meer. En Rotterdam koos er bewust voor zichzelf als alternatief naast de hoofdstad te vermarkten in plaats van de strijd met Amsterdam aan te gaan. Uitgaan van de eigen kracht, de diversiteit, het compacte centrum en het compleet eigen imago van de stad. Het legde de stad op de zakelijke evenementen- en congresmarkt geen windeieren. ‘Rotterdam is hard op weg om de zakelijke hoofdstad van Nederland te worden.’ In deze ‘IK’ een monoloog van Stephen van Es van Rotterdam Marketing over de opmars van Rotterdam als evenementenstad.

42

‘Rotterdam Marketing begon ruim 10 jaar geleden om de stad met gebundelde krachten op de kaart te zetten. Ruim 6 jaar geleden kreeg ik de opdracht om naast de associatie markt ook de MICE markt bij Rotterdam Marketing vorm te gaan geven.

Inmiddels zit er een gezonde groei in de corporate markt. Je merkt dat Nederlandse partijen Rotterdam weten te vinden. De enorme keuze aan evenementenlocaties, het aantrekkelijk prijspeil, de goede bereikbaarheid en een bijzonder aanbod zijn daarvoor de voornaamste redenen. Internationaal zie je dat de focus op Amsterdam blijft liggen. Dat is helemaal niet erg en zelfs wel logisch, want ieder land heeft zo’n stad.

Kijk in de VS. Daar is New York nog altijd de nummer één bestemming, maar Chicago is minstens zo aantrekkelijk. Laat ons dan maar het Chicago van Nederland zijn.’

Breder hotelaanbod ‘Je merkt dat Rotterdam steeds beter in beeld komt als internationale MICE-bestemming. Naast de concentratie van totaal uiteenlopende locaties (van designhotels, tot het Drijvend Paviljoen, het Beurgsgebouw WTC, industriële locaties en Ahoy, red.) en de prettige prijsstelling, zie je dat Rotterdam door zowel grote corporates (Shell, red.) als internationale hotelketens gezien wordt als dé plek om zich te vestigen. Dat heeft alles te maken met de verbeterde bereikbaarheid en de kansen die ook zij zien in de havenstad. Voor de corporate markt betekent dat een verbreed aanbod van hotels. Waar wij altijd al sterk waren in 4-sterrenhotels, wordt nu ook het aanbod in het 3- en 5-sterren segment vergroot. Rotterdam zit overduidelijk in een groeicurve en dat moeten hotels, evenementen- en congreslocaties gaan voelen.’

‘Niet kijken naar korte termijn business, maar naar lange termijn promotie’ ‘Dat Rotterdam Marketing erin geslaagd is om echt een stevige vuist te maken op de corporate markt, met de gebundelde kracht van bijna 200 aangesloten partners, zit in de genen van de stad. Meer dan in andere steden heerst hier een WIJ-gevoel.

Het is gelukt om de partners in te laten zien wat Rotterdam Marketing op de lange termijn voor ze kan doen. Dat betekent niet kijken naar directe business, maar het ondersteunen van gezamenlijke promotie. Zo kunnen wij ook echt als onafhankelijk en onpartijdig orgaan functioneren. Om iedereen kans te geven zich bij ons aan te sluiten, hanteren wij ook partnerships op verschillende niveaus. Een relatief klein evenementenbureau betaalt een kleiner bedrag dan de grote locaties, maar zelfs voor de grootste partijen komt de bijdrage niet boven een paar duizend euro uit. Van dat geld organiseren wij inspiratie- en kennisdagen voor opdrachtgevers, maken wij laagdrempelige beursdeelnames mogelijk, zorgen wij voor contactmomenten tussen organisatoren en opdrachtgevers, etc.’

Inhaken op trends ‘Bij mijn aanstelling lag de voornaamste focus op de associatie markt en stond de MICE markt nog op een laag pitje. Wij waren er echter van overtuigd dat juist daar de groeimogelijkheden zaten. Uiteindelijk is daar een heel breed draagvlak binnen de stad voor ontstaan. Dankzij dat draagvlak kunnen we de stappen maken, die we nu als stad zetten. Niet onbelangrijk daarbij: door te werken met experts in policy boards (waaronder het policy board MICE, red.) kunnen we als marketingorganisatie ook inhaken op de trends in de markt en deze toetsen onder onze partners. Zo hebben wij met steun van de gemeente al jaren geleden ingezet op duurzaamheid. Inmiddels heeft 90 tot 95 procent van de locaties een GreenKey. De hype is nu van duurzaam-

43

heid af, het wordt nu gewoon verwacht en dus zijn we daar tijdig op ingesprongen. Nu zie je bijvoorbeeld dat WiFi op locaties een belangrijk onderwerp is. Als overkoepelende organisatie doen wij dan onderzoek onder eventmanagers.

Wat willen jullie? Wat hebben jullie nodig? Die resultaten delen wij dan weer met onze partners.‘ ‘Of een citymarketingorganisatie als de onze zaligmakend is? Kijk, uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid bij de partners, maar je kunt wel samen kansen creëren, pionieren en er in ieder geval voor zorgen dat het naar Rotterdam komt.

Bij andere marketingorganisatie in steden zie je nog wel eens dat ze opeens ontstaan en dan meteen het hoogst haalbare willen. ‘De congresstad van Nederland’…maar je moet wel eerst een heel realistisch beeld hebben van wat er mogelijk is in je stad. Zorg voor het draagvlak en kijk naar je capaciteit. Een middelgrote stad kan wel roepen dat ze dé MICE-stad van Nederland zijn, maar als je geen hotelkamers hebt, dan kun je dat nooit waarmaken.’

Congresmenu als brug ‘Rotterdam is één van de steden die het snelst veranderd.

Er is heel veel dynamiek in de stad, dat komt voor een groot deel ook door het compacte centrum. Maar daar zit ook wel een nadeel aan, want veel bezoekers denken dat het na de Coolsingel en Blaak wel zo’n beetje ophoudt, terwijl er in de oude haven en bijvoorbeeld de Kop van Zuid nog zo veel meer aanbod is. Ook daar vind ik dat je als Rotterdam Marketing een rol in moet spelen. Zo hebben wij voor de congres- en evenementenmarkt het congresmenu ontwikkeld. In de congres- en evenementenlocaties krijgen bezoekers een flyer mee met een 3 gangen congres menu dat bij restaurants in verschillende delen van de stad ingeleverd kan worden. En het werkt. Natuurlijk zijn er ook initiatieven die niet altijd even goed aanslaan, maar als je toch ziet hoe je met vereende krachten en beperkte financiële middelen zo veel voor elkaar kunt krijgen…dan ben ik eigenlijk vooral verbaasd dat wij als Nederland zijnde geen minister van toerisme hebben. Of het nou particulier of ‘zakelijk’ toerisme is, het staat zo laag op de agenda. Gelukkig zijn er voldoende marketingorganisaties die voor steden of regio’s veel voor elkaar weten te boksen, maar het zou goed zijn dat er ook in politiek Den Haag de aandacht aan besteed wordt die het verdient.’

Bekijk alle partners van Rotterdam Marketing: http://www.rotterdam.info/organisatie/partners/

MAAK VAN UW EVENT EEN ONVERGETELIJKE BELEVING! UW LOCATIE GETRANSFORMEERD TOT EEN UNIEKE SFEERBELEVING

CREATIEVE STYLINGCONCEPTEN VOOR IEDER EVENT

Van der Maarel Sfeermeesters is al 60 jaar dé specialist in eventstyling met een eigentijdse look & feel.

Ons creatieve team ontwikkelt eigentijdse en innovatieve stylingconcepten ten behoeve van uw events. Of uw event nu plaatsvindt in een historisch pand, congrescentrum of industriële omgeving; wij kunnen elke locatie transformeren in een complete sfeersetting door de creatieve combinatie van onze vijf sfeerelementen bestaande uit: Innovatief meubilair, florale creaties, natuurlijke objecten, accessoires & toebehoren en grafische toepassingen.

Van business events, congressen, productpresentaties en personeelsfeesten tot publieke of privé events; wij weten uw wensen, thema’s en communicatiedoelstellingen te vertalen naar de juiste sfeerbeleving!

Get Inspired!

Ook dit najaar zijn wij uw betrouwbare partner voor elk type event, voor ieder budget. Bezoek onze website voor meer informatie of laat u inspireren door ons gevarieerde portfolio op: www.vandermaarel.nl

EventBranche

Select Locaties Green Key voor Buitenplaats Amerongen Op 6 september aanstaande ontvangt Buitenplaats Amerongen het internationaal keurmerk Green Key van de wethouder economische zaken van de Utrechtse Heuvelrug. In het bijzijn van hun duurzame partners overhandigt wethouder Homan het schildje met de zilveren certificering aan Erika en Peter-Paul Swijnenburg.

Appels en tekeningen Om te vieren dat de Green Key certificering is behaald, krijgen alle kinderen van de 3 basisscholen in Amerongen deze dag een appeltje en wordt er een tekenwedstrijd georganiseerd. De 6 winnaars komen smullen van een kinder high tea op het landgoed.

Duurzaam ondernemen in de praktijk Een van de doelstellingen is om minimaal 50% van de culinaire productie duurzaam in te kopen.

Zo wordt bijvoorbeeld het huiswater op het landgoed gebotteld en het eigen Pilsener op de fles wordt gebrouwen in biologische bierbrouwerij De Leckere in Utrecht. Verder worden alle evenementenlocaties voorzien van energiezuinige LED verlichting en wordt er gereden in elektrische golfkarren, geladen met groene stroom. Voor zakelijke bezoekers die met het openbaar vervoer naar Buitenplaats Amerongen komen, is er een gratis shuttleservice vanaf station Maarn. Lees meer over hoe Buitenplaats Amerongen duurzaam onderneemt: www.buitenplaatsamerongen.nl/item179 Green Key Green Key is het internationale keurmerk voor bedrijven in de toerisme- en recreatiebranche en in de markt voor vergader- en congreslocaties die serieus en controleerbaar bezig zijn met duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

De Broodfabriek blijkt gat in de markt In januari 2012 is er een nieuwe evenementenlocatie bijgekomen in Regio Haaglanden, De Broodfabriek Expo & Event center te Rijswijk. De locatie verkrijgt steeds meer bekendheid en dat in De Broodfabriek alles kan wordt met een blik in de najaar agenda direct duidelijk.

In de agenda staat onder meer het Maritiem Award Gala, georganiseerd door TATARATAA! Ten behoeve van het evenement zal de zaal Bakkerij 1 omgetoverd worden tot een dinerzaal voor 800 gasten die getrakteerd worden op een spetterende show.

Verder staan er in de agenda evenementen zoals een meerdaagse beurs voor Staples in samenwerking met HOEZO! congresorganisatie en een personeelsfeest voor een overheidsinstelling verzorgd door Festivents en DeBorrelFabriek.

De Broodfabriek is geschikt voor 100 tot 10.000 personen en voor allerlei soorten beurzen, evenementen en doelgroepen. Ook voor de jongere doelgroep zoals de Beroepskeuzebeurs West-Nederland georganiseerd door OGZ, een Meiden Magazine winterevenement en een Sinterklaasfeest.

Buitenplaats Amerongen Buitenplaats Amerongen is hét toonaangevende landgoed in midden Nederland voor zakelijke en particuliere evenementen en festiviteiten van 2 tot 350 personen. www.buitenplaatsamerongen.nl

Fokker Terminal speelt in op veranderende vraag Budgetten krimpen, de wens naar een ‘sobere’ uitstraling groeit en locatiekeuze wordt meer dan ooit op prijs gemaakt. Hoewel industriële locaties in trek blijven door de inspirerende omgeving en flexibele indeling, zijn deze veelal niet ingericht met een standaard congressetting. Het inrichten van een dergelijk locatie brengt naar verhouding hoge kosten met zich mee. Het inbrengen van extern meubilair, techniek en catering betekent veel arbeid, transport en een opbouwdag.

De Fokker Terminal maakt een congres op een industriële en inspirerende locatie realiseerbaar voor de scherpere budgetten. Met het ‘Turn Key Congrespakket’

kiest u voor snelheid en gemak. 1 aanspreekpunt, van het eerste contact tot en met de uitvoering van het evenement en bovenal een hoogwaardig en proffesioneel georganiseerde bijeenkomst.

Turn Key Congrespakket • Volledige one-stop-shop; 1 totaalpakket voor locatiehuur, parkeren, eigen meubilair en inrichting, techniek, catering, wifi en eventcrew • Cateringplein en plenaire setting van 200 tot 1000 personen in de hangar • 1 tot 17 subruimtes in de voormalige klaslokalen • Absolute flexibiliteit en service voor een scherpe prijs

45

Informeer naar de mogelijkheden en prijzen op www.fokkerterminal.nl

De Haven van Zandvoort trekt volle zalen!

In de afgelopen maanden (juli en augustus) was De Haven van Zandvoort wederom het toneel van vele mooie evenementen. Was het niet de geweldige openingsact van de Karavaan van “Tent” op onze terrassen, gevolgd door meerdere optredens van Parels voor de Zwijnen met de Niet-Meer-ZoPiep show, dan wel het SKY radio spektakel met de eerste editie van de Sing-a-Long tijdens het AmsterdamBeach Festival. Haarlem Culinair had voor het eerst dit jaar een outsider met De Haven van Zandvoort onder de deelnemers. Zinderend waren de temperaturen, de culinaire hoogstandjes nog spraakmakender! Op naar een volgende evenement….

Aviodrome Intertent Official Maatschappelijk Supplier Amsterdam City Swim Zondag 8 september vindt voor de tweede keer de Amsterdam City Swim plaats. Dit unieke, impactvolle en sociale zwemevenement in de 400-jaar oude Amsterdamse grachten streeft ernaar zoveel mogelijk gelden in te zamelen voor onder-

Aviodrome Lelystad Airport is nu ruim een jaar onderdeel van Libéma en steeds meer bedrijven weten de weg naar Aviodrome te vinden. Om bedrijven op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met de zakelijke mogelijkheden, neemt Aviodrome deel aan de vergaderweek van Meeting Select.

Naast vergaderingen kunnen bedrijven ook een brainstorm, familiefeest, congres of personeelsfeest organiseren bij Aviodrome. De locatie is geschikt voor 4 tot 1.500 personen en biedt ongekende mogelijkheden. Het filmtheater biedt bijvoorbeeld 245 stoelen en heeft het grootste projectiescherm van Nederland. Maar u kunt ook First Class vergaderen in een Boeing 747 of abseilen vanuit de Boeing! Een gids vertelt u alles over 100 jaar luchtvaart historie, maar u kunt natuurlijk ook zélf de lucht in. Aviodrome zorgt hoe dan ook voor een evenement van ongekende hoogte! Kijk voor meer informatie over de deelname aan de Vergaderweek van Aviodrome op www.vergaderweek.nl/Vergaderlocaties

zoek naar de onderbelichte ziekte ALS. In 2012 was de eerste editie van de Amsterdam City Swim. Toen zwommen er 1.100 deelnemers door de grachten en haalden zij gezamenlijk € 740.000 voor de stichting ALS op. Met Amsterdam City Swim ambassadeur Pieter van den Hoogenband en vele bekende Nederlanders en topsporters, zwom ook HKH Prinses Maxima mee.

De stichting zet zich in voor een grotere bekendheid van de ziekte en voor een betere kwaliteit van zorg voor mensen die nu jaarlijks door ALS worden getroffen.

Intertent Tentenverhuur zal voor de Stichting Amsterdam City Swim en partner House of Sports alle tentaccommodaties leveren. Het gaat om circa 2.600 vierkante meter op verschillende locatie langs de zwemroute.

De Boer lanceert nieuwe evenementenhal Anova Vista design, hoger comfort en een lager energieverbruik een evenementen accommodatie voor een aantrekkelijk prijsniveau te kunnen huren. Hiermee zet De Boer Structures een nieuwe standaard in de toepassing van basisevenementenhallen.

De Boer introduceert met de Anova Vista een compleet nieuwe basis evenementenhal. Diverse innovaties die in de Anova Vista zijn toegepast spelen in op de behoeften van opdrachtgevers om met een aantrekkelijk

Geïntegreerde vleugeluitbouw zorgt voor een vloeiende daklijn Een ingenieus verbindingssysteem maakt het mogelijk dat uitbouwen van de accommodatie mogelijk wordt zonder dat de vloeiende daklijn wordt onderbroken.

Door de zijwandhoogte van 3,5 meter wordt een

46

optimale beleving van de ruimte gecreëerd. Tevens wordt door de hoge isolatiewaarde van de constructie en de pneumatische dakbespanning de Anova Vista gekenmerkt door een lager energieverbruik, betere akoestiek en een hoger comfort. Dankzij de lichtere materialen die gebruikt worden voor de Anova Vista zijn de onderdelen van de tijdelijke accommodatie eenvoudiger te verwerken en dragen daardoor bij aan betere arbeidsomstandigheden. Ondanks de diverse innovaties die in de Anova Vista zijn verwerkt, zal deze nieuwe evenementenhal voor een concurrerende huurprijs op de markt gebracht worden.

Stadsschouwburg Utrecht te huur!

Zwolse theaters event-proof Bij Odeon De Spiegel theaters waait een frisse wind op het gebied van events.

Door het aantrekken van mensen met event-ervaring en interne procedures aan te passen zijn de twee Zwolse theaters klaar voor de evenementenbranche, waarbij creatief meedenken met de klant en adviseren op het gebied van organisatie van congressen en evenementen centraal staat.

Het nieuwe event-bloed dat in de theaters stroomt is van twee oudgedienden van Hart van Holland.

Zij hebben het roer drastisch omgegooid en willen met hun kennis en kunde én de vele mogelijkheden meer verrassende events organiseren.

Afgelopen maanden hebben zij o.a. events voor Wehkamp en VNG mogen organiseren. Het nieuwe seizoen starten zij met de audities van Holland´s Got Talent. ´Wij zijn enorm blij dat wij het podium mogen bieden aan dit grote event. Een week lang bijzondere en inspirerende artiesten-in-de-dop over de vloer, waar misschien wel pareltjes tussen zitten voor ons als eventorganizers!´, aldus Audrey Kruisdijk.

Bent u op zoek naar een geschikte locatie voor een cultureel of zakelijk evenement? Of gewoon voor een feestje? Stadsschouwburg Utrecht is te huur! Of u nu een seminar wilt houden, een diner organiseert of een serie workshops gaat geven, ons theater biedt u de ideale locatie: stijlvol, gastvrij en met uitgebreide technische mogelijkheden.

Wat wij doen Stadsschouwburg Utrecht, ontworpen door Dudok, is inspirerend, toegankelijk én stijlvol. Onze schouwburg heeft twee theaterzalen, een vergaderkamer en diverse karakteristieke foyers. Stuk voor stuk te huur voor culturele én zakelijke evenementen.

Wat een bezoek aan Stadsschouwburg Utrecht bijzonder maakt, is het gebouw zélf - in het hart van de stad - en de gastvrije ontvangst door ons personeel.

Hoe wij dit doen De ruimte, de ideeën, de faciliteiten en de ervaring: daarmee maken we samen met u van uw zakelijk event een onvergetelijke ervaring. Niets is onmogelijk, alles is bespreekbaar. Wij leven ons in, in u en uw wensen. De afspraken die we met elkaar maken zijn altijd op maat.

Festivaltour met Neptunus accommodaties Pinkpop, North Sea Jazz, Tomorrowland, Zwarte Cross en vele andere topevenementen. Wie deze zomer een of meerdere van deze festivals heeft bezocht, heeft ongetwijfeld in een accommodatie van Neptunus gestaan. De leverancier van tenten voor evenementen liet op de verschillende festivals haar diversiteit zien.

Eerder deze zomer plaatste Neptunus op Pinkpop de VIP- en crew-accommodaties. Maar ook op North Sea Jazz werden Neptunus-paviljoenen ingezet. Afgelopen maand vond de 17e editie van de inmiddels legendarische Zwarte Cross plaats. Ook dit jaar was Neptunus leverancier van de tijdelijke accommodaties. Door het tekenen van een meerjarig contract is de leverancier de komende jaren met veel trots aan de Zwarte Cross verbonden. Neptunus verzorgt de volledige aluhallen infrastructuur, dit houdt in dat alle “aluminium tentconstructies” op het festival door de specialist geleverd worden.

In hetzelfde weekend vond nabij Antwerpen het beste dancefestival ter wereld plaats: Tomorrowland.

Neptunus bouwde een tijdelijk gebouw, type ‘Evolution’, van ruim 2000 vierkante meter. De tijdelijke danstempel van 40m bij 50m werd op pontons opgebouwd en omgetoverd tot exclusieve drijvende stage met aansluitende VIP-Area.

47

Waarom bij ons U kunt natuurlijk gaan brainstormen aan zee of wandelen op de hei. Maar het kan ook anders. Vergaderen, leren en informatie overbrengen in een culturele omgeving. Dat is de mogelijkheid die wij u bieden.

Voor meer informatie kijk op: www.stadsschouwburg-utrecht.nl/verhuur/

Veldeman... Tentsetter Van de kleinste partytent tot de grootste constructie, met een puntdak, gebogen dak of zadeldak, met vloer, vensters, deuren of andere accessoires: voor elk evenement biedt Veldeman een unieke overdekte oplossing. De tenten van Veldeman staan bekend om hun hoge kwaliteit aan een betaalbare prijs, omdat het volledige ontwerp- en productieproces inhouse uitgevoerd en opgevolgd wordt.

Het uitgebreide gamma, de knappe designs, hoogwaardige materialen en professionele totaalaanpak maken van Veldeman de ideale partner voor uw onvergetelijk evenement. Nood aan een creatief voorstel? Bel op +32 89 47 31 31 of mail naar events@veldemangroup.be

Van product tot project…

Het creëren van beleving in beeld, licht en geluid, daar staan wij voor. Of het nu om de beleving voor 25 of 25.000 personen gaat, niets is onmogelijk. Bij ons kunt u terecht voor het huren of aanschaffen van audiovisuele apparatuur en aanvullende dienstverlening. Onze afdeling Content Creation heeft veel ervaring in het maken van product- en bedrijfspresentaties, voorlichtings- en veiligheidsvideo’s.

Onze professionals zijn goed getrainde en servicegerichte specialisten. Innovatief, trendsettend en altijd energiek!

Geïnteresseerd? Neem vandaag nog contact met ons op: 030 – 600 5252.

Hulskamp audiovisueel | I www.hulskamp.nl | e info@hulskamp.nl

Toeleveranciers en catering Journaal

EventTransfers

7AM start biologisch label

Mari van Dorst: Trigion – Trigion Event Security

Het nieuwe label 7AM Event Catering mag meteen al evenementenlocaties als het Vredespaleis, de Ridderzaal en Hangaar2 in Katwijk tot zijn klanten rekenen. ‘Met het serveren van biologische producten heeft 7AM al ruime ervaring opgebouwd’, aldus Reitze ten Cate, vestigingsmanager van 7AM Den Haag. ‘Hier en in Amersfoort zijn al onze gasten zo enthousiast over ons culinaire aanbod, dat we eerlijk eten en drinken nu ook op bijeenkomsten buiten de deur willen aanbieden.’

‘Wij geloven erin dat eten en drinken duurzaam moet zijn. Dat is niet alleen beter voor de wereld om ons heen, het is ook lekkerder. Wat wij op tafel zetten heeft de tijd gekregen om te groeien en te rijpen; om smaak te krijgen.

Bovendien vinden we het leuk om met leveranciers uit de streek te werken.’

Crowd Support is een bundeling van krachten tussen Traffic & Travel Group en Trigion Event Security. Het bedrijf zet zich in de markt als specialist op het gebied van evenementenbeveiliging. De operationele leiding van Crowd Support komt te vallen onder verantwoordelijkheid van Mari van Dorst. (zie ook pagina 58 t/m 61)

Edwin de Haan naar CTH Creative Technology Holland (CTH) breidt haar projectmanagementteam uit met Edwin de Haan. Edwin is afkomstig van XL Video en is per 1 augustus in dienst getreden.

LoungeRent komt met all-in prijzen LoungeRent, gespecialiseerd in de verhuur van design meubilair voor beurs en evenement, lanceerde onlangs haar nieuwe catalogus. ‘In de verhuurcollectie zijn vele nieuwe design artikelen toegevoegd en er wordt nu gewerkt met unieke all-in prijzen.’

Bram de Vos van LoungeRent: ‘Geen verrassingen of onverwachte kosten maar volledige transparantie en voorspelbaarheid, dat is wat klanten anno 2013 wensen. Daarom zijn de verhuurprijzen van LoungeRent met ingang van deze maand inclusief transport op afspraak, opbouw conform tekening, opslag van verpakking, afbouw, schoonmaak en verzekering. Tevens is de maximale huurperiode verlengt van 3 dagen tot maar liefst 14 kalenderdagen.

Daarmee weet de klant vooraf wat de totale kosten zijn zonder dat hij voor elke wijziging een offerte hoeft op te vragen, eenvoudig en doeltreffend. De meeste klanten zijn met deze nieuwe prijzen netto goedkoper uit.’

Jenni Young in dienst bij ticketscript ticketscript, Europees marktleider in online, mobile en social ticketing oplossingen, benoemt Jenni Young als de nieuwe Group Marketing Director.

Voor haar benoeming bij ticketscript was Jenni Young Marketing & Communications Director bij vInspired en daarvoor was ze Marketing & PR Director bij LiveNation.

Van der Maarel komt met nieuwe stylingconcepten Het marketingteam van Van der Maarel Sfeermeesters heeft onderzoek gedaan naar de kenmerken van de verschillende soorten publieke zomerevents. De onderzoeksresultaten leidden tot een aantal stylingconcepten. Die concepten moeten handvatten zijn voor de organisatoren van de diverse zomerevenementen.

Door de kenmerken, doelgroepen en doelstellingen van verschillende events te onderzoeken, te kaderen en vervolgens te integreren met hun kennis en ervaring binnen eventstyling, is er een basis gelegd voor een reeks nieuwe stylingconcepten, gericht op publieke (zomer) events. Van der Maarel Sfeermeesters wil met deze stylingconcepten de eventorganisator inspireren en werkdruk weghalen bij het bedenken en het geven van invulling aan de styling van het zomerevent.

49

Focus haalt Dennis Boeren binnen Dennis Boeren is per 1 augustus overgestapt van Hulskamp Audiovisueel naar Focus Amsterdam. Bij Focus is Boeren aangenomen als commercieel/ operationeel manager.

CLC VECTA waarschuwt:

Kijk uit voor spookfacturen!

Het was even stil rondom de spookfacturenmaffia, maar inmiddels krijgen wij weer diverse geluiden uit de branche, dat ook in onze business weer regelmatig spookfacturen de kop opsteken. Branchevereniging CLC VECTA waarschuwt dan ook voor de nepfacturen en plaatste een artikel van MKB Servicedesk. Wij delen dat graag: Heb je onlangs een factuur ontvangen om je octrooi te handhaven of je merk- of modelinschrijving te verlengen? Pas op, oplichters proberen ondernemers op deze manier geld te ontfutselen. Trap er niet in! Het Nederlandsch Octrooibureau (NLO) heeft op haar website (www.octrooibureau.nl) een waarschuwing geplaatst om ondernemers in te lichten.

Oplichters gebruiken internationaal klinkende namen als World Bureau Intellectual Property, International Bureau for Intellectual Property of International Register for Trademark and Patent. Ook maken malafide bedrijven gebruik van de verwarring die is ontstaan nu NLO Shieldmark patentbureau Zacco Netherlands heeft overgenomen.

Heb jij een factuur ontvangen waarbij je je vraagtekens zet? Neem contact op met je contactpersoon bij NLO als het om intellectueel eigendom gaat. Op de website van het octrooibureau staan voorbeelden van nepfacturen. Hierin wordt om duizenden euro’s gevraagd.

Spookfacturen In de zomer worden altijd meer nepfacturen verstuurd. Ga je zelf op vakantie? Instrueer je medewerkers facturen goed te controleren voor ze ze betalen. In Nederland zijn onlangs nog spookfacturen verstuurd door een organisatie die zich voordeed als de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK schrapte de jaarlijkse bijdrage per 2013, maar criminelen maakten hier handig gebruik van door een factuur te versturen die erg op die van de KvK leek.

Copy-cats Daarnaast werden vorig jaar facturen verstuurd van MKB Registratie Services, een partij die zich voordeed als MKB Nederland. Andere bedrijven namens wie vaak spookfacturen worden verstuurd, zijn Bedrijvengidsonline, Nationale Telefoongids en NBD Nederlandse Bedrijven Documentatie, zoekbedrijven.nl, bedrijvengidsonline of de MKB bedrijvengids. Ook DR Regulatie en MKB Veiling bedienen zich van agressieve verkoopmethoden om hun producten aan de man te brengen.

Zorg dat een bedrijf een voorstel altijd per post naar je toestuurt voor je ergens mee akkoord gaat en controleer het bedrijf. Ga ook altijd in je eigen administratie na of je eerder zaken hebt gedaan met deze partij. (bron CLC VECTA en MKB Servicedesk)

50

Steunpunt Acquisitiefrauda Het Steunpunt Acquisitiefraude (SAF) verzamelt klachten over spookfacturen en acquisitiefraude. In een artikel in de Volkskrant werd de schade voor ondernemers ooit geschat op vierhonderd miljoen euro per jaar. Het SAF krijgt per jaar soms wel tienduizenden meldingen binnen.

Naast de eerder genoemde spookbedrijven noemt het SAF ook nota’s van Bedrijvengidsonline, Nationale Telefoongids en NBD Nederlandse Bedrijven Documentatie.

Ook deze bedrijven sturen spooknota’s, op factuur lijkende aanbiedingen met alleen in piepkleine lettertjes de toevoeging: ‘dit is geen factuur, maar een offerte.’ Het SAF waarschuwt voor drie veel voorkomende soort van acquisitiefraude:

Advertentie beëindigen

U wordt gebeld met de mededeling dat u, om hoge kosten te voorkomen, een advertentieplaatsing moet beëindigen door een formulier te onderteken. In dat formulier staat vaak in kleine lettertjes dat u zich verbindt aan een langdurige en kostbare plaatsing.

Massa mail

Ook wordt de massale benadering veelvuldig gehanteerd. Zonder dat u eerder persoonlijk contact heb gehad ontvangt u een mailing voor de veelal gratis plaatsing in online bedrijfsgidsen en bedrijfsregisters. Als u ondertekent blijkt de gratis plaatsing in werkelijkheid een dure verbintenis.

Spooknota

Dan is er nog de spooknota die per post wordt verstuurd.

Een factuur met in de meeste gevallen een BTW-nummer en KvK-vermelding en een bedrag voor iets dat u niet besteld heeft. In de kleine lettertjes staat vaak dat het hier om een aanbod gaat i.p.v. een factuur.

Meer info: www.fraudehelpdesk.nl

Eventregistratie: het belang van het eerste contact

6 tips

Evenementenregistratie is in de loop der jaren veranderd van een massale mailing naar een persoonlijke uitnodigingstraject en van lange afvinklijsten naar complete inscansystemen. Andy Jansen van Event Assist geeft 6 tips voor optimaal gebruik van de registratiemogelijkheden.

Eerste contactmoment is key!

Het eerste contactmoment met deelnemers van een evenement is de save the datemail, de uitnodiging en/of de registratiesite. Je moet vanaf moment één zorgen dat dit moment volledig aansluit bij het evenement. Daarbij is beeldmateriaal essentieel.

Plaats geen foto’s van een strakke zakelijke setting als het om een activiteitendag in de modder gaat. Dit klinkt heel logisch, maar gaat vaak mis.

Registratiewebsite De registratie website heeft een duidelijk doel: de bezoeker moet weten waar hij aan toe is. Houd het dus bij registreren en het programma. Dresscode, buiten of binnen, contact- en registratieformulier, programma, locatie met routebeschrijving en de introductie van het evenement zelf. Dat is wat er op een dergelijke site moet komen te staan, meer niet. Houd het simpel.

Registratietraject Het registratietraject is de essentie van de aanmeldsite. Denk na wat je in de registratie vraagt en hou het simpel. Het is fijn dat er in de mail een deeplink staat naar het registratieformulier waar al veel informatie is ingevuld. Neem de deelnemer bij de hand. Stel de juiste vragen en vermijd open vragen. Met selectievelden kun je ook eenvoudig aantallen zien: wie wil wat en welke groepen zijn aanwezig. En zorg na registratie voor een bevestiging waarbij duidelijk vermeld wordt: x-dagen voor het evenement ontvangt u van ons het E-ticket. En stuur bijvoorbeeld een dag voor het evenement nog een sms.

Op locatie Op locatie kun je veel rendement winnen: zorg voor het inscannen van de bezoekers. Daardoor kun je in één oogopslag zien wie er binnen zijn en bijvoorbeeld achteraf een bedankmail sturen. Zorg bij netwerkevenementen dat er badges zijn, zodat iedereen kan zien wie wie is. Bij grootschalige registratie is crowdcontrol belangrijk.

Loop zelf alvast de routes die je genodigden ook gaan lopen. Zorg bijvoorbeeld dat

51

de garderobe na het inscannen zit, want anders zit het E-ticket vaak nog in de jaszak…Zorg ook dat je rekening houdt met de inlooptijd. In een half uur 500 man? Maak dan een filter: laat hostessen mensen begeleiden naar de juiste rij. ‘Heeft u alles bij u, sluit dan aan in de linker rij. Heeft u niet alles, dan de rechter rij.’ Zo laat je de happy row altijd doorstromen. De mensen die bijvoorbeeld het ticket vergeten zijn, moeten dan wellicht wat langer wachten, maar die hebben daar begrip voor, omdat ze immers zelf iets vergeten zijn. Zorg daarbij voor voldoende hostessen, want de registratie is de eerste live indruk van het evenement.

Nieuwe mogelijkheden Het registratietraject is in de loop der jaren erg veranderd.

Denk aan de mogelijkheden van inscannen met barcodes op je smartphone of Ipad. Duurzaam en snel inscannen.

Daarbij is het inscannen rechtstreeks gekoppeld aan de registratiesystemen, dus behoren lange lijsten die afgevinkt moeten worden, tot het verleden. Maak gebruik van de nieuwe mogelijkheden, want die zijn er niet voor niets.

Persoonlijke registratie Vroeger was de uitnodiging vaak massaal en basaal. Het is tegenwoordig mogelijk om de bezoeker persoonlijk aan te spreken in mail of sms. Communiceer persoonlijk en creëer zo binding. Vaak gebeurt dat per mail, dat zorgt voor eenvoud en hoge response. Maar je kunt ook terug gaan naar de fysieke uitnodiging. Natuurlijk, de website en de mail zijn helemaal van vandaag, maar bij een exclusief evenement is een gepersonaliseerde kaart nog persoonlijker.

Fotocredit: Paul Ridderhof

Expo Flora ziet zichzelf niet als toeleverancier:

‘Expo Flora gaat voor creatieve partnerships’ Het is niet zo dat de knop opeens om is gegaan in Harmelen, maar Expo Flora heeft in de loop der jaren wel exact in de gaten gekregen waar de kracht van het bedrijf moet liggen: advies en creatief partnerschap. ‘Wij zijn een creatieve partner voor organiserende partijen op het gebied van decoratie en inrichting’, is de duidelijke stellingname van Stefan Enthoven. Die visie is dan ook duidelijk terug te zien in de bedrijfsvoering van de decorateur, inrichter en sfeerbouwer. En zo is het woord ‘toeleverancier’ niet meer van toepassing, maar verkoopt Expo Flora met de grote slagkracht die het opgebouwd heeft in het verleden, zichzelf als een creatieve partij die direct betrokken is in het organisatieproces.

Expo Flora heeft een rijk verleden als decorateur en inrichter. In de loop der jaren heeft het bedrijf dan ook een zeer groot assortiment eigen aanbod opgebouwd en zit het logistieke proces als een geoliede machine in elkaar. ‘Juist dat wat wij opgebouwd hebben in het verleden maakt het nu mogelijk om als creatieve partner in de markt te staan’, weten eigenaren Stefan Enthoven en Herman Bos van Expo Flora.

De organische groei van tussenpersoon naar partner is voor hem logisch, maar niet voor iedere decoratieve eventpartij weggelegd. ‘Door onze jarenlange expertise en bijvoorbeeld ook enkele vaste partners als Amsterdam RAI en Jaarbeurs Utrecht, hebben wij kunnen bouwen aan een groot aanbod dat wij in eigen huis hebben.

Die eigen ontwikkeling en het gestaag groter groeien, maken van ons de creatieve partner die wij nu zijn. Ik geloof in onze tak van sport ook niet in bedrijven die opeens heel snel groeien. Ook wij kunnen natuurlijk heel makkelijk allemaal kleine losstaande opdrachten aannemen, maar voor ons gaat het om langdurige partnerships.

Dan kun je ook exclusief ontwikkelen voor dergelijke partijen, meedenken en iets extra’s neerzetten.’

52

‘Losse opdrachten kun je aannemen, maar wij gaan voor langdurige partnerships’

Een goed voorbeeld van de werkwijze van Expo Flora zijn de partnerships met Dance Valley en Dutch Valley. ‘Met de organisator en cateraar zijn wij om tafel gegaan en hebben wij met onze grafisch vormgever echt kunnen helpen in het projectproces, waarbij wij vanuit onze expertise een zakelijke omgeving hebben neergezet in een publieksevenement. De beide dansevenementen zijn binnen een week op dezelfde locatie en dus kunnen wij erg scherp zijn in de kosten. Maar vanuit het idee dat je dan ook echt samen iets neer wilt zetten, hebben wij dit voor een deel gesponsord in ruil voor bijvoorbeeld een aantal kaarten, zodat Expo Flora haar relaties mee kon nemen. Dan zie je ook dat die relatie groeit: waar wij het eerste jaar zorg droegen voor 2 VIP-lounges, hebben wij dit jaar ook het complete artiestendorp neergezet. Vaak als je voor zo’n klant iets goed doet dan krijg je meer opdrachten terug.‘

‘Je moet ons niet voor 4 stoelen naar Arnhem laten rijden’

Door die duidelijke bedrijfsvisie en segmentering in de eventmarkt is Expo Flora niet een partij voor een losstaande kleine organisatie. ‘In onze prijs zit ook de dienstverlening en dus zijn wij niet de partij die voor 4 stoelen naar Arnhem moet rijden. En natuurlijk willen wij wel pitchen, zeker als het open en transparant gebeurt. Maar wij zijn er van overtuigd dat een bedrijf als de onze zo veel meer kan doen dan spullen leveren. Het sponsoren van partners hoort daar bijvoorbeeld ook bij. Bij een opdrachtgever als Achmea hebben wij gezien dat je door een dergelijke opstelling uiteindelijk preferred partner wordt. Dat heeft ook te maken met het feit dat wij onze productie met klanten ontwikkelen. De producten en lijnen die dan op maat ontwikkeld worden, komen na een periode van exclusiviteit van zelf terug in ons aanbod.’

Het is natuurlijk makkelijk gezegd, maar hoe uit dat creatieve partnership zich dan verder in de praktijk? ‘Wij gaan naar alle totaalklussen. Tot op het laatste moment kunnen wij samen met de organisatie fine tunen. Die benadering is ook een vertaling van onze doelstelling: wij gaan niet voor kwantiteit in opdrachten. Er is niets mis mee om tevreden te zijn met wat je hebt en voor die klanten alles tot in de perfectie neer te zetten, als creatieve partner in plaats van toeleverancier. Dat betekent dat wij met 20 mensen naast onze zakelijke opdrachten nu ook de zomermaanden kunnen vullen met publieksevenementen, maar dat betekent ook dat onze opdrachtenagenda een keer vol komt. Als wij voor alle opdrachtgevende partijen die dan met ons werken een partner mogen zijn, dan ben ik helemaal tevreden.’ www.expoflora.nl

53

IK: Robert de Vries (Quality Bookings)

‘Het spelletje is veranderd’ Als de rode draad in een magazine ‘omdenken’ is, dan moet je als redactie natuurlijk ook op zoek naar een ondernemer in de eventbranche die pioniert. Die anders onderneemt en daar succesvol mee is. EventBranche kwam al snel uit bij Robert de Vries van Quality Bookings. Zijn bedrijf bestaat inmiddels uit tig labels en net zo veel URL’s. Van sprekers en artiesten, tot workshops en bureaus, allemaal gestoeld op een sterke online propositie. Op de site geen prijzen, of exclusieve artiesten, maar kennis, expertise, video’s en duidelijke omschrijvingen van het aanbod. Toch staart hij zich niet blind op online. Over ondernemen, durven, omdenken en de combinatie van oude waardes en nieuwe mogelijkheden. In deze ‘IK’ de visie van Robert de Vries: ‘Online is puur een kennismakingsmoment, de meerwaarde zit in het menselijke contact.’

54

‘Er is echt markt genoeg voor iedereen, maar haal de hekjes weg: om uw bedrijf en om uw klanten.’

‘Eigenlijk is het allemaal begonnen uit een soort irritatie. Ik was in de eventbranche actief als goochelaar, spreker en had met het Duo Beefstuk om opdrachten niet te klagen. Maar de bureaus die mij/ons wegzetten, die waren maar met één ding bezig: marges. In die tijd dacht bijna geen enkel bureau na over doelgroep of doelstelling, maar werd het concept volgepompt met entertainment, want daar waren makkelijk marges te pakken. Achteraf heb ik 10 jaar geleden puur op gevoel gedacht: dat oude spelletje blijft niet lang meer bestaan. Voor mijn gevoel zou het snel gaan verschuiven naar online, service en advies. Daar ben ik toen vol op ingesprongen en heb ik ook aardig in geïnvesteerd. De gevestigde orde heeft mij een tijd lang lachend bekeken.

‘Sprekers en artiesten zullen nooit via internet geboekt worden’, kreeg ik dan te horen. Ik was de goochelaar die ook een bureautje deed. Een websiteboertje. En misschien was dat stempel in het begin wel terecht, want de eerste drie jaar heb ik het heel zwaar gehad. Veel geïnvesteerd in Search Engine Optimization, maar het kwam maar druppelsgewijs binnen. Achteraf kwam dat om dat ik de stoet vooruit was. Inmiddels hebben we veel markt en zijn we naast online ook offline sterk met bijvoorbeeld ‘locatie entertainment’ voor Krasnapolsky en V/d Valk Hotels. Daarbij bieden we een soort externe entertainmentafdeling aan voor locaties. Zonder dat iets moet of exclusief hoeft te zijn, maar puur als ontzorging. Quality Bookings heeft nu soms 40 aanvragen per dag en waar ik ooit in mijn eentje begon, heb ik nu 5 fte’s in dienst. Ik geloof er heel erg in dat als je 100% energie ergens in stopt, dat je het dan altijd weer terugkrijgt.’

‘Waar het tijdenlang bij sprekers- en entertainmentbureaus ging om exclusiviteit van artiesten, gaat het nu om het zoeken naar klanten, adviseren en kennis delen. Het lijkt mij ook zo lastig, wanneer je als bureau een paar exclusieve artiesten hebt. Die wil je dan toch koste wat het kost naar voren schuiven, terwijl hij of zij misschien wel helemaal niet bij het concept, de doelgroep en de doelstelling past. Bij ons gaat het juist om flexibiliteit. Zo zijn wij in de loop der jaren meer van entertainment- naar sprekersaanbod gegaan. Dat betekent in onze strategie meteen de URL sprekersbureau.com kopen. Als internetbedrijf moet en kun je snel schakelen. Dan begint het altijd bij een sterke site, maar is uiteindelijk het relatiebeheer en het menselijke contact essentieel.

Onlangs hebben we ook eventbureau.nl gekocht, wat natuurlijk al meteen onze plannen verraadt. Maar ook hier gaan we weer online beginnen en offline uitbouwen.

Dat wij zo’n URL gewoon kunnen kopen…daar wil ik ook wel mee aangeven dat onze branche regelmatig ligt te slapen. De markt is er echt nog wel, sterker nog: de markt ligt gewoon op straat.’

‘Ik wil heel graag één van de grootste bureaus van Nederland worden, maar niet zoals je ze kent. Het lijkt mij verschrikkelijk om er altijd achteraan te moeten lopen. Daarom denk ik in volumes en durf ik in te springen op verandering. De dood of de gladiolen.

Waar de verouderde bureaus nog denken dat het gaat om zoeken, prijs en bestellen, ben ik er van overtuigd dat het gaat om goed advies, kennis en expertise delen en dan hoef je niet op prijs te concurreren. Wij krijgen van onze klanten ook heel vaak de

55

opdracht: ‘Doe maar een voorstel’. Dan moeten de pilaren van je eventbedrijf dus onafhankelijkheid, transparantie, advies en betrouwbaarheid zijn. Dat vertalen wij in persoonlijk contact, daarom is er altijd iemand van ons aanwezig bij de uitvoering. Want er zijn op zo’n dag altijd dingen: av, contact artiest-klant etc. Daar helpen wij bij. En dus zeg ik altijd: online is een kennismakingsmoment, maar de echte zakelijke relatie bouw je offline. Essentieel daarbij: dan moet je wel A-kwaliteit bieden, want ik ken ook mensen met een hele goede website en nul kwaliteit en andersom. Voorbeeld uit de praktijk? Heel groot computerbedrijf. Veel verloop in eventmanagers, dus bij de volgende opdracht wordt niet teruggevallen op bestaande contacten, maar gewoon online gezocht. Er kwam een aanvraag binnen en wij waren het bedrijf dat het snelst reageerde en met de meest passende invulling kwam. Die klant is nu binnen. Daar gaat het tegenwoordig om. Als ik het nog één keer mag zeggen: het spel is veranderd.’

‘Als eventprofessional heb ik heel erg het gevoel dat het anders kan. Eigenlijk bewijst mijn bedrijf dat wel. Maar los van visie of strategie, ik hoop ook dat de magie, de beleving, de spanning in de branche zelf weer terugkeert. Het is nu zo ontzettend op omzet en marges gericht. Terwijl je juist nu de krachten moet bundelen, eerlijk zijn, samenwerken.

Er is echt markt genoeg voor iedereen, maar haal de hekjes weg: om uw bedrijf en om uw klanten. Wees niet bang voor elkaar, maar sla de handen toch ineen.’

‘De toekomst? Naast bijvoorbeeld eventbureau.nl, vullen we workshop.nl aan met workshop.tv. Ik ben er namelijk van overtuigd dat we vol op videocontent moeten gaan zitten.

Zo gaan we interviews online zetten met sprekers, wat krijg je als je ze boekt en echt vakinhoudelijke gesprekken. Bij de workshops geeft een video een open en eerlijk beeld van het aanbod. Naast die transparantie gaat het de komende jaren maar om twee dingen: geven en delen. Dus zonder dat ik iemand of iets persoonlijk wil aanvallen, maar er is geen plek meer voor arrogantie. Profiteer van elkaars openheid en expertise, want als ik niet naar de adviezen van anderen had geluisterd, was het mij nu niet zo goed gegaan.’ www.quality-bookings.nl

Boekentip:

Het groot complimentenboek

Column Robert de Vries:

Koester het slotapplaus Het applaus van een publiek is iets magisch. Als je in de spotlight staat op het podium met driehonderd gezichten

HSMAI directeur en initiator van de jaarlijkse Nationale

die je aandachtig aankijken terwijl jij al je energie, passie

Complimentendag Hans Poortvliet heeft met lichaamstaal

en liefde geeft om deze mensen even te laten lachen,

deskundige Frank van Marwijk het groot complimentenboek

te inspireren of te emotioneren, dan is een applaus het

geschreven. Aanleiding voor het boek is de overtuiging dat

mooiste geluid van de wereld. Vooral dat applaus aan het

vooral het effect van complimenten zwaar wordt onderschat.

eind van een show.

Iedereen houdt van complimenten, maar veel te weinig mensen gebruiken ze.

Probeer het je eens in te denken. Je bent bijna aan het eind van de show. Je bent in een roes door je programma gegaan, maar je was scherp, heel scherp. Elke situatie die zich voordeed, gebruikte je, en elke grap viel. De zaal zit volledig in jouw energie, de klik is er, het publiek hangt aan je lippen en gaat mee in de flow. Je weet dat je eindgrap nadert.

De zaal voelt het ook en stijgt bijna op van de energie. Dan komt daar eindelijk die ontlading: het slotapplaus. Alle opgebouwde waardering, alle energie die je hebt gegeven komt keihard naar je terug. Het is het eerste moment waarop je echt kunt ontspannen en de energie van de zaal kunt absorberen. Dit geeft zó veel adrenaline, daar kan geen epo tegenop. Of ik nou zelf op het podium sta of in de zaal zit, er is niks mooiers dan een echt, gemeend eindapplaus. Het ontroert mij.

Waardeer en je krijgt meer, schrijven de auteurs Frank van Marwijk en Hans Poortvliet in hun boek. Van Marwijk: ‘We moeten nu echt eens stoppen met doemdenken, afkraken en bekritiseren. Zeg nou zelf: hoe zouden sporters presteren als ze vanaf de zijlijn alleen zouden horen wat ze verkeerd doen? We moeten elkaar juist aanmoedigen en complimenteren voor wat er goed gaat! Dat geldt voor je kinderen op school, je partner thuis en je collega’s op het werk. Dat is niet alleen heel motiverend voor hen, maar het zorgt ook voor een betere onderlinge verstandhouding. En op termijn is zelfs de economie daarbij gebaat.’ Van Marwijk en Poortvliet hebben met Het groot complimentenboek het meest uitgebreide boek over waardering geschreven. 300 pagina’s met voorbeelden, achtergronden, quotes, tips en doordenkers over waardering. Verder bevat het ruim veertig interviews met diverse professionals over hun mooiste compliment.

Laten we dit applaus koesteren, want het is een van de meest magische en intieme momenten van onze tijd. We leven in een tijd die helaas vervuld is van haat, egoïsme, verdriet, ellende, onbegrip en haast. Maar op dat ene moment, wanneer we allemaal staan, met een brede glimlach, met onze borst vooruit en de handen driftig op elkaar klappend, dan zijn we voor even één. Entertainment! Koester het!

Auteurs: Hans Poortvliet en Frank van Marwijk ISBN nummer: 9789461260376 Prijs: 24,95 euro

56

DĂŠ congres- en evenementlocatie in Midden-Nederland spant.org 035 7504 705

product presentaties congressen evenementen modeshows theater/televisie

De grote potentie van Crowd Support Een bundeling van expertise, kwaliteit en ervaring, zo kan het nieuwe evenementenbeveiligingsbedrijf Crowd Support het best omschreven worden. Crowd Support staat meteen als een huis dankzij het samenvoegen van de marktleider op het gebied van beveiliging op grootschalige dance-evenementen en de expertise ten aanzien van zakelijke evenementen van Trigion Event Security.

Het nieuwe beveiligingsbedrijf kiest voor een duidelijke segmentatie: uitsluitend evenementen. Crowd Support is er van overtuigd dat evenementenbeveiliging een aparte tak van sport is binnen de beveiligingsbranche. Het bedrijf richt zich dan ook puur op corporate-, sport-, media- , muziek- en andere (grootschalige) publieksevenementen. ‘Aan de kwalitatieve bovenkant van de beveiligingsmarkt is het aantal spelers beperkt. Wij bieden daar als professionele eventorganisatie kwaliteit met goed geschoolde beveiligers, hoogwaardige advisering en onderscheiden ons zo op kennis, uitvoeringskracht en hostmanship.’

58

Crowd Support groeit qua omvang direct naar de top in de Evenementenbeveiliging De Traffic & Travel Group (TTG) is al 19 jaar een toonaangevende organisatie in evenementenland waarbij de werkmaatschappijen in deze holding velen bekender in de oren zullen klinken. (zie kader). Met name Traffic Support geniet een grote bekendheid onder eventorganisatoren. Dat is niet voor niets, want er zit een geoliede en indrukwekkende organisatie achter de bedrijven van TTG. Maximus Security is in 2012 door de vorige eigenaar aan TTG verkocht en beveiligt onder meer evenementen als Mysteryland en Sensation. Trigion is Nederlands grootste beveiliger en had met Trigion Event Security een kwalitatief bedrijf in de corporate evenementbeveiliging hierbij kun je denken aan het beveiligen van bedrijfsfeesten en corporate bijeenkomsten, maar ook de beveiliging van bijvoorbeeld de nieuwe kerk in de aanloop naar de kroning van onze koning. Met de overname en integratie van Trigion Event Security heeft de eventbranche in Crowd Support een gespecialiseerd bedrijf dat organisatorisch staat als een huis en operationeel alle kennis en ervaring heeft op het gebied van crowd management en evenementenbeveiliging. Commercieel directeur Mark Ponne van TTG en de kersverse directeur van Crowd Support Mari van Dorst (zie pagina 49) geven tekst en uitleg over het nieuwe bedrijf en haar doelstellingen.

Wat moet Crowd Support toevoegen aan de markt van beveiligingsorganisaties?

‘De markt van beveiligingsorganisaties is een verdringingsmarkt, waar veel op prijs geconcurreerd wordt. Dat wil nog wel eens ten koste gaan van de kwaliteit. Met Crowd Support werken we aan een zeer krachtige organisatie die juist een sterke focus heeft op kwaliteit. Een ervaren en kundige staf, aangevuld met een grote groep beveiligers met een onderscheidende uitstraling. Door veel te doen aan de opleiding van onze medewerkers leveren we betere diensten. Opdrachtgevers kunnen rekenen op een robuuste organisatie met een gezonde basis en efficiënte processen. De combinatie van de diensten van Crowd Support met bijvoorbeeld de inzet van Traffic Support

59

kan voor organisatoren natuurlijk ook economisch goed uitpakken. Crowd Support bedient haar opdrachtgevers vanuit haar kantoor in Amsterdam en het hoofdkantoor van TTG in Zwolle.’

‘Trigion is een gevestigde naam binnen de bedrijfsbeveiliging, toch kiezen jullie voor een andere naam en een segmentatie als eventspecialist?’

‘Beslissend daarvoor was dat Crowd Support doordrongen is van evenementen-DNA. De basis van de organisatie ligt in 19 jaar ervaring in evenementendienstverlening die we bij onder meer Traffic Support hebben opgedaan. We zijn meegegroeid met de professionalisering van de eventbranche. Trigion was daarnaast stappen aan het zetten met Trigion Event Security, door hun beveiligers speciaal op te leiden voor een combinatie met hostmanship. Een sterke insteek die wij wij hebben aangevuld met onze visie op evenementenbeveiliging, waarbij wij benadrukken dat het totaal iets anders is dan beveiliging van niet-evenementen.

Crowd Support is vanuit die expertise gericht op een no-nonsens aanpak en kent daartoe een extreem dynamische en flexibele bedrijfsvoering als basis. Wij zouden daardoor bij wijze van spreken binnen een dag een operationele structuur inclusief 100 geschikte evenementenbeveiligers neer kunnen zetten op een evenement. Voor de reguliere beveiligingsbedrijven is dat vrijwel ondoenlijk.’

Toch staat of valt de kwaliteit van een beveiligingsorganisatatie met de man of vrouw die uiteindelijk op het evenement actief is. Hoe bewaak je dat?

‘Dat zijn wij ons zeer bewust, hoewel wij van mening zijn dat een groot deel van het resultaat behaald wordt middels goede voorbereiding en een krachtige operationele staf op het evenement, moeten de diensten worden uitgevoerd door kundige medewerkers. In het kwalitatief hoogste segment voor grootschalige inzetten zijn maar weinig organisaties actief. Het komt voor dat beveiligingsorganisaties niet de meest geschikte medewerkers inzetten , omdat men bij gebrek capaciteit leent zonder aandacht voor de individuele medewerkers. Wij hebben na de overnames heel goed naar het bestand van medewerkers gekeken en met hen bekeken of ze bij de nieuwe organisatie passen. De selectie heeft plaatsgevonden op criteria die echt aansluiten bij evenementen. De medewerkers die voor ons werken krijgen aanvullende opleidingen die wij nodig achten. We investeren in de mensen om met hen een band te ontwikkelen en de betrokkenheid te vergroten. Crowd Support is in Nederland de enige in evenementen gespecialiseerde beveiligingsorganisatie van een zekere omvang die niets anders doet dan evenementen, onze beveiligers moeten daarom ook eventprofessionals zijn.’

‘Wij kunnen bij wijze van spreken binnen een dag een evenement van 100 evenementenbeveiligers voorzien’ Welke positie in de markt moet Crowd Support innemen?

Alleen de hele grote evenementen?

‘Crowd Support zal snel doorgroeien als organisatie zeker wat betreft het aantal beveiligers. Dat betekent dat wij als organisatie de mega-evenementen waarvoor we de beveiliging nu al verzorgen, kunnen behappen. Dat is niet vanzelfsprekend in de branche. Maar het oog voor detail is in onze hele bedrijfsvoering doorgevoerd. Dat betekent, vertaald naar de praktijk, dat de eventprofessionals van Crowd Support ook prima in te zetten zijn voor kleine evenementen: van dorpsfeesten tot een exclusief zakelijk evenement.’

Welk doel streeft Crowd Support na?

‘Dat zijn in principe twee doelen: de organisator willen wij ontzorgen op het gebied van veiligheid en de bezoeker moet door de inzet van onze beveiligers een veilig evenement beleven en zich welkom voelen. Een organisator zou in principe nauwelijks meer bezig hoeven te zijn met veiligheid op hun evenement. Crowd Support heeft een omvangrijk netwerk , de vakinhoudelijke kennis en jarenlange evenemente-

60

nervaring om dat met of namens de organisator op zich te nemen. Daarom gaat ons aanbod en dus het nut voor de organisator veel verder dan louter het leveren van goede beveiligers op een evenement. Naast beveiliging is crowd management onze core business. Tijdens het evenement moet iedereen zich op een veilige manier kunnen verzamelen en verplaatsen. Wij maken het liefst per evenement een risicoanalyse om alle specifieke risico’s in kaart te brengen. Zo ontzorgen wij, want met onze ervaring en kennis kunnen we de organisator gedurende het complete vergunningstraject begeleiden. Wij raden daarom aan om tijdig met ons om tafel te gaan. Hoewel het misschien voordelig lijkt zaken zelf op te pakken kun je voor wat betreft de uitvoering vaak een veelvoud van die kosten besparen door gebruik te maken van onze inzet en ervaring.’

Het woord hostmanship is een aantal keer gevallen, wat betekent dat in de praktijk?

‘Waar een gast is, is ook een host. Die gast - de bezoeker van een evenement - moet van de host het gevoel krijgen welkom te zijn. Daar spelen de beveiligers van Crowd Support een belangrijk rol bij. Veiligheid is heel belangrijk, maar hospitality is dat bij evenementenbeveiliging ook. Wij hebben onze mensen geschoold in het specifieke vak van eventbeveiliging, maar daar stopt het niet. Onze beveiligers zijn allemaal gezonde en representatieve mannen en vrouwen . Het is verder aan ons om per evenement voor iedere positie de juiste medewerker te vinden. Bij zakelijke evenementen kan een beveiliger bij de deur bijvoorbeeld ook de gastenregistratie voor zijn rekening nemen of de routing aangeven. De beveiliger die er staat, moet dat kunnen.’

Nu ziet de buitenwacht Crowd Support in combinatie met TTG en dan zou het kunnen zijn dat een organisator denkt: als ik gebruik wil maken van Crowd Support moet ik natuurlijk ook alle andere zaken bij TTG boeken?

‘Dat is zeker niet nodig. Traffic Support en Crowd Support zijn organisatorisch geheel gescheiden bedrijven. Crowd Support heeft een eigen directie en wordt organisatorisch aangestuurd vanuit het kantoor in Amsterdam, terwijl Traffic Support kantoor houdt in Zwolle. De processen van beide raken en verstoren elkaar niet. Natuurlijk is er aan de achterzijde enorme synergie tussen alle bedrijven, maar ieder bedrijf biedt haar eigen dienstverlening. Gebruik maken van beide kan, maar hoeft zeker niet.’

Wat zijn specifiek voor de zakelijke markt de USP’s van Crowd Support?

‘Dat is de combinatie van hostmanship, beveiligingsspecialisten, strakke en open processen, (leverings)betrouwbaarheid, een groot en betrokken personeelsbestand, opleidingen en een onderscheidende uitstraling. Crowd Support heeft bijvoorbeeld heel veel tijd gestoken in het ontwerpen van nieuwe kleding, want bij een nieuwe naam

hoort een nieuw uniform. Daarbij zijn wij niet over één nacht ijs gegaan. Zo is er een studie gedaan naar onder meer de meest geschikte kleuren. Dat heeft geleid tot onderscheidende uniformen, van festivalkleding tot zakelijke uitstraling. Het inzetten van beveiligers op corporate evenementen luistert heel nauw. Wij luisteren goed naar onze opdrachtgever, want onze medewerker moet bijdragen aan het slagen van een evenement. Daarin ligt onze kracht: denken vanuit ontzorgen en vanuit het doel om op elk evenement de juiste man of vrouw in te zetten. Daar waar mogelijk gaan wij mee in specifieke vragen en wensen van de opdrachtgever. Niet voor niets is flexibiliteit één van onze krachten, maar uiteraard wel binnen de kaders van de regelgeving.

Vanzelfsprekend kan iedere opdrachtgever ook profiteren van de synergie met Traffic Support. Traffic Support is marktleider op het gebied van verkeers- en vervoersdiensten bij evenementen en zet haar diensten in op veel kleine en grote events in Nederland. Het bedrijf kent ook daarin het klappen van de zweep.’

‘De combinatie van hostmanship en beveiliging is ideaal voor de corporate markt’ De bundeling van twee toonaangevende bedrijven, de enorme slagkracht aan de achterzijde, de expertise, het grote bestand gespecialiseerde eventbeveiligers, wij kunnen ons voorstellen dat een opdrachtgever wel van wanten moet weten om zaken met Crowd Support te doen?

‘Vanuit het principe dat wij voor evenementorganisatoren alles op het gebied van veiligheid uit handen willen nemen, zijn wij juist ook een ideale partij voor organisatoren met weinig ervaring en kennis op dat vlak. Organisatoren met veel ervaring weten wat ze aan ons kunnen overlaten en herkennen snel dat wij verstand van zaken hebben.

Het is prettig om ook van die partijen terugkoppeling te krijgen dat Crowd Support weet waar ze het over heeft en dat de dienstverlening goed is neerzet. Dat wij beide doelgroepen kunnen bedienen, merken wij nu al aan onze opdrachtgevers: die lopen werkelijk uiteen van secretaresses die een receptie organiseren tot professionele eventmanagers, overheden en organisatiebureaus. Voor alle opdrachtgevers geldt dat ze met Crowd Support een organisatie in huis halen met evenementenbloed en de passie om afspraken tot in details waar te maken. Wij zien onszelf als evenementen-

61

makers en daarmee segmenteert Crowd Support zich heel duidelijk als dé partij voor evenementenbeveiliging, crowd management en alle aspecten die daarbij komen kijken.

Gedreven door vakinhoudelijke kennis wil Crowd Support een kwalitatief hoogwaardige bijdrage leveren aan mooie en succesvolle evenementen. Niet meer en niet minder.

Met onze kennis, slagkracht, grote bestand van geschoolde beveiligers en ervaring in expertise in de eventbranche, hopen we dat opdrachtgevers een langdurige relatie met ons aan willen.’

Wat is de ambitie van Crowd Support?

‘Wij willen een nieuwe kwaliteitsstandaard neerzetten en richten ons daarmee op een verdere professionalisering van de branche. Onze positie in Nederland willen wij verder versterken door middel van een groeiontwikkeling in kwantiteit en kwaliteit. Daar hoort vanzelfsprekend een toename van betrokken en professionele collega’s bij. Dus ook daartoe houden wij onze ogen en oren open.’

Inflatables gaan de eventbranche compleet veranderen Op zich zijn inflatables, opblaasbare constructies, niets nieuws. De doorontwikkeling ervan is nu echter zo ver dat het de aandacht van iedere eventprofessional behoeft. Want ziet u het al voor zich: een opblaasbare locatie middenin een weiland? 10 opblaasbare tijdelijke ruimtes in een grote locatie? En dat allemaal passend in een bestelbusje? Het kan met inflatables en de ontwikkeling ervan gaat in zo’n rap tempo dat u nu moet aanhaken. ‘Inflatable toepassingen zijn de toekomst, zeker voor evenementen.’

De ‘opblaasbare mogelijkheden’ lijken oneindig. NASA bouwt inmiddels van opblaasbaar materiaal allerhande toepassingen voor in de ruimte en de eerste protheses die met lucht in beweging kunnen komen zijn al gemaakt. Of wat te denken van een inflatable surfboard met de hardheid van het hardste hout. Maar zeker ook voor de eventen meetingbranche zijn er tig praktische toepassingen. De tijd van springkussens en luchtkastelen heeft plaatsgemaakt voor eenvoudig op te zetten en volledig custom made accommodaties en break-out ruimtes. De kwaliteit van dergelijke ruimtes is inmiddels dusdanig verbeterd dat een vergelijking met de luchtkastelen en springkussens niet meer opgaat. ‘Voor steeds meer locaties en opdrachtgevers maken wij kwalitatieve inflatable tijdelijke ruimtes. De voordelen van dergelijke oplossingen zijn zo groot, dat de invloed binnen de eventbranche in 10 jaar tijd wel eens

62

net zo groot kan zijn als de iPhone op ons dagelijks leven. Opdrachtgevers moeten alleen even een knopje omzetten en zich losweken van de oude gebruiken.

Van oudsher denken wij allemaal in harde materialen met vaste vormen, maar zodra we gaan denken in zachte materialen en flexibele vormen, dan zijn de mogelijkheden welhaast eindeloos’, aldus Cor van Beuzekom, eigenaar van Air Innovations.

‘Inflatables gaan binnen 10 jaar dezelfde invloed hebben als de smartphone de afgelopen jaren’ Zijn bedrijf uit Den Haag verhuurt, verkoopt en ontwikkelt zelf toepassingen van opblaasbaar materiaal. Daarbij is de focus ook nadrukkelijk gericht op oplossingen voor evenementen, beurzen en congressen. ‘De ontwikkeling van inflatables is in zo’n vergevorderd stadium dat we bijvoorbeeld evenementenlocaties met grote plenaire zalen van kwalitatieve break-outrooms kunnen voorzien, waardoor de locatie een multifunctioneel karakter krijgt. Het mooie is dat deze opblaasbare oplossingen alleen een stopcontact nodig hebben zodat de ventilator de break-outroom op kan blazen.

In no time ontstaat dan een ruimte die opvalt in vorm en materiaal, maar veel belangrijker nog: de inflatable ruimte is zo goed als geluidsisolerend en vormt een intieme ruimte. De grootte van dergelijke tijdelijke locaties is volledig flexibel.’

Dat er een knop om moet om de potentie van de inflatable-locatie volop te gaan benutten, is volgens Van Beuzekom logisch. Wij zijn immers gewend aan bepaalde materialen, die standaard gebruikt worden voor tijdelijke locaties en dan is een opblaasbare ruimte ‘even wennen’. Volgens Van Beuzekom zijn de vooroordelen over inflatable-locaties snel weg te nemen en is de lijst aan voordelen vele malen langer.

63

‘Wat dacht je van de kosten die je bespaart op logistiek en op- en afbouwuren. Wij rijden met een busjes voor, stekker in het stopcontact en binnen een enkele minuut staat de inflatable. Mensen denken vaak dat het materiaal niet sterk genoeg is voor evenementen, maar het tegendeel is waar.

De huidige inflatables zijn oersterk en door de continue luchtstroom zakken ze ook niet in elkaar bij een gaatje of scheurtje. Daarnaast zijn ze flexibiel. Wij werken met een gepatenteerd systeem waarmee we de inflatables buiten stevig vast kunnen zetten met watertanks, dat zorgt ervoor dat bij harde wind de accommodaties niet weg- of om kunnen waaien. Sterker nog, de inflatable kan licht meebewegen, dat betekent dat we geen scheerlijnen of pilaren, zoals in een tentconstructie, nodig hebben ter ondersteuning. En natuurlijk kan de opblaasbare ruimte volledig omgedoopt worden in bedrijfskleuren of met logo’s. Als je dit zo op een rijtje zet, zult u begrijpen dat wij ervan overtuigd zijn dat de inflatable de evenementenlocatie van de toekomst is.’ Van Beuzekom realiseert zich dat nieuw en anders niet meteen geadopteerd wordt en roept u dan ook op om eens met hem in contact te komen en de mogelijkheden te bekijken: www.airinnovations.nl

AGENDA

Management Support Live Om de hoek denken…

Het om de hoek denken zit niet in het collectieve event denken. Hapje drankje amuse met een muzakje eronder. Niet al te gek met de opdrachtgever vanuit de grijze achterkwab als zelfcensuur.

De opdrachtgever die lopend op eieren zijn klanten wil verrassen. Alles degelijk. Hand in hand met de aansturing: Afdeling communicatie, internal affairs en van: ‘Oehoe als ik het maar niet verpruts of gedaan heb’. Samen garant voor niets, leeg en grijs en alles voor de zekerheid dat niemand zich een buil zal stoten. Niet te bloot, niet te wild en zeker niet te gek. Geen grapjes over een eerste paal of het hoogste punt. Zoals Driek van Wissen, toen ‘dichter des vaderlands’ ooit voorlas op een event: ‘Zij sprak: mijn jongen, dat is heel normaal. Dat ding dat daar vervaarlijk op gaat zwellen. Heet in de wandeling de EERSTE PAAL!’ Driek dichtte van hoogtepunt naar hoogtepunt. Toen een bulderende zaal die elkaar met tranen in de ogen in de armen viel, niet kapot te krijgen, met daarna het hilarische slaan van die echte grote:‘Eerste Paa‘. Klanten voor het leven, een glunderende Driek naast een opdrachtgever lachend van oor tot oor. Maar nu ondenkbaar en absoluut gesneuveld aan de voorkant van de nieuwe degelijkheid.

Veronderstel dat die dat of dit en vooral ons imago zus.

Dan maar de altijd uitkomst biedende degelijke paal met rode knop voor de start van alles waar iedereen gapend bij staat en een wensballonnetje als hoogtepunt.

Speel met momenten als die van de paal met de rode knop maar denk VOORAL de hoek om.

www.miggelbrink.nl

3 en 4 oktober 2013 Jaarbeurs Utrecht Management Support Live! is de nieuwe naam voor het vertrouwde Management Support Event. Het wordt in alle opzichten een beleving, waar vooral interactie centraal staat. Zo is er bijvoorbeeld een Netwerkplein, prijsuitreiking van de winnaar van de Virtual Assistant verkiezingen en kun je meedoen aan leuke testjes en de populaire Flighttours. Ook is het programma met gratis sessies van een half uur dit jaar uitgebreid, zo kun je van maar liefst 14 actuele onderwerpen op jouw vakgebied in een nutshell meer te weten komen. EventBranche.nl is weer aanwezig met een eventplein met diverse aanbieders.

Meer info: www.managementsupport.nl/live/ Pagina 78 en 79 van dit magazine

Festivak 2013 13 en 14 november 2013 Jaarbeurs Utrecht Dé ontmoetingsplek voor de evenementenbranche Festivak is al voor de 17e keer hét platform waar de complete sector van publieksevenementen elkaar zal ontmoeten. Op de beursvloer vindt u: • Aanbieders op het gebied van afvalverwerking, decor, standbouw, licht, geluid, podia, techniek, verhuur, catering, enz.

• Evenementen-, communicatie en boekingsbureaus • (Zakelijke) dienstverleners op het gebied van personeel, advies, uitvoer, promotie • Vervoerders • Aanbieders van infrastructurele voorzieningen en aanpassingen • Locaties en accommodaties • Aanbieders van webservices zoals cms systemen, online media, databases, mobile- & email marketing, website bouw, applicaties Daarnaast zijn er kennissessies en is EventBranche.nl aanwezig om haar publieksevenementenkatern te lanceren met een groot plein waar u bij diverse loketten kennis kunt opdoen.

Meer info: www.festivak.nl Pagina 66 en 67

AGENDA 65

13 & 14 NOVEMBER 2013

JAARBEURS UTRECHT Kennis opdoen, noviteiten, trends en netwerken? www.festivak.nl 66

Festivak 2013:

sterke mix van kennis en aanbod De evenementenbranche is altijd in beweging. Wilt u op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen binnen de branche? Dan mag u Festivak zeker niet missen. Ontmoet vakgenoten, maak kennis met leveranciers en neem deel aan het inhoudelijk congresprogramma.

Festivak 2013 vindt op 13 en 14 november plaats in Jaarbeurs Utrecht.

Festivak is een beursinstituut in de eventbranche. Met de 17e editie op komst, is het mooi om te zien hoe de beurs zich in de loop der jaren heeft ontwikkeld tot de ontmoetingsplek voor eventprofessionals die het nu is. Met een ruim aanbod aan eventbedrijven en toeleveranciers in combinatie met een sterk inhoudelijk programma heeft de beurs meer dan bestaansrecht en zullen er ook dit jaar weer duizenden bezoekers naar de beurs komen.

Branchevereniging CLC-Vecta

Ook dit jaar zullen er tientallen bedrijven aanwezig zijn op de beursvloer en kunt u ook met een gevulde ‘kennistas’ naar huis. Een greep uit het inmiddels indrukwekkende inhoudelijke programma:

KCEV

Branchevereniging V.V.E.M. De V.V.E.M. heeft een informatief lezingenprogramma samengesteld met de volgende thema’s: Evenement Assistent, Brandveiligheid bij evenementen, Nooduitgangen in hekken, Ticketing (o.a. secundary ticketing). Het programma van de V.V.E.M. zal plaatsvinden op woensdag 13 november, na de V.V.E.M.-ledenvergadering.

ICEN Advies Crowd Management Op donderdag 14 november zal ICEN een programma verzorgen omtrent: Technologische innovaties m.b.t. inzet veiligheid, crowd control en crowd management ontwikkeld in technologieregio Eindhoven. Hier kunt u onder meer kennis op doen tijdens de lezing Stratumseind 2.0 operationeel Living Lab sfeerbeheer. Spreker Tinus Kanters, stafmedewerker innovaties gemeente Eindhoven, geeft tekst en uitleg over een project van de gemeente waarbij de beïnvloeding op het gedrag van bezoekers, met als doel het voorkomen van negatief groepsgedrag en agressie, centraal staat.

Zwarte Cross Festival Op 13 november zal Ronnie Degen spreken over het Zwarte Cross Festival. Dit festival is het snelst groeiende festival van Europa. Maar welke uitdagingen brengt deze sterke groei met zich mee?

67

Samen met de CLC-Vecta zet Festivak een inspiratie-programma neer, waarin onder meer aandacht wordt besteed aan de persoonlijke ontwikkelingen van eventmanagers en organisatoren. Daarnaast worden er op het podium inspiratievolle cases en succesverhalen gedeeld.

Namens het Kennis Centrum Evenementen Veiligheid zal Syan Schaap een lezing verzorgen omtrent crowd management.

Vakblad Nightlife Nightlife zal op woensdag 13 november een lezingenprogramma neerzetten van 18.00 tot 20.00 uur. Houd de site van Festivak in de gaten voor het specifieke programma.

Aansluitend zal de Festivak-exposantenborrel plaatsvinden. www.festivak.nl

EventBranche.nl deelt kennis Ook EventBranche.nl is nadrukkelijk aanwezig op Festivak. Daar zal het evenementenplatform haar nieuwe publieksevenementenkatern lanceren. ‘Geheel in lijn van de beurs en ook onze eigen media zijn wij aanwezig om kennis te delen. Dat doen wij met een groot aantal partijen, die op ons EventBranche-paviljoen allemaal een eigen kennisloket krijgen. Kom dus langs om ons nieuwe vakblad, dat nu ook gemaakt wordt voor professionals binnen de publiekssector, te bewonderen en profiteer van alle partijen die hun kennis met u willen delen’, aldus het team van EventBranche.nl.

Deze prachtige bedrijven maakten van uw BBBQ 2013 een onvergetelijk branchefeest: KLEURC ODES DU TCHBAND LOGO Zwartpaars PMS 5185 C M YK 49 / 76 / 22 / 73 RGB 68 / 22 / 46 HTML #44162E Rood PMS PAN TONE RED 032 C M YK 0/100/100 /0 RGB 222 / 38 / 38 HTML #DE2626

FOTOGRAFIE FOTOMARKETING 360째 FOTOGRAFIE

WWW.BK2.COM

Namens 525 eventprofessionals:

Bedankt!

EventBranche

Select Toeleveranciers en Cateraars

Een primeur op het circuit Kronenburg Promotie & Begeleiding en Carbon Events lossen het startschot voor samenwerking tijdens de RTL GP Masters of Formule 3 op Circuit Park Zandvoort.

Het Masters-weekend vormde op 6 & 7 juli letterlijk het zomerse hoogtepunt van het raceseizoen op Circuit Park Zandvoort. Tijdens dit weekend mocht Carbon Events het activatie event van PlayStation en het relatie event voor Nissan Nederland verzorgen. Een stralend en enthousiast promotieteam van Kronenburg Promotie & Begeleiding mocht hierbij natuurlijk niet ontbreken. Het team zorgde, zowel in de VIP Box als in de speciaal ontwikkelde PlayStation Dome, voor een onvergetelijke belevenis voor alle 35.000 bezoekers. ‘Een super team en 2 premium events in een weekend, laat dit de start zijn van een mooie langdurige samenwerking!‘ aldus Mike Verschuur van Carbon Events. Ingrid Vermeeren van Kronenburg voegt hier nog aan toe: ‘…en wij zijn er trots op dat de samenwerking zal worden voortgezet. To be continued dus!‘

Maak kennis met de ‘roze stropdas’ Roze, aan die kleur is SKYFLY.nl al ruim 18 jaar te herkennen. De huiskleur van de marktleider en trendsetter op het gebied van drive-in DJ shows voor bruiloften. Met hun beproefde concept bestormen ze nu ook de zakelijke markt voor bedrijfsfeesten en bedrijfspresentaties. Het gezicht van SKYFLY.nl zakelijk is Robert de Haas. Deze creatieve verschijning is voor zijn klanten te herkennen aan zijn ‘roze stropdas’.

Hij zorgt voor de juiste compositie, sfeer en proffesionele av-producties op ieder bedrijfsevenement. Het totaalplaatje is belangrijk, alles moet kloppen voor dè perfecte uitstraling. Maatwerk en samenwerking zijn hierbij de codewoorden voor SKYFLY.nl. Dus ken je Robert van SKYFLY.nl nog niet, dan maakt hij tijdens een komende beurs of borrel graag kennis met je. Of hij komt graag persoonlijk bij je op de koffie! SKYFLY.nl heeft vestigingen in Arnhem, Zwolle, Hengelo en Utrecht en is ook online te vinden op skyfly.nl/zakelijk.

ACS Tijdens het jaarlijkse congres van de International Society on Thrombosis and Haemostasis (ISTH) van 29 juni t/m 4 juli 2013 in Amsterdam RAI, werd voor het eerst in Europa op grote schaal gebruik gemaakt van digitale posters.

Met behulp van 75 touchscreen beeldschermen in 2 formaten (46 en 65 inch), werden circa 2.500 posters met wetenschappelijke informatie toegankelijk gemaakt in een speciaal ingerichte ePoster area. De ruim 9.000 congresdeelnemers konden gedurende het hele congres vanaf elk touchscreen door alle ingediende posters browsen en selecteren op meeting, onderwerp of spreker. ePosters bieden ook de mogelijkheid om in te zoomen op deelonderwerpen, waardoor de participatie van het publiek sterk toeneemt.

De Pulled Pork Cheeseburger

De belangstelling was groot en de schermen waren continue in gebruik. In totaal werden meer dan 61.000 posters bekeken.

Deze nieuwe opzet werd mogelijk gemaakt door Eventresult (www.eventresult.com), het zusterbedrijf van ACS audiovisual solutions dat is gespecialiseerd in slimme presentatie-oplossingen en ICT.

69

Op zoek naar een nieuwe, onderscheidende en smakelijke ‘hamburger’, kwamen de koks van Grill’nSmoke op het idee om een bestaande successen te bundelen. Al jarenlang is Pulled Pork (een bereiding van Berkshire varkensschouder, die 12-14 uur lang op lage temperatuur in de BBQ met rook wordt gegaard) een van de meest populaire items op catering én festivals bij Grill’nSmoke.

Door deze Pulled Pork te combineren met cheddarkaas, de huisgemaakte hamburger van ruim 100 gram en dit met BBQ-saus op een vers knapperig broodje te serveren, is een regelrechte hit geboren. We noemen het de Pulled Pork Cheeseburger Experience en het is de eerste hamburger met een eigen Facebook-pagina: www.facebook.com/PulledPorkCheeseburger

Verhuur & VerKoop VAn inflAtAbles

Airoof

het r o o v nt e Kijk m i t r asso e d i e r ite! s b uitgeb e w e op onz

Luna

Air innovations Tel: +31 (0)70 2500 687 Email: info@airinnovations.nl www.airinnovations.nl

Innovatie Journaal

CrowdLed: uw gast als onderdeel van de lichtshow Bij hele grote concerten is het al eens geprobeerd: alle fans voorzien van een lichtgevend ledbandje om de pols. De ledlampjes verspringen vervolgens van kleur aansluitend op de muziek en de lichtshow in de locatie.

Ook iets voor uw evenement? Paul Reuwer van Crowd Activation geeft uitleg over zijn nieuwe label CrowdLed. ‘Lichtshows op festivals worden steeds groter en uitbundiger. Maar voor de toeschouwer blijft het een passieve bezigheid: het publiek kan slechts vanaf een afstandje toekijken. Tot nu: maak ze onderdeel van je lichtshow met op afstand bestuurbare LED-polsbandjes. Met deze polsbandjes staat de crowd zich niet meer te vergapen aan de effecten maar zijn ze onderdeel van de show.’ Dat is CrowdLed, een concept van Crowd Activation. Een bedrijf dat zich bezig houdt met het bedenken van nieuwe concepten voor evenementen. ‘Het werkt als volgt: de CrowdLed bandjes worden bij de ingang uitgedeeld aan het publiek. Wanneer het hoogtepunt van het evenement begint worden de armbandjes geactiveerd.

Duizenden mensen veranderen in een lichtsensatie en zullen synchroon knipperen met de lichtshow. De besturing gebeurt met een afstandsbediening, controller of iPad. Er is dus geen extra personeel of apparatuur nodig’, aldus Reuwer.

Interesse? www.crowdled.nl

Photonic: volledig gebrand fotohokje In samenwerking met creative brand agency Babbels heeft Photonic een bijzonder fotohokje gemaakt. Dit fotohokje is opvallend vanwege de volledige branding en is daardoor een krachtige marketingtool tijdens een event.

Het nieuwe branded fotohokje vond zijn vuurdoop tijdens een evenement van de AVRO. De ‘AVRO gemeen goed’ campagne, die ook op de televisie te zien is, draait om het feit dat kunst en cultuur gemeengoed zijn en dat de AVRO al 90 jaar haar publiek dat ultieme ‘gemeen goede’ kippenvel moment geeft met kunst- en cultuurprogramma’s op radio en televisie. ‘Door middel van het fotohokje wordt dit ultieme moment op een persoonlijke manier vastgelegd. De foto wordt direct geprint met een eigen tekst en kan online via een speciaal ontworpen AVRO fotosite geshared worden op social media. Na de eerste cultuurtours in verschillende steden te hebben afgerond, stond in de maand augustus het Prinsengracht concert en de Uitmarkt op het programma’, aldus het Amsterdamse fotomarketing bedrijf.

Dorst & Lesser: de Instagram-pillars Een foto maken, een coole filter eroverheen en delen op Instagram... Het gebeurt wereldwijd zo’n 40 miljoen keer per dag. Met de Instagram-pillars wordt het populaire sociale medium nu ingezet om online én offline exposure te genereren op events.

Dorst & Lesser, een social media agency uit hartje Amsterdam, heeft de Instagram-pillars bedacht: ‘De deelnemer maakt een foto op het event en deelt deze op Instagram samen met de door de klant vastgestelde hashtag. Alle foto’s met deze hashtag worden direct geprint in polaroid formaat. Binnen een minuut ligt de foto bij de Instagram-pillar klaar om mee naar huis genomen te worden. De Instagram-pillar is een hele effectieve manier om jouw doelgroep online én offline te bereiken. De hashtag, waar de merk- of eventnaam in kan worden gecommuniceerd, wordt gedeeld met alle volgers van de deelnemer op Instagram. Tevens zorgen de foto’s op Instagram voor een online viraal bereik van het merk of event (social sharing). Daarnaast kan de polaroid naar wens worden vormgegeven, met logo’s, visuals, etc.‘

71

Med

Ince

Fire

Eve

De verschillende disciplines van ALL4Events hebben ieder hun eigen specialisme en vergemakkelijken hiermee het takenpakket van een organisator.

All4Events T 088 054 0300 D 088 054 0303 mail@ALL4Events.nl www.@ALL4Events.nl

Lim

Nu 1 adres voor verschillende diensten en services voor evenementen!..

All4Events staat samen voor meer dan 100 jaar professionele ervaring in de facilitaire ondersteuning van evenementen. De verschillende disciplines vullen en versterken elkaar aan, ieder vanuit zijn eigen expertise. Voor allen staan een persoonlijke benadering, kwaliteit, maatwerk en korte lijnen met de klant centraal. De kracht van All4Events is het specialismevan ieder onderdeel. Van de eerste verkeersplannen, zorgplicht, Security, tot de begeleiding van uw gasten.

Eve

Pho

Eve

All4Events biedt tal van deskundige oplossingen voor uw evenement.

Partym

Eve

w

Eve

BH

Sa

Medicals Events .NL Fireman Medicals dicals .NL .NL Events Incentives Medicals Events .NL entives Medicals Events .NL Incentives Security Fireman Limo .NL Security eman .NL .NL .NL Events Security Events .NL ents Fireman Events .NL Limo Photo Traffic Events .NL mo .NL Traffic .NL .NL Events Traffic ents Events .NL Limo Events .NL Photo Partymanager .NL Events Hostess oto .NL .NL .NL Hostess Events .NL Events ents Hostess Events .NL Photo .NL Events Partymanager wifi Events .NL manager Medicals .NL .NL Events Medicals .NL ents Incentives Medicals Partymanager Incentives .NL .NL Incentives wifi Events .NL BHV wifi .NL .NL Fireman Events Safety .NL Fireman ents .NL Events Fireman wifi Events .NL Events BHV .NL HV Medicals Limo .NL Safety .NL Limo afety .NL Africa Events Limo BHV Events .NL .NL Events

Medicals Medic Even Incentives .NL Events Medicals .NL Incentives Incent Medic Security Incentives .NL Medic Even Fireman Events Traffic .NL Incent Fireman Firem .NL Events Fireman .NL Events Even Secur Traffic Events .NL Limo Firem Even Hostess Events .NL .NL Limo Lim Events Even .NL Limo .NL Events Even Hostess Traff Events .NL Photo Lim .NL Events Even Medicals Photo Pho .NL Events .NL Even Photo Incentives .NL Events Even Events Hoste Medicals .NL Partymanager Pho .NL Even Incentives Fireman Partymanager Partyman Events Even .NL Partymanager .NL Events Even Events Medic Fireman wifi Partyman .NL Incent wifi wi Limo Events Even .NL wifi .NL Events Even Events Limo Firem wi .NL BHV .NL Photo Events .NL Even BHV BH Safety .NL BHV Events .NL Safety Safe Safety Photo Lim .NL BH Medicals Partymanager Events Even

CASE J offi

Centraa Ach mea l Beh deel eer t ken met nis relat ies

organiseerde

speciale

onlangs relatiedag voor O ntmoetingsgebouwmet C entraal als thema B eheer klanten ‘ rondom op A chmea de A , prominenten pensioen chmea een veranderingen ’. In en specialisten C ampus het in A nieuwe peldoorn in ons van pensioenstelsel werd A chmea Even door t: Rela ti e gediscussieerd dag Ro Op .

ndom drac Pensio htge en ver: Centra al Beh eer Ac Bure hmea au: J offi Loca tie: A chmea Bijzo Camp nder us heid relaties : Een waarbij evene ment v de inh centraa oor oud en l stond k e n nis voll . edig

Onde over r leidin g van Bianca F ri ts Tettero Huffna o, div gel en nomie isievoo met re Willem rzitter acties V Pensio ermee De we van on nd, we en en rvelen der m Leven rd d eer Pre e disc o p sneldic , in ussie w Lans B spirere m Rad hteres n o e hakishu d v rd e enberg Domin en con op bij haar b n, , iq z h fr o u ooglera o e n ehoeft n d E te e n r re g s e n e c a rs d h r b . e e e ij N rp w codiverse keuze-o a de o e man ijze de ier, op pening diepga ptie w toon g ande c as de v ri e o jm z n e komen , d t. s ie voorste ameng olleges dere k ’ door evat d lling Tre en inti lant, in Tjerk R o e Istanbu o fo m k r haak G rmatie e huisk idder; l, liften naar zij amerse ezoch een m d met t ‘je h n of ssies. E ultimed plaats e e e n b e kleine t n ia c a a le b n ra ijzond d v v e a o d re n o e n rs u m ere kjes ve telling met ee nodig aar zo rholpe nder a over e om ve n gean n aan uto. O en reis rder te imeerd d n e van U e borr dertus auto’s el. trecht sen we van de naar rden o relaties p de p . De m arkeeriddag werd a fgeslote n

74

Expo Flora Harmelen B.V. www.expoflora.nl

KANTOORDECORATIE.NL BEURSDECORATIE.NL EVENEMENTENDECORATIE.NL

CASE H itachi (EDC

)

D ata

H itac Systems hi D ata ope Zaltbomme nt in l

S ystems

in

Z altbommel organisatie heeft D ata

rondom het

EDC

S ystems

opende

haar E venementenbureau E uropees

.

het

haar

deuren

wereldwijd .

onlangs

openingsevenement

open

gesteld

KAA

distributiecentrum

T&CO

. G edurende voor

verzorgde een

de

week Even diverse lang t: Op e n divisies ing Euro Opdr p e es distr acht van ibutiec geve Bure H itachi Het o entrum r: Hit au: K p enings achi D A e a A ta v e T p S n &CO Loca ystems anse e t voor n Ned de ruim tie: D erland istributi 450 g tainme Bijzo se ingre ecentru asten n t to nder diënte t uitdru m Zalt was ee n D h k b k o die in n kruis o e in m mmel id: Tw g kwam me, ce evenem diverse bestuiv ee dag . o ent we D v e a ing tus fa o n c B e ffi e H n o rd het c tt s ië v it e c o a sen typ n h le c o a h gramm e r o ls cate i Data n dire comple het pening isch J a i.v.m ri c S n s te te y g h s Z u , inrich a tems, abuiten r n a . slech d k T e e o n li p ng we ti proburgem sectore Guido n te wee binnen g e n ente rd verr n en In eester rsvoors Landh verplaa ri rtu ic h e v t e e d p an Za door o er. De l om s ustrieb tst. ellinge ltbomm uccess n naar .a. Jac eleid b openin Japan en te v el Alb k ij het g besto s slagw ie ert van M ren en nd uit in is erk. terie v d relaties een sa e n an Eco te vers ke-cere nomisc terken monie he André . Dit all , e en trad Kuipers es ond it io , e n k rsteund eel eynote van he t EDC door ty speake . Beha r op h p is c Dit slo h lv et eve e duurz ot naa nt, roe aam zij dloos m om te n d a e de fi tal van an op gaan m losofie het be zaken et onz achter toog v in het zou in e pand o a de nie n planee eerste K u ip uwbou o e t. k rs in m A d s ilieube tantie ie het n aanbo w o u k Stobb buiten wust in belang uw wa e gericht. p la o re la n a n. Tw r a d ts e ( gezind e rs v ig tr inden enaar eepte ee dag waren onder KAAT om zu en vo en mo twee g inig or het &CO even s e s ro ): ‘He t panne event h te e t ‘ p b t e n b u rf e d it le e v e c e e m n realise t-skys’, k dat nt progra aar uit ren als de we mma n eindeli die ree ergode die we jk zijn aar bin ds in was da n w n b en wo ons nie uiten v e erin ardoor rden v oor og geslaag t goed extra g erplaats en had d om root.’ t. Het den. E dezelf de imp n de k was ick van act en sfeer te het sla gen va n het event

76

Gadgets

DrinkSavvy

Leap Motion

U als eventprofessional zult ook wel eens tijd in de kroeg of op een feest doorbrengen. De verhalen dat er soms drugs in een drankje van iemand gedaan wordt, zonder dat deze persoon weet dat het erin zit zullen u ook niet onbekend zijn. Michael Abramson was zo’n persoon die onbewust gedrogeerd werd. Hij heeft in samenwerking met twee professoren van het Worcester Polytechnisch Instituut de oplossing bedacht: kunststof glazen en rietjes die aangeven wanneer er GHB, Rohypnol of ketamine in de vloeistof zit. De veranderende kleuren geven het signaal af of een drankje veilig of onveilig is om te drinken. DrinkSavvy verwacht de lijn in 2014 aan het grote publiek te kunnen verkopen.

De Leap Motion maakt van je normale computerscherm een touchscreen.

Het kleine apparaat is 3 inches en wordt aangesloten op de computer door middel van een USB aansluiten. Via de speciale app store, Airspace Store, kunnen o.a. apps voor spelletjes, nieuws en muziek gedownload worden die met handbewegingen te bedienen zijn. Verder kan de gehele computer ook bediend worden met de Leap Motion. Uit verschillende recensies blijkt echter dat dit wel enige oefening vergt. Het apparaatje is te verkrijgen voor $87,98 inclusief verscheping en exclusief BTW op www.leapmotion.com

Nedap’s Magnetic Meeting Point Tijdens Lowlands verzorgde Nedap het volledig geautomatiseerde meeting point. Bezoekers van het festival konden van te voren een gratis armbandje met RFIDchip bestellen of deze tijdens het evenement afhalen bij het Magnetic Meeting Point. Door de RFID-chip in het polsbandje werd het mogelijk om vrienden terug te vinden. In de speciale Control Room konden de bezitters van een armbandje zelfs precies zien waar vrienden zich op het terrein bevonden.

Op verschillende plekken van het Lowlands terrein waren incheckpoints gecreëerd. Spotify hield bij waar ingelogd werd en maakte een playlist van de bezochte optredens en artiesten. Deze playlist kon na Lowlands afgespeeld worden. Wanneer het bandje gekoppeld werd aan een Facebook account en er op verschillende checkpoints ingecheckt werd, werd er een eigen, exclusief festivalreport gemaakt. Dit soort systemen zouden ook tijdens beurzen ingezet kunnen worden. Wanneer bezoekers informatie willen hebben over een product of dienst zouden ze bij de desbetreffende stand zichzelf in kunnen checken, waardoor de informatie verzonden wordt naar bijvoorbeeld hun e-mail adres.

77

Management Support Live 2013 Vorig jaar stond EventBranche.nl al met een groot aantal partijen op de Management Support beurs. Dit jaar op Management Support Live, 3 en 4 oktober in Jaarbeurs Utrecht, staan er maar liefst 26 bedrijven uit de eventbranche gezamenlijk op de beurs voor secretaresses. Vele duizenden secretaresses zullen in twee dagen tijd weer naar de Jaarbeurs komen voor kennis, workshops en nieuwe producten. Voor een divers aanbod met allerhande partijen die zichzelf in de picture willen zetten bij de secretaresses, die weer steeds meer het evenement op hun bordje krijgen, is het EventBranche.nl paviljoen the place to be. Ook naar Management Support Live? Kijk op www.msevents.nl

www.acsaudiovisual.com

www.claus.nl

www.defabrique.nl

ACS audiovisual solutions is een toonaangevende leverancier van tijdelijke audiovisuele faciliteiten voor hotels, vergader- en congrescentra, bedrijven, beurzen en evenementen.

Claus Hotel & Event Center is een unieke – centraal gelegen – locatie voor ieder type evenement. Van personeelsfeest tot meerdaags congres.

DeFabrique Evenementenlocatie is de locatie voor evenementen van 50 tot 3.500 personen en biedt ruimte aan de organisatie van uw beurs, congres of feest.

www.ampco-flashlight.nl

www.connexxionprojexx.nl

www.eventassist.nl

Ampco – Flashlight Rental BV is een internationaal opererende onderneming in licht-, geluid-, video- en riggingverhuur.

Connexxion Projexx is de ultieme spin in het web bij busvervoer van (grootschalige) evenementen.

EventAssist is de partner voor middelgrote en grote organisaties op het gebied van deelnemer registratie, met de trefwoorden: kennis, service en een professioneel team.

www.mrgreenscreen.nl

www.de-broodfabriek.nl

Mr. GreenScreen is een fotomarketing bureau en specialist op het gebied van GreenScreen fotografie en live fotobewerking.

De Broodfabriek Expo & Event center vormt een uitstekend decor voor vakbeurzen, congressen, bedrijfsevenementen en personeelsfeesten, of te wel: een multifunctioneel beurzen – en evenementencentrum.

www.expohouten.nl

www.deregistratiebalie.nl

De Fokker Terminal is een karakteristiek en inspirerend industrieel gebouw waarin zij een gevarieerd aanbod aan evenementen mogen huisvesten. Van productpresentaties en bedrijfsfeesten tot beurzen en modeshows.

www.blueboat.nl Bij de Blue Boat Company kunt u terecht voor al uw (zaken)diners, borrels, lunches en voor origineel en comfortabel vervoer door Amsterdam met partyschepen.

deRegistratiebalie geeft rust en overzicht tijdens het verwelkomen van bezoekers met deelnemersregistratie.

78

Expo Houten is zeer geschikt voor het organiseren van beurzen, congressen, conferenties, seminars, vergaderingen en workshops.

www.FokkerTerminal.nl

EventBranche.nl Paviljoen www.fortvoordorp.nl

www.historiaevents.nl

www.orpheus.nl/congres

Fort Voordorp een unieke evenementenlocatie, met moderne en historische elementen.

Een geschikte locatie voor o.a. personeelsfeesten en congressen.

Historia Events is gespecialiseerd in historische locaties en hotels voor evenementen en bijeenkomsten.

Theater & Congres Orpheus adviseert, ontzorgt en faciliteert in het succesvol bereiken van doelstellingen bij allerlei evenementen.

Dat alles op een multifunctionele moderne locatie.

www.gelredome.nl

www.mediacentrumhilversum.nl

Gelredome: uw locatie voor Concerts – Dance – Events – Meetings – Sports – Food

Media Centrum Hilversum is gespecialiseerd in video’s produceren waarin uw boodschap helder naar voren komt.

www.opduin.nl

www.openluchtmuseum.nl/zakelijk

Grand Hotel Opduin is een groot 4-sterren hotel dat succesvolle zakelijke bijeenkomsten combineert met vakantiegevoel.

Het Nederlands Openluchtmuseum biedt een keur aan bijzondere locaties die het hele jaar door tot uw beschikking staan.

www.skyfly.nl SKYFLY.nl ‘’we are entertainment’’ verzorgt exclusieve DJ shows en AV solutions voor een bedrijfsfeest, personeelsfeest, (product) presentatie, standbouw.

www.vandermaarel.nl Van der Maarel Sfeermeesters is de creatieve partner voor de totaalstyling van events en gespecialiseerd in de creatie en realisatie van eigentijdse, innovatieve stylingconcepten geheel afgestemd op uw wensen.

www.grillnsmoke.nl

www.onboardonshore.nl

Grill’n Smoke BBQ Catering biedt originele BBQ Catering met grote houtgestookte BBQ’s en originele bereidingen van duurzame ingrediënten.

On Board On Shore verzorgt graag uw catering, tijdens een weergaloos feest, inspirerend congres, de mooiste bruiloft, een luxe hotelovernachting of een bijeenkomst waar de klant altijd centraal staat.

www.workshop.nl Workshop.nl is een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke website met het grootste online workshop platform van Nederland, allemaal met het Workshop Keurmerk.

www.haarlem.nl Haarlem Marketing/Ontmoet Haarlem zorgt voor de marketing en communicatie voor stad Haarlem als event- en congreslocatie.

www.optisportevents.nl Optisport Events biedt in alle soorten en maten bijzondere evenementen aan op één van hun unieke binnen- en buitenlocaties in Nederland.

79

Management Support Live 3 en 4 oktober Jaarbeurs Utrecht www.msevents.nl

EventBranche BeachBrancheBarbecue 2013 Fotografie: Clickshots.nl Wie: 525 eventprofessionals op slippers Waar: Carlton BeachClub Noordwijk Bijzonderheid: Een prachtig, ontspannen, eventbranchefeest op het strand van Noordwijk met ruim 500 collega’s

80

81

BrancheBorrel Papa’s Beach House Fotografie: BK2 Wie: 250 eventprofessionals Waar: Papa’s Beach House Hoofddorp Bijzonderheid: Alleraardigst plenair over de Zwarte Cross en een perfecte indruk van de nieuwe ‘Claus’ locatie

Jose de Boer en Ellen van Klaveren van St(r)andplaats Nederzandt omringd door Arjen Lemstra (BrancheContact), Ruud Gilde (Gildeci) en Roland Vos Catering.

Een interessant verhaal van spreker Stefan Rebergen ( De Feestfabriek AKG B.V.) over het reilen en zeilen voor en achter de schermen van het Zwarte Cross Festival.

Germaine Lighthart (MPS Partyservice) samen met Ingrid Claassen (CAPE Consultancy)

Harry de Winter (Master in Eventmanagement) samen met Louis Roos en John Heeroma (Heman verhuurservice)

Ilse Hofstee (Oxygen events), Kirsten Flik en Sasha Wetten (Effect Groep)

Prosecco, altijd lekker!

Rene Wagenaar (Show Rental)

Roger Schreurs(Loco Enzo), Rick Claus (Claus Event Center), Mandy Bering (OCEAN DIVA) en Justin van Hooijdonk (NBC).

Waardering van Rick en Leo Claus voor hun meest loyale klant Relatieplanet.nl

82

Laat je inspireren door Héman

Trendy hoeft niet duur te zijn!

Met Héman kan je elk event houden op elke locatie.

Laat je inspireren. Scan de QR-code en bezoek ook onze website www.heman.nl

Joan Muyskenweg 34 1099 CK Amsterdam

Tel. (020) 668 68 58 www.heman.nl

info@partyrent.com

Supply Meubilair, bar- & buffetsystemen, keukenmateriaal, warmhoud- & koelsystemen, vloerbedekking en table top

Support Adviezen, event-concepten, transport, event-logistiek, op- en afbouw

Decoration Vazen, schalen, plant- & bloemdecoraties, verlichte statafel kubussen & vazen, kandelaars en designlampen Arnhem | Berlijn | Bocholt | Bremen | Dortmund | Düsseldorf/Keulen | Frankfurt a. M. | Hamburg | Hannover | Kassel | München | Stuttgart | Luxemburg | Parijs | Kopenhagen | Malmö | Stockholm | Oslo | Wels (A)