Videnmetro denlilleblaa

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro Info til virksomhed og kandidat Gode råd og tips................................. 2 - Tjeklister til • Jobprofil og stillingsopslag.......... 4 • Ansættelsesprocessen................. 5 • Opstart og opfølgning på ansættelsen............................ 6 Onboarding: VidenMetroPilot Netværk, kurser og coaching til videnmedarbejderen.......... 7

Info om Persondataloven.................... 8 Noteark............................................... 9 VidenMetro er støttet af:

Projektholder: DEN EUROPÆISKE UNION Den Europæiske Socialfond

Vi investerer i din fremtid

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Side 2 af 10

Inden ansættelsen

Selve ansættelsen

Forarbejdet ved ansættelsen af en højtuddannet er ofte afgørende for, hvor stor gavn virksomheden får af den højtuddannede, og hvor hurtigt resultaterne viser sig.

Nedenfor er nogle gode råd til, hvad I bør overveje inden ansættelsen.

I selve ansættelsesprocessen får I et reelt billede af den højtuddannede som person, og om vedkommendes kompetencer er de rigtige i forhold til de udfordringer, I står overfor.

Nedenfor er nævnt nogle vigtige områder i ansættelsesprocessen.

1. Den indledende fase Diskuter jeres udfordringer og nye behov med en VidenMetro chefkonsulent – det er vigtigt at få vendt forløbet med en person, der kender de højtuddannede, så I får det optimale ud af ansættelsen i forhold til netop de udfordringer, I står overfor.

Kemien er afgørende – det er lettere at klæde den højtuddannede på rent fagligt end at forsøge at tilpasse de personlige egenskaber. Derfor skal I vægte den personlige kemi højt ved en samtale.

Medarbejderne tages med på råd – det er en fordel at tage de øvrige medarbejdere med på råd også i ansættelsesfasen. På den måde sikrer I, at den højtuddannede passer ind i hele virksomheden, og at medarbejdersiden føler sig som en del af processen. Dette kan f.eks. gøres ved at tage en af de øvrige medarbejdere med til samtalen.

Eksempler fra andre virksomheder – find eksempler på andre - lignende - virksomheder, der har ansat deres første højtuddannede og brug deres erfaringer. Det praktiske eksempel siger ofte mere end en masse ord. I finder konkrete eksempler i VidenMetro Magasinet, som kan rekvireres eller downloades som pdf på videnmetro.dk

To samtalerunder – for at sikre at I ansætter den rigtige profil, kan I med fordel afholde to samtalerunder, da den første samtale ofte kan snyde lidt f.eks. på grund af nervøsitet.

Hvis ikke en af de øvrige medarbejdere har været med til den første samtale, kan man med fordel tage en med til samtale nummer to. Det kan f.eks. være en medarbejder, der skal arbejde tæt sammen med den højtuddannede.

Overvej hvor jeres nye behov nøjagtigt er – tydeliggør hvilke opgaver det specifikt er, I ikke kan få løst tilfredsstillende i dag, og hvilke kompetencer I mangler i virksomheden. Ofte kan tilskudsordningen VidenPilot skabe rammerne.

2. Når I er parate Inddrag medarbejderne i processen – de øvrige medarbejdere skal informeres og gerne tages med på råd, så de kan se værdien af at ansætte en højtuddannet – også i forhold til deres eget arbejdsområde. Jo bredere opbakningen og kendskabet er i virksomheden, jo større er chancen for succes

Forventningsafklaring – forventningsafklaringen med den højtuddannede er vigtig, fordi nogle arbejdsområder typisk først bliver defineret tydeligt i løbet af det første stykke tid.

Derfor skal begge parter være enige om, hvad der arbejdes hen imod, og hvad succeskriterierne er både på kort og lang sigt.

Kompetenceprofilen er meget vigtig, da den højtuddannede typisk skal kunne arbejde sammen med alle i virksomheden. Skriv derfor ned hvilke personlige egenskaber og værdier vedkommende skal have – både i forhold til jobbet, men også for at kunne indgå optimalt i virksomheden som helhed.

Udarbejd en jobprofil – jo mere præcist I fra starten får defineret og prioriteret arbejdsopgaverne, jo hurtigere kommer den højtuddannede ind i jobbet - og jo bedre bliver resultaterne.

Tjekliste til jobprofilen finder du på side 8

Kompendieversion pr. 15. september 2014: Opdateres løbende i forhold til gældende info på www.innovationsplan.dk

Søg tilskud til ansættelsen

Pr. 12. august 2014 er den populære VidenPilot ordning afløst af InnoBooster ordningen.

Der10 kan fortsat søges om tilskud til Tjekliste til ansættelsesprocessen finder du på side

Ny ordning st pr. 12. augu

2014!

Indhold Kilde: http://innovationsfonden.dk/innobooster/

1: Sammenfatning . . . . . . . . . . . . . . . 2

InnoBooster - vækst med viden!

2: Ansøgningsprocedure . . . . . . . . . . 4

Få tilført ny viden til virksomheden i et 6- 18 måneders forløb sammensat af

3: Vejledning til Innovationsplan.dk . . 5

Ansættelse af højtuddannede Vidensamarbejde Understøttende aktiviteter

4: Fra innovationsplan til ansøgning . . 14

Projekttilskud for InnoBooster udgør 50.000 kr - 250.000 kr.

Bilag A: Retningslinjer . . . . . . . . . . . 27 Bilag B: Godkendte videninst.. . . . . .31

Virk.ID

Virksomhed

Konsulent

PROJEKTSTØTTE:

PROJEKTHOLDER: DEN EUROPÆISKE UNION Den Europæiske Socialfond

Vi investerer i din fremtid

Evt. "VP emne"

PROJEKTPARTNERE:

Udl. Dato

Bilag C: Om innovation . . . . . . . . . . 32

ansættelse af en højtudannet i et innovativt udviklingsprojekt.

Det kan nu ske i 6-12 måneder og med tilskud på 12.500 kr. pr måned.

Kontakt en VidenMetro Chefkonsulent for gennemgang og læs mere i VidenMetros kompendie om InnoBooster, der kan downloades fra www.videnmetro.dk

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Efter ansættelsen Indkøringsforløbet er vigtigt for, at den højtuddannede kommer godt ind i arbejdsopgaverne og hurtigt bliver en integreret del af hele virksomheden - og hermed bliver en effektiv arbejdskraft. VidenMetro chefkonsulenten giver her sparring til virksomheden.

Den ansatte videnmedarbejder indgår også i VidenMetro netværk og kurser sammen med andre videnmedarbejdere i andre deltagervirksomheder for at støtte op om forløbet.

Nedenfor er beskrevet vigtige elementer i startfasen.

De første 3 måneder Lederens ansvar Introduktionsforløb – der skal planlægges et introduktionsforløb, så den højtuddannede kommer ud blandt de øvrige medarbejdere. Udover en introduktion er det optimale, at vedkommende får en reel fornemmelse af, hvad de forskellige medarbejdere laver.

Dette kan f.eks. gøres ved, at den højtuddannede følger en enkelt medarbejder eller en medarbejdergruppe en arbejdsdag eller mere.

Opfølgningssamtaler – i startfasen kan det stadig være lidt uklart, hvilke arbejdsopgaver der er de vigtigste. Derfor er det en fordel at holde løbende samtaler, så evt. uklarheder bliver taget i opløbet. Samtalerne bør være af både formel og mere uformel karakter.

Giv ansvar fra dig – højtuddannede er vant til at tage ansvar for deres opgaver, så brug det konstruktivt, og vær ikke bange for at give dem ansvar eller en projektlederrolle.

Vær sparringspartner – højtuddannede er ofte meget selvstændige og sætter en ære i at løse deres opgaver på et højt fagligt niveau. Så coach dem i stedet for at kontrollere dem – det giver det bedste resultat De øvrige medarbejderes ansvar Stil ’dumme’ spørgsmål – det kan nogle gange være lidt uklart, hvordan den højtuddannedes kompetencer helt præcist kan og skal bruges. Derfor er det vigtigt, at I spørger ind til kompetencerne, så I får et tydeligt billede af, hvordan kompetencerne kan bruges.

Side 3 af 10

Vær åbne overfor nye input – måske er der smartere måder at gøre tingene på end, ’som vi plejer’. Vær derfor åbne overfor nye forslag til forbedringer – det kunne også være en fordel i jeres arbejde.

Vær åbne overfor nye input – måske er der smartere måder at gøre tingene på end, ’som vi plejer’. Vær derfor åbne overfor nyes.forslag til forbedringer – det kunne også Tjekliste til startfasen finder du på 12 være en fordel i jeres arbejde.

Tjekliste til startfasen finder du på s. 12

Efter 3 måneder

Løbende statussamtaler – det er vigtigt at have en god fornemmelse af, hvordan arbejEfter 3 måneder det skrider fremad og tage fat om eventuelle problemer med det samme. Derfor er det vigtigt med både uformelle dagligdagssamtaler, og aftalte møder, f.eks. en gang om Løbende statussamtaler – det er vigtigt at have en god fornemmelse af, hvordan arbejmåneden, hvor I diskuterer status på projekterne. det skrider fremad og tage fat om eventuelle problemer med det samme. Derfor er det vigtigt med både uformelle dagligdagssamtaler, og aftalte møder, f.eks. en arbejdsopgang om Juster og prioriter arbejdsopgaverne – det er vigtigt at justere og prioritere måneden, hvor status påda projekterne. gaverne efter deI diskuterer første tre måneder, I ofte først her har et mere præcist billede af opgavernes omfang, og hvordan de skal prioriteres.

Juster og prioriter arbejdsopgaverne – det er vigtigt at justere og prioritere arbejdsopgaverne efter første tre måneder, da Imed ofterelevante først her har et mere præcist billede Sparring med de nøglepersoner – sparring nøglepersoner er nyttig for af den opgavernes omfang, og hvordan de skal prioriteres. være med til at få udbredt den højtuddannede, og samtidig kan disse nøglepersoner højtuddannedes kompetencer i hele virksomheden.

Sparring med nøglepersoner – sparring med relevante nøglepersoner er nyttig for den højtuddannede, og samtidig kan disse nøglepersoner være med til at få udbredt den højtuddannedes kompetencer i hele virksomheden.

Efter 1 år

Nye udfordringer – højtuddannede motiveres af udfordringer. Derfor er det vigtigt, at 1 årdet første år tænker vedkommende ind i nye udviklingsprojekter, og ikke IEfter også efter begraver dem i driftsopgaver.

Nye udfordringer – højtuddannede motiveres af udfordringer. Derfor er det vigtigt, at I også efteraf det første år tænker vedkommende ind ihøjtuddannedes nye udviklingsprojekter, og ikkebør I Revidering jobområder og arbejdsopgaver – den jobbeskrivelse begraverefter demdet i driftsopgaver. revidere første år, da der typisk sker mange ændringer i arbejdsopgaverne, når I har erfaret, hvordan vedkommende kan gøre en forskel. Samtidig er det også blevet Revidering af for jobområder arbejdsopgaver denerhøjtuddannedes jobbeskrivelse mere tydeligt de øvrigeog medarbejdere, hvor– det den højtuddannede kan hjælpebør I revidere efter det første da der typisk skerind mange i arbejdsopgaverne, når dem, og deres input bør år, I derfor også tænke i denændringer nye jobbeskrivelse.

I har erfaret, hvordan vedkommende kan gøre en forskel. Samtidig er det også blevet mere tydeligt for de øvrige medarbejdere, hvor det er den højtuddannede kan hjælpe dem, og deres input bør I derfor også tænke ind i den nye jobbeskrivelse.

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Tjekliste

Efter udformning af stillingsopslaget skal I overveje:

Jobprofilen og stillingsopslaget

�

Hvad er det/de overordnede formål med stillingen?

�

Er det et specifikt fagligt arbejdsområde, eller er der flere arbejdsområder (blæk-

Hvordan skal annoncen slås op (aviser, internettet, uddannelsesinstitutioner, JobNet)? VidenMetros chefkonsulent vejleder her og har tæt samarbejde med de

Tjekliste til jobprofilen �

Side 4 af 10

førende A-kasser og opslag i Akademikerbasen . �

spruttefunktion)?

Hvad må det evt. koste (der findes en del gratistilbud)?

Afslutningsvis kan det være en god øvelse at stille sig selv det spørgsmål, om du

�

Hvad er de vigtigste arbejdsområder?

�

Hvordan skal arbejdsområderne prioriteres?

�

Hvilke faglige kompetencer skal kandidaten som minimum have?

Gratis rekrutteringsmedier aftalt:

Betalings rekrutteringsmedier aftalt:

�

Hvilke personlige egenskaber skal kandidaten besidde?

 Jobbank.dk

�

Hvilken personprofil ønskes til jobbet – alder, erfaring m.m.?

 Jobnet.dk annonce(giver også eksponering på betalte) og jobnet.dk kandidatsøgning

�

Hvilke beføjelser følger med stillingen?

�

Hvilken position skal vedkommende have i virksomheden?

�

Hvad er succeskriterierne i jobbet indenfor 3 måneder, 1 år, 3 år?

�

Er erfaring afgørende i jobbet?

Jobprofilen bruges som udgangspunkt for stillingsopslaget

Tjekliste til stillingsopslaget �

Er virksomhedens profil tydelig?

�

Er det tydeligt, hvilken personlig profil, I ønskes?

�

Er det tydeligt, hvilke arbejdsopgaver vedkommende skal beskæftige sig med?

�

Er der (tydelige) fremtidsperspektiver i jobbet?

�

Er der en kontaktperson, hvis man ønsker yderligere oplysninger?

�

Er der en ansøgningsfrist?

selv ville have lyst til at søge jobbet?

 www.akademikerbasen.dk Uafhængig database med ca. 1500 cv.

 Jobindex.dk  www.jobfinder.dk

 Jwww.jobview.dk  www.aka.dk Akademikernes A-kasse  www.linkedin.com Den største A-kasse, både djøf, ingeniør mv.

FAKTA:  www.jobunivers.dk  Videnpilotordningen giver mulighed for 50.000 kr. til køb af viden Djøf’s jobportal, første opslag gratis)  eller videreuddannelse  www.linkedin.com Videnpilotordningen giver mulighed for 50.000 kr. til køb af viden på en  uddannelsesinstitution, hvis din virksomhed har et specifikt fagområde, Bla. VidenMetroBasen for jobsøgere som I gerne vil have opgraderet. Pengene  kan også bruges til videreudDertil samarbejde med Anden Aktør, jobsødannelse af videnpiloten, hvilket f.eks. kunne være i form af et projekt gerfora mv. lederkursus eller anden relevant videreuddannelse.    

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Side 5 af 10

Tjekliste

Ansættelsesprocessen Modtagelse af ansøgninger

Efter samtalen/samtalerne

�

Send løbende bekræftelse til ansøgerne om, at ansøgningen er modtaget – og skriv

�

Lav notater og overvej hver enkelt kandidats styrker i forhold til jobbet

eventuelt, hvordan I forventer, at ansættelsesprocessen forløber

�

Passer vedkommendes lønniveau overens med jeres forventninger?

�

Indhent eventuelt oplysninger om kandidaterne ud fra deres referencer

�

Overvej, om der skal være en samtalerunde mere, f.eks. med de to bedste kandi-

Udvælgelse af kandidater �

Lav et pointsystem ud fra de givne kriterier, f.eks. i forhold til faglige kompetencer,

dater

selve ansøgningen, personprofilen, erfaringer m.m. �

Vælg i første omgang ca. 10 kandidater ud – eventuelt i prioriteret rækkefølge

Ansættelse af kandidat

�

Indkald til samtale – helst per telefon, da det virker mere personligt, og bekræf-

�

Nøjagtig løn og sammensætningen af lønpakken aftales og skrives ned

telsen fås med det samme

�

Kontrakt udfærdiges og underskrives

�

Aftal eventuelt præsentationsrunde og informationsdag, inden vedkommende officielt starter

Overvejelser inden samtalen �

Hvem skal deltage i samtalen?

�

Hvor skal samtalen foregå?

Efter ansættelsen er foretaget

�

Hvornår er det bedste tidspunkt?

�

Udsend hurtigt efter ansættelsen (på mail eller post) afslag til alle, der har søgt

�

Hvor lang tid skal samtalen vare? Husk at lægge pauser ind mellem hver samtale

�

Gem ansøgningerne i min. 3 måneder – måske bliver der brug for dem igen

�

Overvej, hvad jeres forventninger til lønniveauet er – forhør jer evt. hos andre

Selve samtalen �

Lav et spørgeskema til samtalen – primært omkring de områder, I vil have uddybet nærmere

�

Overvej strukturen på samtalen – hvem siger hvad?

�

Spørg til, hvilket lønniveau kandidaten forventer

�

Spørg til, hvornår kandidaten eventuelt kan starte

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Tjekliste

Startfasen - "Onboarding"

Inden den højtuddannede starter �

Er der klargjort en arbejdsplads?

�

Er der bestilt skrivebord, inventar, IT-udstyr m.m.?

�

Er de øvrige medarbejdere informeret om, hvornår den nye medarbejder ankommer?

�

Er der lavet et introduktionsforløb?

I samarbejde med den højtuddannede, når vedkommende er startet �

Få forventningsafklaringen helt på plads (hvis den ikke allerede er det)

�

Fastsæt succeskriterier for de første 3 måneder

�

Aftal datoer for opfølgningssamtaler

�

Prioriter arbejdsopgaverne i fællesskab

�

Aftal hvilke opgaver, der skal startes med

Når den højtuddannede er kommet i gang �

Juster og prioriter opgaverne

�

Involver nøglepersonerne – og lav fælles projekter mellem dem og den højtuddannede

Side 6 af 10

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Side 7 af 10

Til videnmedarbejderen

VidenMetroPilot: Netværk og kurser for ansatte videnmedarbejdere via projekt VidenMetro VidenMetroPilot er et onboarding forløb for dig, som er ansat videnmedarbejder med bistand via VidenMetro. Formålet er at understøtte din ansættelse i virksomheden, og det omfatter: Samtaler med dig og med ledelsen. Chefkonsulenten er til rådighed og møder op i virksomheden efter aftale til evaluering og vejledning.

Din deltagelse i et erfa netværk med andre ansatte gennem VidenMetro og korte temakurser/meetups.

VidenMetroPilot netværksdelen understøttes i en gruppe på den professionelle onlineplatform LinkedIn og er gratis.

Kurserne afholdes forskellige steder på Sjælland. Ved kurserne er der også temaindlæg om f.eks. brug af LinkedIn, vidensamarbejde, GTS institutter mv.

"VidenMetro Onboarding Videnmedarbejder i region Sjælland" • • • • •

Indlæg Artikler Kompendier Henvisninger Kursusinfo

Find link til gruppen på www.videnmetro.dk

HUSK REGISTRERING AF DIN ANSÆTTELSE I START OG STOPSKEMA DA PROJEKTET ER STØTTET AF EU. ER VEDLAGT I VIDENMEDARBEJDERENS VIDENMETRO OMSLAGSMAPPE, SE OGSÅ WWW.VIDENMETRO.DK AFLEVÉR TIL VIDENMETRO CHEFKONSULENTEN ELLER SEND SKEMAER INDSCANNET TIL EVV@EVV.DK OG ORIGINALER MED BREVPOST TIL FONDEN EVV MRK. VIDENMETRO WILLEMOESVEJ 2C 4200 SLAGELSE

NB: OPHØRSSKEMA INDSAMLES I NOVEMBER 2014 FRA ALLE ANSATTE VIA PROJEKTET I FORBINDELSE MED PROJEKTASLUTNINGEN.

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Side 8 af 10

Uddybende information om persondataloven og De Europæiske Strukturfonde Nedenfor informeres uddybende om administrationen af strukturfondene og om de rettigheder, som tilkommer de personer, der behandles oplysninger om.

De Europæiske Strukturfonde Erhvervsstyrelsen er ansvarlig for den overordnede administration af strukturfondene og for regnskabsaflæggelse m.v. over for EU-Kommissionen.

Administrationen varetages dels centralt i Erhvervsstyrelsen og dels regionalt i de fem regioner samt i Bornholms Regionskommune.

Administrationen af De Europæiske Strukturfonde er reguleret af en række EF-forordninger samt af: • Lov nr. 1599 af 20. december 2006 om administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond som ændret ved lov nr. 1272 af 16. december 2009 og lov nr. 718 af 25. juni 2010.

• Bekendtgørelse nr. 1132 af 24. november 2008 om henlæggelse af beføjelser til Erhvervs- og Byggestyrelsen efter lov om administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

• Bekendtgørelse nr. 358 af 18. april 2007 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

• Bekendtgørelse nr. 1137 af 26. november 2008 om ændring af bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

• Bekendtgørelse nr. 71 af 21. januar 2010 om ændring af bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

• Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

Yderligere oplysninger om De Europæiske Strukturfonde kan findes på www.regionalt.dk.

Behandling af personoplysninger I forbindelse med administrationen vil Erhvervsstyrelsen, regionerne og Bornholms Regionskommune indsamle, behandle og videregive personoplysninger om ansøgere, projektpartnere, projektdeltagere og andre personer, der er tilknyttet strukturfondsprojekterne.

Formål Formålet med behandling af personoplysningerne er bl.a. at sikre den bedste udnyttelse af De Europæiske Strukturfonde, at udarbejde betalingsanmodninger til EU-Kommissionen, at overholde EF-forordningernes krav samt at evaluere strukturfondsindsatsen i Danmark.

Typer af personoplysninger Oplysningerne kan f.eks. være CPR-nummer, deltagernes navn, adresse, alder, køn, uddannelsesbaggrund, arbejdsmarkedstilknytning, herunder løn-/indkomstmæssige situation og jobfunktion under projektdeltagelsen, oprindelsesområde for indvandrere, periode i hvilken deltagerne er med i projektet, antal timers deltagelse i projektet, arbejdsmarkedstilknytning og jobfunktion ved projektophør, deltagerens vurdering af projektforløbet, projektmedarbejderes aflønning samt oplysninger om arbejdsgiveres navn, adresse og CVR-nummer.

DEN EUROPÆISKE UNION Den Europæiske Socialfond

Vi investerer i din fremtid

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Side 9 af 10

”DEN LILLE BLÅ”

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Side 10 af 10