Sesión 5 Fortalecimiento de Equipo Introducción El fortalecimiento de equipo es una aptitud de liderazgo vital hoy en día, ya que muchos trabajos requieren que trabajemos con otros. El trabajo en equipo efectivo no sucede por casualidad. Los equipos de mayor rendimiento son muy deliberados en sus acciones. A pesar de cuán efectivo sea su trabajo en equipo, siempre puede mejorar y el fortalecimiento de equipo es una tarea de nunca acabar. Los equipos deben estar constantemente nutridos para prevenir su deterioro. Fases del Desarrollo de Equipo Entender las cuatro fases del desarrollo de equipo ayuda a los líderes a saber cómo y qué esperar y qué acciones tomar a fin de que el equipo sea exitoso. Existen cuatro fases del desarrollo de equipo: Formación, Tormenta, Regulación y Desempeño. Fase 1: Formación – Se Crea un Equipo. Durante la fase de “Formación” típicamente hay una emoción por un nuevo proyecto o realización. Sin embargo, durante esta fase también existe la incertidumbre sobre las expectativas del equipo. Los miembros del equipo se preguntarán lo que deben hacer específicamente y cómo deben hacerlo. Fase 2: Tormenta : Emergen Obstáculos. El conflicto es común durante esta fase. Los miembros del equipo generalmente sienten desánimo y frustración. Los miembros del equipo se preguntan si el proyecto es posible. En esta etapa, los miembros del equipo se pueden preguntar si podrán hacer todo lo que está en el plan y se preocupan por otros conflictos o barreras que no vayan a vencer. Fase 3: Regulación: Se Establecen Hábitos. En esta fase su equipo habrá encontrado su ritmo. El equipo empieza a sentir optimismo sobre la capacidad de tener éxito, completar la tarea. Los individuos comienzan a aceptar a otros miembros del equipo si no lo han hecho ya. Las preguntas de los miembros cambian que si se puede alcanzar la meta a si el equipo podrá cumplir con los plazos. Algunos miembros de equipo se preocuparán por que los problemas de la fase “Tormenta” vuelvan a surgir. Fase 4: Desempeño: El Equipo tiene Éxito. El equipo comienza a tener el sentido de orgullo sobre sus logros. Ganan confianza en sus roles individuales y como grupo. Los miembros del equipo comienzan a pensar sobre las recompensas que vendrán de sus logros. Es común el sentido de camaradería y orgullo de un trabajo bien hecho.
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Guiando a los Equipos a través de las Fases de Desarrollo
La Fase de Formación Un líder puede ayudar a que un equipo pase por la fase de “Formación” más eficientemente tomando acciones que faciliten dirección y fomenten relaciones. Facilitar Dirección Ayude a los miembros a entender el plan general de acción y cómo encajan en la imagen más grande. Ayúdeles a entender las metas de los proyectos o actividades específicas dentro del plan. Asegúrese que las explicaciones estén claras. Sea tan específico como sea posible. Luche por tener a los miembros del equipo en los roles correctos y asegúrese que entiendan lo que su rol comprende. Busque y entienda las perspectivas de los miembros del equipo haciéndoles preguntas. Fomente Relaciones Crear oportunidades para que se puedan conocer uno al otro. Estas oportunidades pueden ser tan simples como compartir comidas juntos o usar preguntas rompe hielo para comenzar las reuniones (p. ej., ¿Cuál es su hobby o interés?). Otras formas de actividades de fortalecimiento de equipo pueden ser facilitar información que sea de ayuda para completar una tarea (p.ej., un ejercicio para entender las personalidades de los miembros o estilos conflictivos). Fase de Tormenta Cuando la fase de “Tormenta” comienza permanezca calmada y alentadora. Anticipe y maneje el conflicto. Recuérdese a sí misma y al equipo que esta es una etapa común del desarrollo de equipo que pasará si siguen prosiguiendo hacia adelante. Identifique las barreras para el éxito. Esto requiere que haga preguntas y busque el entendimiento. Reconozca que no todo conflicto es destructivo. A través de un manejo creativo del conflicto, los problemas se identifican y se resuelven, los recursos escondidos se hacen aparentes y las expectativas se alzan. No hay una “mejor manera” de resolver conflictos en un trabajo de equipo. Sin embargo, las soluciones generalmente se encuentran en los siguientes lineamientos:
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Identifique y Trate la Fuente No solo trate los síntomas. Si la causa raíz del conflicto son sistemas y procesos inadecuados, uno no puede reducir el conflicto con advertencias o discusiones emocionales. Identifique y Hable Sobre el Conflicto En ciertas ocasiones uno puede resolver el conflicto uniendo las partes conflictivas y hablando sobre los temas involucrados. Esto es cierto principalmente por dos razones. Primero, generalmente la mala comunicación es la causa de los conflictos. Segundo, además de identificar y resolver problemas, hablar es terapéutico. Suelta las emociones potencialmente explosivas dentro de un ambiente controlado. Hable sobre los Roles que cada Miembro Juega en el Éxito del Equipo Asegúrese que los miembros entiendan el valor de la contribución de otros para la efectividad del equipo que sean distintas a las de uno mismo. Anime a los miembros a ayudar a otros a ser efectivos. Hable y concentre las acciones que pueden empoderar a otros miembros o menoscabar su efectividad, y la efectividad del equipo. Si es posible que algún miembro este mejor en otro rol, haga la prueba con ellos en el nuevo rol. Exprese cuán valiosos son y el impacto que quisieran tener debido a sus talentos y aptitudes en particular. Recuérdele al Equipo la Importancia de su Misión y Metas Mantenga la misión frente a los miembros del equipo todo el tiempo; en la pared, en reuniones, folletos, etc. La Fase Reguladora Cuando su equipo entre en la fase “Reguladora” reitere el progreso del equipo hacia sus metas y cómo están contribuyendo comportamientos específicos a su progreso. Pregúntele al equipo qué es lo que están haciendo bien. Todos aprecian sentirse incluidos y se benefician de entender las perspectivas de otros miembros del equipo o cómo está funcionando el mismo. Tome tiempo para revisar el progreso del equipo. Celebre las pequeñas victorias en todo el camino. Siga alentando y reforzando los comportamientos que quiera usted que se repitan. Un simple gracias al final de una reunión por una contribución específica puede ser efectivo.
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Asegúrese de promover el compartimiento de información y la colaboración entre los miembros del equipo. ¿Hay alguna información de algún individuo o grupo que tenga y sería de beneficio a otros? Asegúrese que las personas estén claras sobre sus responsabilidades y que todos los demás estén compartiendo la carga laboral. Asegure el deber de responder a través de fechas límite, reuniones de seguimiento o medidas similares. Fase de Desempeño Eventualmente su equipo llegará a la fase de “Desempeño”. ¿Ha terminado su trabajo como líder en este punto? ¡No! Todavía existen acciones que un líder puede hacer para ayudar al equipo aun cuando el equipo tiene éxito y ha alcanzado sus metas. ¡Facilite retroalimentación y recompensas! ¡Elogie, elogie, elogie! Busque maneras en que se puedan reconocer a los miembros. El reconocimiento es quizá la forma de motivación menos utilizada y la más barata que hay. Busque nuevas oportunidades para que su equipo contribuya a metas aún más grande.
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Sesión 5 Fortalecimiento del Equipo Material de Capacitación Vista General Las mujeres participantes entran en una actividad de resolución de problema grupal para aprender las dinámicas de equipo y las características de un equipo de alto rendimiento. Las mujeres identifican las cuatro fases del desarrollo de equipo: formación, regulación, tormenta y desempeño y descubren acciones que los líderes pueden realizar para mover a los equipos más allá de cada fase de manera más efectiva y eficiente. Objetivos de la Sesión de Capacitación 1) Descubrir qué acciones realizan los equipos de alto rendimiento para ser exitosos 2) Aprender las cuatro fases del desarrollo de equipo 3) Descubrir maneras de ayudar a los equipos a moverse a través de las fases del desarrollo de equipo de manera más efectiva y eficiente Materiales de Capacitación y Equipamiento
Pizarra o papelógrafo (si es posible) Un reloj o un cronómetro Pantalla Recursos electrónicos: o Diapositivas en PowerPoint o Proyectora
Folleto: ① “Juego del Número” (2 copias por individuo y 3 copias por equipo de 4-5 participantes. Nota: Si uno no está seguro del número exacto de participantes que habrán, es buena idea tener disponibles copias extra) ② “Brújula de mi Equipo” ③ “Fases del Desarrollo de Equipo” Ⓖ “Establecimiento de Metas para el Desarrollo de Liderazgo”
Este folleto será usado al final de cada sesión (encontrará este folleto en este manual en la sección “Folleto” bajo la “Sesión 8: Establecimiento de Metas y Planificación de Acción”). Sólo se necesita una copia por cada participante.
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AGENDA DE LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN
Auto-Evaluación WLS Pre- “Fortalecimiento de Equipo” Introducción al Fortalecimiento de Equipo Actividad: Juego del Número Folleto: Brújula de Mi Equipo Actividad: Experiencia de Equipo Actividad: Fases del Desarrollo de Equipo Establecimiento de Meta y Planificación de Acción para el “Fortalecimiento de Equipo” Auto-Evaluación WLS Post- “Fortalecimiento de Equipo”
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Capacitación Diapositivas De Presentación Fortalecimiento del Equipo
La presentación de la capacitación es guiada por las diapositivas de PowerPoint. Por favor ver el archivo del recurso electrónico. Las diapositivas de PowerPoint le indicarán cuándo necesita dejar de facilitar una actividad o distribuir un folleto.
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Actividades de Capacitaciรณn Fortalecimiento del Equipo
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Actividades de Capacitación ACTIVIDAD: ROMPE HIELO – “MI HÉROE” (15 minutos) Instrucciones: Esta actividad permite a los participantes reflexionar y compartir en voz alta con los demás sobre alguien que valoran altamente. Compartir esta información los unos con los otros ayuda al equipo en capacitación a aprender más sobre los valores de los demás. Cada participante completa la siguiente oración: “ es mi héroe personal porque.” ACTIVIDAD – JUEGO DEL NÚMERO: (30 Minutos) Ver Folleto ① Materiales Necesarios:
Copias del Folleto “Juego del Número” Un reloj o cronómetro
Instrucciones: Pasar dos copias de los folletos del “Juego del Número” a cada individuo boca abajo. No permitir que los participantes vean el folleto. Facilite a cada participante un lapicero o un lápiz. Anuncie la meta del juego: “Vamos a jugar varias rondas de este juego llamado, “Juego del Número”. Este ejercicio les desafiará a concentrarse en la productividad. Coloque su lapicero o lápiz en el número 1 y cuando diga “Salga”, dibuje una línea hacia el 2, luego el 3 y así sucesivamente, manteniendo su lapicero sobre el papel. La meta es llegar al 60 en un minuto.” # 1: Ronda # 1: Comience diciendo “Salgan”, y cuando hayan pasado 60 segundos diga “DETENERSE”. Pregunte hasta qué número lograron llegar. Los participantes generalmente llegan hasta el 20 o al 30. Encuentre el participante con mayor puntaje en la habitación. Pregunta para el grupo:
“Ahora que han hecho este ejercicio una vez, ¿creen que podrían obtener un mayor puntaje si intentan nuevamente?” Generalmente responden “Sí”. Dígales que pueden intentarlo otra vez. Que vayan a la segunda hoja.
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# 2: Ronda # 2: Facilite nuevamente el ejercicio. Cuando se complete el ejercicio pregunte cuánto lograron. Generalmente llegan entre 20 y 30 nuevamente, pero es probable que mejoren su puntaje ya que la práctica ayuda. Lección para compartir: “Al practicar los individuos pueden ser más productivos. Ahora veremos cuánto más productivos podemos ser cuando trabajamos en equipos.” # 3: Instrucciones para la 1ra Ronda en Equipos. Divida en grupos de 4-5 participantes. Entregue a cada grupo un folleto. Dígales que ahora tienen que trabajar como equipo y solo una persona puede trabajar, pero tienen que descifrar cómo usar los talentos y fortalezas de cada miembro del equipo. Todos deben estar involucrados. Deles unos cuantos minutes para que se organicen y hagan un plan. De un minute por equipo para que completen el ejercicio. Cuando lo terminen, haga las siguientes preguntas: Pida que compartan en voz alta su puntaje. Note cuánto más alto pudieron alcanzar trabajando en equipos. “¿Qué aprendieron de trabajar en equipos?” “¿Piensan que su equipo obtendría un mayor puntaje si les dan otro minuto para planificar esta actividad otra vez?” Pida que los equipos compartan sus estrategias en voz alta con los otros equipos. Esto permitirá a los equipos aprender el uno del otro antes de planificar para la siguiente ronda. # 4: Instrucciones para la 2da Ronda: En sus mismos equipos, deles a los grupos otro minuto para hacer un nuevo plan y cambiar los roles de ser necesario. Facilite el ejercicio nuevamente. Pida que cada grupo comparta su puntaje en voz alta. Pregunte a los grupos si cambiaron de estrategias, roles, etc. Explique que jugarán una ronda más, pero antes de empezar tendrán una nueva información para compartir con ellos. # 5: Instrucción para la 3ra Ronda Informe a los equipos que tiene algunas pistas para ellos (Ver el diagrama en los Folletos) Dibuje una línea al medio hacia abajo de los números verticalmente y horizontalmente, desglosando a los números en cuadrantes.
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Note que los números impares están en un lado y los pares al otro. (ver la siguiente página)
Comience en la parte superior izquierda del cuadro, alternando de izquierda a derecha con seis números en una fila. Baje al cuadro inferior izquierdo, siguiendo de izquierda a derecha seis números en una fila. Luego regrese al cuadro superior izquierdo y alterne de izquierda a derecha con seis números en una fila y continúe el proceso hasta llegar al 60. Con esta nueva información de a los grupos otro minuto para planificar. Esta vez instruya a los equipos que trabajen en el ejercicio hasta llegar al 60. Si algún grupo no puede llegar al 60, deles tiempo extra. Quiere que todos los grupos lleguen al 60. Luego dígales a los grupos cuánto tiempo les tomó llegar al 60. Cuando hayan acabado, explique que a veces los equipos necesitan una perspectiva y un consejo de alguien fuera de la organización o del equipo para ver oportunidades o encontrar soluciones que de otra manera no se las podría ver.
Pregunta para el grupo: “¿Qué acciones tomó su equipo para tener éxito?” (Si uno tiene una pizarra, escriba las respuestas al frente para que todos la vean). Las siguientes son algunas de las respuestas comunes. Sólo de respuestas si necesitan ayuda. No todos estos ejemplos deben estar en la pizarra, ya que están en el folleto que recibirán los participantes.
Un líder emerge para aclarar el problema o meta Aumenta la comunicación Si al principio el equipo no tiene éxito, intenta otra vez El equipo se organiza Los miembros del equipo comparten ideas Se adopta un plan Se intentan o implementan las ideas Los miembros del equipo entienden los roles y responsabilidades específicos Se aprende a través de la prueba y el error El equipo aprende en el proceso – la práctica ayuda El equipo resuelve el problema o alcanza la meta El equipo evalúa su efectividad y ajusta sus acciones para mejores resultados Los miembros del equipo se mueven en los roles correctos, de ser necesario, en base a sus fortalezas El equipo repite el proceso para crear un sistema El equipo busca retroalimentación y evalúa para progresar
FOLLETO : BRÚJULA DE MI EQUIPO
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Ver Folleto ② Instrucciones: Facilitar el folleto “Brújula de Mi Equipo” a cada participante. Preguntas para el grupo: “¿Qué es una brújula?” Espere que los participantes respondan. La Brújula de Mi Equipo es un Recurso: “Una Brújula nos da dirección. Nos ayuda a alcanzar nuestra meta. También nos ayuda a regresar al camino cuando no estamos en la dirección correcta. Cuando uno está dirigiendo el esfuerzo de algún equipo, use el folleto de “Brújula de Mi Equipo” como herramienta para ayudarle a pensar sobre las ideas para la acción del equipo. Si un equipo no está desempeñándose efectivamente, revise esta lista para tener ideas de acción. Permita que los participantes noten que la brújula tiene la lista de la mayoría, si no son todas las acciones que sus equipos tomaron en el “Juego del Número”. Esto se debe a que el trabajo de un equipo exitoso se basa en la fórmula. A pesar que cada equipo y circunstancia es diferente, las acciones exitosas que los equipos toman son muy similares. ACTIVIDAD: EXPERIENCIA DEL EQUIPO (45 Minutos) Pida que los participantes se sienten en parejas. No necesitarán ningún papel ni lápiz para esta actividad. Esta es una actividad de tres pasos. PASO 1: Pida que las mujeres consideren las siguientes preguntas y tomen turnos para compartir sus experiencias con las demás. 1) Experiencia de Equipo Positiva: Considere su antecedente trabajando con los demás para alcanzar una meta. Cuéntele a su compañera sobre la mejor experiencia de grupo que haya tenido. Si es difícil pensar en la “mejor” experiencia, comparta un ejemplo de un buen equipo o experiencia de grupo. 2) Experiencia de Equipo Negativa: Considere su antecedente trabajando con los demás para alcanzar una meta. Cuéntele a su compañera sobre la peor experiencia de grupo que haya tenido. Si es difícil pensar en la “peor” experiencia, comparta un ejemplo de un mal equipo o experiencia de grupo.
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PASO 2: Pase a la Fase de Desarrollo de Equipo Ver Folleto ③ Revisar y resumir las cuatro fases del desarrollo de equipo con los participantes. Luego revisar los tips para ayudar a los equipos a moverse más allá de cada fase a fin de ser efectivo. Explique que está entregando este folleto como un recurso. PASO 3: Aún en parejas, instruya a las mujeres a ver el Folleto de las Fases del Desarrollo de Equipo, ya que se relaciona a las anteriores experiencias del equipo. Pídales a las mujeres que consideren las siguientes preguntas respecto a las experiencias de equipo que acaban de discutir y las fases del desarrollo de equipo. 1) Experiencia Positiva de Equipo: Considere su experiencia positiva de equipo o grupo. ¿Cuál “Fase de Equipo de Desarrollo” estuvo en su equipo? 2) Experiencia Negativa de Equipo: Considere su experiencia negativa de equipo o grupo. ¿Cuál “Fase de Equipo de Desarrollo” estuvo en su equipo? 3) Experiencia de Equipo: Considerando estas experiencias de equipo, ¿sus equipos o grupos atravesaron las cuatro fases? Discutan al respecto. ¿En qué fase estaba su equipo cuando fue positivo y negativo? Preguntas para el grupo en la finalización:
¿Qué descubrieron sobre sus experiencias de equipo y las fases de desarrollo de equipo?
¿Ha experimentado las cuatro fases del desarrollo de equipo?
¿Hay alguien que esté trabajando en un equipo o grupo en casa actualmente? Si es así, ¿en qué fase de desarrollo de equipo está su equipo?
Ahora estamos desarrollando escuelas de liderazgo para mujeres. ¿En qué fase está nuestro equipo?
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Folletos Fortaleciendo Equipos
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Folleto ① de Fortalecimiento de Equipo
EL JUEGO DEL NÚMERO
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Folleto ② de Fortalecimiento de Equipo
BRÚJULA DE MI EQUIPO Una Brújula da dirección. Nos ayuda a alcanzar nuestra meta. También puede ayudarnos a regresar al camino cuando no hemos estado yendo en la dirección correcta. Cuando uno está guiando un esfuerzo de equipo, use esta herramienta de navegación para pensar en ideas para las acciones del equipo. Si un equipo no está desempeñándose efectivamente, revise la lista de ideas para la acción.
Un líder emerge para aclarar el problema o la meta Aumenta la comunicación Si al principio el equipo no tiene éxito, intenta otra vez El equipo se organiza Los miembros del equipo comparten ideas Se adopta un plan Se tratan o implementan ideas Los miembros del equipo entienden roles y responsabilidades específicos Se aprende algo a través de la prueba y el error mientras uno trata algo nuevo El equipo aprende de pasar por los procesos El equipo resuelve el problema o llega a la meta El equipo evalúa su efectividad y se ajusta para mejores resultados Los miembros del equipo se mueven a los roles correctos, de ser necesario, en base a sus fortalezas El equipo repite el proceso para crear un sistema El equipo busca retroalimentación y evalúa para progresar continuamente
(Nota: Esta no es una lista exhaustiva, pero sí una lista común usada para describir a un equipo de alto rendimiento).
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Folleto ③ de Fortalecimiento de Equipo
FASES DEL DESARROLLO DE EQUIPO Fase 1: Formación: Se Crea un Equipo. Durante esta fase hay generalmente emoción sobre un nuevo proyecto o emprendimiento. También existe la incertidumbre de las expectativas del equipo. Los miembros del equipo se preguntan qué es lo que harán. Preguntarán sobre la importancia del proyecto. ¿Cómo puede un líder ayudar al equipo a moverse más allá de esta fase de una manera eficiente? Aclarar la tarea o meta Alentar a los miembros del equipo a que se conozcan el uno al otro Asegurar que las expectativas estén aclaradas Explicar los roles y responsabilidades específicos de los miembros del equipo Fase 2: Tormenta: Surgen Obstáculos. El conflicto es común durante esta fase. Los miembros del equipo generalmente sienten desánimo y frustración. Los miembros se cuestionan si el proyecto es posible o si la meta es alcanzable. Durante esta fase, los miembros del equipo generalmente se preocupan por que el conflicto u otras barreras no se puedan vencer. ¿Cómo puede un líder ayudar al equipo a moverse más allá de esta fase de manera eficiente?
Recuerde al equipo que esta es una fase normal por la que pasará el equipo Busque quitar las barreras para el éxito Recuerde al equipo la importancia de la meta Trate la importancia de cada rol y miembro del equipo para lograr el éxito Pida a los miembros que compartan sus preocupaciones
Fase 3: Regulación: Se Establecen Hábitos. El equipo comienza a sentir optimismo sobre su capacidad de tener éxito y hacen el proyecto. Los individuos comienzan a aceptar a los miembros del equipo. Las preguntas de los equipos cambian de ser si la meta es alcanzable a que si el equipo cumplirá con los plazos. Los miembros del equipo se preguntarán si los problemas de la fase “Tormenta” surgirán otra vez. ¿Cómo puede un líder ayudar al equipo a moverse más allá de esta fase de manera eficiente? Revise y reconozca el progreso Aliente a compartir la información para evitar decisiones prematuras Elogie los comportamientos que valgan la pena ser repetidos Asegure el deber de responder y un seguimiento de todos los miembros Fase 4: Desempeño: El Equipo Tiene Éxito. El equipo empieza a tener un sentido de orgullo sobre sus logros. Ganan confianza en sus roles individuales y grupales. Los miembros del equipo comienzan a pensar sobre las recompensas que vendrán por sus logros. Empiezan a considerar el futuro y anticipar su siguiente desafío. ¿Qué debería hacer un líder cuando su equipo tiene éxito y llega a su meta?
Facilite el reconocimiento por los resultados
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Evalúe la efectividad del equipo y realice los ajustes para mejores resultados Expanda las metas para incluir nuevas oportunidades
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