Viðauki A Skýringar við einstakar greinar staðalsins (til upplýsingar

ÍST 85 ÍST 85:2012

Viðauki A Skýringar við einstakar greinar staðalsins (Til upplýsingar)

Í þessum viðauka eru veittar skýringar við þær greinar staðalsins þar sem þess var talin þörf. Greinar sem ekki eru taldar upp í þessum viðauka eru ekki taldar þarfnast skýringa.

A.1 Umfang

Tilgangur staðalsins er að vera verkfæri fyrir fyrirtæki sem vilja tryggja starfsmönnum sínum jöfn laun fyrir sömu eða jafn verðmæt störf óháð kyni. Staðlinum er ætlað að skapa ramma sem fyrirtæki velja að nota við innleiðingu jafnlaunakerfis. Það er ekki ætlun eða tilgangur staðalsins að ákveða hvaða aðferðir nota skal eða hvernig innleiðingu þeirra skuli háttað.

Ekki eru settir fram sérstakir mælikvarðar í jafn launamálum í þessum staðli, heldur er ætlast til þess að hvert fyrirtæki fyrir sig setji sér mælikvarða og markmið sem eru í samræmi við starfsemi þess.

Hafi fyrirtæki unnið að innleiðingu staðalsins og fullvissað sig um að kröfur hans séu uppfylltar, getur það sjálft útbúið yfirlýsingu þess efnis. Fyrirtækið getur einnig leitað eftir staðfestingu hjá hagsmunaaðilum sínum á því að hafa uppfyllt kröfur staðalsins. Hagsmunaaðilar gætu til dæmis verið stéttarfélög, fulltrúar starfsmanna eða valdir viðskiptavinir.

Óski fyrirtækið eftir vottun er hægt að leita hennar hjá þar til bærum aðilum sem fengið hafa heimild til vottunar. Vottunaraðili getur síðan eftir úttekt staðfest innleiðingu jafnlaunakerfis með skírteini.

A.2 Forsendur

Þegar gerð er krafa um að launastefna fyrirtækisins skuli vera heildstæð er átt við að stefnan skuli ná til allra starfsmanna. Með þessu er verið að koma í veg fyrir að ákvörðun sé tekin um að undanskilja einstaka starfsmenn eða hópa innan fyrirtækisins. Það samræmist ekki markmiði staðalsins að innleiða aðferðir til að tryggja jöfn laun hjá fyrirtæki, ef umfang jafnlaunakerfis er ekki það sama og starfsemi fyrirtækisins nær yfir.

Áður en vottunarferli hefst er gerð krafa um að minna kosti ein launagreining hafi farið fram hjá fyrirtækinu. Við slíka greiningu þarf að koma fram hver laun starfsmanna eru og hvernig þau eru ákvörðuð. Launagreiningin er síðan notuð við mótun jafnlaunastefnu og mark miðssetningu hvað varðar launajafnrétti kynja.

Æskilegt er að launagreining fyrirtækisins sé ekki eldri en eins árs, þegar kemur að forúttekt vegna vottunar. Launagreining ætti jafnframt að vera í samræmi við þá starfsemi sem taka skal út til vottunar.

A.4 Kröfur til stjórnunar jafnlaunakerfis

A.4.1 Almennar kröfur

Með jafnlaunakerfi er átt við skipulagðar aðferðir þar sem lýst er hvernig fyrirtækið vinnur að því að tryggja jöfn laun fyrir sömu eða jafn verðmæt störf, óháð kynferði.

Skjalfesting getur falist í ferlisteikningum, verklagsreglum, vinnulýsingum og eyðublöðum. Uppsetning þarf að vera á þann hátt að hægt sé að endurtaka aðferðir og bera saman niðurstöður fyrirtækisins yfir tímabil.

Í slíkum kerfum er lögð áhersla á skráningu og rekjanleika upplýsinga sem fyrirtækið telur þurfa til að geta staðfest launajafnrétti kynja fyrir óháðum ytri aðila við vottun.

Það er mikilvægt að verklag og aðferðir gefi greinargóða mynd af launamyndun í fyrirtækinu og vísi í gögn þess til stuðnings.

A.4.2 Jafnlaunastefna

Æðstu stjórnendur fyrirtækis eru þeir sem stýra rekstri þess, taka ákvarðanir og eru í nánu sambandi við eigendur og hagsmunaaðila.

Jafnlaunastefnu fyrirtækisins mætti kynna fyrir starfsmönnum með upplýsingum á innra neti fyrirtækisins, á heimasíðu, í kynningarbæklingum og á kynningar fundum.

Að jafnlaunastefna sé aðgengileg hagsmunaaðilum og almenningi þýðir að hún mætti til dæmis finnast á heimasíðu eða sé til í prentuðu formi.

Að stefnan sé aðgengileg þýðir ekki að upplýst sé um launamál einstaklinga heldur um stefnu fyrirtækisins í jafnlaunamálum.

A.4.3.1 Jafnlaunaviðmið

Í sérstökum viðauka (viðauka B) er fjallað um flokkun starfa og inntak þeirra.

A.4.3.2 Lagalegar kröfur og aðrar kröfur

Dæmi um aðrar kröfur eru t.d. ákvæði kjarasamninga, um lagalegar kröfur vísast jafnframt til viðauka D um dómaframkvæmdir.

A.4.3.3 Markmið og áætlanir

Greinin kveður á um þá skyldu fyrirtækis að setja fram, innleiða og viðhalda jafnlaunamarkmiðum. Jafnlaunamarkmiðin skulu vera mælanleg og fela í sér skuld bindingu um stöðugar umbætur. Sem dæmi um mælanleg

ÍST 85 ÍST 85:2012

jafnlaunamarkmið má nefna að fyrirtæki setji sér það markmið að þjálfa tiltekinn hóp starfsmanna/tiltekinn einstakling af öðru kyninu með það að markmiði að tiltekið jafnlaunaviðmið nýtist hópnum/einstaklingnum betur og hann sé sambærilega settur og annar hópur/ einstaklingur. Hið sama á við þegar umbunað er fyrir einstaklingsbundna þætti. Jafnlaunamarkmið getur jafnframt falist í að jafna hlutfall kynja innan tiltekins starfshóps. Þó svo þessi staðall sé hlítistaðall, þ.e. byggi á því að fyrirtæki hlíti ákvæðum hans sem og ákvæðum jafnréttislaga, þá er nauðsynlegt t.d. vegna starfs mannaveltu og starfsþróunar að setja sér mælanleg markmið og tryggja eftirlit og stöðugar umbætur svo settum mark miðum sé náð.

A.4.4.2 Hæfni, þjálfun og vitund

Krafan sem kemur fram hér vísar til þess að þeir starfsmenn sem koma að launaákvörðunum hjá fyrir tækinu séu vel upplýstir um jafnlaunakerfi þess og að þeir hafi fengið innsýn í gildandi verklagsreglur fyrirtækisins sem og þau viðmið sem fyrirtækið hefur sett sér. Í þessu getur falist fræðsla um þau lög og reglur sem gilda í jafnlaunamálum, sem og þekking á dómum á því sviði. Það er á ábyrgð stjórnenda hvers fyrirtækis að bera kennsl á þörf fyrir þjálfun í tengslum við jafnlaunakerfið.

A.4.4.4 Skjalfesting

Skjalfesting skráa og annarra gagna sem tengjast jafnlaunakerfinu er forsenda þess að hægt sé að rýna eftir á allar ákvarðanir sem teknar hafa verið við inn leiðingu kerfisins. Skjalfesting tryggir jafnframt gagnsæi launakerfisins sem er mikilvæg forsenda jafn launa vottunar. Í þessu ákvæði eru rakin þau skjöl og önnur gögn sem nauðsynlegt er að séu skjalfest. Má þar nefna launamyndunarkerfi fyrirtækis, þ.m.t. þau viðmið fyrir tækisins sem lögð eru til grundvallar flokkun starfa og ákvörðunum um laun og önnur kjör. Flokkun starfa og niðurstöðu launagreiningar ber jafnframt að skjalfesta en um þessi atriði er sérstaklega fjallað í viðaukum B og C. Starfslýsingar skal skjalfesta en starfslýsingar eru lifandi tæki sem geta tekið breytingum eftir þörfum hjá hverju fyrirtæki. Fyrirtækið velur sér það form sem hentar hverju sinni. Sjálf starfslýsingin ætti að innihalda upplýsingar um þær kröfur sem starf gerir til þeirra einstaklinga sem því sinna, s.s. um hæfni, ábyrgð o.fl. Starfslýsingar þurfa einnig að vera skynsamlegur grundvöllur til samanburðar á innihaldi starfa og þar með flokkun þeirra.

A.4.5.1 Vöktun og mæling

Framkvæma ætti vöktun og mælingu með fyrirfram ákveðnu millibili til að geta metið alla þá þætti sem hafa áhrif á launamyndun. Tíðni mælinga fer eftir þeim breytileika sem á sér stað hjá fyrirtækinu, til dæmis ef starfsmannavelta er tíð eða ef skipulagsbreytingar verða sem hafa áhrif á samsetningu starfa innan ákveðinna sviða.

Þegar kynna á niðurstöður fyrir starfsmönnum er ekki átt við að allar launatölur skuli liggja frammi. Eðlilegt er að upplýsingar sem þessar séu settar á tölfræðilegan hátt þannig að ekki sé hægt að tengja þær við ein staklinga. Þó ætti að tryggja að þær gefi nægjanlegar upplýsingar til að hægt sé að meta hvernig jafnlaunastefnan reynist. Markmiðið er að skapa traust núverandi starfsmanna og ekki síður væntanlegra starfsmanna.

Ef niðurstaða launakönnunar hjá fyrirtæki sýnir óútskýrð an kynbundinn launamun skal grípa til viðeig andi ráðstafana. Vinnu við leiðréttingu á launamismun kynja á að vera lokið áður en hægt er að gefa út vottunarskírteini frá þar til bærum vottunaraðilum.

A.4.5.2 Mat á hlítingu

Það er skylda hvers fyrirtækis að þekkja þau lög og þær reglugerðir sem gilda fyrir starfsemi þess. Fyrirtækinu ber að innleiða viðeigandi ákvæði og vinna í samræmi við settar kröfur.

Stjórn fyrirtækisins skal sjá til þess að reglur séu uppfærðar og innleiddar svo og að viðeigandi lagalegum kröfum sé hlítt. Koma þarf upp verklagi sem tryggir innra eftirlit. Þetta þarf að skjalfesta þannig að rekjanleiki sé tryggður.

A.4.5.3 Frábrigði, úrbætur og forvarnir

Með frábrigði er átt við að tiltekin krafa jafnlauna staðalsins sé ekki uppfyllt að einhverju eða öllu leyti. Nauðsynlegt er að grípa til viðeigandi úrbóta til lagfæringa á frábrigðum. Úrbætur eru aðgerðir sem gripið er til þegar verið er að lagfæra eitthvað sem farið hefur úrskeiðis eða þegar til dæmis fráviks verður vart.

Forvarnir eru fyrirbyggjandi aðgerðir sem gripið er til, í þeim tilgangi að koma í veg fyrir frábrigði

A.4.6 Rýni stjórnenda

Með fyrirfram ákveðnu millibili heldur stjórn fyrirtækisins rýnifund. Tilgangur fundarins er að líta yfir farinn veg með skipulögðum hætti og meta árangur gagnvart settum markmiðum. Rýni stjórnenda tryggir að markmið og frávik frá þeim eru rýnd og þar eru settar í gang aðgerðir til úrbóta.